12 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ C. ACHIEVEMENT OF POLICIES AND OBJECTIVES OF EMS ENVIRONMENTAL POLICY POLITEKNIK MERSING We have established this Environmental Policy to be consistent with the purpose and context of our Organisation. It provides a framework for the setting and review of environmental objectives in addition to our commitment towards the following: Protect the environment, including the prevention of pollution; To sustainable resource use, climate change mitigation, protection ofbiodiversity and ecosystems; Conform to applicable legislative, regulatory and compliance obligations; Continually improve our Environmental Management System and to enhance environmental performance. We have produced environmental objectives which relate to this policy and they can be found in document ER04 Environmental Objectives. This policy is communicated to all interested parties as well as being made available to the wider community through publication on our Website, Company Noticeboard and Intranet.
13 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ OBJECTIVES OF EMS NO OBJECTIVE STATUS DETAILS PROPOSED PROGRAM / ACTIVITY PROGRAM / ACTIVITY IMPLEMENTED 1. To achieved 10 % reduction of energy usage by end of year 2023 Not complete Increment of 1.54% electricity usage as of August 2023. Increment of 25.28% electricity bill as of August 2023. This is due to changes in electrical tariff. i. Air Cond setting & maintenance ii. Awareness campaign 1. Enforcement on timer and 24 ͦC aircond setting and scheduled maintenance. 2. Solar and photocell installation. 3. Program Cintai dan Sayangi Alam Sekitar. 4. Earth Hour 2023. 2. To minimise 10% the volume of paper usage for printing purpose in campus Not complete Increment of 55% of paper purchase.This is due to purchasing of paper for examination unit. i. eDocument and digital copy ii. Online notes 1. Enforcement on edocument usage. 2. CIDOS 2.0 / Google Classroom as main medium for notes sharing. 3. To save water consumption utility bill of 5% by end of year 2023 Not complete Increment of 15.61% of water consumption as of August 2023. Increment of 16.52% water bill as of August 2023. i. Schedule Maintenance ii. eAduan (reporting) iii. Rain harvesting iv. Awareness campaign 1. Scheduled maintenance on sewage plant. 2. Water leakage reported in eAduan 3. Rain harvesting and reuse the rain water for agro project 4. Save Water 2.0 Campaign Electricity, paper and water usage and saving- refer https://tinyurl.com/pmjbill
14 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ D. PERFORMANCE INFORMATION OF EMS
15 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ D. PERFORMANCE INFORMATION OF EMS Internal audit had been conducted 24/7/2023 to 3/8/2023 involving 20 auditors to audit all departments and units in Politeknik Mersing. NONCONFORMITIES AND CORRECTIVE ACTIONS NCR SECTION/ PROCEDURE DESCRIPTION OF NONCONFORMITY CAUSE CORRECTIVE ACTION NCR 1 5.3 Organizational Roles, Responsible and Authorities & 5.2 Environmental Policy ISO14001:2015 Water Policy and Waste Policy are not displayed on the website i. The policy exists but not properly documented and displayed. ii. The responsibility for updating and maintaining is control by website administrative. Water and Waste Policy have been displayed in official website by Environmental Representative. NCR 2 8.1 Operational Planning & Control ISO14001:2015 Computer and printers are not OFF after office hour. Lack of awareness More awareness campaigns have been done to educate staff on energy saving. OFI SECTION/ PROCEDURE OBSERVATION DETAILS CORRECTIVE ACTION OFI 1 6.1.4 – Planning Action ISO14001:2015 Rainwater harvesting is not widely used. There is only 1 rainwater catchment in the campus area. Will be set up more rainwater catchment depending on budget from management. OFI 2 8.1 – Operational Planning and Control ISO14001:2015 There is no special committee for water / energy monitoring. There is no notification about the rate of electricity and water consumption causing the staff to have no awareness to make saving measures. Team for Water & Waste monitoring has been assign ready and the job scope.
16 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ OFI 3 7.3 – Awareness & 7.4.2- Internal Communications ISO14001:2015 Gardeners are not aware of the water saving policy. Contract workers working on campus are counted as staff. Therefore, it is advised that contractor personnel are given exposure to environmental policies or programs. All gardeners has been briefly explained on water saving policy during meet up session on 22/8/2023. MONITORING AND MEASUREMENT RESULTS The auditor conducted a process-based audit; the methods used were interviews, observation of activities, review of documentation and records and in accordance with the audit plan. Audit focus on three (3) main targets: 1. Reduction of energy usage 2. Minimize of paper usage 3. Saving water consumption utility FULFILMENT OF ITS COMPLIANCE OBLIGATIONS The auditor concludes that the organisation maintained its management system in accordance to the requirements of the standard. The organisation has shown some best practices: i. Sticker “Jimatkan Tenaga Elektrik” and “Jimatkan Penggunaan Air” displayed. ii. Recycled section exists in selected corners. iii. Staff awareness towards implementation of e-Document is an excellence. iv. Energy saving bulbs and energy star electrical appliances usage. v. Evident of paper disposal supported with receipts. vi. Power cord unplugged when not in use. AUDIT RESULTS The auditor concludes that the organisation has established a good environmental management system. With continuous improvement and the role of all parties, the targeted scope and objectives can be achieved.
17 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ E. ADEQUACY OF RESOURCES
18 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ E. ADEQUACY OF RESOURCES The allocation that has been received by SmartGreen PolyCC PMJ for the year 2023 is RM600. NO ACTIVITY SOURCE (RM) OS27000 1 Smartgreen Activity 600 Total 600 Overall total RM 600
19 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ F. RELEVANT COMMUNICATIONS
20 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ F. RELEVANT COMMUNICATIONS The medium or information dissemination channel is as follows: • PMJ website – http://pmj.mypolycc.edu.my • PMJ official email – [email protected] • Social media, Facebook, whatsapp and telegram
21 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ G. OPPORTUNITIES FOR CONTINUAL IMPROVEMENT
22 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ G. OPPORTUNITIES FOR CONTINUAL IMPROVEMENT. No Issues PIC 1. Installation of more rainwater harvesting in campus. Smartgreen
23 THANK YOU Politeknik Mersing https://pmj.mypolycc.edu.my/ 07-7980001
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 LAPORAN KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP PMJ 11-13 September 2023 Berlian Sari, PMJ
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 2 VISI Menjadi peneraju institusi TVET yang unggul. MISI ✓Menyediakan akses yang meluas kepada program TVET berkualiti dan diiktiraf. ✓Memperkasa institusi melalui organisasi yang cemerlang. ✓Melahirkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang. ✓Memanfaatkan sepenuhnya perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 3 ISI KANDUNGAN A.STATUS TINDAKAN DARI TINJAUAN PENGURUSAN TERDAHULU B.PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMAN YANG BERKAITAN DENGAN SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN C.PENCAPAIAN DASAR DAN OBJEKTIF KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN D.MAKLUMAT PRESTASI KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN E. KECUKUPAN SUMBER F. KOMUNIKASI YANG RELEVAN G.PELUANG PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 4 A. STATUS TINDAKAN DARI TINJAUAN PENGURUSAN TERDAHULU
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 5 A. STATUS TINDAKAN DARI TINJAUAN PENGURUSAN TERDAHULU Bil Perkara Tindakan Status 1. Kesedaran dan tanggungjawab Pic masih rendah terhadap perlaksanaan aktiviti KKP menyebabkan kedatangan peserta dalam mesyuarat, kursus atau latihan yang dianjurkan kurang memberangsangkan. KKP (Latihan) Selesai
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 6 B. PERUBAHAN ISI LUARAN & DALAMAN YANG BERKAITAN DENGAN SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN & PEKERJAAN
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 7 B. PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMAN YANG BERKAITAN DENGAN SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN SENARAI ISU DALAMAN (ID) DAN ISU LUARAN (IL) Bil Isu-isu Risiko PIC 1. ID : Keselamatan Pelajar keluar masuk kampus Pelajar pulang ke kampus tidak mengikut waktu yang ditetapkan. OSH 2. ID: Kurang kompeten dalam tatacara keselamatan Tidak memenuhi kehendak dan peruntukan perundangan berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan OSH 3. ID: Tiada SOP berkaitan keselamatan dan kesihatan serta penyakit berjangkit Risiko terdedah kepada perkara yang tidak diingini. OSH 4. ID:Tiada pegawai kesihatan terlatih menyebabkan pelajar sukar mendapat pemeriksaan kesihatan dengan segera Pelajar lambat mendapat rawatan UMUM (INFRA) 5. ID : Tiada JSA (Job Safety Analysis), HIRARC (Hazard Identification , Risk Assessment and Risk Control), SOP Peralatan Tidak memenuhi keperluan dan peruntukan perundangan berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan OSH 6. IL :Agihan peruntukan untuk latihan tahunan kurang dari bajet permohonan Peruntukan tidak mencukupi OSH
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 8 SENARAI PIHAK BERKAITAN DAN KEPERLUAN/ JANGKAAN Bil Pihak berkaitan Keperluan / Jangkaan 1. Staf Staf sentiasa berada dalam keadaan selamat dan mengikut prosedur dan peraturan semasa melaksanakan tugas. 2. Pelajar Pelajar berada dalam keadaan keadaan sihat dan selamat semasa proses pembelajaran dan pengajaran. 3. Ibu bapa / Penjaga Anak berada dalam selamat sepanjang sesi pembelajaran dan pembelajaran di PMJ 4. Pelawat Sentiasa berada dalam keadaan selamat sepanjang berada di dalam kawasan PMJ 5. Kontraktor / sumber kerja luar. Melaksanakan pembekalan/ perkhidmatan mengikut prosedur dan arahan keselamatan. 6. Pekerja pembersihan bangunan dan pembersihan kawasan dan landskap. Memberi perkhidmatan yang selaras dengan keperluan undangundang dan keperluan lain bagi mencapai hasil yang diharapkan. 7. KPT, JPPKK Mematuhi akta-akta dan pekeliling atau arahan berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan. 8. Kementerian Kesihatan Memastikan SOP dan arahan-arahan kesihatan dipatuhi. 9. JKKP (DOSH) Memastikan pematuhan prosedur, garis panduan dan keperluan perundangan di bawah Akta dipatuhi.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 9 C. PENCAPAIAN DASAR DAN OBJEKTIF KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 10 C. PENCAPAIAN DASAR DAN OBJEKTIF KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN POLISI KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN POLITEKNIK MERSING Politeknik Mersing komited untuk menyediakan persekitaran kerja yang selamat dan sihat untuk semua kakitangan, pelajar dan orang awam selaras dengan kehendak perundangan. Bagi menjayakan polisi ini, Politeknik Mersing akan: ▪ Melaksanakan sistem pengurusan, keselamatan dan kesihatan pekerjaan dengan mematuhi peruntukan perundangan keselamatan dan kesihatan terkini. ▪ Memberi komitmen untuk menghapuskan hazard dan mengurangkan risiko keselamatan dan kesihatan pekerjaan. ▪ Melaksanakan penambahbaikan secara berterusan bagi polisi dan proses kerja yang disediakan untuk makluman dan rujukan semua pihak berkaitan. ▪ Memberi komitmen untuk perundingan dan penyertaan pekerja dengan menyediakan sumber dan latihan bagi memupuk kesedaran kepada warga dalam keselamatan dan kesihatan pekerjaan. Adalah menjadi tanggungjawab pihak Politeknik Mersing memastikan semua kakitangan, pelajar dan orang awam mematuhi polisi keselamatan dan kesihatan pekerjaan dalam membentuk budaya kerja selamat dan sihat.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 1.0 PENCAPAIAN PELAN SEJAHTERA Bermula tahun 2022, Pelan Tindakan PMJ dikenali sebagai Pelan SeStrategik Politeknik dan Kolej Komuniti 2018-2025, Kamus KPI 2022 daPelan Sejahtera PMJ 2023 bagi Keselamatan dan Kesihatan PekerjaaTeras 2: Memantapkan Governan yang Responsif dan Mampan RUJUKAN OBJEKTIF STRATEGIK PELAN TINDAKAN INDIKATOR SAPELAN STRATEGIK JPPKK 2018-2025 TERAS 2 : MEMANTAP-KAN GOVERNAN YANG RESPONSIF DAN MAMPAN PELAN KESEJAHTERAAN PENDIDIKAN TINGGI (SEJAHTERA IPT) STRATEGI 1 : MENGUKUHKAN EKOSISTEM KAMPUS YANG SELAMAT STRATEGI 6 : MEMPERSADA KECEMERLANGAN INSTITUSI KAMUS KPI JPPKK 2023 A:Memperkasa Institusi Berpacukan 4IR 1. Mengadakan audit dalam EOMS/ OSHMS/ EMS sekurangkurangnya sekali dalam tempoh setahun 2. Mengadakan MKSP pada Oktober 2023 3. Mendapatkan persijilan antarabangsa/ kebangsaan bagi persijilan EMS. 4. OSHMS mengadakan pemeriksaan tempat kerja (skop audit 4 kali setahun) 5. Mengadakan mesyuarat JKKP 4 kali setahun. (Mac, Jun, September, Disember 2023) KPI 5: Bilangan pengiktirafan daripada badan/agensi di peringkat kebangsaan atau antarabangsa
ejahtera 2022. Pelan Sejahtera disediakan dengan merujuk kepada Pelan an Pelan Kesejahteraan Pendidikan Tinggi (Sejahtera IPT). n (OSHA) melibatkan Teras 2 iaitu: ASARAN PEMANTAU PIC CATATAN PENCAPAIAN SEHINGGA 4 SEPTEMBER 2023 JUSTIFIKASI SEKIRANYA TIDAK MENCAPAI SASARAN 1 TPA KUJK/ KKP/GREEN Tercapai Audit dalaman EOMS, EMS, OSHMS telah dilaksanakan. Permohonan Audit EOMS, EMS dan OSHMS oleh agensi luar telah diuruskan. Audit EMS : 2 Nov 2023
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 2.0 OBJEKTIF KESELAMATAN DAN KESIBil Objektif Cadangan Program / Aktiviti 1. Memastikan program/ aktiviti/ latihan berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan diadakan sebanyak 4 kali setahun. Kursus dan program keselamatan dan kesihatan pekerjaan 2. Memastikan pematuhan perundangan dan pelaksanaan pengurusan KKP secara konsisten dengan mengadakan pemeriksaan tempat kerja 4 kali setahun. Pemeriksaan tempat kerja
12 HATAN PEKERJAAN POLITEKNIK MERSING Status Program / Aktiviti Yang Dilaksanakan Tercapai 1. Bengkel Perlaksanaan ISO45001 – 08.02.2023 2. Bengkel Permurnian Hirarc & Pemeriksaan Tempat Kerja – 21 & 22.02.2023 3. Kursus Jawatankuasa Keselamatan & Kesihatan (Safety Committee) – 15.02.2023 4. Bengkel Permurnian Prosedur OSHMS ISO45001 – 11&12.07.2023 5. Latihan Pengungsian Bangunan (Fire Drill) – 16.05.2023 6. Internal Audit ISO45001 – 23.07.2023 hingga 10.08.2023 Dalam Proses (3 telah selesai) 1. Pemeriksaan tempat Kerja 1 – 09.03.2023 2. Pemeriksaan tempat Kerja 2 – 07.06.2023 3. Pemeriksaan tempat Kerja 3 – 16.06.2023 4. Pemeriksaan tempat Kerja 4
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 3. Memastikan tahap kesedaran berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan kepada pelajar secara berkala 2 kali setahun. Mengadakan toolbox meeting dan taklimat KKP 4. Memastikan komitmen pihak pengurusan tertinggi PMJ dengan mengadakan mesyuarat JKKP secara berterusan sebanyak 4 kali setahun. Mesyuarat d
13 Tercapai 1. Taklimat Keselamatan kepada pelajar semasa Minggu Transformasi Siswa pada 11 Januari 2023. 2. Taklimat Keselamatan kepada pelajar semasa Minggu Transformasi Siswa pada 20 Ogos 2023. 2 - selesai (Mesyuarat yang ke-3 akan dilaksanakan pada bulan September dan ke-4 pada Disember) 1. Minit Mesyuarat Bil.1/2023 bertarikh 29 Mac 2023. 2. Minit Mesyuarat Bil.2/2023 bertarikh 04 Julai 2023.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 D. MAKLUMAT PRESTASI KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 D. MAKLUMAT PRESTASI KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKiv. KEPUTUSAN AUDIT AUDIT DALAM ISO 45001:2018 Audit Dalam telah dilaksanakan pada 23 Julai – 10 Ogos 2023 dan mei. PENEMUAN AUDIT NCR Klausa Keterangan Ketakakuran ATiada Tiada ii. LAPORAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN KKP.PMJ/2023/OFI(01) OFI Klausa Butiran Pemerhatian A1 8.1 Operation 8.1.4 Procurement • Tiada surat kebenaran melaksanakan kerja bagi kontraktor/pembekal luar – tidak mematuhi prosedur PMJ-KKP-09 (lampiran1) JuruAUDIT STAGE 1 Audit Stage 1 dijangka akan dilaksanakan pada 25 hingga 26 Oktober
KERJAAN elibatkan 18 orang auditor. Auditee Tindakan Pembetulan Status Tindakan Tiada Tiada Auditee Tindakan Penambahbaikan utera UPS • Borang Cadangan Pindaan Dokumen KKP telah dilengkapkan pada 17.08.2023 bagi memohon kebenaran pindaan dilakukan pada dokumen Proses Perundingan dan Penglibatan Pekerja. Pindaan ini berkuatkuasa pada 20 September 2023. Auditor dari NIOSH.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 v. PERUNDINGAN DAN PENYERTAAN PEKERJA; Warga PMJ di dedahkan dengan latihan, kursus-kursus dan progdijalankan pada tahun 2023 adalah: 1. Bengkel Perlaksanaan ISO45001 2. Bengkel Permurnian Hirarc & Pemeriksaan Tempat Kerja 3. Kursus Jawatankuasa Keselamatan & Kesihatan (Safety Comm4. Bengkel Permurnian Prosedur OSHMS ISO45001 5. Latihan Pengungsian Bangunan (Fire Drill) 6. Internal Audit ISO45001 7. Taklimat Keselamatan kepada pelajar semasa Minggu Transforvi. RISIKO DAN PELUANG Risiko dan peluang adalah merujuk kepada HIRARC di semua makmadan Komunikasi (JTMK). http://bit.ly/3sV70Fp - Pautan dokumen HIRARC bagi semua makmal.
16 gram yang berkaitan dengan KKP. Antara program yang telah mittee) rmasi Siswa al di Jabatan Kejuruteraan Elektrik (JKE) dan Jabatan Teknologi Maklumat
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN KKP 2023 E. KECUKUPAN SUMBER
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN JKKP 2023 18 E. KECUKUPAN SUMBER Peruntukan yang telah diterima oleh KKP PMJ bagi tahun 2023 adalah seperti berikut: Bil Aktiviti Sumber (RM) OS27000 OS42000 Waran Khas 1 Pembelian tambahan First Aid 1,500 2 Penganjuran Pertandingan Video OSHA 500 Jumlah 1,500 500 Jumlah keseluruhan RM 2000
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN JKKP 2023 19 F. KOMUNIKASI YANG RELEVAN
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN JKKP 2023 20 F. KOMUNIKASI YANG RELEVAN Medium atau saluran hebahan maklumat adalah seperti berikut: • Laman web PMJ – http://pmj.mypolycc.edu.my • Email rasmi PMJ – [email protected] • Media sosial, Facebook dan whatsapp.
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN JKKP 2023 21 G. PELUANG PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN JKKP 2023 22 G. PELUANG PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN. BAGI TAHUN 2024 Bil Perkara Tindakan 1. Mengadakan program atau bengkel kesedaran keselamatan dan kesihatan kepada staf baru PMJ (Latihan). KKP (Latihan) 2. Menghantar staff menghadiri kursus kompetensi berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan KKP 3. Memperuntukan sumber kewangan yang mencukupi untuk untuk menggerakkan aktiviti KKP yang dirancang. JKKP