Modul Perencanaan & Pengembangan SDM

MODUL AJAR
PERENCANAAN DAN
PENGEMBANGAN SDM

lms.unisnu.ac.id [email protected] feb.unisnujepara i

Halaman Pengesahan

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS ISLAM NAHDLATUL ULAMA JEPARA

Kode Dokumen :
Edisi : Edisi 1 tahun 2021
Tanggal : Oktober 2021
Disusun Oleh : Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M.

Diperiksa Oleh :

Disetujui Oleh : ______________________________
Dekan,

H. Noor Arifin, S.E., M.Si.

Pengembangan modul ajar ini dilaksanakan melalui program:

Teaching Grant
Program Kompetisi Kampus Merdeka
PKKM Liga 2 Tahun 2021 Kemendikbud-Ristek
Program Studi Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Islam Nahdlatul Ulama Jepara

ii

Prakata

Sumber daya manusia (SDM) merupakan modal utama (human capital) untuk
meningkatkan kinerja dan produktivitas organisasi. Dewasa ini, SDM yang profesional dan
memiliki kompetensi tinggi sangat dibutuhkan organisasi dalam menghadapi tantangan zaman
yang semakin dinamis dan kompetitif.

Mata kuliah Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM)
merupakan kelompok mata kuliah pilihan berbobot 3 sks yang dapat ditempuh pada semester
VII. Sebelum mengambil mata kuliah ini mahasiswa harus sudah lulus mata kuliah Pengantar
Manajemen, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), dan Manajemen Sumber Daya
Manusia Lanjutan (MSDML).

Melalui mata kuliah PPSDM, Anda akan dapat memahami konsep analisis jabatan dan
desain, perencanaan SDM, konsep pengembangan SDM, serta pelatihan dan pengembangan
SDM. Mata kuliah Pengembangan SDM ini dirancang untuk membekali Anda tentang program
perencanaan dan pengembangan SDM sebagai faktor kunci dalam menciptakan organisasi
yang memiliki keunggulan kompetitif.

iii

Daftar Isi

Halaman Pengesahan ................................................................................................................ ii
Prakata....................................................................................................................................... iii
Daftar Isi..................................................................................................................................... iv
Topik 1: Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja .................................................................1

Pendahuluan ...........................................................................................................................1
Kompetensi Dasar ..................................................................................................................1
Kemampuan Akhir yang Diharapkan......................................................................................2
Kegiatan Belajar 1: Analisis Jabatan.....................................................................................3
Kegiatan Belajar 2: Deskripsi Jabatan ................................................................................16
Kegiatan Belajar 3: Spesifikasi Jabatan dan Desain Jabatan ............................................26
Kegiatan Belajar 4: Analisis Beban Kerja............................................................................34
Kunci Jawaban Tes Formatif ................................................................................................62
Daftar Pustaka ......................................................................................................................63
Topik 2: Perencanaan Sumber Daya Manusia ........................................................................64
Pendahuluan .........................................................................................................................64
Kompetensi Dasar ................................................................................................................64
Kemampuan Akhir yang Diharapkan....................................................................................65
Kegiatan Belajar 1: Perencanaan Sumber Daya Manusia .................................................66
Kegiatan Belajar 2: Perekrutan Karyawan ..........................................................................80
Kegiatan Belajar 3: Seleksi dan Penempatan Karyawan ...................................................96
Kunci Jawaban Tes Formatif ..............................................................................................111
Daftar Pustaka ....................................................................................................................112
Topik 3: Konsep Pengembangan Sumber Daya Manusia ....................................................113
Pendahuluan .......................................................................................................................113
Kompetensi Dasar ..............................................................................................................113
Kemampuan Akhir yang Diharapkan..................................................................................114
Kegiatan Belajar 1: Pengertian Pengembangan SDM......................................................115
Kegiatan Belajar 2: Tujuan, Proses, dan Konteks Pengembangan SDM ........................123
Kegiatan Belajar 3: Teori-teori Pendukung Pengembangan SDM ...................................136
Kegiatan Belajar 4: Studi Kasus Pengembangan SDM ....................................................152
Kunci Jawaban Tes Formatif ..............................................................................................157
Daftar Pustaka ....................................................................................................................158

iv

Topik 4: Proses Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia ..............................159
Pendahuluan .......................................................................................................................159
Kompetensi Dasar ..............................................................................................................160
Kemampuan Akhir yang Diharapkan..................................................................................160
Kegiatan Belajar 1: Pelatihan dan Pengembangan bagi Supervisor dan Karyawan
Operasional ......................................................................................................................... 162
Kegiatan Belajar 2: Pelatihan dan Pengembangan bagi Manajer dan Eksekutif .............183
Kegiatan Belajar 3: Evaluasi Proses Pengembangan SDM .............................................201
Kunci Jawaban Tes Formatif ..............................................................................................212
Daftar Pustaka ....................................................................................................................213

Lampiran .................................................................................................................................214
Penugasan ..........................................................................................................................214
Formulir Penilaian Tugas....................................................................................................217
Formulir Permohonan Ijin Observasi Lapangan.................................................................221

v

Topik 1:

Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

Pendahuluan

Perencanaan Sumber Daya Manusia merupakan proses memperoleh karyawan yang
tepat, baik jumlah maupun kualitas pada jabatan dan waktu yang tepat. Untuk bisa
menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" manajer dan spesialis
Sumber Daya Manusia dapat mendesain ulang pekerjaan untuk menghilangkan tugas-tugas
yang tidak perlu dan menggabungkan tanggung jawab bilamana dikehendaki. Analisis jabatan
memberikan informasi yang diperlukan manajemen dalam mendesain pekerjaan dan
merupakan langkah awal dari fungsi perencanaan SDM.
Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah
yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
1. Unsur pekerjaan ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar,

menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
2. Tugas ialah sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik

atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan
kerja.
3. Kedudukan/posisi ialah sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau
pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang
karyawan atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi
adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.
4. Pekerjaan ialah sekumpulan kedudukan/posisi yang memiliki persamaan kewajiban atau
tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki
oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
5. Jabatan ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain. Dalam pelaksanaannya jabatan memerlukan
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang sama meskipun tersebar
di berbagai tempat.

Kompetensi Dasar

Pada topik ini kita akan membahas tentang analisis jabatan dan bagian-bagiannya
yang berkaitan dengan perencanaan Sumber Daya Manusia. Setelah mempelajari modul ini
mahasiswa secara umum diharapkan dapat menjelaskan hakikat Perencanaan Sumber Daya
Manusia dan secara khusus dapat menjelaskan:
1. Pengertian, jenis dan metode analisis jabatan;
2. Proses analisis jabatan;
3. Deskripsi jabatan;
4. Spesifikasi jabatan;
5. Desain jabatan;
6. Hubungan analisis jabatan dengan desain jabatan.

1

Kemampuan Akhir yang Diharapkan

Setelah mempelajari modul ini diharapkan mahasiswa dapat mencapai kemampuan
akhir sebagai berikut:
Capaian Pembelajaran Sikap
S-01 Bertakwa kepada Tuhan YME dan mampu menunjukkan sikap religious;
S-02 Menjunjung tinggi nilai kemanusiaan dalam menjalankan tugas berdasarkan

agama, moral dan etika;
S-03 Cendekia dan berakhlakul karimah berdasarkan nilai-nilai ahlussunnah wal jamaah

sebagai sikap unggul seluruh stakeholders Unisnu Jepara;
S-07 Bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial serta kepedulian terhadap masyarakat

dan lingkungan;
S-10 Menunjukkan sikap bertanggung jawab dan profesional atas pekerjaan di bidang

keahliannya secara mandiri.
Capaian Pembelajaran Pengetahuan
P-01 Menguasai konsep dasar ilmu manajemen dan bisnis mencakup bidang keuangan,

SDM, pemasaran, dan operasional.
Capaian Pembelajaran Keterampilan Umum
KU- Mampu berkontribusi dalam menyusun rencana strategis organisasi dan
03 menjabarkan rencana strategis menjadi rencana operasional organisasi pada level

fungsional;
KU- Mampu melakukan proses evaluasi diri terhadap kelompok kerja yang berada di
09 bawah tanggung jawabnya dan mampu mengelola pembelajaran secara mandiri;
Capaian Pembelajaran Keterampilan Khusus
KK- Mampu mengenali dan mengamati permasalahan manajemen dan bisnis dengan
01 menggunakan metode ilmiah dan praktis serta penerapan teknologi informasi.
KK- Mampu berpikir “out of the box” dengan melakukan pendekatan dan penalaran
05 dalam memecahkan masalah berdasarkan ilmu manajemen.

2

Kegiatan Belajar 1:

Analisis Jabatan

Saudara mahasiswa, pada Kegiatan Belajar 1 ini topik bahasan kita adalah Analisis
Jabatan. Analisis jabatan merupakan unsur paling dasar dalam perencanaan sumber daya
manusia, khususnya pelaksanaan tugas dan pekerjaan yang dilakukan individu-individu
dalam suatu organisasi. Dengan adanya perubahan organisasi, maka diperlukan
penyesuaian-penyesuaian dalam tugas dan pekerjaan. Namun demikian, sebelum kita
berbicara lebih jauh tentang bagaimana proses analisis jabatan itu dilaksanakan, mari kita
pahami terlebih dahulu pengertian analisis jabatan.

Uraian
Pengertian Analisis Jabatan

Saudara mahasiswa, pernahkah Anda mendengar tentang Analisis Jabatan?
Pengertian analisis jabatan menurut Gomez-Mejia, Balkin dan Cardy (1995) adalah suatu cara
sistematis untuk mengumpulkan dan mengorganisasikan informasi mengenai tugas,
pekerjaan dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu. Sedangkan menurut Mathis dan
Jackson (2001) analisis jabatan adalah suatu cara sistematis untuk mengumpulkan dan
menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks
pelaksanaan pekerjaan. Informasi pekerjaan tersebut dapat membedakan aktivitas dan
perilaku pekerjaan, interaksi, standar kinerja, rencana anggaran, peralatan dan teknologi yang
digunakan, kondisi pekerjaan, supervisi yang diberikan dan diterima, serta pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang diperlukan. Noe, Hollenbeck, Gerhart dan Wright (2003)
menyatakan bahwa analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara rinci
terhadap pekerjaan. Informasi yang diperoleh melalui analisis jabatan menjadi sangat penting
dan memiliki nilai terbesar bagi para manajer dan sumber daya manusia.

Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam aktivitas manajemen sumber daya
manusia. Tanpa data yang akurat dan rinci tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-
jenis kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman, pendidikan dan
pelatihan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka perencanaan sumber
daya manusia akan menjadi sulit. Selain itu, rekrutmen, seleksi dan penempatan akan
timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan
pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan penilaian kinerja
dan manajemen kinerja serta pengembangan karier.

Saudara mahasiswa, berdasarkan pengertian tentang analisis jabatan yang telah
dibahas tadi maka analisis jabatan adalah kegiatan yang mengkaji, mengumpulkan dan
mencatat informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan. Dengan kata lain, analisis
jabatan merupakan proses yang sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis dan
mengelola informasi mengenai tugas dan pekerjaan, menentukan keterampilan dan

3

pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dan pekerjaan serta mengidentifikasi
tugas dan pekerjaan yang dibutuhkan dalam suatu jabatan dan konteks lingkungan baik fisik
maupun sosial di mana tugas dan pekerjaan dilaksanakan. Selanjutnya analisis jabatan yang
dilakukan dengan baik akan menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan yang
akan dibahas pada Kegiatan Belajar berikutnya.

Kegunaan Informasi Analisis Jabatan
Suatu informasi yang eksplisit dan terinci mengenai setiap jabatan sangat diperlukan

dalam aktivitas manajemen sumber daya manusia. Noe, dkk. (2003) menyatakan informasi
yang diperoleh dari analisis jabatan sangat penting untuk desain ulang pekerjaan,
perencanaan sumber daya manusia, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, perencanaan karier
dan evaluasi pekerjaan. Mathis dan Jackson (2001) lebih rinci menguraikan kegunaan analisis
jabatan dalam aktivitas sumber daya manusia yang meliputi perencanaan sumber daya
manusia, perekrutan dan seleksi, kompensasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian
kinerja, kesehatan dan keselamatan kerja, serta hubungan industrial.

Selanjutnya mari ini kita bahas kegunaan informasi yang diperoleh dari proses analisis
jabatan berikut ini.
1. Perencanaan sumber daya manusia

Perencanaan sumber daya manusia membutuhkan audit yang mendalam dari pekerjaan
saat ini yang meliputi jenis pekerjaan yang tersedia, jumlah pekerjaan dan posisi yang
ada, serta hubungan pelaporan dalam pekerjaan. Dengan mengidentifikasi pekerjaan saat
ini dan menghitung waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan, maka kita
dapat merancang ulang dan merencanakan pekerjaan dengan cara menghilangkan
pekerjaan yang tidak perlu atau menambah tanggung jawab. Bobot pada pekerjaan
dengan tanggung jawab yang sulit akan lebih besar dibandingkan dengan bobot pada
pekerjaan dengan tanggung jawab yang ringan.
2. Perekrutan dan seleksi
Analisis jabatan yang rinci dan komprehensif diperlukan untuk perekrutan dan seleksi
secara efektif. Agar dapat menentukan calon karyawan seperti apa yang dibutuhkan, dan
di mana mencari calon karyawan, apakah calon karyawan diperoleh dari dalam atau dari
luar organisasi.
3. Kompensasi
Informasi analisis jabatan penting untuk mengidentifikasi kompensasi yang sesuai bagi
karyawan karena informasi yang terdapat dalam analisis jabatan digunakan untuk
menentukan isi pekerjaan, tanggung jawab jabatan serta tanggung jawab pekerjaan di
dalam dan di luar organisasi.
4. Pelatihan dan pengembangan
Analisis jabatan membantu manajer merancang aktivitas dalam pekerjaan bagi karyawan
baru. Informasi dari analisis jabatan dapat menunjukkan bidang tugas mana yang
dibutuhkan untuk pelatihan dan pengembangan.
5. Penilaian kinerja
Proses penilaian kinerja harus dikaitkan dengan deskripsi jabatan dan standar kinerja
yang dikembangkan secara obyektif dan realistis dari analisis jabatan. Dengan
membandingkan standar kinerja dengan pencapaian tugas yang sebenarnya, maka
manajer dapat menentukan tingkat kinerja yang dicapai oleh karyawan.
6. Kesehatan dan keselamatan kerja

4

Informasi analisis jabatan digunakan untuk mengidentifikasi kemungkinan bahaya kerja
dan kondisi kesehatan kerja. Manajer dapat memanfaatkan informasi analisis jabatan
untuk menentukan fasilitas dan alat yang diperlukan, merinci metode kerja dan melatih
karyawan dalam kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Hubungan industrial
Informasi analisis jabatan dapat digunakan untuk menentukan apakah pekerjaan
termasuk dalam perjanjian serikat pekerja, menentukan secara rinci batas-batas tugas
yang termasuk dalam suatu pekerjaan serta dapat mengurangi tuntutan karyawan.

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisis jabatan juga bermanfaat bagi
pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang
sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki, maka berarti para pegawai tersebut telah diberikan
kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

Jenis-jenis Analisis Jabatan

Walau banyak mendapat kritikan, analisa jabatan telah digunakan di berbagai
organisasi baik besar maupun kecil. Pada organisasi skala kecil, analisis jabatan dilakukan
secara informal dan tidak terstruktur. Sedangkan pada perusahaan skala besar yang memiliki
jenis dan jumlah pekerjaan yang banyak dan kompleks, maka untuk melakukan analisis
jabatan diperlukan waktu dan tenaga yang relatif besar serta metode analisis jabatan yang
khusus. Hal ini sangat mudah dipahami karena keluasan dan kedalaman struktur pekerjaan
yang ada dalam organisasi tersebut.

Mathis dan Jackson (2001) membagi analisis jabatan menjadi 2 (dua) jenis yaitu
analisis jabatan berbasis tugas dan analisis jabatan berbasis kompetensi.

1. Analisis Jabatan Berbasis Tugas
Seperti telah diuraikan sebelumnya bahwa tugas merupakan kegiatan fisik atau mental

yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Sementara itu, pengertian tugas menurut Mathis dan Jackson (2001) adalah aktivitas
pekerjaan yang khusus dan dapat diidentifikasi yang mencakup gerakan-gerakan yang dapat
diamati. Untuk pekerjaan yang tetap berdasarkan tugas, maka proses analisis jabatan dapat
dilakukan sesuai standar yang telah ditetapkan. Analisis jabatan yang berdasarkan pada
tugas akan lebih memperjelas apa yang dilakukan secara spesifik pada suatu pekerjaan.
Selanjutnya dalam pengembangan deskripsi jabatan, tugas digunakan untuk mengidentifikasi
apa yang harus dikerjakan dan membuat daftar fungsi pekerjaan.

Proses analisis jabatan berdasarkan pendekatan tugas dikemukakan oleh Dessles
dalam Iswanto (2007) dengan tahap-tahap sebagai berikut:
Tahap 1
Mengidentifikasi untuk apa informasi yang akan disampaikan dalam suatu jabatan dan
menentukan apa dan bagaimana data akan dikumpulkan. Beberapa metode pengumpulan
data seperti wawancara, kuesioner dan penilaian jabatan akan bermanfaat untuk menyusun
data jabatan baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif.
Tahap 2
Mengkaji informasi dasar yang relevan seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi
jabatan. Bagan organisasi menunjukkan pembagian tugas secara umum, hubungan antara
satu tugas dengan tugas yang lain serta kesesuaian suatu tugas dalam struktur organisasi
secara keseluruhan. Bagan tersebut mengidentifikasi judul dari setiap posisi, garis hubungan
kerja, pelaporan serta komunikasi dalam organisasi. Bagan proses memberikan gambaran

5

lebih rinci tentang alur kerja dibandingkan dengan bagan organisasi secara umum serta
menunjukkan arus masukan dan keluaran dari jabatan yang sedang dianalisis.
Tahap 3
Memilih tugas-tugas yang mewakili jabatan dalam organisasi untuk dianalisis. Hal ini
dilakukan apabila terdapat banyak jabatan yang serupa untuk dianalisis dan tentu
membutuhkan waktu yang relatif lebih lama.
Tahap 4
Menganalisis jabatan yang sebenarnya melalui pengumpulan data pada tugas-tugas tertentu,
persyaratan perilaku, kondisi kerja, sifat manusia dan kemampuan yang diperlukan untuk
melakukan tugas.
Tahap 5
Mengkaji informasi dengan pemegang jabatan. Informasi analisis jabatan perlu diverifikasi
dengan pelaksana tugas termasuk supervisinya. Hal ini akan membantu memperjelas
kebenaran dan kelengkapan informasi.
Tahap 6
Mengembangkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan sebagai tindak lanjut dari proses
analisis jabatan. Informasi yang diperoleh dari hasil analisis jabatan, selanjutnya
dimanfaatkan sebagai dasar aktivitas manajemen sumber daya manusia yang meliputi
rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, pengembangan jalur
karier dan kompensasi. Informasi dari analisis jabatan juga dapat digunakan untuk mendesain
ulang jabatan dan evaluasi produktivitas organisasi serta kepuasan kerja karyawan.

2. Analisis Jabatan Berbasis Kompetensi
Kompetensi menurut Mathis dan Jackson (2001) adalah karakteristik dasar yang dapat

dihubungkan dengan peningkatan kinerja individu atau tim. Beberapa alasan yang digunakan
organisasi menggunakan pendekatan kompetensi untuk analisis jabatan adalah 1)
mengkomunikasikan perilaku yang utama dan dihargai ke seluruh organisasi, 2)
meningkatkan tingkat kompetensi organisasi, dan 3) memfokuskan kemampuan individu
untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dari organisasi. Dengan menggunakan
pendekatan kompetensi, maka kompetensi-kompetensi yang diperlukan individu untuk
melaksanakan pekerjaan sebagai tim dapat diidentifikasi. Selain itu, kriteria seleksi aktivitas
sumber daya manusia perlu direvisi untuk memfokuskan pada kebutuhan kompetensi yang
berbeda untuk setiap pekerjaan.

Proses analisis jabatan dengan menggunakan pendekatan kompetensi khusus
dengan ”Behavior Event Interview (BEI)” yang dikemukakan oleh Mathis dan Jackson (2001)
terdiri atas tahap-tahap sebagai berikut:
Tahap 1
Tim manajemen mengidentifikasi bidang-bidang hasil kinerja yang penting untuk rencana
strategik bisnis dari organisasi pada masa yang akan datang. Bidang kinerja tersebut dapat
lebih luas dari kinerja yang digunakan membina pada masa yang lalu.
Tahap 2
Membentuk kelompok panel yang terdiri dari orang-orang yang berpengetahuan luas tentang
jabatan-jabatan dalam organisasi. Kelompok ini memiliki anggota yaitu manajer dan
supervisor serta karyawan baik yang berkinerja tinggi maupun berkinerja rata-rata.
Tahap 3
Seorang fasilitator atau konsultan melakukan wawancara terhadap anggota kelompok panel
untuk mendapatkan contoh-contoh perilaku yang spesifik dalam melakukan suatu jabatan.

6

Dalam wawancara akan ditanya secara komprehensif tentang pikiran dan perasaan dari
kelompok panel mengenai kejadian yang dialaminya.
Tahap 4
Berdasarkan kejadian-kejadian yang digambarkan tersebut, fasilitator membuat uraian secara
rinci dari setiap kompetensi yang ada. Hasil tahap ini harus jelas dan spesifik agar manajer,
supervisor dan karyawan memiliki pemahaman yang lebih jelas mengenai kompetensi yang
berhubungan dengan jabatan dalam organisasi.
Tahap 5
Kompetensi-kompetensi yang diperoleh tersebut disusun secara sistematis dan perlu
mengidentifikasi level-level yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Tahap 6
Akhirnya, mengidentifikasi standar kinerja dan dihubungkan dengan jabatan. Proses seleksi,
pelatihan dan kompensasi yang memadai difokuskan pada kompetensi yang telah disusun
dan digunakan. Contoh kompetensi yang digunakan dalam organisasi berbeda antara satu
dan yang lain, namun kompetensi yang umum (generik) dalam organisasi antara lain fokus
terhadap pelanggan, orientasi kelompok, pengalaman teknis, orientasi hasil, kepemimpinan,
inovasi dan kemampuan adaptasi.

Metode Analisis Jabatan

Job analisis juga digunakan sebagai dasar perekrutan dan juga penunjukan seseorang
untuk menduduki jabatan tertentu. Ringkasnya analisis jabatan digunakan untuk penyusunan:
1. deskripsi jabatan (job description);
2. klasifikasi jabatan (job classification);
3. evaluasi jabatan (job evaluation);
4. desain jabatan (job design);
5. personnel requirements;
6. penilaian prestasi kerja (performance appraisal);
7. pelatihan karyawan (worker training);
8. perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning).

Saudara Mahasiswa, dari beberapa definisi sebelumnya dapat disimpulkan bahwa
analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi tepercaya
dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-
persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk di dalamnya:
1. semua tugas, kegiatan dan tanggung jawab;
2. pengetahuan, kemampuan, keterampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh

si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif;
3. alasan adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan

yang lain;
4. standar kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.

Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan
terhadap jabatan (the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si
pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuesioner/angket,
produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau
spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan uraian mengenai orang (description of the
person).

7

Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan
berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan.
Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi
jawaban atas suatu pertanyaan mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana
menjalankannya, dan mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses
analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data. Berbagai
pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan. Metode yang
bisa digunakan adalah:

1. Pengamatan (observasi)
2. Wawancara (interview)
3. Angket (kuesioner)
4. menuliskan cerita singkat (written narrative)

Salah satu yang menjadi pertimbangan dalam metode analisis adalah siapa yang
melakukan analisis pekerjaan, contoh staf sumber daya manusia (yang paling sering),
manajer, supervisor, atau karyawan.

Pertimbangan lain adalah metode yang akan digunakan. Metode yang umum dipakai
adalah observasi, wawancara, angket dan metode analisis yang spesialisasi serta kombinasi
dari metode tersebut.

1. Pengamatan (Observasi)
Dalam metode ini yang diamati adalah individu yang melakukan pekerjaan, kemudian

mencatat semua kegiatannya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.
Observasi bersifat kontinu atau berdasarkan sampling intermiten. Pemakai metode observasi
terbatas karena banyak pekerjaan yang tidak memiliki kewajiban pekerjaan yang lengkap dan
mudah diamati atau siklus pekerjaan yang lengkap.

Sampling pekerjaan (Work Sampling) berguna untuk pekerjaan rutin dan berulang
karena tidak memerlukan perhatian kepada setiap aksi mendetail sepanjang merupakan
siklus pekerjaan secara keseluruhan. Catatan Harian/ log Karyawan menuntut karyawan
untuk ’mengamati’ kinerja mereka sendiri dengan cara membuat suatu catatan harian/ log
tentang tugas mereka.

2. Wawancara (Interview)
Metode ini mengharuskan untuk mengunjungi setiap tempat pekerjaan dan berbicara

dengan karyawan yang melakukan setiap pekerjaan. Metode ini sangat memakan waktu, oleh
karena itu menggabungkan wawancara dengan salah satu metode lainnya sangat dianjurkan.

3. Angket (Kuesioner)
Suatu alat survei yang dibuat dan diberikan kepada karyawan untuk diisi. Keuntungan

utama dari metode ini adalah informasi atas sejumlah besar pekerjaan dapat dikumpulkan
secara murah dalam waktu relatif singkat. Metode angket biasanya dikombinasi dengan
wawancara dan observasi untuk mengklarifikasikan dan memverifikasikan informasi dari
angket. Jenis angket yang biasa dipakai adalah checklist yang menyuguhkan cara sederhana
bagi karyawan untuk memberikan informasi. Wawancara biasanya digunakan untuk pekerja
harian maupun bulanan, sedangkan observasi terutama untuk pekerja-pekerja harian.

8

Walaupun demikian harus disadari bahwa masing-masing teknik mempunyai
kelemahan dan kebaikan sendiri-sendiri. Kelemahan teknik kuesioner dan written narrative
terletak pada data yang diperoleh sering kali tidak lengkap, tidak teratur dan tidak kompak.
Tetapi kebaikannya adalah bisa digunakan sebagai latar belakang pengetahuan untuk
melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode lainnya
terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti dan penggunaan waktu yang lebih
baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang sederhana dan berulang-ulang
maka teknik observasilah yang paling tepat digunakan.

Banyak para analisis jabatan yang menggunakan teknik wawancara sebagai metode
pengumpulan data. Untuk itu, perlu diperhatikan beberapa sikap dasar dan teknik yang bisa
digunakan untuk memperoleh informasi yang lengkap dan akurat. Sikap-sikap dan teknik-
teknik tersebut bisa membantu para analis jabatan untuk mengurangi kecurigaan baik dari
karyawan maupun pengawas yang sedang dianalisa jabatannya.

4. Metode Analisis Pekerjaan Spesialisasi
Angket Analisis Posisi (Position Analysis Questionnaire-PAQ) adalah metode angket

khusus yang memakai checklist. Setiap pekerjaan dianalisis pada 27 dimensi yang terdiri atas
187 unsur. PAQ terdiri atas enam divisi dengan setiap divisi berisi banyak unsur pekerjaan.
Unsur pekerjaan tersebut mencakup:
a. Input informasi: Di mana dan bagaimana tenaga kerja mendapatkan informasi untuk

melakukan pekerjaan?
b. Output mental: Tingkat pendalihan apakah yang dibutuhkan pekerjaan itu?
c. Hubungan dengan yang lain: Hubungan apakah yang diperlukan untuk melakukan

pekerjaan itu?
d. Konteks pekerjaan: Kondisi bekerja dan konteks sosial apakah yang terlibat?
e. Lainnya: Hal apakah yang terkait dengan pekerjaan itu?

Adapun analisis pekerjaan spesialisasi dapat dijelaskan kedalam kelompok analisis
pekerjaan yang bersifat manajerial dan analisis pekerjaan yang menggunakan komputer.
a. Analisis Pekerjaan Manajerial

Untuk menganalisis pekerjaan manajerial, terdapat suatu metode yang paling dikenal dan
banyak digunakan yaitu Management Position Description Questionnaire (MPDQ). MPDQ
terdiri atas satu daftar lebih dari 200 pernyataan, MQDP memeriksa berbagai dimensi
manajerial, termasuk pengambilan keputusan dan supervisi.
b. Analisis Pekerjaan Komputerisasi
1) Analisis membuat pernyataan tugas yang terkait dengan semua pekerjaan.
2) Lalu didistribusikan sebagai angket yang mencantumkan pernyataan-pernyataan

tugas.
3) Jawaban dari karyawan pada dokumen yang dapat ditarik dengan komputer yang

dapat merekam, menganalisis dan melaporkan ribuan keping informasi tentang segala
pekerjaan.
Ciri penting analisis ini adalah spesifitas data yang dapat dikumpulkan. Semua data
spesifik ini disusun ke dalam satu database analisis pekerjaan.

5. Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan perpaduan antara berbagai metode yang digunakan

dalam menganalisis jabatan. Setiap metode tersebut memiliki kekuatan dan kelemahan, dan
metode kombinasi biasanya lebih disukai karena dapat meminimalkan kelemahan metode
yang satu dengan kelebihan metode yang lain. Dalam hal memilih metode analisis pekerjaan
yang paling sesuai dengan kondisi dan karakteristik organisasi, spesialis sumber daya

9

manusia dan pelaku analisis pekerjaan harus hati-hati untuk mencatat semua langkah yang
diambil.

Tahap-tahap Proses Analisis Jabatan
Mathis dan Jackson (2001) menyatakan bahwa proses analisis jabatan harus

dilakukan secara logis dan sistematis dengan mengikuti praktik manajemen dan psikometrik
profesional yang tepat. Suatu proses analisis jabatan akan dikemukakan secara umum dan
dapat digunakan secara bervariasi sesuai dengan metode yang digunakan dan jumlah jabatan
yang dicakup. Berikut ini tahap-tahap dasar dari proses analisis jabatan.

Merencanakan Analisis Jabatan
•Mengidentifikasi sasaran dan analisis jabatan
•Mendapatkan dukungan manajemen puncak

Mempersiapkan dan Menomunikasikan Analisis Jabatan
•Menindentifikasi jabatan dan metodologi
•Mengkaji dokumentasi jabatan yang ada
•Mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan karyawan
•Memfinalkan uraian dan rekomendasi pekerjaan

Melakukan Analisis Jabatan
•Mengumpulkan data analisis jabatan
•Mengkaji dan menyusun data

Mengembangkan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
•Menyusun konsep deskripsi dan spesifikasi jabatan
•mengkaji konsep dengan para manajer dan karyawan
•Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi
•Memfinalkan deskripsi dan spesifikasi jabatan

Mempertahankan dan Memutakhirkan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
•Memutakhirkan deskripsi dan spesifikasi jabatan sesuai perkembangan organisasi
•Mengkaji ulang jabatan secara berkala
Gambar 4.1
Tahap-tahap Proses Analisis Jabatan

1. Merencanakan Analisis Jabatan
Perencanaan penting dilakukan dalam proses analisis jabatan sebelum melakukan

identifikasi jabatan. Beberapa pertimbangan yang penting dalam merencanakan analisis
jabatan adalah mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan, mungkin hanya untuk
memutakhirkan deskripsi jabatan yang ada, merevisi program kompensasi dalam organisasi,
merancang ulang jabatan dalam suatu departemen atau divisi dalam organisasi atau
mengubah struktur pada divisi atau bagian tertentu dalam organisasi. Dalam perencanaan
analisis jabatan perlu mendapatkan dukungan manajemen puncak dan manajer senior
khususnya yang berhubungan dengan masalah perubahan pada struktur jabatan dalam
organisasi. Dukungan manajemen tersebut sangat membantu apabila timbul resistensi dan
keresahan dari para manajer dan karyawan.

2. Mempersiapkan dan Mengomunikasikan Analisis Jabatan

10

Persiapan dimulai dengan mengidentifikasi jabatan yang sedang dikaji, misalnya
apakah jabatan yang akan dianalisis termasuk jabatan operasional, jabatan divisi atau semua
jabatan dalam organisasi. Dalam tahap ini semua pihak yang akan dilibatkan dalam
melakukan analisis jabatan dan metode yang akan digunakan perlu diidentifikasi. Dalam tahap
ini juga perlu mengkaji dokumentasi yang telah ada, deskripsi jabatan yang ada, bagan
organisasi, informasi analisis jabatan yang lalu serta sumber daya terkait yang dapat
digunakan dalam analisis jabatan. Selanjutnya, mengomunikasikan dan menjelaskan proses
itu kepada para manajer, karyawan yang terkena, dan pihak lain yang terkait, seperti
supervisor dan serikat pekerja. Penjelasan tersebut hendaknya mencakup maksud dan tujuan
analisis jabatan, langkah- langkah, jadwal waktu, peran serta manajer dan karyawan, siapa
yang bertanggung jawab dan siapa yang dapat dihubungi apabila ada pertanyaan mengenai
analisis jabatan. Penjelasan tentang analisis jabatan kepada semua pihak yang terkait sangat
penting untuk mengantisipasi kemungkinan timbul konflik di masa mendatang.

3. Melakukan Analisis Pekerjaan
Dengan perencanaan analisis jabatan yang baik, maka dapat dilakukan analisis

jabatan sesuai metode yang ditetapkan. Metode yang ditetapkan akan menentukan waktu
untuk menyelesaikan analisis jabatan. Biasanya diperlukan waktu yang cukup lama untuk
mendapatkan informasi dari para manajer dan karyawan. Apabila menggunakan kuesioner,
harus disertai dengan surat yang menjelaskan proses dan petunjuk cara pengisian dan
pengembalian kuesioner terisi tersebut. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan dapat
dikumpulkan, kemudian disusun dan diklasifikasi sesuai dengan jenis jabatan dan unit
organisasi. Data yang dikumpulkan harus ditinjau ulang kelengkapannya dan ditindaklanjuti
dengan wawancara atau pertanyaan yang lebih mendalam kepada manajer dan karyawan.

4. Mengembangkan Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan
Pada tahap analisis jabatan ini akan dikembangkan konsep deskripsi jabatan dan

spesifikasi jabatan. Konsep tersebut harus relatif lengkap dan dapat mengidentifikasi bidang-
bidang jabatan yang memerlukan klarifikasi tambahan. Setelah konsep selesai diklarifikasi,
maka perlu ditinjau ulang oleh para manajer dan karyawan. Selanjutnya hasil deskripsi jabatan
akan didistribusikan oleh Divisi Sumber Daya Manusia kepada para manajer, supervisor, dan
karyawan untuk ditinjau ulang agar mendapatkan pemahaman dan persetujuan mengenai isi
analisis jabatan yang dikaitkan dengan aktivitas sumber daya manusia yang lain.

5. Mempertahankan dan Memutakhirkan Uraian Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan
Setelah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan diselesaikan dan ditinjau oleh semua

pihak yang terkait maka suatu sistem harus dikembangkan untuk menjaga kemutakhiran
deskripsi dan spesifikasi jabatan tersebut. Salah satu cara yang efektif untuk menjamin
terjadinya tinjauan ulang yang sesuai adalah menggunakan deskripsi dan spesifikasi jabatan
dalam aktivitas sumber daya manusia lain. Para manajer dan karyawan perlu melakukan
tinjauan ulang secara berkala untuk menjamin deskripsi dan spesifikasi jabatan tetap
mutakhir. Tinjauan yang komprehensif dan sistematik perlu dilakukan selama perencanaan
sumber daya manusia, sedangkan tinjauan lengkap perlu dilakukan setiap tiga tahun atau
apabila terjadi perkembangan teknologi atau restrukturisasi organisasi.

Sifat Analisis Jabatan

Elemen paling dasar dari manajemen Sumber Daya Manusia, adalah analisis jabatan.
Analisis jabatan merupakan suatu cara sistematis untuk mengumpulkan dan menganalisis

11

informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, dan konteks di mana
pekerjaan dilaksanakan.

Analisis pekerjaan biasanya melibatkan pengumpulan informasi akan karakteristik
suatu pekerjaan yang membedakannya dengan pekerjaan lain. Informasi yang dapat
menolong dalam membedakan antara lain sebagai berikut:
1. Aktivitas dan tingkah laku pekerjaan;
2. Interaksi dengan lainnya;
3. Standar kinerja;
4. Pengaruh terhadap keuangan dan pengangguran;
5. Mesin dan peralatan yang digunakan;
6. Kondisi pekerjaan.

Contoh Analisis Jabatan

Petunjuk:
Jawablah pertanyaan berikut sesuai dengan pengalaman Saudara selama ini dalam
melaksanakan tugas dalam jabatan Saudara!

1. Nama Jabatan :

2. Bagian/ Departemen :

3. Unit/ Seksi :

4. Bertanggung jawab :

kepada

5. Membawahi/ mengawasi :

Apa tujuan dari jabatan Saudara secara umum?

Apa tugas/kegiatan yang Saudara lakukan sendiri setiap hari?

No Kegiatan Diterima dari Diserahkan Frekuensi kegiatan

kepada setiap hari/

minggu/ bulan

Jenis pengetahuan (knowledge) yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas
Saudara

12

Jenis keterampilan (skill) yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas Saudara

Jenis sarana/ mesin/ peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas pekerjaan
Saudara?

Sikap/perilaku yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas Saudara

Kondisi Pekerjaan yang dibutuhkan:

Penerangan :

Suhu :

Sifat kerja : Shift atau yang lainnya:

Lain-lain :

Persyaratan orang untuk mengerjakan pekerjaan Saudara

Umur : Minimal …… tahun s/d. Maksimal …… tahun

Jenis Kelamin : Pria/Wanita

Jenjang Pendidikan Minimal : SD/SMP/SMA/S1/S2/S3

Lain-lain :

Latihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi Analisis Jabatan,
kerjakanlah latihan berikut!
“Jelaskan tahap-tahap proses dalam analisis jabatan!”
Petunjuk Jawaban Latihan
a. Merencanakan Analisis Jabatan

Merencanakan analisis jabatan dilakukan sebelum identifikasi jabatan dilakukan. Dalam
perencanaan analisis jabatan perlu mendapatkan dukungan manajemen puncak dan
manajer senior karena biasanya berhubungan dengan perubahan struktur jabatan dalam
organisasi. Hal penting yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan analisis
jabatan adalah mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan, seperti memutakhirkan
deskripsi jabatan yang ada dan merancang ulang suatu jabatan.
b. Mempersiapkan dan Memperkenalkan Analisis Jabatan

13

Diawali dengan mengidentifikasi jabatan. Dalam tahap ini semua pihak yang akan
dilibatkan dalam melakukan analisis jabatan dan metode yang akan digunakan perlu
diidentifikasi, termasuk juga dokumen-dokumen, deskripsi jabatan saat ini, bagan
organisasi, dan informasi lain untuk kemudian mengkomunikasikannya kepada pihak-
pihak terkait.
c. Melakukan Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan diawali dengan mengumpulkan informasi dari para manajer dan
karyawan. Informasi yang diperoleh baik melalui wawancara ataupun angket kemudian
disusun dan diklasifikasi sesuai dengan jenis jabatan dan unit organisasi. Data yang
dikumpulkan harus ditinjau ulang kelengkapannya dan ditindaklanjuti dengan wawancara
atau pertanyaan yang lebih mendalam kepada manajer dan karyawan.
d. Mengembangkan Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan
Pada tahap ini dilakukan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Konsep harus lengkap
dan dapat mengidentifikasi bidang-bidang jabatan terutama yang memerlukan klarifikasi
tambahan. Selanjutnya hasil deskripsi jabatan akan didistribusikan oleh Divisi Sumber
Daya Manusia kepada para manajer, supervisor, dan karyawan untuk ditinjau ulang agar
mendapatkan pemahaman dan persetujuan mengenai isi analisis jabatan yang dikaitkan
dengan aktivitas sumber daya manusia yang lain.
e. Mempertahankan dan Memutakhirkan Uraian Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan
Setelah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan diselesaikan dan ditinjau oleh semua
pihak yang terkait maka suatu sistem harus dikembangkan untuk menjaga kemutakhiran
deskripsi dan spesifikasi jabatan tersebut. Para manajer dan karyawan perlu melakukan
tinjauan ulang secara berkala untuk menjamin deskripsi dan spesifikasi jabatan tetap
mutakhir.

Rangkuman

Kegiatan Belajar 1 menjelaskan mengenai pengertian, peranan, tujuan dan sifat-sifat
analisis jabatan. Pengertian analisis jabatan pada intinya mengidentifikasi suatu jabatan,
sedangkan peranan dari analisis jabatan ini adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Ada
tiga tahapan penting yang dilalui oleh analisis jabatan, yaitu: mengumpulkan informasi,
menganalisis dan mengelola informasi kemudian menyusun format informasi tersebut.

Kegiatan Belajar 1 ini juga menjelaskan bagaimana caranya menganalisis jabatan dan
fungsi menganalisis jabatan yang merupakan elemen paling dasar dari manajemen sumber
daya manusia.

Tes Formatif 1

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1) Menurut Bernardin & Russel (1993), analisis jabatan merupakan proses pengumpulan ....

a. kerangka jabatan
b. karyawan
c. informasi jabatan
d. kondisi pekerjaan
2) Pada hakikatnya proses analisis jabatan dilakukan untuk ....

14

a. proses manajerial
b. memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut

terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi
c. menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan

tersebut
d. mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu.
3) Analisis jabatan pada bisnis kecil dilakukan secara informal dan tidak terstruktur,
sedangkan pada perusahaan besar untuk mampu menganalisis jabatan harus diperlukan
....
a. konsentrasi khusus
b. pelatihan khusus
c. informasi yang sesuai
d. layanan khusus
4) Hasil dari analisis jabatan adalah ....
a. deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan
b. sifat-sifat jabatan dan tujuan jabatan
c. deskripsi jabatan dan sifat-sifat jabatan
d. kinerja perusahaan
5) Data yang diperoleh sering kali tidak lengkap, tidak teratur dan tidak kompak, merupakan
kelemahan dari salah satu teknik menganalisis jabatan, yaitu
a. wawancara dan written narative
b. kuesioner dan wawancara
c. observasi dan wawancara
d. kuesioner dan written narative

Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di
bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut
untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.

= ℎ 100%

ℎ

Arti tingkat penguasaan:
• 90 - 100% = Baik sekali
• 80 - 89% = Baik
• 70 - 79% = Cukup
• < 70% = Kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan
Kegiatan Belajar 2. Bagus!
Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian
yang belum dikuasai.

15

Kegiatan Belajar 2:

Deskripsi Jabatan

Uraian

Pengertian Deskripsi Jabatan

Hasil pertama yang segera diperoleh dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan.
Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang
apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (jobholder/incumbent), bagaimana
suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian
tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dengan posisi lainnya di dalam
dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan di mana si pemegang jabatan diharapkan
dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja
atau tujuan organisasi secara keseluruhan.

Jadi Saudara Mahasiswa, deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis tentang
apa yang senyatanya dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana melakukannya, dan
dalam kondisi seperti apa jabatan tersebut dilaksanakan. Informasi ini pada gilirannya akan
digunakan untuk menulis spesifikasi jabatan, yaitu daftar pengetahuan, kemampuan, dan
keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan secara memuaskan.

Komponen-komponen Deskripsi Jabatan

Pada dasarnya tidak ada format baku yang harus digunakan dalam menulis deskripsi
jabatan. Namun menurut Dessler (2000), deskripsi jabatan pada umumnya berisikan
komponen-komponen sebagai berikut:

• Identifikasi jabatan;
• Ringkasan jabatan;
• Tanggung jawab dan kewajiban;
• Wewenang pemegang jabatan;
• Standar kinerja;
• Kondisi kerja;
• Spesifikasi jabatan.
1. Identifikasi Jabatan (Job Identification)

Identifikasi jabatan merupakan bagian pertama dari deskripsi jabatan berisikan
informasi, di antaranya: Nama (title) jabatan atau sebutan pekerjaan, status jabatan,
departemen, lokasi dan tanggal. Nama (title) jabatan, merupakan tipe informasi yang
menyebutkan secara spesifik judul jabatan. Sebutan jabatan ini harus menguraikan
(mendeskripsikan) fungsi pekerjaan yang dikerjakan. Misal, suatu perusahaan
mengumpulkan semua pekerjaan klerek ke dalam empat kategori yakni sekretariat, bagian

16

keuangan, pemasaran, dan resepsionis. Ketika perusahaan itu meninjau ulang uraiannnya,
setiap pekerjaan diberi sebutan yang terkait dengan fungsinya. Akan tetapi, karena
pengelompokkan pekerjaan dimaksudkan untuk mengaitkannya dengan upah dan gaji, maka
sebutan pekerjaan harus mencerminkan tanggung jawab relatif dalam organisasi seperti
supervisor operasi pemrosesan data, manajer pemasaran. Status jabatan berisi informasi
untuk mengidentifikasikan secara tepat misalnya apakah jabatan membutuhkan peraturan
lembur atau persyaratan upah minimum. Informasi tentang tanggal menunjukkan tanggal
kapan deskripsi jabatan sesungguhnya ditulis dan siapa orang yang menulisnya. Di samping
itu ada juga ruang/bagian yang menunjukkan pihak yang memberikan persetujuan terhadap
deskripsi tersebut.

2. Ringkasan Jabatan (Job Summary)
Ringkasan jabatan harus menguraikan sifat dasar jabatan secara umum dan hanya

memaparkan fungsi dan aktivitas utamanya saja. Dengan demikian, ringkasan jabatan
manajer pemasaran, misalnya merencanakan, mengarahkan, dan mengkoordinasikan produk
dan/atau jasa organisasi. Untuk manajer material adalah melakukan pembelian secara
ekonomis, mengatur penyampaian dari gudang dan mendistribusikan seluruh material yang
diperlukan bagian produksi. Sedangkan untuk jabatan adalah, supervisor persuratan
menerima, menyortir, dan menyampaikan semua surat yang datang dengan layak dan
menangani semua surat keluar termaksud keakuratan dan ketepatan waktu pengeposan surat
tersebut.

3. Tanggung Jawab dan Kewajiban (Responsibility and Duties)
Bagian ini mengemukakan semua tanggung jawab dan kewajiban utama jabatan yang

menunjukkan kepada siapa pemegang jabatan bertanggung jawab (atasan) dan kepada siapa
harus melimpahkan wewenang (bawahan). Setiap kewajiban utama jabatan harus didaftar
secara terpisah dan dijelaskan dalam beberapa kalimat. Kewajiban tersebut misalnya
“mengokohkan sasaran pemasaran untuk menjamin adanya segmen pasar tertentu”,
“mengembangkan dan melaksanakan perencanaan dan program pemasaran”,
“berkomunikasi dengan agen advertensi di luar”, “mengembangkan dan merekomendasikan
strategi harga”. Contoh tipikal kewajiban untuk jabatan- jabatan lainnya adalah memelihara
persediaan yang seimbang dan terkontrol, membuat pembukuan rekening yang harus dibayar
secara akurat, memelihara variasi harga pembelian yang menguntungkan, dan sebagainya.
Kita dapat menggunakan kamus nama-nama pekerja yang diterbitkan oleh pemerintah untuk
membuat butir-butir kewajiban dan tanggung jawab jabatan tersebut.

Bagian ini juga harus mendefinisikan batasan wewenang pemegang jabatan seperti
wewenang pengambilan keputusan, pensupervisian langsung dari personel yang lain, dan
batasan anggaran. Sebagai contoh, pemegang jabatan dapat memiliki kewenangan untuk
menyetujui permintaan pembelian hingga Rp. 50.000.000,- memberi izin untuk tidak masuk
kantor, pemberian sanksi kepada karyawan, merekomendasikan kenaikan upah, menyeleksi
dan mengangkat karyawan baru.

4. Standar Kinerja (Standards of Performance)
Standar kinerja merupakan bagian dari deskripsi jabatan. Standar kinerja berisi

mengenai standar yang diharapkan dapat dicapai karyawan menurut masing-masing
kewajiban dan tanggung jawab utama deskripsi jabatan. Sebagai contoh adalah sebagai
berikut.

Tugas: Membukukan perkiraan utang secara akurat.
Standar kinerjanya antara lain:

17

a. semua faktur yang telah diterima dibukukan pada hari kerja yang sama,
b. semua faktur dikirimkan kepada manajer departemen yang sesuai untuk diminta

persetujuan kurang dari satu hari,
c. rata-rata kurang dari tiga kali terjadi kesalahan pembukuan dalam sebulan.

Tugas: Memenuhi skedul produksi harian.
Standar kinerjanya antara lain:

a. kelompok kerja menghasilkan tidak kurang dari 500 unit per hari kerja,
b. rata-rata tidak boleh lebih dari 2% unit yang ditolak oleh unit kerja berikutnya,
c. pekerjaan diselesaikan tidak lebih dari 3% dengan kerja lembur.

5. Kondisi Kerja dan Lingkungan Fisik
Deskripsi jabatan dapat juga menggambarkan kondisi kerja umum yang terlibat dalam

jabatan tersebut, seperti tingkat dalam jabatan tersebut, kondisi yang membahayakan, atau
derajat suhu udara dalam ruangan tempat kerja.

6. Petunjuk Deskripsi Jabatan
Berikut adalah petunjuk final untuk menulis deskripsi jabatan:

a. Buatlah sesuatu secara jelas. Deskripsi jabatan harus berisi secara lengkap posisi kerja
sedemikian rupa sehingga kewajiban akan kelihatan jelas tanpa harus mengacu pada
deskripsi jabatan lain.

b. Lingkup (scope) yang menunjukkan kewenangan. Di dalam mendefinisikan posisi,
tunjukan secara pasti mengenai lingkup dan sifat dasar pekerjaan dengan menggunakan
frase (bagian kalimat), seperti “ untuk departemen” atau “sebagaimana ditentukan oleh
manajer”, termaksud di dalamnya adalah hubungan-hubungan yang penting.

c. Buatlah spesifik. Pilihlah kata-kata yang paling spesifik untuk menunjukkan: 1) jenis
pekerjaan, 2) tingkat kerumitan, 3) tingkat keahlian yang dipersyaratkan, 4) sejauh mana
masalah telah distandarisasikan, 5) seberapa luas tanggung jawab pekerja untuk masing-
masing fase pekerjaan, dan 6) tingkat dan tipe akuntabilitas.

d. Gunakan kata kerja, seperti menganalisis, mengumpulkan, merakit, merencanakan,
memikirkan, menyimpulkan, menyampaikan, memelihara, mensupervisi, dan
merekomendasi.

e. Posisi pada level yang lebih rendah umumnya memiliki kewenangan dan tugas yang
paling detail, sedangkan level posisi yang lebih tinggi berhubungan dengan aspek yang
lebih luas.

f. Buatlah secara singkat. Pernyataan yang pendek dan akurat umumnya menghasilkan
tujuan yang terbagus.

g. Periksalah kembali apakah deskripsi telah dipenuhi dengan persyaratan dasar dengan
menggunakan pernyataan seperti, “Akankah pegawai baru memahami jabatan jika dia
membaca deskripsi jabatan”.
Bagian terakhir deskripsi jabatan berisi pernyataan dan tanda tangan persetujuan oleh

manajer. Hal ini memungkinkan pemberi pekerjaan mengubah kewajiban pekerjaan karyawan
atau meminta karyawan melakukan kewajiban yang tidak terdaftar, maka deskripsi jabatan
tidak dipandang sebagai suatu “kontrak” antara pemberi pekerjaan dan karyawan.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang deskripsi jabatan, cobalah
untuk mencermati contoh formulir deskripsi jabatan berikut ini. Setelah itu cobalah untuk
mengisi formulir tersebut. Gambaran apa yang anda peroleh?

18

Contoh Deskripsi Jabatan
Kode Jabatan: ______________________________
Nama Jabatan
Bagian/ Divisi
Seksi/ Unit Kerja
Bertanggung jawab (melapor) kepada:

Bertanggung jawab atas:

Fungsi jabatan:

Ruang lingkup tanggung jawab:

Uraian tugas:

Diajukan oleh: Diketahui oleh: Disetujui oleh:

………………………………… ………………………………… …………………………………

……… ……… ………

Deskripsi Jabatan Berbasis Kompetensi

Zwell (2000) menyatakan bahwa deskripsi jabatan merupakan alat yang dapat
membentuk kerangka dasar seluruh sistem dalam organisasi sekaligus alat yang dapat
membuang waktu dan biaya. Namun apabila digunakan dengan baik, deskripsi jabatan dapat
mengkomunikasikan tujuan jabatan dan hubungan antar jabatan dengan sasaran organisasi.
Lebih jauh Zwell mengemukakan tentang deskripsi jabatan berbasis kompetensi yang dapat
dipenuhi oleh sepuluh komponen deskripsi jabatan berbasis kompetensi yaitu tujuan jabatan,
sasaran jabatan, pelaporan, tugas dan tanggung jawab, pengetahuan dan keterampilan
utama, faktor keberhasilan utama, pengukuran kinerja, budaya kerja, model kompetensi, dan
preferensi.
1. Tujuan Jabatan

Menggambarkan fokus dan rasional dari suatu jabatan dan bagaimana kontribusinya pada
organisasinya dan terdiri dari satu kalimat.
Contoh: Tujuan Manajer Pembelian
Membeli kebutuhan perusahaan atas barang dan jasa dengan biaya rendah, bermutu dan
memadai, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan penjualan, mutu dan laba.

19

2. Sasaran Jabatan
Menjelaskan kriteria kunci untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yang bersifat
umum dan terdiri dari beberapa hal.
Contoh: Sasaran Manajer Pembelian
a. Menjamin semua produk barang dan jasa yang dibeli memenuhi standar mutu
perusahaan.
b. Menjamin kelangsungan barang dan jasa untuk produksi.
c. Menjamin bahwa perusahaan mengeluarkan biaya yang efisien tanpa mengabaikan
mutu.

3. Pelaporan
Menjelaskan hubungan pelaporan ke atas, ke bawah atau ke samping. Contoh: Melapor
kepada manajer umum

4. Tugas dan Tanggung Jawab
Meliputi daftar tugas dan tanggung jawab jabatan yang meliputi ruang lingkup pekerjaan
yang memadai.
Contoh: Tugas dan tanggung jawab manajer pembelian:
a. menyusun harga pasar;
b. mengevaluasi berbagai macam disain produk;
c. memberikan alternatif pendekatan yang efisien;
d. mencari kebutuhan atas produksi yang efisien.

5. Pengetahuan dan Keterampilan Utama
Merupakan pengetahuan dan keterampilan teknis penting yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Contoh:
a. validasi harga pasar;
b. evaluasi disain produk yang efisien;
c. mengelola vendor;
d. memahami proses produksi.

6. Faktor Keberhasilan Utama
Deskripsi singkat tentang kemampuan dan perilaku yang kritikal dalam mencapai misi dan
tujuan jabatan.
Contoh:
a. Mampu bekerja sama dengan manajer lain untuk menjamin efisiensi produk.
b. Mampu meminimalkan biaya material, menjaga suplai yang memadai dan mengelola
vendor yang efektif.

7. Pengukuran Kinerja
Suatu pengukuran untuk pemangku jabatan yang akuntabel, dan melakukan performasi
jabatan dengan baik.
Contoh:
a. Biaya total tidak melampaui tingkat inflasi 10%;
b. Terpelihara mutu material;
c. Laporan menunjukkan nilai efektif dan efisien.

8. Budaya Kerja
Asumsi-asumsi, nilai-nilai dan kebiasaan-kebiasaan yang harus dimiliki manajer dan
karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Contoh:
a. Mutu tinggi.
b. Akuntabilitas.

20

c. Fleksibel.
d. Kompetitif.
9. Preferensi Kerja
Menyesuaikan sifat jabatan dengan karakteristik kepribadian, dan sifat.
Contoh:
a. Kemandirian.
b. Aktivitas tinggi.
c. Lingkungan kerja yang bervariasi.
10. Model Kompetensi
Meliputi kompetensi-kompetensi perilaku yang menunjukkan kinerja unggul dalam suatu
jabatan.
Contoh:
a. Kerja tim.
b. Inisiatif.
c. Inovasi.
d. Mengelola kinerja.
e. Berorientasi hasil.
f. Kepemimpinan.
g. Asertif.
h. Berpikir analitis.
i. Keputusan bermutu.
j. Berorientasi pelayanan mutu.

21

Contoh Deskripsi Jabatan Berbasis Kompetensi

FORM
DESKRIPSI JABATAN BERBASIS KOMPETENSI

VISI ORGANISASI:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
MISI ORGANISASI:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

NAMA JABATAN:
(TITLE)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

TUJUAN JABATAN:
(JOB PURPOSE/MISSION)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

SASARAN JABATAN :
(GOAL AND OBJECTIFIES)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

HUBUNGAN PELAPORAN:
(REPORTING RELATIONSHIP)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB:
(DUTIES AND RESPONSIBILITIES)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN KUNCI:
(KEY TECHNICAL SKILLS AND KNOWLEDGE)

22

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

FAKTOR KEBERHASILAN KUNCI:
(KEY SUCCESS FACTORS)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

PENGUKURAN KINERJA:
(PERFORMANCE MEASURES)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

BUDAYA KERJA:
(CULTURE)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

PREFERENSI KERJA:
(PREFERENCES)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

MODEL KOMPETENSI:
(COMPETENCY MODEL)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

23

Latihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
Jelaskan apa yang dimaksud dengan deskripsi jabatan dan komponen apa saja yang tercakup
dalam sebuah deskripsi jabatan!
Petunjuk Jawaban Latihan:

Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis tentang uraian pekerjaan yang
dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana melakukannya, dan dalam kondisi seperti apa
jabatan tersebut dilaksanakan. Untuk dapat memberikan gambaran yang lebih jelas, Anda
dapat mengambil satu contoh pekerjaan yang sedang Anda lakukan atau yang Anda
rencanakan, dan menyebutkan komponen yang tercakup dalam deskripsi jabatan untuk
pekerjaan tersebut. Misalnya untuk jabatan sales atau tenaga penjual. Mulailah dengan
mengidentifikasi jabatan sales dan diakhiri dengan spesifikasi jabatan sales dengan mengikuti
contoh formulir deskripsi jabatan diatas.

Rangkuman

Deskripsi jabatan merupakan hasil pertama yang diperoleh dari analisis jabatan yang
intinya merupakan penjelasan tentang deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang
pemangku jabatan dan bagaimana pekerjaan dilakukan. Komponen yang terkait dalam
deskripsi jabatan terdiri dari identifikasi jabatan, ringkasan jabatan, tanggung jawab dan
kewajiban,wewenang pemegang jabatan, standar kinerja,kondisi kerja dan spesfikasi jabatan.
Adapun komponen deskripsi jabatan berbasis kompetensi terdiri dari tujuan jabatan, sasaran
jabatan, pelaporan, ugas dan tanggung jawab, pengetahuan dan keterampilan utama, faktor
keberhasilan utama, pengukuran kinerja, model kompetensi dan preferensi.

Tes Formatif 2

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1) Bagian terpenting dalam pembuatan deskripsi jabatan adalah ....

a. penulisan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut
b. mengumpulkan informasi-informasi mengenai suatu jabatan
c. menspesifikasi jabatan-jabatan tersebut
d. memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut

terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi
2) Pada hakikatnya deskripsi jabatan merupakan ....

a. proses manajerial
b. suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu
c. menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan

tersebut

24

d. proses memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan
tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.

3) Informasi yang berisi tentang judul atau sebutan jabatan terdapat dalam...
a. spesifikasi jabatan
b. indentifikasi jabatan
c. tanggung jawab dan kewajiban
d. ringkasan Jabatan

4) Standar kinerja berisi tentang ...
a. standar yang diharapkan akan dicapai karyawan menurut tugas dan tanggung
jawabnya
b. standar minimum mengenai kondisi kerja yang harus terpenuhi
c. standar minimum mengenai tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan dibandingkan
dengan pekerjaan sejenis di perusahaan lain
d. standar untuk menulis deskripsi jabatan

5) Komponen deskripsi jabatan yang membedakan deskripsi jabatan berbasis kompetensi
diantaranya adalah...
a. tujuan dan sasaran jabatan
b. pengetahuan dan ketrampilan utama
c. faktor keberhasilan utama
d. semua benar

Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di
bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut
untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.

= ℎ 100%

ℎ

Arti tingkat penguasaan:
• 90 - 100% = Baik sekali
• 80 - 89% = Baik
• 70 - 79% = Cukup
• < 70% = Kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan
Kegiatan Belajar 3. Bagus!
Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian
yang belum dikuasai.

25

Kegiatan Belajar 3:

Spesifikasi Jabatan dan Desain Jabatan

Uraian

Saudara mahasiswa, Sesudah membaca deskripsi jabatan yang kita buat, maka akan
timbul pertanyaan selanjutnya. Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan
yang bagaimana yang akan memenuhi persyaratan bagi jabatan tersebut. Sebagaimana telah
disinggung pada bagian sebelumnya, spesifikasi jabatan merupakan hasil dari deskripsi
jabatan. Spesifikasi jabatan menjawab pertanyaan “sifat dan pengalaman yang harus dimiliki
oleh seseorang untuk dapat melakukan jabatan ini dengan baik?”. Hal ini menunjukkan orang
seperti apa yang harus direkrut dan kualitas orang yang seperti apa yang harus dites. Apakah
mereka harus memiliki kualifikasi pendidikan, misalnya S1 bidang tertentu atau mereka harus
memiliki sertifikat bahasa asing, sertifikat profesi seperti akuntan, atau surat-surat keterangan
lain yang menunjukkan kualitas seseorang.

Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan merupakan suatu pernyataan tentang syarat-syarat yang
diperlukan yang harus dimiliki karyawan untuk dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan dapat menjadi bagian yang terpisah dari deskripsi jabatan atau bahkan
terpisah dari keseluruhan dokumen.
Pada umumnya isi dari suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:
1. Identifikasi Jabatan

a. Nama
b. Bagian
2. Persyaratan Kerja
a. Pendidikan
b. Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
c. Pengalaman
d. Pengetahuan dan Keterampilan
e. Persyaratan Fisik
f. Status Perkawinan
g. Jenis Kelamin
h. Usia
i. Kewarganegaraan
j. Kualifikasi Emosi
k. Kemampuan Khusus

26

Tujuan Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, keterampilan,
pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap
dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan
yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Oleh karena itu
spesifikasi jabatan bertujuan untuk mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan
tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Kegunaan Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan;
2. sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang;
3. sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru;
4. sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan;
5. sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi;
6. untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja;
7. sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.

Dessler (2000), membedakan antara spesifikasi untuk karyawan yang terlatih dan
tidak terlatih. Menurut Dessler (2000), menulis spesifikasi jabatan untuk karyawan terlatih
(trained people) relatif terbuka. Sebagai contoh, misalnya kita ingin mengisi suatu posisi
pemegang buku yang terlatih. Dalam kasus ini, maka spesifikasi jabatan yang akan kita susun
sebagian besar berfokus pada sifat, seperti beberapa lama pengalaman jabatan sebelumnya,
kualitas pelatihan yang relevan, dan kinerja jabatan sebelumnya. Dengan demikian, kita tidak
terlalu sulit untuk menentukan persyaratan dalam penempatan orang yang telah terlatih pada
suatu jabatan.

Pendekatan Spesifikasi Jabatan

Persoalan akan menjadi lebih rumit, jika kita ingin mengisi jabatan dengan orang yang
tidak terlatih (untrained people). Di sini kita harus menentukan kualitas seseorang, seperti sifat
fisik, kepribadian, kesukaan, atau keahlian yang berkaitan dengan panca indra lainnya, yang
mengisyaratkan suatu potensi untuk melaksanakan jabatan atau potensi untuk dilatih pada
jabatan yang bersangkutan. Sebagai contoh, suatu jabatan memerlukan kemampuan detail
dalam merakit komponen-komponen radio pada circuit board. Maka yang diperlukan adalah
seseorang yang memiliki skor tinggi pada keterampilan tangan. Untuk melakukan identifikasi
orang yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dapat dilakukan melalui suatu pendekatan
judgemental subjective atau melalui analisis statistik.

1. Spesifikasi Jabatan Berdasarkan pada Judgment
Pendekatan judgement didasarkan pada estimasi terhadap latar belakang pendidikan

seseorang, contohnya seperti supervisor dan manajer sumber daya manusia. Prosedur
dasarnya adalah dengan bertanya tentang “apa yang akan diperoleh dari latar belakang
seseorang berkaitan dengan pendidikan, kecerdasan, pelatihan, dan seterusnya untuk

27

melaksanakan dengan baik?” Contoh seperti di Amerika Serikat, (Dessler, 2000) dalam
menentukan suatu jabatan, perusahaan memanfaatkan kamus nama-nama pekerjaan. Untuk
jabatan-jabatan yang ada dalam kamus tersebut, para analis jabatan telah membuat judgment
(keputusan/pertimbangan) berkenaan dengan masing-masing persyaratan jabatan
seseorang. Masing-masing persyaratan atau sifat seseorang tersebut telah dinilai dan
ditetapkan hurufnya sebagai berikut. G (intelegence), V (verbal), N (numerical), S (spatial), P
(perception), Q (clerical perception), K (motor coordinator), F (finger dexterity), M (manual
dexterity), E (eye-hand-foot coordinator), dan C (colour discrimination). Penilaian (rating)
mencerminkan jumlah masing- masing sifat atau kemampuan yang dimiliki oleh karyawan
pada level kinerja berbeda yang pada saat ini bekerja pada jabatan tersebut, berdasarkan
keputusan dan pertimbangan para ahli. Masing-masing jabatan tersebut juga telah dinilai
sejauh mana jabatan tersebut menyangkut data, orang dan benda. Dengan demikian, seorang
akuntan akan dinilai tinggi pada data, dan seorang mekanik dinilai tinggi pada benda.

2. Spesifikasi Jabatan berdasarkan Analisis Statistik
Suatu spesifikasi jabatan yang didasari pada analisis secara statistik merupakan

pendekatan yang lebih dapat dipertanggungjawabkan meskipun lebih sulit dalam
pelaksanaannya. Pada dasarnya analisis statistik bertujuan untuk menentukan hubungan
antara 1) sejumlah predictor atau sifat manusia; 2) sejumlah indikator atau kriteria keefektifan
jabatan, seperti bagaimana kinerja karyawan harus dinilai oleh atasannya.

Ada lima tahap dalam analisis statistik yaitu: a) menganalisa jabatan dan memutuskan
bagaimana mengukur kinerja jabatan, b) memilih sifat-sifat personalia yang diyakini dapat
memprediksi keberhasilan kinerja, c) mengetes calon karyawan berkaitan dengan sifat-sifat
tersebut, d) mengukur kinerja jabatan calon karyawan pada waktu berikutnya, dan e)
menganalisa secara statistik hubungan antara sifat manusia dan kinerja jabatan.

Desain Jabatan

Saudara mahasiswa, setelah dilaksanakan deskripsi jabatan secara baik dan
tersedianya spesifikasi jabatan, langkah selanjutnya adalah melakukan desain jabatan.
Informasi yang diperoleh dari deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan sangat bermanfaat
untuk penstrukturan elemen-elemen jabatan, kewajiban, dan tugas dalam suatu cara yang
akan membantu untuk mencapai kinerja dan kepuasan yang optimal.

Desain jabatan adalah proses penstrukturan pekerjaan dan perancangan aktivitas
pekerjaan yang spesifik dari seorang individu atau sekelompok individu untuk mencapai tujuan
organisasional tertentu. Pendesainan jabatan meliputi pembuatan keputusan, seperti untuk
siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana jabatan akan dilaksanakan.

Menurut Byars dan Rue (1997), desain jabatan adalah proses penstrukturan pekerjaan
dan pendesainan aktivitas pekerjaan yang spesifik dari seorang individu atau sekelompok
individu untuk mencapai tujuan organisasional tertentu. Pendesainan suatu jabatan meliputi
pembuatan keputusan, seperti untuk siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana
jabatan akan dilaksanakan.
Selanjutnya Byars dan Rue (1997), menyatakan bahwa proses desain jabatan secara umum
dibagi dalam tiga tahap:
Pertama, spesifikasi tugas individu

Mengapa tugas yang berbeda harus dilaksanakan?
Kedua, spesifikasi metode pelaksanaan masing-masing tugas khusus

28

Bagaimana masing-masing tugas akan dilaksanakan?
Ketiga, kombinasi tugas-tugas dalam jabatan khusus

Bagaimana tugas-tugas yang berbeda akan dikelompokkan untuk membentuk
jabatan?

Tahap 1 dan 3 menentukan isi jabatan, sedangkan tahap 2 mengidentifikasikan
mengenai, bagaimana jabatan tersebut dilaksanakan secara tepat dan akurat. Secara
keseluruhan desain jabatan bertujuan untuk mengembangkan pembagian kerja yang sesuai
dengan tuntutan organisasi dan teknologi, serta memberikan kepuasan terhadap kebutuhan
personel dan individu pemegang jabatan. Dengan kata lain, keberhasilan desain jabatan
adalah untuk menyeimbangkan tuntutan organisasi dan kebutuhan individu pemegang
jabatan.

Pendekatan Desain Jabatan

Menurut Ivancevich (1992), perspektif pada desain pekerjaan dapat diklasifikasikan
dalam empat kategori utama, yaitu pendekatan motorik/perseptual, biologis, mekanistik dan
pendekatan motivasional. Baik pendekatan motorik/perseptual maupun pendekatan biologis
memiliki akar pada rekayasa faktor-faktor manusia. Fokus utamanya pada integrasi sistem
mesin-manusia, seperti menekankan pada desain peralatan dan kesesuaian yang layak
antara mesin dan operatornya. Sedangkan pendekatan mekanistik dan pendekatan
motivasional lebih jelas menyoroti keseimbangan yang potensial yang selalu harus dibuat oleh
organisasi ketika membuat keputusan desain jabatan. Pendekatan mekanistik telah
dicontohkan dengan sangat baik oleh Taylor melalui manajemen saintifik dan pendekatan
motivasional dengan pengayaan jabatan.

1. Pendekatan Mekanistik
Desain jabatan telah menjadi isu sentral dalam model manajemen saintifik Taylor.

Desain jabatan Taylor menunjukkan bagaimana perspektif desain jabatan tertentu lebih
berfokus pada produktivitas daripada kepuasan.

Karya Taylor dan prinsip manajemen ilmiah telah memberikan perhatian yang besar
dalam studi struktur jabatan secara sistematis. Penekanannya pada penstrukturan jabatan,
dimaksudkan agar pekerjaan terbagi ke dalam tugas- tugas yang lebih sederhana dan
berulang. Sehingga dengan sekali belajar maka tugas-tugas tersebut dapat dikerjakan
dengan cepat dan efisien. Sampai saat ini prinsip-prinsip manajemen ilmiah Taylor masih
sangat relevan, di antaranya merekomendasi mengenai:

a. pekerjaan harus dikaji secara ilmiah
b. pekerjaan harus diatur sedemikian rupa, sehingga pekerja dapat bekerja dengan

efisien
c. pekerja yang dipilih untuk bekerja harus cocok dengan tuntutan jabatan
d. karyawan harus dilatih untuk melaksanakan jabatan
e. kompensasi finansial yang diberikan harus berkaitan langsung dengan kinerja

Meskipun pendekatan manajemen ilmiah telah dianggap dapat meningkatkan kinerja
organisasional, namun riset akhir-akhir ini menunjukkan bahwa pengulangan dalam bekerja
(spesialisasi pekerjaan) dapat mengakibatkan ketidakpuasan karyawan. Dengan demikian,
keuntungan yang ditawarkan oleh manajemen ilmiah yakni efisiensi kerja diimbangi oleh
kelemahannya berupa ketidakpuasan kerja dan tingkat absensi serta tingkat perputaran
karyawan yang lebih tinggi.

29

Suatu strategi untuk mengatasi beberapa masalah yang berkaitan dengan desain
jabatan yang didasarkan pada manajemen ilmiah difokuskan pada perluasan jabatan (job
enlargement). Perluasan jabatan berusaha untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan
dengan memberi variasi yang lebih besar terhadap hal-hal yang harus dikerjakan. Ekstensi
pekerjaan, misalnya, disarankan untuk horizontal karena dengan demikian, karyawan tidak
menerima tambahan tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan keputusan. Mereka
hanya diberi tugas untuk tidak mengerjakan tugas yang lebih banyak atau (jumlah tugas yang
lebih besar variasinya).

2. Pendekatan Motivasional
Gagasan tentang peningkatan kepuasan kebutuhan karyawan sebagai cara

pendesainan jabatan berasal dari teori motivasi kerja dua faktor Frederick Herzberg. Ide
dasarnya adalah karyawan akan termotivasi oleh jabatan yang meningkatkan rasa harga diri
mereka. Usaha peningkatan kepuasan kebutuhan harga diri mereka dalam kaitannya dengan
pendesainan jabatan dapat dilakukan melalui pengayaan jabatan (job enrichment) dan
perluasan jabatan (job enlargement). Pengayaan jabatan, adalah usaha untuk mendesain
jabatan dalam rangka membantu pemegang jabatan memuaskan kebutuhan mereka untuk
tumbuh, dikenal, dan memperoleh tanggung jawab. Pada pengayaan jabatan, jabatan
diperluas secara vertikal dimana karyawan diberi tanggung jawab lebih oleh atasan.
Sedangkan perluasan jabatan adalah secara horizontal. Karyawan mendapatkan tanggung
jawab untuk segmen yang lebih luas, melaksanakan tugas tambahan yang sebelumnya
dilakukan pekerja lain yang esensinya pada level yang sama.

Hubungan antara Desain Jabatan dengan Analisis Jabatan

Kaitan antara desain jabatan dan analisa jabatan amat erat. Aplikasi langsung dari
analisis jabatan adalah untuk menyusun desain jabatan, atau mendesain ulang sebuah
jabatan. Seperti yang telah kita ketahui bersama hasil dari analisis jabatan adalah informasi
mengenai tugas, pekerjaan dan tanggungjawab dari suatu jabatan. Informasi ini yang nantinya
digunakan untuk mendesain suatu jabatan agar pekerjaan yang dilaksanakan oleh pemegang
jabatan bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Hal ini semakin mengemuka seiring dengan
makin santernya konsep untuk memperoleh kualitas yang tinggi dari sebuah pekerjaan.

Di masa lalu, orang bekerja semata-mata didorong untuk memenuhi kebutuhan hidup.
Dengan semakin beratnya tuntutan pekerjaan, karyawan menginginkan adanya sesuatu yang
lebih bermakna dalam bekerja. Orang menganggap bekerja sebagai ibadah, kerja sebagai
darma bakti kepada kemanusiaan, atau kerja sebagai ekspresi pribadi mereka yang unik
sebagai 'imbalan' atas hadirnya mereka di pentas dunia ini. Kondisi ini disadari oleh
perusahaan-perusahaan yang maju. Mereka ingin mendesain pekerjaan yang bisa
memperkaya kehidupan karyawan. Pekerjaan itu akan makin memberi makna yang lebih
tinggi, makin naiknya rasa tanggung jawab, makin besarnya pemberdayaan, dan makin
tingginya kebebasan dalam bekerja. Pengayaan pekerjaan ini dinamakan dengan job
enrichment.

Salah satu model pengayaan yang paling banyak diriset dan valid adalah model
spesifikasi jabatan. Model ini telah melalui lebih dari 200 pengujian dan membuktikan
kebermanfaatan model itu dalam aplikasi di perusahaan. Model Spesifikasi Jabatan ini
menekankan pentingnya aspek intrinsik dan interaksi antara karyawan dan pekerjaan itu
sendiri. Model ini menyatakan bahwa dengan karyawan yang lebih termotivasi dan lebih puas,

30

akan menghasilkan kerja yang lebih baik kualitasnya, absen yang lebih rendah, serta angka
keluar masuknya karyawan yang rendah.

Hal ini dilandasi oleh tiga keyakinan yang ada pada karyawan yaitu:
1. mereka merasa pekerjaan mereka memiliki makna;
2. mereka bertanggung jawab pada hasil kerja mereka (mereka merasa memiliki kontrol

terhadap hasil kerja mereka);
3. mereka memperoleh umpan balik dari hasil kerja mereka.

Demikianlah Saudara Mahasiswa, mengingat analisis jabatan jabatan merupakan
bagian terpenting dalam perencanaan sumber daya manusia, maka analisis jabatan harus
dilakukan dengan cermat. Hasil dari analisis jabatan digunakan untuk membuat deskripsi
jabatan, selanjutnya ditentukan spesifikasi jabatan dan akhirnya aktivitas merancang
pekerjaan dapat dilakukan melalui desain jabatan sehingga dapat dicapai kinerja individu dan
kinerja organisasi yang lebih baik.

Latihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1) Bagaimana mengidentifikasi calon karyawan yang dibutuhkan?
2) Bagaimana mendesain suatu pekerjaan?

Petunjuk Jawaban Latihan
1. Untuk melakukan identifikasi orang yang dibutuhkan untuk suatu jabatan dapat dilakukan

melalui suatu pendekatan judgemental subjective atau melalui analisis statistik.
Pendekatan judgement didasarkan pada estimasi terhadap latar belakang pendidikan
seseorang. Penilaiannya menggambarkan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan pada
level kinerja berbeda pada suatu jabatan tertentu. Sedangkan spesifikasi jabatan yang
didasari pada analisis secara statistik merupakan pendekatan yang menggunakan alat
statistik untuk menentukan hubungan antara karakteristik manusia dan pekerjaan.
2. Byars dan Rue (1997) menyatakan proses merancang suatu pekerjaan ke dalam tiga
tahap yakni: 1) menentukan spesikasi tugas untuk masing-masing individu; 2)
menentukan metode pelaksanaan masing-masing tugas tersebut; 3) mengelompokkan
tugas-tugas yang berbeda membentuk suatu jabatan.

Rangkuman

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan
Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan adalah
sebagai berikut:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja.
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.
3. Persyaratan fisik dan mental.
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin.

31

Sedangkan desain jabatan dilakukan setelah dilaksanakan deskripsi jabatan secara
baik dan tersedianya spesifikasi jabatan. Desain jabatan adalah proses penstrukturan
pekerjaan dan pendesainan aktivitas pekerjaan yang spesifik dari seorang individu atau
sekelompok individu untuk mencapai tujuan organisasional tertentu. Pendesainan jabatan
meliputi pembuatan keputusan, seperti untuk siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan
bagaimana jabatan akan dilaksanakan.

Tes Formatif 3

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1) Salah satu fungsi spesifikasi jabatan adalah ....

a. mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan
b. mengumpulkan informasi-informasi mengenai suatu jabatan
c. membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut
d. mengatur keterwakilan pegawai dalam manajemen perusahaan
2) Isi dari spesifikasi jabatan merupakan ....
a. identifikasi jabatan dan persyaratan kerja
b. memberikan penghargaan kepada karyawan
c. menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan

tersebut
d. proses memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan

tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.
3) Inti dari spesifikasi jabatan adalah ....

a. konsentrasi khusus
b. pernyataan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki

oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu
c. penulisan atau pembuatan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan

tersebut
d. layanan khusus
4) Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan adalah ....
a. deskripsi jabatan dan persyaratan fisik
b. sifat-sifat jabatan dan tujuan jabatan
c. deskripsi jabatan dan sifat - sifat jabatan
d. persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
5) Salah satu manfaat spesifikasi jabatan adalah ....
a. untuk menentukan kualitas kerja
b. sebagai dasar pembuatan tugas-tugas yang harus dilaksanakan
c. sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
d. mengumpulkan informasi-informasi mengenai suatu jabatan
6) Desain jabatan baru dapat dibuat setelah ....
a. mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan
b. mengumpulkan informasi-informasi mengenai suatu jabatan
c. dilaksanakan deskripsi jabatan dan tersedianya spesifikasi jabatan
d. memberikan penghargaan kepada karyawan
7) Desain Jabatan meliputi ....
a. pembuatan keputusan mengenai jabatan yang akan dilaksanakan

32

b. memberikan penghargaan kepada karyawan
c. menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan

tersebut
d. identifikasi jabatan dan persyaratan kerja
8) Desain jabatan merupakan ....
a. konsentrasi khusus
b. penulisan atau pembuatan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan

tersebut
c. pernyataan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki

oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu
d. proses pembuatan aktivitas spesifik dari seorang individu atau sekelompok individu

untuk mencapai tujuan organisasional tertentu
9) Dalam desain jabatan dikenal istilah job enrichment yang artinya ....

a. pengayaan suatu pekerjaan
b. pemanfaatan suatu pekerjaan
c. penilaian suatu pekerjaan
d. penyusunan suatu pekerjaan
10) Kaitan antara desain jabatan dan analisa jabatan amat erat, maka hubungan antara
analisa jabatan dengan desain jabatan adalah ....
a. aplikasi langsung dari analisis jabatan digunakan untuk mendesain ulang suatu

jabatan
b. analisa jabatan merupakan sebagai langkah-langkah yang digunakan dalam

mendesain sebuah jabatan
c. desain jabatan adalah sebagai dasar untuk menyusun jalur analisa jabatan
d. analisa jabatan dan desain jabatan sama-sama untuk mengumpulkan informasi-

informasi mengenai suatu jabatan

Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di
bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut
untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.

= ℎ 100%

ℎ

Arti tingkat penguasaan:
• 90 - 100% = Baik sekali
• 80 - 89% = Baik
• 70 - 79% = Cukup
• < 70% = Kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan ke modul
selanjutnya. Bagus!
Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian
yang belum dikuasai.

33

Kegiatan Belajar 4:

Analisis Beban Kerja

Saudara mahasiswa, pada Kegiatan Belajar 4 ini topik bahasan kita adalah Analisis
Beban Kerja. Analisis beban kerja mutlak dibutuhkan agar semua jabatan yang ada dalam
perusahaan dapat diketahui, dihitung, dan diperkirakan jumlah sumber daya manusia yang
dibutuhkan di dalamnya berikut peta kebutuhan jabatan pada tiap divisi/bagian. Analisis
beban kerja yang dilakukan dengan baik tentunya akan dapat dijadikan bahan evaluasi jumlah
tenaga kerja/ karyawan yang dibutuhkan, pengaturan jam kerja, rekrutmen/ seleksi, penilaian
kinerja, program pendidikan dan pelatihan, penyusunan kompetensi untuk pekerjaan yang
dianggap memiliki beban kerja terlalu tinggi, sampai dengan pemutusan hubungan kerja.
Analisis beban kerja merupakan unsur mendasar dalam perencanaan sumber daya manusia,
khususnya merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Dengan adanya perubahan organisasi, maka diperlukan penyesuaian-penyesuaian dalam
tugas dan pekerjaan.

Uraian
Pengertian Analisis Beban Kerja

Saudara mahasiswa, pernahkah Anda mendengar tentang Analisis Beban Kerja?
Pengertian analisis beban kerja menurut Hasibuan (2005) adalah penentuan jumlah pekerja
yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Sedangkan menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa
digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan.

Dalam proses perencanaan sumber daya manusia, melakukan analisis beban kerja
merupakan kegiatan pokok sehingga dapat diputuskan apakah dilakukan penambahan,
pemutusan hubungan kerja, atau mempertahankan sumber daya manusia yang ada.

34

Gambar Perencanan SDM
Sumber: Analisis Beban Kerja (Koesmowidjojo)

Pada gambar dapat dijelaskan bahwa apabila supply SDM lebih besar daripada
demand, perusahaan akan melakukan PHK. Hal ini tentunya tidak diinginkan, baik dari pihak
karyawan maupun perusahaan. Namun, apabila supply SDM khususnya pada suatu bagian
dalam perusahaan lebih kecil dibanding demand SDM, selayaknyalah perusahaan akan
melakukan perekrutan. Apabila jumlah supply SDM berbanding lurus dengan demand,
perusahaan tentunya akan mempertahankan jumlah SDM yang sudah ada di perusahaan
tersebut. Dengan catatan, tentunya SDM yang ada akan diberikan tambahan skill yang
diharapkan akan dapat memberikan kontribusi yang jauh lebih baik lagi bagi perusahaan.

Analisis beban kerja diberlakukan sejak suatu perusahaan memberlakukan sistem
upah. Dengan adanya sistem upah, setiap perusahaan memiliki pengawas yang bertugas
merencanakan, mengarahkan, menentukan kecepatan jalannya alat bantu kerja (mesin)
sehingga karyawan mau tidak mau akan mempertahankan kecepatan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan, mengawasi, dan memberikan penilaian atas beban kerja yang harus
diampunya. Namun, untuk perusahaan-perusahaan yang belum menganut sistem kerja
modern dan tidak melakukan analisis beban kerja, pengawas yang dimiliki oleh perusahaan
hanya sebatas memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja lebih giat sehingga
tujuan/target perusahaan dapat tercapai. Tugas merencanakan, mengawasi, hingga
menganalisis beban kerja terletak pada pundak masing- masing karyawan. Lalu, apakah
dengan menganut sistem kerja modern dimana perusahaan akan membantu karyawan
melakukan analisis beban kerja, karyawan akan mendapatkan kepuasan? Ketika tugas
perencanaan hingga analisis beban kerja menjadi tanggung jawab perusahaan, tugas
karyawan terbatas pada bagaimana meningkatkan kinerjanya.

Dengan paparan tadi, kita dapat bersama-sama mendefinisikan pengertian analisis
beban kerja adalah proses dalam menetapkan jumlah jam kerja sumber daya manusia yang

35

bekerja, digunakan, dan dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan untuk kurun waktu
tertentu. Tak hanya beban kerja yang berkaitan dengan kualitas dan kuantitas produk yang
dihasilkan oleh masing-masing karyawan. Dengan melakukan analisis beban kerja, juga
mencegah adanya stres/tekanan kerja. Tak hanya beban kerja berlebihan yang dikhawatirkan
membuat seorang karyawan memiliki kinerja yang rendah. Tekanan waktu dan konsentrasi
terhadap informasi akan sangat memengaruhi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Manfaat Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja dilaksanakan untuk memperoleh dan mengetahui besarnya

beban kerja relatif dari seorang karyawan, jabatan, unit kerja, bahkan suatu organisasi secara
keseluruhan. Hasil dari analisis beban kerja inilah yang nantinya diharapkan dapat
meningkatkan kualitas karyawan, menata/mengelola sumber daya ma-nusia di dalam
organisasi, serta melakukan penyusunan dan penyempurnaan prosedur kerja pada tiap-tiap
jabatan dan divisi.

Gambar Manfaat Analisis Beban Kerja
Sumber: Analisis Beban Kerja (Koesmowidjojo)

1. Penentuan Jumlah Kebutuhan Karyawan
Melakukan penentuan jumlah kebutuhan karyawan ditujukan agar organisasi memiliki
dasar untuk melakukan penambahan (rekrutmen) atau pengurangan (PHK) tenaga kerja
pada suatu unit kerja.
Dengan mengetahui jumlah tenaga kerja optimal dan komposisi yang dibutuhkan pada
tiap unit kerja yang berbeda, diharapkan akan meningkatkan efektivitas sumber daya
manusia. Peningkatan efektivitas kerja karyawan pada tiap-tiap unit kerja diharapkan
dapat meningkatkan kinerja atau prestasi karyawan, yang pada akhirnya akan
berpengaruh pada promosi, peningkatan karier dari masing masing karyawan.

2. Melakukan Proses yang Terorganisir dalam Melakukan Penambahan atau
Pengurangan Karyawan
Proses yang terorganisir dalam melakukan penambahan atau pengurangan karyawan
diharapkan akan menempat-kan karyawan sesuai kualifikasi dan pendidikannya.
Karyawan yang memiliki kualifikasi baik dan berprestasi tentunya akan ditempatkan pada
posisi posisi strategis dalam organisasi, mendapatkan fasilitas yang jauh lebih baik dalam
organisasi. Namun, bagi karyawan yang memiliki kualifikasi rendah, organisasi tentunya
akan mengarahkan karyawan tersebut mengikuti program perlatihan dan pengembangan

36

atau dilakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) apabila tidak dapat memperbaiki
kinerjanya.

3. Melakukan Penyempurnaan Tugas dalam Jabatan-jabatan yang Ada pada Setiap
Organisasi
Untuk mencapai suatu kinerja organisasi yang unggul, penempatan sumber daya manusia
akan disesuaikan dengan kompetensinya. Jabatan-jabatan strategis yang dipegang oleh
sumber daya manusia yang mumpuni akan ikut meningkatkan produktivitas organisasi.
Data-data yang diperoleh dari kuesioner, wawancara, dan data sekunder yang berupa
data kepegawaian dapat menjadi dasar dalam menentukan siapakah yang layak untuk
menempati jabatan-jabatan dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya.

4. Melakukan Penghitungan Beban Kerja Karyawan dalam Satu Periode Tertentu
Dengan melakukan perhitungan beban kerja karyawan dalam satu periode tertentu akan
diketahui apakah dalam suatu unit kerja dibutuhkan tambahan tenaga kerja atau bahkan
pengurangan tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang sedikit tentunya akan menghambat
tumbuh kembang perusahaan. Demikian pula apabila jumlah tenaga kerja berlebihan,
efektivitas kerja dalam suatu unit kerja/organisasi tentunya akan berkurang. Hal ini dapat
menimbulkan rasa ketidakadilan dimana ada beberapa karyawan yang bekerja dengan
sungguh-sungguh, tetapi karena jumlah tenaga kerja yang over capacity, banyak di antara
karyawan tidak memiliki pekerjaan akibat telah 'ditangani' oleh beberapa karyawan lainnya
yang memiliki kompetensi yang sama. Oleh karena itu, analisis beban kerja ini mutlak
dilakukan oleh semua organisasi agar kinerja organisasi dapat melejit.

5. Penyempurnaan SOP (Standard Operating Procedure)
Penyempurnaan SOP akan dilakukan setelah mendapat-kan hasil analisis beban kerja.
Hal ini dilakukan apabila pada beberapa unit kerja ditemukan satu atau beberapa
pekerjaan yang memiliki beban kerja atau mendatangkan dampak kerja yang cukup
signifikan, baik kepada karyawan sebagai individu, unit kerja sebagai kelompok maupun
perusahaan sebagai organisasi dimana karyawan tersebut bekerja.
Dengan melakukan penyempurnaan, diharapkan ada perbaikan dalam SOP suatu bidang
kerja sehingga setiap karyawan yang berada dalam suatu organisasi memiliki pekerjaan
sesuai kompetensi, latar belakang pengalaman, relasi, dan latar belakang kesehatan.
Beban kerja yang diemban oleh karyawan, baik secara individual maupun kelompok/tim
yang sesuai dengan kompetensi dan pengalaman kerja tentunya akan mendatangkan
dampak positif terhadap kinerja karyawan. Demikian pula sebaliknya, apabila beban kerja
yang diemban oleh karyawan, baik secara individual maupun kelompok/ tim yang tidak
sesuai atau kurang dengan kompetensi dan pengalaman kerja, tentunya akan berdampak
menurunnya kinerja karyawan serta akan menurunkan produktivitas perusahaan.
Penting sekali bagi tiap-tiap karyawan, baik secara individual maupun kelompok serta bagi
penyelia di tiap unit kerja untuk memahami betul SOP yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan demikian, kompetensi, keahlian, dan pengalaman yang sesuai tentunya akan
mendukung lan-carnya proses kerja di suatu unit kerja.

6. Penyempurnaan Struktur Organisasi
Penyempurnaan dalam struktur organisasi pasti akan dilakukan pada organisasi mana
pun di dunia. Penyempurnaan ini tentunya dengan tujuan agar unsur-unsur di dalam
organisasi yang mengalami perubahan utamanya karyawan yang bekerja di dalamnya
dapat bekerja sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. Ketika analisis beban kerja

37

dilakukan, akan diketahui pada bagian mana sajakah yang memerlukan perbaikan akibat
dari terlalu tingginya atau terlalu rendahnya beban kerja karyawan pada bagian-bagian
dalam organisasi. Tuntutan kompetensi, keahlian, pendidikan tiap karyawan di suatu
organisasi tentunya akan berkembang dari waktu ke waktu, perbedaan kompetensi,
keahlian dan pendidikan inilah disatukan dan disesuaikan agar dalam proses bekerja
sama untuk mencapai satu tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya oleh
organisasi.
7. Pengukuran Waktu Kerja dan Melakukan Penentuan Standar Waktu dalam
Menyelesaikan Tugas
Dalam menjalankan operasional organisasi, penentuan standar waktu dalam
menyelesaikan tugas akan menjadi salah satu hal yang mutlak dijadikan tolok ukur apakah
suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik atau tidak. Minimnya penyelesaian
pekerjaan yang sesuai dengan target waktu akan berimbas pada produktivitas organisasi.
Namun, pada penetapan standar waktu kerja tentunya akan disesuaikan dengan
kompetensi karyawan. Penyelesaian target kerja pada waktunya sesuai standar waktu
kerja yang ditentukan tidak hanya akan berlaku pada satu atau dua pekerja yang berada
pada suatu divisi. Namun, standar waktu kerja ini tentunya juga akan berlaku bagi
karyawan di posisi yang sama dari waktu ke waktu hingga adanya proses revisi standar
kerja yang baru. Dalam hal ini terdapat dua teknik melakukan pengukuran waktu kerja
untuk mendapatkan data dalam penyusunan dan konsistensi pelaksanaan standar waktu
kerja tersebut. Berikut kedua teknik dimaksud.
a. Pengukuran waktu kerja secara langsung

Pengukuran waktu kerja secara langsung dilakukan pada saat yang bersangkutan
sedang bekerja. Hal ini dapat dilakukan ketika analis dalam hal ini spesialis SDM
melakukan pengamatan langsung dimana seorang karyawan itu bekerja.
b. Pengukuran waktu kerja secara tidak langsung
Pengukuran waktu kerja secara tidak langsung dilakukan tanpa adanya analis dalam
hal ini spesialis SDM berada dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan. Spesialis SDM
dapat melakukan pengukuran waktu kerja melalui data-data yang tersaji dalam data
kepegawaian. Misalnya, data absensi karyawan.

8. Penentuan Jumlah Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) bagi Karyawan
Dengan adanya analisis beban kerja, organisasi dapat menentukan jumlah kebutuhan
pelatihan bagi karyawan. Penentuan jumlah kebutuhan pelatihan bagi karyawan dengan
cara mengidentifikasi waktu normal tiap karyawan nilainya lebih besar dibandingkan
dengan waktu standar yang digunakan untuk melakukan suatu pekerjaan/ aktivitas. Data
ini akan dapat diperoleh dari data analisis beban kerja dengan cara membaca petunjuk
yang menunjukkan tingginya beban kerja karyawan akibat kurangnya/minimnya
penguasaan bidang kerja karena rendahnya kompetensi yang dimiliki. Dengan
memberikan pelatihan kepada karyawan, organisasi memiliki harapan agar angka beban
kerja yang tinggi dapat dinormalkan/ diturunkan untuk dapat mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dengan mengimplementasikan analisis beban kerja, organisasi/ perusahaan akan
dapat melakukan prediksi, menetapkan perhitungan komposisi jumlah karyawan, komposisi
kualifikasi karyawan, dan komposisi pekerjaan. Dengan analisis beban kerja inilah, organisasi
akan mendapatkan hasil kinerja dan efisiensi yang jauh lebih baik dari para karyawannya
sehingga pada akhirnya akan dapat meningkatkan laju produktivitas organisasi/perusahaan.

38

Faktor-faktor yang Memengaruhi Beban Kerja

Dalam menganalisis beban kerja, suatu lembaga/ perusahaan tentunya memiliki
harapan agar beban yang diampu seorang karyawan tidak memberatkan dan sesuai dengan
kemampuan/kompetensi seorang karyawan pada umumnya. Untuk itu, perusahaan
hendaknya memerhatikan faktor-faktor yang memengaruhi beban kerja, antara lain:

Gambar Faktor yang Memengaruhi Beban Kerja
Sumber: Analisis Beban Kerja (Koesmowidjojo)

Jenis kelamin, usia, postur tubuh, dan status kesehatan adalah hal yang
dipertimbangkan oleh perusahaan/ lembaga/institusi dalam memberikan tanggung jawab
suatu pekerjaan. Misalnya, pada pekerjaan tertentu perusahaan akan membutuhkan
karyawan yang memiliki usia antara 20—30 tahun sebagai operator produksi mesin pintal
pada perusahaan tekstil. Tak hanya usia yang akan menjadi prasyarat dalam mendapatkan
pekerjaan tersebut, postur tubuh tentunya akan menjadi satu syarat penting bagi karyawan
yang bekerja pada perusahaan tekstil mengingat alat-alat pintal tekstil yang tersedia biasanya
membutuhkan karyawan yang memiliki tinggi minimal 155 cm. Tinggi tubuh yang telah
dipersyaratkan dengan pertimbangan bahwa pengoperasian dan letak tombol serta kontrol
terhadap jalannya mesin produksi hanya bisa dilakukan oleh karyawan yang memiliki tinggi
minimal 155 cm. Tak hanya postur tubuh, usia dan faktor kesehatan dari karyawan juga akan
menentukan apakah karyawan merasa nyaman bekerja di suatu bidang kerja. Kenyamanan
kerja itulah yang akan menentukan tinggi rendahnya beban kerja yang diterima oleh seorang
karyawan.

Selain faktor fisik yang akan memengaruhi beban kerja, faktor psikis yang berupa
motivasi, kepuasan, keinginan, atau persepsi juga akan ikut memengaruhi beban kerja
seorang karyawan. Motivasi seseorang akan sangat menentukan kualitas kerjanya. Motivasi
kerja yang rendah tentunya dapat menyebabkan seorang karyawan melakukan pekerjaannya
tidak sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh perusahaan/lembaga/instansi. Motivasi
karyawan seperti yang diungkapkan Ernest J. McCormick (1985) dalam Mangkunegara
(2002) didenifisikan sebagai kondisi yang berpengaruh membangkitkan, mengarahkan, dan
memelihara perilaku yang berhubungan dengan lingkung-an kerja. Motivasi kerja inilah yang
akan membangkitkan karyawan untuk melakukan pekerjaannya sesuai dengan standar
operasional yang ditetapkan sebelumnya. Motivasi bekerja yang dimiliki oleh karyawan akan
berpengaruh pada bagaimana seorang karyawan mempersepsikan pekerjaannya sebagai
suatu kewajiban yang memang secara sadar hams dilakukan atau dilakukan karena
keterpaksaan mengingat kebutuhan akan pemenuhan diri akan upah/gaji/penghargaan
perusahaan atas pekerjaan yang dilakukan.

39

Kepuasan akan bidang kerja, upah, lingkungan kerja yang mendukung juga tak kalah
pentingnya dalam memberikan kontribusi untuk memengaruhi beban kerja karyawan. Ketika
karyawan merasa tidak puas akan bidang kerja yang dijalani, akan memengaruhi secara
psikis sehingga pekerjaan yang dijalaninya terasa berat dan sulit yang berdampak pada
kinerja karyawan. Tentunya, pekerjaan tidak dapat dilakukan secara optimal mengingat
kondisi tersebut.

Aspek Beban Kerja

Kemampuan kerja yang berbeda-beda antara satu karyawan dan karyawan lain
membuat suatu organisasi melakukan penghitungan beban kerja yang dapat dipandang dari
3 aspek, yaitu aspek fisik, aspek mental, dan aspek penggunaan waktu. Perhitungan beban
kerja dipandang dari aspek fisik adalah perhitungan beban kerja yang mendasarkan kriteria-
kriteria fisik manusia. Perhitungan beban kerja dipandang dari aspek mental adalah
perhitungan beban kerja yang mempertimbangkan aspek psikologis karyawan yang
berpengaruh terhadap kualitas dan kuantitas kerja. Sementara itu, perhitungan beban kerja
yang dipandang dari aspek penggunaan waktu adalah bagaimana karyawan memanfaatkan
waktu untuk bekerja.

Gambar 1.6 Skema Beban Kerja
Sumber: Analisis Beban Kerja (Koesmowidjojo)

Telah dipaparkan secara singkat tadi bahwa dalam perhitungan beban kerja dapat
dlipandang dari 3 aspek, yaitu aspek fisik, aspek mental, dan aspek penggunaan waktu. Pada
beban kerja fisik setiap karyawan akan diidentifikasi dari 2 hal, yaitu beban kerja fisik fisiologis
dan beban kerja fisik biomekanika.
1. Aspek Beban Kerja Fisik

Pada beban kerja fisik fisiologis, organisasi akan mengadakan pemeriksaan
kesehatan secara menyeluruh kepada karyawan, yaitu pada sistem faal tubuh, denyut
jantung, pernapasan, serta fungsi alat indera pada tubuh karyawan. Kesehatan karyawan
tentunya menjadi hal yang akan menjadi pertimbangan penting bagi organisasi untuk
melanjutkan atau menghentikan kerja sama. Adanya gangguan kesehatan pada karyawan
tentunya akan mengganggu proses dan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya. Seringnya karyawan absen untuk alasan kesehatan tentunya akan berpengaruh

40

pada kinerjanya sendiri sebagai karyawan serta akan menghambat atau menurunkan kinerja
timnya sehingga pada akhirnya akan berpengaruh pada produktivitas organisasi. Demikian
pula apabila suatu organisasi memiliki karyawan yang memiliki gangguan pada sistem indera
tubuh, selain akan menghambat proses menyelesaikan pekerjaan tentunya akan
menimbulkan risiko terjadinya kecelakaan kerja. Misalnya, karyawan yang mengalami
masalah dengan penurunan tingkat penglihatan. Penurunan daya penglihatan seorang
karyawan dapat terjadi karena beberapa hal seperti minimnya kualitas pencahayaan di
lingkungan kerja sehingga akan memaksa mata bekerja jauh lebih berat selama jam kerja
berlangsung dan ini terjadi sepanjang waktu saat karyawan tersebut bekerja di suatu
organisasi. Kelelahan mata yang terus- menerus akan menurunkan daya penglihatan.
Bahkan, pada jangka panjang dapat disertai sakit kepala hingga nyeri otot bagian leher.
Kondisi ini memungkinkan karyawan mengalami kecelakaan kerja karena kelelahan mata
sehingga daya waspada seorang karyawan di lingkungan kerja akan berkurang. Apabila
organisasi tidak segera menindaklanjuti, baik berupa memberikan fasilitas pengobatan
kepada karyawan maupun memperbaiki kondisi lingkungan kerja dapat berakibat fatal.

Untuk memantau dan mengukur beban kerja fisik biomekanika, organisasi akan
mengadakan pemeriksaan kesehatan utamanya pada daya kinetik tubuh seperti kemampuan
tubuh karyawan menjangkau alat-alat pendukung kerja yang disesuaikan dengan:
a. Standar daya jangkau tubuh sesuai yang ditetapkan organisasi

Setiap organisasi memiliki standar masing-masing dalam menetapkan daya jangkau
tubuh. Misalnya, seorang sekretaris (wanita) yang seringkali duduk di belakang meja
tentunya akan dituntut untuk dapat menjangkau minimal 59,7 cm ke depan dan 15 cm ke
atas saat posisi duduk. Ketika seorang sekretaris tidak memiliki kemampuan seperti yang
telah ditetapkan, dapat terjadi kelelahan kerja yang menghambat pekerjaan dan
mengancam keselamatan kerja karena kekakuan otot yang terus-menerus akibat daya
jangkau tubuh yang minim.
b. Kemampuan dan kecepatan menjangkau benda-benda bergerak (untuk perusahaan yang
menggunakan mesin penggerak sebagai alat bantu produksi).
c. Kemampuan tubuh menahan beban atau menggerakkan beban tertentu yang tentunya
akan berkaitan dengan kekuatan otot tangan, kaki, dan tubuh.

Dalam hal ini tentunya karyawan harus mengetahui bagaimana teknik mengangkat
beban. Jika beban terlalu berat, dapat menimbulkan cedera pada tulang punggung,
persendian, dan jaringan otot akibat gerakan yang berlebih.

2. Aspek Beban Kerja Psikis
Beban kerja psikis karyawan merupakan beban kerja yang timbul saat karyawan

melakukan aktivitas mental/ psikis di lingkungan kerjanya. Organisasi tidak hanya akan
menilai beban kerja secara fisik, tetapi juga dibutuhkan penilaian mental dari seorang
karyawan. Penilaian beban kerja psikis ini tidak mudah apabila dibandingkan dengan

penilaian beban kerja fisik. Pada penilaian beban kerja psikis, organisasi akan menilai
bagaimana tanggung jawab, kewaspadaan karyawan atas pekerjaan yang dihadapi, tingkat
konsentrasi yang dimiliki oleh karyawan, bahkan bagaimana seorang karyawan berinteraksi
dengan lingkungan kerjanya. Namun, pada penilaian beban kerja psikis ini yang perlu
diperhatikan adalah mencermati adanya faktor subjektivitas dalam penilaian akibat dari
sulitnya memprediksi beban kerja psikis.

Dalam melakukan penilaian beban kerja psikis ada beberapa tujuan yang akan
dicapai, antara lain:
a. Mengetahui batas minimal kinerja karyawan;

41

b. Mengetahui batas maksimal kinerja yang dapat dicapai oleh seorang karyawan;
c. Mengetahui sejauh mana kemampuan karyawan da¬lam beradaptasi dengan lingkungan

kerja;
d. Mengetahui sejauh mana kemampuan karyawan da¬lam beradaptasi dengan

pekerjaannya hingga akhirnya organisasi;
e. Melakukan pemilihan karyawan yang memiliki ka¬pasitas beban kerja psikis di atas rata-

rata karyawan lainnya untuk kemudian ditempatkan pada posisi yang membutuhkan
ketahanan beban kerja lebih baik daripada rekan sekerjanya.

Terdapat beberapa pengukuran dalam melakukan penilaian beban kerja psikis yang
familiar dilakukan oleh organisasi yang memiliki kepedulian bahwa kondisi psikis karyawan
layak untuk dipertimbangkan demi peningkatan kinerja yang jauh lebih baik. Pengukuran
tersebut antara lain:

a. Pengukuran Subjektif
Dalam pengukuran subjektif akan digunakan beberapa metode berikut.
1) Metode NASA-TLX
Metode ini dilakukan dengan membagi dan mengelompokkan beban kerja atas dasar
indikator:
a) Mental demand
b) Physical demand
c) Temporal demand
d) Performance
e) Frustation level
f) Effort
2) Metode SWAT
Metode ini adalah metode yang melakukan peng¬ukuran beban kerja dalam
lingkungan yang sebenarnya dengan 3 dimensi ukuran beban kerja, yaitu:
a) Time Load
b) Mental Effort Load
c) Psychological Stress
Tiga dimensi pengukuran beban kerja di atas biasanya banyak dilakukan di bidang
penerbangan, sektor industri yang diberlakukan bagi karyawan yang membutuhkan
kecermatan sangat tinggi dalam menyelesaikan pekerjaannya, dan sektor
perhubungan yang akan meneliti beban kerja seorang pengemudi angkutan
penumpang jarak jauh atau masinis kereta api yang cenderung menemui pekerjaan
yang hanya fokus pada satu titik dan cenderung melelahkan.
3) Metode Spare Mental Capacity Techniques
Contoh pengukuran dalam metode ini adalah ketika suatu organisasi mempekerjakan
seorang operator mesin yang telah diketahui memiliki kapasitas tertentu dalam
menyelesaikan pekerjaannya. Daya kerja seseorang akan ditentukan bagaimana
mengelola mental yang dimiliki seseorang untuk menggunakan sumber daya tenaga
yang sebenarnya dalam tubuh dan dioptimalisasikan ke dalam suatu unit kerja dimana
ia akan bertugas.
4) Metode Modified Cooper Harper Scaling (MCH)
Metode ini akan melakukan pengukuran beban kerja yang biasanya dipakai bagi pilot
yang selalu berada di dalam cockpit pesawat terbang dengan melakukan pengukuran

42

pada fungsi kognitif pilot, persepsi, monitoring pada saat berada di udara, komunikasi,
dan kecepatan dalam pengambilan keputusan/pemecahan masalah.

b. Pengukuran Performansi
Pengukuran performansi ini akan menilai beban kerja psikis dari seorang karyawan
dengan cara melakukan asumsi kepada karyawan atas:
1) Waktu kerja;
2) Frekuensi individu dalam melaksanakan instruksi; dan
3) Kualitas hasil kerja dan lain-lain.

c. Pengukuran Psycho-psysiological
Pengukuran psycho-psysiological dilakukan dengan cara mengidentifikasi:
1) Pengukuran cairan dalam tubuh
Pengukuran cairan dalam tubuh, yaitu dengan cara mengukur kadar asam laktat yang
terkandung dalam tubuh dan beberapa indikasi lainnya yang dapat menunjukkan
kondisi dari beban kerja seorang karyawan yang telah melakukan pekerjaan. Semakin
tinggi kadar asam laktat dalam tubuh karyawan, dapat diindikasikan ia mengalami
kelelahan dan beban kerja yang cukup tinggi.
2) Durasi kedipan mata karyawan
Durasi kedipan mata dapat menjadi indikator tingkat beban kerja yang dialami oleh
seorang karyawan. Seorang karyawan yang mengalami pekerjaan yang berat dan
melelahkan biasanya memiliki durasi kedipan lebih lama daripada karyawan yang
memiliki beban kerja lebih sedikit dan tidak terbebani mental ataupun psikisnya (Mutia:
2008).
3) Diameter pupil
Gerakan mata, yang saat ini sudah dapat dideteksi dengan sebuah alatyang dapat
mendeteksi pergerakan mata. Namun, untuk pengukuran secara manual dapat
diketahui bahwa gerakan bola mata yang berirama mengindikasikan bahwa beban
kerja yang dirasakan karyawan adalah beban kerja normal, sedangkan beban kerja
yang tidak berirama dapat mengindikasikan beban kerja yang berlebihan dan
menyebabkan karyawan mengalami kelelahan.
4) Kardiovaskuler (denyut jantung, tekanan darah)
5) Electrodermal (mengetahui konduktivitas kulit dengan cara mengukur tegangan kecil
antara dua elektroda pada telapak tangan)
Pengukuran ini dilakukan karena semakin rendah nilai EDA dalam pengukuran
konduktivitas kulit, dapat diartikan tingkat beban kerja psikis yang berat akibat interaksi
kulit dengan NaCI yang diproduksi keringat sangat tinggi.
6) Hormon kortisol, adrenalin
Hormon kortisol dapat diuji melalui air liur dan darah. Semakin tinggi kadar hormon
kortisol akan mengindikasikan semakin tingginya tingkat stres.
Pengujian hormon adrenalin melalui urin juga untuk mengetahui angka stres. Angka
hormon adrenalin yang meningkat akan mengindikasikan meningkatnya beban kerja
psikis dari seorang karyawan.
7) Aktivitas otak dengan EEG

d. Task Analysis
Pengukuran melalui task analysis selama ini dianggap memudahkan untuk mengukur
beban kerja karena telah banyak hardware dan software yang menyediakan fasilitas

43

pengukuran ini. Akan tetapi, dalam pelaksanaannya, banyak organisasi yang melakukan
pengukuran beban kerja dengan cara manual mengingat sumber daya operator yang
menguasai hardware dan software dalam melakukan pengukuran ini.
Contoh penilaian beban kerja psikis:
Menilai tingkat kewaspadaan petugas penjaga pintu lintasan rel kereta api pada setiap
lintasan. Pekerjaan ini membutuhkan konsentrasi tinggi untuk melakukan dan mengambil
keputusan menutup/membuka pintu lintasan kereta api di saat kereta api melintas. Apabila
penjaga pintu lintasan rel kereta api mengabaikan konsentrasi, akan berakibat fatal
terhadap pengguna jalan yang melintas di atas lintasan kereta api. Semakin lama
seseorang berkonsentrasi, akan berkurang pula tingkat kewaspadaannya. Untuk menguji
kewaspadaan penjaga pintu lintasan rel kereta api ini, akan dilakukan tes "waktu reaksi".
Tes waktu reaksi ini dapat digunakan kepada karyawan untuk melakukan penilaian atas
kemampuan melaksanakan tugas yang berhubungan dengan psikis.

3. Aspek Pemanfaatan Waktu
Perhitungan beban kerja yang mendasarkan pada aspek pemanfaatan waktu

dibedakan menjadi dua hal berikut:

a. Pekerjaan yang dilakukan berulang (repetitif)
Pekerjaan yang dimaksud adalah pekerjaan yang memiliki siklus pekerjaan pendek dan
berulang pada waktu yang relatif hampir sama. Pekerjaan yang relatif memiliki siklus
pendek dan berulang cenderung akan membuat karyawan bosan dan akhirnya lengah.
Gerakan berulang dan berlebihan bersamaan dengan penggunaan mesin- mesin yang
memiliki getaran dan posisi tubuh yang sama pada beberapa waktu tertentu per harinya.
Pekerjaan inilah yang dapat menyebabkan risiko kecelakaan kerja semakin Imggi. Kondisi
ini akan dapat lebih parah apabila:
1) Suhu ruangan tempat bekerja terlalu dingin atau terlalu panas.
2) Memiliki gaya hidup kurang sehat.
3) Postur tubuh yang buruk.
4) Memiliki riwayat medis yang tidak baik.
5) Minimnya waktu istirahat.

Pekerjaan yang berisiko memiliki beban kerja berat seperti yang telah disebutkan tadi
contohnya:
1) Operator mesin pabrik yang menggunakan conveyor belt (ban berjalan).
2) Menjahit.
3) Operator bagian perakitan.
4) Operator bagian pengemasan/pengepakan.
5) Pekerjaan yang berhubungan dengan pengoperasian komputer dan mouse.

Pekerjaan-pekerjaan yang berulang dan sebagian telah disebutkan di atas tentunya akan
berhubungan dengan penggunaan tangan. Pekerjaan berulang pada tangan akan memicu
kerusakan jaringan-jaringan yang terlibat dengan pergerakan tersebut dalam jangka
panjang. Otot-otot tangan yang digunakan dan tidak beristirahat karena digunakan dalam
jangka waktu tertentu setiap hari tentunya dapat mengerosi pelumas dalam otot yang pada
akhirnya akan menyebabkan rasa nyeri, radang, pembengkakan hingga akhirnya mati
rasa dan tidak dapat lagi digunakan karena kehilangan sensitivitasnya. Tidak hanya akan
menimpa otot tangan yang seringkali digunakan dalam bekerja, tetapi otot-otot lainnya

44

yang mendukung tubuh tentunya dapat terancam pula akibat pekerjaan yang berulang
dan memiliki beban kerja dan waktu yang cukup tinggi.
Kurangnya perhatian terhadap beban kerja karyawan utamanya berkaitan dengan
kesehatan karyawan. Selain menimbulkan dampak yang telah disebutkan tadi, beban
kerja yang berlebihan pada karyawan akan menyebabkan kelelahan sehingga dapat
berakibat:
1) Rendahnya kewaspadaan dan konsentrasi karyawan terhadap kondisi sekitar.
2) Lambatnya respons karyawan terhadap kejadian yang terjadi di sekitarnya.
3) Meningkatnya angka kesalahan kerja akibat kurang konsentrasi.
4) Menurunkan fungsi kognitif sehingga memperlambat pengambilan keputusan.
5) Menurunkan angka akurasi dan kecepatan penyelesaian pekerjaan.
6) Mengganggu koordinasi antara mata dan tangan. Keadaan inilah yang dapat

meningkatkan angka kecelakaan kerja.
7) Meningkatkan angka stres sehingga menaikkan tingkat emosi karyawan ketika berada

di lingkungan kerjanya. Keadaan ini tentunya membuat sekitarnya menjadi tidak
nyaman dan ikut menghambat pekerjaan orang lain/rekan sekerja satu tim/organisasi.

b. Pekerjaan yang dilakukan tidak berulang (nonrepetitif)
Pekerjaan nonrepetitif merupakan pekerjaan yang memiliki pola tidak menentu. Pekerjaan
ini biasanya berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan administratif dan karyawan-
karyawan yang beraktivitas di balik meja. Pekerjaan ini bukanlah pekerjaan yang tidak
memiliki risiko besar atas beban kerja yang harus ditanggung tiap karyawan. Posisi duduk
yang monoton, daya jangkau tubuh karyawan di balik meja yang seringkali tidak
diperhatikan, atau bahkan yang terlihat sepele seperti penggunaan mouse dalam jangka
waktu panjang tentunya akan menimbulkan dampak yang tidak baik bagi kondisi fisik,
psikis karyawan.
Contoh, penggunaan mouse yang terus menerus dengan posisi tangan tetap dalam
beberapa jam kerja sehari apabila diakumulasikan dalam masa kerja karyawan tentunya
dapat berdampak buruk pada sendi-sendi tangan. Seringkali menyebabkan daya
sensitivitas sendi pergelangan tangan menjadi berkurang atau hilang. Hal ini tentunya
akan merugikan karyawan dan organisasi/perusahaan.
Perlu dicermati bahwa beban kerja yang diampu oleh karyawan tidak hanya berlaku bagi
karyawan yang berkaitan langsung dengan pekerjaan-pekerjaan fisik yang terlihat berat.
Pekerjaan-pekerjaan nonrepetitif pun berisiko meningkatkan angka beban kerja karyawan
apabila organisasi/perusahaan tidak jeli dan mengatasi hal tersebut.

Tahap-tahap Analisis Beban Kerja

Organisasi yang memiliki komitmen kuat untuk tetap memelihara dan
mengembangkan sumber daya manusia demi perkembangan organisasi tentunya akan
memiliki program dalam penyusunan kebutuhan karyawan. Penyusunan kebutuhan karyawan
yang dimaksud dapat meliputi tugas pokok dan fungsi karyawan dalam organisasi, melakukan
analisis dan informasi mengenai jabatan SDM, uraian tugas, kebutuhan pengganti karyawan,
peta jabatan kebutuhan karyawan, serta analisis beban kerja karyawan.

1. Tahap Persiapan

45