คู่มือการทำลายเอกสาร

หมวด ๙ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจัดเกบ็
ทส - เทคโนโลยสี ารสนเทศ ตวั อย่างเอกสารทจ่ี ดั เกบ็

- การติดตามผลการปฏิบัติงานตามแผน / ฝบห.
โครงการ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากสนิ้ สดุ โครงการ
(สำ�หรบั แผนภารกจิ
สำ�นกั )
หนว่ ยงานอืน่
ทำ�ลายหลงั จากสิ้นสดุ
โครงการแลว้ ๕ ปี
(สำ�หรบั แผนของกลมุ่ งาน)

ทส ๒ การพัฒนา จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การพฒั นาระบบงานฐานขอ้ มลู
ระบบงาน / และ website ของสำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
website รวมท้ังโครงการที่เกี่ยวกับการพัฒนาระบบงานและ
website ที่สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติดำ�เนินการ
เองหรือดำ�เนนิ การร่วมกับหน่วยงานอืน่
แนวทางการตั้งช่อื แฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
พ.ศ. หรอื แยกชื่อแฟม้ ยอ่ ย เช่น
- โครงการ........................... พ.ศ. yyyy หน่วยงานเจ้าของเร่ือง
เช่น โครงการจัดทำ�ระบบข้อมูลสารสนเทศ - สง่ มอบ
จดหมายเหตุเหตุการณ์มหันตภัยจากคล่ืนสึนามิ หอจดหมายเหตหุ ลงั
พ.ศ. ๒๕๔๘ - ๒๕๕๐ จากสน้ิ สดุ โครงการ
(สำ�หรบั โครงการ
สำ�คัญ)
- ทำ�ลายหลงั จากส้นิ
สดุ โครงการแลว้ ๕ ปี
(สำ�หรบั โครงการทว่ั ไป)

- การตดิ ตามผลการปฏบิ ตั งิ านตามแผน/ ฝบห.
โครงการ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากสน้ิ สดุ โครงการ
(สำ�หรับแผนภารกิจ
สำ�นกั )
หน่วยงานอ่นื
ทำ�ลายหลังจากสนิ้ สดุ
โครงการแล้ว ๕ ปี
(สำ�หรบั แผนของกลมุ่ งาน)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 141 >

หมวด ๙ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เกบ็
ทส - เทคโนโลยสี ารสนเทศ ตัวอยา่ งเอกสารทจ่ี ัดเกบ็

ทส ๓ การดแู ล HW / SW จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์

ระบบงานคอมพิวเตอร์และฐานข้อมูล เช่น

การกำ�หนดหมายเลข IP address หากเปน็ การจดั หา

หรือเช่าครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ (Hardware)

เช่าบริการอินเทอร์เน็ต /Leased Line รวมทั้ง

การเบิกจา่ ยวสั ดคุ อมพิวเตอร์ใหใ้ ช้หมวด พด - พัสดุ

ครุภณั ฑ์

แนวทางการตงั้ ชอ่ื แฟ้ม :

ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้ม หนว่ ยงานเจ้าของเรอื่ ง

ตาม พ.ศ. หรอื แยกชอ่ื แฟม้ ยอ่ ย ทำ�ลายหลังจากสิ้นสุด

งาน

< 142 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ บจ - การบริหารงานเอกสารและจดหมายเหตุ

เอกสารที่จัดเก็บในหมวดนี้เป็นเอกสารเกี่ยวกับดำ�เนินงานด้านงานบริหารเอกสารและ
งานจดหมายเหตุ หากเปน็ แผนงานหรอื โครงการทเี่ กย่ี วเนอื่ งกบั งานดา้ นบรหิ ารเอกสารและงานจดหมายเหตุ
ให้ใช้แนวทางการตั้งช่ือแฟ้มและอายุการเก็บเอกสารตามหมวด บห ๑ นโยบาย แผนงานและโครงการ
โดยจัดเก็บในหมวดหมู่ที่เก่ียวเน่ืองกับเรื่องน้ัน ๆ เช่น โครงการจัดทำ�มาตรฐานการจัดเก็บเอกสารของ
สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จัดเก็บเอกสารท่ีหมวด บจ ๑.๑ การจัดทำ�มาตรฐาน
การจดั เก็บเอกสาร

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบรหิ ารงานเอกสาร ตวั อย่างเอกสารทจ่ี ัดเก็บ

และจดหมายเหตุ

บจ ๑ การบรหิ ารงาน จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดทำ�มาตรฐาน
เอกสาร การจัดการเอกสาร เช่น คู่มือการจัดการเอกสาร
คู่มือการประเมินคุณค่าเอกสาร ตารางกำ�หนดอายุ
การเก็บเอกสาร

บจ ๑.๑ การจดั ท�ำ มาตรฐาน จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดทำ�มาตรฐานการ
การจัดการเอกสาร จัดการเอกสาร เช่น ตารางกำ�หนดอายุการเก็บ

เอกสาร
แนวทางการตง้ั ชอ่ื แฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม กบอ.
พ.ศ. หรอื กำ�หนดชอื่ แฟม้ ตามประเภทงาน และ พ.ศ. เก็บ ๕ ปี

สง่ มอบหอจดหมายเหตุ

บจ ๑.๒ การใหค้ ำ�ปรกึ ษา จดั เกบ็ เอกสารเกยี่ วกบั การขอคำ�ปรกึ ษาแนะนำ�และ กบอ.
แนะนำ� การหารือจากส่วนราชการเกี่ยวกับหมวดหมู่จัดเก็บ เกบ็ ๕ ปี ท�ำลาย
เอกสารการประเมินคุณค่าและกำ�หนดอายุเอกสาร
การทำ�ลายเอกสาร เช่น หนงั สอื ขอความอนเุ คราะห์
จากหนว่ ยงานราชการต่าง ๆ
แนวทางการตั้งช่ือแฟ้ม :
ใชช้ อ่ื หมวดเปน็ ชอ่ื แฟม้ เอกสาร แยกแฟม้ ตามชอื่
สว่ นราชการและ พ.ศ. เช่น
- การใหค้ ำ�ปรกึ ษาแนะนำ� - กระทรวงมหาดไทย
พ.ศ. yyyy

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 143 >

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงานเอกสาร ตัวอยา่ งเอกสารทีจ่ ัดเก็บ

และจดหมายเหตุ

บจ ๑.๓ การรับมอบและ จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การรบั มอบและจดั หาเอกสาร
การจดั การเอกสาร

บจ ๑.๓.๑ เอกสารจาก จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการรับมอบเอกสารจาก
สว่ นราชการ ส่วนราชการตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสาร
ราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ หรือระเบียบสำ�นักนายก
รัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ รวมทัง้
การจดั หาเอกสาร
แนวทางการตั้งช่อื แฟม้ :
ใชช้ อื่ หมวดเปน็ ชอ่ื แฟม้ เอกสาร แยกแฟม้ ตามชอ่ื
ส่วนราชการ และ พ.ศ. หรือตามประเภทงาน และ
พ.ศ. หรอื ตามโครงการ เชน่
- การรับมอบเอกสารจากส่วนราชการ - กบอ.
กระทรวงมหาดไทย พ.ศ. yyyy ส่งมอบหนว่ ยงานท่ี
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ หนงั สอื สง่ มอบเอกสาร มหี น้าท่ีจดั หมวดหมู่
จากหน่วยงานเจ้าของเอกสาร บัญชีส่งมอบเอกสาร เอกสารเมอ่ื ประเมิน
หนังสือตอบรับเอกสาร และหนังสือทวงถามกรณี คุณค่าเรยี บรอ้ ยแลว้
เอกสารไม่ครบถว้ น

- ขอความรว่ มมือสง่ มอบเอกสารราชการ ทกุ หน่วยงาน
- ทะเบยี นรบั มอบเอกสารราชการ เกบ็ ตลอดไป
(แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) ทกุ หน่วยงาน
เก็บตลอดไป

- ทะเบียนส่ิงของที่ระลกึ (แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) ทกุ หน่วยงาน
เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบียนควบคุมหนงั สอื โต้ตอบเอกสารสว่ น ทกุ หน่วยงาน
ราชการ เกบ็ ตลอดไป

- สถติ กิ ารรบั มอบเอกสาร (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) ทกุ หนว่ ยงาน
เก็บตลอดไป

< 144 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบรหิ ารงานเอกสาร ตวั อยา่ งเอกสารทจี่ ดั เกบ็

และจดหมายเหตุ

บจ ๑.๓.๒ เอกสารสว่ นบคุ คล จดั เกบ็ เอกสารเกยี่ วกบั การรบั มอบเอกสารสว่ นบคุ คล
แนวทางการตงั้ ช่อื แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเป็นชื่อแฟ้มเอกสาร แยกแฟ้มตามชื่อ
บคุ คล และ พ.ศ. หรอื ตามประเภทงาน และ พ.ศ.หรอื
ตามโครงการ เชน่
- การรบั มอบเอกสารสว่ นบคุ คล นาย / นาง /น.ส. กบอ.
............. พ.ศ. yyyy สง่ มอบหน่วยงานที่
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ หนงั สอื สง่ มอบเอกสารจาก มหี น้าทจี่ ัดหมวดหมู่
เจา้ ของเอกสาร รวมทงั้ บญั ชสี ง่ มอบเอกสารและหนงั สอื เอกสารเมือ่ ประเมนิ
ตอบขอบคณุ คณุ ค่าเรียบรอ้ ยแลว้

- ทะเบียนควบคุมหนังสือโต้ตอบเอกสาร ทุกหนว่ ยงาน
ส่วนบุคคล เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบยี นรบั มอบเอกสารสว่ นบุคคล (แยกแฟม้ ทุกหนว่ ยงาน
ตาม พ.ศ.) เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบียนส่งิ ของทร่ี ะลึก (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) ทุกหนว่ ยงาน
เก็บตลอดไป

- สถิติการรบั มอบเอกสารสว่ นบุคคล ทุกหนว่ ยงาน
เก็บตลอดไป

บจ ๑.๔ การประเมนิ คณุ คา่ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการประเมินคุณค่าและ
และการพจิ ารณา การพิจารณาขอทำ� ลายเอกสาร
ขอท�ำ ลายเอกสาร

บจ ๑.๔.๑ การประเมนิ คณุ คา่ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการพิจารณาประเมินคุณค่า
เอกสาร
แนวทางการต้ังชอ่ื แฟ้ม :
ใช้ชื่อหมวดเป็นชื่อแฟ้มเอกสาร แยกแฟ้มตาม
ชุดเอกสาร และ พ.ศ. หรือตามโครงการ เช่น

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 145 >

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงานเอกสาร ตัวอยา่ งเอกสารท่ีจัดเกบ็

และจดหมายเหตุ

- การประเมินคุณค่าเอกสารชุด.......... พ.ศ. ทุกหน่วยงาน
yyyy เก็บตลอดไป
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น ค�ำส่ังแต่งต้ัง ชุดผ้เู ข้ารว่ มประชุม
คณะกรรมการ / คณะท�ำงานประเมินคุณเอกสาร เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย
เอกสารการประชุมพิจารณาประเมินคุณค่าเอกสาร
ของฝ่ายเลขานุการบันทึกการส่งมอบเอกสารให้กับ
หนว่ ยงานท่รี บั ผิดชอบการจัดหมวดหมเู่ อกสาร

- ทะเบียนประเมินคณุ คา่ เอกสาร ทุกหนว่ ยงาน
เกบ็ ตลอดไป

บจ ๑.๔.๒ การพิจารณา จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการพิจารณาทำ�ลายเอกสาร /
ขอท�ำ ลายเอกสาร การขอทำ�ความตกลงการทำ�ลายเอกสารของหนว่ ยงาน
ของรัฐ และเอกสารของสำ�นักหอจดหมายเหตุ
แห่งชาติ
แนวทางการตง้ั ชอ่ื แฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้มเอกสารช่ือ
ส่วนราชการแยกแฟ้มตามประเภทงาน และ พ.ศ.
หรือตามโครงการ เช่น
- การพิจารณาขอทำ�ลายเอกสาร - กระทรวง กบอ.
มหาดไทย พ.ศ. yyyy (กรณีเห็นชอบให้ทำ�ลาย หลงั จากตอบอนมุ ตั ิ
เอกสาร) ทำ�ลาย
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือขอความเห็น เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
ชอบการทำ�ลายเอกสารจากหน่วยงานของรัฐ
บัญชีหนังสือขอทำ�ลาย และหนังสือแจ้งผลการ
พจิ ารณาเหน็ ชอบใหท้ ำ�ลายเอกสาร
- การพิจารณาขอทำ�ลายเอกสาร - กระทรวง กบอ.
มหาดไทย พ.ศ. yyyy (กรณขี อสงวนเอกสาร) ส่งมอบหนว่ ยงานท่ี
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือขอความเห็น มหี น้าทจ่ี ดั หมวดหมู่
ชอบการทำ�ลายเอกสารของหน่วยงานของรัฐ บัญชี เอกสารเมื่อประเมนิ
หนังสือขอทำ�ลาย หนังสือแจ้งผลการพิจารณา คณุ คา่ เรียบรอ้ ยแล้ว
ขอสงวนเอกสาร หนังสือส่งมอบเอกสารขอสงวน
หนงั สอื แจ้งผลการตรวจรบั เอกสาร หนงั สอื ทวงถาม
เอกสาร หากไมค่ รบถว้ น

< 146 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงานเอกสาร ตัวอยา่ งเอกสารทจ่ี ัดเกบ็

และจดหมายเหตุ

- การท�ำความตกลงการท�ำลายเอกสาร - กบอ.
กระทรวงมหาดไทย พ.ศ. yyyy เกบ็ ตลอดไป
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือขอท�ำความ
ตกลงการท�ำลายเอกสารของหน่วยงานของรัฐ
และขอเปลีย่ นแปลงการทำ� ความตกลง

- หนังสือแจ้งผลการท�ำลายเอกสารตาม กบอ.
ขอ้ ตกลง - กระทรวงมหาดไทย พ.ศ. yyyy เกบ็ ๑ ปี ท�ำลาย

- สถิติการทำ� ลาย กบอ.
(แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) เก็บตลอดไป

- ทะเบยี นขออนมุ ัติท�ำลายเอกสาร พ.ศ. yyyy กบอ.
เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบียนควบคุมรายการแฟ้มโต้ตอบเอกสาร กบอ.
ขอสงวน (แยกแฟม้ ตามหน่วยงาน) เกบ็ ตลอดไป

- การทำ� ลายเอกสาร - สำ� นกั หอจดหมายเหตุ ทกุ หน่วยงาน
แห่งชาติ (ฝา่ ยบริหารงานท่ัวไป) พ.ศ. …. เก็บ ๑ ปี ทำ� ลาย
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น ค�ำสั่งแต่งต้ัง
คณะกรรมการท�ำลายเอกสาร บัญชีหนังสือขอ
ท�ำลายเอกสารรายงานผลการพิจารณา บันทึกแจ้ง
ฝา่ ยบริหารงานทั่วไปดำ� เนินการตามระเบียบฯ พัสดุ

บจ ๑.๕ การควบคุมศนู ย์ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการควบคุมดูแลศูนย์เก็บ
เก็บเอกสาร เอกสาร
แนวทางการตัง้ ช่อื แฟม้ :
- ทะเบยี นอบเอกสาร ทุกหน่วยงาน
เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบยี นคลังเกบ็ เอกสาร ทุกหน่วยงาน
เก็บตลอดไป

- ทะเบียนส่งมอบเอกสารใหก้ ลุ่มงานอน่ื กบอ.
เก็บตลอดไป

- โครงการจัดระบบศูนยเ์ ก็บเอกสาร พ.ศ. .... กบอ.
เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 147 >

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงานเอกสาร ตัวอย่างเอกสารทจ่ี ดั เกบ็

และจดหมายเหตุ

บจ ๒ งานจดหมายเหตุ จดั เก็บเอกสารเกี่ยวกบั งานจดหมายเหตุ

บจ ๒.๑ ก ารจดั ท�ำ มาตรฐาน จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดท�ำมาตรฐานงาน
งานจดหมายเหตุ จดหมายเหตุ เช่น คู่มือการจัดหมวดหมู่และท�ำ
เครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ คู่มือการ
จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุคู่มือการอนรุ กั ษเ์ อกสาร
จดหมายเหตลุ ายลกั ษณอ์ กั ษรดว้ ยไมโครฟลิ ม์ เปน็ ตน้
แนวทางการตัง้ ชือ่ แฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
พ.ศ. หรือก�ำหนดชื่อแฟ้มตามประเภทงาน และ
พ.ศ. เชน่
- การจดั ทำ� คมู่ อื การจดั หมวดหมแู่ ละทำ� เครอ่ื งมอื ทุกหนว่ ยงาน
ชว่ ยค้นเอกสารจดหมายเหตุ พ.ศ. .... เกบ็ ๕ ปี ทำ� ลาย
จดั เกบ็ เอกสารเกยี่ วกบั การดำ� เนนิ การจดั ทำ� คมู่ อื ฝบห.
การจัดหมวดหมู่และท�ำเครื่องมือช่วยค้นเอกสาร รายงานสรุปผล
จดหมายเหตุ การดำ� เนนิ งาน
โครงการ เกบ็ ๕ ปี
สง่ มอบหอจดหมายเหตุ

- การจดั ทำ� คมู่ อื การอนรุ กั ษเ์ อกสารจดหมายเหตุ ทกุ หนว่ ยงาน
ลายลักษณ์อักษรด้วยไมโครฟลิ ์ม พ.ศ. .... เก็บ ๕ ปี ทำ� ลาย
จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการด�ำเนินการจัดท�ำ ฝบห.
คู่มอื การอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ รายงานสรุปผล
การด�ำเนินงาน
โครงการ เก็บ ๕ ปี
สง่ มอบหอจดหมายเหตุ

บจ ๒.๒ การรับมอบและ จัดเก็บทะเบียนและหลักฐานการรับและส่งมอบ
ส่งมอบเอกสาร เอกสาร
แนวทางการต้ังชือ่ แฟ้ม :
แยกชอื่ แฟ้มตามประเภทงาน เชน่ ทุกหนว่ ยงาน
- ทะเบียนรับมอบเอกสารลายลักษณ์จากกลุ่ม เก็บตลอดไป

บรหิ ารเอกสาร

< 148 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงานเอกสาร ตัวอย่างเอกสารทจ่ี ัดเก็บ

และจดหมายเหตุ

- ทะเบยี นรบั มอบเอกสารโสตทศั นจดหมายเหตุ ทุกหนว่ ยงาน
จากกลมุ่ บรหิ ารเอกสาร เกบ็ ตลอดไป

- หลักฐานการส่งมอบเอกสารลายลักษณ์ ทกุ หนว่ ยงาน
และโสตทัศนจดหมายเหตุ และเคร่ืองมือช่วยค้น เกบ็ ตลอดไป
(แยกแฟ้มตาม พ.ศ.)
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หลักฐานการส่งมอบ
เอกสารลายลกั ษณแ์ ละเอกสารโสตทศั นจดหมายเหตุ
และเคร่อื งมอื ชว่ ยค้นใหก้ ลมุ่ อนุรักษเ์ อกสาร

บจ ๒.๓ การจัดหมวดหมู่ จัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานจัดหมวดหมู่และ
เอกสารและจดั ท�ำ จดั ทำ�เครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ สำ�หรบั ขอ้ มลู การกำ�หนดรหสั
เครอ่ื งมือชว่ ยค้น เอกสารใชห้ มวด บจ ๒.๑
แนวทางการตัง้ ช่อื แฟ้ม :
แยกชอ่ื แฟ้มตามประเภทงาน เชน่
- สถิติการจัดเอกสารลายลักษณ์และโสตทัศน ทุกหน่วยงาน
จดหมายเหตุ (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เกบ็ ตลอดไป

- สถิติการจัดทำ�เครื่องมือช่วยค้น (แยกแฟ้ม ทุกหน่วยงาน
ตาม พ.ศ.) เก็บตลอดไป

- โครงการจัดหมวดหมู่และทำ�เคร่ืองมือช่วย ทกุ หน่วยงาน
คน้ เอกสารจดหมายเหตุ เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย

บจ ๓ การบันทึกเหตุการณ์ จัดเก็บเอกสารการบันทึกและรวบรวมข้อมูล
รวมทั้งการเรียบเรียงและจัดทำ�ต้นฉบับ งบประมาณ
ในการดำ�เนินงานบนั ทึกเหตกุ ารณ์
แนวทางการตั้งชอื่ แฟ้ม :
แยกช่ือแฟ้มตามช่ือโครงการ และ พ.ศ. หรือ
แยกแฟ้มยอ่ ยตามงานทป่ี ฏิบตั ิ เช่น
- โครงการ..................... พ.ศ. .... ทุกหนว่ ยงาน
- โครงการ.......... - การบนั ทกึ และรวบรวมขอ้ มลู เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
พ.ศ. .... ยกเว้นโครงการสำ�คัญ
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือโต้ตอบกับ หลงั เสรจ็ ส้ินโครงการ
ส่วนราชการ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 149 >

หมวด ๑๐ ค�ำ อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชือ่ แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงาน ตวั อย่างเอกสารทจี่ ัดเก็บ
เอกสาร และจดหมายเหตุ

- ข้อมูลทรี่ วบรวมเพ่ือจัดทำ� จดหมายเหตุ ทุกหน่วยงาน
สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
เมอ่ื สน้ิ สดุ โครงการ
แฟ้มการปฏิบัติงาน
คณะทำ�งาน
เก็บ ๓ ปี ทำ�ลาย

บจ ๔ การบรกิ าร จัดเก็บเอกสารการให้บริการ

บจ ๔.๑ บริการรับฝาก จดั เกบ็ เอกสารการใหบ้ รกิ ารรับฝากเอกสาร
เก็บเอกสาร แนวทางการต้ังชอ่ื แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร แยกตาม
ชื่อส่วนราชการหรือแยกแฟ้มตามประเภทงาน
ชอ่ื สว่ นราชการ และ พ.ศ. หรอื ตามโครงการ เชน่
- หนังสือขอฝากเก็บเอกสาร กระทรวง กบอ.
มหาดไทย พ.ศ. yyyy ส่งมอบหนว่ ยงานที่
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือขอฝากเก็บ มหี น้าทีจ่ ดั หมวดหมู่
เอกสาร บัญชีเอกสารฝากเก็บ เอกสารเม่ือประเมิน
คณุ ค่าเรียบร้อยแล้ว

- ทะเบียนรบั ฝากเกบ็ เอกสาร ทกุ หน่วยงาน
เก็บตลอดไป

บจ ๔.๒ บรกิ ารตอบค�ำถาม จัดเก็บเอกสารการให้บริการค้นคว้าเอกสาร
และช่วยการ จดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์และโสตทัศน
ค้นคว้า จดหมายเหตุ
แนวทางการตัง้ ชื่อแฟม้ :
แยกแฟ้มตาม พ.ศ. (เรียงตามลำ�ดับวันที่
ให้บรกิ าร) เชน่

- ใบขออนุญาตเข้าค้นคว้าและหนังสืออนญุ าต ทกุ หน่วยงาน
(แบบท่ี สจช ๑/๒๕๔๖) (แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) เก็บ ๑๐ ปี ทำ� ลาย

- คำ� ขอมบี ตั รประจำ� ตวั ผคู้ น้ ควา้ ในหอจดหมายเหตุ ทุกหนว่ ยงาน
แหง่ ชาติ (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เก็บ ๑ ปี ท�ำลาย

< 150 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ คำ�อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดช่อื แฟ้ม / กำ�หนดอายุการจดั เกบ็
บจ - การบริหารงาน ตวั อย่างเอกสารท่ีจัดเก็บ
เอกสาร และจดหมายเหตุ

- ทะเบียนผคู้ ้นคว้า ทุกหนว่ ยงาน
(แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เกบ็ ๕ ปี ท�ำลาย

- รายชื่อเวรบริการ ทกุ หนว่ ยงาน
(แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เกบ็ ๓ ปี ท�ำลาย

- สมุดเซ็นชอ่ื ผู้เขา้ คน้ ควา้ ทกุ หนว่ ยงาน
เก็บ ๑๐ ปี ท�ำลาย

- สมุดเซ็นรบั บตั รถาวรของผู้ค้นควา้ ทุกหน่วยงาน
เกบ็ ๑ ปี ท�ำลาย

- แบบค�ำขอเข้าศึกษาวิจัยในประเทศไทยของ ทุกหนว่ ยงาน
ชาวตา่ งประเทศ (แบบ NRCT - 01 X) เก็บ ๑๐ ปี ท�ำลาย

บจ ๔.๓ บริการยมื - คนื จัดเก็บเอกสารการให้บริการยืม - คืน เอกสาร
จดหมายเหตแุ ละเอกสารฝากเกบ็ ทศ่ี นู ยเ์ กบ็ เอกสาร

แนวทางการตง้ั ช่อื แฟ้ม :
แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. (เรยี งตามลำ� ดบั วนั ทใ่ี หบ้ รกิ าร)
เช่น
- ใบยืมเอกสาร (แบบที่ ฝอส.๒/๒๕๑๙) ทุกหน่วยงาน
พ.ศ. yyyy เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย

- หนังสือขอยืมเอกสารของศูนย์เก็บเอกสาร ทุกหนว่ ยงาน
จากหน่วยงานเจ้าของเอกสาร (แยกแฟ้มตาม เก็บ ๑ ปี ทำ� ลาย
หน่วยงานเจ้าของเอกสาร)

- ทะเบยี นยมื เอกสารของศนู ย์เกบ็ เอกสาร ทุกหน่วยงาน
เกบ็ ตลอดไป

บจ ๔.๔ บริการทำ�ส�ำ เนา จดั เกบ็ เอกสารการใหบ้ รกิ ารทำ�สำ�เนาเอกสารประเภท
เอกสาร ลายลักษณ์และโสตทัศนจดหมายเหตุ
แนวทางการตงั้ ชื่อแฟ้ม :
แยกแฟ้มตามประเภทเอกสาร และตาม
พ.ศ. (เรียงตามลำ�ดับวนั ที่ให้บริการ) เช่น
- ใบขอถา่ ยสำ�เนาเอกสาร / ไมโครฟิลม์ ทกุ หนว่ ยงาน
(แบบที่ กบส.๑/๒๕๔๗) พ.ศ. yyyy เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 151 >

หมวด ๑๐ ค�ำ อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชือ่ แฟ้ม / กำ�หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงาน ตัวอย่างเอกสารท่จี ดั เกบ็
เอกสาร และจดหมายเหตุ

- ใบขอทำ�สำ�เนาเอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ ทุกหนว่ ยงาน
พ.ศ. yyyy เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

- ทะเบียนขอทำ�สำ�เนาเอกสาร หรือเอกสาร ทกุ หน่วยงาน
โสตทศั นจดหมายเหตุ หรือไมโครฟิลม์ เกบ็ ตลอดไป

- หนังสือขอความอนุเคราะห์ทำ�สำ�เนาเอกสาร ทกุ หน่วยงาน
จากหนว่ ยงานต่าง ๆ พ.ศ. yyyy เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย

บจ ๔.๕ บรกิ ารซอ่ มเอกสาร จัดเกบ็ เอกสารการใหบ้ ริการซ่อมเอกสาร
แนวทางการต้งั ช่อื แฟ้ม :
แยกแฟ้มตามประเภทเอกสาร และตาม
พ.ศ. (เรยี งตามลำ�ดบั วนั ทใ่ี หบ้ รกิ าร) เชน่

- หนังสือขอความอนุเคราะห์ซ่อมเอกสารจาก กออ.
หน่วยงานต่าง ๆ พ.ศ. yyyy เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย

- ทะเบยี นรบั - สง่ เอกสารซอ่ มจากหนว่ ยงานตา่ ง ๆ กออ.
พ.ศ. yyyy เกบ็ ตลอดไป

บจ ๔.๖ บรกิ ารอบเอกสาร จดั เก็บเอกสารการให้บรกิ ารอบเอกสาร
แนวทางการต้งั ชื่อแฟ้ม :
แยกแฟม้ ตามหนว่ ยงานและตาม พ.ศ. (เรยี งตาม
ลำ�ดบั วนั ทใ่ี หบ้ รกิ าร)
- หนังสือขอความอนุเคราะห์อบเอกสารจาก ทกุ หนว่ ยงาน
หน่วยงานต่าง ๆ พ.ศ. yyyy เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

บจ ๔.๗ บริการนำ�ชม จัดเก็บเอกสารการติดต่อขอเข้าศึกษาดูงานและการ
ศึกษาดูงาน ใหบ้ ริการนำ� ชม ศกึ ษา ดูงาน และชมนทิ รรศการ
แนวทางการตัง้ ช่อื แฟม้ :
แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. เช่น
- การติดต่อขอเข้าศึกษาดูงาน (แยกแฟ้ม ทุกหน่วยงาน
ตาม พ.ศ.) เก็บ ๕ ปี ท�ำลาย
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือติดต่อจาก
หนว่ ยงานต่าง ๆ และบันทึกการมอบหมายงาน

< 152 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ คำ�อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดชอื่ แฟ้ม / กำ�หนดอายกุ ารจดั เก็บ
บจ - การบริหารงาน ตวั อย่างเอกสารทจ่ี ดั เก็บ
เอกสาร และจดหมายเหตุ

บจ ๔.๘ ฝึกงาน จัดเก็บเอกสารการให้บริการฝึกงานแก่หน่วยงาน
ภายนอกเชน่ มหาวทิ ยาลัย สว่ นราชการตา่ ง ๆ
แนวทางการตั้งช่ือแฟม้ :
แยกแฟ้มตาม พ.ศ. เชน่
- การขอฝึกงาน ทุกหน่วยงาน
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือติดต่อจาก เกบ็ ๕ ปี ทำ� ลาย
หน่วยงานต่าง ๆ และบนั ทึกการมอบหมายงาน

บจ ๔.๙ สถติ กิ ารใหบ้ รกิ าร จดั เก็บเอกสารสถติ กิ ารให้บรกิ ารต่าง ๆ ทกุ หน่วยงาน
แนวทางการตงั้ ชอ่ื แฟม้ : เกบ็ ๕ ปี ท�ำลาย
แยกแฟ้มตามภารกิจ และ พ.ศ.

บจ ๕ การจัดกจิ กรรม จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดกิจกรรมส่งเสริมและ
สง่ เสรมิ และเผยแพร่ เผยแพร่

บจ ๕.๑ การจดั นทิ รรศการ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดนิทรรศการที่ส�ำนัก
หอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดหรือส่วนราชการติดต่อ
ขอความอนุเคราะห์
แนวทางการตง้ั ช่ือแฟ้ม :
แยกช่อื แฟม้ ย่อยตามชอื่ นทิ รรศการ และพ.ศ. เช่น

- โครงการจดั นิทรรศการ................ พ.ศ. yyyy
ส�ำหรับเอกสารค่าใช้จ่ายสามารถแยกแฟ้ม ทุกหนว่ ยงาน
จัดเก็บในหมวด กง - การเงิน หรอื จดั เกบ็ ในแฟม้ น้ี - สง่ มอบ
ได้ หอจดหมายเหตุ
หลงั จากส้นิ สดุ

โครงการ (นทิ รรศการ
เกยี่ วกบั ความสมั พนั ธ ์
ระหวา่ งประเทศและ
นทิ รรศการเก่ียวกบั
วาระส�ำคญั )
- ขอยมื นทิ รรศการ............... พ.ศ. yyyy - หลังสิ้นสดุ โครงการ
เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
ทกุ หน่วยงาน
เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 153 >

หมวด ๑๐ คำ�อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดช่ือแฟ้ม / กำ�หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บจ - การบริหารงาน ตัวอย่างเอกสารที่จัดเกบ็
เอกสาร และจดหมายเหตุ

บจ ๕.๒ การจดั บรรยาย จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดฝึกอบรม ประชุม
ฝกึ อบรม สั ม ม น า เ ก่ี ย ว กั บ ก า ร บ ริ ห า ร ง า น เ อ ก ส า ร แ ล ะ
จดหมายเหตทุ สี่ ำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาตจิ ดั หรอื
สว่ นราชการตดิ ต่อขอความอนุเคราะห์
แนวทางการตั้งชื่อแฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเปน็ ช่อื แฟ้มเอกสาร แยกแฟม้ ตามปี
หรอื แยกชอื่ แฟม้ ยอ่ ยตามชอ่ื หลกั สตู ร และ พ.ศ. เชน่
- การจดั บรรยาย ฝกึ อบรม พ.ศ. yyyy ทกุ หนว่ ยงาน
- ช่ือหลักสูตร................ พ.ศ. yyyy - เอกสารการ
ดำ�เนนิ งานจดั อบรม
ประชุม สัมมนา
เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
- รายงานผลการ
ดำ�เนนิ งานจดั อบรม
ประชุม สัมมนา
เกบ็ ตลอดไป

บค ๕.๓ การจดั ทำ� จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดท�ำสิ่งพิมพ์เผยแพร่ ทุกหน่วยงาน
เอกสารเผยแพร ่ และประชาสมั พันธ์ เชน่ หนงั สอื แผ่นพบั โปสการ์ด เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย
และประชาสมั พนั ธ์

บค ๕.๔ การขอความ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการขอความอนุเคราะห์เข้า ทกุ หนว่ ยงาน
อนเุ คราะห์ บันทึกเทปโทรทัศน์ถ่ายท�ำสารคดีจากหน่วยงาน เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
เข้าบันทกึ เทป ภายนอก
โทรทัศน์
บจ ๖ ความร่วมมือทาง จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการโต้ตอบกับต่างประเทศ
วชิ าการกับ การเป็นสมาชิกสมาคมวิชาชีพต่างประเทศ เช่น
ตา่ งประเทศ การแลกเปลย่ี นเอกสาร การจัดนทิ รรศการ
แนวทางการตง้ั ชอื่ แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร แยกแฟ้มตาม ทกุ หน่วยงาน
พ.ศ. หรอื แยกเป็นแฟ้มยอ่ ย เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

< 154 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ คำ�อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจดั เกบ็
บจ - การบรหิ ารงาน ตัวอยา่ งเอกสารที่จดั เก็บ
เอกสาร และจดหมายเหตุ

บจ ๗ การอนรุ กั ษแ์ ละ จัดเก็บเอกสารเกย่ี วกับการอนุรกั ษ์และสงวนรักษา

สงวนรกั ษา

บจ ๗.๑ การดแู ลคลัง จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการดูแลคลังเอกสาร

เอกสาร จดหมายเหตุ

จดหมายเหตุ แนวทางการตัง้ ชือ่ แฟม้ :

แยกแฟม้ ตามประเภทเอกสาร และ พ.ศ. เชน่

- การรบั มอบเอกสารจากลุ่มอื่น ๆ ทุกหนว่ ยงาน

เก็บตลอดไป

- ทะเบยี นรบั มอบเอกสารจากกลุ่มอนื่ ๆ ทกุ หน่วยงาน
เก็บตลอดไป

- ผังคลงั ซ่ึงระบทุ ่ีจัดเกบ็ เอกสาร พ.ศ. yyyy ทุกหนว่ ยงาน
ทำ�ลายหลังจากมีการ
แกไ้ ข / เปลี่ยนแปลง

- ทะเบียนยืม - คืนเอกสาร พ.ศ. yyyy ทกุ หนว่ ยงาน
เกบ็ ตลอดไป

- ใบยืมเอกสาร (แบบที่ ฝอส.๒/๒๕๑๙) ทกุ หนว่ ยงาน

พ.ศ. yyyy เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

- รายงานระดับอุณหภูมิความช้ืนในคลังเอกสาร ทุกหน่วยงาน

ประจ�ำเดอื น................... พ.ศ. yyyy เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 155 >

หมวด ๑๐ คำ�อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเก็บ
บจ - การบริหารงาน ตัวอยา่ งเอกสารทจ่ี ดั เกบ็
เอกสาร และจดหมายเหตุ

- สรปุ ปรมิ าณเอกสารในคลงั เกบ็ เอกสารประจำ� ทกุ หนว่ ยงาน
เดอื น................ พ.ศ. yyyy เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

- งานคลังเอกสาร ทกุ หน่วยงาน
เกบ็ ตลอดไป

- การสำ� รวจเอกสารประจำ� เดอื น...................... ทุกหน่วยงาน
พ.ศ. yyyy เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ แผนการสำ� รวจเอกสาร
ประจ�ำเดือน.............. พ.ศ. yyyy รายงานผล
การสำ� รวจเอกสารประจำ� เดอื น............... พ.ศ. yyyy

- รายงานเอกสารจดหมายเหตุที่ไม่ให้บริการ ทกุ หนว่ ยงาน
คน้ คว้า พ.ศ. yyyy ทำ�ลายหลงั จากมีการ
แก้ไข / เปลยี่ นแปลง

- ทะเบยี นแยกเอกสารขนาดใหญ่ ทุกหนว่ ยงาน
เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบยี นแยกแผนท่ี แผนผงั ทุกหนว่ ยงาน
เกบ็ ตลอดไป

บจ ๗.๒ การบรู ณะและ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการด�ำเนินการบูรณะและซ่อม
ซ่อมเอกสาร เอกสารจดหมายเหตุ
จดหมายเหตุ แนวทางการตงั้ ชือ่ แฟ้ม :

แยกแฟ้มตามประเภทเอกสาร และ พ.ศ. เชน่
- ทะเบียนส่งมอบเอกสารซอ่ ม พ.ศ. yyyy กออ.

เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบียนรับเอกสารซอ่ ม พ.ศ. yyyy กออ.
เกบ็ ตลอดไป

- ใบส่งซ่อม พ.ศ. yyyy กออ.
ทำ�ลายหลังจาก
ซอ่ มเสรจ็ และส่งคนื
คลังเอกสาร

< 156 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑๐ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเก็บ
บจ - การบริหารงาน ตวั อย่างเอกสารทจี่ ัดเกบ็
เอกสาร และจดหมายเหตุ

- รายงานการซ่อมเอกสาร พ.ศ. yyyy กออ.
เก็บตลอดไป
บจ ๗.๓ การจดั ท�ำ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดทำ� ไมโครฟลิ ์ม
ไมโครฟลิ ์ม แนวทางการตัง้ ช่ือแฟม้ :
แยกแฟม้ ตามประเภทเอกสาร และ พ.ศ. เช่น
- ทะเบียนรายการชุดเอกสารที่ถ่ายไมโครฟิล์ม กออ.
พ.ศ. yyyy เกบ็ ตลอดไป

- ทะเบียนให้บริการท�ำส�ำเนาไมโครฟิล์ม กออ.
พ.ศ. yyyy เกบ็ ตลอดไป

บจ ๗.๔ การท�ำ สอื่ จัดเกบ็ เอกสารเกยี่ วกบั การจดั ทำ� สอื่ อิเลก็ ทรอนกิ ส์
อเิ ล็กทรอนิกส์ แนวทางการตัง้ ชอ่ื แฟ้ม :
แยกแฟม้ ตามประเภทเอกสาร และ พ.ศ. เช่น
- ทะเบียนรายการชุดเอกสารที่ท�ำส่ือ ทุกหนว่ ยงาน
อิเล็กทรอนกิ ส์ พ.ศ. yyyy เก็บตลอดไป

- ทะเบียนส่งมอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทกุ หน่วยงาน
ให้กลุ่มอืน่ พ.ศ. yyyy เกบ็ ตลอดไป

บจ ๘ การจดั การความเสย่ี ง จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดการความเส่ียง ทุกหนว่ ยงาน
และการรักษา และการรักษาความปลอดภัย เช่น แผนการจัดการ ทำ�ลายหลงั จากมี
ความปลอดภยั ความเส่ยี ง การแกไ้ ข /เปลย่ี นแปลง

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 157 >



ภาคผนวก ข



คู่มือ
กำ�หนดอายุเอกสาร
การเคหะแห่งชาติ



คำ�ชี้แจงในการใชค้ ูม่ อื ก�ำ หนดอายุเอกสาร

๑. คำ�จัดกดั ความ

๑.๑ คำ�วา่ “เอกสาร” หมายถงึ ขอ้ มลู ขา่ วสารทไี่ ดบ้ นั ทกึ ไวใ้ นรปู แบบตา่ งๆ ซง่ึ อยใู่ นลกั ษณะ
ตัวเขยี น ฟิล์ม ลายเส้น รวมถึงขอ้ มลู ข่าวสารทส่ี ง่ ผ่านระบบสอื่ สารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนกิ ส์
๑.๒ คำ�วา่ “หนว่ ยกลาง กคช.” หมายถงึ กส.สผ. ซึ่งเป็นหน่วยงานทีจ่ ดั เก็บเอกสารตน้ ฉบับ
และจัดเก็บเอกสารในกรณีท่ไี ม่มีหนว่ ยงานใดเป็นเจา้ ของเร่ือง
๑.๓ คำ�วา่ “หนว่ ยตน้ เรอ่ื ง” หมายถงึ หนว่ ยงานทเ่ี สนอเรอื่ งและตดิ ตามประสานงานจนกวา่
จะเสร็จสมบูรณ์
๑.๔ คำ�ว่า “หน่วยดำ�เนินการ” หมายถึง หน่วยงานที่ได้รับเร่ืองจากหน่วยงานต้นเร่ือง
เพื่อดำ�เนินการตามหน้าที่ความรบั ผิดชอบจนแล้วเสรจ็

ตวั อย่างที่ ๑
แฟ้มการแต่งตง้ั บคุ คล หนว่ ยต้นเรอ่ื งตอ้ งสง่ แบบพมิ พใ์ หก้ อง บก.
กอง บก. จดั ทำ�คำ�สงั่ แตง่ ตงั้ บคุ คลตามขน้ั ตอน
กอง บก. คือ หนว่ ยด�ำ เนินการ
ตวั อยา่ งท่ี ๒
แฟม้ การประกวดราคาโครงการการกอ่ สรา้ ง หน่วยต้นเรอื่ ง (กส.๑-๔)
ส่งเร่ืองให้ พค. เพ่ือดำ�เนินการประกวดราคา
ตามข้นั ตอน พค. คือ หนว่ ยดำ�เนนิ การ

๑.๕ คำ�ว่า “หน่วยที่เกี่ยวข้อง” หมายถึง หน่วยงานท่ีได้รับเอกสารแจ้งเพื่อปฏิบัติในกรณี
ท่ีมหี น่วยงานร่วมกนั หรอื แจง้ เพอ่ื ทราบถือปฏบิ ตั ิในเร่อื งทว่ั ไป

ตวั อย่างที่ ๑
- แฟ้มหลักฐานการลงเวลามาปฏบิ ตั ริ าชการ หนว่ ยท่เี กย่ี วขอ้ งเก็บ ๓ ปี
- แฟ้มยมื /ส่งตัวพนกั งาน หนว่ ยทเ่ี กย่ี วขอ้ งเกบ็ จนกวา่ จะมกี ารเปลยี่ นแปลง

ตัวอย่างที่ ๒ หน่วยด�ำ เนินการ (ปข.สผ.) เก็บเอกสาร
แฟ้มประชุม ผอ.ฝา่ ย หนว่ ยงานทไ่ี ดร้ บั เรอ่ื งเพอ่ื ด�ำ เนนิ การตามมตฯิ
เกบ็ เอกสารตามอายุท่กี ำ�หนดในคมู่ อื ฯ
หนว่ ยทเ่ี ก่ียวข้อง เกบ็ เอกสาร ๑ ปี


คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 163 >

๑.๖ คำ�ว่า “ถาวร” หมายถงึ เอกสารทต่ี อ้ งเก็บถาวรตลอดไปโดยไม่มกี ารทำ�ลาย
๑.๗ คำ�ว่า “ถาวร” หมายถึง เอกสารที่ต้องเก็บไว้จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงแล้ว
จึงส่งทำ�ลายไดต้ ามระเบียบสำ�นกั นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
๑.๘ เครอ่ื งหมาย ü หมายถึง ทำ�ลายเอกสารไดต้ ามระเบยี บฯ

๒. การนับอายุเอกสารและวิธีการเกบ็ เอกสารเพิ่มเติม

๒.๑ เอกสารทกี่ ำ�หนดอายุตามปฏิทินเปน็ หลกั ไดแ้ ก่ เอกสารท่วั ไปทม่ี ใิ ชเ่ อกสารทางการเงนิ
ให้ปฏบิ ตั ดิ ังนี้
จำ�นวนปที ี่ระบุในคูม่ ือกำ�หนดอายุเอกสาร ให้นบั อายจุ ากฉบับสดุ ท้าย
(ฉบับบนสุด) ของปี พ.ศ. น้นั เป็นเกณฑ์ โดยยึดวนั ท่ี ๓๑ ธนั วาคม ............
เปน็ วันสุดทา้ ยของอายุเอกสาร
เชน่ เอกสารกำ�หนดอายไุ ว้ ๓ ปี
เอกสารฉบับสดุ ท้ายวนั ท่ี ๒๙ ธันวาคม ๒๕๕๓ + ๓ ปี
วนั ท่ี ๓๑ ธันวาคม ๒๕๕๖ เป็นวนั ครบก�ำ หนดท�ำ ลาย
๒.๒ เอกสารทก่ี ำ�หนดอายตุ ามปงี บประมาณเปน็ หลกั ไดแ้ ก่ เอกสารทางการเงนิ ใหป้ ฏบิ ตั ดิ งั น้ี
จำ�นวนปีทีร่ ะบุในค่มู ือกำ�หนดอายเุ อกสาร ให้นบั อายุจากฉบับสดุ ท้าย
(ฉบบั บนสดุ ) ของปีงบประมาณน้ันเปน็ เกณฑ์ โดยยึดวันท่ี ๓๐ กนั ยายน .............
เปน็ วันสุดท้ายของอายุเอกสาร
เชน่ เอกสารกำ�หนดอายไุ ว้ ๕ ปี
เอกสารฉบบั สดุ ท้ายวันที่ ๒๐ ธันวาคม ๒๕๕๓ + ๕ ปี
วันที่ ๓๐ ธนั วาคม ๒๕๕๘ เปน็ วันครบก�ำ หนดทำ�ลาย
๒.๓ อายุเอกสารที่กำ�หนดไว้ หากหน่วยงานใดประสงค์จะเก็บเอกสารมากกว่าท่ีกำ�หนด
สามารถกระทำ�ได้ โดยให้อยู่ในดลุ ยพินจิ ของแต่ละหน่วยงาน
๒.๔ หากหน่วยงานใดมีเอกสารท่ีนอกเหนือจากรายช่ือที่กำ�หนดไว้ในคู่มือกำ�หนดอายุ
การเก็บเอกสาร สามารถดำ�เนนิ การได้ ๒ รูปแบบ คอื
๑. เทียบเคียงเอกสารกับเอกสารท่มี อี ยใู่ นค่มู อื ฯ และใชด้ ุลยพินิจในการกำ�หนดอายุ
๒. รวบรวมรายชื่อเอกสารเพื่อน�ำเสนอคณะกรรมการท�ำลายเอกสารประจ�ำปี
พิจารณาอายุในการเกบ็ และสง่ ท�ำลายต่อไป

< 164 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดับท่ี ช่ือเร่อื ง อายกุ ารจดั เกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ปี) ✓
๑. การเงิน งบประมาณ ถาวร*
๑.๑ ระเบยี บการเงนิ
๑.๑.๑ ระเบียบว่าด้วยการบัญชีและ
การเงิน

๑.๑.๒ หลกั เกณฑ/์ วธิ ปี ฏบิ ตั ทิ เ่ี กยี่ วกบั ถาวร* ✓
การเงิน/เรือ่ งท่ีเกยี่ วขอ้ งกบั

การตรวจเงนิ แผ่นดนิ

๑.๒ เงินกู้ • เก็บจนกวา่ จะครบ ✓
๑.๒.๑ ตน้ เรื่องการหาแหล่งเงนิ กู้ อายุของพันธบตั ร
แต่ละรุน่
(พนั ธบัตร)

๑.๒.๒ สำ�เนาเอกสารการเบิกจา่ ย • เก็บ ๑ ปี หลังจาก ✓ • ต้นเรื่อง (บท.)
งบประมาณเพอื่ ชำ�ระหนเ้ี งินกู้ สตง. ตรวจสอบ เก็บสำ�เนา
• ตน้ เรอื่ งเกบ็ ท่ี
เรียบร้อยแล้วไม่มี กง.บช.
ปัญหา

๑.๒.๓ สำ�เนาหนังสือแจ้งชำ�ระหนี้คืน • เกบ็ ทหี่ นว่ ยงานจน ✓
เงนิ ลงทุนโครงการต่างๆ ครบสญั ญาเงนิ กู้

๑.๓ การมอบอำ�นาจในการอนุมตั ิงาน ๑๐ ✓
๑.๓.๑ ตวั อย่างลายมอื ชือ่ ในธนาคาร

๑.๔ ใบเสรจ็ รบั เงนิ • เก็บ ๕ ปี หลงั จาก ✓ • ยกเวน้ ใบเสรจ็ รับเงิน
๑.๔.๑ เอกสารประเภทใบเสร็จรับเงนิ สตง. ตรวจสอบ เก่ียวกับโครงการ
เรยี บรอ้ ยแล้วไม่มี ก่อสรา้ งเกบ็ ๑๐ ปี
ปัญหา หลงั จากเสรจ็ ส้นิ
โครงการ

๑.๔.๒ เอกสารการเบิก – จา่ ย • เก็บ ๕ ปี หลงั จาก ✓
ใบเสร็จรับเงิน กคช. กค. ๒๕ สตง. ตรวจสอบ

เรยี บร้อยแลว้ ไมม่ ี
ปญั หา

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 165 >

ล�ำ ดับที่ ชอ่ื เร่อื ง อายกุ ารจัดเก็บ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี) ✓
๑.๔.๓ สรุปรายงานใบเสรจ็ รับเงิน
คงเหลือ ณ ๓๐ กันยายน • เก็บ ๕ ปี หลงั จาก
กคช. กค. ๒๙ สตง. ตรวจสอบ
เรียบร้อยแลว้ ไม่มี
ปัญหา

๑.๔.๔ รายละเอียดใบเสรจ็ รบั เงนิ • เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓
คงเหลอื ณ ๓๐ กนั ยายน สตง.ตรวจสอบ
กคช. กค. ๓๐ เรยี บร้อยแลว้ ไม่มี
ปญั หา

๑.๔.๕ รายงานการใชใ้ บเสรจ็ รบั เงิน • เก็บ ๑๐ ปี หลังจาก ✓
ประจำ�วันพรอ้ มใบเสร็จยกเลิก สตง. ตรวจสอบ
เรยี บรอ้ ยแลว้ ไม่มี
ปัญหา

๑.๔.๖ รายงานการใช้ใบเสร็จรับเงิน • เก็บ ๕ ปี หลงั จาก ✓
ของแผนกควบคุมใบเสร็จรับเงิน สตง.ตรวจสอบ
(ตามระบบ FRONT END) เรียบร้อยแลว้ ไม่มี
ปัญหา

๑.๔.๗ สำ�เนาใบเสร็จรับเงนิ • เก็บ ๑๐ ปี หลงั จาก ✓
สตง. ตรวจสอบ
เรยี บรอ้ ยแล้วไม่มี
ปญั หา

๑.๔.๘ สำ�เนาแบบพิมพ์ใบแจ้งความ ๑ ✓
ต้องการ (ใบสัง่ จ้าง)

๑.๕ การตรวจสอบรบั รองงบการเงิน
๑.๕.๑ เอกสารประกอบการตรวจสอบ • เก็บ ๑๐ ปี หลงั จาก ✓

รบั รองงบการเงนิ สตง.ตรวจสอบ
เรียบรอ้ ยแล้วไมม่ ี
ปญั หา

< 166 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ลำ�ดับท่ี ชือ่ เรอื่ ง อายุการจดั เกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

ประกอบด้วย
- เอกสารบัญชีการซอ้ื คืนลูกหน้ี
- รายงานรายละเอยี ดเงนิ ประกนั ตา่ งๆ ของ

กคช. เปน็ รายตวั
- รายงานรายละเอยี ดเจา้ หนคี้ งเหลอื รายตวั
- ทะเบียนรายละเอียดอาคารและทรัพย์สิน

ของกองทนุ ประกนั ภัยรับประกนั ภยั
- เอกสารรับ - จ่าย เงินของสโมสร/มูลนิธิ

และกองทุนตา่ งๆ ที่ กคช. จดั ต้งั

๑.๕.๒ เอกสารประกอบการสอบทาน • เ ก็บ ๑ ปี หลังจาก ✓ • ตน้ ฉบบั เกบ็ ท่ี บบ. บช.
งบการเงนิ รายไตรมาส สตง.ตรวจสอบ
เรียบร้อยแล้วไมม่ ี
ปัญหา

๑.๖ รายงานการเงิน ๓ ✓
๑.๖.๑ รายงานภาระหนส้ี นิ ประจำ�เดอื น

๑.๖.๒ รายงานยอดเงนิ ฝากประจำ�วนั ๑ ✓ • ตน้ ฉบบั เกบ็ ที่ กง. บช.

๑.๖.๓ รายงานภาษีประจำ�เดือน - • เ กบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓
ประจำ�ปี สตง. ตรวจสอบ
เรียบร้อยแล้วไม่มี
ปญั หา

๑.๖.๔ รายงานตรวจสอบขอ้ มลู การสง่ ๑ ✓
หักบัญชีธนาคาร (รับเงินผ่าน
ธนาคาร)

๑.๖.๕ รายงานตรวจสอบขอ้ มลู ผลการ • เ ก็บ ๑๐ ปี หลังจาก ✓
สง่ หกั บัญชีธนาคาร สตง. ตรวจสอบ
เรยี บร้อยแลว้ ไม่มี
ปญั หา

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 167 >

ลำ�ดบั ท่ี ชือ่ เรือ่ ง อายกุ ารจดั เกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๑.๖.๖ รายงานแจ้งผลการหักบัญชี • เ กบ็ ๑๐ ปี หลงั จาก ✓

ธนาคาร สตง. ตรวจสอบ
เรียบรอ้ ยแลว้ ไมม่ ี
ปญั หา

๑.๖.๗ รายงานผลการตรวจสอบ • เกบ็ จนกว่าจะผ่าน ✓
ลายเซ็นและเลขบญั ชี การพิจารณาจาก
จากธนาคาร สถาบนั การเงิน
และไดร้ บั เงิน
เรียบรอ้ ยแลว้

๑.๖.๘ สำ�เนารายงานสรุปการปิดงาน ๑ ✓
ประจำ�วนั

๑.๖.๙ รายงานสรุปการรับชำ�ระเงิน • เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓

ประจำ�วันของงานรับชำ�ระเงิน สตง.ตรวจสอบ
ส่วนกลาง เรยี บรอ้ ยแล้วไม่มี
ปัญหา

๑.๖.๑๐ รายงานสรปุ การรบั ชำ�ระแยก • เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓

ตามโครงการ สตง.ตรวจสอบ
เรยี บร้อยแล้วไมม่ ี
ปญั หา

๑.๖.๑๑ รายงานโอนขายลกู หนี้ • เก็บ ๕ ปี หลังจาก ✓
ใหส้ ถาบันการเงนิ พรอ้ ม สตง.ตรวจสอบ
รายละเอียด เรียบรอ้ ยแล้วไมม่ ี
ปัญหา

๑.๖.๑๒ รายงานเงนิ สดยอ่ ยประจำ�วนั • เกบ็ ๕ ปี หลังจาก ✓
สตง.ตรวจสอบ
เรียบร้อยแลว้ ไมม่ ี
ปัญหา

< 168 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ลำ�ดับที่ ช่อื เรอื่ ง อายุการจดั เกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ป)ี ✓

๑.๖.๑๓ รายงานตรวจนบั เงนิ ประจำ�วนั • เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก
สตง.ตรวจสอบ
เรียบร้อยแล้วไมม่ ี
ปญั หา

๑.๗ การเงินท่วั ไป ๑
๑.๗.๑ เอกสารการเบกิ จ่ายเงินทกุ ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง
ประเภท (ยกเว้นคา่ ก่อสร้าง) • เ ก็บ ๕ ปี หลังจาก ✓ • ห น่ ว ย ดำ� เ นิ น ก า ร
สตง.ตรวจสอบ
เรยี บรอ้ ยแลว้ ไม่มี (บช.)

ปญั หา

๑.๗.๒ เอกสารเบิกจา่ ยค่ากอ่ สรา้ ง • เกบ็ ๑๐ ปี หลังจาก ✓ • ห น่ ว ย ดำ� เ นิ น ก า ร
โครงการ โครงการก่อสรา้ ง (บช.)
แลว้ เสรจ็ และ
ทำ�ลายได้ หลังจาก
สตง.ตรวจสอบ
เรียบร้อยแลว้ ไม่มี
ปญั หา

๑.๗.๓ สำ�เนาหลกั ฐานการโอนเงนิ ๑✓

๑.๗.๔ สำ�เนาภาษปี ระจำ�ปี (๕๐ ทวิ) ๑ ✓

๑.๗.๕ บนั ทึกแจ้งการลงโทษพนกั งาน ๑ ✓
ประกอบการจ่ายเงนิ เดือน

๑.๗.๖ สำ�เนาสอบยอดโอนโฉนด ๑✓

๑.๗.๗ บนั ทกึ ลูกค้าขอทำ�ประนอมหนี้ • เก็บจนกว่าลกู คา้ จะ ✓
ชำ�ระเงนิ สดยอ่ ย

๑.๗.๘ บนั ทกึ ขออนุมตั จิ ำ�หนา่ ยลูก • เก็บ ๕ ปีหลงั จาก ✓
หนี้ออกจากบญั ชี (หนี้สญู ) สตง.ตรวจสอบ
เรยี บร้อยแลว้ ไม่มี
ปญั หา

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 169 >

ลำ�ดบั ท่ี ช่ือเร่ือง อายกุ ารจัดเกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ป)ี ✓ ลช. ๑ - ๔

๑.๗.๙ เอกสารสำ�นวนทำ� MOU ของ • เก็บจนกวา่ กคช.
ลูกค้า จะได้รบั เงนิ จาก
สถาบันการเงิน
เรียบรอ้ ยแลว้

๑.๗.๑๐ แบบคำ�ขอชำ�ระคา่ เช่า/ • เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓
ค่าเชา่ ซ้ือ ผ่านธนาคาร สตง. ตรวจสอบ
เรยี บรอ้ ยแล้วไม่มี
ปญั หา

๑.๗.๑๑ บันทึกแจ้งการเปล่ียนแปลง ๑ ✓
ข้อมูลจาก สช.

๑.๗.๑๒ สำ�เนาใบนำ�ฝากเงินธนาคาร • เก็บ ๑๐ ปี หลังจาก ✓
สตง. ตรวจสอบ
เรียบร้อยแลว้ ไมม่ ี
ปัญหา

๑.๗.๑๓ เอกสารบญั ชตี น้ ทุนโครงการ ถาวร -

๑.๗.๑๔ รายละเอยี ดสัญญาซอื้ ทดี่ ิน ถาวร -

๑.๗.๑๕ สรุปรายละเอียดบัญชี ถาวร -
ทรพั ย์สนิ ของ กคช.

๑.๗.๑๖ ตารางราคาขายและอตั ราการ ถาวร -
ผอ่ นชำ�ระ

๑.๗.๑๗ จดหมายตกี ลบั (สง่ ไมถ่ งึ มอื ผรู้ บั ) ถาวร* ✓

๑.๗.๑๘ สำ�เนาใบฝากเงนิ (Payin) ถาวร* ✓

< 170 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดบั ที่ ชอื่ เร่ือง อายุการจดั เก็บ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ปี) ✓
๑.๘ งบประมาณ ถาวร*
๑.๘.๑ หลกั ปฏบิ ตั เิ กย่ี วกบั งบประมาณ

๑.๘.๒ งบลงทุน (วิธปี ฏบิ ัตใิ นการทำ� • เก็บ ๕ ปี หลงั จาก ✓

เรือ่ งขออนุมัต)ิ โครงการก่อสรา้ ง
แลว้ เสร็จ

๑.๘.๓ งบประมาณรายจ่ายประจำ�ปี ๓ ✓

๑.๘.๔ สมดุ คุมงบทำ�การ ๓✓

๑.๘.๕ สมดุ คุมงบลงทนุ ๓✓

๑.๘.๖ สมุดคุมงบประมาณ ๓✓

๑.๘.๗ สมดุ บญั ชงี บทุนโครงการ ๑✓

๒ ค�ำ สง่ั มติ ครม. ประกาศ ระเบยี บ กฎหมาย
คู่มือ
๒.๑ คำ�สัง่
๒.๑.๑ คำ�ส่งั ภายนอก กคช. ถาวร*
✓

๒.๑.๒ คำ�ส่งั ภายใน กคช. ถาวร - • หนว่ ยกลาง กคช.
(๑) คำ�สง่ั คณะกรรมการ กคช. ถาวร* ✓ • หน่วยที่เก่ียวข้อง


(๒) คำ�สั่ง ก. ถาวร - • หน่วยกลาง กคช.
ถาวร* ✓ • หน่วยที่เกี่ยวขอ้ ง

(๓) คำ�สงั่ ข. ถาวร - • หน่วยกลาง กคช.
ถาวร* ✓ • หนว่ ยทีเ่ ก่ียวขอ้ ง

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 171 >

ลำ�ดับท่ี ช่อื เร่อื ง อายกุ ารจดั เก็บ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(๔) คำ�สง่ั ค. (ป)ี
- • หนว่ ยกลาง กคช.
ถาวร ✓ • หน่วยท่ีเก่ยี วขอ้ ง
ถาวร*

(๕) คำ�สงั่ ง. ถาวร ✓ • หน่วยกลาง กคช.

(๖) คำ�สั่ง จ. ถาวร* ✓ • หนว่ ยที่เกยี่ วขอ้ ง

(๖) คำ�สัง่ ทุกฝ่าย ถาวร - • ฝา่ ย / ศนู ย์

(๗) คำ�สงั่ กอง ถาวร • กอง

(๘) หนังสือมอบอำ�นาจทาง ถาวร - • กม. เกบ็ สำ�เนาคฉู่ บบั
✓ • หน่วยท่เี ก่ียวข้อง
นิตกิ รรม ถาวร*

๒.๒ ระเบยี บ ถาวร - • กม. เก็บต้นฉบับ
๒.๒.๑ ระเบียบ กคช.

๒.๓ ประกาศ
๒.๓.๑ ประกาศจากหนว่ ยภายนอก

๒.๓.๒ ประกาศจากหน่วยภายใน ๑๐ ✓ • หนว่ ยกลาง กคช.
(๑) ประกาศ กคช. ถาวร - • กรณีประกาศ กคช.

๑ ท่ีมขี ้อผูกพนั ทาง
กฎหมาย
✓ • หน่วยทเ่ี กยี่ วข้อง

< 172 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดับท่ี ชอื่ เร่อื ง อายกุ ารจัดเกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(๒) ประกาศฝา่ ย (ป)ี ✓ • ฝ่าย / ศนู ย์
๑๐ ✓ • หนว่ ยที่เกย่ี วข้อง
๑

(๓) ประกาศกอง ๑๐ ✓ • กอง
๑ ✓ • หน่วยที่เก่ยี วข้อง

(๔) ประกาศ สช. ๑๐ ✓ • กช.
๑ ✓ • หนว่ ยทีเ่ กยี่ วข้อง

๒.๔ ข้อบงั คับ ถาวร - • กม. เก็บตน้ ฉบับ
๒.๔.๑ ขอ้ บังคับ กคช. ๑๐ ✓ • หากเกยี่ วกับ กคช.
๒.๕ มติ ครม.
โดยตรง
๕ ✓ • เรอ่ื งเวยี นเพื่อทราบ
ถาวร* ✓ • เรอ่ื งเวยี นเพอ่ื ถอื ปฏบิ ตั ิ

* สามารถคน้ หามติ ครม.
ไดจ้ าก
๑. หนังสอื รวมมติ ครม.

ประจำ�ปีท่ีสลค.*
จัดพิมพ์ข้ึน
๒. กล. สผ. สแกนมติ
ครม. ทเ่ี กี่ยวขอ้ ง
กบั กคช. และเปน็
เรื่อง เพอื่ ถือปฏิบัติ
เกบ็ ไว้ในระบบ
E-DOC

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 173 >

ล�ำ ดับที่ ชอ่ื เร่ือง อายกุ ารจัดเก็บ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๒.๖ คู่มือ ถาวร* ✓ • หนว่ ยต้นเร่ือง ศบส.
๒.๖.๑ คมู่ อื การบรหิ ารความเสย่ี ง

องค์กร

๒.๖.๒ ค่มู อื การควบคุมภายใน ถาวร* ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง ศบส.
องคก์ ร

๒.๖.๓ คู่มอื การปฏิบตั ิงานของ ศบส. ถาวร* ✓ • หน่วยต้นเรือ่ ง ศบส.

๒.๖.๔ นโยบายและกรอบการบริหาร ถาวร* ✓ • หน่วยตน้ เรอ่ื ง ศบส.
ความเสีย่ ง

๒.๖.๕ แผนพัฒนาระบบการบรหิ าร ถาวร* ✓ • หน่วยต้นเรื่อง ศบส.
ความเส่ยี ง

๒.๖.๖ แผนปฏบิ ตั กิ ารบรหิ ารความ ถาวร* ✓ • หนว่ ยตน้ เรื่อง ศบส.
เสีย่ งประจำ�ปีของกคช.

๒.๖.๗ หนังสือคำ�แนะนำ� : การจดั ทำ� ถาวร* ✓ • หนว่ ยตน้ เรื่อง ศบส.
รายงานการควบคมุ ภายใน
ตามระเบยี บ คตง. ว่าดว้ ย
มาตรฐานการควบคุมภายใน
พ.ศ. ๒๕๔๔

< 174 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดบั ที่ ชือ่ เรื่อง อายกุ ารจดั เกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๓ โต้ตอบ ขอความร่วมมือ ขา่ วสาร ๑✓
ประชาสัมพนั ธ์ หนงั สอื เวียน
๓.๑ โต้ตอบทั่วไป / ขอความรว่ มมอื
๓.๑.๑ ตอบขอบคุณ / ขอขอบคณุ

๓.๑.๒ เชิญรว่ มงาน / ส่งรายชอื่ ๑✓
หน่วยงาน

๓.๑.๓ ขอขอ้ มูล / ขอเอกสาร ๑ ✓ • กรณีเป็นการขอ
๓.๒ งานต้อนรบั บคุ คลสำ�คัญ เอกสารตามคำ�สั่ง
๓.๒.๑ ต้อนรบั บคุ คลในสถาบนั ศาลหน่วยงาน
พระมหากษตั ริย์ เจ้าของเอกสารเก็บ
จนกว่าจะได้รับ
เอกสารคืน

ถาวร -

๓.๒.๒ ต้อนรบั บคุ คลระดับ รมช. ๕✓
ข้นึ ไป

๓.๓ หนังสือร้องเรียน • เก็บ ๑ ปี หลงั ✓ • กรณมี ีการดำ�เนินการ
๓.๓.๑ ต้นฉบบั หนงั สือรอ้ งเรยี น ส้ินสุดการตอบ แก้ไขข้อร้องเรยี น
๓.๔ ต้นฉบับเอกสารลับ ขอ้ ร้องเรยี น
๓.๔.๑ ลับท่สี ุด / ลบั มาก / ลบั / ✓ • กรณไี มม่ กี ารสง่ั การ
๑ ✓
ปกปดิ ถาวร*

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 175 >

ล�ำ ดับที่ ช่อื เรอื่ ง อายุการจดั เกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี) ✓ * หากพจิ ารณาเห็นวา่
๓.๕ หนงั สือเวยี น ๑ สามารถแยกเร่ือง
๓.๕.๑ เวียนเพอื่ ทราบ เขา้ หมวดใดหมวด
ถาวร* หนึง่ ได้ให้จดั เอกสาร
๓.๕.๒ เวียนเพ่อื ทราบและถือปฏบิ ตั ิ เขา้ หมวดนัน้ ๆ
✓ โดยตรง

๓.๖ ส�ำ เนาเอกสาร ๕✓
๓.๖.๑ สำ�เนาเอกสารลบั / ปกปิด

๓.๖.๒ สำ�เนาหนังสอื ส่งออกภายนอก ๓ ✓
(ลงนามโดย ผว. /ผอ.ฝา่ ย)

๓.๖.๓ สำ�เนาหนงั สอื สง่ ออกภายนอก ๑ ✓
(ลงนามโดย ผอก.)

๓.๖.๔ สำ�เนาบนั ทกึ ระหว่างฝ่าย / ๓✓
ศนู ย์ / กอง

๓.๖.๕ สำ�เนาแบบฟอร์มใบนำ�สง่ ๕ ✓ * เนอ่ื งจากมีลายเซน็
หนงั สอื ถึงกระทรวงเจ้าสังกดั เจา้ หน้าทกี่ ระทรวง
ใชเ้ ป็นหลกั ฐาน
ในการตามเร่ืองได้
๓.๖.๖ บนั ทึกแจ้งทา้ ย ๑✓

๓.๗ สมุดทะเบยี น ๑๐ ✓
๓.๗.๑ สมดุ ทะเบียนรบั หนังสอื จาก
หน่วยงานภายนอก กคช.

๓.๗.๒ สมุดทะเบียนรับเอกสารลับ ๑๐ ✓
ลบั มาก ลบั ทสี่ ดุ ปกปิดจาก
ภายนอก

< 176 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดบั ที่ ชอื่ เรือ่ ง อายุการจดั เกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๓.๗.๓ สมุดทะเบียนเลขท่ีเอกสาร ๕✓
ปกตสิ ่งออกภายนอก กคช.

๓.๗.๔ สมดุ ทะเบยี นเลขท่ีเอกสารลับ ๑๐ ✓
ปกปิดสง่ ออกภายนอก กคช.

๓.๗.๕ สมดุ ทะเบียนเลขทบ่ี ันทึก
ภายใน กคช.
(๑) บันทึกลบั / ลบั ท่สี ุด ๑๐ ✓
(๒) บันทกึ ระดับฝ่าย / กอง ๓ ✓

๓.๗.๖ สมดุ ทะเบยี นเลขที่คำ� สั่ง ถาวร -

๓.๗.๗ สมดุ ทะเบยี นทะเบยี นรบั - ส่ง ๕ ✓
หนงั สอื ภายในส�ำนักงาน

๔ บริหารทั่วไป ถาวร - • หน่วยต้นเร่ือง บก.ทบ.
๔.๑ การแบง่ สว่ นงานและความรบั ผดิ ชอบ ๕ ✓ • หน่วยท่เี ก่ยี วขอ้ ง
๔.๑.๑ การแบง่ สว่ นงาน ถาวร - • หนว่ ยต้นเร่อื ง บก.ทบ.
ถาวร* ✓ • หน่วยทเ่ี ก่ียวข้อง
๔.๑.๒ หนา้ ทีค่ วามรบั ผดิ ชอบของ
หน่วยงาน ถาวร* ✓
ถาวร* ✓
๔.๒ กรรมการตา่ งๆ
๔.๒.๑ กรรมการผแู้ ทน กคช.
๔.๒.๒ กรรมการรัฐวสิ าหกิจ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 177 >

ล�ำ ดับท่ี ชอ่ื เร่ือง อายุการจัดเก็บ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๔.๓ หลักปฏิบัตริ าชการ ถาวร* ✓
๔.๓.๑ การเสนอหนังสือราชการ

๔.๓.๒ การรักษาเอกสารลับ ถาวร* ✓

๔.๓.๓ การรบั - ส่งมอบงาน ถาวร - • บก.ทบ.
ถาวร* ✓ • หน่วยทเ่ี ก่ียวข้อง

๔.๓.๔ หลกั ปฏบิ ัติทว่ั ไป ถาวร* ✓

๕ บรหิ ารงานบคุ คล ถาวร - • หน่วยต้นเร่อื ง บก.ทบ.
๕.๑ ระเบียบบรหิ ารงานบุคคล
๕.๑.๑ ระเบยี บบริหารงานบุคคล

๕.๒ สอบบรรจุ แขง่ ขนั คัดเลือก ๕ ✓ • หน่วยตน้ เรือ่ ง บก.ทบ.
๕.๒.๑ ต้นเรอื่ งสอบบรรจุ แขง่ ขนั
คัดเลือก

๕.๒.๒ หลักเกณฑ์และวิธีปฏบิ ัตใิ น ถาวร* ✓ • หน่วยตน้ เรอ่ื ง บก.ทบ.
การสอบคัดเลือก

๕.๒.๓ ข้อสอบ ๕ ✓ • หนว่ ยตน้ เรื่อง บก.ทบ.

๕.๒.๔ ผลการสอบคดั เลือก ๕ ✓ • หน่วยตน้ เรื่อง บก.ทบ.

๕.๒.๕ บญั ชสี ำ� รองพนกั งาน ๓ ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง บก.ทบ.

๕.๒.๖ ขอบรรจแุ ตง่ ต้งั พนกั งาน ๕ ✓ • หน่วยตน้ เรอ่ื ง บก.ทบ.
เขา้ ใหม่

< 178 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ลำ�ดับที่ ชอื่ เรือ่ ง อายกุ ารจัดเกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๕.๓ ก�ำ หนดตำ�แหนง่ โครงสร้าง อัตรา ถาวร - • หนว่ ยต้นเร่ือง บก.ทบ.
เงนิ เดอื น อัตรากำ�ลงั

๕.๓.๑ มาตรฐานกำ�หนดตำ�แหน่ง

๕.๓.๒ คำ�บรรยายลักษณะงานของ ถาวร - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง บก.ทบ.
แต่ละตำ�แหนง่

๕.๓.๓ โครงสรา้ งอตั ราเงินเดือน ถาวร - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง บก.ทบ.

๕.๓.๔ บัญชถี อื จ่าย ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรื่อง บก.ทบ.

๕.๓.๕ ปรับปรงุ โครงสรา้ งฝ่ายต่างๆ ถาวร - • หน่วยต้นเรอื่ ง บก.ทบ.

๕.๓.๖ การวเิ คราะหเ์ พิม่ - ลดกรอบ ถาวร - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง บก.ทบ.
อตั รากำ�ลังพนกั งาน

๕.๓.๗ การวเิ คราะห์เพ่ิม - ลดกรอบ ถาวร ✓ • หนว่ ยตน้ เรื่อง บก.ทบ.
อตั รากำ�ลงั ลูกจ้าง

๕.๓.๘ การขอเปล่ียนสายงาน ถาวร ✓ • หนว่ ยดำ�เนนิ การ บก. ทบ.

๕.๔ แต่งตัง้ เลอ่ื นขั้น เลื่อนระดบั เลอ่ื น ถาวร - • หน่วยต้นเรื่อง บก.ทบ.
เงนิ เดือน ปรับวุฒิ
๕.๔.๑ หลักเกณฑ์การแตง่ ตง้ั

๕.๔.๒ การแต่งตงั้ พนกั งานระดับ ๘ ๕ ✓ • หนว่ ยดำ�เนนิ การ บก. ทบ.
ขน้ึ ไป

๕.๔.๓ การแต่งตง้ั พนักงานระดบั ๗ ๕ ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง บก.ทบ.
ลงมา

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 179 >

ล�ำ ดับที่ ช่ือเรอื่ ง อายกุ ารจัดเกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๕.๔.๔ การแตง่ ต้ังพนกั งานทม่ี ี ถาวร - • หนว่ ยตน้ เร่อื ง บก.ทบ.
คุณสมบัตไิ ม่ครบตาม
มาตรฐานก�ำหนดต�ำแหนง่

๕.๔.๕ หลกั เกณฑก์ ารเลอ่ื นขน้ั เงนิ เดอื น ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรื่อง บก.ทบ.

๕.๔.๖ การขอเล่อื นขนั้ เงินเดือน ๓ ✓ • หนว่ ยดำ�เนนิ การ บก. ทบ.

๕.๔.๗ เกณฑก์ ารเลอ่ื นขั้นเงินเดือน ถาวร* ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง บก.ทบ.
ผู้เกษยี ณ

๕.๔.๘ การเลื่อนขั้นเงนิ เดอื นเปน็ ๑๐ ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง บก.ทบ.
กรณพี ิเศษ

๕.๔.๙ หลกั เกณฑก์ ารเลอื่ นคา่ จา้ ง ลกู จา้ ง ถาวร* ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง บก.ทบ.

๕.๔.๑๐ การตั้งเป้าหมาย PMS ๓ ✓ • หนว่ ยทเี่ กย่ี วข้อง

๕.๔.๑๑ ประเมนิ ผลการปฏบิ ัติงาน ๕ ✓ • หนว่ ยดำ�เนนิ การ บก. ทบ.

๕.๔.๑๒ การปรบั ปรุงแบบประเมินผล ถาวร ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง บก.ทบ.

๕.๕ โอน ย้าย ยมื ตวั การลาต่างๆ ๓ ✓ • หนว่ ยท่เี ก่ยี วข้อง
๕.๕.๑ หลักฐานการลงเวลามาปฏิบัติ

ราชการ
ประกอบดว้ ย
- ใบลงเวลา
- ใบลาประเภทต่างๆ
- สถิต/ิ สรุปการลา

๕.๕.๒ การยืม/ส่งตัวพนักงาน ถาวร* ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง

< 180 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดับที่ ชอ่ื เรอ่ื ง อายุการจัดเก็บ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๕.๖ เครอ่ื งราชยเ์ กยี รติคุณ • เก็บ ๓ ปี และ ✓ • หนว่ ยดำ�เนนิ การบก. ทบ.
๕.๖.๑ เครอื่ งราชย์อสิ ริยาภรณ์ บนั ทึกลงในประวัติ
เรยี บร้อยแลว้

๕.๗ วนิ ัย สอบสวน • เกบ็ ๑๐ ปี หลงั จาก ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง
๕.๗.๑ วนิ ัย สอบสวน มคี ำ�สง่ั ลงโทษ

๕.๘ ทะเบยี นประวตั /ิ สวสั ดกิ าร
๕.๘.๑ แฟ้มประวตั พิ นกั งาน/ลกู จา้ ง • เกบ็ ๑๐ ปี หลงั จาก ✓ • หน่วยต้นเรื่อง บก.ทบ.

พน้ สภาพ

๕.๘.๒ กองทุนส�ำรองเลีย้ งชีพ ถาวร - • หน่วยต้นเรื่อง สส.ทบ.

๕.๘.๓ สมาชิกกองทุนส�ำรองเลย้ี งชีพ • เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓ • หน่วยต้นเรื่อง สส.ทบ.
พ้ น จ า ก ส ภ า พ
กองทุนฯ
๕.๙ ลกู จา้ ง
๕.๙.๑ นโยบาย/หลกั เกณฑก์ ารจา้ ง ถาวร - • หน่วยต้นเรื่อง บก.ทบ.
ลูกจา้ ง

๕.๙.๒ สญั ญาจา้ งลกู จ้าง • เกบ็ ๕ ปี หลังจาก ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง
เลิกจา้ ง

๕.๙.๓ จ้างลูกจ้างประเภทจา้ งเหมา • เกบ็ ๑ ปี หลงั จาก ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง
บริการ เลกิ จา้ ง

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 181 >

ลำ�ดบั ที่ ชอ่ื เรอ่ื ง อายุการจัดเกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี) ✓
๖ เบ็ดเตลด็ ๑
๖.๑ เร่ืองติดต่อประสานงานทั่วไป ทั้งจาก
หนว่ ยงานภายนอกและภายใน กคช.

๗ ประชมุ
๗.๑ ประชมุ คณะกรรมการ/อนกุ รรมการ
กคช.
๗.๑.๑ ประชุมคณะกรรมการ กคช. • ถาวร - • หนว่ ยดำ�เนนิ การ ปข. สผ.
๗.๑.๒ ประชุมอนุกรรมการ กคช. • เกบ็ จนกวา่ จะ ✓ • หน่วยทไ่ี ดร้ บั เรือ่ งเพ่อื
๗.๑.๓ ประชมุ TOP TEAM แล้วเสร็จ
๗.๑.๔ ประชุม ผอ.ฝ่าย ๑ ดำ�เนนิ การตามมติฯ
✓ • หน่วยที่เกยี่ วข้อง

ประกอบด้วย
- เอกสารประกอบการประชุม
- รายงานการประชุม
- แจ้งมติที่ประชุม
- ร่างรายงานการประชุม

๗.๒ ประชุมทัว่ ไป ถาวร - • หน่วยตน้ เรอื่ ง ฟม.
๗.๒.๑ ประชมุ คณะทำ� งานโครงการ
พื้นฟเู มือง • เก็บ ๑ ปี หลงั จาก ✓ • หนว่ ยท่เี ก่ียวข้อง
เสรจ็ สิ้น โครงการ

๗.๒.๒ ประชุมคณะท�ำงานร้ือย้าย ถาวร - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง ฟม.
ผอู้ ยอู่ าศยั • เก็บ ๑ ปี หลังจาก ✓ • หน่วยที่เก่ียวข้อง
เสร็จส้ินโครงการ

๗.๒.๓ ประชุมพิจารณาโครงการ ถาวร - • หน่วยต้นเรื่อง นผ.

๗.๒.๔ ประชมุ คณะกรรมการดา้ น ถาวร -
กายภาพ

< 182 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ลำ�ดับที่ ชื่อเร่ือง อายุการจัดเก็บ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๗.๒.๕ ประชมุ การพิจารณาสทิ ธิ์ • เก็บ ๓ ปี หลังจาก ✓
ในการครอบครองท่ดี ิน รอื้ ยา้ ย เข้าอยู่อาศยั
เรียบรอ้ ยแลว้

๗.๒.๖ ประชมุ คณะกรรมการบริหาร ถาวร • หน่วยต้นเร่อื ง ศบส.
ความเสยี่ ง

๗.๒.๗ ประชมุ คณะอนุกรรมการ • จนกว่าจะแล้วเสร็จ • หนว่ ยที่ได้รับเรอื่ งเพ่อื
บรหิ ารความเสยี่ ง ดำ�เนินการตามมติ

๗.๒.๘ ประชมุ คณะกรรมการตรวจสอบ ๑ • หน่วยท่ีเกีย่ วข้อง

๘ ทุน ฝกึ อบรม สัมมนา ดงู าน บรรยาย ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรอื่ ง พบ. ทบ.
วิทยากร ๕ ✓ • หนว่ ยงานทีม่ ีพนักงาน
๘.๑ ทนุ
๘.๑.๑ ทนุ ในประเทศ ได้รบั ทุน

๘.๑.๒ ทนุ ต่างประเทศ ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรอ่ื ง พบ. ทบ.
๕ ✓ • หน่วยงานที่มีพนกั งาน

ได้รบั ทุน

๘.๒ ดงู าน ถาวร - • หน่วยตน้ เรื่อง พบ.ทบ./
๘.๒.๑ ดงู านภายใน/ภายนอก วช.

ประเทศ

๘.๓ อบรม สมั มนา ๓✓
๘.๓.๑ อบรม

๘.๓.๒ สมั มนา ๓✓

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 183 >

ล�ำ ดับท่ี ช่อื เร่ือง อายกุ ารจดั เก็บ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๙ วัสดุ ครภุ ณั ฑ์ ทดี่ นิ และสิง่ กอ่ สรา้ ง ถาวร* ✓ • หนว่ ยทเ่ี กย่ี วขอ้ ง
๙.๑ ระเบียบตา่ งๆ เก่ียวกบั พสั ดุ
๙.๑.๑ ระเบยี บพัสดุ

๙.๑.๒ หลักเกณฑก์ ารตรวจสอบพสั ดุ ถาวร* ✓ • หนว่ ยทีเ่ กี่ยวขอ้ ง

๙.๑.๓ หลักเกณฑ์การจัดซ้ือจัดจ้าง ถาวร* ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง

๙.๒ วสั ดุ ครุภัณฑ์
๙.๒.๑ วิธปี ฏบิ ัติ/การใช้วัสดคุ รุภณั ฑ์ • เ กบ็ ๕ ปีหลงั จาก ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง
(รวมถงึ ยานพาหนะ) หมดภาระผกู พนั
ตามสัญญา

๙.๒.๒ บัญชีครุภัณฑ์ ถาวร - • หนว่ ยทเ่ี กี่ยวขอ้ ง

๙.๒.๓ โอน ย้าย ครภุ ณั ฑ์ ถาวร - • หนว่ ยที่เกี่ยวขอ้ ง

๙.๒.๔ ประวตั ิการบ�ำรุงรกั ษาวัสดุ • จนกวา่ จะครบ ✓ • หน่วยตน้ เร่ือง
ครภุ ัณฑ์ อายุจำ�หนา่ ย ✓ • หน่วยทเ่ี กย่ี วขอ้ ง

๓
๙.๒.๕ การเช่าครุภณั ฑ์
• เ กบ็ ๑ ปี นับแต่ ✓ • หน่วยที่เกี่ยวข้อง
หมด อายุการเช่า

๙.๓ ทีด่ นิ ถาวร - • หนว่ ยต้นเรอื่ ง กม.
๙.๓.๑ ทดี่ ินส่วนราชการ

๙.๓.๒ เอกสารความเปน็ มาของที่ดิน ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรือ่ ง กม.

๙.๓.๓ โฉนดทด่ี ิน/นส.๓ ก ถาวร - • หน่วยต้นเรื่อง กม.

๙.๓.๔ ทะเบยี นโฉนดท่ีดิน ถาวร - • หน่วยต้นเรือ่ ง กม.

< 184 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดับท่ี ชื่อเรอ่ื ง อายุการจัดเกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๙.๓.๕ ซื้อที่ดนิ ถาวร - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง กม.

๙.๓.๖ ขายท่ีดิน ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรอื่ ง กต.

๙.๓.๗ แลกเปลยี่ นท่ีดิน ถาวร - • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง กม.

๙.๓.๘ เช่าท่ดี ิน ถาวร - • หน่วยตน้ เรื่อง กม.

๙.๓.๙ ปัญหาแนวเขตทดี่ นิ ถาวร - • หนว่ ยต้นเรอื่ ง กม.

๙.๓.๑๐ ทดี่ นิ ถกู เวนคนื ถาวร - • หน่วยต้นเร่อื ง กม.

๙.๓.๑๑ มาตรการแกไ้ ขการบกุ รกุ ทดี่ นิ ถาวร* ✓ • หนว่ ยที่เกี่ยวข้อง

๙.๓.๑๒ แบบพมิ พก์ ารขอตัดสตอ๊ ก ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรอ่ื ง กส.๑ - ๔
ทดี่ ินจดั ท�ำโครงการ ๓ ✓ • หนว่ ยดำ�เนินการ
(Good Issue Slip)

๙.๓.๑๓ ค�ำร้องขอเบกิ - ยมื โฉนด ๑ ✓ • กม.

๙.๓.๑๔ คำ� รอ้ งขอถ่ายส�ำเนาโฉนด ๑ ✓ • กม.

๙.๓.๑๕ ข้อมลู บัญชีโฉนด ๑ ✓ • กม.

๙.๓.๑๖ ข้อมูลการช�ำระภาษีบ�ำรุง ๕ ✓ • กม.
ทอ้ งทโ่ี ครงการบา้ นเออ้ื อาทร

๙.๓.๑๗ เอกสารข้อมูลที่ดินท่ีซ้ือแล้ว ถาวร - • กม.
จดั ทำ� โครงการบา้ นเออ้ื อาทร

๙.๓.๑๘ รายงานการโอนกรรมสิทธิ์ ๑ ✓ • กม.
ที่ดิน, ที่ดินพร้อมอาคาร,
อาคารชุด

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 185 >

ลำ�ดบั ที่ ชื่อเรอ่ื ง อายุการจดั เกบ็ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๙.๔ ส่ิงกอ่ สรา้ ง ๕ ✓ • หนว่ ยต้นเรื่อง ศพว.
๙.๔.๑ ผลการพจิ ารณาของคณะ

ท�ำงานด้านวศิ วกรรม และ
สาธารณูปโภค

๙.๔.๒ หลกั ปฏบิ ตั กิ ารจา้ งเหมากอ่ สรา้ ง ถาวร* ✓ • หนว่ ยทีเ่ กี่ยวขอ้ ง

๙.๔.๓ ประมาณการค่ากอ่ สร้าง ๑๐ ✓ • หน่วยตน้ เรื่อง พค./
(ราคากลาง) กส. ๑ - ๔ /ศพว.

๙.๔.๔ การตรวจสอบอาคาร ถาวร - • หน่วยต้นเรอ่ื ง ศพว.

๙.๔.๕ ซอ่ มแซมอาคารสถานที่ ถาวร - • หนว่ ยดำ�เนนิ การ

๙.๔.๖ การขออนญุ าตต่อเติมอาคาร ถาวร - • หน่วยต้นเรื่อง
ภายในชมุ ชน

๙.๔.๗ จา้ งเหมากอ่ สร้าง/ปรบั ปรุง • เกบ็ ๑๐ ปี นบั แต่ ✓ • หน่วยตน้ เรื่อง
ซ่อมแซม (เคหะชุมชน/ชมุ ชน วนั ทไี่ ดร้ บั มอบงาน
แออดั /โครงการพเิ ศษ/ ก่อสร้างงวดสุดทา้ ย
สาธารณูปโภคต่างๆ) จากผู้รบั จา้ ง

๙.๔.๘ การปรบั ราคาอาคารยึดคืน ถาวร - • หน่วยดำ�เนินการ กต.

๙.๔.๙ หนังสือขออนุญาตก่อสร้าง ๓ ✓ • หนว่ ยตน้ เรอ่ื ง
ตอ่ เตมิ อาคารในท่ดี ินของผู้เชา่ ซอ้ื

๙.๔.๑๐ หนังสือรบั รองการจดทะเบียน ๓ ✓ • หน่วยตน้ เร่อื ง กม.
อาคารชดุ ใหผ้ ซู้ อ้ื (สำ� เนารบั รอง)

< 186 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดับท่ี ชอ่ื เรือ่ ง อายุการจัดเก็บ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ป)ี

๙.๔.๑๑ แบบมาตรฐานอาคาร และ ถาวร - • หน่วยท่เี กย่ี วขอ้ ง
การกอ่ สรา้ ง

๙.๔.๑๒ ปญั หาอาคารที่โอนไม่ได้ • เกบ็ ๓ ปี หลังจาก ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง กม.
การแกป้ ญั หาได้
ข้อยตุ ิ

๙.๔.๑๓ ขอ้ มูลประกอบกอบการ ๓ ✓ • หน่วยตน้ เรอ่ื ง กต.
พจิ ารณาราคาขาย

๙.๔.๑๔ แบบรปู และรายการละเอียด ถาวร - • หนว่ ยต้นเรอื่ ง ศพว.

๙.๔.๑๕ ผลการทดสอบวัสดกุ ่อสรา้ ง • เกบ็ ๓ ปี นบั จาก ✓ • หนว่ ยตน้ เรอ่ื ง วค.ศพว.
แจ้งผลการทดสอบ
ประกอบดว้ ย
- ใบแจ้งทดสอบและผลทดสอบงาน • เกบ็ ๕ ปีนบั แต่ ✓ • หนว่ ยที่เกีย่ วข้อง
วัสดกุ ลศาสตร์ วันได้รบั มอบงาน
- ใบแจ้งทดสอบและผลทดสอบงาน ก่อสร้างงวดสดุ ท้าย
ปฐพกี ลศาสตร์ จากผู้รับจา้ ง

๙.๔.๑๖ ผูส้ ละสิทธ์ยิ นื่ ซองฯ ๓ ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง พด.พค.

๙.๔.๑๗ หนงั สอื แจง้ เตอื นผไู้ มย่ นื่ ซองฯ ๓ ✓ • หนว่ ยตน้ เรื่อง พด.พค.

๙.๔.๑๘ หลักฐานการขอคืนหลกั ๕ ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง พด.พค.
ประกนั ซองฯ

๙.๔.๑๙ ส�ำเนาขออนมุ ัตดิ �ำเนินการ ๕ ✓ • หน่วยตน้ เร่อื ง พด.พค.
จ้างของแต่ละปี

๙.๔.๒๐ สำ� เนาขออนมุ ตั ทิ ำ� สญั ญาจา้ ง ๕ ✓ • หนว่ ยต้นเรอื่ ง พด.พค.
และผลการเปดิ ซองราคาของ
แตล่ ะปี

๙.๔.๒๑ สมดุ ทะเบยี นรบั คฉู่ บบั สญั ญา ถาวร - • หน่วยตน้ เรอื่ ง

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 187 >

ลำ�ดบั ท่ี ชอื่ เร่อื ง อายุการจัดเกบ็ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ปี)
๙.๕ การขายอาคาร - • หน่วยต้นเร่อื ง กต.
๙.๕.๑ ราคาขายอาคาร ถาวร - • หน่วยต้นเร่อื ง กต.
๙.๕.๒ หลกั เกณฑ์การคิดค่าใชจ้ ่าย ถาวร - • หนว่ ยตน้ เรื่อง กต.
๙.๕.๓ ศนู ยก์ ลางตลาดทอ่ี ย่อู าศยั ถาวร - • หน่วยตน้ เรื่อง กต.
๙.๕.๔ แผนการขายโครงการ ถาวร - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง กต.
๙.๕.๕ แผนดำ� เนนิ การเปดิ ขาย โครงการ ถาวร

๙.๖ จดทะเบียน โอนสิทธิ์ รับสิทธเ์ิ ชา่ ช่วง ถาวร* ✓ • หนว่ ยตน้ เรอ่ื ง กม.
บอกเลกิ สัญญาเช่า/ เชา่ ซอ้ื

๙.๖.๑ หลักเกณฑก์ ารจดทะเบียน
อาคารชดุ /นติ ิบุคคลอาคารชุด

๙.๖.๒ เอกสารการยืน่ ขอจดทะเบียน ถาวร - • กม.
อาคารชดุ

๙.๖.๓ หลกั เกณฑก์ ารโอนสทิ ธ์ิอาคาร ถาวร* ✓ • หนว่ ยต้นเรอื่ ง

๙.๖.๔ แนวทางปฏบิ ตั ใิ นการคนื อาคาร ถาวร* ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง

๙.๖.๕ สำ� เนาบนั ทกึ น�ำสง่ แฟ้ม ถาวร* - • หน่วยตน้ เรอ่ื ง
บอกเลกิ สัญญา (เพือ่ ใหฝ้ า่ ย
กฎหมายดำ� เนนิ การ)

๙.๖.๖ การแก้ไขปัญหาการเช่าช่วง ถาวร - • หน่วยตน้ เรื่อง

๙.๖.๗ ส�ำเนาการขออนุมตั ิตัดหนี้สูญ • หลงั จากคกก.ฯ * ✓ • ห น่วยตน้ เรื่อง/
อนุมัติ ให้ตดั หน้ี หน่วยทเ่ี ก่ียวขอ้ ง
สูญแลว้

• เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓ • หนว่ ยดำ�เนนิ การ บล.บช.
สตง. ตรวจสอบ
เรยี บร้อยแล้วไม่มี
ปัญหา

๙.๖.๘ หลักเกณฑ์การขอปรบั ค่าเช่า ถาวร* ✓ • หน่วยตน้ เร่อื ง

< 188 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ล�ำ ดับท่ี ชอื่ เร่ือง อายุการจัดเก็บ ทำ�ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๙.๗ นติ ิกรรมสัญญา • เก็บ ๑๐ ปี นับแต่ ✓ • ต้นฉบบั เกบ็ ที่ กม.
๙.๗.๑ นติ ิกรรมสัญญา หมดภาระ ผกู พัน (ตามคำ� สง่ั ง. ๒๘/๒๕๒๐)
ตามสญั ญา

๙.๗.๒ นติ กิ รรมสญั ญาเชา่ ซื้ออาคาร • เกบ็ ๑๐ ปี หลังจาก ✓ • หน่วยต้นเรื่อง
และหรอื ทีด่ นิ โอนกรรมสทิ ธ์ิ

๙.๗.๓ นิตกิ รรมสัญญาเช่าทด่ี นิ • เกบ็ ๓ ปี หลงั จาก ✓ • หนว่ ยต้นเรอ่ื ง *
สน้ิ สดุ สัญญาเช่า กรณรี ะยะเวลาในการเชา่
ไม่เกิน ๓ ปี ตน้ ฉบบั
เกบ็ ทห่ี นว่ ยตน้ เรอ่ื ง
หากเกนิ ๓ ปี ตน้ ฉบับ
ส่งเกบ็ ที่ กม.

๙.๗.๔ นติ ิกรรมสญั ญาโครงการ • หลังจากพ้นภาระ ✓
เออ้ื อาทร ผูกพนั ตามสัญญา -
ค้�ำประกัน ๕ ปี ✓
ประกอบดว้ ย
- สัญญาเช่าซ้ือที่ดินพร้อมส่ิงปลูกสร้าง
อาคารชุด (เออ้ื อาทร)
- สญั ญาค�ำ้ ประกนั ๕ ปี กบั ธนาคาร
(โครงการบ้านเออื้ อาทร)
- สญั ญาโอนสิทธ์ิเช่าซอ้ื โครงการ
เออื้ อาทร

๙.๗.๕ บันทกึ ข้อตกลงและพธิ ีสาร ถาวร • ต้นฉบับเกบ็ ที่ กม.
• หน่วยต้นเรื่อง/หน่วย
๙.๗.๖ ส�ำเนาสญั ญาจ้างพฒั นาระบบ • เกบ็ ๑ ปหี ลงั จากสน้ิ ทเี่ กีย่ วขอ้ ง
สดุ การรบั รองผลงาน • หนว่ ยดำ� เนนิ การ พด.พค.
• เกบ็ ๕ ปี หลังจาก
สตง.ตรวจสอบ
เรียบร้อยแลว้ ไมม่ ี
ปัญหา

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 189 >

ลำ�ดบั ที่ ชือ่ เรือ่ ง อายกุ ารจดั เก็บ ท�ำ ลาย หมายเหตุ
(ปี)

๙.๗.๗ สญั ญาเช่า/จ้างเหมาในชมุ ชน • เกบ็ ๑ ปหี ลังจาก ✓ * กรณีเป็นคดีความให้
สนิ้ สุดสัญญา เกบ็ จนกวา่ คดจี ะสนิ้ สดุ

๙.๗.๘ สำ�เนาสญั ญาจา้ งเหมาท่ัวไป • หลงั สิ้นสดุ สญั ญา ✓ • หน่วยต้นเรอ่ื ง/หน่วย
(เช่น จา้ งเหมาลกู จา้ ง, ซอ่ ม ทีเ่ กี่ยวข้อง
บำ�รงุ คอมพิวเตอร,์ เชา่ เครอื่ ง
ถา่ ยเอกสาร
• เกบ็ ๕ ปี หลงั จาก ✓ • หนว่ ยดำ�เนินการ
สตง.ตรวจสอบ พด.พค.
เรียบร้อยแล้วไม่มี
ปญั หา
๙.๗.๙ สำ�เนาสญั ญาขายยกล็อต • เกบ็ ๑ ปี หลงั จาก ✓ • หน่วยดำ�เนนิ การ กม.
บันทึกข้อมูลแล้ว

๙.๗.๑๐ กรมธรรมป์ ระกันภยั เมอ่ื ครบอายกุ รรมธรรม์ ✓ • หน่วยท่ีเก่ยี วขอ้ ง

๙.๘ การจัดประโยชน์ ๓ ✓ • หนว่ ยต้นเรื่อง กต.
๙.๘.๑ เอกสารประกอบการศึกษา

วเิ คราะหเ์ รอ่ื งจดั การประโยชน์

๙.๘.๒ บนั ทึกขออนุมตั ิดำ�เนนิ การจดั ๑๐ ✓ • หน่วยต้นเรอื่ ง
ประโยชน์

๙.๙ การติดตามหน้ีคา้ งชำ�ระ
๙.๙.๑ สญั ญาประนอมหน้กี รณีคา้ ง • เกบ็ ๑๐ ปี หลงั จาก ✓ • หนว่ ยต้นเร่อื ง

ชำ�ระ โอนกรรมสทิ ธ์ิ

๙.๙.๒ ข้อมูลการติดตามหนี้และ ๕ ✓ • หน่วยต้นเรือ่ ง
ประสานงานหน้ี

๙.๙.๓ แนวทางการลดหนกี้ รณคี า้ งชำ�ระ ๓ ✓ • หนว่ ยตน้ เรือ่ ง

< 190 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ