คู่มือการทำลายเอกสาร

หมวด ๑ กง - การเงนิ และงบประมาณ

เอกสารที่จัดเก็บในหมวดนี้เป็นเอกสารที่เก่ียวกับการเงินและงบประมาณ เช่น
เงนิ เดอื นค่าจา้ ง เงินคา่ ใช้สอย เงนิ บำ� เหนจ็ บ�ำนาญ เงินอุดหนนุ เป็นตน้

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ กำ�หนดอายกุ ารจัดเกบ็
กง-การเงนิ และ / ตวั อยา่ งเอกสารทจ่ี ดั เกบ็
งบประมาณ

กง ๑ กฎหมาย ระเบยี บ จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั กฎหมาย ระเบยี บ คำ�สง่ั หนงั สอื
ค�ำ สั่ง ข้อบงั คับ เวยี นทางการเงนิ ที่ได้รับจากส่วนราชการอ่ืน และที่
ทางการเงนิ สำ�นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติจดั ทำ�
แนวทางการตง้ั ชอ่ื แฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้ม
ตาม พ.ศ. หรือแยกชื่อแฟ้มยอ่ ย เช่น
- กฎหมาย ระเบียบ คำ�สั่ง หนังสือเวียน ทกุ หน่วยงาน
ทางการเงนิ ของสว่ นราชการ ทำ�ลายหลงั จากมี
การเปลี่ยนแปลง / ยกเลิก

- ระเบียบ คำ�สั่ง ทางการเงินของสำ�นัก ทกุ หนว่ ยงาน
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ (รวมต้นเรื่อง) ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากมกี ารเปลย่ี นแปลง
(ตามตารางฯ การเงนิ ขอ้ ๒)

กง ๒ งบประมาณ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดทำ�และพิจารณา
งบประมาณประจำ�ปี
แนวทางการตั้งช่ือแฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้ม
ตาม พ.ศ. หรือแยกชือ่ แฟม้ ยอ่ ย เชน่
- การขอตง้ั งบประมาณรายจา่ ยประจำ�ปี ฝบห.
ของสำ�นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ เอกสารภายใน เกบ็ ๕ ปี ส่งมอบ
แฟ้ม เช่น คำ�ขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำ�ปี หอจดหมายเหตุ (คำ�ขอตง้ั
เสนอสำ�นักงบประมาณ หนังสือตอบจากสำ�นัก งบประมาณสำ�นกั )
งบประมาณ ร่างคำ�ขอต้ังงบประมาณรายจ่าย หน่วยงานอ่ืน เก็บ ๓ ปี
ประจำ�ปี ทำ�ลาย (ตามตารางฯ
การเงนิ ขอ้ ๑๕)

ภาพประกอบที่ ๒๓ ตัวอย่างตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร (การบริหารงานทั่วไป)
ของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 91 >

< 92 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ No Function/Activity Description Archives Disposal Action Requirements/Remarks
Authority
Decision

LEGAL MATTERS(Continued)

19.2.0 Litigation Records dealing with issues, claims or cases matters: SA Transfer as State archives
19.2.1 • of major public interest or controversy; 15 years after action
• which are precedent-setting in nature; or completed
• resulting in significant changes to theagency’s policy
and/or procedures.

19.2.2 Records relating to other litigation NSA Destroy 15 years after
action completed or upon
expiry of statute of
limitations, whichever is
longer.

19.2.3 Subpoenas and discovery orders NSA Destroy 2 years after action
completed

ทม่ี า http://www.parliament.wa.gov.au/intranet/libpages.nsf/WebFiles/Record+Management+Keyword+AAA+Introduction/$FILE/Intro+Keyword+AAA+98.pdf

ภาพประกอบที่ ๒๔ ตวั อย่างตารางกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสารการบริหารงานทั่วไปของ THE ARCHIVES AUTHORITY OF NEW SOUTH WALES

๖. การน�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารออกใช้ปฏิบัติ
เพ่ือให้หมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กร
มผี ลบงั คับใช้ หนว่ ยงานควรด�ำเนินการดังภาพประกอบที่ ๒๕

ข้นั ตอนที่ ๑
นำ�เสนอคณะกรรมการประเมินคณุ คา่ และกำ�หนดอายกุ ารเก็บเอกสารพจิ ารณา

ขน้ั ตอนที่ ๒
นำ�เสนอผบู้ รหิ ารระดับสูงสุดขององคก์ รลงนาม

ข้นั ตอนที่ ๓
จัดทำ�คำ�สง่ั เพ่ือใหถ้ ือปฏิบตั ิ

ขนั้ ตอนที่ ๔
จดั การแนะนำ�หรือฝกึ อบรมผูป้ ฏิบัติงาน

ขน้ั ตอนท่ี ๕
พจิ ารณาทบทวนปรบั ปรงุ ข้อมูล
ภาพประกอบที่ ๒๕ ข้นั ตอนการนำ� ตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารออกใชป้ ฏิบตั ิ
๗. การทบทวนปรับปรงุ ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
เพ่ือให้หมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารสามารถใช้
ในการจดั การเอกสารของหนว่ ยงานไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ หนว่ ยงานควรตอ้ งกำ� หนดแนวทางและระยะเวลา
การประเมิน เพื่อทบทวนและปรับปรุงข้อมูลตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารให้มีความเป็นปัจจุบัน
สอดคล้องกับภารกิจ กิจกรรมและการดำ� เนนิ งาน การใชง้ าน รวมทง้ั กฎหมาย คำ� ส่ังและระเบยี บทเ่ี กี่ยวข้อง
หนว่ ยงานควรทบทวนปรับปรุงหมวดหมจู่ ัดเก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร เม่อื
๑. มกี ารเปล่ียนแปลงภารกิจหน้าที่ กจิ กรรมหรอื ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั ิงาน ซงึ่ การเปลีย่ นแปลง
ดังกล่าวมผี ลใหเ้ พ่ิมหรอื ลดหมวดหมเู่ อกสารหลกั
๒. ต้องการเปลี่ยนแปลงก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร ให้สอดคล้องกับระเบียบ ข้อบังคับ
กฎหมาย และความต้องการใชง้ าน
๓. ต้องการเปล่ียนแปลงข้อมูลอื่น ๆ ให้เป็นปัจจุบัน เช่น ชื่อแฟ้มเอกสาร รายการเอกสาร
ท่ีจดั เกบ็ หรอื คำ� อธบิ ายเนือ้ หากิจกรรม เปน็ ต้น

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 93 >

บรรณานกุ รม

สมสรวง พฤตกิ ุล. การจัดการเอกสาร: หลกั การและแนวปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ. เอกสารประกอบการสอน
วิชาการจัดการเอกสาร หลักสูตรศิลปศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาการจัดการจดหมายเหตุและ
เอกสาร ภาควิชาภาษาตะวันออก มหาวิทยาลัยศลิ ปากร, ๒๕๕๑. (อัดสำ� เนา)

ส�ำนักงานปลัดส�ำนักนายกรัฐมนตรี. ระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
พรอ้ มภาคผนวกฉบบั แกไ้ ข พ.ศ. ๒๕๓๙ และค�ำอธบิ าย. พมิ พค์ รง้ั ที่ ๗ กรงุ เทพฯ : ศิลปะสนอง
การพิมพ์ ๒๕๓๙.

ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ. ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ.
กรงุ เทพฯ : บริษัท อมรินทรพ์ ร้นิ ตงิ้ แอนด์พบั ลชิ ช่งิ จำ� กัด (มหาชน), ๒๕๕๕.

ARMA International. Retention Management for Records and Information. Chicago : ARMA
International, 2005.

ISO15489 : Information and Documentation-Records Management (DIRKS Methodology), 2005.
ISO copyright office. International Standard – ISO 15489-1:2001(E). Switzerland, 2001.
NARA the Manual of Records Management, 2001.
National Archives of Australia-Appraisal Policy.
Schellenberg, T.R. The Management of Archives. New York : Columbia University Press, 1965.
The Archives Authority of New South Wales. “KEYWORD AAA : A THESAURUS OF GENERAL

TERMS.” 1998. ttp://www.parliament.wa.gov.au/intranet/libpages.nsf/WebFiles/
Record+Management+Keyword+AAA+Introduction/$FILE/Intro+Keyword+AAA+98.pdf

< 94 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ภาคผนวก ก



ตารางก�ำ หนดอายุการเกบ็ เอกสารของส�ำ นกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ

ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร (Records Retention Schedule) คือ ตารางที่ให้ข้อมูล
เก่ียวกับระยะเวลาการเก็บเอกสารท่ีหน่วยงานได้จัดท�ำ รับหรือใช้ และเก็บไว้เป็นหลักฐานของ
การปฏิบัติงานนั้น ๆเพื่อเป็นกรอบในการปฏิบัติงานจัดเก็บและท�ำลายเอกสารของเจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงาน
จดั เก็บเอกสาร
ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของ
ส�ำนกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ โดยมวี ตั ถปุ ระสงค์ดังตอ่ ไปนี้
๑. เพอ่ื ใชเ้ ปน็ แนวทางในการปฏบิ ตั งิ านการจดั เกบ็ เอกสารของเจา้ หนา้ ทแ่ี ละกลมุ่ งานเจา้ ของ
เอกสารของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ให้ด�ำเนินไปอย่างมีระเบียบเป็นมาตรฐานเดียวกันและ
เป็นแนวทางใหห้ นว่ ยงานตา่ ง ๆ ในกรมศิลปากรสามารถน�ำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับการจดั เกบ็ เอกสาร
ของหนว่ ยงานของตนเอง
๒. เพอื่ ใชเ้ ปน็ แนวทางประกอบการพิจารณาตดั สินใจของคณะกรรมการทำ� ลายเอกสาร
๓. ช่วยลดความซำ้� ซอ้ นของปรมิ าณเอกสาร เช่น เอกสารประเภทเดยี วกนั หนว่ ยงานเจา้ ของ
เรอื่ งอาจจำ� เปน็ ตอ้ งเกบ็ ตลอดไปเพอื่ ใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ าน แตใ่ นขณะเดยี วกนั หนว่ ยงานอนื่ มเี อกสารเพอื่ ทราบ
เท่านัน้ ระยะเวลาในการจัดเกบ็ เอกสารกไ็ มจ่ �ำเปน็ ต้องเกบ็ ไว้เปน็ ระยะเวลานาน
อย่างไรก็ตาม ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
โดยการสำ� รวจเอกสารทย่ี งั จดั เกบ็ อยทู่ ก่ี ลมุ่ งานและกำ� หนดหมวดหมเู่ อกสารตามภารกจิ ของกลมุ่ งานเปน็ หลกั
ซึ่งในอนาคตหากมีการปรับเปล่ียนหน่วยงานมีผลให้ปริมาณเอกสารเพ่ิมประเภทและจ�ำนวนมากข้ึน
เอกสารที่เกิดขึ้นใหม่ยังมิได้มีการก�ำหนดอายุให้เป็นแนวทางส�ำหรับพิจารณาจัดเก็บหรือท�ำลาย ตลอดจน
รายช่ือเอกสารท่ีมีอยู่เดิมและอายุในการเก็บอาจไม่เหมาะสมกับสภาพการณ์ในปัจจุบัน ดังน้ัน
ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจะร่วมกันพิจารณารวบรวม ปรับปรุง แก้ไขอายุการจัดเก็บและ
รายละเอียดต่าง ๆ ในตารางก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ รักษาเอกสารใหเ้ หมาะสมต่อไป

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 97 >

คำ�ช้ีแจงการใช้ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารของสำ�นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ

ค�ำท่ีปรากฏในตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
มคี วามหมายดงั น้ี

๑. ตารางฯ การเงิน หมายถึง ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารการเงินและเอกสารท่ี
เก่ียวข้องท่ีส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้จัดท�ำ
เพ่ือเป็นคู่มือในการปฏิบัติงาน จัดเก็บและท�ำลายเอกสารการเงิน
และเอกสารทเ่ี ก่ยี วขอ้ งในทกุ สว่ นราชการ

๒. ตารางฯ บรหิ ารงานบุคคล หมายถึง ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารบริหารงานบุคคลที่
ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรได้จัดท�ำเพื่อเป็น
คู่มือในการปฏิบัติงานจัดเก็บและท�ำลายเอกสารบริหารงานบุคคล
ในทุกส่วนราชการ

๓. ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเกบ็ หมายถึง การนับอายุการจัดเก็บเอกสาร ให้นับต้ังแต่เม่ือเอกสารน้ัน
ปฏิบัติเสร็จส้ินแล้วและไม่มอี ะไรทีจ่ ะต้องปฏิบตั ติ อ่ ไปอกี
- เอกสารทกี่ ำ� หนดอายตุ ามปฏทิ นิ เปน็ หลกั ไดแ้ ก่ เอกสารทว่ั ไป
ที่มใิ ชเ่ อกสารทางการเงิน ให้ปฏิบตั ิดงั น้ี
จ�ำนวนปีที่ระบุในตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
ใหน้ บั อายจุ ากฉบับสุดท้าย (ฉบับล่าสุด) ของปี พ.ศ. น้ัน เป็นเกณฑ์
โดยยึดวันท่ี ๓๑ ธันวาคม .............. เปน็ วนั สุดท้ายของอายเุ อกสาร
- เอกสารท่ีก�ำหนดอายุตามปีงบประมาณเป็นหลัก ได้แก่
เอกสารทางการเงนิ ให้ปฏบิ ตั ิดงั น้ี
จำ� นวนปที รี่ ะบใุ นตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารใหน้ บั อายุ
จากฉบับสุดท้าย (ฉบับบนสุด) ของปีงบประมาณนั้นเป็นเกณฑ์
โดยยดึ วนั ท่ี ๓๐ กันยายน..........เป็นวนั สุดทา้ ยของอายเุ อกสาร
- อายุเอกสารท่ีก�ำหนดไว้ หากหน่วยงานใดประสงค์ จะเก็บ
เอกสารมากกว่าท่ีก�ำหนดสามารถกระท�ำได้ โดยให้อยู่ในดุลยพินิจ
ของแตล่ ะหนว่ ยงาน
- หากหน่วยงานใดมีเอกสารท่ีนอกเหนือจากรายช่ือท่ีก�ำหนด
ไว้ในตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารสามารถด�ำเนินการได้
๒ รปู แบบ คอื

< 98 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๔. การท�ำ ลายเอกสาร ๑. เทียบเคียงเอกสารกับรายชื่อเอกสารท่ีมีอยู่ในตาราง
กำ�หนดอายุการเก็บเอกสาร และใช้ดุลยพนิ ิจในการกำ�หนดอายุ
๒. รวบรวมรายชื่อเอกสารเพ่ือนำ�เสนอคณะกรรมการทำ�ลาย
เอกสารประจำ�ปพี จิ ารณาอายุในการเกบ็ และสง่ ทำ�ลายตอ่ ไป

หมายถงึ การทำ�ลายเอกสารตามระเบยี บสำ�นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๖๖ - ๗๐

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 99 >

หมวดหมเู่ อกสาร การเงนิ และงบประมาณ
หมวด ๑ กฎหมาย คำ�สง่ั ระเบียบ คู่มอื มติ ครม.
หมวด ๒ ทั่วไป
หมวด ๓ บรหิ าร
หมวด ๔ บรหิ ารงานบคุ คล
หมวด ๕ ประชมุ
หมวด ๖ พสั ดุ ครุภณั ฑ์
หมวด ๗ ท่ดี นิ และสิง่ ก่อสรา้ ง
หมวด ๘ เทคโนโลยีสารสนเทศ
หมวด ๙ การบรหิ ารงานเอกสารและจดหมายเหตุ
หมวด ๑๐

หมวดเอกสาร
หมวด (๑) กง - การเงนิ และงบประมาณ
กง ๑ กฎหมาย ระเบียบ คำ�สงั่ ขอ้ บังคับทางการเงิน
กง ๒ งบประมาณ
กง ๓ เอกสารหลักฐานทางการเงิน
กง ๓.๑ เงนิ เดอื น ค่าจ้าง
กง ๓.๒ ค่าตอบแทน
กง ๓.๓ คา่ ใช้สอย
กง ๓.๔ ค่าวสั ดุ
กง ๓.๕ ค่าสาธารณูปโภค
กง ๓.๖ ค่าครภุ ัณฑ์
กง ๓.๗ เงนิ อุดหนนุ
กง ๓.๘ เงนิ รายจา่ ยอืน่ ๆ
กง ๓.๙ งบกลาง
กง ๓.๑๐ เงินนอกงบประมาณ
กง ๓.๑๑ คา่ ใช้จ่ายโครงการต่าง ๆ
กง ๔ รายงานเก่ยี วกบั บัญชแี ละงบประมาณ
กง ๕ การตรวจสอบกจิ การภายใน

< 100 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด (๒) กม - กฎหมาย คำ�สั่ง ระเบียบ ค่มู ือ มติ ครม.
กม ๑ กฎหมายทเ่ี ก่ยี วกบั การบรหิ ารเอกสารและจดหมายเหตุ
กม ๒ คำ�สงั่ ระเบยี บ ประกาศของสำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ (รวมต้นเรื่อง)
กม ๓ คำ�ส่งั ระเบียบ จากหนว่ ยงานภายนอก

หมวด (๓) ทป - ทวั่ ไป
ทป ๑ โตต้ อบทวั่ ไป
ทป ๒ ทะเบียนรบั – สง่ หนังสือ
ทป ๓ ทะเบียนรับ – ส่งหนงั สืบ (ลับ)
ทป ๔ สำ�เนาหนงั สอื ออก
ทป ๕ หนังสือเวียนเพอ่ื ทราบ
ทป ๖ งานพิธแี ละกิจกรรมทางสงั คม
ทป ๖.๑ งานพิธีการของสำ�นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
ทป ๖.๒ งานพิธีและกจิ กรรมอืน่ ๆ
ทป ๗ การรักษาความปลอดภยั สถานที่

หมวด (๔) บห - บริหาร
บห ๑ นโยบาย แผนงานและโครงการ
บห ๒ การแบ่งส่วนราชการ ตำ�แหน่งงาน อัตรากำ�ลัง
บห ๓ การมอบหมายงาน
บห ๔ การประเมนิ ผลการปฏิบัติราชการ
บห ๕ รายงานและสถิติ
บห ๖ การตรวจราชการ

หมวด (๕) บค - บรหิ ารงานบคุ คล
บค ๑ กฎหมาย ระเบียบ คำ�สงั่ ขอ้ บังคับการบรหิ ารบุคคล
บค ๒ การกำ�หนดตำ�แหน่งงานและอัตราเงินเดอื น
บค ๓ การบรรจุ แต่งตั้ง เลอ่ื นตำ�แหนง่ ขนั้ เงนิ เดอื น
บค ๔ การย้าย โอน และยืมตวั
บค ๕ การลา
บค ๖ การลาศึกษาต่อ
บค ๗ การลาออกและการเกษียณอายุ
บค ๘ วนิ ัย การสอบสวน
บค ๙ แฟม้ ประวตั ิ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 101 >

บค ๑๐ สวสั ดิการ
บค ๑๑ เครื่องราชอิสรยิ าภรณแ์ ละเกยี รติคุณ
บค ๑๒ การพฒั นาบคุ ลากร
บค ๑๒.๑ การฝึกอบรมหลักสูตรภายใน
บค ๑๒.๒ การฝกึ อบรม สัมมนา ดูงาน ฝกึ งานหลักสูตรภายนอก
บค ๑๒.๒.๑ ฝึกอบรมฯ ในประเทศ
บค ๑๒.๒.๒ ฝึกอบรมฯ ตา่ งประเทศ
บค ๑๓ การจ้างพนกั งานราชการและลกู จ้างช่ัวคราว
บค ๑๓.๑ พนักงานราชการ
บค ๑๓.๒ ลูกจา้ งชั่วคราว

หมวด (๖) ปช - ประชุม
ปช ๑ การประชุมภายในสำ�นกั
ปช ๒ การประชุมภายในกรมศลิ ปากร
ปช ๓ การประชมุ รว่ มกับสว่ นงานภายนอก

หมวด (๗) พด - พัสดุ ครภุ ัณฑ์
พด ๑ กฎหมาย ระเบยี บ คำ�สั่ง ขอ้ บงั คบั แนวทางปฏบิ ัติการพสั ดุ
พด ๒ การจัดหาวสั ดุ ครภุ ัณฑ์ และจดั จา้ งบรกิ าร
พด ๒.๑ การจัดหาวัสดุ
พด ๒.๒ การจดั หาครภุ ณั ฑ์
พด ๒.๓ การจดั จา้ งบุคคลและบรกิ าร
พด ๓ การเบกิ - จ่ายวสั ดุ
พด ๔ การยืม สง่ คืน และการโอนครุภณั ฑ์
พด ๕ การควบคุมวสั ดุ ครุภัณฑ์
พด ๖ การเชา่ ครุภัณฑ์
พด ๗ แบบและรายละเอียดวสั ดุและครุภณั ฑ์
พด ๘ การบำ�รุงรักษาและซอ่ มแซมครุภัณฑ์

หมวด (๘) ทด - ทีด่ ินและสง่ิ กอ่ สรา้ ง
ทด ๑ การจดั หาท่ีดิน
ทด ๒ การเตรยี มการก่อสรา้ งอาคารและส่งิ ก่อสร้างอื่น ๆ
ทด ๒.๑ การบรหิ ารงานโครงการ
ทด ๒.๒ ขอ้ กำ�หนดการคัดเลอื กผรู้ ับจ้าง

< 102 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ทด ๓ การออกแบบอาคาร ตกแต่งภายในและภมู ิทัศน์
ทด ๓.๑ งานออกแบบผงั แมบ่ ท ออกแบบอาคารและภูมิทศั น์
ทด ๓.๒ งานออกแบบภมู ิทศั น์
ทด ๓.๓ งานออกแบบตกแต่งภายในและศิลปกรรม
ทด ๔ การกอ่ สรา้ งอาคาร ตกแต่งภายในและจัดภูมิทศั น์
ทด ๔.๑ งานเตรียมก่อสร้างอาคาร
ทด ๔.๒ งานกอ่ สร้างอาคาร
ทด ๔.๓ งานภูมิทศั น์
ทด ๔.๔ งานตกแตง่ ภายในและศิลปกรรม
ทด ๕ การบำ�รุงรกั ษาและซ่อมแซมอาคารสถานท่ี

หมวด (๙) ทส - เทคโนโลยสี ารสนเทศ
ทส ๑ นโยบาย แผนงาน และโครงการดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศ
ทส ๒ การพัฒนาระบบงาน / website
ทส ๓ การดูแล HW / SW

หมวด (๑๐) บจ - การบรหิ ารงานเอกสารและจดหมายเหตุ

บจ ๑ การบริหารงานเอกสาร

บจ ๑.๑ การจดั ทำ�มาตรฐานการจัดการเอกสาร
บจ ๑.๒ การใหค้ ำ�ปรกึ ษาแนะนำ�
บจ ๑.๓ การรบั มอบเอกสารและการจดั หาเอกสาร
บจ ๑.๓.๑ เอกสารจากสว่ นราชการ
บจ ๑.๓.๒ เอกสารสว่ นบุคคล
บจ ๑.๔ การประเมนิ คุณค่าและการพจิ ารณาขอทำ�ลายเอกสาร
บจ ๑.๔.๑ การประเมินคุณค่า
บจ ๑.๔.๒ การพิจารณาขอทำ�ลายเอกสาร
บจ ๑.๕ การควบคมุ ศนู ยเ์ ก็บเอกสาร

บจ ๒ งานจดหมายเหตุ
บจ ๒.๑ การจัดทำ�มาตรฐานงานจดหมายเหตุ
บจ ๒.๒ การรับมอบและส่งมอบเอกสาร
บจ ๒.๓ การจัดหมวดหมู่เอกสารและจดั ทำ�เครือ่ งมอื ช่วยคน้

บจ ๓ การบันทึกเหตุการณ์

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 103 >

บจ ๔ การบริการ
บจ ๔.๑ บริการรบั ฝากเก็บเอกสาร
บจ ๔.๒ บรกิ ารตอบคำ�ถามและชว่ ยการคน้ คว้า
บจ ๔.๓ บริการยมื - คืน
บจ ๔.๔ บรกิ ารทำ�สำ�เนาเอกสาร
บจ ๔.๕ บรกิ ารซอ่ มเอกสาร
บจ ๔.๖ บรกิ ารอบเอกสาร
บจ ๔.๗ บรกิ ารนำ�ชมศึกษาดูงาน
บจ ๔.๘ ฝึกงาน
บจ ๔.๙ สถติ กิ ารใหบ้ รกิ าร
บจ ๕ การจัดกิจกรรมสง่ เสรมิ และเผยแพร่
บจ ๕.๑ การจัดนทิ รรศการ
บจ ๕.๒ การจัดบรรยายฝึกอบรม
บจ ๕.๓ การจดั ทำ�เอกสารเผยแพรแ่ ละประชาสัมพันธ์
บจ ๕.๔ การขอความอนุเคราะหเ์ ข้าบันทกึ เทปโทรทัศน์
บจ ๖ ความร่วมมือทางวชิ าการกบั ตา่ งประเทศ
บจ ๗ การอนุรักษแ์ ละสงวนรักษา
บจ ๗.๑ การดแู ลคลงั เอกสารจดหมายเหตุ
บจ ๗.๒ การบรู ณะและซ่อมเอกสารจดหมายเหตุ
บจ ๗.๓ การจัดทำ�ไมโครฟลิ ม์
บจ ๗.๔ การทำ�สื่ออเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
บจ ๘ การจดั การความเสยี่ งและการรักษาความปลอดภัย

< 104 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑ กง - การเงนิ งบประมาณ

เอกสารท่ีจัดเก็บในหมวดนี้เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงินและงบประมาณ เช่น เงินเดือน
คา่ จ้าง เงนิ ค่าใช้สอย เงินบำ�เหน็จบำ�นาญ เงนิ อดุ หนนุ เป็นตน้

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เก็บ
กง-การเงนิ และ ตัวอย่างเอกสารท่ีจดั เกบ็ ทกุ หนว่ ยงาน
งบประมาณ ทำ�ลายหลงั จากมีการ
เปลยี่ นแปลง/ ยกเลิก
กง ๑ กฎหมาย จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับกฎหมาย ระเบียบ ค�ำส่ัง
ระเบยี บ ค�ำ สง่ั หนังสือเวียนทางการเงินที่ได้รับจากส่วนราชการอ่ืน
ขอ้ บงั คบั ทาง และท่ีส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดท�ำ
การเงนิ แนวทางการตั้งช่ือแฟ้ม :

ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
พ.ศ. หรือแยกช่ือแฟ้มย่อย เช่น
- กฎหมาย ระเบียบ ค�ำส่ัง หนังสือเวียนทาง
การเงินของส่วนราชการ

- ระเบียบ ค�ำส่ังทางการเงินของส�ำนัก ทกุ หน่วยงาน
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ (รวมต้นเร่ือง) ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากมกี ารเปลย่ี นแปลง
(ตามตารางฯ การเงนิ ขอ้ ๒)

กง ๒ งบประมาณ จดั เกบ็ เอกสารเก่ยี วกับการจัดท�ำและพิจารณา
งบประมาณประจำ� ปี
แนวทางการตงั้ ช่ือแฟ้ม :
ใช้ชือ่ หมวดเอกสารเป็นชอ่ื แฟม้ แยกแฟม้ ตาม
พ.ศ. หรอื แยกช่ือแฟ้มย่อย เช่น
- การขอตงั้ งบประมาณรายจา่ ยประจ�ำปีของ ฝบห.
สำ� นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ เกบ็ ๕ ปี สง่ มอบ
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ ค�ำขอตงั้ งบประมาณ หอจดหมายเหตุ
รายจ่ายประจ�ำปเี สนอส�ำนักงบประมาณ หนังสือตอบ (คำ�ขอต้งั งบประมาณ
จากส�ำนักงบประมาณ ร่างคำ� ขอตง้ั งบประมาณ สำ�นกั )
รายจา่ ยประจำ� ปี ทกุ หนว่ ยงาน
เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย
(ตามตารางฯ การเงินฯ
ขอ้ ๑๕)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 105 >

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เก็บ
กง-การเงนิ และ ตัวอย่างเอกสารทจ่ี ดั เก็บ
งบประมาณ

- งบประมาณประจ�ำ พ.ศ. ฝบห.
เก็บ ๕ ปี ส่งมอบ
- เอกสารและหลักฐานการโอน / ขออนุมัติ หอจดหมายเหตุ
เงินงบประมาณประจ�ำงวด (ฉบบั สมบูรณ์ท่สี ำ�นักฯ
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หลกั ฐานการใช้จา่ ย ได้รับ)
งบประมาณ หลกั ฐานการโอนและขออนมุ ัติเงิน ทกุ หนว่ ยงาน
ประจำ� งวดเอกสารการขอและอนมุ ตั เิ งินประจำ� งวด เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย
หนงั สอื ตอบขอโอนเปลยี่ นแปลงงบประมาณประจำ� ปี (ตามตารางฯ การเงนิ ฯ
- สมดุ คมุ งบประมาณ ขอ้ ๑๕)
ทุกหนว่ ยงาน
เก็บ ๓ ปี ทำ�ลาย
ทุกหนว่ ยงาน
เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย

กง ๓ เอกสาร จัดเกบ็ เอกสารหลักฐานทางการเงนิ ทงั้ รายรบั และ
หลักฐานทางการเงนิ รายจ่ายของส�ำนกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ และ

เอกสารการเบกิ จา่ ยเงินตามโครงการต่าง ๆ
กง ๓.๑ เงนิ เดือน จดั เกบ็ เอกสารเก่ียวกับการเบิกจ่ายเงนิ เดอื น ค่าจา้ ง
ค่าจ้าง ประจำ� คา่ จ้างช่วั คราว และค่าตอบแทนพนักงาน

ราชการ
แนวทางการตง้ั ชือ่ แฟ้ม :
ใชช้ ่อื หมวดเอกสารเปน็ ช่ือแฟ้ม แยกแฟม้
ตาม พ.ศ. หรือแยกช่ือแฟ้มย่อยตามประเภท
การเบิกจ่าย เช่น
- การเบกิ จา่ ยเงนิ เดอื นและคา่ จา้ งประจำ� พ.ศ. yyyy ฝบห.
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ บญั ชถี อื จา่ ยเงนิ เดอื น / เกบ็ ๑๐ ปี และผ่าน
ค่าจา้ งประจ�ำ หลกั ฐานในการปรับเพม่ิ หรือลดอัตรา การตรวจสอบจาก สตง.
เงนิ เดอื น รายละเอียดประกอบการเบกิ จา่ ยเงนิ เดอื น แล้วทำ�ลาย
และค่าจ้างขา้ ราชการและลกู จา้ ง หลกั ฐานการจ่ายเงนิ

< 106 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายุการจัดเก็บ
กง-การเงนิ และ ตัวอย่างเอกสารทจี่ ดั เก็บ
งบประมาณ
- การเบิกจ่ายค่าจา้ งชั่วคราว พ.ศ. yyyy ฝบห.
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ สำ� เนาคำ� สัง่ จา้ ง เก็บ ๑๐ ปี และผา่ น
หนงั สืออนมุ ัติอตั ราต�ำแหน่ง ใบลงเวลาปฏบิ ัตงิ าน การตรวจสอบจาก สตง.
แบบฟอร์มเบิกจ่าย หลักฐานการจ่ายเงิน แล้วทำ� ลาย
หนว่ ยงานอน่ื
เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย
(ส�ำเนา)

กง ๓.๒ ค่าตอบแทน จัดเก็บเอกสารเกยี่ วกับการเบิกจา่ ยคา่ ตอบแทน เช่น ฝบห.
คา่ ปฏิบตั ิงานนอกเวลาราชการ ค่าเชา่ บ้าน เก็บ ๑๐ ปี และผา่ น
เงินสมนาคณุ วิทยากร / กรรมการ เปน็ ต้น การตรวจสอบจาก สตง.
แนวทางการตงั้ ชือ่ แฟม้ : แลว้ ทำ� ลาย
ใชช้ อ่ื หมวดเอกสารเปน็ ชอื่ แฟม้ แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. หน่วยงานอน่ื
หรอื แยกชอื่ แฟม้ ยอ่ ยตามประเภทการเบกิ จา่ ย เช่น เก็บ ๑ ปี ทำ� ลาย
- การเบกิ จา่ ยค่าปฏบิ ัตงิ านนอกเวลาราชการ (ส�ำเนา)
พ.ศ. yyyy หรอื การเบกิ จ่ายคา่ ปฏบิ ัตงิ านนอกเวลา (ตามตารางฯ การเงนิ
ราชการโครงการ........................... พ.ศ. yyyy ขอ้ ๖.๑)
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ บนั ทกึ อนุมัติ
การปฏิบัตงิ านนอกเวลา ใบลงเวลาปฏิบัติงาน
หลกั ฐานการจา่ ยเงนิ คา่ ตอบแทนการปฏบิ ตั งิ านนอกเวลา

- การเบิกจา่ ยคา่ เชา่ บ้าน - ชอ่ื ผ้เู บิก พ.ศ. yyyy ฝบห.
เอกสารภายในแฟม้ เช่น ส�ำเนาคำ� สั่งการบรรจุ เก็บ ๑๐ ปี และผ่านการ
รบั ราชการครง้ั แรก หลกั ฐานการโอนยา้ ย แบบขอรับ ตรวจสอบจาก สตง. แลว้
เงินค่าเช่าบ้าน หลักฐานการเช่า / สัญญาเช่าซ้ือ ทำ� ลาย
แบบขอเบิกค่าเชา่ บ้าน ค�ำอนมุ ตั ิเบกิ จา่ ย หลกั ฐาน
การจา่ ยเงิน ใบเสรจ็ รบั เงนิ

- การเบิกจา่ ยเงินสมนาคุณวทิ ยากร / กรรมการ ฝบห.
(เบี้ยประชมุ ) แยกชอื่ แฟม้ ตามช่อื การประชมุ เก็บ ๑๐ ปี และผา่ นการ
สัมมนาได้ ตรวจสอบจาก สตง. แล้ว
ทำ� ลาย
หน่วยงานอ่นื
เก็บ ๑ ปี ท�ำลาย (สำ� เนา)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 107 >

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเก็บ
กง-การเงนิ และ ตวั อยา่ งเอกสารทจี่ ดั เกบ็
งบประมาณ
กง ๓.๓ คา่ ใชส้ อย จดั เกบ็ เอกสารเกยี่ วกับการเบิกจ่ายคา่ ใช้สอย เชน่
การเดินทางไปราชการ ค่าเชา่ ทรพั ยส์ ิน ค่าจา้ งเหมา
บรกิ าร / แรงงาน ค่าซอ่ มแซมบ�ำรุงรักษาทรพั ย์สิน
การรบั รองและพธิ กี าร เปน็ ตน้ รวมทง้ั เอกสารการ
อนมุ ตั ิ
แนวทางการตงั้ ชอ่ื แฟม้ :
ใชช้ อื่ หมวดเอกสารเปน็ ชอ่ื แฟม้ แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.
หรอื แยกชื่อแฟ้มยอ่ ยตามประเภทการเบิกจา่ ย เชน่

- การเบกิ จ่ายคา่ ใช้จา่ ยการเดนิ ทางไปราชการใน ฝบห.
ประเทศ พ.ศ. yyyy สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มี
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น ใบขออนุมัติเดินทาง ปัญหาให้เกบ็ ไวไ้ ม่นอ้ ย
รายงานการเดนิ ทาง ใบแนบขอเบิกค่าใช้จ่ายเดนิ ทาง กวา่ ๕ ปี เมอ่ื มหี นงั สอื
ไปราชการ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบรบั รองแทนใบเสรจ็ รบั เงนิ หรอื หลกั ฐานอน่ื ทสี่ ามารถ
นำ� มาอา้ งอิงหรอื ทดแทน
หลกั ฐานดังกลา่ วแลว้
ท�ำลาย (ปฏิบตั ติ าม
หนงั สอื กระทรวงการคลัง
ที่ กค ๐๕๐๑/ว ๖๙
ลงวันที่ ๑๑ มิ.ย. ๓๓)
หนว่ ยงานอื่น
เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย (สำ� เนา)

- การเบกิ จ่ายคา่ เชา่ ทรัพย์สนิ พ.ศ. yyyy ฝบห.
สตง. ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ี
ปัญหาให้เก็บไว้ไมน่ อ้ ย
กวา่ ๕ ปี เมื่อมหี นังสือ
หรอื หลกั ฐานอนื่ ทส่ี ามารถ
นำ� มาอา้ งอิงหรือทดแทน
หลกั ฐานดังกลา่ วแลว้
ท�ำลาย (ปฏิบตั ิตาม
หนงั สอื กระทรวงการคลงั
ท่ี กค ๐๕๐๑/ว ๖๙
ลงวันท่ี ๑๑ ม.ิ ย. ๓๓)
หน่วยงานอ่ืน
เก็บ ๑ ปี ทำ� ลาย
(สำ� เนา)

< 108 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจัดเกบ็
กง-การเงินและ ตวั อย่างเอกสารทีจ่ ัดเก็บ
งบประมาณ

- การเบกิ จ่ายคา่ จ้างเหมาบรกิ าร (หรอื จ้างเหมา ฝบห.
แรงงาน) พ.ศ. yyyy หรือก�ำหนดชื่อแฟม้ ตาม สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มี
ประเภทงาน พ.ศ. หรอื โครงการได้ เชน่ ปญั หาใหเ้ กบ็ ไว้ไม่น้อย
- คา่ จ้างเหมาบริการ (หรอื จา้ งเหมาแรงงาน) กว่า ๕ ปี เม่อื มหี นงั สือ
พ.ศ. yyyy หรอื หลกั ฐานอน่ื ท่ี
- คา่ จ้างเหมาบรกิ าร (หรือจา้ งเหมาแรงงาน) - สามารถนำ� มาอา้ งอิงหรือ
โครงการ...................... พ.ศ. yyyy ทดแทนหลกั ฐานดงั กลา่ ว
เอกสารภายในแฟ้ม เชน่ บันทกึ ขออนมุ ตั ิ แลว้ ท�ำลาย (ปฏิบตั ติ าม
จัดจ้าง ใบส่งั จ่าย ใบส่งั ซอื้ สญั ญาจ้าง ใบตรวจรบั หนงั สอื กระทรวงการคลงั
ใบเสร็จรบั เงนิ ท่ี กค ๐๕๐๑/ว ๖๙
ลงวนั ที่ ๑๑ ม.ิ ย. ๓๓)
หน่วยงานอน่ื
เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย (สำ� เนา)

- การเบิกจา่ ยคา่ ซ่อมแซมบ�ำรงุ รักษา พ.ศ. yyyy ฝบห.
หรือก�ำหนดชอ่ื แฟม้ ตามประเภทงาน พ.ศ. หรอื สตง. ตรวจสอบแล้วไมม่ ี
โครงการหรือชอ่ื ครุภณั ฑ์ หรืออุปกรณ์ได้ เชน่ ปญั หาให้เก็บไวไ้ ม่น้อย
- คา่ ซอ่ มแซมบำ� รุงรักษา พ.ศ. yyyy กว่า ๕ ปี เม่อื มหี นังสอื
- ค่าซ่อมแซมบำ� รงุ รักษา - โครงการ.................... หรอื หลกั ฐานอนื่ ท่ี
พ.ศ. yyyy สามารถนำ� มาอ้างอิงหรือ
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น บันทึกขออนุมัติ ทดแทนหลกั ฐานดงั กลา่ ว
ขอจดั จา้ ง ใบสง่ั จา่ ย ใบสง่ั ซอื้ สญั ญาจา้ ง ใบตรวจรบั แล้วท�ำลาย (ปฏิบัติตาม
ใบเสร็จรบั เงนิ หนงั สอื กระทรวงการคลงั
ท่ี กค ๐๕๐๑/ว ๖๙
ลงวันท่ี ๑๑ มิ.ย. ๓๓)
หนว่ ยงานอื่น
เกบ็ ๑ ปี ท�ำลาย
(ส�ำเนา)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 109 >

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเก็บ
กง-การเงนิ และ ตัวอยา่ งเอกสารท่จี ัดเกบ็
งบประมาณ
กง ๓.๔ ค่าวสั ดุ - การเบกิ จา่ ยคา่ รับรองและพิธกี าร พ.ศ. yyyy ฝบห.
หรือกำ� หนดชือ่ แฟ้มประเภทงาน พ.ศ. หรอื สตง. ตรวจสอบแลว้ ไม่มี
โครงการได้ ปญั หาใหเ้ กบ็ ไว้ไมน่ อ้ ย
กว่า ๕ ปี เมือ่ มีหนงั สือ
หรอื หลกั ฐานอน่ื ท่ี
สามารถน�ำมาอา้ งอิงหรอื
ทดแทนหลกั ฐานดงั กลา่ ว
แลว้ ท�ำลาย (ปฏบิ ตั ติ าม
หนังสอื กระทรวงการ
คลังที่ กค ๐๕๐๑/ว ๖๙
ลงวนั ท่ี ๑๑ ม.ิ ย. ๓๓)
หน่วยงานอืน่
เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย (สำ� เนา)

จดั เกบ็ เอกสารเก่ียวกับการเบิกจ่ายคา่ วสั ดุ ฝบห.

แนวทางการต้งั ชือ่ แฟม้ : สตง. ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ี

ใชช้ อ่ื หมวดเอกสารเป็นชอื่ แฟม้ แยกแฟ้มตาม ปัญหาใหเ้ ก็บไว้ไม่น้อย

พ.ศ. หรอื กำ�หนดชอ่ื แฟม้ ตามประเภทงาน พ.ศ. หรือ กวา่ ๕ ปี เมื่อมหี นงั สือ

โครงการ เช่น หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ

- คา่ วสั ดุ พ.ศ. yyyy นำ�มาอา้ งองิ หรอื ทดแทน

- คา่ วสั ดุ - โครงการ.................พ.ศ. yyyy หลกั ฐานดงั กล่าวแล้ว

เอกสารภายในแฟม้ เชน่ บันทึกขออนุมัติ ทำ�ลาย (ปฏิบตั ิตาม

ขอจัดซอ้ื จัดจา้ ง ใบสงั่ จา่ ย ใบส่ังซ้อื ใบตรวจรับ หนังสือกระทรวงการคลัง

ใบเสรจ็ รับเงนิ ที่ กค ๐๕๐๑/ว ๖๙

ลงวันท่ี ๑๑ ม.ิ ย. ๓๓)

หน่วยงานอื่น

เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

(สำ�เนา)

< 110 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เก็บ
กง-การเงินและ ตวั อยา่ งเอกสารท่จี ัดเก็บ
งบประมาณ
จัดเก็บเอกสารเกยี่ วกบั การเบกิ จา่ ยคา่ สาธารณูปโภค ฝบห.
กง ๓.๕
ค่าสาธารณปู โภค ค่าไปรษณีย์ ค่าเช่า Lease Line เช่น หลักฐาน สตง. ตรวจสอบแลว้ ไม่มี

ใบแจ้งหน้บี นั ทกึ ขออนมุ ตั ิเบกิ จา่ ย ใบเสร็จรบั เงนิ ปัญหาใหเ้ กบ็ ไว้ไม่นอ้ ย

แนวทางการตั้งชอื่ แฟ้ม : กวา่ ๕ ปี เมื่อมีหนังสือ

ใชช้ ื่อหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟม้ แยกแฟม้ ตาม หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ

พ.ศ. หรือแยกช่ือแฟม้ ตามประเภทสาธารณปู โภคได้ นำ�มาอ้างอิงหรือทดแทน

เชน่ หลักฐานดังกล่าวแล้ว

- กง ๓.๕/๑ คา่ ไฟฟา้ พ.ศ. yyyy ทำ�ลาย (ปฏบิ ตั ติ ามหนงั สอื

- กง ๓.๕/๒ คา่ ประปา พ.ศ. yyyy กระทรวงการคลัง

ที่ กค ๐๕๐๑/ว ๖๙

ลงวันที่ ๑๑ ม.ิ ย. ๓๓)

หน่วยงานอน่ื

เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

(สำ�เนา)

กง ๓.๖ คา่ ครภุ ัณฑ์ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการเบิกจ่ายค่าครุภัณฑ์ ฝบห.

สำ�หรับค่าที่ดินและสิ่งก่อสร้างดูที่หมวดที่ดินและ เก็บ ๑๐ ปี และผ่าน

สิ่งก่อสร้าง การตรวจสอบจาก สตง.

แนวทางการต้ังชื่อแฟม้ : แลว้ ทำ�ลาย

ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม หน่วยงานอื่น

พ.ศ. หรอื กำ�หนดชือ่ แฟ้มตามประเภทงาน พ.ศ. หรือ เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

โครงการ เชน่ (สำ�เนา)

- ค่าครุภณั ฑ์ พ.ศ. yyyy

- คา่ ครุภณั ฑ์ - โครงการ.................พ.ศ. yyyy

เอกสารภายในแฟ้ม เชน่ บนั ทึกขออนุมตั ิ

ขอจดั ซอื้ จัดจ้าง คำ�ส่งั แต่งต้ังกรรมการ รายงานผล

การพิจารณาสอบราคา หรือการประกวดราคา

สญั ญาจา้ ง ใบตรวจรบั ใบเสร็จรบั เงิน

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 111 >

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายุการจัดเก็บ
กง-การเงินและ ตัวอยา่ งเอกสารที่จดั เก็บ
งบประมาณ

กง ๓.๗ เงินอดุ หนนุ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการเบิกจ่ายเงินงบอุดหนุน ฝบห.

เชน่ บันทกึ ขออนมุ ัตกิ ารเบกิ จ่าย ใบแจ้งหนี้ตามประเภท สตง. ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ี

รายจา่ ย ใบเสรจ็ รับเงนิ ปัญหาให้เก็บไว้ไม่น้อย

กว่า ๕ ปี เมอื่ มหี นงั สือ

หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ

นำ�มาอ้างองิ หรือทดแทน

หลักฐานดังกล่าวแล้ว

ทำ�ลาย (ปฏิบัติตาม

หนงั สอื กระทรวงการคลัง

ท่ี กค ๐๕๐๑/ว ๖๙

ลงวนั ท่ี ๑๑ มิ.ย. ๓๓)

หน่วยงานอน่ื

เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย (สำ�เนา)

กง ๓.๘ เงินรายจา่ ย จดั เกบ็ เอกสารเกีย่ วกบั การเบิกจ่ายเงนิ รายจา่ ยอืน่ ๆ ฝบห.

อ่นื ๆ เช่น คา่ ใช้จา่ ยในการเดนิ ทางไปต่างประเทศ สตง. ตรวจสอบแล้วไมม่ ี

เงนิ ค่าปรับที่คนื ให้แก่ผู้ขายหรือผรู้ ับจ้าง ปญั หาให้เกบ็ ไว้ไม่นอ้ ย

แนวทางการตั้งชอ่ื แฟ้ม : กว่า ๕ ปี เมอ่ื มหี นังสือ

ใชช้ อ่ื หมวดเอกสารเปน็ ชื่อแฟม้ แยกแฟ้มตาม หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ

พ.ศ. หรือก�ำหนดชื่อแฟม้ ตามประเภทงาน พ.ศ. นำ�มาอา้ งอิงหรือทดแทน

หรอื โครงการได้ เช่น หลกั ฐานดงั กลา่ วแล้ว

- การเบกิ จ่ายค่าใช้จา่ ยในการเดินทางไป ทำ�ลาย (ปฏบิ ตั ติ ามหนงั สอื

ต่างประเทศ แยกชือ่ แฟม้ ตามชอื่ โครงการ / กระทรวงการคลงั

หลักสูตรได้ ที่ กค ๐๕๐๑/ว ๖๙

เอกสารภายในแฟม้ เชน่ บนั ทกึ ขออนมุ ตั เิ ดนิ ทาง ลงวันที่ ๑๑ มิ.ย. ๓๓)

รายงานการเดินทาง หนว่ ยงานอ่นื

เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย (สำ�เนา)

< 112 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เกบ็
กง-การเงนิ และ ตัวอย่างเอกสารท่ีจัดเก็บ
งบประมาณ
กง ๓.๙ งบกลาง จดั เกบ็ เอกสารเกีย่ วกับการเบิกจ่ายเงนิ จากงบกลาง ฝบห.
เช่น คา่ ใช้จา่ ยในการรักษาพยาบาล เงนิ ช่วยเหลอื สตง. ตรวจสอบแล้วไมม่ ี
การศึกษาบุตร ปัญหาให้เก็บไว้ไม่นอ้ ย
แนวทางการตงั้ ชอ่ื แฟม้ : กว่า ๕ ปี เม่อื มีหนงั สอื
หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ
- การเบกิ จา่ ยคา่ รกั ษาพยาบาล นำ�มาอา้ งอิงหรอื ทดแทน
หลกั ฐานดังกล่าวแลว้
ทำ�ลาย (ปฏบิ ตั ติ ามหนงั สอื
กระทรวงการคลัง
ที่ กค ๐๕๑๐/ว ๖๙
ลงวนั ท่ี ๑๑ มิ.ย. ๓๓)

- การเบกิ จา่ ยคา่ ชว่ ยการศึกษาบตุ ร ฝบห.
สตง. ตรวจสอบแล้วไม่มี
กง ๓.๑๐ เงินนอก จดั เกบ็ เอกสารหลกั ฐานเกย่ี วกับเงินรายไดแ้ ละรายจ่าย ปัญหาให้เกบ็ ไว้ไม่น้อย
งบประมาณ อืน่ ๆ ของสำ�นกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ เช่น เงนิ กวา่ ๕ ปี เมื่อมีหนงั สือ
หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ
เพอ่ื ประโยชนท์ างการศึกษา นำ�มาอา้ งองิ หรือทดแทน
แนวทางการตงั้ ชื่อแฟม้ : หลักฐานดงั กล่าวแล้ว
ใช้ชอื่ หมวดเอกสารเปน็ ช่ือแฟม้ แยกแฟม้ ตาม ทำ�ลาย (ปฏบิ ตั ติ ามหนงั สอื
พ.ศ. หรือแยกชือ่ แฟ้มตามประเภทของคา่ ใช้บรกิ าร กระทรวงการคลัง
ได้ เช่น ที่ กค ๐๕๑๐/ว ๖๙
- ใบเสร็จรับเงนิ จากผูใ้ ชบ้ ริการ ลงวันที่ ๑๑ มิ.ย. ๓๓)
- ใบนำ�ส่งเงนิ เข้าคลัง
ฝบห.
เกบ็ ๑๐ ปี และผา่ นการ
ตรวจสอบจาก สตง. แลว้
ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 113 >

หมวด ๑ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่/แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายุการจัดเก็บ
กง-การเงินและ ตวั อย่างเอกสารทจ่ี ัดเก็บ
งบประมาณ

กง ๓.๑๑ ค่าใช้จ่าย จดั เก็บเอกสารหลกั ฐานเกีย่ วกับการเบิกจา่ ยค่าใช้จ่าย ฝบห.
โครงการ ของโครงการต่าง ๆ สตง. ตรวจสอบแล้วไมม่ ี
ตา่ ง ๆ แนวทางการตง้ั ชื่อแฟม้ : ปัญหาใหเ้ ก็บไวไ้ มน่ อ้ ย
- กง ๓.๑๑/๑ โครงการจัดระบบการจัดเก็บ กวา่ ๕ ปี เม่อื มีหนังสือ
เอกสาร หรอื หลกั ฐานอน่ื ทส่ี ามารถ
- กง ๓.๑๑/๒ โครงการจดั ระบบศนู ยเ์ ก็บเอกสาร นำ�มาอ้างอิงหรอื ทดแทน
หลักฐานดังกลา่ วแล้ว
ทำ�ลาย (ปฏบิ ัตติ าม
หนังสอื กระทรวงการคลัง
ที่ กค ๐๕๑๐/ว ๖๙
ลงวันที่ ๑๑ ม.ิ ย. ๓๓)

กง ๔ ร ายงาน จดั เก็บเอกสารหลกั ฐานเก่ยี วกับรายงานเก่ยี วกับ ฝบห.
เกี่ยวกับบัญชี บัญชแี ละงบประมาณต่าง ๆ เก็บ ๑๐ ปี และผา่ น
และงบประมาณ แนวทางการต้ังชอื่ แฟม้ : การตรวจสอบจาก สตง.
ใชช้ อ่ื หมวดเอกสารเปน็ ชอ่ื แฟม้ แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. แล้วทำ�ลาย
หรือแยกชื่อแฟ้มตามประเภทของรายงานได้ เชน่
- รายงานเงินสดคงเหลอื ประจำ� วนั
- สมุดคมุ หลักฐานขอเบิกคา่ ใชจ้ า่ ย
- รายงานเงินคงเหลอื ประจ�ำวนั
- สมดุ เงนิ สด

กง ๕ การตรวจสอบ จดั เกบ็ เอกสารหลักฐานเกีย่ วกบั การตรวจสอบกจิ การ ฝบห.
กจิ การภายใน ภายในและการตดิ ตอ่ ประสานงานกับ สตง. เกบ็ ๑๐ ปี และผ่าน
แนวทางการต้งั ชอื่ แฟ้ม : การตรวจสอบจาก สตง.
ใชช้ อื่ หมวดเอกสารเปน็ ช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตาม แล้วทำ�ลาย
พ.ศ. หรอื แยกชอ่ื แฟม้ ตามประเภทของรายงานได้ เชน่
- รายงานการตรวจสอบของกล่มุ ตรวจสอบ
ภายใน
- รายงานการตรวจสอบจาก สตง.
- เอกสารประกอบการตรวจสอบงบการเงิน

< 114 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๒ กม - กฎหมาย คำ�สัง่ ระเบยี บ คมู่ อื มติ ครม.

เอกสารท่ีจัดเก็บในหมวดน้ีเป็นเอกสารเก่ียวกับคำ�ส่ังภายในส่วนงาน คำ�ส่ังท่ัวไป ระเบียบ
ประกาศต่าง ๆ กฎหมาย กฎกระทรวง ฯลฯ มติตา่ ง ๆ พระราชบัญญัติ คมู่ ือ ทั้งน้ีสามารถจดั เก็บในหมวดหมู่
เฉพาะเร่อื งได้ เช่น พระราชบัญญตั ิทางการเงนิ ให้เก็บเร่อื งดังกลา่ วไวใ้ นหมวดการเงินและงบประมาณ

หมวด ๒ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเกบ็
กม - กฎหมาย คำ�ส่ัง ตัวอย่างเอกสารท่ีจดั เก็บ
ระเบียบ คมู่ อื มติ ครม.

กม ๑ กฎหมายทเี่ กย่ี วกบั จดั เกบ็ เอกสารการยกร่างกฎหมายเกยี่ วกบั การบรหิ าร
การบรหิ ารเอกสาร เอกสารและจดหมายเหตุ
และจดหมายเหตุ แนวทางการตั้งชื่อแฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้ม ทุกหน่วยงาน
ตาม พ.ศ. หรอื ตั้งช่อื แฟ้มช่ือการประชมุ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ สำ� เนาบนั ทกึ การประชมุ หลังสน้ิ สดุ งาน
รา่ งกฎหมาย หลกั การเหตผุ ล เอกสารอา้ งองิ ประกอบ
การรา่ งกฎหมาย

กม ๒ ค�ำส่ัง ระเบยี บ จัดเก็บเอกสารเก่ยี วกบั คำ� สัง่ ระเบยี บ ประกาศของ ฝบห.
ประกาศของ ส�ำนกั ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จัดเรียงตามเลขที่ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หอจดหมายเหตุ และแยกแฟ้มตามประเทศ (ต้นเร่ืองการจัดท�ำค�ำส่ัง หลังจากเปลี่ยนแปลง
แห่งชาติ ระเบยี บ ประกาศทส่ี ว่ นงานจดั ทำ� ใชห้ มวดหมเู่ ฉพาะ ผลู้ งนาม
(รวมต้นเร่ือง) เร่ือง เช่นค�ำสั่งระเบียบเกี่ยวกับการบัญชี ใช้หมวด (ตน้ ฉบับทม่ี ีรายช่ือ
การเงิน) ผ้ลู งนาม)
แนวทางการตง้ั ช่ือแฟ้ม : หนว่ ยงานอน่ื
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้ม ทำ� ลายหลงั จากมฉี บบั ใหม่
ตามปีหรอื แยกชื่อแฟม้ ยอ่ ยตามประเภทเอกสารได้ (ส�ำเนา)

กม ๓ คำ�สัง่ ระเบียบ จัดเก็บเอกสารประเภทคำ�สั่ง ระเบียบ รวมทั้ง
จากหน่วยงาน หนังสือเวียน จากหน่วยงานภายนอกเพ่ือทราบ /
ภายนอก เพ่อื ถือปฏบิ ตั ิ
แนวทางการตง้ั ช่อื แฟ้ม :
จัดเรียงตามเลขที่และแยกแฟ้มตามประเภท ทกุ หนว่ ยงาน
แหลง่ ที่มา เชน่ - ทำ�ลายหลงั จากมี
- คำ�ส่ังกระทรวงวัฒนธรรม ปี yyyy ฉบับใหม่ (เพ่ือปฏิบัติ)
- ระเบยี บกรมศิลปากร ปี yyyy - เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
(เพอ่ื ทราบ)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 115 >

หมวด ๓ ทป - ทว่ั ไป

เอกสารทจ่ี ดั เกบ็ ในหมวดนเี้ ปน็ เอกสารเกยี่ วกบั ประเภทเรอื่ งโตต้ อบโดยทวั่ ไป ทะเบยี นรบั - สง่
เอกสาร เอกสารประชาสมั พนั ธ์ งานพธิ แี ละกิจกรรมทางสังคม

หมวด ๓ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเก็บ
ทป - ทวั่ ไป ตัวอย่างเอกสารที่จัดเกบ็

ทป ๑ โต้ตอบทว่ั ไป จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับหนังสือโต้ตอบเรื่องท่ัวไป เช่น
หนังสอื ขอรับบริจาค การกุศล ขอความอนเุ คราะห์
แนวทางการตัง้ ชื่อแฟม้ :
แยกแฟม้ ตามปีหรือแยกชอื่ แฟ้มย่อย ทุกหน่วยงาน
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

ทป ๒ ทะเบยี นรับ - สง่ - ทะเบยี นรับเอกสารภายนอก ปี yyyy ทุกหน่วยงาน
หนังสอื แยกแฟ้มตามปี เกบ็ ๑๐ ปี ทำ�ลาย
- ทะเบยี นสง่ เอกสารภายนอก ปี yyyy ทุกหน่วยงาน
แยกแฟ้มตามปี เกบ็ ๑๐ ปี ทำ�ลาย
- ทะเบียนรบั เอกสารภายใน ปี yyyy ทกุ หน่วยงาน
แยกแฟม้ ตามปี เก็บ ๓ ปี ทำ�ลาย
- ทะเบียนส่งเอกสารภายใน ปี yyyy ทุกหน่วยงาน
แยกแฟ้มตามปี เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย

ทป ๓ ทะเบียนรบั - สง่ - ทะเบยี นรับเอกสารภายนอก (ลบั ) ปี yyyy ทุกหน่วยงาน
หนังสือ (ลับ) แยกแฟ้มตามปี เก็บ ๑๐ ปี ทำ�ลาย
ทกุ หนว่ ยงาน
- ทะเบียนสง่ เอกสารภายนอก (ลบั ) ปี yyyy เกบ็ ๑๐ ปี ทำ�ลาย
แยกแฟม้ ตามปี ทุกหนว่ ยงาน
- ทะเบยี นรับเอกสารภายใน (ลับ) ปี yyyy เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย
แยกแฟม้ ตามปี ทุกหน่วยงาน
- ทะเบียนส่งเอกสารภายใน (ลับ) ปี yyyy เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย
แยกแฟม้ ตามปี

ทป ๔ สำ�เนา - ปี yyyy แยกแฟม้ ตามปี ฝบห.
หนังสือออก เอกสารภายในแฟ้ม เช่น สำ�เนาท่ี ๓ ของ เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย
เอกสารออกท่ีสำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติส่งไป
หน่วยงานภายนอก ลงนามโดยผอู้ ำ�นวยการ

ทป ๕ หนงั สือเวียน - ปี yyyy แยกแฟม้ ตามปี ทุกหนว่ ยงาน
เพือ่ ทราบ เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

< 116 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๓ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจดั เก็บ
ทป - ท่ัวไป ตวั อยา่ งเอกสารทจ่ี ัดเกบ็
ทป ๖ งานพิธีและ
กิจกรรม จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการงานพิธีและกิจกรรม
ทางสังคม
ทางสังคม

ทป ๖.๑ งานพธิ ีการ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดงานพิธีการส�ำคัญของ หน่วยงานเจ้าของเร่ือง
ของสำ�นัก ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เช่น งานพิธีเปิด ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หอจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติในสว่ นภูมภิ าค หลังจากสิน้ สุดงาน
แห่งชาติ แนวทางการต้ังชื่อแฟ้ม : หน่วยงานอื่น
แยกช่อื ตามแฟ้มช่ืองานพิธี เกบ็ ๑ ปี ท�ำลาย

ทป ๖.๒ งานพธิ แี ละ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดงานพิธีและกิจกรรม
กจิ กรรมอ่ืน ๆ อืน่ ๆ (ท่ีไมใ่ ชพ่ ิธกี ารส�ำคัญ) ที่ส�ำนักหอจดหมายเหตุ
แหง่ ชาติจดั หรือจดั ร่วมกบั หนว่ ยงานอ่ืน
แนวทางการตัง้ ชื่อแฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร แยกแฟ้ม ทุกหน่วยงาน
ตาม พ.ศ. หรอื แยกช่ือแฟม้ ยอ่ ยตามชอ่ื งานพธิ ี เกบ็ ๑ ปี ทำ� ลาย

ทป ๗ การรกั ษา จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย
ความปลอดภยั สถานที่ เช่น การจัดเวรยาม รายงานการอยู่เวรยาม
สถานที่ การสอบสวนกรณีต่าง ๆ เกี่ยวกับการรักษา
ความปลอดภัย
แนวทางการตัง้ ช่ือแฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร แยกแฟ้ม
ตาม พ.ศ. หรือแยกชื่อแฟม้ ยอ่ ย เชน่
- ตารางเวรยาม พ.ศ. yyyy ฝบห.
เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

- สมุดบันทึกรายงานการอย่เู วรยาม พ.ศ. yyyy ฝบห.
เก็บ ๑๐ ปี ทำ�ลาย

- รายงานสอบสวนกรณีเกิดเพลงิ ไหม้ ฝบห.
เกบ็ ๑๐ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 117 >

หมวด ๓ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเกบ็
ทป - ท่วั ไป ตวั อย่างเอกสารที่จดั เก็บ

เอกสารภายในแฟ้ม เช่น การสอบข้อเท็จจริง
กรณีเกิดเหตุเพลิงไหม้โดยมีเอกสารแนบเรื่อง เช่น
ส�ำเนาค�ำสั่งกรมศิลปากรเร่ืองการช�ำระเบ้ียประกัน
อัคคีภัยต้นฉบับบันทึกค�ำให้การ ส�ำเนาค�ำส่ัง สจช.
เรื่องแต่งตั้งคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริงกรณี
เกิดเหตุเพลิงไหม้ รายงานเครื่องควบคุมความชื้น
เกดิ เพลิงไหม้
- การป้องกันอัคคีภัย พ.ศ. yyyy จัดเก็บแผน ฝบห.
การปฏิบัติการเม่ือเกิดอัคคีภัย (หนังสือติดต่อ ทำ�ลายหลังจากมีการ
การฝึกซ้อมป้องกันอัคคีภัย จัดเก็บที่หมวดหนังสือ เปลีย่ นแปลง
โต้ตอบ)

< 118 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๔ บห - บรหิ าร

เอกสารที่จัดเก็บในหมวดนี้เป็นเอกสารเกี่ยวกับนโยบาย แผนงาน โครงการ การแบ่งส่วน
ราชการ การแบง่ หนา้ ทค่ี วามรบั ผดิ ชอบ คำ�สง่ั ทม่ี ลี กั ษณะเปน็ การบรหิ ารงาน การมอบอำ�นาจใหท้ ำ�หนา้ ทแ่ี ทน
หรือการรักษาการแทนในตำ�แหนง่ ใดตำ�แหน่งหน่ึง

หมวด ๔ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
บห - บริหาร ตวั อยา่ งเอกสารทจ่ี ัดเก็บ

บห ๑ นโยบาย จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับนโยบาย แผนงาน โครงการ
แผนงาน และ
โครงการ ของกระทรวงวัฒนธรรม กรมศิลปากร และ

ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หากเป็นนโยบาย

แผนงานโครงการเฉพาะเร่ืองให้จัดเก็บในหมวด

เอกสารทเี่ กย่ี วขอ้ ง เชน่ โครงการจดั ทำ� ตารางกำ� หนด

อายกุ ารเกบ็ เอกสารใหจ้ ดั เกบ็ ในหมวด บจ - การบรหิ าร

งานเอกสารและจดหมายเหตุ

แนวทางการตงั้ ชื่อแฟม้ :

ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตาม ทุกหนว่ ยงาน

พ.ศ. หรอื แยกช่ือแฟ้มยอ่ ย เช่น - ท�ำลายหลังจากมี

- แผนกลยทุ ธ์กรมศิลปากร พ.ศ. yyyy ฉบับใหม่

(เพื่อปฏบิ ัติ)

- เกบ็ ๑ ปี ท�ำลาย

(เพ่อื ทราบ)

- แผนกลยทุ ธต์ ามภารกจิ ของสำ� นกั หอหมายเหตุ ฝบห.

แหง่ ชาติ พ.ศ. yyyy เกบ็ ๕ ปี ส่งมอบ

เอกสารภายในแฟ้ม เช่น แผนการด�ำเนินงาน หอจดหมายเหตุ

(action plan) การติดตามผลการด�ำเนินงาน (แผนภารกจิ ของสำ� นกั )

รายงานผลการด�ำเนินงาน เป็นต้น หากมีเอกสาร หนว่ ยงานอนื่

ปริมาณมากสามารถเพิ่มแฟ้มย่อยตามงานที่ปฏิบัติได้ เก็บ ๕ ปี ท�ำลาย

เช่น แฟ้มการด�ำเนินงาน แฟ้มการประชุม (แผนของกล่มุ งาน)

คณะกรรมการ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 119 >

หมวด ๔ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเกบ็
บห - บรหิ าร ตัวอยา่ งเอกสารที่จดั เก็บ

- แผนปฏิบัติของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หนว่ ยงานอนื่

พ.ศ. yyyy เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย

(แผนของกล่มุ งาน)

- โครงการ / แผนงาน................ พ.ศ. yyyy หนว่ ยงานเจ้าของเรื่อง

ใชช้ อ่ื โครงการ / แผนงานเปน็ ชอ่ื แฟม้ หากมเี อกสาร - สง่ มอบหอจดหมายเหต ุ

ปริมาณมากสามารถเพ่ิมแฟ้มย่อยตามงานที่ หลังส้นิ สดุ โครงการ

ปฏบิ ตั ไิ ด้ เชน่ แฟม้ การบรหิ ารโครงการ / ดำ�เนนิ งาน (โครงการสำ�คัญ)

แฟ้มการประชุมคณะกรรมการ แฟม้ คา่ ใชจ้ า่ ย - เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

แนวทางการต้งั ชอื่ แฟม้ : (โครงการท่ัวไป)

แฟม้ การบรหิ ารโครงการ / การดำ�เนนิ งานโครงการ

เช่น

- โครงการ / แผนงาน............ - การดำ�เนินงาน

พ.ศ. .....

เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือเชิญเป็น

ท่ีปรึกษา การแต่งตั้งคณะกรรมการ / คณะทำ�งาน

แผนการดำ�เนินงาน (action plan) การติดตาม

ผลการดำ�เนนิ งาน รายงานผลการดำ�เนนิ งาน เปน็ ตน้

แฟ้มการประชมุ คณะกรรมการ / คณะทำ�งาน

- โครงการ / แผนงาน................ - การประชมุ

คณะกรรมการ / คณะทำ�งาน พ.ศ. ....

เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือเชิญประชุม

ระเบียบวาระการประชมุ รายงานการประชมุ

บห ๒ การแบ่ง จัดเก็บเอกสารการแบ่งส่วนราชการ การปรับปรุง
สว่ นราชการ เปล่ียนแปลงโครงสร้างส่วนราชการ ภาพรวม
ต�ำ แหน่งงาน อตั รากำ�ลงั
อัตรากำ�ลัง แนวทางการตงั้ ชอื่ แฟ้ม :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้ม
ตาม พ.ศ. หรือแยกช่อื แฟ้มย่อย เชน่

< 120 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๔ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายุการจัดเกบ็
บห - บรหิ าร ตัวอย่างเอกสารท่ีจดั เก็บ

- การแบง่ สว่ นราชการและอตั รากำ�ลงั ฝา่ ยงานตา่ ง ๆ ฝบห.
พ.ศ. yyyy ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น โครงสร้างการ หลังจากกำ�หนด
แบ่งส่วนราชการ และรายละเอียดแผนอัตรากำ�ลัง โครงสร้างใหม่
ท่ี กพ. อนมุ ัติ หน่วยงานอนื่
ทำ�ลายหลังจากกำ�หนด
โครงสร้างใหม่
(ฉบับสำ�เนา)

- การปรบั ปรงุ การแบง่ สว่ นราชการและอตั รากำ�ลงั ฝบห.
ฝา่ ยงานตา่ ง ๆ พ.ศ. yyyy สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
เอกสารภายในแฟม้ เชน่ เอกสารการประชมุ รา่ ง หลังจากกำ�หนด
โครงสร้างการแบ่งส่วนราชการ และรายละเอียด โครงสร้างใหม่
แผนอัตรากำ�ลงั ที่เสนอ หน่วยงานอ่ืน
เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย
(ฉบบั สำ�เนา)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 121 >

หมวด ๔ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายุการจดั เก็บ
บห - บริหาร ตัวอย่างเอกสารทจ่ี ัดเกบ็

บห ๓ การมอบหมายงาน จัดเก็บเอกสารการมอบหมายงาน การส่งและ
รบั มอบงาน รวมทง้ั การปฏบิ ัตริ าชการแทน
แนวทางการต้งั ช่ือแฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
พ.ศ. หรือแยกช่อื แฟ้มย่อย เช่น
- การมอบหมายงาน ฝบห.
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น คำ�ส่ังรักษาราชการ เก็บ ๒ ปี ส่งมอบ
แทนคำ�สั่งปฏบิ ตั ิราชการแทน หอจดหมายเหตุ
(ระดับผู้อ�ำนวยการ)

- การส่งมอบ ทกุ หน่วยงาน
สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากผรู้ ับมอบงาน
หมดความจำ� เปน็ ในการ
ใชง้ าน
(ระดบั ผอู้ �ำนวยการ)
- ท�ำลายหลังจาก
ผูร้ บั มอบงานหมด
ความจำ� เปน็ ในการ
ใช้งาน (ระดบั ต�ำ่ กวา่
ผู้อ�ำนวยการ)

บห ๔ การประเมินผล จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการประเมินและวัดผล
การปฏิบัติ คุณภาพงานรวมทั้งการพัฒนาคุณภาพการบริหาร
ราชการ งาน เช่น การประชุมคณะกรรมการก�ำหนดตัวชี้วัด
การปฏิบัติงานตามตัวช้ีวัดรายงานผลการประเมิน
ทุกระดับ ส�ำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงาน
รายบุคคลดทู ี่ บค ๓
แนวทางการตั้งชือ่ แฟ้ม
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
พ.ศ. หรอื แยกชือ่ แฟ้มย่อยตามตวั ชว้ี ดั เชน่
- รายงานผลการประเมินการด�ำเนินงานของ ฝบห.
สจช. เก็บ ๒ ปี ส่งมอบ
หอจดหมายเหตุ
(ฉบับทีส่ ่งกรมศลิ ปากร)

< 122 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๔ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เก็บ
บห - บรหิ าร ตัวอยา่ งเอกสารทีจ่ ัดเกบ็

บห ๕ รายงานและสถติ ิ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับรายงานและสถิติ

การด�ำเนินงานรายงานประจ�ำปี รายงานผลการ

ปฏิบัติงาน เป็นต้น (รายงานและสถิติเฉพาะเรื่อง

สามารถเก็บตามหมวดเฉพาะเร่ือง)

แนวทางการตั้งชื่อแฟม้ :

ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้ม

ตาม พ.ศ. เช่น

- รายงานการปฏิบัติงาน รวมรายงาน ฝบห.

ผลการปฏบิ ัติงานประจำ� พ.ศ. เก็บ ๒ ปี สง่ มอบ

หอจดหมายเหตุ

(ฉบับที่ส่งกรมศิลปากร)

- รายงานการปฏิบัติงาน รวมรายงานผล ทุกหน่วยงาน

การปฏิบตั งิ านรายไตรมาส รายเดือน เกบ็ ๓ ปี ท�ำลาย

บห ๖ การตรวจราชการ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการตรวจราชการที่ส�ำนัก
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ หรือหอจดหมายเหตุ
แห่งชาติในส่วนภูมิภาคของผู้บริหารระดับสูง
(รัฐมนตรี ปลัดกระทรวง อธิบดี รองอธิบดี
ผตู้ รวจราชการ และผอู้ ำ� นวยการสำ� นกั หอจดหมายเหตุ
แหง่ ชาติ)
แนวทางการต้ังชือ่ แฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม ฝบห.
พ.ศ. จัดเก็บเอกสาร เช่น บันทึกรายงานการตรวจ เก็บ ๕ ปี ส่งมอบ
ราชการสมดุ ตรวจราชการ หอจดหมายเหตุ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 123 >

หมวด ๕ บค - บริหารงานบุคคล

เอกสารที่จัดเก็บในหมวดน้ีเป็นเอกสารเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล เช่น การสรรหา
การพิจารณาความดีความชอบ การบรรจุ การแตง่ ต้ัง การโอนย้าย การลาออก ทะเบียนประวตั ิ เปน็ ตน้

หมวด ๕ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจดั เกบ็
บค - บริหารงานบุคคล ตัวอยา่ งเอกสารทจี่ ัดเก็บ

บค ๑ กฎหมาย ระเบยี บ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับกฎหมาย ระเบียบ คำ�สั่ง
คำ�ส่งั ข้อบงั คบั ข้อบังคับทางการบริหารงานบุคคลที่ได้รับจาก
การบรหิ ารงาน ส่วนราชการอ่ืนและที่สำ�นักหอจดหมายเหตุ
บคุ คล แหง่ ชาติจดั ทำ�
แนวทางการตัง้ ชอื่ แฟม้ : ทุกหนว่ ยงาน
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้ม ทำ�ลายหลงั จากมี
ตามปีหรือแยกชอื่ แฟ้มย่อย เช่น การเปลย่ี นแปลง / ยกเลกิ

บค ๒ การก�ำ หนด จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับมาตรฐานตำ�แหน่งงานและ
ตำ�แหน่งงานและ คำ�บรรยายลักษณะงานตำ�แหนง่ ตา่ ง ๆ
อัตราเงินเดือน แนวทางการต้งั ชอ่ื แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
ปหี รอื แยกชอื่ แฟ้มยอ่ ย เช่น
- มาตรฐานการกำ�หนดตำ�แหนง่ งาน พ.ศ. yyyy ฝบห.
ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากมกี ารเปลย่ี นแปลง
หน่วยงานอ่ืน
เกบ็ ตลอดไป

- คำ�บรรยายลกั ษณะงาน พ.ศ. yyyy ฝบห.
สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากมกี ารเปลย่ี นแปลง
หน่วยงานอื่น
เกบ็ ตลอดไป

< 124 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๕ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายุการจดั เก็บ
บค - บรหิ ารงานบคุ คล ตัวอยา่ งเอกสารทจี่ ัดเก็บ

บค ๓ การบรรจุ แตง่ ตง้ั จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการขอบรรจุ การบรรจุ
เลื่อนตำ�แหน่ง การแต่งตั้ง การเล่ือนตำ�แหน่ง รวมท้ังการเลื่อน
ขั้นเงินเดือน ขั้นเงินเดอื น
แนวทางการตงั้ ชือ่ แฟ้ม :
ใชช้ อ่ื หมวดเอกสารเปน็ ชอ่ื แฟม้ แยกแฟม้ ตามปี
หรือแยกชื่อแฟม้ ย่อย เช่น
- การขอบรรจขุ า้ ราชการ / ลกู จ้างประจำ� ฝบห.
(แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย (คำ�สง่ั
จัดเก็บในแฟ้มประวัติ
ทก่ี ลมุ่ การเจ้าหน้าท่)ี

- การบรรจุข้าราชการ / ลูกจา้ งประจำ� ฝบห.
(แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย (คำ�ส่ัง
จัดเก็บในแฟ้มประวัติ
ท่กี ล่มุ การเจา้ หน้าท)ี่

- การเลอื่ นระดับ ฝบห.
(แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย

- การประเมินผลการปฏิบัติงาน / การเล่ือนข้ัน ฝบห.
เงนิ เดือน (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เกบ็ ๓ ปี ฝากเก็บ กบอ.

หนว่ ยงานอน่ื
เกบ็ ๓ ปี ทำ�ลาย

- การใหเ้ งินรางวัล (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) ฝบห.
เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย

- การขอมีบัตรประจำ�ตัว ฝบห.
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 125 >

หมวด ๕ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเกบ็
บค - บริหารงานบุคคล ตวั อย่างเอกสารท่จี ดั เก็บ

บค ๔ การยา้ ย โอน จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การยา้ ย โอน รวมทง้ั การยมื ตวั
และยืมตวั แนวทางการต้ังชื่อแฟ้ม :
ใชช้ อ่ื หมวดเอกสารเปน็ ชอื่ แฟม้ แยกแฟม้ ตามปี
หรือแยกชื่อแฟ้มย่อย เชน่
- การยา้ ย โอน (แยกแฟ้มตาม พ.ศ. yyyy)
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น แบบคำ�ร้องขอโอน ฝบห.
แบบคำ�รอ้ งขอยา้ ย บันทกึ เสนอ การโยกยา้ ย สำ�เนา เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
คำ�สั่งการโอนข้าราชการ สำ�เนาคำ�สั่งการโยกย้าย (คำ�สงั่ จดั เกบ็ ในแฟ้ม
ข้าราชการ ประวัตทิ ก่ี ลุม่ การ
เจ้าหนา้ ที่)

- การยืมตวั (แยกแฟ้มตามช่ือผู้ปฏบิ ัติงาน) ฝบห.
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น หนังสือขอยืมตัว ทำ�ลายหลงั จากกลบั มา
หนังสืออนญุ าตใหย้ มื ตวั จากต้นสงั กัด ปฏบิ ตั หิ นา้ ที่

บค ๕ การลา จัดเก็บเอกสารหลักฐานการลงเวลามาปฏิบัติงาน
ใบลาและหลักฐานประกอบการลา รวมสถิติและ
รายงานสรปุ ประจำ�เดือน เชน่
- หลักฐานการลงเวลาปฏิบัติงาน (แยกแฟ้ม ฝบห.
ตาม พ.ศ.) เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย

- ใบลา (แยกแฟม้ ตามประเภทการลาและ พ.ศ.) ฝบห.
เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย

- รายงานสรุปสถิติการมาปฏิบัติงาน การลา ฝบห.
ประจำ�เดือน เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
หน่วยงานอืน่
เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

บค ๖ การลาศึกษาตอ่ จัดเก็บเอกสารการลาศึกษาต่อในประเทศและ ฝบห.
ต่างประเทศ (แยกแฟม้ ตามบุคคล) ทำ�ลายหลังจากกลบั มา
ปฏิบตั ิหนา้ ที่
(เอกสารต้นเรอื่ งท่ี
สมบรู ณ์จัดเก็บท่ี
กลุม่ การเจา้ หน้าท)่ี

< 126 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๕ คำ�อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดช่ือแฟ้ม / ก�ำ หนดอายุการจดั เก็บ
บค - บรหิ ารงานบุคคล ตวั อยา่ งเอกสารทีจ่ ัดเกบ็

บค ๗ การลาออกและ จดั เกบ็ เอกสารเก่ยี วกบั การลาออกหรอื เกษียณอายุ
การเกษียณอายุ - ลาออก แยกแฟ้มตามบุคคลและ พ.ศ. ฝบห.
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
(เอกสารต้นเรื่องที่
สมบูรณ์ จัดเกบ็ ท่กี ลุ่ม
การเจา้ หน้าท่ี)

- เกษียณอายุ แยกแฟ้มตาม พ.ศ. ฝบห.
เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย

บค ๘ วนิ ยั จดั เก็บเอกสารเกยี่ วกับการดำ�เนินการทางวินัย
การสอบสวน แนวทางการตั้งชือ่ แฟ้ม :
ใช้ช่ือหมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร และแยกแฟ้ม ฝบห.
รายบคุ คล ๑. เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
(เรอ่ื งรอ้ งเรียน
ไตส่ วนที่ไม่ต้องตั้ง
คณะกรรมการ)
๒. เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย
(เร่อื งผิดวินัยท่ี
ไมต่ ้องอทุ ธรณ์)
๓. หลงั ดำ�เนนิ การ
สิ้นสดุ เกบ็ ๑๐ ปี
ทำ�ลาย
(เรอ่ื งผดิ วนิ ยั รา้ ยแรง)
๔. หลังสน้ิ สุดอายุความ
บังคับคดเี กบ็ ๑๐ ปี
ทำ�ลาย
(การดำ�เนินการ
ทางคดีแพง่ )
๕. หลังคดสี ้ินสุดเก็บ
๑๐ ปี ทำ�ลาย
(การดำ�เนินการ
ทางคดอี าญา)
(ตามตารางฯ บริหาร
งานบุคคล ขอ้ ๗.๑)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 127 >

หมวด ๕ คำ�อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดช่ือแฟ้ม / ก�ำ หนดอายุการจัดเก็บ
บค - บริหารงานบุคคล ตัวอย่างเอกสารท่จี ัดเก็บ

บค ๙ แฟม้ ประวัติ จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั สำ�เนาแฟม้ ประวตั ขิ า้ ราชการ
บค ๑๐ สวสั ดิการ ลกู จ้างประจำ�
แนวทางการตง้ั ชื่อแฟ้ม :
ใช้ชื่อหมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร และแยกแฟ้ม ฝบห.
รายบุคคล เกบ็ ตลอดไป

จดั เก็บเอกสารการดำ�เนนิ งานสวสั ดิการตา่ ง ๆ ฝบห.
แนวทางการตัง้ ชอ่ื แฟ้ม : หลงั จากพน้ สภาพสมาชกิ
แยกแฟ้มตามประเภทสวัสดิการ เช่น กองทุนฯ เก็บ ๑ ปี
- สมาชิกกองทุนบำ�เหน็จบำ�นาญขา้ ราชการ ทำ�ลาย (เอกสารตน้ เรอ่ื ง
(แยกแฟ้มรายบุคคล) ที่สมบรู ณจ์ ดั เกบ็ ท่ี
กลมุ่ การเจา้ หนา้ ท)่ี

- สมาชกิ กองทนุ สำ�รองเลี้ยงชีพ (แยกแฟม้ ฝบห.
รายบุคคล) หลงั จากพน้ สภาพสมาชกิ
กองทนุ ฯ เกบ็ ๑ ปี
ทำ�ลาย (เอกสารต้น
เรื่องทสี่ มบรู ณจ์ ดั เกบ็ ท่ี
กลมุ่ การเจา้ หนา้ ท)่ี

- การประกันสังคม (แยกแฟม้ รายบุคคล) ฝบห.
- ประกันชวี ติ กลุม่ (แยกแฟ้มราย พ.ศ.) หลงั จากพ้นสภาพ
สมาชกิ ประกนั สงั คม
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
ฝบห.
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

- การเบกิ จา่ ยตรงคา่ รักษาพยาบาล ฝบห.
(แยกแฟม้ ราย พ.ศ.) หากเปน็ หลักฐานทางการเงนิ เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
จดั เกบ็ ที่หมวดการเงนิ
- หนงั สือรับรอง ฝบห.
เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย
- บ้านพักขา้ ราชการ หจภ.
ทำ�ลายหลงั จากมกี ารแจง้
ขอยกเลกิ การเข้าพัก

< 128 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๕ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดชือ่ แฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจดั เกบ็
บค - บรหิ ารงานบคุ คล ตวั อย่างเอกสารทจี่ ดั เกบ็

บค ๑๑ เครอ่ื งราช จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการพิจารณาเสนอรายชื่อ
อิสรยิ าภรณ์ ผู้ได้รบั เครือ่ งราชอสิ รยิ าภรณแ์ ละเกยี รตคิ ณุ ตา่ ง ๆ
แนวทางการตงั้ ชือ่ แฟม้ :
และเกยี รติคุณ แยกแฟม้ ตามประเภทเกียรตคิ ุณ เชน่ ฝบห.

- เครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์ พ.ศ. yyyy เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
หนว่ ยงานอนื่
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

- ความดคี วามชอบ ฝบห.
(แยกแฟม้ ตามชอื่ รางวลั เชน่ ขา้ ราชการดเี ดน่ ) เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
หนว่ ยงานอ่ืน
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

บค ๑๒ การพัฒนา จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดหลักสูตรฝึกอบรม
บุคลากร รวมท้ังการติดต่อประสานงาน การขออนุมัติเพื่อเข้า
ฝกึ อบรมสมั มนา ดงู านทง้ั ในประเทศและตา่ งประเทศ
สำ�หรับเอกสารการเบิกจ่ายเงินสามารถเก็บท่ี
หมวด กง - การเงนิ และงบประมาณ

บค ๑๒.๑ การฝึกอบรม จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับหลักสูตรการฝึกอบรมที่
หลักสูตร สำ�นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติจัดสำ�หรบั เจา้ หนา้ ที่
ภายใน แนวทางการตงั้ ช่อื แฟ้ม :
ใชช้ อ่ื หมวดเป็นช่อื แฟม้ เอกสาร แยกแฟม้ ตามปี
หรอื แยกชื่อแฟ้มย่อยตามช่ือหลักสูตร เชน่
- ชอื่ หลักสตู ร................. พ.ศ. yyyy หน่วยงานเจา้ ของเรอ่ื ง
เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย
บค ๑๒.๒ การฝกึ อบรม จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการเข้ารับการฝึกอบรมฯ
สมั มนา ดงู าน ท่ีจัดโดยหน่วยงานภายนอก ทั้งในประเทศและ
ฝึกงาน ตา่ งประเทศ
หลกั สตู ร
ภายนอก

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 129 >

หมวด ๕ ค�ำ อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชือ่ แฟ้ม / ก�ำ หนดอายุการจดั เกบ็
บค - บริหารงานบคุ คล ตวั อย่างเอกสารท่ีจดั เก็บ

บค ๑๒.๒.๑ ฝึกอบรมฯ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการเข้ารับการฝึกอบรมฯ
ในประเทศ ท่จี ดั โดยหน่วยงานภายนอก (ในประเทศ)

แนวทางการต้งั ชอื่ แฟ้ม :
ใชช้ อ่ื หมวดเป็นช่ือแฟ้มเอกสาร แยกแฟ้มตามปี
หรอื แยกช่อื แฟม้ ย่อยตามชือ่ หลกั สูตร เชน่
- ฝึกอบรมในประเทศ แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. ทุกหน่วยงาน
- ช่ือหลกั สตู ร.................. พ.ศ. yyyy เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
หมายเหตุ เอกสารประกอบการอบรมฯ ส่งเก็บ
หอ้ งสมดุ ๑ ชุด

บค ๑๒.๒.๒ ฝกึ อบรมฯ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการติดต่อประสานงาน การขอ
ตา่ งประเทศ อนุมัติเข้ารับการฝึกอบรมฯ ในต่างประเทศ รวมทั้ง
รายงานผลการอบรม สัมมนา
แนวทางการตั้งชื่อแฟม้ :
ใช้ชอื่ หมวดเปน็ ชื่อแฟม้ เอกสาร แยกแฟ้มตามปี
หรอื แยกช่ือแฟ้มย่อยตามช่อื หลกั สูตร เชน่
- ฝึกอบรมตา่ งประเทศ แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. ทกุ หนว่ ยงาน
- ชือ่ หลักสตู ร................ พ.ศ. yyyy เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย
หมายเหตุ เอกสารประกอบการอบรมฯ ส่งเก็บ
ห้องสมุด ๑ ชดุ

บค ๑๓ การจา้ งพนกั งาน จดั เกบ็ เอกสารเกยี่ วกบั การจา้ งพนกั งานราชการและ
ราชการและ ลูกจา้ งช่ัวคราว
ลูกจ้างช่ัวคราว

บค ๑๓.๑ พนักงาน จดั เก็บเอกสารเก่ยี วกับการจา้ งพนักงานราชการ
ราชการ แนวทางการต้งั ช่ือแฟ้ม :
ใชช้ ื่อหมวดเป็นชื่อแฟม้ เอกสาร แยกแฟ้มตามปี
หรอื แยกชอ่ื แฟ้มย่อยตามรายบคุ คล เช่น
- สญั ญาจ้าง (แยกแฟม้ รายบคุ คล) ฝบห.
หลงั จากเลกิ จา้ ง /
ลาออก
เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย

- การประเมนิ ผลงาน ฝบห.
เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย

< 130 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๕ คำ�อธิบายหมวดหมู่ /แนวทางการกำ�หนดชื่อแฟม้ / ก�ำ หนดอายุการจัดเกบ็
บค - บรหิ ารงานบุคคล ตัวอยา่ งเอกสารทจี่ ัดเกบ็

- หลกั ฐานการลงเวลาปฏิบัตงิ าน ฝบห.
(แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย

- ใบลา ฝบห.
(แยกแฟม้ ตามประเภทการลา และ พ.ศ.) เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย

- รายงานสรุปสถิติการมาปฏิบัติงาน การลา ฝบห.
ประจำ�เดอื น เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย

บค ๑๓.๒ ลกู จา้ งชว่ั คราว จัดเก็บเอกสารเก่ยี วกบั การจ้างลกู จ้างชวั่ คราว
แนวทางการตงั้ ชื่อแฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเป็นชือ่ แฟม้ เอกสาร แยกแฟม้ ตามปี
หรือแยกชอื่ แฟม้ ยอ่ ยตามรายบคุ คล เช่น
- สัญญาจา้ ง (แยกแฟ้มรายบุคคล) ทุกหนว่ ยงาน
หลงั จากเลกิ จ้าง /
ลาออก
เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย
- การประเมนิ ผลงาน ทุกหนว่ ยงาน
เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย

- หลกั ฐานการลงเวลาปฏบิ ตั ิงาน ทกุ หน่วยงาน
(แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

- ใบลา ทกุ หนว่ ยงาน
(แยกแฟ้มตามประเภทการลา และ พ.ศ.) เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

- รายงานสรุปสถิติการมาปฏิบัติงาน การลา ทุกหน่วยงาน
ประจำ�เดือน เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 131 >

หมวด ๖ ปช - ประชุม

เอกสารท่ีจัดเก็บในหมวดนี้เป็นเอกสารเกี่ยวกับการประชุมท่ัว ๆ ไป การประชุมผู้บริหาร
คณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ คณะทำ�งานชดุ ต่าง ๆ รวมท้งั การประชมุ ภายในสว่ นงาน โดยเก็บเอกสาร
ทง้ั กระบวนการในการประชมุ เชน่ หนงั สอื เชญิ ประชมุ ระเบยี บวาระการประชมุ เอกสารประกอบการประชมุ
และรายงานการประชุม เป็นต้น แต่หากการประชุมที่เกี่ยวเน่ืองกับเรื่องเฉพาะ เช่น การประชุมพิจารณา
ความดีความชอบ ใหเ้ กบ็ เอกสารไว้ในหมวด บค - บรหิ ารงานบคุ คล เปน็ ตน้

หมวด ๖ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเก็บ
บค - บรหิ ารงานบุคคล ตวั อย่างเอกสารทจี่ ัดเก็บ

ปช ๑ การประชุม จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดการประชุมและ
ภายในสำ�นัก บันทึกการประชุมคณะกรรมการ คณะท�ำงาน
ชดุ ตา่ ง ๆการประชมุ ภายในกลมุ่ งานตา่ ง ๆ ภายใน
ส�ำนักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ หากเป็นการประชมุ
เฉพาะเร่ืองสามารถจัดเก็บในหมวดเอกสาร
ท่ีเก่ียวข้อง เช่นการประชุมคณะกรรมการจัดท�ำ
มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร ให้จัดเก็บในหมวด
บจ - การบริหารงานเอกสารและจดหมายเหตุ
แนวทางการตงั้ ชือ่ แฟ้ม :
ใช้ชือ่ คณะกรรมการ คณะทำ� งานเป็นชือ่ แฟม้
และแยกแฟม้ ตาม พ.ศ. เช่น
- การประชุมคณะกรรมการ คณะท�ำงาน ๑. เกบ็ ๑ ปี ส่งมอบ
ชุดต่าง ๆ หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
(ชุดเลขานุการ)
๒. เกบ็ ๑ ปี ท�ำลาย
(ชดุ ผู้เขา้ ร่วมประชมุ )

- การประชุมภายในกล่มุ งานตา่ ง ๆ ทกุ หนว่ ยงาน
เก็บตลอดไป

ปช ๒ การประชุม จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดการประชุมและ
ภายใน บนั ทกึ การประชมุ คณะกรรมการตา่ ง ๆ
กรมศิลปากร แนวทางการตง้ั ชื่อแฟ้ม :
ใชช้ อ่ื คณะกรรมการ คณะทำ�งานเป็นชือ่ แฟ้ม ทำ�ลายหลงั จากคณะกรรมการ
และแยกแฟ้มตาม พ.ศ. ส้นิ สุดภารกิจ (คัดเลือกการ
ประชุมคณะกรรมการชุดที่
สำ�คญั สง่ มอบหอจดหมายเหต)ุ

< 132 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๖ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เก็บ
บค - บรหิ ารงานบุคคล ตัวอยา่ งเอกสารทจี่ ดั เก็บ

ปช ๓ การประชุม จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดการประชุม
ร่วมกับส่วน การเข้าร่วมประชุม และบันทึกการประชุม
งานภายนอก คณะกรรมการชุดต่าง ๆ
แนวทางการตั้งชอ่ื แฟม้ :
ใชช้ อ่ื คณะกรรมการ คณะทำ�งานเป็นช่ือแฟ้ม ทำ�ลายหลังจาก
และแยกแฟม้ ตาม พ.ศ. คณะกรรมการส้นิ สุดภารกิจ
(คัดเลือกการประชุม
คณะกรรมการชุดที่สำ�คัญ
ส่งมอบหอจดหมายเหตุ)

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 133 >

หมวด ๗ พด - พสั ดุ ครภุ ณั ฑ์

เอกสารที่จัดเก็บในหมวดน้ีเป็นเอกสารเก่ียวกับการพัสดุ ได้แก่ การจัดหาวัสดุและครุภัณฑ์
รวมทัง้ การเบิก - จา่ ย การโอน การเชา่ การบำ�รงุ รักษาและซ่อมแซม

หมวด ๗ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เก็บ
พด - พัสดุ ครภุ ณั ฑ์ ตัวอย่างเอกสารทีจ่ ดั เก็บ

พด ๑ กฎหมาย ระเบยี บ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับกฎหมาย ระเบียบ คำ�ส่ัง
คำ�สงั่ ข้อบังคบั ข้อบังคับแนวทางปฏิบัติการพัสดุท่ีได้รับจาก
แนวทางปฏบิ ัติ สว่ นราชการอนื่ และทสี่ ำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
การพัสดุ จดั ทำ�
แนวทางการต้ังช่อื แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตามปี ทำ�ลายหลังจากมีการ
หรอื แยกชือ่ แฟ้มยอ่ ย แก้ไขหรอื เปล่ยี นแปลง

พด ๒ การจดั หาวัสดุ จดั เกบ็ เอกสารหลกั ฐานการจดั ซอ้ื จดั หาวสั ดุ ครภุ ณั ฑ์
ครภุ ัณฑ์ และ และจดั จ้างบริการ
จดั จา้ งบรกิ าร ส�ำหรับเอกสารการเบิกจ่าย สามารถจัดเก็บท่ี
หมวด กง - การเงนิ และงบประมาณ

พด ๒.๑ การจดั หาวัสดุ จัดเกบ็ เอกสารหลกั ฐานการจัดซ้ือ จดั หาวสั ดุ
แนวทางการตั้งชือ่ แฟ้ม :
ใชช้ ่ือหมวดเอกสารเปน็ ชอ่ื แฟม้ แยกแฟม้ ตามปี ฝบห.
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น บันทึกเสนอขออนุมัติ เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
จัดหา และรายละเอียดประกอบเอกสารการเสนอ หน่วยงานอื่น
ราคาหนังสือแจ้งกรมประชาสัมพันธ์ แต่งตั้ง เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย
คณะกรรมการใบส่ังซื้อ / สั่งจ้าง ผลการเปิดซอง
หนงั สือมอบอ�ำนาจ เป็นต้น

พด ๒.๒ การจัดหา จัดเกบ็ เอกสารหลกั ฐานการจดั ซอ้ื จัดหาครุภณั ฑ์
ครุภัณฑ์ แนวทางการตงั้ ชื่อแฟ้ม :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้ม ฝบห.
ตามปี เก็บ ๑๐ ปี ทำ�ลาย

หนว่ ยงานอื่น
เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย

< 134 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๗ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจดั เกบ็
พด - พสั ดุ ครภุ ัณฑ์ ตวั อยา่ งเอกสารทีจ่ ัดเก็บ

เอกสารภายในแฟม้ เชน่ บนั ทกึ เสนอขออนมุ ตั ิ
จัดหา และรายละเอียดประกอบเอกสารการเสนอ
ราคาหนังสือแจ้งกรมประชาสัมพันธ์ แต่งตั้ง
คณะกรรมการใบส่ังซื้อ / สั่งจ้าง ผลการเปิดซอง
หนังสือมอบอำ� นาจเป็นตน้

พด ๒.๓ การจัดจา้ ง จัดเก็บเอกสารหลักฐานการจดั จ้างบคุ คลและบริการ
บุคคล แนวทางการตั้งชอื่ แฟม้ :
และบริการ ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้ม
ตามปี
เอกสารภายในแฟ้ม เช่น บันทึกเสนอขออนุมัติ ฝบห.
จัดหา และรายละเอียดประกอบเอกสารการเสนอ เก็บ ๕ ปี ทำ�ลาย
ราคาหนังสือแจ้งกรมประชาสัมพันธ์ แต่งตั้ง หน่วยงานอนื่
คณะกรรมการใบส่ังซ้ือ / สั่งจ้าง ผลการเปิดซอง เกบ็ ๒ ปี ทำ�ลาย
หนังสอื มอบอ�ำนาจ เปน็ ต้น

พด ๓ การเบกิ - จา่ ยพสั ดุ จัดเกบ็ เอกสารหลกั ฐานการเบกิ จา่ ยวสั ดแุ ละหนังสือ
แนวทางการตงั้ ช่ือแฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้ม
ตามปี เช่น
- การเบกิ จ่ายวัสดุ ปีงบประมาณ yyyy ทุกหนว่ ยงาน
- การเบกิ จ่ายหนังสือ หลังจาก สตง. /
ตรวจสอบภายใน
ตรวจสอบแล้วไมม่ ี
ปญั หาเกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

พด ๔ การยืม ส่งคนื จัดเก็บเอกสารหลักฐานบันทึกการยืม ส่งคืน และ
และการโอน โอนครภุ ณั ฑ์
ครุภัณฑ์ แนวทางการต้ังช่อื แฟม้ :
ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตามปี
เช่น
- การยมื และการส่งคืนครภุ ณั ฑ์ ปี yyyy ทกุ หนว่ ยงาน
ทำ�ลายหลังจากส่งคนื

- การโอนครภุ ัณฑ์ ปี yyyy ทกุ หน่วยงาน
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย
(บันทึกข้อมลู ใน
ทะเบยี นครภุ ัณฑ์แลว้ )

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 135 >

หมวด ๗ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เกบ็
พด - พสั ดุ ครุภณั ฑ์ ตัวอยา่ งเอกสารทีจ่ ัดเกบ็

พด ๕ การควบคุมวัสดุ จดั เก็บเอกสารหลักฐานการควบคมุ วสั ดุ ครุภัณฑ์
ครภุ ัณฑ์ แนวทางการตั้งชื่อแฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตาม
ประเภทและปี เช่น

- ทะเบียนวสั ดุ ปงี บประมาณ yyyy ฝบห.
หลงั จาก สตง. ตรวจสอบ
แลว้ ไม่มปี ัญหา
เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย
หนว่ ยงานอื่น
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

- ทะเบียนเบกิ จ่ายหนังสือ ทกุ หน่วยงาน
หลงั จาก สตง. /
ตรวจสอบภายใน
ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ปี ญั หา
เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

- การใช้รถยนต์ส่วนกลาง ฝบห.
เกบ็ ๕ ปี ทำ�ลาย

- ทะเบียนครภุ ัณฑ์ ปี yyyy ทกุ หน่วยงาน
ทำ�ลายหลงั จากจำ�หนา่ ย
บญั ชหี มด

- การจำ�หนา่ ยครุภัณฑ์ ปี yyyy ฝบห.
เก็บ ๒ ปี ทำ�ลาย
หน่วยงานอืน่
เก็บ ๑ ปี ทำ�ลาย

พด ๖ การเชา่ ครุภณั ฑ์ จัดเก็บเอกสารเกยี่ วกบั การเชา่ ครภุ ณั ฑ์
แนวทางการต้ังชอ่ื แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตามปี ทุกหนว่ ยงาน
หรือแยกช่ือแฟ้มย่อยตามชอื่ ครภุ ัณฑ์ ทำ�ลายหลงั จากหมด
สญั ญาเช่า ๑ ปี

< 136 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๗ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจัดเกบ็
พด - พสั ดุ ครภุ ัณฑ์ ตวั อยา่ งเอกสารทจ่ี ัดเกบ็

พด ๗ แบบและ จั ด เ ก็ บ เ อ ก ส า ร เ กี่ ย ว กั บ แ บ บ แ ล ะ ร า ย ล ะ เ อี ย ด
รายละเอยี ด (Specification) วัสดุและครุภัณฑ์ รวมท้ังคู่มือ
วสั ดแุ ละครภุ ณั ฑ์ การใชง้ านเพือ่ ใชป้ ระกอบการปฏิบตั งิ าน
แนวทางการต้งั ชอ่ื แฟม้ :
ใช้ช่ือหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตามปี
หรอื แยกชอื่ แฟ้มย่อยตามชือ่ ครุภัณฑ์ เชน่
- วัสดุ แยกตามประเภทวสั ดุ หน่วยงานเจ้าของเรือ่ ง
เกบ็ ตลอดไป

- ครภุ ัณฑ์ แยกตามประเภทครภุ ัณฑ์ หนว่ ยงานเจ้าของเร่ือง
เก็บตลอดไป

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 137 >

หมวด ๘ ทด - ท่ีดินและสงิ่ ก่อสรา้ ง

เอกสารที่จัดเก็บในหมวดน้ีเป็นเอกสารเกี่ยวกับการจัดหาท่ีดิน การก่อสร้างและต่อเติมอาคาร
รวมถงึ การตกแตง่ ภายใน การออกแบบภมู ิทัศน์ และการบำ�รุงรักษาและซอ่ มแซมอาคารสถานท่ี

หมวด ๘ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเกบ็
ทด - ทด่ี ินและสิ่งก่อสรา้ ง ตวั อย่างเอกสารท่จี ัดเกบ็

ทด ๑ การจดั หาท่ีดนิ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการจัดหาท่ีดินเพื่อก่อสร้าง หนว่ ยงานเจ้าของเรื่อง
สถานที่ทำ�การหอจดหมายเหตุ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากสน้ิ สดุ งาน
(ยกเวน้ โฉนดที่ดนิ /
เอกสารสิทธก์ิ ารใชท้ ่ีดนิ
เกบ็ ตลอดไป)

ทด ๒ การเตรียมการ จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การเตรยี มการกอ่ สรา้ งอาคาร
กอ่ สรา้ งอาคารและ หอจดหมายเหตุ และสงิ่ ก่อสรา้ งอน่ื ๆ
สิ่งกอ่ สรา้ งอื่น ๆ

ทด ๒.๑ การบรหิ ารงาน จดั เกบ็ เอกสารการบรหิ ารงานโครงการกอ่ สรา้ ง ไดแ้ ก่ หน่วยงานเจา้ ของเรอื่ ง
โครงการ แนวทางการดำ� เนนิ งานโครงการ การแตง่ ตงั้ คณะกรรมการ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ

ชดุ ตา่ ง ๆ แผนงาน แผนการดำ� เนนิ โครงการ เอกสาร หลังจากสน้ิ สุดงาน
การประกวดราคา บนั ทกึ รายงานและขอ้ มลู ตา่ ง ๆ

ทด ๒.๒ ขอ้ ก�ำ หนด จดั เกบ็ เอกสารหลกั การ เกณฑก์ ารคดั เลอื กผรู้ บั จา้ ง หน่วยงานเจ้าของเรือ่ ง
การคัดเลอื ก ต่างๆ ในแต่ละข้ันตอนการด�ำเนินโครงการ ได้แก่ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
ผู้รบั จา้ ง การเตรียมการก่อนการก่อสร้าง งานออกแบบ หลังจากส้ินสดุ งาน
งานก่อสร้าง เป็นข้อก�ำหนดประกอบการคัดเลือก
ผู้รับจ้างต่าง ๆ ในโครงการและสัญญาจ้างของ
แตล่ ะงาน

ทด ๓ การออกแบบ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกบั การออกแบบอาคาร ตกแต่ง
อาคาร ตกแตง่ ภายในและภมู ิทศั น์
อาคารและภมู ทิ ศั น์

ทด ๓.๑ งานออกแบบ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการออกแบบผังอาคารและ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง
ผงั แมบ่ ทออกแบบ ภมู ิทศั น์ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
อาคารและภมู ทิ ศั น์ หลังจากสนิ้ สดุ งาน

< 138 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หมวด ๘ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ / แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / ก�ำ หนดอายกุ ารจดั เก็บ
ทด - ท่ดี นิ และส่งิ กอ่ สรา้ ง ตวั อยา่ งเอกสารที่จดั เกบ็

ทด ๓.๒ งานออกแบบ จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการออกแบบภูมทิ ศั น์ หน่วยงานเจา้ ของเรื่อง
ภมู ทิ ัศน์ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลังจากสน้ิ สดุ งาน

ทด ๓.๓ งานออกแบบ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการออกแบบตกแต่งภายใน หน่วยงานเจ้าของเร่อื ง
ตกแตง่ ภายใน และศลิ ปกรรม งานครภุ ณั ฑส์ ำ�นกั งาน งานอน่ื ๆ และ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ
และศิลปกรรม รายละเอยี ดประกอบแบบตามทผ่ี อู้ อกแบบจัดทำ� หลังจากส้นิ สุดงาน

ทด ๔ การกอ่ สรา้ งอาคาร จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการดำ�เนินการก่อสร้าง
ตกแต่งภายใน อาคารหอจดหมายเหตุ การตกแต่งภายใน รวมทั้ง
และจัดภมู ิทัศน์ การจัดภมู ิทัศน์

ทด ๔.๑ งานเตรยี ม จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการเตรียมก่อนการก่อสร้าง หน่วยงานเจา้ ของเรื่อง
กอ่ สร้างอาคาร อาคาร เชน่ งานขดุ ย้ายต้นไมอ้ อกจากพืน้ ทก่ี ่อสรา้ ง ส่งมอบหอจดหมายเหตุ

เปน็ ตน้ หลงั จากสิ้นสดุ งาน

ทด ๔.๒ งานก่อสรา้ ง จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการก่อสร้างอาคาร รวมทั้ง หน่วยงานเจ้าของเรือ่ ง
อาคาร ไฟฟ้า ประปา โทรศัพท์ และสาธารณปู โภค ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลังจากสน้ิ สุดงาน

ทด ๔.๓ งานภูมทิ ัศน์ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดภูมิทศั น์ หน่วยงานเจา้ ของเรอื่ ง
ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
หลงั จากสน้ิ สุดงาน

ทด ๔.๔ งานตกแต่ง จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การตกแตง่ ภายในอาคารทกุ งาน หนว่ ยงานเจา้ ของเรอ่ื ง
ภายในและ เช่น งานผ้รู บั จา้ งตกแต่งภายใน ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
ศิลปกรรม หลังจากสน้ิ สุดงาน

ทด ๕ การบ�ำ รงุ รกั ษา จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการบำ�รุงรักษาและการ ทุกหน่วยงาน

และซอ่ มแซม ซ่อมแซมอาคาร สถานที่ รวมท้ังหลักฐานประกอบ ทำ�ลายหลงั จากหมด

อาคารสถานท่ี เชน่ ใบส่งั งานซ่อม ขอบเขตงาน ความจำ�เป็น

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 139 >

หมวด ๙ ทส - เทคโนโลยสี ารสนเทศ

เอกสารท่ีจัดเก็บในหมวดนี้เป็นเอกสารเกี่ยวกับนโยบาย แผนงาน และโครงการเกี่ยวกับ
งานเทคโนโลยีสารสนเทศ การพัฒนาระบบงาน และ website รวมทั้งการดูแลเคร่ืองคอมพิวเตอร์
และระบบงานคอมพิวเตอร์

หมวด ๙ ค�ำ อธบิ ายหมวดหมู่ /แนวทางการก�ำ หนดชอ่ื แฟม้ / กำ�หนดอายกุ ารจัดเกบ็
ทส - เทคโนโลยสี ารสนเทศ ตวั อย่างเอกสารท่จี ัดเก็บ

ทส ๑ นโยบาย แผนงาน จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั นโยบาย แผนงาน โครงการท่ี

และโครงการ เก่ียวกับงานด้านเทคโนโลยีของกระทรวงวัฒนธรรม

ด้านเทคโนโลยี กรมศิลปากร และสำ�นกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ

สารสนเทศ หากเปน็ โครงการทเ่ี กย่ี วกบั การพฒั นาระบบงาน /

website ของสำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติใช้

หมวด ทส ๒

แนวทางการตงั้ ช่ือแฟม้ :

ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นชื่อแฟ้ม แยกแฟ้มตาม

พ.ศ. หรือแยกชื่อแฟม้ ยอ่ ย เช่น

- แผนเทคโนโลยีสารสนเทศ กรมศิลปากร ทกุ หน่วยงาน

พ.ศ. yyyy - ทำ�ลายหลังจาก

มีฉบบั ใหม่

(เพื่อปฏบิ ตั )ิ

- เกบ็ ๑ ปี ทำ�ลาย

(เพอื่ ทราบ)

- โครงการ............................. พ.ศ. yyyy เช่น หน่วยงานเจ้าของเรอ่ื ง

โครงการพัฒนาสารสนเทศภูมิศาสตร์เพ่ืองานด้าน - ส่งมอบหอจดหมายเหตุ

ศลิ ปวัฒนธรรม (GIS) พ.ศ. ๒๕๕๑ - ๒๕๕๒ หลงั จากส้นิ สุดโครงการ

(สำ�หรบั โครงการสำ�คญั )

- ทำ�ลายหลังจากสน้ิ

สดุ โครงการแลว้ ๕ ปี

(สำ�หรับโครงการท่ัวไป)

< 140 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ