34 TOPIK 2 PERANCANGAN
yang baik. Bagi sebarang produk rosak yang dijual, pelanggan-pelanggan
berhak menuntut ganti rugi daripada syarikat. Namun demikian, sebelum
ganti rugi dibayar, terdapat beberapa prosedur yang perlu dipatuhi.
Pertama, merekodkan kerosakan yang berlaku dalam sistem inventori dan
kedua, mendapatkan kelulusan daripada pengurus jabatan terlebih dahulu
sebelum membuat bayaran ganti rugi. Walaupun begitu, peraturan tersebut
menyatakan bahawa sebarang laporan kerosakan mestilah dibuat dalam
jangka masa 30 hari daripada tarikh pembelian.
Perhatikan bahawa semua aktiviti yang terlibat, iaitu aktiviti penjualan
produk kepada pelanggan-pelanggan, tuntutan ganti rugi daripada
pelanggan-pelanggan dan juga bayaran ganti rugi oleh perniagaan
merupakan antara aktiviti-aktiviti berulang dalam sesebuah perniagaan;
lantas, polisi, prosedur dan peraturan telah ditetapkan sebagai garis
panduan untuk mengurus semua aktiviti tersebut. Oleh itu, setiap kali
aktiviti ini berlaku, polisi, prosedur dan peraturan yang sama akan diguna
pakai. Secara ringkasnya, perancangan yang sama (iaitu polisi, prosedur
dan peraturan) boleh digunakan secara berulang kali untuk menguruskan
aktiviti-aktiviti yang berulang.
AKTIVITI 2.2
Kartun di atas menunjukkan pembentangan objektif oleh seorang wanita
dan sebuah robot. Pada pendapat anda, apakah implikasinya kepada
organisasi berkenaan sekiranya objektif yang ditentukan adalah tidak
tepat dan tidak rasional?
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 2 PERANCANGAN 35
LATIHAN 2.1
Apakah perbezaan antara perancangan berdasarkan format dengan
perancangan berdasarkan kekerapan penggunaan?
2.4 KELEBIHAN-KELEBIHAN DAN
KELEMAHAN-KELEMAHAN
PERANCANGAN
Walaupun perancangan mempunyai kelebihan-kelebihan yang tertentu, ia juga
mempunyai kelemahan-kelemahannya. Dalam bahagian ini, kita akan mengenal
pasti kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan. Dengan
memahaminya, seseorang pengurus akan dapat menilai kualiti perancangan
yang telah dilaksanakan. Jadual 2.3 memberikan ringkasan tentang kelebihan-
kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.
Jadual 2.3: Kelebihan-kelebihan dan Kelemahan-kelemahan Perancangan
Kelebihan Kelemahan
Menghasilkan usaha intensif ke arah Mengekang perubahan yang berlaku
objektif organisasi. dalam organisasi.
Mewujudkan usaha berterusan di Perancangan tidak mengambil kira
kalangan pengurus dalam hierarki ketidakpastian yang diandaikan
organisasi. untuk masa hadapan.
Menerangkan hala tuju organisasi Memisahkan antara perancang dan
kepada pengurus-pengurus dan pelaksana.
pekerja-pekerja.
Membantu pengurus-pengurus dalam
mewujudkan strategi-strategi kerja.
Mewujudkan impak yang positif
terhadap individu dan organisasi.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
36 TOPIK 2 PERANCANGAN
2.4.1 Kelebihan-kelebihan Perancangan
Jadual 2.4 menerangkan secara lanjut kelebihan-kelebihan perancangan.
Jadual 2.4: Kelebihan-kelebihan Perancangan
Kelebihan Penerangan
Menghasilkan Pekerja-pekerja akan bekerja dengan lebih keras sekiranya ada
usaha intensif perancangan, iaitu, objektif-objektif dan strategi-strategi kerja.
Selain itu, prestasi kerja boleh dipertingkatkan lagi kerana mereka
sedar hala tuju yang perlu dicapai.
Usaha Perancangan melibatkan jangka masa yang tertentu. Pengurus-
berterusan pengurus yang terlibat dalam perancangan akan tahu bahawa
objektif-objektif tersebut hanya boleh dicapai apabila tiba masanya.
Oleh itu, usaha intensif yang dilaksanakan akan diteruskan
sehinggalah objektif-objektif yang dirancangkan berjaya dicapai
dan pengurus-pengurus dan pekerja-pekerja akan bekerja lebih
bersungguh-sungguh sepanjang tempoh masa yang diberikan
untuk mencapai objektif tersebut.
Hala tuju Dengan perancangan, pekerja-pekerja akan tahu objektif-objektif
bersepadu yang perlu dicapai termasuk strategi-strategi yang mesti diikuti.
Secara tidak langsung, semua ahli-ahli organisasi mempunyai hala
tuju yang mesti dituruti dan mereka akan bergerak ke arah hala
tuju atau objektif yang sama.
Mewujudkan Seperti yang ditakrifkan sebelum ini, apabila seorang pengurus
strategi kerja kanan menetapkan suatu objektif untuk dicapai, secara automatik,
pengurus-pengurus di peringkat pertengahan dan bawahan akan
menyoal cara-cara untuk mencapai objektif yang disasarkan itu.
Untuk mencapai objektif tersebut, pengurus-pengurus perlu
mewujudkan strategi-strategi yang boleh dijadikan garis panduan
dalam menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan agar
objektif yang dirancang boleh dicapai.
Impak yang Perancangan telah terbukti berkesan kepada organisasi dan juga
positif individu. Pada amnya, organisasi yang terlibat dalam perancangan
terhadap akan memperoleh keuntungan yang lebih dan berkembang dengan
individu dan lebih cepat berbanding dengan organisasi yang tidak terlibat dalam
organisasi perancangan. Ia juga boleh diguna pakai kepada individu, sama
ada pengurus mahupun pekerja. Biasanya, prestasi kerja adalah
lebih baik sekiranya mereka mempunyai objektif dan strategi
semasa melakukan kerja.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 2 PERANCANGAN 37
2.4.2 Kelemahan-kelemahan Perancangan
Jadual 2.5 menjelaskan kelemahan-kelemahan perancangan.
Jadual 2.5: Kelemahan-kelemahan Perancangan
Kelemahan Penerangan
Mengekang Lazimnya, perancangan dibuat untuk jangka masa yang tertentu.
perubahan Apabila perubahan berlaku dalam persekitaran, maka rancangan-
dan rancangan yang sedia ada perlu dikemas kini semula. Perubahan-
penyesuaian perubahan kepada persekitaran ini boleh berlaku daripada aspek
perubahan cita rasa pelanggan-pelanggan, perubahan teknologi,
perundangan dan lain-lain. Namun demikian, ada kalanya individu
atau organisasi terlalu komited untuk mencapai objektif yang telah
dirancangkan sebelum ini sehinggakan mereka tidak sedar yang
strategi-strategi yang telah dibuat tidak lagi sesuai dan perlu
dipinda. Kegagalan untuk menyedari tentang perlunya perubahan
akan menyebabkan kegagalan pelaksanaan rancangan yang sedia
ada.
Ketidakpastian Perancangan biasanya berlandaskan andaian-andaian bagi kejadian-
terhadap kejadian pada masa hadapan. Misalnya, seorang pengurus
andaian- mengandaikan permintaan akan meningkat pada masa hadapan;
andaian maka pelan-pelan dibuat untuk meningkatkan pengeluaran produk
bagi memenuhi permintaan. Bagi melaksanakan pelan itu, andaian
terhadap isu-isu masa hadapan mestilah tepat. Terdapat banyak
elemen yang tidak pasti yang wujud dalam ramalan masa hadapan.
Sekiranya ramalan yang dibuat adalah salah, maka perancangan
yang dibuat berasaskan andaian berkenaan akan gagal akhirnya.
Pemisahan Pada amnya, perancangan dibuat oleh pengurus peringkat atasan,
antara manakala pelaksanaannya dijalankan oleh pekerja di peringkat
perancang dan bawahan. Kadangkala pengasingan ini boleh menyebabkan pelan
pelaksana yang dibuat menjadi tidak serasi dengan keupayaan pekerja-
pekerja. Ini berlaku apabila orang yang merancang itu tidak terlibat
secara langsung dalam bahagian operasi. Oleh itu, mereka tidak
tahu dengan mendalam tentang tahap keupayaan dan kekangan
yang dihadapi di peringkat operasi, yang kemudiannya
mengakibatkan kegagalan dalam perancangan tersebut.
AKTIVITI 2.3
Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, cuba jelaskan kepentingan
perancangan yang berkesan dan implikasi-implikasinya terhadap syarikat
anda sekiranya perancangan tersebut gagal mencapai objektif organisasi.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
38 TOPIK 2 PERANCANGAN
LATIHAN 2.2
Soalan Esei
Daripada perbincangan di atas, senaraikan kelemahan-kelemahan
perancangan.
Soalan-soalan Aneka Pilihan
1. Proses pengurusan yang manakah menentukan objektif yang perlu
dicapai dan juga untuk mengenal pasti kaedah-kaedah untuk
mencapai objektif tersebut?
A. Pembentukan strategi
B. Pelaksanaan taktikal
C. Perancangan
D. Pentadbiran
2. Apakah langkah pertama dalam perancangan berkesan?
A. Mengekalkan kefleksibelan dalam perancangan
B. Membentuk pelan tindakan
C. Menentukan objektif-objektif
D. Membina komitmen ke arah pencapaian objektif
3. Jenis perancangan tetap yang manakah menyediakan garis panduan
khusus untuk mengambil tindakan yang tertentu?
A. Syarat
B. Polisi
C. Prosedur
D. Peraturan
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 2 PERANCANGAN 39
4. „Ahmad, tolong pastikan yang anda terangkan kepada kakitangan
anda langkah-langkah untuk menetapkan proses kerja yang baru,
belanjawan yang diberi dan orang yang terlibat,‰ kata Encik Ali.
Apakah langkah dalam proses perancangan yang dimaksudkan oleh
Encik Ali?
A. Menentukan objektif
B. Membina komitmen individu
C. Menyediakan pelan tindakan
D. Memantau kemajuan
5. Siapakah yang bertanggungjawab untuk membentuk pelan taktikal?
A. Pengurus-pengurus peringkat atasan
B. Pengurus-pengurus peringkat pertengahan
C. Pengurus-pengurus peringkat bawahan
D. Semua pengurus di atas
Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)
1. Perancangan dibuat berdasarkan andaian-andaian pada masa
hadapan.
2. Salah satu kelemahan perancangan adalah ia mengekang perubahan
dan penyesuaian dalam sesebuah organisasi.
3. Perancangan operasi dibuat untuk menentukan bagaimana sesebuah
organisasi boleh menggunakan sumber-sumber, belanjawan dan
individu-individu untuk mencapai objektif yang khusus.
4. Perancangan tetap merupakan perancangan yang dibuat secara
khusus untuk tujuan tertentu.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
40 TOPIK 2 PERANCANGAN
Pada awal topik ini, kita telah didedahkan kepada beberapa konsep
perancangan yang disyorkan oleh para intelektual dalam bidang pengurusan.
Proses perancangan yang berkesan juga telah dibincangkan.
Terdapat lima langkah atau proses untuk membentuk perancangan yang
berkesan: pertama, menentukan objektif yang perlu dicapai; kedua,
mewujudkan komitmen individu terhadap pencapaian objektif; ketiga,
mewujudkan pelan tindakan; keempat, memantau kemajuan perancangan;
dan kelima, memastikan perancangan yang dibuat adalah fleksibel.
Walaupun semua perancangan boleh ditakrifkan sebagai menentukan
objektif-objektif termasuk mewujudkan strategi kerja, perancangan juga
bermaksud beberapa jenis, sama ada ia berbeza daripada aspek format,
hierarki organisasi ataupun kekerapan penggunaannya.
Pada akhir topik ini, kita juga telah menyentuh kelebihan-kelebihan dan
kelemahan-kelemahan perancangan.
Format Pelan operasi
Hierarki organisasi Pelan strategik
Kekerapan penggunaan Pelan taktikal
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
Topik Pembuatan
3 Keputusan
HASIL PEMBELAJARAN
Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Mengenal pasti jenis-jenis persekitaran untuk pembuatan keputusan;
2. Membincangkan proses-proses yang terlibat dalam membuat
keputusan yang rasional;
3. Menerangkan batasan-batasan dalam membuat keputusan rasional;
4. Menyatakan kaedah-kaedah penambahbaikan pembuatan keputusan;
5. Mengkaji kaedah-kaedah dalam pembuatan keputusan secara
berkumpulan; dan
6. Menilai kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan pembuatan
keputusan secara berkumpulan.
PENGENALAN
Salah satu tugas penting bagi seorang pengurus adalah sebagai pembuat
keputusan. Pembuatan keputusan ditakrifkan sebagai satu proses mengenal
pasti masalah, memberi penyelesaian alternatif, memilih penyelesaian terbaik
yang sedia ada dan melaksanakannya. Dalam erti kata lain, ia adalah satu proses
memilih suatu penyelesaian daripada beberapa alternatif yang sedia ada.
Dalam membincangkan pembuatan keputusan, konsep penting lain yang perlu
diambil kira adalah pembuatan keputusan yang rasional. Membuat keputusan
secara rasional merujuk kepada pembuatan keputusan berdasarkan fakta,
pendapat dan sebab-sebab munasabah. Pada amnya, keputusan yang dibuat
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
42 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
berdasarkan fakta dan pendapat adalah merupakan keputusan yang terbaik.
Namun begitu, tidak semua pembuat keputusan dapat membuat keputusan
yang rasional. Ini adalah disebabkan oleh batasan-batasan yang wujud dalam
persekitaran atau dalam diri pembuat keputusan itu sendiri.
Dalam topik ini, perkataan „pembuat keputusan‰ dan „pengurus‰ akan
digunakan secara silih berganti. Ini kerana dalam konteks sesebuah organisasi,
pengurus adalah orang yang bertanggungjawab membuat keputusan. Oleh itu,
sama ada istilah „pengurus‰ atau „pembuat keputusan‰ digunakan, ia merujuk
kepada individu yang sama iaitu orang yang membuat keputusan.
3.1 PERSEKITARAN PEMBUATAN
KEPUTUSAN
SEMAK KENDIRI 3.1
Tahukah anda faktor-faktor penentu dalam pembuatan keputusan?
Sesuatu keputusan yang baik bukan sahaja dipengaruhi oleh pengalaman,
kecekapan dan kemahiran pembuat keputusan tersebut tetapi juga kecukupan dan
kesahihan maklumat yang diperoleh yang berkaitan dengan persekitaran
perniagaan (Abu Mansor et al, 1999). Maklumat yang disebut di sini merujuk
kepada maklumat yang dapat membantu kita dalam membuat ramalan tentang
keadaan-keadaan yang akan berlaku pada masa hadapan. Sebagai contoh,
mungkinkah kita boleh meramal dengan tepat tindakan pesaing-pesaing pada
masa hadapan atau kadar faedah bagi tahun depan atau perubahan-perubahan
dalam undang-undang yang mungkin berlaku pada masa hadapan dan
sebagainya? Sekiranya kita boleh mendapat maklumat yang mencukupi, ia akan
menjadi lebih mudah bagi kita untuk meramal situasi yang mungkin berlaku pada
masa hadapan. Selepas itu, proses pembuatan keputusan akan menjadikan mudah
dan tepat.
Secara amnya, terdapat tiga keadaan maklumat dalam proses pembuatan
keputusan: sama ada maklumat yang diperoleh itu adalah lengkap, tidak
lengkap atau tidak mempunyai maklumat langsung. Sehubungan dengan ini, ia
akan mewujudkan tiga persekitaran atau keadaan pembuatan keputusan seperti
yang ditunjukkan dalam Rajah 3.1.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 43
Rajah 3.1: Persekitaran pembuatan keputusan
3.1.1 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan
Kepastian
Dalam keadaan ini, pembuat keputusan mendapat maklumat yang lengkap
untuk memudahkannya membuat keputusan. Beliau mampu meramalkan
dengan pasti situasi-situasi yang akan berlaku pada masa hadapan. Dengan
mengetahui apa yang akan terjadi pada masa hadapan, keputusan yang
dihasilkan oleh setiap keputusan alternatif akan dapat ditentukan atau diketahui
dengan pasti. Alternatif yang menghasilkan keputusan yang terbaik akan dipilih
dan dilaksanakan.
Contoh pembuatan keputusan dalam keadaan kepastian boleh dilihat dalam
situasi berikut: Katakan anda telah ditawarkan dua pelaburan alternatif ă
Pelaburan A dan Pelaburan B. Pelaburan A memberi pulangan sebanyak lima
peratus dalam tempoh dua tahun, manakala Pelaburan B memberi pulangan
sebanyak enam peratus juga dalam tempoh dua tahun. Anda mempunyai
maklumat yang mencukupi berkaitan dengan pelaburan-pelaburan ini. Anda
mampu untuk mengetahui jenis pelaburan, tempoh pelaburan dan kadar
pulangannya. Daripada maklumat yang lengkap ini, anda dapat mengetahui
pulangan hasil daripada setiap pelaburan yang dibuat. Pembuat keputusan yang
rasional semestinya memilih pelaburan alternatif yang memberikan pulangan
paling tinggi, iaitu Pelaburan B.
3.1.2 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan
Ketidakpastian
Dalam situasi ini, pembuat keputusan tidak mempunyai sebarang maklumat
yang dapat membantu dalam pembuatan keputusannya. Oleh itu, beliau tidak
dapat mengetahui dengan pasti peristiwa yang akan berlaku pada masa hadapan
dan juga tidak dapat meramal hasil daripada setiap keputusan alternatif yang
dibuat. Dengan itu, pembuat keputusan terpaksa menggunakan segala
pengalaman dan budi bicaranya dalam membuat sesuatu keputusan.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
44 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
Apabila membuat keputusan dalam keadaan ketidakpastian, pembuat
keputusan perlulah mempunyai kecenderungan yang tinggi terhadap risiko.
Kecenderungan risiko merujuk kepada kecenderungan seseorang untuk
mengambil atau mengelak risiko. Individu yang mempunyai kecenderungan
yang tinggi terhadap risiko akan berani mengambil risiko dalam sebarang
keputusan yang dibuat. Memandangkan tiada maklumat yang diperoleh bagi
membantu pembuatan keputusan, maka adalah penting bagi pembuat
keputusan yang beroperasi dalam keadaan ini mempunyai kecenderungan
yang lebih tinggi terhadap risiko.
Contoh berikut menjelaskan pembuatan keputusan dalam keadaan
ketidakpastian: Syarikat ABC telah lama menjalankan perniagaan perabot rotan
di kawasan Bandar Banjau. Kini, Syarikat ABC memutuskan untuk
memperkenalkan satu produk baru ke pasarannya, iaitu, barang perhiasan yang
diperbuat daripada seramik. Oleh kerana perhiasan seramik ini adalah sesuatu
yang baru kepada penduduk Bandar Banjau dan tiada peniaga sebelum ini yang
pernah menjual produk tersebut, Syarikat ABC tidak dapat meramal sambutan
pengguna terhadap produk tersebut. Ini adalah kerana tidak ada data
sebelumnya yang boleh digunakan sebagai panduan. Adakah penduduk Bandar
Banjau akan berminat dengan produk seramik yang dipasarkan?
Memandangkan reaksi pengguna tidak dapat diramal maka kesan setiap
keputusan alternatif juga tidak dapat diramal.
Dalam kes ini, keputusan alternatif yang boleh dipertimbangkan adalah
daripada aspek menetapkan harga jualan. Adakah perhiasan seramik tersebut
dijual pada harga RM10, RM7 atau RM5? Memandangkan tiada maklumat yang
boleh digunakan sebagai panduan, maka pada kebiasaannya, keputusan yang
akan diambil bergantung kepada budi bicara pembuat keputusan itu sendiri.
3.1.3 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Berisiko
AKTIVITI 3.1
Jika anda seorang pengurus, apakah faktor-faktor yang membolehkan
anda membuat keputusan yang berisiko? Bincangkan jawapan anda
dengan rakan-rakan sekelas.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 45
Kebanyakan pengurus atau pembuat keputusan sebenarnya beroperasi dalam
keadaan seperti ini. Mereka mempunyai maklumat, namun maklumat tersebut
adalah tidak lengkap. Oleh itu, mereka tidak begitu pasti keadaan yang akan
berlaku pada masa hadapan. Maklumat yang minimum hanya akan memberikan
sedikit petunjuk dalam meramalkan apa yang akan berlaku. Sama ada keadaan
itu benar-benar akan berlaku atau sebaliknya, tidak dapat dipastikan. Biasanya,
sesuatu keadaan itu hanya boleh diandaikan berlaku berdasarkan maklumat
yang diperoleh dan peratusan kebarangkalian yang ia akan berlaku.
Sebagai contoh, daripada penyata jualan bulanan, didapati jumlah jualan telah
meningkat setiap bulan. Oleh itu, anda boleh mengandaikan yang syarikat
tersebut akan memperoleh keuntungan bersih pada tahun ini selepas mengalami
kerugian pada tahun lepas. Tanpa mendapatkan maklumat lain seperti kos
operasi, perubahan cita rasa di kalangan pengguna dan faedah pinjaman, anda
hanya boleh mengandaikan yang syarikat tersebut akan memperoleh
keuntungan berdasarkan arah aliran jualan untuk beberapa bulan yang lalu.
Maka, anda mengatakan kebarangkalian syarikat akan mendapat untung adalah
60 peratus, dan kebarangkalian syarikat akan rugi adalah 40 peratus. Dengan ini,
anda membuat keputusan untuk meningkatkan pelaburan. Di sini, anda telah
membuat keputusan dalam keadaan yang berisiko iaitu tidak diketahui sama
ada syarikat benar-benar akan untung atau sebaliknya.
SEMAK KENDIRI 3.2
Apakah langkah-langkah yang anda rasa perlu bagi seseorang pengurus
dalam membuat keputusan?
LATIHAN 3.1
Bincangkan tiga persekitaran pembuatan keputusan yang berbeza yang
dihadapi oleh pengurus-pengurus.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
46 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
3.2 PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN YANG
RASIONAL
Walaupun membuat sesuatu keputusan kelihatan mudah, namun, bagi
memastikan keputusan yang dibuat adalah yang terbaik, ia mestilah rasional. Ini
bermakna keputusan tersebut mestilah berdasarkan fakta, pendapat dan sebab-
sebab yang munasabah. Penilaian yang sistematik harus dibuat dalam
keseluruhan proses membuat keputusan. Ringkasnya, membuat keputusan yang
rasional boleh ditakrifkan sebagai satu proses yang sistematik dalam
mentakrifkan masalah, menilai alternatif keputusan dan memilih alternatif
keputusan terbaik yang sedia ada.
Menurut Williams (2000), terdapat enam langkah atau proses yang perlu diikuti
untuk membuat keputusan yang rasional. Langkah-langkah ini adalah seperti
yang ditunjukkan dalam Rajah 3.2 berikut.
Rajah 3.2: Proses pembuatan keputusan yang rasional
(a) Mentakrifkan Masalah
Langkah pertama dalam pembuatan keputusan yang rasional adalah
mengenal pasti masalah. Pada peringkat ini, seorang pengurus perlu
mengenal pasti masalah yang dihadapi, punca masalah tersebut dan cara
untuk menyelesaikannya.
Sebagai contoh, pejabat anda sedang menghadapi masalah kerja yang
tertangguh. Apabila diselidik, didapati masalah berpunca daripada
kekurangan komputer di pejabat. Oleh itu, pihak pengurusan bersetuju
untuk membeli lebih banyak komputer untuk kegunaan pejabat.
(b) Mengenal Pasti Kriteria Keputusan
Setelah mengenal pasti masalah, langkah seterusnya dalam membuat
keputusan yang rasional adalah untuk mewujudkan kriteria keputusan.
Kriteria keputusan merujuk kepada piawai atau ciri-ciri yang akan diambil
kira semasa membuat keputusan.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 47
Merujuk kepada contoh di atas, oleh kerana pihak pengurusan telah
memutuskan untuk membeli beberapa komputer baru, maka apakah
kriteria-kriteria yang akan diambil kira dalam memilih komputer-
komputer baru tersebut? Antara faktor kriteria keputusan termasuklah
harga, kualiti, keserasian dan waranti.
(c) Memperuntukkan Pemberat untuk Setiap Kriteria
Selepas mengenal pasti kriteria yang perlu diambil kira dalam membuat
keputusan, langkah seterusnya adalah memperuntukkan pemberat kepada
setiap kriteria. Satu kaedah yang biasa digunakan untuk tujuan ini ialah
dengan membuat perbandingan relatif. Dalam kaedah ini, setiap kriteria
akan dibandingkan secara langsung antara satu sama lain. Ini adalah untuk
mengenal pasti kriteria mana yang paling penting, kedua penting dan
seterusnya yang kurang penting kepada pembuat keputusan. Oleh itu,
kriteria keputusan disusun mengikut keutamaan. Keutamaan seseorang
individu mungkin berbeza daripada individu yang lain.
Berdasarkan contoh yang diberikan tadi, anda mungkin meletakkan faktor
kualiti sebagai yang paling penting, diikuti oleh faktor keserasian, faktor
harga dan akhir sekali, faktor waranti.
(d) Menjana Penyelesaian-penyelesaian Alternatif
Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti dan memperuntukkan pemberat
kepada keputusan kriteria, langkah seterusnya ialah untuk menghasilkan
penyelesaian-penyelesaian alternatif sebanyak yang mungkin. Semakin
banyak alternatif yang dapat dijana, maka semakin baik prosesnya.
Berdasarkan contoh di atas, bagi membeli sebuah komputer baru, antara
alternatif-alternatif yang mungkin boleh dipertimbangkan adalah Acer,
IBM, NEC, Serindit, Compaq dan sebagainya.
(e) Menilai Alternatif-alternatif
Pada peringkat ini, setiap alternatif akan dibandingkan dengan setiap
kriteria keputusan. Ini adalah untuk menentukan sejauh mana alternatif
tersebut memenuhi kriteria keputusan yang telah ditetapkan. Biasanya,
peringkat ini mengambil masa paling lama kerana terdapat banyak
maklumat yang perlu dikumpulkan terlebih dahulu sebelum perbandingan
boleh dibuat. Ia juga melibatkan sejumlah wang yang besar.
Ini bermakna, kesemua penyelesaian alternatif, iaitu Acer, IBM, NEC,
Serindit dan Compaq, akan dinilai daripada aspek kualiti, kesesuaian,
harga dan waranti (kriteria keputusan). Semakin banyak kriteria keputusan
dipenuhi oleh alternatif, maka semakin baik alternatif tersebut.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
48 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
(f) Memilih Keputusan yang Optimum
Langkah terakhir dalam proses membuat keputusan yang rasional adalah
memilih alternatif penyelesaian yang terbaik. Alternatif yang terbaik adalah
alternatif yang memenuhi kriteria keputusan mengikut kepentingan yang
telah disusun. Walau bagaimanapun, jika tidak ada alternatif yang dapat
memenuhi kesemua kriteria keputusan mengikut susunan yang ditetapkan,
maka alternatif yang paling banyak memenuhi kriteria akan dipilih.
3.3 BATASAN-BATASAN DALAM
PEMBUATAN KEPUTUSAN RASIONAL
SEMAK KENDIRI 3.3
Apakah halangan-halangan yang mungkin menyukarkan pembuatan
keputusan? Bandingkan jawapan anda dengan jawapan dalam
bahagian ini.
Secara amnya, pembuatan keputusan akan menjadi lebih baik sekiranya
pengurus atau pembuat keputusan mengikut semua langkah yang telah
dibincangkan sebelum ini dengan teliti. Namun begitu, kadang-kadang terdapat
halangan-halangan yang boleh mengelirukan pembuat keputusan tersebut.
Sebagai contoh, kekurangan maklumat. Masalah ini boleh menyebabkan
kesukaran dalam mentakrifkan sesuatu masalah. Faktor kewangan juga boleh
menjadi satu lagi halangan dalam membuat keputusan yang rasional.
Andai kata kewangan adalah terhad; mungkin tidak semua penyelesaian
alternatif dapat dipertimbangkan. Selain itu, batasan masa juga merupakan satu
lagi faktor dalam membuat keputusan yang optimum. Ini akan menyekat
penyelesaian alternatif yang sedia ada. Kesemua batasan-batasan ini akan
menyukarkan pengurus dalam membuat keputusan yang terbaik/optimum.
Menurut Williams (2000), secara amnya, proses batasan dalam pembuatan
keputusan boleh dibahagikan kepada tiga kategori:
(a) Kesilapan umum;
(b) Kerasionalan terbatas; dan
(c) Persekitaran berisiko.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 49
Rajah 3.3 menjelaskan tiga batasan tersebut.
Rajah 3.3: Batasan-batasan dalam pembuatan keputusan rasional
3.3.1 Kesilapan Umum dalam Pembuatan Keputusan
Pengurus tidak dapat membuat keputusan yang rasional kerana mereka kadang
kala dipengaruhi oleh gerak hati dan kecenderungan untuk berat sebelah.
Kebanyakan keputusan pengurusan dipengaruhi oleh gerak hati atau naluri
pengurus. Ini biasanya terjadi kepada pengurus yang berpengalaman. Keadaan
ini mungkin berlaku kerana isu yang perlu diselesaikan adalah serupa dengan
situasi yang pernah berlaku sebelumnya. Pengurus-pengurus yang bergantung
kepada intuisi mempunyai kecenderungan untuk mengabaikan maklumat
daripada data yang sedia ada. Akibatnya, keputusan yang dibuat tidak
berdasarkan fakta dan sebab musabab.
Kadangkala, pengurus-pengurus juga membuat keputusan yang berat sebelah.
Ini terjadi apabila seseorang pengurus menganggap sesuatu isu yang akan
berlaku pada masa hadapan adalah sama dengan perkara yang pernah
dialaminya sebelum ini. Misalnya, Syarikat ABC Sdn Bhd telah mengambil Ali,
seorang graduan daripada Universiti Jaya sebagai pekerja di syarikat. Walau
bagaimanapun Ali gagal melaksanakan tugasnya dengan baik. Oleh itu pihak
pengurusan Syarikat ABC memutuskan untuk tidak lagi mengambili graduan
daripada Universiti Jaya bekerja di syarikat mereka. Keputusan yang dibuat
adalah berat sebelah. Pengurus tidak sepatutnya menganggap semua graduan
daripada Universiti Jaya adalah seperti Ali kerana beliau tidak mewakili semua
graduan dari universiti tersebut.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
50 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
3.3.2 Kerasionalan Terbatas
Kerasionalan terbatas bermakna pengurus cuba untuk mengambil pendekatan
yang rasional dalam pembuatan keputusan tetapi dihalang oleh batasan-batasan
tertentu seperti sumber yang terhad, kekurangan maklumat dan keupayaan
untuk menganalisis keputusan yang terhad.
Terdapat empat masalah yang menghalang pengurus-pengurus daripada
membuat keputusan yang rasional:
(a) Sumber yang Terhad
Sumber terdiri daripada masa, wang, peralatan dan tenaga kerja. Sumber-
sumber yang terhad boleh mempengaruhi pembuatan keputusan. Sebagai
contoh, andaikan sebelum ini organisasi telah merancang untuk membuka
beberapa cawangan baru tetapi pendapatannya telah berkurangan disebabkan
oleh kegawatan ekonomi. Akibatnya, rancangan untuk membuka cawangan-
cawangan baru telah ditangguhkan. Perhatikan, disebabkan oleh sumber
kewangan yang terhad, apa yang dilakukan tidak sama dengan apa yang
telah dirancangkan pada asalnya.
(b) Lebihan Maklumat
Kemajuan dalam teknologi telah menyebabkan lambakan maklumat
berlaku. Sesetengah maklumat boleh diperoleh dengan mudah tetapi pada
masa yang sama ia boleh mendatangkan masalah kepada pengurus. Ini
adalah kerana pengurus tersebut tidak mampu untuk mengendalikan semua
maklumat yang sedia ada. Hasilnya, hanya maklumat tertentu sahaja yang
diambil kira. Oleh itu, keputusan yang dibuat mungkin bukanlah yang
terbaik kerana bukan semua maklumat telah diambil kira.
(c) Masalah Ingatan
Masalah ingatan boleh menyebabkan kesukaran kepada pengurus.
Walaupun maklumat biasanya dicatat atau dirakam, kadang-kadang
maklumat juga boleh terlepas pandang atau tidak direkodkan.
Untuk membuat keputusan yang rasional, semua maklumat yang
diperlukan mestilah diperoleh. Untuk mengumpul semula semua maklumat
yang diperlukan, mungkin melibatkan masa dan kos yang tinggi. Mungkin
tidak semua maklumat dapat dikumpulkan. Dengan itu sesuatu keputusan
yang optimum tidak dapat dibuat.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 51
(d) Masalah Kepakaran
Masalah kepakaran menyebabkan pembuat keputusan menghadapi masalah
dalam menyusun, memahami dan meringkaskan maklumat yang sedia ada.
Ini kerana tiada individu yang pakar dalam setiap sektor. Walaupun
maklumat boleh dianalisis oleh komputer, pembuat keputusan masih
memerlukan kemahiran khusus untuk memahami keputusan yang telah
diperoleh. Akibat kekurangan kepakaran ini, maka penilaian yang dibuat
mungkin bukan yang terbaik.
3.3.3 Persekitaran Berisiko
Seperti yang dinyatakan sebelum ini, sesetengah pengurus mungkin membuat
keputusan dalam persekitaran yang berisiko. Ini bermakna pengurus tersebut
mempunyai maklumat untuk membantu dalam pembuatan keputusannya,
walaupun maklumat yang diperoleh tidak mencukupi. Akibatnya, keputusan
yang dibuat boleh jadi berjaya atau sebaliknya.
LATIHAN 3.2
Apakah batasan-batasan dalam pembuatan keputusan yang rasional? Sila
jelaskan.
3.4 BAGAIMANA MEMPERBAIKI
PEMBUATAN KEPUTUSAN
AKTIVITI 3.2
Berdasarkan pengalaman anda, nyatakan kaedah-kaedah untuk
memperbaiki sesuatu keputusan yang anda telah buat. Bincangkan
jawapan anda dengan rakan anda.
Kualiti sesuatu keputusan boleh diperbaiki dengan kaedah-kaedah berikut:
(a) Menggunakan peraturan dan ujian tertentu dalam proses pembuatan
keputusan; dan
(b) Membuat keputusan secara berkumpulan.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
52 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
3.4.1 Menggunakan Peraturan dan Ujian
Pembuatan keputusan boleh diperbaiki dengan menggunakan peraturan dan
ujian tertentu.
(a) Peraturan Pembuatan Keputusan
Peraturan keputusan merujuk kepada satu set kriteria yang perlu
dilengkapkan bagi membolehkan sesuatu penyelesaian alternatif itu
diterima. Dua jenis peraturan dalam pembuatan keputusan adalah seperti
berikut:
(i) Peraturan Keutamaan
Menurut peraturan ini, semua kriteria keputusan akan disusun
mengikut keutamaannya. Setiap penyelesaian alternatif akan dinilai
berdasarkan kriteria-kriteria ini satu persatu. Suatu alternatif yang
baik mestilah memenuhi kriteria yang paling penting, diikuti dengan
kriteria yang kedua penting dan seterusnya. Alternatif yang terbaik
adalah alternatif yang dapat memenuhi paling banyak kriteria-kriteria
penting.
Sebagai contoh, Ahmad merancang untuk menyewa sebuah rumah
kedai bagi menjalankan perniagaan. Kriteria yang telah
dipertimbangkan dan disusun menurut keutamaan adalah seperti
berikut:
Terletak di kawasan bandar;
Ruang yang luas;
Sewa tidak melebihi RM500 sebulan; dan
Mempunyai kemudahan elektrik dan air.
Andaikan terdapat empat kedai alternatif yang boleh dipertimbangkan
ă A, B, C dan D. Selepas penilaian, didapati bahawa alternatif A
memenuhi kriteria (i) dan (iv), alternatif B memenuhi kriteria (i) dan
(ii), alternatif C memenuhi kriteria (i), (iii) dan (iv) dan alternatif D
memenuhi kriteria (ii) dan (iii). Walaupun alternatif C memenuhi tiga
daripada empat kriteria yang disebutkan, alternatif B adalah pilihan
terbaik kerana ia memenuhi dua kriteria yang paling tinggi.
Ingin diingatkan disini, alternatif yang terbaik tidak semestinya
memenuhi kebanyakan kriteria tetapi memenuhi kriteria yang teratas
atau yang paling utama menurut susunannya.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 53
(ii) Peraturan Syarat Minimum
Kadangkala, pengurus mesti membuat keputusan seperti memberi
jawapan ya atau tidak dan terima atau tolak. Dalam keadaan ini,
pembuat keputusan perlu menetapkan syarat minimum yang perlu
dipenuhi oleh setiap penyelesaian alternatif bagi membolehkan ianya
diterima. Mana-mana alternatif yang tidak dapat memenuhi
walaupun satu syarat akan ditolak.
Sebagai contoh, sebelum penaja menerima atau menolak permohonan
pelajar-pelajar untuk biasiswa pendidikan, mereka mungkin akan
menetapkan beberapa syarat minimum seperti (1) kursus pengurusan;
(2) pendidikan ijazah pertama; dan (3) pendapatan tahunan keluarga
tidak melebihi RM18,000. Permohonan pelajar mesti memenuhi
kesemua syarat-syarat ini bagi membolehkan ia diluluskan.
(b) Pelbagai Ujian Pemboleh Ubah
Kedua-dua kaedah pembuatan keputusan yang diterangkan sebelum ini
hanya mampu membuat penilaian yang berasingan terhadap setiap
alternatif. Walau bagaimanapun, terdapat keadaan yang memerlukan
pembuat keputusan menilai kesan-kesan pelaksanaan pelbagai alternatif
pada masa yang sama. Kadang kala kombinasi ini memberikan hasil yang
optimum.
Penilaian dibuat melalui pelaksanaan beberapa ujian pemboleh ubah. Ia
agak rumit dan memerlukan pembuat keputusan mempelajari kaedah-
kaedah tersebut dalam mereka bentuk eksperimen termasuk cara-cara
untuk mengumpul dan menganalisis data statistik yang akan dihasilkan.
Contoh berikut menunjukkan penggunaan pelbagai jenis ujian pemboleh
ubah dalam pembuatan keputusan: pihak pengurusan taman rekreasi
sedang merangka satu strategi untuk meningkatkan bilangan pengunjung
ke tamannya setiap hari Isnin, iaitu hari yang mempunyai bilangan
pengunjung paling rendah setiap minggu. Antara strategi alternatif yang
telah dirancang (A1) tiket dua-dalam-satu, di mana seorang pengunjung
yang bertiket boleh membawa masuk seorang lagi pengunjung secara
percuma; (A2) kupon makanan percuma untuk setiap pengunjung; dan
(A3) tempat letak kereta percuma untuk pengunjung-pengunjung.
Maka, pada setiap hari Isnin, eksperimen dijalankan untuk mengkaji
hasilnya. Pada minggu pertama, didapati tiada sebarang perubahan dan
pendapatan bagi minggu tersebut adalah RM1,500. Pada minggu kedua
apabila strategi A1 dan A2 telah dimulakan, pendapatan bagi minggu
tersebut adalah RM1,000. Pada minggu ketiga, apabila strategi A2 dan A3
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
54 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
strategi telah diperkenalkan, ia menjana pendapatan sebanyak RM3,800.
Pada minggu keempat, apabila strategi A1 dan A3 telah digabungkan,
pendapatan yang dijana adalah RM2,500. Eksperimen-eksperimen tersebut
jelas menunjukkan bahawa strategi A2 dan A3 (kupon makanan percuma
dan tiket dua-dalam-satu) adalah kombinasi penyelesaian yang terbaik.
Jadual 3.1: Pelbagai Ujian Pemboleh Ubah untuk Taman Rekreasi
Ujian Tiket Dua- Strategi Alternatif Tempat Letak Keuntungan
dalam-Satu Kupon Makanan Kereta (RM)
1.
2. (A1) Percuma (A2) Percuma (A3) 1,500
3. 1,000
4. X X X 3,800
X X 2,500
X
3.4.2 Menggunakan Kumpulan
AKTIVITI 3.3
Pada pendapat anda, adakah keputusan secara kolektif lebih baik
daripada keputusan secara individu? Mengapa? Bandingkan jawapan
anda dengan jawapan rakan anda.
Kebanyakan organisasi pada masa kini menggunakan kumpulan untuk
membuat keputusan. Sebagai contoh, suatu jawatankuasa akademik di sebuah
universiti ditubuhkan untuk menilai keberkesanan sesuatu program atau
sekumpulan pekerja ditugaskan untuk menentukan suatu produk baru yang
akan diperkenalkan kepada pengguna-pengguna. Ini terjadi kerana keputusan
yang dibuat dalam kumpulan mempunyai lebih banyak kelebihan berbanding
pembuatan keputusan secara individu.
LATIHAN 3.3
Berdasarkan perbincangan di atas, bagaimanakah pembuatan keputusan
boleh diperbaiki lagi?
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 55
3.5 KAEDAH-KAEDAH PEMBUATAN
KEPUTUSAN BERKUMPULAN
Kaedah-kaedah berikut lazimnya digunakan dalam pembuatan keputusan secara
berkumpulan. Pada umumnya, terdapat tiga kaedah utama yang sesuatu
kumpulan gunakan untuk menjanakan hasil, seperti yang diringkaskan dalam
Rajah 3.4 di bawah.
Rajah 3.4: Kaedah-kaedah pembuatan keputusan berkumpulan
3.5.1 Sumbangsaran
SEMAK KENDIRI 3.4
Apakah yang anda faham tentang sumbangsaran?
Sumbangsaran merupakan satu teknik yang menggalakkan penjanaan idea-idea
sebanyak yang mungkin tanpa melibatkan sebarang kritikan. Ia adalah suatu
proses pembuatan keputusan secara berkumpulan di mana maklum balas yang
negatif terhadap alternatif yang dibentangkan adalah dilarang sama sekali
sehinggalah semua alternatif telah didengari (Certo, 2000). Tujuan
sumbangsaran ialah untuk mengeluarkan idea-idea daripada setiap ahli
kumpulan secara terbuka. Suatu aktivit kumpulan sumbangsaran yang berkesan
biasanya terdiri daripada lima hingga tujuh orang individu (Hoe et al., 1998).
Secara ringkasnya, semua ahli kumpulan akan mencadangkan idea-idea mereka
sendiri mengikut giliran. Pada peringkat awal, semua idea ă sama ada baik atau
tidak baik, sesuai atau tidak sesuai ă akan diterima tanpa dinilai bagi tujuan
menggalakkan semua ahli dalam kumpulan untuk menjana lebih banyak idea.
Proses ini akan berterusan sehingga tiada lagi idea-idea yang dicadangkan. Setelah
semua idea telah dikumpulkan, penilaian akan dibuat dengan membincangkan
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
56 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan idea-idea yang diutarakan.
Kemudian, idea yang terbaik akan diterima.
Kaedah ini adalah baik untuk menjana idea-idea. Namun demikian, ia juga
mempunyai kelemahan-kelemahannya. Contohnya, ia menyekat pengeluaran
idea-idea. Semasa ahli-ahli dalam kumpulan menyuarakan idea-idea mereka
mengikut giliran, kadang kala, idea yang telah timbul secara spontan mungkin
hilang semasa ahli sedang menunggu gilirannya untuk bercakap. Pada masa-
masa tertentu, ahli-ahli kumpulan mungkin merasakan yang idea-idea mereka
tidak cukup baik dan merasa segan atau malu untuk menyatakan idea mereka
kepada kumpulan.
Kelemahan-kelemahan ini mengehadkan fungsi sebenar teknik sumbangsaran.
Bagi mengatasi masalah-masalah ini, sumbangsaran kini boleh dibuat melalui
penggunaan komputer. Dalam kaedah ini, ahli-ahli kumpulan tidak perlu
menunggu giliran mereka untuk menyatakan pendapat-pendapat mereka.
Mereka boleh terus menaip ke dalam komputer dan oleh itu kehilangan idea
tidak berlaku. Pada masa yang sama, identiti ahli-ahli kumpulan masih tidak
diketahui. Oleh itu, ahli-ahli tidak akan malu atau tidak selesa apabila penilaian
idea-idea mereka dibuat.
Proses 3.5: Proses sumbangsaran
3.5.2 Teknik Kumpulan Nominal
Teknik kumpulan nominal adalah satu kaedah pembuatan keputusan di mana
ahli-ahli kumpulan mencadangkan dan menilai idea-idea mereka secara
individu sebelum berkongsi idea tersebut dengan ahli-ahli kumpulan yang lain.
Langkah-langkah yang terlibat adalah seperti berikut:
Langkah 1 ă Setiap ahli kumpulan mencatatkan idea mereka secara individu
bagi keputusan atau masalah yang dibincangkan.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 57
Langkah 2 ă Setiap ahli akan membacakan idea-ideanya kepada semua
orang dalam kumpulannya untuk berkongsi pandangan dengan
mereka. Idea-idea tersebut biasanya ditulis di atas papan
hitam/papan putih untuk dikaji semula dan rujukan oleh
semua ahli kumpulan.
Langkah 3 ă Satu perbincangan diadakan untuk menilai kelebihan-kelebihan
dan kelemahan-kelemahan setiap idea.
Langkah 4 ă Ahli-ahli mengundi secara rahsia dan menulisnya di atas
sekeping kertas. Idea yang menerima paling banyak undian
akan diterima dan dilaksanakan.
3.5.3 Teknik Delphi
Teknik Delphi merupakan satu kaedah pembuatan keputusan di mana panel
yang terdiri daripada beberapa pakar akan menjawab soalan-soalan dan bekerja
bersama-sama sehinggalah penyelesaian dapat dicapai bagi isu tertentu. Teknik
ini tidak memerlukan ahli-ahli panel untuk bersemuka. Mereka mungkin
berinteraksi menerusi surat menyurat, e-mel dan sebagainya.
Antara langkah-langkah yang terlibat dalam teknik ini adalah:
(a) Pakar-pakar dalam sektor-sektor yang berkaitan akan dikenal pasti dan
dipilih oleh ahli-ahli panel.
(b) Masalah-masalah akan diolah dalam bentuk soal selidik yang terdiri
daripada soalan-soalan terbuka.
(c) Soal selidik tersebut akan diberikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan
permintaan agar mereka mengesyorkan penyelesaian-penyelesaian.
(d) Setiap pakar akan melengkapkan borang soal selidik dan mengembalikannya
kepada pengurus.
(e) Semua jawapan akan diringkaskan dan digabung dalam bentuk laporan. Ia
kemudiannya dikembalikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan borang
soal selidik yang lebih spesifik dan terperinci yang telah dikaji semula.
(f) Ahli-ahli panel membaca laporan tersebut untuk mengetahui pendapat dan
cadangan-cadangan ahli yang lain berkenaan masalah tersebut. Di samping
itu, mereka juga melengkapkan borang soal selidik yang kedua.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
58 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
(g) Proses ini diulang sehinggalah ahli-ahli mencapai keputusan sebulat suara
tentang penyelesaian yang terbaik.
LATIHAN 3.4
Nyatakan kelebihan-kelebihan sumbangsaran secara elektronik berbanding
dengan bertemu muka.
3.5.4 Kelebihan-kelebihan Pembuatan Keputusan
Berkumpulan
SEMAK KENDIRI 3.5
Berdasarkan pengalaman anda, nyatakan kelebihan-kelebihan dan
kelemahan-kelemahan pembuatan keputusan secara berkumpulan.
Pembuatan keputusan secara berkumpulan menawarkan beberapa kelebihan-
kelebihan berbanding dengan pembuatan keputusan secara individu. Pada
dasarnya, kumpulan-kumpulan ini dibentuk untuk menumpukan pengalaman
dan kemahiran yang dimiliki oleh kumpulan-kumpulan individu tertentu
terhadap masalah atau situasi tertentu.
Ini bermakna kumpulan tersebut mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang
lebih berbanding dengan individu. Dengan maklumat tambahan ini, kumpulan
tersebut mampu untuk menangani sesuatu masalah dengan lebih baik dan
punca masalah yang sebenar juga dapat diketahui. Pada masa yang sama, lebih
banyak penyelesaian alternatif boleh dihasilkan.
Ahli-ahli kumpulan pula datang dari pelbagai latar belakang, misalnya ada ahli-
ahli daripada bahagian pemasaran, bahagian operasi, bahagian latihan dan
sebagainya. Ini membolehkan masalah dilihat daripada pelbagai perspektif yang
berbeza.
Penglibatan dalam kumpulan biasanya memberikan kepuasan kepada semua ahli
yang terlibat. Mereka merasa puas hati kerana keputusan yang dibuat adalah
yang telah dicadangkan oleh mereka. Maka, mereka akan menerima keputusan
yang telah dibuat dan komited untuk menyempurnakan pelaksanaannya.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 59
3.5.5 Kelemahan-kelemahan Pembuatan Keputusan
Berkumpulan
Walaupun pembuatan keputusan secara berkumpulan ada banyak kelebihannya,
ia juga mempunyai kelemahan-kelemahan yang tertentu. Kelemahan yang
paling ketara ialah ia biasanya mengambil masa yang lama. Ini termasuklah
masa yang sesuai untuk bermesyuarat bagi semua ahli kumpulan, masa yang
digunakan untuk perbincangan, masa yang terbazir akibat daripada masalah
atau konflik yang mungkin timbul dalam kumpulan tersebut dan lain-lain.
Di samping itu, terdapat kemungkinan perbincangan tersebut dikuasai oleh
individu-individu tertentu. Ini akan membataskan penglibatan ahli-ahli lain dan
memberi kesan kepada kualiti keputusan yang dibuat.
Kadang kala, keputusan/objektif kumpulan akan diketepikan oleh kumpulan
tersebut sekiranya objektif yang dicadangkan merupakan objektif peribadi.
Pemikiran secara berkumpulan merupakan satu lagi masalah berkumpulan yang
kerap berlaku semasa bekerja dalam satu kumpulan. Pemikiran merujuk kepada
situasi di mana ahli-ahli panel cuba untuk tidak mencadangkan idea-idea yang
berbeza daripada ahli-ahli kumpulan yang lain kerana pelbagai sebab, mungkin
demi mengekalkan persahabatan, untuk mengelakkan konflik, bimbang
dipulaukan oleh orang lain dan sebagainya. Akhirnya, perbincangan tidak boleh
dibuat secara rasional dan ini menjejaskan proses pembuatan keputusan.
Semua ini adalah sebahagian daripada kelebihan-kelebihan dan kelemahan-
kelemahan pembuatan keputusan berkumpulan. Pengurus perlu tahu kelebihan-
kelebihan dan kelemahan-kelemahan sebelum beliau boleh menentukan sama
ada untuk menggunakan pembuatan keputusan berkumpulan atau individu.
Rajah 3.6 meringkaskan semua penerangan di atas.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
60 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
KELEBIHAN-KELEBIHAN
Berkongsi pengalaman dan kemahiran di kalangan ahli kumpulan.
Lebih banyak maklumat, data dan fakta dapat dikumpulkan.
Masalah-masalah boleh dilihat dari pelbagai perspektif.
Meningkatkan penerimaan dan komitmen ahli-ahli terhadap keputusan yang
dibuat.
KELEMAHAN-KELEMAHAN
Memakan masa yang lama.
Perbincangan mungkin dikuasai oleh individu-individu tertentu.
Ahli-ahli perlu berkompromi.
Melibatkan kos yang tinggi sekiranya ramai ahli kumpulan perlu berjumpa
untuk bermesyuarat.
Ahli-ahli tertekan untuk bersetuju dengan keputusan kumpulan.
Pemikiran secara berkumpulan.
Rajah 3.6: Kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan
pembuatan keputusan berkumpulan
SEMAK KENDIRI 3.6
Bolehkah anda senaraikan faktor-faktor lain yang menyumbang kepada
kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan pembuatan keputusan
berkumpulan?
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 61
LATIHAN 3.5
Soalan-soalan Aneka Pilihan
1. Manakah antara berikut BUKAN sebahagian daripada pembuatan
keputusan rasional?
A. Proses intuisi
B. Mentakrifkan masalah
C. Menilai alternatif-alternatif
D. Memilih penyelesaian-penyelesaian yang optimum
2. Apakah langkah pertama dalam membuat keputusan yang rasional?
A. Mengenal pasti kriteria keputusan
B. Memperuntukkan pemberat kepada kriteria
C. Mentakrifkan masalah-masalah
D. Menjana alternatif-alternatif
3. Apakah kaedah yang paling berkesan untuk menjana sebanyak idea
yang mungkin?
A. Analisis individu
B. Teknik Delphi
C. Sumbangsaran secara bersemuka
D. Sumbangsaran secara elektronik
4. „Ia merujuk kepada suatu keadaan di mana ahli-ahli kumpulan cuba
mengelak daripada mencadangkan idea-idea yang berbeza daripada
ahli-ahli kumpulan yang lain.‰
Keterangan di atas merujuk kepada:
A. Teknik Delphi
B. Sumbangsaran
C. Pemikiran berkumpulan
D. Teknik kumpulan nominal
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
62 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
5. Manakah antara berikut BUKAN suatu keadaan untuk pembuatan
keputusan?
A. Keadaan kepastian
B. Keadaan ketidakpastian
C. Keadaan separa berisiko
D. Keadaan berisiko
Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)
1. Terdapat dua jenis persekitaran dalam pembuatan keputusan iaitu
keadaan kepastian dan keadaan ketidakpastian.
2. Kriteria keputusan adalah ciri-ciri atau unsur-unsur yang akan
diambil kira semasa membuat keputusan.
3. Langkah pertama dalam proses pembuatan keputusan yang rasional
adalah menjana alternatif sebanyak yang mungkin.
4. Pemikiran berkumpulan merupakan salah satu kelebihan pembuatan
keputusan secara berkumpulan.
5. Sumbangsaran, teknik kumpulan nominal dan teknik Delphi adalah
kaedah-kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan.
Soalan Kes: Pembuatan Keputusan
1. Apakah yang sedang berlaku dalam senario di atas?
2. Apakah yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini?
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 63
Dalam topik ini, kita telah mempelajari bahawa pembuatan keputusan terdiri
daripada tiga jenis persekitaran ă dalam keadaan kepastian, keadaan
ketidakpastian dan keadaan berisiko.
Pembuatan keputusan dalam sesuatu situasi adalah ditentukan oleh
kecukupan maklumat yang diperoleh dalam proses pembuatan keputusan.
Turut dibincangkan ialah proses-proses pembuatan keputusan rasional yang
merangkumi langkah-langkah berikut: pertama, mentakrifkan masalah;
kedua, mengenal pasti kriteria keputusan; ketiga, memperuntukkan
pemberat kepada setiap kriteria; keempat, menjana penyelesaian alternatif;
kelima, menilai setiap alternatif; dan keenam, memilih keputusan yang
optimum.
Namun demikian, pembuatan keputusan yang rasional dihadkan oleh
batasan-batasan tertentu seperti kerasionalan terbatas, kesilapan umum dan
pembuatan keputusan dalam persekitaran yang berisiko.
Meskipun begitu, pembuatan keputusan masih boleh diperbaiki dengan
beberapa kaedah.
Pertamanya, membuat keputusan dengan menggunakan peraturan dan ujian
yang khusus seperti peraturan keutamaan, peraturan syarat minimum dan
menjalankan pelbagai ujian pemboleh ubah dan kedua, membuat keputusan
secara berkumpulan.
Terdapat beberapa kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan iaitu
sumbangsaran, teknik kumpulan nominal dan teknik Delphi.
Walaupun pembuatan keputusan secara berkumpulan mempunyai banyak
kelebihannya, ia juga mempunyai kelemahan-kelemahan yang tertentu.
Pemikiran berkumpulan Sumbangsaran
Peraturan syarat minimum Teknik Delphi
Peraturan keutamaan Teknik kumpulan nominal
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
Topik Reka Bentuk
4 Organisasi
HASIL PEMBELAJARAN
Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menerangkan konsep struktur organisasi;
2. Mengenal pasti empat faktor yang mempengaruhi struktur
organisasi;
3. Membandingkan jenis-jenis struktur organisasi yang berbeza;
4. Menjelaskan konsep autoriti dalam organisasi;
5. Membezakan antara konsep pemusatan dengan konsep pemencaran;
6. Menilai jenis-jenis reka bentuk kerja yang berbeza; dan
7. Membincangkan kemunculan reka bentuk organisasi yang baru.
PENGENALAN
Apabila kita membincangkan reka bentuk organisasi, kita tidak boleh lari
daripada membincangkan struktur organisasi. Struktur organisasi merujuk
kepada pembangunan fungsi-fungsi organisasi yang dikumpulkan dan
diselaraskan secara rasmi. Struktur organisasi merupakan susunan kerja di
seksyen atau jabatan yang mengarahkan tingkah laku individu-individu dan
kumpulan-kumpulan ke arah pencapaian objektif sesebuah organisasi. Ini adalah
satu sistem yang menghubungkan tugas-tugas, aliran kerja dan saluran
komunikasi antara individu-individu dan pelbagai kumpulan kerja dalam
sesebuah organisasi. Tujuannya adalah untuk memudahkan penggunaan setiap
sumber dan individu secara kolektif sebagai satu sistem pengurusan bagi
mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 65
Suatu struktur organisasi biasanya dipaparkan dalam bentuk grafik yang
dipanggil carta organisasi. Secara tradisionalnya, carta organisasi digambarkan
dalam bentuk carta piramid dengan individu-individu di bahagian atas piramid
mempunyai autoriti dan tanggungjawab-tanggungjawab yang lebih tinggi
berbanding individu-individu yang berada di tahap bawah piramid tersebut.
4.1 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
STRUKTUR ORGANISASI
Terdapat empat faktor yang mempengaruhi struktur sesebuah organisasi iaitu
strategi-strategi organisasi, saiz, teknologi dan faktor-faktor persekitaran. Kita
akan membincangkan setiap faktor satu persatu.
4.1.1 Strategi Organisasi
Persoalan penting bagi sesebuah organisasi dalam mencapai objektif-objektifnya
ialah bagaimana organisasi tersebut distrukturkan. Struktur-struktur yang tepat
tidak semestinya menjamin kejayaan tetapi ia akan meningkatkan kebarangkalian
kadar kejayaan. Ini bermakna struktur organisasi boleh membantu pihak
pengurusan dalam mencapai objektif-objektif yang ditetapkan. Memandangkan
objektif-objektif merupakan sebab strategi organisasi digubal, kedua-dua objektif
dan strategi mestilah saling berkaitan. Secara khususnya, struktur organisasi
perlu dirangka mengikut strategi-strategi yang telah digubal oleh organisasi
tersebut. Dalam erti kata lain, perubahan-perubahan dalam strategi-strategi
organisasi akan membawa kepada perubahan-perubahan dalam struktur
organisasi tersebut. Perubahan-perubahan dalam struktur organisasi ini akan
membantu memudahkan dan menyokong perubahan-perubahan dalam strategi
organisasi tersebut.
Walaupun kajian telah menyatakan pentingnya struktur organisasi dirangka
mengikut strategi yang telah diputuskan, ianya adalah jelas di sini bahawa
strategi bukanlah faktor utama yang perlu diambil kira. Proses memadankan
struktur dengan strategi adalah suatu yang rumit dan ia mesti dilakukan melalui
pemahaman yang mendalam tentang sejarah struktur organisasi semasa dan
faktor-faktor lain seperti saiz organisasi, persekitaran dan teknologi.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
66 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
4.1.2 Saiz Organisasi
Terdapat banyak kaedah untuk mengukur saiz sesebuah organisasi. Ukuran
yang sering digunakan adalah kuantiti jualan dan bilangan tenaga kerja. Saiz
boleh mempengaruhi struktur sesebuah organisasi. Organisasi yang bersaiz kecil
mempunyai kecenderungan untuk kurang pengkhususan kerja, kurang
penstandardan dan lebih ke arah pemusatan pembuatan keputusan. Sementara
itu, organisasi yang bersaiz besar mempunyai kecenderungan ke arah
pengkhususan kerja, penstandardan dan pengagihan pembuatan keputusan. Ini
bermakna organisasi yang lebih besar lebih menitikberatkan pengkhususan
kerja, penjabatanan, pengembangan carta organisasi dan peraturan berbanding
dengan organisasi yang lebih kecil saiznya.
4.1.3 Teknologi
Antara faktor lain yang mempengaruhi struktur organisasi adalah teknologi.
Teknologi merujuk kepada bagaimana sesebuah organisasi mengubah inputnya
menjadi output atau pengeluaran. Setiap organisasi akan mempunyai sekurang-
kurangnya sejenis teknologi yang mengubahkan sumber-sumber kewangan,
tenaga kerja dan fizikal kepada produk atau perkhidmatan. Tahap rutin adalah
satu aspek yang membezakan teknologi, sama ada teknologi itu adalah aktiviti
rutin atau aktiviti bukan rutin. Aktiviti-aktiviti yang bukan rutin merupakan
sesuatu yang khusus misalnya operasi pengeluaran produk dan perkhidmatan
yang spesifik mengikut keperluan pengguna-pengguna seperti yang diamalkan
oleh tukang jahit, tukang masak dan tukang gunting rambut.
Apakah hubungan antara struktur dan teknologi? Tugas-tugas rutin biasanya
mempunyai kecenderungan ke arah struktur penjabatanan yang lebih besar. Oleh
yang demikian, aktiviti-aktiviti rutin mewujudkan struktur-struktur yang lebih
berpusat, manakala aktiviti-aktiviti bukan rutin banyak bergantung kepada
kepakaran seseorang individu, sebagai contoh, tukang gunting; ini akan
mewujudkan satu struktur yang lebih terpencar.
Bagi memudahkan pemahaman anda, sila teruskan pembacaan anda tentang
contoh berikut. Sekiranya operasi tersebut berdasarkan teknologi yang rutin di
mana pengeluaran produk dan perkhidmatan dihasilkan secara pukal seperti
kilang pakaian yang beroperasi dengan cara yang lebih formal, maka lebih
banyak penjabatanan, pengkhususan kerja dan pematuhan terhadap peraturan
dan undang-undang akan dibuat. Sebaliknya jika organisasi tersebut beroperasi
dengan teknologi bukan rutin seperti perniagaan tukang gunting rambut, ia
tidak memerlukan banyak penjabatanan, pengkhususan kerja dan pematuhan
yang ketat kepada peraturan, seperti yang dikehendaki oleh sebuah kilang.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 67
4.1.4 Persekitaran
Faktor seterusnya adalah persekitaran. Setiap organisasi akan menghadapi
pengaruh-pengaruh luaran yang memberi kesan kepada kewujudan sesebuah
organisasi, yang dikenali sebagai pengaruh persekitaran atau faktor-faktor yang
khusus atau umum. Mengapakah persekitaran memberi kesan ke atas struktur
sesebuah organisasi? Ini kerana perubahan-perubahan dalam persekitaran tidak
dapat ditentukan. Sesetengah organisasi akan menghadapi persekitaran statik,
manakala sesetengah akan menghadapi persekitaran yang dinamik. Persekitaran
yang statik lebih selamat daripada persekitaran yang dinamik kerana tidak perlu
risau dengan persekitaran yang tidak menentu. Memandangkan ketidaktentuan
dalam persekitaran boleh menggugat keberkesanan organisasi, pihak
pengurusan akan cuba sedaya upaya untuk mengurangkan ancaman tersebut.
Salah satu cara mengurangkan ketidaktentuan dalam persekitaran ialah dengan
membuat perubahan kepada struktur organisasi tersebut.
LATIHAN 4.1
Senaraikan faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.
4.2 MEREKA BENTUK STRUKTUR
ORGANISASI
4.2.1 Penjabatanan
Struktur organisasi diwujudkan berdasarkan jenis-jenis penjabatanan.
Penjabatanan bermaksud pembahagian kerja dan pekerja kepada unit-unit
organisasi yang berbeza, yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas-
tugas yang diberi. Setiap individu dalam unit-unit yang berbeza akan bekerja
dan semua hasil kerja akan disasarkan ke arah objektif-objektif yang telah
ditentukan. Terdapat lima jenis penjabatanan iaitu penjabatanan berdasarkan
fungsi, produk, pelanggan, lokasi geografi dan matriks. Kelima-lima jenis
penjabatanan ini boleh dilihat dalam Rajah 4.1 berikut.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
68 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
Rajah 4.1: Jenis-jenis penjabatanan
(a) Penjabatanan Fungsian
Penjabatanan fungsian menyelaraskan, kerja dan pekerja melalui unit-unit
yang berbeza dan setiap unit bertanggungjawab untuk fungsi perniagaan
atau bidang kepakaran yang tertentu. Contohnya, penjabatanan yang
mengikut fungsi-fungsi atau bidang-bidang yang sama adalah akaun,
jualan, pemasaran, pengeluaran, operasi dan jabatan sumber manusia.
Penjabatanan yang berasaskan fungsi digunakan secara meluas oleh
organisasi. Rajah 4.2 menunjukkan penjabatanan fungsian dengan lebih
jelas lagi.
Rajah 4.2: Contoh penjabatanan fungsian
Jabatan jenis ini mempunyai beberapa kelebihan. Pertama, ia membolehkan
kerja dilaksanakan oleh individu-individu yang berkelayakan dan
berkemahiran dalam bidang berkenaan. Kelebihan kedua pula ialah ia
dapat mengurangkan kos dengan mengurangkan pertindihan kerja dan
penggunaan sumber-sumber dalam organisasi. Ketiga, setiap individu
dalam jabatan yang sama akan memperoleh pengalaman kerja atau latihan,
komunikasi dan penyelarasan yang sama, seterusnya ia dapat
mengurangkan masalah kepada pengurusan.
Walau bagaimanapun, penjabatan jenis ini juga mempunyai beberapa
kelemahan, seperti kesukaran untuk menyelaras antara jabatan-jabatan.
Penjabatanan berfungsi boleh menyebabkan kelewatan dalam pembuatan
keputusan dan menghasilkan golongan pengurus dan pekerja yang terbatas
daripada segi pengalaman dan kepakaran.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 69
(b) Penjabatanan Produk
Penjabatanan ini adalah berdasarkan kepada produk-produk dan kerja
pekerja-pekerja dalam unit-unit yang berbeza, masing-masing dengan
tanggungjawab untuk menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan.
Berdasarkan Rajah 4.3 berikut, setiap jabatan mewakili satu jenis output
atau pengeluaran organisasi. Sesebuah organisasi yang mengamalkan
penjabatanan jenis output seperti ini mempunyai beberapa kelebihan. Salah
satu kelebihan yang utama adalah ia membolehkan pengurus dan pekerja
mengembangkan pengalaman dan kepakaran mereka yang berkaitan
dengan aktiviti keseluruhan produk atau perkhidmatan yang dihasilkan.
Selain daripada itu, struktur jabatan berdasarkan produk membolehkan
pengurusan menilai prestasi kerja bagi setiap unit kerja.
Namun demikian, penjabatanan produk juga mempunyai beberapa
kelemahan. Pengurus-pengurus mungkin memberi tumpuan kepada
produk mereka sehingga mengabaikan aspek lain dalam organisasi. Kos
pentadbiran mungkin juga meningkat kerana setiap produk mempunyai
pakar-pakar bidang fungsiannya sendiri.
Rajah 4.3: Contoh penjabatanan produk
(c) Penjabatanan Pengguna
Penjabatanan jenis ini menyelaras kerja dan pekerja dalam unit-unit yang
berbeza yang bertanggungjawab kepada jenis-jenis pengguna tertentu sahaja.
Kelebihan jabatan berasaskan pengguna ini adalah organisasi akan dapat
menumpukan segala usahanya dalam memenuhi keperluan pengguna. Oleh
itu, sesebuah organisasi akan menubuhkan unit-unit yang berbeza untuk
menyediakan perkhidmatan kepada pengguna-pengguna yang tertentu. Di
samping itu, ia juga membolehkan organisasi mengkhusus dan
menyesuaikan produk dan perkhidmatan untuk memenuhi keperluan dan
menyelesaikan masalah-masalah pengguna.
Beberapa kelemahan penjabatanan ini adalah wujudnya pertindihan kerja
dan penggunaan sumber dan kesukaran untuk menyelaraskan antara
jabatan-jabatan yang menyediakan perkhidmatan kepada jenis-jenis
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
70 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
pengguna yang berbeza. Penjabatanan pengguna menyebabkan pekerja-
pekerja terlalu menumpukan usaha kepada memenuhi keperluan
pelanggan sehingga ia menjejaskan prestasi perniagaan organisasi tersebut.
Sila rujuk Rajah 4.4 berikut untuk memahami dengan lebih baik tentang
penjabatanan jenis ini.
Rajah 4.4: Contoh penjabatanan pengguna
(d) Penjabatanan Geografi
Penjabatanan geografi menyelaraskan kerja dan pekerja daripada unit-unit
yang berbeza yang bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti-aktiviti
perniagaan di lokasi geografi yang tertentu.
Kelebihan jabatan berasaskan lokasi geografi ini adalah keupayaan
organisasi untuk bertindak balas dengan cepat dan cekap terhadap
keperluan pasaran-pasaran tertentu yang mana merupakan dalam skop
tanggungjawab sesebuah jabatan. Kelebihan ini adalah lebih penting
apabila produk dan perkhidmatan yang dihasilkan dipasarkan ke negara-
negara yang berbeza. Selain itu, ia juga membantu untuk mengurangkan
kos dengan mengagihkan sumber-sumber organisasi tersebut lebih dekat
kepada pengguna-pengguna sasaran.
Kelemahannya pula ialah ia mewujudkan pertindihan kerja dan
penggunaan sumber-sumber organisasi. Selain itu, kesukaran akan
timbul dalam menyelaraskan antara jabatan-jabatan memandangkan
jabatan-jabatan berada di kawasan geografi yang terletak jauh antara satu
sama lain. Rajah 4.5 menggambarkan penjabatanan geografi.
Rajah 4.5: Contoh penjabatanan geografi
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 71
(e) Penjabatanan Matriks
Struktur ini menggabungkan dua atau lebih jenis penjabatanan pada masa
yang sama. Terdapat beberapa faktor yang membezakan penjabatanan
matriks daripada struktur-struktur yang lain iaitu dalam penjabatanan
matriks, pekerja-pekerja melaporkan kepada dua orang penyelia atau
pengurus yang berlainan. Selain itu, ia juga menuju ke arah fungsi
interaktif bersilang yang tidak boleh dilakukan pada jenis-jenis
penjabatanan yang lain. Kelebihan jabatan matriks adalah ia membolehkan
organisasi untuk menguruskan dengan cekap projek-projek atau aktiviti-
aktiviti yang berskala besar dan kompleks.
Kelemahan struktur matriks adalah ia memerlukan tahap koordinasi yang
lebih tinggi untuk menguruskan kerumitan yang terlibat dalam usaha
menjalankan projek-projek besar atau projek-projek yang mempunyai
banyak peringkat untuk disiapkan. Keadaan ini sering menyebabkan
jabatan matriks memberi tumpuan kepada konflik kuasa dan kekeliruan di
kalangan pekerja yang perlu melaporkan diri kepada lebih daripada
seorang penyelia atau pengurus. Selain itu, jabatan matriks tersebut juga
memerlukan kemahiran pengurusan di peringkat yang lebih tinggi
berbanding dengan lain-lain jenis penjabatanan.
LATIHAN 4.2
Terangkan konsep penjabatanan dan nyatakan satu kelebihan dan satu
kelemahan bagi setiap penjabatanan yang anda tahu.
SEMAK KENDIRI 4.1
Apakah jenis penjabatanan yang diamalkan oleh organisasi anda?
4.3 AUTORITI
Autoriti adalah sebahagian daripada struktur organisasi. Autoriti bermaksud
hak untuk memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan yang
berkaitan dengan aktiviti-aktiviti untuk mencapai objektif-objektif sesuatu
organisasi. Kuasa atau autoriti merujuk kepada hak yang diberi kepada jawatan
pengurusan yang merupakan pihak berkuasa dalam sesebuah organisasi.
Autoriti biasanya disalurkan daripada atas ke bawah, iaitu, kepada peringkat
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
72 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
pengurusan bawahan. Autoriti diletakkan pada sesuatu jawatan tanpa
mengambil kira faktor-faktor peribadi pemegang jawatan tersebut. Hak ini
wujud berdasarkan kedudukan rasmi dalam sesebuah organisasi. Apabila
seseorang meninggalkan kedudukan rasminya, autoriti masih kekal dengan
jawatan tersebut.
4.3.1 Rantaian Arahan
Dalam Rajah 4.6, terdapat garisan-garisan yang menghubungkan segi empat
tepat di bahagian paling atas dengan segi empat tepat yang berada di bahagian
yang lebih rendah. Garisan-garisan ini dikenali sebagai rantaian arahan.
Rantaian arahan menerangkan tentang siapa melapor kepada siapa dalam
sesebuah organisasi. Individu-individu dalam segi empat tepat yang paling atas
mempunyai kuasa terhadap individu-individu dalam segi empat tepat yang
lebih rendah, mengikut garisan-garisan yang menghubungkan mereka. Individu-
individu di peringkat paling atas mempunyai hak untuk memberi arahan,
mengambil tindakan dan membuat keputusan tentang kerja individu-individu
(subordinat) yang berada di bawah mereka. Individu-individu di peringkat yang
lebih rendah mesti melaporkan semua aspek kerja mereka kepada orang-orang
di peringkat atas daripada mereka mengikut rantaian arahan tersebut.
Bagi mengelakkan peringkat bawahan daripada kekeliruan dan konflik kuasa
akibat daripada keperluan untuk melaporkan kepada lebih daripada seorang
pengurus, perpaduan arahan diperlukan dalam sesebuah organisasi.
Kesepakatan arahan adalah prinsip pengurusan yang menyatakan bahawa
pekerja-pekerja hanya melaporkan kepada seorang pengurus pada satu-satu
masa. Dalam erti kata lain, hanya seorang pengurus diberi kuasa untuk menjadi
pemimpin pada satu-satu masa atau untuk sebarang aktiviti dalam sesebuah
organisasi.
Rajah 4.6: Rantaian arahan
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 73
4.3.2 Autoriti Lini dan Staf
Dimensi autoriti yang seterusnya membezakan antara autoriti lini dengan
autoriti staf. Perbezaan antara kedua-duanya ditunjukkan dalam Jadual 4.1.
Autoriti lini dan autoriti staf perlu bekerjasama antara satu sama lain untuk
mengekalkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi. Untuk
memastikan kedua-duanya bekerja dengan produktif, pihak pengurusan mesti
memastikan yang kedua-dua kumpulan autoriti ini memahami misi organisasi
tersebut, mempunyai objektif-objektif yang khusus dan yakin bahawa
perkongsian mereka itu dapat membantu organisasi mencapai objektif-
objektifnya.
Jadual 4.1: Perbezaan antara Autoriti Lini dan Autoriti Staf
Autoriti Lini Autoriti Staf
Autoriti lini berhak membuat keputusan Autoriti staf pula melibatkan hak
dan memberi arahan kepada pekerja-
pekerja yang diletakkan di bawah rantaian untuk memberi nasihat dan bantuan
arahannya. Pengarah, yang mempunyai
autoriti lini, berhak memberi arahan kepada pihak-pihak yang mempunyai
kepada pengurus-pengurus di bawahnya.
Pada umumnya, autoriti lini adalah autoriti lini dan juga pekerja-pekerja
berhubung kait dengan urusan-urusan
yang melibatkan sistem pengurusan lain, meskipun mereka bukan bawah
organisasi terutamanya dalam semua aspek
yang berkaitan dengan kerja dan perlakuan rantaian tersebut. Perlu diingatkan
yang berhubung kait dengan usaha-usaha
untuk mencapai objektif-objektif yang telah bahawa autoriti staf adalah hanya
ditetapkan. Autoriti lini membantu mereka
yang menerimanya untuk bekerja dan untuk memberikan nasihat dan
memastikan kecekapan aktiviti-aktiviti di
bawah tanggungjawab mereka. bantuan dan bukannya memberi
arahan seperti autoriti lini. Autoriti
staf membolehkan sesetengah pihak
untuk membantu dalam
meningkatkan keberkesanan autoriti
lini melaksanakan tugas-tugas di
bawah tanggungan mereka.
4.3.3 Fungsi Lini dan Staf
Istilah „lini dan staf‰ digunakan untuk menerangkan pelbagai fungsi dalam
sesebuah organisasi. Fungsi lini adalah satu aktiviti yang menyumbang secara
langsung kepada pengeluaran dan jualan produk dan perkhidmatan sesebuah
organisasi kepada pengguna-pengguna. Sebagai contoh, aktiviti-aktiviti yang
dijalankan oleh jabatan pengeluaran dan pemasaran dikenali sebagai fungsi lini.
Fungsi staf pula merupakan satu aktiviti yang menyumbang secara tidak
langsung kepada pengeluaran dan jualan produk dan perkhidmatan sesebuah
organisasi termasuklah aktiviti-aktiviti pendukungnya. Khususnya, fungsi staf
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
74 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
dalam sesebuah organisasi adalah aktiviti yang dijalankan oleh jabatan-jabatan
seperti akaun, sumber manusia dan undang-undang. Sebagai contoh, pengurus
jabatan pemasaran boleh meminta nasihat daripada jabatan undang-undang
untuk memastikan yang perkataan-perkataan yang digunakan dalam iklan-iklan
tertentu adalah selaras dengan undang-undang.
4.3.4 Jangkauan Kawalan
SEMAK KENDIRI 4.2
Sebelum anda menyambung bacaan, sila renung sejenak. Apakah yang
anda faham dengan terma „jangkauan kawalan‰?
Jangkauan kawalan merujuk kepada bilangan pekerja yang melapor terus
kepada seseorang pengurus atau penyelia.
Ahli-ahli teori pengurusan klasik seperti Henri Fayol percaya bahawa struktur-
struktur organisasi adalah menegak dan terdiri daripada beberapa peringkat
pengurusan yang mempunyai jangkauan kawalan yang terhad. Jangkauan
kawalan yang terhad ini membolehkan organisasi untuk meningkatkan usaha-
usahanya dalam memantau kakitangannya. Jangkauan kawalan yang terhad
bermakna bilangan pekerja yang diletakkan di bawah penyeliaan seorang
pengurus adalah kecil; justeru memastikan penyeliaan yang lebih rapi.
Walau bagaimanapun, organisasi-organisasi yang mempunyai struktur
organisasi yang panjang dan jangkauan kawalan yang terhad akan menanggung
kos yang lebih tinggi terutamanya gaji pekerja. Kos yang tinggi adalah
disebabkan oleh struktur organisasi menegak yang mana ia memerlukan
peringkat pengurusan yang berganda. Selain itu, peringkat pengurusan
berganda ini merupakan punca kelewatan dalam pembuatan keputusan dan
kakitangan/pengurus mempunyai kecenderungan untuk merujuk masalah
mereka kepada pihak pengurusan atasan. Kreativiti di kalangan pekerja akan
menjadi terhad kerana kawalan ketat dan kurang kebebasan yang diberikan oleh
pihak pengurusan.
Pada masa ini, kebanyakan organisasi mengamalkan jangkauan kawalan yang
luas kerana ia mampu mengurangkan kos, mempercepatkan proses pembuatan
keputusan, meningkatkan kreativiti dan kefleksibelan, mengurangkan jurang
terhadap pengguna-pengguna dan memberikan kuasa kepada pekerja-pekerja.
Pada masa yang sama, organisasi tersebut berusaha untuk memastikan yang
jangkauan kawalan yang luas ini tidak menjejaskan organisasi dengan
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 75
menyediakan latihan kepada semua pekerja supaya mereka lebih memahami
keperluan kerja mereka dan menggunakan bantuan rakan-rakan mereka untuk
menyelesaikan isu-isu yang timbul.
LATIHAN 4.3
Terangkan secara ringkas perkara-perkara berikut:
(a) Maksud rantaian arahan.
(b) Perbezaan antara autoriti lini dengan fungsi lini.
(c) Maksud jangkauan kawalan.
4.4 PEMUSATAN DAN PEMENCARAN
Dalam subtopik ini, kita akan membincangkan tahap pemusatan dalam sesebuah
organisasi.
Pemusatan merupakan satu situasi di mana hampir semua kawalan adalah
berpusat, terutamanya kawalan dalam pembuatan keputusan kepada satu pihak
iaitu pengurusan tertinggi dalam sesebuah organisasi. Organisasi-organisasi
yang mengamalkan kaedah ini menyerahkan kuasa kepada pengurus-pengurus
untuk membuat keputusan, walaupun ia melibatkan perkara yang remeh.
Pemencaran merupakan satu situasi di mana sejumlah kuasa diturunkan kepada
subordinat atau pekerja di peringkat yang lebih rendah di sesebuah organisasi.
Organisasi-organisasi yang mengamalkan pemencaran mempunyai lebih banyak
penugasan kuasa di semua peringkat.
Sejauh mana sesebuah organisasi perlu memusatkan atau memencar kawalan
bergantung kepada keadaan yang dihadapi oleh organisasi tersebut. Seperti yang
diterangkan sebelum ini, organisasi-organisasi yang besar akan mendapat lebih
banyak kelebihan dengan mengamalkan pemencaran. Apabila saiz organisasi
berkembang, pihak pengurusan perlu menangani pengembangan dan
peningkatan tanggungjawab dan pelbagai jenis tugas yang mesti dilaksanakan.
Delegasi adalah satu langkah yang berkesan yang boleh membantu pengurus
dalam menangani isu penambahan beban kerja. Dalam isu-isu lain, pengurusan
peringkat atasan mungkin berpendapat bahawa organisasi telah menjadi terlalu
besar dan mempunyai tahap delegasi yang tinggi. Salah satu petanda yang
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
76 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
organisasi itu telah menjadi terlalu besar ialah dengan peningkatan dalam kos
buruh yang lebih tinggi berbanding kos-kos lain dalam organisasi tersebut. Oleh
itu, peningkatan pemusatan dalam aktiviti-aktiviti tertentu boleh membantu
mengurangkan keperluan tenaga kerja, yang juga akan mengurangkan kos buruh
kepada tahap yang boleh diterima.
Sekiranya organisasi-organisasi menghadapi keadaan di mana pengguna-
pengguna produk dan perkhidmatan berada di tempat-tempat yang berbeza,
maka pemencaran haruslah diamalkan. Pemencaran mampu meletakkan
sumber-sumber pengurusan lebih hampir kepada pengguna-pengguna dan
dengan berbuat demikian, organisasi tersebut akan dapat memberi tindak balas
dengan lebih cepat terhadap perubahan dari segi citarasa pengguna.
Sekiranya organisasi tersebut memerlukan pembuatan keputusan yang pantas
untuk mengatasi semua masalah yang dihadapi, pemencaran merupakan pilihan
yang terbaik. Pemencaran boleh mengurangkan birokrasi dan membolehkan
pekerja-pekerja di peringkat bawahan membuat keputusan dengan lebih cepat
apabila berhadapan dengan sesuatu masalah.
Sekiranya kreativiti diperlukan dalam sesebuah organisasi, maka pemencaran
juga merupakan pilihan terbaik. Pemencaran memberikan penugasan kuasa
yang akan memberikan kebebasan dalam mencari pilihan yang terbaik untuk
mewujudkan atau menyelesaikan sesuatu isu. Selain itu, kebebasan yang
diberikan kepada pekerja dapat menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam
teknik kerja atau produk.
4.5 REKA BENTUK KERJA
Reka bentuk kerja menentukan aktiviti-aktiviti yang dilakukan oleh pekerja-
pekerja atau sekumpulan pekerja. Ia menentukan bagaimana dan di mana kerja
tersebut mesti dilakukan serta oleh siapa. Selain itu, reka bentuk kerja juga
termasuk alat-alat dan kelengkapan yang akan digunakan semasa menjalankan
aktiviti-aktiviti kerja. Objektif reka bentuk kerja adalah untuk mencapai
produktiviti. Kejayaan reka bentuk kerja mengambil kira faktor kecekapan dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti tersebut. Dalam erti kata lain, reka bentuk kerja
boleh memastikan persekitaran kerja yang sihat dan selamat bagi pekerja-pekerja
dalam jangka masa pendek dan panjang.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 77
4.5.1 Pengkhususan Kerja
Pengkhususan kerja merujuk kepada tindakan menyerahkan kandungan-
kandungan bahagian yang lebih kecil daripada keseluruhan kerja atau proses
kepada individu-individu. Sebagai contoh, proses keseluruhan penyediaan
burger terdiri daripada aktiviti-aktiviti kecil seperti menggoreng daging,
menyediakan sayur-sayuran, menyediakan ban dan membungkusnya. Dalam
kes ini, pengkhususan kerja mungkin boleh dilakukan kerana langkah-
langkahnya mudah dipelajari dan tidak banyak aktiviti yang dipelbagai dan
aktiviti-aktivitinya pula kerap berulang. Seorang pekerja yang bertanggungjawab
melakukan pembungkusan akan mengendalikan aktiviti yang mudah untuk
dipelajari. Kepelbagaian kerja adalah rendah (hanya perlu untuk membungkus)
dan tahap pengulangannya adalah tinggi (pembungkusan).
Salah satu kelemahan pengkhususan kerja adalah dalam kes-kes di mana
tugasnya senang, maka orang yang menjalankan tugas tersebut akan mudah
merasa bosan. Ia menyebabkan tahap kepuasan kerja yang rendah dan kadar
ketidakhadiran menjadi tinggi dan selepas itu ia boleh menyebabkan organisasi
mempunyai kadar pusing ganti pekerja yang tinggi.
Sebab utama pengkhususan kerja dilaksanakan adalah ia lebih menjimatkan.
Dengan adanya pengkhususan kerja, contohnya tugas membungkus burger, ia
mengambil masa yang lebih singkat untuk mempelajarinya dan menjadi mahir.
Jika terdapat pekerja yang telah meletak jawatan atau tidak datang bekerja,
organisasi tersebut hanya akan menghadapi penurunan kecil dari segi
produktiviti apabila pekerja baru diambil sebagai pengganti. Selain daripada itu,
apabila reka bentuk kerja adalah mudah, upah atau gaji yang ditawarkan juga
adalah rendah. Kerja yang mudah tidak memerlukan gaji yang tinggi untuk
menarik perhatian pekerja-pekerja.
4.5.2 Pusingan, Perluasan dan Pengayaan Kerja
Disebabkan oleh kecekapan pengkhususan kerja, organisasi-organisasi
mendapati sukar untuk menghapuskan pelaksanaannya. Oleh yang demikian,
mereka bentuk semula kerja adalah penting untuk mengekalkan kelebihan-
kelebihan pengkhususan kerja. Tiga kaedah telah diperkenalkan, iaitu pusingan
kerja, perluasan kerja dan pengayaan kerja.
Pusingan kerja diamalkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pengkhususan
kerja dengan memindahkan pekerja-pekerja daripada satu jenis pengkhususan
kepada pengkhususan yang lain secara berkala. Sebagai contoh, pekerja-pekerja
yang bertanggungjawab membungkus burger dipindahkan kepada aktiviti
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
78 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
menggoreng daging. Tujuan pusingan kerja adalah untuk menyediakan pekerja-
pekerja dengan pelbagai aktiviti dan juga peluang untuk memanfaatkan
kemahiran yang berbeza. Penggiliran kerja membolehkan organisasi untuk terus
mengamalkan pengkhususan kerja. Selain itu, kepelbagaian aktiviti juga akan
dapat mengurangkan kebosanan pekerja-pekerja dan memberi kepuasan kerja
yang lebih.
Perluasan kerja adalah satu lagi kaedah untuk mengatasi kelemahan
pengkhususan kerja. Perluasan kerja melibatkan penambahan bilangan tugas
dalam sesuatu aktiviti. Sebagai contoh, sebelum ini, pekerja hanya perlu
mengendalikan pembungkusan burger tetapi apabila skop kerja diperluaskan,
pekerja tersebut tidak lagi hanya menjalankan aktiviti pembungkusan tetapi juga
melaksanakan aktiviti-aktiviti lain seperti menuang sos dan melabel burger.
Walaupun ramai pekerja mengadu yang mereka tertekan disebabkan perluasan
kerja, namun yang lain merasakan bahawa perluasan kerja memberikan mereka
peluang untuk membangunkan kemahiran yang lain.
Pengayaan kerja melibatkan peningkatan dalam bilangan tugas dalam aktiviti
dan memberi kuasa serta kawalan kepada pekerja-pekerja dalam membuat
keputusan yang berkaitan dengan kerja mereka. Ahli-ahli psikologi termasuklah
Frederick Herzberg menyatakan bahawa pekerja-pekerja yang hanya
mengendalikan tugas yang sedikit akan mudah menjadi bosan. Pekerja tidak
menginginkan aktiviti-aktiviti yang mudah dan kurang mencabar. Ahli-ahli
psikologi yang lain seperti Herzberg, Maslow dan Alderfer percaya bahawa apa
yang diperlukan oleh pekerja-pekerja daripada aktiviti-aktiviti kerja mereka
adalah pencapaian kerja yang dihasilkan daripada menjalankan kerja dengan
jayanya dan pengiktirafan bagi kejayaan yang datang daripada kemahiran dan
potensi yang mereka miliki. Pengayaan kerja cuba menangani isu-isu
ketidakpuasan hati mereka dengan menambah cabaran kerja.
Pengayaan kerja yang disyorkan oleh Herzberg adalah berdasarkan dua faktor
pendekatan motivasi. Pengayaan kerja bermakna membina pendorong-
pendorong (motivator) dalam aktiviti-aktiviti kerja untuk menjadikan kerja
tersebut lebih menarik dan mencabar. Ini boleh dilakukan dengan memberikan
pekerja-pekerja sedikit kebebasan dan membenarkan mereka merancang dan
memeriksa tugas, yang lazimnya dilakukan oleh penyelia atau pegawai atasan
mereka. Pekerja boleh diberikan tanggungjawab secara individu dalam
menentukan tahap kemajuan kerja mereka dan juga untuk membetulkan
kesilapan mereka sendiri. Apabila kerja tersebut menjadi lebih mencabar dan
tanggungjawab pekerja bertambah, maka motivasi dan minat mereka juga turut
bertambah.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 79
LATIHAN 4.4
Berdasarkan pemahaman anda, terangkan secara ringkas yang berikut:
(a) Perluasan kerja;
(b) Pengayaan kerja; dan
(c) Pusingan kerja.
4.6 REKA BENTUK PROSES ORGANISASI
Reka bentuk organisasi terbahagi kepada dua jenis iaitu organisasi mekanistik
dan organisasi organik. Organisasi mekanistik adalah sebuah organisasi yang
dikategorikan mengikut pengkhususan kerja dan tanggungjawab, peranan yang
tetap dan rantaian arahan yang lebih ketat yang disebabkan oleh kawalan
berpusat dan komunikasi menegak. Organisasi jenis ini adalah yang paling
sesuai untuk perniagaan yang stabil dan tidak berubah-ubah.
Sebuah organisasi organik merupakan sebuah organisasi yang dikategorikan
berdasarkan takrif kerja dan tanggungjawab yang luas, peranan yang berubah-
ubah dan pemencaran dan komunikasi mendatar. Organisasi organik adalah
yang paling sesuai untuk perniagaan yang dinamik dan sentiasa berubah.
Kriteria utama yang membezakan antara kedua-dua pendekatan ini ialah
organisasi mekanistik memberi tumpuan kepada struktur organisasi, manakala
organisasi organik pula lebih tertumpu kepada proses organisasi yang
merangkumi himpunan aktiviti-aktiviti dalam organisasi yang menukarkan
input kepada output yang mempunyai nilai kepada pelanggan-pelanggan.
4.6.1 Kemunculan Reka Bentuk Organisasi Baru
Sejak awal 1980an, pengurusan organisasi sudah mula memikirkan beberapa
reka bentuk organisasi yang baru. Tujuannya adalah untuk membangunkan
pilihan untuk reka bentuk baru agar organisasi tersebut dapat bersaing dengan
lebih kompetitif. Dalam bahagian ini, empat reka bentuk organisasi baru akan
diterangkan ă struktur pasukan, organisasi modular, organisasi maya dan
organisasi tanpa sempadan.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
80 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
(a) Struktur Pasukan
Penggunaan pasukan telah menjadi semakin popular dalam menyelaras
aktiviti-aktiviti kerja.
Kriteria utama dalam struktur pasukan adalah disintegrasi jabatan dan
pemencaran dalam pembuatan keputusan kepada tahap pasukan kerja.
Bagi organisasi yang kecil daripada segi saiznya, keseluruhan organisasi
tersebut boleh dilihat sebagai satu pasukan. Organisasi yang lebih besar
mempunyai struktur pasukan yang melengkapi apa yang kita panggil
birokrasi. Ini membolehkan organisasi tersebut mencapai penstandardan
yang cekap yang diamalkan oleh birokrasi selain daripada mempunyai
unsur fleksibiliti yang datang bersama struktur pasukan. Penggunaan
pasukan seperti pasukan tunggal dan pasukan silang fungsi akan
meningkatkan lagi produktiviti dan kecekapan dalam sesebuah organisasi.
SEMAK KENDIRI 4.3
Sejauh manakah anda bersetuju dengan penggunaan pasukan dalam
melaksanakan kerja?
(b) Organisasi Modular
Setiap organisasi mempunyai kelebihan dan keunikan masing-masing
dalam menghasilkan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan-
pelanggan mereka. Kelebihan dan keunikan ini terkandung dalam aktiviti
teras perniagaan di mana organisasi dapat melaksanakannya dengan baik,
cepat dan murah berbanding dengan organisasi-organisasi lain.
Sebuah organisasi modular akan menyumber luar aktiviti-aktiviti
perniagaannya kepada organisasi-organisasi, pembekal-pembekal, pakar-pakar
dan konsultan-konsultan yang lain.
Maksud perkataan „modular‰ digunakan sebagai aktiviti-aktiviti
perniagaan boleh „dibeli‰ daripada organisasi-organisasi lain bagi tujuan
menambahkan aktiviti-aktiviti dan boleh digugurkan apabila mereka tidak
diperlukan lagi.
Organisasi modular mempunyai beberapa kelebihan. Sebagai contoh,
bayaran bagi aktiviti-aktiviti penyumberan luar seperti buruh, tenaga
pakar atau keupayaan pengeluaran hanya berlaku apabila transaksi
tersebut diperlukan. Ini akan menyebabkan kos yang ditanggung adalah
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 81
lebih rendah jika semua aktiviti tersebut diuruskan dengan sendiri. Kedua,
aktiviti penyumberan luar dapat memberi tumpuan kepada tugasnya yang
sendiri sekali gus memastikan prestasi yang lebih baik.
Namun demikian, untuk mengekalkan kelebihan-kelebihan ini, terdapat
beberapa prasyarat yang mesti dipenuhi terlebih dahulu. Syarat yang
paling penting adalah organisasi modular memerlukan kerjasama yang erat
dengan organisasi-organisasi yang melakukan aktiviti perniagaan
penyumberan luar. Walau bagaimanapun, organisasi modular juga
mempunyai kelemahan-kelemahan tertentu. Kelemahan yang paling
kritikal bagi organisasi modular adalah hilangnya kawalan apabila aktiviti
perniagaan melibatkan penyumberan luar kepada organisasi-organisasi
lain. Selain itu, organisasi juga mungkin mengurangkan kelebihan daya
saingnya secara tidak disedari melalui dua cara. Pertama, perubahan dalam
teknologi dan persaingan boleh menyebabkan keadaan di mana aktiviti-
aktiviti penyumberan luar yang pada awalnya telah dikenal pasti sebagai
aktiviti sampingan kemudiannya menjadi saingan kepada organisasi
tersebut. Kedua, organisasi yang menerima aktiviti penyumberan luar
boleh menjadi pesaing pada satu hari nanti.
(c) Organisasi Maya
Sebuah organisasi maya adalah sebuah organisasi yang telah menjadi
sebahagian daripada sebuah rangkaian perniagaan. Organisasi-organisasi
maya wujud dalam satu rangkaian yang berkongsi kepakaran, kos,
keupayaan, pasaran dan pelanggan secara kolektif bagi mengatasi masalah-
masalah pelanggan atau mengeluarkan produk-produk atau perkhidmatan-
perkhidmatan yang tertentu.
Syarikat pengeluar kasut, Puma, merupakan salah satu contoh sebuah
organisasi maya. Puma bertanggungjawab bagi strategi dan pasaran di
Jerman. Satu rangkaian firma kecil di Asia juga mengendalikan pembelian
dan pengedaran bahan-bahan mentah yang akan digunakan untuk
menghasilkan kasut sukan Puma. Organisasi yang berbeza di China, Taiwan
dan Indonesia adalah bertanggungjawab untuk menghasilkan kasut Puma.
Rangkaian organisasi yang berbeza mengendalikan rangkaian jualan dan
pengedaran produk yang beroperasi di Afrika, Asia, Australia, Eropah,
Amerika Utara dan Amerika Selatan. Secara keseluruhannya, 80 organisasi
yang berbeza dari seluruh dunia terlibat dalam membuat dan menjual kasut
sukan Puma.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
82 TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI
Tidak seperti organisasi-organisasi modular yang boleh dilihat sebagai
stabil dan mempunyai hubungan yang berpanjangan dengan organisasi-
organisasi yang berurusan dengannya, organisasi maya mempunyai
hubungan yang lebih singkat dan sementara dengan organisasi-organisasi
yang berada dalam rangkaiannya. Oleh itu, komposisi organisasi maya
sering berubah-ubah. Gabungan organisasi yang menjadi rakan kongsi
dalam rangkaiannya bergantung kepada kepakaran yang diperlukan untuk
menyelesaikan sebarang masalah atau menghasilkan produk dan
perkhidmatan yang khusus kepada pengguna.
Organisasi maya ini mempunyai kelebihan-kelebihannya yang tersendiri.
Salah satu kelebihan organisasi maya adalah ia membolehkan organisasi
yang terlibat dalam rangkaian untuk berkongsi semua kos yang terlibat.
Oleh kerana ahli-ahli rangkaian boleh menggabungkan usaha mereka
dalam memenuhi keperluan-keperluan pengguna dengan pantas, mereka
akan dapat bertindak dengan pantas dan fleksibel. Selain itu, oleh sebab
ahli-ahli melakukan yang terbaik, secara teorinya organisasi maya akan
mampu menghasilkan produk dan perkhidmatan yang terbaik dalam
semua aspek.
Kelemahan yang dihadapi oleh organisasi modular juga dihadapi oleh
organisasi maya. Apabila aktiviti perniagaan disumber keluar, ia akan
menjadi sukar untuk dikawal terutamanya dari segi kualiti kerja yang
dihasilkan oleh rakan dalam rangkaian. Sebaliknya, kelemahan yang paling
ketara bagi organisasi maya adalah pelaksanaan organisasi maya
memerlukan tahap kepakaran pengurusan yang tinggi demi memastikan
rangkaian organisasi yang terlibat akan bekerjasama dengan lebih baik
terutamanya jika ia cenderung ke arah hubungan jangka masa pendek
disebabkan oleh aktiviti yang dijalankan atau hubungan-hubungan yang
berdasarkan projek.
(d) Organisasi Tanpa Sempadan
Sebuah organisasi tanpa sempadan merupakan sebuah organisasi yang cuba
untuk menghapuskan rantaian arahan dan menggantikan penjabatanan
dengan autoriti pasukan. Ini bermakna organisasi tersebut berusaha ke arah
menghapuskan sempadan-sempadan, sama ada yang menegak atau
melintang dalam sesebuah organisasi.
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI 83
Keadaan ini tidak bermakna bahawa pengurus pada peringkat bawahan
dan pekerja-pekerja tidak lagi bertanggungjawab kepada pihak
pengurusan atasan tetapi apa yang dimaksudkan di sini ialah penekanan
kepada kepantasan, tindak balas yang cepat dan fleksibiliti. Jenis organisasi
seperti ini juga menghapuskan sempadan-sempadan yang memisahkan
antara persekitaran dalaman sesebuah organisasi dengan persekitaran
luarannya.
Salah satu kelebihan organisasi tanpa sempadan adalah organisasi ini akan
dapat memanfaatkan pengetahuan, kepakaran dan keupayaan pekerja-
pekerjanya dengan cara yang lebih baik. Dalam hal ini, menyelesaikan
masalah tidak lagi menjadi tanggungjawab individu-individu yang terlibat
dengan masalah yang berkenaan. Misalnya, masalah-masalah dalam
jabatan pemasaran yang sepatutnya diselesaikan oleh individu-individu
dalam bahagian pemasaran boleh diselesaikan oleh pakar-pakar dalam
perkara tersebut, sama ada dari dalam mahupun luar organisasi. Kelebihan
seterusnya adalah hubungan yang rapat antara semua bahagian dalam
organisasi dengan komponen-komponen di luar. Hubungan rapat ini
terbentuk akibat daripada disintegrasi sempadan yang memisahkan kedua-
dua persekitaran tersebut.
Walau bagaimanapun, organisasi tanpa sempadan juga mempunyai
kelemahan-kelemahannya. Pertama sekali, pengurus dan pekerja-pekerja
sering menganggap bahawa peralihan organisasi kepada struktur tanpa
sempadan akan mengancam keselamatan kerja mereka. Kelemahan yang
paling ketara adalah tidak ada cara yang jelas untuk mencapai struktur
organisasi sebegini.
SEMAK KENDIRI 4.4
Apakah yang anda faham tentang „organisasi tanpa sempadan‰?
Copyright © Open University Malaysia (OUM)
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Prinsip pengurusan
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search