YÖNERGELER KİTABI

UR 2440. Bölge 145 Toplantısına konuyu getirmek ve itirazında veya uzlaşma talebinde ısrar etmek hakkı vardır. Olağan Genel Kurul Toplantısında alınan karar kesin olup karar uygulamaya konulur. d. Tahkim Üyeliğine son verilen üyenin tahkim talebinde bulunması halinde, Yönetim Kurulu ve tahkim talebinde bulunan üye birer hakem ve bu iki hakem de üçüncü bir hakem seçer. Hakemler yalnızca üyeler arasından seçilebilir. Tarafların seçtikleri iki hakemin kararı, anlaşamadıkları takdirde üçüncü hakemin kararı taraflar için kesin ve bağlayıcı olup, karara itiraz edilemez. Üyeliğin son bulması dışındaki diğer anlaşmazlıklarla ilgili konularda tahkim uygulaması bu İç Tüzükte ayrı maddede hükme bağlanmıştır. e. Tercih Üye itiraz veya uzlaşma ya da tahkim taleplerinden sadece birini seçebilir. f. Yönetim Kurulu Kararının Kesinliği Üyeliğin sona ermesi ile ilgili Yönetim Kurulu kararına, karara konu üyenin kendisine duyuru yapılmasından sonra, kendisine tanınan süre içinde Yönetim Kuruluna veya Haftalık Olağan Toplantıda üyelere karşı itirazda veya uzlaşma talebinde bulunmaması veya tahkim talep etmemesi halinde Yönetim Kurulu kararı kesindir. g. Duyuru. Yönetim Kurulu, her ne sebeple olursa olsun üyeliği son bulan üyeye, Yönetim Kurulu kararını, Haftalık Olağan Toplantı kararını veya Olağan Genel Kurul toplantı kararını yazılı olarak duyurur. Ayni duyuruyu Kulübün diğer üyelerine de yapar. h. Sınıfın boş bekletilmesi Bir üyenin üyeliğine Yönetim Kurulu tarafından son verildiği taktirde, itiraz veya uzlaşma süresince veya tahkim kararı, ya da Genel Kurul kararı neticelenmediği sürece, söz konusu kişinin sınıfındaki yer boş olarak muhafaza edilir. i. Nisap Üyeliğin sona ermesi ile ilgili olarak gerek Yönetim Kurulu, gerek Haftalık

UR 2440. Bölge 146 Olağan Toplantı ve gerekse Olağan Genel Kurul toplantısında kararlar oy çokluğu ile alınır. j. Sorumlulukları Yerine Getirme Her ne sebeple olursa olsun üyeliği sona eren üyenin Kulübe karşı olan bütün mali yükümlülüklerini yerine getirmiş olması zorunludur. k. Hak Talep Edememek Üyeliği son bulan üyenin Kulüp malları üzerinde herhangi bir hak ve iddiası kalmaz. l. Tekrar Üye Olabilmek İstifa ve şartlı istifa ile üyeliği düşen bir üyenin Kulübe tekrar üye olabilmesi için, eğer varsa, Kulübe olan eski borçlarını ödemesi gereklidir. Devamsızlık nedeni ile üyeliği düşen kişi tekrar üye olabilmek için başvuruda bulunamaz. BÖLÜM III KULÜP ORGANLARI A. Genel Kurul MADDE 21. Genel Kurul Genel Kurul, Kulübün en yetkili organıdır. Her yıl olağan olarak Haziran ayı içerisinde, Dernekler Kanunu, Tüzük ve İç Tüzük hükümleri çerçevesinde toplanır. Genel Kurulun görev ve yetkileri Tüzükte belirtildiği gibidir. B. Yönetim Kurulu MADDE 22. Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu beş asil ve beş yedek üyeden oluşur. Görev süresi, seçildiği Olağan Genel Kurul Toplantısından sonraki 1 Temmuz gününden bir sonraki yılın 30 Haziran gününe kadar bir yıldır. Görev yapan Yönetim Kurulunun istifası nedeni ile düzenlenen “Olağanüstü Genel Kurul” Toplantısında seçilen yeni Yönetim Kurulu’nun görevi bu toplantıyı takip eden Haziran ayının sonunda biter. Başkanlık görevini yapan üye hariç, Yönetim Kurulunun diğer üyeleri bu kurula tekrar aday olmak ve seçilmek hakkına sahiptir. Yönetim Kurulu; Başkan, Geçen Dönem Başkanı ve Başkan Yardımcısı, Sekreter, Sayman ve Gelecek Dönem Başkanından oluşur.

UR 2440. Bölge 147 MADDE 23. Yönetim Kurulunun Saptanması 1 Temmuz günü başlayacak yeni dönem için, Kulübün bu tarihten altı ay önceki Aralık ayının ilk Haftalık Olağan Toplantısında a. UR tarafından önerildiği gibi 24 ay önceki Haziran ayında yapılan Genel Kurul Toplantısında saptanan ve 12 ay önceki Yönetim kuruluna seçilerek Gelecek Dönem Başkanı olarak görev yapan Başkan Adayı yeni dönemde Başkan sıfatıyla Yönetim Kurulu üyesi adayı olarak, b. 12 ay önceki Haziran ayında saptanan bir sonraki Dönem Başkan adayı yeni dönemde Gelecek Dönem Başkanı sıfatıyla Yönetim Kurulu üyesi adayı c. Halen Görev yapmakta olan Dönem Başkanı yeni dönemde Geçen Dönem Başkanı ve Başkan yardımcısı sıfatıyla Yönetim kurulu üyesi adayı d. Sekreter adayı, e. Sayman adayı f. Beş yedek üye (1 üyenin Geçmiş Dönem Başkanı olması önerilir) saptanır. Bunlardan ilk üçü İç Tüzük hükümleri gereğince daha önceki toplantılarda belirlendiğinden, bu toplantıda usulen saptanırken, Sekreter, Sayman ve dört yeni üye ile beş yedek üye oya sunularak saptanır. Toplantı esnasında bu saptamanın açık veya gizli oyla yapılması kararlaştırılır. Saptanan Yönetim Kurulu üyelerinin adları ve görevleri, karar alınan Aralık ayı Haftalık Olağan Toplantı tarihinden sonra, Dönem Yönetim Kurulu tarafından Karar Defterine karar olarak kaydedilir. Böylece Beş kişiden oluşan “Saptanmış Yönetim Kurulu” asil üyeleri Aralık ayından Temmuz ayına kadar olan altı aylık sürede, Uluslararası Rotary’nin kuralları gereği Gelecek Dönem Başkanı Başkanlık Eğitim Seminerine, Yönetim Kurulu üyeleri Bölge Asamblesine ve Gelecek Dönem Guvernörü’nün davet edeceği diğer Bölge toplantılarına katılarak görevleri ile ilgili eğitimi alır ve çalışmaları yaparlar. MADDE 24. Yönetim Kurulunun Seçimi. 24 ay önce saptanan Başkan Adayından, 12 ay önce saptanan bir sonraki denemin başkan adayından, gelecek dönem görev alacak olan bu dönem

UR 2440. Bölge 148 başkanından veya saptanan Geçmiş Dönem Başkanlarından, Aralık ayında saptanan Sekreter ve Saymandan ve yine Aralık ayında saptanan beş yedek üye adaylarından oluşan on kişilik Yönetim Kurulu asil ve yedek adayları, Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında Yönetim Kurulu adayları olarak önerilirler. Saptama zamanı olan Aralık ayından Haziran ayındaki Olağan Genel Kurul Toplantısına kadar geçen süre içerisinde, saptanmış olanlardan her hangi biri her hangi bir sebeple görevi bırakmış ise bunların yerine yenileri, Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında aday gösterilirler. Genel Kurul Toplantısında, isteyen üyeler yönetim kurulu üye adayı önermekte veya isteyen üyeler kendi adaylıklarını koymakta serbesttirler. Dernekler Kanunu hükmü gereğince Yönetim Kurulu asil ve yedek üyeleri gizli oyla seçilirler. MADDE 25. Yönetim Kurulunun İlk Toplantısı Genel Kurul Toplantısından sonra seçilen Yönetim Kurulu Temmuz ayındaki ilk toplantısında a. Görev bölümü yaparak, • 24 ay önce saptanmış ve bir önceki dönem Yönetim Kurulunda Gelecek Dönem Başkan adayı olarak görev yapan başkan adayını “Başkan”, • 12 ay önce saptanmış, Bir sonraki dönem başkan adayını Gelecek Dönem Başkanı • 30Haziranda görev süresi biten Geçmiş dönem BaşkanınıBaşkanYardımcısı • 6 ay önce yapılan Haftalık Olağan Toplantıda saptanan Sekreteri “Sekreter” • 6 ay önce yapılan Haftalık Olağan Toplantıda saptanan Saymanı “Sayman” b. Kulübü temsile yetkili kişileri belirleyerek imza sirküleri düzenleme, c. Bankalarda işlem yapması, hesap açması, hesaba para yatırması, hesaptan para çekmesi, çek tanzim etmesi için Saymana ve gerekirse beraberinde diğer bir Yönetim Kurulu üyesiyle veya başka bir üye veya kişi ile tek başına veya birlikte imza kullanması hususunda yetki verme ve bunun için imza sirküleri düzenleme,

UR 2440. Bölge 149 d. Aidat, bağış ve diğer gelirler için düzenlenmesi gereken “alındı belge” lerini imzalamaları için Saymana ve gerekirse diğer bir Yönetim kurulu üyesine veya kişiye yetki veme, bunun için ilgili makamlara başvuru yapılma kararlarını alır. Bu kararlar Karar Defterine yazılır. Bu karara ilave olarak Genel Kurulda yapılan seçimler sonunda seçilen Yönetim Kurulu asil ve yedek üyeleri ile Denetleme Kurulu asil ve yedek üyelerinin adları ve görevleri, bir tesbit kararı olarak, Karar Defterine yazılır. (İstisnai Hüküm; Daha Önce saptanan, haziran ayında ise Standart ana tüzük gereği Başkan yardımcısı olarak görev yapmak üzere seçilen Geçen Dönem Başkanı toplantıda hazır bulunamazsa Başkan yardımcılığı görevini Toplantıya katılmış bulunan Geçmiş Dönem Başkanlarından birisi yapar) MADDE 26. Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri Yönetim Kurulu’nun görev ve yetkileri Tüzükte belirtilmiştir. Bundan başka bu İç Tüzükte, Uluslararası Rotary’nin yayınladığı ve dönem başında Guvernör tarafından Başkana verilen “Başkanın El Kitabı”nda, “Kulüp Sekreterinin El Kitabı”nda belirtilen tüm işlevleri yapmak ve yaptırmak ve Guvernörün taleplerini yerine getirmek bir uydu kulübe sponsor olunduğunda uydu kulübü iç işlerine karışmamak kaydıyla gözetim altında tutmak ve destek vermek Yönetim Kurulunun görev ve sorumluluğunda ve yetkisi içindedir. C. Başkan MADDE 27. Başkan Başkan, Yönetim Kurulunun Başkanıdır. “Başkan” olarak tanımlanır. Bir yıl için seçilir. Başkan, zorunlu sebeplerin olması halinde takip eden dönem için de “istisnaen” başkan olarak seçilebilir. Başkan, kendi döneminden sonraki dönemi takibeden dönemlerde, Tüzük ve İç Tüzükteki saptama ve seçim usullerinin uygulanması koşulu ile, tekrar başkanlığa aday olabilir, seçilebilir. MADDE 28. Başkanın Görev ve Yetkileri Başkan, Yönetim Kurulu adına Kulübü temsil eder. Dışarıya karşı birinci

UR 2440. Bölge 150 derecede sorumludur. Dernekler Kanununa, Tüzüğe, İç Tüzüğe ve Uluslararası Rotary kurallarına uygun olarak Kulübü yönetir. Başkanın görev ve yetkileri Uluslararası Rotary’nin yayınladığı ve her dönem başında Guvernör tarafından Başkana verilen “Başkanın El Kitabı”nda belirtildiği gibidir. Başkan, dönem öncesi hazırlık süresinde ve dönem içerisinde, Uluslararası Rotary’nin ve Guvernörün kendisine ve Kulübe vereceği hedefleri gerçekleştirmek ve görevleri yerine getirmekle yükümlüdür. MADDE 29. Başkan Adayı’nın Saptanması Başkan Adayı, UR nin önerdiği gibi, başkanlık yapacağı dönemden 24 ay önceki Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısı’nda saptanır. Bunun için Başkan, 24 ay sonra göreve başlayacak Başkan Adayı’nı saptamak üzere, Mayıs ayı içinde Kulüp Danışma Kurulunu ( Başkan- Gelecek Dönem Başkanı ve Geçmiş Dönem Başkanları) toplantıya çağırır. Kulüp Danışma Kurulu, 24 ay sonra görev yapacak Başkan Adayı’nı saptamak üzere, isterse kendi arasından bir “Aday Saptama Komitesi” oluşturur, ya da bu işlevi kendisi yapar. Aday Saptama Komitesi, olası Başkan Adayları üzerinde görüşme yaparak öneri hazırlar ve Mayıs ayı içindeki Haftalık Olağan Toplantılardan birisinde üyelere duyurur. Bu toplantıda konu görüşülerek Haziran ayındaki Genel Kurul Toplantısında saptanacak Başkan Adayı belirlenir. MADDE 30. Başkanın Seçilmesi Başkan Adayı, saptandığı Genel Kurul Toplantısından iki yıl sonraki Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında Yönetim Kurulu üyeliğine aday olarak önerilir ve Yönetim Kuruluna seçilerek, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile Başkan olarak görev yapar. MADDE 31. Başkanın, Başkanlık Döneminden Sonraki Görevi Başkan, görev aldığı dönemden bir sonraki dönemde Yönetim Kurulu üyeliğine aday olarak önerilir ve Yönetim Kuruluna seçilerek, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile “üye (Geçen Dönem Başkanı ve Başkan Yardımcısı)” sıfatı ile görev yapar.

UR 2440. Bölge 151 Başkan, döneminden bir sonraki dönemde Yönetim Kurulu üyeliğine aday olmak istemez ise veya kulüp üyeliğinden ayrılırsa Derneğin Geçmiş Dönem Başkanlarından birisi aday olarak önerilir ve Yönetim Kuruluna seçilerek, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında alacağı karar ile “üye (Geçmiş Dönem Başkanı ve Başkan Yardımcısı)” sıfatı ile görev yapar. Geçen Dönem Başkanının veya Geçmiş Dönem Başkanlarından birisinin, deneyimlerinden yararlanılmak amacıyla, Yönetim Kuruluna seçilmesi zorunludur. MADDE 32. Başkanın Bölge Toplantılarına Katılma Zorunluluğu Başkan, görevine başlamadan önceki dönemde ve başkanlığı süresinde Bölgenin toplantılarına katılmakla yükümlüdür. a. Gelecek Dönem Başkan sıfatı ile, Başkanlar Tanışma Toplantısına, Başkanlar Eğitim Seminerine, Bölge Eğitim Asamblesine katılmak zorundadır. Gelecek Dönem Başkanı Gelecek Dönem Guvernörü’nün davet edeceği diğer toplantılara da katılır. b. Başkan sıfatı ile, Guvernör Yardımcısının gurup toplantılarına, Başkanlar Yarı Yıl Toplantısına, Bölge Konferansına, Dönem Guvernörü’nün davet edeceği diğer toplantılara katılır. MADDE 33. Sekreterin Görev ve Yetkileri Yönetim Kurulunun üyesi olan Kulüp Sekreterinin görev ve yetkileri aşağıdaki gibidir. • My Rotary Hesabını takip etmek, • Üyelik kayıtlarını kulüp yönetim komitesi başkanı ile birlikte tutmak, • Toplantılara katılımı kaydetmek ve her ayın son toplantısından itibaren 15 gün içinde aylık devam raporunu bölge Guvernörüne bildirmek (URİT 4.080) • Kulüp, yönetim kurulu ve komite toplantıları için çağrı göndermek, • Kulüp, yönetim kurulu ve komite toplantılarının kayıtlarını tutmak ve muhafaza etmek, • UR ve bölgeye gerekli raporları hazırlamak,

UR 2440. Bölge 152 • Diğer kulüp liderleri ile birlikte çalışmak, • Başkanla birlikte çalışarak bir toplantı gündeminin oluşturulması, • Yönetim kurulu üyelerine toplantı davetleri ileterek katılımlarının onaylanması, • Toplantı sırasında notlar tutarak kulüp için bir rapor hazırlamak, • İhtiyaç duyulan destek malzemelerinin sağlanması, • Başkan ve kulüp yönetim komitesine, hertoplantı için gündem hazırlanması konusunda yardımcı olmak, • Kulüp bülteni, tarihi yaklaşan toplantı programları, üyeler tarafından gösterilen üstün hizmetlerin takdiri ve proje ile faaliyet detayları hakkında üyelere güncel bilgi sağlamak, • Kulüp sekreteri olarak tüm kulüp kayıtlarının idaresini sağlamak, • Kulüp tüzüğünü gözden geçirerek özellikle her Yasama Konseyi’nin ardından hali hazırda geçerli olan Standart Rotary Kulüp Tüzüğü’ne uygun olup olmadığını kontrol etmek, • Yıl boyunca yürütülen faaliyetlerin özetleri, görevlilerin ve etkinliklerin fotoğrafları , yeni üyelerin isimleri ve üstün başarılar dahil olmak üzere kulüp arşivini güncellemek . MADDE 34. SAYMANIN GÖREV VE YETKİLERİ Yönetim Kurulu üyesi olan saymanın görevi kulübün mali idaresini yürütmek ve mali açıdan iyi durumda olmasını sağlamaktır. • Kulüp, proje ve Rotary bağış fonlarını kulüp komite başkanları ile birlikte yönetmek, • Aidatları toplamak ve giderleri ödemek, • Bölge ve Uluslararası Rotary aidat ve katkı paylarını gününde ödemek, • Kulübün defter kayıtlarını tutmak, • Kulübün mali durumunu 3 er aylık dönemlerde rapor etmek, • Rotary Vakfı katkılarını yönetmek, • Kulübün bütçesini hazırlamak ve takip etmek, • Yıllık rapor hazırlamak. MADDE 35. Yönetim Kurulu Toplantıları Yönetim Kurulu ayda en az bir defa toplanır. Arka arkaya üç toplantıya gelmeyen Yönetim Kurulu Üyesinin, geçerli ve gerekçeli mazereti olmadığı

UR 2440. Bölge 153 takdirde, üyeliği kendiliğinden düşer. Bu durumda Yönetim Kurulu, Yönetim Kurulu Yedek Üyelerinden boşalan göreve uygun olan üyeyi ve dolayısıyla boşalan görevi yapmaya davet eder. Yönetim Kurulu Toplantılarına, gerek duyulduğunda Görevliler Kurulu üyeleri, alt komite başkanları, komite üyeleri, kararlarla ilgisi olan üyeler davet edilir. MADDE 36. Yönetim Kurulu Kararları Tüzükte ve İç Tüzükte aksine bir hüküm yoksa, bütün Kulüp işlerinde Yönetim Kurulu kararı kesindir. Yönetim Kurulunun her hangi bir kararına karşı yalnız Genel Kurulda itiraz edilebilir. Yönetim Kurulu kararlarını ancak Genel Kurul değiştirebilir. Yönetim Kurulu, Görevliler Kurulunun, bütün komitelerin ve görevlilerin çalışmalarını her an kontrol etmek hakkına sahiptir. Yönetim Kurulu geçerli nedenlerle görevlendirdiği herhangi bir komitenin veya kişinin görevine son verebilir, yeni komiteler kurabilir, üyelere yeni görevler verebilir. MADDE 37. Yönetim Kurulu Kararlarında İstina 2440. Rotary Bölgesi ve 2440. Bölge Federasyonu Başkanı/Guvernör seçimi ve yöntemleri ile ilgili olarak Yönetim Kurulunun tüm kararlarnda Kulüp üyelerinin çoğunluk onayı gerekir. Yönetim Kurulu kendi başına kulübü ve derneği bağlayıcı karar alamaz. MADDE 38. Yönetim Kurulunun Harcamalarla İlgili Kararları Yönetim Kurulu yapılacak harcamalarla ilgili olarak önce karar alarak Karar Defterine kaydeder, harcama bundan sonra yapılır. Harcama yapıldıktan sonra bu harcamayı onaylayan yeni bir karar daha alarak Karar Defterine kaydeder. Yapılan bütün harcamaların fatura ve makbuz bilgileri bu ikinci karara yazılır. Yönetim Kurulu bütçe denkliğini sağlamaya özen gösterir. Dönem süresince yapılacak süreli ve olağan harcamalar için bir defa karar almak ve Karar defterine kaydetmek yeterlidir. Ancak bu harcamalar yapıldıktan sonra harcamayı onaylayan kararların alınması ve Karar Defterine kaydedilmesi gereklidir.Yönetim Kurulu kulüp üyelerinin cenaze, düğün, nikah ve benzeri durumlarda eğitim vakıflarına bağış yapabilir.

UR 2440. Bölge 154 MADDE 39. Yönetim Kurulunun Üyelerle İlgili Kayıtları Kulübe yeni üye kabulü, bir üyenin üyelikten ayrılması, eski bir üyenin tekrar üye olması Yönetim Kurulu kararı ile olur. a. Yönetim Kurulu, Rotary kurallarına göre hareket etmek, kararlar almak ve Karar Defterine buna göre karar yazmak zorunluluğundadır. Sekreter, kabul edilen üye için “Üye Defteri”nde bir sayfa açmak ve buraya gerekli bilgileri işlemekle yükümlüdür. “Üye Defteri”nde her üyenin sayfasındaki belirtilmiş kısma üyenin giriş aidatının ve her yıl ve her seferinde ödediği yıllık aidatın karşılığında düzenlenen “alındı belgesi”nin tarihinin, numarasının ve alınan para miktarının yazılması zorunludur. b. Tüzük ve İç Tüzük hükümleri çerçevesinde üyenin her hangi bir sebeple Kulüpten ayrılması halinde ayrılışı Karar Defterine işlenir. Ayrıca Üye Defterinde üyenin sayfasına Karar tarih ve numarası ile ayrılış nedeni yazılır. c. Tüzük ve İç Tüzük hükümleri çerçevesinde, Kulübün eski bir üyesinin tekrar üye olması halinde, “Üye Defteri”nde kendisi için yeni sayfa açılmadan, eski sayfasına Yönetim Kurulu Karar tarih ve numarası yazılır ve eski üye sıra numarası tekrar kendisine verilir. d. Yönetim Kurulunca üyelerin özgeçmiş dosyaları hazırlanır, bu kayıtlar ile dernek tüzüğü ve iç tüzüğüyle derneğin meslek sınıflandırması içeren bir dosya tüm üyelere ve yeni girecek üyelere hoş geldin dosyası ile verilerek bilgilerin sürekli güncel olması sağlanır. D. Denetleme Kurulu MADDE 40. Denetleme Kurulu Denetleme Kurulu üç asil ve üç yedek üyeden oluşur. Görev süresi, seçildiği Olağan Genel Kurul Toplantısından sonraki 1 Temmuz gününden bir sonraki yılın 30 Haziran gününe kadar bir yıldır. Denetleme Kurulu, Genel Kurul Toplantısında üyeler tarafından önerilen adaylar arasından gizli oyla seçilir. Adayların aldıkları oy sayısına göre ilk

UR 2440. Bölge 155 üç aday asil üye, ikinci üç aday yedek üye olarak seçilir. Oyların eşit olması halinde sıralama ad çekme suretiyle yapılır. Denetleme Kurulu, Genel Kurul Toplantısından sonra, kendi arasında toplanarak bir başkan seçer. Denetleme Kurulu Aralık ayında ve Haziran ayında kulübün defterlerini ve evrakını inceler; kayıtların usulüne uygun, defter kayıtlarının güncel, harcamalarla ilgili Yönetim Kurulu kararlarının tamam, harcamaların Olağan Genel Kurul Toplantısında kabul edilen tahmini bütçeye uygun, “alındı belgeleri”nin usulüne uygun, banka ve kasa hesaplarının defter kayıtları ile uyumlu olup olmadığını tetkik eder. Denetleme Kurulu, Saymanın Aralık ayında yayınlayacağı altı aylık gelir-gider raporu ile birlikte bir rapor düzenleyebilir ve üyelere duyurabilir. Denetleme Kurulu, her hangi bir istek halinde altı aylık dönemleri beklemeden de denetim yapabilir. Denetleme Kurulu denetlemelerinin sonucunu dönem sonundaki Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında bir rapor halinde üyelere sunar. MADDE 41. Denetleme Kurulunun Genel Kurulu Toplantıya Çağırma Yetkisi Denetleme Kurulu gerek gördüğü hallerde, konusunu ve gerekçesini belirtmek suretiyle Yönetim Kurulundan Genel Kurulu bir ay içerisinde Olağanüstü Toplantıya davet etmesini isteyebilir. Yönetim Kurulunun bu daveti yapmaması halinde Dernekler Kanununun ilgili hükümlerine göre hareket edilir. E. Kurullar ve Komiteler MADDE 42. Görevliler Kurulu Dönem başlamadan altı ay önceki Aralık ayında saptanmış Yönetim Kurulu, 1 Temmuzda başlayacak dönemde hizmet verecek komiteleri yönetecek komite başkanlarını Aralık ayından itibaren atar ve bu komite başkanlarından oluşan bir Görevliler Kurulu oluşturur. Uluslararası Rotary kuralları gereği Görevliler Kurulunu oluşturan 5 Ana Komite Şunlardır;

UR 2440. Bölge 156 Kulüp Yönetimi Ana Komitesi (Özellikle bu komitenin son dönemlerde önem kazanmış olması nedeniyle; Geçmiş Dönem Başkanlarından seçilmesi özellikle tavsiye edilen Kulüp Yönetim Komitesi Başkanının görevleri burada da yazılmıştır.) 1. Toplantı gündemlerini dönem öncesinden hazırlamak, bunun için sekreter ile birlikte çalışmak 2. Kulüp asamblelerini başkan ve sekreter ile birlikte organize etmek. 3. Kulüp içi iletişimi sağlamak 4. Üyeler ararsındaki dostluğu pekiştirmek 5. Üyelerin devamlarını izlemek ve devam raporlarını sekreterle birlikte oluşturmak. 6. Dönem Başkanı’nın haklı mazeretleri nedeni ile katılamadığı toplantılarda, toplantıyı yönetir. Başkanlar Eğitim Semineri’ne katıldıktan sonra bu görevi Gelecek Dönem Başkanı da yapabilir.) - Üyelik Ana Komitesi - Uluslararası Rotary Vakfı Ana Komitesi - Halkla İlişkiler Ana Komitesi - Hizmet Projeleri Ana Komitesi Görevliler kurulunun üye sayısı ve dolayısıyla komite sayısı Uluslararası Rotary’nin, Guvernörün ve Başkanın hedefleri doğrultusunda dönemden döneme değişebilir. Yönetim Kurulu Yedek Üyeleri, Görevliler Kurulunda görev alabilir. Görevliler Kurulu üyeleri Bölge Asamblesine katılır ve kendi görevleri ile ilgili eğitimi alırlar. MADDE 43. STRATEJİK PLANLAMA KURULU Kurul geçmiş dönem başkanlarından oluşur. Kulüp Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Başkan Adayı bu Kurulun katılmıs doğaļ üyeleridir. Çalışması “Kulüp Stratejik Planlama Kurulu Yönetmeliği” kurallarına göre yapılır. MADDE 44. Komiteler Her dönem Uluslararası Rotary’nin, Guvernörün ve Başkanın saptadığı hedeflere uygun olarak ve Uluslararası Rotary’nin kural ve prensipleri

UR 2440. Bölge 157 doğrultusunda ve Kulübün hizmet amaçlarını gerçekleştirmek için üyelerden oluşan gerekli komiteler kurulur. Bu komitelerin sayısı, görevlerinin içeriği, sorumlulukları ve süreleri Başkanın ve Yönetim Kurulunun, Guvernörden alacağı hedeflere ve Bölge çalışma prensiplerine göre, ayrıca dönem başında Guvernör tarafından Başkana verilen ve Uluslararası Rotary tarafından hazırlanmış olan “Kulüp Komitelerinin El Kitabı”nda ve Guvernörün hedefleri doğrultusunda belirlenir. Bu Komitelerin Başkanları, Görevliler Kurulu üyesi olarak doğrudan Başkana ve Yönetim Kuruluna bağlıdırlar. Komitelerin üye sayısı komite başkanlarınca saptanır. Bu komitelere bağlı alt komiteler de kurulabilir. Komiteler dönem başında kurulabileceği gibi, dönem içerisinde ihtiyaca göre herhangi yeni bir komite de kurulabilir. Dönem başında veya dönem içinde kurulan herhangi bir komitenin, dönem içerisinde görevi ve işlerliği bittiği takdirde dönem sonunu beklemeksizin, görevine Başkan tarafından son verilebilir. Uluslararası Rotary’nin, Uluslararası Rotary Başkanının ve Guvernörün hedefleri Başkanın, Yönetim Kurulunun, Görevliler Kurulunun, Komitelerin ve Dernek üyelerinin de hedefidir. Ancak Kulüp Liderlik Planı çerçevesinde komitelerde üç yıl için görevli seçilen üyelerin, aksine bir durum söz konusu olmadığı sürece, görevleri bir sonraki dönemde de devam eder. MADDE 45. Görev Sürelerinin Başlangıcı ve Bitişi Başkanın,Yönetim Kurulunun diğer asil üyelerinin ve yedek üyelerinin, Denetleme Kurulunun asil ve yedek üyelerinin, Görevliler Kurulu üyelerinin ve komitelerin görevi Genel Kurul Toplantısı hangi tarihte yapılırsa yapılsın 1 Temmuz günü başlar ve bir sonraki yılın 30 Haziran günü sona erer.

UR 2440. Bölge 158 BÖLÜM IV TOPLANTILAR A. Haftalık Olağan Toplantılar MADDE 46. Haftalık Olağan Toplantı Uluslararası Rotary kural ve prensiplerine göre…………… Kulübü, üyelerinin mutabakatı ve Yönetim Kurulunun kararı ile her hafta, haftanın belli bir gününde ve saatinde adresi belli bir yerde ‘Haftalık Olağan Toplantı’ lar yapar. Olağan Toplantılar aşağıdaki şekillerde uygulanır. a. Geleneksel toplantı düzeninde (Ayda enaz iki kez) b. Proje uygulamaları nedeniyle Eşlerinde katılabileceği proje mahallinde toplantı c. Sponsoru olunan Toplum Birliği ile birlikte Eşlerinde katılabileceği Toplum birliğinin olduğu yerde toplantı. d. Elektronik alt yapı olanak verdiği takdirde uygun olabilecek olağan toplantıları biraraya gelerek yüz yüze değil üyelerin online katılmaları suretiyle toplantı. Toplantı şekilleri, iki geleneksel toplantı sabit kalmak kaydıyla Dönemle ilgili 1. Asamblede üyelerce tartışılıp karara bağlanır ve Gelecek Dönemin Yönetim Kurulunca takvime bağlanır. Toplantı takvimi Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenir ve değiştirilebilir. Yönetim Kurulu bu keyfiyeti önceden üyelere bildirmek ve onay almak zorundadır. Her toplantıda bir önceki toplantı tutanağı okunur. Toplantı gününe rastlayan mutlu günler için kutlama yapılır. Toplantılarda üyeler isimliklerini takarlar. Üyeler Haftalık Olağan Toplantılara katılmakla yükümlüdür. Toplantılara katılmayanlar hakkında Uluslararası Rotary’nin ve bu İç Tüzüğün devam kurallarına göre işlem yapılır. MADDE 47. Haftalık Olağan Toplantı Değişikliği Kulüp geçerli nedenlerle ve Yönetim Kurulunun kararıyla herhangi bir toplantının gün, Yer ve saatini, bir önceki toplantı günü ile bir hafta sonraki olağan toplantı günü arasındaki herhangi bir gün, yer ama saatinde veya günün başka saatinde yapılmak üzere değiştirebilir.ancak bu değişikliğin

UR 2440. Bölge 159 kulüp web sitesinde önceden toplantıya katılmak isteyen rotaryenler dolayısıyla duyurulması gerekir. Toplantılarda online katılım olanağı varsa ; Bir Rotaryen zorunluluk halinde toplantıya online katılabilir. Yada Kulüp üyesi bir rotaryen mutlaka toplantıya katılmak ister yada yönetim kurulu üyenin toplantıya mutlaka katılmasını isterse bu şekilde katılabilir. Zorunlu hallerde bile online katılım yılda …. ‘den fazla olamaz. MADDE 48. Haftalık Olağan Toplantı İptali Kulüp Yönetim Kurulu, herhangi bir olağan toplantının genel olarak Kabul gören tatil dahil resmi bir tatil gününe rastlaması veya genel olarak Kabul gören tatil dahil resmi bir tatil gününe rastlayan hafta içindeki kulübün olağan toplantısını iptal etmeye yetkilidir. Ayrıca Yönetim Kurulu üyelerden birinin ve eşinin vefatı, bulunduğu toplumu etkileyen etkileyen salgın bir hastalık veya doğal afetle karşı karşıya kalınması veya yörede üyelerin hayatını tehdit edebilecek silahlı bir çatışma olması durumunda kulübün olağan toplantısını iptal etmeye yetkilidir. İptal edilen toplantı web sitesinde ilan edilir ve Kulübün o hafta yapılması gereken toplantı gününün saatinin başlangıcında toplantı yerinde bir görevli üye bulundurarak ziyarete gelen diğer kulüp üyesi rotaryenlere bilgi verilir. Yönetim Kurulu kendi takdiri ile bir Rotary yılı içinde bu paragrafta yazılı nedenler dışında, dörtten fazla ve arka arkaya üçten fazla Olağan Toplantı iptal edemez. MADDE 49. Haftalık Olağan Toplantının Ortak Düzenlenmesi Kulüp diğer Rotary kulüpleri ile ortak toplantı düzenleyebilir. Toplantı, Kulübün Haftalık Olağan Toplantısına diğer Rotary Kulübünün online katılımı suretiyle oluyorsa, Haftalık Olağan Toplantı uygulama usulü geçerlidir. Kulüp, diğer Rotary Kulübünün Haftalık Olağan Toplantısına katılıyor ise, Kulübün o hafta yapılması gereken Haftalık Olağan Toplantı günü ve toplantı saati web sitesinde önceden ortak toplantı belirtilerek duyurulur. Ortak toplantıya fiilen katılımda toplantı yemekli ise ve talep edilirse katılan üyeler yemek ücretini kendileri öderler. Ortak toplantı her iki kulübün Haftalık Olağan Toplantılarından her hangi

UR 2440. Bölge 160 birisinde değil de başka bir tarih ve saatte ve başka bir yerde yapılıyor ise, yukarıdaki usul aynen uygulanır. B. Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları MADDE 50. Olağan Genel Kurul Toplantısı Kulüp her yıl Haziran ayı içerisinde Olağan Genel Kurul Toplantısı yapar. Bu toplantı hiç bir şekilde Haziran ayından önceki veya sonraki ayda yapılamaz. Olağan Genel Kurul Toplantısının birincisinde yeterli çoğunluk sağlanamadığı takdirde bir hafta sonra yapılacak ikinci toplantı günü de dikkate alınarak toplantı zamanı saptaması yapılır. Olağan Genel Kurul Toplantısının yapılış şekli Tüzüğün 12. Maddesinde belirtildiği gibidir. Olağan Genel Kurul Toplantısı öncesi ve sonrası işlemleri için Bölge tarafından yayınlanan “Olağan Genel Kurul Toplantısı Yönergesi”nden yararlanılır. MADDE 51. Gündeme Madde İlavesi veya Gündem Sıralamasının Değiştirilmesi Olağan Genel Kurul Toplantısına katılan üyelerin en az onda birinin Genel Kurul Başkanlık Divanına hitaben yazılı ve imzalı ve toplantıda görüşülmesini istedikleri konuyu içeren veya gündem maddelerinin sıralamasını değiştiren önerge sunmaları halinde Divan Başkanı, gündem görüşülmeye başlamadan önce bu önergeleri Genel Kurula duyurarak oya sunar. Kabulü halinde gündeme ilave eder, gündem sıralamasını değiştirir. Değişikliğe uğrasın veya uğramasın, Gündem Divan Başkanı tarafından oya sunularak kabul edildikten sonra görüşmelere başlanır. Tüzükde değişiklik yapılmasının istenmesi halinde Tüzüğün 28/29 Maddesinde yer alan Tüzük tadili ile ilgili hükümler, Fesih ve Tasfiye talebi halinde Tüzüğün 30/31 Maddesinde yer alan Fesih ve Tasfiye ile ilgili hükümler dikkate alınır.

UR 2440. Bölge 161 MADDE 52. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Yönetim kurulunun veya Denetleme Kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya üyelerin beşte birinin yazılı isteği üzerine Genel Kurul, Yönetim Kurulunca en geç bir ay içinde Olağanüstü Toplantıya çağırılır. Bunun için Yönetim Kurulu a. Kendisinin gerek gördüğü, b. Denetleme Kurulunun kendisine yazılı başvurusu ile talep ettiği, c. Üyelerin beşte birinin kendisine yazılı başvurusu ile talep ettiği konuyu toplanarak görüşür ve Karar Defterine karar olarak yazar. Bu kararda Genel Kurulun Olağanüstü Toplantısına önerilecek olan konu, Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Gündem Maddesi veya Maddeleri olarak belirtilir. Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulunun veya üyelerin beşte birinin başvuru tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Olağanüstü Genel Kurul Toplantısını düzenler. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı usul ve işlemleri Olağan Genel Kurul Toplantısı usul ve işlemlerinin aynısıdır. Bu İç Tüzüğün 51. Maddesinde belirtilen “Olağan Genel Kurul Toplantısı Yönergesi”nden yararlanılabilir. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısında sedece ilan edilen gündem görüşülür. Gündeme herhangibir ilave yapılamaz. MADDE 53. Yeter Sayı Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantılarında kararlar, toplantıya katılan üyelerin oy çokluğu ile alınır. Ancak a. Tüzük değişikliği, b. Kulübün fesih ve tasfiyesi kararlarında, Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantısına katılan üyelerin en az üçte ikisinin kabul oyu zorunludur. MADDE 54. Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantılarında Süreler Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantılarının yapılmasında önce ve sonra, ilgili yasa ve yönetmeliklerle belirlenmiş sürelere kesinlikle uyulur.

UR 2440. Bölge 162 a. “Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az on beş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. b. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz c. Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir. d. Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilir. C. Komite Toplantıları MADDE 55. Komiteler Kulübün Komiteleri Uluslarararası Rotary’nin, Guvernörün ve Başkanın hedefleri doğrultusunda ve Dönem başlamadan evvel Uluslararası Rotary tarafından yayınlanan ve Bölge tarafından Başkana verilen “Başkanın El Kitabı”, “Sekreterin El Kitabı” ve “Kulüp Komiteleri El Kitabı” bilgileri ve prensipleri çerçevesinde kurulur. Komiteler, dönem öncesi hazırlık amacı ile ve dönem içinde hizmet üretmek üzere, görevleri ve konuları gereği zamanını kendileri saptayarak toplantılar yapar. Başkan, her zaman bu toplantılara online katılabileceği gibi, gerek gördüğünde komiteleri online olarak toplantıya çağırabilir. D. Ocakbaşı Toplantıları MADDE 56. Ocakbaşı Toplantısının Amacı Rotary’nin amaçlarından olan tanışıklığın geliştirilmesi, üyelerin biribirini

UR 2440. Bölge 163 daha iyi tanıması, yeni üyelerin Kulübe uyumunun sağlanması, etkin hizmet projelerinin tartışılması ve üretilmesi için Ocakbaşı Toplantıları yapılır. Yönetim Kurulu, bu toplantıların programını yapar, yaptırır, üyeleri bu toplantılara katılmaları için teşvik ve takip eder Yönetim Kurulu veya görevlendirdiği Ocakbaşı Komitesinin düzenlediği programa ve guruplara göre yapılan Ocakbaşı Toplantılarının, davet eden Rotaryenin iş yerinde veya evinde yapılması tercih edilir. Davet eden Rotaryenin Ocakbaşı Toplantısını bu yerlerin dışında yapmak zarureti varsa müstakil bir mahal seçilmelidir. Ocakbaşı Toplantısında muhakkak en az bir Rotary konusunun görüşülmesi ve davet eden Rotaryenin toplantı tutanağı düzenleyerek Yönetim Kuruluna veya Ocakbaşı Komitesine sunması yararlıdır. Ocakbaşı Toplantılarına rotaryenler eşleri ile katılırlar. Ocakbaşı toplantısına ait ev sahibi rotaryen tarafından düzenlenecek toplantı raporu ertesi hafta kulüp toplantısında okunur. E. Kulüp Asambleleri MADDE 57. Asamblelerin Amacı Uluslararası Rotary’nin ve Guvernörün hedefleri doğrultusunda, Kulübün yapacağı ve yaptığı dönem hazırlıklarının, hedeflerin, planlamaların, projelerin yürütülmesinin ve tamamlanmasının saptanması ve takibi ile sonuçlandırılmasını görüşmek, tartışmak, izlemek gereklidir. Bu amaçla Kulüp bünyesi içinde Asambleler yapılması yararlı ve zorunludur. MADDE 58. Asamblelerin Yapılma Zamanı Kulüp bir dönem için altı adet Asamble yapar. a. Birinci Asamble. Dönem başlamadan evvel ve Bölge Asamblesinden sonraki bir ay içerisinde yapılır. Uluslararası Rotary’nin ve Guvernörün hedefleri görüşülerek Kulübün yapacağı projeler ve hizmetler saptanır. Bununla ilgili olarak “My Rotary” üzerinden “Rotary Club Central”e gelecek dönem ile ilgili yıllık hedefler ve Komite Başkanları’nın adları ve iletişim bilgileri girilir. b. İkinci Asamble. Temmuz ayı içinde yapılır. Birinci Asamblede saptanan

UR 2440. Bölge 164 hedeflerin değerlendirilmesi ile komitelerin çalışma programları görüşülerek yapılacak hizmetler belirlenir. c. Üçüncü Asamble. Eylül ayı ile Aralık ayı döneminde, Guvernörün ve / veya Guvernör Yardımcısının katılacağı Dördüncü Asamble öncesinde, Dördüncü Asambleye hazırlık yapmak üzere gerçekleştirilir. d. Dördüncü Asamble (Resmi Asamble). Guvernörün ve / veya Guvernör Yardımcısının katıldığı Asambledir. Bu Asamblede dönem başından itibaren sonuçlandırılan projeler, üzerinde çalışılan projeler, ileriye dönük planlanan projeler görüşülür. e. Beşinci Asamble. Ocak veya Şubat ayları içerisinde yapılır. Planlanmış ve gerçekleştirilmiş projeler değerlendirilir. f. Altıncı Asamble. Bölge Konferansından hemen sonra ve dönem bitiminden önce yapılır. Hizmetlerin son durumu gözden geçirilir, dönem faaliyet raporunun içeriği saptanır. Asamblelerin içerikleriyle ilgili detaylı uygulama için Bölge Kulüp Asamblesi Yönergesi hükümleri geçerlidir. MADDE 59. Asamblelerin Yapılma Şekli Asambleler tercihan Haftalık Olağan Toplantı zamanından iki saat önce yapılır. Haftalık Olağan Toplantı içinde de yapılabilir. Birinci Asamble, Haftalık Olağan Toplantı zamanında yapılacak ise Gelecek Dönem Başkanı, Başkan ile mutabık kalarak bir toplantı günü saptar. Bu Haftalık Olağan Toplantıya konuşmacı davet edilmez. Başkan toplantıyı açtıktan ve duyurularını yaptıktan sonra sözü Gelecek Dönem Başkanına verir ve Gelecek Dönem Başkanı Birinci Asamblesini yapar. Asamblenin bitişinden sonra Başkan usulüne göre toplantıyı kapatır. Asamblelere Başkan, Yönetim Kurulu üyeleri, Görevliler Kurulu üyeleri ve Komite üyeleri katılır. Yeni üyelerin Asamblelere katılması sağlanmalıdır. Asamblelerde komiteler çalışmaları ile ilgili bilgileri rapor halinde sunarlar. Guvernörün ve/veya Guvernör Yardımcısının katıldığı Dördüncü Resmi Asamblenin uygulama yöntemi “Bölge Guvernörü’nün Katılacağı Kulüp

UR 2440. Bölge 165 Asamblesi Yönergesinde belirtildiği şekilde yapılır. F. Bölge Toplantıları MADDE 60. Başkanlar Eğitim Semineri Gelecek Dönem Başkanı’nın, dönem başlamadan önce Gelecek Dönem Guvernörü tarafından organize düzenlenen Bölge “Başkanlar Eğitim Semineri”ne ve Bölge Eğitim Asamblesi’ne katılması zorunludur. Bu seminerde Bölge Rotary kulüplerinin bütün Gelecek Dönem Başkanlarına Uluslararası Rotary’nin ve Gelecek Dönem Guvernörü’nün dönem hedefleri açıklanır. Bununla ilgili çalışma planları tartışılır, hedefler belirlenir. Bölge Rotary kulüplerinin bütün Gelecek Dönem Başkanlarına Rotary prensipleri ve kulüp yönetimi konularında bilgi ve döküman verilir. MADDE 61. Bölge Eğitim Asamblesi Gelecek Dönem Başkanı, Gelecek Dönem Guvernörü’nün dönem başlamadan önce düzenlediği Bölge Eğitim Asamblesi’ne katılmak zorundadır. Bu Asambleye, Gelecek Dönem Başkanından başka Sekreter, Sayman, komite başkanları ve son iki yılda kazanılmış yeni üyelerin katılması gereklidir. Kulübün tüm üyeleri Bölge Asamblesi’ne katılabilir. Bölge Asamblesi’nde Uluslararası Rotary’nin ve Guvernörün hedefleri ve mesajları ile kulüplerin gerçekleştirmeyi planladıkları projeleri görüşülür. Bölge Asamblesi’ne katılanlara Rotary prensipleri, kulüp yönetimi, bütçe, Bölge içi iletişim, kaynak geliştirme, komitelerin oluşumu ile proje hazırlama ve geliştirme konularında prensipler, politikalar, yöntemler, hareket planı geliştirmek ve uygulamak, takım çalışması, bilgi kaynakları, problem çözümü konularında eğitim verilir. MADDE 62. Bölge Konferansı Dönem içerisinde ve dönem sonundan önce Guvernör Bölge Konferansı düzenler. Bu Konferansta Bölge Rotary kulüplerinin dönem içerisinde gerçekleştirdikleri ve devam eden projeleri ve çalışmaları değerlendirilir. Bölgenin ve kulüplerin hedefleri ile alınan sonuçlar görüşülür. Guvernör tarafından gerekirse ödüllendirilir.

UR 2440. Bölge 166 Bölge Konferansı’na Başkanların katılması zorunludur. Bölge Konferansına bütün Bölge Rotary kulüplerinin Sekreterleri, Saymanları, Komite Başkanları ve son iki yılda kazanılmış yeni üyeler katılır. Üyelerin katılması teşvik edilir. MADDE 63. Uluslararası Rotary Konvansiyonu Uluslararası Rotary’nin her yıl bir başka ülkenin bir başka kentinde düzenlediği “Uluslararası Rotary Kovansiyonu”na Rotaryenlerin katılması tavsiye edilir. BÖLÜM V. GELİRLER VE GİDERLER, DEFTERLER VE KAYITLAR MADDE 64. Gelir Çeşitleri Kulübün gelir kaynakları Dernekler Kanununun ilgili maddelerinde ve Dernek Tüzüğünün 19. Maddesinde belirtildiği gibidir. MADDE 65. Giriş Aidatı Kulübe kabul edilen ve katılan her yeni üye Dernek Tüzüğünün 19. Maddesinde saptanmış olan giriş aidatını ödemekle yükümlüdür. Bu giriş aidatı, Yönetim Kurulunun talebi ile veya üyelerin en az üçte birinin Yönetim Kurulundan veya Genel Kuruldan istemi halinde Olağan veya Olağanüstü Genel Kurul Toplantı gündemine konulmak suretiyle görüşülerek, artırılmak veya azaltılmak suretiyle, değiştirilebilir. Kulübe kabul edilen ve katılan yeni üyenin “Alındı Belgesi” düzenlenerek tahsil edilen giriş aidatı bu üyenin “Üye Defteri”ndeki kendine ait sayfasında ödemeler bölümüne, “Alındı Belgesi” tarih ve numarası ile miktarı belirtilerek, kaydedilir. Ayni kayıt “Gelir-Gider Defteri”ne de yapılır. Yönetim Kurulu, makul gerekçelerin olması halinde, Kulübe katılan yeni üyelerin bazılarından giriş aidatı almayabilir veya giriş aidatı miktarını istisnaen azaltabilir. Bunun için Yönetim Kurulu’nun Genel Kurul’un onayını almasına gerek yoktur.(UR. 2016 yasama Konseyi kararları cercevesinde Kulübe üye olarak katılan Rotaractorler ve diğer üyeler için giriş aidatını kaldırmıştır.

UR 2440. Bölge 167 Hiç kuşkusuz bu kuralda istisnaen Rotaractorler dışında kulüplerin uygulama kabulune bağlıdır.) Kulüpten istifa etmiş bir üyenin tekrar üyeliğe dönmesi halinde bu üyeden giriş aidatı alınmaz. Bu İç Tüzüğün 13. Maddesinde belirtilen hallerde bir başka Rotary Kulübünden ayrılarak Kulübe katılan üyeden giriş aidatı alınmaz. MADDE 66. Aidat Her üye Dernekler Kanununun hükmü ve Tüzüğün 19. Maddesi gereğince Genel Kurul tarafından saptanan yıllık üyelik aidatını her yıl ödemekle yükümlüdür. Kulübün yıllık üyelik aidatı…………………….dır. ve bu Aidat ……………………………….. tarihinde ödenecektir Bu aidat, Yönetim Kurulunun talebi ile veya üyelerin en az üçte birinin Yönetim Kurulundan veya Genel Kuruldan istemi halinde Olağan veya Olağanüstü Genel Kurul Toplantı gündemine konulmak suretiyle görüşülerek, artırılmak veya azaltılmak suretiyle, değiştirilebilir. Her dönem, üyenin ödediği yıllık aidat için düzenlenen “Alındı Belgesi”nin tarih ve numarası ile ödenen miktar “Üyelik Defteri”nde üyenin kayıtlı bulunduğu sayfadaki ödemeler bölümüne kaydedilir. Bu ödeme “Gelir-Gider defteri”ne de kaydedilir.Yıllık aidat ödemeyen üye hakkında, Bu İç Tüzüğün 19 Maddesinin (f) bendi hükmü uygulanır. MADDE 67. Gelirler – Projeler, Çalışma Gelirleri Dernek tüzüğünün 19. maddesinde yazılı çalışma gelirleri, derneğin mal varlığından elde edilen Gelirler ile Bağışlar ve yardımlardan elde edilen yıllık aidat dışındaki gelirler kulüp geliri olarak İşletme hesabı defterine kaydedilirler. Kulüp planladığı ve gerçekleştiridiği projelerden gelir elde edebilir. Bu gelir, “Alındı belgesi” düzenlenmek suretiyle “İşletme Hesabı Defteri”ne kaydedilir. Giderlerin karşılanması ve gerçekleştirilecek projelere kaynak oluşturulması amacı ile Kulüp toplantılar, konferanslar, seminerler, gösteriler, geziler, yayınlar, piyango, eğlence, balo, konser, sergi, kermes, spor yarışmaları, yemekler ve benzeri etkinlikler yapar. Haftalık olağan Toplantılar ve diğer Rotary

UR 2440. Bölge 168 Kulüpleriyle birlikte yapılan ortak toplantılar ile üyelerin katıldığı geziler hariç, Kulüp dışına ve topluma dönük düzenlenecek diğer etkinlikler için Yönetim Kurulu kararı “Karar Defteri”ne kaydedilir. Yukarıdaki etkinlikler için kişiler ve/veya kurumlar tarafından yapılan ödentiler “Alındı Belgesi” düzenlenmek suretiyle “İşletme Hesabı Defteri”ne kaydedilir. MADDE 68. Gelirler - Mal Varlığı Kulübün taşınmaz malının satışından elde edilen gelir, tapu işlemine bağlı olarak “Gelir-Gider Defteri”ne kaydedilir. Taşınmaz malın satışı için Genel Kurul Toplantısında karar alınarak Yönetim Kuruluna yetki verilmesi zorunludur. Kulübün diğer demirbaş mallarının üçüncü şahıslara satılması veya kiralanması veya hizmet vermesi halinde elde edilen gelir “Alındı Belgesi” düzenlenmek suretiyle “Gelir-Gider Defteri”ne kaydedilir. MADDE 69. Gelirler - Bağışlar Üyelerin, üçüncü şahısların veya kurumların Kulübe yaptığı bağışlar karşılığında “Alındı Belgesi” düzenlenmesi zorunludur. Yapılan bağışlar, nakden ödeme, kredi kartı ile ödeme, banka havalesi ile ödeme veya benzeri gibi hangi yöntemle yapılırsa yapılsın ödemeyi yapan adına “Alındı Belgesi” düzenlenmesi ve ödeme tutarının, açıklaması ile birlikte “İşletme Hesabı Defteri”ne kaydedilmesi zorunludur. MADDE 70. Gelirler - Yardımlar Dernek adına gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden ve Yetki Belgesi dernek tarafından iki nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yetki belgelerinin süresi yönetim kurulu tarafından en çok bir yıl olarak belirlenir. Süresi biten yetki belgeleri yenilenir. Yönetim kurulu asıl üyeleri yetki belgesi olmadan gelir tahsil edebilir. Üçüncü şahıslardan ve kuruluşlardan yardım toplamak amacı ile üzerinde değeri basılı olarak belirtilmiş bulunan “makbuz” düzenlemek gerektiğinde Yardım Toplama Hakkında Kanun hükümlerine göre resmi başvuru yapılır, makbuz bastırılır ve noter onayı alınır.

UR 2440. Bölge 169 Yaygın uygulamalarda, kalabalık yerlerde yapılacak tahsilatın çabuk olması amacı ile çok sayıda kullanılacağı hallerde “makbuz” düzenlenir. Makbuzla elde edilen gelirler “Gelir-Gider Defteri”ne kaydedilir. MADDE 71. Gelirler - Banka Faizi ve Diğer Menkul Değerler Banka hesapları dolayısıyla tahakkuk eden banka faizi veya diğer menkul değerler gelirleri için “Alındı Belgesi” düzenlenmesi ve gelirin “İşletme Hesabı Defteri”ne kaydedilmesi zorunludur. MADDE 72. Alındı Belgesi Tüm gelirler için düzenlenmesi zorunlu olan “Alındı Belgesi”, bastırılır. Bunun için Yönetim Kurulu, seri ve sıra numarası takip eden ‘ Alındı Belgesi’ bastırılması kararını alarak Karar Defteri’ne kaydeder. Bastırılan matbaadan “Alındı Belgeleri”nin teslim alınmasından sonra seri numaraları belirtilmek suretiyle ‘Alındı Belgesi Defteri’ ne işlenir. Her ‘Alındı Belgesi Koçanı’ kime teslim ediliyorsa ‘Alındı Belgesi Defteri’ ndeki belirtilen yere imzası alınır. Kullanılan “Alındı Belgesi” koçanlarının diğer muhasebe evrakı ile birlikte saklanması zorunludur. MADDE 73. Giderler Yönetim Kurulu, Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısında önce “Tahmini Bütçe” hazırlayarak Genel Kurulun onayına sunar. Genel Kurul Toplantısında görüşülen “Tahmini Bütçe” onaylandıktan sonra bir sonraki dönem için yürürlüğe girer. Haziran ayında seçilerek 1 Temmuz tarihinde göreve başlayacak Yönetim Kuruluna bütçe fasılları arasında aktarma yapmak yetkisi verilir. Kulübün giderleri idari, proje ve özel olmak üzere başlıca üç gruptur. MADDE 74. Giderler - İdari İdari giderler kulübün mal varlığına, demirbaşlarına, görevli çalıştırılmasına ve sair özel durumuna göre bina bakım ve onarımı, bina işletmesi, kırtasiye ve basılı malzeme, büro teçhizatının gereksinimleri, posta, çalıştırılan personelin ücreti ve benzeri gibi giderlerdir. Bu giderler hesaplanarak ‘Tahmini Bütçe’ ye

UR 2440. Bölge 170 konur. MADDE 75. Giderler - Proje Kulübün bir dönem içerisinde yapmayı planladığı projeler için öngördüğü giderlerdir. Dönem başlamadan önce, belirtilen çalışmalar ile ilgili kaynak gereksinimine göre hazırlanarak “Tahmini Bütçe”ye konur. Tahmini Bütçe Haziran ayında yapılan Olağan Genel Kurul’da tartışılır ve oylanır. Yönetim Kurulu, hazırlanacak “Burs Yönetmeliği” ne göre yönetim kurulu kararı ile burs verilebilir. Kulüp Dernekler Yasasına bağlı kalmak kaydıyla , Dernek Tüzüğünün Madde 3.b.10 - 11 – 12. de yazılı hükümler çerçevesinde UR Vakfı projeleri kapsamında Yurt dışı ortak projeleri destekleyebilir veya katılabilir. MADDE 76. Giderler - Özel Kulüp, “Rotary” adını kullandığı, Rotary Prensiplerini uyguladığı, bu sebeple gerekli yasal işlemleri yerine getirmek suretiyle uluslararası ilişki kurarak Uluslararası Rotary’nin üyesi olduğu için, Uluslararası Rotary’nin “Tüzük”, “İç Tüzük” ve “Yöntem El Kitabı”nda öngördüğü kuralları kabul etmiştir. Bu nedenle Kulüp her yıl a. Uluslararası Rotary aidatını ödemekle, b. Uluslararası Rotary Yasama Konseyi giderlerine iştirakle, c. Bölge Bütçesine katkıda bulunmakla, d. Üyelerini Rotary Dergisine üye yapmakla, e. Haftalık Olağan Toplantılar düzenlemekle yükümlüdür. Uluslarası Rotary’nin aidatı, Uluslararası Rotary Yasama Konseyi giderlerine iştirak ve diğer ödentileri, talep edildiği şekil ve şartlarla zamanında yerine getirilir. Görevi gereği Eğitim almak zorunda olan Gelecek Dönem Başkanının Bölge Asamble Katılım Gideri ve Döneminde Başkan olarak Bölge Konferansına katılım giderinin bütceye konulması yetkisi Yönetim Kurulunundur. Bütçe fasılı olarak onayıda bütce bütünlüğü içinde Genel Kurula aittir.

UR 2440. Bölge 171 Bölge Bütçesi, Bölge Asamblesi’nden bir ay önce Guvernör tarafından kulüplerin başkanlarına sunulmak, başkanın uygun göreceği yöntemle kulüpte görüşülmek ve en geç Bölge Asamblesi’nde oylanmak suretiyle kabul edilerek yürürlüğe girer. Guvernör, Bölge Bütçesi fasılları arasında aktarma yapmak yetkisine sahiptir. Rotary Dergisi, Bölgenin talebi usulüne göre her üye için ödenir. Haftalık Olağan Toplantılarda yapılan ikram ve yenen yemek bedelleri ile yer kirası üyelerden ve konuklardan tahsil edilen meblağdan ödenir. Bu amaçlarla tahsil edilen ücret ve ödenen miktar bütçede ayrı kalemler halinde belirtilir. Yapılan harcama karşılığında gerekli belge alınır ve “İşletme Hesabı Defteri”ne kaydedilir. MADDE 77. Gider Evrakı Yapılan bütün giderler için gerekli belgelerin alınması zorunludur. Bu belgeler fatura, makbuz, banka dekontu şeklinde olur. Belge alınamayan istisnai hallerde usulüne göre kararı ve izni alınarak onaylanmış “Gider Pusulası” kullanılır veya “Gider Tutanağı” düzenlenir. Diğer kulüplere yapılan ödemeler bağış makbuzu alınır veya banka dekontu ile tevsik edilir. Gider evrakı dosyalanarak muhafaza edilir. Giderler “İşletme Hesabı Defteri”ne kaydedilir. MADDE 78. Defterler ve Kayıtlar Kulüp aşağıdaki defterleri bulundurmak ve tutmakla yükümlüdür. 1. Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır. 2. Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat

UR 2440. Bölge 172 miktarları bu deftere işlenebilir. 3. Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır. 4. Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir. 5. İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir. 6. Alındı Belgesi Kayıt Defteri : Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edenlerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir Üye Kayıt Defteri, Karar Defteri, Gelen ve Giden Evrak Defteri Sekreterin sorumluluğundadır. Gelir-Gider Defteri, Bütçe Kesin Hesap ve Bilanço Defteri, Demirbaş Defteri, Alındı Belgesi Defteri Saymanın sorumluluğundadır. Sekreter ve Sayman, kendi konuları ile ilgili dosyaları düzenlemek, ilgili evrakı dosyalamak ve muhafaza etmekle yükümlüdürler. MADDE 79. Üye Kayıt Defteri Kulübe kabul ediliş sırasına göre üyelerin bilgileri “Üye Kayıt Defteri”ndeki sayfasına fotoğrafı konulmak suretiyle kaydedilir. Girmelik ve her yıl üyenin ödediği yıllık aidat için düzenlenen “Alındı Belgesi”nin tarih ve numarası ile alınan miktar üyeye ait sayfanın ilgili bölümüne kaydedilir. Sekreter bu bilgileri Saymandan temin eder.

UR 2440. Bölge 173 Üyenin Kulüpten ayrılması halinde, çıkışı ile ilgili Yönetim Kurulu Kararının tarih ve numarası ile ayrılma nedeni üyeye ait sayfanın ilgili bölümüne kaydedilir. Kulüpten istifa ederek ayrılan üyenin tekrar Kulübe kabulü ve yeniden üye olması halinde, yeni bir sayfa açılmaz, üyenin eski sayfasına gerekli açıklama yazılarak bu sayfa ve üye numarası aynen kullanılır. Üye Kayıt Defteri Kulübün kuruluşundan itibaren muhafaza edilir. Üye Kayıt Defteri’nin sayfalarının dolması halinde bir sonraki defter bir önceki defterin devamı olarak ve üye numarası sırasına devam edilmek suretiyle kullanılır. Üye Kayıt Defteri herhangibir dönemde yeniden düzenlenmez. Ancak Üye Kayıt Defteri’nin yıpranmış olması, okunaksız duruma gelmesi halinde Yönetim Kurulunun kararı ve Karar Defterine kaydedilmesi suretiyle yeni defter düzenlenir ve eski defterdeki bütün bilgiler yeni deftere aynen aktarma edilerek eski defter imha edilebilir. Üye ile ilgili evrak ayrı bir üye dosyasında, üye sıra numarasına göre muhafaza edilir. MADDE 80. Karar Defteri Karar Defteri, Kulübün çalışmalarının tutanağı ve raporu niteliğindedir. Kulübün kuruluşundan itibaren tutulan Karar Defterleri Kulüp arşivinde muhakkak muhafaza edilir. Kulübün geçmiş dönemlerdeki çalışmaları bu defterden takip edilebilir. Karar Defteri’ne kararlar, ilerideki dönemlerde gerektiğinde bilgi alınabilecek ve yararlanılabilecek şekilde, açık ve ayrıntılı olarak yazılır. Karar Defteri’nin sayfaları dolmadan yeni defter kullanılmaz. Defter sayfaları dolduktan sonra noter onaylı yeni defter kullanılır. Dönem değiştiğinde, bir önceki Yönetim Kurulunun aldığı kararların sıra numarasından sonraki numara verilmek suretiyle karar numaralarının devalılığı sağlanır.

UR 2440. Bölge 174 Karar Defteri’ne kararlar el yazısı ile yazılmak gerekmekle beraber, matbu yazılmak suretiyle ve sayfa yapıştırmak şekli uyguylanıyor ise, yapıştırılan sayfanın köşeleri ile defterin sayfası müştereken Kulüp mühürü ile mühürlenir. sMADDE 81. Gelen ve Giden Evrak Defteri Gelen ve Giden Evrak Defteri’nin “Gelen” bölümüne Kulübe gelen yazıların tarih ve varsa numarası ile geldiği yer ve konusu yazılır, sıra numarası verilir. Gelen evrak ayrı bir dosyada bu numara sırasına göre saklanır. Gelen ve Giden Evrak Defteri’nin “Giden” bölümüne Kulüpten gönderilen yazıların tarihi, gittiği yer ve konusu yazılır, sıra numarası verilir. Giden evrak ayrı bir dosyada bu numara sırasına göre saklanır. MADDE 82. İşletme Hesabı Defteri a. Gelirler Gelir-Gider Defteri’nin “Gelir” bölümüne sıra numarası, tarih, ödemeyi yapan kişi veya kuruluşun adı ve ödemenin açıklaması ile bunun için düzenlenen “Alındı Belgesi”nin numarası ve tahsil edilen miktar yazılır. Dönem başlangıcında sıra numarası (1)den itibaren başlatılır. “Alındı Belgesi” düzenlemeden İşletme Hesabı Defteri’ne gelir yazılamaz. Defterdeki sıra numarası “Alındı Belgesi” koçanındaki ilgili “Alındı Belgesi” sayfası üzerine not olarak yazılır. b. Giderler Gelir-Gider Defteri’nin “Gider” bölümüne sıra numarası, harcama karşılığı alınan fatura, makbuz, dekont, gider pusulası, gider tutanağı ve bu gibi evrakın tarihi, varsa numarası, bu evrakı veren kişi veya kuruluşun adı ile harcama konusu ve ödenen miktar yazılır. Dönem başlangıcında sıra numararası (1)den itibaren başlatılır. Defterdeki sıra numarası gidere evrakının üzerine yazılır ve bu evrak ayrı bir dosyada saklanır.

UR 2440. Bölge 175 c. Dönem Sonu Hesabının Kapatılması Haziran ayında Olağan Genel Kurul Toplantısından önce , dönem içerisindeki bütün gelirler ve giderler Gelir-Gider Defteri’ne kaydedildikten sonra, kaydın bittiği son sayfaya gelirler toplamı ile giderler toplamı, arasındaki fark ve gelecek döneme devir miktarı ile kasa ve banka mevcudu yazılarak Başkan ve Sayman tarafından altı imza edilir. d. Gelir-Gider Defteri’nin Devamlılığı Dönem değiştiğinde Gelir-Gider Defteri’nin sayfaları dolmadıysa yeni defter kullanılmaz, ayni deftere, bir sonraki sayfadan devam edilir. Dönem ortasında defterin dolması halinde yeni defter notere ya da Dernekler Müdürlüğü‘ne onaylatılarak sıra numarası devam etmek suretiyle yeni defter kullanılır. Dönem sonunda hesap kapatılırken her iki defter biribirinin devamı olarak hesaba alınır. MADDE 83. Demirbaş Defteri Kulübün demirbaş malzemesi bu deftere kaydedilir. Bir dönemden diğer döneme devir ve teslimde Demirbaş Defteri’nde yazılı olan malzeme bir önceki dönem Yönetim Kurulu tarafından bir sonraki dönem Yönetim Kuruluna teslim edilir. Demirbaş Defteri’nin sayfaları dolmadıkça yeni defter kullanılmaz. Dönem değişikliğinde yani defter kullanılmaya devam edilir. MADDE 84. Alındı Belgesi Defteri Kulübün, Yönetim Kurulu kararı ile bastırdığı “Alındı Belge”leri seri numararaları ile “Alındı Belgesi Defteri”ne kaydedilir. Para tahsil etmeye ve “Alındı Belgesi”ni imzalamaya yetkili kılınan kişiler, kendilerine zimmetlenen “Alındı Belgesi Koçanı”nı teslim aldıklarında bu defterdeki kaydının ilgili bölümünü imzalamak zorundadırlar. Koçanın kullanılması halinde, dip koçan ayni şekilde defterdeki yeri imzalanmak suretiyle görev yapmakta olan Saymana iade edilir. MADDE 85. Dosyalar ve Demirbaşlar

UR 2440. Bölge 176 Üyelerin evrakını içeren Üye Dosyası, yazışmaları içeren Gelen Evrak Dosyası ile Giden Evrak Dosyası, harcamaları içeren Gider Evrakı Dosyası, Kulübün projeleri ve çalışmaları dolayısıyla düzenlenen dosyalar ve malzeme, Kulübün demirbaş eşyası uygun bir yerde saklanır. Bu döküman ve malzemenin saklanmasında Sekreter ve Sayman sorumludur. MADDE 86. Devir ve Teslim Tutanağı Haziran ayında Olağan Genel Kurul Toplantısından sonra veya Yönetim Kurulunun dönem sonunu beklemeden görevden ayrılması halinde yapılacak Olağanaüstü Genel Kurul Toplantısından sonra görevi devredecek Yönetim Kurulu ile görevi devralacak Yönetim Kurulu aralarında bir “Devir ve Teslim Tutanağı” düzenlerler. Bu tutanağın her iki Yönetim Kurulunun Başkan, Sekreter ve Saymalarının imzalaması zorunludur. Tutanakta devir ve teslim edilen defterler, kullanılmış ve kullanılmamış “Alındı Belge”leri, dosyalar ve evrak ile demirbaş malzeme ayrı ayrı ve ayrıntılı olarak yazılır. Ayrıca kasa mevcudu, banka hesapları, ödenecek borçlar ve alacaklar da made madde yazılarak tutanakta sıralanmalıdır. MADDE 87. Defter ve Kayıtları ile Dosyaların Denetlenmesi Kanun ve Yönetmelikler gereği Derneklerin her yıl yetkili makamlarca denetlenmesi gereklidir. Bu sebeple Sekreter ve Sayman sorumluluklarındaki defter, kayıt ve dosyaları günlük olarak düzenlemek ve her zaman denetlemeye hazır bulundurmak zorunluluğundadırlar. Sekreteri ve Sayman her yıl Nisan ayının sonuna kadar Dernekler Müdürlüğüne, Dernekler Kanunu gereği verilmesi gereken beyannmeyi hazırlayıp Başkana onaylattıktan sonra Dernekler Müdürlüğüne vermekle ya da ilgili kurumun web sitesine girmekle yükümlüdür. BÖLÜM VI GENEL HÜKÜMLER MADDE 88. Uluslararası Rotary’nin Kuruluş Günü Rotary’nin kuruluş günü olan 23 Şubat haftası “Dünya Anlayış ve Barış Haftası”

UR 2440. Bölge 177 olarak kabul edilmiştir. Kulüp bu hafta boyunca, geçmişte ulaşılan hedeflerin hatırlanmasının yanı sıra, toplum içinde ve dünyada barış, anlayış ve iyi niyet için hazırlanan programlara da ağırlık verir. MADDE 89. Bölge Guvernörü Adayının Saptanması Uluslararası Rotary Tüzüğüne ve İç Tüzüğüne göre her yıl, iki yıl sonra görev yapacak olan Bölge Guvernörü Adayı saptanır. Bölge Guvernörü Adayının saptanmasında kulüplerin hak ve sorumlulukları Bölge tarafından yayınlanan “Guvernör Aday Saptama Komitesi Yönetmeliği”nde belirtilmiştir. Yönetmelik gereği Kulüp Yönetim Kurulu kulüp üyelerinin görüş ve onaylarını alarak ve kararını oylayarak, GASK aday adayı ( gerektiğinde Guvernör Aday Adayı için ) için belirlenecek isim ve/veya isimleri karara bağlamak ve bu kararı Karar Defteri’ne kaydettikten sonra Bölgeye bildirmekle yükümülüdür. MADDE 90. Federasyon Genel Kurulu ve Bölge Konferansı Oy Delegesi Toplantısı için Delege Seçimi Bölge Federasyonu genel kurul toplantısında görüşülecek konularda kulübü temsil etmek üzere, Yönetim ve Denetim Kurulu raporları ile mali raporlarının kabulü, Yönetim ve Denetim kurullarının ibrası, geçen dönem görevlilerinin ibrası için karar oylamalarında görev yapmak üzere kulübü temsil etmek üzere oy kullanacak federasyon delegesi seçilir ve adı bölgeye bildirilir. Uluslararası Rotary kuralları gereğince Bölge Konferansında görüşülerek oylanması gereken Uluslararası Rotary Yasama Konseyi Delegelerin seçimi ve önerilecek karar suretlerinin oylanması, Geçen Dönem Bütçesinin aklanması, bölge yönetmeliklerinin görüşülmesi ve kabulü gibi konularda Kulübü temsil ederek oy kullanacak ‘Konferans Delegesi’ Haftalık Olağan Toplantılardan birisinde seçilir ve adı Bölgeye bildirilir. İstenirse aynı kişiler hem federasyon genel kurulu ve hemde Konferans oy delegesi seçilebilir. Bu konuda genel kurul karar verir. MADDE 91. Uluslararası Rotary Konvansiyonu için Delege Seçimi Uluslararası Rotary kuralları gereğince, Uluslararası Rotary Konvansiyonunda görüşülerek oylanması gereken konularda Kulübü temsil etmek üzere, Uluslararası Rotary’nin talebi üzerine, Haftalık Olağan Toplantılardan birisinde “Uluslararası Rotary Konvansiyonu Delegesi” olarak bir üye seçilir. Bu üyenin Konvansiyona kendisinin katılması gereklidir. Üyelerden hiç biri Konvansiyon

UR 2440. Bölge 178 katılmıyor ise, diğer Rotary Kulüpleri üyelerinden birisine “delege” olarak yetki verilir. Bu işlemler Uluslararası Rotary’nin Kulübe göndereceği evrak üzerinde belirtilir. MADDE 92. Rotary Dergileri Uluslararası Rotary Yönetim Kurulu kararı gereğince kulüp üyeliği kesinleşen her üye, Uluslararası Rotary Yönetim Kurulu tarafından uygun görülen ve Türkiye’de Türkçe olarak yayınlanan “Rotary” Dergisine ücreti karşılığında abone olmak zorundadır. Abonelik üyelik süresince devam eder. İsteyen üyeler Uluslararası Rotary’nin “The Rotarian” dergisine ücreti karşılığında abone olabilirler. Abone ücreti altışar aylık sürelerle ödenir ve abonelik üyelik süresince devam eder. MADDE 93. Haftalık Olağan Toplantılarda Konferans ve Konuşmalar Toplum, ülke ve dünyanın genel refahı ile ilgili yararlı toplumsal konular kulübün tüm üyelerini ilgilendirdiğinden dolayı, üyelerin aydınlatılması ve kişisel fikirlerini oluşturmalarını sağlamak amacıyla, Haftalık Olağan Toplantılara konusunda uzman konuşmacılar davet edilir ve konular tarafsız ve bilimsel biçimde görüşülebilir ve tartışılabilir. Ancak, toplumda farklı görüşlere sahip ve açıklık kazanmamış konularda, kulüp olarak hiçbir fikir beyan edilemez. MADDE 94. Tarafsızlık İlkesi Kulüp, kamu görevine aday olan kimselerle ilgili olarak bir tutum sergileyemez ve kulüp toplantılarında bu kimselerin aday oldukları göreve uygun olup, olmadıkları ile ilgili tartışma yapamaz. Kulüp, siyasi nitelikte uluslararası veya dünya politikaları ile ilgili herhangi bir konuda karar alamaz, teklifte bulunamaz ve bu yönde faaliyetlerde bulunamaz. Kulüp, siyasi nitelikte uluslararası sorunlar ile ilgili olarak başka kulüplere, toplumlara ve hükümetlere çağrıda, görüş ve tekliflerde bulunamaz, yazı ve bildiri gönderemez.

UR 2440. Bölge 179 MADDE 95 Tahkim Kulübün Yönetim Kurulu kararları dışındaki durumlarda, mevcut bir üye veya üyeler ile bir veya daha fazla sayıdaki üyeler, kulübün herhangi bir görevlisi ile Yönetim Kurulu arasında, herhangi bir şekilde bir uyuşmazlık olduğu takdirde ve bu uyuşmazlık mevcut veya bilinen yöntemlerle çözülemediği takdirde, taraflardan herhangi birisinin Başkandan talebi halinde, sorun tahkim yolu ile çözülür. Taraflar birer hakem ve bu iki hakem de üçüncü bür hakem seçer. Hakemler Kulüp üyeleri arasından seçilirler. Tarafların seçtiği iki hakemin kararı, anlaşamadıkları takdirde üçüncü hakemin kararı taraflar için kesin ve bağlayıcı olup, karara itiraz edilmez. Bu İç Tüzüğün 20. Maddesindeki üyeliğin son bulması ile ilgili tahkim hükümleri ayrıdır. MADDE 96. Posta ile Oylama Giderleri azaltmak ve katılımı artırmak amacı ile “Posta”, “Postalama” veya “Mektup ile oylama” yöntemi, elektronik posta ve internet teknolojisi kullanılarak gerçekleştirilebilir. Bunun için Uluslararası Rotary’nin Tüzük ve İç Tüzük hükümlerine göre hareket edilir. MADDE 97. İç Tüzüğün yürürlüğe girmesi, değiştirilmesi Bu İç Tüzük Kulübün bir online olarak yapılan Haftalık Olağan Toplantısında görüşülerek oya sunulur ve kabul edilir. Değişiklik yapılmak istenen maddenin toplantı gününden en az on(10) gün önce üyelere bildirilmiş olması koşulu ile kulübün karar yeter sayısının bulunduğu herhangi bir olağan toplantısında, oylamada hazır bulunanların üçte ikisinin olur oyu ile bu iç tüzük hükümlerinde değişiklik yapılabilir. Bu iç tüzükte yapılacak değişiklikler veya eklemeler kulüp (Dernek) tüzüğü, UR ana tüzüğü ve içtüzüğü hükümlerine aykırı maddeler içeremez. Gerek Yönetim Kurulundan ve gerekse üyelerden gelen İç Tüzükle ilgili değişiklik önerileri Başkan tarafından herhangibir Haftalık Olağan Toplantı

UR 2440. Bölge 180 gündemine alınır. Öneriler görüşüldükten sonra oya sunularak kabul veya red edilir. Kabul halinde öneriler, ilgili yasalara ve Uluslararası Rotary prensip ve kurallarına uygunluğunun incelenmesi için Bölgeye sunulur. Bölgenin muvafakati halinde öneri bu Kulüp İç Tüzüğü için olduğu kadar diğer Rotary Kulüpleri İç Tüzükleri için de dikkate alınır. Muvafakat edilen değişiklik Kulübün bir Haftalık Olağan Toplantısında tekrar görüşülerek yürürlüğe girer. MADDE 98. İç Tüzükte hüküm bulunmayan haller Bu İç Tüzükte hüküm bulunmayan hallerde a. Türk Medeni Kanunu b. Dernekler Kanunu c. Dernekler Yönetmeliği d. Dernek Tüzüğü e. Uluslararası Rotary Tüzüğü f. Uluslararası Rotary İç Tüzüğü g. Uluslararası Rotary Yöntem El Kitabı h. Uluslararası Rotary Yasama Konseyi Kararları i. Uluslararası Rotary Başkanın El Kitabı j. Uluslararası Rotary Sekreterinin El Kitabı k. Uluslararası Rotary Saymanın El Kitabı l. Uluslararası Rotary Kulüp Komiteleri El Kitabı m. Uluslararası Rotary Yayınlarında belirtilen kurallar n. Bölge Yönetmelikleri Yararlanılacak ve uygulamaya esas olacak kaynaklardır.

UR 2440. Bölge 181

UR 2440. Bölge 182 Kurumsal 2020-01-20 BÖLGE KONFERANS YÖNERGESİ Tanım Bölge Konferansı her dönem Bölge'de dostluğu geliştirmek, bütün bir dönem boyunca Bölge ve kulüplerin gerçekleştirdikleri önemli proje ve etkinliklerin gözden geçirildiği,yeni ilham kaynakları bulmak, Bölge kulüpleri ve Uluslararası Rotary ile ilgili konuları tartışmak ve böylece Rotary Programlarını daha ilerilere taşımak için düzenlenen Bölge Rotaryenlerinin yıllık toplantısıdır. (Konferansıdır) Kapsam Bu Yönerge Uluslararası Rotary Tüzük/İçtüzük ve Yöntemi çerçevesinde Bölge Konferansı düzenleme esaslarını ve Ana başlıklar altında Uygulama Yöntemlerini ile Bölge Konferansı görev ve sorumlulukları ve başarılı bir Bölge Konferansı düzenleme Yönergesini kapsar. Zamanı ve Yeri Bölge Konferansı'nın yapılacağı yerin ve zamanın (URİT 15.040.1 ve 2) maddesine uygun olarak Guvernör ile Bölge'deki Kulüp başkanlarının çoğunluğunun vereceği bir karar ile belirlenmiş olması gerekir. Konferans Tarihi, Bölge Eğitim Asamblesi, Uluslararası Asamble, Zone Enstitüsü veya Uluslararası Konvansiyon ile çakışacak bir şekilde olmamalıdır. (Konvansiyonun 8 gün öncesinde olmamak koşuluyla) Uluslararası Rotary Yönetim Kurulundan izin almak kaydıyla bir diğer Bölgeyle beraber Konferans yapılabilir. Bölge Konferansı ile planlanan ilgili yer ve zaman ile olası değişiklikler Bölge Guvernörü’ne bildirilir. Konferans eğer Bölge dışında bir başka bölgede yapılması planlanmış ise ilgili Bölgeden izin alınması gerekir. Konferans Yerinin Seçimi Gelecek Dönem Guvernörü ile Gelecek Dönem Guvernör Adayı seçilmesinin onaylanması Genel sekreter tarafından yapıldıktan sonra dönemlerinde yapacakları bölge konferanslarını önceden planlayabilirler.Konferansın yeri "Zamanı ve Yeri"ndede yazıldığı gibi Gelecek Dönem Guvernörü ve Gelecek dönem Guvernör Adayı konferans yerini saptarken URİT 16.040.2 maddesine

UR 2440. Bölge 183 uygun olarak dönemlerinde görev yapacak Kulüp başkanlarının çoğunluğunun onayını almaları gerekir. Konferans eğer Bölge dışında bir başka bölgede yapılması planlanmış ise ilgili Bölgeden izin alınması gerekir. Bölge Konferansının Görevlileri Bölge Konferansının organlarını Konferansa Çağrıyı yapan Bölge Guvernörü, Bölge Konferans Komitesi, Konferans Sekreteri, UR Başkan Temsilcisi, UR Başkan Temsilcisin Rehberi (AIDE), Konferansı Düzenleyen Rotary Kulübü, Gelecek Dönem Guvernörü, Gelecek Dönem Guvernör Adayı, Bölge Eğitmeni, Guvernör Yardımcıları ve Komite Başkanlarıdırlar. Görevlilerin tanımları şöyledir; (Kapsamlı tanımlama ve sorumluluklar ilgili Yönergededir) Bölge Guvernörü Konferansa Başkanlık yapar. Konferansa çağrı aşamasından başlayarak tüm aşamaları denetleyerek başarılı bir konferansın gerçekleşmesi için etkin bir görev yapar. Bölge Konferans Komitesi Guvernörün denetiminde Konferansın planlanmasını sağlar Konferans Sekreteri Guvernör tarafından Konferansı düzenleyen kulüp ile görüşülerek atanan Konferansın Planlanmasında ve oturum raporlarının tutulmasında Guvernör ile birlikte çalışır ve Konferans Komitesi’ne başkanlık yapar. (Bu göreve bir Geçmiş Dönem Guvernörü atanır. Aynı zamanda danışmanlık da yapar.) UR Başkan Temsilcisi UR başkanı tarafından Bölge Konferansı’nda kendisini temsil etmek üzere atanan görevlidir. UR Başkan Temsilcisi Asistanı Guvernör tarafından atanan Başkan temsilcisi ile eşinin karşılamadan başlayarak tüm Konferans süresince asistanlığını yapan Rotaryendir.

UR 2440. Bölge 184 Konferansı Düzenleyen Ev Sahibi Rotary Kulübü Konferansın oturum programları dışındaki kayıt ve konaklama ve etkinliklerin organizasyonunu üstlenen ve gerçekleştiren Rotary kulübüdür. Gelecek Dönem Guvernörü (GLDG) Gelecek Dönem Guvernör Adayı (GLDGA) Bölge Eğitmeni Bölge Liderlik semineri ve Konferans esnasında dunulan diğer eğitimleri koordine etmek üzere Guvernörle birlikte görev yapar Guvernör Yardımcıları ve Komite Başkanları Etkin Rotary Kulüplerini desteklemek üzere görev sorumluluklarının bir parçası olarak konferansda onların yanında bulunan ve onlarını katılıma teşvik sonrası konferans esnasında da motive edip destekleyen Bölge liderleridirler Konferans Tanıtımı, Duyurular ve Katılım Bilgileri Konferans'ın ilk tanıtımı bir önceki dönem konferansında yapılır. Konferans'ın yapılacağı dönemde teşvik edilerek duyurulur. Dönemin asamblesinde tekrar tanıtılır. Katılım formları kulüplere bölge asamblesi katılım formları gönderildikten 1 ay sonra gönderilir. Bu sürede Dönem Guvernörü ile Gelecek Dönem Guvernörü’nün mutabakatı ile esnek olunabilinir. Duyurular ve tanıtımlar Bölge Guvernörü, Konferans Düzenleme Komitesi, Bölge Guvernör Yardımcıları ve Konferansı düzenleme görevi verilmiş ev sahibi Rotary kulübü tarafından yapılır. Komite Başkanları Konferansı teşvik ederler. Kulüp Başkanları tüm üyelere yeterince duyurarak katılımın yüksek olmasını sağlamaya çalışırlar. Guvernör, Konferansın yerini, zamanı, katılım koşulları ve diğer konularda Bölge Danışma Kurulu Toplantısında kurul üyelerini bilgilendirir. Rotary Protokolü’ne uygun olarak Uluslararası Rotary Görevlileri protokolüne ,Bölge Protokolüne uygun olarak Dönem Guvernörlerine, Geçmiş Dönem Guvernörler'ine ,Gelecek Dönem Guvernörler'ine, Guvernör adaylarına tanıtım ile birlikte Katılım davet ve bilgi yazıları Bölge Guvernörü tarafından gönderilir.Bölge Koordinasyon toplantısında da Guvernör tarafından tüm bölge görevlilerine konferans ile ilgili ayrıntılı bilgi verilerek konferansın teşvik

UR 2440. Bölge 185 edilmesi istenmelidir. Konferansı düzenleyecek kulübün Bölge kulüplerine ve doğal olarak tüm Rotaryenlere ayrı ayrı Konferans ile ilgili olarak duyuru, tanıtım ve katılım bilgilerinin kayıtları işlevsel kılmak için basılı evraklarla yapılması gerekir.Bu evraklar ev sahibi kulüp tarafından hazırlanır. Daha sonra konferansa değin duyuru ve tanıtımlara ilgili kulüp tarafından sosyal medya kullanılarak devam edilir. Basılı evraklar; Davet mektubu, konferans yerinin tanıtımı, konaklama ve katılım formlarını içerir. Kayıt formları tüm katılımcıların rahatlıkla anlayabileceği şekilde tüm katılım seçenekleri ve ücretlerinin açıkça yazılmış şekliyle düzenlenmelidir. Katılım seçeneklerinin ücretlendirilmesi mümkün olduğunca minimum düzeylerde tutularak yapılacaktır. Konferans Kayıtları ve Takibi Konferansın kayıtları ev sahibi kulüp tarafından yapılır. Bölge Konferans Organizasyon Komitesi gerek duyduğu zaman kayıtlar ile ilgili olarak kulüpten bilgi alır ve o da takip ederek Guvernör'e bilgi verir. Konferans kayıtlarının hem yazılı olarak hemde elektronik ortamda paralel biçimde yapılması gerekir. Ev sahibi kulüp kayıtlar için yeteri sayıda üyesini görevlendirir. Bu üyeler Bölge Rotaryenlerine istediklerinde bilgi vermek, yardımcı olmak ve kayıtları hızlıca yapmak üzere seçilirler.İlgili komitelerine ve kulüplerine karşı sorumludurlar. Konferansın bir gün öncesi sabahından itibaren yine aynı kişiler başta olmak üzere ev sahibi kulüp diğer kulüp üyelerinden yeteri sayıda rotaryeni ek olarak görevlendirerek konferansın düzenlendiği tesis girişinde bir kayıt masası oluşturur. Kayıtlar burada devam eder. Konferans'ın kapanış oturumu öncesi Katılım raporu Konferans Organizasyon Komitesi'ne ve Konferans Sekreteri'ne ayrı ayrı teslim edilir. Konferans için Maddi Destek Alma Hem Bölge hem de ev sahibi kulüp Bölge Konferansı için bağış olarak ya da tanıtım amaçlı maddi destek alabilir. Bölge açısından bu desteklerin alınış şekli ve şartları Bölge Sponsorluk Anlaşmaları Yönetmeliği'nde belirtilmiştir. Ev

UR 2440. Bölge 186 sahibi kulübün de maddi destek alma konusunda bu şartlara uyması beklenir. Konferansın Bütçesi Konferansın konsolide edilmiş genel bütçesinin dışında Bölge'ye ve ev sahibi kulübe ait bütçeler oluşturulur. Bölgenin Genel Bütçesi içindeki Konferans harcamaları tutarı ev sahibi kulübün hazırlayacağı bütçe için önceden kendilerine bildirilir. Kulübün hazırlayacağı bütçe için Bölge Organizasyon Komitesi'nin ve kulübün mutabakatı şarttır. Bu mutabakat yazılı ve taraflarca onaylı olarak kayıt altına alınır. Bölge'nin bir iktisadi işletmesi varsa onun denetiminde bu bütçenin oluşturulması ve uygulanması faydalı olduğu kadar da gereklidir.Bütçe Rotary temel ilkelerine uygun bir etkinlik planlamasına göre hazırlanmalıdır. Konferansın Toplantı Salonu ve Düzeni Bölge Konferansı için tüm katılımcıların tiyatro düzeninde oturabilecekleri bir büyük salona ve Bölge Liderlik Semineri ile düzenlenebilecek bir başka etkinlik için 2 küçük toplantı salonuna gereksinim vardır. Küçük salonlardan birinde yıl sonu hizmet sergisi açılacaktır. Büyük salonda açılış ve kapanış oturumu dahil tüm ortak sunumlar düzenlenecektir. Salon ve sahnenin katılımcılara ve yeni üyelere motivasyon sağlayacak biçimde etkileyici bir düzene sahip olması gerekir. Türk Bayrağı ve Atatürk Bayrağı (Resimli) Dönem Teması Bayrağı, bayraklar, sunumlar için perde veya perdeler, duvarlara asılı Rotary Kulüp Bayrakları, Kulüp bayraklarının konulacağı bayrak platformları, iki sunum kürsüsü ve çan olmalıdır. Oturma düzeni tiyatro oturma düzeni biçiminde olacaktır.(Protokol oturma düzenleri ve uygulamaları için Protokol Yönetmeliği'ne bakınız.) Konferans Raporu Guvernör veya Konferans Başkanı olarak görevlendirilen kimse Konferans Sekreteri ile birlikte Konferansın kapanışından sonraki 30 gün içerisinde konferans tutanaklarını bir rapor şeklinde düzenler ve imzalarlar. Bu raporun üç kopyası Genel Sekreter'e, birer kopyası da bölge kulüplerinin sekreterlerine gönderilir. (URİT 15.040.5)

UR 2440. Bölge 187 KONFERANSTA VE BÖLGE YASAMA TOPLANTISINDA OYLAMA Oy Delegeleri Bölgedeki her kulüp, Bölge Konferansına ve eğer düzenlenirse Bölge Yasama Toplantısı'na, en az bir delege seçip onaylayarak gönderecektir. Bölgedeki her kulübün en az bir oyu olmak üzere, üye sayısı 25 ve katları olan kulüplerin her ilave 13 üye için ek bir oy hakkı bulunur. Örneğin: 38-62 arasında üyesi bulunan kulüplerin 2 oy, 63-87 arasında üyesi bulunan Kulüplerin 3 oy, 88–112 arasında üyesi bulunan kulüplerin 4 oy hakkı vb. bulunur. Kulüp üye sayısı tespitinde, konferanstan önceki en son kulüp faturasındaki üye sayısı dikkate alınır. Ancak, UR tarafından üyeliği askıya alınan bir kulübün oy hakkı yoktur. Her oy delegesinin kulübün bir üyesi olması ve oy kullanabilmesi için konferansta veya Bölge Yasama Toplantısında hazır bulunması şarttır. (URİT 15.050.1) Konferans ve Bölge Yasama Toplantısı Oylama Yöntemi Bölge Konferansı'nda veya Bölge Yasama Toplantısı'nda hazır bulunan yükümlüklerini yerine getirmiş olan her kulüp üyesinin, Guvernör adayı seçimi, Direktör Adayı Saptama Komitesi asil ve yedek üyesi seçimi, Guvernör Adayı Saptama Komitesi Yönetmeliği değişikliği, Yasama Konseyi ve Önerge Konseyi bölge delegesi asıl ve yedeğinin seçimi ve bölge bütçesi üye başı aidat ödentileriyle ilgili oylamalar dışında olan konularda Konferans ve Bölge Önerge Toplantısı süresince oylamaya sunulan konularda oy kullanma hakkı vardır. Ancak, her oy delegesinin Konferan'sa veya Bölge Yasama Toplantısına sunulan her konuda oylama isteme hakkı vardır. Bu gibi durumlardaki oylamalara sadece oy delegeleri katılabilir. Guvernör adayı seçimi, Direktör Adayı Saptama Komitesi asil ve yedek üyesi seçimi, Guvernör Adayı Saptama Komitesi Yönetmeliği değişikliği, Yasama Konseyi Bölge delegesi ve önerge konseyi asil ve yedeğinin seçimi ile ilgili oylama yapılması durumunda, birden fazla oy hakkı olan kulüplerin oy delegeleri, oylarını sadece aynı aday için kullanabilirler. Üçten fazla aday olması durumunda, kullanılacak tercihli oylama sisteminde de, birden fazla oya sahip kulüplerin oylarının tümünü yaptıkları tercihe göre aynı doğrultuda vermeleri zorunludur. (URİT 15.050.2) (Eğer Bölge Konferansı’nda Guvernör seçimi yapılırsa bunun için URİT 12.060- 12.070 ve 12.050.1-2-3 deki yazılı kurallar geçerlidir.)

UR 2440. Bölge 188 Vekiller Kulüp, konferansa katılamayan delegesi yerine bir vekil tayin edebilir. Bunun için guvernörün oluru gerekir. Vekil kendi kulübünün üyesi olabileceği gibi, bölgenin başka bir kulübünün de üyesi olabilir. Bir kulüp tarafından vekil görevlendirilmesi durumunda kendisine verilecek belgenin kulüp başkanı ve sekreter tarafından onaylanması gerekir. Vekil, temsil ettiği kulüp delegesinin yerine oy kullanabileceği gibi, aynı zamanda kendi kulübünün oy delegesi olarak da seçimde oy kullanma hakkı vardır.(URİT 15.050.3) EK YÖNERGE 1 Bölge Konferansında Görev ve Sorumluluklar Bir Bölge Konferansı düzenlemek Bölge genelinde pek çok sayıda görevli Rotaryen'in çabalarını gerektirmekte olup, bu da Bölge Guvernörü’nün etkinlikle ilgili vizyonunu uygulamak için söz konusu görevlilerle birlikte çalışmasını gerektirmektedir. Bu yönergede söz konusu görevlilerin görevlerinin ve sorumluluklarının neler oldukları anlatılmaktadır. Bölge Guvernörü Konferansa Başkanlık Yapar. Konferansın Rotary ve Vakıf aracılığıyla sunulan birçok hizmet fırsatının ortaya çıkarmasını sağlayarak, Rotaryenleri kulüp seviyesinin ötesinde Rotary’ye katkıda bulunmaları için motive olmalarına yardım etmelidir. Konferans öncesi, Bölge Rotaryenlerine Konferan'sı tanıtmak için her fırsatı değerlendirmelidir. sorumlulukların bazıları döneminin başlamasından önce gerçekleşebilir. • Gelecek Dönem Guvernörü iken Bölge Konferans Komitesini oluşturur. (Konferans Sekreteri, GLDG, GLDGA, Bölge Saymanı, Bölge Eğitim Komitesi Başkanı, Bölge Kurumsal İletişim Komitesi Başkanı ve doğal üye olarak kendisi) • Gelecek Dönem Guvernörü iken fikir almak için diğer Bölge Konferans'larına katılır • Gelecek Dönem Guvernörü ve adayını konferans komitesine dahil eder. • Konferansı düzenleyen kulüp başkanına danışarak Konferans Sekreterini atar. (Aynı zamanda Konferans Danışman Guvernörü)

UR 2440. Bölge 189 • Programa Gelecek Dönem Guvernörünü mutlaka dahil eder. • Konferans'ın planlanma, düzenlenme ve uygulamasını her aşamada denetler. • Kapsamlı bir program geliştirmek için Bölge Konferans Komitesi ile birlikte çalışır. • Bölge Konferansı'nı destekler, tanıtır ve katılımı teşvik eder. • UR Temsilcisi ve eşine yardımcı olmak üzere bir yardımcı asistanın AIDE) atanması dahil olmak üzere kendilerine misafirperverlik ve nezaket gösterildiğinden emin olur. • Diğer Bölge'lerin Gelecek Dönem Guvernör'lerini Konferans'a davet eder. • Konferans program ve etkinliklerine yeni kulüpler başta olmak üzere tüm Bölge kulüp temsilcilerinin katılımına özen gösterir. • Bölge Konferansı hakkında toplum bilincini sağlamak ve teşvik etmek için Bölge Halkla Ilişkiler Komitesi'nin Konferans öncesi ve sonrasında medya ile birlikte çalışmasını sağlar. • Konferans'ın düzenlediği yerdeki resmi ve yerel temsilcileri Konferans'a davet eder. • Konferans konuşmasının mutlaka ilham veren bir konuşma olması gerekir. • Bölge Konferans'ında dönem boyunca tüm bölgede gerçekleştirilen etkinliklerin özetle anlatımını ve her bir kulübün gerçekleştirdiklerinin özetle sunumunun gerçekleştirilmesini sağlar. • Başkan Temsilcisinin düzenlediği gizli raporu eğer temsilci kendisi UR Başkanı ve ofisine göndermez ve bu görevi Guvernör'e verirse (Mevcut uygulamada kendi gönderir) UR Başkanı ve onun ofis adresine girer ve gönderir. Bölge Konferans Komitesi Guvernörün yönetiminde Konferansın planlanmasını ve katılımın en yüksek sayıda olması için gerekli düzenleme ve çalışmaları yapar. Başkan temsilcisini ataması yapılır yapılmaz Konferans sırasındaki etkinlikler ve konuşma zamanları konusunda bilgilendirir. • Guvernör ve Konferans sekreteriyle Konferans süresince uygunluk içinde görev yapar • Ev sahibi kulübün organizasyon komitesiyle konferans öncesinde kesintisiz

UR 2440. Bölge 190 bilgi alışverişi yapar. • Konferans kayıtları hakkında bilgi alır ve takibini yapar • Konferansın tanıtım çalışmalarını takip eder ve destekler. • Konferans bütçesinin oluşmasını sağlar • UR Başkan temsilcisini Konferans ile ilgili olarak istediği konularda bilgilendirir • Konferans ile ilgili UR temsilcisi bilgilerini alır ve varsa temsilcinin isteklerini çözümler Konferans Sekreteri Guvernör'ün Konferans'ı düzenleyen kulüple görüşerek atadığı Konferans Sekreteri; Konferans'ın planlanması ve Konferans oturumlarının raporlarının tutulmasında Guvernör ile birlikte çalışır ve Konferans Komitesi'ne başkanlık yapar. UR Başkan Temsilcisi UR Başkanı tarafından atanan Başkan temsilcisi Konferans'a katılan Rotaryenler ve onların eşlerine dönemin teması, dönemin hedefleri ve UR'nin öncelik verdiği önemli konular hakkında Başkan adına bilgiler verir. Başkan tarafından atandıktan sonra harcamalar, ona yardımcı olacak asistan (AIDE),protokol ve Konferans programına katılımı hakkında Bölge Konferans Komitesi'nden bilgi alır. Temsilci eşi ile birlikte tüm oturumlara katılır. Bu oturumlarda Görevlendirilen yardımcı asistan sürekli olarak yanında oturur. Temsilci ve eşinin masrafları UR tarafından ödenir. Karşılama ve uğurlama, Bölge Konferans yerine ulaşım, konaklama, konferans katılımı, eğer temsilci yurt dışından geliyor ve Türkçe bilmiyorsa kendisine bütün programı simultane tercüme edecek mütercim ile temsilcinin konuşmalarını katılımcılara tercüme edecek sistem ve vb. diğer giderler Bölge Konferans bütçesinde yer alacaktır. Eğer Temsilci tarafından istenirse Konferans Komitesi Konferans öncesi ve sonrasında bölgedeki kulüplere ziyaretler organize eder. Bu ziyaretler esnasında komitenin atadığı yardımcı asistan (AIDE) temsilciye ziyaretler esnasındaki iletişimde yardımcı olur. Ayrıca Temsilci için Bölge'yi tanıtıcı özel ziyaret programları yapılır.

UR 2440. Bölge 191 Başkan Temsilcisi Konferans süresince üç günde belirli zamanlara bölünmüş olarak konuşmasını yapar. Bu konuda konferans öncesi program yapılırken etmsilcinin görüşü alınmalıdır. UR. Başkan Temsilcisi Yardımcı Asistanı (AIDE) Seçilen deneyimli Rotaryen (Tercihan GDG veya GLDGA olmalıdır) Konferans süresince Temsilci ve eşine asistanlık yapar, onların görevlerini yerlerine getirmelerini ve Konferans'a tam olarak katılmaları için gerekli bilgi ve yardımı almalarını sağlar. Konferan'sı Düzenleyen Rotary Kulübü (Ev Sahibi Kulüp) • Bölge Organizasyon Komitesinin karşılıklı mutabakat ile sistemsel olarak daha iyi çalışabileceğine karar verilen bazı durumlarda bazı sorumluluklarını paylaştığı, Konferans'ın oturum programları dışındaki tüm organizasyonu oluşturan ve yürüten kulüptür ve bu organizasyon için bir komite ile bu komite başkanına sahip olmalıdır. • Konferans'ın tanıtımını Bölge'de ve kulüplerde yaparlar. Tanıtım için sosyal medyayı etkin biçimde kullanırlar. • Konferans'ın tanıtım ve katılım kayıt formlarını oluşturular ve kayıtları yaparlar • Konferans'ın yapılacağı tesise katılımcıların rahatça ulaşabilmeleri için gerekli yol yönlendirmelerini yaparlar. • Konferans'ın yapılacağı tesisin sahne, ses ve görüntü düzenini oluşturular. • Bölge Komitesi'nin önerdiği shuttle hizmetlerini sağlarlar. • Bölge Komitesi ile mutabakatlı olarak belirlenen katılımcılara sponsor olurlar. • Konferans'ın oturum programları dışındaki etkinlikleri planlarlar ve gerçekleştiriler. • Konferansın tüm akışının düzenli olarak gerçekleşmesini sağlarlar. Bunun için gerekli düzenleme ve organizasyonu sağlarlar. • Katılımcılar için doğabilecek sorunları çözümlemek üzere görevli bulundurular. • Katılımcıların oluşabilecek sağlık sorunlarını çözmek amacıyla ilgili önlemleri alırlar. • Konferansın yapılacağı tesiste kayıt masası oluşturular ve giriş işlemleri

UR 2440. Bölge 192 ile kayıtların düzenli ve hızlı olarak gerçekleştirilmesi için çaba harcarlar. Konferansın açılışında bayrak geçiş töreni içinüyelerinden 5 er kişilik 4 ekip oluşturular • Duyuru ve anonslar için görevli atarlar. • Gala yemeğini ve galada müzik grubunu organize ederler. • Bölge ile mutabakat halinde konuşmacı konuk organize ederler. • Simultane tercüme için gerekli alt yapıyı hazırlarlar. Gelecek Dönem Guvernörü • Gelecek dönemde düzenleyeceği Konferans'ına hazırlanmasında deneyim kazanması için Guvernör tarafından özel sorumluluklar verilir ve konfarans etkinliklerine yardımcı olur. • Konferans etkinliklerinde guvernöre yardımcı olur • Kendi döneminin Konferans'ını konferansa evsahipliği yapacak kulüp ile birlikte tanıtır. Gelecek Dönem Guvernör Adayı Kendi dönemine hazırlık olarak Bölge Konferans Komites'inde görev yapabilir. Bölge Eğitmeni Bölge Liderlik Seminerini ve Konferans sırasında sunulan diğer eğitimleri koordine etmek için Guvernör ve Bölge Konferans komitesi ile birlikte çalışır. Guvernör Yardımcıları ve Bölge Komiteleri Bölge Takımının, Liderlik ekibinin birer parçası olarak konferansa katılırlar ve dönem boyunca teşvik ederler. Katılımlarıyla dönem boyunca yapılan projelerinetkin olarak sunulmasına yardımcı olurlar. Katılımcıları kulüp seviyesinin ötesinde hizmet vermeye teşvik ederler. EK YÖNERGE 2 BAŞARILI BİR BÖLGE KONFERANSI DÜZENLEME REHBERİ YÖNERGESİ Bir Bölge Konferansı program öncelikle enaz düzeyde şu konuları içermelidir; • UR Başkan temsilcisinin 2 konferans ve bir kısa kapanış konuşması

UR 2440. Bölge 193 • Denetlenmiş mali tabloların dönem başından itibaren itibaren olmak üzere görüşülmesi ve kabulü • Eğer Bölge Eğitim Asamblesinde yada Başkanlar Eğitim Seminer'inde görüşülüp onaylanmadıysa Bölge bütçesine kulüp katkılarının onayı • UR Direktör Aday Saptama Komitesi üyesinin seçimi • Yasama Konseyi Bölge Delegesi seçimi (Yasama Konseyinden iki yıl önce) 1. Adım: Üye Katılımını Sağlamak için Önceliklerin Belirlenmesi • Konferans ayrıntılarını planlamaya başlamadan önce üye katılımını sağlamak için önceliklerin ve bu konudaki Stratejinin belirlenmesi gerekir. Bunun için de; • Bölge'nin bu konudaki ihtiyacını belirlemek gerekir. Bu belirleme için geçmiş konferans katılımcılarının deneyimleri ve önerileri, Konferans komitelerinin düzenlediği raporlar, Bölge'de Kulüp ve Rotaryenlerden alınacak görüşler vb. araştırmalar gerekir. • Bölgede dönem boyunca gerçekleşen başarılı projelerin sunularak Bölge'nin tamamında tanınmasının sağlanması amacıyla çok sayıda Rotarye'nin Konferans'a katılması için nasıl ilham verilerek teşvik edileceğinin belirlenmesi gerekir. • Rotaryen olan ya da olmayanlar gibi katılımcılara hitap etmesi için etkinlikleri birleştirecek ve cazip hale getirecek yeni yöntemlerin kesinlikle kullanılması gerekir. • Yeni üyeleri , eşler ve aileleri etkinliklere katılmaya davet edin. • Rotaractörler, Interactörler, Rotary Değişim Öğrencileri, Rotary Vakfı mezunları ve diğer Rotary Programı katılımcılarının katıldıkları etkinlikler ve projeler hakkındaki deneyimlerini anlatmalarını sağlayın. Bu anlatımlar katılım önceliklerinin belirlenmesinde önemlidir. • İçinde yaşadığınız toplumun en iyi bireylerini ; onları tanıtmak, onları Rotary ailesine yakınlaştırmak, onlarla birlikte Rotary iyi işler yapar demek için konferansınıza davet edin. • Dönem boyunca kulüplerin gerçekleştirdikleri proje ve etkinlikleri destekleyin • Konferans'ı düzenlemeyi planladığınız tarihlerin resmi tatil, bayram gibi seyahatlere yönelik günlerle çakışmamasına dikkat edin.

UR 2440. Bölge 194 2. Adım; İhtiyaç Duyulan Kaynakların Planlanması Genel bir planlama için; Planlamada yer alacak herkes ile işbirliği yaparak bir eylem planı ve zaman çizelgesi oluşturulması gerekir. Beceri ve ilgi alanları göre üyeleri seçerek gerek duyduğunuz Konferans'ın çalışma komitelerini oluşturmanız önerilir. Konferansın ihtiyaçlarını karşılayacak bir tesis seçilerek tesis ile sözleşme yapmadan önce konferans tarihini ve ihtiyaç duyacağınız herşey için tesisten yazılı onay alınmalıdır. Kulüp üyelerine konferansa katılım için gerekli olacak tanıtım ve kayıt formlarını zamanlamaya dikkat ederek mümkün olduğunca erken gönderin. Tanıtım ve kayıtlar önemli bir kaynak planlamasıdır. Bölge ve Konferans'ı güvence altında tutmak ve korumak için can ve mal güvenliği açısından yeterli sorumlulukta bir sigorta yapılmalıdır. Sigorta tüm konferans etkinliklerini ; Toplantıları dostluk etkinliklerini ve toplu olarak yenecek yemekleri kapsamalıdır. Mümkün olan çok sayıda Konferans'a katılım için; Konferans yerinin maksimum düzeyde katılımı teşvik edecek bir lokasyonda olmasının tercih edilmesi gerekir. Konferansın Bütçesi; Konferans masraflarının enaz düzeyde tutulduğu, toplantı salonları, salon ses, görüntü ve ışık düzenleri, otel odaları, eğlence mekanları, yemek ve buna benzer ihtiyaç duyulanların makul seviyelerde tutularak ücretlendirildiği Tesisin diğer mekanlarında katılımcı paylarının olup olmadığının belirtildiği Katılım ücretlerinin tamamının veya belirli bir kısmının Bölge Fon'unca karşılanıp karşılanmayacağının önceden Bölge ile mutabakatlı olarak kararlaştırıldığı, belirli giderlere Bölge'nin katılıp katılmayacağının belirlendiği bölgenin onayı ile sponsorluk ve tanıtım alarak giderlerin azaltıldığı veya katılımcı paylarının düşürüldüğü bir bütçe olmalıdır.