Pa ge | 201 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นให้สํานักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นจังหวัดรวบรวมและสรุปรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่ได้รับตามข้อ ๙ วรรคสาม และวรรคสี่มาจัดทํารายงานการประเมินผลการควบคุมภายในขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นระดับจังหวัด แล้วเสนอต่อผู้ว่าราชการจังหวัดภายใน ๑๕๐ วัน นับแต่วันสิ้นปีงบประมาณ และสําเนาให้กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นด้วย ให้คณะกรรมการที่ผู้ว่าราชการจังหวัดจัดให้มีขึ้น ดําเนินการรวบรวมและสรุปรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในที่ได้รับตามวรรคสาม และข้อ ๙ วรรคสอง มาจัดทํารายงานการประเมินผลการควบคุมภายในภาพรวมจังหวัด แล้วเสนอต่อผู้ว่าราชการจังหวัดเพื่อพิจารณาลงนาม และส่งให้กระทรวงการคลังภายใน ๑๘๐ วัน นับแต่วันสิ้นปีงบประมาณ ข้อ ๑๑ ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ ผู้กํากับดูแล กระทรวงเจ้าสังกัด ใช้ข้อมูลรายงานการประเมินผล การควบคุมภายใน เพื่อเป็นเครื่องมือสนับสนุนให้หน่วยงานของรัฐสามารถขับเคลื่อนการปฏิบัติงานให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กําหนด ข้อ ๑๒ กรมบัญชีกลางเป็นผู้กําหนดคู่มือหรือแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการควบคุมภายในให้หน่วยงานของรัฐ ถือปฏิบัติข้อ ๑๓ ในกรณีกระทรวงการคลังขอให้หน่วยงานของรัฐดําเนินการชี้แจง และหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน ให้หน่วยงานของรัฐดังกล่าวต้องชี้แจง และหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมภายในระยะเวลาที่กระทรวงการคลังกําหนด ข้อ ๑๔ กรณีหน่วยงานของรัฐไม่สามารถปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ปฏิบัติการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐที่กระทรวงการคลังกําหนดได้ให้ขอทําความตกลงกับกระทรวงการคลัง แบบรายงานการจัดวางระบบการควบคุมภายใน ๑. หนังสือรับรองการจัดวางระบบการควบคุมภายใน (แบบ วค. ๑) เป็นแบบหนังสือรับรองการจัดวางระบบการควบคุมภายใน สําหรับหน่วยงานของรัฐ ที่จัดตั้งขึ้นใหม่หรือปรับโครงสร้างใหม่๒. รายงานการจัดวางระบบการควบคุมภายใน (แบบ วค. ๒) เป็นแบบรายงานการจัดวางระบบการควบคุมภายใน สําหรับหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นใหม่หรือปรับโครงสร้างใหม่เพื่อระบุภารกิจ/กิจกรรม/งานสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบ ต่อการบรรลุวัตถุประสงค์กิจกรรมการควบคุมเพื่อป้องกันความเสี่ยง และหน่วยงานที่รับผิดชอบ แบบรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน ๑. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (ระดับหน่วยงานของรัฐ) (แบบปค. ๑) เป็นแบบหนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐ ตามหลักเกณฑ์ปฏิบัติฯข้อ ๙ และข้อ ๑๐ วรรคสาม ๒. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (กรณีกระทรวงเจ้าสังกัดส่งรายงานต่อกระทรวงการคลัง หรือจังหวัดส่งรายงานในภาพรวมจังหวัดต่อกระทรวงการคลัง) (แบบ ปค. ๒) เป็นแบบหนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายในสําหรับกระทรวงเจ้าสังกัด หรือสําหรับจังหวัดในภาพรวมจังหวัดแล้วแต่กรณีเพื่อส่งกระทรวงการคลัง ตามหลักเกณฑ์ปฏิบัติฯ ข้อ ๑๐ วรรคหนึ่ง และวรรคสี่ 195
Pa ge | 202 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๓. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (กรณีหน่วยงานของรัฐไม่อยู่ในสังกัดกระทรวง) (แบบ ปค. ๓) เป็นแบบหนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐกรณีหน่วยงาน ของรัฐไม่อยู่ภายใต้สังกัดกระทรวง เพื่อส่งกระทรวงการคลัง ตามหลักเกณฑ์ปฏิบัติฯ ข้อ ๑๐วรรคสอง๔. รายงานการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (แบบ ปค. ๔) เป็นแบบรายงานการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐ ๕. รายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน (แบบ ปค. ๕) เป็นแบบรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในสําหรับหน่วยงานของรัฐ ๖. รายงานการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของผู้ตรวจสอบภายใน (แบบปค. ๖)เป็นแบบรายงานการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของผตู้รวจสอบภายในสําหรบัหน่วยงานของรัฐองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นต้องดําเนินการในสาระสําคัญ ๕ ข้อ ๑. อปท.ปรับปรุงคําสั่งแต่งตั้ง คกก. ประเมินผลการควบคุมภายใน ๒. ผู้บริหารแจ้งให้ทุกสํานัก/กอง ประเมินผลการควบคุมภายใน ๓. สํานัก/กอง ปรับปรุงคําสั่งแต่งตั้ง คกก. ประเมินผลการควบคุมภายใน ๔. สํานัก/กอง จัดทําคําสั่งแบ่งงานภายใน สํานัก/กองให้ชัดเจน ๕. ให้อปท. ประเมินผลการควบคุมภายใน ตามหลักเกณฑ์ฯ ข้อ ๘ตามแบบฟอร์มที่ระเบียบฯ กําหนด การจัดทํารายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน (แบบใหม่) ระดับส่วนงานย่อย ระดับองค์กร ผู้ตรวจสอบภายในแบบ ปค. ๔ แบบ ปค. ๑ แบบ ปค. ๖แบบ ปค. ๕ แบบ ปค. ๔ แบบ ปค. ๕ 196
Pa ge | 203 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นหลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยง (มีผลบังคับใช้วันที่๑ ต.ค. ๒๕๖๒) นส.กค. ที่กค ๐๔๐๙.๔ / ว ๒๓ ลว. ๑๙ มี.ค. ๖๒ เรื่อง หลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยง ด้วยพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๑ มาตรา ๗๙ บัญญัติให้หน่วยงานของรัฐจัดให้มีการตรวจสอบภายในการควบคุมภายใน และการบริหารจัดการความเสี่ยง โดยให้ถือปฏิบัติตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกําหนด กระทรวงการคลังขอเรียนว่า เพื่อให้หน่วยงานของรัฐจัดให้มีการบริหารจัดการความเสี่ยงเป็นไปตามบทบัญญัติแห่งพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๑ จึงกําหนดหลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๒ให้หน่วยงานของรัฐถือปฏิบัติรายละเอียดตามหลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐาน และหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๒ โดยที่สมควรให้หน่วยงานของรัฐจัดให้มีการบริหารจัดการความเสี่ยง เพื่อให้การดําเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ตามยุทธศาสตร์ที่หน่วยงานของรัฐกําหนด อาศัยอํานาจตามความในมาตรา ๗๙ แห่งพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐพ.ศ. ๒๕๖๑ จึงได้กําหนดหลักเกณฑ์ไว้ดังต่อไปนี้ข้อ ๑ หลักเกณฑ์นี้เรียกว่า “หลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยง สําหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๒”ข้อ ๒ หลักเกณฑ์นี้ให้ใช้บังคับในรอบระยะเวลาบัญชีของหน่วยงานของรัฐถัดจากปีที่กระทรวงการคลังประกาศเป็นต้นไป ข้อ ๓ ให้หน่วยงานของรัฐตามพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๑ถือปฏิบัติตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐ ที่แนบท้ายหลักเกณฑ์ฉบับนี้ข้อ ๔ กรณีหน่วยงานของรัฐ มีเจตนาหรือปล่อยปละละเลยในการปฏิบัติตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐที่กระทรวงการคลังกําหนด โดยไม่มีเหตุอันควรให้กระทรวงการคลังพิจารณาความเหมาะสมในการเสนอความเห็นเกี่ยวกับพฤติการณ์ของหน่วยงานของรัฐดังกล่าว ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องดําเนินการ ตามอํานาจและหน้าที่ต่อไป เพื่อให้เป็นไปตามนัยพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๑ดังกล่าวข้างต้นจึงได้จัดทํามาตรฐานการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐฉบับนี้ขึ้น โดยประยุกต์ตามแนวทางการบริหารจัดการความเสี่ยงของสากล และมีการปรับให้เหมาะสมกับบริบทของระบบการบริหารราชการแผ่นดินเพื่อให้หน่วยงานของรัฐใช้เป็นกรอบหรือแนวทางพื้นฐานในการกําหนดนโยบายการจัดทําแผน การบริหารจัดการความเสี่ยงและการติดตามประเมินผล รวมทั้งการรายงานผลเกี่ยวกับการบริหารจัดการความเสี่ยง อันจะทําให้เกิดความเชื่อมั่นอย่างสมเหตุสมผลต่อผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่าย และการบริหารงานของหน่วยงานของรัฐสามารถบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กําหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ 197
Pa ge | 204 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นมาตรฐานการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐ มาตรฐานการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐที่กําหนดต่อไปนี้ได้จัดทําขึ้นตามแนวทางการบริหารจัดการความเสี่ยงของสากลมากําหนดให้เหมาะสมกับบริบทของหน่วยงานของรัฐในประเทศไทย โดยถือเป็นมาตรฐานเบื้องต้นของการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐ 1. คํานิยาม “หน่วยงานของรัฐ” หมายความว่า (๑) ส่วนราชการ (๒) รัฐวิสาหกิจ (๓) หน่วยงานของรัฐสภา ศาลยุติธรรม ศาลปกครอง ศาลรัฐธรรมนูญ องค์กรอิสระ ตามรัฐธรรมนูญ และองค์กรอัยการ (๔) องค์การมหาชน (๕) ทุนหมุนเวียนที่มีฐานะเป็นนิติบุคคล (๖) องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (๗) หน่วยงานอื่นของรัฐตามที่กฎหมายกําหนด “ฝ่ายบริหาร” หมายความว่า ผู้บริหารทุกระดับของหน่วยงานของรัฐ“การบริหารจัดการความเสี่ยง” หมายความว่า กระบวนการบริหารจัดการเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อหน่วยงานของรัฐ เพื่อให้หน่วยงานของรัฐสามารถดําเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน รวมถึงเพื่อเพิ่มศักยภาพและขีดความสามารถให้หน่วยงานของรัฐ 2. มาตรฐาน ๒.๑ หน่วยงานของรัฐต้องจัดให้มีการบริหารจัดการความเสี่ยง เพื่อให้ความเชื่อมั่นอย่างสมเหตุสมผล แก่ผู้มีส่วนได้เสียของหน่วยงานว่าหน่วยงานได้ดําเนินการบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างเหมาะสม๒.๒ ฝ่ายบริหารของหน่วยงานของรัฐต้องจัดให้มีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมต่อการบริหารจัดการความเสี่ยงภายในองค์กร อย่างน้อยประกอบด้วย การมอบหมายผู้รับผิดชอบเรื่องการบริหารจัดการความเสี่ยงการกําหนดวัฒนธรรมของหน่วยงานของรัฐที่ส่งเสริมการบริหารจัดการความเสี่ยง รวมถึงการบริหารทรัพยากรบุคคล๒.๓ หน่วยงานของรัฐต้องมีการกําหนดวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการบริหารจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสม รวมถึงมีการสื่อสารการบริหารจัดการความเสี่ยงของวัตถุประสงค์ด้านต่างๆ ต่อบุคลากรที่เกี่ยวข้อง๒.๔ การบริหารจัดการความเสี่ยงต้องดําเนินการในทุกระดับของหน่วยงานของรัฐ ๒.๕ การบริหารจัดการความเสี่ยง อย่างน้อยต้องประกอบด้วยการระบุความเสี่ยงการประเมินความเสี่ยง และการตอบสนองความเสี่ยง ๒.๖ หน่วยงานของรัฐต้องจัดทําแผนบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างน้อยปีละครั้ง และต้องมีการสื่อสารแผนบริหารจัดการความเสี่ยงกับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ๒.๗ หน่วยงานของรัฐต้องมีการติดตามประเมินผลการบริหารจัดการความเสี่ยง และทบทวนแผนการบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างสม่ําเสมอ 198
Pa ge | 205 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๒.๘ หน่วยงานของรัฐต้องมีการรายงานการบริหารจัดการ ความเสี่ยงของหน่วยงานต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง ๒.๙ หน่วยงานของรัฐสามารถพิจารณานําเครื่องมือการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสมมาประยุกต์ใช้กับหน่วยงาน เพื่อให้การบริหารจัดการความเสี่ยงของหน่วยงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุดหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยงสําหรับหน่วยงานของรัฐ ด้วยพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๑ มาตรา ๗๙ บัญญัติให้หน่วยงานของรัฐจัดให้มีการบริหารจัดการความเสี่ยง โดยให้ถือปฏิบัติตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกําหนดดังนั้น เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติวินัยการเงินการคลังของรัฐ พ.ศ. ๒๕๖๑ กระทรวงการคลังจึงได้กําหนดหลักเกณฑ์ปฏิบัติการบริหารจัดการความเสี่ยง เพื่อให้หน่วยงานของรัฐใช้เป็นกรอบแนวทางในการบริหารจัดการความเสี่ยง“การบริหารจัดการความเสี่ยง” หมายความว่า กระบวนการบริหารจัดการเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อหน่วยงานของรัฐ เพื่อให้หน่วยงานของรัฐสามารถดําเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน รวมถึงเพื่อเพิ่มศักยภาพและขีดความสามารถให้หน่วยงานของรัฐ“ความเสี่ยง” หมายความว่า ความเป็นไปได้ของเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น และเป็นอุปสรรคต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน 199
Pa ge | 206 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 207 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 16. การประกอบพิธีการและรัฐพิธีผู้บรรยายโดย : นายสัญญา เจริญพร นักวิชาการอิสระ พระราชพิธีพระราชพิธีหมายถึง งานที่พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯกําหนดไว้เป็นประจําตามราชประเพณีก่อนถึงงานพระราชพิธีจะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้มีหมายกําหนดการของงานพระราชพิธีพระราชพิธีแบ่งออกเป็น ๒ ประเภท ๑. พระราชพิธีประจําคือ งานที่กําหนดไว้เป็นประจําปีโดยพระมหากษัตริย์จะเป็นผู้กําหนดเช่นวันเฉลิมพระชนมพรรษา วันขึ้นครองราชย์๒. พระราชพิธีพิเศษคือ งานพระราชพิธีที่จัดขึ้นนอกเหนือจากพระราชพิธีประจําปีเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับพระพุทธศาสนา เช่นกฐินหลวง วันมาฆบูชา เป็นต้น หรือเป็นงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นทุกปีเช่นวันครบรอบวันสวรรคต รัฐพิธี รัฐพิธีคือ งานที่รัฐบาลกราบบังคมทูล ขอพระมหากรุณาให้ทรงรับไว้เป็นงานรัฐพิธีมีหมายกําหนดการที่กําหนดการไว้เป็นประจํา ซึ่งพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวจะเสด็จพระราชดําเนินไปทรงเป็นประธานในพิธีหรือทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้มีผู้แทนพระองค์เสด็จพระราชดําเนินไปเป็นประธานรัฐพิธีแบ่งออกเป็น ๒ ประเภท คือ ๑. รัฐพิธีประจําคือ งานรัฐพิธีที่กําหนดไว้เป็นประจําปีเช่น วันพ่อขุนราม วันกองทัพไทยวันรัฐธรรมนูญ วันพระเจ้าตากสิน เป็นต้น ๒. รัฐพิธีพิเศษคือ งานรัฐพิธีประกอบขึ้น นอกเหนือจากรัฐพิธีประจําปีไม่ได้เกิดขึ้นทุกปีเป็นงานเฉพาะที่พระมหากษัตริย์ไปเป็นประธาน เช่น การเปิดประชุมสภาของทําเนียบรัฐบาล พระราชพิธีต่างจากรัฐพิธีอย่างไร ๑. พระราชพิธีพระมหากษัตริย์จะเป็นผู้ทรงกําหนด ๒. รัฐพิธีรัฐบาลจะเป็นผู้กําหนด พิธีหมายถึง งานที่ผู้ใดก็ตามที่สามารถจัดขึ้นตามลัทธิตลอดจนแบบอย่าง ธรรมเนียมประเพณีการปฏิบัติของในแต่ละสังคมหรือท้องถิ่น พิธีสําคัญของพระมหากษัตริย์หรือรัฐบาลแต่ไม่ได้กําหนดเป็นพระราชพิธีหรือรัฐพิธีเช่น พิธีรับรองพระราชอาคันตุกะ และพิธีรับรองผู้นําหรือประมุขต่างประเทศที่เดินทางมาเยือนประเทศไทย อย่างเป็นทางการในฐานะแขกของรัฐบาล 201
Pa ge | 208 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นหมายกําหนดการ หมายถึง เป็นเอกสารแจ้งกําหนดขั้นตอน ของงานพระราชพิธีและรัฐพิธีโดยเฉพาะลักษณะของเอกสารจะต้องอ้างพระบรมราชโองการ ขึ้นต้นด้วยข้อความว่า “นายกรัฐมนตรีหรือเลขาธิการ พระราชวัง รับพระบรมราชโองการเหนือเกล้าฯ สั่งว่า” เสมอไป ต้องส่งต้นหมายกําหนดการดังกล่าวนี้เสนอนายกรัฐมนตรีลงนามรับสนองพระบรมราชโองการ เพื่อให้เป็นพระบรมราชโองการที่ถูกต้องตามรัฐธรรมนูญกําหนดการ หมายถึง เป็นเอกสารแจ้งกําหนดขั้นตอนของงานโดยทั่วไปที่ทางราชการ หรือส่วนเอกชนจัดทําขึ้นเอง หมายรับสั่ง หมายถึง - เป็นเอกสารที่ออกถึงพระบรมวงศานุวงศ์และผู้มีตําแหน่งเฝ้าฯ รวมไปถึงหน่วยราชการที่เกี่ยวข้องทราบ - เป็นเอกสารที่ออกถึงผู้ที่ได้รับพระราชทานพระมหากรุณาธิคุณในเรื่องต่างๆ -เป็นเอกสารที่ออกถึงหน่วยงานของสํานักพระราชวังที่รับผิดชอบในการปฏิบัติการพระราชพิธีรัฐพิธีและพิธีต่างๆ ตอนล่างสุดของหมายรับสั่งเขียนไว้ว่า “ทั้งนี้ให้จัดการตามหน้าที่และกําหนดการตามรับสั่งอย่าให้ขาดเหลือ ถ้าสงสัยให้ถามผู้รับรับสั่งโดยหน้าที่ราชการ” แล้วลงชื่อผู้รับรับสั่ง ผู้สั่ง คือ พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว ผู้รับรับสั่ง คือ เลขาธิการพระราชวัง การแต่งกาย การแต่งกายตามหมายกําหนดการกําหนดการหมายรับสั่งในพระราชพิธีรัฐพิธีและพิธีต่างๆให้แต่งกายตามหมายกําหนดการ กําหนดการหมายรับสั่ง ซึ่งจะระบุว่า แต่งเครื่องแบบปกติขาวครึ่งยศ หรือเต็มยศและระบุถึงการประดับสายสะพาย ถ้าหมายกําหนดการไม่ระบุสายสะพายก็ให้สวมสายสะพายสูงสุดที่ได้รับพระราชทานการแต่งกาย มีทั้งหมด ๔ แบบ ดังนี้๑.การแต่งกายเครื่องแบบเต็มยศ หมายถึง เน้นการสวมเครื่องแบบเต็มยศและสวมสายสะพาย๒. การแต่งกายเครื่องแบบครึ่งยศ หมายถึง เป็นการสวมเครื่องแบบเช่นเดียวกับเครื่องแบบเต็มยศแต่ไม่สวมสายสะพาย ๓. เครื่องแบบปกติขาว การแต่งกายเสื้อคอปิดสีขาวแขนยาว กางเกงขายาว สําหรับบุรุษเสื้อคอแพะสีขาว เสื้อเชิ้ตสีขาวผูกผ้าพันคอสีดํา เงื่อนกลาสีกระโปรงขาวยาวคลุมเข่าสําหรับสตรีประดับแพรแถบย่อของเครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่อกเสื้อเบื้องซ้ายไม่ประดับเครื่องราชอิสริยาภรณ์๔. การแต่งกายเครื่องแบบปกติกากีคอพับแขนยาว สตรีที่ไม่แต่งเครื่องแบบ ควรแต่งกายดังนี้๑. ชุดไทยจิตรดา ๒. ชุดไทยอมรินทร์๓. ชุดไทยพรมพิมาน ๔. ชุดไทยเรือนต้น 202
Pa ge | 209 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการบรรเลงเพลง 1. ใช้วงดุริยางค์2. วงเครื่องสาย 3. เปิดเครื่องเล่น (แล้วแต่ความเหมาะสม) การบรรเลงเพลง (เพลงเคารพ) ๑. เพลงสรรเสริญพระบารมีบรรเลงเพื่อถวายความเคารพ -พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว - สมเด็จพระนางเจ้า ฯ พระบรมราชินีนาถ - สมเด็จพระนางเจ้า ฯ พระบรมราชินี - สมเด็จพระกนิษฐาธิราชเจ้า กรมสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดา ฯ สยามบรมราชกุมารี๒.เพลงมหาชัย บรรเลงเพื่อถวายความเคารพ พระบรมวงศ์พระอนุวงศ์ตั้งแต่สมเด็จเจ้าฟ้า ลงมาถึง พระเจ้าวรวงศ์เธอ พระเจ้าหลานเธอ พระองค์เจ้า ฯ ๓.เพลงมหาฤกษ์บรรเลงในการเปิดงาน สถานที่ทําการ ทางคมนาคมที่สําคัญ และงานมงคลทั่วไปการใช้ราชาศัพท์ราชาศัพท์แปลว่า ศัพท์หลวง สําหรับองค์พระมหากษัตริย์และพระราชวงศ์แต่คําราชาศัพท์ในปัจจุบัน หมายถึงคําสุภาพ ที่ใช้ในภาษาราชการ ซึ่งครอบคลุมถึงบุคคลทั่วไป และพระภิกษุสงฆ์ด้วยคําขึ้นต้นและลงท้ายสําหรับพระมหากษัตริย์คือ ขอเดชะ คนที่จะใช้“ขอเดชะ” ได้สําหรับคําขึ้นต้นและลงท้ายมีอยู่๒ พระองค์คือ พระมหากษัตริย์และสมเด็จพระนางเจ้าพันปีหลวง ราชาศัพท์คําเรียก คําขาน สรรพนาม คํารับ ๑. เป็นประเพณีนิยมของแต่โบราณ ที่จะไม่เรียกพระมหากษัตริย์และพระบรมวงศ์ชั้นสูงโดยระบุพระปรมาภิไธย เพราะถือว่าเป็นการกล้ําเกินที่สูง โดยเรียกตําแหน่งของพระองค์ท่านแทนเช่น พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว เป็นต้น ๒. สรรพนามบุรุษที่๑ คําว่าฉันหรือข้าพเจ้า เมื่อพูดกับพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวใช้ข้าพระพุทธเจ้า ถึงเจ้านายชั้นเจ้าฟ้า และชั้นพระองค์เจ้าใช้เกล้ากระหม่อม สําหรับผู้ชายและเกล้ากระหม่อมฉันสําหรับผู้หญิง 203
Pa ge | 210 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแนวทางปฏิบัติการจัดพิธีในวันสําคัญที่เกี่ยวกับสถาบันพระมหากษัตริย์๑. การวางพานพุ่ม วางกรณีที่ไม่ใช่วันสวรรคต เช่น วันที่๕ ธันวาคม วันที่๒๘พฤศจิกายน๒. การวางพวงมาลา วางในกรณีที่พระมหากษัตริย์สวรรคตแล้ว เช่น วันที่๑๓ตุลาคม, วันที่๒๓ ตุลาคม การวางพุ่มเงิน พุ่มทอง บนโต๊ะหมบูู่ชา คอืพุ่มทอง จะวางทางขวาของโต๊ะหมู่บูชา สว่นพุ่มเงินจะวางทางซ้ายมือของโต๊ะหมู่บูชา การเรียงกระทงดอกไม้ธูปเทียนแพ บริเวณหน้าพระบรมฉายาลักษณ์เรียงจาก กระทงดอกไม้ธูปและเทียนแพ ตามลําดับ เรียงจากบนลงล่าง (เครื่องราชสักการะ นิยมใช้หมู่๗ และ หมู่๙ เป็นหลัก) รูปแบบการถวายพระพร วันเฉลิมพระชนมพรรษา ๑. การลงนามถวายพระพร ๒. การลงนามถวายพระพร และชุมนุมสดุดีพระพรชัยมงคล ๓. การลงนามถวายพระพร ชุมนุมสดุดีและบําเพ็ญกุศลถวายเป็นพระราชกุศล แนวทางการปฏิบัติในการประดับพระบรมฉายาลักษณ์และพระฉายาลักษณ์ในสถานที่อาคารราชการต่างๆ มีอยู่๔ แบบ ๑.พระบรมฉายาลักษณ์(รัชกาลที่๙ ทรงฉายคู่กับสมเด็จพระนางเจ้าพันปีหลวง)อยู่ด้านขวาและพระบรมฉายาลักษณ์(รัชกาลที่๑๐ ทรงฉายคู่กับสมเด็จพระนางเจ้าฯ) อยู่ด้านซ้าย ๒. พระบรมฉายาลักษณ์(รชักาลที่๙ ทรงฉายคู่กับสมเด็จพระนางเจ้าพนั ปีหลวง) อยู่ตรงกลางพระบรมฉายาลักษณ์รัชกาลที่๑๐ อยู่ฝั่งขวา และพระฉายาลักษณ์สมเด็จพระนางเจ้าฯ อยู่ฝั่งซ้าย ๓. พระบรมฉายาลักษณ์(รัชกาลที่๑๐ ทรงฉายคู่กับสมเด็จพระนางเจ้าฯ) อยู่ตรงกลาง พระบรมฉายาลักษณ์รัชการที่๙ อยู่ด้านขวา และพระฉายาลักษณ์สมเด็จพระนางเจ้าพันปีหลวง อยู่ด้านซ้าย ๔. พระบรมฉายาลักษณ์รัชกาลที่๑๐ กับพระนางเจ้าฯ อยู่ตรงกลาง พระบรมฉายาลักษณ์รัชกาลที่๙ อยู่ด้านขวา และพระบรมฉายาลักษณ์สมเด็จพระนางเจ้าพันปีหลวง อยู่ด้านซ้าย การทําความเคารพ แบ่งออกได้ดังนี้๑. การถวายคํานับ เป็นการแสดงความเคารพของสุภาพบุรุษและสุภาพสตรีที่สวมเครื่องแบบชุดปกติขาว ไม่สวมหมวก ๒. การถอนสายบัว เป็นการแสดงความเคารพอย่างหนึ่งของสุภาพสตรีที่แต่งกายด้วยชุดสุภาพ หรือชุดสากลนิยม หรือชุดไทย ๓. การทําวันทยหัตถ์เป็นการแสดงความเคารพของสุภาพบุรุษและสุภาพสตรีเมื่อแต่งเครื่องแบบราชการซึ่งสวมหมวก ๔. การเอางาน ใช้เฉพาะเมื่อสามัญชนหรือเจ้านายราชตระกูลลําดับรองลงมาได้รับพระมหากรุณาธิคุณโปรดเกล้าฯให้เข้าเฝ้าฯ หรือรับพระราชทานสิ่งของจากพระหัตถ์หรือกระทํากิจการบางอย่างเฉพาะพระพักตร์ 204
Pa ge | 211 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๕.การหมอบกราบ ใช้แสดงความเคารพพระมหากษัตริย์ลงมาถึงพระบรมวงศ์ในโอกาสที่เข้าเฝา้๖. การนั่งเฝ้า และการยืนในที่เฝ้าฯ ๗. การถวายบังคม การถวายสิ่งของและการพระราชทานสิ่งของ ๑. เข้าเฝ้าฯ ทูลเกล้าฯ ถวายสิ่งของ สําหรับของเล็ก ๒. เข้าเฝ้าฯ น้อมเกล้าฯ ถวายสิ่งของ สําหรับของหนัก หรือสิ่งมีชีวิต ๓. เข้าเฝ้าฯ รับพระราชทานสิ่งของ 205
Pa ge | 212 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 213 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่วิชาเฉพาะตําแหน่ง 17. การประเมินผลและสร้างตัวชี้วัดในการทํางาน ผู้บรรยายโดย : นายสถาพร เสนาวงค์นทบ.ชก.สน.บถ.สถ. การกําหนดตัวชี้วัดระดับบุคคล Individual scorecard คือ การกําหนดเป้าประสงค์และตัวชี้วัดในการทํางานของแต่ละบุคคล Strategy Map คือ การจัดทําแผนที่ยุทธศาสตร์SWOT คือ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอก PDCA คือ กระบวนการทํางานที่เป็นระบบ เพื่อให้กระบวนการทํางานมีประสิทธิภาพBSC คือ เครื่องมือด้านการจัดการที่ช่วยให้องค์กรแปลงกลยุทธ์และเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ไปสู่การปฏิบัติStrategic Planning คือ การวางแผนยุทธศาสตร์PMQA คือ การบริหารจัดการภาครัฐ Project management คือ การบริหารโครงการ KM คือ การจัดการองค์ความรู้GG คือ หลักธรรมาภิบาล Structure design คือ การออกแบบภาครัฐ Change management คือ การจัดการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น 207
Pa ge | 214 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นระบบราชการ ๔.๐ รัฐบาลได้มีนโยบายขับเคลื่อนประเทศด้วยยุทธศาสตร์ประเทศไทย 4.0 เพื่อพัฒนาประเทศไทยไปสู่ความมั่นคง มั่งคั่ง และยั่งยืน ที่มีการขับเคลื่อนโครงสร้างเศรษฐกิจด้วยนวัตกรรม โดยมีฐานคิดหลักคือเปลี่ยนจากการผลิตสินค้าโภคภัณฑ์ไปสู่สินค้าเชิงนวัตกรรมเปลี่ยนจากการขับเคลื่อนประเทศด้วยภาคอุตสาหกรรมไปสู่การขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม และเปลี่ยนจากการเน้นภาคการผลิตสินค้าไปสู่การเน้นภาคบริการ ดังนั้นระบบราชการไทยจึงต้องมีการพลิกโฉมและปฏิรูปเพื่อให้สอดรับกับบริบทที่กําลังจะเกิดขึ้นและพลิกโฉมให้สามารถเป็นที่เชื่อถือไว้วางใจเป็นที่พึ่งของประชาชน ดังนี้1. เปิดกว้างและเชื่อมโยงกัน 2. ยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง 3. มีขีดสมรรถนะสูงและทันสมัย PDCA PDCA หรือที่เรียกว่า วงจรเดมิง (อังกฤษ: Deming Cycle) หรือวงจรชูฮาร์ต (Shewhart Cycle)คือวงจรการควบคุมคุณภาพ PDCA คือ วงจรที่พัฒนามาจากวงจรที่คิดค้นโดยวอล์ทเตอร์ซิวฮาร์ท(WalterShewhart )ผู้บุกเบิกการใช้สถิติสําหรับวงการอุตสาหกรรมและต่อมาวงจรนี้เริ่มเป็นที่รู้จักกันมากขึ้นเมื่อเอดวาร์ดเดมมิ่ง (W.Edwards Deming) ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพเผยแพร่ให้เป็นเครื่องมือสําหรับการปรับปรุงกระบวนการทํางานของพนักงานภายในโรงงานให้ดียิ่งขึ้น และช่วยค้นหาปัญหาอุปสรรคในแต่ละขั้นตอนการผลิตโดยพนักงานเอง จนวงจรนี้เป็นที่รู้จักกันในอีกชื่อว่า “วงจรเด็มมิ่ง” ต่อมาพบว่า แนวคิดในการใช้วงจร PDCAนั้นสามารถนํามาใช้ได้กับทุกกิจกรรม จึงทําให้เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายมากขึ้นทั่วโลก PDCA เป็นอักษรนําของศัพท์ภาษาอังกฤษ 4 คํา คือ 208
Pa ge | 215 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นโครงสร้างของ PDCA ประกอบด้วย 1. PLAN เป็นการวางแผนงาน ขั้นตอนนี้เราต้องนํางานทั้งหมดที่เรารับผิดชอบอยู่มาจัดเรียงลําดับความสําคัญ กําหนดวัตถุประสงค์ของงาน และเป้าหมายในการทํางาน ซึ่งควรจะจัดเตรียมเป็นเอกสารไว้มีวิธีการและขั้นตอนการทํางาน ซึ่งอาจจะจัดทําเป็นเอกสารขั้นตอนและวิธีการทํางานเอาไว้อาจจะมีระยะเวลาที่ใช้ในการทํางาน ผู้รับผิดชอบ ผู้ตรวจสอบ ถ้าการทํางานนั้นมีผู้ร่วมทํางานหลายคน แต่ในกรณีที่เราเตรียมแผนงานของตนเองส่วนตัวไว้สําหรับการทํางานและพัฒนางานของตนเองก็จําเป็นต้องมีการวางแผนด้วย ซึ่งควรจะมีเอกสารกํากับ หรืออาจจะใช้สมุดบันทึก ไดอารี่ฯลฯ ที่จําเป็นในการวางแผนการทํางานมีการจัดลําดับความสําคัญของงานงานไหนทําก่อน งานไหนทําทีหลัง และควรมีแผนสํารองสําหรับงานที่เข้ามาแทรกตามที่ได้วางแผนไว้ว่าจะจัดการอย่างไร เพื่อให้การทํางานไม่ติดขัด และทันต่อเวลา รวมไปถึงงานที่ได้มีคุณภาพตามเวลาที่กําหนดด้วย2. DO เป็นการทํางานตามแผนงานที่ได้วางไว้ขั้นตอน วิธีการ ลําดับงานที่เรากําหนดไว้ในPLANก็นํามาปฏิบัติโดยทําการศึกษาถึงวิธีการที่ดีที่สุดในการทํางานนั้นๆ เอามาใช้ให้เกิดประโยชน์และทํางานได้ผลดีที่สุด หรืออาจจะมีการอบรมงานเหล่านั้นเพื่อความเข้าใจในการปฏิบัติแล้วลงมือปฏิบัติตามขั้นตอนและวิธีการทํางานที่ได้วางแผนไว้ในระหว่างการทํางานควรจะมีเก็บข้อมูลที่จําเป็น ที่สําคัญต่างๆ เอาไว้เพื่อประโยชน์ในการทํางานครั้งต่อไปด้วย หรือเพื่อจดบันทึกที่เป็นข้อบกพร่องของงานเอาไว้เพื่อนําไปแก้ไข ปรับปรุงการทํางานในครั้งต่อไป 209
Pa ge | 216 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น3. CHECK ตรวจสอบการทํางานที่ได้ทําไปแล้ว (จาก DO) ว่าเป็นไปตามที่เราต้องการหรือไม่หรือตามมาตรฐานที่เราได้กําหนดไว้อาจจะใช้เครื่องมือช่วยในการตรวจสอบ เช่น เครื่องมือต่างๆผลการทํางานเมื่อเทียบกับงานครั้งก่อน เป็นต้น ในการตรวจสอบโดยทั่วไปได้แก่ระยะเวลาตามเป้าหมาย คุณภาพของงานที่ออกมา วิธีการหรือขั้นตอนการทํางาน ซึ่งการตรวจสอบการทํางานควรจะมีการจดบันทึกในรูปแบบต่างๆไว้เช่นสมุดบันทึก เอกสารการตรวจสอบ คอมพิวเตอร์เป็นต้น เพื่อให้ง่ายในการปรับปรุง และแก้ไขในการทํางานครั้งต่อไป 4. ACTION หากมีข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นจากการตรวจสอบ CHECK ก็ควรจะหาวิธีการและขั้นตอนในการแก้ไขทันทีหรือตามระยะเวลาที่กําหนดไว้โดยทําการค้นหาสาเหตุที่เกิดขึ้น และใช้วิธีการแก้ไขที่ดีที่สุดในการทําการแก้ไข เพื่อไม่ให้ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่เกิดขึ้นซ้ําอีก และควรมีวิธีการพัฒนาปรับปรุงงานหรือระบบงานนั้น ถึงแม้ว่าการตรวจสอบจะไม่เกิดข้อบกพร่องเราก็ควรจะมีวิธีการพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอเพื่อให้งานนั้นเกิดประสิทธิภาพที่ดีกว่าเดิม เมื่อมีข้อบกพร่อง หรือต้องการจะพัฒนาปรับปรุงการทํางานให้ดีขึ้นกว่าเดิมเราก็ควรจะมีการวางแผนใหม่ (PLAN) โดยอาจจะปรับปรุงจากแผนการทํางานเดิม เพื่อให้ได้งานที่ดีขึ้นและมีการพัฒนาต่อเนื่อง ซึ่งจะเป็นไปตามหลักการของวงจรเดมิ่ง คือ มีการวางแผนงาน PLAN ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้DOตรวจสอบการทํางานที่ปฏิบัติCHECK ทําการแก้ไขข้อบกพร่องหรือพัฒนาให้ดีขึ้น ACTION ก็จะมาทําการวางแผนใหม่นําไปปฏิบัติตรวจสอบ .... เป็นอย่างนี้ต่อเนื่องกันไปไม่มีที่สิ้นสุด ก็จะทําให้งาน หรือระบบงานนั้นดีขึ้นซึ่งจะทําให้ช่วยลดต้นทุน ลดเวลาการทํางาน คุณภาพงานที่ดีขึ้นต่อเนื่อง และยังช่วยให้พนักงานมีขวัญกําลังใจที่ดีในการทํางานอีกด้วย SWOT (SWOT Analysis) หลักการสําคัญของ SWOT ก็คือการวิเคราะห์โดยการสํารวจจากสภาพการณ์2ด้านคือ สภาพการณ์ภายในและสภาพการณ์ภายนอก (Situation Analysis) ซึ่งเป็นการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อนเพื่อให้รู้ตนเอง (รู้เรา) รู้จักสภาพแวดล้อม (รู้เขา) ชัดเจน และวิเคราะห์โอกาส - อุปสรรค การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆทั้งภายนอกและภายในองค์กร ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารขององค์กรทราบถึงการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นภายนอกองค์กรทั้งสิ่งที่ได้เกิดขึ้นแล้วและแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงในอนาคต รวมทั้งผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ที่มีต่อองค์กรธุรกิจ และจุดแข็ง จุดอ่อน และความสามารถด้านต่างๆ ที่องค์กรมีอยู่ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการกําหนดวิสัยทัศน์การกําหนดกลยุทธ์และการดําเนินตามกลยุทธ์ขององค์กรที่เหมาะสมต่อไป SWOT เป็นตัวย่อที่มีความหมายดังนี้S : Strengths – จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบขององค์กร (ปัจจัยภายใน) W : Weaknesses – จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบขององค์กร (ปัจจัยภายใน) O : Opportunities – โอกาสที่จะทําให้องค์กรดําเนินการได้(ปัจจัยภายนอก) T : Threats - อุปสรรค ข้อจํากัด หรือปัจจัยที่คุกคามการดําเนินงานขององค์การ (ปัจจัยภายนอก) 210
Pa ge | 217 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น211
Pa ge | 218 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น212
Pa ge | 219 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน : Mckinsey’s 7S Framework กรอบแนวคิด Mckinsey’s 7S เป็นกระบวนการสร้างความมั่นใจว่าทุกส่วนขององค์กรของคุณทํางาน อยู่ด้วยความสามัคคีMckinsey’s 7S ได้มีการพัฒนาในด้านทศวรรษ 1980 โดย TomPeter และRobert Waterman เป็นสองที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านการทํางานเป็นที่ปรึกษาของ McKinsey&Company ได้นําเสนอแนวคิดการจัดแนวทางศึกษาไว้7 ด้าน สําหรับตรวจสอบภายในองค์กรและจําเป็นที่จะต้องมีความใกล้ชิดกันภายในองค์กรจึงจะประสบความสําเร็จ แนวคิดของ Mckinsey’s 7S สามารถนําไปใช้เป็นองค์ประกอบของทีมงานหรือโครงการได้เป็นอย่างดีปัญหาของการใช้ทฤษฎีนี้คือ การนําไปใช้โดยไม่คํานึงถึงวิธีการที่จะต้องตัดสินใจที่จะกําหนดขอบเขตของพื้นที่ที่จะต้องศึกษา 7 องค์ประกอบที่สําคัญ แนวคิดของ Mckinsey’s 7S เกี่ยวข้องกับ 7 ปัจจัยของการพึ่งพาซึ่งกันและกัน เป็นตัวส่งเสริมซึ่งกันและกัน ส่งผลให้องค์กรมีประสิทธิภาพและนําไปสู่ความสําเร็จตามเป้าหมายโดยแบ่งออกเป็น 7 ประการ ได้แก่Strategy :กลยุทธ์หมายถึง แนวทางหลักของการทํางานหรือแผนแม่บทเป็นแนวทางระดมและจัดทรัพยากรขององค์กร ถ้ากลยุทธ์เหมาะสมกับองค์กร องค์กรมีทรัพยากรเพียงพอเพียงเหมาะสมกับองค์กรองค์กรนั้นย่อมประสบความสําเร็จ Structure :โครงสร้าง หมายถึง รูปแบบการจัดแบ่งองค์กรออกเป็นฝ่ายๆ หรือกลุ่มงาน มีการกําหนดอํานาจหน้าที่และความสัมพันธ์ไว้อย่างชัดเจน 213
Pa ge | 220 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นSystems :ระบบการทํางาน หมายถึง ชุดของกิจกรรมต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันโดยมุ่งสู่เป้าหมาย เดียวกันเป็นระบบที่ดีมีประสิทธิภาพ จึงจะทําให้งานบรรลุเป้าหมายได้เร็วและการนําระบบITมาใช้ในการปฏิบัติงาน Styles :รูปแบบการบริหาร หมายถึง พฤติกรรมภาวะผู้นําของผู้บริหารในการทํางานการสื่อสารและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในองค์กรซึ่งมีผลต่อการรับรู้และความเชื่อถือของบุคลากรจะมีผลต่อขวัญกําลังใจของพนักงานและความสําเร็จขององค์กร Staff :บุคลากร หมายถึง บุคลากรทุกระดับเป็นหัวใจขององค์กร เป็นตัวขับเคลื่อนให้องค์กรประสบความสําเร็จและบรรลุเป้าหมาย ดังนั้นความเข้าใจของบุคลากรต่อบทบาทหน้าที่การทํางานเป็นทีมระบบการบริหารบุคคลต้องดีมีคุณภาพ จึงจะได้บุคคลที่ดีต้องเอาใจใส่ต่อบุคลากร พัฒนาบุคลากรให้มีความเชี่ยวชาญมากขึ้น Skills :ทักษะ หมายถึง ทักษะขององค์กร ความคิดสร้างสรรค์สมรรถนะและความสามารถของบุคลากร ทําให้ขับเคลื่อนกลยุทธ์หรือโครงสร้างใหม่นั้นให้ดําเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลShared Values :ค่านิยมร่วม หมายถึง ความรู้สึกร่วมหรือ ความต้องการของคนส่วนใหญ่ในองค์กร ทัศนคติที่มีต่อองค์กรไปในทางที่ดีหรือไม่ดี 214
Pa ge | 221 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก : PESTLE ANALYSIS PESTEL Analysis คือ เครื่องมือสร้างกลยุทธ์ธุรกิจผ่านการวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกมี6 ปัจจัย ที่ไม่สามารถควบคุมได้ดังนี้P : Political การเมือง หมายรวมถึงนโยบายและวิธีบริหารของรัฐบาลที่อาจจะกระทบต่อเศรษฐกิจโดยรวมหรือต่ออุตสาหกรรมเป็นพิเศษ เช่น นโยบายระยะสั้นระยะยาวที่ส่งผลกับธุรกิจหรือการดําเนินงานขององค์กร การเปลี่ยนแปลงระบบการปกครองที่ส่งผลต่อเสถียรภาพทางการเมือง ความร่วมมือระหว่างประเทศ E: Economic เศรษฐกิจ หมายรวมถึงปัจจัยด้านเศรษฐกิจและการเงินต่างๆเช่นเงินเฟ้อดอกเบี้ย ค่าแรง ต้นทุนทางการเงิน ราคาวัตถุดิบ อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการจ้างงาน อัตราการว่างงานS : Social สังคม วัฒนธรรม ค่านิยม ทัศนคติธรรมเนียม ประเพณีรูปแบบการใช้ชีวิตรวมถึงเทรนด์และพฤติกรรมผู้บริโภคต่างๆ ที่กระทบต่อรายได้และกําไรของธุรกิจองค์กร T : Technology เทคโนโลยีการเข้าถึงเทคโนโลยีของคนในประเทศ การวิจัยและพัฒนา(Research and Development) ที่ได้รับการส่งเสริม ทิศทางด้าน เทคโนโลยีที่อาจจะกระทบต่อวิธีการทํางานของพนักงานหรือกระทบต่อวิธีพัฒนาสินค้าในอนาคต E : Environment สภาพแวดล้อม การวิเคราะห์เกี่ยวกับปัจจัยสภาพแวดล้อมทางธรรมชาติต่างๆที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจ เช่น ทําเลที่ตั้ง สภาพภูมิอากาศลักษณะทางธรรมชาติภาวะโลกร้อนหรือแม้แต่การเปลี่ยนแปลงทางภูมิศาสตร์L : Legal กฎหมาย หมายรวมถึงกฎหมายต่าง ๆที่ส่งผลกระทบต่อบริษัท องค์กร เช่นกฎหมายแรงงาน อัตราภาษีการยกเว้นภาษีกฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค หรือมาตรฐานความปลอดภัยต่าง ๆ 215
Pa ge | 222 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นBalanced Scorecard : BSC Balanced Scorecard (BSC) Kaplanและ Norton ได้ใ ห้นิยา ม ล่าสุดของ BalancedScorecard ไว้ว่า “เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการที่ช่วยในการนํากลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ(StrategicImplementation) โดยอาศัยการวัดหรือประเมิน (Measurement) ที่จะช่วยทําให้องค์กรเกิดความสอดคล้องเป็นอันหนงึ่อันเดยีวกัน และมุ่งเน้นในสิ่งที่มีความสําคัญต่อความสําเร็จขององค์กร (Alignment and focused)”Balanced Scorecard คือ ระบบการบริหารงานและประเมินผลทั่วทั้งองค์กร และไม่ใช่เฉพาะเป็นระบบการวัดผลเพียงอย่างเดียว แต่จะเป็นการกําหนดวิสัยทัศน์(vision) และแผนกลยุทธ์(strategic plan) แล้วแปลผลลงไปสู่ทุกจุดขององค์กรเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดําเนินงานของแต่ละฝ่ายงานและแต่ละคน โดยระบบของ BalancedScorecard จะเป็นการจัดหาแนวทางแก้ไขและปรับปรุงการดําเนินงาน โดยพิจารณาจากผลที่เกิดขึ้นของกระบวนการทํางานภายในองค์กร และผลกระทบจากลูกค้าภายนอกองค์กร มานํามาปรับปรุงสร้างกลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพดีและประสิทธิผลดียิ่งขึ้น ความเป็นมา Balanced Scorecard (BSC) แนวคิดแบบ Balanced Scorecard เกิดจาก Professor Robert Kaplan อาจารย์ประจํามหาวิทยาลัย Harvard และ Dr. David Norton ที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ โดยทั้งสองได้ศึกษาและสํารวจถึงสาเหตุของการที่ตลาดหุ้นของอเมริกาประสบปัญหาในปี1987และพบว่าองค์กรส่วนใหญ่ในอเมริกานิยมใช้แต่ตัวชี้วัดด้านการเงินเป็นหลัก ทั้งสองจึงได้เสนอแนวคิดในเรื่องของการประเมินผลองค์กร โดยพิจารณาตัวชี้วัดในสี่มุมมอง (Perspectives)แทนการพิจารณาเฉพาะมุมมองด้านการเงินเพียงอย่างเดียว Robert David 216
Pa ge | 223 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นมุม ม อง ทุก ด้า น จะ มีวิสัย ทัศ น์และกลยุท ธ์ข ององ ค์กรเ ป็น ศูน ย์กลางใ นแต่ละด้านประกอบด้วย 4 องค์ประกอบ คือ 1. วัตถุประสงค์(Objective) คือสิ่งที่องค์กรมุ่งหวังหรือต้องการที่จะบรรลุในแต่ละด้าน2. ตัวชี้วัด (Measures หรือ Key Performance Indicators) คือ ตัวชี้วัดของวัตถุประสงค์ใน แต่ละด้าน และตัวชี้วัดเหล่านี้จะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวัดว่าองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ในแต่ละด้านหรือไม่3. เป้าหมาย (Target) คือ เป้าหมายหรือตัวเลขที่องค์กรต้องการจะบรรลุในตัวชี้วัดแต่ละประการ4. แผนงาน โครงการ หรอืกจิกรรม (Initiatives) ที่องค์กรจะจดัทําเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กําหนดขึ้นโดยในขั้นนี้ยังไม่ใช่แผนปฏิบัติการที่จะทํา แต่เป็นเพียงแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรม เบื้องต้นที่ต้องทําเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ 217
Pa ge | 224 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น218
Pa ge | 225 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นระบบการบริหารผลงาน (Performance Management) หมายถึง กระบวนการดําเนินการอย่างเป็นระบบ เพื่อผลักดันให้ผลการปฏิบัติราชการของส่วนราชการบรรลุเป้าหมาย โดยการเชื่อมโยงเป้าหมายผลการปฏิบัติราชการในระดับองค์กรหน่วยงานและระดับบุคคลเข้าด้วยกัน ดังนี้1. การวางแผน 2. การติดตาม 3. การพัฒนา 4. การประเมิน 5. การให้สิ่งตอบแทน การกําหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายผลสัมฤทธิ์ของงาน เทคนิควิธีการกําหนดตัวชี้วัด การถ่ายทอดตัวชี้วัดผลสําเร็จของงานจากบนลงล่าง (Goal Cascading Method) - ถ่ายทอดลงมาโดยตรง - แบ่งค่าตัวเลขเป้าหมาย (เฉลี่ยค่าเป้าหมาย) - แบ่งเฉพาะด้านที่มอบ การสอบถามความคาดหวังของผู้รับบริการ (Customer-Focused Method) การไล่เรียงตามผังการเคลื่อนของงาน (Work Flow Charting Method) การพิจารณาจากประเด็นที่ต้องปรับปรุง (Issue-Driven Method) 219
Pa ge | 226 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นตัวชี้วัด มีลักษณะที่สําคัญ 2 ประการ ได้แก่1. ตัวชี้วัดจะต้องสามารถให้ค่าหรือบ่งบอกคุณลักษณะของสิ่งที่ทําการวัดว่ามีปริมาณหรือคุณลักษณะ เช่นไร ส่วนจะมีความหมายอย่างไรจะต้องนําไปตีค่าหรือเปรียบเทียบกับเกณฑ์หรือมาตรฐานจึงจะทราบได้ว่าสิ่งนั้นมีค่าสูงหรือต่ําได้มาตรฐานหรือไม่เพียงใด 2. ค่าหรือคุณลักษณะที่ได้จากตัวชี้วัดมีความหมายภายใต้เงื่อนไข 2 ประการ คือ 2.1 เงื่อนไขของเวลา คือ ตัวชี้วัดจะบ่งบอกสถานภาพของสิ่งที่มุ่งวัดเฉพาะช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ระยะเวลา 1 สัปดาห์, 3 เดือน, 1 ปีขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่เก็บรวบรวมข้อมูลมาใช้และการตีความหมาย 2.2 เงื่อนไขของสถานที่คือ ตัวชี้วัดจะบ่งบอกสถานภาพของสิ่งที่มุ่งวัดเฉพาะในเขตพื้นที่หรือบริเวณ หรือส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบที่ทําการตรวจสอบ เช่น ระดับตําบล อําเภอ จังหวัดด้านปัจจัยกระบวนการ หรือผลลัพธ์เป็นต้น 220
Pa ge | 227 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการสร้างตัวชี้วัดที่มีคุณภาพ มีดังนี้1. มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของกลยุทธ์/โครงการ 2. ควรแสดงถึงสิ่งที่มีความสําคัญและสอดคล้องกับการปฏิบัติการ 3. ครอบคลุมทั้ง Input, Process, Output และ Outcome ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการ4. ต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ 5. ควรเป็นตัวชี้วัดที่ผู้รับผิดชอบ สามารถควบคุมและประเมินได้6. ควรเป็นตัวชี้วัดที่บุคคลทั่วไปสามารถเข้าถึงได้7. ต้องช่วยให้ผู้บริหารและบุคลากรสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้8. จะต้องมีค่าเป้าหมายที่เหมาะสม 9. ไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กร ตัวชี้วัด : KPls การกําหนด "ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานหลัก (KeyPerformance Indicators)" ตัวชี้วัด(KPIs) เป็นดัชนีหรือหน่วยวัดความสําเร็จของการปฏิบัติงานที่กําหนดขึ้น โดยเป็นหน่วยวัดที่แสดงผลสัมฤทธิ์ของงานและสามารถแยกแยะความแตกต่างของผลการปฏิบัติงานได้การจะทํา KPI ให้ได้ผล ตัวชี้วัดผลการทํางานต้องมีความเหมาะสม และโน้มน้าวให้ทุกคนเชื่อถือได้โดยหลักที่มักจะเอามาใช้กันก็คือ SMART KPI ซึ่งความหมายที่อยู่ในแต่ละตัวของคําว่า SMART คือ 221
Pa ge | 228 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นS : Specific มีความเฉพาะเจาะจง M : Measurable วัดผลได้จริงแบบเป็นรูปกรรม A : Attainable/Achievable สมเหตุสมผล สามารถทําได้จริง R : Relevant เป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายที่ตั้งไว้T : Timely มีกรอบระยะเวลาชัดเจน ค่าเป้าหมาย : TARGET การกําหนด "ค่าเป้าหมาย" (Targets) ค่าเป้าหมาย หมายถึง เป้าหมายในเชิงปริมาณหรือคุณภาพหรือทั้งสองส่วนที่ทําให้แยกแยะได้ว่า การปฏิบัติงานประสบความสําเร็จตามตัวชี้วัต (KPIs) ที่กําหนดไว้หรือไม่มากน้อยเพียงใด ภายในระยะเวลาที่ระบุไว้อย่างชัดเจน 222
Pa ge | 229 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นข้อแนะนําในการกําหนดตัวชี้วัดรายบุคคลและเป้าหมาย 1. คํานึงถึงเกณฑ์ในการพิจารณาคุณภาพตัวชี้วัด S M A R T 2. คํานึงถึงการมอบหมายงาน/หน้าที่ความรับผิดชอบ 3. คํานึงถึงอํานาจจําแนกความสอดคล้องกับเป้าหมายผู้บังคับบัญชา/หน่วยงาน และกรอบเวลา4. มีจํานวนเหมาะสม (ประมาณ 4 - 7 ตัว) ครอบคลุมเนื้อหางาน/ความคาดหวังที่สําคัญและควรมีน้ําหนักไม่น้อยกว่า 10% 5. คํานึงถึงความเป็นไปได้ในการเก็บข้อมูล การแบ่งประเภทสมรรถนะ สายงานทุกประเภทควรกําหนดสมรรถนะอย่างน้อย 3 สมรรถนะ โดยประเภททั่วไปตําแหน่งเจ้าพนักงานธุรการ กําหนดสมรรถนะ จํานวน 3 สมรรถนะ ดังนี้1. การยึดมั่นในหลักเกณฑ์2. การสั่งสมความรู้และความเชี่ยวชาญในงานอาชีพ 3. ความละเอียดรอบคอบและความถูกต้องของงาน 223
Pa ge | 230 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นความรู้ที่จําเป็นในงานของข้าราชการส่วนท้องถิ่น 1. ความรู้ที่จําเป็นในงาน 2. ความรู้เรื่องกฎหมาย 3. ความรู้เรื่องเศรษฐกิจพอเพียง 4. ความรู้ทั่วไปเรื่องชุมชน 5. ความรู้เรื่องการจัดการความรู้6. ความรู้เรื่องการจัดทําแผนปฏิบัติการและแผนยุทธศาสตร์7. ความรู้เรื่องการติดตามและประเมินผล 8. ความรู้เรื่องระบบการจัดการองค์กร 9. ความรู้เรื่องการวิเคราะห์ผลกระทบต่างๆ เช่น ผลกระทบสิ่งแวดล้อม 10. ความรู้เรื่องการทํางบการเงิน และงบประมาณ 11. ความรู้เรื่องระบบบริหารงานการคลัง 12. ความรู้เรื่องการบริหารความเสี่ยง 13. ความรู้เรื่องบัญชีและระบบบัญชี14. ความรู้เรื่องจัดซื้อจัดจ้างและกฎระเบียบพัสดุ15. ความรู้เรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคล 16. ความรู้เรื่องการพัฒนาบุคลากร 17. ความรู้เรื่องงานธุรการและงานสารบรรณ 18. ความรู้เรื่องสถานการณ์ภายนอกและผลกระทบต่อเศรษฐกิจและสังคมพื้นที่19. ความรู้เรื่องสื่อสารสาธารณะ 20. ความรู้เรื่องการบริหารจัดการ Hardware Software และ Network 21. ความรู้เรื่องบรรณารักษ์ 224
Pa ge | 231 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นทักษะที่จําเป็นในงานของข้าราชการส่วนท้องถิ่น 1. ทักษะการบริหารข้อมูล 2. ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์3. ทักษะการประสานงาน 4. ทักษะในการสืบสวน 5. ทักษะการบริหารโครงการ 6. ทักษะในการสื่อสาร การนําเสนอ และถ่ายทอดความรู้7. ทักษะการเขียนรายงานและสรุปรายงาน 8. ทักษะการเขียนหนังสือราชการ 9. ทักษะการใช้เครื่องมือและอุปกรณ์ทางวิทยาศาสตร์ 225
Pa ge | 232 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการประเมินผลการปฏิบัติราชการของข้าราชการหรือพนักงานส่วนท้องถิ่น การประเมินผลการปฏิบัติราชการของข้าราชการหรือพนักงานส่วนท้องถิ่น รอบการประเมินครั้งที่1ระหว่างวันที่1 ตุลาคม ถึงวันที่31 มีนาคมของปีถัดไป รอบการประเมินครั้งที่2ระหว่างวันที่1 เมษายน ถึงวันที่30 กันยายนของปีเดียวกัน โดยมีองค์ประกอบการประเมินผลการปฏิบัติราชการของข้าราชการผลสัมฤทธิ์ของงาน (ร้อยละ 70) พฤติกรรมการปฏิบัติราชการ (ร้อยละ 30) สําหรับข้าราชการหรือพนักงานส่วนท้องถิ่น ที่ยังไม่ได้ผ่านการทดลองงาน ต้องใช้ผลสัมฤทธิ์ของงาน (ร้อยละ 50) พฤติกรรมการปฏิบัติราชการ (ร้อยละ 50) 226
Pa ge | 233 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น227
Pa ge | 234 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น228
Pa ge | 235 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น229
Pa ge | 236 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นความหมายของค่าคะแนนในแต่ละระดับ ความหมายของค่าคะแนนในแต่ละระดับ ดังนี้5 คะแนน = ระดับที่ประเมินได้มากกว่าระดับที่คาดหวังหรือต้องการ 1 ระดับขึ้นไป4 คะแนน = ระดับที่ประเมินได้เท่ากับระดับที่คาดหวังหรือต้องการ 3 คะแนน = ระดับที่ประเมินได้น้อยกว่าระดับที่คาดหวังหรือต้องการ 1 ระดับ 2 คะแนน = ระดับที่ประเมินได้น้อยกว่าระดับที่คาดหวังหรือต้องการ 2 ระดับ 1 คะแนน = ระดับที่ประเมินได้น้อยกว่าระดับที่คาดหวังหรือต้องการ 3 ระดับ 0 คะแนน = ระดับที่ประเมินได้ต่ําที่สุด/ไม่แสดงออกพฤติกรรม/สมรรถนะ ผู้ประเมินและผู้รับการประเมิน 1. ผู้ประเมิน นายก อปท. ผู้รับการประเมิน ปลัด อปท. 2. ผู้ประเมิน ปลัด อปท. ผู้รับการประเมิน รองอปท. ผอ.สํานัก/กอง และหัวหน้าส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเทียบเท่า 3. ผู้ประเมิน ผอ.สํานัก/กอง ผู้รับการประเมิน ข้าราชการ/พนักงานส่วนท้องถิ่นที่อยู่ในบังคับบัญชา ผอ.สถานศึกษา และครูผู้ดูแลเด็ก 4. ผู้ประเมิน ผอ.สถานศึกษา ผู้รับการประเมิน ข้าราชการครูในสังกัดโรงเรียน 230
Pa ge | 237 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 238 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 18. การสร้างทีมและการบริหารทีม (Team building) ผู้บรรยายโดย : ดร.บัณฑิต ตั้งประเสริฐ นักวิชาการอิสระ ความหมายของทีม ทีม (Team) หมายถึง กลุ่มของบุคคลตั้งแต่๒ คนขึ้นไปที่ทํางาน และมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม มีความผูกพันรับผิดชอบ ช่วยกันทํางานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพทีมงาน (Team Work) หมายถึง กลุ่มคนที่ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน ความสําคัญของการทํางานเป็นทีม ความสําคัญของการทํางานเป็นทีม การสร้างทีมเป็นกระบวนการสร้างความสัมพันธภาพในกลุ่มมุ่งปรับปรุงคุณภาพความสัมพันธ์ที่มีอยู่ต่อกันระหว่างสมาชิก ให้มีประสิทธิผลของกลุ่มสูงขึ้นได้มีการวางแผนที่มีจุดมุ่งหมายในการปรับปรุงหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพผ่านการวิเคราะห์อย่างมีระบบและได้การยอมรับในหน่วยงาน โดยมีวัตถุประสงค์พื้นฐานในการปรับปรุงความสามารถในการแก้ปัญหาระหว่างสมาชิกของกลุ่มด้วยการทํางานร่วมกันตามที่ตั้งเป้าหมายไว้การทํางานเป็นทีมจะต้องมีผู้นําที่มีความซื่อสัตย์และสามารถจูงใจลูกทีมได้อย่างดีเพื่อที่จะทําให้ผลงานได้บรรลุตามผล ตามเป้าหมายที่กําหนด และที่สําคัญลูกทีมจะต้องมีความร่วมมือในการปฏิบัติงานองค์ประกอบของทีมงาน (Team Work Structure) ๑. ผู้นํา ๒. สมาชิก ๓. ระบบการทํางานและกติกา คุณลักษณะสําคัญของทีมงาน และการทํางานระบบทีม ๑. การปฏิสัมพันธ์กันของคนในทีม ๒. มีเป้าหมายที่จะบรรลุร่วมกัน ๓. มีโครงสร้าง และระบบการทํางานที่ชัดเจน ๔. มีความรู้สึกร่วมกัน และมีทัศนคติในทิศทางเดียวกัน ๕. เปิดเผย ตรงไปตรงมา จริงใจต่อกัน และไว้เนื้อเชื่อใจ ประโยชน์ของการพัฒนาทีมงานให้มีประสิทธิภาพ ๑. สร้างกําลังใจในการทํางานให้กับสมาชิกตลอดจนองค์กร ๒. สร้างความมั่นคงในอาชีพ ๓. สร้างระบบการทํางานที่ดี๔. สร้างความสัมพันธ์ที่ดีของการทํางาน และสมาชิกในทีม ๕. ทําให้องค์กร และบุคลากรเกิดการพัฒนาตลอดเวลา 232
Pa ge | 239 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นความหมายของการสร้างทีม การสร้างทีม (Team Building) คือ กระบวนการในการทําให้คนกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเกิดความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน ทั้งในระดับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล และความสัมพันธ์ร่วมกันทั้งกลุ่มพัฒนาความสัมพันธ์ให้ดียิ่งขึ้น จนเกิดการทํางานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถมีเป้าหมายร่วมกันมีทัศนคติที่ดีในการทํางาน การสร้างทีม (Team Building) คือ การรวบรวมรูปแบบของกิจกรรมหลายๆ ประเภทเพื่อใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ของผู้คนในกลุ่มคน หรือสังคมที่อยู่ร่วมกัน หรือในที่ทํางาน การสร้างทีม (Team Building) เป็นพื้นฐานสําคัญยิ่งในการพัฒนาองค์กร (Organizational-Development) เป้าหมายของการสร้าง Team Building ๑. ทําความเข้าใจในเรื่องเป้าหมายให้ตรงกัน ๒. สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลให้เกิดประสิทธิภาพอันดี๓. ลดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน/ไม่ถูกต้อง ให้หมดไป ๔. ร่วมกันหาหนทางสู่การแก้ปัญหาร่วมกัน หลักสําคัญของการสร้างทีม ขั้นที่๑ ทุกคนควรจะทําความเข้าใจหลักสําคัญ ๖ ประกาศ คือ ๑. ท่านเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่นๆ อย่างไร ๒. ผลของสิ่งที่ท่านทํามีอิทธิพลต่อบุคคลอื่นอย่างไร ๓. จุดเด่นของท่านมีอย่างไร ๔. ท่านใช้จุดเด่นของท่านให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร ๕. จุดอ่อนของท่านมีอะไรบ้าง ๖. ท่านจะแก้ไขจุดอ่อนของท่านอย่างไรบ้าง ขั้นที่๒ ทําความเข้าใจกลุ่มในเรื่องต่างๆ ดังนี้๑. ระบบค่านิยม และเป้าหมายส่วนตัวของเขา ๒. แบบของการจูงใจ ๓. ความรู้สึกสํานึกแห่งตน (Self-concepts) ๔. ประสบการณ์ในอดีต ๕. บุคคลอื่นเห็นท่านเป็นอย่างไรบ้าง โลกยุคศตวรรษที่๒๑ ความชํานาญที่ต้องการในศตวรรษที่๒๑ ๑.๑ The great communication นักการสื่อสาร – ทักษะด้านการสื่อสาร ๑.๒ The team player การทํางานเป็นทีม – ทักษะความสัมพันธ์กับผู้อื่น๑.๓ The technology master ผู้เชี่ยวชาญวิทยาการ และทักษะสมันใหม่๑.๔ The problem solver นักแก้ปัญหา – ทักษะการแก้ปัญหา 233
Pa ge | 240 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๑.๕ The ambassador นักการทูต ทักษะวัฒนธรรมองค์กรที่หลากหลาย๑.๖ The change maker ทักษะการคิด และริเริ่มสิ่งใหม่ๆ ๑.๗ The new leader ผู้นําสมัยใหม่– ทักษะการเป็นผู้นํา การสร้างทีมงาน ทีมคืออะไร ทีม (Team) หมายถึง กลุ่มคนที่ทํางาน และรับผิดชอบต่อเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งมีรูปแบบการทํางานทั้งที่เป็นส่วนบุคคล (แบ่งหน้าที่ไปตามทักษะความชํานาญ) และส่วนที่ทํางานร่วมกัน โดยที่กลุ่มคนเหล่านั้นมีความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน การสร้างทีมงาน หมายถึง ความพยายามที่จะเข้าใจพฤติกรรมของคน เมื่อต้องมาปฏิบัติงานร่วมกัน และทําให้เขาเหล่านั้นสามารถเรียนรู้วิเคราะห์ปัญหา พร้อมทั้งหาทางออกในการปฏิบัติงานร่วมกันทําให้สามารถบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ดังนั้นผู้นํานักบริหารที่ประสบความสําเร็จ จําเป็นที่จะต้องสร้างความสามัคคีให้เกิดขึ้น และมีความสามารถในการสร้างแรงจูงใจให้ทีมมีความฮึกเหิม เป้าหมายของทีมงานที่มีประสิทธิภาพ ๑. ผลงาน เป็นผลงานที่มีคุณภาพสูง ปริมาณมาก ใช้ระยะเวลาน้อย ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ต้นทุนลดลง ใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า เป็นต้น และจํานวนนวัตกรรมที่เพิ่มขึ้น 2. ความพึงพอใจของสมาชิกในทีม สมาชิกในทีมสร้างประสบการณ์ร่วมกันด้วย ความสัมพันธ์ที่ดีรับฟังซึ่งกันและกัน มีความไว้วางใจกัน มีความมุ่งมั่นต่อเป้าหมาย อันจะก่อให้เกิดความพึงพอใจแก่สมาชิกในทีม๓. การเรียนรู้ร่วมกันในทีม สมาชิกของทีมสามารถเรียนรู้ทักษะ พฤติกรรม และมุมมองใหม่ๆร่วมกัน โดยเรียนรู้จากสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม ทําให้สามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้ดีเมื่อต้องเจอกับสภาพแวดล้อม หรือสถานการณ์ใหม่ๆ ๑. ความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อาทิลูกค้า คู่ค้า เมื่อสมาชิกในทีมมีความพึงพอใจมีความสุขในการทํางาน มีทักษะ พฤติกรรม และมุมมองใหม่ๆ ทําให้สินค้า บริการต่างๆ มีประสิทธิภาพสามารถตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ประเภทของทีม ๑. ทีมงานที่ตั้งขึ้นมาเพื่อการแก้ปัญหา (Problem Saving Team) ๒. ทีมข้ามสายงาน (Cross Functional Team) ๓. ทีมสํานึกรับผิดชอบ (Accountability Team) ทีมงานที่มีประสิทธิภาพ การทํางานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพนั้น จําเป็นต้องมีการตั้งเป้าหมายของทีม เพื่อให้ทีมงานรู้ถึงจุดมุ่งหมายที่ต้องดําเนินการ มีการกําหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ และกระบวนการทํางานเพื่อไปให้ถึงเป้าหมายนั้น และที่สําคัญต้องมีการสร้างความสัมพันธ์ภายในทีมอย่างต่อเนื่อง 234
Pa ge | 241 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นเป้าหมายของทีม (Goal) ๑. ผลงานตามเป้าหมาย (Specific Performance) เป็นผลงานที่เกิดขึ้นตามเป้าหมายที่กําหนดไว้๒. ความพึงพอใจ (Satisfaction) การปฏิบัติงาน หรือการดําเนินกิจกรรมของทีมสามารถสร้างความพึงพอใจให้แก่สมาชิกในทีม และผู้มีส่วนได้เสีย ๓. การเรียนรู้ร่วมกัน (Team Learning) คือ ทีมมีเป้าหมายเพื่อ - สมาชิกในทีมสามารถเรียนรู้สมรรถนะ (Competencies) ใหม่ๆ ได้ดีเมื่อต้องพบกับการเปลี่ยนแปลง - ความสามารถของทีมในการอยู่รอด ปรับปรุง ปรับตัว กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น- สามารถหาทางแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์มากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเวลาผ่านไป SMART S Specific : เจาะจง M Measurable : สามารถวัดได้A Alignment : ความสอดคล้อง R Reality : ความเป็นไปได้T Time : เวลา Tips : การตั้งเป้าหมาย 1. กําหนดเป้าหมายให้ชัดเจน และกําหนดตามแนวทาง SMART 2. การกําหนดเป้าหมายควรเน้นการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีม 3. ต้องมั่นใจได้ว่าทีมงานมีความเข้าใจถึงเป้าหมายที่วางไว้อย่างชัดเจน 4. เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในทีมควรชี้แจงถึงเป้าหมายที่วางไว้และให้สมาชิก 5. ทบทวนเป้าหมายดังกล่าวอีกครั้ง กลยุทธ์การบริหารทีม การบริหาร (Administration) กระบวนการดําเนินงานตามภาระหน้าที่ซึ่งเป็นการทํางานกับบุคคล หรือผ่านบุคคลอื่น โดยใช้ทรัพยากรการบริหารอย่างอื่นประกอบ เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายและเป้าหมายที่กําหนด (พจนานุกรมศัพท์ศึกษาศาสตร์ฉบับราชบัณฑิต : ๒๕๕๗) การบริหาร คือ “การทํางานให้สําเร็จโดยอาศัยมือผู้อื่น”ทรัพยากรในการบริหาร Man คน Money เงิน Material วัสดุ/ อุปกรณ์Management การจัดการ Machine เครื่องจักร Morale ขวัญ กําลังใจ 235
Pa ge | 242 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นหลักการบริหารทรัพยากร - หลักความเป็นธรรม (Equity) - หลักความเสมอภาค (Equality) - หลักประสิทธิภาพและประสิทธิผล (Efficiency and Effective) - หลักความพอเพียง (Adequacy) - หลักการกระจายอํานาจ (Decentralization) - หลักเสรีภาพ (Freedom of choice) - หลักการปฏิบัติได้จริง (Practicality) System approach Input Process OutputInput 236
Pa ge | 243 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการใช้ทรัพยากรมนุษย์บริหาร/จัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้ประสบความสําเร็จ → →การจัดการ (Management) คือ กระบวนการในการประสานงาน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ(Efficiency)และประสิทธิผล (Effectiveness) ประสิทธิภาพ (Efficiency) การดําเนินงานที่ใช้ทรัพยากรในการผลิต (Input) น้อย แต่ได้ผลผลิตหรือได้งาน(Output) มากถือว่ามีประสิทธิภาพมาก ประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง การดําเนินงานที่ได้บรรลุตามเป้าหมายขององค์กร ทํางานเป็นทีม การทํางานเป็นทีม (Team Work) ความหมาย การที่บุคคลหลายๆ คนมารับผิดชอบงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน ซึ่งบุคคลแต่ละคนล้วนมีพื้นฐานความต้องการที่ไม่เหมือนกัน เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในทีมงาน ผู้บริหาร และหัวหน้างานทุกคนจะต้องพิจารณาวิเคราะห์หาสาเหตุโดยเริ่มที่ตนเองก่อน ปัญหาของผู้บังคับบัญชา - ขาดภาวะผู้นําที่ดี - ขาดการสื่อสาร และการมอบหมายที่มีประสิทธิภาพ - ไม่ยอมรับความจริง เมื่อเกิดความผิดพลาด - ไม่รับฟังความคิดเห็นของผู้ร่วมงาน ปัญหาของผู้ใต้บังคับบัญชา - ขาดความมั่นใจในตนเอง - ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ - ไม่รับฟังคําแนะนําของผู้บังคับบัญชา - ขาดความรัก ความสามัคคีและความไว้วางใจในทีมงาน - ขาดขวัญ และกําลังใจในการทํางาน กลไกแห่งความสําเร็จ คุณภาพคน ประสิทธิภาพของงาน เป้าหมายGoals 237
Pa ge | 244 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นองค์ประกอบของการส่งเสริมการทํางานเป็นทีม - ผู้นํา - การสื่อสารแบบเปิด - เปิดโอกาส - การกําหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ - การมีส่วนร่วม - การประชุมปรึกษาหารือ การสร้างความสัมพันธ์กับทีมงาน - การเป็นผู้ฟังที่ดี - การสนทนาให้สนุก - ให้ความสําคัญ และเห็นคุณค่าในความรู้ลักษณะสําคัญของการทํางานเป็นทีม L = Leader ผู้นํา T = Task งาน P = Procedure วิธีการทํางาน M = Member สมาชิกในทีม หากผู้นําสามารถขยายพื้นที่เลข ๙ ได้กว้างมากเท่าใดก็แสดงถึงการลดโอกาสที่จะก่อให้เกิดความขัดแย้ง สมาชิกในทีมจะกล้าแสดงความคิดเห็น และร่วมมือร่วมใจในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น ในองค์กรหนึ่ง ๆ นั้นไม่ได้มีเพียงทีมงานทีมเดียวเท่านั้น แต่ยังประกอบด้วยทีมงานจํานวนมากมาย ซึ่งทีมที่ก้าวสู่ความสําเร็จอย่างแท้จริง ก็คือ ทีมงานที่จับมือร่วมแรงร่วมใจกับทีมงานทุกฝ่ายในองค์กรเพื่อสร้างสรรค์ตนเอง และพัฒนาองค์กรไปพร้อม ๆ กัน ๙ ๑ ๓ ๒ ๔ ๖ ๕ ๗ ๘ L T M P 238
Pa ge | 245 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นTeam work : การทํางานเป็นทีม / การทํางานเป็นคณะ การทํางานร่วมกันของกลุ่มสมาชิกที่มีเป้าหมายในการทํางานร่วมกัน และร่วมมือกันปฏิบัติงานรับผิดชอบตามบทบาทหน้าที่ของตน รวมทั้งมีการประสานงานกันจนงานสําเร็จลุล่วงตามเป้าหมาย โดยสมาชิกทุกคนได้รับผลงานร่วมกัน ที่มา : พจนานุกรมศัพท์ศึกษาศาสตร์ฉบับราชบัณฑิตยสถาน : ๒๕๕๕ หน้า ๕๓๘ฃLevel of Leadership การมีแนวทางเดียวกัน ภาวะผู้นําระดับองค์กร Alignment Organizational Leadershipการให้อํานาจ ภาวะผู้นําระดับจัดการ Empowerment Managerial Leadershipความไว้วางใจ ภาวะผู้นําระหว่างบุคคลTrust Interpersonal Emotional Bank Account ความน่าไว้วางใจ ภาวะผู้นําส่วนบุคคลTrustworthiness Personal Leadershipคุณลักษณะ Character ความรู้ความสามารถ Competence หลักการสื่อสารในทีม (Team Communication) - กําหนดเป้าหมาย / ความคาดหวังให้ชัดเจน (Share vision and expectation) - ให้ทุกคนมีส่วนร่วม (Participation) - สร้างบรรยากาศที่ดีในการทํางานร่วมกัน (Climate setting) 239
Pa ge | 246 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 247 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 19. การสื่อสารยุคดิจิทัล ผู้บรรยายโดย : นายเดชรัตน์ ไตรโภค นักวิชาการอิสระ การสื่อสารดิจิทัล คือ กระบวนการใช้ทักษะในการใช้วิเคราะห์ผู้รับสารและส่งสารให้มีความเหมาะสมกับระดับของการสื่อสารของแต่ละบุคคล ผ่านช่องทางในการสื่อสารต่าง ๆ สื่อดิจิทัลทําให้เกิดการแลกเปลี่ยนสารเช่น ข้อความ ภาพ เสียง เป็นต้น เพื่อให้ผู้รับสารเข้าใจสารที่ตามจุดประสงค์ของผู้ส่งการตั้งใจ การสื่อสารยุคดิจิทัล Digital literacy หรือ การรู้ดิจิทัล หมายถึง ทักษะความเข้าใจและใช้เทคโนโลยีดิจิทัลที่มีอยู่ในปัจจุบันอาทิคอมพิวเตอร์โทรศัพท์แท็บเล็ต โปรแกรมคอมพิวเตอร์อินเทอร์เน็ต และสื่อออนไลน์มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการสื่อสาร การปฏิบัติงานร่วมกัน หรือการใช้เพื่อพัฒนากระบวนการทํางานหรือระบบงานในองค์กรให้มีความทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยมีทักษะที่สําคัญดังต่อไปนี้คือ 1. การใช้(USE) 2. เข้าใจ (Understand) 3. การสร้าง (Create) 4. เข้าถึง (Access) รูปแบบของสื่อดิจิทัล สื่อดิจิทัลเป็นเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ที่มีการพัฒนาต่อเนื่องมาโดยตลอดทั้งด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีปัจจุบัน ทําให้มัลติเมียเดียถูกนําไปใช้ประโยชน์สื่อดิจิทัลในชีวิตประจําวันในแทบทุกแขนง ไม่ว่าจะเป็นด้านวิทยาศาสตร์ด้านการแพทย์และการสาธารณสุขด้านวิศวกรรม สถาปัตยกรรม ด้านธุรกิจ ด้านสื่อสารมวลชนด้านการศึกษา และด้านอื่น ๆ สามารถแบ่งสื่อดิจิทัลออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้1. สื่อดิจิทัลเพื่อการนําเสนอ (Presentation digital media) สื่อรูปแบบนี้มุ่งสร้างความตื่นตาตื่นใจ น่าติดตามและถ่ายทอดผ่านประสาทสัมผัสที่หลากหลายผ่านตัวอักษร ภาพและเสียง เน้นการนําไปใช้เพื่อเสนอข้อมูลข่าวสารที่ผู้ผลิตวางแผนการนําเสนอเป็นขั้นตอนไว้เรียบร้อยแล้ว เช่นการแนะนําองค์กร แสงสีเสียงการเปิดตัวสินค้า หรือการนําเสนอประกอบการบรรยาย ส่วนใหญ่มักใช้ได้ทั้งการนําเสนอเป็นรายบุคคลและการนําเสนอต่อผู้ชมกลุ่มใหญ่ผู้ใช้จําทําหน้าที่เป็นเพียงผู้ชมสื่อ สื่อดิจิทัลลักษณะนี้จัดเป็นการสื่อสารทางเดียว(One-way communication) 241
Pa ge | 248 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น2. สื่อดิจิทัลปฏิสัมพันธ์ (interactive digital media) เป็นรูปแบบที่เน้นให้ผู้ใช้สามารถโต้ตอบสื่อสารกับสื่อได้โดยตรง ผ่านโปรแกรมมัลติมีเดียที่มีลักษณะของสื่อหลายมิติหรือที่เรียกว่า Hypermediaที่เนื้อหาภายในสามารถเชื่อมโยงลิงค์ถึงกันได้สื่อดิจิทัลรูปแบบนี้นอกจากผู้ใช้สามารถดูข้อมูลได้หลากหลายลักษณะเช่นเดียวกับรูปแบบแรกแล้วยังสามารถสื่อสารโต้ตอบกับสื่อผ่านการคลิกเมาส์แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์เชื่อมต่ออื่น ๆ สื่อประเภทนี้จัดเป็นการสื่อสารแบบสองทาง ( Two-way communication) พัฒนาการของสื่อดิจิทัลประเภทนี้เดิมอาจเป็น CD-ROM ใช้งานกับเครื่องคอมพิวเตอร์อ่านจากข้อความ ดูภาพจากจอฟังเสียงผ่านลําโพง แต่ปัจจุบันได้พัฒนาจนกลายเป็นสื่อ “เสมือน” ที่เสริมอุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สื่อเสมือนอยู่ในสภาพแวดล้อมจริง เช่น เครื่องจําลองการขับเครื่องบิน เครื่องจําลองการฝึกผ่าตัด เครื่องจําลองการฝึกเล่นกีฬาเป็นต้น ประโยชน์ของสื่อดิจิทัล - สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารกันได้อย่างรวดเร็ว - มีความละเอียดแม่นยํา ให้ความเชื่อถือได้สูง - สามารถศึกษาข้อมูลย้อนหลังได้ - ให้ความบันเทิงในการเล่นเกมส์ฟังเพลง ดูหนัง และอีกหลาย ๆ อย่าง - ให้ข้อมูลด้านการศึกษา - ช่วยจัดระบบข่าวสารจํานวนมหาศาลของแต่ละวัน - เป็นแหล่งค้นคว้าข้อมูลในเรื่องต่าง ๆ ในปัจจุบัน โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากยุค Analog ไปสู่ยุค Digital และยุคRoboticจึงทําให้เทคโนโลยีดิจิทัลมีอิทธิพล ต่อการดํารงชีวิตและการทํางานของข้าราชการ ซึ่งเป็นการพัฒนาประเทศจึงต้องปรับตัวให้สอดคล้องต่อบริบทของการเปลี่ยนแปลง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิด culture shock เนื่องจากการเปลี่ยนผ่านเทคโนโลยีและเพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการใช้เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม เช่น การสูญเสียการเป็นส่วนตัว ความปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สิน การโจรกรรมข้อมูล การโจมตีทางไซเบอร์เป็นต้น Digital literacy หรือ การรู้ดิจิทัล จึงเป็นสิ่งจําเป็นที่สําคัญสําหรับข้าราชการในการปฏิบัติงานด้านการสื่อสารและการทํางานร่วมกับผู้อื่น ในลักษณะทําน้อยได้มาก หรือ“Work less but get moreimpact”และช่วยส่วนราชการสร้างคุณค่า (Value Co-creation) และความคุ้มค่าในการดําเนินงาน (Economyof scale)เพื่อการก้าวไปสู่การเป็นประเทศไทย 4.0 อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือช่วยให้ข้าราชการ สามารถเรียนรู้และพัฒนาตนเอง เพื่อให้ได้รับโอกาสทํางานที่ดีและเติบโตก้าวหน้าในอาชีพราชการ อีกทั้งยังมีประโยชน์ต่อการทํางานดังต่อไปนี้1. ทํางานได้รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด มีความมั่นใจในการทํางานมากขึ้น 2. มีความภูมิใจในผลงานที่สามารถสร้างสรรค์ได้เอง 3. สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 4. สามารถบริหารจัดการเวลาได้ดีช่วยสร้างสมดุลในชีวิตและการทํางาน 5. หน่วยงานได้รับความเชื่อมั่นและไว้วางใจจากประชาชนผู้รับบริการมากยิ่งขนึ้เพิ่มโอกาสและการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารให้แก่ผู้รับบริการอย่างทั่วถึง 242
Pa ge | 249 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นทั้งนี้เทคโนโลยีดิจิทัลที่ปัจจุบันแทบจะเป็นปัจจัยที่5 ที่จําเป็นในการใช้ชีวิตของมนุษย์ที่ขาดไม่ได้นั่นคือ โทรศัพท์มือถือ ที่รวบรวมธุรกรรมการเงิน ไปจนถึงบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่สําคัญซึ่งปัจจุบันระบบปฏิบัติการบนมือถือ มีอยู่2 ระบบ ได้แก่1. Iphone ใช้ระบบ OS 2. Android (แอนดรอยด์)ยี่ห้ออื่นทไี่ม่ใช่ OSเชน่ Samsung, Huawei,Vivo, OppoและNokiaเป็นต้น ยี่ห้อ รูปภาพตัวอย่าง Samsung Huawei Vivo Oppo Nokia 243
Pa ge | 250 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นปัจจุบัน มือถือเรากําลังใช้มือถือในยุค 5G โดยในแต่ละ Generation มีดังนี้ มือถือ Generation ที่1-5 1. 1G คือ Analog มือถืออันใหญ่ๆ มีคลื่น 800 MHz, 900 MHz ใช้แค่โทรออก และรับสายส่งSMS(Short Message Service) ไม่ได้เลย 2. 2G คือ Digital ใช้โทรออก รับสาย ก็ได้แล้วก็ส่ง SMS (Short Message Service) ได้ไม่เกิน160 ตัวอักษร รุ่นมือถือที่ดังที่สุด คือ Nokia 3310 244