การใช้โปรแกรม Excel 2013

คานา

ปัจจบุ นั น้ีนบั เป็ นยคุ แห่งขอ้ มูลและขา่ วสารทีเ่ รียกกนั ส้นั ๆวา่ “ยคุ โลกาภิวฒั น์” ความกา้ วหนา้ ทาง
เทคโนโลยีเป็ นส่วนสาคัญในชีวิตประจาวันของม นุษยม์ ากข้ึน “คอมพิวเตอร์” (COMPUTER)
นบั วา่ เป็ นเทคโนโลยปี ระเภทหน่ึงที่ก้าวเข้ามามีบทบาทต่อการดารงชีวิตของมนุษยเ์ ป็ นอย่างมาก
การเรียนวชิ าคอมพิวเตอร์จึงเป็ นสิ่งที่จาเป็ นสาหรับเยาวชนในปัจจุบัน ดังน้ันสถานศึกษาต่างๆ จึง
จดั ให้วิชาคอมพิวเตอร์เป็ นส่วนหน่ึงของการเรียนการสอน ในระดบั ช้ันอนุบาล ประถมศึกษา
มธั ยมศึกษา และ อาชีวศึกษา

บริษทั ไดเ้ ล็งเห็นความสาคญั ในการพฒั นาการเรียนการสอนคอมพิวเตอร์ในสถานศึกษา จงึ ไดจ้ ดั ทา
แผนการจดั การเรียนรู้วชิ าคอมพวิ เตอร์โดยเรียบเรียงจากเอกสาร และซอฟแวร์ต่างๆ ใหก้ บั แต่ละสถาบนั และ
สอดคลอ้ งกบั สาระการเรียนรู้ตามหลกั สูตรแกนกลางการศึกษาข้ันพื้นฐาน พ.ศ. ๒๕๕๑ ของ
กระทรวงศึกษาธิการ เพื่อเป็ นงานวิชาการสาหรับการเรียนสอนนักเรียนในหลกั สูตรวิชาการใชโ้ ปรแกรม
Microsoft Excel 2013 ซ่ึงมีเนื้อหาเกี่ยวกบั การใชง้ านโปรแกรม Excel 2013 เพื่อใชต้ ้งั แต่การเริ่มตน้ ใช้
งาน , การบนั ทึกไฟล์ และการสร้างไฟล์เอกสาร และการทางานในรูปแบบต่าง ๆ เพือ่ ประยกุ ตใ์ ชง้ าน
ในชีวติ ประจาวนั นอกจากน้ีภายในเล่มจะมีแบบฝึกหัดทา้ ยบทสาหรับนักเรียนเพอ่ื เสริมทกั ษะท้งั ภาคทฤษฎี
และภาคปฏิบตั ิ เม่ือนกั เรียนไดเ้ รียนรู้ และฝึกปฏิบตั ิจนครบเน้ือหาภายในเล่มแลว้ จะทาใหน้ กั เรียนมีความรู้
ความสามารถทจี่ ะใชค้ อมพวิ เตอร์เบ้อื งตน้ และใชค้ อมพวิ เตอร์ระบบมลั ตมิ ีเดียในโปรแกรมตา่ งๆ ได้

คณะผจู้ ดั ทาไดเ้ รียบเรียงแผนการจดั การเรียนรู้วชิ าคอมพวิ เตอร์เล่มน้ีข้ึนมา เพอ่ื เป็ นประโยชน์ต่อ
การเรียนการสอนสาหรับสถานศึกษาต่างๆ และเป็ นการเตรียมความพร้อมให้แก่ผูเ้ รียนในการนาไป
ประยกุ ตก์ บั การทางานในยคุ ปัจจุบนั มิไดม้ ีจุดมุ่งหมายเพอื่ จาหน่าย

สารบญั หน้า

เรื่อง 1
17
แนะนาการใช้โปรแกรมสาเร็จรูป Microsoft Excel 2010 41
การทางานกบั แฟ้มข้อมูล 64
การบรรณาธกิ รณ์ข้อมูล 97
สูตรคานวณ 123
การจดั การข้อมูล 147
กราฟฟิ ก,รูปภาพและSmartArt 175
การสร้างแผนภมู ิ
การพมิ พ์และแชร์ข้อมูล

1

แนะนาการใช้โปรแกรมสาเร็จรูป Microsoft Excel 2013

คณุ สมบัตขิ องโปรแกรม Microsoft Excel 2013

Microsoft Excel เป็ นโปรแกรมหน่ึงที่ทางานภายใตโ้ ปรแกรมระบบปฏิบตั ิการ
วนิ โดวส์ โดยโปรแกรมสาเร็จรูป Microsoft Excel จดั เป็ นโปรแกรมทางดา้ นการจดั การกับ
กระดาษทาการ (Worksheet หรือ Spreadsheet) ที่มีขีดความสามารถสูง ท้งั ในดา้ นการคานวณ,
การจดั การฐานขอ้ มูล (Database), การสร้างแผนภูมิ (Chart), การใชแ้ ผนท่ีขอ้ มูล (Data Map),
และการวาดรูปในแบบกราฟิก ตลอดจนการเช่ือมโยงไปยงั อินเตอร์เน็ต

ถา้ พจิ ารณาลกั ษณะการทางานทวั่ ไปวา่ เราตอ้ งการอะไรกนั บา้ ง ก็จะพบวา่ หอ้ งทางานของ
เราจะประกอบไปด้วยโต๊ะทางาน บนโต๊ะทางานแต่ละคนก็จะมีสมุดหรือ กองเอกสาร กอง
กระดาษบนั ทึกเคร่ืองคิดเลข กระดาษ ดินสอ ปากกา ยางลบ ดงั น้ี งานส่วนใหญ่มกั จะตอ้ งมีการ
จดบนั ทึกลงบนกระดาษ มีการสร้างรูปแบบของการเขียน มีการคิดคานวณ การเขียนขอ้ ความ
การสร้างรูปแบบ หรือการคิดคานวณเหล่าน้ี ถา้ เกิดผดิ พลาดหรือตอ้ งการเปลี่ยนแปลงก็อาจแกไ้ ข
ไดโ้ ดยใชย้ างลบนอกจากน้ีอาจตอ้ งมีการจดั เกบ็ รวบรวมงานเหล่าน้ีเป็ นแฟ้ ม

ลกั ษณะการใชโ้ ปรแกรมกระดาษทาการเม่ือเปรียบเทยี บกบั โตะ๊ ทางานตามรูปแลว้ จะกล่าว
ไดด้ งั น้ีคือ เราใชห้ น่วยความจาของเคร่ืองคอมพิวเตอร์ในรูปกระดาษทาการแทนกระดาษ โดยมี
จอภาพเปรียบเสมือนช่องหนา้ ตา่ งทส่ี ่องเขา้ สู่กระดาษทาการในหน่วยความจา ส่ือบนั ทึกขอ้ มูลของ
ไมโครคอมพิวเตอร์เสมือนแฟ้ มเอกสาร แป้ นพิมพ์เปรียบเสมือนปากกา ดินสอ และหากมี
ข้อความท่ีเขียนลงกระดาษผิดพลาดก็สามารถลบออกได้เสมือนยางลบ โดยหลักการของ
คอมพิวเตอร์ยอ่ มตอ้ งมีขีดความสามารถในการคิดคานวณได้ ดงั น้นั คอมพิวเตอร์จึงเสมือนการ
แทนเครื่องคดิ เลขท่อี ยบู่ นโตะ๊ ทางาน โดยเป็ นเคร่ืองคิดเลขท่ีมีขีดความสามารถในการคานวณได้
เหนือกว่าเครื่องคิดเลขธรรมดา ในเวลาทางานจะมีการเรียกขอ้ มูลจากสื่อบนั ทึกขอ้ มูลเขา้ สู่
หน่วยความจา ซ่ึงเสมือนการดึงเอกสารจากแฟ้ มวางไวบ้ นโตะ๊ ทางาน หากมีการขีดเขยี นใดๆ ก็ได้
โดยการใชแ้ ป้ นพมิ พ์ กระดาษทาการน้ีจะใชก้ บั งานไดห้ ลายอยา่ ง จงึ ถือเป็นกระดาษอเนกประสงค์
เช่นเขียนบนั ทกึ เขยี นจดหมาย ทาโจทยค์ ดิ คานวณ หรืองานอ่ืนๆ ตามที่ตอ้ งการ

2

 ความสามารถในการเก็บข้อมูลแบบดาต้าเบส
สมมุติว่าโรงเรียนแห่งหน่ึงตอ้ งการเก็บขอ้ มูล ทะเบียนนกั เรียน ซ่ึงประกอบดว้ ยประวตั ิ

ของนกั เรียน ผลการเรียน และขอ้ มูลการชาระเงิน เมื่อนาขอ้ มูลมาบนั ทึกรวมกนั มากๆ ก็จะเป็ น
แฟ้ มขอ้ มูลซ่ึงผูบ้ ริหารสามารถเรียกดูไดว้ ่ามีนกั เรียนใดที่คา้ งค่าเทอมบา้ ง มีนักเรียนรายใดที่ควร
ไดร้ ับรางวลั เรียนดี นกั เรียนคนน้ีมีโรคประจาตวั อะไร และจะแกไ้ ขอยา่ งไรเมื่อมีอาการ ดงั น้ัน
การเกบ็ ขอ้ มูลลงในคอมพวิ เตอร์จึงเป็ นเร่ืองท่ีให้ความสะดวกต่อการทางาน สามารถคน้ หาขอ้ มูล
ได้รวดเร็วกว่าการค้นหาจากเอกสาร ลักษณะการเก็บข้อมูลเป็ นแฟ้ มสามารถทาได้บน
เครื่องไมโครคอมพวิ เตอร์และใหจ้ อภาพเสมือนเป็นกระดาษทาการจดบนั ทึกขอ้ มูล

 ความสามารถในการใช้งานแบบกระดาษทาการ
ขอ้ ดีของกระดาษทาการเห็นจะไดแ้ ก่การใชง้ านสะดวก ง่าย และรวดเร็ว ผบู้ ริหาร หรือ

ผใู้ ชค้ อมพวิ เตอร์สามารถป้ อนตวั เลขหรือสูตรลงไปบนกระดาษทาการไดโ้ ดยง่ายและดูผลลพั ธ์ได้
ทนั ทีโดยไม่ตอ้ งเขียนโปรแกรม รูปแบบของกระดาษทาการตอ้ งอยใู่ นรูปแบบที่ผูใ้ ช้จะกาหนด
ตาแหน่งทจี่ ะเขียนไดง้ ่าย และคอมพวิ เตอร์จะตอ้ งทราบตาแหน่งต่างๆ ของกระดาษเพือ่ ใชใ้ นการ
อา้ งอิงการทางาน

กระดาษทาการที่ใชจ้ ะมีการแบ่งออกเป็ นคอลมั น์ A, B, C,… และเป็ นแถว 1, 2, 3…
ดงั น้ันกระดาษทาการจึงแบ่งเป็ นช่องๆ ซ่ึงเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลลแ์ ต่ละเซลลม์ ีชื่อเรียกตาม
ตาแหน่งคอลมั นแ์ ละแถว เช่น เซลลท์ ีอ่ ยใู่ นตาแหน่งคอลมั น์ A แถว 1 จะเรียกวา่ เซลล์ A1 การ
เขียนขอ้ ความจะเขียนลงในเซลล์ต่างๆ ขอ้ ความเหล่าน้ีอาจเป็ นตวั เลข ตวั อักษร หรือสูตรก็ได้
ลกั ษณะของการคานวณใดๆ จะเกิดข้ึนเองโดยอตั โนมตั ิตามสูตรท่ีกาหนด ถา้ มีการเปลี่ยนแปลง
ตวั เลขในเซลลท์ ี่กระทบกบั สูตรผลลพั ธท์ เี่ กิดข้ึนบนเซลลท์ ี่ใส่สูตรจะเปล่ียนไปตามขอ้ มูลใหม่ดว้ ย

 ความสามารถในการรายงานผลด้วยกราฟ
การแสดงรายงานต่างๆ มกั จะมีการยน่ ย่อให้ดูเขา้ ใจได้ง่าย ลองนึกสภาพของกระดาษ

รายงานท่ีมีแต่ตวั อกั ษร และตวั เลขจานวนมาก จะพบวา่ การตีความหมายจากขอ้ ความหรือตวั เลข
เหล่าน้นั บางทที าไดย้ ากมาก แต่หากไดม้ ีการยอ่ ขนาดของตวั อกั ษรเหล่าน้นั ลง หรือเขียนออกมา
ในรูปกราฟ เราจะตีความหมายจากตวั เลขเหล่าน้ันไดโ้ ดยง่าย วิธีการรายงานผลดว้ ยรูปกราฟจึง
เป็นแบบอยา่ งทีน่ ิยมกนั ค่อนขา้ งมาก

จากตวั อย่างขอ้ มูลที่เก็บไวใ้ นรูปของผลการเรียนของนักเรียน ผูส้ อนสามารถนาเสนอ
ขอ้ มูลในรูปกราฟได้โดยแยกแยะตามวิชาเรียนแล้วจะเป็ นอย่างไร ในท่ีน้ีเราสามารถให้

3

คอมพวิ เตอร์จดั รายงานใหด้ ว้ ยวธิ ีการสง่ั พมิ พก์ ราฟ รูปกราฟที่ไดม้ ามีหลายแบบตามความตอ้ งการ
ของการสง่ั งาน เช่น เป็ นกราฟเสน้ กราฟแทง่ กราฟวงกลม ฯลฯ

 ความสามารถในเรื่องการจัดพมิ พ์เอกสารและบนั ทกึ ข้อความ
งานที่ใชก้ บั ไมโครคอมพวิ เตอร์อีกอยา่ งหน่ึงที่นับว่ามีความจาเป็ นสาหรับการทางานทว่ั ไป

คืองานจดั พิมพเ์ อกสาร จดหมาย บนั ทึกขอ้ ความ การจดั พิมพเ์ อกสารดว้ ยไมโครคอมพวิ เตอร์น้ี
สามารถนามาแกไ้ ข แทรก ลบ เพ่ิมเติมไดโ้ ดยง่าย นอกจากน้ียงั สามารถจดั เก็บขอ้ ความของ
เอกสารไวใ้ นส่ือบนั ทึก เช่น บน Diskette และเรียกใชไ้ ดใ้ นภายหลงั เพ่ือจดั พมิ พห์ รือแก้ไข
เพมิ่ เติมก็สามารถกระทาได้

จากความตอ้ งการดงั กลา่ วน้ีจงึ มีผอู้ อกแบบโปรแกรมสาเร็จรูปใหท้ างานในส่ิงต่างๆ เหล่าน้ี
ไดห้ มดและหน่ึงในโปรแกรมสาเร็จรูปที่กล่าวถึงน้ีคอื Microsoft Excel ไดร้ ับการพฒั นาเพอ่ื ใหม้ ี
ความสามารถในการทางานไดด้ ีและใชง้ ่าย ผูใ้ ชไ้ ม่จาเป็นทจ่ี ะตอ้ งเรียนรู้ภาษาคอมพวิ เตอร์เลยก็
สามารถใชง้ านไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ

ในบทน้ีจะแนะนาการทางานพ้ืนฐาน เช่น การสร้างไฟล์งานในรูปแบบต่างๆ และการ
จดั เก็บขอ้ มูลเบ้อื งตน้

เม่ือเปิ ดโปรแกรม Miceosoft Excel 2013 เขา้ มาคร้ังแรก โปรแกรมใหเ้ ลือกว่าตอ้ งการ
เร่ิมตน้ สร้างสุมดงานหรือเวริ ์คบุค๊ (Workbook) แบบไหน ซ่ึงจะมีท้งั เวริ ์คบุค๊ เปล่ามีแต่หน้าเวิร์คชีต
(Worksheet) วา่ งๆ และเวริ ์คบุ๊คแบบเทม้ เพลต ท่ีมีการวางโครงสร้างพ้ืนฐานของเนืทอ้ หาและ
จดั รูปแบบเบ้ืองตน้ เอาไว้ ซ่ึงคุณสามารถนามาใชง้ านไดเ้ ลย โดยนามาปรับปรุงเน้ือหาให้เขา้ กับ
งานของคุณ ดงั ตวั อยา่ งจะเลือกเป็ น Blank workbook เวริ ์คบคุ๊ วา่ งๆ

4

การเลือก Blank workbook จะไดเ้ วิร์กบุ๊กใหม่ช่ือ Book1 และมี Worksheet (แผน่ งาน)
วา่ งๆ มาให้ 1 เวริ ์กชีต (เพอ่มจานวนเวริ ์กชีตภายหลงั ไดต้ ามตอ้ งการ)

5

ใน 1 เวริ ์กบุค๊ จะมี Worksheet (แผน่ งาน) จะเรียกส้นั ๆวา่ ชีต เป็ นพ้ืนท่ีในการเกบ้ ขอ้ มูล
โดยจะมีชื่อเรียกส่วนต่างๆดงั น้ี

6

 Active cell คือ ตาแหน่งเซลลท์ ่ีคลิกเลือกหรือเลือกใชง้ านปัจจุบนั สงั เกตจากเสน้ ขอบ
หนาๆรอบเซลล์

 Formula bar แถบสูตรคานวณท่ใี ชส้ าหรับใส่สูตร แกไ้ ข และแสดงสูตรของเซลลท์ ีเ่ ลือก
 Row (แถว) พ้ืนท่ีแถวแนวนอนจากบนลงล่าง เร่ิมจากแถวท่ี 1ไปจนถึงแถวที่ 1,048,576

รวมท้งั หมดลา้ นกวา่ แถว
 Column (คอลัมน์) พ้นื ที่ของคอลมั น์แถวต้งั จากซา้ ยไปขวา เร่ิมจากคอลมั น์ A ไปจนถึง

คอลมั น์ XFD รวมท้งั หมด 16,384 คอลมั น์
 Cell (เซลล์) คือช่องตารางที่เป็ นจุดตดั ระหวา่ ง Row และ Column ซ่ึงจะเรียกชื่อเซลล์

จากช่ือคอลมั น์ตามดว้ ยหมายเลขแถว เช่น จุดตดั ท่ีคอลมั น์ C ในแถวท่ี 9 จะเรียกว่าเซลล์
“C9” เป็นตน้
 Name Box (กล่องชื่อ) แสดงช่ือเซลลท์ เี่ ลือกและชื่อเซลลท์ ่ีกาหนดข้ึนมาใหม่ เม่ือคลิกใน
เซลล์ใดจะแสดงชื่อเซลล์ในช่องน้ี และสามารถใส่ข่ือเซลล์เพื่อกระโดดไปยงั เซลล์ท่ี
ตอ้ งการได้
 Sheet Tab คือ ป้ ายช่ือของเวริ ์กชีต เริ่มแรก เมื่อสร้างเวิร์กบุค๊ เขา้ มาใหม่จะมีแค่ 1 เวิร์ก
ชีต คือ Sheet1 สามารถเปล่ียนเพิ่มจานวนชีตใหม่ไดโ้ ดยคลิกป่ ุม เพิ่มชีตได้ตาม
ตอ้ งการ

7

 Background Removal Tool
สามารถลบฉากหลงั หรือ Background ออกจากรูปภาพไดอ้ ยา่ งง่ายดาย โดยไม่ตอ้ งพ่งึ

โปรแกรม Graphic อื่น ๆ เพยี งแค่เลือกพน้ื ที่ ๆ ตอ้ งการในลบฉากหลงั ก็จะไดภาพทตี่ อ้ งการ

รูปภาพต้นฉบับ ใช้คาส่ังลบพนื้ หลัง

จะได้ภาพท่ถี ูกลบพืน้ หลังดงั รูป

8

การเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2013

มีข้นั ตอนการปฏบิ ตั ิดงั น้ี

 เลือกคาสง่ั Microsoft Office 2013
 เลือกโปรแกรม Microsoft Excel 2013

คลิกป่ มุ Start  เลือกเมนู All Programs
เม่ือสิ้นสุดคาสงั่ โปรแกรม Microsoft Excel 2013 จะเปิ ดข้ึนมาพรอ้ มกบั เปิ ดเวริ ์คชีท
วา่ ง ๆ หน่ึงเวริ ์คชีท ดงั รูป

9

แทบ็ Ribbon พนื้ ฐานของ Excel 2013

หน้าแรก แทบ็ เครื่องมือจดั รูปแบบเน้ือหา ขอ้ ความ ตาแหน่ง การแสดงผล ลบ-แทรกแถวและ
คอลมั นแ์ ละคน้ หาขอ้ ความ

แทรก แทบ็ เครื่องมือกลุ่มแทรกออบเจก็ ตต์ ่างๆ เช่น ตาราง กราฟ รายงาน

เค้าโครงหน้ากระดาษ แทบ็ เคร่ืองมือกลุ่มการต้งั คา่ หนา้ กระดาษ เช่น เลือกชุดธีม, เลือกโทนสี
, ขนาดของหนา้ กระดา, ระยะขอบ และต้งั คา่ การพมิ พง์ าน

สูตร แทบ็ เครื่องมือสร้างสูตรคานวณ แสดงกลุ่มคาสงั่ ฟังกช์ นั คานวณ, แทรกสูตร, การต้งั ช่ือ
เซลล์ และ การตรวจสอบแกไ้ ขสูตร

ขอ้ มูล แทบ็ เคร่ืองมือจดั การกบั ขอ้ มูลประเภทฐานขอ้ มลู เช่น จดั เรียง, กรอง, นาเขา้ และ
ส่งออกขอ้ มูล

10

รีววิ แทบ็ เครื่องมือสาหรับตรวจสอบขอ้ มูล เช่น ตรวจคาสะกด, แปล, ป้ องกนั
และใส่ขอ้ คดิ เห็น

มุมมอง แทบ็ แสดงเคร่ืองมือช่วยงาน เปลี่ยนมุมมองสมุดงาน, จดั เรียงหนา้ ต่าง
และเปรียบเทียบงาน

เครื่องมือแผนภมู ิ แทบ็ เคร่ืองมือพเิ ศษท่สี มั พนั ธก์ บั การเลือกออบเจก๊ ต์ เช่น Picture, Chart,
SmartArt และ Tablet เพอื่ ใชจ้ ดั การกบั สิ่งทเ่ี ลือกน้นั เช่น เมื่อเลือกกราฟจะแสดงแทบ็ CHART
TOOLS โดยจะมีแทบ็ ยอ่ DESIGN และ FORMAT ท่มี ีคาสงั่ ในการออกแบบและจดั รูปแบบใหก้ บั
กราฟ เป็นตน้

11

การบนั ทกึ เวริ ์กบุ๊คลงเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ (Save)

การบนั ทึกเวิร์กบคุ๊ ในโปรแกรม Excel จะมตี วั เลือกการบนั ทกึ ไดเ้ หมือนโปรแกรมอื่นๆ ในชุด
Office 2013 คือ บนั ทึกลงเคร่ืองฯ ท่ีใชง้ านอยู่ หรือบนั ทกึ เก็บไวท้ ่ี OneDrive ในหวั ขอ้ น้ีจะแนะนา
การบนั ทึกลงในเครื่องฯ โดยเลือกไดรวแ์ ละโฟลเดอร์ทจ่ี ะเก็บบนั ทกึ ไดซ้ ่ึงจะมีข้นั ตอนการบนั ทกึ
ดงั น้ี

 คลิกเมนูไฟล์ > บนั ทึก

 คลิกที่ คอมพวิ เตอร์
 คลิกป่ มุ เรียกดู

12

 คลิกเลือกไดรว์
 ต้งั ชื่อไฟลเ์ วริ ์กบุก๊

 คลิก บนั ทกึ

เลอื กเปิ ดไฟล์ทใ่ี ช้งานไปล่าสุดจาก Recent
Recent คือ รายการไฟลเ์ วริ ์กบกุ๊ ที่เปิ ดใชง้ านไปล่าสุด หรือไฟลง์ านท่ีเปิ ดบ่อยๆ เรา
สามารถคลิกเลือกไฟลท์ ี่จะเปิ ดไดเ้ ลย เพ่อื ความรวดเร็วไม่ตอ้ งเขา้ ไปเปิ ดไฟล์ ตามที่ตน้
ทางทเ่ี กบ็ ไฟล์

 คลิกเมนูไฟล์ > เปิ ด

 คลิกเลือกช่ือไฟลท์ เ่ี คยเปิ ดใชง้ าน

13

เลอื กเปิ ดไฟล์จากไดรว์ หรือโฟลเดอร์ทตี่ ้องการ

 คลิกเมนูไฟล์ > เปิ ด

 คลิกท่ี คอมพวิ เตอร์  คลิกที่ เรียกดู

14

การออกจากโปรแกรม

วธิ ีที่ 1 มีข้นั ตอนการปฏิบตั ิดงั น้ี

คลิก ribbon ไฟล์

 คลิกเลือกคาสงั่ ปิ ด

วธิ ีท่ี 2 คลกิ เมาส์ทป่ี ่ มุ ปิ ด โปรแกรมการทางานของ Microsoft Excel 2013 ท่ีอยู่

ดา้ นบนขวามือของจอภาพ

คลิกป่ มุ

 เม่ือส้ินสุดคาสงั่ โปรแกรม Microsoft Excel 2013 ถูกปิ ดและหายไปจากหนา้ จอ

15

ตาแหน่งอ้างองิ เซลล์

ในชีทที่ทางานจะมีลกั ษณะเป็ นตาราง แต่ละช่องตารางเรียกวา่ “เซลล์” แต่ละเซลลจ์ ะมีชื่อ
ของตนเอง เพอื่ ใหผ้ สู้ อนสามารถบอกไดว้ า่ เซลลไ์ หนช่ืออะไร

ช่ือของเซลล์มาจากการนาชื่อของคอลมั น์และชื่อของเซลลม์ ารวมกนั เช่น เซลลท์ ่ีอยใู่ น
คอลมั น์ C และอยใู่ นแถวที่ 3 จะมีชื่อเซลลว์ า่ C3 เป็นตน้

ตวั อยา่ งดา้ นล่างน้ีแสดงตาแหน่งอา้ งอิงเซลลข์ อง A1, B3, D6 และ G4
C5
A1 B4 D6

การใช้คาสั่งในโปรแกรม Microsoft Excel 2013

เราสามารถทจ่ี ะใชง้ านในโปรแกรมไดห้ ลายวธิ ีดงั น้ี

 วิธีท่ี 1 เรียกจากริบบอน แฟ้ ม
ซ่ึงแถบริบบอน แฟ้ ม น้ีจะมาแทนป่ ุม Office button ในเวอร์ชน่ั 2013 น้ี เป็นป่ ุมท่ีเขา้

มาแทนเมนูไฟล์ โดยจะรวมชุดคาสง่ั ต่าง ๆ ไดแ้ ก่ สร้าง , เปิ ด , บนั ทึก , บนั ทกึ เป็ น , พมิ พ์ ,
จดั เตรียม , ส่ง , ประกาศ และ ปิ ด ไวส้ าหรบั การทางานท้งั หมดในโปรแกรม Office

16
ซ่ึงพ้นื ที่การทางานของริบบอนแฟ้ มน้ีในเวอร์ชน่ั 2013 จะเรียกวา่ Backstage View Office 2010
ซ่ึงจะทาใหผ้ ใู้ ชง้ านสะดวกในการเรียกใชค้ าสง่ั และเรียกใชม้ ุมมองทอี่ ยใู่ นเมนู

ในริบบอนแฟ้ มมีคาสง่ั ล่าสุด ซ่ึงหมายถึงแฟ้ มขอ้ มลู ที่เปิ ดไวล้ ่าสุด ซ่ึงเราสามารถเรียกใชง้ าน
ไดท้ นั ทโี ดยการคลิกท่ชี ื่อไฟล์

เก็บรายชื่อไฟลไ์ วใ้ นคาสงั่ ล่าสุด

 เพิ่มเติม เรียกใช้จากเมนูลดั (Shortcut bar)
 คลิกป่ มุ ขวาของเมาส์ Cell ท่ีต้องการแก้ไข

หรือ  กดป่ มุ Shift + F10

ป้ อนขอ้ มลู และจดั รูปแบบเวริ ์กชีต

การป้ อนข้อมูลลงในเวริ ์กชีต

การป้ อนขอ้ มูลลงในเวริ ์กชีตของ Excel น้นั สามารถทาไดง้ า่ ยๆโดยไม่มีข้นั ตอนที่วนุ่ วายซบั ซอ้ น แต่อยา่ ง
ใดเพราะ Excel ไม่ไดม้ ีรูปเหมือน word หรือ PowerPoint เพยี งแต่คุณเลือกตาแหน่งเซลล์ ท่ีจะใส่ขอ้ มูล
จากน้นั กพ็ มิ พข์ อ้ มูลทต่ี อ้ งการแลว้ กดป่ มุ Enter หรือกดป่ มุ ลูกศร     เพอื่ นาขอ้ มูลลงใน
เซลลไ์ ดเ้ ลย

 คลกิ เลือกเซลล์พิมพข์ ้อความ
แล้วกดป่ มุ

 คลกิ เลอื กชีต

กรอกตวั เลข  พมิ พเ์ ลข 1  เลอื กเซลลต์ วั เลขทงั้ 2 เซลล์ เลอ่ื นเมาส์มาชีท้ ี่
คา่ เริ่มต้น 2 และ 2 มมุ ลา่ ง แล้วคลกิ ลากลงเตมิ ตวั เลขตอ่ เนื่องได้
คา่ เพอ่ื ใช้
เตมิ อตั โนมตั ิ

ผลการเตมิ ข้อมลู
ชนดิ ตวั เลขอตั โนมตั ิ
หรือ Fill Series

 ป้ อนข้อมลู อ่ืนๆ  เลอื่ นเมาสม์ าชีท้ ่ีเส้นแบง่
ตามหวั รายการในแต่ คอลมั น์แล้วลากขยายคอลมั พใ์ ห้
ละคอลมั น์ตามลาดบั
กว้างเทา่ กบั จานวนข้อมลู

ขอ้ มูลประเภทขอ้ ความ ปกติจะจดั ชิดขอบซา้ ยเซลลเ์ สมอ ตวั เลขเมื่อป้ อนลงไปจะจดั ชิดขวาโดย
อตั โนมตั ิ ใน1คอลมั น์เร่ิมตน้ จะกวา้ ง 72 pixels จานวนตวั อกั ษรท่ปี ้ อนไดจ้ ะข้นึ อยกู่ บั ขนาดใหญห่ รือเล็ก แต่
สามารถยอ่ -ขยายไดต้ ามตอ้ งการ

เทคนิคการป้ อนขอ้ มูลทีเ่ ร็วคอื ใหพ้ มิ พข์ อ้ ความเสร็จแลว้ กดป่ มุ ลูกศร     เพอ่ื ไปรอรบั คา่ ทจ่ี ะ
ป้ อนในเซลลถ์ ดั ไปในทศิ ทางท่ีคุณตอ้ งการได้ เช่น จะป้ อนลงต่อเนื่องก็กดลูกศรลง  ไดเ้ ลย

ขอ้ มูลทเ่ี ป็นวนั ท(่ี Date) เร่ืมตน้ โปรแกรมจะต้งั ค่าการป้ อนเป็ น เดือน-วนั -ปี (mm-aa-yy) และเป็นปี ค.ศ. เช่น
12/25/13 คอื วนั ที่ 25 เดือนธนั วาคม ปี 2013 หรือจะป้ อน 12-25-13 เมื่อกดป่ มุ Enter โปรแกรมจะ
แสดงเป็น 12/25/2013 แตค่ ุณสามารถจดั รูปแบบวนั ทีใ่ หเ้ ป็นแบบไทย เช่น 25 ธ.ค. 56 ภายหลงั ได้

ข้อความและตวั เลข ข้อความ ตวั เลข ข้อมลู แบบวนั ท่ี

ชนิดของข้อมูลทีใ่ ช้ใน Excel

ชนิดขอ้ มูลทใี่ ชใ้ น Excel หลกั ๆมีดงั น้ี

 Text (ชนิดตวั อกั ษร) คอื ขอ้ มูลแบบขอ้ ความทไ่ี ม่นามาคานวณอาจเป็ นตวั เลข ขอ้ ความ หรือ
ตวั อกั ษรก็ได้

 Number (ชนิดตวั เลข) คือ ขอ้ มูลตวั เลขท่นี าไปคานวณไดม้ ีลกั ษณะดงั น้ี
 ขอ้ มูลเป็ นตวั เลข สามารถใชเ้ ครื่องหมาย ( , ) หรือ ( . ) หรือสญั ลกั ษณ์ทางการเงนิ ได้ เช่น
2,000 , 5,000 ,$2000 , ฿500
 สามารถเขียนในรูป Exponential เช่น 2.5E+04=25,000
 ถา้ ตวั เลขตอ่ ทา้ ยเคร่ืองหมาย% ค่าจริงขงิ ขอ้ มูลตวั น้นั ตอ้ งหารดว้ ย 100 การพมิ พค์ ่าทีเ่ ป็น
เปอร์เซ็นตอ์ าจพมิ พ0์ .05 หรือ 5% หมายถึง 5 %หรือ0.1 คอื 10% เป็นตน้
 เม่ือป้ อนขอ้ มลู ลงไปในเซลลเ์ สร็จแลว้ ขอ้ มูลจะชิดทางดา้ นขอบขวาเซลลเ์ สมอ

 Formula (ชนิดสูตร) หมายถึง ขอ้ มูลท่ปี ระกอบดว้ ยเคร่ืองหมายทางคณิตศาสตร์หรือฟังกช์ นั
 เมื่อป้ อนขอ้ มลู ลงในเซลลจ์ ะตอ้ งข้ึนตน้ ดว้ ยเคร่ืองหมาย = ,+,- หรือ@ เช่น +A1+A2-A3
หรือ =A1+A2-A3 ฟังกช์ นั เช่น SUM(A1..A10) หรือ @SUM (A1:A10)

 Dates (ชนิดวนั ที่) หมายถึง ขอ้ มูลที่ประกอบดว้ ย วนั ท่ี เดือน ปี

 เม่ือป้ อนขอ้ มูลเดือนอาจใส่ตวั เลขท่แี ทนเดือนน้นั หรือพมิ พช์ ื่อเดือนเป็นคาเตม็ ก็ได้
 เมื่อป้ อนขอ้ มูล ปี อาจพมิ พแ์ ค่ตวั เลข2หลกั หรือ 4หลกั ได้ ถา้ ไม่ระบุปี จะถือวา่ เป็ นปี ปัจจุบนั
 วนั ท/่ี เดือน เช่น 10Jan , 10 Jan หรือ เดือน/วนั 10/1 , 10-1 และ วนั /เดือน/ปี 25 dec 13 หรือ

12/25/13
 Time (ชนิดเวลา) คอื ขอ้ มูลเวลา ท่ีประกอบดว้ ยชวั่ โมงและนาทีโดยมีเคร่ืองหมาย(:) คน่ั ระหวา่ ง

ชว่ั โมง:นาท:ี วนิ าที เช่น 10:30 หรือ 9:30:15
 กาหนด AM และ PM ต่อทา้ ยเวลาเพอื่ บอกเวลากลางวนั กลางคนื เช่น 8:00 PM , 8:00 AM

การเติมข้อมูลอตั โนมตั ิ

นอกจากการป้ อนขอ้ มูลดว้ ยตนเองตามคา่ ต่างๆ ที่มีแลว้ คุณสามารถป้ อนขอ้ มูลทม่ี ีลาดบั ตอ่ เน่ืองได้
แบบรวดเร็ว โดยจะเป็นชุดขอ้ มูลตวั เลข วนั ท่ี หรือชุดขอ้ มูลวนั (Mon - Sun) เดือน(Jan - Dec) หรือปี ลง
ภายในลงในเซลล์ เพียงแต่ใส่ขอ้ มูลเริ่มตน้ แลว้ คลิกลากป่ มุ Fill Handle (จดุ จบั เตมิ ) ก็จะเติมขอ้ มลู ต่อเนื่อง
ใหอ้ ตั โนมตั ติ ามคา่ เร่ิมตน้

 พมิ พ์  เลอื่ นเมาส์ไปชีท้ ่ีจดุ จบั  คลกิ ลากเตมิ ข้อมลู
ตวั เลข
เริ่มต้น 2 คา่

เติมขอ้ มูลตวั เลข +

การเตมิ จะต้องมคี า่ เริ่มต้น 2 คา่ (2เซลล์)
เสมอ เชน่ 1,2 หรือ 1001,1002 หรือ
500,600 คา่ ท่ีเพม่ิ จะมาจากช่วงของตวั เลข
ในเซลล์ที่1และ2ที่กาหนดไว้

+

เติมขอ้ มลู แบบวนั ที่

การเตมิ ข้อมลู ประเภทวนั ,เดือนหรือวนั -
เดอื น-ปี เพยี งแต่ใสค่ า่ ที่จะใช้เป็นรูปแบบ
เร่ิมต้น 1 คา่ เมื่อคลกิ ลากเตมิ กจ็ ะได้ข้อมลู
ตอ่ เนื่องเป็นวนั ที่อตั โนมตั ิ เชน่ กนั

ตวั เลขจะแสดงต่อเน่ืองอตั โนมตั ิ ตวั อยา่ งการเติมตวั เลขหลายๆหลกั

 พมิ พว์ นั ท่ีเริ่มต้น เช่น

Jan-13

คลิกกาหนดตวั เลือก

 เลอื่ นเมาสไ์ ปชีท้ ี่จดุ จบั การเติมตวั ขอ้ มลู แบบวนั ที่
แล้วคลกิ ลากเตมิ

การเตมิ ขอ้ มูลแบบวนั ท่ี หลงั จากลากเติมแลว้ ใหค้ ลิกป่ มุ เพอ่ื กาหนดตวั เลือกการเตมิ วนั ทไ่ี ดเ้ ช่น Fill
Day , weekdays ,Fill Months และ Fill Years โดยให้เปล่ียนค่าในตาแหน่งใด

เติมข้อมูลแบบรวดเร็วด้วย Flash Fill

ฟี เจอร์ใหม่ของ Excel 2013 ท่ีจะช่วยใหค้ ุณเตมิ ขอ้ มลู อตั โนมตั ิ ซ่ึงจะช่วยไดท้ ้งั การเตมิ อตั โนมตั ิ,รวม
ขอ้ มูลจากเซลลต์ ่างๆ หรือใชแ้ ยกขอ้ มูลบางส่วนออกมาแสดงในเซลใหม่ไดอ้ ยา่ งง่ายดาย โดยจะทาไดห้ ลาย
แบบ ดงั น้ี

ใช้ Flash Fill รวมขอ้ มลู  พมิ พข์ ้อมลู เร่ิมต้น ซง่ึ เป็นข้อมลู ของ
แตล่ ะเซลล์ท่ีจะนามารวมกนั อาจคน่ั
ตวั อยา่ งการนา Flash Fill มาใชร้ วมขอ้ มูลในเซลลไ์ วท้ ีเ่ ซลลใ์ หม่
ด้วย, หรือเคาะเว้นวรรค
เซลลข์ อ้ มลู เดิม

 คลกิ ป่ มุ Flash Fill
(การเตมิ แบบรวดเร็ว)

 เลือกเซลลเ์ ริ่มต้น และ
เซลลท์ ่ีจะเตมิ ข้อมลู

+ ใช้ Flash Fill แยกข้อมูล

ขอ้ มลู เดิม นอกจากใชร้ วมขอ้ มลู ไดแ้ ลว้ Flash Fill
ยงั ใชแ้ ยกขอ้ มลู ได้ เช่น ขอ้ มลู ยาวๆ
อาจจะแยกออกมาบางส่วนได้ ดว้ ยการ
พิมพเ์ ซลลท์ ่ี 2 ก็จะแสดงขอ้ มลู ข้ึนมา
เมือ่ กดป่ มุ Enter ก็จะเติมขอ้ มลู ใน
เซลลใ์ ห้ตามค่าท่ใี ส่ไป

ผลลพั ธก์ ารเติมอตั โนมตั ิจะ
รวมขอ้ มลู เขา้ มาในเซลล์

กรอกขอ้ มลู 2 เซลล์

เซลลข์ อ้ มลู เดิม  พมิ พต์ ามรูปแบบใหม่

ขอ้ มลู ทีก่ รอกไปแลว้ สามารถใช้ Flash Fill มา
ช่วยจดั รูปแบบใหม่ได้ ตวั อยา่ ง เช่น เมื่อคุณ
กรอกเบอร์โทรศพั ทล์ งไปในเซลลแ์ ลว้ ปรากฏ
วา่ อ่านยากอาจนามาจดั ระยะห่าง หรือใส่
เคร่ืองหมายวงเลบ็ เพม่ิ ก็ทาไดง้ ่ายๆ ดงั น้ี

 เลือกกลมุ่ เซลล์ที่จะเติมข้อมลู  คลกิ ป่ มุ บนแทบ็ ข้อมลู

ขอ้ มลู เดิม ผลลพั ธ์ทไี่ ด้

ใช้ Flash Fill เตมิ ขอ้ มลู อตั โนมตั ิ

การทางานของ Flash Fill จะใชเ้ ตมิ ขอ้ มูลโดยอา้ งอิงขอ้ มลู ในเซลลท์ ีม่ ีอยใู่ นเวริ ์กชีต โดยแนวขอ้ มูลตอ้ งเป็น
แนวเดียวกนั และเซลลท์ จ่ี ะแสดงขอ้ มูลทีเ่ ตมิ ตอ้ งอยตู่ ดิ กบั พ้นื ที่ผนื ขอ้ มูลทตี่ อ้ งใชอ้ า้ งอิงดว้ ย (หากไมอ่ ยตู่ ดิ
จะใชค้ าสงั่ ไม่ได)้ แตห่ ลงั จากเติมขอ้ มลู ดว้ ย Flash Fill แลว้ คุณสามารถลบขอ้ มูลท่ีอา้ งอิงทง้ิ หรือยา้ ย
ตาแหน่งขอ้ มูลใหม่ทไ่ี ดไ้ ปยงั ตาแหน่งอ่ืนหรือเวิร์กชีตอื่นๆไดต้ ามตอ้ งการ

เม่ือเริ่มพิมพข์ อ้ มลู เซลลท์ ่2ี ขอ้ มลู ทเี่ หลอื จะเร่ิมปรากฏ

คลิกป่ มุ ตวั เลือกการเติมของ
Flash Fill เพ่อื ยกเลิกหรือปิด
คาแนะนาได้ (ปิดป่ มุ ลงไป)

นอกจากน้ี Flash Fill ยงั ใชเ้ ติม
ขอ้ ความทม่ี มี าแสดงต่อทา้ ยได้
เช่น ใส่คาวา่ คุณนาหนา้ ช่ือ

การจดั การกบั Worksheet

เพม่ิ เวริ ก์ ชตี ใหม่ (New worksheet)
การเพมิ่ เวริ ์กชีตใหม่ในเวริ ์กบุก๊ ทาได้ โดย
คลิกป่ มุ เพมิ่ ชีต หรือกดป่ มุ

Shift + F11 จากแป้ นพมิ พ์

คลิกป่ มุ New Sheet (แผน่ งานใหม)่

ต้งั ช่ือใหเ้ วริ ์กชีต (Rename) ดบั เบลิ คลิกท่ีชื่อชีต เดิมพิมพช์ ื่อใหมแ่ ลว้ กดป่ มุ

เวริ ์กชีตทแ่ี ทรกหรือสรา้ งเขา้ มาใหม่จะ
มีชื่อตามชื่อที่แทรกเขา้ มา เช่น Sheet 1
,Sheet2, … คุณจาเป็ นตอ้ งต้งั ชื่อใหม่
เพอื่ ใหส้ ่ือความหมายตรงกบั ลกั ษณะ
งานหรือขอ้ มูลท่ีเกบ็ เมอื่ มีชีตงาน
จานวนมากจะเรียกใชไ้ ดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง

เปลยี่ นสีแทบ็ ชื่อเวริ ์กชีต (Tab Color)

คลกิ ขวาบนแท็บช่ือชีต เลือก สแี ทบ็ แล้ว สแี ท็บชีต คลกิ เลอื กสใี ห้กับชีตอื่นๆ
คลกิ เลอื กสแี ท็บชีต

ย้ายตาแหน่งเวริ ์กชีต (Move Sheet)

ลาดบั การแสดงเวริ ์กชีตจะมาจากการสรา้ ง หรือเพม่ิ เขา้ มาตามลาดบั ก่อนหรือหลงั หากตอ้ งการ

เรียงลาดบั ใหม่กท็ าไดด้ ว้ ยการยา้ ยตาแหน่งของเวริ ์กชีต ดงั น้ี

เลื่อนเมาสไ์ ปชีท้ ี่ช่ือชีต แล้วคลกิ ลากไปวางในตาแหน่งใหม่ ตาแหนง่ ใหมข่ องชีต

ซ่อนเวริ ์กชีต (Hide Sheet)

ชีตไหนที่ไม่ไดใ้ ชง้ าน หรือเกบ็ ขอ้ มูลทไี่ ม่ตอ้ งการใหค้ นอื่นเห็นกอ็ าจใชว้ ธิ ีการซ่อนชีตน้นั เอาไวก้ ่อน
ได้ ดงั น้ี

 คลกิ ขวาบนแท็บช่ือชีต แล้วเลอื กคาสงั่ Hide (ซอ่ น) แทบ็ ช่ือชีต ท่ีซ่อนจะหายไป

ยกเลกิ การซ่อนเวริ ์กชีต (Unhide Sheet)  คลกิ ช่ือชีตท่ีจะยกเลกิ
การซอ่ นแล้วคลกิ ป่ มุ OK

แทบ็ ชื่อชีต จะแสดงขนึ ้ มา

 คลกิ ขวาบนแทบ็ ช่ือชีตใดๆ แล้วเลอื กคาสง่ั Unhide…
(ยกเลกิ การซ่อน)

ลบเวริ ์กชีต (Delete)

ชีตไหนท่ีไม่ไดใ้ ชง้ านแลว้ กล็ บทง้ิ ออกไปจากเวริ ์กบกุ๊ ได้ แต่ควรระวงั ในการลบ เพราะคาสงั่ ลบเวริ ์ค
ชีตน้ีไม่สามารถ Undo หรือยกเลิกการลบได้

 คลกิ ขวาบนชื่อชีตท่ีจะลบ
แล้วเลอื กคาสงั่ Delete (ลบ )  คลกิ ป่ มุ ลบ เพื่อยืนยนั การลบ

ก๊อปปี้ หรือย้ายเวริ ์กชีต (Move or Copy)

ในคาสง่ั Move or Copy น้ีจะเลือกการทางานได้ 2 แบบคอื ยา้ ยเวริ ์กชีตไปตาแหน่งใหม่ในเวริ ์กบุก๊
เดียวกนั หรือยา้ ยขา้ มเวริ ์คบุก๊ และการกอ๊ ปป้ี เวริ ์กชีต ภายในเวริ ์กบุก๊ เดียวกนั หรือก๊อปป้ี ไปไวข้ า้ มเวริ ์กบุก๊
เลือกไดด้ งั น้ี

 คลกิ ขวาบนแท็บช่ือชีตแล้วเลอื กคาสง่ั  คลกิ เลอื กช่ือไฟล์
Move or Copy… (ย้ายหรือคดั ลอก...)
 คลกิ เลือกตาแหนง่ ที่
วางชีต

 คลกิ เลอื กถ้า  คลกิ ป่ มุ OK
จะก๊อปปี ้

 ดงั ตวั อยา่ งในข้นั ตอนที่ 2 ไดเ้ ลือกเป็ น
ไฟลเ์ วริ ์กบกุ๊ อ่ืน และเลอื ก Create a
Copy ก็จะเป็นการกอ๊ ปป้ี ชีตน้ีไปไวย้ งั
ไฟลเ์ วริ ์กบกุ๊ ท่ีเลือกจากขอ้ 2

ก๊อปปี้ เนอื้ หาไปวางอกี เวริ ์กชีต (Copy & Paste)

 หากคุณเกบ็ ขอ้ มูลท่มี ีหวั ข้อหรือโครงสร้างเนือ้ หาคล้ายๆกนั เอาไว้อาจจะใช้วธิ ีก๊อปปี ้ ข้อมลู จากชีตหนึ่งแล้ว

นาไปวางอีกชีตหนึง่ จากนนั้ ก็แก้ไขเนือ้ หาที่แตกตา่ งในภายหลงั ได้

 คลกิ
ป่ มุ Copy

คลกิ ลาก
คลมุ เนือ้ หา
ต้นฉบบั ที่จะ

ก๊อปปี ้

 คลกิ ป่ มุ
Paste (วาง)

เนือ้ หาท่ีก๊อปปีม้ าวาง

 คลกิ เลอื กชีตที่จะวาง คลกิ เลอ่ื นให้แสดงชีตทางด้านซ้าย

ปรับพนื้ ทก่ี ารแสดงแท็บชือ้ ชีตและเลอ่ื นไปยงั ชีตต่างๆ

คลกิ เลือ่ นให้แสดงชีตทางด้านขวา

หรือคลกิ เล่ือนชีตจากที่นี่ คลกิ ลากปรับพนื ้ ที่แสดงช่ือชีตให้กว้าง

คลกิ ลากขยายพนื ้ ที่แสดงแท็บชีต

การเลอื กพนื้ ท่กี ารทางานในเวริ ์กชีต

การทางานกบั ขอ้ มูล และพน้ื ทสี่ ่วนประกอบของเวริ ์กชีต เราตอ้ งเลือกพน้ื ทเ่ี ป้ าหมายก่อนใชค้ าสง่ั ซ่ึงการ
เลือกพ้นื ท่ตี ่างๆจะมี ดงั น้ี

เลอื กท้ังเวริ ์กชีต (Select All)

 หรือกดป่ มุ Ctrl + A คาสงั่ Select All

เลอ่ื นเม้าสไ์ ปชีท้ ่ีนี่แล้วคลกิ กจ็ ะเลือกทกุ เซลล์บนชีต

เลอื กเซลล์ ,แถว ,และคอลมั น์

การเลอื กเซลล์สามารถคลกิ เซลล์ทต่ี ้องการได้ การเลอื กแถวให้คลกิ ท่ีหมายเลขของแถว สว่ น
การเลอื กคอลมั น์ให้คลกิ ท่ีชื่อคอลมั น์ และถ้ากดป่ มุ Ctrl ค้างไว้จะคลกิ เลอื กพนื ้ ท่ีอื่นที่ไมอ่ ย่ตู ดิ กันได้ หรือป่ มุ

Shift ค้างไว้จะชว่ ยเลือกหลายๆเซลล,์ หลายๆแถว หรือหลายๆคอลมั น์ท่ีอยตู่ ดิ ตอ่ เนื่องกนั ได้จานวนมาก

 การเลือกแถว จะเลอื กตงั้ แตค่ อลมั น์ A ไปจนถงึ คอลมั น์ XFD รวมทงั้ หมด 16,384 คอลมั น์ของแถวที่เลอื ก ปกติ

จะใช้เลือกเพื่อปรับความสงู , แทรกแถว หรือลบแถว เป็นต้น (ห้ามใช้คาสงั่ จดั รูปแบบ เช่น สีหรือเส้นขอบ เพราะ
เป็นพนื ้ ที่ขนาดใหญ่ให้อาจทาให้คอมฯ ค้างหรือแฮงคไ์ ด้)

 การเลอื กคอลมั น์ จะเลอื กตงั้ แตแ่ ถวที่1 ไปจนถึงแถวที่ 1,048,576 ของคอลมั น์ที่เลือก ปกตจิ ะเลอื กเพอื่ ใช้คาสงั่

บางอย่าง เชน่ ปรับความกว้าง , แทรก และลบคอลมั น์ เป็นต้น

คลกิ เลอื ก 1คอลมั น์ คลกิ ป่ มุ ค้างแล้วคลกิ เลอื กหลายๆคอลมั น์

เล่อื นเมาส์ไปชีเ้ลขแถวแล้วคลกิ เลอื ก
หรือคลกิ ลากลงเลอื กหลายๆแถว

หรือกดป่ มุ และ
ชว่ ยเลือกได้

ปรับความสูงของแถว (Row Height)

การปรบั ความสูงของแถวใดๆให้เลื่อนเมาส์ไปช้ีที่ เสน้ แบง่ ระหวา่ งแถว แถวที่ตอ้ งการ (บน/ล่างเลข
แถว)แลว้ คลิกลากข้ึนหรือลากลงเพอื่ ลากลงเพอื่ ปรับขนาดได้

เลอ่ื นเมาส์ไปชีท้ ่ีเส้นแบง่ แถว แล้วคลกิ ลากขนึ ้ หรือลง

 การปรับความสงู หลายๆแถวพร้อมกนั ให้เลอื กแถวท่ีจะปรับกอ่ น จากนนั้ ก็คลกิ ลากปรับที่เส้นแบง่
แถวใดๆก็ได้ภายใต้แถวที่เลอื กมาทงั้ หมด

เลื่อนเมาส์ไปชีท้ ี่เส้นแบง่ ระหวา่ งแถว แล้วคลกิ ลากขนึ ้ หรือคลกิ ลากลง

ปรับความกว้างคอลมั น์ (Column Width)

เล่อื นเมาส์ไปชีท้ ่ีเส้นแบง่ คอลมั น์ (ระหวา่ งช่ือคอลมั น์) แล้วคลกิ ลากไปทางซ้ายหรือขวาเพื่อย่อหรือขยายความกว้าง

คลกิ คอลมั น์แรกแล้วคลกิ ลากเลือกหลายๆคอลมั น์ เลือ่ นไปท่ีเส้นแบง่ คอลมั น์ใดๆ แล้วคลกิ ลากปรับได้

ปรับความกว้างคอลมั น์ให้พอดเี นอื้ หาอตั โนมัติ (AutoFit Content)

 คลกิ ท่ีคอลมั น์แรกลากไปถึงคอลมั น์สดุ ท้าย  ดบั เบลิ ้ คลกิ ที่เส้นแบง่ คอลมั น์

 เป็นวธิ ีการปรับความกว้าง
คอลมั น์ที่ง่ายและเร็วท่ีสดุ
โดยไมต่ ้องใช้คาสง่ั ใดๆ

 สงั เกตวา่ แตล่ ะคอลมั น์จะ
ปรับความกว้างให้พอดีกบั
เนือ้ หาที่มากท่ีสดุ ของ
คอลมั น์นนั้ ๆ

แทรกเซลล์ ,แถว และคอลมั น์ (Insert)

การแทรกเซลลใ์ หม่เขา้ มาในกลุ่มเซลลข์ อ้ มูลเดิมทีม่ ีอยู่ จะใชว้ ิธีการแทรกและขยบั ขอ้ มูลได้ 2 แบบ
คือ Shift cells down แทรกเซลลใ์ หม่ดา้ นบนเซลลแ์ ลว้ ขยบั เซลลท์ ี่เลือกลงขา้ งล่าง และ Shift cells right คือ
แทรกเซลลใ์ หม่เขา้ มาแลว้ ขยบั เซลลเ์ ดิมออกไปทางขวา ดงั ตวั อยา่ ง

 คลกิ ในเซลลท์ ่ีจะแทรก  คลกิ ป่ มุ แทรก เลือก แทรกเซลล์

 เลอื กรูปแบบ เลอ่ื นเซลลล์ ง

แทรกแบบ เลอ่ื นเซลลล์ ง

เลือกใช้รูปแบบให้เหมอื นเซลลท์ างซ้ายหรือขวา แทรกแบบ เล่ือนเซลลไ์ ปทางขวา

แทรกแถว (Insert Row)

 เลอื กแถว หรือคลกิ เลือกเซลล์ในแถวท่ีจะแทรก

 คลกิ ป่ มุ แทรก เลอื ก
แทรกแถวในแผน่ งาน

เลอื กใช้รูปแบบ เหมอื นแถวบนหรือแถวลา่ ง

 เมื่อใชค้ าสงั่ แทรกแถวไปแลว้ จะมีป่ มุ คาสงั่ การใชร้ ูปแบบแสดงข้ึนมาใหเ้ ลือกกวา่ แถวใหม่ท่ี
แทรกเขา้ มาจะใชร้ ูปแบบใด ดงั น้ี
 จดั รูปแบบเหมือนแถวบน
 จดั รูปแบบเหมือนแถวล่าง
 ท้งั หมด โดยไม่ใชร้ ูปแบบใดๆ

แทรกคอลมั น์ (Insert Column)  คลกิ ป่ มุ แทรก เลอื กแทรกคอลมั น์
ในแผน่ งาน
 เลือกคอลมั น์ หรือคลกิ เลอื กเซลล์ในคอลมั น์

 เมื่อใชค้ าสงั่ แทรกคอลมั น์ไปแลว้ จะมีป่ ุม คาสง่ั การใชร้ ูปแบบแสดงข้ึนมาใหเ้ ลือกกวา่ คอลมั น์
ใหม่ที่แทรกเขา้ มาจะใชร้ ูปแบบใด ดงั น้ี
 จดั รูปแบบเหมือนคอลมั น์ซา้ ย
 จดั รูปแบบเหมือนคอลมั นข์ วา
 ท้งั หมด โดยไม่ใชร้ ูปแบบใดๆ

ลบเซลล์ , แถว และคอลมั น์ (Delete)

ลบแถว (Delete Row)

การลบแถวจะเป็นการลบแถวทเ่ี ลือกออก แลว้ ขยบั แถวดา้ นล่างข้นึ มาแทนท่ี ซ่ึงเน้ือหาภายใตแ้ ถว
น้นั (จากซา้ ย ไปขวา ) ต้งั แตค่ อลมั นA์ ไปจนถึงคอลมั น์ XFD รวมท้งั หมด16,384 คอลมั นจ์ ะถูกลบไปดว้ ย

 คลกิ เลอื กแถวหรือคลกิ เซลลใ์ นแถว  คลกิ ป่ มุ ลบ แล้วเลอื ก ลบแถวในแผน่ งาน

ลบคอลมั น์ (Delete Column)

การลบคอลมั น์จะเป็นการลบคอลมั น์ทีเ่ ลือกออก แลว้ ขยบั คอลมั น์ทางขวาเขา้ มาแทนที่ ซ่ึงเน้ือหา

ภายใตค้ อลมั น์น้นั (จากบนลงลา่ ง) ต้งั แตแ่ ถวท่1ี ไปจนถึงแถว1,048,576 รวมท้งั หมดลา้ นกวา่ แถวจะถูก

ลบไปดว้ ย  คลกิ เลอื กช่ือคอลมั น์หรือคลกิ เซลล์  คลกิ ป่ มุ ลบ แล้วเลือก ลบคอลมั น์ในแผน่ งาน

ในคอลมั น์

ลบเซลล์ (Delete Cell)

การลบเซลลจ์ ะมี 2แบบคือ Shift cells up ลบเซลลท์ ี่เลือก แลว้ เล่ือนเซลลด์ า้ นลา่ งมาแทนท่ี และ
Shift cells left ลบเซลลแ์ ลว้ เลือกเซลลท์ อ่ี ยทู่ างขวามาแทนที่ ดงั ตวั อยา่ ง

 คลกิ เลอื กเซลล์ท่ีจะลบ  คลกิ ป่ มุ ลบ แล้วเลือกลบเซลล์...

คลกิ เลอื กการลบ

ตวั อย่างการลบแบบ เลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย ตวั อย่างการลบแบบ เลอ่ื นเซลล์ขนึ ้

เทคนคิ การแทรกหรือลบแถวและคอลมั น์แบบง่ายๆ

เลือกแถวหรือคอลมั น์ที่จะแทรก
แล้วคลกิ ขวาเลือกคาสงั่ แทรก

เลือกแถวหรือคอลมั น์ท่ีจะลบ
แล้วคลกิ ขวาเลอื กคาสง่ั ลบ

41

การจัดรูปแบบข้อมูลให้สวยงามน่าอ่าน

เม่ือเราใส่ขอ้ มูลต่างๆในเวิร์กชีตหลกั เราสามารถจัดรูปแบบของขอ้ มูลให้มีความ
สวยงามได้ตามรูปแบบต่างๆ โดยวิธีการปรับแต่งข้อมูลจะสามารถปรับแต่งจาก
เคร่ืองมือจดั รูปแบบทางขอ้ มลู และเคร่ืองมือ Mini Toolbar ดว้ ยรายละเอยี ดต่อไปน้ี

เครื่องมอื จดั รูปแบบข้อมลู

แทบ็ HOME จะรวมเครื่องมือท่ีใชใ้ นการจดั รูปแบบขอ้ มูลแทบจะท้งั หมดเอาไวค้ รบ ท้งั
แบบอกั ษร, จดั ตาแหน่ง, ตวั เลข และลกั ษณะ รวมท้งั คาสงั่ ทใี่ ชจ้ ดั การเซลล์

เลือกฟอนต,์ ขนาด, จดั ตาแหน่ง รูปแบบตวั เลข ลกั ษณะ/สไตล์ ลบ/แทรกเซลล์
สีและสีพ้นื

เคร่ืองมือ Mini Toolbar

ดบั เบิล้ คลิกในเซลลจ์ ะแสดง
เครื่องมือขนาดเลก็ ข้ึนดา้ นบน

42

จดั ตาแหน่งข้อความในเซลล์ (Alignment)

จัดตาแหน่งแนวนอน (ตามความกว้างของเซลล์)

เน้ือหาในเซลล์โดยปกติจะแสดงตาม

ประเภทของขอ้ มูลท่ปี ้ อนลงไป แต่คุณสามารถ

จดั ตาแหน่งใหม่ไดต้ ามความเหมาะสม โดยใช้  คลิกเลือกการจดั ตาแหน่ง

คาสั่งในกลุ่ม Alignment บนแท็บ HOME

เช่น จดั ชิดซา้ ย, กลาง และขวา

 เลือกเซลลท์ จี่ ะจดั ตาแหน่ง

จดั ตาแหน่งแนวต้ังตามความสูงของแถว
การจดั ตาแหน่งตามขอ้ ความในเซลลต์ ามความสูงของแถวจะจดั ได้ 3 ตาแหน่ง คือ Top
(บน), Middle (กลาง) และ Bottom (ล่าง)

 คลิกเลือกการจดั ตาแหน่ง

 เลือกเซลลท์ จี่ ะจดั ตาแหน่ง

43

รวมเซลล์ขนาดใหญ่ (Merge Cells)

ใน 1 เซลลเ์ ราสามารถป้ อนขอ้ มูลไดจ้ านวนมากก็จริง แต่ลกั ษณะการเกบ็ ขอ้ มูลของ Excel
ที่เป็นลกั ษระตารางหวั ขอ้ ไม่ยาวมาก จึงไม่นิยมพมิ พอ์ ะไรยาวๆใน 1 เซลล์ เพราะถา้ เซลลอ์ น่ื
เน้ือหานอ้ ยกจ็ ะเปลืองพน้ื ท่ไี ปเปล่าประโยชน์ และขอ้ ความทยี่ าวกจ็ ะบงั เซลลข์ า้ งๆดว้ ย หากเป็น
ขอ้ ความกบั เรื่องยาวๆ ก็ใชว้ ธิ ีรวมเซลลใ์ หเ้ ป็นเซลลข์ นาดใหญ่ได้ ดงั น้ี

- Merge & Center (ผสานและจดั ก่ึงกลาง) รวมเซลลแ์ ละจดั ก่ึงกลาง
- Merge Across (ผสานตามขวาง) รวมเซลลเ์ ฉพาะเซลลท์ ีอ่ ยใู่ นแถวเดียวกนั เท่าน้นั
- Merge Cells (ผสานเซลล)์ รวมเซลลท์ ่ีเลือกท้งั หมด

 คลิกป่ มุ Merge & Center

 เลือกกลุ่มเซลลห์ ลายๆเซลล์
ดั

จดั รูปแบบตัวเลข (Number Format)

รูปแบบตวั เลขคอมม่าและทศนิยมใหก้ บั ตวั เลขจะเลือกจากป่ มุ รูปแบบดงั น้ี

 คลิกเลือกรูปแบบตวั เลข

 เลือกกลุ่มเซลลต์ วั เลขท่จี ะจดั รูปแบบ

44

 คลิกลดจานวนทศนิยม

ตวั เลขรูปแบบใหม่ที่ได้

ใส่สีพนื้ เซลล์ (Fill Format)

การใส่สีพน้ื เซลลเ์ พอ่ื เนน้ หวั รายการและแยกรายการขอ้ มลู ออกจากกนั ทาใหอ้ ่านขอ้ มลู
ไดช้ ดั เจนข้นึ หรือนามาตกแต่งขอ้ มูลใหม้ ีสีสนั สวยงามเพอ่ื นาเสนอไดอ้ ยา่ งน่าสนใจ โดยใชค้ าสงั่
Fill เติมสีพ้นื เซลลไ์ ดด้ งั น้ี

 คลิกป่ มุ Fill แลว้ เลือกสี

 เลือกเซลลท์ ีจ่ ะใส่สี
คลิกที่ More Colors... เปิ ดหนา้ ตา่ งสีเพม่ิ เติม

คลิกเลือกสีจากตารางสี

คลิกเลือกผสมสีเอง

45

จดั รูปแบบวนั ท่ี (Date Format)

การจดั รูปแบบวนั ท่จี ะเลือกไดจ้ ากป่ มุ Format Number โดยมีให้เลือก 2 แบบ คือ Shot
Date วนั ท่ีแบบส้นั และ Long Date วนั ที่แบบยาว แตถ่ า้ คุณตอ้ งการเลือกรูปแบบวนั ท่แี ละเวลา
แบบอ่ืนๆ เช่น วนั ที่ – เดือน – ปี แบบไหนกเ็ ขา้ ไปท่ีคาสง่ั Format Cells แลว้ ต้งั คา่ ได้ ดงั น้ี
 เลือกเซลลว์ นั ท่ี

 คลิกเปิ ดหนา้ ต่าง Format Cells
 คลิกหวั ขอ้ Date

คลิกเลือกรูปแบบวนั ท่ี
แบบสากล (องั กฤษ)
 คลิกเลือกรูปแบบวนั ท่ที ี่จะใช้

 คลิกเลือก Local (location) เป็น Thai ในหวั ขอ้
Calendar type จะแสดงเป็น Thai Buddhist

ตวั อยา่ งวนั ทีแ่ บบไทย

46

จดั รูปแบบตัวอกั ษร

การจดั รูปแบบตวั อกั ษร หรือขอ้ ความใน Excel จะใชค้ าสง่ั เหมือนการจดั รูปแบบ
ในเอกสารดว้ ย โปรแกรมต่างๆในชุด Office แต่จะต่างทกี่ ารเลือกพ้ืนทเี่ ซลลเ์ ทา่ น้นั เอง

 คลิกเลือกคาสง่ั ในกลุ่ม Font (ฟอนต)์

 เลือกเซลล์

เลือกฟอนตแ์ บบอกั ษร คลิกเพมิ่ หรือลดขนาด

เลือกขนาด

47

เลือกขนาด เลือกสีอกั ษร
เลือกฟอนต์ คลิกเปิ ดหนา้ ต่าง Format Cells

เลือกลกั ษณะ เลือกขนาด

เลือกสีตวั อกั ษร

48

จดั รูปแบบเส้นขอบเซลล์ (Border)

หากตอ้ งการเปลี่ยนขอบเขตการแสดงเน้ือหาแต่ละเซลล์ใหช้ ดั เจนในแต่ละเซลล์
ใหช้ ดั เจนในแต่ละรายการหรือแต่ละหวั ขอ้ อาจจดั รูปแบบดว้ ยเส้นขอบเซลลไ์ ดโ้ ดยจะ
เลือกจากป่ ุม Border ซ่ึงจะมีเส้นขอบใหน้ ามาใชก้ บั เซลล์แต่ละดา้ น เช่น เส้นขอบบน
(Top Border), เส้นขอบล่างเซลล์ (Bottom Border) หรือจะใส่เส้นของเซลล์ทุกดา้ นก็
เลือกเป็น All Border ได้

 คลิกป่ ุม Border แลว้ เลือกเสน้  เลือกเซลลห์ รือกลุ่มเซลลท์ จ่ี ะใส่เสน้

เลือกขอบเขต และลกั ษณะของเสน้ ขอบ
กลุ่มเครื่องมือวาดเสน้ ขอบดว้ ยตนเอง