UR 2440. Bölge 195 Kayıtlar; Kayıtların ne şekilde yapılabileceğini, kulüplere nasıl gönderileceği, kulüplerde tanıtım için kimlerden destek alınacağı, tanıtım için kulüp ziyaretleri, sosyal medyada tanıtım gibi konuların Bölge desteğiyle planmasının sağlanması gerekir. 3. Adım: Programlamayı Planlama Bir Bölge Konferansı'nın başarısı büyük ölçüde programına bağlıdır. Genel oturumlar ilginç ve amaca uygun, katılımcıların ilgi duyacağı sunumları içermelidir. Program farklı düzeylerde deneyime sahip ve ilgi alanları farklı üyelere ilham verecek sekilde olmalıdır. Katılımcıların ilgi duyması için programın eğlenceli olması da göz ardı edilmemelidir. Bölge Konferansı Rotaryenlerin birbirleriyle tanışmaları için bir fırsattır. Konferans Rotaryenlerin Rotary’e olan bağlarını güçlendirir. Bölge'nin, kulüplerin ve bireysel olarak rotaryenlerin başarılarını kutlar. • Program bütün katılımcılar için uygun olmalıdır. Bu nedenle hem öğrenme hem de iletişim kurma zamanlarını içeren yeni üyelere yönelik bir oryantasyon sağlayın. • En az üç yıl kulübünde hizmet ederek bir liderlik görevi veya başkanlık yapacağı için ilgili üyelere bir liderlik semineri düzenleyin. • İletişim kurma ve dostluk, hizmet projesi, vakıf etkinliği, genç kuşaklar gibi rotary’nin farklı alanlarına zaman ayırın. • Programlama heyecan verici ve yenilikçi (inovatif) olmalıdır. • Konuşmacı veya konuşmacılar olarak hem Rotaryen hem de Rotaryen olmayan bir konuşmacı tercih edilebilir. (Okur yazarlığı anlatan bir öğretmen- anne çocuk sağlığını anlatan bir doktor gibi – Öncelikli Rotary Alanları'na yönelik-) • Yeni ve mevcut tüm rotaryenlere yeni bilgiler sağlayacak konuları programınıza dahil ediniz. • Hizmet projelerini sürdürmek, sürdürülebilirliğini sağlamak, daha yenilikçi (inovatif) olanları geliştirmek, hem kutlamak hemde bu vesileyle yeni üyeler kazanmayı hedefleyerek Bölge kulüplerinin gerçekleştirdiği başarılı projeleri sunmayı hatta bu projelerden yararlanların deneyim ve kazanımlarını anlatmalarını planlayın. • Oturumlarda katılımcıları canlı ve ilgili tutmak için küçük gruplarda fikir
UR 2440. Bölge 196 tartışmaları, paneller veya video/film gibi sahne görsellerinin olduğu çeşitli formatlar kullanın. • Oturumlarda yeni hizmet proje fikirleri ve iletişim kurma yolları için beyin fırtınası yapma olanaklarını sağlayın. • Tüm oturumlara arkadaşlık ve iletişim kurma fırsatları ekleyin. • Programda Rotaryenleri proje ve faaliyetlere dahil etmek için yol gösterici ipuçlarını yaratın. • Rotaryen olmayanların kulüp aktivitelerine dahil edilebilecek fırsatların belirleneceği, Rotary Kulüp üyelerinin kulübün proje ve faaliyetlerine etkin olarak katılmasının sağlanacağı bir etkinlik olarak değerlendirip bu yönde de hazırlıklar yapınız. • Bütünleyici bir mesaj ve program yaratmak için mevcut dönem sloganını da içeren çalışma yollarının neler olduğunu değerlendirin. 4. Adım: Konferansı Tanıtmak Öncelikle konferansın tanıtımı etkili olmalıdır. Tanıtım için gösterilecek çabalar çok yönlü olarak dikkatlice planlanmalıdır. Katılımcı Rotaryenin yararlarının ne olduğuna yoğunlaşarak bir çoşku yaratılmalıdır. İyi bir tanıtım çabası beceri ve zaman alır. Kaynaklardan kesinllikle yararlanmalı ve Bölge'nizden uzman bir rotaryeni Organizasyon Komite Başkanı olarak seçmelisiniz. Halkla İlişkiler Komite'niz (Kurumsal İletişim ) ile bağlantılı olarak hareket edecek bir Bölge Konferans tanıtım alt komitesi kurabilirsiniz. Dönem Boyunca tanıtım, Rotaryenlere konferansı sıkça hatırlatmak son derece yararlı olacaktır. Bunun için ; • Bölge Guvernörü düzenli olarak Bölge Rotaryenlerine etkili bir iletişimle konferans gelişmeleri hakkında bilgi vermelidir. • Sosyal medya heyecan yaratacak bir şekilde yaygın olarak kullanılmalı, Facebook ve twitter’da tanıtım kampanyaları başlatılmalıdır. • Eğlenceli ve ödüllü aktiviteler katılımı arttırabilir. • Eğlenceli bir tanıtım videosu/videoları hazırlıyarak ve sosyal medya aracılığı ile tüm rotaryenlere ulaşın. • İlgi çekici tanıtım paketleri oluşturun ve bunları kulüplere dağıtın. • Bölge web sitesine konferans hakkında sürekli olarak güncel bilgiler ekleyin.
UR 2440. Bölge 197 • Konferansla ilgili olarak PR çalışmalarını teşvik etmek için kulüplere ödül teklif edin. • Medyayı, özellikle yerel ve local medyaları tanıtım için kullanın. Bu konuda fırsatlar yaratın. Haber değeri olan Rotary projelerinin özelliklerini de tanımlayarak bir basin bülteni hazırlayın ve medyaya ulaşın. 5. Adım: Konferansı Gerçekleştirme, Değerlendirme ve Keyif Alma Bu son adım planladığınız konferansı eyleme geçirmek aşamasıdır. Oluşabilecek potansiyel sorunları tanımlayın ve acil durum planlarını hazırlayın ve unutmayın ki; esneklik başarılı bir konferansın anahtarıdır. Konferans önemli Bölge işlerini konuşmak için de ideal bir zamandır.Bunlar; • Dönem bölge harcamalarının onaylanması • Eğer Bölge Eğitim Asamblesi veya Başkanlar Eğitim Seminerinde belirlenmediyse Bölge aidatının belirlenmesi • Konferans'ta onaylanacakkonuların ve kararların oylanması • UR Direktör adayı saptama komitesi üyesi seçimi • Yasama Konseyi Bölge Delegesi seçimi • Eğer Bölge olarak başka bir yöntem belirlenmemiş ise Gelecek Dönem Guvernör Adayı seçimi • Kurulan yeni kulüpleri tanıma, Bölge Ödülleri'ni sunma,yeni bir kulübün Rotary’e katılımı, Bölge Vakıf Fonları ve kullanımları, Bölge aktivite ve projelerinin takdiridir. Konferansın sonunda üyelere Konferans'ı değerlendirmeleri için bir zaman ayırmanız gerekir. Bunun için bir anket geliştirin ve konferans sonunda bunun doldurulmasını veya e- posta ile göndermesini katılımcılardan isteyin. Bu anket bir dönem sonra yapılacak olan konferans için sağlam bir temel oluşturacaktır. Zaten organizasyon komitesi düzenleyeceği bir raporla Konferans'ın tümünü değerlendirecektir. Bu rapor da hiç kuşkusuz gelecek dönemler için başarı ve zorlukların neler olduklarının öğrenildiği yol gösterici bir kaynak olacaktır.
UR 2440. Bölge 198 ÜYE KATILIMINA YOĞUNLAŞARAK ÖNCELİKLERİNİZİ BELİRLEDİNİZ KAYNAKLARINIZI PLANLADINIZ KONFERANSINIZI PLANLADINIZ KONFERANSINIZI TANITTINIZ Sonunda Konferansı'mızı gerçekleştirirken ve Bölge'nizin başarılarını kutlarken KEYFİNİ ÇIKARIN...
UR 2440. Bölge 199
UR 2440. Bölge 200 Kurumsal 2020-01-21 UYDU KULÜP REHBERİ Uydu kulüp gerçek ve bağımsız bir Rotary Kulübü olma yolunda kısa süreli bir geçiş aşaması olarak tanımlanır. Rotary Kulübü olabilmek için bir diğer seçenek yoldur. UR kuralları gereği Bir Rotary Kulübünün kurulabilmesi için 20 üyeye gereksinim vardır. Oysa 8 kurucu üye ile Bir Rotary Kulübün'ün sponsorluğunda Uydu Kulüp veya Uydu e-kulüp kurulabilir.Uydu kulüpler Rotary kulüplerinden farklı olarak kendi başkanlarıyla, kendi tüzük ve kültürleriyle ve değişik zamanlarda toplanırlar.Düzenli kulüp toplantılarına katılamayan Rotaryenler Uydu kulüp toplantılarına katılarak devamlarını telafi edebilirler. Bir Uydu Kulübün Kuruluşu ve Koşulları • Uydu kulübe sahip olmak isteyen Sponsor Rotary Kulübü CDS’ye (UR Kulüp ve Bölge Desteği Birimi) başvuru formu gönderir. • Uydu kulübün Rotary Kulübü Ana Tüzüğü Madde 13 Bölüm 6'da yazılı Bu kulübün uydu Kulübünün Yönetimi şartlarını yerine getirebilmesi için en az 8 üyeye sahip olması gerekir. üye sayısının daha fazla olabilir. Bu konuda bir sınır yoktur. • Üye sayısı 20 nin altında olan Rotary Kulüpleri de bir uydu kulüp için sponsor olabilirler. • Yeni bir Rotary kulübü kurmak isteyen Sponsor Rotary kulübüyle Uydu kulüp kurmak isteyen Rotary kulübünün görev ve sorumlulukları birbirinden farklıdır. • Zayıf Rotary kulüpleri mevcut durumlarıyla Uydu kulübe dönüşemezler.Ancak tüm üyeleri Rotary’den istifa edip ayrılırlar ve dolayısıyla Charter’larının iptalinden sonra tekrar bir araya gelip Bir Uydu Kulübü kurmak isteyebilirler.Ancak Uydu kulüpler zayıf kulüpleri güçlendirmek amacıyla tasarlanmamıştır. Zayıf kulüpler desteğe ve rehberlik gereksinimi duyduklarında bu gereksinimleri Bölge Guvernörü tarafından görevlendirilen Başka bir Rotary kulübünün veya özel bir temsilcinin destek ve rehberliği ile karşılanır • Bir Rotaract Kulübü’nün üyelerinin tamamı veya bir kısmı bir araya gelerek bir Uydu Kulüp oluşturabilirler veya başka bir uydu kulübe katılabilirler.
UR 2440. Bölge 201 • Uydu kulüplerin adı sponsor kulüplerin adını farklı bir niteleyici ile taşırlar. Örneğin; sponsor kulüp ile Uydu Kulüp aynı yerde ama farklı zamanlarda toplanıyorlarsa Sponsor Kulüp adı: Kuzey İzmir Rotary Kulübü / Uydu kulüp ad : Kuzey İzmir akşam Rotary Uydu kulübü olur. Sponsor kulüp ile Uydu Kulüp farklı yerlerde toplanıyorlarsa Sponsor Kulüp ad: Kuzey İzmir Liman Rotary Kulübü / Uydu kulüp adı : Kuzey İzmir Alaybey Rotary Uydu kulübü olur. Süreç içinde çeşitli nedenlerle Sponsor Rotary Kulübü veya uydu Rotary Kulübü adlarını değiştirmek isterlerse UR CDS (Kulüp ve Bölge Desteği Birimi) temsilcisine (Bölge aracılığı ile) bu isteklerini bildirirler. CDS temsilcisi bu isteği onayladığı takdirde Sponsor kulüp ve Uydu kulüp başkanlarına bir yazı ile bildirimde bulunur. Ancak Kulüplerin sözleşmelerinde böyle bi madde yoksa adlarını değiştiremezler. Uydu Rotary Kulübünde Yönetim Gurubu ve Yönetim • Uydu kulüpler kendilerine ait bir Yönetim kurulu (Gurubu) oluştururlar ve bu kurulun üyesi görevlileri olur. Ancak Bir Kurul Başkanı yerine (Rotary Kulübü Başkanı gibi) bu Yönetici Gurubunun Başkanı vardır. Sadece UR Rotary Kulübü Ana Tüzüğünde Kavramda karışıklığı önlemek amacıyla Yönetim Kurulu ifadesi kullanılmaktadır. Rotary Kulübü Ana Tüzüğü . Madde 11 Yönetim Kurulu ve Diğer Görevliler/ Bölüm 6. Uydu Kulübünün Yönetimi ..................................... ............................... Bir Uydu Kulüp Bu Kulübün (Sponsor Kulüp) bulunduğu yörede kurulur. a. Uydu Kulüp Gözetimi Bu Kulüp (Sponsor Kulüp) Yönetim Kurulunun uygun gördüğü şekilde, Uydu kulübü genel gözetim altında tutacak ve destek verecektir.
UR 2440. Bölge 202 b. Uydu Kulüp Yönetim Kurulu Uydu Kulüp-Uydu kulübün günlük işlerinin yönetimi için üyeleri arasından her yıl, İçtüzükte belirlenen ve dört ile altı kişiden oluşan bir yönetim kurulu seçecektir. Uydu kulübün üst düzey yöneticisi başkan olacak, yönetim kurulunun diğer üyeleri de geçen dönem Başkanı, Başkan Yardımcısı, sekreter ve saymandan oluşacaktır. Bu Kurul bu kulübün (Sponsor kulübün) rehberliğinde uydu kulübün yönetiminden, günlük işlerinin organizasyonundan ve Rotary kuralları çerçevesinde gerçekleştirilen etkinliklerinden sorumlu olacaktır. Bu kulübün (Sponsor Kulübün) içişlerinde ve üzerinde uydu kulübün hiçbir etkisi yoktur. c. Uydu Kulüp Rapor Verme Yöntemi Bir Uydu Kulüp, kulübün yıl içerisinde istediği Raporları ve bu kulübün (Sponsor Kulübün) genel kurula takdim edeceği raporda yer alabilmesi için, Üyelik durumu, etkinlikleri ve programları, mali durumu ve denetlenmiş hesapları içeren bir raporu da her yıl Başkan ve Yönetim Kurulu'na sunacaktır.
UR 2440. Bölge 203 Bu kitapçıktaki Yönerge Hükümlerinde değişiklik yapmaya ve / veya yürütmeye UR 2440. Bölge Federasyon Yönetim Kurulu Yetkilidir.