Формулы в Microsoft Excel 2010 ( PDFDrive )

52 Часть I. Основные сведения

Примечание

Формулы всегда начинаются со знака равенства (=).

Советы по вводу данных в ячейки

Ниже приведен список советов, которые помогут пользователям перейти на Excel
сдругих процессоров электронных таблиц.

• Если хотите вводить данные и при этом не пользоваться клавишами со стрелками,
установите флажок Переход к другой ячейке после нажатия на клавишу ВВОД, рас­
положенный во вкладке Дополнительно диалогового окна параметров программы.
Затем в раскрывающемся списке задайте направление перехода к другой ячейке.

• Иногда удобно выделить диапазон ячеек, перед тем как вводить данные. Если вы
поступите таким образом, то сможете перемещаться в пределах выделенного диа­
пазона с помощью клавиши <ТаЬ>,

• Для того чтобы ввести одни и те же данные во все ячейки диапазона, выделите
диапазон, введите данные в активную ячейку, а затем нажмите комбинацию клавиш
<Ctrl+Enter>.

• Чтобы скопировать содержимое активной ячейки во все ячейки выделенного диа­
пазона, нажмите сначала клавишу <F2>, а затем — клавиши <Ctrl+Enter>.

• Для того чтобы все последующие значения диапазона прирастить на единицу, на­
жмите <Ctrl> и перетаскивайте маркер выделения диапазона (он располагается
в нижнем правом углу текущей ячейки).

• Чтобы создать пользовательский список автозавершения, щелкните на кнопке Из­
менить списки (Edit Custom Lists) вкладки Дополнительно диалогового окна пара­
метров программы.

• Чтобы скопировать ячейки без приращения, переместите маркер выделения диа­
пазона в правом нижнем углу ячейки. Можно также нажать <Ctrl+D> для копирова­
ния в соседнюю ячейку снизу или <Ctrl+R> — справа.

• Если необходимо сделать вводимый текст более удобочитаемым, можете ввести раз­
рыв строки в ячейку. Для того чтобы ввести в ячейку символ возврата каретки, нажмите
<Alt+Enter>. В результате содержимое ячейки будет перенесено в новую строку.

• Чтобы ввести дробное число, введите 0, пробел, а затем дробь (символ косой чер­
ты). Excel преобразует значение в формат дробного числа.

• Для того чтобы применить к ячейке денежный формат, введите соответствующий
символ валюты до или после числового значения.

• Если необходимо задать величину в процентах, введите символ процента после чи­
слового значения. Можно также использовать принятый в вашей стране раздели­
тель разрядов (например, 123,434).

• Для того чтобы ввести текущую дату, используйте комбинацию клавиш <Ctrl+;>. Ес­
ли нужно ввести текущее время, нажмите <Ctrl+Shift+;>.

• Если нужно, чтобы ячейка или диапазон принимали только данные определенного
типа (или значения, находящиеся в определенных пределах), выделите диапазон
ивыберите команду Данные1^Работа с данными^Проверка данных.

Глава 1. Знакомство с Excel 53

Выделение ячеек и других объектов

В целом, выделение объектов в Excel происходит так же, как и в других приложениях
Windows. Выделить диапазон ячеек можно с помощью клавиатуры (нажимая клавишу
<Shift> и клавиши со стрелками) или мыши (щелкнув кнопкой и переместив указатель).
Для того чтобы выделить большой диапазон, не поместившийся на экране, щелкните
водном из углов диапазона, затем нажмите клавишу <Shift> и щелкните на ячейке в про­
тивоположном углу диапазона.

Чтобы выделить всю таблицу, нужно нажать клавиши <Ctrl+*> (звездочка). Когда
выделен большой диапазон ячеек, с помощью клавиш <Ctrl+.> (точка) можно переходить
к углам диапазона.

Если вы работаете с таблицей (созданной с помощью команды Вставка^Таблицы1^
Таблица), то обнаружите, что комбинация клавиш <Ctrl+A> работает совсем не так, как
в версиях до 2007. Чтобы выделить всю таблицу, нажмите эту комбинацию клавиш один
раз. Если вы нажмете эту же комбинацию клавиш еще раз, то выделите всю таблицу вме­
сте с заголовками и итогами. Если вы нажмете эту комбинацию третий раз, будет выде­
лен весь рабочий лист.

Для выделения объекта, находящегося на рабочем листе, просто наведите на него
указатель и щелкните мышью. Единственным исключением может быть только объект,
ккоторому добавлен макрос. В этом случае щелчок на объекте приведет к выполнению
макроса. Для выделения нескольких объектов или несмежных ячеек при щелчках мы­
шью удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.

Справочная система

Одной из наиболее важных особенностей Excel 2010 является мощная справочная
система. Значок справки в виде голубого круга с вопросительным знаком находится
в правом верхнем углу окна программы. Щелчок на этом значке или нажатие
клавиши <F1> приводит к отображению окна справки, показанного на рис. 1.8.

Два основных метода навигации по справочной системе сводятся к использова­
нию текстового поля Поиск и пункта Оглавление. Ввод ключевых слов в поле по­
иска и щелчок на кнопке Поиск приведет к отображению в главном окне соответст­
вующих статей справочной системы. В оглавлении перечислено множество связан­
ных по темам статей справочной системы. Окно оглавления, когда оно не
используется, может быть скрыто. Обратите внимание, что кнопка Поиск на самом
деле представляет собой элемент раскрывающегося списка. Щелкните на маленькой
стрелке, и вы сможете выбрать тип необходимой справки. По умолчанию содержи­
мое справки загружается с сайта Microsoft Office Online. Если у вас нет доступа к
Интернету или вы хотите ограничиться статьями справки, установленными на вашем
компьютере, щелкните на кнопке Автономная работа в правом нижнем углу окна
справки (см. рис. 1.8). Откроется небольшое меню, которое позволит определить,
какая именно справочная система будет использоваться. В этом же меню содержит­
ся значок, открывающий справку по справочной системе (странное словосочетание
“справка о справке” в данном случае вполне уместно).

54 Часть I. Основные сведения

Форматирование ячеек

В Excel существует два типа форматов ячеек: числовой и стилевой.

Числовое форматирование

От числового форматирования зависит то, как значение будут представлено в ячейке.
В Excel существует целый ряд стандартных числовых форматов. Кроме того, во вкладке
Число диалогового окна Формат ячейки можно создавать и собственные числовые
форматы. Для активизации этого диалогового окна щелкните на кнопке со стрелкой
в правом конце заголовка группы Число вкладки Главная.

Рис. 1.8. Окно справочной системы Excel

В зависимости от вводимого элемента, Excel иногда применяет числовое форматирова­
ние автоматически. Так, если перед числовым значением вести символ валюты (например,
символ доллара), программа применит денежный числовой формат. Если добавить сим­
вол процента, к ячейке будет применен формат процентов.

© Перекрестная ссылка

Дополнительную информацию о том, как создавать собственные числовые
форматы, можно найти в приложении Б.

Числовой формат не влияет на само значение, которое находится в ячейке. Предполо­
жим, ячейка содержит значение 3 , 1 4 1 5 9 . Если задать такой формат, при котором ото­
бражаются только два десятичных разряда, в ячейке будет отображена запись 3 , 1 4 . В то
же время в формуле будет использоваться фактическое значение ячейки ( 3 , 1 4 1 5 9 ) .

Глава 1. Знакомство с Excel 55

Стилевое форматирование

Стилевое форматирование используется исключительно для того, чтобы придать со­
держимому ячеек требуемый внешний вид (цвет, начертание, границы, выравнивание
ит.д.)- Группы Главная^Шрифт и Главная^Стили содержат все команды, необходи­
мые для форматирования ячеек и диапазонов.

В Excel 2007 была введена новая концепция, называемая темами документов. Темы
позволяют одним мановением руки применить множество параметров форматирования,
таких как шрифты, цвета и стили ячеек. Параметры форматирования, содержащиеся
втеме, установлены так, чтобы органично сочетаться друг с другом. Применив тему,
можно быть уверенным в гармоничном сочетании цветов. Все команды, связанные с те­
мами, находятся в группе Темы вкладки Разметка страницы.

Стоит обратить внимание и на функцию условного форматирования Excel. Этот удобный
инструмент позволяет назначить объекту определенный стиль форматирования, который
применяется только при определенных условиях. Например, можно назначить красный цвет
заливки ячейке, содержащей отрицательное число. В Excel 2007 введено множество новых
параметров условного форматирования, а в Excel 2010 они существенно улучшены.

_ Перекрестная ссылка

fcLsr Более подробную информацию об условном форматировании можно найти
в главе 19.

Таблицы

Таблицей называют специально назначенный диапазон ячеек на рабочем листе Ex­
cel 2010. Преобразование диапазона ячеек в таблицу существенно упрощает выполнение
множества операций над данными.

Данные в таблице связаны особым образом. Строки представляют связанные объек­
ты, а столбцы — связанные элементы информации о каждом из этих объектов. Если,
кпримеру, у вас есть таблица книг, содержащихся в библиотеке, каждая строка будет со­
держать информацию об одной книге. Столбцы могут включать заголовок, имя автора,
издателя, дату публикации и т.п. В терминологии баз данных в этом случае строки назы­
ваются записями, а столбцы — полями.

Если на рабочем листе данные организованы описанным выше образом, их можно
преобразовать в таблицу. Для этого нужно выделить диапазон и выбрать команду Встав-
ка^Таблицы^Таблица. Excel автоматически вставит обобщенные заголовки столбцов,
если таковые не существуют, цветовую заливку и раскрывающиеся списки заголовков.
Эти раскрывающиеся списки, равно как и контекстная вкладка Работа с таблицами на
ленте, обеспечивают быстрый доступ к связанным с таблицами функциям, таким как
сортировка, фильтрация и форматирование. К тому же использование формул в таблицах
имеет ряд существенных преимуществ.

Не пугайте понятия “таблица” и “электронная таблица”. Электронной таблицей принято
называть рабочий лист Excel, а таблицей — диапазон ячеек, определенный, как описано
впредыдущем абзаце.

Перекрестная ссылка

Таблицы подробно рассматриваются в главе 9.

56 Часть I. Основные сведения

Формулы и функции электронных таблиц

Формула— один из основополагающих элементов электронной таблицы, и в этом
программа Excel преуспела. Все последующие главы доказывают этот тезис.

Функции рабочего листа позволяют производить вычисления или иные операции. Ex­
cel имеет в своем арсенале огромное количество встроенных функций, включая десятки
новых функций, добавленных в Excel 2010.

Перекрестная ссылка

Функции рабочего листа подробно описаны в главе 4.

Все электронные таблицы позволяют назначать имена ячейкам и диапазонам ячеек.
Работа с именами в Excel имеет свои особенности. Имя представляет собой идентифика­
тор, который позволяет обращаться к ячейке, диапазону, значению или формуле. Ис­
пользование имен значительно упрощает работу с формулами.

Перекрестная ссылка

Глава 3 полностью посвящена именам.

Объекты графического слоя

Как уже отмечалось, каждый рабочий лист имеет невидимый графический слой, в ко­
тором содержатся все фигуры, диаграммы, графики, рисунки и элементы управления
(такие как кнопки и списки). В следующих разделах речь пойдет об основных объектах
графического слоя.

Фигуры

У вас есть возможность вставить на рабочий лист множество разнообразных фигур.
Их выбор выполняется с помощью командной кнопки Фигуры, расположенной в группе
Иллюстрации вкладки Вставка. После вставки фигуры на лист ее можно модифициро­
вать, выделяя ее и перетаскивая отображаемые маркеры. К фигурам также можно приме­
нять стили, эффекты заполнения и трехмерные эффекты, а группирование множества фи­
гур в единый графический объект облегчает изменение его размеров и местоположения.

Иллюстрации

Изображения, клипы и объекты SmartArt можно вставить из группы Иллюстрации
вкладки Вставка. На рис. 1.9 показаны некоторые объекты графического слоя рабочего
листа, включая объекты группы Иллюстрации.

Объекты связанных рисунков

Связанный рисунок — это объект фигуры, отображающий диапазон. Когда диапазон
изменяется, вместе с ним изменяется и объект фигуры. Для использования этого объекта
выделите диапазон, нажмите клавиши <Ctrl+C> и выберите команду Главная1^ Буфер
обмена^Вставить^Связанный рисунок. Эта команда окажется полезной, если нужно
распечатать набор диапазонов. Можно сделать “снимки” диапазонов, а затем поместить
эти рисунки вместе в одной области, которую затем вывести на печать.

Глава 1. Знакомство с Excel 57

Рис. 1.9. Объекты графического слоя рабочего листа

Элементы управления

На рабочий лист можно вставить множество различных элементов управления. Формаль­
но их можно разделить на две категории: элементы управления форм и элементы ActiveX.
Использование элементов управления способно значительно повысить эффективность работы
слистом, часто даже без использования макросов. Чтобы вставить элемент управления, выбе­
рите на ленте команду РазработчикаЭлементы управления^Вставить. На рис. 1.10 по­
казан рабочий лист с несколькими элементами управления (флажок, две группы переклю­
чателей, полоса прокрутки и др.), добавленными на лист.

Рис. 1.10. Excel позволяет добавить на графический слой рабочего листа
множество элементов управления

58 Часть I. Основные сведения

Примечание

Вкладка Разработчик по умолчанию не отображается. Для отображения этой
вкладки откройте окно параметров программы и во вкладке Настройка лен­
ты установите флажок Разработчик.

Компакт-диск

Для того чтобы увидеть элементы управления в работе (см. рис. 1.10), от­
кройте файл w o r k s h e e t c o n t r o l s . x s l x (C h a p te r0 1 _ R U S . x s lm ) на прила­
гаемом компакт-диске.

Диаграммы

Excel — превосходная среда для построения диаграмм. Как уже отмечалось, диа­
граммы могут храниться на листе диаграмм или располагаться на текущем рабочем лис­
те в качестве плавающих объектов.

В Excel любая диаграмма может изменяться, чтобы максимально соответствовать
требованиям пользователя. При выделении диаграммы на ленте отображается контекст­
ная вкладка, содержащая все инструменты, необходимые для коррекции диаграммы. На­
жав клавиши <Ctrl+l>, можно открыть диалоговое окно форматирования выделенных
элементов диаграммы. Щелчок правой кнопкой мыши на объекте диаграммы приводит к
открытию контекстного меню.

Создать плавающую диаграмму нетрудно. Выделите данные, на основе которых стро­
ится диаграмма, и щелкните на соответствующем типе диаграммы в группе Диаграммы
вкладки Вставка.

Перекрестная ссылка

Глава 17 содержит дополнительную информацию о диаграммах.

Спарклайны

Спарклайн— это диаграмма, расположенная в одной ячейке. Обычно спарклайны
располагают в нескольких соседних ячейках, чтобы визуально продемонстрировать
тренды данных (рис. 1.11).

Пользовательская настройка Excel

В этом разделе описаны средства, позволяющие настроить Excel в соответствии с ва­
шими требованиями. Среди них основными являются макросы и надстройки.

Макросы

Язык программирования V B A — мощный инструмент, позволяющий Excel выпол­
нять такие задачи, осуществить которые иными средствами чрезвычайно сложно или во­
обще невозможно. С помощью VBA создаются следующие основные типы макросов:

• макросы, автоматизирующие операции в Excel;
• макросы, которые функционируют в качестве пользовательских функций и при­

меняются при вычислении формул на рабочем листе.

Глава 1. Знакомство с Excel 59

Рис. 1.11. Образцы спарклайнов

Перекрестная ссылка

Часть VI этой книги посвящена созданию пользовательских функций с по­
мощью VBA.

Надстройки

Надстройка — это программа, подключаемая к Excel и расширяющая возможности
основной программы. Например, в надстройке можно хранить пользовательские функ­
ции электронных таблиц. Для подключения надстройки выберите в окне параметров
программы вкладку Надстройки.

К Excel прилагается только несколько надстроек. Можно также приобрести или за­
грузить из Интернета большое количество иных надстроек. Одна из них — пакет Power
Utility Рак, созданный автором этой книги и получивший множество наград. Ознакоми­
тельную (бесплатную), а также полную (платную) версию пакета можно загрузить с мое­
го сайта h t t p : / / s p r e a d s h e e t p a g e . com.

Перекрестная ссылка

В главе 23 вы узнаете, как создавать собственные надстройки, содержащие
дополнительные функции рабочего листа.

Средства Интернета

Excel содержит множество функций, связанных с Интернетом. К примеру, можно сохра­
нитьрабочий лист или вообще всю книгу в формате HTML, доступном для браузеров. Можно
также вставлять в ячейки рабочего листа гиперссылки, включая электронные адреса.

60 Часть I. Основные сведения

Вы можете также создавать веб-запросы для получения данных, хранимых в корпора­
тивной сети или в Интернете.

Средства анализа

В Excel встроены мощные средства анализа данных. Большинство пользователей при­
меняют электронные таблицы именно с целью анализа. С помощью формул решаются мно­
гие задачи. В то же время в арсенале Excel имеется целый ряд других средств, предназна­
ченных для проведения анализа. Об этих средствах речь пойдет в следующих разделах.

Доступ к базам данных

Средства Excel, связанные с базами данных, условно можно разделить на две категории.

• Табличная база данных. Хранится на рабочем листе, что строго ограничивает ее
размеры. Табличная база данных Excel может иметь не более 1 048 575 записей
(поскольку верхняя строка предназначена для названий полей) и 16 384 полей (по
одному на столбец).

• Внешняя база данных. Данные хранятся вне Excel, например в файле программы
Access или базе данных SQL Server.

Если указатель наведен на ячейку рабочего листа табличной базы данных, Excel рас­
познает ее и по возможности отображает названия полей. Например, если навести указа­
тель ячейки на базу данных рабочего листа и выбрать команду Данные^Сортировка и
фильтр^Сортировка, Excel позволит выбрать столбцы, на основе которых будут сор­
тироваться записи.

Особенно полезна функция фильтрации. Она позволяет отображать только те записи,
которые нужны в данный момент. Когда режим фильтрации включен, вы можете от­
фильтровать данные, выбрав значения из раскрывающихся списков. Для вывода списков
фильтрации выберите команду Данные^Сортировка и фильтр^Фильтр. Строки, ко­
торые не удовлетворяют критерию фильтра, скрываются. Пример выполнения фильтра­
ции показан на рис. 1.12.

Если хотите, можете воспользоваться традиционным расширенным фильтром Excel,
использующим диапазон условий. Для этого в группе Сортировка и фильтрация
вкладки Данные щелкните на кнопке Дополнительно.

Перекрестная ссылка

В главе 9 приведена дополнительная информация о списках и базах данных
рабочего листа.

Excel может автоматически вставлять (а также удалять) формулы промежуточных
итогов в таблицах, настроенных как база данных. Кроме того, Excel автоматически фор­
мирует структуру данных, чтобы вы могли видеть только промежуточные итоги на нуж­
ном уровне детализации.

Структура таблицы

Режим структуры таблиц особенно удобен при работе с иерархически упорядочен­
ными данными, например бюджетными сведениями. Excel может создать подходящую
структуру автоматически, исходя из формул таблицы (для этого используется команда

Глава 1. Знакомство с Excel 61

Промежуточный итог, находящаяся в группе Структура вкладки Данные). После того
как структура будет создана, ее можно сворачивать и разворачивать, чтобы отображать
различные уровни детализации. На рис. 1.13 показан пример структуры рабочего листа.

Рис. 1.12. Функция фильтрации облегчает просмотр записей, которые удовлетворяют задан­
ному критерию

Рис. 1.13. Excel может автоматически вставлять промежуточные форму­
лы и создавать структуру данных

Управление сценариями

Управление сценариями — это процесс сохранения входных величин, которые со­
ставляют определенную модель. Например, вы подготовили прогноз сбыта продукции.
Этот прогноз может включать сценарии наиболее благоприятного, наименее благопри­
ятного и наиболее вероятного сценариев развития событий.

Наиболее эффективно управление сценариями осуществляет диспетчер сценариев.
Учитывайте, что Excel может решать только самые простые задачи управления сцена­

62 Часть I. Основные сведения

риями. Тем не менее использовать функцию управления сценариями Excel гораздо удоб­
нее, чем пытаться согласовать несколько сценариев вручную.

Сводные таблицы

Сводные таблицы — довольно мощное инструментальное средство Excel. Они позво­
ляют отображать сводные данные в любой форме. Данные для сводной таблицы можно
взять из табличной или внешней базы данных и хранить в специальном кеше. В резуль­
тате программа быстро пересчитает данные в случае изменения сводной таблицы.

Перекрестная ссылка

Глава 18 содержит дополнительную информацию о сводных таблицах.

“Спутником” сводных таблиц являются сводные диаграммы. Они позволяют связы­
вать диаграмму со сводной таблицей.

Средства проверки данных

Excel предоставляет возможность проверки данных. Проверка поможет выявить
ошибки или разобраться в неизвестной таблице. Воспользоваться этой функцией можно
с помощью команды Формулы^Зависимости формула Проверка наличия ошибок.

Перекрестная ссылка

Более полная информация о функциях проверки данных программы Excel
содержится в главе 21.

Надстройка “Поиск решения”

Для выполнения специализированных линейных и нелинейных задан служит надстрой­
ка “Поиск решения”. Она занимается разрешением вопросов, связанных с анализом ситуа­
ций типа “что-если”, основываясь на изменяемых ячейках, целевых ячейках и, возможно,
ячейках, значения которых должны быть минимизированы или максимизированы.

Средства защиты

В Excel существует несколько средств защиты данных. Например, можно защитить
формулы от перезаписи или изменения, защитить структуру рабочей книги, а также за­
щитить код VBA.

Защита формулы от перезаписи

Нередко возникает необходимость защитить формулы от перезаписи или изменения.
Для этого нужно разблокировать ячейки, для которых вы собираетесь разрешить измене­
ния, а затем защитить рабочий лист. Вначале выделите ячейки, которые разрешено изме­
нять, и выберите команду Главная^Ячейки^Формат^Блокировать ячейку, чтобы раз­
блокировать выделенные ячейки. Затем выберите команду Главная^Ячейки^Формат^
Защитить лист. Откроется диалоговое окно Защита листа, в котором при желании мож­
но задать пароль.

Глава 1. Знакомство с Excel 63

Примечание

По умолчанию все ячейки являются заблокированными. Однако блокировка
и разблокировка ячеек бессмысленна, если не защищен рабочий лист.

Когда вы защищаете рабочий лист, диалоговое окно Защита листа (рис. 1.14) позво­
ляет выбрать и те элементы, которые не должны защищаться. Например, можно разре­
шить пользователям сортировать данные или использовать автофильтр при работе с за­
щищенным листом (в предыдущих версиях программы это было невозможно).

Рис. 1.14. В этом диалоговом окне
выберите, какие элементы следует
защитить

Существует возможность скрыть формулы так, чтобы они не отображались в строке
формул Excel, когда ячейка активна. Для этого выделите ячейки с формулами и нажмите
клавиши <Ctrl+l>. В открывшемся диалоговом окне Формат ячейки перейдите во
вкладку Защита и установите флажок Скрыть формулы.

Защита структуры рабочей книги

Защитить структуру рабочей книги означает запретить добавление и удаление листов.
Для этого выберите команду Рецензирование^Изменения^Защитить книгу. В от­
крывшемся диалоговом окне (рис. 1.15) установите флажок структуру. Если также уста­
новить флажок окна, станет невозможным перемещение и изменение размеров окна ра­
бочей кйиги.

© Предупреждение

Не забывайте о том, что функции защиты Excel несовершенны. Даже если
установлен пароль, защитить компоненты книги удастся только от рядовых
пользователей. Тот, кто действительно заинтересован в том, чтобы взло­
мать защиту вашей книги, скорее всего, добьется желаемого результата
с помощью существующих программ взлома паролей.

Защита рабочей книги паролем

В дополнение к защите отдельных листов и структуры книги можно установить пароль
на ее открытие. Для этого выберите команду Файл^Сведения^Защитить книгу^

64 Часть I. Основные сведения

Зашифровать паролем. В открывшемся диалоговом окне (рис. 1.16) задайте пароль
открытия рабочей книги.

Рис. 1.15. Диалоговое окно За­ Рис. 1.16. В диалоговом окне Шифро­
щита структуры и окон вание документа рабочую книгу можно
защитить паролем

Глава

Знакомство
с формулами

В этой главе...

♦ Ввод и редактирование формул
♦ Использование операторов в формулах
♦ Порядок вычисления формул
♦ Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек
♦ Создание точной копии формулы
♦ Преобразование формул в значения
♦ Сокрытие формул
♦ Ошибки в формулах
♦ Работа с циклическими ссылками
♦ Функция подбора параметра

Эта глава является своего рода введением в такую обширную тему, как использова­
ние формул в Excel. Несмотря на то что изложенная информация в первую очередь адре­
сована начинающим пользователям Excel, некоторые сведения могут оказаться полез­
ными даже опытным пользователям.

Ввод и редактирование формул

В данном разделе описаны основные элементы формул. Кроме того, вы ознакомитесь
с различными способами ввода и редактирования формул.

66 Часть I. Основные сведения

Элементы формул

Формула, вводимая в ячейку, может состоять из пяти типов элементов.

• Операторы. Символы, такие как “+” (сложение) и (умножение).

• Ссылки на ячейки. В эту категорию входят именованные ячейки и диапазоны,
относящиеся к текущему рабочему листу, ячейкам другого листа текущей книги и
даже ячейкам листа другой рабочей книги.

• Значения и текстовые строки. Например, 7 , 5 или " Р е з у л ь т а т ы н а к о н е ц
года".

• Функции и аргументы функций. К этой категории относятся такие функции, как
СУММ, СРЗНАЧ и др., а также их аргументы.

• Скобки. Задают порядок выполнения операций в формуле.

Ввод формул

Когда вы вводите в пустую ячейку знак равенства, программа воспринимает следующую
за этим знаком запись как формулу. В Excel формулы всегда начинаются со знака равенства.
В начале формулы допускается также использование знаков “плюс” и “минус”. Однако Excel
автоматически вставит знак равенства, как только вы закончите вводить формулу.

Excel также воспринимает символы, привычные для пользователей Lotus 1-2-3
(например, “собачка” — @). Этот символ может открывать формулу, которая начинается
с функции. Например, программа распознает обе приведенные ниже формулы:
=СУММ(А 1 :А2 0 0)
@СУММ(А 1 :А2 0 0)

Однако после ввода второй формулы программа автоматически заменит символ @на
знак равенства. Ввести формулу в ячейку можно двумя способами: вручную или указав
ссылки на ячейки. Оба метода описаны в следующих разделах.

Ручной ввод формул
Ручной ввод формул означает, что вы просто активизируете ячейку и вводите в ней знак

равенства (=), а за ним — саму формулу. Вводимые символы одновременно отображаются в
ячейке и в строке формул. При вводе формул, конечно же, можно использовать клавиши,
предназначенные для редактирования. Закончив вводить формулу, нажмите <Entei>.

Примечание

Исключение составляют формулы массивов. По окончании ввода формул
массива следует нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. О формулах
массивов речь пойдет в части IV.

После нажатия клавиши <Enter> в ячейке будет отображаться результат выполнения
формулы. Сама же формула будет отображена в строке формул, когда активизирована
соответствующая ячейка.

Ввод формул с указанием ссылок на ячейки
Этот способ также предполагает ручной ввод некоторых элементов. Вместо того что­

бы вводить номера ячеек вручную, можно указать ячейки. Например, чтобы ввести фор­
мулу =А1+А2 в ячейку АЗ, необходимо выполнить следующее.

Глава 2. Знакомство с формулами 67

1. Выделите ячейку АЗ.

2. Введите знак равенства (=). Обратите внимание на то, что в левой части строки
состояния Excel отображается слово Ввод.

3. Дважды нажмите клавишу <Т>, в результате чего вокруг ячейки появится дви­

жущаяся рамка. Ссылка на ячейку А1 будет отображена в ячейке АЗ и в строке
формул. Обратите внимание и на слово Укажите в строке состояния.

Если вы предпочитаете использовать мышь, наведите указатель на ячейку А1
и щелкните мышью.

4. Введите знак “плюс” (+)• Движущаяся рамка исчезнет, а в строке состояния снова
появится Ввод.

5. Еще раз нажмите клавишу со стрелкой “вверх”. К формуле будет добавлено слово А2.

Если вы предпочитаете использовать мышь, наведите указатель на ячейку А2
и щелкните кнопкой мыши.

6. Завершив ввод формулы, нажмите <Enter>. Как и при ручном вводе, результат
выполнения формулы будет отображен в ячейке. Формула отображается в строке
формул, когда ячейка с формулой активна.

Если длинная формула не помещается в строке формул, наведите указатель на
значок с изображением “галочки”, расположенный рядом со строкой формул,
и щелкните на нем. Строка формул будет развернута.

Задавать ссылки на ячейки менее утомительно, чем вводить номера ячеек вручную,
к тому же практически всегда это позволяет избежать неточностей.

Вставка имен

В главе 3 речь пойдет о том, как присвоить имя ячейке или диапазону. Например,
чтобы присвоить имя ячейке, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите коман­
ду Присвоить имя. Если в формуле используются именованные ячейки или диапазоны,
то можно задать имя вместо адреса. Имя следует выбрать из списка, тогда программа
автоматически вставит его в формулу.

Для вставки имени в формулу поместите курсор в то место формулы, в котором
должно находиться имя, а затем воспользуйтесь любым из следующих методов.

• Нажмите клавишу <F3>, чтобы открыть диалоговое окно вставки имени. Выбери­
те имя из списка и щелкните на ОК.

• Выберите команду Формулы^Определенные именам Использовать в формуле.
В открывшемся списке имен выберите нужное имя, и оно будет вставлено в формулу.

• Воспользуйтесь преимуществами функции автозавершения. При вводе очередной
буквы во время ввода формулы программа Excel отображает список подходящих
вариантов имен и функций. С помощью клавиши <i> выберите нужное имя, а за­
тем нажмите <ТаЬ>, чтобы вставить имя в формулу.

Пробелы и разрывы строк

Чаще всего формулы не имеют пробелов. Однако при вводе формул все же можно
использовать пробелы и даже разрыв строки. Пробелы и разрывы строк упрощают чте­

68 Часть I. Основные сведения

ние данных и при этом не влияют на результат формулы. Для того чтобы задать разрыв
строки, нажмите комбинацию клавиш <Alt+Enter>. На рис. 2.1 показана формула, в ко­
торой использованы пробелы и разрывы строк.

Рис. 2.1. В этой формуле использованы пробелы
и разрывы строки

Совет

Чтобы в строке формулы отображалось несколько строк, перетащите ее
нижнюю границу вниз.

Допустимый размер формулы

Формула не может содержать более чем 8000 символов. Если необходима формула,
количество символов в которой превышает предельно допустимое, разделите ее на не­
сколько формул. При желании можете создать пользовательскую функцию на языке
VBA, количество символов в которой не ограничено.

Перекрестная ссылка

О том, как создавать пользовательские функции, читайте в части VI.

Примеры формул

Следуя представленным выше инструкциям, вы сможете создать разнообразные фор­
мулы. В этом разделе будет приведено несколько примеров формул.

Компакт-диск

Все примеры этой главы содержатся в файле c h a p t e r 2 _ R U S . x s l x на при­
лагаемом компакт-диске.
• Следующая формула используется для умножения чисел 15 0 и 0 , 01. Результат
вычисления— 1 ,5 . В этой формуле были использованы только константы, по­
этому особой ценности она не имеет (вместо формулы можно было просто ввести
значение 1 , 5).
=150*,01
• С помощью следующей формулы складываются значения ячеек А1 и А2:
=А1+А2
• Следующая формула предназначена для вычитания значения ячейки с именем
Р асх од ы из значения ячейки с именем Доходы:
=Доходы-Расходы

Глава 2. Знакомство с формулами 69

• В следующей формуле используется функция СУММ, с помощью которой склады­
ваются значения ячеек диапазона А 1 : А12:
=СУММ(А1:А 1 2 )

• А эта формула сравнивает значения ячеек А1 и С12 с помощью оператора =. Если
значения обеих ячеек равны, формула возвратит результат ИСТИНА; в противном
случае результатом будет ЛОЖЬ.
=А1=С12

• Эта формула вычитает значение ячейки ВЗ из значения ячейки В2, а затем умно­
жает результат вычитания на значение ячейки В4:
= (В2-ВЗ)*В4

Редактирование формул

Если необходимо внести изменения в рабочий лист, вам, возможно, придется редак­
тировать формулы. Если же формула возвращает одно из значений ошибки (описанных
далее), то ее необходимо исправить. Отредактировать формулу можно так же, как и зна­
чение любой другой ячейки.

Режим редактирования ячейки активизируется несколькими способами.

• Дважды щелкните на ячейке. Это позволит внести изменения непосредственно
в ячейке. Данный способ работает только в том случае, если во вкладке Дополни­
тельно диалогового окна параметров программы установлен флажок Разрешить
редактирование в ячейках.

• Щелкните на ячейке и нажмите клавишу <F2>. В результате вы сможете ре­
дактировать содержимое непосредственно в ячейке. Если же флажок Разрешить
редактирование в ячейках снят, редактирование будет осуществляться в строке
формул.

• Выделите ячейку с формулой, подлежащей редактированию, и щелкните мы­
шью в строке формул. После этого приступайте к редактированию в строке формул.

В режиме редактирования формулы можно выделить несколько символов, проведя по
ним указатель мыши. То же можно сделать, нажимая клавиши стрелок при нажатой клави­
ше <Shift>. Если нужно выделить фрагмент формулы от положения курсора до начала или
конца текущей строки, нажмите, соответственно, клавиши <Shift+Home> или <Shift+End>.

Совет

Предположим, в длинной формуле присутствует ошибка. Программа не по­
зволит работать с данной формулой. Не сможете вы также перейти к другой
ячейке, потому что при каждой попытке выйти из ячейки будет появляться
диалоговое окно с сообщением об ошибке. В таком случае рекомендуется
преобразовать формулу в текст и вернуться к ней позже. Для того чтобы
преобразовать формулу в текст, просто удалите знак равенства (=). Когда вы
захотите разобраться с этой формулой, снова вставьте знак равенства,
и содержимое ячейки будет автоматически преобразовано в формулу.

70 Часть I. Основные сведения

Использование строки формул в качестве калькулятора

Если необходимо выполнить вычисления, можете использовать строку формул в ка­
честве калькулятора. Например, введите в ячейку следующую формулу:

=(145*1,05)/12

Такая формула всегда возвращает один и тот же результат, поэтому имеет смысл
сохранить результат вычисления, а не саму формулу. Нажмите <F2> и отредактируйте
содержимое ячейки. Затем нажмите <F9> и <Enter>. Excel сохранит результат вычис­
ления ( 1 2 , 6 8 7 5 ) , а не саму формулу. Этот прием работает и в том случае, если в фор­
муле используются ссылки на ячейки.

Применение описанного подхода особенно эффективно при работе с функциями
рабочего листа. Например, для того чтобы поместить в ячейку квадратный корень из
2 2 1 , введите = к о р е н ь ( 2 2 1 ) , нажмите <F9> и <Enter>. Excel вернет результат:
1 4 , 8 6 6 0 6 8 7 4 7 3 1 8 5 . Таким способом вы можете вычислить значение определенной
части формулы. Рассмотрим такой пример:

= ( 1 4 5 * 1 ,0 5 ) /А1

Если хотите заменить выражение в скобках определенным значением, войдите в ре­
жим редактирования ячеек и выделите ту часть формулы, значение которой необходимо
вычислить. В данном случае следует выделить 1 4 5 * 1 , 05. Затем нажмите <F9> и <Enter>.
Excel изменит формулу таким образом:

= ( 1 5 2 , 2 5 ) / А1

Использование операторов в формулах

Как уже отмечалось, оператор — основной элемент формулы. Оператор — это символ,
обозначающий операцию. В табл. 2.1 перечислены поддерживаемые в Excel операторы.

Таблица 2.1. Операторы в формулах Excel

Символ Оператор

+ Сложение
- Вычитание
Деление
/ Умножение
★ Процент
Конкатенация (объединение последовательностей символов в одну строку)
% Возведение в степень
& Логическое сравнение (равно)
Логическое сравнение (больше)
л. Логическое сравнение (меньше)
Логическое сравнение (больше или равно)
= Логическое сравнение (меньше или равно)
Логическое сравнение (не равно)
>

<
>=
<=

О

Символ процента (%) не является оператором, но в Excel его функциональность аналогич­
на оператору. Ввод символа процента после числа приводит к делению этого числа на 100.
Если значение не является частью формулы, ячейке будет присвоен процентный формат.

Глава 2. Знакомство с формулами 71

Операторы ссылки

Excel поддерживает еще один класс операторов — так называемые операторы ссыл­
ки. Операторы ссылки, перечисленные в табл. 2.2, используются в ссылках на ячейки.

Таблица 2.2. Операторы ссылки

Символ Оператор

: (двоеточие) Оператор диапазона. Используется для ссылки на все ячейки ме­
; (точка с запятой) жду крайними ячейками диапазона включительно.
(одиночный пробел)
Оператор объединения. Объединяет несколько ссылок на ячейки
или диапазоны в одну ссылку.

Оператор пересечения. Создает ссылку на ячейки, общие для
двух ссылок.

Примеры формул с операторами

В представленных далее примерах формул использованы различные операторы.

• Приведенная ниже формула объединяет две строки текста в новую строку
Ч а с т ь - 2 3 А. Операция объединения строк называется конкатенацией.
= иЧасть-"&"23А"

• Следующая формула объединяет содержимое ячеек А1 и А 2:
=А1&А2

• Обычно конкатенация применяется при управлении текстовыми строками. Однако
этот оператор может быть использован и для объединения цифровых значений.
Например, если ячейка А1 содержит значение 1 2 3 , а ячейка А2 — значение 4 5 6 ,
приведенная выше формула вернет значение 1 2 3 4 5 6 . Обратите внимание: фор­
мально результат представляет собой текстовую строку, и тем не менее эта строка
воспринимается программой Excel как числовое значение (если будет использова­
на в математической формуле). В то же время многие функции Excel будут игно­
рировать это “число”, поскольку они настроены на игнорирование текста.

• В следующей формуле оператор возведения в степень используется для возведе­
ния 6 в третью степень. Результат операции — 216.
=бАз

• Приведенная выше формула имеет и более удобный вариант, в котором вместо
константы используется ссылка на ячейку. В следующем примере значение ячейки
А1 возводится в третью степень:

=А1а З

• Данная формула возвращает кубический корень из 216 (т.е. число 6):
=2 1 6 А( 1 / 3 )

• Следующая формула возвращает значение ИСТИНА, если значение ячейки А1
меньше значения ячейки А2. В противном случае результат — ЛОЖЬ.
=А1<А2

Операторы логического сравнения могут быть использованы и при работе с тек­
стом. Если А1 содержит значение Альфа, а А2 — значение Гамма, данная фор­

72 Часть I. Основные сведения

мула вернет значение ИСТИНА, поскольку в алфавитном порядке значение Альфа
предшествует значению Гамма.

• Следующая формула возвращает ИСТИНА, если значение ячейки А1 меньше или
равно значению ячейки А2. В противном случае результат будет ЛОЖЬ.

=А1<=А2

• Следующая формула возвращает ИСТИНА, если значение ячейки А1 не равно зна­
чению ячейки А2. В противном случае результатом будет ЛОЖЬ.

=А1< >А2

• В отличие от некоторых других электронных таблиц (например, Lotus 1-2-3), в Ex­
cel нет логических операторов И и ИЛИ. Вместо них используются одноименные
функции. К примеру, следующая формула возвращает значение ИСТИНА, если
ячейка А1 содержит значение 100 или 1000:

=ИЛИ(А1 = 1 0 0 ;А1 = 1 0 0 0 )

• Последняя формула возвращает значение ИСТИНА только в том случае, если обе
ячейки — А1 и А2 — содержат значения, меньшие 100.

=И(А1<100;А2<100)

Приоритет операторов

В формулах можно (и рекомендуется) использовать скобки, чтобы контролировать
порядок выполнения вычислений. В качестве примера рассмотрим следующую формулу,
которая содержит ссылки на именованные ячейки:

=Доход-Расход*Налог

Эта формула предназначена для того, чтобы вычесть значение расходов из значения
доходов и затем умножить результат на величину налоговой ставки. Если вы введете
формулу в том виде, в котором она приведена выше, Excel выдаст некорректный резуль­
тат. Программа умножит расходы на процентную ставку, а результат вычтет из дохода.
Правильный результат вернет формула, записанная следующим образом:

= (Доход-Расход)*Налог

Для того чтобы понять принцип, в соответствии с которым следует расставлять скоб­
ки, необходимо ознакомиться понятием приоритетов. Приоритет операторов — это на­
бор правил, определяющих последовательность выполнения операций. Изучив табл. 2.3,
вы узнаете, какой приоритет имеет каждый из операторов Excel. Чем выше в табл. 2.3
приведен оператор, тем выше его приоритет. К примеру, умножение выполняется рань­
ше вычитания.

Таблица 2.3. Приоритет операторов Excel

Символ Оператор

: (двоеточие) Оператор ссылки
, (запятая)
(пробел) Отрицательное значение
- Процент
Возведение в степень
%

Глава 2. Знакомство с формулами 73

Окончание табл. 2.3

Символ Оператор
*и/ Умножение и деление
+и - Сложение и вычитание
& Объединение строк (конкатенация)
Сравнение
=, с, >, <=, >=, Ио

Скобки используются для изменения последовательности выполнения операций. Воз­
вращаясь к приведенному выше примеру, заметим, что вычисления в формуле без скобок
выполняются согласно правилам приоритета операторов Excel. Операция умножения
имеет более высокий приоритет, чем операция вычитания, поэтому программа вначале
умножает расходы на ставку налога, после чего вычитается результат из дохода. В ре­
зультате формула возвращает некорректный результат.

В правильном варианте формулы используются скобки, что и позволяет контролиро­
вать порядок выполнения действий. Вначале всегда выполняются те части формулы, ко­
торые заключены в скобки. В данном примере значение расходов вычитается из значе­
ния доходов, после чего результат умножается на величину налоговой ставки.

Вычитание и отрицательное значение

Символ “минус” (-) может ввести в заблуждение по той причине, что он обозначает
два разных оператора: вычитание и отрицательное значение числа. Рассмотрим сле­
дующую формулу:

=-3*2

Формула возвращает значение 9, а не - 9 . В данном случае знак “минус” обозначает
отрицательное значение и обладает более высоким приоритетом, чем возведение в
степень (согласно табл. 2.3). Таким образом, отрицательное число возводится в квад­
рат, в результате чего получается положительное число. Чтобы эта формула была более
понятной, ее можно записать так:

=(-3)*3

Если же нужно, чтобы сначала был выполнен оператор возведения в квадрат, запи­
шите формулу так:

=-(3*2)

Данный пример демонстрирует важность использования скобок, даже если они не
влияют на результат, возвращаемый формулой.

Вложенные скобки

Скобки в формулах можно вкладывать, т.е. помещать внутрь других скобок. Если
в формуле используются вложенные скобки, Excel вычислит сначала выражение, нахо­
дящееся внутри скобок с наибольшей глубиной вложения. Ниже приведен пример фор­
мулы со вложенными скобками.

= ( (В2*С2) + (ВЗ*С З)+ (В4*С4) ) *В6

В этой формуле четыре пары скобок, три из которых вложены в четвертую. Про­
грамма вычисляет значения выражений, находящихся во вложенных скобках, суммирует
эти значения, а затем умножает результат на значение ячейки Вб.

74 Часть I. Основные сведения

Скобки в формулах рекомендуется' использовать даже в том случае, когда нет необ­
ходимости изменять порядок вычислений, определяемый приоритетами операторов.
Скобки разъясняют порядок выполнения операций, делая формулу более понятной. На­
пример, если нужно прибавить единицу к результату умножения значений двух ячеек,
следующая формула, конечно же, справится с задачей:
=А1*А2+1

Однако порядок выполнения действий в следующем варианте записи формулы
(с лишними скобками) будет более очевиден:
= (А1*А2)+1

© Совет

Каждая открывающая (левая) скобка, естественно, должна иметь парную ей
закрывающую (правую) скобку. Если в формуле присутствует несколько
скобок разной глубины вложения, контролировать пары скобок нелегко.
К счастью, Excel поможет проследить за скобками в формулах. Соответст­
вующие друг другу скобки выделяются одинаковым цветом. Правда, если
существует множество пар вложенных скобок, различие в цветах будет
сложно проследить. Кроме того, если над некоторой скобкой в формуле по­
местить указатель мыши, Excel на мгновение выделяет ее и соответствую­
щую ей парную скобку полужирным начертанием. Этот эффект длится
меньше секунды, так что будьте внимательны.

Если в формуле имеются непарные скобки, Excel в некоторых случаях может пред­
ложить варианты исправления ошибки. На экране иногда даже появляется функция ав­
томатического исправления ошибок в формулах (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Функция автоматического исправления ошибок Excel предлагает
методы устранения ошибок в формулах

Ф Предупреждение

Внимательно проверяйте предлагаемую в диалоговом окне коррекцию форму­
лы. Во многих случаях предлагаемая формула, несмотря на свою синтаксиче­
скую корректность, может оказаться логически некорректной. В примере, ис­
пользованном для получения рис. 2.2, в формуле была пропущена закрывающая
скобка после имени диапазона квартал1. На рис. 2.2 программа предложила
следующее исправление формулы: =сумм(квартал 1/ сумм(г о д ) ). Совершен­
но очевидно, что корректной формулой вычисления доли доходов в первом
квартале вдоходах за год является следующая:

=СУММ(квартал!)/СУММ(год)

Глава 2. Знакомство с формулами 75

Не задавайте жестко закодированных значений

Создавая формулу, дважды подумайте, прежде чем использовать в ней константы.
Например, если формула предназначена для вычисления суммы 7,5-процентного нало­
га с оборота, вы можете записать ее так:

=А1*,075

Однако разумнее ввести значение процентной ставки в ячейку и, вместо цифрового
значения, использовать ссылку на эту ячейку. Это упростит корректировку и дальней­
шую работу с листом. Например, если процентная ставка изменится до 7,75%, вам не
придется изменять каждую формулу, в которой было использовано устаревшее значе­
ние. Найти все такие формулы — непростая задача. Если же значение процентной став­
ки хранится в ячейке, все, что нужно будет сделать, — это изменить значение одной-
единственной ячейки. В результате будут обновлены все формулы, в которых использу­
ется ссылка на эту ячейку.

Порядок вычисления формул

Вероятно, вы заметили, что вычисление формулы происходит сразу же после ее вво­
да. Если изменить значения ячеек, используемых в формуле, то последняя отобразит но­
вый результат без малейших усилий с вашей стороны. Но так происходит только в том
случае, если в раскрывающемся списке Формулы^Вычисление^Параметры вычис­
лений установлено значение Автоматически. При вычислении формул в этом режиме
(установленном по умолчанию) Excel следует таким правилам.

• Когда пользователь вносит изменения (например, вводит или редактирует данные
или формулы), Excel сразу же пересчитывает те формулы, которые зависят от но­
вых или измененных данных.

• Производя длительные расчеты, Excel временно приостанавливает вычисление
в том случае, если пользователь выполняет какие-либо действия в программе; вы­
числение возобновляется, когда пользователь заканчивает свои действия.

• Формулы вычисляются в естественном порядке. Например, если формула, распо­
ложенная в ячейке D12, зависит от результата вычисления формулы ячейки D11,
ячейка D11 будет вычисляться раньше ячейки D12.

Иногда необходимо управлять процессом пересчета формул. Например, если вы соз­
даете рабочий лист с тысячами сложнейших формул, вам придется ждать целую веч­
ность, пока Excel вычислит значения всех формул. В этом случае целесообразно вклю­
чить ручной режим вычисления. Для этого в упомянутом выше раскрывающемся списке
Параметры вычислений выберите значение Вручную.

В ручном режиме вычисления Excel отображает в строке состояния слово Вычислить;
однако это происходит только в том случае, если в рабочем листе остались не вычисленные
формулы. В группе Вычисление вкладки Формулы для пересчета предназначены две ко­
манды: Пересчет и Произвести вычисления. Первая из команд выполняет пересчет всей
книги, а вторая— только активного рабочего листа. Также для пересчета формул можно
использовать следующие комбинации клавиш.

• <F9>. Вычисляет формулы во всех открытых рабочих книгах (аналогично коман­
де Пересчет).

• <Shift+F9>. Вычисляет формулы только активного рабочего листа. Другие листы той
же книги не пересчитываются (аналогично команде Произвести вычисления).

76 Часть I. Основные сведения

• <Ctrl+Alt+F9>. Производит полный пересчет во всех открытых рабочих книгах.
Используйте эту комбинацию клавиш, если Excel по той или иной причине воз­
вращает неправильные значения.

• <Ctrl+Shift+Alt+F9>. Перепроверяет все зависимые формулы, а затем производит
полный пересчет во всех открытых рабочих книгах.

Предупреждение

Режим вычисления Excel относится не только к тому рабочему листу, при работе
с которым был применен, — изменение режима отражается на всех открытых
рабочих книгах, а не только на активной. Исходным режимом вычисления стано­
вится тот режим, который сохранен в первой открытой вами рабочей книге.

Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек

Во многих формулах используются ссылки на одну или несколько ячеек. В ссылке
указывается адрес (номер) ячейки или диапазона. Также можно указать имя, если это
именованная ячейка или диапазон. Существует четыре типа ссылок. Различить их помо­
жет знак доллара.

• Относительные: ссылка полностью относительна. При копировании формулы
ссылка на ячейку обновляется в соответствии с новыми ячейками. Пример: А1.

• Абсолютные: ссылка полностью абсолютна. При копировании формулы в другую
ячейку ссылка не изменяется. Пример: $А$1.

• Абсолютная строка: ссылка частично абсолютна. При копировании формулы
изменяется только часть ссылки, относящаяся к столбцу. Та часть, которая отно­
сится к строке, остается неизменной. Пример ГА$1.

• Абсолютный столбец: ссылка частично абсолютна. При копировании формулы
изменяется только часть ссылки, относящаяся к строке. Та часть, которая отно­
сится к столбцу, остается неизменной. Пример: $А1.

Создание абсолютных и смешанных ссылок

При создании формулы все ссылки на ячейки и диапазоны в ней по умолчанию явля­
ются относительными. Для того чтобы ссылка стала абсолютной, вам придется вручную
расставить знаки доллара. Существует еще один способ: когда вводите адреса ячеек или
диапазонов, используйте клавишу <F4>. С ее помощью можно перебирать все возмож­
ные режимы ссылки.

Характер ссылки целесообразно изменять только в том случае, если вы планируете
копировать формулу.

На рис. 2.3 приведен пример использования абсолютных ссылок в формуле. В ячейке
D2 содержится формула, которая умножает количество (ячейка В2) на цену (ячейка С2)
и на ставку НДС (ячейка В7).

=В2*С2*$В$7

Ссылка на ячейку В7 является абсолютной. Когда формула из ячейки D2 копируется
в нижние ячейки, абсолютная ссылка $В$7 всегда указывает на ячейку со ставкой НДС.
Использование относительной ссылки В7 привело бы при копировании к некорректным
результатам.

Глава 2. Знакомство с формулами 77

Рис. 2.3. Пример использования абсолютных ссылок в формуле

На рис. 2.4 продемонстрировано использование смешанных ссылок. Обратите внима­
ние на формулу в ячейке С 4:

=$ВЗ*С$2

Эта формула вычисляет площадь для различной ширины (значения перечислены в
столбце В) и длины (значения перечислены в строке 2). Введенная формула может затем
быть скопирована вниз по столбцу и вдоль строки. Поскольку в формуле использованы
абсолютные ссылки на строку 2 и столбец В, каждая скопированная формула возвращает
правильный результат. Если бы в формуле применялись относительные ссылки, то при
копировании они бы изменились и был бы получен неправильный результат.

Рис. 2.4. Пример использования смешанной ссылки

Сравнение типов ссылок А1 и R1C1

По умолчанию Excel использует тип ссылок А1. Адрес каждой ячейки состоит из буквы
столбца и номера строки. Однако программа поддерживает и другую систему записи —
R1С1. В соответствии с этой системой, ячейка А1 имеет адрес R1С1, А2 — R2C1 и т.д.

Если необходимо использовать систему записи R1C1, откройте окно параметров
Excel, перейдите во вкладку Формулы и установите флажок Стиль ссылок R1C1. Теперь
обратите внимание, что столбцы в этом режиме обозначаются не буквами, а цифрами.
Изменятся также все ссылки на ячейки и диапазоны в формулах.

Обратите внимание на примеры записи формул в стандартной системе и в системе
R1C1. Предполагается, что формула расположена в ячейке В1 (или же R1C2).

Стандартная система R1C1
=A1 +1 =RC[-1] +1
=$А$1+1 =R1C1+1
=$А1+1 =RC1+1
=А$1+1 =R1C[-1]+ 1
=СУММ(А 1 :А10) =СУММ(RC [-1 ] :R [ 9 ] С [-1] )
=СУММ($А$1: $А$10) =СУММ(R1C1:R10C1)

78 Часть I. Основные сведения

Если система R1C1 окончательно вас заОутала, вы не одиноки. Тип ссылок R1C1
удобно использовать при работе с абсолютными ссылками, чего нельзя сказать об от­
носительных.

Числа в скобках означают относительное расположение ссылок. К примеру,
R [ - 5 ] с [ - з ] указывает на то, что ячейка находится на пять строк выше и на три столбца
левее. Соответственно, R [ 5 ] c [ 3 ] ссылается на ячейку, расположенную на пять строк
ниже и на три столбца правее. Если опустить какую-либо из скобок, запись будет озна­
чать ячейку в том же столбце или строке. Например, R [ 5 ] с указывает на ячейку, распо­
ложенную на пять строк ниже в том же столбце.

Вполне возможно, что вы не будете использовать R1C1 в качестве основной системы
представления ячеек. Однако эта система имеет, по крайней мере, одно преимущество:
BR1C1 очень легко обнаружить формулу с ошибкой. При копировании формула в R1C1
остается неизменной независимо от типа ссылок (относительная, абсолютная или сме­
шанная). Поэтому советуем включить режим R1C1 для проверки скопированных формул.
Если одна из формул отличается от остальных, она, возможно, содержит ошибку.

Можно воспользоваться функцией фоновой проверки формул, которая помечает по­
тенциально некорректные формулы. О фоновой проверке формул речь пойдет в главе 21.

Создание ссылок на ячейки других листов и книг

В формуле могут использоваться ссылки на ячейки и диапазоны ячеек, расположенные
в других рабочих листах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку другого листа, располо­
жите перед адресом ячейки имя листа и восклицательный знак. Рассмотрим следующий
пример формулы со ссылкой на ячейку другого рабочего листа с именем Л и с т 2:
= Л и с т 2 !А1+1

Можно создавать формулы и со ссылками на ячейки другой рабочей книги. Для этого
перед ссылкой на ячейку введите имя рабочей книги (в квадратных скобках), затем —
имя листа и восклицательный знак:
= [Бюджет. x l s ] Л и ст1 1А1+1

Если в имени рабочей книги присутствует один или несколько пробелов, имя книги
(и имя рабочего листа) следует заключить в одинарные кавычки, например:
= ' [Анализ бюджета. x l s ] Л и ст1 ' !А1+1

Если рабочая книга, на которую задается ссылка, закрыта, необходимо добавить пол­
ный путь к файлу этой книги:
= ' С : \ M S O f f i c e \ E x c e l \ [Анализ бю дж е та. x l s ] Л и с т 1 ' IA1 +1

Создать внешние ссылки можно также путем простого указания мышью на ячейки
(о данном методе говорилось ранее). Для этого файл источника должен быть открыт.
Создать формулу можно, указав результаты в относительных ссылках на ячейки. Но ко­
гда с помощью этого метода вы обращаетесь к ячейке другой рабочей книги, Excel соз­
дает абсолютные ссылки. Если планируете копировать формулу в другие ячейки, ссылки
необходимо преобразовать в относительные.

© Предупреждение

При работе с внешними ссылками могут возникнуть неожиданные трудно­
сти. Например, если применить команду Файл^Сохранить как для того, что­
бы создать резервную копию книги-источника, связанные формулы автома­
тически изменятся, и ссылка будет указывать на новый файл (не тот, кото-

Глава 2. Знакомство с формулами 79

рый вам нужен). Путаница со ссылками может возникнуть и в случае пере­
именования файла книги-источника.

Создание точной копии формулы

При копировании формулы Excel автоматически изменяет ссылки на ячейки, когда
вы вставляете формулу в новую ячейку. Именно это чаще всего и нужно пользователю.
Однако бывают случаи, когда необходимо сделать точную копию формулы. Для этого
следует преобразовать относительные ссылки в абсолютные, как было описано ранее. Но
данный способ не всегда эффективен.

Удобнее выделить формулу в режиме редактирования, а затем скопировать ее в бу­
фер обмена как обыкновенный текст. Существует несколько способов выполнения этой
задачи. Выполнив следующую пошаговую инструкцию, вы создадите точную копию
формулы, расположенной в ячейке А1, и вставите ее в ячейку А2.

1. Дважды щелкните на ячейке А1 (или щелкните один раз и нажмите <F2>); вклю­
чится режим редактирования.

2. Для того чтобы выделить всю формулу, нажмите клавишу <Ctrl+Home>, а за­
тем — комбинацию <Ctrl+Shift+End>. В результате будет выделен весь текст
формулы. Можно также провести по формуле указателем мыши, выделив таким
образом всю формулу. Следует отметить, что при выделении многострочных
формул нужно удерживать нажатой клавишу <Ctrl>.

3. Щелкните на кнопке Копировать вкладки Главная (или нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl+C>). Выделенный текст будет скопирован в буфер обмена.

4. Для выхода из режима редактирования нажмите <Esc>.

5. Активизируйте ячейку А 2 .

6. Нажмите клавишу <F2>, чтобы переключиться в режим редактирования.

7. Щелкните на кнопке Вставить вкладки Главная (или нажмите комбинацию кла­
виш <Ctrl+V>). В результате точная копия формулы будет вставлена в ячейку А2.

Этот прием также используется и для копирования части формулы, которую можно
применить при создании другой формулы. Просто выделите ту часть формулы, которую
следует скопировать. Для этого проведите указателем мыши или используйте клавишу
<Shift> одновременно с клавишами стрелок. Затем выделенную часть формулы скопи­
руйте в буфер обмена любым из описанных выше способов. И наконец, вставьте текст
в другую ячейку.

Ссылки в формулах (или частях формул), скопированных таким образом, останутся
неизменными при вставке в другую ячейку, поскольку формула (или фрагмент формулы)
копируется как текст.

Существует еще один способ получения точной копии формулы. Отредактируйте
формулу, удалив знак равенства. В результате формула будет преобразована в текст.
Этот текст следует скопировать в новую ячейку, а затем добавить знаки равенства в ис­
ходную формулу и ее копию.

80 Часть I. Основные сведения

Преобразование формул в значения

Если на вашем рабочем листе используется набор формул, которые всегда возвраща­
ют один и тот же результат (это так называемые “мертвые формулы”), разумно преобра­
зовать их в значения. Для этого используется команда Вставить1^Вставить значения
вкладки Главная.

Предположим, что диапазон А 1 : А7 содержит формулы, возвращающие неизменный
результат. Для того чтобы преобразовать эти формулы в значения, выполните следующее.

1. Выделите диапазон А 1 : А7.
2. Щелкните на кнопке Копировать вкладки Главная (или нажмите <Ctrl+C>).
3. Выберите команду Главная«=>Буфер обмена^Вставить^Вставить значения.

Таким образом вы вставляете копию в исходное место, но результатом вставки
будут не формулы, а значения.
4. Отмените режим вставки, нажав <Enter> или <Esc>.
Также можно воспользоваться услугами смарт-тега. В этом случае третьим пунктом
приведенной выше последовательности будет нажатие клавиш <Ctrl+V>. В правом ниж­
нем углу диапазона появится смарт-тег. Щелкните на нем и в разделе Вставить значе­
ния выберите элемент Значения (рис. 2.5).

Рис. 2.5. В Excel после вставки данных по­
является смарт-тег

Этот прием особенно эффективен в тех случаях, когда формулы используются для
преобразования ячеек. Предположим, в столбце А содержитоя список имен в верхнем ре­
гистре, а вы хотите, чтобы эти имена были записаны в нижнем регистре. Для этого необ­
ходимо создать формулы в отдельном столбце, затем преобразовать эти формулы в зна­
чения и заменить ими исходные значения столбца А. Чтобы достичь поставленной цели,
выполните следующее.

1. Вставьте новый столбец после столбца А.
2. В ячейку В1 поместите следующую формулу:

=ПРОПИСН(А 1 )

Глава 2. Знакомство с формулами 81

3. Скопируйте формулу вниз по столбцу В столько раз, сколько элементов содержит
столбец А. Теперь столбец В содержит значения столбца А, но в нужном регистре.

4. Выделите все имена столбца В.
5. Щелкните на кнопке Копировать, расположенной во вкладке Главная.
6. Выделите ячейку А1.
7. Выберите команду Главная1^Буфер обмена^Вставить^Вставить значения.
8. Нажмите <Enter> или <Esc>, чтобы выйти из режима вставки.
9. Удалите столбец В.

Когда использовать автозавершение вместо формул

Функция автозавершения Excel позволяет быстро копировать содержимое ячейки
всмежные ячейки. Кроме того, она применяется не только для копирования в смежные
ячейки; в некоторых случаях автозавершение может заменить формулу. Удивляет тот
факт, что многие опытные пользователи Excel не применяют автозавершение, хотя эта
функция помогает сэкономить немало времени.

Например, создать список значений от 1 до ю о в диапазоне A i:A io o можно, ис­
пользовав формулу. В ячейку А1 введите число 1, в ячейку А2 — формулу = a i+ i, а затем
скопируйте эту формулу в оставшиеся 98 ячеек диапазона.

Используя функцию автозавершения, иногда можно создавать ряды данных вообще
без формул. Для того чтобы заполнить упомянутый диапазон последовательностью от 1
до ю о, введите 1 в ячейку А1, а в ячейку А2 — 2. Затем выделите диапазон a i :А2 и пе­
ремещайте маркер автозавершения вниз до ячейки а ю о . (Маркер автозавершения —
это небольшой квадратик в правом нижнем углу активной ячейки или диапазона.) Когда
вы выполняете автозавершение таким образом, Excel анализирует содержимое выде­
ленных ячеек и использует полученную информацию для заполнения остальных ячеек
диапазона. Если ячейка a i содержит 1, а ячейка А2 — з, программа улавливает прин­
цип, по которому составляется последовательность, и заполняет остальные ячейки та­
ким образом: 5 , 7 , 9 и т.д. Тот же прием используется и для создания убывающих по­
следовательностей ( ю , 9 , 8 и т.д.) и списков дат. Если же программе не удается уста­
новить принцип, по которому составляется последовательность, Excel выполняет
линейную регрессию и вставляет значения в соответствии с полученным трендом.

Excel распознает такие общеизвестные списки, как названия месяцев года и дней
недели. Если вы введете Понедельник и начнете перемещать маркер автозавершения,

программа автоматически вставит в ячейки дни недели по порядку. Excel позволяет
создавать пользовательские списки автозавершения. Для этого в разделе Общие
вкладки Дополнительно окна параметров программы следует щелкнуть на кнопке Изме­
нить списки. И наконец, при перетаскивании маркера автозавершения с помощью пра­
вой кнопки мыши появляется контекстное меню, в котором можно выбрать необходи­
мую команду автозавершения.

Сокрытие формул

В некоторых случаях может возникнуть необходимость скрыть формулы (например,
чтобы никто не увидел специально разработанную вами формулу, использование кото­
рой приносит вашей компании прибыль). Скрыть формулы можно с помощью диалого­
вого окна Формат ячеек.

82 Часть I. Основные сведения

Для того чтобы сделать невозможным просмотр одной или нескольких формул, сле­
дуйте приведенной ниже инструкции.

1. Выделите формулу или формулы.
2. Щелкните правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Формат

ячеек (или нажмите <Ctrl+l>).
3. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку Защита.
4. Установите флажок Скрыть формулы (рис. 2.6).
5. Во вкладке Рецензирование ленты выберите команду Защитить лист.

Чтобы гарантировать прочность защиты, не забудьте в открывшемся диалоговом окне
установить пароль; в противном случае снять защиту сможет любой пользователь.

По умолчанию все ячейки заблокированы. Если лист защищен, никто не сможет из­
менить блокировку ячейки. Следовательно, перед тем, как защитить лист, вы должны
будете разблокировать ячейки, предназначенные для ввода информации пользователями.

Предупреждение
Вы должны знать о том, что существуют программы взлома паролей рабочих
листов Excel. Следовательно, метод сокрытия формул не может гарантиро­
вать того, что защищенные формулы не увидит абсолютно никто.

Рис. 2.6. Скрыть формулы можно вдиалоговом окне Формат ячеек

Ошибки в формулах

Нередко программа обнаруживает ошибку во вводимых формулах. В табл. 2.4. пере­
числены типичные ошибки, которые могут появиться в ячейке, содержащей формулу.

Формулы могут возвращать значения ошибки и в том случае, если в ячейке, ссылку
на которую содержит эта формула, присутствует значение ошибки. Это так называемый
эффект домино: одна-единственная ячейка, содержащая ошибку, может повлиять на
другие ячейки, в которых расположены зависимые от нее формулы.

Таблица 2.4. Типичные ошибки в Excel

Значение ошибки Пояснения

#д е л / о ! Формула пытается совершить операцию деления на нуль (что на
нашей планете строго запрещено). Это значение ошибки возни­
кает и в том случае, если формула пытается разделить значение
на пустую ячейку

Глава 2. Знакомство с формулами 83

Значение ошибки Окончание табл. 2.4

#имя? Пояснения
#н/д
В формуле использовано имя, которое Excel не понимает. Это
!#п у с т о может произойти в случае, если имя, используемое в формуле,
#числО! было удалено или в записи имени была допущена опечатка
#ссыл!
#знач ! Формула обращается (прямо или косвенно) к ячейке, в которой
используется функция нд, что служит сигналом обнаружения не­
определенных данных. Такое значение ошибки может появиться и
в том случае, если функция поиска не находит соответствия

Данная ошибка появляется в том случае, когда задано пересече­
ние двух диапазонов, в действительности не имеющих общих
ячеек (см. далее)

В формуле возникла проблема со значением. Например, отрица­
тельное значение введено там, где должно быть положительное

Ошибка появляется, когда используется недопустимая ссылка на
ячейку. Происходит это, например, когда ячейка, на которую ссы­
лается формула, удалена из рабочего листа

Ошибка появляется, когда используется недопустимый тип аргумен­
та или операнда. Операнд обращается к значению или ссылке на
ячейку, которые используются в формуле для вычисления значения

Примечание

Если ячейка заполняется символами “решеток” (##########), то это, как
правило, означает, что ширина столбца не позволяет разместить значение.
В этом случае можно увеличить ширину столбца или изменить цифровой
формат ячейки. Символы “решетки” появляются в ячейке и в том случае, ко­
гда формула, находящаяся в ней, возвращает ошибочное время или дату.

Иногда радом с формулой, содержащей ошибку, отображается смарт-тег. Щелкнув на
нем, можно узнать, какая ошибка была допущена, и на каком этапе вычислений она поя­
вилась. Подробную информацию о смарт-тегах вы найдете в главе 21.

Работа с циклическими ссылками

Когда вы вводите формулы в Excel, программа может выдать сообщение, показанное
на рис. 2.7. Это сообщение говорит о том, что формула, которую вы только что ввели,
привела к появлению циклической ссылки.

Рис. 2.7. Таким образом Excel сообщает о наличии циклической ссылки

Циклическая ссылка появляется в случае, если формула содержит прямую или кос­
венную ссылку на собственное значение. Например, если в ячейку АЗ ввести значение

84 Часть I. Основные сведения

=А1, в ячейку ВЗ значение =АЗ, а в ячейку А1 значение =ВЗ, то будет создана цикличе­
ская ссылка, поскольку формулы образуют своеобразное кольцо, в котором каждая фор­
мула зависит от предыдущей. Каждый раз, когда вычисляется значение для АЗ, оно
влияет на формулу для ВЗ, что, в свою очередь, влияет на формулу для А1. Значение А1
повлияет на значение АЗ, и круг замкнется. Таким образом, вычисление будет происхо­
дить бесконечно долго, и формула никогда не сможет вернуть окончательный результат.

Если ввести формулу, содержащую циклическую ссылку, и нажать клавишу <Enter>,
чтобы зафиксировать формулу, Excel отобразит диалоговое окно с двумя кнопками: ОК
и Отмена (см. рис. 2.7).

Чтобы исправить циклическую ссылку, щелкните на кнопке ОК. После этого Excel
вставит на рабочий лист стрелки трассировки и откроет статью справки по циклическим
ссылкам. В строке состояния будет отображено Циклические ссылки:АЗ. Чтобы разре­
шить проблему циклической ссылки, выберите команду Формулы^Зависимости фор-
мул^Проверка наличия ошибок1^ Циклические ссылки и вы увидите список ячеек,
“вовлеченных” в циклические ссылки. Щелкните на каждой из ячеек и попытайтесь най­
ти ошибку. Если не можете определить, является ли данная ячейка причиной цикличе­
ской ссылки, перейдите к следующей ячейке в этом подменю. Продолжайте проверку
ячеек, пока в строке состояния не исчезнет сообщение Циклические ссылки.

Перекрестная ссылка

В редких случаях циклические ссылки вводятся преднамеренно. Некоторые
примеры использования циклических ссылок приведены в главе 16.

Совет

Вместо последовательного перехода по ячейкам в подменю Циклические
ссылки, щелкайте на стрелках трассировки, чтобы быстро переходить между
ячейками.

Если не отреагировать на замечание программы о появлении циклической ссылки
и щелкнуть на кнопке Отмена, Excel позволит зафиксировать формулу. В строке со­
стояния будет присутствовать сообщение, напоминающее о существовании циклической
ссылки. Если после этого начать работу в другом рабочем листе или книге, в напомина­
нии будет отсутствовать ссылка на ячейку.

Предупреждение

Если во вкладке Формулы окна параметров Excel установлен флажок Вклю­
чить итеративные вычисления, Excel не оповещает пользователя о появле­
нии циклической ссылки. Когда этот флажок установлен, Excel выполняет
циклические вычисления столько раз, сколько задано в поле Предельное
число итераций, или же пока изменение значения поля не станет меньше,
чем о, 001 (или любого другого значения, указанного в поле Относительная
погрешность). Рекомендую не устанавливать флажок Включить итеративные
вычисления. Тогда программа будет предупреждать вас о появлении цикли­
ческих ссылок. Ведь чаще всего существование циклической ссылки свиде­
тельствует об ошибке, которую необходимо исправить.

Как правило, причина циклической ссылки бывает очевидна — это ссылка ячейки са­
мой на себя; исправить такую ошибку достаточно легко. Для такого типа циклической
ссылки Excel не отображает стрелки трассировки. Но иногда вы будете сталкиваться

Глава 2. Знакомство с формулами 85

с косвенными циклическими ссылками, когда формула ссылается на другую формулу,
которая ссылается на третью формулу, содержащую ссылку на исходную формулу. В та­
ких случаях найти “виновника” циклической ссылки помогут стрелки трассировки.

Функция подбора параметра

Многие электронные таблицы содержат формулы, которые позволяют задавать во­
просы типа: “Какова будет сумма общей прибыли, если объем продаж вырастет на 20
процентов?”. Если формула задана правильно, то можно изменить значение одной ячей­
ки и увидеть, как изменится значение объема продаж в другой ячейке.

Функция подбора параметра достаточно эффективна при совместном применении
с формулами. Если известно, какой должен быть результат, программа сама подскажет
значения ячеек, необходимых для достижения этого результата. Иными словами, можно
задать такой вопрос: “На сколько процентов должен вырасти объем продаж, чтобы об­
щая прибыль составила 1,2 миллиона долларов?”.

Подбор параметра для одной ячейки — задача несложная. Excel определяет непо­
средственно в ячейке, какое значение должно быть введено в формулу, чтобы получился
ожидаемый результат. Ознакомиться с работой этой функции программы лучше всего,
рассмотрев конкретный пример.

Пример подбора параметра

На рис. 2.8 представлена таблица, предназначенная для расчета суммы займа. В этой
таблице— четыре ячейки для ввода данных (В 4:В 7) и четыре ячейки с формулами
(BIO: В14). Формулы вычисляют различные значения, используя ячейки для ввода зна­
чений. В ячейках расположены следующие формулы.

Рис. 2.8. Эта таблица — пример исполь­
зования функции подбора параметра

86 Часть I. Основные сведения

Предположим, вы решили купить новую машину. Максимальная сумма, которой вы
располагаете, — 12000 рублей в виде ежемесячного платежа. Также известно, что заем
вам могут выдать с фиксированной ставкой — 6%, основываясь на процентном соотно­
шении суммы займа к стоимости заложенного имущества, составляющем 80% (размер
займа на 20 процентов меньше стоимости имущества). Вопрос состоит в следующем:
“Какова максимальная цена, по которой вы сможете купить новую машину?”. Иными
словами, какое значение в ячейке В4 приведет к результату 12 000 в ячейке В12?
Можно подставлять разные значения в ячейку В4 до тех пор, пока в ячейке В 12 не поя­
вится результат 12 000. Однако лучше всего поручить подбор значения программе.

Для получения ответа на поставленный вопрос выберите команду Данные^Работа
с данными1^Анализ “что-если”1^ Подбор параметра. Откроется диалоговое окно, по­
казанное на рис. 2.9. Заполните это окно в следующей последовательности. Введите це­
левое значение 12 000, задайте в поле Установить в ячейке адрес В 12 (либо введя
ссылку, либо указав на ячейку мышью). Введите в поле Изменяя значение ячейки
ссылку на ячейку В4. Щелкните на ОК, чтобы начать процесс подбора параметра.

Рис. 2.9. Диалоговое окно Подбор параметра (приведенный слева
результат появится после завершения работы с этим окном)

Excel практически мгновенно сообщит о том, что решение найдено, и откроет окно
Результат подбора параметра. В этом окне вы увидите подбираемое и текущее значе­
ния. В данном примере программа нашла точное значение. Оно автоматически помеще­
но в ячейку В4 (2 5 0 1 8 7 4 , 2 2 р .) . В результате получается желаемая оплата 12 ты­
сяч рублей в месяц. Диалоговое окно Результат подбора параметра предоставляет
следующие варианты выбора:

• щелкните на кнопке ОК, чтобы заменить исходное значение найденным;
• щелкните на кнопке Отмена, и ваша таблица вернется к своему исходному состоя­

нию, в котором она находилась до использования функции подбора параметра.

Еще несколько слов о подборе параметра

Excel не всегда находит параметр, удовлетворяющий заданным условиям; иногда
подходящего значения просто не существует. В таком случае окно Результат подбора
параметра информирует о невозможности подбора параметра. Впрочем, Excel иногда
выводит сообщение о невозможности подбора параметра и в том случае, когда вы увере­
ны, что такой параметр существует. Тогда можно заменить текущее значение в изменяв-

Глава 2. Знакомство с формулами 87

мой ячейке на значение, более приближенное к решению, а затем применить команду
повторно. Если подобрать параметр не удается со второй попытки, то, скорее всего, вы
ошиблись в своих предположениях. Проверьте, действительно ли формула зависит от
ячейки с изменяемым значением.

Как и любая другая программа, Excel обеспечивает ограниченную точность вычисле­
ний. Для того чтобы в этом убедиться, введите в ячейку А2 формулу =А1 * 2 . Затем вы­
берите команду Анализ “что-если”1^Подбор параметра и найдите такое значение
ячейки А1, чтобы результатом вычисления стало число 16. Excel вернет значение
4, 00002269, что лишь приблизительно равно квадратному корню из 16. Изменить точ­
ность вычислений можно во вкладке Формулы диалогового окна Параметры Excel
(следует уменьшить значение в поле Относительная погрешность).

В некоторых случаях желаемый результат дают несколько значений изменяемой
ячейки. Например, формула =А1>Ч2 возвращает 16, если ячейка А1 содержит либо -4 ,
либо +4. Если существует несколько подходящих значений параметра, Excel отображает
то из них, которое имеет тот же знак, что и текущее значение в ячейке, или то, которое
наиболее приближено к этому значению.

Пожалуй, самым существенным ограничением команды Подбор параметра являет­
ся то, что с ее помощью можно подобрать значение только для одной ячейки. Например,
программа не сможет рассчитать и максимальную цену, и процентную ставку при задан­
ной месячной оплате. Если нужно одновременно подобрать значения двух переменных,
используйте надстройку “Поиск решения”.

Глава

Имена

Вэтой главе...

♦ Что такое имя
♦ Область действия имен
♦ Диспетчер имен
♦ Способы присвоения имен ячейкам и диапазонам
♦ Создание многолистовых имен
♦ Работа с именами диапазонов и ячеек
♦ Поддержка имен ячеек и диапазонов
♦ Потенциальные проблемы с именами
♦ Ключ к пониманию термина “имя”
♦ Решение сложных задач с помощью формул

Большинство пользователей Excel знакомо с такими понятиями, как именованные ячей­
ки и диапазоны. Их использование дает значительные преимущества. Прочитав эту главу,
выузнаете о различных типах имен, которые могут быть использованы в Excel. Возможно,
выи не подозреваете о том, как именованные ячейки смогут помочь вам в работе.

Что такое имя

Имя можно рассматривать как идентификатор какого-либо элемента рабочей книги.
Имя присваивается таким элементам, как ячейка, диапазон, диаграмма, фигура и т.д.
Имя, присвоенное, например, диапазону, может затем использоваться в формулах. Пред­
положим, что диапазон В2 : В2 0 0 рабочего листа содержит информацию о дневном обо­
роте компании. В ячейке С1 задана ставка комиссионного сбора с продажи. В следую­
щей формуле сумма дневного оборота умножается на ставку комиссионного сбора:
=СУММ (В2 : В2 0 0 ) *С1

Такая формула будет работать, однако смысл ее не очевиден. Для того чтобы форму­
ла стала понятной, следует назначить описательные имена диапазону, содержащему ин­

90 Часть I. Основные сведения

формацию о дневном обороте, и ячейке, в которой указана ставка комиссионного сбора.
Например, диапазону В 2 :В 2 0 0 можно присвоить имя Д н ев н ы еП р о д а ж и , а ячейке
С1 — имя С т а в к а К о м и с с и о н н ы х . Теперь формулу необходимо переписать, используя
имена вместо адресов диапазона и ячейки.
=СУММ(ДневныеПродажи)*СтавкаКомиссионных

Как видите, формулу, в которой вместо ссылок на ячейки используются имена, по­
нять значительно легче.

Применение именованных ячеек и диапазонов имеет ряд преимуществ.

• Имена облегчают понимание и применение формулы. Это особенно важно для
тех, кто не участвовал в создании рабочего листа. Очевидно, что такую формулу,
как, например, =Д о х о д ы - Н а л о г и , понять значительно легче, чем =D 20-D 40.

• Описательное имя диапазона (например, О б щ и й _ д о х о д ) запоминается легче, чем
адреса ячеек (например, А21). Кроме того, вероятность опечатки при написании
имени меньше, чем при вводе адреса ячейки или диапазона.

• С помощью имен легко перемещаться по рабочему листу, используя поле Имя, рас­
положенное слева строки формул. Щелкните на кнопке со стрелкой, и появится спи­
сок всех назначенных имен. Перейти от одного элемента листа к другому можно,
выбрав команду ГлавнаяОРедактирование^Найти и выделить«=>Перейти или
нажав клавишу <F5>. В открывшемся диалоговом окне следует ввести имя диапазо­
на или ячейки.

• Если выделить именованную ячейку или диапазон, ее (его) имя появится в поле Имя.

• Вам будет легче записывать формулы, используя имена ячеек и диапазонов. Эти
имена можно вставить в формулу, выбрав команду Использовать в формуле во
вкладке Формулы и выбрав в открывшемся списке нужное имя.

• Использование имен вместо адресов ячеек и диапазонов облегчит создание макро­
сов и дальнейшую работу с ними.

Область действия имен

Перед тем как перейти к теме создания имен и работе с ними, важно осознать, что все
имена имеют свою область действия. Под областью действия понимается множество
мест, где может использоваться имя. В зависимости от области действия имена делятся
на две категории.

• Имена на уровне рабочей книги. Могут использоваться в любом рабочем листе
данной книги. Этот уровень присваивается именам по умолчанию.

• Имена на уровне рабочего листа. Могут использоваться только на рабочем лис­
те, на котором они определены (если перед именем объекта не указано имя рабо­
чего листа). В рабочей книге может быть много разных объектов с идентичными
именами на уровне листа. Естественно, они должны находиться на разных листах.

Ссылки на имена

Ссылки на имена уровня книги позволяют применять их на любом листе книги.
Ссылки на имена уровня листа должны предваряться именем соответствующего листа,
если, конечно, используются на листе, отличном от того, на котором определены.

Глава 3. Имена 91

Для примера предположим, что рабочая книга содержит два листа: Л и с т 1 и Л и с т 2.
В этой рабочей книге определены следующие имена: О бщ иеП родаж и (имя уровня кни­
ги), П р о д а ж и В Е в р о п е (имя уровня листа Л и с т 1 ) и П р о д а ж и В А м ер и к е (имя уровня
листа Л и ст 2 ). На обоих листах книги можно обратиться к имени О бщ иеП родаж и сле­
дующим образом:
=ОбщиеПродажи

На листе Л и с т 1 к объекту П р о д а ж и В Е в р о п е тоже можно обратиться только по
имени, так как оно определено именно на этом листе.
=ПродажиВЕвропе

Однако, если на листе Л и с т 1 нужно обратиться к имени П р о д а ж и В А м ер и к е, вам
придется проделать немного больше работы. Л и с т 1 не “видит” это имя, поскольку оно
определено на другом листе. Л и с т 1 может “видеть” только имена, определенные на нем.
Для обращения к имени П р о д а ж и В А м ер и к е на листе Л и с т 1 его придется предварить
именем рабочего листа и восклицательным знаком.
=Лист2! Пр ода жи ВАм ер ик е

Совет

Если имя листа содержит пробел, заключите его в одинарные кавычки при об­
ращении к имени, определенном на нем, например = 1мой Л и с т 1 шоеимя.

В общем случае рекомендуется задавать именам как можно более узкую область дей­
ствия. Если имя используется только на одном листе, ограничьте его область действия
только этим листом. Если же имя используется на многих листах рабочей книги, более
подходящей будет область действия уровня книги.

Примечание

В поле Имя отображаются только имена уровня текущего рабочего листа. Ана­
логично, только имена уровня текущего рабочего листа отображаются в спи­
ске команды Формулы«=>Определенные именам Использовать в формуле.

Ссылка на имена другой рабочей книги

В главе 2 рассказывалось о том, как создавать ссылки на ячейки и диапазоны других
рабочих книг. Те же правила применяются и к ссылкам на имена, заданные в другой ра­
бочей книге.

Например, в следующей формуле используется имя Е ж е м е с я ч н ы е П р о д а ж и , опре­
деленное в рабочей книге под именем Бюджет . x l s x (предполагается, что эта рабочая
книга открыта):
=СРЗНАЧ(Бюджет. x l s x ! ЕжемесячныеПродажи)

Если имя Е ж е м е с я ч н ы е П р о д а ж и определено на уровне листа Л и с т 1 , последнюю
формулу нужно записать так:
=СРЗНАЧ( [Бюджет. x l s x ] Л и с т 1 ! ЕжемесячныеПродажи)

Конфликты имен

Использование имен уровня листа может быть несколько запутанным, поскольку Ex­
cel разрешает на листах создавать те же имена, которые уже определены на уровне кни­

92 Часть I. Основные сведения

ги. В этом случае имена уровня листа имеют приоритет, но тодько в пределах листа, на
котором определены.

К примеру, можно определить имя И т о г уровня книги для некоторой ячейки листа
Л и с т 1 . Одновременно можно определить имя уровня листа Л и с т 2 !И т о г . Когда акти­
вен лист Л и с т 2 , идентификатор И т о г будет ссылаться на имя уровня листа. Когда же
активен какой-либо другой лист, И т о г будет ссылаться на имя уровня книги. Запутанно,
не правда ли? Для облегчения жизни рекомендуется избегать использования одних и тех
же имен на уровнях книги и листа.

Один из способов устранения такой путаницы основан на соглашениях об именова­
нии. Само имя должно содержать информацию о том, на каком уровне оно определе­
но. К примеру, во всех именах уровня рабочей книги можно использовать префикс рк,
а в именах уровня рабочего листа — рл. Используя это соглашение, вы никогда не
спутаете имена р л И т о г и р к И т о г .

Диспетчер имен

Теперь, когда вы поняли концепцию области действия имен, можно приступить к их
созданию и применению. Excel предлагает удобный способ управления именами — дис­
петчер имен (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Диалоговое окно диспетчера имен

Для открытия окна диспетчера имен выберите команду Формулы ^Определенные
имена^Диспетчер Имен или нажмите клавиши <Ctrl+F3>. В этом диалоговом окне
можно просматривать, создавать, редактировать и удалять имена. В главном окне дис­
петчера имен отображается текущее значение каждого имени, ячейка или диапазон, на
которую оно ссылается, область действия имени, а также комментарии, если вы их соз­
давали. Имена можно сортировать, а ширину столбцов изменять. Если используется
много имен, можно применить к списку некоторый предопределенный фильтр, чтобы не
загромождать список ненужными именами.

Следует обратить внимание, что размеры диалогового окна диспетчера имен можно
изменять; перетаскивая за правый нижний угол, это диалоговое окно можно сделать ши­
ре или выше.

Глава 3. Имена 93

Создание имен

Диспетчер имен содержит кнопку Создать, при Рис. 3.2. Диалоговое окно создания
щелчке на которой открывается диалоговое окно, по­ имени
казанное на рис. 3.2.

В диалоговом окне создания имени можно задать
имя, область действия и диапазон, на который ссыла­
ется имя. При желании можно сопроводить имя ком­
ментарием, который поможет впоследствии понять
назначение имени. Поле Диапазон позволяет вы­
брать ячейки с помощью мыши или ввести диапазон
вручную, аналогично тому, как это выполняется в
строке формул.

Редактирование имен

При щелчке на кнопке Изменить откроется диалоговое окно Изменение имени,
внешне идентичное окну Создание имени. В этом окне можно изменить любое свойст­
во имени, за исключением области действия. При изменении имени диапазона все фор­
мулы рабочей книги, на него ссылающиеся, будут автоматически обновлены.

Совет

Для изменения области действия имя нужно вначале удалить, а затем вос­
создать. Если при этом точно ввести то же имя, все формулы, его исполь­
зующие, останутся работоспособными.

Диалоговое окно Изменение имени является не единственным местом редактирова­
ния имен. Если единственное свойство, которое нужно изменить, — диапазон, то можно
сделать это непосредственно в главном окне диспетчера имен. В нижней части диалого­
вого окна находится поле Диапазон. Выберите в списке нужное имя и измените ссылку
вполе Диапазон.

Совет

При редактировании содержимого поля Диапазон вручную в строке состоя­
ния отображается слово Укажите. Если попытаетесь использовать при ре­
дактировании этого поля клавиши навигации, такие как стрелки, клавиши
<Н оте> или <End>, то увидите, что перемещаетесь по рабочему листу, а не
редактируете поле. Для переключения из режима указания в режим редак­
тирования нужно нажать клавишу <F2>, в результате чего в строке состоя­
ния будет отображаться слово Правка.

Удаление имен

Щелчок на кнопке Удалить удаляет выделенное имя из рабочей книги. Естественно,
Excel предупредит вас о том, что данную операцию нельзя будет отменить. К сожале­
нию, программа недостаточно услужлива, чтобы заменить все ссылки на удаленное имя
соответствующими диапазонами ячеек. В результате все формулы, использующие уда­
ленное имя, будут отображать ошибку #ИМЯ?.

94 Часть I. Основные сведения

Способы присвоения имен ячейкам
и диапазонам

В Excel существует несколько способов присвоения имен ячейкам и диапазонам, отлич­
ных от использования диспетчера имен. В данном разделе эти методы будут описаны.
Кроме того, вы найдете и другую полезную информацию, имеющую отношение к именам.

Присвоение имен в окне Присвоение имени

Для того чтобы присвоить имя ячейке или диапазону, сначала выделите нужную ячейку
или диапазон. Затем выберите команду Формулы^Определенные имена^Присвоить
имя^Присвоить имя. Появится диалоговое окно, функционально и внешне идентичное
окну Создание имени, открытому с помощью диспетчера имен (см. рис. 3.2).

Правила создания имен

Что касается назначаемых вами имен, Excel — достаточно неприхотливая програм­
ма. И все же существуют некоторые правила создания имен.

• Имена не могут содержать пробелов. Для разделения слов внутри имени можно

использовать символ подчеркивания или точку (например, Еж егодны й и т о г или

Еж егодный. И то г).

• В качестве имени можно использовать любую комбинацию букв и цифр. Од­

нако имя обязательно должно начинаться с буквы или символа подчеркивания. Имя
не может начинаться с цифры (как, например, зй к в ар тал) или выглядеть как ссыл­
ка на ячейку (как, например, кз).

• Для разделения слов внутри имени используются только символы подчерки­
вания и точки. Этот момент не оговорен в документации к программе, однако Excel

воспринимает и такие символы, как обратная косая черта (\) и вопросительный знак
(?). Однако отмечу, что имя не может начинаться с этих символов.

• Количество символов имени не должно превышать 255. Этого вполне достаточ­

но. Использовать имена даже такой длины не имеет смысла. Применение чрезмерно
длинных имен лишает всякого смысла операцию присвоения имени диапазону.

• В качестве имени можно использовать отдельные буквы (кроме ‘R* и ‘С’).

Однако я бы не рекомендовал давать такие имена, поскольку имя должно нести
информацию о содержимом ячейки или диапазона.

• При вводе имен регистр значения не имеет. Ежегодныйитог значит то же са­

мое, что и ежегодныйитог. Excel сохраняет имя точно в таком же виде, в каком вы
вводите его первоначально. Но, записывая имя в формуле, можно использовать
любой регистр.

Excel использует несколько так называемых внутренних имен. Внутренние имена Excel мож­
но присваивать ячейкам и диапазонам. Однако делать так не рекомендуется. Присваивая
имя, избегайте следующих имен: Область__печати, З а г о л о в о к _ п е ч а т и , О б л а с т ь _ к о н с о -
лидации, База_данных, Критерий, Фильтр и Название_листа.

Примечание

Количество имен ячеек и диапазонов не ограничено. Excel позволяет при­
сваивать одному и тому же элементу сразу несколько имен, однако делать
этого не следует. Если выделенная ячейка или диапазон имеет несколько
имен, в поле Имя всегда будет появляться первое из них по алфавиту.

Глава 3. Имена 95

Имя можно присвоить и несмежному диапазону ячеек. Выделить все ячейки и диапа­
зоны несмежного диапазона можно с помощью мыши, удерживая клавишу <Ctrl>.

Присвоение имени с помощью поля Имя

В поле Имя можно присвоить имя ячейке или диапазону значительно быстрее. Поле
Имя — это раскрывающийся список, расположенный в левой части строки формул. Для
того чтобы присвоить имя, выделите нужную ячейку или диапазон, затем щелкните в по­
ле Имя и введите имя. Для подтверждения выбранного имени нажмите <Enter>. Если та­
кое имя уже существует, то поле Имя нельзя использовать для другого диапазона или
ячейки. Если попытаться сделать это, программа выделит исходный диапазон. Назначить
существующее имя другому диапазону или ячейке можно только с помощью диалогово­
го окна диспетчера имен.

jm b Предупреждение

«ы Создавая имя в поле Имя, не забудьте нажать <Enter>. Если ввести имя, а
затем щелкнуть в области рабочего листа, новое имя не будет создано.

Поле Имя выполняет еще одну функцию. С его помощью можно быстро выделить
именованную ячейку или диапазон, как показано на рис. 3.3. Для этого щелкните в поле
Имя и выберите нужное имя в списке. Будет выделена соответствующая ячейка или диа­
пазон. Как ни странно, для активизации поля Имя не предусмотрена комбинация кла­
виш. Иными словами, вы не получите доступ к этому полю с помощью клавиатуры; сде­
лать это можно, только используя мышь. После щелчка в поле Имя для указания имени
достаточно использовать клавиши со стрелками и <Enter>.

Рис. 3.3. Используя поле Имя, можно быстро акти­
визировать именованную ячейку или диапазон

Совет

Имена, созданные в поле Имя, по умолчанию имеют область действия уров-
ня рабочей книги. Для того чтобы создать имя уровня рабочего листа, пред­
варите его именем рабочего листа и восклицательным знаком (например,
Л и с т 2 ' И т о г ) . Так как поле Имя работает только с текущим выделенным
диапазоном, ввод имени листа, отличного от текущего, приведет к ошибке.

Автоматическое присвоение имен

Содержимое ячеек можно использовать для автоматического создания имен смежных
ячеек или диапазонов. На рис. 3.4 показан пример такого листа. Текст, находящийся

96 Часть I. Основные сведения
в столбце А, можно использовать для создания имен ячеек столбца В. Решить эту задачу
в Excel достаточно просто.

Рис. 3.4. Excel позволяет создавать
имена на основе текста, содержа­
щегося в смежных ячейках

Для того чтобы присвоить имена, используя текст смежных ячеек, выделите данный
текст и ячейки, которым должно быть присвоено имя (это могут быть как отдельные
ячейки, так и диапазоны ячеек). Текст имен должен находиться в смежных ячейках отно­
сительно ячеек, которым вы хотите назначить имена. Можно создать несколько выделе­
ний. Выберите команду Формулы^Определенные имена^Создать из выделенного
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+F3>. Откроется диалоговое окно Созда­
ние имен из выделенного диапазона (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Автоматическое создание имен

Флажки в диалоговом окне расставлены на основе проведенного программой анализа
выделенного диапазона. Например, если Excel обнаруживает текст в первой строке вы­
деленного диапазона, программа предлагает создать имена в строке выше. Если Excel
приняла неправильное решение, измените предложенный вариант вручную. Щелкните на
кнопке ОК, и Excel создаст имена. Обратите внимание на следующий факт: когда Excel
создает имена, используя текст смежных ячеек, ячейки с текстом не включаются в име­
нованный диапазон.

Если в результате использования текста смежной ячейки получится некорректное
имя, Excel изменит его на правильное. Например, если ячейка содержит текст Общий
д о х о д (его использование в качестве имени некорректно, поскольку присутствует про­
бел), Excel преобразует пробел в символ подчеркивания и создаст имя О бщ и й д о х о д .

Глава 3. Имена 97

Если же вместо текста смежная ячейка содержит значение или формулу, программа не
сможет создать корректное имя. В таком случае Excel просто не создаст никакого имени.

Предупреждение

Внимательно проверяйте имена, автоматически создаваемые программой.
Иногда диалоговое окно Создание имен из выделенного диапазона работает
не совсем логично. На рис. 3.6 показана небольшая таблица с текстом и зна­
чениями. Выделите всю таблицу, выберите команду Создать из выделенного
и примите вариант, предложенный программой (флажки в строке выше и в
столбце слева). В результате имя товары будет относиться не к диапазону
А2 : Аб, как вы ожидали, а к диапазону В2 : Сб. Если верхняя левая ячейка выде­
ленного диапазона содержит текст и установлены флажки в строке выше и в
столбце слева, Excel использует это имя для всего набора данных, исключая
верхнюю строку и левый столбец. Поэтому, прежде чем принять предложения
программы, убедитесь, что она правильно поняла ваш замысел.

Рис. 3.6. Создание имен на основе данных такой таблицы может привести
к неожиданным результатам

Имена столбцов и строк

Иногда имеет смысл назначить имя целому столбцу или строке. Нередко рабочий
лист используется для хранения информации, которая вводится не каждый день. На
рис. 3.7 приведен пример такого листа. Если создать имя не для всего столбца В, то при­
дется изменять ссылку на диапазон, которому назначено это имя, каждый раз, когда вво­
дятся новые данные. В таком случае целесообразно присвоить имя целому столбцу.

Рис. 3.7. В этой таблице, содержащей
данные о дневном объеме продаж, ис­
пользуется именованный диапазон, ко­
торый состоит из целого столбца

98 Часть I. Основные сведения

Компакт-диск

Все приводимые в настоящей главе примеры содержатся в файле chap-
t e r 3 _ R U S . x s l x на прилагаемом компакт-диске.

Столбец В можно назвать, например, Д невны еП родаж и. Если этот диапазон распо­
ложен на рабочем листе Л и ст З , ссылка будет выглядеть следующим образом:
=Л истЗ ! $ В : $В

Чтобы присвоить имя целому столбцу, выделите его, щелкнув на его букве. Введите
нужное имя в поле Имя и нажмите клавишу <Enter>. Можно также применить для этого
диалоговое окно Создание имени.

Назначив имя, можно использовать его в формуле. Следующая формула, например,
возвращает сумму всех значений столбца В:
=СУММ(ДневныеПродажи)

Имена, созданные программой Excel

Excel создает и свои собственные имена. Например, если задать область печати для лис­
та, Excel создаст имя О б л а е т ь _ п е ч а т и . Если назначить повторяющиеся строки или
столбцы, которые должны быть напечатаны, программа создаст имя З а г о л о в к и _ п е ч а т и
на уровне рабочего листа. Когда выполняется запрос, который возвращает данные в рабо­
чий лист, Excel назначает этим данным свои имена. Ряд надстроек, входящих в пакет Excel,
создает скрытые имена.

Вы вправе изменить ссылки на любые имена, автоматически создаваемые програм­
мой. Однако следует четко представлять себе, к чему эти изменения приведут.

Скрытые имена

Некоторые макросы и надстройки Excel создают скрытые имена. Эти имена присут­
ствуют в рабочей книге, но не появляются в диалоговом окне диспетчера имен и в поле
Имя. Надстройка “Поиск решения” , например, создает целый ряд скрытых имен. Как
правило, скрытые имена можно игнорировать, но они могут стать причиной возникно­
вения некоторых проблем. Если скопировать лист из одной рабочей книги в другую,

вместе с листом копируются и скрытые имена. При этом скрытые имена могут созда­
вать ссылку, которую довольно трудно обнаружить.

К сожалению, в окне диспетчера имен скрытые имена не приводятся. Ниже приве­
дена простая процедура на VBA, которая создает список всех скрытых имен активной

рабочей книги. Эта процедура добавляет в книгу новый рабочий лист и помещает в него
список скрытых имен. Не забудьте включить поддержку макросов. Кроме того, если

список не появился, попробуйте удалить инструкцию i f . Возможно, причина в том, что
скрытых имен в данной книге нет.

Sub L i s t H i d d e n N a m e s ()

Dim n As Name, r As Long

W orksheets.A dd

r =1

For Each n In ActiveWorkbook.Names

I f Not n .V i s i b l e Then

C e l l s ( r , 1) = n.Name

C e l l s ( r , 2) = & n.RefersTo

r =r +1

End I f

Next n

End Sub

Глава 3. Имена 99

Создание многолистовых имен

Имена ячейкам и диапазонам могут быть присвоены в нескольких рабочих листах с по­
мощью “трехмерной” ссылки. Но для этого нельзя просто выделить диапазон и ввести имя
в поле Имя. Чтобы назначить имя в нескольких листах, необходимо использовать диалого­
вое окно Создание имени. Формат такой ссылки будет выглядеть следующим образом:

ПервыйЛист:ПоследнийЛист! СсылкаНаДиапазон

На рис. 3.8 продемонстрирован пример, в котором имя КубДанных, назначенное
диапазону А 1 : СЗ, распространяется на листы Л и с т 1 , Л и с т 2 и Л и с т З .

Рис. 3.8. Присвоение имени в нескольких листах

Разумеется, можно просто ввести трехмерную ссылку на диапазон в поле Диапазон.
Но если нужно создать имя, отметив диапазон мышью, могут возникнуть некоторые
трудности. Даже если попытаться выделить диапазон, распространяющийся на несколь­
ко рабочих листов, Excel не сможет использовать адрес выделенного диапазона в диало­
говом окне Создание имени.

Для того чтобы назначить имя К убД ан ны х диапазону А1 :СЗ, который распростра­
няется на листы Л и с т 1 , Л и с т 2 и Л и с т З , следуйте приведенным ниже инструкциям.

1. Активизируйте лист Л и с т 1.

2. Во вкладке Формулы выберите команду Диспетчер имен или нажмите комби­
нацию клавиш <Ctrl+F3>. В открывшемся диспетчере имен щелкните на кнопке
Создать. Откроется диалоговое окно Создание имени.

3. Введите КубДанных в текстовом поле Имя.

4. Активизируйте поле Диапазон и нажмите клавишу <Del>, чтобы удалить суще­
ствующую ссылку на диапазон.

5. Выделите диапазон А 1 : СЗ на листе Л и с т 1 . В поле Диапазон появится следую­
щая запись:

= Ли ст 1! $ А $ 1 : $С$3

6. Удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкните на вкладке Л и с т З . Вы заметите,
что программа по непонятным причинам заменяет ссылку на диапазон ссылкой
на одну ячейку. На данном этапе запись будет выглядеть так:

= ' Л и с т ! :Л и с т З 1 ! $А$1

100 Часть I. Основные сведения

7. Выделите диапазон А 1 : СЗ на листе Л и с т 1 еще раз. На этот раз в поле Диапазон
появится следующая запись:

= 'Л и ст 1:Л и ст З ' ! $А $1: $С$3

8. Теперь, когда поле Диапазон содержит нужную ссылку, щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Создание имени будет закрыто.

Задав имя, можно использовать его в формулах. Например, следующая формула вер­
нет сумму значений диапазона, который носит имя К уб Данных:
=СУММ(КубДанных)

Примечание

Многолистовые имена не отображаются ни в поле Имя, ни в диалоговом ок­
не Переход (это окно отображается при выборе команды Главная^Редак-
тирование^Найти и выделить^Перейти). Иными словами, Excel позволяет
назначать такие имена, но вы не сможете автоматически выделить ячейки, к
которым они относятся. Тем не менее, многолистовые имена отображаются
в списке автозавершения при вводе формул.

Если вставить новый лист в рабочую книгу, в которой используются имена, относя­
щиеся к нескольким листам, имена будут распространяться на новый лист только в том
случае, если этот лист находится между первым и последним листом, заданным в опре­
делении имени. В предыдущем .примере рабочий лист, вставленный между Л и ст1
и Л и с т 2 , оказывается в диапазоне К убДанны х. Лист, вставленный перед Л и с т 1 или
после Л и с т З , не включается в диапазон.

Если удалить первый или последний лист, включенный в определение имени, Excel
автоматически изменит запись в поле Диапазон. В рассматриваемом нами примере уда­
ление Л и с т 1 приведет к следующим изменениям в поле Диапазон имени КубДанных:
= 1Л ист2 : Л и с т З ' !$А $1:$С $3

Областью действия имен, распространяющихся на множество листов, должна быть
рабочая книга. Если они определены на уровне рабочего листа, то будут функциониро­
вать корректно, однако в диалоговом окне диспетчера имен будет отображаться ошибка.

Работа с именами диапазонов и ячеек

Создав имена диапазонов и ячеек, можно выполнять над ними целый ряд операций.
В этом разделе вы узнаете о том, как выполнять основные операции над именами диапа­
зонов и ячеек.

Создание списка имен

Если вы создали достаточно большое количество имен, может возникнуть необходи­
мость наглядно отобразить, к какому диапазону относится каждое из них. В дальнейшем
это поможет выявить ошибки или документировать свою работу.

Вероятно, вы захотите создать список всех имен (и соответствующих им адресов) рабо­
чей книги. Для того чтобы создать такой список, сначала выделите ячейку в пустой области
рабочего листа (если создать список имен, состоящий из двух столбцов, то он будет ото­
бражаться поверх находящейся в ячейках информации), а затем выберите команду Форму-
лы^Определенные именам Использовать в формуле^ Вставить имена (или нажми­

Глава 3. Имена 101

те клавишу <F3>). Откроется диалоговое окно Вставка имени (рис. 3.9), в котором будут
перечислены все заданные имена. Для того чтобы вставить список имен, щелкните на
кнопке Все имена.

Ж Як, Предупреждение
н
В список имен не входят имена уровня рабо­
чего листа (кроме имен активного листа),
а также скрытые имена.

Список имен, вставленный в рабочий лист, состоит из

двух столбцов. В первом столбце перечислены имена,

а во втором — адреса соответствующих диапазонов. Ад­

реса диапазонов, расположенные во втором столбце спи­ Рис. 3.9. Диалоговое окно Встав­
ка имени
ска, представляют собой строки текста, которые напоми­

нают формулы. Преобразовать такую строку в формулу

можно, отредактировав ячейку (нажмите <F2>, а затем

<Enter>). В результате строка становится формулой. Если имя относится к отдельной

ячейке, формула отображает текущее значение этой ячейки. Если же имя относится

к диапазону, формула возвращает ошибку #ЗНАЧ!.

Перекрестная ссылка

Ошибки в формулах, такие как # з н а ч ! и # с с ы л к а ! , рассматриваются
в главе 21.

Использование имен в формулах

Задав имя ячейки или диапазона, можно использовать его в формулах. Следующая
формула, например, вычисляет сумму значений диапазона П р о д а н о Е д и н и ц :

=СУММ(ПроданоЕдиниц)

Когда имя, заданное на уровне рабочего листа, используется в формуле того листа,
в котором оно было задано, имя рабочего листа не следует указывать перед именем диа­
пазона. Если такое имя используется в другом листе рабочей книги, необходимо задать
полное имя (имя рабочего листа, восклицательный знак и имя диапазона). Например, ес­
ли П р о д а н о Е д и н и ц — имя, заданное на уровне рабочего листа Л и с т 1 , то формула для
вычисления суммы диапазона на любом другом рабочем листе будет выглядеть так:

=СУМ М(Лист1! ПроданоЕдиниц)

Ввод знака равенства активизирует функцию автозавершения, как при вводе от­
крывающей скобки в функции рабочего листа. При этом под активной ячейкой откры­
вается список определенных имен и функций рабочего листа. Для использования
функции автозаполнения вводите имя, пока оно не будет выделено в списке, а затем
нажмите <ТаЬ>, чтобы зафиксировать имя. Можно также использовать клавишу <>1>,
чтобы выбрать имя в списке.

Если в формуле используется несуществующее имя, Excel отобразит ошибку #ИМЯ?,
указывающую на то, что программа не может найти имя, которое вы пытаетесь исполь­
зовать. Зачастую причиной такой ошибки является просто опечатка.

102 Часть I. Основные сведения

Использование операторов пересечения

В качестве оператора пересечения диапазонов в Excel служит единичный символ
пробела. Например, следующая формула используется для вычисления суммы ячеек на
пересечении двух диапазонов — В 1 : С2 0 и А8 : D8:
=СУММ( В 1 : С 2 0 A 8 : D 8 )

Данные диапазоны пересекаются в ячейках В8 и С8.
Оператор пересечения работает и с именованными диапазонами. На рис. 3.10 показана
таблица, содержащая именованные диапазоны для столбцов и строк таблицы. Например, имя
Январь относится к диапазону В2 :Е 2 , а имя С е в е р — к диапазону В2 :В 1 3 . Следующая
формула возвращает содержимое ячейки на пересечении диапазонов Январь и Север:
=Январь Север

Рис. 3.10. Эта таблица содержит именованные диапазоны, в которых заданы
названия для столбцов и строк

Используя символ пробела для разделения двух ссылок на диапазоны, вы задаете так
называемое явное пересечение. Это означает, что вы приказываете Excel явно определить
пересечение диапазонов. Программа может находить и неявные пересечения. Неявное
пересечение происходит в том случае, когда Excel выбирает значение из многоячеечного
диапазона, основываясь на строке или столбце формулы, имеющей ссылку. Для того
чтобы разобраться с пересечениями такого типа, рассмотрим конкретный пример. На
рис. 3.11 показана таблица, содержащая именованный диапазон В З : В 8 . В ячейке D5
отображается простая формула, приведенная ниже:
=МоиДанные

Обратите внимание на то, что в ячейке D5 отображено значение из диапазона
МоиДанные, соответствующее строке, в которой расположена формула. Аналогично,
если ввести ту же формулу в строки с 3 по 8, формула вернет соответствующее значение
из диапазона МоиДанные. Excel выполняет неявное пересечение, используя диапазон
МоиДанные и строку, содержащую формулу. Это действие подобно вычислению сле­
дующей формулы:
=МоиДанные 5 : 5

Если ввести формулу в строку, не принадлежащую диапазону МоиДанные, то формула
вернет ошибку, поскольку неявное пересечение в таком случае произойти не может.