คู่มือการทำลายเอกสาร

ตัวอยา่ งหนงั สอื แจ้งผลการตรวจรับเอกสาร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 41 >

๙. การท�ำลายเอกสาร
ให้หน่วยงานของรัฐด�ำเนินการท�ำลายเอกสารได้หลังจากได้รับหนังสือ
แจ้งตอบจากส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบให้ท�ำลายได้ โดยปฏิบัติตามระเบียบ
ส�ำนกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ้ ๖๙.๕ ซง่ึ ไดก้ �ำหนดวิธีการท�ำลายไวด้ งั นี้
๙.๑ โดยการเผา
๙.๒ โดยวิธีอื่นใดท่ีจะไม่ให้หนังสือน้ันอ่านเป็นเรื่องได้ ซ่ึงอาจมีหลายวิธี
เช่น ฉกี หรือยอ่ ยเป็นเศษกระดาษ
การจ�ำหน่ายเศษกระดาษที่ผ่านข้ันตอนการท�ำลายแล้วตามหนังสือ
สำ� นกั เลขาธกิ ารคณะรฐั มนตรี ที่ สร ๐๒๐๓/ว๑๖๒ ลงวนั ท่ี ๑๑ สงิ หาคม ๒๕๒๔ ไดแ้ จง้ เวยี นมตคิ ณะรฐั มนตรี
เม่ือวันท่ี ๖ สิงหาคม ๒๕๒๔ เห็นชอบด้วยกับการขายกระดาษที่มิได้ใช้ประโยชน์ของส่วนราชการตามที่
สำ� นักงานปลัดส�ำนกั นายกรฐั มนตรเี สนอ และให้สว่ นราชการตา่ ง ๆ ถอื ปฏิบตั ติ ่อไป ซง่ึ มสี าระสำ� คัญดังนี้
๑. เศษกระดาษที่ผ่านข้ันตอนการท�ำลายตามระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณแล้วยกเว้นเอกสารลับ หากมีปริมาณมากให้ขายเพ่ือน�ำเงินส่งคลังเป็นรายได้แผ่นดิน
ตามกฎหมายวา่ ดว้ ยวธิ ีการงบประมาณ
๒. การขาย
๒.๑ ส่วนกลาง ให้ขายแกโ่ รงงานท่ผี ลติ กระดาษ
๒.๒ ส่วนภมู ิภาค ใหข้ ายแกบ่ ุคคลท่ตี ้องการซอื้ ไดเ้ ป็นการทว่ั ไป
๓. วิธขี าย ให้น�ำวธิ ีปฏิบัตเิ ก่ียวกบั การซอื้ ตามระเบยี บส�ำนักนายกรฐั มนตรีวา่ ด้วย
การพสั ดุมาใช้โดยอนโุ ลม และอยู่ภายในหลกั เกณฑ์ดงั น้ี
๓.๑ ขายคร้งั หน่ึงซ่ึงมีน�้ำหนกั ไมเ่ กิน ๑๐,๐๐๐ กิโลกรัม ใหข้ ายโดยวิธตี กลงราคา
๓.๒ ขายครง้ั หนง่ึ ซงึ่ มนี ำ้� หนกั เกนิ กวา่ ๑๐,๐๐๐ กโิ ลกรมั ใหข้ ายโดยวธิ ปี ระกวดราคา
๔. กรณีท่ีส่วนราชการได้ด�ำเนินการขายกระดาษตามหลักการในข้อ ๓ แล้ว ไม่ได้ผล
ให้อยใู่ นดุลพินจิ ของหวั หนา้ สว่ นราชการทีจ่ ะพจิ ารณาดำ� เนนิ การเป็นอย่างอืน่ ไดต้ ามทีเ่ หน็ สมควร

การจ�ำหน่ายหรือขายกระดาษมีหลักการท่ีส�ำคัญ คือ ต้องเป็นกระดาษท่ีผ่าน
ขนั้ ตอนการทำ� ลายและไมใ่ หเ้ อกสารนนั้ อา่ นออกเปน็ เรอื่ งราวได้ อยา่ งไรกต็ าม เนอ่ื งจากสว่ นราชการสว่ นใหญ่
ไมม่ เี ครอื่ งยอ่ ยกระดาษ การทจี่ ะทำ� ลายเอกสารกอ่ นโดยการฉกี ดว้ ยมอื หนั่ ตดั ดว้ ยมดี หรอื กรรไกร เปน็ ภาระ
สิ้นเปลืองเวลาและแรงงาน ในกรณีนี้หน่วยงานของรัฐมักจะขายในลักษณะแผ่น โดยท�ำความตกลงกับ
โรงงานผลิตกระดาษหรอื ผซู้ ้อื ให้เปน็ ผู้ยอ่ ยท�ำลาย โดยคณะกรรมการทำ� ลายต้องควบคุมการท�ำลายที่โรงงาน
ซึ่งโรงงานอาจใช้วิธีการต้มหรือย่อยที่โรงงานเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นได้มีการท�ำลายโดยถูกต้องและ
ไมม่ ีการนำ� ไปใช้อย่างอื่น
๑๐. รายงานผลการท�ำลายเอกสารให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือ
ผวู้ า่ ราชการทราบ
เม่ือคณะกรรมการท�ำลายด�ำเนินการท�ำลายเอกสารเรียบร้อยแล้ว ในกรณี
ขายทอดตลาดใหน้ ำ� เงนิ เขา้ รายไดแ้ ผน่ ดนิ และให้คณะกรรมการท�ำลายลงนามร่วมกัน รายงานผลการทำ� ลาย
เอกสารให้หัวหนา้ ส่วนราชการระดบั กรมหรือผวู้ า่ ราชการจงั หวัดทราบ

< 42 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

สรุปขั้นตอนการท�ำ ลายเอกสาร
๑. ภายใน ๖๐ วนั หลงั สน้ิ ปปี ฏทิ นิ ใหเ้ จา้ หนา้ ทผ่ี รู้ บั ผดิ ชอบเกบ็ เอกสาร สำ�รวจเอกสาร

ทีไ่ ม่ประสงคจ์ ะเก็บรกั ษาและครบกำ�หนดอายกุ ารเก็บ
๒. จดั ทำ�บญั ชหี นงั สอื ขอทำ�ลาย
๓. เสนอผลการสำ�รวจให้หัวหน้าหน่วยงานของรฐั พิจารณา
๔. แตง่ ตั้งคณะกรรมการทำ�ลายเอกสาร
๕. คณะกรรมการทำ�ลายเอกสารพิจารณาเอกสารที่ขอทำ�ลายตามรายการในบัญชี

หนงั สอื ขอทำ�ลาย และรายงานผลการพจิ ารณาเสนอหวั หนา้ หน่วยงานของรัฐ
๖. หวั หนา้ หนว่ ยงานของรฐั พจิ ารณาสง่ั การตามรายงานเสนอของคณะกรรมการทำ�ลาย

เอกสาร และสง่ บญั ชีหนงั สอื ขอทำ�ลายใหส้ ำ�นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาตพิ จิ ารณา
๗. การพิจารณาของสำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ

ขอสงวนเอกสารประวัตศิ าสตร์ เห็นชอบใหท้ ำ�ลาย
๘. หน่วยงานส่งมอบเอกสาร

๙. สำ�นกั หอจดหมายเหตุแห่งชาตติ รวจรับและแจ้งตอบใหห้ น่วยงานทราบ
๑๐. คณะกรรมการทำ�ลายเอกสารดำ�เนินการทำ�ลายเอกสารและรายงานผลให้หัวหน้า

หน่วยงานของรฐั ทราบ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 43 >

< 44 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ แบบบญั ชีหนังสอื ขอทำ�ลาย แบบที่ ๒๕
(ตามระเบียบขอ้ ๖๖)
วนั ท.ี่ ...............................................
บัญชีหนงั สอื ขอทำ�ลาย ประจำ�ปี........................... แผ่นท.่ี .........................

กระทรวง / ทบวง..................................................................... การพิจารณา หมายเหตุ
กรม...........................................................................................
กอง...........................................................................................

ลำ�ดับที่ รหัสแฟ้ม ที่ ลงวันท่ี เลขทะเบยี นรับ เรือ่ ง

ภาพประกอบที่ ๘ แบบบัญชีหนังสือขอทำ�ลายของสำ�นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ

๕.๒ การสง่ มอบเอกสารใหห้ อจดหมายเหตุ

             เอกสารบางอย่างหลังจากท่ีส่วนงานไม่ใช้ในการปฏิบัติงานประจ�ำแล้ว
ก็ยังมีคุณค่าส�ำหรับการอ้างอิงและค้นคว้าวิจัย ส่วนงานต่าง ๆ ควรส่งเอกสารดังกล่าวไปเก็บรักษาไว้ที่
หอจดหมายเหตุขององค์กรหรือหอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นการถาวร หน่วยงานควรเก็บรักษาเอกสารมีค่า
เหลา่ นีไ้ ว้เพอ่ื ใช้ประโยชน์หลายประการ ท่สี ำ� คญั คือ 

               ๑. เพ่ือใชเ้ ป็นหลกั ฐานส�ำหรับการค้นคว้าวจิ ัยประวตั ศิ าสตร์

ในสาขาวชิ าทอ่ี งคก์ รเกย่ี วขอ้ ง เอกสารเหลา่ น้ี ไดแ้ ก่ รายงาน บนั ทกึ สรปุ
รายงานการศกึ ษาวิจยั และเอกสารทางวิชาการอนื่ ๆ

               ๒. เพอ่ื เปน็ หลกั ฐานแสดงประวตั ิ พฒั นาการ นโยบาย การด�ำเนนิ งาน
และเร่อื งราวในเหตกุ ารณ์ส�ำคญั ของหนว่ ยงาน

         ในการสำ� รวจเอกสารประจำ� ปี สว่ นงานควรคดั รายการเอกสารในสว่ นงาน
ที่ถึงก�ำหนดส่งมอบตามระยะเวลาการจัดเก็บในตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กรจากทะเบียน
รายชือ่ แฟม้ เอกสารใช้งานแลว้ จัดทำ� เป็นแบบส่งมอบเอกสารให้หอจดหมายเหตุ

ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีภารกิจความรับผิดชอบใน
การรับมอบเอกสารท่ีมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ซึ่งหน่วยงานของรัฐจะต้องด�ำเนินการส�ำรวจเอกสาร
ท่ีครบก�ำหนดอายุการเก็บรักษา ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ และระเบียบ
สำ� นกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และดำ� เนินการส่งมอบ
เอกสารประวัติศาสตร์ให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เพื่อด�ำเนินการตรวจรับและรับมอบ
เอกสารท่ีมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์จากหน่วยงานของรัฐและจะได้น�ำมาพิจารณาประเมินคุณค่าเอกสาร
เพอื่ คัดเลอื กเก็บไวเ้ ปน็ เอกสารจดหมายเหตุตอ่ ไป

ค�ำนิยามส�ำคญั ๆ ทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกบั การสง่ มอบเอกสารประวตั ศิ าสตร์

ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้จัดท�ำค�ำอธิบายความหมาย
ของค�ำว่า “เอกสารประวัติศาสตร์” เพื่อให้หน่วยงานของรัฐทราบว่าข้อมูลข่าวสารของราชการท่ีมีอยู่
ในความครอบครองใดเป็นเอกสารประวัติศาสตร์ที่จะต้องส่งมอบให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร คัดเลอื กไวใ้ ห้ประชาชนได้ศึกษาค้นควา้ ดงั นี้

เอกสารประวัติศาสตร์ หมายความว่า ข้อมูลข่าวสารของราชการ
ทห่ี น่วยงานของรฐั จัดทำ� ขนึ้ หรอื รบั ไว้ ไมว่ า่ จะจดั ทำ� ขนึ้ โดยสอื่ ประเภทใด ๆ หรอื มีรปู แบบใด ๆ เปน็ ต้นฉบบั
หรอื คฉู่ บบั ของหนว่ ยงานเจา้ ของเรอ่ื งทมี่ ขี อ้ มลู ขา่ วสารประกอบการดำ� เนนิ งานเรอ่ื งนน้ั ๆ อยา่ งครบถว้ นตงั้ แต่
เริ่มต้นจนกระท่ังส้ินสุดซ่ึงข้อมูลข่าวสารประกอบการด�ำเนินงานอาจจะเป็นส�ำเนาหรือสิ่งพิมพ์ก็ได้
ซง่ึ นอกจากจะมคี ณุ คา่ เบอ้ื งตน้ ประกอบดว้ ยคณุ คา่ ดา้ นการบรหิ าร คณุ คา่ ดา้ นการเงนิ และคณุ คา่ ดา้ นกฎหมาย
ต่อหน่วยงานเจ้าของเร่ืองในฐานะเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงแล้ว เมื่อหน่วยงานของรัฐหมดความจ�ำเป็น
ในการใชข้ อ้ มลู ขา่ วสารเพอ่ื การปฏบิ ตั งิ านหรอื เพอื่ การตรวจสอบใด ๆ ขอ้ มลู ขา่ วสารดงั กลา่ วยงั คงมคี ณุ คา่ ตอ่
ประวัติศาสตร์และต่อการศึกษาค้นคว้าหน่วยงานของรัฐจึงสมควรส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ให้

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 45 >

ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ประเมินคุณค่าและจัดเก็บรักษาใน “จดหมายเหตุ” เพ่ือเป็น
หลกั ฐานชน้ั ตน้ ทใ่ี หข้ อ้ มลู สำ� คญั เกยี่ วกบั ประวตั แิ ละพฒั นาการดา้ นตา่ ง ๆ ของประเทศ และเพอ่ื ใหป้ ระชาชน
ได้ศึกษาค้นคว้าเรื่องราวเกี่ยวกบั เหตุการณ์ สถานทแี่ ละบคุ คลที่เกดิ ขึน้ ในอดตี

พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ได้ก�ำหนดค�ำนิยามที่
เกี่ยวข้องกับการส่งมอบเอกสารประวตั ิศาสตร์ ดังน้ี

ข้อมูลข่าวสาร หมายความว่า สิ่งท่ีส่ือความหมายให้รู้เร่ืองราวข้อเท็จจริง
ข้อมูลหรือส่งิ ใด ๆ ไม่วา่ การสื่อความหมายน้นั จะทำ� ได้โดยสภาพของส่ิงน้ันเองหรอื โดยผา่ นวธิ กี ารใด ๆ และ
ไมว่ า่ จะไดจ้ ดั ทำ� ไวใ้ นรปู ของเอกสาร แฟม้ รายงาน หนงั สอื แผนผงั แผนที่ ภาพวาด ภาพถา่ ย ฟลิ ม์ การบนั ทกึ
ภาพหรือเสยี ง การบนั ทกึ โดยเครอ่ื งคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่นใดทที่ ำ� ให้สิ่งที่บันทกึ ไว้ปรากฏได้

ข้อมูลข่าวสารของราชการ หมายความว่า ข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในความครอบ
ครอง หรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลข่าวสารเก่ียวกับการด�ำเนินงานของรัฐหรือ
ข้อมูลข่าวสารเกย่ี วกบั เอกชน

หนว่ ยงานของรฐั หมายความวา่ ราชการสว่ นกลาง ราชการสว่ นภมู ภิ าค ราชการ
ส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ ส่วนราชการสังกัดรัฐสภา ศาลเฉพาะในส่วนท่ีไม่เกี่ยวกับการพิจารณาพิพากษาคดี
องคก์ รควบคุมการประกอบวิชาชพี หนว่ ยงานอสิ ระของรัฐและหน่วยงานอืน่ ตามท่กี ำ� หนดในกฎกระทรวง

ระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ได้
ก�ำหนดค�ำนิยามที่เก่ียวข้องกับการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ ดังน้ี

อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า
คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอ่ืนใดในลักษณะคล้ายกันและให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง
วิธกี ารทางแม่เหล็กหรอื อุปกรณท์ เ่ี กยี่ วขอ้ งกับการประยุกตใ์ ช้วธิ กี ารตา่ ง ๆ เชน่ วา่ นน้ั

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือ
หนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวธิ ีการทางอเิ ล็กทรอนิกส์

ขอ้ ๙ หนงั สอื ราชการ คอื เอกสารที่เป็นหลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่

๙.๑ หนงั สือทีม่ ีไปมาระหว่างส่วนราชการ

๙.๒ หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ
หรอื ทีม่ ีไปถึงบุคคลภายนอก

๙.๓ หนังสือที่หน่วยงานอ่ืนใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก
มีมาถงึ สว่ นราชการ

๙.๔ เอกสารท่ีทางราชการจัดทำ� ขน้ึ เพ่ือเป็นหลกั ฐานในราชการ

๙.๕ เอกสารทที่ างราชการจดั ทำ� ขนึ้ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ขอ้ บงั คบั

๙.๖ ขอ้ มลู ขา่ วสารหรอื หนงั สอื ทไ่ี ดร้ บั จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

< 46 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ขอ้ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดข้ึนเน่ืองจาก
การปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง
แถบบนั ทกึ ภาพ และสอ่ื กลางบนั ทกึ ขอ้ มลู ดว้ ย หรอื หนงั สอื ของบคุ คลภายนอกทยี่ นื่ ตอ่ เจา้ หนา้ ทแ่ี ละเจา้ หนา้ ท่ี
ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะก�ำหนดช้ีใช้
ตามความเหมาะสมเว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ท�ำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ
แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำ� รอ้ ง เป็นต้น
ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ได้ก�ำหนด
ค�ำนยิ ามท่เี กี่ยวขอ้ งกับการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ ดังน้ี
ข้อมูลข่าวสารลับ หมายความว่า ข้อมูลข่าวสารตามมาตรา ๑๔ หรือ
มาตรา ๑๕ ท่ีมีค�ำสั่งไม่ให้เปิดเผยและอยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ
ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เก่ียวกับการด�ำเนินงานของรัฐหรือที่เกี่ยวกับเอกชน ซึ่งมีการก�ำหนดให้มีช้ันความลับเป็น
ชั้นลับ ช้ันลับมากหรือช้ันลับที่สุด ตามระเบียบน้ี โดยค�ำนึงถึงการปฏิบัติหน้าที่ของหน่วยงานของรัฐและ
ประโยชน์แห่งรฐั ประกอบกัน
กฎหมายและระเบียบท่เี กีย่ วขอ้ งกบั การสง่ มอบเอกสารประวัตศิ าสตร์
ปจั จบุ นั มกี ฎหมายและระเบยี บทห่ี นว่ ยงานของรฐั จะตอ้ งถอื ปฏบิ ตั เิ กยี่ วกบั การสง่ มอบเอกสาร
ประวัติศาสตร์ โดยหน่วยงานของรัฐจะต้องส�ำรวจและด�ำเนินการจัดส่งเอกสารประวัติศาสตร์ให้ส�ำนัก
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตามท่ีกฎหมายและระเบียบก�ำหนด ซ่ึงมีกฎหมายและระเบียบที่
เกี่ยวขอ้ ง ไดแ้ ก่ พระราชบญั ญัตขิ อ้ มลู ข่าวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ และระเบยี บส�ำนกั นายกรฐั มนตรีวา่
ด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ข้อ ๑๐ ซ่ึงได้ออกมาแก้ไขเพ่ิมเติมระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยได้ยกเลิกความในข้อ ๕๗ ข้อ ๕๘ และข้อ ๕๙ แห่งระเบียบส�ำนัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
พ.ศ. ๒๕๔๔ โดยมรี ายละเอยี ดดังน้ี
พระราชบญั ญัติข้อมลู ขา่ วสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐
พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ได้ก�ำหนดให้หน่วยงานของรัฐสง่ มอบ
ขอ้ มลู ขา่ วสารของราชการใหส้ ำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ไวใ้ นหมวด ๔ เอกสารประวตั ศิ าสตร์
ดังน้ี
“มาตรา ๒๖ ขอ้ มลู ขา่ วสารของราชการทห่ี นว่ ยงานของรฐั ไมป่ ระสงคจ์ ะเกบ็ รกั ษาหรอื มอี ายุ
ครบก�ำหนดตามวรรคสองนับแต่วันท่ีเสร็จสิ้นการจัดให้มีข้อมูลข่าวสารนั้น ให้หน่วยงานของรัฐส่งมอบให้แก่
สำ� นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร หรอื หน่วยงานอ่ืนของรฐั ตามท่กี ำ� หนดในพระราชกฤษฎกี าเพอื่
คัดเลือกไวใ้ หป้ ระชาชนได้ศกึ ษาคน้ คว้า
ก�ำหนดเวลาตอ้ งสง่ ขอ้ มูลข่าวสารของราชการตามวรรคหน่งึ ให้แยกตามประเภท ดงั น้ี
(๑) ขอ้ มูลขา่ วสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมื่อครบเจด็ สบิ หา้ ปี
(๒) ขอ้ มูลขา่ วสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมอื่ ครบยี่สิบปี

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 47 >

ก�ำหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดใ้ นกรณีดงั ตอ่ ไปนี้
(๑) หน่วยงานของรัฐยังจ�ำเป็นต้องเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการไว้เองเพื่อประโยชน์
ในการใช้สอย โดยตอ้ งจดั เก็บและจัดใหป้ ระชาชนได้ศึกษาคน้ คว้าตามทจี่ ะตกลงกับหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ
กรมศลิ ปากร
(๒) หน่วยงานของรัฐเห็นว่า ข้อมูลข่าวสารของราชการน้ันยังไม่ควรเปิดเผยโดยมีค�ำสั่ง
ขยายเวลาก�ำกับไว้เป็นการเฉพาะราย ค�ำสั่งการขยายเวลาน้ันให้ก�ำหนดระยะเวลาไว้ด้วย แต่จะก�ำหนดเกิน
คราวละห้าปีไม่ได้
การตรวจสอบหรือทบทวนมิให้มีการขยายระยะเวลาไม่เปิดเผยจนเกินความจ�ำเป็นให้เป็นไป
ตามหลกั เกณฑ์และวธิ กี ารท่ีก�ำหนดในกฎกระทรวง
บทบัญญัติตามมาตราน้ีมิให้ใช้บังคับกับข้อมูลข่าวสารของราชการตามท่ีคณะรัฐมนตรีออกระเบียบ
กำ� หนดให้หนว่ ยงานของรัฐหรือเจ้าหนา้ ท่ขี องรัฐจะต้องทำ� ลายหรอื อาจทำ� ลายไดโ้ ดยไมต่ อ้ งเกบ็ รกั ษา”
ซ่ึงความในมาตรา ๑๔ และมาตรา ๑๕ แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ
พ.ศ. ๒๕๔๐ มดี ังน้ี
“ข้อมูลข่าวสารของรัฐตามมาตรา ๑๔ ข้อมูลข่าวสารของราชการท่ีอาจก่อให้เกิด
ความเสียหายต่อสถาบนั พระมหากษัตริย์จะเปิดเผยมิได้ ใหห้ นว่ ยงานของรัฐเกบ็ รกั ษาไว้ได้เจด็ สิบหา้ ปี
ข้อมูลข่าวสารของรัฐตามมาตรา ๑๕ ข้อมูลข่าวสารของราชการที่มีลักษณะอย่างหนึ่งอย่างใด
ดังต่อไปนี้ หน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐอาจมีค�ำส่ังมิให้เปิดเผยก็ได้ โดยค�ำนึงถึงการปฏิบัติหน้าท่ี
ตามกฎหมายของหนว่ ยงานของรัฐ ประโยชนส์ าธารณะ และประโยชน์ของเอกชนประกอบกัน
(๑) การเปิดเผยจะก่อให้เกิดความเสียหายต่อความมั่นคงของประเทศ ความสัมพันธ์
ระหวา่ งประเทศ หรือความม่ันคงในทางเศรษฐกิจหรอื การคลงั ของประเทศ
(๒) การเปิดเผยจะท�ำให้การบังคับใช้กฎหมายเส่ือมประสิทธิภาพหรือไม่อาจส�ำเร็จ
ตามวัตถุประสงค์ได้ไม่ว่าจะเกี่ยวกับการฟ้องคดี การป้องกัน การปราบปราม การทดสอบ การตรวจสอบ
หรอื การรแู้ หลง่ ทม่ี าของข้อมูลขา่ วสารหรือไมก่ ต็ าม
(๓) ความเหน็ หรอื คำ� แนะนำ� ภายในหนว่ ยงานของรฐั ในการดำ� เนนิ การเรอื่ งหนง่ึ เรอื่ งใด แตท่ งั้ น้ี
ไม่รวมถึงรายงานทางวิชาการ รายงานข้อเท็จจริง หรือข้อมูลข่าวสารท่ีน�ำมาใช้ในการท�ำความเห็น
หรอื คำ� แนะนำ� ภายในดังกล่าว
(๔) การเปดิ เผยจะก่อให้เกดิ อันตรายตอ่ ชีวติ หรอื ความปลอดภยั ของบคุ คลหน่งึ บคุ คลใด
(๕) รายงานการแพทย์หรือข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลซ่ึงการเปิดเผยจะเป็นการรุกล�้ำ
สทิ ธิสว่ นบคุ คลโดยไม่สมควร
(๖) ขอ้ มูลขา่ วสารของราชการที่มีกฎหมายคมุ้ ครองมิให้เปิดเผย หรอื ข้อมูลข่าวสารท่มี ีผู้ใหม้ า
โดยไม่ประสงค์ใหท้ างราชการนำ� ไปเปดิ เผยต่อผอู้ ืน่
(๗) กรณอี ืน่ ตามท่กี �ำหนดในพระราชกฤษฎีกา

< 48 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

คำ� สงั่ มใิ หเ้ ปดิ เผยขอ้ มลู ขา่ วสารของราชการจะกำ� หนดเงอื่ นไขอยา่ งหนงึ่ อยา่ งใดกไ็ ด้ แตต่ อ้ งระบุ
ไวด้ ว้ ยวา่ ทเี่ ปดิ เผยไมไ่ ดเ้ พราะเปน็ ขอ้ มลู ขา่ วสารประเภทใดและเพราะเหตใุ ด และใหถ้ อื วา่ การมคี ำ� สง่ั เปดิ เผย
ข้อมูลข่าวสารของราชการเป็นดุลยพินิจ โดยเฉพาะของเจ้าหน้าที่ของรัฐตามล�ำดับสายการบังคับบัญชา
แตผ่ ขู้ ออาจอทุ ธรณต์ อ่ คณะกรรมการวนิ จิ ฉยั การเปดิ เผยขอ้ มลู ขา่ วสารไดต้ ามทกี่ �ำหนด ในพระราชบญั ญตั นิ ”้ี

ระเบยี บส�ำนกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘
ระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ข้อ ๑๐
ได้มีการแก้ไขเพิ่มเติมระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ในส่วนท่ีเกี่ยวกับ
การสง่ มอบเอกสารประวตั ศิ าสตรด์ ังน้ี
“ขอ้ ๕๘ ทกุ ปปี ฏทิ นิ ใหส้ ว่ นราชการจดั สง่ หนงั สอื ทม่ี อี ายคุ รบ ๒๐ ปี นบั จากวนั ทไี่ ดจ้ ดั ทำ� ขนึ้
ท่ีเก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากร ภายในวันท่ี ๓๑ มกราคม ของปถี ดั ไป เว้นแต่หนังสอื ดังตอ่ ไปน้ี
๕๘.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความ ลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วย
การรกั ษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ หรือระเบียบวา่ ดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ
๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใช้เป็นการท่ัวไปก�ำหนด
ไวเ้ ปน็ อยา่ งอืน่
๕๘.๓ หนังสือท่ีส่วนราชการมีความจ�ำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการน้ันให้จัดท�ำ
บญั ชหี นงั สอื ครบ ๒๐ ปี ทีข่ อเกบ็ เอง สง่ มอบใหส้ �ำนักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร
ข้อ ๕๙ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง
อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและส�ำเนาคู่ฉบับ เพ่ือให้ส่วนราชการผู้มอบและส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศลิ ปากร ผู้รบั มอบยึดถอื ไว้เปน็ หลักฐานฝ่ายละฉบบั
๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปีให้จัดท�ำตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียด ดังน้ี
๕๙.๑.๑ ช่ือบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจ�ำปี ให้ลงตัวเลขของ
ปีพทุ ธศักราชทจี่ ดั ทำ� บญั ชี

๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่จี ัดท�ำบัญชี
๕๙.๑.๓ วนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปีท่จี ดั ท�ำบัญชี
๕๙.๑.๔ แผน่ ที่ ใหล้ งเลขลำ� ดบั ของแผ่นบัญชี
๕๙.๑.๕ ล�ำดับท่ี ใหล้ งเลขล�ำดบั เร่ืองของหนังสือทีส่ ่งมอบ
๕๙.๑.๖ รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขล�ำดบั หมู่ของการจัดแฟม้ เกบ็ หนังสอื
๕๙.๑.๗ ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สอื แต่ละฉบับ
๕๙.๑.๘ ลงวันท่ี ให้ลงวนั เดอื น ปี ของหนงั สือแตล่ ะฉบับ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 49 >

๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นรับของหนังสือแตล่ ะฉบับ
๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีช่ือเรื่อง
ให้ลงสรุปเรอื่ งยอ่
๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทกึ ขอ้ ความอนื่ ใด (ถ้าม)ี
๕๙.๑.๑๒ ลงช่ือผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล
ด้วยตวั บรรจง พรอ้ มทั้งลงตำ� แหนง่ ของผมู้ อบ
๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและ
นามสกุลด้วยตวั บรรจงพรอ้ มท้งั ลงตำ� แหน่งของผูร้ บั มอบ
๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดท�ำตามแบบท่ี ๒๒ ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี
๕๙.๒.๑ ช่ือบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ท่ีขอเก็บเองประจ�ำปี ให้ลงตัวเลข
ของปีพุทธศกั ราชท่ีจัดท�ำบัญชี
๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชื่อส่วนราชการทจี่ ดั ทำ� บญั ชี
๕๙.๒.๓ วันท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปี ทีจ่ ดั ท�ำบญั ชี
๕๙.๒.๔ แผน่ ที่ ใหล้ งเลขลำ� ดบั ของแผน่ บญั ชี
๕๙.๒.๕ ลำ� ดับท่ี ใหล้ งเลขล�ำดบั เรือ่ งของหนงั สือทีข่ อเกบ็ เอง
๕๙.๒.๖ รหัสแฟ้ม ใหล้ งหมายเลขล�ำดบั หมูข่ องการจัดแฟม้ เก็บหนงั สือ
๕๙.๒.๗ ที่ ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สือแตล่ ะฉบับ
๕๙.๒.๘ ลงวนั ท่ี ให้ลง วนั เดือน ปี ของหนังสอื แตล่ ะฉบับ
๕๙.๒.๙ เรื่อง ให้ลงชื่อเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง
ให้ลงสรปุ เรือ่ งยอ่
๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทกึ ขอ้ ความอื่นใด (ถา้ ม)ี ”

ระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔
ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ได้ก�ำหนดให้หน่วยงานของรัฐ
ส่งขอ้ มลู ขา่ วสารลบั ให้สำ� นักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ไว้ในส่วนที่ ๗ การท�ำลายดังนี้
“ข้อ ๔๖ ในกรณีทก่ี ารเกบ็ รกั ษาขอ้ มูลข่าวสารชนั้ ลับท่สี ดุ จะเสยี่ งตอ่ การร่วั ไหล อันจะก่อให้
เกิดอันตรายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ หัวหน้าหน่วยงานของรัฐจะพิจารณาส่ังท�ำลายข้อมูลข่าวสารลับ
ชัน้ ลบั ท่สี ดุ นัน้ ได้ หากพิจารณาเหน็ วา่ มคี วามจำ� เปน็ อยา่ งยิ่งทจ่ี ะต้องท�ำลาย
หัวหน้าหน่วยงานของรัฐจะสั่งท�ำลายข้อมูลข่าวสารลับ นอกจากกรณีตามวรรคหน่ึงได้
ต่อเม่ือได้ส่งข้อมูลข่าวสารลับให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาก่อนว่าไม่มีคุณค่าในการเก็บ
รกั ษา”

< 50 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ข้นั ตอนและวธิ กี ารปฏบิ ัติในการส่งมอบเอกสารประวัตศิ าสตร์
๑. หลงั จากสนิ้ ปปี ฏทิ นิ ให้หนว่ ยงานของรฐั สำ� รวจเอกสาร
๑.๑ สำ� รวจเอกสารทม่ี อี ายกุ ารเกบ็ ครบ ๒๐ ปี ตามมาตรา ๑๔ แหง่ พระราชบญั ญตั ขิ อ้ มลู
ข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ และตามระเบยี บข้อ ๕๘, ๕๙ ตามระเบยี บสำ� นักนายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘
๑.๒ สำ� รวจเอกสารทมี่ อี ายกุ ารเกบ็ ครบ ๗๕ ปี ตามมาตรา ๑๕ แหง่ พระราชบญั ญตั ขิ อ้ มลู
ข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
หน่วยงานของรัฐสามารถขอขยายเวลาส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ได้ตาม
พระราชบญั ญตั ขิ อ้ มลู ขา่ วสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ มาตรา ๒๖ ในกรณีดังตอ่ ไปนี้
“(๑) หน่วยงานของรัฐยังจ�ำเป็นต้องเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการไว้เอง
เพ่ือประโยชน์ในการใช้สอย โดยต้องจัดเก็บและจัดให้ประชาชนได้ศึกษาค้นคว้าตามท่ีจะตกลงกับ
หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร
(๒) หน่วยงานของรัฐเห็นว่าข้อมูลข่าวสารของราชการนั้นยังไม่ควรเปิดเผย
โดยมีค�ำส่ังขยายเวลาก�ำกับไว้เป็นการเฉพาะราย ค�ำสั่งการขยายเวลานั้นให้ก�ำหนดระยะเวลาไว้ด้วย
แตจ่ ะก�ำหนดเกินคราวละห้าปไี มไ่ ด้
การตรวจสอบหรอื ทบทวนมใิ หม้ กี ารขยายระยะเวลาไมเ่ ปดิ เผยจนเกนิ ความจ�ำเปน็
ให้เปน็ ไปตามหลักเกณฑแ์ ละวิธกี ารท่ีก�ำหนดในกฎกระทรวง
บทบัญญัติตามมาตราน้ีมิให้ใช้บังคับกับข้อมูลข่าวสารของราชการตามท่ี
คณะรัฐมนตรีออกระเบียบก�ำหนดให้หน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าท่ีของรัฐจะต้องท�ำลายหรืออาจท�ำลายได้
โดยไมต่ อ้ งเก็บรักษา”
๑.๓ ส�ำรวจข้อมูลข่าวสารลับ ช้นั ลับทีส่ ุด ลบั มาก ลับ ตามระเบียบวา่ ดว้ ยการรกั ษา
ความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ส่วนที่ ๒ การตรวจสอบข้อ ๒๙
๒. หน่วยงานของรัฐท่ีมีความประสงค์จะส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ให้ติดต่อ
ประสานกับส�ำนกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
๓. จัดท�ำบัญชีส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ ตามแบบที่ ๒๑ แนบท้าย ระเบียบ
ส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพ่ือพิจารณาแต่งต้ัง
คณะกรรมการสง่ มอบเอกสารประวัติศาสตร์
๔. หัวหน้าหน่วยงานของรัฐแต่งตั้งคณะกรรรมการเพื่อพิจารณารายการในบัญชี
ส่งมอบเอกสารประวตั ศิ าสตร์
๕. คณะกรรมการพจิ ารณารายการในบัญชสี ง่ มอบเอกสารประวัติศาสตร์
๖. จัดท�ำหนังสือเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาลงนามส่งมอบเอกสาร
ประวัตศิ าสตร์ พรอ้ มจดั ส่งบญั ชสี ง่ มอบเอกสารประวัติศาสตร์ ตามแบบท่ี ๒๑ จ�ำนวน ๒ ชุด

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 51 >

๗. ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ด�ำเนินการรับมอบเอกสาร
ประวัติศาสตร์ และจะตรวจสอบรายการเอกสารประวัติศาสตร์ ให้ถูกต้องตรงกับบัญชีส่งมอบเอกสาร
ประวัตศิ าสตร์
๘. สำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร จดั ทำ� หนงั สอื แจง้ ผลการตรวจรบั
เอกสารประวตั ศิ าสตร์ และลงนามรบั มอบเอกสารประวตั ศิ าสตร์ พรอ้ มสง่ มอบบญั ชเี อกสารประวตั ศิ าสตรใ์ ห้
หน่วยงานของรฐั เจา้ ของเอกสารประวัตศิ าสตร์ จำ� นวน ๑ ชดุ
๙. เม่ือส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจรับเอกสารส่งมอบ
เรียบร้อยแล้วจะน�ำเอกสารไปอบในเครื่องอบเอกสารเพื่อก�ำจัดตัวแมลงท่ีอยู่ในเอกสาร และเป็นการอนุรักษ์
เอกสาร
๑๐. หลังจากอบเอกสารเรียบร้อยแล้ว จึงจะน�ำเอกสารที่ผ่านการอบฆ่าตัวแมลง
ไปจดั เก็บในคลงั เกบ็ เอกสารเพ่อื ด�ำเนนิ การต่อไป

< 52 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

สรปุ ขน้ั ตอนการสง่ มอบเอกสารประวัตศิ าสตร์
หนว่ ยงานของรฐั สำ�รวจเอกสารประวัตศิ าสตรท์ ่ไี ม่ประสงคจ์ ะเกบ็ รกั ษา

และครบอายกุ ารเก็บรักษา ตามกฎหมายและระเบยี บทีเ่ กย่ี วขอ้ ง
หนว่ ยงานของรฐั ประสานสำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร
หน่วยงานของรฐั จัดทำ�บญั ชสี ่งมอบเอกสารประวตั ศิ าสตร์ ตามแบบที่ ๒๑

แนบทา้ ยระเบยี บสำ�นักนายกรัฐมนตรี ฯ
หวั หน้าหน่วยงานของรฐั แตง่ ตัง้ คณะกรรมการ ฯ
คณะกรรมการ ฯ พจิ ารณาบญั ชสี ง่ มอบเอกสารประวัติศาสตร์
เสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐลงนามในหนังสือส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์
หนว่ ยงานของรัฐสง่ มอบเอกสารประวตั ิศาสตร์ใหส้ ำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ

สำ�นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาตดิ ำ�เนนิ การ
รบั มอบและตรวจสอบเอกสารให้ตรงกับบญั ชสี ่งมอบเอกสารประวตั ศิ าสตร์

เอกสารไม่ครบถ้วน เอกสารครบถ้วน
สำ�นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ สำ�นักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาตจิ ัดทำ�
ประสานหน่วยงานของรฐั เพอ่ื ตดิ ตาม หนงั สือแจ้งตอบพร้อมจัดสง่ บญั ชสี ง่ มอบเอกสาร
ประวตั ิศาสตรใ์ หห้ นว่ ยงานของรัฐ ๑ ชดุ
ทวงถามเอกสาร
อบเอกสาร
เพอ่ื กำ�จัดแมลง/ จัดเกบ็

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 53 >

ตวั อยา่ งหนังสือการสง่ มอบเอกสารประวตั ิศาสตร์
< 54 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 55 >

ตวั อยา่ งหนังสอื แจ้งผลการตรวจรบั เอกสาร
< 56 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

แบบบญั ชีส่งมอบหนังสอื ครบ ๒๕ ป ี แบบที่ ๒๑
(ตามระเบยี บขอ้ ๕๙.๑)
วันที่................................................
บัญชสี ่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ประจำ�ป.ี .......................... แผน่ ท.่ี ...........................

กระทรวง / ทบวง..................................................................... หมายเหตุ
กรม...........................................................................................
กอง...........................................................................................

ขอสง่ หนงั สือครบ ๒๕ ปี มาเก็บไวท้ ีก่ องจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ตามรายการขา้ งลา่ งนี้

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 57 > ล�ำ ดบั ที่ รหสั แฟม้ ท่ี ลงวันท่ี เลขทะเบียนรับ เร่ือง

ลงชอื่ ผมู้ อบ....................................................... ลงชอ่ื ผู้รับมอบ.......................................................
(.......................................................) (.......................................................)
ตำ�แหนง่
������������������������������������������������������������ ตำ�แหนง่
�����������������������������������������������������������������

ภาพประกอบท่ี ๙ แบบสง่ มอบเอกสารใหส้ ำ�นกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ

๖. การด�ำเนินการศนู ย์เกบ็ เอกสาร
ศูนย์เก็บเอกสาร หมายถึง สถานที่จัดเก็บรักษาเอกสารกึ่งการใช้งาน หรือพ้นการใช้งาน
แล้วท่ียังไม่ถึงก�ำหนดท�ำลายหรือส่งมอบให้หอจดหมายเหตุ และมีการน�ำออกมาใช้เป็นหลักฐานหรืออ้างอิง
ในการปฏิบัติงานเป็นคร้ังคราว อาทิ โครงการหรือกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงาน หรือเก็บไว้เพ่ือรอ
การตรวจสอบหรือตามทร่ี ะเบียบก�ำหนดไว้ อาทิ เอกสารการเงนิ และหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายต่าง ๆ
เอกสารท่นี �ำมาจดั เก็บที่ศูนย์เกบ็ เอกสารส่วนใหญ่จะมีปริมาณมาก การมีศนู ยเ์ ก็บเอกสาร
จะช่วยการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานต่าง ๆ ได้ โดยจะช่วยดูแลและเก็บรักษาเอกสารท่ียังไม่ถึงก�ำหนด
ส่งมอบหรือท�ำลายแทนหน่วยงาน อ�ำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสารท่ีฝากเก็บไว้ให้แก่หน่วยงาน
นอกจากน้ันยังช่วยลดปัญหาพื้นท่ีจัดเก็บเอกสารในหน่วยงาน ช่วยให้เป็นระเบียบเรียบร้อยสวยงาม
และประหยัดงบประมาณและค่าใช้จา่ ยในการจัดหาอุปกรณก์ ารจดั เกบ็ เอกสารของหน่วยงาน
ศูนย์เก็บเอกสารเป็นกระบวนการหน่ึงท่ีช่วยท�ำให้การจัดการเอกสารของหน่วยงานประสบ
ความส�ำเร็จ เน่ืองจากเอกสารท่ีน�ำมาจัดเก็บในศูนย์เก็บเอกสารน้ันจะต้องมีความชัดเจนในการจ�ำแนก
แยกประเภทของเอกสาร และก�ำหนดระยะเวลาการฝากเก็บเอกสารอย่างชัดเจน ซึ่งเมื่อครบก�ำหนด
ระยะเวลาการฝากเก็บเอกสารแล้ว หน่วยงานเจ้าของเอกสารจะเป็นผู้ด�ำเนินการกับเอกสารน้ันตาม
ขนั้ ตอนอืน่ ต่อไป

แนวความคดิ เบือ้ งต้นในการจดั ตั้งศนู ยเ์ กบ็ เอกสาร
ในการจดั ตงั้ ศนู ยเ์ กบ็ เอกสารมอี งคป์ ระกอบทสี่ ำ� คญั หลายประการทหี่ นว่ ยงานควรพจิ ารณา
เป็นเบ้อื งตน้ ดังน้ี
๑. สถานทเี่ พอื่ สรา้ งศนู ยเ์ กบ็ เอกสาร ควรสรา้ งใหห้ า่ งไกลจากศนู ยก์ ลางของเมอื งเนอ่ื งจาก
ทีด่ ินมรี าคาถกู
๒. ควรตั้งในบรเิ วณทมี่ มี ลภาวะทางอากาศนอ้ ยท่สี ดุ
๓. พื้นที่ศูนย์เก็บเอกสาร การจัดขนาดและพ้ืนท่ีศูนย์เก็บเอกสารขึ้นอยู่กับความจ�ำเป็น
ในการใช้งานและปริมาณเอกสารท่ีจะจัดเก็บ โดยจะต้องจัดเตรียมพ้ืนที่ส�ำหรับรองรับการจัดเก็บเอกสาร
ท่ีจะรับเข้ามาล่วงหนา้ อยา่ งนอ้ ย ๑๐ ปี โดยคำ� นวณจากปริมาณเอกสารทม่ี ี อายกุ ารจดั เก็บเอกสารประเภท
ท�ำลายในพ้นื ทท่ี �ำงาน
๔. ศนู ยเ์ กบ็ เอกสารควรเปน็ อาคารคอนกรตี แขง็ แรง พนื้ ทห่ี อ้ งเกบ็ เอกสารสามารถรองรบั
น้ำ� หนกั ได้ไม่นอ้ ยกว่า ๑,๕๐๐ กโิ ลกรมั ตอ่ ๑ ตารางเมตร
๕. ควรมีสิ่งอ�ำนวยความสะดวก และการรักษาความปลอดภัยส�ำหรับเอกสาร ตลอดจน
การป้องกนั อทุ กภยั และอคั คภี ัย
๖. ควรมีการควบคุมสภาพแวดล้อม เช่น ฝุ่นละออง แมลง ความร้อน ความช้ืน และ
แสงอาทิตย์
๗. การเตรียมการก�ำหนดระเบียบวิธีปฏิบัติการให้บริการ และการเข้าใช้เอกสารส�ำหรับ
หนว่ ยงานเจ้าของเอกสาร

< 58 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ขอบเขตการด�ำเนินงานของศูนย์เก็บเอกสาร
๑. รับฝากเอกสารกึ่งการใช้งานหรือพ้นการใช้งานที่ยังจ�ำเป็นต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
หรอื รอการตรวจสอบ
๒. เอกสารท่ีน�ำมาฝากเก็บท่ีศูนย์เก็บเอกสาร ยังคงถือว่าเป็นเอกสารของหน่วยงาน
ท่ีนำ� มาฝากเก็บ ซงึ่ ต้องปกปดิ เปน็ ความลบั และจำ� กดั การใช้เอกสารเฉพาะหน่วยงานเจ้าของเอกสารเทา่ นัน้
๓. การเกบ็ เอกสารใดเขา้ ไวใ้ นศนู ยเ์ กบ็ จะตอ้ งเปน็ ไปตามระเบยี บวา่ ดว้ ยการเกบ็ เอกสารเขา้ ไว้
ในศูนย์เก็บเอกสาร เช่น ต้องเป็นเอกสารชนิดใดหรือต้องมีอายุเท่าใด จะต้องบรรจุในกล่องหรือลัง
ขนาดมาตรฐาน และมีเคร่อื งหมายหรอื เลขกำ� กบั ตามระบบการจัดเก็บของศูนย์เก็บเอกสาร
๔. ตอ้ งมเี จ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบควบคมุ ในการจดั เก็บและใหบ้ ริการแก่ผมู้ าใช้เอกสาร
๕. ต้องมรี ะเบียบควบคมุ ในการจัดเกบ็ และการใช้บรกิ าร
๖. การเปิดบริการให้แก่ผู้มีหน้าที่เก่ียวข้องเข้าใช้เอกสาร อาจท�ำได้หลายวิธี เช่น ให้มาดู
ด้วยตนเอง ช่วยค้นหาและส่งไปให้ผู้ต้องการใช้โดยเจ้าหน้าท่ีของศูนย์เก็บเอกสาร หรือส่งไปทางไปรษณีย์
การทำ� ส�ำเนาให้และจดั ส่งไปให้ เปน็ ต้น
๗. เจ้าหน้าที่ของศูนย์เก็บเอกสารมีการส�ำรวจ รวบรวม และจัดท�ำรายการเอกสารท่ีฝาก
ศูนย์เก็บเอกสาร เมื่อถึงก�ำหนดระยะเวลาการฝากเก็บเอกสารควรจัดท�ำหนังสือแจ้งให้หน่วยงานเจ้าของ
เอกสารทราบ เพ่ือด�ำเนินการต่อไป


คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 59 >

< 60 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ แบบบญั ชีฝากหนงั สือ แบบท่ี ๒๓
(ตามระเบียบข้อ ๖๐)
วนั ที.่ ...............................................
บัญชีฝากหนังสอื ประจำ�ปี........................... แผ่นที่............................

กระทรวง / ทบวง..................................................................... หมายเหตุ
กรม...........................................................................................
กอง...........................................................................................

ขอฝากหนังสอื ไว้ทีก่ องจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ตามรายการข้างล่างนี้

ล�ำ ดับที่ รหสั แฟ้ม ที่ ลงวันท่ี เลขทะเบียนรับ เร่ือง

ลงช่อื ผ้ฝู าก........................................................ ลงชื่อผ้รู ับฝาก........................................................
(.......................................................) (.......................................................)
ตำ�แหนง่
������������������������������������������������������������ ตำ�แหนง่
�����������������������������������������������������������������

ภาพประกอบที่ ๑๐ แบบบญั ชฝี ากหนงั สือของสำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

พนื้ ท่ศี ูนยเ์ ก็บเอกสาร

การจดั ขนาดและพ้ืนท่ีศูนย์เก็บเอกสารข้ึนอยู่กับความจำ� เป็นในการใช้งานและปริมาณเอกสาร
ท่ีจะจัดเก็บ โดยจะต้องจัดเตรียมพื้นท่ีส�ำหรับรองรับการจัดเก็บเอกสารที่จะรับเข้ามาล่วงหน้าอย่างน้อย
๑๐ ปี โดยค�ำนวณจากปรมิ าณเอกสารทม่ี ี อายกุ ารจัดเกบ็ ประเภทท�ำลายในพื้นทีท่ �ำงาน
ศนู ยเ์ กบ็ เอกสารควรเปน็ อาคารคอนกรตี แขง็ แรง พน้ื ทหี่ อ้ งเกบ็ เอกสารสามารถรองรบั นำ�้ หนกั ได้
ไม่น้อยกว่า ๑,๕๐๐ กิโลกรัมต่อ ๑ ตารางเมตร และควรมีการควบคุมสภาพแวดล้อม เช่น ฝุ่นละออง
แมลงและสตั ว์ รวมท้ังมรี ะบบปอ้ งกันอัคคภี ยั
ศนู ยเ์ ก็บเอกสาร ควรมกี ารจดั สภาพแวดลอ้ มทีเ่ หมาะสมดงั นี้
๑. การป้องกันฝุ่น เพราะฝุ่นละอองช่วยให้เช้ือราเติบโตได้อย่างรวดเร็ว จึงจะต้องจัดระบบ
การปอ้ งกนั ฝนุ่ โดยการทำ� ความสะอาดอยา่ งถกู วธิ แี ละสมำ�่ เสมอ บรเิ วณหอ้ งเกบ็ เอกสารควรเปน็ พน้ื คอนกรตี
ทาสเี คลอื บเทา่ นนั้
๒. การก�ำจดั แมลงและสัตว์ เพราะแมลงสาบ ปลวก หนู นก เป็นตัวท�ำลายเอกสาร
๓. การปอ้ งกนั อทุ กภยั และอคั คภี ยั เพอ่ื ปอ้ งกนั นำ�้ พน้ื ทเี่ กบ็ เอกสารจดหมายเหตไุ มค่ วรตำ่� กวา่
พ้ืนดินเพ่ือป้องกันน้�ำซึมเข้ามา มีการวางระบบท่อประปาและท่อระบายน้�ำเสียที่ปลอดภัย และเพ่ือป้องกัน
อัคคีภัยฝาผนังและประตูควรมีความหนาและทนไฟได้อย่างน้อย ๒ ชั่วโมง มีการติดตั้งสัญญาณเตือนภัย
และเครอื่ งดบั เพลงิ อัตโนมัติ
การจัดเตรียมพื้นที่ส�ำหรับศูนย์เก็บเอกสารจะใช้มาตรฐานสากลในการค�ำนวณปริมาณเอกสาร
ทจ่ี ัดเกบ็ คือ เอกสารฝากศนู ย์เก็บเอกสารควรจะมีปรมิ าณ ๓๐% ของเอกสารใช้งาน

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 61 >

ช้นั เก็บเอกสาร ชน้ั เกบ็ กลอ่ งเอกสาร
แบบเลอื่ นหรอื ตเู้ ล่ือน แบบชั้นเปิดสงู ใชไ้ ด้
(Mobile shelving) หน้าเดยี วติดผนัง

ชัน้ เกบ็ กลอ่ งเอกสาร
แบบช้นั เปิดสูงใช้ได้
๒ หน้า

ตูท้ บึ สูงสำ�หรับ
เกบ็ อปุ กรณ์

ภาพประกอบที่ ๑๑ ตวั อย่างแผนผงั ศูนย์เกบ็ เอกสารขนาดเลก็
หมายเหตุ :
๑. พื้นทส่ี ามารถรองรับน�้ำหนักได้ ๑,๕๐๐ กิโลกรัม ต่อ ๑ ตารางเมตร
๒. พื้นทแ่ี บ่งออกเปน็ ๓ ส่วน คือ
๑) ห้องเกบ็ เอกสาร
๒) ห้องท�ำงาน
๓) ห้องบรกิ าร

< 62 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๗. การจัดการเอกสารทีส่ �ำคัญทสี่ ดุ
เอกสารที่ส�ำคัญที่สุดของหน่วยงาน (Vital Records) หมายถึง เอกสารที่ส�ำคัญ
มีความจ�ำเป็นที่สุดต่อการปฏิบัติงานและการบริหารหน่วยงาน ซึ่งหากไม่มีหรือช�ำรุดสูญหายจะมีผล
ท�ำให้หน่วยงานไม่สามารถด�ำเนินงานต่อไปได้ รวมทั้งเป็นเอกสารท่ีปกป้องทรัพย์สินและผลประโยชน์
ของหน่วยงาน บุคลากร และผู้ท่ีเกี่ยวข้อง การจัดการเอกสารที่ส�ำคัญที่สุดจึงเป็นกิจกรรมหนึ่งท่ีหน่วยงาน
ตอ้ งดำ� เนินการ กระบวนการจัดการเอกสารทีส่ �ำคัญท่ีสุดมดี งั น้ี
๗.๑ กำ� หนดประเภทเอกสารท่ีส�ำคญั ท่ีสดุ
เน่ืองจากเอกสารภายในหน่วยงานท้ังหมดไม่ใช่เป็นเอกสารที่ส�ำคัญที่สุด โดยท่ัวไป
แต่ละหน่วยงานจะมีเอกสารที่ส�ำคัญท่ีสุดไม่เกินร้อยละ ๑๐ ของเอกสารทั้งหมด ดังนั้นแต่ละหน่วยงาน
ตอ้ งมกี ารวเิ คราะหแ์ ละระบวุ า่ อะไรเปน็ เอกสารทสี่ ำ� คญั ทสี่ ดุ ซง่ึ มที ง้ั เอกสารทอี่ ยรู่ ะหวา่ งการใชง้ านและเอกสาร
ทพ่ี น้ การใช้งานแลว้ เช่น
- เอกสารทางบัญชี เช่น บัญชีแยกประเภทต่าง ๆ บัญชีการจัดเก็บรายได้และ
หลักฐานส่งิ ของท่มี ีคา่ และหนี้สิน
- เอกสารเก่ียวกับบญั ชีเงินเดือนและเอกสารของบคุ ลากร
- หนังสือสญั ญาและข้อตกลง
- โฉนดทดี่ นิ และการจำ� นอง
- สิทธบิ ัตรและเครือ่ งหมายการค้า
- เอกสารเก่ยี วกับบรษิ ทั และผูถ้ อื หุน้
- เอกสารเกีย่ วกบั งานวจิ ยั และการพัฒนาองคก์ ร
๗.๒ กำ� หนดวิธปี ้องกัน
หลังจากที่สามารถก�ำหนดว่าเอกสารที่ส�ำคัญที่สุดของหน่วยงานคือเอกสารอะไร
จะต้องก�ำหนดวิธีป้องกันเอกสารน้ันให้ถูกต้องเหมาะสม ได้แก่ ๑) การท�ำส�ำเนาและแยกเก็บไว้ต่างหาก
จากเอกสารต้นฉบับ ๒) จัดเก็บเอกสารในพ้ืนที่ทนไฟและใช้วัสดุจัดเก็บที่ปลอดภัย ๓) เก็บไว้ในพื้นท่ีไกล
จากส�ำนักงาน
๗.๓ กำ� หนดวิธีการดำ� เนินงาน
หน่วยงานจะต้องก�ำหนดวิธีการด�ำเนินงานเอกสารท่ีส�ำคัญท่ีสุดให้ไว้ชัดเจน
และจัดท�ำเป็นลายลักษณ์อักษร โดยมีเนื้อหาครอบคลุมต้ังแต่ผู้รับผิดชอบ ระบบการบริหารจัดการข้อมูล
หรือรายการข้อมูลที่ส�ำคัญของเอกสารท่ีส�ำคัญที่สุด ท่ีต้องน�ำมาบันทึกในทะเบียน หรือระบบควบคุมและ
ตรวจสอบแนวปฏิบัติส�ำหรับเอกสารท่ีส�ำคัญท่ีสุดที่ก�ำหนดข้ึนใหม่ แนวปฏิบัติในการโอนย้ายและการท�ำ
ส�ำเนาเอกสาร
๘. การอบรมและให้ความรดู้ า้ นการจดั การเอกสาร
เพ่ือให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ หน่วยงานควรจัดการฝึกอบรม
ให้ความรู้แก่ผู้บริหารและบุคลากรในองค์กร โดยมีหัวข้อท่ีเก่ียวข้องกับการให้ความรู้ในการจัดการเอกสาร
ขององคก์ ร เชน่

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 63 >

ผบู้ ริหาร หวั ข้อ วัตถุประสงค์
ระบบการจดั การเอกสารขององคก์ ร เพือ่ ให้ผูบ้ รหิ ารได้มคี วามเขา้ ใจถงึ ความสำ�คัญ
แนวทางและระยะเวลา และประโยชนก์ ารจดั การเอกสารในองคก์ ร
นำ�เสนอแนวทางการจดั การเอกสารใหก้ บั ผลทคี่ าดวา่ จะไดร้ ับ
ผู้บรหิ ารในโอกาสตา่ ง ๆ เชน่ การประชมุ ผบู้ รหิ ารให้การสนับสนนุ และสง่ เสริมให้
ผบู้ ริหารระดับสูง การประชมุ ผู้บริหาร หน่วยงานมกี ารจัดการเอกสารตามนโยบาย
ภายในส่วนงาน ประมาณ ๓๐ นาที ระเบียบ และวิธีปฏิบตั ิ

ผู้ปฏบิ ัตงิ าน หวั ข้อ วัตถปุ ระสงค์
เอกสาร ระบบการจัดการเอกสารและการบรหิ ารงาน เพอื่ ใหผ้ ู้ปฏิบัตงิ านเอกสารในทุกสว่ นงาน
จดหมายเหตขุ ององค์กรสำ�หรบั ผู้ปฏบิ ัตงิ าน ได้มีความรู้ ความเข้าใจระบบการจดั การเอกสาร
เอกสาร ของหนว่ ยงาน รวมทั้งตระหนกั ถงึ ความสำ�คัญ
และประโยชนข์ องการจดั การเอกสารที่ดี
แนวทางและระยะเวลา
จดั อบรมเชิงปฏบิ ตั ิการ (workshop) ผลที่คาดวา่ จะไดร้ ับ
เกย่ี วกับแนวทาง ระเบียบ วิธปี ฏบิ ตั ิงาน ผปู้ ฏบิ ัติงานเอกสารสามารถนำ�แนวทาง
เอกสาร รวมท้งั บทบาทและหนา้ ท่ี ระเบียบ และวธิ ปี ฏบิ ตั ิงานเอกสารไปใช้
ของผู้รับผดิ ชอบงานเอกสารและผู้ที่ ในการจดั เก็บและดูแลเอกสาร
เก่ียวขอ้ ง โดยใชเ้ วลาประมาณ ๒ วนั

เจา้ หน้าท่ี หัวขอ้ วัตถุประสงค์
ระบบการจัดการเอกสารสำ�หรับเจ้าหน้าท่ี เพอื่ ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ที ุกคนได้มีความเข้าใจและ
แนวทางและระยะเวลา ตระหนกั ถงึ ความสำ�คัญและประโยชน์
จดั บรรยาย โดยใชเ้ วลาคร้งั ละประมาณ ของการจดั การเอกสาร
๑.๓๐ ชม. ผลทคี่ าดว่าจะได้รบั
เจา้ หนา้ ทใี่ ห้ความรว่ มมอื จดั การเอกสาร
ตามนโยบาย ระเบยี บ และวิธีปฏิบัตงิ าน
เอกสารขององค์กร

< 64 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๙. ระเบยี บ คู่มอื การปฏบิ ตั ิงานเอกสาร
หนว่ ยงานควรมกี ารจดั ทำ� ระเบยี บ คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ านการจดั การเอกสารทเี่ ปน็ ลายลกั ษณ์
เพอ่ื ใหห้ นว่ ยงานในสงั กดั หรอื ผทู้ เี่ กย่ี วขอ้ งและผรู้ บั ผดิ ชอบใชเ้ ปน็ แนวปฏบิ ตั ิ เพอื่ ใหก้ ารดำ� เนนิ งานการจดั การ
เอกสารไดถ้ กู ตอ้ งเหมาะสมตอ่ เน่อื ง และมีมาตรฐานเดียวกัน เป็นการลดเนอ้ื ที่อปุ กรณ์ในการจัดเกบ็ เอกสาร
แบ่งเบาภาระหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ในการจัดเก็บและดูแลรักษาเอกสารเท่าท่ีจ�ำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน
เท่านั้น
ปัจจบุ ันระเบียบและคมู่ ือการปฏิบัติงานเอกสารสามารถจำ� แนกได้ ๒ ระดบั คอื
๑. ระดับหน่วยงาน เป็นการก�ำหนดโดยหน่วยงานหรือองค์กรแต่ละองค์กร
และอาจจัดท�ำในลักษณะคู่มือหรือแนวทางปฏิบัติงาน เช่น คู่มือการจัดระบบข้อมูลของต�ำรวจภูธรภาค ๑
คู่มือก�ำหนดอายุเอกสารการเคหะแห่งชาติ ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของส�ำนักหอจดหมายเหตุ
แหง่ ชาติ
๒. ระดับชาติ เป็นการก�ำหนดโดยหน่วยงานท่ีรับผิดชอบในการควบคุม ดูแลก�ำกับ
การจัดการเอกสารทั้งหมดของประเทศ และบังคับใช้ในทุกหน่วยงาน เช่น พระราชบัญญัติจดหมายเหตุ
แห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๕๖ พระราชบัญญตั ขิ อ้ มลู ข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ระเบียบสำ� นักนายกรฐั มนตรี
ว่าดว้ ยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 65 >



บทท่ี ๓

การจดั ท�ำ ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารขององคก์ ร

แนวคิดในการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารขององค์กรมีกิจกรรมท่ีส�ำคัญกิจกรรมหน่ึง
คือ การวางแผนประเมินคุณค่าและก�ำจัดเอกสาร (Appraisal and Disposition Plan) ซึ่งต้องใช้
ความร่วมมือจากบุคลากรในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กรในการจัดท�ำ “หมวดหมู่จัดเก็บเอกสาร”
และ “ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร” ขององค์กร ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ส�ำคัญที่ท�ำให้การจัดการเอกสาร
มปี ระสทิ ธิภาพ เพราะจะช่วยให้การจดั เก็บเอกสารเปน็ มาตรฐานเดียวกันทง้ั หน่วยงาน เอกสารเรื่องเดยี วกนั
จะถูกจัดเก็บไว้ด้วยกัน เอกสารมีอายุการเก็บตามความจ�ำเป็นในการใช้งาน เหมาะสมกับบทบาท ภารกิจ
หน้าท่ีและความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงาน และสอดคล้องกับกฎหมาย ระเบียบ ค�ำส่ังท่ีเกี่ยวข้องกับ
การปฏิบัติงาน

ความหมายและความส�ำคัญของตารางก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร

มาตรฐานการจัดการเอกสาร ISO 15489 ให้ความหมายของตารางก�ำหนดอายุการเก็บ
เอกสารว่า “ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารหรือตารางก�ำหนดระยะเวลาการก�ำจัดเอกสาร”
(records retention or disposal schedule) เปน็ เคร่อื งมอื หลกั ในระบบการจัดการเอกสารของหนว่ ยงาน
โดยจะระบุวา่ เอกสารใดควรจดั เก็บ และจัดเกบ็ เป็นระยะเวลาเท่าใดจึงจะท�ำลาย หรือเกบ็ รักษาไว้ตลอดไป”
ดงั นน้ั เพอ่ื ใหก้ ารจดั การเอกสารเปน็ มาตรฐานเดยี วกนั ทง้ั องคก์ ร หนว่ ยงานจงึ ควรมกี ารกำ� หนด
อายกุ ารเกบ็ เอกสารในทกุ ภารกิจไวเ้ ป็นลายลักษณอ์ ักษรอย่างชัดเจน
ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กรมีความส�ำคัญต่อการด�ำเนินงานของ
หน่วยงานต่าง ๆ ดังน้ี
๑. ท�ำให้การด�ำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างต่อเน่ืองและมีประสิทธิภาพ
เพราะมกี ารจดั การเอกสารซง่ึ เปน็ องคค์ วามรู้ (Knowledge) ทรพั ยส์ นิ (asset) และความทรงจำ� (corporate
memory) ของหน่วยงานไว้อย่างเป็นระบบ ไม่สูญหาย และสามารถน�ำมาใช้ในการบริหารและปฏิบัติงาน
ของผ้บู รหิ ารและบคุ ลากรไดต้ รงความต้องการและทนั เวลา
๒. ท�ำให้การจัดเก็บเอกสารขององค์กรเป็นไปตามข้อก�ำหนดของกฎหมาย ระเบียบ
ข้อบังคับตา่ ง ๆ ทีก่ �ำหนดให้หน่วยงานตอ้ งเก็บรกั ษาเอกสารบางประเภทไว้เพื่อเป็นพยานหลักฐานท่ีน�ำมาใช้
อา้ งองิ ทางกฎหมาย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 67 >

๓. ทำ� ใหก้ ารจัดการเอกสารขององค์กรเปน็ ไปอยา่ งมรี ะบบท้ังการจดั เกบ็ และการท�ำลาย

๔. เปน็ เครอื่ งมอื ในการตดั สนิ ใจพจิ ารณาวา่ เอกสารใดควรจดั เกบ็ ไวต้ ลอดไปหรอื เอกสารใด
สามารถท�ำลายได้ตามระยะเวลาท่ีก�ำหนด

๕. ชว่ ยลดภาระขององคก์ รในการจัดหาสถานท่จี ัดเกบ็ และค่าใช้จา่ ยในการดแู ลเอกสาร

ผู้รับผดิ ชอบในการประเมินคณุ คา่ เอกสารและก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร

การประเมินคุณค่าเอกสารและก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร รวมท้ังการศึกษาวิเคราะห์ข้อมูล
จัดท�ำหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารควรด�ำเนินการโดยการจัดต้ังเป็น “คณะกรรมการหรือคณะท�ำงาน
ประเมนิ คณุ คา่ และกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร” ทำ� หนา้ ทพ่ี จิ ารณาประเมนิ คณุ คา่ กำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร
และให้ความเห็นในการจัดท�ำหมวดหมู่เอกสาร เพื่อให้ได้หมวดหมู่จัดเก็บเอกสารและตารางก�ำหนดอายุ
การเก็บเอกสารขององค์กรที่เป็นมาตรฐาน เหมาะสมกับบทบาทและภารกิจหน้าที่และความรับผิดชอบ
ของแตล่ ะหนว่ ยงาน ซงึ่ สามารถนำ� มาใชเ้ ปน็ คมู่ อื ในการจดั เกบ็ เอกสารและเปน็ แนวทางการพจิ ารณาระยะเวลา
การจัดเก็บเอกสารในส่วนงานก่อนท่ีจะส่งเอกสารท่ีไม่มีคุณค่าไปท�ำลาย หรือโอนย้ายเอกสารที่มีคุณค่า
ไปเกบ็ รกั ษาอยา่ งมคี ณุ คา่ ในหอจดหมายเหตตุ อ่ ไป

๑. องคป์ ระกอบคณะกรรมการพิจารณาประเมนิ คุณคา่ และก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร
คณะกรรมการพิจารณาประเมินคุณค่าและก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารควรประกอบด้วย
ผแู้ ทนสว่ นงานเจ้าของเอกสาร ส่วนงานที่เก่ยี วขอ้ งกับการจดั การเอกสารและผเู้ ช่ยี วชาญในสาขาต่าง ๆ เชน่
นักกฎหมาย นักบัญชี นักวิจัยหรือนักจดหมายเหตุ เพ่ือร่วมกันพัฒนาตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
และหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารขององค์กร  โดยมีองค์ประกอบคณะกรรมการและหน้าที่ความรับผิดชอบ
ดังนี้

องคป์ ระกอบคณะกรรมการ ความรบั ผดิ ชอบ

• ผแู้ ทนสว่ นงานเจา้ ของเอกสาร ๑. รว่ มศึกษาวิเคราะห์ภารกจิ กฎ ระเบยี บทเี่ กยี่ วขอ้ งกบั
การปฏบิ ัติงานและดำ�เนินการสำ�รวจเอกสารของส่วนงาน

๒. ประเมินคณุ ค่าเอกสารของสว่ นงานของตนว่า เอกสารใด
สมควรจะเกบ็ รักษาไว้เพือ่ ใช้งานเปน็ ระยะเวลานานเทา่ ใด

โดยคำ�นึงถงึ ความต้องการใช้งานท้งั ปัจจุบันและอนาคต
และเสนอแนะกำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารน้นั เพอ่ื พจิ ารณา

• นกั กฎหมาย ๑. ให้ความเห็นเกย่ี วกับหมวดหมู่จัดเกบ็ เอกสารขององค์กร
๒. ประเมินคณุ คา่ และพิจารณากำ�หนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสาร

เพอื่ ใช้เปน็ หลกั ฐานอา้ งองิ ทางกฎหมาย

< 68 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

• นักบญั ชี ๑. ให้ความเหน็ เกยี่ วกบั หมวดหมู่จัดเกบ็ เอกสารขององคก์ ร
• นักจดหมายเหตุ ๒. ประเมินคุณค่าและพจิ ารณากำ�หนดระยะเวลาจดั เกบ็ เอกสาร
• นกั จัดการเอกสาร
เพอื่ ใช้เป็นหลักฐานทางการเงนิ

๑. ใหค้ วามเหน็ เกย่ี วกับหมวดหมู่จัดเกบ็ เอกสารขององค์กร
๒. ประเมินคุณค่าทเี่ ป็นหลกั ฐานแสดงประวตั ิ พฒั นาการ
นโยบาย การดำ�เนินงาน และข้อเทจ็ จรงิ ท่เี ป็นหลักฐาน
การดำ�เนินงาน

๑. ศกึ ษาวเิ คราะห์ภารกจิ กฎ ระเบยี บขององคก์ ร สมั ภาษณ์
ผู้ทป่ี ฏบิ ัติงานในกิจกรรมตา่ ง ๆ และดำ�เนนิ การสำ�รวจเอกสาร

ของหน่วยงาน
๒. ออกแบบและจดั ทำ�หมวดหมู่จัดเกบ็ เอกสาร
๓. จดั ทำ�ตารางกำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร
๔. เปน็ เลขานุการคณะกรรมการพจิ ารณาประเมินคณุ ค่าและ

กำ�หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร

๒. อ�ำนาจหน้าทีค่ ณะกรรมการพิจารณาประเมนิ คณุ ค่าและก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร
คณะกรรมการพิจารณาประเมินคุณค่าและก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร ควรมีอ�ำนาจหน้าท่ี
รับผิดชอบ ดงั นี้
๑. ศึกษา วิเคราะห์ และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับภารกิจ ขั้นตอนปฏิบัติงานในกิจกรรมต่าง ๆ
รวมทั้งกฎหมาย ค�ำสงั่ ระเบียบที่เกีย่ วขอ้ งกับการดำ� เนนิ งานขององค์กร
๒. สำ� รวจเอกสารของสว่ นงานตา่ ง ๆ
๓. กำ� หนดหลกั เกณฑป์ ระเภทของเอกสารทที่ �ำลายได้ และเอกสารมคี ณุ คา่ ทท่ี �ำลายไมไ่ ด้
๔. พิจารณาประเมินคณุ คา่ และก�ำหนดอายกุ ารเก็บเอกสาร
๕. จดั ท�ำตารางก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารและหมวดหมู่จดั เก็บเอกสารขององค์กร
๖. ทบทวนและปรับปรุงตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารและหมวดหมู่จัดเก็บเอกสาร
ขององค์กรให้เหมาะสมกับบทบาทและภารกิจหน้าท่ีขององค์กร และสอดคล้องกับกฎหมาย ระเบียบ
คำ� สั่งท่ีเกี่ยวขอ้ งกับการปฏบิ ัตงิ าน
๗. ให้คำ� ปรึกษาแกห่ น่วยงานต่าง ๆ เก่ียวกับการประเมินคณุ คา่ และก�ำหนดอายุการเก็บ
เอกสาร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 69 >

ข้ันตอนการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารและหมวดหมจู่ ัดเกบ็ เอกสาร

การจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารและหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารเป็นกิจกรรมท่ีต้อง
วางแผนไวล้ ว่ งหนา้ และดำ� เนนิ การไปพรอ้ มๆ กนั โดยมกี จิ กรรมทสี่ ำ� คญั คอื การศกึ ษาวเิ คราะหภ์ ารกจิ องคก์ ร
การสำ� รวจเอกสาร การออกแบบหมวดหมจู่ ดั เกบ็ เอกสาร การตดั สนิ ใจกำ� หนดระยะเวลาการจดั เกบ็ เอกสาร
การจดั ทำ� ตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร จนถงึ การนำ� ออกใชง้ าน และการประเมนิ ผลการใชเ้ พอ่ื ปรบั ปรงุ
ใหเ้ หมาะสมกบั องค์กร ดังภาพประกอบท่ี ๑๒

๑. ศึกษาวิเคราะห์ ๒. จดั ท�ำ รา่ ง ๓. ประเมินคณุ ค่า ๔. จัดทำ�ร่างตาราง ๕. น�ำ ออกใช้งาน ๖. ประเมินและ
รวบรวมขอ้ มลู หมวดหมู่ และกำ�หนดอายุ กำ�หนดอายุ - เสนอผบู้ รหิ าร ปรบั ปรงุ
- ภารกิจองค์กร จัดเกบ็ เอกสาร การเกบ็ เอกสาร การเก็บเอกสาร ตารางกำ�หนด
สูงสุดลงนาม
- กฎหมาย อายกุ ารเกบ็
และประกาศใช้
- สำ�รวจเอกสาร เอกสาร
- ฝกึ อบรม

ภาพประกอบท่ี ๑๒ ขน้ั ตอนการจดั ท�ำตารางก�ำหนดอายกุ ารเก็บเอกสารและหมวดหมจู่ ัดเกบ็ เอกสาร

< 70 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๑. การศกึ ษา วิเคราะหภ์ ารกิจขององค์กร (Analyze Functional Process)
การวิเคราะห์ภารกิจขององค์กร (Analyze Functional Process) เป็นกิจกรรมที่ส�ำคัญ
ในการจัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร เนื่องจากการศึกษาและท�ำความเข้าใจภารกิจหน้าที่
ความรบั ผดิ ชอบขององคก์ ร รวมทงั้ ความสมั พนั ธข์ องภารกจิ จะทำ� ใหท้ ราบขอ้ มลู อยา่ งชดั เจนวา่ แตล่ ะภารกจิ
การด�ำเนินงานของหน่วยงานมี ๑) เอกสารใดบ้างท่ีควรจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานในการด�ำเนินงาน
๒) ควรจัดเก็บเอกสารเป็นระยะเวลาเพียงใดเพ่ือสนับสนุนการด�ำเนินงานตามกฎหมายที่ก�ำหนดหรือ
ตามความจ�ำเป็นในการใช้งาน ๓) ได้ทราบสิทธิการเข้าถึงหรือการใช้งานเอกสาร และ ๔) หน่วยงานใด
เปน็ ผรู้ บั ผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารนัน้

การวิเคราะหภ์ ารกิจ กิจกรรม และขนั้ ตอนการด�ำเนินงานขององค์กร (Analyze Functional
Process) เป็นการจ�ำแนกเอกสารของกลุ่มงานต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่ตามภารกิจที่รับผิดชอบ ซ่ึงได้จาก
การวิเคราะห์กระบวนการท�ำงาน (Analysis of Business Processes) อย่างเป็นข้ันตอน
(FAT : Functions -Activities - Transactions) ตามภาพประกอบที่ ๑๓ การวเิ คราะห์ภารกจิ เพอ่ื ก�ำหนด
หมวดหมูแ่ ละอายุการเกบ็ เอกสาร
Transactions
งานท่ปี ฏบิ ัติในแตล่ ะ
กระบวนการทำ�งานประจำ�
Functions
ภารกิจ หน้าท่แี ละ
ความรับผดิ ชอบขององค์กร

การด�ำ เนินงาน ๑

กิจกรรมย่อย ๒

การด�ำ เนนิ งาน ๒

ภารกจิ ๑

Activities กิจกรรมย่อย ๒ การดำ�เนนิ งาน ๑
กระบวนการทำ�งาน การด�ำ เนินงาน ๒
ยุทธศาสตร์องคก์ ร
ท่ที ำ�ประจำ� การด�ำ เนินงาน ๑
การดำ�เนินงาน ๒
ภารกิจ ๒ กิจกรรมยอ่ ย ๑
กิจกรรมย่อย ๒

ภาพประกอบที่ ๑๓ การวิเคราะห์ภารกจิ เพื่อก�ำหนดหมวดหมแู่ ละอายุการเกบ็ เอกสาร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 71 >

การศึกษา วเิ คราะห์ภารกิจ กจิ กรรม และการด�ำเนินงานของหน่วยงาน มีขนั้ ตอนดงั ต่อไปน้ี
ศึกษาบทบาท ภารกิจ หนา้ ท่ี

สัมภาษณ์ผทู้ ี่เกี่ยวข้อง

วิเคราะห์ข้อมลู

จดั ท�ำ แผนภมู ภิ ารกจิ กิจกรรม
และการด�ำ เนนิ งานขององคก์ ร

ข้นั ตอนที่ ๑ ศกึ ษาและรวบรวมข้อมลู
ศึกษาบทบาท ภารกิจหน้าท่ี และความรับผิดชอบขององค์กรจาก ๑) เอกสารที่เกี่ยวข้อง
กับการด�ำเนินงาน เช่น กฎหมายเกี่ยวกับการก่อตั้งและก�ำหนดภารกิจของหน่วยงาน แผนยุทธศาสตร์
การด�ำเนินงาน ภาพการแบ่งส่วนงาน รายงานประจ�ำปี เป็นต้น และ ๒) สัมภาษณ์บุคคลที่ปฏิบัติงาน
หรือรบั ผดิ ชอบในการด�ำเนนิ งานกจิ กรรมน้ัน
การศึกษาเอกสารและการสัมภาษณ์ผู้ท่ีมีความเข้าใจในการด�ำเนินงานและข้ันตอน
การปฏบิ ตั งิ านในแตล่ ะกจิ กรรมจะทำ� ใหไ้ ดข้ อ้ มลู เกยี่ วกบั ภารกจิ กจิ กรรม ขนั้ ตอนการดำ� เนนิ งาน กฎระเบยี บ
ทใี่ ช้ในการปฏิบตั งิ าน สิทธิการเข้าถึงหรือการใชง้ านเอกสาร รวมท้ังเอกสารท่ีใชใ้ นแต่ละงาน
ข้ันตอนท่ี ๒ วเิ คราะห์ข้อมูล
ท�ำความเข้าใจในวัตถุประสงค์และการด�ำเนินงานขององค์กรจากข้อมูลที่รวบรวมจาก
การศึกษาเอกสารและการสัมภาษณ์ผู้ที่เก่ียวข้อง แล้วน�ำภารกิจหลักและกิจกรรมมาจ�ำแนกพร้อมท้ังระบุ
ข้ันตอนการท�ำงานแต่ละกิจกรรมอย่างกว้าง ๆ โดยก�ำหนดช่ือภารกิจ กิจกรรม หรือขั้นตอนงาน จัดท�ำ
คำ� อธิบายขอบเขตงานและระบเุ อกสารทเี่ กดิ ขึ้นจากการด�ำเนนิ งานแตล่ ะขัน้ ตอน
ข้นั ตอนที่ ๓ จดั ทำ� ภาพภารกิจ กจิ กรรม และขั้นตอนการด�ำเนินงาน
จดั ทำ� ภาพแสดงความสมั พนั ธข์ องภารกจิ กจิ กรรม และขนั้ ตอนงานแตล่ ะงานเปน็ กจิ กรรม
ลดหล่ันกันลงไป โดยเร่ิมจากภารกิจหลัก กิจกรรม และข้ันตอนงานแต่ละงาน เพื่อให้ได้โครงสร้างกิจกรรม
การด�ำเนินงานตามภารกิจขององค์กร ตามภาพประกอบท่ี ๑๔ การวิเคราะห์จ�ำแนกภารกิจกลุ่มการเงิน
และงบประมาณ

< 72 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

Functions Activities Transactions
ภารกิจ หน้าที่และ กระบวนการทำ�งาน งานที่ปฏบิ ัติในแตล่ ะ
ความรบั ผดิ ชอบ กระบวนการทำ�งานประจำ�
ทีท่ ำ�ประจำ�
การเงินและ การจดั ท�ำ รายงานบัญชี
งบประมาณ การเงนิ และ และงบประมาณ
งบประมาณ การเงนิ และ
การจดั ท�ำ รายงานบัญชี งบประมาณ
และงบประมาณ
การเงินและ
งบประมาณ

การแบง่ ระดบั ความลึกของแตล่ ะภารกจิ ไม่เกิน ๒ ระดบั

ภาพประกอบท่ี ๑๔ การวเิ คราะห์จำ� แนกภารกจิ กลมุ่ การเงินและงบประมาณ

๒. การส�ำรวจเอกสารและข้อมลู (Records survey or inventory)
การสำ� รวจเอกสารหรอื การรวบรวมรายชอื่ เอกสาร คอื การรวบรวมขอ้ มลู เกย่ี วกบั เอกสาร
ที่อยู่ในระบบงานสารบรรณขององค์กรหรือหน่วยงาน ด้วยวัตถุประสงค์เพื่อจะได้ทราบกิจกรรมขององค์กร
หรอื หนว่ ยงานและเอกสารทเ่ี กิดจากกจิ กรรมดังกล่าวเหล่าน้นั เพอ่ื น�ำมาใชใ้ นการออกแบบระบบการจัดเกบ็
เอกสารท่ีสอดคล้องกับสถานการณ์และสภาพการณ์ที่เป็นจริง จัดท�ำตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร รวม
ถึงก�ำหนดระบบการสงวนรักษาและการรักษาความปลอดภัยแก่เอกสาร โดยจะพิจารณาร่วมกับข้อมูล
ทไ่ี ด้จากการศึกษาวิเคราะห์ภารกจิ กระบวนการท�ำงาน และขัน้ ตอนการปฏิบตั ิงานของหนว่ ยงาน
การสำ� รวจเอกสารเปน็ กจิ กรรมทตี่ อ้ งไดร้ บั ความรว่ มมอื จากทกุ คนในหนว่ ยงานทำ� งานรว่ ม
กนั ระหวา่ งผู้ท่ีมีหนา้ ทจ่ี ดั เกบ็ เอกสารกบั ผ้ทู ร่ี บั ผดิ ชอบจดั ท�ำตารางกำ� หนดอายกุ ารเก็บเอกสารขององค์กร
กจิ กรรมและประเดน็ ส�ำคัญในการด�ำเนินการสำ� รวจเอกสารท่ีควรพิจารณามดี ังนี้

๑. ผู้รบั ผดิ ชอบ ๒. ส่ิงทต่ี ้องการ ๓. วิธเี ก็บรวบรวม ๔. เคร่อื งมอื ทใ่ี ช้ ๕. การวเิ คราะห์
ในการส�ำ รวจ ส�ำ รวจ ขอ้ มูล ในการสำ�รวจ ข้อมูลและ
เอกสาร เอกสาร จัดท�ำ รายงาน
การส�ำ รวจ

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 73 >

๑. ผ้รู ับผิดชอบในการ อาจแต่งต้ังเป็นคณะกรรมการ หรือมอบหมายให้บุคคลของหน่วยงาน
ส�ำ รวจเอกสาร หรือใหห้ นว่ ยงานภายนอกดำ� เนนิ การส�ำรวจเอกสาร
๒. สิ่งท่ตี อ้ งสำ�รวจ
ครอบคลุมเอกสารทุกประเภทท่ีใช้ในการด�ำเนินงานของหน่วยงานต้ังแต่
๓. วธิ ีการเกบ็ รวบรวม เอกสารระหว่างการใช้งาน เอกสารก่ึงระยะการใช้งาน และเอกสารพ้นระยะ
ข้อมลู การใช้งาน ท้ังที่เปน็ ประเภทแฟม้ เรอื่ งตา่ ง ๆ แบบฟอรม์ ทะเบยี น รายงาน สถติ ิ
คมู่ อื ปฏบิ ตั งิ าน คำ� สงั่ ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั แบบแปลน ภาพถา่ ย เทปเสยี ง บตั รเชญิ
๔. เครื่องมอื ที่ใชใ้ น บัตรอวยพร โปสเตอร์ ท้ังที่จัดเก็บเป็นกระดาษหรือในไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
การส�ำ รวจเอกสาร รวมทง้ั แผ่นเกบ็ ข้อมลู ท้งั ซีดี ดีวดี ี ฯลฯ

ด�ำเนินการได้หลายวิธี เช่น ส่งแบบสอบถามให้ผู้รับผิดชอบกรอกข้อมูล หรือ
ส่งผู้ส�ำรวจออกไปส�ำรวจและเก็บรวบรวมข้อมูล หรือหารือร่วมกันระหว่าง
ผู้ท่ีเก่ียวข้องกับการจัดการเอกสาร เพื่อร่วมกันให้ข้อมูลเก่ียวกับเอกสารท่ี
หน่วยงานตนเองจดั เกบ็ และดูแลรกั ษา

ทน่ี ยิ มใชใ้ นการสำ� รวจเอกสารคอื “แบบสำ� รวจเอกสาร” หรอื “แบบบนั ทกึ ขอ้ มลู
เอกสาร” โดยมีหัวขอ้ ทีค่ รอบคลมุ ข้อมูลท่จี ำ� เปน็ ต้องเกบ็ รวบรวม ดงั น้ี
๑) ข้อมูลเก่ียวกับหน่วยงานท่ีจัดเก็บดูแลรักษาเอกสาร เช่น ชื่อหน่วยงาน

ชื่อผู้รบั ผิดชอบ หมายเลขโทรศัพท์ทตี่ ดิ ตอ่ ได้
๒) ขอ้ มลู เกยี่ วกบั เอกสาร เชน่ ชอื่ แฟม้ เอกสาร วตั ถปุ ระสงคแ์ ละการใชป้ ระโยชน์

ของเอกสาร ลักษณะของเอกสาร (กระดาษ ไมโครฟิล์ม ส่ือคอมพิวเตอร์)
ค�ำอธิบายเน้ือหาของเอกสารคุณค่าของเอกสาร ระยะเวลาที่ครอบคลุม
(พ.ศ. ใด ถึง พ.ศ. ใด) จ�ำนวน / ปริมาณ (จ�ำนวนแฟ้ม จ�ำนวนตู้ ฯลฯ)
ขนาดของเอกสาร ลักษณะอื่น ๆ หรือสภาพของเอกสารที่สามารถมองเห็น
และระบุได้ เชน่ เป็นตน้ ฉบับหรือฉบับสำ� เนา
๓) ขอ้ มลู เกย่ี วกบั การจดั การ / การจดั เกบ็ เอกสาร เชน่ รหสั แฟม้ เอกสารหวั เรอ่ื ง
หรือชื่อกลุ่มจัดเก็บแฟ้มเอกสาร ค�ำอธิบายลักษณะ และสภาพของวัสดุ
และครุภัณฑ์ ที่เก็บเอกสาร พ้ืนท่ีจัดเก็บ อธิบายระบบการจัดเก็บและ
จัดเรียง
๔) ขอ้ มลู เกย่ี วกบั การใชเ้ อกสาร เชน่ ความถใี่ นการใชเ้ อกสาร เงอ่ื นไข / ขอ้ จำ� กดั
ในการใช้เอกสาร ความต้องการใช้เอกสารหรือประโยชน์ของเอกสาร
อายุการจัดเก็บเอกสาร กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ แนวปฏิบัติท่ีก�ำหนดให้เป็น
หลกั เกณฑ์การเก็บรกั ษาเอกสารนัน้ ๆ
๕) ข้อมูลอ่ืน ๆ เช่น ข้อมูลเก่ียวกับส�ำเนาเอกสารท่ีเก็บอยู่ท่ีอ่ืนความเช่ือมโยง
ของเอกสารเร่อื งนั้นกับเอกสารชดุ อน่ื ๆ

< 74 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๕. การวิเคราะหข์ ้อมูล โดยประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบส�ำรวจเอกสารทั้งหมดแล้วน�ำเสนอ
และจดั ท�ำ รายงาน เป็นรายงานในรูปเอกสาร เอกสารรายงานผลการส�ำรวจเอกสารของหน่วยงาน
การสำ�รวจ ควรจัดท�ำและพิมพ์เป็นเล่มโดยมีข้อมูลท่ีเป็นข้อเท็จจริงและข้อมูลที่เป็น
ข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะในลักษณะการวิเคราะห์ท่ีมีหลักการและ
สมเหตุสมผล และเป็นรายงานท่ีมีข้อมูลเพียงพอที่สามารถน�ำไปใช้ประโยชน์
ในการจัดทำ� ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของหนว่ ยงานตอ่ ไป

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 75 >

เลขท่ีแฟ้ม (ตัวยอ่ ส่วนงาน + no.)………………….. ๒. ผูส้ ำ�รวจ
วนั ทส่ี ำ�รวจ
๑. ช่อื หน่วยงาน
ผู้ตดิ ตอ่ / โทร. ๔. ระยะเวลาของเอกสาร
■ ตอ่ เนอื่ ง : พ.ศ. ..................... ถึง พ.ศ. .....................
๓. ชอื่ แฟ้มเอกสาร ■ ไมต่ อ่ เนื่อง : พ.ศ. ๒๕๕๐

๕. จำ�นวนแฟ้ม

๖. ลักษณะของเอกสาร เช่น กระดาษ สอ่ื คอมพิวเตอร์ ๗. กลุม่ เอกสาร เชน่ การเงนิ การจัดจ้าง บคุ คล ฝกึ อบรม ฯลฯ

๘. สถานที่เกบ็ เอกสาร

๙. เอกสารชดุ น้ี

■ ทำ�ขน้ึ เองภายในหน่วยงาน ■ รบั จากหนว่ ยงานอื่น / หนว่ ยงานภายนอกสำ�นกั

■ มตี ้นฉบับจัดเกบ็ ทีห่ นว่ ยงานอ่นื (โปรดระบ)ุ

■ มสี ำ�เนาจัดเกบ็ ท่ีหนว่ ยงานอนื่ (โปรดระบ)ุ

๑๐. กฎหมายหรอื ระเบยี บ คำ�ส่งั ท่ีให้จัดทำ�เอกสารชดุ น้ี ๑๑. ช้นั ความลับของเอกสาร
■ มี (โปรดระบ)ุ
■ ไมม่ ี ■ เปดิ เผย ■ ลับ ■ ลับท่ีสุด

■ อื่น ๆ (โปรดระบุ)

๑๒. คณุ คา่ ของเอกสาร ๑๓. อตั ราการใช้เอกสาร
เอกสารปปี จั จุบนั
■ ทางการบรหิ าร ................ ปี ■ ใช้รายวนั ■ ใช้รายเดอื น
เอกสารปที ผี่ ่านมา ■ ใชน้ อ้ ยกวา่ ๑ คร้งั ตอ่ เดือน
■ ทางกฎหมาย ................ ปี ■ ใช้รายวนั ■ ใชร้ ายเดอื น
■ ใช้น้อยกวา่ ๑ ครง้ั ตอ่ เดือน
■ ทางการเงนิ / สอบบัญชี ................ ปี ■ เกือบไม่ได้ใชเ้ ลย

■ ทางวิจัย / การให้ขอ้ มลู / อา้ งอิง ................ ปี

■ ทางประวตั ศิ าสตร์ ■ มี ■ ไม่มี

๑๔. จำ�นวนปีทีต่ ้องการใช้เอกสารชดุ นี้ยอ้ นหลงั

■ ๑ ปี ■ ๒ ปี ■ ๕ ปี ■ อืน่ ๆ โปรดระบุ

๑๕. ขอ้ เสนอแนะในการกำ�หนดอายุการเก็บ
■ เกบ็ ....................ปี แลว้

■ ทำ�ลาย
■ มคี ณุ คา่ ต้องเก็บตลอดไปทหี่ อจดหมายเหตุ (โปรดระบุเหตผุ ล)
■ เกบ็ ที่ส่วนงานตลอดไป (โปรดระบเุ หตุผล)
■ อื่น ๆ (โปรดระบ)ุ

< 76 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๑๖. ประเภทของเอกสารในแฟ้ม เช่น บันทึก รายงาน คำ�ส่ัง เอกสารต้นฉบับ สำ�เนา ฯลฯ สื่อที่ใช้ในการจัดเก็บ
เชน่ กระดาษ ไฟลค์ อมพวิ เตอร์ ฯลฯ และเนอ้ื หาย่อของแฟ้มเอกสาร

๑๗. วัตถปุ ระสงคแ์ ละการใชป้ ระโยชน์ของเอกสารชุดน้ี

๑๘. ผกู้ รอกแบบสำ�รวจ วนั เดือน ปี

ภาพประกอบท่ี ๑๕ ตวั อยา่ งแบบสำ� รวจเอกสาร

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 77 >

ค�ำแนะน�ำในการกรอกแบบส�ำรวจเอกสาร

ผ้กู รอกแบบสำ� รวจโปรดกรอกข้อมูล โดยวธิ ีทำ� เคร่ืองหมาย ✓ ในช่อง ■ หรอื เติมขอ้ ความ
ในแบบส�ำรวจค�ำอธิบายต่อไปนี้เรียงล�ำดับหัวข้อตาม “แบบส�ำรวจและวิเคราะห์เอกสารของส�ำนัก
หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ”

๑. ช่ือหน่วยงาน ชอ่ื หนว่ ยงานซงึ่ รบั ผดิ ชอบการจดั ท�ำและเกบ็ รกั ษาแฟม้ เอกสารชอื่ เจา้ หนา้ ท่ี
ผ้ตู ิดตอ่ ทไี่ ดร้ บั แตง่ ตงั้ จากหนว่ ยงานเจา้ ของเอกสารใหเ้ ปน็ ผแู้ ทนหรอื คณะทำ� งานฯ

โทร. หมายเลขโทรศัพทข์ องกลมุ่ งานเจา้ ของเอกสารหรือเจ้าหน้าท่ตี ิดต่อ
๒. ผสู้ ำ�รวจ ชื่อเจา้ หนา้ ที่ผกู้ รอกแบบสำ� รวจ
วัน เดือน ปี ทที่ �ำการส�ำรวจ
วันทสี่ ำ�รวจ ช่ือแฟ้มเอกสารที่ผู้จัดเก็บแฟ้มใช้อยู่ประจำ� แฟ้มเอกสารชุดเดียวกันจะมี
๓. ชื่อแฟ้มเอกสาร จำ�นวนมากหรอื นอ้ ยเท่าใดก็ไดไ้ มจ่ ำ�กดั
๔. ระยะเวลาของเอกสาร ถ้าท�ำเครอ่ื งหมายในช่อง “ต่อเนอื่ ง”
ให้ระบุปีทีเ่ กา่ สุดของเอกสาร และคำ� ว่า “ปจั จบุ นั ” ในชอ่ ง “พ.ศ. ....
๕. จำ�นวนแฟม้ ถงึ พ.ศ. ....” เชน่ พ.ศ. ๒๕๕๐ ถงึ พ.ศ. ปัจจบุ นั
๖. ลกั ษณะของเอกสาร ถ้าทำ� เคร่อื งหมายในช่อง “ไม่ตอ่ เนือ่ ง”
๗. กลุ่มเอกสาร ใหร้ ะบุปีทเ่ี กา่ ท่สี ุดของเอกสาร และปีลา่ สดุ ที่มี
“ไม่ต่อเนื่อง” หมายความถึง แฟ้มเอกสารท่ีจัดท�ำข้ึนเฉพาะในช่วง
เวลาหนง่ึ เทา่ นนั้ เชน่ เอกสารโครงการตา่ ง ๆ
ระบุจำ�นวนแฟ้มของแฟ้มเอกสารชดุ น้นั
ระบุลักษณะรูปแบบของเอกสาร ถ้าเอกสารมีการจัดเก็บอยู่ในรูปแบบ
อ่ืนด้วย ใหร้ ะบุไว้ในแบบส�ำรวจให้ชัดเจน
ระบุชื่อกลุ่มเอกสารหรือหัวเรื่องท่ีใช้ในการจัดเก็บเอกสาร เช่น การเงิน
การจัดจ้าง บุคคล ฯลฯ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาการจัดท�ำระบบ
การจัดเกบ็ เอกสารหรอื หมวดหมจู่ ัดเกบ็ เอกสาร

๘. สถานท่ีเก็บเอกสาร ระบุสถานท่ีหรือเจ้าหน้าท่ีที่เป็นผู้เก็บแฟ้มเอกสารชุดนี้ รวมท้ังครุภัณฑ์
ท่ีใช้จัดเก็บแฟ้มเอกสาร เช่น ตู้เหล็ก ๔ ลิ้นชักของเจ้าหน้าท่ีธุรการ หรือ
โต๊ะผู้ปฏบิ ตั ิงานช่อื ....................................

๙. เอกสารชดุ นีท้ ำ� ขน้ึ เอง/ เลือกท�ำเคร่ืองหมายในช่องที่ต้องการได้มากกว่าหน่ึงช่อง ข้อมูลน้ี
รบั จากหนว่ ยงานอน่ื / จะเป็นประโยชน์ส�ำหรับการพิจารณาก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารท่ีมี
หนว่ ยงานภายนอกสำ� นกั หลายสำ� เนาหรือท่มี เี นือ้ ความซ�ำ้ กนั แต่อย่ใู นรปู แบบอน่ื หรือที่มีสรุปความ
ฯลฯ อาจพิจารณาเลอื กเก็บเฉพาะตน้ ฉบบั หรือฉบับทีม่ ีความจ�ำเปน็ เทา่ นน้ั

< 78 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

๑๐. ก ฎหมายหรือระเบียบ ระบุช่ือและมาตราของกฎหมายหรือช่ือและเลขที่ของระเบียบ ค�ำสั่ง
ค�ำสั่งที่ให้จัดท�ำเอกสาร ทใี่ ห้จัดทำ� เอกสารชดุ น้ี (ถ้ามี)
ชุดน ้ี

๑๑. ช้ันความลบั เลอื กท�ำเครือ่ งหมายในชอ่ งที่ตอ้ งการเพียงช่องเดยี ว ระบุชอื่ และเลขท่ีของ
ของเอกสาร ระเบียบ ค�ำสั่งท่ีก�ำหนดชั้นความลับของเอกสารชุดน้ี (ถ้ามี) เอกสารลับ
จะมมี าตรการพเิ ศษในการเกบ็ รกั ษา ใหย้ มื และควบคมุ การทำ� ลาย

๑๒. คณุ ค่าของเอกสาร เลือกท�ำเครื่องหมายในช่องท่ีต้องการได้มากกว่าหน่ึงช่อง ให้ระบุ
จ�ำนวนปีด้วย เช่น

■✓ ทางการบริหาร .....๑.... ปี

■✓ ทางกฎหมาย .....๑๐.... ปี

แฟ้มเอกสารชุดเดียวกันอาจมีคุณค่าหลายอย่างก็ได้ เอกสารบางชุด
โดยเฉพาะเอกสารทจ่ี ดั ทำ� ขน้ึ ใหมอ่ าจระบจุ ำ� นวนปใี หช้ ดั เจนไดย้ าก เนอื่ งจาก
ยังไม่ทราบคุณค่าทางการบริหารและวิจัย ในกรณีนี้ให้ใช้การคาดคะเน
ซึง่ อาจขยายหรือลดระยะเวลาเกบ็ ได้ในภายหลงั

๑๓. อัตราการใช้เอกสาร เลือกท�ำเคร่ืองหมายในช่องท่ีต้องการเพียงช่องเดียว ข้อมูลนี้จะเป็น
ประโยชน์ส�ำหรับการพิจารณาก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารที่เร่ิมใช้งานน้อย
ไมค่ วรเกบ็ ไวใ้ นทท่ี ำ� งานอกี ตอ่ ไป เนอื่ งจากเปน็ การสน้ิ เปลอื งเนอื้ ที่ อปุ กรณ์
ท่เี กบ็ และเจา้ หน้าท่ดี ูแลรักษา

๑๔. จำ�นวนปีท่ีต้องการใช้ เลือกทำ�เครื่องหมายในช่องที่ต้องการเพียงช่องเดียว ระบุจำ�นวนปีของ
เอกสารชดุ นยี้ อ้ นหลงั เอกสารยอ้ นหลงั จากปจั จบุ ันที่ตอ้ งใช้ประกอบการปฏบิ ตั งิ าน

๑๕. ข อ้ เสนอแนะในการ เลือกท�ำเคร่ืองหมายในช่องที่ต้องการเพียงส่วนละช่องเดียว ระบุจ�ำนวนปี
กำ�หนดอายุการเกบ็ ทเี่ สนอแนะใหเ้ กบ็ เอกสารไวท้ ส่ี ว่ นงานเจา้ ของเอกสาร และการดำ� เนนิ การ
ขั้นตอ่ ไป เช่น

■✓ เก็บ....๑... ปี แล้ว ■✓ ทำ� ลาย

๑๖. ประเภทของเอกสาร ระบุประเภท เช่น บันทึก รายงาน คำ�ส่ัง เอกสารต้นฉบับ สำ�เนา ฯลฯ
ในแฟม้ (สำ�หรับแบบพิมพ์ให้ระบชุ ่ือและหมายเลขด้วย) และอธิบายเนอื้ หาโดยยอ่
ของแฟ้มเอกสาร

๑๗. วตั ถปุ ระสงค์และ อธิบายวัตถุประสงค์และการใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ ของแฟ้มเอกสาร
การใช้ประโยชน์ อยา่ งชัดเจนเท่าที่จะท�ำได้
ของเอกสารชดุ นี้

๑๘. ผู้กรอกแบบสำ�รวจ ลายมอื ช่ือผ้กู รอกแบบส�ำรวจ
วนั เดือน ปี วนั เดอื น ปี ท่ที ำ� การส�ำรวจ

หมายเหตุ ใช้แบบส�ำรวจ ๑ แผ่น ส�ำหรับแฟ้มเอกสาร ๑ ชุด < 79 >

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

< 80 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ แบบสำ�รวจและวเิ คราะห์เอกสาร
กลมุ่ วิจยั และบรหิ ารเอกสาร

ระยะเวลา ลักษณะ กม./ระเบยี บ คุณคา่ ของเอกสาร อตั ราการใชเ้ อกสาร ขอ้ เสนอแนะ

เลขที่ กลุ่ม ชื่อแฟม้ ต่อเนื่อง ไม่ตอ่ เนือ่ ง ของ มี ไมม่ ี ชน้ั บริหาร ก.ม. การเงนิ วจิ ัย/ ประวตั ศิ าสตร์ เอกสาร เอกสาร จ�ำ นวนปี เกบ็ ท่ี เน้อื หายอ่ วตั ุประสงค์
แฟม้ เอกสาร เอกสาร ความลบั อ้างอิง มี ไม่มี ปปี จั จุบัน ปีที่ผา่ นมา เกบ็ .............ปี ส่วนงาน อื่นๆ
๑๒๓ ๑๒๓๔
พ.ศ._พ.ศ. ๑ ๒ ๕ อนื่ ๆ ท�ำ ลาย สง่ สจช.

กบอ. ๑๓๐ เอกสารเฉพาะ ทะเบยี นรบั มอบ ✓ กระดาษ ✓ เปดิ เผย ๕ ปี ✓✓ ✓ เนอื่ งจากตอ้ งเกบ็ ไว้ เป็นทะเบียนการ เพ่ือเป็นหลักฐาน
การรับมอบ ปี ๒๕๕๐ เพ่ือใชแ้ ละอ้างองิ รับมอบเอกสาร การรบั มอบเอกสาร
เอกสาร ท่ี รั บ ม อ บ จ า ก ของแตล่ ะหนว่ ยงาน
หน่วยงานของ และใช้รวบรวม
รัฐและเอกสาร จัดเก็บเป็นสถิติ
สว่ นบคุ คลประจำ� การรบั มอบเอกสาร
ปี ๒๕๕๐ ในแตล่ ะปี

กบอ. ๑๓๑ เอกสารเฉพาะ ทะเบยี นทำ�ลาย ✓ กระดาษ ✓ เปิดเผย ๕ ปี ✓✓ ✓ เ นื่ อ ง จ า ก ต้ อ ง ใ ช้ เป็นทะเบียนการ เพ่ือเป็นทะเบียน
การทำ�ลาย ปี ๒๕๕๐ ตรวจสอบการขอ ขออนุมัติทำ�ลาย คุมการขออนุมัติ
เอกสารราชการ ความเห็นชอบการ เอกสารปี ๒๕๕๐ ทำ�ลายเอกสาร
ทำ�ลายเอกสารและ มรี ายละเอยี ดเลข ของทุกหน่วยงาน
จัดเก็บเป็นสถิติ ท่ีหนังสือและวัน
การทำ�ลายเอกสาร ทขี่ องหนงั สอื ของ
ประจำ�ปี ห น่ ว ย ง า น ช่ื อ
หน่วยงานปริมาณ
เอกสาร (รายการ)
เ ล ข ที่ แ ล ะ วั น ท่ี
ห นั ง สื อ ส่ ง อ อ ก
รหัสแฟ้มโตต้ อบ

ภาพประกอบท่ี ๑๖ ตัวอยา่ งตารางสรุปแบบสำ�รวจเอกสารแบบที่ ๑ เพอ่ื ประมวลผล และวิเคราะหข์ อ้ มลู จากแบบสำ�รวจเอกสาร

แบบสำ�รวจและวเิ คราะหเ์ อกสาร
กลมุ่ วจิ ยั และบริหารเอกสาร

เลขที่ กลมุ่ ช่ือแฟม้ เนื้อหาย่อ วตั ถุประสงค์
แฟม้ เอกสาร ทะเบียนรบั มอบเอกสารปี ๒๕๕๑
กบอ.๑๒๙ (new) การควบคุมศูนยเ์ ก็บเอกสาร เป็นทะเบียนการรับมอบเอกสารท่ีรับมอบจากหน่วยงาน เพอื่ เปน็ หลกั ฐานการรบั มอบเอกสาร
บจ ๑.๕
กบอ.๑๓๐
ของรฐั และเอกสารสว่ นบุคคล ประจำ�ปี ๒๕๕๑ ของแต่ละหนว่ ยงาน และใช้รวบรวม
กบอ.๑๓๑
คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 81 > จัดเก็บเป็นสถิติการรับมอบเอกสาร

ในแตล่ ะปี

บจ ๑.๕ การควบคมุ ศูนย์เก็บเอกสาร ทะเบียนรบั มอบปี ๒๕๕๐ เป็นทะเบียนการรับมอบเอกสารท่ีรับมอบจากหน่วยงาน เพอ่ื เปน็ หลกั ฐานการรบั มอบเอกสาร

ของรฐั และเอกสารส่วนบุคคล ประจำ�ปี ๒๕๕๐ ของแต่ละหนว่ ยงาน และใชร้ วบรวม

จัดเก็บเป็นสถิติการรับมอบเอกสาร

ในแต่ละปี

บจ ๑.๔.๒ การพจิ ารณาขอทำ�ลายเอกสาร ทะเบยี นขอทำ�ลายปี ๒๕๕๐ เป็นทะเบียนการขออนุมัติทำ�ลายเอกสารปี ๒๕๕๐ เพื่อเป็นทะเบียนคุมการขออนุมัติ
มีรายละเอียด เลขท่ีหนังสือ และวันที่ของหนังสือ ทำ�ลายเอกสารของทกุ หนว่ ยงาน
ของหน่วยงาน ช่ือหน่วยงาน ปริมาณเอกสาร (รายการ)
เลขที่ และวนั ท่หี นังสือสง่ ออก รหัสแฟม้ โต้ตอบ

ภาพประกอบท่ี ๑๗ ตัวอยา่ งตารางสรุปแบบสำ�รวจเอกสารแบบที่ ๒ เพื่อประมวลผล และวิเคราะหข์ อ้ มูลจากแบบสำ�รวจเอกสารทั้งหมด

๓. การจดั ท�ำหมวดหมู่จัดเกบ็ เอกสาร
เคร่ืองมือท่ีส�ำคัญในการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารที่ส�ำคัญประเภทหน่ึงนอกจาก
“ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร” ท่ีเป็นเครื่องมือส�ำคัญท่ีใช้ในการพิจารณาระยะเวลาจัดเก็บเอกสาร
ก่อนการท�ำลาย หรือควรเก็บรักษาไว้ตลอดไปแล้ว ยังมี หมวดหมู่จัดเก็บเอกสาร เป็นเคร่ืองมือส�ำคัญ
ท่ีจะท�ำให้การจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานมีประสิทธิภาพ สามารถแก้ไขปัญหาการสืบค้นเอกสารล่าช้า
หรือหาเอกสารท่ีต้องการไม่พบเพราะการจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ หรือปัญหาเอกสารอาจสูญหายหรือ
จัดเก็บซ�้ำซ้อนเพราะขาดระบบท่ีรัดกุมหรือเจ้าหน้าที่ที่มารับงานใหม่ต้องใช้เวลาในการศึกษาระบบ
จดั เกบ็ เอกสารทผ่ี ปู้ ฏบิ ัตงิ านเดิมท�ำไว้ เป็นต้น
การจดั ทำ� หมวดหมจู่ ดั เกบ็ เอกสารขององคก์ ร เปน็ การจดั กลมุ่ เอกสารทมี่ คี วามสมั พนั ธก์ นั
หรอื เอกสารที่ใช้ในการปฏบิ ตั ิงานแต่ละขน้ั ตอนไวด้ ว้ ยกนั และกำ� หนดช่ือเรยี กเอกสารกลุ่มนั้น
หลักการพัฒนาหรือจัดท�ำหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารมีหลายแนวทาง เช่น จ�ำแนกหมวดหมู่
ตามเนื้อหาของเอกสาร ตามหน่วยงาน หรือตามสถานที่ตั้ง เป็นต้น แต่ปัจจุบันแนวคิดในการจัดท�ำ
หมวดหมู่จัดเก็บเอกสารแบบวิเคราะห์ภารกิจ (Functional analysis) เป็นมาตรฐานสากลที่ยอมรับ
โดยท่ัวไปว่าเป็นระบบท่ีเหมาะสม เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานจะจัดเก็บเอกสารตามภารกิจ กิจกรรม และ
การดำ� เนินงานของหนว่ ยงาน
การจดั ทำ� “หมวดหมจู่ ดั เกบ็ เอกสารแบบวเิ คราะหภ์ ารกจิ ” เปน็ ขน้ั ตอนหลงั จากการศกึ ษา
วิเคราะห์ภารกิจขององค์กร การสัมภาษณ์ผู้ท่ีมีความรู้ ความเข้าใจในการปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอน รวมทั้ง
การส�ำรวจข้อมูลและเอกสาร โดยน�ำข้อมูลท่ีได้จากภาพโครงสร้างกิจกรรมการด�ำเนินงานตามภารกิจ
ขององค์กร ตามภาพประกอบที่ ๑๔ มาพฒั นาเป็นหมวดหม่จู ัดเก็บเอกสารของหนว่ ยงาน ดังนี้

< 82 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

Functions Activities Transactions Records series และ
ภารกิจ หนา้ ทแี่ ละ กิจกรรม/กระบวนการ การดำ�เนินงาน/ Retention period
ความรับผดิ ชอบ ทำ�งานที่ทำ�ประจำ� งานที่ปฏบิ ัติใน กลุ่มเอกสารท่ีจัดเก็บ
แต่ละกจิ กรรม
ขององคก์ ร ในกจิ กรรมหรือ
การเบกิ จ่าย ในการดำ�เนนิ งาน
การเงินและ การจัดทำ� เงนิ เดอื น เอกสารการจัดทำ�
งบประมาณ งบประมาณ คา่ จา้ ง
การเบิกจ่าย งบประมาณ
การจัดทำ� คา่ ตอบแทน ประจำ�ปี
รายงานบัญชีและ เอกสาร
การเบกิ จา่ ย
งบประมาณ เงินเดอื นและ
การจดั ทำ� ค่าจา้ งประจำ�
เอกสารหลักฐาน เอกสาร
ทางการเงนิ การเบิกจา่ ย
เงนิ เดือนและ
ค่าจ้างชั่วคราว

ภาพประกอบท่ี ๑๘ แผนผงั การออกแบบหมวดหม่จู ดั เก็บเอกสาร
นอกจากนั้นสามารถจัดท�ำเป็นตารางข้อมูลตามตัวอย่าง HEI Records Management :
Guidance on Developing a File Plan

LEVEL 1 FUNCTION GOVERNANCE
Level 2 Activity Statutory Committee Administration
Level 3 Sub-activity Senate Administration
Level 4 Record Series Senate Minutes

ทม่ี า http://www.jiscinfonet.ac.uk/partnerships/records-retention-he/developing-a-file-plan

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 83 >

โดยทั่วไปหมวดหม่จู ดั เก็บเอกสารแบบวเิ คราะหภ์ ารกจิ จะมีข้อมลู 3 ประเภท ไดแ้ ก่
๑. ชอ่ื หมวดหม่จู ดั เก็บเอกสาร
๒. รายการเอกสารที่จ�ำเปน็ ตอ้ งจัดเกบ็ เพอื่ ใชใ้ นการบริหารงานหรอื ปฏิบตั ิงาน
๓. รายละเอียดหรือคำ� อธบิ ายเก่ยี วกบั ภารกจิ กจิ กรรม หรอื การดำ� เนนิ งาน

ดังตัวอย่างหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร (Records classification scheme)
ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ประเทศออสเตรเลียในภาพประกอบที่ ๑๙
010 ช่อื หมวดหมูร่ ะดับภารกจิ
010/025 ชือ่ หมวดหม่รู ะดบั กจิ กรรม
Records title รายการเอกสารท่จี �ำเป็นตอ้ งจัดเก็บ
Notes รายละเอยี ดหรือค�ำอธิบายภารกจิ กิจกรรม หรือการดำ� เนนิ งาน

ท่ีมา http://www.naa.gov.au/Images/classifcation%20tools_tcm16-49550.pdf
ภาพประกอบที่ ๑๙ หมวดหมู่การจดั เกบ็ เอกสาร (Records classification scheme)
ของหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ ประเทศออสเตรเลยี

< 84 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

หน่วยงานอาจพิจารณาก�ำหนดรหัสหรือสัญลักษณ์แทนหมวดหมู่เอกสาร เพื่อให้ง่าย
และสะดวกในการจำ� และการเรียนรู้ โดยทว่ั ไปจะนยิ มใชต้ วั เลขหรือตวั อกั ษร เชน่
กง การเงนิ และงบประมาณ
กง ๑ การจัดทำ� งบประมาณ
กง ๒ การจดั ท�ำรายงานบัญชแี ละงบประมาณ
กง ๓ การจัดทำ� เอกสารหลักฐานทางการเงิน
กง ๓.๑ การเบิกจา่ ยเงนิ เดอื นและคา่ จา้ ง
กง ๓.๒ การเบิกจา่ ยค่าตอบแทน
หมวดหมู่จัดเก็บเอกสารลักษณะนี้สามารถประยุกต์ใช้ในโปรแกรมระบบการจัดการเอกสาร
ได้งา่ ย

๔. การประเมินคุณค่าเอกสารและก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร
๔.๑ ความหมายของการประเมินคุณคา่ เอกสารและก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร
การประเมนิ คุณคา่ เอกสารและก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร หมายถงึ การพิจารณา
คุณค่าหรือคุณประโยชน์ของเอกสารหลังจากไม่ใช่ในการปฏิบัติงานอย่างมีหลักเกณฑ์ว่าเอกสารใดเป็น
เอกสารสำ� คญั ทม่ี คี ณุ คา่ ในดา้ นตา่ ง ๆ ทตี่ อ้ งเกบ็ รกั ษาไวต้ ลอดไป และเอกสารใดไมม่ คี ณุ คา่ สามารถทำ� ลายได้
เพ่ือพิจารณาระยะเวลาการจัดเก็บและการท�ำลายเอกสาร โดยค�ำนึงถึงความต้องการใช้งานท้ังปัจจุบัน
และอนาคต มักจัดท�ำเป็นตารางท่ีเรียกว่า “ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร” ซึ่งน�ำมาใช้เป็นแนวทาง
การพิจารณาหรอื เป็นค่มู ือในการจดั เกบ็ และทำ� ลายเอกสาร
๔.๒ หลักเกณฑก์ ารประเมินคณุ คา่ เอกสารและก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร
การประเมินคุณค่าเอกสารเพ่ือพิจารณาก�ำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร
ผ้รู ับผดิ ชอบควรค�ำนงึ ถงึ ประเด็นทีค่ วรพิจารณาต่อไปนี้
๑) คุณคา่ ของเอกสาร

๒) กฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ท่กี �ำหนดระยะเวลาการจัดเกบ็ เอกสาร
๓) ส�ำเนาเอกสาร และ
๔) การจดั เกบ็ เอกสารในส่อื อนื่
ขอ้ ควรพิจารณาในการก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร
ประเด็นที่ ๑) คุณคา่ ของเอกสาร   
เอกสารท่ีหน่วยงานผลิตข้ึนหรือได้รับไว้เพื่อใช้ในการด�ำเนินงานจะมีคุณค่า ๒ ระดับ คือ
คณุ คา่ ขน้ั ตน้ (Primary value) และคณุ คา่ ขน้ั ทส่ี อง (Secondary value) ตามภาพประกอบที่ ๒๐ ซงึ่ เอกสาร
แต่ละรายการอาจมีแต่คุณค่าข้นั ตน้ หรือทัง้ ๒ คุณคา่ ได้

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 85 >

คณุ คา่ ข้นั ตน้ คณุ ค่าข้นั ที่สอง
(Primary Value) (Secondary Value)
คณุ ค่าทางการบรหิ าร คณุ คา่ ทางประวตั ศิ าสตร์

คณุ ค่าทางกฎหมาย คณุ ค่าทางการวจิ ยั

คุณค่าทางการเงิน

ภาพประกอบท่ี ๒๐ คณุ คา่ ของเอกสาร

คุณค่าข้นั ต้น (Primary value)
เป็นคุณค่าของเอกสารท่ีมีต่อหน่วยงานที่เป็นเจ้าของเอกสารคือหน่วยงานที่เป็น
ผู้จัดทำ� เอกสารหรือไดร้ บั เอกสารน้ันไวเ้ พ่อื ใชใ้ นการดำ� เนินงาน
เอกสารที่มีคุณค่าขั้นต้นจะเป็นเอกสารที่อยู่ระหว่างการใช้งาน คุณค่าข้ันต้นของเอกสาร
สามารถจ�ำแนกได้ ๓ ประเภท ซงึ่ เอกสารแตล่ ะรายการอาจมีคุณคา่ เดยี วหรอื หลายคณุ ค่าได้

คุณคา่ ทางการบริหาร
(Administrative value)

คุณค่าท่ใี ชเ้ ป็น คณุ คา่ ทใ่ี ช้เปน็
หลกั ฐานอ้างอิง หลักฐานทางการเงนิ
ทางกฎหมาย (Financial value)
(Evidential value)

ภาพประกอบท่ี ๒๑ คุณค่าขั้นต้นของเอกสาร

< 86 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

คณุ ค่าขน้ั ต้นของเอกสาร มีดงั นี้

๑. คุณค่าทางการบริหาร เป็นเอกสารที่หน่วยงานจัดเก็บไว้เพ่ือใช้ส�ำหรับการบริหารงานและ
(Administrative value) การปฏบิ ตั งิ านเพอ่ื ใหก้ ารดำ� เนนิ งานของหนว่ ยงานเปน็ ไปอยา่ งตอ่ เนอ่ื งและ

มปี ระสิทธิภาพ
๑.๑ เอกสารที่เกี่ยวกับนโยบาย หมายถึง เอกสารที่มีความส�ำคัญต่อ

การดำ� เนนิ งานของหนว่ ยงาน
ก. เอกสารที่เก่ียวกับการจัดโครงสร้างองค์กร เช่น กฎหมาย

ระเบียบ ค�ำส่ัง ต้นร่างและเอกสารประกอบท่ีเกี่ยวกับการจัดตั้ง
การปรบั ปรงุ และการยบุ เลกิ สว่ นงาน ผงั การแบง่ สว่ นงาน คำ� สง่ั และ
บันทึกเก่ียวกับการมอบหมายหรือก�ำหนดอ�ำนาจหน้าที่และ
ความรบั ผิดชอบ
ข. เอกสารทก่ี ำ� หนดหนา้ ทค่ี วามรบั ผดิ ชอบ เชน่ ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั
ค�ำสงั่ บนั ทึกส่งั การ และหนังสอื เวียนท่ีกำ� หนดใหถ้ อื ปฏิบัติ
ค. เอกสารท่ีเป็นรายงาน เช่น รายงานประจ�ำปี รายงานผล
การปฏิบัติงาน รายงานการตรวจสอบ รายงานการประชุมและ
เอกสารประกอบ
ง. เอกสารประชาสมั พนั ธ์ เชน่ คำ� แถลงขา่ ว หนงั สอื พมิ พ์ บทความ
ภาพถา่ ย เทปบนั ทึกภาพ เทปบันทึกเสียง
๑.๒ เอกสารที่เก่ียวกับงานประจ�ำ หมายถึง เอกสารท่ีเกิดขึ้นจากการ
ปฏบิ ตั งิ านในขอบเขตอำ� นาจหนา้ ทแี่ ละความรบั ผดิ ชอบทปี่ ฏบิ ตั อิ ยู่
เป็นประจ�ำ ซึ่งควรคัดเลือกเอกสารท่ีเกี่ยวกับงานประจ�ำ
เก็บรกั ษาไวเ้ ปน็ แบบอยา่ งในการปฏิบัติงาน
๒. คุณคา่ ทใี่ ช้เปน็ หลักฐาน เป็นเอกสารท่ีจัดท�ำข้ึนตามท่ีกฎหมายก�ำหนดและเอกสารที่เป็นพยานที่
อา้ งอิงทางกฎหมาย แสดงกรรมสทิ ธ์ิ สิทธิและประโยชน์ ซงึ่ สามารถนำ� มาอ้างองิ ทางกฎหมาย
(Evidential value) ๒.๑ เอกสารเกี่ยวกบั สทิ ธใิ นทรัพยส์ นิ เชน่
- โฉนดที่ดนิ
- สัญญาตา่ ง ๆ เชน่ สญั ญาซือ้ ขาย สญั ญาจ้าง
๒.๒ เอกสารเกย่ี วกับบุคคลและการวา่ จ้าง เช่น
        - สัญญาค้�ำประกนั
       - สญั ญาค่าจ้างแรงงานลกู จ้างพเิ ศษ
๒.๓ เอกสารเกย่ี วกบั การคมุ้ ครองสทิ ธแิ ละผลประโยชนข์ องผปู้ ฏบิ ตั งิ าน

๓. คณุ คา่ ทใ่ี ชเ้ ปน็ หลกั ฐาน เปน็ เอกสารทจี่ ำ�เปน็ ต่อการดำ�เนนิ งานเร่อื งการเงิน งบประมาณ เช่น
ทางการเงิน - เอกสารที่เกี่ยวกบั งบประมาณ
(Financial value) - บัญชีและทะเบยี นต่าง ๆ ท่ีเก่ียวกบั การเงนิ
- รายงานผลการตรวจสอบบัญชี

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 87 >

คณุ คา่ ขน้ั ทส่ี อง (Secondary value)
ในแต่ละองค์กรจะมีเอกสารบางประเภทท่ีหลังจากไม่ใช้ในการปฏิบัติงานประจ�ำแล้ว
ก็ยังมีคุณค่าส�ำหรับการอ้างอิงและค้นคว้าวิจัยทั้งส�ำหรับหน่วยงานเจ้าของเอกสารและส�ำหรับผู้ค้นคว้าวิจัย
โดยเป็นหลักฐานแสดงประวัติ พัฒนาการ นโยบาย การด�ำเนินงาน และเร่ืองราวในเหตุการณ์ส�ำคัญ
ของหนว่ ยงาน
คุณค่าข้ันท่ีสองของเอกสารเป็นคุณค่าในการเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์
(Historical value) และคณุ คา่ ทางการวิจัย (Research value)

ประเดน็ ที่ ๒) กฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ท่ีก�ำหนดระยะเวลาการจดั เกบ็ เอกสาร
ในการพิจารณาประเมินคุณค่าและก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารต้องค�ำนึงถึงกฎหมาย
ระเบียบข้อบังคับที่ก�ำหนดแนวทางการจัดเก็บเอกสาร ระยะเวลาการเก็บเอกสาร และสิทธิการใช้งาน
หรอื การเขา้ ถงึ เอกสารบางประเภทดว้ ย เชน่
- ระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘
- หนงั สือกระทรวงการคลังท่ี กค ๑๕๑๐/ว ๖๙ เรือ่ ง การท�ำลายเอกสารเกย่ี วกับการเงิน
ลงวันที่ ๑๑ มถิ นุ ายน ๒๕๓๓
- พระราชบัญญัตขิ อ้ มูลขา่ วสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
- พระราชบญั ญตั ิการบญั ชี พ.ศ. ๒๕๔๓
- พระราชบญั ญัติว่าด้วยธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนกิ ส์ พ.ศ. ๒๕๔๔ และฉบับแกไ้ ขเพม่ิ เติม
พ.ศ. ๒๕๕๑
- ระเบียบวา่ ดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔
- ประมวลกฎหมายแพง่ และพาณิชย์ / ประมวลกฎหมายวธิ ีพิจารณาความแพง่
- ประมวลกฎหมายอาญา / ประมวลกฎหมายวธิ พี ิจารณาความอาญา

ประเดน็ ท่ี ๓) ส�ำเนาเอกสาร
เอกสารท่ีมีส�ำเนาหลายฉบับควรเลือกเก็บเฉพาะต้นฉบับและฉบับท่ีหน่วยงานจ�ำเป็น
ต้องใชเ้ ท่าน้ัน แต่ถ้าเอกสารท่เี กย่ี วพนั กับงานหลาย ๆ หน้าทท่ี งั้ ในสว่ นงานเดียวกนั หรอื ในส่วนงานอน่ื กอ็ าจ
จำ� เปน็ ตอ้ งเกบ็ เอกสารทซี่ ำ้� กนั ไวท้ กุ ฉบบั ในกรณที เี่ อกสารมเี นอื้ ความซำ�้ กนั แตอ่ ยใู่ นรปู แบบอนื่ ควรเลอื กเกบ็
เฉพาะต้นฉบบั ฉบับทสี่ ำ� คัญ หรอื ท่เี ปน็ สรปุ ความ
ประเด็นที่ ๔) การจัดเก็บเอกสารในสอ่ื อื่น
เอกสารบางประเภทที่มีปริมาณมาก และต้องการเก็บเฉพาะข้อมูลในเอกสารเท่าน้ัน เช่น
ตัวเลขสถิติและข้อมูลในแบบพิมพ์ต่าง ๆ รวมทั้งไม่ขัดต่อกฎหมายท่ีเกี่ยวข้อง หากหน่วยงานมีการจัดเก็บ
เอกสารนน้ั ในสอื่ ชนดิ อน่ื เชน่ ไมโครฟลิ ม์ หรอื จดั ทำ� เปน็ เอกสารดจิ ทิ ลั หนว่ ยงานอาจพจิ ารณาเลอื กเกบ็ เฉพาะ

< 88 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ

ฉบับที่จัดเก็บในสื่อประเภทอื่นก็ได้ เช่น เลือกเก็บเฉพาะไมโครฟิล์มหรือเอกสารดิจิทัล และท�ำลายเอกสาร
ต้นฉบับ ทั้งนี้จ�ำเป็นต้องพิจารณาเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาต้นฉบับและค่าใช้จ่ายในการถ่ายท�ำ
และเก็บรักษาเอกสารฉบับจ�ำลองด้วย ในกรณีที่เอกสารมีข้อมูลซ้�ำกับที่ปรากฏในฉบับตีพิมพ์และข้อมูลน้ัน
นำ� มาใช้อ้างองิ ได้สะดวก ก็อาจไม่มคี วามจำ� เป็นตอ้ งเก็บเอกสารตน้ ฉบับ

๔.๓ ก�ำหนดอายกุ ารเก็บเอกสาร

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหรือก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารสามารถระบุ
เป็นจำ� นวนปหี รอื กำ� หนดเปน็ เงื่อนไข ขน้ึ อยกู่ ับองคป์ ระกอบต่าง ๆ ในการจดั การเอกสารของหนว่ ยงาน เชน่
ความจ�ำเป็นและความถี่ในการใช้เอกสาร ปริมาณเอกสาร สถานที่จัดเก็บเอกสาร หรือ กฎหมาย ระเบียบ
ขอ้ บงั คบั ท่เี กย่ี วข้อง เป็นตน้

ตวั อยา่ งกำ� หนดอายุการเก็บเอกสาร เช่น
- เกบ็ ๑ ปี แล้วทำ� ลาย
- เก็บ ๕ ปี แลว้ ท�ำลาย
- เก็บทีส่ ว่ นงาน ๑ ปีแล้วย้ายไปเก็บทศี่ นู ยเ์ กบ็ เอกสาร ๔ ปี แล้วทำ� ลาย
- ท�ำลายเม่ือมกี ารแกไ้ ขหรอื เปลีย่ นแปลง
- สตง.ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหาให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี

แล้วท�ำลาย
- ฉบับคณะกรรมการเก็บ ๑ ปี แล้วท�ำลาย
- ฉบับเลขานกุ ารคณะกรรมการเก็บ ๕ ปี แลว้ ส่งหอจดหมายเหตุ
- ฉบบั ส�ำเนาหนว่ ยงานผู้ขอเบกิ เก็บไวไ้ มน่ อ้ ยกวา่ ๑ ปี แลว้ ทำ� ลาย
- เก็บ ๕ ปี แลว้ ส่งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

๕. การจัดท�ำตารางก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารขององคก์ ร
การจัดท�ำ “ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กร” เป็นข้ันตอนหลังจากจัดท�ำ
หมวดหมู่จดั เกบ็ เอกสาร และการพิจารณาประเมินคณุ คา่ กำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร

ข้อมูลที่ปรากฏในตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารจะประกอบด้วย ๑) หมวดหมู่
จัดเก็บเอกสารท่ีก�ำหนดจากภารกิจ กิจกรรม การด�ำเนินงานหรือกลุ่มเอกสารและค�ำอธิบาย ๒) รายการ
เอกสารหรือรายช่ือเอกสารทจ่ี ำ� เปน็ ต้องจดั เก็บเพอ่ื ใช้ในการบริหารงานหรอื ดำ� เนนิ กิจกรรม และ ๓) กำ� หนด
อายกุ ารเกบ็ เอกสารทส่ี อดคลอ้ งกบั ความจำ� เปน็ ในการปฏบิ ตั งิ านและกฎหมาย ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั ทเี่ กยี่ วขอ้ ง

ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของบางหน่วยงานอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับช่ือแฟ้มเอกสาร
ทใ่ี ชเ้ กบ็ และสทิ ธใิ นการเข้าถึงเอกสารดว้ ย

คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ < 89 >

Functions Activities Transactions Records series และ
ภารกิจ หนา้ ท่ีและ กิจกรรม/กระบวนการ การดำ�เนนิ งาน/ Retention period
ความรบั ผดิ ชอบ ทำ�งานท่ที ำ�ประจำ� งานทป่ี ฏิบัตใิ นแตล่ ะ กลมุ่ เอกสารทจี่ ัดเกบ็
ในกิจกรรมหรอื ในการ
ขององค์กร การจัดทำ� กิจกรรม ดำ�เนนิ งานและระยะ
งบประมาณ เวลาจัดเก็บเอกสาร
การเงินและ
งบประมาณ เอกสารการจดั ทำ�
งบประมาณ

ประจำ�ปี เกบ็ ๕ ปี
โอนหอจดหมายเหตุ

การจัดทำ� การเบกิ จา่ ย เอกสารการเบกิ จ่าย
รายงานบญั ชแี ละ เงนิ เดอื น คา่ จา้ ง เงินเดอื นและ
ค่าจ้างประจำ�
งบประมาณ การเบกิ จา่ ย
การจัดทำ� คา่ ตอบแทน เก็บ ๑๐ ปี และผา่ น
เอกสารหลกั ฐาน การตรวจสอบ
ทางการเงนิ
จาก สตง. แล้วทำ�ลาย
เอกสารการเบกิ จา่ ย
เงินเดอื นและค่าจ้าง
ชว่ั คราว เก็บ ๑๐ ปี
และผา่ นการตรวจสอบ
จาก สตง. แลว้ ทำ�ลาย

ภาพประกอบท่ี ๒๒ แผนผงั การออกแบบตารางกำ� หนดอายุการเก็บเอกสารขององคก์ ร
โดยทัว่ ไปตารางกำ� หนดอายกุ ารเก็บเอกสารของหน่วยงานสามารถแบง่ ไดเ้ ป็น ๒ ประเภท คอื
๑. ตารางก�ำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารประเภทภารกิจทัว่ ไป
เป็นตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารประเภทภารกิจท่ัวไป หรือเอกสารที่มีลักษณะ
คล้ายคลึงกันท่ีมีอยู่ในทุกหน่วยงานหรือหลาย ๆ หน่วยงาน เช่น การเงินและงบประมาณ การบริหารงาน
บุคคล งานพสั ดกุ ารจัดการอาคารสถานที่ หน่วยงานอาจจดั ท�ำเองหรอื นำ� ตารางกำ� หนดอายุการเกบ็ เอกสาร
ประเภทที่หน่วยงานอ่ืนจัดท�ำข้ึน เช่น ตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารของส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
มาประยุกต์ใช้
๒. ตารางก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสารภารกิจหลักขององคก์ ร
เปน็ ตารางกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารทม่ี ลี กั ษณะเฉพาะและเปน็ เอกสารตามลกั ษณะงาน
ทเี่ ป็นภาระหนา้ ทข่ี องแต่ละหน่วยงาน ซงึ่ หน่วยงานต้องจัดท�ำขึน้ เอง

< 90 > คู่มือการจัดทำ�ตารางกำ�หนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ