FAIL KUASA PSS 2022

1 FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH (PSS) SK SUNGAI BULOH, SELANGAU YBB 3409

2 BAB 1 PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH

3 BAB 1 PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH 1. DEFINISI Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah Pusat sumber Sekolah (PSS). Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar/ polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satusatu prosedur PSS. Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan “Rancangan Pemngunan PSS (Blue Print)” adalah salah. Blue Print adalah sebahagian daripada Fail Kuasa. Dengan itu segala perkhidmatan, program dan aktiviti yang dirancangkan dapat dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam Fail Kuasa. Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa harus dirangka secara kolektif oleh guru-guru PSS dan perlu diubah suai dari masa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan. 2. TUJUAN MENYEDIAKAN FAIL KUASA PSS Fail Kuasa disediakan dengan tujuan: a. Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan dan Media Sekolah b. Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan c. Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS d. Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS Terdapat 15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail Kuasa lazimnya disimpan dalam bentuk ‘ring-file’ supaya sesuatu keputusan / pindaan dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya terdapat apa-apa perubahan / pindaan. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur itu. Ini memudahkan kita Mengenalpasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Biasanya penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan. 3. PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KUASA PSS Guru Perpustakaan dan Media Sekolah harus bertanggungjawab merangka isi kandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum ia dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS. Ini adalah kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, perlantikan jawatankuasa kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya. Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat barulah Fail Kuasa berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya (sila rujuk Lampiran A – Borang Penguatkuasa Fail Kuasa Mengikut Bab)

4 4. KANDUNGAN FAIL KUASA PSS A. Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa: Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti berikut: a. muka surat judul b. pengenalan kepada Fail Kuasa c. isi kandungan Fail Kuasa d. kandungan dan pindaan mengikut bab B. Susunan kandungan Fail Kuasa Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut: a. Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama b. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan c. Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan d. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B) 5. PERINCIAN ISI KANDUNGAN DALAM FAIL KUASA PSS Bab 1 : Pengenalan Kepada Fail Kuasa Pusat Sumber Sekolah 1.1 Pendahuluan 1.2 Tujuan 1.3 Isi kandungan 1.4 Prosedur pindaan Bab 2 : Maklumat Pusat Sumber Sekolah 2.1 Sejarah penubuhan PSS 2.2 Lokasi PSS (pelan) 2.3 Visi PSS 2.4 Misi PSS 2.5 Piagam PSS 2.6 Matlamat PSS 2.7 Objektif PSS 2.8 Fungsi & peranan PSS Bab 3 : Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 3.1 Jawatankuasa Induk PSS a. Struktur Organisasi b. Senarai tugas 3.2 Jawatankuasa Kerja PSS a. Struktur organisasi b. Senarai tugas

5 Bab 4 : Pengawas Pusat Sumber Sekolah 4.1 Badan Pengawas PSS (struktur organisasi) 4.2 Prosedur pemilihan Pengawas PSS: a. Kriteria pemilihan b. Pakaian seragam c. Kehadiran d. Senarai tugas e. Senarai semak f. Borang kebenaran g. Surat perlantikan 4.3 Sistem Merit Pengawas PSS Bab 5 : Peraturan Pusat Sumber Sekolah 5.1 Peraturan Am 5.2 Peraturan Khusus 5.3 Peraturan Penggunaan alat / Ruang (Bilik) 5.4 Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan / Alat Bab 6 : Pengurusan & Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS 6.2 Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman & Pemulangan 6.3 Rancangan Tahunan PSS 6.4 Laporan PSS (bulanan & tahunan) 6.5 Manual Prosedur Kerja (MPK) 6.6 Fail Meja (FM) 6.7 Rancangan Pembangunan PSS 6.8 Dokumentasi Bab 7 : Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah 7.1 Dasar pemilihan buku & bukan buku 7.2 Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dan sebagainya) 7.3 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan / alat 7.4 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS Bab 8 : Kewangan Pusat Sumber Sekolah 8.1 Prosedur Kewangan 8.2 Punca Kewangan 8.3 Anggaran Perbelanjaan 8.4 Laporan Kewangan Bab 9 : Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah 9.1 Sistem Pengelasan 9.2 Proses Teknik 9.3 Pengkatalogan 9.4 Lokasi Bahan 9.5 Penyusunan Bahan

6 Bab 10: Aktiviti Pusat Sumber Sekolah 10.1 Mesyuarat / Taklimat 10.2 Kursus / Bengkel 10.3 Pertandingan 10.4 Program Perkembangan Staff 10.5 Program Orientasi PSS 10.6 Lawatan 10.7 Gotong Royong 10.8 Pameran 10.9 Minggu PSS 10.10 Promosi PSS 10.11 Program Panitia Mata Pelajaran 10.12 Aktiviti Galak Guna PSS Bab 11: Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah 11.1 Pengurusan Harta Modal (Kew 312) 11.2 Penyenggaraan Harta Modal (Kew 312A) 11.3 Daftar Inventori (Kew 313) 11.4 Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314) 11.5 Rekod Perolehan Bahan Buku 11.6 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku 11.7 Rekod Perolehan Akhbar 11.8 Rekod Perolehan Majalah 11.9 Semakan Stok (buku, bahan bukan buku, perabut dan peralatan) 11.10 Pelupusan 11.11 Hapuskira 11.12 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315) Bab 12: Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber Sekolah 12.1 Sistem sirkulasi 12.2 Keahlian 12.3 Pinjaman berkelompok Bab 13: Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah 13.1 Jenis-jenis perkhidmatan: a. Peminjaman buku b. Peminjaman buku rujukan c. Peminjaman berkelompok d. Peminjaman bahan bukan buku e. Peminjaman peralatan f. Peminjaman pihak luar g. Reprografi h. Bank soalan i. Rakam salin j. Sebaran maklumat k. Rekreasi l. Khidmat nasihat dan bimbingan m. Pameran

7 n. Promosi dan sebagainya 13.2 Waktu perkhidmatan: a. satu masa khas setiap kelas b. waktu rehat c. waktu tengahari d. waktu petang e. hari Sabtu f. cuti sekolah g. jadual waktu Guru Perpustakaan dan Media Sekolah Bab 14: Automasi Pusat Sumber Sekolah 14.1 Sistem yang digunakan 14.2 Sistem keselamatan 14.3 Menu utama 14.4 ‘Output’ 14.5 Prosedur memasukkan data 14.6 ‘Bar code’ 14.7 Rangkaian networking 14.8 Laporan ( Bahagian ini ditentukan sendiri mengikut sekolah masing- masing) Bab 15: Program Bacaan (NILAM) 15.1 Konsep Program NILAM: a. Latar belakang b. Rasional c. Asas pertimbangan d. Pendekatan e. Model Program NILAM f. Tahap Program NILAM (Jauhari & Rakan Pembaca) g. Sistem ganjaran 15.2 Strategi pelaksanaan Program NILAM: a. pengenalan b. pelaksanaan c. bahan d. peranan e. pengumpulan data f. contoh-contoh rekod bacaan 6. PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FAIL KUASA PSS Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan atau perubahan dalam Fail Kuasa. Guru Perpustakaan dan Media Sekolah akan merangka pindaan / tambahan dan membentangkannya dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. Selepas itu, barulah pindaan / tambahan tersebut akan dikuatkuasa sepenuhnya. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS:

8 i. Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan ii. Guru Perpustakaan dan Media sekolah perlu menyediakan draf pindaan / tambahan berkenaan iii. Draf pindaan / tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. iv. Selepas mendapat kelulusan, Guru Perpustakaan dan Media Sekolah hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua/Guru Besar) v. Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat)

9 Lampiran A KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI PERTAMA YANG TELAH DIADAKAN PADA 25.01.2022 Disediakan oleh; …………………………………………. ( ) Cop: Disahkan oleh; …………………………………………. ( ) Cop: GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA TARIKH : 30.01.2022 GURU BESAR : TARIKH : 30.01.2022

10 BORANG PINDAAN DASAR / POLISI FAIL KUASA PSS Pindaan : Bil 1 Tahun : 2022 BAB 3 : Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 2021 BAB 4 : Pengawas Pusat Sumber Sekolah 2021 Ceraian Bab Perkara Tarikh Dikuatkuasa Tarikh Dimansuh DASAR / POLISI ASAL Bab 3 Bab 4 Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 2021 Pengawas Pusat Sumber Sekolah 30.01.2021 30.1.2022 25.01.2022 25.01.2022 PINDAAN / TAMBAHAN DASAR / POLISI Bab 3 Bab 4 Pelantikan Ahli Jawatankuasa PSS yang baharu bagi sesi 2022 Pelantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah yang baharu bagi sesi 2022 25.01.2022 25.01.2022 KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH BIL 1/2022 YANG TELAH DIADAKAN PADA : 25.01.2022 Disediakan oleh; …………………………………………. ( ) Cop: Disahkan oleh; …………………………………………. ( ) Cop:

11 BAB 2 Maklumat Pusat Sumber Sekolah

12 BAB 2 MAKLUMAT PUSAT SUMBER SEKOLAH 1. DEFINISI PSS i. Sebuah organisasi yang menggabungjalinkan bahan cetak dan bukan cetak dalam satu pengurusan yang dipusatkan ii. Pengurusan yang dijalankan mengikut sistem dan teratur dapat memberi perkhidmatan kepada proses pengajaran dan pembelajaran dengan lebih berkesan iii. Hasil gabungjalin pengurusan adalah usahasama guru dan pelajar, bahan dan Kemahiran akan dapat mempertingkatkan prestasi pengajaran dan pembelajaran 2. SEJARAH PENUBUHAN PSS SK SUNGAI BULOH PSS SK Sungai Buloh, Selangau berkembang selari dengan perkembangan sekolah ini. Pada masa itu PSS hanyalah dikenali sebagai khutub khanah yang menempatkan bahan bacaan sahaja. Pusat Sumber sekolah ini ditubuhkan pada tahun 1960. Selepas berkembangnya sistem pendidikan, istilah khutub khanah bertukar kepada perpustakaan dengan mengekalkan fungsinya koleksi bahan bacaan dan memberi perkhidmatan pinjaman kepada pelajar-pelajar. Perpustakaan SK Sungai Buloh pada asalnya ditempatkan di bahagian bawah Dewan Makan Asrama SK Sungai Buloh. Namun banjir besar pada 2015 telah menyebabkan banyak buku yang rosak dan rak-rak buku telah dialihkan ke bahagian atas Dewan Makan. Namun demikian, ancaman banjir masih tidak dapat diselesaikan. Pada Januari 2019, rakrak buku telah dialihkan ke Makmal Komputer sekolah untuk mengelak daripada kejadian banjir yang akan merosakkan lebih banyak buku. Bagi memudahkan PdPc, sebahagian daripada buku cerita dan kamus ditempatkan di rak bacaan di dalam kelas dan juga bilik guru. Namun banjir terburuk dalam sejarah sekolah pada 2021 telah memusnahkan 90% daripada buku yang ditempatkan di bilik guru dan kelas. Pada pertengahan tahun 2021, AJK Induk telah bersetuju untuk tidak lagi menyimpan buku dalam bilik darjah dan bilik guru sebaliknya semua disimpan di dalam Makmal Komputer yang menjadi bilik tumpangan sementara sehingga PSS mempunyai bangunan atau bilik sendiri suatu hari kelak. Pada 2020, perkataan perpustakaan juga tidak lagi digunakan dan telah ditukarkan kepada Pusat Sumber Sekolah (PSS). Ini bermakna PSS SK Sungai Buloh, Selangau mempunyai peranan yang lebih besar sebagai nadi pembangunan P & P di sekolah ini. Unitunit di bawah kawalan PSS telah diwujudkan termasuklah Unit Perpustakaan, Unit Bahan Bantu Belajar, Unit Multimedia, Unit Bilik Tayangan dan sebagainya. Selaras dengan

13 kehendak pembelajaran masa kini. Ini membolehkan PSS sekolah ini berkembang dari segi fizikal dan bersesuaian dengan peranannya sebagai nadi ilmu. 3. LOKASI PSS (PELAN) Pada keseluruhannya PSS Sungai Buloh, Selangau mempunyai bilik-bilik dan ruang-ruang seperti berikut: i. Bilik Perpustakaan Bilik ini mengandungi: ruang bacaan ruang rujukan ruang kaunter Sudut guru ruang pameran ruang pembelajaran kendiri unit kerja ruang aktiviti ruang tayangan Sudut Mini Muzium ii. Bilik Bahan Bantu Belajar Bilik ini mengandungi: ruang kaunter edaran ruang alatan & bahan iii. Lokasi PSS Dari segi lokasinya PSS ini adalah dianggap sesuai kerana Unit Perpustakaan dan Bilik Tayangan terletak di tempat yang senang dikunjungi oleh muridmurid.

14 4. VISI PSS i. Mewujudkan PSS yang lengkap dengan pelbagai kemudahan, perkhidmatan dan pengisihan ruang agar semua murid khususnya dapat menguasai Kemahiran berfikir di samping membantu guru-guru mencari maklumat. ii. Mengekalkan prasarana menuju ke arah penggunaan komputer dan internet. Melahirkan insan yang berilmu pengetahuan dalam pelbagai bidang. Menjadikan Pusat Sumber Sekolah yang terbaik di daerah Selangau dan seterusnya di peringkat negeri Sarawak. 5. MISI PSS i. Memberikan pengajaran dan pembelajaran yang terbaik kepada semua lapisan murid seiiring dengan kehendak Falsafah Pendidikan Negara. ii. Membentuk generasi sekolah sebagai sebuah generasi yang berilmu pengetahuan luas dalam pelbagai bidang selaras dengan era multimedia. 6. PIAGAM PSS i. Membantu meningkatkan taraf murid-murid di sekolah ini. ii. Mengintegrasikan penggunaan PSS dalam kurikulum iii. Membantu murid-murid kearah kecemerlangan akademik dan intelek iv. Membentuk generasi yang gemar membaca dan menimba ilmu pengetahuan dari sekolah rendah v. Menyediakan pelbagai perkhidmatan dan Kemahiran maklumat kepada para pelajar dan guru 7. MATLAMAT PSS Bersesuaian dengan konsep PSS, PSS telah ditubuhkan dengan matlamat amnya seperti berikut: i. Untuk menyokong Falsafah Pendidikan Negara, iaitu: “………………Sebagai satu usaha berterusan ke arah perkembangan potensi individu secara menyeluruh dan seimbang dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah melahirkan Malaysia yang berilmu pengetahuan, berakhlak mulia, bertangung jawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian masyarakat dan negara”. ii. Untuk mempertingkatkan lagi mutu pengajaran dan pembelajaran bagi melahirkan pendidikan bermutu iii. Melahirkan tabiat belajar dan kegembiraan menggunakan alat dan bahan pengajaran di kalangan murid-murid dan guru iv. Mewujudkan satu sistem pengurusan yang digabungjalinkan di antara bahan cetak dan bukan cetak

15 v. Memupuk lagi daya pemikiran murid-murid secara kreatif dan inovatif vi. Menggalakkan murid-murid dengan daya inisiatif sendiri membuat kerja-kerja projek dengan menggunakan sumber pelajaran yang ada di PSS vii. Membantu mencapai prestasi yang cemerlang dalam peperiksaan bulanan, penggal dan PMR dan SPM 8. OBJEKTIF PSS i. Membantu meningkatkan keberkesanan proses pengajaran dan pembelajaran ii. Menggalakkan guru dan pelajar menggunakan berbagai kaedah dan media, kemudahan perkhidmatan pengajaran dan Pembelajaran supaya tidak terikat atau bergantung hanya kepada buku teks dan kapur sahaja iii. Menggalakkan pertumbuhan tabiat ingin tahu (inkuiri) supaya dapat menjalankan aktiviti belajar sendiri dengan menggunakan pelbagai media sesuai dengan minatnya iv. Dapat menyediakan dan membantu guru dan murid dalam usaha menghasilkan, mengguna dan menilai berbagai alat dan bahan pengajaran dan pembelajaran v. Mengadakan kemudahan dan perkhidmatan yang munasabah untuk memberi peluang dan memenuhi keperluan-keperluan setiap individu murid dan guru yang berbeza-beza. 9. FUNGSI DAN PERANAN PSS i. Sebagai pusat untuk mengurus, memperoleh, menghasilkan dan menyebarkan sumber maklumat ii. Sebagai pusat yang memberi perkhidmatan menyediakan bahan-bahan pengajaran dan pembelajaran di sekolah iii. Sebuah organisasi bank sumber, sumber kemahiran, kepakaran bahanbahan, mudah dicari dan digunakan dalam melaksanakan aktiviti pengajaran dan pembelajaran di sekolah iv. Mengenalpasti sumber yang dipunyai, sumber manusia dan bukan manusia yang diperlukan dalam memenuhi kehendak kurikulum dan kokurikulum sekolah v. Dapat menyediakan panduan, memberi galakan kepada guru dan murid untuk mencari, memilih, menghasilkan dan menggunakan media yang sesuai untuk dirinya

16 vi. Dapat menilai bahan sumber yang baru dan kemas kini dari segi kesesuaiannya untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran semasa

17 BAB 3 Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah

18 BAB 3 JAWATANKUASA PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 1. PENGENALAN Organisasi Pusat Sumber Sekolah (PSS) merupakan unsur asas dan terpenting yang perlu diberi perhatian dalam aspek pengurusan dan pentadbiran sesuatu PSS. Organisasi sesuatu PSS memainkan peranan yang amat penting dalam menentukan keberkesanan pengurusan dan pentadbiran PSS. Dua bentuk jawatankuasa diwujudkan dalam organisasi PSS, iaitu Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kerja. Kedua-dua jawatankuasa tersebut mempunyai peranan, tanggungjawab dan senarai tugas masing-masing dalam menentukan pengurusan dan perkhidmatan di PSS berjalan lancar. Jawatankuasa Induk PSS memainkan peranan sebagai jawatankuasa utama dalam menetapkan dasar-dasar atau polisi-polisi, peraturan, perancangan dan sebagainya bagi sesuatu PSS. Biasanya jawatankuasa ini akan bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga kali setahun, iaitu awal, pertengahan dan akhir tahun. Manakala Jawatankuasa Kerja pula, akan melaksanakan dasar-dasar atau polisi-polisi, peraturan, perancangan dan sebagainya yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Induk PSS. Pada lazimnya jawatankuasa ini mengadakan mesyuarat mengikut keperluan dan kehendak ahli jawatankuasa berkenaan. Nota ini merupakan satu panduan yang boleh dijadikan sebagai rujukan untuk mengurus dan mentadbir sesebuah PSS dengan cekap, tersusun dan sistematik. Organisasi PSS perlu disusun dengan teratur supaya perkhidmatan yang diberikan lebih berkualiti dan dapat memenuhi keperluan pengguna. 2. JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH

19 ii. Bidang Tugas, Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk PSS a. Merancang peranan, kepentingan dan perkembangan PSS b. Menentukan segala hal yang berkaitan dengan kemudahan fizikal, koleksi dan aktiviti PSS c. Mengadakan mesyuarat AJK Induk PSS sekurang-kurangnya 3 kali setahun, iaitu awal tahun, pertengahan tahun dan akhir tahun d. Berbincang dasar pemilihan bagi menambahkan koleksi bahan-bahan PSS e. Menentukan dasar dan membuat cadangan-cadangan pembelian, pemilihan dan pembelian bahan f. Menguruskan penggunaan PSS seperti menentukan jadual penggunaan PSS dan sebagainya g. Menentukan peraturan-peraturan PSS h. Menentukan dasar atau polisi mengenai pengurusan dan pentadbiran PSS i. Meluluskan pindaan polisi atau dasar PSS dalam fail kuasa PSS j. Merancang program untuk mendapatkan sumbangan pelbagai bentuk bagi menambahkan koleksi PSS k. Merancang dan merangka strategi untuk mendapatkan sumbersumber kewangan bagi menambahkan tabungan kewangan PSS l. Merancang aktiviti-aktiviti tahunan yang sepatutnya diadakan iii. Senarai Tugas Jawatankuasa Induk PSS a. PENGERUSI PSS Sebagai ketua pentadbir Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif

20 Membentuk satu dasar yang praktikal mengenai perkhidmatan media di sekolah dan menyelaraskan kegiatan-kegiatan ini dengan PSS yang lain dengan kerjasama dan bantuan PKG, PTPB dan BTPN Merancang dan melaksanakan program untuk mendapatkan alat atau bahan media serta kemudahan lain untuk memenuhi keperluan pendidikan yang bertambah Menyelaras kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang berminat, berbakat dan memerlukan Mengadakan perbincangan dengan pegawai-pegawai PKG, PTPB dan BTPN mengenai program media pendidikan di sekolah Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS Membuat penilaian berterusan terhadap aktiviti-aktiviti pengajaran dan Pembelajaran di sekolah Menjalankan penyelidikan dan percubaan mengenai penggunaan media baru dan yang kerap digunakan dengan kerjasama AJK PSS, PKG, PTPB serta BTPN Menyediakan kemudahan membaiki dan mengendalikan alat-alat pengajaran dan Pembelajaran Menyebarkan kosnsep PSS kepada guru-guru, pelajarpelajar dan masyarakat tempatan menggunakan PSS secara berkesan Melahirkan satu suasana yang boleh menggalakkan bagi guru-guru, pelajar-pelajar dan masyarakat tempatan menggunakan PSS b. NAIB PENGERUSI PSS Sebagai penolong ketua pentadbir Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS jika pengerusi tiada Membantu mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS Membantu membentuk satu dasar yang praktikal mengenai perkhidmatan media di sekolah dan menyelaraskan kegiatan-kegiatan ini dengan PSS yang lain dengan kerjasama dan bantuan PKG, PTPB dan BTPN

21 Membantu merancang dan melaksanakan program untuk mendapatkan alat atau bahan media serta kemudahan lain untuk memenuhi keperluan pendidikan yang bertambah Membantu menyelaras kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang berminat, berbakat dan memerlukan Membantu mengadakan perbincangan dengan pegawaipegawai PKG, PTPB dan BTPN mengenai program media pendidikan di sekolah Membantu merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS Membuat penilaian berterusan terhadap aktiviti-aktiviti pengajaran Pembelajaran di sekolah Membantu menjalankan penyelidikan dan percubaan media baru dan yang kerap digunakan dengan kerjasama AJK PSS, PKG dan PTPB serta BTPN Membantu menyediakan kemudahan membaiki dan mengendalikan alat-alat pengajaran Pembelajaran Membantu menyebarkan konsep PSS kepada guru-guru, pelajar-pelajar dan masyarakat tempatan menggunakan PSS secara berkesan Membantu melahirkan satu suasana yang boleh menggalakkan bagi guru-guru, pelajar-pelajar dan masyarakat tempatan menggunakan PSS secara berkesan c. SETIAUSAHA PSS Sebagai pentadbir utama PSS Menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS Mempengerusiakan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS Menyelaraskan semua program media yang dirancang dan dilaksanakan Mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan PSS Membantu Bendahari menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan PSS

22 Menyediakan laporan bulanan dan tahunan tentang kemajuan PSS Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan Merancang dan melaksanakan program perkembangan staf Menggalakkan guru, pelajar dan kakitangan sekolah menggunakan pelbagai media pendidikan yang terdapat di PSS Bertindak sebagai agen perhubungan antara pihak sekolah dengan agensi-agensi kerajaan dan swasta dalam perkaraperkara yang berkaitan dengan aktiviti PSS d. PENOLONG SETIAUSAHA PSS Sebagai penolong pentadbir utama PSS Membantu menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS Mempengerusiakan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS jika setiausaha tiada Membantu menyelaraskan semua program media yang dirancang dan dilaksanakan Membantu mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan PSS Membantu Setiausaha dan Bendahari menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan PSS Membantu menyediakan laporan bulanan dan tahunan tentang kemajuan PSS Membantu memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan Membantu merancang dan melaksanakan program perkembangan staf Menggalakkan guru, pelajar dan kakitangan sekolah menggunakan pelbagai media pendidikan yang terdapat di PSS Membantu Setiausaha PSS bertindak sebagai agen perhubungan antara pihak sekolah dengan agensi-agensi

23 kerajaan dan swasta dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan aktiviti PSS e. BENDAHARI PSS Sebagai pengurus kewangan PSS Membantu mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan PSS Membantu menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS Mempengerusiakan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS jika setiausaha tiada Membantu mendapatkan peruntukan untuk mengendalikan program media yang dirancang dan dilaksanakan Membantu mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan PSS Membantu menyediakan anggaran perbelanjaan, laporan kewangan bulanan dan tahunan PSS 3. JAWATANKUASA KERJA PUSAT SUMBER SEKOLAH i. Carta Organisasi

24 ii. SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KERJA PSS PENGERUSI 1. Sebagai pengerusi Jawatankuasa Kerja PSS 2. Mengadakan mesyuarat AJK Kerja mengikut keperluan (sebulan sekali, dua bulan sekali atau tiga bulan sekali) 3. Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS 4. Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS 5. Melaksanakan semua program yang telah dirancangkan oleh Jawatankuasa Induk PSS 6. Membantu mengendalikan kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang berminat, berbakat dan memerlukan 7. Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS 8. Melaksanakan dasar-dasar atau polisi bagi pengurusan dan pentadbiran, pembinaan koleksi bahan serta pembangunan PSS 9. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar, PKG, PSPN dan BTP dari semasa ke semasa NAIB PENGERUSI 1. Sebagai Naib pengerusi Jawatankuasa Kerja PSS. 2. Mengadakan mesyuarat AJK Kerja mengikut keperluan (sebulan sekali, dua bulan sekali atau tiga bulan sekali) 3. Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS semasa ketiadaan pengerusi 4. Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS 5. Melaksanakan semua program yang telah dirancangkan oleh Jawatankuasa Induk PSS 6. Membantu mengendalikan kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang berminat, berbakat dan memerlukan 7. Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS 8. Melaksanakan dasar-dasar atau polisi bagi pengurusan dan pentadbiran, pembinaan koleksi bahan serta pembangunan PSS 9. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar, PKG, PSPN dan BTP dari semasa ke semasa SETIAUSAHA JAWATAN KUASA KERJA PSS 1. Sebagai setiausaha jawatan kuasa kerja PSS. 2. Mencatat dan menyediakan minit mesyuarat jawatankuasa kerja PSS. 3. Membantu PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS. 4. Membantu dan melaksanakan semua program yang telah dirancang oleh JK Induk PSS. 5. Membantu ajk kerja PSS mengedalikan kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang berminat dan berbakat dan memerlukan. 6. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah melatih guru PSS, guru-guru lain, kerani dan pengawas PSS. 7. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih pengawas PSS.

25 8. Membantu dan merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS. 9. Membantu melaksanakan dasar-dasar atau polisi bagi pengurusan dan pentadbiran, pembinaan koleksi bahan serta pembangunan PSS. 10. Membantu menyediakan laporan tahunan PSS. 11. Membantu menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengetua, PKG, PSPN dan BTP dari masa ke semasa. UNIT PERPUSTAKAAN 1. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah dalam merancang, mengelola, mentadbir dan penggunaan unit perpustakaan. 2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah melatih pengawas PSS. 3. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah melatih dan menyelia kerani perpustakaan dan pengawas PSS menguruskan perpustakaan. 4. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan perpustakaan secara manual dan automasi. 5. Menyediakan satu sistem katalog yang kemas kini. 6. Menjamin ruang/ bilik perpustakaan dengan baik dan teratur. 7. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit perpustakaan. 8. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang buku-buku dan bahan bacaan yang terkini diperolehi. 9. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit perpustakaan. 10. Menyediakan jadual waktu penggunaan perpustakaan untuk semua kelas (jika berkaitan). 11. Menentukan pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik perpustaakaan dalam buku rekod penggunaan. 12. Mengadakan dan menyimpan buku rekod peminjaman dan rekod penggunan perpustakaan. 13. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan buku-buku dan perpustakaan. 14. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit perpustakaan. 15. Menyediakan bibliografi untuk buku-buku yang dibeli mengikut tahun semasa. 16. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 17. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan memesan bahan buku dan bahan bacaan yang lain untuk bacaan dan rujukan. 18. Mengurus pinjaman dan pemulangan (sirkulasi) bahan perpustakaan secara manual dan automasi. 19. Menyediakan laporan tahunan unit perpustakaan. 20. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 21. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit perpustakaan kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. 22. Bertindak sebagai Guru Perpustakaan & Media Sekolah semasa ketiadaannya. UNIT PROGRAM NILAM 1. Menentukan dasar pentadbiran dan pengendalian Program NILAM. 2. Menjaminkan dokumentasi program NILAM diurus dengan baik dan teratur. 3. Menyediakan jadual dan peraturan program NILAM.

26 4. Mengedar buku rekod NILAM dan Kad Rakan Pembaca. 5. Memilih pelajar yang telah mencapai tahap Jauhari dan memberikan pengiktirafan. 6. Memilih pelajar yang layak dalam tahap Rakan Pembaca dan memilih Guru Pembimbing dan memberi pengiktirafan. 7. Memilih tokoh pembaca dalam Majlis Anugerah Cemerlang (MAC) tahunan pada setiap tahun. 8. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang program NILAM kepada warga sekolah khususnya para pelajar dari masa ke semasa. 9. Merancang dan melaksanakan aktiviti GALAKAN MEMBACA supaya semua pelajar mampu mengikuti program NILAM secara maksimum mengikut tahap masingmasing. 10. Membuat pemantauan terhadap guru tingkatan, guru matapelajaran dan pelajar untuk memastikan semua pelajar terlibat dengan program NILAM. 11. Memantau dan memastikan semua pelajar membuat catatan dalam buku Rekod Bacaan Nilam (bagi tahap Jauhari) dan dalam Kad (Rakan Pembaca). 12. Mengadakan sesi penerangan tentang program NILAM dan tunjuk cara mengisi rekod tahap jauhari dan Rakan Pembaca kepada pelajar-pelajar dan guru-guru berkenaan. 13. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 14. Menyediakan analisis dan laporan pencapaian program NILAM seperti yang diminta oleh pihak PKG, PPD, JPN, PSPN, BTP dan KPM. 15. Menyimpan semua data yang berkaitan dengan pencapaian dan penglibatan setiap pelajar dalam program NILAM untuk tujuan persijilan, berhenti sekolah atau berpindah sekolah. 16. Menyediakan pelaporan berkaitan pencapaian dan penglibatan setiap pelajar dalam sebarang bentuk dokumentasi yang dikehendaki oleh pihak pentadbir sekolah. UNIT BAHAN BANTU BELAJAR 1. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah dalam mengelolakan, pentabiran dan penggunan bahan BBB. 2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih Pengawas PSS. 3. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan BBB yang diterima daripada KPM/JPN/BTPN/PPD atau agensi lain serta penghasilan oleh pihak-pihak PSS sekolah sendiri dan merekodkan bahan bahan tersebut dalam buku rekod perolehan PSS (Rekod perolehan bahan bukan buku). 4. Menjamin ruang/ bilik BBB diuruskan dengan baik dan teratur. 5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit BBB. 6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/informasi tentang BBB yang diperolehi. 7. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit BBB. 8. Menentukan pengguna membuat catatan penggunaan bilik BBB dalam rekod penggunaan. 9. Menyediakan buku rekod penggunaan BBB dan memastikan guru membuat catatan penggunaannya dalam buku tersebut. 10. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan di bilik BBB. 11. Mengurus dan mengelolakan penghasilan bahan serta penggunan bahan tersebut dengan kerjasama panitia matapelajaran.

27 12. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah dalam memberi pendedahan dan latihan terhadap penggunaan sumber-sumber BBB di PSS kepada guru-guru lain, kerani PSS dan pengawas PSS. 13. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit BBB 14. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 15. Bertanggungjawab dalam kerja-kerja pembaik pulih, menyemak dan menghapus kira BBB dengan kerjasama guru-guru PSS yang lain. 16. Memantau dan menggalakkan penggunaan sumber-sumber BBB di PSS bagi meningkatkan tahap pencapaian pengajaran dan pembelajaran. 17. Penyediaan indek keratan akhbar dan indek majalah mengikut tahun semasa. 18. Mengurus tempahan, pinjaman dan pemulangan alat/ bahan BBB. 19. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 20. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/data dan laporan bertulis) terhadap perkhidmatan dan penggunaan unit BBB. 21. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit BBB kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT BILIK TAYANGAN 1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat dan penggunaan audio visual (AV). 2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih Pengawas PSS. 3. Membuat pengurusan stok dan inventori AV. 4. Menjamin ruang/ bilik tayangan diuruskan dengan baik dan teratur. 5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit AV. 6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang AV yang diperolehi. 7. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit AV. 8. Menentukan pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik AV dalam rekod penggunaan. 9. Mengada dan menyimpan buku rekod peminjaman dan rekod penggunaan unit AV. 10. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan di bilik tayangan. 11. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit AV. 12. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 13. Mengurus tempahan, pinjaman dan pemulangan bilik tayangan. 14. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 15. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/data dan laporan bertulis) terhadap perkhidmatan dan pengunaan unit AV. 16. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media Sekolah, Penolong Kanan atau pengetua. 17. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan Unit AV kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

28 UNIT PEMBELAJARAN AKSES KENDIRI (PAK) 1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat dan penggunaan bilik Pembelajaran Akses Kendiri. 2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih pengawas PSS. 3. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan unit Pembelajaran Akses kendiri. 4. Menjamin ruang/ bilik PAK diuruskan dengan baik dan teratur. 5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang PAK. 6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang alatan / bahan yang diperolehi dan dilokasikan di bilik/ruang PAK. 7. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit PAK. 8. Menentu pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik PAK dalam rekod penggunaan. 9. Mengada dan menyimpan buku rekod peminjaman dan rekod penggunaan unit PAK. 10. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan bilik/ ruang PAK. 11. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit PAK. 12. Mengurus tempahan, pinjaman dan pemulangan bahan di bilik PAK. 13. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 14. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/ data dan laporan bertulis) terhadap perkhidmatan dan pengunaan bilik PAK. 15. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media Sekolah, Penolong Kanan atau pengetua. 16. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit PAK kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT BACAAN LUAR / PROJEK KHAS 1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat, penggunaan dan perkhidmatan bagi unit bacaan luar/ projek khas. 2. Merancang dan melaksanakan sekurang-kurangnya 2 aktiviti /projek baru bagi setiap tahun. Satu daripada projek perlulah melibatkan program bacaan luar bilik darjah. 3. Menyediakan kertas kerja projek bagi setiap projek yang dirancang. 4. Projek yang baik dan mendatangkan manafat mengikut penilaian Ajk perlu diteruskan ke tahun berikutnya. 5. Menjamin ruang/lokasi unit bacaan luar dan projek khas diurus dengan baik dan teratur. 6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/informasi tentang unit bacaan luar dan projek yang dibuat. 7. Menggalakkan penyertaan murid dan guru dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh unit bacaan luar dan Projek Khas. 8. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit bacaan luar / projek khas. 9. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 10. Menguruskan dan menyediakan keperluan aktiviti/projek bersesuaian dengan dasar dan polisi yang telah ditetapkan. 11. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.

29 12. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit bacaan luar/projek khas kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT KESELAMATAN ,KECERIAAN DAN GRAFIK 1. Menentukan dasar pentadbiran dan pembelian alatan unit keselamatan, keceriaan dan grafik. 2. Menjamin unit keselamatan, keceriaan dan grafik diuruskan dengan baik dan teratur. 3. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit keselamatan, keceriaan dan grafik. 4. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang keselamatan, keceriaan dan grafik. 5. Menentukan pengguna membuat catatan penggunaan bilik /ruang unit keselamatan, kecerian dan grafik. 6. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan bahan di unit keselamatan, keceriaan dan grafik. 7. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit keselamatan, keceriaan dan grafik. 8. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 9. Menguruskan tempahan, peminjaman dan pemulangan bahan/ alatan unit keselamatan, keceriaan dan grafik. 10. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 11. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit keselamatan, keceriaan dan grafik kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT PAMERAN DAN PENERBITAN 1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alatan dan penggunaan unit pameran dan penerbitan. 2. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalong bahan unit pameran dan penerbitan. 3. Menjamin unit pameran dan penerbitan diuruskan dengan baik dan teratur. 4. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit pameran dan penerbitan. 5. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/informasi tentang unit Pameran dan keceriaan. 6. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit pameran dan penerbitan. 7. Menentukan pengguna membuat catatan penggunaan bilik/ ruang unit pameran dan penerbitan dalam buku rekod penggunaan. 8. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan daripada unit pameran dan penerbitan. 9. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit pameran dan penerbitan. 10. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 11. Menguruskan tempahan, pinjaman dan pemulangan bahan/ alatan unit pameran dan penerbitan. 12. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan oleh unit pameran dan penerbitan. 13. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/ data dan laporan bertulis) terhadap perkhidmatan dan pengunaan bahan/alatan.

30 14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media, Penolong Kanan atau pengetua. 15. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan pameran dan penerbitan kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT ASTRO 1. Menentukan dasar pentadbiran dan penggunaan unit Astro. 2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih Pengawas Pusat Sumber Sekolah. 3. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalong bahan unit Astro. 4. Menjamin ruang unit Astro diuruskan dengan baik dan teratur. 5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit astro. 6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang siaran dan perkhidmatan yang disediakan oleh unit Astro. 7. Menentukan, merancang dan membuat catatan tentang penggunaan bilik Astro dalam buku rekod penggunaan. 8. Memantau dan menyimpan buku rekod peminjam dan rekod penggunaan unit Astro. 9. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan unit Astro. 10. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit Astro. 11. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan 12. Menguruskan tempahan unit Astro. 13. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 14. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/ data dan laporan bertulis) terhadap perkhidmatan dan pengunaan unit Astro. 15. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media Sekolah, Penolong Kanan atau pengetua. 16. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit Astro kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT MULTIMEDIA/ KOMPUTER 1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat dan penggunaan komputer termasuk keperluannya. 2. Mencatatkan semua bekalan alat dan perisian komputer dalam stok/ inventori. 3. Melatih guru-guru menggunakan komputer dalam proses pengajaran dan pembelajaran. 4. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan perisian komputer. 5. Menjamin ruang /bilik komputer diuruskan dengan baik dan teratur. 6. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan komputer. 7. Melatih guru dan kerani cara-cara pengendalian penggunaan komputer. 8. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit Teknologi Maklumat. 9. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit Teknologi Maklumat. 10. Menentukan pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik/ ruang dalam rekod penggunaan. 11. Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 12. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.

31 13. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan Unit TM kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. UNIT KOLEKSI SOALAN 1. Menentukan dasar pentadbiran dan pengendalian unit Koleksi Soalan. 2. Membantu mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan bank soalan. 3. Menjamin bahan bank soalan diurus dengan baik dan teratur. 4. Membantu menyediakan dan menyebarkan maklumat tetang bahan bank soalan yang diperolehi. 5. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit bank soalan. 6. Mengadakan sesi tiunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan bahan bank soalan. 7. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit bank soalan. 8. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan. 9. Menyediakan senarai bahan bank soalan dari masa ke sema. 10. Membut analisis soalan berdasarkan kriteria analisis item dan JPU. 11. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan. 12. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit bank soalan kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah. 13. Mendapatkan satu naskah atau lebih soalan PBD dan dalaman dari setiausaha peperiksaan sekolah.

32 BAB 4 Pengawas Pusat Sumber Sekolah

33 BAB 4 PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH 4.1 PENGENALAN Satu badan yang terdiri daripada murid-murid yang ditubuhkan untuk membantu pengurusan dalam mencapai matlamat dan objektif PSS. 4.2 TUJUAN 4.2.1 Kemas bilik PSS a. Menyapu, mengelap lantai, mengelap cermin tingkap dan membuang sampah. b. Menceriakan bilik Perpustakaan, bilik APD, Bilik Multimedia dan bilik BBB 4.2.2 Mengemaskan koleksi PSS a. Menyusun buku-buku di rak mengikut nombor pengelasan sistem Dewey. b. Memastikan susunan buku kemas dan teratur. c. Membantu guru perpustakaan memproses buku dalam kerja-kerja teknikal sahaja. Contoh : menampal poket buku, tampal skrip pulang dan pinjaman dan menampal label/ automasi PSS. 4.2.3 Membantu melaksanakan aktiviti PSS a. Membantu guru dalam mengendalikan aktiviti seperti pertandingan, pameran, menceriakan PSS, membuat keratan akhbar. b. Menambah bahan koleksi. Contoh membuat buku skrap, carta bergambar dan sebagainya. c. Membantu guru dalam membuat huruf daripada polisterin untuk digunakan di PSS. 4.3 KRITERIA PEMILIHAN PENGAWAS PSS Pemilihan adalah berdasarkan beberapa kriteria: 4.3.1 Boleh bekerja 4.3.2 Ada minat 4.3.3 Berdisiplin 4.3.4 Ada personaliti 4.3.5 Sanggup bekerjasama

34 4.3.6 Bertanggungjawab 4.4 SENARAI TUGAS PENGAWAS PSS 4.4.1 Mengemas bilik Pusat Sumber Sekolah a. Menyapu sampah b. Membersihkan habuk, mengelap tingkap c. Menyusun bahan bukan buku dan buku 4.4.2 Membantu guru dalam aktiviti proses teknik a. Menampal poket buku b. Menampal slip kerja c. Mengisi butiran ke dalam kad buku d. Melabel buku e. Kerja-kerja automasi 4.4.3 Membantu guru mengawasi pelajar di bilik PSS a. Beratur dalam barisan. b. Tidak bising. c. Tidak menganggu ketenteraman orang lain. 4.4.4 Membantu guru-guru menguruskan pinjaman buku oleh guru dan pelajar. a. Menyemak buku semasa pinjaman dan pemulangan. b. Mengecop slip tarikh pulang. c. Memasukkan kad buku dalam poket buku berkenaan. d. Menyusun kad-kad ahli dan kad buku dalam rak berkenaan. e. Merekodkan data statistik pinjaman buku dan bahan bukan buku. f. Menerima dan merekod bayaran (denda) jika lewat pemulangan buku. g. Mengendalikan automasi PSS

35 4.4.5 Mengawas bilik PSS a. Waktu pagi b. Waktu rehat c. Waktu petang d. Hari yang difikirkan sesuai 4.4.6 Membantu guru dalam aktiviti pemuliharaan bahan PSS a. Menampal kulit buku. b. Menampal muka surat yang telah koyak. c. Menjilid majalah dan akhbar. d. Lain-lain aktiviti yang difikirkan sesuai 4.4.7 Membantu/membimbing pelajar-pelajar lain. a. Mencari buku b. Mendapatkan bahan bukan buku 4.5 JADUAL TUGAS 4.5.1 Tugas harian adalah mengikut giliran. 4.5.2 Senarai tugas yang dijalankan dari hari Isnin hingga hari Khamis. 4.5.3 Jadual Tugas Pengawas PSS 2022: Kumpulan pengawas mempunyai giliran dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah ditetapkan. Perubahan akan dibuat dari semasa ke semasa mengikut arahan guru penyelar

36 4.6 CARTA ORGANISASI PENGAWAS PSS 2022

37 Contoh Surat Pelantikan Pengawas PSS Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Bil. ( ) dlm. PSS/ SKSB Tarikh : Kepada: ______________________ Ibu bapa/Penjaga Murid, SK Sungai Buloh, Selangau Perlantikan Sebagai Pengawas Pusat Sumber Sekolah Tahun 2022 Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan bahawa anak tuan/puan _______________ dari kelas ___________ telah terpilih untuk menjadi Pengawas Pusat Sumber Sekolah bagi Tahun 2022. Murid yang terpilih akan membantu guru Pusat Sumber Sekolah bagi melaksanakan aktiviti yang telah dirancang dan mengendalikan perpustakaan sekolah agar dapat berjalan dengan lancar dan sempurna. 3. Untuk makluman pihak tuan/puan, Pengawas Pusat Sumber Sekolah akan memakai dua perkara seperti berikut; i) Nametag Pengawas Pusat Sumber Sekolah ii) Tali leher berwarna hijau tua Sekian untuk tindakan dan makluman pihak tuan. Kerjasama pihak tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan diucapkan terima kasih. Sekian terima kasih. Yang menjalankan amanah, ______________________ Guru Besar SK Sungai Buloh, 96010, Selangau Sarawak -----------------------------------------( SURAT JAWAPAN POTONG DI SINI )-------------------------------------------------------------------- Guru Besar (U.P. Guru Perpustakaan dan Media Sekolah) Tuan/ puan, Penerimaan Perlantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah Tahun 2022 Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Saya *ibu bapa/ penjaga yang bernama ___________________ dengan ini membenarkan anak saya dari kelas __________________ *menerima/tidak menerima perlatikan tersebut. Sekian, terima kasih. Sekolah Kebangsaan Sungai Buloh, D/A Pejabat Pendidikan Daerah Selangau, 96010 Selangau Sarawak Yang benar, _________________ ( ) Tarikh :

38 BAB 5 Pengawas Pusat Sumber Sekolah

39 BAB 5 PERATURAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 5.1 PERATURAN AM 5.1.1 Pusat Sumber dibuka pada hari Isnin hingga hari Jumaat , masa 08.00 pagi sehingga pukul 3.30 petang. 5.1.2 Murid-murid tidak dibenarkan masuk tanpa urusan. 5.1.3 Murid-murid tidak dibenarkan membawa beg sekolah, buku, minuman dan makanan serta payung ke dalam Pusat Sumber Sekolah. 5.1.4 Buka kasut dan susun di rak yang disediakan. 5.1.5 Semasa di dalam Pusat Sumber, murid-murid dilarang membuat bising, bercakap apabila perlu sahaja. 5.1.6 Sekiranya menggunakan alat elektrik, jangan lupa memadamkan suisnya sebelum meninggalkan Pusat Sumber. 5.1.7 Pastikan semua murid memasukkan kerusi ke dalam meja sebelum keluar dari Pusat Sumber. 5.1.8 Ketua Kelas dan Pengawas Pusat Sumber pastikan semua kerusi dan buku teratur sebelum menutup/keluar dari Pusat Sumber. 5.1.9 Masukkan sampah ke dalam bakul sampah yang disediakan. 5.1.10 Berpakaian uniform sekolah yang lengkap. 5.1.11 Murid dilarang merosakkan bahan-bahan yang terdapat di dalam Pusat Sumber Sekolah. 5.1.12 Dilarang membawa keluar akhbar, majalah dan buku tanpa kebenaran. 5.1.13 Guru mata pelajaran yang membawa masuk murid ke Pusat Sumber dikehendaki berada bersama-sama murid sepanjang waktu mengajar di kelas tersebut. 5.1.14 Guru Perpustakaan dan Media Sekolah berhak mengarah murid-murid balik ke kelas semula ketika guru mata pelajaran tiada bersama-sama murid. 5.2 PERATURAN KHUSUS 5.2.1 Peraturan masuk ke Perpustakaan a. Berpakaian uniform sekolah yang lengkap serta bertanda nama.

40 b. Pelajar dan guru mencatat nama mata pelajaran yang diajar, masa, kelas dan bilangan murid pada buku rekod penggunaan perpustakaan. c. Dilarang membawa masuk buku-buku rujukan sendiri, bahan makanan dan minuman serta alatan berbahaya seperti pisau, gunting dan payung. d. Dilarang membuat bising, berbual, berbincang, makan dan minum serta tidur. e. Dilarang memotong, menggunting dan mengoyak buku, akhbar dan majalah. f. Murid diminta beratur semasa hendak masul dan keluar dari perpustakaan. g. Gunakan Pusat Sumber mengikut jadual yang telah ditetapkan. h. Susun semula buku yang sudah dibaca ke dalam bekas yang telah disediakan untuk disimpan oleh Pengawas Pusat Sumber. 5.2.2 Peraturan Bilik Tayang / Alat Pandang Dengar a. Membuat tempahan penggunaan bilik. b. Rekod semua penggunaan bilik tayang dan media dalam buku rekod penggunaan. c. Dilarang sentuh peralatan elektrik dan lain-lain kecuali dengan kebenaran guru. d. Dilarang makan dan minum e. Jaga kebersihan bilik. f. Menyusun semula kerusi setelah digunakan 5.2.3 Peraturan Bilik Kerja a. Dilarang masuk tanpa kehadiran dan kebenaran mana-mana guru Pusat Sumber Sekolah. b. Letakkan alatan di tempat asalnya semula selepas digunakan. c. Buku-buku atau bahan-bahan yang rosak atau koyak tidak boleh dikeluarkan sebelum dibaikpulih. d. Dilarang mengeluarkan buku-buku yang belum diproses dari bilik kerja. e. Alat-alat seperti pen, stapler, klip dan lain-lain di bilik kerja tidak boleh digunakan untuk tujuan peribadi. f. Jaga kebersihan bilik kerja.

41 g. Pastikan semua suis ditutup sebelum meninggalkan bilik kerja. h. Bilik kerja mestilah dikunci. 5.2.4 Peraturan Bilik / Ruang Rujukan a. Jangan berkumpul dan membuat bising di ruang rujukan. b. Jangan ubah susunan buku-buku rujukan. c. Jangan menggoyakkan, melaporkan atau menandakan sebarang muka surat pada buku rujukan. d. Gunakan bahan-bahan rujukan dengan berhati-hati. e. Laporkan sebarang kerosakan bahan rujukan kepada mana-mana guru Pusat Sumber. 5.3 PERATURAN PENGGUNAAN ALAT / RUANG (BILIK) 5.3.1 Peraturan Penggunaan Speaker a. Hubungi GPM. b. Pastikan speaker yang diambil berfungsi dengan baik. c. Catatkan semua penggunaan speaker dalam buku penggunaan bahan AV. d. Laporkan segala kerosakkan kepada guru yang bertanggungjawab dengan segera. 5.3.2 Peraturan Penggunaan Carta/Peta/Globe a. Rekodkan setiap penggunaan. b. Rujuk senarai tajuk/peta dengan untuk tentukan nombor rujukan dan diambil carta/peta dari kotak pengelasan. c. Gulung semula carta/peta dengan kemas dengan nombor rujukan carta/peta di bahagian luar. d. Letakkan semula ke dalam kotak mengikut kedudukan asal setelah selesai menggunakannya. 5.3.3 Peraturan Penggunaan Bahan Bahan Belajar a. Hanya guru boleh mengambil dan memulangkan alat.

42 b. Pulangkan alatan dengan segera setelah menggunakannya. c. Buku rekod pinjaman hendaklah diisi oleh guru. d. Jaga keselamatan alatan dan diri sendiri. e. Jangan sentuh alatan tanpa arahan guru. 5.4 PERATURAN PINJAMAN DAN PEMULANGAN 5.4.1 Peminjaman dan Pemulangan Buku (Untuk semua murid) a.. Murid diberi dua kad pinjaman, kad pinjaman yang bergambar sahaja yang sah digunakan. b. Kad pinjaman peminjam buku disimpan di Pusat Sumber. c. Tarikh pemulangan buku mesti dicatat oleh Pengawas Pusat Sumber Sekolah pada buku dan kad perpustakaan. e. Seorang murid tidak boleh memiliki lebih daripada dua kad. f. Setiap awal sesi kad pinjaman itu diperbaharui, kad ini tidak boleh bertukar milik. Kad yang hilang boleh diperbaharui dengan membayar denda. g. Buku-buku yang dipinjam mesti dijaga dengan baik. Peminjam yang merosakkan dan menghilangkan buku akan didenda atau bayar ganti rugi. h. Buku rujukan bertanda merah hanya boleh digunakan di dalam Pusat Sumber, tidak boleh dipinjam begitu juga majalah. i. Tempoh pinjaman buku fiksyen ialah seminggu sementara buku rujukan cuma tiga hari. Murid yang lewat memulangkannya mesti membayar denda. 5.4.2 Peminjaman dan Pemulangan Buku (Untuk guru dan kakitangan bukan akademik) a. Setiap guru / kakitangan diberi dua kad pinjaman yang boleh digunakan untuk meminjam dua buah buku dalam satu masa. Kad pinjaman bergambar sahaja yang sah digunakan. b. Kad pinjaman disimpan oleh pihak Pusat Sumber Sekolah. c. Tidak boleh lebih daripada dua keping kad. d. Kad pinjaman mesti diperbaharui pada awal sesi, tidak boleh bertukar milik. Jika hilang bayar untuk mendapatkan ganti.

43 e. Buku yang dipinjam mesti dijaga dengan baik. f. Buku yang hilang dan rosak mestilah dibayar ganti rugi. g. Tempoh pinjaman bagi buku fiksyen selama dua minggu dan buku rujukan selama tiga hari. h. Buku pinjaman yang lewat dipulangkan akan dikenakan denda. i. Buku bertada merah dan majalah tidak boleh dibawa keluar dari perpustakaan. 5.4.3 Peminjaman dan Pemulangan Bahan Bukan Buku a. Semua guru layak meminjam bahan bukan buku dari Pusat Sumber. b. Pinjaman perlu dibuat mengikut jadual yang disediakan. c. Pemulangan mengikut tarikh/masa yang ditetapkan. d. Denda dikenakan kepada sesiapa yang lewat memulangkan bahan. e. Kerosakan dan kehilangan bahan perlu dilaporkan kepada Guru Perpustakaan dan Media atau ketua Unit APD / BBB. f. Peminjam bertanggungjawab atas keselamatan bahan yang dipinjam. g. Peminjam yang merosakkan atau menghilangkan bahan akan dikenakan denda atau bayar ganti rugi. h. Merekodkan pinjaman dan pemulangan bahan. 5.4.4 Peminjaman dan Pemulangan Buku Peralatan a. Rujuk senarai peralatan yang boleh dipinjam kepada Guru Perpustakaan dan Media Sekolah atau Ketua Unit APD / BBB Sekolah. b. Peminjaman dan pemulangan perlu dibuat mengikut jadual yang telah ditetapkan. c. Peminjam bertanggungjawab ke atas peralatan yang dipinjamnya. d. Peminjam yang telah merosakkan atau menghilangkan peralatan perlu membayar ganti rugi. e. Merekodkan peminjaman dan pemulangan alat. 5.4.5 Pinjaman Alat Tulis / Alatan Pejabat

44 a. Segala alat tulis/alatan pejabat seperti stapler, maker pen, pen, mestilah direkodkan. b. Pengguna adalah bertanggungjawab, jika berlaku kehilangan dan kerosakan hendaklah diganti. c. Tidak boleh meminjam peralatan ini untuk kepentingan peribadi. d. Semua alat yang dipinjam tidak dibenarkan di bawa balik tanpa kebenaran. e. Alatan yang dipinjam mestilah diletakkan ke tempat asalnya semula apabila dipulangkan. 5.4.6 Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Oleh Pihak Luar. a. Mendapat kebenaran dari Pengetua atau mana-mana pengurusan sekolah. b. Pihak luar yang meminjam haruslah bertanggugjawab terhadap bahan yang dipinjam. c. Bahan yang dipinjam haruslah direkodkan oleh guru yang berkenaan di dalam buku rekod inventori. d. Pemulangan hendaklah dibuat pada tarikh yang ditetapkan. e. Jika berlaku kerosakan/ kehilangan, pihak peminjam haruslah mengganti atau membaikpulih bahan tersebut. f. Peminjaman dan pemulangan bahan haruslah dilakukan oleh orang yang sama.

45 BAB 6 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

46 6.1 SISTEM FAIL A. Pengenalan Cara untuk menyimpan segala rekod kegiatan yang dijalankan di PSS adalah melalui sistem fail B. Objektif mewujudkan sistem fail i. Mengetahui definisi fail ii. Mengetahui prinsi-prinsip sistem fail iii. Mengetahui proses sistem fail iv. Mengetahui cara-cara pengelasan fail. Antaranya: Memberi tajuk kecil Membuat pengelasan Retrieval Menyimpan selamat C. Definisi Fail Proses menyimpan segala rekod dan butir-butir untuk simpan selamat D. Prinsip-prinsip Sistem Fail i. Tidak banyak menggunakan ruang fail berkulit nipis lebih daripada berkulit tebal ii. Mudah disediakan dan disimpan iii. Murah dan mudah didapati iv. Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan v. Rekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang banyak masa vi. Cross reference – maklumat-maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan vii. Beri tanda (art-guide) bila digunakan E. Pengkelasan Fail i. Memberi tajuk fail: Fail boleh diberi tajuk seperti berikut: 01 Pengurusan dan pentadbiran PSS 02 Pusat Kegiatan Guru 03 Unit Teknologi Pendidikan Pejabat Pelajaran Daerah 04 Unit Teknologi Pendidikan Jabatan Pelajaran Selangor 05 Bahagian Teknologi Pendidikan Kementerian Pelajaran Malaysia 06 Aktiviti PSS 07 Kewangan PSS 08 Koleksi PSS 09 Am F. Pendaftaran, Pengeluaran dan Retrieva i. Definisi Pendaftaran: Satu cara merekod segala fail yang telaj dibina dengan sistematik ii. Jenis Pendaftaran Fail:

47 a. Sistem Doket I. Sistem ini adalah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan II. Sistem ini memerlukan satu pendaftaran berpusat (central registry), tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang-borang am 89 dan 89A. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat pergerakannya III. Borang 89 dan 89A ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedai-kedai. Sistem Doket ini diamalkan oleh organisasi besar IV. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah direkodkan dalam disket senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan. Seterusnya pegawai berkenaan akan membuat Catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan kepada pegawai yang menjaga fail. Butir pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan dan tarikh dikembalikan. G. Perkara-perkara lain dalam fail i. Sampul Kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja. Bila sudah digunakan ia hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini tidak aktif ii. Kertas minit Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat dihantar dan dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan (enclosure number). Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit. Borang Am 6 hendaklah digunakan. Bila memerlukan fail hendaklah ditentukan Borang Am 6 (keratas minit) disematkan disebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat menyurat. Bila mencatat tentukan: a. Kandungan masuk – dakwat merah b. Kandungan keluar – dakwat biru/hitam Contoh: Surat Bil …………… dari Kementerian Pelajaran dikandungkan pada …………….. c. Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan d. Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor bilangan surat seperti nombor turutan yang telah tercatat dan dibulatkan nombor itu. H. Arahan Penutupan Fail i. Arahan Penutupan Fail Fail hendaklah ditutup apabila ia telah mengandungi 100 lampiran atau setebal I in atau bila difikirkan terlalu tebal ii. Setelah fail itu penuh, buka fail lain dengan menggunakan jilid – 2 dan seterusnya dan nombor rujukan yang sama digunakan hanya bila bilangan kemasukan boleh dimulakan dengan nombor baru iii. Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail I. Peringkat ……………. i. Ketua Pejabat …………..

48 ii. Rahsia Besar ………….. iii. Rahsia iv. Sulit v. Terhad vi. Biasa J. Fail-fail yang diberi pengkelasan …………………… K. Fail-fail yang disimpan dalam …………………………….. L. Surat menyurat i. Objektif-objektif a. Mengetahui cara-cara baru dalam menulis/menaip surat terutama sekali dalam urusan rasmi dalam jabatan kerajaan b. Mengetahui amalan-amalan biasa mengenai menerima dan melayan suratsurat masuk seperti ………… jenis-jenis surat bernilai ii. Menyediakan surat rasmi a. Draf isi kandungan surat: ✓ Dapatkan kertas kosong atau …………. ✓ Tuliskan isi kandungan surat dengan selengkap-lengkapnya ✓ Mulakan dengan menulis nombor rujukan sekolah yang didapati dari fail. Tinggalkan no. kandungan ✓ Tulis perkataan berikut jika surat itu ‘berdaftar’ atau ‘Hantar Dengan Tangan’ (Despatch) atau ‘Luar Negeri’ di atas sekali Peringatan: Surat-surat yang hendak dihantar dengan berdaftar, surat-surat yang mengandungi perkara berikut: ✓ Berharga atau surat-surat yang memerlukan bukti yang telah dikirim ✓ Surat yang mengandungi dokumen berharga iii. Sediakan surat dan salinan Format dan cara bagi menaip surat ialah dengan tidak menggunakan ‘indentation’ bagi perenggan-perenggan. Bila lihat lampiran dan rujukan kepada surat pekeliling. Bil. 8 Tahun 1980 M. Mengirim Surat Rasmi i. Semak surat dan sampul sebelum dikirim a. Sebelum surat dikirim, hendaklah disemak perkara berikut betul:

49 ✓ Tarikh ✓ Bilangan Rujukan ✓ Sipenerima ✓ Alamat ✓ Gelaran ✓ Tajuk ✓ Perenggan-perenggan ✓ Lampiran-lampiran ditandakan no. turutan dan dikepilkan ✓ Kata penutup ✓ Tandatangan ✓ Salinan-salinan kepada Peringatan: Surat asal ditujukan kepada penerima ii. Semak sampul surat yang telah ditaip untuk menentukan yang berikut adalah betul: ✓ Sipenerima ✓ Alamat ✓ Perkataan ‘Berdaftar’ atau ‘Sulit’ jika diperlukan ✓ Hantar tangan atau dengan pos ✓ Cop Sekolah iii. Rekod dan failkan salinan sekolah a. Dapatkan fail yang berkenaan b. Catat dengan dakwat biru / hitam pada kertas minit perkara berikut: Kepada siapa dan tarikh hantaran Nombor turutan mengikut giliran masa (kronologi) N. Melayan surat-surat i. Terima surat-surat / bahan pos a. Letakkan surat-surat yang diterima dalam tray ‘surat masuk’ atau meja pos Peringatan : Catatan-catatan haruslah betul dan lengkap seperti yang dikehendaki dalam buku pendaftaran b. Baca semua tanda-tanda atau tulisan pada sampul- sampul surat dengan teliti c. Asingkan surat-surat / bahan pos kepada 5 kumpulan: ✓ Surat ✓ Segera / Mustahak ✓ Biasa / Berdaftar ✓ Persendirian ✓ Berharga ii. Catatkan semua surat atau bahan pos yang diterima

50 a. Rekod dalam Buku Daftar Penerima semua jenis surat yang diterima. Catat sama ada sulit, segera, biasa, berdaftar atau berharga Peringatan: Jangan catat surat-surat persendirian b. Catat sama ada mempunyai pengelasan peringkat keselamatan Peringatan: Catatan hendaklah jelas iii. Serahkan surat-surat a. Serahkan surat-surat persendirian kepada pegawai berkenaan terus tanpa dibuka dengan segera b. Surat-surat rasmi, surat-surat hanya dibuka oleh pengetua Peringatan: Surat-surat yang tidak memerlukan perhatian pengetua seperti ‘montly return’, penyatapenyata Bulanan. Senarai nama murid yang memegang biasiswa arahan daripada lampiran gaji boleh diambil tindakan oleh kerani c. Letakkan surat untuk tindakan dalam ‘In-tray’ iv. Failkan surat-surat a. Susunkan semua surat-surat untuk diambil tindakan mengikut keutamaan b. ambil tindakan terlebih dahulu bagi surat-surat yang mustahak, segera, yang hamper pada tarikh yang ditetapkan dan yang memerlukan pembayaran wang. Peringatan: Fahamkan isi kandungan surat itu d. Keluarkan fail bagi sesuatu yang hendak dibuat Tindakan Peringatan: Fail dikeluarkan hanya pada waktu hendak mengambil tindakan. Untuk mengeluarkan fail yang betul, ikut nombor rujukan fail jika ada atau semak tajuk dalam surat berkenaan. Lampiran 1. Ambil kepala surat kertas yang mempunyai alamat sekolah yang sudah sedia bercetak Peringatan: