E-Pengawasan BPA

Resume Acara
- segala arsip administrasi terintegrasikan dengan google drive sehingga lebih rapih

dan sistemtis, selain itu seluruh link arsip tahun sebelumnya dan tahun ini juga
disatukan di linktr.ee sehingga lebih mudah diakses

Dokumentasi Acara



Hari INSAF GEA (Infografis
Tanggal sop administrasi GEA)
Tempat
Strategi PJS Komisi Media dan
Key Result Propaganda

Progress Setiap bulan
27 Juli 2021
Penanggung Jawab Grup Line HMTG GEA ITB
Peserta INSAF GEA (Infografis Sop Administrasi GEA)

80% anggota biasa HMTG “GEA” ITB yang
membutuhkan pelayanan administrasi mentaati SOP
administrasi

1. Tersedia SOP administrasi
2. Ada peringatan dan sanksi bagi yang tidak

sesuai SOP

Ash Shiddiq M.B. (12019059)
Anggota biasa HMTG “GEA” ITB

Resume Acara
- ada massa GEA yang melanggar SOP terkait pembuatan surat keterangan aktif yang

diminta saat deadline.
- Tetap mengingatkan SOP Administrasi di grup line HMTG "GEA" ITB dan secara

personal jika ada yang langsung bertanya.

Dokumentasi Acara

Laporan Keuangan dan Catatan Keuangan

Hari WAKIL KETUA BPA
Tanggal
Tempat Rabu
Strategi
Key Result 7 April 2021

Progress Grup line HMTG “ GEA” ITB

Penanggung Jawab Laporan Keuangan
Peserta
1. 100% transaksi keuangan terekam pada buku kas
2. Memublikasikan laporan keuangan bulanan 7 hari
setelah periode berakhir
terlaksana 1* kali dari 9 (11.11%) dengan asumsi
satu kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan), dihitung
dari 15 Maret (pengesahan BPH)
Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar

Sistem Keuangan HMTG “GEA” ITB

Resume Acara

1. Merupakan wadah pemberitahuan ke anggota biasa HMTG “GEA” ITB melalui grup
line, terdapat pencatatan tiap pengeluaran dan pemasukan yang terjadi pada sistem
keuangan HMTG “GEA” ITB dalam bentuk hard file dan soft file dan Pengevaluasian
kondisi keuangan HMTG “GEA” ITB dengan membandingkan antara
pemasukan dan pengeluaran dengan Rancangan Anggaran Belanja yang telah dibuat.

2. Pemberitahuan catatan dan evaluasi keuangan dipublish setiap satu bulan sekali.

Dokumentasi Acara

Hari Iuran Anggota
Tanggal
Tempat WAKIL KETUA BPA
Strategi
Key Result Rabu
April 2021
Progress Pembayaran melalui tunai, transfer, dan berbagai
aplikasi dompet elektronik
Penanggung Jawab Iuran Anggota
Peserta Terdapat Penarikan Iuran Anggota yang dilakukan
secara berkala

Terlaksananya penarikan iuran anggota sejak
April 2021

Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar
Anggota Biasa HMTG “GEA” ITB

Resume Acara
1. Merupakan penarikan iuran anggota biasa HMTG “GEA” ITB yang dilakukan setiap

semester melalui beberapa metode, seperti tunai, transfer ke rekening milik HMTG
“GEA” ITB, dan berbagai aplikasi dompet elektronik yang ada.
2. Pembayaran Rp 18.000,- tiap semester untuk anggota biasa HMTG “GEA” ITB
3. Evaluasi : Sedikit kesulitan menagihnya melalui online (berhubungan dengan wabah
covid)

Dokumentasi Acara

Rancangan Anggaran Belanja (RAB)

WAKIL KETUA BPA

Hari -
Tanggal
Tempat April 2021
Strategi Spreadsheet RAB
Key Result Rancangan Anggaran Belanja (RAB)
Total pengeluaran tidak melebihi 110% dari
Progress Rancangan Anggaran Belanja (RAB)

Penanggung Jawab Terbentuknya RAB BPH, BPA dan Badan
Peserta Kesenatoran HMTG “GEA” ITB 2021/2022, dalam
satu kepengurusan, terhitung dari Maret

Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar
BPH, BPA dan Badan Kesenatoran HMTG “GEA”
ITB

Resume Acara
- Terbentuknya RAB Pesimis dan Optimis BPH, BPA, dan Badan Kesenatoran

dalam satu kepengurusan 2021/2022.

Dokumentasi Acara









SOP Keuangan

WAKIL KETUA BPA

Hari Rabu
Tanggal 7 April 2021
Tempat Grup line HMTG “ GEA” ITB
Strategi SOP Keuangan
Key Result 80% transaksi keuangan sesuai dengan SOP

Progress Terpublikasikannya SOP Keuangan melalui grup
line pada bulan april
Penanggung Jawab
Peserta Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar
Anggota Biasa HMTG “GEA” ITB

Resume Acara
- Terpublikasi SOP melalui album ALL ABOUT MANKEU pada grup line HMTG

“GEA” ITB.

Dokumentasi Acara

Laporan Keuangan dan Catatan Keuangan

WAKIL KETUA BPA

Hari Kamis
Tanggal
Tempat 6 Mei 2021
Strategi
Key Result Grup line HMTG “GEA” ITB

Progress Laporan Keuangan

Penanggung Jawab 1. 100% transaksi keuangan terekam pada buku
Peserta kas
2. Memublikasikan laporan keuangan bulanan 7
hari setelah periode berakhir
terlaksana 2* kali dari 9 (22.22%) dengan asumsi
satu kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan),
dihitung dari 15 Maret (pengesahan BPH)

Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar

Sistem Keuangan HMTG “GEA” ITB

Resume Acara
3. Merupakan wadah pemberitahuan ke anggota biasa HMTG “GEA” ITB melalui grup

line, terdapat pencatatan tiap pengeluaran dan pemasukan yang terjadi pada sistem
keuangan HMTG “GEA” ITB dalam bentuk hard file dan soft file dan Pengevaluasian
kondisi keuangan HMTG “GEA” ITB dengan membandingkan antara
pemasukan dan pengeluaran dengan Rancangan Anggaran Belanja yang telah dibuat.
4. Pemberitahuan catatan dan evaluasi keuangan dipublish setiap satu bulan sekali.

Dokumentasi Acara



Laporan Keuangan dan Catatan Keuangan

WAKIL KETUA BPA

Hari Senin
Tanggal
Tempat 7 Juni 2021
Strategi
Key Result Grup line HMTG “GEA” ITB

Progress Laporan Keuangan

Penanggung Jawab 1. 100% transaksi keuangan terekam pada buku
Peserta kas
Resume Acara 2. Memublikasikan laporan keuangan bulanan 7
hari setelah periode berakhir
terlaksana 3* kali dari 9 (33.33%) dengan asumsi
satu kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan),
dihitung dari 15 Maret (pengesahan BPH)

Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar

Sistem Keuangan HMTG “GEA” ITB

5. Merupakan wadah pemberitahuan ke anggota biasa HMTG “GEA” ITB melalui grup
line, terdapat pencatatan tiap pengeluaran dan pemasukan yang terjadi pada sistem
keuangan HMTG “GEA” ITB dalam bentuk hard file dan soft file dan Pengevaluasian
kondisi keuangan HMTG “GEA” ITB dengan membandingkan antara
pemasukan dan pengeluaran dengan Rancangan Anggaran Belanja yang telah dibuat.

6. Pemberitahuan catatan dan evaluasi keuangan dipublish setiap satu bulan sekali.

Dokumentasi Acara



Hari Himpi Day
Tanggal
Tempat WAKIL KETUA BPA
Strategi
Key Result Selasa
30 Maret 2021
Progress Himpunan GEA
Himpi Day
Penanggung Jawab Mengupayakan kebersihan, kenyamanan dan
Peserta kehangatan sekretariat himpunan dengan
seminimalnya 1 kali dalam setiap 3 bulan dengan 70%
memberikan feedback memuaskan
Terlaksananya kegiatan kebersihan/kerja bakti di
himpunan sebanyak 1 kali dari 3 kali (0.003 %)
dengan asumsi satu kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan), dihitung
dari 15 Maret (pengesahan BPH)
Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar
Anggota Biasa HMTG “GEA” ITB

Resume Acara
- Merupakan pelaksanaan kegiatan kebersihan/kerja bakti sekretariat HMTG "GEA"

ITB yang masih terbatas diikuti oleh massa GEA karena kampus ITB yang masih
ditutup untuk umum akibat pandemi COVID-19
- Kegiatan Himpi Day hanya dilakukan oleh beberapa massa GEA karena peraturan
masuk kampus hanya terbatas dan butuh izin yang sulit.

Dokumentasi Acara

Notion Inventarisasi Fasilitas dan Barang Milik GEA

WAKIL KETUA BPA

Hari -
Tanggal
Tempat April 2021
Strategi
Key Result bit.ly/brtgea21

Progress Notion Inventarisasi Fasilitas dan Barang Milik
GEA
Penanggung Jawab
Peserta 5. Rekap penggunaan historis
6. Platform inventarisasi fasilitas dan barang milik himpunan

secara online
7. Feedback* pengguna

Terbentuknya platform Inventarisasi fasilitas dan
barang milik himpunan dengan menggunakan
media notion

Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar

Anggota Biasa HMTG “GEA” ITB

Resume Acara

1. Platform inventarisasi fasilitas dan barang milik himpunan secara online

2. waktu publikasi alur peminjaman waktu itu jam 21 jadi masa gak aware kali ya
sehingga gatau notion itu buat apa sih sebenernya padahal makenya gampang bgt
simpel
Dokumentasi Acara

Infografis SOP Pemanfaatan Fasilitas GEA

WAKIL KETUA BPA

Hari Sabtu
Tanggal
Tempat 17 April 2021
Strategi
Key Result Grup line HMTG “GEA” ITB

Progress Infografis SOP Pemanfaatan Fasilitas GEA

Penanggung Jawab 8. 80% Pengguna fasilitas dan barang milik
Peserta himpunan bijak dan tertib dalam memanfaatkan
fasilitas dan barang milik himpunan sesuai
prosedur penggunaan

Terpublikasikannya SOP pemanfaatan fasilitas
GEA melalui grup pada bulan April

Hafidz ‘Arsy Tritura Ebsyar

Anggota Biasa HMTG “GEA” ITB

Resume Acara
- Merupakan SOP untuk peminjaman barang yang dimiliki HMTG “GEA” ITB kepada

massa GEA maupun mahasiswa ITB pada umumnya

Dokumentasi Acara



Drive SPI

Hari Komisi Pengawasan
Tanggal
Tempat Bulan Maret
Strategi Maret 2021
Key Result Google Drive
Drive SPI
Progress Kemudahan dalam mengakses data OKR dan
lembar kendali bernilai 80%
Penanggung Jawab
Peserta Sudah terdapat drive SPI yang berisi OKR dari
setiap bidang BPH digunakan untuk merekap OKR
bulanan dari BPH terhitung dari awal pengesahan
BPH
Mutiara Adiyasari (12018003)
Bidang SPI

Resume Acara
1. Terdapat drive administrasi dan pengarsipan menyangkut rencana strategi
2. Berisi OKR BPH untuk rencana bulan kedepan dan perekapan OKR tiap bulan

selama satu kepengurusan
3. Terhitung dari bulan Maret hingga Desember 2021

Dokumentasi Acara

Hari Lembar Kendali
Tanggal OKR
Tempat
Strategi Komisi Pengawasan
Key Result
Senin
Progress 29 Maret 2021
Google Spreadsheet
Penanggung Jawab Lembar Kendali OKR

1. Melakukan peninjauan mingguan terhadap
rencana strategi

2. Dilakukan evaluasi terhadap 80% strategi
yang telah dan sedang berjalan

3. Pemberian rekomendasi terhadap masalah
yang dihadapi bidang/departemen

Terdapat lembar kendali bulan Maret, terlaksana 1*
kali dari 9 (11.11%) dengan asumsi satu
kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan),
dihitung dari 15 Maret (pengesahan BPH)
Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapat laporan kinerja Bidang/Departemen
2. Terdapat evaluasi pada akhir Termin
3. Terdapat pemberian rekomendasi dari setiap permasalahan bidang/departemen
4. Banyak bidang/departemen yang belum mengisi lembar kendali OKR
5. Evaluasi :Seharusnya bisa langsung diaplikasikan pada minggu 1 kepengurusan,

namun baru dibuat saat minggu 1 kepengurusan; Dilakukan trial and error untuk
metode pengumpulan progress.

Dokumentasi Acara

Penempatan
Staff Pada

bidang-bidang
lain dalam BPH

Komisi Pengawasan

Hari Bulan April
Tanggal
Tempat April 2021
Strategi
Key Result Grup Line SPI

Progress Penempatan staff pada bidang-bidang lain dalam
BPH
Melakukan peninjauan mingguan terhadap
rencana strategi
Membuat lembar kendali OKR, lembar kendali okr
termin 1 (1.25/4)

Penanggung Jawab Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Staff Bidang SPI dan BPH

Resume Acara
1. Terdapat staf SPI pada setiap bidang lain dalam BPH.
2. Staff berjumlah 6 orang

Dokumentasi Acara

Hari Kaleidoskop
Tanggal Bidang SPI
Tempat
Strategi Komisi Pengawasan
Key Result
Jumat
Progress
31 Maret 2021
Google Spreadsheet

Kaleidoskop Bidang SPI
1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan bidang
SPI maksimal 3 hari setelah bulan tersebut
berakhir
2. Anggota biasa HMTG “GEA” ITB mengetahui
seminimalnya 60% rekap hasil kerja bulanan
bidang SPI
3. Terdapatnya mekanisme pengontrolan
bulanan terkait arahan kerja, OKR, strategi,
pada staf dibawahnya

Terdapat Kaleidoskop untuk bulan Maret,
terlaksana 1* kali dari 9 (11.11%) dengan asumsi
satu kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan), dihitung
dari 15 Maret (pengesahan BPH)

Penanggung Jawab Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan yang tepat waktu
2. Feedback kepada anggota biasa HMTG “GEA” ITB
3. Terdapatnya dokumentasi
4. Feedback kepada staff

Dokumentasi Acara

Hari Lembar Kendali
Tanggal OKR
Tempat
Strategi Komisi Pengawasan
Key Result
Jumat
Progress 24 April 2021
Google Spreadsheet
Penanggung Jawab Lembar Kendali OKR

1. Melakukan peninjauan mingguan terhadap
rencana strategi

2. Dilakukan evaluasi terhadap 80% strategi
yang telah dan sedang berjalan

3. Pemberian rekomendasi terhadap masalah
yang dihadapi bidang/departemen

Terdapat lembar kendali bulan April, terlaksana 2*
kali dari 9 (22.22 %) dengan asumsi satu
kepengurusan hingga Desember 2021 (ket:
*hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret
(pengesahan BPH)
Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. apat evaluasi pada akhir Termin
2. Terdapat pemberian rekomendasi dari setiap permasalahan bidang/departemen
3. Banyak bidang/departemen yang belum mengisi lembar kendali OKR

Dokumentasi Acara

Hari Kaleidoskop
Tanggal Bidang SPI
Tempat
Strategi Komisi Pengawasan
Key Result
Bulan April
Progress
3 April 2021
Google Spreadsheet
Kaleidoskop Bidang SPI

1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan bidang
SPI maksimal 3 hari setelah bulan tersebut
berakhir

2. Anggota biasa HMTG “GEA” ITB mengetahui
seminimalnya 60% rekap hasil kerja bulanan
bidang SPI

3. Terdapatnya mekanisme pengontrolan
bulanan terkait arahan kerja, OKR, strategi,
pada staf dibawahnya

Terdapat Kaleidoskop untuk bulan April,
terlaksana 2* kali dari 9 (22.22%) dengan asumsi
satu kepengurusan hingga Desember 2021 (ket:
*hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret
(pengesahan BPH)

Penanggung Jawab Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan yang tepat waktu
2. Feedback kepada anggota biasa HMTG “GEA” ITB
3. Terdapatnya dokumentasi
4. Feedback kepada staff

Dokumentasi Acara

Hari Lembar Kendali
Tanggal OKR
Tempat
Strategi Komisi Pengawasan
Key Result
Senin
Progress 31 Mei 2021
Google Spreadsheet
Lembar Kendali OKR

1. Melakukan peninjauan mingguan terhadap
rencana strategi

2. Dilakukan evaluasi terhadap 80% strategi
yang telah dan sedang berjalan

3. Pemberian rekomendasi terhadap masalah
yang dihadapi bidang/departemen

Terdapat lembar kendali bulan Mei, terlaksana 3*
kali dari 9 (33.33 %) dengan asumsi satu
kepengurusan hingga Desember 2021 (ket:
*hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret
(pengesahan BPH)

Penanggung Jawab Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapat laporan kinerja Bidang/Departemen
2. Terdapat evaluasi pada akhir Termin
3. Terdapat pemberian rekomendasi dari setiap permasalahan bidang/departemen

Dokumentasi Acara

Hari Kaleidoskop
Tanggal Bidang SPI
Tempat
Strategi Komisi Pengawasan
Key Result
Bulan Mei
Progress
31 Mei 2021
Penanggung Jawab
Google Spreadsheet

Kaleidoskop Bidang SPI
1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan bidang
SPI maksimal 3 hari setelah bulan tersebut
berakhir
2. Anggota biasa HMTG “GEA” ITB mengetahui
seminimalnya 60% rekap hasil kerja bulanan
bidang SPI
3. Terdapatnya mekanisme pengontrolan
bulanan terkait arahan kerja, OKR, strategi,
pada staf dibawahnya

Terdapat Kaleidoskop untuk bulan Mei, terlaksana
3* kali dari 9 (33.33%) dengan asumsi satu
kepengurusan hingga Desember 2021 (ket:
*hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret
(pengesahan BPH)
Mutiara Adiyasari (12018003)

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan yang tepat waktu
2. Feedback kepada anggota biasa HMTG “GEA” ITB
3. Terdapatnya dokumentasi
4. Feedback kepada staff

Dokumentasi Acara

Lembar Kendali
OKR

PJS KOMISI
PENGAWASAN

Hari Senin
Tanggal
Tempat 28 Juni 2021
Strategi
Key Result Google Spreadsheet

Progress Lembar Kendali OKR

1. Melakukan peninjauan mingguan terhadap rencana strategi
2. Dilakukan evaluasi terhadap 80% strategi yang telah dan

sedang berjalan
3. Pemberian rekomendasi terhadap masalah yang dihadapi

bidang/departemen
Terdapat lembar kendali bulan Juni, terlaksana 4*(44.44%) kali dari 9
(%) dengan asumsi satu kepengurusan hingga Desember 2021
(ket: *hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret (pengesahan
BPH)

Penanggung PJS - Raden Rama Koento Wibisono Nugroho Putra (12019067)
Jawab

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapat laporan kinerja Bidang/Departemen
2. Terdapat evaluasi pada akhir Termin
3. Terdapat pemberian rekomendasi dari setiap permasalahan bidang/departemen
4. Masih banyak PJS BPH yang belum mengerti dengan pengisian lembar kendali OKR
5. Evaluasi: rencana awalnya akan diadakan sebuah meet penjelasan lembar kendali

OKR antara PJS SPI dengan PJS BPH sebelum rakor dilaksanakan. Namun,
akhirnya sebagian dilakukan sebelum rakor dan saat rakor rakor dilaksanakan

Dokumentasi Acara

Kaleidoskop
Bidang SPI

PJS KOMISI
PENGAWASAN

Hari Kamis
Tanggal
Tempat 30 Juni 2021
Strategi
Key Result Google Spreadsheet

Progress Kaleidoskop Bidang SPI

1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan bidang SPI maksimal 3
hari setelah bulan tersebut berakhir

2. Anggota biasa HMTG “GEA” ITB mengetahui seminimalnya
60% rekap hasil kerja bulanan bidang SPI

3. Terdapatnya mekanisme pengontrolan bulanan terkait arahan
kerja, OKR, strategi, pada staf dibawahnya

Terdapat lembar kendali bulan Juni, terlaksana 4*(44.44%) kali dari
9 (%) dengan asumsi satu kepengurusan hingga
Desember 2021 (ket: *hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret
(pengesahan BPH)

Penanggung PJS - Raden Rama Koento Wibisono Nugroho Putra (12019067)
Jawab

Peserta Bidang SPI

Resume Acara

1. Terdapatnya rekap hasil kerja bulanan yang tepat waktu
2. Feedback kepada anggota biasa HMTG “GEA” ITB
3. Terdapatnya dokumentasi
4. Feedback kepada staff

Dokumentasi Acara

Lembar Kendali
OKR

PJS KOMISI
PENGAWASAN

Hari Senin
Tanggal
Tempat 1 Agustus 2021
Strategi
Key Result Google Spreadsheet
Lembar Kendali OKR
Progress
1. Melakukan peninjauan mingguan terhadap rencana strategi
2. Dilakukan evaluasi terhadap 80% strategi yang telah dan

sedang berjalan
3. Pemberian rekomendasi terhadap masalah yang dihadapi

bidang/departemen
Terdapat lembar kendali bulan Juni, terlaksana 5*(55.55%) kali dari 9
(%) dengan asumsi satu kepengurusan hingga Desember 2021
(ket:*hitungan per bulan), dihitung dari 15 Maret (pengesahan BPH)

Penanggung PJS - Raden Rama Koento Wibisono Nugroho Putra (12019067)
Jawab