UR 2440. Bölge 45 Kurumsal 2020-01-09 KULÜP ASAMBLELERİ YÖNERGESİ Tanım Yönetim Kurulu üyeleri ve Komite Başkanları dahil olmak üzere tüm kulüp üyelerinden oluşan kulüp liderlerinin kulüp üyelerini bilgilendirme ve kulüp faaliyetlerinin görüşmesi toplantısıdır. Kulüp asamblelerini planlamak ve yönetmek Kulüp yönetimi Komitesi'nin de desteğini alarak Kulüp Başkanı'nın görevidir. Asamblelerin Amacı Kulübün yapacağı ve yaptığı dönem hazırlıklarının, dönemsel hedeflerin, planlamaların, projelerin oluşturulması, yürütülmesi ve tamamlanmasının saptanması, devam eden projelerin irdelenmesi ve takibi ile sonuçlandırılmasını görüşmek, tartışmak, bazen de genel üye eğitimi gereklidir. Bu amaçla kulüp bünyesi içinde Asamblelerin yapılması yararlı ve zorunludur. kulüp asambleleri ile ; • Stratejik planlama yapılabilmesi için en uygun ortam sağlanmış olur. • Komite faaliyetlerinin koordinasyonu sağlanır. • Üyeler kulübün planlamalarının güncel uygulaması hakkında bilinçlenirler • Yaratıcı çözümlerin ortaya çıkmasını sağlayacak tartışmalara olanak verir • Rotary ve Rotary programları hakkındaki eğitimin devamını sağlar. • Kulübün güçlü ve zayıf olduğu noktaların düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine olanak verir. ASAMBLELERDE DİKKATE ALINMASI GEREKEN ÖNEMLİ NOKTALAR NELERDİR • Komite Başkanlarının çalışma raporları toplantının çekirdeğini oluşturur. Raporlar eksiksiz olmalı ve özel mazeretler dışında Komite Başkanlar'ınca sunulmalıdır. • Kulüp Asamblelerine Sadece üyeler katılır. Konuk çağırılmaz. • Asamblelerde Tartışılacak Konular • Hizmet projeleri ve etkinlikler • Üyelik koruma ve geliştirme stratejileri
UR 2440. Bölge 46 • Kulüp stratejik planı ve hedefler • Rotary programları • Üyelerin kulüple ilgili fikir tartışmaları Kulüp Asamblelerinin Yapılma Zamanları Kulüp bir dönem için 6 altı adet asamble yapar. a. Birinci Asamble: Dönem başlamadan evvel ve bölge asamblesinden sonraki bir ay içerisinde yapılır. Uluslararası Rotary’nin ve Guvernör’ ün dikkat çektiği hizmet başlıkları görüşülür. Devredecek projeler irdelenir. Özellikle Vakıf Projeleri başta olmak üzere kulübün yapmayı planladığı diğer projeler, hizmetler ana başlıklarıyla tanıtılır. Bölge Asamblesi izlenimlerine yer verilir. Bu Asambleyi Gelecek Dönem Başkanı yürütür. b. İkinci Asamble: Dönemin hemen başında (temmuz ayı içinde) Guvernör Yardımcısının da katılacağı bu toplantıda kulüp liderleri tanıtılarak, 1. Asamblede ana başlıklarıyla sunulan hedeflerin değerlendirilmesi ile komitelerin çalışma programları görüşülerek yapılacak hizmetler belirlenir. Özellikle 1. Asamble de tanıtılan ve üzerinde çalışılarak hazır hale getirilmesi önerilen Kulübün ya da diğer kulüplerle ortaklaşa gerçekleştirilmesi planlanmış Küresel Bağış Projesi üyelere sunularak onların katkı ve eleştirileri alınır. Vakıf projelerinin takibi ile ilgili olarak Guvernör Yardımcısı da bilgilendirilir. c. Üçüncü Asamble: Bölge Guvernörü’nün kulübe yapacağı resmi ziyaretin iki hafta öncesinde düzenlenecek Guvernör Yardımcısı'nın katılacağı bu toplantıda; 2. Asamble'deki katkı,eleştiri ve görüşler sonrasında revize edilmiş ve Yönetim Kurul'unca onanmış çalışma programı tarihlendirilerek üyelere sunulur, d. Dördüncü Asamble: Bölge Guvernör’ünün resmi ziyareti sırasında ona eşlik eden Guvernör Yardımcısı ile Bölge Görevlilerinin de katıldığı Asamble'dir. Bu Asamblede Çalışma Programı ile; dönem başından itibaren sonuçlandırılan, üzerinde çalışan, ileriye dönük planlanan projeler ve etkinlikler sunulur. Bu Asamble sonrasında Guvernör Yardımcısı “Kulüp Ziyaret Notları” formunu düzenleyerek Guvernör’e sunar.
UR 2440. Bölge 47 e. Beşinci Asamble: Dönemin ilk altı ayı sonrasında ocak veya şubat ayları içerisinde düzenlenecek bu asamblede gerçekleştirilmiş ve tarihlendirilmiş projeler ve etkinlikler üyelere sunulur ve değerlendirilir. f. Altıncı Asamble: Bölge Konferansı’ndan hemen sonra ve dönem bitiminden önce (haziran ayı içinde) yapılır. Dönemin son Kulüp Asamblesi’nde komitelerin dönem başında oluşturdukları çalışma raporunda belirtilen hedeflere hangi ölçülerde varıldığı, hizmet projelerinin son durumu gözden geçirilir, dönem faaliyet raporunun içeriği saptanır. Ayrıca Bölge Konferansındaki sunumlar sonrasında diğer Rotary kulüplerinin kulübünüzün çalışma alanlarıyla ilgili gerçekleştirdiği etkinlik ve projeler hakkında üyeler bilgilendirilir. Asamblelerin Yapılma Şekli Asambleler tercihen Haftalık Olağan Toplantı zamanından iki saat önce yapılır. Haftalık Olağan Toplantı içinde de yapılabilir. Birinci Asamble, Dönem Başkanı toplantıyı açtıktan ve duyurularını yaptıktan sonra sözü Gelecek Dönem Başkanı’na verir ve Gelecek Dönem Başkanı 1. Asamblesini yapar. Asamble'nin bitişinden sonra Dönem Başkanı usulüne göre toplantıyı kapatır. Asamble'lere Başkan, Yönetim Kurulu Üyeleri, Komite Başkanları ve Komite Üyeleri eksiksiz katılmalıdırlar. Komite Başkanlar'ının çalışma raporları toplantının çekirdeğini oluşturur. Raporlar eksiksiz olmalı ve özel mazeretler dışında Komite Başkanlar'ınca sunulmalıdır. Üyelerin tamamının ve özellikle yeni üyelerin Asamble'lere katılması mutlaka sağlanmalıdır. Bu konuda Başkan Kulüp Yönetimi Komitesinin de yardımıyla özel gayret içinde olmalıdır. Kulüp Asamble'lerine sadece üyeler katılır. Konuk çağırılmaz. Guvernör’ün katıldığı Dördüncü (Resmi) Asamblenin uygulama yöntemi ‘‘Bölge Guvernörü'nün Katıldığı Kulüp Asamblesi Yönetmeliği’’nde belirtildiği şekilde yapılır.
UR 2440. Bölge 48
UR 2440. Bölge 49 Kurumsal 2020-01-10 ROTARY PROTOKOL YÖNERGESİ Kapsam Protokol Yönergesi 2440. Bölge’de düzenlenen tüm etkinliklerde ve Bölge kulüplerinin tüm toplantı ve etkinliklerinde titizlikle uyulması gereken Uluslararası ve Bölge protokolü ile uyulması gereken protokol kurallarını, Bölge Guvernörü’nün kulüplere yaptığı ziyarette protokol ve oturma düzeni ile il ve ilçe bazında protokol ve oturma düzenlerini kapsar. UR Protokolü (2019’dan itibaren) UR ve UR Vakfının dönem, Geçmiş Dönem ve Gelecek Dönem Görevlileri ve eşlerinin takdim, tanıtma, oturma düzeni ve isimlerinin UR yayınlarında yayımlanması aşağıdaki sıralamaya göredir. (Kaynak 2019 Yöntem El Kitabı) Rotary etkinliklerinde görevlilere, protokoldeki sıralamalarına göre, eşleriyle birlikte, sadece bir defa hitap edilmelidir. Birden fazla ünvan ve görevi olanlar en üst mevkilerine göre sıralamada yer alır. UR Başkanı (veya Başkanın temsilcisi) UR Geçmiş Dönem Başkanları (Kıdem sırasına göre) UR Gelecek Dönem Başkanı UR Başkan Adayı UR Başkan Yardımcısı UR Saymanı İcra Komitesi Başkanı (Direktör) Diğer Direktörler (URYK Üyeleri) UR Vakfı Mütevelli Heyeti Başkanı UR Vakfı Mütevelli Heyeti Gelecek Dönem Başkanı Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti Başkan Yardımcısı Diğer UR Vakfı Mütevelli Heyeti Üyeleri Genel Sekreter Eski Direktörler (Kıdem sırasına göre) Gelecek Dönem Direktörleri UR Vakfı Geçmiş Dönem Mütevellileri (Kıdem sırasına göre)
UR 2440. Bölge 50 Gelecek Dönem Mütevellileri Direktör Adayı Geçmiş Dönem Genel Sekreterleri (Kıdem sırasına göre) RIBI Başkanı, geçen dönem başkanı, başkan yardımcısı ve onur saymanı Bölge Dönem Guvernörleri Geçmiş Dönem Guvernörleri (Kıdem sırasına göre) UR ve UR Vakfı Komite üyeleri, Görev gücü üyeleri, danışmanlar, temsilciler, eğitim liderleri ve kaynak gurubu üyeleri (Rotary koordinatörleri ve RRFC ler (UR Vakfı Yöresel Koordinatörleri) dahil. Gelecek Dönem Bölge Guvernörleri Bölge Guvernör Adayları 2440. Bölge Protokolü 2019 Yöntem El Kitabında zorunlu UR Protokolü’ne ek olarak, yerel gelenek ve uygulamalara göre gerekli değişiklikleri de içerebilen protokolün bölgelerde uygulanması tavsiye edilir, denmektedir. Buna göre bu Yönerge gereği Bölge'mizdeki protokol sıralaması şöyledir ; Dönem Bölge Guvernörü Geçmiş Dönem Guvernörleri (kıdem sırasına göre) Etkinliklere veya toplantılara katılmaları halinde; Halen veya geçmiş dönemlerde UR de görev yapan veya yapmış olan görevliler (UR protokolü sıralamasına göre anons edilirlerken eğer GDG iseler GDG olarak anons edilirlerken bu ünvanları da belirtilecek) Gelecek Dönem Bölge Guvernörleri Bölge Guvernör Adayları Yöresel ve Alan (Zon) Komite Üyeleri Guvernör Yardımcıları Bölge Sekreterleri Bölge Saymanı Bölge Komite Üyeleri Dönem Kulüp Başkanları Gelecek Dönem Kulüp Başkanları Kulüp Başkan yardımcıları Kulüp Sekreterleri Kulüp Saymanları
UR 2440. Bölge 51 Kulüp toplantı Sorumlusu Kulüp Yönetim Kurulu Üyeleri Kulüp Komite Başkanları Geçmiş Dönem Guvernör Yardımcıları Rotaryenler Rotary Vakfı Yararlananları Rotaryenlerin Aileleri Protokol’de uyulması gereken kurallar • Resmi etkinliklerde görevlilere (eşler dahil) protokoldeki sıralamalarına göre sadece bir defa hitap edilmelidir. • Birden fazla ünvan ve görevi olanlar en üst mevkilerine göre sıralamada yer alırlar. • Bölge toplantılarında yabancı ülkelerden gelen ziyaretçi rotaryenlerin sıralamasına, aynı seviyede olan yerel rotaryenlerden önce yer verilmesi nezaket icabıdır. • Hem yerel geleneklere göre yapılan uygulamalar göz önünde bulundurularak, hem de yönerge gereği rotaryen olmayan üst düzey kişilere sıralamada öncelik verilmelidir. • Bu sıralama her türden Rotary toplantısında protokole hitap, selamlama ve sıralama için de geçerlidir. Özellikle toplantılarda misafirlerin tanıtımı yapılırken bu sıralamaya özen gösterilmelidir. • Rotary toplantılarında protokol selamlamasının ilk açılışını yapan Kulüp Başkanı tarafından uygulanması ve eğer varsa takip eden konuşmacılarca tekraren protokol selamlaması yapılması gerekir. • Bölgesel toplantılarda program ve toplantı süreleri dikkate alınarak; ilk açılışı yapan görevli tarafından eksiksiz olarak yapılacaktır. Etkinlikte hazır bulunan Bölge ve kulüp protokol üyelerinin daha sonraki selamlama ve sıralaması kendilerine göre bir kapsamda olabilir. • Rotary toplantılarındaki (U masa düzeninde) protokol’ün yerleştirme düzeninde bir sağ – bir sol kuralı uygulanır. 1 numaralı protokol daima Başkanın sağına yerleştirilir. Takip eden protokol sola, bir sonraki tekrar sağa, v.b. şeklinde uygulanır. • Eğer toplantıya eşler de katılıyor ise Başkan eşi kendi soluna oturma kaydı ile Başkanın sağ tarafında oturanların eşleri kendi sağ taraflarına, başkanın sol tarafında oturanların eşleri de kendi sol taraflarına
UR 2440. Bölge 52 oturtulur. • Guvernörün başkanlık yaptığı Bölgesel toplantılarda oturma düzeni Kulüp Başkanları için tarif edilen düzende Bölge protokolüne göre yapılır. Diğer bölgelerden de aynı seviyedeki katılımın fazla olduğu ve Guvernör’ün başkanlık yaptığı oturma düzenli ve yemekli toplantı ve davetlerde Bölge protokolüne uygun olarak ancak aynı seviyedeki protokolün birlikte oturacağı ayrı masalarda yerleşim sağlanması önerilir. Masaların kişi sayılarına ve katılıma göre protokol oturma düzeni Bölge Guvernörü’nün oturacağı masa kapsamı dışında esnek şekilde düzenlenebilir. Dönem Guvernörleri ve eşleri toplantıya UR protokolünden katılım olursa masanın kişi sayısına göre birlikte otururlar. Varsa diğer UR protokolü Bölge protokolü oturma düzeninde kıdemlerine göre birlikte otururlar. • Bölge Asamblesi gala yemeği’nde Dönem Bölge Guvernörleri ve eşleri, Gelecek Dönem Guvernörleri ve eşleri, Geçmiş Dönem Guvernörleri ve eşleri, Gelecek Dönem Guvernör Adayları ve eşleri protokol sıralamasına göre birlikte otururlar. UR protokolünün katılımı halinde yukarıda yazılı genel oturma düzenine uyulur. Burada da oturma düzeni Bölge Guvernörü’nün oturduğu masa kapsamı haricinde esnek şekilde düzenlenebilir. • Guvernör yardımcıları ve sıralamada altta yer alan diğer protokol üyesi bulundukları kulüplerinin katılımcılarıyla ve diğer Rotaryenlerle birlikte otururlar. • Bölge Konferansı gala yemeği oturma düzeni Bölge Asamblesi'ndeki düzen gibidir. Ancak Bölge Guvernörleri ve eşleri istisnai olarak UR Başkan Temsilcisi ve eşi, Görevli Temsilci Asistanı (AIDE) ve eşi ile birlikte otururlar. Katılan diğer UR protokolü varsa düzende masa kişi sayısına göre değişiklik yapılabilir. Hem Bölge Asamblesi hem de Bölge Konferansı’nda oturma düzeni esnekliklerinde Bölge Guvernörü’nün de onayı alınmalıdır. Bölge Asamblesi ve Bölge Konferansı ile Bölge ev sahipliğinde düzenlenen diğer tiyatro oturma düzenli toplantılarda; Ön sırada ikili blok düzeninde eşleri ile birlikte Dönem Guvernörleri Gelecek Dönem Guvernörleri solda ve sağda olmak üzere ayrı olarak otururlar. Burada da UR Başkan Temsilcisi ve eşi, görevli asistanı (AIDE)
UR 2440. Bölge 53 ve eşi yan yana olmak üzere varsa diğer UR Protokolü de sıralamaya göre onlarla birlikte otururlar. Geçmiş Dönem Guvernörleri ve eşleri ile Guvernör Adayları ve eşleri onların sağına ve soluna ve ikinci sırada arkalarına kıdem sırasına göre otururlar. Üçlü blok düzeninde Bölge Asamblesi'nde ön ortadaki blokta solda ve sağda dönem ve Gelecek Dönem Guvernörleri eşleri ile birlikte otururlar. Ön sağ ve soldaki bloklarda Geçmiş Dönem Guvernörleri ve Guvernör adayları eşleri ile birlikte otururlar. Rotary Kulüplerinde Toplantı Protokolü ve Düzeni Kulüp Başkanı o kulübün hükmi şahsiyetini temsil eder. • Bu nedenle Kulüp Başkanı daima protokol masasının ortasında yer alır. Başkan hiçbir kulüp toplantısında yerini bir başkasına bırakmaz. • Toplantılardaki oturma düzeni için de, Kulüp Başkanı'nın en önemli yardımcısı olan Kulüp Sekreteri'nin Başkan'ın yanında yer almasını da sağlamak gerekir. Dolayısıyla genel kural olarak Kulüp Sekreteri daima başkanın solunda oturur. • Bu kural için kalabalık mülki ve askeri protokolün katıldığı toplantılarda esneklik uygulanabilir. • Genel olarak toplantı protokol masası oturma düzeninde Kulüp Başkanı ve Sekreteri'nin dışında mutlak bir oturma şekli yoktur. Başkan protokol masasını toplantının konusu ve katılımcıları dikkate alarak kendi yetkisi ile düzenler. • Ancak Kulüp Başkanı Rotary protokolünde yer alan misafirlerin protokol masasında oturmalarını isterse Bölge protokol sıralamasını ve yerleştirme şeklini dikkate almalıdır. • Bir Rotary toplantısında ‘’Konuşmacı Konuk’’ varsa mutlaka Kulüp Başkanı'nın sağında oturmalı; misafir yanında ise o konuşmacıyı davet eden Rotaryen oturmalıdır. Üyeleri karşısına alan misafir konuşmacının bulunmadığı toplantı protokolü ve düzeni
UR 2440. Bölge 54 1 UR BÖLGE TOPLANTILARINDA UYGULANACAK PROTOKOL ve OTURMA DÜZENİ • Bölge Dönem Guvernörleri • Geçmiş dönem Guvernörleri (kıdem sırasına göre) • UR ve UR Vakfı komite üyeleri, görev gücü üyeleri, danışmanlar, temsilciler, eğitim liderleri, ve kaynak grubu üyeleri, [Rotary Koordinatörleri ve RRFC’ler (UR Vakfı Yöresel Koordinatörleri) dahil] • Gelecek Dönem Bölge Guvernörleri • Bölge Guvernör Adayları • Yöresel ve Alan (zone) komite üyeleri • Guvernör Yardımcıları • Bölge Sekreterleri/Saymanları • Bölge Komite Üyeleri • Dönem Kulüp Başkanları • Gelecek Dönem Kulüp Başkanları • Kulüp Başkan Yardımcıları • Kulüp Sekreterleri • Kulüp Saymanları • Kulüp Toplantı Sorumlusu • Kulüp YK Üyeleri • Kulüp Komite Başkanları • Geçmiş Dönem Guvernör Yardımcıları • Rotaryenler • Rotary Vakfı Yararlananları • Rotaryenlerin Aileleri Bu sıralama Başkanın protokolü hitabı için de aynen geçerlidir. Ancak Kulüp toplantısında Kulüp Başkanı’nın Kulübün hükmi şahsiyetini temsil ettiği dikkate alınarak, protokol masasının ortasında yer alması gerektiği unutulmamalıdır. Bölge toplantılarında, yabancı ülkelerden gelen ziyaretçi Rotaryenlerin sıralamasına, aynı seviyede olan yerel Rotaryenlerden önce yer verilmesi nezaket icabıdır. Yerel geleneklere göre yapılan uygulamalar göz önünde bulundurularak, Rotaryen olmayan üst düzey kişilere sıralamada öncelik verilmelidir. Eğer sıralamada, Rotaryen olmayan kişilere Rotaryenler’den sonra yer verilmişse, misafirlere protokol ile ilgili bir açıklama yapılması tavsiye edilir. (RCP 26.060.) Toplantılarda Türk Bayrağı olması esastır. Ancak Türk Bayrağı ve genel uygulama olarak Atatürk resminin toplantı salonunda Kulüp Bayrağı ve dönem bayrakları dışında ve bu bayraklardan daha yüksekte ayrı ve prestijli bir konumda yerleştirilmesi gereklidir. KISALTMALAR: URGDD – UR Geçmiş Dönem Direktörü (İngilizce: PRID) DG – Dönem Guvernörü (İngilizce: DG) GDG – Geçmiş Dönem Guvernörü (İngilizce: PDG) GLDG– Gelecek Dönem Guvernörü (İngilizce: DGE) GLDGA – Gelecek Dönem Guvernör Adayı (İngilizce: DGN) GLDKB – Gelecek Dönem Kulüp Başkanı (İngilizce: CPE) K. Bşk. Yrd. – Kulüp Başkan Yardımcısı (İngilizce: Club Vice-President)
UR 2440. Bölge 55 2 ÖRNEKLER 1) Toplantılarda oturma düzeni için Kulüp Başkanının her an danışabileceği Kulüp sekreterinin yanında yer almasını da sağlamak gerekecektir. Bunun ile bağlantılı olarak, Konuşmacının olmadığı ve Rotary Protokolünden kimsenin bulunmadığı mutat bir toplantının oturma düzeni, Üyeleri karşısına alan uygun bir protokol Masası için veya – U - düzeninde yapılan toplantılarda –U – nun tabanında yer alan protokol yerleşmesi için: KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI Kulüp Başkan Yardımcısı (K.Bşk.Yrd.) Gelecek Dönem Kulüp Başkanı (GLDKB) KULÜP BAŞKANI KULÜP Sekreteri (KÜRSÜ) 2) Yukardaki örneğin, herhangi bir Rotary ve/veya sivil protokol olmayan konuşmacılı kulüp toplantısı; KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI Konuşmacıyı Davet Eden Rotaryen KONUŞMACI KULÜP BAŞKANI KULÜP Sekreteri Kulüp Başkan Yardımcısı (K.Bşk.Yrd.) (KÜRSÜ) Toplantı Salonu Toplantı Salonu
UR 2440. Bölge 56 3 3) Konuşmacının olduğu, herhangi bir Rotary ve/veya sivil protokol olmayan eşli toplantı KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI Gelecek Dönem Kulüp Başkanı (GDKB) KONUŞMACI KULÜP BAŞKANI KULÜP BAŞKANI Eşi KULÜP Sekreteri (KÜRSÜ) GLDKB Eşi Kulüp Sek. Eşi 4) Dönem Guvernörü, bir Geçmiş Dönem Guvernörü, Bölge Sekreteri, Guvernör Yardımcısı ve Konuşmacının olduğu eşli toplantı KULÜP BAYRAĞI BÖLGE BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI DG EŞİ DÖNEM GUVERNÖRÜ (DG) KULÜP BAŞKANI KONUŞMACI KULÜP BAŞKANI Eşi (KÜRSÜ) GDG KULÜP Sekreteri GDG Eşi Kulüp Sek. Eşi Bölge Sekreteri Guvernör Yardımcsı Bölge Sek. Eşi Guv. Yrd. Eşi
UR 2440. Bölge 57 4 5) UR Geçmiş Dönem Direktörü, Dönem Guvernörü, bir GDG ve Gelecek Dönem Guvernörü (GLDG) nün olduğu eşli toplantı KULÜP BAYRAĞI UR BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI URGD EŞİ UR GEÇMİŞ DÖNEM DİREKTÖRÜ KULÜP BAŞKANI KULÜP BAŞKANI Eşi DÖNEM GUVERNÖRÜ DG Eşi (KÜRSÜ) GDG KULÜP Sekreteri GDG Eşi Kulüp Sek. Eşi GLDG Guvernör Yardımcısı GDG Eşi Guv. Yrd. Eşi 6) Dönem Guvernörünün Resmi Kulüp Ziyareti (Bu toplantıda Konuşmacı DG dir ve bir başka konuşmacı davet edilmez) KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI BÖLGE BAYRAĞI D.G. EŞİ DÖNEM GUVERNÖRÜ KULÜP BAŞKANI Kulüp Başkan Eşi KULÜP Sekreteri Kulüp Sek. Eşi (KÜRSÜ) Bölge Sekreteri Guvernör Yardımcısı Bölge Sekreteri Eşi Guv. Yrd. Eşi
UR 2440. Bölge 58 5 7) Guvernör Yardımcısının Resmi Kulüp Ziyareti (Bu toplantıya konuşmacı ve misafir kabul edilmez.) KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI Gelecek Dönem Kulüp Başkanı GUVERNÖR YARDIMCISI KULÜP BAŞKANI Kulüp Sekreteri Kulüp Başkan Yardımcısı (KÜRSÜ) 8) DG - GDG - GLDG - GLDGA ile birlikte grup guvernör yardımcısının da resmi olarak katıldığı toplantı düzeni. (Söz konusu kişiler konuşmacı da olabilirler, birbirlerinin sağında olmak üzere ya da bir sağ bir sol olmak üzere guvernör yardımcısından ve gelecek dönem kulüp başkanından önce oturtulurlar) 9) Kulüp Başkanlık Devir Teslim Toplantılarında Oturma Düzeni Dönem Kulüp Başkanı ve eşi, Gelecek Dönem Kulüp Başkanı ve eşi yanyana otururlar. Dönem Kulüp Başkanı sağına Dönem Guvernörünü ve eşini alır. Sonra eğer GDG ve/veya GLDG’den katılan olursa bir sağa bir sola olmak üzere eşleriyle oturtulurlar. Bu oturma düzeni bağımsız bir masada olur. GUVERNÖR YARDIMCISI KULÜP BAŞKANI KULÜP SEKRETERİ GELECEK DÖNEM KULÜP BAŞKANI DG GDG GLDG GLDGA KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI KÜRSÜ
UR 2440. Bölge 59 Rotary Toplantılarına davet edilen mülki ve askeri protokol için: Genel Kural: İl bazında görevli protokol daima ilçe bazından önce gelir. Eşler aynı protokole tabidir, İL BAZINDA: Vali Milletvekilleri Mahallin En Büyük Komutanı General ve Amiraller B. Şehir Belediye Başkanı Cumhuriyet Başsavcısı Mahkeme Başkanları Rektörler Baro Başkanı Rektör Yardımcıları, Dekanlar Vali Yardımcısı Kaymakam İl Jandarma Komutanı İl Emniyet Müdürü İlçe Belediye Başkanları Diğer Hakim ve Savcılar Meslek Odaları Başkanları İLÇE BAZINDA: Kaymakam Mahallin En Büyük Komutanı İlçe Belediye Başkanı Cumhuriyet Başsavcısı Mahkeme Başkanları Rektörler Rektör Yardımcıları, Dekanlar İlçe Emniyet Müdürü Diğer Hakim ve Savcılar Oda Başkanları
UR 2440. Bölge 60 6 8) Vali / İlçe Kaymakamı, Dönem Guvernörü, GDG rönrevuG ev GDLG , ğu eşli kulüp toplantısı. KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI BÖLGE BAYRAĞI VALİ / İLÇE KAYMAKAM EŞİ KAYMAKAMI KULÜP BAŞKANI KULÜP BAŞKANI Eşi DÖNEM GUVERNÖRÜ DG Eşi (KÜRSÜ) GDG KULÜP Sekreteri GDG Eşi Kulüp Sek. Eşi Guvernör Yardımcısı GLDG Guv. Yrd. Eşi GLDG Eşi 9) Vali / İlçe Kaymakamı, Belediye Başkanı, Dönem Guvernörü, GDG rönrevuG ev DLG , G ireterkeS eglöB , Yardımcısının olduğu kulüp toplantısı. KULÜP BAYRAĞI DÖNEM BAYRAĞI BÖLGE BAYRAĞI DÖNEM GUVERNÖRÜ VALİ / İLÇE KAYMAKAMI KULÜP BAŞKANI BELEDİYE BAŞKANI GDG (KÜRSÜ) GLDG KULÜP Sekreteri Bölge Sekreteri Guvernör Yardımcısı VALİ / İLÇE draY ımcısının oldu
UR 2440. Bölge 61
UR 2440. Bölge 62 Kurumsal 2020-01-11 ÜYE HAREKETLERİ YÖNERGESİ Tanım Bir Rotary Kulübü’nün üyesi olan bir Rotaryenin üyeliği sürecindeki olası değişikliklerin izlenmesidir. Amaç ve Kapsam Bu yönerge bir Rotary Kulübü üyesinin üyeliği sürecindeki değişikliklerin izlenmesini ve kayıt altına alınmasını amaçlar. Kulüplerin bu değişiklikleri bölgeye bildirmesi, Bölge'nin de değişiklik kayıtlarını belirli bir yöntemle düzenli olarak tutması, bu kayıtlardan kulüplerin yararlanması ve böylelikle; doğru olmayan üyelerin Rotary’e katılımının bir ölçüde önüne geçilebilmesi, çeşitli nedenlerle Rotary dışında kalmış eski üyelerin kazanımı ve amaçla ilgili yöntem / yönetmelik ve tüzüklere uygun kuralları kapsar. Üye Hareketleri ve Bu Hareketlerle İlgili Hükümler Bir Rotary kulübüne üye olarak Rotaryen olan kişinin üye olduğu andan itibaren kulübüne devam, kulübünden izin alması, devam muafiyetik azanması, zorunlu hallerle kulübünden ayrılarak bir başka kulübe katılması kulübünden istifa etmesi veya çıkarılması, sonrasında bir başka kulübe tekrar üye olarak katılması şeklindeki üyelik hareketleri Uluslararası Rotary yönteminde, Tüzük ve İç Tüzük'ünde ayrı ayrı anlatılarak hükme bağlanmıştır Devam Kulübünün haftalık toplantılarına zamanında katılmak ve zamanında ayrılmak bütün rotaryenlerin en önemli yükümlülüklerinden birisidir. Devam yüzdeleri, haftalık toplantılara katılmış sayılma halleri UR Rotary Kulübü Ana Tüzüğü madde 10 devam. Bölüm 1. de belirtilmiştir. Bir üyenin devam zorunluluğu ile birlikte devam muafiyetleri de vardır. Bulunduğu yerden uzak bir yerde uzun süreli bir görevlendirme nedeniyle üyenin eski kulübü ve görevlendirildiği yöredeki kulübün birlikte mutabakatı sonucunda üyenin görevlendirildiği yerdeki kulübün toplantılarına katılması devamdan sayılır. Şartlara uygun olmak kaydıyla Yönetim Kurulu bir üyeye 12 ayı geçmemek
UR 2440. Bölge 63 üzere izin verebilir. Ancak bu şartlar daha uzun bir süreyi gerektiyor ise Yönetim Kurulu 12 ayı aşacak biçimde izin verebilir. Bir üye belirli yıl şartlarını yerine getirerek devamdan muaf olabilir. (Devamdan muaf aktif üye olarak kalabilmek aidatların ödenmeye devam etmesine bağlıdır) UR dönem görevlisi olan bir Rotaryenin devam yükümlülüğü yoktur. Uzun süreli izin, devam yükümlülüğünün olmaması, UR görevlisi olarak devamsızlık yine UR Rotary Kulübü Ana Tüzüğü madde 10 devam bölüm 2,3,4 ve 5’de belirtilmiştir (Devam tamamlama için ilgili tüzük hükümlerine bakınız.) Üyeliğin Sona Ermesi Şekilleri Üyelik; özel izin verme, istifa, şartlı istifa, yasal zorunluluk nedeni ile üye kaydının silinmesi, devamsızlık nedeniyle üyeliğin son bulması, Rotary kurallarına, Genel Kurul ve Yönetim Kurulu kararlarına uymamak nedeni ile üyelikten çıkarılma, gibi hallerde sona erebilir. Bu hallerle ilgili düzenlemeler UR Rotary Kulübü Ana Tüzüğü madde 13 Üyelik Süresi Bölüm 2,3,4,5,6,7,8 ve 9’da belirtilmiştir. Geçici Olarak Üyeliğin Askıya Alınması UR Rotary kulübü Ana Tüzüğü madde 13. Üyelik Süresi Bölüm 10'da belirtilen kulüp yönetim kurulu kararı ile bir kişinin üyeliğini 90 günü geçmemek koşuluyla ve belirleyeceği şartlarla geçici olarak askıya alabilir. Kulüp Değiştirme veya Yeniden Üye Olma Bir Rotaryen işini bırakmış veya değiştirmiş olması veya ikametgahını taşıması nedeni ile başka bir il veya ilçeye nakledebilir. Bu durumda işini veya ikametgahını naklettiği İl veya ilçedeki diğer bir Rotary kulübüne üye olarak geçebilir. Bir üye başka bir kulüpten nakleden veya bir kulübün eski bir üyesini faal üyeliğe önerebilir. Keza bir başka kulüpten nakleden bir üye veya kulübün eski bir üyesi, eski kulübü tarafından da üyeliğe teklif edilebilir. Bu konuda sınıf sınırlaması yoktur. Başka bir kulübe borcu olan potansiyel bir aday üyeliğe kabul edilemez. Bir başka kulüpten nakleden bir üyenin veya eski bir Rotaryenin üyeliğe
UR 2440. Bölge 64 kabul edilmesinden önce eski kulübünden bu konuda bir belge getirmesi zorunludur. Eğer istenen belge 30 gün içinde verilmezse kişinin borçlu olmadığı kabul edilir. (URİT. 4.030) Üyelik koşullarını yerine getirmeyen bir Rotaryenin faal üyeliği kendiliğinden son bulur. Ancak devama ilişkin izinde belirtildiği gibi; kulübün bulunduğu yöre veya yakın civarından başka bir yöreye taşınan faal üye kulüp yükümlülüklerini yerine getirmesi koşulu ile taşındığı yöredeki Rotary kulübünü ziyaret edebilmesi ve kendini tanıtabilmesi için Yönetim Kurulu Kararı ile en fazla 1 bir yıl özel izinli sayılabilir (1); veya kulübün bulunduğu yöre veya yakın civarından başka bir yöreye taşınan bir faal üye kulüp üyeliğinin tüm yükümlülüklerini yerine getirmesi koşulu ile yönetim kurulu tarafından üyeliğini muhafaza etmesine izin verilebilir. (2) Bununla beraber (1 ve 2) de yazılı nedenlerden dolayı Üyeliği sona eren bir kimse, üyeliği sona erdiğinde bütün yükümlülüklerini yerine getirmiş olması koşuluyla mevcut veya yeni bir sınıflandırmada tekrar üye olabilmek için başvurabilir. UR Rotary Kulübü Ana Tüzüğü madde 13. Üyelik Süresi. Bölüm 2.b Üye Hareketlerini İzleme ve Kayıt Altına Alma Üye hareketlerini izlemede Rotary Kulüpleri bir üyenin kulübe katılmasından kulüpten ayrılmasına kadar olan tüm üyelik hareketlerinin kaydını Rotary Yöntemi ve Tüzükleri gereği tutmak zorundadırlar. Özellikle üyelerin kulübe katılma ve ayrılmalarının çok hızlı bir şekilde My Rotary ‘e girilerek kayıt altına alınması gerekir. Bölgede de Bölge Üyelik Komitesinin sorumluluğunda tüm kulüplerin bildirimleri bilgisayar ortamında bir programla kulüpler bazında ayrı ayrı takip edilecek; istifalar, istifa etmiş ve kulüple ilişiği kesilmiş eski üyelerin yeniden üye olarak önerilmeleri ve yöresel değişiklikler nedeniyle kulüp değiştirenler bölge web sitesinde ve Guvernör mektubunda duyurulacaktır. Üye Alımlarında ve Üye Hareketlerinde Kulüplerin Görev ve Sorumlulukları Kulüpler Üye Kayıt Defterlerinde yukarıda sözü edilen tüm üye hareketleri
UR 2440. Bölge 65 yazılı olmak zorundadır. Üye kayıt defterinin dışında ayrıca bilgisayar ortamında da bu kayıtlar tutulmalıdırlar. Kulüpler yeni üyeleri, kulüpten ayrılan üyeleri, yöre değiştiren üyeleri, Rotary Ana Tüzüğü’nde yazılı nedenlerden dolayı kulüple ilişiği kesilen yada üyeliği askıya alınan üyeleri derhal Bölge Üyelik Komitesi’ne bildirmek zorundadırlar. Bir kulüpten ayrılarak bir başka kulübe üye olarak önerilen bir üye için eski kulübünden borcu olmadığına dair bir belge getirmesi istenir. Borcu olanlar üye olarak kabul edilmezler. (URİT 4.030) Bu yönetmelik ile URİT’de yazılı olan aidat borç bilgisinin dışında kulüplerin kendilerine üye olarak önerilen kulüplerinden ayrılmış veya yöresel nakil ile gelmiş olan eski üyeler hakkında ayrıldıkları kulüp yönetimlerinden bir tavsiye mektubu istemeleri önerilmektedir. Ayrıca Bölge Üyelik Komitesinin yayınladığı üye hareket bilgilerini de yakından takip etmeleri gerekmektedir. Üye değişikliklerini UR’ye zamanında bildirmeyen bir kulübü UR askıya alabilir. (URİT 3.020.2)
UR 2440. Bölge 66 Kurumsal 2020-01-12 BÖLGE GUVERNÖRÜ’NÜN KATILACAĞI KULÜP ASAMBLESİ YÖNERGESİ Guvernörün katılacağı Kulüp Asamblesi’nin ayrı bir önemi vardır. Uluslararası Rotary Başkanı’nın temsilcisi sıfatıyla Guvernör, Kulübü resmen ziyaret etmektedir. Bu ziyaret Uluslararası Rotary tarafından charter almış kulüplerin tanınmasının ve charter alacak olan kulüplerin denetlenmesinin bir ifadesidir. Guvernör, Kulübü Guvernör Yardımcısı ile birlikte ziyaret eder. Guvernör gerek duyduğunda uygun göreceği Bölge Görevlileri’nin de toplantıya katılmasını isteyebilir. Bu durumda Guvernör Yardımcısı’nın Kulüp Başkanı’na önceden bilgi vermesi hazırlıklar açısından önemlidir. Kulüp Asamblesi'nde kulüp dönem süresince yaptığı ve yapacağı çalışmaları sunar, dönem başında hazırlanıp UR web sitesinde (www.rotary.org/My Rotary ) bulunan Rotary Club Central’a girilmiş olan dönem hedefleri (Club Goals)’ne ait güncellemelerin irdelemesini yapar ve Uluslararası Rotary’e ve Guvernör'e verilmiş olan taahhütler gözden geçirilir. Kulüp Başkanı ve görevliler kulüp ile ilgili her türlü bilgiyi hazırlamış olmalıdırlar. Kulüp üyeleri Guvernör ile birlikte olmayı, karşılıklı konuşabilmeyi, tanışabilmeyi isterler. Zira Guvernör'le bu derece yakın olabildikleri başka toplantı yoktur. Yoğun programı dolayısıyla bu ziyaret Guvernör'ün dönem içerisinde kulübü yegane ziyareti olabilir. Bu sebeple Guvernör'ün katılacağı Kulüp Asamblesi’ne iyi hazırlanılması, kulübün kendi iç dinamiğinin kazanılması ve sinerji yaratılması önemli ve yararlıdır. İsteyen Kulüp Başkanı önceden programlamak ve randevu almak suretiyle Guvernör'ün Vali’ye, Kaymakam’a, Belediye Başkanı’na, çevresinde iyi isim yapmış Rotaryen olmayan bir iş adamına veya bunlardan bazılarına nezaket ziyareti yapmasını düzenleyebilir, ziyaretlerin zamanında yapılabilmesi için Guvernör Yardımcısını ve Guvernör'ü önceden bilgilendirir. Öğle ve akşam toplanan kulüplerin uygulayacağı asamble programı ve zamanlaması aşağıda ayrı iki tablo halinde düzenlenmiştir. (Sabah toplantısı
UR 2440. Bölge 67 yapan kulüplerin program zamanlaması Guvernör'ün isteği doğrultusunda tespit edilir.) Dönem Guvernörü’nün isteği ve planlamasıyla bu toplantılar grup kulüplerinin birlikte katılımıyla topluca yapılabilir. Asamble Toplantıları 1. Başkanlık Toplantısı: Bu toplantı sadece Guvernör ile Kulüp Başkan'ının birlikte olduğu ve Kulüp Başkan'ının kulüple ilgili hususları –özellikle problemleri- Guvernör'le müzakere ettiği toplantıdır. Kulüp Başkanı lüzum gördüğü ve üyeler üzerinde etkili olacağına inandığı konularda, Kulüp toplantısında yapacağı konuşmada yönlendirici mesajlar vermesini Guvernörden isteyebilir. 2. Yönetim Kurulu Toplantısı: Toplantı Guvernör Yardımcısı tarafından yönetilir. Bu toplantıya Guvernör ve Guv. Yardımcısı Bölge Sekreteri, Kulüp Başkanı ve Kulüp Yönetim Kurulu üyeleri katılır. Bu toplantı kulübün idari konularının görüşüldüğü, Bölge-Kulüp ilişkilerinin tartışıldığı, kulüple ilgili ayrıntılı yönetim bilgilerinin müzakere edildiği toplantıdır. Kulüp Başkanının ve Kulüp görevlilerinin tüm bilgileri derlemiş olmaları ve hazır bulundurmaları gerekir. My Rotary (Rotary Club Cental-Club Goals) içeriği bu toplantıda görüşülür. 3. Kulüp Asamblesi: Bu toplantıya Guvernör'le birlikte gelen Bölge Sekreteri, Guvernör Yardımcısı ve varsa Bölge Görevlileri, Kulüp Başkanı, Yönetim Kurulu üyeleri, Kulüp Komite Başkanları, Alt Komite Başkanları ve üyeleri ile kulüp üyeleri ve eşleri katılır. Görevli üyelerle birlikte görevli olmayan üyelerin de Kulüp Asamblesi'ne katılmalarını teşvik etmek ve sağlamak Başkan'ın başlıca sorumluluklarından birisidir. Kulüp Asamblesi Kulüp Başkanı tarafından yönetilir. Kulüp Başkanı toplantıyı açar, Kulübün çalışma programının ana hatlarını özetledikten sonra Kulüp Sekreter'ine, Sayman'a, Komite Başkanlar'ına ve Alt Komite Başkan ve üyelerine söz vererek projelerini ve çalışmalarını anlatmalarını sağlar. Asamblede alt komite başkan ve üyelerinin sunum yapmalarına özen gösterilir.
UR 2440. Bölge 68 Kulüp Asamblesi'nde kulübün çalışmalarının değerlendirmesini Guvernör Yardımcısı yapar. Guvernör gözlemcidir. Kulüp Asamblesi dolayısıyla hazırlanan dosyanın mümkün olduğu kadar öz olmasına dikkat edilir. Kulüp Asamblesi sona erdiğinde Kulüp Başkanı toplantıyı kapatır. 4. Rotaract / Interact Toplantısı. Rotary Kulübü’nün Rotaract ve Interact Kulübü varsa toplantı birlikte ve Rotary Kulübü Asamblesi'ne benzer şekilde yapılır. Bu toplantı iki aşamada gerçekleşir. İlk aşamada Guvernör Rotaract Kulübü Başkanı ve Interact Kulübü Başkanı ile ayrı ayrı özel görüşür. İkinci aşamada Guvernör Yardımcısı, Bölge Sekreteri, Bölge Rotaract/ Interact Koordinatörü, varsa toplantıya katılan Bölge Görevlileri, Rotary Kulübü Başkanı, Rotary Kulübü Rotaract/Interact Koordinatörü ile Rotaract ve Interact Yönetim Kurulu üyeleri ve Rotaract ve Interact Kulüp üyeleri toplantıya katılır. Toplantıyı “Kulüp Rotaract / Interact Koordinatörü” yönetir. Bu toplantıda, Rotaract Kulübü’nün ve Interact Kulübü’nün yaptığı ve planladığı çalışmalar ve kurucu Rotary Kulübü ile olan ilişkileri görüşülür. 5. Kulüp Toplantısı. Haftalık olağan toplantı niteliğindeki toplantıyı Kulüp Başkanı yönetir. Kulüp Başkanı toplantıyı olağan yönteme uygun olarak açtıktan ve konukları tanıttıktan sonra duyuruları yapar, Kulüp Sekreteri'ne söz vererek önemli günlerin duyurulmasını sağlar, mesaj vermek isteyen Rotaryenlere söz verir, diğer Rotary kulüplerinden gelerek kulüp flaması vermek isteyen konuk Rotaryenlerle flama değişimi törenini yapar. Bu toplantıya konuşmacı davet edilmez. Yeni üye kabul töreni, Paul Harris Dostu rozetinin takılması ve beratının verilmesi gibi törenler Guvernör'ün konuşmasından önce yapılır.
UR 2440. Bölge 69 Rozet takmaya ve berat vermeye davet edilirse, törenlerin tamamlanmasından sonra Guvernör toplantının son konuşmasını yapar. (Guvernör kürsüye veya konuşmaya bir defadan fazla çağırılmaz.) Guvernörün konuşmasından sonra başka konuşma ve söz alma olmaz. Kulüp Başkanı çana vurarak olağan yönteme uygun olarak toplantıyı kapatır. Guvernörün toplantıdan ayrılması ile Kulüp Asamble programı sona erer. Guvernör Ziyaretinde Toplantı Düzeni ve Protokol Kuralları Kulüp Asamblesi'nde Rotary toplantı düzeni ve protokol kuralları uygulanır. Toplantı Salonları Düzeni: Her toplantı için mümkün ise ayrı oda veya salon kullanılır. Mümkün değilse, toplantıların bütünlüğünü ve disiplinini bozmayacak, gereksiz giriş-çıkışları ve gürültüyü önleyecek düzenlemeler yapılır. Başkanlık Toplantısı, Yönetim Kurulu Toplantısı Salon Düzeni: Bu toplantılar, çalışma toplantılarıdır. Bu sebeple bu toplantılarda oturma protokolü uygulanmaz. Kulüp Asamblesi Salon Düzeni: Kulüp Asamblesi, Kulüp Toplantısının yapılacağı aynı salonda yapılmıyor ise ayrı bir dekorasyona (bayrak, flama, süs bayrakları) gerek yoktur. Oturma düzeninde Rotary protokolü uygulanır. Guvernör Yardımcısı Guvernör'ün yanında yer alır. Asamble'nin açılışında Başkan Guvernör'e ve Rotary protokolü sırasına göre hitap ederek kendilerini selamlar. Kulüp Toplantısı Salon Düzeni: Kulüp toplantısının yapılacağı salonda Türk Bayrağı, Atatürk Resmi veya Büstü, Guvernör Bayrağı (Kürsüye asılır) Kulüp Bayrağı, Dönem Teması Bayrağı, Dörtlü Deney Bayrağı ile diğer kulüplerden alınmış olan flamalar, çan ve tokmak, varsa Kulüp Onur Defteri, Guvernör'e ve görevlilere verilmek üzere yeteri kadar kulüp flaması hazır bulundurulur.
UR 2440. Bölge 70 (Guvernör bayrağı Guvernör'ün kendisi veya Bölge sekreteri tarafından getirilir) Salonun dekorasyonunda Türk Bayrağı’nın diğer bayraklardan daha yükseğe asılmasına ve boyutlarının diğer bayraklardan daha büyük ve ütülü olmasına itina edilmelidir. Masa Düzeni: Kulübün üye adedini ve salonun durumunu dikkate alarak • (U) Masa düzeni • Baş masa (head table) ile yuvarlak, uzun veya U masa düzeni uygulanır. Gerek ayrı olsun ve gerekse (U) şeklinde olsun baş masada, eşlerin katılmadığı toplantılarda tek sayıda oturma yeri, eşlerin katıldığı toplantılarda katılan sayısına göre oturma yeri tespit edilir. (Gelecek konuklara eşleriyle birlikte olup olmayacakları Kulüp asamblesi tarihinden evvel sorulmak suretiyle gerekli düzenleme yapılır.) Oturma Düzeni: Gerek müstakil baş masa ve gerekse (U) masa düzeninde ortaya Kulüp Başkanı oturur. Başkanın sağından başlamak üzere; sağına ve soluna sırasıyla Rotary protokolünde belirtildiği gibi toplantıya katılanların yerleri ayrılır. (Başkanın sağına Guvernör, soluna protokolde adı geçenlerden katılanların en kıdemlisi oturur. Bir Bölge görevlisinin birden fazla görevi varsa en yüksek derece görevi hangisi ise o görev esas alınır.) Başkan'ın eşi Başkan'ın soluna, Guvernör Başkan'ın sağına ve Guvernör'ün eşi Guvernör'ün sağına oturur. Diğer konukların eşlerine sağ taraftakilerin sağında, sol taraftakilerin solunda olmak üzere yer ayrılır. Toplantıya resmi konukların katılması halinde, Başkan'ın sağında bu konuklardan en yüksek görevde olan kişiye ve onun sağında Guvernör'e yer ayrılır. Başka resmi konuklar varsa Başkan'ın solundan başlamak üzere sağa ve sola doğru yer ayrılır. Protokole dahil konuklar fazla ise (U) masada sıralama iki yöne doğru gerektiği kadar devam ettirilir.
UR 2440. Bölge 71 Konukların Tanıtımı: Kulüp Başkanı yerinden veya kürsüden kulüp toplantısını açtıktan sonra konukları tanıtır. Konukları tanıtırken “Rotary Protokolü”ndaki sırayı izler. Toplantıda resmi konuklar kendi protokol sıralarına göre en önce tanıtılırlar. Ancak en yüksek görevlinin tanıtılmasından sonra Guvernör'ün tanıtılması şarttır. Diğerleri Guvernör'den sonra tanıtılırlar. Kamu görevlisi konuklardan başka diğer konuklar protokol sunumundan sonra tanıtılır. Kıyafet: Toplantıların tümünde Kulüp Başkanı ve eşi dönem ceketlerini giyerler ve Başkan Başkanlık kolyesini takar. Kulüp üyelerinin yakalarına Rotary oozeti takmalarına özen gösterilmelidir. Diğer hususlar: Kulüp Başkanı ve diğer söz alanlar konuşmalarını muhakkak ayakta yaparlar. Yeni üye kabulü töreni, Paul Harris Dostu rozeti töreni yapılacaksa tören alanı önceden belirlenir, rozetler burada hazır bulundurulur. Yemek servisinin toplantının ve konuşmaların akışını kesmeyecek şekilde düzenlenmesine ve konuşmalar sırasında servisin kesinlikle durdurulmasına itina gösterilmelidir. Toplantılarda oturma düzeni, tanıtım ve takdimler yürürlükteki Yöntem El Kitabı'ndaki protokol sırasına göre yapılır. Hazır bulunmayanların adları okunmaz.
UR 2440. Bölge 72
UR 2440. Bölge 73 KULÜP ASAMBLESİ (ÖĞLE TOPLANTILARI) Guvernör ve Bölge Görevlilerinin Katılacağı Kulüp Asamblesi Toplantıları (3 saat 30 dakika ) • Kulüp Asamblesini Kulüp Başkanı yönetir. • Değerlendirmeyi Guvernör Yardımcısı yapar. • Guvernör Kulüp Toplantısında konuşma yapar. • Kulübün Rotaract ve/veya İnteract Kulübü yoksa bu toplantı yapılmaz. 11:00 – 11:10 Başkanlık Toplantısı Guvernör (10 dakika) Kulüp Başkanı 11:10 – 11:30 Yönetim Toplantısı Guvernör (20 dakika) Guvernör Yardımcısı Kulüp Başkanı Kulüp Yönetim Kurulu Üyeleri 11:30 – 12:30 Kulüp Asamblesi Guvernör (60 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Kulüp Başkanı KulüpYönetim Kurulu Üyeleri Kulüp Komite Başkanları Alt Komite Başkanları ve Üyeleri Rotaryenler 12:30 – 14:00 Kulüp Toplantısı Guvernör (90 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Kulüp üyeleri Rotaryen eşleri Konuklar 14:00 –14:30 Rotaract İnteract Toplantısı Guvernör (30 dakika) Bölge Sekreteri Guvernör Yardımcısı Bölge Rtc/Int Koordinatörü Bölge Görevlileri (varsa) Rotary Kulübü Başkanı Rotary Kulübü Rtc/Int Koordinatörü Rotaract Kulübü Başkanı Rotaract Kulübü üyeleri İnteract Kulübü Başkanı İnteract Kulübü üyeleri
UR 2440. Bölge 74 KULÜP ASAMBLESİ (AKŞAM TOPLANTILARI) Guvernör ve Bölge Görevlilerinin Katılacağı Kulüp Asamblesi Toplantıları (4 saat 30 dakika) • Kulüp Asamblesini Kulüp Başkanı yönetir. • Değerlendirmeyi Guvernör Yardımcısı yapar. • Guvernör Kulüp Toplantısında konuşma yapar. • Kulübün Rotaract ve/veya Interact Kulübü yoksa bu toplantı yapılmaz, Kulüp toplantısı öne çekilir. 18:00 – 18:10 Başkanlık Toplantısı Guvernör (10 dakika) Kulüp Başkanı 18:10 – 18:30 Yönetim Toplantısı Guvernör (20 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Sekreteri Kulüp Başkanı Kulüp Yönetim Kurulu Üyeleri 18:30 – 19:30 Kulüp Asamblesi Guvernör (60 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Kulüp Başkanı Yönetim Kurulu Üyeleri Kulüp Komite Başkanları Alt Komite Başkanları ve üyeleri Rotaryenler 19:30 –20:00 Rotaract İnteract Toplantısı Guvernör (30 dakika) Bölge Sekreteri Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Bölge Rtc/Int. Kom.Koordinatörü Rotary Kulübü Başkanı Rotary Kulübü Rtc/İnt koordinatörü. Rotaract Kulübü Başkanı Rotaract Kulübü üyeleri İnteract Kulübü Başkanı İnteract Kulübü üyeleri 20:00 – 21:30 Kulüp Toplantısı Guvernör (90 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Kulüp üyeleri Rotaryen eşleri Konuklar
UR 2440. Bölge 75 KULÜP ASAMBLESİ (SABAH TOPLANTILARI) Guvernör ve Bölge Görevlilerinin katılacağı Kulüp Asamblesi Toplantıları (3 saat 30 dakika) Guvernör ile koordineli olarak Guvernör ziyareti akşam toplantısına çevrilebilir. • Kulüp Asamblesini Kulüp Başkanı yönetir. • Değerlendirmeyi Guvernör Yardımcısı yapar. • Guvernör Kulüp Toplantısında konuşma yapar. • Kulübün Rotaract ve/veya Interact Kulübü yoksa bu toplantı yapılmaz, Kulüp toplantısı öne çekilir. 08:00 – 08:10 Başkanlık Toplantısı Guvernör (10 dakika) Kulüp Başkanı 08:10 – 08:30 Yönetim Toplantısı Guvernör (20 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Sekreteri Kulüp Başkanı Kulüp Yönetim Kurulu Üyeleri 08:30 – 09:30 Kulüp Asamblesi Guvernör (60 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Kulüp Başkanı Yönetim Kurulu Üyeleri Kulüp Komite Başkanları Alt Komite Başkanları ve üyeleri Rotaryenler ve eşleri 09:30 – 10:30 Kulüp Toplantısı Guvernör (90 dakika) Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Kulüp üyeleri Rotaryen eşleri Konuklar 19:30 –20:00 Rotaract İnteract Toplantısı Guvernör (30 dakika) Bölge Sekreteri Guvernör Yardımcısı Bölge Görevlileri (varsa) Bölge Rtc/Int. Kom.Koordinatörü Rotary Kulübü Başkanı Rotary Kulübü Rtc/İnt koordinatörü. Rotaract Kulübü Başkanı Rotaract Kulübü üyeleri İnteract Kulübü Başkanı İnteract Kulübü üyeleri
UR 2440. Bölge 76
UR 2440. Bölge 77 Kurumsal 2020-01-13 ROTARY KULÜBÜ'NÜN ULUSLARARASI ROTARY’E KABUL TÖRENİ YÖNERGESİ CHARTER TÖRENİ Charter Belgesi, Rotary Kulübü'nün Uluslararası Rotary’ye kabul edildiğini belirten belgedir. Bu belge, Rotary Kulübü'nün dostluk ve hizmet alanlarının genişlediğini, Uluslararası Rotary’de yerinin olduğunu simgeler. Charter Belgesi'ne sahip olmak, Rotary Kulübü'nün çalışmaları için bir dönüm noktasına ulaşmak demektir. Charter töreni, Rotary Kulübü'nün haftalık olağan toplantılarının yapıldığı yer, gün ve saatte yapılabileceği gibi başka bir zaman ve yerde de düzenlenebilir. Salonda Türk Bayrağı, Atatürk Resmi veya Büstü, Rotary Kulübü'nün Bayrağı, Dönem Teması Bayrağı ve Dörtlü Deney Bayrağı bulunmalıdır. Dönem Guvernörü’nün toplantıya katılması halinde Guvernör Bayrağı diğerlerinin yanında yer alır veya kürsüye asılır. Toplantıya • Dönem Guvernörü ve eşi, • Rotary Kulübü’nün kurulduğu dönem Guvernörü ve eşi, • Geçmiş Dönem Guvernörleri ve eşleri, • Kulüp kurulurken atanmış olan Guvernör Özel Temsilcisi ve eşi, • Guvernör Yardımcısı ve eşi, • Kurucu Başkan ve eşi ile • Charter Komitesi Başkanı ve eşi onur konukları olarak davet edilirler. Başka Rotary görevlileri ve kamu görevlisi konuklar da davet edilebilir. Tören katılanların tümünün oturdukları yerden görebilecekleri bir düzen içerisinde kürsüden yapılır. 1. Davetliler ve görevliler Rotary Protokolü’ne göre oturma düzeninde yerlerini alırlar. Salonun uygunluğuna göre Rotary Protokolü hazırlanacak
UR 2440. Bölge 78 baş masada oturur. Ayrı masalar şeklinde bir düzenleme yapılır ise konuklar önde ayrılacak protokol masasında ağırlanır. 2. Dönem Başkanı usulüne göre toplantıyı açarak konukları tanıtır. Duyuruların ve mutlu günlerin bildirilmesinden sonra yemek servisi yapılır. 3. Yemekten sonra Dönem Başkanı kürsüye gelerek toplantının amacını açıklar ve söz vermek istediği önce Kurucu Başkanı ve/veya sonra Guvernör Özel Temsilcisi'ni ve/veya sonra kulübün kuruluşu zamanındaki Dönem Guvernör'ünü sırasıyla kürsüye davet eder. 4. Dönem Başkanı konuşmalar bittikten sonra veya bu konuşmalar yapılmayacak ise Dönem Guvernör'ünü kürsüye davet eder. 5. Dönem Guvernörü’nün konuşmasının bitiminde yanında bekleyen Dönem Başkanı Kulübün kurulduğu Dönem Guvernörü ile Guvernör Özel Temsilcisi'ni ve Kurucu Başkanı yanına ve herkesi ayağa kalkmaya davet eder 6. Dönem Guvernörü Uluslararası Rotary’den gelen Charter Belgesi'ni Dönem Başkanına verir. 7. Dönem Başkanı kısa bir konuşma yaparak Charter Belgesi'ni Dönem Guvernöründen alır ve herkesi yerine oturmaya kürsüdeki kişileri yerlerine dönmeye davet eder, toplantıyı usulüne göre kapatır. Toplantının kapanmasından sonra gece kulübün programına göre devam eder. Toplantıda konukların eşlerine ve Rotary Kulübü üyelerinin eşlerine çiçek veya günün anısı için küçük hediye verilmesi uygun olur. Törenin bitiminde Guvernör'e bir anı ve eşine bir buket verilebilir. Charter Belgesi Kulüpte saklanır.
UR 2440. Bölge 79 Kurumsal 2020-01-14 KULÜP BÜLTENİ HAZIRLAMA KILAVUZU Rotary Kulübü Başkanı görev aldığı dönem içerisinde kulüp üyelerini bilgilendirmek, gerekli mesajları vermek amacı ile bülten yayınlar, bülteni yayınlamak için Kulüp Yönetimi Komitesi içinde bir Bülten Komitesi oluşturulur. Kulüp bülteni haftalık veya onbeş günde bir yayınlanır. (Dönem süresinde 52 adet veya 26 adet) Onbeş günden daha uzun süreli bülten yayınlanmaz. Kulüp bülteninde bulunması gerekli olanlar şunlardır. Kulüp bülteninin ön yüzünde (birinci sayfasında) 1. Rotary logosu (sayfanın üst tarafında ortada, sağda veya solda) 2. Dönem logosu ve sloganı 3. Kulüp logosu (flaması) 4. Kulübün tam adı 5. Uluslararası Rotary Başkan'ının adı 6. Dönem Guvernörü’nün adı 7. Kulübün bağlı olduğu Guvernör Yardımcısı'nın adı 8. Kulübün adı ve adının altına üyelere duyuru yapıldığı mesajı (Üyelere duyurudur) 9. Kulübün kuruluş tarihi 10.Kulübün charter tarihi 11.Kulübün olağan toplantı yeri 12.Kulübün olağan toplantı günü 13.Kulübün olağan toplantı saati 14.Başkanın adı ve soyadı 15.Yönetim Kurulu üyelerinin adları ve soyadları, görevleri 16.Bülten Komitesi üyelerinin adları ve soyadaları 17.Haberleşme adresi (Kulüp veya Başkan veya Bülten Komitesi) 18.Bültenin numarası 19.Bültenin tarihi 20.Başkanın mesajı
UR 2440. Bölge 80 Kulüp bülteninin takip eden sayfalarında 21.Bölgeden gelen haberler 22.Diğer kulüplerden gelen haberler (Kulüp Yönetim Kurul'unun yetkisine bırakılmıştır) 23.Kulübün projeleri ve çalışmaları ile ilgili haberler 24.Rotaryen eşlerinin kulüp proje ve etkinliklerine ait katkılarından haberler 25.Kulübün sponsoru olduğu Rotaract ve İnteract kulüplerinin etkinlik haberleri 26.Bültenin kapsadığı süredeki toplantının/toplantıların özeti ve konuk konuşmacının / konuşmacıların konusunun özeti 27.Bültenin kapsadığı süredeki toplantının/toplantıların devam oranı ve katılanların adları 28.Üyelerin ve ailelerinin bültenin kapsadığı dönemdeki mutlu günleri 29.Ocakbaşı grupları 30.Gelecek toplantıların gündemleri (konuk konuşmacıları) Kulüp bülteninin ön yüzünde Başkan'ın üyelere vermek istediği önemli mesajların muhakkak yer alması gereklidir. Ayrıca bültenin kapsadığı süredeki kulüple ilgili gelişmeler, Bölge'nin çalışmaları dolayısıyla kulübe yansıyan veya yansıyacak olan konular özetlenmelidir. Kulüpler, yukarıdaki bilgileri içeren Kulüp bültenini istedikleri form ve şekilde düzenlerler. Kulüp bültenine başka konular ve haberler ilave etmek mümkündür. Ancak amacın her hafta/onbeş günde bir üyeleri bilgilendirmek ve toplantılara katılmalarını sağlayacak mesajlar vermek olduğu unutulmamalıdır. Kulüp bülteninin sade olmasına ve az masrafla hazırlanmasına, çoğaltılmasına ve üyelere dağıtılmasına çalışılmalıdır. Gerek üyelere zamanında ulaşması bakımından, gerekse basım maliyetini ortadan kaldırmak açısından Bülten dijital sayfa olarak da hazırlanabilir. Basılı bültenin tercih edilmesi durumunda zamanında üyelere ulaşım açısından ayrıca e-posta ile gönderim tercih edilmelidir. Bülten reklam almak suretiyle desteklenebilir.
UR 2440. Bölge 81 Kulüp Bülteni bütün kulüp üyelerine ulaştırıldığı gibi bir adedi Guvernör'e, bir adedi Guvernör Yardımcısı'na ve bir adedi Bölge Sekreterliği'ne muhakkak gönderilir. Digital bülten hazırlığı benimsenmiş ise dağıtım listesine bu protokol dahil edilmelidir. Kulüp Başkanı isterse Geçmiş Dönem Guvernörlerine, Bölge Komite Başkanları'na, diğer kulüp başkanlarına veya uygun göreceği başka yerlere kulüp bültenini gönderir. Konuşmacı konuklara konuşma için davet yazısı ile birlikte kulüp bülteni gönderilmelidir. Kulüp Bülteninin Rotaryen eşlerine ulaştırılması için dağıtım listesinin eşleri de kapsamasına özen gösterilir.
UR 2440. Bölge 82 Kurumsal 2020-01-15 KULÜPLERE ÜYE KABULÜ YÖNETMELİĞİ Sivil toplum kuruluşlarının faal ve etkin olabilmeleri öncelikle iyi ve güçlü bir Üye kadrosuyla mümkündür. Uluslararası Rotary veTürk Rotary’si daha etkin ve kapsamlı hizmet verebilmek için çevresinde kendini kabul ettirmiş, saygın meslek sahiplerini kazanmak ve güçlü kulüp kadrolan oluşturmak amacındadır. Kulüp Tüzüğü, “Medeni haklarını kullanma ehliyeti olan, 18 yaşını tamamlamış, Dernekler Kanunu'na göre üyeliğe engel hali bulunmayan iyi karakterli, iyi ünlü, toplumda yeri bulunan bir iş veya meslekte çalışmakta olan tanınmış kişiler derneğin bir üyesinin önerisi ile derneğe üye seçilebilirler.” hükmünü koymuştur. Aynca Rotaryen olacak adayda; • Kendi işini ve meslegini üst düzeyde temsil ediyor olması, • Dürüst karakterli ve diğer insanlarla iyi ilişkiler içinde olması, • İş veya mesleğinde şöhretinin ve iş ve meslek düzeyinin iyi olması, • Toplantılara düzenli katılabilecek olması, • Proje ve etkinliklere zaman ayırabilecek olması, • Diğer üyelerle uyum sağlayabilecek karakterde olması, • Liderlik becerilerine sahip olması, • Topluma hizmet etmeye istekli olması, • İşyeri veya evinin tercihen kulübün faaliyet yöresi içinde olması, özellikleri aranır. Dönem başında, temmuz ayında, kulübun sınıflandırma çalışmaları yapıIdıktan ve dönem için öngörülen sınıflara üye bulunması kararlaştırıldıktan sonra tüm üyeler adaylar önermek konusunda istekli ve hevesli olmalıdırlar. Adaydan ilk ve daha sonra devamlı sorumlu olacak kişi- adayın kendisinden önce- adayı öneren Rotaryendir. Bu sebeple tüm Rotaryenler'in üye adayı önerirken titiz ve dikkatli olmaları gereklidir. Öneride bulunacak olan Rotaryen, adayı bir süredir tanıyordur ve onun Rotaryen olup olmayacağı hususunda kanaat sahibidir. öneren Rotaryen adayın eğilimlerini, dernekçilik görüşlerini ve Rotary hakkındaki düşüncelerini öğrenmeli ve değerlendirmelidir. öneren Rotaryen kendi kâni olduktan sonra Aday Üye Teklifi Formunu doldurur. Bu formun
UR 2440. Bölge 83 ozellikle ikinci sayfasında üye adayı ile ilgili görüş ve düşüncelerini açıklar. Bu bölüm doldurulmadığı ve tatminkar bir görüş içermedigi müddetçe adayın işlemleri yurürlüğe konmaz. ADAYIN ÜYELİK İŞLEM AŞAMALARI 1. Öneren Rotaryen'den Üye Aday, Teklifi Formu'nu alan Sekreter konuyu Yönetim Kurulu’nun gündemine alır. Yönetim Kurulu form üzerindeki bilgileri inceler ve teklifin Sınıflandırma Komitesi'ne gönderilmesine karar verir. Sekreter Üyelik İşlemleri Formu üzerinde Yönetim Kurulu’na ait kısmı(1) doldurur ve başkanın ve üyelerin imzalarını alır. İşlemlerin devamı süresince Üye Aday, Teklifi Formu, Üyelik İşlemleri Formu ile birlikte sirküledilir. 2. Sınıflandırma Komitesi, Sekreterin kararı kendilerine vermesi üzerine, derhal toplanarak incelemesini yapar. Adaya uygun bir sınıf bulunuyor ise olumlu, bulunmuyor ise olumsuz cevabını Üyelik İşlemleri Formu üzerinde Komite'ye ait kısmı(2) doldurarak imzalar ve bir hafta içinde formu Sekreter'e iade eder. 3. Sekreter bu kararı Yönetim Kurulu gündemine alır. Yönetim Kurulu, • Sınıflandırma Komitesinin cevabı olumsuz ise öneren Rotaryene durumu bildirerek adayı ileriki bir tarihte tekrar değerlendirmek üzere beklemeye alır. • Sınıflandırma Komitesinin cevabı, olumlu ise konunun üyelik Komitesi'ne gönderilmesine karar verir. Sekreter, Üyelik İşlemleri Formu üzerinde Yönetim Kurulu’na ait kısmı (3) doldurur ve Başkan'ın ve üyelerin imzalarını alır. 4. Sekreter, Üyelik İşlemleri Formunu Üyelik Komitesi’ne gönderir. Üyelik Komitesi öneren Rotaryen ile görüşerek, adayın çevresinde ve iş yerinde imkanlar çerçevesinde araştırma ve soruşturma yaparak aday hakkında kanaat sahibi olur. Üyelik İşlemleri Formu üzerinde komiteye ait kısmı (4) doldurarak imzalar ve aynca kaleme aldığı gerekçelerini forma ekleyerek on beş gün içinde Sekreter'e iade eder.
UR 2440. Bölge 84 5. Sekreter bu kararı Yönetim Kurulu gündemine alır. Yönetim Kurulu, • Üyelik Komitesi'nin cevabı olumsuz ise konuyu inceler ve gerekirse Üyelik Komitesi üyelerini de toplantıya çağırarak görüşmelerin sonucuna göre adayın üyelik işleminin durdurulması / devamı kararını verir. Durdurulma kararı gerekçeli olarak öneren Rotaryen'e bildirilir. • Üyelik Komitesinin kararı olumlu ise adayın üyeliğe kabulüne karar verir ve Yönetim Kurulu üyelerinden birisini aday ile görüşmek üzere görevlendirir. Sekreter “Üyelik İşlemleri” formu üzerinde Yönetim Kuruluna ait kısmı (5) doldurur ve Başkan'ın ve üyelerin imzalarını alır. • 6. Görevli Yönetim Kurulu üyesi, öneren Rotaryen ve Rotary Bilgileri Komitesi'nin bir üyesi ile birlikte en kısa zamanda adayı işyerinde veya evinde ziyaret eder. Kendisine Rotary hakkında özet bilgi verilir. Özellikle devam, ocakbaşı, proje çalışmalarına katılım, mali yükümlülükler, eşinin kendisine destek olması gibi başlıca üyelik sorumlulukları izah edilir. Adaya kulübün tüzüğü verilir. Aday, Başvuru Formu’nu doldurur ve imzalar, kendisi hakkındaki bilgilerin üyelere ve diğer Rotaryenlere duyurulmasına muvafakatını bildirir. Adaya işlemlerin tamamlanmasından sonra kendisine haber verileceği ve davet edilerek kabul töreninin yapılacağı söylenir.(Dernekler Yasası ve Tüzük gereği bir derneğe üye olmak için resmen başvuruda bulunan kişiye 30 gün içerisinde olumlu veya olumsuz cevap vermek zorunluluğu vardır. Bu sebeple bu aşamadan sonraki işlemlerin otuz gün içerisinde tamamlanması ve kabul töreninin yapılması gereklidir.) Üç kişilik ziyaretçi grup Üyelik İşlemleri Formu üzerinde kendilerine ait kısmı(6) doldurup imzalar, adayın Başvuru Formu ve diğer evrakları ile birlikte Sekretere iade eder. 7. Sekreter derhal, aday hakkında kimlik bilgileri dışındaki özel bilgilerini içeren özet bir yazı ile • Kendi kulübünün bütün üyelerini, • diğer Rotary kulüplerini adayın başvurusundan haberdar ederek, aday hakkında olumsuz bir bilgisi olan var ise 10 gün içerisinde Sekreterliğe duyurulmasını, ister. “Üyelik işlemleri” formunun ilgili bolümünü (7) doldurarak imzalar. Diğer
UR 2440. Bölge 85 Rotary kulüp başkanları olumlu veya olumsuz bilgi ve gorüşleri var ise süre içerisinde doğrudan adayı üye almak isteyen kulüp başkanı ile temas kurarlar. 8. Sekreter on günlük sürenin bitiminde konuyu Yönetim Kurulu gündemine alır. Yönetim Kurulu; • en az iki itiraz gelmiş ise itirazları inceler, gerekirse itiraz edenleri davet ederek görüşür ve adayın kabulüne veya reddine karar verir. • herhangi bir itiraz yok ise adayın üyelik işlemlerinin tamamlandığı ve kulübe giriş töreninin yapılması kararını alır. Sekreter Üyelik İşlemleri Formu üzerinde Yönetim Kurulu'na ait kısmı(8) doldurur ve Başkan'ın ve üyelerin imzalarını alır. 9. Sekreter Yönetim Kurulu'nca veya Başkan tarafından saptanan kabul töreni gününü bir yazı ile adaya bildirir ve ayrıca adayın toplantıya getirmesi için öneren Rotaryen'i haberdar eder. Sekreter Dernek Üye Kayıt Defteri’ne gerekli kaydı yapar. Adayın kulübe giriş töreni yapıldıktan sonra bu son bilgileri formdaki ilgili kısma (9) işler ve formu imzalar. 10. Sekreter • Aday Üye Teklifi Formunu, • Üyelik İşlemleri Formunu, • Adayın doldurdugu “Başvuru Formu”nu, • Adayın kimlik fotokopisini, • Adayın yeterince fotograflarını, dosyasına koyar. 11. Adayın “Kabul Töreni” “ÜYE KABUL TÖRENİ YÖNERGESİ” kurallarına göre yapılır. Adayın üyelik başlangıç tarihi - tören günü değil- Yönetim Kurulu’nun sekizinci aşamadaki son karar tarihidir. Aday üye üyelik işlemleri başlamadan önce eşi ile birlikte kulüp toplantılarına ve faaliyetlerine davet edilerek kulüp üyelerinin aday üyeyi tanımasına ve aday üyenin kulübü tanımasına fırsat verilmelidir.
UR 2440. Bölge 86
UR 2440. Bölge 87
UR 2440. Bölge 88
UR 2440. Bölge 89
UR 2440. Bölge 90
UR 2440. Bölge 91
UR 2440. Bölge 92
UR 2440. Bölge 93 ÜYE KABUL TÖRENİ YÖNERGESİ Onurlu ve anlamlı bir giriş töreni yıllarca sürecek olan hizmet ve dostluğun başlangıcını işaret eder. Kulüp aşağıdaki noktalarda giriş töreninin hatırlanabilir olmasını sağlamalıdır : • Rotaryen olmanın yararları ve sorumlulukları vurgulanmalıdır. • Yeni üyenin tanıştırılması için yeterli ve rahat bir zaman ayrılmalıdır. • Kabul törenine yeni üyenin eşi de davet edilmelidir. • Yeni üyelerin bir gurup olarak kabul törenleri yapılmalıdır. • Kabul töreni tercihen Guvernör veya Guvernör Yardımcısının da bulunacağı bir toplantıda yapılmalıdır. Tören Akışı • Başkan kürsüye gelerek töreni başlatır. • Başkan Kulüp sekreterini davet ederek Yönetim Kurulu kararını okutur. • Başkan yeni üyeyi öneren Rotaryen'i kürsüye davet ederek, yeni üyeyi toplantıya katılanlara tanıtmasını ister ve kendisine söz verir. (Yeni üyenin özgeçmişi, mesleki başarıları, toplumsal sorumlulukları…) Üyeyi öneren Kulüp Başkanı ise üyenin özgeçmişini okumak üzere Üyelik Komite başkanını kürsüye davet eder. • Başkan yeni üyeyi ve eşini kürsüye davet eder. Aynı anda Başkan eşi ve öneren Rotaryenin eşi de kürsüye gelerek, yeni üye ve eşine eşlik ederler. • Başkan ekteki ‘’Üye Kabul Töreni Konuşması’’nı yapar. • Başkan Üyeleri ayağa kalkmaya davet eder. • Yeni üye kürsüden ekteki ‘’Rotaryenlerin Bildirisi’’ ni okur • Başkan Üyeleri oturmaya davet eder • Yeni Üyenin Rozeti takılır. Rozeti Başkandan başkası (Guvernör, Geçmiş Dönem Guvernörü, Guvernör Yardımcısı) takacak ise Başkan tarafından kürsüye davet edilir ve rozeti yeni üyeye takması istenir. Fotograf çekilir. Bu sırada Başkan eşi de yeni üyenin eşine bir buket çiçek verir. Rozeti takan Başkan'dan başkası ise Başkan teşekkür ederek onu oturması için davet eder.
UR 2440. Bölge 94 • Sekreter yeni üyeye Rotary çantasını verir. Başkan yeni üyenin danışmanını, hangi komitede görev yapacağını ve ocakbaşı gurubunu kendisine ve üyelere duyurur ve yeni üye ile ilgilileri tanıştırır. • Başkan yeni üyeye duygu ve düşüncelerini anlatması için söz verir. • Başkan kulüp üyelerinin alkışları arasında töreni sona erdirir ve sırasıyla öneren üyenin ve eşinin, yeni üyenin ve eşinin, kendi eşinin, sekreterin elini sıkar ve hepsini yerlerine davet eder. Dikkat Edilecek Hususlar • Tören Türk Bayrağı, Kulüp Flaması ve Dönem Teması Bayrağı önünde yapılmalıdır. • Rozet takılması sırasında rozet takanın ve adayın önünde görünmelerini engelleyecek birşey bulunmamalıdır. • Tören fotoğrafla tesbit edilmeli ve daha sonra bu fotoğraf yeni üyeye verilmelidir.