Глава 18. Сводные таблицы 463
Можно создать любое количество групп, и даже объединить их в более общие группы.
Компакт-диск list.x lsx
Демонстрируемые примеры содержатся в файле e m p lo y e e
( C h a p te r i8 _ R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Просмотр сгруппированных данных
Excel предлагает массу вариантов отображения сводных таблиц, и вы вольны экспе
риментировать с этими параметрами при использовании групп. Все команды формати
рования содержатся в контекстной вкладке Работа со сводными таблицами1^Конст
руктор. Для выбора этих параметров не существует никаких правил. Немного поэкспе
риментируйте и добейтесь подобающего внешнего вида сводной таблицы. В дополнение
можете попробовать применить разные стили сводных таблиц, как с чередующимися
столбцами и строками, так и без. Правильно выбранный стиль в большинстве случаев
улучшает читабельность сводной таблицы.
На рис. 18.22 показаны сводные таблицы, в которых используются различные пара
метры отображения промежуточных и общих итогов, а также стили.
Рис. 18.22. Сводные таблицы с разными параметрами форматирования и итогов
Примеры автоматической группировки
Когда некоторое поле содержит числа, даты или время, Excel может автоматически соз
давать группы. Два примера, приведенные в настоящем разделе, демонстрируют автомати
ческую группировку.
464 Часть V. Полезные методики применения формул
Группировка по дате
На рис. 18.23 показана часть обычной таблицы, содержащей два поля: Д а т а и
Продажи. Эта таблица содержит 730 строк и охватывает диапазон дат от 1 января 2009 го
да до 31 декабря 2010 года. Требуется обобщить данные о продажах по месяцам.
На рис. 18.24 показана часть сводной таблицы, созданной на основе этих данных. По
ле Д а т а находится в области Названия строк, а поле П родаж и — в области Значения.
Не удивительно, что сводная таблица выглядит точно так же, как и исходные данные, по
скольку даты еще не были сгруппированы.
Рис. 18.23. Сводную таблицу мож Рис. 18.24. Сводная таблица до группи
но использовать для обобщения ровки по месяцам
объемов продаж по месяцам
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры содержатся в
файле s a l e s b y d a t e . x l s x ( C h a p t e r l 8 _
r u s . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Для группировки элементов по месяцам выделите лю Рис. 18.25. С помощью диалого
бую дату и выберите команду Работа со сводными вого окна Группирование мож
таблицами^Параметры^Группировать^Группировк но сгруппировать элементы свод
а по полю или щелкните правой кнопкой на поле и выбе ной таблицы по датам
рите в контекстном меню команду Группировать. От
кроется диалоговое окно, показанное на рис. 18.25.
В поле с шагом выделите элементы Месяцы и Годы;
при этом проверьте правильность начальной и конечной
дат. Щелкните на кнопке ОК. Элементы Дата в сводной
таблице будут сгруппированы по годам и месяцам, после
чего таблица примет вид, показанный на рис. 18.26.
Глава 18. Сводные таблицы 465
Примечание
Если в диалоговом окне Группирование выбрать только элемент Месяцы,
одинаковые месяцы разных лет будут объединены. К примеру, в строке
Январь будут сведены данные о продажах за два января 2005 и 2006 года.
На рис. 18.27 показано еще одно представление тех же данных, однако в этом случае
группировка выполнена по годам и кварталам.
Рис. 18.26. Сводная таблица после группи- Рис. 18.27. В этой сводной таблице
ровки по годам и месяцам показаны данные о продажах за раз
ные годы и кварталы
Группировка по времени
На рис. 18.28 в столбцах А и В рабочего листа показаны данные, считанные с некото
рого датчика на протяжении суток с интервалом в одну минуту. Всего данная таблица
содержит 1440 строк. В сводной таблице эти данные обобщены по часам.
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры содержатся в файле h o u r l y r e a d i n g s . x l s x
( c h a p t e r i 8 _ R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Для создания сводной таблицы, показанной на рисунке, были использованы следую
щие настройки.
• В области значений содержится три экземпляра поля Ч тен и е. Использовано диа
логовое окно Параметры поля значений для обобщения первого экземпляра по
ля по среднему, второго— по минимальному и третьего— по максимальному
значению.
• Поле Врем я помещено в область Названия строк; при этом в диалоговом окне
Группирование выполнена группировка по часам.
466 Часть V. Полезные методики применения формул
Рис. 18.28. Сводная таблица, сгруппированная по часам
Распределение частот
Excel предлагает множество способов создания табли
цы распределения частот, однако ни один из них по про
стоте не может соревноваться со сводными таблицами. На
рис. 18.29 показана часть таблицы с результатами тести
рования 221 студента. Требуется определить количество
студентов, попавших в каждый из десятибалльных диапа
зонов (1-10, 11-20 и т.д.).
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры содержатся в фай
ле t e s t s c o r e s . x l s x ( C h a p t e r l8 _ R U S .x slx )
на прилагаемом компакт-диске.
Сводная таблица достаточно проста: Рис. 18.29. Исходная таблица с
• поле Б а л л перенесено в область Названия строк результатами тестирования сту
дентов
(с группировкой);
• второй экземпляр поля Б а л л помещен в область
Значения (с обобщением по количеству).
В диалоговом окне Группирование сгенерированы диапазоны по 10 баллов, начиная
с 1 и заканчивая 100.
Глава 18. Сводные таблицы 467
Примечание
По умолчанию Excel не отображает элементы с нулевыми значениями. В пред
ставленном примере нет результатов теста с баллами ниже 21. По этой причи
не диапазоны 1-10 и 11-20 скрыты. Чтобы изменить такой режим работы, от
кройте диалоговое окно Параметры сводной таблицы, перейдите во вкладку
Вывод и установите флажок Показывать элементы без данных в строках.
На рис. 18.30 показана сводная таблица распределения тестовых баллов, а также
сводная диаграмма, созданная с помощью команды Работа со сводными таблицами1^
Параметры^Сервис^Сводная диаграмма.
Рис. 18.30. Сводная таблица и диаграмма показывают распределение тестовых баллов
Примечание
В данном примере для автоматического создания групп было использовано
диалоговое окно Excel Группирование. Вручную можно создать нестандарт
ные, не равные по размеру группы. К примеру, для определенных диапазо
нов баллов можно назначить символьные оценки. Выделите строки для пер
вой группы, а затем выберите в контекстном меню пункт Группировать. По
вторите это действие для каждой из создаваемых групп. После этого
можете присвоить созданным группам смысловые имена.
Создание вычисляемых полей и элементов
Пожалуй, самым запутанным вопросом в отношении сводных таблиц является созда
ние в них вычисляемых полей и вычисляемых элементов. Большинство пользователей
стараются избегать использования в сводных таблицах вычисляемых полей и элементов.
В то же время данная функция может оказаться достаточно полезным подспорьем в ра
боте; к тому же, если вы поймете ее работу, то увидите, что она не такая уж и сложная.
Прежде всего, приведем основные понятия.
• Вычисляемое поле. Это новое поле, создаваемое на основе других полей сводной
таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабо
чего листа, лучшей альтернативой будет добавить вычисляемое поле в саму эту
базу и ввести в него соответствующую формулу. Вычисляемое поле может нахо
диться только в области Значения сводной таблицы — его нельзя помещать в об
ласти Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы.
468 Часть V. Полезные методики применения формул
• Вычисляемый элемент. Такой элемент использует содержимое других элемен
тов в пределах поля сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы
является база данных рабочего листа, в качестве альтернативы в ней можно соз
дать дополнительные строки и вставить в них формулы, основанные на сущест
вующих строках. Вычисляемый элемент может находиться в областях Названия
строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы — в области Значения его ис
пользовать нельзя.
Формулы, применяемые для создания вычисляемых полей и элементов, не являются
стандартными формулами Excel. Другими словами, эти формулы не вводятся в ячейки —
для их ввода используется специальное диалоговое окно. Эти формулы хранятся вместе
с другими Данными сводной таблицы.
В примерах, приведенных в этом разделе, используется таблица базы данных рабоче
го листа, показанная на рис. 18.31. Таблица содержит 5 полей и 48 записей. Каждая за
пись представляет информацию о месячных продажах некоторого торгового представи
теля. Например, Эльза, торговый представитель в северном региоде, продала за январь
239 единиц продукции на общую сумму 23049 долларов.
Рис. 18.31. На основе этих данных продемонст
рированы возможности вычисляемых полей и
элементов
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры содержатся в файле c a l c u l a t e d f i e l d s and
i t e m s . x l s x (C h ap te rl8_R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
На рис. 18.32 показана простая сводная таблица, созданная на основе этих данных.
В ней показаны объемы продаж (область Значения), сгруппированные по месяцам
(область Названия строк) и торговым представителям (область Названия столбцов).
Глава 18. Сводные таблицы 469
Рис. 18.32. Эта простая сводная таблица создана на основе
данных о продажах
В представленных далее примерах продемонстрировано следующее:
• создание вычисляемого поля для определения средней стоимости единицы про
дукции;
• создание вычисляемого элемента для нахождения общей суммы по кварталам.
Создание вычисляемого поля
Поскольку сводная таблица является рсобым типом диапазона данных, в нее нельзя
вставлять строки или столбцы. Это означает, что нельзя вставить формулы, которые бы
производили расчеты на основе данных, содержащихся в сводной таблице. Для этой це
ли следует создавать специальные вычисляемые поля. Вычисляемое поле содержит вы
числения, в которых задействованы другие поля.
Вычисляемое поле обычно используется в качестве средства отображения в
сводной таблице новой информации. По существу, оно выступает альтернативой
создания нового столбца в исходной базе данных. В большинстве случаев проще
вставить новый вычисляемый столбец в источник данных, однако при этом источник
данных должен быть доступен. Как правило, вычисляемые поля сводных таблиц ис
пользуют, когда доступ к источнику данных ограничен, — например, когда источ
ником является внешняя база данных.
Примечание
Вычисляемые поля можно использовать только в области Значения сводной
таблицы. В областях Названия столбцов, Названия строк и Фильтр отчета ис
пользовать их нельзя.
Для примера предположим, что требуется вычислить среднюю стоимость единицы
продукции. Данная величина может быть найдена путем деления значения поля
Продажи на значение поля Е диниц п р о д а н о . Результат должен находиться в новом
поле сводной таблицы (в вычисляемом поле).
Чтобы создать вычисляемое поле, содержащее результат деления значений поля
Продажи на значения поля Е д и н и ц п р о д а н о , используйте следующую процедуру.
470 Часть V. Полезные методики применения формул
1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
2. Выберите команду Работа со сводными таблицами^Параметры^Вычисле-
ния>=>Поля, элементы и наборы^Вычисляемое поле.
3. В открывшемся диалоговом окне (рис. 18.33) введите описательное имя поля и
нужную формулу. Формула может содержать функции рабочего листа и другие
поля источника данных. В примере мы назовем поле С р ед н я я ц е н а и введем
следующую формулу:
= П р одаж и /1Единиц продан о 1
Рис. 18.33. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля
4. Щелкните на кнопке Добавить, и новое поле будет добавлено в список.
5. Щелкните на кнопке О К, чтобы закрыть диалоговое окно.
Примечание
Формулу можно записать вручную, воспользовавшись клавиатурой или два
жды щелкнув на элементе списка Поля. При двойном щелчке элемент пере
носится в поле Формула. Так как в имени поля Единиц продано есть пробел,
Excel заключает его в одиночные кавычки.
Программа Excel добавляет созданное вычисляемое поле в область Значения свод
ной таблицы (оно также появится на панели списка полей). С ним можно обращаться так
же, как и с любым другим полем, за одним исключением: его нельзя переместить в об
ласть Фильтр таблицы, Названия строк или Названия столбца — оно должно оста
ваться в области Значения.
На рис. 18.34 показана часть сводной таблицы после добавления в нее вычисляемого
поля. В новом поле отображается средняя стоимость единицы продукции для каждого
торгового представителя.
Совет
Используемые формулы могут содержать функции рабочего листа, однако
последние не должны ссылаться на ячейки или именованные диапазоны.
Вставка в сводную таблицу вычисляемого элемента
В предыдущем разделе был описан процесс создания вычисляемого поля. Excel также
позволяет создать для поля сводной таблицы вычисляемый элемент. Напомним, что соз
дание вычисляемого поля сводной таблицы является альтернативой вставке в источник
Глава 18. Сводные таблицы 471
данных нового поля. С другой стороны, вычисляемый элемент сводной таблицы является
альтернативой добавления в источник данных новой строки, содержащей формулы, ссы
лающиеся на другие строки.
Рис. 18.34. Вданной сводной таблице используется вычисляемое поле
В рассматриваемом примере созданы четыре вычисляемых элемента, содержащие
комиссионные за квартальные объемы продаж согласно следующей схеме:
• квартал 1 — 10% от объема продаж за январь, февраль и март;
• квартал 2 — 11% от объема продаж за апрель, май и июнь;
• квартал 3 — 12% от объема продаж за июль, август и сентябрь;
• квартал 4 — 12,5% от объема продаж за октябрь, ноябрь и декабрь.
Примечание
Модификация источника данных для получения этой информации потребо
вала бы вставки шестнадцати новых строк, содержащих формулы. Таким
образом, в данном примере создание вычисляемых элементов представля
ет собой значительно более легкую задачу.
Для создания вычисляемого элемента комиссионных за первый квартал выполните
следующие действия.
1. Переместите курсор ячейки в область Названия строк или Названия столбцов
сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таблицами^Па-
раметры«=>Вычисления«=>Поля, элементы и наборы^Вычисляемый объект.
2. В открывшемся окне в соответствующих полях введите имя элемента и формулу
(рис. 18.35). В формуле можно использовать элементы других полей, но не функ
ции рабочего листа. В нашем примере именем элемента является К ом иссия 1
кв ., а формула имеет следующий вид:
= 1 0 % * ( Янв+Фев+Мар)
3. Щелкните на кнопке Добавить.
4. Повторите пп. 2-3 для создания трех остальных вычисляемых элементов, исполь
зуя следующие формулы:
472 Часть V. Полезные методики применения формул
• комиссия 2 кв.=11%*(Апр+Май+Июн);
• комиссия 3 кв.=12%*(Июл+Авг+Сен);
• комиссия 4 кв.=12,5%*(Окт+Ноя+Дек).
5. Щелкните на кнопке О К, чтобы закрыть диалоговое окно.
Рис. 18.35. Диалоговое окно вставки вычисляемого
элемента
Примечание
Вычисляемые элементы, в отличие от вычисляемых полей, не отображаются
на панели списка полей.
Предупреждение
При использовании в сводной таблице вычисляемых элементов лучше
отключить строку итогов, чтобы избежать двойного суммирования.
В представленном примере комиссионные также включаются в общий
итог продаж (что не логично), так что для их отключения выберите ко
манду Работа со сводными таблицами^Конструктор^Макет^Общие ито-
ги^Включить только для строк.
После создания вычисляемых элементов они будут отображаться в сводной табли
це. На рис. 18.36 показана сводная таблица после добавления вычисляемых элементов.
Обратите внимание, что по умолчанию вычисляемые элементы добавляются в конец
списка. Однако при желании можно перетащить вычисляемые строки и заголовки в
другое место. Альтернативой является создание для вычисляемых элементов отдель
ных групп. На рис. 18.37 показаны две группы: о д н а— для объемов продаж и дру
гая — для комиссионных вознаграждений. Это позволяет вычислять промежуточные
итоги по каждой группе.
Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов
Срезы позволяют легко фильтровать данные сводных таблиц. На рис. 18.38 показана
сводная таблица с двумя срезами. Каждый срез представляет определенное поле. В при
веденном ниже примере сводная таблица отображает данные новых клиентов, счет кото
рым открывал менеджер.
Глава 18. Сводные таблицы 473
Рис. 18.36. В этой сводной таблице вычисляемые элементы ис
пользуются для создания квартальных итогов
Рис. 18.37. Сводная таблица после создания двух групп и добавления про
межуточных итогов
Рис. 18.38. Использование срезов для фильтрации данных, выводимых сводной таблицей
474 Часть V. Полезные методики применения формул
Новинка
Срезы введены в Excel 2010.
Такую же фильтрацию можно реализовать и без срезов с помощью надписей полей
в сводной таблице, но срезы предоставляют более удобный и понятный пользователь
ский интерфейс. С их помощью можно создавать интерактивные приборные панели не
посредственно на рабочем листе.
Чтобы добавить на лист один или несколько срезов, выделите любую ячейку сводной
таблицы и выберите команду Вставка^Фильтр^Срез. Активизируется диалоговое ок
но Вставка срезов, содержащее список всех полей сводной таблицы. Установите флаж
ки напротив полей среза и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы срез учитывал несколько полей, установите флажки напротив каждого нужно
го поля.
Путем перетаскивания можно изменять размеры срезов и перемещать их. Несложно
также изменить их внешний вид, открыв диалоговое окно Размер и свойства. Чтобы
устранить эффект фильтрации конкретного среза, щелкните на значке в его верхнем пра
вом углу (см. рис. 18.38).
На рис. 18.39 показаны сводная таблица и сводная диаграмма. Срез применяется для
фильтрации данных по штатам. Как видите, срезы предоставляют быстрый и удобный
способ создания интерактивных диаграмм.
Компакт-диск
Этот пример содержится в файле p i v o t c h a r t s l i c e r . x l s x (18_3 9 _ r u s .
x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Рис. 18.39. Использование среза для создания интерактивной сводной диаграммы
Глава 18. Сводные таблицы 475
Ссылки на ячейки сводной таблицы
В некоторых случаях может понадобиться вставка ссылок на ячейки сводной таблицы. На
рис. 18.40 показан пример сводной таблицы, отображающей доходы и затраты за три года.
В данной таблице поле месяца скрыто; по этой причине отображаются только годовые итоги.
Рис. 18.40. Формулы встолбце F ссылаются на ячейки сводной таблицы
Компакт-диск expen
Демонстрируемые примеры содержатся в файле in co m e and
s e s . x l s x ( C h a p t e r i8 _ R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
В столбце F содержатся формулы, и он не является частью сводной таблицы. Эти
формулы вычисляют соотношение доходов и расходов за каждый год. Вы, наверное,
ожидаете, что в ячейке F5 находится следующая формула:
=С5/В5
Однако это не так. Необходима такая формула:
=ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ("Сумма по полю
Доходы"; $А $ 3 ; "Годы"; 2 0 0 4 ) /ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ(
"Сумма по полю Р асхо ды " ; $ А $ 3 ; "Годы"; 2 0 0 4 )
Для ссылки на ячейки сводной таблицы при создании формул нужно использовать
специальную встроенную функцию ПОЛУЧИТЬ . ДАННЫЕ . СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ. Если
вводить ссылки вручную, Excel не будет заменять их этой функцией.
В чем же смысл использования этой функции? Она гарантирует, что при изменении ком
поновки сводной таблицы формула будет продолжать ссылаться на нужные ячейки. На
рис. 18.41 показана та же сводная таблица после отображения данных по месяцам. Таким об
разом, формулы в столбце F продолжают показывать корректный результат, даже несмотря
на то, что итоговые данные за годы теперь изменили свое местоположение. Если бы исполь
зовались обычные ссылки на ячейки, формулы показывали бы теперь неверные результаты.
Предупреждение
Использование функции получить . данные . сводной. таблицы имеет один
подвох — извлекаемые ею данные должны отображаться в сводной таблице.
Если изменить структуру сводной таблицы таким образом, чтобы эти данные
были скрыты, формула вернет ошибку.
Совет
Если по некоторой причине вы хотите избежать использования программой
функции получить . данные . сводной. таблицы в формулах, примените ко
манду Работа со сводными таблицами^Параметры^Сводная таблица^Пара-
метры1^Создать GetPivotData. Эта команда работает как переключатель.
476 Часть V. Полезные методики применения формул
Рис. 18.41. После раскрытия сводной таблицы формулы, исполь
зующие функцию п о л у ч и т ь . д а н н ы е . сводной. т а б л и ц ы , продолжа-
ют отображать корректный результат
Еще один пример сводной таблицы
Пример, используемый в этом разделе, демонстрирует некоторые полезные приемы ра
боты со сводными таблицами. На рис. 18.42 показана таблица с множеством строк данных
переписи населения США — по одной для каждого из округов. Перечислим эти поля:
• О круг — название округа;
• Штат — название штата;
• Р е г и о н — порядковый номер региона (римские цифры от I до V);
• П е р е п и с ь 2 000 — население округа согласно данным переписи 2000 года;
• П е р е п и с ь 1990 — население округа согласно данным переписи 1990 года;
• Площадь з е м л и — площадь округа за вычетом площади, покрытой водой;
• Площадь в оды — площадь, покрытая в округе водой.
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры содержатся в файле c o u n t y d a t a . x l s x (chap-
t e r i 8 _ R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
На рис. 18.43 показана сводная таблица, созданная на основе данных таблицы пере
писи населения. В качестве названий строк использованы поля Р е г и о н и Штат, а в ка
честве значений— поля П е р е п и с ь 2000 и П е р е п и с ь 1990.
Для отображения дополнительной информации создано три вычисляемых поля.
• И з м е н е н и е . Изменение численности населения с 1990 по 2000 год в абсолютных
значениях.
Глава 18. Сводные таблицы 477
• П р о ц . изм . Изменение численности населения с 1990 по 2000 год в процентах.
• П л о т н о с т ь . Плотность населения в расчете на одну квадратную милю земли.
Рис. 18.42. В этой таблице содержатся данные переписи населения США для некоторых
регионов
Рис. 18.43. Эта сводная таблица создана на основе данных переписи
населения
Вычисляемые поля и элементы можно документировать. Для этого выберите команду Ра
бота со сводными таблицами^Параметры^Вычисления^Поля, элементы и набо-
ры^Вывести формулы. После этого Excel вставит в рабочую книгу новый лист с ин
формацией о вычисляемых полях и элементах. На рис. 18.44 показан пример такого ра
бочего листа.
Приведенная в качестве примера сводная таблица отсортирована по двум столбцам —
регионам и штатам. Для задания сортировки выберите любую ячейку с данными, по ко
торым нужно выполнить сортировку, щелкните на этой ячейке правой кнопкой и выбе
рите в контекстном меню пункт Сортировка.
Если порядок сортировки отличается от стандартного (в рассматриваемом примере на
звания регионов содержали римские цифры), следует создать пользовательский список.
Для этого откройте окно параметров Excel, перейдите во вкладку Дополнительно и щелк
ните на кнопке Изменить списки. Выберите в левом списке элемент НОВЫЙ СПИСОК,
478 Часть V. Полезные методики применения формул
Рис. 18.44. На этом рабочем листе перечислены вычисляемые поля и элементы сводной таблицы
Рис. 18.45. Пользовательский список позволяет правильно от
сортировать названия регионов
Создание отчета на основе сводной таблицы
С помощью сводных таблиц можно преобразовать огромные таблицы данных в при
влекательные печатные отчеты. На рис. 18.46 показана небольшая часть сводной табли
цы, созданной на основе таблицы, содержащей более 40 тысяч строк. В этой таблице со
держатся данные о моей музыкальной коллекции, при этом каждая строка содержит ин
формацию только об одной композиции: ее жанре, исполнителе,' названии альбома,
имени файла, его размере и продолжительности произведения.
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры в авторском варианте содержатся в файле mu
s i c l i s t . x l s x на прилагаемом компакт-диске.
Отчет, созданный на базе этой сводной таблицы, занимает 132 страницы, и для его
настройки требуется порядка пяти минут (на самом деле для более тщательной настрой
ки может понадобиться больше времени).
Глава 18. Сводные таблицы 479
Рис. 18.46. Отчет, созданный на основе сводной таблицы
Вот краткий список действий, которые нужно выполнить для создания этого отчета.
1. Выделите ячейку таблицы и выберите команду Вставка^Таблицы^Сводная
таблица.
2. В диалоговом окне создания сводной таблицы подтвердите предложенные пара
метры, щелкнув на кнопке ОК.
3. На новом рабочем листе на панели списка полей перетащите в область названий
строк следующие поля: Жанр, И с п о л н и т е л ь и А ль б о м .
4. Следующие поля перетащите в область Значения: К о м п о з и ц и я , Р а з м е р
и Длительность.
5. В диалоговом окне Параметры полей значений задайте подсчет количества
композиций, а также просуммируйте их размеры и продолжительность.
6. Удобнее отображать размеры в мегабайтах, поэтому для этого столбца создайте
пользовательский формат следующего вида:
# # # ,# # # ,"Mb";;
7. В столбце длительности примените пользовательский числовой формат
[h] : mm: s s ; ; чтобы отображать часы, минуты и секунды.
8. Отредактируйте заголовки столбцов, чтобы отчет помещался на стандартных
листах по горизонтали.
9. Измените формат сводной таблицы, выбрав команду Работа со сводными таб
лицами1^ Конструктор^ Макета Макет отчета^Показать в сжатой форме.
10. Отключите заголовки полей, выбрав команду Работа со сводными таблицами^
Параметры«=>Показать1^Заголовки полей.
480 Часть V. Полезные методики применения формул
11. Отключите отображение кнопок, выбрав команду Работа со сводными табли-
цами^Параметры^Показать^Кнопки +/-.
12. Задайте вставку пустой строки перед каждым исполнителем. Для этого выберите
команду Работа со сводными таблицами^Конструктор^Макет^Пустые
строки«=>Вставить пустую строку после каждого элемента.
13. В галерее стилей сводной таблицы выберите подходящий стиль.
14. Для названия жанра увеличьте размер шрифта.
15. Переключите таблицу в режим разметки страницы. Измените размеры столбцов
так, чтобы все они вместились по горизонтали на один лист бумаги.
Примечание
На самом деле для выполнения п. 14 нужна некоторая изобретательность.
Необходимо изменить размер шрифта только для названия жанра, но оста
вить прежний размер для промежуточных итогов. Таким образом, нельзя
было менять стиль для сводной таблицы. Я выделил весь столбец а и нажал
клавиши <Ctrl+G>, чтобы открыть диалоговое окно Перейти. В открывшемся
окне я щелкнул на кнопке Выделить и установил переключатель в положение
Константы, после чего щелкнул на кнопке ОК. В результате в столбце А были
выделены только непустые ячейки. После этого уже можно изменить шрифт
только для выделенных ячеек.
Глава
Условное форматирование
и проверка данных
В этой главе...
♦ Условное форматирование
♦ Проверка данных
В данной главе вы познакомитесь с двумя очень полезными средствами Excel. На
первый взгляд может показаться, что эти два инструмента не могут быть связаны с фор
мулами, однако это не так. В совокупности с формулами они обеспечивают пользовате
лей Excel широкими возможностями.
Условное форматирование
Условное форматирование позволяет применять к ячейкам заданные форматы избира
тельно и автоматически, основываясь на их содержимом. К примеру, можно задать, чтобы
все ячейки с отрицательными значениями в определенном диапазоне имели желтый фон.
При вводе или изменении значений в диапазоне программа Excel проверяет их и автомати
чески применяет правила условного форматирования. Если значение отрицательное, при
меняется желтая заливка; в противном случае форматирование не применяется.
Новинка 7
Средства условного форматирования в версиях Excel 2007 и Excel 2010 пре
терпели существенные изменения и стали еще более полезными для визуа
лизации числовых данных. В некоторых случаях можно использовать услов
ное форматирование даже вместо диаграмм.
Условное форматирование является полезным средством идентификации ошибочных
значений в ячейках, а также ячеек заданного типа. В данном случае использование ус
ловного форматирования (такого как выделение ячеек красным фоном) позволит быстро
выявить искомые ячейки.
482 Часть V. Полезные методики применения формул
На рис. 19.1 показан рабочий лист, содержащий девять диапазонов, в каждом из ко
торых использован особый тип условного форматирования. Вот краткое описание каж
дого из них.
• Больше 10. Значения, превышающие десять, выделяются соответствующим фо
ном. Это правило— всего лишь пример безграничных возможностей правил,
применяемых к числовым значениям.
• Больше среднего. Выделяются ячейки, значения которых превышают среднее
значение диапазона.
• Дублирующиеся значения. Выделяются значения, которые встречаются в диапа
зоне в нескольких экземплярах.
• Слова, содержащие букву X. Если ячейка содержит букву X (независимо от реги
стра), она выделяется.
• Гистограммы. В каждой из ячеек диапазона отображается горизонтальная полоса
с длиной, пропорциональной значению.
• Цветовая шкала. Цвет фона ячейки изменяется в зависимости от ее значения.
Можно выбрать любую из существующих шкал или создать собственную.
• Набор значков. Использование одного из доступных наборов значков, отобра
жаемых в ячейке наряду со значением. Внешний вид значка зависит от содержи
мого ячейки.
• Еще один набор значков. В нем скрыты все значки, кроме одного.
• Пользовательское правило. Правило, использованное в данном примере, осно
вано на следующей формуле:
=ОСТАТ(СТРОКА( ) ; 2 ) =ОСТАТ(СТОЛБЕЦ( ) ;2)
Рис. 19.1. На этом рабочем листе продемонстрировано несколько правил
условного форматирования
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 483
Определение условного форматирования
Для применения условного форматирования к диапазону ячеек его нужно выделить, а за
тем применить одну из следующих команд раскрывающегося списка Главная^Стили^Ус-
ловное форматирование.
• Правила выделения ячеек. Примеры правил включают в себя: выделение ячеек,
больших некоторого значения; находящихся между двумя заданными значениями;
содержащих заданную текстовую строку; а также дублирующихся ячеек.
• Правила отбора первых и последних значений. Примеры правил включают
в себя: выделение ячеек, превышающих среднее значение; первого десятка ячеек;
а также последних 20 процентов ячеек.
• Гистограммы. Применение гистограмм непосредственно в ячейках с данными;
длина полос пропорциональна значению ячеек.
• Цветовые шкалы. Применение цвета фона, пропорционального значению ячейки.
• Наборы значков. Отображение в ячейках значков. Тип значка зависит от значе
ния в ячейке.
• Создать правила. Возможность создания нового правила условного форматиро
вания, включая правила, содержащие логические формулы.
• Удалить правила. Удаление из выделенного диапазона всех правил условного
форматирования.
• Управление правилами. Открытие диалогового окна, в котором можно созда
вать новые правила условного форматирования, а также редактировать и удалять
уже существующие.
Новинки в Excel 2010
Если вы уже использовали условное форматирование в предыдущих верси
ях Excel, в новой версии программы вы найдете множество улучшений и но
вовведений.
Гистограммы выводятся пропорционально значению. Можно добавить или удалить
градиент и рамку.
Теперь гистограммы лучше обрабатывают отрицательные значения.
В гистограммах используются цветовые схемы. Если определить новую цветовую
схему документа, цвета гистограмм изменятся.
Можно определять минимальное и максимальное значения гистограммы для пра
вильного масштабирования.
Доступно создание наборов пользовательских наборов значков.
Легче скрыть в наборе один или несколько значков.
Применяемые типы форматирования
Когда выбирается некоторое правило условного форматирования, Excel открывает диа
логовое окно, специфичное для этого правила. Однако все диалоговые окна имеют один
общий элемент — раскрывающийся список с распространенными вариантами форматиро
вания. На рис. 19.2 показано диалоговое окно, открываемое после выбора команды Глав-
ная^Стили^Условное форматирование^Правила выделения ячеек^Между. Это
484 Часть V. Полезные методики применения формул
конкретное правило позволяет применять к ячейке форматирование в том случае, если ее
значение находится между двумя заданными. В данном случае следует ввести эти два зна
чения (или ссылки на соответствующие ячейки), после чего в раскрывающемся списке вы
брать форматирование, применяемое в случае, когда условие выполняется.
Рис. 19.2. Одно из нескольких возможных диалоговых окон опре
деления условного форматирования
Варианты форматирования, предлагаемые программой в раскрывающемся списке,
являются всего малой подвыборкой из тысяч комбинаций форматирования. В большин
стве случаев ни один из предлагаемых вариантов вас может не устроить, в таком случае
вы вправе создать собственную комбинацию параметров форматирования. Для этого
в раскрывающемся списке выберите пункт Пользовательский формат. В открывшемся
диалоговом окне в различных вкладках можно определить числовой формат, а также па
раметры шрифта, границы и заливки.
Примечание
Диалоговое окно Формат ячеек, используемое для определения условного
форматирования, является модифицированной версией стандартного од
ноименного окна. В нем отсутствуют вкладки Число, Выравнивание и Защи
та, а также недоступны некоторые параметры форматирования шрифта. Это
диалоговое окно также содержит кнопку Очистить, позволяющую очистить
уже выбранные параметры форматирования.
Создание собственных правил
Для создания дополнительных правил Excel предлагает диалоговое окно Создание
правила форматирования (рис. 19.3). Для открытия этого диалогового окна выберите
команду Главная^Стили^Условное форматирование^Создать правило.
Диалоговое окно Создание правила форматирования позволяет воссоздать все
правила условного форматирования, содержащиеся на ленте, равно как и создать новые.
В первую очередь в списке в верхней части окна следует выбрать общий тип правила.
Содержимое нижней части окна зависит от выбранного элемента в его верхней части.
После определения правила щелкните на кнопке Формат и установите параметры фор
матирования, применяемые при выполнении заданного условия. Исключение составляет
только первый тип правил, не содержащий этой кнопки (этот тип использует графику, а
не форматирование ячеек).
Рассмотрим вкратце все предлагаемые типы правил.
• Форматировать все ячейки на основании их значений. Этот тип правил позволяет
отображать гистограммы, наборы значков, а также применять цветовые шкалы.
• Форматировать только ячейки, которые содержат. Этот тип позволяет созда
вать правила форматирования ячеек на основании математических операций срав
нения (больше, меньше, равно, между и т.п.). Также можно создавать правила, ос
нованные на тексте, датах, пустоте ячеек и ошибках.
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 485
Рис. 19.3. С помощью этого диалогового окна можно соз
дать собственные правила условного форматирования
• Форматировать только первые или последние значения. Этот тип использу
ется для создания правил отбора наибольших или наименьших значений (или про
цента значений) диапазона.
• Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже сред
него. Этот тип позволяет создавать правила отбора значений, находящихся выше
или ниже среднего, а также попадающих в диапазон, ограниченный стандартным
отклонением от среднего.
• Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения. Этот тип
позволяет создавать правила форматирования уникальных или дублирующихся
значений диапазона.
• Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. Этот тип
используется для создания правил, основанных на некоторой логической формуле.
Далее этот тип будет рассмотрен подробно.
Условное форматирование, использующее графику
В данном разделе будут описаны три варианта условного форматирования: гисто
граммы, цветовые шкалы и наборы значков. Эти типы условного форматирования полез
ны для повышения наглядности значений в диапазоне ячеек.
Использование гистограмм
Условное форматирование с использованием гистограмм отображает горизонталь
ные полоски непосредственно в ячейках диапазона. Длина этих полосок пропорциональ
на текущему значению ячейки и зависит от минимального и максимального значений.
Новинка
В Excel 2010 гистограммы существенно улучшены. Теперь они отображают
ся пропорционально (как на диаграммах), добавлена возможность настраи
вать заливку и рамки, отрицательные значения можно отображать другим
цветом слева от оси.
486 Часть V. Полезные методики применения формул
На рис. 19.4 показан пример использования гистограмм. Это список клиентов и соот
ветствующие объемы продаж. На листе условное форматирование было применено
к значениям столбца В. Таким образом, с первого взгляда можно определить, объем сде
лок с какими клиентами был самым высоким.
Компакт-диск
Демонстрируемые примеры содержатся в файле d a t a b a r s e x a m p l e s ,
x l s x (c h a p t e r 1 9 _ r u s . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Рис. 19.4. Длина полосок гистограммы пропорциональна значениям ячеек
© Совет
Различия между длиной ячеек становятся более заметными при увеличении
ширины столбца.
В помощью команды Главная1^ Стили^Условное форматирование^ Гистограм
мы Excel обеспечивает доступ к шести предопределенным цветам полосок. При необхо
димости можно выбрать другие цвета, выбрав пункт Другие правила. В открывшемся
диалоговом окне можно сделать следующее:
• настроить отображение только полосок (скрыть числа);
• задать минимальное и максимальное значения для масштабирования;
• настроить внешний вид полоски;
• задать способ отображения отрицательных значений;
• задать направление полосок.
При внесении изменений в это диалоговое окно можно воспользоваться полем пред
варительного просмотра Образец и увидеть, как будут выглядеть полоски после щелчка
на кнопке ОК.
Использование гистограмм данных вместо диаграмм
Использование условного форматирования в виде гистограмм может служить быстрой
альтернативой созданию диаграмм. На рис. 19.5 показана таблица данных, состоящая из
трех столбцов; к последнему столбцу было применено условное форматирование. Ячейки
третьего столбца содержат ссылки на значения ячеек второго, при этом в параметрах ус
ловного форматирования был установлен флажок Показывать только столбец.
На рис. 19.6 показана диаграмма, созданная на основе тех же данных. Эта гистограм
ма требует примерно столько же времени на создание, что и использование условного
форматирования; в то же время она более гибкая. Для быстрого визуального просмотра
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 487
данных условное форматирование является вполне пригодным вариантом, особенно если
нужно создать несколько гистограмм.
Рис. 19.5. В этой таблице использовано условное форматирование в виде гис
тограммы
Рис. 19.6. Реальная диаграмма, созданная на основе данных,
показанных на рис. 19.5
Использование цветовой шкалы
Условное форматирование в виде цветовой шкалы изменяет цвет фона ячейки в зави
симости от ее значения по отношению к значениям других ячеек диапазона.
На рис. 19.7 показан диапазон ячеек, в котором используется условное форматирова
ние в виде цветовой шкалы. В диапазоне указано ежедневное количество работающих
сотрудников компании в течение года. В условном форматировании задействовано три
цвета: красный для наименьшего значения, желтый для среднего и зеленый для наи
большего. В промежуточных значениях используется градиент.
Компакт-диск exam
Демонстрируемые примеры содержатся в файле c o l o r s c a l e
p l e s . x l s x (C h a p te r 19_RUS. x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
488 Часть V. Полезные методики применения формул
Рис. 19.7. В этом диапазоне использовано условное форматирование в виде цве
товой шкалы
Excel предлагает предустановленные четыре двухцветные и четыре трехцветные шка
лы, которые можно непосредственно применить с помощью меню Главная^Стили1^
Условное форматированием Цветовые шкалы. Для настройки цветов и других пара
метров можно воспользоваться командой ГлавнаяМСтилимУсловное форматирова-
ниеМЦветовые шкалыМДругие правила. При этом открывается диалоговое окно, по
казанное на рис. 19.8.
Рис. 19.8. Настройка цветовой шкалы
Очень важно понимать, что условное форматирование в виде цветовой шкалы ис
пользует градиент. К примеру, при форматировании диапазона с помощью двухцветной
шкалы вы получите в результате больше двух цветов, так как некоторые ячейки имеют
переходные цвета, находящиеся в спектре между двумя заданными.
На рис. 19.9 представлен экстремальный пример условного форматирования в диапа
зоне, содержащем 10000 ячеек (100 строк и 100 столбцов). Масштаб рабочего листа
уменьшен до 20%, чтобы показать весь спектр трехцветного градиента. Диапазон сфор
мирован с помощью формул, подобных следующей (для ячейки С5):
=S IN ($А2) +COS(В$1)
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 489
Значения в столбце А и строке 1 варьируются в диапазоне от нуля до четырех с при
ращением, равным 0 , 0 4 . При изменении значения в ячейке А1 цвет мгновенно изменя
ется. Если вы просмотрите результат на экране (воспользовавшись рабочей книгой на
компакт-диске), он вас ошеломит — при преобразовании в серые цвета палитра теряет
очень многое.
Рис. 19.9. На рабочем листе с масштабом в 20% используется условное форматирование
в виде цветовой шкалы
Примечание
Содержимое ячеек при использовании цветовых схем можно скрывать. В дан
ном случае применен пользовательский числовой формат следующего вида:
Компакт-диск
Этот пример содержится в файле e x t r e m e c o l o r s c a l e . x l s x (Chap-
t e r i 9 _ R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске. Анимированный пример
С макросом VBA есть в файле a n i m a t e d c o l o r s c a l e , x lsm .
Использование наборов значков
Еще один вариант условного форматирования позволяет отображать в ячейках знач
ки. Отображаемый значок зависит от значения в ячейке.
Для назначения набора значков диапазону выберите команду Главная^ Стили>=>
Условное форматирование^Наборы значков. Excel предлагает вашему вниманию 20
наборов значков. Следует заметить, что создать собственный набор значков невозможно.
Количество значков в существующих наборах колеблется от трех до пяти.
На рис. 19.10 показан пример использования набора значков, названный 3 с и м в о л а
б е з к ру ж к о в . Эти символы графически показывают состояние каждого из проектов,
основываясь на значении столбца С.
490 Часть V. Полезные методики применения формул
Рис. 19.10. Использование набора значков
для отображения состояния проектов
Компакт-диск examples .x ls x
Примеры этого раздела содержатся в файле i c o n s e t
( c h a p t e r i 9 _ R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
По умолчанию символы назначаются с использованием процентов. В наборе, со
стоящем из трех значков, элементы группируются в три диапазона; если в наборе четыре
значка, группировка выполняется по четырем диапазонам процентов и т.д.
Чтобы контролировать назначение значков, воспользуйтесь вариантом Другие пра
вила. В открывшемся диалоговом окне можно изменить правила назначения значков. На
рис. 19.11 показан пример, в котором на 100% выполненным проектам назначается зна
чок “галочки”, крестиком помечаются не начатые проекты (0% выполнения), а все ос
тальные проекты не помечаются.
На рис. 19.12 показан тот же список задач, что и на рис. 19.10, но уже с внесенными
изменениями в параметры условного форматирования.
Рис. 19.11. Изменение правил назначения значков
На рис. 19.13 показана таблица, состоящая из результатов двух тестирований студен
тов. В столбце И з м е н е н и я показаны различия между второй и первой оценками.
В столбце Т е н д е н ц и я графически показано улучшение или ухудшение результатов.
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 491
Рис. 19.12. Использование настро- Рис. 19.13. Стрелки отображают тенденции в успеваемо-
енного набора значков для отобра- сти студентов между двумя тестированиями
жения состояния проекта
В этом примере использованы три серые стрелки, при этом правило их применения
было настроено следующим образом.
• Стрелка вверх. Изменение больше или равно 5.
• Стрелка вправо. Изменение больше - 5 и меньше 5.
• Стрелка вниз. Изменение меньше или равно -5 .
Другими словами, изменение в пять баллов в любом направлении рассматривается
как четко выраженная тенденция: если в сторону увеличения, то как положительная, если
в сторону уменьшения, то как отрицательная.
Примечание
Столбец Тенденция содержит формулу, ссылающуюся на столбец Изменения.
В окне параметров условного форматирования столбца тенденция установ
лен флажок Показывать только значок, что позволяет также отцентрировать
значок в ячейке.
В некоторых случаях может потребоваться отображать только один или два значка из
набора (например, для чисел, на которые следует обратить особое внимание). На
рис. 19.14 показан диапазон значений, отображающих значок, только если есть заметная
тенденция. В остальных случаях в диалоговом окне Создание правила форматирова
ния установлено значение Нет значка в ячейке.
Применение условных форматов на листе
В этом разделе вы найдете дополнительную информацию об условном форматирова
нии, которая может вам пригодиться в работе.
Управление правилами
Диалоговое окно диспетчера правил условного форматирования полезно для проверки,
изменения и удаления существующих правил, а также для добавления новых. Доступ к
этому диалоговому окну осуществляется с помощью команды Главная^Стили^Услов-
ное форматирование<=>Управление правилами (после выделения диапазона).
492 Часть V. Полезные методики применения формул
Рис. 19.14. Отображение только двух значков из набора
С помощью кнопки Создать правило можно определить сколько угодно правил. Как
следует из рис. 19.15, в ячейках можно одновременно использовать гистограммы, цвето
вые шкалы и наборы значков (хотя для этого вряд ли есть веские основания).
Рис. 19.15. В диапазоне одновременно используются гистограммы, цветовые схемы и
наборы значков
Копирование ячеек, содержащих условное форматирование
Информация об условном форматировании хранится в ячейках так же, как и инфор
мация об обычном форматировании. В результате при копировании ячейки, содержащей
условное форматирование, оно копируется вместе со значением.
Совет
Чтобы скопировать только форматирование (включая условное), воспользуйтесь
диалоговым окном Специальная вставка, где установите переключатель в поло
жение Форматы. Или выделите диапазон и выберите команду Главная^Буфер
обмена^Вставить^Другие параметры вставки^Форматирование.
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 493
Вставка строк или столбцов в диапазон, содержащий условное форматирование, при
водит к применению к новым ячейкам того же условного форматирования.
Удаление условного форматирования
При нажатии клавиши <Delete> для удаления содержимого ячейки условное форма
тирование, если таковое существует, не удаляется. Для удаления условного форматиро
вания (равно как и любого другого) воспользуйтесь командой Главная ^Редактиро
вание^ Очистить*^ Очистить форматы. Можете также воспользоваться командой
Очистить^Очистить все для удаления содержимого ячеек вместе с их условным фор
матированием.
Для удаления только условного форматирования (без основного) примените команду
Главная^Стили^Условное форматирование^Удалить правила.
Ограничения поиска и замены
Диалоговое окно Найти и заменить позволяет искать на рабочем листе ячейки,
имеющие обычное форматирование. В то же время нельзя найти ячейки, содержащие ус
ловное форматирование.
Поиск ячеек, содержащих условное форматирование
По внешнему виду ячейки невозможно определить, содержит ли она условное форма
тирование. Для поиска таких ячеек можно воспользоваться диалоговым окном Выделе
ние группы ячеек.
1. Выберите команду Главная^Редактирование^Найти и выделить1^Выделе
ние группы ячеек.
2. В открывшемся диалоговом окне установите переключатель условные форматы.
3. Для выделения всех ячеек рабочего листа, содержащих условное форматирова
ние, установите подчиненный переключатель всех. Для выделения только тех
ячеек, которые имеют условное форматирование, идентичное с активной ячейкой,
установите переключатель этих же.
4. Щелкните на кнопке ОК и доверьтесь программе.
Создание правил, основанных на формулах
Средства условного форматирования Excel универсальны, однако не могут охватить
все возможные ситуации. Вы сами можете расширить их область использования за счет
применения формул.
В примерах, которые вы встретите в этом разделе, описано, как создать формулы ус
ловного форматирования для следующих целей:
• идентификация вхождений текста;
• идентификация дат, выпадающих на выходные дни;
• форматирование ячеек, находящихся в четных строках и столбцах;
• форматирование групп строк (к примеру, для затенения каждой группы из двух
строк);
• отображение сумм только в том случае, если все входящие в них ячейки содержат
значения;
494 Часть V. Полезные методики применения формул
• идентификация текстовых ячеек, начинающихся с той же буквы, что и текущая
ячейка;
• выделение ячеек со значениями, удовлетворяющими критерию, введенному в дру
гую ячейку.
Некоторые из этих формул можно использовать для решения реальных задач или
создания других формул условного форматирования.
Для создания условного форматирования, основанного на формуле, выберите коман
ду Главная^Стили^Условное форматирование^Создать правило. В открывшемся
диалоговом окне следует выбрать вариант Использовать формулу для определения
форматируемых ячеек, после чего ввести в соответствующее поле нужную формулу.
Формулу можно вводить непосредственно в текстовое поле; в него также можно вве
сти ссылку на уже существующую формулу. Как и обычные формулы Excel, формулы
условного форматирования должны начинаться со знака равенства (=).
я*Ч Примечание
Формулы должны возвращать логические значения истина и л и ложь. В первом
случае условие считается выполненным, и к ячейкам будет применено заданное
форматирование; в противном случае форматирование не применяется.
Понятие относительной и абсолютной ссылки
Если формула, вводимая в диалоговом окне Условное форматирование, содержит
ссылку на некоторую ячейку, она рассматривается как ссылка относительно верхней ле
вой ячейки выделенного диапазона.
Для примера предположим, что требуется настроить условное форматирование диа
пазона ячеек A I : В10 так, чтобы выделить только те ячейки, которые содержат текст. Ни
один из стандартных вариантов условного форматирования Excel не способен справить
ся с этой задачей. По этой причине нужно создать формулу, возвращающую значение
ИСТИНА, если ячейка содержит текст, или ЛОЖЬ в противном случае. Выполните сле
дующие действия. '
1. Выделите диапазон ячеек A I : В10 и убедитесь в том, что активна ячейка А1.
2. Выберите команду Главная^Стили^Условное форматирование^Создать
правило.
3. В открывшемся диалоговом окне выберите тип Использовать формулу для
определения форматируемых ячеек.
4. Введите следующую формулу:
=ЕТЕКСТ(А1)
5. Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
6. Перейдите во вкладку Заливка и выберите цвет, который будет использоваться
для фона ячейки, если результатом формулы будет ИСТИНА.
7. Щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в окно создания правила форматирова
ния (рис. 19.16).
8. В диалоговом окне создания правила форматирования проверьте поле Образец,
чтобы убедиться, что форматирование выбрано правильно.
9. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 495
Рис. 19.16. Создание правила условного формати
рования, основанного на формуле
Обратите внимание на то, что формула, введенная в п. 4, содержит относительную
ссылку на верхнюю левую ячейку выделенного диапазона.
В общем случае при вводе формулы условного форматирования для диапазона ячеек
используется ссылка на активную ячейку, в качестве которой чаще всего выбирают верх
нюю левую ячейку диапазона. Исключение составляет случай, когда нужна ссылка на кон
кретную ячейку. Для примера предположим, что выделен все тот же диапазон A I : В10, и
нужно применить форматирование ко всем ячейкам, значение которых превышает значе
ние ячейки С1. В данном случае формула условного форматирования будет следующей:
=А1>$С$1
Как видите, ссылка на ячейку С1 является абсолютной — она не изменяется во всех
ячейках выделенного диапазона. Другими словами, формула условного форматирования
для ячейки А2 будет выглядеть следующим образом:
=А2>$С$1
Относительная ссылка на ячейку автоматически корректируется, в отличие от абсо
лютной.
Использование ссылок на другие листы
Если вы планируете использовать рабочую книгу совместно с людьми, работающими
с предыдущими версиями Excel, не применяйте ссылки на другие рабочие листы, потому
что они разрешены только начиная с Excel 2010. Вместо этого создайте ссылку на ячейку
текущего листа, содержащего условное форматирование. Например, если в формуле ус
ловного форматирования необходима ссылка на ячейку А1 листа Л и ст1, вставьте сле
дующую формулу в ячейку на активном листе:
=Л ист1!А1
После чего в формуле условного форматирования этого листа можно без проблем со
слаться на эту ячейку.
Совет
Еще один вариант использования в формуле условного форматирования
ссылки на ячейку другого листа предполагает создание для последней име
ни с областью определения уровня книги (во вкладке Формулы выберите ко
496 Часть V. Полезные методики применения формул
манду Присвоить имя). После присвоения имени его можно использовать
вместо ссылки на ячейку в формулах условного форматирования. При ис
пользовании этого приема именованная ячейка может находиться на любом
листе текущей рабочей книги.
Примеры формул условного форматирования
В каждом из следующих примеров используется формула, непосредственно вводимая
в текстовое поле диалогового окна создания нового правила после выбора варианта Ис
пользовать формулу для определения форматируемых ячеек. После этого можно
определить любой формат, применяемый к отбираемым ячейкам.
Компакт-диск
Примеры этого раздела содержатся в файле c o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g
f o r m u l a s . x l s x (C h ap te rl9_R U S . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Идентификация выходных дней
Excel предлагает множество правил условного форматирования, работающих с дата
ми, однако нельзя идентифицировать даты, выпадающие на выходные дни. Для этого
можно использовать следующую формулу:
=ИЛИ(ДЕНЬНЕД(А1)= 7 ; ДЕНЬНЕД(А1)=1)
Эта формула предполагает, что в выделенном диапазоне ячейка А1 является активной.
Идентификация ячеек, содержащих несколько слов
Условное форматирование может использоваться и при работе с текстом. К примеру,
можно применить следующую формулу для условного форматирования ячеек, содержа
щих больше одного слова:
=ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(А1)) -ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;" " ; " " ) ) > 0
Эта формула предполагает, что выделенный диапазон начинается в ячейке А1. Формула
удаляет лишние пробелы в начале и конце строки (с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ), а за
тем удаляет в ней все пробелы, после чего сравнивает получившиеся значения. Если пер
вый результат больше второго, значит, в строке содержатся пробелы между словами (т.е.
она содержит больше одного слова), и формула возвращает значение ИСТИНА.
Эффект чередующихся строк
Следующая формула условного форматирования применяется к диапазону ячеек
A I : D18; результат показан на рис. 19.17. Как видите, четные и нечетные строки имеют
разный фон.
=ОСТАТ(СТРОКА( ) ; 2 ) =0
Применение эффекта чередующихся строк повышает читабельность данных рабочего
листа. Если в области условного форматирования добавляются или удаляются строки,
форматирование обновляется автоматически.
В представленной формуле используется функция СТРОКА (возвращающая номер
строки) и функция ОСТАТ (возвращающая остаток от деления первого аргумента на вто
рой). Таким образом, в данном примере четные строки возвращают остаток 0, результа
том формулы является ИСТИНА и строки форматируются.
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 497
Для создания эффекта чередующихся столбцов вместо функции СТРОКА используйте
функцию СТОЛБЕЦ.
Создание эффекта шахматной доски
Следующая формула является аналогом предыдущей. Ее использование в условном
форматировании создает в выделенном диапазоне эффект шахматной доски (рис. 19.18).
=ОСТАТ(СТРОКА( ) ;2)=ОСТАТ(СТОЛБЕЦ( ) ;2 )
Рис. 19.17. Использование услов- Рис. 19.18. Эффект шахматной доски
ного форматирования для созда
ния эффекта чередования строк
Отображение сумм только в том случае, если введены все значения
На рис. 19.19 показан диапазон с формулой, использующей функцию СУММ в ячейке
Сб. Условное форматирование в данном случае применяется для сокрытия тех сумм, над
которыми хотя бы одна из четырех ячеек пустая. Формула условного форматирования
для ячейки С6 (и ячейки Вб, содержащей надпись) следующая:
=СЧЁТ($С$2: $ С $ 5 ) =4
Эта формула возвращает значение ИСТИНА только в том случае, если диапазон
С2 : С5 не содержит пустых ячеек.
На рис. 19.20 показан рабочий лист в случае, когда одно из значений отсутствует.
РИС. 19.19. Сумма отображается толь Рис. 19.20. Отсутствие одного зна
ко в том случае, если введены значе чения вызывает сокрытие суммы
ния для всех четырех кварталов
498 Часть V. Полезные методики применения формул
Идентификация текстовых ячеек, начинающихся с определенной буквы
Рабочий лист, показанный на рис. 19.21, в диапазоне А5 : В15 содержит список имен,
а в ячейке А1 содержатся некоторые буквы алфавита. Формула условного форматирова
ния вызывает выделение имен, начинающихся с букв, которые содержатся в ячейке А1.
Формула условного форматирования для диапазона А5 : F15 следующая:
=ЛЕВСИМВ(А5) =ЛЕВСИМВ( $А $1)
Рис. 19.21. Выделяются имена, начинающиеся с буквы, введен
ной в ячейку А1
Идентификация ячейки, удовлетворяющей числовому критерию
Пример, приведенный в этом подразделе, аналогичен предыдущему, но в нем задей
ствованы числа. В диапазоне А 5 : Р22 определена следующая формула условного фор
матирования:
=СЧЁТЕСЛИ(А5; $А $1)=1
В этой формуле использован тот факт, что функция СЧЁТЕСЛИ может обрабатывать
критерии, введенные в ячейку. На рис. 19.22 показан рабочий лист в состоянии, когда
в ячейку А1 введен критерий >90.
Рис. 19.22. Выделяются ячейки, удовлетворяющие
критерию, введенному в ячейку А1
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 499
Применение пользовательских функций в формулах условного
форматирования
Средства условного форматирования Excel достаточно универсальны. Если этой уни
версальности недостаточно, можно создать собственные условия (см. предыдущие раз
делы). Если же и дополнительные формулы не позволяют решить задачу, можно создать
пользовательские функции VBA и применить их в формулах условного форматирования.
В этом разделе вам будет предложено три примера функций VBA, используемых
в формулах условного форматирования.
© Перекрестная ссылка
В части VI представлен обзор языка VBA и описаны методы создания поль
зовательских функций рабочего листа.
Компакт-диск
Примеры этого раздела, использующие функции VBA, содержатся на прила
гаемом компакт-диске в файле c o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g w i t h VBA f u n c
tio n , xlsm (Capterl9_RUS .xlsm).
Идентификация ячеек с формулами
К сожалению, в Excel отсутствует функция, которая определяет, содержит ли опреде
ленная ячейка формулу. В случаях, когда средств Excel оказывается недостаточно, на
помощь приходит язык VBA. Приведенная ниже функция VBA использует свойство
H a sF o rm u la. Функция, введенная в модуль VBA, возвращает значение ИСТИНА, если
ячейка (определенная в качестве аргумента) содержит формулу; в противном случае воз
вращается значение ЛОЖЬ.
F u n ction ISFORMULACELL(cell) As B o o lea n
ISFORMULACELL = c e l l . H asF orm u la
End F u n c t i o n
После ввода такой функции в модуль VBA ее можно использовать в формулах рабо
чего листа. Например, следующая формула возвращает значение ИСТИНА, если ячейка
А1 содержит формулу:
=ISFORMULACELL(А 1)
Такая функция может быть использована и в формуле условного форматирования.
Например, в рабочем листе, показанном на рис. 19.23, условное форматирование исполь
зуется для выделения ячеек, содержащих формулы.
Рис. 19.23. Использование функции VBA в
формуле условного форматирования
500 Часть V. Полезные методики применения формул
Примечание
Найти формулы можно также с помощью команды Главная^Редактирова-
ние^Найти и выделить^Выделение группы ячеек. В открывшемся диалого
вом окне установите переключатель в положение Формулы и щелкните на
кнопке ОК — на листе будут выделены все ячейки, содержащие формулы.
Идентификация ячеек с датами
В Excel отсутствуют функции, которые могут определить, содержится ли в ячейке да
та. Следующая функция VBA, использующая встроенную функцию I s D a te , позволяет
преодолеть данное ограничение. Пользовательская функция HASDATE возвращает зна
чение ИСТИНА, если в ячейке сдержится дата.
F un ction HASDATE(cell) As B oolean
HASDATE = I s D a t e ( c e l l )
End F u n c tio n
Следующая формула условного форматирования применяет форматирование к ячей
ке А1, если в ней содержится дата и эта дата относится к июню:
=И(HASDATE( А 1 ) ; МЕСЯЦ(А 1)= 6)
Следующая формула условного форматирования применяет форматирование к ячей
ке А1, если в ней содержится дата и эта дата приходится на выходной день:
=И(HASDATE(А1) ; ИЛИ(ДЕНЬНЕД(А 1) = 7 ; ДЕНЬНЕД(А 1) = 1 ) )
Идентификация некорректных данных
Возможны ситуации, когда введенные данные должны подчиняться определенным
правилам. В этом случае удобно использовать условное форматирование для выделения
ячеек, нарушающих это правило. В качестве примера предположим, что серийные номе
ра комплектующих состоят из семи символов: четырех букв верхнего регистра, дефиса
и двух цифр, например JESV-0 9, BAVW-43.
Можно написать формулу условного форматирования, проверяющую, соответствует
ли номер детали заданной структуре, но такая формула будет весьма сложной и громозд
кой. К примеру, следующая формула возвращает значение ИСТИНА, если значение ячей
ка А1 удовлетворяет описанному выше правилу.
=И(ДЛСТР(А1) = 7 ; И(ЛЕВСИМВ(А 1 )> = " А", ЛЕВСИМВ(А1) < = " Z" );
И(ПСТР(А1;2 ;1 )> = " А", ПСТР(А1; 2 ; 1 ) <="Z");
И(ПСТР(А1; 3 ; 1 ) > = "А", ПСТР(А1; 3 ; 1 ) <="Z") ;
И (ПСТР(А 1 ; 4 ; 1 ) > = " А", ПСТР(А1; 4 ; 1 ) < = " Z " ) ;
ПСТР (А 1 ; 5 ; 1) = "- 11; И (ЕЧИСЛО (ПСТР (А 1; б ; 2 ) ) >=0;
ЕЧИСЛО(ПСТР(А1; 6 ; 2 ) ) < = 9 9 ) )
Для большей простоты напишите пользовательскую VBA-функцию рабочего листа.
Иструкция VBA L ik e выполняет такие сравнения относительно просто. Следующая
функция VBA возвращает значение ИСТИНА, если ее аргумент не соответствует указан
ным выше правилам для серийного номера комплектующего.
F u n c t io n INVALIDPART(n) As B o o l e a n Then
I f n Like " [A -Z ][A -Z ][A -Z ][A -Z ]-##"
INVALIDPART = F a l s e
E lse
INVALIDPART = True
End I f
End F u n c t io n
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 501
После определения этой функции в модуле VBA можно применить условное форма
тирование к ячейке А 1, содержащей недостоверный номер детали, используя следую
щую формулу:
=INVALIDPART(А1)
На рис. 19.24 показан диапазон, применяющий пользова
тельскую функцию INVALIDPART в формуле условного
форматирования. Ячейки, содержащие некорректные серий
ные номера комплектующих, выделены более темным фоном.
Во многих случаях можно просто воспользоваться сред
ствами проверки вводимых значений программы Excel, речь
о котором пойдет далее.
Проверка данных
Средства проверки данных программы Excel во многих рис 1д 24 использование
отношениях сходны со средствами условного форматирова-
условного форматирования
ния. Они позволяют установить правила, определяющие, ка- для выделения ячеек с не-
кое содержимое может вводиться в ячейку. Например, можно корректными данными
задать условие, ограничивающее вводимые данные пределами
от 1 до 12. Если пользователь введет ошибочную запись, бу-
дет отображено настраиваемое сообщение, подобное пока
занному на рис. 19.25.
Рис. 19.25. Отображение сообщения при неверном вводе данных
Как и в случае со средством условного форматирования, для определения критерия
проверки вводимых значений может использоваться логическая формула.
Предупреждение
Средства проверки данных имеют серьезный недостаток. Если некоторую
ячейку скопировать и вставить в другую ячейку, содержащую проверку дан
ных, правила проверки данных удаляются. Впоследствии данная ячейка
сможет принимать любые данные.
Определение критерия достоверности данных
Для того чтобы определить тип данных, разрешенный для ячейки или диапазона, вы
полните следующие действия.
1. Выделите ячейку или диапазон.
2. Выберите команду Данные^Работа с данными^Проверка данных^Проверка
данных.
502 Часть V. Полезные методики применения формул
3. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку Параметры (рис. 19.26).
4. Из раскрывающегося списка Тип данных выберите соответствующее значение.
Содержимое диалогового окна отличается для каждого из типов данных. Чтобы
ввести формулу, выберите тип Другой.
5. В отображаемых элементах управления определите условия проверки. Ваш выбор
в п. 4 определяет состав доступных элементов управления.
|Проверкавводимыхзначений ]
Г
Рис. 19.26. Вкладка Параметры диалого
вого окна Проверка вводимых значений
6. (Необязательно.) Щелкните на вкладке Сообщение для ввода и определите со
общение, которое будет выводиться при выборе ячейки. Это сообщение поможет
пользователю узнать, какой тип данных допустим. Если это действие опустить,
при выборе ячейки никакого сообщения выводиться не будет.
7. (Необязательно.) Щелкните на вкладке Сообщение об ошибке и определите со
общение, которое будет выводиться при вводе некорректного значения. С помощью
раскрывающегося списка Вид можно определить, какие действия будут доступны
пользователю при вводе неверных данных. Для того чтобы предотвратить ввод не
корректного значения, выберите значение Останов. Если этот шаг опустить, при
вводе некорректного значения будет выводиться стандартное сообщение.
8. Щелкните на кнопке ОК.
После выполнения данных действий ячейка или диапазон будут содержать заданные
условия проверки вводимых значений.
Типы возможных условий д ля проверки
вводимых значений
Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений позволяет
определить широкий спектр критериев проверки данных. Элементы управления вкладки
Параметры варьируются в зависимости от выбранного пункта в списке Тип данных.
В раскрывающемся списке Тип данных доступны следующие пункты.
• Любое значение. Выбор данного значения приводит к удалению существующих
правил проверки вводимых значений. Однако учтите следующее: если не снять
флажок во вкладке Сообщение для ввода, подсказка, определенная в ней, будет
по-прежнему отображаться.
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 503
• Целое число. Необходимо ввести целое число. Диапазон допустимых значений
определяется с помощью раскрывающегося списка Значения. Например, можно
указать, что вводимое значение должно быть больше или равно ста.
• Действительное. Необходимо ввести действительное число. Диапазон допусти
мых значений определяется с помощью раскрывающегося списка Значения. На
пример, укажите, что вводимое значение должно быть больше или равно 0 и
меньше или равно 1.
• Список. Пользователь должен выбрать одно из значений созданного вами рас
крывающегося списка. Об этом очень полезном варианте мы поговорим позже в
отдельном разделе.
• Дата. Необходимо ввести дату. Диапазон допустимых дат определяется с помо
щью раскрывающегося списка Значения. Например, можно задать, что вводимая
дата должна быть больше или равна 1 января 2010 года и меньше или равна 31 де
кабря 2010 года.
• Время. Необходимо ввести время. Диапазон допустимых значений времени опре
деляется с помощью раскрывающегося списка Значения. Например, укажите, что
вводимое время должно быть больше, чем 12:00.
• Длина текста. Длина данных (цифровых или символьных) ограничена. Допусти
мая длина определяется с помощью раскрывающегося списка Значения. Напри
мер, можно задать длину вводимых данных равной одному символу.
• Другой. Вводится логическая формула, возвращающая значения ИСТИНА или
ЛОЖЬ и определяющая, являются ли введенные данные допустимыми. Формула
задается непосредственно в поле Формула или же определяется как ссылка на
ячейку, содержащую формулу. В данной главе приведены примеры некоторых по
лезных формул.
Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений содержит
два флажка.
• Игнорировать пустые ячейки. Если флажок установлен, допускаются пустые записи.
• Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Если фла
жок установлен, вносимые изменения применяются ко всем другим ячейкам, со
держащим условия проверки достоверности данных.
Важно понимать, что даже при включенной проверке вводимых значений можно вве
сти ошибочные данные. Если в раскрывающемся списке Вид вкладки Сообщение об
ошибке диалогового окна Проверка вводимых значений выбрано любое значение,
кроме Останов, недопустимые значения могут быть введены. Помните, что проверка
данных не применяется к вычисляемым результатам формул. Другими словами, если
ячейка содержит формулу, применение проверки данных к этой ячейке не будет иметь
никакого эффекта.
Совет
Меню команды Данные^ Работа с даннымио Проверка данных содержит эле
мент Обвести неверные данные. Если щелкнуть на этой команде, все ячейки, со
держащие некорректные данные, будут обведены овалом. Как только данные
будут исправлены, эти обводки исчезают. Чтобы снять обводку некорректных
504 Часть V. Полезные методики применения формул
данных, выберите команду Данные1^Р абота с данными^Проверка да н н ы х^
Снять обводку неверных данных. На рис. 19.27 некорректными считаются дан
ные, превышающие 1 0 о, и все они обведены.
Создание раскрывающихся списков
Пожалуй, одним из самых распространенных методов, обеспечивающих правиль
ность вводимых данных, является создание в ячейках раскрывающихся списков. На
рис. 19.28 показан пример, в котором названия месяцев из ячеек А 1 : А12 использованы
в качестве источника данных раскрывающегося списка.
Рис. 19.27. Excel может обводить некор- Рис. 19.28. Этот раскрывающийся список был создан
ректные значения (в данном случае это с помощью проверки данных
ячейки, содержащие числа больше 100)
Для создания раскрывающегося списка в ячейке выполните следующие действия.
1. Введите элементы списка в диапазон, состоящий из одного столбца или одной
строки. Именно эти элементы будут содержаться в раскрывающемся списке.
2. Выделите ячейку, в которой должен находиться раскрывающийся список, и от
кройте диалоговое окно Проверка вводимых данных.
3. Во вкладке Параметры выберите тип Список, и в поле Источник задайте диапа
зон, содержащий список допустимых значений.
4. Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений.
5. Установите другие необходимые параметры проверки данных.
После выполнения этих действий при активизации ячейки будет отображаться эле
мент раскрывающегося списка. Для выбора значения щелкните на стрелочке элемента
и выберите из списка любое значение.
Совет
Если список достаточно короткий, можно ввести его элементы непосредст
венно во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.
Разделяйте отдельные элементы списка символами, определенными в ка
честве разделителей в региональных параметрах системы W indows (к при
меру, в США это запятые, а в России — точки с запятой).
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 505
Совет
Если для списка вы определили диапазон, он должен находиться на том же
рабочем листе. Если диапазон, используемый для списка, находится на дру
гом рабочем листе, присвойте ему имя с областью определения книги, и в
качестве источника данных укажите именно это имя (предваренное знаком
равенства). К примеру, если диапазон находится на другом листе и ему при
своено имя Список20Ю, введите следующую формулу:
=Список2010
Использование формул в условиях проверки
вводимых значений
В простых случаях проверки вводимых значений работа с данным средством доста
точно проста и понятна. Но подлинная сила этой функции проявляется при использова
нии формул проверки вводимых значений.
Примечание
Вводимая формула должна быть логической, т.е. возвращать либо значение
истина, либо ложь. Если формула равна значению истина, данные считают
ся корректными и остаются в ячейке. Если формула равна значению ложь,
открывается диалоговое окно с сообщением, определенным на вкладке Со
общение об ошибке диалогового окна Проверка вводимых значений.
Для определения формулы в диалоговом окне Проверка вводимых значений необ
ходимо выбрать из раскрывающегося списка Тип данных значение Другой. В поле
Формула можно либо напрямую ввести формулу, либо указать ссылку на ячейку, содер
жащую необходимую формулу. Следует заметить, что поле Формула отображается во
вкладке Параметры только при выборе типа Другой.
Если во вводимой формуле используется ссылка, она рассматривается как относи
тельная, с привязкой к активной ячейке выбранного диапазона. Здесь имеет место полная
аналогия с формулами условного форматирования.
Применение пользовательских функций в формулах проверки данных
В этой главе уже было описано, как использовать функции VBA для произвольного
форматирования. По некоторым причинам Excel не позволяет использовать такие
функции в формулах проверки данных. Если вы попытаетесь сделать это, то получите
сообщение о том, что заданный именованный диапазон не может быть найден.
Чтобы обойти это ограничение, можно поместить ссылку на пользовательскую
функцию VBA в некоторую ячейку, а затем в формуле проверки данных использовать
ссылку на эту ячейку.
Ввод только определенных значений
В каждом из приведенных ниже примеров используется формула, заданная непо
средственно в диалоговом окне Проверка вводимых значений. Такие формулы
могут использоваться для того, чтобы ячейка или диапазон содержали только текст,
определенное значение, недублирующиеся записи или текст, начинающийся с опре
деленной буквы.
506 Часть V. Полезные методики применения формул
Компакт-диск exam
Примеры ЭТОГО раздела содержатся в файле d a t a v a l i d a t i o n
p l e s . x l s x (c h a p t e r 1 9 _ r u s . x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
Принятие только текста
Excel имеет встроенный вариант проверки данных на ограничение длины текста, од
нако он не может ограничить ввод только текстом (а не числовыми значениями). Для та
кой проверки придется использовать следующую формулу:
=ЕТЕКСТ(А1)
В данной формуле предполагается, что ячейка А1 является активной в выделенном
диапазоне.
Принятие только значений, больших, чем в предыдущей ячейке
Следующая формула проверки вводимых значений позволяет ввести только такое
значение, которое больше значения, находящегося в соседней сверху ячейке:
=А2>А1
В данной формуле предполагается, что ячейка А2 — это активная ячейка выбранного
диапазона. Заметьте, что данная формула не используется для ячеек в первой строке.
Принятие только недублирующихся данных
Следующая формула проверки вводимых значений не позволит вводить повторяю
щиеся записи в диапазоне A I : С20:
=СЧЁТЕСЛИ( $ А $ 1 : $ С $ 2 0 ;А 1 )= 1
В данной формуле предполагается, что ячейка А1 является активной в выбранном
диапазоне. Обратите внимание, что первый аргумент функции СЧЁТЕСЛИ — абсолютная
ссылка. Второй аргумент является относительной ссылкой и изменяется для каждой
ячейки диапазона. На рис. 1^.29 показана эта формула проверки значений в действии
(открыто окно с сообщением об ошибке). В данном случае пользователь пытается ввести
число 17 в ячейку В5.
Рис. 19.29. Использование проверки вводимых значений для исключения возможно
сти ввода повторяющихся значений
Глава 19. Условное форматирование и проверка данных 507
Принятие текста, начинающегося с заданного символа
Следующая формула проверки вводимых значений демонстрирует, как можно вы
полнить проверку ввода определенного символа. В данном случае формула используется
для гарантии того, что вводимая запись будет текстовой строкой, начинающейся с буквы
“А” (в верхнем или нижнем регистре).
=ЛЕВСИМВ(А1)= "а"
В этой формуле предполагается, что ячейка А1 активна в выбранном диапазоне.
Следующая формула — вариация предыдущей. В данном случае формула гарантиру
ет, что запись начинается с буквы “А” и содержит ровно пять символов.
=ЛЕВСИМВ(А 1 А ? ? ? ? " ) = 1
Принятие только дат, относящихся к понедельнику
Следующая формула проверяет, является ли вводимая дата понедельником:
=ДЕНЬНЕД(А1) = 2
В примере предполагается, что ячейка А1 является активной в выделенном диапазо
не. В примере использована функция ДЕНЬНЕД, возвращающая значение 1 для воскре
сенья, 2 для понедельника и т.д.
Принятие только значений, не превосходящих общую сумму
На рис. 19.30 показан простой лист с бюджетом вечеринки. Элементы бюджета нахо
дятся в ячейках В 1 : Вб. Допустимая сумма бюджета введена в ячейку Е4, а пользователь
пытается ввести в ячейку В4 число, в результате добавления которого общая стоимость
вечеринки превысит выделенный бюджет. Следующая формула проверки данных гаран
тирует, что сумма вводимых элементов бюджета никогда не превысит заданный предел:
=СУММ( $ В $ 1 :$ В $ 6 )< = $ Е $ 4
Рис. 19.30. Использование проверки данных для гарантии того, что сумма значений диа
пазона не превысит заданного порога
Создание зависимого списка
На рис. 19.31 показан пример зависимого списка, созданного средствами проверки
данных. В ячейке Е2 определен список проверки данных, выводящий значения диапазо
на А1 : С1 (Овощи, Фрукты, Мясо). Когда пользователь выбирает значение в списке Е2,
в ячейке F2 выводится соответствующий список (он появляется только после щелчка на
стрелке списка).
508 Часть V. Полезные методики применения формул
На рабочем листе определено три именованных диапазона:
• Овощи; А2 :А15;
• Фрукты; В2 : В9;
• Мясо; С2 : С5.
Ячейка F2 содержит следующую формулу проверки данных:
=ДВССЫЛ($Е$2)
Следовательно, список, выведенный в F2, зависит от значения, установленного в Е2.
Рис. 19.31. Зависимый раскрывающийся список
Глава
Создание мегаформул
В этой главе...
♦ Что такое мегаформула
♦ Создание мегаформул: простой пример
♦ Примеры мегаформул
♦ Преимущества и недостатки мегаформул
Данная глава посвящена описанию методов комбинирования нескольких формул в одну
(которую называют мегаформулой). Такой подход позволяет устранить необходимость ис
пользования промежуточных формул и повысить скорость вычислений. Недостатком явля
ется то, что редактирование результирующей формулы существенно затруднено.
Что такое мегаформула
Часто при работе с электронными таблицами для получения желаемого результата
приходится использовать промежуточные формулы. Другими словами, формула может
зависеть от других формул, которые, в свою очередь, зависят от третьих. Если вам уда
лось заставить все формулы работать правильно, можете удалить промежуточные фор
мулы и создать всего одну (но более сложную) формулу. Ввиду отсутствия лучшего тер
мина я решил назвать такие формулы “мегаформулами”.
В чем состоит преимущество использования мегаформул? Они занимают меньшее
количество ячеек, а также могут повысить скорость пересчета. Кроме того, вы имеете
возможность произвести впечатление на людей, прославившихся своим умением созда
вать формулы. Каковы недостатки? Часто такие формулы не подлежат расшифровке или
модификации даже человеком, их создавшим.
Примечание
Описанные в данной главе методы использовались при создании многих
сложных формул, приведенных в книге.
Применить ли мегаформулу в каждом конкретном случае — непростой вопрос. Не
сколько коротких формул вместо одной длинной легче создать и “отладить”, поэтому
510 Часть V. Полезные методики применения формул
многие люди считают, что преимущества мегаформул не компенсируют их недостатки.
Решать вам.
Создание мегаформул: простой пример
Создание мегаформулы в основном заключается в копировании текста одной форму
лы и его вставке в другую формулу. Начнем с относительно простого примера. Посмот
рите на рабочий лист, показанный на рис. 20.1. На данном листе слева для вычисления
займов под залог недвижимости используется множество формул.
Рис. 20.1. В данной электронной таблице для вычисления займов под залог не
движимости используется большое количество формул
Компакт-диск in terest .xlsx
Демонстрируемые примеры содержатся в файле t o t a l
(chapter20_RUS .x s l x ) на прилагаемом компакт-диске.
В разделе результатов рабочего листа используется информация, представленная
в разделе вводимых данных, и содержатся формулы, показанные в табл. 20.1.
Таблица 20.1. Формулы, используемые для вычислений
Ячейка Формула Описание
СЮ =С4 *С5 Вычисляет аванс
СИ =С4-С10 Вычисляет сумму займа
С12 =ПЛТ (С7 /1 2 ; С6 ; - С И ) Вычисляет месячные выплаты
С13 =С12 *Сб Вычисляет суммарные основные выплаты
С14 =С13-СИ Вычисляет суммарные проценты
Предположим, что нас интересует только суммарный процент (ячейка С14). Вы, ко
нечно же, можете скрыть строки, содержащие лишнюю информацию, однако существует
возможность создать единственную формулу, которая бы выполняла работу нескольких
промежуточных.
Примечание
Данный пример приводится исключительно для демонстрации методики
создания мегаформул. На самом деле с этой же задачей отлично справля
ется функция ПРОЦПЛАТ.
Глава 20. Создание мегаформул 511
Формула, вычисляющая выплаченный процент, зависит от формул в ячейках С И
иС13 (прямая зависимость). Кроме того, формула в ячейке С13 зависит от формулы
в ячейке С12, которая, в свою очередь, подчиняется ячейке С И . Таким образом, для вы
числения общего дохода используется пять формул. Ниже приведено описание действий,
которые необходимо выполнить для того, чтобы создать единственную формулу, вычис
ляющую общий процент (без использования промежуточных формул). В ячейке С14 со
держится следующая формула:
=С13-С11
Ниже приведено описание процесса преобразования данной формулы в мегаформулу.
1. Ссылку на ячейку С13 замените формулой, содержащейся в данной ячейке. Пе
ред этим заключите данную формулу в круглые скобки. Формула в ячейке С14
примет следующий вид:
= (С12*С6) - С И
2. Ссылку на ячейку С12 также замените формулой, содержащейся в данной ячейке.
Формула в ячейке С14 примет следующий вид:
= (ПЛТ (С 7/12 ;С 6 ;- С И ) *С6) - С И
3. Ссылки на ячейку С И замените формулой, содержащейся в данной ячейке. Пе
ред копированием формулу необходимо заключить в круглые скобки. Теперь
формула в ячейке С14 имеет следующий вид:
= (ПЛТ(С7/12;С6;- (С4-С10)) *С6)- (С4-С10)
4. Ссылки на ячейку СЮ замените формулой, содержащейся в данной ячейке. Пе
ред копированием формулу необходимо заключить в круглые скобки. После это
го формула в ячейке С14 примет следующий вид:
= (ПЛТ(С7/12;Сб; - (С4-(С4*С5)) ) *С6)- (С4-(С4*С5))
Теперь формула содержит ссылки только на ячейки вводимых данных. Можно, не
опасаясь, удалить формулы в ячейках С 10:С 13, так как работу всех промежуточных
формул заменила всего одна мегаформула.
Если вы не специалист мирового класса по написанию формул Excel, маловероятно,
что вы сможете написать подобную мегаформулу без предварительного создания про
межуточных.
Создание мегаформул по своей сути сводится к подстановке текста формул вместо
ссылок на соответствующие ячейки. Эти подстановки выполняются до тех пор, пока
в окончательной формуле не исчезнут ссылки на ячейки с промежуточными формулами.
На каждом этапе проверка мегаформулы сводится к проверке ее результата, который не
должен меняться. В приведенном выше примере некоторые действия требовали заклю
чения копируемых формул в круглые скобки с целью обеспечения корректного порядка
вычислений.
Копирование текста из формулы
Создание мегаформулы состоит в копировании текста формулы и замене этим тек
стом ссылки на ячейку. Для копирования содерж имого формулы активизируйте ячейку
и нажмите клавишу <F2>. После этого выделите текст формулы (без знака равенства),
используя комбинацию клавиш <Shift+Hom e>, а затем — <Shift+->>. Нажав комбина
цию клавиш <Ctrl+C>, скопируйте выделенный текст в буфер обмена. Активизируйте
ячейку, содержащ ую мегаформулу, и нажмите <F2>. Используйте клавиши со стрелка
512 Часть V. Полезные методики применения формул
ми совместно с клавишей <Shrft> для выделения заменяемой ссылки. В заключение
с помощью клавиш <Ctrl+V> замените выделенный текст содержимым буфера обмена.
В некоторых случаях для обеспечения корректной работы формулы копируемый
текст необходимо заключить в круглые скобки. Если после вставки текста в формулу
возвращаемое ею значение изменяется, отмените вставку, нажав <Ctrl+Z>. Заключите
копируемую формулу в скобки и попробуйте вставить снова.
Примеры мегаформул
Данный раздел содержит еще три примера использования мегаформул. Эти примеры
призваны продемонстрировать, как использование мегаформул позволяет рационализи
ровать выполнение ряда задач. Используя эти примеры, вы сможете очистить списки со
трудников путем удаления отчеств и промежуточных инициалов, найти позицию послед
него пробела в строке, а также определить правильность номера кредитной карточки.
Использование мегаформулы для удаления отчеств
и промежуточных инициалов
Рассмотрим рабочий лист со столбцом, включающим
полные имена людей (рис. 20.2). Предположим, что рабо
чий лист содержит тысячи фамилий, при этом требуется со
кратить все записи, удалив имена и инициалы, но вы не
способны написать макрос VBA, а на редактирование спи
ска вручную уйдет не один час. Таким образом, остается
лишь использовать формулы. Заметьте, что не во всех по
лях существуют отчества и промежуточные инициалы, что
делает задание еще более сложным. Для решения этой за
дачи применим несколько промежуточных формул.
На рис. 20.3 представлено решение, для получения ко
торого потребовалось шесть промежуточных формул, описанных в табл. 20.2. Список
сотрудников отображен в столбце А, а результат — в столбце Н. В столбцах с В по G со
держатся промежуточные формулы.
Компакт-диск
Файлы tim e t e s t in t e r m e d ia t e .x ls x , tim e t e s t m egaform ula. x l s x
и C h a p te r 2 0 .RUS . x l s x , содерж ащ иеся на прилагаем ом ком пакт-диске, по
зволят вам на больших объемах данных сравнить время обработки инф ор
мации с использованием промежуточных формул и с использованием ме
гаформулы.
Рис. 20.3. Для удаления фамилий и инициалов потребовалось шесть промежуточных формул
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Формулы в Microsoft Excel 2010 ( PDFDrive )
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Формулы в Microsoft Excel 2010 ( PDFDrive )
- 1 - 50
- 51 - 100
- 101 - 150
- 151 - 200
- 201 - 250
- 251 - 300
- 301 - 350
- 351 - 400
- 401 - 450
- 451 - 500
- 501 - 550
- 551 - 600
- 601 - 650
- 651 - 684
Pages: