MYPORTFOLIO N44 SEKY. PENTADBIRAN-SURYATI SALLEH

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Arahan
2.
3. Semakan keatas dokumen-dokumen yang layak untuk
4. dilupuskan

5. Mengumpulkan dokumen tersebut di tempat yang
6. dikenal pasti dan sediakan senarai dokumen, ikat dan
ambil ukuran dokumen
7.
8. Menyediakan surat dan mengisi borang pelupusan –
9. Borang Arkib 2/08 (Fail) yang disediakan oleh Arkib
Negara sebanyak 2 salinan dan dihantar kepada:
10. -Arkib negeri
11. -salinan kepada PSNZ
Terima surat kebenaran pemusnahan daripada Arkib
Negeri
Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 bulan melalui
salah satu kaedah spt berikut:
-rincih
-bakar
-jual kpd sykt kitar semula

Menyaksikan proses pelupusan dan mengambil
gambar bukti serta dapatkan resit daripada sykt kita
semula (jika memilih kaedah kitar semula)

Duit hasil jualan kertas/fail perlu dimasukkan ke
akaun terimaan universiti (berurusan di kaunter hasil
Pej. Bendahari) dan dapatkan resit UMT

Mengisi borang penentusahan pelupusan (Arkib
12/08) dan lampirkan bersama-sama resit RD papers
beserta surat serahan dan hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ

Hantar borang penentusahan (Arkib 12/08) ke Arkib
Negara dalam tempoh 1 bulan
Perekodan

Aktiviti 10: Menguruskan pelupusan dokumen/rekod awam (yang tidak
dinyatakan dalam jadual)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Arahan PERATURAN
2. BENDAHARI/ ADA DAN PUNCA
3. TB Kenalpasti Rekod Tidak Aktif & HUBUNGAN/
PPK Tamat Tindakan KUASA
4. PKK Senaraikan menggunakan borang DIRUJUK
5. yang betul PTPO 1 ● Akta Arkib
6. PPK Negara 2003
7. Arkib Negara • Arkib 5/08 – Fail PTPO 1
• Arkib 6/08 – Kartografi Arkib ● Jadual
8. PPK • Arkib 7/08 - Seni Bina PTPO 1 Pelupusan
PKK • Arkib 8/08 – Pandang Rekod
9. PPK Kewangan
PTPO 1/PO Dengar PPK dan
10. • Arkib 9/08 – Terbitan & PTPO 1 Perakaunan
PO
Bahan Bercetak ● Surat
PKK • Arkib 10/08 – Elektronik Pekeliling
Hantar 2 salinan borang beserta Am Bil
surat ke Arkib Negara & PSNZ 1/1970
Penilaian oleh Arkib Negara
Terima surat kebenaran pelupusan ● Panduan
dari Arkib Negara dalam tempoh 6 Pelupusan
bulan Rekod Awam
Lakukan pemusnahan dalam 2010
tempoh 3 bulan melalui salah satu
kaedah spt berikut: ● Surat
-rincih Pekeliling
-bakar Am Bil
-jual kpd sykt kitar semula 2/2016
Menyaksikan proses pelupusan dan
mengambil gambar bukti serta
dapatkan resit daripada sykt kita
semula (jika memilih kaedah kitar
semula)
Duit hasil jualan kertas/fail perlu
dimasukkan ke akaun terimaan
universiti (berurusan di kaunter
hasil Pej. Bendahari) dan dapatkan
resit UMT
Mengisi borang penentusahan
pelupusan (Arkib 12/08) dan
lampirkan bersama-sama resit RD
papers beserta surat serahan dan
hantar kepada:
-Arkib negeri

-PSNZ PPK
11. PO Hantar Borang Penentusahan PPK

(Arkib 12/08) ke Arkib Negara
dalam tempoh 1 bulan
12. PTPO 1 Perekodan

Carta Alir MULA Proses Tugas
Tanggungjawab

BEND/TB/PPK Arahan
PPK
PPK Memohon senarai fail/dokumen yg ingin
PPK dilupuskan drp setiap seksyen

PTPO 1 /PO Semakan keatas dokumen-dokumen yang
PPK layak untuk dilupuskan
PO
Menyediakan senarai pelupusan
PO & PTPO 1
tidak Mengumpulkan dokumen tersebut di
tempat yang dikenal pasti dan ambil
ukuran dokumen
Menyediakan surat dan mengisi borang
pelupusan

Menghantar surat dan borang ke Arkib

Kelulusan Arkib?
ya

Pelupusan dokumen dengan khidmat RD
papers (jualan kertas terpakai)

i

A

Tanggungjawab Proses Tugas

PO & PTPO 1 Menyaksikan proses pelupusan dan
dapatkan resit daripada RD papers

PO Menyerahkan duit hasil bayaran ke
kaunter hasil & dapatkan resit

Mengisi borang penentusahan
PPK pemusnahan dokumen & menyediakan

surat penentusahan

PO Edaran surat penentusahan kepada
ARKIB

PTPO 1 Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN BIL.
1. BENDAHARI/
2. Arahan
3. TB
PPK Kenalpasti Rekod Tidak Aktif & Tamat
4. PKK Tindakan
5.
6. PPK Senaraikan menggunakan borang yang
7. Arkib Negara betul

8. PPK • Arkib 5/08 – Fail
PKK • Arkib 6/08 – Kartografi
9. • Arkib 7/08 - Seni Bina
PTPO 1/PO • Arkib 8/08 – Pandang Dengar
10. • Arkib 9/08 – Terbitan & Bahan
PO
11. Bercetak
12. PKK • Arkib 10/08 – Elektronik
Hantar 2 salinan borang beserta surat ke
PO Arkib Negara & PSNZ
PTPO 1
Penilaian oleh Arkib Negara

Terima surat kebenaran pelupusan dari
Arkib Negara dalam tempoh 6 bulan

Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3
bulan melalui salah satu kaedah spt
berikut:
-rincih
-bakar
-jual kpd sykt kitar semula

Menyaksikan proses pelupusan dan
mengambil gambar bukti serta dapatkan
resit daripada sykt kita semula (jika
memilih kaedah kitar semula)

Duit hasil jualan kertas/fail perlu
dimasukkan ke akaun terimaan universiti
(berurusan di kaunter hasil Pej. Bendahari)
dan dapatkan resit UMT

Mengisi borang penentusahan pelupusan
(Arkib 12/08) dan lampirkan bersama-
sama resit RD papers beserta surat serahan
dan hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ

Hantar Borang Penentusahan (Arkib 12/08)
ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan

Perekodan

Aktiviti 11: Menguruskan kunci Pejabat Bendahari:- Menyelaras pelantikan
Pegawai Pemegang Kunci Pejabat Bendahari (1 kali setahun)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
1. BENDAHARI/ Arahan ADA DAN PUNCA
TB/PPK HUBUNGAN/
KUASA
2. PTPO Membuat semakan DIRUJUK
 Manual Kualiti
3. PTPO Membuat surat lantikan PPK dan SOA:
PPK DOKUMEN MS
4. BEND Tandatangan ketua PTj PPK ISO/IEC
PTPO 27001:2013
5. PO Membuat edaran PPK SISTEM
PENGURUSAN
6. PTPO Perekodan KESELAMATA
N MAKLUMAT
(ISMS)

 Arahan
Keselamatan

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab
MULA Arahan
BEND/TB Membuat semakan
PTPO Membuat surat lantikan
PTPO Tandatangan ketua PTj
BEND

tidak

lulus?
PO Membuat edaran

PTPO Perekodan
TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Arahan

2. Membuat semakan
3. Membuat surat lantikan
4. Tandatangan ketua PTj
5. Membuat edaran
6. Perekodan

Aktiviti 12: Menguruskan kunci Pejabat Bendahari:- Menukar kunci pendua di
Bahagian Keselamatan (1 kali setiap 6 bulan)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
1. BENDAHARI/ Arahan ADA DAN PUNCA
TB/PPK HUBUNGAN/
KUASA
2. PPK Menyediakan surat serahan & DIRUJUK
borang akuan penerimaan  Manual Kualiti
PPK dan SOA:
3. PPK Menyerahkan salinan pendua (set DOKUMEN MS
A) Bilik Kebal & peti besi kpd Bah. PPK ISO/IEC
Keselamatan 27001:2013
PPK SISTEM
4. PPK Mengambil kunci pendua (set B) PENGURUSAN
dlm simpanan Bah. Keselamatan PTPO KESELAMATA
utk digunakan di Pej. Bend PPK N MAKLUMAT
(ISMS)
5. PPK Menyemak set kunci yang diterima
 Arahan
6. Bah. Mendapatkan T.T Pengawal Keselamatan
Keselamatan Keselamatan bertugas pd. Borang
akuan serahan

7. PPK & PTPO Perekodan

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab

MULA

BEND/TB Arahan
PPK
PPK tidak Menyediakan surat serahan &
PPK borang perakuan
PPK Menyerahkan salinan kunci
pendua simpanan Pej. Bend
Bah. Mengambil salinan kunci pendua
Keselamatan simpanan Bah. Keselamatan
Menyemak set kunci tersebut
PPK & PTPO
lengkap?
T.T Pengawal Keselamatan
bertugas pd borang akuan

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak BIL. TINDAKAN TANDA (/)
BIL.
1. Arahan

2. Menyediakan surat serahan &
borang akuan penerimaan

3. Menyerahkan salinan pendua (set
A) Bilik Kebal & peti besi kpd Bah.
Keselamatan

4. Mengambil kunci pendua (set B)
dlm simpanan Bah. Keselamatan
utk digunakan di Pej. Bend

5. Menyemak set kunci yang diterima

6. Mendapatkan T.T Pengawal
Keselamatan bertugas pd. Borang
akuan serahan

7. Perekodan

Aktiviti 13: Menguruskan LESTARI/Program/Majlis

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
JAWAB PERATURAN
ADA DAN PUNCA
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk HUBUNGAN/
TB mengadakan KUASA
LESTARI/Program/Majlis DIRUJUK
 SENARAI
2. PPK Mendapatkan tarikh Ketua PPK/ S/U TUGAS
PTj/Timbalan
S/U
3. PPK Menghantar emel makluman
kepada warga PTPO

4. PPK Menguruskan pengisian dan PTPO / AJK / PO
penganjuran program
PTPO / AJK / PO
5. PPK/PTPO/ Persiapan tempat
PTPO / AJK / PO
PO

6. PPK Majlis berlangsung

Carta Alir MULA

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
BEND/TB Arahan
PPK
PPK Mendapatkan tarikh Ketua
PTj/Timbalan

Pelantikan AJK jika ada keperluan

PPK Menghantar emel makluman/surat
AJK/PO/PTPO kepada warga
AJK/PO/PTPO Persiapan tempat

Majlis berlangsung

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mendapatkan tarikh Ketua PTj/Timbalan

2. Menghantar emel makluman kepada warga

3. Persiapan tempat

4. Majlis berlangsung

Aktiviti 14: Menguruskan pengeposan surat/dokumen keluar (Pos Berdaftar/Pos
Biasa)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. PPK Arahan 

2. PO 1 Semak dokumen yang hendak PTPO  PEKELILING
PERKHIDMA
dipos dan kenalpasti cara TAN
BILANGAN
pengeposan yang perlu. 5 TAHUN
2007
3. PO 1 Rekod maklumat dokumen dan PTPO PANDUAN
PENGURUS
dapatkan bar kod pos (sekiranya AN
PEJABAT
perlu).

4. PO 1 Pastikan dokumen dihantar ke PTPO

Pejabat Pos pada hari yang

sama/dalam kadar segera.

5. PO 1 Timbang dokumen yang dipos dan PTPO

dapatkan jumlah setem yang

terlibat.

6. PO 1 Buat tuntutan wang setem dalam PTPO

kadar segera dan serahkan bar kod

kepada pegawai berkenaan untuk

difailkan.

Carta Alir

MULA Tempoh Masa

Tanggungjawab Proses Tugas
Arahan
BEND/TB/PPK

PO 1 Semak dokumen yang hendak dipos dan
kenalpasti cara pengeposan yang perlu.
PO 1
PO 1 Rekod maklumat dokumen dan dapatkan
PO 1 bar kod pos (sekiranya perlu).
PO 1
PTPO 1 Pastikan dokumen dihantar ke Pejabat
Pos pada hari yang sama/dalam kadar
segera.

Timbang dokumen yang dipos dan
dapatkan jumlah setem yang terlibat.

Buat tuntutan wang setem dalam kadar
segera dan serahkan bar kod kepada
pegawai berkenaan untuk difailkan.

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Semak dokumen yang hendak dipos dan
kenalpasti cara pengeposan yang perlu.

2. Rekod maklumat dokumen dan dapatkan bar kod
pos (sekiranya perlu).

3. Pastikan dokumen dihantar ke Pejabat Pos pada
hari yang sama/dalam kadar segera.

4. Timbang dokumen yang dipos dan dapatkan
jumlah setem yang terlibat.

5. Buat tuntutan wang setem dalam kadar segera
dan serahkan bar kod kepada pegawai berkenaan
untuk difailkan.

Aktiviti 15: Menguruskan pembayaran bil agensi dan lain-lain urusan

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. PPK Arahan  PEKELILING
PERKHIDMA
2. PO 1 Dapatkan pemandu dengan segera PTPO/SU/Peman TAN

setelah mendapat arahan/dokumen du PPH BILANGAN

yang hendak dibawa. 5 TAHUN

3. PO 1 Bagi dokumen kewangan ke bank, PTPO/Seksyen 2007
dapatkan tandatangan pihak bank Akaun PANDUAN
PENGURUS
pada dokumen berkenaan AN

4. PO 1 Bagi pembayaran bil utiliti, PTPO/PTQ PEJABAT

dapatkan resit pembayaran untuk

difailkan.

5. PO 1 Pastikan urusan diselesaikan dalam

kadar segera.

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TB/PPK

PO 1 Dapatkan pemandu dengan segera
PO 1 setelah mendapat arahan/dokumen yang
PO 1 hendak dibawa.
PO 1
Bagi dokumen kewangan ke bank,
dapatkan tandatangan pihak bank pada
dokumen berkenaan

Bagi pembayaran bil utiliti, dapatkan
resit pembayaran untuk difailkan.

Pastikan urusan diselesaikan dalam
kadar segera.

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Dapatkan pemandu dengan segera setelah
mendapat arahan/dokumen yang hendak dibawa.

2. Bagi dokumen kewangan ke bank, dapatkan
tandatangan pihak bank pada dokumen
berkenaan

3. Bagi pembayaran bil utility, dapatkan resit
pembayaran untuk difailkan.

4. Pastikan urusan diselesaikan dalam kadar segera.

Aktiviti 16: Menguruskan terimaan dokumen masuk (dalaman UMT)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. PPK Arahan
 PEKELILING
2. PO 2 Surat dalaman UMT diambil dua S/U / PTPO PERKHIDMA
TAN
kali sehari iaitu pagi dan petang BILANGAN
5 TAHUN
dari Pigeon Hole Pejabat Pendaftar 2007
PANDUAN
3. PO 2 Kenalpasti surat/dokumen yang S/U / PTPO PENGURUS
AN
diterima dan direkod dalam format PEJABAT

excell

4. PO 2 Agihan kepada staf yang berkaitan Staf yang

berkaitan

5. PO 2 Sekiranya cek, rekodkan di dalam Kaunter hasil

rekod terimaan cek dan diserahkan Pejabat

kepada Kaunter Terimaan. Bendahari

6. PO 2 Bagi cek UMT yang dipulangkan, Seksyen

serahkan segera kepada Penolong Pembayaran

Akauntan Seksyen Pembayaran.

7. PO 2 Bagi surat kepada S/U

Bendahari/Timbalan Bendahari,

serahkan kepada Setiausaha

masing-masing untuk diambil

tindakan.

Carta Alir

Tanggungjawab MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Arahan
BEND/TB/PPK

PO 2 Surat dalaman UMT diambil dua kali
sehari iaitu pagi dan petang dari Pigeon
PO 2 Hole Pejabat Pendaftar
PO 2
PO 2 Kenalpasti surat/dokumen yang diterima
PO 2 dan rekod dalam excell
PO 2
Agihan kpd staf berkaitan

Sekiranya cek, rekodkan di dalam rekod
terimaan cek dan diserahkan kepada
Kaunter Terimaan.

Bagi cek UMT yang dipulangkan,
serahkan segera kepada Penolong
Akauntan Seksyen Akaun.

Bagi surat kepada Bendahari/Timbalan
Bendahari, serahkan kepada Setiausaha
masing-masing untuk diambil tindakan.

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Surat dalaman UMT diambil dua kali sehari iaitu
pagi dan petang dari Pigeon Hole Pejabat

Pendaftar

2. Kenalpasti surat/dokumen yang diterima dan buat
agihan kepada pegawai berkenaan.

3. Sekiranya cek, rekodkan di dalam rekod terimaan
cek dan diserahkan kepada Kaunter Terimaan.

4. Bagi cek UMT yang dipulangkan, serahkan segera
kepada Penolong Akauntan Seksyen Pembayaran.

5. Bagi surat kepada Bendahari/Timbalan Bendahari,
serahkan kepada Setiausaha masing-masing
untuk diambil tindakan.

Aktiviti 17: Menguruskan dokumen keluar (edaran dalaman UMT)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
 PEKELILING
1. PPK Arahan PERKHIDMA
TAN
2. PO 1 Pastikan surat keluar dihantar ke Pemilik surat BILANGAN
5 TAHUN
Pigeon Hole Pejabat Pendaftar dua 2007
PANDUAN
kali sehari iaitu pagi dan petang. PENGURUS
AN
3. PO 1 Bagi dokumen berstatus “SEGERA” Pemilik surat PEJABAT

terus dihantar kepada pegawai/PTJ

berkenaan.

4. PO 1 Dapatkan pengesahan pegawai Penerima surat

penerima

5. PO 1 Rekod maklumat ke dalam sistem. PTPO

6. PTPO 1 Failkan Sijil Cuti Sakit/Penyata Cuti PO
Bersalin yang diterima di dalam fail
cuti staf berkenaan.

Carta Alir

MULA

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
BEND/TB/PPK Arahan

PO 1 Pastikan surat keluar dihantar ke Pigeon
Hole Pejabat Pendaftar dua kali sehari
PO 1 iaitu pagi dan petang.
PO 1
PO 1 Bagi dokumen berstatus “SEGERA” terus
dihantar kepada pegawai/PTJ berkenaan.

Dapatkan pengesahan penerima

Rekod maklumat ke dalam sistem.

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Pastikan surat keluar dihantar ke Pigeon Hole
Pejabat Pendaftar dua kali sehari iaitu pagi dan
petang.

2. Bagi dokumen berstatus “SEGERA” terus dihantar
kepada pegawai/PTJ berkenaan.

3. Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan.

4. Rekod maklumat ke dalam sistem.

5. Failkan Sijil Cuti Sakit/Penyata Cuti Bersalin yang
diterima di dalam fail cuti staf berkenaan.

Aktiviti 18: Menguruskan pemfailan resit

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
JAWAB PERATURAN
ADA DAN PUNCA
1. PPK Arahan HUBUNGAN/
KUASA
2. PO Semak resit yang diterima baik DIRUJUK
melalui pos atau serahan oleh  PEKELILING
pembekal. Ajen courier PERKHIDMA
TAN
3. PO Failkan dan labelkan fail PTPO/penerima BILANGAN
berkenaan. surat 5 TAHUN
2007
PANDUAN
PENGURUS
AN
PEJABAT

Carta Alir

MULA

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
Arahan
BEND/TB/PPK

PO 1 Semak resit yang diterima

PO 1 Fail dan labelkan fail tersebut

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Semak resit yang diterima baik melalui pos atau
serahan oleh pembekal.

2. Failkan dan labelkan fail berkenaan.

Aktiviti 19: Menguruskan perkhidmatan salinan dokumen (aktiviti fotostat)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. PPK Arahan  PEKELILING
PERKHIDMA
2. PO Semak dokumen yang hendak PTPO TAN
difotostat. BILANGAN

3. PO Kenalpasti jumlah yang perlu Pemilik surat 5 TAHUN
difotostat dan kenalpasti cara 2007
cetakan PANDUAN
PENGURUS
AN
4. PO Semak dokumen yang telah PTPO PEJABAT

difotostat, bagi dokumen yang

rosak, fotostat semula.

5. PO Serah kepada pegawai dan buat PT

agihan sepertimana yang

diarahkan.

Carta Alir

MULA

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
Arahan
BEND/TB/PPK

PO Semak dokumen yang hendak difotostat

PO Kenalpasti jumlah yang perlu difotostat
PO Agihan
PTPO Perekodan
TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Semak dokumen yang hendak difotostat.

2. Kenalpasti jumlah yang perlu difotostat dan
kenalpasti cara cetakan

3. Semak dokumen yang telah difotostat, bagi
dokumen yang rosak, fotostat semula.

4. Serah kepada pegawai dan buat agaihan
sepertimana yang diarahkan.

Aktiviti 20: Menguruskan bilik mesyuarat/bilik perbincangan/pantri

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
 PEKELILING
1. PPK Arahan PERKHIDMA
TAN
2. S/U Semak jadual pengunaan Bilik PTPO BILANGAN
Mesyuarat/Bilik Perbincangan. 5 TAHUN
2007
3. S/U Pastikan keadaan bilik bersih dan PO PANDUAN
kemas sebelum/selepas digunakan. PENGURUS
AN
4. S/U Sediakan label mesyuarat selaras PO PEJABAT
dengan tempahan penggunaan.

5. PPK kelulusan Pegawai Tadbir bagi S/U
permohonan penggunaan daripada
pihak luar.

Carta Alir MULA
Tanggungjawab
Proses Tugas Tempoh Masa
Arahan
BEND/TB/PPK

S/U Semak jadual penggunaan bilik
S/U Pastikan keadaan bilik bersih dan kemas

dan lengkap dengan kit makanan/pen
S/U Sediakan label mesyuarat

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Semak jadual pengunaan Bilik Mesyuarat/Bilik
Perbincangan.

2. Pastikan keadaan bilik bersih dan kemas
sebelum/selepas digunakan.

Pastikan kit bilik mesyuarat disediakan (makanan
minuman/ pen)

3. Sediakan label mesyuarat selaras dengan
tempahan penggunaan.

4. Dapatkan kelulusan Pegawai Tadbir bagi
permohonan penggunaan daripada pihak luar.

Aktiviti 21: Menguruskan perkhidmatan pelanggan (telefon/kaunter/pejabat am)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. PPK Arahan  PEKELILING
KEMAJUAN
2. PO Pastikan pelanggan yang berurusan Petugas kaunter PENTADBIR
dibantu dengan segera dan
AN AWAM
sebaiknya. BIL.1 2008

3. PO Rujuk pegawai berkenaan Pegawai terlibat

berdasarkan urusan yang terlibat.

4. PO Cuba memberi bantuan sebaik PPK
mungkin.

Carta Alir

MULA

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa
Arahan
BEND/TB/PPK

PO Pastikan pelanggan yang berurusan
dibantu dgn kadar segera

PO Rujuk pegawai berkenaan berdasarkan
jenis urusan yang terlibat

S/U TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Pastikan pelanggan yang berurusan dibantu
dengan segera dan sebaiknya.

2. Rujuk pegawai berkenaan berdasarkan urusan
yang terlibat.

3. Cuba memberi bantuan sebaik mungkin.

Aktiviti 22: Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses pengauditan

Proses Kerja PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
BIL. TANGGUNG LAIN YANG UNDANG,
JAWAB PERATURAN
ADA DAN PUNCA
1. BEND/TB Arahan HUBUNGAN/
2. PO 1 & 2 Mendapatkan senarai baucar yang KUASA
DIRUJUK
diperlukan  SURAT
3. PO 1 & 2 Pencarian baucar Seksyen Akaun PEKELILING
AKAUNTAN
4. PO 1 & 2 Menyerahkan baucar kpd PIC Sek. NEGARA BIL.
berkaitan Pembayaran 17 TAHUN
Seksyen Akaun 2014-
5. PO 1 & 2 Pengauditan berlangsung TATACARA
Seksyen Akaun PERAKAUNA
N BAYARAN

6. PO 1 & 2 Menyimpan balik baucar ke tempat Seksyen Akaun
penyimpanan asal

7. PO 1 & 2 Perekodan Seksyen Akaun

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TB Mendapatkan senarai baucar yg.
PO 1 & 2 diperlukan drp. Sek. Akaun
PO 1 & 2
PO 1 & 2 Pencarian baucar
Sek. Akaun
PO 1 & 2 Menyerahkan baucar kpd PIC yg berkaitan
PO 1 & 2 Pengauditan berlangsung

Menyimpan balik baucar ke
tempat asal

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Arahan
2. Mendapatkan senarai baucar yang Seksyen Akaun
diperlukan
3. Pencarian baucar Sek.
Pembayaran
4. Menyerahkan baucar kpd PIC Seksyen Akaun
berkaitan
Seksyen Akaun
5. Pengauditan berlangsung Seksyen Akaun

6. Menyimpan balik baucar ke tempat Seksyen Akaun
penyimpanan asal

7. Perekodan

Aktiviti 23: Menguruskan input maklumat baucar ke dalam sistem sehingga
selesai pemfailan

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
JAWAB YANG ADA PERATURAN DAN
1. Arahan
2. BEND/TB Menerima dokumen baucar yang HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
PTPO 2 lengkap DIRUJUK
3.  SURAT PEKELILING
4. PO 2 Mencatat no. EFT pd setiap baucar Sek. Akaun AKAUNTAN
PTPO 2 Merekod maklumat baucar ke dalam NEGARA MALAYSIA
sistem Sek. Akaun BILANGAN 7
http://ecek.umt.edu.my/cek_admin.php PO 1 & 2 TAHUN 2018
TATACARA
PENGURUSAN
BAYARAN

5. PTPO 2 Mengecop tarikh selesai merekod PTPO

(selesai key in) baucar pada setiap

batch baucar

6. PO 1 & 2 Menebuk cop JELAS pd. baucar Sek. Akaun

7. PO 1 & 2 Susun baucar mengikut bilangan dan

turutan nombor baucar

8. PO 1 & 2 Baucar difailkan mengikut batch

(susunan bilangan)

9. PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan untuk menyimpan PPK
PPK
fail

14. PO 1 & 2 Fail yang telah matang, perlu diambil

tindakan untuk dihantar ke Arkib

15. PTPO 2 & PO Perekodan

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab
Arahan
BEND/TB
PTPO 2 Menerima dokumen baucar yang
lengkap bersama senarai
PO 2 baucar/EFT.
PTPO 2
PTPO 2 Mencatat no. EFT pd setiap baucar
PO 1 & 2
PO 1 & 2 Merekod maklumat baucar ke dalam sistem
PO 1 & 2 http://ecek.umt.edu.my/cek_admin.php

Mengecop tarikh selesai
merekod baucar di senarai
baucar/EFT.

Menebuk Cop JELAS pd baucar dgn
menggunakan mesin

Pemfailan
Susun baucar mengikut bilangan &
turutan batch

Baucar difailkan mengikut batch (susunan
bilangan)

i

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

i

PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan untuk menyimpan fail
PO 1 & 2
Fail yang telah matang, perlu diambil
PO 2 & PTPO 2 tindakan untuk dihantar ke Arkib

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1.
Arahan
2.
Menerima dokumen baucar yang lengkap

3. Mencatat no. EFT pd setiap baucar

4. Merekod maklumat baucar ke dalam sistem
http://ecek.umt.edu.my/cek_admin.php

5. Mengecop tarikh selesai merekod (selesai
key in) baucar pada setiap batch baucar

6. Menebuk cop JELAS pd. baucar
7. Susun baucar mengikut bilangan dan

turutan nombor baucar
8. Baucar difailkan mengikut batch (susunan

bilangan)
9. Kenalpasti ruangan untuk menyimpan fail

10. Fail yang telah matang, perlu diambil
tindakan untuk dihantar ke Arkib

11. Perekodan
12. Arahan
13. Menerima dokumen baucar yang lengkap
14. Mencatat no. EFT pd setiap baucar
15. Merekod maklumat baucar ke dalam sistem

http://ecek.umt.edu.my/cek_admin.php

Aktiviti 24: Menguruskan pengagihan cek untuk tandatangan pegawai sehingga
selesai pemfailan

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Arahan PERATURAN DAN
2. BEND/TB Menerima cek daripada Sek. Akaun ADA PUNCA KUASA
3. PTPO 2 Menyediakan slip agihan bg setiap HUBUNGAN/
PTPO 2 baton cek yg akan di T.T oleh Peg.  SURAT
4. Kewangan DIRUJUK PEKELILING
5. PTPO 2 Mendapatkan T.T Peg. Kewangan AKAUNTAN
PTPO 2 yg diberikan kuasa PO 1 & 2 NEGARA
Merekod maklumat cek ke dlm Peg. Kewangan MALAYSIA
sistem (pilih modul CEK: BILANGAN 7
http://ecek.umt.edu.my/cek_admin Peg. Kewangan TAHUN 2018
.php TATACARA
Sek. PENGURUSAN
Pembayaran BAYARAN

6. PO 1 & 2 Asingkan cek mengikut kategori PTj
terimaan dan pastikan cek yang Unit Kew. Staf
perlu dipos, dipos segera spt

berikut:

 PWR: emel makluman kpd PIC

di PTj

 Pinjaman: serahkan kpd Unit

Kew. Staf

 Agensi luar/ org perseorangan:

pos

7. PO 1 & 2 Menebuk cop JELAS pd baucar

8. PO 1 & 2 Perlerai dokumen baucar/ cek dan
kepilkan mengikut kategori iaitu
salinan penerima, salinan asal &
salinan jabatan

9. PO 1 & 2 Baucar diasingkan dan difailkan
mengikut kategori

10. PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan untuk simpan
baucar

11. PTPO 2 Perekodan

Carta Alir MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab Arahan

BEND/TB Menyediakan slip agihan
PTPO 2
PTPO 2 Dapatkan T.T tandatangan
Peg. mencukupi sebelum cek
diserahkan kepada pelanggan
Kewangan T.T pegawai yg. diberi kuasa pegawai.
PTPO 2
PO 1 & 2 Rekod maklumat terimaan cek di slip agihan bagi cek yang
PO 1 & 2 telah siap ditandatangan ke dlm sistem (pilih modul CEK:
PO 1 & 2 http://ecek.umt.edu.my/cek_admin.php
PO 1 & 2 .
PTPO 2 Asingkan cek & pastikan mengambil
tindakan mengikut kategori terimaan

Menebuk cop JELAS

Perlerai dokumen baucar/cek &
kepilkan mengikut kategori

Kenalpasti ruangan utk simpanan
baucar

Perekodan

TAMAT

Senarai Semak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Arahan
2.
Menerima cek yang telah siap di tebuk cop
3. JELAS bersama slip agihan untuk setiap
dokumen
4.
5. Dapatkan T.T tandatangan mencukupi
6. sebelum cek diserahkan kepada pelanggan.
7. Jika tidak, dapatkan semula tandatangan
pegawai
T.T pegawai yg. diberi kuasa

Rekod maklumat terimaan cek di slip agihan
bagi cek yang telah siap ditandatangan.
Asingkan cek mengikut kategori terimaan dan
pastikan cek yang perlu dipos, dipos segera.
Perekodan

Aktiviti 25: Menguruskan perolehan peringkat jabatan (pembelian terus)

Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
1. BEND Arahan ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
2. PPK Merancang pembelian tahunan PTJ  PEKELILING
vot 110 dan tabung amanah 66924 DIRUJUK BENDAHARI BIL. 3
TAHUN 2010
3. PTPO Mendapatkan 3 sebutharga TB/BEND - PENGELUARAN
PESANAN BELIAN
4. PTPO Menyediakan input kajian pasaran Staf (P.O.) BAGI
berkaitan/PPK PENGINAPAN
5. PTPO Menyediakan pesanan belian (R/O) UNTUK
Staf PERJALANAN
di sistem MyOrder berkaitan/PPK PEGAWAI SECARA
INDIVIDU
6. PPK Menyokong pesanan belian (R/O) PPK

7. TB/BEND Mengesah dan menyemak PTPO
PPK/PTPO

penyediaan pesanan belian (R/O)

8. PTPO Menilai prestasi pembekal Staf berkaitan  PEKELILING
PTPO BENDAHARI BIL. 5
9. PPK Mengesah prestasi penilaian TAHUN 2013
pembekal PPK -
PENGUATKUASAAN
10. PTQ Menyediakan laporan BTD dan PTQ PEMBELIAN
MENGGUNAKAN
rekod perbelanjaan (sukuan) PESANAN BELIAN

11. PPK Menyemak dan mengesahkan
laporan kewangan
*BTD dan rekod perbelanjaan
(sukuan)

12. PTPO/PTQ Perekodan PTPO

Carta Alir Proses Tugas Tempoh Masa
Tanggungjawab

MULA

TB/BEND Arahan
PPK
Merancang pembelian tahunan PTJ
PTPO 1 vot 110 dan tabung amanah 66924
PTPO 1 Mendapatkan 3 sebutharga

Menyediakan input kajian pasaran

PTPO 1 Penyediaan Pesanan Belian (R/O)

PPK Menyemak dan menyokong
tidak penyediaan Pesanan Belian (R/O)

BEND/TB Setuju?
ya
tidak
Mengesah dan melulus Pesanan
PTPO 1 Belian (R/O)

Setuju?
ya

Mendapatkan R/O yang telah siap
daripada Seksyen Perolehan

i
i

PTPO 1 Menerima perkhidmatan/barang yg
PTPO 1 dibeli drp pembekal

Menilai prestasi pembekal

PPK Mengesah penilaian prestasi
tidak pembekal

Seks. Setuju?
Pembayaran
ya
Proses pembayaran di Sek.
Pembayaran Pej. Bend.

PTQ Menyediakan laporan BTD dan
PPK rekod perbelanjaan (sukuan)
PTPO 1
Menyemak dan mengesahkan laporan
kewangan

*BTD dan rekod perbelanjaan sukuan)

Perekodan

TAMAT