kolokium NPQEL bahag 1

KOLOKIUM GRADUAN NPQEL 2017 - Siri 1

MENINGKATKAN KEBERKESANAN PENGURUSAN KEWANGAN
SEKOLAH DENGAN MENGGUNAKAN ‘i-tick’

Maznah binti Ariffin
Amnilan 2/2014
Pengetua

SMK Semambu, Kuantan, Pahang

ABSTRAK

Amalan pengurusan kewangan yang cekap dan teratur dalam organisasi pendidikan dapat
menjadikan sekolah khususnya mencapai kecemerlangan. Ini bertepatan dengan pandangan
Maszuria Adam (2008), wang yang diurus dengan bijaksana mempunyai hubungan signifikan
terhadap kejayaan sekolah. Borang ‘i-tick’ yang digunapakai membantu dalam pengurusan
kewangan yang lebih sistematik dan memastikan tatacara kewangan dilaksanakan dengan
betul. Pelaksanaan borang ‘i-tick’ bersama dengan fail nota minta dan Sistem Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) membantu dalam melancarkan pengurusan kewangan
sekolah. Komitmen guru dan pembantu tadbir pula menjadi salah satu faktor utama kejayaan
program ini. Penurunan bilangan keciciran dokumen kewangan selepas borang ‘i-tick’ ini
dilaksanakan membuktikan program ini dapat membantu dalam meningkatkan keberkesanan
pengurusan kewangan yang merupakan salah satu aspek penting dalam memacu kelancaran
pengurusan sekolah.

Kata Kunci: ‘i-tick’ , keberkesanan, pengurusan kewangan

1.0 PENGENALAN

SMK Semambu terletak di Jalan Jabor berhampiran dengan kuarters loji air Semambu
dan bersebelahan dengan SK Air Putih. Sekolah ini telah dibuka pada 4 Januari 2001
dengan keluasan 20 hektar. Pada asalnya sekolah ini mempunyai 114 orang murid
sahaja manakala bilangan guru pula adalah seramai 10 orang. Kini setelah hampir 16
tahun beroperasi, SMK Semambu telah mengukir pelbagai kejayaan sehingga berada
pada tahapnya yang tersendiri. Bilangan murid adalah seramai 736 orang (setakat Nov
2017) dan terdiri daripada berbilang kaum. Jumlah guru adalah 69 orang dan anggota
kumpulan sokongan seramai 12 orang.

Pengurusan kewangan merupakan aspek penting dalam urus tadbir sesebuah organisasi.
Menurut Zaidatol Akmaliah, (2001), pengetua selaku pentadbir sekolah adalah
bertanggungjawab penuh bagi merancang, mengurus, mengawal serta menentukan
pengurusan kewangan dilakukan dengan cekap dan berkesan. Pentadbir sekolah perlu
merangka strategi dalam usaha menambahbaik pengurusan kewangan yang berkualiti
dengan mengambil kira amalan-amalan terbaik tanpa mengetepikan undang-undang
dan peraturan-peraturan kewangan yang telah ditetapkan. ‘Buku Panduan Perakaunan
Kewangan Sekolah’ atau surat-surat pekeliling kewangan boleh menjadi rujukan kepada
pengurus kewangan sebagai punca kuasa dalam menguruskan kewangan sekolah.
Pengurusan kewangan sekolah adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat di
bawah Akta Pelajaran 1961 dan Accounts & Audit Rules 1962. Di bawah peruntukan ini,
pihak sekolah perlu menyimpan akaun dan rekod lain yang berkaitan dengan sempurna

190

PERKONGSIAN AMALAN TERBAIK

dan tepat. Penyata Kewangan Tahun berkenaan perlu dikemukakan kepada pihak audit
pada setiap tahun. Adalah menjadi harapan agar impak program ini dapat membantu
dalam meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan sekolah.

2.0 INOVASI / AMALAN TERBAIK

Hasil daripada pengemaskinian dokumen kewangan tahun 2015 sebelum dihantar
kepada audit sekolah, didapati terdapat banyak keciciran maklumat dan kesilapan dalam
dokumen kewangan. Keciciran dokumen disebabkan beberapa faktor seperti kehilangan
dokumen, dikepilkan pada dokumen yang berlainan, kertas kerja tidak dikepilkan bersama
dan dokumen disimpan dalam fail yang salah.

Jadual 1: Bilangan keciciran dokumen kewangan tahun 2015

Bil Perkara/Item Tiada nota minta Bilangan Kes
1 Rekod kewangan tidak diselenggarakan Tiada salinan cek 25
LO asal tidak disertakan 4
dengan baik Aset tidak didaftarkan 5
Tiada kertas kerja 5
2 Rekod kewangan tidak dikemaskini 15
3 Pembayaran tanpa dokumen sokongan

Berdasarkan kepada Jadual 1, masalah keciciran dokumen kewangan tersebut boleh
memberi kesan negatif kepada laporan kewangan sekolah. Pembantu tadbir dan guru
perlu meluangkan masa mencari semula dokumen yang diperlukan sebelum dihantar
kepada pihak audit. Kaedah 5 Why digunakan untuk mencari punca atau mengenalpasti
akar kepada masalah.

Rajah 1: Kaedah 5 why



Dalam usaha menyelesaikan masalah tersebut, borang i-tick digunapakai untuk
membantu meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan di sekolah. Penggunaan
borang ini tidak membebankan malah dapat membantu dalam proses penyemakan

191

KOLOKIUM GRADUAN NPQEL 2017 - Siri 1

dokumen kewangan. Namun begitu, borang i-tick hanya memfokuskan kepada lapan
item dokumen kewangan iaitu baucar, resit, salinan cek, invois, pesanan sekolah, nota
minta, kertas kerja dan daftar aset. Penggunaan borang ini melibatkan penyemakan oleh
semua pentadbir, ketua pembantu tadbir dan penyediaan dokumen oleh pembantu tadbir
kewangan sekolah. borang i-tick dilampirkan pada sudut kiri bahagian hadapan dokumen
kewangan. Pembantu tadbir perlu melengkapkan bahagian A yang mengandungi enam
item sebelum menghantar dokumen kewangan kepada pengetua. Dokumen kewangan
ini perlu disertakan dengan fail nota minta untuk mengelakkan berlakunya keciciran
pembayaran. Setelah semua dokumen disemak dan ditandatangani oleh pengetua
penolong kanan atau ketua pembantu tadbir pula perlu menyemak bahagian B. Borang
i-tick digunakan pada setiap dokumen kewangan semasa proses pembayaran dibuat
pengetua perlu memastikan pembantu tadbir menyediakan semua dokumen berkaitan
dalam tempoh yang ditetapkan untuk mengelakkan kelewatan pembayaran. Pemantauan
yang berterusan perlu dilaksanakan bukan sahaja kepada dokumen kewangan atau
tatacara pembelian, tetapi juga sistem e-spkws. Kesilapan dalam memasukkan data
pembayaran atau kewangan tidak dapat diperbaiki di peringkat sekolah sebaliknya perlu
dirujuk di peringkat kementerian.

Rajah 2: Contoh borang i-tick

192

PERKONGSIAN AMALAN TERBAIK

Rajah 3: Carta alir penggunaan borang i-tick

3.0 IMPAK

Rajah 4: Perbandingan bilangan kes keciciran dokumen kewangan

Rajah 4 menunjukkan bilangan keciciran dokumen kewangan 2016 adalah sifar dengan
penggunaan borang i-tick. Manakala laporan audit bagi tahun kewangan 2016 berjaya
mendapat status baik berbanding tahun kewangan 2015.

193

KOLOKIUM GRADUAN NPQEL 2017 - Siri 1

Jadual 2: Perbandingan laporan pengurusan kewangan sekolah bagi tahun berakhir 31 Disember

Bil Tahun Kewangan Keputusan Audit

1 2015 Memuaskan

2 2016 Baik



4.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Penggunaan borang i-tick perlu seiring dengan e-SPKWS terutama dalam proses
penyemakan bil yang telah atau belum dibayar. Jadual pemeriksaan secara bulanan
akan disediakan sebagai penambahbaikan untuk menyemak sistem online agar selari
dengan dokumen kewangan yang disediakan. Keseluruhannya, penggunaan boring i-tick
berjaya menyelesaikan masalah keciciran dokumen kewangan dalam proses pembelian
atau pembayaran. Banyak perkara perlu diambil kira dalam menguruskan kewangan
termasuklah budaya kerja berpasukan. Adalah diharapkan penggunaan borang ini dapat
membantu dalam proses penyediaan dokumen kewangan dan seterusnya meningkatkan
keberkesanan pengurusan kewangan sekolah.

5.0 RUJUKAN

Kementerian Pendidikan Malaysia. (1994). Garis panduan perakaunan dan kewangan
sekolah. Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka.

Maszuria Adam, Azuraida Shahadan, Muhammad Faizal A. Ghani & Shahril Marzuki.
(2008) Keberkesanan pengurusan kewangan ke arah membangunkan modal insan:
Satu panduan. Jurnal Masalah Pendidikan, 31(1), Fakulti Pendidikan, Universiti
Malaya, Kuala Lumpur.

Zaidatol Akmaliah Lope Pihie (2001) Pentadbiran pendidikan. Kuala Lumpur, Fajar bakti
Sdn. Bhd

194