LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
KANDUNGAN
PRAKATA v
PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA vii
ix
PENGHARGAAN xi
PENARAFAN PENGURUSAN KEWANGAN INDEKS AKAUNTABILITI
xiii – xix
OLEH JABATAN AUDIT NEGARA
RINGKASAN EKSEKUTIF
BAHAGIAN I - PENDAHULUAN 2–4
Penubuhan, Objektif, Visi & Misi
Bidang Tugas
Skop dan Metodologi Pengauditan
Struktur Organisasi dan Kedudukan Perjawatan
Pergerakan Pegawai
BAHAGIAN II – PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN KERJA
Perancangan Kerja 6–7
Pencapaian Kerja Pengauditan:
Pengauditan Pengurusan Kewangan
Pengauditan Baucar Bayaran
Pengauditan Akaun Amanah
Pengauditan Prestasi
Pengauditan Perolehan
Pengauditan ICT
BAHAGIAN III – LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 10 – 81
Penemuan Audit
Pengauditan Pengurusan Kewangan di Ibu Pejabat
Pengauditan Pengurusan Kewangan Di Negeri
Pengauditan Akaun Amanah
BAHAGIAN IV – LAPORAN PENGAUDITAN PRESTASI
Penemuan Audit
Pengurusan Asrama 1Malaysia 83 - 109
Pengurusan Pemberian Kerajaan Di SEAMEO SEN Dan SEAMEO
RECSAM
Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan Kawasan Di
Sekolah
Pengurusan Penyewaan Dan Penyenggaraan Ruang Pejabat
Pengurusan Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak Asrama Di
Sekolah Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik/Kolej
Vokasional Dan Sekolah Agama Bantuan Kerajaan
ii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN V – LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN
Penemuan Audit
Pengurusan Peralatan Dan Infrastruktur Sukan Di Sekolah Sukan
Malaysia
Pengurusan Penyenggaraan Solar Hibrid Dan Set Jana Kuasa 112 - 128
Pengurusan Perolehan Program Susu 1Malaysia
Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga Di Jabatan Pendidikan
Negeri
BAHAGIAN VI – LAPORAN PENGAUDITAN ICT 131 - 148
Penemuan Audit
Pengurusan Bayaran Emolumen
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Tajaan
Penampilan Audit
BAHAGIAN VII – PAPARAN SUSULAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 150
BAHAGIAN VIII – PENGESAHAN TERHADAP DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI
KPM TAHUN 2017 152 - 153
BAHAGIAN IX – LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT KPM 155 - 160
BAHAGIAN X – SUMBANGAN BAHAGIAN AUDIT DALAM 162 - 182
BAHAGIAN XI – PERKARA-PERKARA AM 184 - 188
PENUTUP 189
iii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PRAKATA
iv
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PRAKATA
_______________________________________________________________
Bahagian Audit Dalam telah diberi kuasa untuk menjalankan pengauditan secara bebas,
adil dan saksama serta bertanggungjawab terus kepada Ketua Setiausaha Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM). Penubuhan Unit Audit Dalam adalah untuk membantu pihak
pengurusan memantapkan akauntabiliti, tadbir urus dan integriti.
..............................................................................................
Laporan Tahunan 2017 Bahagian Audit Dalam, KPM disediakan selaras dengan kehendak
1Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 (Pelaksanaan Audit Dalam di Kementerian/Jabatan
Persekutuan dan Kerajaan Negeri).
Penemuan Audit yang dilapor dan syor yang diberikan diharap dapat memberi nilai tambah
dalam pengurusan program/aktiviti/projek KPM di samping menjadi panduan bagi mengelakkan
isu yang sama berulang.
Laporan ini diedarkan kepada Bahagian, Jabatan dan Institut Pendidikan di bawah KPM,
Bahagian Strategi Korporat Dan Komunikasi (Perbendaharaan Malaysia) dan Jabatan Audit
Negara.
v
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PERUTUSAN
KETUA SETIAUSAHA KPM
vi
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
______________________________________________________________________________________
Assalamualaikum Warahmatullahi Warabakatuh, Salam
Sejahtera dan Salam 1Malaysia
Syukur di kesempatan ini, saya ingin mengucapkan syabas dan
tahniah kepada warga Bahagian Audit Dalam Kementerian Pendidikan
Malaysia atas daya usaha yang telah diambil untuk menghasilkan
Laporan Tahunan 2017.
Bahagian Audit Dalam memainkan peranan yang penting dalam
membantu pihak kementerian memastikan program/aktiviti/projek
yang dilaksanakan adalah cekap, berhemat, berkesan serta mendapat
value for money. Teguran dan syor Bahagian Audit Dalam hasil
daripada pengauditan yang dijalankan hendaklah diberi perhatian yang serius dan diambil tindakan
preventive dan corrective supaya tidak berulang kesilapan yang sama. Laporan Tahunan ini diharapkan
dapat dijadikan bahan rujukan dalam memastikan kepatuhan peraturan dan undang-undang yang berkuat
kuasa serta meningkatkan tahap tadbir urus di Kementerian Pendidikan Malaysia.
Kementerian Pendidikan Malaysia telah mengekalkan penarafan Cemerlang (lima bintang) di bawah
Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) yang dilaksanakan oleh Jabatan Audit Negara bagi penilaian
tahun 2016. Syabas dan tahniah saya ucapkan kepada seluruh warga Kementerian atas segala usaha dan
sumbangan terhadap kejayaan ini.
Akhir kata, saya ingin juga merakamkan ucapan terima kasih kepada seluruh warga Kementerian atas
kerjasama yang telah diberikan kepada Bahagian Audit Dalam. Bagi warga Bahagian Audit Dalam, semoga
terus memainkan peranan secara objektif dan profesional dalam pengauditan yang dijalankan.
Sekian, terima kasih.
DATO’ SRI ALIAS BIN HAJI AHMAD
KETUA SETIAUSAHA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
vii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
KATA-KATA PENGHARGAAN
SETIAUSAHA
BAHAGIAN AUDIT DALAM
viii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
KATA-KATA PENGHARGAAN
SETIAUSAHA BAHAGIAN AUDIT DALAM
______________________________________________________________________________________
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia
Terlebih dahulu saya amat bersyukur kerana Laporan Tahunan 2017 telah
dapat diterbitkan. Sekalung tahniah dan syabas saya ucapkan kepada
semua warga Bahagian Audit Dalam Kementerian Pendidikan Malaysia
yang telah memberi kerjasama dan komitmen agar Laporan Tahunan 2017
dapat dihasilkan selaras dengan kehendak 1Pekeliling Perbendaharaan PS
3.1 dan dalam tempoh yang ditetapkan. Justeru, pada tahun 2017, semua
pengauditan yang dirancang telah pun dilaksanakan dengan baiknya.
Diharapkan Laporan ini dapat dijadikan sebagai rujukan dan lessons learnt kepada semua warga
kementerian supaya satu budaya kecemerlangan dapat dipupuk dalam kalangan warga KPM.
Di kesempatan ini juga, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada YBhg.
Dato’ Sri KSU yang telah memberi sokongan kepada Bahagian ini. Di samping itu, kepada semua Ketua
Bahagian/Jabatan, setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih diucapkan atas kerjasama yang telah
diberikan sepanjang pengauditan dilaksanakan.
Sekian, terima kasih.
WEE SWEE GEOK
SETIAUSAHA BAHAGIAN
BAHAGIAN AUDIT DALAM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ix
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENARAFAN PENGURUSAN
KEWANGAN INDEKS
AKAUNTABILITI OLEH
JABATAN AUDIT NEGARA
x
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENARAFAN PENGURUSAN KEWANGAN INDEKS AKAUNTABILITI
OLEH JABATAN AUDIT NEGARA
_____________________________________________________
Kementerian Pendidikan Malaysia telah menerima penganugerahan penarafan LIMA
BINTANG bagi penilaian Pengurusan Kewangan Indeks Akauntabiliti tahun 2016 oleh Jabatan
Audit Negara. Sehubungan itu, Bahagian Audit Dalam mengucapkan TAHNIAH kepada YBhg.
Dato’ Sri Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan di atas kepimpinannya untuk memastikan
pengurusan kewangan Kementerian terus cemerlang.
Penghargaan juga diberikan kepada semua warga KPM yang telah memberi komitmen terhadap
pencapaian prestasi pengurusan kewangan yang cemerlang ini. Semoga taraf LIMA BINTANG
dapat dikekalkan di KPM pada tahun-tahun akan datang.
xi
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
RINGKASAN EKSEKUTIF
xii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
RINGKASAN EKSEKUTIF
____________________________________________________________________
Bahagian Audit Dalam Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bertanggungjawab untuk
melaksanakan pengauditan dan melaporkan penemuan Audit dengan objektif membantu KPM
mempertingkatkan prestasi pengurusan kewangan dan akauntabiliti. Laporan Tahunan ini
mengandungi 11 Bahagian seperti berikut:
BAHAGIAN I: PENDAHULUAN
Bahagian Audit Dalam KPM telah ditubuhkan pada tahun 1982 selaras dengan kehendak
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979. Objektif Bahagian ini adalah untuk
membantu kementerian mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan
berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.
Skop pengauditan meliputi 1,550 Pusat Tanggungjawab yang terdiri daripada Bahagian,
Jabatan, Institusi-institusi Pendidikan termasuk 10,542 buah sekolah. Pengauditan dilaksanakan
melalui penilaian terhadap sistem kawalan dalaman, menyemak rekod/dokumen yang berkaitan
dengan program/aktiviti, pengesahan melalui temu bual, perbincangan, testimoni, pemeriksaan
fizikal dan rakaman gambar.
BAHAGIAN II: PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN KERJA
Perancangan kerja meliputi pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan prestasi,
pengauditan perolehan, pengauditan ICT dan aktiviti tugas khas. Rancangan Audit Tahunan
telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha KPM pada 23 Disember 2016 dan pencapaian sebenar
adalah seperti berikut:
Pengauditan Pengurusan Kewangan
83 Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan
36 Pemerhatian Pengauditan Baucar Bayaran
17 Laporan Pengauditan Pengurusan Akaun Amanah
70 Pemeriksaan Mengejut/Penampilan Audit
5 Laporan Pengauditan Prestasi
4 Laporan Pengauditan Perolehan
3 Laporan Pengauditan ICT/Penampilan Audit
BAHAGIAN III: LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN
Pengauditan pengurusan kewangan dijalankan di peringkat Ibu Pejabat dan 15 cawangan negeri
dengan tumpuan terhadap kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, kawalan
perbelanjaan, kawalan perolehan, kawalan pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang
Amanah Kerajaan dan Deposit, kawalan pengurusan aset alih kerajaan dan stor serta kawalan
pengurusan kenderaan. Secara keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan masih perlu
dipertingkatkan lagi. Sehubungan itu, tindakan pembetulan dan pencegahan telah diambil bagi
menyelesaikan isu-isu Audit yang berbangkit.
BAHAGIAN IV: LAPORAN PENGAUDITAN PRESTASI
Pengurusan Asrama 1Malaysia
Asrama 1Malaysia (A1M) telah ditubuhkan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet
yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri pada 28 September 2009. Penubuhan A1M
adalah bertujuan untuk membentuk persefahaman antara kaum dalam satu asrama
berdasarkan konsep 1Malaysia. Lokasi A1M adalah di Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur,
Sabah, Sarawak dan Johor.
xiii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Aktiviti dan program teras ditekankan kepada murid-murid A1M melalui aspek Akademik,
Kepimpinan, Kokurikulum, Kemasyarakatan dan Kebudayaan. Pengurusan A1M
dikendalikan oleh tiga bahagian iaitu Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH),
Bahagian Kewangan (BKew) dan Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset (BPPA).
Pengauditan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap
pengurusan A1M bagi tahun 2014 hingga 2017 di KPM iaitu BPSH, BPPA, BKew, Jabatan
Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan tiga sekolah yang terpilih. Pengauditan
dilaksanakan melalui semakan dokumen, pemeriksaan fizikal, temu bual, soal selidik,
senarai semak dan analisis terhadap data. Secara keseluruhannya, tahap pengurusan
Asrama 1Malaysia masih perlu dipertingkatkan. Antara isu Audit adalah Petunjuk Prestasi
Utama dalam aspek Akademik dan Kokurikulum tidak dicapai sepenuhnya dan penyediaan
menu makanan mengikut kaum tidak dipatuhi sepenuhnya.
Pengurusan Pemberian Kerajaan Di SEAMEO SEN
Pertubuhan Menteri-menteri Pendidikan Negara Asia Tenggara atau South East Asian
Ministers of Education Organization (SEAMEO) adalah organisasi antara kerajaan negara-
negara Asia Tenggara yang ditubuhkan pada tahun 1965 untuk menggalakkan kerjasama
serantau dalam bidang pendidikan, sains dan budaya. Penubuhan Pusat Serantau SEAMEO
SEN di Malaysia telah diluluskan oleh Persidangan Majlis Menteri-menteri Pendidikan Asia
Tenggara (SEAMEC) ke-4 dan cadangan penubuhan Pusat Serantau SEAMEO SEN di
Malaysia telah dibentangkan di Mesyuarat Jemaah Menteri pada 17 Jun 2009. Dengan kos
mengurus dan pembangunan sebanyak RM3.7 juta, Jemaah Menteri telah bersetuju Pusat
Serantau SEAMEO SEN ditubuhkan di Malaysia pada 18 Jun 2012 bagi tujuan memajukan
pengajaran dan pembelajaran (PdP) berhubung keperluan pendidikan khas di Malaysia dan
membantu negara-negara anggota SEAMEO.
Pengauditan dijalankan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan
terhadap pengurusan pemberian Kerajaan kepada SEAMEO SEN bagi tempoh Jun 2013
hingga 14 April 2017 di Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dan SEAMEO
SEN, Melaka.
Secara keseluruhannya, pengurusan pemberian Kerajaan di SEAMEO SEN adalah tidak
memuaskan. Antara isu Audit yang dibangkitkan adalah tiada pemantauan terhadap
penggunaan pemberian Kerajaan di SEAMEO SEN.
Pengurusan Pemberian Kerajaan Di SEAMEO RECSAM
SEAMEO Regional Centre for Education in Science and Mathematics (RECSAM) telah
ditubuhkan pada tahun 1967 bertujuan membantu negara-negara anggota SEAMEO
memajukan pengajaran dan pembelajaran (PdP) Sains, Matematik dan Pendidikan
Komputer di sekolah rendah dan menengah. Pemberian Kerajaan yang diluluskan selepas
pengiktirafan RECSAM sebagai institusi serantau pada tahun 1994 adalah berjumlah
RM11.7 juta meliputi kos belanja mengurus, Endowment Fund, SEAMEO Education
Development Fund/Education Fund (SEDF/EF) dan peruntukan pembangunan. Bermula
pada tahun 2009, pertambahan baharu telah diluluskan terhadap pemberian bagi belanja
mengurus kepada SEAMEO RECSAM dengan penerimaan setahun berjumlah RM5.1 juta.
Pengauditan dijalankan di Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dan
SEAMEO RECSAM, Pulau Pinang dan skop pengauditan meliputi tahun 2013 hingga 2017.
Secara keseluruhannya, pengurusan pemberian Kerajaan di SEAMEO RECSAM adalah
kurang memuaskan di mana pemantauan tidak dilaksanakan terhadap penggunaan
pemberian di SEAMEO RECSAM.
xiv
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan Kawasan Di Sekolah
Pengurusan perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan Kawasan (KBK) di sekolah
dilaksanakan oleh Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset (BPPA) di peringkat
Kementerian Pendidikan Malaysia dan Unit Perolehan, Sektor Khidmat Pengurusan Dan
Pembangunan di Jabatan Pendidikan Negeri (JPN).
Pengauditan dijalankan di BPPA, Bahagian Kewangan, lima JPN, tujuh Pejabat Pendidikan
Daerah dan 42 sekolah/asrama meliputi tahun 2014 hingga 2017. Secara amnya, terdapat
kelemahan dalam pengurusan kontrak KBK. Antara isu Audit adalah sembilan kontrak
lewat ditandatangani, ketidakpatuhan syarat kontrak dan kurang pemantauan oleh pihak
sekolah/PPD/JPN terhadap prestasi kerja kontraktor.
Pengurusan Penyewaan dan Penyenggaraan Ruang Pejabat
Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) telah dipertanggungjawabkan bagi mengurus
penyewaan dan penyenggaraan ruang pejabat bagi 37 Bahagian/Jabatan Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) di sekitar Putrajaya, Cyberjaya, Kuala Lumpur dan Negeri
Sembilan. Selain itu, terdapat juga cawangan Bahagian/Jabatan yang berada di negeri
atau daerah di mana ruang pejabat adalah terletak di Bangunan Persekutuan atau disewa
daripada pihak swasta seperti Bahagian Audit Sekolah (BAS), Jemaah Nazir Dan Jaminan
Kualiti (JNJK), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD). Bagi
tempoh tahun 2015 hingga 2017, KPM telah memperuntukkan sejumlah RM654.59 juta
untuk penyewaan ruang pejabat Bahagian/Jabatan KPM.
Skop pengauditan meliputi tahun 2015 hingga 2017 di BKP, BAS, JNJK, PPD, pejabat
cawangan BAS serta JNJK yang terpilih. Secara keseluruhannya, pengurusan penyewaan
dan penyenggaraan ruang pejabat masih perlu dipertingkatkan. Antara isu Audit adalah
penyewaan ruang pejabat berjumlah RM3,555,343.16 yang tidak mendapat kelulusan
Jawatankuasa Ruang Pejabat serta penggunaan ruang pejabat di Cyberjaya yang tidak
optimum melibatkan anggaran keluasan 3,381 kaki persegi bagi tempoh 19 bulan dengan
kos RM233,829.96. Di samping itu, terdapat 23 perjanjian penyewaan ruang pejabat yang
lewat ditandatangani antara 24 hingga 2,367 hari dan kerosakan di bangunan yang disewa
belum dibaiki.
Pengurusan Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak Asrama Di Sekolah
Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik/Kolej Vokasional Dan Sekolah
Agama Bantuan Kerajaan
Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) asrama disediakan berdasarkan menu
yang ditetapkan oleh KPM mengikut Saranan Pengambilan Nutrien Malaysia yang
dikeluarkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia pada tahun 2005 bagi memenuhi
Piramid Makanan Malaysia yang menggalakkan pengambilan bijirin, buah-buahan dan
sayur-sayuran. Sehingga bulan Disember 2016, terdapat sebanyak 69 Sekolah Berasrama
Penuh (SBP), 87 Sekolah Menengah Teknik (SMT)/Kolej Vokasional (KV) dan 161 Sekolah
Agama Bantuan Kerajaan (SABK) di bawah KPM yang menerima peruntukan BMB.
Tempoh pengauditan meliputi tahun 2015 hingga 2017 di Bahagian Perolehan Dan
Pengurusan Aset, Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh Dan Sekolah
Kecemerlangan, Bahagian Pendidikan Islam, Bahagian Pendidikan Teknik Dan Vokasional,
Jabatan Pendidikan Negeri dan sekolah/SMT/KV yang terpilih. Secara amnya, pengurusan
BMB adalah kurang memuaskan.
Antara isu yang dibangkitkan adalah mengenai pembayaran berjumlah RM17.74 juta tidak
disokong dengan dokumen/maklumat yang lengkap dan syarat kontrak perkhidmatan BMB
xv
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
tidak dipatuhi seperti bahan makanan luput tarikh dan tiada tanda halal, pertukaran menu
tanpa kelulusan, syarat mengenai pekerja kontraktor tidak dipatuhi, kebersihan dewan
makan dan kawasan sekelilingnya yang tidak memuaskan.
BAHAGIAN V: LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN
Pengurusan Peralatan Dan Infrastruktur Sukan Di Sekolah Sukan Malaysia
Matlamat utama Sekolah Sukan Malaysia (SSM) diwujudkan adalah untuk mengumpul atlet
murid yang berpotensi supaya bakat cemerlang sukan dan akademik mereka dapat
dipupuk serta dipertingkatkan di bawah bimbingan jurulatih yang berdedikasi serta guru-
guru akademik yang terpilih. Di Malaysia, sebanyak lima SSM telah diwujudkan mengikut
zon dengan bajet pembangunan dan mengurus berjumlah RM10.44 juta telah
diperuntukkan kepada Bahagian Sukan bagi tahun 2015 hingga 2017.
Pengauditan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap
pengurusan peralatan dan infrastruktur sukan di SSM bagi tempoh tahun 2015 hingga
2017. Secara keseluruhannya, pengurusan peralatan dan infrastruktur sukan di SSM masih
perlu diperbaiki. Antara kelemahan yang dikenal pasti adalah pegawai yang dilantik
sebagai ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal, Jawatankuasa Penilaian Harga dan
Jawatankuasa Sebut Harga tidak menjalankan tugas mengikut surat lantikan. Peralatan
sukan yang dibeli tidak digunakan serta tidak didaftar/dilabel. Di samping itu, terdapat
peralatan sukan yang rosak belum dilupuskan.
Pengurusan Penyenggaraan Solar Hibrid Dan Set Jana Kuasa
Bagi merapatkan jurang pendidikan antara bandar dan luar bandar, Pelan Induk
Pembangunan Pendidikan Kementerian Pendidikan Malaysia dirangka dengan memberi
fokus kepada pembangunan infrastruktur dan kemudahan asas di kawasan luar bandar.
Antaranya Projek Penyenggaraan Sistem Solar Hibrid bagi Sekolah-sekolah Luar Bandar
yang terpilih dilaksanakan meliputi empat negeri di Semenanjung Malaysia dan Sabah.
Bagi sekolah-sekolah luar bandar di Sarawak pula, KPM telah melaksanakan Projek
Perkhidmatan Pembekalan Elektrik Melalui Pengoperasian dan Penyenggaraan Set Jana
Kuasa Serta Kerja-Kerja Lain Yang Bersangkutan dan Projek Bersepadu Sistem Solar
Photovoltaic Hibrid Dan Penyenggaraan dan Operasi Genset/Diesel Bagi Sekolah Luar
Bandar.
Pengauditan dijalankan di Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset, tiga Jabatan
Pendidikan Negeri, 13 Pejabat Pendidikan Daerah dan 58 sekolah melalui semakan
dokumen, pemeriksaan fizikal, temu bual serta soal selidik pengauditan meliputi tahun
2015 hingga 2017.
Secara keseluruhannya, pengurusan penyenggaraan solar hibrid dan set jana kuasa adalah
kurang memuaskan. Antara isu Audit adalah garis panduan yang lengkap dan jelas tidak
disediakan sebagai panduan kepada pihak yang terlibat dengan projek ini. Klausa denda
dan response time kontraktor terhadap aduan kerosakan serta tindakan pembaikan tidak
dinyatakan dengan jelas/terperinci dalam kontrak penyenggaraan sistem solar hibrid bagi
sekolah-sekolah luar bandar di Semenanjung dan Sabah. Di samping itu, penyelenggaraan
rekod tidak memuaskan di peringkat sekolah. Sebanyak 52 baucar bayaran bagi
penyenggaraan solar hibrid dan set jana kuasa pada tahun 2017 yang berjumlah
RM124,148,440 tidak disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap.
xvi
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Pengurusan Perolehan Program Susu 1Malaysia
Program Susu 1Malaysia (PS1M) adalah kesinambungan Program Susu Sekolah yang
bertujuan membekalkan nutrisi yang mencukupi, pemakanan seimbang serta memupuk
tabiat pemakanan yang baik supaya murid kekal sihat dan sentiasa segar. Program ini
mula dilaksanakan pada bulan September 2010 dengan membekalkan susu Ultra High
Temperature kepada murid sekolah rendah seluruh negara yang memenuhi kriteria yang
ditetapkan.
Skop pengauditan meliputi tahun 2015 hingga 2017 dan dilaksanakan di Bahagian
Perolehan Dan Pengurusan Aset, sembilan sekolah di Wilayah Persekutuan Putrajaya,
empat Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), 35 sekolah dan lima kilang/gudang susu.
Secara amnya, pengurusan perolehan PS1M masih perlu dipertingkatkan. Antara isu yang
dibangkitkan adalah data penerima PS1M di sekolah berbeza dengan data di JPN
mengakibatkan lebihan bekalan susu di lapan sekolah berjumlah RM19,370 bagi tahun
2017. Selain itu, maklumat mengenai senarai sekolah yang menerima PS1M tidak
diberikan kepada Jabatan Kesihatan Negeri (JKN) dan jadual pengedaran susu ke sekolah
tidak dihantar kepada JKN oleh pembekal. Pengagihan susu di semua 34 sekolah yang
dilawati melebihi dua kotak seminggu kepada pelajar kerana tempoh pengagihan susu
yang singkat. Tempat penyimpanan susu di sembilan sekolah tidak sesuai dan kurang
pemantauan terhadap pelaksanaan PS1M di peringkat sekolah.
Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga Di Jabatan Pendidikan Negeri
Pengurusan perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan di bawah RM500,000
dilaksanakan di peringkat Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) manakala, perolehan melebihi
RM500,000 adalah di peringkat Bahagian Pengurusan Dan Perolehan Aset (BPPA).
Pengauditan dijalankan di BPPA, JPN dan 18 sekolah terpilih meliputi tempoh tahun 2015
hingga 2017. Secara amnya, pengurusan perolehan secara sebut harga di JPN adalah pada
tahap sederhana. Antara isu yang dibangkitkan adalah mengenai pembayaran kerja
berjumlah RM946,216 melibatkan skop yang sama dilaksanakan melalui dua sebut harga
berasingan pada tahun 2015. Di samping itu, harta modal dan aset yang dibekalkan tidak
didaftarkan dan dilabelkan mengikut peraturan serta peralatan ICT yang diperoleh tidak
digunakan.
BAHAGIAN VI: LAPORAN PENGAUDITAN ICT
Pengurusan Pembayaran Emolumen
Sejumlah RM94.1 bilion telah diperuntukkan kepada KPM untuk bayaran emolumen bagi
tempoh tahun 2014 hingga 2016. Mengikut Waran Perjawatan yang diluluskan, jumlah
perjawatan KPM adalah sebanyak 551,298 jawatan yang melibatkan 456,554 (82.8%)
jawatan daripada skim Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) dan 94,744 (17.2%)
jawatan lagi daripada skim perkhidmatan yang lain.
Sistem HRMIS digunakan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk merekod data
perjawatan dan pengisian KPM berdasarkan waran perjawatan yang dikeluarkan oleh
Kementerian Kewangan Malaysia. Sistem e-Operasi yang diselenggarakan oleh Bahagian
Pengurusan Sekolah Harian pula menjadi instrumen untuk merekod perjawatan dan
pengisian bagi PPP dan Anggota Kumpulan Pelaksana yang berkhidmat di sekolah
berdasarkan Penyata Sijil Perjawatan.
xvii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Semakan Audit telah dijalankan di Bahagian Akaun, Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat
Pendidikan Daerah dan sekolah yang terpilih meliputi tempoh tahun 2014 hingga April
2017. Secara amnya, pengurusan pembayaran emolumen di KPM adalah kurang
memuaskan. Antara kelemahan yang ditemui adalah lebihan pengisian perjawatan
berbanding waran perjawatan yang diluluskan yang ditempatkan secara pentadbiran dan
emolumen terlebih bayar kepada 55 pegawai berjumlah RM487,195.52.
Sistem Pengurusan Tajaan
Pengurusan pemberian biasiswa dan pinjaman pelajaran kepada Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan (PPP), Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP) dan pelajar Pra Perkhidmatan bagi
menyambung pelajaran dalam dan luar negara adalah di bawah tanggungjawab Bahagian
Tajaan Pendidikan (BT).
Sehingga 31 Julai 2017, jumlah pelajar tajaan KPM dalam dan luar negara adalah seramai
1,841 orang dan sejumlah RM302.8 juta telah diperuntukkan kepada BT untuk bayaran
pinjaman dan biasiswa perguruan Persekutuan bagi tempoh tahun 2015 hingga 2017.
Sistem Pengurusan Tajaan (SPT) dibangunkan secara outsource oleh BT dan digunakan
mulai 1 September 2010 untuk mengurus maklumat penajaan serta memantapkan proses
kerja berkaitan tajaan di KPM.
Skop pengauditan meliputi tahun 2015 hingga 2017. Secara keseluruhannya, pelaksanaan
Sistem Pengurusan Tajaan adalah kurang memuaskan. Antara isu Audit yang dibangkitkan
adalah mengenai proses bayaran dan terimaan bayaran balik pinjaman/ganti rugi tidak
berintegrasi dengan SPT di mana data baucar bayaran, nombor EFT, nombor resit dan
jumlah bayaran perlu dikunci masuk secara manual ke dalam SPT. Selain itu, jejak Audit
tidak disediakan bagi merekodkan aktiviti SPT menyebabkan sebarang perubahan
terhadap data SPT tidak dapat dikesan. Perkhidmatan rangkaian tidak stabil di mana talian
ke server kerap terputus dan masa loading terlalu lama. Di samping itu, pengurusan ciri
keselamatan capaian pengguna SPT kurang memuaskan serta polisi bagi penyelenggaraan
input tertangguh tidak ditetapkan.
Penampilan Audit ICT Di Bahagian Pengurusan Maklumat
Penampilan Audit ICT telah dijalankan di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) yang
meliputi aspek kawalan pengurusan ICT, kawalan kemudahan ICT, kawalan projek ICT,
pengurusan aset dan inventori serta kawalan pengurusan teknologi. Secara
keseluruhannya, pematuhan terhadap kawalan berkaitan ICT di BPM adalah memuaskan
dan telah mematuhi standard yang ditetapkan oleh KPM.
BAHAGIAN VII: PAPARAN SUSULAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA
Paparan Susulan Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) dilaksanakan selaras dengan Program
Transformasi Kerajaan Kedua di bawah inisiatif Bidang Keberhasilan Utama Negara Anti-Rasuah
bagi menyediakan maklum balas terkini kepada orang awam agar menggalakkan ketelusan dan
mempercepatkan penyelesaian isu di peringkat agensi. Sistem Paparan Susulan LKAN
menyediakan kemudahan untuk mengemukakan maklum balas terhadap penemuan LKAN
secara dalam talian. Bahagian Audit Dalam melaksanakan pemantauan secara berterusan
dengan pihak Auditi yang terlibat bagi memastikan tindakan sewajarnya diambil terhadap isu-
isu LKAN. Status isu LKAN telah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit
Kementerian dan mesyuarat khas yang diadakan.
xviii
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN VIII: PENGESAHAN TERHADAP DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI KPM
TAHUN 2017
Bahagian Audit Dalam telah melaksanakan verifikasi dan pengesahan terhadap data Baki Awal
Aset dan Liabiliti yang meliputi lima komponen iaitu Aset Tak Alih, Aset Alih, Aset Dalam
Pembinaan, Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar bagi dua tempoh sepanjang tahun
2017 iaitu data sehingga 31 Disember 2016 dan data sehingga 30 Jun 2017.
BAHAGIAN IX: LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT
Sepanjang tahun 2017, Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) telah diadakan sebanyak empat
kali selaras dengan 1Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2. Mesyuarat JKA telah dipengerusikan
oleh Ketua Setiausaha KPM dengan keahlian terdiri daripada pihak pengurusan tertinggi KPM,
semua Setiausaha/Pengarah Bahagian dan semua Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri. Isu-isu
yang dibangkitkan oleh Bahagian Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara dibincangkan
dalam mesyuarat tersebut dan dipantau oleh pihak yang berkenaan bagi memastikan
penyelesaian isu-isu tersebut.
BAHAGIAN X: SUMBANGAN BAHAGIAN AUDIT DALAM
Hasil daripada aktiviti pengauditan yang telah dilaksanakan pada tahun 2017, Bahagian Audit
Dalam telah banyak memberi sumbangan terhadap penambahbaikan dalam prestasi pengurusan
kewangan dan tadbir urus KPM. Antaranya, syor-syor Audit yang berkaitan penambahbaikan
dalam sistem kawalan dalaman, tadbir urus dan prosedur kerja. Amalan terbaik dan lessons
learnt telah dikongsi, ceramah diberi kepada pegawai-pegawai KPM dan pengeluaran Buku
Panduan Pengurusan Kewangan sebagai panduan.
BAHAGIAN XI: PERKARA-PERKARA AM
a. Tindakan Pihak Pengurusan Terhadap Laporan Audit
Pihak pengurusan KPM memandang serius terhadap isu-isu Audit di mana pelbagai
tindakan telah diambil pada tahun 2017 untuk menanganinya. Antara tindakan yang telah
diambil adalah langkah penambahbaikan, tindakan pembetulan dan pencegahan serta
penubuhan pasukan khas bagi menyiasat isu-isu dalam Laporan Ketua Audit Negara.
b. Masalah Yang Dihadapi
Pada tahun 2017, Bahagian Audit Dalam menghadapi masalah 13 kekosongan jawatan
pelbagai gred yang tidak diisi termasuk kekangan kewangan yang menjejaskan
pelaksanaan kerja pengauditan.
c. Latihan Yang Dihadiri/Dianjurkan Oleh Bahagian Audit Dalam
Sepanjang tahun 2017, pelbagai taklimat, bengkel, persidangan dan kursus telah dihadiri
oleh pegawai di Bahagian Audit Dalam bagi meningkatkan kompetensi dan kemahiran
pegawai-pegawai. Selain itu, pegawai-pegawai Audit juga dijemput sebagai penceramah
untuk berkongsi ilmu dan pengalaman dalam bidang pengauditan serta amalan terbaik.
xix
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN I
PENDAHULUAN
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENDAHULUAN
________________________________________________________________________
Bahagian Audit Dalam Kementerian Pendidikan Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1982
selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979. Sejak itu, peranan
dan tanggungjawab Bahagian Audit Dalam telah pun diperkemas dan dimantapkan dengan
keluarnya 1Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 (Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian Atau
Jabatan Persekutuan Dan Kerajaan Negeri).
OBJEKTIF AUDIT DALAM
Membantu Kementerian mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan
berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.
VISI
Menjadi pemacu kecemerlangan pengurusan kewangan dan meningkatkan akauntabiliti
Kementerian Pendidikan Malaysia.
MISI
Melaksanakan pengauditan secara profesional dan mengemukakan Laporan/Pemerhatian Audit
yang objektif kepada Ketua Setiausaha ke arah meningkatkan akauntabiliti Kementerian
Pendidikan Malaysia.
BIDANG TUGAS
Bahagian Audit Dalam adalah bertanggungjawab untuk:
Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman
organisasi
Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang
berkuat kuasa
Mengkaji program/aktiviti Kementerian diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan
Mengkaji aset dan kepentingan Kementerian dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan
penyelewengan
Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem
termasuk sistem ICT
Melaporkan kepada Ketua Setiausaha hasil pengauditan dan mengambil tindakan susulan
terhadap perkara yang dibangkitkan
Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam
Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit
SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Bahagian Audit Dalam bertanggungjawab untuk mengaudit sejumlah 1,550 Pusat
Tanggungjawab yang melibatkan Bahagian, Jabatan, Institusi-institusi Pendidikan termasuk
10,542 buah sekolah yang beroperasi setakat akhir tahun 2017. Pengauditan dilaksanakan
melalui penilaian terhadap sistem kawalan dalaman, semakan rekod/dokumen yang berkaitan
program/aktiviti, pengesahan melalui temu bual, perbincangan, pemeriksaan fizikal dan
rakaman gambar. Ringkasan Pusat Tanggungjawab yang terlibat adalah seperti di Jadual 1.
2
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
JADUAL 1
PUSAT-PUSAT TANGGUNGJAWAB KPM TAHUN 2017
BIL. PUSAT TANGGUNGJAWAB JUMLAH
1. Bahagian/Jabatan di KPM 36
2. Institut Pendidikan Guru Malaysia 27
3. Kolej Matrikulasi 15
4. Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri 29
5. Bahagian Audit Sekolah Negeri 18
6. Sektor Penilaian Peperiksaan 1
7. Bahagian Pendidikan Guru 3
8. Jemaah Nazir (Sabah dan Sarawak) 5
9. Institut Aminuddin Baki 5
10. Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) 16
11. Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) 139
12. Sekolah Berasrama Penuh 69
13. Sekolah Pendidikan Teknik 89
14. Sekolah Pendidikan Khas 34
15. Sekolah Sukan 5
16. Sekolah Seni 3
17. Sekolah Menengah 1,056
1,550
JUMLAH
STRUKTUR ORGANISASI DAN KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN AUDIT DALAM
Bahagian Audit Dalam diketuai oleh Setiausaha Bahagian Gred JUSA C yang bertanggungjawab
kepada Ketua Setiausaha. Setakat akhir tahun 2017, sejumlah 149 jawatan telah diluluskan di
Bahagian Audit Dalam dan 136 jawatan telah diisi. Struktur organisasi dan kedudukan
perjawatan pada 31 Disember 2017 adalah seperti berikut:
JADUAL 2
KEDUDUKAN PERJAWATAN PADA 31 DISEMBER 2017
BIL. JAWATAN GRED PERJAWATAN
LULUS ISI
1. Setiausaha Bahagian JUSA C 1 1
2. Timbalan Setiausaha Bahagian W52 2 1
3. Ketua Juruaudit W48 3 2
4. Ketua Penolong Setiausaha M48 1 1
5. Ketua Pegawai Teknologi Maklumat F48 11
6. Juruaudit W44 7 7
7. Juruaudit W41 2 2
8. Penolong Setiausaha M41 1 1
9. Pegawai Teknologi Maklumat F41/F44 2 2
10. Penolong Juruaudit 11 10
11. Penolong Juruaudit W36 31 25
12. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat W32 1 1
13. Penolong Juruaudit F32 70 66
14. Setiausaha Pejabat W29 1 1
15. Ketua Pembantu Tadbir N27 1 1
N22
16. Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) N19/N22 8 8
17. Pembantu Tadbir (Kewangan) W19/W22 2 2
18. Pembantu Operasi N11/N14 1 1
19. Pemandu Kenderaan H11/H14 3 3
JUMLAH PERJAWATAN 149 136
3
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PERGERAKAN PEGAWAI
Sepanjang tahun 2017, seorang pegawai telah melapor diri, dua orang pegawai telah bertukar
keluar, seorang pegawai bercuti belajar dan dua orang pegawai telah bersara. Pegawai-pegawai
tersebut adalah seperti di Jadual 3 dan gambar berikut:
JADUAL 3
BIL. NAMA/JAWATAN TARIKH
06.11.2017
A. MELAPOR DIRI
18.09.2017
1. Rahmat Azizol bin Zakaria 01.11.2017
Penolong Juruaudit W29
04.09.2017
B. BERTUKAR KELUAR
24.12.2017
1. Teh Kamsiah binti Ahmad Amiruddin@Amir 01.12.2017
Timbalan Setiausaha Bahagian W52
2. Annuar bin Harun
Ketua Juruaudit W48
C. CUTI BELAJAR
1. Noorhairine binti Mohd Nor
Ketua Penolong Setiausaha M48
D. BERSARA
1. Sharifuddin bin Mohd Salleh
Timbalan Setiausaha Bahagian W52
2. Abd Rahman bin Che Muda
Penolong Juruaudit W36
4
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN II
PERANCANGAN DAN
PENCAPAIAN KERJA
5
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN KERJA
___________________________________________________________________________
PERANCANGAN KERJA
Perancangan yang baik dengan mengambil kira sumber yang ada dapat memastikan aktiviti
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Hasil pengauditan dan laporan yang berkualiti bukan
sahaja akan menjadi ukuran prestasi aktiviti Bahagian malah secara keseluruhannya menjadi
nilai tambah kepada pengurusan Kementerian. Bahagian Audit Dalam menitikberatkan
perancangan yang rapi dan sistematik bagi penyediaan Rancangan Audit Tahunan. Mengikut
amalan biasa, perbincangan telah diadakan dengan pihak Jabatan Audit Negara bagi
menyelaraskan dan mengelakkan pertindihan tajuk pengauditan yang akan dijalankan pada
tahun 2017.
Pengauditan yang dirancang merangkumi pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan
akaun amanah, pengauditan prestasi, pengauditan perolehan, pengauditan ICT dan verifikasi
data baki awal aset dan liabiliti Kementerian bagi tujuan pelaksanaan perakaunan akruan kelak.
Rancangan Audit Tahun 2017 telah diluluskan oleh KSU KPM pada 23 Disember 2016.
Rancangan Audit tersebut dilaksana, dipantau dan dikaji secara berterusan mengikut kesesuaian
dan arahan pihak pengurusan atasan.
PENCAPAIAN KERJA PENGAUDITAN
Secara keseluruhannya, rancangan pengauditan bagi tahun 2017 telah dilaksanakan
sepenuhnya. Pengauditan Pengurusan Kewangan telah dijalankan di 83 Pusat Tanggungjawab
(PTJ) yang meliputi Ibu Pejabat dan peringkat negeri. Pengauditan adalah tertumpu kepada
lapan elemen utama iaitu kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, kawalan
perbelanjaan, kawalan perolehan, kawalan pengurusan (Akaun Amanah/Kumpulan Wang
Amanah dan Deposit), kawalan pengurusan aset dan stor serta kawalan pengurusan kenderaan.
Selain itu, pengauditan baucar bayaran telah dijalankan di peringkat Jabatan Pendidikan Negeri
dan Bahagian. Pihak Audit juga telah menjalankan pengauditan terhadap 17 Akaun Amanah
yang terdapat di Kementerian.
Perbandingan antara pengauditan yang dirancang pada tahun 2017 dengan yang dilaksanakan
adalah seperti di jadual berikut:
JADUAL 1
PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN KERJA TAHUN 2017
BIL. JENIS PENGAUDITAN BILANGAN PENGAUDITAN CATATAN
PERANCANGAN PELAKSANAAN Dua kali pengauditan bagi 15 JPN
dan 6 di Ibu Pejabat
1. Pengauditan Pengurusan 83 PTJ 83 PTJ
Kewangan
2. Pengauditan Akaun Amanah 15 Akaun 17 Akaun
3. Pengauditan Baucar Bayaran 30 36
4. Lain-Lain Pengauditan: 22 PTJ 70 PTJ
Pemeriksaan Mengejut/Penampilan
Audit
6
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BIL. JENIS PENGAUDITAN BILANGAN PENGAUDITAN CATATAN
Melibatkan juga pengauditan
PERANCANGAN PELAKSANAAN perolehan
Melibatkan juga pengauditan
5. Pengauditan Prestasi perolehan
Melibatkan juga pengauditan
Pengurusan Asrama 1Malaysia. perolehan
Pengurusan Pemberian Kepada Pengesahan data baki awal aset
Pejabat SEAMEO Malaysia. dan liabiliti bagi tempoh sehingga
30 Jun 2017 (Mock Run 5).
Pengurusan Perkhidmatan
Kebersihan Bangunan Dan
Kawasan Di Sekolah
Kementerian Pendidikan
Malaysia.
Pengurusan Penyewaan Dan
Penyenggaraan Ruang Pejabat
Di Kementerian Pendidikan
Malaysia.
Pengurusan Perkhidmatan
Bekalan Makanan Bermasak
Asrama Di Sekolah Berasrama
Penuh, Sekolah Menengah
Teknik/Kolej Vokasional Dan
Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan.
6. Pengauditan Perolehan
Pengurusan Peralatan Dan
Infrastruktur Sukan Di Sekolah
Sukan Malaysia.
Pengurusan Penyenggaraan
Solar Hibrid dan Set Jana Kuasa.
Pengurusan Perolehan Program
Susu 1Malaysia.
Pengurusan Perolehan Secara
Sebut Harga Di Jabatan
Pendidikan Negeri.
7. Pengauditan ICT
Pengurusan Bayaran Emolumen,
Kementerian Pendidikan
Malaysia.
Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Tajaan Kementerian Pendidikan
Malaysia.
Penampilan Audit ICT
8. Pengauditan Khas
Verifikasi Data Baki Awal Aset
Dan Liabiliti
9. Siasatan
Siasatan terhadap Dewan
Bahasa dan Pustaka (DBP) bagi
kes salah cetak buku teks
Sejarah Tahun 6.
Pasukan Khas Projek
Bermasalah (Arahan ICU, JPM).
Jawatankuasa Siasatan Khas
LKAN Tahun 2016 Siri 1
(Lantikan JPA).
7
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN III
LAPORAN PENGAUDITAN
PENGURUSAN KEWANGAN
8
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
P E N G A U D I TA N
PENGURUSAN KEWANGAN
DI IBU PEJABAT
PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI IBU PEJABAT
9
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
________________________________________________________________________
Bahagian Audit Dalam menjalankan pengauditan pengurusan kewangan di peringkat
Bahagian/Jabatan dan 14 negeri di Kementerian Pendidikan Malaysia. Lapan kawalan yang
diaudit adalah Kawalan Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perolehan,
Kawalan Perbelanjaan, Kawalan Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah Kerajaan
Dan Deposit, Kawalan Pengurusan Aset Dan Stor serta Kawalan Pengurusan Kenderaan.
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan:
i. wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan;
ii. wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pungutan hasil, perbelanjaan,
amanah, perolehan dan kontrak, aset dan inventori serta kenderaan;
iii. pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan;
dan
iv. rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
Antara penemuan Audit hasil pengauditan yang dijalankan adalah seperti di perenggan berikut:
1. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN DASAR DAN HUBUNGAN
ANTARABANGSA
i. Kawalan Perolehan
a. Pembelian Terus
Perolehan toner bagi tahun 2016 berjumlah RM26,231 melebihi had nilai yang
ditetapkan untuk pembelian terus iaitu RM20,000 setahun.
b. Perolehan Secara Kontrak Pusat
Pembekalan kertas daripada Kontrak Pusat lewat dibekalkan antara tujuh
hingga 27 hari. Tiada permohonan dan persetujuan bertulis bagi pelanjutan
tempoh pembekalan.
ii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Tiada bukti pemeriksaan mengejut dilaksanakan oleh Ketua Jabatan atau pegawai
yang diberi kuasa ke atas penggunaan Buku Log.
b. Tiada bukti Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diperiksa oleh Ketua Jabatan dari
semasa ke semasa.
2. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN
VOKASIONAL
i. Kawalan Perbelanjaan
a. Elaun Harian berjumlah RM120 dibayar kepada pegawai yang tidak layak
menuntut kerana bengkel kerja yang dihadiri kurang daripada lapan jam.
ii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Notis kesalahan lalu lintas tidak direkod dalam Buku Log. Semakan melalui sistem
MyeG mendapati kenderaan di bawah seliaan Bahagian Pendidikan Teknik Dan
Vokasional mempunyai saman tertunggak berjumlah RM6,830 sejak tahun 2008
hingga tahun semasa.
10
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
3. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN PENDIDIKAN ISLAM
i. Kawalan Perolehan
a. Empat pembelian alat tulis berjumlah RM37,937.20 telah dipecah kecil untuk
mengelakkan sebut harga.
ii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Bacaan odometer dan jarak perjalanan tidak selari bagi kenderaan bernombor
WKL 9507 dan WJS 2017.
JADUAL 1
BACAAN ODOMETER DAN JARAK (KM) TIDAK SELARI
NO. TARIKH BACAAN JARAK JARAK
BIL. PENDAFTARAN ODOMETER REKOD PADA SEBENAR
KENDERAAN AWAL AKHIR BUKU LOG (KM)
(a) (b) (KM) (b-a)
13.01.2017 301771 301838 12 67
1. WKL 9507 14.01.2017 301838 301866 67 28
15.01.2017 301866 301917 28 51
16.01.2017 301917 301950 51 33
28.04.2016 341388 341457 60 69
2. WJS 2017 12.05.2016 341567 341614 53 47
17.05.2016 341614 341674 33 60
Sumber: Buku Log Kenderaan
4. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN PEMBANGUNAN PELAJARAN
i. Kawalan Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah Dan Deposit
a. Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) berjumlah RM105,992,192.23 belum
dipulangkan kepada kontraktor/pendeposit yang telah tamat kontrak dari tahun
2008 hingga 2015. WJP tersebut sepatutnya telah dipulangkan kerana
berdasarkan tarikh tamat kontrak (Sijil Perakuan Siap Kerja perlu dikeluarkan),
tempoh tanggungan kecacatan telah tamat setahun selepas tamat kontrak dan
Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan telah dikeluarkan selepas tiga bulan
tempoh tanggungan kecacatan.
b. Sejumlah RM600,489.40 WJP tidak dapat dikenal pasti pendeposit sebenar kerana
Bahagian Pembangunan Pelajaran tidak mempunyai rekod terperinci berkenaan
WJP tersebut.
ii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Pihak Audit tidak dapat memastikan penggunaan kenderaan adalah teratur dan
mematuhi peraturan yang ditetapkan kerana tiada bukti kenderaan Jabatan
digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan.
b. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit disimpan oleh pemandu.
c. Tiada bukti semakan terhadap penyata pembelian minyak dengan Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden.
11
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
5. PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
i. Kawalan Terimaan
a. Semakan fizikal Audit pada 26 Oktober 2017 mendapati wang tunai dan kiriman
wang pos yang berjumlah RM555 bagi kutipan 23 hingga 25 Oktober 2017 yang
tidak sempat dibankkan telah disimpan dalam fail yang terletak di ruangan
terbuka.
GAMBAR 1 GAMBAR 2 GAMBAR 3
ii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Semua Buku Rekod Pergerakan Kad Inden bagi tahun 2017 tidak lengkap diisi
dan tidak disemak oleh Ketua Jabatan atau wakilnya dari semasa ke semasa.
b. Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit
tidak diselenggara dengan lengkap.
6. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN MATRIKULASI
i. Kawalan Perolehan
a. Pengurusan Government Procurement Information System (GPIS)
Maklumat mengenai transaksi perolehan tender tidak direkodkan serta
tarikh Surat Setuju Terima dan status perolehan tidak dilengkapkan dalam
Government Procurement Information System.
Laporan perolehan tidak disediakan secara lampiran bagi menyokong data
yang direkodkan dalam minit Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan Kewangan
dan Akaun.
b. Pengurusan Kontrak
Perkhidmatan penyewaan dan menyenggara mesin penyalin terhadap
Syarikat Zafariya Sdn. Bhd. dan Syarikat Advance Combination (M) Sdn.
Bhd. telah dibuat lanjutan masa satu bulan pada bulan Oktober 2016 tanpa
kontrak.
ii. Kawalan Perbelanjaan
a. Enam baucar bayaran berjumlah RM21,106.76 lewat dibayar antara dua hingga
33 hari.
12
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
7. BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
i. Kawalan Terimaan
a. Akaun Belum Terima di Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset (BPPA)
sehingga 30 Jun 2017 adalah berjumlah RM1,650,946.42.
b. Sebanyak lima penyewa tidak membayar sewa Kuarters Institusi Pendidikan,
Kuarters Rumah Guru dan Kafeteria. Unit Hartanah, BPPA telah mengeluarkan
surat peringatan susulan mulai 31 Mei 2017 hingga 27 Julai 2017 kepada para
penyewa.
ii. Kawalan Perolehan
a. Seramai tujuh Penyelia Government Procurement Information System di setiap
Cawangan dan Unit BPPA tidak dilantik secara bertulis untuk memantau
kemasukan dan kesahihan data.
b. Didapati enam baucar bayaran berjumlah RM6,600, kadar bagi makan minum
mesyuarat dan bengkel tidak mengikut kadar dalaman Surat Pekeliling
Kewangan.
c. Sembilan baucar bayaran berjumlah RM10,005.20 tidak disokong dengan tiga
tawaran harga.
iii. Kawalan Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah Dan
Deposit
a. Pendeposit bagi Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) sehingga 31 Julai 2017
adalah berjumlah RM41,702,847.15. WJP bagi 42 pendeposit di antara tahun
2010 hingga 2016 yang telah tamat tempoh pegangan memerlukan tindakan di
peringkat BPPA. Manakala tujuh pendeposit dalam proses semakan.
b. Sebanyak empat pendeposit bagi tahun 2015 hingga Jun 2017 yang telah tamat
tempoh pegangan memerlukan tindakan di peringkat BPPA.
8. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN AKAUN
i. Kawalan Perolehan
a. Pengurusan Government Procurement Information System (GPIS)
Laporan Government Procurement Information System tidak dibincangkan
di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun.
ii. Kawalan Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah Dan Deposit
a. Pendahuluan Diri Di Bawah Arahan Perbendaharaan 59
Sehingga 31 Julai 2017, baki tunggakan tujuh Pendahuluan Diri (AP 59)
adalah sebanyak RM838,293.65. Semakan terhadap tiga pendahuluan diri
mendapati kelulusan pelarasan Akaun Wang Pendahuluan belum diperoleh
daripada Kementerian Kewangan.
b. Pengambil Alihan Baki Pinjaman Kenderaan Oleh Bahagian Akaun, KPM
Pegawai telah bersara tetapi permohonan potongan pencen bulanan belum
dilaksanakan.
13
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
9. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH
i. Kawalan Perolehan
a. Pengurusan Government Procurement Information System (GPIS)
Seramai 19 Penyelia GPIS di Ibu Pejabat/Cawangan Negeri tidak dilantik
untuk memantau kemasukan dan kesahihan data. Selain itu, 18 Pusat
Tanggungjawab di Bahagian Audit Sekolah (BAS) tidak menyimpan
maklumat perolehan dalam GPIS.
Semakan terhadap Laporan Perolehan GPIS Ibu Pejabat BAS sehingga 31
Oktober 2017 mendapati maklumat pembelian terus belum didaftarkan
sepenuhnya dalam GPIS. Transaksi sebut harga juga belum didaftarkan
dalam GPIS.
b. Pengurusan Kontrak
Kontrak Perkhidmatan Sewaan Mesin Fotostat daripada Syarikat Teras Maju
Trading & Service bagi Pejabat BAS Selangor telah bertindih tempoh kontrak
di mana tempoh asal kontrak 1 Januari 2014 hingga 30 Oktober 2017 telah
dilanjutkan kepada 1 September 2017 hingga 31 Ogos 2020.
Kontrak baharu dan lanjutan kontrak perkhidmatan bagi BAS Cawangan
Negeri tidak disusuli dengan Surat Setuju Terima (SST) ataupun
dibincangkan melalui Jawatankuasa Sebut Harga. Selain itu, SST dan
Kontrak Perkhidmatan telah ditandatangani oleh Ketua Audit Sekolah (KAS)
yang tidak diberi kuasa.
ii. Kawalan Perbelanjaan
a. Bayaran perkhidmatan kebersihan Pejabat BAS Cawangan Selangor dan Wilayah
Persekutuan berjumlah RM2,200 bagi bulan Mac 2017 dibuat tanpa kelulusan
kerana pembayaran adalah melalui pelanjutan kontrak kali kedua. Pelanjutan
kontrak kali pertama adalah bagi bulan Januari hingga Februari 2017 sahaja.
b. Pembayaran bagi Kursus Kesedaran Bahaya Ahlong bertempat di Pejabat BAS
Cawangan Selangor/Wilayah, Kuala Lumpur berjumlah RM1,200 telah dibuat.
Bagaimanapun, didapati kadar bagi perbelanjaan makan tengah hari adalah RM15
seorang berbanding kadar kelulusan sejumlah RM10 seorang.
c. Penjenisan kod Objek Sebagai bagi dua baucar bayaran berjumlah RM30,975
adalah tidak tepat.
10. PENGURUSAN KEWANGAN DI BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN
DASAR PENDIDIKAN
i. Kawalan Perolehan
a. Pengurusan Sebut Harga/Tender
Empat perolehan secara sebut harga berjumlah RM500,937.19 tidak mematuhi
tatacara perolehan seperti berikut:
Tiada bukti sebut harga diiklankan.
Anggaran Jabatan tidak dikemukakan.
Surat Pelantikan Jawatankuasa Teknikal Dan Harga tidak dikemukakan.
Pertindihan Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga dengan Jawatankuasa
Penilaian Harga bagi sebut harga Bil. 6/2016.
Tiada bukti Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Dan Teknikal diadakan.
14
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
b. Perolehan Secara Kontrak Pusat
Perolehan kertas A4 putih 80 gsm berjumlah RM15,600 tidak dibuat secara
Kontrak Pusat.
ii. Kawalan Perbelanjaan
a. Pembekalan alat tulis dan toner berjumlah RM59,063.14 melibatkan tiga baucar
bayaran lewat dibekalkan antara empat hingga 42 hari.
b. Pelaksanaan perkhidmatan berjumlah RM13,426.00 lewat dibuat antara 17
hingga 18 hari berbanding tarikh aktiviti dijalankan.
c. Lebihan bayaran berjumlah RM2,754.57 bagi tiga baucar bayaran bacaan meter
mesin fotostat dan pakej mesyuarat.
d. Pembayaran elaun lebih masa berjumlah RM545.09 lewat dibayar selama 19 hari.
e. Perbezaan harga bagi perolehan bekalan/kerja yang sama bagi tahun 2016.
JADUAL 2
PERBEZAAN HARGA PEROLEHAN
NO. PERIHAL HARGA BEZA BIL. UNIT AMAUN NAMA
BIL. BAUCAR/ PEMBAYARAN SEUNIT (RM) YANG (RM) KONTRAKTOR
DIBELI Alim Realistik Resources
TARIKH (RM) Bumi Bangi Sdn. Bhd.
Noble Stationers Sdn. Bhd.
B0912 4.50 12 54.00 Bumi Bangi Sdn. Bhd.
21.06.2016 Tisu Premier 200 pulls 1.00 24 132.00 Bumi Bangi Sdn. Bhd.
1. B2150 two ply Noble Stationers Sdn. Bhd.
5.50 Quality Engineering Services
14.11.2016 Onm Solution Sdn. Bhd.
Quality Engineering Services
B0654 18.00 4.00 2 32.00 Onm Solution Sdn. Bhd.
23.05.2016 22.00 12 264.00
2. Shampoo kereta
B2150
14.11.2016
B2150 12.00 6.50 12 144.00
14.11.2016 5.50 3 16.50
3. Kain lap kereta
B0654
23.05.2016
B1172 600.00 300.00 12 7,200.00
22.07.2016 900.00 1 900.00
4. Tambah port (kabel)
B2510
06.12.2016
B1172 300.00 300.00 36 7,800.00
22.07.2016 600.00 4 2,400.00
5. Pindah port
B2510
06.12.2016
Sumber: Baucar Bayaran
iii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Pegawai Kenderaan tidak menyemak Buku Log.
b. Pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak dibuat oleh pemandu.
c. Pengesahan dan Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak dibuat oleh
Pegawai Kenderaan.
d. Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden tidak diperiksa oleh Ketua Jabatan.
e. Penyata Pembelian Minyak/Penyata Kad tidak disemak kepada resit pembelian
minyak dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran dilakukan.
15
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
f. Rekod Pergerakan dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit tidak
diselenggarakan.
11. PENGURUSAN KEWANGAN DI INSTITUT AMINUDDIN BAKI
i. Kawalan Perbelanjaan
Perolehan bekalan/perkhidmatan berjumlah RM171,464.72 lewat dibekalkan
antara lima hingga 22 hari.
ii. Kawalan Perolehan
Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan bagi dua kontrak adalah sama dengan tarikh
kontrak tamat dan tidak menepati 1Pekeliling Perbendaharaan PK 4 – Pentadbiran
Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan.
12. PENGURUSAN KEWANGAN DI ENGLISH LANGUAGE TEACHING CENTRE
i. Kawalan Perbelanjaan
a. Pembayaran Tidak Dibuat Dengan Betul
Bayaran bagi Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan mengambil kira
jumlah pemotongan bilangan pekerja yang tidak hadir bertugas pada bulan
Disember 2016 dan Januari 2017. Bagaimanapun, semakan ke atas nota kredit
mendapati jumlah pemotongan bayaran telah terkurang caj oleh pihak kontraktor
kerana terdapat perbezaan bilangan pekerja yang tidak hadir pada bulan
Disember 2016. Semakan Audit ke atas nota kredit mendapati seramai 65 orang
pekerja tidak hadir dan bukannya 60 orang pekerja.
ii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak dibuat bagi tiga kenderaan.
Manakala bagi satu kenderaan, terdapat kesilapan pengiraan bagi bulan Januari
dan Februari 2017.
13. PENGURUSAN KEWANGAN DI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
i. Kawalan Perbelanjaan
a. Pengurusan Panjar Wang Runcit
Wang panjar telah digunakan untuk pembayaran bil melebihi RM500 iaitu
bayaran pembelian hadiah persaraan berjumlah RM1,600 bagi empat unit
cenderamata bernilai RM400 setiap satu dan menggunakan resit yang
berasingan. Pembelian tersebut bukan untuk pembelian kecil yang segera
dan boleh dirancang oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM).
ii. Kawalan Perolehan
a. Pembelian Terus
Lima pembelian cenderamata berjumlah RM87,009.80 telah dipecah kecil
untuk mengelakkan sebut harga.
IPGM membuat dua perolehan iaitu perolehan alat tulis serta perolehan alat
tulis dan toner berjumlah RM49,792.70 melalui satu pembekal yang dibuat
pada tarikh yang sama. Satu perolehan berjumlah RM14,829.95 dibuat
16
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
melalui pembelian terus manakala, satu lagi perolehan berjumlah
RM34,962.75 melalui perolehan Sebut Harga B. Pihak Audit berpendapat
kaedah perolehan yang digunakan oleh IPGM tidak tepat dan kedua-dua
perolehan tersebut boleh dibuat dengan kaedah satu Sebut Harga B kerana
perolehan tersebut kurang daripada RM50,000.
b. Pengurusan Sebut Harga
Sebut Harga Perkhidmatan Membekal Dan Menghantar Water Dispenser
Bagi Tempoh 1 Ogos 2016 Hingga 31 Julai 2017 Berjumlah RM32,160
Jawatankuasa Sebut Harga B tidak dilantik secara bertulis dan hanya
dilaksanakan oleh dua ahli jawatankuasa sahaja dan bukan tiga ahli
jawatankuasa.
Tiada nota penghantaran daripada Ame Jasa Enterprise untuk setiap
penghantaran 200 botol air lima gelen sebulan bagi bulan Januari 2017
hingga April 2017. IPGM hanya mengemukakan nota penghantaran bulan
Ogos 2016 hingga bulan Disember 2016 kepada pihak Audit. Terdapat satu
dokumen yang diterima daripada HA Pure Water menyatakan jumlah botol
yang dihantar ke IPGM pada setiap bulan. Pihak Audit tidak dapat
memastikan jumlah sebenar yang dihantar kerana tiada nota penghantaran
daripada Ame Jasa Enterprise dan tiada pengesahan penerimaan yang
dibuat oleh pegawai IPGM.
Kajian pasaran daripada tiga syarikat ada dijalankan dan kesemua sebut
harga menyatakan sewa bulanan. Pada pendapat Audit, sewa bulanan
sebanyak RM1,080 sebulan untuk sembilan unit water dispenser adalah
tidak munasabah dan tidak value for money.
Kontrak membekal water dispenser dengan syarikat lama, Intra Base untuk
tempoh 12 bulan (12 Jun 2015 hingga 11 Jun 2016) berjumlah RM109,080
telah tamat. Intra Base membekalkan IPGM dengan sembilan unit water
dispenser yang disewa RM800 seunit sebulan dan 200 botol air lima gelen
sebulan sebanyak RM6.30 sebotol. Pada pendapat Audit, sewa bulanan
sebanyak RM7,200 sebulan untuk sembilan unit water dispenser adalah
tidak munasabah.
iii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Daftar Rekod Pergerakan dan Penggunaan Tol Tanpa Resit tidak diselenggarakan.
b. Penyata Penggunaan Tol Tanpa Resit tidak dicetak dan disemak oleh Pegawai
Kenderaan.
14. PENGURUSAN KEWANGAN DI INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS BAHASA
ANTARABANGSA
i. Kawalan Perolehan
a. Pengurusan Sebut Harga
Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (IPGKBA) tidak
menggunakan sistem ePerolehan dalam penawaran sebut harga. Sebut
harga melebihi RM20,000 hingga RM50,000 dan sebut harga melebihi
RM50,000 hingga RM100,000 dibuat secara kaedah manual.
Perolehan tahunan terhadap kerja-kerja penyenggaraan lif telah dipecah
kecil. Dua syarikat telah dilantik oleh IPGKBA iaitu Syarikat Titi Maju Sdn.
Bhd. dilantik pada 1 Ogos 2016 bagi tempoh 1 Ogos 2016 hingga 30 Jun
17
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
2017 manakala, kontraktor sedia ada iaitu Syarikat Eita Elevator Sdn. Bhd.
telah dilanjutkan perkhidmatan pada 30 Jun 2015 dan tempoh perkhidmatan
mulai 1 Julai 2015 hingga 30 Jun 2017.
Perancangan dan pelaksanaan perolehan kerja-kerja penyenggaraan
sembilan unit lif elektrik secara komprehensif lewat dilaksanakan. Mesyuarat
Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Sebut Harga dibuat pada 1 Ogos
2016 iaitu tiga bulan setelah tamat kontrak Syarikat Titi Maju Sdn. Bhd.
pada 30 April 2016.
b. Pengurusan Kontrak
Terma kontrak perjanjian perkhidmatan kawalan keselamatan Syarikat Advance
Protection & Service Sdn. Bhd. tidak dipatuhi. Bagaimanapun, tindakan segera
telah diambil oleh IPGKBA melalui surat peringatan pertama bertarikh 10 April
2017 kepada syarikat berkenaan. Butiran ketidakpatuhan pada terma kontrak
adalah seperti berikut:
a. Laporan pemeriksaan kesihatan pekerja melebihi 55 tahun tidak
dikemukakan oleh kontraktor.
b. Tiga daripada lima unit walkie talkie telah dibawa balik oleh pekerja syif
malam.
c. Lima unit lampu picit telah rosak dan tiada laporan dibuat.
d. Percanggahan antara kontrak dengan lampiran tender berkaitan point CCTV.
e. Melalui lawatan fizikal mendapati skrin CCTV hanya memaparkan tiga point
bagi setiap monitor seperti di gambar berikut:
GAMBAR 4
PAPARAN SKRIN PADA MONITOR CCTV
ii. Kawalan Perbelanjaan
a. 11 baucar bayaran berjumlah RM46,498.48 tidak direkodkan mengikut
penjenisan pembayaran yang betul.
iii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Buku Log tidak diselenggara dengan lengkap bagi transaksi bulan Januari hingga
Disember 2016.
b. Kad Inden Minyak tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
c. Kad Inden bagi kenderaan Coaster Hino no. pendaftaran WXN 2420 menggunakan
kad Inden kenderaan yang lama iaitu no. pendaftaran WHY 4278.
d. Kenderaan no. pendaftaran WXN 2420 dan no. pendaftaran WA 8924 E berkongsi
Kad Inden yang sama.
18
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
e. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa
ke semasa.
15. PENGURUSAN KEWANGAN DI INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS
PENDIDIKAN ISLAM
i. Kawalan Perbelanjaan
a. Maklumat Bacaan Meter Mesin Fotostat Yang Dikemukakan Oleh Pihak
Syarikat Tidak Tepat
Bacaan meter untuk dua mesin fotostat semasa tidak berturutan dengan
bacaan meter terdahulu atau bulan sebelumnya. Ketepatan bacaan meter
yang dikemukakan tidak dapat dipastikan disebabkan perbezaan tersebut.
b. Proses Bayaran Lewat
Tempoh antara tarikh invois/tuntutan pembekal/kontraktor dengan tarikh ia
diterima oleh Unit Kewangan dan Akaun ialah antara 36 hingga 209 hari bagi
lapan invois/tuntutan berjumlah RM2,423.08.
ii. Kawalan Perolehan
a. Pengurusan Government Procurement Information System (GPIS)
Maklumat mengenai transaksi perolehan pembelian terus, sebut harga dan
tender belum didaftarkan sepenuhnya dalam Government Procurement
Information System (GPIS).
Laporan GPIS tidak dibincangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan Dan Akaun.
b. Pengurusan Sebut Harga
Sebut Harga Kerja Penyenggaraan Sistem Kumbahan telah dibuka pada 23
Ogos 2016 berdasarkan arahan Unit Pembangunan Institut Pendidikan Guru
Malaysia (IPGM) melalui e-mel bertarikh 12 Ogos 2016. Keputusan sebut
harga dikemukakan secara aplikasi WhatsApp pada 28 September 2016.
Tatacara pengurusan sebut harga di peringkat IPGM telah menyebabkan
proses sebut harga dan pelantikan Syarikat Envirocare Technology Sdn. Bhd.
dilaksanakan sebelum pengagihan waran.
c. Pengurusan Kontrak
Kontrak perjanjian asal terhadap perkhidmatan kawalan serangga oleh
Syarikat ADZ Unique Sdn. Bhd. bagi tempoh 15 Januari 2014 hingga 14
Januari 2017 telah dibuat di peringkat syarikat.
Dua kontrak perjanjian tidak dikemukakan kepada Penasihat Undang-
Undang iaitu kontrak perkhidmatan kawalan serangga dan kontrak
perkhidmatan tong tuala wanita. Selain itu, klausa pencegahan rasuah tidak
dinyatakan.
Terma kontrak perjanjian perkhidmatan kawalan keselamatan Syarikat Zins
Security Sdn. Bhd. tidak dipatuhi berkaitan point CCTV dan satu monitor di
pejabat pentadbir. Melalui maklum balas Institut Pendidikan Guru Kampus
Pendidikan Islam, monitor CCTV telah ada di pejabat pentadbir.
Bagaimanapun, ia bukan melalui pembekalan daripada Syarikat Zins
Security Sdn. Bhd. Pemeriksaan fizikal pada 26 April 2017 mendapati skrin
monitor CCTV hanya memaparkan empat point kawasan sekitar masing-
19
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
masing dan bukan kawasan berbeza lokasi bagi setiap monitor seperti di
gambar berikut:
GAMBAR 5
PAPARAN SKRIN PADA MONITOR CCTV
GAMBAR 6
PAPARAN SKRIN PADA MONITOR CCTV
iii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Buku Log tidak diselenggara dengan lengkap bagi transaksi bulan Januari hingga
Disember 2016.
b. Pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak dibuat oleh pemandu.
c. Pengesahan dan Analisa Pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak
dibuat oleh Pegawai Kenderaan pada setiap bulan bagi tahun 2016.
d. Pemeriksaan mengejut tidak dilaksanakan sekali setahun oleh Ketua Jabatan atau
pegawai yang diberi kuasa selain daripada Pegawai Kenderaan.
e. Kenderaan WYU 2445 masih menggunakan Kad Inden dan Kad Sistem Bayaran
Tol Tanpa Resit kenderaan yang telah dipulangkan iaitu WRC 2445 (SPANCO).
f. Daftar Pergerakan Kad Inden tidak diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke
semasa.
16. PENGURUSAN KEWANGAN DI INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS
PENDIDIKAN TEKNIK
i. Kawalan Perolehan
Perolehan toner bagi tahun 2016 berjumlah RM43,470 telah dipecah kecil kepada
tiga perolehan yang berasingan mengikut tatacara pembelian terus.
ii. Kawalan Perbelanjaan
Sebanyak 19 pembekalan berjumlah RM178,816.23 lewat dibekalkan daripada
tarikh yang ditetapkan dalam Pesanan Kerajaan antara tiga hingga 214 hari.
20
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Perolehan kelengkapan pejabat berjumlah RM55,315 telah diterima sebelum
Pesanan Kerajaan dikeluarkan bagi empat baucar bayaran.
Perolehan Paparan Carta Organisasi dan Sliding Door Kaca berserta Kunci
berjumlah RM13,568 yang dikategorikan sebagai harta modal dibuat tanpa
kelulusan Pegawai Pengawal kerana menggunakan peruntukan mengurus OS
27000.
iii. Kawalan Pengurusan Aset
a. Kehilangan Aset
Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT) telah kehilangan
dua buah laptop pada tahun 2016 seperti berikut:
Kehilangan Laptop Lenovo Thinkpad L420 pada 29 Januari 2016 lewat tiga
hari dilaporkan kepada Ketua Jabatan. Laporan polis lewat dibuat iaitu 31
hari selepas kehilangan aset berlaku. Laporan Awal KEW.PA-28 lewat
disediakan pada 16 Mac 2016 iaitu 16 hari selepas laporan polis dibuat.
Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-30 lewat disediakan
melebihi tempoh 30 hari daripada tarikh pelantikan Jawatankuasa Penyiasat.
Laporan Awal KEW.PA-28 lewat disediakan pada 29 Julai 2016 iaitu 37 hari
selepas laporan polis dibuat bagi kehilangan Laptop Lenovo Thinkpad L420
pada 22 Jun 2016. Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-30
lewat disediakan iaitu pada 23 Disember 2016 melebihi tempoh 30 hari
daripada tarikh pelantikan Jawatankuasa Penyiasat.
iv. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Pemeriksaan mengejut terhadap kenderaan tidak dilaksanakan sekali setahun
oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa selain daripada Pegawai
Kenderaan.
17. PENGURUSAN KEWANGAN DI KOLEJ VOKASIONAL KAJANG
i. Kawalan Perolehan
a. Perolehan Sebut Harga RM50,000 Hingga RM500,000 Tidak Mengikut
Tatacara Yang Ditetapkan
Tiga perolehan secara sebut harga “A” berjumlah RM524,604.50 tidak mematuhi
tatacara perolehan seperti berikut:
Daftar Sebut Harga tidak disediakan.
Kertas Taklimat Sebut Harga tidak disediakan oleh urus setia selepas
menerima laporan daripada Jawatankuasa Penilaian.
Daftar Senarai Edaran tidak disediakan untuk mencatatkan senarai
pembekal.
Tiada tandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dalam
tawaran sebut harga oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.
Jadual Sebut Harga tidak disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga.
Laporan Perolehan Secara Sebut Harga tidak disediakan dan dikemukakan
kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggungjawab
(PTJ) pada setiap bulan.
21
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
ii. Kawalan Perbelanjaan
a. Dua perolehan perkhidmatan penyenggaraan bas berjumlah RM7,944.91 lewat
dibekalkan antara tiga hingga 10 hari.
b. Sebanyak 16 baucar bayaran berjumlah RM600,648.83 tidak disokong dengan
dokumen sokongan yang lengkap seperti borang laporan kerosakan, Sijil
Pendaftaran Syarikat dan kajian pasaran.
iii. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Buku Log
Buku Log tidak diselenggara dengan teratur, lengkap dan kemas kini.
Maklumat kenderaan, penyenggaraan dan notis kesalahan lalu lintas tidak
direkodkan dalam Buku Log.
Buku Log tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan tetapi disimpan dalam
kenderaan pada setiap masa.
b. Kawalan Penggunaan Kad Inden Minyak
Kad Inden Minyak tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan.
Kenderaan Jabatan berkongsi Kad Inden Minyak. Buku Rekod Pergerakan
Kad Inden tidak disediakan.
Laporan Analisa Kenderaan/Invois dari Petronas tidak disimpan bagi bulan
Mac 2016 hingga Mei 2016, Januari 2017 dan Mac 2017.
18. PENGURUSAN KEWANGAN DI KOLEJ VOKASIONAL TEMERLOH
i. Kawalan Terimaan
Dua resit dibatalkan tanpa kuasa oleh Ketua Pembantu Tadbir. Pegawai yang
dilantik untuk membatal resit [AP 62(b)] sepatutnya Pengarah, Timbalan
Pengarah Akademik dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
ii. Kawalan Perolehan
a. Kawalan Am Sebut Harga
Perolehan secara sebut harga bagi pembekalan, menghantar, memasang dan
menguji peralatan ke Kolej Vokasional Temerloh (KV Temerloh) bagi tahun 2016
berjumlah RM88,500 tidak mematuhi tatacara perolehan seperti berikut:
Daftar Sebut Harga tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
Laporan Perolehan Secara Sebut Harga tidak disediakan dan dikemukakan
kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Bahagian/PTJ pada setiap bulan.
Keputusan sebut harga tidak dipamerkan di papan kenyataan/laman web.
iii. Kawalan Perbelanjaan
a. Kerja Lewat Disiapkan
Kerja membaik pulih atap bocor di koperasi KV Temerloh berjumlah
RM12,000 lewat disiapkan. Tarikh kerja patut siap adalah pada 10 Mac 2017
tetapi tarikh sebenar kerja siap adalah pada 27 Mac 2017.
b. Pembayaran Tidak Tepat
Perkhidmatan Penyewaan Mesin Fotostat antara KV Temerloh dengan My
Computer Shop Services (No. Kontrak: KVT.SEWAAN:01/2017) menetapkan
caj penggunaan bulanan adalah berdasarkan kepada jumlah penggunaan
bekalan tersebut melalui bacaan meter sebanyak RM0.03 sesalinan dengan
22
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
rebat sebanyak 2%. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati caj bayaran
yang dikenakan oleh pihak syarikat bermula dari bulan Januari sehingga Jun
2017 adalah berjumlah RM0.035 sesalinan. Oleh itu, terdapat lebihan
bayaran sejumlah RM685.55 yang perlu dikutip semula.
19. PENGURUSAN KEWANGAN DI KOLEJ VOKASIONAL SEPANG
i. Kawalan Perolehan
a. Kajian pasaran tidak dilaksanakan.
b. Daftar Edaran Sebut Harga yang disediakan tidak mengandungi maklumat
lengkap.
c. Borang sebut harga yang diedarkan tidak mempunyai nombor siri.
d. Syarikat yang menyertai sebut harga tidak menghadiri taklimat dan lawatan tapak
serta tiada dalam Daftar Edaran Sebut Harga.
e. Pertimbangan sebut harga oleh Jawatankuasa Sebut Harga tidak mengambil kira
harga yang ditawarkan.
ii. Kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
a. Rondaan waktu siang hanya dibuat sebanyak tiga kali dan rondaan waktu malam
adalah empat kali yang sepatutnya dibuat sebanyak enam kali pada sesi pagi dan
malam.
b. Catatan masa pada slip watchman clock jam dikunci pada waktu yang sama
sebanyak 75 kali.
c. Jam tidak dikunci enam hari bagi sesi malam pada bulan Februari 2017 dan satu
hari sesi siang pada bulan Disember 2016.
d. Terdapat 16 unit CCTV dibekalkan dan satu unit telah rosak. Tempoh kerosakan
tidak dapat dikenal pasti kerana tiada pemantauan dibuat.
e. Monitor rakaman CCTV telah diasingkan kepada tiga unit dengan rakaman yang
berbeza bagi setiap monitor. Monitor di pondok pengawal hanya memaparkan
rakaman tiga unit CCTV yang terdapat di pondok tersebut sahaja.
20. PENGURUSAN KEWANGAN DI KOLEJ VOKASIONAL MELAKA TENGAH
i. Kawalan Terimaan
a. Pengurusan Hasil (Bayaran Utiliti Dewan Makan)
Bacaan meter elektrik tidak dicatatkan dan dipantau oleh pegawai yang
bertanggungjawab setiap bulan menyebabkan pengusaha dewan makan
lewat membuat bayaran bil elektrik kepada Kolej Vokasional Melaka Tengah
(KVMT). Pengusaha dewan makan juga tidak membuat bayaran bil elektrik
tersebut kepada KVMT setelah penyata bacaan meter diterima. Selain itu,
bayaran utiliti bagi bulan September hingga Disember 2016 tidak dikutip
oleh KVMT kerana pada bulan tersebut bacaan meter tidak diambil.
JADUAL 3
BACAAN METER LEWAT DIAMBIL DAN BAYARAN UTILITI LEWAT DITERIMA
BIL. BULAN TARIKH BACAAN TARIKH BAYARAN
METER DIAMBIL DIBUAT
1. Januari – Mei 2016 31.05.2016 19.10.2016
2. Jun – Ogos 2016 08.09.2016 23.11.2016
3. September – Disember 2016 Tidak diambil Tiada bayaran diterima
23
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BIL. BULAN TARIKH BACAAN TARIKH BAYARAN
METER DIAMBIL DIBUAT
4. Januari – Mac 2017
5. April – Mei 2017 07.04.2017 02.06.2017
6. Jun – 06.11.2017 11.05.2017 02.06.2017
Sumber: Bacaan Meter Oleh KVMT 06.11.2017 07.11.2017
Pengiraan kadar bayaran seunit yang dicaj oleh KVMT adalah lebih rendah
dan tidak mengikut kadar bayaran semasa yang ditetapkan oleh Tenaga
Nasional Berhad (TNB).
JADUAL 4
PERBEZAAN KADAR SEUNIT KVMT DAN TNB
KADAR DITETAPKAN KVMT KADAR DITETAPKAN TNB
RM0.379 seunit 200 unit pertama = RM0.435 seunit
Sumber: Bil TNB
SYOR DAN RUMUSAN AUDIT
Kelemahan berbangkit perlu diperbetulkan dengan memberi kesedaran dan latihan kepada
pegawai berkenaan terhadap bidang tugas masing-masing. Tindakan preventive juga perlu
diambil bagi memastikan kelemahan yang sama tidak berulang dengan memastikan wujudnya
pemantauan oleh pihak pengurusan. Bagi memantapkan lagi pengurusan kewangan, adalah
disyorkan tindakan seperti berikut:
a. Ketua Jabatan perlu memastikan urusan kewangan dibuat mengikut peraturan kewangan
yang berkaitan serta kuasa diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab. Selain itu,
Ketua Jabatan perlu menjalankan penyeliaan dan membuat semakan yang lebih teliti
terhadap kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pegawai pelaksana untuk memastikan
peraturan kewangan yang ditetapkan sentiasa dipatuhi.
b. Pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan hendaklah diberi latihan dan kursus
sewajarnya supaya memahami arahan, peraturan kewangan dan pekeliling yang
ditetapkan bagi menjalankan tugas harian dengan lebih cekap dan berkesan.
c. Memastikan pembayaran, urusan perolehan secara pembelian terus dan sebut harga
diuruskan dengan betul mengikut arahan dan pekeliling yang ditetapkan.
d. Memastikan aset alih, stor dan kenderaan diuruskan dengan teratur, cekap dan berkesan
terutamanya dari segi penyediaan dan pengemaskinian rekod/daftar, pendaftaran,
pelabelan, pemeriksaan, penyenggaraan dan pelupusan serta kawalan terhadap
penggunaan aset alih, stor dan kenderaan tersebut.
e. Kontrak-kontrak perkhidmatan ditadbir urus dengan sempurna bagi memastikan pihak
syarikat/kontraktor yang dilantik memenuhi semua obligasinya di bawah kontrak yang
ditandatangani.
f. Tindakan sewajarnya diambil terhadap pegawai yang tidak mematuhi peraturan
kewangan.
24
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENGAUDITAN PENGURUSAN
KEWANGAN
DI NEGERI
25
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI NEGERI
________________________________________________________________________
1. JOHOR
A. PENGURUSAN KEWANGAN
Pengauditan pengurusan kewangan yang telah dijalankan di dua Pejabat Pendidikan
Daerah, dua sekolah menengah dan satu Kolej Vokasional mendapati perkara seperti
berikut:
i. Kawalan Pengurusan
a. Pemeriksaan dalaman di bawah AP 308 tidak dijalankan.
b. Manual Prosedur Kerja tidak disediakan/tidak lengkap.
ii. Kawalan Terimaan
a. Penyata Penyesuaian Hasil lewat dikemukakan antara satu hingga sembilan
hari.
b. Laporan Buku Tunai TK100 tidak dicetak dari sistem eTerimaan untuk disemak
dan ditandatangan ringkas pada hari kutipan dibuat.
c. Penyata Akaun Belum Terima tidak dikemukakan kepada Pegawai Pengawal.
iii. Kawalan Perbelanjaan
a. Penyata Penyesuaian Vot lewat dikemukakan ke Pejabat Perakaunan.
b. Baucar bayaran tidak disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap.
c. Had kuasa berbelanja di Perwakilan Kuasa KEW.290 dan had kuasa dalam
sistem Laporan BV141 tidak selaras dengan perwakilan kuasa yang diluluskan
oleh Pegawai Pengawal.
d. Buku Daftar Pukal dan laporan suku tahun bayaran pukal tidak disediakan.
e. Laporan Pukal BP21 tidak disemak dengan bil asal.
f. Bil asal pukal tidak dicap “TELAH BAYAR”.
iv. Kawalan Perolehan
a. Government Procurement Information System belum dilaksanakan.
b. Penggunaan ePerolehan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan tidak
mencapai 75%.
c. Kajian pasaran bagi perolehan secara pembelian terus tidak dibuat.
d. Laporan Perolehan Secara Sebut Harga tidak dikemukakan kepada Pegawai
Pengawal pada setiap bulan dan sesalinan dikemukakan kepada Unit Audit
Dalam.
e. Kertas Taklimat Sebut Harga tidak disediakan.
f. Keputusan sebut harga tidak dipamerkan di papan kenyataan/laman web.
v. Kawalan Pengurusan Aset dan Stor
a. Kawalan Pengurusan Aset
Pegawai Penerima Aset tidak dilantik secara bertulis.
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) tidak
membincangkan agenda seperti ditetapkan dalam pekeliling.
Hasil mesyuarat JKPAK tidak dilaporkan dalam mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan Dan Akaun.
Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah
KEW.PA-3 tidak diselenggara dengan kemas kini.
26
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Aset yang diterima secara hadiah/sumbangan tidak mendapat kelulusan
Ketua Pusat Tanggungjawab dan senarai aset tidak disediakan.
Aset tidak dilabelkan dengan Nombor Siri Pendaftaran dan Hak Kerajaan
Malaysia.
Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Aset Bernilai Rendah KEW.PA-6 tidak
diselenggara dan tidak kemas kini.
Senarai Aset Di Lokasi KEW.PA-7 tidak kemas kini.
Borang Aduan Kerosakan Harta Modal KEW.PA-9 tidak diselenggarakan.
Aset yang telah usang/rosak belum diambil tindakan pelupusan.
Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah tidak meliputi
keseluruhan aset.
b. Kawalan Pengurusan Stor
Pegawai Stor tidak dilantik secara bertulis.
Borang Terimaan Barang-Barang KEW.PS-1 tidak diselenggarakan.
Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 tidak diselenggara dengan lengkap.
Pegawai Pemeriksa Stok tidak dilantik.
Borang Permohonan Stok KEW.PS-11 tidak digunakan untuk memohon
stok.
Stok dikeluarkan tanpa kebenaran Pegawai Stor.
Penyata Penyelarasan Stok KEW.PS-17 tidak diselenggarakan.
vi. Kawalan Pengurusan Kenderaan
a. Buku Log tidak diselenggara dengan lengkap.
b. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak diselenggara/tidak lengkap.
c. Pengesahan Pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak dibuat
oleh Pegawai Kenderaan.
d. Analisa Penggunaan Bahan Api tidak disediakan oleh Pegawai Kenderaan pada
setiap akhir bulan.
e. Penyata pembelian minyak tidak disemak silang dengan salinan resit
pembelian.
f. Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan Tol Tanpa Resit tidak diselenggara
dengan lengkap.
g. Pemeriksaan mengejut terhadap penggunaan Buku Log tidak dilaksanakan
oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa.
B. PENGAUDITAN BAUCAR BAYARAN
Sebanyak 853 baucar bayaran berjumlah RM8,656,338.02 telah diaudit serta 17
sekolah dan satu Pusat Kokurikulum telah dilawati bagi tujuan pengesahan baucar
bayaran. Hasil penemuan Audit adalah seperti berikut:
i. Tuntutan Diragui
a. Kerja menukar, mengganti kabel heavy duty dan tahan karat serta klip di
stesen flying fox, jambatan gantung dan stesen menara aras tinggi adalah
berjumlah RM48,580. Lawatan fizikal Audit pada 16 Julai 2017 mendapati klip
dan kabel di setiap stesen telah berkarat seperti di gambar berikut:
27
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
GAMBAR 1 GAMBAR 2
KLIP DAN KABEL YANG DITUKAR TELAH BERKARAT
b. Tuntutan yang dibuat oleh pihak kontraktor bagi kerja-kerja luar jangka
berjumlah RM29,256.34 diragui kerana tiada penambahan kerja luar jangka
yang dibuat.
ii. Kerja Dilaksanakan Tidak Mengikut Spesifikasi
a. Pihak kontraktor tidak menyimen semula lantai tapak retaining wall (80 m)
tebing kolam runtuh sebaliknya menanam cerucuk kayu bakau tanpa
mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Perolehan terlebih dahulu seperti
di gambar berikut:
GAMBAR 3 GAMBAR 4
b. Kerja-kerja berjumlah RM4,083.42 yang melibatkan tiga baucar bayaran tidak
mematuhi spesifikasi kerja seperti di jadual berikut:
JADUAL 1
SPESIFIKASI KERJA YANG TIDAK DIPATUHI
NAMA NO. PELAKSANAAN ANGGARAN
SEKOLAH/ BAUCAR/ SEBENAR DI LEBIHAN
BIL. JUMLAH TARIKH KERJA MENGIKUT SPESIFIKASI LOKASI BAYARAN
(RM)
BAYARAN
104 m x 1.5 m x
1. SK Simpang B3406 1.5 Harga bagi kerja-kerja membekal 340 m x 1.5 m RM23.20 =
RM3,619.20
Renggam 11.10.2017 dan memasang pagar jejaring
RM27,929.05 berangkai 3.5 mm tebal bersalut PVC (444 m – 340 m) x
dengan jejaring berukuran 3.5 mm 1.5 m = Kurang
berlian anggaran saiz 444 m x 1.5 m 104 m
serta kerja berkaitan
28
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BIL. NAMA NO. KERJA MENGIKUT SPESIFIKASI PELAKSANAAN ANGGARAN
SEKOLAH/ BAUCAR/ SEBENAR DI LEBIHAN
JUMLAH TARIKH LOKASI BAYARAN
BAYARAN (RM)
9m
2. SMK Senai B3243 F. Bekal dan pasang pagar chain link (12 m – 9 m) = 3 m x RM27.30 =
RM81.90
RM26,573.98 05.10.2017 bersalut PVC 50 mm berbentuk Kurang 3 m
292 Tiang 9 Tiang x RM42.48
berlian (tinggi 1,500 mm) saiz 12 m (301 – 292) = = RM382.32
Kurang 9
3. SK Felda B3259 D. Bekal dan pasang tiang pagar 4,083.42
Pengeli Timur 05.10.2017 (angle post) 50 mm x 50 mm x 6 mm
RM94,356.47 dengan ketinggian 1,800 mm (300
mm ditanam) (301 tiang)
JUMLAH
Sumber: Dokumen Sokongan Baucar Bayaran JPNJ 2017
iii. Kerja Yang Tidak Dilaksanakan
Kerja-kerja di empat sekolah tidak dilaksanakan mengikut spesifikasi tetapi
tuntutan berjumlah RM23,350.10 telah dibayar.
GAMBAR 5 GAMBAR 6
iii. Harga Tidak Munasabah
Pagar dan pintu berjeriji yang dipasang di stesen flying fox tidak berpadanan
dengan harga yang dibayar oleh pihak Jabatan berdasarkan keluasan yang
dinyatakan. Spesifikasi kerja dan kadar harga Jabatan Kerja Raya (JKR)/kajian
pasaran bagi kerja-kerja menyelenggara di stesen flying fox adalah seperti di
jadual berikut:
JADUAL 2
HARGA TIDAK MUNASABAH
SPESIFIKASI KERJA KADAR UNIT AMAUN KADAR PERBEZAAN
HARGA (RM) HARGA JKR/ HARGA
(RM)
(RM) PASARAN
(RM) 1,182.08
1.7 Kerja-kerja menyelenggara pagar stesen flying 1 2,000
fox serta kerja yang berkaitan (12 kaki x 9 kaki x 4 2,000 1 817.92 1,523.55
kaki) 2,000 2,705.63
4,000 476.45
1.8 Kerja-kerja menyelenggara pintu pagar berjeriji 1,294.37
stesen flying fox serta kerja yang berkaitan (3 kaki x 2,000
4 kaki)
JUMLAH
Sumber: Dokumen Sokongan Baucar Bayaran JPNJ 2017
29
GAMBAR 7 LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
GAMBAR 8
3’ 4’
5’ 12
’
10’
iv. Kualiti Kerja
Kualiti kerja yang dibuat di sekolah tidak sempurna seperti berikut:
Pagar hijau yang dipasang tidak rapat ke tembok pagar.
GAMBAR 9 GAMBAR 10
Pagar hijau telah tertanggal dan pintu pagar hampir tertanggal.
GAMBAR 11 GAMBAR 12
30
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Beam konkrit dan pagar yang dipasang tidak rapat.
GAMBAR 13 GAMBAR 14
2. KEDAH
A. PENGURUSAN KEWANGAN
Pengauditan pengurusan kewangan yang telah dijalankan di Jabatan Pendidikan
Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan Daerah dan Kolej Vokasional mendapati perkara
seperti berikut:
i. Kawalan Pengurusan
a. Proses kerja berkaitan pengurusan kewangan tidak disediakan dan tidak
kemas kini.
b. Pemeriksaan dalaman AP 308 tidak dijalankan oleh Ketua Jabatan atau wakil
yang dilantik.
c. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) tidak
membincangkan agenda seperti ditetapkan dalam pekeliling.
d. Minit mesyuarat dan Laporan Suku Tahun JPKA tidak disediakan.
e. Waran perjawatan tidak disimpan dengan teratur. Status perjawatan terkini
iaitu pengisian dan kekosongan yang diluluskan sepertimana dalam waran
perjawatan tidak diselenggarakan.
ii. Kawalan Terimaan
a. Sewaan kantin berjumlah RM300 sebulan tidak dikutip secara konsisten pada
tahun 2017.
b. Bayaran deposit elektrik berjumlah RM1,000 dan deposit air berjumlah RM750
tidak dikutip.
c. Terdapat 21 kes Akaun Belum Terima berjumlah RM74,210 sehingga bulan
September 2017.
iii. Kawalan Perbelanjaan
a. Buku Daftar Pukal tidak disediakan dan bil asal tidak dicap “TELAH BAYAR".
b. Laporan Pukal BP21 tidak disemak dengan bil asal.
c. Unjuran Keperluan Aliran Tunai Tahunan tidak dibuat bagi tahun 2016 dan
hanya mula dibuat pada tahun 2017.
iv. Kawalan Perolehan
a. Government Procurement Information System (GPIS) tidak diselenggara
dengan lengkap dan Penyelia tidak dilantik untuk memantau GPIS.
31
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
LAPORAN TAHUNAN 2017_BADKPM
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search