บทที่ 12 การปอนขอมูลระบบขายและลูกหนี้ ขั้นตอนการทำงานในระบบขายและระบบลูกหนี้ของดปรแกรม สามารถจะแสดงไดดังรูป
ขั้นตอนของระบบขายและระบบลูกหนี้จะเริ่มจากการทำใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายลูกคาลกลงซื้อก็จะเปดบิล ขายโดยคุณสามารถอางถึงใบสั่งขายหรือใบเสนอราคาได (ถามีรายการสั่งขายหรือใบเสนอราคาไวกอน)หรือ อาจจะเปดบิลขายไดทันที โคยไมตองทำใบสั่งการเปดบิลขายใน โปรแกรมสามารถแบงไดเปน 2 รูปแบบ คือ ขายสินคาเปนเงินสด และขาการขายสินคาเปนเงินสดโปรแกรมจะถือวาเปนรายการ ที่เสร็จสิ้นในขั้นตอเปน เงินเชื่องจากรับชำระเปนเงินสดหรือเปนเช็ครับ ณ วันที่ขายสินคาทันที) แตหากขายสินคาเปนเงินขั้นตอนเพิ่ม เดิม คือ ตองทำรายการรับชำระหนี้ตามบิลขายเงินเชื่อ โดยหากคุณมีระบบนเรียกเก็บเงินจากลูกคา ก็จะ สามารถทำใบวางบิลภายในโปรแกรมได นอกจากนั้นในการคุณดางประสบปญหารื่องสินศัที่สงไปรำรุด (ตอง รับคืนสินคา) หรือเจงราคาในบิลขายสูงหรือคไป(ลองทำใบลดหนี้ หรือใบเพิ่มหนี้ ในโปรแกรมก็สามารถจะทำ เอกสารเหลานี้ไดเชนเดียวกัน กอนเริ่มปอนขอมูลในระบบขายและระบบลูกหนี้ มีชองขอมูลบางชองที่จะถูกกลาวถึงบอยครั้งในเนื้อหาของบทนี้ ดังนั้นจึงขออธิบายวิธีการปอนขอมูล ดังกลาวคังตอไปนี้ ประเภทราคา เพื่อระบุวาราคาของสินคาแตละรายการ ที่แสดงในบิลเปนรากาที่รวม VAT แลว หรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ ㆍ 0 หมายถึง ราคาสินคาไดรับการยกเวนภาษี ㆍ 1 หมายถึง ราคาสินคาไดรวมภาษีไวแลว ㆍ 2 หมายถึง ราคาสินคาขังไมรวมภาษี ตัวยางเชน หากคุณขายสินคำาราคา 100 บาท จะไดกาษีมูลค่ำเพิ่มคังกรณีตอไปนี้ ประเภทราคา 0 โปรแกรมจะไมคำนวณภาษีให ประเภทราค 1 จะไดยอดภาษีมูลคำเพิ่ม 6.54 (คำนวณจาก 100 x 71107) ประเภทราคา 2 จะไดยอดกาษีมูลคเพิ่ม 7 (คำนวณจาก 100 x 7/100) สวนลด คุณสามารถปอนไดทั้งแบบที่เปนจำนวนเงิน เชน 1500.00 หรือแบบที่เปนเปอรเซ็นต เชน 10% และยังสามารถปอนเปนสวนลดซอนได เชน 5+2การปอนเครื่องหมายเปอรเซ็นตั คุณอาจจะปอนเปน 10% เลยหรือปอนเปน 10+โปรแกรมจะเปลี่ยนเปน 10% ใหโดยอัตโนมัติ
Bill to จะใชในกรณีออกใบกำกับภาษี (หรือบิลขาย) เปนชื่อของ ลูกคารายหนึ่ง แตเรียกเก็บเงิน ลูกคาอีกรายหนึ่ง ตัวอยางเชน ใหเรียกเก็บเงินจากสํานักงาน ชอง Bll to เปนรหัสลูกคาทีเปนสาขาของลูกคาที่ ตองการใหเปดบิล โดยระบบจะจำการตั้งหนี้ตาม 'รหัสลูกคา' ที่ระบุไวในหนาจอขายเงินเชื่อนี้ รวมไปถึง รายงานวิเคราะหการขาย หรือรายงานลูกหนี้ ก็จะแสดงเปนยอดทนี้ของรหัสลูกคาที่อางถึงนี้สำหรับรหัสลูกคา ที่ระบุไวในชอง Bil 10 จะใชแสดงผลในตอนสั่งพิมพใบกำกับภาษี (บิลขาย) และการแสดงผลในรายงานภาษี ขายเทานั้นหมายเหตุ สำหรับรหัสลูกคาที่จะใชปอนเขาไปในB:il o นั้น หากเปนลูกคาขาจร (ไมใชลูกค้ำ ประจำ)คุณอาจจะสรางรายละเอียคของลูกคในลักษณะนี้ โดยใหโปรแกรมรันรหัสลูกคาใหก็ได (สรางรหัสลูก ขาย ขอ 6 รายละเอียดลูกคา เมื่อถึงชองรหัสลูกคาใหปลอยวางไว และกค <Enter> ผาน) ซึ่งลูกคาประเภทนี้ เมื่อใด และยังรายการบางประเภทที่มีวิธีการใชงานเหมือน า กันในแตละหนาจอการปอนขอมูล เชน ราชการของแถม การปอนขอมูลเกี่ยวกับสินคาที่ไดรับการยกเวนภาษี ดังนั้นจึงขอกลาวถึงวิธีการใชงานในตอนตันนี้เพียงครั้ง เดียว เพื่อใหเนื้อหามีความกระชับและชัดเจนมากขึ้น ภาระภาษีขาย หากคุณเปนผูใหบริการ เชน การใหบริการซอมแซมอุปกรณ หรือจำหนายสินคาผอนชำระ คุณสมารถเลือก ภาระภาษีไดวา จะใชเปนเกณฑสิทธิหรือเกณฑเงินสด โดยภาระภาษีจะมีผลกับเวลาในการนำสง ภาษีมูลคาเพิ่ม คือ หากคุณเลือกภาระภาษีเปนเกณฑสิทธิ ภาษีจะเกิดขึ้นในวันเดียวกับวันที่ในบิลขาย แตหาก เลือกเปนเกณฑเงินสด ภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อคุณมีการรับชำระหนี้ หรือรับเงินชำระคางวดจากลูกคา สำหรับใน โปรแกรม Express คุณสามารถลือกภาระภาษีอยางใดอยางหนึ่งไหรืออาจจะกำหนดใหสามารถเลือกไดเมื่อ เปดใบกำกับภาษี (กำหนคไดจากเมนู เริ่มระบบ 1.4.1ายละเอียดทั่วไป) หากคุณลือกวาใหการะภาษีสามารถ เลือกไส เมื่อคุณเปคบิลขายสินกับริการ จะมีหนาจอขึ้นมาถามเกี่ยวกับภาระภาษี ดังรูป
รูปที่1 เลือกภาระภาษีขายของใบกำกับภาษี หมายเหตุ โปรแกรมจะถามเกณฑภาษี เฉพาะสินคาบริการเทานั้น คุณสามารถตรวจสอบไดวาบิลขายที่ไดบันทึกขอมูลไปแลว มีภาระภาษีแบบใด โดยอยูที่หนาจอบิลขายที่ ตองการตรวจสอบ จากนั้นคลิกที่แท็บรายการรับชำระสังเกตตรงบรรทัด ภาระภาษี ดังรูป รูปที่2 แท็บรายการรับชำระของบิลขายจะแสดงภาระภาษีขาย
.ในกรณีที่คุณบันทีกรายการไปแลว แตเลือกเกณฑภาษีไวผิด วิธีแกไขใหคลิกที่ไอคอน ลงบัญชีใหม ที่หนา เอกสารที่เลือกเกณฑภาษีไวผิด โปรแกรมจะขึ้นมาถามเกณฑภาษี ใหคุณเลือกเกณฑภาษีที่ถูกตอง การพิมพแบบฟอรม คุณสามารถสั่งพิมพแบบฟอรมตางๆ เชน ใบรับเงินมัดจำ ใบสั่งขาย บิลขายไดทันทีเมื่อบันทึกรายการเรียบรอย ดวยการคลิกไอคอน พิมพเอกสาร (หรือกด<Alt+P>) เพื่อเลือกพิมพทางจอภาพ เครื่องพิมพ หรือแฟมขอมูล และหากตองการรายละเอียดเพิ่มเติมในการแกไขแบบฟอรม ขอใหศึกษาจากบทที่ 25 การแกไขรายงาน/ แบบฟอรม การปอนหมายเหตุเพิ่มเติม การปอนขอมูลรายการประจำวันตางๆ เชน การเปดใบเสนอราคา ใบสั่งขาย บิลขาย หากคุณมีรายละเอียด เพิ่มเติมของเอกสาร ซึ่งไมสามารถปอนในชองขอมูลที่โปรแกรมไดจัดตั้งไวให คุณสามารถปอนขอความหรือ หมายเหตุเพิ่มเติมไดโดยการคลิกไอคอน เพิ่มเติมหมายเหตุของเอกสาร(หรือกด <Alt+R>) ที่หนาจอการปอน ขอมูลนั้นๆ จากในรูปเปนหมายเหตุเพิ่มเติมที่หนาจอขายเงินเชื่อ ซึ่งปอนไดทั้งหมดอีก 5 บรรทัด การบันทึก ขอมูลใหคลิกปุม ตกลง แตหากตองการยกเลิกการบันทึกใหคลิกปุม ยกเลิก รูปที่3 การปอนหมายเหตุเพิ่มเติมของเอกสาร
นอกจากนั้นในแตละรายการสินคาที่คุณปอน ยังสามารถเพิ่มหมายเหตุไดอีกรายการละ 10 บรรทัดโดยใหคุณ กด <Alt+R> ขณะที่อยูรายการสินคานั้น (ตองบันทึกรายการสินคารายการนั้นใหเรียบรอยกอน) วิธีการ บันทึกหรือยกเลิกการบันทึก จะใชวิธีเชนเดียวกับการปอนหมายเหตุของเอกสาร รูปที่4 หมายเหตุของแตละรายการสินคา หมายเหตุ การบันทึกหมายเหตุของแตละรายการสินคา จะทำไดเมื่อคุรปอนรายการสินคานั้นเรียบรอยแลว ใหคุณคลิกที่ แท็บ รายการสินคา (หรือกด <F8>) เพื่อเขาไปในรายการสินคา จากนั้นใหคลิกที่รายการสินคาที่ตองการแลว จึงคลิกไอคอน เพิ่ม/แกไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด<AliR>) การปอนขอมูลใบเสนอราคา ในบางครั้งคุณอาจจะจำเปนตองเปดใบเสนอราคาใหกับลูกคากอนตกลงซื้อ-ขาย เพื่อใหลูกคาได ตัดสินใจหรือเปรียบเทียบราคาสินคา การติดตามการเสนอราคาเปนงานที่สำคัญซึ่งจะกอใหเกิดการขายขึ้นได
รูปที่ 5 หนาจอการปอนขอมูลใบเสนอราคา การปอนขอมูลใบเสนอราคาใหคุณเขาที่ เมนูA สวนวิธีการปอนขอมูลขอใหคุณศึกษาจากบทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใชงานโปรแกรม ซึ่งรายละเอียดของขอมูลที่ตองปอนในหนาจอใบเสนอราคา จะมีดังตอไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปดใบเสนอราคาฉบับบนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกไหนดแผนกแลว คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยุขึ้นมาใชงานได • เลขที่ใบเสนอราคา เปนเลขที่ใบเสนอราคา คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญใหอัตโนมัติ โดย กด <Enter> ผานที่ชองใบเลขที่ใบเสนอราคานี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ดวยตนเอง ใหปอนเลขที่ที่ ตองการเขาไป • วันที่ เปนวันที่ของใบเสนอราคาฉบับนี้ • รหัสลูกคา หากทราบรหัสลูกคาสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไมทราบใหคุณคลิกไอคอนรูป แวนขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อลูกคาทั้งหมดที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียดลูกคาขึ้นมา
• อางอิง ขอความหรือหมายเหตุที่ตองการจะอางอิงในใบเสนอราคาฉบับนี้ หากไมมีใหกด <Enter> ผาน • พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขายที่ผูรับผิดชอบในการเสนอราคาครั้งนี้โดยปกติโปรแกรมจะแสดง รหัสพนักงานขายที่ไดกำหนดไวในเมนูรายละเอียดลูกคาของลูกคาที่ลูกคาอางอิงถึงในใบเนอราคา ฉบับนี้ แตหากตองการแกไขใหคลิกไอคอนรูปแวนขยายและเลือกรหัสพนักงานขายที่ตองการ หากไม ตองการระบุพนักงานขายในใบเสนอราคาฉบับนี้ใหกด <Enter> • สถานะเอกสาร กำหนดสถานะของใบเสนอราคาฉบับนี้ เชน ลูกคากำลังตัดสินใจ กำลังทำเรื่องจัดซื้อ หรือลูกคาซื้อไปแลว เปนตน การกำหนดสถานะใบเสนอราคานี้จะชวยใหคุรติดตามการเสนอราคาได สะดวก เพราะคุณจะทราบวาในขณะนี้ มีใบเสนอราคากี่ฉบับที่ลูกคากำลังตัดสินใจ หรือกำลังทำเรื่อง จัดซื้อ โดยดูจากรายการที่โปรแกรมไดจัดเตรียมไวให หากไมมีใหกด <Enter> ผาน • กำหนดยืนราคา คุณสามารถกำหนดไดวาราคาที่เสนอใหกับลูกคามีระยะเวลากี่วัน ซึ่งจะชวยใหคุณ ติดตามการขาย และควบคุมราคาขายของสินคาได • ครบกำหนดวันที่ โปรแกรมจะคำนวณใหโดยอัตโนมัติ ซึ่งนับจากวันที่ในใบเสนอราคาไปจนถึง ระยะเวลาการยืนราคา • ประเภทราคา ระบุวาราคาขายของสินคาที่เสนอใหกับลูกคา เปนราคาที่รวม VAT แลวหรือไม โดน คาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0, 1 และ 2 • สวนลด เปนสวนลดการคาที่มอบใหกับลูกคา ซึ่งโปรแกรมจะนำขอมูลมาจากที่คุณกำหนดไวในเมนู รานละเอียดลูกคา หากไมตองการเปลี่ยนแปลงหรือไมมีสวนลดในใบเสนอราคาฉบับนี้ใหกด <Enter> ผาน • ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจจำนวนภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอยวางไว เมื่อคุณ ปอนรายการสินคาที่เสนอราคาเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีใหโดยอัตโนมัติ • รายการสินคา เลือกรหัสสินคาที่ตองการเสนอราคา โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผานชองรหัสสินคา โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินคาตามที่คุณกำหนดไวที่เมนู เริ่มระบบ 1.3.1 รายระเอียดทั่วไป การคนหาสินคาที่ตองการใหรวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรือ อักษรนำหนาเพียง 1-2ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินคาทั้งหมดที่ขึ้นตนดวยตัวอักษรดังกลาว
ใหรวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรืออักษรนำหนาเพียง 1-2ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินคาทั้งหมดที่ขึ้นตน ดวยตัวอักษรดังกลาว • จำนวน ปอนจำนวนสินคา โดยคุณเลือกที่จะจำหนายไดทั้งหนวยนับใหญและหนวยนับยอย • หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โปรปกรมจะแสดงราคาขายตามที่คุณกำหนดไวที่ตาราง ราคาขาย ในเมนูขาย ขอ 6 รายละเอียดลูกคา • สวนลด สวนลดของสินคาแตละรายการ คุณสามารถปอนทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอรเซ็นต สวนลด • จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนโดยนำจำนวนสินคาที่เสนอขาย x ราคา/หนวย-สวนลดแตละ รายการ หมายเหตุ หากคุณไดเสนอราคาใหกับลูกคาแลว เมื่อตกลงมีการสั่งซื้อ คุณสามารถเปดใบสั่งขายไดทันที (เพื่อจองสินคา ไวกอน) โดยไมตองเปดใบสั่งขายซ้ำอีกครั้ง วิธีปฏิบัติคือ เลือกใบเสนอราคาที่ตองการขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ ไอคอน แปลงเปนใบสั่งขาย โปรแกรมจะใหคุณปอนรายละเอียดเกี่ยวกับใบสั่งขาย เชน เลขที่เอกสาร วันที่สั่ง ขาย เปนตน หมายเหตุ กรณีที่ปอนคาในชอง กำหนดยืนราคาเปน 0 วัน เมื่อนำในเสนอราคานี้ไปอางในบิลขาย โปรแกรมจะไมตัดใบเสนอราคานี้ออกจากระบบ ผเพราะไมไดกำหนดราคาวันยืนราคาเอาไว ดังนั้นสามารถ นำมาใชอางเปดบิลไดเรื่อย ๆ ) จึงมีประโยชนในการนำไปประบุกตใชงาน คือ บิลขายที่มีรายการสินคาหลาย รายการ และตองเปดบิลแบบนี้เปนประจำ ใหคุณมาสรางเปนใบเสนอราคาท่ำมปอนกำหนดยืนนราคา ( โดย ปอนเปนของลูกคารหัสใดก็ไดไวกอน เวลาที่เปดบิลขาย ใหอางถึงใบเสนอราคาเลขที่นี้โดยระบุเลขที่ตรงๆ เลย (จะใชวิธีคลิกที่ไอคอนรูปแวนขยาย เพิอเลือกไมไดเพราะการทำแบบนี้โปรแกรมจะดึงเฉพาะใบเสนอราคาที่ เปนของลูกคาที่กำลังเปดบิลอยูเทานั้น) จะทำใหการเปดบิลซ้ำๆ กันทำใหรวดเร็วยิ่งขึ้น
การปอนขอมูลใบสั่งขาย คุณสามารถใชใบสั่งขายในโปรแกรมเก็บยอดสั่งจองสินคาของลูกคา เพื่อประโยชนในการจัดเตรียมสินคาให เพียงพอตอความตองการของลูกคา รูปที่ 6 หนาจอการปอนขอมูลใบสั่งขาย การปอนใบสั่งขาย ใหคุณเขาที่ เมนูขาย ขอ 3 ใบสั่งขาย โดยวิธีการปอนขอมูลขอใหคุณศึกษาจากบทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใชงานโปรแกรม ซึ่งรายละเอียดของขอมูลที่จะตองปอนในหนาจอใบสั่งขายจะมีดังตอไปรี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปดใบสั่งขายฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกำหนนดแลว คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได แตหากไมมีใหกด <Enter> • เลขที่ใบสั่งขาย เปนเลขที่ใบสั่งขาย คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญใหโดยอัตโนมัติ ดดยกด <Enter> ผานที่ชองใบสั่งขายนี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ดวยตนเอง ใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป
• วันที่ เปนวันที่ของใบสั่งขายฉบับนี้ • รหัสลูกคา หากทราบรหัสลูกคาสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไมทราบใหคุณคลิกไอคอนรูปแวน ขยาย โปรแกรมจะแดงรหัสและชื่อลูกคาทะงหมดที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียดลูกคาขึ้นมา โดยจัดเรียง ตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยูกับที่คุณกำหนดไวที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป หัวขอ คนหาลูกคา • อางอิง ขอความหรือหมายเหตุที่ตองการจะอางอิงในใบสั่งขายฉบับนี้ • พนักงานขาย ระบึพนักงานขายผูที่รับผิดชอบในการขายของใบสั่งขายฉบับนี้ โดยปกติโปรแกรมจะแสดง รหัสพนักงานขาย ที่ไดกำหนดไวในเมนูรายละเอียดลูกคา แตหากตองการแกไขใหคลิกไอคอนรูปแวน ขยาย และเลือกรหัสพนักงานขายที่ตองการ • เขตการขาย ระบุพื้นที่ที่เกิดรายการสั่งขายนี้ขึ้น โปรแกรมจะแสดงเขตการขายที่คุณระบุไวในรายละเอียด ของลูกคารายนี้ (ในเมนูรายละเอียดลูกคา) ๘นมาใหกอน โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงเปนเขตการขายอื่น โดยคลิกไอคอนรูปแวนขยาย ที่ชองขอมูลเขตการขายนี้ และเลือกเขตการขายที่ตองการ • ขนสงโดย ระบุวิธีการขนสงสินคาของใบสั่งขายฉบับนี้ซึ่งสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกดูจาก ตารางขอมูลขนสงที่กำหนดไวกอนหนานี้ได • เครดิต เงื่อนไขการชำระเงินที่มอบใหแกลูกคารหัสนี้ เชน 30 วัน , 60 วัน โดยปกติโปรแกรมจะนำคาที่ คุณระบุไวในรายละเอียดลูกคาขึ้นมากอน ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไดตามความตองการ • สงของวันที่ กำหนดวันที่ที่จะสงของใหกับลูกคา ปกติโปรแกรมจะขึ้นมาเปนวันที่เดียวกับวันที่ของเอกสาร ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไดตามความตองการ • กำหนดวันที่สงของที่รายการกำหนดหรือไม ในกรณีคุณมีการสั่งขายสินคาหลายรายการซึ่งไมสามารถสง ของไดภายในวันเดียวกันไดเสร็จเรียบรอย หากคุณตอบในชองขอมูลนี้ เปน Y โปรแกรมจะใหคุณใสวันที่ สงของในแตละรายการสินคา • ประเภทราคา ระบุวาราคาขายของแตละรายการ ที่คุณปอนขอมูลเขาไปเปนราคาชายที่รวม VAT แลว หรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0,1,และ 2
• สถานที่สงของ หากสถานที่ที่ลูกคาตองการใหสงของ ไมใชที่อยูตามปกติของลูกคา คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย เลือกสถานที่สงของที่คุณบันทึกไวในเมนูรายละเอียดลูกคา • สวนลด เปนสวนลดการคาที่มอบใหกับลูกคา ซึ่งโปรแกรมจะนำขอมูลจากที่คุณกำหนนดไวในเมนู รายละเอียดลูกคา หากไมตองการเปลี่ยนแปลงหรือไมมีสวนลดในใบสั่งขายฉบับนี้ ใหกด <Enter> ผาน • ภีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีในชองจำนวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มให โดยอัตโนมัติ • รายการสินคา เลือกรหัสสินคาที่ตองการสั่งขาย โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผานชองรหัสสินคา โปรแกรมจะ แสดงรายการสินคาทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินคาการคนหาสินคาที่ตองการขายใหรวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรืออักษรนำหนาเพียง 1-2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินคาทั้งหมมดที่ขึ้นตนดวย ตัวอักษรดังกลาว • จำนวน ปอนจำนวนสินคาที่จำหนาย โดยคุณสามารถเลือกจะจำหนายหนวยนับใหญหรือหนวยนับยอย หากคุณสั่งขายมากกวาจำนวนสินคาที่มีอยูในสต็อก โ)รแกรมจะแสดงจอความเตือนดังรูป รูปที่ 7 โปรแกรมจะแจงเตือนหากหากพยายามจะเปดใบสั่งขายสินคามากกวาสินคาที่มีอยูใน สต็อก • หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงราคาขายของลูกคารายนี้ตามที่กำหนด ไวในตารางราคาในเมนูรายละเอียดลูกคา • สวนลด สวนลดของสินคาแตละรายการ คุณสามารถปอนทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอรเซนต สวนลด • จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณโดยใช จำนวนสินคา x ราคา/หนวย-สวนลด
ยกเลิกยอดสั่งขาย การยกเลิกยอดสั่งขายสินคามี่ไดทำใบสั่งขายสินคาปแลว โดยจะยกเลิกการขายสินคาเพียงบางรายการหรือ ยกเลิกการสั่งขายทั้งหมด คุณไมจำเปนตองยกเลิกทั้งเอกสาร เนื่องจากจะทำใหไมสามารถก็บประวัติการสั่ง ขายสินคาดังกลาวได และไมสามารถนำขอมูลไปวิเคราะหหาสาเหตุในภายหลังไดวา การยกเลิกการสั่งขายมี เหตุผลอยางไร ดังนั้นวิธีการยกเลิกการสั่งขายสินคาในโปรแกรม ใหคุณปฏิบัติโดยเขาในเมนูใบสั่งขาย จากนั้น คลิกที่แท็บ รายการสินคา คลิกรายการสินคาที่ตองการยกเลิก ยอดสั่งขาย เลื่อนแถบไปทางดานขวา คุณจะ พบกับหนาจอดังในรูป รูปที่ 8 ปอนจำนวนสินคาที่ตองการยกเลิกการสั่งขาย ใหดับเบิ้ลคลิกที่ชอง ยกเลิก เพื่อปอนจำนวนสินคาที่ตองการยกเลิกการสั่งขายโดยอาจจะยกเลิกการสั่งขาย สินคาเพียงบางสวนหรือยกเลิกการสั่งขายทั้งจำนวน จากนั้นกด <Enter> ผาน ขะมาชองวันที่ยกเลิก ใหคุณ ปอนวันที่ที่มีการยกเลิกการสั่งขายกับลูกคา แลวปอนเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งขาย ตัวอยางเชน สินคาขาด ตลาด ผลิตสินคาไมทัน ฯลฯ ซึ่งเหตุผลลในการยกเลิกยอดสั่งขายนี้ คุณสามารถกำหนดไดจาก เมนู ตารางขอมูล การปอนเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งขายสินคานี้ จะมีประโยชนในการนำไปวิเคราะห หาสาเหตุ ซึ่งโปรแกรมจะมีรายงาน (ที่เมนูรายงาน ตั้งแต รายงาน 1,3,B ถึงรายงาน 1.3.B) แสดงเอกสารที่ยกเลิกการสั่งขายแยกตามเหตุผลที่ไดปอนขอมูลไว เพื่อนำมาปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำ สัญญาซื้อขายครั้งตอไป การดูยอดสินคาคางสงในใบสั่งขาย คุณสามารถตรวจสอบไดวาหลังจากมีการปดใบสั่งขายสินคาใหกับลูกคาแลว ไดมีการจัดสงสินคา ใหกับลูกคาครบถวนตามที่ไดสังขายหรือไม โดยคุณสามารถดูไดจาก เมฯรายงาน 1.3 ซึ่งจะเปน รายงานสินคาคางสงแยกตามสินคา ใบสั่งขาย หรือ ลูกคา นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบโดยไดจากใน หนาจอใบสั่งขาย โดยวิธีคลิกแท็บรายการสินคา จากนั้นเลื่อนไปทางขวา โปรแกรมจะแสดงยอดคาสง หรือ หากคุณมีการยกเลิกยอดสั่งขายโปรแกรมจะแสดงจำนวนสินคาทั้งหมดวันที่ ที่ยกเลิกการสั่งขาย
การตรวจสอบการสงสินคาตามใบสั่งขาย หากตองการตรวจสอบวาใบสั่งขาย ไดมีการจัดสงใหกับลูกคาตามเลขที่ใบกำกับภาษี (บิลขสย) ใดบางใหคลิกที่ แท็บ รายการสินคาที่สงแลว (หรือกด <F7>) จะมีรายการสินคาที่สั่งขายและเลขที่ใบกำกับที่ขายสินนคาแตละ รายการ รูปที่9 แสดงเอกสารการสงสินคาออกไปตามที่สั่งขาย การปอนขอมูลรับเงินมัดจำ ในบางครั้งคุณอาจเรียกเก็บมัดจำคาสินคาลวงหนาจากลูกคา เพื่อยืนยันการซื้อ-ขาย ระหวางกัน ยอดเงินมัดจำ ดังกลาว สามารถนำมาหักในขณะที่คุณเปดบิลขายใหกับลูกคาได
รูปที่ 10 หนาจอการปอนนขอมูลรับเงินมัดจำ การปอนขอมูลมัดจำใหคุณเขาที่ เมนูขาย ขอ 1 วิธีการปอนขอมูลและรายละเอียดของขอมูลที่จะตองปอนใน หนาจอบันทึกรับเงินมัดจำ จะมีดังตอไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่บันทึกรับเงินมัดจำรายการนี้ • ใบรับเงินมัดจำ เปนเลขที่ของใบรับเงินมัดจำนี้ คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญใหโดย อัตโนมัติ ดดยกด <Enter> ผานชองใบรับเงินมัดจำนี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ใบสำคัญดวยตนเอง ใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป • วันที่ เปนวันที่ของใบรับเงินมัดจำฉบับนี้ • รหัสลูกคา หากทราบรหัสลูกคาสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไมทราบใหคุณคลิกไอคอนรูป แวนขยาย โปรแกรมจะแดงรหัสและชื่อลูกคาทั้งหมดที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียดลูกคาขึ้นมา โดย จะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยูกับที่คุณกำหนดไวที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดที่วไป หัวขอ คนหาลูกคา • อางอิง เปนขอความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการรับเงินมัดจำครั้งนี้
• พนักงานขาย พนักงานขายที่รับเงินมัดจำ หากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน • ครบกำหนด ในกรณีมีการทสัญญารับเงินลวงหนาจากลูกคา คุณสามารถใชวันครบกำหนดเพื่อ ตรวจสอบไดวามีการตัดสินใจซื้อจริง เกืนกวาวันครบกำหนดหรือไม • ประเภทราคา ระบุวาจำนวนเงินมัดจำแตละรายการ ที่คุรปอนขอมูลเขาไปเปนมูลคาที่รวม VAT แลว หรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0,1 และ2 หมายเหตุ หากตองการนำใบเสร็จรับเงินมัดจำไปหักในใบกับกำภาษี (บิลขาย) ประเภทราคาของทั้ง 2 เอกสารนี้จะตองเปนประเภทราคาดียวกัน • ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจำนวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอยวางไว เมื่อคุณ ปอนรายการรับเงินมัดจำเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีใหโดยอัตโนมัติ • คำอธิบาย ปอนขอมูลที่เหมาะสมเขาไป เชน รับเงินมัดจำลวงหนา 30% • จำนวนเงิน ใหคุณปอนยอดเงินมัดจำที่รับจากลูกกคา จากนั้นใหกด<Enter> ผาน หากคุณมียอดเงินมัดจำรับหลายรายการ ใหปอนขอมูลเขขาไปจนครบถวน เมื่อเรียบรอยแลวใหกด <Esc>เพื่อ ออกจากหนาจอการบันทึกขอมูลนี้ ในเบื้องตนโปรกรมจะถือวาการบันทึกรับเงินมัดจำนี้เปนการรับชำระดวยเงินสด หากคุณตองการกไขรูปแบบ การรับชำระ จะมีรูปแบบใหคุณเลือกอยู 2 ประเภทคือ • รับมัดจำเปนเงินสด จะเปนคาโดยปกติของโปรแกรมยูแลว • รับมัดจำเปนเช็คหรืออื่นๆ ใหดับเบิ้ลคลิกที่รายการในตารางชำระโดยอื่นๆ โปรแกรมจะแสดงหนาจอ ใหเลือกวิธีการชำระ ดังรูป หากเปนเช็คใหปอนรายละเอียดเลขที่เช็ค วันที่เช็ค รหัสธนาคาร และ จำนวนเงิน จากนั้นใหกด <Enter> จยกระทั่งบันทึกรายการ
รูปที่ 12 หนาจอหละงจากดับเบิ้ลคลิกรายการในตารางขำระโดยอื่นๆ อยางไรก็ตามคุณสามารถเลือกรับชำรระเปนเงินสดบางสวน และเปนเช็ครับในสวนที่เหลือได โดยสวนที่ตอง พิจารณาคือชองจำนวนเงินรวมทั้งสิ้นและชองยอดชำระจริงจะตองเทากันเสมอ การปอนขอมูลการขาย คุณสามารถเลือกวิธีการขายสินคาในโปรแกรมได 2 ลักษณะ คือ การขายสินคาเปนเงินสด และการขายสินคา เปนเงินเชื่อ โดยมีความแตกตางกันในสวนของวิธีการบันทึกบัญชี และการตั้งยอดลูกหนี้เนื่องจากการขายสด โปรแกรมจะมีการบันทึกบัญชีรับเงินสดหรือเช็ครับจากลูกคาทันที (ไมมีการตั้งยอดลูกหนี้) ซึ่งตางจากการขาย สินคาเปนเงินเชื่อ โปรแกรมจะตั้งยอดลูกหนี้รายตัว ซึ่งคุณตองทำรายการรับชำระหนี้เมื่อครบกำหนดการชำระ เงิน รายละเอียดของหนาจอขายเงินสดและขายเงินเชื่อจะคลายกัน จึงขออธิบายเฉพาะการชายเชื่อ ดังนี้
รูปที่ 13 หนาจอการปอนขขอมูลขายเงินเชื่อ การปอนขอมูลขายเงินเชื่อใหคุณเขาที่เมนูขาย ขอ 4 โดยวิธีการปอนขอมูลขอใหคุณศึกษาจากบทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใชงานโปรแกรม ซึ่งรายละเอียดของขอมูลที่จะตองปอนในหนาจอการขายเงินเชื่อจะมี ดังตอไปนี้ • แผนก ระบุแผนกทที่เปดบิลขายใบนี้หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกำหนดแผนกแลว คุนสามารถ คลิกที่ไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได • เลขที่ใบกำกับ เปนเลขที่ของบิลขายหรือใบกำกับภาษี คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให อัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่เลขที่ใบกำกับนี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ใบบสำคัญดวยตนเอง ใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป • วันที่ เปนวันที่ของใบกำกับฉบับนี้ • รหัสลูกคา หากทราบรหัสลูกคาสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไมทราบใหคุณคลิกที่ไอคอนรูป แวนขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อลูกคาทั้งหมดที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียดลูกคาขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยูกับที่คุณกำหนดไวที่เมนูเริ่มระบบขาย 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป หัวขอ คนหาลูกคา
• อางอิงถึงใบสั่งขาย กรณีที่มีการปอนใบสั่งขายของลูกคารายนี้ไวแลว ใหคุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกใบสั่งขายดังกลาวขึ้นมาอางอิงได ซึ่งจะอำนวยความสะดวกทำใหคุณไมตองปอนขอมูลการ ขายนี้เขาไปเอง และลดโอกาสที่จะเกิดการผิดพลาดจากการปอนขอมูลไมตรงหับขอมูลที่ปอนไวใน ใบสั่งขาย รูปที่ 14 คลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียยกดูใบสั่งขายทั้งหมดที่เปดใหกับลูกคาที่อางอิง ใหคุณกด <Enter> เพื่อเลือกใบสั่งขายที่ตองการอางอิงในบิลขายฉบับนี้ ซึ่งโปรแกรมสะแสดงรายการสินคาใน ใบสั่งขายดังกลาวขึ้นมาดังรูป รูปที่15 หนาจอแสดงรายการสินคา หลังจากกด Enter เลือดใบสั่งขายที่ตองการ
ใหคุณเลือกรายการสินคาที่ตองการจะสง (ถาตองการเลือกทุกตัวใหคุณคลิกที่ปุม (เลือกทุกรายการ หรือจะใช การกด <F6> แทนก็ได) โปรแกรมจะแดงหนาจอใหเลือกคลังสินคาที่จะตัดสต็อก จำนวนสินคาที่จะสง (สง เพียงบางสวนก็ได) ราคา/หนวย สวนลด และระบุวา รายการสินคาดังกลาวเปน ของแถมหรือไม ดังรูป รูปที่ 16 ปอนรายละเอียดสินคาที่จะขขาย เมื่อคุณเลือกรายการสินคาที่จะขายเรียบรอยแลลว โปรแกรมจะกลับไปหนาจอดังรูปที่ 15 อีกครั้งหนึ่ง โดยมี เครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยูดสนหนาของรหัสสินคาที่เงือกไว ใหคุณเลือกรายการจนครบตามที่ตองการ แลวคลิกปุมทำงาน (หรือกด<F5>) เพื่อบันทึกรายการ • อางอิง ขอความหรือหมายเหตุที่ตองการจะอางอิงในบิลขายใบนี้ • พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย (ที่รับผิดชอบในการขายของใบกำกับภาษีฉบับนี้ ซึ่งสามารถ นำไปใชประโยชนในการดูยอดขายแยกตามพนักงานขายแตละรายโดยปกติโปรแกรมจะแสดงรหัส พนักงานขาย ที่ไดกำหนดไวในรายละเอียดลูกคาของลูกคาที่ถูกอางถึงในใบกำกับภาษีฉบับนี้ หาก ตองการแกไขใหคลิกไอคอนรูปแงนขยาย และเลือกรหัสพนักงานขายที่ตองการ หากไมตองการระบุ ใหกด <Enter> ผาน • เขตการขาย ระบุพื้นที่ที่เกิดการขายนี้ขึ้น เพื่อสามารถนำไปวิเคราะหยอดขายตามเขตพื้นที่ได เชนเดียวกับพนักงานขาย โปรแกรมจะแสดงเขตการขายที่คุณระบุไวในรายละเอียดของลูกคารายนี้ (ในเมนูรายละเอียดลูกคา) ขึ้นมาใหกอนโดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงเปนเขตการขายอื่น โดยคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย มีชองขอมูลเขตการขายที่ตองการตองการ แตหากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน
• ขนสงโดย ระบุวิธีการขนสงสินคาของใบกำกับภาษีฉบับนี้ โดยโปรแกรมจะแสดงวิธีการขนสงนี้บน แบบฟอรมใบกำกับภาษีที่คุณพิมพใหแกลูกคา หากไมตองการระบุใหกด<Enter> ผาน • ครบกำหนด เครดิตที่คุณใหแกลูกคารายนี้ ซึ่งโปรแกรมจะนำขอมูลมาจากที่คุณกำหนดไวในเมนู รายละเอียดลูกคา พรอมคำนวณวันที่ครบกำหนดใหโดยอัตโนมัติ • ประเภทราคา ระบุวาราคาขายสินคาแตละรายการ ที่คุณปอนขอมูลเขาไปเปนราคาที่รวม VAT แลว หรือไมโดยคาที่คุณจะสามารถปอนไดคือ 0,1 และ 2 • สถานที่สงของ หากสถานที่ ที่ลูกคาตองการใหสงของ ไมใชที่อยูตามปกติของลูกคา คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย เลือกสถานที่สงของที่คุณบันทึกไวในเมนูรายละเอียดลูกคา • หักสวนลด เปนสวนลดการคาที่มอบใหกับลูกคา ซึ่งโปรแกรมจะนำขอมูลมาจากที่คุณกำหนดไวใน เมนูรายละเอียดลูกคา • หักมัดจำ หากไดรับเงินมัดจำจากลูกคารายนี้ไวกอนหนานี้ และบันทึกรายการไวในเมนูรับเงินมัดจำ ของโปรแกรมแลว โปรแกรมจะมีขอความขึ้นมาถามขณะที่กด <Enter> ผานชอง หักเงินมัดจำ นี้วา ตองการจะนำใบรับเงินมัดจำมาหักกับบิลขายฉบับนี้หรือไมหากตองการใหคลิก ตกลง หากไมตองการ ใหนำมาหัก ใหคลิก ยกเลิก • ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจจำนวนภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอยวางไว เมื่อคุณ ปอนรายการสินคาที่เสนอราคาเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีใหโดยอัตโนมัติ • รายการสินคา เลือกรหัสสินคาที่ตองการเสนอราคา โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผานชองรหัสสินคา โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินคาตามที่คุณกำหนดไวที่เมนู เริ่มระบบ 1.3.1 รายระเอียดทั่วไป การคนหาสินคาที่ตองการใหรวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรือ อักษรนำหนาเพียง 1-2ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินคาทั้งหมดที่ขึ้นตนดวยตัวอักษรดังกลาว หมายเหตุ คุณสามารถตรวจสอบยอดคงเหลือไดทุกเวลา โดยกดคียลัด <Shift+F4> จากนั้นปอนรหัสสินคา คลังสินคา และวันที่ที่ตองการตรวจสอบยอดคงเหลือ จากนั้นกด < Enter> โปรแกรมจะแสดงยอดสินคา คงเหลือ ณ วันที่นั้นขึ้นมา
• คลัง ปอนคลังหรือโกดังสินคาที่ตองการจะสั่งขายสินคารายการนี้ออกไป • จำนวน ปอนจำนวนสินคาที่สั่งขาย โดยคุณสามารถเลือกที่จะสั่งขายไดทั้งหนวยนับใหญและหนวยนับ ยอย • หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงราคาขายของลูกคารายนี้ตามที่กำหนด ไวในตารางราคาในเมนูรายละเอียดลูกคา • หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงราคาขายของลูกคารายนี้ตามที่กำหนด ไวในตารางราคาในเมนูรายละเอียดลูกคา • หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงราคาขายของลูกคารายนี้ตามที่กำหนด ไวในตารางราคาในเมนูรายละเอียดลูกคา • หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงราคาขายตามที่คุณกำหนดไวที่ตาราง ราคาขาย ในเมนูขาย ขอ 6 รายละเอียดลูกคาหนวยนับที่ขาย และตัวคูณเปนหนวยยอย หาก กำหนดใหสามารถแกไขหนวยนับขายได (ที่เมนู เริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป) ใหคุณระบุหนวย นับที่ขายใหถูกตองวาเปนหนวยนับใด เชน ชิ้น โหล และระบุตัวคูณใหเปนหนวยยอยใหถูกตองดวย เชนกัน • สวนลด สวนลดของแตละรายการ คุณสามารถปอนทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอรเซ็นต สวนลด • จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินโดยนำจำนวนที่ขาย x ราคา/หนวย สวนลดแตละรายการ หลังจากบันทึกรายการขายสินคาแรกเสร็จสิ้น โปรแกรมจะขึ้นรายการใหมใหโดยอัตโนมัติเพื่อรอรับการปอน ขอมูลการขายสินคารายการตอ ๆ ไป โดยใชวิธีการเดียวกับวิธีขางตน ซึ่งเมื่อบันทึกรายการขายสินคาครบถวน แลวใหกด <Esc> ออกจากการบันทึกรายการ หากคุณขายสินคาในรายการต่ำกวาทุนที่ซื้อมา (หรือตนทุนผลิต ในกรณีเปนธุรกิจผลิต) หรือมีการขายสินคา เปนเงินเชื่อใหมากกวาวงเงินอนุมัติที่กำหนดใหกับลูกคารายนั้น โปรแกรมจะมีการแจงเตือนขึ้นมาที่หนาจอ ในขณที่บันทึกรายการ จากรูปเปนขอความแขงเตือนขึ้นมา เมื่อมีการขายสินคาต่ำกวาราคาทุน มีสิ่งที่ควรระวัง คือโปรแกรมจะแจงเตือนเพียงแตใหทราบเทานั้น แตยังยอมใหเปดบิลขายได รูปที่ 17 ขอความเตือนหากมีการขายสินคาต่ำกวาทุน
อีกกรณีหนึ่งที่มีการแจงเตือนในขณะที่เปดบิลขายคือ หากคุณพยายามที่จะขายสินคาเงินเชื่อมากกวาวงเงินที่ อนุมัติใหกับลูกคารายนั้น โปรกรมจะแสดงหนาจอถามรหัสผานของผูมีอำนาจในการอนุมัติยอดเงินจำนวน ดังกลาว ซึ่งในกรณีนี้ คุณสามารถกำหนดวงเงินที่ผูใชแตละระดับ มีสิทธิในการอนุมัติไดจากเมนู เรมระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป หนาที่ 2 การปอนขอมูลใบเพิ่มลูกหนี้ หากคุณมีการเปดบิลขายใหกับลูกคาดวยราคาต่ำเกินไป คุณสามารถทำใบเพิ่มหนี้กับลูกคารายดังกลาวได การ ปอนขอมูลใบเพิ่มหนี้ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 1.3 โดยรายละเอียดที่จะตองปอนมีดังตอไปนี้ รูปที่ 18 หนาจอการเพิ่มขอมูลเพิ่มหนี้กับลูกคา • แผนก ระบุแผนกที่เปดใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ หากคุณมีแผนกแยกไวที่เมนูกำหนดแผนกแลว คุณสามารถ คลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได
• เลขที่ใบเพิ่มหนี้ คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญใหโดยอัตโนมัติ โดยกด < Enter> ผานที่ ชองเลขที่ใบเพิ่มหนี้นี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ใบสำคัญดวยตนเองใหปอนเลขมี่ที่ตองการเขาไป • วันที่ เปนวันที่ของใบกำกับฉบับนี้ • รหัสลูกคา ใหปอนรหัสลูกคาที่ตองการจะเพิ่มหนี้ • เลขที่ใบกำกับ ใหคุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกใบกำกับที่ยังคางชำระของรหัสลูกคาขึ้นมา ใหเลือกใบกำกับที่คุณตองการจะเพิ่มหนี้ จากนั้นโปรแกรมจะแสดงมูลคาของสินคาหรือบริการตาม ใบกำกับภาษีที่คุณอางถึง ดังรูป ใหคุณคลิกที่ปุม ตกลง เพื่อผานไป รูปที่ 19 แสดงมูลคาสินคาหรือบริการของใบกำกับที่อางถึง หลังจากปอนเลขที่ใบกำกับแลว โปรแกรมจะนนำขอมูลตางๆ ของใบกำกับมาลงในชองขอมูลตางๆ ของ หนาจอใบลดหนี้ใหโดยอัตโนมัติ เชน พนักงานขาย เขตการขาย • อางอิง ขอความที่ตองการจะอางอิงในใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ เมื่อคุณ <Enter> ผานชองสวนลดดานลางของหนาจอแลว โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาในใบกำกับที่ อางอิง ใหคุณ <Enter> ที่รายการสินคาที่ตองการเพิ่มหนี้ จะปรากฏหนาจอดังรูป
รูปที่ 20 รายการสินคาในใบกำกับที่ถูกอางอิง กรณีที่รูวาจะเพิ่มหนี้สินคาตัวใด ใหปอนรหัสสินคาเขาไปดวย เพื่อใหรายงานวิเคราะหการขายสมบูรณมาก ยิ่งขึ้น การเพิ่มหนี้ลูกหนี้จะเปนเพียงการเพิ่มเฉพาะยอดลูกหนี้เทานั้น ไมมีการตัดจายสต็อก สำหรับชอง จำนวนและราคา/หนวย จะปอนหรือไมก็ได สวนชองการปอนยอดเงินที่จะเพิ่มหนี้เทานั้น หลังจากปอนหนวย นับเสร็จ โปรแกรมจะทำเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยูดานหนารายการที่เลือกไปแลว และรอใหคุณเลือก รายการถัดปไป เมื่อคุณเลือกรายการสินคาที่จะเพิ่มหนี้ครบถวนแลวใหกดปุม <F5> เพื่อบันทึกรายการ โปรแกรมจะแสดงหนาจอขึ้นมาถามวาการเพิ่มหนี้ในครั้งนี้ ขำระรับเปนเงินสดจากลูกคาหรือเก็บไวรับตอนรับ ชำระหนี้ โดยสามารถนำไปรวมเก็บบิลขายใบอื่นๆ ไดของลงลูกคารายนี้ได
รูปที่ 21 เลือกวาจะรับเงินสดหรือเก็บไวรรับตอนรับชำระหนี้ การลดหนี้/รับคืนสินคา หากคุณตองการลดหนี้ใหกับลูกคา ดวยสาเหตุตางๆ เชน ปอนราคาขายที่สูงเกินไป สินคาชำรุด เปนตนโดยใน หนาจอการลดหนี้/รับคืนสินคา จะมีรายละเอียดที่คุณตองการปอนขอมูลดังนี้ รูปที่ 22 หนาจอใบลดหนี้/รับคืนสินคา การปอนขอมูลลดหนี้หรือรับคืนสินคาจากลูกคา ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 1.4 ดดยมีรายละเอียดขอมูลทีตอง ปอนดังนี้
• แผนก ระบุแผนกที่เปดใบลลดหนี้ฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกำหนดแผนกแลว คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได หากไมมีใหกด <Enter>ผาน • เลขที่ใบลดหนี้ คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญใหโดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชอง เลขที่ใบลดหนี้นี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ใบสำคัญดวยตนเองใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป • วันที่ เปนวันที่ของใบลดหนี้ฉบับนี้ • รหัสลูกคา ใหปอนรหัสลูกคาที่ตองการจะลดหนี้ให • เลขที่ใบกำกับ ใหคุณคลิกไอคอนที่รูปแวนขยาย เพื่อเรียกใบกำกับที่ยังคางชำระของรหัสลูกคานี้ขึ้นมา ใหเลือกใบกำกับที่คุณตองการจะลดหนี้ จากนั้นโปรแกรมจะแสดงมูลคาของสินคาหรือบริการตาม ใบกำกับภาษีที่คุณอางถึง ดังรูป ใหคุณกด <Enter> ผานไป รูปที่ 23 แสดงมูลคาสินคาหรือบริการของใบกำกับที่อางถึง หลังจากปอนเลขที่ใบบกำกับแลว โปรแกรมจะนำขอมูลตางๆ ของใบกำกับมาลงในชองขอมูลตางๆ ของ หนาจอใบลดหนี้ใหโดยอัตโนมัติ เชน พนักงานขาย เขตการขาย • อางอิง ขอความที่ตองการจะอางอิงในใบลดหนี้ฉบับนี้หากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน เมื่อคุณ <Enter> ผานชองสวนลดแลว โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาที่อางอิงถึง ดังในรูป รูปที่ 24 รายการสินคาในใบกำกับที่ถูกอางอิง
ใหคุณกด <Enter> ที่รายการสินคาที่ตองการลดหนี้หรือรับคืน จะปรากฏหนาจอดังรูป รูปที่ 25 เลือกวาจะรับคืนสินคาหรือลดเฉพาะยอดหนี้ หากเปนการลดเฉพาะยอดลูกหนี้อยางเดียว ใหคุณตอบ N ในชอง รับคืนสินคา? โปรแกรมจะไมนำสินคาที่ถูก อางถึงเขาในสต็อกได โดยจะลดยอดลูกหนี้ของลูกคารายนี้ลงเทานั้น และในชองจำนวน ราคา/หนวย สวนลด ใหปลอยวางไว โดยปอนยอดเงินเฉพาะในชองจำนวนเงินซึ่งปนยอดเงินที่จะลดหนี้เทานั้น เมื่อเรียบรอยแลว ใหกด<Enter> ผาน หากเปนการรับคืนสินคา ใหคุณตอบ Y ในชอง รับคืนสินคา? โปรแกรมจะรับคืนสินคาที่อางถีงกลับเขาใน สต็อก และลดยอดลูกหนี้ใหกับลูกคารายนี้ โดยปอนจำนวนสินคาที่จะรับคืนและตรวจสอบชองจำนวนเงินวา ถูกตองหรือไม จากนั้นกด<Enter> ผาน รูปที่ 26 หนาจอหลังจากเลือกรายการสินคาที่จะลดหนี้หรือรับคืน รายการสินคาที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยูดานหนา โดยในชองรายการจะบอกจำนวน รายการสินคาที่คุณเลือก เมื่อคุณเลือกรายการสินคาครบถวนแลวใหกดปุม <F5> เพื่อบันทึกรายการ
การปอนขอมูลใบวางบิล หลังจากคุณทำรายการขายเงินเชื่อแลว หากขั้นตอนการปฏิบัติงานของคุณจะตองวางบิลใหกับลูกคากอนที่รับ ชำระหนี้ ใหคุณเขาที่หนาจอใบวางบิล เมนูการเงิน 1.1 เพื่อปฏิบัติงานในขั้นตอนนี้ รูปที่ 27 หนาจอการปอนขอมูลใบวางบิล เมื่อคุณเขาในหนาจอใบวางบิล จะมีรายละเอียดที่คุณจะตองการปอนขอมูลดังนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปดใบวางบิลฉบับนี้ หากคุณตองการแยกแผนกไวที่เมนูกำหนดแยกแผนกแลว คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได หากไมมี ใหกด ,Enter> ผาน • เลขที่ใบวางบิล เปนเลขที่ของใบวางบิล คุณสามารถใหเครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญใหโดยกดอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชองเลขที่ใบวางบิลนี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ใบสำคัญดวยตนเอง ใหปอน เลขที่ที่ตองการเขาไป • วันที่ เปนวันที่ของใบวางบิลฉบับนี้
• รหัสลูกคา หากทราบรหัสลูกคาสามารถปอนเขาปไดโดยตรง แตหากไมทราบใหคุณคลิกที่ไอคอนรูป แวนขยาย จะปรากฏรหัสและชื่อลูกคาทั้งหมดที่ไดกำหนดไวแลว • เงื่อนไขการชำระเงิน โปรแกรมจะนำเงื่อนไขการชำระเงิน ที่ไดกำหนดไวที่เมนูรายละเอียดลูกคา สำหรับลูกคารหัสนี้ขึ้นมาแสดงใหโดยอัตโดนมัติ • หมายเหตุ ขอความหรือหมายเหตุที่ตองการปอนเขาไปเปนพิเศษ • วันที่ไปวางบิล วันที่ที่พนักงานขายนำใบวางบิลฉบับนี้ ไปสงใหกับลูกคา ซึ่งอาจจะเปนคนละวันกับ วันที่ของใบวางบิลก็ได • วันที่นัดรับเงิน วันที่ที่ลูกคานัดใหไปเก็บเงิน หากเปนวันที่ที่แนนอน คุณสามารถปอนวันที่ดังกลาวเขา ไปไดทันที แตหากยังไมทราบวาเปนวันใดใหเวนวางไวกอน เมื่อปอนขอมูลเรียบรอบ จะมีหนาจอแสดงใบกำกับที่ยังคางชำระของลูกคารหัสนี้ขึ้นมา ดังรูป รูปที่ 28 หนาจอแสดงเลขที่ใบกำกับเพื่อใหเลือกวางบิล จากนั้นใหเลือกเลขที่ใบกำกับที่ตองการวางบิลโดยการดับเบิ้ลคลิก โปรแกรมจะแสดงเครื่องหมายสามเหลี่ยม หนาเลขที่ใบกำกับ คุณสามารถเลือกใบกำกับที่วางบิลไดมากกวา 1 ฉบับ จำนวนใบกำกับที่คุณเลือกทั้งหมดจะ ถูกแสดงที่ชอง ถูกเลือก ดานลางของหนาจอ การยันทึกขอมูลใหคลิกปุม ทำงาน (หรือกด <F5>) การปอนวันนัดรับชำระเงินในภายหลัง กรณีที่ไมไดปอนวันที่นัดรับเงินในหนาจอใบวางบิล คุณสามารถปอนวันนัดรับเงินในภายหลังไดที่เมนูบันทึกวัน นัดรับชำระเงิน โดยเขาที่ เมนการเงิน 1.2 บันทึกวันนัดรับชำระเงิน ดังรูป
รูปที่ 29 เลือกใบวางบิล และปอนวันที่ลูกคานัดชำระเงิน คุณสามารถพิมพรายงาน 1.6.2 ใบวางบิลเรียงตาวันที่นัดรับเงิน เพื่อจัดพนักงานไปเก็บเงินได การรับชำระหนี้ การรับชำระหนี้จะเปนการตัดยอดหนี้ที่ยังคางชำระของลูกคาแตละราย การปอนขอมูลรับชำระหนี้ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 1.5 โดยคุฯจะตองปอนรายละเอียดตางๆ ดังนี้ รูปที่ 30 หนาจอรับชำระหนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปดใบเสร็จรับเงินฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกไหนดแผนก แลว คุณสามารถคลิกที่ไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานไดหากไมมีให กด <Enter> ผาน
• เลขที่ใบเสร็จ วันที่ออกใบเสร็จฉบับบนี้ใหกับลูกคา ซึ่งไมจำเปนตองเปนวันที่เดียวกับวันที่ รับชำระหนี้จริง (ที่จะตองกรอกไวในชอง วันที่รับชำระ) • รหัสลูกคา ใหปอนรหัสลูกคาที่ตองการจะรับชำระหนี้ • พนักงานขาย ปอนรหัสพนักงานขายซึ่งเปนผูรับชำระหนี้จากลูกหนี้รายนี้ จากนั้นโปรแกรมจะแสดงใบกำกับที่คางชำระของรหัสลูกคาที่อางถึง ดังรูป รูปที่ 31 หนาจอแสดงรายการใบกำกับที่ยังคางชำระ ใหคุณดับเบิ้ลคลิกเลือกเลขที่ใบกำกับที่ตองการจะชำระหนี้ โปรแกรมจะแสดงหนาจอขึ้นถามยอดเงินที่ ตองการชำระ ดังรูป ใหคุณปอนยอดเงินที่ลูกคาชำระโดยอาจเปนเพียงบางสวนหรือเต็มสวนก็ได
รูปที่ 32 ระบุยอดที่จะรับชำหนี้ หมายเหตุ หากเปนการชำระหนี้คาบริการหรือคางวดในการผอนชำระและไดเลือกภาระภาษีในขณะเปดบิลขายไวเปน เกณฑเงินสด หนาจอที่ใหคุณปอนชำระ จะมีบรรทัดใหคุณปอนยอดภาษีมูลคาเพิ่ม (ดังรูป) ซึ่งโปรแกรมจะ คำนวณใหโดยอัตโนมัติกอน (แตสามารถกไขไดตามความเหมาะสม) ในใบเสร็จ 1 ใบ คุณสามารถเลือกรับชําระหนี้จากใบกํากับได้มากกว่า 1 ใบ โดยปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้น ซึ่งใบกํากับที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงไว้ด้านหน้า และแสดงจํานวนใบกํากับทั้งหมดที่ เลือกไว้ในช่องรายการ เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ ม ทํางาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกรายการ ในเบี้องต้น โปรแกรมจะเตือนเรื่องที่คุณยังไม่ได้เลือกรูปแบบการรับชําระหนี้ครั้งนี้ ว่ารับเป็นเงินสด เช็คเหรืออื่นๆ ดังรูป รูปที่ 33 แสดงขอความเตือนในกรณีที่คุณยังไมปอนรูปแบบการรับชำระ เมื่อบันทึกรายการเรียบรอบแลวใหคุณเลือกรูปแบบการรับชำระหนี้ โดยมีรูปแบบที่สำคัญอยู 2 ประเภทคือ • รับชำระหนี้เปนเงินสด ดับเบิ้ลคลิกที่ชอง เงินสด ปอนยอดเงินสดที่รับชำระเขาไปและคลิกที่ไอคอน บันทึกขอมูล (หรือกด <F9>) เพื่อบันทึกขอมูล
รูปที่ 34 ปอนยอดเงินที่รับชำระที่ชอง เงินสด • รับชำระหนี้เปนเช็ค ดับเบิ้ลคลิกที่ชองรายการในตารางชำระโดยเช็ค จะมีหนาจอใหเลือกวิธีรับชำระ ดังในรูป ใหเลือก เช็ครับ จากนั้นปอนเลขที่เช็ค วันที่เช็ค รหัสธนาคารและจำนวนเงินในเช็ค เมื่อกด <Enter> ผาน โปรแกรมจะแสดงหนาจอใหเลือกรูปแบบการรับชำระหนี้อีกครั้ง เพื่อใหคุณสามารถ รับชำระหนี้ดวยเช็ครับไดมากกวา 1 ฉบับ แตหากมีการรับชำระหนี้ดวยเคเพียงฉบับเดียว ใหคลิก ไอคอนบันทึกขอมูล โปรแกรมจะบันทึกขอมูลใหทันที รูปที่35 หนาจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ตารางรายการเช็ค • รับชำระหนี้ดวยรูปแบบอื่น เชน บัตรเครดิตจะใชวิธีการเชนเดียวกับเช็ค แตกหากเลือกรับเปนเงินโอน เขาบัญชี คุณระบุเพียงวันที่โอน และยอดเงินในชองยอดชำระ เทานั้น อยางไรก็ตามคุณสามารถเลือกรับชำระหนี้เปนเงินสดบางสวน และเปนเช็ครับในสวนที่เหลือไดโดยสวนที่ตอง พิจารณาคือชอง ยอดชำระตามใบกำกับ และชอง ยอดชำระจริง จะตองเทากันเสมอ นอกจากนั้นการรับชำระ ดวยเช็ครับ หากลูกคาชำระใหกับคุณดวยยอดเงินที่มากกวายอดตามใบกำกับภาษีที่เลือกไว จะสามารถนำยอด คงเหลือในเช็ครับมาใชรับชำระหนี้ครั้งตอไปได (โดยตองเปนนลูกคารายเดิม) ตัวอยางเชน หากคุณรับชำระหนี้ ตามใบกำกับภาษีมูลคาทั้งหมด 53,500 บาท แตลุกคาชำระดวยเช็คมูลคา 60,000บาท ยอดคงเหลือในเช็คอีก 6,500 บาท (ซึ่งจะแสดงในชอง ยอดคงเหลือ ดังรูปที่ 37) จะสามารถนำมารับชำระหนี้ในคราวถัดไป โดยเมื่อมี การรับชำระหนี้ในคราวถัดไป หลังจาก
เลือกใบกำกับภาษีที่จะรับชำระและเลือกรับชำระหนี้ดวยเช็คแลว ( กดปุม <F7> และเลือกรับชำระหนี้ดวย เช็ค) ใหคุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย (หรือกด <Enter>) ที่ชอง ชำระโดยอื่นๆนี้ (โดยไมตองปอนเลขที่เช็คเขา ไป) โปรแกรมจะแสดงเช็ค ที่ยังมียอดคงเหลือจากการรับชำระหนี้ในครั้งกอน ขึ้นมาดังรูป ใหเลือกเลขที่เช็คที่ ตองการ รูปที่ 36 เลือกเลขที่เช็คที่ยังมียอดคงเหลือจากการรับชำระหนี้ครั้งกอน แตหากคุณไมตองการนำยอดคงเหลือจากในเช็คไปรับชำระหนี้ไดอีกตอไปแลว คุณสามารถตัดยอดคงเหลือใน เช็คนี้เปนรายไดของกิจการ จะไดกลาวถึงวิธีการตัดยอดคงเหลือในเช็ครับเปนรายได ในบทที่ 13 บันทึกการ เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก กรณีมีผลตางจากการรับชำระหนี้ หากคุณมีการรับชำระหนี้ขาดหรือเกินกวายอดหนี้จริง เชน กรณีลูกคาจายชา ซึ่งตองเสียคาปรับหรือดอกเบี้ย ใหกับคุณ หรืออาจจะใหสวนลดกับลูกคาในกรณีที่ลูกคาจายชำระหนี้เร็วกวากำหนดการชำระเงินหรือยอดภาษี ที่คุณถูกหัก ณ ที่จายไว ในกรณีเชนนี้ หลังจากที่คุรเลือกใบกำกับภาษีที่จะรับชำระหนี้และบันทึกรายการเรียบ รอบแลว ใหคุณคลิกไอคอนแกไขขอมูล หรือกด <Alt+E> เพื่อปอนบอดผลตางดังกลาวในสวนลางของหนาจอ โดยหากเปนผลตางที่คุณไดรับมากกวาจำนวนเงินตาม
รูปที่ 39 หนาจอการปอนขขอมูลรายไดอื่นๆ การบันทึกขอมูลรายไดอื่นๆ ใหคุณเขาที่ เมนูขาย ขอ 5 วิธีการปอนขอมูลและรายละเอียดของขอมูลที่จะตอง ปอนในหนาจอยันทึกรายไดอื่นๆ จะมีดังตอไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่บันทึกรายไดรายการนี้หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกำหนดแผนกแลว คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานไดหากไมมีใหกด <Enter> ผาน • เลขที่ เปนเลขที่ของสลิปรายไดอื่นๆ นี้ คุณสามารถใหเครื่องลำดับที่ใบสำคัญใหโยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชองเลขที่นี้ แตหากตองการลำดับเลขที่ใบสำคัญดวยตนเอง ใหปอนเลขที่ที่ตองการ เขาไป • วันที่ เปนวันที่ของเอกสารฉบับนี้ • รหัสลูกคา หากตองการระบุรหัสลูกคาคุณสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง หรือคลิกทไอคอนรูปแวน ขยาย จะปรากฏรหัสและชื่อลูกคาทั้งหมดที่คุณปอนไวในเมนู
รายละเอียดลูกคาขึ้นมา แตหากเปนรายไดจำนวนเล็กนอยหรือไมจำเปนตองระบุชื่อลูกคาใหคุณกด <Enter> ผานไป • คำอธิบาย เปนขอความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการรับรายไดครั้งนี้ หากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน • ประเภทราคา ระบุวาจำนวนเงินของรายไดแตละรายการ ที่คุณปอนขอมูลเขาไปเปนมูลคาที่รวม VAT แลวหรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0,1 และ2 • ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจำนวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอยวางไว เมื่อคุณ ตองปอนรายการรายไดอื่นๆ เรียบรอย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีใหโดยอัตโนมัติ • รหัสรายได/รายละเอียด เลือกรหัสรายไดที่ตองการ โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผานชองรหัสรายได โปรแกรมจะแสดงรายการรายไดทั้งหมดขึ้นมา ใหคุรกด <Enter> เลือกรหัสรายไดที่ตองการ • แผนก หากคุณตองการใหโปรแกรมบันทึกบัญชีรายไดอื่นๆ นี้แยกเปนแผนก ใหคุณปอนรหัสแผนกที่ ตองการเขาไป แตหากตองการบันทึกเปนยอดรายไดรวม (ไมแยกแผนก) ใหกด <Enter> ผานชอง แผนก นี้ • จำนวนเงิน ใหคุณปอนจำนวนเงินของรายไดแตละรายการเขาไป จากนั้นใหกด <Enter> ผาน หากคุณมีรายการรายไดอื่นๆ อีก ใหปอนขอมูลเขาไปจนครบถวน เมื่อตองการบันทึกรายการใหคลิกไอคอน บันทึกขอมูล ในเบี้องตนโปรแกรมจะถือวาการบันทึกรายไดอื่นๆ นี้ เปนการรับชำระดวยเงินสด หากตองการ แกไขรูปแบบการรับชำระ จะมีรูปแบบใหคุณเลือกอยู 2 ประเภทคือ • รับรายไดเปนเงินสด ซึ่งจะเปนคาโดยปกติของโปรแกรมอยูแลว รูปที่ 40 รับรายไดเปนเงินสด
• รับรายไดเปนเช็คหรืออื่นๆ ใหคุณดับเบิ้ลคลิกในรายการในตารางชำระโดยอื่นๆ วิธีการปอนเช็คก็จะ เหมือนกับตอนที่ทำรับชำระหนี้ อยางไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกกับชำระเปนเงินสดบางสวน และเปนเช็ครับในสวนที่เหลือได โดยสวนที่ พิจารณาคือชองจำนวนรวมทั้งสิ้นและชองยอดชำระจริงจะตองเทากันเสมอ รายการของแถม หากคุณปอนขอมูลในเอกสาร เชน การปอนขอมูลใบเสนอราคาหรือการขายสินคา โดยที่ไมปอนราคาตอหนวย ( เปนมูลคา 0.00) โปรแกรมจะแสดงขอความ ดังในรูป รูปที่ 41 หนาจอจะแสดงในกรณีที่ไมปอนราคาขาย ถารายการที่คุณตั้งใจแถมใหลูกคา ใหเลือกเปน<ของแถม> แตถาเปนการปอนขอมูลผิดพลาดและตองการ กรอกราคาตอหนวยใหมใหเลือก <ปอนใหม> แตหากคุณเจตนาจะเสนอราคาหรือขายโดบไมถือเปนรายการ ของแถม (แตตองการใหราคาตอหนวยเปน0) ใหเลือกเปน<ไมใช> สินคาที่ไดรับการยกเวนภาษี หากคุณตองปอนขอมูลที่อางถึงรหัสสินคา เชน หนาจอขายสินคา ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ซึ่งเปนสินคาที่ไดรับ การยกเวนภาษี ( โดยคุณกำหนดการยกเวนภาษีไวที่ เมนูสินคา ขอ 2 รายละเอียดสิคา แลว) โปรแกรมจะ คำนวณภาษีมูลคาเพิ่มในบิลขายนี้เฉพาะสินคาที่มีภาษีเทานั้น ดังตัวอยางในรูป หากสินคารายการที่ 1 เปนสินคาที่ไดรับยกเวนภาษี ภาษีมูลคาเพิ่มที่โปรแกรมจะคำนวณใหเปนภาษีของ สินคารายการที่ 2 เทานั้น (มูลคาสินคา 1,000x7%=70)
รูปที่ 42 การเปดใบกำกับภาษีสำหรับสินคาที่ไดรับยกเวนภาษีมูลคาเพิ่ม หมายเหตุ หากคุณตองการใหหนาจอการปอนขอมูลแสดงยอดขายของทั้งสินคาที่ไดรับการยกเวน และสินคาที่มีอัตราภาษีตามปกติ ใหคุณกำหนดที่เมนู เริ่มระบบ ขอ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยดับเบิ้ลคลิกที่เอกสารที่ตองการ เชน ขายเงินเชื่อ จากนั้นกด<Enter> กระทั่งเขาไปแกไขที่บรรทัด แยกประเภท VAT ที่รายการสินคา ใหเปน Y
บทที่ 13 บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก รายการตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝาก เชน การฝากเงินเขาธนาคาร การถอนเงิน ออกจากธนาคาร หรือการโอนเงินระหวางบัญชีเปนรายการประจําวันอีกประเภทหนึ่งที่คณุจะตอง จัดการบันทึกรายการเก็บขอมูล เพื่อนํามาประมวลผลในโปรแกรม ระบบงานตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับบัญชีเงินฝาก • การฝากเงินสดเขาในบัญชีเงินฝากธนาคาร • การถอนเงนิสดออกจากบัญชีเงินฝากธนาคาร • การโอนเงินระหวางบัญชีเงินฝาก 2 บัญชี รายไดธนาคาร เชน ดอกเบี้ยจากบัญชีเงินฝาก • คาใชจายธนาคาร เชน คาธรรมเนียมหรือภาษีที่ธนาคารหักจากบัญชีเงนิฝาก ถอนเงินสดโดยใชเช็ค • การถอนเงินสดโดยการออกเช็คจายไปเบิกจากธนาคาร การปอนขอมูลในเมนูบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก การปอนขอมูลการเคลื่อนไหวเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 3.6 โดยวิธีการปอนขอมูล ในเมนูบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากจะมีวิธีการคลาย ๆ กัน จึงขอยกตัวอยางการปอนขอมูลฝาก เงินสด และการโอนเงินระหวางบัญชีดังตอไปนี้ การฝากเงินสด การนําเงินสดฝากธนาคาร ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 3.6.1 ฝากเงินสด โปรแกรมจะแสดงหนาจอ ดังรูป
รูปที่1 หนาจอการฝากเงินสด แผนก ใหคุณปอนแผนกที่บันทึกรายการฝากเงินสดนี้ เลขที่ ปอนเลขที่เอกสารการฝากเงิน โดยคุณสามารถปอนเลขที่เอกสารเอง หรือให โปรแกรม ลําดับใหโดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานชองเลขที่นี้ วันที่ วันที่ทํารายการฝากเงินสดเขาธนาคาร หมายเหตุ ปอนขอความหรือหมายเหตุใด ๆ เกี่ยวกับการฝากเงินสดครั้งนี้ ฝากเขาบัญชี ปอนรหัสธนาคารที่จะนําฝากที่ชอง “ฝากเขาบัญชี” โดยคุณอาจจะคลิก ไอคอนรูป แวนขยาย เพื่อเรียกดูรายละเอียดบัญชีเงินฝากที่ไดกําหนดไวแลวกไ็ด จํานวนเงินปอนจํานวนเงนิท่จีะนาํฝาก การโอนเงินระหวางบัญชี การโอนเงินระหวางบัญชี เชน การโอนเงินจากบัญชีกระแสรายวันบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง ใหคุณ เขา ที่ เมนูการเงิน 3.6.3โอนเงินระหวางบัญชี โปรแกรมจะแสดงหนาจอ ดังรูป
รูปที่ 2 หนาจอการโอนเงินระหวางธนาคาร แผนก ปอนแผนกท่ทํ ีารายการโอนเงินนี้ เลขที่ ปอนเลขที่เอกสารการโอนเงิน หรือหากตองการใหโปรแกรมลําดับใหโดย อัตโนมตัิใหกด <Enter> ผาน วันที่ ระบุวันที่ทํารายการโอนเงิน โอนจากบัญชีปอนรหัสธนาคารที่จะโอนเงนิออก หรือคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพ่อืเรียกดูรหัสธนาคารที่กําหนดไวที่เมนูรายละเอียดบัญชีเงินฝาก โอนเขาบัญชี รหัสธนาคารที่จะโอนเงินเขา เชนเดียวกับชองโอนจากบัญชี คุณสามารถ คลิก ไอคอน รปูแวนขยายเพื่อเรียกดูรหัสธนาคารที่กําหนดไวที่เมนูรายละเอียด บัญชีเงินฝาก จํานวนเงินที่โอน ปอนจํานวนเงินท่จีะโอน คาธรรมเนยีม หากการโอนเงิน ธนาคารมีการหักคาธรรมเนียมไวใหคุณปอนจํานวน เงิน คาธรรมเนยีมนี้ในชองคาธรรมเนียม
หลังจากปอนขอมูลครบถวน โปรแกรมจะแสดงยอดเงินในชองจํานวนเงินโอนออกทั้งส้นิ ใหโดยอัตโนมัติการบันทึกรายการใหคุณคลิกไอคอนบันทึกขอมูล และคลิก “ตกลง” เมื่อ โปรแกรมใหยืนยันการบันทึก ขอมูล ขั้นตอนการทํางานเกี่ยวกับเชิดในโปรแกรม ในโปรแกรมจะมีระบบการควบคุมเกี่ยวกับเช็คทั้งเช็ครับและเช็คจาย เชน หากคุณมีการรับเช็คจาก ลูกคา โปรแกรมจะยังไมมีการเพิ่มยอดเงินฝากในธนาคารใหทันทีคุณจะตองนาํเช็คที่ไดรับ นําฝากเขา ธนาคาร จากนั้นจึงส่งัผานเชค็เมื่อไดรับคํายืนยันจากธนาคารวาเรียกเก็บเงินตามเช็คไดเรียบรอยแลว โปรแกรมจึงจะเพิ่มยอดเงินฝากใหในขั้นตอนนี้ สถานะเช็ด จากขั้นตอนการทํางานที่เก่ยีวของกับเชค็ โปรแกรมจึงมีสถานะเช็ค เพื่อเปนตัวแยกเชค็ท่ีอยูในแตละ ขั้นตอน เชน เมื่อคุณรับเช็คจากลูกคาในครั้งแรกสถานะเช็คจะเปน “เช็คในมือ” เมื่อมีการนําฝากเชค็สถานะจะเปลี่ยนเปน “เช็ครอเรียกเก็บ และสุดทายเม่ือผานเช็ค โปรแกรมก็จะเปลี่ยนสถานะไปเปนเช็ค ผาน” คุณสามารถดูสถานะของเช็ครับแตละฉบับไดจาก เมนูการเงนิ 3.3 ทะเบียนเช็ครับ ดังรูป
รูปที่ 3 หนาจอทะเบียนเช็ครับ สวนสถานะของเช็คจายนั้น คุณสามารถดูไดจาก ทะเบียนเช็คจาย (ที่ เมนูการเงิน 3.5) ซึ่งจะมีสถานะ อยู 2ลักษณะคือ “เช็คจาย” และ “เช็คผาน เนื่องจากเช็คจายจะไมตองมีข้นัตอนการนําฝากแตอยางใด ประเภทของสถานะเช็ดทั้งหมดที่ใชในโปรแกรม การนําฝากเช็ด หากคุณไดรับชาํระหนี้หรือรับรายไดอื่น ๆ เปนเช็คหรือบัตรเครดิต ขั้นตอนตอมาที่คุณตองปฏิบัติใน โปรแกรม คือ การนาํเช็คฉบับนั้นฝากธนาคารเพื่อเรียกเก็บ ซึ่งผลจากการทํางานในหนาจอนี้เช็คจะถูก เปล่ยีนสถานะจาก “เช็คในมือ' เปน 'เช็ครอเรียกเก็บ” เพื่อใหคุณตรวจสอบและติดตามการเคลื่อนไหว ของเช็คแตละฉบับไดส่งิสําคัญที่คุณควรทราบคือ ในขั้นตอนการนาํฝากเช็คนี้จะยงัไมม ีการเพิ่ม ยอดเงิน ฝากในบัญชใีหแตอยางใด จนกวาคุณจะไดสั่งผานเช็คฉบับนี้(จะไดกลาวถึงในหัวขอถัดไป) จากนั้นโปรแกรมจะใหคุณเลือกรูปแบบในการ การทํารายการนําฝากเช็ค ใหคณุเขาที่เมนูการเงิน 3.1 จากนั้น นําฝากเช็ค 2 ตัวเลือก คือ เช็คในมือ รหสัสถานนะ ความหมาย 02 05 10 20 เช็คคืนยืนใหม่Éเช็คจ่าย เช็คผา่น เช็คคืน เช็ครับ รหสัสถานะ ความหมาย 00 เช็คในมือ 01 รอเรียกเก็บ 02 เช็คยืนใหม่É 10 เช็คผา่น 20 เช็คคืน 21 ตดัหนÊีสูญ
รุปทีÉŜ เมนูบนัทึกเช็คนาํฝาก ใชใบนําฝาก โปรแกรมจะเตรียมใบนาํฝาก (Pay-in Slip) เพื่อใหคุณสามารถนําฝากเช็ครับครั้งละหลาย ๆ ฉบับ พรอม กัน โดยคุณจะปอนวันที่นําฝากและธนาคารที่จะนําฝากเพียงครั้งเดียว นอกจากนั้นยังสามารถ พิมพใบนํา ฝากเช็คนี้ออกมาเปนแบบฟอรมได หากคุณเลือกที่หัวขอ ใชใบนําฝากโปรแกรมจะแสดง หนาจอดังในรูป รูปที่ 5 ตัวเลือกในหัวขอใชใบนําฝาก ใหเลือกที่ ใบนำฝากเช็ค จะไดหนาจอดังรูป
รูปที่ 6 หนาจอใบนำฝากเช็ค ปอนรายละเอียดขอมูล เชน แผนก, เลขที่ใบนําฝาก, วันที่นําฝาก ใหถูกตองครบถวน ในสวนของชอง ขอมูล 'เขาบัญชี' ใหคุณปอนรหัสธนาคาร ที่คุณกำหนดไวแลวในเมนรูายละเอียดบัญชีเงินฝาก) ที่จะ นําฝากเช็คท้งัหมด สวนในชอง ใบกํากับภาษีและ ลงวันที่ใหคุณกด <Enter> ผาน (จะใชงานชอง ขอมูล เหลานี้ในการทาํรายการขายลดเช็คเทานั้น) รูปที่ 7 โปรแกรมจะแสดงเช็คทั้งหมดขึ้นมาใหเลือกเพ่อืนําฝาก
ใหคุณเลือกเลขที่เช็คที่ตองการนําฝากในใบนําฝากฉบับนี้ คุณสามารถเลือกไดครั้งละหลาย ๆ ฉบับ โดย การดับเบิ้ลคลิกที่หนาเช็คแตละรายการ โปรแกรมจะแสดงเครื่องหมายสามเหลี่ยมหนารายการเช็ค ที่คุณ เลือก และแสดงจํานวนรายการที่ถูกเลือกทั้งหมดในชอง “ถูกเลอืก” เมื่อปอนขอมูลเรียบรอยแลว ใหคลิก ที่ปุม ทํางาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกขอมลูจะไดหนาจอดังในรูป รูปที่8 หนาจอใบนําฝากเช็คหลังจากบันทกึรายการเสร็จ หากธนาคารมีการหักคาธรรมเนียมใหคุณทาํการแกไขขอมูล และปอนคาธรรมเนียมไวที่ชอง "หัก คาธรรมเนียม” สิ่งสําคัญที่คุณควรทราบคือ คุณไมสามมารถเลือกผานเช็ครับแตละใบในใบนำฝากได หากตองการผานเช็คจะตองผานทั้งใบนําฝาก ไมใชใบนําฝาก (นาฟากเช็ดเปนใบ ๆ) โปรแกรมจะแสดงเลขที่เช็คทั้งหมด (ที่มีสถานะเปน เชค็รับ) ขึ้นมาใหคุณเลือกนําฝากทีละฉบับ โดย คุณ จะตองปอนวนัที่และธนาคารที่จะนําฝากของเช็คแตละฉบับ ซึ่งหากคุณนําฝากเช็คคราวละไมมาก นัก และไมจําเปนตองพมิพแบบฟอรมใบนําฝาก คุณสามารถใชหัวขอนี้ไดโดยจะแสดงหนาจอดังรูป
รูปที่ 9 โปรแกรมจะแสดงเช็คแตละฉบับใหคุณเลือกเพื่อนําฝาก วิธีการนําฝากใหคุณเลือกเลขที่เช็คที่ตองการ โปรแกรมจะถามธนาคารและวันที่ที่จะนําฝากดังรูป รูปที่ 10 เลือกธนาคารและวันท่ทีี่จะนําฝาก ใหปอนรหัสธนาคารที่จะนําฝากและวันที่นําฝาก หากธนาคารมีการหักคาธรรมเนียมไวเชนกรณีเช็ค ตางจังหวัด ใหปอนจํานวนเงินในชอง “หัก คาธรรมเนียม” หลังจากปอนขอมูลครบถวน จะกลับมาที่ หนาจอเดิม (ดูรูปท่ี9) โดยจะมเีครื่องหมายหนารายการเช็คที่ถูกเลอืก หากตองการนําฝากเช็คเลขที่อื่น ๆ ใหปฏิบัติดวยวิธีการเชนเดียวกัน เมื่อเรียบรอยทุกรายการแลวใหคลิกปุม ทํางาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกรายการ การผานเช็ดรับ เมื่อคุณไดรับใบแจงยอดบัญชีเงินฝาก (Statement) จากธนาคารซึ่งคุณมีบัญชีเงินฝากอยู คุณจะทราบ วา มีเช็คใบใดบางที่ผานเขาในบัญชี รายการดังกลาวนี้จะตองนํามาบันทึกดวยเชนเดียวกัน เพื่อปรับ ยอด
บัญชีเงินฝากของโปรแกรม ใหเทากับยอดบัญชีเงินฝากในธนาคาร การผานเช็คจะแบงได 2 รูปแบบตาม ลักษณะการนําฝากเช็ค กรณีใชใบนําฝากเช็ด ไปที่เมนูใบนําฝาก (เมนูการเงิน 3.1) เลือกใบนําฝากที่ตองการผานบัญชีคลิกที่ไอคอน บันทกึเชค็ผาน (ทั้งใบนําฝาก) ดงัรูป คุณจะไมสามารถเลือกผานเช็คเฉพาะบางรายการได รูปที่ 11 การผานเช็ครับกรณีที่ใชใบนําฝากเช็ค
กรณีนําฝากเช็ดเปนใบ ๆ หากการนําฝากเช็คของคุณใชวิธีการนําฝากเช็คเปนใบ ๆ ดังที่กลาวไวแลว การผานเช็คในกรณีนี้จะ แตกตางจาก การผานเช็คที่นําฝากโดยใชใบนาํฝาก โดยใหคุณเขาที่เมนูการเงิน 3.2 บันทึกเช็คผา รูปที่ 12 โปรแกรมจะแสดงเลขท่เีช็คซึ่งยงัไมไดผานเขาในบัญชีเงินฝาก การผานเช็ครับใหคุณดับเบิ้ลคลิกที่เ อีกที่เลขที่เช็คที่ตองการจะผานเขาในบัญชีเงินฝาก หากคุณยังไมได นํา ฝากเช็คใบน้มีากอนโปรแกรมจะแสดงหนาจอเหมือนกับรูปที่10 เพื่อใหคุณปอนขอมูลเกี่ยวกับการนํา ฝาก แตหากคุณผานกระบวนการนําฝากเช็คมาแลว โปรแกรมจะแสดงขอมลูเก่ยีวกับการนําฝากข้นึมา ให โดยอัตโนมัติใหคุณดับเบิ้ลคลิกที่รายการที่ตองการ จนมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมปรากฏที่หนาเลขที่เชค็คลิกที่ปมุทํางาน (หรือกด <F5>) จะปรากฏหนาจอดงัรูป ใหคุณปอนวันที่ที่เช็คใบดังกลาวถูก ผานเขาในบัญชีเงินฝาก (ดูจากในใบแจงยอดบัญชีเงินฝาก) จากนั้นคลิกปุม ตกลง ผานเพื่อเปนการ ยืนยันการบันทึกขอมลูซึ่ง หลังจากขั้นตอนนี้สถานะเช็คจะเปลี่ยนเปน “เช็คผาน