Modul Diklat Perpustakaan

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 243

244 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................. 245

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 247

A. Latar Belakang ................................................................................ 247

B. Deskripsi Singkat............................................................................. 248

C. Tujuan Pembelajaran Umum.......................................................... 248

D. Tujuan Pembelajaran Khusus ........................................................ 248

BAB II OTOMASI PERPUSTAKAAN .............................................................. 249

A. Pengertian Otomasi Perpustakaan ............................................... 250

B. Tujuan, Fungsi, dan Manfaat Otomasi Perpustakaan .................. 250

C. Metode Pembangunan Sistem Otomasi Perpustakaan ............... 253

D. Hardware, Software, dan Brainware untuk Implementasi

Sistem Ortomasi Perpustakaan...................................................... 258

E. Fitur Software Sistem Otomasi Perpustakaan ............................. 259

F. Rangkuman ..................................................................................... 261

BAB III PENUTUP ............................................................................................. 263

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 265

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 245

246 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Teknologi informasi di perpustakaan merupakan seperangkat teknik untuk
mengoptimalkan pemanfaatan informasi, mulai dari pengadaan, pengolahan,
temu kembali, dan penyebarannya. Teknologi Informasi di perpustakaan
diaplikasikan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka dalam memperoleh
berbagai informasi secara cepat, tepat dan akurat.

Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka tersebut, pustakawan atau tenaga
teknis pengelola perpustakaan diharapkan memiliki kemampuan dalam
menyediakan dan memberikan layanan informasi yang dibutuhkan dalam
berbagai bentuk dan media secara profesional.

Dalam mengikuti perkembangan dunia di era digital, globalisasi informasi dan
perdagangan bebas, perpustakaan dituntut untuk dapat memberikan layanan
secara mutakhir dan lebih profesional melalui pembangunan sistem otomasi
dan penyelenggaraan layanan koleksi digital (content digital library), serta
menerapkan standar kinerja yang lebih berkualitas, sehingga dengan
memiliki kemampuan tersebut, perpustakaan diharapkan memiliki daya saing
yang tinggi dan tidak akan ditinggalkan pemustakanya.

Dalam pengaplikasian teknologi informasi di perpustakaan, diperlukan
perencanaan strategis yang matang dan penyediaan infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) diataranya perangkat keras komputer,
perangkat lunak, perangkat teknologi komunikasi diantaranya saluran
telepon, fax, modem dan sistem jaringan komputer.

Perencanaan sistem otomasi di perpustakaan diantaranya meliputi kegiatan
analisis dan disain sistem, rencana implementasi serta sistem
pemeliharaannya (maintenance). Melalui perencanaan strategis tersebut,
pembangunan dan pengembangan sistem otomasi, penyelenggaraan
layanan koleksi digital (content digital library) di perpustakaan dapat
dilaksanakan secara terintegrasi dalam pengembangan perpustakaan secara
keseluruhan.

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 247

B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat ini membekali peserta dengan pengetahuan tentang pengertian
otomasi perpustakaan, tujuan dan manfaat otomasi perpustakaan, metode
pembangunan sistem otomasi perpustakaan, kebutuhan hardware dan
software untuk implementasi sistem otomasi perpustakaan, pengenalan
software otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur pengembangan koleksi,
pengolahan dan pelayanan perpustakaan yang disajikan dengan
menggunakan metode pendekatan andragogi yang meliputi ceramah, tanya-
jawab, diskusi dan demonstrasi.

C. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mengikuti mata ajar diklat ini, peserta diharapkan mampu memahami
otomasi perpustakaan dan mengenal software perpustakaan.

D. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah selesai mengikuti mata ajar diklat ini, peserta diharapkan mampu:
1. menjelaskan pengertian otomasi perpustakaan;
2. menjelaskan tujuan dan manfaat otomasi perpustakaan;
3. menguraikan metode pembangunan sistem otomasi perpustakaan;
4. menjelaskan kebutuhan hardware dan software untuk implementasi
sistem otomasi perpustakaan;
5. menjelaskan fitur-fitur dalam software otomasi perpustakaan.

248 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

BAB II
OTOMASI PERPUSTAKAAN

Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dibidang perpustakaan didorong
oleh kebutuhan pemustaka terhadap informasi yang semakin kompleks dan
berbasis elektronik/ komputer. Tuntutan pemustaka yang menginginkan layanan
perpustakaan serba cepat, tepat dan akurat, serta kebutuhan pemustaka tentang
informasi yang semakin bergeser dari koleksi tercetak ke arah elektronis/ digital,
seiring dengan perkembangan dunia yang berorientasi teknologi informasi, digital
imaging, dan full motion video serta suara. Untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka tersebut, perpustakaan, pustakawan atau tenaga teknis pengelola
perpustakaan dituntut untuk memiliki kemampuan menyediakan, mengolah dan
melayankan informasi berbasis teknologi informasi, agar tetap eksis dan mampu
survive dalam era globalisasi dan era digital.

Pendekatan yang dapat digunakan perpustakaan adalah melalui penyediaan
koleksi elektronis/ digital seperti CD-ROM, multimedia interactive computer works,
file teks yang dapat diupload di internet, dan koleksi hasil scan berupa image dan
tekstual, serta penyediaan akses informasi melalui jaringan komputer/ internet.
Selain penyediaan koleksi digital, perpustakaan juga diharapkan mampu
menyelenggarakan sistem pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi
(computer-based automated library system), atau disebut sistem otomasi
perpustakaan, sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakaan.

Otomasi perpustakaan dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka
tentang informasi yang semakin kompleks, baik kualitas maupun kuantitasnya.
Pemustaka ingin memperoleh pelayanan secara cepat, tepat dan akurat. Otomasi
Perpustakaan juga dilaksanakan oleh suatu perpustakaan, dalam rangka
meningkatkan kinerja perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat memiliki daya
saing dengan perpustakaan lainnya, dengan menonjolkan segi kepraktisan,
kemudahan, kecepatan dan keakuratan dalam pelayanannya.

Perpustakaan diharapkan mampu memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan
pemustaka pada era globalisasi, dimana informasi dengan mudah menyebar
keseluruh penjuru dunia dalam waktu sekejap. Tanpa kemampuan memenuhi
kebutuhan pemustaka dibidang aktualitas informasi, kecepatan dan keakuratan

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 249

informasi yang disampaikan, maka perpustakaan akan ketinggalan dan
ditinggalkan oleh pemustakanya.
Pelaksanaan otomasi perpustakaan dapat dilakukan secara bertahap oleh suatu
perpustakaan, mulai dari proses pengadaan koleksi, pengolahan dan pelayanan
perpustakaan. Tahap-tahap tersebut dapat berbeda antara satu perpustakaan
dengan perpustakaan lainnya, tergantung pada prioritas perpustakaan yang
bersangkutan.

A. Pengertian Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan, diartikan sebagai suatu upaya pengendalian proses/
kegiatan perpustakaan secara otomatis. Hal tersebut tidak terlepas dari
pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan (library automation),
terutama penggunaan teknologi komputer dan teknologi komunikasi.

B. Tujuan, Fungsi dan Manfaat Otomasi Perpustakaan
1. Tujuan
Tujuan dilaksanakannya otomasi perpustakaan diantaranya adalah
sebagai berikut:
a. Untuk memenuhi kebutuhan user tentang informasi secara lebih cepat,
tepat dan akurat;
b. Untuk memenuhi kebutuhan pengelola perpustakaan dalam mengolah
dan menyajikan koleksi, serta melayani pemustaka secara lebih efektif
dan efisien;
c. Untuk memenuhi kebutuhan organisasi perpustakaan agar dapat tetap
eksis dan mampu berkembang serta bersaing dengan lembaga
perpustakaan lainnya.
2. Fungsi
Fungsi-fungsi di perpustakaan yang dapat dilaksanakan otomasi meliputi
fungsi operasional dan manajerial.
a. Fungsi operasional (substantif) perpustakaan, yaitu pengadaan,

250 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

pengolahan dan pelayanan perpustakaan;

b. Fungsi manajerial di perpustakaan meliputi kepegawaian, keuangan,
hubungan masyarakat, perencanaan, analisis operasional,
pengandalian, dan pengawasan manajemen.

1) Fungsi Operasional

Fungsi operasional meliputi pengadaan bahan pustaka,
pengolahan dan pelayanan perpustakaan.

a) Pengadaan Bahan Pustaka (acquisitions)

Pengadaan bahan pustaka terutama jurnal, CD-ROM yang
didatangkan dari luar negeri, biasanya bekerja sama dengan
perpustakaan lain, baik secara membeli, tukar menukar,
ataupun hadiah.

Adapun otomasi dibidang pengadaan adalah prosedur
pengadaan bahan pustaka yang diotomasi, sehingga teknis
pengadaan koleksi, mulai dari pemilihan judul, pemesanan
koleksi, daftar koleksi yang sudah diterima, daftar tunggu koleksi
yang belum diterima tapi sudah dipesan, daftar harga, edisi,
tahun terbit, dan seterusnya, telah dilakukan oleh komputer
secara otomatis.

b) Pengolahan Bahan Pustaka

Pengolahan bahan pustaka (katalogisasi, klasifikasi, terbitan
berkala, inventarisasi) dapat dilakukan secara otomatis oleh
komputer.

Otomasi dibidang katalogisasi berupa manajemen basis data
bibliografi, yang memudahkan dalam proses temu balik
informasi dan perolehan format katalog (baik didisplay maupun
prit-out), secara cepat dan akurat.

Software yang digunakan untuk manajemen basis data
bibliografi (katalogisasi) diantaranya adalah: Micro CDS/ISIS,
yang digunakan secara legal oleh perpustakaan universitas

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 251

sejak tahun 1986, dengan menggunakan format INDOMARC
(Indonesian Machine Readable Catalogue).

Dibidang klasifikasi, otomasi dilakukan masih dilingkungan
universitas/ perguruan tinggi, berupa research untuk
memperoleh gelar magister atau doctor. Hasil-hasil penelitian
tersebut, belum banyak dimasyarakatkan, sehingga
pemustakaaannya oleh perpustakaan masih belum banyak dan
belum memasyarakat. Kesulitan utama dalam pengklasifikasian
berbasis komputer adalah konsistensi pembagian bidang ilmu
pengetahuan menurut sistem klasifikasi tertentu yang
digunakan. Software yang digunakan biasanya adalah expert
system yang dapat mengambil keputusan berdasarkan data-
data yang diinputkan oleh user pada komputer melalui interface
user-komputer. Contoh software adalah Crystal, berupa shell
expert system, yaitu program komputer yang masih kosong,
yang mengguankan logika Bolean IF, THEN, OR, AND, dan
AND IF.

c) Pelayanan Perpustakaan

Otomasi dibidang Pelayanan diantaranya referensi, sirkulasi,
jaringan kerja sama, maupun katalog terpasang sebagai berikut.

sirkulasi adalah proses keluar-masuknya koleksi perpustakaan
dari perpustakaan ke pemustaka. Proses otomasi dibidang
sirkulasi, diantaranya adalah proses pencatatan identitas
peminjam, identitas koleksi, tanggal koleksi dipinjam, tanggal
koleksi harus dikembalikan, perhitungan denda bila koleksi
terlambat dikembalikan. Proses-proses tersebut dilaksanakan
komputer sdecara otomatis. Pemustakaan software tertentu,
dapat dilaksanakan secara terintegrasi, baik pengadaan,
pengolahan maupun pelayanan sirkulasi, sehingga disebut
saftware terintegrasi (integrated software).

Dibidang referensi, otomasi dilaksanakan berupa pengumpulan
informasi yang diperlukan oleh user melalui interface user-
komputer, yang akan menghasilkan rujukan bagaimana user
dapat memperoleh informasi tertentu sesuai dengan kebutuhan

252 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

user. Software yang digunakan biasanya berupa Software
expert system (Sistem pakar) contohnya adalah Crystal yaitu
software Shell expert system.

Dibidang jaringan kerja sama dan OPAC, layanan perpustakaan
berupa silang layan, yang dapat dilaksanakan melalui media on-
line searching (Online Public Acces Catalogue), diantaranya
penggunaan Basis data CD-ROM, elektronik mail, .dan fasilitas
internet.

2) Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial perpustakaan diantaranya adalah
kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat, perencanaan,
analisis operasional, maupun pengawasan dan pengendalian
manajemen, dapat dilakukan secara terotomasi, namun
pembahasan otomasi perpustakaan terbatas pada bidang
operasional perpustakaan.

3. Manfaat

Manfaat otomasi perpustakaan meliputi tiga pihak yakni pemustaka,
pengelola, dan instansi induk tempat perpustakaan berada. Bagi
pemustaka, otomasi perpustakaan bermanfaat dalam meningkatkan
kecepatan, ketepatan, dan keakuratan dalam penelusuran informasi,
serta proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Bagi
pengelola, otomasi perpustakaan bermanfaat dalam meningkatkan
kualitas dan kuantitas pengolahan bahan pustaka serta pelayanan
kepada pemustaka. Bagi instansi induk dimana perpustakaan berdiri,
otomasi bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas control
bagi manajemen, meningkatkan imaje dan promosi lembaga terhadap
dunia luar.

C. Metode Pembangunan Sistem Otomasi Perpustakaan

Pembangunan dan pengembangan sistem informasi perpustakaan
khususnya otomasi di bidang perpustakaan bertujuan untuk memperoleh

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 253

sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan pada masa
kini dan pada masa yang akan datang. Pengembangan juga diharapkan
dapat menjamin agar tidak berlebihan atau kekurangan dalam investasi
dibidang teknologi informasi.
Metode pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dapat
menggunakan metode konvensional yaitu metode System Development
Life Cycle (SDLC ) maupun metode alternatif diantaranya metode paket
(package), pembuatan prototip (prototyping), pengembangan oleh pemakai
akhir (end user development atau end user computing) dan metode
outsourcing.

1. Metode Pengembangan Konvensional (Metode SDLC)
Metode SDLC mempunyai beberapa tahapan, dimulai dari suatu
tahapan sampai ke tahapan akhir dan kembali lagi ke tahapan awal
membentuk suatu siklus hidup. Tahapan-tahapan dalam metode
SDLC sebagai berikut:
a. Analisis sistem (system analysis)
1) studi pendahuluan
2) studi kelayakan
3) identifikasi permasalahan dan kebutuhan pemakai
4) memahami sistem yang ada
5) menganalisis hasil penelitian
b. perancangan sistem (system design)
1) perancangan awal
2) perancangan rinci
c. implementasi sistem (system implementation)
d. operasi dan perawatan sistem (system operation and
maintenance)

254 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

Siklus hidup pengembangan sistem informasi metode SDLC dapat
digambarkan sebagai berikut:

Metode SDLC tidak selamanya cocok semua keadaan, dimana sistem
yang dikembangkan harus segera digunakan, sedangkan metode
SDLC memerlukan waktu yang lama dalam perancangan sampai
dapat diimplementasikan, atau sistem lama sudah tidak relevan lagi
untuk dikembangkan, sehingga digunakan metode Alternatif .

2. Metode Pengembangan Alternatif

Metode Alternatif dipilih dengan beberapa pertimbangan diantaranya
faktor ketersediaan paket, sumber daya sistem informasi dan
teknologi informasi, dampak dari sistem tersebut dan jadwal
pemakaian sistem.

a. Metode Paket (package)

Paket sistem informasi perpustakaan, sekarang banyak tersedia
di pasaran, misalnya paket ”Perpustakaan” terbitan Gramedia,
adalah software yang mengelola koleksi perpustakaan. Paket
NCI Bookman, merupakan paket terbitan perusahaan dari
Bandung, Paket SIPISIS terbitan dari Institut Pertanian Bogor,

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 255

dan paket-paket lainnya. Pemilihan paket sistem informasi
didasarkan pada faktor-faktor spesifikasi, ketersediaan paket,
mengevaluasi kemampuan paket diantaranya:

1) fungsi-fungsi yang ditawarkan

2) fleksibilitas

3) kemudahan pakai

4) perangkat keras dan perangkat lunak dukungan

5) karakteristik file dan basis data

6) instalasi

7) perawatan

8) dokumentasi

9) kualitas penjual

10) biaya

b. Metode pembuatan Prototip (prototyping)

Suatu prptotip adalah bentuk dasar aatau model awal dari suatu
sistem atau bagian dari suatu sistem. Setelah dioperasikan,
prototip ditingkatkan terus seusia dengan kebutuhan pemakai
sistem yang juga meningkat.

Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototip secara
cepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus
menerus sampai didapatkan sistem yang utuh. Kegiatan
percobaan terus menerus tersebut disebut proses Iteratif.
Tahapan prorotyping adalah sebagai berikut:

1) Identifikasi kebutuhan pemakai yang paling mendasar

2) membangun prototip

3) menggunakan prototip

4) merevisi dan meningkatkan prototip

5) Jika prototip lengkap menjadi sistem yang dikehendaki,
proses iterasi dihentikan.

256 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

c. Metode pengembangan oleh pemakai akhir (end user
development atau end user computing)

Metode ini digunakan berdasarkan pertimbangan pada
dmpaknya. Bila dampaknya hanya pada individu pemakai dan
pengembang sistem sendiri, metode ini dapat digunakan, namun
bila dampaknya besar pada organisasi, metode ini sangat
berbahaya bila diterapkan, karena bila terjadi kesalahan,
dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau
pada organisasi secara keseluruhan.

d. metode outsourcing

Metode outsourcing dipilih bila metode paket tidak tersedia atau
pengembangan sistem oleh perpustakaan sendiri (insourcing)
tidak dapat dilakukan. Pemilihan metode outsourcing dapat
didasarkan pada:

1) Biaya akan lebih murah bila pengembangan sistem informasi
diserahkan pada pihak ketiga yang memiliki profesionalisme
dibidangnya

2) Mengurangi waktu proses, karena outsourcer
berpengalaman dibidangnya

3) Jasa yang dihasilkan outsourcer lebih berkualitas jika
dibandingkan dengan pengembangan sebdiri

4) Perpustakaan kurang berpengalaman dalam
mengembangkan sistem dibandingkan outsourcer

5) Perpustakaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan
alih pengetahuan dan alih teknologi (transfer of knowledge)
yang dimiliki oleh outsourcer.

6) Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak
melakukan investasi

7) Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal

8) Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal

9) Perpustakaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lainnya.

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 257

D. Hardware, Software dan Brainware untuk Otomasi Perpustakaan

Perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk implentasi sistem
otomasi perpustakaan merupakan bagian dari infrastruktur teknologi informasi
secara lebih luas.

Infrastruktur teknologi informasi terdiri dari fasilitas-fasilitas fisik, jasa-jasa,
dan manajemen yang mendukung seluruh sumber daya komputasi dalam
suatu organisasi. Komponen utamanya adalah perangkat keras komputer,
perangkat lunak komputer, fasilitas jaringan dan komunikasi, database dan
personalia teknologi informasi.

1. Perangkat Keras (Hardware)

Kebutuhan perangkat keras untuk implementasi otomasi perpustakaan
bergantung pada besar kecilnya perpustakaan, jumlah pemustaka, dan
system yang akan diaplikasinkan. Kebutuhan tersebut diantaranya adalah
komputer untuk server dan client , printer, scanner, barcode printer,
barcode scanner, perangkat jaringan.

Untuk perpustakaan kecil, sebuah computer sudah cukup untuk memulai
proses otomasi perpustakaan, khususnya pembuatan pangkalan data
koleksi dan pemustaka, serta proses peminjaman dan pengembalian
secara sederhana.

Spesifikasi teknis komputer untuk otomasi perpustakaan, secara minimal
sebagai berikut:

a. Processor Pentium II 450 MHz

b. Memori 128 MB

c. HD 10 Gbyte

d. Monitor 14 Inc, minimal 16 color

e. Printer Dot Matrix. & Ink Jet

f. Barcode Scanner (Optional)

Sedangkan untuk perpustakaan dengan jumlah koleksi yang besar,
maka perangkat yang perlu ditambahkan diantaranya adalah:

g. LAN Card

258 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

Digunakan untuk mengintegrasikan banyak komputer. Aplikasi
perangkat lunak otomasinya biasanya berjenis klien-server.

h. Sistem Security Gateway

Digunakan untuk melakukan sensor terhadap buku yang keluar
masuk perpustakaan. Sensor akan berbunyi jika buku yang dibawa
pengguna tidak melewati proses sirkulasi dengan benar.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk otomasi perpustakaan dapat
diperoleh melalui berbagai cara yaitu:

a. Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat
lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka
langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya
membeli perangkat lunak otomasi.

b. Menggunakan perangkat lunak gratis atau opensource, misalnya :
CDS/ISIS, WinISIS, KOHA, dsb. Perangkat lunak ini bisa didapatkan
dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada kalangan
perpustakaan. Walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak
kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi
kebutuhan di tempat kerja.

c. Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya
yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial,
merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk
diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur
sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support selama beberapa
periode waktu juga akan diberikan oleh vendor secara penuh
sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus
bersusah payah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana untuk
membeli perangkat lunak.

E. Fitur Software Sistem Otomasi Perpustakaan

Fitur software sistem otomasi perpustakaan dirancang dan dikembangkan
untuk memenuhi kebutuhan pemustaka di lingkungan perpustakaan sekolah,

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 259

perguruan tinggi, umum maupun khusus. Penyediaan fitur disesuaikan
dengan kebutuhan pemustaka, pengeloa dan instansi induk tempat
perpustakaan berada, sehingga fitur-fitur tersebut diharapkan efektif dan
efisien dalam memenuhi kebutuhan pemustaka. Dalam dunia digital fitur-fitur
sistem otomasi perpustakaan diharapkan mudah diakses dan nyaman
dipandang mata melalui tampilan website.
Fitur sistem otomasi perpustakaan untuk berbagai jenis perpustakaan
setidaknya dapat memenuhi kebutuhan pemustaka dan pengelola
perpustakaan. Fitur-fitur tersebut dapat terdiri dari:
1. inventarisasi
2. pengembangan koleksi
3. pengolahan bahan pustaka

Pengolahan bahan pustaka diantaranya pembuatan catalog online,
pencetakan kartu catalog, pencetakan daftar bibliografi.
4. Aplikasi fisik koleksi
Aplikasi fisik koleksi mencakup pembuatan label call number, pencetakan
barcode buku,
5. layanan perpustakaan
a. Layanan perpustakaan diantaranya penyediaan akses penelusuran

informasi online (OPAC)
b. Peminjaman dan pengembalian koleksi
c. Pemesanan dan permintaan bahan perpustakaan
6. keanggotaan
Keanggotaan mencakup pembuatan dan perpanjangan kartu anggota
7. laporan atau statistik mencakup (laporan peminjaman, pengembalian,
jumlah dan jenis koleksi yang sering dipinjam, pengunjung, peminjam, dll)
8. penghitungan denda keterlambatan

260 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

9. surat menyurat kegiatan perpustakaan dinataranya surat penagihan
keterlambatan, buku yang harus dikembalikan pemustaka, dan bebas
pinjam perpustakaan.

10. Stock Opname

11. Cadangan Data koleksi, anggota, peminjaman dan pengembalian

12. fitur lain yang relevan serta disesuaikan dengan kebutuhan masing-
masing perpustakaan

F. Rangkuman

Mata ajar diklat Pengantar Otomasi Perpustakaan ini bertujuan memberikan
pemahaman mengenai otomasi perpustakaan pada peserta diklat
Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan. Otomasi perpustakaan diartikan
sebagai suatu upaya pengendalian proses/ kegiatan perpustakaan secara
otomatis dengan bantuan teknologi komputer dan teknologi komunikasi,
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka terhadap layanan informasi
secara cepat, tepat dan akurat. Melalui otomasi perpustakaan, pengelola
dapat meningkatakan kualitas dan kuantitas pekerjaaannya dalam
mengembangkan koleksi, mengolah dan melayankan informasi pada
masyarakat, serta dapat meningkatkan citra perpustakaan yang modern dan
daya saing di dunia internasional. Hal ini sesuai dengan tuntutan Undang-
undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, yang mengharuskan setiap
perpustakaan menyelenggarakan layanan perpustakaan berbasis teknologi
informasi.

Berbagai kegiatan operasional perpustakaan seperti pengembangan koleksi,
pengolahan bahan perpustakaan dan pelayanan pada pemustaka, dapat
dilaksanakan secara otomatis. Hal tersebut membuka peluang yang lebih
besar dan luas dalam mengaplikasikan teknologi informasi, khususnya
komputer dan teknologi komunikasi dalam bidang kegiatan perpustakaan.

Untuk melaksanakan implementasi sistem otomasi perpustakaan, diperlukan
perangkat keras dan perangkat lunak serta dukungan sumber daya manusia
yang memiliki kompetensi di bidang teknologi informasi dan perpustaklaan.
Penggunaan perangkat keras komputer dan perangkat keras lainnya

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 261

merupakan suatu keharusan dalam otomasi perpustakaan, mulai dari
spesifikasi rendah sampai spesifikasi tinggi disesuaikan dengan kebutuhan
pemustaka, jumlah koleksi dan jenis layanan yang diberikan perpustakaan.
Berbagai perangkat lunak aplikasipun digunakan untuk mengoptimalkan
kinerja perpustakaan, khususnya dalam menangani pengelolaan basis data
koleksi, keanggotaan dan proses peminjaman maupun pengembalian serta
proses lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan. Diharapkan
melalui otomasi perpustakaan, perpustakaan dapat meningkatkan perannya
di masyarakat sebagai agen pembaharuan dan meningkatkan kecerdasan
bangsa secara lebih optimal.

262 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

BAB III

PENUTUP

Teknologi informasi di perpustakaan diaplikasikan untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka yang cenderung berkembang menjadi masyarakat informasi, yakni
masyarakat yang senantiasa memerlukan informasi yang beragam dan menuntut
kecepataan, ketepatan dan keakuratan dalam pelayanannya.

Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka tersebut, pengelola perpustakaan
diharapkan memiliki kemampuan dalam hal menyediakan dan memberikan
layanan informasi yang dibutuhkan dalam berbagai bentuk dan medianya secara
lebih profesional. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan menerapkan teknologi
informasi di perpustakaan, terutama untuk kegiatan “house keeping” perpustakaan
seperti pengadaan, pengolahan dan pelayanan pada pemustaka.

Dalam pengaplikasian teknologi informasi di perpustakaan, diperlukan
perencanaan strategis yang matang dan infrastruktur teknologi informasi
diataranya perangkat keras dan perangkat lunak komputer, perangkat teknologi
komunikasi seperti saluran telepon, fax dan sistem jaringan komputer, sehingga
layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara optimal.

Pelaksanaan layanan perpustakaan berbasis TI, sudah menjadi kebutuhan bagi
setiap perpustakaan dalam meningkatkan layanan kepada pemustaka, dan sesuai
dengan tuntutan Undang-Undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Hal
tersebut menuntut kesiapan pengelola perpustakaan untuk selalu meningkatkan
kualitas diri dan perpustakaannya dibidang teknologi informasi, terutama bidang
sistem otomasi perpustakaan, aplikasi jaringan mendunia (World Wide Web)
dan internet, serta layanan koleksi digital (digital library) sehingga pengelola
perpustakaan dapat tetap eksis dan mampu mengelola informasi secara lebih baik
dalam memenuhi dan melayani kebutuhan pemustaka.

Layanan perpustakaan berbasis TI juga menuntut kesiapan pengelola
perpustakaan dalam menyediakan sarana dan prasara, hardware dan software,
serta sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dalam menyelenggarakan
layanan berbasis teknologi informasi.

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 263

Penyediaan layanan berbasis TI dapat dilaksanakan secara bertahap dan
terintegrasi melalui tahap-tahap pengembangan sistem perpustakaan terotomasi
(Library Automation) dan penyelenggaraan layanan koleksi digital (digital
Library).

264 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

DAFTAR PUSTAKA

Aji Supriyanto. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek, 2005.

Balakrishnan, Shyama dan P.K. Paliwal (editor). Encyclopaedia of Library and
Information Technology for 21st Century, volume -9: Future Library
Technology. New Delhi-India: Anmol Publication PVT, 2000.

Balakrishnan, Shyama dan P.K. Paliwal (editor). Encyclopaedia of Library and
Information Technology for 21st Century, volume -10: Information
Technology for the Next Millenium. New Delhi-India: Anmol Publication
PVT, 2000.

Brophy, Peter dan Kate Coulling. Quality Management and Library Science: For
Information and Libaray Managers. Mumbai: Jaico Publishing House,
1997.

Convey, John. Online Information Retrieval: An Introductory Manual to Principles
and Practice. London: Clive Bingley, 1989.

Corbin, John. Developing Computer-Based Library Systems. Canada: The Oryx
Press, 1981.

Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi, 2003.

M. Suyanto. Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis. Yogyakarta: Andi, 2005.

Partridge, D. dan K.M. Hussain. Knowledge-Based Information Systems. London:
McGraw-Hill Book Company, 1995.

Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Sekolah: Petunjuk untuk Membina,
memakai dan Memelihara Perpustakaan di Sekolah. Jakarta:
Perpustakaan Nasional RI, 1996.

Richardus Eko Indrajit. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.
Jakarta: Gramedia, 2001.

Rowley, JE. Komputerisasi Perpustakaan. Edisi Kedua. Jakarta: Bagian Proyek
Pengembangan Sistem nasional Perpustakaan, 1997.

Tung, Hkoe Yao. Pendidikan dan Riset di Internet. Jakarta: Dinastindo, 2000.

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 265

Whittaker, Kennet. Prinsip-Prinsip Pelayanan Pemustaka Berdasarkan
Perpustakaan. London: Library Association Publishing, 1997.

Yuniarto Nurwono. Manajemen Informasi: Pendekatan Global. Jakarta: Elex
Media Komputindo, 1996.

Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2000.

266 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan

Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan 267

268 Modul Diklat Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan