142 BORANG PINDAAN DASAR/POLISI FAIL KUASA PSS Pindaan : Bil ………./ Tahun ……….. BAB : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Ceraian Bab Perkara Tarikh Dikuatkuasa Tarikh Dimansuh DASAR / POLISI ASAL PINDAAN DASAR/POLISI KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI KE - ………./ ………. YANG TELAH DIADAKAN PADA ………………….. Disediakan oleh; Disahkan oleh; …………………….. …………………………… ( ) ( ) Guru Perpustakaan dan Media Sekolah Pengetua/ Guru Besar Tarikh : …………………. Tarikh : ……………….
143 BAB 11 STOK DAN INVENTORI
144 BAB 11 STOK DAN INVENTORI 11.1 PENGENALAN Stok dan inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan beberapa jenis borang. - Daftar Harta Modal ( Kew 312, Kew 312A ) - Daftar Inventori ( Kew 313 ) - Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kew 314 ) - Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori ( Kew 315 ) 11.2 KEPENTINGAN MEREKOD 11.2.1 Merekod lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan sesuatu bahan. 11.2.2 Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, inventori dan bekalan pejabat akan memudahkan mana-mana pihak mengawasi penggunaan. 11.2.3 Mengujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan. 11.3 DAFTAR HARTA MODAL ( KEW 312, 312A ) 11.3.1 Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-barang ini tidak termasuk perabot, permaidani, langsir, dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos. 11.3.2 Daftar harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Ia mengandungi dua bahagian iaitu: BAHAGIAN A – Merekodkan semua maklumat berhubung dengan pembelian, penempatan, pemeriksaan dan pelupusan. BAHAGIAN B – Merekodkan semua penyelenggaraan seperti pembaikan dan pembelian segala alat ganti.
145 11.3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod segala pembelian dan penyelenggaraaan di dalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyyusunan rekod mengikut abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan. Ini akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyelenggaraan. 11.3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang ini. 11.3.5 Butir-butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada dua bahagian iaitu:- KEW 312 ( BAHAGIAN A ) a) Kategori Kategori Harta Modal misalnya: i) Kenderaan ( kereta, van, motosikal ) ii) Loji ( loji pusat pendingin hawa dan lain-lain ) iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat b) Jenis i) Kamera ii) Komputer iii) Mesin Penyalin iv) Mesin Taip v) Televisyen dan lain-lain c) Jenama dan Model Jenama dan model harta modal berkenaan seperti ”Proton Saga 1.5i” d) Jenis dan No. Enjin Jenis dan No. Enjin jika harta ini ialah kenderaan. e) Nombor Casis / Siri Pembuat Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralayan pejabat. f) Nombor Siri Pendaftaran Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat. g) Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima Hendaklah termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada ) dan lain-lain perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut. h) Nombor Pesanan Kerajaan Nombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika harta modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain sila nyatakan ( sumbangan / hadiah )
146 i) Pembekal Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan. j) Nombor Rujukan Fail Fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta modal berkenaan. Contoh: Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan bekalan. k) Aksesori Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan / diterima bersama harta modal berkenaan. l) Tandatangan Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di atas serta tarikh. m) Penempatan Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima (cop nama dan jawatan) Pindahan * Sekiranya sesuatu modal dipindah keluar secara tetap daripadfa pejabat yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dibawa bersama-sama dengan harta modal berkenaan ke pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan ” Dipindah..... (Ruj.............. ) ” di dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang dipindah. Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatangani diruang yang disediakan serta tarikh. n) Pemeriksaan Harta Modal Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238, 239 dan 240. o) Pelupusan Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan bila tarikh sesuatu harta modal diluluskan untuk pelupusan oleh Perbendaharaan atau pegawaipegawai yang berkenaan. KEW 312 ( BAHAGIAN B ) Butir-butir yang perlu direkod di dalam bahagian ini, adalah seperti berikut: a) Tarikh servis / pembaikan Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal. b) Butir-butir servis / Pembaikan
147 Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk alat ganti yang dibeli. c) Nombor Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan / no. Rujukan. d) Tempat Pembelian / Servis / pembaikan Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat. e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali. f) Tandatangan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir penyelenggaraan harta modal itu. KEW 312A Borang in adalah sambungan daripada Borang KEW 312. Ia hanya digunakan selepas ruangan di KEW 312 ( Bahagian B ) telah habis digunakan. 11.4 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 ) 11.4.1 Inventori ialah borang tak luak yang bernilai kurang dari RM500 setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa mengira kos. 11.4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan juga membuat rujukan. Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjab. 11.4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini. 11.4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut: a) Kategori Kategori inventori misalnya:- i) Peralatan dan kelengkapan pejabat ii) Perabot, permaidani, langsir dll b) Jenis Jenis inventori di dalam kategori ” Peralatan dan Kelengkapan Pejabat ” Misalnya :- i) Alat Pengira ii) Kipas Angin dll Jenis inventori di dalam kategori ” Perabot, Permaidani dan Langsir ’
148 Misalnya:- i) Kerusi ii) Meja iii) Langsir dll c) Bil Bilangan mengikut urutan biasa. d) Butiran Perihal inventori yang diperolehi misalnya:- i) Kerusi eksekutif ii) Meja kerani iii) Rak bertutup dll iv) e) Kuantiti Jumlah unit inventori yang diperolehi. f) No. Pesanan Kerajaan No. rujukan pesanan Kerajaan. g) Tarikh dibeli Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan. h) Kos Seunit Kos termasuk pengangkutan dan insuran ( jika ada ) bagi setiap unit inventori. i) No. Siri Pendaftaran No. Siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat. j) Lokasi Penempatan inventori tersebut. k) Pelupusan No. Rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau pegawai-pegawai di mana berkenaan. l) Catatan Apa-apa perkara yang berkaitan. m) Tandatangan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangi bagi mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu. 11.5 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT (KEW 314)
149 11.5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. 11.5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di dalam bentuk buku. 11.5.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini seperti berikut:- a) Jenis Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luar misalnya:- i) Ball pen ii) Kertas A4 iii) Gam dll b) Unit Pengukuran Dikira dalam bentuk batang, kotak, rim dll. c) Bil Bilangan mengikut urutan biasa. d) No.Pesanan Nombor rujukan Pesanan / Pesanan Kerajaan. e) Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada Nama pembekal atau pegawai yang menerima. f) Tarikh Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan. g) Kuantiti Terimaan Bilkangan unit bekalan diterima. h) Kuantiti Keluaran Bilangan unit bekalan dikeluarkan. i) Baki Baki bilangan unit bekalan yang ada. j) Penerima Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan. 11.6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI (KEW 315) 11.6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekodkan pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindaan melalui pinjaman atau penempatan sementara. 11.6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam bentuk buku.
150 11.6.3 Butir-butir yang perlu di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:- a) Jenis Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen. b) Jenama dan Model Model harta modal / inventori misalnya ” Canon TY 700”. c) No. Siri Pembuat Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan. d) No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat. e) Bil Bilangan mengikut urutan biasa. f) Nama Peminjam Nama Peminjam. g) Tarikh dikeluarkan Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari penempatan asal. h) Tarikh Jangka Dipulangan Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka dipulangkan. i) Tandatangan Peminjam Peminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya. j) Pegawai Pengeluar Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori pejabat atau seorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta modal / inventori dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya. 11.7 BEKALAN PEJABAT (KEW 314) 11.8 SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM DAFTAR BEKALAN PEJABAT BIL JENIS BARANG BIL JENIS BARANG 1 AMMETER 28 PELURU 2 ANEMOMETER 29 PEMBARIS 3 ANEROID BAROMETER 30 PEMBERAT 1 KG 4 ANGKUP LUAR / DALAM 31 PETA
151 5 ANIMALS CELL 32 POMP TAYAR 6 APIT RAGUM 33 REHAL 7 BATU BATAN GALIAN 34 RIBEN 8 BED PING PONG 35 RUBBER STAMP 9 BEKAS MINIMAN 36 SCRAPER 10 CAKERA 37 SEJADAH 11 CANGKUL 38 SEKUP 12 FIRST – AID – KIT 39 SEL ASAP 13 GUNTING 40 SESIKU 14 JAM DINDING 41 STARTING BLOCK 15 JANGKASUHU 42 STOP WATCH 16 JANGKA MASA DETIK 43 STEEL ROLLER 17 JARING BOLA SEPAK 44 STOP WATCH 18 JARING BADMINTON 45 TAJAK 19 KOMPAS 46 TALI TAPE 20 LAMPU 47 TOLOK PENANDA 21 LEMBING 48 TRANSPARENSI 22 MAGNET BAR 49 NERACA TUAS 23 MATA GERGAJI BESAR 50 TUKUL KUKU KAMBING 24 MESIN PENGIRA 51 TUKUL WARINGTON 25 OIL CAN 52 TUNGKU KAKI 26 PAHAT 53 VIDEO KASET 27 PARANG 54 WOOD MALLET SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODAL
152 BIL JENIS BARANG KOD 1 ALAT PENDINGIN HAWA APH 2 AMPLIFIRE AF 3 KOMPUTER KM 4 MESIN SANDANG MS 5 MESIN RUMPUT MR 6 MESIN PENDUA MP 7 MESIN FOTOSTAT MF 8 MESIN TAIP MT 9 MESIN TAIP ELEKTRIK MTE 10 OVERHEAD PROJEKTOR OP 11 PERAKAM VIDEO PV 12 PETI AIS PA 13 PETI BESI PB 14 SLAID PROJEKTOR SP SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI BIL JENIS BARANG KOD 1 ALAT PENIMBANG AP 2 ALAT PENYULING AS 3 ALMARI 2 PINTU AL 1 4 ALMARI 2 TINGKAT AL 3
153 5 ALMARI ALATAN AL 4 6 ALMARI BAHAN AL 5 7 ALMARI BUKU AL 6 8 ALMARI CERMIN AL 7 9 ALMARI PERHIASAN AL 2 10 ALMARI SOLEK AL 9 11 BANGKU KANTIN BK 12 BANGKU MAKMAL BM 13 BANTAL BT 14 BLENDER BL 15 CADAR CR 16 CARTA CT 17 CEREK AIR BIASA CK 1 18 CEREK ELEKTRIK CK 2 19 DAPUR GAS SATU TUNGKU DP 1 20 DAPUR TUNGKU BESAR DP 3 21 DICOT- MONOCOT – LEAF DM 1 22 DICOT – MONOCOT – ROOT DM 2 23 DICOT – MONOCOT – STEM DM 3 24 EARPHONE ER 25 ELEKTROMAGNET KIT EK 26 ELEKTROSKOP ET 27 GEROBOK GB 1 28 GEROBOK BESI GB 2 29 GEROBOK BESI TIGA TINGKAT GB 3
154 30 GLOB GL 31 HEALER BESAR HL 1 32 HEALER KECIL HL 2 33 HUMAN SKELETON BASE HS 34 GENERATOR VAN DE GRAF JN 35 JOULE METER JM 36 KABINET LETAK DAPUR GAS KB 1 37 KABINET BARANG KIMIA KB 2 38 KABINET BESI 3 TINGKAT KB 3 39 KABINET BESI 4 TINGKAT KB 4 40 KABINET KAYU KB 5 41 KAKI RETOT KT 42 KAMERA CM 43 KAROL KL 44 KATIL BUJANG KJ 45 KAUNTER KN 46 KERETA SORONG KS 47 KERUSI MURID KR 1 48 KERUSI KULIAH KR 2 49 KERUSI BESI LIPAT KR 3 50 KERUSI KAYU SPAN KR 5 51 KERUSI MESYUARAT LOW BACK SWIVEL KR 6 52 KERUSI MESYUARAT UTAMA KR 7 53 KERUSI JURU TAIP KR 4
155 54 KERUSI PEGAWAI KERANA KR 8 55 KERUSI PEGAWAI RENDAH KR 9 56 KERUSI PERPUSTAKAAN KR 10 57 KERUSI PLASTIK KR 11 58 KERUSI PUSING (FABRIC HIGH BACK) KR 12 59 KERUSI PUSING (FABRIC LOW BACK) KR 13 60 KERUSI PUSING (PVC HIGH BACK) KR 14 61 KERUSI PUSING (PVC LOW BACK) KR 15 62 KERUSI TUNGGAL KR 16 63 KIPAS ANGIN DUDUK KA 1 64 KIPAS ANGIN BUMBUNG KA 2 65 KIPAS ANGIN DINDING KA 3 66 KOTAK CAHAYA KC 67 LACI LC 68 LANDASAN TROLEY LN 69 LANGSIR BESAR LG 1 70 LANGSIR KECIL LG 2 71 LANGSIR HITAM LG 3
156 SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI BIL JENIS BARANG KOD 1 LOCKER LK 2 LOMBOL LO 3 MEGAPHONE ME 4 MEJA BULAT SISI MJ1 5 MEJA KANTIN MJ2 6 MEJA KOMPUTER MJ3 7 MEJA KURSUS MJ4 8 MEJA MAKAN MJ5 9 MEJA MAKMAL MJ6 10 MEJA MESYUARAT BIASA MJ7 11 MEJA MESYUARAT U SHAPE MJ8 12 MEJA MURID MJ9 13 MEJA PERPUSTAKAAN MJ10 14 MEJA PING PONG MJ11 15 MEJA SISI SINKI MJ12 16 MICRO AMPERE MC 17 MIKE MI 18 MIKROSKOP CAHAYA MK1 19 MIKROSKOP ELEKTRIK MK2 20 MIKROSKOP PELAJAR MK3 21 MILLI AMPERE MA 22 MIRROR FRAME MF 23 MODEL DINAMO ML
157 24 MODEL OTAK MO 25 MOTOR ELEKTRIK ME 26 MOTOR MESIN JAHIT MJ 27 NERACA SPRING NS 28 PAM VACUM PVM 29 PAPAN HIJAU PH 30 PEMADAM API AIR PI1 31 PEMADAM API GAS BCF PI2 32 PEMADAM API TEPUNG PI3 33 PEMANAS AIR PMR 34 PEMBESAR SUARA PS 35 PEMOTONG KERTAS PO 36 PENAPIS AIR PR 37 PENGGERA KEBAKARAN PG 38 PENIMBANG (DACING) TM1 39 PENIMBANG BERAT BADAN TM2 40 PENJANA ELEKTRIK TM3 41 PENTAS JUARA PJ 42 PENUNU BUNSEN PNB 43 PENYEDUT HAMPAGAS PHG 44 PERAKAM RADIO KASET RK 45 PERIUK NASI ELEKTRIK PN 46 PERMAIDANI PM 47 PETI KAD KATALOG PKG 48 PETI KUNCI PK
158 49 PETI UBAT PU 50 PETI WANG TUNAI PW 51 PIPE CUTTER PC 52 RADIO RA 53 RAK BESAR RK1 54 RAK BEG RK2 55 RAK BORANG / KERTAS RK3 56 RAK BOTOLREAGENT RK4 57 RAK BUKU RK5 58 RAK DOKET RK6 59 RAK FAIL BERKUNCI RK7 60 RAK FAIL TERBUKA RK8 61 RAK KAYU RK9 62 RAK MAJALAH RK10 63 RAK VURRET RK11 64 RHEOSTAT RS 65 ROSTRUM RO 66 SET LOMPAT TINGGI LT 67 SET PAPAN LITAR PT 68 SET POLYDRON PL 69 SETERIKA SR 70 SETTEE ST 71 SISTEM SURIA DAN PLANET SSP 71 SKITTLE SK 72 SKRIN OHP SN1
159 73 SKRIN PUTIH SN2 74 SLIDE KBSM 7.3 SD1 75 SLIDE KBSM 7.5 SD2 76 SOFT BOARD SB 77 SPEAKER SE 78 STEPLER TUGAS BERAT STB 79 TALA BUNYI TB 80 TANGGA MUDAH ALIH ALUMINIUM TMA 81 TELESKOP TLK 82 TELEVISYEN TV 83 TERAS BESI TS 84 TIANG BOLA BADMINTON TG1 85 TIANG BOLA JARING TG2 86 TIANG BOLA TAMPAR TG3 87 TIANG BOLA SEPAK TG4 88 TIANG GOL BOLA BALING TG5 89 TIANG GOL HOKI TG6 90 TIANG TAKRAW TG7 91 TILAM TL1 92 TILAM GIMNASTIK TL2 93 TOLOK HUJAN TH 94 TONG AIR SULING TA 95 TONG PENYEMBUR RACUN TR 97 TROLI 3 RODA TL1 98 TROLI 4 RODA TL2
160 99 TROLI BARANG KIMIA TL3 100 TROLI OHP TL4 101 UKUR TINGGI UT 102 USA WALL SCREEN WS 103 VOLTMETER VO 104 WHITE BOARD WB 105 WHITE BOARD STAND WBS PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN, CARA DAN CADANGAN BIL ITEM BUTIRAN ITEM SINGKATAN ITEM 1 Nama Sekolah SK Sungai Buloh SKSBL 2 Bahagian / Kod Kelas Barang Pusat Sumber PSS 3 Kod Barang Televisyen TV 4 Tahun Dibeli / Diterima 2021 21 5 Siri Bilangan Inventori / Harta Modal Bilangan ke – 7 7 6 Tempat / Lokasi Bilik Tayangan E68 Sistem koding bagi barangan di atas boleh ditulis sebagai: SKSBL / PSS / TV / 2021 / 7 / ( E68 ) 11.7 PELUPUSAN BARANG-BARANG AWAM 11.7.1 KONSEP PELUPUSAN
161 Diguna untuk melupuskan harta kerajaan yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut tidak boleh digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan pelupusan ialah untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar. KONSEP HAPUSKIRA Digunakan ke atas harta kerajaan yang secara fizikalnya telah tidak ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang. Tujuan diadakan hapuskira asdalah sama seperti tujuan di dalam pelupusan di atas. ( istilah hapuskira juga digunakan untuk menghapuskira wang yang hilang, hutang yang tidak boleh dipungut, bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar dll.) 11.7.2 PELUPUSAN BARANG-BARANG Pelupusan perlu apabila - Barang-barang usang,rosak dan tidak boleh digunakan. - Pecah/ rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki. - Lebihan. - Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan. Mengapa perlunya pelupusan - Menjimatkan ruang stor - Mendapatkan pulangan balik - Pengurusan stok / inventori yang sempurna. Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari masa ke semasa dan jabatan adalah di larang mengumpul barang-barang dan menunggu bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan.Jika barang yang hendak dilupuskan disimpan di dalam stor-stor ,lama kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang Stor,kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan mudah dicuri atau hilang.Disamping itu nilai barangbarang yang hendak dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung apabila dijualnanti kerajaan mengalami kerugian hasil. 11.7.3 TATACARA PELUPUSAN Penyelenggara stor hendaklah mengenal pasti barang-barang yang hendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang tersebut.Pelupusan segera perlulah dibuat bagi menggelakkan penggunaan ruang dan susut nilai yang mungkin akan mengakibatkan kerugian.Pada masa ini terdapat dua cara bagaimana pelupusan barang-barang kerajaan boleh dilaksanakan.Dua cara tersebut ialah:-
162 MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA( TPS 212 HINGGA 217 ) Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi memeriksa barangbarang usang yang nilai pembelian lebih dari RM 10,000 tiap-tiap satu. Lembaga itu hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya dua orang pegawai kanan yang tidak terlibat secara langsung ke atas pengurusan barang-barang tersebut tetapi berkebolehan untuk menilai dan mentafsir kebergunaan barang-barang yang diperiksa. Keahlian seorang pegawai profesional di dalam lembaga tersebut tidak perlu sekiranya perakuan TEB ( Tak Ekonomi Dibaiki ) telah ditanda tangani oleh seorang pegawai profesional dal;ambidannya masing-masing, yang tidak secara langsunbg bertanggunjawab keatas pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan. Jika sesuatu loji atau kelengkapan tersebut diselenggarakan oleh sebuah firma atau egen pembekal, lembaga boleh menimbang laporan firma atau egen tersebut. Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan, xcacat, usang atau melebihi keperluan apabila dibuat pengiraan, verifikasi atau penyemakan rekod stok (TPS 215 ) Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300V hendaklah disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan barang dan cara pelupusan yang disyorkan. Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan seterusnya ke Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk kelulusan. 11.7.4 TANPA LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 218 HINGGA 221 ) Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM10,000 tiap-tiap satu atau RM100,000 keseluruhannya. Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja. Tidak bernilai untuk dijual. Tidak boleh dijual disebabkan dasar kerajaan atau dasar negara atau keselamatan negara.
163 Menhantar 4 salinan laporan dalam borang Kew. 300V kepada bahagian kewangan Kementerian Pelajaran melalui Jabatan pelajaran Negeri. 11.7.5 CARA-CARA PELUPUSAN ( TPS 222 HINGGA 225 ) • Jualan Lelong • Tender / Sebutharga • Tukarbeli • Pindahan • Lain-lain cara pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar. 11.7.6 SIJIL PELUPUSAN Sijil pelupusan seperti di lampiran X dalam TPS beserta dengan sijil pengawal yang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikemukakan kepada bahagian kewangan Jkementerian Pelajaran / Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam masa tiga bulan dari kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh tersebut ianya hendaklah dilaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Kad stok / lajer , fail sejarah inventori atau daftar loji hendaklah dicatatakan bagi pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana yang berkenaan. 11.8 PELUPUSAN BAHAN BERCETAK ( SURAT PEK. KEW. BIL. 11 / 94 ) 11.8.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:- - Surat Pek. Kew. Bil. 6 / 1987 - Surat Pek. Kew. Bil. 2 / 1989 - Surat Pek. Kew. Bil. 11 / 1994 - Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44 / 1996 - Arahan Perbendaharaan 150 dan 299 11.8.2 Surat Pekelilling Kewangan Bil. 6 / 1987 dan Bil. 2 / 1989 merupakan peraturanperaturan khusus untuk pelupusan buku teks (SPBT ) yang pekeliling kewangan Bil. 11 / 1994 menetapkan peraturan pelupusan bahan-bahan bercetak / kertas terpakai secara menyeluruh. Arahan Perbendaharaan 150 menetapkan semua kelas buku / rekod perakaunan dan rekod kewangan hendaklah disimpan dengan cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang
164 ditetapkan dan dalam lampiran M. Sebelum buku / rekod kewangan dimusnahkan kelulusan mestilah diperolehi terlebih dahulu daripada akauntan negara. 11.8.3 Arahan Perbendaraan 299 menetapkan peraturan untuk pemusnahan resit dan borang-borang kewangan yang belum digunakan atau usang. 11.9 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDARAAN 11.9.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk melupuskan barang-barang terpakai seperti besi,bateri,tayar srap,misalnya kenderaan,peti besi,katil,peti sejuk.Tujuan diadakan kontrak pusat berkenaan ialah :- 11.9.2 Untuk mempercepatkan urusan pelupusan ,sekolah perlu menggunakan cara biasa seperti tender/lelong/sebut harga bagi barang-barang terpakai ini. 11.9.3 Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada usahawan Bumiputra dapat bergiat dalam bidang-bidang tertentu seperti pencelupan tayar dan besi scrap. 11.10 PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT SEKOLAH BIL PROSES KERJA TINDAKAN 1. Mengenalpasti barang-barang yang hendak dilupuskan. Pembantu Tadbir/Penyelaras Stok/Pegawai terlibat 2. Memastikan jenis pelupusan yang akan dipohon: -kat. Barang tidak boleh diguna -kat.Barang tidak diperlukan -kat.Barang tidak ekonomik untuk dibaiki -sda3. Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat sekolah - 2 orang Pengawal Kanan - Bebas atau Pegawai yang tidak terlibat secara langsung dengan barang yang akan lupus. Pengetua/ Guru Besar
165 - Mempunyai kebolehan/kepakaran jika berkaitan dengan teknikal / mesin 4. Memeriksa barang-barang yang hendak dilupus dan memberikan syor. Lembaga Pemeriksa 5. Penyediaan borang pelupusan( 300V) dalam 6 salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi proses kelulusan. Pembantu Tadbir/Penyelaras Stok 6. Penerimaan lelulusan pelupusan dari JPN/KPM dan Borang 300 V dan penyediaan: - 300X- 5 salinan - sijil pemusnahan mengikut para 4 KEW. 300X(Panduan 200,217) (Lampiran senarai barang) Pengetua/Guru Besar / Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok 7. Mengeluarkan / menolak dari stok barang yang telah dilupuskan. Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok 8. Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan barang-barang dibuat:- - mengembalikan perkara-perkara berikut dalam 4 sdalinan ke JPN - 300V yang telah diluluskan - sijil 300X - sijil pemusnahan mengikut para Kew. 300X (panduan 200,217) (Lampiran senarai barang). Untuk dihantar salinan kepada : - Perbendaharaan Malaysia Pembantu Tadbir
166 - KPM - Audit Negara 11.11 PROSES HAPUSKIRA PERINGKAT SEKOLAH BIL PROSES KERJA TINDAKAN 1. Memastikan untuk hapuskira. - kehilangan / kecurian ke atas barang / wang awam. - Hasil / kutipan yang tidak dapat dikutip. Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir 2. Penyeliaan dokumen-dokumen bagi permohonan hapuskira: - Laporan Polis ( bagi kes kehilangan / kecurian ) - Makluman kepada JPN. - Laporan ”J” - Laporan ”L” ( bagi kes kutipan yang tidak dapat dikutip ). - Lampiran ”K”. - Laporan akhir hasil siasatan Polis. Semua dokumen adalah dikemukakan melalui JPN. 11.12 PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK A. MAKSUD Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal dalam sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan had-had masa yang ditetapkan. 11.13 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN LAT VERIFIKASI
167 I) Tidak menarik - Dua tahun sekali II) Menarik - Setahun sekali III) Sangat menariK - Dua kali setahun 11.14 TUJUAN VERIFIKASI I) Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan baki kad kawalan stok serta kad petak II) Mengenal pasti kekurangan dan kelebihan III) Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna,rosak,usang,tidak atau lambat bergerak dll. IV) Mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh guna, rosak,usang,tidak atau lambat bergerak dll. V) Sama ada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur seperti yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan stor (TPS ) 11.15 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR I) Perlantikan dibuat oleh pegwai pengawal( TPS 187 ) II) Perlantikan hendaklah atas nama jawatan III) Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja dalam organisasi stor yang diverifikasi 11.16 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR I) Melawat dan memeriksa secara mengejut ( TPS 189 ) II) Mengira stok fizikal dan merekodnya III) Membandingkan dengan kad kawalan stok atau kad petak serta tandatangan kad dengan baki dan tarikh IV) Menyediakan laporan pemeriksaan ( Laporan Verifikasi Stok – Kew. 300- S ) V) Laporan lengkap mengenai: - Keadaan stor - Cara menyimpan dan penjagaan barang-barang - Kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti - Syor-syor untuk memperbaikinya
168 11.17 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN PEMVERIFIKASI STOK I) Meneliti laporan oleh pemverifikasi stok II) Meminta penjelasan jika perlu III) Mengambil tindakan pelupusan / hapuskira yang disyorkan oleh pemverifikasi stok IV) Menyelaraskan kekurangan atau lebihan dan menyediakan penyata perselisihan stok ( Kew. 300K ) 11.18 PERAKUAN PEWAGAI PENGAWAL I) Membuat perakuan KEW. 300T Setiap tiga bulan sekali kepada perbendaharaan denganmengesahkan bahawa kawalannya telah diverifikasi mengikut had masa yang ditetapkan ( TPS 198 ) II) Jika verifikasi menunjukkan perbezaan tiga salinan laporan ( KEW. 300 – U – I ) hendaklah disertakan bersama KEW. 300 – T untuk kelulusan perbendaharaan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara. III) Sijil Pelupusan ( KEW. 300X ) disediakan dan dikemukan keperbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai. 11.18 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH PERBENDAHARAAN I) Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi stok II) Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa yang ditetapkan III) Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun. IV) Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan V) Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan tindakan penyiasatan sukar dijalankan VI) Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil kerajaan apabila dilupuskan lewat
169 11.19 SEMAKAN STOK A. BAHAN BUKU a) Semakan stok bahan buku dibuat tiga tahun sekali pada November oleh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah dan AJKnya. b) Prosedur semakan stok adalah seperti berikut: i) Pilih Simpan ii) Pilih Buang iv) Hapuskira B. BAHAN BUKAN BUKU a) Semakan stok bahan bukan buku dibuat dua tahun sekali pada November oleh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah dan AJKnya. b) Prosedur semakan stok adalah seperti berikut: i) Pilih simpan ii) Pilih Buang iii) Hapuskira C. PERALATAN ( HARDWARE) a) Semakan stok peralatan dibuat satu tahun sekali pada November oleh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah dan AJKnya. b) Pastikan baki dan kerosakan pada peralatan D. PERABOT PUSAT SUMBER a) Semakan stok perabot PSS dibuat satu tahun sekali pada November oleh Guru Perpusakaan dan Media Sekolah dan AJKnya. b) Pastikan baki dan kerosakan E. BAHAN GUNA KEKAL ( USEWARE) a) Semakan stok bahan guna kekal dibuat satu tahun sekali pada November oleh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah dan AJKnya. b) Semak bakinya F. BAHAN HABIS GUNA (USEWARE) a) Semakan stok bahan guna habis dibuat satu tahun sekali pada November oleh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah dan AJKnya. b) Semak bakinya.
170 BAB 12 SIRKULASI / EDARAN BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
171 BAB 12 SIRKULASI / EDARAN BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 1. SISTEM SIRKULASI a. Pinjaman Buku ♥ Ditempatkan pada rak buku bahagian pinjaman ♥ Boleh dipinjam dalam tempoh masa yang ditetapkan ♥ Dilengkapkan dengqan tempoh masa yang ditetapkan Prosedur Pinjaman Buku 1. Peminjam membawa buju yang hendak dipinjam ke kaunter pinjaman. 2. Pengawas Pusat Sumber bertugas key in nama, tajuk, tarikh pinjam dan tarikh pulang buku dalam Google Form yang disediakan. 3. Capkan tarikh pulang pada slip tarikh pulang, kemudian serahkan buku itu kepada peminjam. 4. Guru atau pengawas pusat sumber bertugas mengemas kini rekod dalam excel. 5. Rekodkan bilangan edaran, tiap-tiap hari mengikut kelas untuk statistik edaran 6. Semak tarikh pulang di slip tarikh pulang buku itu. Sekiranya buku itu lewat dikembalikan, kenakan denda yang telah ditentukan oleh sekolah. Ini untuk menggalakkan sifat bertanggungjawab dan berdisiplin. 7. Murid yang lewat memulangkan buku akan di maklumkan melalui guru kelas masing-masing. 8. Catatkan buku yang telah dikembalikan dalam excel. 9. Buku-buku yang dikembalikan pada hari itu disusun semula diatas rak-rak.
REKOD PINJAMAN DAN PEMU Nama Peminjam : _______________________________ Kelas (jika berkenaan) : Tahun __________________ Butiran Bahan: Nombor Perolehan Nombor Panggilan Petunjuk Media Nama P(jika Nama Peminjam : _______________________________ Kelas (jika berkenaan) : Tahun __________________ Butiran Bahan: Nombor Perolehan Nombor Panggilan Petunjuk Media Nama P(jika
172 LANGAN BAHAN BUKAN BUKU _______ Bil. Tahun: Pengarang a ada) Judul / Tajuk Bahan Catatan _______ Bil. Tahun: Pengarang a ada) Judul / Tajuk Bahan Catatan
173 Kad Keahlian Contoh Kad Keahlian Muka depan Kad Keahlian Muka belakang Kad Keahlian Peraturan Pinjaman 1. Hanya pelajar yang mempunyai kad pinjaman ini dibenarkan membuat pinjaman buku 2. Buku perpustakaan SK SUNGAI BULOH, SELANGAU hanya boleh dipinjam dalam jangkamasa 7 hari sahaja bagi buku am. 3. Sebarang kehilangan atau kerosakan pada buku yang dipinjam menjadi tanggungjawab peminjam untuk menggantinya 4. Hanya sebuah buku boleh dipinjam oleh seorang ahli dalam suatu masa SK SUNGAI BULOH SELANGAU YBB3409 PUSAT SUMBER SEKOLAH (KAD KEAHLIAN) NAMA : …………………………………. TAHUN : ………………………………... ALAMAT: ………………………………. T.TANGAN: …………………………….. PERATURAN PINJAMAN
174 5. Kehilangan kad pinjaman ini perlu dilaporkan segera kepada Guru Perpustakaan dan Media Sekolah untuk mendapatkan kad yang baru dengan harga RM 0.50. 6. Segala urusan berkaitan sila berhubung dengan: GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA SEKOLAH SK SUNGAI BULOH, SELANGAU 96010 KUCHING SARAWAK * Contoh peraturan pinjaman terdapat pada kad keahlian 2. SISTEM SIRKULASI b. Pinjaman Buku Rujukan ♥ Ditempatkan pada rak “Bahagian Rujukan” ♥ Tidak/Boleh dipinjam dalam tempoh masa yang ditetapkan bergantung kepada Fail Kuasa Sekolah). Jika boleh dipinjam lengkapkan dengan kad buku dan slip tarikh pulang. Tempoh peminjaman tidak lebih dari 3 hari ♥ Tandakan dengan huruf “R” pada label tulang buku Prosedur Pinjaman Buku Rujukan 1. Keluarkan Kad Buku daripada poketnya apabila buku itu dibawa oleh peminjam ke kaunter (jika sekolah anda membenarkan pinjaman Buku Rujukan) 2. Pinjaman bukan buku Jenis-jenis bahan ♥ Carta ♥ Peta ♥ Permainan pendidikan ♥ Glob ♥ Model ♥ Diskett computer ♥ Pita audio ♥ Transparensi ♥ Bahan CD Multimedia ♥ Filem slaid ♥ Pita video
175 Prosedur Pinjaman Buku 1. Rekodkan dalam rekod pinjaman bukan buku REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BUKU PSS SECARA BERKELOMPOK Bil: Tahun: Nama Peminjam : ____________________________________________ Kelas (jika berkaitan) : Tahun ________________ Butiran Buku: Bil. Nombor Perolehan Nombor Panggilan Nama Pengarang (jika ada) Judul / Tajuk Buku 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tarikh Dipinjam : ____________________ Tarikh Dipulang : ____________________ Tandatangan : ____________________ Tandatangan : ____________________ Catatan : ___________________________________________________________ Disahkan oleh; …………………………………………. Cop: Tarikh : ____________________
176 BAB 13 PERKHIDMATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
177 BAB 13 PERKHIDMATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 13.1 PENGENALAN Jenis-jenis perkhidmatan yang ditawarkan oleh sesebuah pusat sumber bergantung kepada keperluan guru dan murid sebagai pengguna, kemampuan kewangan sekolah dan juga bilangan kakitangan yang terlatih dipilih untuk mengendalikan pusat sumber. Dalam merancang perkhidmatan-perkhidmatan, keutamaan hendaklah diberi terlebih dahulu kepada 4 perkhidmatan asas iaitu: a. Perkhidmatan Perpustakaan b. Perkhidmatan TV Pendidikan c. Perkhidmatan Radio Pendidikan dan d. Perkhidmatan Bahan Bantu Belajar Walau bagaimanapun perkhidmatan-perkhidmatan tambahan lainnya perlu diambilkira seperti perkhidmatan sirkulasi, sebaran maklumat, maklumat terkini, rujukan dan nasihat, baik pulih, penghasilan media, bank soalan dan pinjaman antara pusat sumber. 13.2 PERKHIDMATAN SIRKULASI Khidmat yang terpenting yang perlu diambil perhatian ialah mengadakan “ Sistem Peminjaman dan Pemulangan Bahan “. Sistem ini merangkumi peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh pengguna ketika hendak memasuki bangunan PSS. Peraturan meminjam, lama masa meminjam, bilangan bahan yang dipinjam, cara mengemaskini rekod dan mengemaskini sistem katalog. Secara kasar dapat digariskan seperti berikut: a. Peraturan peminjaman dan pemulangan bahan b. Kemaskini kad-kad ahli c. Kemaskini rekod-rekod d. Kemaskini sistem katalog dan bibliografi 13.3 PERKHIDMATAN SEBARAN MAKLUMAT Di antara fungsi pusat sumber ialah menyebarkan maklumat. Untuk menarik perhatian pengguna, penyebaran maklumat ini perlulah disampaikan dengan beberapa cara. Di antaranya: a. risalah b. pameran c. siaraya d. bibliografi e. katalog f. buku panduan PSS g. berita PSS h. ceramah / bengkel / dialog 13.4 PERKHIDMATAN MAKLUMAT TERKINI Salah satu cara yang terbaik untuk menyebarkan maklumat terkini ialah dengan menampal segala kenyataan, maklumat, pemberitahuan, iklan, tawaran dan segala pekeliling di papan kenyataan. Penyediaan dan penyelenggaraan ruang itu boleh dibahagikan kepada: a. Isu semasa
178 b. Iklan dsn tswsrsn c. Arahan perkhidmstsn dan pekeliling. 13.5 PERKHIDMATAN RUJUKAN DAN NASIHAT Bahan-bahan di PSS disimpan dengan cara tertentu. Walaupun pengetahuan mengenainya serupa tetapi disebabkan oleh keadaan, polisinya terpaksa diubah dan berbeza antara satu PSS dengan PSS lain. Oleh sebab itu perkhidmatan berikut perlu diwujudkan: a. Pemilihan bahan b. Pencarian bahan c. Mengesan maklumat d. Memberi panduan 13.6 PERKHIDMATAN BAIK PULIH Menyediakan perkhidmatan membimbing pengguna bagi membaik pulih bahan-bahan yang rosak seperti buku dan bahan bukan buku. Biasanya pendedahan perkhidmatan ini diberikan jawatankuasa PSS dan Pengawas PSS kerana mereka terlibat secara langsung dalam proses pemeliharaan dan pemuliharaan bahan. 13.7 PERKHIDMATAN PENGHASILAN MEDIA Peranan media dalam proses pengajaran dan pembelajaran adalah untuk membantu pencapaian objektif secara teratur. Pemilihan dan penghasilan bahan yang tepat dengan kehendak atau situasi pengajaran dan pembelajaran dan kemahiran guru mempersembahkan akan dapat membantu pencapaian objektif pengajaran tersebut. Perkhidmatan penghasilan media membantu pengguna dengan menyediakan kelengkapan asas dan khidmat nasihat bagi membina BBM, rakam salin audio-video, reprografi, percetakan, penjilidan, penapisan dan penerbitan. 13.8 PERKHIDMATAN BANK SOALAN Perkhidmatan ini mengumpul koleksi kertas ujian yang dipilih dari Jawatankuasa Khas untuk dijadikan panduan dan rujukan pengguna. Bagi memudahkan pengguna mendapatkan semula kertas-kertas soalan tersebut seelokeloknya difailkan mengikut: a. Koleksi soalan mengikut mata pelajaran b. Koleksi soalan mengikut tahun c. Koleksi soalan dari sumber luar d. Koleksi soalan-soalan terbaik yang ditaip semula e. Koleksi soalan-soalan yang dibina sendiri oleh jawatankuasa 13.9 PERKHIDMATAN PINJAMAN BAHAN ANTARA PUSAT SUMBER Sesebuah pusat sumber tidak mungkin dapat menawarkan perkhidmatan yang secukupnya. Oleh itu adalah wajar satu gabungan kerjasama antara satu pusat sumber sekolah dengan pusat sumber sekolah yang lain diwujudkan. Perkhidmatan yang boleh diperolehi antaranya ialah: a. Pijaman buku b. Pinjaman bahan Bantu mengajar
179 c. Pinjaman peralatan 13.10 PERKHIDMATAN PSS A. Pinjaman Bahan Buku B. Pinjaman Bahan Bukan Buku C. Perkhidmatan Rujukan D. Perkhidmatan Rakamsalin Audio E. Perkhidmatan Rakamsalin Video F. Perkhidmatan Radio Sekolah G. Perkhidmatan Karel H. Perkhidmatan Kemudahan Fizikal I. Perkhidmatan Bimbingan Dan Nasihat J. Perkhidmatan ‘ Laminating’ K. Perkhidmatan Penjilidan Bahan 13.11 JADUAL PERKHIDMATAN A PINJAMAN BAHAN BUKU 1. Untuk Murid-murid HARI MASA ISNIN 10.00-10.30 pagi / 2.30-3.30 petang SELASA 10.00-10.30 pagi / 2.30-3.30 petang RABU 10.00-10.30 pagi / 1.30-3.30 petang KHAMIS 10.00-10.30 pagi / 2.30-3.30 petang JUMAAT 10.00-10.30 pagi / 2.30-3.30 petang 2. Untuk Guru Dan Kakitangan Sekolah HARI MASA ISNIN 8.30 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg SELASA 8.30 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg RABU 8.30 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg KHAMIS 8.30 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg JUMAAT 8.30 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg
180 B. PINJAMAN BAHAN BUKAN BUKU HARI MASA ISNIN 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg SELASA 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg RABU 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg KHAMIS 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg JUMAAT 8.00 pagi - 12.30 tgh C. PERKHIDMATAN RAKAMSALIN AUDIO HARI MASA ISNIN SELASA 8.00 a.m. – 10.00 a.m. RABU KHAMIS 10.00 a.m. – 12.00 tgh JUMAAT D. PERKHIDMATAN RAKAMSALIN VIDEO HARI MASA ISNIN 8.00 a.m. – 10.00 a.m. SELASA RABU 10.00 a.m. – 12.00 tgh. KHAMIS JUMAAT E. PERKHIDMATAN SPEAKER BLUETOOTH HARI MASA ISNIN 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg SELASA 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg RABU 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg KHAMIS 8.00 pagi - 12.30 tgh / 2.30-4.00 ptg JUMAAT 8.0 pagi - 12.30 tgh
181 F. PERKHIDMATAN KEMUDAHAN FIZIKAL HARI MASA ISNIN 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg SELASA 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg RABU 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg KHAMIS 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg JUMAAT 8.00 a.m. – 1.00 tgh G. PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN NASIHAT HARI MASA ISNIN SELASA 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg RABU 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg KHAMIS 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg JUMAAT H. PERKHIDMATAN ‘LAMINATING’ DAN PENJILIDAN HARI MASA ISNIN 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg SELASA 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg RABU 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg KHAMIS 8.00 a.m. – 1.00 tgh / 2.30 tgh – 4.30 ptg JUMAAT 8.00 a.m. – 12.30tgh
182 BAB 14 PENGGUNAAN AUTOMASI PUSAT SUMBER SEKOLAH
183 BAB 14 PENGGUNAAN AUTOMASI PUSAT SUMBER SEKOLAH Pendahuluan Khidmat yang ditawarkan oleh perpustakaan masa kini telah bertambah. Saiz ruang Pusat Sumber Sekolah jauh bertambah dari masa lalu. Kita sebagai pengurus Pusat Sumber Sekolah merasakan bebanan kerja yang bertambah.Operasi harian Pusat Sumber memerlukan kita mendapatkan maklumat yang terkini untuk membuat keputusan. Oleh itu kita merasakan perlunya satu sistem yang lebih cekap dan pantas dalam membantu mengurus Pusat Sumber.Sebagai pengurus kita perlukan maklumat pada kadar yang pantas dan cekap.Kita perlu mendapatkan pembantu yang cekap dalam mengurus operasi Pusat Sumber.Keberkesanan kita mengurus Pusat Sumber Sekolah dapat dilihat melalui keputusan yang dibuat berdasarkan data dan maklumat.Apakah kita tahu tentang data dan maklumat?.Bagaimanakah data dan maklumat ini dapat membantu kita dalam mengurus Pusat Sumber Sekolah. Kita mesti memahami beza antara data dan maklumat. Apakah maksud data dan maklumat? Data tidak lebih merupakan susunan petikan fakta-fakta. Maklumat pula merupakan nilai fakta yang bermakna berpunca dari data. Maklumat dan data boleh diproses dengan pantas dengan menggunakan komputer. Komputer berupaya memproses sejumlah data yang besar dan berulang-kali. Walau bagaimanapun adalah penting kita memastikan supaya kos pengumpulan dan menganalisa data tidak melebihi dari kepentingan maklumat itu sendiri. Adakah ada perisian komputer yang khusus dalam dalam membantu kita mengurus Pusat Sumber Sekolah?.Jawapannya ialah ada. Perisian yang khusus dalam membantu kita mengurus Pusat Sumber Sekolah ialah perisian Automasi Pusat Sumber.Perisian ini dibina khusus untuk membantu mengurus Pusat Sumber dengan cekap dan berkesan. Perisian ini boleh didapati daripada pembekal-pembekal perisian tempatan.Contoh nama perisian automasi yang berada dalam pasaran tempatan ialah: 1. APPLIED LIBRARY SYSTEM ( Applied Computer System Sdn. Bhd ) 2. PUSTAKA ( ASR Synergy Sdn. Bhd ) 3. e-KHUTUB KHANAH ( 4. PUSTAKAWAN ( Multiple Pootpolio Sdn. Bhd ) 5. LIBRARY URUS (Medan Intelek Sdn. Bhd ) 6. CLARICE ( Pintaran IT Sdn. Bhd ) 7. SOFTRADE LIBRARY SYSTEM ( Software Trading Sdn. Bhd ) 8. SISTEM MAKLUMAT PUSAT SUMBER ( Institut Gemencheh ) KONSEP AUTOMASI PUSAT SUMBER “Salah satu fungsi Automasi Perpustakaan ialah menyediakan pengurusan maklumat bagi membantu dalam membuat keputusan.Dengan peningkatan saiz dan operasi perpustakaan yang semakin komplek, bermakna pengurus memerlukan sistem yang berkesan atau efektif bagi membekalkan maklumat tambahan melalui pemerhatian secara terus.Pengurusan maklumat yang dihasilkan oleh sistem Automasi Perpustakaan bagi koleksi pembangunan, perolehan dan bersiri, katalog, katalog atas talian dan sirkulasi”. Hawks,Carol Pitts.
184 Definisi. Mengikut Edwin Cortes mendefinisikan sebagai “Fail perpustakaan yang berada dipengkalan data biasa boleh diakses melalui protokol biasa dengan bahasa arahan.Sistem yang bersepadu menyokong sirkulasi, perolehan, aktiviti katalog dan bagi kegunaan pihak pengurusan untuk menghasilkan laporan bagi setiap aktiviti tersebut. APA ITU PERISIAN AUTOMASI PUSAT SUMBER. Kita mungkin tertanya-tanya apa itu automasi.Mungkin nama itu jarang kita dengar atau tak pernah kita dengar selama ini.Apatah lagi mengetahui apa maksudnya.Secara mudahnya perisian automasi ini merupakan satu perisian yang digunakan dalam mengurus Pusat Sumber.Modul yang terdapat dalam perisian ini iaitu; a. bahan buku dan bukan buku b. Katalog c. sirkulasi (pinjaman, pemulangan, denda lewat d. Rekod keahlian e. Statistik dan laporan f. Pencarian maklumat Rajah 1: Menu utama perisian automasi keluaran Permata Software Dot Com. Bahan Buku dan Bukan Buku Dalam perisian automasi ini kita boleh memasukkan semua maklumat bahan buku dan bukan buku seperti dalam slip kerja.Jika slip kerja kita lengkap, maka maklumat yang diperolehi juga lengkap dan mudah untuk membuat katalog.Daripada data yang dimasukkan kedalam perisian ini, kita boleh mendapatkan pelbagai maklumat seperti ; i. statistik jumlah buku mengikut kelas, bahasa, tahun dan penerbit ii. statistik pembelian buku kelas, tahun iii. statistik jumlah buku fiksyen,bukan fiksyen, jenis bahasa iv. mencetak rekod perolehan bahan buku dan bukan buku v. statistik bahan mengikut petunjuk media (carta,glob,tranperensi) vi. Senarai tempahan bahan Daripada hasil maklumat yang mampu kita perolehi daripada perisian automasi akan memudahkan perancangan bagi pembelian bahan baru.Kepantasan maklumat yang mampu
185 di keluarkan akan mempercepatkan kita sebagai pengurus membuat sebarang keputusan dalam pengurusan. Rajah 2: Ruang maklumat bahan buku perisian automasi keluaran Applied Library System. Katalog Katalog adalah merupakan salah satu bahagian yang kita rasakan rumit untuk membuatnya.Tidak dinafikan katalog memainkan peranan yang penting dalam pencarian bahan dalam perpustakaan.Penggunaan perisian automasi mampu mempermudahkan kita memuat kad katalog.Tiga kad katalog asas yang ada dalam kebanyakan perisian automasi ialah kad senarai rak, kad pengarang dan kad judul.Ada juga kad judul perkara yang disertakan sekiranya kita mahu mencetaknya.Jika sebelum ini kita mungkin mengambil masa yang agak lama untuk membuat satu kad senarai rak, selepas penggunakan perisian automasi ini akan hanya mengambil masa beberapa saat sahaja.Ianya boleh dipaparkan dalam komputer ataupun dicetak untuk dimasukan dalam rak kad katalog.Begitu mudahkan?. Rajah 3: Jenis kad katalog yang disediakan dalam perisian automasi keluaran Permata Software Dot Com.
186 Sirkulasi Sikurlasi adalah satu perkataan yang digunakan untuk menerangkan tentang prosespinjaman dan pemulangan bahan.Sebagai seorang pengurus Pusat Sumber kita sentiasa berhadapan dengan proses ini pada setiap hari persekolahan.Apakah masalah besar yang sering kita hadapi?.Antara permasalahan yang dihadapi oleh kita ialah; i. Proses sikurlasi ini mengambil masa menggunakan cara manual ii. Proses mengesan peminjam lewat pulang agak sukar. iii. Proses membuat tempahan sukar dilaksanakan iv. Proses mengeluarkan arahan denda lewat pulang tidak dilakukan. v. Mengesan populariti bahan sukar dilaksanakan. vi. Statistik pinjaman bahan tidak dilaksanakan vii. Kekurangan kakitangan untuk proses sikurlasi. Mungkin ada lagi masalah yang dihadapi oleh kita dalam proses sirkulasi ini yang tidak dinyatakan.Sebanyak sedikit ianya akan memberikan tekanan bebanan kerja kepada kita untuk memastikan perkara-perkara tersebut dapat dilaksanakan dengan jayanya.Namun kita mampu memastikan perkara-perkara yang dinyatakan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan sekiranya kita menggunakan perisian automasi. Proses sirkulasi sesuatu bahan boleh dilaksanakan dengan pantas dengan penggunakan alat pembaca label kod palang.Alat ini mampu mengimbas kad peminjam dan bahan dalam masa beberapa saat sahaja.Penggunaan peralatan sebegini adalah selaras dengan arus teknologi masa kini. Rajah 4: Contoh bahagian pinjaman bahan disediakan dalam perisian automasi e-Khutub Khanah keluaran NVE Solutions Sdn. Bhd Rekod Keahlian. Sesuatu yang selalu kita laksanakan disekolah ialah menyediakan satu kad keahlian kepada pelajar.Ianya membolehkan pelajar meminjam bahan diPusat Sumber.Maklumat yang ada
187 dalam kad ini hanyalah nama dan kelas pelajar tersebut.Sekiranya sebarang masalah dalam proses pinjaman dilakukan oleh pelajar, kita terpaksa merujuk maklumat dari sumber lain untuk mencari data berkenaan pelajar tersebut.Kita mungkin terpaksa berjumpa guru kelas atau pejabat sekolah untuk mendapat data yang lebih lengkap.Ini akan menyebabkan sebarang keputusan yang diambil akan mengambil masa.Sekiranya kita menggunakan perisian automasi masalah ini boleh kita atasi.Banyak perisian automasi yang berada dipasaran mampu memindahkan data yang terdapat dalam sistem maklumat pelajar kedalam perisian automasi.Kita tak perlu lagi memasukkan maklumat pelajar yang ingin menjadi peminjam.Apa yang perlu dilaksanakan hanya mengaktifkan pelajar ini sebagai peminjam.Selain itu kita boleh berkongsi menggunakan kad pelajar yang dibuat oleh pihak sekolah sebagai kad keahlian Pusat Sumber.Hanya penambahan label kod palang diperlukan pada kad ini supaya boleh diimbas.Alangkah mudahnya kerja kita kalau kita merancang menggunakan perisian automasi dalam pengurusan Pusat Sumber.Selain itu perisian automasi ini juga mampu untuk membuat kad keahliannya sendiri dengan rekabentuk yang sangat menarik serta bergambar. Rajah 5: Contoh kemasukan data ahli yang disediakan dalam perisian automasi e-Khutub Khanah keluaran NVE Solutions Sdn. Bhd Laporan Dalam penggunaan perisian automasi, bahagian ini adalah antara yang terpenting. Mengapa?.Dalam menentukan sesuatu keputusan yang diambil oleh kita tepat dan berkesan dalah berdasarkan laporan dan statistik.Contohnya untuk mengetahui jumlah koleksi buku fiksyen dan bukan fiksyen.Ini penting dalam kita merancang pembelian buku mana yang masih kurang.Antara statistik dan laporan yang disediakan dalam perisian automasi ialah. i. Laporan rekod keahlian - Senarai keahlian - Senarai ahli aktif dan kekerapan - Maklumat peribadi ahli ii. Laporan rekod bahan buku dan buku - Jumlah koleksi - Kekerapan pinjaman bahan - Sejarah pinjaman - Penyata bahan belum pulang iii. Laporan kakitangan
188 - Senarai kakitangan Pusat Sumber - Senarai kakitangan aktif iv. Laporan Nilam - Statistik mengikut individu - Statistik mengikut kelas - Statistik tahunan mengikut tingkatan v. Laporan Denda - Senarai pelajar belum bayar denda - Senarai pelajar yang pernah didenda mengikut kelas/tingkatan vi. Laporan pinjaman bahan - Laporan pinjaman harian - Laporan peminjam melebihi jangkamasa - Laporan peminjam mengikut kelas/tingkatan vii. Statistik dan carta - Carta mengikut jenis bahan, petunjuk media - Statistik nilam, peminjam bahan Rajah 6: Menu bahagian laporan yang disediakan dalamperisian automasi keluaran Permata Software Dot Com. MENGAPA KITA PERLU MENGGUNAKAN PERISIAN AUTOMASI DALAM PENGURUSAN PUSAT SUMBER. Dalam apa jua bidang pengurusan, tambahan kerja dari masa kesemasa tidak dapat kita elakkan.Ini akan menyebabkan bebanan tugas kita sebagai pengurus Pusat Sumber bertambah.Bebanan tugas yang bertambah tidak seiring dengan cara untuk memudahkan tambahan tugas yang diberi.Seharusnya kita menyedari bahawa cara mengurus sentiasa berubah kearah yang lebih cekap dan pantas.Cara terbaik dalam mengurus secara cekap ialah dengan kita menukar cara mengurus secara manual kepada automasi.Banyak perkara yang berulang mudah kita tangani.Kaedah cara automasi ialah mengurangkan masalah pertindihan maklumat berulang.Konsep Pusat Sumber yang telah diperluaskan sekarang daripada sebuah bilik kepada seluruh sekolah, sudah tentu kita memerlukan bantuan untuk
189 mengurus dengan cekap.Jawapan yang dusah pasti ialah kita mengurus dengan menggunakan satu perisian yang cekap iaitu sistem automasi pusat sumber. KE ARAH PENGAUTOMASIAN PUSAT SUMBER Perisian automasi merupakan satu perisian khusus yang dibangunkan untuk mengurus Pusat Sumber dengan cekap dan berkesan.Apabila kita ingin menggunakan perisian automasi ini dalam mengurus Pusat Sumber, beberapa kriteria perlu diambil kira dalam proses pembelian perisian ini.Oleh kerana jumlah perisian automasi ini banyak dipasaran, maka kita perlukan beberapa persediaan dalam pemilihannya.Persediaan yang perlu kita ambil kira meliputi aspek ; a. kewangan b. persediaan tempat c. kakitangan d. rekod-rekod pengurusan dan perpustakaan e. Pemilihan dan penilaian perisian automasi Kewangan Perkara paling penting dalam proses kita mempertingkatkan cara pengurusan Pusat Sumber ialah kewangan.Kewangan yang diperlukan dalam proses ini meliputi pembelian perisian dan juga pembelian komputer tambahan yang diperlukan.Selain itu kita juga perlu membeli perabot untuk komputer, pembaca label kod palang dan kertas label kod palang.Kita sering mengatakan bahawa kewangan menjadi punca tertangguhnya sesuatu perancangan.Ini kerana sesetengah sekolah mempunyai sumber yang terhad untuk membiayai perancangan tersebut.Kita sebagai seorang pengurus didalam Pusat Sumber sekolah harus berfikiran positif dan kreatif.Untuk mendapatkan sumber kewangan bagi membiayai pembelian ini, kita boleh mendapatkan melalui beberapa sumber seperti ; a. memohon sumbangan dari perseorangan atau syarikat b. mengadakan aktiviti yang boleh mendapat kewangan seperti hari kantin, jogaton, makan malam amal dan sebagainya. Persediaan Tempat. Kita harus menyediakan satu bilik atau ruang yang sesuai untuk menenpatkan peralatan komputer ini dalam Pusat Sumber.Kedudukan yang sesuai dan strategik adalah perlu kerana komputer ini mengandungi banyak maklumat yang tidak sesuai digunakan oleh ramai orang.Sekiranya kita hanya mempunyai sebuah komputer sahaja, maka tempat yang paling sesuai diletakkan komputer tersebut adalah di kaunter pinjaman.Jika kita ada lebih dari sebuah komputer, maka tempat yang sesuai ialah dibilik kerja, kaunter pinjaman dan juga bilik Bahan Bantu Mengajar (BBM).Sekiranya kita mempunyai lebih daripada satu komputer untuk sistem automasi Pusat Sumber, maka kita akan membuat pemasangan sistem rangkaian.Memang ada dipasaran perisian automasi yang boleh digunakan bagi sistem rangkaian.Tidak dinafikan jika kita mempunyai lebih daripada sebuah komputer untuk sistem automasi ini, akan mempercepatkan proses memasukkan data bahan buku dan ukan buku kedalam perisian tersebut.
190 Kakitangan Bagi sesetengah sekolah memang mempunyai kerani khas yang menjaga Pusat Sumber Sekolah.Ini memberikan kelebihan kepada kita dalam mengurus Pusat Sumber dengan lebih cekap.Jika kita tiada mempunyai kakitangan khas ini, maka pustakawan boleh digunakan bagi pengoperasian sistem automasi ini.Kakitangan ini haruslah kita maklumkan terlebih dahulu dengan rancangan kita untuk menggunakan sistem automasi.Ini membolehkan mereka yang kurang cekap menggunakan komputer dapat berlatih kemahiran asas komputer terlebih dahulu.Jika ada kakitangan kita dikalangan guru juga kurang cekap menggunakan komputer, seharusnya kita boleh merancang untuk menghantar guru ini menghadiri kursus asas kemahiran komputer.Kursus ini samada dijalankan oleh pihak sekolah sendiri , Pusat Kegiatan Guru, Pejabat Pelajaran Daerah atau agensi luar.Pendedahan guru atau kakitangan tentang kemahiran asas komputer akan memudahkan kita apabila sistem automasi ini mula digunakan. Rekod-rekod pengurusan dan perpustakaan. Apabila kita bersedia untuk mengubah sistem pengurusan daripada cara manual kepada automasi, maka persediaan rekod-rekod ini perlu dilaksanakan dahulu.Bagaimanakah yang dikatakan persediaan rekod-rekod pengurusan dan perpustakaan?.Maksudnya kita mestilah melengkap rekod-rekod yang dibuat secara manual.Rekod yang perlu dilengkapkan termasuklah; a. slip kerja bagi bahan buku dan bukan buku. b. Rekod keahlian Pusat Sumber c. Rekod pembelian bahan buku dan bukan buku. d. Rekod perbekalan. e. Rekod perolehan bahan buku dan bukan buku. Rekod yang lengkap akan memudahkan kita untuk memasukkan maklumat-maklumat tersebut kedalam sistem automasi. Pemilihan dan penilaian perisian automasi Pada masa kini kita boleh dapat banyak perisian automasi yang dipasarkan.Perisian ini dibangunkan oleh tenaga-tenaga tempatan.Harga jualan setiap perisian ini juga berbeza.Kita harus berhati-hati dalam proses ini.Kenapa?.Sekiranya kita membuat kesialapan dalam pemilihan perisian automasi, akan menyebabkan kerja-kerja kita kurang cekap dan berkesan.Kesilapan ini mungkin kerana kita membeli perisian yang kurang sesuai dengan komputer sedia ada.Kalau kita mengambil beberapa langkah yang akan dinyatakan akan dapat meminimum kesilapan dalam proses tersebut. Beberapa kriteria yang boleh kita gunakan dalam pemilihan perisian automasi ialah; i. Baca dan nilai kertas cadangan daripada pembekal perisian ii. Bandingkan rupabentuk perisian yang ada dipasaran dengan keperluan yang kita perlukan dalam Pusat Sumber iii. Menjemput pembekal berbincang mengenai proposal yang kita sediakan iv. Meminta pembekal mengadakan demontrasi perisian v. Uji bahagian perisian yang tidak didemontrasi. vi. Berbincang dengan pengguna yang telah menggunakan perisian tersebut. vii. Pastikan skim latihan yang disediakan