ยอดปีที่แล้ว กรณีเริ่มใช้โปรแกรม ยอดปีที่แล้วจะยังไม่มีข้อมูล หากต้องทำงบการเงินเป็นเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน ระหว่างปีปัจจุบันกับปีที่แล้ว ให้คุณป้อนมูลค่าปีที่แล้วของแต่ละบัญชี ในหน้าจอยอดปีที่แล้วนี้ สำหรับวิธีการ นำไปใช้ในการเปรียบเทียบนั้น คุณจะต้องสร้างงบการเงินเพื่อนำยอดเงินที่ได้ป้อนไว้นี้ไปแสดง (จะได้กล่าวถึงวิธีการสร้างงบการเงินใน บทที่ 24 การสร้างงบการเงิน) การป้อนยอดปีที่แล้ว ให้คุณเข้าที่เมนู บัญชี ข้อ3.2ยอดปีที่แล้ว ซึ่งจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่28 หน้าจอยอดปีที่แล้ว ในขั้นแรกให้คุณค้นหาเลขที่บัญชีที่ต้องการบันทึกยอดปีที่แล้ว ซึ่งจะต้องเป็นบัญชีย่อยเท่านั้น เมื่อพบเลขที่ บัญชีที่ต้องการแล้ว ให้ดับเบิ้ลคลิกและป้อนยอดคงเหลือในงวดที่ต้องการ(งวดที่1-12)โดยคุณจะต้องป้อนเป็น ยอดเคลื่อนไหวทางด้านเดบิตและเครดิต ส่วนใหญ่ช่องข้อมูล ‘ยกมา’ จะเป็นยอดยกมาของปีที่แล้วไม่ใช่ยอด ยกมาของปีปัจจุบัน
งบประมาณ เช่นเดียวกับยอดปีที่แล้ว หากคุณต้องการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในปีนี้กับงบประมาณที่ตั้งไว้ ให้คุณป้อนยอดงบประมาณของแต่ละบัญชี ในหน้าจองบประมาณนี้ สำหรับวิธีการนำไปใช้ในการเปรียบเทียบ นั้น คุณจะต้องสร้างงบการเงินเพื่อนำยอดเงินที่ได้ป้อนไว้นี้ไปแสดง การป้อนยอดงบประมาณให้คุณเข้าที่เมนู บัญชี ข้อ4 งบประมาณ ซึ่งจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่29 หน้าจอการป้อนยอดงบประมาณ เมื่อเข้ามาในหน้าจอปรับปรุงงบประมาณ ให้คุณเพิ่มเลขที่บัญชีที่ต้องการตั้งงบประมาณเข้าไป โดยในช่อง เลขที่บัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการได้ จากนั้นให้ป้อนยอด งบประมาณของงวดต่างๆ เข้าไป
บทที่16 การป้อนข้อมูลในระบบภาษี ระบบภาษีในโปรแกรมจะแบ่งการปฏิบัติงานเป็น 2 ระบบหลักๆ คือ ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและระบบภาษีเงิน ได้หัก ณ ที่จ่าย ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งภาษีซื้อ และภาษีขาย เกิดขึ้นจากการบันทึกรายการในระบบต่างๆของโปรแกรมที่มี ส่วนเกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ซื้อขายเงินสดเงินเชื่อ การรับหรือจ่ายชำระหนี้(ในกรณีเกณฑ์ภาษ๊เป็น เกณฑ์เงินสด) นั่นคือเมื่อมีการบันทึกรายการต่างๆ ข้างต้นและคุณได้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม โปรแกรมจะผ่านรายการเหล่านี้ไปยังแฟ้มภาษีซื้อ หรือแฟ้มภาษีขายให้โดยอัตโนมัติและยังรวมถึงการป้อน รายการในสมุดรายวันโดยตรงที่มีการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเช่นกัน ที่จะผ่านรายการเข้าไปยัง เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่มส่วนรายการที่เกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย (บุคคลธรรมดา-ภงด.3 หรือนิติบุคคล-ภงด.53) จะ เกิดขึ้นเมื่อคุณมีการบันทึกรายการจ่ายชำระหนี้หรือจ่ายค่าใช้จ่าย ที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการหักภาษีไว้ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเหล่านี้จะถูกผ่านรายการไปยังแฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่ายของโปรแกรมให้โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม หากพิจารณาถึงข้อมูลข้างต้นจะเห็นว่ารายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีนั้น โปรแกรมจะจัดการข้อมูลต่างๆเหล่านี้ ให้จนกระทั่งสิ้นสุดกระบวนการ คือ พร้อมที่จะให้คุณนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งานตามความเหมาะสม หรือ สามารถนำส่งรายงานให้กับทางราชการ ตามที่กฎหมายกำหนดไว้ได้แต่หากมีรายการที่เกี่ยวกับภาษีซึ่งไม่ใช่ รายการที่เกิดขึ้นตามปกติเช่น ในธุรกิจของคุณมีการจำหน่ายสินค้าทั้งชนิดที่ได้รับยกเว้นภาษีและต้องเสียภาษี ซึ่งเมื่อมีการนำส่งภาษีต้องแยกให้เห็นอย่างชัดเจน หรือกรณีนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มล่าช้าโดยต้องยื่นรวมกับงวด ภาษีอื่น หรือการเลือกนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถงด.1,ภงด.3,ภงด.53)รายการพิเศษเหล่านี้จะต้องมีแก้ไขข้อมูล ในระบบภาษีที่เกี่ยวข้อง
แฟ้มภาษีซื้อ แฟ้มภาษีซื้อจะเก็บรายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีซื้อทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นภาษีซื้อที่เกิดจากรายการซื้อ การบันทึก ค่าใช้จ่าย หรือรายการอื่นที่ต้องมีการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม รายการทั้งหมดในแฟ้มภาษีซื้อนี้จะถูกผ่านรายการมา จากเมนูการทำงานต่างๆ ของโปรแกรม Express ไม่ว่าจะเป็นการซื้อเงินสด-ซื้อเงินเชื่อ การจ่ายเงินมัดจำ การบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ คุณเพียงแค่ทำการตรวจสอบข้อมูลว่ามีความถูกต้องตามรายการค้าที่เกิดขึ้นจริง หรือไม่ การเข้าเมนูแฟ้มภาษีซื้อให้คุณไปที่ เมนูการเงิน เลือกข้อ4.1แฟ้มภาษีซื้อ ดังรูป รูปที่1 เมนูแฟ้มภาษีซื้อ โปรแกรมจะให้คุณป้อนงวดหรือเดือนที่ต้องการดูข้อมูล หากต้องการดูข้อมูลทั้งหมด (ทุกเดือน)ให้ปล่อยว่างไว้ รูปที่2 ระบุงวดที่ต้องการจะดูข้อมูลภาษีซื้อ
จากนั้นให้คลิกปุ่ม ตกลง หน้าจอจะแสดงข้อมูลภาษีซื้อทั้งหมดในงวดที่คุณระบุขึ้นมาดังรูป รูปที่3 หน้าจอแฟ้มภาษีซื้อ ในหน้าจอนี้จะแสดงวันที่ที่เกิดรายการค้าขึ้น เลขที่ใบกำกับภาษีได้รับ มูลค่าของสินค้าและมูลค่าของภาษีและ หากคุณเปลี่ยนไปหน้าที่ 2 และ 3 ก็จะเป็นยอดมูลค่าของสินค้าและภาษีที่ขอคืนไม่ได้มูลค่าสินค้าของอัตรา ภาษีที่เป็นศูนย์เลขที่เอกสารภายใน และหมายเหตุ ภาษีซื้อที่ขอคืนไม่ได้มูลค่าสินค้าของอัตราภาษีเป็นศูนย์ เลขที่เอกสารภายในและหมายเหตุ
ภาษีซื้อที่ขอคืนไม่ได้ ในกรณีที่คุณมีการจ่ายชำระหนี้เพื่อการซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ไม่เป็นไปตามกฎระเบียบของทาง ราชการ ซึ่งทำให้ไม่สามารถนำภาษีซื้อที่เกิดขึ้นไปขอคืนได้ให้คุณเข้ามาในหน้าจอแฟ้มภาษีซื้อจากนั้นเลื่อนไป ยังเลขที่ใบกำกับภาษีซึ่งไม่สามารถของคืนภาษีได้โดยคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด<Alt+E>และทำการ แก้ไขย้ายตัวเลขมูลค่าสินค้าและมูลค่าภาษีซื้อไปยังคอลัมน์’ภาษีขอคืนไม่ได้’ รูปที่4 หน้าจอหลังจากคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล การลำดับเลขที่ใหม่ เนื่องจากสรรพากรกำหนดให้นำใบกำกับภาษีที่คุณได้รับจากผู้จำหน่ายมาลำดับเลขที่ใหม่ โปรแกรมจึงได้ เตรียมหัวข้อที่จะลำดับเลขที่ใบกำกับภาษีนี้ใหม่ให้สะดวกรวดเร็ว โดยรูปแบบของเลขที่ใบกำกับที่โปรแกรมจะ ลำดับให้ใหม่จะเป็นดังนี้ MM/9999999 หมายถึง เป็น เลขเดือน 2 ตำแหน่ง/ลำดับรายการของใบกำกับภาษี เช่น หากเป็นใบกำกับ ภาษีใบแรกของเดือนมกราคมโปรแกรมจะลำดับเลขที่เป็น01/0000001 การลำดับเลขที่ออกใหม่ ให้คุณคลิกที่ไอคอน ลำดับเลขที่ออกใหม่ จะมีเมนูย่อยให้เลือกวิธีการเรียงรายการ 2 แบบคือ
รูปที่5 การลำดับเลขที่ออกใหม่สามารถทำได้ 2 ลักษณะ กรมสรรพากรได้กำหนดวิธีจัดทำรายงานภาษีซื้อ โดยให้ออกประกาศกรมสรรพากรฯ หลายครั้ง ซึ่งในครั้ง แรกๆ จะให้เรียงตามวันที่ใบกำกับภาษีต่อมาในภายหลัง ได้ออกประกาศฉบับที่89 เปลี่ยนให้ไปเรียงรายการ ตามวัน ที่ได้รับใบกำกับภาษี(ได้รับก่อน เรียงไว้ก่อน ซึ่งรายงานแบบนี้ค่อนข้างจะค้นหารายการลำบาก เพราะ ไม่ได้เยงตามวันที่ของใบกำกับภาษี) ดังนั้นรายงานภาษีซื้อที่เหมาะแก่การทำงานจริงๆ จึงควรเรียงตามวันที่ ใบกำกับภาษี(แต่ไม่ตรงตามที่สรรพากร ซึ่งกำหนดให้เรียงตามวันที่ได้รับใบกำกับภาษี) อันนี้คุณก็ต้องชั่งใจว่า จะใช้แบบใดดี(อาจจะปรึกษากับทางสรรพากรเขตพื้นที่ของคุณก็ได้) เมื่อคลิกเข้าที่เมนูย่อยของการลำดับเลขที่ออกใหม่ จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่6 ลำดับเลขที่ใบกำกับภาษีใหม่ คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการลำดับเลขที่ใหม่ การลำดับเลขที่ออกใหม่นี้จะมีผลกับการแสดงผลในรายงานภาษี ซื้อเท่านั้น แต่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเลขที่ใบกำกับภาษีจริงที่ได้รับจากผู้จำหน่าย
การยื่นภาษีซื้อเพิ่มเติม ในบางครั้งคุณอาจจะได้รับใบกำกับภาษีล่าช้า ซึ่งทำให้ไม่สามารถยื่นได้ทันเวลาตามวันที่ในใบกำกับภาษีคุณ สามารถเลือกที่จะยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้รวมกับการยื่นภาษีในงวดถัดไปได้โดยให้คุณคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <Alt+E> ที่ใบกำกับซึ่งต้องการจะยื่นรวมในงวดหรือเดือนอื่น ที่ไม่ใช่งวดของใบกำกับภาษีนั้นๆโดยมี รายละเอียดข้อมูลที่ต้องกำหนดดังนี้ • เลขที่ใบกำกับภาษีเป็นเลขที่ใบกำกับภาษ๊ที่คุณได้รับจากผู้จำหน่าย • วันที่ใบกำกับภาษีวันที่ในใบกำกับภาษี • ยื่นภาษีรวมในงวด เดือนที่การยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้หากคุณได้รับใบกำกับภาษี จากผู้จำหน่ายล่าช้า คุณสามารถระบุงวด เป็นเดือนที่ต้องการได้ • ยื่นเพิ่มเติม ในกรณียื่นใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามรถแยกรายการภาษ๊ที่ยื่นเพิ่มเติมนี้เป็นอีกรายงานหนึ่งแยก ต่างหากจากรายงานภาษีประจำเดือน โดยตอบ’Y’ในช่องข้อมูลนี้แต่หากต้องการยื่นรวมกับรายงานภาษี ประจำเดือนให้คุณปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ • เป็นรายการของแผนก หากต้องการแยกการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นของแต่ละแผนก ให้ระบุแผนกที่ต้องการ เข้าไป • เลขที่ออกใหม่ ในกรณีของเลขที่ใบกำกับภาษีซึ่งคุณได้รับจากผู้จำหน่าย ซึ่งเลขที่จะไม่ได้เรียงลำดับอย่าง ต่อเนื่อง(1.2.3) คุณสามารถป้อนเลขที่เอกสารใหม่ที่เรียงลำดับเพื่อให้แสดงในรายงานภาษีซื้อ (โปรแกรมจะ แสดงทั้งเลขที่ออกใหม่และเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมในรายงาน) ในการป้อนข้อมูลส่วนนี้คุณสามารถปล่อยว่างไว้ ก่อนและสั่งลำดับเลขที่ใหม่อกครั้งหนึ่ง ในแฟ้มภาษีซื้อ • ภาษีขอคืนได้การซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่ายโดยทั่วไป ภาษีซื้อที่คุณต้องเสียไปจะสามารถนำมาขอคืน ได้(โดยหักจากภาษีขาย เพื่อนำส่งทุกๆเดือน)ดังนั้นหากภาษีซื้อที่เกิดขึ้นเป็นการซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่ายที่ เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ ให้คุณป้อนยอดมูลค่าสินค้า และภาษีซื้อ ในช่องภาษีขอคืนได้ • ภาษีขอคืนไม่ได้หากภาษีซื้อที่คุณต้องจ่ายไป ไม่เข้าหลักเกณฑ์ของทางราชการ เช่นคุณอาจจะได้รับใบกำกับ ภาษีที่ไม่สมบูรณ์หรือจ่ายค่าใช้จ่ายซึ่งไม่เข้าหลักเกณฑ์ตามที่กฎหมายกำหนด ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้าและ มูลค่าภาษีในช่องภาษีขอคืนไม่ได้นี้ • มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์แต่ยังคงต้องยื่นแบบให้ทางราชการ ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้าหรือบริการที่ จำหน่ายไว้ที่ช่อง มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์
• คำอธิบาย ข้อความอธิบายเกี่ยวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่มนี้เช่น ซื้อสินค้าจาก-ผู้จำหน่ายซึ่งข้อความดังกล่าว จะถูกนำไปแสงดในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม • หมายเหตุข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับในกำกับภาษีฉบับนี้ การเลือกรูปแบบของรายงานภาษีซื้อ ในโปรแกรมได้เตรียมรายงานภาษีซื้อหลายๆ แบบ เพื่อให้คุณได้เลือกใช้ตามความเหมาะสม เช่น หากคุณมีการ จำหน่ายสินค้าทั้งประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษีและสินค้าที่มีภาษีหรือรายงานภาษีที่มีการจัดกลุ่มตาม เหตุการณ์ที่เกิดรายการภาษีซื้ออย่างชัดเจน เช่น รายงานต้นฉบับแบบแยกซื้อสด/เชื่อซึ่งจะแยกภาษีซื้อตามบิล ซื้อเงินสด บิลซื้อเงินเชื่อ ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า หรือใบจ่ายเงินมัดจำ เป็นต้น รูปที่7 การเลือกรูปแบบรายงานภาษีซื้อ แฟ้มภาษีขาย แฟ้มภาษีขายจะเก็บรายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีขายทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นภาษีขายที่เกิดจากรายการขายการ บันทึกรายได้หรือรายการอื่นๆที่ต้องมีการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม รายการทั้งหมดในแฟ้มภาษีขายนี้จะถูกผ่าน รายการมาจากเมนูการทำงานต่างๆ ของโปรแกรมExpress ไม่ว่าจะเป็นการขายเงินสดหรือขายเงินเชื่อ การรับ เงินมัดจำ การบันทึกรายได้อื่นๆ คุณเพียงแค่ทำการตรวจสอบข้อมูลว่ามีความถูกต้องตามรายการค้าที่เกิดขึ้น จริงหรือไม่
การเข้าเมนูแฟ้มภาษีขายให้คุณไปที่ เมนูการเงิน4.2แฟ้มภาษีขาย ดังรูป รูปที่8 เมนูแฟ้มภาษีขาย โปรแกรมจะให้คุณป้อนงวดหรือเดือนที่ต้องการดูข้อมูล หากต้องการดูข้อมูลทั้งหมด (ทุกเดือน) ให้ปล่อยว่างไว้ รูปที่9ระบุงวดที่ต้องการจะดุข้อมูลภาษีขาย
จากนั้นให้คลิกปุ่ม ตกลง หน้าจอจะแสดงข้อมูลภาษีขายทั้งหมดในงวดที่คุณระบุขึ้นมาดังรูป รูปที่10 หน้าจอแฟ้มภาษีขาย ในหน้าจอนี้จะแสดงวันที่ที่เกิดรายการค้าขึ้น เลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับ มูลค่าของสินค้าและมูลค่าของภาษี และหากคุณเลื่อนหน้าจอไปทางด้านขวา ก็จะเป็นยอดมูลค่าสินค้าหรือบริการของอัตราภาษีที่เป็นศูนย์,หมาย เหตุ การยื่นภาษีขายเพิ่มเติม ในบางครั้งคุณอาจจะลืมนำส่งภาษ๊ที่คุณได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ซึ่งทำให้ไม่สามรถยื่นได้ทันเวลาในเดือน ของวันที่ตามใบกำกับภาษีคุณสามารถเลือกที่จะยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้รวมกับการยื่นภาษีในงวดถัดไปได้โดย ให้คุณคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด<Alt+E> ที่ใบกำกับ ภาษีซึ่งต้องการจะยื่นรวมในงวดหรือเดือนอื่น ที่ไม่ใช่งวดของใบกำกับภาษีนั้นๆ จากนั้นป้อนข้อมูลดังนี้
รูปที่11 ระบุงวดที่ต้องการยื่นใบกำกับภาษีเพิ่มเติม • เลขที่ใบกำกับภาษีเป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่คุณออกให้กับลูกค้า • วันที่ใบกำกับภาษีวันที่ในใบกำกับภาษี • ยื่นภาษีรวมในงวด เดือนที่ต้องการยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้หากคุณลืมนำส่งในงวดปกติก็สามารถป้อนงวดที่ จะยื่นใหม่ที่ต้องการได้ • ยื่นเพิ่มเติม ในกรณียื่นใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถแยกรายการภาษียื่นเพิ่มเติมนี้เป็นอีกรายงานหนึ่งแยก ต่างหากจากรายงานภาษีประจำเดือน โดยการตอบ’Y’ในช่องข้อมูลนี้แต่หากต้องการยื่นรวมกับรายงานภาษี ประจำเดือนให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ • เป็นรายการของแผนก หากต้องการแยกการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นของแต่ละแผนก ให้ระบุแผนกที่ต้องการ เข้าไป • ภาษีขายปกติมูลค่าของภาษีที่ออกตามใบกำกับภาษี •มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์กรณีมีการขายสินค้าหรือให้บริการ ซึ่งกฎหมายมีการยกเว้นภาษีหรือได้รับ อัตราภาษีเป็นศูนย์แต่ยังคงต้องยื่นแบบให้ทางราชการ ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้าหรือบริการที่จำหน่ายไว้ที่ช่อง มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์
• คำอธิบาย ข้อความอธิบายเกี่ยวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่มนี้เช่น ขายเงินเชื่อให้-ลูกค้า ซึ่งข้อความดังกล่าวจะ ถูกนำไปแสงดในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม • หมายเหตุข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมกับใบกำกับภาษีฉบับนี้ การเลือกรูปแบบของรายงานภาษีขาย ในโปรแกรมได้เตรียมรายงานภาษีขายหลายๆ แบบ ให้คุณได้เลือกใช้เช่น หากคุณมีการจำหน่ายสินค้าทั้ง ประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษีและสินค้าที่มีภาษีหรือรายงานภาษีที่มีการจัดกลุ่มตามเหตุการณ์ที่เกิด รายการภาษีขายอย่างชัดเจน เช่น รายงานต้นฉบับแบบแยกขายสด/เชื่อ ซึ่งจะแยกภาษีขายตามบิลขายเงินสด บิลขายเงินเชื่อ ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า หรือใบจ่ายเงินมัดจำ เป็นต้น รูปที่12การเลือกรูปแบบรายงานภาษี
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่คุณหักไว้ตามประเภทเงินได้ที่กฎหมายกำหนด ซึ่งเป็นเงินได้ที่คุณจ่ายให้กับบุคคล ธรรมดา นิติบุคคล หรือพนักงานภายในบริษัทเอง(เงินเดือน) ซึ่งแบบฟอร์มที่ใช้ในการยื่นภาษีก็จะแตกต่างกัน ไป เช่น ภงด.1 ภงด.3 ภงด.53 การเลือกแบบฟอร์ม ภงด. ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงินข้อ5 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ดัง รูป รูปที่13 เมนูภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อกดเข้ามาใน เมนูภาษีหัก ณ ที่จ่าย แล้ว โปรแกรมจะให้คุณเลือกแบบ ภงด. ที่ต้องการตรวจสอบหรือแก้ไข แบบฟอร์มรายงาน ดังรูป รูปที่ 14 เลือกแบบฟอร์ม ภงด.
จากนั้นจึงระบุเดือนที่ต้องการจะตรวจสอบรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย และคลิก ตกลง เพื่อเข้าในแฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่าย รูปที่ 15 หน้าจอรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้คุณเลือกแบบฟอร์มที่ต้องการพิมพ์โดยการคลิกที่ปุ่มแสดงเมนูย่อยข้างไอคอนพิมพ์เอกสาร และเลื่อนไปที่ เมนูพิมพ์แบบยื่น ภงด. จะมีเมนูย่อยในหัวข้อพิมพ์ดังรูปข้างบน การเลือกแบบฟอร์ม ภงด.ให้คุณคลิกที่ แบบฟอร์มที่ต้องการคือ แบบฟอร์ม ภงด.3 อยู่ในข้อ 6 หรือแบบฟอร์ม ภงด.53 ในข้อที่7 เมื่อคลิกเลือกแบบ ภงด. ที่ต้องการแล้วโปรแกรมจะให้คุณเลือกแบบฟอร์มที่จะนำไปทับ ให้คุณเลือกที่ฟอร์ม 1 ดังรูป รูปที่16 เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการ
โปรแกรมจะให้คุณยืนยันการทับแบบทดสอบให้เลือก ตกลง โปรแกรมจะแจ้งว่า จากนั้นไปที่ข้อ 4 นำ แบบทดสอบไปทับข้อ 1 เพื่อสามารถนำแบบฟอร์ม ภงด. ที่เลือกไว้นี้ไปพิมพ์ที่เมนูรายงาน และเลือกรายงาน ภาษีได้ สำหรับการแก้ไขแบบฟอร์มใบรับรองการหักภาษีให้คุณคลิกที่รูปลูกศรชี้ลงด้านข้างของไอคอนพิม์เอกสาร จากนั้นเลือกไปที่เมนูพิมพ์ใบหักภาษีและเลือกข้อ 2 แก้ไขแบบทดสอบ สำรหับวิธีการแก้ไขและบันทึก แบบฟอร์มที่แก้ไขแล้ว ให้คุณศึกษาจากบทที่ 25 ‘การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม’ ในคู่มือเล่มนี้
บทที่ 17 การพิมพรายงาน หลังจจากปอนขอมูลในโปรแกรรมขอมูลในชวงระยะเวลาหนึ่งแลว เชน รอบวัน รอบสัปดาห หรือ รายเดือน คุณสามารถพิมพรรายงานปะเภทตางๆ ออกมาเพื่อตรวจสอบ นำสงผูบริหารหรือสวน ราชการโดยรายงานในโปรแกรมแบงเปนนหัวขอหลักๆ ไดดังนี้ 1 รายงานลูกหนี้ เชน รายงานรับเงินมัดจำ, ขายสด-ขายเชื่อ, รับชำระหนี้, สถานลูกหนี้, การเคลื่อนไหวลูกหนี้ ฯลฯ 2 รายงานเจาหนี้ เชน รายงานจางเงินมัดจำ, ซื้อสด-ขายสด, จายชำระหนี้, สถานะเจาหนี้, การเคลื่อนไหวเจาหนี้ ฯลฯ 3 รายงานเกี่ยวกับเช็ค เชน รายงานเช็ครับ-เช็คจาย เรียงตามวันที่เช็ค,เลขที่เช็ค ฯลฯ 4 รายงานสินคคาคงคลัง เชน รายงานสินคาและวัตถุดิบ, รายงานสินคาคงเหลือ ฯลฯ 5 รายงานบัญชี เชน แยกปะเภท, งบทดลอง, งบกำไรขาดทุน, งบดุล ฯลฯ 6 รายงานภาษี เชน รายงานภาษีมูลคาเพิ่ม, รายการหักภาษีหัก ณ ที่จาย 7 รรายงานวิเคราะหการขาย เชน รายงานประวัติการขาย, รายงานสรุปยอดขาย ฯลฯ 8 รายงานวิเคราะหการซื้อ เชน รายงานประวัติการซื้อ, รายงานสรุปยอดซื้อ ฯลฯ รายงานบางรายงานอาจจะแสดงผลขอมูลออกมาคลายคลึงกันเชน รายงานขายเงินเชื่อแยกตาม ลูกคา (เมนูรายงาน 1.4.3) กับรายงานประวัติการขายแยกตามลูกคา (เมนูรายงาน 7.1.1) แต จุดประสงคของแตละรายงานจะมีความแตกตางกัน ตัวอยางเชน รายงานลูกหนี้ 1.4.3 ใชแสดง ขอมูลเกี่ยวกับลูกหนี้แตละราย ผแสดงยอดเงินรวมของบิลขายแตละใบ) แตรายงานประวัติการ ขายแยกตามลูกหนี้ 7.1.1 จะแสดงราคาสินคาที่ขายใหลูกคา ทำใหทราบไดวา สินคาที่เคยใหกับ ลูกคารายนี้ในชวงเวลาที่ตองการมีอะไรบาง และราคาเปนอยางไรบาง ดังนั้นจึงมีความจำเปนที่ คุณจะตองเลือกใชรายงานที่มีอยูหลากหลายนี้ใหตรงกับจุดประสงคของคุณใหมากที่สุด เพื่อใหคุณสามารถดูรายงานที่แสดงขอมูลประเภทตางๆไดรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงขอแนะนำรายงาน ดังตอไปนี้ หมายเหตุ เชนเดียวกับการอางถึงเมนูตางๆ การอางถึงรายงานแตละประเภท ก็จะอยูในรูปแบบ เมนูหลักและเมนูยอย เชน 8.1 หมายถึงใหเขาถึงที่เมนูรายงาน ขอที่ 8 รายงานวิเคราะหการซื้อ และเลือกเมนูยอยที่ 1 รายงานประวัติการซื้อ
ขอมูลที่แสดงในรายงาน ดูไดจากเมนูรายงาน ขอที่ ยอดซื้อประจำวัน แบบละเอียด (แสดงเลขที่เอกสารการ ซื้อ) 8.1 รายงานประวัติการซื้อ ยอดซื้อประจำวัน แบบสรุป 8.2 รายงานสรุปยอดซื้อ ยอดขายประจำวัน แบบละเอียด (แสดงเลขที่เอกสาร ขาย) 7.1 รายงานประวัติการขาย ยอดขายประจำวัน แบบสรุป 7.6 รายงานสรุปยอดขาย รายงานสินคาและวัตถุดิบ (แจกแจงการรับ-จายของ สินคา) 4.1.1 หรือ 4.1.5 โดยขึ้นอยูกับวากำหนดใหมีการตัด ตนทุนแยกตามคลังหรือไม รายงานสินคาคงเหลือ 4.2.1 หรือ 4.2.7 โดยขึ้นอยูกับวากำหนดใหมีการตัด ตนทุนแยกตามคลังหรือไม รายงานลุกหนี้คงคาง (แบบละเอียด แสดงเอกสารที่ยัง คางชำระ) 1.A.2 รายงานลูกหนี้คงคาง ณ วันที่แบบละเอียด รายงานลูกหนี้คงคางแบบสรุป 1.A.1 รายงานลูกหนี้คงคาง ณ วันที่แบบสรุป รายงานเจาหนี้คงคาง (แบบละเอียด แสดงเอกสารที่ยัง คางชำระ) 2.A.1 รายงานเจาหนี้คงคาง ณ วันที่แบบละเอียด รายงานเจาหนี้คงคางแบบสรุป 2.A.1 รายงานเจาหนี้คงคางแบบสรุป รายงานภาษีมูลคาเพิ่ม ทั้งภาษีซื้อภาษีขาย 6.1 รายงานภาษีมูลคาเพิ่ม รายงานเกี่ยวกับเช็ค เชน รายงานเช็ครับหรือรายงานย เช็คจายเรียงตามวันที่รับเช็ค หรือวันที่ออกเช็ค 3.5 รายงานเช็ครับเรียงตามวันที่รับเช็ค หรือ 3.A รายงานเช็ครับเรียงตามวันที่ออกเช็ค
สำหรับวิธีการพิมพรายงาน ใหคุณไปที่เมนรายงาน ขอ 1 พิมพรายงาน จากเลือกประเภทของ รายงานที่จะสั่งพิมพ เชน รายงานลูกหนี้ รายงานเจาหนี้รายงานเกี่ยวกับเช็ค เปนตน ตอจากนั้น โปรแกรมจะแสดงรายงานยอยๆ ออกมาอีก จากตัวอยาง คุณจะตองระบุชวงของวันทีเอกสารที่จะสั่งพิมพ วาเริ่มตั้งแตวันที่เทาใด จนถึงวันที่ เทาใด ลูกคารหัสใดถึงรหัสใด คุณจะตองเลือกขอบเขตเทาที่ตองการ เพื่อสามารถนำไปวิเคราะห ได แตหากคุณตองการเลือกขอบเขตทั้งหมด เชน ขอมูลลูกคาและพนักงานขายทุกๆ ราย ในกรณี เมื่อโปรแกรมขึ้นหนาจอขอบเขตรายงานดังในรูป ใหปลอยชอง รหัสลูกคาจาก วางไว และชอง ถึง ใหคลิกไอคอนรูปแวนขยาย และเลือกเปนรหัสลูกคารายสุดทายเชนเดียวกับชองขอมูล รหัส พนักงานขายจาก และ ถึง สวนในชองแผนกใหคุณปอนเปนเครื่องหมาย
นอกจากการปอนขอบเขตรายงานทั้งหมดดวยนเองแลว คุณสามารถกดปุม <Ctrl+F2> ในชอง ขอมูลใดๆ ของขอบเขตรายงานก็ได โปรแกรมจะเลือกขอบเขตของขอมูลทั้งหมดใหโดยอัตโนมัติ จากในรูปเปนขอบเขตรายงานของ รายงาน 1.B รายงานสถานะลูกหนี้ เมื่อคุณเลือกขอบเขตรายงานที่ตองการเรียบรอยแลวใหคลิกไอคอนเริ่มพิมพรายงาน (หรือกด <F5> ) เพื่อสั่งพิมพ โปรกรมจะใหคุณเลือกรูปแบบในการพิมพวาจะพิมพทางอภาพ, เครื่องพิมพ หรือแฟมขอมูล ดังรูป
จอภาพ โปรแกรมจะแสดงรายงานทางจอภาพ ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบขอมูลกอนสั่งพิมพ รายงานลงกระดาษได เครื่องพิมพ โปรแกรมจะพิมพรายงานทางเครื่องพิมพ คุณตองใสกระดาษในเครื่องพิมพไวให พรอมกอน แฟมขอมูล โปรแกรมจะบันทึกรายงานเปนไฟลขอมูล ซึ่งคุณสามารถนำไปใชในโปรแกรมอื่นๆได เชน Microsoft Excel, Microsoft Word ฯลฯ หากคุณเลือกเครื่องพิมพ จะมีตัวเลือกเกี่ยวกับขนาดที่จะสั่งพิมพในรูป โดยขนาดกระดาษ 8 นิ้ว โปรแกรมจะมีขนาดตัวอักษรใหเล็กลง แตถาเลือกกระดาขนาด 15 นิ้ว โปรแกรมจะกำหนดขนาด ตัวอักษรใหใหญขึ้น
หากคุณพิมพรายงานที่มีความกวางมากออกทางจอภาพ ซึ่งอาจจะทำใหขอมูลที่คุณตองการจะดู อยูเลยออกไปทางดานขวา ดังรูป นอกจากนั้นคุณยังสามารถคลิกที่ปุมเหนือแถบสกรอลลบาร และลากเมาสลงมาในตำแหนงที่คุณ ตองการตรึงหนาจอไดเชนเดียวกัน
หมายเหตุ คุณยังสามารถใชวิธีกดตัวอักษร L และลากแถบไปตามที่ตองการเพื่อล็อคหนาจอที่ ตองการไวไดเชนเดียวกัน (ทั้งแนวตั้งและแนวนอน) จากนั้นใหกด <Enter> นอกจากคุณสามารถพิมพรายงานตางๆ ที่โปรแกรมจัดเตรียมไวใหพรอมใชงานแลว คุณยัง สามารถแกไขแบบฟอรมรายงานเพิ่มเติมจากรายงานตนฉบับของโปรแกรม โดยเขาไปที่เมนู รายงาน 9.2 สราง/แกไขรายงาน สามารถศึกษาไดในบทที่ 25 การแกไขรายงาน/แบบฟอรม ยกเวน 2 ประเภท 1 งบการเงิน การแกไขรูปแบบงบการเงิน เชน งบดุล งบกำไรขาดทุน ใหเขาที่ เมนูบัญชี ขอ 9 สรางงบการเงิน หรือศึกษาจากบทที่ 24 การสรางงบการเงิน 2 รายงานภาษีการแกไขรูปแบบของรายงานภาษี เชน รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย หรือ แบบฟอรมภงด. ประเภทตางๆ ใหเขาที่ เมนูการเงิน ขอ 4 ภาษีมูลคาเพิ่ม หรือ ขอ 5 ภาษีหัก ณ ที่จาย
บทที่ 18 สิ่งที่ตองปฏิบัติในทุกๆสิ้นเดือน โปรแกรม Express จะทำงานในแบบ Online Processing นั่นคือ ระบบตางๆ จะมีการเชื่อมโยง ถึงกันโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำใหคุณดูผลของการทำงานในโปรแกรม เชน รายงานหรืองบการเงิน ประเภทตางๆ ไดทันทีเมื่อการบันทึกขอมูลแตละรายการเสร็จสิ้น ดังนั้นคุณจึงไมจำเปนตองปด บัญชีทุกๆเดือนเพื่อพิมพรายงานหรืองบการเงินที่ตองการ (เนื่องจากสามารถพิมพไดตลอดเวลาอยู แลว) มีขอมูลบางประเภทเทานั้นที่คุณจะตองบันทึกรายการเองเปนประจำทุกเดือนเพื่อใหขอมูล ทางบัญชีเปนไปตามขอเท็จจริง เชน การปรับปรุงภาษีมูลคาเพิ่มประจำเดือน หรือ รายการ ปรับปรุงทางบัญชีอื่นๆ สำหรับผูใชงานมีเพียงหนาที่ในการตรวจสอบขอมูลที่ปอนเขาในโปรแกรมวามีความถูกตองและ ครบถวนสมบูรณหรือไม หากขอมูลที่ปอนเขาไปประจำเดือนไดถูกตรวจสอบวามีความถูกตองและ สมบูรณแลว จะถูกปองกันไมใหบุคคลใดสามารถเขาไปแกไขขอมูลนั้นได การปรับปรุงรายการบัญชีประจำเดือน มีรายการปรับปรุงทางบัญชีบางประเภทที่คุณจะตองบันทึกโดยตรงในสมุดรายวันเปนประจำทุกๆ สิ้นเดือน เชน การปรับปรุงปดบัญชีภาษีมูลคาเพิ่ม เพื่อคำนาณหาภาษที่ตองชำระใหแกทาง ราชการ ในกรณีที่ภาษีขายมากกวาภาษีซื้อ หรือเงินภาษีที่จะไดรับคืนกรณีที่ภาษีซื้อมากกวาภาษี ขาย ยอดภาษีซื้อ ภาษีขายที่คุณจะนำมาปรับปรุงนี้ คุณสามารถตรวจสอบไดจากแยกประเภทของบัญชี ภาษีซื้อและภาษีขาย ณ วันสิ้นเดือนที่ปรับปรุงรายการ
ล็อคงวด เพื่อปองกันขอผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นจากการแกไขรายการบัญชี หลังจากการตรวจสอบและมี การอนุมัติจากผูมีอำนาจแลว ในโปรแกรมคุณสามารถเลือกที่จะล็อคงวดที่มีการปดบัญชีแลว เพื่อ ไมใหบุคลใดสามารถแกไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการที่เกี่ยวของกับตัวเลขทางบัญชีภายในงวดที่ ล็อคแลวนี้ได เมื่อคุณเขามาใน เมนูเริ่มระบบ ขอ A ล็อคงวดแลว คุณจะพบกับหนนาจอดังในรูป ซึ่งคลายกับ หนาจอ กำหนดรอบบัญชี โดยจะแสดงรายละเอียดของ รอบบัญชีปจจุบัน ซึ่งเปนวันที่สิ้นสุดแตละ งวดบัญชีในรอบบัญชีปจจุบัน ตั้งแตงวดที่ 1-12 สวนรอบบัญชีใหม จะสิ้นสุดงวดบัญชีในรอบ บัญชีใหม ตั้งแต 13-24
การล็อคงวดใหคุณเลือกงวด (หรือเดือน) ที่ตองการจะปองกันการแกไขขออมูลทางบัญชี ตัวอยางเชน หากคุณบันทึกรายการบัญชีของเดือนมิถุนายนเรียบรอยแลว ใหคุณคลิกทำ เครื่องหมายหนางวดที่6 จากนั้นใหคลิกไอคอนบันทึกขอมูล (หรือกด <F9> ) เพื่อบันทึกการ เลี่ยนแปลงนี้ หากมีบุคคลใดพยายามจะแกไขขหรือเปลี่ยนแปลงขอมูลทางบัญชีในงวดซึ่งถูกล็อค ไวแลว โปรแกรมจะแจงขอความเตือนดังในรูป และไมยินยอมใหเกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ
บทที่ 19 ระบบทรัพย์สินถาวร ทรัพย์สินถาวรเป็นบัญชีที่มีวามพิเศษกว่าบัญชีทรัพย์สินอื่น ๆ เช่น วัตถุดิบหรือสินค้าคงเหลือ นั่นคือ ทรัพย์สินถาวรมีการเสื่อมสภาพ และสามารถนำค่าที่เกิดจากการเสื่อมสภาพมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ของกิจการได้ ในโปรแกรม Express คุณสามารถบันทึกรายการทรัพย์สินทั้งหมดที่คุณครอบครองอยู่ ซึ่งโปรแกรมจะคำนวณค่าเสื่อมราและบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ การกำหนดรายละเอียดทรัพย์สินถาวร ให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ B จากนั้นกำหนดรายละเอียดของทรัพย์สิน แต่ละประเภทดังในรูป ซึ่งจากข้อมูลตัวอย่าง บริษัท Express Software Group มีทรัพย์สิน คือ เครื่อง คอมพิวเตอร์จำนวน 3 เครื่อง, รถกระบะ 1 คัน การป้อนข้อมูลในโปรแกรมจะปฏิบัติดังนี้ รูปที่ 1 หน้าจอรายละเอียดทรัพย์สินถาวร
▪ รหัสทรัพย์สิน ป้อนรหัสทรัพย์สินโดยใช้รูปแบบตามที่กำหนดไว้ใน เมนูเริ่มระบบ 1.8.1 รายละเอียด ทั่วไป ▪ ชื่อไทย รายละเอียดภาษาไทยของทรัพย์สินรหัสนี้ ▪ ชื่ออังกฤษ รายละเอียดภาษาอังกฤษของทรัพย์สินรหัสนี้ ▪ หมวด หมวดของสินทรัพย์ในกรณีที่คุณแบ่งทรัพย์สินถาวรออกเป็นหลายประเภท เช่น อุปกรณ์ สำนักงาน, เฟอร์นิเจอร์, ยานพาหนะ ฯลฯ โดยคุณสามารถเลือกใช้ข้อมูลที่คุณกำหนดไว้ในเมนูประ เภททรัพย์สิน ▪ เลขทะเบียน เลขทะเบียน (Serial Number) ของทรัพย์สินรหัสนี้ โดยคุณสามารถจะลำดับเองใหม่ หรือใช้เลขที่ติดมาพร้อมกับทรัพย์สินนั้น ๆ แล้วก็ได้ ▪ กลุ่มบัญชี กลุ่มบัญชีจะเป็นวิธีการบันทึกเกี่ยวกับทรัพย์สินรหัสนี้ เช่น การบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคา ให้คุณเลือกกลุ่มบัญชีทรัพย์สินถาวรที่กำหนดไว้แล้วที่ เมนูเริ่มระบบ 1.8.2 กำหนดกลุ่มบัญชี ทรัพย์สินได้ ▪ แผนกให้ระบุว่าเป็นทรัพย์สินของแผนกใด ถ้าไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน ▪ คิดค่าเสื่อม ต้องการให้คิดค่าเสื่อมราคากับทรัพย์สินรหัสนี้หรือไม่ เพราะทรัพย์สินบางชนิดจะไม่มีค่า เสื่อมราคา เช่น ที่ดิน แต่ต้องบันทึกเข้าในโปรแกรมเพื่อแสดงเป็นทรัพย์สินของกิจการ หรือในบางครั้ง คุณอาจจะต้องการบันทึกรายการทรัพย์สินต่าง ๆ นี้เข้าไปก่อนแต่ยังไม่ต้องการให้มีการคิดค่าเสื่อม ราคา ▪ วันที่ซื้อ วันที่ซื้อทรัพย์สินรหัสนี้เข้ามา ▪ ราคาทุน ราคาซื้อของทรัพย์สินรหัสนี้ ▪ ราคาซาก ราคาซากของทรัพย์สิน ซึ่งต้องมียอดคงเหลือในบัญชีทรัพย์สิน 1 บาทเสมอ ▪ วิธีคิดค่าเสื่อม โปรแกรมจะมีให้เลือก 2 วิธีคือ วิธีเส้นตรง และวิธีลดยอด ▪ วันที่เริ่มใช้ ตามปกติจะเป็นวันเดียวกับวันที่ซื้อ แต่ทรัพย์สินบางชนิด เช่น เครื่องจักร ซึ่งไม่สามารถ เริ่มใช้งานได้ทันที ต้องมีขั้นตอนการจัดเตรียมให้พร้อมใช้งาน โปรแกรมจะเริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคา ตั้งแต่วันที่เริ่มใช้นี้ ▪ อายุการใช้งาน อายุการใช้งานสำหรับทรัพย์สินรหัสนี้ ซึ่งต้องพิจารณาตามที่กฎหมายอนุญาต ตัวอย่างเช่น ทรัพย์สินทั่วไป จะคิดค่าเสื่อมราคา 20% เป็นเวลา 5 ปี หรือทรัพย์สินถาวรจะคิดค่า เสื่อมราคา 5% เป็นเวลา 20 ปี ▪ อัตรา อัตราเปอร์เซ็นต์ของค่าเสื่อมราคาต่อปี ▪ คิดค่าเสื่อม หากคุณกำหนดเป็น รายเดือน โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาเป็นราย เดือน แต่หากกำหนดเป็น รายปี จะคำนวณและบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาเป็นรายปี
▪ ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมา หากไม่ได้เริ่มใช้งานโปรแกรมในปีแรก คุณจะต้องป้อนค่าเสื่อมราคาสะสมที่ ยกมาจากปีก่อน ๆ เข้าไปเอง โดยโปรแกรมจะคำนวณค่าเสื่อมราคาเฉพาะปีปัจจุบันและปีถัดไป เท่านั้น ▪ ค่าเสื่อมที่คำนวณเอง ในกรณีคุณเริ่มใช้โปรแกรมระห่างปี คือ ไม่ได้เริ่มป้อนข้อมูลมาตั้งแต่ต้นปี ค่า เสื่อมราคาที่คำนวณจนถึงวันที่เริ่มใช้ ให้ป้อนไว้ที่ช่อง “ค่าเสื่อมราคาที่คำนวณเอง” ▪ คำนวณถึงวันที่ เป็นการระบุว่าค่าเสื่อมราคาที่คำนวณเอง เป็นการคำนวณมาจนถึงวันที่เท่าใดของปี ปัจจุบันนี้ รูปที่ 2 ค่าเสื่อมราคาที่โปรแกรมคำนวณให้หลังจากบันทึกรายการทรัพย์สิน ในแท็บที่ 2 ของเมนูรายละเอียดทรัพย์สินถาวร จะแสดงค่าเสื่อมราคาที่โปรแกรมคำนวณให้หลังจาก บันทึกรายการทรัพย์สินแต่ละรหัสเสร็จสิ้น
กรณีทรัพย์สินที่นำมาบันทึก เป็นทรัพย์สินที่ถูกจำกัดการคำนวณค่าเสื่อมราคาตามกฎหมาย เช่น รถยนต์ที่มี มูลค่าเกิน 1 ล้านบาท ซึ่งตามกฎหมายจะยินยอมให้คำนวณค่าเสื่อมราคามูลค่าได้ไม่เกิน 1 ล้านบาท ในกรณี ให้คุณบันทึกข้อมูลตามวิธีการที่กล่าวมาในข้างต้น โดยในส่วนของราคาซื้อให้ป้อนมูลค่าตามที่ซื้อมาจริง ตัวอย่างเช่น ซื้อรถยนต์ 1 คัน ราคา 1,500,000 บาท ให้คุณป้อนในช่องราคาซื้อ 1,500,000 บาท ส่วนที่เกิน อีก 500,000 บาท ให้นำไปป้อนไว้ในช่องราคาซาก ซึ่งจะทำให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาจากมูลค่า ทรัพย์สินเพียง 1,000,000 บาทเท่านั้น กรณีข้างต้นนี้สามารถบันทึกข้อมูลในหน้าจอทรัพย์สินถาวรได้ดังรูป รูปที่ 3 การบันทึกทรัพย์สินที่ถูกกำจัดการคำนวณค่าเสื่อมราคาตามกฎหมาย
การสั่งคำนวณยอดค่าเสื่อมราคาและลงบัญชีใหม่ หากคุณไม่ได้ให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคามาตั้งแต่ต้น โดยไม่ได้ทำเครื่องหมายหน้าช่อง “คิดค่าเสื่อม” เอาไว้ตั้งแต่แรกที่ป้อนข้อมูล เมื่อคุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับระบบทรัพย์สินถาวร และครบถ้วนแล้ว คุณสามารถให้ โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมและลงบัญชีใหม่ โดยคลิกที่ไอคอน ดังรูป รูปที่ 4 เมนูสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาและลงบัญชีใหม่ คิดค่าเสื่อม-ลงบัญชีทั้งแฟ้ม สั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณยอดค่าเสื่อมราคา และลงบัญชีใหม่ ทุก ๆ รหัสทรัพย์สิน ลงบัญชีใหม่ทั้งแฟ้ม เพื่อให้โปรแกรมบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน สำหรับค่าเสื่อมราคาที่ ได้คำนวณไว้แล้ว แต่ไม่ถูกผ่านไปยังระบบบัญชี ซึ่งโปรแกรมจะ บันทึกบัญชีให้ใหม่เท่านั้น แต่จะไม่มีการคำนวณค่าเสื่อมราคาใหม่ เปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน เมื่อคุณมีการป้อนรหัสทรัพย์สินและบันทึกข้อมูลแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขในส่วนของรหัสทรัพย์สินโดยใช้การ คลิกแก้ไขข้อมูลได้ การแก้ไขให้คลิกที่ไอคอน เปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน จะปรากฏหน้าจอดังนี้ รูปที่ 5 หน้าจอเปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน โปรแกรมจะแสดงรหัสทรัพย์สินเดินขึ้นมาให้ก่อน ให้คุณป้อนรหัสทรัพย์สินใหม่ที่ช่อง “เปลี่ยนเป็น” แล้วจึง คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อทำการเปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน
การบันทึกขายทรัพย์สิน เมื่อมีการจำหน่ายทรัพย์สินที่บันทึกในโปรแกรมออกไป ณจะต้องเข้ามาบันทึกการขายใน เมนูบัญชีข้อ B รายการทรัพย์สิน โดยเลือกรหัส รูปที่ 6 เมนูบันทึกขายทรัพย์สิน โปรแกรมจะให้คุณป้อนวันที่ขาย และราคาที่ขายทรัพย์สินได้ ดังรูปที่ 7 รูปที่ 7 ป้อนวันที่และราคาขายของทรัพย์สิน การป้อนข้อมูลขายทรัพย์สินนี้ จะทำให้การคำนวณค่าเสื่อมราคาของโปรแกรมสิ้นสุดลง ณ วันที่ขายเท่านั้น แต่จะไม่มีการบันทึกบัญชีใด ๆ เกี่ยวกับการจำหน่ายทรัพย์สินนี้ ดังนั้นคุณยังคงต้องบันทึกรายการขายในสมุก รายวันอีกครั้งหนึ่ง ตัวอย่าง การบันทึกขายทรัพย์สินถาวร ทรัพย์สิน A ถูกซื้อไว้เมื่อ 1 ปีที่แล้ว (พ.ศ.2547) โดยกำหนดราคาซากไว้ 1 บาท ค่าเสื่อมราคาสะสสมยกมา ต้นปี 2547 เท่ากับ 200 บาท ต่อมากลางปี 2548 ได้ขายทรัพย์สิน A ได้เงินสดมา 750 บาท ขั้นตอนการปฏิบัติ เมื่อเกิดการซื้อทรัพย์สิน ให้บันทึกที่สมุดรายวัน (คุณจะต้องบันทึกบัญชีเอง) Dr. ทรัพย์สิน 1,000 Cr. เงินสด/เจ้าหนี้ 1,000
เมื่อสินปีแรก (ส่วนนี้โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ) Dr. ค่าเสื่อมราคา 200 Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม 200 โดยค่าเสื่อมราคาจะคำนวณคำนวณจาก ((ราคาซื้อ-ราคาซาก)/อายุการใช้งาน) x จำนวนวันที่ใช้งานในปีนั้น การขายในช่วงกลางปีที่ 2 ให้คุณป้อน วันที่ขายทรัพย์สิน ที่ เมนู ข้อ B รายการทรัพย์สิน โดยโปรแกรมจะคำนวณและบันทึกบัญชีให้โดย อัตโนมัติ ดังรายการต่อไปนี Dr. ค่าเสื่อมราคา 100 Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม 100 ส่วนที่คุณจะต้องบันทึกบัญชีเอง ณ วันที่ขายทรัพย์สิน Dr. เงินสด 750 ค่าเสื่อมราคาสะสม 300 Cr. ทรัพย์สิน 1,000 กำไร-ขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สิน 50 โดย เงินสด จะเป็นยอดจำนวนเงินที่ขายทรัพย์สินได้ ค่าเสื่อมราคา ตัดเป็นค่าเสื่อมราคาสะสมที่เคยคิดไว้ออกให้หมด ทรัพย์สิน ตัดทรัพย์สินออก ตามราคาที่บันทึกไว้ตอนซื้อ กำไรขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สิน ผลต่างให้เข้าที่บัญชีนี้
บทที่ 20 การจัดเรียงข้อมูลและสำรองข้อมูล การที่จำเป็นจะต้องปิด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ ขณะที่ยังอยู่ในหน้าจอของโปรแกรมอาจจะ ก่อให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมโยงข้อมูลของระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม และข้อมูลอัพเดทไม่รบถ้วน ดังนั้นเมื่อมีการเรียกเข้าโปรแกรมใหม่ (หลังการปิด-เปิดเครื่องใหม่) คุณต้องสั่งให้โปรแกรมจัดเรียง ข้อมูลใหม่ เพื่อให้ข้อมูลในโปรแกรมอัพเดทที่สุด หากคุณตรวจพบปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลในโปรแกรม เช่น ข้อมูลไม่อัพเดทเป็นข้อมูล ณ ปัจจุบัน ยอดคงเหลือของระบบต่าง ๆ ไม่ถูกต้อง เช่น สินค้า คงเหลือ ยอดลูกหนี้-เจ้าหนี้คงค้าง มูลค่าซื้อ-ขายรายงานไม่ถูกต้อง คุณสามารถใช้เมนูจัดเรียงข้อมูล จัดการปัญหาเหล่านี้ได้เช่นกัน จากความสำคัญของข้อมูลทางบัญชี ทั้งแง่การเก็บฐานตามกฎหมายและการประเมินผลการ ดำเนินงาน จึงควรมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันข้อมูลไม่ให้สูญหายจากเหตุการณ์ที่ ไม่คาดคิด เช่น จากไวรัสคอมพิวเตอร์, การเสื่อมสภาพหรือความบกพร่องของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ ใช้งาน ฯลฯ การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลให้คุณเข้าที่ เมนู 1.6 จัดเรียงข้อมูล จะปรากฎเมนูย่อยดังในรูป รูปที่ 1 เมนูจัดเรียงข้อมูลของระบบต่าง ๆ
คุณสามารถเลือกจัดเรียงข้อมูลเฉพาะบางระบบได้ ในกรณีที่ทราบว่าขณะที่ปิด-เครื่องคอมพิวเตอร์นั้นทำงานอ ยาในระบบใด แต่หากไม่แน่ใจ ให้เลือกจัดเรียงข้อมูลทุกระบบ ซึ่งโปรแกรมจะอัพเดทข้อมูลให้ทุกระบบงาน หลังจากเลือกระบบงานใด ๆ แล้วเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ทำงาน เพื่อเริ่มจัดเรียงข้อมูล หรือคลิกปุ่ม เลิก หากต้องการออกจากหน้าจอการจัดเรียงข้อมูลนี้ รูปที่ 2 คลิกปุ่มทำงาน เพื่อยืนยันการจัดเรียงข้อมูล หมายเหตุ ที่ด้านล่างของหน้าจอระบบการจัดแฟ้มข้อมูล คุณจะสั่งเกตว่ามีช่องให้สามารถทำ เครื่องหมายหน้าบรรทัด Pack ข้อมูล ซึ่งหากมีการทำเครื่องหมายไว้ก่อนที่จะคลิกปุ่ม ทำงาน จะเป็นการสั่งให้โปรแกรมเคลียร์ข้อมูลที่ถูกลบโดยผู้ใช้งาน แต่ยังคงอยู่ในระบบทิ้งไป ส่วนใน ช่องซ่อมแซมข้อมูล จะใช้ในกรณีคุณพบว่ามีข้อมูลในโปรแกรมผิดเพี้ยนไปปรากฎเข้ามาใน ข้อมูลของคุณ เช่น มีอักขระแปลก ๆ เช่น ! @ # $ % ^ & * เป็นต้น ปรากฏอยู่ในรายการ ซื้อ/ขาย หรือในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า หรือสินค้า โปรแกรมจะเริ่มจัดเรียงข้อมูล โดยหากเลือกจัดเรียงทุกแฟ้ม โปรแกรมจะเริ่มจัดเรียงข้อมูลทีละระบบงานและ แสดงความคืบหน้าของการจัดเรียงข้อมูล หลังจัดเรียงข้อมูลเสร็จสิ้นโปรแกรมจะแจ้งข้อความว่า “เรียบร้อย” ให้คุณคลิกปุ่ม ตกลง และเริ่มทำงานอื่น ๆ ต่อได้ทันที
รูปที่ 3 หน้าจอหลังจากการจัดเรียงข้อมูลเสร็จเรียบร้อย การจัดรองข้อมูล การสำรองข้อมูลมีหลักเกณฑ์ที่ควรพิจารณาดังนี้ สื่อที่จะนำมาใช้ในการสำรองข้อมูลนั้น ควรจะเป็นสื่อที่อยู่ภายนอกตัวเครื่องคอมพิวเตอน์ที่คุณใช้งาน อยู่ เพื่อป้องกันในกรณีที่คอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือใช้งานไม่ได้ ก็จะทำให้ระบบกลับคืนจากสื่อภายนอก นั้นทำได้สะดวกมากกว่า ซึ่งปัจจุบันสื่อที่ใช้เก็บข้อมูลภายนอกที่ได้รับวามนิยม ก็จะมี Thumb Drive หรือ External Hard Disk ที่มีขนาดวามจุให้เลือกใช้งงานได้หลากหลายทั้งขนาด และความเร็ว หลักเกณฑ์ที่ต้องคำนึงถึงเมื่อสำรองข้อมูล คือ • ต้องสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยทุกวันที่มีการทำงานควรจะมีการสำรองข้อมูลหลังเลิกงาน ทุกครั้ง • การจัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูล ควรแยกเก็บเป็นชุด ไม่ให้ซ้ำกันในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น กำหนดชื่อ ไฟล์สำรองข้อมูลแยกตามวันที่ เช่น YYYYMMDD-xxxxx.5 ซึ่งก็คือแยกออกตามวันเดือนปีที่จัดเก็บ ข้อมูล ส่วน xxxxx นั้นหมายถึงชื่อของบริษัทที่เราสำรองข้อมูลเอาไว้
ขั้นตอนในการสำรองข้อมูล 1. ให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น ๆ 1.1 สำรองข้อมูล รูปที่ 4 เมนูสำรองข้อมูล 2. คลิกที่ปุ่ม ... ที่อยู่ด้านหลังของบรรทัด ที่เก็บปลายทาง เพื่อเลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บไฟล์ สำรองข้อมูล รูปที่ 5 เลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บข้อมูลสำรอง
3. ให้คลิกที่ปุ่ม เริ่มสำรอง จะมีข้อความแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลเพื่อให้คุณยืนยันให้ คลิกที่ปุ่ม ตกลง รูปที่ 6 หน้าต่างที่ให้ยืนยันการสำรองข้อมูลที่ใช้งานอยู่ ไปเก็บไว้ที่ไดร์ฟ A: 4. โปรแกรมจะทำการบีบอีดข้อมูลลงในสื่อที่เก็บข้อมูลที่ได้เลือกเอาไว้ รูปที่ 7 หน้าจอแสดงวามก้าวหน้าของการสำรองข้อมูล
5. รอกระทั่งการสำรองข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ โปรแกรมจะแสดงข้อมูลจำนวนที่ถูกสำรอง ให้คุณคลิกปุ่ม เรียบร้อย รูปที่ 8 หน้าจอหลังจากการสำรองข้อมูลเสร็จสิ้น 6. เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น หรือสื่อที่ใช้บันทึกข้อมูลอาจจะมีข้อบกพร่อง หลังจากการ สำรองข้อมูลเสร็จสิ้น ควรจะทดสอบไฟล์ที่สำรองข้อมูลไปแล้ว โดยเข้าที่ เมนูอื่น ๆ 1.2 ทดสอบข้อมูล สำรอง จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ... ซึ่งอยู่ด้านหลังบรรทัด แฟ้มขข้อมูลสำรอง และเลือกไปยังไฟล์สำรอง ข้อมูลที่คุณได้บันทึกเอาไว้ จากนั้นคลิกปุ่มตกลง ซึ่งหากโปรแกรมตรวจสอบพบว่ามีปัญหาในสื่อที่ใช้ สำรองข้อมูล โปรแกรมจะแจ้งข้อความขึ้นมา เช่น ‘พบเครื่องหมายจบแฟ้มที่ไม่สมบูรณ์’ ‘Can’t reading drive E:’ ในกรณีนี้ต้องสำรองข้อมูลใหม่อีกรั้งหนึ่ง แต่หากไม่มีปัญหาใด ๆ โปรแกรมจะ แสดงข้อมูลจำนวนไฟล์และพื้นที่ดิสก์ที่ถูกใช้ในการสำรองข้อมูล 7. นำสื่อที่เก็บไฟล์สำรองข้อมูลที่เก็บไว้ในสถานที่ที่เหมาะสม อ ไม่อยู่ในสถานที่ที่มีอุณหภูมิสูงมาก, ที่ ชื้น หรือใกล้สนามแม่เหล็ก โดยอาจจะเก็บไว้ในซอง ซึ่งจดรายละเอียดเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลนี้ให้ ชัดเจน เช่น ชื่อไฟล์สำรองข้อมูล , ผู้ที่ทำการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการ สำรองข้อมูลซ้ำ และเพื่อสะดวกในการนำกลับมาใช้งานเมื่อเกิดปัญหา
การนำข้อมูลสำรองกลับบมาใช้งาน หากเกิดความเสียหายกับข้อมูลที่คุณกำลังใช้งาน เช่น การติดไวรัสคอมพิวเตอร์, ฮาร์ดดิสก์ที่เก็บข้อมูล เสื่อมสภาพ ฯลฯ หรือแม้กระทั่งการเปลี่ยนแปลงฮาร์ดแวร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อการอัพเกรด สิ่ง เหล่านี้ อาจจะมีความเสี่ยงที่อาจจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ข้อมูลที่คุณกำลังใช้งาน หากมีปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นคุณ สามารถนำข้อมูลที่สำรองไว้ก่อนหน้านี้กลับมาใช้งานอีกรั้งหนึ่ง วิธีการนำข้อมูลสำรองขึ้นมาใช้งาน 1. คลิกเข้าที่ เมนูอื่น ๆ 3.1 นำข้อมูลสำรองมาใช้ รูปที่ 9 เมนูนำข้อมูลสำรองมาใช้ 2. ให้เสียบสื่อบันทึกไฟล์สำรองข้อมูลเข้าไปที่พอร์ทของคอมพิวเตอร์ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ... หลังบรรทัด แฟ้มข้อมูลสำรอง เพื่อเลือกไปยังไฟล์ที่ได้สำรองข้อมูลเอาไว้ ซึ่งปกติจะมีชื่อไฟล์เป็น Express.5 หรือ เป็นชื่อไฟล์ในลักษณะ YYYYMMDD-xxxxx.5 ตามที่ได้แนะนำไปแล้วในขั้นต้น หลังจากนั้นเลือกเสร็จ เรียบร้อย หน้าจอจะแสดงดังรูป (คุณอาจจะสังเกตในช่อง ที่เก็บข้อมูลที่วรจะเป็นที่เก็บข้อมูลที่คุณ ต้องการจะนำสำรองข้อมูลมาทับลงไป)
รูปที่ 10 คลิกที่ปุ่ม ... เพื่อเลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูล 3. ให้คลิกปุ่ม คลายข้อมูล โปรแกรมจะเริ่มการคลายข้อมูลสำรองจากในสื่อบันทึก ลงในเครื่อง คอมพิวเตอร์ของคุณ 4. หากในขณะนำข้อมูลสำรองงมาใช้ เกิดข้อผิดพลาดขึ้นโดยโปรแกรมจะแสดงสาเหตุของความผิดพลาด ขึ้นทางจอภาพ หากเป็นความผิดพลาดเกี่ยวกับสื่อที่ใช้สำรองข้อมูล เช่น ‘General reading drive E:’ หรือ ‘พบเครื่องหมายจบแฟ้มที่ไม่สมบูรณ์’ ให้คุณนำข้อมูลสำรองงชุดก่อนหน้านี้มาทดสอบนำ ข้อมูลสำรองมาใช้อีกรั้งหนึ่ง
บทที่ 21 การตรวจสอบข้อมูลและการแก้ไขปัญหา แม้ว่าการใช้ประโยชน์โปรแกรมคอมพิวเตอร์ จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล และการ ประมวลผล ซึ่งมีประสิทธิภาพที่ดีกว่าการท าบัญชีด้วยมือ (Manual Entry) แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า จะไม่เกิดข้อผิดพลาดใด ๆ เลย โดยอาจจะเป็ นข้อผิดพลาดที่จากการป้อนข้อมูล เช่น ป้อนข านวน สินคา้ราคาซ้ือราคาขายไม่ถูกตอ้งการทา งานที่ไม่ถูกตอ้งตามข้นัตอนของโปรแกรม เช่น การลบ เอกสารขายเงินเชื่อในสมุดรายวันขายโดยตรง โดยที่ไม่ได้ลบเอกสารต้นทางจากหน้าจอขายเงินเชื่อ ด้วย หรือข้อผิดพลาดที่เกิดจากการช ารุดหรือข้อบกพร่องของคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งาน ซึ่งจะมี ผลกระทบกับการท างานและการประมวณของโปรแกรม โดยอาจจะได้ท าให้คุณได้รับข้อมูลที่ คลาดเคลื่อนไปจากความเป็นจริง ดงัน้นัยงัคงมีความจา เป็นที่จะตอ้งมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้ ป้อนเขา้ในโปรแกรมอยา่งสม่า เสมอมีความถูกตอ้งตามเอกสารหรือตามรายการที่เกิดข้ึนจริงหรือไม่ การตรวจสอบข้อมูลระบบขายและลูกหนี้ ข้นัตอนการตรวจสอบการป้อนขอ้มูลระบบขายและระบบลูกหน้ี 1. การตรวจสอบเบ้ืองตน้ควรปฏิบตัิต้งัแต่เริ่มเปิดใบกา กบัภาษีโดยตรวจสอบรายการสินคา้ยอดเงินวา่ ถูกต้องตามความเป็ นจริงหรือไม่ หากไม่ถูกต้องจะได้สามารถแก้ไขได้โดยทันที 2. พิมพร์ายงานขายเงินเชื่อเรียงตามวนัที่หรือเลขที่ท้งัน้ีใหข้้ึนอยกู่บัวิธีการเก็บเอกสารเขาแฟ้มของคุณว่า ้ คุณเรียงเอกสารตามอะไรโดยระยะเวลาในการพิมพร์ายงานควรจะบ่อยคร้ังข้ึนในกรณีมีเอกสารการขายต่อ วันเป็ นจ านวนมาก เมื่อพิมพ์รายงานเสร็จเรียบร้อยให้คุณน าเอกสารจริงมาเปรียบเทียบว่าถูกต้องตรงกัน หรือไม่ท้งัเรื่องจา นวนและมูลค่าของสินคา้ขาย
รูปที่ 1 เมนูรายงานขายเงินเชื่อเรียงตามเลขที่ รูปที่ 2รายงานขายเงินเชื่อเรียงตามเลขที่
3. หากข้อมูลที่ป้อนเข้าในโปรแกรมไม่ตรงกับข้อมูลตามเอกสารจริง ให้คุณกลับไปที่ใบส าคัญที่มีปัญหา และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แต่หากในหน้าจอการขาย ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปถูกต้องอยู่แล้วอาจจะมีปัญหามา จากข้อมูลที่ป้อนไว้ ในหน้าจอการขายไม่ผ่านรายการไปยังรายงาน ซึ่งอาจจะเกิดจากขณะที่ท ารายการ ใบส าคัญดัง กล่าวเกิดกระแสไฟฟ้าขัดข้องหรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการท างาน (Hang) จนคุณต้องปิ ดเปิ ดเครื่องใหม่ ให้คุณลองจัดเรียงข้อมูลระบบขายใหม่ การค านวณยอดลูกหนีใ้หม่ รูปที่ 3 เมนูคา นวณยอดลูกหน้ีใหม่ หากในขณะที่เปิ ดบินขายมีปัญหาเกี่ยวกับระบบไฟฟ้า เช่น ไฟตกไฟดับ หรือสาเหตุใดก็ตามที่ท าให้คุณต้อง ปิ ดเปิ ดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่คณะท ารายการขาย ดว้ยสาเหตุดงักล่าวน้ีอาจจะก่อให้เกิดผิดพลาดในขอ้มูลที่ เกี่ยวขอ้งกบัระบบลูกหน้ีเช่น ยอดในบิลขายไม่ตรงกับมูลค่าที่เคยบันทึกไว้รายการสินค้าในบินขายบาง รายการสูญหายไป หรือยอดขายเงินเชื่อไม่มีการไปต้งัยอดหน้ีใหลู้กคา้อะไรที่อา้งถึง ซ่ึงทา ใหร้ายงานลูกหน้ี ค้างช าระหรือรายงานยอดขายสินค้าแสดงข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็ นจริงการคา นวณยอดลูกหน้ีใหม่จะ ช่วยใหคุ้ณสามารถตรวจสอบปัญหาที่เกิดข้ึนกบัระบบขายและระบบลูกหน้ีรวมท้งัจะช่วยอพัเดทยอด ลูกหน้ีคงคางให้เป็ นยอดที่ถูกต้อง ้
รูปที 4 หนา้จอหลงัจากเขา้มาในเมนูคา นวณยอดลูกหน้ี การคา นวนยอดลูกหน้ีใหม่ใหคุ้ณป้อนรหสัลูกคา้ที่ตอ้งการตรวจสอบ โดยอาจจะป้อนเพียงบางรหสัลูกคา้ หรือหากต้องการตรวจสอบรหัสลูกค้าทุกราย ให้ปล่อยช่วง ‘รหัสลูกค้าจาก’ วางไว้ และช่อง ‘ถึง’ ให้ใส่เป็ น รหสัลูกคา้รายสุดทา้ย(โดยปกติเมื่อคุณเขา้มาในหนา้จอน้ีโปรแกรมจะกา หนดรหสัลูกคา้รายแรกจนถึงรหสั ลูกค้ารายสุดท้ายอยู่แล้ว) ในบรรทดัตรวจสอบการตดัยอดมดัจา และรายไดอ้ื่นๆ จะเป็นการสั่งใหร้ะบบโปรแกรมตรวจสอบวา่มี รายการเงินมัดจ ารายการใดที่ถูกน าไปตัดยอดในบิลขายแล้ว แต่ยังคงค้างอยู่ในระบบ ซึ่งควรท าเครื่องหมาย เพื่อตรวจสอบในเรื่องน้ีอยา่งนอ้ยเดือนละคร้ัง ส่วนในหวัขอ้ ปรับปรุงดินขายที่โอนขอ้มูลแลว้เกิด Error ก็ จะเป็นการปรับปรุงดินขายที่ถูกรับชา ระหน้ีไปแลว้แต่ในระบบยงัแสดงวา่มียอดดีคา้งอยู่ซ่ึงเกิดจากการ โอนขอ้มูลที่ไม่สมบูรณ์การตรวจสอบในหวัขอ้น้ีอาจจะตรวจสอบต่อเมื่อมีการโอนขอ้มูลเท่าน้นัจากน้นัจึง คลิกปุ่ม คา นวณ เพื่อเริ่มการตรวจสอบ หากพบปัญหาโปรแกรมจะแสดงเลขที่ใบสา คญัที่มีปัญหาพร้อมท้งั บอกสาเหตุของปัญหา ซ่ึงการแกไ้ขน้นั ใหกู้ไปที่ใบสา คญัฉบบัดงักล่าวและแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แต่หาก ไม่พบปัญหาใด ๆ จะแสดงขอ้ความข้ึนมาดงัรูปดงัรูป รูปที่ 5 กรณีการคา นวณยอดลูกหน้ีใหม่ตรวจไม่พบปัญหาใด ๆ
การตรวจสอบข้อมูลระบบซ ื้อและเจ้าหนี้ ข้นัตอนการตรวจสอบการป้อนขอ้มูลระบบซ้ือและระบบเจา้หน้ีจะใชว้ิธีการคลา้ยกบัการตรวจสอบขอ้มูล ระบบขายและลูกหน้ีโดยมีข้นัตอนดงัน้ี 1. การตรวจสอบเบ้ืองตน้ควรปฏิบตัิต้งัแต่เริ่มเปิดใบรับสินคา้ (บิลซ้ือ)โดยตรวจสอบรายการสินคา้ยอดเงิน ว่าถูกต้องตามความเป็ นจริงหรือไม่หากไม่ถูกต้องจะได้สามารถแก้ไขได้โดยทันที 2. พิมพร์ายงานซ้ือเงินเชื่อเรียงตามวนัที่หรือเลขที่ท้งัน้ีข้ึนอยกู่บัวิธีการเก็บเอกสารเขา้แฟ้มของคุณวา่เรียง เอกสารตามอะไร โดยระยะเวลาในการพิมพร์ายงานควรจะบ่อยคร้ังข้ึนในกรณีมีเอกสารการซ้ือต่อวนัเป็น จ านวนมาก เมื่อพิมพ์รายงานเสร็จเรียบร้อยให้คุณน าเอกสารจริงมาเปรียบเทียบว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ ท้งัเรื่องจา นวนและมูลค่าของสินคา้ที่ซ้ือเขา้มา รูปที 6 เมนูรายงานซ้ือเงินเชื่อเรียงตามเลขที่
รูปที 7รายงานซ้ือเงินเชื่อเรียงตามเลขที่ 3. หากข้อมูลที่ป้อนเข้าในโปรแกรมไม่ตรงกับข้อมูลเอกสารจริง ให้คุณกลับไปที่ใบส าคัญที่มีปัญหาและ แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องแต่หากในหนา้จอการซ้ือข้อมูลที่ป้อนเข้าไปถูกต้องอยู่แล้วอาจจะมีปัญหามาจาก ขอ้มูลที่ป้อนไวใ้นหนา้จอการซ้ือไม่ผา่นรายการไปยงัรายงาน ซึ่งอาจจะเกิดจากขณะที่ท ารายการใบส าคัญ ดังกล่าวเกิดกระแสไฟฟ้าขัดข้องหรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการท างาน (Halt) จนคุณต้องปิ ดเปิ ดเครื่อง ใหม่ใหคุ้ณลองจดัเรื่องขอ้มูลระบบซ้ือใหม่ การค านวณยอดเจ้าหนี้ใหม่ หากในขณะที่เปิดบินซ้ือมีปัญหาเกี่ยวกบัระบบไฟฟ้า เช่น ไฟตกไฟดับ ด้วยสาเหตุใดก็ตามที่ท าให้ คุณต้อง ปิ ด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ขณะทา รายการซ้ือ ดว้ยสาเหตุดงักล่าวน้ีอาจจะก่อใหเ้กิดผิดพลาดในขอ้มูลที่ เกี่ยวขอ้งกบัระบบเจา้หน้ีเช่น ยอดในบิลซ้ือไม่ตอ้งกลบัมูลค่าที่เคยบนัทึกไวร้ายการสินคา้ในบินซ้ือบาง รายการสูญหายไป หรือยอดซ้ือเงินเชื่อไม่มีการไปต้งัยอดน้ีใหผ้จู้า หน่ายรายที่อา้งอิงถึง ซึ่งท าให้รายงาน เจา้หน้ีที่ยงัคา้งชา ระหรือรายงานยอดซ้ือสินคา้แสดงขอ้มูลที่ไม่ตรงกบัความเป็นจริงการค านวณยอดเจา้หน้ี ใหม่จะช่วยใหคุ้ณสามารถตรวจสอบปัญหาที่เกิดข้ึนกบัระบบซ้ือและระบบเจา้หน้ีรวมท้งัจะช่วยอพัเดท ยอดเจา้หน้ีคงคา้งให้เป็นยอดที่ถูกตอ้ง
รูปที่ 8 เมนูคา นวณยอดเจา้หน้ี รูปที 9ระบุรหสัเจา้หน้ีที่ตอ้งการคา นวณใหม่ ในบรรทัด ตรวจสอบการตัดยอดมัดจ าและค่าใชจ้่ายอื่น ๆ จะเป็นการสั่งใหโ้ปรแกรมตรวจสอบวา่มีรายการ เงินมดัจา รายการใดที่ถูกนา ไปตดัยอดในบิลซ้ือแลว้ แต่คงค้างอยู่ในระบบ ซึ่งคุณควรท าเครื่องหมาย เพื่อ ตรวจสอบในเรื่องน้ีอยา่งนอ้ยเดือนละคร้ัง ส่วนในหัวข้อ ปรับปรุงบิลซ้ือที่โอนขอ้ มูลแล้วเกิด Error ก็จะเป็ น การปรับปรุงบิลซ้ือที่ถูกรับชา ระหน้ีไปแลว้ แต่ในโปรแกรมยังแสดงว่ามียอดค้างอยู่ซึ่งเกิดจากการโอน ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์การตรวจสอบในหวัขอ้น้ีอาจจะตรวจสอบต่อเมื่อมีการโอนขอ้มูลเท่าน้นัจากน้นั จึงคลิก ปุ่ ม ค านวณ เพื่อเริ่มการตรวจสอบ หากพบปัญหา โปรแกรมจะแสดงเลขที่ใบสา คญัที่มีปัญหาพร้อมท้งับอก สาเหตุของปัญหา ซ่ึงการแกไ้ขน้นั ใหคุ้ณไปที่ใบสา คญัฉบบัดงักล่าวและแกไ้ขขอ้มูลใหถู้กตอ้งแต่หากไม่ พบปัญหาใด ๆ จะแสดงขอ้มูลข้ึนมาดงัรูป
รูปที่ 10 กรณีการคา นวณยอดเจา้หน้ีใหม่ตรวจไม่พบปัญหาใด ๆ การตรวจสอบข้อมูลระบบบัญชี ข้นัตอนการตรวจสอบการป้อนขอ้มูลทางบญัชี 1. พิมพ์รายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่หรือเลขที่ใบส าคัญแล้วแต่จะจัดเก็บ เอกสารของคุณโดยควรจะสั่ง พิมพใ์นช่วงระยะเวลาส้ัน ๆ หากเอกสารของคุณมีเป็นจา นวนมากเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ รูปที่ 11 เมนูรายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่