3201-2102 โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี

รายละเอียดท่ีให้แสดงในVC* เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ บญั ชจี ะใหร้ ายละเอยี ดในรายการรายวนั

(Voucher) มขี อ้ ความใดอตั โนมตั ิ

สภาวการณ์ลงบญั ชีที่ใช้*กรณที ต่ี อ้ งการบนั ทกึ บญั ชเี ฉพาะแบบ

อกั ษรนาเลขที่เอกสาร* อกั ษรทใ่ี ชน้ าเลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร หากไมต่ อ้ งการใช้รหสั

ประเภทของเอกสารนาหน้ากใ็ หแ้ กไ้ ขเองได้

บนั ทึกเอกสารแบบ หากตอ้ งการแยกเลม่ ใบปรบั ยอดเป็น 2 กรณคี อื เลม่ ทใ่ี ชใ้ น

การบนั ทกึ ปรบั ยอดเพม่ิ เพยี งอยา่ งเดยี วเพ่อื ป้องกนั การบนั ทกึ

ผดิ พลาด กใ็ หร้ ะบุคา่ เป็น "1" แต่ถา้ ใหป้ รบั ยอดลดไดอ้ ยา่ ง

เดยี ว ใหใ้ ส่คา่ เป็น "2" หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ าง

ระบบบญั ชกี ่อนจะเปลย่ี นแปลง หรอื ใชต้ ามทโ่ี ปรแกรม

จดั เตรยี มใหไ้ ปก่อน

ภาพท่ี 16 : หน้าจอบนั ทึกเล่มเอกสารประเภทใบปรบั ยอดสินค้า หน้าท่ี 2

หน้าที่ 2 จะเป็นขอ้ มลู ทใ่ี ชใ้ นโปรแกรมการผลติ Smartbiz MRP ใหข้ า้ มไปได้

ภาพที่ 17 : หน้าจอบนั ทึกรายละเอียดเลม่ ใบปรบั ยอดสินคา้ หน้าที่ 3 67
คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

อธิบายการบนั ทึกหน้าท่ี 3

รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พท์ อ่ี อกแบบไวท้ เ่ี มนู "ออกแบบฟอรม์ พมิ พ์

เอกสาร" ไวแ้ ลว้

ลาดบั ที่ 1- 5 (ดรู ายละเอยี ดการออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสารทห่ี วั ขอ้ "การออกแบบ

ฟอรม์ เอกสาร") ทงั้ น้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กแบบฟอรม์ พมิ พไ์ วไ้ ดห้ ลาย

แบบฟอรม์ โดยระบใุ หแ้ บบฟอรม์ ทใ่ี ชบ้ ่อยทส่ี ุดอยเู่ ป็นลาดบั ท่ี 1

2. บนั ทึกยอดสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดเม่ือเร่ิมใช้โปรแกรมครงั้ แรก

เมอ่ื จดั เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบแลว้ หวั ขอ้ น้ี จะเป็นการบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวด
ของสนิ คา้ คงคลงั ซง่ึ จะทาเพยี งครงั้ แรกทเี่ รมิ่ ใชง้ านโปรแกรมเทา่ นนั้ สาหรบั เดอื นต่อๆ ไปหรอื
งวดบญั ชถี ดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดใหเ้ องอตั โนมตั ิ การบนั ทกึ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ยกมา
ตน้ งวดมขี นั้ ตอนดงั น้ี

1. เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> WorkFlow ->‘ Set Balance data ’

2

3

1

ภาพท่ี 18 : เขา้ Workflow ของระบบบริหารสินคา้ คงคลง้ เพอ่ื บนั ทึกยอดยกมาต้นงวด

2. เลอื กเขา้ ทางานท่สี าขา ‘สานักงานใหญ่ ‘
3. เลอื ก "เล่มเอกสารใบปรบั ยอด" ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ท่ี ะเบยี นเลม่ เอกสาร (โปรแกรม
จะสรา้ งไวใ้ หแ้ ลว้ 1 เลม่ ท่านสามารถใชร้ ว่ มกบั รายการปรบั ยอดทวั่ ไปได้ )
4. จะเขา้ มาทร่ี ายการใบปรบั ยอด ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่

68 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบปรบั ยอดซง่ึ จะอธบิ ายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี
6. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

วันท่ขี องใบปรับยอด
เลขท่อี ้างอิงของใบปรับยอด
เลขท่ภี ายในของใบปรับยอด
เอกสารถกู ส่งั Lock ห้ามแก้ไขอย่หู รือไม่
N = ยอดยกมาก่อนใช้ระบบ , X = ยงั ไม่ลงบญั ชี , I = ลงบัญชี แต่ยงั ไม่ Post , ว่าง = Post แล้ว

C = Cancel

ภาพท่ี 19 : หน้าจอ brows จะแสงรายการใบปรบั ยอดที่ไดบ้ นั ทึกไว้

ภาพท่ี 20 : หน้าจอ การบนั ทึกใบปรบั ยอด

อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร
ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 69

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เล่ม เลม่ ทข่ี องใบปรบั ยอดทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน

เลขที่ เลขทข่ี องใบปรบั ยอด ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วนั ท่ี วนั ทข่ี องใบปรบั ยอด ใหใ้ ส่ยอดยกมาถอยไป 1 วนั ก่อนวนั เรม่ิ ใช้

ระบบเช่น วนั เรมิ่ ใชร้ ะบบ คอื 01/01/2558 วนั ทย่ี อดยกมาทใ่ี บปรบั

ยอดจะใส่เป็น 31/12/2557

แผนก เป็นรายการปรบั ยอดของแผนกใด

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุหรอื รายละเอยี ดของการปรบั ยอดครงั้ น้ี ในทน่ี ้เี ป็นการ

บนั ทกึ ยอดยกมาเพอ่ื เรม่ิ ใชร้ ะบบครงั้ แรก ใหใ้ สว่ า่ "บนั ทึกยอดยก

มาเร่ิมใช้ระบบ"

รปู แบบการ Post ระบรุ ปู แบบการ POST ของใบปรบั ยอดใบน้ี โปรแกรมจะดงึ ค่าจากท่ี

เคยกาหนดไวท้ ฐ่ี าน ขอ้ มลู สาขามาใหอ้ ตั โนมตั ิ

อธิบายการบนั ทึกส่วนรายการย่อย

PF ใส่ค่า P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย ใส่ค่า F ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้

ชนิ ดสินค้า ใสช่ นิดสนิ คา้ เช่น รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ

รหสั สินค้า ใสร่ หสั สนิ คา้ ทจ่ี ะยกยอดมา

ช่ือสินค้า ใส่ช่อื สนิ คา้ ทจ่ี ะยกยอดมา

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพมิ่ เตมิ ของแต่ละรายการสนิ คา้ (ถา้ ม)ี

คลงั ระบคุ ลงั สนิ คา้ ทท่ี าการปรบั ยอดสนิ คา้ รายการนนั้ ใบปรบั ยอด 1 ใบ

สามารถบนั ทกึ สนิ คา้ เขา้ คลงั สนิ คา้ ต่างกนั ได้

ลอ๊ ต ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทท่ี าการปรบั ยอด โดยกดป่มุ "END" เพ่อื เขา้ ไป

ใส่รายละเอยี ด สนิ คา้ เดยี วกนั อาจมกี ารซอ้ื เขา้ หลายล๊อต หาก

ตอ้ งการคมุ สต๊อคแยกลอ็ ตกใ็ หท้ าการบนั ทกึ แยกลอ็ ต

ภาพท่ี 21 : รายละเอียดลอ็ ตสินคา้ และปริมาณสินค้าคงคลงั

70 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จานวนเพ่ิม ใสจ่ านวนสนิ คา้ ทจ่ี ะปรบั เพม่ิ ในทน่ี ้เี ป็นการยกยอดมา จงึ ใส่แต่
จานวนเพมิ่
จานวนลด ใสจ่ านวนสนิ คา้ ทจ่ี ะปรบั ลด
ช่ือหน่วยนับ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื หน่วยนบั มาตรฐานของสนิ คา้ รายการน้ี
ราคาทุน ใส่ราคาทุนของสนิ คา้ ใชใ้ นรายงานทแ่ี สดงตน้ ทุนของสนิ คา้

การบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดทอ่ี ธบิ ายไปแลว้ เป็นการทางานเฉพาะครงั้ แรกทเ่ี รม่ิ ใช้
โปรแกรมเท่านนั้ สาหรบั ในงวดถดั ไป ไมต่ ้องมาบนั ทึกเองอีกแล้ว เพราะโปรแกรมจะทา
การยกยอดต้นงวดสินค้าคงเหลือไปงวดถดั ไปให้อตั โนมตั ิ

3. บนั ทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลงั

การบนั ทกึ รายการ" หรอื "Transaction" ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั จะมไี มม่ ากนกั
เน่อื งจากการเปลย่ี นแปลงของปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั เกดิ จากระบบอ่นื เชอ่ื มโยงขอ้ มลู เขา้ มา เช่น
ปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั เพม่ิ ขน้ึ จากการซอ้ื สนิ คา้ เขา้ และปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ลดลงจากการขาย
สนิ คา้ ใหล้ กู คา้ นอกเหนือจากนนั้ จะเป็นการเปลย่ี นแปลงทไ่ี มเ่ กดิ บอ่ ยครงั้ เช่นการตรวจนบั
สนิ คา้ ประจาปี ,การปรบั ยอดสนิ คา้ อาจเกดิ เน่อื งจากสนิ คา้ แตกหกั ชารดุ เสยี หาย ทาใหย้ อด
สนิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ ไมต่ รงกบั ในระบบคอมพวิ เตอร์ หรอื ทาการโอนยา้ ยสนิ คา้ ระหว่างคลงั
หลกั ไปยงั คลงั สารอง เป็นตน้ เอกสารทจ่ี ะบนั ทกึ มี 3 หวั ขอ้ ดงั น้ี

3.1 การ โอนสนิ คา้ ระหวา่ งคลงั
3.2 การบนั ทกึ สนิ คา้ จากการตรวจนบั จรงิ
3.3 การปรบั ยอดสนิ คา้ (วธิ กี ารบนั ทกึ เหมอื นกบั การบนั ทกึ สนิ คา้ คงเหลอื ตน้ งวด)

เมอ่ื ไหร่ควรใช้การบนั ทึกแบบตรวจนับสินค้า เม่อื ไหรใ่ ช้บนั ทึกปรบั ยอดสินค้า

การบนั ทกึ แบบตรวจนบั สนิ คา้ จะทาเมอ่ื มกี ารตรวจนบั สนิ คา้ จรงิ และไมท่ ราบปรมิ าณสนิ คา้ ท่ี
แตกต่างกนั ระหว่างปรมิ าณสนิ คา้ จรงิ กบั ในระบบคอมพวิ เตอร์ เมอ่ื บนั ทกึ ยอดเขา้ ไปโปรแกรมจะหา
ผลต่างทไ่ี ด้ ใส่เขา้ ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ แต่ถา้ ท่านทราบยอดสนิ คา้ จรงิ ในระบบคอมพวิ เตอรแ์ ลว้ และนา
รายงานน้ไี ปตรวจนบั กบั สนิ คา้ จรงิ ในคลงั สนิ คา้ แลว้ นาเอาผลต่างมาบนั ทกึ เอง กใ็ ชเ้ มนู บนั ทกึ ปรบั
ยอดสนิ คา้ โดยบนั ทกึ วา่ ปรบั ยอดเพม่ิ เป็นจานวนเทา่ ใดหรอื ปรบั ยอดลดเป็นจานวนเท่าใด

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 71

3.1 การโอนสินค้าระหว่างคลงั
1.เขา้ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> คลกิ Workflow -> คลกิ ท่ี ‘ ใบ โอนสินค้า

ระหว่างคลงั ’

2.เลอื กเขา้ ทางานท่ี "สาขา" ทต่ี อ้ งการ
3.เลอื กเลม่ "เอกสารใบโอนสนิ คา้ " ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ท่ี ะเบยี นเล่มเอกสาร
4.จะเขา้ มาทร่ี ายการ "ใบโอนสนิ คา้ " ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพมิ่
5.บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบโอนสนิ คา้ ซง่ึ จะอธบิ ายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี

ภาพที่ 22 : หน้าจอใบโอนสินคา้ ระหวา่ งคลงั

อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เล่มท่ี เล่มทข่ี องใบโอนทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน

เลขท่ี เลขทข่ี องใบโอน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขที่อ้างอิง เลขทอ่ี า้ งองิ ของใบโอน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วนั ท่ี วนั ทข่ี องใบโอน

จากคลงั ใส่รหสั หรอื ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะโอนสนิ คา้ ออกไป

เข้าคลงั ใส่รหสั หรอื คลงั สนิ คา้ ทจ่ี ะโอนสนิ คา้ เขา้ ไป

72 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุหรอื รายละเอยี ดของการโอนสนิ คา้ ครงั้ น้ี

การบนั ทึกส่วนรายการย่อย

PF ใสค่ า่ P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย

ใส่คา่ F ถา้ เป็นชุดสนิ คา้

ชนิ ดสินค้า ใสช่ นิดสนิ คา้ เชน่ รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ

รหสั สินค้า ใสร่ หสั สนิ คา้ ทจ่ี ะโอน

ช่ือสินค้า ใสช่ อ่ื สนิ คา้ ทจ่ี ะโอน

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุเพมิ่ เตมิ ของแต่ละรายการสนิ คา้ (ถา้ ม)ี

ลอ๊ ต ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทท่ี าการโอน หากจาไมไ่ ดใ้ หใ้ ช้ Hot seek จะ

แสดงรายการลอ๊ ตสนิ คา้ ทม่ี ใี นระบบมาใหเ้ ลอื ก

ภาพที่ 23 : หน้าจอแสดงรายการลอ๊ ตสินค้าขนึ้ มาให้เลอื ก

ภาพท่ี 24 หน้าจอแสดงหน่วยนับที่จะโอน และจานวนต่อหน่วยนับมาตรฐาน

จานวน กดป่มุ END เพ่อื ใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 73

ระบุจานวนสนิ คา้ ทจ่ี ะโอน หากเป็นหน่วยนบั อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่หน่วยนบั

มาตรฐานใหร้ ะบกุ ารแปลงหน่วยทใ่ี ชต้ ่อหน่วยนบั มาตรฐานไวด้ ว้ ย

เช่น 1 ชดุ = 2 เครอ่ื ง (เครอ่ื งเป็น หน่วยนบั มาตรฐาน)

ราคาทนุ ใส่ราคาทนุ ของสนิ คา้ เพ่อื ใชใ้ นการคดิ ตน้ ทนุ ของสนิ คา้

6. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

3.2 บนั ทึกจานวนสินค้าจากการตรวจนับสตอ๊ คจริง
สาหรบั ธุรกจิ ซอ้ื มาขายไปทม่ี สี นิ คา้ คงคลงั จาเป็นตอ้ งมกี ารตรวจนบั สนิ คา้ คงคลงั

ประจาปี หรอื บางธรุ กจิ อาจมกี ารตรวจนบั ทงั้ กลางปีและปลายปีเพ่อื เป็นการตรวจสอบวา่ มสี นิ คา้
จรงิ ในคลงั สนิ คา้ เทา่ ใด มมี ากหรอื น้อยกวา่ ปรมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื ในระบบคอมพวิ เตอร์ การท่ี
สนิ คา้ จากการตรวจนบั จรงิ กบั ในระบบคอมพวิ เตอรไ์ มต่ รงกนั เป็นเหตุการณ์ทเ่ี กดิ ขน้ึ ได้ เช่น
สนิ คา้ มกี ารแตกหกั เสยี หาย, ลมื บนั ทกึ เมอ่ื รบั คนื สนิ คา้ มาจากลกู คา้ หรอื มกี ารสญู หายไป

การบนั ทกึ ยอดสต๊อคจรงิ ทต่ี รวจนบั ไดส้ ามารถทาได้ 2 แบบ คอื
วธิ ที ่ี 1. นาจานวนทน่ี บั ไดจ้ รงิ มาบนั ทกึ เขา้ ทเ่ี มนูบนั ทกึ จานวนสนิ คา้ จากการตรวจนบั
สนิ คา้ หรอื ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ ซง่ึ โปรแกรมจะหายอดทแ่ี ตกต่างระหว่างยอดท่ี
ตรวจนบั ไดจ้ รงิ กบั จานวนสนิ คา้ ทม่ี ี ในระบบ คอมพวิ เตอรใ์ หอ้ ตั โนมตั ิ

วธิ ที ่ี 2.หาจานวนทแ่ี ตกต่างระหว่างยอดสต๊อคจรงิ กบั ยอดสต๊อคทไ่ี ดจ้ ากรายงาน
สนิ คา้ คงเหลอื เมอ่ื ไดจ้ านวนทแ่ี ตกต่าง เช่น สนิ คา้ ทน่ี บั ไดม้ มี ากกว่าทแ่ี สดงในรายงาน กจ็ ะ
เป็นยอดทต่ี อ้ งปรบั ยอดเพม่ิ หรอื ถา้ สนิ คา้ ทน่ี บั ไดม้ นี ้อยกว่าทแ่ี สดงในรายงาน กจ็ ะเป็นยอดท่ี
ตอ้ งปรบั ลดลง ซง่ึ เราจะบนั ทกึ โดยใช้ ใบปรบั ยอด

ในทน่ี ้จี ะอธบิ ายตามวธิ ที ่ี 1. คอื บนั ทกึ จานวนทต่ี รวจนบั ไดจ้ รงิ ท่ี "ใบตรวจนบั สนิ คา้ "
สาหรบั วธิ ที ่ี 2. ใหด้ วู ธิ กี ารบนั ทกึ รายการในหวั ขอ้ "บนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวด" ซง่ึ เป็นการบนั ทกึ
รายการดว้ ยใบปรบั ยอด

1. กดป่มุ enter หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทเ่ี มนู "บนั ทกึ การตรวจนบั สนิ คา้ และวตั ถุดบิ "
2. เลอื กเขา้ ทางานท่ี "สาขา" ทต่ี อ้ งการ
3. เลอื กเลม่ "เอกสารใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ " ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ท่ี ะเบยี น

เลม่ เอกสาร
4. จะเขา้ มาทร่ี ายการ "ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ " ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดย

กดป่มุ F3-เพมิ่
5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสาร ซง่ึ จะอธบิ ายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี

74 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 25 : หน้าจอรายการใบปรบั ยอดจากการตรวจนับสินค้า

ภาพที่ 26 : บางส่วนของหน้าจอใบปรบั ยอดจากการตรวจนับสินคา้

การบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร
ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz
Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร
เล่มท่ี เลม่ ทข่ี องใบตรวจนบั สนิ คา้ ทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน
เลขท่ี เลขทข่ี องใบตรวจนบั สนิ คา้ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ให้

อตั โนมตั ิ

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 75

วนั ที่ วนั ทข่ี องใบตรวจนบั สนิ คา้

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุหรอื รายละเอยี ดของการตรวจนบั สนิ คา้

รปู แบบการ Post ระบุรปู แบบการ POST ของใบตรวจนบั สนิ คา้ ใบน้ี โปรแกรมจะดงึ ค่า

จากทเ่ี คยกาหนดไวท้ ่ี ฐานขอ้ มลู สาขามาใหก้ ่อน

การบนั ทึกส่วนรายการย่อย

PF ใสค่ า่ P ถา้ เป็นสนิ คา้ ยอ่ ย ใส่คา่ F ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้

ชนิ ดสินค้า ใสช่ นิดสนิ คา้ เชน่ รหสั 1 คอื สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , รหสั 2 คอื วตั ถุดบิ

รหสั สินค้า ใส่รหสั สนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้

ช่ือสินค้า ใสช่ ่อื สนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพมิ่ เตมิ ของแต่ละรายการสนิ คา้ (ถา้ ม)ี

คลงั ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้

ลอ๊ ต ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทต่ี รวจนบั ได้

จานวนที่นับได้ ใสจ่ านวนทต่ี รวจนบั ได้

6. บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

3.3 บนั ทึกปรบั ยอดสินค้า

หวั ขอ้ น้มี วี ธิ กี ารบนั ทกึ เหมอื นกบั การบนั ทกึ ยอดกยกมาตน้ งวด ซง่ึ มที งั้ การปรบั ลดยอด
สนิ คา้ และปรบั เพม่ิ ยอดสนิ คา้ เขา้ มาในระบบ

4. รายงานที่ใช้ตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์

รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบวา่ ขอ้ มลู ทเ่ี ราบนั ทกึ เขา้ ไปนนั้
ครบถว้ นหรอื ไมโ่ ดยมใี ห้เลอื กพมิ พห์ ลายรายงาน ในทน่ี ้ขี อเลอื กบางรายงานทใ่ี ชบ้ ่อยๆ ดงั น้ี
(วธิ กี ารพมิ พร์ ายงานใหด้ รู ายละเอยี ดไดท้ ห่ี วั ขอ้ "วธิ พี มิ พร์ ายงาน")

1. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบแบบ FIFO
รายงานน้เี ป็นการควบคุมปรมิ าณทร่ี บั เขา้ และจา่ ยออก ซง่ึ ในตวั รายงานน้จี ะแสดงให้
ทราบว่า มปี รมิ าณสนิ คา้ และวตั ถุดบิ ทร่ี บั เขา้ และจา่ ยออกไปเป็นเทา่ ใด และปรมิ าณทค่ี งเหลอื
อยยู่ งั คงมเี ท่าใด โดยจะคานวณ สนิ คา้ /วตั ถุดบิ และตน้ ทุน โดยใชห้ ลกั การว่าถา้ ซอ้ื เขา้ มาก่อนก็
จะตดั สนิ คา้ และวตั ถุดบิ นนั้ ออกไปก่อนตามลาดบั โดย
จะแสดงใหเ้ หน็ วนั ทข่ี องรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ และเลขทใ่ี บสาคญั รบั และใบสาคญั จา่ ย นอกจากน้ยี งั
บอกใหท้ ราบถงึ ตน้ ทนุ ต่อหน่วยของสนิ คา้ และตน้ ทุนรวมทงั้ หมดดว้ ย

76 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบแบบ AVERAGE

รายงานน้เี ป็นการควบคมุ ปรมิ าณสนิ คา้ ทร่ี บั เขา้ และจา่ ยออกเช่นเดยี วกบั รายงาน
ขา้ งตน้ เพยี งแต่จะ แตกต่างกนั ท่ี วธิ คี านวณราคาสนิ คา้ ทต่ี ่างออกไปเท่านนั้ สว่ นรายละเอยี ดท่ี
แสดงใหเ้ หน็ ในรายงานจะมเี หมอื นกนั โดย จะคานวณสนิ คา้ /วตั ถุดบิ รวมทงั้ ตน้ ทุนดว้ ยวธิ เี ฉลย่ี
จากการซอ้ื และการขายทุกครงั้ คอื แสดงใหเ้ หน็ ปรมิ าณวตั ถุดบิ ท่ี รบั เขา้ -จา่ ยออกและปรมิ าณ
คงเหลอื โดยจะแสดงใหเ้ หน็ เลขทข่ี องใบสาคญั รบั -จา่ ยของแต่ละวนั ทม่ี กี ารรบั สนิ คา้ เขา้ และจา่ ย
ออก พรอ้ มทงั้ แสดงตน้ ทนุ ของสนิ คา้ ต่อหน่วยและตน้ ทุนเฉลย่ี ทงั้ หมดดว้ ย

3. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบ ดเู ฉพาะจานวนสินค้า

รายงานน้เี ป็นการควบคุมปรมิ าณสนิ คา้ รบั เขา้ และจา่ ยออกเชน่ เดยี วกนั แต่ต่างจาก
รายงาน สนิ คา้ แบบ FIFO, AVERAGE ตรงทร่ี ายงานสนิ คา้ น้จี ะแสดงเฉพาะปรมิ าณสนิ คา้ ท่ี
รบั เขา้ และจา่ ยออก และปรมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื โดยจะแสดงใหเ้ หน็ วนั ทข่ี องรายการทเ่ี กดิ ขน้ึ
และเลขทข่ี องใบสาคญั รบั - สาคญั จา่ ย สาหรบั ราคาตน้ ทุน ต่อหน่วยของสนิ คา้ และราคาทนุ รวม
ของสนิ คา้ จะดไู ดจ้ ากรายงานแบบ FIFO, AVERAGE

4. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบคงเหลือแยกหรอื รวมคลงั

รายงานน้เี ป็นการแสดงปรมิ าณสนิ คา้ คงเหลอื ในชว่ งเวลาทต่ี อ้ งการจะทราบ ซง่ึ ผใู้ ชจ้ ะ
ทราบวนั เดอื น ปีของเอกสารจากใบสาคญั รบั และจา่ ย โดยจะแสดงปรมิ าณทร่ี บั หรอื จา่ ยในแต่
ละเอกสาร ส่วนราคา ตน้ ทุนหรอื ตน้ ทนุ เฉลย่ี และตน้ ทนุ รวมในรายงานสนิ คา้ แบบแยกหรอื รวม
คลงั จะไมแ่ สดงในรายงานน้ี แต่สามารถดไู ดจ้ ากรายงาน
สนิ คา้ และวตั ถุดบิ แบบ AVERAGE หรอื แบบ FIFO

5. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบคงเหลือตามคลงั ต่างๆ

รายงานน้จี ะแสดงใหท้ ราบถงึ ยอดคงเหลอื ของสนิ คา้ และวตั ถุดบิ ตามคลงั ต่างๆ ทม่ี อี ยู่
โดยจะแสดงช่อื สนิ คา้ ,รหสั สนิ คา้ และยอดคงเหลอื ของสนิ คา้ ทม่ี เี หลอื อยตู่ ามคลงั ต่างๆ นอกจาก-
น้ียงั แสดงมลู ค่าคงเหลอื และราคาต่อหน่วยใหท้ ราบดว้ ย

6. รายงานมลู ค่าสินค้าคงเหลือ

รายงานน้เี ป็นการแสดงปรมิ าณยอดคงเหลอื สนิ คา้ และวตั ถุดบิ ซง่ึ จะแสดงช่อื สนิ คา้ ,

รหสั สนิ คา้ , ยอดคงเหลอื ของสนิ คา้ ตามหน่วยนบั มาตรฐานทไ่ี ดบ้ นั ทกึ ยอดยกมาของสนิ คา้ ,

จานวนสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ , จานวนสนิ คา้ ทข่ี ายออก, ปรมิ าณสนิ คา้ ทป่ี รบั ปรงุ แลว้ , ยอดคงเหลอื ของ

สนิ คา้ , มลู ค่ายกมาของสนิ คา้ , มลู คา่ สนิ คา้ ทข่ี ายได้ และมลู ค่าคงเหลอื ทงั้ สน้ิ

ขอแนะนารายงานวเิ คราะหบ์ างสว่ น ดงั น้ี

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 77

1. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบที่ให้กาไรหรือมลู ค่าขายสงู เรียงลาดบั
รายงานน้เี ป็นการวเิ คราะหส์ นิ คา้ และวตั ถุดบิ ทส่ี รา้ งกาไรหรอื มปี รมิ าณการจาหน่าย
สงู สดุ ซง่ึ สามารถเลอื กการแสดงรายงานตามลาดบั ไดต้ งั้ แต่ลาดบั ท่ี 1 ถงึ ลาดบั ท่ี 10 หรอื
ตอ้ งการใหแ้ สดงทุกลาดบั ของสนิ คา้ ทส่ี นใจ หรอื ของสนิ คา้ ทงั้ หมดกไ็ ด้ ในตวั รายงานจะแสดงให้
ทราบชอ่ื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , หน่วยนบั มาตรฐาน, ปรมิ าณสนิ คา้ ทจ่ี าหน่ายไป, มลู คา่ การจาหน่าย
ตน้ ทนุ ขายและกาไรขนั้ ตน้ ซง่ึ สามารถดไู ดท้ งั้ ทค่ี ดิ เป็นจานวนเงนิ หรอื คดิ เป็นเปอรเ์ ซน็ ตก์ ไ็ ด้

2. รายงานสินค้าที่ไมม่ กี ารขาย
รายงานน้เี ป็นการแสดงรายงานสนิ คา้ ทไ่ี มม่ กี ารขาย โดยจะแสดงเฉพาะสนิ คา้ ทม่ี ยี อด
คงคลงั เท่านนั้ หากสนิ คา้ ใดทไ่ี มม่ ยี อดคงเหลอื อยู่ รายงานน้จี ะไมแ่ สดงรายการใหเ้ หน็ เลย
แมว้ ่าจะเป็นสนิ คา้ ทไ่ี มม่ กี ารขายกต็ าม ในรายงานจะแสดงใหท้ ราบช่อื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , หน่วย
นบั มาตรฐาน, ยอดคงเหลอื , วนั ทข่ี ายลา่ สดุ , ยอดขายจากตน้ ปี และมลู คา่ ทข่ี ายไดท้ งั้ หมด

3. รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า
รายงานสนิ คา้ คา้ งสง่ แยกตามสนิ คา้ เป็นรายงานทแ่ี สดงปรมิ าณสนิ คา้ ทย่ี งั ไมจ่ ดั ส่งให้
ลกู คา้ ซง่ึ จะทาให้ ผปู้ ระกอบการ ทราบวา่ มสี นิ คา้ และวตั ถุดบิ ชนดิ ใดบา้ งทถ่ี งึ กาหนดส่งและยงั
ไมจ่ ดั ส่งใหล้ กู คา้ โดยรายงาน จะแสดงใหท้ ราบวนั ท่ี ทถ่ี งึ กาหนดส่งสนิ คา้ , เลขทข่ี องใบรบั
คาสงั่ ขาย, ชอ่ื ลกู คา้ , ยอดสงั่ ซอ้ื , จานวนทค่ี า้ งสง่ และ หน่วยนบั มาตรฐานในใบรบั คาสงั่ ซอ้ื

4. รายงานสินค้าค้างรบั แยกตามสินค้า
รายงานน้เี ป็นการแสดงรายงานสนิ คา้ คา้ งรบั แบบแยกตามสนิ คา้ จะทาใหท้ ราบถงึ
วนั ทถ่ี งึ กาหนดรบั สนิ คา้ , เลขทใ่ี บสงั่ ซอ้ื , บรษิ ทั ผจู้ าหน่าย, ปรมิ าณสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื , ปรมิ าณ
สนิ คา้ คา้ งรบั และหน่วยนบั มาตรฐานในการสงั่ ซอ้ื สนิ คา้

5. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบคงเหลือ ค้างรบั /ค้างส่งและต้นทุนเฉล่ีย
สาหรบั รายงานน้เี ป็นทราบความเคล่อื นไหวของสนิ คา้ และวตั ถุดบิ คงเหลอื ทงั้ แบบ
คา้ งรบั และคา้ งส่ง อกี ทงั้ ยงั แสดงตน้ ทนุ เฉลย่ี ใหท้ ราบดว้ ย การตรวจสอบสนิ คา้ คา้ งรบั /คา้ งสง่ น้ี
สามารถเลอื กดตู ามทต่ี อ้ งการ ไดร้ ายละเอยี ดทผ่ี ใู้ ชจ้ ะทราบไดจ้ ากรายงานน้ี คอื ช่อื สนิ คา้ ,
รหสั สนิ คา้ , ปรมิ าณคงเหลอื , หน่วยนบั มาตรฐาน, ราคาต่อหน่วย, มลู คา่ คงเหลอื ทงั้ สน้ิ , จานวน
สนิ คา้ คา้ งรบั , จานวนสนิ คา้ คา้ งสง่ และยอดเงนิ สุทธทิ งั้ สน้ิ

6. รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบท่ีถึงจดุ สงั่ ซื้อ

78 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รายงานน้เี ป็นรายงานสนิ คา้ และวตั ถุดบิ ทถ่ี งึ จดุ สงั่ ซอ้ื ซง่ึ จะมปี ระโยชน์ต่อการ

บรหิ ารงาน ดา้ นการควบคมุ สต๊อคสนิ คา้ และการวางแผนการขาย และโปรโมชนั่ นอกจากจะ

แสดงช่อื สนิ คา้ , รหสั สนิ คา้ , หน่วยนบั ของสนิ คา้ , ยอดคงเหลอื , ปรมิ าณสนิ คา้ ทถ่ี งึ จดุ สงั่ ซอ้ื

แลว้ ยงั แสดงใหท้ ราบปรมิ าณสนิ คา้ /วตั ถุดบิ คา้ งรบั - คา้ งส่งและยอดสงั่ เพม่ิ ดว้ ย นอกจากนนั้ ยงั

แสดงใหท้ ราบราคาตน้ ทนุ ทซ่ี อ้ื สนิ คา้ ชุดลา่ สดุ น้ดี ว้ ย

7. รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้า

รายงานน้เี ป็นรายงานแสดงการเคลอ่ื นไหวของสนิ คา้ แสดงใหเ้ หน็ ถงึ ยอดซอ้ื เขา้ , ขาย
ออก, ลดหน้ี, เพม่ิ หน้ี โดยแสดงเป็นยอดรวมของจานวนทม่ี กี ารเคล่อื นไหวในช่วงเวลาทก่ี าหนด

คาถามท้ายบท

คาถาม

Q1 มเี อกสารใดบา้ งทม่ี ผี ลต่อปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั (ยอดสต๊อค)
Q2 เมอ่ื เรมิ่ ใชโ้ ปรแกรม จะบนั ทกึ รายการชอ่ื สนิ คา้ มอี ยใู่ นกจิ การ หรอื ช่อื หน่วยนบั ของสนิ คา้ ไดท้ เ่ี มนู

ใด
Q3 ถา้ ผใู้ ชง้ านยงั ไมไ่ ดจ้ ดั แบง่ กลุ่มสนิ คา้ ไวเ้ ลย จะมาจดั แบ่งภายหลงั ไดห้ รอื ไม่
Q4 โปรแกรมรองรบั การสรา้ งคลงั สนิ คา้ ไดก้ ค่ี ลงั และรองรบั จานวนตวั เลขของมลู ค่าขายไดเ้ ท่าไหร่
Q5 จะบนั ทกึ รายการสนิ คา้ คงคลงั ยกมาจากระบบงานเดมิ ทา โดยการเลอื กประเภทเอกสารชอ่ื อะไร
Q6 ถา้ ขณะบนั ทกึ รายการ INVOICE มกี ารซอ้ื สนิ คา้ เขา้ สต๊อครายการใหม่ ซง่ึ ยงั ไมเ่ คยบนั ทกึ ช่อื

สนิ คา้ น้ี ในฐานขอ้ มลู จะสามารถเพม่ิ สนิ คา้ นนั้ ไดข้ ณะทาการซอ้ื เขา้ หรอื ไม่?
Q7 ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมเดบติ บญั ชชี ่อื ว่า "ซอ้ื เชอ่ื -เครอ่ื งเขยี น" สาหรบั สนิ คา้ ในกลุ่ม"

เครอ่ื งเขยี น" เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ เอกสารซอ้ื เช่อื ทาไดโ้ ดยกาหนดรหสั บญั ชที ต่ี อ้ งการไวท้ ใ่ี ด
Q8 หากตอ้ งการเพมิ่ เล่มเอกสารใบปรบั ยอดสนิ คา้ , ใบโอนสนิ คา้ ระหว่างคลงั หรอื ใบบนั ทกึ

ปรมิ าณทต่ี รวจนบั ได้ จะทาไดท้ เ่ี มนูใด

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 79

คาถามท้ายบท ( ต่อ)

คาถาม

Q9 จงบอกชนดิ ของสนิ คา้ ทม่ี ใี หเ้ ลอื กในฐานขอ้ มลู สนิ คา้ วา่ มอี ะไรบา้ ง
Q10 ถา้ จะสรา้ งชุดสนิ คา้ โดยใน 1 ชดุ สนิ คา้ ประกอบดว้ ยชุดสนิ คา้ ยอ่ ยซอ้ นๆกนั ไดห้ รอื ไม่ ? ถา้ ไดจ้ ะ

ทาไดก้ ช่ี ดุ ?

เฉลย คาถามท้ายบท

A1 เอกสารทม่ี ผี ลต่อยอดสต๊อคไดแ้ ก่ INVOICE - ใบลดหน้ี ใบเพมิ่ หน้ี ซอ้ื , INVOICE -ใบลดหน้ี

ใบ เพม่ิ หน้ี ขาย, ใบปรบั ยอดสนิ คา้ , ใบตรวจนบั สนิ คา้ ทน่ี บั ได้
A2 บนั ทกึ รายการสนิ คา้ ไดท้ เ่ี มนู "เพมิ่ /แกไ้ ขรายการสนิ คา้ " หรอื ขณะบนั ทกึ รายการซอ้ื -ขาย

บนั ทกึ ชอ่ื หน่วยนบั สนิ คา้ ไดท้ เ่ี มนู "เพม่ิ /แกไ้ ขหน่วยนบั สนิ คา้ " หรอื ขณะบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู สนิ คา้
A3 ถา้ ผใู้ ชง้ านยงั ไมเ่ คยจดั กลุม่ ของสนิ คา้ ไวเ้ ลย สามารถมาจดั กลมุ่ ของสนิ คา้ ไดเ้ องภายหลงั โดยใน

เบอ้ื งตน้ ใหต้ งั้ เป็นกล่มุ สนิ คา้ ‛ไมร่ ะบุ‛ ไปก่อน
A4 โปรแกรมรองรบั ใหส้ รา้ งคลงั สนิ คา้ ไดถ้ งึ 10,000 คลงั สนิ คา้ รองรบั จานวนหลกั ของมลู คา่ ขายไดถ้ งึ

แสนลา้ น
A5 เมนู"ใบปรบั ยอดสนิ คา้ "
A6 ได้ เมอ่ื อยทู่ ห่ี น้าจอ INVOICE ใหแ้ ถบสวา่ งอยทู่ ่ี "สนิ คา้ " จากนนั้ ใช้ Hot seek สามารถกด F3

เพ่อื เพม่ิ รายการสนิ คา้ รายการใหมไ่ ดเ้ ลย และเมอ่ื F10 เกบ็ ขอ้ มลู เรยี บรอ้ ยแลว้ โปรแกรมจะทา
การเพม่ิ รายการสนิ คา้ น้ีใหอ้ ตั โนมตั ทิ งั้ ใน INVOICE ทบ่ี นั ทกึ อยแู่ ละในฐานขอ้ มลู ของเมนู "เพิม่ /
แก้ไขรายการสินค้าและวตั ถดุ ิบ" กจ็ ะมชี อ่ื
สนิ คา้ น้เี ป็นขอ้ มลู ทเ่ี กบ็ ไวแ้ ลว้
A7 ใหร้ ะบุทก่ี ลุม่ สนิ คา้ "เครอื่ งเขยี น" ทห่ี วั ขอ้ "บญั ชีซ้ือเชือ่ "
A8 ทาไดท้ เ่ี มนู "กาหนดเล่มเอกสารและการเชือ่ มโยง"
A9 ชนิดของสนิ คา้ มี สนิ คา้ สาเรจ็ รปู , วตั ถุดบิ , สนิ ทรพั ย,์ วสั ดปุ ระกอบ, วสั ดปุ ะผวิ , บรกิ าร,

วสั ดุหบี หอ่ , อาคาร, ทด่ี นิ , สนิ ทรพั ย์
A10 ทาได้ และทาไดแ้ ทบจะไมจ่ ากดั

80 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

บทที่ 4

ระบบจดั ซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ
Purchase Order and Purchase Analysis System

ภาพรวมการทางานในระบบซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ

หลงั จากเตรยี มฐานขอ้ มลู ของสนิ คา้ และยอดยกมาของสนิ คา้ คงคลงั ในระบบควบคุม
สนิ คา้ คงคลงั แลว้ ขนั้ ตอนต่อไปกค็ อื การซอ้ื สนิ คา้ เขา้ คลงั สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นธุรกจิ บรกิ ารกเ็ ป็น
การจา้ งทางานกบั ผใู้ หบ้ รกิ าร การซอ้ื สนิ คา้ แลว้ จา่ ยเงนิ หลงั จากไดร้ บั สนิ คา้ หรอื บรกิ าร จะเป็น
การบนั ทกึ ซอ้ื สด แต่ถา้ ไดร้ บั เครดติ จากผจู้ าหน่ายหรอื ผใู้ หบ้ รกิ าร กจ็ ะเป็น การบนั ทกึ ซอ้ื เชอ่ื
นอกจากน้ี หากมกี ารสง่ คนื สนิ คา้ ทไ่ี มต่ รงตามใบสงั่ ซอ้ื กจ็ ะบนั ทกึ ลดหน้ี เป็นตน้ ในระบบซอ้ื
มขี นั้ ตอนการทางาน 4 สว่ น คอื

1. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบ เป็นการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของระบบซอ้ื แต่เมอ่ื
บนั ทกึ แลว้ จะเชอ่ื มโยงไปใชก้ บั ระบบเจา้ หน้ดี ว้ ย เชน่ ฐานขอ้ มลู รายชอ่ื ผจู้ าหน่ายเมอ่ื บนั ทกึ ท่ี
ระบบน้แี ลว้ กจ็ ะไปเป็นฐานขอ้ มลู ของเจา้ หน้ดี ว้ ย

2. การบนั ทึกยอดยกมาของระบบซื้อ หวั ขอ้ น้จี ะอธบิ ายทร่ี ะบบเจา้ หน้ี

3. การบนั ทึกรายการค้าในระบบซื้อ เป็นการบนั ทกึ เอกสารในระบบซอ้ื ไดแ้ ก่
ใบสงั่ ซอ้ื , กรณที เ่ี ป็นการซอ้ื สดกจ็ ะไดร้ บั เป็นบลิ ซอ้ื สด หากซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เช่อื กไ็ ดร้ บั บลิ ซอ้ื
ซอ้ื หรอื เรยี กเตม็ วา่ "ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี/ใบกากบั ภาษี"

4. การพิมพร์ ายงานตรวจสอบและวิเคราะห์ เป็นการพมิ พร์ ายงานออกมา
ตรวจสอบรายการทบ่ี นั ทกึ เขา้ ไป , รายงานตดิ ตามการทางาน และรายงานวเิ คราะห์

ในทน่ี ้จี ะยกตวั อยา่ งของกจิ การทจ่ี ดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เน่อื งจากมรี ายละเอยี ด ท่ี
มากกวา่ กจิ การทไ่ี มไ่ ดจ้ ดทะเบยี นภาษมี ลู ค่าเพมิ่ เช่น การบนั ทกึ อตั ราภาษมี ลู คา่ เพ่ิม
รายละเอยี ดของเอกสารเพ่อื ใชแ้ สดงในรายงานภาษมี ลู ค่าเพม่ิ และถา้ เป็นรายการคา้ หรอื
ค่าบรกิ ารทก่ี จิ การมหี น้าทห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไว้ กม็ ตี วั อยา่ งการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยไวเ้ ป็น
พเิ ศษ

การอธบิ ายต่อไปน้จี ะเรยี งลาดบั ตาม flow การทางานดา้ นลา่ งน้ี

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 81

ภาพท่ี 1 : ภาพรวมขนั้ ตอนการทางานของระบบซื้อและสงั่ ซื้อสินค้า

ภาพท่ี 2 : การเช่ือมโยงระหวา่ งระบบซื้อกบั ระบบอื่นที่เก่ียวขอ้ ง

82 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบจดั ซื้อและวิเคราะหซ์ ื้อ

เมอ่ื จะใชง้ านระบบจดั ซอ้ื ขนั้ ตอนแรกคอื การเตรยี มฐานขอ้ มลู ทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบมดี งั น้ี
บนั ทกึ รายชอ่ื ผจู้ าหน่าย
สรา้ งเลม่ เอกสารหากตอ้ งการเพมิ่ เตมิ จากทร่ี ะบบจดั เตรยี มไวใ้ ห้

ภาพที่ 3 : ลาดบั การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบจดั ซื้อ

1.1 เพิ่มรายช่ือผจู้ าหน่าย
1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ Setup Master Files’

เขา้ เมนู ‘ เพ่ิมและแก้ไขรายชื่อผจู้ าหน่าย ‘

2
3

1

ภาพท่ี 4 : การเขา้ Workflow เพื่อ setup masterfiles ระบบซื้อ

2. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิม่
3.บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู เขา้ ระบบคอมพวิ เตอร์

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 83

ภาพท่ี 5 : หน้าจอการบนั ทึกข้อมูลผจู้ าหน่าย หน้าท่ี 1

อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 1

รหสั ใสร่ หสั ของผจู้ าหน่าย (ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ตั โนมตั ิ)

ช่ือภาษาไทย ใสช่ อ่ื ผจู้ าหน่าย ภาษาไทย

ชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชอ่ื ยอ่ ผจู้ าหน่าย เพ่อื ชว่ ยในการคน้ หาขณะบนั ทกึ รายการ

ท่ีอย่ภู าษาไทย ใสท่ อ่ี ยขู่ องผจู้ าหน่าย ทเ่ี ป็นภาษาไทย

ชื่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ผจู้ าหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2

ชื่อย่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ยอ่ ของผจู้ าหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2

ที่อย่ภู าษา 2 ใสท่ อ่ี ยขู่ องผจู้ าหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2

รหสั ไปรษณีย์ ใสร่ หสั ไปรษณยี ์

โทรศพั ท์ ใสเ่ บอรโ์ ทรศพั ท์

FAX ใสเ่ บอรโ์ ทรสารบนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดป่มุ Page Down เพอ่ื ไปหน้า

ถดั ไป หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ แถบดา้ นบน "หน้าท่ี 2"

84 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพท่ี 6 : หน้าจอการบนั ทึกขอ้ มูลผจู้ าหน่าย หน้าที่ 2

อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 2 ถา้ ผจู้ าหน่ายรายนนั้ เป็นนติ บิ ุคคลใหใ้ สค่ ่า "Y" ถา้ เป็นบคุ คล
เป็นนิติบคุ คล ธรรมดาใสค่ า่ "N"
เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษี ใชใ้ นรายงานสง่ สรรพากรเช่น ภ.ง.ด.
เลขผเู้ สียภาษี 53
หากเป็นบุคคลธรรมดาใหใ้ สเ่ ลขทบ่ี ตั รประชาชนเพอ่ื ใชใ้ น
เลขที่บตั รประชาชน รายงาน ภ.ง.ด. 3

รหสั บญั ชี* ระบบุ ญั ชหี น้าท่ี "เจา้ หน้กี ารคา้ " ทใ่ี ชใ้ นการบนั ทกึ บญั ชี
ทีอ่ ย่ทู ีใ่ ช้ติดต่อ
ที่อย่ภู าษาไทย ทอ่ี ยใู่ นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกบั ทอ่ี ยใู่ นหน้าแรก
ที่อย่ภู าษา 2 ทอ่ี ยใู่ นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกบั ทอ่ี ยใู่ นหน้าแรก ภาษาท่ี 2
รหสั ป.ณ. ใส่รหสั ไปรษณยี ์

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 85

หมายเหตใุ บรบั วางบิล ใส่หมายเหตุทจ่ี ะใหแ้ สดงในใบรบั วางบลิ ของผจู้ าหน่ายรายน้ี
หมายเหตภุ าษาไทย หมายเหตุอ่นื ๆ ทต่ี อ้ งการบนั ทกึ เกบ็ ไว้
หมายเหตภุ าษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2
EMAIL Email address ของผจู้ าหน่าย

ภาพท่ี 7 : หน้าจอการบนั ทึกขอ้ มูลผจู้ าหน่าย หน้าท่ี 3

อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 3

เครดิตเทอม ระบุเครดติ เทอมทไ่ี ดร้ บั จากผจู้ าหน่ายรายน้ี

วงเงินเครดิต วงเงนิ เครดติ ทไ่ี ดร้ บั จากผจู้ าหน่ายรายน้ี

ชื่อผตู้ ิดต่อ ผทู้ ต่ี ดิ ต่อประจาเมอ่ื ตอ้ งการตดิ ต่อกบั ผจู้ าหน่ายบรษิ ทั น้ี

กาหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการวางบลิ

กาหนดเกบ็ เงิน ใส่เงอ่ื นไขในการเกบ็ เงนิ

ชนิด VAT ผจู้ าหน่ายนิตบิ คุ คล ไดจ้ ดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ไวแ้ บบใด

เป็นสานักงานใหญ่หรอื ไม่ ? ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ ใสค่ ่า ‘Y’ ถา้ เป็นสาขาใส่คา่ ‘N’

รหสั สาขาในรายงานภาษี ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ใส่ ‘00000’, ถา้ เป็นสาขาใสร่ หสั สาขานนั้

ชื่อสาขาในรายงานภาษี ถา้ เป็นสานกั งานใหญ่ใส่ ‘สนญ.’ , ถา้ เป็นสาขาใส่ชอ่ื สาขา

หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชกี ่อนจะเปลย่ี นแปลง

1.2 สรา้ งเล่มเอกสารที่ใช้ในระบบจดั ซื้อ

86 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

โปรแกรมไดจ้ ดั เตรยี มเลม่ เอกสารทต่ี อ้ งใชใ้ นระบบซอ้ื และวเิ คราะหซ์ อ้ื ไวแ้ ลว้ ประเภท
เอกสารละ 1 เลม่ เชน่ ใบสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ 1 เลม่ ,ใบส่งของซอ้ื เช่อื 1 เลม่ แต่ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการ
เพม่ิ เตมิ เล่มเอกสาร กส็ ามารถทาการเพม่ิ ได้ ถงึ 1 หมน่ื เลม่

1.เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ Setup Master Files
เขา้ เมนู ’ A-กาหนดเล่มของเอกสารและการเช่ือมโยงในระบบซื้อ ‘

2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน
3. เลอื กประเภทเอกสารทต่ี อ้ งการ เช่น ‘ PO’ คอื ‘ใบสงั่ ซอ้ื ‘
4. เลอื กเล่มเอกสาร เชน่ เลม่ ท่ี 001 ช่อื "ใบสงั่ ซอ้ื ’

ภาพท่ี 8 : หน้าจอให้เลอื กประเภทเอกสารก่อนเพิ่มเล่มเอกสาร

ภาพที่ 9 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสาร หน้าท่ี 1 87

อธิบายการบนั ทึกหน้าที่ 1

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มา

รหสั เล่มเอกสาร เลขทข่ี องเลม่ เอกสารทต่ี อ้ งการเพม่ิ เป็นตวั เลขหรอื ตวั อกั ษรกไ็ ด้

ช่ือ (ไทย) ช่อื เลม่ เอกสาร

ช่ือ (ภาษา 2) ชอ่ื เลม่ เอกสารในภาษา 2 เชน่ ภาษาองั กฤษ

รปู แบบการ Running ว่าง = Running แบบเดมิ ,ใส่ค่า 1, 2 Running โดยขน้ึ ตน้ ดว้ ย พ.ศ

หรอื ค.ศ. ตามดว้ ยเดอื น

จานวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี า่ ระหวา่ ง 4 ถงึ 7

เลขท่ีเริ่มต้น เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารในเล่มน้ี ถา้ วา่ งไวจ้ ะเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี 1

ลงบญั ชีที่สมดุ รายวนั * เล่มเออกสารน้จี ะใหโ้ ปรแกรมสรา้ งรายการรายวนั ไวท้ ส่ี มดุ เลม่ ใด

รายละเอียดท่ีให้แสดงในVC* เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ บญั ชจี ะใหห้ วั รายการรายวนั มขี อ้ ความใด

อตั โนมตั ิ

สภาวการณ์ลงบญั ชีที่ใช้*กรณที ต่ี อ้ งการบนั ทกึ บญั ชเี ฉพาะแบบ

อกั ษรนาเลขที่เอกสาร* อกั ษรทใ่ี ชน้ าเลขทอ่ี า้ งองิ ของเอกสาร หากไมต่ อ้ งการใช้

ประเภทของเอกสารกใ็ หแ้ กไ้ ขเองได้

Default สถานะส่งเอกสารเป็นการทางานกบั Cloud Application และ การ Online

0 - รอตรวจสอบ คอื เมอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารแลว้ โปรแกรมจะยงั ไมส่ ่งขอ้ มลู ให้

1 - พรอ้ มส่ง คอื เมอ่ื ทาการบนั ทกึ เอกสารแลว้ พรอ้ มจะ Upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud

ว่าง - ไมส่ ่ง คอื ไมต่ อ้ งการ upload ขอ้ มลู ขน้ึ Cloud

ภาพท่ี 10 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสาร หน้าที่ 3

อธิบายการบนั ทึกหน้าท่ี 3

88 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน้าน้เี พอ่ื กาหนดวา่ ตาแหน่งใดมสี ทิ ธใิ ์ นการ approve เอกสาร เพอ่ื ใชง้ าน Mobile Approve

รหสั ตาแหน่ง เลอื กตาแหน่งงานทต่ี อ้ งการกาหนดสทิ ธิ ์

ชื่อตาแหน่ง เมอ่ื เลอื กรหสั ตาแหน่งมาแลว้ จะดงึ ชอ่ื ตาแหน่งมาแสดงใหอ้ ตั โนมตั ิ

หมายเหตุ ระบหุ มายเหตุทต่ี อ้ งการ เช่น ทาไมจงึ ใหต้ าแหน่งน้อี นุมต้ ิ

กลบั สถานะ ? หากตอ้ งการใหม้ สี ทิ ธิ ์ใส่คา่ ‘Y’

วงเงิน ระบุวงเงนิ ทม่ี สี ทิ ธใิ ์ นการ approve เอกสารของเล่มน้ี

สถานะ ใสค่ ่าว่าง หรอื ค่า ‘I ’

ภาพท่ี 11 : หน้าจอบนั ทึกเลม่ เอกสาร หน้าที่ 4

อธิบายการบนั ทึกหน้าที่ 4

รหสั แบบฟอรม์ พิมพ์ เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พท์ อ่ี อกแบบไวท้ เ่ี มนู‚ออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสาร‛

ลาดบั ที่ 1 – 5 (ดรู ายละเอยี ดการออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสารทห่ี วั ขอ้ ‚การออกแบบ

ฟอรม์ เอกสาร‛) ทงั้ น้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กแบบฟอรม์ พมิ พไ์ วไ้ ดห้ ลาย

แบบฟอรม์ โดยระบุใหแ้ บบฟอรม์ ทใ่ี ชบ้ ่อยทส่ี ดุ อยเู่ ป็นลาดบั ท่ี 1

** หน้าที่ 2 เป็นข้อมลู เพือ่ ใช้ในระบบการผลิต ยงั ไมใ่ ส่กไ็ ด้

หวั ขอ้ ทม่ี สี ญั ลกั ษณ์ * ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชกี อ่ นทาการเปลย่ี นแปลง 89
ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. บนั ทึกยอดยกมาของระบบซื้อ ยอดยกมาของระบบซอ้ื จะเป็นรายการคา้ งชาระหรอื

ยอดหน้ยี กมาในระบบเจา้ หน้ี ซง่ึ จะไปอธบิ ายในระบบเจา้ หน้ี

3. บนั ทึกรายการในระบบซื้อ

“ รายการ " หรอื "Transaction" ในระบบซอ้ื คอื เอกสารต่างๆ และจะเชอ่ื มโยงกบั
ระบบอ่นื ๆ เช่น เมอ่ื บนั ทกึ ซอ้ื สนิ คา้ เขา้ กจ็ ะไปเพม่ิ ปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ในระบบควบคมุ สนิ คา้
คงคลงั และไปเพม่ิ รายการภาษซี อ้ื ในราย งานภาษซี อ้ื หากเป็นการซอ้ื เช่อื กจ็ ะไปเพม่ิ หน้ใี น
ระบบเจา้ หน้ี สาหรบั ประเภทเอกสารต่างๆ ในระบบซอ้ื จะตรงกบั ประเภทเล่มเอกสารทพ่ี ดู มาใน
หวั ขอ้ ทผ่ี ่านมา ผเู้ ขยี นจะขออธบิ ายการทางานสาหรบั เอกสารต่างๆ ดงั น้ี
 ประเภทเอกสารในระบบซื้อ

90 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.1 การทารายการขออนุมตั จิ ดั ซอ้ื
3.2 การทารายการสงั่ ซอ้ื ไปยงั ผจู้ าหน่าย
3.3 การทารายการซอ้ื สดงานบรกิ ารและทาการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย
3.4 การทารายการซอ้ื เช่อื โดยคน้ ใบสงั่ ซอ้ื ทเ่ี คยสงั่ ซอ้ื กบั ผจู้ าหน่ายไปแลว้ เพ่อื ชว่ ย
ในการตดิ ตามว่ากจิ การไดร้ บั สนิ คา้ จากผจู้ าหน่ายครบหรอื ไม่, มรี ายการใดทย่ี งั คา้ งรบั บา้ ง
3.5 การทารายการลดหน้ีซอ้ื เชอ่ื และสง่ คนื สนิ คา้ ใหผ้ จู้ าหน่าย
3.6 การทารายการลดหน้แี บบไม่ส่งคนื สนิ คา้ แต่ลดเป็นจานวนเงนิ

3.1 การบนั ทึกใบขออนุมตั ิจดั ซื้อ

เมอ่ื ฝ่ายจดั ซอ้ื ตอ้ งการสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ หรอื ฝ่ายต่างๆ ในองคก์ รตอ้ งการซอ้ื วสั ดอุ ุปกรณ์ ,
สนิ ทรพั ยม์ าใชใ้ นการทางาน ฝ่ายทต่ี อ้ งการขอซอ้ื กจ็ ะส่งใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ใหผ้ จู้ ดั การหรอื
ผบู้ รหิ ารอนุมต้ ิ เมอ่ื ไดร้ บั อนุมต้ แิ ลว้ กส็ ่งใหฝ้ ่ายจดั ซอ้ื ทาการสงั่ ซอ้ื ต่อไป การบนั ทกึ ใบขออนุมต้ ิ
จดั ซอ้ื มวี ธิ กี ารทางาน ดงั น้ี

1.เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->คลกิ icon ‘ใบขอซื้อ’
2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะทางาน
3.เลอื ก เล่มเอกสารใบขอซ้ือ ทต่ี อ้ งการ
4.จะเป็นหน้าจอรายการใบสงั่ ซอ้ื ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่

วนั ทข่ี องเอกสาร
เลขทอี่ ้างองิ ของเอกสาร
เลขทภี่ ายในของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร
มูลค่ารวม VAT

เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ Drilldown ดูเอกสารทเ่ี กย่ี วข้อง

STEP ของเอกสาร : DLVR = นาไปทาใบส่ังซื้อแล้ว สถานะ Cloud Upload

C = Cancel

ภาพที่ 12 : หน้าจอรายการใบขออนุมต้ ิจดั ซื้อ

5.จะเขา้ ส่หู น้าจอ การบนั ทกึ ใบขอซอ้ื มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการ ดงั น้ี 91

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ภาพที่ 13 : หน้าจอใบขออนุมตั ิจดั ซื้อ

การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสาร

เล่มที่ เลม่ ทข่ี องใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา

เลขท่ี เลขทข่ี องใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื

1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ากนั

2. ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยใน

ปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี

เทา่ ใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู "กาหนด เล่ม

เอกสารและการเชือ่ มโยง" ว่าเลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รมิ่ ท่ี

000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010

และใบถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ

เลขอ้างอิง เลขทเ่ี พอ่ื ใชใ้ นการอา้ งองิ กบั เอกสารใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ใบน้หี รอื ใช้

เลขเดยี วกบั เลขทภ่ี ายในกไ็ ด้

วนั ท่ี วนั ทป่ี ัจจบุ นั ซง่ึ โปรแกรมจะแสดงคา่ วนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้

92 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ผจู้ าหน่าย รหสั ใหร้ ะบุรหสั ผจู้ าหน่าย

ช่ือ โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ผจู้ าหน่ายทเ่ี ลอื กไว้

แผนก ใส่รหสั แผนก (ไมใ่ ส่กไ็ ด)้

ชนิด VAT ชนดิ ของภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ตามทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั รา

ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ เชน่ รหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT10%

VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ

ใส่คา่ "Y" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใสค่ ่า "N" ถา้ เป็น VAT รวมใน

แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ สาหรบั ใส่รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ ( ในหวั ขอ้ “แกไ้ ขรายละเอยี ดอ่นื ” )

หน่วยเงิน ระบสุ กุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ ่างไว)้

อตั ราแลกเปลี่ยน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ ใหใ้ สอ่ ตั ราแลกเปลย่ี น

อนุมตั ิ ใสค่ ่า ‘ / ’ เพื่ออนุมตั เิ อกสาร จะทาได้เฉพาะ USER ท่ีมีสิทธ์ิใน

การอนุมต้ ิเอกสารเล่มนี้

วนั ท่ีอนุมตั ิ โปรแกรมจะแสดงวนั ทไี ดร้ บั อนุมต้ ิ

Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั )

ภาพที่ 14 : หน้าจอ “แก้ไขรายละเอียดอ่ืน ‚ หน้าท่ี 1

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าที่ 1

เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย หรอื

จะเปลย่ี นแปลงเฉพาะรายการน้กี ไ็ ด้

ยืนราคาถงึ วนั ท่ี ไดร้ าคาน้ถี งึ วนั ทเ่ี ท่าใด

วนั ที่จะสงั่ ซื้อ ใสว่ นั ทท่ี ค่ี าดวา่ จะสงั่ ซอ้ื

คคลมู่ งอัื ซกาื้อรหใชลง้ กาั น Smartbiz Accountingใส-B่คI-ลPงัaซyrอ้ื oหll ล: กCั oสpาyหriรgบัhtใบbyสCง่ ขryอsงtaนl ้ีFormula Co.,Ltd. 93

วนั ที่ต้องกรสินค้า ใส่วนั ทท่ี ต่ี อ้ งการสนิ คา้

รหสั ผขู้ ออนุม้ติจดั ซื้อ ใส่รหสั ผขู้ ออนุมตั จิ ดั ซอ้ื โปรแกรมจะแสดงช่อื มาใหอ้ ตั โนมตั ิ

ชื่อผตู้ ้องการสินค้า ใสช่ ่อื ผทู้ ต่ี อ้ งการใชส้ นิ คา้

การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร

PF P = สนิ คา้ F = ชุดสนิ คา้ ถา้ เรยี กชดุ สนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดงชอื
รหสั สินค้า ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา
ชื่อ ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek
หมายเหตุ ชอ่ื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื
ลอ๊ ต หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใสช่ อ่ื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek
จานวน หมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ มใี ห้ 10 หมายเหตุ
ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบุเลขลอ๊ ตของสนิ คา้ และคลงั สนิ คา้
94 (ถา้ ไมม่ ลี อ็ ต ไมต่ อ้ งใสค่ า่ ถา้ ไมเ่ ปลย่ี นคลงั สนิ คา้ กข็ า้ มไปได้)
จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ
สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชดุ
สนิ คา้ (กดป่มุ END เพอ่ื เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ )

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบุจานวนสนิ คา้ และอตั ราส่วนต่อหน่วยนบั มาตรฐาน

ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราส่วน ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน

ราคา: หน่วยซื้อ ถา้ ใสค่ ่าทช่ี ่อง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้

ใส่เป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุดสนิ คา้

ส่วนลด สว่ นลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น

จานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ

ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ %

และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเท่ากบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท

มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย

การบนั ทึก ‚ส่วนท้าย ‛ ของเอกสาร

จานวนสินค้า โปรแกรมจะรวมจานวนสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้

มลู ค่าสินค้า โปรแกรมจะคานวณมลู ค่าสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้

ส่วนลด สว่ นลดทา้ ยเอกสารเพมิ่ เตมิ จากสว่ นลดในแต่ละรายการ และลดได้

หลายชนั้ เหมอื นกบั สว่ นลดทร่ี ายการยอ่ ย

มลู ค่าส่วนลด มลู คา่ สว่ นลดทท่ี า้ ยรายการ (สว่ นลดทา้ ยบลิ )

มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู คา่ เพม่ิ (VAT)

มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ของสนิ คา้ ทงั้ หมด ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบใุ ห้

คานวณภาษี เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทา

การแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ทย่ี งั ไมร่ วม VAT และ จานวน VAT

แยกไวใ้ หเ้ หน็

ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สทุ ธขิ องเอกสารน้ี

6. เมอ่ื บนั ทกึ ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการใบขออนุมตั จิ ดั ซอ้ื

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 95

3.2 การบนั ทึกใบสงั่ ซื้อสินค้าโดยค้นใบขออนุมตั ิจดั ซื้อ
เมอ่ื บรษิ ทั ตอ้ งการสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ กบั ผจู้ าหน่าย (SUPPLIER) เราจะทาการบนั ทกึ

เอกสารสงั่ ซอ้ื และส่งไปใหผ้ จู้ าหน่ายเพ่อื เป็นการยนื ยนั การสงั่ ซอ้ื มีวธิ กี ารทางาน ดงั น้ี
1.เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->คลกิ icon ‘ใบสงั่ ซื้อ’
2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะทางาน
3.เลอื ก เล่มเอกสารใบสงั่ ซ้ือ ทต่ี อ้ งการ
4.จะเป็นหน้าจอรายการใบสงั่ ซอ้ื ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการใหม่
5.จะเขา้ สหู่ น้าจอ การบนั ทกึ ใบสงั่ ซอ้ื มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการ ดงั น้ี

ภาพที่ 16 : บางส่วนของหน้าจอใบสงั่ ซื้อ

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz
96 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

วนั ทขี่ องเอกสาร

เลขทอ่ี ้างองิ ของเอกสาร ใช้สกลุ เงนิ อะไร
เลขทภี่ ายในของเอกสาร มูลค่ารวม VAT

เอกสารถูกสั่ง Lock ห้ามแก้ไขอยู่หรือไม่ Drilldown ดูเอกสารทเี่ กย่ี วข้อง
STEP ของเอกสาร : DLVR = ถูกนาไปทาใบส่งของแล้ว
สถานะ Cloud Upload
C = Cancel

ภาพที่ 17 : บางส่วนของหน้าจอใบสงั่ ซื้อ

การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสาร

เล่มท่ี เล่มทข่ี องใบสงั่ ซอ้ื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา

เลขที่ เลขทข่ี องใบสงั่ ซอ้ื

1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ากนั

2. ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยใน
ปัจจบุ นั หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขท่ี
เท่าใด โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู "กาหนด เล่ม
เอกสารและการเชือ่ มโยง" วา่ เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี

000010 เลขทข่ี องเอกสารใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010

เลขอ้างอิง และใบถดั ไปเครอ่ื งจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ
เลขทเ่ี พอ่ื ใชใ้ นการอา้ งองิ กบั เอกสารใบขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ใบน้หี รอื ใช้

เลขเดยี วกบั เลขทภ่ี ายในกไ็ ด้
วนั ที่ วนั ทป่ี ัจจบุ นั ซง่ึ โปรแกรมจะแสดงค่าวนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้

รหสั ผขู้ าย ใสร่ หสั ผจู้ าหน่าย

ช่ือย่อผขู้ าย โปรแกรมจะแสดงช่อื ผจู้ าหน่ายทเ่ี ลอื กไว้

ค้นใบขอซื้อ ใส่เลขทใ่ี บขออนุมต้ จิ ดั ซอ้ื ทไ่ี ดร้ บั การอนุมต้ แิ ลว้

แผนก ใส่รหสั แผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด)้

ชนิด VAT ชนดิ ของภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ตามทร่ี ะบไุ วท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั รา

VAT แยกนอก ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เชน่ รหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT10%
การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 97

ใสค่ ่า "Y" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใส่ค่า "N" ถา้ เป็น VAT รวมใน
แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ สาหรบั ใส่รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ใส่ค่า ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ด

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าท่ี 1

เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายหรอื จะ

แกไ้ ขเฉพาะเอกสารใบน้กี ไ็ ด้

ยืนราคาถงึ วนั ท่ี ไดร้ าคาน้ถี งึ วนั ทเ่ี ท่าใด

วนั ท่ีจะได้รบั ของ ใส่วนั ทท่ี จ่ี ะไดร้ บั สนิ คา้

คลงั ซื้อหลกั ใสค่ ลงั ซอ้ื หลกั สาหรบั ใบส่งของน้ี

พิมพร์ ายการเงินมดั จาในแบบฟอรม์ เอกสารหรือไม่ ใหใ้ สค่ า่ ‘Y’ ถา้ ตอ้ งการใหพ้ มิ พ์

วนั ที่ต้องการสินค้า ใสว่ นั ทท่ี ต่ี อ้ งการสนิ คา้

รหสั ผสู้ งั่ ซื้อ ใส่รหสั ผสู้ งั่ ซอ้ื โปรแกรมจะแสดงชอ่ื มาใหอ้ ตั โนมตั ิ

ช่ือผตู้ ้องการสินค้า ใส่ช่อื ผทู้ ต่ี อ้ งการใชส้ นิ คา้

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าที่ 2

หมายเหตุ 1- 10 ใส่หมายเหตุของเอกสารใบน้ี มใี หใ้ ส่ไดถ้ งึ 10 หมายเหตุ

98 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

หน่วยเงิน ระบุสกุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ า่ งไว)้

อตั ราแลกเปลี่ยน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ ใหใ้ ส่อตั ราแลกเปลย่ี น

อนุมตั ิ ถา้ มคี า่ ‘ / ’ = ไดร้ บั การอนุมตั ิ โดย LOGIN ทแ่ี สดงอยทู่ า้ ยช่องน้ี

วนั ท่ีอนุมตั ิ แสดงวนั ทไี ดร้ บั อนุมต้ ิ

Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั )

ภาพที่ 18 : การ Load เอกสารเดิม มาใช้เป็นต้นฉบบั หากมีรายการที่คล้ายๆ กนั

การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร

PF P = สนิ คา้ F = ชดุ สนิ คา้ ถา้ เรยี กชดุ สนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดงชอื
ชดุ สนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั ลงมา
รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek
ชื่อ ชอ่ื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื
หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใส่ชอ่ื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek
หมายเหตุ หมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ มใี ห้ 10 หมายเหตุ
ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ และคลงั สนิ คา้
(ถา้ ไมม่ ลี อ็ ต ไมต่ อ้ งใส่ค่า ถา้ ไมเ่ ปลย่ี นคลงั สนิ คา้ กข็ า้ มไปได้)

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 99

จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ
สนิ คา้ แต่ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ จานวนในทน่ี ้จี ะหมายถงึ จานวนของชดุ
สนิ คา้ (กดป่มุ END เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ )

เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบุจานวนสนิ คา้ และอตั ราสว่ นต่อหน่วยนบั มาตรฐาน

ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราสว่ น ว่าคิดเป็น ก่ีหน่วยมาตรฐาน

ราคา/หน่วย ถา้ ใสค่ ่าทช่ี ่อง ‘P/F’ เป็น P จะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วย แต่ถา้

ใสเ่ ป็น ‘F’ จะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชดุ สนิ คา้

ส่วนลด ส่วนลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ เป็น

จานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้ ตอ้ งการ

ใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ หรอื จะลดทงั้ %

และจานวนเงนิ เป็น10%+10 จะเทา่ กบั ลด 10 % และลดอกี 10 บาท

มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณ ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย

รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร

จานวนสินค้า โปรแกรมจะรวมจานวนสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้

มลู ค่าสินค้า โปรแกรมจะคานวณมลู ค่าสนิ คา้ มาแสดงใหเ้ หน็ (แกไ้ ขไมไ่ ด)้

ส่วนลด ส่วนลดทา้ ยเอกสารเพม่ิ เตมิ จากสว่ นลดในแต่ละรายการ และลดได้

หลายชนั้ เหมอื นกบั ส่วนลดทร่ี ายการยอ่ ย

มลู ค่าส่วนลด มลู คา่ ส่วนลดทท่ี า้ ยรายการ

มลู ค่าก่อน VAT มลู คา่ สนิ คา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซอ้ื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู คา่ เพมิ่ (VAT)

มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ ของสนิ คา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซอ้ื ไมว่ ่าผใู้ ชจ้ ะ

ระบุใหค้ านวณภาษี เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรม

กจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ทย่ี งั ไมร่ วม VAT และ จานวน

VAT แยกไวใ้ หเ้ หน็ เสมอ

ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สุทธติ ามใบสงั่ ซอ้ื

100 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

6. ใสข่ อ้ มลู ครบแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการใบสงั่ ซอ้ื

การบนั ทึกยอดเงินมดั จาท่ีจ่ายล่วงหน้า กรณีที่ไม่ได้รบั เอกสารรบั เงินจากผจู้ าหน่าย

กรณที ม่ี กี ารจา่ ยเงนิ มดั จาลว่ งหน้า เราจะบนั ทกึ รายละเอยี ดเงนิ มดั จา ซง่ึ อาจจา่ ย
ดว้ ยเงนิ สด , หรอื จา่ ยดว้ ยเชค็ เป็นตน้ โดยทาตามขนั้ ตอนดงั น้ี
(1) ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ ทส่ี ่วนหวั รายการยอ่ ยช่อื "รายการชาระเงนิ มดั จา"
(2) บนั ทกึ รายละเอยี ดของเงนิ มดั จา เช่น จา่ ยเงนิ มดั จาเป็นเชค็ 1 ฉบบั มรี ายละเอยี ดดงั น้ี
(3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของ"เงนิ มดั จา" เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ทป่ี ่มุ OK เพ่อื กลบั ไปทห่ี น้าจอเดมิ

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 101

อธิบายการบนั ทึก "รายการชาระมดั จา"

ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่รหสั ประเภทเอกสารธนาคาร ดปู ระเภทของเอกสารธนาคารไดจ้ าก

ตารางสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร

เป็ นรายการฝาก/ถอน ใส่ค่า D ถา้ เป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit)

ใส่คา่ Wถา้ เป็นรายการจา่ ยหรอื ถอนออกจากบญั ชี(withdrawal)

เลขท่ีเชค็ /เอกสาร ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ หรอื เลขทเ่ี อกสารทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั รายการนนั้ ๆ

วนั ท่ีรบั - จ่ายเชค็ /เอกสาร ใสว่ นั ทร่ี บั จา่ ยเชค็ หรอื วนั ทข่ี องเอกสารธนาคารประเภทนนั้ ๆ

วนั ที่เชค็ /เอกสาร DUE วนั ทท่ี เ่ี ชค็ หรอื วนั ทท่ี เ่ี อกสารถงึ กาหนด

ผรู้ บั /จ่าย (ไทย) ขอ่ื ในเชค็ ทเ่ี ป็นช่อื ภาษาไทย

รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ หรอื เอกสารใบนนั้ คน้ หาโดยใช้Hot Seek

มลู ค่า มลู คา่ ของเชค็ หรอื เอกสารใบนนั้ โปรแกรมจะดงึ ยอดเงนิ ทเ่ี คย

มกี ารตดั ชาระในใบเสรจ็ /INVOICE/ ใบสงั่ ซอ้ื อ่นื มาแลว้ ซง่ึ จะใช้

ในกรณที ม่ี กี ารรบั เชค็ 1 ใบจากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสงั่ ซอ้ื หรือ

ใบเสรจ็ หลายใบ

คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอ่นื ๆ มาก่อน

ตดั ชาระใบเสรจ็ เป็นยอดเงนิ ของเชค็ ทม่ี กี ารแบ่งจา่ ยเป็นงวดๆ

INVOICE อื่นแล้ว INVOICE ใบอ่นื ก่อนแลว้

ชาระสาหรบั เอกสารนี้ ยอดเงนิ ในเชค็ ทต่ี ดั ชาระสาหรบั เอกสารใบน้ี กรณที เ่ี ชค็ 1 ใบ

จา่ ยหลายเอกสาร ,ยอดทช่ี อ่ งน้จี ะเท่ากบั ยอดในเอกสารปัจจบุ นั

STEP ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยงั ไมร่ ะบุเงนิ เขา้ ธนาคาร

ถา้ ใสค่ า่ B = นาเชค็ เงนิ เขา้ ธนาคารแลว้

สถานะ จะระบคุ า่ ในช่องน้ไี ด้ เมอ่ื ระบุคา่ ใน STEP = B แลว้

ถา้ ใสค่ า่ ว่าง = ยงั ไมร่ ะบสุ ถานะ

ถา้ ใสค่ ่า P = เชค็ ผ่าน

ถา้ ใสค่ ่า R หมายถงึ เชค็ คนื

สมดุ บญั ชีเงินฝาก ไมต่ อ้ งใสค่ ่าใดๆ รอไปทาในขนั้ ตอน ‘ บนั ทกึ ใบนาฝาก‛

102 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.3 ซื้อบริการเป็นเงินสดและหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย
1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow -> ‘ Entry Transaction’

-> คลกิ icon ‘’ Invoice บริการ เลอื กเมนู ‘ซื้อสด ‘
2. เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน
3. เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน ( โปรแกรมเตรยี มให้ 1 เล่ม)
4. จะเขา้ หน้าจอรายการ บิลเงินสด ใหก้ ดป่มุ F3-เพิม่

ภาพที่ 19 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงินซื้อ

ภาพที่ 20 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงินซื้อ หรอื บิลซื้อสด 103
ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก ‚ส่วนหวั ‛ ของเอกสารป่มุ

Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

เล่มที่ เลม่ ทข่ี องบลิ ซอ้ื สด ทเ่ี ลอื กเขา้ มา

เลขท่ี เลขทข่ี องบลิ ซอ้ื สด

1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเอง แต่ตอ้ งเป็นเลขทไ่ี มซ่ า้ กนั

2. ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสุดทา้ ยในปัจจบุ นั

หรอื ถา้ เคยกาหนดวา่ ตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ท่าใด

โปรแกรมจะดจู ากคา่ นนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู "กาหนด เล่มเอกสาร

และการเชือ่ มโยง"วา่ เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รม่ิ ท่ี 000010

เลขทข่ี องเอกสาร ใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรมิ่ ท่ี 000010 และใบ

ถดั ไปโปรแกรมจะ RUNNING เลขทใ่ี หอ้ ตั โนมตั ิ

เลขอ้างอิง เลขทข่ี องบลิ ซอ้ื สด เพอ่ื ใชใ้ นการออกรายงานสง่ สรรพากร อาจใช้

เลขเดยี วกบั เลขที่

วนั ท่ี วนั ทท่ี อ่ี อกเอกสาร โปรแกรมจะแสดงคา่ วนั ทข่ี องวนั ปัจจบุ นั น้ไี ว้

ลกู ค้า รหสั ใหร้ ะบุรหสั ผจู้ าหน่าย

ชื่อลกู ค้า โปรแกรมจะแสดงช่อื ผจู้ าหน่าย ทเ่ี ลอื กไว้

ค้นเอกสาร PO ใส่คา่ "Y" เพ่อื เขา้ ไปคน้ Purchase order ทเ่ี คยสรา้ งไว้ หากไมม่ ี

ขนั้ ตอนการออกใบสงั่ ซอ้ื สามารถขา้ มไปได้

แผนก ใส่รหสั แผนก

VAT แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ

ใสค่ า่ "Y" ถา้ เป็น VAT แยกนอก ใส่คา่ "N" ถา้ เป็น VAT รวมใน

แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ สาหรบั ใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ (หวั ขอ้ “แกไ้ ขรายละเอยี ดอ่นื ๆ “

Load เอกสารเดิม ใช้ load เอกสารเดมิ มาใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ถา้ รายการคลา้ ยๆ กนั )

หน่วยเงิน ระบสุ กุลเงนิ ทใ่ี ชง้ าน (ถา้ ใชห้ น่วยบาท ใหว้ ่างไว)้

อตั ราแลกเปล่ียน ถา้ ใชส้ กุลเงนิ อ่นื ทไ่ี มใ่ ช่ ‚บาท‛ใหใ้ สอ่ ตั ราแลกเปลย่ี นดว้ ย

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าที่ 1

เครดิตเทอม กรณนี ้ี เป็นการซอ้ื สด เครดติ เทอมเป็น 0 วนั

วนั ครบกาหนด กรณนี ้ี เป็นการซอ้ื สด วนั ครบกาหนดคอื วนั ทซ่ี อ้ื สนิ คา้

ผสู้ ่งของ ใส่ช่อื ผสู้ ่งสนิ คา้ ในครงั้ น้ี

คลงั ซื้อหลกั ใสค่ ลงั ซอ้ื หลกั สาหรบั ใบสง่ ของน้ี

104 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

รหสั โปรโมท ใชร้ ะบรุ หสั ของการโปรโมททผ่ี ใู้ ชง้ านกาหนดขน้ึ เอง สามารถ

รปู แบบการ POST กาหนดไดต้ งั้ แต่ รหสั 1 ถงึ 9 เช่น บรษิ ทั มชี ่วงการโปรโมชนั่ สนิ คา้

ใบแจ้งหนี้เลขท่ี กจ็ ะสามารถระบุในINVOICE วา่ ชว่ งเวลาน้ใี หเ้ ป็นรหสั โปรโมท 1
วนั ท่ี
รายการในรายงานภาษี * เพ่อื แสดงวา่ INVOICE น้อี ยใู่ นช่วงโปรโมชนั่ แบบ 1
ขอคืนภาษีได้หรอื ไม่ *
โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาให้

แต่ระบุรปู แบบการ POST เฉพาะเอกสารใบน้ไี ด้

ถา้ ใสค่ ่า X หมายถงึ เอกสารน้จี ะยงั ไมล่ งบญั ชใี ห้ หรอื ยงั

ไมส่ รา้ งรายการรายวนั ให้,ถา้ ใสค่ า่ I หมายถงึ ยงั ไม่ POST

ถา้ ใส่คา่ ว่าง หมายถงึ ใหล้ งรายการบญั ชแี ละ POST รายการ

ใสเ่ ลขทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั

ใสว่ นั ทใ่ี บแจง้ หน้ขี องผจู้ าหน่ายทแ่ี จง้ หน้มี ายงั บรษิ ทั

ใสร่ ายละเอยี ดท่ตี อ้ งการแสดงในรายงานภาษี

ใส่คา่ Y กรณที เ่ี อกสารใบน้ี สามารถขอคนื ภาษไี ด้

ใส่ค่า N ถา้ เอกสารใบน้ี ไม่ สามารถขอคนื ภาษไี ด้

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 105

ยื่นภาษีเดือน/ปี * ใส่ เดอื น / ปี ภาษี ทใ่ี ชย้ น่ื ภาษี เช่น

ตวั อยา่ ง บลิ เงนิ สดใบท่ี 001 มวี นั ทใ่ี นเอกสารคอื 01/01/58 ถา้ รายการน้นี ายน่ื ทนั เดอื นปีภาษี

01/2558 กจ็ ะใสค่ ่าทช่ี อ่ ง "ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี" ว่า "01/58" แต่ถา้ รายการน้ี นายน่ื ไมท่ นั ในเดอื นปี

ภาษปี กติ แต่นาไปยน่ื พรอ้ มใบกากบั ภาษขี องเดอื น 04/58 เราจะใสค่ ่าทช่ี ่อง "ยน่ื ภาษเี ดอื น/ปี"

ว่า "04/58"

เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให้ (แกไ้ ขได)้

รหสั สาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้

ชื่อสาขา โปรแกรมจะดงึ จากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่ายมาให(้ แกไ้ ขได)้

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าที่ 2

หมายเหตุ 1-10 สามารถใส่ไดถ้ งึ 10 หมายเหตุ

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าที่ 3
รหสั ผจู้ าหน่ายที่เป็นผสู้ ่งของ หากผจู้ าหน่ายทเ่ี ราซอ้ื สนิ คา้ กบั ผทู้ ส่ี ่งสนิ คา้ มาใหบ้ รษิ ทั เป็นคน

ละบรษิ ทั กนั เราจะใส่ช่อื ผจู้ าหน่ายทเ่ี ป็นผสู้ ง่ ของไวด้ ว้ ย
พิมพร์ ายการเงินมดั จาในเอกสารแบบฟอรม์ พิมพเ์ อกสารหรือไม่

ใส่ค่า "Y" หากตอ้ งการใหพ้ มิ พร์ ายการเงนิ มดั จาทบ่ี นั ทกึ ไว้
แสดงออกมาในเอกสารซอ้ื ใบน้ี

106 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก ‚ส่วนรายการย่อย ‛ ของเอกสาร

PF P = สนิ คา้ F = ชุดสนิ คา้ เมอ่ื ใสช่ ุดสนิ คา้ โปรแกรมกจ็ ะแสดง

ชอ่ื ชุดสนิ คา้ ไวบ้ รรทดั แรกและแสดงรายการยอ่ ยไว้ในบรรทดั ถดั มา

รหสั สินค้า ใส่รหสั ของสนิ คา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ ถา้ จารหสั ไมไ่ ด้ คน้ หาโดยใช้ Hot

Seek

ชื่อ ช่อื ของสนิ คา้ ซง่ึ มกั จะปรากฏขน้ึ ภายหลงั เลอื กรหสั สนิ คา้ แลว้ หรอื

หากผใู้ ชจ้ าชอ่ื สนิ คา้ ได้ จะใส่ช่อื สนิ คา้ หรอื คน้ ดว้ ย Hot Seek

หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสนิ คา้ ถา้ ดทู ห่ี น้าจอจะเหน็ เป็น

ชอ่ งกวา้ ง1ตวั อกั ษร เราสามารถเหน็ หมายเหตุทงั้ หมดไดท้ ่ี

สว่ นล่างของจอภาพ เมอ่ื ตอ้ งการใชส้ ามารถเขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ด

เพมิ่ เตมิ เองไดโ้ ดยคยี ร์ ายละเอยี ดเขา้ ไปทช่ี อ่ งน้ี

ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้ ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ คา้ ทซ่ี อ้ื เขา้ ครงั้ น้ี และคลงั สนิ คา้ (ถา้

ไมม่ ี ไมต่ อ้ งใสค่ า่ )

จานวน จานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื ถา้ สนิ คา้ เป็นชน้ิ จะหมายถงึ จานวนชน้ิ ของ

ะหมายถงึ จานวนของชุดสนิ คา้ (กดป่มุ END เพ่อื เขา้ ไปใส่

รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ )

เมอ่ื กดป่มุ ‘ END’ ทช่ี ่อง จานวน มหี น้าจอใหร้ ะบุจานวนสนิ คา้ และอตั ราสว่ นต่อหน่วยนบั มาตรฐาน

ใสจ่ านวนสนิ คา้ และหน่วยนบั ท่ีใชใ้ นเอกสารน้แี ละ ใสอ่ ตั ราส่วน ว่าคิดเป็น กี่หน่วยมาตรฐาน

ราคา/หน่วย ราคาของสนิ คา้ หากชนดิ สนิ คา้ ถกู บนั ทกึ เป็นแบบ P ราคาต่อ
ส่วนลด หน่วยในทน่ี ้จี ะหมายถงึ ราคาต่อสนิ คา้ 1 หน่วยแต่ถา้ บนั ทกึ ชนิด
สนิ คา้ เป็นแบบ F ราคาต่อหน่วยจะหมายถงึ ราคาต่อ 1 ชุด
สว่ นลดของสนิ คา้ แต่ละรายการสามารถลดไดห้ ลายขนั้ หากบนั ทกึ
เป็นจานวนตวั เลขจะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจานวนเงนิ (บาท) แต่ถา้

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 107

ตอ้ งการใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ตใ์ หใ้ ส่เครอ่ื งหมาย % ไวด้ ว้ ยเสมอ
หรอื จะลดทงั้ % และจานวนเงนิ เป็น10%+10จะเทา่ กบั
ลด 10 % และลดอกี 10 บาท
มลู ค่า โปรแกรมจะคานวณจาก ราคาต่อหน่วย x จานวนหน่วย

ภาพที่ 25 : หน้าจอ แสดงรายละเอียดด้านล่างของเอกสาร

รายละเอียดด้านล่างของเอกสาร

บนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ใสค่ า่ ‘Y’ เพ่อื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดการหกั ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย

จานวนสินค้า แสดงยอดรวมของจานวนสนิ คา้ ในใบส่งของใบน้ี

มลู ค่าสินค้า แสดงยอดรวมของมลู คา่ สนิ คา้ ก่อนหกั ส่วนลดและ VAT

มลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย จะแสดงมลู คา่ ภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ยทค่ี ยี ไ์ วท้ ่ี “บนั ทกึ ภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย ‚

ส่วนลด ใส่ส่วนลดรวมทงั้ บลิ เพม่ิ จากสว่ นลดทร่ี ายการสนิ คา้ ไดอ้ กี สามารถ

ลดไดห้ ลายขนั้ เชน่ ‘ 1% + 2%+ 50 ‘

มลู ค่าส่วนลด มลู ค่าส่วนลดทค่ี านวณจากชอ่ ง “สว่ นลด” (ระบุไวเ้ ป็น % เป็นขนั้ ๆ )

มลู ค่าก่อน VAT มลู ค่าสนิ คา้ ทงั้ หมดในบลิ ซอ้ื เชอ่ื ทย่ี งั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ

มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ลู คา่ เพม่ิ ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบุใหค้ านวณภาษเี ป็นแบบแยก

นอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทาการแยกจานวนเงนิ ของสนิ คา้ ท่ี

ยงั ไมร่ วม VAT และมลู คา่ VAT ไวใ้ หเ้ หน็

ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สทุ ธริ วมภาษมี ลู ค่าเพม่ิ แลว้

ใหท้ าการบนั ทกึ รายการ และพมิ พห์ นงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ใหก้ บั ผจู้ าหน่าย

108 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.



 การบนั ทึกและพิมพห์ นังสือรบั รองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย

หากสนิ คา้ หรอื บรกิ ารทท่ี ่านทาการสงั่ ซอ้ื (สงั่ จา้ งทา) เป็นประเภททต่ี อ้ งหกั ภาษี ณท่ี
จา่ ยไว้ เพอ่ื นาสง่ สรรพากร เราจะตอ้ งบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยโดยคานวณจากมลู คา่ สนิ คา้
ก่อนบวกภาษมี ลู ค่าเพม่ิ และคณู ดว้ ยอตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยซง่ึ แตกต่างกนั ไปแลว้ แต่ประเภท
ของสนิ คา้ หรอื คา่ บรกิ าร (ควรปรกึ ษานกั บญั ชวี า่ จะใช้ อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยเป็นเท่าใด )

การบนั ทกึ รายละเอยี ดการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยได้ ใหค้ ลกิ เมา้ สท์ ช่ี อ่ ง "บนั ทึกภาษีหกั ณ
ทีจ่ ่าย" ทอ่ี ยดู่ า้ นบนของสว่ นรายการยอ่ ยดา้ นขวามอื และใสค่ ่า "Y" เพ่อื เขา้ ไปใส่รายละเอยี ด
ของใบภาษี

1 109
2

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การบนั ทึก "ภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย"

ประเภทเอกสารหกั ณ ท่ีจ่าย โปรแกรมจะขน้ึ ประเภทเอกสารทค่ี น้ ได้

เอกสารภายในเล่มท่ี ใส่เลม่ ทข่ี องประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กเขา้ มาทางาน

เลขท่ี ใสเ่ ลขทข่ี องเล่มทเ่ี ลอื กเขา้ ทางาน

เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ของใบภาษี

วนั ท่ี ใส่วนั ทท่ี ห่ี กั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

ช่ือผถู้ กู หกั ภาษี ใสช่ ่อื ผถู้ ูกหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย (ผจู้ าหน่าย)

ที่อยู่ (บรรทดั 1, 2, 3) ใส่ทอ่ี ยขู่ องผถู้ กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยบรรทดั ท่ี 1, 2, 3

เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี ใสเ่ ลขประจาตวั ผถู้ กู หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย โปรแกรมจะดงึ

จากฐานขอ้ มลู ของผจู้ าหน่ายรายน้ี

เง่ือนไขการหกั ณ ที่จ่าย ใส่ ‘1 ‘ = หกั ณ ทจ่ี า่ ยจากผจู้ าหน่าย , 2 = ออกเงนิ ให้

หกั ภาษีตามมาตราใด 1 = 3 เตรส , 2= 65 จตั วา , 3= 69 ทวิ

ย่ืนภาษีเดือน / ปี เป็นภาษี หกั ณ ทจ่ี า่ ยของเดอื น / ปี ภาษใี ด

ลาดบั ที่ในรายงานภาษี โปรแกรมจะ running ใหต้ ามวนั ทเ่ี อกสาร

ส่วนรายการยอ่ ย สาหรบั ใส่รายการหกั ณ ที่จ่ายได้หลายรายการและหลายอตั รา

ประเภทเงินได้ที่จ่าย ใสร่ ายละเอยี ดประเภทเงนิ ได้
จานวนเงินท่ีจ่าย ใส่จานวนเงนิ ทจ่ี ะใชค้ านวณภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย
อตั ราภาษี ใส่อตั ราภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย โดยใส่เป็นเปอรเ์ ซน็ ต์
ยอดสาหรบั ใบเสรจ็ นี้ กรณที ร่ี วบหลายใบเสรจ็ หรอื หลายบลิ เงนิ สดเพ่อื ทา
การออกใบภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดง
รวมมลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย บลิ เงนิ สด ทไ่ี ดต้ ดั ยอดภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยไปแลว้ โดย
ยอดรวมของทุกใบเสรจ็ ตอ้ งไมเ่ กนิ "มลู ค่าภาษที งั้ ใบ"
โปรแกรมจะรวมยอดมลู คา่ ภาษหี กั ณทจ่ี า่ ยทกุ รายการ

เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ
หากตอ้ งการพมิ พ์ ใหก้ ดป่มุ F5-พมิ พ์ ทห่ี น้าจอบนั ทกึ ใบภาษหี กั ณทจ่ี า่ ย ( ดงั ภาพ )

110 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ตวั อย่าง หนังสือรบั รองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย

คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 111

6. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการโปรแกรมจะ
แสดงการบนั ทกึ บญั ชี และทาการสรา้ งรายการรายวนั ใหท้ ร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ใหก้ ดป่มุ
F10- บนั ทกึ ( สามารถกาหนดสทิ ธไิ ์ ดว้ า่ จะใหแ้ สดงการบนั ทกึ การลงบญั ชนี ้ีหรอื ไม่ )

ภาพท่ี 21 : แสดงการบนั ทึกบญั ชีให้อตั โนมตั ิ

ถา้ ตอ้ งการพมิ พ์ Voucher ใบน้ี กใ็ หเ้ ขา้ ไปทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ‘ สมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย’
ไปท่ี voucher ใบน้ี และกดป่มุ F5-พมิ พ์ จะไดเ้ อกสารใบสาคญั เงนิ สดจา่ ย ดงั ภาพ

1
3
2

ภาพที่ 22 : การสงั่ พิมพ์ ใบสาคญั เงินสดจ่ายท่ีโปรแกรมสรา้ งให้จากระบบซื้อ

112 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

3.4 การซื้อสินค้าเป็นเงินเช่ือ โดยค้นใบสงั่ ซื้อมาตดั รายการค้างรบั

1. เขา้ ระบบซอ้ื และสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ -> WorkFlow ->‘ ‘ Entry Transaction’ คลกิ icon
Invoice สินค้า เลอื กเมนู ใบกากบั ภาษี / ใบส่งของ / ใบแจ้งหนี้

2.เลอื ก สาขา ทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน
3.เลอื ก เล่มเอกสาร ทจ่ี ะใชง้ าน (มใี หแ้ ลว้ 1 เล่ม )
4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพ่อื เพม่ิ รายการใหม่

ภาพที่ 23 : หน้าจอรายการใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หนี้ (ซื้อ )

การบนั ทกึ รายการจะคลา้ ยกบั การบนั ทกึ ใบสงั่ ซอ้ื หากหวั ขอ้ ใดคลา้ ยกนั ใหไ้ ปดทู ่ี
หวั ขอ้ ก่อนหน้าน้ี

อธิบายการบนั ทึกส่วนหวั ของเอกสาร

เล่มที่ เลม่ ทข่ี อง Invocie ซอ้ื เช่อื ทเ่ี ลอื กเขา้ มา

เลขที่ เลขทข่ี อง Invocie ซอ้ื เชอ่ื

1. ผใู้ ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเอง เลขทไ่ี มซ่ า้ กนั

2. ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะ RUNNING ต่อจากเลขสดุ ทา้ ยในปัจจบุ นั

หรอื ถา้ เคยกาหนดว่าตอ้ งการใหเ้ อกสารเรม่ิ ตน้ ดว้ ยเลขทเ่ี ท่าใด

โปรแกรมจะดจู ากค่านนั้ หากกาหนดทเ่ี มนู"กาหนด เล่มเอกสาร

และการเชือ่ มโยง" วา่ เลขทเ่ี รมิ่ ตน้ ของเอกสารน้ใี หเ้ รมิ่ ท่ี 000010

เลขทข่ี องเอกสาร ใบแรกในบรรทดั น้กี จ็ ะเรม่ิ ท่ี 000010 และ

โปรแกรมจะ RUNNING เลขทต่ี ่อไปใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขอ้างอิง เลขทข่ี อง Invoice ซอ้ื เชอ่ื ทไ่ี ดจ้ ากผจู้ าหน่าย หากวา่ งไว้ โปรแกรม

running ใหอ้ ตั โนมตั ิ ดงั นี้ ‘ BI เล่มที่เอกสาร/ เลขท่ี ’

ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 113

ผจู้ าหน่าย รหสั ใสร่ หสั ผจู้ าหน่าย
ชื่อผจู้ าหน่าย โปรแกรมจะแสดงช่อื ผจู้ าหน่าย ทเ่ี ลอื กไว้
ค้นเอกสาร PO ใส่คา่ "Y" เพ่อื เขา้ ไปคน้ ใบสงั่ ซอ้ื ทเ่ี คยสรา้ งไว้

ภาพที่ 24 : หน้าจอบนั ทึกใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหนี้( ซื้อ)

แผนก ใส่รหสั แผนก หากตอ้ งการแยกรายการสงั่ ซอ้ื วา่ เป็นของแผนกใด

ป่มุ Facebook ทม่ี มุ บนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรบั support การใชง้ าน Smartbiz

ชนิด VAT ชนดิ ของภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ตามทร่ี ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษมี ลู คา่ เพม่ิ

เช่นรหสั 1 คอื VAT 7%, รหสั 5 คอื VAT 10 %

การทยอยรบั สินค้าตามใบสงั่ ซื้อ (Partial shipment)

ผจู้ าหน่ายอาจทยอยส่งสนิ คา้ มาให้ เช่น ส่งสนิ คา้ มาใหไ้ มเ่ ตม็ ตามจานวนทส่ี งั่ ซอ้ื หรอื ชาดส่งบาง
รายการ ผใู้ ชง้ านบนั ทกึ จานวนและรายการตามทไ่ี ดร้ บั จากเอกสารการซอ้ื จรงิ หากสนิ คา้ รายการใด
ยงั ไมไ่ ดร้ บั ในครงั้ น้ี กใ็ หล้ บรายการทโ่ี ปรแกรมดงึ มาใหจ้ ากใบสงั่ ซอ้ื ออกไปก่อน ทงั้ น้ี โปรแกรมจะ
เกบ็ รายการที่ผจู้ าหน่าย ยงั ค้างส่งไว้ให้ดไู ด้ในรายงานสินค้าค้างรบั

114 ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

การค้นใบสงั่ ซื้อแบบ "ค้นระบเุ ป็นใบ "











เลอื กตวั เลอื กทต่ี อ้ งการ ในทน่ี ้จี ะเลอื กหวั ขอ้ "คน้ ระบุเป็นใบ" กดป่มุ ENTER หรอื ใชเ้ มา้ สค์ ลกิ
ทห่ี วั ขอ้























ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะขน้ึ ประเภทเอกสารทค่ี น้ ได้ คอื ใบสงั่ ซอ้ื

 (Purchase order)
เล่ม / ชื่อเล่ม
เลขที่ภายใน ใส่เล่มเอกสารทจ่ี ะคน้ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา
ใส่เลขทภ่ี ายในทต่ี อ้ งการ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา

เลขท่ีอ้างอิง ใส่เลขทอ่ี า้ งองิ ทต่ี อ้ งการ หรอื ใช้ HOTSEEK คน้ หา

โปรแกรเมมกอ่ื จ็ไดะร้ lาoยadการราใยบลสะงั่เซออ้ืยี ทดตส่ี นอ้ิ งคกา้ าจราแกลใวบ้ สใงัห่ ซก้ อ้ื ดมปา่มุ ใหEอ้ Nตั TโEนRมตั เิพ่อื เลอื กรายการนนั้



ค่มู อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 115

แก้ไขรายละเอียดอ่ืนๆ กดป่มุ "Y" หรอื "END" เพอ่ื เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ

ภาพที่ 25 : หน้าจอ "แก้ไขรายละเอียดอื่น" หน้าที่ 1

การบนั ทึก "แก้ไขรายละเอียดอืน่ " หน้าท่ี 1

เครดิตเทอม โปรแกรมจะดงึ เครดติ เทอมมาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย หรอื

จะเปลย่ี นแปลงเฉพาะรายการน้กี ไ็ ด้

วนั ครบกาหนด โปรแกรมจะคานวณใหต้ ามเครดติ เทอม

ผสู้ ่งของ ใสช่ อ่ื ผสู้ ่งสนิ คา้ ในครงั้ น้ี

คลงั ซื้อหลกั ใสค่ ลงั ซอ้ื หลกั สาหรบั ใบส่งของน้ี

รหสั โปรโมท ใชร้ ะบรุ หสั ของการโปรโมททผ่ี ใู้ ชง้ านกาหนดขน้ึ เอง

สามารถกาหนดไดต้ งั้ แต่ รหสั 1 ถงึ 9 เช่น บรษิ ทั มชี ่วงการ

โปรโมชนั่ สนิ คา้ กจ็ ะสามารถระบุในINVOICE วา่ ช่วงเวลาน้ใี ห้

เป็นรหสั โปรโมท 1 เพอ่ื แสดงวา่ INVOICE น้อี ยใู่ นชว่ ง

โปรโมชนั่ แบบ 1

รปู แบบการ POST โปรแกรมจะดงึ คา่ ทเ่ี คยกาหนดไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู สาขามาให้ แต่

116 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.