Формулы в Microsoft Excel 2010 ( PDFDrive )

Формулы

®

в Microsoft

Excel 2010

Excel* 2010
Formulas

by John Walkenbach

WILEY

Wiley Publishing, Inc.

Формулы

в Microsoft

Excel* 2010

Джон Уокенбах

ДИАЛЕКТИКА
Москва • Санкт-Петербург • Киев

2011

ББК 32.973.26-018.2.75
У62

УДК 681.3.07

Компьютерное издательство “Диалектика”

Главный редактор С.Н. Тригуб

Зав. редакцией В.Р. Гинзбург

Перевод с английского и редакция канд. техн. наук А.Г. Сысонюка

По общим вопросам обращайтесь в издательство “Диалектика” по адресу:
[email protected], http://www.dialektika.com

Уокенбах, Джон.
У62 Формулы в Microsoft Excel 2010. : Пер. с англ. — М. : ООО “И.Д. Вильямс”, 2011. —

704 с .: ил. — Парал. тит. англ.

ISBN 978-5-8459-1704-1 (рус.)

ББК 32.973.26-018.2.75

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответст­
вующих фирм.

Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было
форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование
и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства Wiley Publishing, Inc.

Copyright © 2011 by Dialektika Computer Publishing.
Original English language edition Copyright © 2010 by Wiley Publishing, Inc.

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation is
published by arrangement with Wiley Publishing, Inc.

Научно-популярное издание
Джон Уокенбах

Формулы в Microsoft Excel 2010

Литературный редактор Е.П. Перестюк
Верстка О.В. Романенко

Художественный редактор Е.П. Дынник
Корректор Л.А. Гордиенко

Подписано в печать 25.11.2010. Формат 70x100/16
Гарнитура Times. Печать офсетная
Уел. печ. л. 56,76. Уч.-изд. л. 38,06
Тираж 1500 экз. Заказ № 24792.

Отпечатано по технологии CtP
в ОАО “Печатный двор” им. А. М. Горького
197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15

ООО “И. Д. Вильямс”, 127055, г. Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1

ISBN 978-5-8459-1704-1 (рус.) © Компьютерное изд-во “Диалектика”, 2011,
ISBN 978-0-470-47536-2 (англ.) перевод, оформление, макетирование

© Wiley Publishing, Inc., 2010

Оглавление

Об авторе 25
Введение 26

Часть I. Основные сведения___________________________________________ 33

Глава 1. Знакомство с Excel 35

Глава 2. Знакомство с формулами 65

Глава 3. Имена 89

Часть II. Использование функций в формулах________________________ 121

Глава 4. Знакомство с функциями рабочего листа 123

Глава 5. Работа с текстом 137

Глава 6. Дата и время 157

Глава 7. Способы суммирования и подсчета данных 189

Глава 8. Поиск данных 217

Глава 9. Базы данных и таблицы листа 237

Глава 10. Дополнительные виды вычислений 275

Часть III. Финансовые формулы__________________________ 287
Глава 11. Знакомство с финансовыми формулами 289
Глава 12. Формулы дисконтирования и амортизации 311
Глава 13. Финансовые планы 333

Часть IV. Формулы массивов_________________________________________ 355

Глава 14. Знакомство с массивами 357

Глава 15. Магия формул массива 377

Часть У. Полезные методики применения формул____________________ 395

Глава 16. Умышленные циклические ссылки 397

Глава 17. Диаграммы 409

Глава 18. Сводные таблицы 445

Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 481

Глава 20. Создание мегаформул 509

Глава 21. Инструменты и методы отладки формул 525

6 Оглавление

Часть VI. Разработка пользовательских функций 54§
Глава 22. Введение в VBA 547
Глава 23. Разработка функций 561
Глава 24. Концепции программирования на VBA 579
Глава 25. Примеры пользовательских функций VBA 607

Часть V I. Приложения_______________________________________________ 645

Приложение А. Описание функций Excel 647

Приложение Б. Пользовательские числовые форматы 663

Приложение В. Дополнительные ресурсы, посвященные Excel 681

Приложение Г. Содержимое прилагаемого компакт-диска 687

Предметный указатель 697

Содержание

Об авторе 25

Введение ~ 26

Часть I. Основные сведения___________________________________________ 33

Глава 1. Знакомство с Excel # 35

Краткая история Excel 36
Все началось с VisiCalc 36
Затем появилась Lotus 36
И вот на рынок вышла Microsoft 36
Версии Excel 37
41
Концепция объектной модели 41
Рабочие книги 42
43
Рабочий лист 43
Листы диаграмм 43
Листы макросов и диалоговых окон 43
Интерфейс пользователя Excel 2010 44
Новый интерфейс пользователя 46
Лента 47
Вкладка Файл 48
Контекстные меню и мини-панель инструментов 49
Настройка пользовательского интерфейса 49
Смарт-теги 50
Панель задач 50
Перетаскивание данных 51
Комбинации клавиш 51
Настройка отображения элементов интерфейса 53
Ввод данных в ячейки 53
Выделение ячеек и других объектов 53
Справочная система 54
Форматирование ячеек 54
Числовое форматирование 55
Стилевое форматирование 55
Таблицы 56
Формулы и функции электронных таблиц 56
Объекты графического слоя 56
Фигуры 56
Иллюстрации 57
Объекты связанных рисунков 58
Элементы управления 58
Диаграммы
Спарклайны

8 Содержание

Пользовательская настройка Excel 58
Макросы 58
Надстройки 59
59
Средства Интернета 60
Средства анализа 60
60
Доступ к базам данных 61
Структура таблицы 62
Управление сценариями 62
Сводные таблицы 62
Средства проверки данных 62
Надстройка “Поиск решения” 62
Средства защиты 63
Защита формулы от перезаписи 63
Защита структуры рабочей книги
Защита рабочей книги паролем 65

Глава 2. Знакомство с формулами 65
66
Ввод и редактирование формул 66
Элементы формул 67
Ввод формул 67
Вставка имен 68
Пробелы и разрывы строк 68
Допустимый размер формулы 69
Примеры формул 70
Редактирование формул 71
71
Использование операторов в формулах 72
Операторы ссылки 73
Примеры формул с операторами 75
Приоритет операторов 76
Вложенные скобки 76
78
Порядок вычисления формул 79
Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек 80
81
Создание абсолютных и смешанных ссылок 82
Создание ссылок на ячейки других листов и книг 83
Создание точной копии формулы 85
Преобразование формул в значения 85
Сокрытие формул 86
Ошибки в формулах
Работа с циклическими ссылками 89
Функция подбора параметра
Пример подбора параметра 89
Еще несколько слов о подборе параметра 90
90
Глава 3. Имена

Что такое имя
Область действия имен

Ссылки на имена

Содержание 9

Ссылка на имена другой рабочей книги 91
Конфликты имен 91
Диспетчер имен 92
Создание имен 93
Редактирование имен 93
Удаление имен 93
Способы присвоения имен ячейкам и диапазонам 94
Присвоение имен в окне Присвоение имени 94
Присвоение имени с помощью поля Имя 95
Автоматическое присвоение имен 95
Имена столбцов и строк 97
Имена, созданные программой Excel 98
Создание многолистовых имен 99
Работа с именами диапазонов и ячеек 100
Создание списка имен 100
Использование имен в формулах 101
Использование операторов пересечения 102
Использование оператора диапазона 103
Ссылка на отдельную ячейку именованного диапазона 103
Применение имен в уже существующих формулах 104
Автоматическое применение имен при создании формул 104
Отмена применения имени 105
Имена с ошибками 105
Просмотр именованных диапазонов 105
Использование имен в диаграммах 106
Поддержка имен ячеек и диапазонов 106
Вставка строки^ или столбца 106
Удаление строки или столбца 106
Вырезание и вставка именованного диапазона 107
Потенциальные проблемы с именами 107
Проблемы, возникающие при копировании рабочих листов 107
Проблемы, возникающие при удалении рабочих листов 108
Ключ к пониманию термина “имя” 109
Присвоение имени константе 110
Присвоение имени текстовым константам 111
Использование функций рабочего листа в именованных формулах 111
Использование ссылок на ячейки и диапазоны в именованных формулах 112
Использование именованных формул с относительными ссылками 113
Решение сложных задач с помощью формул 115
Функция ДВССЫЛ и именованный диапазон 115
Использование функции ДВССЫЛ для создания именованного диапазона
с фиксированным адресом 116
Использование массивов в именованных формулах 117
Создание формулы с динамическим размером 118

10 Содержание

Часть II. Использование Функций в Формулах 121

Глава 4. Знакомство с функциями рабочего листа 123

Что такое функция 123
Упрощение формулы 124
Вычисления, невозможные без функций 124
Ускорение при выполнении задач редактирования 124
Принятие решений 124
Еще несколько слов о функциях 125
125
Типы аргументов функций 126
Использование имен в качестве аргументов 127
Использование столбцов и строк в качестве аргументов 127
Использование литералов в качестве аргументов 127
Использование выражений в качестве аргументов 128
Использование других функций в качестве аргументов 128
Использование массивов в качестве аргументов 128
129
Способы ввода функций в формулу 130
Ввод функции вручную 130
Вставка функций из библиотеки 132
Команда Вставить функцию 133
Несколько полезных советов по вводу функций 133
134
Категории функций 134
Финансовые функции 134
Функции даты и времени 134
Математические и тригонометрические функции 134
Статистические функции 134
Функции ссылок и массивов 135
Функции работы с базами данных 135
Текстовые функции 135
Логические функции 135
Информационные функции 135
Пользовательские функции 135
Инженерные функции 135
Аналитические функции
Функции совместимости 137
Прочие категории функций
137
Глава 5. Работа с текстом 137
138
Несколько слов о самом тексте 138
Количество символов в ячейке 139
Числа, отформатированные как текст 139
141
Текстовые функции 142
Проверка наличия текста в ячейке 143
Работа с кодами символов
Проверка идентичности строк
Объединение нескольких ячеек
Отображение значений как текста

Содержание 11

Отображение денежных значений, отформатированных как текст 144
Удаление пробелов и непечатных символов 144
Подсчет символов в строке 144
Повторяющиеся символы и строки 145
Создание текстовой гистограммы 145
Добавление к числу заданных символов 146
Изменение регистра символов 147
Извлечение заданных символов из строки 148
Замена одного текста другим 148
Поиск в строке 149
Поиск и замена в строке 150
Расширенные текстовые формулы 150
Подсчет заданных символов в ячейке 151
Подсчет строк, содержащихся в ячейке 151
Удаление замыкающих символов минуса 151
Отображение заданного числа в виде порядкового числительного 152
Определение литеры столбца по заданному номеру 152
Извлечение имени файла из заданного маршрута 153
Извлечение первого слова строки 153
Извлечение последнего слова строки 153
Извлечение всех слов строки, кроме первого 154
Извлечение имени, отчества и фамилии 154
Удаление титулов и званий из имен 155
Подсчет количества слов в ячейке 156

Глава 6. Дата и время 157

Принципы управления датами и временем в Excel 157
Представление даты как порядкового числа 158
Ввод даты 159
Представление времени как порядкового числа 160
Ввод времени 161
Форматирование значений даты и времени 162
Проблемы, связанные с датами 163
165
Функции управления датами 166
Отображение текущей даты 167
Отображение произвольных дат 167
Создание последовательности дат 169
Преобразование строки в дату 169
Вычисление количества дней между двумя датами 170
Вычисление количества рабочих дней между двумя датами 171
Вычисление даты по графику рабочих дней 172
Вычисление количества лет между двумя датами 172
Вычисление возраста человека 173
Вычисление дня года 173
Вычисление дня недели 174
Вычисление даты прошлого воскресенья 174
Вычисление дня недели, следующего после заданной даты

12 Содержание

Вычисление даты n-го дня недели в заданном месяце 174
Вычисление количества заданных дней недели в месяце 175
Отображение даты в текстовом виде 176
Вычисление праздничных дат 176
Вычисление даты последнего дня месяца 178
Проверка високосного года 179
Вычисление квартального периода 179
Отображение года римскими цифрами 179
Функции управления временем 179
Отображение текущего времени 180
Отображение произвольного времени 180
Суммирование значений времени, превышающих 24 часа 181
Вычисление разницы между двумя временными значениями 183
Преобразование “военного времени” 184
Преобразование часов, минут и секунд в десятичном исчислении
в значение времени 185
Добавление часов, минут или секунд к заданному времени 185
Работа с часовыми поясами 186
Округление значений времени 187
Работа со значениями, не имеющими отношения ко времени суток 187

Глава 7. Способы суммирования и подсчета данных 189

Подсчет и суммирование ячеек электронной таблицы 189
Подсчет и суммирование записей в базах данных и сводных таблицах 192
Основные формулы подсчета 192
193
Подсчет общего количества ячеек 193
Подсчет пустых ячеек 194
Подсчет непустых ячеек 194
Подсчет ячеек, содержащих числовые значения 194
Подсчет ячеек, отображающих нетекстовые значения 194
Подсчет ячеек, содержащих текстовые значения 194
Подсчет логических значений 194
Подсчет ошибок в диапазоне 195
Расширенные формулы подсчета ячеек 195
Подсчет ячеек с помощью функции СЧЁТЕСЛИ 195
Подсчет ячеек, удовлетворяющих множеству условий 199
Подсчет наиболее часто встречающихся записей 200
Подсчет количества вхождений заданного текста 202
Подсчет количества уникальных значений 203
Распределение частот 209
Формулы суммирования 209
Суммирование всех ячеек диапазона 210
Накопительная сумма 210
Суммирование заданного количества наибольших или наименьших значений 211
Условное суммирование по одному критерию 212
Суммирование только отрицательных значений 212
Суммирование значений на основе диапазона Разница

Содержание 13

Суммирование значений на основе сравнения текста 213
Суммирование значений на основе сравнения дат 213
Условные суммы на основе нескольких критериев 213
Применение оператора И 213
Применение оператора ИЛИ 215
Комбинирование условий И и ИЛИ 215

Глава 8. Поиск данных 217

Знакомство с формулами поиска данных 217
Функции^применяемые для поиска данных 218
Базовые формулы поиска 219
219
Функция ВПР 220
Функция ГПР 221
Функция ПРОСМОТР 222
Комбинирование функций П0ИСКП03 и ИНДЕКС 224
Специальные формулы поиска 225
Поиск точного значения 226
Поиск значения слева 226
Поиск с учетом регистра 227
Поиск значения во множестве таблиц 228
Вычисление оценки по количеству набранных баллов 229
Вычисление средней оценки 230
Поиск на пересечении строк и столбцов 231
Поиск информации в двух столбцах 232
Определение местонахождения значения в диапазоне 232
Поиск значения, максимально приближенного к заданному 233
Поиск значения методом линейной интерполяции
237
Глава 9. Базы данных и таблицы листа
237
Таблицы и терминология 238
Пример базы данных листа 239
Пример таблицы 240
Назначение баз данных и таблиц листа 241
241
Работа с таблицами 242
Создание таблиц 243
Изменение внешнего вида таблицы 244
Навигация и выделение в таблице 244
Добавление строк и столбцов в таблицу 245
Удаление строк и столбцов 245
Перемещение таблицы 246
Настройка параметров таблицы 247
Удаление дублирующихся строк из таблицы 251
Сортировка и фильтрация в таблице 253
Работа со строкой итогов 255
Использование формул в таблице 258
Ссылки на данные таблицы
Преобразование таблицы в диапазон

14 Содержание

Расширенная фильтрация 259
Создание диапазона условий 260
Применение расширенного фильтра 261
Снятие расширенного фильтра 262
262
Определение условий расширенного фильтра 263
Определение одного критерия 265
Определение множества условий 268
Задание вычисляемых условий 269
271
Функции баз данных
Вычисление промежуточных итогов 275

Глава 10. Дополнительные виды вычислений 275
277
Преобразование единиц измерения 278
Решение задач для прямоугольных треугольников 278
Вычисление длин, площадей и объемов 279
279
Площадь и периметр квадрата 280
Площадь и периметр прямоугольника 280
Площадь круга и длина окружности 280
Площадь трапеции 280
Площадь треугольника 280
Площадь поверхности и объем шара 280
Площадь поверхности и объем куба 281
Площадь поверхности и объем конуса 281
Объем цилиндра 282
Объем пирамиды 283
Решение систем линейных уравнений 284
Округление чисел 284
Основные формулы округления 284
Округление до ближайшего кратного числа 285
Округление денежных значений 286
Работа с дробными значениями денежных единиц 286
Использование функций ЦЕЛОЕ и ОТБР
Округление до четного и нечетного целого
Округление значения до п-го разряда значащих цифр

Часть 111. Финансовые Ф о р м у л ы ______________________________________ 287

Глава 11. Знакомство с финансовыми формулами 289

Финансовые концепции 289
Стоимость денег во времени 289
Входящий и исходящий потоки 290
Соответствие временных периодов 291
Выбор времени первого платежа 291
291
Основные финансовые функции Excel 291
Вычисление приведенной стоимости 295
Вычисление будущей стоимости 297
Вычисление сумм платежей

Содержание 15

Вычисление процентной ставки 298
Вычисление количества периодов 299
Вычисление компонентов процентной ставки и основных выплат 301
Использование функций ОСПЛТ и ПРПЛТ 302
Использование функций ОБЩДОХОД и ОБЩПЛАТ 303
Преобразование процентных ставок 304
Методы ограничения процентных ставок 304
Формулы преобразования 304
Ограничения финансовых функций Excel 305
Отсроченное начало ряда регулярных выплат 306
Оценка серии различных по сумме платежей 307
Вычисления, связанные с облигациями 307
Оценка облигаций 308
Вычисление доходности 308

Глава 12. Формулы дисконтирования и амортизации 311

Использование функции ЧПС 311
Определение функции ЧПС 312
Примеры использования функции ЧПС 313
Использование функции ЧПС для вычисления накопительных величин 318
320
Использование функции ВСД 320
Вычисление нормы доходности 321
Вычисление средней геометрической нормы прибыли 322
Проверка результатов 323
323
Несколько ставок в функциях ВСД и МВСД 324
Множество процентных ставок 325
Разделение потоков 326
Использование баланса вместо потоков 326
327
Нерегулярные денежные потоки 327
Чистая приведенная стоимость 327
Внутренняя ставка доходности 328

Использование функции БЗРАСПИС 333
Вычисление годового дохода
333
Вычисление амортизации 333
334
Глава 13. Финансовые планы 336
339
Создание финансовых планов 341
Создание планов погашения кредита 342
342
Простой план погашения кредита 344
Динамический план погашения кредита 345
Использование таблиц платежей и процентных ставок 346
Расчеты по кредитной карточке
Сведение параметров займа в таблицу данных
Создание односторонней таблицы данных
Создание двусторонней таблицы данных
Финансовые отчеты и коэффициенты
Основные финансовые отчеты

16 Содержание

Анализ коэффициентов 349
Создание индексов 351

Часть IV. Формулы массивов_________________________________________ 355

Глава 14. Знакомство с массивами 357

Концепция формул массива 357
Многоячеечная формула массива 358
Одноячеечная формула массива 359
Создание массива констант 360
Элементы массива констант 361
361
Концепция размерности массива 361
Одномерные горизонтальные массивы 362
Одномерные вертикальные массивы 362
Двухмерные массивы 363
364
Присвоение имен массивам констант 364
Работа с формулами массива 364
365
Ввод формулы массива 365
Выделение диапазона формулы массива 366
Редактирование формулы массива 366
Расширение или сокращение формулы массива 367
Использование многоячеечных формул массива 367
Создание массива на основе значений диапазона 368
Создание массива констант на основе значений диапазона 369
Выполнение операций над массивом 370
Использование функций в операциях с массивами 370
Транспонирование массива 370
Генерирование массива последовательных целых чисел 371
Использование одноячеечных формул массива 372
Подсчет количества символов в диапазоне 373
Сложение трех наименьших элементов диапазона 374
Подсчет количества текстовых ячеек в диапазоне
Устранение промежуточных формул
Использование массива вместо диапазона ссылок

Глава 15. Магия формул массива 377

Работа с одноячеечными формулами массива 377
Суммирование в диапазоне, содержащем ошибки 378
Подсчет количества Ошибок в диапазоне 379
Суммирование п наибольших значений в диапазоне 379
Вычисление среднего без учета нулевых значений 380
Поиск значения в диапазоне 380
Подсчет отличающихся значений в двух диапазонах 381
Местоположение максимального значения диапазона 382
Поиск номера строки, в которой находится л-е значение, совпадающее
с заданным 382
Получение самого длинного текста в диапазоне 382

Содержание 17

Определение допустимых значений диапазона 383
Вычисление суммы цифр числа 383
Суммирование округленных значений 384
Суммирование каждого л-го значения в массиве 385
Удаление нечисловых символов из текстовой строки 386
Поиск ближайшего значения в диапазоне 387
Получение последнего значения в столбце 387
Получение последнего значения в строке 388
Упорядочение данных с помощью формулы массива 388
Работа с многоячеечными формулами массива 389
Извлечение положительных значений из диапазона 389
Извлечение непустых ячеек из диапазона 390
Изменение порядка следования элементов в диапазоне на противоположный 391
Динамическая сортировка значений диапазона 391
Возвращение списка уникальных значений диапазона 392
Отображение календаря в диапазоне 392

Часть У. Полезные методики применения формул____________________ 395

Глава 16. Умышленные циклические ссылки 397

Что такое циклическая ссылка 397
Исправление случайных циклических ссылок 398
Косвенные циклические ссылки 399
399
Преднамеренное использование циклических ссылок 401
Определение параметров итераций 402
Примеры формул, в которых используются циклические ссылки 403
404
Генерация уникальных случайных чисел 405
Решение рекурсивного уравнения 406
Решение системы уравнений с помощью циклических ссылок 407
Анимация диаграмм с помощью итераций
Потенциальные проблемы, связанные с циклическими ссылками

Глава 17. Диаграммы 409

Понятие формулы ряда 409
Использование имен в функции РЯД 411
Отсоединение ряда диаграммы от данных 412
414
Создание ссылок на ячейки 414
Добавление ссылки заголовка 414
Добавление ссылок для подписей осей 414
Добавление ссылок к подписям данных 415
Добавление текстовых ссылок 415
Добавление связанного рисунка в диаграмму 416
416
Примеры диаграмм 417
График выполнения работ 418
Создание диаграмм измерений 419
Отображение условных цветов на гистограммах
Создание гистограммы сравнения

18 Содержание

Создание диаграммы Ганта 420
Создание диаграммы разброса данных 422
Построение каждой п-й точки данных 424
Отображение последних п точек данных 425
Выбор ряда в раскрывающемся списке 426
Построение диаграмм математических функций 427
Рисование окружности 431
Создание диаграммы часов 433
Создание причудливых форм 435
Тренды 436
Линейные тренды 437
Нелинейные тренды 440

Глава 18. Сводные таблицы 445

О сводных таблицах 445
Пример сводной таблицы 446
Данные, пригодные для создания сводных таблиц 448
Создание сводной таблицы 452
452
Указание расположения данных 452
Определение местонахождения сводной таблицы 453
Компоновка сводной таблицы 454
Форматирование сводной таблицы 455
Модификация сводной таблицы 457
Другие примеры сводных таблиц 457
Вопрос 1 457
Вопрос 2 457
Вопрос 3 459
Вопрос 4 460
Вопрос 5 460
Вопрос 6 460
Вопрос 7 461
Группировка элементов сводной таблицы 462
Пример ручной группировки 463
Просмотр сгруппированных данных 463
Примеры автоматической группировки 466
Распределение частот 467
Создание вычисляемых полей и элементов 469
Создание вычисляемого поля 470
Вставка в сводную таблицу вычисляемого элемента 472
Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов 475
Ссылки на ячейки сводной таблицы 476
Еще один пример сводной таблицы 478
Создание отчета на основе сводной таблицы
481
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных
481
Условное форматирование 483
Определение условного форматирования

Содержание 19

Условное форматирование, использующее графику 485
Применение условных форматов на листе 491
Создание правил, основанных на формулах 493
Проверка данных 501
Определение критерия достоверности данных 501
Типы возможных условий для проверки вводимых значений 502
Создание раскрывающихся списков 504
Использование формул в условиях проверки вводимых значений 505
Создание зависимого списка 507

Глава 20. Создание мегаформул 509

Что такое мегаформула 509
Создание мегаформул: простой пример 510
Примеры мегаформул 512

Использование мегаформулы для удаления отчеств и промежуточных 512
инициалов 516
Использование мегаформулы для поиска позиции последнего пробела в строке 519
Использование мегаформулы для проверки номера кредитной карточки 522
Генерация случайных имен 523
Преимущества и недостатки мегаформул
525
Глава 21. Инструменты и методы отладки формул
525
Что такое отладка формул 526
Проблемы в формулах и их устранение 527
527
Непарные скобки 528
Ячейки заполнены знаками # # # # # # # # # # 528
Пустые ячейки на самом деле не пусты 529
Лишние символы пробела 533
Формула возвращает ошибку 533
Проблемы с абсолютными и относительными ссылками 534
Проблемы приоритета операторов 534
Формулы не вычислены 535
Реальные и отображаемые значения 536
Ошибки плавающей запятой 537
Ошибки “висящих” ссылок 537
Ошибки логических значений 538
Ошибки циклических ссылок 538
Средства аудита Excel 538
Нахождение ячейки определенного типа 539
Просмотр формул 541
Отслеживание связей ячейки 542
Отслеживание ошибочных значений 542
Исправление ошибок циклической ссылки 544
Фоновая проверка ошибок
Проверка формул

20 Содержание

Часть VI. Разработка пользовательских функций _______545

Глава 22. Введение в VBA 547

Несколько слов о VBA 547
Отображение вкладки Разработчик 548
Безопасность макросов 548
Сохранение рабочих книг, содержащих макросы 550
Знакомство с редактором Visual Basic 550
550
Запуск редактора Visual Basic 551
Компоненты редактора Visual Basic 552
Использование окна проекта 554
Использование окна кода 556
Ввод кода 559
Сохранение проекта
561
Глава 23. Разработка функций
561
Зачем нужны пользовательские функции 562
564
Простой пример функции VBA 564
565
Создание функций 565
566
Объявление функции 567
567
Выбор имени функции 568
570
Использование функций в формулах 571
572
Аргументы функций 573
573
Диалоговое окно вставки функции - 576
577
Добавление описания функции
579
Определение категории функции
580
Добавление описания аргумента 581
582
Тестирование и отладка функций 583
584
Использование окна сообщений VBA 585
586
Использование инструкции D e b u g .P rin t в коде 586
587
Вызов функции из процедуры 588
588
Задание точек останова в функции 589

Создание надстроек

Глава 24. Концепции программирования на VBA

Пример функции
Использование комментариев в коде
Использование переменных, типов данных и констант

Определение типов данных
Объявление переменных
Использование констант
Использование строк
Работа с датами
Использование операторов присваивания
Массивы
Объявление массива
Объявление многомерных массивов

Содержание 21

Встроенные функции VBA 589
Управление выполнением кода 591
591
Конструкция I f - T h e n 593
Конструкция S e l e c t C a s e 594
Создание циклов 597
Инструкция On E r r o r 598
Работа с диапазонами 599
Конструкция F o r E a c h - N e x t 599
Ссылка на диапазон 601
Некоторые полезные свойства диапазонов 604
Ключевое слово S e t 605
Функция I n t e r s e c t 605
Функция U n i o n 606
Свойство U s e d R a n g e
607
Глава 25. Примеры пользовательских функций VBA
607
Простые функции 608
608
Проверка, содержит ли ячейка формулу 608
609
Возвращение формулы ячейки 609
609
Проверка, скрыта ли ячейка 610
610
Возвращение имени рабочего листа . 612
613
Возвращение имени рабочей книги 615
615
Возвращение имени приложения 617
618
Возвращение версии Excel _ 618
619
Возвращение информации о форматировании ячейки 620
620
Выяснение типа данных в ячейке 620
621
Многоцелевая функция 621
622
Генерация случайных чисел 623
623
Генерация неизменяемых случайных чисел 624
625
Выбор случайной ячейки 625
625
Вычисление комиссионных от продаж 626
626
Функция для начисления комиссионных

Функция для более сложного метода начисления комиссионных

Функции управления текстом

Обращение строки

Перетасовка текста

Возвращение аббревиатуры

Проверка соответствия текста шаблону

Проверка, содержит ли ячейка заданное слово

Проверка наличия текста в ячейке

Извлечение п-го элемента строки

Написание числа прописью

Функции подсчета

Подсчет ячеек, соответствующих заданному шаблону

Подсчет листов рабочей книги

Подсчет слов в диапазоне

Подсчет ячеек с определенным цветом шрифта

22 Содержание

Функции управления датами 627
Расчет следующего понедельника 627
Вычисление следующего дня недели 627
Определение недели в месяце 628
Работа с датами до 1900 года 628
629
Возвращение последней заполненной ячейки столбца или строки 630
Функция LASTINCOLUMN 630
Функция LASTINROW 630
631
Функции для работы с несколькими листами 632
Возвращение максимального значения ячейки из всех рабочих листов 633
Функция SHEETOFFSET 633
634
Дополнительные пользовательские функции 635
Возвращение значения ошибки 637
Возвращение массива из функции 638
Возвращение массива неповторяющихся случайных целых чисел 639
Перетасовка значений диапазона
Использование необязательных аргументов
Использование неопределенного количества аргументов

Часть V I. Приложения_______________________________________________ 645

Приложение А. Описание функций Excel 647

Приложение Б. Пользовательские числовые форматы 663

Числовое форматирование 663
Автоматическое числовое форматирование 664
Форматирование чисел с помощью ленты 664
Использование горячих клавиш для форматирования чисел 665
Использование диалогового окна Формат ячеек для форматирования чисел 665
667
Создание пользовательского числового формата 668
Компоненты строки формата 669
Коды пользовательских форматов 670
671
Примеры пользовательских форматов 673
Масштабирование 674
Сокрытие нуля 674
Отображение ведущих нулей 674
Отображение дробей 674
Отображение Н /Д для текста 675
Отображение текста в кавычках 675
Повтор текста в ячейке 675
Отображение знака “минус” справа 676
Условное форматирование чисел 676
Выделение цветом 677
Форматирование значений даты и времени 677
Отображение текста с числами 678
Отображение нулей с помощью прочерков
Использование специальных символов

Содержание 23

Устранение определенных типов элементов 678
Заполнение ячейки повторяющимися символами 678
Отображение ведущих точек 679

Приложение В. Дополнительные ресурсы, посвященные Excel 681

Справочная система программы 681
Техническая поддержка Microsoft 681
682
Варианты под держки 682
База знаний Microsoft 682
Домашняя страница Microsoft Excel 682
Домашняя страница Microsoft Office 682
Форумы в Интернете 683
Доступ к форумам с помощью программы чтения новостей 683
Доступ к форумам с помощью браузера 684
Поиск на форумах 685
Веб-сайты 685
Страница электронных таблиц 685
Дневная доза Excel 685
Страница Йона Пелтиера 685
Консультации Пирсона 685
Contextures 686
Страница Дейвида Макритчи 686
Мистер Excel
687
Приложение Г. Содержимое прилагаемого компакт-диска
687
Системные требования 687
Использование компакт-диска 688
Обзор компакт-диска 688
688
Электронная версия книги 696
Примеры из глав книги
Устранение проблем 697

Предметный указатель

Об авторе

Джон Уокенбах — один из ведущих специалистов в области программного обеспече­
ния для электронных таблиц, глава консалтинговой компании J-Walk and Associates Inc.
Начиная с 2000 года Джон регулярно получает награды МУР от компании Microsoft за по­
пуляризацию ее программных продуктов. Из-под его пера вышло более полусотни книг,
посвященных электронным таблицам, а также более трехсот статей и обзоров в различных
изданиях, включая PC World, InfoWorld, PC Magazine, Windows и PC/Computing. Он под­
держивает весьма популярный сайт The Spreadsheet Page (www. s p r e a d s h e e t p a g e . com)
и является разработчиком ряда утилит Excel, включая Power Utility Рак. Джон окончил уни­
верситет штата Миссури и получил степень доктора наук в университете штата Монтана.

Введение

К работе над проектом я приступил с единственной целью: написать максимально
подробное руководство по использованию формул в Excel, адресованное широкому кру­
гу пользователей. Поставленная задача была не из легких. Однако отзывы читателей о
первых трех изданиях книги позволяют мне с уверенностью сказать: я с ней справился.

Excel — лидер среди приложений электронных таблиц, и не только благодаря пра­
вильной маркетинговой политике компании Microsoft. Просто Excel— действительно
лучшая из существующих на сегодняшний день программ для электронных таблиц.
Формулы — это та область, в которой преимущества Excel перед другими подобными
программными продуктами наиболее очевидны. В арсенале Excel огромное количество
специальных средств работы с формулами. Очень скоро вы увидите, что формулы Excel
позволят делать то, что недоступно в других редакторах электронных таблиц.

Могу поспорить, что не более десяти процентов пользователей Excel знают, как эф­
фективно использовать формулы в таблицах. Надеюсь, что эта книга поможет вам по­
полнить ряды избранных. Итак, вы готовы?

Что необходимо знать

Эта книга не предназначена для начинающих пользователей Excel. Если у вас нет
опыта работы с этой программой, то данная книга для вас не самая подходящая (если,
конечно, вы не относитесь к той редкой породе людей, которые могут освоить новую
программу в одно мгновение).

Чтобы книга принесла максимальную пользу, вы должны иметь некоторый опыт работы
в Excel. В частности, предполагается, что вы умеете выполнять следующие операции:

• создавать рабочие книги Excel, вставлять листы, сохранять файлы и выполнять
другие основные операции;

• перемещаться по рабочей книге;

• использовать ленту Excel и диалоговые окна программы;

• использовать основные средства Windows, в частности, уметь работать с файлами,
а также знать базовые методы копирования и вставки.

Рекомендации читателям

Эта книга написана исключительно для версии Excel 2010. Если у вас установлена ка­
кая-либо из более старых версий, рекомендую отложить книгу и взять в руки одно из
ранних изданий. Изменения, произошедшие в Excel с выходом версии 2010, весьма су­
щественны, поэтому в старой версии вам вряд ли удастся применить материал настояще­
го издания.

Для использования примеров, содержащихся на компакт-диске книги, вам потребует­
ся привод CD-ROM. Примеры, содержащиеся на прилагаемом компакт-диске, будут опи­
саны далее.

Введение 27

Примечание

Я работаю исключительно в Excel для Windows, а не Macintosh. По этой при­
чине я не могу гарантировать, что все примеры будут работать в Excel для
Macintosh. Для Excel характерна достаточно неплохая, но все же не идеаль­
ная кроссплатформенная совместимость.

Чем быстрее работает ваша система, тем лучше. И естественно, большой объем опе­
ративной памяти сделает вашу работу более удобной. Настоятельно рекомендую: на­
стройте монитор на работу в режиме высокого разрешения. А еще лучше — установите
два монитора.

Соглашения

Потратьте немного времени на этот раздел, и вы узнаете, какие соглашения и услов­
ные обозначения используются в книге1.

Работа с клавиатурой

Клавиатура нужна для того, чтобы вводить формулы. Кроме того, с ее помощью
можно работать с меню и диалоговыми окнами. Этот метод значительно ускорит вашу
работу, особенно если вы хорошо владеете техникой слепой печати.

Листинги формул
Формулы обычно располагаются в отдельной строке и выделяются моноширинным

шрифтом. Ниже приведен пример формулы.
= В П Р (Н ом ерК атегории;П райс-лист; 2 ; ЛОЖЬ)

При описании синтаксиса функций используются подстановки, т.е. названия аргумен­
тов, вместо которых должны быть подставлены конкретные значения. Подстановки вы­
делены курсивом. Например, приведенная ниже запись означает, что функция ИНДЕКС
принимает аргументы м а с с и в , н о м е р _ с т р о к и и н о м ер _ ст о лб ц а .
ИНДЕКС (массив; номер_строки; номер_столбца)

Курсивом выделяются также специальные термины Excel, определение которых при­
водится в тексте.

Excel поддерживает такой специфический тип формул, как формулы массивов. После
ввода такой формулы нажмите <Ctrl+Shift+Enter> (а не просто <Enter>). Excel заключает
такую формулу в фигурные скобки, таким образом напоминая вам о том, что это форму­

1В книге предполагается, что на вашем компьютере в окне региональных стандартов Windows
установлен русский формат отображения дат, времени, разделителей' денежных значений и т.п.
Если установить формат США, приведенные на компакт-диске примеры будут работоспособны
(Excel автоматически изменит все формулы), но вам будет тяжело читать книгу. Например, в каче­
стве разделителей элементов списка в книге, согласно русскому формату, используются точки
с запятыми, а на экране вы будете видеть запятые. В качестве десятичных разделителей в книге
используются запятые, а на экране вы будете видеть точки. Чтобы в диалоговых окнах и формулах
на экране все было как в книге, обязательно установите русский формат отображения данных. Од­
нако учитывайте, что в кодах VBA всегда используется только формат США. Например, в качест­
ве десятичных разделителей всегда используются точки. Параметры форматов, установленные
вокне региональных стандартов Windows, на коды VBA не влияют. — Примеч. ред.

28 Введение

ла массива. Когда я привожу листинг формулы массива, я также заключаю ее в фигурные
скобки, например:

{ =С УМ М (Д ЛС ТР( А 1 :А 1 0 ) ) }

Примечание

Создавая формулу массива, не вводите фигурные скобки вручную — Excel
сделает это автоматически.

Листинги программного кода VBA
Эта книга содержит примеры программного кода VBA. Каждый листинг выделяется

моноширинным шрифтом, а каждая строка кода располагается в отдельной строке лис­
тинга. Для того чтобы код легче воспринимался, я обычно использую несколько уровней
отступов с помощью символов табуляции. Отступы не являются обязательными, но они
помогают визуально разделить код на связанные блоки.

Если инструкция VBA не помещается в одной строке листинга, используется стан­
дартное для VBA обозначение продолжения строки: пробел, за которым следует символ
подчеркивания. Это означает, что инструкция продолжается на следующей строке лис­
тинга. Например, две строки приведенного ниже листинга содержат одну инструкцию.
I f R i g h t ( c e l l . V a l u e , 1) = "!" Then c e l l . V a l u e _

= L e f t ( c e l l . V a l u e , L e n ( c e l l . V a l u e ) - 1)

Приведенный выше код можно ввести как в двух строках, так и в одной строке без
символа подчеркивания. Оба варианта приводят к одному и тому же результату.

Названия клавиш
Названия клавиш клавиатуры приводятся обычным шрифтом и заключаются в угло­

вые скобки, например <Alt>, <Home>, <PgDn> и <Ctrl>. Если необходимо нажать две
клавиши одновременно, они объединяются знаком “плюс”, например <Ctrl+G>.

Функции, процедуры, именованные диапазоны
Все функции рабочего листа Excel приведены в верхнем регистре, например: “Для то­

го чтобы просуммировать значения в столбце А, используйте функцию СУММ”.
Имена макросов и процедур приводятся моноширинным шрифтом, например:

“Выполните процедуру В с т а в к а С у м м ”. Я часто использую в именах символы верхнего
и нижнего регистра, что упрощает их чтение. Именованные диапазоны также выделены
моноширинным шрифтом: “Выделите диапазон В в о д и м ы е З н а ч е н и я ”.

Программа Excel не чувствительна к регистру вводимых символов, если дело не каса­
ется текста, заключенного в кавычки. Иными словами, две приведенные ниже формулы
вернут одинаковый результат.

=СУММ(А 1 : А5 0)
=с у м м (а 1 : а5 0)

В то же время программа автоматически преобразует символы второй формулы
к верхнему регистру.

Работа с мышью

В книге используется стандартная терминология для обозначения действий, выпол­
няемых с помощью мыши: вы можете “указывать”, “щелкать кнопкой мыши”, “щелкать
правой кнопкой мыши”, “перетаскивать” и т.д.

Введение 29

Мышь — главный инструмент запуска команд с помощью ленты. Команды ленты от­
мечаются в книге специальным рубленым шрифтом. Вы часто будете встречать записи
примерно такого вида: Вид^О кно^ Новое окно. Это означает, что на ленте нужно от­
крыть вкладку Вид и в группе Окно щелкнуть на кнопке Новое окно. Этим же шрифтом
отмечаются все названия элементов интерфейса, которые вы видите на экране, например
“флажок Включить итеративные вычисления” .

Пиктограммы

В этой книге пометки располагаются над абзацами, к которым они относятся. Отме­
ченные абзацы выделены специальным шрифтом. Пометки предназначены для того, что­
бы обратить ваше внимание на материал, имеющий важное значение.

Новинка

Данная пометка указывает на нововведения, появившиеся в Excel 2010.

Примечание

Данная пометка привлекает ваше внимание к определенной информации.
Например, в примечании может быть описан новый подход, который помо­
жет вам справиться со сложным заданием, или же основополагающий
принцип, необходимый для четкого понимания темы.

Совет

Советы укажут вам новый эффективный путь решения задачи.

Компакт-диск

Эта пометка указывает на то, что прилагаемый к книге компакт-диск содер­
жит соответствующий данной теме файл.

Предупреждение

Материал, отмеченный этой пометкой, предостерегает вас от потенциаль­
ных ошибок, которые могут возникнуть, если не прочитать данный абзац.

Перекрестная ссылка

Перекрестные ссылки указывают на другие главы, в которых вы найдете бо­
лее подробную информацию по рассматриваемой теме или информацию,
имеющую какое-либо отношение к ней.

Структура книги

Систематизируя материал книги, я решил разделить информацию на шесть основных
частей плюс Приложения/Приложения содержат дополнительную информацию, которая
может оказаться весьма полезной.

30 Введение

Часть I. Основные сведения

Эта часть функционально является вводной. Глава 1 предлагает краткий обзор основ­
ных характеристик Excel. Она адресована пользователям, имеющим опыт работы с при­
ложениями электронных таблиц, но ранее не работавшим в Excel. Глава 2 содержит ос­
новные сведения о формулах. Если вы хотите полностью освоить материал книги, обяза­
тельно ознакомьтесь с этой главой. Глава 3 посвящена именам. Если до прочтения этой
главы вы думали, что только ячейки и диапазоны обладают именами, то поймете, что за­
блуждались.

Часть II. Использование функций в формулах

В данную часть включены главы с 4 по 10. Глава 4 содержит основные сведения о
функциях таблиц в формулах. Последующие главы посвящены конкретным темам. Про­
читав главу 5, вы научитесь работать с текстом. Глава 6 содержит информацию о работе
со значениями даты и времени, а глава 7 повествует о различных методах вычислений. В
главе 8 мы обсудим различные типы формул, предназначенных для поиска данных. Гла­
ва 9 посвящена базам данных и таблицам, а в главе 10 рассматриваются такие виды вы­
числений, как перевод одних единиц в другие и округление.

Часть III. Финансовые формулы

Часть III состоит из трех глав (с 11 по 13), посвященных созданию финансовых фор­
мул. В этой части книги вы найдете полезные примеры, которые можно адаптировать к
конкретным практическим задачам.

Часть IV. Формулы массивов

Эта часть состоит из глав 14 и 15. Большинство пользователей Excel знают о форму­
лах массивов очень мало или вообще ничего о них не знают; мне же данная тема очень
близка. По этой причине я посвятил целую часть книги этому чрезвычайно мощному и
полезному инструменту, который пока применяется крайне редко.

Часть V. Полезные методики применения формул

Часть V состоит из глав с 16 по 21. Эти главы посвящены целому ряду задач, причем
некоторые из них, на первый взгляд, не имеют никакого отношения к формулам. Гла­
ва 16 демонстрирует преимущества циклических ссылок. Прочитайте главу 17, и вы уз­
наете, как применить формулы при построении диаграмм. Глава 18 объяснит, какое от­
ношение формулы имеют к сводным таблицам. В главе 19 вы найдете несколько инте­
ресных (и полезных) формул, которые можно использовать в Excel при выполнении
условного форматирования и для проверки правильности данных. Глава 20 посвящена
так называемым “мегаформулам”. Мегаформула — это формула, включающая в себя не­
сколько промежуточных формул. А что делать, если формулы работают некорректно?
Ответ на этот вопрос вы найдете в главе 21, в которой описаны методы отладки формул.

Часть VI. Разработка пользовательских функций

Эта часть включает главы с 22 по 25 и посвящена Visual Basic for Application (VBA) —
инструментальному пакету, предназначенному для разработки пользовательских функций.

Введение 31

Глава 22 ознакомит вас с языком и редактором VBA, а глава 23 предоставит основную ин­
формацию о пользовательских функциях. Глава 24 освещает некоторые аспекты програм­
мирования, а в главе 25 вы найдете примеры пользовательских функций, которые сможете
применить в исходном виде или адаптировать к собственным задачам.

Часть VII. Приложения

В книге четыре приложения, которые содержат краткий справочник функций Excel,
советы по применению пользовательских числовых форматов, а также ссылки на ресур­
сы Интернета, посвященные Excel. В заключительном приложении описаны все файлы,
содержащиеся на компакт-диске книги.

Как пользоваться книгой

Вы можете читать эту книгу, как вам вздумается. При желании можете прочесть кни­
гу от корки до корки, лежа на солнечном пляже где-нибудь на Канарах. Но, скорее всего,
вы будете держать эту книгу под рукой, в поте лица трудясь над очередным заданием.

Учитывая тематику книги, последовательность ее изучения не важна. Большинство
читателей, вероятно, будут читать книгу выборочно, находя материал, необходимый для
выполнения той или иной задачи. Данное издание содержит огромное количество при­
меров, которые помогут быстро найти формулу, имеющую отношение к интересующей
вас теме. Если в данный момент вас интересует конкретная тема, просмотрите предмет­
ный указатель в конце книги. Так вы узнаете, сможет ли книга оказаться полезной в дан­
ной ситуации.

Компакт-диск книги

Эта книга содержит множество примеров, файлы которых собраны на прилагаемом
компакт-диске. Примеры организованы в папки, соответствующие конкретным главам. В
каждой из таких папок вы найдете авторские, а также адаптированные к русскоязычной
версии Excel примеры — последние имеют название главы с дополненным суффиксом
RUS, например C hapterl5__R U S . x l s x .

Файлы примеров хранятся на компакт-диске в несжатом виде, поэтому можете от­
крывать их непосредственно с компакт-диска без какой-либо предварительной установ­
ки. Все файлы сохранены в формате Excel 2010. Файлы, имеющие расширение * .x ls m ,
содержат макросы VBA. Чтобы использовать эти файлы, нужно предварительно вклю­
чить поддержку макросов.

Помимо этого, компакт-диск содержит электронную версию книги на английском
языке. Электронная версия в формате PDF, несомненно, пригодится вам в дальней ко­
мандировке.

Перекрестная ссылка

Подробно файлы примеров, содержащиеся на компакт-диске книги, описа­
ны в приложении Г.

32 Введение

Обратная связь

Я очень заинтересован в ваших отзывах о моих книгах. Обратную связь со мной луч­
ше всего поддерживать с помощью электронной почты. Ваши замечания и предложения
направляйте по такому адресу:
j ohn@j- w a lk . com

К сожалению, я не смогу ответить на конкретные вопросы. Советую выносить возни­
кающие вопросы в сетевые конференции, посвященные Excel, и вам обязательно помо­
гут. В приложении В вам будет предложено несколько ссылок на такие конференции.

Путешествуя по Интернету, не забудьте заглянуть и на мой сайт:
www. s p r e a d s h e e t s . com

А теперь, не тратя времени даром, переверните страницу и начните повышать свою
квалификацию.

Ждем ваших отзывов!

Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик. Мы ценим ваше мнение и хотим
знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше и что еще вы
хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересны любые ваши замечания в наш адрес.

Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бумаж­
ное или электронное письмо либо просто посетить наш веб-сервер и оставить свои заме­
чания там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам знать, нравится
ли вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать наши книги более
интересными для вас.

Отправляя письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов,
атакже свой обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с вашим мнением и обяза­
тельно учтем его при отборе и подготовке к изданию новых книг.

Наши электронные адреса:
E-mail: i n f o @ d i a l e k t i k a . c o m
WWW: h t t p : //w w w . d i a l e k t i k a . com

Наши почтовые адреса:

в России: 127055, г. Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1
в Украине: 03150, Киев, а/я 152

Часть

Основные сведения

В этой части...

Глава 1

Знакомство с Excel

Глава 2

Знакомство с формулами

Глава 3

Имена

Глава

Знакомство с Excel

В этой главе...

♦ Краткая история Excel
♦ Концепция объектной модели
♦ Рабочие книги
♦ Интерфейс пользователя Excel 2010
♦ Справочная система
♦ Форматирование ячеек
♦ Таблицы
♦ Формулы и функции электронных таблиц
♦ Объекты графического слоя
♦ Пользовательская настройка Excel
♦ Средства Интернета
♦ Средства анализа
♦ Средства защиты

Microsoft Excel по праву считается самым лучшим из всех приложений электронных
таблиц. Можете соглашаться с этим или нет, однако никто не может отрицать тот факт,
что Excel — одно из самых старых приложений для Windows, которое за все годы своего
существования постепенно приобретало все более и более современный вид. Интерфейс
последней версии этой программы — Excel 2010 — полностью отличается от того, к че­
му вы могли привыкнуть в предыдущих версиях. Тем не менее, несмотря на это, многие
ключевые элементы Excel долгие годы оставались неизменными, разумеется, претерпе­
вая только существенное расширение возможностей.

Эта глава представляет собой краткий обзор основных средств, которыми обладают
современные версии Excel, при этом особое внимание уделено Excel 2010. Материал
этой главы служит основой для освоения последующих глав и предназначен преиму­
щественно для пользователей, которые длительное время не повышали свое мастерст­
во в Excel.

36 Часть I. Основные сведения

Краткая история Excel

Вы, наверное, не ожидали обнаружить в этой книге исторический экскурс, когда по­
купали ее. Однако предлагаемая информация может вас заинтересовать. По крайней ме­
ре, у вас будет возможность блеснуть эрудицией перед коллегами.

Электронные таблицы — важная часть крупного бизнеса, хотя мы воспринимаем су­
ществование подобных объектов как часть нашего повседневного окружения. Во време­
на, когда программ работы с электронными таблицами не существовало, люди использо­
вали громоздкие вычислительные машины или калькуляторы и тратили много часов на
задачи, решение которых благодаря электронным таблицам сегодня занимает всего не­
сколько минут.

Все началось с VisiCalc

В конце 70-х годов, когда люди еще не знали, что такое персональный компьютер
вофисе, Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон создали VisiCalc — первую в мире электронную
таблицу. Программа VisiCalc была написана для компьютеров типа Apple II, которые
всвете современных стандартов кажутся просто детской игрушкой. Очень скоро VisiCalc
стала довольно известной, и особо “дальновидные” компании приобретали компьютеры
Apple II с единственной целью — планировать бюджет с помощью программы VisiCalc.
Поэтому многие считают, что своим успехом в то время компьютеры Apple II в значи­
тельной мере обязаны VisiCalc.

Затем появилась Lotus

В 1982 году на сцену вышла компания IBM, выпустив на рынок персональные ком­
пьютеры семейства PC. Компания VisiCorp оперативно отреагировала на это, адаптиро­
вав VisiCalc к новой аппаратной среде. Стремясь превзойти успех VisiCalc, небольшая
группа программистов из Кембриджа (штат Массачусетс) усовершенствовала концепцию
электронных таблиц. Объединившись в небольшую компанию во главе с Митчем Капо­
ром и Джонатаном Заксом, эти энтузиасты создали новый программный продукт — Lo­
tus. Впервые в истории создания программных средств была проведена широкомасштаб­
ная рекламная кампания по продвижению нового продукта на рынок.

Программа Lotus 1-2-3, появившаяся в 1983 году, пользовалась неизменным успехом
в течение многих лет. Несмотря на высокую цену — $495 (да, в те времена люди дейст­
вительно платили за программу такие деньги), — новая программа быстро превзошла
VisiCalc по объему продаж. Долгое время Lotus имела одни из самых высоких показате­
лей торговой активности.

И вот на рынок вышла Microsoft

Не многие знают о том, что компания Microsoft выпустила свой первый процессор
электронных таблиц в начале 80-х. Первый программный продукт этого типа — Multi-
Plan — вышел в 1982 году. Программа MultiPlan, созданная для компьютеров с операци­
онной системой СР/М, была впоследствии адаптирована и для таких платформ, как
Apple И, Apple III, XENIX и MS-DOS. При создании программы MultiPlan не были со­
блюдены общепринятые стандарты пользовательского интерфейса. Кроме того, научить­
ся работать с MultiPlan было нелегко, да и пользоваться ею было неудобно. По этим при­

Глава 1. Знакомство с Excel 37

чинам данная программа не стала популярной в США. Не удивительно, что Lotus 1-2-3
оставила своего конкурента MultiPlan далеко позади.

В некоторой степени MultiPlan можно считать предшественницей Excel. Выпущенная
для платформы Macintosh в 1985 году, программа Excel, подобно другим приложениям
для Macintosh, имела графический интерфейс (в отличие от текстового интерфейса Mul­
tiPlan). Первая версия Excel для Windows (она называлась Excel 2, поскольку изначаль­
ная версия была разработана для Macintosh) вышла в свет в ноябре 1987 года. Программа
Excel стала популярной не сразу— она совершенствовалась параллельно с Windows.
Вскоре появилась версия Lotus 1-2-3 для Windows. Еще одним конкурентом для Excel
стала Quattro Pro — программа, созданная компанией Borland International для DOS, ко­
торая была впоследствии продана компании Novell, а затем перешла в собственность
компании Corel (теперешнего владельца Quattro Pro).

Версии Excel

Excel 2010— это на самом деле всего лишь “псевдоним” версии Excel 14. Однако не
стоит воспринимать ее как четырнадцатую по счету версию программы. Microsoft — очень
успешная компания, но ее нумерация программных продуктов часто приводит в замеша­
тельство. Как вы вскоре узнаете, Excel 2010 на самом деле является одиннадцатой версией
продукта. В следующих подразделах будут кратко описаны основные версии Excel.

Excel 2

Исходная версия Excel для Windows — Excel 2 — вышла в конце 1987 года. Эта вер­
сия программы получила название “номер 2”, поскольку версия “номер 1” была разрабо­
тана для Macintosh. В то время операционная система Windows еще не имела такого ши­
рокого распространения. Поэтому к Excel прилагалась оперативная версия Windows —
операционная система, которая обладала функциями, достаточными для запуска Excel.
По нынешним стандартам эта версия Excel кажется недоработанной (рис. 1.1).

/
Excel 3

В 1990 году компания Microsoft выпустила Excel 3 для Windows. Эта версия обладала
более совершенными инструментами и привлекательным внешним видом. В Excel 3 поя­
вились панели инструментов, средства рисования, режим структуры рабочей книги, над­
стройки, трехмерные диаграммы, функция совместного редактирования документов и
многое другое.

Excel 4
Excel 4 вышла в свет весной 1992. Появление этой версии программы оказало значи­

тельное влияние на рост популярности Windows. Excel 4 обладала рядом новых функций.
Кроме того, она была значительно удобнее в использовании, и теперь начинающие поль­
зователи могли достаточно быстро освоить незнакомую для них программу.

Excel 5
В начале 1994 года на рынке появилась Excel 5. Эта версия предлагала пользователям

огромное количество новых средств, включая многолистовые книги и новый макроязык
Visual Basic for Application (VBA). Как и предшествующая версия, Excel 5 получала наи­
лучшие отзывы во всех отраслевых изданиях.

38 Часть I. Основные сведения

Рис. 1.1. Исходная версия Excel 2 для Windows. С тех пор программа претерпела
значительные изменения (фотография предоставлена Microsoft Corporation)

Excel 95
Версия Excel 95 (также известная как Excel 7) была выпущена летом 1995 года.

Внешне она напоминала предыдущую (в Excel 95 появилось лишь несколько новых
средств). Однако выход этой версии все же имел большое значение, поскольку в Excel 95
впервые был использован более современный 32-разрядный код. В Excel 95 и Excel 5 ис­
пользовался один и тот же формат файлов.
Excel 97

Версия Excel 97 (также известная как Excel 8) была значительно усовершенствована
по сравнению с предыдущими версиями. Изменился внешний вид панелей инструментов
и меню, справочная система была организована на качественно новом уровне, количест­
во строк рабочей книги увеличилось в четыре раза. Если вы занимаетесь программиро­
ванием макросов, то, вероятно, заметили бы, что рабочая среда VBA была значительно
усовершенствована. В Excel 97 появился новый формат файлов.
Excel 2000

Excel 2000 (также известная как Excel 9) появилась в июне 1999 года. Эта версия ха­
рактеризовалась незначительным расширением возможностей. Немаловажным преиму­
ществом новой версии стала возможность использования HTML в качестве альтернатив­
ного формата файлов. В Excel 2000, конечно же, поддерживался и стандартный двоич­
ный формат файлов, совместимый с Excel 97.

Глава 1. Знакомство с Excel 39

Excel 2002

Версию программы Excel 2002 (также известную как Excel 10 или Excel ХР) выпус­
тили в июне 2001 года. Она составляет часть пакета Microsoft Office ХР. В этой версии
присутствует несколько новых функций, предназначенных, прежде всего, для начинаю­
щих пользователей Excel. Основным нововведением Excel 2002 стала возможность со­
хранения результатов работы в случае аварийного завершения программы и восстанов­
ления файлов поврежденной рабочей книги, над которой вы когда-то работали. В новой
версии Excel появилась также фоновая проверка формул, а также новые инструменталь­
ные средства отладки.

Excel 2003

Excel 2003 (также известная как Excel 11) появилась на рынке в конце 2003 года. Внее
было добавлено немного новых средств. Одной из самых заметных новых функций была
возможность импортировать данные из файлов XML и экспортировать их в эти файлы,
а также отображать данные XML на определенные ячейки рабочего листа. Также в этой
версии была введена концепция списка— особым образом организованного диапазона
ячеек. Обе эти функции стали “кандидатами” на дальнейшее усовершенствование.

Excel 2007

Excel 2007 (также известная как Excel 12) была выпущена в начале 2007 года. Офици­
альное название этой программы — Microsoft Office Excel 2007. Эта версия программы
стала наибольшим прорывом со времен выхода версии Excel 97. Одним из самых замет­
ных нововведений стал новый формат файлов рабочих книг, основанный на технологиях
XML. В то же время остался доступным и старый двоичный формат файлов. Еще одним
заметным новшеством стала лента — новый тип интерфейса пользователя, пришедший
на замену старой системе каскадных меню и панелей инструментов. В дополнение к это­
му была усовершенствована концепция списка, введенная в версии Excel 2003 (теперь
этот способ организации данных стал называться таблицей), улучшен внешний вид диа­
грамм, существенно увеличено количество доступных строк и столбцов на рабочем листе
и добавлено несколько новых функций рабочего листа.

Примечание

В документе XML (extensible Markup Language) данные хранятся в структу­
рированном текстовом формате. Новые форматы файлов на самом деле
представляют собой сжатые папки, содержащие несколько различных фай­
лов XML. По умолчанию расширением файлов рабочих книг Excel является
. x s 1х. Одновременно доступен формат . x s lm , поддерживающий макросы,
двоичный формат с расширением . x l s b и старый формат . x l s .

Excel 2010

Текущая версия, Excel 2010 (другое название— Excel 14), выпущена в начале 2010
года. Куда же подевалась версия 13? Внятных разъяснений от Microsoft нет. Видимо, да­
же такая большая компания, как Microsoft, может быть подвержена предрассудкам.
Большинство пользователей считают, что компания просто решила пропустить несчаст­
ливое число 13.

Версия 2010 содержит все улучшения, введенные в Excel 2007. Кроме того, в нее добавлен
ряд новых средств, о которых будет подробно рассказано в соответствующих главах.

40 Часть I. Основные сведения

Новинка

Ниже перечислены новые средства, добавленные в Excel 2010.

• 64-разрядная версия. Если ваш компьютер 64-разрядный, можете установить
64-разрядную версию Excel 2010. Она позволит создавать рабочие книги больших
размеров. Кроме того, увеличится быстродействие операций, интенсивно загру­
жающих процессор.

• Спарклайны. Небольшие диаграммы, располагаемые в ячейках и графически
представляющие диапазоны данных.

• Срезы сводных таблиц. Новый способ отображения и фильтрации данных всвод-
ных таблицах.

• Средства форматирования сводных таблиц. Добавлены средства, позволяю­
щие изменять внешний вид данных в отчетах сводных таблиц.

• Вкладка Файл. Заменила кнопку Office, которая в Excel 2007 была расположена
влевом верхнем углу экрана. При щелчке на корешке вкладки Файл открывается ок­
но, позволяющее выполнить ряд операций над рабочей книгой, открыть окно
справки, настроить параметры программы, просмотреть свойства документа и т.д.

• Черновой режим диаграмм. Если вы работаете со многими отформатированны­
ми диаграммами, то для повышения производительности можете применить чер­
новой режим их отображения.

• Дополнительные средства условного форматирования. Форматировать ячей­
ки теперь можно с помощью гистограмм данных со сплошной заливкой.

• Улучшение функций. Многие статистические функции усовершенствованы для
повышения точности и достоверности результатов. Старые версии функций по-
прежнему доступны, но перемещены в категорию устаревших.

• Расширенные средства редактирования изображений. Пользователям пре­
доставлено больше контроля над внешним видом изображений, вставленных вра-
бочую книгу.

• Предварительный просмотр вставки. При копировании диапазона команда вставки
предоставляет ряд вариантов действий, включая предварительный просмотр.

• Настройка ленты. Пользователь может добавлять на ленту новые вкладки и группы.

• Редактор формул. Создание и отображение невычисляемых математических вы­
ражений в текстовых полях.

• Повышенное быстродействие. Компания Microsoft существенно изменила вычисли­
тельный драйвер Excel, в результате чего файлы загружаются заметно быстрее.

• Новые средства безопасности. Рабочие книги, загруженные из Интернета или
вложений электронных писем, открываются в режиме защищенного просмотра.
Рабочую книгу можно отметить как безопасную, не загружая ее в специальную
безопасную папку.

• Новая версия надстройки “Поиск решения” . Позволяет найти оптимальное зна­
чение в целевой ячейке с формулой с учетом ограничений на значения в других
ячейках.

• Расширение VBA. Многие операции, в которых использовались макросы XML, те­
перь можно выполнять непосредственно с помощью команд VBA.

Глава 1. Знакомство с Excel 41

Концепция объектной модели

Если вы не первый день знакомы с компьютерами, то вам, скорее всего, приходилось
встречать термин объектно-ориентированное программирование. Под словом объект
подразумевается элемент программы, которым программист может манипулировать. Ра­
ботая в Excel, иногда удобно мыслить именно категориями объектов. При этом совсем не
обязательно быть программистом. Объектно-ориентированный подход поможет вам
увидеть рассматриваемые элементы в перспективе.

Рабочая среда Excel содержит следующие объекты:

• программу Excel;

• рабочую книгу Excel;

• электронную таблицу в рабочей книге;

• диапазоны на рабочих листах;

• кнопку на рабочем листе;

• элемент списка на пользовательской форме;

• лист диаграммы;

• диаграмму на листе;

• ряды диаграммы.

Обратите внимание на иерархию объектов. Объект Excel содержит объекты рабочих
книг, в которых находятся объекты таблиц. Объекты таблиц, в свою очередь, содержат
объекты диапазонов. Эта иерархия называется объектной моделью Excel. Другие про­
граммные продукты Microsoft имеют собственные объектные модели. Концепция объект­
ной модели играет важную роль при разработке макросов VBA. Но даже если вы не соби­
раетесь работать с макросами, навыки мышления на уровне объектов вам пригодятся.

Рабочие книги

Основным документом Excel является рабочая книга. Все, что вы делаете в Excel,
происходит именно в рабочей книге.

Начиная с версии Excel 2007 файлы рабочих книг фактически являются сжатыми
папками. Если вы когда-либо открывали файл с расширением . z i p , то, наверное, уже
знакомы с концепцией сжатия. Внутри файла . z i p хранится несколько файлов, в кото­
рых находится вся информация рабочей книги, в том числе диаграммы, макросы, форма­
тирование и данные ячеек.

Рабочая книга Excel может содержать любое количество листов (их количество огра­
ничено только объемом памяти). Существует четыре типа листов:

• рабочие листы;

• листы диаграммы;

• листы макросов Excel 4.0 (устаревшие, но все еще поддерживаемые);

• листы диалоговых окон Excel 5.0 (также устаревшие, но все еще поддерживаемые).

Можно открыть любое количество книг (каждую в отдельном окне), но активной кни­
гой в текущий момент может быть только одна из них. Аналогично, только один лист книги
может быть активным листом. Для того чтобы активизировать другой лист, щелкните на

42 Часть I. Основные сведения

соответствующей вкладке, которая расположена в нижней части окна, нажмите <Ctrl+PgUp>
(чтобы активизировать следующий лист) или <Ctrl+PgDn> (чтобы активизировать преды­
дущий лист). Если нужно изменить имя листа, щелкните на соответствующей вкладке два­
жды и введите новое имя. Щелкнув на вкладке правой кнопкой мыши, вы откроете контек­
стное меню, с помощью которого осуществляются дополнительные операции с листами.

Вы можете скрыть окно книги. Для этого выберите команду Вид^Окно1^Скрыть
окно. Скрытое окно книги остается открытым, но невидимым. При необходимости
скрытое окно можно снова развернуть на экране. Одна и та же книга может отображать­
ся в нескольких окнах; при этом в разных окнах могут отображаться разные диапазоны
ячеек. Чтобы создать еще одно окно, выберите команду Вид^Окно^Новое окно.

Рабочий лист

Наиболее распространенный тип листа — это рабочий лист. Его мы чаще всего под­
разумеваем, говоря об электронной таблице. Каждый рабочий лист Excel 2010 имеет
16 384 столбцов и 1 048 576 строк. После многих лет запросов сообщества пользовате­
лей компания Microsoft наконец-то соблаговолила существенно увеличить число доступ­
ных строк и столбцов.

Примечание

Рабочие листы версий программы, предшествовавших Excel 2007, поддер­
живали только 256 столбцов и 65 536 строк. Если открыть такой файл, Ex­
cel 2010 перейдет в режим совместимости с предыдущими версиями, и вы
сможете работать с рабочим листом такого размера. Чтобы расширить та­
кой рабочий лист до новых размеров, вам придется сохранить файл в фор­
мате Excel 2010, затем закрыть рабочую книгу и снова открыть ее.

Насколько велик рабочий лист

Довольно интересно на минутку остановиться и поразмыслить над тем, насколько ве­
лик рабочий лист. Выполните простую арифметическую операцию 16 384x1 048 576 и вы
получите результат 17 179 869 184— именно такое количество ячеек содержит рабочий
лист. Заметим, что в одной рабочей книге может содержаться много таких листов.

Если вы используете разрешение экрана 1600x1200, одновременно на экране вы
сможете увидеть 24 столбца и 49 строк, т.е. 1 176 ячеек. Это всего 0,0000068% рабоче­
го листа. Другими словами, на одном рабочем листе содержится более 14,6 миллионов
экранов информации. Если вводить в каждую ячейку всего одну цифру и затрачивать на
это около одной секунды, то на заполнение всего рабочего листа вам потребуется бо­
лее 500 лет. После этого для вывода на печать результата этой многовековой работы
вам потребуется около 36 миллионов листов бумаги — стопка высотой около 4 кило­
метров (около 10 небоскребов Empire State Building, поставленных друг на друга).

Основное преимущество использования нескольких рабочих листов состоит не в том,
чтобы предоставить в ваше распоряжение больше ячеек, а, скорее, в повышении эффек­
тивности организации рабочей среды. В те далекие времена, когда файл электронной
таблицы состоял из одного листа, разработчикам приходилось тратить немало времени
и сил на то, чтобы должным образом разместить информацию в таблице. В настоящее
время можно хранить информацию на любом количестве листов и в любой момент полу­
чать доступ к таблице.

Глава 1. Знакомство с Excel 43

Вы имеете полный контроль над видимыми размерами ячеек, можете даже скрывать
их. Содержимое ячеек может отображаться как вертикально, так и под заданным углом.
Ячейка может содержать несколько строк. Кроме того, ячейки можно объединять, полу­
чая таким образом одну большую ячейку.

Примечание

По умолчанию каждая новая рабочая книга состоит из трех рабочих листов.
Добавить новый рабочий лист можно в любой момент, поэтому начинать но­
вую книгу с трех рабочих листов нет необходимости. Можно изменить уста­
новленное по умолчанию количество листов таким образом, чтобы каждая
новая книга состояла всего из одного рабочего листа. Для этого выберите
команду Файл^Параметры Excel, перейдите во вкладку Общие и измените
значение в поле Число листов.

Листы диаграмм

Лист диаграммы состоит из одной диаграммы. Многие пользователи предпочитают
создавать вместо листов диаграмм внедренные диаграммы, которые хранятся на графи­
ческом слое обычного рабочего листа с данными. Разумеется, вовсе не обязательно ис­
пользовать листы диаграмм, однако с их помощью проще распечатать диаграмму на от­
дельной странице, что особенно важно при подготовке презентаций. Внедренные (или
плавающие) диаграммы описаны далее.

Листы макросов и диалоговых окон

Лист макросов Excel 4.0 (также известен как лист макросов XLM) на самом деле
представляет собой обычный рабочий лист, но имеющий некоторые параметры, уста­
новленные по умолчанию. XLM — это система макросов, использовавшаяся в Excel вер­
сии 4.0. Данная система в версии 5.0 была заменена языком VBA, поэтому в мы не будем
уделять ей внимание.

Лист диалогового окна Excel 5.0 представлял собой сетку рисования, способную со­
держать текст и элементы управления. В версиях Excel 5 и Excel 95 они использовались
для создания пользовательских диалоговых окон. Пользовательские формы, введенные
в версии Excel 97, заменили эти типы листов.

Интерфейс пользователя Excel 2010

Интерфейс пользователя (User Interface, UI) — это совокупность средств, с помо­
щью которых конечный пользователь взаимодействует с компьютерной программой.
Пользовательский интерфейс состоит из таких элементов, как лента, контекстные меню,
диалоговые окна, панели инструментов, комбинации клавиш, а также функций, обеспе­
чивающих операции перетаскивания.

Новый интерфейс пользователя

Практически во все программах под Windows, с которыми вам приходилось сталки­
ваться, использовался стандартный интерфейс с меню и панелями инструментов. Они
находились в верхней части окна программы, при этом меню содержало практически все
доступные в программе команды. Под меню находилась одна или несколько панелей ин­

44 Часть I. Основные сведения

струментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым коман­
дам. Для Excel и большинства других программ пакета Microsoft Office время существо­
вания меню и панелей инструментов закончилось.

Новый интерфейс пользователя Excel состоит из ленты, кнопки Файл и панели быст­
рого доступа.

Лента

Лента представляет собой основной элемент интерфейса Excel. Она заменила собой
систему меню и большинство панелей инструментов, существовавших в предыдущих
версиях. Это самое значительное отступление от стандартного интерфейса, свойственно­
го Windows-программам.

Все в одном месте
Компания Microsoft приняла к сведению то, что число команд, содержащихся в ста­

рой системе меню и панелей инструментов, стало настолько велико, что возникла на­
сущная потребность в новом типе пользовательского интерфейса. Одной из главных це­
лей создания ленты было предоставить пользователю место, где он мог бы найти средст­
ва определенного назначения. Все наиболее часто используемые в Excel команды теперь
содержатся на ленте (или в открывающихся с ее помощью диалоговых окнах). Компании
Microsoft удалось поместить на ленту большинство доступных команд, из-за чего она
стала огромной и сложной системой.

Несмотря на то что лента появилась уже несколько лет назад (в Office 2007), она все
еще вызывает противоречивые чувства. Некоторые пользователи ненавидят ее, а другие
страстно любят. Неприязнь части пользователей к ленте доходит до того, что они не пе­
рестают искать надстройки к Excel, которые обеспечили бы отображение традиционных
меню и панелей инструментов. Не прекращается поток петиций в Microsoft с требова­
ниями восстановить прежний интерфейс. Тем не менее лента осталась и, видимо, оста­
нется навсегда. Когда вы к ней привыкнете, вам будет легче работать с ней, чем с меню
и панелями инструментов.

Примечание

Некоторые команды все же не поместились на ленте, и у вас может сложиться
впечатление, будто их не стало. Однако вся хитрость заключается в том, что
они существуют, но пользователю нужно знать, где их искать. Щелкните пра­
вой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите в контекстном ме­
ню пункт Настройка панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно со
списком команд, которые можно разместить на панели быстрого доступа. Не­
которые из этих команд недоступны ни в каком другом месте интерфейса
пользователя. Можно также добавить команды на ленту. Для этого щелкните
правой кнопкой мыши на ленте и выберите пункт Настройка ленты.

Вкладки, группы и инструменты
Лента представляет собой место размещения инструментов, расположенное в верхней

части окна программы. Размер по вертикали ленты составляет примерно три высоты
старой стандартной панели инструментов. Лента содержит несколько вкладок, в том чис­
ле Главная, Вставка, Разметка страницы и некоторые другие. В каждой из вкладок
содержится несколько групп, в каждой из которых собраны родственные инструменты.

Глава 1. Знакомство с Excel 45

Кпримеру, во вкладке Главная вы найдете группы Буфер обмена, Шрифт и Выравни­
вание и др.

Значки команд (инструментов), которые вы встретите во вкладках и группах ленты,
аналогичны тем, которые существовали на панелях инструментов старых версий програм­
мы, с одним существенным отличием: они имеют разные размеры. Инструменты, исполь­
зуемые чаще, больше по размерам, чем те, которые используются реже. Например, поло­
вину группы Буфер обмена занимает большой значок Вставить, а инструменты Выре­
зать, Копировать и Формат по образцу по размеру значительно меньше. Компания
Microsoft определила, что именно команда вставки используется чаще остальных.

Лента и все ее элементы динамически изменяют свои размеры при изменении разме­
ров окна Excel по горизонтали. В небольших окнах инструменты сворачиваются в сжа­
тые группы и вкладки. Таким образом, даже в небольших окнах Excel все инструменты
ленты остаются доступными — просто для доступа к ним придется пару раз дополни­
тельно щелкнуть мышью.

На рис. 1.2 показана вкладка Главная: динамика трех постепенно уменьшающихся
по горизонтали размеров.

Рис. 1.2. Лента динамически уменьшается в размерах в зависимости от размеров по горизон­
тали окна Excel

Навигация
Навигацию по ленте легче всего осуществлять с помощью мыши. Щелкните на

вкладке, а затем — на нужном инструменте. Если вы предпочитаете использовать кла­
виатуру, эту возможность компания Microsoft для вас сохранила. Нажав клавишу <Alt>,
вы увидите под вкладками буквы “горячих” клавиш, с помощью которых можно будет их
“открыть”. В открывшейся вкладке будут отображены горячие клавиши, соответствую­
щие конкретным командам. При нажатии клавиши будет выполнена соответствующая
команда. Нажатие клавиши <Esc> отменяет предыдущее нажатие клавиши.

К примеру, нажатие клавиш <Ак+Я+И+1+Ж> (<Alt+H+B+B>) приведет к добавле­
нию границы в нижней части выделенного фрагмента. В данном случае клавиша <Alt>

46 Часть I. Основные сведения

включает отображение горячих клавиш, <Я> обеспечивает переход во вкладку Главная,
<И+1> открывает меню выбора типа рамки, а <Ж> позволяет выбрать одинарную рамку
вдоль нижней границы. Следует заметить, что при нажатии букв горячих клавиш не обя­
зательно удерживать клавишу <Alt>.

Контекстные вкладки
Лента содержит несколько вкладок, которые отображаются только тогда, когда в них

возникает потребность. Обычно они отображаются тогда, когда на рабочем листе выде­
лен элемент или диапазон со специфичными характеристиками (например, диаграмма
или сводная таблица.) Типичным примером является контекстная вкладка Средства ри­
сования. Если выделить фигуру или объект WordArt, эта вкладка становится видимой
и активной. В ней содержится множество инструментов, которые применимы только к
фигурам (например, средства форматирования фигур).

Экранные подсказки и значки диалоговых окон

Если поместить указатель мыши над некоторым значком, будет отображена экранная
подсказка, описывающая команду, которая запускается в результате щелчка на значке.
Внастоящей версии экранные подсказки больше по размерам и содержат больше инфор­
мации, чем их собратья в предыдущих версиях.

В правом нижнем углу некоторых групп находится маленький значок в виде квадра­
тика со стрелкой, направленной в нижний правый угол. Щелчок на этом значке приводит
к открытию диалогового окна, связанного с данной группой. Пользователям предыдущих
версий Excel эти окна хорошо знакомы — большинство из них осталось в прежнем виде.
Некоторые значки приводят к открытию одних и тех же окон, но с разными активными
вкладками. К примеру, щелчок на таком значке в группе Шрифт приводит к открытию
окна Формат ячейки с активной вкладкой Шрифт, а в группе Выравнивание — к от­
крытию того же окна, но уже с активной вкладкой Выравнивание. Теперь интерфейс
ленты позволяет использовать диалоговые окна гораздо реже, поскольку большую часть
того, что можно сделать в этих окнах, выполняется непосредственно на ленте.

Галереи и оперативный просмотр
Галерея представляет собой набор инструментов, внешне выглядящих так, как и резуль­

тат их применения. Если вы использовали предыдущие версии Excel, то, наверное, замети­
ли, что названия шрифтов в раскрывающемся списке панели инструментов форматирова­
ния были отображены с помощью именно этих шрифтов. Галереи в значительной мере
расширили эту функциональность. К примеру, в галерее Стили не только перечислены на­
звания стилей, но и отображены примеры форматирования в указанных стилях.

Галереи дают представление о том, как обычно выглядят объекты при выборе соот­
ветствующего инструмента, тогда как оперативный просмотр предоставляет пользова­
телю возможность увидеть, как будет выглядеть конкретный объект, который он собира­
ется обработать. Если поместить указатель мыши над соответствующим элементом гале­
реи, выделенный фрагмент приобретет вид, который он будет иметь после применения
соответствующего форматирования.

Вкладка Файл

Большая круглая кнопка Office, которая была в Excel 2007, в Excel 2010 заменена
вкладкой Файл. При щелчке на корешке вкладки Файл открывается окно, показанное

Глава 1. Знакомство с Excel 47

на рис. 1.3. В нем можно выполнять большинство операций над документом Excel, таких
как создание рабочей книги, открытие и сохранение файлов, печать и т.д.

Рис. 1.3. Содержимое вкладки Файл

На левой панели вкладки Файл приведен список категорий (часто их тоже называют
вкладками). Например, при щелчке на категории Последние открывается список откры­
вавшихся документов со значками рядом с каждым элементом списка. С помощью знач­
ка документ можно закрепить в верхней части списка, где он будет оставаться независи­
мо от того, сколько других файлов было открыто или закрыто.

В нижней части списка категорий приведен пункт Параметры. При щелчке на нем
открывается диалоговое окно Параметры Excel, предназначенное для настройки рабо­
чей среды Excel.

Контекстные меню и мини-панель инструментов

Программа Excel также вооружена добрым десятком контекстных меню. Эти меню
открываются при щелчке правой кнопкой после выделения одного или нескольких объек­
тов. Содержание этих меню зависит от контекста. Другими словами, открывающееся ме­
ню зависит от того, где находился указатель мыши во время щелчка правой кнопкой. Вы
можете щелкнуть правой кнопкой практически где угодно: в ячейке, на границе столбца
и строки, в заголовке рабочей книги и т.д.

При щелчке правой кнопкой на некоторых объектах наряду с контекстным меню от­
крывается и мини-панель инструментов. Это плавающая панель инструментов, содер­
жащая десяток самых популярных команд форматирования, полезных в данной ситуа­
ции. На рис. 1.4 показано контекстное меню и мини-панель инструментов, открываемые
при щелчке правой кнопкой на выделенном диапазоне ячеек.

48 Часть I. Основные сведения

Рис. 1.4. При щелчке правой кнопкой на диапазоне ячеек открывается контекстное меню и ми­
ни-панель инструментов

Настройка пользовательского интерфейса

Панель быстрого доступа содержит набор инструментов, состав которых можно на­
строить. По умолчанию эта панель содержит три инструмента: Сохранить, Отменить
и Вернуть. Если некоторую команду ленты вы используете особенно часто, щелкните на
ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Добавить на панель
быстрого доступа. Можно внести и другие изменения в панель быстрого доступа. Для
этого используется вкладка Панель быстрого доступа диалогового окна Параметры
Excel. Чтобы открыть эту вкладку, щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого
доступа и выберите в контекстном меню пункт Настройка панели быстрого доступа.

В Excel 2010 добавлены средства изменения ленты. Они приведены во вкладке На­
стройка ленты диалогового окна Параметры Excel. Изменить ленту можно следую­
щими способами:

• добавление новой вкладки;
• добавление новой группы в существующую вкладку;
• добавление команды в группу;
• удаление группы из вкладки;

Глава 1. Знакомство с Excel 49

• удаление команды из пользовательской группы;
• изменение последовательности вкладок;
• изменение последовательности групп во вкладке;
• изменение названия вкладки;
• изменение названия группы;
• перенос группы в другую вкладку;
• восстановление исходного состояния ленты.
Как видите, список того, что можно сделать, довольно длинный. Но все же есть опе­
рации, которые нельзя выполнить:
• удаление встроенной вкладки (впрочем, ее можно скрыть);
• удаление команды из встроенной группы;
• изменение последовательности команд во встроенной группе.

Смарт-теги

.Смарт-тег — это небольшой значок, который автоматически отображается на рабо­
чем листе после выполнения некоторых действий. Щелчок на этом значке приводит
к открытию меню, содержащего несколько команд.

К примеру, если вы скопировали и вставили диапазон ячеек, Excel отображает смарт-
тег под вставляемым диапазоном (рис. 1.5). В Excel встроено также много других смарт-
тегов; некоторые смарт-теги поставляются сторонними производителями.

Рис. 1.5. Этот смарт-тег отображается при вставке скопиро­
ванного диапазона ячеек

Панель задач

В версии Excel 2002 была впервые представлена панель задач. Это элемент интер­
фейса пользователя, который обычно прикрепляется к правой границе окна Excel (при

50 Часть I. Основные сведения

желании вы можете перетащить ее в другое место). Панель задач используется для мно­
жества целей, в том числе для отображения буфера обмена Office, обеспечения помощи
в исследованиях, отображения полей сводной таблицы и данных XML. На рис. 1.6 пока­
зана панель задач, открываемая при вставке клипов.

Рис. 1.6. Панель задач Картинка позволяет выполнять поиск
и вставку изображений

Перетаскивание данных

Функция перетаскивания данных графического интерфейса программы позволяет
свободно перемещать объекты, расположенные на рабочем листе. Нажатие клавиши
<Ctrl> при перемещении объекта приводит к его копированию. Перетаскивать можно та­
кие объекты, как фигуры, внедренные диаграммы, объекты SmartArt и т.д.

Excel позволяет также перетаскивать ячейки и диапазоны. И в этом случае нажатие
клавиши <Ctrl> при перетаскивании приводит к копированию.

Примечание

Возможность перетаскивания ячеек можно отключить. Для этого откройте
диалоговое окно Параметры Excel, перейдите во вкладку Дополнительно ив-
разделе Параметры правки снимите флажок Разрешить маркеры заполнения
и перетаскивание ячеек.

Комбинации клавиш

Наряду с горячими клавишами, используемыми для навигации по ленте, Excel пред­
лагает множество других комбинаций клавиш для непосредственного выполнения ко­
манд. Например, скопировать выделенные элементы в буфер обмен можно, нажав
<Ctrl+C>. Если вы начинающий пользователь Excel или же просто хотите научиться ра­
ботать эффективнее, воспользуйтесь справочной системой Excel. Справочная система
содержит описание полезных комбинаций клавиш, используемых для быстрого выпол­
нения команд в электронной таблице.

Глава 1. Знакомство с Excel 51

Для упрощения перехода с предыдущих версий на Excel 2010 компания Microsoft вклю­
чила возможность использования горячих клавиш Excel 2003. Работа многих пользователей
Excel, привыкших к навигации по старой системе меню с помощью горячих клавиш, поте­
ряет свою эффективность, если им придется полагаться исключительно на новую ленту.
Если нажать клавишу <Alt> одновременно с какой-либо буквой, не являющейся частью
ленты, но приводившую к выполнению какой-либо команды в Excel 2003, в верхней части
окна Excel откроется экранная подсказка (рис. 1.7). Если после этого нажать клавишу <R>,
вданном случае будет открыто диалоговое окно консолидации данных.

Рис. 1.7. Нажатие комбинации клавиш <Alt+L> приводит к отображе­
нию экранной подсказки

Настройка отображения элементов интерфейса

Excel предоставляет вам возможность решать, какие элементы интерфейса (строка со­
стояния, строка формул, панели инструментов и т.д.) следует отображать на экране. На­
пример, если вы выберете команду Вид^Режимы просмотра книги^Полноэкранный
режим, то избавитесь от всех дополнительных элементов, что позволит обозревать макси­
мальное количество данных рабочего листа. Кроме данных таблицы будет отображаться
только строка заголовка программы. Когда потребуется выйти из полноэкранного режима
вобычный, просто нажмите клавишу <Esc> или щелкните правой кнопкой и выберите в кон­
текстном меню пункт Вернуть обычный режим. Можно также нажать клавиши <Ctrl+Fl>,
чтобы скрыть или отобразить ленту.

Настраивать можно также строку состояния, расположенную в нижней части экрана.
Щелкните на ней правой кнопкой, и вы увидите массу информации, которая может ото­
бражаться в строке состояния.

Прочие параметры интерфейса можно настроить во вкладке Дополнительно диало­
гового окна параметров программы.

Ввод данных в ячейки

Вводить данные в ячейки Excel достаточно просто. Программа интерпретирует каж­
дый вводимый элемент как один из следующих объектов:

• значение (включая дату и время);

• текст;

• булево значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ);

• формула.