PRINSIP PENGURUSAN

OUM Business School

BBPP1103

Prinsip Pengurusan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

BBPP1103
PRINSIP
PENGURUSAN

Shahrol Aman Ahmad
Azhari Ramli
Nasri Nalimi
Azelin Aziz
Prof Madya Dr Santhi Raghavan

CCooppyyrriigghhtt ©© OOppeenn UUnniivveerrssitityy MMaallaayyssiaia ((OOUUMM))

Pengarah Projek: Prof Dato’ Dr Mansor Fadzil
Penulis Modul: Prof Dr Wardah Mohamad
Open University Malaysia
Penyederhana:
Penterjemah: Shahrol Aman Ahmad
Dibangunkan oleh: Azhari Ramli
Nasri Nalimi
Azelin Aziz
Universiti Utara Malaysia

Prof Madya Dr Santhi Raghavan
Open University Malaysia

Dr Wardah Mohamad
Open University Malaysia

Tun Nur Afizah Zainal Ariff
Universiti Sains Islam Malaysia

Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi
Open University Malaysia

Edisi Pertama, Ogos 2012
Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM), Ogos 2012, BBPP1103
Hak cipta terpelihara. Tiada bahagian daripada bahan ini boleh disalin semula dalam mana-mana
cara tanpa kebenaran secara bertulis daripada Presiden Open University Malaysia (OUM).

CCooppyyrriigghhtt ©© OOppeenn UUnniivveerrssitityy MMaallaayyssiaia ((OOUUMM))

Isi Kandungan

Panduan Kursus xiăxvii

Topik 1 Apakah itu Pengurusan? 1
1.1 Definisi Pengurusan 2
1.2 Siapakah Pengurus? 3
3
1.2.1 Fungsi-fungsi Pengurusan 5
1.2.2 Peranan Pengurus 8
1.2.3 Kemahiran Seorang Pengurus 10
1.3 Jenis-jenis Pengurus 11
1.4 Evolusi Teori Pengurusan 12
1.4.1 Perspektif Klasikal 17
1.4.2 Perspektif Kemanusiaan 18
1.4.3 Pendekatan Pengurusan Kuantitatif 19
1.4.4 Pendekatan Kontemporari 23
Rumusan 24
Kata Kunci

Topik 2 Perancangan 25
2.1 Definisi Perancangan 26
2.2 Bagaimana Merancang Dengan Berkesan? 27
2.3 Jenis-Jenis Perancangan 31
2.4 Kelebihan-kelebihan dan Kelemahan-kelemahan
35
Perancangan 36
2.4.1 Kelebihan-kelebihan Perancangan 37
2.4.2 Kelemahan-kelemahan Perancangan 40
Rumusan 40
Kata Kunci

Topik 3 Pembuatan Keputusan 41
3.1 Persekitaran Pembuatan Keputusan 42
43
3.1.1 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Kepastian
3.1.2 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan 43
43
Ketidakpastian 46
3.1.3 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Berisiko
3.2 Proses Pembuatan Keputusan yang Rasional

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

iv  ISI KANDUNGAN

3.3 Batasan-batasan dalam Pembuatan Keputusan Rasional 48
3.3.1 Kesilapan Umum dalam Pembuatan Keputusan 49
3.3.2 Kerasionalan Terbatas 50
3.3.3 Persekitaran Berisiko 51
51
3.4 Bagaimana Memperbaiki Pembuatan Keputusan 52
3.4.1 Menggunakan Peraturan dan Ujian 54
3.4.2 Menggunakan Kumpulan 55
55
3.5 Kaedah-kaedah Pembuatan Keputusan Berkumpulan 56
3.5.1 Sumbangsaran 57
3.5.2 Teknik Kumpulan Nominal
3.5.3 Teknik Delphi 58
3.5.4 Kelebihan-kelebihan Pembuatan Keputusan
Berkumpulan 59
3.5.5 Kelemahan-kelemahan Pembuatan Keputusan 63
Berkumpulan 63

Rumusan 64
Kata Kunci 65
65
Topik 4 Reka Bentuk Organisasi 66
4.1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 66
67
4.1.1 Strategi Organisasi 67
4.1.2 Saiz Organisasi 67
4.1.3 Teknologi 71
4.1.4 Persekitaran 72
4.2 Mereka Bentuk Struktur Organisasi 73
4.2.1 Penjabatanan 73
4.3 Autoriti 74
4.3.1 Rantaian Arahan 75
4.3.2 Autoriti Lini dan Staf 76
4.3.3 Fungsi Lini dan Staf 77
4.3.4 Jangkauan Kawalan 77
4.4 Pemusatan dan Pemencaran 79
4.5 Reka Bentuk Kerja 79
4.5.1 Pengkhususan Kerja 86
4.5.2 Pusingan, Perluasan dan Pengayaan Kerja 86
4.6 Reka Bentuk Proses Organisasi
4.6.1 Kemunculan Reka Bentuk Organisasi Baru
Rumusan
Kata Kunci

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

ISI KANDUNGAN  v

Topik 5 Pengurusan Sumber Manusia 87
5.1 Menentukan Keperluan Sumber Manusia 88
89
5.1.1 Analisis Kerja 91
5.1.2 Ramalan 92
5.2 Perekrutan/Pengambilan 92
5.2.1 Perekrutan Dalaman 93
5.2.2 Perekrutan Luaran 94
5.3 Pemilihan Pekerja Berkelayakan 94
5.3.1 Borang Permohonan dan Resume 95
5.3.2 Rujukan dan Semakan Latar Belakang 95
5.3.3 Ujian Pemilihan 97
5.3.4 Temu Duga 98
5.4 Pembangunan Pekerja Berkelayakan 99
5.4.1 Orientasi 99
5.4.2 Latihan 99
5.4.3 Menentukan Keperluan Latihan 101
5.4.4 Kaedah Latihan 103
5.5 Penilaian Prestasi 104
5.5.1 Siapa yang Harus Menilai? 105
5.5.2 Kaedah-kaedah Penilaian Prestasi 107
5.6 Mengekalkan Pekerja Berkelayakan 109
5.7 Pemisahan Pekerja 109
5.7.1 Pemberhentian Pekerja 110
5.7.2 Pengecilan 111
5.7.3 Persaraan 112
5.7.4 Pusing Ganti Pekerja 115
Rumusan 116
Kata Kunci
117
Topik 6 Komunikasi dalam Organisasi 118
6.1 Definisi Komunikasi 121
6.2 Jenis-jenis Komunikasi 121
124
6.2.1 Komunikasi Formal 125
6.2.2 Komunikasi Tidak Formal 125
6.2.3 Komunikasi Bukan Lisan 125
6.3 Meningkatkan Keberkesanan Komunikasi
6.3.1 Halangan dalam Komunikasi 127
6.3.2 Langkah-langkah Mengatasi Halangan dalam 132
132
Komunikasi
Rumusan
Kata Kunci

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

vi  ISI KANDUNGAN

Topik 7 Motivasi 133
7.1 Model Klasikal dan Pengurusan Saintifik 134
135
7.1.1 Pendekatan-pendekatan dalam Motivasi 136
7.2 Pendekatan Berasaskan Keperluan 136
138
7.2.1 Hierarki Keperluan Maslow 140
7.2.2 Model Dua Faktor 141
7.2.3 Teori Perolehan Keperluan 141
7.3 Pendekatan Berasaskan Proses 142
7.3.1 Teori Jangkaan 144
7.3.2 Teori Ekuiti 145
7.3.3 Model Penetapan Matlamat 149
7.3.4 Model Pengukuhan 150
Rumusan
Kata Kunci 151
152
Topik 8 Kepimpinan 152
8.1 Pendekatan Kepimpinan 158
159
8.1.1 Pendekatan Berpusatkan Pemimpin 165
8.1.2 Pendekatan Kepimpinan Berpusatkan Pengikut 166
8.1.3 Pendekatan Interaktif 166
8.2 Kepimpinan Strategik 166
8.2.1 Kepimpinan Berwawasan 166
8.2.2 Kepimpinan Karismatik 169
8.2.3 Kepimpinan Transaksi 170
8.2.4 Kepimpinan Transformasi
Rumusan 171
Kata Kunci 172
172
Topik 9 Kawalan 173
9.1 Definisi Kawalan 173
174
9.1.1 Jaminan Kualiti 174
9.1.2 Persediaan Menghadapi Perubahan 175
9.2 Langkah-langkah dalam Proses Kawalan 175
9.2.1 Menetapkan Standard 175
9.2.2 Mengukur Prestasi dan Membuat Perbandingan 176
9.2.3 Tindakan Pembetulan 176
9.3 Proses Dinamik 177
9.4 Kaedah Asas dalam Kawalan
9.4.1 Prakawalan/Kawalan Awalan
9.4.2 Kawalan Serentak
9.4.3 Kawalan Maklum Balas

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

ISI KANDUNGAN  vii

9.5 Bentuk-bentuk Kawalan 177
9.5.1 Kawalan Birokratik 177
9.5.2 Kawalan Objektif 178
9.5.3 Kawalan Normatif 178
9.5.4 Kawalan Bersepadu 178
9.5.5 Kawalan Diri 179
179
9.6 Faktor-faktor yang Perlu Dikawal 179
9.6.1 Kewangan 180
9.6.2 Sumber Manusia 180
9.6.3 Operasi Dalaman 181
9.6.4 Pelanggan 183
184
Rumusan
Kata Kunci

Topik 10 Mengurus Pasukan 185
10.1 Perbezaan antara Pasukan dengan Kumpulan 186
10.2 Kelebihan Pasukan 187
10.3 Kelemahan Pasukan 189
10.4 Bilakah Pasukan Diperlukan? 190
10.5 Jenis-jenis Pasukan 192
10.6 Ciri-ciri Pasukan 196
196
10.6.1 Norma Pasukan 196
10.6.2 Perpaduan Pasukan 197
10.6.3 Konflik Pasukan 197
10.6.4 Fasa-fasa dalam Pembangunan Pasukan 200
10.7 Ke Arah Membina Pasukan Berprestasi Tinggi 205
Rumusan 206
Kata Kunci

Topik 11 Inovasi dan Perubahan 207
11.1 Mengapakah Inovasi Penting? 208
208
11.1.1 Kitaran Teknologi 209
11.2 Pengurusan Inovasi 210
211
11.2.1 Mengurus Sumber-sumber Inovasi 212
11.3 Perubahan dalam Organisasi 215

11.3.1 Faktor-faktor yang Membawa kepada Perubahan 217
11.4 Mengurus Perubahan 219
220
11.4.1 Aspek-aspek yang Boleh Diubah oleh Ejen 220
Perubahan

11.5 Halangan kepada Perubahan
11.5.1 Halangan Secara Individu
11.5.2 Halangan Organisasi

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

viii  ISI KANDUNGAN 222
223
11.6 Mengatasi Halangan kepada Perubahan 227
11.4 Cara-cara Mengurus Perubahan 227
Rumusan
Kata Kunci 228

Jawapan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

PANDUAN KURSUS

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

PANDUAN KURSUS  xi

DESKRIPSI PANDUAN KURSUS

Anda perlu membaca Panduan Kursus dengan berhati-hati daripada awal
sehingga akhir. Ia menyatakan kandungan kursus dengan ringkas dan bertujuan
membantu anda memahami kandungan kursus. Ia juga mencadangkan jumlah
tempoh masa untuk anda habiskan bagi melengkapkan kursus ini dengan
sepenuhnya. Sentiasalah rujuk Panduan Kursus secara berterusan semasa anda
membaca kandungan kursus kerana ia dapat membantu dalam menjelaskan
komponen-komponen pembelajaran penting yang mungkin anda terlepas
pandang.

PENGENALAN

BBPP1103 Prinsip Pengurusan adalah salah satu kursus yang ditawarkan oleh
Fakulti Perniagaan dan Pengurusan di Open University Malaysia (OUM). Kursus
ini melibatkan 3 jam kredit dan harus dijalankan dalam tempoh masa 15 minggu.

KEPADA SIAPA KURSUS INI DITAWARKAN

Kursus ini adalah kursus wajib di Open University Malaysia.

Sebagai pelajar jarak jauh, anda seharusnya fasih dengan keperluan
pembelajaran kendiri dan mampu mengoptimakan kaedah pembelajaran dan
persekitaran yang sedia ada. Sebelum anda memulakan kursus ini, sila pastikan
anda maklum dengan bahan kursus, kelayakan kursus dan bagaimana kursus
tersebut dikendalikan.

PERUNTUKAN MASA PEMBELAJARAN

Berdasarkan piawaian OUM, seseorang pelajar itu perlu memperuntukkan
40 jam pembelajaran bagi setiap jam kredit. Selaras dengan piawaian ini, kursus
yang bernilai tiga jam kredit memerlukan masa selama 120 jam pembelajaran.
Anggaran masa pembelajaran ialah seperti yang ditunjukkan di dalam Jadual 1.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

xii  PANDUAN KURSUS

Jadual 1: Anggaran Masa Pembelajaran Jam
Pembelajaran
Aktiviti Pembelajaran
3
Membaca kandungan kursus dan mengambil bahagian dalam
perbincangan awal 60
Membaca modul 10
Menghadiri 3 hingga 5 sesi tutorial 12
Perbincangan atas talian 15
Mengulang Kaji 20
Menyiapkan Tugasan, Ujian dan Peperiksaan 120
JUMLAH MASA PEMBELAJARAN

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir kursus ini, anda seharusnya dapat:

1. Menghuraikan beberapa konsep-konsep asas, fungsi-fungsi dan kemahiran
asas dalam pengurusan;

2. Menerangkan pengurusan dalam sebuah organisasi termasuk pekerja dan
sumber fizikal;

3. Menerangkan perubahan dalam pengurusan dan amalan pengurusan
semasa dalam dunia perniagaan hari ini; dan

4. Mengaplikasikan prinsip-prinsip pengurusan di tempat kerja.

SINOPSIS KURSUS

Kursus ini terbahagi kepada 11 topik. Sinopsis untuk setiap topik adalah seperti
yang disenaraikan berikut:

Topik 1 memberi gambaran keseluruhan tentang pengurusan dan peranan yang
harus dimainkan oleh pengurus. Kemahiran pengurusan yang diperlukan pada
tahap yang berbeza juga akan diperkenalkan. Pelajar akan didedahkan kepada
evolusi pemikiran pengurusan yang menjelaskan pemikiran yang disumbangkan
oleh pemikir pengurusan utama.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

PANDUAN KURSUS  xiii

Topik 2 membincangkan perancangan sebagai salah satu fungsi yang paling
penting dalam pengurusan. Proses yang terlibat dalam perancangan yang
berkesan, jenis perancangan serta kebaikan dan keburukan perancangan turut
dibincangkan.

Topik 3 membincangkan proses pembuatan keputusan termasuklah mengenal
pasti masalah, menghasilkan penyelesaian alternatif, memilih dan melaksanakan
penyelesaian terbaik yang ada. Topik ini juga akan membincangkan situasi
membuat keputusan ă syarat-syarat tertentu, keadaan tidak menentu dan
keadaan berisiko serta langkah-langkah yang terlibat dalam membuat keputusan
rasional. Jenis-jenis batasan dalam proses membuat keputusan, kerasionalan
terikat, kesilapan lazim dan persekitaran berisiko juga akan dibincangkan.
Akhirnya, topik ini membincangkan dua kaedah untuk meningkatkan kualiti
keputusan yang dibuat dengan menggunakan peraturan tertentu dan ujian.
Pembuatan keputusan secara kumpulan turut dibincangkan.

Topik 4 membincangkan reka bentuk sesebuah organisasi. Beberapa faktor
yang mempengaruhi struktur organisasi seperti strategi, saiz, alam sekitar
dan teknologi akan dibincangkan. Jenis-jenis organisasi seperti penjabatanan
berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, lokasi geografi dan matriks akan
diterangkan. Ini diikuti oleh pengurusan organisasi yang melibatkan autoriti,
rantaian arahan, jangkauan kawalan, penyerahan kerja, pemusatan dan
pemencaran. Topik ini juga akan membincangkan reka bentuk kerja yang
melibatkan pengkhususan kerja, pusingan kerja, pengayaan kerja dan perluasan
kerja. Akhirnya, topik ini juga akan menerangkan reka bentuk organisasi dan
beberapa jenis struktur baru lain seperti struktur mekanistik dan organik.

Topik 5 menumpukan perhatian kepada pengurusan sumber manusia. Topik
ini membincangkan perancangan sumber manusia, teknik perekrutan dan
pemilihan pekerja. Turut dibincangkan juga kepentingan latihan, penilaian
prestasi, saraan dan penamatan kakitangan.

Topik 6 meliputi komunikasi, di mana elemen asas dalam proses komunikasi
adalah dinyatakan. Sistem komunikasi formal yang kerap digunakan seperti
komunikasi menegak, mendatar dan melintang juga dipersembahkan. Turut
dibincangkan juga komunikasi tidak formal dan komunikasi bukan lisan. Topik
ini juga akan membincangkan kaedah untuk meningkatkan komunikasi dengan
mengenal pasti halangan kepada komunikasi termasuk langkah-langkah untuk
mengatasinya.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

xiv  PANDUAN KURSUS

Topik 8 membincangkan tentang kepimpinan. Topik ini akan membincangkan
kepimpinan berasaskan tiga pendekatan iaitu berpusatkan pemimpin,
berpusatkan pengikut dan interaktif. Pendekatan berpusatkan pemimpin memberi
tumpuan kepada ciri-ciri personaliti, tingkah laku pemimpin dan gaya
kepimpinan pemimpin. Di bawah pendekatan tingkah laku, penyelidikan oleh
Ohio State University, Michigan University dan Grid Pengurusan akan
dibincangkan. Pendekatan berpusatkan pengikut memberi tumpuan kepada
pembolehubah gantian dan peneutralan kepimpinan. Dalam pendekatan
interaktif, model kepimpinan situasi, model kontingensi Fiedler, model laluan-
matlamat serta kontinum kepimpinan juga akan dihuraikan. Pada akhir topik ini,
kepimpinan strategik akan turut dibincangkan.

Topik 9 meliputi fungsi kawalan. Topik ini membincangkan langkah-langkah
dalam proses kawalan. Turut dibincangkan ialah tiga jenis kaedah kawalan dan
lima bentuk kawalan. Akhirnya, topik ini akan membincangkan faktor-faktor
yang perlu dikawal oleh beberapa pihak seperti kewangan, sumber manusia,
kualiti dan juga pelanggan.

Topik 10 memberi tumpuan kepada pasukan. Topik ini bermula dengan
perbezaan yang terdapat antara pasukan dengan kumpulan, kelebihan dan
kelemahan pasukan dan bila pasukan digunakan. Turut dibincangkan ialah jenis
pasukan yang wujud dalam persekitaran. Beberapa ciri dan isu pasukan yang
boleh mempengaruhi tahap prestasi pasukan juga akan dibincangkan.

Topik 11 membincangkan kepentingan inovasi dan cara-cara mengurus inovasi.
Topik ini juga akan membincangkan kuasa-kuasa perubahan dalam organisasi.
Faktor-faktor yang boleh menyebabkan perubahan kepada organisasi, cara-cara
mengurus perubahan, tentangan terhadap sebarang perubahan dan taktik
mengatasi halangan kepada perubahan juga akan diterangkan.

PANDUAN SUSUN ATUR TEKS

Sebelum anda membaca modul ini, adalah penting sekiranya anda mengambil
tahu akan susun atur teks modul. Memahami susun atur teks akan membantu
anda untuk mengatur pembelajaran anda supaya lebih objektif dan berkesan.
Secara amnya, susun atur teks bagi setiap topik adalah seperti berikut:

Hasil Pembelajaran: Ia merupakan apa yang anda harus capai setelah selesai
membaca sesuatu topik. Setelah selesai membaca setiap topik anda digalakkan
merujuk kepada senarai hasil pembelajaran berkenaan untuk memastikan sama
ada anda dapat atau tidak mencapainya. Dengan amalan ini anda akan dapat
mengukur dan mempertingkatkan penguasaan kandungan sesuatu topik.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

PANDUAN KURSUS  xv

Semak Kendiri: Soalan-soalan diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalam
sesuatu topik. Soalan-soalan ini menguji kefahaman tentang maklumat yang
anda telah baca. Jawapan untuk soalan-soalan ini biasanya terdapat di dalam
perenggan-perenggan yang sebelumnya. Anda digalakkan menjawab soalan-
soalan semak kendiri ini untuk menguji dan memastikan sama ada anda telah
memahami kandungan sesuatu topik dan seterusnya menyediakan anda
menghadapi ujian dan peperiksaan kelak. Kebanyakan jawapan kepada soalan-
soalan yang ditanya terdapat di dalam modul ini sendiri.

Aktiviti: Aktiviti-aktiviti juga diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalam
sesuatu topik dengan tujuan menggalakkan anda mengaplikasi konsep dan
prinsip yang anda telah pelajari kepada situasi sebenar. Aktiviti-aktiviti ini juga
memperluaskan kefahaman kandungan yang dipelajari dengan menggalakkan
anda melakukan sesuatu seperti berfikir secara mendalam, memberi pendapat,
berbincang bersama rakan dalam kelas, merujuk kepada laman sesawang,
membaca artikel jurnal dan seumpamanya.

Kes Mini: Kes mini pengurusan untuk modul ini terdiri daripada gambar/
senario dan beberapa soalan. Ia direka bentuk untuk menguji pemahaman topik
yang dibincangkan.

Rumusan: Di akhir sesuatu topik, isi-isi penting topik tersebut disenaraikan.
Komponen ini membantu anda untuk mengingat dan mengimbas semula
keseluruhan topik. Anda haruslah memastikan bahawa anda memahami setiap
pernyataan yang disenaraikan. Jika tidak, sila kembali membaca topik
berkenaan.

Perkataan Penting: Di akhir topik disenaraikan beberapa perkataan dan frasa
penting yang digunakan di dalam topik berkenaan. Anda mesti dapat
menjelaskan setiap perkataan dan frasa ini. Jika tidak, sila kembali membaca
topik berkenaan.

Rujukan: Rujukan adalah bahagian di mana senarai buku teks, jurnal, artikel,
kandungan elektronik atau sumber-sumber yang boleh ditemui yang berkaitan
dan berguna dalam melalui modul atau kursus. Senarai ini boleh dilihat di dalam
beberapa bahagian seperti di dalam Panduan Kursus (di bahagian Rujukan), di
akhir setiap topik atau di akhir modul. Anda digalakkan membaca bahagian-
bahagian yang berkaitan dalam senarai rujukan tersebut untuk mendapatkan
maklumat lanjut dan memperkukuhkan kefahaman anda.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

xvi  PANDUAN KURSUS

PENGETAHUAN ASAS

Tiada prasyarat kelulusan daripada kursus lain diperlukan bagi menjalani
kursus ini.

KAEDAH PENILAIAN

Sila rujuk myINSPIRE.

RUJUKAN

Bateman, T. S., & Snell, S. A. (2008). Management: Building competitive
advantage (8th ed.). Boston : Irwin-McGraw Hill.

Jones, G. R., George & J. M. (2007). Contemporary management (5th ed.). Boston.
Rue, L. W., & Byars, L. L. (2004). Management: Skills and application (11th ed.).

Boston: Irwin-Mc-Graw-Hill.

PERPUSTAKAAN DIGITAL TAN SRI DR ABDULLAH
SANUSI (TSDAS)

Perpustakaan Digital TSDAS mempunyai pelbagai sumber bercetak dan atas
talian untuk kegunaan pelajar. Perpustakaan digital komprehensif ini, yang
boleh dicapai melalui portal OUM, menyediakan akses kepada lebih daripada 30
pangkalan data yang meliputi jurnal, tesis dan buku dalam format elektronik
serta banyak lagi. Contoh pangkalan data yang ada ialah EBSCOhost, ProQuest,
SpringerLink, Books24x7, InfoSci Books, Emerald Management Plus dan Ebrary
Electronic Books. Sebagai pelajar OUM, anda digalakkan untuk menggunakan
sepenuhnya sumber-sumber yang terdapat di perpustakaan ini.

CCooppyyrriigghhtt ©© OOppeenn UUnniivveerrssitityy MMaallaayyssiaia ((OOUUMM))

Topik  Apakah itu

1 Pengurusan?

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menerangkan maksud pengurusan;
2. Mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan;
3. Menilai peranan pengurus;
4. Mengenal pasti beberapa kemahiran utama seorang pengurus; dan
5. Membincangkan perspektif yang berlainan dalam pengurusan.

 PENGENALAN

Sebelum kita mempelajari dengan lebih mendalam tentang aspek-aspek
pengurusan, kita haruslah memahami erti pengurusan terlebih dahulu.

Mari kita lihat perbezaan di antara golongan profesional dengan pengurusan.
Doktor, akauntan, jurutera, arkitek, peguam dan sebagainya adalah beberapa
contoh golongan profesional. Misalnya, seorang doktor berkhidmat untuk
pesakitnya dengan menggunakan keupayaan serta kepakarannya. Beliau tidak
akan mengarahkan orang lain untuk melakukan pekerjaan tersebut bagi
pihaknya.

Jururawat pula berperanan sebagai pembantu doktor. Dia tidak memiliki
kelayakan dan keupayaan yang serupa dengan seorang doktor untuk
menjalankan pekerjaannya. Oleh itu, seorang jururawat sekadar membantu
doktor memeriksa pesakit. Dengan kata lain, seorang doktor tidak boleh
memberi tugas hakikinya kepada jururawat atau pembantunya yang lain.
Perkara ini adalah sama untuk golongan profesional yang lain.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

2  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

Golongan profesional sememangnya berbeza daripada golongan pengurusan.
Seorang pengurus seharusnya bijak mengarah orang lain untuk melaksanakan
kerja dengan cekap dan berkesan. Dengan erti kata lain, pengurusan bermaksud
memastikan sesuatu tugas itu dijalankan dengan baik sehingga selesai. Ini
bermakna bahawa seorang pengurus tidak semestinya tahu cara untuk
melaksanakan kerja tertentu tetapi perlu berperanan sebagai penyelaras dengan
memastikan tugas itu dijalankan dengan lancar. Contohnya, seorang pengurus
kilang kasut tidak semestinya tahu dengan terperinci cara untuk memasang
kasut; namun, dia perlu memastikan semua sumber yang telah diperuntukkan
kepadanya termasuk sumber manusia iaitu pekerja-pekerja di bawah
kawalannya berfungsi dengan baik dan objektif organisasi yang telah ditetapkan
dapat dicapai. Seterusnya, seseorang pengurus harus memastikan bahawa
objektif-objektif ini dicapai secara cekap dan berkesan.

1.1 DEFINISI PENGURUSAN

SEMAK KENDIRI 1.1

Pada pendapat anda, apakah maksud pengurusan?

Pengurusan boleh didefinisikan sebagai proses memantau dan
menyelaraskan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan selaras dengan
matlamat organisasi.

Keberkesanan sebenarnya adalah pencapaian matlamat yang membolehkan
objektif sebuah organisasi menjadi kenyataan atau secara ringkasnya,
„melakukan sesuatu yang betul‰.

Kecekapan pula adalah melaksanakan kerja dengan usaha, kos dan pembaziran
yang minimum atau dengan kata lain, „melakukan sesuatu dengan betul.‰
Sebuah organisasi akan berjaya hasil daripada pengurusan yang cekap dan
berkesan.

Seseorang itu boleh dikatakan cekap tetapi tidak berkesan atau berkesan tetapi
tidak cekap dalam menguruskan tugas-tugas yang tertentu. Kedua-dua elemen
tidak saling bergantung antara satu sama lain. Katakan seorang pekerja kilang
telah menemui jalan pintas untuk membuat sesuatu kerja pada kos yang rendah.
Namun demikian, dalam usahanya untuk menjimatkan kos dia telah menyimpang

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  3

daripada objektif etika syarikat. Misalnya, dia bertindak dengan membuang sisa
pengeluaran kilang ke dalam sungai padahal salah satu daripada objektif etika
syarikatnya adalah untuk memelihara alam sekitar. Oleh itu, pekerja kilang
tersebut melalui tindakannya telah menyimpang daripada objektif organisasinya.
Walaupun dia cekap, dia tidak berkesan.

Sebaliknya, seorang pekerja boleh dianggap berkesan tetapi tidak cekap sekiranya
dia menggunakan kaedah lama untuk menangani isu pengurusan, sedangkan
terdapat cara yang lebih cekap yang boleh diguna pakai tanpa menyimpang
daripada matlamat asal organisasi. Misalnya dalam menyampaikan maklumat,
seorang pekerja menghantar surat melalui pos dan bukannya emel. Walaupun
tindakannya itu tidak bertentangan dengan objektif organisasi, dia telah
membazirkan sebahagian daripada sumber yang diperuntukkan kepadanya.

Oleh itu, definisi pengurusan tidak sempurna tanpa kedua-dua elemen yang
penting ini iaitu kecekapan dan keberkesanan.

1.2 SIAPAKAH PENGURUS?

Terdapat tiga cara untuk kita memahami pengurus. Cara tradisi untuk
menganalisa tugas pengurus ialah dengan melihat fungsi-fungsi kerja yang
dilakukan oleh pengurus. Pendekatan kedua ialah dengan melihat peranan
pengurus dan cara ketiga ialah dengan menganalisa kemahiran yang diperlukan
oleh seseorang pengurus.

Pengurus adalah seorang individu yang bertanggungjawab secara langsung
untuk memastikan bahawa setiap tugas dilaksanakan oleh orang atau pekerja
di dalam sesebuah organisasi.

1.2.1 Fungsi-fungsi Pengurusan

Pengurusan boleh ditakrifkan sebagai proses memantau dan menyelaras sumber
dengan cekap dan berkesan selaras dengan matlamat organisasi. Dengan kata
lain, pengurusan merujuk kepada proses mendelegasikan tugas kepada pekerja
untuk dilaksanakan dengan jayanya.

Pengurus terlibat dalam beberapa aktiviti asas. Aktiviti-aktiviti ini boleh
dikategorikan mengikut fungsi-fungsi pengurusan seperti yang ditunjukkan di
dalam Rajah 1.1.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

4  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

Rajah 1.1: Fungsi-fungsi pengurusan
Sumber: Diadaptasi daripada Lewis et al. (2001).

Management, challenges in the 21st century

Jadual 1.1 berikut menerangkan setiap fungsi pengurusan.

Jadual 1.1: Fungsi-fungsi Pengurusan

Fungsi-fungsi Penerangan
Pengurusan

Perancangan Menentukan objektif yang perlu dicapai dalam jangka masa tertentu
dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut.
Semua peringkat pengurusan dalam sesebuah organisasi perlu
terlibat dalam proses perancangan. Para pengurus perlu
membangunkan objektif-objektif yang selaras dengan strategi
keseluruhan organisasi.

Pengorganisasian Menentukan tugas-tugas yang perlu dibuat; siapa yang melaksanakan
dan menyelaraskan tugas; bagaimana tugas dikategorikan; siapa yang
melaporkan dan kepada siapa; dan di mana keputusan perlu dibuat.
Pengurus perlu menyusun atur maklumat, sumber dan aliran kerja
organisasi secara logik dan berkesan agar dia mampu bertindak secara
positif terhadap sebarang perubahan dalam persekitaran perniagaan.

Kepimpinan Ini melibatkan memotivasikan pekerja bawahan; memilih saluran
komunikasi yang paling efektif; menangani konflik; dan mengarah
serta membimbing orang lain dengan niat untuk mencapai kesemua
objektif organisasi. Pemimpin berkesan pada masa kini perlu
berwawasan dalam membayangkan masa hadapan, serta berkongsi
wawasannya dengan pekerja lain dan menggalakkan mereka untuk
merealisasikan wawasan tersebut.

Pengawalan Mengukur prestasi dalam semua objektif yang telah ditetapkan,
memastikan sebab-sebab penyimpangan berlaku dan mengambil
tindakan yang sewajarnya di mana perlu. Pengawalan merupakan
satu fungsi yang penting dalam proses pengurusan kerana ia
menyediakan kaedah atau cara bagi memastikan bahawa organisasi
bergerak ke arah pencapaian objektifnya.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  5

Proses pengurusan di setiap peringkat organisasi melibatkan perancangan,
pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan sumber dalam sebuah
organisasi. Seseorang pengurus tidak semestinya tahu cara melaksanakan tugas
yang tertentu tetapi dia hanya berperanan sebagai penyelaras dalam memastikan
operasi dapat berjalan dengan lancar.

Sebagai contoh, seorang pengurus dalam kilang pengeluaran pakaian tidak perlu
tahu dengan mendalam kaedah untuk membuat pakaian. Namun demikian, dia
perlu memastikan setiap sumber di bawah pengawalannya seperti modal, kilang
dan tenaga manusia berfungsi dengan betul dan matlamat organisasi tercapai.

Walau bagaimanapun, kesemua fungsi yang dinyatakan di atas adalah bertujuan
untuk menunjukkan klasifikasi di dalam pembelajaran pengurusan. Secara
realitinya, anda harus tahu bahawa keempat-empat fungsi pengurusan tersebut
adalah saling bergantung antara satu sama lain. Sebagai contoh, sebuah
organisasi yang mempunyai struktur yang baik tidak mungkin berkembang
tanpa perancangan yang rapi. Organisasi tidak akan maju seandainya ia
dipimpin oleh pengarah yang cekap tetapi mempunyai sistem pengawalan yang
lemah. Oleh itu, semua peranan adalah sama pentingnya dalam sesebuah
organisasi.

1.2.2 Peranan Pengurus

AKTIVITI 1.1

Pada pandangan anda, apakah peranan-peranan yang perlu dilakukan
untuk menjadi seorang pengurus yang berjaya?

Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, terdapat pelbagai cara bagi mengenal
pasti seorang pengurus. Seseorang pengurus boleh dikenalpasti bukan sahaja
melalui fungsi-fungsi yang dilaksanakannya tetapi melalui cara-cara yang lain
juga. Seorang profesor dalam pengurusan, Prof Henry Mintzberg, telah
menjalankan satu analisis terperinci tentang pengurus dengan cara berjalan di
sekitar tempat kerja dan memerhati pengurus membuat kerja. Beliau mendapati
pengurus bukan sahaja merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal
tetapi memainkan peranan-peranan penting lain seperti yang dijelaskan di
bawah (Lewis, P. S. et al; 2001):

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

6  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

(a) Peranan sebagai Tunggak
Seorang pengurus perlu menjalankan tugas-tugas istiadat. Misalnya, naib
canselor sebuah universiti mesti terlibat dalam majlis pelancaran program
di universiti, manakala ketua sebuah jabatan bertanggungjawab untuk
melayan para pelanggannya.

(b) Peranan sebagai Pemimpin
Secara tidak langsung, seorang pengurus memainkan peranan sebagai
seorang pemimpin. Setiap pengurus mesti berfungsi sebagai pemimpin
dalam memberi motivasi dan semangat kepada orang bawahannya.
Pengurus harus memimpin ahli-ahli unitnya untuk melaksanakan kerja
dengan berkesan ke arah pencapaian matlamat unit dan juga organisasi, di
samping menyelesaikan masalah-masalah dan isu yang timbul.

(c) Peranan sebagai Pegawai Perhubungan
Seorang pengurus turut berperanan untuk menyampaikan maklumat yang
relevan kepada pihak di luar unit dan juga di luar organisasi. Pengurus
juga akan memperuntukkan masa untuk berinteraksi dengan pihak di luar
organisasinya. Oleh yang demikian, seseorang pengurus berperanan
sebagai saluran komunikasi di antara jabatannya dengan jabatan-jabatan
lain di dalam mahupun di luar organisasi.

Contohnya, seorang pengurus sumber manusia mungkin menghubungi
pengurus kewangan untuk menyemak dana yang diperuntukkan untuk
pengambilan pekerja baharu dalam organisasi sebelum pengambilan
pekerja dimulakan.

(d) Peranan sebagai Jurucakap
Pengurus sesebuah organisasi lazimnya berperanan sebagai jurucakap.
Sebagai contoh, seorang penyelia akan memastikan pengurus operasi
dibekalkan dengan maklumat terkini tentang operasi kilang pengeluaran.
Pada masa yang sama, pengurus besar sebuah kilang akan melobi pihak
berkuasa tempatan untuk mendapatkan tender yang baharu.

(e) Peranan sebagai Perunding
Tiada organisasi yang bebas daripada masalah. Mahupun terdapat pelbagai
kerumitan, seorang pengurus harus mencari jalan keluar bagi setiap
masalah yang timbul. Oleh kerana seorang pengurus berperanan sebagai
perunding, maka kebanyakan masanya akan dihabiskan dalam
perbincangan dengan kakitangan organisasi. Contohnya, seorang pengurus
akan berunding dengan wakil kesatuan pekerja untuk mencapai perjanjian
secara baik berkaitan gaji pekerja.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  7

(f) Peranan sebagai Pencetus Idea
Dua pakar pengurusan, Sumantra Ghoshal dan Christopher Bartlett
(Dessler, G; 2001), menegaskan peranan tambahan pengurus adalah sebagai
pencetus tindakan korporat dan transformasi. Selain itu, seorang pengurus
yang cemerlang adalah seseorang yang dapat menyemai tiga proses yang
membawa para pekerjanya ke arah mencapai inisiatif perubahan. Sekarang
mari kita lihat ketiga-tiga proses tersebut. Proses-prosesnya adalah seperti
berikut:

(i) Proses Keusahawanan
Pengurus akan cuba memperbaiki prestasi unitnya dan apabila beliau
mendapat idea yang bagus, beliau akan melancarkan program agar
ideanya itu boleh menjadi kenyataan.

Penyelidikan yang dijalankan di Jepun, Amerika Syarikat dan Eropah
menunjukkan bahawa seorang pengurus yang berjaya adalah seorang
yang menumpukan sepenuh masa dan tenaganya untuk memupuk
pekerja-pekerjanya supaya berfikir sebagai usahawan. Untuk
mencapai objektif ini, pengurus perlu memberi kuasa, menyokong
dan memberi insentif kepada para pekerjanya untuk mencapai hala
tuju mereka masing-masing.

(ii) Proses Pembangunan Keupayaan
Dalam dunia yang berpusatkan teknologi, konglomerat perlu
mengoptimakan kelebihannya sebagai sebuah pertubuhan yang
besar. Ia bukan sahaja perlu menggunakan sepenuhya kelebihan-
kelebihan dari segi skala ekonomi tetapi juga dari segi peningkatan
pengetahuan dan keupayaan para pekerjanya.

Seorang pengurus yang berjaya akan mewujudkan persekitaran
kondusif yang mendorong pekerjanya untuk sanggup menanggung
tanggungjawab tambahan. Dia juga memberi perhatian dalam
menyediakan latihan dan bimbingan yang diperlukan oleh
pekerjanya untuk membina motivasi diri. Selain itu, seorang
pengurus yang berjaya akan memberi ruang kepada pekerjanya
untuk membuat kesilapan semasa latihan dijalankan. Pekerja tidak
seharusnya gentar tentang hukuman bagi kesilapan yang dilakukan,
malah mereka digalakkan untuk belajar daripada kesilapan masing-
masing.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

8  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

(iii) Proses Reformasi
Seorang pengurus yang berjaya akan mengenal pasti keadaan yang
mungkin menggugat strategi organisasi dan andaian lain yang dibuat.
Dengan kata lain, seorang pengurus mampu menyemai sikap
bertanya di kalangan subordinatnya. Antara soalan yang ditanya
adalah mengapa sesuatu itu dilakukan dalam cara tertentu dan sama
ada terdapat alternatif lain untuk membuat sesuatu.

1.2.3 Kemahiran Seorang Pengurus

SEMAK KENDIRI 1.2

Apakah kemahiran-kemahiran yang diperlukan oleh seorang pengurus?

Apabila sebuah organisasi menyenarai pendek kakitangan untuk jawatan
pengurusan, ia akan memilih individu yang memiliki kemahiran teknikal, antara
perorangan dan konseptual. Maka, pendekatan ketiga dalam memahami tugas
pengurus adalah dengan cara menganalisa kemahiran yang diperlukan dalam
menjalankan tugas.
Rajah 1.2 menunjukkan tiga jenis kemahiran penting yang diperlukan pada
setiap peringkat pengurusan. Anak panah menghala ke atas menunjukkan jenis
kemahiran yang semakin diperlukan oleh pengurusan atasan; manakala anak
panah menghala ke bawah menunjukkan kemahiran yang diperlukan oleh
pengurusan bawahan atau pengurus lini.

Rajah 1.2: Kemahiran yang diperlukan oleh seorang pengurus

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  9

(a) Kemahiran Konseptual
Kemahiran konseptual merujuk kepada kebolehan seseorang untuk melihat
keadaan organisasi secara menyeluruh serta impak bahagian-bahagian
berlainan terhadap organisasi, sama ada secara keseluruhan ataupun antara
satu sama lain. Ia juga melibatkan pemerhatian bagaimana organisasi
menyesuaikan diri atau terpengaruh dengan faktor persekitaran luaran
seperti masyarakat, tekanan ekonomi, pelanggan dan persaingan. Seorang
pengurus yang cekap mampu mengenal pasti, memahami dan
menyelesaikan pelbagai jenis masalah dan perspektif kritikal yang lain.
Keperluan bagi kemahiran konseptual menjadi semakin penting apabila
seseorang pengurus itu berada di tahap yang lebih tinggi dalam hierarki
pengurusan.

(b) Kemahiran antara Perorangan
Kemahiran antara perorangan merupakan kebolehan untuk bekerja dengan
baik bersama orang lain. Pengurus dengan kemahiran antara perorangan
yang baik mampu bekerja dengan lebih berkesan dalam sebuah kumpulan,
mengalakkan pekerja-pekerja lain memberi input dan maklum balas serta
peka dengan keperluan dan pandangan orang lain. Pengurus itu juga
secara tidak langsung akan menjadi seorang pendengar dan ahli
komunikasi yang baik. Kemahiran antara perorangan adalah penting di
semua peringkat pengurusan. Namun demikian, pengurus di peringkat
bawahan akan lebih tertumpu kepada penyelesaian masalah teknikal,
manakala pengurus di peringkat pertengahan dan atasan akan berurusan
terus dengan mereka yang terlibat.

(c) Kemahiran Teknikal
Kemahiran teknikal merupakan kebolehan dalam mengaplikaskan
beberapa prosedur, teknik dan pengetahuan khusus yang diperlukan
dalam sesuatu tugas. Misalnya bagi seorang penyelia kilang kasut,
kemahiran teknikal yang diperlukan termasuklah yang berkaitan dengan
langkah-langkah yang terlibat dalam pengeluaran kasut dari peringkat
permulaan sehinggalah produk akhir itu siap. Bagi seorang pemaju
perumahan pula, kemahiran teknikalnya termasuklah kemahiran dalam
cara menyiapkan pembangunan di sebuah taman perumahan.

Kemahiran teknikal adalah amat penting bagi pengurus peringkat bawahan
kerana mereka menyelia pekerja-pekerja di sektor pengeluaran dan
perkhidmatan. Seseorang pengurus seharusnya mempunyai pengetahuan
teknikal di samping kemahiran dalam melatih pekerja baru dan membantu
mereka menyelesaikan pelbagai masalah. Kemahiran dan pengetahuan
teknikal diperlukan dalam menangani masalah operasi yang tidak mampu
diatasi oleh pekerja bawahan. Namun, semakin tinggi kedudukan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

10  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

pengurus dalam hierarki organisasi, semakin kurang pula kemahiran
teknikal yang diperlukan.

SEMAK KENDIRI 1.3

Apakah kemahiran-kemahiran lain yang diperlukan oleh seorang
pengurus?

1.3 JENIS-JENIS PENGURUS

Kebanyakan organisasi mempunyai pelbagai jenis pengurus. Di universiti,
contohnya, terdapat naib canselor, timbalan naib canselor, dekan, timbalan
dekan, ketua jabatan dan ketua program. Di samping itu, terdapat pegawai-
pegawai lain seperti pengurus sumber manusia, bendahari, ketua sekuriti dan
sebagainya. Manakala di sektor korporat, terdapat presiden, naib presiden,
pengurus operasi, pengurus jualan, pengurus kewangan, penyelia dan lain-lain.

Kesemua pegawai yang disebutkan tadi tergolong sebagai pengurus kerana
mereka merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal pekerja-pekerja
dan tugas-tugas dalam organisasi dengan tujuan mencapai matlamat organisasi
tersebut. Terdapat berbagai cara untuk mengkategorikan pengurus. Kita boleh
membezakan pengurus antara satu sama lain berdasarkan peringkat, kedudukan
dan fungsi mereka dalam organisasi.

Pengurus peringkat atasan merupakan pengurus tertinggi dalam sesebuah
organisasi. Jawatan yang diberi termasuklah presiden, ketua pegawai eksekutif,
naib presiden atau ketua pegawai kewangan.

Di bawah pengurus atasan adalah pengurus peringkat pertengahan. Lazimnya
mereka di peringkat ini dikenali sebagai pengurus.

Pengurus peringkat bawahan atau pengurus lini merupakan pengurus paling
rendah dalam hierarki pengurusan. Mereka juga dikenali sebagai penyelia. Ini
termasuklah penyelia pengeluaran yang menyelia pekerja di kilang.

Kesemua peringkat ini mempunyai persamaan. Pengurus di semua peringkat
merancang, menyusun, memimpin dan mengawal pekerja-pekerja dan tugas-
tugas dalam organisasi. Pengurus juga meluangkan masa bersama golongan
pekerja melalui perbualan dan pemantauan; mempengaruhi dan memberi
motivasi; dan menghadiri persidangan dan mesyuarat jawatankuasa bersemuka
dengan pengurus lain.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  11

Namun demikian, terdapat dua perbezaan utama di kalangan ketiga-tiga
peringkat pengurusan ini. Pertamanya, pengurus atasan dan pertengahan
mempunyai seorang atau beberapa orang pengurus sebagai pekerja bawahan
mereka. Ringkasnya, pengurus atasan mengurus pengurus-pengurus lain
dibawahnya. Pengurus bawahan atau pengurus lini hanya mengurus pekerja
biasa sahaja. Pengurus di peringkat masing-masing menggunakan masa mereka
secara berlainan. Pengurus atasan meluangkan kebanyakan daripada masanya
untuk merancang dan mendefinisi matlamat. Pengurus di peringkat pertengahan
bertugas untuk mendefinisikan matlamat projek tertentu untuk dilaksanakan
oleh pengurus bawahan. Pengurus bawahan atau pengurus lini pula memberi
arahan dan mengawal orang bawahan mereka dalam memastikan sesuatu projek
itu berjaya.

SEMAK KENDIRI 1.4

Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, kenal pasti perbezaan antara
ketiga-tiga peringkat pengurusan dan berikan jawapan anda dalam
bentuk jadual.

LATIHAN 1.1

Terangkan setiap fungsi pengurusan yang telah anda pelajari.

1.4 EVOLUSI TEORI PENGURUSAN

Dari awal abad ke-19 sehingga abad ke-20, pihak pengurus dan cendekiawan
telah membentuk satu rangka kerja teori untuk menerangkan apa yang mereka
percaya sebagai amalan pengurusan yang baik. Usaha mereka telah membawa
kepada lima kelas perspektif pengurusan yang berlainan ă klasikal,
kemanusiaan, kuantitatif, sistem dan kontemporari. Setiap perspektif adalah
berasaskan beberapa andaian berlainan terhadap objektif organisasi dan
perlakuan manusia. Rajah 1.3 di bawah akan membantu anda memahami urutan
kronologi perspektif-perspektif tersebut.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

12  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

Rajah 1.3: Evolusi teori pengurusan
Mungkin anda tertanya-tanya mengapa penting atau perlunya untuk
mempelajari sejarah pembangunan atau evolusi pemikiran pengurusan.
Pengajian sejarah membolehkan kita belajar daripada kesilapan lampau, agar ia
dapat dielakkan pada masa akan datang. Sejarah juga membolehkan kita belajar
daripada kejayaan mereka yang terdahulu agar kejayaan tersebut boleh diulangi
pada masa hadapan. Paling penting sekali, kita seharusnya memahami mengapa
peristiwa-peristiwa itu berlaku demi memperbaiki keadaan organisasi kita pada
masa hadapan.

1.4.1 Perspektif Klasikal

Perspektif ini mula diperkenalkan pada abad ke-19 dan awal abad ke-20. Ia
tertumpu kepada pendekatan rasional dan saintifik dalam pengajian pengurusan
serta mencari beberapa jalan penyelesaian untuk membentuk organisasi yang
lebih cekap. Terdapat tiga kelas kecil di bawah perspektif ini iaitu pengurusan
saintifik, pengurusan birokratik dan pengurusan pentadbiran.
(a) Pengurusan Saintifik

Pendekatan ini wujud sewaktu produktiviti dianggap kritikal oleh
golongan perniagaan. Perniagaan pada ketika itu sedang melalui
perkembangan yang pesat tetapi para peniaga menghadapi masalah
kekurangan pekerja yang ketara. Oleh itu, pihak pengurusan berusaha
untuk mencari cara-cara untuk memperbaiki prestasi pekerja secara
berterusan. Tumpuan kepada peningkatan kecekapan pekerja dikenali
sebagai pendekatan pengurusan saintifik. Beberapa penyelidik telah
menyumbang ke arah pengurusan saintifik termasuk Frederick Winslow
Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth dan Henry Gantt.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  13

Frederick Taylor (1856ă1915), seorang jurutera mekanik, berpendapat
bahawa kebanyakan masalah timbul akibat daripada amalan pengurusan
yang buruk dan juga berpunca daripada masalah pekerja. Beliau
menyarankan agar pihak pengurusan berubah dan kaedah transformasi ini
hanya boleh dicapai menerusi penyelidikan saintifik. Beliau mengesyorkan
keputusan yang dibuat berasaskan peraturan ikut kebiasaan digantikan
dengan prosedur yang ditetapkan selepas setiap keadaan telah dianalisa.
Beliau telah diberi gelaran „Bapa Pengurusan Saintifik‰ hasil daripada
teorinya yang menyatakan bahawa produktiviti pekerja boleh diperbaiki
melalui amalan pengurusan berdasarkan penyelidikan saintifik. Untuk
meningkatkan prestasi pekerja, Taylor menjalankan penyelidikan bertajuk
Kajian Masa dan Pergerakan.

Hasil dari kajian tersebut, Taylor telah mengenal pasti lima prinsip
pengurusan yang mampu meningkatkan kecekapan pengeluaran seperti
berikut:

(i) Menggunakan pendekatan saintifik dalam menentukan amalan
terbaik dan bukan bergantung kepada peraturan ikut kebiasaan;

(ii) Memilih pekerja yang sesuai dalam melaksanakan tugas tertentu.
Sesuai di sini merangkumi aspek-aspek mental dan juga fizikal;

(iii) Melatih dan meningkatkan tahap pekerja agar mereka dapat
melaksanakan tugas yang diberi selaras dengan prosedur-prosedur
yang ditetapkan;

(iv) Memberi insentif kewangan demi memastikan pekerja melaksanakan
tugas dengan sewajarnya; dan

(v) Memindahkan kesemua tanggungjawab perancangan dan
pengorganisasian daripada pekerja kepada pengurus.

Taylor bukan berseorangan dalam penyelidikan ini. Rakannya yang
bernama Henry Gantt (1861ă1919) telah menumpukan perhatian kepada
sistem kawalan dalam penjadualan pengeluaran. Carta Gantt masih
digunakan sehingga ke hari ini dalam merancang jadual projek dan juga
disesuaikan dalam aplikasi penjadualan berkomputer.

Gandingan suami isteri Frank (1868ă1924) dan Lillian Gilbreth
(1878ă1972) juga telah berusaha untuk mengembangkan pendekatan
pengurusan saintifik ini. Lillian merupakan perintis dalam bidang
psikologi industri dan telah memberikan banyak sumbangan terhadap
bidang pengurusan sumber manusia. Beliau yakin sekiranya pengurusan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

14  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

saintifik digunakan secara meluas, keupayaan setiap pekerja dapat
dipertingkatkan dengan ketara.

(b) Pengurusan Birokratik
Pengurusan birokratik merupakan pendekatan pengurusan berlandaskan
garis panduan, hierarki, pembahagian kerja yang jelas dan juga peraturan
dan prosedur. Max Weber (1864ă1920), seorang ahli teori sosial berbangsa
Jerman, telah memperkenalkan beberapa konsep birokratik. Antara
komponen birokrasi termasuklah:

(i) Autoriti dan tanggungjawab yang dinyatakan dengan jelas;

(ii) Kedudukan dalam sebuah organsasi yang distrukturkan menurut
hierarki;

(iii) Kenaikan pangkat berdasarkan kelayakan;

(iv) Merekodkan semua tindakan dan keputusan pentadbiran demi
memastikan kesinambungan peraturan organisasi;

(v) Pengasingan pemilikan dan pengurusan; dan

(vi) Semua pekerja tertakluk kepada garis panduan secara sama rata
tanpa bias.

Pendekatan birokratik ini berusaha ke arah peningkatan kecekapan dan
memastikan kesinambungan bagi semua operasi dalam sebuah organisasi.
Pendekatan ini berlainan daripada pengurusan saintifik yang hanya
memfokuskan pekerja sebagai seorang individu. Namun demikian, prinsip
yang pada asalnya digunakan untuk meningkatkan kecekapan ini boleh
juga mengakibatkan ketidakcekapan berlaku. Garis panduan yang ketat
akan melambatkan proses pembuatan keputusan. Ini mengakibatkan
organisasi tidak mampu untuk bertindak balas dengan pantas kepada
keperluan persekitaran dan kadangkala boleh mencetuskan konflik dalam
melakukan tugas secara profesional.

(c) Pengurusan Tadbir
Pendekatan pengurusan tadbir tertumpu kepada organisasi secara
keseluruhannya. Antara penyumbang kepada pendekatan ini termasuklah
Henri Fayol, Mary Parker Follett dan Chester I. Barnard.

Henri Fayol (1841ă1925), seorang Perancis, dianggap sebagai pelopor teori
pentadbiran setelah memperkenalkan prinsip-prinsip organisasi dan
beberapa fungsi pentadbiran. Sumbangannya yang paling relevan adalah
dalam memberikan definisi dan peranan seorang pentadbir.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  15

Fayol mentakrifkan pentadbiran dan pengurusan sebagai perancangan,
pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan kawalan. Beliau telah
mengenal pasti 14 prinsip pengurusan iaitu:

(i) Pembahagian Kerja
Konsep ini bersangkutan dengan pengkhususan kerja, berdasarkan
andaian-andaian berikut:
 Tiada orang yang boleh melakukan semua kerja;
 Setiap kerja memerlukan kemahiran yang berlainan; dan
 Pengulangan kerja dapat meningkatkan kecekapan.

(ii) Autoriti
Hak untuk mengarah dan berkuasa untuk dipatuhi. Di sini, autoriti di
pejabat perlulah dibezakan dengan autoriti peribadi.

(iii) Disiplin
Berdasarkan penghormatan dan pematuhan.

(iv) Paduan Arahan
Seorang pekerja sepatutnya menerima arahan daripada seorang ketua
sahaja.

(v) Kesatuan Arah
Seorang ketua dan satu arah tujuan bagi satu aktiviti yang
mempunyai objektif yang sama.

(vi) Kepentingan Umum Perlu Mengatasi Kepentingan Peribadi
Kepentingan individu tidak sepatutnya mengatasi kepentingan
organisasi.

(vii) Imbuhan
Pembayaran gaji berasaskan pelbagai faktor.

(viii) Pemusatan
Pemusatan kerja bergantung kepada situasi dan saluran komunikasi
yang formal.

(ix) Rantaian Skalar
Ini berkaitan dengan garis kuasa dan saluran komunikasi formal.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

16  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

(x) Teratur
Semua sumber diperuntukkan pada tempat dan masa yang betul.
Pekerja yang terlibat dalam melakukan kerja yang khusus juga harus
ditugaskan di lokasi yang sama sekiranya boleh.

(xi) Ekuiti
Semua pekerja mendapat layanan yang adil dan saksama seberapa
mungkin.

(xii) Kestabilan dari Segi Tempoh Kerja
Pengurusan sepatutnya menjadikan pengekalan pekerja yang
produktif sebagai satu keutamaan.

(xiii) Inisiatif
Pengurusan harus menggalakkan inisiatif pekerja dalam aktiviti
baru/tambahan.

(xiv) Esprit de corps
Satu terma yang dipinjam daripada bahasa Perancis, yang membawa
maksud sifat setia kawan di kalangan kumpulan. Ia menekankan
kepada suasana harmoni dan penyatuan dalam sesebuah organsiasi.

Mary Parker Follet (1868ă1933) merupakan seorang yang terlatih dalam bidang
falsafah dan sains politik. Pendekatan beliau tertumpu kepada penglibatan
pekerja dan perkongsian maklumat di kalangan para pengurus. Dia
menitikberatkan kepentingan matlamat bersama di kalangan orang bawahan
demi mengurangkan konflik di kalangan individu. Idea Follet bertentangan
dengan idea yang diketengahkan oleh pengurusan saintifik tetapi selari dengan
pengurusan moden. Pendekatannya tertumpu kepada individu dan bukan
teknik kejuruteraan. Follet menekankan beberapa isu yang relevan bagi tahun
1990an seperti kemanusiaan, etika, autoriti dan kepimpinan untuk memberi
inspirasi kepada golongan pekerja agar mereka cemerlang dalam pekerjaan
mereka. Antara konsepnya yang utama termasuklah agihan kuasa, memimpin
pekerja dan bukan mengarah mereka serta membenarkan pekerja untuk
bertindak mengikut keadaan.

Chester I. Barnard (1886ă1961) pula memperkenalkan konsep organisasi tidak
formal. Beliau percaya organisasi bukan sekadar mesin dan perhubungan tidak
formal boleh dijadikan „alat‰ yang mantap dan aset kepada organisasi sekiranya
ia diuruskan dengan betul. Beliau juga memperkenalkan Teori Penerimaan
Autoriti yang menyatakan bahawa pekerja mempunyai pilihan dalam menuruti
arahan daripada pihak pengurusan. Pengurus sepatutnya melayan pekerjanya

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  17

dengan baik sebab penerimaan pihak berkuasa di kalangan orang bawahannya
adalah kritikal dalam menjayakan sebuah organisasi.

Secara keseluruhannya, perspektif klasik terhadap pengurusan adalah sangat
penting dan memberi organisasi kemahiran asas untuk meningkatkan
produktiviti dan meraih sokongan padu daripada golongan pekerja.

1.4.2 Perspektif Kemanusiaan

Mary Parker Follet dan Chester Barnard merupakan pengasas utama pendekatan
kemanusiaan dalam pengurusan. Pendekatan ini memberi penekanan terhadap
pentingnya pemahaman gelagat manusia, keperluan pekerja, sikap pekerja
dalam persekitaran kerja dan juga proses-proses interaksi sosial dan
berkumpulan. Antara kategori dalam pendekatan kemanusiaan adalah ă
pergerakan perhubungan manusia, pandangan sumber manusia dan pendekatan
sains kelakuan.

(a) Pergerakan Hubungan Manusia
Pendekatan ini berdasarkan premis bahawa kawalan berkesan datang
daripada pekerja individu dan bukannya daripada kawalan ketat pihak
berkuasa. Pendekatan ini berasal daripada penyelidikan yang dijalankan di
Western Electric CompanyÊs Hawthorne Works di Chicago di antara 1927
dan 1932. Penyelidikan itu dipantau oleh Elton Mayo dan Fritz
Roethlisberger, dua ahli psikologi dari Universiti Harvard. Pada asalnya,
penyelidikan ini bertujuan untuk mengkaji perhubungan antara keadaan
fizikal dan pengeluaran. Cahaya penyinaran suhu dan faktor-faktor lain
berkaitan persekitaran kerja dipilih sebagai keadaan fizikal. Kesimpulan
asal yang diperoleh oleh para penyelidik bercanggah dengan keputusan
yang mereka jangkakan.

Tiga siri eksperimen telah dilaksanakan dan hasil kesemua ujian didapati
bercanggah dengan apa yang dijangkakan. Dalam ujian pertama, radiasi
cahaya dijadikan sebagai situasi fizikal. Andaian yang dibuat adalah tahap
keterangan cahaya mampu meningkatkan pengeluaran pekerja. Namun
demikian, didapati bahawa output pengeluaran semakin bertambah, sama
ada cahaya diterangkan atau dimalapkan. Ini bermakna bahawa terdapat
faktor-faktor lain yang menyebabkan peningkatan produktiviti. Perkara
yang sama terjadi dalam eksperimen kedua dan ketiga di mana keadaan
fizikal lain telah dipilih. Keputusan ini tidak dapat menerangkan dengan
jelas sebab-sebab peningkatan dalam pengeluaran.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

18  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

Secara kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne menunjukkan bahawa
produktiviti pekerja bertambah kerana mereka menerima layanan istimewa
daripada pihak pengurusan. Perhubungan manusia berkait rapat dengan
peningkatan dalam pengeluaran. Tekanan kumpulan juga mampu
memberi kesan kepada perlakuan seseorang. Kualiti kumpulan sangat
berkesan dalam menentukan output seorang pekerja. Imbuhan wang pula
tidak memberi kesan yang banyak berbanding kualiti, sentimen dan
jaminan kumpulan. Pada kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne telah
memulakan satu era baru; di mana pengurusan mula sedar bahawa
manusia ini sememangnya kompleks dan merupakan input berpengaruh
dalam menentukan prestasi sesebuah organisasi.

(b) Pendekatan Sumber Manusia
Pendekatan ini menekankan bahawa poduktiviti pekerja akan bertambah
apabila kepuasan pekerja dari segi keperluan asas dipenuhi. Pergerakan ini
bolehlah disamakan dengan ladang tenusu di mana lembu-lembu yang
selesa akan menghasilkan susu yang lebih banyak. Dari kaca mata
pengurusan pula, pekerja yang puas hati akan meningkatkan prestasi kerja
mereka. Pendekatan ini menggabungkan struktur kerja dengan beberapa
teori motivasi.

Antara pakar motivasi utama bagi pendekatan ini adalah Abraham Maslow
dan Douglas McGregor (sila rujuk Topik 7 di bawah tajuk Motivasi).

(c) Pendekatan Sains Sosial
Pendekatan sains sosial telah membangunkan teori perlakuan manusia
berdasarkan kaedah-kaedah saintifik dan pembelajaran. Ia berpunca dari
beberapa bidang seperti sosiologi, psikologi, antropologi, ekonomi dan
bidang-bidang lain dalam memahami gelagat pekerja dan interaksi dalam
sesebuah organisasi.

Pendekatan ini boleh dilihat dalam kebanyakan syarikat. Sektor-sektor
ekonomi serta sosiologi telah banyak mempengaruhi bagaimana pengurus
mendalami strategi dan struktur sesebuah organisasi. Psikologi juga telah
mempengaruhi pendekatan pengurusan melalui motivasi, komunikasi,
kepimpinan dan pengurusan staf.

1.4.3 Pendekatan Pengurusan Kuantitatif

Pendekatan ini bermula sewaktu era Perang Dunia Kedua, di mana teknik
kuantitatif digunakan dalam perang untuk mengendali kapal dan bom bagi
tentera British. Ketiga-tiga konsep utama dalam pendekatan ini adalah
pengurusan sains, pengurusan operasi dan pengurusan sistem maklumat.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  19

(a) Pengurusan Sains
Pendekatan ini dikemukakan untuk mengatasi pelbagai masalah yang
timbul semasa Perang Dunia Kedua. Sekumpulan ahli matematik, fizik dan
sains telah dibentuk untuk mengatasi isu-isu militari tersebut. Oleh sebab ia
melibatkan isu-isu berulang dalam pemindahan peralatan dan manusia
secara pantas dan berkesan, teknik-teknik tersebut telah digunakan oleh
beberapa firma yang besar.

(b) Pengurusan Operasi
Pendekatan ini merujuk kepada sektor pengurusan yang tertumpu kepada
pengeluaran produk dan perkhidmatan. Mereka yang terlibat dengan
pengurusan operasi menggunakan beberapa teknik kuantitatif dalam
mengatasi isu-isu berkaitan pembuatan. Antara kaedah yang biasa
digunakan termasuk ramalan, pemodelan inventori, pemprograman linear
dan bukan linear dan teori-teori pusingan, penjadualan, simulasi dan
analisis pulangan modal.

(c) Pengurusan Sistem Maklumat
Pendekatan ini merupakan subsektor baru dalam pendekatan pengurusan
kuantitatif. Beberapa sistem telah direka bentuk untuk menyediakan
maklumat yang relevan kepada pengurus pada masa dan kos yang
sewajarnya. Dengan terciptanya komputer digital berkelajuan tinggi, ia
membuka peluang kepada pengurusan untuk mengguna pakai peralatan
tersebut. Sistem-sistem komputer ini mengumpul maklumat untuk
membantu pihak pengurusan membuat keputusan.

1.4.4 Pendekatan Kontemporari

Pengurusan secara semulajadi adalah kompleks dan dinamik. Unsur-unsur bagi
setiap pendekatan yang telah dibincangkan masih digunakan sehingga ke hari
ini. Pendekatan kemanusiaan merupakan pendekatan yang paling menonjol
tetapi akhir-akhir ini, terdapat beberapa perubahan dalam pendekatan tersebut.

Dua teori utama di bawah perspektif ini adalah teori-teori sistem dan
kontingensi.

(a) Teori Sistem
Satu sistem merangkumi beberapa bahagian berkait rapat yang pada
amnya berfungsi untuk mencapai objektif yang sama. Fungsi sistem adalah
untuk mengubah input yang terdapat dari persekitaran luaran kepada
output. Lima komponen sistem ini adalah seperti berikut:

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

20  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

(i) Input
Peralatan, orang, kewangan atau sumber maklumat yang digunakan
untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan.

(ii) Proses Transformasi
Penggunaan teknologi pengeluaran untuk mengubah input kepada
output.

(iii) Pengeluaran
Terdiri daripada beberapa produk dan perkhidmatan sebuah
organisasi.

(iv) Maklum Balas
Keputusan yang akan mempengaruhi proses kitaran berikutnya.

(v) Persekitaran
Termasuk pengaruh sosial, politik dan ekonomi.

Idea-idea untuk sistem yang mempengaruhi tetapan minda pengurusan
merangkumi:

(i) Sistem Terbuka
Satu sistem yang berinteraksi dengan persekitaran luaran untuk terus
bertahan.

(ii) Sistem Tertutup
Satu sistem yang tidak berinteraksi dengan persekitaran luaran untuk
terus bertahan akan menemui kegagalan.

(iii) Entropi
Kecenderungan satu sistem untuk menjadi lupus.

(iv) Sinergi
Individu, kumpulan dan organisasi yang boleh mencapai kejayaan
yang lebih seandainya mereka bekerjasama berbanding dengan
bekerja secara bersendirian.

(v) Subsistem
Bahagian-bahagian sistem yang saling bergantungan.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  21

(b) Pendekatan Kontingensi
Pendekatan pengurusan klasikal diandaikan sebagai pandangan universal.
Konsep pengurusan dianggap universal di mana amalan pengurusan ialah
sama untuk semua keadaan. Dalam pengajian perniagaan, pandangan
alternatif telah timbul.
Seorang itu mempelajari pengurusan dengan melalui masalah-masalah yang
diutarakan dalam kajian kes. Pendekatan kontingensi menggabungkan
pemerhatian universal dengan pemerhatian kes. Dalam pendekatan ini,
tindakan pengurus bergantung kepada beberapa kontingensi yang berlaku
dalam organisasi.

LATIHAN 1.2

Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)
1. Seorang pengurus berfikiran moden tidak akan melaksanakan

fungsi-fungsi pengurusan yang klasik.
2. Kemahiran konseptual merupakan kemahiran paling penting bagi

pengurus di peringkat bawahan.
3. Kesilapan-kesilapan yang dilakukan oleh para pengurus sehingga

mereka tidak diberikan peluang untuk kenaikan pangkat adalah
disebabkan mereka tidak peka terhadap orang lain.
4. Bagi kebanyakan pengurus, pengetahuan, kemahiran dan
kebolehan yang mendatangkan kejayaan semasa kerjaya awal
mereka tidak semestinya akan membantu mereka berjaya sebagai
seorang pengurus.
5. Pengurusan saintifik memberi tumpuan kepada produktiviti
seorang pekerja.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

22  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

Soalan-soalan Aneka Pilihan

1. Fungsi pengurusan manakah yang melibatkan pemantauan pembaikan
dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya perlu?

A. Perancangan
B. Penyusunan
C. Kepimpinan
D. Pengawalan

2. Apakah perbezaan antara pengurus tradisional dengan pengurus
masa kini?

A. Pengalaman penuh yang diperoleh pengurus.
B. Cara pengurus melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan tradisional.
C. Jumlah bilangan fungsi pengurusan tradisional yang dilaksanakan.
D. Hanya pengurus tradisional akan melaksanakan fungsi pengurusan

tradisional.

3. Apakah unsur-unsur baru dalam fungsi-fungsi pengurusan semasa
yang tidak menjelaskan fungsi-fungsi pengurusan secara tradisional?

A. Realisasi kerja
B. Menghadapi saingan
C. Mengurus beberapa individu, projek dan proses
D. Memimpin

4. Antara berikut yang manakah BUKAN langkah yang terlibat dalam
merealisasikan kerja?

A. Menentukan objektif-objektif yang perlu dicapai.
B. Merancang bagaimana untuk mencapai objektif yang ditetapkan.
C. Mengumpul dan mengurus maklumat yang diperlukan demi

membuat keputusan terbaik.
D. Menilai tahap saingan di pasaran.

5. Siapakah yang bertanggungjawab untuk menetapkan objektif yang selaras
dengan objektif organisasi, perancangan dan juga pelaksanaannya?

A. Pengurusan tinggi
B. Pengurusan pertengahan
C. Pengurusan rendah/bahagian
D. Ketua pasukan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?  23

 Pengurusan adalah satu seni mengarah orang lain melaksanakan kerja
dengan mengutamakan aspek keberkesanan dan kecekapan pelaksanaannya.

 Keberkesanan adalah pencapaian matlamat yang membolehkan objektif
organisasi menjadi kenyataan atau secara ringkasnya „melakukan sesuatu
yang betul‰.

 Kecekapan pula adalah melaksanakan kerja dengan usaha, kos dan
pembaziran yang minimum atau dengan kata lain „melakukan sesuatu
dengan betul‰.

 Fungsi pengurusan boleh dibahagikan kepada perancangan, penyusunan,
kepimpinan dan pengawalan. Pengurus memainkan berbagai jenis peranan
dalam sebuah organisasi.

 Peranan-peranannya termasuk sebagai tunggak, ketua, pegawai perhubungan,
jurucakap, perunding, pencetus idea, pembangunan keupayaan dan penggalak
transformasi.

 Kemahiran pengurusan adalah penting untuk memastikan kejayaan seorang
pengurus. Ia merangkumi kemahiran-kemahiran konseptual, interpersonal
dan teknikal.

 Pengurus pula boleh dibahagikan kepada tiga jenis: pengurusan atasan,
pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.

 Evolusi pengurusan berkembang seiring dengan tamadun awal manusia di
Mesir, China dan Babylon.

 Kaedah pengurusan pada waktu itu berlainan dengan kaedah pengurusan
pada hari ini.

 Pengurusan moden berkembang dengan pesatnya selepas kemunculan
Revolusi Perindustrian di Eropah.

 Pada amnya, terdapat dua sistem yang terkenal dalam perbincangan
berkaitan dengan trend atau pengurusan tetapan minda, iaitu sistem rasional
dan sistem sosial.

 Antara tokoh terkenal dalam sistem rasional termasuk Henri Fayol, Max

Weber dan Frederick Taylor, manakala dalam sistem sosial pula adalah Elton
Mayo, William Ouchi dan Henry Mintzberg.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

24  TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN?

Keberkesanan Kepimpinan
Kecekapan Pengawalan
Kemahiran interpersonal/antara Penyusunan
perorangan Pengurusan saintifik
Kemahiran konseptual Perancangan
Kemahiran teknikal

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

Topik  Perancangan

2

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menjelaskan maksud perancangan;
2. Mengaplikasikan proses-proses yang terlibat dalam perancangan

yang berkesan;

3. Mengenal pasti jenis-jenis perancangan; dan

4. Membandingkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan
perancangan.

 PENGENALAN

Perancangan adalah salah satu daripada fungsi pengurusan, di samping
penyusunan, pengawalan dan kepimpinan. Bagi membolehkan sesebuah
organisasi berfungsi dengan berkesan maka perancangan yang baik amatlah
penting.

Menurut C. W. Roney (Certo, 2000), secara amnya perancangan dibuat bagi dua
tujuan. Pertama, ia dibuat adalah sebagai suatu perlindungan kepada sesebuah
organisasi. Ini bermakna apabila perancangan dibuat, seorang pengurus boleh
meramal kesan-kesan daripada setiap cadangan atau tindakan alternatif yang
akan dilaksanakan. Dalam situasi ini, pengurus akan memilih tindakan alternatif
yang memberi hasil terbaik kepada organisasi dan melindunginya daripada
sebarang keputusan yang merugikan.

Kedua, perancangan dibuat untuk meningkatkan tahap keyakinan sesebuah
organisasi. Sebagai contoh, apabila sesebuah organisasi membuka satu cawangan
baru, ia bukanlah suatu kebetulan tetapi hasil daripada perancangan yang teliti.
Dengan perancangan yang betul, pengurus-pengurus boleh memastikan apa
yang perlu dilakukan, bagaimana untuk melaksanakan tindakan-tindakan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

26  TOPIK 2 PERANCANGAN

berkenaan, mengapa ia dilakukan, bila ia perlu dibuat, di mana ia dibuat, siapa
perlu melaksanakannya dan sebagainya. Tanpa perancangan yang baik,
sesebuah organisasi tidak mampu untuk berkembang.

Daripada perbincangan awal, kita boleh membuat kesimpulan betapa
pentingnya perancangan bagi mencapai kejayaan dalam sesebuah organisasi.
Dalam bahagian seterusnya, kita akan mempelajari dengan lebih terperinci
tentang fungsi-fungsi perancangan. Topik-topik yang akan dibincangkan ialah
definisi perancangan, bagaimana untuk membuat perancangan yang berkesan,
jenis-jenis perancangan serta kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan
perancangan.

2.1 DEFINISI PERANCANGAN

Sebelum kita membincangkan perancangan organisasi dengan lebih lanjut,
adalah lebih baik dianalisis definisinya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa
definisi perancangan yang dicadangkan oleh para intelek pengurusan Barat.

(a) Perancangan bermaksud menentukan objektif-objektif yang ingin dicapai
dan memilih tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk mencapai
objektif tersebut (Lewis et al., 2001).

(b) Perancangan merupakan cadangan tindakan-tindakan yang perlu dibuat
oleh sesebuah organisasi untuk mencapai objektif-objektifnya (Certo, 2000).

(c) Perancangan merupakan suatu proses untuk menentukan objektif-objektif
yang ingin dicapai pada masa hadapan termasuk tindakan-tindakan yang
perlu diambil untuk mencapai objektif-objektif tersebut (Rue & Byars,
2000).

(d) Perancangan melibatkan definisi objektif, pembentukan strategi dan pelan-
pelan tindakan untuk menyelaras aktiviti-aktiviti organisasi (Robbins,
1996).

(e) Perancangan merujuk kepada proses menentukan objektif-objektif
sesebuah organisasi dan membuat keputusan mengenai cara yang terbaik
untuk mencapainya (Bartol & Martin, 1994).

Berdasarkan definisi-definisi yang telah diberikan, perancangan melibatkan
aktiviti-aktiviti mengenal pasti objektif-objektif yang perlu dicapai termasuk
menentukan strategi-strategi yang perlu diterima pakai untuk mencapai objektif-
objektif yang telah ditetapkan. Secara ringkasnya, perancangan menekankan
hasil akhir termasuk cara-cara untuk melaksanakan tugas tersebut. Menerusi
perancangan, pengurus-pengurus akan dapat menentukan cara untuk

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 2 PERANCANGAN  27

mengagihkan sumber-sumber yang sedia ada dengan cekap demi mencapai
objektif-objektif organisasi.

AKTIVITI 2.1

Berdasarkan apa yang telah dibincangkan, berikan satu definisi
perancangan menurut kefahaman anda. Bandingkan jawapan anda
dengan rakan-rakan.

2.2 BAGAIMANA MERANCANG DENGAN
BERKESAN?

SEMAK KENDIRI 2.1

Apakah yang anda faham tentang perancangan berkesan dalam
sesebuah organisasi?

Perancangan yang berkesan melibatkan lima proses utama ă (a) menentukan
objektif-objektif yang perlu dicapai; (b) membina komitmen individu untuk
mencapai objektif-objektif tersebut; (c) membentuk pelan-pelan tindakan; (d)
memantau kemajuan dan (e) mengekalkan fleksibiliti (Williams, 2000). Proses-
proses ini bukan sahaja bertujuan untuk membuat perancangan tetapi juga untuk
memastikan perancangan tersebut dilaksanakan secara betul dan berkesan.
(a) Menentukan Objektif-objektif

Langkah pertama dalam perancangan adalah menentukan objektif-objektif
yang ingin dicapai. Suatu objektif yang baik seharusnya mempunyai ciri-
ciri S.M.A.R.T. ă specific, measurable, attainable, realistic and timely atau
dalam bahasa Melayu objektif itu perlu: khusus, boleh diukur, boleh
dicapai, realistik dan tepat pada masanya ă seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 2.1.

Rajah 2.1: Ciri-ciri untuk mencapai objektif-objektif yang baik

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

28  TOPIK 2 PERANCANGAN

(i) Objektif yang Khusus
Objektif tersebut mestilah dinyatakan secara khusus. Katakan sebuah
organisasi ingin meningkatkan pengeluarannya pada tahun ini. Oleh
itu, ia mesti menyatakan dengan jelas berapa banyak peningkatan
yang ingin dicapai, sebagai contoh 10 atau 20 peratus atau lebih.

(ii) Objektif yang Boleh Diukur
Suatu objektif yang baik adalah objektif yang boleh diukur secara
kuantitatif. Pengukuran seperti ini adalah penting untuk menentukan
sama ada objektif tersebut boleh dicapai atau tidak. Berdasarkan
contoh di atas, peningkatan dalam pengeluaran boleh diukur dengan
cara mengira produk yang dihasilkan. Andainya selepas pengiraan
didapati ada pertambahan sebanyak 10 peratus berbanding dengan
apa yang diandaikan sebelumnya, ini bermakna objektif yang
dirancang sebelum itu iaitu peningkatan sebanyak 10 peratus telah
tercapai.

(iii) Objektif yang Boleh Dicapai
Suatu objektif yang baik adalah objektif yang tidak mustahil untuk
dicapai. Objektif yang boleh dicapai akan menaikkan semangat
pekerja-pekerja, manakala objektif yang tidak boleh dicapai hanya
akan melemahkan semangat mereka.

(iv) Objektif yang Realistik
Objektif yang realistik adalah suatu objektif yang munasabah.
Katakan kapasiti pengeluaran Syarikat A telah mencecah tahap yang
maksimum. Pihak pengurusan mengambil keputusan untuk
menentukan objektif meningkatkan pengeluaran sebanyak 30 peratus
daripada tahap maksimum. Objektif ini sememangnya tidak realistik
dan tidak boleh dicapai kerana kapasiti pengeluaran sudah pun
mencapai tahap maksimum. Oleh itu, adalah penting bagi pengurus
sesebuah organisasi untuk menilai keupayaan organisasi tersebut
sebelum membuat sebarang perancangan.

(v) Objektif yang Tepat Pada Masanya
Suatu objektif yang baik biasanya akan menyatakan jangka masa yang
perlu diambil untuk mencapai objektif tersebut. Misalnya, satu tahun
atau tiga tahun. Dalam jangka masa ini, semua sumber akan
digabungkan dan ditumpukan ke arah mencapai objektif itu.

(b) Membina Komitmen Individu
Walaupun objektif-objektif telah ditentukan, ini tidak menjamin semua
individu dalam organisasi akan terdorong untuk mencapainya. Maka,
selepas menentukan objektif-objektif tersebut, langkah susulan yang perlu

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 2 PERANCANGAN  29

diambil adalah untuk memupuk komitmen pada setiap individu dalam
organisasi itu ke arah mencapai objektif tersebut. Terdapat empat cara yang
boleh digunakan untuk mewujudkan komitmen di kalangan ahli-ahli
sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut. Sila rujuk Jadual 2.1
untuk kaedah-kaedah dan penerangannya.

Jadual 2.1: Kaedah-kaedah Mewujudkan Komitmen

Kaedah Penerangan

Penentuan Biasanya, apabila keputusan dibuat hasil daripada kerjasama
objektif-objektif dengan ahli-ahli lain, ia akan menimbulkan rasa pemilikan
menerusi terhadap keputusan yang dibuat. Apabila ahli-ahli merasakan
kerjasama keputusan yang dibuat adalah berdasarkan persetujuan mereka,
dengan semua ia akan mewujudkan komitmen di kalangan mereka untuk
ahli dalam memastikan kejayaan pelaksanaannya. Kaedah ini merupakan
organisasi pendekatan yang terbaik dan lazimnya digunakan dalam
organisasi untuk meningkatkan komitmen pekerja-pekerja.
Objektif-objektif
yang munasabah Objektif yang ditentukan perlulah munasabah agar pekerja-
pekerja bersemangat untuk melaksanakan tugas mereka sehingga
Pengumuman objektif yang telah dirancangkan tercapai. Objektif-objektif yang
objektif-objektif tidak realistik dengan sasaran yang tinggi sememangnya sukar
kepada ahli-ahli dicapai, manakala objektif-objektif dengan sasaran yang terlalu
dalam organisasi rendah hanya akan membosankan pekerja-pekerja.

Mendapat Pada amnya, apabila suatu objektif diketahui umum, kita akan
sokongan rasa malu sekiranya objektif-objektif tersebut gagal dicapai. Oleh
daripada itu, kita akan bekerja lebih keras untuk memastikan objektif yang
pengurusan telah dirancang dapat dicapai.
atasan
Untuk memudahkan lagi operasi kerja, adalah baik untuk
mendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Sokongan ini
boleh diberi dalam bentuk kewangan, pendapat, nasihat dan
sebagainya. Dengan sokongan ini, semua urusan akan menjadi
lebih mudah dan secara tidak langsung mendorong kita untuk
mencapai objektif-objektif tersebut.

(c) Menyediakan Pelan Tindakan
Pelan-pelan tindakan akan disediakan selepas mengenal pasti komitmen
yang akan diberikan oleh ahli-ahli organisasi ke arah mencapai objektif-
objektif yang telah ditetapkan. Pelan tindakan ini akan menerangkan
langkah-langkah yang perlu diambil untuk melaksanakan tugas, individu-
individu yang terlibat, sumber-sumber dan masa yang diperlukan untuk
mencapai objektif-objektif tersebut.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

30  TOPIK 2 PERANCANGAN

(d) Memantau Kemajuan
Langkah keempat dalam perancangan adalah memantau kemajuan. Ia
bertujuan untuk mengenal pasti sama ada pelan-pelan berjalan dengan baik
atau sebaliknya. Dua kaedah untuk memantau kemajuan adalah:

(i) Menentukan Objektif Jangka Panjang dan Jangka Pendek
Objektif jangka panjang merupakan objektif sebenar yang perlu
dicapai manakala objektif jangka pendek dibentuk bagi tujuan
motivasi secara sementara kepada ahli-ahli dan pekerja-pekerja
sesebuah organisasi sementara berusaha ke arah pencapaian objektif-
objektif jangka panjang.

Misalnya, objektif jangka panjang organisasi A ialah untuk menjana
keuntungan bersih sebanyak RM10,000 untuk tahun 2010. Manakala,
objektif jangka pendek yang telah ditentukan adalah untuk
meningkatkan keuntungan bersih dalam akaun pada setiap bulan
untuk tahun 2010. Sekiranya keuntungan bersih meningkat setiap
bulan, ini akan mendorong pekerja-pekerja untuk terus menjana lebih
banyak keuntungan sehingga mereka dapat mencapai sasaran
RM10,000 pada bulan Disember 2010.

(ii) Memperoleh Maklum Balas Prestasi daripada Pihak Peserta
Maklum balas prestasi yang kerap membolehkan pekerja-pekerja dan
pengurus memantau tahap kemajuan mereka. Sekiranya terdapat
sebarang penyimpangan daripada objektif atau strategi yang asal,
maka usaha-usaha penyesuaian, penentuan hala tuju dan strategi
kerja akan segera dilakukan. Maklum balas juga dapat memastikan
pengurus tidak menyimpang daripada objektif asal dan mengenal
pasti kesilapan yang dibuat supaya tindakan pembetulan dapat
diambil.

(e) Mengekalkan Kefleksibelan
Perancangan yang baik adalah perancangan yang fleksibel atau elastik.
Kadangkala, pelan tindakan dan objektif tertentu tidak dapat dilaksanakan
seperti yang dirancangkan. Ada masanya pula, objektif-objektif didapati
amat sukar untuk dicapai dan tindakan terpaksa diambil untuk mengubah
perancangan tersebut. Perubahan yang dibuat mungkin melibatkan aspek
strategi kerja, skop objektif yang perlu dicapai atau sumber yang terlibat.
Perancangan fleksibel ini penting kerana sekiranya terdapat sebarang
masalah berkaitan dengan proses perancangan ia tidak akan mengganggu
perancangan keseluruhan yang telah dibuat dan mungkin hanya sebahagian
yang perlu diperbaiki. Oleh itu, perancangan yang baik perlu memasukkan
ciri-ciri fleksibel agar ia boleh diubahsuai sekiranya perlu.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 2 PERANCANGAN  31

2.3 JENIS-JENIS PERANCANGAN

Walaupun perancangan ditakrifkan sebagai proses menentukan objektif dan
mengenal pasti kaedah-kaedah untuk mencapai objektif, perancangan juga
terdiri daripada beberapa jenis. Perancangan wujud dalam beberapa bentuk dan
saiz serta mempunyai maksud yang tersendiri. Menurut Dessler (2001),
perancangan boleh dikategorikan kepada tiga dimensi utama iaitu perancangan
berasaskan format, hierarki organisasi dan kekerapan penggunaan. Rajah 2.2
meringkaskan jenis-jenis perancangan berdasarkan dimensi-dimensi ini.

Rajah 2.2: Jenis-jenis perancangan
(a) Perancangan Berasaskan Format

Perancangan berbeza daripada segi format iaitu cara ia dipersembahkan.
Jika perancangan ditulis dalam bentuk pernyataan, yang menyatakan apa
yang perlu dicapai dan bagaimana ia boleh dicapai, maka ia dipanggil
perancangan deskriptif. Contohnya perancangan kerjaya seseorang.
Terdapat juga perancangan yang dinyatakan dalam bentuk pernyataan
kewangan. Perancangan jenis ini dikenali sebagai belanjawan disebabkan
pelan ini dinyatakan secara kuantitatif dengan menggunakan istilah-istilah
kewangan. Sementara itu, perancangan grafik merujuk kepada
perancangan yang menerangkan apa yang perlu dicapai dan bagaimana
untuk mencapainya dalam bentuk carta. Salah satu contoh perancangan
grafik adalah carta Gantt. Carta ini menunjukkan jangka masa yang
diperlukan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti dalam bentuk carta bar.

SEMAK KENDIRI 2.2

Renung kembali nasib beberapa syarikat terkenal di Malaysia yang
terpaksa mencairkan atau menjual saham mereka kepada syarikat lain
akibat kegagalan mengekalkan kedudukan mereka dalam dunia
perdagangan. Mungkinkah ini disebabkan oleh kegagalan mereka
mempraktikkan perancangan awal mereka?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

32  TOPIK 2 PERANCANGAN

(b) Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi
Selain format, perancangan juga berbeza daripada segi aspek jangka masa.
Sebahagian perancangan adalah untuk jangka masa yang panjang,
manakala sebahagian lain adalah untuk jangka pendek. Perancangan
dilakukan oleh pengurusan berdasarkan hierarki organisasi. Pada amnya,
terdapat tiga peringkat dalam organisasi iaitu pengurusan atasan,
pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Objektif sesebuah
organisasi perlulah ditentukan pada setiap tahap organisasi. Perancangan
jenis ini dikenali sebagai perancangan atas ke bawah yang merangkumi
perancangan/pelan strategik, pelan taktikal dan pelan operasi. Sila rujuk
Jadual 2.2 untuk penerangan selanjutnya.

Jadual 2.2: Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi

Hierarki Perancangan Penerangan
Organisasi
Pengurusan Pelan Ini merupakan perancangan keseluruhan bagi sesebuah
Peringkat Strategik organisasi yang menerangkan hala tuju umum organisasi
Atasan dan bagaimana ia boleh menempatkan dirinya dalam
pasaran berbanding dengan pesaing-pesaingnya yang lain
Pengurusan dari segi kedudukan. Perancangan strategik lazimnya
Peringkat merangkumi jangka masa yang panjang dan dibuat untuk
Pertengahan tempoh dua hingga lima tahun ke hadapan. Pengurusan
atasan akan bertanggungjawab untuk menyediakan pelan
Pengurusan ini.
Peringkat
Bawahan Pelan Pelan ini disediakan dan dilaksanakan oleh pengurusan di
Taktikal peringkat pertengahan. Ia menerangkan bagaimana
sesebuah organisasi mengagihkan dan menggunakan
sumber, dana (kewangan) serta individu dalam organisasi
tersebut untuk mencapai objektif-objektif yang telah
ditentukan. Perancangan taktikal biasanya melibatkan
jangka masa yang sederhana dan dibuat antara enam bulan
hingga dua tahun.

Pelan Operasi Ini merupakan perancangan harian yang disediakan dan
dilaksanakan oleh pengurusan peringkat bawahan yang
juga dikenali sebagai pengurus bahagian. Biasanya
perancangan ini menerangkan pengeluaran dan
pengagihan produk untuk tempoh 30 hari hingga enam
bulan.

Walaupun setiap peringkat pengurusan membuat perancangan mereka
sendiri, perancangan itu hanya akan menjadi berkesan apabila objektif dan
tindakan dibuat pada peringkat sekongan bawahan serta selari dengan
objektif dan tindakan yang dibuat oleh pengurusan peringkat pertengahan
dan atasan.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 2 PERANCANGAN  33

(c) Perancangan Berdasarkan Kekerapan Penggunaan
Di samping format dan hierarki organisasi, perancangan juga berbeza
daripada aspek kekerapan penggunaan. Sesetengah perancangan hanya
digunakan sekali manakala sebahagian lagi digunakan secara berulang.

Perancangan yang hanya digunakan sekali dikenali sebagai perancangan
sekali guna. Ia disediakan secara khusus untuk memenuhi tujuan-tujuan
tertentu, misalnya, pembukaan sebuah cawangan baru. Walaupun
organisasi tersebut mungkin membuka lebih daripada satu cawangan,
setiap perancangan yang dibuat hanya boleh diguna pakai untuk cawangan
tertentu sahaja.

Ini adalah kerana setiap cawangan sudah semestinya mempunyai sumber-
sumber yang berbeza sama ada daripada segi kewangan, tenaga manusia,
agihan pelanggan, saiz kawasan cawangan dan lain-lain. Oleh itu,
perancangan untuk pembukaan cawangan baru di Gombak, misalnya,
tidak boleh digunakan untuk pembukaan cawangan baru di Alor Setar.
Contoh lain bagi jenis perancangan ini adalah belanjawan yang disediakan
untuk jangka masa tertentu.

Perancangan yang digunakan secara berulang kali dikenali sebagai
perancangan tetap. Perancangan ini digunakan untuk mengurus situasi
yang kerap timbul dalam sesebuah organisasi seperti masalah disiplin
pekerja-pekerja. Terdapat tiga jenis perancangan tetap iaitu polisi, prosedur
dan peraturan.

(i) Polisi
Polisi merupakan garis panduan atau prinsip am dalam mengurus sesuatu
situasi.

(ii) Prosedur
Prosedur merujuk kepada tindakan atau proses yang mesti diambil
sekiranya sesuatu situasi itu timbul. Ianya lebih khusus berbanding dengan
polisi.

(iii) Peraturan
Peraturan merupakan garis panduan yang khusus dalam mengambil
tindakan. Peraturan biasanya lebih khusus berbanding prosedur.

Contoh berikut dapat membantu anda memahami perancangan tetap
dengan lebih baik. Syarikat Suria Sdn Bhd telah membuat polisi yang mana
pekerja-pekerjanya adalah bertanggungjawab untuk memastikan setiap
produk yang dijual kepada pelanggan-pelanggan berada dalam keadaan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)