แฟ้มข้อมูลหลักทั้งหมดในโปรแกรม แฟ้มข้อมูลหลักในโปรแกรมจะประกอบไปด้วยแฟ้มข้อมูลดังนี้ • ผังบัญชี • รายละเอียดสินค้า • รายละเอียดสินค้าชุด • รายละเอียดสินค้าบริการ • รายละเอียดผู้จำหน่าย • รายละเอียดลูกค้า • รายละเอียดพนักงานขาย • รายละเอียดบัญชีเงินฝาก • รายละเอียดค่าใช้จ่าย • รายละเอียดรายได้ ก่อนเริ่มกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก มีช่องข้อมูลบางช่องที่จะถูกกล่าวถึงบ่อยครั้งในเนื้อหาของบทนี้ ดังนั้นจึงขออธิบายวิธีการป้อนข้อมูล ดังกล่าวดังต่อไปนี้ ประเภทราคา เพื่อระบุว่าราคาของสินค้าแต่ละรายการ ที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นราคาที่ รวม VAT แล้วหรือไม่โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ • 0 หมายถึง ราคาสินค้าได้รับการยกเว้นภาษี • 1 หมายถึง ราคาสินค้าได้รวมภาษีไว้แล้ว • 2 หมายถึง ราคาสินค้ายังไม่รวมภาษี ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อสินค้าราคา 100 บาท จะได้ภาษีมูลค่าเพิ่มดังกรณีต่อไปนี้ ประเภทราคา 0 โปรแกรมจะไม่คำนวณภาษีให้ ประเภทราคา 1 จะได้ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 (คำนวณจาก 100 x 7 / 107) ประเภทราคา 2 จะได้ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 (คำนวณจาก 100 x 7 / 100) ส่วนลด คุณสามารถป้อนได้ทั้งแบบที่เป็นจำนวนเงิน เช่น 1500.00 หรือแบบที่ เป็นอัตรา เปอร์เซ็นต์เช่น 10% และยังสามารถป้อนเป็นส่วนลดซ้อนได้ เช่น 5+2% โดยวิธีการ ป้อนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์คุณอาจจะป้อนเป็น 10% หรือป้อนเป็น 10+ และกค <Enter> โปรแกรมจะเปลี่ยนเป็น 10% ให้โดยอัตโนมัติ
ราคาขาย1-5 คุณสามารถกำหนดราคาขายของสินค้าได้ 5 ราคา โดยอาจจะแบ่งตามเครดิตของลูกค้า เช่นราคาขายที่ 1 สำหรับลูกค้าชั้นดี, ราคาขายที่ 2 สำหรับลูกค้าทั่วไป หรืออาจจะแบ่ง ตามประเกทของลูกค้ำ เช่น ราคาที่ 1 สำหรับตัวเทนจำหน่าย, ราคาที่ 2 สำหรับลูกค้า ประจำ และราคาที่ 3 สำหรับลูกค้าขายปลีก ฯลฯ นอกจากนั้นยังมีวิธีการใช้งานที่กล้ายคลึงกันในแต่ละหน้จอของการกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น การค้นหาข้อมูล การพิมพ์ข้อมูลลงในสติ๊กเกอร์ ซึ่งขอกล่าวในตอนต้นของเนื้อหานี้ เพื่อให้เนื้อหาที่จะกล่าวถึงในการกำหนดแฟ้ม ข้อมูลหลักแต่ละแฟ้มมีความกระชับและชัดเจนมากขึ้น การค้นหาข้อมูลที่ต้องการ หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักที่ต้องการ เช่น รายละเอียดของลูกค้าหรือสินค้า และ ทราบรหัสของลูกค้าหรือสินค้าที่ต้องการค้นหา ให้คลิกไอคอนค้นหาข้อมูล หรือกด <AIt+S> ที่หน้าจอของแต่ละ แฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดลูกค้าหรือรายละเอียดสินค้า จากนั้นจึงป้อนรหัส ในรูปเป็นการค้นหารหัสลูกค้าที่ ต้องการ รูปที่ 1 ป้อนชื่อลูกค้าที่ต้องการ แต่หากไม่ทราบรหัส คุณสามารถค้นหาตามชื่อของลูกค้าหรือสินค้าได้ โดยการเลือกที่เมนูย่อยของไอคอนค้นหา ข้อมูล (หรือกด <Crl+S>) และป้อนชื่อที่ต้องการ โดยอาจจะป้อนตัวอักษรขึ้นต้นของชื่อเพียงบางส่วน และ หลังจากกด <Enter> แล้ว โปรแกรมจะแจ้งว่าค้นหาไม่พบ แต่ก็จะแสดงรายชื่อลูกค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรที่คุณ ป้อนเข้าไปขึ้นมา วิธีการค้นหาข้อมูลข้างตันนี้ คุณสามารถใช้ได้กับหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลักของโปรแกรมทุกหน้าจอ เช่นรายละเอียดผู้ จำหน่าย รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดสินค้า ผังบัญชี ฯลฯ
การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม ในแต่ละหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลัก หากคุณมีรายละเอียดเพิ่มเติมซึ่งไม่สามารถป้อนไว้ในช่องข้อมูลที่ โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ คุณสามารถป้อนข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมได้โดยคลิกไอคอน เพิ่ม/แก้ไขหมาย เหตุของเอกสาร (หรือกด <AI+ R>) ที่หน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก จากในรูปเป็นหมายเหตุเพิ่มเติมที่หน้าจอ รายละเอียดสินค้า ซึ่งคุณสามารถป้อนได้ทั้งหมดอีก 10 บรรทัด เมื่อป้อนหมายเหตุเรียบร้อยและต้องการบันทึกให้ คลิกปุ่ม ตกลง หรือปุ่ม <F9> แต่หากไม่ต้องการบันทึกหมายเหตุให้คลิกปุ่มยกเลิก หรือกด <Esc> ออกจาก หน้าจอนี้ รูปที่ 2 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติมในหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลัก อย่างไรก็ตามในบางหน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดลูกค้าและรายละเอียดผู้จำหน่าย คุณจะสามารถป้อนหมายเหตุได้เพียง 5 บรรทัด
การพิมพ์รายชื่อลงในซองจดหมายหรือสติ๊กเกอร์ คุณสามารถพิมพ์รายชื่อลูกค้า ผู้จำหน่ายหรือสินค้า เพื่อจ่าหน้าซองจดหมาย หรือพิมพ์ลงในสติ๊กเกอร์ โดยคลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสารบนแถบเครื่องมือ ที่หน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดลูกค้า และเลื่อนไปยังเมนูพิมพ์จะปรากฏหน้าจอดังในรูป รูปที่ 3 การสั่งพิมพ์จ่าหน้าซองจดหมายหรือพิมพ์ลงสติ๊กเกอร์ ให้คุณเลือกหัวข้อที่จะสั่งพิมพ์ เช่น พิมพ์จ่าหน้าซองจดหมายหรือพิมพ์ชื่อที่อยู่ลูกค้าลงสติ๊กเกอร์ รูปที่ 4 ตัวอย่างการพิมพ์ชื่อที่อยู่ถูกค้าจำหน้าซองจดหมาย การพิมพ์ข้อมูลเพื่อจ่าหน้าซองจดหมายหรือพิมพ์ลงสติ๊กเกอร์นี้ คุณสามารถพิมพ์ได้จากหน้าจอแฟ้มข้อมูล หลัก 3 แฟ้ม คือ รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดผู้จำหน่าย และรายละเอียดสินค้า กำหนดผังบัญชี หากคุณทำธุรกิจซื้อมาขายไป คุณสามารถนำผังบัญชีที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปใช้งานหรืออาจจะมี การเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมเพียงบางส่วนเท่านั้น ก่อนแก้ไขผังบัญชีไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม/แก้ไข/ลบ ควร จะทำความเข้าใจใน โครงสร้างผังบัญชีของโปรแกรม และความสัมพันธ์ของระบบบัญชีกับระบบอื่น ๆ ของโปรแกรมให้ดีก่อน การกำหนดผังบัญชีให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ 2 จะพบกับหน้าจอดังรูป
รูปที่ 5 หน้าจอการกำหนดผังบัญชี และเมื่อคุณเพิ่มข้อมูล จะมีรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องกำหนดคังต่อไปนี้ รูปที่ 6 หน้าจอเพิ่มเลขที่บัญชีของโปรแกรม ㆍ เลขที่บัญชี การกำหนดรูปแบบของเลขที่บัญชีว่าจะใช้เป็นตัวเลขหรือตัวอักษรนั้น คุณสามารถ กำหนดได้จาก เมนูเริ่มระบบ 1.7 ระบบบัญชี การกำหนดเลขที่บัญชี ควรจะสัมพันธ์กับหมวดบัญชี ระดับบัญชี และประเภทของบัญชี (ดูรูปที่ 7 ประกอบ) การแก้ไขใด ๆ ในเมนูผังบัญชีนี้ควรจะปฏิบัติ โดยผู้ที่เข้าใจเกี่ยวกับระบบบัญชีของ
• ชื่อบัญชีไทยอังกฤษ คุณสามารถป้อนชื่อบัญชีได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ • ระดับบัญชี จากตัวอย่างผังบัญชีในรูปที่ 7 จะเห็นว่าการกำหนดเลขที่บัญชีจะแยกเป็นแต่ละระดับชั้น โดย เริ่มจากบัญชีทรัพย์สิน จากนั้นแยกออกเป็นทรัพย์สินหมุนเวียนและทรัพย์สินถาวรและในทรัพย์สิน หมุนเวียนก็แยกออกเป็นบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร การแยกเป็นระดับชั้นดังกล่าว ใน โปรแกรมจะเริ่มตั้งแต่ระดับที่ 1 และต่อเนื่องลงมาตามลำดับ รูป 7 ลักษณะการก าหนดผังบัญชีของโปรแกรม • เลขที่บัญชีคุมยอด บัญชีคุมหรือบัญชีย่อยใด ๆ ก็ตามที่ไม่อยู่ในระดับบัญชีที่ 1 จะต้อง มีเลขที่บัญชีคุมยอดเสมอ เพื่อเป็นการระบุว่าบัญชีดังกล่าวอยู่ภายใต้บัญชีคุมเลขที่อะไร และบัญชีคุมยอดต้องมีระดับบัญชีสูงกว่าบัญชีย่อยที่อยู่ในกลุ่มของตัวเอง 1 ระดับเสมอ • หมวดบัญชี ให้คุณเลือกจากหมวดบัญชี 5 หมวดหลักที่ โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ คือ 1 – ทรัพย์สิน 2-หนี้สิน 3 - สวนของเจ้าของ 4- รายได้ 5-ค่าใช่จ่าย • ประเภท (บัญชีคุม/ย่อย) ในผังบัญชีหนึ่งอาจประกอบด้วยบัญชีเป็นจำนวนมาก และประกอบด้วย บัญชีเป็นจำนวนมาก และแยกเป็นหมวดหรือกลุ่มบัญชีย่อย ๆ ซึ่งอาจจะไม่สะดวกสำหรับการนำ เสนองบการเงินให้กับผู้บริหารซึ่งจะนำตัวเลขในหน้างบการเงินไปใช้ในการตัดสินใจ ดังนั้นโปรแกรม
จึงได้แบ่งบัญชีออกเป็น 2 ประเภท คือ บัญชีคุม และบัญชีย่อย โดยบัญชีคุมจะมีหน้าที่เก็บยอดมูลค่า ของบัญชีย่อยที่อยู่ในกลุ่มของตัวเองไว้ เช่นจากตัวอย่างผังบัญชีข้างต้น บัญชีทรัพย์สินหมุนเวียนจะ เก็บยอดมูลค่าของทั้งบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคารส่วนบัญชีเงินฝากก็จะเก็บยอดของบัญชี เงินฝากกระแสรายวัน ออมทรัพย์และประจำทั้งนี้เมื่อต้องออกงบการเงินก็จะแสดงเฉพาะบัญชีคุมที่ จำเป็นเท่านั้น ประเภทบัญชียังมีความสัมพันธ์กับระดับบัญชี โดยที่บัญชีคุมจะต้องมีระดับบัญชีสูงกว่า บัญชีย่อยที่อยู่ในกลุ่มของตัวเองเสมอ การเปลี่ยนเลขที่บัญชี หากคุณยังไม่ได้นำเลขที่บัญชีที่จะแก้ไขไปเดินรายการ หรือเลขที่บัญชีดังกล่าวไม่ใช่บัญชีคุม คุณสามารถทำการ แก้ไขหรือเปลี่ยนเลขที่บัญชีได้ทันที แต่หากเป็นเลขที่บัญชีคุมการแก้ไขจะทำได้โดยเลื่อนไปยังเลขที่บัญชีที่ต้อง การแก้ไข คลิกที่ไอคอน 'เปลี่ยนรหัส' จะปรากฎหน้าจอดังรูป โดยโปรแกรมจะแสดงเลขที่บัญชีเดิม และให้คุณ ป้อนเลขที่บัญชีที่ต้องการจะแก้ไขเข้าไปใหม่ ในช่องรหัสใหม่ รูปที่ 8 คลิกไอคอนเปลี่ยนรหัส เพื่อเปลี่ยนเลขที่บัญชี รูปที่ 9 หน้าจอการเปลี่ยนเลขที่บัญชี จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง หรือกด <F5- โปรแกรมจะเปลี่ยนเป็นเลขที่บัญชีใหม่ รวมทั้งตามไปแก้ไขในทุก ๆ แก้ไขในทุก ๆ รายการที่อ้างถึงเลขที่บัญชีเดิม ให้เป็นเลขที่บัญชีใหม่โดยอัตโนมัติ
การลบเลขที่บัญชีคุม เนื่องจากบัญชีคุมจะถูกอ้างอิงถึงในบัญชีย่อยหลาย ๆ บัญชี การลบบัญชีคุมทิ้งทันทีจะทำให้การทำงานด้านระบบ บัญชีของโปรแกรมผิดพลาดไป ดังนั้นโปรแกรมจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานลบบัญชีคุมออกได้นอกจากจะลบบัญชีย่อย ซึ่งอยู่ภายใต้บัญชีคุมนั้นออกจนหมดแล้ว ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบว่าบัญชีคุมที่จะลบประกอบด้วยบัญชีย่อยใดบ้าง จากใน เมนูรายงาน 5.5 รายละเอียดประกอบ และพิมพ์เลขที่บัญชีคุมที่ต้องการเข้าไป และสั่งพิมพ์รายงานจะ ปรากฎเลขที่บัญชีย่อยทั้งหมด ในรูปเป็นบัญชีย่อยของบัญชีคุมเลขที่ 11-00-00-00 ทรัพย์สินหมุนเวียน รูปที่ 10 รายงานรายละเอียดประกอบ สิ่งที่ต้องปฏิบัติหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงผังบัญชี หากคุณมีการเปลี่ยนแปลงผังบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มแก้ไขลบ ผังบัญชีที่ โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ คุณต้องไปตรวจสอบเลขที่บัญชีในระบบต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ ให้ตรงกับเลขที่บัญชีที่คุณเปลี่ยนแปลงไป • กำหนดเลขที่เอกสาร คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานจากใน บทที่ 9 • กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานจากใน บทที่ 10 • สร้างงบการเงิน คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานจากใน บทที่ 24
กำหนดรายละเอียดสินค้า การกำหนดรหัสสินค้าและรายละเอียดต่าง ๆ ของสินค้านับว่าเป็นงานสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากรายการส่วนใหญ่ที่มี การป้อนข้อมูลใน โปรแกรมจะเกี่ยวข้องกับสินค้าอยู่เสมอ เช่น การซื้อ การขาย การตรวจนับสินค้า ดังนั้นหากคุณ กำหนดรหัสสินค้า และรายละเอียดต่าง ๆ ของสินค้าให้เป็นหมวดหมู่และครบถ้วน ก็จะทำให้การปฏิบัติงานของ ผู้ใช้งานเป็นไปด้วยความสะดวก การกำหนดรายละเอียดสินค้า ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 2 โดยมีรายละเอียดที่ต้องป้อนข้อมูลดังนี้รายละเอียด สินค้า รูปที่ 11 การเพิ่มข้อมูลที่หน้าจอรายละเอียดสินค้า
• รหัสสินค้า รูปแบบของรหัสสินค้าจะเป็นไปตามที่คุณได้กำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ1.3.1 รายละเอียดทั่วไป จากข้อมูลตัวอย่างจะกำหนดไว้เป็น 99-!!!!!!! ตัวอย่างรหัสสินค้าเช่น 10-INTL-CL-600 คือ ซีพียู อินเทล ซี ลิลอน 600 MHz ( ดูรายละเอียดวิธีการกำหนดรหัสสินค้าจากบทที่ 5 'กำหนดค่าเริ่มต้น' ในคู่มือฉบับนี้) • ชื่อไทยอังกฤษ ป้อนชื่อสินค้าหรือรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้ารหัสนี้ ยาว 50 ตัวอักษร • หมวด หมวดหรือกลุ่มที่ใช้แบ่งประเกทของสินค้าที่มีไว้เพื่อซื้อหรือขาย คุณสามารถดึงข้อมูลที่ได้กำหนดไว้ ที่เมนูตารางข้อมูลมาใช้งานได้ • กลุ่มบัญชีสินค้า วิธีการบันทึกบัญชีและวิธีการคำนวณต้นทุนของสินค้ารหัสนี้ ซึ่งคุณสามารถคลิกไอคอน รูปแว่นขยาย เพื่อเลือกข้อมูลที่กำหนดไว้ใน เมนูเริ่มระบบ 1.32 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้าขึ้นมาใช้งานได้ • สินค้าทดแทน ให้คุณป้อนรหัสสินค้าที่สามารถจะนำมาซื้อหรือขาย แทนรหัสสินค้านี้ได้ถ้าสินค้าตัวนี้หมด โดยโปรแกรมจะแสดงข้อความเตือนในขณะที่เปิดบิลขายว่ารหัสสินค้าที่ต้องการจะจำหน่ายนั้นหมดไป จากสต็อกแล้ว และคุณสามารถใช้รหัสสินค้าใดจำหน่ายทดแทนได้ • สินค้าติดลบได้ หากในบางครั้งคุณจำเป็นต้องตัดสินค้านี้ออกจากสต็อกไปก่อน โดยที่ยังไม่มีสินค้าอยู่ใน สต็อก เช่น อาจจะได้รับใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถกำหนดให้โปรแกรมยินยอมให้สินค้าในสต็อกติด ลบไปก่อนได้ แต่เงื่อนไขนี้ควรจะใช้ด้วยความระมัดระวัง เนื่องจากในขณะที่สินค้าติดลบคุณจะไม่สามารถ ทราบต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงได้ มีค่าที่คุณจะป้อนได้ในช่องข้อมูลนี้ คือ Y ยอมให้สินค้าติดลบได้ N ไม่ยอมให้สินค้าติดลบในทุกกรณี A ยอมให้สินค้าติดลบได้ โดยจะต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจที่กำหนดไว้ • หน่วยย่อย หน่วยนับที่เล็กที่สุดของสินค้าชนิดนั้น ๆ เช่น แผ่นดิสก์ 3.5" 1.44 MBบรรจุภัณฑ์ทั้งแบบที่ เป็นหีบและกล่อง โดยที่ 1 หีบมีทั้งหมด 10 กล่อง ดังนั้นหน่วยย่อยในกรณีนี้จะเป็นกล่อง หรือปากกาที่มี หน่วยนับเป็นด้าม, โหล และกล่อง หน่วยย่อยที่สุดของปากกาก็จะเป็นด้าม • หน่วยใหญ่ เพื่อให้การดูรายงานเกี่ยวกับสินค้าสะดวกยิ่งขึ้น โปรแกรมจะแสดงหน่วยนับของสินค้าทั้งที่ เป็นหน่วยใหญ่และหน่วยบ่อย โดยคุณจะต้องระบุอัตราส่วนระหว่างหน่วยใหญ่และหน่วยย่อยตัวอย่างเช่น แผ่นดิสก์1 หีบซึ่งมี 10 กล่อง โดยกำหนดหน่วยย่อยไว้เป็นกล่อง และกำหนดหน่วยใหญ่เป็นหีบ อัตราส่วนระหว่างหน่วยใหญ่และหน่วยย่อยจะเป็น 10 หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือตัวคูณหน่วยใหญ่ให้เป็น หน่วยย่อยคือ 10
• หน่วยซื้อ เป็นหน่วยนับที่ใช้ในการซื้อสินค้าชนิดนี้ หากคุณซื้อสินค้าชนิดหนึ่งโดยมีหน่วยนับแตกต่างกันให้ ระบุเป็นหน่วยนับซื้อที่ใช้บ่อยเข้าไป ซึ่งคุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงหน่วยนับในขณะที่เปิดบิลซื้อได้อีก กรณีที่ยอมให้ปรับหน่วยนับซื้อคุณสามารถกำหนดค่านี้ได้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป) และ กำหนดตัวคูณให้เป็นหน่วยย่อยที่ถูกต้องเข้าไป • หน่วยขาย เป็นหน่วยนับที่ใช้ในการขายสินค้าชนิดนี้ หากคุณขายสินค้าชนิดหนึ่งโดยมีหน่วยนับแตกต่าง กัน ให้ระบุเป็นหน่วยนับขายที่ใช้บ่อยเข้าไป ซึ่งคุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงหน่วยนับในขณะที่เปิดบิลขาย ได้อีกครั้ง (กรณีที่ยอมให้ปรับหน่วยนับขายคุณสามารถกำหนดค่านี้ได้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียด ทั่วไป) และกำหนดตัวคุณให้เป็นหน่วยย่อยที่ถูกต้องเข้าไป • ผู้จำหน่าย ให้คุณป้อนรหัสผู้จำหน่ายของสินค้ารหัสนี้ อาจจะเป็นผู้จำหน่ายที่ให้ราคาดีที่สุด รหัสนี้ใช้ สำหรับอ้างอิงเท่านั้น คุณสามารถปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ได้ • หมายเหตุ ป้อนข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับสินค้ารหัสนี้ • ราคาขาย 1 - 5 ป้อนราคาขายตามความเหมาะสม (ดูวิธีการกำหนดราคาขายในตอนต้นของบทนี้ ประกอบ) • ประเภท VAT หากเป็นสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุค่าในช่องนี้เป็น ได้รับยกเว้น VAT แต่หากเป็น สินค้าทั่วไปให้กำหนดเป็น อัตราปกติ • ราคาทุนมาตรฐาน เป็นราคาทุนที่จะถูกนำมาใช้ เมื่อมีการง่ายสินค้าในขณะที่สต็อกไม่มีสินค้าอยู่ (สินค้า ติดลบ) เท่านั้นแต่หากเป็นการขายสินค้าตามปกติ โปรแกรมในราคาที่ใช้ในการซื้อสินค้ามาเป็นราคาทุนให้ ในส่วนของช่องข้อมูล ยอดคงเหลือ ราคาต่อหน่วย และ มูลค่าคงเหลือนั้นคุณจะไม่ต้องป้อนข้อมูลใด ๆ โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกให้โดยอัตโนมัติ โดยจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ • ยอคคงเหลือ จะแสดงยอดที่เกิดจากยอดยกมาของสินค้ารหัสนี้ บวกด้วยยอดรับ (เช่น จากการซื้อ การรับ คืนสินค้า หรือรับจากการผลิต เป็นต้น) และหักด้วยยอคจ่ายสินค้าออกจากสต็อก (เช่น จากการขาย การ ส่งคืนสินค้า หรือการตัดสินค้าชำรุด เป็นต้น) • ราคาต่อหน่วย ราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าคงเหลือ • มูลค่าคงเหลือ จะแสดงมูลค่าทุนรวมของสินค้าคงเหลือ
สำหรับในแท็บคลังสินค้า (ซึ่งคุณสามารถเข้าไปทำงาน โคยการคลิกที่แท็บ คลังสินค้า หรือกด <F8>)จะ เป็นส่วนที่แสดง รหัสคลังสินค้า ของสินค้าแต่ละตัว ซึ่งโปรแกรมจะสร้างคลังหลักให้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณ เพิ่มรหัสสินค้า หรือหากต้องการเพิ่มเติมดลังสินค้าอื่น ๆ ให้คลิกที่ แท็บคลังสินค้า (สังเกตว่าจะมีแถบสี เหนือแท็บ เพื่อให้รู้ว่ากำลังทำงานอยู่ในแท็บใด) และดับเบิ้ลคลิกบรรทัดว่างในตารางส่วนของรายการคลัง โปรแกรมจะแสดงเคอร์เซอร์รอให้คุณเพิ่มคลังสินค้าที่ต้องการเข้าไป ดังรูป รูปที่ 12 แท็บคลังสินค้าของเมนูรายละเอียดสินค้า ในแท็บที่ 3 ของรายละเอียดสินค้านี้จะใช้สำหรับให้คุณป้อนยอคยกมาของแต่ล็อตสินค้า (กรคำนวณต้นทุนแบบ เข้าก่อนออกก่อน) ซึ่งจะได้กล่าวถึงวิธีการใช้งานใน บทที่ 8 การป้อนยอดยกมาของระบบต่าง ๆ ส่วนในแท็บที่ 4 จะเป็นรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติมกรณีที่คุณมีการกำหนดฟิลด์เพิ่มเติมไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามการกำหนดของผู้ใช้งานจึงไม่ขอกล่าวถึงในที่นี้
การแก้ไขรหัสสินค้า การแก้ไขรหัสสินค้าสามารถปฏิบัติได้ทันที หากสินค้านั้นยังไม่มีการนำไปเดินรายการ เช่น การเปิดบิลซื้อ-ขาย แต่ หากมีการนำไปเดินรายการแล้ว การคลิกปุ่ม แก้ไขข้อมูล หรือกดปุ่ม <AIt+E>ตามปกติจะไม่สามารถทำได้ วิธีการ เปลี่ยนรหัสสินค้า ให้คุณเข้าที่เมนูรายละเอียดสินค้า (เมนูสินค้าข้อ 2) จากนั้นคลิกที่ไอคอน เปลี่ยนรหัส บนแถบ เครื่องมือ ดังรูป รูปที่ 13 คลิกไอคอนเปลี่ยนรหัส เพื่อเปลี่ยนรหัสสินค้าตัวที่ต้องการ รูปที่ 14 หน้าจอการเปลี่ยนรหัสสินค้า โปรแกรมจะแสดงรหัสเดิม พร้อมกับช่องให้คุณกรอกรหัสสินค้าใหม่เข้าไป จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง (หรือกด <F5>) เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง หากคุณเคยมีการนำสินค้ารหัสนี้ไปเดินรายการ เช่นเปิดบิลซื้อ เปิดบิลขาย โปรแกรมจะเข้าไปแก้ไขรหัสสินค้าที่มีการแก้ไขให้โดยอัดโนมัติ
กำหนดรายละเอียดสินค้าชุด ในบางครั้งคุณอาจจะต้องการนำสินค้าหลาย ๆ ชนิดมาประกอบกันเพื่อจำหน่ายให้แก่ลูกค้า เช่นคอมพิวเตอร์ชุด หนึ่งจะต้องประกอบไปด้วยอุปกรณ์หลาย ๆ ชนิด เช่น ซีพียู เมนบอร์ด ฮาร์ดดิสก์ แรม ฯลฯ ซึ่งหากต้องเปิดบิล ขายเป็นแต่ละรายการสินค้า อาจจะทำให้การป้อนข้อมูลเป็นไปด้วยความล่าช้าและอาจจะเกิดข้อผิดพลาดในการ ป้อนข้อมูลได้ง่าย เช่น ป้อนจำนวนรายการสินค้าขาดหรือเกิน และคุณอาจจะใช้สินค้าชุดในการจัดโปรโมชั่น ตัวอย่างเช่น การนำสินค้าที่ต้องใช้ควบคู่กันมาประกอบกันเพื่อจำหน่ายในราคาพิเศษให้แก่ลูกค้า การกำหนดรายละเอียดสินค้าชุดให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 3 รายละเอียดที่ป้อนเป็น ดังนี้ • รหัสสินค้า ต้องเป็นไปตามรูปแบบของรหัสสินค้าที่กำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1รายละเอียดทั่วไป • ชื่อสินค้าไทยอังกฤษ รายละเอียดหรือชื่อของสินค้าทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ความยาวบรรทัดละ 50 ตัวอักษร • ประเภท สามารถเลือกได้ 2 ชนิด คือ 1=ชุดธรรมดา สินค้าที่นำมาประกอบกันเป็นชุดนี้ จะไม่สามารถแยกจำหน่ายได้ เช่น หากสินค้าชุดนี้ ประกอบด้วยสินค้าย่อย ๆ 11 รายการ ทุกรายการจะถูกจำหน่ายเมื่อมีการเปิดบิลขายสินค้าชุดนี้ และใน แบบฟอร์มที่พิมพ์ก็จะแสดงรายการเฉพาะรหัสสินค้าชุดเท่านั้น (สินค้าตัวประกอบจะไม่แสดงใน แบบฟอร์ม) 2=ชุดพิเศษ. สินค้าที่นำมาประกอบกันเป็นชุดนี้ สามารถจะเลือกจำหน่ายได้ทั้งแบบเป็นชุด และแยก จำหน่ายเฉพาะแค่บางรายการ โดยคุณจะสามารถเลือกรายการที่จำหน่ายได้ ในขณะที่เปิดบิล • หมวดสินค้า คลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้ที่เมนูเริ่มระบบข้อ 2 ตารางข้อมูล ในหัวข้อ หมวดสินค้า • หน่วยนับ ให้กำหนดตามความเหมาะสม หรือคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกจากฐานข้อมูลที่กำหนด ไว้ที่เมนูเริ่มระบบข้อ 2 ตารางข้อมูล ในหัวข้อหน่วยนับแล้ว • ระดับสินค้า ให้ป้อนเป็นสินค้าสำเร็จรูป ในกรณีสินค้าตัวประกอบเป็นสินค้าทั่ว ๆ ไป แต่หากสินค้าที่ นำมาประกอบเป็นชุด เป็นสินค้าชุดด้วยเช่นกัน (สินค้าชุดซ้อนสินค้าชุด) ให้คุณกำหนดตามลักษณะดังรูป ต่อไปนี้
รูปที่ 15 การกำหนดระดับสินค้า • หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าชุดรหัสนี้ ป้อนได้ยาว 50 ตัวอักษร • ราคาขาย 1 - 5 ให้ป้อนราคาขายตามความเหมาะสม ในส่วนตารางให้คุณป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จะนำมาประกอบเป็นสินค้าชุด โดยมีรายละเอียดดังนี้ ในกรณีต้องการน าสินค้าชุดมาเป็นตัวประกอบของสินค้าชุดอีกชุดหนึ่ง คุณจะต้อง ก าหนดระดับของสินค้าชุดให้แตกต่างกัน
รูปที่ 16 หน้าจอรายละเอียดสินค้าชุด • ลำดับ ป้อนเลขลำดับรายการสินค้าว่าสินค้าที่คุณป้อนเข้าไปนั้น เป็นรายการลำดับที่เท่าใดของสินค้าชุด ซึ่งควรจะเริ่มลำดับตั้งแต่ 1 และสามารถป้อนรายการสินค้าได้ถึง 999 รายการต่อ 1รหัสสินค้าชุด • รหัสสินค้า ป้อนรหัสสินค้าตัวประกอบ โดยรหัสสินค้าดังกล่าวนี้จะต้องถูกกำหนดเมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้าแล้ว • จำนวน ป้อนจำนวนของสินค้าที่ประกอบอยู่ในสินค้าชุดนี้ • ราคาทุน ป้อนราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าตัวประกอบ โดยปกติโปรแกรมจะนำมาตรฐานของรหัสสินค้านี้ (ซึ่งป้อนไว้ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า) มาโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถแก้ไข ได้ตามความ เหมาะสม • ราคาขาย ป้อนราคาขายต่อหน่วยของสินค้าตัวประกอบ โดยปกติโปรแกรมจะนำ 1 ของรหัสสินค้านี้ (ซึ่ง ป้อนไว้ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า) มาแสดงให้โดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถแก้ไขได้ตามความ เหมาะสม
• ประเภท VAT หากเป็นสินค้าที่ไห้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุค่าในช่องนี้เป็น ได้รับยกเว้น VAT แต่หากเป็น สินค้าทั่วไปให้กำหนดเป็น อัตราปกติ สำหรับในช่องราคาทุนและราคาขาย จะมีความสำคัญอย่างมากในกรณีของสินค้าชุดธรรมดา เนื่องจากโปรแกรม จะนำไปใช้ในการเฉลี่ยราคาทุนให้กับสินค้าที่ซื้อเข้ามา และเฉลี่ยราคาขายให้กับสินค้าที่จำหน่ายออกไป ตัวอย่างเช่น สินค้าชุดที่1 (ชุดธรรมดา) จากตัวอย่างสินค้าชุดข้างต้น หากคุณซื้อสินค้าชุดที่ 1 เข้ามาในราคา 100 โปรแกรมจะเฉลี่ยราคาทุนให้กับสินค้า ตัวประกอบแต่ละตัวดังนี้ ราคาทุนรวมของสินค้าตัวประกอบทุกตัว (1 x 10) + (2 x 20) + (1 x 30) = 80 ราคาทุนที่เฉลี่ยให้กับสินค้า A = 100 x 10/80 = 12.5 ราคาทุนที่เฉลี่ยให้กับสินค้า B = 100 x 40/80 = 50 ราคาทุนที่เฉลี่ยให้กับสินค้า C = 100 x 30/80 = 37.5 สำหรับการเฉลี่ยราคาขายให้กับสินค้าตัวประกอบแต่ละตัวก็จะใช้วิธีการเช่นเดียวกัน แต่ใช้มูลค่าใน ช่องราคาขาย แทน หากคุณไม่ป้อนราคาทุนหรือราคาขายต่อหน่วยของแต่ละสินค้าตัวประกอบไว้ (ป้อนราคาต่อหน่วยเป็น 0.00) เมื่อ เกิดรายการซื้อหรือขายขึ้น โปรแกรมจะน าราคาทุนมาตรฐานและราคาขายที่ 1 แล้วแต่กรณี มาเฉลี่ยสัดส่วนเป็น ทุนหรือราคาขายของสินค้าแต่ละรายการให้โดยอัตโนมัติ
ในส่วนของสินค้าชุดพิเศษ โปรแกรมจะไม่มีการเฉลี่ยราคาทุนหรือราคาขาย แต่จะใช้ราคาขายของสินค้าชุด (พิเศษ) มาแสดงในรายงานเกี่ยวกับการบายโดยแสดงราคาขายที่รหัสสินค้าชุด โดยที่รหัสสินค้าตัวประกอบจะไม่ แสดงราคาขาย แต่หากไม่ได้ป้อนราคาขายไว้ที่สินค้าชุด ก็จะใช้ราคาขายที่ป้อนไว้ในช่องราคาขายของสินค้าตัว ประกอบมาแสดงในร้ายงานเกี่ยวกับระบบขายแทน (สินค้าชุดจะไม่มีราคาขาย) ในกรณีคุณต้องการสร้างสินค้าชุดขึ้นมาใหม่อีกชุดหนึ่ง โดยมีสินค้าตัวประกอบเหมือนกับสินค้าชุดเดิมทุกอย่าง หรืออาจจะมีสินค้าตัวประกอบใกล้เคียงกับสินค้าชุดเดิม เพื่ออำนวยความสะควกให้คุณไม่ต้องเสียเวลาป้อน รายละเอียดสินค้าชุดนี้ใหม่ทั้งหมด คุณสามารถคัดลอกสินค้าชุดเดิมไปเป็นสินค้าชุดใหม่ โดยคลิกเลือกที่ไอคอน คัดลอกสินค้าชุด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูป โดยจะให้คุณป้อนรหัสสินค้าชุดใหม่ เมื่อป้อนข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ชุม ตกลง หรือกค <F5> โปรแกรมจะสร้างสินค้าชุดใหม่โคยมีรายละเอียดทุกอย่างเหมือนกับสินค้าชุด เดิม (ยกเว้นรหัสสินค้า) ขึ้นมาให้ทันที รูปที่ 17 คลิกไอคอน คัดลอกข้อมูล เพื่อสร้างสินค้าชุดที่มีสินค้าตัวประกอบคล้ายคลึงกัน รูปที่ 18 การคัดลอกสินค้าชุดเดิมไปเป็นสินค้าชุดใหม่ กำหนดรายละเอียดสินค้าบริการ การให้บริการรับจ้างทำของ บริการห้องเช่า บริการที่จอดรถ หรือรายได้จากการให้บริการอื่น ๆ ซึ่งถือเป็นรายได้ ของกิจการจะต้องมีการบันทึกข้อมูลในโปรแกรมเช่นเดียวกับการซื้อ-ขายสินค้าตามปกติโดยมีข้อแตกต่างกันคือ การซื้อขายสินค้าทั่วไปจะมีการควบคุมการรับจ่ายของสต็อก แต่การซื้อหรือขายสินค้าบริการนี้จะไม่เกี่ยวข้องกับ ระบบสต็อกของกิจการรายละเอียดสินค้าบริการ
รูปที่ 19 หน้าจอรายละเอียดสินค้าบริการ การป้อนข้อมูลรายละเอียคสินค้าบริการ ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 4 รายละเอียดที่ต้องป้อนข้อมูลในหน้าจอ สินค้าบริการจะมีดังนี้ • รหัสสินค้า กำหนดรหัสสินค้าตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้ โดยจะใช้รูปแบบเดียวกับรหัสสินค้าทั่วไป, สินค้า ชุด จากข้อมูลตัวอย่างกำหนดไว้เป็น 99-!!!!!!!! ในรูปเป็น ตัวอย่างของรหัสสินค้าบริการ • ชื่อไทยและชื่ออังกฤษ ให้คุณระบุชื่อสินค้าบริการ ความยาวไม่เกิน 50 ตัวอักษร • หมวดสินค้า หมวดของสินค้าบริการชนิดนี้ เช่น บริการซ่อมแซม, บริการรับจ้างทำของซึ่งคุณสามารถ จำแนกรายละเอียดไว้ที่เมนูตารางข้อมูล ในหัวข้อของหมวดสินค้าได้ • หน่วยนับ หน่วยนับของสินค้าบริการ • ราคาขาย 1 -5 ให้ป้อนราคาขายตามความเหมาะสม
• หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเป็นพิเศษสำหรับสินค้าบริการรหัสนี้ • บัญชีรายได้ เลขที่บัญชีรายได้ที่ดึงมาจากในผังบัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อให้ โปรแกรมแสดงเลขที่บัญชีขึ้นมาให้เลือก โปรแกรมจะเครดิตบัญชีรายได้นี้เมื่อมีการเปิดบิลขายสินค้า บริการ • บัญชีรับคืน เลขที่บัญชีรับคืนซึ่งจะถูกนำไปใช้บันทึกบัญชีเพื่อเดบิตออกในสมุดรายวันกรณีมีการเปิดใบลด หนี้ให้กับลูกค้า ถ้าปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีในช่อง บัญชีรายได้ มาบันทึกบัญชี แทน • ต้นทุนบริการต่อหน่วย โดยปกติการให้บริการมักจะบันทึกเฉพาะรายได้ค่าแรงในการซ่อม แต่จะไม่บันทึก ต้นทุนค่าแรงที่ใช้ในการซ่อม ถ้าหากคุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกต้นทุนค่าแรงทุกครั้งเมื่อมีการ ให้บริการ ให้กำหนดมูลค่าต้นทุนของการบริการเข้าไป แต่หากไม่ต้องการบันทึกต้นทุนที่ใช้ในการซ่อม หรือไม่สามารถคำนวณหาต้นทุนในการให้บริการได้ ให้ป้อนตัวเลข 0 ในช่องข้อมูลนี้ และไม่ต้องป้อน เลขที่บัญชีในช่อง บ/ช ต้นทุนบริการ และ บ/ช เงินเดือน/ค่าแรง ด้วย • บ/ช ต้นทุนบริการ โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่อง ต้นทุนบริการ นี้ ในการบันทึกบัญชีด้าน เดบิตในสมุดรายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วยไว้ การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้ คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย • บ/ช เงินเดือนค่าเรง โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่องนี้ ในการบันทึกบัญชีด้านเครดิต ในสมุด รายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วยไว้ การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิกไอคอน รูปแว่นขยาย ตารางราคาขาย แม้ว่าจะได้มีการกำหนดราคาขายในเมนูรายละเอียดสินค้าไว้แล้ว แต่หากคุณต้องการกำหนดเงื่อนไขของราคา สินค้าเพิ่มเติม เช่น การกำหนดราคาขายพิเศษภายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง (โปรโมชั่น) หรือหากลูกค้ามีการซื้อเป็น จำนวนมากจะให้ส่วนลดพิเศษ หรือมีหน่วยนับขายแบบอื่น เช่น การขายสินค้าเป็นโหล เงื่อนไขเหล่านี้คุณสามารถ กำหนดเพิ่มเติมได้ที่เมนูตารางราคาขาย ถ้าจะให้โปรแกรมบันทึกต้นทุนค่าแรงที่ใช้ในการซ่อม คุณจะต้องป้อนมูลค่าต้นทุนต่อหน่วยลงไปที่ช่อง ต้นทุน บริการต่อหน่วย และต้องป้อนเลขที่ข้างถ่างทั้ง 2 บัญชีให้ครบ โปรแกรมจะลงบัญชีในส่วนนี้ให้ มิฉะนั้นจะลง เฉพาะบัญชีรายได้เท่านั้น
วิธีการป้อนข้อมูลในเมนูตารางราคาขาย เมื่อคุณเข้ามาใน เมนูสินค้า ข้อ 5 ตารางราคาขาย โปรแกรมจะแสดงรหัสสินค้า, หน่วยนับ, หน่วยขายพร้อมกับ ราคาขายทั้ง 5 ราคาที่คุณกำหนดไว้ที่เมนูรายละเอียดสินค้า ในกรณีของบริษัท Express Software Group ได้ กำหนดโปรโมชั่นการขายช่วงตั้งแต่วันที่ 08/06/43 จนถึงวันที่ 16/06/43 ไว้ดังนี้ จากตารางสินค้ารหัส 01-INTL-CL-600 ราคาขายปติราคาที่ 1 - 3 จะเป็น 7,500 7,900 8,400 และ 8,500 ตามลำดับ แต่ในช่วง 08/06/43 จนถึง 16/06/43 บริษัทจัดโปรโมชั่น โดยหากซื้อ 10 ตัวขึ้นไปจะขายในราคา 7,000 7,400 7,900 และ 8,000 ตามลำดับ แต่หากซื้อมากกว่า 20 ตัวขึ้นไป จะขายในราคา 6,800 7,200 7,700 และ 7,800 ตามลำดับ ส่วนสินค้ารหัส 02-GIGA-6Vx7 ในช่วงจัดโปรโมชั่นวันที่ 25/06/43 ถึงวันที่ 30/06/43 จะลดอีก 2%จากราคา ขายปกติ จากข้อมูลข้างต้น การกำหนดตารางราคาขายทำได้โดยเลือกรหัสสินค้าที่ต้องการขึ้นมา จากนั้นคลิกที่แท็บตาราง ราคาเสริม และป้อนรายละเอียดต่าง ๆ คังในรูป ราคาขายที่ 1 2 3 4 5 รหสั สนิคา้ ซอื้ตงั้แต่ 01-INTL-CL-600 ราคาปกติ 7500 7900 8400 8500 10 ตวัขนึ้ไป 7000 7400 7900 8000 20 ตวัขนึ้ไป 6800 7200 7700 7800 02-GIGA-6VX7 ราคาปกติ 3000 3200 3300 3350 15 ตวัขนึ้ไป ลด2% ลด2% ลด2% ลด2%
รูปที่ 20 ตารางราคาขายของสินค้า รูปที่ 21 ตารางราคาขายของสินค้า
กำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้า สินค้าบางชนิดที่มีการหมุนเวียนสูง หากมีสินค้าไม่เพียงพอที่จะจำหน่ายก็อาจจะทำให้สูญเสียโอกาสในการขาย ดังนั้นคุณควรจะกำหนดจุดสั่งซื้อสินค้า ซึ่งจะช่วยเตือนให้คุณสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเติมมือ สินค้าในสต็อกลดลงถึง จำนวนที่กำหนด นอกจากนั้นคุณสามารถใช้เมนูกำหนดจุดสั่งซื้อ เพื่อกำหนดจุดสั่งซื้อที่แตกต่างกันในแต่ละ ช่วงเวลาได้ เช่น หากคุณทราบว่าสินค้าบางตัวจะมีความต้องการในการซื้อจากลูกค้าเพิ่มขึ้นจากเดิมมากในบาง เวลา ซึ่งหากใช้จุดสั่งซื้อตามปกติอาจจะมีสินค้าไม่เพียงพอที่จะจำหน่ายได้ เช่น หากคุณสั่งซื้อของสินค้า ซีพียู Pentum III 500 Slot1 Tray ไว้ที่ 20 ตัวแต่คาดว่าตั้งแต่ต้นเดือนธันวาคมจะมีคำสั่งซื้อเข้ามาเป็นจำนวนอย่างต่ำ 50 ตัว รูปที่ 22 หน้าจอกำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้า
การป้อนข้อมูลในเมนูกำหนดจุดส่งซื้อสินค้า ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 8 ในหน้าจอนี้จะแสดงข้อมูลสินค้าทั้งหมดที่คุณได้ป้อนเข้าไปแล้ว ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า โดยจะแสดงรหัสสินค้า, คลัง และหน่วยนับ ดังนั้นคุณจะสามารถกำหนดจุดสั่งซื้อแยกตาม คลังสินค้าแต่ละคลังได้ สำหรับวิธีการกำหนดจุดสั่งซื้อ ให้เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการกำหนดจุดสั่งซื้อขึ้นมา จากนั้น ดับเบิ้ลคลิกที่ในส่วนของรายการในตารางเพื่อป้อนข้อมูลดังนี้ • เดือน/วัน ป้อนเดือนและวันที่ที่จะเริ่มกำหนดจุดสั่งซื้อ จากตัวอย่างในรูปกำหนดจุดสั่งซื้อเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 เดือน 6 ดังนั้นโปรแกรมจะแจ้งเตือน เมื่อเกิดผลต่างระหว่างสินค้าคงเหลือและจุดสั่งซื้อตั้งแต่วันที่ 1 เดือนมิถุนายนเป็นต้นไป (หากเกิดผลต่างก่อนหน้าวันที่เริ่มต้นสู้จะไม่มีการเตือนใด ๆ) • จุดสั่งซื้อ กำหนดจำนวนสินค้าคงเหลือขั้นต่ำที่จะต้องสั่งสินค้าเพิ่ม จากตัวอย่างให้กำหนดเป็น 20 ตัว • จำนวนสูงสุด กำหนดจำนวนคงเหลือสูงสุดที่ต้องการให้โปรแกรมแจ้งเดือน เนื่องจากการมี • สินค้าคงเหลือในสต็อกมากเกินไปจะมีผลต่อการหมุนเวียนของเงินทุนในกิจการนำมาวิเคราะห์และหา วิธีแก้ไขต่อไป • ซื้อครั้งละ จำนวนสินค้าที่จะต้องสั่งซื้อเพิ่มเติม เมื่อจำนวนสินค้าลดลงจนถึงจุดสั่งซื้อ • ยอดขาย โครงการ หากคุณมีโครงการที่ต้องใช้สินค้าเป็นจำนวนมาก เช่น กรณีที่คุณได้รับโครงการซึ่ง อาจจะเกิดจากการยื่นซองประกวดราคา หรือกรณีที่เกิดการขายเป็นกรณีพิเศษ เช่น การออกร้าน จำหน่ายสินค้าตามนิทรรศการต่าง ๆ ซึ่งต้องจัดเตรียมสินค้าเพิ่มมากขึ้นกว่าปกติ ให้ป้อนจำนวนสินค้าที่ คาดว่าะต้องสั่งเพิ่มมากกว่าจำนวนสั่งซื้อตามปกติเข้าไป สำหรับในช่วงเวลาตั้งแต่ต้นเดือนธันวาคม ซึ่งจากตัวอย่างคาคว่าจะมีคำสั่งซื้อจากลูกค้ามากกว่าปกติก็จะใช้วิธีการ กำหนดเช่นเดียวกัน แต่เปลี่ยนข้อมูลในช่อง เดือน/วัน เป็น 12/01 และช่อง จุดสั่งซื้อเป็น 50 (ดูข้างบนประกอบ) คุณสามารถสั่งพิมพ์รายงานการกำหนดจุดสั่งซื้อที่ป้อนข้อมูลเข้าไปออกมาตรวจสอบความถูกต้อง ได้จาก เมนู รายงาน 4.8.1 รายงานการกำหนดจุดสั่งซื้อ โปรแกรมจะแจ้งเตือนในรายงานสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ โดยใช้วิธีเปรียบเทียบระหว่างหมายเหตุ สินค้าคงเหลือกับจุด สั่งซื้อ ในกรณีที่คุณไม่ได้ป้อนยอดขายโครงการไว้ แต่หากมีการป้อนยอดขายโครงการ โปรแกรมจะเปรียบเทียบ ระหว่างยอดสินค้าคงเหลือกับจุดสั่งซื้อบวกด้วยยอดขายโครงการ
รายงานสินค้าที่ถึงจุดส่งซื้อ หากต้องการทราบว่าสินค้าใดบ้างที่คงเหลือต่ำกว่าจุคสั่งซื้อ คุณสามารถพิมพ์รายงานออกมาเพื่อตรวจสอบว่า จะต้องสั่งสินค้าชนิดใดเพิ่มเติม จำนวนกี่หน่วย โคยการสั่งพิมพ์ให้ปฏิบัติดังนี้ 1. เข้าที่ เมนูรายงาน 4.8 รายงานจุดสั่งซื้อ 2. เลือกรายงานที่ต้องการ เช่น สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ แยกตามหมวดสินค้าหรือแยกตามผู้จำหน่าย รูปที่ 23 ตัวอย่างรายงานสินค้าถึงจุดสั่งซื้อแยกตามหมวดสินค้า
กำหนดรายละเอียดผู้จำหน่าย ให้คุณป้อนรายละเอียคของผู้จำหน่ายสินค้าหรือหนี้สินใดก็ตาม ที่คุณต้องการควบคุมการตั้งยอดหนี้และการจ่าย ชำระหนี้ เช่น เงินกู้ยืม ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายของบริษัท ความแตกต่างระหว่างการกำหนดเจ้าหนี้การค้า หรือเจ้าหนี้ อื่น ขึ้นอยู่กับเลขที่บัญชีที่คุณกำหนดให้กับรหัสผู้จำหน่ายแต่ละราย(โปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีดังกล่าวนี้ไปใช้ใน การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน) รูปที่ 24 หน้าจอรายละเอียดผู้จำหน่าย การป้อนรายละเอียดผู้จำหน่ายให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 6 โดยมีรายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อนดังนี้ • รหัสผู้จำหน่าย ควรจะกำหนดรหัสผู้จำหน่ายให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาได้โดยสะดวกซึ่งสามารถใช้ได้ ทั้งตัวเลขและตัวอักษร เช่น หากมีผู้จำหน่ายจำนวนไม่มากนักอาจจะใช้ชื่อย่อของผู้จำหน่ายรายนั้น ๆ แต่หากมีผู้จำหน่ายเป็นจำนวนมาก และต้องการใช้รหัสผู้จำหน่ายสื่อความหมายที่มีประโยชน์อื่น เช่น ประเภทผู้จำหน่ายว่าเป็นผู้จำหน่ายประจำ, ผู้จำหน่ายชั่วคราว, ผู้จำหน่ายต่างประเทศ-ในประเทศ หรือ การแยกกันระหว่างรหัสเจ้าหนี้การค้ากับรหัสของหนี้สินอื่น ๆ ซึ่งหากเป็นในกรณีนี้ คุณจำเป็นที่จะต้อง ใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรในการสื่อความหมาย
• คำนำหน้าชื่อ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ร้าน หรือหากเป็นธุรกิจแบบเจ้าของคนเดียว ก็สามารถปล่อยช่อง ข้อมูลนี้ว่างไว้ได้ • ชื่อ ป้อนชื่อของบริษัท ห้างหุ้นส่วน ร้าน หรือชื่อบุคคล (กรณีเจ้าของคนเดียว) ป้อนได้ยาว 60 ตัวอักษร • ที่อยู่ ที่อยู่ของผู้จำหน่าย ป้อนได้ 2 บรรทัด แต่ละบรรทัดมีความยาว 50 ตัวอักษร • รหัสไปรษณีย์ รหัสไปรษณีย์ของที่อยู่ผู้จำหน่าย • เบอร์โทรศัพท์ เบอร์โทรศัพท์ของผู้จำหน่าย • ชื่อผู้ติดต่อ ชื่อบุคคลที่คุณติดต่อในการซื้อสินค้า • หมายเหตุ เป็นรายละเอียดเพิ่มเต็มเกี่ยวกับผู้จำหน่ายรายนี้ • เลขที่บัญชี ใช้เลขที่บัญชีจากในผังบัญชีที่สัมพันธ์กับรหัสผู้จำหน่ายรายนี้ เช่น หากในผังบัญชีของคุณมี การแยกเลขที่บัญชีของผู้จำหน่ายแต่ละรายไว้ เลขที่บัญชีในส่วนนี้จะต้องเป็นรายเดียวกับรหัสผู้จำหน่าย ที่ป้อนข้อมูลเข้าไป ซึ่งสามารถปฏิบัติได้หากมีผู้จำหน่ายจำนวนไม่มากนัก แต่หากมีผู้จำหน่ายเป็นจำนวน มากคุณไม่จำเป็นจะต้องแยกเลขที่บัญชีของรหัสผู้จำหน่ายแต่ละราย เนื่องจากหากคุณต้องการทราบ ยอดเจ้าหนี้คงเหลือ หรือยอดซื้อของผู้จำหน่ายแต่ละราย คุณสามารถดูข้อมูลเหล่านี้ได้จากรายงาน เจ้าหนี้หรือรายงานการซื้อประเกทต่าง ๆ ยกตามรหัสผู้จำหน่าย นอกจากนั้นข้อมูลที่สามารถป้อนในช่อง เลขที่บัญชีนี้ยังรวมถึงเลขที่บัญชีของหนี้สินประเภทอื่น เช่นค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เงินกู้ยืม • ประเภทผู้จำหน่าย ใช้ในการแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของผู้จำหน่าย เพื่อให้คุณสามารถใช้ในการสั่ง พิมพ์รายงานชนิดต่าง ๆ แยกตามประเภทผู้จำหน่ายได้ อาทิรายงานเจ้าหนี้, รายงานวิเคราะห์การซื้อ เป็นต้น • ขนส่งโดย การขนส่งสินค้าให้กับบริษัทของคุณ ของผู้จำหน่ายรายนี้ • เครดิต เครดิตการค้าซึ่งผู้จำหน่ายให้กับคุณ โปรแกรมจะแสดงเครดิตนี้ขึ้นมาให้อัตโนมัติ เมื่อคุณมีการ ซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ • เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขการชำระเงินของผู้จำหน่ายรหัสนี้ เช่น 2/10, n/30 แต่คุณสามารถนำ โปรแกรมไม่ได้นำข้อมูลในส่วนนี้ไปทำการคำนวณแต่อย่างใดเงื่อนไขนี้ไปแสดงในแบบฟอร์มใด ๆ ที่มี การอ้างถึงผู้จำหน่ายรหัสนี้ได้ • ประเภทราคา ระบุว่าหากมีการซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ ราคาซื้อของสินค้าแต่ละรายการ ที่คุณ ป้อนข้อมูลเข้าไปนั้น เป็นราคาซื้อที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 • ภาษีมูลค่าเพิ่ม อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้จำหน่ายรหัสนี้ เช่น 10% หรือ 7%
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ป้อนเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของผู้จำหน่ายรายนี้ (ใช้ในกรณีออก ใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย) • ส่วนลด ส่วนลดการค้าที่ผู้จำหน่ายมอบให้กับบริษัทคุณ โปรแกรมจะแสดงส่วนลดการค้านี้ขึ้นมาเมื่อคุณ มีการซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ • สาขา# ระบุลำดับของสาขาของผู้จำหน่ายรายนี้ หรือใส่เป็น 0 หากเป็นสำนักงานใหญ่และใส่เป็น -1 หากไม่ต้องการระบุ • ประเภทเงินได้ที่จ่าย หากค่าใช้จ่ายที่คุณต้องจ่ายให้กับผู้จำหน่ายรายนี้เป็นประเภทเงินได้ที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ระบุประเภทเงินได้ดังกล่าวเข้าไป เช่น ค่านายหน้า ค่าจ้างทำของ ค่าโฆษณา หรือหากมีการ ง่ายเงินได้หลายประเภท ก็อาจจะปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ และไปป้อนในขณะออกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายก็ได้ • วงเงินอนุมัติ ยอดสินเชื่อที่คุณสามารถซื้อสินค้าได้สูงสุดจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ โดยหากคุณพยายามซื้อ สินค้าเกินกว่ายอดวงเงินอนุมัติที่กำหนดไว้ โปรแกรมจะแจ้งเดือนขึ้นมา • อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย อัตราภาษีที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะขึ้นอยู่กับประเภทเงินได้ที่จ่ายเช่น ค่า นายหน้า หรือค่าจ้างทำของ • วันที่ซื้อล่าสุด โปรแกรมจะแสดงวันที่ซื้อสินค้าล่าสุดจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณจะ ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในส่วนนี้ได้ • หมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบุหมวดของภาษีเงินได้ เช่น ภงด.1 ภงด.3 ภงด.53 • เงื่อนไขการหักภาษี ปกติจะป้อนเป็น 1 ถือเป็นภาษีที่คุณหักไว้ แต่สำหรับการหักภาษีณ ที่จ่าย จาก พนักงานบริษัทของคุณ คุณสามารถระบุได้ว่าภาษีที่หักไว้นั้นจะเป็นการหักจากพนักงาน , ออกให้ ตลอดไปโดยบริษัท หรือออกให้เพียงครั้งเดียวในส่วนของช่องข้อมูล ยอดต้นปี ยอดคงเหลือ และ เช็ค จ่ายล่วงหน้า นั้น คุณจะไม่ต้องป้อนข้อมูลใด ๆ โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกให้โดยอัตโนมัติ โดยจะ แสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ • ยอดต้นปี จะแสดงยอดจำนวนเงินตามที่คุณบันทึกไว้จากเมนู การเงิน 2.5 บันทึกรายการเจ้าหนี้องค้างยกมา (ศึกษาวิธีการป้อนข้อมูลได้จากบทที่ 8 'การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัว') • ยอดคงเหลือ จะแสดงยอดที่เกิดจากยอดยกมาของผู้จำหน่ายรหัสนี้ บวกด้วยยอดซื้อเงินเชื่อ ใบเพิ่มหนี้ และลบด้วยยอดลดหนี้/ส่งคืนสินค้า ยอดจ่ายชำระหนี้ • ยอดเช็คจ่ายล่วงหน้า จะแสดงยอดเช็คจ่ายที่ยังไม่ผ่านบัญชีของผู้จำหน่ายรายนี้
ข้อมูลอื่น ๆ ในหน้าจอรายละเอียดผู้จำหน่าย นอกจากรายละเอียดต่าง ๆ ที่คุณต้องป้อนข้อมูลสำหรับประวัติผู้จำหน่ายแต่ละรายแล้ว ในหน้าจอรายละเอียดผู้ จำหน่ายนี้ คุณยังสามารถนำไปใช้เรียกดูข้อมูลที่น่าสนใจในรูปแบบต่าง ๆ ด้วย ดูการเคลื่อนไหวของผู้จำหน่ายแต่ละราย ให้คุณคลิกที่แท็บ ตารางสะสมยอดเงิน งวด 1-12 (แท็บที่ 2 ในหน้าจอรายละเอียดผู้จำหน่าย) รูปที่ 25 แท็บตารางสะสมยอดเงิน จะแสดงข้อมูลสรุปยอดการซื้อสินค้าระหว่างคุณกับผู้จำหน่าย จากในรูปจะแสดงยอคซื้อเงินสด. ซื้อเงินเชื่อ, ยอดเพิ่มหนี้, ยอดลดหนี้ และการจ่ายชำระหนี้ให้กับผู้จำหน่าย และ หากคลิกไปที่แท็บที่ 3 ก็จะพบกับการเคลื่อนไหวของผู้จำหน่ายรายนี้เช่นเดียวกัน แต่จะเป็นของงวดปีถัดไป
เช็ดจ่ายซึ่งยังไม่ตัดบัญชี ในแท็บที่ 4 นี้จะแสดงเลขที่เช็คซึ่งจ่ายให้กับผู้จำหน่ายรายนี้ แต่ยังไม่ถูกผ่านบัญชี รูปที่ 26 แท็บรายการเช็คเช็คจ่ายที่ยังไม่ผ่านบัญชี จะแสดงรายการเช็กจ่ายซึ่งยังไม่ถูกตัดบัญชีจากธนาคาร
บิลซื้อที่ยังค้างชำระ ในแท็บที่ 5 นี้โปรแกรมจะแสดงเลขที่ของบิลซื้อทั้งหมดซึ่งคุณยังค้างชำระกับผู้จำหน่าย รูปที่ 27 บิลซื้อที่ยังค้างชำระกับผู้จำหน่าย กำหนดรายละเอียดลูกค้า ให้คุณป้อนรายละเอียดของลูกค้าที่คุณต้องการควบคุมการตั้งยอดหนี้และการจ่ายชำระหนี้รวมทั้งลูกหนี้การค้า และลูกหนี้อื่น 1 ความแตกต่างระหว่างการกำหนดลูกหนี้การค้า หรือลูกหนี้อื่น ๆ ซึ่งจะอยู่กับเลขที่บัญชีที่คุณ กำหนดให้กับรหัสลูกค้าแต่ละราย (โปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีดังกล่าวนี้ไปใช้ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน)
รูปที่ 28 หน้าจอรายละเอียดลูกค้า • รหัสลูกค้า ควรจะกำหนดรหัสลูกค้าให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาได้โดยสะดวกสามารถใช้ได้ทั้งตัวเลขและ ตัวอักษร เช่น หากมีลูกค้าจำนวนไม่มากนักอาจจะใช้ชื่อย่อของลูกค้ารายนั้น ๆ แต่หากมีลูกค้าเป็น จำนวนมาก และต้องการใช้รหัสลูกค้าสื่อความหมายที่มีประโยชน์อื่น ๆ เช่น ประเภทลูกค้าว่าเป็นลูกค้า ทั่วไป, ตัวแทนจำหน่าย,ลูกค้าขายปลีก, ลูกค้าขายส่ง หรือแยกประเภทลูกค้าตามเขตพื้นที่ เช่น ตามภาค , จังหวัดหรือเขต รวมทั้งใช้ในการแยกความแตกต่างระหว่างรหัสลูกหนี้การค้าและรหัสลูกหนี้อื่น ๆ ซึ่ง หากเป็นในกรณีนี้คุณอาจจะต้องใช้ตัวเลขร่วมกับตัวอักษรในการสื่อความหมาย • คำนำหน้าชื่อ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ร้าน หรือกรณีเป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียวให้ปล่อย ช่องข้อมูลนี้ว่าง ไว้
• ชื่อ ชื่อของบริษัท ห้างหุ้นส่วน ร้าน หรือเป็นชื่อบุคคล (กรณีเป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียว) ป้อนได้ยาว 60 ตัวอักษร • ที่อยู่ ที่อยู่ของลูกค้า คุณสามารถป้อนได้ทั้งหมด 3 บรรทัด 2 บรรทัดแรกมีความยาว 50 ตัวอักษร ส่วน บรรทัดที่ 3 ยาว 30 ตัวอักษร • รหัสไปรษณีย์ รหัสไปรษณีย์ของที่อยู่ลูกค้า • เบอร์โทรศัพท์ เบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า • ชื่อผู้ติดต่อ ชื่อบุคคลผู้ที่คุณติดต่อเพื่อทำการบายสินค้า • หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่คุณต้องการป้อนเป็นพิเศษเกี่ยวกับลูกค้ารายนี้ เช่น"วางบิลทุกวันที่ 15 และ 30 ของเดือน" • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ป้อนเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของลูกค้ารายนี้ • สาขา# ระบุลำดับของสาขาของลูกค้ารายนี้ หรือใส่เป็น 0 หากเป็นสำนักงานใหญ่ และใส่เป็น -1 หากไม่ ต้องการระบุ • ประเภทลูกค้า ใช้ในการแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของลูกค้า เพื่อให้คุณสามารถใช้ในการสั่งพิมพ์ รายงานชนิดต่าง ๆ แยกตามประเภทลูกค้า อาทิ รายงานลูกหนี้, รายงานวิเคราะห์การขาย เป็นต้น • เลขที่บัญชี ใช้เลขที่บัญชีจากในผังบัญชีที่สัมพันธ์กับรหัสลูกค้ารายนี้ เช่น หากในผังบัญชีของคุณมีการ แยกเลขที่บัญชีของลูกค้าแต่ละรายไว้ เลขที่บัญชีในส่วนนี้ จะต้องเป็นรายเดียวกับรหัสลูกค้าที่ป้อนข้อมูล เข้าไป ซึ่งสามารถปฏิบัติได้หากมีลูกค้าจำนวนไม่มากนัก แต่หากมีลูกค้ำเป็นจำนวนมากคุณไม่จำเป็น จะต้องแยกเลขที่บัญชีของรหัสลูกค้าแต่ละราย เนื่องจากหากคุณต้องการทราบยอดลูกหนี้คงเหลือ หรือ ยอดขายของลูกค้าแต่ละราย คุณสามารถดูข้อมูลเหล่านี้ได้จากรายงานลูกหนี้หรือรายงานการขายแยก ตามรหัสลูกค้า • พนักงานขาย เพื่อเป็นการระบุว่าลูกค้ารายนี้อยู่ในความดูแลของพนักงานขายคนใดของบริษัท นอกจากนั้นยังช่วยให้คุณสามารถรู้ยอดขายของพนักงานขายแต่ละคน • เขตการขาย หากคุณมีการแบ่งพื้นที่การขายไว้หลายพื้นที่ คุณสามารถระบุเขตการขายของลูกค้ารายนี้ หากคุณกำหนดเขดการขายไว้ที่เมนูเริ่มระบบข้อ 2 กำหนดดารางข้อมูลแล้ว ให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกใช้งานตามความต้องการ และเช่น เดียวกับพนักงานขาย โปรแกรมจะสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ ยอดขายแยกตามเขตการขายนี้ได้
• ขนส่ง โดย ให้คุณป้อนวิธีการขนส่งสินค้าให้แก่ลูกค้ารายนี้ หากคุณได้กำหนดตารางข้อมูลแล้ว ให้คลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกดูวิธีการขนส่งทั้งหมดและเลือกใช้งานตามต้องการ • เครดิต ให้กำหนดจำนวนวันที่ให้คุณให้เครดิตแก่ลูกค้ารายนี้ ซึ่งโปรแกรมจะนำไปคำนวณวันครบกำหนด ในบิลขายให้โดยอัตโนมัติ • เงื่อนไขการชำระเงิน เป็นหมายเหตุส่วนลดที่จะมอบให้แก่ลูกค้า หากมีการชำระหนี้ภายในระยะเวลาที่ กำหนด เช่น 2/10, n/30 หมายถึง หากชำระเงินภายใน 10 วันจะได้ส่วนลด 2% และครบกำหนดชำระ ภายใน 30 วัน • ตารางราคา โปรแกรมจะให้คุณเลือกราคาขายสำหรับลูกค้ารายนี้ ซึ่งจะสัมพันธ์กับราคาขายของสินค้า ทั้ง 5 ราคาที่คุณกำหนดไว้ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า • ส่วนลด ส่วนลดการค้าที่คุณมอบให้กับลูกค้ารายนี้ โปรแกรมจะแสดงส่วนลดการค้านี้ขึ้นมาทุกครั้งที่คุณ มีการขายสินค้าให้แก่ลูกค้ารหัสนี้ • วงเงินอนุมัติ ยอดวงเงินสินเชื่อที่คุณให้กับลูกค้า โดยหากคุณพยายามขายสินค้ามากกว่าขอยวงเงินที่ อนุมัติ โปรแกรมจะแจ้งเตือนขึ้นมาทันทีขณะที่เปิดบิลขาย ในส่วนของช่องข้อมูล ยอดต้นปี ยอดคงเหลือ และ เช็ครับล่วงหน้า นั้น คุณจะไม่ต้องป้อนข้อมูลใด ๆ โปรแกรมจะ คำนวณและบันทึกให้โดยอัตโนมัติ โดยจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ • ยอดต้นปี จะแสดงยอดเงินที่บันทึกไว้ในเมนู การเงิน 1.6 บันทึกรายการลูกหนี้คงค้าง-ยกมา (ศึกษา วิธีการป้อนข้อมูลได้จากบทที่ 8 'การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้รายตัว) • วันที่บิลล่าสุด จะแสดงวันที่ของใบกำกับหรือบิลขายใบล่าสุดที่คุณเปิดให้กับลูกค้า • ยอดคงเหลือ จะแสดงยอดที่เกิดจากยอดยกมาของลูกค้ารหัสนี้ บวกด้วยยอดขายเงินเชื่อใบเพิ่มหนี้ และ ลบด้วยยอดลดหนี้/รับคืนสินค้า ยอดรับชำระหนี้ • ยอดเช็ครับล่วงหน้า จะแสดงยอดเช็ครับที่ยังไม่ผ่านบัญชีของลูกค้ารายนี้ ข้อมูลที่กำหนดในเมนูรายละเอียดลูกค้า เช่น พนักงานขาย, เขตการขาย, ราคาขาย ฯลฯ สามารถจะ เปลี่ยนแปลงได้ เมื่อคุณทำเอกสารที่อ้างถึงรหัสลูกค้าเหล่านี้
สถานที่ส่งของ ในบางครั้งสถานที่ที่ถูกค้าต้องการให้ส่งสินค้าอาจจะไม่ใช่ที่อยู่ของสำนักงานลูกค้า เช่น สำนักงานใหญ่อาจจะสั่งซื้อ สินค้า แต่ให้ส่งสินค้าให้กับแต่ละสาขาโดยตรง ในกรณีนี้คุณสามารถเพิ่มสถานที่ส่งของเพิ่มเติม โดยหลังจากที่คุณ ป้อนรายละเอียดลูกค้าในส่วนบนเรียบร้อยเละบันทึกข้อมูลแล้ว ให้คุณคลิกที่แท็บ รายการสถานที่ส่งสินค้า (เป็น แท็บสุดท้าย คุณต้องคลิกที่ลูกศรที่ชี้ไปทางขวา) ดังรูป รูปที่ 29 หน้าจอการป้อนรายละเอียดสถานที่ส่งของ • รหัสสถานที่ส่ง กำหนดรหัสสถานที่ส่ง โดยควรจะกำหนดให้สามารถสื่อความหมายได้ง่าย เพื่อสะดวกใน การที่ผู้ใช้งานจะนำไปใช้ จากในข้อมูลตัวอย่างกำหนดรหัสสถานที่ส่งของลูกค้าบริษัท สบายใจ จำกัด เป็น 'สบ01' ซึ่งหมายถึงเป็นสถานที่ส่งของแห่งที่ 1 ของบริษัท สบายใจ จำกัด
• ที่อยู่, โทร, ชื่อผู้ติดต่อ ที่อยู่ของสถานที่ส่งของ พร้อมทั้งเบอร์ โทร และชื่อผู้ติดต่อ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดนี้คุณ สามารถเลือกนำไปแสดงที่แบบฟอร์มใบกำกับภาษีได้ ข้อมูลอื่น ๆ ในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า นอกจากรายละเอียคต่าง ๆ ที่คุณต้องป้อนข้อมูลสำหรับประวัติลูกค้าแต่ละรายแล้วรายละเอียดลูกค้านี้ คุณยัง สามารถนำไปใช้เรียกดูข้อมูลที่น่าสนใจในรูปแบบต่าง ๆ ด้วย ดูการเคลื่อนไหวของลูกค้าแต่ละราย การดูความเคลื่อนไหวของลูกค้าแต่ละราย ให้คุณคลิกที่แท็บ ตารางสะสมยอดเงิน งวด 1-12 โดยในหน้าจอ ดังกล่าวนี้ จะแสดงยอดขายเงินสด ขายเงินเชื่อ ยอดเพิ่มหนี้ ขอคลคหนี้ และการรับชำระหนี้ของลูกค้าแต่ละราย เมื่อคลิกที่แท็บที่ 2 ก็จะพบกับการเคลื่อนไหวของลูกค้ารายนี้เช่นเดียวกัน แต่จะเป็นของงวดปีถัดไป รูปที่ 30 แท็บตารางสะสมยอดเงิน จะแสดงรายการเคลื่อนไหวของลูกค้า
เช็ครับจากลูกค้าซึ่งยังไม่ผ่านเข้าบัญชี ในแท็บที่ 4 นี้ จะแสดงเช็ครับที่ยังไม่ผ่านบัญชี รูปที่ 31 แท็บที่ 4 จะแสดงรายการเช็คที่ยังไม่ผ่านบัญชี ประวัติเช็คคืนของลูกค้าแต่ละราย ในแท็บที่ 5 นี้ จะแสดงเช็คที่ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน (เช็คเด้ง) รูปที่ 32 รายการเช็ดที่ยังมีปัญหาของลูกค้า
ใบกำกับที่ยังค้างชำระ ในเเท็บที่ 6 จะแสดงเลขที่ใบกำกับซึ่งลูกค้ายังค้างชำระกับคุณทั้งหมดขึ้นมา ในช่อง ขอดคงเหลือจะแสดงยอดหนี้ ที่ยังค้างชำระ ส่วนในช่อง จำนวนเงิน จะเป็นยอดตามใบกำกับภาษีเต็มจำนวน รูปที่ 33 ใบกำกับหรือบิลขายที่ยังค้างชำระของลูกค้า
รายละเอียดพนักงานขาย การกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานขาย รวมทั้งเป้าการขาย เพื่อนำไปใช้ประกอบการออกบิล รูปที่ 34 หน้าจอรายละเอียดพนักงานขาย ให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 8 รายละเอียดพนักงานขาย รายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อน จะมีดังต่อไปนี้ • รหัสพนักงานขาย รหัสที่จะใช้แทนชื่อของพนักงานขาย ซึ่งสามารถกำหนดรหัสโดยใช้ทั้งตัวเลข และ ตัวอักษร แต่หากคุณมีพนักงานขายจำนวนไม่มากนัก อาจจะใช้ชื่อย่อของพนักงานขาย • ชื่อพนักงานขาย ชื่อของพนักงานขาย ป้อนได้ยาว 45 ตัวอักษรตำแหน่ง • ตำแหน่งงานของพนักงานขายรายนี้ • ประเภท ประเภทของพนักงานขาย โดยอาจจะแบ่งเป็นพนักงานขายประจำ หรือพนักงานขายชั่วคราว (สามารถกำหนดประเภทพนักงานขายได้จาก เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2กำหนดตารางข้อมูล และเลือกที่ ประเภทพนักงานขาย)
• เขตการขาย เขตการขายที่อยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานขายรหัสนี้พนักงานขายต้องดูแลเขตการ ขายมากกว่า 1 พื้นที่ ให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ • อัตราค่าคอมมิชชั่น อัตราเปอร์เซ็นต์ผลตอบแทนที่จะให้กับพนักงานขายในกรณีที่ขายสินค้าได้ • ที่อยู่ ที่อยู่ของพนักงานขาย • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของพนักงานขาย • เลขที่บัตรประกันสังคม เลขที่บัตรประกันสังคมของพนักงานขาย รูปที่ 35 หน้าจอกำหนดเป้าการขายของพนักงานขาย และหากคุณต้องการกำหนดเป้าการขายของพนักงานขาย ให้คลิกที่แท็บที่ 2 กำหนดเป้าการขาย จะแสดงหน้าจอดังรูป
คุณจะสามารถบันทึกเป้าการขายได้ทั้งหมด 24 เดือนนับจากวันที่เริ่มต้นใน เมนูเริ่มระบบข้อ 3 รอบบัญชี โดย โปรแกรมจะนำเป้าการขายดังกล่าวไปใช้ในการเปรียบเทียบกับยอดขายที่เกิดขึ้นจริงของพนักงานขายแต่ละราย โดยแสดงไว้ในส่วนของรายงาน กำหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝาก ให้คุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากธนาคารของบริษัท โดยป้อนบัญชีเงินฝากทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบัญชีออม ทรัพย์, กระแสรายวัน หรือเงินฝากประจำ เพื่อใช้ในการเดินรายการซึ่งเกี่ยวข้องกับบัญชีเงินฝาก เช่น การฝากเงินถอนเงิน, การรับเช็ค-จ่ายเช็ค, การโอนเงินผ่านบัญชีเพื่อชำระหนี้ ฯลฯ รูปที่ 36 หน้าจอรายละเอียดบัญชีเงินฝาก การกำหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝาก ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 3.7 รายละเอียดบัญชีเงินฝากรายละเอียดข้อมูลที่ จะต้องป้อนจะมีดังต่อไปนี้ • รหัสบัญชี จากในรูป เป็นบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน โดยกำหนดรหัสบัญชีเป็น C1 เพื่อสื่อ ความหมายว่าเป็นบัญชีกระแสรายวัน (Current Account) บัญชีที่ 1 • ชื่อบัญชีเงินฝาก สาขา สมุดบัญชีเลขที่ ให้ป้อนข้อมูลตามสมุดบัญชีเงินฝากที่เปิดไว้กับทางธนาคาร
• ชื่อย่อ ป้อนชื่อย่อของธนาคารที่เปิดบัญชีเงินฝากไว้ เช่น ธนาคารกรุงเทพฯ จำกัด ก็จะเป็น BBL หรือ ธนาคารกสิกร ไทยก็จะเป็น TF B เพื่อใช้แสดงในรายงานหรือแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง • เลขที่บัญชี คุณสามารถคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย (หรือคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเลขที่บัญชีจาก ผังบัญชี โดยมีข้อควรระวังคือจะต้องระบุเลขที่บัญชีให้สัมพันธ์กับประเภทบัญชีที่ป้อนข้อมูลเข้าไป เช่น หากเป็นบัญชีเงินฝากประจำก็ต้องใช้เลขที่บัญชีในผังบัญชีเป็นเงินฝากประจำโดยโปรแกรมจะนำเลขที่ บัญชีดังกล่าวนี้ไปใช้บันทึกในสมุดรายวัน เมื่อคุณมีการเดินรายการเกี่ยวกับบัญชีนี้ การพิมพ์รายการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝาก ในโปรแกรม Express หลังจากคุณมีการเดินรายการเกี่ยวกับบัญชีเงินฝาก เช่น การฝากเงิน ถอนเงิน การโอนเงิน ระหว่างบัญชี การรับ-จ่ายเช็ด คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องระหว่างการเดินรายการในโปรแกรมกับใบแจ้ง รายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก (Bank Statement) จากธนาการได้โดยเลื่อนไปที่ข้อมูลของธนาคารซึ่งคุณ ต้องการตรวจสอบ จากนั้นจึงคลิกไอคอนพิมพ์เอกสาร เพื่อสั่งพิมพ์ต่อไป รูปที่ 37 รายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากเมื่อพิมพ์ทางจอภาพ
กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ นอกจากค่าใช้จ่ายด้านต้นทุนสินค้าที่มีไว้เพื่อขายแล้วในการประกอบธุรกิจคุณยังต้องมีค่าใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ อีก อาทิ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าสำนักงาน ค่าโทรศัพท์ฯลฯ และค่าใช้จ่ายในการขาย เช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งต้องมีการบันทึกเข้าในระบบของโปรแกรมเพื่อคำนวณหาผลการดำเนินงานและ ฐานะทางการเงินที่ถูกต้องตามความเป็นจริงด้วย เช่นกัน การกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ จะช่วยอำนวย ความสะดวกให้ผู้ใช้งานซึ่งไม่ชำนาญในการบันทึกบัญชี (เดบิต, เครคิด) ในสมุดรายวัน สามารถทำงานทางด้าน บัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยเมื่อต้องการบันทึกค่าใช้จ่าย ก็เพียงแต่นำรหัสค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่กำหนดขึ้นมานี้ไปบันทึก ในเมนูบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันให้โดยอัตโนมัติ การกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่าชอื่น ๆ ให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 7 โดยรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องป้อนจะมีดังนี้ รูปที่ 38 หน้าจอรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
• รหัสค่าใช้จ่าย จะใช้รูปแบบเดียวกับรหัสสินค้าทั่วไป, สินค้าชุด, สินค้าบริการ ซึ่งจากข้อมูลตัวอย่างของ โปรแกรม กำหนดรูปแบบของรหัสสินค้าไว้เป็น 99-!!!!!!! ในรูปเป็นตัวอย่างของรหัสค่าใช้จ่ายอื่น ๆ • ชื่อไทยและชื่ออังกฤษ ให้คุณระบุรายละเอียดของค่าใช้จ่าย ซึ่งสามารถให้ความหมายของรหัสค่าใช้จ่ายที่ กำหนดไว้ได้ โดยสามารถกำหนดได้ทั้งรายละเอียดภาษาไทยและภาษาอังกฤษ • หมวดสินค้า หมวดของค่าใช้จ่ายชนิดนี้ เช่น ค่าใช้จ่ายสำนักงาน , ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ซึ่งคุณสามารถ จำแนกรายละเอียดไว้ที่เมนูตารางข้อมูล ในหัวข้อของหมวดสินค้าได้หน่วยนับ หน่วยนับของค่าใช้จ่าย ซึ่ง คุณจะป้อนข้อมูลหรือไม่ก็ได้ • ประเภท VAT หากเป็นค่าใช้จ่ายที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุค่าในช่องนี้เป็น ได้รับยกเว้นVAT แต่หาก เป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปให้กำหนดเป็น อัตราปกติ • จำนวนเงิน หากค่าใช้จ่ายที่กำหนดนี้ มีการจ่ายเป็นจำนวนเงินเท่ากันทุกครั้ง ให้คุณป้อนจำนวนเงิน ดังกล่าวเข้าไป แต่หากจำนวนที่จ่ายไม่เท่ากันทุกครั้ง ให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ คุณสามารถป้อน ยอดเงินในขนะที่บันทึกค่าใช้จ่าย ได้อีกครั้งหนึ่ง • หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเป็นพิเศษสำหรับค่าใช้จ่ายรหัสนี้ • บัญชีค่าใช้จ่าย เลขที่บัญชีค่าใช้จ่ายที่ดึงมาจากในผังบัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อให้ โปรแกรมแสดงเลขที่บัญชีขึ้นมาให้เลือก เลขที่บัญชีดังกล่าวนี้จะถูกใช้ในการบันทึกในสมุดรายวันเมื่อมี การบันทึกค่าใช้จ่ายรหัสนี้ กำหนดรายละเอียดรายได้อื่นๆ นอกจากรายได้จากการขายสินค้า ซึ่งถือว่าเป็นรายได้หลักแล้ว คุณอาจจะมีรายได้ประเภทอื่น ๆ จากการดำเนิน ธุรกิจ เช่น รายได้จากการจำหน่ายคอมพิวเตอร์ที่ตกรุ่น และการกำหนครายละเอียดรายได้อื่น ๆ นี้ยังจะช่วย อำนวยความสะดวกให้ผู้ซึ่งไม่ชำนาญในการบันทึกบัญชี (เดบิต, เครคิด) ในสมุดรายวัน สามารถทำงานทางด้าน บัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยเมื่อต้องการบันทึกรายได้ ก็เพียงแต่นำรหัสรายได้ที่กำหนดไว้นี้ไปบันทึกในมนูบันทึก รายได้อื่น โปรแกรมก็จะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันให้
รูปที่ 39 หน้าจอรายละเอียดรายได้อื่น ๆ การป้อนรายละเอียดรายได้อื่น ให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 7 รายละเอียดต้องป้อน จะมีดังนี้ • รหัสรายได้ จะใช้รูปแบบเดียวกับรหัสสินค้าค้าทั่วไป, สินค้าชุด, สินค้า • ชื่อไทยและชื่ออังกฤษ ให้คุณระบุรายละเอียดของรายได้ ซึ่งสามารถให้ความหมายของรหัสรายได้ที่ กำหนดไว้ได้ โดยกำหนดได้ทั้งรายละเอียดภาษาไทยและภาษาอังกฤษ • หมวดสินค้า หมวดของรายได้ชนิดนี้ เช่น รายได้เบ็ดเตล็ด , รายได้อื่น และหากต้องการนำข้อมูลที่ได้ บันทึกไว้ที่เมนูตารางข้อมูล มาบันทึกในรายละเอียดรายได้ ให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย ขณะอยู่ที่ช่อง ข้อมูลหมวดสินค้านี้ • หน่วยนับ หน่วยนับของรายได้ ซึ่งคุณจะป้อนข้อมูลหรือไม่ก็ได้
• จำนวนเงิน หากรหัสรายได้ที่กำหนดนี้ มีการรับเป็นจำนวนเงินเท่ากันทุกครั้ง ให้คุณป้อนจำนวนเงิน ดังกล่าวเข้าไป แต่หากจำนวนที่รับไม่เท่ากันทุกครั้ง ให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ โดยคุณจะสามารถป้อน ยอดเงินในขณะที่บันทึกรายได้อื่น ๆ ได้อีกครั้งหนึ่ง • หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเป็นพิเศษสำหรับรายได้รหัสนี้ • บัญชีรายได้ เลขที่บัญชีรายได้ที่ดึงมาจากในผังบัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อให้ โปรแกรมแสดงเลขที่บัญชีขึ้นมาให้เลือก โปรแกรมจะเครดิตบัญชีรายได้นี้เมื่อมีการบันทึกรับรายได้อื่น ๆ • บัญชีรับคืน เลขที่บัญชีรับคืนซึ่งจะถูกนำไปใช้บันทึกบัญชีเพื่อเดบิตออกในสมุดรายวันกรณีมีการเปิดใบลด หนี้ให้กับลูกค้า ถ้าปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีในช่อง บัญชีรายได้ มาบันทึกบัญชี แทน • ต้นทุนบริการต่อหน่วย โดยปกติการให้บริการมักจะบันทึกเฉพาะรายได้ค่าแรงในการซ่อม แต่จะไม่บันทึก ต้นทุนค่าแรงที่ใช้ในการซ่อม ถ้าหากคุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกต้นทุนค่าแรงทุกครั้งเมื่อมีการ ให้บริการ ให้กำหนดมูลค่าต้นทุนของการบริการเข้าไป แต่หากไม่ต้องการบันทึกต้นทุนที่ใช้ในการซ่อม หรือไม่สามารถคำนวณหาต้นทุนในการให้บริการได้ ให้ป้อน 0 ในช่องข้อมูลนี้ และไม่ต้องป้อนเลขที่บัญชี ในช่อง บ/ช ต้นทุนบริการ และ บ/ช เงินเดือน/ค่าแรง • บช ต้นทุนบริการ ไปรแกรมจะใช้ลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่อง ต้นทุนบริการ นี้ ในการบันทึกบัญชีด้านเด บิตในสมุดรายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการไว้การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิกไอคอน รูปแว่นขยาย • บช เงินเดือนคำแรง โปรแกรมจะใช้ลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่องนี้ ในการบันทึกบัญชีด้านเครดิต ในสมุด รายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วยไว้ การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิกไอคอน รูปแว่นขยาย รหัสรายไว้อื่น ๆ นี้ จะเหมือนกับรหัสสินค้าบริการ การลงบัญชีก็จะคล้ายกัน แต่ต่างกันตรงที่ เมื่อไปทำ เอกสารที่เมนูขาย ข้อ ร. บันทึกรายได้อื่น ๆ ตรงนั้นจะมองไม่เห็นรหัสของสินค้าบริการ
บทที่ 8 การบันทึกยอดยกมาของระบบต่าง ๆ หลังจากกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักที่มีความจำเป็นต่อการป้อนข้อมูลในโปรแกรมแล้ว คุณควรจะป้อนยอด ยกมาของแต่ละแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น การป้อนยอดยกมาของระบบสินค้า ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้หรือ ระบบบัญชี ก่อนที่จะเริ่มการทำงานในโปรแกรม แม้ว่าคุณจะสามารถป้อนรายการค้า เช่น การซื้อ การ ขาย เข้าไปก่อนแล้วจึงย้อนกลับมาเพื่อป้อนยอดยกมาในภายหลังได้แต่การป้อนยอดมาของระบบต่าง ๆ เข้าไปก่อนนั้น จะช่วยให้โปรแกรมสามารถประมวลผลเพื่อให้ได้ข้อมูลฐานะทางการเงิน หรือผลการ ดำเนินงานที่ถูกต้องตามความเป็นจริงได้ การบันทึกยอดยกมาของสินค้า การป้อนยอดยกมาของสินค้าของสินค้าแต่ละชนิด ให้คุณเข้าที่เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า โดย วิธีการป้อนยอดยกมาจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกใช้วิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าแบบใด ระหว่างระบบ เข้าก่อน ออกก่อน(FIFO)และระบบ ถัวเฉลี่ย(Average) กรณีกำหนดวิธีคิดต้นทุนสินค้าแบบ FIFO 1.เลือกสินค้าที่ต้องการจะป้อนยอดยกมา 2.คลิกที่แท็บ ล็อตสินค้ายกมา (หรือกด <F7> ) ในหน้าจอรายละเอียดสินค้า ดังรูป จะปรากฏหน้าจอให้ ป้อนล็อตสินค้าที่ยกมาเป็นแต่ละล็อต
รูปที่ 1 หน้าจอการป้อนข้อมูลยอดยกมา ตามวิธี FIFO 3. ดับเบิ้ลคลิก (หรือกด <AIt+A>) กรณีที่ทราบว่ายอดยกมาของสินค้าเป็นของสินค้าล็อตใดบ้าง ให้ป้อนวันที่ ของล็อตสินค้าที่ยกมา, คลังที่เก็บล็อตสินค้านั้น ๆ, เลขที่เอกสาร, จำนวนสินค้าที่ยกมาซึ่งต้องคำนวณให้เป็นหน่วย นับย่อยก่อนจะป้อนข้อมูลเข้าไป, มูลค่าต้นทุนรวมของล็อตสินค้าที่ยกมา (จำนวนสินค้าที่ยกมา x ราคาทุนต่อ หน่วย) ส่วนในช่องจำนวน ปป. (ปรับปรุง) และมูลค่า ปป. ให้ปล่อยว่างไว้ 4. เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล หรือคลิกในบรรทัดที่ว่าง โปรแกรมจะทำ การบันทึกข้อมูล ให้เช่นเดียวกัน กรณีไม่ทราบว่าสินค้าที่ยกมาเป็นของล็อตสินค้าใดบ้าง ให้ป้อนโดยวิธีเดียวกับข้อ 3. เว้นแต่ในช่องเลขที่เอกสารให้ใส่เป็นคำว่า 'ยอดยกมา' และในช่องจำนวนเดิม ให้ ป้อนยอดยกมา รวมของทุกล็อต
กรณีกำหนดวิธีคิดต้นทุนสินค้าแบบ Average รูปที่ 2 หน้าจอการป้อนข้อมูลยออดยกมาตามวิธี Average 1. เลือกสินค้าที่ต้องการจะป้อนยอดยกมา 2. คลิกที่แท็บ คลังสินค้า (หรือกค <F8>) จะปรากฎหน้จอให้ป้อนยอดยกมาของสินค้าในแต่ละคลัง 3. ดับเบิ้ลคลิกที่คลังสินค้า (หรือกด <AIt+E>) ซึ่งต้องการป้อนยอดยกมา โดยป้อนจำนวนและมูลค่าต้นทุนรวมที่ ยกมา (จำนวนสินค้าที่ยกมา x ราคาทุนต่อหน่วย) ในช่องยอดยกมาและมูลค่ายกมาตามลำดับ 4. กรณีคลังสินค้าที่ต้องการป้อนยอดยกมาไม่มีแสดงอยู่ในหน้าจอนี้ ให้คุณเพิ่มรหัสคลังสินค้าอื่น ๆที่มีอยู่เข้าไป และป้อนยอดยกมาของสินค้าด้วยวิธีเช่นเดียวกันกับข้อ 3 5. เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล และคลิกไอคอนยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล (หรือกด <Esc> แทนก็ได้) เพื่อออกจากหน้าจอการป้อนยอดยกมา นอกจากการป้อนยอดยกมาของสินค้าแต่ละชนิดแล้ว คุณจะต้องป้อนยอดยกมาทางบัญชีด้วย และหากคุณใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic คุณจะต้องบันทึกสินค้ายกมาใน เมนู บัญชีข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ อีกขั้นตอนหนึ่ง
การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัว หากคุณมีหนี้ที่ยังค้างชำระกับผู้จำหน่ายรายใด ๆ ก่อนวันเริ่มใช้งานโปรแกรม คุณจะต้องป้อนรายการดังกล่าวเข้า ในโปรแกรมด้วย โดยโปรแกรมจะถือว่ายอดดังกล่าวเป็นยอดยกมาของเจ้าหนี้รายนั้นๆ รูปที่ 3 หน้าจอบันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง-ยกมา การป้อนยอดยกมาของเข้าหนี้แต่ละราย หากคุณเก็บรายละเอียดได้ว่ายอดหนี้ค้างชำระดังกล่าวเป็นของเอกสาร เลขที่ใด ก็ควรจะป้อนข้อมูลเป็นแต่ละเอกสารเข้าไป แต่หากไม่ทราบรายละเอียดคุณสามารถป้อนข้อมูลเป็นยอด หนี้คงค้างทั้งหมดของเจ้าหนี้รายนั้น ๆ ในเอกสารเดียวกันก็ได้การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัวให้คุณเข้าที่เมนู การเงิน 2.5 บันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง+ยกมารายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อน จะมีดังต่อไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบรับสินค้าฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 7 กำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน