MYPORTFOLIO N44 SEKY. PENTADBIRAN-SURYATI SALLEH

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
2. Menyemak baki peruntukan
Mengisi dan menyediakan borang wiremen &
3. dokumen /data sokongan

4. Pengesahan Penolong Pendaftar
Kelulusan borang permohonan oleh ketua
PTj/Timbalan
Menyerahkan kepada Seksyen Bajet

Aktiviti 40: Menguruskan terimaan dan pendaftaran aset
Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Menerima penghantaran aset yg PERATURAN
PTPO dibeli drp pembekal ADA DAN PUNCA
2. (staf yang dilantik HUBUNGAN/
sbg peg. Penerima) Menyemak kualiti dan kuantiti aset KUASA
3. berdasarkan PO DIRUJUK  TATACARA
PTPO
4. (staf yang dilantik Mengesahkan nota terimaan PENGURUS
sbg peg. Penerima) daripada pembekal AN ASET
5. ALIH
PTPO Menerima invois KERAJAAN
6. (staf yang dilantik
7. sbg peg. Penerima) Mengisi maklumat aset ke modul  PEKELILIN
8. terimaan aset pd sistem SPA G
9. PTPO (membuat terimaan) PERBENDA
10. (staf yang dilantik Menyemak maklumat yang diterima HARAAN
11. sbg peg. Penerima) Membuat pendaftaran aset ke BIL. 5
12. modul pendaftaran pd sistem SPA TAHUN
PTPO Mencetak sticker BAR kod no aset
(staf yang dilantik Menampal sticker pd aset  2007
sbg peg. Penerima) Mencetak kad aset
Mendapatkan T.T pegawai
PPK bertanggungjawab
PPK Perekodan

PTPO/PO
PTPO/PO

PPK
PTPO/PO

PTPO

Carta Alir

Terimaan dan pendaftaran aset

Tanggungjawab MULA Proses Tugas Tempoh Masa

BEND/TB/PPK Arahan

PTPO Menerima penghantaran aset yg
dibeli drp pembekal
PTPO
tidak Menyemak kualiti dan kuantiti
aset berdasarkan PO
PTPO
PTPO Lengkap?
PTPO ya
PPK
Mengesahkan nota terimaan

Menerima invois

Membuat terimaan di SPA

Menyemak maklumat

i ii

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

i ii

tidak Lengkap?
ya
PPK
PTPO Membuat pendaftaran di SPA
PTPO/PO
PPK Mencetak sticker
PTPO/PO
PPK & PTPO Menampal sticker

Mencetak kad aset

Mendapatkan T.T peg.
bertanggungjawab
Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
Menerima penghantaran aset yg dibeli drp
2. pembekal
Menyemak kualiti dan kuantiti aset
3. berdasarkan PO
Mengesahkan nota terimaan daripada
4. pembekal
5. Menerima invois
Mengisi maklumat aset ke modul terimaan
6. aset pd sistem SPA (membuat terimaan)
7. Menyemak maklumat yang diterima
Membuat pendaftaran aset ke modul
8. pendaftaran pd sistem SPA
9. Mencetak sticker BAR kod no aset
10.
11. Menampal sticker pd aset
12. Mencetak kad aset
Mendapatkan T.T pegawai bertanggungjawab

Perekodan

Aktiviti 41: Menguruskan permohonan selenggara aset
Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
1. PTPO Permohonan selenggara di SPA ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
2. PPK Pengesyoran Pegawai Aset KUASA
DIRUJUK
PIC  TATACARA
PENGURUS
PTPO AN ASET
ALIH
KERAJAAN

3. BEND/TB Kelulusan ketua PTj/TB PPK  PEKELILIN
G
4. PTPO Aset diserahkan kpd pembekal utk PTPO PERBENDA
pembaikian/selenggara
HARAAN
5. PTPO Menerima aset yg telah siap dibaiki PTPO BIL. 5

6. PTPO Semakan aset untuk memastikan PTPO TAHUN
kerosakan telah dibaiki  2007

7. PTPO Menerima invois PTPO

8. PPK Mengisi maklumat selenggara di PPK

SPA

9. PTPO Menyediakan dokumen sokongan, PTPO

invois dan mencetak KewPA-9 & 14

10. PTPO Menyerahkan kepada PTQ PO

11. PTQ Semakan oleh PTQ PTPO

12. BEND/TB Mendapatkan T.T ketua PTj/TB S/U

13. PO Menyerahkan dokumen arahan PTQ
permohonan bayaran kpd Sek.

Pembayaran

14. PTPO Perekodan PTPO & PTQ

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab

BEND/TB/PPK Arahan

PTPO Permohonan dan pengesyoran
PPK selenggara di SPA

tidak Pengesahan

Lulus?

BEND/TB ya
Kelulusan

tidak

PTPO ya
i
Serahan aset kpd
pembekal utk dibaiki

ii

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
i ii

PTPO Menerima aset setelah dibaiki
Semakan aset
PTPO

ya

TPieandagemsaahsaanlah?

tidak

PTPO Menerima invois
PPK
PTPO Mengisi maklumat selenggara di
PTPO SPA

Menyediakan dokumen sokongan
& mencetak KEWPA 9 &14

Menyerahkan kpd PTQ

PTQ tidak Semakan oleh PTQ
iii ya lengkap?
iv

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
iii
iv

BEND/TB Kelulusan ketua PTJ/BEND

tidak lulus?
ya
PTQ
PTPO & PTQ Serahan dokumen arahan
bayaran kpd Sek. Pembayaran

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Permohonan selenggara di SPA

2. Pengesyoran Pegawai Aset

3. Kelulusan ketua PTj/TB

4. Aset diserahkan kpd pembekal utk
pembaikian/selenggara

5. Menerima aset yg telah siap dibaiki

6. Semakan aset untuk memastikan kerosakan
telah dibaiki

7. Menerima invois

8. Mengisi maklumat selenggara di SPA
9. Menyediakan dokumen sokongan, invois dan

mencetak KewPA-9 & 14
10. Menyerahkan kepada PTQ
11. Semakan oleh PTQ

12. Mendapatkan T.T ketua PTj/TB
13. Menyerahkan dokumen arahan permohonan

bayaran kpd Sek. Pembayaran
14. Perekodan

Aktiviti 42: Menguruskan permohonan pelupusan aset

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
 TATACARA
1. PPK Kenalpasti aset yg hendak dilupuskan PENGURUS
AN ASET
2. PTPO/PO Kumpulkan di satu tempat dan ALIH
KERAJAAN
senaraikan

3. PPK Isi maklumat permohonan pelupusan  PEKELILIN
di SPA G
PERBENDA
4. BEND/TB A. PELUPUSAN PERINGKAT PTJ HARAAN
BIL. 5
Kelulusan permohonan ketua PTj/TB TAHUN
2007

5. PPH/PPPTK Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika
berkaitan)

-PPPTK-komputer/printer dll
-PPH-mesin, alat eltrik/elektronik dll

6. PPK Melantik AJK pelupusan peringkat

jabatan dan menetapkan tarikh
mesyuarat pd SPA

7. BEND/TB Kelulusan pelantikan AJK oleh ketua

PTJ/TB

8. PPK Menetapkan tarikh mesyuarat pd
sistem SPA

9. PPK Mengadakan mesyuarat pelupusan
peringkat jabatan

10. PPK Kelulusan mesyuarat

11. PPK Mengisi hasil keputusan mesyuarat di

SPA

12. BEND/TB Kelulusan Ketua PTj/TB

13. PPK Menjalankan pelupusan aset bg

perabut dll.

14. PTPO/PO Menjual/membuang/hadiah aset
mengikut yg dipersetujui

15. PTPO Hubungi agensi/sekolah yg berminat
utk mendapatkan hadiah aset

16. Sek. Aset Menyediakan surat kelulusan
pemberian hadiah aset kpd agensi

17. NC Tandatangan NC

18. PTPO/PO Dapatkan surat beserta cop bg
pengesahan jual/buang/hadiah

19. PTPO/PO Mengumpul dan serah kpd Seksyen

Aset jika barang elektronik (untuk
proses e-waste)

20. PTPO/PO Mengemaskini maklumat pelupusan pd

kad aset & KEW-PA 7

21. PTQ Perekodan

1. Sek. Aset B. PELUPUSAN PERINGKAT

BENDAHARI
Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika
berkaitan)

-PPPTK-komputer/printer dll
-PPH-mesin, alat eltrik/elektronik dll

2. Sek. Aset Melantik AJK pelupusan peringkat

Bendahari dan menetapkan tarikh
mesyuarat pd SPA

3. Sek. Aset Mengadakan mesyuarat pelupusan
peringkat Bendahari

4. Sek. Aset Kelulusan mesyuarat

5. Sek. Aset Mengisi hasil keputusan mesyuarat di

SPA

6. BEND Kelulusan Bendahari

7. Sek. Aset Menjalankan pelupusan aset bg
perabut dll.

8. Sek. Aset Menjual/membuang/hadiah aset

mengikut yg dipersetujui

9. Sek. Aset Hubungi agensi/sekolah yg berminat
utk mendapatkan hadiah aset

10. Sek. Aset Menyediakan surat kelulusan
pemberian hadiah aset kpd agensi

11. NC Tandatangan NC

12. Sek. Aset Dapatkan surat beserta cop bg
pengesahan jual/buang/hadiah

13. Sek. Aset Mengumpul dan serah kpd Seksyen

Aset jika barang elektronik

14 PPK Mengemaskini maklumat pelupusan pd
kad aset & KEW-PA 7

15 PTPO/PO Perekodan

Carta Alir
a. Pelupusan peringkat PTj

Tanggungjawab MULA Proses Tugas Tempoh Masa

BEND/TB Arahan

PTPO Kenalpasti aset yg hendak
PTPO/PO dilupuskan

PPK Kumpulkan aset di satu tempat
BEND/TB
Isi permohonan dlm SPA
Sek. Aset
tidak Kelulusan permohonan
pelupusan oleh ketua PTj/TB

Kelulusan?
lulus?

Dapatkan kelulusan PEP (utk
aset yg berkaitan shj)

i

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
i

PPK Melantik AJK pelupusan
BEND/TB
tidak Kelulusan pelantikan
PPK
PPK Diluluskan?
ya
PPK
BEND/TB Menetapkan tarikh mesyuarat di
SPA
Mengadakan mesyuarat

tidak Kelulusan mesyuarat?
tidak Ya

Mengisi hasil keputusan
mesyuarat di SPA
Kelulusan ketua PTJ/BEND

lulus?
Ya

ii

Tanggungjawab Proses Tugas
ii

PPK Menjalankan pelupusan aset
PTPO/PO
PTPO/PO Menjual/membuang/hadiah aset
Sek. Aset mengikut yg dipersetujui

NC Hubungi agensi/sekolah yg
PTPO/PO berminat utk mendapatkan
PTPO/PO hadiah aset
PTPO/PO
PTPO/PO Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah
aset kpd agensi berminat utk mendapatkan
hadiah aset
Tandatangan NC

Dapatkan surat beserta cop bg
pengesahan jual/buang/hadiah

Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika
barang elektronik

Mengemaskini maklumat pelupusan pd
kad aset & KEW-PA 7

Perekodan

TAMAT

a. Pelupusan peringkat Bendahari

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

MULA

BEND/TB Arahan
PTPO
Kenalpasti aset yg hendak
PTPO/PO dilupuskan
PPK
Kumpulkan aset di satu tempat
BEND/TB
Isi permohonan dlm SPA
Sek. Aset
tidak Kelulusan permohonan
pelupusan oleh ketua PTj/TB

Kelulusan?
lulus?

Dapatkan kelulusan PEP (utk
aset yg berkaitan shj)

i

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
i

Sek. Aset Melantik AJK pelupusan

BEND Kelulusan pelantikan

tidak Diluluskan?
Sek. Aset ya
Sek. Aset
Menetapkan tarikh mesyuarat di
SPA

Mengadakan mesyuarat

Sek. Aset tidak Kelulusan mesyuarat?
BEND tidak Ya

Mengisi hasil keputusan
mesyuarat di SPA
Kelulusan ketua PTJ/BEND

lulus?
Ya

ii

Tanggungjawab Proses Tugas
ii
Tempoh Masa

Sek. Aset MenjalankanSepke. Aluspeut san aset
Sek. Aset
Sek. Aset Menjual/membuang/hadiah aset
Sek. Aset mengikut yg dipersetujui

NC Hubungi agensi/sekolah yg
Sek. Aset berminat utk mendapatkan
PTPO/PO hadiah aset
PTPO/PO
PTPO/PO Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah
aset kpd agensi berminat utk mendapatkan
hadiah aset

Tandatangan NC

Dapatkan surat beserta cop bg
pengesahan jual/buang/hadiah

Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika
barang elektronik

Mengemaskini maklumat pelupusan pd
kad aset & KEW-PA 7

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Kenalpasti aset yg hendak dilupuskan

2. Kumpulkan di satu tempat dan senaraikan

3. Isi maklumat permohonan pelupusan di SPA

4. A. PELUPUSAN PERINGKAT PTJ

Kelulusan permohonan ketua PTj/TB

5. Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika
berkaitan)
-PPPTK-komputer/printer dll
-PPH-mesin, alat eltrik/elektronik dll

6. Melantik AJK pelupusan peringkat jabatan dan
menetapkan tarikh mesyuarat pd SPA

7. Kelulusan pelantikan AJK oleh ketua PTJ/TB
8. Menetapkan tarikh mesyuarat pd sistem SPA

9. Mengadakan mesyuarat pelupusan peringkat
jabatan

10. Kelulusan mesyuarat

11. Mengisi hasil keputusan mesyuarat di SPA
12. Kelulusan Ketua PTj/TB

13. Menjalankan pelupusan aset bg perabut dll.
14. Menjual/membuang/hadiah aset mengikut yg

dipersetujui

15. Hubungi agensi/sekolah yg berminat utk
mendapatkan hadiah aset

16. Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah
aset kpd agensi

17. Tandatangan NC
18. Dapatkan surat beserta cop bg pengesahan

jual/buang/hadiah
19. Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika

barang elektronik (untuk proses e-waste)
20. Mengemaskini maklumat pelupusan pd kad aset

& KEW-PA 7

21. Perekodan

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
4
B. PELUPUSAN PERINGKAT BENDAHARI
5. Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika
berkaitan)
6. -PPPTK-komputer/printer dll
-PPH-mesin, alat eltrik/elektronik dll
7. Melantik AJK pelupusan peringkat Bendahari dan
8. menetapkan tarikh mesyuarat pd SPA
9. Mengadakan mesyuarat pelupusan peringkat
10. Bendahari
11.
Kelulusan mesyuarat
12. Mengisi hasil keputusan mesyuarat di SPA

13. Kelulusan Bendahari
Menjalankan pelupusan aset bg perabut dll.
14. Menjual/membuang/hadiah aset mengikut yg
15. dipersetujui
Hubungi agensi/sekolah yg berminat utk
16. mendapatkan hadiah aset
Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah
17. aset kpd agensi

18. Tandatangan NC
Dapatkan surat beserta cop bg pengesahan
jual/buang/hadiah

Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika
barang elektronik

Mengemaskini maklumat pelupusan pd kad aset
& KEW-PA 7
Perekodan

Aktiviti 43: Menguruskan permohonan pinjaman aset

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
1. Staf Permohonan pinjaman laptop ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
2. PTPO/PO Menyemak permohonan dan aset KUASA
DIRUJUK  TATACARA
3. PPK Meluluskan pinjaman PTPO/PO
PENGURUS
4. Staf Mengisi rekod permohonan PPK AN ASET
pinjaman: PTPO/PO ALIH
PTPO/PO KERAJAAN
-tarikh pinjaman
-tarikh pemulangan PPK  PEKELILIN
G
5. PTPO/PO Mengeluarkan dan menyerahkan PTPO/PO PERBENDA
HARAAN
aset kpd pemohon drp almari BIL. 5
simpanan TAHUN

 2007

6. Staf Pemulangan aset

7. Staf Mengisi rekod pemulangan PTPO/PO

8. PTPO/PO Menyemak aset yg dipulangkan Staf
PPK
9. PTPO/PO Menyimpan aset ke dlm almari

simpanan

10. PTPO/PO Mengesahkan rekod pemulangan PPK

11. PPK Menyemak dan mengesahkan PTPO/PO
rekod secara berkala

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab MULA

BEND/TB Arahan

Staf Permohonan pinjaman
PTPO/PO
Menyemak permohonan/rekod
tidak dan aset

PPK Disokong?
tidak ya?

Staf Meluluskan pinjaman
PTPO/PO
Kelulusan?
ya?

Mengisi rekod permohonan
pinjaman
Menyerahkan aset kpd pemohon

i ii

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

i ii

Staf Pemulangan aset oleh staf
Staf Mengisi rekod pemulangan
PTPO/PO
tidak Menyemak aset yg dipulangkan
PTPO/PO
PTPO/PO lengkap?
ya?
PPK
Menyimpan aset ke dlm almari

Mengesahkan rekod pemulangan

Mengesahkan rekod secara
berkala

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
2. Permohonan pinjaman laptop
3. Menyemak permohonan dan aset
4.
Meluluskan pinjaman
5. Mengisi rekod permohonan pinjaman:
-tarikh pinjaman
6. -tarikh pemulangan
7. Mengeluarkan dan menyerahkan aset kpd
pemohon drp almari simpanan

Pemulangan aset
Mengisi rekod pemulangan

8. Menyemak aset yg dipulangkan
9. Menyimpan aset ke dlm almari simpanan

10. Mengesahkan rekod pemulangan

11. Menyemak dan mengesahkan rekod secara
berkala

Aktiviti 44: Menguruskan setem jabatan
Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Arahan PERATURAN
2. BEND Pembelian setem ADA DAN PUNCA
3. PTPO 1 Merekod pembelian HUBUNGAN/
4. PTPO 2 Kenal pasti dokumen yg perlu dipos KUASA
5. & memerlukan penggunaan setem DIRUJUK
6. PO 1 Memohon setem drp pegawai  PEKELILING
7. pemegang setem PTPO 2 PERKHIDMATAN
8. PO 1 Mengeluarkan setem drp simpanan PTPO 1 BILANGAN 5
9. Menyerahkan setem kpd pemohon PO 2 TAHUN 2007
PTPO 2 Pengeposan dokumen PANDUAN
10. PTPO 2 Perekodan pd setiap kali PTPO 2 PENGURUSAN
penggunaan: PEJABAT
PO 1 -PO: rekod pengeposan PO 1
PTPO 2 & PO 1 -PTPO: rekod baki setem PO 1
Menyemak baki setem pada PO 2
PTPO 2 hujung bulan dan laporan akan
disediakan pada setiap hujung PO 1
bulan.

11. PTPO 2 Memaklumkan kepada pegawai PKK

untuk membuat pembelian setem

sekiranya berkurangan.

12. PKK PPK menyemak rekod pd setiap PTPO 2
bulan dan membuat pertimbangan
untuk pembelian

13. PPK Pegawai membuat pertimbangan PTPO 2

untuk pembelian setem

14. TB Semakan mengejut oleh TB setiap PPK
6 bulan

15. PTPO 2 Perekodan PO 1

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab MULA

BEND/TB Arahan
PTPO 1
PTPO 2 Pembelian setem
PO 1
PO 1 Merekod pembelian

tidak Kenalpasti dokumen yg perlu
dipos
PTPO 2 Memohon setem drp pegawai
PTPO 2 pemegang setem

Diluluskan?
ya?

Mengeluarkan setem daripada
simpanan

Menyerahkan setem kpd
pemohon

i iI

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
i iI

PO 1 Pengeposan dokumen
PTPO 2 & PO 1
Perekodan pada setiap kali
PTPO 2 pengunaan
PPK
Kemaskini rekod dan sediakan
PTPO 2 laporan
PPK
Semakan oleh PPK pd setiap
iv bulan

tidak Lengkap?
ya ya

Memaklumkan kepada pegawai
untuk membuat pembelian
setem sekiranya berkurangan

Pegawai membuat pertimbangan
jika perlu membuat pembelian
setem

Perlu pembelian?

tidak

iii

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

iv iii

TB tidak Pemeriksaan mengejut oleh TB
PTPO 2
Lengkap?
ya

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
2. Arahan
3. Pembelian setem
4. Merekod pembelian
Kenal pasti dokumen yg perlu dipos & memerlukan
5. penggunaan setem
6. Memohon setem drp pegawai pemegang setem
7. Mengeluarkan setem drp simpanan
8. Menyerahkan setem kpd pemohon
9. Pengeposan dokumen
Perekodan pd setiap kali penggunaan:
10. -PO: rekod pengeposan
-PTPO: rekod baki setem
Menyemak baki setem pada hujung bulan dan laporan

akan disediakan pada setiap hujung bulan.

11. Memaklumkan kepada pegawai untuk membuat
pembelian setem sekiranya berkurangan.

12. PPK menyemak rekod pd setiap bulan dan membuat
pertimbangan untuk pembelian

13. Pegawai membuat pertimbangan untuk pembelian

setem

14. Semakan mengejut oleh TB setiap 6 bulan
15. Perekodan

Aktiviti 45: Menguruskan pengunaan Bar Kod (Pos Berdaftar) Pejabat Bendahari

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Arahan PERATURAN
2. BEND/TB/PPK Pembelian Bar Kod ADA DAN PUNCA
3. PTPO 1 Merekod maklumat pembelian HUBUNGAN/
4. PTPO 2 Memberikan sejumlah Bar Kod KUASA
5. PTPO 2 yang memadai untuk digunakan bg DIRUJUK
6. tempoh 6 bulan (100 keping) PO 1  JADUAL
7. PTPO 2 Menyimpan Bar Kod dalam bilik PO 1 PELUPUSA
8. PO 1 kebal PO 1 N REKOD
PO 1 Kenal pasti dokumen yang perlu KEWANGA
9. PO 1 pengeposan menggunakan Bar Kod PTPO 2 N DAN
10. Menampal Bar Kod pada dokumen PO 1 PERAKAU
PO 1 untuk dipos PO 1 NAN
11. Merekod & menyenaraikan PO 2
PTPO 2 penggunaan Bar Kod (maklumat  ARAHAN
pengeposan) PTPO 2 PENTADBI
PTPO 2 -menampal keratan Bar Kod RAN
mengikut no. Siri pada senarai PO 2 PENGURU
tersebut SAN
Menyerahkan senarai rekod PO 2 REKOD
tersebut kpd Pegawai Pemegang JPA BIL.1
Setem TAHUN
Pegawai Pemegang Setem 2018
merekod kuantiti penggunaan Bar
Kod dan baki pd setiap bulan
(menyediakan laporan)
Memaklumkan kepada pegawai
untuk membuat pembelian Bar Kod
sekiranya berkurangan.

12. Pegawai membuat pertimbangan &

keputusan untuk pembelian

13. PPK Semakan oleh PPK pada setiap PPK
bulan

14. PTPO 2 Perekodan PTPO 2

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab

MULA

BEND/TB Arahan
PTPO 1
PTPO 2 Pembelian Bar Kod
PTPO 2
PTPO 2 Merekod maklumat pembelian
PO 1
Bar Kod tidak cukup Memberikan Bar Kod kpd PO

Menyimpan Bar Kod dlm bilik
kebal
Kenal pasti dokumen yg perlu
pengeposan menggunakan Bar Kod

PO 1 Bar Kod masih ada
PO 1 Menampal Bar Kod pd dokumen

PO 1 Merekod & membuat senarai
ii penggunaan

Menyerahkan senarai rekod kpd
Pegawai Pemegang Setem

i

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
ii
i
PTPO 2
Peg. Pemegang Setem membuat
Bar Kod masih ada semakan & membuat laporan
penggunaan
PTPO 2
PPK Bar Kod tidak cukup
Bar Kod tidak cukup
Memaklumkan kpd pegawai utk
pembelian

Pegawai membuat pertimbangan
& keputusan untuk pembelian

PPK Bar Kod masih ada
PTPO 2
Semakan laporan oleh PPK pd
setiap bulan

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
2. Arahan
3. Pembelian Bar Kod
4. Merekod maklumat pembelian

5. Memberikan sejumlah Bar Kod yang memadai
6. untuk digunakan bg tempoh 6 bulan (100 keping)

7. Menyimpan Bar Kod dalam bilik kebal
8. Kenal pasti dokumen yang perlu pengeposan
menggunakan Bar Kod
9.
Menampal Bar Kod pada dokumen untuk dipos
10. Merekod & menyenaraikan penggunaan Bar Kod
(maklumat pengeposan)
11. -menampal keratan Bar Kod mengikut no. Siri pada
senarai tersebut

Menyerahkan senarai rekod tersebut kpd Pegawai
Pemegang Setem
Pegawai Pemegang Setem merekod kuantiti
penggunaan Bar Kod dan baki pd setiap bulan
(menyediakan laporan)
Memaklumkan kepada pegawai untuk membuat
pembelian Bar Kod sekiranya berkurangan.

12. Pegawai membuat pertimbangan & keputusan
untuk pembelian

13. Semakan oleh PPK pada setiap bulan

14. Perekodan

Aktiviti 46: Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari) :
Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN

HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. BEND Arahan S/U  PEKELILIN

2. PPK Emel pemakluman kutipan dana PTPO G
beserta google form persetujuan BENDAHAR

staf untuk potongan gaji I BIL 2

3. PPK Menyemak dan menyediakan PTQ TAHUN
2019

analisa staf yang bersetuju - TATACARA

4. PPK Menyerahkan senarai staf yang PTQ PENGURUS
AN AKAUN
bersetuju untuk pemotongan gaji
AMANAH

kepada Seksyen Pembayaran Gaji UNIVERSIT

(Kewangan Staf) I MALAYSIA

5. PTPO Menyediakan penyata rasmi PPK TERENGGA
NU

sumbangan derma UMT kepada
staf yang membuat sumbangan

(pemotongan gaji/pembayaran
terus)

6. PTPO Menyediakan surat serahan PPK

penyata kepada ketua PTJ PTPO
PO
7. PO Edaran

8. PTPO Perekodan

Carta Alir
Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana

Tanggungjawab MULA Proses Tugas Tempoh Masa

BEND/TB Arahan

PPK Emel makluman kpd warga UMT

PPK Semak dan sedia analisa
PPK Penyerahan data kepada SKS

PTPO/PTQ Menyediakan penyata
PPK sumbangan
PO
Menyediakan surat serahan
penyata kpd PTJ

Edaran

PTPO Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
2. Membuat hebahan tentang kutipan dana
3. (emel/surat dsb)

4. Menyediakan google form untuk kutipan dana @
mengisi borang yg disediakan
5.
Menyediakan analisis staf yang memberi
maklumbalas daripada data yang dijana oleh
google form

Menyediakan surat serahan data tersebut kepada
Seksyen Pembayaran (payroll team) untuk
tindakan potongan gaji

Menyediakan penyata sumbangan kepada staf
yang menyumbang tersebut

Aktiviti 47: Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari):
Menguruskan pembayaran sumbangan derma kepada pemohon menggunakan
Tabung Amanah Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
1. BEND Arahan ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
2. PPK Menyediakan kertas KUASA
DIRUJUK
pertimbangan/surat mengenai S/U  PEKELILIN
cadangan pembayaran sumbangan BEND
G
3. PPK Mengaturkan mesyuarat S/U BENDAHAR
I BIL 2
4. Ahli & Persetujuan ahli BEND TAHUN
Pemegang BEND 2019
Dana PPK -
PPK TATACARA
5. PPK Menyediakan/mendapatkan minit PENGURUS
mesyuarat AN AKAUN
AMANAH
6. PPK Menyediakan surat arahan UNIVERSI
TI
pembayaran MALAYSIA
TERENGGA
7. BEND Menyemak surat arahan tersebut NU

8. NC @ BEND Menandatangani surat arahan
tersebut

9. PO Menghantar kepada Seksyen PPK

Pembayaran

10. Seksyen Pembayaran sumbangan kepada PPK
Pembayaran staf berkaitan

11. PTPO Perekodan PO

Carta Alir

Menguruskan pembayaran sumbangan derma kepada pemohon menggunakan
Tabung Amanah Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari

Tanggungjawab MULA Proses Tugas Tempoh Masa

BEND/TB Arahan

PPK Menyediakan kertas
PPK pertimbangan

Mengatur mesyuarat

AJK Persetujuan ahli

PPK tidak Setuju?
PPK ya
NC/BEND tidak
i Menyediakan/ mendapatkan
minit mesyuarat

Menyediakan surat arahan
bayaran kpd Sek. Pembayaran

T.T NC pd surat tersebut @ T.T
BEND

Setuju?
ya

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

i

PO Hantar surat arahan kpd Sek.
Pembayaran
Sek. Bayaran kpd mangsa/pemohon
Pembayaran
Perekodan
PTPO
TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
2. Arahan daripada Seksyen Kebajikan Staf

3. Mengaturkan mesyuarat ahli Tabung Amanah
Bencana atau
4. Dibawa ke dalam MPU (hal-hal lain)
5.
Menyediakan kertas pertimbangan, yang
mengandungi
-senarai penerima (nama/jawatan/gaji
pokok/musibah bencana yang dialami/lampiran
bukti dll)
-cadangan bayaran sumbangan

Dapatkan minit mesyuarat/surat kelulusan NC

Menyediakan surat arahan bayaran kepada
Seksyen Pembayaran yang di tandatangan oleh
NC/Bend/Setiausaha Tabung Amanah Bencana
(SK pd NC)

Aktiviti 48: Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari) :
Menyediakan laporan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari
(Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)

Proses Kerja PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
BIL. TANGGUNG LAIN YANG UNDANG,
JAWAB PERATURAN
ADA DAN PUNCA
1. BEND Arahan HUBUNGAN/
KUASA
2. PTQ Menyediakan data dan BTD yg DIRUJUK
berkaitan S/U  PEKELILIN
PPK G
3. PTQ Mengisi borang BEND802 (Sijil BENDAHA
Pengesahan Baki) @ BEND803 PPK RI BIL 2
(Penyata Penyesuaian Akaun TAHUN
PTQ 2019
Amanah) -
PTQ TATACARA
4. PPK Menyemak data/BTD/Borang yg PPK PENGURU
disediakan SAN
PPK AKAUN
5. PPK T.T penyediaan AMANAH
PTQ UNIVERSI
6. BEND Semakan oleh Pemegang PTQ TI
MALAYSIA
Amanah/Ketua PTj TERENGGA
NU
7. PPK T.T pengesahan oleh Pemegang
Amanah

8. PO Hantar kepada Sek.Akaun

9. PTPO Perekodan

Carta Alir

Menyediakan laporan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)

Tanggungjawab MULA Proses Tugas

BEND Arahan
PTQ
PTQ Menyediakan data & BTD yg
berkaitan

Mengisi borang

PPK Menyemak data & borang yg
tidak diisi

PPK Setuju?
NC/BEND ya

tidak T.T penyediaan oleh PPK

NC/BEND Semakan oleh Pemegang
Amanah

Setuju?
ya

T.T pengesahan oleh Pemegang
Amanah

i

PO i
PTPO Hantar kepada Sek. Akaun
Perekodan

TAMAT

Senarai Semak
Menyediakan laporan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari
(Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Arahan
2. Menyediakan data dan BTD yg berkaitan
3.
Mengisi borang BEND802 (Sijil Pengesahan
4. Baki) @ BEND803 (Penyata Penyesuaian
5. Akaun Amanah)
6.
7. Menyemak data/BTD/Borang yg disediakan
8. T.T penyediaan
9.
Semakan oleh Pemegang Amanah/Ketua PTj
T.T pengesahan oleh Pemegang Amanah

Hantar kepada Sek.Akaun
Perekodan

Aktiviti 49: Mengurus pengeluaran tiket penerbangan

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
SENARAI
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk TUGAS/SURA
T
TB/ pembelian tiket penerbangan: PELANTIKAN
PEMEGANG
PPK a. Kad Korporat dan serahan pin KAD
kad kredit KORPORAT
a. Waran TB

2. PTQ/ PTPO Terima dan semak borang PTj *PEKELILING
permohonan BENDAHARI

i) Kelulusan PTj BIL. 3 TAHUN
2015

ii) Jenis penerbangan -

iii) Waktu/tarikh penerbangan KEMUDAHAN
PEMBELIAN

3 PTQ/ PTPO a. KAD KORPORAT MAS/AIR TIKET KAPAL

Buat pembelian secara atas talian ASIA/FIREFLY/ TERBANG

(online). MALINDO MENGGUNAK
AN KAD

4. PTQ/ PTPO Terima dan masukkan nombor TAC BANK KORPORAT DI
UNIVERSITI
5. PTQ/ PTPO Cetak dan emel tiket kepada MALAYSIA
staf/penumpang TERENGGANU

6. PTQ Menyediakan penyata dan Zon Kew.

membuat pelarasan pembelian *PEKELILING
BENDAHARI
(sebulan sekali / apabila telah BIL. 12 TAHUN
mencapai 50% daripada 2015
penggunaan kad ) -
PENGUATKUA
7. PPK Pengesahan ke atas penyata dan PTQ SAAN
pelarasan pembelian tiket yang PERBELANJAA
telah dibuat. N BERHEMAH
UNIVERSITI
8. b. WARAN AGEN

PTQ/ PTPO Masukkan data penerbangan ke
dalam sistem

9. PB Melulus pembelian PTQ MALAYSIA
AGEN TERENGGANU
10. Agen/ PTQ/ Terima tiket /email kepada

PTPO staf/penumpang

11. PTQ Menyediakan penyata dan arahan Zon Kew.
pembayaran invois

12. PB/PPK Pengesahan ke atas penyata dan PTQ

pelarasan pembelian tiket yang

telah dibuat.

13. PTQ Perekodan (waran dan kad
korporat).

Carta Alir
a. Pembelian Tiket Penerbangan Menggunakan Kad Korporat

MULA

Tanggungjawab ProsesTugas Tempoh Masa
BEND/TB/PPK Arahan

PTQ Semak borang.

tidak Dokumen lengkap?

ya

PTQ Buat pembelian secara atas talian
(online).

PTQ Terima dan masukkan TAC

PTQ Cetak dan emel tiket kepada
pemohon

PTQ Menyediakan penyata dan membuat
pelarasan

PPK Pengesahan ke atas penyata

PTQ Perekodan

TAMAT

b. Pembelian Tiket Penerbangan Menggunakan Waran

MULA

Tanggungjawab ProsesTugas Tempoh Masa
BEND/TB/PPK Arahan

PTQ Semak borang.

tidak Dokumen lengkap?

ya

PTQ Masukkan data penerbangan ke dalam
sistem

PTQ Melulus pembelian

PTQ Cetak dan emel tiket kepada
pemohon

PTQ Menyediakan penyata dan membuat
pelarasan

PPK Pengesahan ke atas penyata

PTQ Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

a. Pembelian Tiket Penerbangan Menggunakan Kad Korporat

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Semak borang dilaman sesawang.

2. Semak borang.

3. Buat pembelian secara atas talian (online).

4. Emel kepada staf / penumpang.

5. Pengesahan Ketua Seksyen keatas penyata
pembelian tiket yang telah dibuat.

6. Perekodan.

b. Pembelian tiket Penerbangan Menggunakan (waran)

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Pastikan dokumen permohonan adalah telah
lengkap dan dokumen sokongan dilampirkan
serta mendapat kelulusan Ketua PTJ berkenaan.

2. Pastikan tempahan boleh dibuat selaras dengan
peraturan yang berkuatkuasa.

3. Nombor waran hanya akan dikeluarkan selepas
waran ditandatangan oleh pegawai yang diberi
kuasa.

4. Semak tiket yang diterima dan pastikan tiket
diserahkan kepada penumpang sebelum
penerbangan baik melalui emel atau serahan
kaunter.

5. Semak inbois yang diterima daripada pihak
MAS/Airasia dan sediakan penyata pembayaran
dengan segera.

6. Rekod maklumat cek yang diproses untuk
pembayaran sebelum diposkan.

Aktiviti 50: Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
 Manual Kualiti
DIRUJUK QMS: MS ISO
9001:2015
1. BEND Arahan
 Manual Kualiti
2. PPK Sediakan soalan kepuasan dan SOA:
pelanggan DOKUMEN MS
ISO/IEC
3. PPK Emel kepada warga UMT & pelajar 27001:2013
& wassap SISTEM
PENGURUSAN
4. S/U & Pengumpulan dapatan aduan Semua pegawai KESELAMATAN
MAKLUMAT
PPK daripada sumber berikut: yg berkaitan (ISMS)

-online survey

-emel Pejabat Bendahari

-kotak aduan di kaunter

5. S/U Key in maklumat aduan di google PPK
drive & borang

6. PPK Emel hebahan/pemakluman kpd Semua pegawai

setiap pegawai yg berkaitan untuk yg berkaitan

mengisi tindakan

7. Semua Tindakan pengisian/maklumbalas PPK

pegawai yg ke atas aduan tersebut pd google

berkaitan drive beserta status aduan

8. PPK Sediakan laporan (aduan & Semua pegawai
kepuasan) yg berkaitan

9. PPK Bentangkan laporan dalam
mesyuarat pengurusan

10. PPK & Semua Emel maklumbalas kepada
pegawai yg pengadu (aduan shj)
berkaitan

11. Semua Melaksanakan penambahbaikan yg PPK

pegawai yg dipersetujui

berkaitan

12. PPK Hantar laporan aduan dan PKK
kepuasan pelanggan kepada