LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 44GAMBAR 2Konrak No. LLM/T/17-345/PTTR/2014Kemudahan Surau Awam Di Hentian Sebelah Bukit Besi Arah Kuantan dan Kuala TerengganuSurau Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi dan Telemung

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 45Tandas Awam di Plaza Tol Ajil, Bukit Besi dan TelemungBangunan Utama (Gerai) Di Kawasan R&R Ajil Arah KuantanGAMBAR 3LLM/T/17-348/PTTR/2014Kerja-kerja pembersihan kotak suis di K.M 410 Arah Kuala Terengganu

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 46GAMBAR 4Kontrak No. LLM/T/17-349/PTTR/2014Kerja-kerja pemotongan rumput yang telah dilaksanakan berhampiran K.M 375 arah Kuala TerengganuKerja-kerja pembersihan longkang yang sedang dilksanakan berhampiran K.M 407 arah Kuantan5.3 PEROLEHAN SEBUT HARGAMengikut AP 170.1, pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000.00 tetapi tidak melebihi RM200,000.00boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan. 5.3.1 KAWALAN AM SEBUT HARGA5.3.1.1 Daftar PerolehanBerdasarkan kepada perenggan 7(xiii)(d), Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1PP PK2, Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan, menyatakan Agensi hendaklah menyediakan rekod lengkap yang mengandungi maklumat antaranya tajuk perolehan, nama pembuat/ pembekal/kontraktor, nilai perolehan dan sebagainya seperti format di Lampiran 2.11.GAMBAR 5FORMAT LAPORAN PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA (LAMPIRAN 2.11)

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 47*Sumber : Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1PP PK 2Semakan Audit mendapati Daftar Sebut Harga yang disediakan oleh BUBK dan BKPA adalah mengikut format seperti kehendak PK2 Kaedah Perolehan Kerajaan. Berdasarkan rekod, BUBK dan BKPA telah menguruskan sebut harga untuk tahun 2014 dan 2015 seperti di jadualberikut:JADUAL 20SEBUT HARGA BAGI TAHUN 2014 DAN 2015TAHUN BUBK BKPA2014 22 82015 19 8JADUAL 21SENARAI PEROLEHAN SEBUT HARGA BUBK DAN BKPA BAGI TAHUN 2014BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)1Cadangan Kerja-kerja Pembersihan di Kawasan Rehat Ajil (Kedua-dua Arah) dan Hentian Sebelah Bukit Besi (Kedua-dua Arah) di LPT 2, Tahun 2014Kerja 491,880.002.Cadangan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal & Mekanikal (M&E) di Pejabat Wilayah Utara, Jalan Tasek, Ipoh Perak Darul Ridzuan, Lembaga Lebuhraya Malaysia (2014-2016)Kerja 243,279.003. Cadangan Kerja-Kerja Penyenggaraan dan Pembaikan Kerja 265,820.80

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 48BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)Kecil di Pejabat Wilayah Timur, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kuantan, Pahang (2014 - 2016)4.Cadangan Kerja-Kerja Penyenggaraan Pepasangan Eelektrikal Dan Mekanikal Di Pejabat Wilayah Timur Dewan Serbaguna, Rumah Rehat, Rumah Pekerja Dan Pondok Pengawal , Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kuantan, Pahang (2014 - 2016)Kerja 226,165.005.Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Menguji, Mentauliah Dan Menyenggara System Pengurusan Lukisan LLM Di Ibupejabat Lembaga Lebuhraya MalaysiaPerkhidmatan 467,580.006.Cadangan Kerja-Kerja Pengubahsuaian Bahagian Sumber Manusia & Pentadbiran Dan Kerja-Kerja Berkaitan Di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan Kerja 98,110.007.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Dan Pembaikan Kecil di Pejabat Wilayah Utara, Ipoh, Lembaga Lebuhraya MalaysiaKerja 284,830.008.Cadangan Membekal, Memasang, Menguji, Mentauliah dan Menyelenggara Sound Reinforcement System di Dewan Serbaguna, Wisma Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan.Bekalan149,610.009.Cadangan Kerja-kerja Membaikpulih Bumbung Serta Kerja-kerja Berkaitan di Dewan Serbaguna Ibu Pejabat, Lembaga Lebuhraya Malaysia, KajangKerja 277,221.1010.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Sistem Audit Kualiti Lebuhraya (Haqs) dan Sistem Pemantauan Pembinaan Lebuhraya (SPPL) di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya Malaysia.Kerja 98,000.0011.Cadangan Merekabentuk, Membekal, Memasang, Menguji, Mentauliah dan Menyelenggara ‘Call Log System’ di Pusat Pengurusan Trafik LLM, Wisma Lebuhraya Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang SelangorBekalan49,200.0012. Menaiktaraf Toll Roads Evalution & Monitoring System (TEAMS) LLM89,500.0013. Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik LLM Lot 44116 Mukim Dengkil SepangKerja 67,000.0014.Cadangan Membekal, Memasang, Menguji dan Mentauliah Sistem Pencegah Kebakaran di Pejabat Wilayah Tengah (Blok C) dan Kerja-kerja Integriti Sistem Pencegah Kebakaran di Blok A, B dan C Serta Kerja-kerja Yang Berkaitan di Wisma Lebuhraya, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor Darul Ehsan (2014)Kerja 139,490.00

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 49BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)15.Cadangan Kerja-Kerja Membaikpulih dan Kerja Berkaitan di Pejabat Wilayah Timur Genting Sempah, Lembaga Lebuharya Malaysia, Pahang Darul MakmurKerja 20,809.9116.Cadangan Membekal, Memasang, Menaiktaraf Dan Mengujiterima Unit Hawa Dingin Jenis ‘Precision’ di Bilik Server Pusat Pengurusan Trafik (TMC) dan Bilik Server Bahagian Teknologi Maklumat (IT) Blok A di Ibu Pejabat LLM, Kajang, SelangorBekalan 126,580.0017.Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik Lembaga Lebuhraya Malaysia, Lot 27432 Mukim Bentong (Genting Sempah) Bentong Pahang Darul MakmurKerja 55,480.0018Cadangan Kerja-kerja Menaiktaraf Pagar Pejabat Wilayah Utara,Lembaga Lebuhraya Malaysia.Kerja 56,000.0019.Cadangan Kerja-kerja Menaiktaraf Pagar, Kerja-kerja Kemasan Dalaman di Lobi, Bilik Mesyuarat dan Bilik Rehat Serta Kerja-kerja Ubahsuai dan Naiktaraf Tandas dan Kemudahan di Pejabat Wilayah Selatan, Lembaga Lebuhraya Malaysia Senai, Johor Darul TakzimKerja 104,352.1820.Cadangan Kerja-kerja Pemasangan Jeriji Besi Keselamatan, Kabinet Dapur Serta Lain-lain Kerja-kerja Yang Berkaitan di Pejabat Wilayah Timur, LLM, Kuantan Pahang.Kerja 68,240.0021.Cadangan Kerja-kerja Pengubahsuaian Bilik Fail dan Kerja-kerja Berkaitan di Bahagian Pemantauan Operasi, Ibu Pejabat, LLM, Kajang, Selangor Kerja(Undi)33,586.1922.Cadangan Kerja-kerja Pengubahsuaian Bilik Fail Dan Kerja-kerja Berkaitan di Pejabat Wilayah Tengah, LLM Kajang SelangorKerja(Undi)26,944.5523. Perkhidmtan Penyewaan Lima (5) Unit Mesin Fotostat kapasiti Sederhana -LLMPerkhidmatan Sewaan 79,200.0024. Penyediaan Dan Penerbitan Video Korporat -LLM Perkhidmatan Penerbitan 90,000.0025. Perkhidmatan Membekal & Menghantar Toner Pencetak ke Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya MalaysiaPerkhidmatan Bekalan 327,040.0026.Perkhidmatan, Membekal, Menghantar, Memasang, Mentauliah, Mengkofigurasi Menguji Peralatan ICT, ke LLMPerkhidmatan 213,057.0027. Sebut harga Kawalan Keselamatan Tanpa senjata Pejabat Wilayah Timur, Kuantan, Pahang. LLM Perkhidmatan 369,138.8228. Sebut harga Kawalan Keselamatan Tanpa senjata Pejabat Wilayah Senai, Johor Darul Takzim. LLM Perkhidmatan 384,739.2029. Sebut harga Kawalan Keselamatan Tanpa senjata Pejabat Wilayah Utara, Pulau Pinang Perkhidmatan 357,544.08

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 50BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)30. Perkhidmatan, Membekal, Menghantar, Memasang, Mentauliah, Mengkofigurasi Menguji Perisian GIS LLM Perkhidmatan 125,000.00JADUAL 22DAFTAR PEROLEHAN SEBUT HARGA BUBK DAN BKPA BAGI TAHUN 2015BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)1.Cadangan Kerja-kerja Penyeleggaraan Pepasangan Elektrikal dan Mekanikal di Pejabat Wilayah Timur (II) Ajil Lembaga Lebuhraya Malaysia Termasuk Rumah Rehat dan Pondok Pengawal di Ajil, Terengganu (2015-2017)Kerja 220,185.002.Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Menguji, Mentauliah dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu Berelektronik di Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah Lembaga Lebuhraya MalaysiaKerja 125,850.003.Cadangan Kerja-kerja Senggaraan dan Pembaikan Kecil di Pejabat Wilayah Timur II, Ajil Terengganu (2015-2017)Kerja 262,770.004.Cadangan Kerja-kerja Mengecat Semula Jalan Reflective Thermoplastic di Pejabat Wilayah Timur LLM KuantanKerja 9,800.005.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS) di LLMKerja 93,399.786.Cadangan Kerja-kerja Mengkaji, Merekabentuk, Membangun, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegari, Migrasi Data, Menguji dan Mentauliah Portal Rasmi LLM Versi Web dan Mobil di Ibu Pejabat LLMKerja 199,980.007.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Rutin Kawasan dan Tanah Milik LLM Lot 8895, Ayer Keroh, MelakaKerja 38,951.208.Cadangan Kerja-kerja Senggaraan dan Pembaikan Kecil di Pejabat Wilayah Selatan LLM Senai Johor Darul Takzim (2015-2017)Kerja 374,940.009.Cadangan Kerja-kerja Pembaikan/Penggantian Siling Bangunan Pejabat Wilayah Tengah, LLM Kajang Selangor(UNDI)Kerja24,862.0010.Cadangan Perolehan Modul Goods & Services Tax (GST) Dan Perkhidmatan Penyelenggaraan System Accountancy Government Agency (SAGA) di Lembaga Lebuhraya MalaysiaKerja295,178.20

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 51BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)11.Cadangan Kerja-kerja Penyengaraan dan Pembaikan Kecil di Pejabat Wilayah Utara, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Pulau Pinang (2015-2017)Kerja 452,818.7512.Cadangan Kerja-kerja Penyelenggaraan Pepasangan Elektrikal dan Mekanikal (M&E) di Bangunan Pentadbiran, Pejabat Sementara, Dewan Serbaguna, Sub-Station dan Pondok Pengawal, Pejabat Wilayah Utara, Pulau Pinang, LLM (2015-2017)Kerja 396,179.0013.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Senitaman Bagi Kawasan Wisma Lebuhraya, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang, Selangor (2015-2017)Kerja 413,485.0014.Cadangan Kerja-kerja Penyengaraan Pepasangan Elektrikal dan Mekanikal di Bangunan Pejabat (Blok A, B dan C), Sub-Station dan Pondok Pengawal di Pejabat Wilayah Selatan, Senai Johor Darul Takzim, LLM (2015-2017)Kerja 262,886.6015.Cadangan Pembaikan Cerun dan Kerja-kerja Berkaitan di Kompleks Pejabat Wilayah Timur Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kuantan, Pahang Darul MakmurKerja 412,778.0016.Cadangan Kerja-kerja Mengecat Semula Bahagian Luar Bangunan Kuarters Pegawai dan Kakitangan di Pejabat Wilayah Timur, LLM Kuantan, Pahang Darul MakmurKerja 32,300.0017.Cadangan Kerja-kerja Mengkaji, Merekabentuk, Membangun, Menguji, Mentauliah, Migrasi dan Menyelenggara Dalam Tempoh Jaminan Sistem Permohonan Pembangunan Tepi Jalan (PTL) dan Permohonan Paparan Iklan (PI) di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya MalaysiaKerja 412,025.0018.Cadangan Menyediakan Liputan Sosial Media Bagi Meneutralisasikan Persepsi Lebuhraya Pantai Timur Fasa 2 (LPT2) Untuk Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang SelangorPerkhidmatan 20,000.0019.Cadangan Kerja-kerja Mengkaji, Merekabentuk, Membangun, Mengintegrasi, Menguji, Mentauliah dan Menyelenggara Sistem Pengurusan Dokumen Berelektronik (DMS) di Ibu Pejabat LLMKerja486,656.0020. Membekal, Menyelenggara, Menaiktaraf, Memasang, Menguji & Mentauliah Perisian Autocad Map 3D LLM Bekalan 89,750.0021. Membekal & Menghantar Memperbaharui Lesen Perisian Microsoft (Eap) Di Bawah Master Licensing Bekalan 297,093.00

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 52BIL. TAJUK PEROLEHAN KATEGORI NILAI PEROLEHAN(RM)Agreement (MLA)22. Membekal & Menghantar Toner Pencetak Ke Ibu Pejabat LLM Bekalan 203,037.0023.Penyewaan 3 Unit Mesin Fotostat Kapasiti Sederhana Di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya MalaysiaBekalan 109,080.0024. Membekal & Menghantar Mentauliah , Menguji Peralatan Ict Ke Ibu Pejabat LLM Bekalan 398,795.3025. Memperbaharui Lesen Serta Membekal,Menguji & Mentauliah Perisian GIS Untuk LLM Bekalan 68,264.0026. Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Pejabat Wilayah Timur LLM Ajil (Terengganu) Perkhidmatan 238,924.8027. Kawalan Keselamatan Tanpa Senjata Pejabat Wilayah Utara (Ipoh) Perak Perkhidmatan 358,387.20Semakan Audit mendapati BUBK tidak mengemukakan rekod penghantaran laporan perolehan secara sebut harga kepada pegawai pengawal dan UAD manakala BKPA telah mengemukan laporan perolehan namun tidak mengikut tempoh yang ditetapkan seperti di Lampiran 2.11.JADUAL 23REKOD PENGHANTARAN LAPORAN PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA KEPADA PEGAWAI PENGAWAL DAN UAD2014 2015BUBK BKPA BUBK BKPATiada 4/7/2014 Tiada 1/7/2015Tiada 8/1/2015 Tiada 5/1/2016Maklum balas Daftar perolehan telah dikemukakan oleh BKPA berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 iaitu setiap suku tahun. Bagi tahun 2014 dikemukakan seperti berikut : memo bertarikh 04 Julai 2014 dan 08 Januari 2015 manakala bagi tahun 2015 telah dikemukakan seperti berikut : memo bertarikh 27 April 2015, 01 Julai 2015 dan 05 Januari 2016.Laporan Perolehan Secara Sebut Harga telah dilaporkan kepada Pegawai Pengawal melalui Mesyuarat JPKA, LLM yang diadakan empat kali setahun oleh BUBK.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 535.3.1.2 Kenyataan Pemberitahuan Sebut HargaAP 170.2 (b) dan perenggan 7 (vi)(c), 1PP PK2, menghendaki Agensi hendaklah mempamerkan pemberitahuan/notis sebut harga di papan kenyataan awam Agensi masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. Kementerian/Jabatan mempamerkan Pemberitahuan Sebut Harga di Papan Kenyataan Awam Kementerian/Jabatan masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. AP 195 menyatakan bahawa di samping keperluan di bawah AP 172 atau AP 170.2, kenyataan tender/pemberitahuan sebut harga hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen tender/sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Waktu tender/sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Dokumen tender/sebut harga yang sampai atau diserahkan selepas jam 12.00 tengah hari adalah dianggap tidak diterima.Berdasarkan Para 7 (vi)(i), 1PP PK 2 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan pemberitahuan/Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam/ Laman Web Agensi hendaklah menyatakan (1) Agensi yang memanggil sebut harga; (2) Tajuk sebut harga; (3) Syarat kelayakan penyebut harga; (4) Bidang/gred/ kategori/pengkhususan; dan (5) Tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu tutup.Semakan Audit mendapati Notis Sebut Harga dipamerkan di Papan Kenyataan Awam LLM dan BUBK. Pemberitahuan juga dinyatakan di Laman Web Agensi.5.3.2 Pelantikan Lembaga dan Jawatankuasa5.3.2.1 Jawatankuasa Pembuka Sebut HargaBerdasarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 197.1 menyatakan Sebut harga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.Arahan Perbendaharaan (AP) 197.2 (a) menyatakan bahawa

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 54Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan keahliannya terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Ketua Jabatan bolehlah melantik secara bertulis pegawai lain bagi melaksanakan tugas tersebut. Berdasarkan Para 7 (viii)(b)(2), 1PP PK 2.1 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis. Jawatankuasa tersebut hendaklah terdiri sekurang-kurangnya 2 pegawai yang mana seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Professional. (SEBUT HARGA)Semakan Audit mendapati pelantikan Jawatankuasa Pembuka Tender dan pelantikan Jawatankuasa Sebut Harga oleh Ketua Pengarah dibuat berdasarkan tahun 2014 (memo Bil.(69)dlm.LLM/UB/SULIT/03-14 bertarikh 28 April 2014) dan 2015 (memo Bil.(93)dlm.LLM/UB/SULIT/03-14 bertarikh 13 Mac 2015).5.3.2.2 Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga Bagi Sebut HargaBerdasarkan Para 7 (x), 1PP PK 2.1 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan sebut harga.Jawatankuasa Penilaian TeknikalBerdasarkan kepada Para 7 (x)(a)(1), 1PP PK 2.1 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan perkara seperti berikut: Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak kurang daripada 3 orang iaitu seorang Pengerusi dan 2 orang ahli; Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Agensi tidak mempunyai kemahiran dalaman,

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 55kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya; Jawatankuasa Penilaian Teknikal Hendaklah membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Bagaimanapun maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira. Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.Jawatankuasa Penilaian HargaBerdasarkan kepada Para 7 (x)(a)(2), 1PP PK 2.1 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan perkara seperti berikut: Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada 2 orang iaitu seorang Pengerusi dan seorang ahli; Penilaian harga sesuatu Sebut Harga hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan, penyenggaraan dan lain-lain.  Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.Penilaian Sebut Harga Kerja

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 56Berdasarkan kepada Berdasarkan kepada Para 7 (x)(b), 1PP PK 2.1 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan perkara seperti berikut: Penilaian Sebut Harga Kerja hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja. Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada 3 orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut. Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan. Proses penilaian Sebut Harga hendaklah sebolehbolehnya disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan oleh Jawatankuasa Penilaian. Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.Semakan Audit mendapati pelantikan secara bertulis bagi Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dibuat sekali setiap tahun bagi kesemua sebut harga yang dilaksanakan sepanjang tahun 2014 hingga 2015. 5.3.3 Perakuan Kepada Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebut HargaAP 197.4(i) hingga (vi) menyatakan Urusetia hendaklah menyediakan kertas taklimat untuk pertimbangan Lembaga Perolehan yang mengandungi salinan iklan, salinan spesifikasi, Jadual Tender, Laporan Penilaian Tender, Syor Setuju Terima dengan justifikasi perakuan tersebut dan maklumat berkaitan yang disyaratkan oleh Lembaga Perolehan.Semakan Audit mendapati Urusetia Perolehan LLM telah menyediakan kertas taklimat untuk pertimbangan Lembaga Perolehan bagi semua Sebut Harga yang dikendalikan di BUBK dan BKPA.5.3.3.1 Senarai Semak Jawatankuasa Pembuka Sebut hargaBerdasarkan Para 7(iv)(c) 1PP PK2 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan, senarai semakan hendaklah disediakan dan disertakan bersama dokumen sebut harga

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 57bagi memastikan pembuat/ pembekal/kontraktor mengemukakan tawaran sebut harga yang lengkap berserta semua dokumen yang diperlukan. Berdasarkan Para 7(xi) 1PP PK2 – Kaedah Perolehan Kerajaan menyatakan, Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara berikut: (1) Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga.Semakan Audit mendapati, BUBK tidak menyediakan senarai semak bersama dokumen sebut harga. Senarai semak hanya disediaka kepada Senarai Semak Jawatankuasa Pembuka Sebutharga yang hanya akan diisi oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga. Senarai semak yang disediakan tidak memenuhi kriteria seperti PK 2 Lampiran 2.9:Gambar 6Senarai Semak Dokumen Sebut Harga Senarai Semak Di Gunakan Di BUBK Senarai Semak PK 2 Lampiran 2.9Maklum balas BUBK akan mengambil tindakan segera untuk menyediakan senarai semak bersama dokumen sebutharga.Semakan Audit terhadap Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan Di Tanah Milik Lembaga Lebuhraya Malaysia, Lot 27432, Mukim Bentong (Genting Sempah), Bentong, Pahang;juga mendapati, sebanyak tiga penyebut harga telah

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 58menyertai sebut harga. Namun, semakan terhadap Senarai Semak Jawatankuasa Pembuka Sebutharga bagi Pembida Berjaya tidak memenuhi borang-borang yang wajib dikemukakan bagi tujuan penilaian.Audit tidak dapat mengesahkan Senarai Semak bagi lima sebut harga yang lain kerana pihak BUBK tidak mengemukakan Senarai Semak Jawatankuasa Pembuka Sebutharga semasa pengauditan dijalankan.Maklum balas Senarai semak telah diisi oleh pihak Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga namun tidak lengkap. Adalah menjadi kewajipan Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga menyemak semula dan mendapati Pembida Berjaya telah mengemukakan borang-borang yang wajib dikemukakan bagi tujuan penilaian.5.3.3.2 Borang Jadual Sebut Harga.Arahan Perbendaharaan 197.2(c) menyatakan tender/sebut harga yang dibuka hendaklah diberi Nombor Kod untuk setiap dokumen tender/sebut harga direkodkan pada Borang Jadual Tender/Sebut Harga dengan mencatatkan Nama Petender/Penyebut harga, Amaun harga yang ditawarkan, Tempoh Siap atau tempoh penyerahan dan Ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga.Semakan Audit mendapati Borang Jadual Tawaran Sebut Harga telah disediakan dengan lengkap bagi setiap sebut harga yang dibuka bagi tahun 2014 dan 2015 di LLM.5.3.4 AKTIVITI PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA5.3.4.1 Kaedah Memanggil Sebut Harga Arahan Perbendaharaan 170.1 menyatakan pembelian tiaptiap satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000.00 tetapi tidak melebihi RM200,000.00 boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 59kurangnya 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan dengan menggunakan borang di Lampiran Q. Semakan Audit mendapati urus setia perolehan telah mematuhi AP 170.1.5.3.4.2 Fail Sebut HargaArahan Perbendaharaan (A.P.) 170.3 (c) menyatakan satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Sebut Harga hendaklah disimpan oleh Urus Setia untuk tujuan pengauditan. Semakan Audit mendapati urus setia perolehan LLM telah mematuhi kehendak A.P. 170.3 (c). 5.3.5 PENGURUSAN DOKUMEN KONTRAK5.3.5.1 Surat Setuju Terima (SST)Perenggan 1(i)(b)(2) 1PP PK4 - Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan menyatakan, apabila semua perkara telah diselesaikan dan tiada rundingan lanjut diperlukan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan diperolehi dan dalam tempoh sah laku. Perenggan 1(i)(b)(4) 1PP PK4 - Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan menyatakan, menyatakan bahawa satu ikatan kontrak wujud di antara kedua belah pihak setelah SST ditandatangani dan dikembalikan oleh penyebutharga/petender kepada Jabatan/Agensi.Semakan Audit mendapati berdasarkan kepada SST yang telah dikeluarkan oleh BUBK dan BKPA menghendaki pembida yang berjaya mengembalikan SST yang telah ditandatangan kepada pihak LLM dalam tempoh 14 hari dari tempoh SST dikeluarkan. Maklumat mengenai SST yang dikeluarkan oleh BUBK dan BKPA yang dikembalikan oleh pihak kontraktor adalah seperti di jadual berikut:JADUAL 24

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 60SENARAI SEBUT HARGA BAGI TAHUN 2014 DAN 2015BIL. TAJUK PEROLEHAN NAMA SYARIKATTARIKH SURAT SETUJU TERIMA DIKELUARKANTARIKH SURAT JAWAPAN SETUJU TERIMA TAWARANBIL. HARI LEWAT1.Cadangan Kerja-kerja Membaikpulih Bumbung Serta Kerja-kerja Berkaitan di Dewan Serbaguna Ibu Pejabat, Lembaga Lebuhraya Malaysia, KajangLLM/UB/SH: 69/9/2014Perkhidmatan Nyaman Niaga17 September 2014Tiada MaklumatTiada Maklumat2.Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik LLM Lot 44116 Mukim Dengkil Sepang.LLM/UB/SH: 73/10/2014IZR Resources15 Oktober 201427 Oktober 2014 Tidak3.Cadangan Kerja-Kerja Membaikpulih dan Kerja Berkaitan di Pejabat Wilayah Timur Genting Sempah, Lembaga Lebuharya Malaysia, Pahang Darul Makmur.LLM/UB/SH:75/11/2014MDM Maju EnterpriseTiada MaklumatTiada MaklumatTiada Maklumat4.Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik Lembaga Lebuhraya Malaysia, Lot 27432 Mukim Bentong (Genting Sempah) Bentong Pahang Darul MakmurLLM/UB/SH:77/11/2014Zafira Construction26 November 201428 November 2014Tidak5.Membekal & Menghantar Memperbaharui Lesen Perisian Microsoft (EAP) Di Bawah Master Licensing Agreement (MLA)Prestariang 28 April 2015 30 April 2015 Tidak

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 61BIL. TAJUK PEROLEHAN NAMA SYARIKATTARIKH SURAT SETUJU TERIMA DIKELUARKANTARIKH SURAT JAWAPAN SETUJU TERIMA TAWARANBIL. HARI LEWAT6.Membekal & Menghantar Toner Pencetak Ke Ibu Pejabat LLMLLM/KEW/SH: 5/3/2015Sun Data Sdn Bhd 27 Mei 2015 1 Jun 2015 Tidak7.Penyewaan 3 Unit Mesin Fotostat Kapasiti Sederhana Di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya MalaysiaLLM/KEW/SH: 5/2/2015Nutriman Corporation Sdn Bhd30 Jun 2015 7 Julai 2015 Tidak8.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Rutin Kawasan dan Tanah Milik LLM Lot 8895, Ayer Keroh, Melaka.LLM/UB/SH: 88/8/2015VC Gemilang Enterprise 7 Ogos 2015 21 Ogos 2015 Tidak9.Cadangan Pembaikan Cerun dan Kerja-kerja Berkaitan di Kompleks Pejabat Wilayah Timur Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kuantan, Pahang Darul Makmur.LLM/UB/SH:95/10/2015HAR Sejahtera Enterprise30 Oktober 20155 November 2015 TidakSemakan Audit mendapati Surat Jawapan SST bagi dua sebut harga yang telah dibuat pada tahun 2014 tidak dapat dikemukakan sepanjang pengauditan dijalankan. Bagi selainnya pula, kontraktor telah mengemukakan SST dalam tempoh 0 hingga 14 hari dari tarikh SST dikeluarkan oleh BUBK dan BKPA. Maklum balas BKPASurat Setuju Terima bagi sebutharga berkenaan telah disediakan.5.3.5.2 Daftar Pembayaran Kontrak

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 62Arahan Perbendaharaan 205.3 menyatakan pembayaran atau penerimaan hasil mengenai kontrak hendaklah direkodkan oleh Jabatan pada salinan kontrak pejabat atau dalam daftar yang disimpan bagi maksud itu dan untuk rujukan masa hadapan.Semakan Audit mendapati rekod pembayaran atau penerimaan hasil mengenai kontrak telah diselenggarakan mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 205.3.5.3.5.3 Tempoh Menandatangani Kontrak Perenggan 1(ii)(b)(1) 1PP PK4 - Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan menyatakan, Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan menyatakan kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewatlewatnya 4 bulan daripada tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tarikh kuat kuasa kontrak (effective date) adalah tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh petender yang berjaya; manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak.Semakan Audit terhadap 9 sebut harga dan mendapati dokumen perjanjian bagi Sebut Harga Cadangan Kerja-Kerja Membaikpulih dan Kerja Berkaitan di Pejabat Wilayah Timur Genting Sempah, Lembaga Lebuharya Malaysia, Pahang Darul Makmur tidak dapat dikemukakan untuk pengauditan. Semakan terhadap 8 sebut harga yang lain pula, Audit mendapati dokumen kontrak bagi empat sebut harga telah disediakan melebihi masa yang telah ditetapkan dalam Perenggan 1(ii)(b)(1) 1PP PK4 - Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan. Tempoh lewat di antara tarikh SST dan tarikh kontrak disetem hasil adalah antara sebulan hingga dua bulan manakala 1 sebut harga tidak disetem hasil. Butirannya adalah seperti di jadual berikut:JADUAL 25TEMPOH PENYEDIAAN DOKUMEN PERJANJIAN BUBK & BKPA

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 63BIL BUTIRAN SEBUT HARGATARIKH SURAT SETUJU TERIMATARIKHKONTRAKDITANDA TANGANITARIKH KONTRAK DISETEM HASILTEMPOH LEWAT1.Cadangan Kerja-kerja Membaikpulih Bumbung Serta Kerja-kerja Berkaitan di Dewan Serbaguna Ibu Pejabat, Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kajang17/9/2014 29/12/2014 29/12/2014 Tidak2.Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik LLM Lot 44116 Mukim Dengkil Sepang.15/10/2014 Tidak Diisi Tidak Dilakukan Tiada Maklumat3.Cadangan Kerja-Kerja Membaikpulih dan Kerja Berkaitan di Pejabat Wilayah Timur Genting Sempah, Lembaga Lebuharya Malaysia, Pahang Darul Makmur.26/11/2014 Tiada MaklumatTiada Maklumat Tiada Maklumat4.Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik Lembaga Lebuhraya Malaysia, Lot 27432 Mukim Bentong (Genting Sempah) Bentong Pahang Darul Makmur26/11/2014 Tidak Diisi 11/05/2015 YA(sebulan)5.Membekal & Menghantar Memperbaharui Lesen Perisian Microsoft (EAP) Di Bawah Master Licensing Agreement (MLA)28/4/2015 1/4/2015 18/9/2015 YA(sebulan)6. Membekal & Menghantar Toner Pencetak Ke Ibu Pejabat LLM 27/5/2015 1/6/2015 10/8/2015 Tidak7.Penyewaan 3 Unit Mesin Fotostat Kapasiti Sederhana Di Ibu Pejabat Lembaga Lebuhraya Malaysia30/6/2015 15/10/2015 4/1/2016 YA(dua bulan)8.Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Rutin Kawasan dan Tanah Milik LLM Lot 8895, Ayer Keroh, Melaka.7/8/2015 20/1/2016 20/1/2016 YA(dua bulan)9.Cadangan Pembaikan Cerun dan Kerja-kerja Berkaitan di Kompleks Pejabat Wilayah Timur Lembaga Lebuhraya Malaysia, Kuantan, Pahang Darul Makmur.30/10/2015 22/1/2016 22/1/2016 TidakMaklum balas BUBK akan membuat penambahbaikan terhadap pengisian tarikh di dalam dokumen perjanjian.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 645.3.6 Pemeriksaan FizikalLawatan fizikal telah dijalankan pada 9 dan 10 Mac 2016 terhadap kerjakerja pembersihan di tanah milik Lembaga Lebuhraya Malaysia bagi kontrak berikut:i. Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik LLM Lot 44116 Mukim Dengkil Sepang. Penemuan Audit seperti berikut: Skop pembersihan adalah memotong rumput dan membuang segala semak samun termasuk pokok renek supaya keseluruhan kawasan bersih da kelihatan kemas. Namun Audit mendapati lalang telah panjang dan akan mengakibatkan risiko kebakaran memandangkan suhu panas melanda negara. Di samping itu, LLM juga akan terdedah untuk dikenakan denda dan persepsi negatif dengan penduduk sekitar. GAMBAR 7 Keadaan tanah yang dipenuhi semak samun dan lalang yang tinggi Berdasarkan bidang kerja kontraktor bertanggungjawab membina jalan masuk bagi jentera-jentera pembersihan dan hendaklah dijadikan seperti keadaan asal semula setelah pihak kontraktor selesai melakukan kerja-kerja pembersihan. Namun pagar yang telah dibuka oleh kontraktor bagi tujuan akses tidak dipasang kembali setelah kerja selesai. Selanjutnya didapati pagar sedia ada telah runtuh akibat tiada penyenggaraan dilakukan. Kerjakerja pembersihan sepatutnya meliputi seluruh kawasan tanah dan sekitar pagar kawasan. GAMBAR 8Pagar yang telahdibuka bagi tujuan akses masuk

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 65 Keadaan tanah milik LLM di Mukim Dengkil, Sepang Semakan Audit selanjutnya mendapati sebahagian daripada tanah tersebut telah dipajak kepada Koperasi LLM Berhad sejak tahun 2010. Audit berpendapat sepatutnya Koperasi LLM Berhad bertanggungjawab atas kebersihan tanah tersebut.Maklum balas Makluman kepada pihak kontraktor untuk memasang semula pagar akan dibuat. Kos pemotongan rumput bagi tanah yang telah dipajakkan kepada Koperasi LLM Berhad akan dikenakan terhadap Koperasi. ii. Cadangan Kerja-kerja Penyenggaraan Rutin Kawasan dan Tanah Milik LLM Lot 8895, Ayer Keroh, Melaka. Penemuan Audit adalah seperti berikut: Kerja-kerja pemotongan rumput dalam tempoh masa 4 bulan iaitu4 kali setahun. Aktiviti meracun dijalankan dengan menggunakan peralatan yang sesuai dan bahan Jabatan Alam Sekitar secara pusingan bagi setiap 4 bulan.  Secara keseluruhan kontraktor telah melaksanakan kerja-kerja pembersihan dengan baik.GAMBAR 9Pagar yang runtuh akibat tiada penyenggaraan

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 66Di hadapan Bangunan Utama Di belakang Bangunan UtamaDi laluan susur keluar masuk Disekitar rumah airiii. Cadangan Kerja-kerja Pembersihan Kawasan di Tanah Milik Lembaga Lebuhraya Malaysia, Lot 27432 Mukim Bentong (Genting Sempah) Bentong Pahang Darul Makmur. Penemuan Audit adalah seperti berikut: Bidang kerja kontraktor hendaklah bertanggungjawab untuk melaksanakan kerja-kerja pembersihan kawasan dikeseluruhan kawasan lapang dan kawasan hijau sepertimana berikut: Menjalankan kerja-kerja pemotongan dan pembersihan rumput kawasan. Kerja-kerja menebas anak-anak kayu dan membersih lalang termasuk tumbuhan menjalar di pagar R.O.W kawasan.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 67 Semakan Audit mendapati rumput-rumput masih belum dipotong menyebabkan kawasan dipenuhi semak samun. Bangunan yang telah ditinggalkan dalam keadaan daif. Seluruh kawasan dipenuhi lalang. Terdapat longgokan batu yang dipercayai bukan milik LLM ditempatkan di kawasan lapang. Pihak berkuasa pernah memohon izin untuk menggunakan ruang bagi tujuan penguatkuasaan. Namun didapati plastik sampah dan bekas ujian air kencing ditinggalkan bersepah. Butiran lanjut seperti gambar berikut:GAMBAR 10Bangunan utama dalam keadaan daif dipenuhi semak samun.Bekas ujian air kencing dibiarkan bersepah di kawasan tempat letak kereta.Tumbuhan menjalar sehingga menutupi pagar akses keluar masuk.Keadaan struktur pagar yang didapati rosak.Keadaan bangunan yang diliputi lalang yang tinggi Longgokan batu bukan kepunyaan LLM.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 68Pada pendapat Audit, kerja-kerja yang dilaksanakan adalah suatu pembaziran di mana objektif kontrak adalah untuk menyelenggara tanah milik LLM namun disebabkan tempoh penyenggaraan yang tidak munasabah seperti sekali dalam tempoh 8 bulan. Disamping itu, penyenggaraan hanya mengambilkira bagi kerja-kerja pembersihan kawasan menyebabkan struktur lain seperti bangunan dan pagar dalam keadaan daif/rosak.Maklum balas Berdasarkan kontrak kerja-kerja pembersihan kepada kontraktor yang dilantik hanya melibatkan skop kerja memotong rumput dan kerja-kerja meracun rumput setiap selang 8 bulan.Sehubungan itu, penemuan audit yang mendapati semak samun dan lalang tinggi adalah disebabkan pusingan kerja (No. 3) bagi Mac/April 2016 masih belum dilaksanakan oleh pihak kontraktor. Kali terakhir pusingan kerja pembersihan (No. 2) dilaksanakan 7 bulan yang lepas iaitu pada Ogos 2015.• Tarikh Auditan Pasukan Audit Dalam LLM : 08 Mac 2016• Tarikh pusingan kerja pembersihan yang lepas (No. 2) : 28 Ogos 2015• Jarak pusingan kerja pembersihan akan datang (No. 3) : 22 Mac 2016Bagi penemuan audit berkaitan keadaan struktur pagar yang rosak, longgokan batu bukan kepunyaan LLM dan bekas ujian air kencing bersepah adalah di luar skop kontrak pembersihan ini.Walau bagaimanapun, pejabat ini akan mengambil tindakan segera untuk membersihkan longgokan batu dan bekas ujian air kencing serta membaikpulih pagar ROW yang dibangkitkan tersebut.5.4 PEROLEHAN PEMBELIAN TERUSMengikut 1PP PK 2.2/2013, pembelian setiap jenis item/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000.00boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. Berdasarkan sampel Audit yang dipilih bagi perolehan pembelian terus untuk tahun 2014 (120 sampel) dan tahun 2015 (90 sampel) mendapati perkara seperti berikut:i. LLM telah mematuhi sepenuhnya had nilai pembelian terus dimana

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 69tiada perolehan pembelian terus bagi item yang melebihi RM20,000.00;ii. Pesanan Tempatan (LO)/ Pesanan Kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu bagi kesemua sampel Audit yang dipilih;iii. Pembayaran telah dilaksanakan dalam tempoh 14 hari bekerja dan mematuhi AP103 (a); dan iv. Tiada item pembelian dipecah kecilkan bagi perolehan pembelian terus berdasarkan sampel Audit bagi tahun 2014 dan 2015. Butiran lanjut seperti di perenggan berikut:5.4.1 Daftar/Rekod Pembelian TerusMengikut 1PP PK 2, Pembelian Terus ditafsirkan sebagai perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000 atau sesuatu kontrak. Seterusnya merujuk kepada pekeliling yang sama, para 5(x)(d) menyatakan Unit Audit Dalam Agensi bertanggungjawab memantau pelaksanaan perolehan secara pembelian terus dan perolehan selanjutnya bagi jenis item yang sama agar agensi mematuhi peraturan dan tidak memecah kecil perolehan. Satu rekod lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan hendaklah disimpan oleh agensi dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal setiap 3 bulan serta disalinkan kepada Unit Audit Dalam agensi. Semakan Audit Dalam mendapati daftar/rekod pembelian terus tidak dikemukakan kepada Unit Audit Dalam. Semakan selanjutnya mendapati hanya Daftar Pesanan Tempatan dikemukakan menunjukkan keseluruhan Pesanan Tempatan yang telah dikeluarkan melalui sistem SAGA termasuk yang telah dibatalkan. Maklumat Daftar Pesanan Bekalan yang dikemukakan kepada Unit Audit Dalam seperti berikut:JADUAL 26 MAKLUMAT TARIKH DAFTAR PESANAN TEMPATAN DIKEMUKAKAN KEPADA UADTAHUN TARIKH KEMUKAKAN KEPADA UAD TEMPOH PESANAN BEKALAN2014 Memo dihantar pada 06.06.2014 Januari hingga Mei 2014Memo dihantar pada 06.01.2015 Januari hingga Disember 20142015 Memo dihantar pada 27.04.2015 Januari hingga Mac 2015Memo dihantar pada 05.01.2016 Januari hingga Disember 2015

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 70Pada pendapat Audit, kegagalan mengemukakan rekod pembelian terus menyebabkan kesukaran pemantauan oleh Unit Audit Dalam bagi menentukan keberkesanan kawalan dalaman perolehan Pembelian Terus di LLM. Bagi rekod pesanan tempatan yang dikemukakan, pihak Audit tidak dapat mengesahkan perolehan tersebut dilaksanakan secara pembelian terus disebabkan BKPA menetapkan semua pembayaran perlu menggunakan Pesanan Tempatan termasuk perolehan secara sebut harga.Maklum balasDaftar Pesanan Bekalan telah disalinkan kepada pihak Audit Dalam mengandungi maklumat lengkap jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan seperti mana kehendak 1PP PK 2. Untuk makluman audit bukan semua perolehan secara sebut harga menggunakan pesanan tempatan. Hanya Perolehan sebut harga yang penghantaran barangnya secara berkala sahaja akan menggunakan pesanan tempatan contohnya barang-barang stor.Syor AuditDaftar Pembelian Terus yang mengandungi maklumat jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan perlu dikemukakan mengikut tempoh dan maklumat seperti mana yang dinyatakan berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa dengan mengemaskini SAGA bagi memudahkan analisa dibuat.5.4.2 Kajian Pasaran Dalam Perolehan Pembelian TerusArahan Perbendaharaan (A.P)169.1 menyatakan adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyenggaran dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Manakala berdasarkan 1PP PK 2, para 5 (vii) (a), (b) dan (c) menyatakan menjadi tanggungjawab agensi untuk memastikan harga tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan dipilih, kajian pasaran dibuat supaya bekalan dan perkhidmatan yang hendak diperoleh adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan serta tidak tertumpu pada satu syarikat sahaja dan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang sukar

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 71ditentukan harga pasaran, agensi boleh menggunakan harga pembelian lampau sebagai perbandingan.Semakan Audit terhadap proses kerja di BKPA mendapati kajian pasaran akan dibuat oleh Unit Perolehan bagi setiap pembelian terus setelah permohonan yang dikemukakan oleh Bahagian/Unit diluluskan. Unit Perolehan juga bertanggungjawab mengeluarkan Pesanan Belian/Tempatan (LO) terlebih dahulu sebelum baucar dikeluarkan seterusnya pembayaran dibuat. Semakan terhadap baucar yang dipilih sebagai sampel mendapati perkara seperti jadual berikut:JADUAL 27MAKLUMAT KETIDAKPATUHAN TERHADAP KAJIAN PASARANBIL. PERIHAL BAYARAN CATATAN1. Baucar bayaran ruj. 20141838 bertarikh 26.03.2014 untuk Membekal dan Menghantar Kasut kepada KULITKRAF Sdn. Bhd. berjumlah RM 8,580.00Diluluskan pembelian 78 pasang kasut hitam untuk Pemandu dan Pembantu Am Rendah seramai 39 orang. Senarai saiz kasut telah diberikan dan berdasarkan kajian pasaran yang dibuat, terdapat perbezaan harga antara kasut kulit lelaki dan perempuan. Namun diputuskan pembelian sebanyak 78 pasang kasut kulit lelaki dengan harga RM100 sepasang (kasut kulit perempuan RM 119.90 sepasang). Pembekal membekalkan kasut kulit lelaki sebanyak 78 pasang (2 pasang kasut seorang)2. Baucar bayaran ruj. 20159548 bertarikh 30.10.2015 untuk Bekalan Air Mineral (Spritzer 230ml) kepada Koperasi LLM Berhad berjumlah RM4,900.00Dimohon pembelian untuk Jenama Spritzer 230ml x 48 cups/Kotak. Syarikat Koperasi LLM, Mitra Bayu, ZAZ Success beri sebut harga untuk Mineral Spritzer 230ml x 24 cups/Kotak manakala Syarikat Megah Media Supply beri sebut harga untuk Mineral Spritzer 230ml x 48 cups/ Kotak. Harga sekotak Koperasi LLM ialah RM14.00 (58.33 sen/Cup), Mitra Bayu sebanyak RM15.00 (62.5 sen/cup) dan ZAZ Success sebanyak RM14.80 (61.67 sen/Cup) manakala Megah Media Supply sebanyak RM22.70 (47.3 sen/Cup). Perbezaan harga bagi setiap cup sebanyak 11 sen (58.33 sen – 47.3 sen).3. Baucar bayaran ruj. 20160539 bertarikh 29.01.2016 untuk Cenderamata LLM - PVC Fan & Stress Ball With Printing Logo kepada Mitra Bayu Resources berjumlah 5,883.00Dimohon dan diluluskan pembelian bagi 3 item cenderamata iaitu HS0003-A18 - Tribute To Malaysia (75 unit), Stress Ball Printing 1 Color 1 Side Logo (1000 unit) dan Hand Fan With Printing 4 Color 2 Side (1000 unit). Namun pembelian hanya bagi item Stress Ball dan Hand Fan. Penyebutharga yang berjaya (Mitra Bayu) Stress Ball RM2.8/unit & Hand

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 72BIL. PERIHAL BAYARAN CATATANFan RM2.75/unit; yang tidak berjaya World Miniature Stress Ball RM2.75/unit & Hand Fan RM1.85/unit, Armada Utama Enterprise RM3.00/Unit & Hand Fan RM3.50/Unit, ARCh Stress Ball RM2.80/Unit & Hand Fan RM 1.80/Unit dan Semangat Terbilang Stress Ball RM2.90/Unit & Hand Fan RM2.00/Unit. Perbezaan harga bagi setiap unit Stress Ball sebanyak 5 sen (RM2.80 – RM2.75) dan setiap unit hand fan sebanyak 90 sen (RM2.75 – RM1.80). Maklum balasi. LO kepada Kulitkraft Sdn. Bhd. – RM8,580.00Syarikat yang ditawarkan untuk membekalkan kasut ini merupakan syarikat kontrak pusat. Menawarkan harga yang munasabah, mengikut spesifikasi LLM, harga dalam lingkungan kelayakan pekeliling dan mengambilkira pilihan Pemandu dan Pembantu Am Rendah LLM. Pembelian kasut 78 pasang adalah bagi 38 lelaki dan 1 perempuan.ii. LO kepada Koperasi LLM Berhad untuk bekalan Air Mineral Spritzer –RM4,900.00Pembekalan air mineral jenis Spritzer diluluskan kepada Koperasi LLM Berhad kerana syarikat menawarkan harga terendah dan munasabah. Tawaran tidak dikeluarkan kepada Syarikat Megah Media Supply kerana berdasarkan semakan didapati syarikat pengeluar Spritzer tidak mengeluarkan kuantiti bagi sekotak 48 cawan untuk 230 ml.iii. LO kepada Mitra Bayu Resources – RM5,883.00Kelulusan pembelian kepada World Miniature Sdn. Bhd. melalui LO no. ruj. 001216-11 bertarikh 18.11.2016. Harga yang diluluskan adalah RM2.75 seunit bagi stress ball dan RM1.85 seunit bagi Hand Fan.Syarikat World Miniature Sdn. Bhd. telah menolaknya atas alasan tiada keuntungan diperolehi dari kedua-duanya di atas dan LO tersebut telah dibatalkan. Unit Perolehan telah mengeluarkan LO bayar kepada Mitra Bayu Resources selepas kedua-dua syarikat yang lain telah menolaknya selepas dihubungi dengan alasan yang sama.5.4.3 Pesanan Tempatan DikeluarkanMengikut 1PP PK 2.2/2013, borang pesanan tempatan hendaklah digunakan bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal tidak sesuai. Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 73disertakan bersama pesanan tempatan atau inden supaya kontraktor jelas mengenai obligasinya. Semakan Audit terhadap 210 sampel pesanan tempatan mendapati semua pesanan tempatan telah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum perolehan dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang telah diberi kuasa. Maklumat di dalam borang pesanan tempatan juga telah diisi dengan lengkap. Disyorkan amalan kerja yang positif ini dapat diteruskan.5.4.4 Tempoh Bayaran Bagi Baucar Pembelian TerusArahan Perbendaharaan 103(a) menghendaki Ketua Pejabat memastikan bahawa bil dan tuntutan dibayar dengan segera tidak lewat 14 hari dari tarikh bil diterima dengan lengkap dan sempurna.Semakan Unit Audit Dalam mendapati tiada bil dibayar melebihi tempoh 14 hari bagi pembayaran pembelian terus di LLM. Disyorkan amalan kerja yang positif ini dapat diteruskan.5.4.5 Improper PaymentBerdasarkan 1PP WP 10.3 Pengurusan Wang Awam takrifan “Pembayaran Tanpa Kuasa/Salah/Pembayaran Tidak Sepatutnya (Improper Payment) ialah pembayaran yang dibuat dengan tidak sewajar sama ada dari segi bertentangan dengan peruntukan undang-undang, peraturan atau tidak mengikut syarat-syarat, kaedah atau tatacara yang ditetapkan bagi sesuatu pembayaran.Semakan Audit mendapati bagi kesemua baucar bayaran yang disenaraikan di dalam Jadual 28 mempunyai elemen ketidakpatuhan terhadap pengurusan kewangan seperti pembayaran GST kepada syarikat yang tidak berstatus GST dan pembekalan tidak sebagaimana Pesanan Tempatan namun telah dibayar berdasarkan Pesanan Tempatan yang dikeluarkan. Butiran seperti jadual berikut:JADUAL 28MAKLUMAT IMPROPER PAYMENT PEROLEHAN PEMBELIAN TERUSBIL. PERIHAL BAYARAN KETIDAKPATUHAN1. Baucar bayaran ruj. 20159217 bertarikh 21.10.2015 untuk Hamper Barangan Bayi Bagi Pegawai dan Kakitangan LLM kepada CPL Marketing & Trading Berjumlah RM 3,180.00Semakan Audit mendapati setelah disemak dengan Sistem GST Lookup untuk mengenalpasti sama ada syarikat berstatus GST atau tidak, Syarikat CPL Marketing tidak dapat ditentukan status GST. Berdasarkan baucar bayaran yang disemak, LLM telah membayar RM180.00 untuk

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 74tujuan pembayaran GST pembelian tersebut.Maklum balas Sebutharga yang dikemukakan adalah termasuk GST. LO dikeluarkan berdasarkan kepada harga yang dinyatakan di dalam sebutharga. Pembayaran dibuat berdasarkan inbois yang dikeluarkan syarikat. BKPA beranggapan syarikat berstatus GST berdasarkan inbois yang diberikan. Barangan yang dibeli merupakan blok item (hamper staf) dan GST yang dibayar tidak boleh dituntut balik daripada pihak Kastam.5.4.6 Kelulusan Pembelian Harta Modal Oleh Pegawai PengawalBerdasarkan 1PP PB 2.2 - Pembelian Harta Modal, Pegawai Pengawal dibenarkan meluluskan pembelian harta modal di bawah OS 35000 Perbelanjaan Mengurus melalui peruntukan secara berasingan yang ditentukan semasa pemeriksaan belanjawan tahunan yang disediakan di bawah Program One-Off. Pindah peruntukan daripada peruntukan lain yang terdapat penjimatan kepada peruntukan ini tidak dibenarkan dan Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan mengenai Pembelian Harta Modal yang diluluskan setiap suku tahun kepada Pejabat Belanjawan Negara, Perbendaharaan dalam tempoh 2 minggu selepas setiap suku tahun. Bagi memastikan kuasa yang telah diberikan ini dilaksanakan dengan teratur, Pegawai Pengawal tidak dibenarkan menurunkan kuasa ini kepada pegawai-pegawai lain. Sekiranya syaratsyarat dan peraturan yang ditetapkan ini tidak dipatuhi, Pegawai Pengawal boleh dikenakan tindakan surcaj dan tindakan tatatertib yang lain.Semakan Audit mendapati bagi kesemua baucar bayaran yang disenaraikan di dalam Jadual 29 tidak dilampirkan bersama kelulusan Pegawai Pengawal bagi tujuan pembelian Harta Modal OS 35000. Oleh demikian, pihak Unit Audit Dalam tidak dapat menentukan sama ada kelulusan Pegawai Pengawal telah diperolehi terlebih dahulu sebelum bayaran dibuat. Butiran seperti jadual berikut:JADUAL 29SENARAI BAUCAR BAYARAN TAHUN 2015 TIADA DOKUMEN KELULUSAN PEGAWAI PENGAWAL BAGI PEMBELIAN HARTA MODAL OS 35000BIL.NO. BAUCAR (TARIKH)PERIHAL JUMLAH(RM)1. 20156634 (10.08.2015) Bekal dan Hantar Mesin Pejabat 7,790.002. 20153185 (21.4.15)Bekal dan Hantar Mesin Franking Pitney Bows-K700A-PWT, LLM 4,280.00

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 753. 20159551 (30.10.15)Bekal, Pasang dan Hantar Mesin Faks Multi Function ke PWT, LLM 1,356.804. 20159232 (21.10.15) Bekal Mesin Penebuk Lubang Elektrik – Bhg. Pemantauan 2,385.005. 20159107 (16.10.15)Bekal, Memasang dan Hantar Mesin Faks ke PWU, Pulau Pinang LLM 1,378.006. 20158481 (1.10.15) Paper Cutter New Kon CL120 - BKPA,LLM 304.227. 15010731 (07.12.2015) HP Laserjet PRO ALL In One Fax Machine 1,485.008. 20157332 (26.8.15) Membekal & menghantar kamera DSLR ke PWT 6,900.009. 20159106 (16.10.15) Membekal & menghantar mesin perincih ke PWU, Ipoh 2,615.0210. 20152647 (8.4.15) Bekal Troli Mystar 300Kg Metal Hand Truck Ke LLM 460.00Maklum balasLLM tidak menerima peruntukan mengurus daripada Kerajaan. Pembelian Harta Modal adalah melalui peruntukan LLM sendiri. Proses pembelian harta modal yang dilaksanakan di LLM telah diteliti dan diaudit dalam Pre Audit AI oleh UAD dan AI oleh Jabatan Audit Negara.Rujukan kepada Unit Pematuhan Perolehan, Perbendaharaan Malaysia En. Nor Haffezul Bin Shafie, Ketua Penolong Setiausaha (KPSK) semua perolehan Badan Berkanun yang menggunakan peruntukan sendiri perlu mendapatkan kelulusan di dalam bajet tahunan. Sekiranya bajet bagi OS35000 telah diluluskan tidak perlu lagi mendapatkan kebenaran berbelanja ke atas perolehan yang telah dibajetkan itu. AP168 terpakai bagi Kerajaan Persekutuan yang meluluskan bajet berdasarkan siling peruntukan dan bukan secara terperinci perolehan dimana ianya perlu mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.5.5 Pengurusan Panjar Wang Runcit (PWR)Berdasarkan AP 3(e) dan 97(d) menyatakan Panjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai perakaunan untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan kecuali untuk membayar tuntutan perjalanan.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 76Berdasarkan Tatacara Perakaunan Bayaran Panjar Para 2.2 – Bayaran Panjar, pembayaran yang boleh dibuat daripada PWR adalah perbelanjaan rasmi berdasarkan kriteria seperti berikut:i. Pembayaran kecil yang segera iaitu perbelanjaan tidak berkala dan tidak dirancang;ii. Perbelanjaan runcit iaitu pembelian kecil-kecilan yang tidak praktikal untuk membuat pembelian melalui pesanan tempatan;iii. Pembayaran tidak melebihi RM500.00 bagi setiap resit/bil. AP 97(d) tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya dibayar daripada PWR sekiranya praktikal dan berfaedah tertakluk kepada pengesahan Ketua Jabatan;iv. Pembelian yang tidak dijeniskan sebagai Aset (Harta Modal dan Inventori di bawah Kod Objek Am 30000); danv. Pendahuluan wang tunai untuk membayar belanja perjalanan kepada pegawai yang menggunakan kenderaan. 5.5.1 Kelulusan Panjar Wang Runcit (PWR)Berdasarkan AP 112 (a) dan (b) Senarai panjar dan amaunnya yang dikehendaki oleh jabatan, termasuk panjar wang runcit, hendaklah disampaikan oleh Ketua Jabatan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri. Amaun itu hendaklah dihadkan kepada keperluan minimum dengan mengingati bahawa rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan. Permohonan oleh Ketua Jabatan hendaklah menyatakan dengan terang mengapakah panjar itu dikehendaki. Manakala berdasarkan 1PP WP 10.8 had amaun panjar wang runcit seperti berikut:i. Peringkat Kementerian – RM5,000.00ii. Peringkat Ibu Pejabat Jabatan – RM3,000.00iii. Pejabat Di Peringkat Negeri – RM2,000.00iv. Pejabat Di Peringkat Daerah – RM1,000.00 Semakan Audit mendapati kelulusan panjar seperti yang ditetapkan di dalam pekeliling. Berikut merupakan maklumat had nilai Panjar Wang Runcit, Pegawai Pengendali dan Pegawai Pelulus mengikut lokasi pejabat:JADUAL 30MAKLUMAT HAD NILAI PANJAR WANG RUNCIT DAN PEGAWAI PENGENDALIBIL. LOKASI PEJABAT HAD PANJAR WANG RUNCITPEGAWAI PENGENDALIBERDASARKAN AP11 (a)PEGAWAI PELULUS BERDASARKAN AP11 (a)1. IBU PEJABAT LLM RM3,000.00 Puan Hanaliza Binti HashimPembantu AkauntanEncik Muhd Naim Bin RazaliPenolong Pengarah Aset II

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 77BIL. LOKASI PEJABAT HAD PANJAR WANG RUNCITPEGAWAI PENGENDALIBERDASARKAN AP11 (a)PEGAWAI PELULUS BERDASARKAN AP11 (a)2. PEJABAT WILAYAH TENGAH (PWT)RM2,000.00 Puan Norleha Binti IsmailPembantu TadbirCik Nasihah Binti NadzimPenolong Pengarah Tadbir3. PEJABAT WILAYAH UTARA (PWU)RM2,000.00 Encik Ezani Bin HassanPembantu Tadbir KananEncik Anas Bin IdrisPenolong Pengarah Kanan4. Pejabat Wilayah Utara (Ipoh)RM 1,000.00 Puan Norlia Binti AzaluddinPembantu TadbirEncik Anas Bin IdrisPenolong Pengarah Kanan5. PEJABAT WILAYAH TIMUR (PWTr)RM2,000.00 Encik Roslaili Bin BaharPembantu Tadbir KananCik Siti Aisyah Binti Hj. AdnanPenolong Pengarah Tadbir6. PEJABAT WILAYAH TIMUR (PWTr) - AjilRM1,000.00 Encik Anuwa Bin BudinJuruteknik Awam KananEncik Ahmad Iskandar Abdul KadirPenolong Pengarah Kanan7. PEJABAT WILAYAH SELATAN (PWS)RM2,000.00 Encik Mohd. Azlan Bin Mohd SapieePembantu Tadbir KananCik Siti Amira Binti NohPenolong Pengarah Tadbir*Sumber: Surat Perwakilan Kuasa ruj. Bil (48) dlm.LLM/K/5/36 bertarikh 1 Januari 2014, Bil(50)dlm.LLM/K/5/36 bertarikh 1 Mac 2014, Bil (82)dlm.LLM/K/5/36 bertarikh 1 Disember 2014 dan Permohonan Pendahuluan Panjar bertarikh 13 Februari 20145.5.2 Penurunan Kuasa Pegawai Pengendali PanjarBerdasarkan AP 11 (a) menyatakan kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawai-pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilah dinyatakan secara bertulis. Selanjutnya berdasarkan AP 11 (b) menyatakan sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal sepatutnya boleh menentukan dengan mudah siapakah yang bertanggungjawab; jika tidak ia sendiri mungkin kena mengganti apa-apa kehilangan. Ada kemungkinan dalam sesuatu jabatan yang besar Pegawai Pengawal sendiri menjalankan sedikit sahaja atau tidak langsung menjalankan kerja-kerja kewangan sehari-hari tetapi arahanarahan yang tetap bagi jabatannya atas perkara itu mestilah diluluskan olehnya sendiri dan sama ada arahan-arahan itu memberi kesan atau tidak mestilah sentiasa menjadi tanggungjawabnya.Semakan Audit terhadap penurunan kuasa mengendalikan panjar (AP 11) ada dibuat terhadap pegawai pengendali dan pegawai pelulus panjar berdasarkan Surat Perwakilan Kuasa Bil (48) dlm.LLM/K/5/36 bertarikh 1 Januari 2014, Bil(50)dlm.LLM/K/5/36 bertarikh 1 Mac 2014, Bil

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 78(82)dlm.LLM/K/5/36 bertarikh 1 Disember 2014 dan Permohonan Pendahuluan Panjar bertarikh 13 Februari 2014.5.5.3 Garis Panduan Penggunaan Panjar Wang RuncitBerdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 - Garis Panduan Mengenai Peranan Dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah Dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan-Badan Berkanun Persekutuan menetapkan bahawa Badan Berkanun perlu mempunyai dasar dan peraturan kewangan dan perakaunan yang sempurna yang telah diluluskan mengikut Akta dan peraturan lain bagi menguruskan pendapatan dan perbelanjaan serta aset Badan Berkanun.Semakan Audit terhadap Garis Panduan yang dikeluarkan mengenai Peraturan Pengurusan dan Penggunaan Panjar tidak diwujudkan di LLM. Berdasarkan semakan didapati pengurusan panjar di LLM dibuat dengan berpandukan pekeliling dan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan. Pada pendapat Audit, disebabkan tiada garis panduan/peraturan kewangan/pekeliling dalaman yang diwujudkan menyebabkan tiada kawalan dalaman terhadap penggunaan panjar. Terdapat risiko panjar digunakan untuk kegunaan sendiri pegawai/Bahagian tertentu. Maklum balas Pada masa ini LLM menggunapakai pengurusan Panjar Wang Runcit mengikut pekeliling JPA dan Jabatan Akauntan Negara. Walau bagaimanapun BKPA boleh bekerjasama dengan BSMP (Bahagian yang menguruskan panjar) untuk membuat peraturan baharu Pengurusan Panjar Wang Runcit di LLM.Syor AuditGaris Panduan Pengurusan Panjar Wang Runcit perlu disediakan bagi memantapkan kawalan dalaman di LLM.5.5.4 Analisis Penggunaan Panjar Wang Runcit

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 79Semakan Audit terhadap penggunaan PWR di Ibu Pejabat LLMmendapati sebanyak RM40,007.34 telah dibelanjakan bagi tahun 2014 dan RM36,294.60 bagi tahun 2015. Analisis Audit terhadap penggunaan PWR seperti berikut:Bagi tahun 2015, 3 perbelanjaan tertinggi adalah perbelanjaan bagi tujuan makan sebanyak RM5,865.95 (16.2%), perbelanjaan lain (Smart Tag, Buku, kunci dll) sebanyak RM5,705.25 (15.7%) dan perbelanjaan untuk Jilid Buku sebanyak RM4,211.50 (11.6%).Bagi tahun 2014 pula, 3 perbelanjaan tertinggi adalah perbelanjaan bagi tujuan perbelanjaan lain (Smart Tag, Buku, kunci dll) sebanyak RM8,435.49 (21.1%), perbelanjaan untuk Cop/Kad Nama dan Tag Nama sebanyak RM7,027.60 (17.6%) dan perbelanjaan makan sebanyak RM5,919.30 (14.8%). Pecahan perbelanjaan menggunakan panjar wang runcit seperti jadual berikut:JADUAL 31PECAHAN PERBELANJAAN MENGGUNAKAN PANJAR WANG RUNCITPERIHAL BAYARAN TAHUN 2014(RM)TAHUN 2015(RM)Alat Tulis 1,531.60 2,483.90Peralatan IT 2,191.90 2,360.50Alat Bekalan Pejabat 2,921.80 3,039.65Toner 949.60 1,443.80Kertas 1,193.50 1,484.80Bekalan Foto 2,065.50 1,529.00Penyenggaraan Kenderaan 4,851.75 2,537.64Cuci Kereta 1,640.00 1,335.00Bayaran Parking 109.80 99.00Pembelian Alat Pencuci Kenderaan 25.00 178.60Lesen Memandu dan CIDB 1,045.00 200.00Cop/Kad/Tag Nama 7,027.60 3,820.00Jilid Buku 369.50 4,211.50Makan 5,919.30 5,865.95Lain-Lain (Bil Telefon, Kerusi Roda, Smart Tag dll)8,435.49 5,705.25JUMLAH 40,007.34 36,294.605.5.5 Kebenaran Tidak Diberikan Terlebih Dahulu Untuk Menggunakan Panjar

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 80Berdasarkan kepada Perkara 2.2 Tatacara Perakuan Bayaran Panjar Wang Runcit Jabatan Akauntan Negara menyatakan kebenaran perlu dimohon terlebih dahulu daripada Pemegang Panjar untuk memastikan peruntukan sesuatu maksud perbelanjaan adalah mencukupi sebelumpembelian dibuat.Pihak Audit tidak dapat mengesahkan kebenaran dipohon terlebih dahulu oleh pemohon daripada Pemegang Panjar sebelum perbelanjaan dibuat dan dibayar.Pada pendapat Audit, kegagalan mendapatkan kebenaran untuk menggunakan panjar oleh Pemegang Panjar boleh mengakibatkan pegawai yang menuntut dikenakan AP 59 – Pembayaran Bagi BarangBarang dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dengan Suci Hati Tidak Boleh Ditahan. Maklum balasBKPA telah merujuk Jabatan Akauntan Negara, Unit Pengurusan Akaun Panjar & Bank, Seksyen Pengurusan Dana Pelaburan iaitu Puan Rosmaria Binti Mamat, Penolong Akauntan Gred W32. Dimaklumkan tiada borang khas bagi memberikan kelulusan sebelum menggunakan panjar. Hanya Baucar Kecil (Kew 50) adalah memadai.Syor AuditGaris Panduan Pengurusan Panjar Wang Runcit perlu disediakan bagi memantapkan kawalan dalaman di LLM.5.5.6 Pembayaran Panjar Kepada Bukan Pegawai AwamBerdasarkan AP 111 (a) Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri boleh membenarkan Akauntan Negara atau Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri, mengikut mana yang berkenaan, mengadakan panjar, dan Akauntan Negara/Bendahari Negeri boleh mengizinkan pengeluaran panjar jika didapati perlu bagi seseorang pegawai awam ada wang padanya untuk membuat bayaran manakala berdasarkan Tatacara Perakaunan Bayaran Panjar Wang Runcit yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara (JANM)Semakan Audit terhadap baucar panjar mendapati sejumlah RM1,181.40 telah dibayar kepada selain pegawai awam iaitu bagi perolehan bekalan cop/kad/tag nama kepada Syarikat MF Shah One Enterprise berjumlah

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 81RM831.40 dan perolehan bekalan makan kepada syarikat Dapur Ummi Catering berjumlah RM350.00. Butiran seperti berikut:JADUAL 32MAKLUMAT PEMBAYARAN PANJAR WANG RUNCITBIL TARIKH INBOISTARIKH BAYARPERIHAL PEROLEHAN BAYAR KEPADAAMAUN(RM)1 04.09.2014 09.09.2014 Menu Tambahan Majlis KIKDapur Ummi Catering 350.002. 09.09.2014 09.09.2014 Bayaran Balik Tempahan Cop Bagi Kegunaan Bahagian KewanganMF SHAH ONE Enterprise366.003. 11.09.2014 12.09.2014 Kad Nama dan Cop di Bahagian Teknologi Maklumat MF SHAH ONE Enterprise154.404. 11.09.2014 19.09.2014 Cop Bagi Kegunaan Bahagian Kewangan Dan Pengurusan AsetMF SHAH ONE Enterprise311.00Maklum balas BKPAUntuk makluman Audit, surat rujukan ANM/POPA/.SPA/4/2.12 JLD 4 (5) bertarikh 16 Ogos 2010 menjelaskan bahawa pembayaran boleh dibuat kepada pembekal menggunakan panjar wang runcit. 5.5.7 Panjar Wang Runcit Dibayar Bukan Bagi Maksud Sebenar Panjar Tersebut DiadakanSemakan Audit mendapati pembayaran bagi tujuan makan menggunakan panjar wang runcit (PWR) di LLM tidak mempunyai had nilai belanja makan seorang menyebabkan ada pembayaran makan dibayar sebanyak RM80 seorang. Butiran seperti jadual berikut:JADUAL 33MAKLUMAT PEMBAYARAN PANJAR WANG RUNCITBIL. PERIHAL BAYARAN CATATAN1. Bayaran makan tengahari bersama pegawai Perbelanjaan dibuat pada :

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 82BIL. PERIHAL BAYARAN CATATANInspektorat Khas (Baucar Kecil No. 4 sebanyak RM 293.05 bertarikh 29.09.2014).Bayaran untuk makan  24.09.2014 di Mr. Kabab & Biryani RM152.05 untuk 7 Orang. (Seorang RM21.72) 25.09.2014 di D’One Steak Restaurant RM141.20 untuk 7 orang. (Seorang RM20.17)2. Bayaran makanan bagi Juruaudit SIRIM (Baucar Kecil No. 11 sebanyak RM 406.00 bertarikh 31.12.2014)Bayaran untuk makanPerbelanjaan dibuat pada 17.12.2014 bertempat di Residence Hotel@Uniten. Hanya slip pembayaran kad kredit dilampirkan .3. Bayaran jamuan makan tengahari bersama Bomba Cyberjaya. (Baucar Kecil No. 9 sebanyak RM 233.20 bertarikh 28.07.2015)Bayaran untuk makanPerbelanjaan dibuat pada 23.07.2015 bertempat di Sana’a Restaurant Neo Cyber untuk 9 orang.(Seorang RM25.91)4. Sajian makanan bersama auditee SIRIM (Baucar Kecil No. 6 sebanyak RM 307.80 bertarikh 14.08.2015)Bayaran untuk makanPerbelanjaan dibuat pada 04.08.2015 bertempat di Al Diafah untuk 8 orang. (Seorang RM38.48)5. Bayaran jamuan makan tengahari bersama Audit SIRIM. (Baucar Kecil No. 13 sebanyak RM 424.00 bertarikh 02.11.2015)Bayaran untuk makanPerbelanjaan dibuat pada 30.10.2015 untuk 10 orang. (Seorang RM42.40)6. Bayaran balik buka puasa bersama juruaudit Azman Wong Saleh & Co. (Baucar Kecil No. 11 sebanyak RM 480.00 bertarikh 14.07.2014)Bayaran Azman Wong Salleh & COPerbelanjaan dibuat pada 07.02.2014 di Jupiter Coffee House untuk 6 orang.(Seorang RM80.00)7. Bayaran makan tengahari bersama Juruaudit Azman Wong (Baucar Kecil No. 13 sebanyak RM 119.00 bertarikh 02.06.2015)Bayaran Azman Wong Salleh & COPerbelanjaan dibuat pada 01.06.2015 bertempat di Restoran Ayam Penyet AP Bangi untuk 6 orang.(Seorang RM19.83)8. Bayaran pembelian jamuan makan tengahari bersama Juruaudit. (Baucar Kecil No. 7 sebanyak RM 279.30 bertarikh 20.03.2015)Bayaran Makan JANPerbelanjaan dibuat pada : 16.03.2015 (Restoran A Hassan) RM171.60. 19.03.2015 (Ledang Tropika Uniten & Ida Hotplate n Claypot Uniten) RM 107.70 untuk 6 orang. (Seorang RM17.95)9. Bayaran makanan tengahari bersama Juruaudit. (Baucar Kecil No. 13 sebanyak RM Perbelanjaan dibuat pada 37.03.2015 untuk 5 orang di Jupiter Coffee House RHR Hotel.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 83BIL. PERIHAL BAYARAN CATATAN175.00 bertarikh 21.04.2015)Bayaran Makan JAN(Seorang RM 35.00)10. Bayaran makanan bagi mesyuarat KKR dan Makan tengahari bersama Audit Negara (Baucar Kecil No. 9 sebanyak RM 141.00 berarikh 06.05.2015)Bayaran Makan JANPerbelanjaan dibuat pada :17.03.2015 (D Yusra Enterprise – KKR) RM 37.0024.03.2015 (Food Court Uniten) RM 104.00 untuk 8 orang.(Seorang RM 13.00)11. Bayaran jamuan makan tengahari bersama Juruaudit dari JAN. (Baucar Kecil No. 2 sebanyak RM 270.30 bertarikh 20.05.2015)Bayaran Makan JANPerbelanjaan dibuat pada 16.04.2015 bertempat di Al Diafah untuk 10 orang.(Seorang RM 27.03)12. Bayaran makan tengah hari bersama juruaudit. (Baucar Kecil No. 7 sebanyak RM200.45 bertarikh 18.06.2015)Bayaran Makan JANPerbelanjaan dibuat pada : 02.06.2015 (Restoran Gulai Panas Langkawi) RM 79.60 untuk 4 orang. (Seorang RM 19.90) 03.06.2015 (Arabian House Restaurant) RM 120.85 untuk 4 orang. (Seorang RM 30.21)Semakan Audit selanjutnya mendapati sebanyak 6 bayaran panjar telah dibuat untuk tujuan pembayaran balik Tuntutan Bayaran Kursus. Sepatutnya bil tersebut perlu dikemukakan bersama Tuntutan Perjalanan setiap bulan dan dibayar menggunakan peruntukan belanja mengurus. Butiran seperti jadual berikut:JADUAL 34TUNTUTAN BAYARAN KURSUS MELALUI PANJAR WANG RUNCITBIL. PERIHAL BAYARAN CATATAN1. Bayaran Seminar Sehari Ilmu Keluarga anjuran LPPKN (Baucar Kecil No. 1 sebanyak RM 20.00 bertarikh 05.05.2014)Bayaran Tuntutan KursusPerbelanjaan dibuat pada 16.04.2014.2. Bayaran Konvensyen AKRAB anjuran Kelab AKRAB Negeri Selangor(Baucar Kecil No. 20 sebanyak RM 30.00 bertarikh 02.07.2014)Bayaran KursusBayaran dibuat pada 19.06.2014 atas nama Ahmad Syukri.3. Bayaran pendaftaran Konvensyen AKRAB Kebangsaan 2014 anjuran Kelab AKRAB Negeri Beliau tidak menuntut elaun perjalanan. Perbelanjaan dibuat pada 19.06.2014.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 84Selangor (Baucar Kecil No. 1 sebanyak RM 30.00 bertarikh 03.07.2014)Bayaran Kursus4. Bayaran Pendaftaran ‘Technical Talk On Geotechnical Treatment Of Soft Ground On Live Highway’ (Baucar Kecil No. 9 sebanyak RM 20.00 bertarikh 12.12.2014).Bayaran untuk kursusPerbelanjaan dibuat pada 27.11.2014 atas nama Muhamad Adzha b. Ibrahim.5. Bayaran yuran kursus anjuran MPC (Baucar Kecil No. 13 sebanyak RM 320.00 bertarikh 23.12.2014)Bayaran untuk KursusPerbelanjaan dibuat pada 14.12.2014.6. Bayaran seminar yang dihadiri oleh En. Naim. (Baucar Kecil No. 12 sebanyak RM 200.00 bertarikh 23.11.2015)Bayaran KursusPerbelanjaan dibuat pada 05.11.2015 (SIRIM)Maklum balas:Bayaran balik kursus melalui panjar wang runcit adalah dibenarkan di bawah Kod Objek AM20000 berdasarkan Buku Panduan Pengurusan Kewangan & Akaun, Panjar Wang Runcit dan Nota Taklimat Tatacara Pengendalian Panjar Wang Runcit Berintegriti.Semakan Audit seterusnya mendapati sebanyak RM1247.10 telah dibelanjakan yang mana pihak Audit tidak dapat menentukan kewajaran ianya dibayar menggunakan panjar wang runcit. Butiran seperti jadual berikut:JADUAL 35BAYARAN TIDAK WAJAR MELALUI PANJAR WANG RUNCITBIL. PERIHAL BAYARAN CATATAN1. Bayaran makanan bagi program CSR di Sikamat, Kajang (Baucar Kecil No. 11 sebanyak RM33.60 bertarikh 27.06.2014)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada 19.06.2014 bertempat di Citarasa Azizah untuk 4 orang.(Seorang RM 8.40)2. Bayaran balik sarapan pagi bagi menghadiri Kursus GST. (baucar Kecil No. 18 sebanyak RM32.80 bertarikh 26.09.2014)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada 23.09.2014 bertempat di RNR Awan Besar, untuk 6 orang.(Seorang RM 5.47)3. Bayaran makanan bagi BKPA membuat kerja-kerja Perbelanjaan dibuat pada 10.12.2014

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 85BIL. PERIHAL BAYARAN CATATANlebih masa (kerja-kerja WCE)(Baucar Kecil No. 4 sebanyak RM151.35 bertarikh 12.12.2014)Bayaran tidak wajar(Pizza Hut Delivery). 4. Bayaran balik isian minyak kenderaan pejabat (Baucar Kecil No. 12 sebanyak RM29.40 bertarikh 12.12.2014)Bayaran tidak wajar (Tebus mata ganjaran)Bayaran minyak pada 03.12.2014 menggunakan tebusan mata ganjaran Kad Mesra Petronas.5. Bayaran makanan bagi kerja-kerja bayaran-bayaran 2014 di BKPA. (Baucar Kecil No. 5 sebanyak RM116.20 bertarikh 31.12.2014)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada 31.12.2014 (Domino’s Pizza).6. Bayaran makanan dan minuman persiapan Audit AI (Baucar Kecil No. 4 sebanyak RM122.20 bertarikh 20.03.2015)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada 13.03.2015 (Resit No. 044) RM 12.00 dan 14.03.2015 (KFC) RM 110.20.7. Bayaran makanan dan minuman persiapan Audit AI (Baucar Kecil No. 5 sebanyak RM217.90 bertarikh 20.03.2015)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada :13.03.2015 (Domino’s Pizza) RM 103.30 15.03.2015 (Garden Cafe & Nurfatiha Trading) RM 114.60 untuk 7 orang.(Seorang RM 16.37)8. Bayaran makanan bagi mesyuarat lawatan tapak bagi Cadangan RFP di Ayer Keroh dan Genting Sempah. (Baucar Kecil No. 1 sebanyak RM47.50 bertarikh 27.04.2015)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada :10.02.2015 (D Aima Cafe) RM 30.50 untuk 4 orang.(Seorang RM 7.63)11.02.2015 (Restoran Al Esfan) RM 17.00.9. Bayaran makanan tengahari bagi mesyuarat persiapan Audit Negara. (Baucar Kecil No. 4 sebanyak RM128.25 bertarikh 28.04.2015)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada 16.04.2015 bertempat di Al Diafah untuk 3 orang.(Seorang RM 42.75)10. Pembelian sajian makanan bagi penyemakan baucar bayaran 2015. (Baucar Kecil No. 8 sebanyak RM165.60 bertarikh 02.10.2015)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada : 19.09.2015 RM 10.0020.09.2015 RM 155.60.11. Bayaran makanan dan minuman bagi sesi taklimat RFP di Ayer Keroh dan Genting Sempah. (Baucar Kecil No. 3 sebanyak RM80.55 bertarikh 08.10.2015)Bayaran tidak wajarPerbelanjaan dibuat pada 01.10.2015 RM 80.55 untuk 4 orang.(Seorang RM 20.14)12. Jamuan makan bagi pendaftaran persidangan MIA. (Baucar Kecil No. 7 sebanyak RM121.75 bertarikh Perbelanjaan dibuat pada 25.10.2015 bertempat di Madam Kwans KLCC untuk 3

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 86BIL. PERIHAL BAYARAN CATATAN30.10.2015)Bayaran tidak wajarorang.(Seorang RM 40.58)Pada pendapat Audit, kegagalan LLM menyediakan garis panduan/peraturan kewangan yang khusus untuk Pengurusan Panjar Wang Runcit menyebabkan berlakunya pembayaran yang tidak wajar dibuat. Dikhuatiri sesetengah pegawai/bahagian akan menggunakan Panjar Wang Runcit untuk tujuan yang tidak sepatutnya. 6.0 RUMUSAN DAN SYOR Pada keseluruhannya, pengurusan perolehan di LLM masih memerlukan penambahbaikkan dari segi pematuhan terhadap peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Latihan khusus perlu diberikan kepada pegawai – pegawai yang terlibat dalam pengurusan perolehan. Di samping itu, proses kerja yang tidak teratur serta kawalan dalaman yang lemah merupakan antara penyebab berlakunya kelemahan tersebut. Penemuan Audit yang dibangkitkan adalah berdasarkan skop pengauditan dan sampel yang disemak sahaja. Sehubungan itu, disyorkan LLM mempertimbangkan perkara-perkara berikut: Mengadakan suatu Peraturan Kewangan bagi LLM sebagai panduan utama LLM di samping pemakaian AP dan Pekeliling Perbendaharaan; Penurunan Kuasa AP11 perlu dibuat terhadap Jawatan dan Gred Pegawai dan bukannya atas nama pegawai. Surat penurunan kuasa berasingan perlu dibuat dan disalinkan kepada pegawai yang diberi tugas dan dikembarkan di dalam Fail Meja pegawai tersebut; Menyelenggarakan MPK dan SPK sebagai panduan dan rujukan; Menyediakan Daftar/Rekod Pembelian Terus dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dan disalinkan kepada Unit Audit Dalam setiap suku tahun bagi tujuan pemantauan; Mengadakan latihan yang secukupnya bagi tujuan pemantapan pengurusan kewangan; Sentiasa mematuhi peraturan-peraturan berkenaan perolehan yang berkuatkuasa dan juga mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 87LAPORAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN GAJI DAN ELAUNLEMBAGA LEBUH RAYA MALAYSIA1.0 LATAR BELAKANGLaporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991 menjelaskan komponen dalam struktur gaji baru adalah seperti berikut: + + =Gaji Pokok merupakan satu jumlah wang yang ditetapkan bagi anggota sektor awam yang berasakan konsep gaji yang berpatutan untuk menyara keperluan asas iaitu makanan, pakaian dan perumahan.Imbuhan Tetap adalah bayaran yang setiap bulan diberi kepada anggota yang layak seperti Imbuhan Tetap Khidmat Awam (ITKA), Imbuhan Tetap Perumahan (ITP) dan Imbuhan Tetap Keraian (ITK).Komponen Berubah terdiri daripada pelbagai elaun yang tidak kekal yang diberi galakan dan penghargaan berasaskan kriteria yang ditentukan.Emolumen (Gaji) terdiri daripada gaji pokok, elaun dan imbuhan yang diluluskan oleh Kerajaan. Gaji pokok merujuk kepada mata gaji dalam struktur gaji Sistem Saraan Malaysia yang berkuat kuasa dan diambil kira untuk faedah pencen. Elaun dan imbuhan dalam perkhidmatan awam berdasarkan Perintah Am Bab B merupakan satu keistimewaan dan bukan bersifat kekal yang patut dibayar kepada pegawai berkelayakan berdasarkan syarat dan kadar yang ditetapkan. Terdapat 4 Prinsip pemberian Elaun seperti yang ditetapkan di dalam Laporan Jawatankuasa Kabinet (JKK) 1976 iaitu prinsip tidak sejagat (Imbuhan Tetap JUSA, Imbuhan Tetap Keraian dan Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal), prinsip tidak biasa (Bayaran Insentif Wilayah), prinsip tidak kekal (non-permanent) dan kesaksamaan (Bayaran Insentif Tugas Kewangan). Gaji Pokok Imbuhan TetapKomponen BerubahJumlah Pendapatan

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 88Berdasarkan surat kelulusan perjawatan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) bertarikh 3 September 2015 (berkuat kuasa 1 Ogos 2015), sebanyak 309 jawatan telah diluluskan di LLM (meliputi seramai 3 jawatan JUSA, seramai 112 jawatan kumpulan Pengurusan dan Profesional dan 194 jawatan kumpulan pelaksana). Sebanyak 58 jawatan pula telah diluluskan bagi pegawai berstatus kontrak (meliputi seramai 31 pegawai jawatan kumpulan Pengurusan dan Profesional dan 27 jawatan kumpulan pelaksana) dan sebanyak 8 jawatan bagi pegawai berstatus Pekerja Sambilan Harian (PSH).2.0 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan Gaji dan Elaun di LLM telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap dan teratur selaras dengan peraturan yang ditetapkan. Perintah Am, Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Pekeliling yang telah dikeluarkan Oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Jabatan Akauntan Negara (JAN) menggariskan perkaraperkara dasar yang perlu dipatuhi dalam pengurusan gaji dan elaun. Selain daripada itu, perubahan-perubahan terkini mengenai pengurusan gaji dan elaun dimaklumkan kepada Kementerian, Jabatan dan Agensi dari semasa ke semasa sebelum ia diterima pakai oleh LLM.3.0 SKOP PENGAUDITANPengauditan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan gaji dan elaun bagi tahun 2014 hingga 2016.4.0 METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen berkaitan di Bahagian Sumber Manusia dan Pentadbiran (BSMP) serta Bahagian Kewangan dan Pengurusan Aset (BKPA).Pengauditan telah dijalankan ke atas sampel sebanyak 73 orang pegawai dan kakitangan LLM berstatus tetap dan kontrak (Lampiran A) meliputi:i. Pemeriksaan fail peribadi dan dokumen berkenaan akan dijalankan di LLM;ii. Membuat analisis terhadap data yang diperoleh;iii. Mengadakan temu bual dan perbincangan dengan pegawai yang terlibat dari peringkat perancangan, pelaksanaan dan pemantauan di LLM; danSenarai elaun yang diaudit seperti di Lampiran B.

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 895.0 PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan antara bulan Mei 2016 hingga Jun 2016 mendapati pengurusan gaji dan elaun telah dibuat dengan sewajarnya berdasarkan kepada peraturan yang berkuatkuasa. Di antara penemuan audit yang didapati seperti di perenggan berikut: 5.1. Punca Kuasa, Peraturan Kewangan Dan Kawalan Umum5.1.1 Struktur OrganisasiStruktur organisasi sesebuah agensi yang dibentuk hendaklah menunjukkan susunan organisasi, perjawatan yang telah diluluskan serta pengagihan tugas yang ketara selaras dengan fungsi dan objektif yang hendak dicapai. Struktur organisasi yang lengkap, teratur dan kemas kini akan memudahkan lagi pengesanan terhadap struktur pengurusan agensi.Maklumat perjawatan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan Pentadbiran (BSMP) serta nama penyandang seperti berikut:JADUAL 1KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA DAN PENTADBIRAN (BSMP) SEHINGGA 31 MEI 2016BIL. JAWATAN GRED LULUS ISI NAMA PENYANDANG1.Pengarah Sumber Manusia dan PentadbiranN52 1 1 Puan Haslina Binti Hashim2. Pegawai Tadbir N48 2 2 Puan Lailasani Binti Md. Alias  Cik Shuhana Binti Hashim 3. Pegawai Tadbir N44 2 2 Tuan Syed Fahmi Al-Junid Bin Syed Syahrom (M) Puan Norhaslinda Binti Abu Yazid4. Pegawai Tadbir N41 2 1 Encik Muhd Naim bin Razali5. Penolong Pegawai Tadbir W32 1 1 Puan Nor Laila binti Saleh6. Pembantu Tadbir (P/O) N26 2 2 Puan Wan Siti Mariyam Binti Wan Omar Puan Norshidah binti Aman7. Pembantu Tadbir (P/O) N22 2 1 Puan Siti Rohani Binti Abd. Ghani8.Juruteknik Awam,Juruteknik,Gred J17/J22(TBK 13 Tahun)Pelukis Pelan(Kejuruteraan JA29/30 (KUP) 2 2 Encik Mahadzir bin Bidin Encik Azizi bin Mohd Sariff

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 90BIL. JAWATAN GRED LULUS ISI NAMA PENYANDANGAwam )/Penolong Jurutera , Gred JA29/30 9.Juruteknik Elektrik, Juruteknik, Gred J17/J22 (TBK 13 Tahun)Pelukis Pelan (Kejuruteraan Awam)/Penolong Jurutera, Gred JA29/30 JA29/30 (KUP) 1 1 Encik Hairullizam bin Md. Hashim10. Pembantu Tadbir (P/O) N17/22 (KUP) 14 14 Encik Mohamed Saiful bin Mohamed Shapri Puan Nurul Aida Farhana binti Abdullah Puan Nurida binti Wagiman Puan Nur Shazwani Hanim binti Baharuddin Cik Roziana binti Abdullah  Encik Mohd Dahari bin Puteh Puan Husniza binti Hussin Encik Ahmad Syukri bin Hussein  Encik Mohd Anuar bin Mohamad Puan Rushilla binti Zaharin  Encik Mohd Jairus bin Jaafar  Encik Mohd Marzuki bin Abdul Rahman  Puan Nor Asikin binti Man Puan Suhaiza binti Mat Kassim11. Pegawai Khidmat Pelanggan N17/22 (KUP) 2 2 Puan Robingah binti Mahmud  Cik Ranjini A/P Sandrasegaran12. Pembantu Khas, Pembantu Setiausaha N17/22/27/28 1 1 Puan Dek Mariani Binti Hanafiah @ Hanafi13. Pembantu Operasi N14 1 1 Encik Mohd Zaini bin Abd. Manap 14. Pembantu Operasi N11/N14 (KUP) 1 1 Encik Sabri bin Yahaya15. Pemandu Kenderaan H11/H14 (KUP) 6 6 Encik Exramulkhabaib bin Ilyas  Encik Sulaiman bin Baharom  Encik Abd. Manap bin Ismail  Encik Saharudin bin Mohd Tohid  Encik Rostam bin Salleh Encik Shaifuzi bin Abdul RazakJUMLAH 40 385.1.2 Garis Panduan/Pekeliling Yang Berkuat kuasa

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 91i. Pelantikan Pegawai Dan PenjawatBerdasarkan kepada seksyen 8 (1), 8 (2) dan 8 (3) Akta Lembaga Lebuhraya Malaysia 1980 (Akta 231) menyatakan perkara seperti berikut: Lembaga boleh melantik Ketua Pengarah dan apa-apa bilangan pegawai atau penjawat lain sebagaimana yang difikirkan perlu; Pelantikan Ketua Pengarah perlu mendapatkan kelulusan Menteri terlebih dahulu; dan Lembaga hendaklah mendapatkan kelulusan Menteri dan Menteri Kewangan sebelum mewujudkan atau mengubahsuai apa-apa skim perkhidmatan bagi pegawai dan penjawatnya, termasuklah terma dan syarat perkhidmatan, gaji, elaun dan saraan lain yang kena dibayar serta faedah lain.Semakan Audit mendapati LLM telah menerimapakai pekeliling yang dikeluarkan oleh JPA, Perintah Am (GO) dan pekeliling lain yang berkuatkuasa seperti Pekeliling Bayaran Insentif Kewangan (BITK) yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara.5.1.3 Manual Prosedur Kerja (MPK)Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991, Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/Pejabat yang mengandungi: i. Fungsi Dan Objektif Rasmi Pejabat;ii. Proses Dan Prosedur Yang Jelas; dan iii. Pegawai Yang Bertanggungjawab Melaksanakan Setiap Aktiviti Yang Ditetapkan. Dokumen ini juga merupakan bahan rujukan utama kepada semua kakitangan dan membantu pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. Semakan Audit mendapati Manual Prosedur Kerja BSMP telah merangkumi proses kerja dan aktiviti utama di BSMP. Namun ia perlu dikaji dari semasa ke semasa dengan mengambil kira sebarang perubahan sama ada daripada segi kaedah kerja atau peraturan baru.5.2 Pengurusan Gaji

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 92Gaji Pokok merujuk kepada mata gaji dalam struktur gaji Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1/2012 - Struktur Gaji Minimum – Maksimum (JGMM) yang berkuat kuasa pada 1 Januari 2012 dan diambil kira untuk pengiraan faedah pencen. Pembayaran Gaji dibuat oleh Bahagian Kewangan dan Pengurusan Aset (BKPA) berdasarkan kepada Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew. 8-Pin. 10/96) yang dikemukakan oleh Bahagian Sumber Manusia dan Pentadbiran (BSMP). 5.2.1 Penetapan Gaji Awalan Untuk Lantikan Pertama/KontrakBerdasarkan seksyen 8, Akta Lembaga Lebuhraya Malaysia 1980 (Akta 231) menyatakan Lembaga Pengarah boleh melantik penjawat awam untuk melaksanakan fungsi seperti yang dinyatakan dalam akta tersebut. Oleh demikian, bagi urusan pelantikan penjawat awam LLM, Pihak Berkuasa Melantik (PBM) bagi LLM merupakan Lembaga Pengarah. Berdasarkan Warta Kerajaan Persekutuan, Peraturan – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 [P.U.(A) 1] yang berkuat kuasa mulai 1 Januari 2012 menyatakan pelantikan penjawat awam perlu mengikut skim perkhidmatan, calon yang dilantik merupakan warganegara Malaysia, pengambilan perlulah diiklankan menggunakan apa-apa cara yang difikirkannya sesuai untuk mengiklankan pengambilan, membuat tatacara tapisan secara profil atau tapisan lain yang sesuai, memaklumkan ke Lembaga Pengarah bilangan kekosongan jawatan dan tawaran pelantikan kepada calon yang berjaya. Penentuan Gaji Awalan bagi lantikan baharu adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1/2012 - Struktur Gaji Minimum – Maksimum (JGMM) yang berkuat kuasa pada 1 Januari 2012.Semakan Audit terhadap Kertas Cadangan dan Kelulusan pelantikan Pegawai Tadbir (Gred N41) tetap bagi Mesyuarat Lembaga Bil. 2/2016 bertarikh 7 Februari 2016 mendapati bagi urusan lantikan penjawat awam LLM, ianya telah dilaksanakan dengan teratur di mana pengiklanan kekosongan jawatan dibuat melalui laman sesawang LLM, membuat senarai pendek calon yang memenuhi kriteria untuk ditemu duga, menemu duga calon yang telah disenarai pendek, dan mengangkat cadangan pelantikan penjawat untuk pertimbangan Lembaga Pengarah di dalam Mesyuarat Lembaga. Semakan Audit selanjutnya mendapati penentuan gaji permulaan telah dicadangkan untuk kelulusan Lembaga Pengarah bersekali dengan cadangan pelantikan tersebut. Penentuan gaji permulaan yang lebih tinggi disebabkan calon yang berjaya merupakan pegawai kontrak LLM

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM 2016 93dan mengambil kira gaji terakhir di gred jawatan kontrak yang disandang. Bagi lantikan pegawai yang bukan merupakan pegawai kontrak LLM, penetapan gaji awalan seperti yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan yang berkuat kuasa. Permohonan untuk penetapan gaji awalan yang lebih tinggi perlu dikemukakan oleh pegawai itu sendiri memandangkan PBM tidak boleh mempertimbang dan menentukan gaji awalan sehingga dokumen yang berkaitan dikemukakan. Bagi lantikan jawatan kontrak pula, penentuan gaji awalan seperti yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan yang berkuat kuasa. 5.2.2 Penetapan Gaji Awalan Untuk Pegawai Yang DipinjamkanBerdasarkan kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/2012 – Dasar Baru Pelantikan Secara Peminjaman, Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap yang berkuat kuasa pada 1 Januari 2012 menyatakan gaji permulaan pegawai yang dilantik secara peminjaman hendaklah ditetapkan berdasarkan jumlah gaji yang boleh diselaraskan mengikut prinsip berikut:i. Pada gaji minimum di gred jawatan pinjaman sekiranya jumlah gaji boleh diselaraskan sama atau lebih rendah daripada gaji minimum di gred jawatan peminjaman; atauii. Pada gaji yang sama dengan jumlah gaji yang boleh diselaraskan di gred jawatan pinjaman sekiranya jumlah gaji yang boleh diselaraskan lebih tinggi daripada gaji minimum di gred jawatan pinjaman. Walau bagaimanapun, sekiranya jumlah gaji yang boleh diselaraskan melebihi gaji maksimum di gred jawatan pinjaman, pegawai akan dibayar gaji hakiki dan insentif peminjaman mengikut gred jawatan hakiki yang kadarnya ditetapkan mengikut perkhidmatan dan agensi.Jumlah gaji yang boleh diselaraskan bermaksud satu jumlah gaji yang diperoleh dengan cara mencampurkan gaji hakiki akhir pegawai yang diterima sehari sebelum tarikh kuat kuasa peminjaman dengan insentif peminjaman mengikut gred jawatan hakiki. Kaedah pengiraan seperti berikut:Jumlah gaji yang boleh diselaras = *Gaji Akhir Hakiki + **Insentif PeminjamanNota :*Gaji akhir hakiki Pegawai sehari sebelum tarikh kuat kuasa peminjaman**Insentif peminjaman pegawai mengikut gred jawatan hakiki pegawaiSemakan Audit mendapati sebanyak 2 jawatan pinjaman diwujudkan di LLM iaitu bagi jawatan Akauntan Gred W48 dan Juruaudit Gred W44. Bagi Jawatan Akauntan Gred W48, pegawai yang menyandang