PRINSIP PENGURUSAN

84  TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI

LATIHAN 4.5

Soalan Esei

Terangkan perbezaan antara organisasi mekanistik dengan organisasi
organik.

Soalan-soalan Aneka Pilihan

1. Faktor manakah yang tidak mempengaruhi struktur sesebuah
organisasi?

A. Teknologi
B. Strategi organisasi
C. Jenis produk dan perkhidmatan yang dikeluarkan
D. Saiz organisasi

2. Apakah jenis penjabatanan yang menyelaras kerja dan pekerja-
pekerja dalam unit-unit yang berbeza berdasarkan produk dan
perkhidmatan?

A. Produk
B. Fungsian
C. Geografi
D. Maya

3. Apabila seorang pekerja ditambah bilangan tugasnya dalam sesuatu
aktiviti ia dikenali sebagai:

A. Pusingan kerja
B. Perluasan kerja
C. Pengayaan kerja
D. Pengkhususan kerja

4. Apakah yang BENAR berkaitan penjabatanan pelanggan?

A. Mewujudkan pertindihan kerja.
B. Mewujudkan penjabatanan berdasarkan fungsi.
C. Menambahkan kos pengagihan sumber.
D. Penyelarasan antara jabatan menjadi semakin mudah.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI  85

5. „Organisasi jenis ini menyumber luar aktiviti-aktiviti perniagaannya
kepada organisasi-organisasi, pembekal, pakar-pakar dan konsultan-
konsultan yang lain.‰
Apakah jenis struktur organisasi yang dirujuk oleh kenyataan di atas?
A. Modular
B. Maya
C. Tanpa sempadan
D. Matriks

Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)
1. Organisasi-organisasi yang besar mempunyai struktur organisasi

yang cenderung kepada mengkhususkan kerja, mengurangkan
standard dan pemusatan.
2. Penjabatanan matriks ialah sejenis struktur yang terdiri daripada dua
atau lebih jenis penjabatanan.
3. Rantaian arahan menerangkan aliran kuasa dalam sesebuah organisasi.
4. Henri Fayol percaya yang struktur organisasi yang menegak akan
mempunyai jangkauan kawalan yang terhad.
5. Seorang pekerja telah dipindahkan daripada satu bidang kerja kepada
satu bidang kerja yang lain. Situasi ini dipanggil pengayaan kerja.
Soalan Kes: Reka Bentuk Organisasi

1. Apakah yang anda faham tentang reka bentuk organisasi?
2. Reka bentuk jenis manakah akan anda gunakan untuk organisasi anda

sekarang? Mengapa?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

86  TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI

 Organisasi-organisasi perlu distrukturkan sebaik mungkin untuk
menggalakkan kecekapan dan keberkesanan aktiviti-aktiviti.

 Reka bentuk organisasi perlu disesuaikan dengan faktor-faktor yang
mempengaruhi keberkesanan strategi.

 Strategi organisasi mempengaruhi struktur organisasi kerana strategi dapat
menentukan jenis-jenis tugas yang perlu diambil oleh pekerja-pekerja.

 Struktur organisasi juga boleh menerangkan tentang autoriti dan
perpindahan autoriti dalam organisasi tersebut. Tambahan pula, ia
membantu dalam reka bentuk bentuk kerja yang terlibat dalam sesebuah
organisasi.

 Sebuah organisasi mekanistik lazimnya didapati paling sesuai untuk
persekitaran yang stabil, manakala struktur organik biasanya lebih sesuai
untuk persekitaran yang bergolak.

Jangkauan kawalan Pemencaran
Organisasi maya Pemusatan
Organisasi mekanistik Pengayaan kerja
Organisasi modular Pusingan kerja
Organisasi tanpa sempadan Rantaian arahan
Perluasan kerja

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

Topik  Pengurusan

5 Sumber
Manusia

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menghuraikan maksud pengurusan sumber manusia;
2. Menjelaskan beberapa keperluan bagi sumber manusia;
3. Mengenal pasti beberapa kaedah untuk menarik minat calon-calon

yang berkelayakan;
4. Mempraktikkan beberapa kaedah untuk membangunkan pekerja-

pekerja yang berkelayakan; dan
5. Mengenal pasti beberapa kaedah untuk mengekalkan pekerja

berkelayakan dalam sesebuah organisasi.

 PENGENALAN

Setiap organisasi memerlukan sumber manusia untuk merancang dan
melaksanakan semua aktiviti-aktiviti bagi mencapai matlamat yang telah
ditetapkan. Oleh itu, pekerja-pekerja adalah salah satu daripada sumber yang
dikehendaki oleh sesebuah organisasi. Sesebuah organisasi tidak akan berjaya
dalam sebarang bidang yang diceburi sekiranya mempunyai tenaga kerja yang
kurang mahir, tidak berpengetahuan dan tidak berkebolehan meskipun
mempunyai teknologi, peralatan dan perkakas yang canggih serta sumber
kewangan yang kukuh.

Kebanyakan organisasi telah mula menggunakan sumber manusia sebagai salah
satu cara agar mereka setanding dengan pesaing lain. Kaedah ini kerap
dilaksanakan oleh organisasi-organisasi yang menawarkan produk berasaskan
perkhidmatan kepada pelanggan. Dalam keadaan ini, sumber manusia sahaja
yang boleh memberi kepuasan kepada pelanggan.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

88  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Oleh itu, sumber manusia dalam organisasi mestilah diurus dengan betul. Ia
bukan sahaja akan memberi organisasi itu kelebihan daya saing, malah akan
membantu organisasi tersebut mencapai matlamat dengan cekap dan berkesan.
Pengurusan sumber manusia adalah satu proses untuk memperoleh,
membangun dan mengekalkan bilangan pekerja berkelayakan yang mencukupi
bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

5.1 MENENTUKAN KEPERLUAN SUMBER
MANUSIA

Sesebuah organisasi merupakan satu sistem di mana sumber manusia bertindak
sebagai salah satu fungsi dalam menggerakkan sistem tersebut. Pengurusan
sumber manusia perlu mewujudkan suatu perhubungan yang selari dengan
strategi organisasi. Oleh yang demikian, sumber manusia perlu diuruskan
dengan betul supaya ia dapat melaksanakan strategi organisasi dan ini dipanggil
proses pengurusan sumber manusia. Pengurusan sumber manusia yang
berkesan dan efektif akan melalui proses seperti menentukan keperluan sumber
manusia dalam organisasi, mendapat calon yang berkelayakan, membangunkan
para pekerja dan mengekalkan pekerja-pekerja yang berkelayakan.

Menentukan keperluan sumber manusia bagi sesebuah organisasi adalah sangat
penting. Jadual 5.1 menunjukkan proses-proses memperoleh (pengambilan dan
pemilihan), membangun (orientasi, latihan dan penilaian prestasi) dan
mengekalkan atau mengasingkan pekerja-pekerja (pemberian ganjaran dan
pemisahan) adalah saling bergantung antara satu sama lain. Fungsi-fungsi ini
tidak boleh dijalankan dengan betul tanpa perancangan yang baik. Oleh itu,
perancangan sumber manusia sememangnya diperlukan dalam setiap organisasi.

Jadual 5.1: Proses-proses Pengurusan Sumber Manusia

Menentukan keperluan sumber  Perancangan sumber manusia
manusia
Menarik calon berkelayakan  Merekrut/Pengambilan
 Pemilihan
Membangun pekerja berkelayakan  Orientasi
 Latihan
Mengekalkan pekerja berkelayakan  Penilaian prestasi
 Ganjaran kewangan dan faedah pekerja
 Pemisahan pekerja

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  89

Pengurusan sumber manusia adalah proses di mana matlamat dan strategi
organisasi digunakan untuk meramal keperluan sumber manusia dari segi
pengambilan, pembangunan dan pengekalan pekerja-pekerja yang berkelayakan.
Organisasi yang mempunyai perancangan sumber manusia yang lemah atau
tiada perancangan sumber manusia langsung akan menghadapi beberapa
masalah. Antara lain, organisasi itu akan mengalami kelebihan pekerja dan
terpaksa mencari jalan untuk mengurangkannya atau sebaliknya, ia akan
menghadapi kekurangan pekerja yang akan menambahkan perbelanjaan kos
lebih masa dan akibatnya organisasi itu tidak mampu menanggung permintaan
yang tinggi bagi produk atau perkhidmatannya.

Perancangan sumber manusia bermula dengan mengambil kira misi, strategi dan
objektif sesebuah organisasi. Seperti dinyatakan sebelum ini, perancangan
sumber manusia adalah saling bergantung dan hendaklah dilihat sebagai
sebahagian daripada perancangan strategik organisasi itu. Pada dasarnya,
perancangan sumber manusia terbahagi kepada dua komponen utama ă analisis
kerja dan ramalan.

LATIHAN 5.1

1. Apakah yang anda faham dengan istilah „pengurusan sumber
manusia‰?

2. Nyatakankan peringkat-peringkat yang terdapat dalam pengurusan
sumber manusia.

5.1.1 Analisa Kerja

SEMAK KENDIRI 5.1

Apakah yang anda faham tentang analisis kerja?

Sesuatu bidang tugas yang tertentu wujud dalam organisasi hasil daripada
pembentukan matlamat yang perlu dicapai. Output kerja atau kombinasi
beberapa output kerja akan berakhir dengan tercapainya matlamat organisasi.
Dengan demikian, bagaimana kita dapat menentukan sama ada kerja yang
dibuat itu berjaya atau tidak? Senang sahaja, iaitu dengan melaksanakan analisis
kerja untuk mengetahui keperluan kerja dan memilih para pekerja yang
berkebolehan dan layak untuk melaksanakan tugas tertentu.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

90  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Analisis kerja adalah proses terperinci berkenaan tugas-tugas yang berkaitan
dengan sesuatu kerja dan kualiti sumber manusia yang dikehendaki untuk
melakukan sesuatu kerja itu. Analisis kerja adalah perlu untuk mendapatkan
empat jenis maklumat:

(a) Aktiviti-aktiviti kerja, seperti apakah aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh
pekerja-pekerja dan bagaimana, bila dan mengapa mereka menjalankan
kerja-kerja itu;

(b) Alat-alat dan perkakas yang digunakan untuk menjalankan kerja itu;

(c) Konteks yang dilaksanakan iaitu situasi, persekitaran tempat kerja atau
jadual kerja; dan

(d) Keperluan kakitangan untuk menjalankan kerja-kerja tersebut, iaitu
pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan untuk
melaksanakan sesuatu kerja.
(William, 2000)

Maklumat tentang analisis kerja boleh didapati dengan meminta pekerja
menyenaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan untuk sesuatu kerja dan
pentingnya tugas itu; menyuruh pekerja atau penyelia mengisi borang soal
selidik; melalui pemerhatian kerja; melalui temu duga atau melalui cara
merakam dengan video tugas-tugas yang dilakukan oleh para pekerja semasa
sedang bekerja.

Hasil analisis kerja itu akan dijadikan asas bagi penghuraian kerja dan spesifikasi
kerja. Penghuraian kerja ialah penyataan bertulis yang menerangkan dengan
jelas kerja, tugas-tugas, tanggungjawab, aktiviti-aktiviti dan keputusan prestasi
yang dikehendaki daripada penyandang kerja itu. Spesifikasi kerja pula ialah
penyataan bertulis yang menyatakan kelayakan yang dikehendaki daripada
penyandang kerja itu. Kelayakan di sini termasuk tahap pencapaian akademik,
pengalaman kerja, kemahiran dan keupayaan yang harus dicapai oleh bakal
penyandang kerja itu.

Oleh sebab analisis kerja menyatakan dengan terperinci tentang penghuraian
dan spesifikasi kerja yang diperlukan, tiap-tiap organisasi dikehendaki memberi
analisa kerja sebelum pengambilan kerja dapat dilakukan. Ia juga akan
digunakan semasa proses pengambilan dan pemilihan demi memadankan
kelayakan calon-calon dengan keperluan-keperluan kerja. Analisis kerja juga
membantu pengurus-pengurus menyediakan program latihan dan juga sebagai
sumber perbandingan dalam penentuan gaji.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  91

LATIHAN 5.2

Berdasarkan pemahaman anda, huraikan secara ringkas tentang analisis
kerja.

5.1.2 Ramalan

Seterusnya, mari kita lihat pula dari sudut ramalan. Ramalan adalah satu proses
untuk menjangkakan jumlah keseluruhan dan jenis-jenis pekerja dengan
pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan oleh sesebuah
organisasi pada masa hadapan. Terdapat dua jenis ramalan iaitu ramalan
dalaman dan ramalan luaran.

Ramalan dalaman adalah berkaitan dengan faktor-faktor dalaman organisasi
yang mempengaruhi tahap permintaan dan bekalan sumber manusia dalam
organisasi. Faktor-faktor seperti prestasi kewangan organisasi, tahap
produktiviti, misi dan perubahan teknologi, pengurangan pekerja, kenaikan
pangkat, persaraan dan kematian antara contoh-contoh ramalan dalaman.

Ramalan luaran pula berkait dengan faktor-faktor luaran organisasi yang
memberi kesan kepada tahap permintaan dan bekalan pekerja-pekerja di masa
hadapan. Faktor-faktor luaran organisasi termasuklah bekalan tenaga buruh di
sesuatu tempat, ekonomi (kadar pengangguran), kesatuan-kesatuan pekerja dan
demografi tenaga kerja (dari segi umur), migrasi, tahap persaingan dan
pertumbuhan dalam perniagaan atau pasaran yang tertentu.

Untuk membuat ramalan tentang permintaan dan bekalan sumber manusia
dalam organisasi, seorang pengurus boleh menggunakan tiga kaedah yang kerap
digunakan untuk membuat ramalan iaitu anggaran terbaik, input pengurusan
dan nisbah statistik (nisbah sejarah). Kaedah-kaedah ini boleh meramal seberapa
banyak kemahiran dan kebolehan pekerja-pekerja yang diperlukan oleh
organisasi pada masa hadapan.

LATIHAN 5.3

Nyatakan dua jenis ramalan untuk meramal jumlah keseluruhan dan
jenis-jenis pekerja yang anda tahu.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

92  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

5.2 MEREKRUT/PENGAMBILAN

SEMAK KENDIRI 5.2

Apakah elemen-elemen yang perlu diberikan tumpuan oleh para
majikan semasa mengambil pekerja baharu?

Proses untuk membangunkan sekumpulan calon-calon yang berminat dan
berkelayakan untuk sesuatu jawatan yang ditawarkan oleh organisasi adalah
merujuk kepada perekrutan. Usaha ini dianggap sebagai satu proses kerana
ianya melibatkan beberapa langkah seperti mencari dan menarik minat calon-
calon yang berkelayakan untuk memohon jawatan yang ditawarkan. Perekrutan
boleh dilaksanakan dengan dua cara:

(a) Perekrutan dalaman; dan
(b) Perekrutan luaran.

5.2.1 Perekrutan Dalaman

Perekrutan dalaman adalah satu usaha untuk membangunkan sekumpulan calon
yang berminat dan berkelayakan untuk suatu jawatan yang ditawarkan kepada
pekerja-pekerja yang sedia ada di dalam organisasi. Perekrutan dalaman juga
bermaksud kenaikan pangkat atau pemindahan kakitangan yang sedia ada
kepada jawatan yang kosong. Kebanyakan organisasi lebih gemar cara ini kerana
ia boleh meningkatkan komitmen, semangat dan motivasi pekerja-pekerja. Ia
juga boleh mengurangkan masa dan kos pembangunan pekerja kerana
kakitangan yang sedia ada sudah pun mengenali budaya dan prosedur-prosedur
organisasi tersebut. Ini juga akan meningkatkan kemungkinan pekerja berjaya
dalam jawatannya yang baharu.

Kaedah perekrutan dalaman ini berbeza dari satu organisasi ke organisasi yang
lain. Setengah organisasi mengamalkan sistem perekrutan tertutup di mana
pengurus hanya memilih seorang calon atau pekerja yang layak untuk memohon
jawatan itu. Kaedah ini kerap kali diguna pakai untuk kenaikan pangkat.
Keputusan dibuat secara tidak formal dan dalam keadaan subjektif. Di samping
itu, ia banyak bergantung kepada sokongan daripada ketua kakitangan. Sistem
tertutup ini selalunya diminati oleh syarikat-syarikat yang kecil oleh kerana ia
boleh mengurangkan masa, tenaga dan kos untuk mengisi jawatan kosong
dalam organisasi itu.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  93

Walau bagaimanapun, terdapat organisasi yang mengamalkan pengambilan
dalaman dengan menubuhkan satu sistem pengambilan terbuka di mana
jawatan kosong diumumkan kepada semua pekerja dalam organisasi itu. Iklan
kerja adalah satu lagi kaedah di mana jawatan kosong diiklankan kepada semua
pekerja di dalam organisasi. Maklumat tentang kedudukan seperti kelayakan
dan keperluan, gaji, waktu bekerja dan sebagainya akan dimaklumkan kepada
semua kakitangan. Maklumat ini akan diedarkan menerusi papan buletin
syarikat, surat edaran, sistem intranet atau mana-mana saluran komunikasi lain
yang boleh diakses oleh kakitangan syarikat. Pekerja yang merasakan mereka
berkelayakan dan memenuhi keperluan jawatan itu boleh mengemukakan
permohonan mereka. Kaedah ini membantu organisasi untuk menemui bakat
tersembunyi yang membolehkan pekerja menjadi lebih bertanggungjawab dalam
membangunkan kerjaya mereka. Di samping itu, ia dapat menyelesaikan
masalah mengekalkan pekerja berbakat yang sudah bosan dengan jawatan
mereka dan sedang mempertimbangkan kemungkinan meninggalkan syarikat
tersebut.

5.2.2 Perekrutan Luaran

Perekrutan luaran merupakan satu proses membangunkan calon-calon dari luar
organisasi yang berminat dan berkelayakan untuk jawatan yang ditawarkan.
Kaedah perekrutan luaran termasuklah pengiklanan jawatan (surat khabar,
majalah, surat, stesen radio dan televisyen), rujukan pekerja (meminta pekerja,
sama ada terdapat mana-mana calon yang sesuai), pengambilan terbuka (calon
datang sendiri untuk memohon kerja), di luar organisasi (universiti, teknikal dan
sekolah vokasional, kolej dan pusat pembelajaran), agensi-agensi pekerjaan
kerajaan dan swasta, seminar kerjaya dan laman sesawang.

Terdapat banyak cara merekrut secara luaran tetapi yang mana satu harus
digunakan? Kajian menunjukkan bahawa rujukan pekerja, pengambilan terbuka,
pengiklanan akhbar dan agensi pekerjaan kerajaan sering digunakan untuk
merekrut calon-calon untuk jawatan-jawatan seperti perkeranian dan operator
pengeluaran atau lebih popular dikenali sebagai pekerja kolar biru. Bagi
peringkat profesional/teknikal atau eksekutif, iklan akhbar, agensi-agensi
pekerjaan swasta dan pengambilan dari pusat-pusat pengajian dan universiti
lebih kerap digunakan. Untuk merekrut calon-calon untuk jawatan yang lebih
tinggi seperti pengurus, organisasi banyak bergantung kepada rujukan pekerja,
pengiklanan dalam majalah dan akhbar serta agensi-agensi pekerjaan swasta.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

94  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

AKTIVITI 5.1

Dalam beberapa organisasi di Malaysia, sesetengah majikan, pengurus
atau perekrut adalah lebih cenderung ke arah mengambil rakan-rakan
mereka untuk mengisi jawatan kosong padahal terdapat lebih banyak
calon yang berkelayakan. Apakah pandangan anda dalam perkara ini?
Bincangkan dengan rakan-rakan anda.

LATIHAN 5.4

Jelaskan secara ringkas dua kaedah perekrutan yang boleh dilaksanakan
oleh organisasi.

5.3 PEMILIHAN PEKERJA BERKELAYAKAN

Apabila sesebuah organisasi melaksanakan proses untuk menarik minat calon-
calon untuk memohon jawatan-jawatan yang ditawarkan dan membangunkan
sekumpulan calon-calon, proses mengumpulkan maklumat bagi menilai dan
memilih calon yang paling sesuai harus dilaksanakan. Proses ini dipanggil
proses pemilihan. Proses ini sangat penting kerana kesilapan dalam memilih
calon akan membawa kesan yang buruk kepada organisasi. Demi mengurangkan
ketidaktentuan dalam pemilihan pekerja, pakar-pakar sumber manusia
mencadangkan empat kaedah pemilihan pekerja.

5.3.1 Borang Permohonan dan Resume

Kaedah pemilihan yang pertama adalah menerusi borang permohonan dan
penerangan ringkas calon atau resume ă kedua-duanya mengandungi maklumat
yang sama tentang calon tersebut iaitu maklumat peribadi, latar belakang
akademik, pengalaman pekerjaan dan lain-lain.

Biasanya, borang permohonan digunakan sebagai alat untuk memperoleh
maklumat tentang calon dan ia disediakan oleh organisasi itu sendiri. Resume
pula disediakan oleh calon mengikut format calon itu.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  95

Kebanyakan organisasi lebih gemar menggunakan borang permohonan kerana ia
disediakan untuk maklumat-maklumat yang dikehendaki sahaja. Maklumat-
maklumat yang ada akan dimasukkan ke dalam sistem maklumat sumber
manusia yang akan digunakan sebagai bahan untuk penilaian pemilihan.

5.3.2 Rujukan dan Semakan Latar Belakang

Kebanyakan organisasi menghendaki calon-calon menyediakan rujukan kerja
umpamanya daripada majikan atau kawan-kawan, guru atau pensyarah yang
mana mereka boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lebih lanjut
tentang calon terbabit. Tujuan semakan latar belakang calon adalah untuk
menyemak kesahihan dan ketepatan maklumat yang telah diberi oleh calon
seperti dinyatakan dalam borang permohonannya atau resume yang dihantar.
Dengan pemeriksaan maklumat ini, ia membolehkan organisasi menyemak balik
sesuatu maklumat. Dengan cara ini, majikan mungkin dapat tahu tentang
perkara-perkara negatif atau penerangan latar belakang calon yang tidak
dinyatakan oleh calon sebelum itu. Pemeriksaan ini selalunya diuruskan dengan
pusat pengajian, majikan terdahulu, rekod mahkamah, rekod polis, agensi
kerajaan dan sumber lain melalui panggilan telefon, surat atau penyiasatan
secara persendirian.

5.3.3 Ujian Pemilihan

Mengapakah sesetengah pekerja dapat melaksanakan kerja-kerja mereka dengan
baik, manakala sebahagian lain tidak? Prestasi kerja sesuatu calon dapat
diketahui selepas dia mula bekerja. Walau bagaimanapun, ujian pemilihan dapat
membantu organisasi membuat keputusan yang betul dalam memilih seseorang
yang paling layak untuk sesuatu jawatan. Ujian pemilihan ini boleh mengukur
secara langsung atau tidak langsung sama ada seseorang calon itu dapat
menjalankan kerjanya dengan baik. Jadual 5.2 menunjukkan empat jenis ujian
pemilihan yang digunakan oleh organisasi.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

96  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Jenis Ujian Jadual 5.2: Ujian Pemilihan
Ujian Kebolehan
Spesifik Penerangan
Ujian Kebolehan
Kognitif Ujian ini mengukur kebolehan yang diperlukan untuk suatu kerja
tertentu. Ia juga dikenali sebagai ujian aptitud atau kebolehan.
Data Biografi Biasanya ujian jenis ini digunakan untuk bidang kerja seperti
mekanikal, perkeranian, penjualan dan kerja fizikal.
Ujian Personaliti
Tujuan ujian ini adalah untuk mengukur kepantasan pengamatan,
kefahaman lisan, kebolehan mengira, penaakulan umum (general
reasoning) dan keupayaan ruangan. Ujian ini akan menunjukkan
kepantasan serta tahap pemahaman seseorang calon terhadap
perkataan, angka, logik dan dimensi ruang. Ujian kebolehan boleh
menentukan prestasi kerja sesetengah bilangan kerja sahaja tetapi
ujian kebolehan kognitif boleh menentukan prestasi kerja untuk
semua kerja. Seseorang calon yang berjaya dengan baik dalam ujian
kognitif atau kebolehan selalunya cekap dalam mempelajari perkara
yang baru, mampu memproses maklumat yang rumit dan boleh
menyelesaikan masalah serta dapat membuat keputusan dengan
baik.

Data biografi atau lebih dikenali sebagai biodata adalah kajian
terperinci tentang latar belakang dan pengalaman calon yang
terbabit. Asas kajian ini adalah tingkah laku yang lepas (latar
belakang peribadi dan pengalaman hidup) yang merupakan
ramalan terbaik untuk menentukan tingkah laku seseorang itu di
masa hadapan.

Ini adalah ujian untuk mengukur personaliti seseorang calon
terhadap kerja. Ujian ini akan menunjukkan dimensi personaliti
calon.

Siri-siri ujian yang diselenggarakan oleh pusat-pusat penilaian termasuk latihan
„in-basket‰, permainan peranan, persembahan kumpulan kecil dan
perbincangan berkumpulan tanpa ketua. Latihan „in-basket‰ ini adalah ujian
tulisan di mana calon-calon akan diberi perkara-perkara yang berkaitan dengan
tugas pengurus contohnya, memo, mesej telefon, polisi organisasi dan lain-lain
bentuk komunikasi. Calon-calon akan diberi masa yang terhad untuk membaca,
memperincikan butiran perkara dan membuat keputusan berhubung cara
menguruskan setiap butiran perkara terbabit. Seorang pengurus yang
berpengalaman akan kemudiannya menilai, memberi komen dan memberi
cadangan-cadangan.

Perbincangan berkumpulan tanpa ketua adalah perbincangan dalam kumpulan
yang terdiri daripada enam calon dan mereka diberi dua jam untuk
menyelesaikan masalah tetapi tiada seorang pun dilantik untuk mengetuai

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  97

kumpulan itu. Pemerhati-pemerhati yang terlatih akan memantau dan memberi
komen kepada setiap calon berdasarkan sejauh mana seorang calon itu dapat
berbincang, mendengar, memimpin dan berurusan dengan orang lain.

5.3.4 Temu Duga

AKTIVITI 5.2

Sebelum menghadiri temu duga, seseorang calon mungkin menyiapkan
dirinya dengan jawapan-jawapan bagi soalan yang bakal ditanya oleh
penemu duga. Beliau mungkin telah mempunyai jawapan sebelum
memasuki bilik temu duga. Dalam senario ini, apakah pendapat anda
tentang keberkesanan temu duga kepada pihak majikan?

Setiap orang dikalangan kita yang memohon sesuatu jawatan tidak boleh lari
daripada ditemu duga. Jika kita telah menghadiri lima temu duga di organisasi
yang berlainan, ini bermakna kita telah menghadapi lima cara temu duga yang
berlainan.

Temu duga merupakan satu kaedah di mana wakil-wakil syarikat akan
menanyakan soalan-soalan bersiri tentang kerja tersebut untuk mengetahui sama
ada seseorang calon itu layak atau tidak untuk memegang jawatan yang
ditawarkan. Terdapat beberapa jenis temu duga yang kerap digunakan oleh
organisasi iaitu temu duga tidak berstruktur, berstruktur dan separa berstruktur.

Temu duga tidak berstruktur adalah temu duga di mana wakil syarikat akan
menanyakan apa-apa soalan kepada calon tersebut. Untuk temu duga ini,
seseorang calon akan ditanya soalan-soalan yang berlainan daripada calon-calon
lain.

Sebaliknya, temu duga berstruktur adalah temu duga di mana penemuduga
akan menanyakan sekumpulan soalan yang disediakan dan telah dirangka
dengan lebih awal. Tiap-tiap calon akan ditanya soalan-soalan yang sama atau
seperti calon-calon yang lain. Terdapat empat jenis soalan yang kerap ditanya
semasa temu duga seperti ini:

(a) Soalan Berdasarkan Situasi
Soalan-soalan di mana calon dikehendaki memberi jawapan tentang apa
yang beliau akan lakukan apabila menghadapi sesuatu situasi (misalnya:
Apa yang anda akan lakukan jika ................)

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

98  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(b) Soalan Berkenaan Latar Belakang
Soalan yang ditanya adalah tentang pengalaman kerja, kelayakan akademik
dan kelayakan-kelayakan lain.

(c) Soalan Berkenaan Perangai
Soalan-soalan tentang pekerjaan calon yang terdahulu.

(d) Soalan Berkenaan Kerja
Soalan-soalan yang mana calon dikehendaki untuk menunjukkan
pengetahuan tentang kerja.

Contohnya, soalan untuk doktor perubatan „Jika sesuatu ubat diberi
kepada seorang pesakit dan beliau memberi maklum balas yang negatif,
bagaimana anda akan menangani keadaan sedemikian?‰

LATIHAN 5.5

Nyatakan dua proses utama yang terlibat dalam pemilihan calon yang
berkelayakan.

5.4 PEMBANGUNAN PEKERJA
BERKELAYAKAN

AKTIVITI 5.3

Demi meningkatkan kemahiran seseorang pekerja, Kementerian Sumber
Manusia Malaysia telah memperkenalkan skim yang dikenali sebagai
„Skim Sangkutan dan Latihan (SSL)‰ untuk graduan dan pekerja yang
diberhentikan. Pada pendapat anda, sejauhmanakah skim ini dapat
membantu dalam menentukan keperluan-keperluan latihan dan kaedah-
kaedah latihan yang diperlukan oleh sesebuah organisasi? Bincangkan
perkara ini dengan rakan-rakan anda.

Melalui proses pemilihan, organisasi akan mendapat calon yang sesuai bagi
mengisi jawatan-jawatan yang ditawarkan. Langkah seterusnya yang perlu
dipertimbangkan oleh pengurus adalah untuk memperkenalkan organisasi dan
kerja mereka kepada pekerja yang baharu. Latihan mesti diberi untuk
meningkatkan kemahiran, pengetahuan dan kebolehan pekerja yang sedia ada
selari dengan keperluan kerja dalam organisasi terbabit. Kemudian, penilaian
prestasi hendaklah dijalankan untuk menilai keberkesanan latihan dan prestasi

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  99

pekerja. Apa yang telah dibincangkan lebih awal adalah beberapa aspek penting
bagi majikan untuk membangunkan pekerja-pekerja yang berkelayakan dalam
sesebuah organisasi.

5.4.1 Orientasi

Orientasi adalah satu proses memperkenalkan pekerja-pekerja baharu kepada
program, polisi dan budaya organisasi. Orientasi akan membantu mereka
mempelajari tentang organisasi dan membiasakan diri dengan persekitaran yang
baru. Kadang-kala, orientasi cuma akan menumpukan kepada perkara yang
mudah misalnya waktu bekerja, keutamaan parkir dan jadual pembayaran gaji.
Pekerja-pekerja akan menjalani orientasi dengan menonton filem, membaca buku
panduan dan diperkenalkan kepada rakan sekerja mereka.

Orientasi akan dijalankan dengan mengajar pekerja tentang budaya korporat dan
memberi garis panduan kepada mereka untuk berjaya dalam organisasi tersebut.
Di dalam sesetengah organisasi, orientasi juga digabungkan dengan program
latihan. Ini adalah untuk menentukan bahawa pekerja akan mengetahui ilmu dan
kemahiran asas yang perlu diketahui untuk menjalankan kerja yang ditugaskan
kepada mereka.

5.4.2 Latihan

Latihan bermaksud memberi peluang kepada pekerja untuk membangunkan
kemahiran kerja mereka, pengalaman dan ilmu mereka yang diperlukan untuk
melaksanakan kerja mereka atau meningkatkan prestasi kerja. Latihan bukan
sahaja diperlukan oleh pekerja baharu bahkan juga pekerja yang sudah lama
bekerja di sesebuah organisasi. Selain itu, latihan bukan sahaja diperlukan untuk
pekerja bawahan tetapi juga untuk pekerja di peringkat pertengahan dan atasan.

5.4.3 Menentukan Keperluan Latihan

Organisasi tidak seharusnya bertindak terburu-buru dalam mengendalikan
program latihan untuk para pekerja. Ia boleh menyebabkan organisasi terbabit
terpaksa menanggung kos yang tinggi akibat ketidakberkesanan program latihan
tersebut. Ini adalah kerana pada masa itu, latihan mungkin sudah tidak
diperlukan lagi. Bagi mengelakkan perkara ini, organisasi mesti menentukan
keperluan latihan. Proses ini adalah untuk mengenal pasti dan memberi
keutamaan kepada keperluan pengajaran kepada pekerja. Keperluan latihan
boleh diuruskan dengan mengenal pasti prestasi pekerja yang tidak berkesan,

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

100  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

mendengar aduan pelanggan, menjalankan pemerhatian atas pekerja dan
pengurus atau menilai kemahiran dan pengetahuan pekerja.

Tambahan lagi, penilaian keperluan latihan adalah alat yang penting untuk
menentukan siapa patut atau tidak patut menghadiri program latihan yang
dikendalikan. Pemilihan calon untuk latihan mesti berdasarkan matlamat yang
ada kena-mengena dengan bidang kerja seseorang.

(a) Membangunkan Objektif Latihan
Selepas keperluan latihan telah ditentukan, objektif latihan mesti
dibangunkan untuk memenuhi keperluan tersebut. Kebanyakan program
latihan dikendalikan tanpa sebarang objektif. Objektif yang berkesan mesti
menyatakan apa akan terjadi kepada organisasi, jabatan atau pekerja-
pekerja selepas latihan diselesaikan. Keputusan yang diharapkan mesti
dinyatakan dalam bentuk tulisan. Objektif latihan boleh dikategorikan
seperti yang ditunjukkan di dalam Jadual 5.3 berikut.

Kategori Objektif Jadual 5.3: Kategori Objektif Latihan
Objektif Panduan
Soalan-soalan Utama
Objektif Jabatan
dan Organisasi  Apakah prinsip, fakta atau konsep yang akan dipelajari di
dalam latihan itu?
Objektif
Pertumbuhan dan  Siapakah yang akan diajar?
Prestasi Individu  Bilakah pengajaran akan bermula?

 Apakah impak kepada organisasi dan jabatan apabila pekerja
tidak hadir, kadar pusing ganti pekerja (turnover rate),
pengurangan kos dan kenaikan produktiviti terjadi?

 Apakah kesan latihan ke atas perlakuan dan sikap pekerja?
 Apakah kesan ke atas pembangunan personel bagi seorang

pekerja yang tertentu?

Apabila objektif latihan dinyatakan dengan jelas dan berkesan, program latihan
dapat dijalankan dengan jayanya dan membuahkan hasil yang dijangkakan.
Program latihan yang mencapai objektifnya akan meningkatkan tahap
produktiviti, mengatasi sebarang ketidakcekapan dan membantu pekerja pada
masa hadapan terutamanya dalam pembangunan kerjayanya.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  101

5.4.4 Kaedah Latihan

Beberapa kaedah latihan boleh digunakan untuk memenuhi keperluan dan
objektif latihan. Di bawah ini disenaraikan beberapa kaedah latihan yang kerap
digunakan oleh pihak majikan:

(a) Latihan Semasa Kerja
Jenis latihan ini selalunya diberi oleh pekerja-pekerja senior atau penyelia.
Pelatih akan ditunjukkan beberapa cara untuk menjalankan sesuatu kerja
dan akan diberi peluang bekerja di bawah seorang penyelia. Satu daripada
cara latihan semasa bekerja ialah pusingan kerja atau kadangkala dipanggil
latihan silang. Dalam pusingan kerja ini, pekerja akan mempelajari
beberapa tugas yang berlainan dalam sesebuah unit atau jabatan dan
menjalankan tugas untuk sesuatu masa yang ditetapkan.

Satu daripada kebaikan pusingan kerja ialah ia memberi fleksibiliti dalam
sesebuah unit atau jabatan. Jika seseorang pekerja tidak hadir bekerja,
kerjanya boleh dilaksanakan oleh pekerja yang lain. Satu daripada
kebaikan latihan sambil kerja adalah ia tidak memerlukan kemudahan
tertentu.

Selain itu, pekerja baharu akan dapat menjalankan pekerjaan yang produktif
semasa proses pembelajaran. Namun demikian, satu daripada kelemahan
cara latihan ini adalah tekanan di tempat kerja boleh menjadikannya
merbahaya atau mudah dilupakan.

(b) Latihan Perantis
Ini adalah sistem program latihan yang memerlukan seseorang perantis
bekerja untuk suatu masa yang ditetapkan sebelum dia dibenarkan
menjalankan sesuatu kerja yang tertentu. Pelatih akan diberi arahan dan
memperoleh pengalaman semasa kerja atau di luar kerja, dalam segala
aspek kerja yang dikehendaki secara praktikal mahupun teori. Selalunya,
seorang pelatih akan ditempatkan di bawah penyeliaan seorang mentor
yang berpengalaman luas dan telah lama terlibat dalam sesuatu bidang
kerja. Mentor ini akan memberi panduan dan berkongsi pengalamannya
dengan pelatih tersebut dalam membantu pekerja berjaya dalam
kerjayanya.

(c) Latihan di Luar Kerja
Berlainan dengan latihan semasa kerja, latihan di luar kerja dijalankan di
luar lokasi tempat kerja. Lokasi latihan mungkin di dalam kelas dengan
kemudahan yang sama ataupun di lokasi lain. Cara latihan ini
membenarkan pemudah cara menumpukan perhatian kepada mata

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

102  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

pelajaran tertentu tanpa sebarang gangguan dan di dalam satu persekitaran
yang terkawal. Kelemahan teknik ini pula adalah pelatih tidak dapat
menggambarkan keadaan sebenar sewaktu bekerja.
(d) Latihan Pendahuluan atau Vestibul
Latihan yang dilakukan di luar tempoh kerja dengan menggunakan
prosedur dan alat-alat yang serupa di tempat kerja di panggil vestibul.
Pelatih akan diajar oleh pekerja yang berpengalaman tentang cara untuk
melaksanakan sesebuah kerja dengan menggunakan perkakas yang
berkaitan. Ini akan menolong mereka mempelajari bidang kerja mereka
dalam keadaan yang selesa tanpa tekanan daripada jadual pengeluaran.
Kebaikan utama cara ini adalah pihak pengajar boleh menitikberatkan teori
dan menggunakan teknik yang sesuai jika dibandingkan dengan
pengeluaran dan pelatih akan belajar bagaimana kerja sebenarnya
dilaksanakan. Walau bagaimanapun, cara ini melibatkan kos yang tinggi
dan pekerja masih terpaksa membiasakan diri dengan persekitaran
pekerjaan latihan vestibul telah digunakan untuk melatih operator menaip
dengan komputer, orang yang menerima dan membayar wang di bank,
kerani dan kerja-kerja lain yang berkaitan.

AKTIVITI 5.4

Anda telah mempelajari tentang kaedah-kaedah latihan yang sedia ada,
sekarang cuba senaraikan kebaikan dan keburukan bagi setiap kaedah
latihan. Berikan jawapan anda dalam bentuk jadual.

LATIHAN 5.6

Senaraikan kaedah-kaedah latihan yang boleh digunakan oleh sesebuah
organisasi.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  103

5.5 PENILAIAN PRESTASI

AKTIVITI 5.5

Pada tahun 1992, Kerajaan Malaysia memperkenalkan „Skim Saraan
Baru‰ untuk pegawai kerajaan. Sepuluh tahun kemudian pada tahun
2002 kerajaan memperkenalkan „Skim Saraan Malaysia‰ pula. Tujuan
skim ini adalah untuk menilai prestasi perkidmatan mereka.

Anda boleh mendapat lebih maklumat tentang skim ini dengan melayari
laman sesawang Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di:

http://www.jpa.gov.my/ilmu/ssb/ssb.htm

Selepas latihan diberikan kepada pekerja, mereka harus berkhidmat berdasarkan
tugas masing-masing dan berpandukan kepada pengetahuan serta maklum balas
yang diberi. Langkah seterusnya adalah untuk menjalankan penilaian prestasi.
Penilaian prestasi adalah proses menilai tugas dengan memberikan maklum
balas berdasarkan penilaian berkenaan. Penilaian prestasi menyumbang kepada
dua tujuan, pertama membantu memberi maklumat tentang tahap prestasi
kakitangan berbanding dengan piawai yang ditetapkan. Kedua, membantu
dalam pembangunan individu dan menyediakan program latihan di masa
depan.

Penilaian prestasi memberi tumpuan kepada prestasi sebelumnya dan
mengukurnya berbanding piawaian yang telah ditetapkan. Kaedah penilaian
prestasi mesti berdasarkan kriteria relevansi dan kesahihan. Dalam menentukan
ia sahih, cara yang digunakan seharusnya konsisten dengan keputusannya tidak
kira masa dan penilainya.

Apa sebenarnya yang dinilai? Ini mungkin soalan yang sering bermain di minda
seorang pengurus. Sebagai asasnya, penilaian dijalankan berdasarkan tiga set
kriteria ă pengeluaran kerja, perangai dan sikap. Jadual 5.4 menunjukkan tiga set
kriteria penilaian.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

104  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Set Kriteria Jadual 5.4: Set Kriteria untuk Penilaian
Output
pekerjaan Penerangan
individu
Jika sesuatu kerja lebih menekankan output pekerjaan berbanding
Gelagat dengan tujuan pekerjaan, penilaian perlu diberi berdasarkan output
kerja individu. Dengan menggunakan output kerja, seorang pengurus
Sikap pengeluaran perlu menilai kriteria seperti kuantiti pengeluaran,
kerosakan yang dibuat dan kos seunit bagi sesuatu produk. Ini sama
dengan menilai prestasi seorang jurujual di mana penilaian prestasi
dibuat berdasarkan jumlah jualan keseluruhan dan jumlah pelanggan
baru yang dijana.

Dalam kebanyakan kes yang ada, ia adalah rumit untuk mengenal pasti
output seseorang pekerja terutamanya sekiranya sesuatu kerja itu
berbentuk kerja berkumpulan atau melibatkan sesuatu jabatan.
Penilaian untuk sesebuah kumpulan atau jabatan boleh dijalankan
dengan mudah tetapi penilaian terhadap sumbangan seseorang
individu adalah lebih sukar.

Dengan contoh ini, gelagat pengurus pengeluaran boleh digunakan
untuk tujuan prestasi penilaian adalah ketepatan dan kekerapannya
dalam menghantar laporan atau corak kepimpinannya. Sementara itu,
prestasi penilaian jurujual mungkin berkaitan purata bilangan
panggilan ataupun perjumpaan dengan pelanggan dalam sehari
ataupun keseluruhan bilangan cuti sakit yang diambilnya setiap tahun.

Ini boleh digolongkan dalam kriteria lemah namun masih dipraktikkan
dalam sesetengah organisasi. Ia tergolong sedemikian kerana penilaian
sebegini tidak mengambil kira prestasi pekerjaan sebenar. Sikap seperti
bersopan santun, kepercayaan kepada diri sendiri, berdikari atau
bekerjasama, berpura-pura sibuk atau berpengalaman, adalah hal yang
mungkin berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan tahap
prestasi kerja yang sebenar.

5.5.1 Siapa yang Harus Menilai?

SEMAK KENDIRI 5.3

Dalam menilai prestasi seseorang pekerja dalam sesebuah organisasi, ia
adalah penting supaya penilaian yang diberikan itu jelas, tepat dan adil
kerana penilaian prestasi akan menjadi petunjuk dan penentu untuk
seseorang pekerja. Pada pendapat anda, siapakah yang paling sesuai
untuk menilai prestasi seseorang pekerja?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  105

Penilaian prestasi seseorang pekerja boleh dijalankan oleh pihak-pihak berikut:

(a) Penyelia
Cara ini dipraktikkan oleh kebanyakan organisasi di mana seorang pekerja
dinilai oleh orang yang menyelianya. Contohnya, seorang operator dinilai
oleh penyelianya; seorang eksekutif pula dinilai oleh eksekutif kanan atau
pengurus; dan pengurus besar dinilai oleh lembaga pengarah sesebuah
syarikat.

(b) Rakan Sepejabat
Penilaian rakan-rakan sekerja boleh dikatakan suatu pendekatan yang
boleh dipercayai. Ini kerana rakan sekerja adalah orang yang rapat dengan
pekerja yang sedang dinilai dan juga prestasi kerja hariannya. Mesyuarat
dan perbualan harian di mana pekerja terlibat boleh memberi pandangan
yang menyeluruh terhadap prestasi kerja pekerja yang dinilai.

Penilaian oleh rakan-rakan sekerja boleh menyokong keberkesanan
penilaian yang dibuat oleh penyelia. Namun begitu, penilaian oleh rakan-
rakan sekerja mungkin berat sebelah.

(c) Pekerja Bawahan
Pihak keempat yang boleh menjadi penilai prestasi adalah pekerja
bawahan. Mereka boleh memberi maklumat yang mendalam dan penting
tentang gelagat pihak atasan oleh kerana hubungan mereka yang rapat.
Masalah yang mungkin dihadapi oleh pekerja bawahan adalah takut untuk
memberi penilaian yang tepat. Ini kerana kuasa yang ada pada pihak
atasan dan juga perasaan bimbang dengan tindakan balas daripada pihak
atasan tersebut.

(d) Penilaian 360 Darjah
Pendekatan yang terakhir adalah penilaian 360 darjah. Pendekatan ini
memberi maklum balas tentang prestasi kerja seseorang pekerja yang
dinilai itu daripada semua pihak yang merangkumi pekerja am, pelanggan,
rakan sekerja dan pengurus.

5.5.2 Kaedah-kaedah Penilaian Prestasi

Perbincangan yang lepas memberi fokus terhadap siapakah yang harus
menjalankan penilaian prestasi seorang pekerja. Sekarang, apakah kaedah-
kaedah yang boleh dilaksanakan dalam membuat penilaian tersebut?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

106  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(a) Penulisan Esei
Ini merupakan cara yang paling mudah dalam menjalankan penilaian
prestasi. Dengan cara ini, pekerja yang dinilai perlu memberi penerangan
tentang kekuatan, kelemahan prestasi serta potensinya sebelum ini. Dia juga
perlu mengemukakan cadangan tentang cara-cara untuk meningkatkan
prestasinya. Penulisan karangan tidak memerlukan borang yang sukar
disediakan atau latihan berlebihan. Namun begitu, keputusannya selalunya
mencerminkan kebolehannya sebagai seorang penulis. Pencapaian yang baik
atau sebaliknya ditentukan oleh kemahiran menulis dan tahap pencapaian
sebenar pekerja yang dinilai.

(b) Kejadian Kritikal
Ini adalah penilaian berbentuk pemerhatian tingkah laku yang bertindak
sebagai petunjuk dalam membezakan prestasi kerja yang baik mahupun
tidak baik. Penilai akan memberi penerangan berkaitan apa yang dilakukan
oleh pekerja dan menimbang sama ada pekerjaan yang dilakukan itu
berkesan. Penilaian di sini bukan hanya terhadap perlakuan, malah
perwatakan pekerja itu sekali. Kenyataan tentang kejadian kritikal boleh
menunjukkan tingkah laku yang diperlukan dan mengenal pasti perkara-
perkara yang harus diperbaiki.

(c) Pengukuran Pelaksanaan Objektif
Salah satu cara untuk meningkatkan prestasi melalui penilaian adalah
dengan mengukur prestasi objektif. Cara pengukuran prestasi ini mudah
dan boleh diukur dengan baik. Prestasi objektif yang kerap digunakan
adalah pengeluaran, barang buangan, pembaziran, penjualan atau aduan
pengguna atau tahap kerosakan.

(d) Pembandingan Pekerja
Di bawah kaedah ini, penilai memberi mata kedudukan kepada kakitangan
berdasarkan faktor-faktor seperti prestasi dan nilai kepada organisasi.
Hanya pekerja boleh menduduki kedudukan tertentu.

AKTIVITI 5.6

Anda telah didedahkan kepada kaedah penilaian yang biasanya
digunakan oleh penilai prestasi. Pada pendapat anda, sejauh manakah
adil dan berkesannya kaedah ini kepada pekerja yang dinilai? Pada
pandangan anda, adakah terdapat kaedah lain yang sesuai untuk menilai
prestasi seseorang pekerja? Bincangkan perkara ini dengan rakan anda.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  107

LATIHAN 5.7

Nyatakan siapa yang layak menjadi penilai prestasi dalam organisasi anda.

5.6 MENGEKALKAN PEKERJA BERKELAYAKAN

Seorang pekerja bekerja dalam organisasi untuk mencapai objektifnya yang
tersendiri, iaitu mendapatkan wang untuk kehidupannya. Sesebuah organisasi
boleh mengekalkan pekerja yang berbakat jika ia menawarkan ganjaran yang
sesuai dengan pekerjaannya dan keperluan objektif peribadi seseorang pekerja.
Ganjaran pekerja bermaksud bayaran kepada pekerja untuk kerja yang
dijalankan. Ganjaran ini mungkin berbentuk wang atau pun bukan wang.
Amnya, terdapat empat jenis keputusan untuk pemberian ganjaran ă tahap
bayaran, bayaran berubah, struktur bayaran dan faedah pekerja.

Keputusan untuk meletak seseorang pada sesuatu tahap bayaran adalah suatu
keputusan untuk mengeluarkan bayaran kepada pekerja sama ada tahap bawah,
atas atau sama dengan bayaran gaji dalam pasaran pekerjaan. Sesebuah
organisasi menggunakan penilaian pekerja untuk menentukan struktur bayaran.
Penilaian pekerjaan menentukan nilai atau bayaran keseluruhan yang mesti
dibayar untuk setiap pekerjaan dengan menentukan harga pasaran untuk ilmu,
kemahiran dan keperluan untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Selepas penilaian
pekerjaan dibuat, organisasi biasanya akan membuat bayaran dengan kadar
yang sama yang ditentukan oleh pasaran. Sesetengah organisasi membayar pada
kadar yang lebih tinggi dari yang ditentukan oleh pasaran. Ini adalah untuk
menarik minat dan menyambung perkhidmatan pekerja. Gaji yang melebihi
tahap yang ditentukan di pasaran akan menarik minat lebih banyak calon
berkelayakan, meningkatkan tahap penerimaan pekerjaan, mengurangkan masa
untuk pengambilan pekerja dan meningkatkan tahap pengekalan pekerja.

Keputusan untuk bayaran berubah adalah keputusan yang tertumpu kepada
sejauh mana bayaran gaji berbeza daripada prestasi kerja seseorang pekerja
individu dan organisasinya. Tujuan mengaitkan bayaran dengan prestasi
organisasi adalah untuk meningkatkan motivasi, usaha dan prestasi pekerja.
Kerja mengikut pengeluaran, komisyen mengikut penjualan dan perkongsian
keuntungan dan pekerja berkongsi pelan pemilikan saham syarikat adalah
pilihan yang ada dalam bayaran berubah.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

108  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Pelan bayaran kadar kerja mengikut butir adalah bayaran untuk sesuatu yang
boleh dihitung. Contohnya, seorang pekerja akan dibayar mengikut kadar yang
ditetapkan untuk setiap produk yang dikeluarkan dan bayaran akan meningkat
jika pengeluaran meningkat (contohnya, RM0.35 seunit untuk 100 produk yang
pertama, dan unit produk yang melebihi 100 unit akan dibayar pada kadar
RM0.45 seunit).

Komisyen penjualan adalah bayaran yang diterima jurujual. Ia merupakan
peratusan nilai barangan yang dijual oleh seorang jurujual. Lebih banyak
penjualan yang dibuat, maka lebihlah komisyen yang akan diterimanya.
Contohnya, jurujual kereta mendapat komisyen RM500 untuk setiap kereta yang
dapat dijual. Lebih banyak kereta yang dijual, maka lebih banyaklah komisyen
yang akan diterima olehnya.

Memandangkan komisyen jualan serta bayaran kadar kerja mengikut butir
adalah berdasarkan prestasi individu, ini boleh mengurangkan insentif pekerja
untuk bekerja sebagai suatu pasukan. Oleh itu, organisasi memperkenalkan
insentif berkumpulan untuk menarik minat pekerja untuk bekerja sebagai satu
pasukan. Keuntungan yang dikongsi adalah bayaran yang diambil daripada
keuntungan sesebuah organisasi. Bayaran ini dibahagi-bahagikan antara pekerja
dan biasanya adalah lebih tinggi daripada ganjaran yang biasa terima. Semakin
tinggi untung yang diperoleh oleh organisasi maka lebih tinggi ganjaran yang
akan diterima oleh pekerja.

Pelan pemilikan saham pekerja menganugerahkan saham-saham syarikat kepada
pekerja sebagai tambahan kepada ganjaran yang biasa diperolehi. Sementara itu,
opsyen saham memberi peluang untuk pekerja membeli saham syarikat pada
peringkat harga tetap di mana harga saham biasanya lebih rendah daripada
harga pasaran. Contohnya, sesebuah syarikat menawarkan pekerja harga RM5
untuk seunit saham sementara harga pasaran adalah RM10 untuk seunit saham.

Struktur bayaran adalah keputusan berkaitan dengan pembahagian bayaran
dalaman. Ini merujuk kepada sejauh mana pekerja individu dalam sesebuah
organisasi menerima tahap pengajian yang berbeza. Individu yang berada di
tahap teratas akan menerima gaji lebih berbanding dengan yang berada di tahap
bawah. Contohnya, seorang pengarah menikmati struktur bayaran yang lebih
tinggi daripada penolong pengarah dan strukturnya lebih tinggi daripada
pegawai bawahan.

Ganjaran yang diberikan bukan hanya dalam bentuk kewangan semata-mata,
malah juga dalam bentuk bukan kewangan yang dipanggil faedah pekerjaan. Ia
diberi nama sedemikian kerana hanya individu yang bekerja pada kedudukan
tertentu atau organisasi berkenaan layak menikmati faedah tersebut. Faedah

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  109

pekerjaan adalah pemberian ganjaran yang merangkumi apa-apa selain gaji.
Banyak organisasi menawarkan pelbagai bentuk pilihan faedah kepada pekerja
seperti persaraan dan pelan persaraan, cuti berbayar, cuti sakit, insurans
kesihatan, insurans nyawa, rawatan perubatan, pemotongan harga untuk
pembelian produk dan perkhidmatan syarikat dan sebagainya.

LATIHAN 5.8

Berdasarkan fahaman anda, nyatakan perbezaan antara ganjaran
kewangan dan faedah pekerjaan.

5.7 PEMISAHAN PEKERJA

Pada suatu ketika, pekerja akan dipisahkan daripada tempat kerjanya secara
suka rela ataupun terpaksa. Pemisahan pekerja bermaksud kehilangan pekerja
oleh sesebuah organisasi sama ada secara rela atau paksaan. Pemisahan ini
adalah atas pelbagai sebab. Pemisahan secara paksa terjadi bila sesebuah
organisasi membuat keputusan memberhentikan perkhidmatan atau membuang
seseorang pekerja. Pemisahan secara sukarela pula bermakna pekerja mengambil
keputusan untuk menamatkan perkhidmatannya di syarikat ataupun bersara.
Oleh kerana pemisahan memberi kesan kepada pengambilan pekerja, pemilihan,
latihan dan pemberian ganjaran, organisasi tersebut mesti boleh meramalkan
bilangan pekerja yang akan hilang disebabkan penamatan kerja, pemberhentian
kerja, pusing ganti pekerja dan persaraan semasa membuat perancangan sumber
manusia.

5.7.1 Pemberhentian Pekerja

SEMAK KENDIRI 5.4

Seorang pekerja di sebuah organisasi menghadapi tindakan disiplin
kerana melakukan pecah amanah. Pada pendapat anda, jika dia berjanji
untuk berubah dari segi perangai dan merasa bersalah atas
perbuatannya, patutkah dia diberi peluang kedua? Apakah tindakan
yang sesuai dan perlu diambil untuk memastikan dia tidak akan
melakukan kesalahan itu sekali lagi?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

110  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Memberhentikan pekerja mungkin kelihatan mudah, namun begitu fikirkan
tentang perasaan pekerja yang diberhentikan. Tentunya amat sukar untuk
menceritakan perasaan pekerja tersebut pada ketika itu. Oleh itu, pengurus mesti
melakukan beberapa perkara untuk meminimumkan masalah yang berkaitan
dengan pemberhentian pekerja.

Pertamanya, dalam kebanyakan situasi begini, pemberhentian atau pembuangan
tidak patut menjadi pilihan pertama. Pekerja mesti diberi peluang mengubah
kelakuan sekiranya timbul sesuatu masalah. Pekerja itu harus diberi beberapa
amaran tertentu tentang apa dan sejauhmana seriusnya masalah yang
disebabkan olehnya. Kemudian, pekerja itu mesti diberi masa untuk melakukan
perubahan atau untuk membetulkan kesilapannya. Sekiranya masalah itu
berulang, dia harus diberi nasihat tentang prestasi kerja, apa yang harus
dilakukan untuk meningkatkan prestasi dan keputusan yang akan dibuat
sekiranya masalah itu berulang (contohnya, surat tunjuk sebab, surat amaran,
penggantungan pekerjaan tanpa gaji atau pemberhentian dari kerja).

Kedua, pekerja patut diberhentikan kerja berdasarkan sebab-sebab yang
munasabah dan rasional. Pemberhentian tanpa sebab munasabah boleh
menyebabkan pekerja mengambil tindakan mahkamah, dengan sebab
memberhentikan pekerja secara salah. Tindakan ini menyebabkan majikan
terpaksa menyatakan sebab-sebab berkaitan kerja yang menyebabkan
pemberhentian pekerja. Keputusan pemberhentian harus dilakukan kerana
faktor berkaitan kerja atau kerana tidak mengikut peraturan syarikat ataupun
kerap menunjukkan prestasi kerja yang buruk secara berterusan.

Ketiga, organisasi perlu fokus kepada reaksi pekerja yang lain bila salah seorang
daripada mereka diberhentikan. Ini kerana isu pemberhentian boleh memberi
kesan kepada prestasi dan motivasi pekerja yang masih bekerja kerana ia
menimbulkan rasa bimbang akan jaminan terhadap pekerjaan mereka.

5.7.2 Pengecilan

Pengecilan (downsizing) adalah tindakan pemansuhan jawatan dan kerja dalam
sesebuah organisasi. Sama ada ia dilakukan untuk mengurangkan kos,
penurunan dalam pasaran saham ataupun kerana terlalu agresif dalam
pengambilan pekerja, ia adalah suatu perkara yang kerap terjadi tanpa mengira
keadaan ekonomi semasa. Pada pandangan anda, adakah pengecilan berkesan?

Secara teori, pengecilan patut membawa kepada peningkatan produktiviti dan
prestasi keuntungan yang baik dan dalam keanjalan organisasi. Suatu
penyelidikan yang dijalankan selama 15 tahun tentang pengecilan mendapati
sesebuah syarikat yang melaksanakan pengecilan sebanyak 10 peratus daripada

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  111

pengunaan buruhnya hanya mampu menghasilkan 1.5 peratus dari segi
pengurangan kos dan peningkatan terhadap nilai saham sebanyak 4.7 peratus
untuk 3 tahun berbanding dengan 34.4 peratus di mana pengecilan tidak
dilaksanakan. Selain itu, keuntungan dan produktiviti biasanya tidak meningkat
dengan adanya pengecilan. Jelasnya ini menunjukkan yang pengecilan bukanlah
suatu strategi yang terbaik untuk dilaksanakan. Namun, perancangan sumber
manusia yang berkesan merupakan tindakan yang paling baik. Pengecilan perlu
dilakukan hanya sebagai langkah terakhir.

Walau bagaimanapun, jika sesebuah organisasi mendapati keadaan kewangan
dan strategi yang digunakan tidak berkesan dan pengecilan ini diperlukan untuk
masa depan organisasi, ia perlu melatih pengurus untuk menjelaskan keperluan
pengecilan kepada pekerja. Perkara yang paling penting adalah pihak
pengurusan atasan mesti menjelaskan dengan terperinci sebab pengecilan
diperlukan dan masa yang sesuai harus dipilih untuk memberitahu pekerja.
Perkara berkaitan pengecilan organisasi harus disampaikan kepada pekerja oleh
pihak pengurusan syarikat itu sendiri. Adalah tidak wajar bagi golongan pekerja
menerima berita itu daripada media massa seperti televisyen dan surat khabar.
Selain itu, organisasi harus benar-benar membantu pekerja yang terlibat dengan
menolong mereka mencari pekerjaan lain atau menawarkan pusat perkhidmatan
kaunseling. Pusat-pusat sebegini memberi perkhidmatan kaunseling untuk
mengurangkan perasaan bimbang pekerja yang terlibat dengan pengecilan dan
untuk memberi motivasi kepada mereka. Pusat kaunseling juga boleh membantu
memberi imej organisasi yang positif di mata masyarakat oleh kerana strategi
pengecilan yang dijalankan. Langkah-langkah ini akan membantu pekerja
mengekalkan tahap produktiviti kerja sehingga hari-hari terakhir mereka dengan
organisasi terbabit.

5.7.3 Persaraan

Persaraan pekerja terjadi apabila tibanya waktu untuk seseorang itu bersara
tetapi adakalanya waktu persaraan awal boleh membantu sesebuah organisasi.
Dalam usaha mengurangkan pekerja dalam sesebuah organisasi, program
persaraan awal boleh membantu. Program sebegini menawarkan faedah
kewangan kepada pekerja untuk menggalakkan mereka bersara awal. Ini bukan
hanya usaha mengurangkan pekerja malah mengurangkan kos dengan menukar
sesuatu jawatan selepas persaraan seseorang pekerja, menggantikan pesara yang
berpendapatan tinggi dengan pekerja baru yang berpendapatan lebih rendah
atau dengan memberi peluang kepada pekerja yang sedia ada.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

112  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Masalah utama yang berkait dengan program ini adalah meramalkan siapa dan
berapa bilangan pekerja yang sanggup menerima program ini. Sesebuah
organisasi mungkin akan kehilangan pekerja yang berwibawa dan menghadapi
keadaan di mana sebilangan besar pekerja mahu bersara awal.

5.7.4 Pusing Ganti Pekerja

Kadar pusing ganti pekerja terjadi apabila pekerja dengan sukarela
menghentikan perkhidmatan dalam sesebuah organisasi. Secara am, sesebuah
organisasi cuba mengekalkan kadar pusing ganti yang rendah untuk
mengurangkan proses pengambilan pekerja, latihan dan kos penggantian.
Namun begitu, bukan semua kadar pusing ganti memberi kesan buruk kepada
sesuatu organisasi. Contohnya, kadar pusing ganti berfungsi terjadi dalam
keadaan di mana seorang pekerja yang berprestasi buruk memilih untuk meletak
jawatan secara sukarela. Ini membolehkan organisasi tersebut menggantikan
pekerja yang berprestasi lemah dengan yang baru dan lebih baik.

Sebaliknya, kadar pusing ganti yang tidak berfungsi terjadi apabila pekerja yang
berprestasi tinggi memilih untuk menghentikan perkhidmatan secara sukarela.
Keadaan ini memberi kesan negatif kepada organisasi kerana ia akan kehilangan
seorang pekerja yang berbakat. Oleh itu, kadar pusing ganti pekerja perlu
dianalisis dengan teliti untuk menentukan siapakah yang sebenarnya memilih
untuk meninggalkan sesebuah organisasi ă pekerja yang berprestasi rendah
ataupun pekerja yang berprestasi tinggi. Jika ramai di kalangan pekerja yang
meninggalkan syarikat adalah pekerja berprestasi tinggi, pengurus harus
mencari punca dan mengambil langkah untuk mengurangkannya. Cara seperti
kenaikan gaji dan penawaran faedah yang mungkin menggalakkan atau
meningkatkan keadaan pekerja mahir boleh membantu. Satu cara untuk
mempengaruhi kadar pusing ganti pekerja berfungsi dan tidak berfungsi adalah
dengan mengaitkan penggajian dengan tahap prestasi yang ditunjukkan.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  113

LATIHAN 5.9

Soalan-soalan Esei
1. Senaraikan empat cara pemisahan pekerja yang sering dihadapi oleh

pekerja dan organisasi.

2. Senarai dan huraikan empat asas keputusan memberi ganjaran.

Soalan-soalan Objektif
1. „Ini adalah kenyataan bertulis tentang kelayakan yang diperlukan

untuk memegang sesuatu jawatan‰.
Apakah yang dirujuk oleh kenyataan di atas:
A. Penghuraian kerja
B. Spesifikasi kerja
C. Sistem rekod
D. Analisa kerja

2. Apakah jenis temu duga di mana soalan-soalan yang sama ditanya
kepada semua calon, biasanya tentang latar belakang, sikap dan
hal-hal berkaitan kerja?
A. Temu duga standard
B. Temu duga berstruktur
C. Temu duga situasi
D. Temu duga separa struktur

3. Apakah proses memperkenalkan organisasi seperti program
organisasi, polisi dan budaya organisasi kepada pekerja baru?
A. Orientasi
B. Latihan pendahuluan atau vestibul
C. Penilaian prestasi
D. Program latihan perantis

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

114  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

4. Ini adalah sejenis bayaran di mana jurujual menerima peratusan
daripada nilai harga barangan yang dijual.

Apakah yang dirujuk oleh kenyataan di atas:
A. Bayaran kadar kerja mengikut butir
B. Opsyen saham
C. Komisyen jualan
D. Perkongsian keuntungan

5. Apakah tindakan pemansuhan jawatan dan kerja dalam sesebuah
organisasi?
A. Persaraan
B. Pusing ganti pekerja
C. Pemberhentian
D. Pengecilan

Pernyataan Benar (B) atau Palsu (P)
1. Strategi-strategi organisasi mesti dirancang berdasarkan keadaan

sumber manusia dalam organisasi tersebut.

2. Pengurusan sumber manusia adalah proses menarik minat calon yang
berkelayakan dan pengekalan atau penyambungan bekerja pekerja
yang berkelayakan.

3. Analisis pekerjaan adalah suatu proses pengajian tentang tugas-tugas
yang berkaitan dengan sesuatu kerja dan kualiti manusia yang
diperlukan dalam menjalankan tugas berkenaan.

4. Ramalan faktor-faktor seperti ekonomi, persaingan tahap teknologi
dan demografi penduduk yang mempengaruhi tahap permintaan dan
tawaran pekerja sesebuah organisasi di masa hadapan adalah dilihat
sebagai ramalan dalaman sesebuah organisasi.

5. Perekrutan boleh dilaksanakan melalui dua cara: perekrutan dalaman
dan perekrutan luaran.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA  115

Soalan Kes Pengurusan Sumber Manusia

(a) Apakah fungsi-fungsi utama pengurusan sumber manusia?
(b) Andaikan anda seorang pengurus sumber manusia untuk suatu

organisasi perniagaan baharu. Apakah langkah yang akan anda ambil
untuk merekrut staf baharu untuk organisasi anda?

 Sumber manusia adalah sumber yang paling bernilai dalam sesebuah
organisasi. Oleh itu, ia mesti diuruskan dengan betul.

 Pengurusan sumber manusia yang cemerlang boleh membantu dalam
melaksanakan strategi organisasi pada tahap keberkesanan dan kecekapan
yang tinggi.

 Pengurusan sumber manusia adalah proses yang merangkumi empat
komponen utama: penentuan keperluan sumber manusia dan organisasi;
penarikan minat calon yang berkelayakan; pembangunan pekerja
berkelayakan; dan latihan pekerja berkelayakan.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

116  TOPIK 5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

 Proses-proses ini mesti dijalankan dengan perancangan yang betul untuk
menentukan ia memberi sumbangan yang penting dan menepati matlamat
dan objektif organisasi tersebut. 

 

Analisa kerja Pelan bayaran kadar kerja mengikut butir
Latihan perantis Perekrutan dalaman
Latihan vestibul Perekrutan luaran

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

Topik  Komunikasi

6 dalam
Organisasi

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menerangkan kepentingan komunikasi yang baik dalam sesebuah

organisasi;
2. Membezakan antara komunikasi formal dengan komunikasi tidak

formal dan menjelaskan bentuk-bentuk komunikasi; dan
3. Menilai langkah-langkah untuk mengatasi beberapa halangan dalam

komunikasi.

 PENGENALAN

Menurut Lewis et al. (2001), terdapat banyak sebab mengapa seorang pengurus
perlu berkomunikasi. Pengurus-pengurus memberi motivasi, memaklumkan,
mengawal dan memenuhi keperluan sosial. Komunikasi digunakan untuk
mempengaruhi pekerja-pekerja untuk mencapai matlamat organisasi.

Penyampaian maklumat memberikan fakta dan data yang boleh digunakan
dalam pembuatan keputusan ke arah mencapai objektif yang telah ditetapkan.

Komunikasi juga digunakan untuk menyelaraskan pekerja-pekerja dengan
tugas-tugasnya.

Pengurus-pengurus juga berkomunikasi bagi memenuhi keperluan sosial
melalui interaksi yang tidak melibatkan kerja. Misalnya, seorang pekerja bukan
sahaja perlu bercakap tentang perkara berkaitan dengan kerja, tetapi juga
mengenai perkara-perkara berkaitan dengan isu-isu lain seperti sukan, cuaca,

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

118  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

hiburan, politik dan sebagainya. Meskipun komunikasi seperti ini tidak memberi
kesan secara langsung terhadap prestasi kerja dalam organisasi itu, ia boleh
mempengaruhi persepsi pekerja tentang tempat kerjanya dan hubungannya
dengan pekerja-pekerja lain.

Menurut Rue et al. (2000), satu kajian mendapati sebanyak 50 hingga 90 peratus
masa seorang pengurus digunakan untuk berkomunikasi. Malangnya, menurut
satu kajian lain, hampir 70 peratus komunikasi perniagaan gagal mencapai
objektif yang diingini. Menurut satu lagi kajian pengurus-pengurus peringkat
bawahan meluangkan 57 peratus masa mereka untuk dalam berkomunikasi,
manakala untuk pengurus-pengurus pertengahan ialah 63 peratus dan
pengurus-pengurus peringkat atasan adalah 78 peratus.

LATIHAN 6.1

Terangkan sebab-sebab utama mengapa seorang pengurus berkomunikasi.

6.1 DEFINISI KOMUNIKASI

SEMAK KENDIRI 6.1

Pernahkah anda menghadapi situasi salah faham antara anda dan
pekerja atau antara anda dengan pengurus anda? Apakah tindakan
anda?

Komunikasi adalah satu proses yang dinamik dan rumit yang melibatkan
banyak faktor yang boleh menjejaskan keberkesanannya. Proses yang dinamik
adalah proses komunikasi dalam keadaan yang tidak statik atau tetap. Sementara
itu, proses yang rumit pula melibatkan pelbagai pembolehubah seperti individu,
persekitaran, pengalaman kedua-dua belah pihak dan keadaan kerja yang
menentukan kecekapan dan keberkesanan proses komunikasi tersebut.
Walaupun ia merupakan interaksi mudah yang melibatkan dua orang.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  119

Komunikasi adalah proses pemindahan maklumat dan pengetahuan dari
seorang individu atau pihak kepada orang lain atau pihak dengan
menggunakan simbol-simbol yang bermakna. Ia adalah satu kaedah
pertukaran dan perkongsian idea, sikap, nilai, pendapat dan maklumat.

Proses komunikasi bermula dengan pengirim yang ingin menghantar mesej
tertentu dan proses ini tamat apabila penerima mesej memberi maklum balas
sama ada mesej yang diterima dapat difahami atau sebaliknya. Rajah 6.1
menggambarkan unsur-unsur yang terdapat dalam proses komunikasi.

Rajah 6.1: Proses komunikasi
Sumber: Jones, G. R., George, J. M., & Hill, C. W. L. (2000). Contemporary management

(2nd ed.). Boston: Irwin-McGraw Hill
Komunikasi ialah satu proses di mana pertukaran maklumat berlaku antara dua
orang atau lebih. Unsur-unsur proses komunikasi adalah seperti berikut:
(a) Pengirim

Ia juga dipanggil sumber mesej. Pengirim adalah seseorang yang
mempunyai maklumat dan ingin menyampaikannya kepada pihak lain.
(b) Mengekod
Pengekodan berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang
hendak dihantar ke dalam satu siri simbol yang boleh dikenal pasti dan
difahami oleh penerima.
(c) Mesej
Mesej mengandungi simbol-simbol dalam bentuk lisan, tulisan atau bahasa
isyarat yang melambangkan maklumat yang hendak dihantar oleh
pengirim kepada penerima.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

120  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

(d) Saluran
Saluran ialah kaedah penghantaran daripada seorang kepada seorang yang
lain. Saluran tersebut mesti bersesuaian dengan mesej yang hendak
dihantar bagi memastikan proses komunikasi berjalan dengan lancar,
berkesan dan cekap.

(e) Nyahkod
Nyahkod ialah proses di mana penerima menterjemahkan mesej yang
diterima ke dalam satu bentuk yang boleh difahami dan membawa maksud
kepadanya.

(f) Penerima
Penerima ialah individu atau pihak yang menerima mesej yang dihantar
oleh pengirim. Mesej yang terbentuk adalah bergantung latar belakang
penerima tersebut.

(g) Maklum Balas
Ini merujuk kepada reaksi penerima terhadap mesej yang diterima
daripada pengirim. Ia merupakan satu proses di mana mesej itu dibalas
kepada pengirim untuk menunjukkan tahap pemahaman penerima
terhadap mesej tertentu. Memberi maklum balas adalah cara terbaik untuk
menunjukkan bahawa sesuatu mesej itu telah diterima dan sama ada mesej
itu difahami atau sebaliknya.

(h) Gangguan atau Hingar
Sebarang faktor yang mengganggu, mengelirukan atau menyekat
penghantaran mesej boleh dianggap sebagai gangguan atau hingar.
Gangguan mungkin secara dalaman atau luaran. Faktor-faktor dalaman
adalah berhubung kait dengan individu itu sendiri, misalnya seorang
penerima tidak memberi perhatian terhadap mesej yang dihantar.
Sementara itu, faktor luaran ialah faktor persekitaran dan fizikal yang
menyebabkan mesej yang dihantar tidak dapat difahami dengan baik oleh
penerima.

LATIHAN 6.2

Definisikan komunikasi dan elemen-elemen yang terlibat dalam
komunikasi.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  121

6.2 JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Dalam sesebuah organisasi, komunikasi adalah sangat penting untuk
memastikan bahawa mesej yang dihantar sampai kepada penerima. Rajah 6.2
menunjukkan tiga jenis komunikasi yang digunakan dalam organisasi.

Rajah 6.2: Jenis-jenis komunikasi

6.2.1 Komunikasi Formal

Komunikasi formal adalah mesej atau maklumat yang dihantar melalui
rangkaian hierarki atau tanggungjawab kerja yang ditetapkan oleh sesebuah
organisasi. Tiga sistem komunikasi formal yang kerap digunakan ialah:
 Komunikasi menegak;
 Komunikasi mendatar; dan
 Komunikasi menyilang.
(a) Komunikasi Menegak

Komunikasi menegak merujuk kepada dua jenis komunikasi: aliran mesej
ke bawah dan ke atas.
(i) Komunikasi ke Bawah

Menurut Rue et al. (2000), komunikasi ke bawah merupakan
sebahagian daripada sistem komunikasi yang wujud dalam sesebuah
organisasi. Saluran komunikasi ini kerap digunakan oleh pengurus
untuk menyampaikan mesej kepada subordinat atau pelanggan.
Komunikasi menegak ke bawah ini bermula daripada pengurusan
atasan dan bergerak ke bawah di sepanjang peringkat pengurusan

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

122  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

kepada pengurusan pertengahan, pengurusan bawahan/pengurusan
jaluran dan pekerja.

Tujuan komunikasi menegak ke bawah adalah untuk memaklumkan
atau mengarahkan pengurusan dan pekerja-pekerja lain mengenai
polisi atau matlamat organisasi yang telah ditetapkan oleh
pengurusan atasan. Tujuan lain bagi komunikasi termasuk untuk
memberi nasihat, maklumat, arahan dan penilaian kepada subordinat
dan memberi maklumat berkenaan matlamat dan polisi organisasi
kepada kakitangan organisasi tersebut.

Masalah-masalah dalam komunikasi ke bawah wujud apabila ia
disalahgunakan. Contohnya ialah apabila pengurus-pengurus tidak
memberikan peluang kepada subordinat untuk memberi maklum
balas atau tidak memberikan maklumat lengkap yang diperlukan
oleh subordinatnya untuk melaksanakan tugas mereka dengan
berkesan. Ia mungkin akan menyebabkan subordinat keliru, kurang
faham dan gagal untuk melaksanakan kerja mereka. Keadaan ini
berlaku kerana kebanyakan komunikasi ke bawah adalah sehala dan
ini tidak menggalakkan maklum balas daripada subordinat yang
menggunakan maklumat itu.

Pilihan saluran yang digunakan dalam sistem juga adalah penting.
Komunikasi bertulis biasanya sukar untuk dipinda. Ia menyediakan
satu bentuk rekod rasmi tetapi ia tidak membenarkan maklum balas
serta-merta. Sementara itu, komunikasi lisan tidak menyediakan satu
rekod dan mudah diubah dan membenarkan maklum balas serta-
merta.

(ii) Komunikasi ke Atas
Komunikasi menegak ke atas mengandungi mesej atau maklumat
daripada pihak di peringkat bawahan hierarki atau subordinat ke
peringkat pengurusan tinggi. Komunikasi menegak ke atas
digunakan oleh pekerja untuk menyampaikan cadangan, pendapat
atau maklum balas kepada pihak pengurusan atasan. Ini boleh
dilakukan melalui mesyuarat, perbincangan, kajian dan lain-lain.

Fungsi utama komunikasi jenis ini adalah untuk menyediakan
maklumat kepada pengurusan atasan tentang apa yang telah berlaku
di peringkat bawahan. Sebaik-baiknya, struktur organisasi perlu
membenarkan kedua-dua komunikasi ke bawah dan ke atas.
Komunikasi sepatutnya mengalir secara dua hala melalui struktur
formal organisasi. Malangnya, komunikasi ke atas tidak mengalir

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  123

selancar komunikasi ke bawah. Menurut Rue et al. (2000), berikut
adalah beberapa halangan kepada komunikasi menaik ke atas:

 Pengurusan gagal memberikan reaksi yang sewajarnya apabila
subordinat menghantar maklumat. Kegagalan ini akan
mengakibatkan kekecewaan dan menghalang komunikasi pada
masa hadapan.

 Pengurus tidak menyukai maklumat yang negatif atau masalah.
Apabila pekerja mempunyai persepsi bahawa pengurus
mempunyai sikap sedemikian, mereka akan mengelak daripada
memberikan maklumat.

 Sikap pengurus memainkan peranan yang penting dalam
komunikasi ke atas. Sekiranya pengurus itu prihatin dan
mendengar dengan baik, maka komunikasi ke atas boleh
diperbaiki.

(b) Komunikasi Mendatar
Komunikasi mendatar merujuk kepada aliran mesej di kalangan
kakitangan yang bekerja di peringkat hierarki yang sama dalam organisasi
tertentu. Komunikasi ini berlaku antara rakan sekerja atau di kalangan
pengurus-pengurus. Komunikasi ini dapat mewujudkan penyelarasan dan
hubungan di kalangan rakan-rakan di peringkat yang sama. Sebagai
contoh, pengurus jualan berbincang dengan pengurus sumber manusia
mengenai keperluan bilangan pekerja separuh masa dalam jabatannya bagi
bulan hadapan.

Secara asasnya, komunikasi ke atas dan ke bawah mengambil tempat
melalui rantaian perintah organisasi tersebut. Komunikasi mendatar adalah
penting bagi penyelarasan antara jabatan-jabatan dan untuk memastikan
komunikasi ke bawah berjalan dengan sempurna, yang meliputi arahan
daripada pihak pengurusan atasan; dan komunikasi ke atas, yang terdiri
daripada maklum balas dari subordinat kepada pihak pengurusan atasan.

Komunikasi mendatar biasanya mengikut corak aliran kerja dalam sebuah
organisasi tertentu, yang berlaku di kalangan rakan sekerja, pengurus dan
jabatan. Tujuan utamanya ialah untuk menyediakan satu saluran langsung
dalam penyelarasan dan penyelesaian masalah dalam organisasi tersebut.
Manfaat komunikasi mendatar ialah ia membenarkan kakitangan
organisasi untuk membangunkan hubungan dengan dengan rakan sekerja
mereka dari peringkat yang sama. Ini akan terus mewujudkan kepuasan
bekerja dan kerjasama.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

124  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

(c) Komunikasi Menyilang
Komunikasi menyilang merujuk kepada aliran mesej antara dua pihak dari
hierarki atau jabatan yang berbeza dalam sebuah organisasi tertentu.
Komunikasi ini tidak mengikut protokol. Komunikasi ini kerap digunakan
dalam organisasi tidak formal. Sebagai contoh, seorang pengurus sumber
manusia berbincang dengan kerani dari jabatan akaun mengenai maklumat
yang tidak lengkap dalam rekod pekerja.

SEMAK KENDIRI 6.2

Apakah yang dimaksudkan dengan komunikasi formal? Nyatakan
jenis-jenis saluran komunikasi formal yang terdapat dalam sebuah
organisasi.

6.2.2 Komunikasi Tidak Formal

SEMAK KENDIRI 6.3

Apakah yang anda faham tentang komunikasi tidak formal?

Menurut Rue et al. (2000), terdapat banyak laluan komunikasi tidak formal dalam
sebuah organisasi. Kebanyakan komunikasi ini berlaku di luar rantaian perintah.
Saluran komunikasi tidak rasmi dikenali sebagai buah mulut atau 'grapevine'.
Buah mulut adalah satu rangkaian maklumat yang tidak formal di kalangan
pekerja. Buah mulut dalam organisasi tidak menekankan kuasa dan pangkat. Buah
mulut juga boleh menghubungkan kakitangan organisasi dalam apa jua hala
komunikasi, sama ada secara menegak, melintang atau menyilang.

Walaupun komunikasi ini cuma dianggap sebagai khabar angin daripada
sumber yang meragukan, namun ia masih berguna kepada pihak pengurusan.
Menerusi buah mulut, pengurusan mampu menyampaikan maklumat dan
menerima maklum balas lebih cepat lagi tanpa melibatkan kos yang tinggi.
Berdasarkan maklum balas yang diterima, pengurusan boleh menilai sama ada
untuk menjalankan siasatan lanjut mengenai isu berkaitan.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  125

6.2.3 Komunikasi Bukan Lisan

Komunikasi bukan lisan ialah sejenis komunikasi yang tidak menggunakan
perkataan sama ada secara lisan ataupun tulisan. Komunikasi bukan lisan
merupakan tambahan penting kepada komunikasi lisan dan adakalanya boleh
mengubah maksud komunikasi lisan. Komunikasi bukan lisan adalah kaedah
terbaik untuk berkomunikasi tentang emosi. Apabila ia digabungkan dengan
komunikasi lisan, ia menjadi alat yang bagi seorang pengurus untuk menghantar
maklumat kepada pekerja. Komunikasi bukan lisan terdiri daripada:

(a) Kinesik
Menurut William (2000), kinesik adalah sejenis komunikasi yang tidak
menggunakan kata-kata. Sebaliknya, ia menggunakan bahasa tubuh dan
ekspresi muka. Seseorang dapat memahami mesej yang disampaikan
hanya dengan melihat pergerakan badan atau ekspresi yang ditunjukkan.
Sebagai contoh, seseorang itu akan menggerakkan kepalanya dari kiri ke
kanan apabila dia tidak memahami sesuatu perkara tertentu. Penggunaan
bahasa badan sentiasa menimbulkan masalah antara pengirim dan
penerima.

(b) Paralinguistik
Menurut Rue et al. (2000), bentuk komunikasi bukan lisan melibatkan nada,
pic, tahap intonasi, kelantangan dan corak pertuturan seperti berdiam diri
seseorang juga boleh dianggap sebagai satu bentuk komunikasi. Sebagai
contoh, di Amerika Syarikat, seseorang boleh mengangkat keningnya
sebagai tanda bantahan, tarikan atau sebagai tanda memberi perhatian.
Sebaliknya, di Jepun, mengangkat kening dianggap sebagai isyarat lucah.

6.3 MENINGKATKAN KEBERKESANAN
KOMUNIKASI

Langkah pertama dalam membentuk komunikasi yang berkesan adalah dengan
mengenal pasti dan mengatasi halangan dalam proses komunikasi. Halangan-
halangan ini akan mengganggu mesej yang akan dihantar kepada penerima.

6.3.1 Halangan dalam Komunikasi

Terdapat lima halangan dalam komunikasi seperti yang ditunjukkan di dalam
Rajah 6.3.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

126  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Rajah 6.3: Halangan-halangan dalam komunikasi

(a) Persepsi Terpilih
Ini adalah kecenderungan penerima untuk mendengar dan menerima objek
dan maklumat yang selari dengan nilai-nilai, kepercayaan dan keinginan
mereka tetapi mengabaikan atau menolak maklumat yang bertentangan
dengan mereka. Persepsi adalah proses di mana seorang individu
menerima, mengatur, mentafsir dan menyimpan maklumat yang diperoleh
daripada persekitaran mereka. Ini diikuti dengan proses penapisan
persepsi. Penapisan persepsi melibatkan perbezaan dari segi personaliti,
psikologi atau pengalaman asas yang mempengaruhi orang lain untuk
mengabaikan atau tidak memberi perhatian kepada rangsangan tertentu.
Individu juga cenderung untuk mengisi tempat kosong bagi maklumat
yang hilang dengan menganggap apa yang dia tidak tahu adalah konsisten
dengan apa yang dia sudah tahu.

(b) Gangguan
Gangguan adalah sebarang faktor yang mengganggu, menyekat atau
menyebabkan kekeliruan dalam komunikasi. Sebagai contoh, seorang yang
bercakap di telefon dalam persekitaran yang bising akan menghadapi
kesukaran untuk memahami apa yang diperkatakan oleh pengirim.
Gangguan ini mungkin menyebabkan penerima mendapat persepsi yang
salah terhadap mesej yang disampaikan.

(c) Emosi
Reaksi emosi seperti marah, cinta, cemburu dan takut akan mempengaruhi
seseorang dalam memahami mesej yang dihantar kepadanya. Emosi adalah
reaksi subjektif apabila seseorang itu berkomunikasi. Emosi serta sentimen
penghantar akan memberi kesan kepada pengekodan mesej dan penerima
mungkin sedar atau tidak sedar keadaan emosi pengirim tersebut. Selain
itu, emosi pengirim dan penerima akan mempengaruhi penyahkodan
mesej dan reaksi penerima.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  127

(d) Kemahiran Berkomunikasi
Kemahiran untuk berkomunikasi berbeza dari satu individu dengan yang
lain. Perbezaan ini adalah disebabkan oleh budaya, pendidikan, latihan dan
personaliti orang tertentu. Sebagai contoh, orang Amerika lebih banyak
bercakap berbanding dengan orang Jepun.

Orang Jepun lebih suka menunggu, mendengar dan membincangkan
perkara secara terperinci sebelum membuat sebarang keputusan.
Keberkesanan komunikasi juga bergantung kepada masa mesej itu
dihantar. Sebagai contoh, jika seorang pengurus membuat keputusan untuk
memberi arahan atau mesej semasa musim perayaan atau pada waktu
petang apabila pekerja bersedia untuk meninggalkan tempat kerja atau
memikirkan pengambilan cuti panjang, maka komunikasi ketika itu
pastinya kurang berkesan.

(e) Kecurigaan
Kebolehpercayaan mesej tertentu akan menjejaskan keberkesanan terhadap
penerimaan mesej. Sebagai contoh, dalam perbincangan antara pekerja dan
pihak pengurusan, pekerja sering kali ragu dengan pengakuan dan janji
pihak pengurusan. Dalam situasi ini, persepsi terhadap sifat atau kejujuran
pengirim adalah penting. Pendidikan dan pengalaman seseorang berkaitan
dengan subjek komunikasi juga akan memberi kesan kepada proses
komunikasi. Satu lagi faktor penting ialah keakraban penerima dengan
pengirim. Hubungan baik antara kedua-dua pihak akan menggalakkan
komunikasi yang lebih baik dan lebih efektif antara satu sama lain
berbanding dengan individu yang sentiasa berbalah antara satu sama lain.

6.3.2 Langkah-langkah Mengatasi Halangan dalam
Komunikasi

Terdapat tujuh langkah-langkah yang boleh diambil oleh pengurus atau majikan
untuk mengatasi halangan dalam komunikasi seperti yang ditunjukkan di dalam
Rajah 6.4 berikut.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

128  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Rajah 6.4: Langkah-langkah mengatasi halangan dalam komunikasi
(a) Mengawal Aliran Maklumat

Ada masanya seorang pengurus menerima terlalu banyak maklumat yang
mungkin tidak relevan atau penting kepadanya. Oleh itu, pengurus perlu
mewujudkan satu sistem yang mampu mengenal pasti dan memberi
keutamaan kepada mesej penting sahaja yang memerlukan perhatian serta-
merta.
(b) Menggalakkan Maklum Balas
Pengurus dan pihak berkaitan perlu mengambil langkah-langkah untuk
menentukan sama ada mesej telah difahami dengan tepat. Daripada
maklum balas yang diterima, pengirim dapat mengetahui sama ada mesej
yang disampaikan telah mencapai sasarannya.
(c) Bahasa yang Digunakan
Memandangkan bahasa boleh menjadi satu halangan kepada komunikasi,
pengurus perlu memilih perkataan yang betul dan bahasa yang mudah
difahami oleh subordinat. Sebagai contoh, penggunaan bahasa teknikal
hanya sesuai untuk pakar-pakar dalam suatu bidang tertentu.
(d) Mendengar Secara Aktif
Seorang pengurus menganggap sebahagian daripada tanggungjawab
untuk komunikasi dengan jayanya adalah dengan memberi maklum balas
yang bukan untuk menghukum atau meminta pekerja memberikan
maklum balas. Ini bermakna bahawa pengurus mendengar dengan jelas
apa yang diberitahu. Subordinat mesti bertindak sebagai pendengar dan
penerima maklumat yang baik. Mereka perlu mendengar secara aktif,

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  129

mengurangkan gangguan dan membentuk kemahiran komunikasi yang
lebih baik dengan cara melaksanakan perlakuan peranan dan latihan
pembentangan kumpulan.
(e) Mengawal Emosi yang Negatif
Seperti orang lain, seorang pengurus perlu mengawal emosi negatifnya
semasa berkomunikasi kerana ini boleh mengubah kandungan mesej
tertentu.
(f) Menggunakan Isyarat-isyarat Bukan Lisan
Pengurus-pengurus perlu menggunakan isyarat bukan lisan untuk
menegaskan bahagian-bahagian penting yang terdapat dalam mesej
tertentu dalam menggambarkan perasaan mereka.
(g) Menggunakan Buah Mulut sebagai Saluran Komunikasi
Buah mulut merupakan satu saluran komunikasi yang sukar untuk
dihapuskan daripada mana-mana organisasi. Oleh itu, pengurus mestilah
boleh menggunakan medium ini untuk menyampaikan maklumat dengan
segera, menguji reaksi sebelum membuat keputusan muktamad dan
mendapatkan maklum balas.

SEMAK KENDIRI 6.4

Anda telah pun mengenal pasti tujuh langkah-langkah dalam
menangani halangan komunikasi. Pada pendapat anda, sejauhmanakah
amalan ini berkesan di dalam praktis?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

130  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

LATIHAN 6.3

Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)
1. Setiap fungsi asas pengurusan memerlukan kemahiran komunikasi

yang efektif.

2. Komunikasi bergantung kepada kemampuan untuk menyampaikan
mesej dan bukannya dalam menerima mesej.

3. Paralinguistik terdiri daripada bahasa tubuh dan ekspresi muka.

4. Sistem komunikasi dalam organisasi boleh bergerak ke bawah, ke
atas dan mendatar.

5. Buah mulut boleh menjadi sumber maklumat kepada pengurus.

Soalan-soalan Aneka Pilihan
1. Aliran maklumat yang diterima oleh penerima daripada pengirim

mesej dikenali sebagai:
A. Nyahkodan
B. Maklum balas
C. Persepsi
D. Buah mulut

2. Manakah antara berikut sejenis komunikasi bukan lisan?
A. Paralinguistik
B. Persepsi
C. Komunikasi mendatar
D. Komunikasi menegak

3. Apakah yang menentukan aliran komunikasi ke bawah dalam
sebuah organisasi?
A. Buah mulut
B. Semantik
C. Persepsi
D. Rantaian perintah

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI  131

4. Apakah nama lain bagi komunikasi mendatar?
A. Komunikasi sehala
B. Komunikasi lateral/sisi
C. Komunikasi tidak formal
D. Komunikasi ke atas

5. Manakah antara berikut BUKAN dianggap sebagai halangan dalam
komunikasi?
A. Persepsi terpilih
B. Gangguan
C. Emosi
D. Buah mulut

Soalan Kes: Komunikasi

(a) Apakah kemahiran komunikasi yang diperlukan oleh seseorang
pengurus?

(b) Pada pendapat anda, manakah yang paling penting?

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

132  TOPIK 6 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

 Komunikasi adalah suatu tindakan menghantar atau menyebarkan
maklumat. Komunikasi adalah satu proses yang dinamik dan kompleks yang
melibatkan banyak faktor.

 Terdapat lapan elemen yang terlibat dalam proses komunikasi pengirim,
mengekod, mesej, saluran, nyahkod, penerima, maklum balas dan gangguan.

 Komunikasi boleh dibahagikan kepada dua jenis: formal dan tidak formal.

 Terdapat tiga sistem perhubungan formal yang kerap digunakan ă
komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi mendatar.

 Saluran komunikasi tidak formal dalam sesebuah organisasi dipanggil
sebagai buah mulut.

 Komunikasi lisan adalah jenis komunikasi yang menggunakan ucapan atau
tulisan.

 Komunikasi bukan lisan terdiri daripada kinesik dan paralinguistik.

 Terdapat banyak halangan yang mengganggu pembentukan komunikasi
yang berkesan ă persepsi terpilih, gangguan, emosi, kemahiran komunikasi
dan kecurigaan.

 Terdapat beberapa langkah-langkah yang boleh dilaksanakan untuk
mengatasi halangan-halangan dalam komunikasi ă mengawal aliran
maklumat, menggalakkan pemberian maklum balas, bahasa yang digunakan,
mendengar secara aktif, mengawal emosi negatif, menggunakan isyarat
bukan lisan dan menggunakan buah mulut sebagai saluran komunikasi.

Kinesik Komunikasi menyilang
Komunikasi mendatar Paralinguistik
Komunikasi menegak

Copyright © Open University Malaysia (OUM)

Topik  Motivasi

7

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menjelaskan proses asas motivasi;
2. Menerangkan pendekatan keperluan dan proses dalam motivasi;
3. Membincangkan sumbangan model-model motivasi yang berlainan;

dan
4. Menjelaskan bagaimana modifikasi tingkah laku boleh digunakan

untuk meningkat atau mengurangkan tingkah laku pekerja dalam
organisasi.

 PENGENALAN

Menurut Williams (2000), motivasi terdiri daripada kuasa-kuasa yang boleh
mendorong, mengarah serta membolehkan seorang itu berusaha bersungguh-
sungguh untuk mencapai matlamat tertentu. Sebagai contoh, seorang pekerja
mungkin bermotivasi untuk bekerja keras demi menghasilkan seberapa banyak
output yang mungkin, sementara pekerja lain hanya bermotivasi untuk
melakukan kerja yang perlu. Para pengurus sering kali terkeliru antara motivasi
dan prestasi; di sini mereka mesti faham faktor-faktor yang membezakan kedua-
duanya. Dalam psikologi perindustrian, prestasi kerja biasa adalah diwakili
formula berikut:

Prestasi kerja = Motivasi  Kebolehan  Kekangan situasi

Memandangkan prestasi kerja adalah fungsi dari motivasi, kebolehan dan
kekangan keadaan, prestasi kerja akan menurun seandainya salah satu daripada
komponen ini menjadi lemah.

Copyright © Open University Malaysia (OUM)