Pa ge | 101 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 102 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 5. ระเบียบงานสารบรรณและเทคนิคกลยุทธ์ในการปฏิบัติงานสารบรรณให้มีประสิทธิภาพผู้บรรยายโดย : ผศ.โสภณ สาทรสัมฤทธิ์ผล นักวิชาการอิสระ 1. ความหมายของงานธุรการ เป็นงานสนับสนุนการดําเนินงานขององค์กรให้ประสบความสําเร็จ ประกอบด้วย งานสารบรรณงานติดต่อสื่อสาร ฯลฯ 2. ความหมายของงานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มต้นตั้งแต่การจัดทําการรับการส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย 3. ความหมายของหนังสือราชการ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ให้ความหมายของหนังสือราชการไว้ดังนี้3.1 หนังสือราชการคือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ไปมาระหว่างส่วนราชการกับเอกชนบุคคลภายนอก เอกสารที่ทางราชการจัดทํา ข้อมลข่าวสาร/หนังสือจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์3.2หนังสือเวียน คือหนังสือที่มีผู้รับเป็นจํานวนมากมีข้อความอย่างเดียวกันให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว ไว้หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกําหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ 3.3 ชั้นความเร็วของหนังสือ มีดังนี้ - ด่วนที่สุด ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น - ด่วนมาก ให้ปฏิบัติโดยเร็ว - ด่วน ให้ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทําได้๔. ชนิดของหนังสือราชการ ๑) หนังสือภายนอก คือ เป็นหนังสือแบบพิธีใช้ตราครุฑ ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หน่วยงานและบุคคลภายนอก ๒) หนังสือภายใน คือ เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกใช้บันทึกข้อความติดต่อภายในหน่วยงาน ๓) หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้การประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการหน่วยงานระดับกรม จังหวัด เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสําคัญ ได้แก่แจ้งผลงาน เตือนเรื่องที่ค้าง ฯลฯ ๔) หนังสือสั่งการ มี3 ชนิด ได้แก่คําสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ๕) หนังสือประชาสัมพันธ์มี3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว ๖) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการจัดทําขึ้นนอกจากที่กล่าวมา เช่น หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น เป็นต้น 96
Pa ge | 103 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๕. การรับและการส่งหนังสือ 5.1 การรับหนังสือ คือหนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางรับหนังสือจากภายนอก โดยการประทับตรามุมขวา ส่วนราชการ เลขที่รับ วันที่และเวลาซึ่งตราประทับหนังสือรับต้องมีขนาด กว้าง 2.5 เซนติเมตร ยาว 5 เซนติเมตร 5.2 การส่งหนังสือ คือหนังสือที่ออกไปภายนอก ปฏิบัติโดยการลงทะเบียนส่ง วันที่เดือนปีเลขทะเบียนส่ง ที่ลงวันที่จาก ถึง เรื่อง การปฏิบัติหมายเหตุ.๖. การเก็บรักษา การยืม การทําลาย 6.1 การเก็บรักษา มีดังนี้1) การเก็บรักษาระหว่างปฏิบัติให้เจ้าหน้าที่กําหนดวิธีเก็บให้เหมาะสม 2) การเก็บรักษาเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วการเก็บเรื่องที่ไม่มีอะไรต้องปฏิบัติอีก3) การเก็บไว้ใช้ในการตรวจสอบการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย แต่จําเป็นต้องใช้การตรวจสอบเป็นประจํา 4) อายุการเก็บหนังสือหนังสือต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายเมื่อหนังสือได้ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี, หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดา เมื่อดําเนินการเสร็จแล้วให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปีและหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี5) การปฏิบัติต่อหนังสือที่เก็บครบไว้20 ปีให้ทําบัญชีส่งมอบหนังสือให้สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ภายในวันที่31 มกราคม ของปีถัดไป 6) หนังสือที่ยังไม่ถึงกําหนดทําลาย ส่วนราชการเห็นว่าหนังสือนั้น มีความสําคัญและประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากรเก็บไว้ก็ได้7) การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้การได้เหมือนเดิม และหากสูญหายต้องหาสําเนามาทดแทน6.2 การยืม 1) ให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือไม่ได้2) การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ หรือหนังสือที่เก็บไว้ตรวจสอบ ผู้ยืมต้องขออนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการ 97
Pa ge | 104 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น6.3 การทําลายหนังสือขั้นตอนการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบและคณะกรรมการ1) ภายใน 60 วัน หลังสิ้นปีปฏิทินให้จําทําบัญชีขอทําลาย เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ 2) ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบด้วยประธานกรรม และกรรมการอย่างน้อย 2 คน ข้าราชการประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ และประเภททั่วไประดับชํานาญงาน ขึ้นไป 3) หน้าที่ของคณะกรรมการทําลายหนังสือ - พิจารณาบัญชีรายชื่อหนังสือที่ขอทําลาย - คณะกรรมการลงความเห็น โดยให้ประธานลงลายมือชื่อกํากับการแก้ไข- ทําเครื่องหมาย X ในช่องการพิจารณา - รายงานหัวหน้าส่วนราชการ - ควบคุมการทําลาย - รายงานผลเสนอผู้มีอํานาจอนุมัติทราบ 7. การเขียนหนังสือราชการ 7.1 เขียนให้เข้าใจความหมายคือ เขียนให้เข้าใจง่าย เข้าใจตรงกัน และเข้าใจตรงเป้าโดยมีเทคนิคการเขียน ดังนี้1) เขียนเรื่องอะไร สาระครบถ้วน วรรคถูกต้องตามหลักภาษาไทย 2) เขียนถึงใคร เพื่อจะได้ใช้คําขึ้นต้น และคําลงท้ายได้ถูกต้อง 3) เขียนทําไม เพื่อขอความร่วมมือ ขอความอนุเคราะห์ขอคําชี้แจง และขอรายงาน4) เขียนอย่างไร คือการเขียนให้ดีถูกต้อง สาระครบถ้วน ชัดเจน กะทัดรัดและบรรลุวัตถุประสงค์7.2 เทคนิคการเขียนข้อความส่วนเหตุ1) WHO? ใครกําหนดผู้เกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนได้เสีย ผู้รับผิดชอบหรือผู้ได้รับผลกระทบ2) WHAT? ทําอะไรคําอธิบายของกิจกรรม ปัญหาหรือวัตถุประสงค์ของโครงการ3) WHERE? ที่ไหนกําหนดเวลาสถานที่ที่จะเกิดขึ้น 4) WHEN? เมื่อไหร่อธิบายเกี่ยวกับสถานที่วัน เวลา และระยะความถี่5) WHY? ทําไม อธิบายแรงจูงใจหรือวัตถุประสงค์หรือเหตุผลเบื้องหลัง 6) HOW? อย่างไร กําหนดวิธีการดําเนินงาน ขั้นตอน และวิธีการ 7.3 ส่วนสรุปความ คือ การเขียนแสดงจุดมุ่งหมายโดยสรุปความต้องการให้ผู้รับหนังสือทําอะไรอย่างไร - คําขึ้นต้นว่า “จึง” - คําแจ้ง “เพื่อทราบ” - คําขอ “เพื่อให้พิจารณา/ดําเนินการ/ขอความร่วมมือ” - คําซักซ้อม “เพื่อให้เข้าใจ” 98
Pa ge | 105 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น7.4การเขียนให้ถูกต้อง - เขียนให้ถูกแบบ - เขียนให้ถูกเนื้อหา - เขียนให้ถูกหลักภาษา - เขียนให้ถูกหลักความนิยม - เขียนให้ถูกใจผู้ลงนาม ๗.5หลักการเขียน “เรื่อง” ที่ดี - ย่อให้สั้นที่สุด - เขียนให้เป็นประโยคหรือวลี - พอให้รู้ความว่าเป็นเรื่องอะไร - แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ - เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย 8. การรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับเอกสาร 8.1 ชั้นความลับของทางราชการ แบ่งออกเป็น 3 ชั้น คือ ๑) ลับที่สุด (Top Secret)หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด ๒) ลับมาก (Secret) หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง ๓) ลับ (Confidential)หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผย ทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ 9. ส่วนประกอบของหนังสือราชการ 1) ครุฑ ครุฑ มี๒ ขนาด คือ ขนาด ๓ เซนติเมตร และ ขนาด ๑.๕ เซนติเมตร 2) ชั้นความลับประทับชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างทุกหน้า3) ชั้นความเร็วประทับชั้นความเร็วด้วย “ตราสีแดง” ไว้ที่มุมซ้ายบนของหน้าแรก 4) ที่เลขลําดับที่ของหนังสือฉบับนั้นวิธีลง "ที่"ให้ลงรหัสพยัญชนะสองตัวและเลขประจําเจ้าของหนังสือ หรือ เจ้าของเรื่อง ตามด้วยเครื่องหมายทับ (/) และท้ายสุดเป็นเลขทะเบียนหนังสือส่งภายในพ.ศ. นั้น ตัวอย่างการเขียน "ที่"ที่นบ 52305/123 ที่มท ๐๗๐๘.๓/123 5) ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้นโดยปกติให้ลงที่ตั้งให้ชัดเจนพร้อมรหัสไปรษณีย์เพื่อความสะดวกในการติดต่อ ทั้งนี้ให้เขียนชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือไว้มุมบนสุดขวามือ และอยู่บรรทัดเดียวกับ "ที่"ซึ่งต้องอยู่ในแนวบรรทัดของเท้าครุฑที่อยู่กลางหน้ากระดาษ 99
Pa ge | 106 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น6) วันที่ออกหนังสือ วัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ ให้ลงตัวเลขของวันที่ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น “๑ ธันวาคม ๒๕๖๔” * การลงตัวเลขวันที่นิยมเขียนด้วยลายมือของเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ7) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุด ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 8) คําขึ้นต้นและคําลงท้าย ให้ใช้คําขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ แล้วตามด้วยตําแหน่งของผู้รับหนังสือ หรือ ชื่อและนามสกุลของบุคคลนั้นในกรณีที่มีหนังสือถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตําแหน่งหน้าที่- คํานําหน้าบุคคล ให้ใช้คําว่า นาย นาง หรือ นางสาว ยกเว้นผู้รับมียศฐานันดรศักดิ์และบรรดาศักดิ์ให้ใช้ยศ ฐานันดรศักดิ์และบรรดาศักดิ์แทน - คําลงท้าย ให้ใช้คําลงท้ายที่สอดคล้องกับคําขึ้นต้น 9) หมายเหตุคําแสดงวิชาชีพ เช่น นายแพทย์ทันตแพทย์นายสัตวแพทย์เภสัชกร หรือคําที่แสดงวุฒิการศึกษาเช่น ดร. ไม่สามารถนํามาใช้แทนคํานําหน้านามได้จึงต้องใช้นาย นาง หรือ นางสาว ดังเดิม- บุคคลธรรมดาที่มีตําแหน่งต่อไปนี้ให้ใช้คําขึ้นต้นว่า "กราบเรียน"และ คําลงท้ายว่า“ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”ประธานองคมนตรีนายกรัฐมนตรีประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานศาลรัฐธรรมนูญประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา ประธานกรรมการป้องกัน รัฐบุรุษ และปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ10) อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันมาก่อน โดยอ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่จําเป็นจะต้องนํามาพิจารณาประกอบด้วย จึงจะอ้างถึงหนังสือหรือเอกสารฉบับอื่น 11) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อของสิ่งของ เอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้นหากไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกับหนังสือให้แจ้งด้วยว่าส่งไปทางใด และหากสิ่งที่ส่งมาด้วยมีมากกว่า ๑อย่างให้ลงลําดับที่กํากับไว้ด้วย 12) การลงลายมือชื่อให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในวงเล็บ ยกเว้น ผู้ที่มียศให้พิมพ์ยศไว้หน้าลายมือชื่อ 13) การระบุตําแหน่ง ให้ลงตําแหน่งของเจ้าของหนังสือ เช่นนายกเทศมนตรีตําบลบางนายสีผู้อํานวยการสถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่นเป็นต้น 100
Pa ge | 107 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น14) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือส่วนราชการเจ้าของเรื่องจะเป็นหน่วยงานที่เป็นเจ้าของเรื่องโดยตรง ซึ่งจะต้องเล็กกว่าส่วนราชการเจ้าของหนังสือเช่น งานสุขาภิบาล ฝ่ายบริหารงานสาธารณสุข กองสาธารณสุขและสิ่งแวดล้อม 15) โทร.ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเช่นโทร. ๐๒111 1111 โทรศัพท์09 ๑111 1111 (นางสาว...........................) หรือ โทร. ๐2111 1111 - 2 ต่อ ๑๒๓ โทรสาร ๐ 2111 1111 16) ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ให้ลงไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ด้วย (ถ้ามี) เพื่อประโยชน์ในการสื่อสาร ให้ระบุชื่ออีเมลของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือชื่อเว็บไซต์ 101
Pa ge | 108 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบพิมพ์ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณแบบที่1 แบบหนังสือภายนอก 102
Pa ge | 109 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่2 แบบหนังสือภายใน 103
Pa ge | 110 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่3 แบบหนังสือประทับตรา 104
Pa ge | 111 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่4 แบบหนังสือคําสั่ง 105
Pa ge | 112 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่5 แบบระเบียบ 106
Pa ge | 113 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่6 แบบข้อบังคับ 107
Pa ge | 114 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่7 แบบประกาศ 108
Pa ge | 115 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่8 แบบแถลงการณ์109
Pa ge | 116 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่9 แบบข่าว 110
Pa ge | 117 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่10 แบบหนังสือรับรอง 111
Pa ge | 118 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นแบบที่11 แบบหนังสือรับรอง 112
Pa ge | 119 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 120 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 6. ศิลปะและหลักการเขียนโต้ตอบหนังสือราชการ ผู้บรรยายโดย : นางสาวบุญช่วย แสงตะวัน นักวิชาการอิสระ หลักการเขียนหนังสือราชการ การเขียน หรือเรียบเรียงข้อความตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ตามที่ต้องการไปยังผู้รับหนังสือหรือผู้ที่ต้องการทราบหนังสือนั้น ชนิดของหนังสือราชการ มี๖ ชนิด 11 รูปแบบ คือ 114
Pa ge | 121 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๑. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก(ครุฑมี๒ ขนาด คือ สูง ๓ ซ.ม. และ สูง ๑.๕ ซ.ม.) ๒. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ๓. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้ส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อกํากับตรา หนังสือประทับตราใช้ได้ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสําคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสําเนาหนังสือ ส่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสําคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดําเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดให้ใช้หนังสือประทับตรา หนังสือประทับตราใช้กระดาษตราครุฑ ๔. หนังสือสั่งการ มี๓ ชนิด ได้แก่คําสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ให้ใช้ตามแบบที่กําหนดเว้นแต่จะมีกฎหมายกําหนดแบบไว้โดยเฉพาะ ๔.๑ คําสั่ง คือ บรรดาข้อความทีผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมายใช้กระดาษตราครุฑ ๔.๒ ระเบียบ คือ ข้อความที่ผู้มีอําราจหน้าทีได้วางไว้โดยจะอาศัยอํานาจ ของกฎหมายหรือไม่ก็ได้เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจํา ใช้กระดาษตราครุฑ ๔.๓ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอํานาจหน้าที่กําหนดให้ใช้โดยอาศัยอํานาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทําได้ใช้กระดาษตราครุฑ ๕. หนังสือประชาสัมพันธ์มี๓ ชนิด ได้แก ประกาศ แถลงการณ์และข่าว ๕.๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความทีทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ากฎหมายใดกําหนดให้ทําเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคําว่า “ประกาศ”เป็น“แจ้งความ”๕.๒ แถลงการณ์คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทําความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ในกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ ๕.๓ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ115
Pa ge | 122 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ คือ หนังสือของทางราชการทําขึ้นทําขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้ว หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่สวนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี๔ ประเภท คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ๖.๑ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคลนิติบุคคลหรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งปรากฏแก่บุคคลทั่วไป ไม่เฉพาะเจาะจงใช้กระดาษตราครุฑ๖.๒ รายงานการประชุม คือ บันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ๖.๓ บันทึก คือ ข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ํากว่าระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความสําหรับบันทึกนี้ในกระทรวงมหาดไทยและกรมส่งเสริมการปกครองได้กําหนดในส่วนที่เป็นสาระสําคัญของเรื่องให้มีหัวข้อ ดังนี้ เรื่องเดิม หรือต้นเรื่อง ข้อเท็จจริง ข้อกฎหมาย ข้อพิจารณา ข้อเสนอ ๖.๔ หนังสืออื่น คือ หนังสือ หรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าทีเพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว เช่นโฉนดแผนที่แผนผัง สัญญา ชั้นความลับของทางราชการ แบ่งออกเป็น ๓ ชั้น คือ ๑. ลับที่สุด (Top Secret) เปิดเผยทั้งหมดหรือบางส่วนจะเสียหายต่อรัฐร้ายแรงที่สุด๒. ลับมาก (Secret) เปิดเผยทั้งหมดหรือบางส่วนจะเสียหายต่อรัฐร้ายแรง ๓. ลับ (Confidential) เปิดเผยทั้งหมดหรือบางส่วนจะเสียหายต่อรัฐ ชั้นความเร็วของทางราชการ แบ่งออกเป็น ๓ ชั้น คือ ๑. ด่วนที่สุด คือให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ๒. ด่วนมาก คือ ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ๓. ด่วน คือให้เจ้าหน้าทีปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทําได้ โครงสร้างหนังสือราชการ แบ่งออกเป็น ๓ ส่วน ดังนี้๑. หัวเรื่อง คือ ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิมโดยลักษณะการเขียนเรื่องที่ดีควรมีดังนี้ 116
Pa ge | 123 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ย่อสั้นที่สุด เป็นประโยคหรือวลี พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร เก็บคันอ้างอิงได้ง่าย แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้กรณีหนังสือต่อเนื่อง (โต้ตอบ) ให้ใช้ชื่อเรื่องเดิม เว้นแต่ฉบับเดิมเป็น คําขอ ขออนุมัติขออนุญาตขอความอนุเคราะห์และนิยมใช้คําว่า "การ" มานําหน้าชื่อเรื่องเดิมหรือถ้าชื่อเรื่องไม่สอดคล้องกับเนื้อเรื่องอาจจะไม่ใช้คําว่า"การ" มานําหน้าก็ได้แต่ให้มีข้อความเดิมบางส่วนคงไว้ว่าเป็นเรื่องต่อเนื่อง ๒. เนื้อเรื่อง แบ่งเป็น๓ ส่วน ดังนี้ - ส่วนเหตุกรณีการเริ่มเรื่องใหม่ที่ไม่เคยติดต่อกันมาก่อนนิยมใช้"ด้วย" "เนื่องด้วย" "เนื่องจาก" "โดยที่" ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไปไม่มีคําว่า "นั้น" กรณีเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาก่อน นิยมใช้"ตาม" "ตามที่" "อนุสนธิ" ตามด้วยข้อความสรุปใจความสําคัญของเรื่องที่เคยติดต่อกันแล้วลงท้ายคําว่า "นั้น" โดยใช้เทคนิคการเขียนใจความส่วนเหตุ๕ W ๑ H คือ WHO ใคร /WHAT ทําอะไร /WHERE ทําที่ไหน /WHENทําเมื่อไร/WHYทําไม /HOW อย่างไร - ส่วนความประสงค์/ผล การเขียนเนื้อความต้องเขียนให้สั้นกระชับที่สุด เพื่อสื่อสารแบบตรงประเด็นและสามารถทําให้ผู้รับเข้าใจและปฏิบัติตามได้ทันทีหากมีจุดประสงค์หลายประการก็ต้องระบุให้ครบทุกประการ หลีกเลียงถ้อยคําฟุ่มเฟือยเกินความจําเป็น ความหมายกํากวม ขัดแย้ง และเขียนวกวน - ส่วนสรุปความ ให้เขียนแสดงจุดมุ่งหมายโดยสรุปความต้องการให้ผู้รับหนังสือทําอะไรอย่างไรมักมีคําขึ้นต้นว่า "จึง"๓. ท้ายเรื่อง คือ คําลงท้ายสอดคล้องกับคําขึ้นต้นผู้มีอํานาจลงนามในหนังสือราชการ - หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปหรือผู้ว่าราชการจังหวัดในทุกกรณี - ผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือมอบอํานาจให้รักษาราชการแทน ปฏิบัติราชการแทนอื่นๆตามที่กฎหมายกําหนด - หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปหรือผู้ว่าราชการจังหวัด จะกําหนดให้ผู้ดํารงตําแหน่งใดลงชื่อในหนังสือราชการได้เฉพาะหนังสือที่อยู่ในหน้าที่ของผู้ดํารงตําแหน่งนั้น หรือของส่วนราชการ ซึ่งอยู่ในบังคับบัญชาของผู้ดํารงตําแหน่งนั้นและหนังสือดังกล่าวไม่ก่อให้เกิดนิติสัมพันธ์กับส่วนราชการระดับกรมหรือจังหวัดหลักการพื้นฐานในการเขียนหนังสือราชการ ควรยึดถือปฏิบัติดังนี้๑. การเขียนให้ถูกต้อง ควรยึดหลักความถูกต้องโดยเขียนให้ถูกรูปแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษาและถูกความนิยม ๑.๑ ถูกรูปแบบ หมายถึง การเขียนให้ถูกต้องเกี่ยวกับส่วนประกอบ หรือโครงสร้างตามรูปแบบของหนังสือราชการ ซึ่งจะมีรูปแบบและข้อกําหนดเฉพาะของแต่ละประเภท ๑.๒ ถูกชื่อเรื่อง หมายถึง การเขียนสรุปความลงในส่วนที่เรียกว่า "เรื่อง" ของหนังสือราชการ ซึ่งจะต้องเขียนให้ครอบคลุมทั้งจุดประสงค์และเนื้อหา 117
Pa ge | 124 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๑.๓ ถูกเนื้อหา หมายถึง เขียนถูกต้องและมีสัมพันธภาพในส่วนประกอบของเนื้อหาซึ่งแบ่งส่วนประกอบของเนื้อหาหนังสือราชการ คือเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจเป็นเหตุจากผู้มีหนังสือไปหรือเหตุจากบุคคลภายนอกหรือเหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น หรือเหตุจากผู้รับหนังสือและอาจเป็นเหตุที่เกิดขึ้นใหม่หรือเหตุที่มีเรื่องเดิมเคยติดต่อกันมา และอาจมีเรื่องสืบเนื่องหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องด้วยก็ได้จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปคือความมุ่งหมายที่มีหนังสือไป ซึ่งจุดประสงค์จะให้ผู้รับหนังสือทําอะไร หรือทําอย่างไรทั้งนี้ผู้เขียนหนังสือติดต่อราชการจะต้องเขียนเหตุที่มีหนังสือไปและจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปให้ภาษามาตรฐาน นิยมเขียนประโยคที่สั้นกระชับตรงไปตรงมา หรือหลีกเลี่ยงการใช้คําบุพบทที่พุ่มเฟือย ๑.๕ ถูกความนิยม ความถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง ๑.๔ ถูกภาษาราชการ ต้องเลือกใช้คําที่เป็นนิยมที่จะต้องคํานึงถึงในการเขียนหนังสือราชการหมายความรวมทั้งความนิยมที่ใช้กันโดยทั่วไปในวงราชการ และความนิยมเฉพาะบุคคลในหนังสือ๒. ความชัดเจน มีจุดประสงค์ชัดเจน ผู้อ่านเข้าใจได้ทันทีว่าต้องการอะไร เนื้อหาสอดคล้องกับจุดประสงค์มีการจัดลําดับประเด็น และเรียบเรียงเนื้อหาไม่วกวน สับสน เขียนจากข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน๓. ความเป็นระเบียบสวยงาม เป็นส่วนเสริมที่ช่วยให้หนังสือราชการสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้นการวางระยะวรรคตอนที่เป็นระบบ เลือกใช้ตัวอักษรในการพิมพ์มีความเหมาะสม ไม่เล็กและไม่ใหญ่จนเกินไปพิมพ์วรรคตอนถูกต้อง ไม่ตกหล่นหรือพิมพ์ผิด รวมทั้งพิมพ์ชัดเจนไม่มีตําหนิขีด ฆ่า ขูด ลบให้ปรากฏ การเขียนหนังสือราชการ เขียนให้เข้าใจความหมาย คือ เขียนให้เข้าใจง่าย เข้าใจตรงกัน โดยมีเทคนิคการเขียนดังนี้๑. เขียนเรื่องอะไร ต้องนึกไว้ก่อนเพื่อจะได้สื่อความหมายให้เข้าใจตรงเป้า ได้สาระครบถ้วนและสามารถย่อเรื่องลงหัวข้อเรื่องได้และแยกวรรคตอนได้๒. เขียนถึงใคร เพื่อจะได้ใช้คําขึ้นต้น คําลงท้ายได้ถูกต้อง ตลอดจนใช้ถ้อยคําสํานวนถูกต้องเหมาะสมกับฐานะของผู้รับหนังสือ ๓.เขียนทําไม การเขียนหนังสือราชการมีจุดประสงค์ที่ทําให้เกิดผล คือ 3.1 เพื่อให้เขาร่วมมือ 3.2เพื่อให้เขาเข้าใจ 3.3เพื่อให้เขาพิจารณา 3.4 เพื่อให้เขาทราบ ๔. เขียนอย่างไร คือการเขียนให้ดีซึ่งมีหลักดังนี้๔.๑ ถูกต้อง ๔.๒ ได้สาระสมบูรณ์๔.๓ ชัดเจน ๔.๔ กะทัดรัด ๔.๕ ลําดับความดี๔.๖ เป็นเอกภาพ 118
Pa ge | 125 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น๔.๗ เชื่อมโยงสัมพันธ์กัน ๔.๘ ตรงประเด็น - เน้นจุด ๔.๙ สุภาพ ๔.๑๐ ลื่น ๔.๑๑ บรรลุวัตถุประสงค์๔.๑๒ เป็นผลดีขั้นตอนการเขียนหนังสือราชการ มีดังนี้๑. ศึกษาข้อมูล การได้ข้อมูลที่ครบถ้วนช่วยให้ผู้เขียนสามารถกําหนดเป้าหมายและทิศทางการเขียนได้ดียิ่งขึ้น ๒. รวบรวมความคิด การรวบรวมความคิด หมายถึง การนําเอาข้อมูลที่ได้ศึกษามาสรุปเพื่อให้เกิดความคิดที่ชัดเจนว่าจะเขียนไปในทิศทางใด ตรงกับเป้าหมายที่กําหนดไว้หรือไม่๓. รวบรวมประเด็นและจัดลําดับเนื้อหา หลังจากได้แนวคิดที่ชัดเจนแล้ว ขั้นนี้จึงเป็นการเลือกสรรข้อมูลมาสรุปเป็นประเด็น แล้วนําไปจัดลําดับเรียบเรียงเป็นเนื้อหา ให้มีความสัมพันธ์และสอดรับกับเป้าหมายที่ได้กําหนดไว้๔. ลงมือเขียน เป็นขั้นลงมือปฏิบัติโดยให้เป็นไปตามแนวทางเขียนที่ได้จัดลําดับประเด็นและเรียบเรียงเนื้อหาไว้แล้ว การเขียนจะต้องพิจารณาถึง ส่วนประกอบของเนื้อหา ให้ครบทั้ง ๓ ส่วน คือส่วนเหตุส่วนผล และสรุปความนอกจากนี้ยังต้องคํานึงถึงเรื่องของการใช้ภาษาในการเขียนอีกด้วย ๕. ตรวจสอบและปรับปรุง เมื่อลงมือเขียนหนังสือราชการเรียบร้อยแล้วถือว่ายังไม่เสร็จสิ้นสมบูรณ์จําเป็นต้องมีการตรวจสอบแก้ไข สิ่งที่ควรตรวจสอบมีดังนี้๕.๑ ตรวจสอบรูปแบบและส่วนประกอบให้ถูกต้องครบถ้วน และเป็นระเบียบสวยงาม๕.๒ ตรวจสอบเนื้อหาว่าแต่ละส่วนประกอบ มีความถูกต้อง ชัดเจนบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่๕.๓ ตรวจสอบเกี่ยวกับการใช้ภาษาว่า ใช้คํา ประโยค เครื่องหมายวรรคตอนย่อหน้าถูกต้องชัดเจนและเหมาะสมหรือไม่ 119
Pa ge | 126 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 127 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 7. เทคนิคการจัดทําคําบรรยายสรุป ผู้บรรยายโดย : นางสาวบุญช่วย แสงตะวัน นักวิชาการอิสระ การบรรยายสรุปและเทคนิคการนําเสนอ การบรรยายสรุป รูปแบบหนึ่งของการพูด (อธิบาย ชี้แจง ประเด็นสําคัญที่มีความยาว /ซับซ้อนให้สั้นกะทัดรัดกระชับ ชัดเจน ตรงประเด็นแต่คงมีประสิทธิภาพในการสื่อความหมายให้ดีที่สุด เวลาสั้นที่สุด เทคนิคในการบรรยายสรุป 4 ขั้น 1. วิเคราะห์สภาพแวดล้อม ผู้ฟัง ความมุ่งหมาย เวลาที่มีสิ่งอํานวยความสะดวก 2.การเตรียมการบรรยายสรุป รวบรวมเอกสาร ทําความเข้าใจเรื่องกําหนดและเรียบเรียงหัวข้อเอกสารอ้างอิง ข้อมูลสนับสนุนเรื่อง เลือกอุปกรณ์ช่วยในการบรรยาย เตรียมคําบรรยาย ซักซ้อมการบรรยาย 3. การดําเนินการบรรยายสรุป ท่าทาง ความเชื่อมั่น บรรยายตามหัวข้อ กล่าวนํา /สรุปแบบย่อ ๆ เตรียมตอบข้อซักถาม4. การปฏิบัติหลังการบรรยายสรุป บันทึกหลักฐานอย่างย่อ บันทึกข้อเสนอการอนุมัติ/ไม่อนุมัติ/คําสั่ง คําชี้แจงแจกจ่ายส่วนเกี่ยวข้อง ลําดับขั้นตอนการนําเสนอและการบรรยายสรุป วางแผน กําหนดเป้าหมาย เลือกเรื่องที่จะนําเสนอ เขียนโครงเรื่องที่จะนําเสนอภายใต้กรอบเวลา จัดสรรเนื้อหาเรียงลําดับความสําคัญ จัดลําดับก่อนหลังของเรื่องที่จะนําเสนอ ซักซ้อม ประเมินประสิทธิภาพ ปรับปรุงเนื้อหาเทคนิค ปฏิบัติการนําเสนอและการบรรยายสรุป ติดตามผล การบรรยายสรุปที่ดีลักษณะ 4 ดีน้ําเสียงดี เร้าใจ มีชีวิตชีวา ความดังพอเหมาะ มีจังหวะ ไม่รัว เร็ว ช้า มีระดับเน้นคําพูดสําคัญ 121
Pa ge | 128 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นเนื้อหาดี คํานํา เนื้อเรื่อง สรุป มีสาระ น่าสนใจ มีประโยชน์ ข้อมูลถูกต้อง มีตัวอย่างประกอบ ใช้เวลาเหมาะสม ตอบปัญหาชัดเจน ภาษาดี ใช้คําเหมาะสมกับผู้ฟัง โอกาส เข้าใจง่าย ไม่ใช้สํานวนโวหาร ออกเสียงชัดเจน ถูกต้องตามอักขระ คําควบกล้ํา ไม่พูดเอ้อ อ้า ท่าทางดี ท่าทางเหมาะสม มีสง่า สํารวมกิริยา สีหน้าเป็นมิตร ใช้ภาษากายประกอบตามความเหมาะสม มองผู้ฟัง ประเภทการบรรยายสรุป 3 คือ 1. เกี่ยวกับองค์กร/หน่วยงาน สรุปประวัติความเป็นมา การดําเนินงาน ผลงานดีเด่น จัดทําไว้ต้อนรับหน่วยงานอื่น ๆ ที่มาเยี่ยมเยือน /ดูงาน 2. งานในหน้าที่เป็นการบรรยายให้แก่ผู้บริหารหรือคณะบุคคล/หน่วยงานอื่นที่ดูงาน 3. ผลการทํางาน สรุปผลการทํางานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ การบรรยายสรุป (Brief) รูปแบบหนึ่งของการสื่อสาร สั้น กระชับ ครอบคลุม และมีความสมบูรณ์ของเนื้อหา ประเภทของการบรรยายสรุป 5 ประเภท 1. เพื่อให้ข้อมูลข่าวสาร (Information Brief) ไม่ต้องการการตัดสินใจเป็นการายงานเพื่อทราบ 2. เพื่อการตัดสินใจ (Decision Brief) ห้ามติหรือข้อสรุป โดยต้องให้ข้อมูลก่อหาคําตอบจากปัญหา หาข้อตกลงแนวทางปฏิบัติที่น่าจะเป็นไปได้ 122
Pa ge | 129 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น3. เพื่อการทํางานของคณะทํางาน (Staff Brief) วิธีมาก โดยเฉพาะทหาร เพื่อความรวดเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารคล้าย InformationBrief เสนอผู้บริหารตัดสินใจ 4. เพื่อให้นโยบาย (Mission Brief) ก่อนเริ่มดําเนินการ เพื่อปฏิบัติภารกิจในระดับต่างๆ5. การประชุม (Meeting Brief)การดําเนินของคณะทํางาน (Staff Brief) เพื่อให้นโยบาย(Mission Brief) การบรรยายสรุปมี2 ชนิด 1. เขียนมาก่อนพูด ความเป็นมา สั้น การดําเนินการครั้งสําคัญ การเปลี่ยนแปลง ปรับปรุงและพัฒนา การตัดสินใจการตกลงใจ ข้อเสนอแนะ ความคิดเห็น ข้อเท็จจริง เพื่อพัฒนาไปสู่อนาคต 2. การพูดบรรยายสรุป การนําเสนอ (Presentation) สําคัญต่อการประสบความสําเร็จในการทํางานเป็นวิธีการสื่อสารข้อมูลข่าวสารและแนวคิดไปยังกลุ่มผู้ฟัง การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพประกอบด้วย 3 ต. 1. เตรียมการเตรียมใจ - เสียง (Voice) ไม่ราบเรียบเกินไป ความดัง การออกเสียงควรมีการหยุดเว้นช่วง - ภาษากาย (Body Lanuage) First impression Eye Contact ภาษากายเพื่อความประทับใจ ยืนอย่างสง่างาม ท่าทางกระตือรือร้นยิ้มอย่างอบอุ่นสบตาผู้ฟังก่อนพูด - เตรียมใจด้วยการคิดบวก (Positive Thinking) ช่วยขจัดความเครียดและวิตกกังวล2. เตรียมเนื้อหา เนื้อหาเป็นสิ่งที่สําคัญที่สุดในการนําเสนองาน ผู้นําเสนอจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในเนื้อหาเป็นอย่างดี - ศึกษาผู้ฟัง วิเคราะห์ความต้องการของผู้ฟัง (Audiences Need) ผู้นําเสนอควรเขียนโครงร่างเนื้อหา 3 ส่วน การเปิด(Opening) ดึงดูดความสนใจผู้ฟัง เนื้อหาหลัก (Body) การปิด (Closing) สร้างความจดจําและประทับใจ ผู้นําเสนองานควรเตรียมตัวสําหรับการตอบคําถาม 3. เตรียมสื่อ ภาพถ่าย แผนภูมิแผนภาพ คลิปภาพ คลิปเสียง 123
Pa ge | 130 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นขั้นตอน คํานํา แสดงความยินดีที่ได้มานําเสนอ เป็นเกียรติมีความยินดี สรุปขั้นตอนแจ้งประเด็นการบรรยาย 1,๒,๓ สร้างความต่อเนื่องจากเรื่องเดิมเชื่อมโยงเรื่องที่มีคนนําเสนอมาก่อน สร้างแรงจูงใจฟังคํานําเสนอบอกประโยชน์ที่จะได้รับ บอกวัตถุประสงค์ของการนําเสนอ คืออะไร ขั้นนําเสนอ บรรยายตามลําดับเหตุการณ์ อย่าพยายามออกนอกเรื่อง อย่านําเสนอเพลินจนลืมเวลา ยกตัวอย่างให้มาก ๆ เตรียมไว้เยอะ ๆ เพิ่มเติมตัดต่อได้ ลงท้ายให้เหมาะสม เหลือเวลา 5–10 นาทีเพื่อใช้สรุป สรุป ให้ซักถาม สรุปความ ฝากข้อคิด ชักชวนให้กระทํา ยกคําคม กาพย์กลอน สุภาษิตสอนใจ ให้พรก่อนจาก ผู้นําเสนอที่ประสบความสําเร็จ บุคลิกดี ความรู้ ความน่าเชื่อถือ ความเชื่อมั่นในตนเอง ภาพลักษณ์ น้ําเสียงชัดเจน มีจิตวิทยาโน้มน้าวใจ การใช้โสตทัศนอุปกรณ์ ช่างสังเกต มีไหวพริบปฏิภาณในการตอบคําถามที่ดี 124
Pa ge | 131 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 132 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 8. การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อการปฏิบัติงานธุรการ บรรยายโดย : ว่าที่ร้อยตรีณรงค์ศักดิ์ศุภชัยทิวารัตน์หน.ฝ.บห. ทม.สนั่นรักษ์จ.ปทุมธานีระเบียบกฎหมายทีเกี่ยวข้อง : งานธุรการ • รัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทย พ.ศ.2560 (หมวด 14 การปกครองส่วนท้องถิ่นม.249ถึง ม.254) •พ.ร.บ.เทศบาล พ.ศ.2496 และทีแก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่14 •พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์พ.ศ.2565 (ม.10, ม.16) •พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 •พ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทําความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์พ.ศ.2560 และที่แก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่2•พ.ร.บ.การอํานวยความสะดวกในการพิจารณาอนุญาตของทางราชการพ.ศ.2558(ม.8, ม16) 7 ด้าน •พ.ร.บ.กําหนดแผนและขั้นตอนการกระจายอํานาจให้แก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นพ.ศ.2542(ม.16) •พ.ร.ฎ.ว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองทีดีพ.ศ.2546 •พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 •พ.ร.บ.การจัดซื้อจัดจ้างการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 (ม.54 ) •ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทีแก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่4พ.ศ.2564 •ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติพ.ศ.2552(ข้อ15ชั้นความลับ) •ระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การฝากเงิน การเก็บรักษาเงินและการตรวจเงินขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พ.ศ.2566 •ระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการเบิกค่าใชจ้่ายในการบริหารงานขององค์กรปกครองสว่นท้องถิ่น พ.ศ. 2562 •ระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยวิธีการงบประมาณขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นพ.ศ. 2563 •หนังสือกรมบัญชีกลาง ที่กค(กวจ) 0405.2/ว119 ลว 7 มีนาคม 2561 •ราคามาตรฐานครุภัณฑ์ต่างๆ ได้แก่กรมบัญชีกลาง คอมพิวเตอร์กล้องวงจรปิด ราคากลางภาครัฐ •ระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการใช้และรักษารถยนต์ขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นพ.ศ. 2563 126
Pa ge | 133 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นการใช้โปรแกรมต่าง ๆ สําหรับงานธุรการ •องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์•ชุดคําสั่งหรือโปรแกรมที่ให้คอมพิวเตอร์ทํางาน •หลักการทํางานของระบบคอมพิวเตอร์(อุปกรณ์รับข้อมูล ประมวลผล แสดงผล) •ประโยชน์การนําระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรการ องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์ประกอบด้วย 1. ฮาร์ดแวร(์Hard ware) เครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กโทรศัพท์เคลื่อนที่แท็บเล็ต ลําโพง หูฟังไมค์โครโฟน USB 2.ซอฟต์แวร์(Soft ware) ระบบปฏิบัติการ โปรแกรมสําเร็จรูปต่างๆเว็บเบราว์เซอร์ต่างๆ3. บุคลากร(people ware) และสารสนเทศ(Information)และข้อมูล (Data) พนักงานเจ้าหน้าที่เอกสาร รูปภาพ ไฟล์ต่างๆ Analysis ProgrammerDatabase webmaster Admin ชุดคําสั่งหรือโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทํางานประกอบด้วย 1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) เช่น DOS , MSwindows ,Linux 2. ซอฟต์แวร์ประยุกต(์Application Software) โปรแกรมต่างๆ •สํานักงานสําเร็จรูป การจําหน่ายสินค้า เช่น บัญชีการขาย สินค้าคงคลัง •multimedia เครื่องเล่นวีดีโอ เสียง เช่น VLC ,windows media Classic, winamp...ect. •Graphic รูปภาพ ภาพยนตร์เช่น Photoshop canvas photoscap premiereACDsee…ect. •ป้องกันไวรัส เช่น AVG, Avira, MacAfee, Avast, NOD, Bitdefender, Kaspersky…ect. •Internet web browser เช่น Google Chrome , Mozilla Firefox, Opera , Brave, Microsoft Edge…ect. •Utility/Network กู้ข้อมูลจัดการเอกสาร หลักการทํางานของคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยการทํางาน 4 ขั้นตอนดังนี้1. การรับข้อมูลและคําสงั่Inputคอมพวิเตอร์รบัข้อมลูและคําสงั่ผา่นอุปกรณ์นําเข้าข้อมูลต่างๆได้แก่เม้าส์คยี์บอรด์ ไมโครโฟน เครื่องสแกนเนอร์เครื่องอ่านบัตรประจําตัวประชาชน เป็นตน้2. การประมวลผลหรือคิดคํานวณ(Processing) ข้อมูลทีคอมพิวเตอร์รับเข้ามา จะถูกประมวลผลโดยการทํางานของหน่วยประมวลผลกลาง CPU:Central Processing Unit ตามคําสั่งของโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์เช่น CPU 3. การแสดงผลลัพธ์(Output) คอมพิวเตอร์จะแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลที่ป้อน หรือแสดงผลจากการประมวลผลทางอุปกรณ์แสดงผล เช่น จอภาพ เครื่องพิมพ์เอกสารแบบต่างๆ ลําโพง 4. การเก็บข้อมูล (Storage) ผลลัพธ์จากการประมวลผลสามารถเก็บไว้ในหน่วยเก็บข้อมูลเช่น ฮาร์ดดิสก์ซีดีรอม เป็นต้น 127
Pa ge | 134 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นประโยชน์การนําระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรการ •มีความน่าเชื่อถือได้ •มีความรวดเร็วสูง •มีความถูกต้องแม่นยํา •สามารถตอบสนองนโยบายของรัฐบาล หน่วยงานและผู้บริหารได้ •ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดําเนินการ •ลดระยะเวลาในการดําเนินการ •ลดงบประมาณทีไม่จําเป็น •สามารถนําไปใช้ประโยชน์และพัฒนาองค์กรได้รายการในราคามาตรฐานคอมพิวเตอร์ของกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม •เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย •ตู้สําหรับติดตั้งแผงวงจร •เครื่องคอมพิวเตอร์สําหรับงานสํานักงานประมวลผล, All InOne •เครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก •เครื่องคอมพิวเตอร์สําหรับงานสํานักงานประมวลผล, All InOne •เครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก •คอมพิวเตอร์แท็บเล็ต •อุปกรณ์สําหรับจัดเก็บข้อมูล •อุปกรณ์จัดเก็บ Log File •อุปกรณ์ป้องกันเครือข่าย •อุปกรณ์ป้องกันและตรวจจับการบุกรุก •ตู้สําหรับจัดเก็บคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์•อุปกรณ์กระจายสัญญาณ L3 Switch •อุปกรณ์กระจายสัญญาณไร้สาย Access Point •อุปกรณ์ค้นหาเส้นทางเครือข่าย Router •อุปกรณ์กระจายการทํางานสําหรับเครือข่าย Link Load Balancer •อุปกรณ์กระจายการทํางานสําหรับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย Server Load Balancer •เครื่องพิมพ์ Dot Matrix Print •เครื่องพิมพ์แบบฉีดหมึกพิมพ์Ink Tank Printer •เครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือ LED ขาวดํา/สีNetwork •เครื่องพิมพ์Multifuntion ธรรมดา/เลเซอร์•เครื่องพิมพ์วัตถุ3 มิติ •เครื่องพิมพ์แบบใช้ความร้อน 128
Pa ge | 135 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น•สแกนเนอร์•อุปกรณ์อ่านบัตรแบบอเนกประสงค์•จอแสดงภาพ •เครื่องสํารองไฟฟ้า รายการในราคามาตรฐานระบบ CCTV ของกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม •กล้องโทรทัศน์วงจรปิดชนิดเครือข่าย แบบมุมมองคงที่สําหรับติดตั้งภายใน/ภายนอกสํานักงาน•กล้องโทรทัศน์วงจรปิดชนิดเครือข่าย แบบมุมมองปรับได้สําหรับติดตั้งภายใน/ภายนอกสํานักงาน •อุปกรณ์บันทึกภาพผ่านเครือข่าย Network Video Recorder แบบ 8/16/32ช่อง •อุปกรณ์กระจายสัญญาณแบบ PoE(PoE L2 Switch) แบบ 8/16 ช่อง การใช้งานโปรแกรมต่างๆ สําหรับงานธุรการ •โปรแกรม Microsoft Office •โปรแกรม PDF •โปรแกรม ACDsee •โปรแกรม Window movie maker (การใช้งานเบื้องต้น) •โปรแกรม VLC movie Player (การใช้งานเบื้องต้น ) •โปรแกรม Online ต่างๆ QR-code,webex meet,zoom •โปรแกรมเข้าร่วมประชุมสัมมนา ฝึกอบรม Online •โปรแกรม สนับสนุนอื่นๆ (ป้องกันไวรัส,การบํารุงรักษาเบื้องต้นฯ) •ใช้โปรแกรม SysSpac , GPU-Z •ดูใน Mycomputer/Propertie OS อะไร กี่Bit 32 /64 Bit Ramเท่าไหร่•ดูใน Control panel/System การตรวจสอบอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆของเครื่องคอมพิวเตอร์•ใช้โปรแกรม SysSpac , GPU-Z •ดูใน My computer/ Propertie มีการ์ดจอ การ์ดเสียงหรือไม่การ์ด Wi-Fi หรือไม่•ดูใน Control panel/Devices and Printersมีเครื่องพิมพ์เครื่องสแกนเนอร์กล้อง USBหรือไม่การตรวจสอบโปรแกรมต่างๆ และการถอนการติดตั้งโปรแกรมทีไม่ได้ใช้งานในคอมพิวเตอร์•ดูใน Start / มุมล่างขวามือ •ดูใน Control panel/Programs and Features การติดตั้งFont ราชการ •เตรียม file รูปแบบ font ทีจะติดตั้งfontลงในเครื่องคอมพิวเตอร์•เปิดโฟลเดอร์font ทีจะติดตั้ง หรือ แตกไฟล์ที่บีบอัดใน winrar/winzip ให้เรียบร้อย•กดปุ่ม Ctrl+A คลิกเม้าส์ปุ่มขวา เลือก คัดลอก copy 129
Pa ge | 136 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น•เปิด control panel / Fonts •คลิกเม้าส์ปุ่มขวาตรงพื้นที่ว่าง เลือกวางpaste •ลองเปิด word ตรวจสอบดูว่า Font ทีติดตั้งได้เพิ่มเข้ามาให้ใช้งานหรือไม่ (ก่อนจะติดตัง้Fontให้ปิดโปรแกรมต่างๆ ทั้งหมดก่อนดําเนินการติดตั้ง Font) การติดตั้งเครื่องพิมพ์เอกสารมี3 วิธี1. ติดตั้งจากแผ่น DVD driver printer ที่ให้มาด้วยการเปิดโฟลเดอร์ไฟล์ติดตังข้อมูล/ในInstall หรือ Setup /จากนั้นดับเบิลคลิกเม้าส์/รอไฟล์ติดตั้งทํางาน/คลิกปุ่ม ยอมรับการติดตั้งAccept /เลือกพื้นที่จัดเก็บ/ดําเนินการต่อไปจน การติดตั้งสําเร็จ Finish (ก่อนติดตั้งให้ต่อสายเครื่องพิมพ์เข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนดําเนินการติดตั้ง) 2. ดาวน์โหลด Driver Printer จาก internet ให้ตรงรุ่น ตรงเวอร์ชั่นของ ซอฟต์แวร์ระบบหรือกี่bit เช่น download driver printer (ระบุยี่ห้อ) (ระบุรุ่น) (ระบุภาษา) (ระบุOS กี่Bit) เลือกแบบเต็มหรือเฉพาะที่จําเป็นเบื้องต้น 3. ติดตั้งจากระบบเครือข่ายจากเครื่องแม่ข่าย ต้องมีเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายผู้ดูแลระบบAdmin และผู้ทีมีความรู้ความเชี่ยวชาญในการติดตั้งผ่านทางระบบเครือข่าย การตรวจสอบหน่วยความจําหลักเครื่องคอมพิวเตอร์•เข้าไปที่Mycomputer หรือ •เข้าไปที่control panel / Administrative Tools/Disk Management แล้วดูขนาดความจุ- ว่ามีHard disk กี่ตัว - มีขนาดพื้นที่จัดเก็บความจุเท่าไหร่กี่GB/TB - มีขนาดพื้นที่ว่างสําหรับใช้งานอีกเท่าไหร่การบํารุงดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์•สแกนไวรัสคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรมป้องกันไวรัส มัลแวร์•ทําความสะอาดไฟล์ขยะต่างๆ •ทําความสะอาด cookie การเข้าเว็บไซต์•จัดเรียงข้อมูลคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรม •จัดระเบียบการจัดเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามการใช้งาน •ไม่จัดเก็บไฟล์ทีไม่ได้ใช้งานแล้วที่ได้ดาวน์โหลดมาจากอินเทอร์เน็ต •ไม่เข้าดูหรือเปิด อีเมล์เว็บไซต์ทีไม่รู้จัก การต่ออุปกรณ์ต่อพ่วงหลังเครื่องคอมพิวเตอร์1. หัวต่อคีย์บอร์ดหรือเม้าส์แบบ PS2 จะใช้คีย์บอร์ดก็ได้หรือเม้าส์ก็ได้ปัจจุบันหัวต่อPS2ได้เลิกใช้งานไปแล้ว 2. หัวต่อ USB 2.0 ใช้สําหรับเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่างๆที่ใช้สาย USB ต่าง ความเร็วในการโอนถ่ายข้อมูล USB 2.0 นี้มีมากถึง 480 Mbps 130
Pa ge | 137 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น3. หัวต่อจอภาพ แบบ Display port ใช้สําหรับเชื่อมต่อจอภาพที่เป็นประเภทDisplayportส่งข้อมูลภาพได้สูง เหมาะสําหรับทํา MultiDisplay หรือการเชื่อมต่อหลายๆจอภาพ 4. หัวต่อจอภาพแบบ HDMI ปัจจุบัน (ปี2020) เริ่มมีการใช้มากขึ้น เนื่องจากส่งข้อมูลความละเอียดภาพได้มากถึง 4K และอนาคตจะมีการพัฒนาเพิ่มขึ้นอีก 5. หัวต่อจอภาพแบบ DVI เป็นการพัฒนาการส่งออกจอภาพต่อจาก VGA เป็นช่วงเวลาหนึ่งปัจจุบันจะไม่ค่อยมีใช้แล้ว 6. หัวต่อจอภาพแบบ VGA ใช้งานมากในปัจจุบัน มักจะมีสัญญาณรบกวนหากใช้สายส่งสัญญาณยาว หัวต่อจอภาพแบบ VGA นี้เป็นพื้นฐานเริ่มแรกของเครื่องคอมพิวเตอร์และกําลังเริ่มหยุดใช้งานในรุ่นใหม่ (ซึ่งในรุ่นใหม่นี้จะไม่มีVGA มาให้ในบางรุ่น แต่ใช้HDMI แทน) 7. หัวต่อ USB 3.0 ใช้สําหรับเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่างๆที่ใช้สาย USB ต่างความเร็วในการโอนถ่ายข้อมูล USB 30 นี้มีมากถึง 4.8 Gpbs **หมายเหตุ: หัวต่อ USB 2.0 และ 3.0 จะเป็นหัวแบบเดียวกันสามารถใช้แทนกันได้จะต่างกันทีอุปกรณ์การรับส่งข้อมูลเท่านั้น 8. หัวต่อ eSATA จะถูกนํามาใช้งานแทนอุปกรณ์เก็บข้อมูลเชื่อมต่อภายนอก เช่นฮาร์ดดิสก์เอ็กเทอเนล แฟรซไดร์เนื่องจากมีการรับและส่งข้อมูลที่เร็ว ในอนาคตอาจจะมีการนํามาใช้งานมากขึ้น9. หวัต่อสายแลนมีไว้เชื่อมต่อระบบเครอืข่ายแบบใช้สายแลน มีความเร็วในการรับและส่งข้อมูลสงู10. หัวต่อการ์ดเสียงโดยหัวต่อสีเทาจะเป็นสีแดงจะมีไว้สําหรับไมค์ส่วนสีเขียวจะเป็นลําโพงคู่หน้าสีเทาสําหรับลําโพงคู่หลังสีดําสําหรับคู่กลาง สีส้มจะเป็นลําโพงคู่หน้ากลาง และสําหรับซัฟวูฟเฟอร์การใช้งานโปรแกรมต่างๆ สําหรับงานธุรการ Microsoft Office - Word (การใช้งานเบื้องต้น ,การสร้างจดหมายเวียน,...) - Excel (การใช้งานเบื้องต้น , การสร้างกราฟ ,การใช้สูตรคํานวณเบื้องต้น ) - PowerPoint (การใช้งานเบื้องต้น , การสร้างงานนําเสนอ,...) - Access (การใช้งานเบื้องต้น) •ACDsee การใช้งานเบื้องต้น •PDF โปรแกรมสําหรับงานเอกสาร •VLC Media player , Win amp, RealPlayer, Program สําหรับเปิดงานเสียง วีดีโอ•Zoom meeting/ Webex meeting •E-mail จดหมายอิเล็กทรอนิกส์•Application online การใช้งานโปรแกรมออนไลน์ต่างๆ เช่น AnyDesk •Web Browser การใช้งานต่างๆ •Nero , Clone DVD การจัดทําสําเนาเอกสาร •Windows movie maker การสร้างงานวีดีโออย่างง่าย •WinRAR Winzip การบีบอัดไฟล์งาน 131
Pa ge | 138 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น•Antivirus การสแกนไวรัสเบื้องต้น •วิธีแก้ไวรัสซ่อน Folders การสร้างจดหมายเวียน 1. กําหนดขนาดซองจดหมาย แนวนอนกว้าง 23.5 cm. ยาว 10.8 cm. 2. จัดเตรียมรายชื่อผู้ติดต่อพร้อมที่อยู่ในไฟล์Excel เช่น ชื่อนามสกุล ตําแหน่ง ที่อยู่ (เลขที่ตําบล อําเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์เบอร์โทร) 3. แทรกขอบเขตข้อมูล และเลือกรายชื่อผู้ติดต่อ 4. จัดพิมพ์เอกสาร 132
Pa ge | 139 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 140 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 9. ความสามารถในการบริหารข้อมูลและการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพการทํางานในยุคThailand 4.0 (Digital Literacy) ผู้บรรยายโดย : นายเดชรัตน์ ไตรโภค นักวิชาการอิสระ Digital literacy หรือทักษะความเข้าใจและใช้เทคโนโลยีดิจิทัล เป็นทักษะด้านดิจิทัลพื้นฐานที่จะเป็นตัวช่วยสําคัญในการปฏิบัติงาน การสื่อสาร และการทํางานร่วมกันกับผู้อื่นในลักษณะ “ทําน้อยได้มาก”หรือ“Work less but get more impact” และช่วยสร้างคุณค่า (Value Co-creation) และความคุ้มค่าในการดําเนินงาน (Economy of Scale) เพื่อการก้าวไปสู่การเป็นประเทศไทย 4.0 อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือช่วยให้บุคลากร สามารถเรียนรู้และพัฒนาตนเองเพื่อให้ได้รับโอกาสการทํางานที่ดีและเติบโตก้าวหน้าในอาชีพ(Learnand Growth) ด้วยการรู้ดิจิทัล (Digital literacy) ในปัจจุบันโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจากยุค Analog ไปสู่ยุค Digital และยุคRoboticจึงทําให้เทคโนโลยีดิจิทัลมีอิทธิพลต่อการดํารงชีวิตและการทํางาน ภาครัฐซึ่งเป็นแกนหลักของการพัฒนาประเทศจึงต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับบริบทของการเปลี่ยนแปลง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิด cultureshockเนื่องจากการเปลี่ยนผ่านเทคโนโลยีและเพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการใช้เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม เช่นการสูญเสียความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สิน การโจรกรรมข้อมูล การโจมตีทางไซเบอร์เป็นต้นก่อนที่จะเข้าสู่การรู้ดิจิทัลนั้น มาทําความรู้จักกับนิยามของคําว่า การรู้หนังสือ หรือLiteracyแบบดั้งเดิมเสียก่อน การเรียนรู้แบบดั้งเดิมเน้นทักษะซึ่งเกี่ยวข้องกับการคิดคํานวณ การฟัง การพูดการอ่านการเขียน และการคิดเชิงวิเคราะห์ด้วยมีเป้าหมายคือ การพัฒนาผู้เรียน ให้เป็นนักคิดเพื่อที่จะให้สามารถเข้าร่วมสังคมในวิธีที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งทักษะดังกล่าวเป็นเพียงส่วนหนึ่งของทักษะความสามารถของการมีส่วนร่วมในสังคมดิจิทัลเท่านั้น ทักษะความเข้าใจและใช้เทคโนโลยีดิจิทัล หรือ Digital literacy หมายถึง ทักษะในการนําเครื่องมือ อุปกรณ์และเทคโนโลยีดิจิทัลที่มีอยู่ในปัจจุบัน อาทิคอมพิวเตอร์โทรศัพท์แท็บเลตโปรแกรมคอมพิวเตอร์และสื่อออนไลน์มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในการสื่อสาร การปฏิบัติงาน และการทํางานร่วมกันหรือใช้เพื่อพัฒนากระบวนการทํางาน หรือระบบงานในองค์กรให้มีความทันสมัยและมีประสิทธิภาพทักษะความสามารถสําหรับการรู้ดิจิทัลนั้น สามารถแบ่งเป็น 4 ส่วนที่สําคัญรายละเอียดดังนี้1. ใช้(Use) หมายถึง ความคล่องแคล่วทางเทคนิคที่จําเป็นในการใช้คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต ทักษะและความสามารถที่เกี่ยวข้องกับคําว่า “ใช้” ครอบคลุมตั้งแต่เทคนิคขั้นพื้นฐานคือการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เช่น โปรแกรมประมวลผลคํา (Word processor) เว็บเบราว์เซอร์(Web browser) อีเมลและเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ สู่เทคนิคขั้นสูงขึ้นสําหรับการเข้าถึงและการใช้ความรู้เช่น โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นข้อมูล หรือ เสิร์ชเอนจิน (Search engine) และฐานข้อมูลออนไลน์รวมถึงเทคโนโลยีอุบัติใหม่เช่น Cloud computing 134
Pa ge | 141 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น2. เข้าใจ (Understand) คือ ชุดของทักษะที่จะช่วยผู้เรียนเข้าใจบริบทและประเมินสื่อดิจิทัล เพื่อให้สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับอะไรที่ทําและพบบนโลกออนไลน์จัดว่าเป็นทักษะที่สําคัญและที่จําเป็นที่จะต้องเริ่มสอนเด็กให้เร็วที่สุดเท่าที่พวกเค้าเข้าสู่โลกออนไลน์เข้าใจยังรวมถึงการตระหนักว่าเทคโนโลยีเครือข่ายมีผลกระทบต่อพฤติกรรมและมุมมองของผู้เรียนอย่างไร มีผลกระทบต่อความเชื่อและความรู้สึกเกี่ยวกับโลกรอบตัวผู้เรียนอย่างไร เข้าใจยังช่วยเตรียมผู้เรียนสําหรับเศรษฐกิจฐานความรู้ที่ผู้เรียนพัฒนาทักษะการจัดการสารสนเทศเพื่อค้นหา ประเมิน และใช้สารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อติดต่อสื่อสารประสานงานร่วมมือ และแก้ไขปัญหา3. สร้าง (Create) คือ ความสามารถในการผลิตเนื้อหาและการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพผ่านเครื่องมือสื่อดิจิทัลที่หลากหลาย การสร้างด้วยสื่อดิจิทัลเป็นมากกว่าแค่การรู้วิธีการใช้โปรแกรมประมวลผลคําหรือการเขียนอีเมล แต่มันยังรวมความสามารถในการดัดแปลงสิ่งที่ผู้เรียนสร้างสําหรับบริบทและผู้ชมที่แตกต่างและหลากหลาย ความสามารถในการสร้างและสื่อสารด้วยการใช้Rich media เช่นภาพวิดีโอและเสียง ตลอดจนความสามารถในการมีส่วนร่วมกับ Web 2.0 อย่างมีประสิทธิภาพและรับผิดชอบเช่นBlogการแชร์ภาพและวิดีโอ และ Social media รูปแบบอื่นๆ 4. เข้าถึง (Access) คือ การเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัลและข้อมูลข่าวสารเป็นฐานรากในการพัฒนา การสร้างความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ ผู้เรียนจําเป็นต้องเข้าใจอินเทอร์เน็ตและการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตด้วยช่องทางต่าง ๆ รวมถึง ข้อดีข้อเสียของแต่ละช่องทางได้เพื่อให้สามารถไข้SearchEngineด้านหาข้อมูลที่ต้องการจาก อินเทอร์เน็ตได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังจําเป็นต้องเข้าใจสื่อทางดิจิทัลชนิดต่าง ๆ รวมถึง การนําไปประยุกต์ไข้งานในปัจจุบัน"การรู้ดิจิทัล" คือ ความหลากหลายของทักษะที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน ซึ่งทักษะเหล่านั้นอยู่ภายใต้การรู้สื่อ (Media literacy) การรู้เทคโนโลยี(Technologyliteracy) การรู้สารสนเทศ (Informationliteracy) การรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เห็น (Visual literacy) การรู้การสื่อสาร(Communication literacy) และการรู้สังคม (Social literacy) 1. การรู้สื่อ (Media Literacy) การรู้สื่อสะท้อนความสามารถของผู้เรียนเกี่ยวกับการเข้าถึง การวิเคราะห์และการผลิตสื่อผ่านความเข้าใจและการตระหนักเกี่ยวกับ 1.1 ศิลปะ ความหมาย และการส่งข้อความในรูปแบบต่างๆ 1.2 ผลกระทบและอิทธิพลของสื่อมวลชนและวัฒนธรรมที่เป็นที่นิยม 1.3 สื่อข้อความถูกสร้างขึ้นอย่างไรและทําไมถึงถูกผลิตขึ้น และ 1.4 สื่อสามารถใช้ในการสื่อสารความคิดของเราเองได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร2. การรู้เทคโนโลยี(Technology literacy) ความชํานาญในเทคโนโลยีส่วนใหญ่มักจะเกี่ยวข้องกับความรู้ดิจิทัล ซึ่งครอบคลุมจากทักษะคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐานสู่ทักษะที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การแก้ไขภาพยนตร์ดิจิทัลหรือการเขียนรหัสคอมพิวเตอร์ 135
Pa ge | 142 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น3. การรู้สารสนเทศ (Information literacy) การรู้สารสนเทศเป็นอีกสิ่งที่สําคัญของการรู้ดิจิทัลซึ่งครอบคลุมความสามารถในการประเมินว่าสารสนเทศใดที่ผู้เรียนต้องการ การรู้วิธีการที่จะค้นหาสารสนเทศที่ต้องการออนไลน์และการรู้การประเมินและการใช้สารสนเทศที่สืบค้นได้การรู้สารสนเทศถูกพัฒนาเพื่อการใช้ห้องสมุด มันยังสามารถเข้าได้ดีกับยุคดิจิทัลซึ่งเป็นยุคที่มีข้อมูลสารสนเทศออนไลน์มหาศาลซึ่งไม่ได้มีการกรอง ดังนั้นการรู้วิธีการคิดวิเคราะห์เกี่ยวกับแหล่งที่มาและเนื้อหานับเป็นสิ่งจําเป็น 4. การรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เห็น (Visual literacy) การรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เห็นสะท้อนความสามารถของของผู้เรียนเกี่ยวกับความเข้าใจการแปลความหมายสิ่งที่เห็น การวิเคราะห์การเรียนรู้การแสดงความคิดเห็น และความสามารถในการใช้สิ่งที่เห็นนั้นในการทํางานและการดํารงชีวิตประจําวันของตนเองได้รวมถึงการผลิตข้อความภาพไม่ว่าจะผ่านวัตถุการกระทําหรือสัญลักษณ์การรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เห็นเป็นสิ่งจําเป็นสําหรับการเรียนรู้และการสื่อสารในสังคมสมัยใหม่5. การรู้การสื่อสาร (Communication literacy) การรู้การสื่อสารเป็นรากฐานสําหรับการคิด การจัดการ และการเชื่อมต่อกับคนอื่นๆในสังคมเครือข่าย ทุกวันนี้เด็กและเยาวชนไม่เพียงจําเป็นต้องเข้าใจการบูรณาการความรู้จากแหล่งต่างๆเช่นเพลงวิดีโอ ฐานข้อมูลออนไลน์และสื่ออื่นๆ พวกเค้ายังจําเป็นต้องรู้วิธีการใช้แหล่งสารสนเทศเหล่านั้นเพื่อเผยแพร่และแลกเปลี่ยนความรู้6. การรู้สังคม (Social literacy) การรู้สังคมหมายถึงวัฒนธรรมแบบการมีส่วนร่วม ซึ่งถูกพัฒนาผ่านความร่วมมือและเครือข่ายเยาวชนต้องการทักษะสําหรับการทํางานภายในเครือข่ายทางสังคม เพื่อการรวบรวมความรู้การเจรจาข้ามวัฒนธรรมที่แตกต่าง และการผสานความขัดแย้งของข้อมูลทักษะความเข้าใจและใช้เทคโนโลยีดิจิทัล9ด้านมีดังนี้1. การใช้คอมพิวเตอร์2. การใช้อินเทอร์เน็ต 3. การใช้งานเพื่อความมั่นคงปลอดภัย 4. การใช้โปรแกรมประมวลผลคํา 5. การใช้โปรแกรมตารางคํานวณ 6. การใช้โปรแกรมการนําเสนองาน 7. การใช้โปรแกรมสร้างสื่อดิจิทัล 8. การทํางานร่วมกันแบบออนไลน์9. การใช้ดิจิทัลเพื่อความมั่นคงและปลอดภัย Digital Literacy InternationalTelecommunication Union (ITU) ได้มีการกําหนดทักษะด้านดิจิทัล (Digital Skills) ออกเป็น3ระดับดังต่อไปนี้ 136
Pa ge | 143 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น1. ทักษะขั้นพื้นฐาน (Basic skills) เป็นการใช้งานเทคโนโลยีดิจิทัลได้อย่างง่ายๆ สามารถปฏิบัติงานได้ในขั้นพื้นฐานรู้จักฮาร์ดแวร์เช่น การใช้คีย์บอร์ด การใช้touch-screen เป็นต้น รู้จักซอฟต์แวร์เช่น การประมวลผลคํา(Wordprocessing) การจัดการไฟล์ข้อมูลบน หน้าจอ การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวบนโทรศัพท์มือถือ รวมถึงการใช้งานออนไลน์แบบพื้นฐาน เช่น อีเมล การค้นหา (Search) หรือ การกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ซึ่งการมีทักษะดิจิทัลในขั้นพื้นฐานนี้เพียงพอต่อการใช้ชีวิตประจําวัน สามารถติดต่อและเข้าถึงการให้บริการ ในรูปแบบดิจิทัลได้ไม่ว่าจะเป็นบริการอิเล็กทรอนิกส์ของภาครัฐ การซื้อขายออนไลน์หรือ บริการการเงินอิเล็กทรอนิกส์2. ทักษะขั้นกลาง (Intermediate skills) เป็นผู้ที่มีความสามารถในการใช้งาน เทคโนโลยีดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพทราบว่าจะนําเทคโนโลยีไปใช้ประโยชน์อย่างไร รวมถึงประเมินความสามารถของเทคโนโลยีเพื่อนํามาใช้ในการทํางานได้อย่างเหมาะสมสามารถใช้ซอฟต์แวร์ในการออกแบบสิ่งพิมพ์ต่างๆ โดยสามารถจัดวางรูปภาพและข้อความให้มีความสวยงาม (Desktop Publishing) ผู้ที่มีทักษะในขั้นนี้จะสามารถทํางานในด้านกราฟฟิก ดีไซน์(Digital GraphicDesign) หรือการทําการตลาดผ่านสื่อดิจิตอล (Digital Marketing) เป็นต้น 3. ทักษะขั้นสูง (Advanced skills) เป็นทักษะที่อยู่ในระดับผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น โปรแกรมเมอร์และผู้ดูแลระบบ ซึ่งในอนาคตจะมีงานจํานวนมาก ที่จําเป็นต้องใช้ผู้ที่มีทักษะดิจิทัลขั้นสูง ไม่ว่าจะเป็นงานที่เกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) การทํา Big data การเขียนโค้ด การดูแลความปลอดภัยบนโลกอินเทอร์เน็ต (Cybersecurity) Internet of Things (IoT) และการพัฒนาโมบายแอปพลิเคชัน เป็นต้นการพลิกผันทางดิจิทัล (Digital Disruption) คือ การเปลี่ยนแปลงอย่างสิ้นเชิง ที่เกิดจากเทคโนโลยีดิจิทัล ทําให้เกิดรูปแบบของธุรกิจสินค้า หรือบริการใหม่ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจเดิมอย่างรุนแรงเช่นKodak Mobile Broadband และ Nokia - สื่อสังคมออนไลน์(Social Media) หมายถึง สื่อที่มีการใช้งานผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตที่มีการตอบสนองได้หลายทิศทางผู้ใช้สามารถมีปฏิสัมพันธ์โต้ตอบกันได้ - อภิมหาข้อมูล (Big Data) หมายถึง ข้อมูลที่มากมายมหาศาล ซึ่งเป็นปรากฎการณ์ที่เกิดขึ้นเนื่องจากพัฒนาการของเทคโนโลยีและระบบต่าง ๆ ทําให้มีข้อมูลเกิดขึ้นอย่างมากมายมหาศาลแบบที่ไม่เคยเป็นมาก่อน และไม่สามารถจัดการด้วยวิธีการแบบเดิม - การประมวลผลแบบกลุ่มเมฆ (Cloud Computing) หมายถึง ลักษณะของการทํางานของผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ผ่านอินเตอร์เน็ตที่ให้บริการใดบริการหนึ่งกับผู้ใช้พัฒนาขึ้นต่อมาจากความคิดและบริการของเวอร์ชัวไลเซชันและเว็บเซอร์วิซ - ปัญญาประดิษฐ์(Artificial Intelligence : AI) หมายถึง ความฉลาดเทียมที่สร้างขึ้นให้กับสิ่งที่ไม่มีชีวิต อุตสาหกรรมที่จะถูกระบบ AI เข้ามาเปลี่ยนแปลงอย่างสิ้นเชิง เช่น การดูแลสุขภาพการตลาดวิถีชีวิตการคมนาคม และการเงิน 137
Pa ge | 144 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น- อินเตอร์เน็ตของสรรพสิ่ง (Internet of Things : IOT) หมายถึง เครือข่ายของวัตถุอุปกรณ์พาหนะ สิ่งปลูกสร้างและสิ่งของอื่นๆ ที่มีวงจรอิเล็กทรอนิกส์ซอฟแวร์เซ็นเซอร์ฝังตัวอยู่สามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเตอร์เน็ตและทําให้วัตถุเหล่านั้น สามารถเก็บบันทึกแลกเปลี่ยนข้อมูล และควบคุมผ่านอินเตอร์เน็ตได้- สกุลเงินดิจิทัล Cryptocurrency / Blockchain แบ่งเป็น 1) Cryptocurrency คือ สกุลเงินดิจิทัล สามารถใช้ซื้อสินค้าและบริการต่างๆได้การซื้อขายจะต้องผ่านอินเตอร์เน็ต 2) Blockchain คือ เทคโนโลยีอัจฉริยะ ที่บันทึกข้อมูลในรูปแบบของ Block - เทคโนโลยีหุ่นยนต์ขั้นสูง (Advanced robotics) คือ การใช้หุ่นยนต์ทํางานแทนมนุษย์ในงานที่มีความยากลําบาก มีระดับความเสี่ยง และระดับความอันตรายสูง - ยานพาหนะไร้คนขับ (Autonomous Vehicles) คือ หนึ่งในพัฒนาการของการนํา เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในการควบคุมรถยนต์แทนมนุษย์แบ่งได้5 ระดับ ดังนี้ระดับที่1 การช่วยเหลือคนขับ ระดับที่2 ควบคุมทิศทางและความเร็วได้อย่างอัตโนมัติแต่ยังมีคนขับคอยควบคุมดูแลระดับที่3 คนขับสามารถละความสนใจจากการควบคุมต่างๆ ได้ระดับที่4 ควบคุมการทํางานของระบบได้อย่างอัตโนมัติทั้งหมดตามเงื่อนไขระดับที่5 เป็นยานยนต์อัตโนมัติโดยสมบูรณ์เทียบเท่ามนุษย์- อากาศยานไร้คนขับ (Anmanned Aerial Vehicle : UAV) คือ เรียกอีกชื่อหนึ่งว่าโดรน(Drone) พัฒนามาตั้งแต่สงครามโลกครั้งที่1 ใช้ในภารกิจ ทางทหาร ปัจจุบันใช้งานในหลากหลายรูปแบบ- เครื่องพิมพ์3 มิติ(3 D Printing) คือ เกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศประโยชน์ของการพัฒนา Digital Literacy 1. ประโยชน์สําหรับบุคลากร 1.1 ทํางานได้รวดเร็วลดข้อผิดพลาดและมีความมั่นใจในการทํางานมากขึ้น1.2 มีความภาคภูมิใจในผลงานที่สามารถสร้างสรรค์ได้เอง 1.3 สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการทํางานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น1.4 สามารถระบุทางเลือกและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 1.5 สามารถบริหารจัดการงานและเวลาได้ดีมากขึ้นและช่วยสร้างสมดุลในชีวิตและการทํางาน 1.6 มีเครื่องมือช่วยในการเรียนรู้และเติบโตอย่างเหมาะสม 2. ประโยชน์สําหรับส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐ 2.1 หน่วยงานได้รับการยอมรับว่ามีความทันสมัย เปิดกว้าง และเป็นที่ยอมรับซึ่งจะช่วยดึงดูดและรักษาคนรุ่นใหม่ที่มีศักยภาพสูง มาทํางานกับองค์กรด้วย 2.2 หน่วยงานได้รับความเชื่อมั่นและไว้วางใจ จากประชาชนและผู้รับบริการมากขึ้น2.3 คนในองค์กรสามารถใช้ศกัยภาพในการทํางานที่มีมูลค่าสงู (HighValue Job) มากขึ้น138
Pa ge | 145 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น2.4 กระบวนการทํางานและการสื่อสารขององค์กร กระชับขึ้น คล่องตัวมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 2.5 หน่วยงานสามารถประหยัดทรัพยากร (งบประมาณและกําลังคน) ในการดําเนินงานได้มากขึ้น การใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานในยุค Thailand 4.0 ปัจจุบันพัฒนาการและการนําเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในองค์การในยุค Thailand4.0ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม ซึ่งก่อให้เกิดความท้าทายแก่ผู้บริหารในอนาคตให้นําเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่หน่วยงาน โดยผู้บริหารต้องมีความรู้ความเข้าใจ และวิสัยทัศน์ต่อแนวโน้มของเทคโนโลยีเพื่อให้สามารถตัดสินใจนําเทคโนโลยีมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราสามารถจําแนกผลกระทบของเทคโนโลยีที่มีต่อการทํางานขององค์การออกเป็น 5 ลักษณะ ดังต่อไปนี้1. การปรับปรุงรูปแบบการทํางานขององค์การเทคโนโลยีในยุค Thailand 4.0หลายอย่างได้ถูกนําเข้ามาใช้ภายในองค์การ และส่งผลให้กระบวนการทํางานได้เปลี่ยนรูปแบบไป ตัวอย่างเช่น การนําเอาเทคโนโลยีไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์(electronic - mail) เข้ามาใช้ภายในองค์การ ทําให้การส่งข่าวสารไม่ต้องใช้พนักงานเดินหนังสืออีกต่อไปตลอดจนลดการใช้กระดาษที่ต้องพิมพ์ข่าวสารและสามารถส่งข่าวสารไปถึงบุคคลที่ต้องการได้เป็นจํานวนมากและรวดเร็ว หรือเทคโนโลยีสํานักงานอัตโนมัติ(office automation) ที่เปลี่ยนรูปแบบของกระบวนการทํางานและประสานงานในองค์การให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น และเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการบริหารงานของผู้บริหารในระดับต่างๆ ขององค์การ 2. การสนับสนุนการดําเนินงานเชิงกลยุทธ์โดยเทคโนโลยีในยุค Thailand4.0จะผลิตสารสนเทศที่สําคัญให้แก่ผู้บริหารที่จะใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจและการสร้างความได้เปรียบเหนือกว่าคู่แข่งขัน ในอนาคตการแข่งขันในแต่ละอุตสาหกรรม จะมีความรุนแรงมากขึ้น การบริหารงานของผู้บริหารที่อาศัยเพียงประสบการณ์และโชคชะตาอาจจะไม่เพียงพอ แต่ถ้าผู้บริหารมีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพมาประกอบในการตัดสินใจ ก็จะสามารถแก้ไขปัญหาและบริหารงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น 3. เครื่องมือในการทํางานเทคโนโลยีถูกนําเข้ามาใช้ภายในองค์การ เพื่อให้การทํางานคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ เช่น การออกเอกสารต่างๆ โดยใช้คอมพิวเตอร์การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบชิ้นส่วนของเครื่องจักร และการควบคุมการผลิต เป็นต้น เราจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีสามารถที่จะนํามาประยุกต์ในหลายๆด้าน โดยเทคโนโลยีจะช่วยเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงคุณภาพของการที่จะนํามาประยุกต์ในหลายๆด้านโดยเทคโนโลยีจะช่วยเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงคุณภาพของการทํางานให้ดีขึ้น หรือแม้กระทั่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของแรงงานและวัสดุสิ้นเปลืองต่าง ๆลง แต่ยังคงรักษาหรือเพิ่มคุณภาพในการทํางานหรือการให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้นซึ่งเป็นที่แน่นอนว่าเทคโนโลยีจะถูกนําเข้ามาใช้ในการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงกระบวนการในการดําเนินงานขององค์การมากขึ้นในอนาคต 139
Pa ge | 146 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น4. การเพิ่มผลผลิตของงานโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือ PC ถูกพัฒนาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตลอดจนการใช้งานสะดวกและไม่ซับซ้อนเหมือนอย่างคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่นอกจากนี้ในท้องตลาดยังมีชุดคําสั่งประยุกต์(application software) อีกมากมายที่สามารถใช้งานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตของงานได้อย่างมากและเมื่อต่อคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเข้ากับระบบเครือข่ายก็จะทําให้องค์การสามารถรับ-ส่งข้อมูลและข่าวสารจากทั้งภายในและภายนอกองค์การได้อีกด้วยดังนั้น ในอนาคตคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลจะกลายเป็นเครื่องมือหลักของพนักงานและผู้บริหารขององค์การ 5. เทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสารในช่วงแรกของการนําคอมพิวเตอร์มาใช้งานทางธุรกิจคอมพิวเตอร์จะถูกใช้เป็นเพียงอุปกรณ์หลักที่ช่วยในการเก็บและคํานวณข้อมูลต่างๆ เท่านั้น ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ได้ถูกพัฒนาให้มีศักยภาพมากขึ้น โดยสามารถที่จะต่อเป็นระบบเครือข่ายเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์ปัจจุบันผู้ใช้สามารถติดต่อเพื่อที่จะแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารซึ่งกันและกันได้จากทุกหนทุกแห่งทั่วโลกคอมพิวเตอร์จึงมีบทบาทที่สําคัญมากกว่าการเป็นเครื่องมือที่เก็บและประมวลผลข้อมูลเหมือนอย่างในอดีตต่อไป140
Pa ge | 147 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น
Pa ge | 148 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นรายงานสรุปสาระสําคัญ หมวดที่2 วิชาเฉพาะตําแหน่ง 10. เทคนิคการจัดประชุมและสัมมนา ผู้บรรยายโดย : นางสาวณิชาภา แก้วประดับ อาจารย์มหาวิทยาลัย การประชุม หมายถึง การมารวมกันเพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือมาร่วมพบกันเพื่อปรึกษาหารือกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง การจัดประชุม เป็นเรื่องที่ต้องเกิดขึ้นอยู่เสมอในการทํางาน วางแผน และระดมความคิดเพื่อให้คณะผู้ร่วมงานเกิดความเข้าใจตรงกันรวมทั้งดําเนินงานตามแผนที่วางไว้ให้บรรลุตามเป้าหมายไปได้ด้วยดีสิ่งสําคัญที่จะทําให้การประชุมสัมฤทธิ์ผลนั้นเกิดจากการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ ประโยชน์ของการประชุม หากองค์กรสามารถจัดการประชุมได้ดี - ประหยัดเวลา - ได้ผลสรุปที่ดี - สร้างความกระตือรือร้นและสร้างพลังความร่วมมือ - เป็นการระดมพลังความคิดในองค์กร - สร้างให้องค์กรเกิดการทํางานเป็นทีม - สร้างภาวะผู้นําในการประชุม ประเภทการประชุม การจัดประชุมจะแบ่งประเภทการประชุมตามวัตถุประสงค์ในแต่ละครั้ง ดังนี้1. การประชุมเพื่อแจ้งทราบ เน้นชี้แจงหรืออธิบายรายละเอียด คําสั่ง นโยบาย ความก้าวหน้าของการปฏิบัติการประชุมเพื่อขอความคิดเห็น เน้นเปิดรับฟังข้อคิดเห็นขอผู้เข้าร่วมการประชุม เพื่อนําไปพิจารณาตัดสินใจสู่ข้อยุติต่างๆต่อไป2. การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น เน้นเปิดรับฟังข้อคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการประชุม เพื่อนําไปพิจารณาตัดสินใจสู่ข้อยุติต่างๆต่อไป 3. การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน เน้นอภิปรายเพื่อหาข้อตกลงเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกัน โดยเรื่องนั้นเกี่ยวเนื่องกับผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่าย 4. การประชุมเพื่อหาข้อยุติ เน้นอภิปราย แสดงความคิดเห็น เพื่อหาข้อยุติหรือวิธีแก้ไขปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง 142
Pa ge | 149 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุม การจัดประชุมประกอบด้วยผู้เข้าร่วมการประชุมที่เป็นองค์ประชุมหลัก 3 ตําแหน่ง ได้แก่ ประธานเลขานุการ และผู้เข้าร่วมประชุม 1. ประธาน ในการจัดประชุม ประธานจะทําหน้าที่คิด วางแผน และดําเนินการประชุมทั้งหมดเพื่อให้การประชุมบรรลุวัตถุประสงค์และเป็นไปอย่างราบรื่น หน้าที่ของประธานในการจัดประชุม 1) ก่อนประชุม หารือร่วมกับเลขานุการเพื่อกําหนดระเบียบวาระการประชุมรวมทั้งศึกษารายละเอียดของ ระเบียบวาระนั้น เพื่อสร้างแนวทางในการดําเนินการประชุมต่อไป 2) ระหว่างประชุม ดําเนินการประชุม โดยเริ่มแจ้งระเบียบวาระการประชุมใหัชัดเจน ดําเนินการประชุมให้ราบรื่นเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง รวมทั้งคอยสรุปประเด็นสําคัญของแต่ละเรื่อง3) หลังประชุม ตรวจร่างรายงานการประชุมร่วมกับเลขานุการรวมทั้งติดตามการดําเนินการตามมติการประชุม2. เลขานุการ ถือเป็นผู้ช่วยที่คอยสนับสนุนประธานให้วางแผนและดําเนินการจัดประชุมได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพรวมทั้งเก็บรายละเอียดการประชุมทุกอย่างให้ครบถ้วน หน้าที่ของเลขานุการ 1) ก่อนประชุม หารือร่วมกับประธานในการวางแผนและกําหนดระเบียบวาระการประชุมจัดเตรียมข้อมูลและสถานที่ในการประชุมล่วงหน้า รวมทั้งแจ้งกําหนดการต่างๆ ให้สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมรับทราบ พร้อมเข้าประชุม 2) ระหว่างประชุม สังเกตและอํานวยความสะดวกให้แก่ประธาน และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน รวมทั้งชี้แจงรายละเอียดระเบียบวาระต่างๆ และช่วยประธานในการทําสรุปมติที่ประชุม 3) หลังประชุม จัดทําร่างมติเสนอประธาน รวมทั้งร่วมมือกับประธานให้เร่งดําเนินการตามมติประชุม 3. ผู้เข้าประชุม ถือเป็นอีกหนึ่งคนสําคัญที่ช่วยให้การประชุมขับเคลื่อนและบรรลุวัตถุประสงค์ได้ตามที่ตั้งใจหน้าที่ของสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมมีรายละเอียดแยกย่อยไปตามลําดับการประชุมแต่ละโอกาส 143
Pa ge | 150 รายงานผลการฝึกอบรมหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่16๗ สถาบันพัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นหน้าที่ของเลขานุการ 1)ก่อนประชุม ควรศกึษารายละเอียดของระเบียบวาระการประชุม เพื่อให้เตรียมตัวและข้อมูลอื่นๆมาร่วมประชุมได้อย่างพร้อมเพรียง 2) ระหว่างประชุม ร่วมรับฟัง อภิปราย แสดงความคิดเห็น และลงมติตามสมควร เพื่อให้การประชุมดําเนินไปอย่างราบรื่น รวมทั้งเตรียมพร้อมรับมอบหมายหน้าที่งานอื่นตามมติประชุม 3) หลังประชุม ร่วมกันตรวจร่างรายงานการประชุมให้ถูกต้องและชัดเจน รวมทั้งดําเนินปฏิบัติตามมติประชุมที่ได้รับมอบหมาย ขั้นตอนการจัดประชุม การจัดประชุมให้ประสบผลสําเร็จนั้นประกอบด้วยขั้นตอนหลายอย่าง โดยแบ่งขั้นตอนหลักออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่ขั้นเตรียมการวางแผน ขั้นดําเนินการประชุม และขั้นปิดการประชุมและติดตามผลดังนี้1. ขั้นเตรียมการวางแผน จัดทําระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุมถือเป็นหัวใจสําคัญในการจัดประชุมโดยควรเริ่ม วางแผนจัดระเบียบวาระจากการลงรายละเอียด ดังนี้ - วัตถุประสงค์ของการประชุม * จัดการประชุมเพื่ออะไร - ผู้เข้าร่วมการประชุม * การประชุมนี้ควรเชิญใครบ้าง * ใครที่ให้รายละเอียดอนัเป็นประโยชน์หรือมีผลประโยชน์เกยี่วเนอื่งกับวาระการประชมุบ้าง- วาระการประชุม * การประชุมครั้งนี้จะพูดเรื่องใดบ้าง * ควรพูดเรื่องใดก่อนหลัง - กําหนดการประชุม * เนื้อหากําหนดการประกอบด้วยวัตถุประสงค์การประชุม วัน เวลา สถานที่โดยควรแจ้งอย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวได้พร้อม จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ควรเตรียมสถานที่ที่รองรับจํานวนผู้เข้าร่วมการประชุมได้ทั้งหมด และตอบรับกับลักษณะและประเภทของการประชุม รวมทั้งเตรียมโสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ ให้ครบถ้วนเช่นไมโครโฟน โปรเจ็กเตอร์การเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตให้พร้อมใช้งาน จัดวางโต๊ะเก้าอี้นั่งภายในห้องประชุมให้มีบรรยากาศลักษณะเป็นมิตรสนับสนุนซึ่งกันและกัน เช่น การจัดโต๊ะกลม หลีกเลี่ยงการจัดที่นั่งในลักษณะเผชิญหน้านั่งตรงข้ามกัน เนื่องจากตําแหน่งที่นั่งมีผลต่อทางด้านจิตวิทยา การนั่งเผชิญหน้าแบ่งเป็นฝ่ายส่งผลให้เกิดความอึดอัดและรู้สึกว่าไม่เป็นพวกเดียวกัน อาจทําให้เกิดข้อขัดแย้งโต้เถียงกันได้ง่าย จัดเตรียมเอกสาร - เอกสารวาระการประชุม - รายงานการประชุม - เอกสารประกอบการประชุม 144