Manual Keselamatan Perlindungan

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

perkara terperingkat daripada dalam
atau luar premis MARA dengan memasuki
kawasan pejabat melalui cara yang tidak
dibenarkan / sah. Langkah-langkah yang
perlu dilaksanakan oleh semua Pusat
Pentadbiran MARA adalah:

i. Kaunter Pelanggan dan Tempat Khas
Pelawat

Menyediakan kaunter pelanggan dan
tempat khas pelawat bertujuan untuk
menghalang atau menghadkan akses
dengan mengadakan limit kepada
orang yang tidak sepatutnya daripada
memasuki kawasan pejabat atau
ruangan larangan di Pusat
Pentadbiran MARA, seperti Bilik
Pengarah / Pengetua, bilik asrama
atau lain-lain yang berkenaan. Untuk
menjamin keselamatan dan memberi
keselesaan kepada pelanggan,
perkara-perkara berikut perlu diberi
perhatian:

a. Memastikan Kaunter Utama perlu
dalam keadaan kemas, bersih dan
teratur setiap masa;
Muka surat - 89

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

b. Menyediakan maklumat bagi

membantu pelawat dan orang

awam berkenaan pejabat dan

kemudahan-kemudahan yang

terdapat di kawasan / premis Pusat

Pentadbiran MARA;

c. Memastikan Buku Daftar Pelawat
mesti ditulis dengan terang, kemas
dan teratur;

d. Memastikan lampu di kaunter
utama dipasang sepanjang malam;

e. Mengendalikan sistem pengurusan
pas pelawat;

f. Menyemak dan menyusun semua
pas pelawat serta mengenal pasti
pas yang tidak dipulangkan;

g. Polis Bantuan MARA / Pengawal
wajib membuat rondaan secara
bergilir-gilir di kawasan sekitar dan
tidak dibenarkan hanya duduk di
kaunter / pos kawalan;

h. Polis Bantuan MARA / Pengawal
hendaklah memastikan kaunter
utama / pos kawalan tidak

Muka surat - 90

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

dijadikan tempat berkumpul atau
lepak sepanjang masa bertugas;
dan

i. Memerhatikan sebarang pergerakan
mencurigakan dan membuat
laporan segera kepada Penyelia
Bertugas dan tindakan sebagaimana
prosedur perlu diambil.

ii. Sistem Kad Keselamatan
a. Kad Keselamatan Warga Kerja:

Penggunaannya diwajibkan

terhadap warga kerja MARA, sama

ada lantikan tetap, kontrak,

sementara dan sambilan atau

mereka yang menjalani latihan

praktikal / industri di MARA,

bersesuaian dengan jenis lantikan

masing-masing. PKJ / PPKJ

hendaklah membuat auditan

berkala terhadap rekod pemilikan

kad keselamatan kepada warga

kerja MARA mahupun kad-kad

pelawat.

Muka surat - 91

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Tatacara pengeluaran kad
keselamatan bagi warga kerja
MARA adalah tertakluk kepada
prosedur dan arahan yang sedang
berkuatkuasa.

Contoh Kad Keselamatan Warga Kerja
Mara

b. Kad Keselamatan Pelawat

Penggunaannya diwajibkan

terhadap semua pelawat yang

berurusan dengan MARA. Tatacara

penggunaan dan pengeluaran kad

keselamatan bagi pelawat adalah

tertakluk kepada prosedur dan

arahan yang sedang berkuatkuasa.

Muka surat - 92

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh Kad Keselamatan Pelawat

c. Kad Keselamatan Pekerja
Penyelenggaraan

Penggunaannya diwajibkan

terhadap semua pekerja /

kontraktor penyelenggaraan,

pencucian atau mana-mana kerja

yang berkaitan di premis /

bangunan MARA. Tatacara

penggunaan dan pengeluaran kad

ini adalah tertakluk kepada

prosedur dan arahan yang sedang

berkuatkuasa.

Muka surat - 93

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

\

KONTRAKTOR

787012

Contoh Kad Keselamatan Pekerja
Penyelenggaraan

d. Prosedur Pemulangan Kad
Keselamatan

PKJ dan Bahagian / Pusat yang

berkenaan adalah

bertanggungjawab untuk

memungut dan mendapatkan

semula kad keselamatan daripada

warga kerja yang bersara atau

tamat perkhidmatan dan

seterusnya memulangkannya

kepada Pegawai atau Bahagian

yang bertanggungjawab

sebagaimana prosedur dan arahan

yang sedang berkuatkuasa.

Muka surat - 94

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

e. Prosedur Kehilangan / Gantian
Kad Keselamatan

Kehilangan kad keselamatan perlu

dilaporkan kepada pihak polis dan

memaklumkan segera kepada

Bahagian bertanggungjawab

beserta salinan laporan polis. Ini

adalah bagi menyekat akses kad

berkenaan di dalam sistem agar

tidak disalah guna oleh pihak-pihak

tertentu untuk kepentingan

peribadi.

Penggantian kad keselamatan yang
rosak boleh dilakukan dengan
melengkapkan Borang Permohonan
Pas Keselamatan MARA, membuat
bayaran dan menyerahkan kepada
Bahagian yang bertanggungjawab.
Kad Keselamatan Jabatan yang asal
perlu dikembalikan semasa
penggantian berkenaan.

Muka surat - 95

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh Borang Permohonan Pas Keselamatan
MARA

6.1.2 Kawalan Akses ke Kawasan Pejabat dan
Ruangan Larangan
Langkah keselamatan perlindungan
diperlukan di kawasan pejabat dan
ruangan larangan bagi menghalang
pencerobohan. Langkah-langkah yang
diperlukan adalah:
Muka surat - 96

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

i. Menyediakan sistem kawalan akses
keselamatan seperti pemeriksaan
keselamatan, penggunaan kad akses
keselamatan, kawalan keselamatan
oleh Polis Bantuan MARA atau syarikat
kawalan keselamatan swasta;

ii. Pencahayaan persekitaran yang baik
dan mencukupi;

iii. Pagar keselamatan perlu mempunyai
sekurang-kurangnya 2 pintu bagi
menghadkan akses keluar / masuk ke
kawasan berkenaan;

iv. Penyediaan peralatan CCTV atau
memasang penggera keselamatan;

v. Membersih dan membangunkan
kawasan usang / terbiar dengan
aktiviti yang bersesuaian;

vi. Mengelakkan ruang tersembunyi dan
tersorok; dan

vii. Memastikan kedudukan dinding
pemisah, tempat pembuangan
sampah dan lain-lain elemen di sekitar
kawasan tidak membantu kepada
aktiviti pencerobohan.
Muka surat - 97

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

6.1.3 Kunci Keselamatan

Kunci merupakan salah satu daripada

benteng utama terhadap keselamatan

nyawa dan harta benda di dalam

sesebuah lokasi. Pematuhan terhadap

garis panduan ini penting dalam

memastikan sistem kawalan

keselamatan dapat dilaksanakan dengan

sempurna dan menghindari segala

kemungkinan kes seperti jenayah,

pencerobohan, kehilangan dan

kerosakan harta benda daripada berlaku.

i. Buku Daftar Kunci

Buku Daftar Kunci adalah buku daftar

yang digunakan untuk mendaftar dan

merekod semua anak kunci yang

terdapat di Pusat Pentadbiran masing-

masing. Kunci perlu direkod

menggunakan kod, contoh seperti

berikut:

Muka surat - 98

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

BIL NO KOD KETERANGAN CATATAN
KUNCI LOKASI

1 A001 PINTU UTAMA: Bil Kunci: 20
KANAN

2 A002 PINTU UTAMA: Bil Kunci: 20
KIRI

3 B001 BILIK BINCANG Bil Kunci: 3

4 B002 BILIK STOR Bil Kunci: 3

5 C001 KABINET STOK Bil Kunci: 3
ALAT TULIS 1

6 C002 KABINET FAIL Bil Kunci: 3

7 C003 KABINET STOK Bil Kunci: 3
ALAT TULIS 2

8 D001 BILIK MULTIMEDIA Bil Kunci: 3

Buku Daftar Kunci

Hanya Unit Pentadbiran sahaja
dibenarkan membuat sebarang
penyalinan kunci setelah mendapat
kebenaran daripada PMP terlebih
dahulu. Penyalinan kunci secara
persendirian adalah dilarang.

ii. Buku Daftar Pemilikan Kunci

Pemilikan kunci oleh warga kerja
perlu direkodkan di dalam Buku Daftar
Pemilikan Kunci. Pemilik kunci perlu
menandatangani ruang penerimaan

Muka surat - 99

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

kunci semasa menerima kunci
berkenaan dan menandatangani ruang
pemulangan kunci apabila berpindah
keluar daripada pusat atau tidak lagi
memegang kunci berkenaan. Contoh
Format Daftar Pemilikan Kunci adalah
seperti berikut:

NAMA TERIMA PULANG CATATAN

BIL KUNCI PEMEGANG TKH T/TGN TKH T/TGN

KUNCI

1 B001 Mohd Noor Alwi 03/02/15 MOHD 31/12/16 MOHD BERTUKAR

2 A001 Mohd Noor Alwi 03/02/15 MOHD 31/12/16 MOHD BERTUKAR

3 A001 Siti Nor 02/01/15 ZABED
Zabedah Khalid

4 A001 Munirah Yatim 01/06/16 irrah

Contoh Buku Daftar Pemilikan Kunci

Pemegang kunci adalah

bertanggungjawab sepenuhnya

terhadap keselamatan kunci dan

lokasi kunci yang dipegang. Sebarang

kehilangan kunci perlulah dilapor

kepada PKJ / PPKJ / PB / pegawai

bertanggungjawab di pusat masing-

masing. Tindakan bersesuaian perlu

diambil bagi mengekang sebarang

kemungkinan bahaya daripada

kehilangan kunci berkenaan.

Muka surat - 100

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

iii. Buku Daftar Pergerakan Kunci

Semua pergerakan kunci di pusat,
sama ada pinjaman atau pemulangan
perlu direkodkan ke dalam Buku
Daftar Pergerakan Kunci.

NAMA TERIMA PULANG CATATAN
BIL KUNCI PEMINJAM
TKH MASA T/ TKH MASA T/
KUNCI TGN TGN
Aa
1 B001 AAAAAAAAAA 12/05/17 2.30 Aa 12/05/17 3.05
2 B002 BBBBBBBBBB 14/05/17 9.00 bb
3 B001 BBBBBBBBB 17/05/17 8.30 bb 14/05/17 9.15 bb
4
bb 17/05/17 6.30

Contoh Buku Daftar Pergerakan Kunci

iv. Kawalan Dan Penyimpanan Anak
Kunci

Semua anak kunci Induk (Master Key)
perlu disimpan di peti kunci khas
simpanan kunci yang tidak dapat
dilihat, bertutup dan sentiasa
berkunci.

v. Semakan Buku Daftar Kunci
Buku Daftar Kunci, Buku Daftar
Pemilikan Kunci dan Buku Daftar
Pergerakan Kunci perlu disemak atau

Muka surat - 101

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
diaudit sekurang-kurangnya setahun
sekali oleh PKJ / PPKJ bagi
memastikan pengurusan kunci di
pusat masing-masing adalah betul dan
selamat.

Peti Penyimpanan Kunci
6.1.4 Perkhidmatan Polis Bantuan MARA

(PBM) / Kawalan Keselamatan Swasta
i. MARA perlu melantik PBM atau

Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
Swasta bagi memastikan keselamatan
di premis MARA sentiasa di tahap yang
optimum;

Muka surat - 102

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

ii. PBM / Pengawal Keselamatan Swasta
hendaklah sentiasa memantau
pergerakan orang awam yang
memasuki premis MARA agar
keselamatan di semua premis adalah
terjamin. Mereka perlu cekap,
terlatih dan sentiasa bersiap sedia
dalam menghadapi sebarang
kemungkinan. Anggota pengawal
swasta mestilah memiliki Certified
Security Guard (CSG);

iii. Senarai nama dan nombor telefon
pegawai dan orang yang
berkepentingan serta pihak berkuasa
seperti PDRM, JBPM, JPAM dan
hospital berdekatan mestilah
dipamerkan di kawasan yang strategik
supaya mudah dihubungi sekiranya
berlaku sebarang insiden;

vi. Bilangan petugas sewaktu hari
bekerja, cuti hujung minggu atau cuti
umum perlu mencukupi sebagaimana
kontrak, keperluan dan jadual;

Muka surat - 103

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

iv. Memastikan pintu keluar masuk utama
di Pusat Pentadbiran MARA ditutup
selepas jam 7.00 malam (tertakluk
kepada keperluan dan arahan PMP di
pusat berkenaan);

vii. Menyediakan laporan rondaan dan
melakukan kunci jam mengikut giliran
yang telah ditetapkan;

viii. PBM atau Pengawal Keselamatan
Swasta perlu menjalani tapisan kasar.
Laporan berkenaan perlu diserahkan
kepada MARA untuk direkodkan;

ix. Tanggungjawab dan tugas-tugas PBM
atau Pengawal Keselamatan Swasta
adalah sebagaimana yang telah
ditetapkan di dalam kontrak dan
tertakluk kepada Standard Operating
Procedure (SOP) MARA / arahan dan
pekeliling yang sedang berkuatkuasa;

x. PBM atau Pengawal Keselamatan
Swasta perlu menyediakan laporan
setiap hari atau mengikut keperluan /
arahan dan dihantar kepada PMP di
pusat yang berkenaan. Laporan
adalah termasuk:

Muka surat - 104

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

a. Buku / laporan kehadiran PBM /
Pengawal Keselamatan Swasta;

b. Laporan Keselamatan Harian,
termasuk sebarang insiden yang
mencurigakan sama ada berlaku
atau tidak; dan

c. Laporan Kunci Jam.

6.1.5 Kawalan Mesin Faksimili

Bagi kawalan yang optimum, mesin
faksimili hendaklah ditempatkan di bilik
khas yang berkunci dan dijaga oleh PIC,
dicadangkan di bilik Setiausaha Pejabat
/ PR / PPKJ.

Tindakan-tindakan berikut perlu diambil
bagi urusan penghantaran dokumen
rasmi yang diklasifikasikan sebagai
dokumen tidak terperingkat:

a. Warga kerja yang bertanggungjawab
perlu mengisi borang yang disediakan
sebelum menghantar dokumen rasmi
melalui mesin faksimili berkenaan;

Muka surat - 105

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Borang Penghantaran Dokumen Tidak
Terperingkat Melalui Mesin Faksimili

b. Sebuah buku daftar penghantaran
dokumen melalui mesin faksimili
perlu disediakan, diisi dan disimpan
dalam bilik mesin faksimili;

Muka surat - 106

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Buku Daftar Penghantaran Dokumen Tidak
Terperingkat Melalui Mesin Faksimili

c. Sekiranya penerima tidak menerima

bilangan muka surat dokumen yang

mencukupi, tindakan untuk

menghantar semula dokumen perlulah

dibuat;

Muka surat - 107

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

d. Selepas menghantar dokumen, slip /
laporan penghantaran hendaklah
dikepilkan bersama salinan asal
borang penghantaran;

e. Dokumen asal hendaklah dihantar
menyusuli salinan dokumen faksimili
yang telah dihantar; dan

f. Peraturan penerimaan dokumen rasmi
yang tidak terperingkat adalah
sebagaimana berikut:

o Setiap Pusat Pentadbiran MARA
perlu mewujudkan buku daftar
penerimaan dokumen melalui
mesin faksimili dan disimpan
bersama di bilik mesin faksimili;
dan

o Penerima hendaklah memaklumkan

kepada penghantar jika salinan

yang dihantar tidak mencukupi

jumlah salinan seperti yang

dinyatakan dalam borang

penghantaran.

Muka surat - 108

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Format Buku Daftar Penerimaan Dokumen
Tidak Terperingkat Melalui Mesin Faksimili

Memori dokumen yang terakam dalam

mesin berkenaan perlu dipadamkan agar

ianya tidak disalahgunakan oleh pihak

ketiga yang berkepentingan dan

menjaga kerahsiaan maklumat

terperingkat.

Muka surat - 109

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

6.1.6 Kawalan Mesin Penyalin

a. Bagi kawalan yang optimum, mesin
penyalin hendaklah ditempatkan di
bilik cetakan dan dijaga oleh PIC.

b. Buku daftar penggunaan mesin ini

hendaklah diwujudkan bagi

merekodkan penggunaannya.

c. Memori dokumen yang terakam dalam
mesin berkenaan perlu dipadamkan
agar ianya tidak disalahgunakan oleh
pihak ketiga yang berkepentingan dan
menjaga kerahsiaan maklumat
terperingkat.

d. Contoh Buku Daftar Mesin Penyalin
adalah seperti berikut:

Muka surat - 110

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Buku Daftar Penggunaan Mesin Penyalin

6.1.7 Kawalan Kunci Kombinasi

a. Kunci Kombinasi / Tatakira perlu
diuruskan oleh dua orang pegawai,
iaitu pemegang nombor kombinasi dan
pemegang kunci.

b. Nombor kunci kombinasi perlu
ditukar setiap: Muka surat - 111

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

o Penggunaan sebagai penyimpanan
dokumen terperingkat: perlu
ditukar setahun sekali dan
dihantar ke CGSO negeri masing-
masing.

o Penggunaan sebagai penyimpanan
kewangan: perlu ditukar setiap
enam bulan dan dihantar ke
Pejabat Perbendaharaan.

c. Nombor kunci kombinasi juga perlu
ditukar jika salah seorang pegawai
telah bertukar.

d. Nombor kunci kombinasi perlu

dihantar ke CGSO atau Pejabat

Perbendaharaan menggunakan dua

lapis sampul surat. Nombor

kombinasi hendaklah ditulis pada

sekeping kertas dan dimasukkan ke

sampul surat yang dimeterai dan

ditanda dengan Peringkat

Keselamatan dan nama pusat ditulis

di sampul surat berkenaan.

Muka surat - 112

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

6.2 Dokumen

Dokumen rasmi MARA adalah bahan rasmi,
sama ada sesuatu suratan bertulis atau
sebahagian daripada sesuatu suratan,
seperti:
a. Sesuatu peta, pelan, model, graf atau

lukisan;
b. Sesuatu gambar foto;
c. Sesuatu piring hitam, pita rakaman,

runut bunyi atau lain-lain alat yang
mengandungi suara atau lain-lain data
(bukan imej yang boleh dilihat) supaya
boleh dikeluar ulang darinya; atau
d. Sesuatu filem, negatif, pita rakam atau
lain-lain alat yang mengandungi satu
imej atau lebih yang boleh dilihat
supaya keluar ulang darinya.

Dokumen Rahsia Rasmi adalah dokumen
rasmi yang mengandungi maklumat yang
mesti diberi perlindungan keselamatan
dan yang bertanda dengan sesuatu

Muka surat - 113

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

peringkat keselamatan sama ada ‘Rahsia
Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’,
sebagaimana takrifan berikut:

i. Terperingkat: Dokumen atau surat
rasmi yang mengandungi maklumat
rasmi yang mesti diberi perlindungan
untuk kepentingan keselamatan dan
yang bertanda dengan sesuatu
peringkat keselamatan. Maklumat
dalam dokumen terperingkat mesti
diberi perlindungan keselamatan
berdasarkan undang-undang berkaitan
dan Arahan Keselamatan yang
bertujuan untuk mengawal rahsia-
rahsia negara dengan berkesan.

ii. Rahsia Besar: Dokumen rasmi,
maklumat rasmi dan bahan-bahan
rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan menyebabkan
kerosakan yang amat besar kepada
negara / organisasi.

Muka surat - 114

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh:
o Kertas Jemaah Menteri yang sangat

penting mengenai dasar utama
kerajaan berkaitan politik atau
ekonomi.
o Maklumat perancangan gerakan dan
penempatan ATM jika berlaku
peperangan.
o Maklumat lengkap berkaitan
pertubuhan / gerakan perisikan
Malaysia dan modus operandi.

iii. Rahsia: Dokumen rasmi, maklumat
dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa
kebenaran akan membahayakan
keselamatan negara / organisasi,
menyebabkan kerosakan besar kepada
kepentingan dan martabat negara /
organisasi atau memberi keuntungan
besar kepada sesebuah kuasa asing /
organisasi luar yang berkenaan.

Muka surat - 115

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh:
o Arahan penting untuk perwakilan

Malaysia dengan negara asing.
o Maklumat penting pemasangan

angkatan tentera.
o Maklumat penting aktiviti Subversif.

iv. Sulit: Dokumen rasmi, maklumat

rasmi atau bahan rasmi yang jika

didedahkan tanpa kebenaran walaupun

tidak membahayakan keselamatan

negara / organisasi tetapi boleh

memudaratkan kepentingan atau

martabat negara / organisasi.

Contoh:

o Maklumat-maklumat Pusat

Pentadbiran MARA yang boleh

menyebabkan kesusahan atau

memalukan pentadbiran.

o Maklumat biasa yang mungkin

membolehkan pendapatan atau

faedah kewangan jika terdedah

sebelum masanya.

Muka surat - 116

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

v. Terhad: Dokumen rasmi, maklumat

rasmi atau bahan rasmi selain daripada

yang diperingkatkan sebagai Rahsia

Besar, Rahsia dan Sulit tetapi perlu

diberi tahap perlindungan

keselamatan.

Contoh:
o Buku Arahan / SOP MARA / Pusat

Pentadbiran
o Perintah / Arahan semasa MARA /

Pusat Pentadbiran
o Dokumen mengenai pembekalan

barangan / alat kelengkapan MARA

6.2.1 Prosedur Pengurusan Dokumen
Terperingkat

Berdasarkan Arahan Keselamatan,
penetapan tahap keselamatan telah
dilaksanakan di Pusat Pentadbiran MARA
adalah bagi mengawal kerahsiaan
sebagaimana akta dan arahan
keselamatan yang sedang berkuatkuasa.

Muka surat - 117

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Peruntukan-peruntukan yang terkandung
dalam Buku Arahan Keselamatan dan
ARR 1972 perlu dipatuhi dan menjadi
amalan biasa dalam pengurusan
dokumen terperingkat di Pusat
Pentadbiran MARA.

Dalam memastikan keselamatan dan
tahap kerahsiaan dokumen terperingkat
di MARA sentiasa terjaga dan selamat
daripada sebarang penyalahgunaan oleh
pihak tidak bertanggungjawab, Pegawai
Pengelas hendaklah mematuhi undang-
undang, pekeliling dan arahan berkaitan
seperti dalam Buku Arahan Keselamatan,
di antaranya:

a. Peringkat / Pengelasan keselamatan

dokumen terperingkat;

b. Tanda keselamatan dokumen

terperingkat;

c. Prosedur penyimpanan dokumen

terperingkat;

d. Prosedur penghantaran dokumen

terperingkat;

Muka surat - 118

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

e. Prosedur penerimaan dokumen
terperingkat;

f. Prosedur pemusnahan dokumen
terperingkat;

g. Prosedur kehilangan dokumen
terperingkat;

h. Pengurusan dokumen terperingkat
secara elektronik; dan

i. Pengelasan semula rahsia rasmi.

i. Peringkat / Pengelasan Keselamatan
Dokumen Terperingkat

Peringkat dokumen bergantung kepada

kandungan dan tidak kepada peringkat

fail. Dokumen di atas perkara yang

sama tidak semestinya diberi peringkat

yang sama dengan peringkat dokumen

yang terdahulu. Peringkat dokumen

tidak bergantung kepada perkara

utama. Penggunaan peringkat

keselamatan yang betul amat penting

agar semua peraturan-peraturan dalam

penyelenggaraan dan penggunaannya

Muka surat - 119

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
tidak membebankan setiap orang yang
terlibat.

Pemprosesan dalam peringkat dan
pengelasan dokumen terperingkat
adalah sebagaimana berikut:

Tatacara Pengelasan Dokumen Terperingkat

MULA

1 1. Pegawai Pengelas menilai
kandungan dokumen yang

dikeluarkan oleh Pusat

Tidak Pentadbiran berkenaan sahaja.
2
Maklumat 2. Sekiranya bukan maklumat
Rahsia Terperingkat terperingkat, masukkan ke Fail
Ya ? Terbuka mengikut Kumpulan
Rekod Urusan Am.

3 3. Sekiranya maklumat terperingkat,
kelaskan / tanda peringkat
Rahsia Sulit Terhad dokumen mengikut kesesuaian.
Besar
4. Pendaftar Rahsia yang dilantik

akan merekod peringkat dokumen

4 di Am492A.

5. Pegawai Pengelas perlu

menandatangani di ruang 7,

Am492A.

5 6. Dokumen dihantar ke sasaran dan

failkan ke Fail Terperingkat. Cara

penghantaran dan simpanan

6 adalah sebagaimana yang

ditetapkan mengikut peringkat

dokumen.

SELESAI

Muka surat - 120

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Peringkat bagi sesuatu fail tidak boleh
lebih rendah daripada peringkat
dokumen yang tertinggi sekali yang
terkandung dalam sesuatu fail
berkenaan.

Bil. Peringkat Peringkat Dokumen

Fail Yang Dibenarkan

1 Rahsia Besar Terhad, Sulit, Rahsia

dan Rahsia Besar

2 Rahsia Terhad, Sulit dan

Rahsia

3 Sulit Terhad dan Sulit

4 Terhad Terhad sahaja

Akses penggunaan bagi fail
terperingkat adalah dikawal, di mana
hanya pegawai yang tertentu dan
berdaftar sahaja dibenarkan untuk
menggunakan fail dan dokumen
terperingkat berkenaan, sebagaimana
berikut:

Muka surat - 121

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Peringkat Pegawai Yang Dibenarkan

Fail & Untuk Mengakses Fail

Dokumen

Rahsia Besar o Pengarah / Pengetua dan ke

Rahsia atas;

Sulit o Pegawai Pengelas; dan

o Pegawai-pegawai lain perlu

mendapatkan kebenaran

bertulis daripada PKJ / PPKJ

masing-masing.

Terhad o Pengarah / Pengetua dan ke

atas;

o Pegawai Pengelas;

o Pegawai lantikan dibawah

JKB (gred 29 dan ke atas)

sahaja; dan

o Pegawai-pegawai lain perlu

mendapatkan kebenaran

bertulis daripada PKJ / PPKJ

masing-masing.

Akses Penggunaan Fail dan Dokumen Terperingkat

Muka surat - 122

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
Contoh kulit fail dokumen terperingkat
adalah sebagaimana berikut:

Kulit Fail Rahsia Besar (Am 438)

Kulit Fail Rahsia (Am 437)
Muka surat - 123

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Kulit Fail Sulit (Am 436)

Kulit Fail Terhad (Am 435-Pin.1/80)
Muka surat - 124

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

ii. Tanda Keselamatan Dokumen
Terperingkat

Dokumen yang telah diperingkatkan

hendaklah ditanda pada setiap muka

surat mengikut peringkat yang telah

ditetapkan. Tandaan peringkat

keselamatan adalah seperti berikut:

a. Dokumen Kekal Terjilid
Ditanda dengan huruf cerai atau
dicap huruf besar bersaiz 7mm di
sebelah luar kulit hadapan dan
belakang, muka tajuk, di muka surat
pertama dan penghabisan.
Penandaan di penjuru kiri atas dan
di penjuru kanan bawah.

Contoh seperti berikut:

Muka surat - 125

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh Tanda Peringkat di Dokumen Kekal
Terjilid

b. Dokumen Tidak Kekal Terjilid
Ditaip, dicap atau ditulis huruf besar
di penjuru kiri atas dan di penjuru
kanan bawah di setiap muka surat
yang bertulis, bercetak atau bercap.
Contoh seperti berikut:
Muka surat - 126

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh Tanda Peringkat di Dokumen Tidak
Kekal Terjilid

c. Lukisan, tekapan, negatif dan
gambar
Peringkat keselamatan ditanda pada
dokumen supaya peringkatnya dapat
dilihat pada salinan yang dibuat
daripadanya. Penandaan juga
hendaklah dibuat di belakang
dokumen berkenaan.
Muka surat - 127

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

d. Fail terperingkat
Peringkat keselamatan fail
terperingkat hendaklah ditanda di
sebelah luar kulit hadapan dan
belakang. Nombor rujukan fail
hendaklah ditandakan di sebelah
luar kulit hadapan dan tajuknya
dicatatkan di sebelah dalam kulit
fail. Hanya tajuk fail TERHAD sahaja
boleh dicatatkan di sebelah luar
kulit hadapan.

Muka surat - 128

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

iii. Prosedur Penyimpanan Dokumen
Terperingkat

Dokumen-dokumen terperingkat

hendaklah disimpan dalam peti

keselamatan selaras dengan

pengelasannya, seperti berikut:

Peringkat Kaedah Penyimpanan Yang
Dokumen
Dibenarkan
Rahsia
Besar o Bilik kebal; atau

Rahsia o Peti besi dengan kunci
Sulit
Terhad tatakira/ berkombinasi.

o Dokumen yang sedang

digunakan hendaklah

disimpan secara sementara

dalam kabinet atau almari

keluli berpalang besi dan

berkunci.

o Kabinet atau almari keluli

berpalang besi dan berkunci

o Kabinet atau almari keluli

yang berkunci

Prosedur Penyimpanan Dokumen Terperingkat

Muka surat - 129

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Peti Besi dengan kunci Kabinet fail keluli berpalang
tatakira/berkombinasi besi dan berkunci di bahagian

atas

Dokumen terperingkat yang

ditinggalkan untuk jangka waktu yang

singkat atau panjang hendaklah

sentiasa dikunci bagi menghindari

orang-orang yang tidak dibenarkan

daripada dapat memerhati dan

memperolehi maklumat-maklumat

terperingkat berkenaan.

Muka surat - 130

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Dokumen terperingkat termasuk
buangan terperingkat yang belum
dilupuskan hendaklah disimpan
mengikut peraturan di atas, kecuali
jika keadaannya tidak membenarkan,
hendaklah disimpan mengikut
peraturan yang dibenarkan oleh PKJ
dengan persetujuan KPKK.

Semua kunci bagi almari besi / kabinet
/ bilik penyimpanan dokumen
terperingkat hendaklah disimpan di
dalam peti keselamatan. PKJ / PPKJ
perlu memastikan pegawai yang
terlibat dalam pengurusan dokumen
terperingkat untuk memulangkan
dokumen dan kunci kepada pegawai
yang bertanggungjawab sebelum
bersara / berhenti / bertukar.

Muka surat - 131

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
iv. Prosedur Penghantaran Dokumen

Terperingkat
Penghantaran dokumen terperingkat
dalam negeri sama ada di antara Pusat
Pentadbiran MARA atau agensi yang
berbeza, perlu mematuhi peraturan
yang berikut:
a. Melalui Peti / Beg Berkunci dan

menggunakan satu lapis sampul
surat.

Contoh Penghantaran Dokumen Terperingkat
Menggunakan Peti / Beg Berkunci
Muka surat - 132

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

Contoh Borang Jadual
Kepilkan Borang Jadual (rujuk
Borang Jadual Lampiran G, Buku
Arahan Keselamatan) kepada surat
dan dimasukkan ke dalam sampul
surat yang ditanda dengan peringkat
keselamatan, nombor rujukan,
nama dan alamat penerima dan
dimeterikan dengan meteri pejabat.
Pastikan ceraian resit Borang Jadual
diterima; atau

Muka surat - 133

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

b. Melalui sistem dua lapis sampul
surat.
Sampul surat yang pertama yang
telah ditanda dengan peringkat
keselamatan, nombor rujukan,
nama juga alamat penerima dan
telah dimeterikan dengan meteri
pejabat dimasukkan ke samput surat
kedua yang bertulis nama dan
alamat penerima dan ditutup
dengan gam; atau

Sampul Luar

Sampul Dalam

Contoh Sistem Dua Lapis Sampul Surat
Muka surat - 134

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

c. Melalui Utusan Selamat; atau
d. Melalui Akuan Terima Berdaftar
e. Melalui Mesin Faksimili

Hanya dokumen terperingkat yang
memerlukan tindakan serta merta
sahaja boleh dihantar melalui mesin
faksimili. Peraturan penghantaran
dokumen terperingkat melalui mesin
faksimili telah ditetapkan melalui
Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1993
yang dikeluarkan oleh MAMPU
adalah seperti berikut:
o Mendapat kebenaran daripada

PKJ / PPKJ sebelum penghantaran
dokumen terperingkat;
o Memasukkan catatan berikut di
akhir maklumat yang dihantar:

Muka surat - 135

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

‘Maklumat yang terkandung di

dalam dokumen ini adalah

hanya untuk kegunaan

pegawai yang telah

dipertanggungjawabkan bagi

menerima dokumen ini.

Penggunaan dokumen ini tanpa

kebenaran, pembocoran

maklumat atau membuat

salinan dokumen ini adalah

tidak dibenarkan dan adalah

juga satu kesalahan di bawah

Akta Rahsia Rasmi 1972.

Sekiranya pihak penerima

mendapati dokumen

terperingkat yang diterima

bukan untuknya, dokumen ini

perlu dikembalikan dengan

serta merta kepada pihak

penghantar’

Muka surat - 136

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0
o Mengisi borang penghantaran

dokumen terperingkat Sulit /
Terhad sebagaimana di bawah.
Borang ini perlu dicetak di atas
kertas yang berlainan warna
daripada kertas yang digunakan
bagi penghantaran dokumen tidak
terperingkat;

Borang Penghantaran Dokumen Terperingkat
Melalui Mesin Faksimili
Muka surat - 137

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN 2019

PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0

o Mendaftar maklumat

penghantaran di Buku Daftar

Penghantaran Dokumen

Terperingkat. Buku ini perlu

disimpan secara terkawal dalam

bilik mesin faksimili;

Buku Daftar Penghantaran Dokumen
Terperingkat Melalui Mesin Faksimili

Muka surat - 138