คู่มือการทำลายเอกสาร

ค่มู ือการจัดท�ำ ตารางกำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร
หน่วยงานของรฐั

กรมศลิ ปากร จัดพิมพ์
พุทธศกั ราช ๒๕๕๘

คู่มอื การจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสารหน่วยงานของรัฐ

กรมศลิ ปากร จดั พิมพ์คร้ังทส่ี อง พทุ ธศกั ราช ๒๕๕๘
จำ� นวน ๒๐,๐๐๐ เลม่
ISBN 978-616-283-170-6

ท่ปี รกึ ษา นายบวรเวท รงุ่ รจุ ี อธบิ ดีกรมศลิ ปากร
นายพีรพน พสิ ณุพงศ์ รองอธิบดีกรมศิลปากร
นางสาวนยั นา แย้มสาขา ผู้อำ� นวยการสำ� นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
นางสาวพมิ พ์พรรณ ไพบลู ยห์ วงั เจริญ ผทู้ รงคณุ วฒุ ิด้านนกั อกั ษรศาสตร์
นางสาวสวนยี ์ วิเศษสินธุ ์ นักจดหมายเหตอุ สิ ระ
นางสาวจิราภรณ์ ศริ ธิ ร ผูช้ �ำนาญการอาวโุ ส
(หอสมดุ และจดหมายเหต)ุ
หอสมุดและจดหมายเหตุ
ธนาคารแหง่ ประเทศไทย

บรรณาธิการ นางจุฑาทิพย์ องั ศสุ งิ ห์ นักจดหมายเหตุ ระดับชำ� นาญการพเิ ศษ

ผู้เรียบเรียง นางจุฑาทิพย์ อังศสุ งิ ห์ นัดจดหมายเหตุ ระดบั ช�ำนาญการพเิ ศษ
นางสาวนภวรรณ ศรีจันทรนิตย ์ นกั จดหมายเหตุ ระดบั ช�ำนาญการ

คณะผจู้ ดั ท�ำ นางจุฑาทิพย์ อังศสุ งิ ห ์ นัดจดหมายเหตุ ระดับชำ� นาญการพิเศษ
นางสาวนภวรรณ ศรจี นั ทรนิตย์ นักจดหมายเหตุ ระดบั ช�ำนาญการ
นางสาวพรภัทรา สารประสพ นกั จดหมายเหตุ ระดับปฏบิ ัติการ
นางสาวเสาวลกั ษณ์ กล่นิ หอมหวล เจา้ พนกั งานจดหมายเหตุ ระดับช�ำนาญงาน
นางสาวลาวัณย์ ม่วงศร ี นกั จดหมายเหตุ
นางสาวเสาวลักษณ์ วาสพกานต์ นกั จดหมายเหตุ

ศิลปกรรม นายธนากร ก�ำทรัพย์

ภาพประกอบ สำ� นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ

พิมพ์ที ่ โรงพมิ พ์ สกสค. ลาดพร้าว ๒๒๔๙ ถนนลาดพรา้ ว แขวงสะพานสอง เขตวังทองหลาง
กรงุ เทพฯ ๑๐๓๑๐ โทรศัพท์ ๐๒-๕๓๘-๓๐๒๙-๓๓

ค�ำน�ำ

การจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพมีความส�ำคัญเป็นอย่างยิ่งในด้านการบริหารงานการจัดการ
องค์กร การวางระบบงาน และการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ หน่วยงานของรัฐจ�ำเป็นจะต้องวางระบบ
การจัดการเอกสารที่มีมาตรฐานต้ังแต่การจัดท�ำ การเรียกใช้ การจัดเก็บ การดูแลรักษา การท�ำลาย ตลอดจน
การส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ให้แก่ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติเพื่อพิจารณาประเมินคุณค่าคัดเลือกเป็น
เอกสารจดหมายเหตุ
รัฐบาลตระหนักถึงความส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุอันเป็นข้อมูลที่แสดงและอธิบายถึงข้อเท็จจริง
รวมทั้งความเป็นมาทเี่ กิดขึ้นในอดีต จึงให้มีกฎหมายว่าดว้ ยงานจดหมายเหตุแหง่ ชาติ โดยก�ำหนดให้หน่วยงาน
ของรฐั มรี ะบบการเกบ็ รกั ษา อนรุ กั ษ์ และการคมุ้ ครองเอกสารจดหมายเหตุ ตลอดจนใหม้ หี อจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
เพอื่ เปน็ สถานทเี่ กบ็ รกั ษา อนรุ กั ษ์ และใหบ้ รกิ ารแกป่ ระชาชนในการศึกษา คน้ คว้า หรือวจิ ยั เอกสารจดหมายเหตุ
พระราชบญั ญตั จิ ดหมายเหตแุ ห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๕๖ มาตรา ๗ วรรคสอง ก�ำหนดให้หนว่ ยงานของรัฐ
จดั ทำ� รายการหรอื ตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารราชการตามหลกั เกณฑ์ และวธิ กี ารทอี่ ธบิ ดกี รมศลิ ปากรกำ� หนด
กรมศลิ ปากร สำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ จงึ ไดจ้ ดั ทำ� คมู่ อื การจดั ทำ� ตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารหนว่ ยงาน
ของรัฐขึ้นเพ่ือใช้เป็นคู่มือในการด�ำเนินการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของหน่วยงาน ส�ำหรับให้
เจา้ หนา้ ทผ่ี รู้ บั ผิดชอบการจัดเก็บเอกสารหน่วยงานของรฐั ใชเ้ ป็นแนวทางในการด�ำเนินงานตอ่ ไป
กรมศิลปากร โดยส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้จัดพิมพ์คู่มือการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุ
การเก็บเอกสารหนว่ ยงานของรฐั ไปครงั้ หนง่ึ แลว้ เมอ่ื พทุ ธศกั ราช ๒๕๕๗ แตย่ งั ไมเ่ พยี งพอกบั ความต้องการของ
หน่วยงานของรัฐ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจึงเห็นสมควรจัดพิมพ์ซ�้ำอีกเป็นครั้งท่ี ๒ เพื่อเป็นการเผยแพร่
และประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงานของรัฐใช้เป็นประโยชน์ต่อการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
หน่วยงานของรัฐได้อย่างถูกต้องและเป็นแนวทางเดียวกันทุกหน่วยงาน เพื่อให้การบริหารเอกสารหน่วยงาน
ของรัฐมีประสิทธิภาพย่ิงขึ้น เป็นการพิทักษ์เอกสารจดหมายเหตุซ่ึงเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ให้คงอยู่
และแสดงพัฒนาการอย่างต่อเน่ืองของหน่วยงานให้ด�ำรงอยู่อย่างครบถ้วน สมบูรณ์ และเป็นแหล่งความรู้
ทีม่ ีคุณคา่ ของชาตสิ ืบไป



(นายบวรเวท รงุ่ รจุ )ี
อธิบดกี รมศลิ ปากร



สารบญั หนา้

๑
๑
คำ�น�ำ ๓
๓
สารบญั ๕
๙
สารบัญภาพประกอบ ๑๐
๑๒
บทนำ� ๑๒
๑๔
บทท่ี ๑ หลักการและแนวคดิ เรื่องการจัดการเอกสารขององคก์ ร ๑๔
ความหมายของเอกสาร ๑๕
ความสำ�คัญของเอกสาร ๒๑
ประเภทของเอกสาร ๒๑
การออกแบบระบบการจดั การเอกสารขององค์กร ๕๘
บทที่ ๒ การจดั การเอกสารขององค์กร ๖๓
ระบบการจัดการเอกสารครบวงจร ๖๓
ความสำ�คัญของระบบการจัดการเอกสาร ๖๕
แนวทางการดำ�เนนิ งานระบบการจดั การเอกสาร
๑. นโยบายการจดั การเอกสาร
๒. ผูร้ บั ผิดชอบ
๓. การจดั การเอกสารระหว่างการใช้งาน
๔. การจดั การเอกสารกึ่งการใชง้ าน
๕. การจดั การเอกสารพ้นการใช้งาน
๖. การดำ�เนินการศูนยเ์ กบ็ เอกสาร
๗. การจดั การเอกสารท่ีสำ�คญั ท่สี ดุ
๘. การอบรมและให้ความรู้ดา้ นการจดั การเอกสาร
๙. ระเบียบ คู่มอื การปฏบิ ตั งิ านเอกสาร

หน้า

บทที่ ๓ การจัดท�ำ ตารางกำ�หนดอายุการเกบ็ เอกสารขององค์กร ๖๗
ความหมายและความสำ�คัญของตารางกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสาร ๖๗
ผู้รบั ผดิ ชอบในการประเมินคุณค่าเอกสารและกำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร ๖๘
๑. องคป์ ระกอบคณะกรรมการพิจารณาประเมนิ คุณคา่ ๖๘
และกำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร ๖๙
๒. อำ�นาจหนา้ ทีค่ ณะกรรมการพจิ ารณาประเมนิ คุณคา่ ๗๐
และกำ�หนดอายุการเกบ็ เอกสาร ๗๑
ขน้ั ตอนการจดั ทำ�ตารางกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสารและหมวดหมจู่ ดั เกบ็ เอกสาร ๗๓
๑. การศึกษา วเิ คราะห์ภารกจิ ขององคก์ ร ๘๒
๒. การสำ�รวจเอกสารและข้อมลู ๘๕
๓. การจัดทำ�หมวดหมู่จดั เก็บเอกสาร ๘๙
๔. การประเมินคุณค่าเอกสารและกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสาร ๙๓
๕. การจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กร ๙๓
๖. การนำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารออกใชป้ ฏบิ ตั ิ
๗. การทบทวนปรับปรุงตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร

บรรณานกุ รม ๙๔

ภาคผนวก ก ๙๕
๑. ตารางกำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารของสำ�นกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาต ิ ๙๗
๒. คำ�ชแ้ี จงการใชต้ ารางกำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารของสำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาต ิ ๙๘

ภาคผนวก ข ๑๕๙

คมู่ อื กำ�หนดอายุเอกสารการเคหะแหง่ ชาติ ๑๖๑

สารบญั ภาพประกอบ หน้า
๓
๖
ภาพประกอบที่ ๑ องค์ประกอบของเอกสาร ๙
ภาพประกอบที่ ๒ การออกแบบระบบการจัดการเอกสารขององค์กร ๑๑
ภาพประกอบที่ ๓ การดำ�เนินงานระบบการจดั การเอกสารทเ่ี ปน็ มาตรฐาน ๑๗
ภาพประกอบท่ี ๔ กระบวนการจัดการเอกสารอยา่ งครบวงจร ๑๙
ภาพประกอบที่ ๕ ทะเบียนรายชื่อแฟม้ เอกสารใช้งาน ๒๐
ภาพประกอบที่ ๖ บัตรยืมแฟ้มเอกสารใช้งาน ๔๔
ภาพประกอบที่ ๗ บันทกึ ติดตามแฟ้มเอกสาร ๕๗
ภาพประกอบท่ี ๘ แบบบัญชีหนงั สอื ขอทำ�ลายของสำ�นกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาต ิ ๖๐
ภาพประกอบท่ี ๙ แบบส่งมอบเอกสารให้สำ�นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ ๖๒
ภาพประกอบท่ี ๑๐ แบบบญั ชีฝากหนงั สอื ของสำ�นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ๗๐
ภาพประกอบที่ ๑๑ ตวั อยา่ งแผนผงั ศูนยเ์ กบ็ เอกสารขนาดเล็ก ๗๑
ภาพประกอบท่ี ๑๒ ข้นั ตอนการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารและ ๗๓
หมวดหมูจ่ ดั เก็บเอกสาร ๗๗
ภาพประกอบที่ ๑๓ การวเิ คราะห์ภารกิจเพือ่ กำ�หนดหมวดหมู่และอายุการเกบ็ เอกสาร ๘๐
ภาพประกอบที่ ๑๔ การวเิ คราะห์จำ�แนกภารกิจกลุ่มการเงนิ และงบประมาณ ๘๑
ภาพประกอบที่ ๑๕ ตวั อย่างแบบสำ�รวจเอกสาร ๘๓
ภาพประกอบที่ ๑๖ ตวั อย่างตารางสรุปแบบสำ�รวจเอกสารแบบท่ี ๑ ๘๔
เพ่อื ประมวลและวิเคราะห์ข้อมูลของแบบสำ�รวจเอกสาร ๘๖
ภาพประกอบที่ ๑๗ ตัวอย่างตารางสรุปแบบสำ�รวจเอกสารแบบท่ี ๒ ๘๖
เพ่อื ประมวลและวิเคราะหข์ ้อมลู ของแบบสำ�รวจเอกสารทง้ั หมด ๙๐
ภาพประกอบท่ี ๑๘ แผนผังการออกแบบหมวดหม่จู ดั เกบ็ เอกสาร ๙๑
ภาพประกอบที่ ๑๙ หมวดหมกู่ ารจดั เกบ็ เอกสาร (Records Classification Scheme) ๙๒
ของหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาตปิ ระเทศออสเตรเลีย ๙๓
ภาพประกอบท่ี ๒๐ คณุ คา่ ของเอกสาร
ภาพประกอบที่ ๒๑ คุณคา่ ขั้นต้นของเอกสาร   
ภาพประกอบที่ ๒๒ แผนผงั การออกแบบตารางกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสารขององคก์ ร
ภาพประกอบที่ ๒๓ ตัวอยา่ งตารางกำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร (การบริหารงานทัว่ ไป)
ของสำ�นกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ
ภาพประกอบที่ ๒๔ ตวั อยา่ งตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารการบรหิ ารงานทว่ั ไปของ
THE ARCHIVES AUTHORITY OF NEW SOUTH WALES
ภาพประกอบท่ี ๒๕ ขัน้ ตอนการนำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารออกใชป้ ฏบิ ัติ



บทนำ�

คู่มือการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐเล่มนี้จัดท�ำขึ้นโดยใช้แนวทาง
การด�ำเนินงานตามมาตรฐานสากลที่ใช้การวิเคราะห์ภารกิจและกิจกรรมขององค์กร (Functional analysis)
มาตรฐานการจดั การเอกสาร เชน่ ISO 15489 : Information and documentation - Records Management
DIRKS Methodology รวมทั้งหลักวิชาและแนวคิดทางการจัดการเอกสารท่ีเป็นแบบปฏิบัติที่ดี ตลอดจน
แนวปฏบิ ตั แิ ละแบบแผนทม่ี กี ารกำ� หนดไวใ้ นกฎหมายและระเบยี บขอ้ บงั คบั ของประเทศไทย ไดแ้ ก่ พระราชบญั ญตั ิ
จดหมายเหตุแหง่ ชาติ พ.ศ. ๒๕๕๖ พระราชบัญญัติข้อมลู ข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ระเบยี บสำ� นักนายก
รัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔
คู่มือฉบับนี้จัดท�ำในบริบทขององค์กรทุกระดับ ทุกหน่วยงานสามารถน�ำไปใช้เป็นแนวทาง
ในการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารเพ่ือเป็นเคร่ืองมือในการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพ
สามารถใช้สนบั สนนุ การบรหิ ารงานและการดำ� เนนิ งานขององคก์ รใหม้ ปี ระสทิ ธผิ ล รวมท้ังสามารถจัดเก็บเอกสาร
หลักฐานขององคก์ รไวไ้ ดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง ครบถ้วน และสมบูรณ์
การจัดท�ำคู่มือการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐจะมุ่งเน้นถึง
แนวทางการจดั ทำ� ตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร โดยเรมิ่ จากหลกั การและแนวคดิ ในการวางระบบการจดั การ
เอกสารขององค์กร (A Comprehensive Records Management Program) การจัดการเอกสาร
ขององค์กรท้ังระหว่างการใช้งาน การจัดการเอกสารกึ่งการใช้งาน การจัดการเอกสารพ้นการใช้งาน การจัดท�ำ
หมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร จนถึงการน�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
ออกใชง้ าน



บทที่ ๑

หลกั การและแนวคิดเรอื่ งการจัดการเอกสารขององค์กร

ความหมายของเอกสาร

ค�ำว่า “เอกสาร” ตรงกับภาษาอังกฤษว่า “document” ซ่ึงพจนานุกรมฉบับ New Model
English -Thai Dictionary ESK Edition Complied by So Sethaputra ให้ความหมายไว้ว่า
พยานหลักฐานเอกสาร สนับสนุนด้วยเอกสาร

พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒ อธิบายความหมายไว้ว่า “เอกสาร หมายถึง
หนังสือท่ีเป็นหลักฐาน; (กฎ) กระดาษหรือวัตถุอ่ืนใดซึ่งได้ท�ำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข
ผัง หรอื แผนแบบอยา่ งอ่นื จะเป็นโดยวธิ ีพิมพ์ ถา่ ยภาพ หรอื วิธีอื่นอนั เป็นหลกั ฐานแห่งความหมายนัน้ ”

พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๕๖ “เอกสาร” หมายความว่า กระดาษหรือ
วัตถุท่ีท�ำให้ปรากฏความหมายในรูปแบบอักษร สัญลักษณ์ ภาพ หรือเสียง และให้หมายความรวมถึง
การบนั ทึกบนสือ่ อเิ ลก็ ทรอนกิ สห์ รือสอ่ื อ่ืนใดดว้ ย

พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ มาตรา ๔ ให้ความหมายค�ำว่าข้อมูล
ข่าวสารของราชการไว้ดังน้ี ข้อมูลข่าวสาร หมายความว่า สิ่งท่ีส่ือความหมายให้รู้เร่ืองราวข้อเท็จจริง
ขอ้ มลู หรอื สิง่ ใด ๆ ไม่วา่ การสอ่ื ความหมายน้ันจะทำ� ได้โดยสภาพของส่ิงนั้นเองหรอื โดยผา่ นวธิ กี ารใด ๆ และ
ไม่ว่าจะได้จัดท�ำไว้ในรูปของเอกสาร แฟ้ม รายงาน หนังสือ แผนผัง แผนท่ี ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์ม
การบันทึกภาพหรือเสียง การบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอ่ืนใดท่ีท�ำให้สิ่งท่ีบันทึกไว้ปรากฏได้
และข้อมูลข่าวสารของราชการ หมายความว่า ข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแล
ของหน่วยงานของรัฐ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการด�ำเนินงานของรัฐหรือข้อมูลข่าวสารเก่ียวกับ
เอกชนและพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ๒๕๔๔ มาตรา ๔ ให้นิยาม ข้อมูล
อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า ข้อความท่ีได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการ
ทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เช่นวิธกี ารแลกเปล่ียนขอ้ มูลทางอิเล็กทรอนกิ ส์ จดหมายอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ โทรเลข โทรพมิ พ์
หรอื โทรสาร

ระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ให้ความหมายของ หนังสือ หมายความว่า หนังสือราชการ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 1>

และ หนังสือราชการ คือ เอกสารท่ีเป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ ๑) หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
๒) หนงั สือทีส่ ว่ นราชการมีไปถงึ หน่วยงานอน่ื ใดซ่ึงมใิ ช่สว่ นราชการหรือท่มี ีไปถงึ บุคคลภายนอก ๓) หนังสือ
ที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ ๔) เอกสารท่ีทางราชการ
จดั ทำ� ขนึ้ เพอื่ เปน็ หลกั ฐานในราชการ ๕) เอกสารทท่ี างราชการจดั ทำ� ขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ขอ้ บงั คบั

นอกจากนน้ั ระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ยงั อธบิ ายความหมาย
ของหนังสืออ่ืนว่า “หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดข้ึนเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ีเพ่ือเป็น
หลักฐานในทางราชการซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือ
ของบุคคลภายนอกท่ียื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว
มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะก�ำหนดข้ึนใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมาย
เฉพาะเร่ืองให้ท�ำตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน
และคำ� ร้อง เป็นตน้ ”

ส่วนประมวลกฎหมายอาญา มาตรา ๑ (๗) ได้ให้ความหมายของเอกสาร เอกสารราชการ
และเอกสารสิทธิไว้ดังน้ี เอกสาร หมายความว่า กระดาษหรือวัตถุอ่ืนใดซ่ึงได้ท�ำให้ปรากฏความหมาย
ด้วยตัวอักษรตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่น จะเป็นโดยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอ่ืนอันเป็นหลักฐาน
แห่งความหมายนั้น เอกสารราชการ หมายความว่า เอกสารซ่ึงเจ้าพนักงานได้ท�ำขึ้นหรือรับรองในหน้าท่ี
และให้หมายความรวมถึงส�ำเนาเอกสารนั้น ๆ ที่เจ้าพนักงานได้รับรองในหน้าท่ีด้วย เอกสารสิทธิ
หมายความว่า เอกสารท่เี ป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปล่ียนแปลง โอน สงวนหรอื ระงับซง่ึ สิทธิ

สำ� หรบั องคก์ ารมาตรฐานสากลระหวา่ งประเทศ (International Standard Organization / ISO)
ใหค้ วามหมายของ Records ใน ISO 15489: Information and documentation - Records Management
วา่ information created, received, and maintained as evidence and information by an organization
or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.

ดังนน้ั อาจสรุปความหมายของเอกสารและเอกสารขององคก์ รไดด้ ังน้ี

เอกสาร หมายถึง กระดาษหรือวัตถุอื่นใดซึ่งได้ท�ำให้ปรากฏความหมายด้วย ตัวอักษร
ตัวเลข หรือแผนแบบอย่างอ่ืนจะเป็นโดยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอ่ืนอันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น
เอกสารขององค์กร หมายถึง เอกสารท่ีผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานได้ท�ำข้ึนหรือได้รับและเก็บรักษาไว้ และ
หมายรวมถึงส�ำเนาเอกสารนั้น ๆ ทผี่ ปู้ ฏบิ ตั ิงานได้ท�ำขึน้ หรอื ได้รบั และเก็บรกั ษาไว้ในการปฏบิ ัตหิ น้าท่ี

< 2> คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ไมจ่ �ำ กัดสอื่ จัดเก็บ ไมจ่ ำ�กัดรูปแบบ มีคุณคา่
• หนงั สือโต้ตอบ • การบริหาร
• กระดาษ • เอกสารการประชมุ • กฎหมาย
• อิเล็กทรอนิกส์ + + • รายงานการตรวจสอบ • การเงิน
• ภาพถา่ ย • แผนงาน โครงการ • การวจิ ัยหรือ
• เทปบนั ทึกเสยี ง
• DVD ฯลฯ ประวัติศาสตร์

ฯลฯ

ภาพประกอบที่ ๑ องค์ประกอบของเอกสาร

ความส�ำ คัญของเอกสาร

เอกสารเป็นทรัพยากรขององค์กรที่สำ�คัญทั้งต่อองค์กร ต่อบุคคล และต่อสังคม ในด้านต่าง ๆ
ดังน้ี
๑. เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารงานและสนับสนุนให้การปฏิบัติงานของหน่วยงาน
มีประสทิ ธภิ าพและประสิทธผิ ล
๒. เป็นหลักฐานแสดงภารกิจ ประวัติ พัฒนาการในการดำ�เนินงานและการวางแผนพัฒนา
หนว่ ยงาน
๓. เปน็ หลกั ฐานอ้างองิ ในการคมุ้ ครองสทิ ธขิ องหนว่ ยงานและบคุ คล
๔. เป็นหลักฐานการดำ�เนินภารกิจและกิจกรรมของหน่วยงานและเป็นพยานเอกสาร
ที่แสดงความโปร่งใสในการดำ�เนินงานของหนว่ ยงานท่ีประชาชนสามารถตรวจสอบได้
๕. เป็นแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ (primary sources) สำ�หรับการศึกษาค้นคว้าและวิจัยในด้าน
ตา่ ง ๆ เช่น การเมอื ง เศรษฐกิจ สงั คม วฒั นธรรม
๖. เปน็ มรดกทางวัฒนธรรมและภูมปิ ัญญา

ประเภทของเอกสาร

เอกสารของหน่วยงานหน่ึง ๆ สามารถจ�ำแนกประเภทได้หลายลักษณะ โดยพิจารณาจาก
วัตถุประสงค์ของการจัดกล่มุ ดงั นี้
๑. แบ่งตามลักษณะทางกายภาพ สามารถจ�ำแนกไดเ้ ป็น
๑.๑ เอกสารประเภทลายลักษณ์อักษร คือ เอกสารที่ส่ือข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร
ไมว่ า่ จะเขยี นดว้ ยมอื หรอื พมิ พด์ ว้ ยระบบการพมิ พล์ งบนวสั ดรุ ปู แบบตา่ ง ๆ เชน่ ใบบอก สารตรา หนงั สอื โตต้ อบ
เอกสารการประชมุ เป็นตน้

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 3>

๑.๒ เอกสารประเภทโสตทัศนวัสดุ คือ เอกสารที่ส่ือโดยเสียงหรือภาพ เช่น ภาพถ่าย
วดี ิทัศน์ เทปเสียง โปสเตอร์ บัตรอวยพร

๑.๓ เอกสารประเภทแผนที่ แผนผัง

๑.๔ เอกสารประเภทวัสดคุ อมพิวเตอร์ คือ เอกสารที่บนั ทึกข้อมลู และค้นคืนดว้ ยเทคโนโลยี
คอมพิวเตอร์

๒. แบ่งตามลกั ษณะขององคก์ าร สามารถจ�ำแนกได้เปน็

๒.๑ เอกสารหน่วยงานของรัฐ ตามระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ (แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘) เรียกว่า “หนังสือราชการ” หมายถึง เอกสารที่เป็น
หลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่

๑. หนังสอื ภายนอก

๒. หนังสือภายใน

๓. หนังสอื ประทบั ตรา

๔. หนงั สอื ส่ังการ

๕. หนงั สือประชาสัมพันธ์

๖. หนังสอื ทเี่ จ้าหน้าที่ท�ำขนึ้ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

๒.๒ เอกสารหน่วยงานภาคเอกชน โดยท่ัวไปประกอบด้วยบันทึก รายงานส้ัน
จดหมายธรุ กจิ จดหมายแสดงไมตรีจติ เอกสารการประชมุ เอกสารการประชาสมั พนั ธ์

๓. แบ่งตามความสำ� คญั สามารถจำ� แนกไดเ้ ป็น

๓.๑ เอกสารทไี่ มส่ ำ� คญั คอื เอกสารทไี่ ดร้ บั มาแตไ่ มเ่ กย่ี วขอ้ งกบั ภารกจิ หรอื กจิ กรรมหลกั
โดยตรงของหน่วยงานนนั้ ๆ เช่น จดหมายประชาสัมพนั ธก์ ิจกรรมขององคก์ ร

๓.๒ เอกสารท่ีมีประโยชน์ คือ เอกสารที่จัดท�ำขึ้นหรือรับไว้เพ่ือใช้ประโยชน์ในกิจกรรมใด
กจิ กรรมหน่ึง หรอื ช่วงระยะใดระยะหน่ึง เมื่อใช้เสรจ็ แลว้ กห็ มดความส�ำคญั เช่น บันทกึ ขอใช้หอ้ งประชมุ

๓.๓ เอกสารทส่ี ำ� คญั คอื เอกสารทจี่ ดั ทำ� ขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ พอ่ื ใชใ้ นการดำ� เนนิ กจิ กรรมตามหนา้ ท่ี
และเพอ่ื เปน็ หลักฐานการปฏบิ ัติงานตามทีก่ ำ� หนดไว้ในกฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บงั คับ ประกาศ และแนวปฏบิ ตั ิ

๓.๔ เอกสารที่ส�ำคัญท่ีสุด คือ เอกสารท่ีได้จัดท�ำข้ึนและใช้ในการด�ำเนินงานที่มี
ความส�ำคัญต่อการปฏิบัติงานและการบริหารหน่วยงาน เป็นเอกสารการเงิน เอกสารทางกฎหมาย
และมีผลในการเปน็ พยานหลักฐาน

๔. แบ่งตามวงจรชวี ิตของเอกสารหรือกระแสการใช้

< 4> คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

เอกสารทผ่ี ลติ ข้ึนหรอื ไดร้ บั มาจากหน่วยงานอืน่ ๆ เพอ่ื นำ� ไปใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละชนิ้
มีลักษณะและระยะเวลาของการปฏิบัติงานไม่เท่ากัน เอกสารบางชนิดมีอายุการใช้งานเพียงระยะสั้น ๆ
บางชนิดเป็นเอกสารส�ำคัญที่สมควรเก็บตลอดไป กระบวนการของเอกสารท่ีเริ่มจากการผลิต การจัดเก็บ
และการทำ� ลายนีเ้ รยี กวา่ “วงจรชีวติ ของเอกสาร” สามารถจ�ำแนกเอกสารไดเ้ ปน็

๔.๑ เอกสารระหว่างการใช้งาน เป็นเอกสารที่อยู่ในช่วงระยะปฏิบัติงาน ซึ่งเอกสาร
เหลา่ นสี้ ว่ นใหญ่จะมีอายุการใช้งานประมาณ ๑ - ๓ ปี ซึ่งจ�ำเป็นต้องจัดเก็บดูแลรักษาเอกสารไว้ในส�ำนักงาน
เพ่อื สะดวกในการนำ� มาใช้

๔.๒ เอกสารกงึ่ การใชง้ าน เปน็ เอกสารทปี่ ฏบิ ตั งิ านในเรอื่ งนน้ั ๆ ไดเ้ สรจ็ สน้ิ สมบรู ณแ์ ลว้
แต่ยังมีการเรียกใช้ในบางครั้ง หรือยังไม่ครบอายุการเก็บตามท่ีก�ำหนดไว้ในระเบียบต่าง ๆ เอกสารเหล่านี้
ควรได้รับการเคล่ือนย้ายจากส�ำนักงานไปจัดเก็บไว้ท่ีศูนย์เก็บเอกสาร เพื่อรอส่งมอบเอกสารที่มีคุณค่า
ให้หอจดหมายเหตุ และทำ� ลายเอกสารทไี่ มม่ ีคุณค่า

๔.๓ เอกสารพ้นการใช้งาน เป็นเอกสารท่ีสิ้นสุดการปฏิบัติงานแล้วไม่มีการเรียกใช้
อีกต่อไป เอกสารทม่ี คี ณุ คา่ จะได้รับการจัดเกบ็ เป็นเอกสารจดหมายเหตุ และทำ� ลายเอกสารท่ไี ม่ส�ำคญั

การออกแบบระบบการจัดการเอกสารขององค์กร

เอกสารเป็นทรัพยากรที่ส�ำคัญขององค์กรเพราะเป็นเคร่ืองมือในการบริหารงานและ
การปฏิบัติงานหรือใช้อ้างอิงเมื่อมีปัญหาทางกฎหมาย อีกทั้งยังเป็นประวัติศาสตร์และความทรงจ�ำของ
หน่วยงาน จึงจ�ำเปน็ ท่ีทุกหนว่ ยงานตอ้ งมกี ารบริหารจดั การเอกสารอยา่ งเปน็ ระบบท่เี หมาะสมกับหนว่ ยงาน
เพ่ือให้สามารถควบคุมเอกสารขององค์กรมีความครบถ้วนสมบูรณ์ น่าเชื่อถือ มีการสงวนรักษาเอกสาร
ท่ีมีคุณค่า เพ่ือให้สามารถน�ำมาใช้ประโยชน์ได้เมื่อต้องการ ส่วนเอกสารท่ีเสร็จสิ้นการใช้งานและหมดคุณค่า
จะต้องมีการก�ำจัดไปตามระยะเวลา การจัดการเอกสารที่ดีจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและเพ่ิมประสิทธิภาพ
ประสิทธิผลในการบรหิ ารและด�ำเนินงานขององค์กร

ISO : International Standard Organization ได้กำ�หนดแนวทางการออกแบบระบบ
การจัดการเอกสาร รวม ๘ ขั้นตอนในมาตรฐานการจัดการเอกสาร ISO 15489 : Information and
documentation - Records Management หน่วยงานของรัฐและเอกชนท้ังขนาดใหญ่และขนาดเล็ก
สามารถนำ�ไปประยุกต์ใช้ได้ ดังภาพประกอบที่ ๒ การออกแบบระบบการจัดการเอกสารขององคก์ ร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 5>

Step A Step B Step C Step E Step F
Conduct Analyse Identify Identify Strategies Design
Preliminary business requirements to satisfy requirement records
investigation activity for records system

Step D Policy
Assess Design
existing Standards
systems Implementation

Step H Conduct Step G
Post-implementation Implement
review records
systems

ทีม่ า : International Standard – ISO/TR 15489-2:2001(E) (Switzerland, 2001), Figure 1- Design
and Implementation of Recordkeeping Systems (DIRKS)

ภาพประกอบท่ี ๒ การออกแบบระบบการจดั การเอกสารขององคก์ ร

< 6> คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

การดำ�เนนิ งานเพอื่ ออกแบบระบบการจดั การเอกสารขององคก์ รตามมาตรฐานการจดั การ
เอกสาร ISO 15489 : Information and documentation - Records Management สามารถสรุปได้
ดังนี้

ขนั้ ตอน A การสำ� รวจขอ้ มลู เบือ้ งตน้ ศึกษา สัมภาษณ์ และรวบรวมข้อมูลเก่ียวกับบทบาทหน้าท่ี
ขององคก์ ร ภารกจิ โครงสรา้ ง การบรหิ ารงาน ผทู้ เี่ กย่ี วขอ้ งในการดำ� เนนิ งาน
(Preliminary investigation) กฎหมาย ระเบียบ สภาพแวดล้อม และโครงสร้างพ้ืนฐานของ
องค์กร โดยมีขนั้ ตอนการด�ำเนนิ งาน คอื
ขั้นตอน B การวเิ คราะหภ์ ารกิจ ๑. ศึกษาขอ้ มลู และสัมภาษณผ์ ู้ท่ีเก่ียวขอ้ งในการด�ำเนินงาน
ขององคก์ ร ๒. รวบรวมข้อมูล
(Analysis of business activity) ๓. จดั ท�ำเอกสารรายงานการสำ� รวจขอ้ มูล
๔. รายงานผู้บริหารระดับสงู ขององคก์ ร
ขั้นตอน C การกำ� หนดความต้องการ
ด้านการจดั การเอกสารขององคก์ ร การวิเคราะห์ภารกิจขององค์กรจากข้อมูลเบ้ืองต้นขององค์กร
(Identification of requirements ในขนั้ ตอน A จะทำ� ใหเ้ ขา้ ใจถงึ การดำ� เนนิ งานและความสมั พนั ธ์
for records) ของภารกิจและกิจกรรมขององค์กร ซ่ึงสามารถน�ำมาใช้
ในการจัดท�ำหมวดหมู่จัดเก็บเอกสาร และตารางก�ำหนดอายุ
การเกบ็ เอกสารขององคก์ ร

ขั้นตอนนี้มวี ตั ถุประสงค์ ๒ ประการ คือ
๑. เพื่อรู้ว่าในการด�ำเนินงานแต่ละกิจกรรมต้องมีการจัดท�ำ

จดั เกบ็ หรอื ใชเ้ อกสารใด และระยะเวลาในการใชเ้ อกสารนน้ั
๒. เหตผุ ลในการจัดท�ำหรือจัดเก็บเอกสารของแต่ละกิจกรรม

ขั้นตอน D การประเมนิ ระบบปจั จบุ นั ศกึ ษาวเิ คราะหจ์ ดุ ออ่ น จดุ แขง็ ของสภาพแวดลอ้ มและแนวทาง
(Assessment of existing systems ) การจัดการเอกสารรวมทั้งระบบเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ
ทอี่ งคก์ รใชใ้ นปัจจุบัน

ข้นั ตอน E การก�ำหนดกลยทุ ธ์การจัดการ กำ�หนดยุทธศาสตร์การจัดการเอกสารขององค์กร เช่น

เอกสารขององค์กร นโยบาย กระบวนการปฏบิ ตั งิ าน มาตรฐาน คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ าน

(Identification of strategies for ฯลฯ

Satisfying records requirements)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 7>

ขน้ั ตอน F การออกแบบระบบการ ออกแบบระบบการจัดการเอกสารท่ีสนับสนุนการดำ�เนินงาน
จัดการเอกสารขององค์กร ตามบทบาทหนา้ ที่ ภารกจิ โครงสรา้ งการบริหารงาน กฎหมาย
(Design of a records system) ระเบียบ สภาพแวดล้อม และโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร
รวมทงั้ สอดคลอ้ งกบั นโยบาย กระบวนการปฏบิ ตั งิ าน มาตรฐาน
ขั้นตอน G การดำ� เนินงานระบบการ คู่มือการปฏิบัติงานตามยุทธศาสตร์ การจัดการเอกสาร
จดั การเอกสาร ขององคก์ ร
(Implementation of a records ประกาศใช้ และดำ�เนินงานระบบจัดการเอกสารท่ีออกแบบ
system) ในขน้ั ตอน F กบั กจิ กรรมตา่ ง ๆ ขององคก์ ร
ข้ันตอน H การประเมนิ ผลระบบ
การจัดการเอกสารขององค์กร ติดตาม ประเมินผล และปรับปรุงการใช้ระบบการจัดการ
(Post - implementation review) เอกสารในกิจกรรมตา่ ง ๆ ขององค์กร

< 8> คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

บทที่ ๒

การจัดการเอกสารขององค์กร

การจดั การเอกสารหรอื การบรหิ ารงานเอกสาร เปน็ องคป์ ระกอบทส่ี ำ�คญั ในการดำ�เนนิ งานของ
องค์กร หน่วยงานท่ีต้องการให้การบริหารงาน การดำ�เนินงาน และการปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ
อย่างต่อเน่ือง จำ�เป็นต้องมีระบบการจัดการเอกสารท่ีเป็นมาตรฐานตามหลักการบริหารงานเอกสาร
เพื่อเกบ็ รกั ษาเอกสารซ่ึงเปน็ ทรพั ยากรทส่ี ำ�คญั ของหน่วยงานไดอ้ ย่างเหมาะสม ครบถว้ น และสามารถเขา้ ถึง
ได้ในเวลาท่ตี อ้ งการใชง้ าน
ระบบการจัดการเอกสารท่ีเป็นมาตรฐานตามหลักการบริหารงานเอกสารที่องค์กรจะนำ�มาใช้
ในการปฏิบัติงาน ควรมีการดำ�เนินงานตามภาพประกอบที่ ๓

๑. การออกแบบระบบการจดั การเอกสารขององคก์ ร

๓.๑ การจดั การใหเ้ กดิ ๒. การวางแผนประเมนิ คุณคา่ และกำ�จัดเอกสาร ๓.๒ การจัดการเอกสาร
เอกสาร ๓. ระบบการจัดการงานสารบรรณ ระหว่างการใช้งาน
๓.๔ การจดั การเอกสาร ๔. การฝกึ อบรมบคุ ลากร ๓.๓ การจัดการเอกสาร
พน้ การใช้งาน กง่ึ การใช้งาน
๓.๕ การจดั การเอกสาร
ท่ีสำ�คัญท่ีสุด

๕. การประเมนิ และปรบั ปรุงระบบการจัดการเอกสาร

ทีม่ า : สมสรวง พฤติกุล. การจัดการเอกสาร : หลักการและแนวปฏิบัติงานสารบรรณ. เอกสารประกอบการ
สอนวชิ าการจดั การเอกสาร:, ๒๕๔๔. (อัดสำ�เนา)
ภาพประกอบท่ี ๓ การดำ�เนินงานระบบการจดั การเอกสารท่เี ป็นมาตรฐาน

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 9>

ระบบการจดั การเอกสารครบวงจร

เพ่ือให้องค์กรมีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานสามารถค้นหา
เอกสารทตี่ อ้ งการไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และทนั เวลา เอกสารสำ� คญั ไมส่ ญู หาย เอกสารทมี่ คี ณุ คา่ ไดร้ บั การเกบ็ รกั ษา
ตลอดไป หน่วยงานสามารถท�ำลายเอกสารได้โดยไม่ขัดต่อกฎหมายหรือระเบียบที่เก่ียวข้อง มีการรักษา
ความปลอดภัยเอกสารลับหรือเอกสารที่ไม่พึงเปิดเผย รวมทั้งทุกส่วนงานสามารถปฏิบัติงานเอกสาร
เป็นแนวทางเดียวกัน
หน่วยงานควรมีระบบการจัดการเอกสารอย่างครบวงจร โดยมีการด�ำเนินการต้ังแต่การสรา้ ง
หรือได้รับเอกสาร การรับ-ส่ง การเผยแพร่ การจัดเก็บ - ค้นหา การรักษาความปลอดภัยเอกสารลับ
ตลอดจนการก�ำจัดเอกสารโดยการท�ำลาย หรือการส่งเอกสารมีคุณค่าให้หอจดหมายเหตุตาม
ภาพประกอบที่ ๔ ระบบการจัดการเอกสารอย่างครบวงจร

< 10 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

สร้าง / รับสง่ / เผยแพร่ข้อมลู กำ�หนดอายุ
ได้รับเอกสาร ลงทะเบียน การเก็บเอกสาร
จดั เกบ็ /
ค้นคนื

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 11 > ศูนย์เกบ็ เอกสาร ไม่มีคุณคา่ คุณคา่
ทำ�ลาย เอกสาร
หมายเหตุ : การเผยแพรข่ อ้ มูลและการรักษา
ความปลอดภัยเอกสารจะตอ้ งทำ� มคี ณุ คา่
ตลอดระบบการจัดการเอกสาร

หอจดหมายเหตุ

รกั ษาความปลอดภัยเอกสาร

ภาพประกอบที่ ๔ กระบวนการจัดการเอกสารอย่างครบวงจร

ความส�ำคญั ของระบบการจดั การเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารที่ดี และออกแบบได้เหมาะสมแก่การบริหารและการด�ำเนินงานของ
องคก์ รจะเป็นประโยชน์ตอ่ หนว่ ยงาน ดงั น้ี
๑. การด�ำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างต่อเน่ืองและมีประสิทธิภาพ เพราะมีการจัดการ
เอกสารซึ่งเป็นองค์ความรู้ (Knowledge) ทรัพย์สิน (asset) และความทรงจ�ำ (corporate memory)
ของหน่วยงานไว้อย่างเป็นระบบ ไม่สูญหาย และสามารถน�ำมาใช้ในการบริหารและปฏิบัติงานของผู้บริหาร
และบคุ ลากรไดต้ รงความต้องการและทันเวลา
๒. การจัดการเอกสารขององค์กรเป็นไปอย่างเป็นระบบ ต้ังแต่การสร้างหรือได้รับเอกสาร
การรบั - สง่ การเผยแพร่ การจดั เกบ็ - คน้ หา การรกั ษาความปลอดภยั เอกสารลบั ตลอดจนการกำ� จดั เอกสาร
โดยการท�ำลายหรอื การส่งเอกสารมีคุณค่าให้หอจดหมายเหตุ
๓. หน่วยงานมีข้อมูลและความรู้ที่สมบูรณ์และใช้ได้ง่าย เพราะเก็บเอกสารท่ีเป็นประโยชน์
และเป็นองคค์ วามรไู้ ด้อยา่ งเพยี งพอและเหมาะสมต่อการใชง้ าน
๔. เอกสารที่มีคณุ คา่ ไมส่ ญู หายไปจากองค์กร และสามารถใช้งานได้ต่อเนอ่ื ง
๕. แสดงถงึ ความโปรง่ ใสในการบรหิ ารและด�ำเนนิ งานขององคก์ ร เพราะประชาชนสามารถ
ตรวจสอบการปฏิบตั งิ านได้
๖. เป็นแนวทางการปฏิบัติงานจัดการเอกสาร เม่ือมีการโยกย้ายผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้ท่ีมา
รับงานใหม่สามารถด�ำเนินการได้ทันที

แนวทางการด�ำเนินงานระบบการจัดการเอกสาร

วัตถุประสงค์ส�ำคัญของการจัดการเอกสารขององค์กร คือ การรวบรวมเอกสารข้อมูลไว้เป็น
หมวดหมอู่ ยา่ งเปน็ ระบบ เกบ็ รกั ษาไวต้ ามความสำ� คญั ของขอ้ มลู มแี หลง่ เกบ็ เอกสารทปี่ ลอดภยั และประหยดั
มีการดูแลให้สามารถเรียกใช้ได้ทันทีที่ต้องการ และมีการใช้ในการปฏิบัติงานทุกกิจกรรม เพ่ือให้การบริหาร
งานและด�ำเนินงานขององค์กรมีประสิทธิภาพ ทั้งน้ีในการที่จะให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าวควรต้องมี
การดำ� เนนิ งานดังต่อไปนี้

๑. นโยบายการจัดการเอกสาร กำ�หนดนโยบายการจัดการเอกสารขององค์กร
หน่วยงานควรประกาศนโยบายการจัดการเอกสาร
ท่ีลงนามโดยผู้บริหารสูงสุดขององค์กร เพื่อผลักดัน
ใ ห้ ผู้ บ ริ ห า ร แ ล ะ บุ ค ล า ก ร ทุ ก ร ะ ดั บ ต ร ะ ห นั ก ถึ ง
ความจำ�เป็นและประโยชน์ของการจัดการเอกสาร
อย่างเป็นระบบรวมท้ังให้ความร่วมมือปฏิบัติตาม
ระเบยี บคมู่ ือการปฏบิ ัตงิ านทว่ี างไว้

< 12 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๒. ผรู้ ับผิดชอบ กำ�หนดให้มีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบระบบการจัดการ
เอกสารขององคก์ รและผรู้ บั ผดิ ชอบจดั เกบ็ รกั ษาเอกสาร
๓. การจดั การเอกสารระหวา่ ง ของส่วนงาน
การใช้งาน
มกี ารจดั การเอกสารระหวา่ งการใชง้ าน โดยจดั ทำ�หมวด
๔. การจดั การเอกสารก่งึ หมู่จัดเก็บเอกสารเพ่ือให้การจัดการเอกสารเป็นระบบ
การใช้งาน สอดคล้องกับภารกิจและการดำ�เนินงานขององค์กร
มีการประเมินคุณค่าและกำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร
๕. การจัดการเอกสาร ต า ม ค ว า ม สำ� คั ญ แ ล ะ ค ว า ม ต้ อ ง ก า ร ใ ช้ ง า น เ พื่ อ
พ้นการใช้งาน จัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร รวมทั้ง
มีการสำ�รวจแฟ้มเอกสารใช้งาน และกำ�หนดวิธีการยืม
๖. การดำ�เนนิ การศูนย์เกบ็ แฟ้มเอกสาร
เอกสาร
๗. การจดั การเอกสาร มีการจัดการเอกสารกึ่งการใช้งานโดยการเคล่ือนย้าย
ท่ีสำ�คัญทสี่ ุด จากสำ�นักงานไปจัดเก็บไว้ที่ศูนย์เก็บเอกสาร เพื่อดูแล
เอกสารที่ยังต้องใช้งานเป็นคร้ังคราวก่อนที่จะส่งมอบ
เอกสารท่ีมีคุณค่าให้หอจดหมายเหตุและทำ�ลายเอกสารท่ี
ไมม่ ีคุณคา่

มีการจัดการเอกสารพ้นการใช้งานโดยการส่งมอบ
เอกสารที่มีคุณค่าให้หอจดหมายเหตุ หรือทำ�ลาย
เอกสารที่ไม่มีคุณค่าตามกำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร
เป็นประจำ�ทกุ ปี

กำ�หนดนโยบาย ระเบียบการปฏิบัติงาน ตลอดจน
การกำ�หนดให้มีเจ้าหน้าท่ีรับผิดชอบการดำ�เนินงาน
ศนู ยเ์ กบ็ เอกสาร

มกี ารจดั การเอกสารทม่ี คี วามสำ�คญั ทสี่ ดุ ตอ่ การปฏบิ ตั งิ าน
และการบริหารหน่วยงาน โดยการกำ�หนดประเภท
เอกสารวิธีป้องกัน และวธิ กี ารดำ�เนินงาน

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 13 >

๘. การอบรมและให้ความรู้ มีการจัดฝึกอบรมให้ความรู้กับผู้บริหารและบุคลากร
ดา้ นการจดั การเอกสาร ในองคก์ รในหวั ขอ้ ทเ่ี กยี่ วขอ้ งกบั การจดั การเอกสารของ
องค์กร ตลอดจนคู่มือการปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อเพิ่ม
๙. ระเบียบ คู่มือการปฏบิ ตั งิ าน ทักษะในการปฏบิ ตั ิงาน
เอกสาร
มีการจัดทำ�ระเบียบ คู่มือการปฏิบัติงานการจัดการ
เอกสารท่ีเข้าใจง่าย และสามารถนำ�ไปปฏิบัติได้จริง
เพื่อเป็นแนวทางในการดำ�เนินงานให้กับผู้ปฏิบัติงาน
โดยระเบียบ คู่มือการปฏิบัติงานท่ีจัดทำ�ต้องสอดคล้อง
กับกฎหมาย ระเบียบหรอื คำ�ส่งั ทเ่ี ก่ยี วข้อง

๑. นโยบายการจัดการเอกสาร

องค์กรควรกำ�หนดนโยบายการจัดการเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรเพ่ือเป็นกรอบ
ในการบริหารงานเอกสารของหน่วยงาน และต้องประกาศให้มีผลบังคับใช้ทั้งหน่วยงาน โดยวัตถุประสงค์
ของนโยบายควรปฏิบัติได้จริง และสามารถกระตุ้นให้เกิดการดำ�เนินงานในบุคลากรทุกระดับ ทั้งน้ีนโยบาย
ควรได้รบั ความเห็นชอบและสนบั สนุนจากผู้บรหิ ารทีม่ อี ำ�นาจตัดสินใจในระดับสงู สุดขององคก์ ร

๒. ผ้รู ับผดิ ชอบ

เพ่ือให้การจัดการเอกสารบรรลุตามวัตถุประสงค์และมีการดำ�เนินงานอย่างต่อเนื่อง
หนว่ ยงานควรมกี ารจดั ตงั้ หรอื มอบหมายหนา้ ทใ่ี หม้ สี ว่ นงานทรี่ บั ผดิ ชอบระบบการจดั การเอกสารขององคก์ ร
รวมทงั้ กำ�หนดผูร้ บั ผดิ ชอบงานเอกสารและบทบาทหนา้ ท่ี เช่น

สว่ นงานทไี่ ดร้ บั ดแู ลภาพรวม - กำ�หนดนโยบาย วางแผน ควบคุมกำ�กับการดำ�เนินงานของระบบ
การจัดการเอกสารและ การจดั การเอกสารขององค์กร
เอกสารลบั ของหนว่ ยงาน - พัฒนาและปรบั ปรงุ หมวดหมจู่ ัดเกบ็ เอกสารขององคก์ ร

- พฒั นาและปรับปรงุ ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารขององคก์ ร
- จดั ทำ�และปรบั ปรุง คำ�สั่ง คมู่ ือ มาตรฐานการจัดการเอกสาร
- ให้คำ�ปรึกษาแนะนำ�การบริหารจัดการเอกสารแกท่ ุกหนว่ ยงาน
- จัดฝึกอบรม สมั มนา เผยแพรค่ วามรดู้ ้านการจัดการเอกสาร

< 14 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

เจา้ หนา้ ทที่ ม่ี อบหมายใหด้ แู ล - ให้ความร่วมมือในการพัฒนาและปรับปรุงหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและ

การจัดการเอกสารของ ตารางกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสารขององคก์ ร

ส่วนงาน - จดั เกบ็ เอกสารกำ�ลังปฏิบตั ิ – ปฏิบตั ิเสร็จแลว้

- ดูแลรักษาเอกสารใชง้ านให้อยู่ในสภาพท่ีดี เหมาะสมพร้อมให้เรียกใชไ้ ด้

ทันทที ตี่ ้องการ

- จดั ทำ�แฟ้มเอกสารเพ่ือจดั เกบ็ เอกสารเปน็ ประจำ�อยา่ งนอ้ ยปีละ ๑ ครัง้

- สำ�รวจเอกสารทพ่ี น้ การใชง้ าน ซง่ึ เปน็ เอกสารทห่ี มดความจำ�เปน็ ในการใชง้ าน

และครบอายุการเกบ็ รักษาเป็นประจำ�อย่างน้อยปลี ะ ๑ ครง้ั

ผู้บริหารของสว่ นงาน - ให้ความร่วมมือในการพัฒนาและปรับปรุงหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและ
ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กร

- ใหค้ ำ�แนะนำ�ในการกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสาร
- ควบคุมดูแลการจัดการเอกสารของส่วนงานให้เป็นตามมาตรฐาน

การจัดการเอกสารขององคก์ ร
- ทบทวนการกำ�จดั แฟ้มเอกสารตามกำ�หนดอายแุ ละเงอื่ นไขทก่ี ำ�หนด
- ชะลอการทำ�ลายแฟ้มเอกสารในกรณีทย่ี งั จำ�เป็นตอ้ งใช้งาน

๓. การจัดการเอกสารระหวา่ งการใช้งาน
เพอื่ ใหเ้ อกสารระหวา่ งการใชง้ านทส่ี ว่ นงานจดั เกบ็ อยใู่ นพนื้ ทท่ี ำ� งานเพราะยงั ใชป้ ฏบิ ตั งิ าน
อยเู่ ปน็ ประจำ� และเปน็ เรอื่ งทกี่ ำ� ลงั ปฏบิ ตั ติ อ่ เนอ่ื ง ไดม้ กี ารจดั การอยา่ งเปน็ ระบบ คน้ หาไดง้ า่ ยหรอื ไมส่ ญู หาย
หน่วยงานควรจัดเก็บตามหมวดหมู่เอกสารขององค์กรเพื่อให้การจัดการเอกสารเป็นระบบสอดคล้องกับ
ภารกิจและการด�ำเนินงานของหน่วยงาน มีการจัดการเอกสารตามระยะเวลาที่ก�ำหนดในตารางก�ำหนดอายุ
การเก็บเอกสาร รวมท้ังมีการส�ำรวจแฟ้มเอกสารใช้งานและจัดท�ำทะเบียนรายชื่อแฟ้มเอกสารใช้งานของ
ส่วนงานด้วย

๓.๑ หมวดหมู่จดั เก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร
หมวดหมจู่ ดั เกบ็ เอกสารและตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารเปน็ เครอื่ งมอื ทส่ี ำ� คญั
ทท่ี ำ� ใหก้ ารจดั การเอกสารมปี ระสทิ ธภิ าพ เพราะทำ� ใหก้ ารจดั เกบ็ เปน็ มาตรฐานเดยี วกนั เอกสารเรอื่ งเดยี วกนั
จะถกู จัดเก็บไว้ด้วยกัน เอกสารมีอายุการเก็บตามความจ�ำเป็นในการใช้งานและสอดคล้องกับกฎ ระเบียบ
ค�ำสั่งท่ีเกี่ยวข้อง (ดูแนวทางการจัดท�ำหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
ในบทท่ี ๒ การจดั ท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารขององคก์ ร)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 15 >

๓.๒ การส�ำรวจและจัดท�ำทะเบยี นเอกสารใช้งาน
           การก�ำหนดให้จัดเก็บเอกสารระหว่างการใช้งานไว้ท่ีส่วนงานเจ้าของเอกสารท�ำให้
เกดิ ความคลอ่ งตวั ในการปฏบิ ตั งิ านประจำ� วนั สว่ นการควบคมุ ดว้ ยระบบทะเบยี นจะชว่ ยใหก้ ารจดั เกบ็ เอกสาร
มรี ะเบียบและเปน็ มาตรฐานเดียวกนั
           ส่วนงานควรส�ำรวจเอกสารปีละคร้ัง เพื่อจัดท�ำทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งาน
ซ่ึงแสดงรายการเอกสารของส่วนงาน ระบุหมวดหมู่จัดเก็บเอกสาร ชื่อแฟ้มเอกสาร ระยะเวลาของเอกสาร
จ�ำนวนแฟ้ม / เล่ม และกำ� หนดอายุเอกสาร ตามภาพประกอบที่ ๕ ทะเบียนรายชอ่ื แฟ้มเอกสารใชง้ าน
การสำ� รวจเอกสารเปน็ การปรบั ปรงุ ขอ้ มลู ในทะเบยี นรายชอ่ื เอกสารใชง้ านใหถ้ กู ตอ้ ง
และทันสมัย เช่น ยกเลิกแฟ้มเก่า เปล่ียนชื่อแฟ้ม ฯลฯ ทั้งยังเป็นการคัดแยกเอกสารที่พ้นการใช้งาน
เพอื่ เตรยี มส่งฝากเก็บที่ศูนย์เก็บเอกสาร ส่งมอบให้หอจดหมายเหตุหรือท�ำลาย และขอทบทวนก�ำหนดอายุ
เอกสารตามท่ีเห็นสมควร ข้อมูลจากการส�ำรวจเอกสารประจ�ำปีแสดงให้เห็นการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร
ตามลักษณะงานและการพัฒนาระบบงาน เป็นประโยชน์ต่อการศึกษา ปรับปรุงวิธีการเก็บรักษาเอกสาร
ใหเ้ หมาะสมตอ่ ไป

< 16 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ทะเบยี นรายชอ่ื แฟ้มเอกสารใช้งาน

ชอื่ ส่วนงาน .................................................
ชอ่ื ผสู้ ำ�รวจ ...................................................... โทร. ...........................................................

วันทสี่ ำ�รวจ ...................................................................

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 17 > หมวดหมู่ ชือ่ แฟ้มเอกสาร พ.ศ. จ�ำ นวน กำ�หนดอายุ สถานทเี่ ก็บ ชน้ั ความลบั
ลำ�ดบั ท่ี จัดเก็บ เอกสาร กลอ่ ง การเก็บเอกสาร เอกสาร
แฟม้ อื่น ๆ
เอกสาร

ภาพประกอบท่ี ๕ ทะเบียนรายช่ือแฟม้ เอกสารใชง้ าน

๓.๓ การยืมเอกสาร                                    
หน่วยงานควรมีการควบคุมการใช้เอกสารที่จัดเก็บไว้โดยเคร่งครัด เพื่อป้องกัน
เอกสารสญู หายหรอื เกบ็ เอกสารผดิ ที่ โดยกำ�หนดหลกั ปฏบิ ัตใิ นการใหย้ มื เอกสาร ดงั น้ี
๑. จัดการควบคุมการยืมเอกสารให้เป็นหลักฐาน โดยใส่ “บัตรยืมแฟ้มเอกสาร”
ไว้แทนแฟ้มท่ีถูกยืม เพื่อป้องกันการเก็บเอกสารผิดท่ี และช่วยให้ผู้ดูแลทราบว่าเอกสารเรื่องน้ันอยู่ท่ีใด
เมอ่ื มผี ตู้ อ้ งการใช้
๒. เอกสารหรอื แฟม้ ทถี่ กู ยมื ไปถา้ ไมส่ ง่ คนื ตามกำ�หนด ผดู้ แู ลควรแจง้ ใหผ้ ยู้ มื ทราบ
และหากยังไม่ไดร้ ับเอกสารคืนใหส้ ง่ บนั ทึกเตอื นเปน็ ทางการ
๓. การยมื เอกสารระหวา่ งสว่ นงาน ผมู้ ายมื หรอื ขอรบั เอกสารตอ้ งไดร้ บั มอบหมาย
เป็นลายลักษณ์อกั ษรจากผูบ้ ริหาร

< 18 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

วนั ทีย่ มื วนั ทค่ี นื ช่อื ผ้ยู มื บตั รยืมแฟ้มเอกสาร ช่อื แฟ้มเอกสาร ทเี่ ก็บเอกสาร

หมวดหมู่
จดั เก็บเอกสาร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 19 > ภาพประกอบท่ี ๖ บตั รยืมแฟม้ เอกสารใช้งาน

บนั ทกึ ติดตามแฟ้มเอกสาร

เรียน ……………………………………….
ตามทท่ี า่ นไดย้ มื เอกสารตามรายการแนบทา้ ยบนั ทกึ รวม .............ฉบบั /แฟม้
เมื่อวันท่ี ..........................................................นั้น
บัดนี้ถึงกำ�หนดส่งคืนแล้ว จึงขอให้ท่านส่งคืนหรือแจ้งยืมต่อภายในวันท่ี
.............………………………………….
ขอขอบคุณ
ลงช่ือ ....................................
วันท่ี ......................................

ภาพประกอบท่ี ๗ บนั ทกึ ตดิ ตามแฟม้ เอกสาร

< 20 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๔. การจัดการเอกสารกง่ึ การใช้งาน
เอกสารที่หน่วยงานได้จัดท�ำข้ึน และใช้ในการปฏิบัติงานจนเสร็จส้ินภารกิจแล้ว
แต่วตั ถปุ ระสงคก์ ารใช้ยังมอี ยู่หรอื ยงั ไมห่ มด เชน่ ยงั มคี วามจำ� เป็นท่ีจะตอ้ งเก็บไวใ้ ช้อา้ งองิ อยู่บ้างในบางคร้ัง
หรือยังไม่ครบอายุการเก็บตามที่ก�ำหนดไว้ในระเบียบต่าง ๆ ตัวอย่างเอกสารกึ่งการใช้งาน เช่น เอกสาร
หลักฐานทางการเงินทั้งรายรับและรายจ่ายที่ด�ำเนินการเรียบร้อยแล้ว แต่ยังต้องจัดเก็บเอกสารไว้
เพ่ือรอการตรวจสอบตามระเบียบที่ก�ำหนด เอกสารโครงการหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จัดท�ำข้ึนในปีที่ผ่านมา
และไม่ต้องการใช้แล้ว แต่โครงการหรือกิจกรรมนั้นยังไม่สิ้นสุดจึงต้องจัดเก็บไว้เพ่ือใช้อ้างอิง เอกสารกึ่ง
การใชง้ านนคี้ วรนำ� มาจดั เกบ็ รวมไวอ้ ยา่ งเปน็ ระบบในศนู ยเ์ กบ็ เอกสารกลาง ซง่ึ ตอ้ งมกี ารวางระบบการจดั การ
เอกสารในศนู ยเ์ กบ็ เอกสาร และมีเจา้ หน้าทคี่ อยควบคุมดูแลรักษา
๕. การจดั การเอกสารพน้ การใช้งาน
การจดั การเอกสารพน้ การใชง้ านดำ� เนนิ การได้ ๒ แบบตามกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร คอื
๑) การท�ำลายเอกสารท่ีไม่มีคุณค่า และ ๒) การส่งมอบเอกสารท่ีมีคุณค่าต้องเก็บรักษาไว้ถาวรให้
หอจดหมายเหตุ
๕.๑ การท�ำลายเอกสาร
เอกสารของหน่วยงานทีค่ รบอายกุ ารจัดเกบ็ ตามตารางกำ� หนดอายุการเกบ็ เอกสาร
ขององคก์ ร และหมดความจำ� เปน็ ทจ่ี ะต้องเก็บรกั ษาไว้กค็ วรจะทำ� ลายดว้ ยวิธกี ารท่ีเหมาะสมตามวิธปี ฏิบัติที่
หนว่ ยงานกำ� หนด การทำ� ลายตอ้ งมหี ลกั เกณฑ์ มกี ารควบคมุ กนั อยา่ งรดั กมุ นบั ตงั้ แตเ่ รม่ิ ขนยา้ ยไปทำ� ลายจน
กระทง่ั การทำ� ลายเสรจ็ เพราะอาจเกดิ ความเสยี หายตามมา อาทิ เอกสารสำ� คญั ถกู ทำ� ลายโดยรเู้ ทา่ ไมถ่ งึ การณ์
ในการสำ� รวจเอกสารประจำ� ปี สว่ นงานควรคดั รายการเอกสารในสว่ นงานทถี่ งึ กำ� หนด
ทำ� ลายตามระยะเวลาการจดั เกบ็ ในตารางกำ� หนดอายุการเกบ็ เอกสารขององคก์ รจากทะเบยี นรายชือ่ แฟ้มเอกสาร
ใช้งานแล้ว จดั ทำ� เปน็ รายชอ่ื แฟ้มเอกสารทค่ี รบก�ำหนดทำ� ลาย เพอ่ื ขออนมุ ตั ิท�ำลาย
การท�ำลายเอกสารเป็นกิจกรรมท่ีส�ำคัญกิจกรรมหนึ่งของการจัดการเอกสาร ซึ่งต้อง
ด�ำเนนิ การอยา่ งต่อเน่ืองและเปน็ ระบบ ทง้ั นี้การท�ำลายเอกสารทางกายภาพมปี ระเดน็ ส�ำคัญ ได้แก่
๑. ดำ� เนนิ การดว้ ยวธิ ที เ่ี หมาะสมกบั ลกั ษณะทางกายภาพ เชน่ ยอ่ ยเอกสารกระดาษ
หรอื ใชว้ ธิ กี าร reformat เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์
๒. จัดทำ�หลักฐานการทำ�ลายเอกสาร เช่น บัญชีรายช่ือเอกสารท่ีทำ�ลายท่ีมี
การลงนามโดยผมู้ อี ำ�นาจ
๓. จดั เกบ็ หลกั ฐานการทำ�ลายเอกสารหรอื บญั ชรี ายชอื่ เอกสารทท่ี ำ�ลายไวเ้ พอื่ เปน็
เอกสารอ้างองิ เมอื่ มกี ารตรวจสอบหรือมผี ู้ตอ้ งการใชเ้ อกสารท่ถี ูกทำ�ลายไปแลว้
สำ�หรับระเบียบสำ�นักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๖๖ - ๗๐
กำ�หนดว่าภายใน ๖๐ วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำ�รวจหนังสือ
ที่ครบกำ�หนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากรแล้วจัดทำ�บัญชีหนังสือขอทำ�ลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้ง
คณะกรรมการทำ�ลายหนงั สอื

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 21 >

การทำ� ลายเอกสารถอื เปน็ ขนั้ ตอนสำ� คญั ขนั้ ตอนสดุ ทา้ ยของกระบวนการดำ� เนนิ งาน
บริหารเอกสาร ในปัจจุบันหน่วยงานของรัฐผลิตเอกสารข้ึนใช้งานในวันหนึ่ง ๆ มีจ�ำนวนและปริมาณมาก
ด้วยเหตุนี้จึงจ�ำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบท่ีเก่ียวกับการบริหารเอกสารอย่างเคร่งครัด
ในทุกขั้นตอน นับต้ังแต่การจัดให้มีระบบการจัดการเอกสารที่ดี สามารถค้นหาเอกสารเพ่ือใช้ปฏิบัติงาน
ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ทนั ตามความตอ้ งการในการใชง้ าน เอกสารทไ่ี มป่ ระสงคจ์ ะใชง้ านแลว้ แตม่ กี ฎหมาย ระเบยี บ
ข้อบังคับ ก�ำหนดให้เก็บรักษาไว้เป็นการเฉพาะก็ต้องจัดเก็บให้เหมาะสม เพื่อสะดวกในการค้นหาเอกสาร
ส�ำหรับการตรวจสอบ อ้างอิง และสามารถคัดเลือกเอกสารเพื่อท�ำลายตามระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรี
วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ได้อยา่ งเปน็ ระบบและมีประสิทธภิ าพ
เอกสารราชการทพ่ี น้ การใชง้ านและครบอายกุ ารเกบ็ รกั ษาตามระเบยี บสำ� นกั นายก
รัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ก�ำหนดให้หน่วยงานของรัฐควรด�ำเนินการท�ำลายเอกสาร
ทกุ ๆ ปี อย่างน้อยปีละ ๑ คร้ัง ซง่ึ หมายความวา่ หน่วยงานของรฐั สามารถด�ำเนินการท�ำลายเอกสารก่ีคร้งั ก็ได้
ในแตล่ ะปี ขน้ึ อยกู่ บั ดลุ ยพนิ จิ ของหนว่ ยงานวา่ จะดำ� เนนิ การทำ� ลายเอกสารในครง้ั เดยี วใหเ้ สรจ็ สนิ้ หรอื เอกสาร
มีปรมิ าณมากจ�ำเป็นต้องทยอยทำ� ลายเอกสารทลี ะกอง / ฝา่ ย / งาน กไ็ ด้
การท�ำลายเอกสารเป็นขั้นตอนส�ำคัญที่จะช่วยลดภาระการจัดเก็บเอกสารและ
สถานที่เก็บเอกสาร ตลอดจนความส้ินเปลืองงบประมาณและบุคลากรโดยไม่จ�ำเป็น ซ่ึงส่วนใหญ่แล้ว
ปัญหาส�ำคัญท่ีหน่วยงานของรัฐและหน่วยงานต่าง ๆ ประสบอยู่ในปัจจุบันคือการละเลยไม่ถือปฏิบัติเรื่อง
การท�ำลายเอกสารให้เป็นไปตามระเบียบก�ำหนดไว้ จึงปรากฏโดยทั่วไปว่ามีเอกสารเรื่องเดิม ๆ ตกค้างอยู่
เป็นจ�ำนวนมาก ท�ำให้เป็นปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร นับต้ังแต่ขาดระบบการจัดเก็บเอกสารท่ีดี สถานท่ี
เก็บเอกสารไม่เพียงพอและการตรวจค้นหาเอกสารไม่สะดวกและไม่คล่องตัว ดังน้ัน หากหน่วยงานของรัฐ
ด�ำเนินการท�ำลายเอกสารอย่างสม่�ำเสมอจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการท�ำงานและช่วยให้เกิดภาพลักษณ์
ทีด่ ีแก่สถานทีท่ ำ� งาน
ในปัจจุบันหน่วยงานของรัฐหลายแห่งไม่ได้ด�ำเนินการท�ำลายเอกสารที่หมด
ความจ�ำเป็นในการใช้งานตามท่ีระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ก�ำหนด
เน่ืองจาก
- มีระบบจดั เกบ็ เอกสารราชการท่ีไม่เหมาะสมกับหน่วยงาน
- ไมม่ ตี ารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารส�ำหรับใช้เป็นเครือ่ งมือควบคุมการจดั เกบ็
เอกสารราชการ ท�ำให้ไม่ทราบอายุการเก็บเอกสารราชการที่แน่นอน เป็นผลให้ไม่สามารถคัดแยกเอกสารที่
ไม่มีคุณค่าเพื่อท�ำลาย หรือคัดแยกเอกสารประวัติศาสตร์เพื่อส่งมอบส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากร ไดอ้ ยา่ งเปน็ ระบบ
- ผู้บริหารไม่ให้ความส�ำคัญกับการบริหารงานเอกสาร และไม่มีนโยบายที่ชัดเจน
ท่จี ะด�ำเนนิ การ
- ไมม่ เี จา้ หนา้ ท่ผี ้รู ับผดิ ชอบงานบริหารเอกสารโดยเฉพาะ
- เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบไม่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
ไม่ทราบอายุการเก็บเอกสาร เกรงความผิด ไม่กล้าตัดสินใจท�ำลายเอกสาร และไม่เข้าใจขั้นตอนในระเบียบ
สำ� นกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ท่ีจะตอ้ งดำ� เนนิ การ

< 22 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ข้นั ตอนการท�ำ ลายเอกสาร
ตามระเบยี บสำ�นกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ้ ๖๖ - ๗๐
ไดก้ ำ�หนดขั้นตอนการทำ�ลายเอกสาร ซ่ึงสรุปสาระสำ�คญั ไดด้ งั น้ี
๑. ส�ำ รวจเอกสารทีจ่ ะท�ำ ลาย
ภายใน ๖๐ วนั นบั จากวนั สน้ิ ปปี ฏทิ นิ ใหเ้ จา้ หนา้ ทผี่ รู้ บั ผดิ ชอบในการเกบ็ เอกสาร
ดำ�เนินการสำ�รวจเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานและครบอายุการเก็บรักษาตามที่กฎหมายหรือระเบียบ
กำ�หนด
๒. การจัดทำ�บญั ชีหนงั สือขอท�ำ ลาย
ให้หน่วยงานของรัฐจัดทำ�บัญชีหนังสือขอทำ�ลายตามแบบท่ี ๒๕ ตามระเบียบ
สำ�นักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยจัดทำ�อย่างน้อย ๒ ฉบับ คือ ต้นฉบับและ
สำ�เนาค่ฉู บับเพอ่ื เกบ็ ไว้ทหี่ นว่ ยงานของรฐั เจ้าของเรื่อง ๑ ฉบับ และสง่ มอบให้สำ�นกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ
กรมศลิ ปากร พจิ ารณา ๑ ฉบับ

แบบบญั ชหี นังสือขอทำ�ลาย แบบที่ ๒๕ แบบที่ ๒๕

แบบบัญชหี นงั สือขอทำ�ลาย
(ตามระเบียบขอ้ ๖๖)

บัญชีหนงั สือขอทำ�ลาย ประจำ�ปี.......................

กระทรวง/ทบวง.................................................

กรม.................................................................... วันท.่ี ...............................................

กอง.................................................................... แผ่นที่................................

ลำ�ดับที่ รหัส ที่ ลงวันที่ เลขทะเบียนรับ เรอื่ ง การ หมายเหตุ
แฟม้ พิจารณา

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 23 >

๒.๑ การลงรายการในบญั ชีหนังสอื ขอทำ�ลาย

(๑) ชอ่ื บัญชีหนงั สือขอทำ�ลายประจำ�ปี ใหล้ งเลขของปี พ.ศ. ทจี่ ดั ทำ�บญั ชี

(๒) กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการทจี่ ดั ทำ�บญั ชี

(๓) วันที่ ให้ลงวนั ทท่ี จ่ี ดั ทำ�บัญชี

(๔) แผ่นท่ ี ใหล้ งเลขลำ�ดับของแผ่นท่ี

(๕) ลำ�ดบั ที่ ให้ลงเลขลำ�ดับของเร่ืองท่ีขอ

ทำ�ลาย

(๖) รหสั แฟ้ม ใหล้ งหมายเลขรหสั หมวดหมขู่ อง

แฟม้ เอกสาร

(๗) ท่ ี ใหล้ งเลขของหนังสอื แต่ละฉบบั

(๘) ลงวนั ท ี่ ให้ลงวัน เดือน ปี ของหนังสือ

แต่ละฉบบั

(๙) เลขทะเบยี นรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สอื

แต่ละฉบบั

(๑๐) เรอ่ื ง ใ ห้ ล ง ช่ื อ เร่ื อ ง ข อ ง ห นั ง สื อ

แตล่ ะฉบับ

(๑๑) การพจิ ารณา ใหค้ ณะกรรมการทำ�ลายเอกสาร

ลงผลการพิจารณา

(๑๒) หมายเหตุ ให้ลงข้อความอื่นใด (ถ้ามี) เช่น

ความเห็นแยง้ เห็นสมควรขยาย

เวลาในกรณีเห็นสมควรขยาย

เวลาให้ระบุระยะเวลาท่ีขอ

ขยายเวลาและปี พ.ศ. ที่ครบ

กำ�หนดเวลาไว้ ทั้งในบัญชีและ

บนปกแฟ้มหรือบนปกเอกสาร

แต่ละฉบับ

< 24 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ตวั อยา่ งบัญชหี นงั สือขอท�ำ ลายกรณลี งรายละเอยี ดทกุ รายการ

แบบบัญชีหนังสอื ขอทำ�ลาย แบบที่ ๒๕
(ตามระเบยี บข้อ ๖๖)

กระทรวงสาธารณสขุ บัญชีหนังสือขอทำ�ลาย ประจำ�ปี ๒๕๕๑
กรมสุขภาพจติ
โรงพยาบาลศรีธญั ญา วันท่ี ๒๒ เมษายน ๒๕๕๑
แผน่ ท.่ี ......๑..........

ลำ�ดับที่ รหัสแฟม้ ท่ี ลงวนั ท่ี เลข เร่ือง การ หมายเหตุ
ทะเบยี นรบั พจิ ารณา

๑ สธ ๐๖๐๑.๑/ว ๓๕๗ ๒๘ ก.พ. ๔๕ ๕๒๙ ขอเลอ่ื นกำ�หนดการประเมินคุณภาพ X

๒ สธ ๐๖๐๗/๕๐๖ ๑๘ ม.ี ค. ๔๕ ขออนมุ ตั ใิ หข้ า้ ราชการรกั ษาราชการแทน X

๓ สธ ๐๖๐๗/๓๖๑ ๓ เม.ย. ๔๕ ขอความร่วมมือในการสำ�รวจระบบ X
แสงสว่างโรงพยาบาลศรธี ญั ญา

๔ สธ ๐๘๐๒.๕/ว ๑๗๘๓ ๓๐ ส.ค. ๔๘ ๕๙๒๐ เป็นวิทยากรหรือผู้อภิปรายเก่ียวกับ X
วิชาการ

๕ สธ ๐๘๐๒.๒/ว ๑๖๘๔ ๑๕ ส.ค. ๔๘ ๕๕๓๒ แนวทางการพัฒนาระบบสวสั ดิการ X

๖ สธ ๐๘๐๒.๔/พิเศษ ๑๘ ก.ค. ๔๘ ๔๗๙๕ สง่ แบบประเมนิ ผลหลงั การศกึ ษาหลกั สตู ร X
การฝกึ อบรมทางไกล

๗ สธ ๐๘๐๑.๑/ว ๗๑๕ ๕ เม.ย. ๔๘ ๒๔๐๓ ขอความร่วมมอื จำ�หนา่ ยไปรษณยี บัตร X

๘ สธ ๐๘๐๑.๑/ว ๕๓๔ ๑๐ มี.ค. ๔๘ ๑๘๖๖ การใช้เลขไทยแทนการใช้เลขอารบิก X

๙ สธ ๐๘๐๒.๒/ว ๕๗ ๑๐ ม.ค. ๔๘ ๒๑๕ จัดงานวันขา้ ราชการพลเรอื น X

๑๐ สธ ๐๘๐๑.๔/ว ๒๖๔๔ ๓ ธ.ค. ๔๗ ๘๓๙๗ ขอความร่วมมือในการส่งข้าราชการ X
เขา้ รับการอบรม

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 25 >

๒.๒ การลงบญั ชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย กรณสี ว่ นราชการมรี ะบบจดั เกบ็ เอกสารและ
ประสงคจ์ ะขอทำ�ลายทง้ั แฟ้มเร่อื ง ใหล้ งรายการในบัญชีหนงั สือขอทำ�ลายดังน้ี

(๑) ลำ�ดบั ท ่ี ให้ลงลำ�ดบั แฟม้ ท่จี ะขอทำ�ลาย
(๒) รหสั แฟ้ม ใหล้ งหมายเลขรหสั หมวดหมขู่ อง
แฟ้มเรือ่ ง
(๓) ที่ ใหเ้ วน้ วา่ ง ไมต่ อ้ งลงรายละเอยี ด
(๔) ลงวนั ท ี่ ใหล้ งวนั / เดอื น / ปี พ.ศ. ทเี่ ปดิ
ปิดแฟ้ม เช่น ๒ มกราคม -
๒๙ ธันวาคม ๒๕๔๘
(๕) เลขทะเบียนรับ ใหเ้ วน้ วา่ ง ไมต่ อ้ งลงรายละเอยี ด
(๖) เรือ่ ง ให้ลงช่ือแฟ้มเอกสาร
(๗) การพจิ ารณา ใหค้ ณะกรรมการทำ�ลายเอกสาร
ลงผลการพิจารณา
(๘) หมายเหตุ ให้ลงขอ้ ความอ่นื ใด (ถ้ามี)

< 26 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ตวั อย่างบญั ชีหนงั สอื ขอทำ�ลายกรณีสว่ นราชการมรี ะบบจัดเก็บเอกสาร

แบบบญั ชีหนังสอื ขอทำ�ลาย แบบที่ ๒๕
(ตามระเบยี บขอ้ ๖๖)

กระทรวงศกึ ษาธกิ าร บญั ชีหนงั สือขอทำ�ลาย ประจำ�ปี ๒๕๕๑ วนั ที่ ๒๔ มกราคม ๒๕๕๑
กรม มหาวิทยาลยั มหดิ ล แผน่ ที.่ .......๑..........
กอง กองกลาง

ลำ�ดบั ที่ รหัสแฟ้ม ท่ี ลงวันที่ เลข เรือ่ ง การ หมายเหตุ
ทะเบยี นรบั พจิ ารณา

๑ ๑.๑.๑ - ๓ ม.ค. ๔๔ - ๒๗ ธ.ค. ๔๔ - คา่ รักษาพยาบาล X

๒ ๑.๑.๕ - ๙ ม.ค. ๔๔ - ๒๕ ธ.ค. ๔๔ - เงินช่วยเหลอื ค่าทำ�ศพ เงนิ สงเคราะห์ X

๓ ๒.๒.๑ - ๑๑ ม.ค. ๔๔ - ๒๗ ธ.ค. ๔๔ - ประกาศ ระเบียบ ขอ้ บงั คับของคณะ / X
สถาบนั (สำ�เนาหนังสือนำ�)

๔ ๒.๒.๒ - ๑๑ ม.ค. ๔๔ - ๑๓ ธ.ค. ๔๔ - ประกาศ ระเบยี บของหนว่ ยงานภายนอก X

๕ ๓.๑.๑ - ๙ เม.ย. ๔๔ - ๒๖ พ.ย. ๔๔ - โตต้ อบทวั่ ไป ตอบขอบคุณ X

๖ ๓.๒.๑ - ๙ ม.ค. ๔๔ - ๑๐ ก.ย. ๔๔ - ขอความร่วมมอื ประชาสัมพนั ธข์ า่ วสาร X
ต่าง ๆ

๓. การแจง้ ผลการส�ำ รวจใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมหรอื ผวู้ า่ ราชการจงั หวดั
พิจารณา

เมื่อจัดทำ�บัญชีหนังสือขอทำ�ลายเสร็จเรียบร้อยแล้ว ในกรณีราชการบริหาร
ส่วนกลางให้จัดทำ�บันทึกเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือในกรณีราชการบริหารส่วนภูมิภาค
ให้เสนอผ้วู ่าราชการจังหวดั พร้อมบญั ชหี นงั สือขอทำ�ลาย และเสนอรายช่อื คณะกรรมการทำ�ลายเอกสาร

๔. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัดแต่งตั้งคณะกรรมการ
ทำ�ลายเอกสาร

คณะกรรมการทำ�ลายเอกสารประกอบด้วยประธานกรรมการ ๑ คน และ
คณะกรรมการอย่างน้อย ๒ คน รวม ๓ คน คณะกรรมการทำ�ลายเอกสารอาจมีมากกว่า ๓ คน ก็ได้
คณะกรรมการทำ�ลายเอกสารโดยปกตใิ ห้แต่งต้ังจากข้าราชการระดบั ๓ หรือเทียบเทา่ ขึน้ ไป

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 27 >

ตัวอย่างคำ�ส่ังแตง่ ตั้งคณะกรรมการท�ำ ลายเอกสาร


คำ�ส่งั กรมสง่ เสริมสหกรณ์
ที่ ๑๕๗ / ๒๕๕๑

เร่อื ง แตง่ ตั้งคณะกรรมการทำ�ลายหนังสือประจำ�ปี ๒๕๕๑
...............................

ตามระเบียบสำ�นักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับแก้ไข
พ.ศ. ๒๕๓๙ กำ�หนดให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำ�รวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บ
ในปีน้ัน แล้วจัดทำ�บัญชีหนังสือขอทำ�ลายเสนอต่อหัวหน้าราชการระดับกรมฯ เพ่ือพิจารณาแต่งตั้ง
คณะกรรมการทำ�ลายหนงั สือ
สำ�นักงานส่งเสริมสหกรณ์พื้นที่ ๒ มีหนังสือท่ีครบกำ�หนดการเก็บในปี ๒๕๕๑ จำ�นวน
๑๑๖ รายการ ซ่ึงเป็นหนังสือธรรมดาไม่มีความสำ�คัญ จึงขอแต่งต้ังคณะกรรมการทำ�ลายหนังสือ
ประจำ�ปี ๒๕๕๑ ดังน้ี
๑. นายทักษิณชัย คงศาลา เจ้าหนา้ ท่บี ริหารงานทั่วไป ๗ ประธานกรรมการ
๒. นางฉลวง ชาญสวัสด์ิ นกั วชิ าการสหกรณ์ ๗ ว กรรมการ
๓. นางชลธริ า กส่ี ุขพนั ธ์ นกั วชิ าการสหกรณ์ ๗ ว กรรมการ
๔. นายภทั รพล วงศป์ รชี าสวสั ด ์ิ เจา้ หนา้ ท่บี รหิ ารงานธรุ การ ๕ กรรมการ
๕. นายวัฒนา ตนั สรุ ยิ วงศ ์ เจา้ พนกั งานสง่ เสรมิ สหกรณ์ ๕ กรรมการ
โดยใหค้ ณะกรรมการทำ�ลายหนังสอื มหี นา้ ทดี่ งั น้ี
๑. พิจารณาหนงั สอื จะขอทำ�ลายตามบญั ชีหนังสือขอทำ�ลาย
๒. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำ�ลายและควรขยายเวลา
เก็บไว้ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเม่ือใด ในช่องการพิจารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑
ของบญั ชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย แลว้ ใหแ้ กไ้ ขอายกุ ารเกบ็ หนงั สอื ในตารางกำ�หนดเกบ็ หนงั สอื โดยใหป้ ระธาน
กรรมการทำ�ลายหนังสอื ลงลายมือชือ่ กำ�กบั การแก้ไข

/๓. ในกรณีที่...

< 28 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

-๒-
๓. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรทำ�ลาย ให้กรอก
เคร่ืองหมาย ( X ) ลงในชือ่ พจิ ารณาตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย
๔. เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้ังบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี)
หวั หน้าส่วนราชการระดับกรมฯ เพื่อพจิ ารณาสัง่ การตามข้อ ๖๙
๕. การควบคุมการทำ�ลายหนังสือ ซึ่งผู้มีอำ�นาจอนุมัติให้ทำ�ลายได้แล้ว โดยการเผา
หรือวิธีอ่ืน ๆ ใดท่ีจะไม่ให้หนังสืออ่านเป็นเรื่องได้ และเม่ือทำ�ลายเรียบร้อยแล้วให้ทำ�บันทึกลงนาม
ร่วมกัน เสนอผู้มอี ำ�นาจอนมุ ตั ทิ ราบ
ท้ังนี้ ตงั้ แต่บดั น้เี ป็นต้นไป
สั่ง ณ วันท่ี ๘ เมษายน พ.ศ. ๒๕๕๑

(ลงนาม) จติ รกร สามประดิษฐ์
(นายจิตกร สามประดษิ ฐ์)

รองอธบิ ดี ปฏิบตั ิราชการแทน
อธบิ ดีกรมส่งเสรมิ สหกรณ์

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 29 >

หน้าท่ีของคณะกรรมการท�ำ ลายเอกสาร
(๑) พจิ ารณาเอกสารทจี่ ะขอทำ�ลายตามบญั ชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย การพจิ ารณา
มี ๒ กรณี คือ
- ควรทำ�ลาย ให้ทำ�เคร่ืองหมายกากบาท (X) ในช่องการพิจารณา
ในบัญชหี นงั สือขอทำ�ลาย
- ไมค่ วรท�ำ ลาย ในกรณขี ยายเวลาการเกบ็ หรอื หา้ มทำ�ลาย ใหแ้ กไ้ ขอายุ
การเกบ็ หรอื ระบไุ วว้ า่ “หา้ มทำ�ลาย” ในชอ่ งการพจิ ารณาในบญั ชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย โดยใหป้ ระธานกรรมการ
ทำ�ลายหนงั สือลงลายมือช่อื กำ�กับการแกไ้ ข
(๒) รายงานผลการพจิ ารณาใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมหรอื ผวู้ า่ ราชการ
จงั หวัดพิจารณาส่งั การต่อไป
(๓) เมอ่ื ได้รับอนุมตั ใิ ห้ทำ�ลายเอกสาร คณะกรรมการทำ�ลายเอกสารมีหนา้ ที่
ควบคุมการทำ�ลาย
(๔) เมือ่ ดำ�เนินการทำ�ลายหนังสือแลว้ รายงานผู้อนุมัตทิ ราบ
๕. การพิจารณาสั่งการของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการ
จงั หวดั
เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัดได้รับรายงาน
การขอทำ�ลายเอกสารจากหนว่ ยงานของรัฐให้ดำ�เนินการดงั น้ี
๕.๑ หากพจิ ารณาเหน็ วา่ หนงั สอื ฉบบั ใดควรขยายเวลาการเกบ็ หรอื หา้ มทำ�ลาย
ใหส้ งั่ การสว่ นราชการท่ีขอทำ�ลายเก็บเอกสารไว้ตอ่ ไปจนกว่าจะครบระยะเวลาทำ�ลาย
๕.๒ หากพจิ ารณาเหน็ วา่ หนงั สอื ฉบบั ใดควรทำ�ลายใหส้ ง่ บญั ชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย
ใหส้ ำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร พจิ ารณากอ่ น เวน้ แตเ่ อกสารทไ่ี ดท้ ำ�ความตกลงเปน็ หลกั การ
ไว้กับสำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ส่วนราชการไม่ต้องส่งเรื่องให้พิจารณา แต่จะส่งสำ�เนา
เร่ืองแจ้งผลการดำ�เนินการทำ�ลายเอกสารตามข้อตกลง เพื่อให้สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
เกบ็ ไว้เปน็ สถติ ิการทำ�ลายเอกสารต่อไป

< 30 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ตวั อยา่ งหนงั สือสง่ ใหส้ �ำ นกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณา


ท่ี อย ๐๐๒๗/๖๗๓๕ ศาลากลางจงั หวดั พระนครศรอี ยธุ ยา
ถนนสายเอเชีย อย ๑๓๐๐๐
๑๓ พฤษภาคม ๒๕๕๑


เรื่อง ขออนมุ ตั ทิ ำ�ลายหนงั สือราชการ
เรียน ผู้อำ�นวยการสำ�นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
ส่งิ ทส่ี ง่ มาด้วย บัญชีหนงั สอื ทจี่ ะขอทำ�ลาย จำ�นวน ๑ ชุด


ด้วยจังหวัดพระนครศรีอยุธยามีความประสงค์จะขออนุมัติทำ�ลายเอกสารของสำ�นักงาน
สาธารณสขุ อำ�เภอบา้ นแพรก เนอ่ื งจากครบอายกุ ารเกบ็ รกั ษาตามระเบยี บสำ�นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ดังบญั ชีรายละเอยี ดตามเอกสารที่ส่งมาพร้อมดว้ ยน้ี

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา ผลเป็นประการใดแจ้งให้จังหวัดพระนครศรีอยุธยาทราบด้วย
จะเป็นพระคณุ

ขอแสดงความนับถอื

อุเทน ชวเมธี
(นายอเุ ทน ชวเมธี)
รองผูว้ า่ ราชการจังหวัด ปฏิบัตริ าชการแทน
ผวู้ ่าราชการจังหวัดพระนครศรอี ยธุ ยา
สำ�นกั งานสาธารณสุขจังหวัดฯ
ฝา่ ยบริหารทว่ั ไป
งานสารบรรณ
โทร. ๐๓๕๒๔๑๕๒๐
โทรสาร ๐๓๕๒๔๔๓๓๒

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 31 >

๖. ผลการพิจารณาของส�ำ นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร
สำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร มหี นา้ ทพ่ี จิ ารณาคดั เลอื กเอกสาร
ประวัติศาสตร์จากบัญชีหนังสือขอทำ�ลายของส่วนราชการส่งมาให้ภายใน ๖๐ วัน ในกรณีที่ต้องการข้อมูล
ประกอบการพจิ ารณาเพม่ิ เตมิ สำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร อาจสง่ นกั จดหมายเหตไุ ปสำ�รวจ
เอกสารหรือประสานขอทราบรายละเอียดเพ่ิมเติม ผลการพิจารณาของสำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากร มี ๒ กรณี คือ
๖.๑ ขอสงวนเอกสารประวัติศาสตร์ สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากรจะมหี นงั สอื แจง้ ผลการพจิ ารณาขอสงวนเอกสารประวตั ศิ าสตรท์ งั้ หมดหรอื บางสว่ นใหห้ นว่ ยงาน
ของรัฐทราบ และให้หน่วยงานของรัฐดำ�เนินการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ที่ขอสงวนตามรายการ
ทีร่ ะบุไปในหนังสือใหส้ ำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

< 32 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ตวั อย่างหนงั สอื ขอสงวนเอกสาร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 33 >

< 34 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๖.๒ เห็นชอบใหท้ ำ�ลายเอกสาร สำ�นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร
พิจารณาบัญชีหนังสือขอทำ�ลายแล้วไม่ประสงค์จะขอสงวนเอกสาร สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากรจะมหี นงั สอื แจง้ ผลการพจิ ารณาใหห้ นว่ ยงานของรฐั ดำ�เนนิ การทำ�ลายเอกสารนนั้ ไดต้ ามระเบยี บ
ตอ่ ไป

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 35 >

ตวั อยา่ งหนังสือเห็นชอบให้ท�ำ ลายเอกสาร

< 36 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๗. การส่งมอบเอกสารขอสงวน
เมื่อหน่วยงานของรัฐได้รับหนังสือแจ้งตอบผลการพิจารณาจาก
ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้หน่วยงานของรัฐจัดท�ำหนังสือส่งมอบพร้อมเอกสาร
ตามรายการท่ีส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ขอสงวนไว้ และรอหนังสือแจ้งตอบผล
การตรวจรบั เอกสารวา่ ถกู ตอ้ งครบถว้ นตามรายการทขี่ อสงวนจากสำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร
เสยี กอ่ นจงึ จะดำ� เนนิ การท�ำลายเอกสารได้
การส่งมอบเอกสารขอสงวนให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ให้หน่วยงานของรัฐปฏิบัติตามขั้นตอนการเตรียมการส่งมอบเอกสารที่แนบไปกับหนังสือแจ้งตอบผล
การพิจารณาขอสงวนเอกสารของสำ� นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร ดงั น้ี
๗.๑ ตรวจสอบรายการเอกสารตามหนังสือแจ้งตอบผลการพิจารณา
ของส�ำนักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร
๗.๒ คัดเลือกเอกสารตามรายการที่ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากรขอสงวนไว้
๗.๓ เอกสารทกุ รายการกรณุ าเขยี นหมายเลขแผ่นท่ี ล�ำดบั ท่ี ใหต้ รงตามบัญชี
โดยเขียนไว้บนปกแฟ้มหรือในท่ีที่มอบเห็นได้ชัดเจน เพื่อความสะดวกรวดเร็วแก่ส�ำนักหอจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศิลปากร ในการตรวจสอบเอกสารท่ีได้รับมอบว่าถูกต้องตรงตามรายการท่ีขอสงวนไว้หรือไม่
ในกรณีที่หน่วยงานของรัฐส่งบัญชีมาพร้อมกันหลายหน่วยงาน โปรดระบุเอกสารรายการน้ันว่าเป็นเอกสาร
ของหนว่ ยงานใด เช่น เอกสาร กองคลงั บัญชีแผน่ ท่ี ๖ ล�ำดับที่ ๒๐๕ เอกสารของแต่ละหน่วยงานควรแยกไว้
ไมใ่ หป้ ะปนกันเพอ่ื สะดวกในการตรวจสอบเอกสารในภายหลงั
๗.๔ เอกสารที่คัดเลือกไว้เรียบร้อยแล้วกรุณามัดหรือบรรจุกล่องให้เรียบร้อย
เพอื่ ปอ้ งกันการสูญหายในขณะท�ำการขนย้าย
๗.๕ ในกรณที ห่ี นว่ ยงานของรฐั ไมส่ ามารถจดั สง่ เอกสารบางรายการตามทส่ี ำ� นกั
หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ขอสงวนไว้ ให้ชีแ้ จงเหตุผลในหนงั สอื นำ� ส่งดว้ ย
๗.๖ หากเอกสารมปี รมิ าณมาก กอ่ นการขนยา้ ยมาสง่ มอบใหส้ �ำนกั หอจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศิลปากร หน่วยงานของรัฐควรแจ้งให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ทราบล่วง
หนา้ เพอ่ื จะได้จดั เตรยี มสถานทแี่ ละเจ้าหน้าทไ่ี ว้ให้พรอ้ มที่จะอำ� นวยความสะดวกในการสง่ มอบ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 37 >

ตวั อย่างหนงั สอื ส่งมอบเอกสารขอสงวน

< 38 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

บัญชีรายการเอกสารขอสงวน
แผน่ ที่ ๑ ลำ�ดับท่ ี ๔ เร่ืองแผนปฏบิ ัติงานโครงการ ปี ๒๕๓๐ - ๒๕๔๘
๕ เรื่องแผนปฏบิ ัตงิ านสุขาภบิ าล ปี ๒๕๓๓ - ๒๕๔๔
๗ เร่ืองรายกิจกรรมโรคเอดส์ ปี ๒๕๓๖ - ๒๕๔๘

๘ เรอื่ งรายงานมะเร็งเต้านม ปี ๒๕๔๖ - ๒๕๔๗
๙ เรอ่ื งรายงานไขห้ วัดนก ปี ๒๕๔๘
๑๑ เรอ่ื งรายงานยาคมุ กำ�เนดิ ปี ๒๕๓๒ - ๒๕๓๕, ปี ๒๕๔๖ - ๒๕๔๘
๑๕ เร่อื งรายงานอนามยั โรงเรียน ปี ๒๕๔๕ - ๒๕๔๘
๑๖ เรือ่ งรายงานไขเ้ ลอื ดออก ปี ๒๕๒๙ - ๒๕๔๔
๑๘ เร่อื งรายงานการใหบ้ รกิ ารหนว่ ยบริการ ปี ๒๕๔๖
แผ่นท่ี ๒ ลำ�ดบั ท่ ี ๒๔ เรอ่ื งรายงาน ๕ อนั ดับแรกของโรค ปี ๒๕๔๖ - ๒๕๔๘
๒๖ เรื่องรณรงคโ์ ปลิโอ ปี ๒๕๔๖ - ๒๕๔๘
๒๘ เรื่องงาน อสม. ปี ๒๕๔๖ - ๒๕๔๘
๓๑ เรือ่ งรายงานการประชมุ ปี ๒๕๔๖ - ๒๕๔๗

รวมเอกสารขอสงวนทงั้ สน้ิ ๑๓ รายการ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 39 >

๘. การแจ้งผลการตรวจรับเอกสารของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากร
ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะตรวจรับเอกสารให้ตรงตาม
รายการท่ีขอสงวนไว้ จากน้ันจะมีหนังสือแจ้งผลการตรวจรับเอกสารให้หน่วยงานของรัฐทราบ ในกรณี
ผลการตรวจรับเอกสารครบถ้วนถูกต้องทุกรายการ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะแจ้งให้
หนว่ ยงานของรฐั ดำ� เนนิ การทำ� ลายเอกสารสว่ นทเี่ หลอื ไดต้ ามระเบยี บตอ่ ไป ในกรณเี อกสารยงั สง่ ไมค่ รบถว้ น
ถูกต้องทกุ รายการ สำ� นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะมหี นงั สอื ทบทวนไปยงั หน่วยงานอีกครัง้
หน่ึงขอความร่วมมือให้ตรวจสอบเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งมอบ โดยส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
จะรอรับมอบเอกสารจนกว่าจะได้รับครบถ้วนทุกรายการท่ีขอสงวน หากหน่วยงานของรัฐมีปัญหาขัดข้อง
ประการใดในการส่งมอบเอกสารจะต้องชี้แจงเหตุผลให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ทราบเพ่ือจะไดด้ ำ� เนินการตอ่ ไป

< 40 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ