Manual Keselamatan Perlindungan

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

PENGURUSAN KESELAMATAN
PERLINDUNGAN MARA

Edisi 2

BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO DAN INSPEKTORAT MARA

Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA, No 21, Jalan MARA 50609, Kuala Lumpur Tel: 03-261 32552 / 35043

Muka surat - i

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

GARIS PANDUAN PENGURUSAN KESELAMATAN
PERLINDUNGAN MARA
Versi 2.0

BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO DAN INSPEKTORAT,
Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA,
No 21, Jalan MARA,
50609 Kuala Lumpur
Tel: 03-261 32552 / 35043
Faks: 03-2698 6140
Emel: [email protected]

Muka surat - ii

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Diterbitkan oleh:
MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA)
No 21, Jalan MARA, 50609 Kuala Lumpur.
Tel: 03-261 32552 / 35043
Faks: 03-2698 6140
Emel: [email protected]
Website: http://www.mara.gov.my

@MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA)
Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada
penerbitan ini boleh diterbitkan semula atau disimpan dalam
bentuk yang boleh diperolehi semula atau disiar dalam sebarang
bentuk dengan apa cara sekali pun sama ada secara elektronik,
mekanikal, fotokopi, penggambaran semula, rakaman dan
sebagainya tanpa mendapat izin tertulis daripada MAJLIS
AMANAH RAKYAT (MARA)

Muka surat - iii

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

KANDUNGAN Muka Surat

KATA ALUAN KETUA PENGARAH MARA .. .. .. x

Definisi .. .. .. .. .. .. .. xi

1 Tujuan .. .. .. .. .. .. 1

2 Pengenalan .. .. .. .. .. .. 3

2.1 Ancaman Keselamatan .. .. .. .. 5

3 Objektif .. .. .. .. .. .. 9

4 Struktur Organisasi JawatankuasaKeselamatan Perlindungan

MARA .. .. .. .. .. .. 11
.. 13
4.1 Ibu Pejabat .. .. .. .. .. 14
.. 15
4.2 Pejabat MARA Negeri / Institusi Pendidikan MARA .. 16

5 Pelantikan Pegawai Keselamatan di MARA ..

5.1 Ketua Jabatan (KJ) .. .. ..

5.1.1 Fungsi dan Tanggungjawab Ketua Jabatan .. 17
.. 18
5.2 Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) .. .. 19
.. 24
5.2.1 Fungsi dan Tanggungjawab PKJ.. .. .. 25
.. 26
5.2.2 Tatacara Pelantikan PKJ .. .. .. 27

5.2.3 Borang Pelantikan PKJ (KPKK6) ..

5.2.4 Contoh Surat Pelantikan PKJ .. ..

5.3 Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ)

5.3.1 Fungsi dan Tanggungjawab PPKJ.. .. .. 28
5.3.2 Tatacara Pelantikan PKJ .. .. .. 32
5.3.3 Borang Pelantikan PKJ (KPKK6) .. .. 33
5.3.4 Contoh Surat Pelantikan PKJ .. .. .. 34
5.4 Pegawai Pengelas (PP) .. .. .. .. 35

5.4.1 Fungsi dan Tanggungjawab PP.. .. .. 36
40
5.4.2 Tatacara Pelantikan PP .. .. .. 41
44
5.4.3 Borang Pelantikan PP (Lampiran B) dan KPKK9 .. 45
45
5.4.4 Contoh Sijil Pelantikan PP .. .. .. 47

5.5 Pegawai Pengelas Semula (PPS) .. .. ..

5.5.1 Fungsi dan Tanggungjawab PPS .. ..

5.6 Pendaftar Rahsia (PR) .. .. .. ..

5.6.1 Fungsi dan Tanggungjawab PR .. .. 48

5.6.2 Tatacara Pelantikan PR .. .. .. 52

5.6.3 Borang Pelantikan PR (KPKK6) .. .. 53

5.6.4 Contoh Surat Pelantikan PR .. .. .. 54

Muka surat - iv

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5.7 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) .. .. .. 55
56
5.7.1 Fungsi dan Tanggungjawab PRJ.. .. .. 59
60
5.7.2 Tatacara Pelantikan PRJ .. .. .. 61
63
5.7.3 Borang Pelantikan PRJ (KPKK6) .. .. 64
67
5.7.4 Contoh Surat Dan Sijil Pelantikan PRJ .. .. 68
69
5.8 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) .. .. 71
72
5.8.1 Fungsi dan Tanggungjawab PTRJ.. .. .. 76
77
5.8.2 Tatacara Pelantikan PTRJ .. .. .. 78
80
5.8.3 Borang Pelantikan PTRJ (KPKK6) .. .. 80
83
5.8.4 Contoh Surat Dan Sijil Pelantikan PTRJ .. 84
85
5.9 Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) .. 86
87
5.9.1 Fungsi dan Tanggungjawab JKB.. .. .. 88
88
5.9.2 Tatacara Pelantikan JKB .. .. .. 89
91
5.9.3 Borang Pelantikan JKB (KPKK20) .. .. 91
92
5.9.4 Contoh Surat Pelantikan JKB .. .. .. 93
94
5.10 Pegawai Bertugas (PB) .. .. .. .. 95

5.10.1 Fungsi dan Tanggungjawab PB.. .. .. 96
97
5.10.2 Tatacara Pelantikan PB .. .. .. 98
99
5.10.3 Contoh Jadual PB .. .. .. ..

5.10.4 Borang Senarai Semak PB (MARA.KP-01) ..

5.10.5 Contoh Surat Pelantikan PB .. .. ..

6 Aspek-Aspek Keselamatan .. .. .. ..

6.1 Keselamatan Fizikal .. .. .. ..

6.1.1 Kawalan Bangunan .. .. .. ..

- Kaunter Pelanggan dan Tempat Khas Pelawat..

- Sistem Kad Keselamatan .. .. ..

o Kad Keselamatan Warga Kerja .. ..

o Kad Keselamatan Pelawat .. ..

o Kad Keselamatan Pekerja Penyelenggaraan..

o Prosedur Pemulangan Kad Keselamatan ..

o Prosedur Kehilangan / Gantian Kad Keselamatan

6.1.2 Kawalan Akses ke Kawasan Pejabat dan Ruangan

Larangan .. .. .. .. ..

6.1.3 Kunci Keselamatan .. .. .. ..

- Buku Daftar Kunci .. .. ..

- Buku Daftar Pemilikan Kunci .. ..

Muka surat - v

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

- Buku Daftar Pergerakan Kunci .. .. 101

- Kawalan dan Penyimpanan Anak Kunci .. 101

- Semakan Buku Daftar Kunci .. .. 101

6.1.4 Perkhidmatan Polis Bantuan MARA (PBM) / Kawalan

Keselamatan Swasta .. .. .. 102

6.1.5 Kawalan Mesin Faksimili .. .. .. 105

6.1.6 Kawalan Mesin Penyalin .. .. .. 110

6.1.7 Kawalan Kunci Kombinasi .. .. .. 111

6.2 Keselamatan Dokumen .. .. .. .. 113

- Terperingkat .. .. .. .. 114

- Rahsia Besar .. .. .. .. 114

- Rahsia .. .. .. .. .. 115

- Sulit .. .. .. .. .. 116

- Terhad .. .. .. .. .. 117

6.2.1 Prosedur Pengurusan Dokumen Terperingkat .. 117

- Peringkat / Pengelasan Keselamatan Dokumen

Terperingkat .. .. .. .. 119

- Tanda Keselamatan Dokumen Terperingkat .. 125

- Prosedur Penyimpanan Dokumen Terperingkat 129

- Prosedur Penghantaran Dokumen Terperingkat 132

- Prosedur Penerimaan Dokumen Terperingkat 143

- Prosedur Pemusnahan Dokumen Terperingkat 145

- Prosedur Kehilangan Dokumen Terperingkat .. 148

- Pengurusan Dokumen Terperingkat Secara

Elektronik .. .. .. .. 149

- Pengelasan Semula Rahsia Rasmi .. .. 152

6.3 Keselamatan Peribadi .. .. .. .. 156

6.3.1 Tanggungjawab Pengawal Pusat .. .. 157

6.3.2 Memperbaharui Perakuan Akta Rahsia Rasmi 1972 157

6.3.3 Tamat Perkhidmatan .. .. .. 159

6.3.4 Perakuan Vendor / Kontraktor .. .. 160

6.3.5 Tapisan Keselamatan .. .. .. 162

6.3.6 Jadual Permohonan Tapisan Keselamatan dan Pegawai

Pengesah .. .. .. .. .. 164

6.3.7 Tatacara Pelantikan Pegawai Pengesah .. 166

6.3.8 Borang Maklumat Pengesah Jabatan .. .. 167

Muka surat - vi

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

6.3.9 Surat Permohonan Pegawai Pengesah Jabatan .. 168
169
6.3.10 Pelantikan Pegawai Pengesah Jabatan (PPJ) .. 170
171
6.3.11 Tatacara Tapisan Keselamatan .. .. 173
174
6.3.12 Pelanggaran Keselamatan .. .. .. 176
177
6.4 Keselamatan ICT .. .. .. .. .. 181

6.4.1 Tugas dan Tanggungjawab .. .. ..

6.4.2 Kawalan Pengelasan .. .. ..

6.4.3 Kawalan Sistem Komputer .. .. ..

7 Penutup .. .. .. .. .. ..

CONTOH BORANG

BORANG NAMA BORANG M/Surat
PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PKJ)/ 184
KPKK6 PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN 185
(PPKJ) 188
Lampiran PELANTIKAN PEGAWAI AWAM SEBAGAI PEGAWAI
B PENGELAS MENGIKUT SEKSYEN 2B 189
PEGAWAI PENGELASAN YANG TELAH DILANTIK
KPKK9 DIBAWAH SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972 190
(AKTA 88)
Lampiran 191
E1 PELANTIKAN PEGAWAI PENDAFTAR RAHSIA 192
193
SKL8 BORANG PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN 194
(PRJ)/PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ)
KPKK20 DIKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI
MARA.KP- PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL
(PJKB)
01
BORANG SENARAI SEMAK PEGAWAI BERTUGAS

BORANG PERMOHONAN PAS KESELAMATAN MARA
BORANG PENGHANTARAN DOKUMEN TIDAK
TERPERINGKAT MELALUI MESIN FAKSIMILI

Muka surat - vii

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

BORANG NAMA BORANG M/Surat

LAMPIRAN BORANG JADUAL 195
D
BORANG PENGHANTARAN DOKUMEN
LAMPIRAN
E TERPERINGKAT SULIT/TERHAD MELALUI MESIN 196

LAMPIRAN FAKSIMILI
F
PERAKUAN UNTUK DITANDATANGANI OLEH 197

PENJAWAT AWAM BERKENAAN AKTA RAHSIA

RASMI 1972

PERAKUAN UNTUK DITANDATANGANI APABILA 198
MENINGGALKAN PERKHIDMATAN KERAJAAN

PERAKUAN UNTUK DITANDATANGANI OLEH

VENDOR/KONTRAKTOR BERKENAAN DENGAN 199

AKTA RAHSIA RASMI 1972

BORANG MAKLUMAT PENGESAH JABATAN 200

CONTOH SURAT PELANTIKAN / BUKU DAFTAR M/Surat
202
SURAT PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN
(PKJ) 203
SURAT PELANTIKAN PENOLONG PEGAWAI 204
KESELAMATAN JABATAN (PPKJ)
SURAT PELANTIKAN SEBAGAI PENDAFTAR RAHSIA 205
SURAT PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN
BERJADUAL (JKB) 207
SURAT PELANTIKAN PEGAWAI PEGAWAI BERTUGAS 208
209
JADUAL SISTEM PEGAWAI BERTUGAS 209
BUKU DAFTAR KUNCI 209

BUKU DAFTAR PEMILIKAN KUNCI 210
BUKU DAFTAR PERGERAKAN KUNCI
BUKU DAFTAR PENGHANTARAN DOKUMEN TIDAK 211
TERPERINGKAT MELALUI MESIN FAKSIMILI
BUKU DAFTAR PENERIMAAN DOKUMEN TIDAK
TERPERINGKAT MELALUI MESIN FAKSIMILI

Muka surat - viii

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

BUKU DAFTAR PENGGUNAAN MESIN PENYALIN M/Surat
212
BUKU DAFTAR PENGHANTARAN DOKUMEN 213
TERPERINGKAT SULIT / TERHAD MELALUI MESIN
FAKSIMILI 214
BUKU DAFTAR PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT
215
SULIT / TERHAD MELALUI MESIN FAKSIMILI 216

PERMOHONAN PEGAWAI PENGESAH JABATAN, MAJLIS

AMANAH RAKYAT

PELANTIKAN PEGAWAI PENGESAH JABATAN (PPJ)

Muka surat - ix

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Kata Aluan Ketua Pengarah
Selaras dengan objektif utama keselamatan perlindungan MARA iaitu untuk
memberi pengetahuan, kefahaman, kesedaran dan sikap tanggungjawab
terhadap pengurusan keselamatan perlindungan di MARA, infografik ini
disediakan bagi memastikan objektif tersebut sentiasa dapat dipenuhi secara
berterusan.
Infografik ini disediakan dalam bentuk yang lebih mudah, ringkas dan menarik
dengan mengambil kira setiap perubahan dan pengemaskinian berkaitan
peraturan, terma rujukan, dokumen dan rujukan lain berkaitan keselamatan
perlindungan di tempat kerja.
Semoga infografik ini dapat membantu, menjadi panduan dan rujukan yang
berkesan kepada semua warga MARA dalam mengendali dan menguruskan
aspek keselamatan perlindungan di MARA.
Sekian dan selamat maju jaya

Muka surat - x

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

DEFINISI

Beberapa singkatan yang penting dalam garis panduan
ini ialah seperti berikut:

Bil Singkatan Maksud Singkatan

1 KPLB Kementerian Pembangunan Luar
Bandar

2 ANM Arkib Negara Malaysia

3 KPKK/CGSO Ketua Pegawai Keselamatan
Kerajaan

4 BPIN Bahagian Pengurusan Risiko dan
Inspektorat

5 PMP Pegawai Mengawal Pusat

6 PMN Pengarah MARA Negeri

7 PMD Pegawai MARA Daerah

8 IPMa Institusi Pendidikan MARA

9 UPL Unit Penyelaras

10 SUM Setiausaha Majlis

11 KJ Ketua Jabatan

12 PKJ Pegawai Keselamatan Jabatan

13 PPKJ Penolong Pegawai Keselamatan
Jabatan

Muka surat - xi

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Bil Singkatan Maksud Singkatan

14 PP Pegawai Pengelas
15 PR Pendaftar Rahsia
16 PRJ Pegawai Rekod Jabatan
17 PTRJ Pembantu Rekod Jabatan
18 PB Pegawai Bertugas
19 JKB Jawatan Keselamatan Berjadual
20 ARR Akta Rahsia Rasmi
21 PBM Polis Bantuan MARA
22 PIC Pegawai Tanggungjawab
23 SOP Prosedur Operasi Standard
23 ATM Angkatan Tentera Malaysia

Semua Bahagian dan Unit di Ibu
Pejabat serta pusat-pusat operasi
seperti Pejabat MARA Negeri,
Pejabat MARA Daerah dan
Pusat Institusi Pendidikan MARA seperti
24 Pentadbiran Maktab Rendah Sains MARA, Kolej
MARA MARA, Kolej Profesional MARA,
Institut Kemahiran MARA dan
Kolej Kemahiran Tinggi MARA
serta MARA-Japan Industrial
Institute

Muka surat - xii

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

TUJUAN

Muka surat - 1

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

1. TUJUAN

Manual Pengurusan Keselamatan Perlindungan
ini dibangunkan sebagai panduan bagi
meningkatkan kualiti pengurusan keselamatan
perlindungan dalam aspek keselamatan fizikal,
dokumen dan peribadi di Pusat Pentadbiran
MARA.
Warga MARA wajib mematuhi semua peraturan
yang telah ditetapkan. Manual ini adalah betul
semasa tarikh ianya disediakan. Sebarang
perubahan / pindaan / penambahbaikan
daripada pihak berkuasa akan dikemaskini
mengikut keperluan.

Muka surat - 2

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

PENGENALAN

Muka surat - 3

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

2. PENGENALAN

Sistem tadbir urus yang baik membantu dalam

mencapai keselamatan perlindungan yang

maksimum. Pegawai Mengawal Pusat adalah

bertanggungjawab untuk melantik pegawai-

pegawai yang bertanggungjawab bagi

memastikan kerahsiaan maklumat terperingkat

di pusat pentadbiran masing-masing adalah

dilindungi dan mengelakkan daripada

berlakunya pelanggaran keselamatan.

Pelantikan pegawai di bawah struktur

organisasi Pengurusan Keselamatan

Perlindungan adalah berdasarkan:

i. Akta Rahsia Rasmi 1972;
ii. Akta Arkib Negara 2003; dan
iii. Arahan Keselamatan

Muka surat - 4

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Semua pusat pentadbiran MARA

bertanggungjawab untuk memastikan

pengurusan keselamatan perlindungan

dilaksanakan sepenuhnya sebagaimana yang

termaktub di dalam Akta dan Arahan di atas.

2.1 Ancaman Keselamatan

Keselamatan perlindungan adalah penting
untuk membendung ancaman keselamatan,
sama ada di peringkat negara, organisasi, pusat
pentadbiran atau warga kerja / individu yang
berkepentingan. Antara ancaman keselamatan
yang wujud adalah:

i. Subversif
Adalah suatu cubaan oleh individu atau
organisasi menggunakan jalan yang salah di
sisi undang-undang atau terkeluar daripada
kehendak perlembagaan dalam usaha
menukar atau meracuni pemikiran rakyat
supaya menggulingkan kerajaan sesebuah
negara.

Muka surat - 5

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

ii. Espionaj
Kegiatan perisikan bertujuan untuk
memperolehi rahsia atau maklumat
terperingkat secara salah di sisi undang-
undang meliputi politik, ekonomi, sosial,
saintifik, industri, ketenteraan dan
perdagangan sebuah negara lain.

iii. Sabotaj
Suatu perbuatan atau omitan yang
bertujuan untuk mendatangkan kerosakan
fizikal kepada instalasi, bangunan,
peralatan atau sasaran-sasaran lain, sama
ada awam atau tentera untuk membantu
sebuah kuasa asing atau mencapai suatu
matlamat politik.

iv. Kelemahan Manusia
Keinginan menunjuk-nunjuk dan menarik
hati saudara mara, sahabat handai dan
rakan taulan mengenai suatu perkara
terperingkat sehingga menyebabkan
kecuaian dalam mematuhi arahan-arahan

Muka surat - 6

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

keselamatan termasuk tidak cermat ketika
bercakap melalui telefon atau di tempat
awam mengenai perkara terperingkat.
Membiarkan diri menjadi sasaran
pemerasan kerana berhutang, melakukan
persetubuhan haram, rasuah dan kelakuan
juga latar belakang yang tidak sempurna.

v. Pelampau
Individu atau organisasi yang mempunyai
pendapat yang melampaui batas
perlembagaan negara mengenai perkara-
perkara politik, agama dan nas juga
memperjuangkannya dan bersedia
menjalankan kegiatan yang melanggar
undang-undang untuk membangkitkan
semangat tentangan rakyat, memecah
belahkan perpaduan kaum dan menggugat
keamanan negara.

Langkah-langkah keselamatan yang baik adalah
arahan yang mudah difahami dan
penguatkuasaan dapat dijalankan dengan
lancar.

Muka surat - 7

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
Tindakan ini diterjemahkan kepada sistem
kawalan keselamatan perlindungan yang
merangkumi 5 aspek:
i. Keselamatan Umum
ii. Keselamatan Fizikal
iii. Keselamatan Dokumen
iv. Keselamatan Peribadi
v. Keselamatan ICT (Rujuk Dasar Keselamatan

ICT MARA)
Pengurusan Keselamatan Perlindungan
hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan agar dapat difahami dan dipatuhi
oleh warga kerja MARA.

Muka surat - 8

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

OBJEKTIF

Muka surat - 9

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

3. OBJEKTIF

i. Menggariskan tatacara pelantikan dan
tanggungjawab pegawai keselamatan di
pusat perkhidmatan MARA;

ii. Menyediakan rujukan kepada semua isu
berkenaan keselamatan perlindungan
meliputi keselamatan fizikal, dokumen dan
peribadi;

iii. Memastikan pematuhan kepada Akta, Arahan
dan peraturan keselamatan perlindungan;

iv. Meningkatkan kefahaman mengenai dasar,
peraturan dan sistem keselamatan
perlindungan di MARA; dan

v. Memastikan Keselamatan Perlindungan di
MARA dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan.

Muka surat - 10

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

STRUKTUR ORGANISASI
JAWATANKUASA KESELAMATAN

PERLINDUNGAN MARA

Muka surat - 11

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

4. STRUKTUR ORGANISASI JAWATANKUASA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA
PMP perlu mengenalpasti pegawai yang
bertanggungjawab untuk dilantik sebagai
pegawai keselamatan sebagaimana yang
diperlukan oleh Akta berkenaan. Pegawai
Keselamatan yang dilantik adalah berperanan
untuk memastikan semua pengurusan
maklumat terperingkat adalah mengikut
prosidur dan tatacara yang betul bagi
mengelakkan ketirisan maklumat akibat
kecuaian pegawai atau prosesan.
Berikut adalah Struktur Organisasi
Jawatankuasa Keselamatan Perlindungan yang
wujud di MARA:

Muka surat - 12

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

i. IBU PEJABAT MARA

KETUA JABATAN
(KETUA PENGARAH)

PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN
(TIMBALAN KETUA PENGARAH)

PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN
(PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH)

PEGAWAI PENGELAS
(KETUA PENGARAH / TIMBALAN KETUA PENGARAH)

(PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH) *

PENDAFTAR RAHSIA
(SETIAUSAHA / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT)

PEGAWAI REKOD JABATAN
(KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN)

PEMBANTU REKOD JABATAN
(PEMBANTU OPERASI / PEMBANTU TADBIR SURAT

MENYURAT)

Nota:
* TIMBALAN PENGARAH Gred 48 dan ke atas

Muka surat - 13

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

ii. PEJABAT MARA NEGERI (PMN) / INSTITUSI
PENDIDIKAN MARA (IPMa)

KETUA JABATAN
(PENGARAH / PENGETUA / KETUA UNIT)

PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN
(TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA) *

(PEGAWAI MARA DAERAH)

PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN
(TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA)

PEGAWAI PENGELAS
(PENGARAH / PENGETUA)
(TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA) **

PENDAFTAR RAHSIA
(SETIAUSAHA / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT)

PEGAWAI REKOD JABATAN
(KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN)

PEMBANTU REKOD JABATAN

(PEMBANTU OPERASI / PEMBANTU TADBIR SURAT

Nota: MENYURAT)

* TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA yang menguruskan Khidmat

Pengurusan

** TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA Gred 48 dan ke atas

Muka surat - 14

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

PELANTIKAN PEGAWAI
KESELAMATAN DI MARA

Muka surat - 15

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI
MARA

5.1 Ketua Jabatan (KJ)

Ketua Jabatan adalah jawatan yang

tertinggi di MARA mengikut pusat

Pentadbiran MARA yang

bertanggungjawab sepenuhnya mengenai

keselamatan perlindungan dalam Pusat

Pentadbirannya seperti yang telah

ditetapkan di Buku Arahan Keselamatan.

Ketua Jabatan (KJ) adalah terlantik

berdasarkan kepada jawatan yang

disandang sebagaimana di Para 16, Buku

Arahan Keselamatan. Perlantikan ini sah

sehingga penyandang bertukar jawatan

atau berpindah. Jawatan Ketua Jabatan

(KJ) di MARA adalah:

Muka surat - 16

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

a. Ibu Pejabat MARA:
 Ketua Pengarah MARA

b. Pejabat MARA Negeri:
 Pengarah

c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa)
 Pengarah / Pengetua

d. Pusat Latihan MARA
 Pengarah / Pengetua / Ketua Unit
yang menguruskan sesebuah pusat
latihan MARA, contohnya Pengarah
ILKM dan Ketua Unit PUSKEP

5.1.1 Fungsi dan Tanggungjawab Ketua
Jabatan

Fungsi dan tanggungjawab seorang
Ketua Jabatan meliputi perkara-perkara
seperti berikut:

i. Mengenalpasti masalah keselamatan
ii. Merumus polisi
iii. Menentukan matlamat
iv. Menilai sasaran

Muka surat - 17

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5.2 Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ)

Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ)

adalah Pegawai Kanan KJ yang dilantik

untuk menyandang jawatan tersebut

sebagaimana Para 17, Buku Arahan

Keselamatan. Tugas utama PKJ adalah

membantu KJ dalam melaksanakan

arahan-arahan keselamatan di MARA. PKJ

adalah bertanggungjawab untuk

melaksanakan arahan-arahan keselamatan

Kerajaan dengan berhubung rapat dan

mendapat nasihat daripada Pegawai

Keselamatan Kerajaan. Perlantikan ini sah

sehingga penyandang bertukar jawatan

atau berpindah ke pusat pentadbiran lain.

Berdasarkan perjawatan di MARA, Pegawai

Keselamatan Jabatan (PKJ) yang dilantik

hendaklah terdiri daripada:

a. Ibu Pejabat MARA:
 Timbalan Ketua Pengarah

Muka surat - 18

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

b. Pejabat MARA Negeri:

 Timbalan Pengarah (yang

menguruskan khidmat pengurusan)

 Pegawai MARA Daerah

c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa)

 Timbalan Pengarah / Timbalan

Pengetua

e. Pusat Latihan MARA

 Timbalan Pengarah / Timbalan
Pengetua / Penolong Ketua Unit yang
menguruskan sesebuah pusat latihan
MARA, contohnya Penolong Ketua
Unit PUSKEP

5.2.1 Fungsi dan Tanggungjawab PKJ

Fungsi dan tanggungjawab seorang PKJ
meliputi perkara-perkara seperti
berikut:

i. Bertanggungjawab ke atas semua
aspek keselamatan dokumen dan
maklumat rasmi MARA, bangunan dan
harta benda MARA daripada sebarang
ancaman, kecurian, kebakaran dan

Muka surat - 19

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

sebagainya dengan mengambil kira
langkah-langkah melindungi selaras
dengan peraturan-peraturan yang
ditetapkan;

ii. Mengemukakan perakuan-perakuan

kepada Ketua Jabatan akan

cadangan-cadangan untuk

meningkatkan langkah-langkah

Keselamatan Perlindungan dari

semasa ke semasa mengikut

kesesuaian;

iii. Menubuhkan Jawatankuasa

Keselamatan di pusat yang

dipengerusikan oleh PKJ/PPKJ pusat

berperanan untuk menyelaraskan

pelaksanaan kawalan Keselamatan

Perlindungan serta menyelesaikan

isu-isu yang berbangkit dalam

melaksanakan kawalan Keselamatan

Perlindungan di pusat masing-

masing;

iv. Mewakili Pusat dalam menghadiri
mesyuarat mengenai keselamatan
daripada semasa ke semasa dan jika

Muka surat - 20

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

diperlukan, membentangkan laporan
keselamatan serta isu-isu yang tidak
dapat diselesaikan di peringkat Pusat
/ Negeri;

v. Menubuhkan jawatankuasa yang akan

dipengerusikan oleh Ketua Jabatan

yang akan bermesyuarat dengan

serta-merta jika berlaku sebarang

kejadian kecemasan yang melibatkan

keselamatan dokumen dan kebocoran

maklumat serta harta benda MARA

termasuk ancaman keselamatan,

pencerobohan, kebakaran, kecurian

dan sebagainya. Selanjutnya

menyediakan laporan hasil

mesyuarat jawatankuasa berkenaan

untuk dikemukakan kepada pihak

berkuasa berkenaan;

vi. Mengadakan pemeriksaan daripada
semasa ke semasa ke atas bangunan,
sistem pendawaian elektrik, bilik
komputer, bilik dokumen dan
peralatan, kawasan pejabat dan
semua perkara di bawah
tanggungjawabnya bagi memastikan

Muka surat - 21

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

ia dalam keadaan yang selamat dan
tidak terdedah kepada ancaman dan
risiko;

vii. Menganjurkan kursus dan taklimat
kesedaran Keselamatan Perlindungan
dengan kerjasama Pejabat Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan,
Jabatan Perdana Menteri bagi
memastikan setiap warga kerja di
pusat agar memahami langkah-
langkah serta peraturan-peraturan
Keselamatan Perlindungan;

viii. Bekerjasama rapat dengan Pegawai

Keselamatan Kerajaan untuk

mendapatkan khidmat nasihat

mengenai langkah-langkah

meningkatkan sistem dan kawalan

Keselamatan Perlindungan di Pusat;

ix. Bertanggungjawab ke atas semua

aspek keselamatan dokumen, bahan

dan maklumat rasmi, perkara

terperingkat dan rahsia rasmi MARA

yang terletak di bawah

tanggungjawabnya termasuk

melindunginya selaras dengan

Muka surat - 22

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan Kerajaan;

x. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu
Mengetahui” semasa menjalankan
tugas-tugas rasminya;

xi. Melaporkan serta-merta kepada

Ketua Jabatan apabila mengetahui,

mengesan atau mengesyaki kejadian

atau perbuatan pelanggaran

keselamatan termasuk aktiviti-

aktiviti pengintipan untuk

mendapatkan maklumat terperingkat

dan rahsia rasmi MARA, ini selaras

dengan Arahan Keselamatan para 92;

dan

xii. Melaksanakan tugas-tugas lain yang
ditetapkan dalam peraturan-
peraturan Keselamatan Kerajaan
yang sedang berkuatkuasa dan yang
dipinda daripada semasa ke semasa.

Muka surat - 23

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
5.2.2 Tatacara Pelantikan PKJ

MULA

1. Pegawai yang telah
dikenalpasti sebagai PKJ akan

melengkapkan borang KPKK6

untuk pelantikan sebagaimana

contoh di 5.2.3. Borang juga

boleh diperolehi daripada
laman sesawang KPKK:
Mengembalikan
kepada pegawai www.cgso.gov.my
yang berkenaan
untuk 2. Urusetia di bahagian / pusat
melengkapkan perlu semak borang yang telah
semula borang
Tidak lengkap dilengkapkan. Borang yang

tidak lengkap perlu
dilengkapkan dengan betul.

3. Ketua Jabatan perlu

mengeluarkan surat pelantikan

Lengkap kepada PKJ yang dilantik

sebagaimana contoh di 5.2.4

dengan menyertakan senarai
tugas PKJ seperti contoh di

5.2.1. Surat pelantikan perlu
dipamerkan manakala salinan

perlu disimpan dalam fail
peribadi. Senarai lantikan PKJ

perlu dihantar ke BPIN untuk

makluman dan rekod.

4. Borang lengkap dikemukakan

ke Pejabat KPKK Cawangan

Negeri bersama-sama surat
pelantikan, borang pelantikan

jawatan-jawatan lain,
sekiranya ada dan senarai

pelantikan keseluruhan bagi
bahagian / pusat.

SELESAI

Muka surat - 24

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
5.2.3 Borang Pelantikan PKJ (KPKK6)

Muka surat - 25

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
5.2.4 Contoh Surat Pelantikan PKJ

KETUA PENGARAH MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) / PENGARAH /
PENGETUA ..........................

Nama Pegawai:

Jawatan:

Bahagian:

PELANTIKAN SEBAGAI PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Para 17 Buku
Keselamatan Kerajaan, saya dengan ini melantik tuan sebagai Pegawai
Keselamatan Jabatan (PKJ) di Majlis Amanah Rakyat (MARA) / Pusat
………………………. dan diberi kuasa membantu melaksanakan tugas dan
tanggungjawab bagi sistem keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan ICT di
MARA ini.

2. Sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ), tuan adalah dikehendaki
setiap masa mematuhi dan melaksanakan segala arahan yang terkandung di
dalam Buku Arahan Keselamatan (1985) dan juga arahan yang dikeluarkan oleh
Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan dari semasa ke semasa disamping
menggunakan budi bicara khususnya dalam membantu melaksanakan langkah-
langkah keselamatan yang dianggap mustahak untuk kepentingan MARA ini.

3. Pelantikan ini berkuatkuasa mulai tarikh surat Lantikan ini dikeluarkan.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
‘LUAR BANDAR SEJAHTERA’
Saya yang menjalankan amanah,

KETUA Tarikh:
PENGARAH MARA / PENGARAH / PENGETUA
Muka surat - 26
“Amanah rakyat”

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5.3 Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan
(PPKJ)

Jawatan Penolong Pegawai Keselamatan
Jabatan (PPKJ) adalah dilantik untuk
membantu PKJ dalam melaksanakan
arahan-arahan keselamatan di MARA,
sebagaimana arahan di Para 17, Buku
Arahan Keselamatan. Perlantikan ini sah
sehingga penyandang bertukar jawatan
atau berpindah ke Pusat Pentadbiran lain.
Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan
(PPKJ) di MARA adalah
dipertanggungjawabkan kepada:

a. Ibu Pejabat MARA:

 Pengarah Bahagian / Ketua Unit
 Timbalan Pengarah Bahagian

b. Pejabat MARA Negeri:

 Timbalan Pengarah (yang

bersesuaian)

c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa)

 Timbalan Pengarah / Timbalan

Pengetua (yang bersesuaian)

Muka surat - 27

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

d. Pusat Latihan MARA

 Timbalan Pengarah / Timbalan
Pengetua / Penolong Ketua Unit yang
menguruskan sesebuah pusat latihan
MARA, contohnya Penolong Ketua
Unit PUSKEP

5.3.1 Fungsi dan Tanggungjawab Penolong
Pegawai Keselamatan Jabatan

Tugas sebagai Penolong Pegawai
Keselamatan Jabatan (PPKJ) ini adalah
sebagai tugas tambahan daripada tugas-
tugas rasminya, meliputi: -

i. Bertanggungjawab ke atas semua

aspek keselamatan dokumen dan

maklumat rasmi Bahagian / Unit /

Pusat, bangunan dan harta benda

MARA daripada sebarang ancaman,

kecurian, kebakaran dan sebagainya

dengan mengambil kira langkah-

langkah melindungi selaras dengan

peraturan-peraturan yang

ditetapkan;

Muka surat - 28

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

ii. Mengemukakan perakuan-perakuan

kepada Pegawai Keselamatan

Jabatan (PKJ) akan cadangan untuk

meningkatkan Keselamatan

Perlindungan dari masa ke semasa

mengikut kesesuaian;

iii. Menubuhkan Jawatankuasa

Keselamatan di Pusat yang

dipengerusikan oleh PKJ dan

berperanan untuk membantu

menyelaraskan pelaksanaan kawalan

Keselamatan Perlindungan serta

menyelesaikan isu-isu yang

berbangkit;

iv. Mewakili Bahagian / Unit / Pusat
dalam menghadiri mesyuarat
mengenai keselamatan dari masa ke
semasa dan jika diperlukan
hendaklah membentangkan laporan
keselamatan Bahagian / Unit / Pusat
serta isu–isu yang tidak dapat
diselesaikan di peringkat Pusat dan
Negeri;

Muka surat - 29

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

v. Menubuhkan Jawatankuasa yang

akan dipengerusikan oleh PKJ Pusat

yang akan bermesyuarat dengan

serta-merta jika berlaku sebarang

kejadian kecemasan yang melibatkan

keselamatan dokumen dan kebocoran

maklumat serta harta benda MARA

termasuk ancaman keselamatan,

pencerobohan, kebakaran, kecurian

dan sebagainya. Selanjutnya

menyediakan laporan hasil

mesyuarat jawatankuasa berkenaan

untuk dikemukakan kepada pihak

berkuasa berkenaan;

vi. Mengadakan pemeriksaan dari masa
ke semasa ke atas bangunan, sistem
pendawaian elektrik, bilik komputer,
bilik dokumen dan peralatan,
kawasan pejabat dan semua perkara
di bawah tanggungjawabnya bagi
memastikan ia dalam keadaan yang
selamat dan tidak terdedah kepada
ancaman risiko;

Muka surat - 30

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

vii. Menganjurkan kursus dan taklimat
kesedaran Keselamatan Perlindungan
dengan kerjasama Pejabat Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan,
Jabatan Perdana Menteri bagi
memastikan setiap warga kerja MARA
di bawah seliaan memahami langkah-
langkah serta peraturan-peraturan
Keselamatan Perlindungan;

viii. Bekerjasama rapat dengan Pegawai

Keselamatan Kerajaan untuk

mendapatkan khidmat nasihat

mengenai langkah-langkah

meningkatkan sistem dan kawalan

Keselamatan Perlindungan di

Bahagian / Unit / Pusat; dan

ix. Melaksanakan tugas-tugas lain yang
ditetapkan dalam peraturan-
peraturan Keselamatan Kerajaan
yang sedang berkuatkuasa dan yang
akan dipinda dari masa ke semasa.

Muka surat - 31

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5.3.2 Tatacara Pelantikan Penolong Pegawai
Keselamatan Jabatan

MULA

Mengembalikan kepada 1. Pegawai yang telah dikenalpasti
sebagai PPKJ akan melengkapkan
pegawai yang borang KPKK6 untuk pelantikan
sebagaimana contoh di 5.3.3.
berkenaan untuk Tidak Borang juga boleh diperolehi
lengkap daripada laman sesawang KPKK:
melengkapkan borang www.cgso.gov.my

2. Urusetia di bahagian / pusat
perlu semak borang yang
diterima. Borang yang tidak
lengkap perlu dilengkapkan
dengan betul.

Lengkap 3. Ketua Jabatan perlu
mengeluarkan surat pelantikan

kepada PPKJ yang dilantik
sebagaimana contoh di 5.3.4

dengan menyertakan senarai
tugas PPKJ seperti contoh di

5.3.1. Surat pelantikan perlu

dipamerkan manakala salinan
perlu disimpan dalam fail

peribadi. Senarai lantikan PPKJ
perlu dihantar ke BPIN untuk

makluman dan rekod.

4. Borang lengkap dikemukakan ke
Pejabat KPKK Cawangan Negeri
bersama-sama borang pelantikan
jawatan-jawatan lain, sekiranya
ada dan senarai pelantikan
keseluruhan bagi bahagian /
pusat.

SELESAI

Muka surat - 32

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
5.3.3 Borang Pelantikan Penolong Pegawai

Keselamatan Jabatan (KPKK6)

Muka surat - 33

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5.3.4 Contoh Surat Pelantikan Penolong
Pegawai Keselamatan Jabatan

KETUA PENGARAH MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) / PENGARAH /
PENGETUA ..........................

Nama Pegawai:

Jawatan:

Bahagian:

PELANTIKAN SEBAGAI PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Para 17 Buku
Keselamatan Kerajaan, saya dengan ini melantik tuan sebagai Penolong Pegawai
Keselamatan Jabatan (PPKJ) di Majlis Amanah Rakyat (MARA) / Pusat
………………………. dan diberi kuasa membantu melaksanakan tugas dan
tanggungjawab bagi sistem keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan ICT di
MARA ini.

2. Sebagai Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ), tuan adalah
dikehendaki setiap masa mematuhi dan melaksanakan segala arahan yang
terkandung di dalam Buku Arahan Keselamatan (1985) dan juga arahan yang
dikeluarkan oleh Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan dari semasa ke semasa
disamping menggunakan budi bicara khususnya dalam membantu melaksanakan
langkah-langkah keselamatan yang dianggap mustahak untuk kepentingan MARA
ini.

3. Pelantikan ini berkuatkuasa mulai tarikh surat Lantikan ini dikeluarkan.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
‘LUAR BANDAR SEJAHTERA’
Saya yang menjalankan amanah,

KETUA Tarikh:
PENGARAH MARA / PENGARAH / PENGETUA
Muka surat - 34
“Amanah rakyat”

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

5.4 Pegawai Pengelas (PP)

Pegawai Pengelas dilantik berdasarkan
kepada Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972
(Akta 88) di mana pelantikan adalah
dilakukan oleh Menteri, Menteri Besar
atau Ketua Menteri. Pegawai Pengelas
(PP) dilantik atas nama, jawatan yang
disandang dan jabatan / kementerian yang
beliau bertanggungjawab. PP adalah
bertanggungjawab sepenuhnya dalam
proses mengelas dokumen yang
dikeluarkan oleh Pusat Pentadbiran
masing-masing sebagaimana prosedur
pengelasan yang termaktub dalam Buku
Arahan Keselamatan. Jawatan Pegawai
Pengelas (PP) di MARA adalah
dipertanggungjawabkan kepada semua:

a. Ibu Pejabat MARA:
 Ketua Pengarah
 Timbalan Ketua Pengarah
 Pengarah Bahagian
 Ketua Unit di Ibu Pejabat
 Timbalan Pengarah Bahagian
Muka surat - 35

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

b. Pejabat MARA Negeri:

 Pengarah MARA Negeri
 Timbalan Pengarah (Gred 48 dan ke

atas)

c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa):

 Pengarah / Pengetua
 Timbalan Pengarah / Timbalan

Pengetua (Gred 48 dan ke atas)
d. Pusat Latihan MARA

 Pengarah / Pengetua / Ketua Unit
 Timbalan Pengarah / Timbalan

Pengetua / Penolong Ketua Unit
(Gred 48 dan ke atas)

5.4.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pegawai
Pengelas

Fungsi dan tanggungjawab seorang

Pegawai Pengelas juga

bertanggungjawab dalam memastikan

tindakan-tindakan berikut dilaksanakan

dinyatakan dalam seksyen 2B Akta

Rahsia Rasmi 1972 dan berperanan untuk

membuat pengelasan maklumat

berdasarkan proses berikut:

Muka surat - 36

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

i. Menyemak: untuk menentukan
dokumen yang dibuat semakan
merupakan dokumen Bahagian / Unit
/ Pusat masing-masing sahaja;

ii. Menilai: menilai taraf keselamatan
dokumen sama ada Rahsia Besar,
Rahsia, Sulit atau Terhad (rujuk
perkara 44, Arahan Keselamatan);

iii. Memberi Tanda: dokumen ditanda
pengelasan mengikut peringkat yang
telah ditetapkan di setiap muka surat
(rujuk perkara 54, Arahan
Keselamatan);

iv. Mendaftar: merekod dalam Buku
Daftar Suratan Rahsia Rasmi di Luar
Jadual (Am 492) yang dikelaskan /
Dalam Jadual (Am 492A dan Am 492B)
Akta Rahsia Rasmi 1972 dan
ditandatangani oleh Pegawai
Pengelas;

v. Kesemua buku daftar ini perlu
dikawal dan disimpan dengan
selamat dan perlu ditender dalam
mahkamah sebagai bahan bukti
mengenai pengelasan semula rahsia
rasmi yang ditetapkan;

Muka surat - 37

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

vi. Memaklumkan semua pihak terlibat
mengikut suratan asal tersebut untuk
memaklumkan bahawa suratan
tersebut telah dikelaskan semula dan
terhenti menjadi rahsia rasmi;

vii. Memaklumkan urus setia BPIN bagi
urusan pengelasan semula atau
penurunan taraf peringkat atau
pelupusan sewajarnya dengan
Jabatan Arkib Negara Malaysia dan
Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan
Kerajaan;

viii. Bertanggungjawab ke atas semua

aspek keselamatan dokumen, bahan

dan maklumat rasmi, perkara

terperingkat dan rahsia rasmi MARA

yang terletak di bawah

tanggungjawabnya termasuk

melindunginya selaras dengan

peraturan-peraturan yang telah

ditetapkan Kerajaan;

ix. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu
Mengetahui” semasa menjalankan
tugas-tugas rasminya; dan

Muka surat - 38