YÖNERGELER KİTAPÇIĞI ROTARY 2440. BÖLGE
-BÖLGE BES VE EĞİTİM ASAMBLESİ YÖNERGESİ -BÖLGE DANIŞMA KURULU YÖNERGESİ -BÖLGE LİDERLİK PLANI YÖNERGESİ -BÖLGE STRATEJİK PLANLAMA KOMİTESİ YÖNERGESİ -GELECEK DÖNEM GUVERNÖRÜ VE GELECEK DÖNEM GUVERNÖR ADAYLARI ORYANTASYON PLANI YÖNERGESİ -KULÜP LİDERLİK PLANI YÖNERGESİ -ROTARY KULÜBÜ STRATEJİK PLANLAMA KOMİTESİ YÖNERGESİ -ROTARY KULÜBÜ DANIŞMA KURULU YÖNERGESİ -KULÜP ASAMBLELERİ YÖNERGESİ -ROTARY PROTOKOL YÖNERGESİ -ÜYE HAREKETLERİ YÖNERGESİ -BÖLGE Guvernörü’nün KATILACAĞI KULÜP ASAMBLESİ YÖNERGESİ -ROTARY KULÜBÜNÜN U.R’YE KABUL TÖRENİ YÖNETMELİĞİ -KULÜP BÜLTENİ HAZIRLAMA KILAVUZU YÖNERGESİ -KULÜPLERE ÜYE KABULU YÖNETMELİĞİ -MESLEK ÖDÜLÜ VERME / ÖDÜLE ADAY GÖSTERME VE ÖDÜL VERME TÖRENİ YÖNERGESİ -PAUL HARRIS DOSTU ve BENEFAKTÖR TÖRENİ YÖNERGESİ -ÖRNEK ROTARY DERNEĞİ TÜZÜĞÜ -ÖRNEK ROTARY KULÜBÜ (DERNEĞİ) İÇ TÜZÜĞÜ -BÖLGE KONFERANS YÖNERGESİ -UYDU KULÜP REHBERİ 2020-01-01 2020-01-02 2020-01-03 2020-01-04 2020-01-05 2020-01-06 2020-01-07 2020-01-08 2020-01-09 2020-01-10 2020-01-11 2020-01-12 2020-01-13 2020-01-14 2020-01-15 2020-01-16 2020-01-17 2020-01-18 2020-01-19 2020-01-20 2020-01-21 İÇİNDEKİLER
UR 2440. Bölge 1 Kurumsal 2020-01-01 BÖLGE BES VE EĞİTİM ASAMBLESİ YÖNERGESİ Tanım Başkanlar Eğitim Semineri (BES) Gelecek Dönem Başkanları’nın görevlerine hazırlanmaları amacıyla görevlerindeki sorumluluklarını öğrendikleri ve hedeflerini geliştirme ve gerçekleştirmek için eğitim aldıkları Bölge Toplantısıdır. Bölge Eğitim Asamblesi, genel anlamda Rotary kulüp liderlerinin mevcut yetenek ve bilgilerinin geliştirilmesi ve motive edilmeleri için düzenlenir. Gelecek Dönem Kulüp Sekreter, Sayman, Komite Başkan ve üyeleri ile gelecek dönem başkanlarına sorumluluklarını öğrendikleri, kulüplerinin hedeflerini geliştirdikleri ve daha etkin bir biçimde izlemelerine yardımcı olmaları için gereken bilgi becerinin sağlandığı tam bir gün süreli bir Bölge Eğitim toplantısıdır. Amaç Bu yönerge UR tüzük / iç tüzük ve yöntemi çerçevesinde BES ve Eğitim Asamblesi düzenleme esaslarını kapsar Eğitim Kapsamı Başkanlar Eğitim Semineri (BES)’nin Eğitim başlıkları; dönem temasının tanıtımı, Kulüp Başkanı’nın görev ve sorumlulukları, hedeflerin saptanması, liderlik - kulüp liderlerinin seçimi ve eğitimi, kulüp yönetimi, üyelik, hizmet projeleri, Rotary Vakfı, halkla ilişkiler (kurumsal iletişim), stratejik plan yapma, problem çözme, bilgi ve referans kaynaklarıdır. Eğitim Programı’nın kapsamı Gelecek Dönem Guvernörü’nün ve Bölge Eğitim Komitesi’nin mutabakatı ile genişletilebilir. Eğitimin planlanması, yönetimi ve sorumluluğu Gelecek Dönem Guvernörü’ne aittir.
UR 2440. Bölge 2 URİT 15.020 Gelecek Dönem Başkanları Eğitim Semineri – BES (PETS) Gelecek Dönem Başkanları Eğitim Semineri (BES), Gelecek Dönem Başkanları’nın eğitimi ve yönlendirmesi için her yıl kurulun tespit edeceği tarihte, tercihen Şubat veya Mart ayında yapılır. BES, Gelecek Dönem Guvernörü’nün planlama, yönetim ve sorumluluğunda gerçekleştirilir. Bölge Eğitim Asamblesi’nin Konu Başlıkları; dönem temasının tanıtımı, görev ve sorumluluklar, ilkeler ve yöntemler, ekip seçimi ve eğitimi, Rotary programlarının komite eğitimleri, örnek hizmet olayı çalışmaları, üye korunması ve/veya üye kazanımı, bulunduğu toplumun ve diğer ülke toplumlarının gereksinimleri karşılayacak başarılı projelerin uygulanması ve Rotary Vakfı’nın programlara katılım ve maddi olarak desteklenmesi konuları yer alır. Asamble Programı’nın kapsamı Gelecek Dönem Guvernörü’nün ve Bölge Eğitim Komitesi’nin mutabakatı ile genişletilebilir. Asamble planlanması, yönetimi Gelecek Dönem Guvernörü’ne aittir. URİT 16.020. Bölge Eğitim Asamblesi Bölge Eğitim Asamblesi, Rotary kulüp liderlerinin mevcut yetenek ve bilgilerinin geliştirilmesi ve motive edilmeleri için her yıl tercihen Mart, Nisan ve Mayıs aylarında bölge veya bölgeler tarafından birlikte yapılır. Bölge Eğitim Asamblesi içeriğinde üye korunması ve / veya üye kazanımı, bulunduğu toplumun ve diğer ülke toplumlarının gereksinimlerini karşılayacak başarılı projelerin uygulanması ve Rotary Vakfı’nın programlara katılım ve maddi olarak desteklenmesi konuları yer alır. Asamble Gelecek Dönem Guvernörü’nün planlama, yönetim, gözetim ve sorumluluğunda gerçekleşir. Kurul, gerektiren durumlarda Asamble’nin öngörülmüş tarihler dışındaki başka bir tarihte düzenlenmesine izin verilebilir. Çağrı ve Zamanlama Gerek Başkanlar Eğitim Semineri (BES) ve gerekse Bölge Eğitim Asamblesi’nin çağrısını Gelecek Dönem Guvernörü ve onun görevlendirdiği Komite yapar. Başkanlar Eğitim Semineri (BES) ve Bölge Eğitim Asamblesi
UR 2440. Bölge 3 Mart ve Nisan aylarında ayrı tarihlerde yapılabilir. Ancak; 2440. Bölge’de Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesinin Mart veya Nisan aylarında birlikte yapılması öngörülmüştür. Katılımcılar Başkanlar Eğitim Semineri (BES)’nin katılımcıları Gelecek Dönem Başkanları ve Gelecek Dönem Guvernör Yardımcılarıdır. Bölge Eğitim Asamblesi’nin katılımcıları Gelecek Dönem Başkanları, Guvernör Yardımcıları, Bölge ile Kulüp Komite Başkan ve üyeleri, Başkan adayları ve Bölge Rotaryenleridir. Rotary Kulübü Ana Tüzüğü madde 13 Bölüm 5.c de yazıldığı gibi Gelecek Dönem Başkanları, Başkanlar Eğitim Semineri(BES)’ne ve Bölge Eğitim Asamblesi’ne katılmak zorundadırlar. Mazereti nedeniyle toplantıya katılamayan Gelecek Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Guvernörü‘nün izni ile kulübünden bir temsilciyi görevlendirebilir. Temsilci, toplantı sonunda kendisine rapor verir. Eğer, Gelecek Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Guvernörü’nden izin almadığı halde, BES ve Bölge Asamblesi’ne katılmazsa veya izin alarak yerine bir temsilci göndermemişse, Kulüp Başkanı olarak görev yapamaz. Bu gibi durumlarda, Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi’ne veya Gelecek Dönem Guvernörü tarafından yeterli görülen bir eğitime katılan yeni bir başkan seçilinceye kadar, mevcut başkan göreve devam eder. BES ve Bölge Bölge Dönem Guvernörü, Gelecek Dönem Guvernörü, Guvernör adayları, Asamble Danışmanı, Bölge Eğitim Lideri ve Bölge Eğitim Komitesi, Eğitmenler ve Oturum Başkanları, Oturum Görevlisi Komiteler, Guvernör Yardımcıları, Asamble organizasyonunu üstlenen ev sahibi Rotary Kulübüdür. Tanıtım Duyurular ve Katılım Bilgileri Başkanlar Eğitim semineri ve Bölge Eğitim Asamblesinin ilk tanıtımı bir önceki dönem asamblesinde yapılır. Daha sonra bir önceki dönemin
UR 2440. Bölge 4 Konferansı’nda tekrar tanıtılır. BES ve Asamble’nin yapılacağı dönemde teşvik edilerek duyurulur. Katılım formları Kulüplere Konferans tanıtımından önce Ekim sonu ve Kasım ayında gönderilir. Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi ile ilgili duyurular, çağrı ve tanıtımlar Gelecek Dönem Bölge Guvernörü ile Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi’ni düzenleyen ev sahibi kulüp tarafından yapılır. Başkanlar Eğitim Semineri dönemin Bölge Guvernörü tarafından da desteklenir ve duyurulur. Kulüp Başkanları ve Gelecek Dönem Kulüp Başkanları ile Gelecek Dönemin belirlenmiş Kulüp Liderleri tüm üyelere yeterince duyurarak katılımı zorunlu olan başkanlarının dışındaki katılımın da yüksek olmasını sağlamaya çalışırlar. Gelecek Dönem Guvernörü, Dönem Guvernörü’nün söz vermesi ile Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi’nin yeri, zamanı, katılım koşulları ve diğer konularda Bölge Danışma Kurulu Toplantısı’nda Kurul Üyelerini bilgilendirir. Rotary protokolüne uygun olarak Uluslararası Rotary Görevlileri protokolüne, Bölge protokolüne uygun olarak Dönem Guvernörlerine, Geçmiş Dönem Guvernörlerine, Gelecek Dönem Guvernörlerine, Guvernör Adaylarına tanıtım ile birlikte katılım davet ve bilgi yazıları Gelecek Dönem Bölge Guvernörü tarafından gönderilir. Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesini düzenleyecek kulübün Bölge Kulüplerine, başta Gelecek Dönem Başkanları olmak üzere tüm Rotaryenlere duyurunun, tanıtım ve katılım bilgilerinin kayıtları işlevsel kılmak için basılı evraklarla yapması gerekir. Bu evraklar ev sahibi kulüp tarafından hazırlanır. Daha sonra Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi’ne değin duyuru ve tanıtımlara ilgili kulüp tarafından sosyal medya kullanılarak devam edilir. Basılı evraklar; davet mektubu, BES ve Bölge Eğitim Asamblesi’nin yerinin tanıtımı, konaklama ve katılım formlarının içerir. Kayıt formları tüm katılımcıların rahatlıkla anlayabileceği şekilde tüm
UR 2440. Bölge 5 katılım seçenekleri ve ücretlerinin açıkça yazılmış şekliyle düzenlenmelidir. Katılım seçeneklerinin ücretlendirilmesi mümkün olduğunca minimum düzeylerde tutularak yapılacaktır. BES ve Bölge Eğitim Semineri’nin Kayıtları ve Takibi Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi’nin kayıtları ev sahibi Kulüp tarafından yapılır. Kayıtların hem yazılı olarak hem de elektronik ortamda paralel biçimde yapılması gerekir. Ev sahibi kulüp kayıtlar için yeterli sayıda üyesini görevlendirir. Bu üyeler Bölge Rotaryenlerine istediklerinde bilgi vermek, yardımcı olmak ve kayıtları hızlıca yapmak üzere seçilirler. İlgili komitelerine ve kulüplerine karşı sorumludurlar. Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Semineri’nin bir gün öncesi sabahından itibaren yine aynı kişiler başta olmak üzere ev sahibi kulüp diğer kulüp üyelerinden yeterli sayıda Rotaryeni ek olarak görevlendirerek tesis girişinde bir kayıt masası oluşturur. Kayıtlar burada devam eder. Ev sahibi kulüp özellikle Bölge Eğitim Asamblesi sabahı günübirlik asamble katılımının yüksek olacağı varsayımıyla ve kayıtların çok hızlı gerçekleştirilerek oturumların aksamadan zamanında gerçekleşmesi için gerekli önlemleri alırlar. Eğitim ve Toplantı Salonları ve Düzenleri Başkanlar Eğitim Semineri tüm Gelecek Dönem Başkanları, Guvernör Yardımcıları, Eğitmenler, Rotary protokolü ve diğer görevlilerini rahatlıkla alabilecek genişlikte ama Bölge Eğitim Asamblesi’nin yapılacağı büyük salonun dışında bir toplantı salonunda yapılmalıdır. Salon sunumların yapılacağı bir platforma, Gelecek Dönem Başkanları için masa sıra (sınıf) düzeninde gruplar bazında bir düzen içinde oturma yerlerine, Dönem Protokolü, Bölge Eğitim Komitesi ve eğitmenler için tiyatro düzeninde ön yanda ayrı yerlere, en arkada ise diğer tüm protokol ve katılımcılar için tiyatro düzeninde sıralara sahip olmalıdır. Tesisin bu düzeni karşılayacak kapasitede bir salonu yoksa söz konusu
UR 2440. Bölge 6 düzen iki ayrı salonda oluşturulur ve eğitim değişmeli olarak paralel yürütülür. Eğitim düzen ve uygulamalarının oluşturulmasında Gelecek Dönem Guvernörü ve Bölge Eğitmeni başta olmak üzere Bölge Eğitim Komitesi yetkili ve sorumludur. Bölge Eğitim Asamblesi için bir büyük salona ve katılımcılara eğitim verilecek Rotary program ve diğer uygulamalar için yeterli sayıda küçük ve orta büyüklükte seminer salonlarına ihtiyaç vardır. Büyük salonda açılış ve kapanış oturumu dahil tüm ortak sunumlar düzenlenecektir. Salon ve sahnenin Gelecek Dönem Liderleri’ne motivasyon sağlayacak biçimde etkileyici bir düzene sahip olması gerekir. Türk bayrağı ve Atatürk Bayrağı (Resimli) Dönem ve Gelecek Dönem Teması Bayrakları, Bayraklar (UR-Bölge-Rotaract-Interact), sunum perde veya perdeleri, duvarlara asılı Rotary Kulüp Bayrakları, Kulüp Bayraklarının konulacağı bayrak platformları, iki sunum kürsüsü ve çan olmalıdır. Oturma düzeni Tiyatro oturma düzeni biçiminde olacaktır. (Protokol oturma düzenleri ve uygulamaları için Protokol Yönetmeliği’ne bakınız.) Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi Programı Tüm oturum, açılış ve kapanış seremonileri, sunum ve eğitim toplantılarının tümüyle planlamasını ve yürütülmesini Gelecek Dönem Guvernörü’nün bilgisi ve sorumluluğunda Bölge Eğitmeni ve Eğitim Komitesi ile Asamble Danışmanı gerçekleştirir. Etkinlikleri düzenleyen ev sahibi kulüp gereksinimleri karşılamak amaçlı olarak yardımcı olur. BES ve Bölge Eğitim Seminerinin Bütçesi Ev sahibi kulübün üstlendiği bu iki organizasyona ait bir bütçesi olmalıdır. Bölgenin Genel Bütçesi içinde Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi nedeniyle aktaracağı belirli miktarda bir fon vardır. Bu fon bir önceki dönem Federasyon Genel Kurulu’nda onaylanmış bütçede yer alır. Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi’nin tüm giderlerini
UR 2440. Bölge 7 organizasyonu gerçekleştirecek olan ev sahibi kulüp sağlar. Bölgenin aktaracağı fon ile konaklamalı veya konaklamasız katılım ve diğer etkinlikler için katılımcılardan tahsil edilecek katılım ücretleri organizasyonu gerçekleştiren ev sahibi kulübün gelirlerini oluşturur. BES ve Bölge Eğitim Semineri için Maddi Destek Alma Ev sahibi kulüp BES ve Bölge Eğitim Semineri için bağış olarak ya da tanıtım amaçlı maddi destek alabilir. Bölge açısından bu desteklerin alınış şekli ve şartları Bölge Sponsorluk Anlaşmaları Yönetmeliği’nde belirtilmiştir. Ev sahibi kulübün de maddi destek alma konusunda bu şartlara uyması beklenir. BES ve Bölge Eğitim Asamblesi’nde Ev Sahibi Kulübün Rolü ve Sorumluluğu Ev sahibi Rotary kulübü BES ve Bölge Eğitim Asamblesi’nin yapılacağı tesisin belirlenerek sözleşmesinin yapılması, oturum programları dışındaki kayıt ve konaklama, yeme - içme, ikramlar, Gala Gecesi gibi tüm etkinliklerin organizasyonunu üstlenen ve gerçekleştiren Rotary kulübüdür. Bunun için; • BES ve Asamble’nin tanıtımını Bölge'de ve kulüplerde yaparlar. • Tanıtım için sosyal medyayı etkin biçimde kullanırlar. • BES ve Asamble’nin tanıtım ve katılım kayıt formlarını oluşturular ve kayıtları yaparlar. • BES ve Asamble’nin yapılacağı tesise katılımcıların rahatça ulaşabilmeleri için gerekli yol yönlendirmelerini yaparlar. • BES ve Asamble’nin yapılacağı tesisin sahne, ses ve görüntü düzenini oluşturular. • Gelecek Dönem Guvernörü ve Asamble Danışmanı’nın belirleyeceği protokol ve eğitmenler için shuttle hizmeti sağlarlar. • BES ve Asamble’nin eğitim ve oturum programları dışındaki tüm etkinlikleri planlarlar ve gerçekleştiriler. • BES ve Asamble’nin tüm akışının düzenli olarak gerçekleşmesi için gerekli düzenleme ve organizasyonu sağlarlar. • Katılımcılar için doğabilecek sorunları çözümlemek üzere görevli
UR 2440. Bölge 8 bulundurular. • Katılımcıların oluşabilecek sağlık sorunlarını çözmek amacıyla ilgili önlemleri alırlar. • BES ve Asamble’nin yapılacağı tesiste kayıt masası oluşturular ve giriş işlemleri ile kayıtların düzenli ve hızlı olarak gerçekleştirilmesi için çaba harcarlar. • Duyuru ve anonslar için görevli sağlarlar. • Gala yemeğini ve galada sahne alacak müzik grubunu organize ederler. • Gelecek Dönem Guvernörü ve Asamble Danışmanı ile mutabakat halinde konuşmacı konuk organize ederler. • Gerekirse simultane tercüme için gerekli alt yapıyı hazırlarlar. Federasyon Genel Kurulu Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Asamblesi Eğitim Semineri bitişinin hemen sonrasında ya da ertesi günün sabahında Bölge'nin Federasyon Genel Kurulu yapılır. Çoğunluğun sağlanabilmesi için Bölge Federasyon Genel Kurulu’nun Bölge Eğitim Asamblesi’nin kapanışını takiben yapılması öngörülmektedir. Genel Kurul hazırlıklarının buna göre yapılması gerekir. (Bölge Federasyon Genel Kurulu ile ilgili olarak Bölge Federasyon Genel Kurulu Tüzüğü hükümleri uygulanır.)
UR 2440. Bölge 9
UR 2440. Bölge 10 Kurumsal 2020-01-02 2440. BÖLGE DANIŞMA KURULU YÖNERGESİ Bölge Danışma Kurulu Uluslararası Rotary kuralları gereği her biri GDG olan üyelerinin deneyimlerinden yararlanmak suretiyle Dönem Guvernörü’ne önerilerde bulunan, Bölge Guvernörü’nün Bölge ile kulüpler hakkında ve gerek duyduğu her konuda bilgilendirme yaparak gerektiğinde görüş ve öneri istediği kuruldur. Kurulun Amacı Kurulun amacı Bölge ve Kulüplerin durumları ve varsa sorunlarının görüşülerek Uluslararası Rotary 2440. Bölge’nin olumlu bir imajı ve konumu olması için Dönem Guvernörü’ne tavsiyelerde bulunarak yardımcı olmaktır. Kurulun Oluşumu Kurulun üyeleri Bölge kulüplerinin birisinde üyeliği devam eden Geçmiş Dönem Guvernörlerinden oluşur. Kurul toplantılarına GLD Guvernörü ve Seçilmiş GLDG Adayı da katılır. Kurulun Yönetimi ve Sorumluluğu Kurul Dönem Guvernörü tarafından yönetilir. Kurulun önerileri veya tutumu Dönem Guvernörü’nün otoritesini ve sorumluluklarını engelleyemez. Kurulun Takvimi Kurul dönem içerisinde, kasım, şubat, mayıs aylarında toplanır ve gerekirse daha fazla toplantı yapar. Kurulun Toplantıya Çağırılması ve Toplantı Usulü Kurul Dönem Guvernörü tarafından toplantıya çağırılır. Çağrı toplantı tarihinden iki hafta önce toplantının yeri ve günü ile başlama-bitiş saatleri ve gündem belirtilerek yapılır. Çağrıda belirtilen toplantı tarihinden bir hafta öncesine kadar kurul üyeleri tarafından gönderilen konular da gündeme alınır. Dönem Guvernörü kesinleşen gündemi toplantı tarihinden üç gün önce kurul üyelerine gönderir.
UR 2440. Bölge 11 Kurulun Çalışmalarındaki Konular • Bölgenin varsa sorunları ve Bölge ile ilgili önemli konuların görüşülmesi. • Bölge Guvernörü seçimleri ile bilgilendirilme ve varsa sorunlar hakkında görüşme. • Bölge üyelik yapısı, mevcut kulüpler ile ilgili sorunlar, zayıf kulüplerin nasıl güçlendirileceği, yeni kulüpler. • Bölgenin liderlik yapısı konusunda bilgilendirilme. • Bölgenin stratejik planı konusunda önerilerde bulunma. • GLD Guvernörü Adayı oryantasyonu için bilgilendirme kurulunu oluşturmak için üyelerini seçme. • Gelecek Dönem Guvernörü tarafından Uluslararası Asamble sonrasında yeni dönem teması, UR Başkanı UR ve Bölge hedefleri konusunda bilgilendirilme. • Mevcut Dönem Konferansı ile Gelecek Dönem Bölge Başkanlar Semineri ve Eğitim Asamblesi hakkında bilgilendirilme • Bölge Yönetmelik ve Yönergeleri konusunda Bölge Guvernörü’ne tavsiyelerde bulunma ve Bölge Guvernörü tarafından bu konularda görüş istenmesi. Toplantı Raporlaması ve Bildirim Toplantı tutanağı toplantıya katılan GLDGA tarafından (Toplantıya katılamadığı durumda GLDG tarafından) tutulur ve toplantı sonrasında geciktirmeden kurul üyelerine internet ortamında gönderilir. Yürürlük Bu yönerge bundan evvel uygulanmakta olan yönergeleri iptal eder. Bu yönerge maddelerinde tadilat yapılıncaya veya yeni bir yönerge hazırlanıncaya ve usulüne uygun surette kabul edilinceye kadar yürürlükte kalır. Bu yönerge Uluslararası Rotary Ana Tüzüğü, Uluslararası Rotary İç Tüzüğü, Uluslararası Rotary Code of Policy ve Uluslararası Rotary Yöntem El Kitabı ile bundan evvel yayınlanmış tüzükler, yönetmelikler ve yapılmış uygulamalar dikkate alınarak hazırlanmıştır.
UR 2440. Bölge 12 Kurumsal 2020-01-03 BÖLGE LİDERLİK PLANI YÖNERGESİ Tanım Bölge Liderlik Planı UR Yönetim Kurulu’nun tüm Rotary Bölgeleri için önerdiği organizasyon yapısıdır. Amaç Kulüplere daha hızlı ve daha etkin destek vermek, iyi yetiştirilmiş Bölge Liderleri ve daha fazla sayıda Guvernör Aday Adayı sağlamak, daha yoğun katılımlı Rotary Vakfı ve Bölge Etkinlikleri, Bölgelerin Etkin Yönetimi ve Bölge içinde daha hızlı iletişim ve Rotary’nin Kulüp ve Bölge düzeyinde güçlenmesini sağlamaktır. Hedef Bu amaç doğrultusunda UR’nin yöntem ve önerilerine bağlı kalarak oluşturulan etkin Bölge Organizasyonu’nun etkin ve verimli olarak çalışmasını sağlamaktır. Planı Uygulama Görevlileri, Nitelikleri ve Görevleri Guvernör, Gelecek Dönem Guvernör Adayı, Guvernör Yardımcıları, Bölge komiteleri ve Bölge Eğitim Lideridir. Guvernör Adayında Aranan Nitelikler • Bölgenin bir kulübünün bütün yükümlülüklerine sahip bir üyesi olmak • Üye olarak olarak aranılan bütün niteliklere sahip olmak ve mesleki sınıflandırması ile ilgili hiçbir kuşku bulunmamalıdır. • Bir kulüpte bir tam dönem kulüp başkanlığı veya kulübün UR’ye üye olduğu tarihten 30 Haziran tarihine kadar en az altı ay süreyle kurucu başkan olarak görev yapmış olmalıdır. • UR iç tüzüğü 16.030 bölümünde belirtilmiş olan görev ve sorumlulukları yerine getirmek üzere fiziki olarak ve diğer konularda yetenekli, istekli ve bu göreve hazır olduğunu kanıtlamış olmalıdır. • Uluslararası Rotary’nin resmi dillerinden birisini iyi derecede bilmelidir.
UR 2440. Bölge 13 Guvernörün Görevleri (URİT 16.030) • Bölgede Rotary’nin hedefini geliştirme ve bölgesindeki kulüplerin gözetimi ve önderliğini yapmak. • Bölge ve kulüp liderleri ile çalışarak UR ve bölge hedefleri gerçekleştirmek • Kulüpleri teşvik ve motive etmek. • Geçmiş ve Gelecek Dönem Guvernörü ile çalışarak sürekliliği sağlamak. • Bölgede yeni kulüplerin kurulmasını sağlamak. • Bölgedeki kulüplerin güçlendirilmesini sağlamak. • Bölge liderleri ve kulüp başkanları ile çalışarak , bölgedeki her kulübün gerçekçi üyelik geliştirme hedefleri doğrultusunda, üyelik gelişiminin özendirilmesini sağlamak. • Rotary Vakfı programlarına katılımın özendirilmesini maddi olarak desteklemek. • Bölge kulüpleri arasındaki ve Bölge ile UR arasındaki ilişkilerin geliştirilmesi Bölge Konferansı'nın planlanması, organizasyonu ve yönetimi, bölge asamblesi ve başkanlar eğitim seminerinin planlanması ve hazırlanmasında gelecek dönem Guvernörü’ne destek olmak. • Her kulübe resmi Guvernör ziyareti gerçekleştirmek ve bu ziyarette; • Önemli Rotary konularına odaklanmak. • Kulübün sorunlarına odaklanmak. • Kulübün başarılarını takdir etmek. • Rotaryenlerin hizmet etkinliklerine katılımını teşvik etmek. • Kulüplerin iç tüzük ve tüzüklerinin uygunluğunu sağlamak. • Bölgede olağanüstü katkılarda bulunan Rotaryenlerin şahsen takdir etmek. • Aylık guvernör mektubu yayınlamak. • İstenilen raporların düzenlenip UR’ye göndermek. • Gelecek Dönem Guvernörü’ne, seçiminden sonra ve Uluslararası Asambleden önce bölge kulüpleri hakkında bilgilendirmek ve kulüplerin güçlendirilmesi için önerilerde bulunmak. • Bölge seçimlerinde, UR ana tüzüğü, iç tüzük ve Rotary ilkeleri doğrultusunda aday olunmasını ve seçimini sağlamak. • Bölgenin sürekli dökümanlarını Gelecek Dönem Guvernörü’ne devretmek.
UR 2440. Bölge 14 • UR görevlisi olarak kendine düşen diğer görev ve sorumlulukların yerine getirmek. Guvernör Yardımcıları ve Aranan Nitelikler • Bir Rotary Kulübü’nün en az 3 yıllık faal üyesi olmak. • Bir tam yıl kulüp başkanlığı yapmak. • Guvernör Yardımcısı görevini eksiksiz yapabilecek yeteneğe ve çalışma isteğine sahip olmak. • Bölge düzeyinde aldığı görevlerde üstün performans göstermiş olmak. • Geleceğin lideri olma özelliğine sahip olmak. Guvernör Yardımcılarının Görevleri • Bölge liderlik planına göre her bölge guvernörü , kulüplerin çalışma ve etkinliklerine yardımcı olmak üzere Guvernör yardımcıları atar. • Guvernör Yardımcıları belirli bir coğrafi alanda; Kulüplerden ve Komitelerden ve Grup Kulüplerinden sorumlu olarak görevlendirilirler. Bölge Sekreterleri ve Bölge Saymanı da aslında Guvernör Yardımcılarıdırlar. Guvernör Yardımcılarının Sorumlulukları Bölgeye Karşı Sorumluluklar • Bölge hedeflerinin oluşturulmasına yardımcı olmak, katkıda bulunmak. • Bölge hedeflerine ulaşmak için bölge liderleri ile birlikte çalışarak stratejiler geliştirmek. • Kulüplerle birlikte Guvernör ziyaretini planlamak. • Kulüp Asambleleri ve Guvernör ziyaretlerinde hazır bulunmak. • Kulüplerin güçlü ve zayıf yanlarını analiz etmek kulüplerin belirlenen hedefler doğrultusunda gelişimi hakkında Guvernörü bilgilendirmek. • Kulüplerin devam ve etkinlik raporlarının bölgeye zamanında iletilmesini sağlamak UR, Federasyon Aidatları ve Vakıf katkılarının kulüpler tarafından zamanında yatırılmasını sağlamak. • Vakıf Programları ve etkinlikleri de dahil olmak üzere Bölge Eğitim Seminerleri, Bölge Asamble ve Konferansı’na katılmak. • Kulüplerin katılımını da teşvik etmek. • Geleceğin Liderlerini yetiştirmek ve bölgeye yeni liderler kazandırmak.
UR 2440. Bölge 15 • Kulüp düzeyinde başarılı liderleri bölgeye tanıtmak. • Gelecek Dönem Guvernör yardımcısını kulüpler hakkında bilgilendirmek. Kulüplere Karşı Sorumluluklar • Kulüp Başkanlarına hedef belirlemede ve belirledikleri hedefleri Rotary Club Central’a girmelerine yardımcı olmak. • Kulüplerin hedeflerini gerçekleştirmelerini takip etmek. • Kulüpleri Guvernör hedefleri doğrultusunda motive etmek. • Kulüpleri yılda en az dört kez ziyaret etmek. • Davet edildiğiniz kulüp toplantı ve etkinliklerine katılmak. • Guvernör Resmi ziyaretinin hazırlık ve planlamasına destek olmak. • Kulüplerin ihtiyaçları doğrultusunda bölge komiteleri ile iletişim kurarak eğitim toplantıları koordine etmek. • Kulüp liderlerini bölge toplantılarına katılmaya teşvik etmek. • Kulüplerin canlı ve etkin kulüp olmalarını teşvik etmek. Guvernör yardımcılarının etkin kulüp planlamasındaki yönlendirme ve katkısı: • Yıllık ve uzun dönem hedeflerin belirlenmesini desteklemek. • Kulüp asambleleri düzenlenmesini sağlamak. • Bölgeyle etkin iletişim sağlamak. • Liderlikte süreklilik sağlamak. • Gerektiğinde kulüp tüzüğünün güncellenmesini teşvik etmek. • Her üyenin katılımcı olmasını sağlamak. • Kulüp eğitim planı geliştirmek. • Kulübün stratejik planlamasını uygulamak ve geliştirmek. • Dostluğu arttırmak. Guvernör Yardımcılarının kulüplerin hedeflerine ulaşmalarına katkısı dönem öncesi ve dönem boyunca kulüplerin hedeflerini • Rotary Club Central’a girmelerine yardımcı olmak. • Güçlü yönlerini ön plana çıkaracak, zayıf yönlerini geliştirecek hedefler belirlemelerine yardımcı olmak.
UR 2440. Bölge 16 • Hedeflerine ulaşabilmeleri için eylem planları oluşturmalarına yardımcı olmak. Dönem boyunca: • Kulüplerin yaratıcı proje ve etkinlikler düzenlemelerini teşvik etmek. • Hedeflerini ve bu yöndeki çalışmalarını takip etmek ve değerlendirmek. • Hedeflerini gerçekleştirmekte zorlanıyorlarsa hedefleri gözden geçirmek ve gerekli değişiklikleri yapmak. • Kulüplerin Rotary Club Central’a proje gelişimlerini girmelerini sağlamak. Dönem sonunda: • Kulüplerin dönem başında koydukları hedeflere ne kadar ulaştıkları ya da ulaşamadıkları hakkındaki değerlendirmelerinde yardımcı olmak, • Kulüp başkanlarına 1 Temmuz’a kadar son güncellemelerini Rotary Club Central’da yapmalarını hatırlatmak. Bölge Sekreterleri ve aranan nitelikler • Bir Rotary Kulübünün en az 3 yıllık faal üyesi olmak. • Bir tam yıl kulüp başkanlığı yapmak. • Guvernör Yardımcısı görevini eksiksiz yapabilecek yeteneğe ve çalışma isteğine sahip olmak. • Bölge düzeyinde aldığı görevlerde üstün performans göstermiş olmak. • Geleceğin lideri olma özelliğine sahip olmak Bölge Sekreterlerinin Görevleri Bölge Guvernörü’nün görevlendirmesi doğrultusunda kulüplere destek vermek ve kulüplerin çalışmalarına yardımcı olmaktır. Bölge Sekreterleri de genel anlamda Guvernör yardımcılarıdırlar. Bölge Saymanı Kulüplerden ve kulüp üyelerinden toplanması gereken aidatları ve Bölge Yönetiminin harcamalarını gözden geçirerek Bölge fonlarını ve bütçeyi kontrol ederek izleme görevini üstlenir. Bölge Guvernörü ile işbirliği içerisinde Bölge Asamblesi'nden en az 4 hafta öncesinde Bölge Asamblesi'nde onanmak üzere Bölge bütçesini ve Bölge'nin Gelir ve Giderleri cetvelini
UR 2440. Bölge 17 hazırlar. Bölgeye ait gelir ve giderlerin kayıtlarının yöntemine uygun olarak tutulmasını sağlar. Bölge Eğitim Lideri Kulüp ve bölge liderlerinin eğitiminde Guvernör ve Gelecek Dönem Guvernörü’ne destek vermekle yükümlüdür. Bölge Eğitim Liderinde Aranan Nitelikler • Geçmiş Dönem Guvernörü, başarılı bir Geçmiş Dönem Guvernör Yardımcısı veya komite başkanı olmalıdır. • Bölge Eğitim Liderinin sorumluluk ve görevlerini yerine getirecek yetenek ve çalışma isteğinde olmalıdır. • Tercihen mesleği ya da işi eğitimle bağlantılı olmalıdır Bölge Eğitim Liderinin Görev ve Sorumlulukları • Dönem içinde bölgede düzenlenecek olan ve aşağıda sıralanan toplantılarda ve eğitime ihtiyaç duyulan diğer konularda Guvernör ile işbirliği içinde çalışır; Başkanlık Eğitim Semineri (BES) Bölge Liderlik Semineri Bölge Gelecek Dönem Görevlileri Eğitim Semineri Bölge Asamblesi Rotaract Asamblesi ve Liderlik Semineri Bu toplantılarda; • Bölge Eğitim toplantılarının içeriğini hazırlamak. • UR Yönetim Kurulu'nca tavsiye edilen dökümanlar doğrultusunda programlamak. • Konuşmacıları amaca uygun olarak belirlemek. • Eğitimcilerin eğitimini gerçekleştirmek. • Gerçekleştirilen programları değerlendirmek. Genel Anlamda Bölge Komitelerinin Görevleri Bölge Komiteleri de Guvernör Yardımcıları gibi Bölge Guvernörü Adına
UR 2440. Bölge 18 çalışmak üzere ve onun tarafından atanmış görevlilerdir. Ayrıca Bölge Guvernörü isterse her bölge komitesine bir GDG'ünü danışman olarak atayabilir. • Kulüplere destek ve rehberlik sağlamak. • UR ve Rotary Vakfı Komiteleri ve kaynak gurupla birlikte çalışmak. • Bölge hedeflerinin oluşturulmasında gelecek dönem guvernörü ile birlikte çalışmak. • Kulüp ve Bölge hedeflerini gerçekleştirmek ve strateji geliştirmek için bölge liderleri ile çalışmak. • Bölge eğitim toplantılarını ve Bölge konferansını duyurmak ve katılımı sağlamak. • Komitenin ilgi alanına giren konularda UR ve Bölge arasında iletişimi sağlamak. • Guvernör yardımcıları ile işbirliği içinde çalışmak. • Komiteleri ile ilgili çalışmaları raporlamak. Bölge Komitelerinin görevleri genellikle iç içedir. Bir komitenin yapacağı çalışmalar diğer bir komitenin çalışmalarına destek sağlayabilir. UR’nin önerisiyle Bölgede Rotary Programlarının fonksiyonlarını yerine getirmek üzere komitelerin oluşturulması gerekir. (Bölgeler gerekli gördükleri başka komiteleri eklemekte özgürdürler.) Bu komiteler Bölge etkinliklerini sürdürmekte, UR nin çalışma alanıyla ilgili programlarını duyurmakta ve Bölge'deki kulüplere rehberlik sağlamaktadırlar. 2440. Bölgemizde 2020-2021 Döneminde Bölge Yönetimi Görevlileri ve Komiteleri ile kendi içlerindeki alt komiteler şunlardır. Yönlendirme Kurulu -Guvernör (Başkan) -Kulüplere Destekten Sorumlu Bölge Sekreterleri (Kuzey- Orta- Güney Rotary Kulüplerinden sorumlu 3 Bölge Sekreteri) -İcracı Bölge Sekreteri (Executive Sekreter) -Bölge Saymanı -Hukuk Danışmanı -Gelecek Dönem Guvernörü -Gelecek Dönem Guvernör Adayı
UR 2440. Bölge 19 -Bölge Zon Görevlileri -Danışmanlar -Komite Başkanları Bölge Özel Görevlileri -Asamble Danışmanı -Konferans Danışmanı -Yöntemler ve Yönetmelikler Danışmanı -Konferans Org. Komite Başkanı -Bölge Konferansı UR Başkan Temsilcisi Danışmanı AID -Türkiye Bursları Komite Başkanı -Konvansiyon Komite Başkanı Bölge Rotary Programları Komitesi -İnteract Komitesi -Rotary Dostluk Değişim Komitesi -Rotary Gençlik Değişim Komitesi -RYLA Komitesi Vakıf Komitesi Rotaract Komitesi Üyelik ve Rotary Elçiliği Komitesi Kurumsal İletişim Komitesi Toplum Hizmetleri Komitesi Barış Sağlanması ve Anlaşmazlıkların Çözümü Su ve Sanitasyon Anne Çocuk Sağlığı Hastalıkların Önlenmesi Temel Eğitim ve Okuma/Yazma Ekonomik ve Toplumsal Gelişim Rotary Toplum Birlikleri Mesleki Eğitim Rotary Means Business - RMB Meslek Tanıtım
UR 2440. Bölge 20 CV yazma ve Mülakatlar Bölge Meslek Ödülü Rotaract Mesleki Mentorluk Toplum Liderleri Geliyor - TLG İşbirlikleri ve Rotary Dışı Kaynaklar Komitesi AB Fonları STK ve Resmi Daireler UNICEF/ UNESCO Bölgelerarası Projeler Fon Yaratma ve Bağış Toplama Rotary Mezunları Komitesi Uluslararası Hizmetler Komitesi Eğitim Komitesi Bölge Özel Programlar Komitesi
UR 2440. Bölge 21 Kurumsal 2020-01-04 2440. BÖLGE STRATEJİK PLANLAMA KOMİTESİ YÖNERGESİ Komite; Uluslararası Rotary’nin kuralları ve Bölge Liderlik Planı (BLP) çerçevesinde Bölgenin uzun vadeli hedeflerini saptamak üzere Bölge Yönetim Kurulu ve/veya Bölge Yönlendirme Kurulu'nun direktifleri ile hizmet verir. Komitenin Amacı Komitenin amacı Uluslararası Rotary'nin ve Uluslararası Rotary stratejik planları doğrultusunda Bölge stratejik planını yapmak, Bölge'nin yapısına ve ihtiyacına göre konu ve hedefleri saptamak, planın takip ve değerlendirmesini yapmaktır. Komitenin Oluşumu Komite üyeleri Bölge Danışma Kurulu’nun da olumlu görüşü alındıktan sonra Yönetim Kurulu'nun ve/veya Yönlendirme Kurulu'nun mayıs toplantısında, uygulamanın ilk başlaması sırasında temmuz ayı içinde 5 kişi olarak üç yıl için seçilir. Komitenin üyeleri aynı görevlere tekrar seçilebilirler. Üç yıllık süre içinde görevden ayrılan üye olursa yerine ayrılma tarihinden sonraki ilk Bölge Yönetim Kurulu ve/ veya Yönlendirme Kurulu toplantısında yeni üye seçilir. Komitenin dengeli bir üyeliğe sahip olması için; Komite üyelerinin uzun dönem planlamalarda UR ve UR Vakfı Program ve faaliyetlerinde ve finansman idaresi konularında deneyimli Rotaryenler'den seçilmesine fevkalade özen gösterilmelidir. Bölge Geçmiş Dönem Guvernörleri Danışma Kurulu üyeleri olarak önerilerde bulunabilirler, ancak komiteye üye olamazlar. Üye olamama, Bölge Komite Başkanlıklarından birini eğer bir GDG yapıyor ise, geçerli değildir. Komitenin Yönetimi ve Sorumluluğu Komitenin başkanı en kıdemli Rotaryen'dir. Komitenin toplantılarına Dönem Bölge Guvernörü, Gelecek Dönem Bölge Guvernörü ve Gelecek Dönem Bölge Guvernör Adayı da katılır. Komite, Bölge Yönetim Kurulu ve/ veya Yönlendirme Kuruluna çalışmaları ile ilgili bilgi verir, öneriler sunar.
UR 2440. Bölge 22 Komitenin Takvimi Komite her dönem temmuz ve nisan aylarında toplanır, gerektiğinde ilave toplantılar yapar. Komitenin Toplantıya Çağırılması ve Toplantı Usulü Komite, Komite Başkanı'nın toplantı tarihinden önce uygun bir süre içinde üyelere çağrısı ile toplanır. Toplantı usulü şartlara göre toplantı esnasında tespit edilir. Bölge Stratejik Planın Hazırlanması Komite her yıl nisan ayı (Yönerge'nin uygulamaya toplantısında)Uluslararası Rotary’nin stratejik planını esas alarak, Bölgenin ve Kulüplerin ihtiyaçlarını saptayarak stratejik plan konularını önem sırasına göre belirler ve Bölge Yönetim kurulu ve/ veya Yönlendirme Kurulu'na sunar. Bölge Guvernörü Stratejik Planı uygulamaya başlamadan önce Bölge Danışma Kurulu'nun da olumlu görüşünü alır. Komitenin saptadığı üç yıllık plan hem Bölge'nin hem de Gelecek Dönem Guvernörü ve Gelecek Dönem Guvernör adayının hedefleri arasında yer alır. Komite her yıl gelecek üç yılın planını hazırlar. İlk kez yapılacak ise Stratejik Planın Hazırlanma Basamakları Ön Hazırlık Planlama süreci başlarken Bölge'nin UR ve UR Vakfı açısından ülkedeki, Zone içindeki ve dünyadaki istatistiksel verileri, tüm ayrıntıları ile UR Stratejik Planı, UR vizyonu, Öncelikli Hizmet Alanları, Bölge Hedefleri Konuları, Komitenin Gündemini oluşturur. Komite; Bölge Başkanlar ve Bölge Görevlileri Eğitim ve Bölge BES ve Asamblesi esnasında yapılacak oturum veya oturumlarda bu oturum katılımcılarına bu bilgiler verilir ve onlardan da hedefler ve vizyon konusunda öneriler alınır. SWOT Analizi Bir analiz; ön hazırlık toplantıları sonrasında söz konusu komitenin tüm katılımcılarıyla birlikte yapılır. Bir diğer analiz de Danışma Kurulu'nda yapılır ve birleştirilir.
UR 2440. Bölge 23 Vizyon Bildirimi Ön hazırlık ve Swot analizleri sonrasında bu aşamalardaki tüm görüşler de dikkate alınarak Bölgenin misyonu ile birlikte bir vizyon belirlenir. Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi Vizyon bildirimi belirlendikten sonra, Komite tüm verilerin ışığı altında Bölge'yi vizyona taşıyacak 3 yıllık hedefler belirler. Komite belirlenen stratejik hedefler için Yönetim ve/veya Yönlendirme Kurulu'nun onayı ile her stratejik hedef için bir alt komite oluşturabilir. Yıllık Hedeflerin Belirlenmesi Stratejik hedeflerin belirlenmesi sonrasında, her bir stratejik hedef için ve o hedefe ulaşılması için gelecek dönemde ulaşılması gereken yıllık hedefleri saptanır ve plan Yönetim Kurulu ve/veya Yönlendirme Kurulu'na sunulur. Sunulan planın yürürlük öncesi Bölge Danışma Kurulu'na sunulup olumlu görüşünün alınması gerekir ve Plan, Bölge Görevlileri ile tüm kulüplerin bilgilerine sunulur. SPK tarafından yıl boyunca takip ve değerlendirme yapılır. Değerlendirme Komite her yıl temmuz ayı toplantısında bir önceki yılın hedefleri ile başarı ölçütlerini kıyaslayarak sonuçları değerlendirir. Yeni Döneme ait hedef ve eylemleri belirler ve gerekirse Stratejik Plan'ın revizyonunu yapar.
UR 2440. Bölge 24
UR 2440. Bölge 25 Kurumsal 2020-01-05 2440. BÖLGE GELECEK DÖNEM GUVERNÖRÜ ve GELECEK DÖNEM GUVERNÖR ADAYLARI ORYANTASYON PLANI YÖNERGESİ Gerekçe Bölgede Rotary’nin doğru anlaşılması ve uygulanması açısından Bölge Guvernörlüğü en önemli mevkidir. Bu görev süresince Dönem Guvernörü’ne yönetimsel açıdan yardımcı olan Guvernör Yardımcıları ve Bölge Ana Komite Başkanları bir ekip olarak çalışırlar. Rotary’nın doğru anlaşılması, kural ve prensiplerinin doğru uygulanması açısından bu ekibin verimliliği önemli bir etkendir. Rotary hizmetlerinin sürdürülebilir ve etkili olması Dönem Guvernörü ile Gelecek Dönem Guvernörü ve Gelecek Dönem Guvernör Adaylarının uyumu, çalışma sınırlarının belirgin olması, ilişkilerinin Rotary usullerine uygun sürdürülmesi ile mümkündür. Bu Plan ile Bölge Guvernör Adayı (Ek.1) olarak saptanan Rotaryenlerin yüklenecekleri göreve ait temel uygulama bilgilerinin ve Rotary’nin yönetimsel usul ve esaslarının görüşülmesiyle Guvernörlük görevi için oryantasyonlarının sağlanması hedeflenmiştir. Tanımlar Gelecek Dönem Guvernör Aday Adayı (GLDGAA- görev dönemi yıl olarak belirtilir) – District Governor Nominee–Designate (DGND): Seçileceği bölgenin üyeleri arasından ve döneminden en erken 24 ay en geç 36 ay önce kendi bölgesi tarafından belli bir usulle “aday” olarak “saptanan” Rotaryen. Gelecek Dönem Guvernör Adayı (GLDGA) – District Governor Nominee (DGN): Gelecek Dönem Guvernör Aday Adayı'nın göreve başlayacağı 1 Temmuz’un iki yıl öncesinde nitelenen sıfatı. Gelecek Dönem Guvernörü (GLDG) – District Governor Elect (DGE): Gelecek Dönem Guvernör Adayı'nın eğitim göreceği Uluslararası Asamblenin hemen öncesindeki yılda yapılan Uluslararası Rotary Konvansiyonu'nda oylanmak suretiyle “seçilerek” Guvernör adaylığı onanan Rotaryen. Geçmiş Dönem Guvernörü (GDG) – Past District Governor (PDG).
UR 2440. Bölge 26 Uygulamalar Bilgilendirme Kurulu Bilgilendirme Kurulu GLDGA’larına ve GLDG’ne UR usul ve teamülleri ile Bölge yönetim esasları hakkında bilgi aktaracak olan üç GDG’den oluşur. Kurul oryantasyon bilgilendirmelerinin gerekli ve ilgili gördüğü bölümlerini gerektiğinde diğer GDG’leri ile beraber sürdürür. (Bölge GDD’leri, RV Mütevellileri ve Zon Koordinatör ve yardımcıları Kurul'un doğal üyesidirler.) Kurul Üyelerinin Seçimi Kurul üyesi GDG’leri Bölge Danışma Kurulu tarafından üç yıl için seçilir. Üç yıllık görevlerini tamamlayan GDG’leri tekrar Kurul üyesi olarak seçilebilirler. Kurulun Takvimi Kurul yılda iki defa toplanır. Birinci toplantı GLDGA (yıl) saptanmasını takip eden iki ay içinde, Başkanlar Eğitim Semineri ve Bölge Eğitim Asamblesi öncesinde, ikinci toplantı GLDG’ün katılacağı Uluslararası Rotary Asamblesi’nden önce düzenlenen Uluslararası Rotary Zon Enstitüsü bünyesindeki GETS (Governor Elect Training Seminar) toplantısı öncesinde gerçekleştirilir. Kurul gerekirse yıl içerisinde daha fazla toplantı yapabilir. GLDG, GLDGA’ların bilgilendirme toplantılarına katılımı zorunludur. Kurulun Toplantıya Çağırılması ve Toplantı Usulü Kurul'un Başkanı Kurul'un üç üyesinden en kıdemli olan Geçmiş Dönem Guvernörü'dür. Kurul, Kurul Başkanı tarafından yapılan çağrıyla toplanır. Toplantı tarihinden iki hafta önce toplantının yeri ile başlama ve bitiş saatleri belirtilerek kesinleştirilir. Toplantılarda görüşülecek Bilgilendirme Programı her yıl dönem başında gerçekleştirilen ilk Bölge Danışma Kurulu'nda belirlenir. Guvernör Adaylarının Eşlerinin Bilgilendirilmesi Gerek Uluslararası Rotary Eğitim Asamblesi eğitiminde, gerekse Dönem Guvernörlüğü görevi esnasında kendisine eşlik eden Guvernör eşinin
UR 2440. Bölge 27 oryantasyonu bu plan çerçevesinde yürütülür. Kurul'un bilgilendirme takvimi içinde yer alan “Guvernör Eşi Bilgilendirme” programına uygun olarak Kurul tarafından ayrı bir toplantı gerçekleştirilir. Kurulun Görevleri Bilgilendirme Programını (EK.2) uygulamak amacıyla a. Bilgilendirme toplantılarını organize eder, içeriğini düzenler, bilgilendirmeye katılacak Guvernör Adayları için döküman hazırlar. b. Her dönemin ilk Bölge Danışma Kurulu toplantısında alınan kararlara uygun olarak mevcut içeriği tekrar düzenler. c. Bölge Stratejik Planlama Komitesi ile ön çalışmalar yaparak Bölge Danışma Kurul'una sunulmak üzere ilave edilecek / değiştirilecek konuları tespit ederek bilgilendirme içeriğini günceller. d. Bilgilendirme içeriğinin güncel kalması için Uluslararası Rotary Tüzük Konseyi çalışmaları sonucunda yapılan değişiklikleri, yeni düzenlemeleri, Uluslararası Rotary Yönetim Kurulu kararlarını takip eder ve Tüzük Konseyi Delegesinden bilgi alır. e. GLDGA ve/veya GLDG ve Eşleri ile görüşerek olası özel bilgi taleplerini tespit eder. f. Belirlenen takvim çerçevesinde ve bu plana uygun olarak GLDGA, GLDG ve eşlerini bilgilendirir. g. Planın daha verimli olabilmesi için çalışır. Kurulun Bütçesi Kurul'un giderleri bilgilendirme tarihindeki dönem Bölge bütçesinden karşılanır. Bilgilendirme Süresi Bilgilendirme iki veya daha fazla toplantı ile dönem içinde toplam 20 saat süreli olarak planlanır. Gerektiğinde süre uzatılabilir. Oryantasyon Planının Tadili Bu plan herhangi bir Bölge Danışma Kurulu toplantısında kısmen veya tamamen değiştirilebilir.
UR 2440. Bölge 28 EK:1 Guvernör Aday İken • Uluslararası Rotary’ye ve Bölgeye bütün yükümlülüklerini yerine getirmiş bir Rotary Kulübü'nün üyesi olmalıdır. • Göreve başlayacağı yılın 1 Temmuz tarihi itibari ile en az yedi yıl süreyle bir veya birkaç Rotary Kulübü'nde üyelik yapmış olmalıdır. • Kulübünde bir tam dönem Kulüp Başkanlığı veya kulübün Uluslararası Rotary‘ye üye olduğu tarihten 30 Haziran tarihine kadar en az altı ay süreyle kurucu başkan olarak görev yapmış olmalıdır. • Görev ve sorumluluklarını yerine getirmek üzere, fiziki olarak uygun, liderlik konularda yetenekli, istekli ve bu göreve hazır olduğunu kanıtlamalıdır. • Guvernörlük görevi için Uluslararası Rotary İç Tüzüğü'nde yazılı ve aşağıda verilen görev ve sorumlukları bildiğini, kabul ettiğini kanıtlamalı ve bu hususta Bölge Guvernör Adayı Saptama Komitesi'ne müracaatta yazılı bir bildirimde bulunmalı ve bu bildirimde Guvernörün görevinin koşulları ve sorumlulukları hakkında tereddüdü olmadığını, bu görevi arzu ettiğini ve bütün bu görev ve sorumlulukları üstleneceğini ve sorumlulukla yerine getireceğini beyan etmelidir. • Guvernörlük görevine başlamadan önce Uluslararası Rotary Eğitim Asamblesi'ne tam süre katılmalıdır. • Tüm çalışmalarının Bölgesinde Uluslararası Rotary‘nin görevlisi olarak Uluslararası Rotary Yönetim Kurulunun genel kontrol ve gözetimi altında yapılacağını biliyor olmalıdır. • Bölge'de Rotary‘nin hedefini geliştirme ve bölgedeki kulüplerin gözetimini ve önderliğini yapma yükümlülüğünü taşıdığını bilmelidir. • Bölge ve kulüp liderleri ile birlikte çalışarak, Uluslararası Rotary Yönetim Kurulu'nun geliştirdiği Bölge Liderlik Planı'na katılımı teşvik etmelidir. • Bölgedeki kulüplere ilham vermeli ve onları motive etmelidir. • Bölgedeki kulüplerin etkili olabilmesi için dönem, geçmiş ve gelecek dönem bölge liderleri ile birlikte çalışarak bölgede devamlılığın sürmesini sağlamalıdır.
UR 2440. Bölge 29 • UR’nin kabul ettiği 8 yabancı dilden en az birini konuşup anlayabilmesi tercih sebebidir. Guvernör İken • Bölgede yeni kulüplerin kurulması, • Bölgedeki kulüplerin güçlendirilmesi, • Bölge liderleri ve kulüp başkanları ile birlikte çalışarak Bölgedeki her kulübün gerçekçi üyelik geliştirme hedefleri doğrultusunda üyelik gelişiminin özendirilmesi, • Uluslararası Rotary Vakfının programlarına katılınması ve maddi olarak desteklenmesi, • Bölge kulüpleri arasındaki ve Uluslararası Rotary ile kulüpler arasındaki ilişkilerin geliştirilmesi, • Bölge Konferansı'nın planlanması, organizasyonu ve yönetimi ile Bölge Eğitim Asamblesi ve Başkanlar Eğitim Seminer'inin planlanmasında ve hazırlanmasında Gelecek Dönem Guvernörü’ne yardımcı olunması, • Dönem içinde Guvernörün resmi ziyaretinin en yararlı olacağı bir zamanda, Bölge kulüplerinin tek veya müşterek toplantılarına katılması ve ziyaret amacının öncelikle aşağıdaki görevleri yerine getirmek olması; ve bunun 1. Önemli Rotary konularına odaklanmak olması, 2. Zayıf ve iç sorunları olan kulüplere özel ilgi gösterilmesi, 3. Rotaryenlerin hizmet etkinliklerine katılım için motive edilmesi, 4. Kulüplerin tüzük ve iç tüzüklerinin, özellikle Yasama Konseyi'nin hemen sonrasında Uluslararası Rotary yönetim dokümanlarıyla uyumlu olduğunun sağlanması, 5. Bölge'de olağanüstü katkılarda bulunan Rotaryenlerin şahsen takdir edilmesi konularına yönelik olduğunu bilmesi. • Her ay Bölge'deki kulüp başkanları ve sekreterlerine aylık mektup gönderilmesi, • Uluslararası Rotary Başkanı ve Uluslararası Rotary Yönetim Kurulu tarafından istenilen raporların düzenli olarak hazırlanıp, bekletilmeden gönderilmesi; • Gelecek Dönem Guvernörü’ne seçiminden sonraki en kısa zamanda ve Uluslararası Rotary Eğitim Asamblesi öncesi, Bölge kulüpleri hakkında
UR 2440. Bölge 30 bilgi verilmesi ve kulüpleri güçlendirmek için önerilerde bulunulması, • Bölge Guvernör Adayı seçimlerinde, UR Ana Tüzüğü ve İç Tüzüğü gereğince Oluşturulmuş Guvernör Adayı Saptama Komitesi (GASK) Yönetmeliğine uygun aday olunmasının ve gerçekleştirilmesinin sağlanması, • Bölgede yürütülen Rotary programlarının (Dostluk Değişim, Ülkelerarası Komiteler, Küresel İletişim Grupları, vb.) etkinlikleri hakkında düzenli olarak bilgi alınması, • Bölgenin sürekli dokümanlarının Gelecek Dönem Guvernörü’ne devredilmesi, • Uluslararası Rotary görevlisi olarak kendine düşen diğer görevlerin ve sorumluluklarının yerine getirilmesidir. EK.2 Bilgilendirme Programı Bilgilendirme çalışmalarında aşağıdaki konu başlıkları ele alınır. Konular sınırlı olmayıp başlık ve içerik açısından dönemsel değişiklikler yapılabileceği gibi Bölge Danışma Kurulu kararı ile genişletilebilir. • Uluslararası Rotary, Rotary Vakfı, Zone ve Bölge yapısı. • Uluslararası Rotary’nin vizyonu ve misyonu, Stratejik Planı, yapısı, yazılı olan ve olmayan kuralları ve prensipleri. • Hazırlık çalışmaları, eylem planı esasları, sürdürebilirlik prensipleri. • Rotary bilgileri. • Bölge Görevlileri. • Bölge idari fonksiyonları, Bölge ofisinin GLDG tarafından kullanımı. • Üye kazanım ve muhafaza politikaları, stratejileri. • Eğitim programlarının hazırlanması / kesinleştirilmesi. • Bölgenin hukuksal yapısı, Bölge-kulüp ilişkileri, UR Tüzük Konseyi. • Bölgenin fonksiyonel yapısı. • Gençlik programları ve projeleri. • Bölge bütçesi. • Görev ve davranışları hakkında Guvernör Eşinin bilgilendirmesi.
UR 2440. Bölge 31
UR 2440. Bölge 32 Kurumsal 2020-01-06 KULÜP LİDERLİK PLANI YÖNERGESİ Tanım Rotary kulüpleri için önerilen yönetimsel bir yapıdır. Amaç Etkin bir kulüp için gerekli yönetim çerçevesini belirleyerek kulübü güçlendirmektir. Bir yönetim planlamasıdır ve dayanağı da Etkin Rotary kulüplerinin çalışma pratiklerine dayanmaktadır. (Bak. Kaynaklar 1. Etkin Rotary Kulübü) Hedef • Projelerde ve karar almada devamlılık • Karar verme ve hedef belirlemede uzlaşma • Hizmet ve dostluk etkinlikleri arasında denge • Kulüp içinde daha çok sayıda iyi eğitilmiş liderlere ulaşma • Her üyenin aktif olduğu bir çalışma düzeni • Tüm üyeler için sürekliliği olan fırsatlar • Kulüp liderliği için başarı planlaması Planı Uygulama Görevlileri Yönetim Kurulu (Başkan – Sekreter – Sayman – Geçmiş Dönem Başkanı – Gelecek Dönem Başkanı) Kulüp Yönetimi Komite Başkanı (Bkz. Kaynaklar 2 Kulüp Yönetimi Komitesi) Hizmetler Ana Komite Başkanı Üyelik Komite Başkanı Rotary Vakfı Komite Başkanı Halkla İlişkiler Komite Başkanı Diğer Kulüp Liderleri (Geçmiş Dönem Başkanı – Toplantı sorumlusu) Planı Uygulamada Görevler Dönem, Gelecek Dönem ve Geçmiş Dönem Kulüp Liderleri ile (Başkanlar, Yönetim Kurulu üyeleri ve Komite Başkanları ve Bölge Liderleri ile işbirliği
UR 2440. Bölge 33 içinde ) ve her dönem yeniden gözden geçirmek kaydıyla liderlik planınını yani kulübün yönetimsel yapısı'nı oluşturmadan önce; Etkin bir Rotary Kulübünün unsurlarını ele alan uzun vadeli hedefler belirleyin ve kulübün 3 üç yıllık Stratejik Planını yapın. (Bkz. Kaynaklar 3 Stratejik Planlama Yönergesi ) Uzun vadeli hedefleri destekleyen yıllık hedefler belirleyin ve bunları Rotary Club Central’a girin. • Kulüp üyelerinin, hedeflerin planlamasına katılımını sağlayan Asamble'ler gerçekleştirin ve onlara Rotary faaliyetleri hakkında bilgi aktarın. • Kulüp Başkanı, Yönetim Kurulu, Komite üyeleri, Kulüp üyeleri, Bölge Guvernörü, Guvernör Yardımcıları ve Bölge Komiteleri arasındaki iletişim hatlarının açık ve çalışır durumda olmasından emin olun (Bkz. Kaynaklar 4: Kulüp ve Bölge İletişim Yönergesi) • Geleceğin liderlerinin yetiştirilmesi için gereken planlama dahil liderlikteki devamlılığı sağlayın. • Kulübün İç Tüzüğü’nde kulüp liderlerinin rolleri ve görevlerini yansıtacak gerekli değişiklikleri yapınız. • Kulüp proje ve faaliyetlerinde her üyenin aktif olmasını sağlayın. • Aşağıdakileri sağlayan kapsamlı bir eğitim planı geliştirin ve uygulayın: 1- Kulüp liderlerinin Bölge Eğitim toplantılarına katılımının planlaması 2- Yeni üyeler için sürekli ve düzenli oryantasyon yapılması. 3- Mevcut üyeler için sürekli eğitim fırsatları yaratma ve onları eğitime yönlendirme 4- Tüm üyeler için "Liderlik Becerilerini Geliştirme Programı" uygulama veya "Liderlik Geliştirme Programları"na katılımlarını sağlama Kulübün Yönetimsel Yapı Şeması Kulüplerin mevcut üye sayılarına göre standart / büyük ve küçük Rotary kulüplerinin organizasyon şemalari Kulüp Başkani El Kitabinda ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Kulübün organizasyon şemasında Yönetim Kurulu ve Komiteler ilişkisi, birlikte başarılı bir yönetim oluşturmada ;
UR 2440. Bölge 34 Başkan, Gelecek Dönem Başkanı ve Geçen Dönem Başkanı Liderlik ve Gelecek Dönemde de Devam eden yada kalan Kulüp işleri ve Projeler planlamasının sürekliliğini sağlamak için mutlaka birlikte çalışmalıdırlar. Başkan ve Yönetim Kurulu Komiteler ile işbirliği içinde onlara liderlik yapmalı ve destek vermelidir. Kulüp Komiteleri Kulübün yıllık ve uzun vadeli hedeflerinin gerçekleştirilmesinde en önemli unsurlardır. Şartlar uygunsa komite üyeleri tutarlılık sağlamak amacıyla 3 (üç) yıl boyunca aynı komiteye atanmalıdır. Başkan Komite üyeleri arasındaki boşalmaları hemen doldurmalı, komite başkanlarını atamalı, onlarla sürekli olarak ilişkide olmalıdır. Komite başkanının daha önce komite üyesi olarak deneyime sahip olması önerilmektedir. Kulüp komitelerinin belirlenmiş ve Kulüp tüzüklerine yansıtılmış olması gerekir. Kulüp Komite Başkanları başkanlık hizmetinden önce mutlaka Bölge Eğitim Asamblesi’ne katılmalıdır. Kulüp Komite Başkanları Bölge Liderlik Takımı ile ilişki içinde özellikle Guvernör Yardımcıları ve ilgili Bölge komiteleriyle çalışma içinde olmalıdırlar. Kaynaklar 1. Etkin Rotary Kulübü • Üyelik sayısını sürdüren ve / veya arttıran, • İçinde bulunduğu toplumun ya da diğer ülkelerdeki toplumların ihtiyaçlarını karşılayacak başarılı projeler uygulayan, • Rotary Vakfı’nı hem maddi katkılar hem de program katılımıyla destekleyen, • Kulüp seviyesinin ötesinde Rotary’de hizmet verebilecek liderler yetiştiren ve geliştiren kulüpler "Etkin Rotary Kulüpleri"dir. 2. Kulüp Yönetimi Komitesi El Kitabı 3. Stratejik Planlama Yönergesi 4. Kulüp ve Bölge İletişim Yönergesi
UR 2440. Bölge 35
UR 2440. Bölge 36 Kurumsal 2020-01-07 ......................................... ROTARY KULÜBÜ STRATEJİK PLANLAMA KOMİTESİ YÖNERGESİ Uluslararası Rotary’nin kuralları ve Kulüp Liderlik Planı (KLP) çerçevesinde kulübün uzun vadeli hedeflerini saptamak üzere “Kulüp Stratejik Planlama Kurulu” Kulüp Danışma Kurulu’nun direktifleri ile hizmet verir. Komitenin Amacı Komitenin amacı Uluslararası Rotary’nin ve Bölge'nin stratejik planları doğrultusunda kulübün stratejik planını yapmak, kulübün yapısına ve ihtiyacına göre konu ve hedefleri saptamak, planın takip ve değerlendirmesini yapmaktır. Komitenin Oluşumu Komite üç geçmiş dönem başkanından oluşur. Komite üyeleri Kulüp Danışma Kurulunun mayıs toplantısında üç yıl için seçilir. Komitenin üyeleri ayni görevlere tekrar seçilebilirler. Üç yıllık süre içinde görevden ayrılan üye olursa yerine ayrılma tarihinden sonraki ilk kulüp danışma Kurulu toplantısında yeni üye seçilir. (Yeni kurulan kulüplerde komite üç rotaryenden oluşur.) Komitenin Yönetimi ve Sorumluluğu Komitenin başkanı en kıdemli Geçmiş Dönem Başkanı'dır. Komitenin toplantılarına Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Başkanı ve Gelecek Dönem Başkan adayları katılır. Komite, Kulüp Danışma Kuruluna çalışmaları ile ilgili bilgi verir, öneriler sunar. Komitenin Takvimi Komite her dönem temmuz ve nisan aylarında toplanır; gerektiğinde fazla toplantılar yapar. Komitenin Toplantıya Çağırılması ve Toplantı Usulü Komite, Komite Başkanının toplantı tarihinden önce uygun bir süre içinde üyelere çağrısı ile toplanır. Toplantı usulü şartlara göre toplantı esnasında tespit edilir.
UR 2440. Bölge 37 Kulüp Stratejik Planın Hazırlanması Komite her yıl nisan ayı toplantısında Uluslararası Rotary’nin ve 2440. Bölge’nin stratejik planlarını esas alarak ve kulübün ihtiyaçlarını saptayarak stratejik plan konularını önem sırasına göre belirler ve Kulüp Danışma Kurulu’na sunar. Komitenin saptadığı üç yıllık plan Gelecek Dönem Başkanı’nın hedefleri arasında yer alır. Kurul her yıl gelecek üç yılın planını hazırlar. Stratejik Plan Hazırlanma Basamakları Stratejik Plan 6 basamaktan oluşan bir süreçtir. 1. Ön Hazırlık Süreç, SPK Başkanının moderatörlüğünde başlar ve tüm kulüp üyelerinin katıldığı bir toplantıda Kulüp Tarihçesi (Bugüne kadar yapılmış projeler) kulüp demografik bilgileri, Rotary Hizmet Alanları, UR Stratejik Planı, Rotary Vizyonu ve Bölge Hedefleri) konuları gündeme getirilir. Tüm kulüp üyelerinin toplantıya bu konularda hazırlık yaparak ve kulübün geleceğine dair fikirler oluşturarak gelmeleri beklenmektedir. 2. SWOT Analizi SWOT analizi, Kulübün içsel güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek, dışarıdan kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamak amacıyla ön hazırlık sonrasında ve dönem başlamadan önce tüm üyelerin katılımıyla yapılır. 3. Vizyon Bildirimi SWOT analizin bitiminden sonra yine tüm üyelerin katılımıyla heyecan verici ve tüm üyelerce benimsenen, kapsayıcı olan bir vizyon belirlenmelidir. Kulübün vizyonunu belirlerken aşağıdaki iki soru üzerinde düşünülmesinde fayda vardır; • Kulübünüzü 3 yıl sonra nasıl hayal ediyorsunuz? (10-15 özellik belirlenmesi). • Kulübün geleceğine dair oluşan görüşün bir iki cümle ile ifade edilmesi. 4 Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi Vizyon bildirimi belirlendikten sonra, yine tüm üyelerin katılımıyla
UR 2440. Bölge 38 kapsamlı, detaya girmeyen ama kulübü vizyona taşıyacak 3 yıllık hedefler belirlenmelidir ve oluşan hedeflerden 2 veya 3 tanesinin önceliklendirilmesi sağlanmalıdır. Kulüpler dilerse her stratejik hedef için bir ekip oluşturabilirler. 5. Yıllık Hedeflerin Belirlenmesi Stratejik hedeflerin belirlenmesini takiben tüm üyeler ve (kurulduysa) ilgili ekiplerle beraber; • Her bir stratejik hedef için önünüzdeki dönemde ulaşılması gereken yıllık hedefleri saptayın. • Bu hedefleri eylem planı formuna geçirin. • Eylem planları için kulübün mutlaka desteğini alın. • Eylem planında sorumlular, eylem adımları, terminler, kaynaklar ve takip/kontrol noktaları net bir şekilde yer almalıdır. 6. Takip ve Değerlendirme SPK tarafından yıl boyunca takip ve değerlendirme yapılır. (Tek tip Stratejik Plan Şablonu Bölge'den temin edilebilir) Değerlendirme Komite her yıl temmuz ayı toplantısında bir önceki yılın hedefleri ile başarı ölçütlerini kıyaslayarak sonuçları değerlendirir. Geçen Dönem Başkanı Komitenin talep ettiği bilgileri sağlar. Yeni döneme ait hedef ve eylemleri belirler ve gerekirse Stratejik Plan'ın revizyonunu yapar. Komitenin Diğer Görevleri Komite Stratejik Plan'ın başarıya ulaşması için ayrıca Kulüp Yönetim Kurulu ve Kulüp Yönetimi Komitesi'ne şu çalışmalarda destek olur; • Kuralların dönemden döneme aynen devamlılığının ve kulübün kurumsallığının sağlanması. • Uluslararası Rotary’nin Tüzük (Constitution), İç Tüzük (Bylaws), Yöntem El Kitabı (Manual of Procedure), Code of Policy hükümlerinin ve Bölge direktiflerinin kulüpte uygulanması. • Kulüp Liderlik Planının (KLP) uygulanması için uyarıların yapılması.
UR 2440. Bölge 39 • Kulübün üye yapısının irdelenmesi ve büyüme prensiplerinin tespiti. • Rotary etiğinin ve “Dörtlü Deney”in önemini ön plana çıkarılması ve bunun için yapılabilecek eylemlerin saptanması. • Dostluğu ve projelere katılmayı sağlayan devamın artırılması. • Kulüp Danışma Kurulu'nun vereceği diğer görevler.
UR 2440. Bölge 40
UR 2440. Bölge 41 Kurumsal 2020-01-08 .......................................... ROTARY KULÜBÜ DANIŞMA KURULU YÖNERGESİ Kulüp Danışma Kurulu Uluslararası Rotary’nin örf ve adetlerine göre üyelerinin deneyimlerinden yararlanmak suretiyle Dönem Başkanı'na önerilerde bulunan ve/veya dönem başkanı'nın isteği halinde verilen görevleri yerine getiren kuruldur. Kurulun Amacı Kurulun amacı kulübün etkin çalışması ve sağlıklı gelişmesi, içinde bulunduğu Uluslararası Rotary 2440. Bölgede olumlu bir imajı ve konumu olması için Dönem Başkanı'na yardımcı olmaktır. Kurulun Oluşumu Kurulun üyeleri kulüpte halen üye olan Geçmiş Dönem Başkanları ile Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Başkanı ve Gelecek Dönem Başkan adaylarıdır. (Yeni kurulan Kulüplerde Danışma Kurulu kurucu üyeler arasından en fazla 7 rotaryen tarafından oluşturulur.) Kurulun yönetimi ve sorumluluğu Kurul Dönem Başkanı tarafından yönetilir. Kurulun önerileri veya tutumu Dönem Başkanının otoritesini ve sorumluluklarını engelleyemez. Kurulun Takvimi Kurul dönem içerisinde ağustos, kasım, şubat, mayıs aylarında toplanır ve gerekirse daha fazla toplantı yapar. Kurulun Toplantıya Çağırılması ve Toplantı Usulü Kurul Dönem Başkanı tarafından toplantıya çağırılır. Çağrı toplantı tarihinden iki hafta önce toplantının yeri ve günü ile başlama - bitiş saatleri ve gündem belirtilerek yapılır. Çağrıda belirtilen toplantı tarihinden bir hafta öncesine kadar Kurul üyeleri tarafından gönderilen konular da gündeme alınır. Dönem Başkanı kesinleşen gündemi toplantı tarihinden
UR 2440. Bölge 42 üç gün önce Kurul üyelerine gönderir. Kurulun toplantı nisabı üyelerin yarıdan bir fazlası ve karar nisabı mevcut üyelerin yarıdan bir fazlasıdır. Kurulun Çalışmaları • Dönemlerin konularını ve gereklerini görüşür. Kulüp Liderlik Planının (KLP) uygulanması için Dönem Başkanı'na önerilerde bulunur. (ağustos). • Kulüp komitelerinde ve Bölge organizasyonunda görev alabilecek kulüp üyelerini takip ve teşvik eder. Bu kişilerin kulüpte görev almaları için Gelecek Dönem Başkanı'na tavsiyelerde bulunur, Bölgede görev almaları için Dönem Başkanı'nın Gelecek Dönem Guvernörü’ne bilgi vermesini önerir. (ağustos) • Bölge Guvernör Adayı olabilecek şartlara sahip Geçmiş Dönem Başkanlarını saptar ve Kulüp kararı alınmasını önerir. Bu konuda Bölge Guvernör Adayı Saptama Yönetmeliği esasları dikkate alınır (kasım). • Gelecek Dönem Başkan Adaylarını saptar ve kulübün aralık ayında yapılacak olan Olağan Genel Kurul Toplantısı'na önerir. (kasım) • Gelecek Dönem Başkanının gerek Başkanlar Eğitim Semineri’nden (BES), gerek Bölge Eğitim Asamblesi'nden önce, bu iki eğitim toplantısı hakkında bilgilendirilmesi, üzerinde durulması gereken hususların açıklanması, genel Rotary bilgilerinin hatırlatılması için “Gelecek Dönem Başkanları Oryantasyon Komitesi”ni oluşturur (kasım). Bu Komite Kurulun seçeceği iki Geçmiş Dönem Başkanı tarafından yürütülür. Seçim üç yıl için yapılır. Üç yıllık görevini tamamlayan Geçmiş Dönem Başkanları bu komiteye tekrar seçilebilirler. Eğitim Gelecek Dönem Başkanı ile Gelecek Dönem Başkan Adaylarına birlikte verilir. Gelecek Dönem Başkan Adayları, Gelecek Dönem Başkanı olacağı döneme kadar bu eğitimi tekraren alır. • Gelecek Dönem Başkanının katıldığı Bölge Eğitim Asamblesi konu ve hedeflerinin irdeler. (mayıs) • Kendi içinden üç yıl süreli Kulüp Stratejik Planlama Kurulu üyelerini • seçer ve bu kurulun çalışmalarının değerlendirerek Dönem ve Gelecek Dönem Başkanları'na önerilerde bulunur. (mayıs) • Kulübün Stratejik Planı'nın uygulanmasını takip eder.
UR 2440. Bölge 43 • Yürürlükte bulunan Yönetmelik, Yönerge ve Kılavuzların her dönem uygulanması için çalışır. • Kurul bünyesinde mevcut ve kuracağı kurullara atama yapar ve görev verir. • Yeni üye alınması çalışmalarında Dönem Başkan'ına yardım eder. • 2440. Bölge Vakfının çalışmalarını takip eder, Dönem Başkan'ına öneriler sunar. • Dönem Başkanı’nın talebi halinde, Kurul üyeleri dönem hedefleri ve/ veya stratejik hedefler konusunda Kulüp üyelerini bilgilendirir. • Uluslararası Rotary kuralları çerçevesinde kulüpte olumlu uygulamalara neden olacak tavsiye kararları alır.
UR 2440. Bölge 44