LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016

LAPORAN TAHUNANUNIT AUDIT DALAM2016

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016ISI KANDUNGANKata Aluan Datuk Ketua Pengarah, iLembaga Lebuhraya MalaysiaPenghargaan Ketua Audit Dalam iiBAHAGIAN IMaklumat Unit Audit Dalam 1BAHAGIAN IIPerancangan dan Pencapaian 8BAHAGIAN IIILaporan Ketua Audit Dalam (LKAD)a. LKAD 1 Laporan Audit Perolehan 11b. LKAD 2 Laporan Audit Pengurusan Gaji Dan 44Elaunc. LKAD 3 Laporan Audit Pengurusan Kawalan 52Keselamatan d. LKAD 4 Laporan Audit Pengurusan Paparan 77IklanBAHAGIAN IVPemeriksaan MengejutBAHAGIAN VAktiviti Unit Audit Dalam 256

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016iAsssalamualaikum wbt. dan Salam 1Malaysia Setinggi-tinggi kesyukuran ke hadrat Illahi kerana atas limpah dan kurnia serta rahmat-Nya, Laporan Tahunan Unit Audit Dalam, Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) bagi tahun yang berakhir pada 31 Disember 2016 telah berjaya disempurnakan. Adalah diharapkan segala kandungan dan maklumat di dalam laporan tahunan ini dapat memberi manfaat dan menjadi rujukan kepada semua pihak.Tahun 2016 adalah tahun yang membawa pelbagai cabaran di serata dunia dan ketidaktentuan pasaran ekonomi global yang dialami membawa kesan kepada kita semua. Bagi memastikan perkembangan ekonomi negara terus kukuh dengan kedudukan fiskal yang mampan, langkah-langkah proaktif dan instruktif wajar dilaksanakan secara bersepadu oleh semua pihak. Oleh itu, langkah mengoptimumkan perbelanjaan Kerajaan dilaksanakan secara menyeluruh agar sumber dapat diurus dengan lebih cekap dan berkesan. Ini selaras dengan ucapan YAB Perdana Menteri mengenai Pengubahsuaian Bajet 2016 pada 28 Januari 2016. LLM juga menyahut penuh usaha dan seruan Kerajaan dan pada masa yang sama memastikan penyampaian perkhidmatan LLM berjalan lancar dan tidak terjejas.Maka, dalam memastikan LLM dapat mempertingkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan semasa LLM serta membudayakan tadbir urus yang baik, peranan Unit Audit Dalam (UAD) adalah amat penting dalam merealisasikan inisiatif tersebut. Denganpenghasilan laporan tahunan ini, saya berharap semua pihak menjadikannya sebagai panduan dalam menjalankan tugasan harian dari semasa ke semasa. Penemuan UAD seharusnya dititikberatkan dengan mengambil langkah pembetulan dan pencegahan dalam memantapkan lagi kawalan dalaman di LLM agar tidak berulang.Akhir kata, saya sekali lagi merakamkan ucapan ribuan terima kasih dan setinggi penghargaan kepada UAD melalui komitmen yang diberikan dan sentiasa memberi teguran yang membina, syor penambahbaikan dan khidmat perundingan untuk memastikan tadbir urus dalaman LLM yang dilaksanakan mencapai objektifnya.Sekian, terima kasih.DATUK IR. HJ. ISMAIL BIN MD. SALLEHKETUA PENGARAH LEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016iiKATA-KATA ALUAN KETUA AUDIT DALAM LEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA Alhamdulillah, syukur ke hadrat Allah S.W.T.kerana dengan izin-Nya Unit Audit Dalam, Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) telah berjaya menyempurnakan aktiviti pengauditan seperti yang telah dirancang. Tahniah saya ucapkan kepada semua warga Unit Audit Dalam, Lembaga Lebuhraya Malaysia atas kejayaan menyediakanLaporan Tahunan bagi tahun 2016. Penyediaan laporan ini bertujuan untuk melaporkan pencapaian dan maklumat Unit Audit Dalam sepanjang tahun 2016.Penerbitan laporan ini juga mengandungi setiap penemuan dan syor hasil daripada pengauditan serta aktiviti Unit Audit Dalam sepanjang tahun 2016. Setiap pengauditan yang dilaksanakan bertujuan untuk menyumbang ke arah memantapkan pengurusan kewangan dan memastikan tadbir urus yang cekap dan telus di LLM. Adalah diharapkan agar setiap usaha untuk memantapkan akauntabiliti pengurusan kewangan dan urus tadbir ini dapat diteruskan seterusnya menjadi pemangkin terhadap objektif penambahbaikan selaras dengan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan. Akhir kata, semoga penerbitan ini memberi panduan kepada semua kakitangan di LLM dalam aspek pengurusan kewangan dan tadbir urus di setiap bahagian dan tugasan harian dalam membantu LLM meneraju transformasi industri pembinaan lebuh raya di negara ini.Sekian, terima kasih.SAHARUN NISAH BINTI MOHD KASSIMKETUA AUDIT DALAMLEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20161MAKLUMAT UNIT AUDIT DALAM1.0 PENDAHULUANLaporan Audit adalah media formal yang digunakan oleh auditor dalam mengkomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan tentang kesimpulan dan penemuan Audit yang dilaksanakan. Selaras dengan 1PP PS 3.1, Laporan Tahunan Unit Audit Dalam (UAD) Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) yang disediakan ini adalah penyusunan kesemua laporan-laporan pengauditan dan aktiviti-aktiviti lain berkaitan UAD sepanjang tahun 2016 yang merangkumi Pengauditan Prestasi dan Pengauditan Mengejut/ Pengurusan Kewangan. Unit Audit Dalam melaksanakan pengauditan yang bebas, memberi kepastian objektif dan nasihat yang menambah nilai. Ianya dilaksanakan dengan menerap pendekatan yang sistematik, penilaian berdisiplin serta mempertingkatkan keberkesanan pengurusan risiko dan kawalan. Justeru, laporan tahunan audit dalam yang disediakan ini menerangkan penemuan audit dan syor yang perlu diambil bagi tujuan pembetulan dan penambahbaikan bagi membantu LLM mencapai matlamatnya. Selaras dengan objektif UAD LLM , diharap agar Laporan ini menjadi panduan yang berguna kepada semua pegawai dan kakitangan di LLM dalam usaha berterusan dalam memperkukuhkan kawalan dalaman dan meningkatkan kecekapan tadbir urus dalam penyampaian perkhidmatan yang cemerlang.2.0 LATAR BELAKANG UNIT AUDIT DALAMUAD di LLM telah diwujudkan pada 1 Januari 1995 berikutan berkuat kuasanya Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979. Namun begitu, pekeliling yang kini berkuatkuasa adalah Pekeliling Perbendaharaan 1PP PS 3.1 - Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian Atau Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri dan PS 3.2 -Penubuhan Jawatankuasa Audit Di Peringkat Kementerian Persekutuan Dan Kerajaan Negeri. Pekeliling Perbendaharaan ini memberi penjelasan peranan dan tanggungjawab UAD serta memberi arahan dalam pelaksanaan audit dalam.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20162Audit Dalam merupakan sebahagian daripada kompenan kawalan dalaman LLM yang bertanggungjawab terus kepada Ketua Pengarah LLM daripada segi pentadbiranyang meliputi pengauditan terhadap semua Bahagian dan Pejabat Wilayah LLM.Jawatankuasa Audit (JKA) LLM telah ditubuhkan pada 26 Julai 1995 hasil keputusan Mesyuarat Lembaga LLM. JKA ditubuhkan untuk meneliti Laporan Unit Audit Dalam dan Laporan Juruaudit Luar terutamanya Jabatan Audit Negara. Senarai keahlian JKA LLM adalah seperti berikut:-i. YBhg. Dato' Dr. Haji Noor Azmi bin Ghazali (Pengerusi LLM) Pengerusi Jawatankuasa Audit Lembaga Lebuhraya Malaysia (Tempoh lantikan: 12 Oktober 2016 - 11 Oktober 2018)ii. YBhg. Dato’ Abdul Razak bin JaafarTimbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)Wakil Kementerian Kerja Raya(Tempoh lantikan: 17 September 2015 - 16 September 2017)iii. YBhg. Datuk Givananadam A/L KalinanTimbalan Pengarah Bahagian Pengurusan BelanjawanWakil Kementerian Kewangan(Tempoh lantikan: 13 Disember 2013 – Tidak dihadkan)iv. YBhg. Dato’ Sr. Abdull Manaf bin Hj. HashimWakil Kepentingan Khas(Tempoh lantikan: 3 Oktober 2016 - 02 Oktober 2018)v. Ir. Choo Kok BengWakil Kepentingan Khas(Tempoh lantikan: 1 Jun 2016 – 31 Mei 2018)vi. Puan Saharun Nisah Binti Mohd Kassim (Ketua Audit Dalam)Setiausaha Jawatankuasa AuditLembaga Lebuhraya Malaysia(Tarikh lantikan: 1 Februari 2016)

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20163Berikut merupakan jadual bilangan mesyuarat jawatan kuasa audit yang telah dilaksanakan pada tahun 2016 yang memenuhi kehendak Para 6.1, PS 3.2;JADUAL 1BILANGAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDITBILANGAN MESYUARAT TARIKH Bil. 1/2016 17 Februari 2016Bil. 2/2016 26 April /2016Bil. 3/2016 2 Ogos 2016Bil. 4/2016 18 November 20162.1 OBJEKTIF UADObjektif UAD adalah untuk membantu organisasi mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin serta menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.2.2 FUNGSI UADFungsi utama Unit Audit Dalam ialah untuk:i. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan, pengawasan operasi serta kawalan dalaman organisasi;ii. Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa;iii. Mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;iv. Mengkaji pengurusan aset dan kepentingan organisasi dilindungi daripada kehilangan, penipuan dan penyelewengan;v. Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT;vi. Melaporkan kepada Ketua Pengarah hasil pengauditan dan memastikan tindakan susulan diambil terhadap perkara yang dibangkitkan;vii. Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan Ketua Pengarah;viii. Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) dan Mesyuarat Lembaga;

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20164ix. Memberi khidmat nasihat dan syor penambahbaikan bagi meningkatkan tahap akauntabiliti Pengurusan Kewangan; danx. Menyelaras tugas Unit Audit Dalam dengan Audit Luar terutamanya Jabatan Audit Negara.2.3 PIAGAM PELANGGAN UADPiagam Pelanggan UAD adalah:i. Menyediakan Rancangan Tahunan Audit untuk kelulusan kepada Ketua Pengarah selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun berikutnya dan dibentangkan dalam Jawatankuasa Audit ii. Mengeluarkan laporan atau pemerhatian audit dalam tempoh 14 hari bekerja selepas sesuatu audit selesai dijalankan. iii. Menyediakan Laporan Tahunan Audit untuk dikemukakan kepada Ketua Pengarah dan Ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 201652.4 STRUKTUR ORGANISASI DAN PERJAWATAN UADBerdasarkan Waran Perjawatan Bil. K10 Tahun 2015 bertarikh 1 Ogos 2015, bilangan perjawatan di UAD LLM iaitu seramai 8 orang dan dibantu oleh seorang Pembantu Tadbir. Kedudukan perjawatan UAD LLM setakat Disember 2016seperti di jadual dan carta berikut:JADUAL 2JUMLAH PERJAWATAN DI UNIT AUDIT DALAM, LLMBIL. JAWATAN GRED BIL. JAWATAN(Waran JPA)DIISI1. Ketua Audit Dalam W48/N48 1 12. Juruaudit W44 1 1*3. Juruaudit W41 1 14. Pegawai Tadbir (Kontrak) N41 - 1*4. Penolong Juruaudit W27/W32 1 15. Pembantu Akauntan W17/W22 3 36. Pembantu Tadbir (P/O) N17/N22 1 1Jumlah Keseluruhan 8 9Nota: * Jawatan Ketua Audit Dalam diisi oleh Pegawai Tadbir Gred N48 * Jawatan Juruaudit Gred (W44) diisi oleh Pegawai Pinjaman dari Jabatan Audit Negara* Pegawai Tadbir Gred (N41) berstatus kontrak telah dilantik ke UAD pada 19 September 2016

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20166CARTA 1CARTA PEGAWAI DAN KAKITANGAN UNIT AUDIT DALAMLEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA KETUA AUDIT DALAM(GRED N48)SAHARUN NISAH BINTI MOHD KASSIMJURUAUDIT(GRED W44)MOHAMMAD FIRDAUS BIN OMARJURUAUDIT(GRED W41)SITI SAERA BINTI KADRIPEGAWAI AUDIT DALAM(GRED N41) MUHAMMAD IZZAT BIN JAMALPENOLONG JURUAUDIT(GRED W27)HAIRUL HARIFFIDDIN BIN SULAIMANPEMBANTU AKAUNTAN(GRED W17)NAZATUL SURIANI BINTI NASARUDDINPEMBANTU AKAUNTAN(GRED W17)IRWAN SYAHRIL BIN YAHYAPEMBANTU AKAUNTAN(GRED W17)NORSHAKIRAH BINTI AHMADPEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)(GRED N17)ZARINA BINTIMOHAMAD

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 201673.0 PERHUBUNGAN DENGAN JABATAN AUDIT NEGARAPada tahun 2016, Jabatan Audit Negara telah menjalankan pengauditan prestasi terhadap pemantauan penyenggaraan lebuh raya oleh syarikat konsesi di Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM). Tujuan pengauditan ini adalah untuk menilai prestasi pemantauan penyenggaraaan oleh syarikat konsesi seperti mana yang telah ditetapkan oleh LLM berdasarkan klausa perjanjian konsesi dan Garis Panduan yang berkuatkuasa. Unit Audit Dalam telah bekerjasama dengan Jabatan Audit Negara bagi membantu mengkoordinasikan pelaksanaan pengauditan prestasi tersebut. Pada peringkat permulaan, Entrance Conference telah diadakan pada 31 Mac 2016 di LLM bagi menerangkan objektif dan skop pengauditan oleh Jabatan Audit Negara. Exit Conference pula telah diadakan pada 15 Ogos 2016 bertujuan untuk membincangkan penemuan Audit prestasi yang telah dilaksanakan. Laporan hasil daripada pengauditan ini dikemukakan oleh Jabatan Audit Negara pada 27 Julai 2016 dan maklum balas mengenainya telah dikemukakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh laporan tersebut. Hasil laporan juga telah dibentangkan di dalam Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) Siri 2 Tahun 2015 pada bulan November 2016. 4.0 PENINGKATAN KUALITI AUDIT SECARA BERTERUSANUAD sentiasa berusaha ke arah peningkatan kualiti audit secara berterusan dalammenghasilkan laporan audit yang berkualiti. Ianya dikawal serta dikesan melalui Rancangan Audit yang tersusun dan Program Audit yang terperinci. Setiap pelaksanaan pengauditan dari peringkat permulaan sehingga Pemerhatian Audit dikeluarkan disemak dan dipantau oleh pegawai-pegawai yang bertanggungjawab.Para pegawai UAD sentiasa digalakkan untuk meningkatkan pengetahuan dan memperoleh kepakaran teknik pengauditan melalui bahan bacaan, menghadiri kursus, bengkel, taklimat dan seminar yang dianjurkan oleh pelbagai pihak seperti Jabatan Audit Negara, Kementerian Kewangan dan lain-lain. Mesyuarat Koordinasi Antara UAD KKR, LLM dan CIDB turut membantu dalam meningkatkan kualiti pengauditan melalui perbincangan dan tandaaras yang dilakukan sesama UAD KKR dan agensi. Selain itu, pada tahun 2016, dua orang Jurutera Awam LLM telah dilantik sebagai juruaudit untuk membantu UAD melaksanakan auditan dalam aspek teknikal bagi Pengauditan Pengurusan Paparan Iklan di LLM.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20168PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN1.0 PERANCANGAN Rancangan Audit Dalam Tahun 2016 telah diluluskan oleh YBhg. Dato’ Ir. Ketua Pengarah pada 29 Januari 2016 dan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 4/2015 pada 8 Disember 2015. Maklumat Perancangan Program Audit pada tahun 2016 adalah seperti di Lampiran A. Walau bagaimanapun, pelaksanaan program audit yang dirancang adalah tertakluk kepada perubahan atau arahan dari semasa ke semasa daripada YBhg. Datuk Ir. Ketua Pengarah LLM. 2.0 PENCAPAIAN Pada tahun 2016, UAD telah melaksanakan empat (4) pengauditan prestasi dan satu pemeriksaan mengejut ke atas empat Pejabat Wilayah LLM. Program Audit yang dilaksanakan menumpukan perhatian kepada tahap pematuhan segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa terhadap aktiviti LLM agar diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan selain dari penekanan terhadap kawalan dalaman. UAD turut mengelola 4 Mesyuarat Jawatankuasa Audit. Senarai program audit yang telah dilaksanakan bagi tahun 2016 adalah seperti berikut :-2.1 Pengauditan Prestasi Pengauditan ini bertujuan untuk memastikan sama ada pihak pengurusan telah menggunakan sumber yang ada secara berhemat, cekap dan berkesan dalam perlaksanaan setiap aktiviti dan program masing-masing. Sebanyak empat (4) tajuk pengauditan prestasi telah dilaksanakan sepanjang tahun 2016 dan maklumatnya seperti di Jadual 3 berikut:-

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 20169Pengauditan ini dilaksanakan mengikut garis panduan pengauditan prestasi Jabatan Audit Negara dengan memberikan penekanan terhadap pembentukan Lines of Inquiry, objektif dan skop dan kriteria audit yang bersesuaian semasa menyediakan Memorandum Perancangan Audit dan Program Audit supaya hasil kerja lapangan mencapai objektif pengauditan yang menekankan kepada aspek-aspek 3E, iaitu Economy, Efficiency, danEffectiveness serta mengelakkan pembaziran. Senarai tajuk pengauditan prestasi adalah seperti di Jadual 3 berikut:JADUAL 3PENGAUDITAN PRESTASI 2016BIL. TAJUK PENGAUDITAN PRESTASI TARIKH PEMBENTANGAN1. LKAD 1 - Pemeriksaan Audit Ke Atas Pengurusan Perolehan Di Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM)Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 2/2016 (26/04/2016)2. LKAD 2 - Pemeriksaan Audit Terhadap Pengurusan Gaji dan Elaun Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 3/2016(18/08/2016)3. LKAD 3 - Pemeriksaan Audit Terhadap Pengurusan Kawalan Keselamatan di Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 4/2016 (18/11/2016)4. LKAD 4 - Pemeriksaan Audit Terhadap Pengurusan Paparan IklanMesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 1/2017(27/02/2017)2.2 Pemeriksaan MengejutPengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan berkaitan tahap pengurusan kewangan yang dibuat secara pemeriksaan mengejut. Pengauditan akan memberi tumpuan terhadap 8 aspek kawalan utama iaitu kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, pengurusan perolehan, kawalan perbelanjaan, pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah dan Deposit, pengurusan aset dan stor dan pengurusan Kenderaan Kerajaan. Unit Audit Dalam telah melaksanakan empat (4) pemeriksaan mengejut bagi tahun 2016 seperti di Jadual 4 berikut :-

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 201610JADUAL 4PENGAUDITAN MENGEJUT/ PENGURUSAN KEWANGAN 2016BIL TAJUK TARIKH DIBENTANG1. Pemeriksaan MengejutPejabat Wilayah Tengah LLMMesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 1/2017(27/02/2016) 2. Pemeriksaan MengejutPejabat Wilayah Utara LLM3. Pemeriksaan MengejutPejabat Wilayah Utara Timur LLM4. Pemeriksaan MengejutPejabat Wilayah Selatan LLM

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 11LAPORAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN PEROLEHANDI LEMBAGA LEBUH RAYA MALAYSIA1.0 LATAR BELAKANGLembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) merupakan badan berkanun ditubuhkan pada 24 Oktober 1980 mengikut Akta 231 (Perbadanan 1980). Tujuan penubuhan LLM adalah untuk menyelia dan melaksanakan rekabentuk, pembinaan, pengawalan, pengendalian dan penyelenggaraan lebuh raya - lebuh raya, mengenakan dan mengutip tol, membuat kontrak dan membuat peruntukan-peruntukan berkenaan dengan perkara-perkara yang berkaitan dengannya.Objektif penubuhan LLM pula adalah untuk merancang, merekabentuk, memaju, mengendali dan menyelenggarakan rangkaian lebuh raya moden yang lengkap dengan segala kemudahan dan keperluan bagi mengadakan suatu rangkaian pengangkutan jalanraya yang cepat, selamat dan cekap untuk negara secara keseluruhannya, menghubungkan kesemua pekan utama yang sedia ada serta kawasan yang mempunyai potensi pembangunan ekonomi, budaya dan sosial serta perpaduan negara dan membolehkan suatu rangkaian pengangkutan jalanraya awam antara bandar yang berkesan diadakan di seluruh negara disamping melatih kakitangan bagi memajukan kepakaran mereka dalam semua aspek yang berkaitan dengan pembangunan, pengendalian dan penyelenggaraan lebuh raya.Selain itu, berdasarkan Akta 231, LLM juga berperanan untuk menyelia dan melaksanakan rekabentuk, pembinaan dan penyenggaraan lebuh raya-lebuh raya sebagaimana yang ditentukan oleh Kerajaan, menyelia dan melaksanakan rekabentuk, pembinaan dan penyenggaraan kawasan-kawasan rehat dan rawat dan lain-lain kemudahan yang difikirkan perlu di sepanjang lebuh raya, memungut tol daripada pengguna-pengguna lebuh raya dan lain-lain bayaran dari kemudahan di sepanjang lebuh raya, merancang dan menjalankan penyelidikan untuk memastikan penggunaan lebuh raya yang cekap dan lain-lain kemudahan di sepanjang lebuh raya dan pada amnya melakukan apa-apa juga perkara untuk memajukan lagi lebuh raya. Walau bagaimanapun, selepas Dasar Penswastaan Negara diperkenalkan pada tahun 1983, peranan LLM sebagaimana yang telah digariskan oleh Akta 231, telah berubah iaitu dari sebuah badan yang bertanggungjawab sepenuhnya ke atas lebuh raya bertol, menjadi sebuah badan yang bertanggungjawab mengawalselia pembangunan dan pengurusan lebuh raya bertol di Malaysia. Ianya bagi memastikan syarikat-syarikat konsesi lebuh raya sentiasa memberikan perkhidmatan yang berkualiti, selamat dan selesa kepada pengguna-pengguna lebuh raya.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 12Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) tidak menerima geran mengurus daripada Kerajaan. Pinjaman daripada Kerajaan sehingga tarikh 31 Disember 2014 berjumlah RM771.48 juta. Perbelanjaan LLM bergantung kepada sumber pendapatan seperti berikut:i. Keuntungan atas simpanan tetap;ii. Sewaan (padang dan dewan, tanah, paparan iklan, bangunan dan lain-lain sewaan); dan iii. Pelbagai Pendapatan (Keuntungan akaun semasa, pinjaman kakitangan, jualan risalah tawaran dan pendapatan-pendapatan lain).Maklumat pelaburan yang dilaksanakan LLM dan kutipan hasil bagi tahun berakhir 31 Disember 2014 seperti di jadual berikut:JADUAL 1PELABURAN LEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA SEHINGGA 31 DISEMBER 2014BIL JENIS SIMPANAN JUMLAH(RM Juta)JUMLAH UNTUNG(RM Juta)1. Simpanan tetap di bank-bank berlesen 270 6.572. Simpanan tetap di institusi-institusi kewangan yang lain 795 29.75JUMLAH 1,065 36.32*Nota : Sumber dari Laporan Tahunan 2014 Lembaga Lebuhraya MalaysiaJADUAL 2MAKLUMAT HASIL LEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA SEHINGGA 31 DISEMBER 2014BIL BUTIRAN KUTIPAN HASIL(RM Juta)1. Keuntungan Atas Simpanan Tetap 36.322. Sewaan : Padang dan Dewan Tanah Paparan Iklan Bangunan Sewaan-Sewaan Lain1.093. Pelbagai Pendapatan : Keuntungan Akaun Semasa Keuntungan Dari Pinjaman Kakitangan Penjual Risalah Tawaran Pendapatan-Pendapatan Lain7.04JUMLAH 44.45*Nota : Sumber dari Laporan Tahunan 2014 Lembaga Lebuhraya Malaysia

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 13Berdasarkan kepada Seksyen 18 (2), Akta Lembaga Lebuhraya Malaysia (Perbadanan) 1980, bajet LLM perlu dibentangkan dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah setiap tahun. Maklumat bajet Mengurus LLM serta pencapaian perbelanjaan seperti berikut:JADUAL 3MAKLUMAT PERUNTUKAN DAN BELANJA MENGURUS BAGI TAHUN 2014 DAN 2015BUTIRAN 2014(RM Juta)2015(RM Juta)Anggaran Belanja Mengurus (Pindaan) 48.24 43.00Perbelanjaan Sebenar (termasuk Tanggungan) 41.89 41.29*Nota : Sumber dari Laporan JPKA Bil. 1/2015 dan Laporan JPKA Bil. 1/2016Perbelanjaan di LLM terbahagi kepada 5 kategori seperti berikut:i. Emolumen; ii. Perkhidmatan Dan Bekalan;iii. Aset;iv. Pemberian dan Kenaan Bayaran Tetap; danv. Perbelanjaan - Perbelanjaan Lain.Berikut merupakan maklumat perbelanjaan di LLM bagi tahun 2014 dan 2015:JADUAL 4MAKLUMAT PERBELANJAAN BAGI TAHUN BERAKHIR 2014 DAN 2015BIL BUTIRANPERBELANJAANSEHINGGA 31/12/2014(RM Juta)PERBELANJAAN SEHINGGA 31/12/2015(RM Juta)1. Emolumen 19.17 20.872. Perkhidmatan Dan Bekalan 13.76 12.543. Aset 5.02 3.084. Pemberian dan Kenaan Bayaran Tetap 2.33 2.175. Perbelanjaan-Perbelanjaan Lain 1.6 2.64JUMLAH 41.89 41.29*Nota : Sumber dari Laporan JPKA Bil. 1/2015 dan Laporan JPKA Bil. 1/20162.0 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan Pengurusan Perolehan ini dijalankan untuk menilai sama ada:i. Wujud sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pengurusan perolehan serta prosesnya mematuhi semua peraturan dan garis panduan yang berkuatkuasa;ii. Dokumen kontrak mengandungi syarat-syarat yang mengambil kira kepentingan Kerajaan;iii. Perolehan dibuat dengan berhemah, teratur serta menekankan aspek value for money; dan

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 14iv. Rekod-rekod yang berkaitan dengan perolehan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.AP 166 hingga 206 dan AP 229 hingga 300 menggariskan perkara-perkara yang perlu dipatuhi dalam menguruskan perolehan Kerajaan. Selain daripada itu, perubahan-perubahan terkini mengenai perolehan Kerajaan dimaklumkan kepada Kementerian, Jabatan dan Agensi melalui Pekeliling Perbendaharaan (1PP) dari semasa ke semasa.3.0 SKOP PENGAUDITANPengauditan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan perolehan meliputi Tender, Sebutharga dan Pembelian Terus serta pengurusan Panjar Wang Runcit bagi tahun 2014 dan 2015.4.0 METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen berkaitan di Bahagian Kewangan dan Pengurusan Aset (BKPA) serta Bahagian Ukur Bahan dan Kontrak (BUBK). Pengauditan meliputi perolehan secara Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan pembelian melalui Panjar Wang Runcit (PWR).Pemeriksaan fizikal telah dibuat atas sampel Audit yang dipilih. Selain itu, perbincangan dan temu bual telah diadakan dengan pegawai BKPA dan BUBK untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenainya.5.0 PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan antara bulan Februari 2016 hingga Mac 2016 mendapati perancangan perolehan telah dibuat berdasarkan Buku Anggaran Belanja Mengurus LLM bagi tahun 2014 dan 2015. Walaupun LLM telah menyediakan kerangka asas untuk menguruskan perolehan dengan cekap meliputi pewujudan Unit Perolehan dan membahagi tugas perolehan di antara Bahagian Kewangan Dan Pengurusan Aset (BKPA) dan Bahagian Ukur Bahan Dan Kontrak (BUBK), namun pengauditan yang dijalankan mendapati kelemahan seperti di perenggan berikut: 5.1 Punca Kuasa, Peraturan Kewangan Dan Kawalan Umum5.1.1 Struktur OrganisasiStruktur organisasi sesebuah agensi yang dibentuk hendaklah menunjukkan susunan organisasi, perjawatan yang telah diluluskan serta pengagihan tugas yang ketara selaras dengan fungsi dan objektif yang hendak dicapai. Struktur organisasi yang lengkap, teratur dan kemas kini akan memudahkan lagi pengesanan terhadap struktur pengurusan agensi.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 15Maklumat perjawatan BKPA dan BUBK serta nama penyandang seperti berikut:JADUAL 5KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN KEWANGAN DAN PENGURUSAN ASET (BKPA) PADA 31 MAC 2016BIL JAWATAN GRED LULUS ISI NAMA PENYANDANG1. Pengarah Kewangan W52 1 1 Cik Suzaitee Binti Yusoff2. Akauntan W48 1 1 Hjh. Salwani Binti Hj. Rahmat3. Akauntan W44 1 1 Mohd Harriz Bin Ismail4. Akauntan W41 1 0 Kosong5. Penolong Akauntan W32 1 1 Rusli Bin Ismail6. Penolong Akauntan W27/32 (KUP) 1 1 Zuliaty Hasniza Binti Zainal Abidin7. Penolong Pegawai TadbirN27/32 (KUP) 1 0 Kosong8. Pembantu Akauntan W22 1 1 Azimah Binti Abdul Razak9. Pembantu Tadbir Kanan N22 1 1 Rosli Bin Samsudin 10. Pembantu Akauntan W17/22 (KUP) 5 5 Refizan Bin Alias Sarina Binti Ishak Hanaliza Binti Hashim Norzanizam Bin Ismail Reny Binti Taib11. Pembantu Tadbir (P/O)N17/22 (KUP) 8 8 Baniah Binti Dalni Nor Marina Binti Jamaludin Noor Rusidah Binti Abu Saman Mohd Hafez Hassan Bin Mohd Sohot Yuhaiza Binti Yunus Ahmad Anuar Bin Ismail Mohd Zairi Bin Mohd Ramli Sarra Fatehaa Binti Romli12. Pembantu Khas, Pembantu SetiausahaN17/22/27/28 1 1 Siti Sahara Binti Haron13. Pembantu Am Pejabat N11/N14 (KUP) 1 1 Yasser Arafat Bin Mohd DaudJUMLAH 24 22JADUAL 6KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN UKUR BAHAN DAN KONTRAKBIL JAWATAN GRED LULUS DIISI NAMA PENYANDANG1. Pengarah J54 1 1 Sr. Abdul Rahim Bin Md. Zahid2. Juruukur Bahan J52 1 1Sr. Rozidah Binti Mohd Kamaruddin3. Juruukur Bahan J48 1 1 Azmi Bin Mohamed

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 164. Juruukur Bahan J44 2 2 Mohamad Shaiful Hizam Bin Othman Mohamad Fadzly Bin Emby5. Juruukur Bahan J41/J44 3 3 Nur Farahah Binti Che Nu Nur Hamimah Binti Saidu Muhamad Hafiz Bin Razali6. Juruteknik Ukur Bahan JA29/JA36 3 3 Aziz Bin Ahmad Nur Ishyam Bin Abdul Manaf Norbazila Zahrah Binti Abu Bakar7. Pembantu Tadbir Kanan N22 1 1 Norsham Binti Mokhtar8. Pembantu Tadbir N17/22 (KUP) 3 3 Zaimah Binti Kasan Azlinda Binti Md Shaid Habibul Feroz Bin Mohamed9. Pembantu Am Pejabat N11/N14 (KUP) 1 1 Mohd Feirus Bin IsmailJUMLAH 16 165.1.2 Garis Panduan/Peraturan Kewangan/Pekeliling Yang Berkuatkuasai. Garis Panduan/Peraturan KewanganBerdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 - Garis Panduan Mengenai Peranan Dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah Dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan-Badan Berkanun Persekutuan menetapkan seperti berikut: Badan Berkanun mempunyai dasar dan peraturan kewangan dan perakaunan yang sempurna yang telah diluluskan mengikut Akta dan peraturan lain bagi menguruskan pendapatan dan perbelanjaan serta aset Badan Berkanun. [5.7.1. (a)] Ketua Eksekutif bertanggungjawab menggubal dan merancang sistem pengurusan dan peraturan yang berkesan dan dipersetujui oleh Lembaga Pengarah. [6.4.1.] Ketua Eksekutif adalah bertanggungjawab melaksanakan dasar dan peraturan kewangan dan perakaunan yang sempurna yang telah diluluskan oleh Lembaga bagi menguruskan pendapatan dan perbelanjaan serta aset, termasuk tunai, stok, pelaburan dan sipiutang. [6.6.(b)] Ketua Eksekutif bertanggungjawab mendapatkan kelulusan Lembaga Pengarah mengenai prinsip, dasar dan peraturan perakaunan yang akan diterimapakai oleh Badan Berkanun. [6.11.3.]

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 17Semakan Audit mendapati LLM telah menerimapakai pekeliling dan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan di samping mengeluarkan arahan dalaman kepada semua kakitangan. Namun disyorkan Peraturan Kewangan diwujudkan di LLM untuk memantapkan kawalan dalaman dan sistematik.Maklum balas BKPABKPA telah mengeluarkan Surat Pekeliling Ketua Pengarah secara berperingkat dari masa ke semasa contohnya bagi pengurusan elaun lebih masa, tuntutan elaun perjalanan, pendahuluan pelbagai/diri, garis panduan pelaburan dan lain-lain.Di samping itu, BKPA juga telah memasukkan dalam Pelan Strategik LLM 2016-2020 untuk menjadikan Pengeluaran Pekeliling Dalaman sebagai Pelan Tindakan 2 dibawah Strategi 5 iaitu Memantapkan Pengurusan Kewangan.Perkara ini telah dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara semasa pengauditan AI yang lalu dan LLM telah mengambil maklum mengenai perkara ini.5.1.3 Manual Prosedur Kerja (MPK)Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991, Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/Pejabat yang mengandungi: i. Fungsi Dan Objektif Rasmi Pejabat;ii. Proses Dan Prosedur Yang Jelas; dan iii. Pegawai Yang Bertanggungjawab Melaksanakan Setiap Aktiviti Yang Ditetapkan. Dokumen ini juga merupakan bahan rujukan utama kepada semua kakitangan dan membantu pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. Manual Prosedur Kerja perlu dikaji dari semasa ke semasa dengan mengambil kira sebarang perubahan sama ada daripada segi kaedah kerja atau peraturan baru.Semakan Audit mendapati Manual Prosedur Kerja BKPA dan BUBK sedang dalam proses pemurniaan di mana kali terakhir ianya dikemaskini pada tahun 2015.Maklum balas Bengkel mengemaskini MPK telah diadakan pada 18 Mac 2016. BKPA dan BUBK sedang dalam proses mengemaskini semula MPK.5.1.4 Penurunan KuasaAP 11(a) menghendaki Pegawai Pengawal menyatakan dengan jelas secara bertulis setakat mana tugas yang menjadi tanggungjawab

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 18pegawai bawahan yang bekerja di bawahnya. Semakan Audit mendapati Ketua Pengarah LLM telah mengeluarkan surat penurunan kuasa secara bertulis kepada semua pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan. Pada pendapat Audit, dokumen penurunan kuasa yang dikeluarkan oleh Ketua Pengarah LLM kepada semua pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan dengan meletakkan nama pegawai dan tugas adalah teratur. Namun sekiranya terdapat pertukaran pegawai, AP11 tersebut perlu dipinda dan dikemukakan secara keseluruhannya untuk ditandatangani oleh Pegawai Pengawal. 5.2 PEROLEHAN TENDERPerolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak melebihi RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara tender terbuka.5.2.1 KAWALAN AM TENDER5.2.1.1 Daftar TenderBerdasarkan 1PP PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan Para 10(x)(c), menghendaki agensi yangbertanggungjawab menyelenggara satu daftar berkaitan dengan semua tender yang dilaksanakan. Maklumat asas tender hendaklah mengikut format seperti di Lampiran 2.23 kepada PK 2 ini yang mengandungi 18 perkara antaranya ialah Kategori Perolehan, Jenis Perolehan, Jenis Peruntukan, Kategori Tender, Nama Syarikat, No. Pendaftaran ROB/ROC/ROS, No. Pendaftaran Dengan MOF/PKK, Pendaftaran Dengan PKK, Pendaftaran Dengan CIDB,Taraf Pembuat/Pembekan (Bekalan Sahaja), Nama Perolehan, No Kontrak, Tarikh Surat Niat, Tarikh Surat Setuju Terima, Tarikh Kuat kuasa Projek (Mula dan Tamat), Nilai (RM), Barangan Import (Termasuk Barangan Ex-Stock) dan Catatan.Semakan Unit Audit Dalam mendapati Daftar Tender yang disediakan oleh Bahagian Ukur Bahan Dan Kontrak telah mengikut format seperti kehendak 1PP PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan namun maklumat daftar tidak diisi dengan lengkap. Antara perkara yang tidak diisi dengan lengkap ialah ruangan Pendaftaran Dengan MOF/PKK, Pendaftaran Dengan PKK dan Pendaftaran Dengan CIDB.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 195.2.1.2 Peti Tawaran TenderAP 196 menyatakan Tender atau Sebut Harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah dilabelkan tarikh dan waktu peti tawaran ditutup. Dua kunci yang berbeza dari Peti Tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh 2 orang pegawai kanan Kementerian/Jabatan berkenaan. Keselamatan Peti Tawaran hendaklah sentiasa dijaga. Secara umumnya tujuan 2 anak kunci berbeza diadakan adalah untuk memastikan 2 orang pegawai (yang diberkuasa memegang kunci), hadir bersama semasa Peti Tawaran dibuka bagi mengelakkan kes kebocoran harga tawaran Sebutharga/Tender kepada penender yang masih belum mengemukakan tawaran mereka. Persaingan yang sihat di kalangan kontraktor, perlu diutamakan bagi memastikan Kerajaan mendapat Value for Money.Semakan Audit mendapati BUBK mempunyai 1 Peti Tawaran yang digunakan sebagai Peti Tawaran Tender atau Peti Tawaran Sebut Harga tertakluk kepada keperluan. Peti Tawaran mempunyai 2 anak kunci yang berbeza yang dilabel bernombor satu (1) dan dua (2). Pemegang kunci peti tawaran adalah seperti berikut:JADUAL 7PEMEGANG KUNCI PETI TAWARANPERIHALPETILABEL KUNCI PEGAWAI YANG MENYIMPAN KUNCIPeti Tawaran Di Bahagian BUBK1Ketua Penolong Pengarah Ukur Bahan & Kontrak- Sr. Rozidah Binti Mohd Kamaruddin2Penolong Pengarah Kanan Ukur Bahan & Kontrak- Azmi Bin Mohamed

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 20GAMBAR 1 Peti Tawaran Tender/Sebut Harga Lokasi: Ruang Pejabat, Bahagian Ukur Bahan, Blok A, LLM Tarikh Lawatan Audit : 06.04.2016Semakan selanjutnya mendapati Surat Penurunan Kuasa kepada Ketua Penolong Pengarah Ukur Bahan & Kontrak dan Penolong Pengarah Kanan Ukur Bahan & Kontrak telah dikeluarkan pada 6 Mac 2014.5.2.2 PENGURUSAN TENDER1PP PK 2 menyatakan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak melebihi RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara tender terbuka. Berdasarkan rekod, BUBK telah menguruskan tender untuk tahun 2014 dan 2015 seperti di jadual berikut :JADUAL 8TENDER BAGI TAHUN 2014 DAN 2015TAHUN JUMLAH TENDER JUMLAH NILAI KONTRAK (RM)2014 9 27,270,640.362015 4 17,428,327.50JUMLAH 13 44,698,967.86

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 21JADUAL 9SENARAI TENDER BAGI TAHUN 2014BIL. TENDER PERKARANILAI KONTRAK(RM)1. LLM/T/17-347/PTT/2014Cadangan Kerja-kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal DiBangunan Blok A,B, C, D, E, F, Sub-Station Dan Pondok Pengawal, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan (2014-2016)1,258,118.002. LLM/T/17-346/PTTR/2014Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Api Di Kawasan R&R Ajil (Kedua-dua Arah) Hentian Sebelah Bukit Besi (Kedua-dua Arah) Plaza Tol Ajil, Bahagian Pentadbiran dan Plaza Tol Telemung Tahun (2014 – 2016)1,759,488.803. LLM/T/17-345/PTTR/2014Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i) Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu. ii) Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii) Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah Kuantan8,956,565.564. LLM/T/17-348/PTTR/2014Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Sepanjang Jajaran Lebuhraya Dari Bukit Besi (KM362.03) Hingga Telemung (KM423.235) Termasuk Plaza Tol, Bangunan Penyeliaan, Bangunan Pentadbiran, Depoh Penyelenggaraan, Kawasan Rehat & Rawat, Hentian Sebelah Dan Sub-station di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu1,942,737.005. LLM/T/17-349/PTTR/2014Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Rutin Dan Pembaikan Di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Dari Persimpangan Bertingkat Bukit Besi (KM362.03) Hingga Persimpangan Bertingkat Telemung (KM484.87) (2014-2016)6,250,000.00

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 22BIL. TENDER PERKARANILAI KONTRAK(RM)6. LLM/T/17-351/PTT/2014Perkhidmatan Membekal, Menghantar, Memasang, Merekabentuk, Mengkonfigurasi, Menguji, Mentauliah dan Menyelenggara Server (Dalam Tempoh Jaminan) Perisian Virtualization Dan Microsoft Active Directory 2012 Serta Menaiktaraf Perkakasan (Coreswitch & Server)657,085.007. LLM/T/17-333/PTT/2012Tender Cadangan Kerja-kerja Menyelenggara, Menaiktaraf dan Menukarganti Perkakasan Dan Perisian di Pusat Pengurusan Trafik, LLM Dan Remote Conrol Centre (RCC) Syarikat Konsesi (Perlanjutan Tempoh Kontrak)466,771.00(Perlanjutan Tempoh Kontrak)8. LLM/T/17-350/PTTR/2014Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Bangunan dan Pembersihan di Kawasan Rehat Ajil (Kedua-Dua Arah) Hentian Sebelah Bukit Besi (Kedua-Dua Arah), Surau & Tandas Awam Serta Kawasan Kompleks Plaza Tol di Plaza Tol Bukit Besi, Plaza Tol Ajil Serta Kawasan Bangunan Pentadbiran, Plaza Tol Telemung dan Plaza Tol Kuala Terengganu Di LPT Fasa 2 (2014-2016)4,636,875.009. LLM/T/17-352/PTT/2014Cadangan Merekabentuk, Membina Dan Menyiapkan Jejantas Pejalan Kaki Di Lebuh Raya Shahpadu Berdekatan Bandar Sultan Suleiman, Klang1,343,000.00JADUAL 10SENARAI TENDER BAGI TAHUN 2015BIL. TENDER PERKARANILAI KONTRAK(RM)1. LLM/T/17-353/PTT/ 2015Cadangan Kerja-kerja Senggaraan Bangunan dan Pembaikan Kecil di Wisma Lebuhraya, Pejabat Wilayah Tengah, Dewan Serbaguna Serta Bangunan2 Berkaitan di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang Selangor Darul Ehsan (2015-2017)878,568.002. LLM/T/17-354 PTT/2015Cadangan Kerja-kerja Perkhidmatan Penyelenggaraan Sistem Rangkaian dan Perkakasan Pusat Data LLM, LLM (2015-2018)1,987,900.003. LLM/T/17-355/PTT/ 2015Cadangan Merekabentuk, Membina dan Menyiapkan Sebuah Bangunan Pejabat Enam (6) Tingkat Termasuk Kerja-kerja Berkaitan di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya Malaysia, Wisma Lebuhraya Kajang Selangor11,298,729.504. LLM/T/17-356 PTT/2015/1Cadangan Kerja-kerja Menyelenggara, Menaiktaraf dan Menukarganti Perkakasan dan Perisian di Pusat Pengurusan Trafik, Lembaga 3,263,130.00

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 23Lebuhraya Malaysia (2016-2018)5.2.3 Pelantikan Lembaga dan Jawatankuasa5.2.3.1 Lembaga PerolehanMengikut AP 191 dan perenggan 10(i)(a) 1PP PK 2 menghendaki semua Pegawai Pengawal/Ketua Agensi memastikan semua perolehan secara tender dipertimbangkan dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan. Pertimbangan tender secara edaran adalah tidak dibenarkan kecuali perolehan secara eBidding. Mengikut AP 192.1 (c) dan perenggan 10(ii)(b) 1PP PK 2 menghendaki Agensi Persekutuan menubuhkan Lembaga Perolehan ‘A’ dan Lembaga Perolehan ‘B’. Bagi Badan Berkanun Persekutuan, cadangan keahlian Lembaga Perolehan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan melalui Kementerian masing-masing. Lembaga Perolehan ‘A’ akan mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang melebihi RM20 juta, manakala Lembaga Perolehan ‘B’ akan mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga RM20 juta. Lembaga Perolehan ‘B’ tidak boleh mempertimbang dan menyetuju terima tender melebihi RM20 juta manakala Lembaga Perolehan ‘A’ hanya boleh mempertimbang dan menyetuju terima tender sehingga had nilai yang ditetapkan di para 10(viii)(a)(4) 1PP Malaysia PK 2 iaitu sehingga RM100 juta bagi Tender Kerja/Bekalan/Perkhidmatan dan sehingga RM10 juta bagi Tender Terhad (Kerja/ Bekalan/ Perkhidmatan). Mengikut AP 192.2(a), keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan adalah seperti berikut:Lembaga Perolehan ‘A’

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 24i. Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha sebagai Pengerusi;ii. Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Bahagian Perolehan Kerajaan); daniii. Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya atau wakilnya.Lembaga Perolehan ‘B’i. Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha sebagai Pengerusi;ii. Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya atau wakilnya;iii. Seorang Setiausaha Bahagian/Ketua Bahagian; daniv. Seorang pegawai awam dari Kementerian/Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan ke Lembaga Perolehan. Keahliannya adalah tidak kekal tetapi mengikut keperluan dan kesesuaian dalam bidang perolehan yang berkenaan.Semakan Audit mendapati keahlian Lembaga Perolehan ‘A’ dan Lembaga Perolehan ‘B’ bagi LLM adalah seperti berikut :JADUAL 11KEAHLIAN LEMBAGA PEROLEHAN ‘A’JAWATAN/PERANAN DALAM LEMBAGA PEROLEHANARAHAN PERBENDAHARAAN 192.2(A) JAWATAN PEGAWAI YANG DITETAPKAN OLEH LLMPengerusi Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua SetiausahaKetua Setiausaha, Kementerian Kerja RayaAhli  Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Bahagian Perolehan Kerajaan); Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya atau wakilnya Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Bahagian Perolehan Kerajaan)  Wakil Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya Ketua Pengarah Lembaga Lebuhraya MalaysiaJADUAL 12KEAHLIAN LEMBAGA PEROLEHAN ‘B’

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 25JAWATAN/PERANAN DALAM LEMBAGA PEROLEHANARAHANPERBENDAHARAAN 192.2(A)JAWATAN PEGAWAI YANG DITETAPKAN OLEH LLMPengerusi Ketua Setiausaha atau Timbalan KetuaSetiausahaKetua Pengarah Lembaga Lebuhraya MalaysiaAhli  Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya atau wakilnya; Seorang Setiausaha Bahagian/Ketua Bahagian; dan Seorang pegawai awam dari Kementerian/Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan. Keahliannya adalah tidak kekal tetapi mengikut keperluan dan kesesuaian dalam bidang perolehan yang berkenaan. Timbalan ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya, wakil utama atau wakil gantian; dan Pegawai Lembaga Lebuhraya Malaysia*Nota:i. Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) wajib hadir dalam Lembaga Perolehan ‘A’ Lembaga Lebuhraya Malaysia.ii. Wakil Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya wajib hadir dalam Lembaga Perolehan ‘B’ lembaga Lebuhraya Malaysia.iii. Korum minima untuk setiap Lembaga Perolehan Bersidang adalah 3 orang termasuk Pengerusi.Mengikut perenggan 10(ii)(f) 1PP PK 2 menghendaki keahlian Lembaga Perolehan diwartakan dalam Warta Kerajaan Persekutuan atau Warta Kerajaan Negeri, yang mana berkenaan. Pewartaan bagi Lembaga Perolehan Persekutuan akan diuruskan oleh Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan. Pewartaan Lembaga Perolehan Badan Berkanun hendaklah diuruskan sendiri oleh Agensi berkenaan. Salinan warta hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk tujuan rekod.Didapati pewartaan Lembaga Perolehan LLM dan cover letter bagi mengemukakan pewartaan tersebut kepada Kementerian Kewangan tidak dapat dikemukakan semasa pengauditan. Sukacita sekiranya dapat dikemukakan salinan pewartaan dan cover letter kepada Kementerian Kewangan mengenai pewartaan tersebut sekiranya tindakan mewartakan Lembaga Perolehan telah dibuat.5.2.3.2 Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga.Berdasarkan AP 197.1 menyatakan Tender/Sebut harga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender/ Sebut Harga. AP 197.2 (a) menyatakan bahawa

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 26Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan keahliannya terdiri daripada sekurangkurangnya 2 pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Ketua Jabatan bolehlah melantik secara bertulis pegawai lain bagi melaksanakan tugas tersebut.Semakan Audit mendapati seramai 8 orang ahli Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga telah dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi semua tender/sebutharga yang dilaksanakan sepanjang tahun. Senarai ahli Jawatankuasa yang telah dilantik pada tahun 2014 (memo memo Bil.(69)dlm.LLM/UB/SULIT/03-14 bertarikh 28 April 2014) dan 2015 (memo Bil.(93)dlm.LLM/UB/SULIT/03-14 bertarikh 13 Mac 2015) adalah seperti jadual berikut:JADUAL 13SENARAI KEANGGOTAAN PEMBUKA TENDER/SEBUT HARGABAGI TAHUN 2014 DAN 2015BIL NAMA JAWATAN1. Sr. Rozidah Bt. Mohammad KamaruddinKetua Pen. Pengarah Ukur Bahan dan Kontrak2. En. Azmi bin Mohamed Pen. Pengarah Kanan Ukur Bahan dan Kontrak3. En. Mohamad Shaiful Hizam B. OthmanPen. Pengarah Kanan Ukur Bahan dan Kontrak I4. En. Mohamad Fadzly B. Emby Pen. Pengarah Kanan Ukur Bahan dan Kontrak II5. Cik Nur Farahah Bt. Che Nu Pen. Pengarah Kanan Ukur Bahan dan Kontrak III6. Pn. Nur Hamimah Bt. Saidu Pen. Pengarah Kanan Ukur Bahan dan Kontrak IV7. En Mohd Harriz B. Ismail Pen. Pengarah Kewangan8. En. Rusli B. Ismail Pen. Akauntan 15.2.3.3 Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga TenderPara 10 (xvii) (a) 1PP PK 2 menyatakan pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender. Penilaian tender bekalan, perkhidmatan dan kerja berasaskan Turnkey atau Design and Build hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:-i. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 27Para 10 (xvii) (a) (i) 1PP PK 2 menyatakan Penilaian Tender oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal seperti berikut: - Keahlian hendaklah tidak kurang daripada 3 orang iaitu Pengerusi dan 2 orang ahli, di mana sekurangkurangnya seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Berasaskan kepada spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen tender. Dibuat secara mesyuarat.ii. Jawatankuasa Penilaian Harga Tender Para 10 (xvii) (a) (ii) 1PP PK 2 menyatakan Penilaian Tender oleh Jawatankuasa Penilaian Harga seperti berikut: Dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Harga yang keahliannya tidak kurang daripada 2 orang iaitu seorang Pengerusi dan seorang ahli, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.  Penilaian harga hendaklah mengambil kira faktorfaktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan petender dan sebagainya. Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan , jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berasaskan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh. Dibuat secara mesyuarat.  Proses Penilaian hendaklah disiapkan dandilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi 30 hari daripada tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa. 5.2.3.4 Penilaian Tender KerjaPara 10 (xvii) (b) 1PP PK 2 menyatakan Penilaian Tender Kerja adalah seperti berikut:-

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 28 Penilaian tender kerja kecuali tender yang berasaskan konsep Turnkey atau Design and Build boleh dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja Dianggotai oleh tidak kurang dari tiga (3) orang pegawai. Slah seorang ahli hendaklah seorang Juruukur Bahan atau pegawai teknilal dalam didang berkaitan kerja tersebut. Proses pinilain hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan dalm tempoh 30 hari daripada tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian, Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.Semakan Audit mendapati pelantikan secara bertulis bagi Jawatankuasa Penilaian Tender dibuat sekali setiap tahun bagi kesemua tender yang dilaksanakan sepanjang tahun 2014 hingga 2015.Semakan Audit selanjutnya mendapati Jawatankuasa Penilaian Teknikal dilantik untuk kerja berasaskan Turnkeyatau Design and Build bagi tender LLM/T/17-352/PTT/2014-Cadangan Merekabentuk, Membina dan Menyiapkan Jejantas Pejalan Kaki di Lebuhraya Shahpadu Berdekatan Bandar Sultan Suleiman, Klang. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa Penilaian Teknikal tidak dilantik bagi tender kerja LLM/T/17-345/PTTR/2014 – Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i. Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu ii. Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii. Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah KuantanMaklumat berhubung pematuhan terhadap prosedur pelantikan Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga, Jawatankuasa Penilaian Harga, dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal bagi 6 sampel yang dipilih adalah seperti di Jadual berikut:

2JADUJAWATANKUASA(JK) PEMBUKA TENDER, JK PUNTUK TENDER YANG TAWARKANBIL TAJUKPEROLEHAN JK PEMBUKA 1 Cadangan Kerja-kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Bangunan Blok A,B, C, D, E, F, SubStation Dan Pondok Pengawal, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan (2014-2016)LLM/T/17-347/PTT/2014RM 1,258,118.00(24 Bulan)NMH Engineering Services Sdn BhdTarikh Surat Pelantikan:28.4.2014AhliNur Farahah Bt. Che NuNur Hamimah Bt. SaiduTarikh Buka Tender25.4.20142 Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i) Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu. ii) Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii) Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah KuantanTarikh Surat Pelantikan:28/4/2014AhliAzmi Bin MohamedRusli Bin IsmailTarikh Buka Tender26/2/2014

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 29AL 14PENILAIAN TENDER, JK PENILAIAN TEKNIKAL N BAGI TEMPOH 2014 HINGGA 2015JK PENILAIAN TENDER JK PENILAIAN TEKNIKALTarikh Surat Pelantikan: 28/4/2014AhliMohd Khairil Azim Bin JohariAbu Bakar Bin HashimMohd Shahruddin BinKandarMohamad Fadzly Bin EmbyAbdul Rahim Bin Md. ZahidTarikh Mesyuarat:8/8/2014Keputusan:Penyebutharga 14/19TBTarikh Surat Pelantikan:28/4/2014AhliNur Farahah Bt. Che NuAzmi Bin MohamedAbdul Rahim Bin Md. ZahidTarikh Mesyuarat:Mac 2014TM

3BIL TAJUKPEROLEHAN JK PEMBUKA LLM/T/17-345/pttr/ 2014RM 8,956,565.56(4 Bulan)Tetuan ACG AI-ASH Bina Sdn Bhd3. Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Sepanjang Jajaran Lebuhraya Dari Bukit Besi (KM362.03) Hingga Telemung (KM423.235) Termasuk Plaza Tol, Bangunan Penyeliaan, Bangunan Pentadbiran, Depoh Penyelenggaraan, Kawasan Rehat & Rawat, Hentian Sebelah Dan Substation di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, TerengganuLLM/T/17-248/PTTR/2014RM 1,942,737.00(12 Bulan)Zulqarnain Sdn BhdTarikh Surat Pelantikan:28.4.2014AhliMohamad Shaiful Hizam BOthmanMohamad Fadzly Bin EmbyTarikh Buka Tender 18/4/2014

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 30JK PENILAIAN TENDER JK PENILAIAN TEKNIKALKeputusan:Penyebutharga 24/30Bin Tarikh Surat Pelantikan:28/4/2014AhliKhairul Najjib Bin SokhaimiAbu Bakar Bin HashimMohd Shahruddin BinKandarMohamad Fadzly Bin EmbyAbdul Rahim Bin Md. ZahidTarikh Mesyuarat:Tiada MaklumatKeputusan:Penyebutharga 1/4TB

3BIL TAJUKPEROLEHAN JK PEMBUKA 4. Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Rutin Dan Pembaikan Di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Dari Persimpangan Bertingkat Bukit Besi (KM362.03) Hingga Persimpangan Bertingkat Telemung (KM484.87) (2014-2016).LLM/T/17-349/PTTR/2014RM 6,250,000(24 Bulan)Pembinaan Tsek Biru Sdn BhdTarikh Surat Pelantikan:28.4.2014AhliAzmi Bin MohamedNur Hamimah Bt. SaiduTarikh Buka Tender 2/7/20145. Cadangan Merekabentuk, Membina Dan Menyiapkan Jejantas Pejalan Kaki Di Lebuh Raya Shahpadu Berdekatan Bandar Sultan Suleiman, KlangLLM/T/17-352/PTT/2014RM 1,343,000.00(6 Bulan)Tetuan Usharida BhdTarikh Surat Pelantikan:28.4.2014AhliAzmi Bin MohamedNur Hamimah Bt. SaiduTarikh Buka Tender 5/11/2014

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 31JK PENILAIAN TENDER JK PENILAIAN TEKNIKALTarikh Surat Pelantikan:28/4/2014AhliNur Farahah Bt. Che NuAzmi Bin MohamedAbdul Rahim Bin Md. ZahidTarikh Mesyuarat:Julai 2014Keputusan:Penyebutharga 10/17TBTarikh Surat Pelantikan:28/4/2014AhliNur Farahah Bt. Che NuAzmi Bin MohamedAbdul Rahim Bin Md. ZahidTarikh Mesyuarat:11/11/2014Keputusan:Penyebutharga 3/4Tarikh Surat Pelantikan: 27/10/2014AhliIr. Mohd Shuhaimi Bin HassanSazali Bin HarunAbu Bakar Bin HashimMohd Shahruddin Bin KandarZarina ZahariHanif Bin AliasTarikh Mesyuarat:11/11/2014Keputusan:Penyebutharga 3/4

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 325.2.4 Pemilihan Pembida TenderSemakan Audit terhadap pemilihan pembida bagi 2 tender berikut mendapati perkara seperti berikut:5.2.4.1 Cadangan Kerja-kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Bangunan Blok A,B, C, D, E, F, Sub-Station Dan Pondok Pengawal, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan. (LLM/T/17-347/PTT/2014)Berdasarkan laporan penilaian oleh Jawatankuasa Penilaian Tender, seramai 19 pembida telah menghantar borang tender. Tawaran harga yang terendah adalah RM1,258,118.00 dan yang tertinggi adalah RM3,786,931.68.Semakan Audit terhadap Laporan Jawatakuasa Penilaian Tender dan Jawatankuasa Perolehan B bagi tender tersebut adalah seperti di jadual 15 berikut:JADUAL 15KEPUTUSAN MESYUARAT BAGI TENDER CADANGAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN PEPASANGAN ELEKTRIKAL DAN MEKANIKAL DI BANGUNAN BLOK A, B,C,D,E,F, SUB-STATION DAN PONDOK PENGAWAL LLMJK PENILAIAN TENDER JK PEROLEHAN BPenyebutharga 14/19 yang dipilih Penyebutharga 13/19 yang dipilihJK Penilaian Tender mengesyorkan supaya Petender Bil. 14/19 dengan tawaran harga sebanyak RM 1,432,699.00 dengan tempoh masa penyiapan selama 24 bulan disetujuterima untuk melaksanakan kerja-kerja ini alasan-alasanseperti berikut: Harga tawaran yang dikemukakan adalah dalam lingkungan harga munasabah untuk diterima Mempunyai keupayaan syarikat kewangan dan modal kerja yang mencukupi Berjaya melepasi Ketiga-tiga peringkat penilaian Preatasi petender berdasarkan laporan prestasi yang dikemukakan adalah cemerlangJK tidak memilih Penyebutharga 13/9 kerana: Perbezaan harga yang ditawarkan oleh Mesyuarat tidak bersetuju untuk membuat pemilihan berdasarkan cadangan yang telah dikemukakan oleh JK iaitu penyebutharga 14/19.Setelah membuat semakan semula mesyuarat bersetuju sebulat suara untuk melantik penyebutharga 13/19 dengan harga tawaran sebanyak RM 1,258,118.00 untuk tempoh kerja selama 24 bulan berdasarkan alasan-alasan berikut: Harga tawaran yang dikemukakan masih di dalam lingkungan harga munasabah Harga tawaran yang dikemukakan adalah terendah berdasarkan penemuan harga cut-off Mempunyai keupayaan kewangan syarikat dan modal kerja yang mencukupi

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 33JK PENILAIAN TENDER JK PEROLEHAN BPenyebutharga 14/19 yang dipilih Penyebutharga 13/19 yang dipilihpetender berbanding dengan harga anggaran LLM adalah sebanyak RM 388,580.00 atau -23.60% lebih rendah berbanding petender 14/19 hanya -13.0% lebih rendah. Perbezaan -23.60% menyebabkan timbul kekhuatiran dari sudut keupayaan petender untuk melaksanakan kerja-kerja dengan harga yang ditawarkan adalah terlalu rendah. Memperoleh markah teknikal sebanyak 100% Prestasi petender berdasarkan laporan yang dikemukakan adalah cemerlang.Laporan Penilaian Tender menunjukkan mereka telah sebulat suara memilih Penyebutharga 14/19 yang membuat tawaran sejumlah RM 1,432,699.00 bagi menyiapkan projek dalam masa 24 Bulan. Namun Jawatankuasa Perolehan B tidak bersetuju dengan keputusan ini kerana harga yang ditawarkan oleh Penyebutharga 14/19 lebih tinggi berbanding Penyebutharga 13/19 iaitu sejumlah RM 1,258,118.00.Sukacita mendapat penjelasan tuan sama ada kriteria utama bagi pemilihan kontraktor adalah bagi yang menawarkan “harga terendah” dan bukannya “harga yang munasabah setelah mengambil kira faktor-faktor utama dalam memastikan kelancaran sesuatu projek”. Maklum balas Jawatankuasa Penilaian Tender hanya membuat pengesyoran kepada Jawatankuasa Lembaga Perolehan. Keputusan Jawatankuasa Lembaga Perolehan adalah yang muktamad berdasarkan kepada harga terendah yang munasabah.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 345.2.4.2 Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awam di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yang Terdiri Daripada i. Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi Arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu ii. Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii. Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah Kuantan (LLM/T/1-345/PTTR/2014)Semakan Audit terhadap Laporan Jawatankuasa Penilaian Tender dan Jawatankuasa Perolehan B bagi tender tersebut adalah seperti berikut :JADUAL 16KEPUTUSAN MESYUARAT BAGI TENDER (LLM/T/1-345/PTTR/2014)JK PENILAIAN TENDER JK PEROLEHAN BPenyebutharga 24/30 yang dipilih Penyebutharga 5/30 yang dipilihJK Penilaian Tender mengesyorkan supaya Petender Bil. 24/30 dengan tawaran harga sebanyak RM 8,658,733.00 dengan tempoh penyiapan selama 4 bulan disetujuterima untuk melaksanakan kerja-kerja ini dengan alasan-alasan seperti berikut : Harga tawaran yang dikemukakan adalah dalam lingkungan harga munasabah Mempunyai keupayaan syarikat kewangan dan modal kerja yang mencukupi dan kukuh Mempunyai markah teknikal penuh sebanyak 100%.JK Perolehan B sebulat suara bersetuju tawaran tender Bil. 5/30 disetujuterima dengan harga tawaran sebanyak RM8,956,565.56 untuk tempoh kerja selama 4 bulan berdasarkan alasan-alasan berikut : Harga tawaran yang diterima masih dalam lingkungan harga munasabah Mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh Tiada projek semasa dalam tanganPetender Bil.24/30 tidak disetujuterima kerana petender ini ada 3 kerja semasa yang hanya siap pada penghujung 2014. Oleh itu JK Perolehan berpendapat projek semasa tersebut akan mengganggu tumpuan penyiapan projek ini yang perlu disiapkan dalam tempoh 4 bulan sahaja. Selain itu, ketiga-tiga projek semasa tersebut berada di 3 lokasi berlainan iaitu di Cyberjaya, Pahang dan Sabah.Didapati Jawatankuasa Perolehan B telah memilih Petender Bil. 5/30 dan tidak memperakukan Petender Bil. 24/30 seperti mana yang disyorkan oleh Jawatankuasa Penilaian Tender.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 35Semakan selanjutnya mendapati LLM telah mengeluarkan Perakuan Kerja Tidak Siap bertarikh 11 September 2014 kapada ACG AI-ASH Bina Sdn Bhd (Petender 5/30) disebabkan kegagalan menyiapkan kerja-kerja tersebut pada 10 September 2014. LLM telah mengenakan LAD sebanyak RM1,680.00 sehari disebabkan kegagalan kontraktor menyiapkan kerja tersebut.Sukacita mendapat ulasan tuan sama ada bayaran telah dibuat oleh kontraktor kepada LLM bagi menjelaskan LAD berkenaan.Maklum balas Jawatankuasa Penilaian Tender hanya membuat pengesyoran kepada Jawatankuasa Lembaga Perolehan. Keputusan Jawatankuasa Lembaga Perolehan adalah yang muktamad berdasarkan kepada harga terendah yang munasabah.LAD telah dikenakan kepada kontraktor ACG AI-ASH Bina Sdn. Bhd. Bermula daripada Interim Certificate No. 5 hingga Pre-Final Certificate No. 1 iaitu dari 11 September 2014 hingga 28 Februari 2015 sebanyak RM 249,296.00.5.2.5 Kajian Pasaran Dalam PerolehanA.P 169.1 menyatakan adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyenggaran dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Perenggan 1(i)(c) 1PP PK 2 menyatakan Agensi perlu menjalankan kajian pasaran/sumber perolehan/bekalan di pasaran tempatan dan mendapatkan anggaran harga pasaran. Bagi perolehan secara tender kajian pasaran (Anggaran Jabatan) akan dibuat oleh pegawai Juruukur Bahan dengan menggunakan kaedah harga pasaran, analisis harga kontrak terdahulu dan trend harga pembelian oleh agensi lain sebagai panduan. Berikut merupakan jadual maklumat perbandingan harga anggaran dan harga sebenar tender LLM bagi sampel yang dipilih:

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 36JADUAL 17PEBANDINGAN HARGA ANGGARAN DAN HARGA SEBENAR TENDER BILBIL.SEBUTHARGABUTIRAN TENDERNAMA SYARIKATHARGA ANGGARAN (RM)HARGA SEBENAR (RM)PERBEZAAN (RM)1.LLM/T/17-347/PTT/2014Cadangan Kerjakerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Bangunan Blok A,B, C, D, E, F, Sub-Station Dan Pondok Pengawal, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan (2014-2016)NMH Engineering ServicesSdn. Bhd.1,646,698.001,258,118.00388,580.00(-23.6%)2. LLM/T/17-345/PTTR/2014Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i) Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu. ii) Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii) Bangunan Utama (Gerai) Di Tetuan ACG AIAsh Bina Sdn. Bhd.9,492,000.008,956,565.56535,434.44(-5.64%)

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 37BILBIL.SEBUTHARGABUTIRAN TENDERNAMA SYARIKATHARGA ANGGARAN (RM)HARGA SEBENAR (RM)PERBEZAAN (RM)Kawasan R&R Ajil Arah Kuantan3. LLM/T/17-348/PTTR/2014Cadangan KerjaKerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Sepanjang Jajaran Lebuhraya Dari Bukit Besi (KM362.03) Hingga Telemung (KM423.235) Termasuk Plaza Tol, Bangunan Penyeliaan, Bangunan Pentadbiran, Depoh Penyelenggaraan, Kawasan Rehat & Rawat, Hentian Sebelah Dan Sub-station di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, TerengganuZulqarnain Sdn. Bhd.1,992,765.001,942,737.0050,028.00(-2.51%)4. LLM/T/17-349/PTTR/2014Cadangan KerjaKerja Penyelenggaraan Rutin Dan Pembaikan Di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Dari Persimpangan Bertingkat Bukit Besi (KM362.03) Hingga Persimpangan Pembinaan Tsek Biru Sdn. Bhd.6,330,118.006,250,000.0080,118.00(-1.14%)

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 38BILBIL.SEBUTHARGABUTIRAN TENDERNAMA SYARIKATHARGA ANGGARAN (RM)HARGA SEBENAR (RM)PERBEZAAN (RM)Bertingkat Telemung (KM484.87) (2014-2016).5.LLM/T/17-352/PTT/2014Cadangan Merekabentuk, Membina Dan Menyiapkan Jejantas Pejalan Kaki Di Lebuh Raya Shahpadu Berdekatan Bandar Sultan Suleiman, KlangTetuan Usharida Sdn. Bhd.1,604,000.001,343,000.00261,000(-16.27%)Semakan selanjutnya mendapati 2 tender mempunyai perbezaan harga anggaran dan harga sebenar dalam julat -16.27% hingga -23.6%. 5.2.6 PENGURUSAN DOKUMEN KONTRAK5.2.6.1 Surat Setuju Terima (SST)Para 1(i)(b) 1PP PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan menyatakan Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada dyarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender. Surat setuju terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang Berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender.Semakan Audit berdasarkan kepada Surat Setuju Terima (SST) yang telah dikeluarkan oleh LLM menghendaki kontraktor (pembida) yang berjaya mengembalikan Surat Setuju Terima yang telah ditandatangan kepada pihak LLM dalam tempoh 7 hari dari tempoh Surat Setuju Terima dikeluarkan. Maklumat mengenai SST yang dikeluarkan oleh LLM dan dikembalikan oleh pihak kontraktor menunjukkan tiada kelewatan tempoh berlaku. Butiran lanjut seperti jadual berikut:

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 39JADUAL 18SENARAI SURAT SETUJU TERIMA DIKELUARKAN DAN DITERIMABIL TAJUK PEROLEHAN NAMA SYARIKATTARIKH SURAT SETUJU TERIMA DIKELUARKANTARIKH SURAT JAWAPAN SETUJU TERIMA TAWARAN1.Cadangan Kerja-kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Bangunan Blok A,B, C, D, E, F, Sub-Station Dan Pondok Pengawal, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan (2014-2016)NMH Engineering Services Sdn. Bhd.15/5/2014 16/5/20142.Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i) Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu. ii) Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii) Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah KuantanTetuan ACG AIAsh Bina Sdn. Bhd.11/4/2014 16/4/20143.CadanganKerja-Kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Sepanjang Jajaran Lebuhraya Dari Bukit Besi (KM362.03) Hingga Telemung (KM423.235) Termasuk Plaza Tol, Bangunan Penyeliaan,Bangunan Pentadbiran,Depoh Penyelenggaraan,Kawasan Rehat & Rawat, Hentian Sebelah Dan Sub-station di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, TerengganuZulqarnain Sdn. Bhd. 17/6/2014 20/6/20144.Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Rutin Dan Pembaikan Di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Dari Persimpangan Bertingkat Bukit Besi (KM362.03) Hingga Persimpangan Bertingkat Telemung (KM484.87) (2014-2016).Pembinaan Tsek Biru Sdn. Bhd.24/7/2014 26/7/20145.Cadangan Merekabentuk, Membina Dan Menyiapkan Jejantas Pejalan Kaki Di Lebuh Raya Shahpadu Berdekatan Bandar Sultan Suleiman, KlangTetuan Usharida Sdn. Bhd.14/11/2014 17/11/2014

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 405.2.6.2 Daftar Pembayaran Kontrak AP 205.3 menyatakan pembayaran atau penerimaan hasil mengenai kontrak hendaklah direkodkan oleh Jabatan pada salinan kontrak pejabat atau dalam daftar yang disimpan bagi maksud itu dan untuk rujukan masa hadapan.Semakan Audit mendapati rekod pembayaran atau penerimaan hasil mengenai kontrak tidak diselenggarakan terhadap beberapa sampel tender yang dipilih.Disyorkan LLM mengambil tindakan menyelenggara rekod pembayaran atau penerimaan hasil mengenai kontrak mengikut kehendak AP 205.3.5.2.6.3 Bon PelaksanaanAP 176.2 (Bekalan dan Perkhidmatan) dan AP 200.2 (Kerja), menyatakan bahawa sebelum melaksanakan sesuatu kontrak bekalan atau perkhidmatan, kontraktor perlu mengemukakan Bon Pelaksanaan sebanyak (5%) daripada jumlah harga kontrak.Semakan Audit mendapati kontraktor telah memilih Bon Pelaksanaan secara Wang Jaminan Pelaksanaan yang dikenakan potongan sebanyak 10% daripada setiap bayaran interim sehingga mencapai jumlah 5% harga kontrak.5.2.6.4 Tempoh Menandatangani Kontrak Para 1 (ii) (b) 1PP PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan menyatakan kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewatlewatnya 4 bulan daripada tarikh keluarnya SST. Tarikh kuat kuasa kontrak (effective date) adalah tarikh SST ditandatangani oleh petender yang berjaya; manakala tarikh

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 41kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak.Semakan Audit terhadap 5 sampel tender mendapati 2 dokumen kontrak telah lewat disediakan antara 1 hingga 12 bulan. Butirannya seperti di jadual berikut:JADUAL 19TEMPOH PENYEDIAAN DOKUMEN PERJANJIAN LLMBIL BUTIRAN SEBUT HARGATARIKH SURAT SETUJU TERIMATARIKHKONTRAKDITANDATANGANIKELEWATAN (BULAN)1. Cadangan Kerja-kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Bangunan Blok A,B, C, D, E, F, Sub-Station Dan Pondok Pengawal, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan (2014-2016)15/5/2014 12/9/2014 -2. Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i) Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu. ii) Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii) Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah Kuantan11/4/2014 4/9/2014 13. Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Sepanjang Jajaran Lebuhraya Dari Bukit Besi (KM362.03) Hingga Telemung (KM423.235) Termasuk Plaza Tol, Bangunan Penyeliaan, Bangunan Pentadbiran, Depoh Penyelenggaraan, Kawasan Rehat & Rawat, Hentian Sebelah Dan Sub-station di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu.17/6/2014 16/6/2015 84. Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Rutin Dan Pembaikan Di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Dari Persimpangan Bertingkat Bukit Besi (KM362.03) Hingga Persimpangan Bertingkat Telemung (KM484.87) (2014-2016).24/7/2014 20/11/2014 -

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 42BIL BUTIRAN SEBUT HARGATARIKH SURAT SETUJU TERIMATARIKHKONTRAKDITANDATANGANIKELEWATAN (BULAN)5 Cadangan Merekabentuk, Membina Dan Menyiapkan Jejantas Pejalan Kaki Di Lebuh Raya Shahpadu Berdekatan Bandar Sultan Suleiman, Klang14/11/2014 27/3/2015 -Maklum balas BUBKBerdasarkan kepada semakan semula, hanya satu tender iaitu M&E LPT2 ditandatangani 6 bulan selepas tarikh Surat Setuju Terima. 5.2.7 Prestasi Projek 5.2.7.1 Prestasi Projek - Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yg Terdiri Daripada i) Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu. ii) Surau dan Tandas Awam diPlaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii) Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah Kuantan.AP 201.1(a) menetapkan perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat berikut:i. Tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;ii. Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak; daniii. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga 2 tahun.Mengikut klausa kontrak, tempoh projek adalah dari 11 Mei 2014 hingga 10 September 2014 (4 bulan). Semakan Audit

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 43mendapati permohonan Lanjutan Masa (EOT) telah dikemukakan oleh pihak kontraktor melalui surat ACG/PRO/LLMPLT/LLM(032) bertarikh 27 Oktober 2014.Semakan selanjutnya mendapati LLM telah mengeluarkan Perakuan Kerja Tidak Siap (CNC) bertarikh 11 September 2014 kapada ACG AI-ASH Bina Sdn Bhd 10 September 2014. Berdasarkan Perakuan Kerja Tidak Siap tersebut, LLM telah mengenakan LAD sebanyak RM1,680.00.Maklum balasLAD telah dikenakan kepada kontraktor ACG AI-ASH Bina Sdn. Bhd. bermula daripada Interim Certificate No. 5 hingga Pre-Final Certificate No. 1 iaitu dari 11 September 2014 hingga 28 Februari 2015 sebanyak RM 249,296.005.2.8 Lawatan FizikalLawatan fizikal audit telah diadakan pada pada 23 dan 24 Mac di sepanjang LPT 2 bagi kerja-kerja tender berikut :i. LLM/T/17-345/PTTR/2014 - Cadangan Membina dan Menyiapkan Kemudahan Awan di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu Untuk LLM Yang Terdiri Daripada i. Surau Awam di Hentian Sebelah Bukit Besi arah Kuantan dan Arah Kuala Terengganu ii. Surau dan Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi & Telemung iii. Bangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah Kuantan.ii. LLM/T/17-348/PTTR/2014 - Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal Dan Mekanikal Di Sepanjang Jajaran Lebuhraya Dari Bukit Besi (KM362.03) Hingga Telemung (KM423.235) Termasuk Plaza Tol, Bangunan Penyeliaan, Bangunan Pentadbiran, Depoh Penyelenggaraan, Kawasan Rehat & Rawat, Hentian Sebelah Dan Sub-station di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2, Terengganu.iii. LLM/T/17-349/PTTR/2014 - Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Rutin Dan Pembaikan Di Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Dari Persimpangan Bertingkat Bukit Besi (KM362.03) Hingga Persimpangan Bertingkat Telemung (KM484.87) (2014-2016).