150 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 B: JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK (JKE) BIL ITEM KUANTITI STATUS 1 BILIK KULIAH 8 Boleh digunakan 2 TEC 4 Boleh digunakan 3 DEWAN KULIAH 1 Boleh digunakan 4 MAKMAL CAD 2 CAD 2 selesai penyelenggaraan 5 EPR - PROJECT WORKSHOP (C 175) 1 Boleh digunakan 6 EED - DIGITAL ELEKTRONIC LAB (C 203) 1 Boleh digunakan 7 EET - ELECTRICAL TECHNOLOGY LAB (C 194) 1 Boleh digunakan 8 EMP - MICROPROCESSOR LAB (C 191) 1 Boleh digunakan 9 EPE - POWER ELECTRONIC LAB 1 Boleh digunakan 10 EBE - ELECTRONIC REPAIR LAB (C 220) 1 Boleh digunakan 11 EEE - ELECTRONIC SYSTEM LAB 1 Boleh digunakan 12 EEP - COMMUNICATION ELECTRONIC LAB (C 218) 1 Boleh digunakan 13 EKP - POWER SYSTEM & CONTROL LAB (C 1) 1 Boleh digunakan 14 EME - ELECTRICAL MACHINE LAB (C 6) 1 Boleh digunakan 15 EPP - ELECTRICAL INSTALLATION & MAINTENANCE LAB (C7) 1 Boleh digunakan 16 BILIK PENSYARAH JKE 1 Boleh digunakan 17 BILIK MESYUARAT JKE 1 Boleh digunakan 18 BILIK KETUA JABATAN JKE 1 Boleh digunakan 19 BILIK KETUA PROGRAM 1 Boleh digunakan
151 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 C. JABATAN PERDAGANGAN (JP) BIL. ITEM KUANTITI STATUS 1 MAKMAL Stenography Lab Typing Lab Simulation Lab General Lab 4 Stenography Lab – LCD Projector rosak, connector socket hdmi rosak 2 BILIK KULIAH BK 8, BK 14, BK 15, BK 16, BK 22, BK 23, BK 24 7 BK8 – LCD Projector tidak jelas, 1 suis lampu rosak BK15 – LCD Projector berjalur, Soket HDMI tidak berfungsi BK16 – soket HDMI tidak boleh digunakan BK23 – 1 suis lampu rosak 3 TECHNOLOGY ENABLE CLASSROOM (TEC) TEC 7, TEC 8, TEC 9 3 TEC 7 – LCD Projector tidak jelas 4 DEWAN KULIAH – DK 2 1 Baik 5 BILIK KETUA JABATAN 1 Baik 6 BILIK KETUA PROGRAM 1 Baik 7 BILIK PENSYARAH 1 Baik 8 BILIK MESYUARAT 1 Baik 9 MINI STUDIO 1 Baik 10 BILIK FAIL 1 Baik 11 BILIK KUALITI 1 Aircond rosak 12 BILIK UTILITI 1 Baik
152 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 13. PANTRI 1 Baik 14. SURAU 1 Baik D. JABATAN PENGAJIAN AM (JPA) BIL. ITEM KUANTITI STATUS 1 LANGUAGE ADVANCEMENT CLASSROOM (LAC) 3 LAC 1 -serapan dinding LAC 3 - Tiles lantai pecah LAC 2 - baik 2 BILIK KETUA JABATAN 1 BAIK 3 BILIK KETUA KURSUS 1 BAIK 4 BILIK MESYUARAT 1 BAIK 5 BILIK PERBINCANGAN 1 BAIK 6 BILIK FAIL 1 BAIK 7 BILIK PERALATAN 1 BAIK 8 PANTRI 1 BAIK 9 BILIK UTILITI 1 BAIK Kesimpulan : Keseluruhan fasiliti JPA berada dalam keadaan baik, dibantu dengan penyelenggaraan dan pembaikan dari pihak UPS apabila diperlukan. Walaubagaimanapun, lantai LAC 3 (tiles pecah) perlu dibaik pulih. Banyak juga perabot (kerusi) perlu diganti kerana patah. Jabatan sedang memohon untuk menggunakan kerusi banquet dari dewan untuk kegunaan di LAC.
153 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 E: JABATAN MATEMATIK, SAINS DAN KOMPUTER (JMSK) BIL. ITEM KUANTITI STATUS 1 MAKMAL KOMPUTER AM (Nota: Hanya MKA2 dilengkapi kemudahan komputer; MKA1 & MKA3 digunakan sebagai bilik kuliah) 3 Meja pelajar di MKA1 uzur. Dicadangkan utk diganti dengan meja yang digunakan semasa peperiksaan akhir (jika ada lebih). Keperluan: 35 meja 2 BILIK KETUA JABATAN 1 3 BILIK KETUA KURSUS 1 4 BILIK MESYUARAT 1 5 BILIK PERBINCANGAN 1 6 BILIK FAIL 1 7 BILIK SOFTWARE 1 Kebocoran kritikal ketika hujan lebat. 8 PANTRI 1 Bocor ketika hujan lebat. 9 BILIK UTILITI 1 10 BILIK KULIAH 13 1 Meja pensyarah tiada 11 MAKMAL SAINS 1 11.6 JABATAN HAL EHWAL PELAJAR (HEP) LAPORAN KEROSAKAN & KEPERLUAN DI HEP: BIL. ITEM KUANTITI STATUS 1 Bilik Fail Pelajar 1 Ruang penyimpanan Fail Peribadi Pelajar yang agak sempit dan Rak Besi Berkunci yang agak terhad dan tidak mencukupi untuk menampung simpanan Fail Peribadi Pelajar yang banyak
154 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 2 Stor 1 baik 3 Bilik Ketua Jabatan HEP 1 baik 4 Bilik Ketua Unit HEP 1 baik 5 Bilik Jubah 1 baik 6 Pantri 1 baik 7 Bilik Pelbagai Guna 1 baik 8 Bilik Mesyuarat HEP 1 baik 9 Bilik Pegawai Disiplin 1 baik 10 Bilik MPP 1 baik 11 Bilik Mesyuarat MPP 1 baik 12 Bilik Food Bank 1 baik Kesimpulan : Secara keseluruhan HEP mempunyai 12 bilik yang berkedaan baik, cuma Bilik Fail Peribadi Pelajar yang memerlukan tambahan Rak Besi Berkunci bagi menempatkan Fail Peribadi Pelajar yang banyak. 11.7 JSKK BIL PERKARA KUANTITI STATUS 1 Pusat Sukan 1 Baik 2 Padang Kawad 1 Baik 3 Basikal 20 Baik 4 Kayak 15 Baik
155 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 5 Meja Ping Pong 5 Baik 6 Bilik Peralatan Kokurikulum 1 Baik 7 Stor Unit Beruniform 1 Baik 11.8 UTM Sila isi maklumat yang berkenaan. Mohon untuk asingkan kuantiti bagi peralatan ICT sewaan. BIL JENIS PERALATAN ICT KUANTITI STATUS 1 KOMPUTER (SEWAAN) 484 Baik 2 KOMPUTER (ASET) 612 300 Baik 312 rosak 3 LAPTOP (ASET) 100 20 Baik 80 rosak 4 LAPTOP (SEWAAN) 25 Baik 5 PRINTER (ASET) 174 144 Baik 30 rosak 6 PRINTER (SEWAAN) 67 Baik 6 ACCESS POINT (WIFI) 110 100 Baik 10 rosak 7 CCTV 120 110 Baik 10 Rosak 8 SERVER 26 20 Baik 6 Rosak 9 SWITCH 67 Baik Kesimpulan: Peralatan komputer yang rosak dicadangkan untuk dilupuskan dan permohonan PC sewaan kepada JPPKK akan dibuat. Port-port network di makmal komputer perlu dibaiki dengan segera bagi kemudahan pelajar. (14 makmal terlibat) Cadangan pembaikan dibuat pada hari Jumaat & Sabtu memandangkan kelas di makmal tersebut sedang berjalan. Unit ICT akan menutup server dan meluaskan fungsi beberapa server kepada Virtual Machine bagi mengelakkan kerosakan hard disk. 11.9 ULPL BIL JENIS BILIK KUANTITI/ NO BILIK STATUS CATATAN KEROSAKAN 1 BILIK VIP Maks Kapasiti: 2 orang Dewasa 01-06 Boleh digunakan 01-07
156 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 2 BILIK FAMILY Maks Kapasiti: 3 orang Dewasa 01-01 Tutup Bocor, masalah piping bilik air. 01-02 Boleh digunakan 01-03 01-04 01-05 3 BILIK DELUXE Maks Kapasiti: 2 orang Dewasa 01-08 Boleh digunakan 01-09 Tutup Masalah piping di bilik air 01-10 Boleh digunakan 01-11 01-12 02-13 02-14 02-15 02-16 02-17 Tutup Syiling rosak, wiring perlu diperiksa 02-18 Tutup Syiling rosak, wiring perlu diperiksa 02-19 Boleh digunakan 02-20 Tutup Bocor keliling bilik 02-21 Boleh digunakan 02-22 02-23 02-24 02-25 02-26 02-27 Tutup Bocor keliling bilik
157 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 02-28 Boleh digunakan 02-29 03-30 03-31 03-32 03-33 03-34 03-35 03-36 03-37 Boleh digunakan 03-38 03-39 Tutup Tile rosak 03-40 Boleh digunakan Kapasiti 4 Bilik Seminar Bilik Seminar Delima Sari 1 Boleh digunakan 36 orang Bilik Seminar Delima Sari 2 Boleh digunakan 24 orang Bilik Seminar Delima Sari 3 Studio UIDM - Bilik Seminar Delima Sari 4 (bilik komputer) Boleh digunakan 15 orang Bilik Seminar Delima Sari 8 Boleh digunakan 24 orang
158 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 Kesimpulan : Lodge Delima Sari mempunyai 3 jenis bilik iaitu Bilik VIP, Bilik Famili dan bilik Deluxe. Jumlah keseluruhan bilik adalah 40. Tidak mengira bilik rosak, bilangan bilik yang boleh digunakan adalah 2 bilik VIP, 4 bilik Family dan 27 bilik deluxe. Namun, bilangan maksimum bilik yang boleh digunakan serentak dalam satu masa adalah 25 bilik sahaja bagi mengelakkan kerosakan air-cond. 11.10 UKS BIL ITEM KUANTITI STATUS 1. D'Bizz 6 Kiosk ▪ JP – 1 ▪ JKE – 1 ▪ JTMK – 1 ▪ JHEP – 1 ▪ UKS - 2 Semua kiosk berjalan dengan lancar sepanjang Tahun 2023 2. Kiosk JDT 4 Unit Tidak digunakan (Sehingga September 2023) Kesimpulan : DBizz merupakan satu inkubator keusahawanan bertindak sebagai pusat simulasi perniagaan di kalangan pelajar di PMJ. DBizz mempunyai 6 kiosk kecil yang mana telah digunakan oleh Jabatan Perdagangan (1 kiosk), Jabatan Kejuruteraan Elektrik (1 kiosk), Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (1 kiosk), Jabatan Hal Ehwal Pelajar , PolyCakna (1 kiosk) dan Unit Keusahawanan sendiri (2 kiosk). Terdapat 4 unit Kiosk JDT yang terletak di kafetaria PMJ juga dibenarkan sebagai pusat simulasi perniagaan di kalangan pelajar PMJ. Namun sehingga September 2023, kiosk ini tidak digunakan oleh mana-mana pelajar. Ini kemungkinan disebabkan pelajar lebih banyak berniaga atas talian. 11.11 E-PEMBELAJARAN Sila isi maklumat yang berkenaan. BIL BILIK KUANTITI CATATAN 1 Bilik TECC(Technology Enable Collaborative Classroom) 1 Boleh digunakan 2 Smart Board 1 Boleh digunakan
159 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 11.12 UIDM Sila isi maklumat yang berkenaan. BIL ITEM KUANTITI STATUS 1 Bilik Studio Lodge (Green Screen Studio) - Set backdrop/Lighting - Set Camera Sony/Stabilizer 1 1 1 Boleh digunakan 2 Pejabat UIDM Tingkat Atas - Set backdrop/Lighting - Set Camera canon - Recording room - Set Live Streaming 1 1 3 1 1 *kerosakan lens camera canon – tinggal 1 lens yang masih ok * Data video ada sedikit kerosakan. 3 CR (Control Room) DPM - Set PA System + 3 unit auto white screen LCD + 3 Projector LCD 1 Boleh digunakan 4 CR (Control Room) DMU - Set PA System + 1 unit auto white screen LCD + 1 Projector LCD - Smart Board 1 Boleh digunakan
160 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 11.13 KAMSIS A. BANGUNAN KAMSIS BIL BANGUNAN BIL BILIK STATUS 1. PEJABAT PENTADBIRAN-BILIK PEGAWAI 2 Baik PEJABAT PENTADBIRAN-RUANG KERJA 1 Baik PEJABAT PENTADBIRAN-BILIK DP 3 Baik PEJABAT PENTADBIRAN-TANDAS 2 Baik 2. ASRAMA-BLOK L1 53 Ada bilik rosak di Aras 3 3. ASRAMA-BLOK L2 54 Baik 4. ASRAMA-BLOK F1 72 Baik 5. ASRAMA-BLOK F2 72 Baik 6. ASRAMA-BLOK F3 56 Baik JUMLAH 315 B. KEMUDAHAN KAMSIS Setiap penghuni asrama dibekalkan perkara-perkara berikut: BIL PERALATAN UNIT 1. Katil dan tilam 1 2. Kabinet besi 1 3. Meja belajar 1 4. Kerusi 1 Sebanyak 307 buah bilik sepatutnya boleh memuatkan seramai 1,228 orang penghuni asrama tetapi sebaliknya bilangan sebenar yang boleh dimuatkan adalah kurang dari itu disebabkan adanya bilikbilik yang rosak tidak sesuai untuk diduduki dan perlukan penyelenggaraan. Perkara ini adalah dalam tindakan Unit Pembangunan dan Selenggara (UPS) dan berkaitan Agensi Luar seperti Jabatan Kerja Raya
161 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 (JKR) dan Peruntukan Pembangunan. Ada juga bilik-bilik yang tidak boleh diduduki secara sementara disebabkan kerosakan kecil yang melibatkan kerosakan soket-soket elektrik dan tombol-tombol pintu. Kamsis telah dibekalkan dengan Penapis Air Al Hijrah terpakai setiap satu di semua blok Kamsis. Penyelenggaraan semua penapis ini adalah menggunakan kutipan caj yang dikenakan kepada pelajar semasa mendaftar Peralatan Elektrik. Kamsis sedang memperkenalkan Penyewaan Langsir kepada pelajar yang mana kutipan sewa ini diperlukan untuk membeli dan mengganti langsir-langsir baru di semua bilik-bilik asrama. Kamsis juga sedang dalam proses mengemaskini signage-signage di semua blok Kamsis. Dana bagi penyelenggaraan ini, termasuk juga penyelenggaraan kecil bilik-bilik, penggantian kunci rosak dan sebagainya datang dari caj Pendaftaran Peralatan Elektrik. 11.14 UNIT PENGURUSAN PSIKOLOGI BIL BILIK KUANTITI CATATAN 1 Bilik Kaunseling Kelompok 1 Keadaan baik dan digunakan 2 Bilik Kaunseling Individu 5 Permohonan untuk menukar fungsi 3 Bilik Pegawai Psikologi 1 Keadaan baik dan digunakan Kesimpulan : Permohonan pertukaran fungsi telah dibuat dan surat permohonan No Ruj PMJ.UPS.200-7 Jld. 1(1) 26 Januari 2023. Permohonan pertukaran fungsi 6 bilik kaunseling kepada 3 bilik kaunseling.
Keberkesanan Tindakan Risiko & Peluang Keberkesanan Tindakan Risiko & Peluang Klausa 9.3.2.e
162 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 STATISTIK RISIKO DAN PELUANG 2023 12.0 KEBERKESANAN TINDAKAN RISIKO DAN PELUANG Risiko boleh menyebabkan gangguan dalam pencapaian kualiti sesebuah organisasi. Justeru, Pelan Pengurusan Risiko Politeknik Mersing sentiasa diurus dan dikemaskini bagi menguruskn risiko serta mengelakkan keadaan yang tidak dingini berlaku. Secara keseluruhannya terdapat 3 tahap risiko iaitu risiko rendah, risiko sederhana dan risiko tinggi. Rujuk Jadual di bawah untuk penerangan tahap risiko. TAHAP PENERANGAN Rendah (R) • Perlu perhatian dan Tindakan kakitangan. Kawalan sedia ada adalah mencukupi. • Dicadangkan diambil Tindakan penambahbaikan, jika bersesuaian. Lazimnya Tindakan boleh diatasi dengan penguatkuasaan terhadap prosedur yang telah dibangunkan/ kawalan sedia ada. Sederhana (S) • Perlu perhatian dan Tindakan oleh kakitangan dan pihak pengurusan. • Perlu tindakan pembetulan/mitigasi selain kawalan sedia ada. Tinggi (T) • Perlu perhatian dan tindakan SEGERA terutamanya oleh pihak pengurusan dan pihak berkepentingan yang berkenaan. • Berstatus kritikal, boleh menjejaskan perancangan/ kewangan/ imej dan reputasi organisasi. • Mungkin memerlukan pindaan kepada polisi sedia ada. Berdasarkan Jadual Statistik Risiko dan Peluang Tahun 2023 bagi bulan Januari merekodkan 3 kategori risiko iaitu risiko rendah sebanyak 30. Manakala risiko sederhana dan tinggi sebanyak 5. Bagi bulan September sebanyak 29 risiko direkodkan. Manakala risiko sederhana dan tinggi masingmasing 7 dan 4. Pelan peluang bagi kedua-dua bulan tersebut pula masih kekal 4 seperti yang ditunjukkan dalam statistik di bawah. Rujuk Jadual Perincian Keberkesanan Tindakan Risiko Dan Peluang Tahun 2023 BULAN RISIKO RENDAH RISIKO SEDERHANA RISIKO TINGGI PELUANG JAN 30 5 5 4 SEP 29 7 4 4
163 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 12.0 KEBERKESANAN TINDAKAN RISIKOPerincian Keberkesanan Tindakan RisikBIL. JABATAN / UNIT INSIDEN/ MASALAH RISIKO 1 UPLI ID - Man (Pelajar tidak berminat untuk LI di syarikat yang telah ditetapkan oleh UPLI) RISIKO Olapor di2 BKP IL - Pembekal menghantar bil pada hari khamis dan hari berikutnya adalah cuti hujung minggu. RISIKO SPembay3 ID - Man (Ketiadaan pegawai bagi tujuan pembayaran bil) 4 ID - Material (Ketidakcukupan dokumen berkaitan perolehan atau perbelanjaan) 5 ID - Man (Kecuaian pegawai dalam menguruskan semakan dokumen yang melibatkan pembayaran) RISIKO Oterlebih6 PERPUSTAKAAN ID - Money (Kurang perolehan Dalam 5 Tahun Terkini) RISIKO Srujukan programmencuk
O DAN PELUANG o dan Peluang TAHAP PENILAIAN RISIKO (JANUARI) TAHAP PENILAIAN RISIKO (SEPTEMBER) OPERASI: Pelajar gagal ri ke syarikat. R1=1 R1=1 STRATEGIK: yaran bil melebihi 7 hari R1=4 R1=1 R1=4 R1=1 R1=4 R1=1 OPERASI: Emolumen terlebih bayar. R2=1 R2=1 STRATEGIK :Buku utama berdasarkan m (JKE, JTMK, JP) tidak kupi R1= 1 R1= 1
164 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 7 ID - Material (Kataloging Buku Belum Lengkap Dan Selesai) RISIKO OBahan 8 AUDIT DALAM ID - Man (Juruaudit dalam yang tidak mahir untuk melaksanakan proses audit) RISIKO Oketakuratidak tep9 CISEC ID - Man (Pelajar tidak menjawab/salah beri maklmat status pekerjaan) RISIKO OPelajar m10 COT ID - Man (Pensyarah tiada pengalaman industri dalam bidang tujahan) RISIKO Spencapatidak mepengikti11 ID - Method (Tidak memenuhi elemen penilaian kendiri) RISIKO Spencapapendapasasaran sebagai 12 KAMSIS ID: Material (Kerosakan peralatan di asrama) RISIKO OKemalansemasa kemudasempurn13 ID - Materil (Kehilangan kunci bilik) . RISIKO Omasuk/k14 UTM IL - Teknologi (Serangan virus, hacker, myren down) ID - Machine (Kerosakan peralatan rangkaian ) RISIKO Okampus
OPERASI: Kehilangan R2=1 R2=1 OPERASI: Laporan an yang dikeluarkan pat. R1=1 R1=1 OPERASI: Kesalahan menjawab Tracer Study R1= 6 R1= 6 STRATEGIK: Prestasi aian khidmat kepakaran encapai sasaran bagi irafan sebagai COT R1=10 R1=10 STRATEGIK: Prestasi aian penjanaan atan tidak mencapai bagi pengiktirafan COT R2=5 R2=5 OPERASI: ngan/kecederaan menggunakan ahan yang rosak /tidak na R1 = 1 R1 = 1 OPERASI: Pecah kecurian R2=1 R2=1 OPERASI : Rangkaian tidak berfungsi R1 = 5 R1 = 6
165 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 15 "IL - Teknologi (Serangan virus, hacker) ID - Machine (Kerosakan peralatan rangkaian ) RISIKO OData Pedicerobo16 ID - MACHINE (Kerosakan peralatan) RISIKO Otidak da17 ID - Machine ( Masalah capaian internet kepada pelajar ) RISIKO Ocapaian pelajar 18 ID - Material (Tiada Pelan Pemulihan Bencana) RISIKO Oberlaku server, tdapat d19 IL - Material :Serangan Hacker/Virus nota : 1.merujuk kepada kes di Politeknik lain pada tahun 2021 2. program cybersecurity ditawarkan di PMJ RISIKO Sberkaitadicerobo20 ID - Material (Masalah capaian internet kepada pelajar) Peluangkapasiti kampus21 UPS IL - Environment (Ketidak sediaan utiliti air) RISIKO Odapat dbanguna
OPERASI :Pangkalan lajar rosak @ ohi R2 = 3 R2 = 3 OPERASI :Peralatan ICT apat digunakan R3 = 6 R3 = 9 OPERASI :Masalah internet kepada R4 = 4 R4 = 6 OPERASI :Sekiranya bencana @ kerosakan tiada pemulihan data ilakukan. R5 = 5 R5 = 5 STRATEGIK: Sistem an data Pelajar ohi R6= 1 R6= 1 g untuk meningkatkan capaian internet P1 P1 OPERASI: Air tidak isalurkan ke bangunanan di seluruh politeknik R1=8 R1=8
166 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 22 1D - Material (Jubin pecah dan meletup 'buckling') RISIKO Opelajar/disebab23 IL - Environment (Serangan anaianai) RISIKO Oakibat s24 UIDM & ELEARNING ID - Man (Tiada staf teknikal dalam bidang (editor multimedia)) RISIKO Omenghaberkuali25 ID - Material (Proses pencarian rujukan digital terhad) Penghaspembanberpusaproses sread) 26 UPPSI ID - Man (Tidak mematuhi garis panduan yang ditetapkan) RISIKO Omaklum27 ID - Man ( Pelajar yang memerlukan bantuan/yang dirujuk tidak hadir kaunseling) RISIKO Opelajar t28 ID- Man (Pelajar belajar secara dalam talian di rumah ekoran pandemik Covid1 Para pelmendapbantuan(secara tsecara d29 UPEP ID: - Man (Pelajar kurang peka terhadap tarikh peperiksaan semula (Kes soalan bocor)) RISIKO OKetidakhmendudsemula
OPERASI: Kecederaan /pensyarah/ staf kan jubin rosak R2 = 3 R2 = 3 OERASI: Kerosakan aset erangan anai-anai R3 = 6 R3 = 9 OPERASI : Tidak dapat asilkan Video PdP yang iti R1 = 5 R1 = 5 silan eBook untuk ngunan bahan digital at yang telah melalui semakan bahasa (proof P1 P1 OPERASI: Kebocoran mat pelanggan R1=1 R1=1 OPERASI :Masalah tersebut berlarutan R2 = 4 R2 = 4 lajar mudah patkan perkhidmatan n sokongan psikologi telefon ) dan program dalam talian P1 P1 OPERASI: hadiran pelajar untuk duki peperiksaan R1=1 R1=1
167 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 30 ID Man - (Pelajar meniru semasa peperiksaan akhir/PAlt) RISIKO Omengulameniru 31 Tiada hebahan kepada PPPT berkenaan panduan dan pengemaskinian SYRI Maklumpenyelidoleh pen32 HEP IL: Mendaftarkan pelajar yang tidak memenuhi syarat minima kemasukan Politeknik semasa pengambilan sesi 2 RISIKO Osebagai diberhe33 ID - Man ( pelajar yang melebihi 6 semester pengajian tidak didaftarkan insuran) RISIKO Odilindun34 ID - Man (Pelajar tidak mematuhi tatacara tatatertib Politeknik Mersing) RISIKO Odisiplin 35 ULPL 1. ID - Material (Kekangan peruntukan kewangan untuk menjalankan aktiviti latihan yang komprehensif) 2. ID - Man (Staf tidak melaporkan kursus luar yang dihadiri) RISIKO Oberkursminima 36 ID - Man (Kurang penglibatan pensyarah dalam melaksanakan PSH kepada industri dan komuniti bagi penjanaan akaun amanah) Meningkakitangkursus ydirancan
OPERASI: Pelajar ang kursus kerana R2=5 R2=5 mat kertas kertas dikan tidak dikemaskini nyelidik di dalam SYRI. R2=25 R2=2 OPERASI: Gugur status seorang pelajar/ ntikan pengajian R1=1 R1=1 OPERASI: Pelajar tidak ngi insurans R2 = 4 R2 = 4 OPERASI :Kesalahan pelajar R4 = 4 R4 = 3 OPERASI: Bilangan Hari us staf tidak mencapai 3 hari bagi tahun 2023 R1= 5 R1= 5 katkan kompetensi gan dengan kursusyang ng/ditawarkan P1 P1
168 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 37 JABATAN AKADEMIK ULPL UNIT KEWANGAN ID - Money (Peruntukan kewangan diterima tidak mencukupi) RISIKO SPerkhidkompetprofesiotidak daberdasa38 KJ HEP JABATAN AKADEMIK ID - Man (Kemasukan pelajar baharu tidak mencapai norma) RISIKO SProgramdisebabkemasu39 UIDM KJ ID - MATERIAL (LCD dan Projektor di bilik kuliah/makmal rosak/tidak ekonomik dibaiki) RISIKO pengaja40 UMUM - INFRA (ICT / BKP) ID - Material (Kegagalan sistem telekomunikasi berfungsi dengan baik.(talian telefon rasmi) RISIKO Okurang c41 UMUM (HEP KEBAJIKAN )/ PA ID - Man (Pelajar Berkeperluan Khas) RISIKO Ofasiliti uOKU/PB42 UMUM (HEP KEBAJIKAN )/ PA ID - Man (Pelajar Berkeperluan Khas) RISIKO Omengalasesi PdP43 OSHA / WARDEN IL: - Environment ( Penularan Covid 19) RISIKO OCovid 19kemasubaharu 44 SMARTGREEN IL - Political (Tarif CI (Perdagangan) telah dicaj berdasarkan harga pasaran petroleum. Penjima(10%) ti
STRATEGIK: matan latihan ensi vokasional dan & onal bagi pensyarah apat dilaksanakan arkan perancangan. R1= 25 R1= 25 STRATEGIK: m tidak dapat dijalankan kan kekurangan kan pelajar baharu R1 = 15 R1 = 15 OPERASI :Proses ran terganggu/ terjejas R1= 25 R1= 25 OPERASI: Perkhidmatan cekap R1 = 1 R1 = 1 OPERASI: Kekurangan ntuk golongan BK R1=2 R1=2 OPERASI: Pelajar PBK ami masalah mengikuti P secara normal R2=1 R2=1 OPERASI: Jangkitan 9 berpunca daripada kan pelajar/ staf R3= 2 R3= 2 atan tenaga elektrik dak dapat dicapai R1=25 R1=25
169 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 Secara keseluruhannya, keberkesanan tindakan risiko dan peluang boleh dilihat melalukeseluruhan risiko dan peluang yang direkodkan adalah sebanyak 44. 30 5 29 7 0 5 10 15 20 25 30 35 RISIKO RENDAH RISIKO SEDERHANA STATISTIK RISIKO DAN PELUANG PADJAN
ui Graf Statistik Risiko dan Peluang pada Januari dan September 2023. Jumlah 5 4 4 4 RISIKO TINGGI PELUANG DA JANUARI & SEPTEMBER 2023 SEP
Peluang Penambahbaikan Peluang Penambahbaikan Klausa 9.3.2.f
170 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 13.0 PELUANG PENABIL JABATAN/ UNIT MASALAH CADANGA 1 BKP BKP telah melaksanakan pemantauan proses pembersihan perangkap minyak di kafeteria namun tiada bukti kerja penentusahan pembersihan yang dilaksanakan oleh pemilik kafeteria oleh pegawai yang dilantik Melantik PegawPemantauan Kafpemantauan properangkap miny 2 PENYELARAS AKAUN AMANAH / PSH Penawaran Kursus PSH setiap jabatan tidak mencapai sasaran jumlah penyertaan yang ditetapkan Memperluaskanatau program IR3 JABATAN HAL EHWAL PELAJAR Lokasi JHEP yang tidak sesuai di tingkat 3. Menyukarkan pelajar OKU/PBK atau urusan ibubapa yang ingin berurusan di JHEP. Memindahkan Juntuk memastikmudah dicapai dpihak ketiga (pe- stakeholder) 4 JABATAN HAL EHWAL PELAJAR Tiada Pembantu Tadbir untuk menguruskan urusan kaunter dan dokumentasi, perekodan, pengurusan fail kerana bilangan pelajar PMJ semakin ramai dan memerlukan dokumentasi yang sentiasa dikemaskini Memerlukan sekpembantu tadbiselain dari Pemb 5 PENYELARAS SPAk Maklumat berkaitan Penasihat Akademik (PA) dan masalah berkaitan pelajar di jabatan akademik tiada dalam makluman Ketua Jabatan akademik. MembentangkaMesyuarat Akad6 ePembelajaran Kemahiran Penghasilan eBook rendah di kalangan pensyarah Bengkel/Kursus eBook 7 UPS Tiada peruntukan khas bagi Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan terutamanya bagi Penyelenggaraan Berjadual Menyediakan pekegunaan PenyeJabatan Berjadu
AMBAHBAIKAN 2023 AN PENAMBAHBAIKAN TINDAKAN 2024 TANGGUNG JAWAB wai sebagai Jawatankuasa feteria dan Kantin untuk oses pembersihan yak di kafeteria. Mengemaskini Borang Pemantauan Kebersihan kafeteria serta mengadakan jadual berkala pemantauan. BKP n tawaran kursus pendek R 4.0 Mempromosi penawaran kursus PSH kepada beberapa sekolah sekitar Mersing. Penyelaras PSH (Jabatan/Jabatan Akademik) HEP ke lokasi aras bawah kan perkhidmatan JHEP dan tidak menyukarkan elajar, ibubapa atau pelawat Menyediakan kaunter alternatif bagi pelajar berkeperluan khas di pejabat pentadbiran dengan bantuan pembantu operasi. HEP kurang-kurangnya seorang ir yang bertugas di HEP bantu Operasi sedia ada i. Menempatkan sekurang-kurang seorang pembantu tadbir di JHEP. ii. Permohonan pembantu tadbir di JHEP melalui platform Mystep. BKP (HEP) n laporan CQI SPAk dalam demik Politeknik Mersing Memastikan semua Ketua Jabatan Akademik maklum segala maklumat berkaitan PA dan pelajar di jabatan masing-masing. Penyelaras SPAk Teknik Mudah Penghasilan ePembelajaran menganjurkan bengkel/kursus kepada pensyarah mengenai penghasilan eBook mengikut keperluan BIPD ePembelajaran (Latihan) eruntukan khas bagi elenggaraan Kenderaan ual. Memohon peruntukan khas bagi kegunaan penyelenggaraan kenderaan jabatan UPS (BKP)
171 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 8 UPS Tiada kontrak berkala bagi kerja-kerja awam (pintu, kunci, etc) Mengesyorkan pkontrak berkala seiring dengan ksedang berjalankebakaran, air, ekebersihan dan 9 EMS Sukar untuk melaksanakan pemantauan penutupan komputer selepas waktu pejabat bagi tujuan penjimatan tenaga elektrik Dicadangkan sisOFF kan selepasblok akademik 10 JKKP Pendedahan tentang Keselamatan dan Kesihatan di tempat kerja masih belum menyeluruh di kalangan staf PMJ dan pengurusan KKP yang tidak kompeten. 1. Mengadakan kesedaran keselpendedahan kep2. Menyediakanmenganjurkan kmemenuhi kepe3. Menghantar skompetensi berkesihatan peker11 JSKK Pelajar memerlukan tempat bersukan (badminton) pada waktu malam Memanjangkan bersukan 12 JTMK Terdapat aduan daripada waris mengenai cara pemilihan pelajar bagi penentuan trek iaitu "first come first serve". Menyediakan kamenetapkan pe 13 BKP Tiada variasi menu makanan yang dijual dikafetaria . Cadangan menudisetiap kafeterpelanggan ada p14 JABATAN AKADEMIK/UPLI/ HEP/ UPPSi Pelajar yang sedang menjalani Latihan Industri kurang kemahiran komunikasi yang baik. Merancang progpembudayaan kyang baik/ berke
pewujudan/tawaran bagi kerja-kerja awam kontrak berkala yang - aircond, sistem pencegah elektrik, anai-anai, landskap etc. Permohonan kontrak baru bagi kerja-kerja awam bagi kelulusan Ketua Pengarah. UPS tem bekalan komputer di s jam 6.00 petang di semua Menetapkan masa untuk Set Off komputer pada jam 6.00 petang. ICT program atau bengkel lamatan dan kesihatan pada staf PMJ n peruntukan khas untuk kursus/ program untuk erluan pensijilan. staf menghadiri kursus kaitan keselamatan dan rjaan. 1. Penggunaan video kkp di wajibkan kepada semua makmal di jabatan akademik dan sokongan akademik. 2. Taklimat dan promosi kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan kepada semua staf dan pelajar PMJ 3. Mengadakan kursus dan bengkel kompetensi menurut keperluan akta 514 keselamatan kesihatan pekerjaan. 4. Menetapkan peruntukan khas untuk latihan kepada pengurusan KKP PMJ. Penyelaras KKP (KULPL) waktu operasi tempat Memberi kebenaran menggunakan dewan dengan pemantauan pegawai melibatkan MPP, Polysport dan guard. JSKK (PBS) aedah yang sesuai bagi milihan trek oleh pelajar. Melaksanakan ujian bagi penentuan Trek SAD, Trek IS dan Trek Rangkaian. KJTMK u yang berbeza dijual ia supaya pelajar/ pilihan menu yang banyak. Melaksanakan hebahan/ penerangan kepada pengusaha kafeteria sebelum penawaran baru pengendali kafeteria dikeluarkan. BKP gram/ kaedah kemahiran berkomunikasi esan pada pelajar. Mengadakan program/ pembudayaan kemahiran berkomunikasi yang baik/ berkesan pada pelajar seawal semester 2 atau 3 pengajian. JABATAN AKADEMIK(UPLI/ HEP/ UPPSi)
172 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 15 TPA Staf kurang pendedahan tentang peluang pengembangan kerjaya. Menubuhkan JaKecemerlangan kecemerlangan urusan kenaikan16 BKP (Latihan) Perlu lebih latihan berkenaan dengan arahan dan pekeliling semasa . kekangan peruntukan kewangan bagi mengadakan kursus dan latihan Memberi lebih pkefahaman berkarahan semasa 17 Pegawai Alumni Politeknik/ KJHEP Tiada akaun simpanan khas untuk Alumni Politeknik. Mewujudkan sauntuk Alumni Po18 Lean Management (Latihan) Staf menganggap semua proses yang sedia ada tidak mempunyai masalah. Dengan itu, pemahaman LM tidak dijiwai oleh setiap warga PMJ. Mengadakan beuntuk kategori ppoliteknik. 19 KJTMK Mewujudkan ruang kerja tambahan yang sesuai untuk Ketua Program. Memberikan keKetua Program mdengan pensyarsecara atas taliasulit dengan sem20 KJP Ketidakcukupan tenaga pengajar dan Ketua Program DSK di JP. 1. Pengiraan retdilaksanakan set2. Mohon bantujabatan lain bagyang bukan kurskokurikulum, ko21 JSKK Cat lantai dan pagar gelanggang permainan permainan sudah uzur, tiada penghadang atau pagar sepanjang cerun dan padang permainan tidak rata 1. Lantai dan gadicat semula 2. Pagar perlu d3. Mengadakan sepanjang cerun
watankuasa Kerjaya untuk membantu kerjaya staf khususnya bagi n pangkat dll. Menyediakan skop tugas bagi jawatankuasa yang akan dilantik. TPA pendedahan dan kenaan skop kerja dan Memohon kursus yang berkaitan bagi meningkatkan kemahiran staf BKP (Latihan) tu akuan simpanan khas oliteknik. Memberi kesenangan dalam pengeluaran wang kepada Alumni Politeknik untuk menganjurkan sesuatu program/aktiviti. Pelajar.Penyelaras Alumni engkel Lean Management pendidikan khususnya di Menjemput penceramah luar untuk mengadakan bengkel kepada warga PMJ. Lean Management (Latihan) selesaan kepada semua mengadakan perbincangan rah, melaksanakan kelas an, menyimpan dokumen mpurna. Menghantar semula permohonan peruntukkan kewangan untuk pertambahan ruang kerja kepada UPS. KJTMK (UPS) ten perjawatan dapat tiap tahun. uan dari pensyarah di gi mengajar kursus-kursus sus teras seperti omputer,OSHA Pengiraan reten perlu di laksanakan setiap tahun dan diserahkan kepada TPA untuk tindakan seterusnya. KJP (BKP) risan gelanggang perlu ibaiki supaya lebih kemas. penghadang atau pagar n supaya bola tidak jatuh. -JSKK perlu buat permohonan -Pihak UPS perlu keluarkan anggaran bajet. JSKK (UPS)
173 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 4. Ratakan padakecederaan keti22 ULPL Perancangan latihan yang diberikan daripada sebahagian Jabatan/Unit/Jawatankuasa kurang menumpukan kepada peningkatan kompetensi bidang tugas. Bagi perancangaanalisis Keperluakepada semua stersebut akan dJabatan/Unit/Jadiambilkira semmesyuarat/perblatihan di pering*Petunjuk: 7 cadangan penambahbaikan 2023 di bawa ke 2024 15 cadangan pembahbaikan baru dicadangkan 3 cadangan penambahbaikan dalam bentuk latihan
ang permainan supaya tiada ka permainan berlangsung. an latihan staf 2023, Borang an staf telah diedarkan staf. Respon borang iserahkan kepada watankuasa untuk asa bincangan perancangan gkat jabatan 1. Mengedarkan Borang keperluan kursus kepada semua staf. 2. Menyerahkan maklumbalas daripada staf kepada Jabatan/Unit/Jawatankuasa masing-masing . 3. Mengedarkan pautan Perancangan latihan staf 2023 untuk dilengkapkan semua Jabatan/Unit/Jawatankuasa ULPL
Maklumbalas Staf Bagi Meningkatkan Kompetensi Maklumbalas Staf Bagi Meningkatkan Kompetensi Klausa 9.3.2.g
174 | K A J I A N S E M U L A P E N G U R U S A N 2 0 2 3 14.0 MAKLUMBALAS STAF BAGI MENINGKATKAN KOMPETENSI ULPL telah mengedarkan Borang Keperluan Latihan Kakitangan PMJ 2024 sehingga 10 Ogos 2023. 82 orang kakitangan PMJ telah respon kepada borang tersebut. ULPL telah menyenaraikan 6 kategori latihan untuk dipilih oleh semua kakitangan. Berikut adalah senarai bilangan cadangan latihan mengikut kategori latihan. Cadangan penuh latihan akan diedarkan bersama memo perancangan latihan semua jabatan dan unit PMJ bagi tahun 2024. BIL KATEGORI KURSUS BILANGAN 1 KEWANGAN 19 2 KOMPETENSI PDP 67 3 MOTIVASI & PEMBANGUNAN DIRI 39 4 PENTADBIRAN/ PENGURUSAN 69 5 PENYELIDIKAN & INOVASI 29 6 TEKNIKAL 36
1 MANAGEMENT REVIEW REPORT SMARTGREEN POLYCC PMJ Date 11-13 September 2023 Prepared by Smartgreen PolyCC PMJ
2 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ VISION To be the leader of a superior TVET institution. MISION • Provide widespread access to quality and recognized TVET programs. • Empowering institutions through excellent organization. • Produce a holistic, entrepreneurial and balanced graduates. • Make the most of intelligent partnerships with stakeholders.
3 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ TABLE OF CONTENT A Status of Actions from Previous Management Reviews 4-5 B Changes in External and Internal Issues that are Relevant to the EMS 6-10 C Achievement of Policies and Objectives of EMS 11-13 D Performance Information of EMS 14-16 E Adequacy of Resources 17-18 F Relevant Communications 19-20 G Opportunities for Continual Improvement 21-22
4 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ A. STATUS OF ACTIONS FROM PREVIOUS MANAGEMENT REVIEW
5 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ A. STATUS OF ACTIONS FROM PREVIOUS MANAGEMENT REVIEW No Issues Status 1. Installation of internal meter reading in Dewan Permata Marjan. Completed 2. Automatic timing system to turn off computers after office hours. On-going software installation
6 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ B. CHANGES IN EXTERNAL AND INTERNAL ISSUES THAT ARE RELEVANT TO THE EMS
7 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ B. CHANGES IN EXTERNAL AND INTERNAL ISSUES THAT ARE RELEVANT TO THE EMS EXTERNAL AND INTERNAL ISSUES THAT ARE RELEVANT TO THE EMS NO ISSUES RISK PIC 1. Internal : Students and Employee Engagement The involvement, awareness, and training of students and employees in environmental matters can affect an organization's ability to achieve its environmental objectives. Smartgreen 2. Internal: Waste Management Ineffective waste management practices within the organization affect environmental impact and operational costs. Smartgreen 3. External: Waste Management Ineffective waste management practices by the third party significantly affect environmental impact. SWCorp 4. External: Electricity Tariff Political (CI Tariff (Trade) has been charged based on the petroleum market price. TNB 5. External: Environmental Regulations and Legislation Changes or updates in environmental laws and regulations at the local, regional, or national levels can significantly impact an organization's compliance requirements and operational practices. Smartgreen
8 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ THE NEEDS AND EXPECTATIONS OF INTERESTED PARTIES NO INTERESTED PARTIES NEEDS / EXPECTATION 1. Staff Faculty and staff expect the institution to have clear environmental policies and practices in place, including recycling programs, energy conservation measures, and sustainable procurement. 2. Students Students expect the institution to demonstrate a commitment to sustainability by implementing eco-friendly practices and reducing its environmental impact. 3. Parents Parents may have concerns about the safety and environmental sustainability of the campus where their children study. 4. Visitor/ local community The local community expects the institution to minimize its environmental impact, including reducing noise, emissions, and traffic congestion. 5. Suppliers Suppliers expect the institution to prioritize sustainable and environmentally responsible procurement practices. 6. Contractor workers Contractor workers expect a safe and healthy work environment to comply with all relevant environmental regulations and standards. 7. KPT, JPPKK Donors and funding organizations expect transparency in how funds allocated for environmental initiatives are used and the impact they have. 8. Ministry of Natural Resources, Environment and Climate Change Government agencies have expectations related to emissions reduction, energy efficiency, and environmental reporting.
9 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ SIGNIFICANT ENVIRONMENTAL ASPECTS NO ENVIRONMENTAL ASPECT 1. Energy Consumption The institution's energy use, including electricity and cooling systems, can have a significant impact on greenhouse gas emissions and resource consumption. 2. Water Usage Water consumption for irrigation, sanitation, and other campus activities can impact local water resources and contribute to water scarcity issues. 3. Waste Generation The generation of solid waste, including paper, plastics, and electronic waste, is a significant aspect that affects landfill space and recycling efforts. 4. Transportation The transportation of students, faculty, and staff to and from the campus can result in emissions and air quality impacts. 5. Procurement and Supply Chain The procurement of products and services, including sourcing choices and supplier practices, can influence the environmental impact of the institution. 6. Sustainable Events and Activities Campus events and extracurricular activities can generate waste and resource use, so sustainable event planning is important. 7. Water Quality and Pollution Prevention The prevention of water pollution from runoff, sewage, and other sources is essential for protecting local water bodies.
10 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ RISKS AND OPPORTUNITIES ISSUE RISK Political (CI Tariff (Trade) has been charged based on the petroleum market price. i. EMS Objective: Electricity savings (10%) cannot be achieved ii. PMJ Achievement: PMJ recognition ranking in UI Greenmetric and MPCCSustAward affected.
11 Management Review Smartgreen PolyCC PMJ C. ACHIEVEMENT OF POLICIES AND OBJECTIVES OF EMS