คู่มือการใช้งานโปรแกรม Express กลุ่ม 2

รูปที่ 13 แสดงชองขอมูลใหคุณปอนวันที่เช็คผาน การผานเช็ดจาย คุณสมารถกำหนดใหเช็คที่จายออกไปแลว ผานหรือตัดบัญชีเงินฝากของคุณโดยอัตโนมตัิเม่อืถึงวันที่ใน เช็คจาย โดยกําหนดที่ เมนูเริ่มระบบ 1.6 ระบบการเงินและเงินฝากธนาคาร แตหากตองการ ผานเช็คจาย เองใหเขาที่การเงิน 3.4 ผานเชค็จาย และดับเบิ้ลคลิกเลือกเช็คจายที่ตองการผานบัญชีโปรแกรมจะใหคุณ ใสวันที่ผานเช็ค ใหคุณระบุเปนวันที่ตามใบแจงยอดการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก (Bank Statement) ที่ไดรับจากธนาคาร จากนั้นคลิกที่ปุม ทาํงาน (หรือกด <F5>) รูปที่ 14 หนาจอผานเชค็จายจะคลายกบัหนาจอบันทึกเช็คผานของเช็ครับ

บันทึกเช็กยกเลิก/เช็ดคืน กรณีเชค็ที่คุณรับจากลูกคามีปญหา เชน ไมมีเงินในบัญชีและธนาคารปฏิเสธการจายเงนิคุณสามารถ บันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืนเหลานี้ไวไดเพื่อติดตามทวงถามในภายหลัง หรือเพื่อใชในการปรบัเครดิต ของ ลูกคารายนั้น ๆ การบันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน ใหไปที่ เมนูการเงิน 3.3 ทะเบียนเช็ครับ คนหาเลขที่เชค็ที่มีปญหาขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ไอคอน บันทึกประวัติเช็คใบน้เีปน เช็คคืนดังรูป รูปที่ 15 เมนูสําหรับบันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน โปรแกรมจะแสดงขอความใหยืนยันการบันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน ใหเลือก <ตกลง รูปที่ 16 ยืนยันการบนัทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน

จากนั้นปอนวันที่ที่ธนาคารคืนเช็คใหกับคุณ โดยจะแสดงช่อืลูกคาเจาของเช็คใบดังกลาวท่ีชองเหตผุล ให โดยอัตโนมัติ หลังจากปอนวันที่คืนเรียบร เรียบรอยใหคลิกที่ปุม ตกลง รูปที่ 17 ปอนวันที่ที่ธนาคารคืนเช็ค จะมีขอความแจงใหทราบวาไดบันทึกเช็คยกเลกิ/เชค็คนืเรียบรอยแลว สังเกตวาสถานะเช็คจะ เปล่ยีนเปน “เช็คคืนย่นืใหม' และโปรแกรมจะสรางเช็คเลขที่ดังกลาวขึ้นอีก 1 ใบโดยมีสถานะเปน “เช็คคืน

รูปที่ 18 ขอความเตือนหลังจากบนัทกึเช็คยกเลิก/เช็คคืน รูปที่ 19 จะมีเช็คเลขที่เดียวกัน 2 ฉบับแตสถานะเช็คแตกตางกัน คุณสามารถปฏิบัติกับเช็คใบนี้ได 2 ลักษณะคือ ตกลงกับลูกคาใหนําเงินเขาในบัญชใีหเพียงพอ และนํา เช็คใบเดิม (ซึ่งไดบันทึกประวัติเปนเช็คคืนแลว) ยื่นตอธนาคารใหมอีกครั้ง อีกวิธีหนึ่งคือใหลูกคา เปลี่ยน เช็คใบใหมมาให วิธีแรกใหคุณนําเช็คที่มีสถานะ “เช็คคืนยื่นใหม” ผานเขาธนาคารอีกครั้งหนึ่งตามขั้นตอนขางตน สวน วิธี ที่2ใหคุณแกไขเลขที่เชค็ (ที่มีสถานะเปน “เช็คคืนยื่นใหม) เปนเลขที่เชค็ ใบใหมที่ลูกคาเปลี่ยนมา ใหดวย วิธีการปฏิบตัิขางตนนี้โปรแกรมจะยังเก็บประวัติเช็คท่มีีสถานะเปน “เช็คคนื” ซึ่งจะทาํ ใหคุณ

สามารถควบคุมและวิเคราะหเครดิตทางการเงินของลูกคาแตละรายได กรณีลูกคานําเงินสดมาเปลี่ยนแทนเช็คคืน หากคุณไดติดตามทวงถาม และลูกคาตกลงชําระหนี้ที่คงคาง ดวยการจายชาํระหนี้เปนเงินสดแทนเช็ค ใบ เดิม การปฏิบัติงานในข้นัตอนนี้ในโปรแกรม คุณจะตองกําหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝากเพิ่มข้นึมา อีก 1 บัญชีโดยเขาที่เมนูรายละเอียดบัญชีเงินฝาก (ที่เมนูการเงิน 3.7รายละเอียดบัญชีเงินฝาก) จากนั้นปอน ขอมูลดังตอไปน้ี รูปที่ :20 กําหนดบัญชีเงินฝากซึ่งอางถึงเลขที่บัญชีเงินสด รหัสบัญชีกําหนดเปนอักษรยอตามความตองการ ชื่อบญัชีเงินฝาก ควรจะกําหนดขอความที่มีความหมาย เพื่อใหผูใชสามารถนําไปใชงาน ไดอยาง ถกูตอง เชนจากตัวอยางกําหนดเปน “ลูกคานาํเงินสดมาชําระหนี้แทนเช็คคืน" สาขา ปอนขอความตามความตองการ สมุดบัญชีเลขที่ ปลอยชองขอมูลนี้วางไว ชื่อยอ ปอนขอความตามความตองการ เลขที่บัญชีใหคุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย และเลือกเลขที่บัญชีเงินสดจากในผังบัญชี เมื่อตองการเปล่ยีนเช็คคืนยื่นใหมใหเปนเงินสด ใหคุณเขาท่ีเมนกูารเงิน 3.2 บันทึกเช็คผาน จากนั้น ดับเบิ้ลคลิกที่เช็คใบนั้น โปรแกรมจะใหคุณปอนรหัสธนาคารที่จะนําเช็คเขา ก็ใหปอนเปนธนาคาร เงินสด ที่ไดสรางไว ซึ่งหลังจากผานกระบวนการนี้ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันโดย

เดบิต เครดิต เงินสด เช็ครับลวงหนา ตัดยอดคงเหลือในเชิดเปนรายไดอื่น ๆ กรณีเชค็รับที่คุณรับมาจากการชําระหนี้ของลูกคา มีมูลคามากกวายอดหนี้(มูลคาตามใบกาํกับสินคา) จะ เกิดยอดผลตาง (สังเกตไดจาก “ยอดคงเหลือจากชําระใบเสร็จ” ในหนาจอทะเบียนเช็ครับจะมียอดคง คางอยู) ซึ่งคุณสามารถนําไปลดยอดหนี้ของลูกคารายเดียวกันน้ใีนการรับชาํระหน้คีรั้งตอ ๆ ไปไดแตหากคุณไมตองการนําไปลดยอดหนี้ของลูกคารายดังกลาวอีกแลว คุณสามารถตัดยอดคงเหลือในเช็คน เปนรายไดอื่น ๆ การตัดยอดคงเหลอืในเช็คเปนรายไดอ่นืๆ ใหคุณเขาที่เมนูทะเบียนเชค็รับ จากน้นัเลือก เลขที่เช็คที่ตองการตัดยอดขึ้นมา และคลิกที่ไอคอน ตัดยอดคงเหลอืเปนรายไดดังรูป รูปที่ 21 เมนูตัดยอดคงเหลือในเช็คเปนรายไดอื่นๆ

โปรแกรมจะแสดงหนาจอใหคุณยืนยันการตัดยอดคงเหลือเปนรายไดอื่น ใหคุณตอบ “ตกลง” รูปที่ 22 ยืนยันการตัดยอดคงเหลือเปนรายได โปรแกรมจะนํายอดผลตางดังกลาวไปบันทึกบัญชีในสมุดรายวนัเปนรายไดอื่นๆ โดยแสดงในรายการ เดียวกับรายการผานเชค็รับ การพิมพเช็ด คุณสามารถสั่งพิมพเช็คไดจากหนาจอทะเบียนเช็คจาย โดยเลือกเลขที่เช็คที่ตองการ และคลิกที่ไอคอน พิมพเอกสาร (หรือกด <Alt+P>) เพื่อสั่งพิมพหากตองการรายละเอยีดเพิ่มเติมในการแกไขแบบฟอรม ขอใหศึกษาจากบทที่ 25 การแกไขรายงาน/แบบฟอรม

บทที่ 14 การบันทึกรายการประจําวนัสินคา ในการทํางานประจำาวันคงจะไมมีเพียงเฉพาะการปอนขอมูลตามปกติ เชน การซื้อ-ขาย, รับเงิน จายเงิน เทานั้น คุณอาจจะตองปอนรายการที่ไมเกดิขึ้นบอยครั้งนัก เชน การใหสินคาตัวอยางแกลูกคา การตัดสต็อกสินคาที่ชํารุดเสียหาย, การตรวจนับสต็อก ฯลฯ หรือรายการอื่นที่เกี่ยวของกับ ระบบ สต็อกของกิจการ คุณสามารถใชเมนูรายการประจำาวนัสินคาจัดการงานเหลานี้ไดวิธกีารปอนขอมูล ในหนาจอรายการประจำาวันสินคาจะประกอบไปดวยเมนูยอยตาง ๆ อีกหลายหัวขอ แตจะมีวิธีการ ปอนขอมูลท่ีคลายคลึงกนัจึงขอใหคุณศึกษาวิธีการเพิ่ม แกไข ลบ หรือยกเลิกขอมูลจากบทที่3 รูปแบบและวิธกีารใชงานของโปรแกรม การเขาเมนูรายการประจำาวันสินคา ใหคุณเขาที่เมนสูินคา ขอ 1 โดยโปรแกรมจะแสดงเมนูยอยอีก 4 เมนูคือ • จายสินคาภายใน • โอนยายระหวางคลงั • ปรับปรุงยอดสินคา • ปรับปรุงตนทุนสินคา จายสินคาภายใน ประกอบไปดวยเมนูยอย ๆ ดังนี้ • จายสินคาใชภายใน • จายวัตถุดิบเพื่อผลิต • จายสินคาเปนตัวอยาง •ตัดสินคาชํารุด

รูปท่ี1 หนาจอการบันทึกจายสินคาใชภายใน จากในรูปที่ 1 เปนการจายสินคาใชภายใน ซึ่งมีวิธีการปอนขอมูลดังนี้ เลขที่เอกสาร ใหคุณระบุเลขที่เอกสารการจายสินคาใชภายใน หรือกด <Enter> ผาน เพื่อใหเครื่องลําดับเลขที่ใหโดยอัตโนมัติ วันที่เอกสาร ปอนวันที่ที่มีการเบิกสินคาใชภายใน สําหรบัแผนก ระบุแผนกที่เบิกสินคาใชภายใน หมายเหตุปอนขอความหรือหมายเหตุเก่ยีวกับการจายสนิคาใชภายในครั้งนี้ ที่ ลําดับรายการสินคา ซึ่งโปรแกรมจะลําดับใหโดยอัตโนมัติ รายการสินคา ปอนรหัสสินคาที่มีการเบิกใชภายใน คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกดูแฟมขอมูลหลักรายละเอียดสินคาที่กําหนดไวแลวได คลัง ปอนรหัสคลังสินคาที่มีการตัดสต็อกสนิคาออก และเชนเดียวกับรายการสนิคา คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกดูตารางขอมูลคลังสินคาที่กําหนดไวแลวได จํานวน ปอนจํานวนสินคาที่มีการเบิกออกจากสต็อก ตัวคูณเปนหนวยยอย หากคุณกําหนดใหสามารถปรับหนวยนับรับ-จายไดและกําหนดให ปรับตวัคูณไดเมื่อคุณกด <Enter> ผานชองจํานวนแลว โปรแกรมจะแสดง หนาจอใหคุณ ระบุหนวยนบัและตัวคูณเปนหนวยยอย ดังรปู

รูปที่ 2 โปรแกรมจะใหคุณปอนหนวยนับจายและอัตราสวน/หนวยหลัก หนวยละ โปรแกรมจะแสดงราคาทุนตอหนวยข้นึมาใหโดยอัตโนมัติโดยราคาทุนที่แสดงจะ ขึ้นอยูกับวิธกีารคํานวณตนทุนสินคาที่คุณกําหนดไว(FIFO, Average) จํานวนเงิน โปรแกรมจะคํานวณใหจากจํานวนสินคาท่เีบิกออกจากสต็อกคูณกับราคา หนวย หากมีการเบิกใชสินคามากกวา 1 รายการใหคุณปอนสินคารายการตอไปไดทันที แตหากไม มีการเบิก ใชสินคารายการอื่นแลว ใหคลิกปุมบันทึกขอมูล เมนูยอยตาง ๆ ที่อยูในเมนูจายสินคาภายใน จะมีผลการทาํงานคลาย ๆ กัน คือ เปนการตดัสินคาออก จากสต็อก โดยจะแตกตางกันที่วิธีการบันทึกบัญชี(กรณีกําหนดวิธีการบันทึกบญัชีสินคา เปนแบบ Perpetual หากเปนแบบ Periodic จะไมมกีารบันทึกบญัชีใดๆ) หัวขอยอย โปรแกรมจะตัดสตอกและบันทกึบัญชีเปน จายสินคาภายใน จายวัตถุดิบเพื่อผลิต จายสินคาเปนตวัอยาง ตัดสินคาชำรุด วัสดุสำนักงานใชไป งานระหวางทำ คาใชจาย-เบิกสินคาเปนตัวอยาง ตนทุนสินคาเพ่ือขาย

โอนยายระหวางคลัง ใชในการโอนยายสินคาจากที่เก็บสินคาแหงหนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่ง เชน หากคุณมีบรษิัทในเครือ หรือมีสํานักงานสาขาในหลาย ๆ พื้นที่คุณอาจจะตองโอนยายสินคาไปมาระหวางแตละสํานกังาน หรืออาจจะเปนระหวางชั้นแสดงสินคาหนารานและโกดงัหลังราน ใหคุณเพิ่มขอมูลโดยระบุเลขที่วนัที่ของเอกสาร คลังตนทางที่ตองการจะโอนสินคาออก และคลัง ปลายทางที่ตองการจะโอนสินคาเขา จากนั้นใหปอนรายการสินคาพรอมกับจํานวนสินคาที่จะโอน รูปที่ 3 หนาจอการโอนยายระหวางคลัง จากรูป เปนการโอนยายสนิคาตามรายการ จากคลงัสาํนักงานใหญไปยังคลังสํานักงานขาย ผลจาก การ ทํางานในเมนูนี้โปรแกรมจะตัดสต็อกจากคลังสนิคาตนทางและเพิ่มยอดสินคาท่คีลังสินคา ปลายทาง ปรับปรุงยอดสนิคา ประกอบไปดวยเมนูยอย ๆ ดังนี้ ปรับปรงุจากการตรวจนับ

ปรับปรงุเพิ่ม/ลดสินคา รับส/คสำเร็จรูปจากการผลิต หากคุณตองมีการปรับปรงุยอดสินคา ซึ่งไมไดเกิดจากการซื้อ-ขายตามปกติเชน การปรบั ปรุงจากการ ตรวจนับสตอกประจำาเดือนหรือประจำปคุณสามารถใชเมนปูรับปรุงยอดสินคานี้ในการดําเนินการ ได โดยขอมูลที่คุณจะตองปอนคือ วันที่และเลขที่ของเอกสาร รายการสินคา คลัง สําหรับในชอง จํานวน หากเปนการปรับปรุงลดยอดสินคา ใหใสจํานวนตดิลบ แตหากเปนการปรับปรุงยอดสินคา เพิ่ม ให ปอนตัวเลขบวก สําหรับในชองราคา/หนวย หากเปนการลดยอดสินคา โปรแกรมจะแสดง ราคาทุนตอ หนวยตามวิธีการคํานวณตนทุนที่คุณกาํหนดไวแตหากเปนการเพิ่มยอด คุณจะตองระบุราคาทุนตอ หนวยเขาไปเอง ในชองจํานวนเงินโปรแกรมจะคํานวณยอดใหโดยอัตโนมัติ รูปที่ 4 หนาจอปรับปรุงจากการตรวจนับ ปรับปรุงตนทุนสินคา เพิ่ม/ลดตนทนุสนิคา

ปรับปรงุคา ประกันภัย ปรับคาขนสงสินคา หากธุรกิจของคุณเปนการนําเขาสินคาจากตางประเทศ ตนทนุของสินคาอาจจะไมไดมีเพียงมูลคาของ สินคาเทานั้น เพราะตนทนุยงัรวมไปถึงคาระวาง, คาธรรมเนียมศุลกากร ฯลฯ หรืออาจจะปรับเพิ่ม ตนทุนดวยเหตุผลอื่น เชน การปรับราคาสินคาเพ่อืการแขงขัน, การปรบัราคาเน่ืองจากอัตรา แลกเปลี่ยนเพิ่มขึ้น/ลดลง การปอนขอมูลใหคุณปอนเลขที่และวันที่ของเอกสาร ตองการจะปรบั ปรุงตนทนุ รูปที่ 5 หนาจอเพิ่ม/ลดตนทนุสินคา วิธีใชงานหนาจอเพ่มิ/ลดตนทุน จะเหมอืนกับเอกสารจายสินคาภายใน และโอนยายระหวางคลัง โดย มีชองขอมูลท่คีวรพิจารณาเปนพิเศษ คือ สําหรับล็อต โดยหากสินคาที่คุณจะเพิ่ม/ลดตนทุนใชวธิีการ คํานวณตนทุนแบบเขากอนออกกอน (FIFO) คุณจะตองระบลุ็อตที่จะปรับปรุง ซึ่งก็คือเลขที่ใบกํากับที่คุณซื้อสินคารหสัน้เีขามาทั้งหมด สําหรับในชองจาํนวนเงนิ ใหคุณปอนมูลคาตนทุนทั้งหมดท่คีุณ โดยล็อตหรือบลิซ้อืที่คุณตองการตองการเพิ่มหรือลด เชน จากราคาทุนตอหนวย 10 บาทเปน 12 บาท โดยล็อตหรือบิลซื้อที่ตองการ

ปรับปรุงตนทุนมีการรับสนิคาเขามาทั้งหมด 200 หนวย ดงันั้นคุณจะตองปอนจํานวนเงินทั้งหมด โดย นําผลตางจากราคาทุน/หนวยเดิม กับราคาทุน/หนวยที่ตองการ คูณดวยจาํนวนสนิคาของล็อตนั้น ๆ ซึ่ง ก็คือ (12-10)*200 แตหากคุณใชวิธกีารคํานวณตนทุนแบบถัวเฉลี่ย (Average) คุณจะไมตองปอนล็อตสินคาที่ตองการจะ ปรับปรุง โดยใหคุณระบุมูลคาทั้งหมดที่จะปรับปรุง โปรแกรมจะนําไปถัวเฉลี่ยใหกับจํานวนสินคา คงเหลือทั้งหมดใหเอง ทะเบียนหมายเลขสินคา หากสินคาที่คุณจาํหนายตองมีการรับประกันอายุการใชงานของสินคา เชน รับประกัน 1 ป ซึ่งตองมี การบันทึกประวตัิการใหบริการ เชน การซอมแซม บํารุงรักษา การเปลี่ยนอะไหลทะเบียนหมายเลข สินคาจะชวยจัดการขอมูลเหลานี้ รูปที่ 6 หนาจอทะเบียนหมายเลขสินคา ในหนาจอจะมีรายละเอยีดขอมูลดังนี้ หมายเลขสินคา รหัสหรือหมายเลขทะเบียนของสินคา (Serial Number)

หมายเลขเครื่อง ในบางครั้งคุณอาจจําเปนตองอางอิงถึงสินคาอื่นที่เกี่ยวของ เชนหาก อุปกรณท่ลูกคานํามา--ซอมแซม เปนอุปกรณชิ้นหนึ่งของเครื่องคอมพิวเตอร เชน ซีดีรอม ีคุณอาจ อางอิงถึงรหัสหรือหมายเลข-----ทะเบียนของเครื่องคอมพิวเตอรนั้น หรือในกรณี ของรถยนตกเ็ชนเดยีวกัน หากมีการรับประกันแอรคุณอาจจะอางอิงถึงเลขทะเบียนรถ รหัสอางอิง หากหมายเลขสินคา ไมสามารถสื่อความหมายของสินคาไดวา เปนสนิคา ชนิดใด คุณสามารถใชรหัสอางอิงนี้เพื่ออํานวยความสะดวกใหนําไปใชงานไดงาย หมวดสินคา หมวดของสินคาที่มีการรับประกันน้ีคุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อใหโปรแกรมแสดงหมวดสินคาทั้งหมดที่คุณไดกําหนดไวในเมนูตารางขอมลูข้นึมา รายละเอียด ชื่อหรือคําอธิบายของรหัสสินคา วันที่ขาย วนัที่ขายสินคาออกไป วันที่หมดประกัน วันที่สิ้นสุดการรับประกันสินคา รหัสลูกคารหัสลูกคาที่ซื้อสินคา ผูขาย พนกังานขายหรือผูขายสินคารหัสนี้ การเขาไปบันทึกประวัติการใหบริการในตารางดานลางของจอภาพ ใหดับเบิ้ลคลิกรายการ ในตาราง เพื่อเพ่มิขอมลูเหลานี้ วันที่ วันที่ที่ลูกคานําสินคามาเพื่อซอมแซม บํารุงรักษา เปลี่ยนอะไหล ผูบรกิาร พนักงานผูใหบริการกับลูกคา รายการ รายการอะไหลหรือขอมูลการใหบริการ

การพิมพใบรบั ประกันสินคา คุณยังสามารถพิมพใบรบั ประกันสินคา โดยคลิกท่รีูปลูกศรชี้ลงดานขางไอคอนพิมพเอกสาร จากนั้น เลือกพิมพเอกสาร แตจะปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ได ก็ตอเมื่อบันทึกขอมูลในหนาจอทะเบียนหมายเลข สินคาครบถวนแลว ºÃÔÉ Ñ· àÍç¡« ìà¾ÅÊ«Í¿· ìáÇÃì¡ÃØê» ¨íÒ¡ Ñ´ 128/52-53 ÍÒ¤Òþ­Òä·¾ÅÒ«èÒ ËéͧàÂç¹ - 5â ¡. ¾­Òä· à¢µÃÒªà·ÇÕ ¡Ãا෾Ï, 10400 (02)216-5924-7 FAX:216-5899 º ѵÃà Ѻ»ÃС ѹ รูปท่ี7 ใบรับประกันสินคาที่พิมพดวยโปรแกรม หรือหากตองการพมิพรายงานการใหบริการ ใหคลิกที่รูปลูกศรช้ลีงขางไอคอนพิมพเอกสาร จากนั้น แฟมขอมูล จากในรูปเปนพิมพรายงานทางจอภาพ

รูปที่ 8 ตัวอยางรายงานประวัติการใหบริการ รายการตรวจนับสินคา การตรวจนับสินคาเปนสิ่งสําคัญที่คุณควรจะกําหนดระยะเวลาท่แีนนอนในการตรวจนับ เชน ปละครั้ง หรือ 2 ครั้ง เพื่อตรวจสอบวายอดคงเหลือของสินคาจรงิที่อยูในสต็อกเทากับยอดคงเหลือท่เีกิดจาก การ เดินรายการภายในโปรแกรม Express ทั้งนี้เนื่องจาก ทั้งนี้เนื่องจากสินคาอาจจะมีการเสื่อมสภาพหรือสูญหาย ซึ่งจะกอใหเกิดปญหาจากความไมถูกตองของยอดสินคาคงเหลือตามมาอีกหลายประการ เชน รับคํา สั่งซื้อของลูกคาแลวแตไมมีสินคาที่จะจัดสง งบการเงินแสดงผลการดําเนินงาน และฐานะทางการเงิน ที่ไมถูกตองตามความเปนจรงิซึ่งตองเสียเบี้ยปรับแกทางราชการ เมื่อคุณคลิกเขาใน เมนูสินคาขอ 6 รายการตรวจนับสนิคา ซึ่งโปรแกรมจะแสดงเมนูยอยอกี 8 หัวขอดังในรูป รูปที่ 9 เมนูรายการตรวจนับสินคา

หัวขอที่คุณเปนตองทำเพื่อตรวจนับสินคา จะตองใชห ัวขอที่1,3 และ 6 สวนหัวขออื่นจะเปนการ อํานวยความสะดวกในการตรวจนับ เชน การพิมพแบบฟอรมเพื่อตรวจนับ ซึ่งจะปฏิบตัิหรือไมกไ็ดสรางขอมูลตรวจนับ ใหเลือกที่เมนูยอย ‘สรางขอมูลตรวจนับ’ ซึ่งจะแสดงหนาจอดังรปู รูปที่ 10 กําหนดคลังสินคาและสินคาที่ตองการจะตรวจนับ ลบขอมลูเดิมกอนสราง หมายถึง ใหลบขอมูลการตรวจนับในครั้งกอนทิ้ง หากเปนการ ตรวจ นับครั้งแรกในโปรแกรม จะตอบเปน “Y” หรือ “N” ก็ได แตหากเปนการตรวจนับ ครั้งตอ ๆ มา ควรตอบเปน “Y” เพื่อลบยอดคงเหลือของสนิคาที่ไดตรวจนับในคราวกอน ทิ้ง กอนจะ เริ่มบันทึกยอดตรวจนับครั้งใหมการลบขอมลูเดิมในที่นี้จะไมมีผลกระทบ ใด ๆ ตอยอด คงเหลือของสินคา จะเปนเพียงการลบขอมูลที่เคยตรวจนับในคราวกอน ๆ บันทึกปริมาณที่ ตรวจนับได ซึ่งจะไดกลาวถึงตอไปเทานั้น คลังสนิคาจาก ... ถึง ... ใหคณุเลือกโกดังหรือสินคาที่ตองการจะตรวจนับ คุณสามารถเลือก เพียงคลงัเดียวหรือหลายๆ คลังก็ได

รหัสสินคาจาก .. ถึง ... ใหคุณระบุรหัสสินคาที่ตองตรวจนับ ซึ่งสามาถเลือกเพียงสนิคาบาง ชนิดหรือทั้งหมดก็ได กําหนดวันที่ตรวจนบัวันที่ที่มีการหยุดทาํงานในโปรแกรม Express เพื่อตรวจนับ แตคุณมี การนําขอมูล สินคา ตัวอยางเชน หากคุณตรวจนับสินคาณ วันที่31 มกราคม ดังกลาวมา ปอนเขาโปรแกรมในวันที่ 5 กุมภาพันธวนัที่ตรวจนับจะตองเปนวันที่31 มกราคม ไมใช วันที่ 5 กุมภาพันธหรือในกรณกีารตรวจนับใชเวลาหลายวัน ใหคุณ ปอนวนัที่ตรวจนับเปน วันที่สดุทาย ซึ่งไดยอดคงเหลือสินคาของสินคาครบสมบูรณขอ จะตองไมมีการเดนิรายการ ระหวางชวงเวลาที่มกีารตรวจนับสินคา เนื่องจากจะทําใหยอดสินคาที่ตรวจนบัไมตรงกับ ขอมูลท่ีปอนเขาไป ตรวจนับครั้งสุดทายกอนวันที่วันที่ที่มีการตรวจนับสินคาในครั้งกอน เชน หากคณุกําหนดวันที่ตรวจนบัเปน 31/01/48 และการตรวจนับสินคาครั้งกอนกระทําในวันท่ีหากคุณ ไมตองการใหโปรแกรมแสดงสินคาที่เคยตรวจนับไปแลวในครั้ง 15/01/48 กอนขึ้นมา คณุจะตองใสวันที่ตรวจนับครั้งสุดทายกอนวันที่15/01/48 แตหาก ตองการ ใหแสดงสนิคาทุกตัวขึ้นมาเพื่อตรวจนับใหม ใหใสวันที่หลังจากวันที่ตรวจนับในคร้งักอน เฉพาะเคลื่อนไหวหลังวันที่ คุณสามารถเลือกตรวจนบัสินคาเฉพาะสินคาที่มกีารเคลื่อนไหว ภายในชวงเวลาที่กาํหนดไดเชน หากคุณปอนเปนวันที่01/01/48 จะเปน การตรวจนับ เฉพาะสินคาที่มีการซ้ือ-ขาย รับ-จายหลังวันที่1 มกราคม 2548 เทานั้น (หากตั้งแตวันท่ี01/01/48 สินคาตัวใดไมมีการเคล่อืนไหว ก็จะไมปรากฏรหัสสนิคา นั้นขึ้นมาใหคุณบันทึก ปริมาณที่ตรวจนับได) พิมพแบบฟอรมเพื่อตรวจนับ เปนรายงานที่จะแสดงรหสัสินคาทั้งหมด ตามเงื่อนไขที่คุณกําหนดไวจากเมน “ู สรางขอมูลตรวจนับ โดยสามารถพิมพออกทางเครื่องพิมพและนําไปใชจดจาํนวนสินคาที่ตรวจนับไดจริงจากในสต็อก บันทึกปริมาณที่ตรวจนบัไดจะเปนหนาจอใหคุณปอนยอดสินคาคงเหลือที่ตรวจนับจริงไดจากสต็อก ซึ่งสินคาที่แสดงขึ้นมาจะเปน

สินคาที่คุณเลือกไวตามหัวขอที่ 1 คือ “สรางขอมูลตรวจนับ คุณสามารถจะเลือกตรวจนับสินคาได ลักษณะ คือ การตรวจนับตามรหัสสินคา และการตรวจนับแยกตามชั้นเก็บ โดยเมื่อคุณเลือกเขาใน หัวขอบันทึกปริมาณที่ตรวจนับไดนี้แลว จะมีหัวขอใหคุณเลือกไดอีก 2 ขอ ดังรูป รูปที่ 11 เลือกรูปแบบการบันทึกปริมาณสินคาที่ตรวจนับได ในกรณีที่กําหนดการตรวจนับไวหลายคลังสินคา (กําหนดในหัวขอ สรางขอมูลตรวจนับ) การปอน ยอดคงเหลือของสินคาในคลงัสินคาอื่น ใหใชปุม <Page Down เพื่อเลื่อนไปยังคลังสินคาที่ตองการ รูปที่ 12 บันทึกปริมาณสนิคาที่ตรวจนับไดจากสต็อก

เมื่อคุณเขามาในหนาจอบันทึกปริมาณที่ตรวจนับไดครั้งแรก ในชอง “หนวยใหญ” และ แสดงคาเปน 1 ซึ่งหมายถึงสินคาดังกลาวยังไมไดมีการปอนยอดตรวจนับสนิคา ใหคุณเลื่อนไปยัง รหัสสินคาที่ตองการ จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่ชอง "หนวยใหญ” หรือ “หนวยยอย” เพื่อปอนยอดสินคาท่ี (ในหนาจอรายละเอียด ตรวจนับไดของสินคาแตละชนิดเขาไป ในชอง หนวยใหญ นั้นคุณจะสามารถ เขาไปปอนขอมลูไดก็ตอเมื่อมีการกําหนดหนวยนับใหญและตัวคูณหนวยใหญใหเปนหนวยยอย ถาหากไมไดกําหนดไวคุณจะปอนไดแตชองหนวยยอยเทานั้น โดยจะตองปอนยอดตรวจ นบัแยกตาม รหัสและคลังสินคาใหถูกตอง (การไปยังคลังสินคาอื่นใหกดปุม <Page Down) สวน สินคาตัวใดที่ไมมี การเปลี่ยนแปลง และคุณตองการใหยึดตามตัวเลขเดมิในโปรแกรม ใหปลอย ชอง “นบั ไดเปน -1 และถาสินคาใดตรวจนับแลวไมพบ ใหปอนเปน 0 หมายเหตุ มีขอสังเกตคือคุณจะไมสามารถปอนตรวจนับสินคาใหเปนยอดติดลบไดดังนั้น 1 จึงไมไดหมายความ วาสินคารหัสนั้น ๆ มยีอดสินคาติดลบ หนวย การใชเคร่อืงหมาย -1 ในโปรแกรมจะแทนความหมาย วาสินคารหัสนั้น ๆ ยังไมถูกตรวจ นับหรือตองการปลอยใหยอดสนิคาคงเหลือเปนไปตามยอดคงเหลือ เดิมที่แสดงใน โปรแกรม และเมื่อปอนจํานวนที่ตรวจนบัเขาไปแลวจะสังเกตเห็นวา คาในชอง F จะ เปลี่ยนเปนเลข 3 เพื่อบอกใหรูวา รายการดังกลาวไดทําตรงขอที่ 3 แลว พิมพรายงานหลงัตรวจนับ เปนรายงานแสดงยอดสินคาคงเหลือที่ตรวจนับได เพื่อใชเปนเอกสารอางอิงในภายหลังได 

รูปที่ 13 รายงานแสดงยอดตรวจนับที่บันทึกเขาในโปรแกรม พิมพรายงานผลตางจากการตรวจนับ รายงานผลตางจากการตรวจนับจะแสดงยอดเปรียบเทียบระหวางยอดคงเหลือเดิมกอนการตรวจนับ ใน โปรแกรม กับยอดท่ตีรวจนับใหมพรอมทั้งแสดงผลตางระหวางยอดทั้ง 2 ยอดนี้ ปรับปรุงยอดสินคาตามที่ตรวจนับ การบันทึกปริมาณท่ตีรวจนับไดตามหัวขอที่3 โปรแกรมจะยังไมบันทึกการปรับปรุงยอดดงักลาวเขา ในขอมูลโดยทันทีโปรแกรมจะใหคุณยืนยันการตรวจนับ โดยที่คุณจะตองเขาในหัวขอ 6. ปรับปรุง ยอดสินคาตามที่ตรวจนับ” จากน้นัเลือกคลงัสินคา และรหัสสินคาที่ตองการจะปรับยอดใหเทากับ ยอด ตรวจนบัเมื่อเรียบรอยแลวใหคลิกปุม ตกลง เพ่อืสั่งใหโปรแกรมปรับปรุงยอด คงเหลือในสต็อก เทากับยอดที่ตรวจนับไดมีขอควรระวังคือ หากคุณตองการพิมพรายงานตาง ๆ เชน รายงานหลังการ ตรวจนับ หรือรายงานผลตางจากการตรวจนับจะตองปฏิบัตกิอนการทํางานในหัวขอนี้

รูปที่ 14 ปรับปรุงยอดคงเหลือในโปรแกรมใหเทากับยอดที่ตรวจนบัหลังจากทารายการขอ 6.ปรับปรุงยอดสินคาตามที่ตรวจนับเรียบรอยแลว โปรแกรมจะเปลี่ยนคาในให เปนเลข 6. เพื่อบอกใหรูวา รายการสินคานั้นไดผานการทํางานในขอ 6.ชอง F ในหนาจอของขอ 3. ใหเรียบรอยแลว ปรับปรุงรายการตรวจนบัจะเปนหนาจอที่แสดงรายการที่โปรแกรมบันทึกผลตางจากการตรวจนับ เพื่อปรับปรุงยอดสนิคา คงเหลือในโปรแกรมใหเทากับยอดคงเหลือที่ตรวจนับได

รูปที่ 15 รายการที่โปรแกรมบันทึกเพื่อปรับปรุงยอดสินคาคงเหลือ จะสังเกตเห็นวา รายการท่ี2.ยอดปรับปรุงเปน 0 แตโปรแกรมก็สรางรายการในเอกสารปรับปรุงจาก การตรวจนับไวใหดวย ท้งันี้เพราะวา โปรแกรมจะปรับยอดคงเหลือ ณ. วันที่นบัสินคาตัวนี้ใหเทากับ ยอดที่ตรวจนับไดเสมอ แมวาจะมีการแกไขขอมูลของสนิคาตัวนี้ยอนหลังก็ตาม รายงานรายการตรวจนบัรายงานแสดงการปรับปรงุยอดสินคาคงเหลือ ที่เกิดจากรายการตรวจนับ โดยโปรแกรมจะนํารายการ ปรับปรุงมาแสดงเปนรายงาน ซึ่งคุณสามารถพิมพเก็บไวเปนหลักฐานไดหมายเหตุ กรณีที่บันทึกยอดตรวจนับในขอ 3. ผิด มาตรวจพบหลงัจากทาํขอ 6. ไปแลว ถา ตองการถอยกลับ เปนอยางเดิม จะตองเขาไปทําที่ขอ 3. โดยเลื่อนไปท่รีายการสนิคา ที่ตองการ แลวกด <Ctrl+R> (ผูใชตองเปนระดับ 5 ขึ้นไป) โปรแกรมจะเปลี่ยนคา ในชอง F จากเลข 6 เปนเลข 3 เพื่อใหคุณ สามารถเขาไปแกไขตัวเลขได(โดยคลิกไอคอนแกไขขอมูล)

บทที่15 การป้อนข้อมูลในระบบการบัญชี นำต้นแบบการบันทึกบัญชีนี้ ไปบันทึกในสมุดรายวันได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาลจากการ บันทึกบัญชีได้อย่างมาก การกำหนดต้นแบบวิธีการบันทึก ให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชีข้อ 7 ต้นแบบ วิธีการบันทึก จะปรากฏหน้าจอดังในรูประบบบัญชีจะเป็นระบบที่ได้รับข้อมูลที่ถูกผ่านรายการมาจาก ระบบอื่นๆ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบการเงิน ระบบสินค้า ฯลฯ ดังนั้นคุณจึงแทบจะไม่ต้องบันทึกรายการในสมุดรายวันเองโดยตรง ยกเว้นรายการปรับปรุง ทางบัญชี เช่น การปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน การปรับปรุงรายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือการ ปรับปรุงการบันทึก บัญชี ในกรณีรายการบัญชีนั้นได้ถูกผ่านรายการไปยังแยกประเภทแล้ว และไม่สามารถแก้ไขรายการได้ (สำหรับโปรแกรมExpressเวอร์ชั่น1.5) ซึ่งรายการเหล่านี้ยังคงต้องมีการบันทึกบัญชีโดยตรงในสมุดรายวัน นอกจากนั้น คุณอาจจะป้อนข้อมูลในสมุดรายวันโดยตรงเนื่องจากต้องการใช้งานระบบบัญชีเพียงระบบเดียว มีสิ่งที่คุณ ทราบก่อนเริ่ม ปฏิบัติงานในระบบเจ้าหนี้ คือ การป้อนข้อมูลในระบบบัญชีนั้น จะไม่มีการเชื่อมโยงไปยังระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบสินค้า ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถตั้งลูกหนี้หรือเจ้าหนี้รายตัวได้จากการป้อนข้อมูลในสมุดรายวัน หรือไม่สามารถตัดสต็อกได้จากการป้อนข้อมูลในสมุดรายวันเช่นกัน

ต้นแบบวิธีการบันทึก เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกบัญชีให้กับผู้ใช้งานโปรแกรม Experess ซึ่งผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องจดจำ รูปแบบหรือวิธีการบัญชี โดยการบันทึกบัญชีต่างๆ จะอาศัยต้นแบบที่ สมุห์บัญชี หรือผู้ที่มีความเชี่ยวชาญ ด้านบัญชีเป็นผู้กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชีไว้ก่อน จากนั้นผู้ใช้สามารถนำต้นแบบการบันทึกบัญชีนี้ ไป บันทึกในสมุดรายวันได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีได้อย่างมาก การกำหนดต้นแบบ วิธีการบันทึก ให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชีข้อ 7 ต้นแบบวิธีการบันทึก จะปรากฏหน้าจอดังในรูป รูปที่1 หน้าจอต้นแบบวิธีการบันทึก รายการในต้นแบบนี้จะเป็นรายการที่ใช้บันทึกในสมุดรายวันโดยตรงเท่านั้น คุณจะไม่สามารถนำ ต้นแบบนี้ไปใช้ในเมนูอื่นๆ เช่น การซื้อ การขาย รับเงิน-จ่ายเงินได้ การกำหนดต้นแบบขึ้นมาใหม่ ให้คุณป้อนรายละเอียดดังต่อไปนี้ • รหัส ควรจะกำหนดให้สามารถสื่อความหมายได้ดี เช่น หากเป็นการบันทึกค่าใช้จ่ายอาจจะใช้คำ ว่า EXPENSE และควรกำหนดรหัสเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ • รายละเอียด รายละเอียดของต้นแบบนี้ เช่น บันทึกค่าใช้จ่ายประจำเดือน,ปรับปรุงภาษี ประจำเดือน • บัญชี ให้ป้อนเลขที่บัญชีที่จะใช้ในการเดบิต หรือเครดิต

•แผนก กรณีต้องการบันทึกบัญชีแยกตามแผนกจะต้องระบุรหัสแผนกด้วย แต่หากไม่ใช้แผนก ให้ปล่อยช่องนี้ ว่างไว้ •คำอธิบาย คำอธิบายรายการของแต่ละเลขที่บัญชีที่คุณป้อนเข้าไป เช่น หากเป็นการจ่ายค่าใช้จ่ายค่าน้ำ คุณ อาจจะป้อนคำว่า จ่ายค่าใช้จ่ายค่าน้ำ เข้าไป •DR/CR ใช้ในการระบุว่าเลขที่บัญชีที่คุณป้อนเข้าไปนั้น อยู่ในฝั่งเดบิต หรือเครดิต โดย0 หมายถึง ด้านเดบิต (DR)และ1หมายถึง ด้านเครดิต(CR) •จำนวนเงิน หากคุณทราบจำนวนเงินของรายการบัญชีนี้ที่แน่นอน คุณสามารถป้อนจำนวนเงินดังกล่าวเข้าไป ได้ทันที แต่หากไม่ทราบจำนวนเงินที่แน่นอน ให้ปล่อยช่องจำนวนเงินว่างไว้ ซึ่งโปรแกรมจะให้คุณป้อนจำนวน เงินนี้อีกครั้งหนึ่ง เมื่อมีการนำต้นแบบนี้ไปอ้างอิงในการบันทึกในสมุดรายวัน การบันทึกต้นแบบดังกล่าวคุณสามารถบันทึกเป็นแบบรายการบัญชีรวม(Compound Entry) ได้ นั่นคือคุณ สามารถเดบิต หรือเครดิตในต้นแบบวิธีการบันทึกมากกว่า1 เลขที่บัญชีได้ คุณสามารถนำต้นแบบวิธีการบันทึก นี้ไปอ้างอิงถึงเมื่อมีการบันทึกรายการในสมุดรายวันได้ทันที โดยการคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย ในช่องเลขที่ ใบสำคัญ ซึ่งจะได้กล่าวถึงรายละเอียดในการนำต้นแบบการบันทึกไปใช้ ที่หัวข้อ’การบันทึกบัญชีในสมุด รายวัน’อีกครั้งหนึ่ง การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน ข้อมูลโดยส่วนใหญ่ที่ป้อนเข้าในโปรแกรมจะถูกผ่านรายการมาที่สมุดรายวันให้โดยอัตโนมัติ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย แต่รายการบางประเภทยังคงต้องบันทึกที่สมุดรายวันโดยตรง เช่น การ ปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน

รูปที่2 หน้าจอสมุดรายวัน การป้อนข้อมูลในสมุด ให้คุณเข้าที่ เมนูหลัก ข้อ 1 ลงประจำวัน และเลือกสมุดรายวันที่ต้องการเช่น สมุด รายวันทั่วไป สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย วิธีเพิ่มข้อมูลให้คุณคลิกไอคอนเพิ่มข้อมูล (หรือกด <Alt+A>) จากนั้นกด<Enter> ผ่านช่องเลขที่ใบสำคัญ โปรแกรมจะลำดับเลขที่สำคัญให้อัตโนมัติ (ให้กำหนดได้ที่ เมนูเริ่ม ระบบ 1.7 ระบบบัญชี)สำหรับการป้อนรายการบัญชีในส่วนของจำนวนเงิน หากต้องการเปลี่ยนจากเดบิตเป็น เครดิต หรือจากเครดิตเป็นเดบิตให้ใช้วิธีป้อนเป็นยอดติดลบ โปรแกรมก็จะทำการเปลี่ยนด้านให้

รูปที่3 การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน หรือหากต้องการหายอดผลต่างจากบัญชีที่ป้อนเข้าไป เช่น จากรูป ได้เดบิตบัญชีภาษีขาย 21,480.02 เครดิต ภาษีซื้อด้วยยอด 11,043.39 และเครดิตบัญชีเจ้าหนี้กรมสรรพากรด้วยยอดผลต่าง เมื่อคุณป้อนเลขที่บัญชี เจ้าหนี้กรมสรรพากรเรียบร้อยแล้ว ขณะอยู่ที่ช่องจำนวนเงินให้กด <F2> โปรแกรมจะคำนวณยอดผลต่าง ระหว่างบัญชีด้านเดบิตและเครดิตให้โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกที่ไอคอนบันทึกข้อมูล(หรือ กด<F9>) หากคุณมีการอ้างถึงเลขที่บัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย เช็ครับล่วงหน้า เช็คจ่ายล่วงหน้า หลังจากคุณ บันทึกรายการโปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้คุณกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับรายการนั้นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณ อ้างถึงเลขที่บัญชีภาษีขาย โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพื่อให้คุณกรอกรายละเอียดของใบกำกับภาษี (ขอให้คุณศึกษาวิธีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มและเช็คในหัวข้อต่อไป) ซึ่งผลจากการป้อนข้อมูลใน หน้าจอนี้ โปรแกรมจะผ่านรายการไปยังแฟ้มภาษีซื้อ แฟ้มภาษีขาย แต่หากคุณไม่ต้องการป้อนข้อมูล ให้คลิกปุ่ม ยกเลิก (หรือกดปุ่ม<Esc>) โปรแกรมจะทำการบันทึกบัญชี แต่ไม่ผ่านรายการไปยังแฟ้ม ภาษีมูลค่าเพิ่ม และทะเบียนเช็คให้

วิธีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ทั้งที่เป็นภาษีซื้อ หรือภาษีขายจะมีหน้าจอการทำงานที่คล้ายคลึงกัน จึง ขอกล่าวถึงเฉพาะการป้อนข้อมูลภาษีซื้อ รูปที่4 กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม -เลขที่ใบกำกับภาษี เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่คุณออกให้กับลูกค้า (กรณีจำหน่ายสินค้าหรือรับรองรายได้)หรือ ได้รับจากผู้จำหน่าย (กรณีซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่าย) -วันที่ใบกำกับภาษี วันที่ในใบกำกับภาษี -ยื่นภาษีรวมในงวด เดือนที่ต้องการยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้ หากคุณได้รับใบกำกับภาษีจากผู้จำหน่ายล่าช้า คุณ สามารถระบุงวด เป็นเดือนถัดไปได้ -ยื่นเพิ่มเติม ในกรณียื่นใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถแยกรายการภาษีที่ยื่นเพิ่มเติมนี้เป็นอีกรายงานหนึ่งแยก ต่างหากจากรายงานภาษีประจำเดือน โดยการตอบ ‘Y’ ในช่องข้อมูลนี้ แต่หากต้องการยื่นรวมกับรายงานภาษี ประจำเดือนให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ -เป็นรายการของแผนก หากต้องการแยกการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นของแต่ละแผนก ให้ระบุแผนกที่ต้องการ เข้าไป ช่องข้อมูลที่ไม่มีในหน้าจอการป้อนข้อมูลภาษีขาย -เลขที่ออกใหม่ สรรพากรกำหนดให้นำใบกำกับภาษีซื้อมาลำดับเลขใหม่ เพื่อให้แสดงในรายงานภาษีซื้อ (โปรแกรมจะแสดงทั้งเลขที่ออกใหม่ และเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมในรายงาน) ในการป้อนข้อมูลส่วนนี้คุณ

สามารถปล่อยว่างไว้ก่อน โดยคุณสามารถสั่งลำดับเลขที่ใหม่ได้อีกครั้งหนึ่ง ในแฟ้มภาษีซื้อ (จะได้กล่าวถึงวิธีการในบทที่16 การป้อนข้อมูลในระบบภาษี) -ภาษีขอคืนได้ การซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่ายโดยทั่วไป ภาษีซื้อที่คุณต้องเสียไปจะสามารถนำมาขอคืน (โดย หักจากภาษีขาย เพื่อนำส่งทุกๆ เดือน) ดังนั้นหากภาษีซื้อที่เกิดขึ้นเป็นการซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่ายที่เป็นไป ตามระเบียบของทางราชการ ให้คุณป้อนยอดมูลค่าสินค้าและ ภาษีซื้อ ในช่องภาษีขอคืนได้ -ภาษีขอคืนไม่ได้ หากภาษีซื้อที่คุณต้องจ่ายไป ไม่เข้าหลักเกณฑ์ของทางราชการ เช่น คุณอาจจะได้รับใบกำกับ ภาษีที่ไม่สมบูรณ์ หรือจ่ายค่าใช้จ่ายซึ่งไม่เข้าหลักเกณฑ์ตามที่กฎหมายกำหนด ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้า และ มูลค่าภาษีในช่องภาษีขอคืนไม่ได้นี้ -มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ กรณีมีการซื้อสินค้า ซึ่งกฎหมายมีการยกเว้นภาษีหรือได้รับอัตราภาษีเป็น ศูนย์ แต่ยังคงต้องยื่นแบบให้ทางราชการ ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้าที่ช่อง มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ -คำอธิบาย ข้อความอธิบายเกี่ยวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่มนี้ เช่น ซื้อสินค้าจาก-ผู้จำหน่าย,ขายเงินเชื่อให้- ลูกค้า ซึ่งข้อความดังกล่าวจะถูกนำไปแสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม -หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบกำกับภาษีฉบับนี้ หากมีใบกำกับภาษีทั้งภาษีซื้อหรือภาษีขายมากกว่า ใบ หลังจากที่บันทึกรายละเอียดของใบกำกับภาษีใบแรก และบันทึกรายการแล้ว ให้คุณดับเบิ้ลคลิกราบการในตาราง สำหรับการป้อนภาษีขายใบถัดไป

รูปที่5 คลิกแท็บภาษีขาย และดับเบิ้ลคลิกรายการในตาราง เพื่อป้อนใบกำกับภาษี วิธีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเช็ค การป้อนข้อมูลในหน้าจอเช็คจ่ายหรือเช็ครับ จะมีวิธีการที่คล้ายคลึงกัน ดังนั้นจึงขอยกตัวอย่างการป้อนข้อมูล ในหน้าจอเช็คจ่าย โดยหากคุณอ้างถึงเลขที่บัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า โปรแกรมก็จะแสดงหน้าจอดังรูป เพื่อให้ กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับเช็ค เช่น รหัสธนาคาร วันที่และแสดงจำนวนเงินของเช็คจ่ายให้โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม

รูปที่6กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับเช็คจ่ายล่วงหน้า -เช็คเลขที่ เลขที่เช็ค ที่จ่ายให้ผู้จำหน่าย (หรือเลขที่เช็คที่ได้รับจากลูกค้า กรณีเป็นเช็ครับ) -ลงวันที่ วันที่ตามหน้าเช็ค -เช็คธนาคาร รหัสธนาคารของเช็คฉบับนี้ ซึ่งคุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกรหัสธนาคารที่ได้ กำหนดไว้แล้วขึ้นมา -รหัสผู้จำหน่าย/ลูกค้า รหัสผู้จำหน่ายที่คุณได้จ่ายเช็คให้(กรณีเช็คจ่าย) หรือรหัสลูกค้าชำระเช็คฉบับนี้ให้กับ คุณ -จำนวนเงิน จำนวนตามเช็ค -หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับเช็คฉบับนี้ -เช็คของแผนก หากคุณต้องการระบุแผนกที่ได้จ่ายเช็คฉบับนี้ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกดู รหัสแผนกที่ได้กำหนดไว้แล้ว แต่หากไม่ต้องการระบุแผนกให้กด <Enter>ผ่าน หากมีการบันทึกรายการเกี่ยวกับเช็ค ทั้งเช็ครับหรือเช็คจ่ายในสมุดรายวันมากกว่า 1 ใบ หลังจากที่บันทึก รายละเอียดของเช็คใบแรกและบันทึกรายการแล้ว ให้คุณคลิกแท็บเช็คจ่าย สำหรับการป้อนเช็คจ่ายใบถัดไป หรือคลิกแท็บเช็ครับ สำหรับการป้อนเช็ครับใบถัดๆไป

การอ้างอิงถึงต้นแบบวิธีการบันทึก หากคุณต้องการนำต้นแบบวิธีการบันทึก ที่ได้บันทึกไว้ใน เมนูบัญชี ข้อ7 ต้นแบบวิธีการบันทึก มาใช้ในการ บันทึกในสมุดรายวัน เมื่อคุณกดปุ่มเพื่อเพิ่มข้อมูลแล้ว ในช่องเลขที่ใบสำคัญให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย และเลือกต้นแบบวิธีการบันทึกที่คุณต้องการ โปรแกรมจะแสดงรายการบัญชีในต้นแบบที่อ้างถึงขึ้นมาให้โดย อัตโนมัติ จากนั้นให้คุณป้อนเลขที่ใบสำคัญ วันที่ที่บันทึกรายการ แล้วจึงบันทึกรายการ รูปที่7 การอ้างอิงต้นแบบวิธีการบันทึก การคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญอื่น ในกรณีที่คุณต้องบันทึกรายการบัญชีซ้ำๆกัน นอกจากจะสามารถใช้ต้นแบบการบันทึกเพื่อการคัดลอกมาใช้ งานแล้ว คุณยังสามารถคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญฉบับอื่น มาที่ใบสำคัญที่บันทึกขึ้นใหม่นี้ โดยเมื่อคุณ เพิ่มข้อมูล และยังที่ช่องและเลขที่ใบสำคัญแล้วให้กดปุ่ม<Ctl+F6> โปรแกรมจะแสดงใบสำคัญที่เคยบันทึกไว้ แล้วขึ้นมาเพื่อให้คุณคัดลอก

รูปที่8 การคัดลอกรายการจากใบสำคัญฉบับอื่น ให้คุณเลือกใบสำคัญที่ต้องการ โปรแกรมจะคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญฉบับที่อ้างถึงขึ้นมาให้โดย อัตโนมัติ ให้คุณป้อนเลขที่ และวันที่ใหม่เข้าไป การผ่านรายการไปยังแยกประเภท โดยปกติโปรแกรมจะผ่านรายการจากเมนูต่างๆ เช่น เมนูซื้อ เมนูขาย หรือเมนูอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชี มายังสมุดรายวันและผ่านไปยังแยกประเภทให้ในทันทีที่บันทึกรายการเรียบร้อย แต่หากคุณใช้โปรแกรม Expressเวอร์ชั่น 1.5 ซึ่งรองรับประกาศของกรมสรรพากรฉบับที่ 63 โปรแกรมจะยังไม่บันทึกรายการต่างๆ ไป แยกประเภทในทันที รายการต่างๆ ที่คุณบันทึกเข้าไปจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันที่ยังไม่ผ่านบัญชี และรอให้ คุณตรวจสอบรายการว่าถูกต้องครบถ้วน จึงผ่านรายการไปยังแยกประเภท ซึ่งจะไม่สามารถแก้ไขรายการนั้นๆ ได้อีก การแก้ไขรายการบัญชีที่ผ่านไปยังแยกประเภทแล้ว สามารถทำได้โดยการทำใบสำคัญปรับปรุงรายการ หรือ การแก้ไขแบบมีร่องรอย เท่านั้น หมายเหตุ เมื่อคุณเข้าในเมนูลงประจำวันดังรูปที่9 จะปรากฏเมนูย่อยอีก 2 เมนู คือ รายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี และ รายการที่ผ่านบัญชีแล้ว (เฉพาะExpressเวอร์ชั่น 1.5) ส ำหรับระบบอื่นๆ เช่น ระบบสต็อก ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้ำหนี้ จะมีกำรเชื่อมโยงถึง กันตำมปกติ

รูปที่9 สมุดรายวันจะแยกเป็นรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชีและผ่านบัญชีแล้ว การผ่านรายการไปยังแยกประเภท ให้คุณเข้าเมนูรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี โปรแกรมจะแสดงสมุดรายวัน ทั้งหมด เช่นสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย เมื่อเข้าในหน้าจอสมุดรายวันเล่มที่ต้องการแล้ว ให้คลิกที่ไอคอน เลือกรายการผ่านบัญชี ดังรูป รูปที่10 เมนูผ่านรายการบัญชีไปยังแยกประเภท

หากคุณต้องการผ่านบัญชีเฉพาะใบสำคัญที่แสดงในหน้าจอเพียงใบเดียว ให้เลือกที่หัวข้อ ผ่านบัญชีรายการนี้ แต่หากต้องการผ่านบัญชีครั้งละมากกว่า 1 ใบสำคัญ ให้เลือกที่เมนู เลือกรายการผ่านบัญชีจะปรากฏหน้าจอ ดังรูปที่11 รูปที่11 เลือกช่วงรายการที่จะผ่านบัญชี วิธีการผ่านรายการบัญชีเป็นช่วงให้ปฏิบัติดังนี้ -ใบสำคัญจาก...ถึง...ให้ป้อนเลขที่ใบสำคัญที่ต้องการรายการ ตัวอย่าง หากต้องการผ่านเอกสารขายเงินเชื่อ ตั้งแต่เลขที่ 1 ถึงเลขที่ 10 ให้ป้อนข้อมูลในช่อง ‘ใบสำคัญจาก’ เป็น IV0000001 ในช่อง ‘ถึง’ ให้ป้อนเลขที่ เอกสารใบสุดท้าย คือ IV0000010 -วันที่จาก...ถึง...ให้ป้อนช่วงวันที่ที่ต้องการผ่านรายการ เช่น หากต้องการผ่านรายการขายตั้งแต่วันที่1 ถึงวันที่ 30 มิถุนายน 2547 ให้ป้อนในช่อง ‘วันที่จาก’เป็น 01/06/47 และในช่อง ‘ถึง’ให้ป้อนเป็นวันที่สุดท้ายที่ ต้องการผ่านรายการคือ วันที่ 30/06/47 เมื่อป้อนช่วงเลขที่ใบสำคัญ และช่วงวันที่เรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกปุ่ม ทำงาน เพื่อเริ่มการผ่านรายการ โดยโปรแกรมจะแสดงรายการที่กำลังผ่านบัญชี ในช่วง ‘กำลัง ผ่านเอกสาร’และหากมีรายการบัญชีที่มีปัญหา เช่น ใบสำคัญยอดไม่ได้ดุล โปรแกรมจะแสดงจำนวนรายการที่ มีปัญหาไว้ที่ช่อง ‘ไม่ผ่าน’

การแก้ไขรายการบัญชี กรณีคุณป้อนเลขที่บัญชีหรือยอดเงินไว้ไม่ถูกต้อง คุณสามารถทำการแก้ไขได้ตลอดเวลา แต่หากคุณต้องการลบ เลขที่บัญชีบางรายการ ให้คุณคลิกที่เลขบัญชีที่ต้องการจะลบ จากนั้นคลิกไอคอนลบข้อมูล(หรือกด<Alt+D>) เพื่อลบข้อมูล จะปรากฏเครื่องหมาย ‘*’ หน้าเลขที่บัญชีนั้นๆ ดังในรูป รูปที่12 การลบเลขที่บัญชีบางรายการ การลบใบสำคัญ หากเป็นรายการที่คุณบันทึกในสมุดรายวันโดยตรง (ไม่ได้ผ่านมาจากระบบอื่น เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย) สามารถปฏิบัติได้ทันที แต่หากเป็นรายการที่ผ่านมาจากระบบอื่น คุณต้องระมัดระวังในการลบข้อมูล เนื่องจากโปรแกรมจะไม่ได้ลบรายการต้นทางให้ด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณลบรายการซึ่งผ่านมาจากเมนูขาย เงินเชื่อทิ้ง ในหน้าจอขายเงินเชื่อใบกำกับสินค้าใบนั้นจะไม่ได้ถูกลบไปด้วย ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดปัญหาเมื่อคุณ เปรียบเทียบรายงานทางบัญชีกับรายงานวิเคราะห์การขาย หรือรายงานลูกหนี้

การแก้ไขแบบมีร่องรอย หากคุณใช้โปรแกรมExpress เวอร์ชั่น1.5 คุณจะไม่สามารถแก้ไขใบสำคัญที่ผ่านรายการไปยังแยกประเภทแล้ว ได้ ดังนั้นหากต้องการแก้ไขรายการคุณจะต้องทำรายการปรับปรุงในสมุดรายวันที่ยังไม่ผ่านรายการ โดย อาจจะกลับรายการบัญชีที่เคยบันทึกไว้แล้ว หรืออาจเป็นรายการบัญชีที่ผ่านมาจากระบบอื่นๆ ของโปรแกรม เช่น ขายเงินเชื่อแต่ป้อนราคาขายไม่ถูกต้อง และได้ผ่านรายการนี้ไปยังแยกประเภทแล้วคุณจะต้องเปิดใบลด หนี้ให้กับลูกค้า หรือกรณีเป็นรายการที่คุณป้อนข้อมูลเข้าโดยตรงในสมุดรายวัน การแก้ไขทำได้โดยเลือกที่เมนู รายการที่ผ่านบัญชีแล้ว และเลือกสมุดรายวันที่ต้องการแก้ไขรายการ จากนั้นคลิกเลือกที่ไอคอน แก้ไขแบบมี ร่องรอย ดังรูป รูปที่13 เมนูแก้ไขรายการแบบมีร่องรอย ให้คุณป้อนข้อมูลการปรับปรุงรายการ จากนั้นให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล เพื่อบันทึกข้อมูลในด้านหน้าของ เลขที่บัญชีที่มีการแก้ไขแบบมีร่องรอย จะมีตัวอักษร ‘E’ เพื่อใช้อ้างอิงว่ามีการแก้ไขรายการบัญชีนี้

รูปที่14 รายการที่มีการแก้ไขแบบมีร่องรอย สร้างสมุดรายวัน โปรแกรมได้เตรียมสมุดรายวันไว้ทั้งหมด 5 เล่ม ดังรูป ซึ่งคุณสามารถเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสม รูปที่15 หน้าจอสร้างสมุดรายวัน

การแก้ไขหรือเพิ่มเติมสมุดรายวันให้เข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ8 สร้างสมุดรายวัน จากนั้นเพิ่มข้อมูลและป้อน รายละเอียดดังต่อไปนี้ (ไม่ควรแก้ไข หรือลบสมุดรายวันที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ในเบื้องต้นทั้ง 5 เล่ม เนื่องจากอาจจะมีระบบอื่นๆ ของโปรแกรม เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย เชื่อมโยงอยู่กับสมุดรายวันต่างๆ เหล่านี้ -รหัสให้ลำดับต่อจากรหัสเดิมที่โปรแกรมมีอยู่แล้ว เช่น 05,06,07 -ชื่อย่อ ชื่อย่อของสมุดรายวันเล่มใหม่ เช่น หากคุณเพิ่มสมุดรายวันเงินสดย่อย อาจจะใช้ชื่อย่อเป็น ‘งสย่อย’ โดยความยาวของชื่อย่อต้องไม่เกิน 6 ตัวอักษร -รายละเอียด-T ชื่อเต็มของสมุดรายวันเล่มใหม่ เช่น สมุดรายวันเงินสดย่อย -รายละเอียด-E ชื่อเต็มของสมุดรายวันเล่มใหม่ ที่เป็นภาษาอังกฤษ -รหัสนำหน้า ตัวอักษรนำหน้าเลขที่ใบสำคัญ เพื่อระบุว่าเป็นเอกสารชนิดใด เช่น ‘JV’ หมายถึงสมุดรายวัน ทั่วไป ‘PV’ หมายถึงสมุดรายวันจ่าย การกำหนดค่าจะต้องไม่ซ้ำกับรหัสนำหน้าที่มีอยู่เดิม -ต้นแบบ คุณสามารถนำต้นแบบวิธีการบันทึก ที่ได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้มาป้อนเข้าไปซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อเข้า ไปป้อนข้อมูลในสมุดรายวัน โปรแกรมจะแสดงต้นแบบการบันทึกรายการขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ เมื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ข้างต้นเสร็จเรียบร้อย จะมีหน้าจอเกี่ยวกับการรับรองเอกสารและการอนุมัติเพื่อพิมพ์ เอกสารซ้ำ แสดงขึ้นมาดังในรูป รูปที่16 กำหนดให้มีการรับรองเอกสารหรือการอนุญาตให้พิมพ์ซ้ำ ให้คุณป้อนระดับของผู้ใช้งานที่มีสิทธิในการรับรองเอกสาร และอนุมัติการพิมพ์เอกสารซ้ำ เช่น ระดับ1,5 หรือ 9 ในเรื่องของระดับของผู้ใช้งานคุณสามารถกำหนดได้จากเมนูกำหนดระบบความปลอดภัย ซึ่งสามารถศึกษา

วิธีการกำหนดค่าได้จากบทที่ 23 ‘ การกำหนดระบบความปลอดภัย’ ในคู่มือฉบับนี้ แต่หากคุณไม่มีความ จำเป็นต้องมีการรับรองเอกสาร หรือการกำหนดระดับผู้อนุมัติการพิมพ์เอกสารซ้ำ ให้คุณปล่อยช่องข้อมูลทั้ง 2 นี้ว่างไว้ เมื่อกำหนดรายละเอียดข้างต้นเรียบร้อยแล้ว เมื่อเข้าใน เมนูบัญชี ข้อ1 ลงประจำวัน ก็จะมีสมุดรายวันที่ สร้างใหม่นี้ปรากฎขึ้นมาต่อจากสมุดรายวันเดิมทั้ง 5 เล่ม ดังในรูป รูปที่17 สมุดรายวันที่เพิ่มขึ้นมาใหม่ เงินสดย่อย การจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเงินไม่มากนัก โดยส่วนใหญ่กิจการมักจะใช้วิธีการกำหนดวงเงินขึ้นมาจำนวนหนึ่ง เพื่อใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายประจำวัน และเมื่อใช้จ่ายจนหมดวงเงินที่ตั้งไว้ ก็จะมีการเบิกเงินมาชดเชยวงเงิน กระบวนการเกี่ยวกับเงินสดย่อย ให้คุณเข้า เมนูบัญชี ข้อ 6 เงินสดย่อย จะปรากฏเมนูย่อยดังรูป

รูปที่18 เมนูเงินสดย่อย การตั้งวงเงินสดย่อย ให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี 6.1 บันทึกการจ่ายเงินสดย่อย จะปรากฏหน้าจอดังรูป จากนั้นเพิ่มข้อมูลโดยมี รายละเอียดที่ต้องป้อนข้อมูลดังนี้ รูปที่19 กำหนดวงเงินสดย่อย

-เลขที่ เลขที่ใบจ่ายเงินสดย่อย -วันที่ วันที่บันทึกการจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อย -ใบเบิก ใบเบิกชดเชยเงินสดย่อย ซึ่งจะแสดงขึ้นมาเมื่อมีการเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย -ประเภท กำหนดประเภทของเงินสดย่อยที่จ่าย (คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกประเภทจาก ฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วได้) ซึ่งหากมีค่าใช้จ่ายประเภทใดต้องจ่ายด้วยเงินสดย่อยเสมอ อาจจะกำหนดประเภทของ ค่าใช้จ่ายนั้นๆ ขึ้นมาโดยเฉพาะ เช่น ค่าใช้จ่ายวัสดุสำนักงาน ค่าล่วงเวลาพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ รายงานเงินสดย่อยแยกตามประเภทได้ -สถานะ สถานะของการจ่ายเงินสดย่อย (เช่นเดียวกับประเภทเงินสดย่อย คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อ เลือกประเภทจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วได้) เช่นคุณอาจจะกำหนดสถานะเป็น ‘เรียบร้อย’ ‘ยังขาด ใบเสร็จ’ เพื่อใช้ในการตรวจสอบสถานะของรายการจ่ายเงินสดย่อยว่าเรียบร้อยสมบูรณ์แล้วหรือไม่ -หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตใดๆ ที่คุณต้องการระบุเพิ่มเติมในใบจ่ายเงินสดย่อยฉบับนี้ จากนั้นให้คุณระบุในช่องเลขที่บัญชีเป็นเลขที่บัญชีเงินสดหรือเงินสดย่อย และหากมีการตั้งวงเงินสดย่อยแยก ตามแผนก ให้กำหนดรหัสแผนกในช่องแผนก ในช่องรายการเป็นคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับเลขที่บัญชีอ้างถึง สุดท้ายจึงป้อนจำนวนเงินของวงเงินสดย่อยในช่องจำนวนเงิน การจ่ายเงินเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย หลังจากได้กำหนดวงเงินสดย่อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการจ่ายเงินให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อใช้จ่ายในการ ปฏิบัติงานตามจำนวนที่ได้กำหนดไว้

รูปที่20 จ่ายเช็คเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย หลังจากเข้าที่ เมนูบัญชี 6.2 เบิกชดเชยเงินสดย่อย ให้คุณเพิ่มข้อมูลในส่วนของเลขที่ วันที่และคำอธิบาย เพิ่มเติมของใบเบิกชดเชยเงินสดย่อยนี้ จากนั้นจะมีหน้าจอแสดงขึ้นมาให้ป้อนข้อมูลดังในรูป รูปที่21 หน้าจอที่จะขึ้นมารับข้อมูลหลังจากป้อนเลขที่และวันที่แล้ว

ให้คุณระบุวันที่ที่มีการตั้งวงเงินสดย่อย จากในรูปที่19 เป็นวันที่03/06/43 ในส่วนช่องเลขที่ใบสำคัญจากและ ถึงให้ปล่อยเป็นค่าตามที่แสดงขึ้นมา(คือจาก ‘ ‘ ถึง ‘zzzzzzzzzz’ ) และให้คลิกปุ่ม ทำงานโปรแกรมจะนำ ยอดเงินที่ได้ป้อนไว้ในเมนูการจ่ายเงินสดย่อยมาบันทึกในช่องรายการให้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นจะมีข้อควรระวัง คุณจะต้องยังไม่มีการจ่ายค่าใช้จ่ายใดๆ ในเมนูบันทึกการจ่ายเงินสดย่อยก่อนที่จะเข้ามาตั้งวงเงินสดย่อยในเมนู นี้ หากคุณตั้งวงเงินสดย่อยด้วยเงินสด การบันทึกรายการข้างต้นจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว แต่หากเป็นการจ่าย เช็คเพื่อตั้งวงเงินสดย่อยให้ป้อนเลขที่เช็ค โดยการดับเบิ้ลคลิกที่รายการเช็คด้านล่างของหน้าจอเพื่อป้อน รายละเอียดเกี่ยวกับเช็คจ่าย เช่น เลขที่เช็คจ่าย วันที่เช็ค ธนาคารเจ้าของเช็ค และจำนวนเงินในเช็ค ซึ่งคุณ สามารถป้อนรายการเช็คมากกว่า 1 รายการได้ การจ่ายเงินสดย่อย จะใช้วิธีการเช่นเดียวกับการตั้งวงเงินสดย่อย แต่จะแตกต่างกันในส่วนของเลขที่บัญชีที่จะบันทึกในส่วนของ รายการบัญชี ให้คุณระบุเป็นเลขที่บัญชีของค่าใช้จ่ายที่มีการจ่ายด้วยวงเงินสดย่อย ซึ่งคุณสามารถป้อนเลขที่ บัญชีของค่าใช้จ่ายที่เบิกจ่ายด้วยเงินสดย่อยได้มากเท่าที่ต้องการในใบจ่ายเงินสดย่อย ดังในรูป รูปที่22 บันทึกรายการค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยเงินสดย่อย

หากค่าใช้จ่ายดังกล่าวมีใบกำกับภาษีให้คุณคลิกที่แท็บ รายการภาษีซื้อ (หรือใช้คีย์ลัด <Ctrl+F7>) และ ดับเบิ้ลคลิกในส่วนของรายการ เพื่อป้อนรายละเอียดของใบกำกับภาษีดังรูป รูปที่23 ป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม การจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อยนี้จะยังไม่มีการบันทึกบัญชีใดๆ การบันทึกบัญชีจะเกิดขึ้นเมื่อมีการเบิกชดเชย วงเงินสดย่อย การเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย เมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อยมาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง จนยอดเงินในวงเงินสดย่อยลดน้อยลงจนต้องมี การเบิกเงินมาชดเชย ให้คุณเข้าในเมนูเบิกชดเชยเงินสดย่อย ซึ่งวิธีการป้อนข้อมูลจะเช่นเดียวกับการจ่ายเงิน เพื่อตั้งวงเงินสดย่อย โดยให้คุณระบุช่วงวันที่ของการบันทึกค่าใช้จ่ายที่จะนำมาเบิกชดเชย จากนั้นจะได้หน้าจอ ดังรูป

รูปที่24 หน้าจอที่ได้หลังจากเบิกชดเชยเงินสดย่อย การบันทึกบัญชีสินค้าสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic การเคลื่อนไหวของสินค้าไม่ว่าจะเกิดจากรายการซื้อ รายการขาย หรือการปรับปรุงเพิ่ม-ลดยอดของสินค้า สำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic นั้นจะไม่มีการบันทึกบัญชีสินค้าในทางด้านบัญชีหรือสมุดรายวัน โดย เมื่อคุณต้องการทราบยอดสินค้าคงเหลือหรือการเคลื่อนไหวของรายการสินค้า จะต้องพิมพ์จากรายงานสินค้า ของโปรแกรม ส่วนทางด้านบัญชีเมื่อต้องการพิมพ์งบการเงิน เช่น งบดุลหรือกำไรขาดทุน คุณจำเป็นต้องมีการ ตรวจนับยอดสินค้าคงเหลือหรือตรวจสอบยอดคงเหลือจากในรายงานสินค้าคงเหลือของโปรแกรมและนำมา ป้อนใน เมนูบัญชี ข้อ5 บัญชีสินค้าคงเหลือ ดังรูป

รูปที่25 หน้าจอสินค้าคงเหลือ การป้อนยอดคงเหลือให้คุณดับเบิ้ลคลิกที่ช่องยอดยกมาปีปัจจุบัน และป้อนยอดยกมาของสินค้า ซึ่งจะต้อง เท่ากับยอดยกมาของสินค้าที่ป้อนไว้ที่ระบบบัญชี (คุณสามารถศึกษาวิธีการป้อนข้อมูลได้จากบทที่8 ในหัวข้อ ‘การป้อนยอดยกมาด้านบัญชี’) จากนั้นให้<Enter>และป้อนยอดคงเหลือของสินค้าในแต่ละเดือนตามงวด ต่างๆจากนั้นคลิกไอคอนบันทึกบัญชี หากคุณได้ตรวจสอบการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลสินค้าในโปรแกรมแล้วว่า เป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน คุณสามารถนำยอดที่คำนวณได้จากโปรแกรมมาบันทึกในเมนูบัญชีสินค้าคงเหลือนี้ได้ทันที โดยคลิกที่ ไอคอน คำนวณยอดคงเหลือจากระบบสินค้า หรืออาจจะกดปุ่ม<F5> ดังรูป

รูปที่26 คำนวณยอดสินค้าคงเหลือจากระบบสินค้า โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูป ให้คุณระบุงวดที่ต้องการจะคำนวณและบันทึกยอดคงเหลือ รูปที่27 ระบุงวดที่ต้องการจะคำนวณและบันทึกยอดสินค้าคงเหลือ คุณยังสามารถระบุงวดเป็น -1 ซึ่งจะทำให้โปรแกรมคำนวณและบันทึกยอดสินค้าคงเหลือในทุกๆงวด โดยงวด ที่สินค้ายังไม่มีการเดินรายการ (เปิดบิลซื้อ ขาย หรือทำการรับจ่ายสินค้าในกรณีอื่นๆ) จะแสดงขึ้นมาเป็นยอด คงเหลือของงวดสุดท้ายที่สินค้ามีการเคลื่อนไหว ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนข้อมูลในโปรแกรมมาจนถึงเดือน6 เมื่อคุณสั่งคำนวณยอดคงเหลือจากระบบสินค้าทุกงวด ยอดคงเหลือในเดือน 7-12 จะแสดงเป็นยอดคงเหลือ ของงวดที่6 ไว้ก่อน เมื่อถึงสิ้นเดือนของเดือนต่อๆไปจึงเข้ามาป้อนยอดคงเหลือหรือให้โปรแกรมคำนวณยอด ใหม่อีกครั้งหนึ่ง