LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Sehingga 31 Januari 2017, jumlah perjawatan KPM yang diluluskan mengikut Waran Perjawatan
adalah sebanyak 551,298 jawatan. Daripada jumlah tersebut, 456,554 (82.8%) jawatan adalah
daripada skim Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) manakala, 94,744 (17.2%) jawatan lagi
terdiri daripada skim perkhidmatan yang lain. KPM menggunakan Penyata Sijil Perjawatan yang
dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) bagi agihan perjawatan PPP
dan Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP) di sekolah.
Sistem HRMIS digunakan oleh BPSM untuk merekod data perjawatan dan pengisian KPM
berdasarkan waran perjawatan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. Sistem
e-Operasi yang diselenggarakan oleh Bahagian Pengurusan Sekolah Harian pula menjadi
instrumen untuk merekod perjawatan dan pengisian bagi PPP dan AKP yang berkhidmat di
sekolah berdasarkan Penyata Sijil Perjawatan.
OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada bayaran emolumen di KPM telah diuruskan
dengan teratur selaras dengan peraturan yang ditetapkan dan dibayar kepada pegawai yang
menyandang jawatan yang telah diluluskan.
SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan yang dijalankan adalah meliputi bayaran emolumen bagi tempoh tahun 2014
hingga April 2017 di Bahagian Akaun sebagai Pejabat Perakaunan, KPM serta Pusat
Tanggungjawab (PTJ) di enam Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), empat Pejabat Pendidikan
Daerah (PPD) dan 52 sekolah. Semakan dokumen, rekod dan temu bual dengan pegawai terlibat
telah dibuat.
PENEMUAN AUDIT
Penemuan Audit adalah seperti berikut:
a. Lebihan pengisian perjawatan iaitu 24 jawatan di Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan
(JPWP) Putrajaya, 52 jawatan di PPD Klang, 11 jawatan di PPD Kota Setar dan 13 jawatan
di PPD Kuantan berbanding waran perjawatan yang diluluskan yang melibatkan pelbagai
skim serta gred. Kesemua 100 pegawai tersebut merupakan pegawai interim dan pegawai
yang ditempatkan secara pentadbiran sama ada secara pinjaman, pertukaran setara atau
pertukaran jawatan daripada sekolah-sekolah di sekitar Putrajaya, PPD Klang, PPD Kota
Setar dan PPD Kuantan. Butiran adalah seperti di Jadual 3.
JADUAL 3
MAKLUMAT PENGISIAN PERJAWATAN DI JPN DAN PPD
WARAN PERJAWATAN * LEBIHAN (TANPA WARAN)
KELULUSAN ISI KOSONG BILANGAN (d) – (b)
SEBENAR
JPN/PPD (a) (b) (a) – (b) PPP & AKP PENEMPATAN
SECARA
(d) PEGAWAI JUMLAH
INTERIM PENTADBIRAN
(SP)
JPWP Putrajaya 58 55 3 79 17 7 24
JPWP Kuala 442 415 27 415 - -
Lumpur
132
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
JPN Selangor 447 433 14 TM - -
-
JPN Sabah 561 508 53 508 - -
-
JPN Kedah 465 433 32 433 - 31
JPN Pahang 448 411 37 365 - -
PPD Klang 85 82 3 134 21 - 52
5
PPD Kota 84 77 7 77 - 43 11
Kinabalu 13
100
PPD Kota Setar 92 73 19 84 11
PPD Kuantan 90 87 3 100 8
JUMLAH 2,772 2,574 198 2,195 57
Sumber: Waran Perjawatan, Laporan Perakam Waktu dan Lembaran Gaji Jabatan Berkenaan
b. Lebihan pengisian perjawatan PPP di 11 sekolah dan perjawatan AKP di 12 sekolah
berbanding Penyata Sijil Perjawatan yang telah diluluskan adalah seperti di Jadual 4.
JADUAL 4
BILANGAN PENGISIAN PERJAWATAN DI SEKOLAH MELEBIHI
PENYATA SIJIL PERJAWATAN YANG DILULUSKAN
NO. PENYATA STATUS PENGISIAN JAWATAN *
SIJIL
BIL. NAMA SEKOLAH NEGERI PPP AKP
PERJAWATAN
LULUS ISI LEBIHAN/ LULUS ISI LEBIHAN/
(KURANG) (KURANG)
1. SMK Putrajaya Presint 14 (1) WP SMH17/H/16/0005 69 68 (1) 12 14 2
Putrajaya
2. SK Kg. Selayang WP Kuala SRH17/W/14/0141 17 18 1 33 -
Lumpur
3. SK Indera Mahkota Pahang SRH17/C/06/0201 50 52 2 98 (1)
4. SMK Paya Besar Pahang SRH17/C/06/0046 93 96 3 19 19 -
5. SK Cenderawasih Pahang SRH17/C/06/0200 76 75 (1) 14 15 1
6. SK Taman Klang Utama Selangor SRH17/B/10/0029 80 85 5 14 12 (2)
7. SK Bukit Ceraka Selangor SRH17/B/10/0042 22 26 4 66 -
- 69 3
8. SMK Convent Klang Selangor SMH17/B/10/0024 76 76 - 16 5
(1) 24 2
9. SJK (C) Pei Shih Kedah SRH17/K/02/0177 15 15 2 10 11 1
10. SK Kuala Kedah Kedah SRH17/K/02/0108 39 38
11. SMK Kubang Rotan Kedah SMH17/K/02/0030 59 61
12. SK Mergong Kedah SRH17/K/02/0094 81 84 3 68 2
13. SK Bohor Kedah SRH17/K/02/0156 25 25 - 5 10 5
14. SMK Sultanah Bahiyah Kedah SMH17/K/02/0019 78 78 - 8 14 6
15. SM Tunku Raudzah Kedah SRH17/K/02/0103 38 37 (1) 23 1
16. SK Bukit Padang Sabah SRH17/X/12/0448 58 60 2 12 11 (1)
79 81 2 11 12 1
17. SK Kepayan Sabah SRH17/X/12/0425 53 59 6 88 -
53 58 5 55 -
18. SK Luyang Sabah SRH17/X/12/0455 84 84 - 15 17 2
19. SK Mutiara Sabah SRH17/X/12/0454
20. SMK Likas Sabah SMH17/X/12/0085
Sumber: Penyata Sijil Perjawatan di Sekolah Yang Berkenaan
Nota:
Lebihan pengisian perjawatan PPP
Lebihan pengisian perjawatan AKP
* - Berdasarkan senarai PPP & AKP di sekolah
133
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
c. Sehingga bulan Mac 2017, seramai 84 pegawai yang telah bertukar keluar antara bulan
Januari 2000 hingga Disember 2016 masih lagi dibayar oleh Pusat Pembayar Gaji lama di
12 JPN/PPD/Sekolah. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 5.
JADUAL 5
BILANGAN PEGAWAI BERTUKAR KELUAR TETAPI MASIH DIBAYAR GAJI OLEH
PTJ/PUSAT PEMBAYAR GAJI YANG LAMA
BIL. PTJ/PUSAT PEMBAYAR BILANGAN ANGGARAN
GAJI PEGAWAI TEMPOH KELEWATAN
(SEHINGGA MAC 2017) *
1. JPWP Kuala Lumpur 21 0.53 – 201 bulan
2. SK Batu Muda 2 5.63 – 71 bulan
3. SK Segambut Makmur 1 5 bulan
4. JPN Selangor 25 0.63 – 180 bulan
5. PPD Klang 2 56.50 – 83.90 bulan
6. JPN Pahang 5 7.67 – 198 bulan
7. PPD Kota Kinabalu 1 83.9 bulan
8. SK Inanam 2 3 4.43 – 5.43 bulan
9. SK Kepayan 1 0.5 bulan
10. SK Mutiara 2 3.5 – 4.5 bulan
11. JPN Kedah 20 4 – 203 bulan
12. PPD Kota Setar 1 0.13 bulan
Sumber: Lembaran Gaji dan Sijil Gai Akhir Pegawai di Jabatan/Sekolah Berkenaan
d. Seramai 72 pegawai yang bertukar masuk melebihi tiga bulan di 15 JPN/PPD/Sekolah
masih dibayar oleh Pusat Pembayar Gaji lama. Nama kesemua pegawai berkenaan belum
tersenarai dalam Lembaran Gaji PTJ/Pusat Pembayar Gaji baharu, walaupun telah bertukar
masuk melebihi tiga bulan seperti di Jadual 6.
JADUAL 6
BILANGAN PEGAWAI BERTUKAR KELUAR TETAPI MASIH DIBAYAR GAJI
OLEH PTJ/ PUSAT PEMBAYAR GAJI YANG LAMA
BIL. PTJ/ PUSAT PEMBAYAR BILANGAN ANGGARAN
GAJI PEGAWAI TEMPOH KELEWATAN
(SEHINGGA MAC 2017) *
1. JPWP Kuala Lumpur 5 2 – 4.5 bulan
2. SK Batu Muda 1 23 bulan
3. SK Segambut Makmur 1 4 bulan
4. SK Intan Baiduri 1 3.8 bulan
5. JPN Selangor 8
6. PPD Klang 18 0.33 – 90 bulan
7. JPN Pahang 1 6 – 96 bulan
8. PPD Kuantan 15 1 bulan
9. PPD Kota Kinabalu 2
10. SK Inanam 2 1 0.5 – 216 bulan
11. SK Kepayan 4 2.43 – 8.5 bulan
12. SK Mutiara 2
13. SK Tanjung Aru 1 1 42.93 bulan
11.67 – 30 bulan
11.9 – 23.47 bulan
3.6 bulan
134
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BIL. PTJ/ PUSAT PEMBAYAR BILANGAN ANGGARAN
GAJI PEGAWAI TEMPOH KELEWATAN
(SEHINGGA MAC 2017) *
14. JPN Kedah 9 1.77 – 85.5 bulan
15. PPD Kota Setar 3 11 – 27 bulan
JUMLAH 72
Sumber: Lembaran Gaji dan Sijil Gai Akhir Pegawai di Jabatan/Sekolah Berkenaan
e. Emolumen terlebih bayar kepada 55 pegawai berjumlah RM487,195.52. Sebanyak
RM30,771.89 telah dikutip balik manakala, baki RM456,423.63 masih belum dikutip balik.
Butiran terperinci bagi emolumen terlebih bayar adalah seperti berikut:
i. Cuti tanpa gaji/separuh gaji melibatkan 15 pegawai dengan amaun RM106,765.
ii. Pegawai bersara/meletak jawatan/meninggal dunia melibatkan 11 pegawai dengan
amaun RM75,152.
iii. Lapan pegawai tidak hadir bertugas tanpa kebenaran/tindakan tatatertib dengan
amaun RM62,934.
iv. Bayaran emolumen tidak sah melibatkan dua pegawai dengan amaun RM195,249.
v. Elaun terlebih bayar seperti Imbuhan Tetap Perumahan, Bayaran Insentif Tugas
Kewangan, Bayaran Insentif Mengajar Kanak-Kanak Cacat, Elaun Pengetua/Elaun
Guru Besar, Elaun Tugas Khas/Elaun Tanggungjawab dan Bantuan Sara Hidup
melibatkan 19 pegawai dengan amaun RM16,323. Butiran lanjut seperti di Jadual 7.
JADUAL 7
EMOLUMEN TERLEBIH BAYAR DAN PERLU DIKUTIP BALIK
BIL. PERIHAL AMAUN EMOLUMEN AMAUN PERLU BILANGAN
TERLEBIH BAYAR DIKUTIP BALIK PEGAWAI
(RM) (RM)
1. Cuti Tanpa Gaji/Separuh Gaji 137,536.62 *106,764.73 15
2. Meninggal/Bersara 75,151.84 75,151.84 11
(Wajib/Pilihan)/Berhenti Kerja
3. Tidak Hadir Bertugas Tanpa 62,934.47 62,934.47 8
Kebenaran/Tindakan Tatatertib
4. Bayaran Emolumen Tidak Sah 195,249.36 195,249.36 2
5. Elaun Terlebih Bayar 16,323.23 16,323.23 19
JUMLAH 487,195.52 456,423.63 55
Sumber: Pelbagai Jabatan/PPD/Sekolah
Nota: * Sebanyak RM30,771.89 telah dikutip balik
f. Sebanyak 67 (17.31%) daripada 387 Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) tidak
diselenggara dengan kemas kini dan 154 (39.79%) BPK tidak disahkan oleh wakil yang
diberi kuasa seperti di Jadual 8.
JADUAL 8
BUKU PERKHIDMATAN TIDAK DIKEMAS KINI DAN TIDAK
DITANDATANGANI PEGAWAI YANG DIBERI KUASA
BILANGAN ISU
NEGERI BILANGAN TIDAK DIKEMAS TIDAK DITANDATANGANI
Selangor SAMPEL KINI OLEH PEGAWAI YANG DIBERI
95 19 KUASA
48
WP Kuala Lumpur 50 7 42
Pahang 100 - 36
Sabah 48 36 27
135
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BILANGAN ISU
NEGERI BILANGAN TIDAK DIKEMAS TIDAK DITANDATANGANI
Kedah SAMPEL KINI OLEH PEGAWAI YANG DIBERI
5
94 KUASA
1
JUMLAH 387 67 154
Sumber: Buku Perkhidmatan Kerajaan di Pelbagai Jabatan/PPD/Sekolah
RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan bayaran emolumen di KPM adalah kurang memuaskan.
Sehubungan itu, semua JPN, PPD dan sekolah-sekolah yang terlibat disyorkan untuk mengambil
tindakan seperti berikut:
a. Menjajarkan semula jawatan-jawatan sedia ada yang telah dikenal pasti tiada
keperluan/tidak kritikal kepada jabatan/sekolah yang lebih mendesak keperluannya.
b. Memastikan penempatan atau pertukaran pegawai yang dibuat oleh JPN mengambil kira
bilangan perjawatan yang telah diluluskan mengikut sekolah terbabit sebagaimana
dinyatakan dalam Penyata Sijil Perjawatan. Arahan penempatan pegawai yang dikeluarkan
sama ada secara pinjaman/sandaran perlu dimaklumkan kepada BPSM bagi memastikan
rekod penempatan pegawai dikemas kini.
c. Memastikan peranan sebagai PTJ/Pusat Pembayar Gaji sama ada bagi menguruskan gaji
pegawai bertukar masuk atau keluar dilaksanakan dengan cekap dan berkesan supaya
tidak berlaku kelewatan pemindahan bayaran gaji untuk mengelakkan elaun tersilap kadar
dan pembayaran elaun/insentif tidak sah akibat pertukaran jawatan pegawai.
d. Memastikan kutipan balik dibuat bagi kes emolumen yang terlebih dibayar serta pelarasan
dibuat terhadap kes terkurang dibayar.
e. Memastikan pegawai yang diberi kuasa meluluskan bayaran/perubahan gaji menyemak
dengan teliti semua bayaran/perubahan gaji dengan dokumen sokongan yang lengkap
sebelum meluluskan Kew. 8 untuk mengelakkan emolumen terlebih dibayar/bayaran yang
tidak sah.
136
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PELAKSANAAN SISTEM
PENGURUSAN TAJAAN
137
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN TAJAAN
___________________________________________________________________________
LATAR BELAKANG
Bahagian Tajaan Pendidikan (BT) bertanggungjawab mengurus pemberian biasiswa dan
pinjaman pelajaran kepada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP), Anggota Kumpulan
Pelaksana (AKP) dan pelajar Pra Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) untuk
menyambung pelajaran di dalam dan luar negara.
Sehingga 31 Julai 2017, jumlah pelajar tajaan KPM dalam dan luar negara adalah seramai 1,841
orang. Daripada jumlah tersebut, 1,059 (57.5%) adalah pelajar pra perkhidmatan dan 782
(42.5%) adalah pelajar dalam perkhidmatan. Sejumlah RM302.8 juta telah diperuntukkan
kepada BT untuk bayaran pinjaman dan biasiswa perguruan Persekutuan bagi tempoh tahun
2015 hingga 2017 dan sebanyak 52.13% peruntukan tahun 2017 telah dibelanjakan sehingga
25 Ogos 2017. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 1.
JADUAL 1
PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN
BAYARAN PINJAMAN DAN BIASISWA PERGURUAN PERSEKUTUAN
BAGI TEMPOH TAHUN 2015 HINGGA OGOS 2017
TAHUN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PRESTASI
(RM) (RM) (%)
2015 126,829,700 126,754,703 99.94
2016 102,078,850 100,427,607 98.38
2017
(Sehingga 25 Ogos 2017) 73,900,000 38,521,460 52.13
JUMLAH 302,808,550 265,703,770
Sumber: Bahagian Tajaan Pendidikan
Sistem Pengurusan Tajaan (SPT) digunakan oleh BT untuk mengurus maklumat penajaan dan
memantapkan proses kerja berkaitan tajaan di KPM. SPT dibangunkan secara outsource oleh
syarikat eNCoral Digital Sdn. Bhd. bagi mengintegrasikan fungsi tiga sistem legasi utama iaitu
SISPADU, SISKUTIP dan SISKUASA. Pembangunan SPT menggunakan perisian sumber terbuka
(open source) PHP sebagai bahasa pengaturcaraan dan pangkalan data Oracle 10g dengan kos
perolehan berjumlah RM130,000. SPT digunakan mulai 1 September 2010 melibatkan tiga
proses utama iaitu proses sebelum tajaan, semasa tajaan dan selepas tajaan. Antara modul
utama yang menyokong SPT adalah Modul Pinjaman/Tajaan, Modul Pembayaran Pinjaman,
Modul Kutipan Pinjaman dan Modul Penguatkuasaan Pinjaman.
OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada sistem yang dibangunkan telah dilaksanakan
dengan teratur dan ketepatan data terjamin serta mencapai objektif yang ditetapkan.
SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan yang dijalankan adalah meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan
di BT bagi tempoh tahun 2015 hingga 2017. Semakan dokumen, analisis data SPT, walkthrough
terhadap sistem yang dibangunkan, temu bual dan perbincangan dengan pegawai berkaitan
telah dibuat.
138
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENEMUAN AUDIT
Pengauditan yang dijalankan mendapati beberapa kelemahan seperti berikut:
a. Proses pembayaran dan terimaan bayaran balik pinjaman/ganti rugi tidak berintegrasi
dengan SPT di mana pegawai BT mengunci masuk data baucar bayaran, nombor EFT,
nombor resit dan jumlah bayaran secara manual ke dalam SPT. Keadaan ini boleh
menyebabkan data yang disimpan dalam sistem tidak tepat dan integriti data tidak
terjamin kerana kemungkinan berlaku kesilapan semasa mengunci masuk data ke dalam
sistem.
b. Kelemahan dalam kawalan input secara manual dan automasi di mana fungsi pengesahan
pada SPT hanya terdapat pada proses mengunci masuk data pembayaran sahaja.
Proses terimaan tidak mempunyai fungsi pengesahan pada SPT sebaliknya menyenaraikan
maklumat penerimaan bayaran sahaja.
139
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
c. Data cleansing tidak dilaksanakan terhadap data ujian SPT di mana masih terdapat data
ujian pada medan carian yang digunakan dalam SPT seperti medan carian “Program”
mempunyai data “Program Test” pada modul Semasa Tajaan bagi carian senarai invois,
pelajar yang membuat tuntutan elaun, senarai penerimaan bayaran dan lain-lain. Medan
carian “Kursus” mempunyai data “Dummy” bagi carian terhadap pelajar yang akan tamat
pengajian, calon untuk penempatan dan senarai peminjam pada modul Selepas Tajaan
dan medan carian “Sesi Pengajian” mempunyai data nombor bagi carian terhadap profil
pelajar pada modul Profil Pelajar.
Data ujian
pada medan
carian Program
Data ujian
pada medan
carian Kursus
140
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Data ujian
pada medan
carian Sesi
Pengajian
d. Fungsi notifikasi secara automatik tidak disediakan dalam SPT bagi proses kerja seperti di
Jadual 2.
JADUAL 2
FUNGSI NOTIFIKASI BAGI
PROSES KERJA PENGURUSAN TAJAAN
BIL. PROSES KERJA TEMPOH/FREKUENSI
1. Makluman kepada pelajar tentang pembayaran elaun Setiap kali pembayaran dibuat
2. Makluman kepada pegawai program tentang Setiap semester mengikut jadual yang
penerimaan invois ditetapkan
3. Makluman kepada pegawai program mengenai 6 minggu sebelum pelajar sepatutnya menerima
pembayaran bayaran
Makluman kepada Unit Kewangan mengenai
4. maklumat calon yang diluluskan untuk Dari semasa ke semasa
pelanjutan/penangguhan/tarik diri
5. Makluman kepada pegawai program peringatan PPP 3 bulan sebelum tamat cuti belajar
untuk lapor diri
6. Makluman kepada Cawangan PP calon yang tarik diri Selepas MJKP bersidang dan diputuskan
tindakan penguatkuasaan
14 hari – Unit Perkhidmatan akan keluarkan
7. Makluman kepada calon yang tidak melapor diri surat arahan untuk lapor diri, selepas tamat
tempoh penajaan
8. Notis pembayaran balik pinjaman pelajaran Selepas 6 bulan tamat pengajian
Selepas menerima maklumat pecah kontrak.
9. Notis tuntutan ganti rugi (NTG) Tuntutan penuh perlu diselesaikan dalam
tempoh 60 hari
12. Notis peringatan pertama 30 hari selepas NTG dikeluarkan
13. Notis peringatan kedua 30 hari selepas Notis Peringatan Pertama
14. Notis peringatan terakhir dikeluarkan
15 hari selepas Notis Peringatan Kedua
dikeluarkan
15. Notis tunggakan
Makluman penerimaan permohonan pembayaran Tiada tempoh yang spesifik untuk
balik 25% bagi pinjaman pelajaran/pengurangan menyelesaikan perkara tersebut.
16.
ansuran bulanan/penangguhan pembayaran balik
141
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BIL. PROSES KERJA TEMPOH/FREKUENSI
17. Peringatan mengenai senarai pemecah kontrak yang 60 hari selepas notis tuntutan gantirugi
perlu dikeluarkan Notis Peringatan Pertama dikeluarkan
18. Surat tawaran biasiswa atau pinjaman dikeluarkan 7 hari bekerja selepas kelulusan pihak berkuasa
kepada pegawai dalam perkhidmatan dan mahasiswa. melulus
Sumber: Spesifikasi Keperluan Pengguna Sistem Pengurusan Tajaan
Pegawai BT perlu membuat carian atau semakan secara manual pada sistem bagi
mendapatkan maklumat dan senarai peminjam/pelajar yang akan menamatkan pengajian,
pelajar yang perlu membuat bayaran balik, pengesahan untuk pembayaran, terimaan dan
sebagainya. Keadaan ini menyebabkan berlaku kelewatan pengeluaran Notis Pembayaran
Balik seperti kes 12 peminjam program pinjaman Open University Malaysia (OUM), Notis
Pembayaran Balik lewat dikeluarkan antara dua hingga lima tahun selepas tamat
pengajian.
e. Capaian Pengguna tidak mematuhi Pengurusan Capaian Pengguna seperti Dasar
Keselamatan ICT Versi 2.0 KPM di mana dua pegawai ICT telah diberikan peranan sebagai
pengguna operasi bagi kumpulan pengguna seperti Kerani AK, Pegawai LD dan Pegawai
PP yang bertanggungjawab untuk membuat pembetulan transaksi pada SPT. Kedua-dua
pegawai iaitu Puan Fazaliyah dan Puan Azlina merupakan Pekerja Sambilan Harian.
Capaian terhadap SPT oleh PSH patut dihadkan dan hanya untuk tujuan spesifik sahaja
kerana PSH tidak terikat dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 dan lain-lain peraturan Penjawat
Awam sepertimana yang telah diperuntukkan kepada Pegawai Lantikan Tetap. Butiran
lanjut adalah seperti di Jadual 3.
JADUAL 3
SENARAI PEGAWAI YANG MEMPUNYAI
LEBIH DARI SATU KUMPULAN PENGGUNA
NAMA PEGAWAI KUMPULAN PENGGUNA
Fazaliyah binti Abdullah i. Admin
ii. Kerani AK
iii. Pegawai LD
iv. Pegawai PP
Azlina binti Selamat i. Admin
ii. Kerani AK
iii. Pegawai PP
Sumber: Maklumat Capaian Pengguna dalam Sistem Pengurusan Tajaan
f. Perkhidmatan rangkaian tidak stabil di mana talian ke server kerap terputus dan masa
loading terlalu lama. Keadaan ini boleh menyebabkan penyampaian perkhidmatan terjejas.
Web browser Mozilla Firefox pula telah ditetapkan untuk paparan terbaik capaian ke atas
SPT dan hanya terhad kepada Versi 3.0 di mana penggunaan web browser Mozilla Firefox
tidak dibenarkan penggunaannya di KPM. Penggunaan web browsers lain
(Chrome/Internet Explorer dll) menyebabkan banyak modul pada SPT tidak berfungsi
seperti sepatutnya.
g. Jejak Audit tidak disediakan bagi merekodkan aktiviti SPT dan menyebabkan sebarang
perubahan terhadap data SPT tidak dapat dikesan.
h. Pengurusan ciri keselamatan Capaian Pengguna SPT kurang memuaskan di mana akaun
pengguna tidak disekat/dihentikan selepas maksimum tiga kali gagal cubaan log masuk,
pertukaran kata laluan selepas 90 hari atau selepas suatu tempoh masa bersesuaian tidak
dikuatkuasakan dan penggunaan kata laluan minimum 12 aksara dengan kombinasi
142
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
aksara, angka, dan aksara khas juga tidak dikuatkuasakan. Selain itu, ID pengguna dan
kata laluan diterima daripada Pentadbir Sistem adalah melalui e-mel di mana kata laluan
tersebut dipaparkan.
Kata laluan
yang
0 dipaparkan
i. Polisi bagi penyelenggaraan input tertangguh tidak ditetapkan sehingga menyebabkan
data bagi 51 pelajar/peminjam tidak lengkap seperti maklumat pembayaran
(lejar/elaun/yuran), keputusan peperiksaan, notis bayaran balik, terimaan, notis
peringatan dan maklumat penjamin.
143
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Maklumat bagi medan-medan yang tidak lengkap boleh menyebabkan perkara-perkara
seperti di Jadual 4.
JADUAL 4
SENARAI KESAN DISEBABKAN
MEDAN DALAM SPT TIDAK LENGKAP
BIL. MEDAN TIDAK LENGKAP KESAN
1. Maklumat Pembayaran Jumlah tuntutan sebenar tidak dapat ditentukan bagi
(lejar/elaun/yuran) tujuan pengeluaran Notis Pembayaran Balik/Notis
Tuntutan Gantirugi
2. Keputusan Peperiksaan Kelayakan pembayaran yuran pengajian bagi
semester berikut tidak dapat ditentukan
Proses tuntutan bayaran balik tidak dapat dibuat
dalam tempoh ditetapkan iaitu 6 bulan selepas
3. Notis Bayaran Balik (OUM sahaja) peminjam tamat pengajian seperti ditetapkan dalam
perjanjian pinjaman
144
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BIL. MEDAN TIDAK LENGKAP KESAN
4. Terimaan (OUM sahaja)
Jumlah Telah Dibayar dan Baki Tuntutan pada SPT
5. Notis Peringatan tidak dikemas kini
Proses kutipan bayaran balik tidak teratur dan
6. Maklumat Penjamin sempurna. Menyukarkan pengeluaran notis
Sumber: Sistem Pengurusan Tajaan peringatan berikutnya (Cth: Notis Peringatan Kedua,
Notis Peringatan Ketiga dll)
Menyukarkan proses tuntutan bayaran balik sekiranya
pelajar/peminjam tidak dapat dikesan
j. Pengurusan perubahan SPT melalui pembangunan fasa dua SPT masih tidak dilaksanakan.
SPT masih lagi digunakan oleh BT manakala, eSILA yang dikenali sebagai STMap di BT
hanya digunakan bagi data pelajar di bawah program Pra Perkhidmatan untuk
pengambilan bagi tahun 2017 sahaja. Ini disebabkan sistem STMap yang dibangunkan
masih belum lengkap. Pelaksanaan secara tidak menyeluruh ini telah menyebabkan isu
kelemahan sistem SPT masih belum dapat diselesaikan. Di samping itu, penggunaan dua
sistem secara selari (SPT dan STMap) telah menyebabkan tambahan beban tugas kepada
pegawai BT dan integriti data tidak terjamin.
RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara keseluruhannya, pelaksanaan Sistem Pengurusan Tajaan di BT adalah kurang
memuaskan. Sehubungan itu, BT disyorkan untuk mengambil tindakan penambahbaikan seperti
berikut:
a. Menyediakan Pelan Transisi pegawai berjawatan tetap di Unit Teknologi Maklumat untuk
mengambil alih tanggungjawab memberi khidmat sokongan teknikal di BT.
b. Melaksanakan pengasingan tugas dan pemberian hak akses minimum kepada pengguna
ICT bagi mengurangkan risiko terhadap kecuaian atau penyalahgunaan sistem yang
disengajakan.
c. Mengasingkan kemudahan pembangunan, ujian dan operasi untuk mengurangkan risiko
akses tanpa izin atau perubahan kepada sistem yang sedang beroperasi.
d. Mempertingkatkan kawalan capaian dan kawalan aplikasi serta tahap keselamatan SPT
untuk memastikan ketepatan, integriti, kebolehpercayaan, dan kerahsiaan maklumat serta
kesahihan transaksi yang dibuat.
e. Menyusuli dengan Jabatan Perkhidmatan Awam mengenai pembangunan STMap untuk
dilaksanakan di BT agar segala kelemahan dalam SPT sedia ada dapat ditangani dan beban
tugas pegawai berkenaan dapat dikurangkan dan pengurusan tajaan dapat dimantapkan.
145
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENAMPILAN AUDIT ICT
146
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENAMPILAN AUDIT ICT DI BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT
___________________________________________________________________________
Penampilan Audit ICT dijalankan oleh Bahagian Audit Dalam di Bahagian Pengurusan Maklumat
(BPM) meliputi aspek kawalan pengurusan ICT, kawalan kemudahan ICT, kawalan projek ICT,
pengurusan aset dan inventori serta kawalan pengurusan teknologi.
i. Kawalan Pengurusan ICT
Meliputi pengurusan berkaitan Pelan Strategik ICT, Dasar Keselamatan ICT, Dasar
Pelaksanaan ICT Hijau dan Ketua Pegawai Maklumat (CIO)/Pegawai Keselamatan ICT
(ICTSO).
a. Pelan Strategik ICT
Pelan Strategik ICT (ISP) sedia ada yang masih digunakan adalah bagi tempoh 2011
hingga 2015 dan tempoh kuat kuasa telah luput. Bagaimanapun, masih digunakan
sebagai rujukan sehingga ISP yang sedang dibangunkan siap.
ii. Kawalan Kemudahan ICT
Meliputi kemudahan ICT seperti perisian komputer, pusat data, Pelan Kesinambungan
Perkhidmatan, rangkaian keselamatan, internet dan e-mel, laman web/blog, perkhidmatan
kios dan SMS.
a. Pusat Data
Penyenggaraan berjadual perkakasan di Pusat Data Enstek ada dilaksanakan oleh
kontraktor yang dilantik.
Tempoh sebenar penyenggaraan perkakasan di Pusat Data Blok E11 tidak
dinyatakan dalam borang Kew.PA-13. Sebaliknya hanya menyenaraikan aset
yang memerlukan penyenggaraan dengan tempoh penyenggaraan sepanjang
tahun.
iii. Pengurusan Aset dan Inventori
Meliputi proses pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemeriksaan, penyenggaraan,
pelupusan dan kehilangan/hapus kira aset.
a. Penyenggaraan Aset
Rekod penyenggaraan tidak dikemas kini dengan betul dan lengkap dalam KEW.PA-
14 bagi aset alih yang telah disenggara.
b. Kehilangan Aset dan Hapus Kira
Tindakan segera tidak diambil terhadap kehilangan aset. Laporan hanya dibuat selepas
tujuh hari kehilangan berlaku.
iv. Pengurusan Projek ICT
Meliputi pengurusan penilaian projek, kelulusan projek dan pemantauan pelaksanaan
projek. Semua kawalan telah dipatuhi seperti yang telah ditetapkan.
v. Pengurusan Teknologi
Meliputi pengurusan berkaitan penyenggaraan ICT dan perkhidmatan meja bantuan.
a. Penyenggaraan Berjadual (Preventive Maintenance) dan Tidak Berjadual (Corrective
Maintenance)
147
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
Penyenggaraan berjadual dan tidak berjadual tidak didaftarkan dalam borang
KEW.PA-14.
Penyenggaraan berjadual dan tidak berjadual yang melibatkan penambahan,
penggantian dan naik taraf tidak didaftarkan dalam Bahagian B KEW. PA-2.
TAHAP PEMATUHAN KESELURUHAN
Tahap pematuhan keseluruhan terhadap kawalan berkaitan ICT di BPM berada pada standard
yang perlu dicapai oleh Agensi di bawah KPM dengan markah keseluruhan adalah 96.53%.
Butiran terperinci adalah seperti di Jadual 1.
JADUAL 1
TAHAP PEMATUHAN KESELURUHAN BAGI
BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT
JENIS KAWALAN BILANGAN JUMLAH
SOALAN P TP TB
Kawalan Pengurusan ICT 33 32 1 0
Kawalan Kemudahan ICT
Pengurusan Aset Dan Inventori 109 73 1 35
Pengurusan Projek ICT
Pengurusan Teknologi 32 30 2 0
Tahap Pematuhan
32 27 0 5
PERATUSAN PENILAIAN
7 520
213 167 6 40
96.53%
148
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN VII
PAPARAN SUSULAN LAPORAN
KETUA AUDIT NEGARA
(AG’S DASHBOARD 2.0)
149
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PAPARAN SUSULAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA (AG’S DASHBOARD 2.0)
___________________________________________________________________________
i. Sistem Paparan Susulan Laporan Ketua Audit Negara, Jabatan Audit Negara (AG’s
Dashboard) dilaksanakan selaras dengan Program Transformasi Kerajaan Kedua (GTP 2.0)
di bawah inisiatif Bidang Keberhasilan Utama Negara (NKRA) Anti-Rasuah. Ia menyediakan
kemudahan bagi orang awam mengakses maklum balas terkini terhadap Laporan Ketua
Audit Negara (LKAN) secara dalam talian agar dapat menggalakkan ketelusan dan
mempercepatkan penyelesaian isu di peringkat Kerajaan dan agensi.
ii. Status penyelesaian bagi isu-isu yang dibangkitkan dalam LKAN adalah merupakan
Petunjuk Prestasi Utama (KPI) kad skor YB Menteri Pendidikan Malaysia dan ditetapkan
90% bagi tahun 2017. Sehubungan itu, isu-isu LKAN 2015 yang telah diselesaikan hingga
31 Disember 2017 adalah sebanyak 96.9% dengan dua isu masih belum diselesaikan dan
mencapai KPI yang telah ditetapkan. Bagi memastikan isu-isu LKAN 2015 diselesaikan
dalam tempoh yang ditetapkan, Bahagian Audit Dalam melaksanakan pemantauan secara
berterusan dengan pihak Auditi yang terlibat.
iii. Status tindakan susulan terhadap isu-isu LKAN bagi Tahun 2015 Siri 1 dan Siri 2 adalah
LKAN
2015 seperti berikut:
Siri 1
TARIKH TARIKH ISU TAJUK BIL. ISU STATUS TINDAKAN SUSULAN
Siri 2 BENTANG PATUT DILAPOR BIL. ISU
DI DISELESAIKAN TIADA DALAM SELESAI PERATUS
PARLIMEN TINDAKAN TINDAKAN SELESAI (%)
18.05.2016 17.05.2017 Pengurusan Syarikat 12 - 1 11 91.7
18.05.2016
18.05.2016 17.05.2017 Pengurusan 9 - - 9 100
21.11.2016 17.05.2017 Perkhidmatan Kawalan 12 - - 12 100
21.11.2016 Jumlah Isu 33 - 1 32 97
20.11.2017 Keselamatan di 8 - - 8 100
20.11.2017 11 - - 11 100
Institusi/Sekolah
Pengurusan
Rancangan Makanan
Tambahan di Sekolah
Luar Bandar
Pengurusan Asrama
Sekolah Harian
Pengurusan
Pendidikan Khas
21.11.2016 20.11.2017 Pengurusan Projek 12 - 1 11 91.7
Pembinaan Sekolah
Rendah di Kementerian 31 - 1 30 96.8
Pendidikan Malaysia 64 - 2 62 96.9
Jumlah Isu
JUMLAH KESELURUHAN
150
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN VIII
PENGESAHAN TERHADAP DATA
BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI
KPM TAHUN 2017
151
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENGESAHAN TERHADAP DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI KPM TAHUN
2017
___________________________________________________________________________
Sepanjang tahun 2017, Bahagian Audit Dalam telah membuat verifikasi terhadap templat data
Baki Awal Aset dan Liabiliti yang meliputi lima komponen iaitu Aset Alih (AA), Aset Dalam
Pembinaan (AUC), Akaun Belum Terima (ABT) dan Akaun Belum Bayar (ABB) bagi dua tempoh
iaitu data sehingga 31 Disember 2016 dan data sehingga 30 Jun 2017 kecuali bagi komponen
Aset Tak Alih (ATA) yang diterima secara berperingkat.
a. Komponen Aset Tak Alih
Templat ATA telah diterima sepanjang tahun secara berperingkat daripada Bahagian Akaun
(BA) dengan jumlah data sebanyak 2,207 yang merangkumi 984 data bangunan dan 1,224
data tanah masing-masing berjumlah RM6.87 bilion dan RM10.05 bilion. Verifikasi
dijalankan dengan menyemak templat secara keseluruhan dari semasa ke semasa dengan
data penilaian tanah dan bangunan yang dikemukakan oleh Jabatan Penilaian dan
Perkhidmatan Harta (JPPH). Butiran mengenai verifikasi yang telah dibuat oleh Bahagian
Audit Dalam sepanjang tahun 2017 adalah seperti di Jadual 1.
JADUAL 1
BILANGAN ASET TAK ALIH KPM YANG DISAHKAN
KOMPONEN ASET TAK ALIH BILANGAN NILAI
ASET (RM)
Bangunan 984 6,874,785,105
Tanah 1,223 10,059,240,255
JUMLAH 2,207 16,934,025,360
Sumber: Templat ATA
Antara isu-isu yang dibangkitkan adalah data tanah dan bangunan yang bertindih dalam
templat yang sama menyebabkan nilai ATA yang ditemplatkan adalah tidak tepat serta
tidak menggambarkan kedudukan ATA KPM yang sebenar.
b. Komponen Aset Alih
Sehingga 30 Jun 2017, bilangan AA KPM yang telah direkodkan dalam Sistem Pengurusan
Aset (SPA) dan ditemplatkan oleh BA adalah sebanyak 202,401 dengan jumlah RM1,236
bilion. Verifikasi dijalankan dengan menyemak data AA yang ditemplatkan, data SPA,
Senarai Daftar Aset Alih KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Aset Bernilai Rendah KEW.PA-5.
Bagi tahun 2017, Bahagian Audit Dalam telah membuat verifikasi sebanyak 8,605 AA
berjumlah RM48 juta melibatkan 22 Pusat Tanggungjawab. Hasil penemuan adalah seperti
berikut:
i. Sebanyak 29 Aset Alih bernilai RM105,341 tidak diambil kira dalam templat.
Terkurang nyata aset ini akan menjejaskan ketepatan baki keseluruhan.
ii. Aset alih yang telah dilupuskan bernilai RM128,350 masih diambil kira dalam
templat walaupun sebenarnya telah dilupuskan.
iii. Sebanyak 156 Aset Alih bernilai RM459,391 telah diberi status ‘pindahan’ tetapi
masih diambil kira dalam templat. Nilai bagi pindahan aset tersebut sekiranya tidak
dibatalkan akan menjejaskan ketepatan baki keseluruhan templat Aset Alih.
c. Komponen Aset Dalam Pembinaan
Berdasarkan data sehingga 30 Jun 2017, Bahagian Audit Dalam telah menyemak secara
keseluruhan 177 projek berjumlah RM1,578 bilion yang ditemplatkan dalam templat AUC
152
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
yang diterima pada 11 Ogos 2017. Semakan dibuat berdasarkan dokumen sokongan yang
dikemukakan oleh BA.
Isu yang dibangkitkan adalah mengenai pengesahan templat AUC yang dikemukakan di
mana masih dalam peringkat reka bentuk telah disenaraikan dalam templat. Pembinaan
bagi projek ini masih belum dimulakan dan juga tiada bayaran telah dilakukan bagi dua
projek ini. Dua projek ini sepatutnya tidak dimasukkan pada templat AUC.
d. Komponen Akaun Belum Bayar
Bagi data sehingga 31 Disember 2016, Bahagian Audit Dalam telah menerima templat ABB
dengan nilai RM194,311,354.05 bagi 109 PTJ. Daripada nilai tersebut, Bahagian Audit
Dalam telah membuat verifikasi terhadap 47 PTJ dengan nilai RM193,815,770.37.
e. Komponen Akaun Belum Terima
Bagi data sehingga 31 Disember 2016, Bahagian Audit Dalam telah menerima templat ABT
dengan nilai RM64,940,270.24 bagi 111 PTJ. Daripada nilai tersebut, Bahagian Audit Dalam
telah membuat verifikasi terhadap 39 PTJ dengan nilai RM60,540,103.05.
f. Mesyuarat-mesyuarat Akruan
Sepanjang tahun 2017, Bahagian Audit Dalam telah menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa
Pelaksanaan Perakaunan Akruan, KPM (JPPAK) dan Mesyuarat Kumpulan Kerja Khas
Perakaunan Akruan KPM (MKKKPAK) sebanyak empat kali seperti di Jadual 2.
JADUAL 2
MESYUARAT AKRUAN YANG DIHADIRI OLEH BAHAGIAN AUDIT DALAM
BILANGAN TARIKH MESYUARAT JPPAK TARIKH MESYUARAT KKKPAK
1/2017 14.06.2017 20.04.2017
2/2017 21.12.2017 07.08.2017
3/2017 Tidak Berkaitan 23.11.2017
Jabatan Akauntan Negara Malaysia telah mengumumkan penangguhan pelaksanaan Perakaunan
Akruan Kerajaan Persekutuan kepada 1 Januari 2018. Keputusan dasar ini dibuat bagi
memastikan persediaan pelaksanaan Perakaunan Akruan lebih mantap terutamanya siap siaga
sistem perakaunan Kerajaan iaitu 1Government Financial and Management Accounting System
(1GFMAS) dan latihan yang komprehensif telah diberikan kepada pengguna 1GFMAS. Oleh itu,
momentum persediaan ke arah pelaksanaan Perakaunan Akruan akan dikekalkan pada tahun
2018 melalui peningkatan ilmu pengetahuan serta memantapkan pengumpulan data aset dan
liabiliti yang berkualiti untuk pengesahan Bahagian Audit Dalam.
153
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN IX
LAPORAN MESYUARAT
JAWATANKUASA AUDIT KPM
154
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT KPM
___________________________________________________________________________
PENUBUHAN DAN KEAHLIAN JAWATANKUASA AUDIT
Jawatankuasa Audit (JKA) ditubuhkan selaras dengan 1Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2
bertujuan untuk meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam dan
tadbir urus yang baik. Sehubungan itu, JKA telah ditubuhkan di peringkat Kementerian dan juga
peringkat Negeri. JKA KPM dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KPM dengan keahlian terdiri
daripada pihak pengurusan tertinggi, semua Setiausaha/Pengarah Bahagian dan semua
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri. Ketua Audit Dalam adalah bertindak sebagai Setiausaha
JKA. Mesyuarat JKA diadakan sekurang-kurangnya empat kali setahun dan salinan Minit
Mesyuarat JKA dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia pada setiap suku tahun.
1. MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Mesyuarat JKA KPM yang telah diadakan sepanjang tahun 2017 sebanyak empat kali dan
laporan pembentangan adalah seperti di Jadual 1.
JADUAL 1
SENARAI LAPORAN YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT
TARIKH BILANGAN TAHUN 2017
MESYUARAT TAJUK-TAJUK KERTAS PEMBENTANGAN
21.03.2017 1/2017 Pembentangan Laporan oleh Bahagian Audit Dalam:
1. Pengurusan Agihan Elaun Pelajar Di Institut Pendidikan Guru Malaysia
2. Pengurusan Perolehan Perisian Dan Lesen Microsoft Di Bawah Program
Education Alliance Agreement Bagi Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia
3. Pengurusan Bantuan Perjalanan Dan Pengangkutan Murid Yang Tinggal Di
Asrama Di Sekolah Kerajaan Dan Sekolah Bantuan Kerajaan
4. Status Tindakan Susulan Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2013 Hingga 2015
Siri 2
13.06.2017 2/2017 Pembentangan Laporan oleh Bahagian Audit Dalam:
1. Pengurusan Projek Naik Taraf Dan Pembaikan Kemudahan/Fasiliti Sukan Di
Sekolah Sukan Tengku Mahkota Ismail
2. Pengurusan Perolehan Peralatan Di Kolej Matrikulasi
3. Status Paparan Susulan Laporan Ketua Audit Negara (Auditor General’s
Dashboard) Tahun 2013 Hingga 2015 Siri 2
15.08.2017 3/2017 Pembentangan Laporan oleh Bahagian Audit Dalam:
1. Pengurusan Pemberian Elaun Khas Mengikut Lokasi dan Tahap Kesusahan
2. Pengurusan Pemberian Biasiswa Kecil Persekutuan
3. Pengurusan Penerbitan Rancangan Pendidikan Di Bahagian Teknologi
Pendidikan
155
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
TARIKH BILANGAN TAJUK-TAJUK KERTAS PEMBENTANGAN
MESYUARAT
4. Pengurusan Perolehan dan Penggunaan Perisian 3D Computer-Aided Design Di
Sekolah Menengah Kebangsaan Yang Melaksanakan Mata Pelajaran Reka Cipta
5. Pengauditan Pengurusan Kewangan Indeks Akauntabiliti Oleh Jabatan Audit
Negara Tahun 2016
6. Pengauditan Pengurusan Kewangan Di Peringkat Kementerian (7 Bahagian) Oleh
Bahagian Audit Dalam
7. Status Paparan Susulan Laporan Ketua Audit Negara (Auditor General’s
Dashboard) Tahun 2013 Hingga 2016 Siri 1
21.12.2017 4/2017 Pembentangan Laporan oleh Bahagian Audit Dalam:
1. Pengurusan Perolehan Makanan Bermasak Di Sekolah Berasrama Penuh,
Sekolah Menengah Teknik/Kolej Vokasional Dan Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan
2. Pengurusan Penyewaan Dan Penyenggaraan Ruang Pejabat
3. Pengurusan Asrama 1Malaysia
4. Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan Kawasan Di Sekolah Dan
Institusi Pendidikan
5. Pengauditan Pengurusan Kewangan Di Peringkat Kementerian (8 Bahagian) oleh
Bahagian Audit Dalam
6. Status Tindakan Susulan Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2013 hingga Tahun
2016 Siri 1
GAMBAR 1
MESYUARAT
JAWATANKUASA AUDIT
BILANGAN 2 TAHUN 2017
DIPENGERUSIKAN OLEH
KETUA SETIAUSAHA KPM
YBHG. DATO’ SRI ALIAS
BIN HAJI AHMAD
156
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
GAMBAR 2
MESYUARAT
JAWATANKUASA AUDIT
BILANGAN 3 TAHUN 2017
DIPENGERUSIKAN OLEH
KETUA SETIAUSAHA KPM
YBHG. DATO’ SRI ALIAS
BIN HAJI AHMAD
2. MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT NEGERI
Penubuhan Jawatankuasa Audit di peringkat negeri adalah bagi membincangkan penemuan
Audit terhadap pengauditan yang dijalankan. Hasil pengauditan dan penemuan yang
dibangkitkan serta syor penambahbaikan perlu diberi perhatian serius oleh
Jabatan/Pejabat/Sekolah terlibat dan diambil tindakan meningkatkan prestasi sistem
penyampaian perkhidmatan awam.
Mesyuarat JKA tersebut dipengerusikan oleh Pengarah Pendidikan Negeri dengan keahlian terdiri
daripada Ketua-ketua Sektor di peringkat Jabatan dan Pegawai Pendidikan Daerah. Siri
mesyuarat dan laporan pembentangan adalah seperti di Jadual 2.
JADUAL 2
SENARAI LAPORAN YANG DIBENTANGKAN DALAM
MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT NEGERI TAHUN 2017
NEGERI BILANGAN TARIKH TAJUK-TAJUK KERTAS PEMBENTANGAN
MESYUARAT
Kelantan
1/2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Pasir Puteh
Jabatan 18.05.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Machang
Pendidikan
Rancangan Pengauditan Bahagian Audit Dalam Kelantan 2017
Wilayah
Persekutuan 2/2017 26.10.2017 Pengauditan Baucar Bayaran JPN (Julai 2016 – Mei 2017)
Kuala Lumpur Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Bachok
(JPWPKL) Pengauditan Pengurusan Kewangan PPW Sentul
Jabatan 1/2017 01.06.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPW Keramat
Pendidikan Laporan Bahagian Audit Sekolah
Wilayah Laporan Kes Tatatertib JPWPKL
Persekutuan
2/2017 Pengauditan Baucar Bayaran JPWPKL (Julai 2016 – Mei 2017)
Putrajaya 07.11.2017 Laporan Bahagian Audit Sekolah
(JPWPP)
Laporan Kes Tatatertib JPWPKL
Terengganu
1/2017 18.04.2017 Rancangan Audit Tahun 2017
Laporan Bahagian Audit Sekolah
Laporan Kes Tatatertib JPWPP
Pengauditan Baucar Bayaran JPWPP (Julai 2016 – Mei 2017)
Penampilan Audit
2/2017 21.11.2017 Laporan Bahagian Audit Sekolah
Laporan Kes Tatatertib JPWPP
1/2017 09.05.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Besut
Pengurusan Kenderaan Kerajaan Di JPN Terengganu
Laporan Kes Tatatertib JPN Terengganu
2/2017 30.10.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Hulu Terengganu
157
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
NEGERI BILANGAN TARIKH TAJUK-TAJUK KERTAS PEMBENTANGAN
Selangor MESYUARAT
Sarawak 1/2017 Pengauditan Baucar Bayaran JPN Terengganu (Januari – Jun
Sabah 2/2017 20.07.2017 2017)
Pulau Pinang 1/2017 29.11.2017
2/2017 25.05.2017 Laporan Kes Tatatertib JPN Terengganu
Perak 1/2017 27.10.2017
Negeri Sembilan 2/2017 17.07.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Petaling Perdana
1/2017 19.10.2017
Kedah 20.06.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Petaling Utama
2/2017
Perlis 15.12.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Simunjan
Johor 1/2017 Penampilan Audit Di SMK Muara Tuang
PAHANG 25.04.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Bau
2/2017 Pengauditan Baucar Bayaran JPN Sarawak
1/2017 13.11.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kota Belud, PPD
2/2017 19.07.2017
24.10.2017 Nabawan, PPD Beluran Dan PPD Telupid
1/2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kota Kinabalu dan
11.06.2017
2/2017 PPD Semporna
06.12.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Timur Laut
1/2017 Penampilan Audit (SMK Abdullah Munshi, SMK Penang Free,
2/2017 19.06.2017
1/2017 21.11.2017 SMK (P) St. George)
2/2017 12.07.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Seberang Perai
Bil. 1/2017 16.11.2017
Bil. 2/2017 19.04.2017 Tengah
12.10.2017 Pengauditan Baucar Bayaran JPN Pulau Pinang (Januari – Jun
2017)
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kuala Kangsar
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kinta Utara
Pengauditan Baucar Bayaran JPN Perak (Januari – Jun 2017)
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Perak Tengah
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Batang Padang
Pengauditan Baucar Bayaran JPN Perak (Julai 2016 – Mei
2017)
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Tampin
Pengauditan Baucar Bayaran JPN Negeri Sembilan (Julai
2016 – Jun 2017)
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Rembau
Rancangan Audit Tahun 2017
Pengauditan Emolumen
Pengauditan Pengurusan Kewangan JPN Kedah
Laporan Bahagian Audit Sekolah Negeri Kedah
Laporan Kes Disiplin/Tindakan Tatatertib
Pengauditan Baucar Bayaran JPN Kedah (Julai 2016 – Mei
2017)
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kulim Bandar
Baharu
Laporan Bahagian Audit Sekolah Negeri Kedah
Laporan Kes Disiplin/Tindakan Tatatertib
Rancangan Audit Tahun 2017
Pengauditan Pengurusan Kewangan JPN Perlis
Pengauditan Baucar Bayaran JPN Perlis (Julai 2016 – Mei
2017)
Pemeriksaan Fizikal Pengauditan Baucar Bayaran JPN Perlis
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kulai
Rumusan Pengauditan Baucar Bayaran JPN Johor (Julai 2016
– Mei 2017)
Pengauditan Pengurusan Kewangan PPD Kluang
• Pengauditan Pengurusan Kewangan di PPD Bentong
• Pembentangan Bahagian Audit Sekolah
• Pengauditan Pengurusan Kewangan di PPD Kuantan
• Pengauditan Baucar Bayaran JPN Pahang
(Julai 2016 - Mei 2017)
• Pembentangan Bahagian Audit Sekolah
158
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
GAMBAR 3
MESYUARAT JKA NEGERI
3. STATUS ISU-ISU AUDIT YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT
JAWATANKUASA AUDIT
Bagi tahun 2017, Bahagian Audit Dalam telah membentangkan penemuan Audit bagi 15
tajuk pengauditan yang dijalankan dalam mesyuarat JKA KPM tersebut. Sehingga 31
Disember 2017, status isu-isu Audit yang dibentangkan adalah seperti di Jadual 3.
JADUAL 3
STATUS ISU-ISU AUDIT YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT
STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN
(BILANGAN)
BIL. TAJUK PENGAUDITAN JUMLAH TIADA
ISU TINDAKAN DALAM
TINDAKAN SELESAI
1. Pengurusan Penyewaan dan Penyenggaraan Ruang 7 - 52
Pejabat di KPM
2. Pengurusan Asrama 1Malaysia 15 - 4 11
3. Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan 17 - 12 5
Kawasan Di Sekolah dan Institusi Pendidikan
9 - 81
Pengurusan Perolehan Makanan Bermasak Di Sekolah
42 - - 42
4. Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik/Kolej 6 0 15
13 0 0 13
Vokasional Dan Sekolah Agama Bantuan Kerajaan 6 0 24
5. Pengauditan Pengurusan Kewangan Di Peringkat 5 0 05
Kementerian (8 Bahagian) Oleh Bahagian Audit Dalam
6. Pengurusan Pemberian Elaun Khas Mengikut Lokasi
Dan Tahap Kesusahan
7. Pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan
8. Pengurusan Penerbitan Rancangan Pendidikan Di
Bahagian Teknologi Pendidikan
Pengurusan Perolehan Dan Penggunaan Perisian 3D
Computer-Aided Design Di Sekolah Menengah
9. Kebangsaan Yang Melaksanakan Mata Pelajaran Reka
Cipta
10. Pengauditan Pengurusan Kewangan Di Peringkat 44 - - 44
Kementerian (7 Bahagian) Oleh Bahagian Audit Dalam
Pengurusan Projek Naik Taraf Dan Pembaikan 9 0 27
11. Kemudahan/Fasiliti Sukan Di Sekolah Sukan Tunku
Mahkota Ismail, Kota Tinggi, Johor
159
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN
(BILANGAN)
BIL. TAJUK PENGAUDITAN JUMLAH
ISU TIADA DALAM
TINDAKAN TINDAKAN SELESAI
12. Pengurusan Perolehan Peralatan Di Kolej Matrikulasi, 10 0 0 10
Kementerian Pendidikan Malaysia 13
13
13. Pengurusan Agihan Elaun Pelajar Di Institut Pendidikan 0 1 12
Guru Malaysia 11
Pengurusan Perolehan Perisian Dan Lesen Microsoft Di
14. Bawah Program Education Alliance Agreement Bagi 0 0 13
Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pendidikan
Malaysia
Pengurusan Bantuan Perjalanan Dan Pengangkutan
15. Murid Yang Tinggal Di Asrama Di Sekolah Kerajaan dan 0 1 10
Sekolah Bantuan Kerajaan
4. RUMUSAN
Pihak pengurusan KPM mengambil berat terhadap isu-isu Audit yang dibentangkan dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Audit. Bagi isu-isu yang dibentangkan, Bahagian Audit Dalam
memantau sehingga selesainya tindakan diambil oleh Bahagian/Jabatan yang terlibat.
Secara umumnya, Ketua Bahagian/Jabatan KPM adalah komited dan berusaha untuk
memperbaiki kelemahan yang dibangkitkan serta memantapkan kawalan dalaman dan
sistem penyampaian perkhidmatan awam.
160
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
BAHAGIAN X
SUMBANGAN
BAHAGIAN AUDIT DALAM
161
SUMBANGAN BAHAGIAN AUDIT DALAM KEPADA KEME
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
1. 16.03.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan i. Perolehan kerja-kerj
KP.BAD(Audit))/D di PPD Machang, Kelantan penyenggaraan dan pembaika
/1 Jld.8 (25 ) bernilai melebihi RM20,000 yan
dilaksanakan secara undia
hendaklah menggunakan Jadua
Kadar Harga seperti dikehendaki P
2.1, 1Pekeliling Perbendaharaan.
2. 28.03.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan ii. Pegawai Teknikal hendaklah dilant
KP.BAD (Audit)/ Di Jabatan Pendidikan Negeri Perlis untuk menganggotai Jawatankuas
R/1/2 Jld. 3 (59) Penilaian Sebut Harga kerja seper
dikehendaki PK 2.1, 1Pekelilin
3. Perbendaharaan.
Tunggakan sewaan kantin berjumla
RM250.00 sebulan pada bulan Ma
2017.
17 kes permohonan diri bagi tempo
tahun 2013 sehingga 2016 berjumla
RM115,733.00 belum mendapa
kelulusan daripada KPM serta tiad
tindakan lanjut diambil oleh JPN Perli
untuk mengutip lebihan gaji dan bayara
elaun pegawai terlibat.
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
ENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2017
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM)
(RM) URUS/PROSEDUR
ja KERJA/STATUS
an
ng TINDAKAN
an
al i. PPD Machang telah
PK
menggunakan Jadual
tik Kadar Harga untuk
sa
rti perolehan kerja-kerja yang
ng dilaksanakan secara
ah undian.
ac
ii. Pegawai Teknikal telah
oh
ah dilantik menganggotai
at
da Jawatankuasa Penilaian
is Sebut Harga kerja.
an
250.00 Sewa kantin berjumlah
RM250.00 telah
diselesaikan.
115,733.00 JPN Perlis dalam proses
untuk hapus kira kes melebihi
6 tahun dan sedang
menyemak semula dengan
KPM.
162
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
4. 31.03.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan Pemeriksaan Audit mendapati berlak
KP.BAD(Audit)/Q/ di Pejabat Pendidikan Daerah Bau, pelanggaran kontrak Perkhidmata
PPD/18(28) Sarawak Kawalan Keselamatan. PPD tela
dicadangkan untuk mengenakan pena
berjumlah RM12,801.21 kepad
kontraktor terbabit.
5. Pemeriksaan Audit mendapati berlak
pelanggaran kontrak Perkhidmata
Kebersihan Bangunan dan Kawasan
PPD telah dicadangkan untu
mengenakan penalti berjumla
RM2,500.36 kepada kontraktor terbabi
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM) (RM)
12,801.21 URUS/PROSEDUR
ku
an 4,247.76 KERJA/STATUS
ah
alti TINDAKAN
da
PPD Bau telah
ku
an mengarahkan supaya
n.
uk pemotongan dilakukan dan
ah
it. pemantauan berterusan
dilaksanakan. Amaun
berjaya dikutip balik
RM8,491.20 pada
11.04.2017 (B0238),
RM1,059.94 pada
25.04.2017 (B0282) dan
RM6,890.16 pada
27.03.2017 (B0171)
*termasuk denda daripada
sekolah lain.
PPD Bau telah
mengarahkan supaya
pemotongan dilakukan dan
pemantauan berterusan
dilaksanakan. Amaun
berjaya dikutip balik
berjumlah RM4,247.76 pada
04.04.2017 (B0201)
*termasuk denda daripada
sekolah lain
163
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
6. 18.04.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan Jumlah pemotongan bayaran tela
KPM.400.12/3/ di English Language Teaching Centre terkurang caj oleh pihak kontrakto
13 Jld. 6 (36) (ELTC) kerana terdapat perbezaan bilanga
pekerja yang tidak hadir pada bula
Disember 2016 dan pihak Aud
mencadangkan ELTC perlu memastika
pihak terlibat membayar balik.
7. 28.04.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan Pegawai yang gagal disahkan dalam
KP.BAD(Audit)/Q/ Di Sekolah Menengah Teknik jawatan iaitu En. Zaikeri bin Len masi
SM/2 (10) Sejingkat, Sarawak dibenarkan bertugas dan dibayar ga
selama 8 tahun.
8. SMT Sejingkat dicadang untuk menguti
balik elaun Perpindahan Ruma
terlebih bayar ke atas Wan Mohama
Afis berjumlah RM223.00
9. LBGE berjumlah RM29,585.60 tida
dilaporkan kepada BPTV dan piha
Audit mencadangkan SMT Sejingka
perlu mengambil tindakan sebagaiman
peraturan WP10.6 1Pekelilin
Perbendaharaan bagi memastika
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM)
(RM) URUS/PROSEDUR
ah
or KERJA/STATUS
an
an (RM) (RM) TINDAKAN
dit 438.00
an ELTC telah mengambil
tindakan segera dengan
membuat pelarasan
sebanyak RM438.00 dalam
nota kredit bertarikh
31.03.2017.
m Proses pemberhentian kerja
ih telah dilaksanakan dan
aji pegawai telah diberhentikan
oleh JPA berkuat kuasa 1
Januari 2018 melalui surat
rujukan: SPA.S(KT)TAM/
820415135155/(6a)
bertarikh 06.11.2017
ip 223.00 Kutipan balik telah dibuat
ah pada 26.5.2017 melalui resit
ad eTerimaan Kew.38
bernombor
25028217000021 bertarikh
26.05.2017.
ak 12,022.53 SMT berjaya mengutip balik
ak berjumlah RM467.37
at melalui resit bernombor
na 2505851700002-4 dan
ng 2505851700006-13
an bertarikh 13.02.2017,
164
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
pihak terlibat membayar balik ata
MESYUARAT mencadangkan hapus kira mengiku
prosedur yang ada.
10. 03.08.2017 Pengauditan Terhadap Baucar Membuat tuntutan minyak yang terlebi
KPM.400.12/3/13 Bayaran di Jemaah Nazir Dan bayar melalui Tuntutan Perjalana
Jld. 7 (7) Jaminan Kualiti (JNJK) Pegawai.
11. Proses kerja penyewaan mesin fotosta
dan perkhidmatan pembersihan ruan
pejabat yang disediakan meruju
kepada kaedah pembelian terus sahaja
Proses kerja secara sebut harga ata
tender belum disediakan.
12. 08.08.2017 Pengauditan Baucar Bayaran Di Kutipan balik terhadap kerja-kerj
Surat Jabatan Pendidikan Wilayah penyelenggaraan dan pembaikan sla
Pemerhatian Audit Persekutuan Kuala Lumpur Bagi dan grill di SK Seri Setia, Kuala Lumpu
– KPM.400- Tempoh Julai 2016 hingga Mei 2017. kerana kerja tidak mengikut spesifikasi
12/3/27 JLD 3 (46)
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM) (RM)
URUS/PROSEDUR
au
ut KERJA/STATUS
ih TINDAKAN
an
RM1,914.76 melalui
25058517000015 bertarikh
08.03.2017, RM6,315.25
melalui 25058517000017
bertarikh 28.03.2017,
RM1,962.30 melalui
25058517000018 bertarikh
30.03.2017 dan RM1,362.85
melalui 25058517000027
bertarikh 20.07.2017.
192.47 Pegawai telah membuat
bayaran pada 03.10.2017.
at Proses kerja bagi perolehan
ng bekalan dan perkhidmatan
uk telah disediakan.
a.
au Telah terima bayaran balik
RM1,954.68 melalui resit No.
ja 1,954.68 63010117009765 bertarikh
ab 29.09.2017.
ur
i.
165
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
13. 18.08.2017 Pengauditan Baucar Bayaran Di JPN Kajian pasaran dibuat supaya semu
KP.BAD(AUDIT)/ Pahang Bil. 1 Tahun 2017 perolehan adalah paling sesuai da
C/BIL.1 JLD. 3 menguntungkan seper
(12) dikehendaki 1PP PK 2.1 Perengga
5(vi)(i).
14. 29.08.2017 Pengauditan Pengurusan Kewangan Lebihan bayaran emolumen berjumla
KP.BAD (Audit)/ Di Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) RM4,000.00 kepada pegawai bersar
A/42/Jld. 2 (2) Batang Padang (Puan Norhayati binti Mat Isa). Piha
PPD dicadangkan untuk membua
kutipan bayaran balik emolume
tersebut.
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM) (RM)
URUS/PROSEDUR
ua
an KERJA/STATUS
rti
an TINDAKAN
ah Unit Penilaian dan
ra
ak Peperiksaan JPN Pahang
at
en telah mengeluarkan memo
kepada semua PPD agar
melaksanakan kajian
pasaran sekurang-
kurangnya mendapatkan 3
sebut harga. Berdasarkan
pengauditan baucar bayaran
di JPN Pahang Bil. 2 Tahun
2017, tiada isu berkaitan
kajian pasaran dibangkitkan
oleh pihak Audit kerana Unit
Kewangan telah memastikan
kajian pasaran dibuat bagi
setiap pembelian terus.
4,000.00 PPD Batang Padang telah
mengambil tindakan dengan
mengemukakan surat
tuntutan kepada pegawai
tersebut pada 18 September
2017 (Rujukan surat
PPD.BP.400-1/28 Jld. 2
(20)). Pegawai telah
membayar balik melalui resit
No. 57090117000561
bertarikh 23.10.2017.
166
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
15. 29.08.2017 Pengauditan Terhadap Pengurusan Penyewaan ruang pejabat hanya bole
KPM.400-12/3/15 Penyewaan Dan Penyenggaraan dilakukan dengan kelulusan Urus Seti
JLD. 4 (96) Ruang Pejabat Di Kementerian
Pendidikan Malaysia Jawatankuasa Ruang Pejabat (JRP
Jika tiada kelulusan tersebut, mak
Bahagian/Jabatan tidak bole
menandatangani sebarang perjanjia
penyewaan dan membuat bayara
penyewaan. Pegawai yang terliba
dengan urusan penyewaan ruan
pejabat harus diberi latihan/kursus aga
kelemahan yang dibangkitkan tida
berulang.
16. BKP disyorkan untuk menyediakan SO
mengenai pengurusan penyewaa
ruang pejabat sebagai panduan kepad
Bahagian dan PPD yang menyew
ruang pejabat.
17. Pihak Bahagian/Jabatan/PPD yan
berkaitan perlu memantau urusa
penyediaan dokumen perjanjian keran
tanpa perjanjian, ia tidak mengika
mana-mana pihak dan bole
mendatangkan kerugian kepad
Kerajaan sekiranya berlaku sebaran
pertikaian.
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM)
(RM) URUS/PROSEDUR
eh
ia KERJA/STATUS
P).
ka TINDAKAN
eh
an Ketua Jabatan perlu
an
at memastikan pegawai yang
ng
ar menguruskan urusan
ak
penyewaan diberi latihan
khusus dan mengambil
tindakan berdasarkan garis
masa yang ditetapkan.
OP Bagi Jawatankuasa Ruang
an Pejabat (JRP) KPM yang
da diwujudkan bagi
wa memperkemas urusan
penyewaan Bahagian dan
Jabatan di KPM, setiap
permasalahan telah
ng dibincangkan dan keputusan
an
mesyuarat telah18
na
dimaklumkan kepada
at Bahagian yang berkenaan
eh untuk tindakan selanjutnya
da
ng Selain itu, database
penyewaan Bahagian/
Jabatan juga dikongsi dalam
167
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
18. Pihak BKP/Bahagian/Jabatan/PPD
perlu memantau permohona
pelanjutan sewaan ruang pejaba
supaya ia dilakukan tanpa kelewatan.
19. Pengubahsuaian ruang pejabat hany
boleh dilakukan jika terdapat klaus
yang membenarkan dalam perjanjia
penyewaan. Jika tidak, pihak Kerajaa
akan menanggung kos yang tinggi untu
mengubahsuainya kepada keadaa
yang asal sekiranya tidak dipersetuju
oleh pihak Tuan Tanah.
20. Ruang pejabat yang disewa untu
Bahagian/Jabatan disyorkan untuk dika
semula bagi memastikan ruang pejaba
digunakan secara optimum. Ini dapa
mengelakkan daripada berlakuny
pembaziran dengan membayar sew
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM) (RM)
URUS/PROSEDUR
PD
an KERJA/STATUS
at
TINDAKAN
ya
sa JRPKPM untuk tujuan
an
an penyelarasan permohonan.
uk
an SOP dalaman juga telah
ui
disediakan bagi tujuan
penyelarasan setiap
permohonan akan datang,
BKP akan memastikan
sebarang isu berkait dengan
permohonan diselesaikan
lebih awal dan dikemukakan
kepada BPH, JPM
selewatnya 2 bulan sebelum
tempoh sewaan tamat.
uk KPM akan kaji semula
aji pengurusan ruang pejabat
at berkaitan.
at
ya
wa
168
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
bagi ruang kosong yang tida
MESYUARAT digunakan.
221 BKP hendaklah memastikan bil utili
termasuk bil chilled water yang diterim
dibayar mengikut tempoh yan
ditetapkan bagi mengelakkan dikenaka
denda lewat.
22. Pihak Bahagian dan PPD perlu
membuat laporan aduan kerosakan
kepada Tuan Tanah dan memantau
kerja pembaikan dibuat dengan segera
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN PENALTI KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN DIKENAKAN AKAUN SISTEM KAWALAN
TERLEBIH BELUM DALAMAN/TADBIR
KEMENTERIAN/ BAYAR (RM) TERIMA URUS/PROSEDUR
JABATAN
(RM) (RM) KERJA/STATUS
(RM) TINDAKAN
ak
iti KPM telah memohon
ma Syarikat Pendinginan
ng Megajana Sdn. Bhd. Untuk
an mengeluarkan invois lebih
awal selain mengemukakan
anggaran penggunaan bulan
Disember pada awal bulan
Disember.
BKP akan sentiasa
menyemak semula tuntutan
daripada pihak ketiga bagi
mengelakkan kesilapan
tuntutan di masa hadapan.
u Klausa bagi tempoh
n pembaikan telah dimasukkan
u dalam perjanjian penyewaan
a. akan datang di mana pemilik
bangunan perlu
melaksanakan pembaikan
dalam tempoh 7 hari setelah
aduan diterima. Warga KPM
yang menghuni di bangunan
sewaan juga telah
169
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
23 BKP hendaklah menyusuli dengan piha
JKR untuk memastikan kerja pembaika
ke atas kecacatan bangunan yan
berkaitan dilakukan oleh syarikat Tua
Usaha Sdn. Bhd. mengikut tempo
kontrak yang berkuat kuasa
Pembayaran muktamad kontra
disyorkan supaya ditahan sehingg
semua kerja pembaikan sia
sepenuhnya.
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN AKAUN
TERLEBIH PENALTI BELUM SISTEM KAWALAN
KEMENTERIAN/ BAYAR DIKENAKAN TERIMA
JABATAN DALAMAN/TADBIR
(RM) (RM) (RM)
(RM) URUS/PROSEDUR
ak KERJA/STATUS
an
ng TINDAKAN
ah
oh dimaklumkan untuk membuat
a.
ak aduan kerosakan sekiranya
ga
ap dijumpai di kawasan ruang
kerja ataupun ruang
kerjasama.
BKP telah mengadakan
perbincangan bersama
JKRWPP pada 02.03.2017,
05.04.2017, 18.05.2017 dan
07.09.2017 berkenaan kerja-
kerja penyelenggaraan yang
masih belum diselesaikan
oleh syarikat. Pihak JKRWPP
juga sedia maklum akan
permasalahan ini dan telah
mengarahkan syarikat
tersebut untuk
menyelesaikan aduan yang
masih tertangguh.
JKRWPP
bertanggungjawab dalam
memperakukan bayaran ke
satu-satu kontraktor
berdasarkan kepada
tuntutan bagi kerja yang
telah diselesaikan.
Dimaklumkan juga Bon
Pelaksanaan kerja Syarikat
170
TARIKH SURAT/ TAJUK PENGAUDITAN/ SYOR AUDIT
BIL. LAPORAN/ NAMA MESYUARAT
MESYUARAT
24. 05.09.2017 Pengauditan Terhadap Pengurusan Kementerian disyorkan untuk
KPM.400-12/3/ Perkhidmatan Kebersihan Bangunan menetapkan kaedah bagi menentukan
15 Jld. (2) Dan Kawasan Sekolah (KBK) norma bilangan mesin dan peralatan
yang mencukupi bagi memastikan
kerja-kerja pembersihan dapa
dilaksanakan dengan sempurna dan
mengikut jadual yang telah ditetapkan.
25. 05.09.2017 Pengauditan Terhadap Pengurusan Surat Setuju Terima (SST) dihantar
Perkhidmatan Bekalan Makanan dengan segera kepada kontraktor
KPM.400-12/3/15 Bermasak (BMB) Asrama Di Sekolah yang berjaya. Tempoh antara tarikh
Jld.4(28) Berasrama Penuh, Sekolah SST dengan tarikh permulaan
Menengah Teknik/Kolej Vokasional perkhidmatan BMB hendaklah
Dan Sekolah Agama Bantuan munasabah supaya kontraktor dapat
Kerajaan Kementerian Pendidikan mengemukakan Bon Pelaksanaan
Malaysia. sebelum memulakan perkhidmatan
serta mempunyai masa yang
mencukupi untuk menyediakan
LAPORAN TAHUNAN 2017
BAHAGIAN AUDIT DALAM
PENJIMATAN KUTIPAN PENALTI KUTIPAN PENAMBAHBAIKAN
KEPADA AMAUN DIKENAKAN AKAUN SISTEM KAWALAN
TERLEBIH BELUM DALAMAN/TADBIR
KEMENTERIAN/ BAYAR TERIMA URUS/PROSEDUR
JABATAN
KERJA/STATUS
(RM) (RM) (RM) (RM) TINDAKAN
Tuah Usaha Sdn. Bhd.
masih dipegang oleh
JKRWPP selagi mana kerja-
kerja pembaikan masih
belum dilaksanakan.
k Bahagian Perolehan Dan
n Pengurusan Aset telah
n melaksanakan semakan
n terhadap norma
at perkhidmatan KBK.
n Bilangan peralatan
. ditetapkan berdasarkan
norma bilangan pelajar,
keluasan kawasan dan
bilangan penghuni asrama.
Penentuan bilangan mesin
dan peralatan berdasarkan
norma baharu berkuat
kuasa pada 01.06.2017.
r JPN/PPD akan memastikan
r arahan terkini disampaikan
h kepada sekolah dengan
n mengemukakan surat
h makluman dan arahan
t berhubung pengurusan
n asrama kepada Unit HEM,
n PPD dan asrama sekolah
g yang terlibat.
n
171
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
LAPORAN TAHUNAN 2017_BADKPM
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search