MYPORTFOLIO N44 SEKY. PENTADBIRAN-SURYATI SALLEH

myPortfolio

PENOLONG PENDAFTAR KANAN
PEJABAT BENDAHARI

BAHAGIAN : SEKSYEN PENTADBIRAN
ALAMAT : PEJABAT BENDAHARI
BANGUNAN CANSELORI
UMT

NO. TELEFON : 09-668 4465
09-668 4217
NO. FAKS. : http://bendahari.umt.edu.my/

LAMAN SESAWANG :

Nama MAKLUMAT PEGAWAI
Gelaran Jawatan : SURYATI BINTI SALLEH
Gred Hakiki Jawatan : PENOLONG PENDAFTAR KANAN
Tarikh Penempatan : N44
: 1 JANUARI 2018

DILULUSKAN OLEH

Nama : FAUZIAH MAHMUD
TIMBALAN BENDAHARI
Gelaran Jawatan : W54

Gred Jawatan :

Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
1. PENYELIA

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas
kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN

PERKARA MUKA
SURAT
Carta Organisasi
XX
Carta Fungsi XX
XX
Aktiviti-Aktiviti bagi Fungsi XX
XX
Deskripsi Tugas XX

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi: XX

Aktiviti 1 : Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W XX
Aktiviti 2 Pejabat Bendahari
Aktiviti 3 XX
Aktiviti 4 : Mengurus penanggungan tugas pegawai cuti
bersalin/umrah/cuti tanpa gaji dll.

: Mengurus rekod dan maklumat cuti serta kehadiran pegawai di
Pejabat Bendahari

: Mengurus rekod dan maklumat latihan staf

Aktiviti 5 : Menyediakan Pekeliling/Surat Pekeliling Bendahari

Aktiviti 6 : Menyediakan surat perwakilan kuasa bagi jabatan (naik
Aktiviti 7 pangkat/ pertukaran/ tambahan kuasa/kutipan tunai/PWR)

: Menguruskan mesyuarat (Pengurusan/Perbincangan Jabatan)

Aktiviti 8 : Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail kewangan

Aktiviti 9 : Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail am/awam

Aktiviti 10 : Menguruskan pelupusan dokumen/rekod awam (yang tidak
Aktiviti 11 dinyatakan dalam jadual)
Aktiviti 12
Aktiviti 13 : Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menyelaras pelantikan
Pegawai Pemegang Kunci Pejabat Bendahari (1 kali setahun)

: Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menukar kunci pendua

di Bahagian Keselamatan (1 kali setiap 6 bulan)
: Menguruskan LESTARI/Program/Majlis

Aktiviti 14 : Menguruskan pengeposan surat/dokumen keluar (Pos
Aktiviti 15 Berdaftar/Pos Biasa)

: Menguruskan pembayaran bil agensi dan lain-lain urusan

Aktiviti 16 : Menguruskan terimaan dokumen masuk (dalaman UMT)

Aktiviti 17 : Menguruskan dokumen keluar (edaran dalaman UMT)

Aktiviti 18 : Menguruskan pemfailan resit

Aktiviti 19 : Menguruskan perkhidmatan salinan dokumen (aktiviti fotostat)

Aktiviti 20 : Menguruskan bilik mesyuarat/bilik perbincangan/pantri

Aktiviti 21 : Menguruskan perkhidmatan pelanggan (telefon/kaunter/pejabat
am)

Aktiviti 22 : Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses
Aktiviti 23 pengauditan
Aktiviti 24
Aktiviti 25 : Menguruskan input maklumat baucar ke dalam sistem sehingga
Aktiviti 26 selesai pemfailan
Aktiviti 27
Aktiviti 28 : Menguruskan pengagihan cek untuk tandatangan pegawai
Aktiviti 29 sehingga selesai pemfailan
Aktiviti 30
Aktiviti 31 : Menguruskan perolehan peringkat jabatan (pembelian terus)
Aktiviti 32
: Menguruskan perolehan peringkat jabatan (Melebihi RM20
ribu)

: Menguruskan proses pembayaran: Pesanan Belian

: Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan Bayaran Balik
(B/Balik, Invois, Yuran Kursus, Elaun, Upahan)

: Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran Elaun
Lebih Masa Staf

: Menguruskan proses pembayaran: Permohonan bayaran kad
korporat ketua PTj/ kad korporat Bendahari

: Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran invois
waran penerbangan

: Menguruskan stok jabatan: Permohonan dan pengeluaran stok

Aktiviti 33 : Menguruskan stok jabatan: Penerimaan pembelian stok

Aktiviti 34 : Menguruskan stok jabatan: Menyediakan laporan stok
Aktiviti 35
: Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Mengurus
permohonan dan pengendalian Panjar Wang Runcit Jabatan

Aktiviti 36 : Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari:
Melaksanakan proses rekupan Panjar Wang Runcit
Aktiviti 37
: Menguruskan Permohonan Pendahuluan Diri/Pendahuluan
Aktiviti 38 Pelbagai/Pendahuluan Gaji

Aktiviti 39 : Menguruskan Pelarasan Pendahuluan Diri/Pendahuluan
Aktiviti 40 Pelbagai
Aktiviti 41
Aktiviti 42 : Menguruskan pindahan peruntukan vot Pejabat Bendahari
Aktiviti 43
Aktiviti 44 : Menguruskan terimaan dan pendaftaran aset
Aktiviti 45
: Menguruskan permohonan selenggara aset
Aktiviti 46
: Menguruskan permohonan pelupusan aset

: Menguruskan permohonan pinjaman aset

: Menguruskan setem jabatan

: Menguruskan pengunaan Bar Kod (Pos Berdaftar) Pejabat
Bendahari

: Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah
Pejabat Bendahari): Menguruskan kutipan dana Tabung
Amanah Bencana

Aktiviti 47 : Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah
Pejabat Bendahari): Menguruskan pembayaran sumbangan
derma kepada pemohon menggunakan Tabung Amanah
Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari

Aktiviti 48 : Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Aktiviti 49 Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah
Pejabat Bendahari): Menyediakan laporan Tabung Amanah di
bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung Amanah
Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)

: Mengurus pengeluaran tiket penerbangan

Aktiviti 50 : Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan

Aktiviti 51 : Menyelaras urusan kemaskini lantikan pentadbir pada sistem
Aktiviti 52 kewangan Pejabat Bendahari

: Mengemaskini dokumen ISO Pejabat Bendahari

Aktiviti 53 : Menyelaras pelaporan pencapaian OQ ISO QMS

Aktiviti 54 : Menyelaras urusan pengauditan pematuhan ISO QMS & ISMS

Aktiviti 55 : Mengurus penilaian risiko projek/aktiviti

Aktiviti 56 : Menguruskan proses kemaskini sistem pergigian staf UMT (e- xx
Gigi) xx
xx
Aktiviti 57 : Mengurus pembayaran tuntutan rawatan pergigian staf UMT
(Berpusat)

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

CARTA ORGANISASI

1.1 UMT

1.2 PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ): PEJABAT BENDAHARI

BENDAHARI

BAHAGIAN BAHAGIAN
PENGURUSAN HASIL, PERKHIDMATAN

BAJET & AKAUN KEWANGAN

SEK. PENGURUSAN SEK. PEROLEHAN SEK.
HASIL, ENDOWMEN PENTADBIRAN
SEK. PENGURUSAN
& PENJANAAN KEWANGAN ASET
PENDAPATAN
SEK. PEMBAYARAN
SEK. PENGURUSAN
AKAUN & SISTEM

SEK. BAJET

SEK. KEWANGAN
PELAJAR

1.3 BAHAGIAN/SEKSYEN: SEKSYEN PENTADBIRAN

PENOLONG PENDAFTAR
KANAN (N44)
(1)

SETIAUSAHA PEJABAT (N29)
(1)

PEMBANTU TADBIR
(KEWANGAN) (W22)

(1)

PEMBANTU TADBIR (PT/P0)
(N22)

(1)

PEMBANTU TADBIR (PT/P0)
(N19)

(1)

PEMBANTU SETIAUSAHA
PEJABAT (N19)

PEMBANTU OPERASI (N11)

PEMBANTU OPERASI (N11)

CARTA FUNGSI

BENDAHARI

BAHAGIAN PENGURUSAN HASIL, BAHAGIAN SEKSYEN PENTADBIRAN
BAJET & AKAUN PERKHIDMATAN KEWANGAN
SEKSYEN
TIMBALAN BENDAHARI TIMBALAN BENDAHARI PENTADBIRAN

SEKSYEN PPENGURUSAN HASIL, SEKSYEN PEROLEHAN  Pengurusan pentadbiran
ENDOWMEN DAN PENJANAAN
PENDAPATAN  Pengurusan perolehan universiti. dan sumber manusia
 Pengurusan perolehan item Pejabat Bendahari.
Fungsi Hasil
gunasama.  Pengurusan kewangan.
 Pengurusan hasil janaan aktiviti  Pengurusan tiket
 Pengurusan bayaran projek
pengajaran dan pembelajaran, penerbangan universiti
pendidikan, perundingan dan pembangunan.
khidmat sokongan universiti.  Pengurusan kualiti –
 Pengurusan penyediaan Pesanan
 Pengurusan tunai. QMS dan ISMS.
 Pengurusan cukai. Belian universiti.
 Pemantauan sistem e-
Fungsi Endowmen SEKSYEN PENGURUSAN
KEWANGAN ASET Gigi
 Pendanaan - merancang dan
 Pengurusan kewangan aset
menguruskan aktiviti pendanaan
universiti. universiti.

 Agihan endowmen - merancang dan  Pengurusan perlindungan insuran ke

menguruskan agihan endowmen atas harta universiti.
mengikut ketetapan penyumbang.
SEKSYEN PEMBAYARAN
 Menguruskan rekod dan laporan
 Pengurusan bayaran Baucar
endowmen/wakaf/zakat.
universiti.
Fungsi Penjanaan Pendapatan
 Pengurusan bayaran berpusat
 Merancang dan mengurus
(utiliti, bahan api, waran
perkhidmatan latihan dan konsultasi. penerbangan, penyelenggaraan
kenderaan & kad korporat).
 Merancang dan mengurus sewaan
 Pengurusan kewangan staf.
ruang dan fasiliti dalam dan luar  Pengurusan pinjaman kenderaan
kampus.
dan komputer.
 Merancang dan mengurus hasil
 Pengurusan kewangan cuti belajar
penyelidikan yang boleh
dikomersialkan staf.

 Merancang dan mengurus aktiviti  Penyediaan laporan prestasi

penjanaan tanpa menggunakan pembayaran universiti.
sumber atau aset universiti.

SEKSYEN PENGURUSAN AKAUN
DAN SISTEM

 Penyelenggaraan akaun universiti.
 Penyediaan laporan kewangan

universiti

 Pengurusan EFT dan penyediaan

cek.

 Penyelenggaraan sistem kewangan

SAGA Century dan server
kewangan.

 Penyelenggaraan maklumat

penyelidikan, perundingan dan
akaun amanah.

 Urusan surat menyurat Panjar Wang

Runcit.

 Pengurusan Kad Korporat universiti.

SEKSYEN BAJET

 Perancangan dan permohonan bajet.
 Pemantauan dan pelaporan bajet.

SEKSYEN KEWANGAN PELAJAR

 Pengurusan kewangan pelajar

meliputi pengebilan yuran, kutipan
dan pengurusan hutang pelajar.

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

Fungsi 1: Pengurusan Pentadbiran dan Sumber Manusia Pejabat Bendahari:

Aktiviti 1 Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W Pejabat Bendahari
Aktiviti 2 Mengurus penanggungan tugas pegawai cuti bersalin/umrah/cuti tanpa gaji dll.
Aktiviti 3 Mengurus rekod dan maklumat cuti serta kehadiran pegawai di Pejabat Bendahari
Aktiviti 4 Mengurus rekod dan maklumat latihan staf
Aktiviti 5 Menyediakan Pekeliling/Surat Pekeliling Bendahari
Aktiviti 6 Menyediakan surat perwakilan kuasa bagi jabatan (naik pangkat/ pertukaran/

tambahan kuasa/kutipan tunai/PWR)
Aktiviti 7 Menguruskan mesyuarat (Pengurusan/Perbincangan Jabatan)
Aktiviti 8 Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail kewangan
Aktiviti 9 Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail am/awam
Aktiviti 10 Menguruskan pelupusan dokumen/rekod awam (yang tidak dinyatakan dalam jadual)
Aktiviti 11 Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menyelaras pelantikan Pegawai Pemegang

Kunci Pejabat Bendahari (1 kali setahun)
Aktiviti 12 Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menukar kunci pendua di Bahagian

Keselamatan (1 kali setiap 6 bulan)
Aktiviti 13 Menguruskan LESTARI/Program/Majlis
Aktiviti 14 Menguruskan pengeposan surat/dokumen keluar (Pos Berdaftar/Pos Biasa)
Aktiviti 15 Menguruskan pembayaran bil agensi dan lain-lain urusan
Aktiviti 16 Menguruskan terimaan dokumen masuk (dalaman UMT)
Aktiviti 17 Menguruskan dokumen keluar (edaran dalaman UMT)
Aktiviti 18 Menguruskan pemfailan resit
Aktiviti 19 Menguruskan perkhidmatan salinan dokumen (aktiviti fotostat)
Aktiviti 20 Menguruskan bilik mesyuarat/bilik perbincangan/pantri
Aktiviti 21 Menguruskan perkhidmatan pelanggan (telefon/kaunter/pejabat am)
Fungsi 2: Pengurusan Kewangan:

Aktiviti 22 Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses pengauditan
Aktiviti 23 Menguruskan input maklumat baucar ke dalam sistem sehingga selesai pemfailan
Aktiviti 24 Menguruskan pengagihan cek untuk tandatangan pegawai sehingga selesai
pemfailan
Aktiviti 25 Menguruskan perolehan peringkat jabatan (pembelian terus)

Aktiviti 26 Menguruskan perolehan peringkat jabatan (Melebihi RM20 ribu)
Aktiviti 27 Menguruskan proses pembayaran: Pesanan Belian
Aktiviti 28 Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan Bayaran Balik (B/Balik, Invois, Yuran
Kursus, Elaun, Upahan)
Aktiviti 29 Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran Elaun Lebih Masa Staf
Aktiviti 30 Menguruskan proses pembayaran: Permohonan bayaran kad korporat ketua PTj/
kad korporat Bendahari
Aktiviti 31 Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran invois waran penerbangan
Aktiviti 32 Menguruskan stok jabatan: Permohonan dan pengeluaran stok
Aktiviti 33 Menguruskan stok jabatan: Penerimaan pembelian stok
Aktiviti 34 Menguruskan stok jabatan: Menyediakan laporan stok
Aktiviti 35 Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Mengurus permohonan dan
pengendalian Panjar Wang Runcit Jabatan
Aktiviti 36 Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Melaksanakan proses rekupan
Panjar Wang Runcit
Aktiviti 37 Menguruskan Permohonan Pendahuluan Diri/Pendahuluan Pelbagai/Pendahuluan
Gaji
Aktiviti 38 Menguruskan Pelarasan Pendahuluan Diri/Pendahuluan Pelbagai
Aktiviti 39 Menguruskan pindahan peruntukan vot Pejabat Bendahari
Aktiviti 40 Menguruskan terimaan dan pendaftaran aset
Aktiviti 41 Menguruskan permohonan selenggara aset
Aktiviti 42 Menguruskan permohonan pelupusan aset
Aktiviti 43 Menguruskan permohonan pinjaman aset
Aktiviti 44 Menguruskan setem jabatan
Aktiviti 45 Menguruskan pengunaan Bar Kod (Pos Berdaftar) Pejabat Bendahari
Aktiviti 46 Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung
Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari): Menguruskan kutipan
dana Tabung Amanah Bencana

Aktiviti 47 Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung
Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari): Menguruskan
pembayaran sumbangan derma kepada pemohon menggunakan Tabung Amanah
Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari

Aktiviti 48 Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung
Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari): Menyediakan laporan

Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung Amanah
Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)

Fungsi 3: Pengurusan Tiket Penerbangan UMT:

Aktiviti 49 Mengurus pengeluaran tiket penerbangan
Fungsi 4: Pengurusan Kualiti (QMS & ISMS):

Aktiviti 50 Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan
Aktiviti 51 Menyelaras urusan kemaskini lantikan pentadbir pada sistem kewangan Pejabat

Bendahari
Aktiviti 52 Mengemaskini dokumen ISO Pejabat Bendahari
Aktiviti 53 Menyelaras pelaporan pencapaian OQ ISO QMS
Aktiviti 54 Menyelaras urusan pengauditan pematuhan ISO QMS & ISMS
Aktiviti 55 Mengurus penilaian risiko projek/aktiviti
Fungsi 5: Pengurusan Sistem e-Gigi dan Permohonan Tuntutan Pembayaran bagi
Rawatan Pegigian UMT:

Aktiviti 56 Menguruskan proses kemaskini sistem pergigian staf UMT (e-Gigi)
Aktiviti 57 Mengurus pembayaran tuntutan rawatan pergigian staf UMT (Berpusat)

DESKRIPSI TUGAS

Jawatan Penolong Pendaftar Kanan MAKLUMAT UMUM Suryati Salleh
Gred N44 Disediakan oleh
Bahagian Pejabat Bendahari Timbalan Bendahari
Cawangan Disemak oleh Bendahari
Sektor Diluluskan oleh 1 November 2020
Tarikh Pentadbiran & Profesional
Unit Skim Perkhidmatan
Ketua
Perkhidmatan Seksyen Pentadbiran Bidang
Pendaftar Sub-Bidang

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
(Dalam satu atau dua ayat ringkas, terangkan tujuan jawatan diwujudkan)
Merancang dan memantau hal ehwal pentadbiran dan kewangan Pejabat Bendahari supaya ianya dapat dilaksanakan dalam tempoh

dan mengikut peraturan yang ditetapkan

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)

dan prestasi) 1. Merancang pembelian tahunan PTJ vot 110 dan tabung
1. Pemantauan pengurusan kewangan Pejabat Bendahari amanah 66924

berjalan lancar sepertimana peraturan dan pekeliling 2. Menyemak peruntukan dan anggaran jabatan bagi
berkuatkuasa: permohonan yang diterima.
● Vot 110
● Tabung Amanah Pejabat Bendahari (66924) 3. Memantau perolehan jabatan dan menyokong
● Tabung Amanah Bencana UMT (66954) penyediaan RO

4. Memohon bajet tambahan berdasarkan keperluan
5. Sebagai pentadbir sistem kewangan PTj Pejabat

Bendahari
6. Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana
7. Menguruskan permohonan bayaran bantuan Tabung

Amanah Bencana
8. Menyediakan pelaporan pada setiap sukuan

2. Pemantauan urusan pengeluaran surat perwakilan kuasa bagi 1. Meminitkan kuasa kewangan yang layak beserta tempoh
urusan kewangan kepada staf UMT mengikut had kuasa kuasa pemohon berdasarkan surat permohonan
kewangan yang berkuatkuasa
2. Menyemak dan mengesahkan perwakilan kuasa
kewangan

3. Menyemak dan mengesahkan surat edaran kuasa
kewangan

3. Pemantauan hal ehwal pentadbiran am pejabat Bendahari supaya 1. Mengurus perancangan sumber manusia Pejabat
mengikut garis panduan yang berkuatkuasa Bendahari seperti berikut:

a. penanggungan tugas pegawai cuti
bersalin/umrah/cuti tanpa gaji dsb
b. pertukaran seksyen bagi staf yang cukup tempoh
sekurang-kurangnya 5 tahun di seksyen sedia ada

2. Memantau perekodan maklumat berikut:

a. cuti serta kehadiran staf di Pejabat Bendahari
b. latihan pegawai

3. Memantau proses berikut:

a. keselamatan pejabat
b. pemfailan jabatan
c. permohonan tempahan tiket penerbangan
d. pengurusan stor dan stok jabatan
e. pengemaskinian sistem aplikasi staf

4. Menguruskan pelupusan dokumen/fail Pejabat

Bendahari

5. Membuat pelaporan kepada mesyuarat pengurusan

4. Penyediaan pekeliling Bendahari dan Surat Pekeliling Bendahari 1. Menyediakan Pekeliling Bendahari/Surat Pekeliling

berdasarkan minit JKTK

2. Memuat naik Pekeliling Bendahari/Surat Pekeliling ke

sistem MYNEMO

3. Mengemaskini rekod Pekeliling Bendahari/Surat

Pekeliling

5. Pegawai aset PTj 1. Melaksanakan:
6. Pengawal Dokumen ISO (QMS & ISMS) Pejabat Bendahari bagi
a. mendaftarkan aset
memastikan pelaksanaan ISO adalah mengikut polisi dan b. melabel aset
standard yang ditetapkan c. pergerakan aset
d. penyimpanan daftar
e. senarai aset
f. pemeriksaan aset
g. pelupusan aset
h. pelaporan kehilangan aset
i. keselamatan aset
j. penyelenggaraan aset

1. Menyediakan/mengemaskini:

a. dokumen ISO Pejabat Bendahari
b. jadual risiko

7. Pengurusetiaan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bendahari 2. Memantau pelaksanaan ISO di Pejabat Bendahari

1. Merancang tarikh pelaksanaan mesyuarat.
2. Memantau penyediaan fail agenda mesyuarat supaya

siap sedia untuk mesyuarat.
3. Menyediakan Minit Mesyuarat.
4. Mengambil tindakan sepertimana kelulusan Mesyuarat

DIMENSI PENGALAMAN
(Skop fungsi tugas) (Pengalaman kerja dan tempoh)
● Bilangan staf di Pejabat Bendahari dan jumlah peruntukan
yang diluluskan

● Vot 110

● Tabung Amanah Pejabat Bendahari 66924

● Tabung Amanah Bencana UMT (66954)

● Bilangan bahagian dan seksyen di Pejabat Bendahari

● Mesyuarat Pengurusan PTj

● Mesyuarat JK Teknikal Sebut Harga

● Mesyuarat JKTK
● Sistem:

⮚ myOrder
⮚ latihan
⮚ cuti
⮚ Mytime
⮚ e-ot
⮚ e-gigi
⮚ e-LNPT
⮚ Pengurusan Aset

KELAYAKAN AKADEMIK KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU
(Kelayakan minima) (Kemahiran/ Kriteria perlu untuk pelaksanaan akauntabiliti)
● Mahir menggunakan komputer
Ijazah Sarjana Muda
(MS Excel, MS Word, MS Power Point)
● Boleh bekerja dengan pengawasan minima

PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI:

Aktiviti 1: Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W Pejabat
Bendahari

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. BEND/TB Arahan  PEKELILING
PERKHIDMATAN
2. PTPO 1 Membuat semakan rekod staf yang
telah berkhidmat 5 tahun dan PPK BIL.3 TAHUN 2004
keatas pada seksyen sedia ada -PANDUAN

PERTUKARAN

3. PPK Mencadangkan pelan pertukaran PTPO 1 PEGAWAI AWAM

dalam Mesyuarat

Pengurusan/Ketua PTj

4. PPK Menyediakan surat arahan PTPO

5. PTPO 1 Perekodan PO

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TB Membuat semakan rekod staf
PTPO 1

PPK Menyedia kertas kerja dan
mencadangkan pelan pertukaran
Ahli
mesyuarat Persetujuan ahli mesyuarat

Setuju?

PPK Menyediakan surat arahan
PO 1 pertukaran
PTPO 1
Edaran

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Membuat semakan rekod staf yang telah
berkhidmat 5 tahun dan keatas seksyen sedia ada

2. Mencadangkan pelan pertukaran dalam
Mesyuarat Pengurusan/Ketua PTj

3. Menyediakan surat arahan

4. Perekodan

Aktiviti 2: Mengurus penanggungan tugas pegawai cuti bersalin/umrah/cuti
tanpa gaji dll.

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. BEND/TB Arahan  PEKELILING
PERKHIDMATAN
2. PTPO 1 Menyediakan dan mengemaskini
rekod tanggung tugas PPK BIL.17 TAHUN 2007
-PERATURAN

3. PPK Mencadangkan staf yang layak TB PENANGGUNGAN
kepada pihak pengurusan KERJA

PERKHIDMATAN

4. PTPO 1 Membuat surat arahan PPK/Pejabat AWAM

penanggungan kepada staf dan Pendaftar

Pejabat Pendaftar

5. PO 1 Edaran PTPO 1

6. PTPO 1 Perekodan PO

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab
MULA
BEND/TB
PTPO 1 Arahan

PPK Membuat semakan rekod staf

Ahli Menyedia kertas kerja dan
mesyuarat mencadangkan pelan
penanggungan

Persetujuan ahli mesyuarat

Setuju?

PTPO 1 Menyediakan surat arahan
PPK penanggungan
Semakan oleh PPK

Setuju?

ii i

Tanggungjawab i Proses Tugas
ii Semakan oleh Ketua PTj

BEND

Setuju dan T.T?

PO 1 Edaran
PTPO 1 Perekodan
TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dan mengemaskini rekod tanggung
tugas

2. Mencadangkan staf yang layak kepada pihak
pengurusan

3. Membuat surat arahan penanggungan kepada
staf

4. Perekodan

Aktiviti 3: Mengurus rekod dan maklumat cuti serta kehadiran pegawai di Pejabat
Bendahari

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN PERATURAN DAN
Arahan
BEND Menyediakan dan mengemaskini YANG ADA PUNCA KUASA
PTPO 1 rekod/maklumat cuti dan kehadiran HUBUNGA
staf (admin sistem) -jana daripada ● Perintah Am 5
PPK sistem N/ ● Perintah-Perintah Am
Melapor prestasi kad kehadiran DIRUJUK
PTPO 1 bulanan kepada ketua Bab G Waktu Bekerja
PPK PTJ/Mesyuarat pengurusan PPK & Lebih Masa
● Peraturan-Peraturan
BEND Menyediakan surat amaran kepada PTPO 1 Tatatertib Badan-
PO 1 staf yang berkaitan Badan Berkanun
PTPO 1 Menyemak surat amaran kepada PPK ● Akta Badan-Badan
staf yang berkaitan PTPO 1 Berkanun (Tatatertib
dan Surcaj) 2000
Menandatangani surat amaran PPK ● Tatakelakuan
kepada staf yang berkaitan PTPO 1 Pegawai Awam
Edaran ● SURAT PEKELILING
Perekodan PO 1 UMT BILANGAN 1
TAHUN 2018
- Kebenaran Gantian
Cuti Rehat Melebihi
150 Hari Digunakan
Sebagai Cuti rehat
Pada tahun Persaraan
● PEKELILING

PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 6 TAHUN
2018
- Kemudahan Cuti
Bersalin Pegawai
Universiti Malaysia
Terengganu

● PEKELILING

PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 5 TAHUN
2018
- Kemudahan Cuti
Umrah

● PEKELILING

PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 8 TAHUN
2018
- Pelaksanaan
Kebenaran Pulang Awal
Satu Jam Kepada
Pegawai Wanita
Mengandung

● SURAT EDARAN UMT

BILANGAN 1 TAHUN
2016

- Pindaan Had Umur
Bagi Permohonan
Kemudahan Cuti Belajar
Bagi Mengikuti Pengajian
Peringkat Ijazah
Lanjutan

● PEKELILING

PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 8 TAHUN
2016
- Kemudahan Cuti
Kuarantin

● PEKELILING

PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 5 TAHUN
2016
- Dasar Baharu Cuti
Tanpa Gaji Bagi Pegawai
Yang Mengikuti
Pasangan Bertugas Atau
Berkhusus Di Dalam
Atau Di Luar Negara
●
PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 9 TAHUN
2015
- Kadar Kelayakan
Kemudahan Cuti Rehat
Tahunan Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam
Persekutuan
●
PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 4 TAHUN
2015
- Kemudahan Cuti Tanpa
Rekod Bagi Urusan
Kematian Ahli Keluarga
Terdekat

● PEKELILING

PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 1 TAHUN
2015
- Kemudahan Cuti
Menjaga Anak

● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 9 TAHUN
2018
- Penambahbaikan
Waktu Bekerja
Berperingkat (WBB) Di
Universiti Malaysia
Terengganu

●
SURAT EDARAN UMT
BILANGAN 1 TAHUN
2017
- Cuti Tanpa Rekod
Sempena Pesta

Kaamatan dan Hari
Gawai

●
PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 8 TAHUN
2020
- PELAKSANAAN WAKTU
BEKERJA FLEKSI (WBF)
DI UNIVERSITI
MALAYSIA TERENGGANU
(UMT)

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND Menerima sijil cuti sakit/makluman
PTPO 1 pembatalan cuti dll. Berkaitan cuti
PTPO 1
Mengemaskini dan menyediakan
PPK rekod/maklumat cuti dan kehadiran
PTPO 1 staf (admin sistem)
PPK
Melapor prestasi kad kehadiran
bulanan kepada ketua
PTJ/Mesyuarat pengurusan

Menyediakan deraf surat amaran

Menyemak surat amaran

Bersetuju?

BEND T.T ketua PTj pd surat
Bersetuju?
PO 1 Edaran
PTPO 1 Perekodan
TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dan mengemaskini rekod/maklumat
cuti dan kehadiran staf (admin system)

2. Melapor prestasi kad kehadiran bulanan kepada
ketua PTJ/Mesyuarat pengurusan

3. Mengeluarkan surat amaran kepada staf yang
berkaitan

4. Edaran

5. Perekodan

Aktiviti 4: Mengurus rekod dan maklumat latihan staf

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. BEND Arahan PPK/SU  PEKELILING
PPK PERKHIDMATAN
2. PTPO 1 Menyediakan dan mengemaskini BILANGAN 6 TAHUN
PTPO 1 2005
rekod latihan staf PTPO 1 -DASAR LATIHAN
SUMBER MANUSIA
3. PPK Mencalonkan staf yang berkaitan
SEKTOR AWAM
4. PPK Melaporkan prestasi latihan
pegawai kepada ketua
PTJ/Mesyuarat Pengurusan

5. PTPO 1 Perekodan PO

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TB Menyediakan dan mengemaskini
PTPO 1 rekod latihan
PPK
Mencalonkan staf yg bersesuaian

BEND/TB tidak Persetujuan ketua PTj

PTQ Setuju?
PTPO 1
PTPO 1 ya
Menguruskan pembayaran yuran
latihan

Key in maklumat latihan ke
dalam sistem Latihan setelah
selesai latihan

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dan mengemaskini rekod latihan
staf

2. Mencalonkan staf yang berkaitan

3. Melaporkan prestasi latihan pegawai kepada
ketua PTJ/Mesyuarat Pengurusan

4. Perekodan

Aktiviti 5: Menyediakan Pekeliling/Surat Pekeliling Bendahari

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. BEND Arahan

2. PPK Menerima arahan/menerima TB/BEND

cabutan minit JKTK/LPU/MPU

3. PPK Menyediakan draf TB/BEND

4. BEND/TB Semakan PPK

5. PTPO 1 Mendapatkan no. rujukan fail PPK

6. PPK Menyediakan Pekeliling PTPO

7. BEND Pengesahan dan tandatangan oleh PPK/ S/U

ketua PTj

8. PO Menyediakan salinan dan edaran PTPO
kepada semua PTj

9. PPK Upload ke e-pekeliling PTPO

10. PTPO 1 Perekodan PO

Carta Alir MULA Proses Tugas
Tanggungjawab Arahan
Menyediakan draf
BEND/TB Semakan
PPK
BEND

PPK Menyediakan pekeliling
BEND
Pengesahan & tandatangan
tidak BEND
Setuju?
PO ya
PTPO 1 edaran

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima arahan/menerima cabutan minit
JKTK/LPU/MPU

2. Menyediakan draf

3. Semakan oleh TB

4. Mendapatkan no. rujukan fail

5. Menyediakan Pekeliling

6. Pengesahan dan tandatangan oleh ketua PTj

7. Menyediakan salinan dan edaran kepada semua
PTj

8. Upload ke e-pekeliling

9. Perekodan

Aktiviti 6: Menyediakan surat perwakilan kuasa bagi jabatan (naik pangkat/
pertukaran/ tambahan kuasa/kutipan tunai/PWR)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. BEND Arahan 

2. PPK Semakan rekod naik BEND/TB  SURAT
PEKELILIN
pangkat/pertukaran/tambahan G
AKAUNTA
kuasa melalui surat/emel N NEGARA
makluman yang diterima

3. PPK Mengarahkan penyediaan surat PTPO 2 MALAYSIA

perwakilan kuasa beserta bidang BILANGAN
6 TAHUN
kuasa yang diberikan 2018
TATACAR
4. PTPO 2 Menyediakan draf surat kuasa PPK

5. PPK Menyemak draf PTPO 2 A
PENGURU

6. PTPO 2 Mencetak surat kuasa tersebut PPK SAN
PENETAPA
diatas kertas conquerer N KUASA

7. PTPO 2 Dapatkan tandatangan pemohon di Staf berkaitan DAN
TUGAS
surat kuasa PEGAWAI

8. PTPO 1 Menyediakan surat yang telah PTPO 2 PENGAWA

bertandatangan penerima kuasa L KEPADA

kepada Pejabat Naib Canselor PEGAWAI
PERAKAU
untuk ditandatangani oleh NC
NAN DI
9. PTPO 2 Setelah surat siap T.T NC, sediakan PTPO 1/Staf BAWAH

surat serahan kepada penerima berkaitan KAWALAN

kuasa NYA
(ARAHAN
PERBEND

AHARAAN
11)

 KUASA
KEWANGA
N UMT

2016

10. PO 1 Edaran

11. PTPO 1 Perekodan

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TB/PPK

PTPO 2 Menyediakan draf surat
PPK perwakilan kuasa

tidak Menyemak draf

PTPO 2 Bersetuju?
PTPO 2
Staf/Pemohon ya
Mencetak surat kuasa di
atas kertas conquarer

Hubungi/emel kepada
penama

Tandatangan pemohon

PTPO 1 Memo kepada Pejabat NC
NC
PTPO 1 Tandatangan NC
Menyediakan surat
serahan kepada PTj

A

PO 1 A
PTPO 1 Edaran
Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Semakan rekod naik
pangkat/pertukaran/tambahan kuasa melalui
surat/emel makluman yang diterima

2. Menyediakan draf surat kuasa

3. Menyemak draf

4. Mencetak surat kuasa tersebut diatas kertas
conquerer

5. Dapatkan tandatangan di surat kuasa

6. Menghantar surat yang telah bertandatangan
penerima kuasa kepada Pejabat Naib Canselor
untuk ditandatangani oleh NC

7. Setelah surat siap T.T NC, sediakan surat serahan
kepada penerima kuasa

8. Fotostat dan penghantaran dalaman

9. Perekodan

Aktiviti 7: Menguruskan mesyuarat (Pengurusan/Perbincangan Jabatan)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. BENDAHARI/ Arahan PPK  PEKELILING
TB KEMAJUAN
S/U PENTADBIRAN
2. PPK Dapatkan tarikh Ketua AWAM BILANGAN 2
PTJ/Timbalan S/U TAHUN 1991-
PANDUAN
3. PPK Emel pemakluman kepada semua Pgawai PENGURUSAN
Pegawai Kewangan berkaitan MESYUARAT DAN
Pegawai URUSAN
4. PPK Dapatkan maklumbalas perkara berkaitan JAWATANKUASA
berbangkit mesyuarat lepas JAWATANKUASA
KERAJAAN
5. PPK Sediakan agenda

6. PTPO 1 Tempahan makanan/bilik PPK
mesyuarat

7. PPK Upload ke dalam sistem e-meeting PTPO

8. PPK Mesyuarat berlangsung -
(setiausaha-mencatat minit)

9. PPK Menyediakan draf minit mesyuarat BENDAHARI/TB

10. BENDAHARI/ Menyemak draf PPK
TB

11. BENDAHARI/ Menandatangani minit mesyuarat PPK/ S/U
TB

12. PTPO Edaran minit PO

13. PTPO Perekodan PO

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TBP/PPK Dapatkan tarikh Ketua PTJ/Timbalan
PPK
PPK Emel pemakluman kepada semua
PPK Pegawai Kewangan
PPK Dapatkan maklumbalas perkara
berbangkit
PTPO 1 Sediakan agenda
PPK
Tempahan makanan/bilik mesyuarat
PPK
Upload agenda ke dalam system e-
PPK meeting
PPK Majlis berlangsung (setiausaha-mencatat
minit)

Sediakan minit

Upload minit ke e-Meeting

PTPO Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Dapatkan tarikh Ketua PTJ/Timbalan

2. Emel pemakluman kepada semua Pegawai
Kewangan

3. Dapatkan maklumbalas perkara berbangkit

4. Sediakan agenda

5. Tempahan makanan/bilik mesyuarat

6. Upload ke dalam system e-meeting

7. Majlis berlangsung (setiausaha-mencatat minit)

8. Edaran minit

9. Perekodan

Aktiviti 8: Menguruskan pelupusan dokumen (Perakaunan & Kewangan)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. BENDAHARI/ Arahan PPK ● Akta Arkib
TB Negara 2003
PTPO/Semua
2. PPK Semakan keatas dokumen- Seksyen ● Jadual
dokumen yang layak untuk Pelupusan
Rekod
dilupuskan Kewangan

3. PTPO 1 Mengumpulkan dokumen tersebut PO dan
di tempat yang dikenal pasti dan Perakaunan
sediakan senarai dokumen, ikat ● Surat
dan ambil ukuran dokumen Pekeliling
Am Bil
1/1970
4. PPK Menyediakan surat dan mengisi Audit ● Panduan
borang pelupusan (Arkib 4/08) Terengganu/
Pelupusan
yang disediakan oleh Arkib negeri Rekod Awam
sebanyak 4 salinan dan dihantar Arkib 2010
kepada: Terengganu/ ● Surat
Pekeliling
-Audit negeri (kewangan dan PSNZ Am Bil
perakaunan sahaja) 2/2016
/ Jabatan
Akauntan

-Arkib negeri Negara

-Jabatan Akauntan Negara (Cawangan
(Cawangan Terengganu) Terengganu)

-salinan kepada PSNZ

6. PPK Setelah menerima surat kelulusan PTPO/PO
pemusnahan drp 3 agensi diatas.
Dokumen ini perlu dilupuskan dlm
tempoh 3 bulan drp tarikh surat
diterima. Lakukan pemusnahan
dalam tempoh 3 bulan melalui
salah satu kaedah spt berikut:

-rincih
-bakar
-jual kpd sykt kitar semula

7. PTPO 1/PO Menyaksikan proses pelupusan dan PPK/RD Papers
mengambil gambar bukti serta

dapatkan resit daripada sykt kita
semula (jika memilih kaedah kitar
semula)

8. PO Duit hasil jualan kertas/fail perlu
dimasukkan ke akaun terimaan
universiti (berurusan di kaunter
hasil Pej. Bendahari) dan dapatkan
resit UMT

9. PPK Mengisi borang penentusahan JAN Putrajaya/

pelupusan (Arkib 13/08) dan Audit
lampirkan bersama-sama resit RD Terengganu/
papers beserta surat serahan dan

hantar kepada: Arkib

-JAN negeri Terengganu/

-Arkib negeri PSNZ

-Audit negeri

-PSNZ

10. PO Hantar borang penentusahan PKK
(Arkib 13/08) ke Arkib Negara
dalam tempoh 1 bulan

11. PTPO 1 Perekodan PO

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab

BEND/TBPPK Arahan
PPK
PPK Memohon senarai fail/dokumen yg ingin
PPK dilupuskan drp setiap seksyen

PTPO 1/PO Semakan keatas dokumen-dokumen yang
PPK layak untuk dilupuskan
PO
Menyediakan senarai pelupusan
PO & PTPO 1
tidak Mengumpulkan dokumen tersebut di
tempat yang dikenal pasti dan ambil
ukuran dokumen

Menyediakan surat dan mengisi borang
pelupusan

Menghantar surat dan borang ke
Arkib/JAN/Audit negeri untuk kelulusan

Kelulusan Arkib/JAN/Audit negeri?

ya

Pelupusan dokumen dengan khidmat RD
papers (jualan kertas terpakai)

i

i

Tanggungjawab Proses Tugas

PO & PTPO 1 Menyaksikan proses pelupusan dan
dapatkan resit daripada RD papers

PO Menyerahkan duit hasil bayaran ke
kaunter hasil & dapatkan resit

Mengisi borang penentusahan
PPK pemusnahan dokumen & menyediakan

surat penentusahan

PO Edaran surat penentusahan kepada
ARKIB/JAN/Audit negeri

PTPO 1 Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Arahan

2. Semakan keatas dokumen-dokumen yang layak untuk
dilupuskan

3. Mengumpulkan dokumen tersebut di tempat yang dikenal
pasti dan sediakan senarai dokumen, ikat dan ambil ukuran
dokumen

4. Menyediakan surat dan mengisi borang pelupusan (Arkib
4/08) yang disediakan oleh Arkib negeri sebanyak 4 salinan
dan dihantar kepada:
-Audit negeri (kewangan dan perakaunan sahaja)
-Arkib negeri
-Jabatan Akauntan Negara (Cawangan Terengganu)
-salinan kepada PSNZ

6. Setelah menerima surat kelulusan pemusnahan drp 3 agensi
diatas. Dokumen ini perlu dilupuskan dlm tempoh 3 bulan drp
tarikh surat diterima. Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3
bulan melalui salah satu kaedah spt berikut:
-rincih
-bakar
-jual kpd sykt kitar semula

7. Menyaksikan proses pelupusan dan mengambil gambar bukti
serta dapatkan resit daripada sykt kita semula (jika memilih
kaedah kitar semula)

8. Duit hasil jualan kertas/fail perlu dimasukkan ke akaun
terimaan universiti (berurusan di kaunter hasil Pej.
Bendahari) dan dapatkan resit UMT

9. Mengisi borang penentusahan pelupusan (Arkib 13/08) dan
lampirkan bersama-sama resit RD papers beserta surat
serahan dan hantar kepada:
-JAN negeri
-Arkib negeri
-Audit negeri
-PSNZ

10. Hantar borang penentusahan (Arkib 13/08) ke Arkib Negara

dalam tempoh 1 bulan

11. Perekodan

Aktiviti 9: Menguruskan pelupusan dokumen (fail am/awam)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
2. Arahan PERATURAN
3. BENDAHARI/ ADA DAN PUNCA
4. TB Semakan keatas dokumen-dokumen HUBUNGAN/
PPK yang layak untuk dilupuskan KUASA
5. Mengumpulkan dokumen tersebut di DIRUJUK
6. PTPO 1 tempat yang dikenal pasti dan PPK ● Akta Arkib
PPK sediakan senarai dokumen, ikat dan Negara 2003
7. ambil ukuran dokumen PTPO/Semua
8. PPK Menyediakan surat dan mengisi Seksyen ● Jadual
9. PPK borang pelupusan – Borang Arkib 2/08 PO Pelupusan
(Fail) yang disediakan oleh Arkib Rekod
PTPO 1/PO Negara sebanyak 2 salinan dan Arkib Kewangan
dihantar kepada: Terengganu/ dan
PO -Arkib negeri Perakaunan
-salinan kepada PSNZ PSNZ
PPK Terima surat kebenaran pemusnahan ● Surat
daripada Arkib Negeri Audit Pekeliling
Terengganu/ Am Bil
Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 1/1970
bulan melalui salah satu kaedah spt Arkib
berikut: Terengganu ● Panduan
-rincih Pelupusan
-bakar PPK/RD Papers Rekod Awam
-jual kpd sykt kitar semula 2010
Menyaksikan proses pelupusan dan Arkib
mengambil gambar bukti serta Terengganu/ ● Surat
dapatkan resit daripada sykt kita Pekeliling
semula (jika memilih kaedah kitar PSNZ Am Bil
semula) 2/2016
Duit hasil jualan kertas/fail perlu
dimasukkan ke akaun terimaan
universiti (berurusan di kaunter hasil
Pej. Bendahari) dan dapatkan resit
UMT
Mengisi borang penentusahan
pelupusan (Arkib 12/08) dan
lampirkan bersama-sama resit RD
papers beserta surat serahan dan
hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ

10. PO Hantar borang penentusahan (Arkib PKK
12/08) ke Arkib Negara dalam tempoh PO
1 bulan

11. PTPO 1 Perekodan

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab

BEND/TB/PPK Arahan
PPK
PPK Memohon senarai fail/dokumen yg ingin
PPK dilupuskan drp setiap seksyen

PTPO 1 /PO Semakan keatas dokumen-dokumen yang
PPK layak untuk dilupuskan
PO
Menyediakan senarai pelupusan
PO & PTPO 1
tidak Mengumpulkan dokumen tersebut di
tempat yang dikenal pasti dan ambil
ukuran dokumen
Menyediakan surat dan mengisi borang
pelupusan

Menghantar surat dan borang ke Arkib

Kelulusan Arkib?
ya

Pelupusan dokumen dengan khidmat RD
papers (jualan kertas terpakai)

i

A

Tanggungjawab Proses Tugas

PO & PTPO 1 Menyaksikan proses pelupusan dan
dapatkan resit daripada RD papers

PO Menyerahkan duit hasil bayaran ke
kaunter hasil & dapatkan resit

Mengisi borang penentusahan
PPK pemusnahan dokumen & menyediakan

surat penentusahan

PO Edaran surat penentusahan kepada
ARKIB

PTPO 1 Perekodan

TAMAT