บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 393 ใหคุณลองคลิกไอคอนรูปแวนขยาย ดานหลังของชอง รหัสงบ คุณจะพบกับงบการเงินประเภทตางๆ เชน งบ สงบ โรชา ทุน โดยแบงตามวิ การบันทึก (Perpetual หรือ Periodcl รูป รูปที่ 22 งบการเงินประเภทตางๆ ในที บอยกตัวอยางขอบเขตการพิมพงบดุล ซึ่งเมื่อคุณเลือกเขาที่ งบดุลสําหรับการบันทึกแบบ Perpetual จะแสดงหนาจอดังรูป 59 งบการเงิน รูปที่ 23 ขอบเขตรายงานเมื่อมีการสั่งพิมพงบดุล
394 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 งวดบัญชีแตละงวดก็จะเปนงวดบัญชี หากคุณเริ่มตนรอบบัญชีตั้งแตวันที่ 1 มกราคม เดือนในปปฏิทิน เชน งวดที่ 1 คือ เดือนมกราคม งวดที่ 2 คือ เดือนกุมภาพันธ ตามลําดับ แตหากคุณไมไดเริ่มรอบ บัญชีในวันที่ 1 มกราคมคุณจะตองระบุงวดใหถูกตองกับเดือนที่ตองการจะดูงบการเงิน นอกจากนั้น คุณยังสามารถเลือกดูงบการเงิน ประเภทตาง ๆ เปนรายวัน โดยใหคุณระบุในชองงวดใหเปน 0 โปรแกรมจะใหคุณปอน ชวงวันที่ที่ตองการ สําหรับแผนก ระบุแผนกที่ตองการจะดูงบการเงิน โดยหากปอนเปนเครื่องหมาย : เปนการกําหนดให แสดงจํานวนเงินรวมของทุกแผนก หรือแมคุณจะไมไดแยกแผนกไว ไดเชนเดียวกัน ในกรณีคุณมี แผนกเปนจํานวนมาก และตองการดูงบการเงินของแผนกเพียงบางชวง เชน เฉพาะแผนกที่ขึ้นตนดวย ตัวอักษร 'A' คุณสามารถระบุในชองแผนกในรูปแบบ “A” ได หรือหากตองการดูเฉพาะแผนกที่มี รหัสตัวที่ 2 เปน “A” ก็จะปอนในชองสําหรับแผนกเปน “A” ไดเชนเดียวกัน ดวย หลักการเชนนี้จะ ทําใหคุณดูงบการเงินประเภทตาง ๆ ไดอยางหลากหลาย พิมพทุกบรรทัด บัญชีตาง ๆ ที่แสดงในงบการเงินอาจจะเกิดจากผลการคํานวณของ เลขที่บัญชี มากกวา 1 เลขที่บัญชี ซึ่งในงบการเงินที่คุณนําสงใหกับผูบริหารอาจจะ แสดงเฉพาะยอดผลรวมนี้ เทานั้น แตเมื่อคุณตองการนํามาตรวจสอบยอด คุณอาจจะ กําหนดใหแสดงบัญชีทุก ๆ บัญชีที่อยูใน งบการเงินนี้ขึ้นมา คําอธิบายกวาง กําหนดความกวางของชองคําอธิบายในงบการเงิน ซึ่งคุณอาจจะกําหนดใหมีความ กวางนอยลง (จากคาปกติคือ 60 ตัวอักษร) เพื่อใหสามารถพิมพงบ การเงินที่มีความกวางมากกวา 1 คอลัมนลงในกระดาษขนาดเล็กไดเพียงพอ เริ่มพิมพหนา...ถึง... กําหนดเลขที่หนาที่ตองการจะเริ่มพิมพ และเลขที่หนาที่จะสิ้นสุดการพิมพ จํานวนบรรทัด จํานวนบรรทัดที่จะพิมพลงในกระดาษ 1 หนา ซึ่งคุณสามารถกําหนด เพิ่มขึ้นหรือ ลดลงไดตามความยาวของกระดาษที่ใช
บทที่25 เรื่อง การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม โปรแกรม Express ได้เตรียมรายงานประเภทต่างๆไว้เป็นจำนวนมาก เพื่อให้คุณได้เลือกใช้งานได้ตามต้องการ แต่ หากคุณมีความจำเป็นต้องการนำข้อมูลซึ่งไม่มีแสดงอยู่ในรายการมาตรฐานของโปรแกรม คุณสามารถสร้าง รายงานโดยการแก้ไขจากรายงานมาตราฐานที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ไห้ได้ ส่วนประกอบของวิธีการแก้ไข แบบฟอร์มหรือรายงานในโปรแกรมจะมีวิธีคล้ายๆกัน ดังนั้นในตอนต้นของเนื้อหานี้จะกล่าวถึงความหมายของ ส่วนประกอบต่างๆในแบบฟอร์มและรวมถึงรายงานด้วย โดยตัวอย่างจะอ้างอิงมาจากการแกไขแบบฟอร์ม ซึ่งคุณ สามารถนำไปใช้ในการสร้างหรือแก้ไขรายงานได้เช่นเดียวกัน โปรแกรม Express จะมีรายงานอยู่ 2ประเภท คือ 1.แบบฟอร์ม หมายถึง รูปแบบของเอกสารต่างๆ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้าหรือใบเสร็จรับเงิน เป็นต้นซึ่งจะมอยู่ ในทุกๆหน้าจอ ที่มีการบันทึกข้อมูลประจำวัน เช่น ซื้อสินค้าเป็นเงินสด เงินเชื่อ ขายเชื่อ รับชำระหนี้ 2.รายงาน หมายถึง รูปแบบการแสดงข้อมูลในลักษณะต่างๆ เพื่อใช้ในการบริหารงาน โดยสามารถนำข้อมูลที่ วิเคราะห์ มาตัดสินใจ หรือ เพื่อวัตถุประสงค์อื่นสามารถพิมๆของกิจการ เช่น ภาษีขาย รายการค้าคงเหลือ วิเคราะห์การขายที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ไห้ซึ่งสามารถพิมพ์ได้ตลอดเวลา เมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้ามาแล้ว
ชนิดของแบบฟอร์มในโปรแกรม โปรแกรมได้เตรียมแบบฟอร์มเอกสารไว้ 2 แบบหลักๆ คือ 1.แบบฟอร์มแบบมีเส้น แบบฟอร์มที่มีเส้นกรอบตาราง ใช้สำหรับพิมพ์ในกระดาษเปล่า บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด 128/52-53 อาคารพญาไซพลาซ่า ห้อง5 เอ็น-5โล อ.พญาไท เขตราชเทวี กรุงเทพมหานคร 10400 (02)216-5924-7 FAX:216-5899 ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 3101888669 ลูกค้า อินเดอเนย เลขที่ใบกำกับ IV0000002 หจก.อินเตอร์เน็ตคอมมิวนิเตชั่น 387/8 ช.ธนาคารอาคารสงเคราะห์ 1 วันที่ 07/01/47 อ.งามวงศ์วาน จ.นนทบุรี 11000 เครดิต 30วัน ครบกำหนด 06/02/47 โทร. 588-4524 2546 FAX:588-2445 เลขที่ใบสั่งขาย ลวช. อ้างอิง พนักงานขาย อารี-ศรีสุข ขนส่งโดย เขตการขาย กรุงเทพ jb รหัสสินค้า/รายละเอียด จำนวน หน่วยละ จำนวนเงิน 1 01-INTL-CL-600 ซีพียู อินเชล ซีลิออน 600 M 2.0 ตัว 4,000.000 8,000.00 2 01-Intl-P3-750 ซีพียู เพนเทียม ทรี 750 MHz 2.0 ตัว 8,000.000 16,000.00
2.แบบฟอร์มแบบไม่มีเส้น พิมพ์เฉพาะข้อมูล สำหรับพิมพ์ลงในแบบฟอร์ม ลูกค้า อินเดอเนย เลขที่ใบกำกับ IV0000002 หจก.อินเตอร์เน็ตคอมมิวนิเตชั่น 387/8 ช.ธนาคารอาคารสงเคราะห์ 1 วันที่ 07/01/47 อ.งามวงศ์วาน จ.นนทบุรี 11000 เครดิต 30วัน ครบกำหนด 06/02/47 โทร. 588-4524 2546 FAX:588-2445 เลขที่ใบสั่งขาย ลวช. อ้างอิง พนักงานขาย อารี-ศรีสุข ขนส่งโดย เขตการขาย กรุงเทพ รหัสสินค้า/รายละเอียด จำนวน หน่วยละ จำนวนเงิน 1 01-INTL-CL-600 ซีพียู อินเชล ซีลิออน 600 M 2.0 ตัว 4,000.000 8,000.00 2 01-Intl-P3-750 ซีพียู เพนเทียม ทรี 750 MHz 2.0 ตัว 8,000.000 16,000.00
การแก้ไขแบบฟอร์มต่างๆของโปรแกรม หากต้องการแก้ไขแบบฟอร์มโปรแกรม ให้ตรงกับฟอร์มที่คุณพิมพ์มาจากโรงพิมพ์ ให้คุณไปที่เมนูที่คุณป้อนข้อมูล ของแบบฟอร์มนั้นๆ เช่น หากใบกำกับภาษี คุณต้องการที่ เมนูขาย ข้อ4 ขายเงินเชื่อ ไห้คลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสาร ความหมายของแต่ละหัวในเมนูพิมพ์ 1.พิมพ์ใบกำกับ เป็นหัวข้อที่จะเก็บแบบฟอร์มที่คุณได้แก้ไขแล้ว เพื่อสามารถพิมพ์แบบฟอร์มที่ถูกต้องได้ทันที โดยไม่ต้องแก้ไขแบบฟอร์มใหม่อีกครั้งในเมนูขายเงินเชื่อ สามารถแก้ไขได้ทั้งหมด 9 แบบฟอร์ม 2.แก้ไขแบบทดสอบ ในหัวข้อที่จะใช้สำหรับการแก้ไขแบบฟอร์มให้ตรงกับฟอร์มของคุณ ซึ่งรายละเอียดวิธีการ แก้ไขจะได้อธิบายต่อไป ต้องเลือกแบบฟอร์มต้นฉบับที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้คือข้อที่6จนถึงข้อสุดท้าย โดย คัดลอกมาเป็นแบบทดสอบก่อน ไม่เช่นนั้นโปรแกรมจะแจ้งข้อผิดพลาด 3.พิมพ์แบบทดสอบ เป็นหัวข้อที่จะพิมพ์ผลลัพธ์ที่ได้จากการแก้ไขแบบฟอร์มในข้อที่2 เพื่อทดสอบว่าได้ตรงตาม ฟอร์มที่มีอยู่หรือไม่ ถ้าผลออกมาไม่ตรง ให้กลับไปแก้ไขแบบทดสอบในหัวข้อที่2 อีกครั้ง
4.นำแบบทดสอบไปทับข้อ1 การนำแบบทดสอบที่ได้แก้ไขให้เป็นไปตามที่ต้องการแล้ว ไปทับเป็นฟอร์มจริงที่ หัวข้อ1 โดยเมื่อต้องการคลิกเข้าที่ข้อ4 นี้ โปรแกรมจะปรากฏฟอร์ม 1-9 ขึ้นมาไห้เลือก เมื่อเลือกที่ฟอร์มใดๆ โปรแกรมจะให้ยืนยันการบันทึกทับ ให้คลิกที่ปุ่ม ใช่ อีกครั้งเพื่อยืนยัน ประโยชน์จากการนำแบบทดสอบไปทับเป็น แบบฟอร์ม จะทำให้สามารถสั่งพิมพ์ได้สะดวกขึ้น 5.นำแบบข้อ 1 มาเป็นแบบทดสอบ เมื่อคุณแก้ไขแบบฟอร์มเรียบร้อย และนำไปทับข้อ1 แต่ต่อมาภายหลังคุณได้ คัดลอกแบบฟอร์มต้นฉบับเป็นแบบทดสอบ ซึ่งจะทำให้เป็นแบบฟอร์มที่ได้แก้ไขครั้งก่อนสูญหายไป 6.จนถึงหัวข้อสุดท้าย นำต้นฉบับชนิดต่างๆมาเป็นแบบทดสอบ ข้อ6จนถึงข้อสุดท้าย จะเป็นแบบฟอร์มต้นฉบับที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ เพื่อให้นำไปเป็นแบบทดสอบและสามารถ แก้ไขได้บ่อยครั้งตามต้องการ นอกจจากจะแบ่งเป็นแบบมีเส้นและไม่มีเส้น ยังแบ่งได้อีก 2 ชนิด คือ 1.ฟอร์ม 12 หัวข้อที่อยู่ภายใต้ฟอร์ม 12 นี้ จะพิมพ์แบบฟอร์มที่จะใช้ขนาดของตัวอักษร 12 ตัวต่อนิ้ว 2.ฟอร์ม 15 เป็นหัวข้อภายใต้ฟอร์ม 15 นี้ จะพิมพ์แบบฟอร์มที่จะใช้ขนาดของตัวอักษร 15ตัวต่อนิ้วและเนื่องจาก ขนาดของตัวอักษรที่เล็กลงทำไห้มีพื้นที่ในการพิมพ์ข้อมูลมากขึ้น Ib รหัสสินค้า/รายละเอียด คลัง จำนวน หน่วยละ ส่วนลด จำนวนเงิน ส่วนประกอบหลักๆในหน้าจอการแก้ไขแบบฟอร์มหรือรายงานจะประกอบไปด้วย 1.Report Frama เพื่อแสดงข้อมูลที่จะปรากฏอยู่ในแบบฟอร์มเมื่อสั่งพิมพ์ 2.Print Options เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการพิมพ์แบบฟอร์ม 3.Data File เพื่อระบุแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแสดงผลในแบบฟอร์มหรือรายงาน 4.Data Spec การสร้างตัวแปรเพื่อดึงข้อมูลจากแฟ้มที่เกี่ยวข้อง
ฟังก์ชั่นที่ใช้ในส่วนของ(Report Frame) เพื่ออำนวยความสะดวกในการแสดงในการแสดงข้อมูลทั่วๆไป เช่น วันที่และเวลาที่พิมพ์รายงาน จำนวนหน้า ทั้งหมดของรายงาน โปรแกรมจึงได้เตรียมฟังก์ชั่นที่สามารถจะแสดงค่าดังกล่าวได้ทันที /NAME ชื่อบริษัทที่กำหนดไว้ในเมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.1 รายละเอียดกิจการ /DATE วันที่สั่งพิมพ์ ซึ่งเป็นวันที่ตามเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ /TIME เวลาที่สั่งพิมพ์รายงาน ซึ่งเป็นเวลาตามเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ /PAGE เลขที่หน้าของรายงาน กว้าง 8 ตัวอักษร และพิมพ์ชิดขวา /LINE ตีเส้นประตามความกว้างของหน้ากระดาษ /DLINE ตีเส้นคู่ตามความกว้างของหน้ากระดาษ /FEED สั่งให้ขึ้นหน้าใหม่ /FILE ชื่อแพ้มข้อมูลของรายงาน /P เลขที่หน้าของรายงาน กว้าง 3 ตัวอักษร และพิมพ์ชิดขวา /TP จำนวนหน้าของรายงานทั้งหมด
การแก้ไขในส่วนของการแสดงผลของโปรแกรม (Report Frame) ในหน้าจอแก้ไขแบบทดสอบ จะพบตัวแปรต่างๆ ซึ่งใช้แทนชื่อ-ที่อยู่ของลูกค้า เลขที่ เอกสาร รายการสินค้าที่ขาย โดยตัวแปรเหล่านี้อยู่ในบรรทัดต่างๆที่เป็นส่วนประกอบในการแสดงผลของแบบฟอร์มหรือรายงานโดยโปรแกรม Express แบ่งแบบฟอร์มเป็นส่วนหลักๆ3 ส่วน คือ ส่วนหัว ส่วนรายการและสรุปผลของแบบฟอร์มในหน้าจอการ แก้ไขแบบทดสอบ หมายเหตุ มีเทคนิคที่ควรทราบเพื่อให้การแก้ไขแบบฟอร์มเป็นไปโดยสะดวก 1.หากใส่เครื่องหมาย* ที่หน้าบรรทัดใดก็ตาม โปรแกรมจะไม่ทำงานในบรรทัดนั้น 2.หากแก้ไขแบบฟอร์มหรือรายงานผิด โปรแกรมจะแสดงบรรทัดที่ผิดและอธิบายว่าผิดเพราะสาเหตุใด 3.การแก้ไขรายงานหรือแบบฟอร์ม ควรแก้ไขทีละจุดแล้วลองพิมพ์ทดสอบว่าได้ผลตามที่ต้องการหรือไม่ 4.ควรลองทำการแก้ไขแบบฟอร์มหรือรายงานในโปรแกรมพร้อมกับอ่านคู่มือไปด้วยเพื่อให้เข้าใจมากขึ้น TI: (Title) จะเป็นส่วนประกอบของ(Report Frame) ที่จะถูกอ่านค่าเพียงครั้งเดียวในการพิมพ์แบบฟอร์มหรือรายงาน เช่น Ti : บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด He: (Header) จะเป็นส่วนหัวของแบบฟอร์ม โดยมีข้อแตกต่างจากบรรทัดที่เป็น Ti : คือข้อความหรือตัวแปรในบรรทัดHeนี้จะถูก ทำงานทุกๆหนาของรายงานหรือแบบฟอร์ม มักจะนำมาใช้ในการแสดงเลขที่เอกสาร เช่น He: $Eวิเคราะห์ ยอดขาย แยกตามเขตการขาย,ลูกค้า$Eตัวแปรในบรรทัด He สามารถจัดวางตำแหน่งได้ตามต้องการ โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องอยู่ในช่วงบรรทัด Heไม่ว่าจะเป็นระยะห่าง ระหว่างตัวแปร การขยับขึ้นลงโดยใช้ปุ่ม<Del>,<Spaceber>หรือ<Backspace>
ความหมายของตัวแปรในบรรทัด He: He1: He1: -CUSCOD -DOCWUM He1: -CUSNAM He1: -ADDRO1 -DOCDAT He1: -ADDRO2 He1: -ADDRO3 -CR -DUHDAT He1: -TELNUM -SONUM -SODAT He1: -YOUREF -SLMCOD He1: -DLVBY -AREA He1: He1: จากในตัวอย่างเป้นแบบฟอร์มใบกำกับสินค้า ในส่วนหัวจะประกอบไปด้วยรหัสลูกค้าซึ่งถูกแทนตัวแปร CUSCOD มีความหมายดังนี้ ชื่อตัวแปร ความหมาย CUSNAM ชื่อลูกค้า ADDRO1 ที่อยู่ของลูกค้าบรรทัดที่1 ADDRO2 ที่อยู่ของลูกค้าบรรทัดที่2 ADDRO3 ที่อยู่ของลูกค้าบรรทัดที่3 TELNUM เบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า YOUREF อ้างอิง DLVBY ขนส่งโดย DOCWUM เลขที่เอกสาร DOCDAT วันที่เอกสาร CR เครดิตที่ให้กับลูกค้า เช่น 30 วัน,45วัน
SONUM เลขที่ใบสั่งขาย SLMCOD รหัสและชื่อของพนักงาน AREA เขตการขาย ตัวอย่างจะแสดงถึงผลเฉพาะข้อมูลที่คุณได้ป้อนเข้าไปเท่านั้น เช่นหากคุณเปิดบิลขายโดยไม่อ้างอิงถึงใบสั่งขาย หรือพนักงานโปรแกรมจะไม่แสดงข้อมูลนั้นๆขึ้นมาในแบบฟอร์ม การกำหนดลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรหรือข้อความ สามารถกำหนดลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรหรือข้อความในแบบฟอร์มต่างๆได้หลายๆรูปแบบบด้วยกัน ลักษณะพิเศษ คำสั่งที่ใช้ ตัวอย่างคำสั่ง ตัวใหญ่ ใส่$Eปิดหัวและท้ายของข้อความที่ต้องการให้ตัวอักษรใหญ่ กว่าปกติ $Eเลขที่ใบกำกับ $E ตัวหนา ใส่$Bปิดหัวและท้ายของข้อความที่ต้องการให้ตัวอักษรหนา กว่าปกติ $B CUSCOD $B ตีเส้นใต้ ใส่$ปิดหัวและท้ายของข้อความที่ต้องการให้ขีดเส้นใต้ $CUSNAM$ จัดตำแหน่งกึ่งกลาง ใส่เครื่องหมาย^ปิดหัวและท้ายของข้อความที่ต้องการให้ อยู่กึ่งกลางของแบบฟอร์ม ^ใบกำกับภาษี^ BO: (BODY) เป็นส่วนรายการของแบบฟอร์มซึ่งสามารถจะนำข้อมูลจากในแฟ้มข้อมูลหนักหรือข้อมูลสัมพันธ์มาแสดงได้ Ih: (Item head) ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลหลักกับแฟ้มข้อมูลรายการ เช่นใบเอกสาร 1 ใบอาจจะมีจำนวน รายการมากกว่า 1รายการ
Ib: (Item body) แสดงรายการที่อยู่ในเอกสาร โดยจะใช้ความสัมพันธ์ของแฟ้มได้สร้างไว้ที่บรรทัด Ih: นำข้อมูลในส่วนของรายการ ขึ้นมาแสดง คุณสามารถสลับตำแหน่งของตัวแปรต่าง ๆ ที่อยู่ในบรรทัดนี้ได้แต่ไม่สามารถนำตัวเเปรที่อยู่ในบรรทัด Ib: ไปใช้ในบรรทัดอื่นได้ เช่น นำไปไว้ในบรรทัด He: หรือSu: ตัวอย่างข้อมูลในส่วนของ Ih: และ Ib: 1 stcrd->docnum artrn->docnum ~QTY ~TQUCOD ~UNITPR ~NETAMT_I 2 artrnrm->docnuntartrnrm->seqnum sterd->edocnum 3 artrnrm->docnuntartrnrm->seqnum sterd->docnuntstcrd->seqnun จากในรูปบรรทัด (h: บรรทัดแรก เป็นการนำฟิลด์ชื่อ docnum ซึ่งเป็นเลขที่เอกสารในแฟ้มข้อมูลartr ที่เป็น แฟ้มข้อมูลการขาย ไปสร้างความสัมพันธ์กับฟิลด์ชื่อ docnum ที่เป็นเลขที่เอกสารเช่นเดียวกันแต่อยู่ในแฟ้มข้อมูล stcrd ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลของรายการสินค้าที่ขาย เมื่อสร้างความสัมพันธ์ได้แล้ว จึงจะสามารถนำข้อมูลในแฟ้ม stcrd มาแสดงผลในบรรทัด Ib: ได้b: ในบรรทัดที่สองเป็นส่วนของการแสดงผลจากความสัมพันธ์ที่ถูกสร้างขึ้นใน Ih: บรรทัดแรก สังกตได้จากเครื่องหมาย 1 ที่ปีดค้านท้ายของบรรทัดนี้ โดยข้อมูลที่นำมาแสดงจะถูกดึงมาจาก [itemfle] คือ แฟ้มข้อมูล stcrd ตัวแปรต่าง ๆ มีความหมายดังต่อไปนี้ ชื่อตัวแปร ความหมาย ~N ลำดับรายการ เช่น 1...2...3 ~ARTICLE รหัสและชื่อของสินค้า ~QTY จำนวนสินค้าที่จำหน่าย ~TQUCOD หน่วยนับของสินค้า เช่น ชิ้น, โหล , เครื่อง ~UNITPR ราคา/หน่วยของสินค้า
Bt: (Body Template) ข้อมูลหรือเครื่องหมายใด ๆ ที่กำหนดไว้ที่บรรทัด Bt: นี้จะถูกพิมพ์ในทุก ๆ บรรทัดของบรรทัดที่เป็นIb: มักจะ นำมาใช้ประโยชน์ในการตีเส้นตั้ง ( I ) เนื่องจากหากใส่เส้นตั้งไว้ที่บรรทัดนี้ จะเป็นการดีเส้นแนวตั้งในแบบฟอร์ม ดังตัวอย่างในรูป jb รหัสสินค้า/รายละเอียด จำนวน หน่วยละ จำนวนเงิน 1 01-INTL-CL-600 ซีพียู อินเชล ซีลิออน 600 M 2.0 ตัว 4,000.000 8,000.00 2 01-Intl-P3-750 ซีพียู เพนเทียม ทรี 750 MHz 2.0 ตัว 8,000.000 16,000.00 Fo: (Footer) ข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในส่วนท้ายของทุกหน้าในแบบฟอร์ม เช่น หากคุณพิมพ์แบบฟอร์มใบกำกับภาษีซึ่งมี จำนวนหน้ามากกว่า 1 หน้า และต้องการให้มีการรวมจำนวนสินค้าหรือจำนวนเงินในทุก ๆ หน้า หรือต้องการตี เส้นทุกครั้งที่ขึ้นหน้าใหม่ คุณสามารถวางข้อมูลดังกล่าวไว้ที่บรรทัดนี้ได้ Su: (Summary) มักจะใช้แสดงขอดสรุปของแบบฟอร์ม เช่น ยอดรวมของมูลค่าสินค้าที่ขาย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ยอดขายสุทธิ ฯลฯ ข้อมูลที่ใส่ไว้ในบรรทัด Su: นี้จะแสดงผลในหน้าสุดท้ายของแบบฟอร์มเท่านั้น ชื่อตัวแปร ความหมาย ~AMOUNT มูลค่ารวมของสินค้าหรือบริการที่จำหน่าย ~DISC อัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลดการค้า ~DISCAMT จำนวนเงินส่วนลดการค้า ~AFTDISC จำนวนเงินหลังหักส่วนลดการค้า ~ADVNUM เลขที่ใบรับเงินมัดจำที่อ้างอิงถึง ~ADVAMT จำนวนเงินในใบรับเงินมัดจำที่อ้างถึง ~TOTAL จำนวนเงินรวมของมูลค่าสินค้า ~VAT อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม ~VATAMT มูลค่าของภาษีมูลค่าเพิ่ม ~CHKAMT มูลค่าขายสุทธิ
~HREM1/ ~HREM5 หมายเหตุของเอกสาร ที่ป้อนข้อมูลโดยกด<Alt+R>ที่หน้าเอกสาร ~BAHT จำนวนเงินที่ป็นตัวอักษรของมูลค่าขายสุทธิ การปรับระยะบรรทัดให้ต่ำลงน้อยกว่า 1 บรรทัด หากคุณต้องการจะขยับข้อมูลให้เลื่อนต่ำลงเล็กน้อย เช่น ครึ่งบรรทัด หรือ 1 ใน 4 ของบรรทัด คุณสามารถใช้ คำสั่งของเครื่องพิมพ์ในการปรับระยะบรรทัดได้ มีสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับระยะบรรทัดในการพิมพ์ขอ เครื่องพิมพ์คือ ในการฟีด (Paper Feed) กระดายขึ้น 1 นิ้ว เครื่องพิมพ์จะบิดกระคาษขึ้น 180 ครั้ง (หรือ 180 บิด ต่อ 1 นิ้ว) ซึ่งคำสั่งที่สั่งให้เครื่องพิมพ์บิดกระคาบขึ้นในโปรแกรมจะสามารถเขียนได้ดังนี้ /027/074/<ตามด้วย ระยะบรรทัดที่ต้องการให้บิดขึ้น> ตัวอย่างเช่น /027/074/030หมายถึงให้บิดกระคามขึ้น 30/180 ต่อ 1 นิ้ว (การบิดกระดาษขึ้น จะทำให้เครื่องพิมพ์พิมพ์ต่ำลง) คุณสามารถปรับระยะบรรทัดให้ต่ำลงตามความต้องการ ด้วยการเพิ่มจำนวนการบิดของกระดาษ โดยเพิ่มได้สูงสุด คือ 180 (เท่ากับ 1 นิ้ว) การใส่คำสั่งการปรับระยะบรรทัด ให้ไส่ไว้ที่หน้าบรรทัดซึ่งคุณต้องการจะปรับให้ต่ำลง การ ปรับระยะบรรทัดจะมีผลกับทุกข้อมูลในบรรทัดนั้น การใส่คำสั่งปรับระยะบรรทัดที่หน้ำตัวแปรรหัสลูกค้า (-CUSCOD) จะมีผลกับทุกข้อมูลที่อยู่ในบรรทัดนั้น ๆ คือทำ ให้ทั้งบรรทัดดังกล่าวขยับต่ำลงมา 30/180 ต่อ 1 นิ้ว มีข้อสังเกตอีกประการหนึ่งคือ เมื่อใส่คำสั่งปรับระยะบรรทัด นี้เข้าไปแล้ว ตัวแปรที่อยู่ด้านหลังคำสั่งคังกล่าวนี้จะเลื่อนออกไปทางค้านขวา คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนตัวแปรต่าง ๆ กลับเข้าในตำแหน่งเดิม เนื่องจากโปรแกรมจะไม่นับตัวอักษรของคำสั่งดังกล่าว
การบันทึกแบบฟอร์มที่แท้ใบและการนำไปใช้งาน คุณแก้ไขแบบฟอร์ม และต้องการทดสอบการพิมพ์ให้คลิไอคอนบันทึกข้อมูล (แก้ไขแล้วผิดพลาด ไม่ต้องการบันทึก ให้คุณกคปุ่ม <ESC> หรือคลิกที่ปุ่มปิดหน้าต่าง โปรแกรมจะแสดงข้อความให้ยืนยันการบันทึก ให้คุณตอบ No เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงนั้นไป) การทดลองพิมพ์ให้คุณพิมพ์จากเมนูพิมพ์แบบทดสอบ (ดังรูป) และเลือกพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ โดยใส่แบบฟอร์มที่ พิมพ์จากโรงพิมพ์เข้าไป หากยังไม่เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ ให้แก้ไขตามวิธีการข้างต้นและทดลองพิมพ์จนกว่า จะได้แบบฟอร์มที่ตรงตามความต้องการ แต่หากตำแหน่งข้อมูลที่พิมพ์ตรงกับช่องว่างที่เตรียมไว้ในแบบฟอร์ม และ เป็นไปตามความต้องการของคุณแล้ว ให้นำแบบ ฟอร์มที่แก้ไขไปทับต้นฉบับที่ข้อ 1 และเลือกลำดับของ แบบฟอร์มที่คุณต้องการจะใช้งาน ฟอร์ม 1-9 (การคลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสารหรือการกด <AIt+P>จะเป็นการ พิมพ์ที่แบบฟอร์มที่ 1 เท่านั้น) โดยใช้หัวข้อดังรูป
การแก้ไขในส่วนของเงื่อนไขในการพิมพ์ [print options] การแก้ไขในส่วนของ [report frame] ที่ได้กล่าวถึงไปแล้ว จะเป็นการแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับการแสดงผลใน แบบฟอร์ม เช่น การขยับตัวแปรต่างๆ ให้ตรงกับแบบฟอร์มที่พิมพ์มาจากโรงพิมพ์แล้วแต่ในส่วนของ [print options] นี้จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขในการพิมพ์แบบฟอร์ม เช่น ความยาวกระดาษ, การกำหนดกั้นหน้า-กั้นหลัง ของแบบฟอร์ม, จำนวนบรรทัดที่จะพิมพ์ต่อหน้า ฯลฯ ขอกล่าวถึงเงื่อนไขในการพิมพ์ที่สำคัญดังนี้ ชื่อตัวแปรและ ความหมาย Top = 0 กำหนดให้เริ่มพิมพ์จากระยะหัวกระดาษที่ตั้งไว้ตามเครื่องพิมพ์ Left =0 กำหนดให้เริ่มพิมพ์จากระยะกั้นช้ายที่ตั้งไว้ตามเครื่องพิมพ์ Right = 94 กำหนดให้สิ้นสุดการพิมพ์ที่คอลัมน์ที่เท่าใด Line = 36 กำหนดจำนวนบรรทัดต่อแบบฟอร์ม 1 หน้า Output = Select, Printer, กำหนดการแสดงผลของแบบฟอร์ม เช่น พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ , จอภาพ หรือ Screen, File แฟ้มข้อมูล ในที่นี้กำหนดให้เลือกได้ขณะสั่งพิมพ์ คือ Select Print Control = V0271033/001 กำหนดขนาดตัวอักษร จากในตัวอย่างจะเป็นขนาด 12 ตัวอักษร/นิ้ว คุณ สามารถดูคำสั่งเหล่านี้ได้จากคู่มือของเครื่องพิมพ์ Select Scope = OFF กำหนดให้สามามารถเลือกขอบเขตของแบบฟอร์มขณะสั่งพิมพ์ได้หรือไม่ เช่น คุณ อาจจะกำหนดให้พิมพ์ใบกำกับตั้งแต่เลขที่ 1 - 5 ในการสั่งพิมพ์ครั้งเดียว Form = ON จะต้องใช้กำหนดเงื่อนไขนี้ให้เป็น ON เสมอ หากคุณกำหนดเงื่อนไข Select Scope = ON Condition = OFF กำหนดให้สามารถเลือกเงื่อนไขในขณะสั่งพิมพ์ได้ Copy= 2 ความหมาย ใช้กำหนดเพื่อให้พิมพ์เอกสารนี้ออกมา 2 แบบฟอร์ม (สามารถกำหนดค่าตัวเลข หลังเครื่องหมาย = ให้เท่ากับจำนวนสำเนาที่คุณต้องการ)
Iteration=ON กำหนดให้พิมพ์เอกสารซ้ำเช่นเดียวกับคำสั่ง Copy แต่มักจะนำมาใช้กับเอกสารหรือแบบฟอร์มที่ แสดงผลข้อมูลทีละเรคคอร์ด เช่น สติ๊กเกอร์ การกำหนดขนาดตัวอักษร ขนาดตัวอักษร โดยปกติในโปรแกรมจะมีให้คุณเลือกอยู่ 2 แบบ คือ 12 ตัวอักษร/นิ้ว แลอักษร/นิ้ว แต่หากคุณ ต้องการปรับขนาดตัวอักษรนอกเหนือจากที่โปรแกรมกำหนดให้ คุณคำสั่งในการกำหนดขนาดตัวอักษรของแต่ละ ใช้คำสั่งของเครื่องพิมพ์จัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้ในที่นี้จะขอกล่าวถึงคำสั่งที่สามารถใช้ในโปรแกรม เครื่องพิมพ์ อาจจะแตกต่างกันในบางส่วนExpress ได้จะมีดังนี้ ขนาดตัวอักษรที่ต้องการ คำสั่งเครื่องพิมพ์ 10 ตัวอักษร / นิ้ว /027/033/000 12 ตัวอักษร /นิ้ว /027/033/001 15 ตัวอักษร /นิ้ว /027/033/000/027/103 17 ตัวอักษร / นิ้ว /027/033/004 20 ตัวอักษร / นิ้ว /027/033/005 ให้คุณนำค่าจากในตารางข้างต้นไปกำหนดไว้ที่บรรทัด Print Control ในส่วนของ [print option]ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกำหนดขนาดตัวอักษรให้เป็น 17 ตัวอักษร/นิ้ว ให้คุณกำหนดที่บรรทัดPint Control ดังนี้ Print Control = /027/033/004 เเฟ้มข้อมูลที่ถูกเรียกใช้งานในการพิมพ์ (Data Fille) ข้อมูลหรือตัวแปรต่าง ๆ ที่อยู่ใน [Report Frame] จะถูกนำมาใช้จากแฟ้มข้อมูลที่กำหนดไว้ โดยข้อมูที่คุณ ป้อนเข้าปในโปรแกรม Express จะถูกนำไปบันทึกเป็นเรคคอร์ดในแฟ้มข้อมูลตัวอย่างในรูป ข้อมูลการขาย 1 เรคคอร์ดที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไป จะถูกเก็บในแฟ้มหลัก ๆ 2 แฟ้มด้วยกัน คือ ARTRN และ STCRD
รูปที่ 15 ข้อมูลการขาย 1 เรคคอร์ดจะถูกเก็บในแฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้ม คุณสามารถดูได้ว่าในแต่ละหน้าจอเกี่ยวข้องกับแฟ้มข้อมูลใดบ้าง โดยการกคปุ่ม <Tab> ที่หน้าจอนั้น รูปที่ 16 แฟัมข้อมูลหลักที่เกี่ยวข้องในหน้าจอการป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อ
ในเบื้องต้นโปรแกรมได้จัดเตรียมแฟัมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มนั้น ๆ ไว้ให้อยู่แล้ว เช่นในแบบฟอร์ม ใบกำกับภาษี แฟ้มข้อมูลซึ่งโปรแกรมจะใช้ในการนำข้อมูลรหัสลูกค้า, เลขที่ใบกำกับภาษี, วันที่เอกสาร, รายการ สินค้าที่ขาย เช่น แฟ้มข้อมูล artr, stcrd และแฟ้มข้อมูลอื่น ๆ จะถูกจัดเตรียมไว้ในเมนูแก้ไขแบบทดสอบ เรียบร้อยแล้ว ความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลในโปรแกรม Express โดยส่วนใหญ่จะมีอยู่ 2 ลักษณะคือ 1.แบบหนึ่งต่อหนึ่ง เช่น รหัสพนักงานขายคนหนึ่งในแฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) จะมีชื่อพนักงานขายใน แฟ้มพนักงานขาย (OESLM) เพียงหนึ่งเดียว ในโปรแกรมจะเรียกแฟ้มข้อมูลประเภทนี้เป็น [relate file] 2. แบบหนึ่งต่อหลากหลาย เช่น เลขที่บิลขาใบเดียวในแฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) สามารถจะมีรายการ สินค้าได้มากกว่าหนึ่งรายการในแมข้อมูลสินก้า(STCRD) ในโปรแกรมแฟ้มข้อมูลประเภทนี้เป็น [tem fle] การแก้ใบในส่วนของ [master file] Master file เป็นแฟ้มข้อมูลหลัก ที่โปรแกรมจะดึงข้อมูล (เฉพาะช่วงที่คุณกำหนด) มาทำรายงานโดยพิมพ์ข้อมูล ออกมาทางคำสั่งในบรรทัด Bo: และสามารถแยกข้อมูลของแฟ้มหลักเป็นกลุ่มๆได้โดยใช้คำสั่งบรรทัด Gh: และ พิมพ์ยอครวมของแต่ละกลุ่มโดยใช้คำสั่งบรรทัด Gf: การแก้ไขในส่วนของ [item file] จากตัวอย่างในรูป หากคุณต้องการให้แสดงรายการสินค้าในแบบฟอร์มบิลขาย (ใบกำกับภาษี) ซึ่งมีแฟ้มข้อมูลหลัก คือ แฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) ส่วนแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า (STCRD) จะเก็บรายการสินค้าในบิลซื้อ-ขาย คุณ สามารถขียนส่วนของ( item fle )ได้ดังนี้ [master file] 1( item fle ) File=artrn 2File=stcrd Alias=A 3Alias=B Tag=artrn1 4 Tag=stcrd5 System=DATA_PATH 5 System=DATA PATH
ความหมายในบรรทัดที่ 1 ประกาศว่าตั้งแต่บรรทัดนี้เป็นต้นไป เป็นส่วนของ [tem fle] ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อ หลากหลาย ความหมายในบรรทัดที่ 2 ประกาศชื่อแฟ้มข้อมูลที่จะนำเป็น [tem fl] ซึ่งสามารถที่จะมีได้หลาย ๆ แฟัมข้อมูล ความหมายในบรรทัดที่ 3 กำหนดชื่อย่อของแฟัมข้อมูล เพื่อสะควกในการอ้างอิง โดยจะต้องไม่ซ้ำกันกับแฟ้มอื่น ความหมายในบรรทัดที่ 4 กำหนดการจัดเรียงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลสินค้า (STCRD) โดย STCRD5 คือ การจัดเรียงข้อมูลตามเลขที่ใบสำคัญเละ ลำดับรายการสินค้า (DOCNUM+SEQNUM) สาเหตุที่ต้องใช้ TAG ที่ 5 เพื่อป้องกันกรณีผู้ใช้งานป้อนรายการ สินค้าไม่พร้อมกันในคราวเดียว ความหมายในบรรทัดที่ 5 ให้ต้นหาแฟ้มข้อมูลที่ประกาศใช้ จากในที่เก็บข้อมูล การแก้ไขในส่วนของ [Relate File] แฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) จะเก็บเฉพาะรหัสพนักงานขาย (SLMCOD) ไม่ได้เก็บชื่อพนักงานขายไว้ ดังนั้นการที่ จะนำชื่อของพนักงานขายรหัสนั้น ๆ มาแสดง จะต้องสร้าง [relate fle) ซึ่งถือว่าเป็นความสัมพันธ์ระหว่าง แฟ้มข้อมูลแบบหนึ่งต่อหนึ่ง 1 [relate file] 2 File=oeslm 3 Alias=l 4 Tag=oeslm1 5 system=DATA_PATH 6 Master file=artrn 7 Master-Related Field=slmcod
ความหมายในบรรทัดที่ 1 ประกาศว่าตั้งแต่บรรทัดนี้เป็นต้นไป เป็นส่วนของ [relate ile] ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง ความหมายในบรรทัดที่ 2 ประกาศชื่อแฟ้มข้อมูลที่จะนำเป็น [relate file] ซึ่งสามารถจะมีได้หลาย ๆ แฟ้มข้อมูล ความหมายในบรรทัดที่ 3 กำหนดชื่อย่อของแฟ้มข้อมูล เพื่อสะดวกในการอ้างอิง ในส่วนของ [data spec] ความหมายในบรรทัดที่ 4 กำหนดการจัดเรียงข้อมูลในเเฟ้มข้อมูลสินค้า โดย OESLM1 คือ การจัดเรียงข้อมูลตามรหัสพนักงานขาย ความหมายในบรรทัดที่ 5 ให้ค้นหาแฟ้มข้อมูลที่ประกาศใช้ จากในที่เก็บข้อมูล ความหมายในบรรทัดที่ 6 เป็นการสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งกับแฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) มีข้อสังเกตว่าแฟ้มข้อมูลดังกล่าวไม่ จำเป็นจะต้องเป็นแฟ้มข้อมูลที่อยู่ในส่วนของ [master file] โดยอาจจะเป็นแฟ้มข้อมูลในส่วนของ [Item file] หรือ [relate file] เองก็ได้ ความหมายในบรรทัดที่ 7 ชื่อฟิลด์ข้อมูลใน Master file (ที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 6) ที่จะใช้ในการเปรียบเทียบระหว่างแฟ้มข้อมูล 2 แฟ้มนี้ (OESLM และ ARTRN) หรืออาจจะกล่าวได้ว่าคือฟิลด์ที่มีข้อมูลเหมือนกันทั้ง 2 แฟ้ม (ทั้งในแฟ้ม OESLM และ ARTRN จะเก็บรหัสพนักงานขายไว้ในฟิลด์ SLMCOD เหมือนกัน)
การกำหนดด่าตัวแปรที่จะนำมาใช้งาน ตัวเปรที่นำมาใช้งาน จะนำค่าที่ต้องการจากแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ได้กล่าวถึงข้างต้น ดังนั้นจึงต้องมีกากำหนดค่า ให้กับตัวแปร โดยดึงข้อมูลจากระบบแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่น Master File , temFile , Relate File) เช่น หากคุณต้องการนำรหัสลูกค้ามาแสดงในแบบฟอร์ม คุณจะต้องสร้างตัวแปรขึ้นมารับค่า ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะกำหนดตัวแปรชื่อ -XYZ เพื่อนำรหัสถูกค้า (CUSCOD) จากในแฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) มาแสดง คุณสามารถเขียนในส่วนของ [data spec] ได้ดังนี้ ~XYZ: 0, “”, "ARTRN->CUSCOD" “” เพื่อให้เข้าใจมากยิ่งขึ้น ขออธิบายการใช้งานในส่วน [data spec] โดยมีรายละเอียดดังนี้ คอลัมน์ ความหมาย ~dat: ชื่อตัวแปรที่สร้างขึ้นมา ซึ่งจะต้องมีเครื่องหมาย ~ นำหน้าเสมอ len, ความยาวของข้อมูลที่จะแสดง ใช้ได้กับข้อมูลที่เป็นประเภทตัวอักษรเท่านั้น "pict", รูปแบบหรือความยาวของข้อมูลที่จะแสดง ใช้ได้กับข้อมูลประเภทตัวเลขเท่านั้น "data", ระบุชื่อแฟ้มข้อมูลและข้อมูลที่ต้องการนำมาแสดง หรือฟังก์ชั่นของโปรแกรม "exp" ส่วนที่ใช้ในการสร้างนิพจน์ เช่น การสร้างตัวแปรที่รับคำจากการคำนวณ หรือตัวแปรที่รับ ค่า จากฟังก์ชั่นอีกทีหนึ่ง จากตัวอย่างในรูป ความหมายของข้อมูลในส่วนของ [data spec] มีดังนี้ ~ADDR: 0, “”, "p_addr( )" “” สร้างตัวแปรชื่อ ~ADDR โดยดึงข้อมูลที่ได้จากค่าในฟังก์ชั่น p_adar( ) ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นแสดงข้อมูลที่อยู่ของบริษัทที่ ได้กำหนดไว้ที่เมนูกำหนดค่าเริ่มต้น ในส่วนของรายละเอียดกิจการ -DOCNUM : 0, “”, “ARTRN->PAYTRM “” การสร้างตัวแปรชื่อ ~DOCNUM เพื่อมารับค่เลขที่เอกสาร (ฟิลด์ชื่อ DOCNUM) ที่ดึงมาจากในแฟ้มข้อมูลการขาย ของโปรแกรม (ARTRN) โดยไม่มีการจำกัดความยาว (ใส่ 0 ที่คอลัมน์len,)
~CR: 0, "ZZZ", "ARTRN->PAYTRM" “” หมายถึง การสร้างตัวเปรชื่อ CR เพื่อมารับค่าเงื่อนไขการให้เครดิต (ฟิลด์ชื่อ PAYTRM) ที่ดึงมาจากในแฟัมข้อมูล การขายของโปรแกรม (ARTRN) โดยจำกัดหลักที่จะแสดงผลเป็นหลักร้อย (ZZZ) หมายเหตุ สำหรับตัวแเปรประเภทตัวเลข (Numeric) เช่น จำนวน มูลค่า คุณสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงผล (Pict) ได้อย่างยืดหยุ่น นั่นคือคุณไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนหลักที่จะแสดงตัวเลขที่แน่นอน แต่สามารถใช้รูปแบบ เ yZ สำหรับจำนวน และ priZสำหรับราคาหรือมูลค่า ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดทศนิยมของจำนวนสินค้าไว้ 1 ตำแหน่ง และต้องการให้จำนวนสินค้าแสดงผลได้สูงสุดถึงหลักแสน เช่น 123,456.7ให้คุณกำหนดเป็น qy2(9) คือ ให้นับความยาวของตัวเลขรวมกับเครื่องหมาย ' และซึ่งหากตัวเลขที่ป้อนที่หน้าเอกสารมีจำนวนหลักไม่ถึงที่ กำหนดไว้ โปรแกรมจะใช้เนื้อที่ในการเก็บข้อมูลตามจำนวนหลักที่ป้อนเข้าไป ~SLMCOD: 27," "sIm" "sIm=ARTRN->SLMCOD--'-OESLM->SLMNAM" หมายถึง การสร้างตัวแปรชื่อ -SLMCOD โคยนำรหัสพนักงานขาย (SLMCOD) มาต่อกับชื่อพนักงานขาย (SLMNAM) ที่อยู่ต่างแฟัมข้อมูลกัน คุณไม่สามารถนำข้อมูลจากฟิลด์ 2 ฟิลค์มาต่อกันในคอสัมน์data" ได้ ดังนั้น จากในตัวอย่างจึงเห็นว่ามีการสร้างตัวเเปรชื่อ SIm ขึ้นมารับค่าที่เกิดจากการต่อกันของฟิลค์ชัอมูล 2 ฟิลด์ โดย ค่าที่จะนำมาแสดงจะถูกจำกัคความยาวไว้ที่ 27 ตัวอักษร การสำรองข้อมูลแบบฟอร์ม เมื่อคุณแก้ไขแบบฟอร์มสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคัดลอกชุดคำสั่งที่ใช้สร้างแบบฟอร์มนี้ขึ้นเเผ่นคิสก็ หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่น ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มขายเงินเชื่อที่คุณสามารถแก้ไขได้ถึง9 แบบฟอร์ม เมื่อคุณ แก้ไขแบบฟอร์มใด ๆ เสร็จเรียบร้อย คุณสามารถคัคลอกแบบฟอร์มดังกล่าวไปใช้ในอีกแบบฟอร์มหนึ่งได้ วิธีการ คัดลอกแบบฟอร์มให้คลิกเข้าไปที่เมนูแก้ไขแบบทคสอบ จากนั้นเลือกลำดับของแบบฟอร์มที่แก้ไขเรียบร้อยและ ต้องการคัดลอก (ฟอร์ม 1 ถึง ฟอร์ม 9) ซึ่งเมื่อเข้าไปในแบบฟอร์มที่ต้องการแล้ว ให้ลากเม้าส์คลุมแถบตั้งแต่ บรรทัดแรกจนถึงบรรทัดสุดท้าย (หรือใช้การกดคีย์ลัด <Ctrl+A> ก็ได้)
การนำแบบฟอร์มที่สร้างใหม่ไปใช่ในที่เก็บข้อมูลอื่น หลังจากได้แก้ไขแบบฟอร์มแล้ว หากมีการดึงข้อมูลสำรองเดิม (ที่สำรองไว้ก่อนการแก้ไขแบบฟอร์ม)เข้ามาทับใน ข้อมูลชุดปัจจุบัน แบบฟอร์มที่คุณสร้างไว้จะสูญหายไปหรือชุดคำสั่งในการพิมพ์แบบฟอร์มอาจจะถูกแก้ไขอย่างไม่ ถูกต้องโดยผู้ใช้งาน ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถนำเแฟ้มข้อมูลที่นอกจากนั้นคุณยังสามารถนำสำรองแบบฟอร์ม สำรองชุดคำสั่งแบบฟอร์มกลับมาใช้งานใหม่ได้ดังกล่าวนี้ไปใช้ในที่เก็บข้อมูลอื่น (บริษัทอื่น ๆ ที่อยู่ในโปรแกรม Express เหมือนกัน) การนำสำรองแบบฟอร์มกลับมาใช้งานใหม่ การสร้าง/แก่ไขรายงาน วิธีการสร้างหรือแก้ไขรายงานจะมีวิธีการและองค์ประกอบต่าง ๆ เหมือนกับการแก้ไขแบบฟอร์มที่กล่าวไว้ใน ตอนต้น ดังนั้นจะขอกล่าวถึงเฉพาะคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ยังไม่ได้กล่าวถึงในตอนตันเท่านั้นการสร้างรายงานใน โปรแกรม Ex press จะใช้การคัดลอกรายงานตันฉบับที่มีอยู่แล้วมาทำการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลในส่วนที่คุณต้องการ ดังนั้นในเบื้องต้นก่อนที่จะสร้างรายงานใหม่ ให้คุณตรวจสอบราชงานที่ต้องการจะแก้ไขเปลี่ยนแปลง เช่น หากคุณ ต้องการแก้ไขรายงาน ขายเงินเชื่อแยกตามลูกค้า โดยต้องการแก้ไขให้แสดงเป็นชื่อเต็มของพนักงานขายแทนรหัสที่ โปรแกรมแสดงอยู่เดิม รายงานขายเงินเชื่อแยกตามลูกค้าต้นฉบับจะแสดงเฉพาะรหัสพนักงานขาย
รายงานต้นฉบับที่ต้องการนำมาแก้ไข การสร้าง/แก้ไขรายงานให้คุณข้าในเมนู รายงาน ข้อ 1 พิมพ์รายงาน จากนั้นเลือกข้อ 9 สร้างรายงานด้วยตนเอง เลือกข้อ 2. แก้ไขรายงานที่สร้างด้วยตนเอง โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสรายงานต้นฉบับและรหัสรายงานใหม่ให้ คุณคลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูล (หรือกค <Alt+A>) และป้อนรหัสรายงานที่ต้องการแก้ไข (ตามวิธีที่ได้กล่าวไปแล้ว ข้างต้น) ตามตัวอย่าง คือ รายงาน 143 ก็ให้คุณป้อน 143 ในช่อง รายงานค้นฉบับ จากนั้นกด <Enter> โปรแกรม จะแสดงชื่อรายงานเพื่อยืนข้นอีกครั้ง ให้คลิกที่ปุ๊ม ตกลง (หรือกด <Enter>)เพื่อผ่านหน้าจอนั้นไป ในช่องรหัส รายงานใหม่ ให้คุณกำหนดรหัส ซึ่งควรเป็นอักษรภาษาอังกฤษไม่เกิน 8 ตัวอักษร ส่วนชื่อรายงานควร จะสื่อถึงคุณสมบัติของรายงานตัวใหม่นี้ เช่น 'รายงานขายเชื่อแสดงชื่อพนักงานขาย' เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม ตกลง สร้างและแก้ใขรายงานด้วยตัวเอง คลิกไอคอนแก้ไขชุดคำสั่งรายงาน (หรือกด <Ctr+E>) จะได้หน้าจอคล้ายกับการแก้ไขแบบทดสอบที่ได้กล่าวถึงใน ตอนต้น
การพิมพ์รายงานที่สร้าง/แก้ไปใหม่ โปรแกรมจะไม่นำรายงานดังกล่าวนี้ไปเพิ่มรวม รายงานที่คุณสร้างหรือแก้ไขเพิ่มเติมขึ้นมาใหม่นั้นกับรายงาน ต้นฉบับเดิมที่มีอยู่แล้วในโปรแกรม นอกจากนั้นคุณจะไม่สามารถนำไปทับต้นฉบับรายงานที่มีอยู่แล้วในโปรแกรม ได้การพิมพ์รายงานใหม่นี้จะสามารถสั่งพิมพ์ได้จากใน เมนูสร้างรายงานด้วยตนเอง และเลือกที่ ข้อ 1 พิมพ์ รายงาน ดังในรูป การพิมพ์รายงานให้คุณคลิกเลือกรายงานที่ต้องการ จากนั้นระบุขอบเขตของรายงานที่จะพิมพ์ และเลือกว่าจะ พิมพ์ทางจอภาพ เครื่องพิมพ์ หรือแฟ้มข้อมูล การนำรายงานไปใช่ในโปรแกรมอื่น นอกจากคุณจะสามารถพิมพ์รายงานทางจอภาพของโปรแกรม หรือพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์แล้ว คุณสามารถนำ ราขงานจากในโปรแกรม ไปใช้ในโปรแกรมอื่น ๆ เช่น โปรแกรม Microsoft Excel,DBase เป็นต้น ทั้งนี้อาจจะ เพื่อใช้จัดรูปแบบให้สวยงาม หรือเพื่อทำการคำนวณตามสูตรที่ต้องการในที่นี้ขอยกตัวอย่างการนำรายงานภาษีขาย ของโปรแกรม ไปใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel โดยมีวิธีการการปฏิบัติดังนี้ 1.รายงานภาษีขายทางจอภาพหรือเครื่องพิมพ์เพื่อเลือกข้อมูลที่จะนำไปแสดงในโปรแกรม Excel จากในรูป ข้อมูลสำคัญที่1คุณะต้องนำไปใช้ ถือ ลำดับ วัน/ดือน/ เลขที่ ชื่อผู้ซื้อสินค้า/ผู้รับบริการ จำนวนเงินค่าสินค้า
จำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนข้อความอื่นๆ เช่น ผู้ประกอบการ ชื่อสถานประกอบการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือการตีเส้น 2. เข้าใน เมนูการเงิน 4.2 แฟัมภาษีขาย (เฉพาะรายงานที่เกี่ยวกับภาษีและงบการเงินเท่านั้นที่จะต้องแก้ไขจาก ในเมนูของระบบนั้น ๆ เอง ส่วนรายงานอื่นทั้งหมดของโปรแกรมจะสามารถแก้ไขได้จาก เมนูรายงาน ข้อ 1.9.2 สร้างแก้ไขรายงาน ตามวิธีที่ได้กล่าวไว้แล้วในข้างตัน)จากนั้นให้คลิกที่ปุ๊ม ตกลง เพื่อเข้าไปในหน้าจอ คลิกไอคอน พิมพ์เอกสาร แล้วเลื่อนไปที่ ข้อ 2แก้ไขแบบทดสอบ และเลือกที่ ฟอร์ม 2 หมายเหตุ ที่ต้องแก้ไขแบบทดสอบที่ ฟอร์ม 2 เนื่องจากรูปแบบของตัวแปรที่ใช้สร้างรายงานจะมีความแตกต่าง กัน ระหว่างรายงานที่จะใช้พิมพ์ใน Express และรายงานที่จะนำไปใช้ในโปรแกรม Excel ซึ่งหากมีการแก้ไข รายงานแล้ว อาจจะเกิดปัญหาไม่สามรถพิมพ์รายงานภาษีขายจากในโปรแกรมได้เหมือนปกติ อังนั้นจึงควรเลือกใช้ ฟอร์มอื่นแทน 3. เมื่อเข้ามาในหน้าจอแก้ไขแบบทคสอบ ให้คุณตรวจสอบดูว่าชื่อตัวแปรที่ใช้แทนข้อมูล ซึ่งคุณต้องการจะนำไปใช้ ในโปรแกรม Exce! เป็นตัวแปรชื่อใดบ้างและจัดตำแหน่งคอลัมน์ให้กับตัวแปรแต่ละตัวนี้อย่างไร ข้อมูลที่ต้องการ ชื่อตัวแปร คอลัมน์ใน Excel ที่จะใช้แสดงผล ลำดับ ~SEQ A วัน/เดือน/ปี ~DOCDAT B เลขที่ ~REFNUM C ชื่อผู้ซื้อสินค้า/ผู้รับบริการ ~DESCRP D มูลค่าค่าสินค้า ~AMT01 E จำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม ~VAT01 F รวมมูลค่าสินค้า ~TOTAMT1 E รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ~TOTVAT1 F หมายเหตุ ขอให้สังเกตว่าหากข้อมูลที่ต้องการอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น ระหว่างมูลค่าสินค้าและขอครวมของ มูลค่าสินค้า ซึ่งไม่ได้อยู่ในบรรทัดเดียวกัน แต่เมื่อแสดงผลต้องอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ก็สามารถใช้ตำแหน่งคอลัมน์ เดียวกันได้
4. เมื่อทราบชื่อตัวแปรแล้ว ให้คุณเลื่อนไปในส่วน (cata spec] ที่ด้านล่างของหน้าจอการแก้ไขแบบทดสอบนี้ และหาชื่อตัวแปรที่ต้องการ จากนั้นให้ระบุคอลัมน์ที่จะใช้แสดงผลข้อมูลดังกล่าวที่ด้านท้ายของบรรทัด 5. เมื่อแก้ไขรายงาน โดยเพิ่มตำแหน่งคอลัมน์ท้ายบรรทัดของตัวแปรที่ต้องการทุกตัวเรียบร้อยแล้วให้บันทึก รายงานที่แก้ไข โดยคลิกไอคอนบันทึกข้อมูล (หรือกค <Esc>) แล้วคลิกที่ปุ่ม YESจากนั้นโปรแกรมจะกลับมาที่ เมนูพิมพ์เหมือนเดิม ให้คุณพิมพ์ทคสอบจาก เมนูพิมพ์ ข้อ 3 พิมพ์แบบทดสอบ และเลือกพิมพ์ทาง แฟ้มข้อมูล เลือกชนิดของแฟ้มข้อมูลแป็น แฟ้มข้อมูลมาตรฐาน(SDF File) ดังรูป จากนั้นตั้งชื่อแฟัมข้อมูล ตัวอย่างเช่น C: ISVATXLS.TXT และก <Enter>ผ่าน โปรแกรมจะเริ่มพิมพ์รายงานออกทางแฟ้มข้อมูล เมื่อเรียบร้อยก็จะกลับมา อยู่ที่เมนูพิมพ์เหมือนเดิม 6.เปิดโปรแกรม Excel และเปิดแเฟ้มข้อมูลที่บันทึกไว้ขึ้นมา โดยระบุชื่อแฟ้มตามที่กำหนดไว้ตามข้อ 5. จาก ตัวอย่างคือ C:ISVATXLS.TXT และกด <Enter> ผ่าน 8. เลือกรูปแบบของตัวคั่น ให้คุณคลิกเลือกเฉพาะเครื่องหมาย จุลภาค (Comma) เท่านั้น ส่วนในช่องตัวคั่น รูปแบบอื่น ๆ ให้ปล่อยว่างไว้ และคลิกที่ ถัดไป 9. คลิกที่ เสร็จสิ้น เพื่อจบขั้นตอนการนำเข้าแฟ้มข้อมูลของโปรแกรม Excel 10.รูปแบบรายงานภาษีขายที่คุณจะได้หลังจากจบขั้นตอน สิ่งที่คุณจะต้องปฏิบัติต่อไป คือ การจัดความกว้าง คอลัมน์ หรือการจัดรูปแบบอื่น ๆ เช่น การทำตัวหนา การขีดเส้นใด้ และจึงสั่งพิมพ์หรือนำไปคำนวณตามความ ต้องการ 11. คุณอาจ จะพบปัญหาจากการนำร้ายงานจากโปรแกรม Express มาแสดงในโปรแกรม Excel ในส่วนของ ข้อความ ซึ่งเมื่อถูกโอนมายังโปรแกรม Excel แล้ว ข้อความต่าง ๆ เช่น จากตัวอย่างของรายงานภาษีขาย คำว่า 'ชื่อผู้ประกอบการ' 'ลำดับ' 'วัน/เดือนปี' 'เลขที่' จะเป็นข้อความไม่ใช่ตัวแปร ดังนั้นคุณจะไม่สามารถระบุตำแหน่ง คอลัมน์ได้ การแก้ไขปัญหาคุณสามารถสร้างตัวแปร สำหรับแสดงข้อความเหล่านี้ ได้ ดังตัวอย่างเช่น หากต้องการ ให้คำว่า วัน/เดือน/ปีแสดงอยู่ในคอลัมน์ B ของโปรแกรม Excel ให้คุณแก้ไขในส่วนของ [report frame] แล: [data spec]
บทที่26 การประยุกต์ใช้งานสำหรับธุรกิจประเภทต่าง ๆ คุณสามารถนำโปรแกรม Express ไปใช้กับธุรกิจประเภทอื่นนอกเหนือจากธุรกิจซื้อ มา-ขายไปได้ โดยการ ประยุกต์ใช้ระบบงานต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้วในโปรแกรมให้รองรับลักษณะการทำงานในธุรกิจแต่ละประเภท เช่น ธุรกิจ ผลิต ธุรกิจนำเข้า ก่อนเริ่มประยุกต์ใช้งานในธุรกิจประเภทอื่นขอให้คุณศึกษาวิธีการใช้งานโปรแกรมเบื้องต้น เช่น การกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดสินค้า รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดผู้จำหน่าย และการป้อนข้อมูล การซื้อ-การขายให้เข้าใจอย่างชัดเจนก่อน ธุรกิจผลิต กระบวนการผลิตจะเริ่มตั้งแต่การซื้อวัตถุดิบ เบิกวัตถุดิบไปผลิต จ่ายค่าแรงและค่าโสหุ้ยในการผลิตและรับสินค้า สำเร็จรูปที่ผลิตได้ ที่เมนูรายละเอียดสินค้า (เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า ให้กำหนครายละเอียดสินค้าและวัตถุดิบดังนี้ 1.รหัสวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตทั้งหมด โดขจะต้องกำหนดเลขที่บัญชีให้ถูกต้อง คือ เลขที่บัญชีวัตถุดิบคงเหลือ 2.รหัสสินค้าสำเร็จรูปที่ได้เมื่อผลิตเสร็จสิ้นแล้ว กำหนดเป็นเลขที่บัญชีสินค้าสำเร็งรูปคงเหลือ
รูปที่ 1 หน้าจอรายละเอียดสินค้าให้กำหนดทั้งวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป ที่เมนูราขละเอียดคำใช้จ่ายอื่น ๆ (เมนูซื้อ ข้อ 7 รายละเอียดค่าใช้จ่าย) กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องนำมา คำนวณเป็นต้นทุนในการผลิต เช่น ค่าแรงของพนักงานในโรงงาน ค่าน้ำ-ค่าไฟของโรงงานหรือค่าใช้จ่ายอื่นที่ เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิต รูปที่ 2 กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการผลิต
การซื้อวัตถุดิบ (เมนูซื้อ ข้อ 2 ซื้อเงินสด หรือข้อ 4 ซื้อเงินเชื่อ) วิธีการป้อนจะเหมือนกับมูลการซื้อสินค้าตามปกติ แต่รายการสินค้าที่ซื้อจะเป็นรหัสวัตถุดิบที่กำหนดไว้แทน รูปที่ 3 ป้อนข้อมูลการซื้อวัตถุดิบเข้ามาในสต็อก การเบิกวัตถุดิบไปผลิต (เมนูสินค้า ข้อ 1.1 จ่ายสินค้าภายใน และเลือกจ่ายวัตถุดิบเพื่อผลิต) เพื่อตัดวัตถุดิบออก จากสต็อก และนำไปผลิตเป็นสินค้าสำเร็จรูป รูปที่ 4 การเบิกวัตถุดิบไปใช้ในการผลิต
การจ่ายค่าแรงและค่าโสหุ้ยในการผลิต (เมนูซื้อข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ เมื่อเกิดรายการจ่ายค่าแรงและ ค่าใช้จ่ายในการผลิต ให้นำรหัสค่าแรงและรหัสค่าใช้จ่ายในการผลิต ซึ่งกำหนดไว้ที่เมนูรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ มาบันทึก รูปที่ 5 การจ่ายค่าใช้จ่ายในการผลิต การรับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต (เมนูสินค้า ข้อ 1.3 ปรับปรุงเพิ่ม-ลดสินค้า และเลือกรับสินค้าจากการผลิต) โปรแกรมจะไม่ได้คำนวณต้นทุนในการผลิตสินค้าสำเร็จรูปให้ ดังนั้นคุณจึงต้องรวบรวมต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรง และ ค่าใช้จ่ายในการผลิต (โสหุ้ยการผลิต) เพื่อนำมาเฉลี่ยให้กับจำนวนสินค้าที่ผลิตได้
รูปที่ 6 รับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต ธุรกิจนำเข้า ที่มนูผังบัญชี (เมนูบัญชี ข้อ 2) ให้กำหนดเลขที่บัญชีดังนี้ ㆍ สินค้าระหว่างทาง ในหมวดทรัพย์สิน ㆍ เจ้าหนี้ต่างประเทศ ในหมวดหนี้สิน รูปที่ 7 ตัวอย่างการกำหนดเลขที่บัญชีสินค้าระหว่างทาง ที่เมนูรายละเอียดผู้จำหน่าย (เมนูซื้อ ข้อ 6 ให้กำหนดรายละเอียดของเจ้าหนี้ต่างประเทศ โดยในช่องเลขที่บัญชี จะต้องอ้างถึงเลขที่บัญชีเจ้าหนี้ต่างประเทศที่ได้กำหนดไว้แล้วที่เมนูผังบัญชี
รูปที่ 8 กำหนดรายละเอียดผู้จำหน่ายเป็นเจ้าหนี้ต่างประเทศ เมนูรายละเอียดสินค้าบริการ (เมนูสินค้า ข้อ 4) กำหนดรหัสสินค้าระหว่างทาง เพื่อใช้ในการเปิดบิลซื้อ โดยให้คุณ กำหนดในช่องเลขที่บัญชีเป็น บัญชีสินค้าระหว่างทาง ซึ่งกำหนดไว้ในผังบัญชีแล้ว รูปที่ 9 กำหนดรหัสสินค้าระหว่างทาง
ที่เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4) เพี่มเอกสารรับสินค้ระหว่างทางข้าในสต็อก ให้คุณเลื่อนไปที่ หมวดเอกสาร JU หัวข้อใดก็ได้ เช่น ปรับปรุงเพิ่ม-ลดสินค้า จากนั้นคลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูลหรือกด <Ait+A> ใน ช่อง ชื่อเอกสาร และ ชื่อภาษาอังกฤษ ให้ป้อนข้อความอธิบายการรับสินค้าระหว่างทาง ในช่องเลขที่ถัดไป ให้ กำหนดอักษรนำหน้า 2 ตัวอักษร จากในรูปกำหนดเป็น IM รูปที่ 10 กำหนดเอกสารรับสินค้าระหว่างทาง โดยใช้อักษรนำหน้าเป็น 'IM เมื่อกด <Enter> ผ่านช่องเลขที่ถัดไปจะปรากฎหน้าจอให้กำหนดวิธีการบันทึกบัญชีดังรูป กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชีของเอกสารใหม่ คุณเลือกรหัสสมุดรายวันที่ต้องให้โปรแกรมบันทึกรายการปรับปรุงสินค้าระหว่างทางของแผนกให้ปล่อยว่างไว้ ส่วน ในช่องคำอธิบายในสมุดรายวันคุณอาจจะป้อนข้อความ ปรับปรุงสินค้าระหว่างทางเข้าในสต็อก' หรือข้อความอื่น ตามความเหมาะสม หากคุณเลือกวิธีบันทึกบัญชีแบบ Perpetual โปรแกรมจะไม่ให้คุณป้อนเลขที่บัญชีในช่อง Dr. สินค้า โดยโปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีของสินค้าที่คุณรับเข้ามาใช้ในการบันทึกบัญชีให้โดยอัดโนมัติ ส่วนในช่อง Cr.ต้นทุนขาย/ค่าใช้จ่าย ให้กำหนดเลขที่บัญชีเป็น เลขที่บัญชีสินค้ระหว่างทาง ทั้งนี้เพื่อปรับปรุงตัดบัญชีสินค้า ระหว่างทางออกและเพิ่มยอดบัญชีสินค้า ส่วนในช่องข้อมูลอื่นคือ รับรองเอกสาร และพิมพ์เอกสารซ้ำให้กำหนด ตามความต้องการ จากนั้นให้คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อบันทึกข้อมูลเมื่อคุณเข้าใน เมนูสินค้า ข้อ 1.3 ปรับปรุงยอดสินค้า จะมีมนูเพิ่มขึ้นมาดังรูป
รูปที่ 12 เมนูที่เพิ่มขึ้นจากการกำหนดเอกสารใหม่ ป้อนข้อมูลการซื้อ (เมนูซื้อ ข้อ 4) การป้อนข้อมูลซื้อจะใช้วิธีเดียวกับการซื้อสินค้าทั่ว ๆ ไป แต่ในส่วนของรหัสผู้ จำหน่ายให้เลือกเป็นเจ้าหนี้ต่างประเทศ และกำหนดประเภทราคา 0 เพื่อตั้งเฉพาะยอดหนี้ค่าสินค้า ในส่วนของ รายการสินค้าที่ซื้อให้ป้อนเป็นรหัสสินค้าบริการ และป้อนจำนวนเงินที่คำนวณเป็นเงินบาทแล้ว รูปที่ 13 การป้อนข้อมูลซื้อสินค้าจากต่างประเทศ
บันทึกค่าใช้จ่ายในการนำเข้า (เมนูบัญชีข้อ 1 ลงประจำวัน และเลือกสมุดรายวันจ่าย) ให้คุณบันทึกค่าใช้ง่ายที่ เกิดขึ้นจากการนำเข้าสินค้า เช่น ค่าภาษีนำเข้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าขนส่งสินค้า ฯลฯ รูปที่ 14 บันทึกค่าใช้จ่ายในการนำเข้า ชำระเงินให้เจ้าหนี้ (เมนูการเงิน ข้อ 2.4 จ่ายชำระหนี้) ถ้ามีผลขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนให้ป้อนตัวเลขขาดทุน เป็นยอดติดลบในช่องภาษี แต่หากเป็นผลกำไรให้ป้อนในช่องภาษีเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม รูปที่ 15 กรณีชำระหนี้แล้วมีผลขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
จากนั้นให้คุณเข้าใน เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน เลือกสมุครายวันจ่าย และแก้ไขเลขที่บัญชีภาษีเงินได้หัก ณ ที่ จ่าย เป็นเลขที่ บัญชีกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน ดังรูป รูปที่ 16 แก้ไขเลขที่บัญชีเป็นกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน ปรับปรุงขอดเจ้าหนี้ต่างประเทศ ก่อนปิดงบสิ้นปี (เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน และเลือกสมุดรายวันทั่วไป) ในทุก สิ้นรอบบัญชี ซึ่งคุณจะต้องพิมพ์งบการเงินเพื่อแสดงให้กับผู้บริหาร หรือทางราชการจะต้องมีการปรับปรุงยอด เจ้าหนี้ต่างประเทศ โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราในวันสิ้นรอบบัญชีนั้น กรณีเกิดผลขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน เดบิต เครดิต กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน เจ้าหนี้ต่างประเทศ กรณีมีผลกำไร จากอัตราแลกเปลี่ยน เดบิต เครดิต เจ้าหนี้ต่างประเทศ กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน รายการปรับปรุงข้างต้นนี้ จะต้องถูกกลับรายการในต้นปีถัดไป
บทที่ 27 การติดตั้งเครื่องพิมพ์ โดยทั่วไป เครื่องพิมพ์ที่ใช้กันแพร่หลายและเหมาะกับการทำเอกสารทางการค้า ก็คือ เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม (Dot Matix) เพราะในการพิมพ์ในคราวเดียว สามารถทำสำเนาได้ หลายชั้น นอกจากนี้ยังมีเครื่องพิมพ์ประเกทอื่นอีกเช่น เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Printer) หรืออิงค์เจ็ท (Ink Jet) ที่พิมพ์ได้รวดเร็วกว่า แต่ทำสำเนาในการพิมพ์คราวเดียวกัน ไม่ได้ (ต้องพิมพ์หลายๆครั้งตามจำนวนชุดของสำเนา) ปัญหาหลักของเครื่องพิมพ์แบบหัว เข็ม ก็คือ รหัสภาษาไทยที่กำหนดไว้ในเครื่องพิมพ์แต่ละขี่ห้อหรือแต่ละรุ่นนั้นไม่ตรงกัน ดังนั้นจึงมีขั้นตอนการตรวจสอบรหัสภาษาไทยของเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้งานว่าเป็นแบบใด การตรวจสอบรหัสภาษาไทย หากเครื่องพิมพ์ที่คุณใช้เป็นแบบเลเซอร์ หรืออิงค์เจ็ท ให้ข้ามไปหัวข้อถัดไปเลย แต่ถ้าเป็นแบบหัวเข็ม ให้คุณต่อเครื่องพิมพ์เข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ จากนั้นเปิดเครื่องพิมพ์และให้ใส่กระดาษเปล่าใน เครื่องพิมพ์ 1 แผ่น และสั่งพิมพ์ตารางรหัสเครื่องพิมพ์ โดยเลือก เมนูเริ่มระบบ 6.1 ดังรูป รูปที่ 1 เมนูพิมพ์ตารางรหัสเครื่องพิมพ์
หลังจากพิมพ์เสร็จเรียบร้อย คุณจะได้ตารางรหัสคล้ายดังในรูป รูปที่ 2 ตารางรหัสเครื่องพิมพ์ที่พิมพ์ได้จากในโปรแกรม ให้คุณนำตารางรหัสเครื่องพิมพ์ที่พิมพ์ได้ ไปเปรียบเทียบกับตารางเครื่องพิมพ์ด้านท้ายเล่มของคู่มือ การใช้งานฉบับนี้ โดยต้องเปรียบเทียบทุกตัวอักษร หากตรงกับตารางใดให้คุณจดเลขรหัสของตารางไว้ การกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ เมื่อเข้ามาที่ เมนูเริ่มระบบ 6.2 กำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 3 หน้าจอกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์
เนื่องจากในโปรแกรม Express คุณสามารถกำหนดเครื่องพิมพ์ที่จะใช้ในระบบได้มากกว่า 1 เครื่อง (โดยการสลับเครื่องพิมพ์ที่จะใช้งานนำมาต่อหลังเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือการใช้งานเครื่องพิมพ์บนระบบ เครือข่าย ซึ่งเครื่องพิมพ์จะต่ออยู่กับคอมพิวเตอร์ตัวใดก็ได้) เช่น เครื่องหนึ่งอาจจะใช้สำหรับพิมพ์ใบกำกับ อีกเครื่องหนึ่งอาจจะใช้สำหรับสั่งพิมพ์รายงาน และคุณยังสามารถกำหนดเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องให้กับ ผู้ใช้งานแต่ละคน ซึ่งจะได้กล่าวถึงในบทที่ 23 กำหนดระบบความปลอดภัย ในเบื้องต้นหากคุณยังไม่ได้มีการ กำหนดระบบรักษาความปลอดภัยในโปรแกรม Express ใหม่ และเข้าโปรแกรมโดยใช้รหัสผู้ใช้ BIT9 โปรแกรมจะเรียกใช้งานรหัสเครื่องพิมพ์ลำดับที่ 0 เสมอ ดังนั้นขั้นตอนการอธิบายการกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ ในบทนี้จะอ้างอิงถึงรหัสเครื่องพิมพ์ลำดับที่ 0 ▪ ลำดับที่ ลำดับของเครื่องพิมพ์ที่กำหนดในโปรแกรม ซึ่งคุณจะต้องกำหนดไม่ให้ซ้ำกันในแต่ละ เครื่องพิมพ์ ▪ ชื่อเครื่องพิมพ์ ให้ป้อนชื่อยี่ห้อและรุ่นของเครื่องพิมพ์ ถ้าเป็นแชร์พริ้นเตอร์ในระบบเครือข่าย คุณ สามารถระบุค่าตรงเป็น \\Computer\PrinterName ได้เลย ▪ โหมดการพิมพ์ จะมีให้เลือกอยู่ 4 แบบ (2 โหมด) คือ ➢ Text Mode เป็นระบบการพิมพ์ไปให้เครื่องพิมพ์วาดตัวอักษรให้ เช่น โปรแกรมสั่ง ให้พิมพ์คำว่า “กขคABC” เครื่องพิมพ์ก็จะใช้รูปแบบของตัวอักษรที่มีอยู่แล้วใน เครื่องพิมพ์คำว่า (FONT ROM) มาพิมพ์ให้ (คุณสามารถเปลี่ยนแบบของตัวอักษร ได้ โดยกดที่ปุ่มบนหน้าปัทม์ของเครื่องพิมพ์) การพิมพ์วิธีนี้มีข้อดีคือ พิมพ์ตัวอักษร ได้เร็วกว่าแบบอื่น แต่ข้อเสียคือพิมพ์รูปไม่ได้ และรูปแบบตัวอักษรมีให้ใช้จำกัด ➢ Graphic Mode เป็นการพิมพ์แบบใหม่ โปรแกรมบน Windows ส่วนใหญ่ใช้วิธีนี้ เพราะ สามารถพิมพ์ตัวอักษรหรือรูปก็ได้ โปรแกรมจะต้องจัดวาดสิ่งที่จะพิมพ์ไว้ใน หน่วยความจำก่อน จากนั้นจึงสั่งให้เครื่องพิมพ์วาดจุดแต่ละจุดลงบนกระดาษเพื่อให้ เกิดเป็นภาพตามต้องการ วิธีนี้จะใช้เวลาในการพิมพ์มากขึ้น แต่มีข้อดีคือสามารถ พิมพ์แบบตัวอักษรได้หลากหลาย (ไม่ต้องขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์อีกต่อไป)
หากเลือกวิธีนี้ เมื่อสั่งพิมพ์จะมีหน้าจอขึ้นมาให้กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ว่าจะ พิมพ์ไปที่เครื่องพิมพ์ตัวไหน พิมพ์ทั้งหมดหรือบางส่วน พิมพ์กี่ชุด ➢ Graphic + NoAsk เป็นวิธีการพิมพ์แบบเดียวกับ Graphic Mode เพียงแต่เวลาที่สั่งพิมพ์งาน โปรแกรมจะไม่ถามรายละเอียดอีก (เช่นมี เครื่องพิมพ์ตัวเดียว และพิมพ์Graphic ทั้งหมด) ➢ ไม่ได้ระบุ (Text Mode) ถ้าไม่ระบุเป็นอย่างอื่น โปรแกรมจะใช้วิธีการพิมพ์ แบบ Text Mode เป็นค่าเบื้องต้น ▪ จำนวนบรรทัด จำนวนบรรทัดที่สามารถพิมพ์ได้ใน 1 หน้ากระดาษ ในกรณีของ กระดาษขนาด A4 ให้กำหนดจำนวนบรรทัดต่อหน้าเป็น 39 บรรทัด ▪ รหัสภาษาไทย ให้ป้อนรหัสภาษาไทย ตรวจสอบได้จากการพิมพ์ตารางรหัส เครื่องพิมพ์ดังที่กล่าวไว้แล้วในตอนต้น ▪ พิมพ์กรอบตารางได้ ในเครื่องพิมพ์เก่าบางรุ่นซึ่งไม่สามารถพิมพ์เส้นทึบได้ (ดูจาก ผลลัพธ์ที่ได้จากการพิมพ์ในข้อ 1 พิมพ์ตารางรหัสเครื่องพิมพ์) ให้ตอบ ‘N’ โปรแกรมจะตีเส้นตารางโดยใช้เส้นประให้แทน แต่หากเป็นเครื่องพิมพ์ในปัจจุบัน ส่วนใหญ่ให้ตอบเป็น ‘Y’ ▪ ระดับการพิมพ์ ขึ้นอยู่กับการกำหนดที่เครื่องพิมพ์ โดยปกติให้ใช้ค่า 8 ภาษาไทย 3 ระดับ ▪ ระยะบรรทัดบน จะเป็นการกำหนดระยะห่าง ระหว่างสระบนหรือวรรณยุกต์ กับ พยัญชนะ เช่น ระหว่างสระ กับตัวอักษร ก ข ค ปกติกำหนดเป็น 19/180 นิ้ว ▪ ระยะบรรทัดกลาง จะเป็นการกำหนดระยะห่างระหว่างพยัญชนะกับสระล่าง เช่น ระหว่างตัวอักษรกับสระ ปกติกำหนดเป็น 19/180 นิ้ว ▪ ระยะบรรทัดล่าง จะเป็นการกำหนดระยะห่าง ระหว่างสระล่างของบรรทัดปัจจุบัน กับสระบนของบรรทัดถัดไป เช่น ระหว่างสระ กับสระ ปกติกำหนดเป็น 7/180 นิ้ว
▪ ชื่อ Batch File หากคุณใช้เครื่องพิมพ์อื่น ที่ไม่ได้ต่ออยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์ของ คุณโดยตรง เช่น การใช้เครื่องพิมพ์บนระบบเลนซึ่งอาจจะมีเครื่องพิมพ์มากกว่า 1 เครื่อง คุณสามารถใช้ Batch File ในการเรียกใช้งานเครื่องพิมพ์ตามที่ต้องการได้ แต่หากมีเครื่องพิมพ์เพียงเครื่องเดียวและต่ออยู่กับคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งานให้ปล่อย ช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ ▪ Initial Esc Sequence เป็นชุดคำสั่งในการติดต่อกับเครื่องพิมพ์แต่ละยี่ห้อ หรือแต่ ละรุ่น ซึ่งปัจจุบันมักจะใช้คำสั่งที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ดังนั้นให้คุณปล่อยช่อง ข้อมูลนี้ว่างไว้ แต่หากเป็นเครื่องพิมพ์ที่เปลี่ยนแปลงคำสั่งการพิมพ์ต่างไปจากระบบ เดิม ให้คุณกำหนดค่าใหม่ซึ่งจะมีระบุอยู่ในคู่มือเครื่องพิมพ์เข้าไป ▪ Computer PORT โดยปกติพอร์ตที่ต่อกับเครื่องพิมพ์ จะถูกเตรียมมาเพียงพอร์ต เดียวในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง คือ พอร์ต LPT1 แต่หากคุณมีพอร์ตต่อเครื่องพิมพ์ มากกว่า 1 พอร์ต เช่น การพิมพ์บนระบบแลนซึ่งอาจจะใช้พอร์ต LPT2 ก็ให้ระบุ พอร์ตที่จะใช้กับเครื่องพิมพ์รุ่นนี้ แต่หากมีเครื่องพิมพ์เพียงเครื่องเดียวและต่ออยู่กับ คอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งานให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ หลังจากกำหนดค่าข้างต้นเรียบร้อย คุณสามารถพิมพ์ทดสอบเพื่อตรวจสอบว่าค่าต่างๆ ที่กำหนดเข้าไปนั้น ถูกต้องหรือไม่ โดยให้อยู่ที่หน้าจอกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์นี้ และกดปุ่ม <F7> เพื่อพิมพ์ ทดสอบ ซึ่งข้อมูลที่ พิมพ์ได้ควรอยู่ในลักษณะดังในรูป รูปที่ 4 ผลที่ได้จากการพิมพ์ทดสอบ แต่หากข้อความที่ได้จากการพิมพ์ทดสอบ ไม่เป็นอักขระที่ถูกต้องหรือไม่สามารถอ่านได้ ให้คุณตรวจสอบ ตารางรหัสเครื่องพิมพ์อีกครั้งหนี่งว่า ตัวอักษรภาษาไทยทุกตัวที่พิมพ์ได้จากตารางถูกต้อง ตรงกันกับตาราง เครื่องพิมพ์ที่คุณเปรียบเทียบได้จากด้านท้ายของคู่มือการใช้งานโปรแกรมเล่มนี้หรือไม่ อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถตรวจสอบรหัสภาษาไทยที่สามารถใช้งานกับเครื่องพิมพ์ของคุณได้ คือหลังจากที่เข้ามา ในหน้าจอ ‘กำหนดเครื่องพิมพ์’ นี้ และใส่กระดาษเปล่าไว้ที่เครื่องพิมพ์แล้ว ให้กด
<Ctrl+F7> โปรแกรมจะพิมพ์ข้อความทดสอบ (ดังรูปที่ 4) ของทุกๆ รหัสภาษาไทยออกมาพร้อมเลขรหัส ตาราง ให้คุณพิจารณาว่ารหัสตารางใดที่พิมพ์ข้อความถูกต้องมากที่สุด และนำเลขรหัสตารางนั้นไปป้อนไว้ที่ รหัสภาษาไทย ตามวิธีการที่กล่าวไปแล้ว หมายเหตุ บางครั้งที่ต้องพิมพ์รายงานยาวๆ เช่น รายงานบัญชีแยกประเภท หรือรายงานภาษีซื้อ ภาษีขายที่มีหลายหน้ากระดาษ คุณอาจจะสร้างเครื่องพิมพ์ลำดับใหม่ขึ้นมา เพื่อกำหนดให้ ระยะบรรทัดบน,กลาง,ล่าง เป็นเลขน้อยๆ เช่น 16,16,0 เพื่อให้ได้จำนวนบรรทัดต่อ หน้ากระดาษเพิ่มขึ้น เวลาจะใช้ค่าในเครื่องพิมพ์ลำดับใหม่นี้ ให้กดคำสั่งพิเศษ(Shift+F5) เพื่อเปลี่ยนลำดับเครื่องพิมพ์ วิธีการพิมพ์งานในโปรแกรม เพื่อให้เห็นภาพการทำงานโดยรวมของโปรแกรม เกี่ยวกับการพิมพ์ ขออธิบายเป็นลำดับ ดังนี้ 1. เมื่อผู้ใช้ล็อคอินเข้าโปรแกรม โปรแกรมจะจำค่า ‘ลำดับเครื่องพิมพ์’ ของผู้ใช้รายนั้นไว้ (โปรแกรมจะไปดูจากรายละเอียดของผู้ใช้รายนั้น ในระบบความปลอดภัย) 2. เมื่อมีการสั่งพิมพ์งานออกที่เครื่องพิมพ์ โปรแกรมจะเช็ครายละเอียดของเครื่องพิมพ์ลำดับที่จำค่าไว้ รูปที่ 5 เมนูเริ่มระบบ 6.2 ป้อนชื่อเครื่องพิมพ์ในแบบ \\computer\printerName
2.1 หาก ‘ชื่อเครื่องพิมพ์’ เป็นแบบ URL โปรแกรมก็จะเช็คว่า มีเครื่องพิมพ์ชื่อดังกล่าวอยู่ในระบบใน ขณะนั้นหรือไม่ ถ้าไม่มีก็จะแจ้งให้ทราบและจะพิมพ์งานที่เครื่องพิมพ์ลำดับนั้นไม่ได้ (อาจเป็นเพราะ ใส่ชื่อผิด หรือเครื่องพิมพ์นั้นไม่ได้เปิดอยู่ ให้ลอง Add Printer ที่วินโดส์เพื่อดูว่ามองเห็นเครื่องพิมพ์ ชื่อนี้หรือไม่) แต่ถ้ามีเครื่องพิมพ์ชื่อนี้อยู่งานพิมพ์จะส่งไปที่เครื่องพิมพ์นี้ 2.2 หาก ‘ชื่อเครื่องพิมพ์’ ไม่มีตัวอักษร ‘-\’ ปะปนอยู่ในชื่อ (ไม่ได้ป้อนแบบ URL) โปรแกรมจะใช้ “Default Printer” ที่คุณกำหนดไว้ในวินโดส์ 3.โปรแกรมจะดูว่า ‘โหมดการพิมพ์’ กำหนดค่าไว้อย่างไร • Text Mode หรือไม่ได้กำหนดไว้ โปรแกรมจะเช็คว่า ถ้าใส่ Batch File ไว้ ก็จะทำงานตาม ค่าในนั้นให้ก่อน และถ้ามีค่าในช่อง ‘Initial ESC Sequence’ ก็จะส่งค่านั้นให้กับเครื่องพิมพ์ ทำงาน จากนั้นจะเริ่มส่งข้อความที่จะพิมพ์ โดยมีการจัดระดับการพิมพ์ตามที่กำหนดค่าไว้ โดยเว้นระยะห่างของแต่ละระดับตามค่าที่กำหนดด้วย • Graphic Mode โปรแกรมจะละเลยค่าต่างๆ ที่ทำใน Text Mode ทั้งหมด แล้วจัดงานพิมพ์ ตามวิธีของวินโดส์ กล่าวคือ โปรแกรมจะสร้างรายงานในหน่อยความจำให้เรียบร้อยเสียก่อน จากนั้นจึงสั่งให้เครื่องพิมพ์พล็อตจุดให้ได้ตามที่ต้องการ แต่จะต้องมีการกำหนดค่าก่อนพิมพ์ (เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์ แม้ว่าจะมีเพียงเครื่องเดียว)ทุกครั้ง • Graphic + NoAsk เป็นการกำหนดว่า ให้พิมพ์งานไปเลย ไม่ต้องกำหนดค่าก่อนพิมพ์ (โปรแกรมจะใช้ Default Printer ที่กำหนดไว้ในวินโดส์ พิมพ์งาน) 4.โปรแกรมจะส่งงานพิมพ์ไปที่เครื่องพิมพ์ตัวนั้นๆ