3201-2102 โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี

อธิบายการบนั ทึกส่วนท้ายของเอกสาร

ยอดตดั ชาระ เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี

บนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย กรณที ล่ี กู คา้ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรษิ ทั ใหใ้ สค่ า่ "Y" เพอ่ื

เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ด ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

หกั เงินมดั จา กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ เมอ่ื มกี ารอา้ งถงึ Invoice

กจ็ ะดงึ รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ

หกั ส่วนลด กรณมี สี ่วนลดเงนิ สด เชน่ มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30

หกั ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ยอดเงนิ ทร่ี บั จรงิ จะลดลงไป

โดยหกั ดว้ ยยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี เน่อื งจากลกู หน้ชี าระเงนิ ลา่ ชา้

สามารถบนั ทกึ มลู คา่ ดอกเบย้ี ทช่ี อ่ งน้ี

ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สุทธทิ ค่ี วรจะไดร้ บั จากลกู คา้

 การบนั ทึกภาษีท่ีถกู หกั ณ ที่จ่าย

กรณที ล่ี กู คา้ หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรษิ ทั เอาไว้ เราจะบนั ทกึ "ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย" จบั คกู่ บั
ใบเสรจ็ รบั เงนิ รายการนนั้ ซง่ึ มขี นั้ ตอน ดงั น้ี

(1) เขา้ ไปทช่ี อ่ ง " บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย " แลว้ ใสค่ ่า "Y"

(2)บนั ทกึ รายละเอยี ดของภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

อธิบาย การบนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย

ประเภทเอกสาร ประเภทเอกสารหกั ณ ทจ่ี า่ ย WL ใชก้ รณที บ่ี รษิ ทั ถูกหกั ณ ทจ่ี า่ ย

เอกสารภายในเล่มท่ี เลม่ ทข่ี องเอกสารหกั ณ ทจ่ี า่ ย

เลขที่ เลขทข่ี องเอกสาร หากว่างไวโ้ ปรแกรม RUNNING อตั โนมตั ิ

เลขท่ีอ้างอิง เลขทข่ี องใบหกั ณ ทจ่ี า่ ย ทล่ี กู คา้ ออกเอกสารมาให้

วนั ที่ ใส่วนั ทข่ี องใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 217

ช่ือผหู้ กั ภาษี คอื ชอ่ื บรษิ ทั ลกู หน้ี
ท่ีอยู่ ทอ่ี ยขู่ องบรษิ ทั ลกู หน้ี จะดงึ มาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ลกู คา้
เลขผเู้ สียภาษี เลขผเู้ สยี ภาษขี องลกู หน้ี
เงื่อนไขการหกั ภาษี 1 = หกั ณ ทจ่ี า่ ย , 2 = ออกภาษใี ห้ ( กรณใี ส่คา่ 1 )
หกั ณ ท่ีจ่ายตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 =มาตรา 69 ทวิ ใหด้ ู
ตามใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทล่ี กู คา้ ใหม้ า หรอื ปรกึ ษานกั บญั ชี
ประเภทเงินได้ท่ีจ่าย ประเภทของเงนิ ได้ ทถ่ี ูกหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยในครงั้ น้ี
จานวนเงิน จานวนเงนิ ทใ่ี ชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย
อตั ราภาษี อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เชน่ 3 %
ยอดสาหรบั ใบเสรจ็ นี้ ยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทห่ี กั สาหรบั ใบเสรจ็ น้ี กรณหี ลายใบภาษี ต่อ 1
ใบเสรจ็ รบั เงนิ
มลู ค่าภาษีทงั้ ใบ มลู คา่ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยของใบน้ี

(3) บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพอ่ื กลบั ไปทห่ี น้าจอเดมิ
218 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ
โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก’

1
2

3

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 219

หากตอ้ งการพมิ พใ์ หต้ อบ ‘Yes’ จะไดห้ น้าจอใบเสรจ็ รบั เงนิ / ใบกากบั ภาษี ดงั ภาพ



ภาพที่ 21 : ใบกากบั ภาษี / ใบเสรจ็ รบั เงิน

220 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.



 การบนั ทึกส่วนลดจ่าย กรณีที่ได้ส่วนลดเงินสด

หากลกู หน้ชี าระเงนิ ตามเงอ่ื นไขส่วนลดเงนิ สด เชน่ เงอ่ื นไข 2/10, n /30 ตามตวั อยา่ งรายการคา้
วนั ท่ี 5 ก.พ. เราจะบนั ทกึ สว่ นลดเงนิ สด ดงั น้ี

(1) เขา้ ไปทช่ี ่อง “ หกั สว่ นลด ” ทส่ี ่วนลา่ งของเอกสาร

(2) โปรแกรมจะทาการบนั ทกึ บญั ชี โดยแสดงสว่ นลดจา่ ย แยกออกมาใหเ้ หน็ ดงั น้ี

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 221

4. รายงานท่ีใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์

รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบวา่ เอกสารจรงิ ตรงและครบถว้ นกบั
ทบ่ี นั ทกึ เขา้ ไปในระบบหรอื ไม่ เช่น พนกั งานเกบ็ เงนิ นาใบเสรจ็ รบั เงนิ ไปใหล้ กู คา้ แต่ยงั ไมน่ า
กลบั มาใหฝ้ ่ายการเงนิ และฝ่ายบญั ชี การพมิ พ์ รายการเอกสารออกมาตรวจสอบ จงึ ช่วยในการ
ควบคุมและชว่ ยในการตดิ ตามเอกสารไดท้ นั ในรอบบญั ชไี ด้

1. รายงานเพอ่ื ตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่อื ใชต้ รวจสอบความครบถว้ นของ
เอกสาร และเกบ็ เป็นสาเนา กระดาษไวเ้ ป็นการ BACKUP หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแลว้

2. รายงานเพอ่ื การตดิ ตามงาน
3. รายงานภาษขี ายสาหรบั ใบเสรจ็ งานบรกิ าร และ ภาษที ถ่ี กู หกั ณ ทจ่ี า่ ยไว้
4. รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ จะเป็นรายการทเ่ี กดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ
เอกสาร เพอ่ื นามาใชเ้ ป็น ขอ้ มลู ประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information System
Report) หรอื วางแผนในอนาคต

4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร
รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กพมิ พเ์ รยี งตามวนั ทข่ี องเอกสารหรอื เรยี งตาม
เลขทข่ี องเอกสารทาใหต้ รวจสอบไดว้ ่าจานวนเอกสารจรงิ มคี รบถว้ นตามทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นระบบ
คอมพวิ เตอรห์ รอื ไมโ่ ดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารชว่ ยในการตรวจนบั
เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขน้ึ
นอกจากน้ยี งั เลอื กพมิ พโ์ ดยดเู ฉพาะส่วนหวั ของเอกสาร หรอื เลอื กพมิ พร์ ายละเอยี ด
ของเอกสารออกมาดว้ ย เป็นการตรวจสอบละเอยี ดเพม่ิ ขน้ึ เพ่อื ดวู ่ารายการสนิ คา้ ทค่ี ยี เ์ ขา้ ไป
ตรงกนั หรอื ไม่ รายงานทจ่ี ดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่
1. รายการใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ ในแต่ละวนั
2. รายการใบเสรจ็ (ขาย) แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น
3. รายการใบเสรจ็ คา่ บรกิ าร ในแต่ละวนั
4. รายการใบเสรจ็ /ใบกากบั ภาษี (ขาย) แสดงกาไรขาดทนุ จากอตั ราแลกเปลย่ี น
3. รายการใบวางบลิ

4.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน
1. รายการใบส่งของทค่ี รบกาหนดแยกตามลกู คา้
2. รายการใบสง่ ของทค่ี รบกาหนดแยกตามพนกั งานขาย เรยี งตามวนั ทใ่ี บสง่ ของ
3. รายการใบวางบลิ ครบกาหนดรบั เงนิ

222 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. รายงานการรบั ชาระหน้ี จากการขายสนิ คา้ (เหน็ รายการรบั เงนิ แยกตามเอกสาร)
5. รายงานการรบั ชาระหน้ี จากการใหบ้ รกิ าร (เหน็ รายการรบั เงนิ แยกตามเอกสาร)

4.3. รายงานภาษีขายสาหรบั ใบเสรจ็ งานบริการ และ ภาษีท่ีถกู หกั ณ ท่ีจ่ายไว้
เป็นรายงานทางภาษี เพ่อื ใชน้ าส่งสรรพากร รายงานเหล่าน้ี จะรวมอยใู่ นหวั ขอ้
“ รายงานภาษมี ลู คา่ เพม่ิ และภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย ‚

1 รายงานภาษขี าย ซง่ึ มหี ลายแบบใหเ้ ลอื กใช้
- รายงานภาษขี าย เฉพาะทย่ี น่ื เพม่ิ เตมิ
- รายงานภาษขี าย แสดงเลขท่ี Voucher
- รายงานภาษขี าย พมิ พเ์ ฉพาะใบสง่ ของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพม่ิ หน้ี )
- รายงานภาษขี าย พมิ พเ์ ฉพาะใบลดหน้ี
- รายงานภาษขี าย 2 อตั รา
- รายงานมลู คา่ ฐานภาษี

2. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทถ่ี ูกนิตบิ คุ คลหกั ไว้

4.4 รายงานวิเคราะหเ์ พ่ือช่วยในการบริหารงาน
1. รายงานสถานะลกู หน้ี
2. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามลกู คา้ แบบละเอยี ด (ยอ้ นวนั ท)่ี
3. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามลกู คา้ แบบสรปุ (ยอ้ นวนั ท)่ี
4. รายงานลกู หน้เี กนิ วงเงนิ
5. การด์ ลกู หน้ี
6. การด์ ลกู หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 1 ( แสดงยอดยอ้ นอดตี )
7. การด์ ลกู หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 2 ( แสดงยอดคงคา้ ง INVOICE )
8. สรปุ รายการเอกสารของลกู หน้รี ายตวั

สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงาน ผใู้ ชง้ านดรู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ "การพมิ พร์ ายงาน" ใน
ภาคผนวก นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้แี ลว้ ยงั ทาการออกแบบ
รายงานเพม่ิ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม
Business Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบลกู หน้ี

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 223

2
1

ผใู้ ชง้ านสามารถออกแบบรายงานไดห้ ลากหลาย โดยสามารถเลอื กฟิลดต์ ่างๆ ทม่ี ใี ห้
บนั ทกึ ในหน้าจอบนั ทกึ รายการคา้ มาแสดงในรายงาน , จดั วางตาแหน่งขอ้ มลู เองได้ นอกจากน้ี
ยงั สามารถ save Layout ทอ่ี อกแบบเอาไว้ เกบ็ ไวใ้ ชใ้ นครงั้ ต่อไปไดอ้ กี ดว้ ย

224 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทที่ 7

ระบบเจา้ หนี้และวิเคราะหห์ นี้
Account Payable and Analysis System

ภาพรวมการทางานในระบบเจ้าหนี้และวิเคราะหห์ นี้

ระบบน้เี ป็นการทางานต่อเน่อื งมาจากระบบซอ้ื คอื เมอ่ื มกี ารซอ้ื สนิ คา้ หรอื บรกิ ารทย่ี งั
ไมไ่ ดจ้ า่ ยเงนิ โปรแกรมจะตงั้ หน้ีเจา้ หน้ไี ว้ ทางเจา้ หน้ี จะทาการตดิ ตามหน้จี ากบรษิ ทั ฯ โดย
ทาใบวางบลิ เพ่อื มาขอวางบลิ กบั บรษิ ทั ฯ เมอ่ื บรษิ ทั ฯ นดั วนั ชาระเงนิ แลว้ จงึ จดั ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ
เพ่อื มารบั เชค็ จากบรษิ ทั ฯ เรามาดู "ภาพรวมของระบบเจา้ หน้"ี ดงั ภาพดา้ นล่างน้ี

การทางานในระบบเจา้ หน้ี จะมขี นั้ ตอนการทางานหลกั ๆ 4 ขนั้ ตอน ดงั น้ี
1. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบเจา้ หน้ี เชน่

ฐานขอ้ มลู เจา้ หน้ซี ง่ึ จะ เป็นฐานขอ้ มลู เดยี วกบั ฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย
2. การบนั ทึกยอดยกมาของเจ้าหนี้ เป็นการยกยอดมาจากรอบบญั ชกี ่อน เป็น

ขนั้ ตอนทท่ี าเพยี งครงั้ เดยี วเมอ่ื เรมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ หลงั จากนนั้ ไมต่ อ้ งทาอกี เพราะโปรแกรม
ยกยอดลกู หน้ไี ปรอบบญั ชถี ดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ

3. การบนั ทึกรายการค้าในระบบเจ้าหนี้ เป็นการบนั ทกึ เอกสารในระบบเจา้ หน้ี

ไดแ้ ก่ ใบรบั วางบลิ , ใบเสรจ็ รบั เงนิ , ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เป็นตน้
ผเู้ ขยี นจะยกตวั อยา่ งทงั้ ธรุ กจิ ซอ้ื มา-ขายไปและธุรกจิ บรกิ าร ซง่ึ มคี วามแตกต่างกนั

เลก็ น้อย คอื หากเป็นคา่ บรกิ าร บรษิ ทั ฯ ตอ้ งทาการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไวด้ ว้ ย การบนั ทกึ
เอกสารต่างๆ จะมวี ธิ กี ารทางานคลา้ ยกนั จงึ ขอยกตวั อยา่ ง การทางานต่างๆ ดงั น้ี

3.1 การตรวจสอบยอดหน้ที ต่ี อ้ งทาจา่ ย เรมิ ตงั้ แต่พมิ พร์ ายงานหน้ถี งึ กาหนด จนถงึ

การรบั วางบลิ
3.2 การจา่ ยชาระหน้ี โดยบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทไ่ี ดจ้ ากเจา้ หน้ี และเชค็ จา่ ย ผเู้ ขยี น

จะยกตวั อยา่ งทงั้ ธรุ กจิ ซอ้ื มา-ขายไป และธุรกจิ บรกิ าร โดยมตี วั อยา่ งการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ท่ี
จา่ ยและรายละเอยี ดเชค็ หรอื เอกสารธนาคารอ่นื ๆ

4. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเอกสารวา่ ครบถว้ นหรอื ไม่ และ

รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์
การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม Flow การทางาน ดงั น้ี

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 225

ภาพท่ี 1 : Flow การทางานของระบบเจา้ หนี้

ภาพท่ี 2 : การเชื่อมโยงระหว่างระบบเจ้าหนี้กบั ระบบอื่นๆ

226 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบเจ้าหนี้

ฐานขอ้ มลู ของระบบเจา้ หน้ี คอื ฐานขอ้ มลู ของเจา้ หน้ซี ง่ึ เป็นฐานขอ้ มลู ชดุ เดยี วกบั ท่ี
เตรยี มไวใ้ นฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย ซง่ึ อธบิ ายไปแลว้ ใน ‚ ระบบซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ ‚

2. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของเจ้าหนี้เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมครงั้ แรก

เมอ่ื เรมิ่ ใชง้ านระบบบญั ชคี อมพวิ เตอรค์ รงั้ แรก หากธรุ กจิ ทด่ี าเนนิ กจิ การมาแลว้ อาจ
มยี อดหน้ที บ่ี รษิ ทั ฯยงั คา้ งชาระหน้อี ยจู่ านวนหน่งึ จงึ จาเป็นตอ้ งบนั ทกึ ยอดหน้ขี องเจา้ หน้ยี กมา
ตน้ งวดเขา้ มาดว้ ย ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกเมอ่ื เรมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ สาหรบั ยอดหน้ีเจา้ หน้ใี นงวด
ถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดหน้ีเจา้ หน้ใี หอ้ ตั โนมตั ิ

สาหรบั การบนั ทกึ ยอดยกมาของเจา้ หน้ี หากจาเป็นตอ้ งเรม่ิ ทากรายการไปก่อน ยงั ไม่
ไมส่ ามารถหายอดยกมาของรอบบญั ชกี ่อนไดท้ นั เราสามารถ เรม่ิ ทางานไปไดโ้ ดยไมต่ อ้ งรอ
ยอดยกมาของเจา้ หน้ี และ มาบนั ทกึ หลงั จากออกเอกสารซอ้ื ไปแลว้ กไ็ ด้ เพราะในความเป็นจรงิ
หากเราตอ้ งหยดุ งานทงั้ หมด เพ่อื ปิดบญั ชเี จา้ หน้เี ดมิ ใหเ้ สรจ็ ก่อน จงึ เรม่ิ ระบบใหมไ่ ด้ คงเป็น
เรอ่ื งทว่ี ุน่ วายอยไู่ มน่ ้อย โปรแกรมจงึ ออกแบบมาใหม้ คี วามยดื หยนุ่ ในเรอ่ื งน้ี

การบนั ทึกยอดยกมาต้นงวด เลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คอื
วิธีที่ 1. บนั ทกึ รายการ Invoice ทย่ี งั ไมไ่ ดถ้ กู ชาระหน้ีทุกเอกสาร

ขอ้ ดี เหน็ รายละเอยี ดว่ายอดหน้ที ย่ี กมา เกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็น
วนั ทเ่ี ท่าใด ยอดเงนิ เทา่ ใด
ขอ้ เสยี ถา้ มปี รมิ าณ INVOICE ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทกึ
มาก

วิธีที่ 2. ทาการรวมยอดหน้ขี องเจา้ หน้รี ายเดยี วกนั รวมเป็น Invoice ยกมาเป็น 1 ใบ
ขอ้ ดี ใชเ้ วลาน้อย ในการบนั ทกึ ยอดยกมา
ขอ้ เสยี จะไมเ่ หน็ รายละเอยี ดวา่ ยอดหน้ที ย่ี กมา เกดิ จาก Invoice ใบ
ใดบา้ ง เป็นวนั ทเ่ี ทา่ ใดเพราะเป็นการสรปุ ยอดหน้ยี กมา โดยใชว้ นั ทก่ี ่อน
วนั เรม่ิ ใชร้ ะบบวนั เดยี ว

ผเู้ ขยี นแนะนาใหใ้ ชว้ ธิ ที ่ี 1 หากเลอื กใชว้ ธิ ที ่ี 2 ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชี หรอื ผู้
ตรวจสอบบญั ชขี องบรษิ ทั วา่ ควรใชว้ ธิ นี ้หี รอื ไม่ เพ่อื ใหก้ ารบนั ทกึ บญั ชขี องธุรกจิ เป็นไปอยา่ ง
ถูกตอ้ งตามหลกั การบญั ชที ด่ี ี

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 227

การบนั ทกึ รายละเอยี ด "Invoice ซอ้ื ยกมาตน้ งวด " มรี ายละเอยี ดดงั น้ี
1. เขา้ ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow ->‘ Set Balance data ’ จะเขา้

ทเ่ี มนู ‘ บนั ทึก INVOICE ซื้อยกมาต้นงวด’

2

3

1

ภาพที่ 3 : การเขา้ Workflow ไปที่ Set Balance Data จะเขา้ เมนู ‚ INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวด‛

ภาพที่ 4 : หน้าจอเพือ่ บนั ทึกรายการ INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวด

2. ระบชุ ่วงของเอกสารทจ่ี ะบนั ทกึ ดงั น้ี
2.1 เลอื ก "สาขา" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน ในทน่ี ้เี ลอื ก "สานักงานใหญ่ "
2.2 เลอื ก "ประเภทเอกสาร" ทม่ี ยี อดหน้ยี กมา เชน่
ถา้ มี Invoice ขายเช่อื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SI
ถา้ มี ใบลดหน้ี ขายเช่อื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SM
ถา้ มี ใบเพมิ่ หน้ี ขายเชอ่ื ยกมา กเ็ ลอื กประเภทเอกสารเป็น SX

228 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.3 เลอื ก "เล่มของเอกสาร". ทเ่ี คยสรา้ งไวห้ ากเป็นเอกสารทเ่ี ป็นรายการ
ยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเลม่ ของ เอกสารไวเ้ ฉพาะสาหรบั รายการประเภทน้ี เพ่อื ใหต้ รวจสอบ
รายการไดง้ า่ ย เชน่ เล่ม 00 ใชบ้ นั ทกึ ยอดหน้ลี กู หน้ยี กมาตน้ งวด แต่เล่ม 01 ใชบ้ นั ทกึ
INVOICE ขายตามปกติ หรอื อาจจะมเี ลม่ เอกสารอ่นื ๆ อกี ตามประเภท ทไ่ี ดแ้ บ่งไว้

4.กดป่มุ F3-เพ่ิม เพ่อื เพมิ่ รายการ ใหบ้ นั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสาร ดงั น้ี

ภาพที่ 5 : หน้าจอบนั ทึก INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

อธิบายการบนั ทึก โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารท่ีไดเ้ ลอื กไว้
ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดง เลม่ ทข่ี องเอกสาร ทไ่ี ดเ้ ลอื กไว้
รหสั เล่มเอกสาร โปรแกรมจะแสดง ช่อื เล่มเอกสาร ตามทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน
ช่ือเล่มเอกสาร ใสเ่ ลขทภ่ี ายในของเอกสาร
เลขท่ี ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร
เล่ม / เลขท่ี

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 229

วนั ท่ี ใส่วนั ทข่ี อง เอกสาร
เครดิตเทอม ใสเ่ ครดติ เทอมของเอกสาร
วนั ครบกาหนด โปรแกรมคานวณวนั ครบกาหนดจากเครดติ เทอม
รหสั แผนก ใส่รหสั แผนก ในทน่ี ้ี จะใชร้ หสั ‘00’ แผนก ‘ ไมร่ ะบุ1’
ชื่อแผนก โปรแกรมจะแสดงช่อื แผนกทตี รงกบั รหสั แผนกทเ่ี ลอื กไว้
รหสั ลกู หนี้ ใส่รหสั ลกู หน้ี แลว้ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ลกู หน้ีมาให้
หน่วยเงิน ใสห่ น่วยเงนิ และอตั ราแลกเปลย่ี น กรณขี ายเป็นสกุลเงนิ อ่นื
ยอดเงินยกมาสทุ ธิ ใส่ยอดเงนิ ทย่ี งั คา้ งชาระของ INVOICE ใบน้ี หากชาระไปแลว้
บางสว่ น ใส่เฉพาะยอดเงนิ ทค่ี า้ งชาระเทา่ นั้น โปรแกรมจะ
คานวณยอดเงนิ ก่อน VAT และ มลู ค่า VAT ใหเ้ หน็

5. เมอ่ื บนั ทกึ รายการเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการใบนนั้
6. จากนนั้ จะกลบั มาทห่ี น้าจอ รายการ INVOICE ซอ้ื ยกมา (ดงั ภาพลา่ ง) หากมี
รายการอ่นื กใ็ หท้ าการเพมิ่ รายการเขา้ ไปจนครบทกุ รายการ

เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร P= Paid ชาระแล้ว ใช้สกลุ เงนิ อะไร มูลค่ารวม VAT
เลขทภ่ี ายในของเอกสาร Drilldown ดูเอกสารทเ่ี กยี่ วข้อง
วนั ทข่ี องเอกสาร
C = Cancel สถานะ Cloud Upload

ภาพท่ี 6 : รายการ INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวดที่บนั ทึกเข้าไป

230 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. บนั ทึกรายการในระบบเจ้าหนี้

การบนั ทกึ รายการในระบบเจา้ หน้ี มภี าพรวมขนั้ ตอนการทางาน คอื เรมิ่ จากการพมิ พ์
เอกสารเพ่อื ดวู า่ ยอดหน้ใี ดทถ่ี งึ กาหนดชาระ หากบรษิ ทั ฯ มขี นั้ ตอนการรบั วางบลิ กจ็ ะบนั ทกึ
รบั วางบลิ ก่อน ,จากนนั้ ก็พมิ พร์ ายงานเพอ่ื ดวู า่ ใบวางบลิ ใดถงึ กาหนดทาจา่ ย กจ็ ะทาเชค็ จา่ ย ,
เมอ่ื ถงึ กาหนดนดั ชาระหน้ี ทางเจา้ หน้ี จะนาใบเสรจ็ รบั เงนิ มารบั เชค็ จากบรษิ ทั ฯ หากเป็น
คา่ บรกิ าร กจ็ ะตอ้ งทาใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยเตรยี มไวพ้ รอ้ มเชค็ จา่ ยดว้ ย การทางาน หลกั ๆ ใน
ระบบเจา้ หน้ี สามารถสรปุ เป็นขนั้ ตอนหลกั ๆ ดงั น้ี

3.1 การตรวจสอบยอดหน้แี ละรบั วางบลิ มขี นั้ ตอนดงั น้ี
- การ ตรวจสอบยอดหน้ขี องเจา้ หน้ี
- การ บนั ทกึ ใบวางบลิ ทเ่ี จา้ หน้มี าวางบลิ ไว้
- บนั ทกึ วนั นดั จา่ ยชาระหน้ี
- พมิ พร์ ายงานใบวางบลิ ทถ่ี งึ กาหนดจา่ ย

3.2 การบนั ทกึ เชค็ จา่ ยเพ่อื เตรยี มทาจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี ก่อนไดร้ บั ใบเสรจ็ จากเจา้ หน้ี
3.3 การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี

1. บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ การซอ้ื สนิ คา้ และดงึ รายละเอยี ดเชค็ จา่ ยทเ่ี คยทาไวม้ า
จบั คกู่ บั ใบเสรจ็ เพ่อื บนั ทกึ บญั ชพี รอ้ มกนั
2. การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ คา่ บรกิ าร และการบนั ทกึ ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

ภาพที่ 7 : Flow เอกสารในระบบเจ้าหนี้ 231
คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 8 : ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารนะระบบเจา้ หนี้

การตรวจสอบยอดหนี้และรบั วางบิล มขี นั้ ตอนดงั น้ี
การตรวจสอบยอดหน้แี ละรบั วางบลิ น้ี จะเรม่ิ จากการออกรายงานเพอ่ื ตรวจสอบยอด

หน้ขี องเจา้ หน้แี ต่ละราย ,บนั ทกึ รบั วางบลิ และนดั วนั จา่ ยเชค็ ใหเ้ จา้ หน้ี ทงั้ น้ี ในบางบรษิ ทั ฯ อาจ
ใชใ้ บสง่ ของทไ่ี ดร้ บั จากผจู้ าหน่าย มาใชใ้ นการจดั ทาเชค็ จา่ ยไดเ้ ลย โดยไมต่ อ้ งใหเ้ จา้ หน้มี าวาง
บลิ กข็ า้ มขนั้ ตอนรบั วางบลิ ไปได้

1. พมิ พร์ ายงานเพ่อื ตรวจสอบยอดหน้คี า้ งชาระของเจา้ หน้แี ต่ละราย นอกจากน้ยี งั มี
รายงานอ่นื ๆ ทใ่ี ชใ้ นการดยู อดหน้คี รบกาหนด สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงานดไู ดจ้ ากภาคผนวก

2. การบนั ทกึ ใบวางบลิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี และวนั นดั ชาระหน้ี

232 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. พมิ พร์ ายงานใบวางบลิ ทค่ี รบกาหนดจา่ ย เป็นการสงั่ พมิ พร์ ายงาน เพอ่ื เตรยี มทา
เชค็ จา่ ย สาหรบั เจา้ หน้ที ไ่ี มต่ อ้ งมขี นั้ ตอนใบวางบลิ สามารถขา้ มหวั ขอ้ ท่ี 2 ได้

3.1 บนั ทึกใบวางบิลท่ีได้รบั จากเจ้าหนี้
1. เขา้ ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow ->

Entry Transaction ’ -> คลกิ icon ‘ ใบรบั วางบิล’
2. เลอื ก "สาขา" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน
3. เลอื ก "เล่มใบวางบิล" ทจ่ี ะใชง้ าน
4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ ใบวางบลิ ใหม่ กรอกรายละเอยี ดใหค้ รบ

ภาพที่ 9 : บนั ทึกรายละเอียดเพ่ือรบั วางบิล

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

อธิบายส่วนหวั ของเอกสาร
เล่ม เล่มของใบวางบลิ ทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน
เลขท่ี เลขทภ่ี ายใน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 233

เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทเ่ี อกสารใบรบั วางบลิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี
วนั ที่ ใส่ วนั ท่ี โปรแกรมจะใสว่ นั ทป่ี ัจจบุ นั ให้ แต่แกไ้ ขได้
รหสั /ชื่อ/ที่อย่ผู ขู้ าย
พ.น.ง.เกบ็ เงิน ใส่รหสั หรอื ช่อื เจา้ หน้ี ทร่ี บั วางบลิ
พ.น.ง.ขาย ใส่รหสั พนกั งานเกบ็ เงนิ ของผจู้ าหน่าย
เครดิตเทอม ใส่รหสั พนกั งานขายของผจู้ าหน่าย
วนั วางบิล ใส่เครดติ เทอมเพ่อื ใชค้ านวณวนั ครบกาหนดชาระเงนิ
วนั นัดชาระเงิน ใสว่ นั ทร่ี บั วางบลิ
วนั นดั ชาระเงนิ โปรแกรมจะคานวณจากวนั วางบลิ บวกดว้ ย
หมายเหตุ เครดติ เทอม แต่แกไ้ ขได้
อธิบายส่วนรายการย่อย ใส่หมายเหตุ สาหรบั การรบั วางบลิ
เลขที่อ้างอิง
รหสั ประเภทเอกสาร ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทเ่ี จา้ หน้มี าวางบลิ
โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสาร ทเ่ี ลอื กมาวางบลิ เชน่
เล่มเอกสาร BI คอื Invoice ซอ้ื เช่อื สนิ คา้ , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เชอ่ื
ครบกาหนด ใส่เล่มเอกสาร ทร่ี บั วางบลิ
จานวนเงิน โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนดมาให้
ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้
ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้
โปรแกรมจะขน้ึ จานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ

5. เมอ่ื บนั ทกึ รายการเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ จะไดด้ งั ภาพ

วนั ทขี่ องเอกสาร
เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร ช่ือลูกหนี้ มูลค่าทวี่ างบลิ
เลขทภี่ ายในของเอกสาร หมายเหตุใบวางบลิ
เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่
สถานะ Cloud Upload
STEP เอกสาร : PAID = ถูกตดั ด้วยใบเสร็จแล้ว

C = Cancel

ภาพที่ 10 : หน้าจอแสดงรายการใบรบั วางบิล

3.2 การบนั ทึกเชค็ จ่าย เพื่อรอจบั ค่กู บั ใบเสรจ็ รบั เงินของเจ้าหนี้

234 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

สาหรบั บรษิ ทั ฯ ทต่ี อ้ งการบนั ทกึ เชค็ จา่ ยไวใ้ นระบบไวก้ ่อนจะไดร้ บั ใบเสรจ็ มาจาก
เจา้ หน้ี โดยยงั ไมต่ อ้ งการลงบญั ชี เน่อื งจาก ต้องการได้ใบเสรจ็ รบั เงินตวั จริงมาก่อน แล้วจึง
จะบนั ทึกบญั ชีเพื่อลดยอดหนี้ลง ใหบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร ดงั ภาพ

1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow ->‘ Entry Transaction’ ->
คลกิ icon ‘ เชค็ จ่าย” จะเขา้ ไปทเ่ี มนู “ บนั ทึกการเคลื่อนไหวบญั ชีเงินฝาก “

2

1

3

ภาพท่ี 11 : workflow ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

ภาพที่ 12 : เขา้ เมนู บนั ทึกการเคลอื่ นไหวบญั ชีเงินฝาก ให้เลือกสาขา ‘00000’ เพือ่ เขา้ ไปทางาน

2.เขา้ มาทห่ี น้าจอรายการเคล่อื นไหวของบญั ชี ใหก้ ดป่มุ ‘ F3- เพ่ิม ‘ แลว้ บนั ทกึ
รายละเอยี ดของเชค็ จา่ ย ดงั น้ี

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 235

ภาพท่ี 13 : หน้าจอ บนั ทึกรายละเอียดของเชค็ จ่าย ท่ีระบบเชค็

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

การบนั ทึกรายละเอียดเชค็ จ่าย

ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่รหสั ประเภทเอกสารธนาคาร ในทน่ี ้คี อื ‘CW‛

ดรู ายละเอยี ดไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร

เป็ นรายการฝาก ใสค่ ่า W เพราะเป็นรายการจา่ ยหรอื ถอนออก ( withdrawal )

เลขท่ีเชค็ ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ ทท่ี าจา่ ย

วนั ท่ีทาเชค็ ใส่วนั ท่ี ทจ่ี ดั ทาเชค็ จา่ ย ปกติ จะทาเชค็ ไวล้ ว่ งหน้าก่อนวนั จา่ ย

วนั ท่ีจ่ายเชค็ ใสว่ นั ทท่ี จ่ี ะจา่ ยเชค็ ใหเ้ จา้ หน้ี

วนั ท่ีเชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ จา่ ย

เป็ นรายการเจ้าหนี้ ใส่ค่า ‘S’ = รายการเพ่อื จา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี

รหสั และชื่อเจ้าหนี้ ใสร่ หสั หรอื ใสช่ อ่ื เจา้ หน้ี

ผรู้ บั เชค็ (ไทย) โปรแกรมจะใส่ช่อื เจา้ หน้ที เ่ี ลอื กไวใ้ นบรรทดั บนใหอ้ ตั โนมตั ิ

ยอดในเชค็ ใส่ยอดเงนิ ในเชค็

ขีดครอ่ ม ใส่คา่ 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘

236 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ใส่ค่า 3 = ‘ &CO ‘ , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ

ขีดหรือผถู้ อื คา่ 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื

อตั ราค่าธรรมเนียม ใสอ่ ตั ราค่าธรรมเนยี มทบ่ี รษิ ทั ฯ รบั ภาระเอง (ถา้ ม)ี

เลขท่ีบญั ชี ใสเ่ ลขทบ่ี ญั ชกี ระแสรายวนั ของเชค็ จา่ ยใบน้ี

รหสั ธนาคารของเชค็ โปรแกรมจะแสดงรหสั ธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้

สาขาธนาคาร โปรแกรมจะแสดงสาขาธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้

รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี ยงั ไมต่ อ้ งใส่ รอไปทาทเ่ี มนู “ บนั ทกึ เชค็ จา่ ยทผ่ี า่ น ”

STEP ค่า ว่าง = ยงั ไมน่ าเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี

ค่า B = นาเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี ,

คา่ C = ยกเลกิ เชค็ ใบน้ี ,

สถานะเชค็ Y = เชค็ ผ่าน , N = เชค็ คนื

วนั ที่นาฝาก ใชใ้ นกรณที เ่ี ป็นเชค็ รบั จะไปทาทข่ี นั้ ตอนนาฝากเชค็

วนั ท่ีเชค็ ผา่ น ใสว่ นั ทเ่ี จา้ หน้นี าเชค็ ไปขน้ึ เงนิ

รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี จะบนั ทกึ ในกรณที เ่ี ชค็ ใบน้ถี กู ปฏเิ สธการขน้ึ เงนิ (เชค็ คนื )

วนั ที่คืนเชค็ ใส่วนั ทเ่ี ชค็ ถูกธนาคารปฎเิ สธการขน้ึ เงนิ ของเจา้ หน้ี

วนั ท่ียกเลิกเชค็ กรณที บ่ี รษิ ทั ฯ ตอ้ งการยกเลกิ เชค็ เช่น ทาเชค็ หาย จงึ แจง้ อายดั

เชค็ กใ็ หม้ าบนั ทกึ วนั ทย่ี กเลกิ เชค็ เกบ็ ไวต้ รวจสอบภายหลงั

สาเหตกุ ารคืนเชค็ ใสส่ าเหตุการคนื เชค็ เชน่ เงนิ ในบญั ชมี ไี มพ่ อ , ลายเซน็ เจา้ ของ

บญั ชไี มถ่ กู ตอ้ ง เป็นตน้

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเกย่ี วกบั การคนื เชค็ ตามทต่ี อ้ งการไวเ้ ตอื นความจา

3. บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ ใหก้ ดป่มุ ‘F10-บนั ทกึ ‘ เพ่อื เกบ็ รายการ เมอ่ื กลบั
ออกมา จะเหน็ รายการเชค็ ใบน้ี (ดงั ภาพลา่ ง)

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 237

3.3 การจ่ายชาระหนี้ให้เจ้าหนี้
เมอ่ื ถงึ กาหนดนดั ชาระเงนิ ตามใบวางบลิ แลว้ เจา้ หน้จี ะนาใบเสรจ็ รบั เงนิ มาใหแ้ ละรบั

เชค็ กลบั ไป ทางบรษิ ทั ฯ กจ็ ะนาใบเสรจ็ รบั เงนิ มาบนั ทกึ เขา้ ระบบ เพ่อื ปรบั ปรงุ ยอดเจา้ หน้ี
และบนั ทกึ บญั ชี ในทน่ี ้ี จะ ยกตวั อยา่ ง 2 กรณี คอื การจา่ ยชาระหน้คี า่ สนิ คา้ และการจา่ ย
ชาระหน้คี า่ บรกิ าร ซง่ึ จะมกี ารบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทบ่ี รษิ ทั ฯ มหี น้าท่ี หกั ภาษเี อาไว้ (ตอ้ ง
พมิ พใ์ บหกั ณ ทจ่ี า่ ยใหเ้ จา้ หน้ดี ว้ ย) ซง่ึ ทาใหย้ อดเงนิ ทจ่ี า่ ยสุทธจิ ะลดลงตามมลู คา่ ภาษหี กั ณ ท่ี
จา่ ย (เงนิ ทห่ี กั ไวค้ อื ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยเพอ่ื รอนาส่งสรรพากรในเดอื นถดั ไป )

3.3.1 การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี และดงึ เชค็ จา่ ยทบ่ี นั ทกึ
ไวแ้ ลว้ ในหวั ขอ้ ก่อนหน้าน้มี าจบั ค่กู นั เพ่อื ลงบญั ชใี นใบสาคญั จา่ ยใบเดยี วกนั นอกจากน้ี จะมี
หวั ขอ้ พเิ ศษ สาหรบั กรณที ไ่ี มไ่ ดบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยไวก้ ่อน แต่ตอ้ งการมาบนั ทกึ ในขนั้ ตอนน้แี ทน

3.3.2 การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ คา่ บรกิ าร และการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย
3.3.1 การบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินค่าสินค้าและดึงเชค็ จ่ายมาจบั ค่กู บั ใบเสรจ็

การทางานในหวั ขอ้ น้ี มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี
1. เขา้ ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> ‘EntryTransaction’
คลกิ icon‘ ใบเสรจ็ สินค้า ’ จะเขา้ ไปเมนู ‘ รบั ชาระหนี้ ( พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงิน )
2. เลอื ก "สาขา" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน
3. เลอื ก "เล่มใบเสรจ็ รบั เงิน" ทจ่ี ะใชง้ าน

4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการ
5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และดงึ เชค็ จา่ ยมาจบั คู่

238 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 14 : หน้าจอ การบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินจากเจ้าหนี้

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร

เล่มที่ โปรแกรมจะแสดงเลขเล่มของเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน

เลขท่ี ใส่เลขทข่ี องเอกสาร ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรม RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขท่ีอ้างอิง ใสเ่ ลขทข่ี องใบเสรจ็ รบั เงนิ ทไ่ี ดร้ บั จากเจา้ หน้ี

วนั ท่ี ใสว่ นั ทขี องใบเสรจ็ รบั เงนิ

รหสั ผขู้ าย ใส่รหสั ของเจา้ หน้ี หรอื ผจู้ าหน่าย

ช่ือลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กไว้ หรอื จะใส่ชอ่ื แทนรหสั กไ็ ด้

ค้นใบวางบิล กรณที ไ่ี ดท้ าใบวางบลิ เอาไว้ ใหด้ งึ ใบวางบลิ มา ตดั ออกไป

ถา้ ไม่มกี ารทาใบวางบลิ กใ็ หข้ า้ มชอ่ งน้ไี ปได้ (ถา้ ลมื ตดั ใบวางบลิ

จะเขา้ ใจผดิ ว่าใบวางบลิ น้ียงั ไมถ่ กู ชาระหน้ี)

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 239

 การทาใบเสรจ็ รบั เงิน โดยดึงใบวางบิลมาตดั รายการ
ขอยกตวั อยา่ ง รายการวนั ท่ี 6 / 02 / 58

1

2
3
4

ภาพที่ 15 : ค้นใบรบั วางบิลมาตดั เพ่ือเปลี่ยน สถานะของใบวางบิลเป็น ‘ PAID’

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดง รหสั ‘SL’ คอื ใบวางบลิ มาใหก้ ่อน

เล่ม / เลขท่ี โปรแกรมจะแสดง เลม่ ท่ี ‘0001’ มาใหก้ ่อน แต่แกไ้ ขได้

เลขที่ภายใน ใส่เลขทภ่ี ายใน ของใบวางบลิ หรอื จะคน้ หาโดยใช้Hot seek

เลขท่ีอ้างอิง ใสเ่ ลขทอ่ี า้ งองิ ของใบวางบลิ หรอื จะคน้ หาโดยใช้Hot seek

แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ ใส่คา่ ‘Y’ เพอ่ื เขา้ ไปกรอกรายละเอยี ดอ่นื ๆ เพมิ่ เตมิ

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอ่ืน" หน้าท่ี 1

ชือ่ ผจู้ าหน่ายทีใ่ ช้พิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ

รหสั ผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ รหสั เจ้าหนี้จากใบเสรจ็ มาให้ แต่แกไ้ ขได้

ช่ือผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ ช่อื เจ้าหนี้จากใบเสรจ็ มาให้ แต่แกไ้ ขได้

รายละเอียด ใสร่ ายละเอยี ดทจ่ี ะแสดงในรายงานภาษซี อ้ื

ขอคืนภาษีได้หรือไม่ ถา้ เป็นใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขคา่

ยื่นภาษีเดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขคา่

240 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 16 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าที่ 1

มลู ค่าชาระยอดหนี้ต้นงวด กรณตี ดั ชาระยอดหน้ี ทเ่ี คยบนั ทกึ ยอดหน้ยี กมาทงั้ จานวน

( ไมไดบ้ นั ทกึ เป็นเอกสาร ) ใหใ้ ส่ยอดทจ่ี ะตดั ชาระหน้คี รงั้ น้ี

รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ส่ี าขามาให้ แต่แกไ้ ขได้

** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขค่าใน 3 บรรทดั ล่างน้ี

เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้

รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้

ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอ่ืน" หน้าที่ 2

หมายเหตุ 1 -10 ใสห่ มายเหตุของใบเสรจ็ รบั เงนิ มใี ห้ 10 หมายเหตุ

ภาพท่ี 17 : บางส่วนของ หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าที่ 2 241
คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึกส่วนรายการย่อยของเอกสาร

TYPE ใส่รหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาตดั ชาระ เช่น BI คอื Invoice

ซอ้ื เชอ่ื , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เช่อื

เล่มเอกสาร ใส่เล่มเอกสาร ทต่ี อ้ งการชาระหน้ี

เลขที่ ใส่เลขท่ี ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี

เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี

ครบกาหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนดมาให้

จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้

ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้

ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาให้

หากตอ้ งการจา่ ยหน้เี พยี งบางส่วน กใ็ หแ้ กไ้ ขตวั เลขได้

อธิบายการบนั ทึกส่วนท้ายของเอกสาร

ยอดตดั ชาระ เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี

บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย กรณงี านบรกิ าร บรษิ ทั ฯ มหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ใหใ้ ส่

คา่ "Y" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย

หกั เงินมดั จา กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ท่ี Invoice โปรแกรมจะดงึ

รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ

หกั ส่วนลด กรณมี สี ว่ นลดเงนิ สด เช่น มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30

หกั ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี จา่ ย เน่อื งจากบรษิ ทั ฯชาระเงนิ

ล่าชา้ สามารถบนั ทกึ มลู ค่าดอกเบย้ี ทช่ี อ่ งน้ี

ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธทิ ต่ี อ้ งจา่ ย ( รวม VAT และ

หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยออกไปแลว้ )




242 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.



 ดึงเชค็ จ่ายท่ีเคยทาไว้แล้วในระบบเชค็ มาจบั ค่กู บั ใบเสรจ็

จากหวั ขอ้ 3.2 เราไดบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยเอาไวแ้ ลว้ ในระบบเชค็ ในขนั้ ตอนน้ี จะเป็นการ จบั ค่เู ชค็

กบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ รายการนนั้ เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมลงบญั ชอี ยใู่ นใบสาคญั ใบเดยี วกนั

สาหรบั กจิ การทไ่ี มไ่ ดบ้ นั ทกึ เชค็ จา่ ยไวก้ ่อน ตามหวั ขอ้ 3.2 และตอ้ งการบนั ทกึ "เชค็ จา่ ย" ใน

ขนั้ ตอนน้ี กจ็ ะตอ้ งบนั ทกึ รายละเอยี ดของเชค็ จา่ ยเขา้ ไปทงั้ หมด

( 1) ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ท่ี TAB " รายการจ่าย "

1

(2) จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายการจา่ ย ใหไ้ ปทค่ี อลมั น์แรก ใสค่ ่า ‘Y’ เพอ่ื เพม่ิ รายการ

2

การ (3) จะมหี น้าให้บนั ทกึ รายละเอยี ดของเชค็ จา่ ย ในทน่ี ้ขี อยกตวั อยา่ งเป็นเชค็ 1 ฉบบั ดงั น้ี
การบนั ทึกรายการเชค็ จ่าย

ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่ ‘CW’ = เชค็ จา่ ย ดปู ระเภทของเอกสารธนาคารไดจ้ าก ตารางสรปุ

ประเภทเอกสารธนาคาร

เป็ นรายการจ่าย โปรแกรมจะใส่คา่ W ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขท่ีเชค็ ใส่เลขทเ่ี ชค็ จา่ ยทเ่ี คยทาไวท้ ร่ี ะบบเชค็ , โปรแกรมจะ Load

รายละเอียดของเชค็ ที่เคยบนั ทึกไว้มาให้อตั โนมตั ิ

เลขที่เชค็ ใส่เลขทเ่ี ชค็ ทท่ี าจา่ ย

วนั ที่ทาเชค็ ใส่วนั ท่ี ทจ่ี ดั ทาเชค็ จา่ ย ปกติ จะทาเชค็ ไวล้ ่วงหน้าก่อนวนั จา่ ย

วนั ที่จ่ายเชค็ ใส่วนั ทท่ี จ่ี ะจา่ ยเชค็ ใหเ้ จา้ หน้ี

วนั ท่ีเชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ จา่ ย

ผรู้ บั เชค็ (ไทย) โปรแกรมจะใสช่ อ่ื เจา้ หน้ที เ่ี ลอื กไวใ้ นบรรทดั บนใหอ้ ตั โนมตั ิ

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 243

สมดุ บญั ชีเงินฝาก สมดุ บญั ชกี ระแสรายวนั ทใ่ี ชอ้ อกเชค็

รหสั ธนาคารของเชค็ โปรแกรมจะแสดงรหสั ธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้

สาขาธนาคาร โปรแกรมจะแสดงสาขาธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้

มลู ค่า มลู ค่าของเชค็ ใบน้ี

ขีดครอ่ ม ค่า 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘

3 = ‘ &CO ‘ , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ

ขีดหรอื ผถู้ อื ค่า 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , วา่ งไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื

ตดั ชาระใบเสรจ็ อื่นแล้ว เป็นยอดเงนิ ของเชค็ ทม่ี กี ารตดั ชาระดว้ ยใบเสรจ็ ใบอ่นื ไปบา้ งแลว้

คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอ่นื ๆ มาก่อน

ชาระสาหรบั เอกสารนี้ ยอดเงนิ ในเชค็ ทต่ี ดั ชาระสาหรบั เอกสารใบน้ี กรณที เ่ี ชค็ 1 ใบจา่ ย

หลายเอกสารยอดเงนิ ตรงน้จี ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปัจจบุ นั

244 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี ยงั ไมต่ อ้ งใส่ รอไปทาทเ่ี มนู “ บนั ทกึ เชค็ จา่ ยทผ่ี า่ น ”

STEP คา่ ว่าง = ยงั ไมน่ าเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี

ค่า B = นาเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี ,

ค่า C = ยกเลกิ เชค็ ใบน้ี ,

สถานะเชค็ จะใส่สถานะเชค็ ได้ จะตอ้ งมี STEP = B แลว้

วนั ท่ีนาฝาก ใชใ้ นกรณที เ่ี ป็นเชค็ รบั จะไปทาทข่ี นั้ ตอนนาฝากเชค็

วนั ที่เชค็ ผา่ น ใส่วนั ทเ่ี จา้ หน้นี าเชค็ ไปขน้ึ เงนิ

(3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของ"เชค็ รบั " เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพอ่ื save รายการเชค็
6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ
โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ F10- บนั ทึก ’ เป็นอนั เสรจ็ การทารายการน้ี

1

ภาพท่ี 18 : การบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิจากระบบเจ้าหนี้ไปที่ระบบบญั ชีแยกประเภท

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 245

3.3.2 บนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินจ่ายค่าบริการ และหกั ภาษี ณ ที่จ่าย
การทางานในหวั ขอ้ น้ี มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี
1. เขา้ ระบบลกู หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> ‘EntryTransaction’ คลกิ icon

‘ ใบเสรจ็ บริการ ’ จะเขา้ เมนู รบั ชาระหนี้ ( พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงิน/ ใบกากบั ภาษี )
2. เลอื ก "สาขา" ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน
3. เลอื ก "เล่มใบเสรจ็ รบั เงิน" ทจ่ี ะใชง้ าน
4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพมิ่ รายการ
5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

ภาพท่ี 17: หน้าจอเพ่ือเข้าไปบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี งานบริการ
ภาพท่ี 19 : หน้าจอ ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี งานบริการ

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz
การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร
เล่มท่ี เล่มทข่ี องเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน
เลขที่ เลขทข่ี องเอกสาร ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรม RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ
246 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ที่ ใสว่ นั ทข่ี องใบเสรจ็ รบั เงนิ
รหสั ผขู้ าย ใส่รหสั ของขาย
ชื่อขาย โปรแกรมจะแสดงช่อื ขายทเ่ี ลอื กไว้ หรอื จะใส่ช่อื แทนรหสั กไ็ ด้
ค้นใบวางบิล
กรณที ไ่ี ดท้ าใบวางบลิ เอาไวใ้ หด้ งึ ใบวางบลิ มาตดั ออกไป
แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ ถา้ ไม่มกี ารทาใบวางบลิ กใ็ หข้ า้ มช่องน้ไี ปได้ ( ถา้ ลมื ตดั ใบวางบลิ
จะเขา้ ใจผดิ วา่ ใบวางบลิ น้ยี งั ไมถ่ ูกชาระหน้ี)

ใส่ค่า ‘Y’ เพอ่ื เขา้ ไปกรอกรายละเอยี ดอ่นื ๆ เพมิ่ เตมิ

ภาพที่ 20 : หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ หน้าท่ี 1

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอื่น" หน้าท่ี 1

ชือ่ ผจู้ าหน่ายทีใ่ ช้พิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ คา่ สนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ

รหสั ผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ รหสั ผขู้ ายจากใบเสรจ็ มาใหส้ ามารถแกไ้ ขได้

ช่ือผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะดงึ ช่อื ผขู้ ายจากใบเสรจ็ มาใหส้ ามารถแกไ้ ขได้

รายการในรายงานภาษี โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื ผขู้ ายมาให้ และอาจใส่เพม่ิ ว่าเป็นคา่ อะไร

ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่ ถา้ เป็นใบเสรจ็ ค่าสนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า

ย่ืนภาษีเดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสรจ็ คา่ สนิ คา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 247

ลาดบั ท่ีในรายงานภาษี โปรแกรมจะ running ใหต้ ามลาดบั ของวนั ทข่ี องเอกสาร

มลู ค่าชาระยอดหนี้ต้นงวด กรณตี ดั ชาระยอดหน้ี ทเ่ี คยบนั ทกึ ยอดหน้ยี กมาทงั้ จานวน

( ไมไดบ้ นั ทกึ เป็นเอกสาร ) ใหใ้ สย่ อดทจ่ี ะตดั ชาระหน้คี รงั้ น้ี

รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ส่ี าขามาให้ แต่แกไ้ ขได้

** กรณใี บเสรจ็ รบั เงนิ คา่ สนิ คา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขคา่ ใน 3 บรรทดั ลา่ งน้ี

เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้

รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้

ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ ค่าทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู ลกู คา้ มาให้

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอื่น" หน้าท่ี 2

หมายเหตุ 1 -10 ใสห่ มายเหตุของใบเสรจ็ รบั เงนิ มใี ห้ 10 หมายเหตุ

ภาพที่ 21 : บางส่วนของ หน้าจอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่นๆ หน้าที่ 2

การบนั ทึกส่วนรายการย่อยของเอกสาร

TYPE ใส่รหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาตดั ชาระ เช่น BI คอื Invoice
ซอ้ื เช่อื , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เชอ่ื
เล่มเอกสาร ใส่เลม่ เอกสาร ทต่ี อ้ งการชาระหน้ี
เลขท่ี ใส่เลขท่ี ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี
เลขที่อ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสารทจ่ี ะตดั ชาระหน้ี
ครบกาหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกาหนดมาให้
จานวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้
ค้างชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้

248 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงนิ ทค่ี งคา้ งของเอกสารมาให้

หากตอ้ งการจา่ ยหน้เี พยี งบางส่วน กใ็ หแ้ กไ้ ขตวั เลขได้

อธิบายการบนั ทึกส่วนท้ายของเอกสาร

ยอดตดั ชาระ เป็นยอดเงนิ รวมทต่ี ดั ชาระหน้สี าหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบน้ี

บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย กรณงี านบรกิ าร บรษิ ทั ฯ มหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ใหใ้ ส่

ค่า "Y" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย

หกั เงินมดั จา กรณมี เี งนิ มดั จาทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ท่ี Invoice โปรแกรมจะดงึ

รายการเงนิ มดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ

หกั ส่วนลด กรณมี สี ่วนลดเงนิ สด เช่น มเี งอ่ื นไข 2/10 , n/30

หกั ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

บวก ดอกเบยี้ กรณมี กี ารคดิ ดอกเบย้ี จา่ ย เน่อื งจากบรษิ ทั ฯชาระเงนิ

ลา่ ชา้ สามารถบนั ทกึ มลู ค่าดอกเบย้ี ทช่ี ่องน้ี

ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธทิ ต่ี อ้ งจา่ ย ( รวม VAT และ

หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยออกไปแลว้ )

 การบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย

กรณที เ่ี ป็นงานบรกิ าร บรษิ ทั ฯ มหี น้าท่ี หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยเจา้ หน้เี อาไว้ เพ่อื นาสง่ สรรพากร
ในเดอื นถดั ไป เราจะบนั ทกึ "ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย" จบั คกู่ บั ใบเสรจ็ รบั เงนิ น้ี ซง่ึ มขี นั้ ตอน ดงั น้ี

(1) เขา้ ไปทช่ี ่อง " บนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่าย " แลว้ ใส่ค่า "Y"

(2) บนั ทกึ รายละเอยี ดของภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

อธิบาย การบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย

ประเภทเอกสาร ใส่ค่า ‘ XL’ คอื ใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยทบ่ี รษิ ทั หกั นติ บิ คุ คล

เอกสารภายในเล่มที่ เล่มทข่ี องเอกสารหกั ณ ทจ่ี า่ ย

เลขท่ี เลขทข่ี องเอกสาร หากวา่ งไวโ้ ปรแกรม RUNNING อตั โนมตั ิ

เลขที่อ้างอิง ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 249

วนั ท่ี ใส่วนั ทข่ี องใบหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

ชื่อผถู้ กู หกั ภาษี คอื ช่อื บรษิ ทั เจา้ หน้ี

ท่ีอยู่ ทอ่ี ยขู่ องบรษิ ทั เจา้ หน้ี จะดงึ มาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย

เลขผเู้ สียภาษี เลขผเู้ สยี ภาษขี องเจา้ หน้ี

เงื่อนไขการหกั ภาษี 1 = หกั ณ ทจ่ี า่ ย , 2 = ออกภาษใี ห้ ( กรณใี ส่ค่า 1 )

หกั ณ ที่จ่ายตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 =มาตรา 69 ทวิ ใหด้ ู

จากประเภทค่าบรกิ าร หรอื ปรกึ ษานกั บญั ชี

ประเภทเงินได้ท่ีจ่าย ประเภทของเงนิ ได้ ทถ่ี กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยในครงั้ น้ี

จานวนเงิน จานวนเงนิ ทใ่ี ชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

อตั ราภาษี อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย เช่น 3 %

ยอดสาหรบั ใบเสรจ็ นี้ ยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย ทห่ี กั สาหรบั ใบเสรจ็ น้ี กรณหี ลายใบภาษี ต่อ 1

ใบเสรจ็ รบั เงนิ

มลู ค่าภาษีทงั้ ใบ มลู ค่าภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยของใบน้ี

(3) บนั ทกึ รายละเอยี ครบแลว้ ใหค้ ลกิ ป่มุ F10-Save เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู (4) กดป่มุ F5-พมิ พ์
250 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ตวั อยา่ ง หนงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 251

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดในใบเสรจ็ รบั เงนิ เสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ
โปรแกรมจะแสดงการบนั ทกึ บญั ชใี หด้ ู ใหก้ ดป่มุ ‘ F10-บนั ทึก’ เป็นอนั เสรจ็ ขนั้ ตอนการทางาน

ภาพที่ 22 : การบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ จากระบบเจ้าหนี้ไประบบบญั ชีแยกประเภท
เม่อื ออกมาทห่ี น้าจอรายการใบเสรจ็ รบั เงนิ จะเหน็ รายการทเ่ี ราทาการพมิ่ เขา้ ไป ดงั ภาพ

วนั ทข่ี องเอกสาร
เลขทอ่ี ้างองิ ของเอกสาร
สถานะ เลขทภ่ี ายในของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร
Cloud Upload มูลค่ารวม VAT
เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไข
รูปแบบการ Post : I = ยงั ไม่ Post , ว่าง = Post แล้ว Drilldown ดูเอกสารทเี่ กยี่ วข้อง

C = Cancel

ภาพท่ี 23 : รายการใบเสรจ็ รบั เงินจ่ายค่าบริการ

252 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

 การบนั ทึกส่วนลดรบั ( กรณีที่ได้รบั ส่วนลดเงินสด )

ขอยกตวั อยา่ งรายการคา้ วนั ท่ี 6 ก.พ. หากบรษิ ทั ฯ ชาระเงนิ ตามเงอ่ื นไขสว่ นลดเงนิ สด เช่น เงอ่ื นไข
2/10, n /30 เราจะบนั ทกึ ส่วนลดเงนิ สด ดงั น้ี

(1) เขา้ ไปทช่ี ่อง “ส่วนลดรบั ” ทส่ี ่วนล่างของเอกสาร

(2) โปรแกรมจะทาการบนั ทกึ บญั ชี โดยแสดงสว่ นลดรบั แยกออกมาใหเ้ หน็ ดงั น้ี

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 253


 ประเภทเอกสารธนาคารและเงนิ สด

-------------------------------------------------------------------------------------

รหสั รายละเอยี ด ตวั อย่างการใช้งาน

CD บตั รเครดติ รายการบตั รเครคิต

CHI รายการเงินสดรับ รับเงินสด (ไมเ่ ก่ียวกบั ยอดเงินในบญั ชี )

CHO รายการเงินสดจ่าย จา่ ยเงินสด (ไมเ่ กี่ยวกบั ยอดเงินในบญั ชี )

CL ฝากโดยเช็คธนาคารอ่ืน เช็ครับของธนาคารอ่ืนท่ไี มต่ รงกบั ธนาคารของสมดุ บญั ชี

CW ถอนโดยเช็ค(เช็คจ่าย) เม่ือจ่ายเช็คจากสมดุ บญั ชีท่ีระบุ

HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครับ) เมอื่ ได้รับเช็ค (รอนาฝากเข้าบญั ชีเงินฝาก)

LC เลต็ เตอร์ออฟเครดติ รายการท่ีเป็นเลต็ เตอร์ออฟเครดิต

TRD ฝากโดยการโอน โอนเงินเข้าบญั ชีบริษัท

TRW ถอนโดยการโอนโอนเงินออกจากบญั ชีของบริษัท

254 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4. รายงานท่ีใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์

รายงานตามรายการดา้ นลา่ งน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบวา่ เอกสารจรงิ ตรงและครบถว้ นกบั
ทบ่ี นั ทกึ เขา้ ไปในระบบหรอื ไม่ เชน่ พมิ พร์ ายการใบเสรจ็ ออกมาตรวจสอบกบั ใบเสรจ็ ทไ่ี ดร้ บั
จากเจา้ หน้วี า่ ตรงกนั หรอื ไม่ , พมิ พร์ ายการเชค็ จา่ ยเพอ่ื ดวู ่าเจา้ หน้มี ารบั เชค็ หรอื ยงั ฯลฯ การ
พมิ พร์ ายการเอกสารออกมาตรวจสอบ จงึ ชว่ ยในการควบคุมและชว่ ยในการตดิ ตามเอกสารได้
ทนั ในรอบบญั ชไี ด้

1. รายงานเพอ่ื ตรวจสอบรายการเอกสาร เพอ่ื ใชต้ รวจสอบความครบถว้ นของ
เอกสาร และเกบ็ เป็นสาเนา กระดาษไวเ้ ป็นการ BACKUP หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแลว้

2. รายงานเพอ่ื การตดิ ตามงาน เชน่ รายการใบวางบลิ ทย่ี งั ไมไ่ ดช้ าระหน้ี
3. รายงานภาษซี อ้ื สาหรบั ใบเสรจ็ งานบรกิ าร และ ภาษที ห่ี กั ณ ทจ่ี า่ ยไวต้ อ้ งนาส่ง
4. รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ จะเป็นรายการทเ่ี กดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ
เอกสาร เพอ่ื นามาใชเ้ ป็น ขอ้ มลู ประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information System
Report) หรอื วางแผนในอนาคต
4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร

รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กพมิ พเ์ รยี งตามวนั ทข่ี องเอกสารหรอื เรยี งตาม
เลขทข่ี องเอกสารทาใหต้ รวจสอบไดว้ า่ จานวนเอกสารจรงิ มคี รบถว้ นตามทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นระบบ
คอมพวิ เตอรห์ รอื ไมโ่ ดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนบั
เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขน้ึ

นอกจากน้ยี งั เลอื กพมิ พโ์ ดยดเู ฉพาะสว่ นหวั ของเอกสารหรอื เลอื กพมิ พร์ ายละเอยี ด
ของเอกสารออกมาดว้ ย เป็นการตรวจสอบใหล้ ะเอยี ดขน้ึ ว่า รายการสนิ คา้ ทค่ี ยี เ์ ขา้ ไปตรงกนั
หรอื ไม่ รายงานทจ่ี ดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่

1. รายการใบเสรจ็ จา่ ยหน้คี า่ สนิ คา้ ในแต่ละวนั
2. รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ (ซอ้ื ) แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น
3. รายการใบเสรจ็ จา่ ยคา่ บรกิ าร ในแต่ละวนั
4. รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษ(ี ซอ้ื )แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปลย่ี น
5. รายการใบรบั วางบลิ
4.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน

1. รายการใบสง่ ของทค่ี รบกาหนดแยกตามผจู้ าหน่าย
2. รายการใบวางบลิ ครบกาหนดจา่ ย
3. รายงานการจา่ ยชาระหน้คี า่ สนิ คา้ (จะเหน็ การจา่ ยชาระหน้ขี องแต่ละเอกสาร )
4.

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 255

4.3. รายงานภาษีซื้อสาหรบั ใบเสรจ็ งานบริการ และ ภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย
เป็นรายงานทางภาษี เพ่อื ใชน้ าส่งสรรพากร รายงานเหล่าน้ี จะรวมอยใู่ นหวั ขอ้
“ รายงานภาษมี ลู ค่าเพมิ่ และภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ย ‚
1. รายงานภาษซี อ้ื ซง่ึ มหี ลายแบบใหเ้ ลอื กใช้

- รายงานภาษซี อ้ื ตามประกาศสรรพากร ฉบบั ท่ี 89
- รายงานภาษซี อ้ื เฉพาะทย่ี น่ื เพม่ิ เตมิ
- รายงานภาษซี อ้ื แสดงเลขท่ี Voucher
- รายงานภาษซี อ้ื พมิ พเ์ ฉพาะใบส่งของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพม่ิ หน้ี )
- รายงานภาษซี อ้ื พมิ พเ์ ฉพาะใบลดหน้ี
- รายงานภาษซี อ้ื แสดงภาษซี อ้ื เฉลย่ี แบบท่ี 1 และ แบบท่ี 2
2. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั นิตบิ ุคคล ภ.ง.ด. 53
3. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั นิตบิ คุ คล ภ.ง.ด. 53 สง่ ทาง Internet
4. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด. 3
5. รายงานภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย หกั บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด. 3 ส่งทาง Internet
4.4 รายงานวิเคราะหเ์ พื่อช่วยในการบริหารงาน
1. รายงานสถานะเจา้ หน้ี
2. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามผจู้ าหน่ายแบบละเอยี ด (ยอ้ นวนั ท)่ี
3. รายงานวเิ คราะหอ์ ายหุ น้แี ยกตามผจู้ าหน่าย แบบสรปุ (ยอ้ นวนั ท)่ี
4. รายงานเจา้ หน้เี กนิ วงเงนิ
5. การด์ เจา้ หน้ี
6. การด์ เจา้ หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 1 ( แสดงยอดยอ้ นอดตี )
7. การด์ เจา้ หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลย่ี น แบบท่ี 2 ( แสดงยอดคงคา้ ง INVOICE )
8. สรปุ รายการเอกสารของเจา้ หน้รี ายตวั
สาหรบั วธิ กี ารพมิ พร์ ายงาน ผใู้ ชง้ านดรู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ "การพมิ พร์ ายงาน" ในภาคผนวก
นอกจากรายงานทเ่ี ตรยี มใหใ้ นระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้แี ลว้ ยงั ทาการออกแบบรายงาน
เพมิ่ เตมิ หรอื พมิ พร์ ายงานเป็น Chart , กราฟรปู แบบทส่ี วยงามได้ ดว้ ยโปรแกรม Business
Intelligence โดยเขา้ ท่ี ‘ Business Intelligence ‘ -> ‘ ระบบเจ้าหนี้ ‘

2

รายงานการจ่ายชาร1ะหน้ีค่าบริการ (จะเห็นการจา่ ยชาระหน้ีของแตล่ ะเอกสาร

256 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทท่ี 8

ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร
Cheque and Bank transaction System

ภาพรวมการทางานในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคารจะเป็นระบบทเ่ี ช่อื มโยงกบั ระบบขาย ระบบซอ้ื ระบบ
ลกู หน้ี ระบบเจา้ หน้ี ซง่ึ ทผ่ี า่ นมาจะเหน็ วา่ สว่ นใหญ่เราจะบนั ทกึ เอกสารธนาคารท่รี บั จากลกู หน้ี
และเอกสารธนาคารดา้ นจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ีทเ่ี อกสารนนั้ ไดเ้ ลย ซง่ึ เมอ่ื บนั ทกึ เอกสารธนาคารทงั้
ดา้ นรบั และจา่ ย เชน่ เชค็ ใบฝากเงนิ เขา้ บญั ชี ใบถอนเงนิ กจ็ ะเหน็ ในระบบเชค็ และเงนิ ฝากดว้ ย
แต่อยา่ งไรกต็ ามอาจจะมรี ายการเชค็ หรอื รายการธนาคารอ่นื ๆ ซง่ึ เป็นรายการภายในของ
บรษิ ทั ฯ ไมใ่ ฃก่ ารรบั หรอื จา่ ยหน้ี แต่ตอ้ งบนั ทกึ ใหม้ รี ายการบญั ชเี งนิ ฝากครบถว้ น เช่น จา่ ยเชค็
เพอ่ื ไวเ้ ป็นเงนิ ทดรองจา่ ยในบรษิ ทั เป็นตน้ เรากจ็ ะบนั ทกึ ทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร
โดยตรง ระบบน้ีมขี นั้ ตอนการ ทางาน 3 ส่วน คอื

1. การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบเชค็ และเงนิ
ฝากธนาคาร เชน่ รายช่อื ธนาคาร , สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากของบรษิ ทั

2. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกทเ่ี รมิ่ ใชร้ ะบบเทา่ นนั้ เช่น เชค็
จา่ ยทล่ี งวนั ทล่ี ่วงหน้า (เจา้ หน้ยี งั ไมน่ าไปขน้ึ เงนิ ) , เชค็ รบั ยงั ไมถ่ งึ กาหนดนาฝาก

3. การบนั ทึกรายการในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร
3.1 การบนั ทกึ เชค็ รบั
3.2 การบนั ทกึ เชค็ จา่ ย
3.3 การนาฝากเชค็ หรอื เงนิ สดฝากเขา้ บญั ชี ( Payin )
3.4 การบนั ทกึ รายการเชค็ รบั ทม่ี สี ถานะ "ผ่าน"
3.5 การบนั ทกึ รายการเชค็ จา่ ยทม่ี สี ถานะ "ผ่าน"
3.6 การปรบั ปรงุ หรอื แกไ้ ขรายละเอยี ดเชค็ รบั
3.7การปรบั ปรงุ หรอื แกไ้ ขรายละเอยี ดเชค็ จา่ ย

4. การพิมพร์ ายงานต่างๆ เพ่อื การตรวจสอบเบอ้ื งตน้ และเพ่อื การวเิ คราะห์

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 257

การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตามหวั ขอ้ ขา้ งตน้ โดยมภี าพรวมการทางานดงั น้ี

ภาพท่ี 1: ภาพรวมขนั้ ตอนการทางานของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

ภาพที่ 2: ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

258 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

เมอ่ื จะใชง้ านระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร จะเรม่ิ ดว้ ยการเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใช้
ในระบบมดี งั น้ี

บนั ทกึ รายช่อื ธนาคาร
บนั ทกึ รายการสมดุ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร และยอดเงนิ ยกมา

1.1 บนั ทึกรายชื่อธนาคาร

1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> ‘ ‘Setuup Master File’ เขา้
เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายช่ือธนาคาร

2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่
3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของธนาคาร
4. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

อธิบายการบนั ทึก ภาพท่ี 3: หน้าจอการบนั ทึกรายการธนาคาร
รหสั
ใสร่ หสั ของธนาคาร ผใู้ ชง้ านอาจกาหนดขน้ึ เองเพ่อื ความสะดวก และ
ชื่อไทย ใหจ้ ดจางา่ ย เช่น KBAN = ธนาคารกสกิ รไทย , BBL = ธนาคาร
ชื่อภาษา 2 กรงุ เทพ , TNC = ธนาคารธนชาติ
ใสช่ อ่ื ธนาคารภาษาไทย
ใสช่ อ่ื ธนาคารภาษาองั กฤษ

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 259

1.2 บนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝากและยอดยกมา

1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> ‘ ‘Setuup Master File’ เขา้
เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อสมดุ บญั ชีเงินฝากธนาคาร

2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่
3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของสมดุ บญั ชเี งนิ ฝาก
4. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

ภาพท่ี 4: หน้าจอการบนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝาก หน้าที่ 1

อธิบายการบนั ทึก ใสร่ หสั บญั ชเี งนิ ฝาก
รหสั ใสเ่ ลขทบ่ี ญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร
เลขท่ีบญั ชี ใสช่ ่อื สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากแต่ละเลม่
ช่ือสมดุ (ไทย) ใส่ช่อื สมดุ บญั ชเี งนิ ฝากแต่ละเล่ม ทเ่ี ป็นภาษาองั กฤษ
ช่ือสมดุ (ภาษา 2) ใสร่ หสั / ชอ่ื ธนาคารของสมดุ บญั ชี ใช้ HOTSEEKคน้ หาจาก
ธนาคาร ฐานขอ้ มลู ธนาคาร
ใส่ช่อื สาขาของธนาคาร
ช่ือสาขาของธนาคาร S = Saving- ออมทรพั ย์ ,C = Current-กระแสรายวนั ,F =
ประเภทบญั ชี Fixed -เงนิ ฝากประจา

260 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ท่ีเปิ ดบญั ชี ใสว่ นั ทเ่ี ปิดบญั ชเี งนิ ฝาก ซง่ึ อาจจะเปิดบญั ชเี งนิ ฝากเล่มน้ไี ว้
ก่อนมาใชร้ ะบบกไ็ ด้
ยอดเงิน Balance ใสย่ อดเงนิ ฝากยกมาตน้ งวด ณ วนั ทท่ี ร่ี ะบุในช่องถดั ไป
ณ วนั ท่ี ใสว่ นั ทข่ี องยอดเงนิ ฝากธนาคารยกมา

ภาพที่ 5 : หน้าจอการบนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝาก หน้าท่ี 2

อธิบายการบนั ทึก ระบุรหสั แบบฟอรม์ พมิ พเ์ ชค็ ทเ่ี คยออกแบบ
รหสั แบบฟอรม์ ที่ใช้พิมพเ์ ชค็ ลาดบั ที่ 1-5 ไวแ้ ลว้ ซง่ึ อาจ กาหนดไวห้ ลายแบบ โดยมใี ห้
กาหนดไดถ้ งึ 5 แบบ
รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ (ใบนาฝากหน้าแรก) ระบุรหสั แบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝาก หน้าแรก
ทเ่ี คยออกแบบ
รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ (ใบนาฝากหน้าหลงั ) ระบรุ หสั แบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝาก หน้าหลงั
ทเ่ี คยออกแบบ
รหสั บญั ชี ( จากผงั บญั ชี ) * ใส่รหสั บญั ชี ทต่ี อ้ งการใหบ้ นั ทกึ บญั ชี
กรณีใบนาฝาก ลงบญั ชีที่สมดุ รายวนั เมอ่ื บนั ทกึ ใบนาฝากจะใหบ้ นั ทกึ บญั ชที ส่ี มดุ
รายวนั เลม่ ใด

หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * การเปลย่ี นแปลงคา่ น้คี วรทาโดยนกั บญั ชี 261
คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

กรณีกลบั รายการเชค็ จ่าย ลงบญั ชีท่ีสมดุ รายวนั *

เมอ่ื นาเงนิ เขา้ บญั ชสี าหรบั เชค็ ทไ่ี ดจ้ า่ ยไป จะใหบ้ นั ทกึ บญั ชที ่ี

สมดุ รายวนั เล่มใด

บญั ชีเชค็ จ่าย* กรณเี ป็นบญั ชกี ระแสรายวนั เมอ่ื มกี ารจา่ ยเชค็ จะใหบ้ นั ทกึ

บญั ชี หน้าท่ี "เชค็ จา่ ย" ตรงกบั บญั ชชี ่อื ว่าอะไรในผงั บญั ชี

บญั ชีเชค็ รบั * กรณเี ป็นบญั ชที น่ี าฝากเชค็ เขา้ บญั ชเี งนิ ฝากจะใหบ้ นั ทกึ บญั ชี

ทท่ี าหน้าท่"ี เชค็ รบั " ตรงกบั บญั ชชี อ่ื วา่ อะไรในผงั บญั ชี

2. บนั ทึกรายการเชค็ ยกมาต้นงวดก่อนเร่ิมใช้โปรแกรม

เมอ่ื เรม่ิ ใชโ้ ปรแกรม บรษิ ทั ฯ อาจมรี ายการเอกสารธนาคารทย่ี งั คา้ งมาจากรอบบญั ชี
ก่อน เช่น เชค็ รบั ทไ่ี มถ่ งึ กาหนดนาฝาก , เชค็ จา่ ยทล่ี งวนั ทล่ี ่วงหน้า เราจะตอ้ งนามาบนั ทกึ เขา้
ทร่ี ะบบเชค็ ฯ เพอ่ื รอทาขนั้ ตอนถดั ไป โดย เขา้ ท่ี ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -
> ‘ ‘Setuup Master File ’ เขา้ เมนู บนั ทึกการเคลื่อนไหวบญั ชีเงินฝาก

การบนั ทกึ ในหวั ขอ้ น้ี จะคลา้ ยกบั หวั ขอ้ ท่ี 3.1 และ 3.2 เพยี งแต่เป็นรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ
ก่อนเรม่ิ ใชโ้ ปรแกรม ( วนั ทข่ี องเอกสารก่อนวนั เรม่ี ใชร้ ะบบ) จะยกไปอธบิ ายในหวั ขอ้ ถดั ไป

3. บนั ทึกรายการในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

ใชส้ าหรบั บนั ทกึ รายการทเ่ี กดิ ขน้ึ กบั บญั ชเี งนิ ฝากอ่นื ๆ เพม่ิ เตมิ จากทบ่ี นั ทกึ ในการ
รบั ชาระเงนิ จากลกู คา้ ใน ระบบขายและระบบลกู หน้ี หรอื จา่ ยชาระหน้ที ร่ี ะบบซอ้ื และระบบ
เจา้ หน้ี รายการเพม่ิ เตมิ ทอ่ี าจเกดิ ขน้ึ ไดแ้ ก่

- การถอนเงนิ สดจากบญั ชเี งนิ ฝากเพอ่ื ใชใ้ นกจิ การ
- บนั ทกึ รายการดอกเบย้ี รบั จากธนาคาร หรอื รายการคา่ ธรรมเนยี ม ทท่ี างธนาคาร
หกั จากบญั ชี เราจะทราบได้จากการตรวจเชค็ รายการจาก BANK STATEMENT ทไ่ี ดร้ บั จาก
ธนาคาร

3.1 บนั ทึกรายการเชค็ รบั

ในทน่ี ้ี จะยกตวั อยา่ งการบนั ทกึ เชค็ รบั ยกมาก่อนเรมิ่ ใชโ้ ปรแกรม มขี นั้ ตอนดงั น้ี

1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร -> WorkFlow -> Entry Transaction คลกิ
icon ‘ เชค็ รบั ‘ จะเขา้ ไปทเ่ี มนู “ บนั ทึกการเคล่ือนไหวบญั ชีเงินฝาก “

2. จะเขา้ มาทห่ี น้าจอรายการเอกสารธนาคาร ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการ
262 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3. บนั ทกึ รายละเอยี ดเชค็ รบั ดงั น้ี

ภาพที่ 5: รายการเอกสารธนาคาร

ภาพที่ 6 : หน้าจอการบนั ทึกรายการเชค็ รบั ยกมาต้นงวด

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

การบนั ทึกรายละเอียดเชค็ จ่าย

ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่ ‘CL‛ = เชค็ รบั ต่างธนาคารกบั บญั ชเี งนิ ฝากของบรษิ ทั

เป็ นรายการฝาก ดรู หสั เอกสารไดจ้ าก ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร
เลขท่ีเชค็ ใส่ค่า D เพราะเป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ ( Deposit )
วนั ที่ทาเชค็ ใส่วนั ท่ี ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ รบั

เดยี วกบั วนั ทร่ี บั เชค็ จากลกู หน้ี

วนั ที่รบั เชค็ ใส่วนั ทไ่ี ดร้ บั เชค็ จากลกู หน้ี

วนั ที่เชค็ DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื Due date ของเขค็ รบั
เป็นรายการลกู หนี้ ใส่ค่า ‘C’ = รายการทไ่ี ดร้ บั จากลกู หน้ี
รหสั และชื่อลกู หนี้ ใส่รหสั หรอื ใส่ชอ่ื ลกู หน้ี

ผจู้ ่ายเชค็ (ไทย) โปรแกรมจะใส่ช่อื ลกู หน้ที เ่ี ลอื กไวใ้ นบรรทดั บนใหอ้ ตั โนมตั ิ

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 263

ยอดในเชค็ ใส่ยอดเงนิ ในเชค็
ขีดครอ่ ม ใสค่ ่า 1 = ขดี ครอ่ มเขา้ บญั ชี , ‘2’ = ‘A/C payee only ‘
ใส่ค่า 3 = ‘ &CO ‘ , ว่างไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ครอ่ มใดๆ
ขีดหรือผถู้ อื คา่ 1 = ขดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื , วา่ งไว้ คอื ไมไ่ ดข้ ดี ฆา่ หรอื ผถู้ อื
อตั ราค่าธรรมเนียม ใส่อตั ราคา่ ธรรมเนยี มทบ่ี รษิ ทั ฯ รบั ภาระเอง เชน่ เชค็ ต่างจงั หวดั
เลขท่ีบญั ชี ใส่เลขทบ่ี ญั ชกี ระแสรายวนั ของเชค็ จา่ ยใบน้ี
รหสั ธนาคารของเชค็ โปรแกรมจะแสดงรหสั ธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้
สาขาธนาคาร โปรแกรมจะแสดงสาขาธนาคาร จากฐานขอ้ มลู สมดุ บญั ชมี าให้

รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี ยงั ไมต่ อ้ งใส่ รอไปทาทเ่ี มนู “ บนั ทกึ เชค็ รบั ทผ่ี า่ น ”

STEP ค่า ว่าง = ยงั ไมน่ าเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี

ค่า B = นาเงนิ เขา้ ธนาคารสาหรบั เชค็ จา่ ยใบน้ี ,

คา่ C = ยกเลกิ เชค็ ใบน้ี ,

สถานะเชค็ Y = เชค็ ผ่าน , N = เชค็ คนื

วนั ท่ีนาฝาก ใชใ้ นกรณที เ่ี ป็นเชค็ รบั รอทาทข่ี นั้ ตอนนาฝากเชค็

วนั ที่เชค็ ผา่ น ใสว่ นั ทเ่ี ชค็ สามารถขน้ึ เงนิ ไดแ้ ลว้

รายละเอยี ดตงั้ แต่บรรทดั น้ี จะบนั ทกึ ในกรณที เ่ี ชค็ ใบน้ถี กู ปฏเิ สธการขน้ึ เงนิ (เชค็ คนื )

วนั ท่ีคืนเชค็ ใส่วนั ทเ่ี ชค็ ถูกธนาคารปฎเิ สธการขน้ึ เงนิ

วนั ที่ยกเลิกเชค็ กรณที ล่ี กู หน้ี ทาการยกเลกิ เชค็ เชน่ แจง้ อายดั เชค็

สาเหตกุ ารคืนเชค็ ใส่สาเหตุการคนื เชค็ เชน่ เงนิ ในบญั ชมี ไี มพ่ อ , ลายเซน็ เจา้ ของ

บญั ชไี มถ่ กู ตอ้ ง เป็นตน้

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุเพม่ิ เตมิ สาหรบั เชค็ ใบน้ี

4. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ "F10-SAVE" เพ่อื เกบ็ รายการเขา้ ระบบ

3.2 บนั ทึกรายการเชค็ จ่าย
264 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หวั ขอ้ น้ี คลา้ ยกบั การบนั ทกึ เชค็ จา่ ยเพ่อื รอทาจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี ซง่ึ เคยอธบิ ายแลว้ ใน
ระบบเจา้ หน้แี ละวเิ คราะหห์ น้ี หวั ขอ้ การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ค่าสนิ คา้

3.3 บนั ทึกถอนเงินสดใช้เป็นเงินสดย่อยในบริษทั

การเบกิ เงนิ สดยอ่ ยน้ี ควรบนั ทกึ ทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท เมนูบนั ทกึ รายการรายวนั
เพ่อื จะไดบ้ นั ทกึ บญั ชไี ปพรอ้ มกนั ดว้ ย โดยคยี ร์ ายการถอนเงนิ สดน้ี ทห่ี น้า F7- Link เพอ่ื ให้
จบั คใู่ บสาคญั ลงบญั ชรี ายการกบั ใบถอนใบน้ี ชว่ ยใหต้ รวจสอบรายการไดง้ า่ ย ( สามารถดกู าร
บนั ทกึ เอกสารหน้า LINK ไดท้ ห่ี วั ขอ้ การใชง้ าน ระบบบญั ชแี ยกประเภท )

วธิ กี ารบนั ทกึ ใบถอนน้จี ะคลา้ ยกบั การบนั ทกึ รายการธนาคารอ่นื ๆ แต่เลอื กรหสั
เอกสารธนาคารเป็น “ ถอนเงนิ สด “ ดงั ภาพล่าง

ภาพท่ี 7 : ตวั อย่างการถอนเงินสดเพื่อใช้จ่ายในบริษทั

หลงั จากบนั ทกึ รายการแลว้ เมอ่ื กลบั ออกมาดทู ห่ี น้าจอรายการเคล่อื นไหวบญั ชเี งนิ
ฝาก จะเหน็ รายการทเ่ี คยบนั ทกึ ไปแลว้ เชน่ รายการทบ่ี นั ทกึ ในระบบซอ้ื , ระบบขาย , ระบบ

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 265

ลกู หน้ี , ระบบเจา้ หน้ี , ระบบบญั ชแี ยกประเภท และบนั ทกึ เขา้ ไปโดยตรงทร่ี ะบบเชค็ และเงนิ
ฝากธนาคาร ดงั ภาพดา้ นล่างน้ี

ภาพท่ี 8 : หน้าจอ รายการเคลือ่ นไหวบญั ชีเงินฝากท่ีเคยบนั ทึกไว้

ทด่ี า้ นล่างจะมรี ายละเอยี ดของเอกสารธนาคารใบน้ี เพ่อื ตรวจสอบยอ้ นกลบั ไดส้ ะดวก เช่น
STEP ของเอกสาร , STATUS หรอื สถานะ ของเอกสาร , เอกสารถูกสรา้ งด้วย LOGIN ใด ,
ถกู แก้ไขด้วย LOGIN ใด , วนั ที่แก้ไขล่าสดุ , กรณเี ป็นเชค็ รบั ไดถ้ กู นาไป นาฝากด้วย
Payin เลขที่อะไร และลงบญั ชไี วท้ ใ่ี บสาคญั เลขทอ่ี ะไร ( Voucher # ), กรณเี ป็นเชค็ จา่ ย เชค็
ใบน้ี ลงบญั ชไี วท้ ใ่ี บสาคญั จ่ายเลขท่ีอะไร

266 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.