92 BAB 7 KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 7.1 JENIS KOLEKSI 7.1.1 Bahan Bercetak a. buku ( fiksyen, bukan fiksyen, rujukan, buku teks dan sebagainya. b. bukan buku – majalah, surat khabar, risalah dan sebagainya. 7.2 Bahan Bukan Bercetak 7.2.1 Alat-alat ( hardware) a. Alat Tayangan b. Projektor ‘Overhead’ c. Projektor Slaid d. Projektor Filem Jalur e. Projektor Opaqe 7.2.2 Alat-alat Bukan Tayangan a. Papan tulis b. Papan Magnet c. Papan flannel d. Papan Pamer e. Papan Kenyataan f. Papan gulung 7.2.3 Alat-alat Audio a. Radio b. Radio Kaset c. Perakam Kaset d. Pemain piring hitam e. Syncrecorder f. Perakam Pita Gelendong ( rel terbuka ) g. Sistem Pembesar Suara ( PA System ) h. Pemain CD 7.2.4 Alat-alatr Pandang Dengar ( Audio-visual ) a. TV dan VCR b. Pemain VCD c. Projektor Slaid dengan Kaset d. Projektor Filem Jalur dengan Kaset e. Projektor Filem 16 mm g. Projektor Filem 8 mm h. Komputer Multimedia i. Projektor LCD 7.2.5 Perkakasan Sokongan Lain a. Kamera fotografi dan eksesori
93 b. Kamera Video dan eksesori c. Kit grafik d. Kit pertukangan e. Mesin pendua f. Mesin fotostat g. Mesin taip h. Mesin laminate i. Comb binding j. Mesin pemotong kertas k. Pengimbas l. Transparency maker m. Scanner 7.2.6 Bahan-bahan / Perisian ( Software ) a. Lutsinar OHP b. Filem Fotografi c. Filem Jalur d. Filem Sisipan e. Filem 8 mm dan 16 mm f. Pita Audio g. Pita Video h. Kain gambar – untuk carta pusing i. Disket j. Cakera padat k. Piring Hitam 7.2.7 Bahan Dua Dimensi a. Peta b. Gambar c. Fail Tegak d. Carta e. Gambar f. Guntingan akhbar g. Gambarajah h. Kad-kad cantuman/imbasan 7.2.8 Bahan Tiga Dimensi a. Glob b. Realia ( benda sebenar ) c. Model d. Diorama e. Mock-ups ( Topeng serkup ) f. Topeng g. Contoh-contoh specimen h. Mobail i. Boneka j. Akuarium 7.2.9 Bahan-bahan Beraneka Media a. Kit Pembelajaran b. Permainan Pendidikan c. Pukal pembelajaran ( aneka media )
94 7.3 Dasar Pemilihan Buku dan Bukan Buku 7.3.1 Dasar Pendidikan Kebangsaan – Akta Pendidikan 7.3.2 Laporan Jawatan Kuasa Kabinet mengenai Pelaksanaan Dasar Pendidikan Kebangsaan Malaysia 7.3.3 Risalah, katalog dan edaran daripada penerbit, pembekal swasta dan agensi pendidikan. 7.3.4 Senarai buku Pusat Sumber untuk Sekolah Rendah dan Menengah bahagian Teknologi Pendidikan,Kementerian Pelajaran Malaysia. 7.3.5 Dasar Pemilihan dan Panduan Pembinaan Koleksi Bahan Bacaan Pusat Sumber Sekolah, Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia. 7.3.6 Buletin Teknologi Pendidikan, Jurnal Pendidikan, Berita Bimbingan dan Kaunseling, Kementerian Pelajaran Malaysia. 7.3.7 Bibliografi Buku-buku, terbitan Perpustakaan Negara Malaysia dan perpustakaan-perpustakaan awam lain. 7.3.8 Berita Buku Baru Dewan Bahasa dan Pustaka, dan sebagainya. 7.3.9 Cadangan-cadangan oleh panitia mata pelajaran di sekolah. 7.3.10 Sukatan Pelajaran 7.3.11 Buku-buku KBSR / KBSM 7.4 Proses Pemilihan dan Pemerolehan Bahan / Alat 7.4.1 Pembelian melalui sebut harga / kontrak Pusat / Secara Terus a. Untuk mwembeli bahan-bahan, perkakas dan lkain-lain boleh dibeli dengan menggunakan wang kerajaan tetapi perlulah berpandukan kepada peraturanperaturan yang terdapat dalam buku Arahan perbendaharaan Kerajaan Malaysia. b. Untuk membeli barang-barang yang boleh didapati dalam senarai Kontrak Pusat, Arahan Perbendaharaan Bil 178(a), 178(b) perlulah dirujuk senarai kontrak kerajaan ini dikeluarkan dari semasa ke semasa. c. Selain itu, PSS boleh menghasilkan bahan-bahan sendiri. d. Untuk bahan/ alatan yang didapati secara percuma atau derma hendaklah dipastikan bahawa bahan/ alat itu sesuai digunakan dan ditempatkan di PSS.
95 7.4.2 Pilih Buang / Pilih Simpan a. Bahan-bahan koleksi hendaklah disemak dari semasa ke semasa supaya sentiasa kemas kini dari segi pembekalan maklumat. Mana – mana bahan yang kurang sesuai haruslah dipilih simpan / dipilih buang b. Pilih buang bagi bahan yang tidak berguna lagi. c. Pilih simpan bagi bahan yang sesuai digunakan di tempat lain atau untuk dibaikpulih. d. Tujuan : * menjimatkan ruang * memudahkan penggunaan * menjimatkan wang untuk membaikpulih * mengelakkan bahan-bahan yang tidak sesuai sampai ke tangan murid 7.4.3 Aspek-aspek untuk Pilih buang / Pilih simpan a. Bentuk fizikal – Kulitnya koyak, muka surat hilang, jilidnya tanggal, hurufnya luntur. b. Isi dan maklumat c. Tidak sesuai dari segi ejaan dan perbendaharaan kata d. Fakta dan maklumat tidak sesuai. e. Maklumat mengelirukan f. Perkakas rosak g. Membahayakan pengguna h. Tidak lagi sesuai kerana ada bahan yang lebih sesuai 7.5. Kriteria Pemilihan dan Pemerolehan Bahan 7.5.1. Konsep # Selaras dengan Dasar Negara, Dasar Pendidikan # Sesuai dengan nilai-nilai masyarakat 7.5.2 Keaslian / Ketulenan # Fakta-fakta tepat dikemukakan # Persembahan fakta tepat # Maklumat terkini 7.5.3 Kesesuaian # Perbendaharaan kata sesuai # Konsep sesuai # Data sesuai # Sesuai digunakan untuk individu dan kumpulan 7.5.4 Olahan # Mencakupi keseluruhan idea # Persembahan lebih berkesan
96 # Sesuai dengan keperluan masa # Isinya dapat memenuhi keperluan murid 7.5.5 Memupuk minat murid 7.5.6 Organisasi Pengolahan # Perkembangan olahan bersambungan dan munasabah # Tersusun dan rapat 7.5.7 Aspek Teknikal # Kejernihan bunyi # Jelas didengar dan dilihat # Saiz dan bentuk sesuai # Warna yang digunakan sesuai 7.5.8 Aspek Khas # Bahasa yang digunakan tidak terlalu susah untuk difahami # Senang untuk diurus, digunakan dan di simpan # Arahannya senang diikuti untuk menggunakannya # Rupa dan fizikal menarik minat murid # Tahan lasak # Mudah dibaikpulih 7.5.9 Faedahnya # Berkaitan dengan aktiviti PSS # Mudah diubahsuai 7.5.10 Harga # Mengikut kemampuan sekolah # Bahan ganti mudah didapati # Harga berpatutan dan belanja menjaganya juga perlulah berpatutan 7.6 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS Agen Perosak Bahan Musuh-musuh bahan adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal, biologi, kimia dan manusia. a. Faktor Fizikal i) Tempat simpanan: Tempat simpanan yang tidak sempurna adalah merupakan salah satu agen perosak seperti bangunan diperbuat daripada kayu dan mudah terbakar, dimasuki air, serangga serta juga tidak mempunyai sistem peredaran udara yang baik dan sistem penyimpanan tidak teratur. ii) Cahaya , suhu dan kelembapan: Bahan yang sering terdedah kepada cahaya akan mudah rosak, pecah, bertukar warna. Manakala suhu yang
97 terlalu tinggi menyebabkan bahan mudah rosak, berkedut, berubah bentuk asal rosak dan hancur. Kelembapan bandingan yang tinggi pula menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat pada bahan terutama pita audio, filem slaid dan pita video. iii) Habuk : Habuk yang berkumpul di tempat simpanan bahan kelembapan bandingan tinggi akan menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat. Bahan halus dan tajam dalam habuk akan merosakkan permukaan kertas dan bahan –bahan megnetik terutama cakera padat dan mikrofilem. iv) Bencana alam : Banjir, peperangan , kemarau , kebakaran , gempa bumi dan bencana alam lain juga merupakan agen perosak kepada bahanbahan tersebut. b) Faktor Biologi Terdiri daripada binatang-binatang, serangga perosak seperti tikus, anaianai, lipas, gegat dan binatang perosak yang lain. Haiwan perosak akan menyerang bahan yang disimpan di tempat yang tidak terurus, lembab, kotor. Kulat dan cendawan merupakan agen perosak juga. c) Faktor Kimia Kebanyakkan bahan yang wujud diperbuat daripada bahan kimia. Bahan kimia ini akan merosakkan bahan buku dan bukan buku. 7.7 Pemeliharaan Bahan Tempat simpan bahan mestilah teerdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat daripada cirri-ciri berikut: a) Kedudukannya si atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan bahan untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir. b) bahan bangunan yang kukuh bermutu tinggi dan tidak mudah terbakar c) Bangunan dilengkapi dengan system pencegahan kebakaran. d) Mempunyai system pendawaian elektrik yang selamat e) Tempat simpanan bahan – 15c hingga 18c dan kelembapannya ialah 55% hingga 65%. f) Tempat simpanan bahan hendaklah selalu dicuci sekurang-kurangnya 2 kali seminggu. 7.8 Pemuliharaan Bahan Pembaikpulih perlu dilakukan dengan cara a) Pemeriksaan b) Pembersihan c) Baikpulih
98 BAB 8 PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
99 BAB 8 PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 1.0 PENGENALAN Kewangan Pusat Sumber perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan kewangan PSS. 2.0 SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah: 2.1 Peruntukan daripada Kementerian Pelajaran. Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh 17 Oktober 2002 ( KP. 1573/17/ Jld.14 (5) ), jenis Bantuan Per Kapita (PCG) dan maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut, 2.1.1 Wang Kerajaan - Bantuan Pusat Sumber Sekolah (PCG). Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan. ( Lihat Lampiran) 2.2 Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 2.2.1 Yuran Pelajar. Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pelajaran Negeri (RM 3.00 setiap bagi setiap pelajar SM & RM 1.50 bagi setiap pelajar SR) • Kutipan Yuran Pusat Sumber yang melebihi dari had di atas, mesti mendapat kebenaran dan kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri melalui permohonan bertulis. 2.2.2 Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan (PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya). Wang Suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan membeli; i. bahan-bahan bacaan ii. bahan rujukan iii. bahan bantu belajar (BBB) iv. perabot v. peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran vi. serta tujuan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran ( pertandingan, lawatan,kursus).
100 2.3 Sumber-Sumber Tambahan. Pihak sekolah dan Pusat sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktiviti-aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan-tujuan khusus ataupun projek-projek khas seperti membuat pengubahasuaian PSS seperti, projek naik taraf bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktiviti-aktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca kewangan tambahan, antaranya ialah; i. Mengadakan hari kantin, hari usahawan dan Jualan barangan terpakai. ii. Aktiviti berterusan, contoh, jualan majalah, surat khabar atau bukubuku. iii. Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya. iv. Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan, hari guru, dan lain-lain. v. Aktiviti bekerja dan mendapatkan upah vi. Aktiviti daripada Radio Sekolah vii. Aktiviti menyewa bahan atau peralatan viii. Upah menaip ix. Khidmat laminating, penjilidan x. Jualan akhbar lama xi. Tayangan Video xii. Upah potong huruf Polysterin xiii. Program Riang Ria Satu Sen. xiv. Tabung Derma hari aktiviti sekolah. xv. Kuiz SUMBER PSS KERAJA AN SUMBER TAMBAHAN WANG SUWA -Hari Buku -Jualan akhbar -Tayangan Video -Upah menaip -Program Riang Membaca Terbahagi 2 a)Yuran Pelajar - RM3.00(SM) - RM1.50(SR) b)- PIBG -Derma orang Perseorangan - Perkapita Geran Pusat Sumber Sekolah
101 Rajah : Sumber Kewangan Pusat Sumber Sekolah 3.0 AMALAN-MALAN YANG TIDAK HARUS DILAKUKAN OLEH SEKOLAH DALAM MEMBUAT PEROLEHAN 3.1 Membeli tanpa menggunakan borang pesanan bagi pembelian, kecuali pembelian melalui panjar* wang runcit yang tidak melebihi dari RM 100.00. 3.2 Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan. 3.3 Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal. 3.4 Mengambil barang dahulu dan membuat pesanan kemudian. 3.5 Membeli dari wang Pengetua/ Guru besar sendiri atau lain-lain pegawai dan kemudian dituntut dari sekolah 3.6 Tidak mencatat dalam buku daftar bil 3.7 Pembelian dibuat melalui telefon sahaja. 3.8 Pembelian dari koperasi sekolah. * Panjar wang runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang pada permulaannya dikeluarkan daripada wang SUWA di bawah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan tertentu, seperti butiran kantin atau pelbagai. 4.0 CARTA ALIRAN PEMBELIAN Mesyuarat AJK Kewangan Sekolah Pastikan Baki Peruntukan Mencukupi Dalam Buku Tunai Pastikan Jenis/Kaedah/nilai Pembelian Senarai Pembelian Melalui Borang Pesanan Sementara TIDAK YA Sediakan Borang Pesanan Tempatan(LO) Terima/Semakan Borang (DO) MULA PTJ
102 Terima Invois/Bil Rekod Daftar Stok Cop terima bil / invois Merekod Dalam Daftar Bil 4.1 PROSES PEMBELIAN Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari Wang Kerajaan dan Wang suwa hendaklah direkod. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal pasti pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barang yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar bil Langkah 1 Mesyuarat AJK Induk/AJK Kewangan Sekolah Langkah 2 Penyelaras Pusat sumber memastikan peruntukan kewangan dalam buku tunai mencukupi. Penyelaras Pusat Sumber juga perlu mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan. Langkah 3 Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 10,000.00 bagi. Langkah 4 Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan dapatkan kelulusan pentadbir. Langkah 5 Borang pesanan (LO) disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir. Hanya 2 Salinan kepada Pembekal. Langkah 6 Pastikan barangan/bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak borang pesanan. Langkah 7 Rekodkan dalam daftar stok/rekod perolehan bahan (buku/bahan bukan buku) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan. Langkah 8 Cop tarikh terima pada bil/invois. Langkah 9 Rekod dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois TAMAT
103 5.0 CARTA ALIRAN PEMBAYARAN Pastikan Invois dan Salinan Asal Borang Pesanan Diterima Balik. Pastikan bil-bil Dijelaskan Dalam Tempoh 30 Hari. Sediakan Baucer Pembayaran 2 Salinan Dapatkan Kelulusan Pengetua/ Guru Besar Tulis Cek Dan Cop Sudah Bayar Pada Bil/Invois Dan Dapatkan Tandatangan Penanda Tangan Yang Diluluskan Rekod Pembayaran Dalam Buku Tunai Hantar Cek dan Salinan Baucer Kepada Pembekal Rekod Pembayaran Dalam Daftar Bi Failkan Baucer MULA TAMAT
104 5.1 PROSES PEMBAYARAN Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara. Langkah 1 Pastikan Invois/bil dan salinan asal L.O diterima balik dan jumlahnya betul. Langkah 2 Penjelasan bil-bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari. Langkah 3 Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Langkah 4 Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah. Langkah 5 Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN. Langkah 6 Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal. Langkah 7 Rekod pembayaran dalam daftar bil. Langkah 8 Simpan salinan baucer di dalam fail.
105 PERANCANGAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH ANGGARAN PENDAPATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH SK SUNGAI BULOH, SELANGAU 2022 BIL PERKARA JUMLAH (RM) CATATAN O1 Bantuan Kerajaan -Pusat Sumber Sekolah (PCG) + baki tahun ………. 02 Wang Suwa + baki tahun ……….. 03 Sumber Lain: 3.1 Sumbangan PIBG 3.2 Sumbangan syarikat/agensi/individu 3.3 Jualan kad keahlian 3.4 Jualan akhbar & majalah/buku 3.5 Aktiviti Jualan JUMLAH BESAR Disediakan oleh, Disemak oleh, ………..……………….. ……………………… ( ) ( ) Guru Perpustakaan dan Media GP Kanan Disahkan oleh: ……….……………….. ( ) Pengetua / Guru Besar Tarikh:……………….……
106 ANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH SK SUNGAI BULOH, SELANGAU 2022 BIL BUTIRAN HURAIAN JUMLAH (RM) 01 Buku Nisbah bilangan pelajar dengan buku Contoh: 1 orang pelajar = 10 judul buku Pertambahan buku tahun ………… 1: 5 + RM ……………… Pembahagian buku: a) Fiksyen : 40% (SM) / 60%(SK) b) Bukan Fiksyen : 60% (SM) / 40%(SK) Bahasa : 15 % /10%= RM Sains & Mate : 15 % /10%= RM Vok & Tek : 15 %/10% = RM Kemanusiaan : 15 %/10% = RM JUMLAH 02 Majalah Langanan Selama setahun a) Dewan Masyarakat (12x RM4.50) b) Dewan Siswa (12x RM2.90) c) Dewan Kosmik (12x RM4.50) d) Pelita Bahasa (12x RM3.00) JUMLAH 03 Akhbar Langanan Setahun a) Berita harian (30XRM1.20 X 12 bln) b) Utusan Malaysia (30XRM1.20 X 12 bln) c) N.S.Times (30XRM1.00 X 12 bln) JUMLAH 04 Bahan-bahan Proses Teknik a) Kocek Buku ( 2 Kotak x RM35.00) b) Kad Buku ( 4 Peket x RM17.50) c) Slip Tarikh ( 4 Peket x RM17.50) d) Label buku ( 5 Peket x RM 1.50) e) Gam ( 5 botol x RM 8.00) JUMLAH 05 Alat tulis dan peralatan pejabat a) Fail Kertas ( 2 Dozen X RM5.00) b) Maker Pen (2 Dozen x RM36.00) JUMLAH 06 Bahan APD dan BBBM a)Pita audio b)Pita Video c)OHP Filem JUMLAH
107 07 Aktiviti Pusat Sumber a)Minggu Pusat sumber b)Perkembangan Staf c)Penghasilan bahan d)Bengkel e)Kursus dalaman f)Lawatan sambil belajar g)Sijil dan hadiah pengawas PSS h)Pameran bertopik JUMLAH 08 Penyelengaraan alatan/ servis / baikpulih a)Televisyen b)Radio c)Perakam Video d)Komputer e)Projektor Overhead f)Pendawaian g)Alat hawa dingin JUMLAH 09 Projek Khas a)Pondok bacaan b)Laluan Ilmu c)Keceriaan d)Laman Informasi e)Program Khas JUMLAH JUMLAH BESAR Disediakan oleh: ……………………… ( ) Bendahari Disemak oleh: ………………………. ……….…………. ( ) ( ) Guru Perpustakaan dan Media GP Kanan Disahkan oleh: ………….……….. ( ) Pengetua/ Guru Besar
108 LAMPIRAN A PERBELANJAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH SK SUNGAI BULOH, SELANGAU TAHUN : ___________ PENDAPATAN PERBELANJAAN Perkara Jumlah(RM) Perkara JUMLAH(RM) 01. Bantuan PCG Pusat Sumber Sekolah RM :………………. Baki tahun ……… 02. Bantuan Wang Suwa Bil. Pel X RM 3 /1.50 Baki tahun ………… 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10 JUMLAH JUMLAH
109 LAMPIRAN B1 Senarai Pesanan No: ____________ PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN TAHUN : _________ [ Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: _______________] Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan *WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER dari Syarikat : _____________________ Alamat : _____________________ BIL PERIHAL/PENENTUAN KUANTITI HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH (RM) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 JUMLAH Disahkan oleh: [ GPK/Ketua Bidang/Ketua panitia] Permohonan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan Tandatangan : ________________ Nama : ________________ Tarikh : ________________ Tandatangan : ________________ Nama : ________________ Cop : ________________ Tarikh :_________________ Tandatangan Guru Besar : _____________________ Nama Guru Besar : _____________________ Cop Jawatan : _____________________ Tarikh :______________________
110 LAMPIRAN B2 Senarai Pesanan No: __________________ PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN TAHUN : _______ [ Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: _______________] ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan *WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER dari Syarikat : Alamat : BIL PERIHAL/PENENTUAN KUANTITI HARGA SEUNIT RM JUMLAH RM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Disahkan oleh: [ GPK/Ketua Bidang/Ketua panitia] Permohonan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan Tandatangan : ________________ Nama : ________________ Tarikh : ________________ Tandatangan : ________________ Nama : ________________ Cop : ________________ Tarikh :_________________ Tandatangan Guru Besar : _____________________ Nama Guru Besar : _____________________ Cop Jawatan : _____________________ Tarikh :______________________
111 LAMPIRAN C NAMA SEKOLAH …………………………………… ALAMAT : …………………………………………… No.Telefon: ………….…. JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK JALAN DIPLOMATIK OFF JALAN BAKO, PETRA JAYA, 93050 KUCHING, SARAWAK. Ruj. Tuan : Ruj.Kami : Tarikh : PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 10,000.00 Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan khas lebih daripada RM10,000.00 seperti di bawah:- a) Perkakas yang hendak dibeli ………………………………………….. b) Harga yang dianggarkan ………………………………………………. c) Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti …………………………… dan baki yang belum dipertanggungjawabkan itu ialah RM ……….. d) Sebab-sebab perkara itu mustahak ………………………………….. …………………………………………………………………………….. e) Disahkan barang/ perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana kontrak kerajaan (sama ada kontrak Perbelanjaan/l kontrak Kementerian Pendidikan atau kontrak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat berikut (tidak kurang dari 5 syarikat):- i) ……………………………………………………………………… ii) ……………………………………………………………………… iii) ……………………………………………………………………… f) Firma-firma tersebut telah memberikan harga-harga seperti berikut: i) ……………………………………………………………………… ii) ……………………………………………………………………… iii) ……………………………………………………………………… g) Jawatankuasa sebutharga sekolah telah menerima tawaran berikut dengan sebab:- i) Syarikat …………………………………….. RM ………………. ii) Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas:- ……………………………………………………………………...
112 ……………………………………………………………………... Tarikh:………………………… ………………… Pengetua/ Guru Besar Pengetua/Guru Besar …………………………………………… …………………………………………… Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan Tarikh: …………………………. …………………………… b.p Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak
113 LAMPIRAN D BORANG BAUCER BAYARAN BAHAGIAN A KEPADA: NO BAUCER: PERUNTUKAN TARIKH BEKALAN BUTIR-BUTIR KHIDMAT/BEKALAN JUMLAH RM NO. INVOIS Saya sahkan bahawa khidmat/beklan di atas telah dilaksanakan/ diterima dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah: ( RM ) TARIKH: ……………………….. (PENGETUA/GURU BESAR) Nota: a) Sediakan baucer dalam 2 salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan penerima (dilekatkan pada cek) b) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan c)* Potong mana yang tidak sesuai BAHAGIAN B Diterima dari pengetua/ Guru Besar …………..… Cek bernombor …………..wang tunai bernilai (RM ) melalui baucer nombor ………………. bertarikh……….. kerana khidmat / bekalan di atas yang saya bekalkan. Tarikh :………………… Tandatangan:……………..… Nama:………………………. Cop : BUTIR-BUTIR BAYARAN NO CEK: TARIKH:
114 LAMPIRAN E SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 5 TAHUN 2002 Bertarikh : 17 Oktober 2002 PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA UNTUK SEKOLAH- SEKOLAH JENIS BANTUAN 100 MURID DAN KE BAWAH 100-500 MURID 501-1000 MURID 1001 DAN KE ATAS PUSAT SUMBER SEKOLAH (RENDAH) RM 1500 RM 1 500 + RM 14.00 Seorang murid melebihi 100 orang RM 7 086 + RM 13.00 Seorang murid melebihi 500 orang RM 13 573 + RM 12.00 Seorang murid melebihi 1000 orang PUSAT SUMBER SEKOLAH (MENENGAH) RM 1500 RM 1 500 + RM 14.00 Seorang murid melebihi 100 orang RM 7 086 + RM 13.00 Seorang murid melebihi 500 orang RM 13 573 + RM 12.00 Seorang murid melebihi 1000 orang Maksud Perbelanjaan Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti berikut : I) Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran II) Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain- lain yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran III) Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran. IV) Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. V) Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan. VI) Program Pendidikan Khas Integrasi Melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi.
115 PINDAAN PERTAMA KEPADA SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL.5 TAHUN 2002 PEMBERIAN BANTUAN PER KAPITA UNTUK SEKOLAH SURAT PEKELILING Bil. 25 Tahun 2004 (KP.1574/17/Jld .15 (25) ) bertarikh 11 Februari 2004. 1. Perolehan /Pembelian Harta Modal menggunakan peruntukan PCG mata pelajaran dan bukan matapelajaran. a) Sekolah Rendah - Nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi RM 5,000 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG bagi matapelajaran dan bukan matapelajaran kecuali LPBT/LPK yang mana lebih rendah. Bagi Sekolah Kurang Murid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak melebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG. b) Sekolah Menengah - Nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi RM10,000 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG bagi matapelajaran dan bukan matapelajaran kecuali LPBT/LPK yang mana lebih rendah. Bagi Sekolah Kurang Murid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak melebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG.
116 BAB 9 PROSES TEKNIK BAHAN PUSAT SUMBER
117 BAB 9 PROSES TEKNIK BAHAN PUSAT SUMBER A. PENGENALAN Semua bahan (buku dan bukan buku) di Pusat Sumber Sekolah perlu diproses supaya dapat diedarkan untuk penggunaan dengan mudah dan cepat. Di dalam tugas memproses bahan yang pelbagai jenis di Pusat Sumber, Guru Perpustakaan dan Media Sekolah perlu memahami keperluan dan masalah-masalah mengenai:- a) tempat letak bahan b) pengedaran c) penggunaan d) penyelenggaraan bahan Guru Perpustakan dan Media Sekolah perlu sentiasa dapat mengatasi masalah dan mengubahsuaikan keadaan serta mengemaskini perkhidmatan supaya satu sistem yang sempurna dapat dicapai. Oleh kerana cara memproses buku dan bahan bukan buku adalah berbeza-beza di antara satu sama lain, jadual kerjanya perlu diasingkan mengikut jenis bahan yang diproses. A. BAHAN BUKU Buku-buku Pusat Sumber secara umumnya dibahagikan kepada tiga kumpulan:- a) Buku Rujukan b) Buku “Red Spot” c) Buku Pinjaman Terdapat beberapa perbezaan di dalam kerja memproses buku-buku tersebut mengikut cara penggunaannya. a) Buku Rujukan:- i) ditempatkan pada rak “Bahagian Rujukan” ii) tidak boleh dipinjam. Oleh itu tiada kad buku dan tiada slip tarikh pulang. iii) ditandakan dengan huruf “R” pada label tulang buku. b) Buku “Red Spot”:- i) ditempat pada rak “Red Spot” ii) boleh dipinjam di dalam tempoh masa yang singkat. iii) tiada kad buku dan tiada slip tarikh pulang. iv) ditandakan merah pada tulang buku. c) Buku Pinjaman:- i) ditempatkan pada rak buku Bahagian Pinjaman. ii) boleh dipinjam di dalam tempoh masa yang ditetapkan. iii) dilengkapkan dengan kad buku dan slip tarikh pulang
118 PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD PEROLEHAN BAHAN BUKU NOMBOR PEROLEHAN Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan / buku yang didaftarkan sebagai satu bahan Pusat Sumber. Setiap bahan / buku hendaklah mempunyai nombor perolehan yang tersendiri. Jika ada dua bahan / buku atau lebih di dalam satu judul, kesemua bahan itu hendaklah diberikan nombor perolehan berasingan. Ia menunjukkan jumlah bahan Pusat Sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini hendaklah bersamaan angka jumlah besar ruangan analisis. NOMBOR PANGGILAN Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem Pengkelasan Dewey dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul (jika tiada pengarang). Contoh:- Buku bukan fiksyen Buku fiksyen 101.01 F OTH ABD PENGARANG Ditulis nama pengarang dengan penuh (jika ada). Contoh:- Nama Barat : Robert Wagner ditulis Wagner, Robert Nama Cina : Lee Chong Teik ditulis Lee, Chong Teik Nama India : K. Jayaraman ditulis Jayaraman, K Nama Melayu : Haji Abd. Malik Majid ditulis Abdul Malik Majid, Haji Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan. JUDUL / TAJUK BUKU Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan diikuti dengan huruf kecil kecuali nama khas. Gunakan noktah bertindih selepas judul besar dan diikuti dengan judul kecil, jika ada judul kecil. Contoh:- Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik. Tempat dan Nama Penerbit Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit dengan dipisahkan oleh noktah bertindih. Contoh:- Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka Jika tiada tempat terbit, rekodkan T.T.P Jika tiada nama penerbit, rekodkan T.N.P Tarikh Penerbitan
119 Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan. Contoh 1 : cetakan pertama 1990 cetakan kedua 1995 cetakan ketiga 1998 Rekodkan tarikh penerbitan = 1990 Contoh 2 : cetakan pertama 1991 cetakan kedua 1993 edisi kedua 1997 Rekodkan tarikh penerbitan = 1997 Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan t.t Tarikh Perolehan Tarikh ini ialah tarikh mengikut bila bahan itu diterima atau diperolehi. Nombor Bil / Invois Rekodkan nombor bil atau invois sebagaimana yang tercatat pada bil / invois. Punca Rekodkan punca bahan itu diterima sama ada dibeli, dibekalkan, hadiah atau sumbangan. Pembekal Rekodkan nama pembekal dan tempat dari mana bahan tersebut dibeli / diterima. Contoh: Kedai Buku Marwilis, Kuala Selangor. Harga Rekodkan harga yang penuh tanpa apa-apa potongan. Mukasurat Rekodkan jumlah muka surat buku seperti yang tercatat pada muka surat akhir. Contoh: 120 atau vi, 253 Sekiranya tiada tercatat nombor muka surat, bilang jumlah muka surat dan rekodkan jumlahnya. Catatan Di dalam ruangan ini direkodkan butir-butir seperti buku yang hilang, rosak, hapuskira dan sebagainya. Analisis Bagi setiap muka surat yang telah dipenuhkan, hendaklah dibuat analisis jenis dan bilangan bahan. Tujuannya membolehkan penyelaras memberi jawapan segera kepada perkaraperkara berikut: a) Jumlah buku / bahan di dalam Pusat Sumber. b) Jumlah buku / bahan mengikut jenis dan sebagainya. Apabila selesai mukasurat pertama maka jumlah berkenaan hendaklah dibawa ke muka surat kedua dan seterusnya.
120 PROSES TEKNIK BAHAN BUKU ( Jika guna automasi cara di bawah ini dikecualikan dan ikut cara system automasi yang digunakan) A. Bahan-bahan yang diperlukan:- a) Poket buku b) Kad buku c) Slip tarikh pulang d) Label buku e) Transparent tape / Scoth tape f) Stamp pad g) Rubber stamp - cap rasmi / hak milik cap butiran perolehan A. Langkah-langkah yang perlu anda lakukan:- a) Menyemak borang pesanan dengan buku yang diterima. b) Menyemak buku – pastikan buku berkeadaan baik. 1. Periksa buku dengan rapi. 2. Buku koyak. 3. Mukasurat tertinggal. Gambarajah 1 a) Bagi menentukan pengukuhan penjilid dan buku. Buka buku mengikut cara yang betul (lihat gambarajah 2) Gambarajah 2 C. Kerja Memproses Bahan Buku:- a) Langkah 1 – menyediakan slip kerja. i- Sediakan butiran buku di dalam slip kerja.
121 Gambarajah 3 a) Langkah 2 – mengecap hak milik. i- bahagian luar ketebalan buku. ii- mukasurat rahsia. iii- mukasurat belakang. Gambarajah 4 PUSAT SUMBER SK SUNGAI BULOH, SELANGAU 96010 SARAWAK Contoh hak milik a) Langkah 3 – mengecap butiran perolehan. i- muka surat judul. ii- penuhi butiran pada cap butiran. PUSAT KEGIATAN GURU CHERAS No. Perolehan No. Panggilan Tarikh Perolehan Harga Bilangan Naskah Punca No. Buku Perolehan Mukasurat Tandatangan
122 Contoh butiran perolehan a) Langkah 4 – merekodkan buku di dalam Rekod Perolehan. i- rekodkan butir-butir di dalam Buku Rekod Perolehan. ii- masukkan nombor perolehan buku pada cap perolehan. a) Langkah 5 – menyediakan kad buku. i- penuhi butiran pada kad buku:- a) nombor panggilan b) nombor perolehan c) nama pengarang d) judul ii- penuhi nombor pada kad buku:- a) nombor panggilan b) nombor perolehan c) nama pengarang d) judul a) Melekatkan poket buku i- lekatkan poket buku pada bahagian di dalam kulit hadapan. ii- ukuran : 1.5 sm dari tepi dan 1.5 sm dari bahagian bawah. iii- masukkan kad buku ke dalam poket buku. a) ‘Barcode’diletakkan pada kulit di dalam di bahagian bawah. Gambarajah 5 b) Langkah 7 – melekatkan slip tarikh pulang iv- lekatkan slip tarikh pulang pada mukasurat pertama sebelum mukasurat judul. v- Sekiranya tiada mukasurat tersebut, lekatkan helaian kertas dan kemudian lekatkan slip tarikh pulang pada helaian tersebut.
123 vi- Ukuran : 1.5 sm dari tepi dan 1.5 sm dari atas. (lihat gambarajah 6) a) Langkah 8 – melekatkan label buku vii- penuhi butiran nombor panggilan pada label, lekatkan label buku pada tulang belakang buku. viii- Ukuran : 3.5 sm dari bahagian bawah. Gambarajah 7 D. MELETAK / MENYUSUN BUKU DI ATAS RAK Susunan buku mengikut urutan:- a) nombor pengelasan b) abjad – pengarang /judul E. SEDIAKAN PANDUAN PENGGUNA Guru Perpustakaan dan Media Sekolah perlu menyediakan panduan pengguna seperti:- c) menjaga kebersihan buku d) menggunakan penanda buku e) menjaga keselamatan buku f) menyusun buku dengan baik g) menjaga buku dengan cermat F. SEDIAKAN KEMUDAHAN PEMELIHARAAN Kulit dan tulang buku boleh dikukuhkan jika perlu. Jeket buku boleh dibalut dengan pembalut plastik. Ubat serangga boleh disemburkan di kedua-dua kulit di dalam buku. Buku yang mahal boleh dibalut dengan pembalut plastik.
124 BAB 9 PROSES TEKNIK BAHAN BUKAN BUKU A. PENGENALAN Bahan-bahan bukan buku berbeza daripada bahan buku kerana bahan-bahan ini mempunyai format fizikal dan saiz yang pelbagai. Oleh itu kerja proses teknik setiap bahan bergantung kepada ciri fizikal bahan tersebut. Walau bagaimanapun sesebuah PSS perlu menetapkan satu cara yang seragam supaya bahan-bahan dapat diproses secara kemas dan sistematik. Di antara perkara yang perlu diberi perhatian ialah:- a) Keseragaman meletakkan maklumat pada setiap bahan. - nombor panggilan - nombor perolehan - cap hak milik - cap butiran perolehan b) Keseragaman butiran perolehan pada setiap bahan. c) Cap hak milik – bersaiz kecil bagi bahan yang saiz fizikalnya kecil. d) Cara menulis nombor panggilan seperti berikut:- Pv singkatan petunjuk media 371 nombor pengelasan HAS tiga abjad nama pengarang / judul e) Bahan-bahan bukan buku direkodkan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. f) Slip kerja – khusus untuk bahan bukan buku. g) Lokasi bahan adalah mengikut kesesuaian jenis bahan. h) Sistem susunan bahan bukan buku di dalam PSS sama seperti system susunan bahan buku. CONTOH CAP BUTIRAN PEROLEHAN BAHAN BUKAN BUKU
125 NO. PEROLEHAN NO. PANGGILAN TARIKH PEROLEHAN TARIKH HURAIAN FIZIKAL TANDATANGAN B. CARTA a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES CARTA i- Apabila menerima carta daripada pembekal, pastikan semua kenyataan betul dari segi: senarai pesanan awal, bilangan, fizikal yang baik dan kemaskini. ii- Cap butiran hak milik di sebelah belakang carta (sebelah bawah). iii- Di sebelah hadapan carta, catatkan nombor perolehan di sebelah kanan dan nombor panggilan di sebelah kiri. iv- Jika carta itu carta gulung catatkan nombor perolehan dan panggilan pada kayu penggulung. v- Carta dua muka, diberi nombor perolehan dan nombor panggilan pada keduadua muka. vi- Jika carta itu bersiri beri nombor perolehan dan nombor panggilan yang sama. vii- Rekodkan butiran bahan di dalam Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. viii- Sediakan slip kerja. ix- Sediakan kad katalog. C. PETA a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PETA i- Setelah bahan diterima, pastikan bahan berkeadaan baik – semak invois. ii- Copkan tanda Hak Milik di belakang peta. iii- Catatkan nombor perolehan di sebelah kanan dan nombor panggilan pada sebelah kiri. iv- Bagi peta yang menggunakan penggulung, tampalkan nombor perolehan dan nombor panggilan di kayu penggulung tersebut. v- Rekodkan bahan ke dalam buku Rekod Perolehan. vi- Sediakan slip kerja. vii- Sediakan kad katalog. viii- Tempatkan bahan pada rak penyimpanan peta.
126 D. PERMAINAN PENDIDIKAN a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PERMAINAN PENDIDIKAN i- Permainan yang telah diterima perlu diperiksa dan invois yang dikirim perlu disemak. ii- Cop tanda hak milik pada kotak permainan. iii- Catatkan nombor panggilan dan nombor perolehan pada kotak simpanannya. Pada setiap item yang terdapat di dalam kotak itu juga perlu diberi nombor panggilan dan nombor perolehan. iv- Senarai jumlah item-item yang terdapat di dalam kotak dan lekat pada bahagian dalam kotak tersebut. v- Rekodkan bahan permainan ke dalam Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. vi- Sediakan slip kerja. vii- Sediakan kad katalog. E. GLOB a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES GLOB i- Apabila menerima bahan, periksa keadaan bahan, pastikan sama dengan pesanan dan invois. Periksa juga fizikal bahan untuk mempastikan bahan berada dalam keadaan baik dan kemaskini. ii- Copkan tanda butiran milik pada ‘cradle’ atau alas glob. iii- Penuhi butiran milik seperti nombor perolehan, nombor panggilan dan juga tarikh terima. iv- Sediakan slip kerja sama seperti slip kerja bahan-bahan yang lain. v- Rekodkan butiran bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. vi- Sediakan kad katalog. vii- Letakkan bahan di tempat penyimpan bahan. F. MODEL a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES MODEL i- Memeriksa model dan invois yang diterima. Tandakan invois (catatkan haribulan penerimaannya). ii- Copkan butiran hak milik pada model (slip khas yang telah siap diisi butirannya juga boleh digunakan). iii- Memberi nombor panggilan dan mencatatkan nombor perolehan pada model. Bila mencatat pilih tempat yang mudah dilihat oleh pengguna. iv- Merekodkan butir-butir bahan tersebut ke dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. v- Sediakan slip kerja. vi- Sediakan kad katalog. vii- Tempatkan bahan pada tempat yang sesuai.
127 G. KAD IMBASAN a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES KAD IMBASAN i- Semak kandungan kotak / fail kad imbasan. Pastikan kandungannya di dalam keadaan yang sempurna. ii- Cop butiran bahan pada kotak / fail kad imbasan. iii- Catatkan nombor perolehan dan nombor panggilan pada fail / kotak kad imbasan. iv- Catatkan juga nombor panggilan dan nombor perolehan pada setiap item. v- Senaraikan kandungan fail / kotak kad imbasan dan tampalkan di bahagian dalam kotak. vi- Rekodkan bahan tersebut ke dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku, vii- Sediakan slip kerja. viii- Sediakan kad katalog. H. KIT PELBAGAI BAHAN / KIT PENDIDIKAN a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES KIT PENDIDIKAN i- Setelah bahan diterima periksa dan semak. ii- Pastikan Buku Panduan disertakan. Pasang pita kaset untuk mempastikan suara di dalam keadaan baik serta boleh digunakan. iii- Catatkan nombor perolehan dan nombor panggilan pada kotak kit. iv- Senaraikan bahan yang terdapat di dalam kit – tampal di sebelah dalam kotak kit. v- Cop Hak Milik pada kotak (tempat yang sesuai). vi- Catatkan nombor perolehan dan nombor panggilan pada setiap bahan di dalam kit. vii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan. viii- Sediakan slip kerja. ix- Sediakan kad katalog. I. TRANSPARENSI a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES TRANSPARENSI i- Apabila menerima transparensi daripada pembekal, pastikan semua kenyataan / maklumat adalah betul dari segi senarai pesanan awal, bilangan, fizikal yang baik dan kemaskini. ii- Catatkan nombor panggilan, nombor perolehan dan tajuk di bahagian atas setiap kepingan bingkai transparensi. iii- Bagi set transparensi yang berjudul sama, nombor panggilan dan nombor perolehan adalah sama bagi setiap keping. iv- Catatkan nombor bilangan transparensi pada bahagian bawah (kanan) dan cop hak milik (kiri). v- Cop butiran bahan diterakan pada kotak / fail / envelop / sarung transparensi. vi- Bagi transparensi yang dihasilkan oleh sekolah, entri adalah di bawah judul. vii- Sediakan slip kerja.
128 viii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. ix- Sediakan kad katalog. x- Tempatkan bahan pada rak penyimpanan transparensi J. PITA VIDEO a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PITA VIDEO i- Semak bahan dan pastikan sama dengan borang pesanan. Pastikan juga bahan di dalam keadaan baik dari segi kualiti gambar dan suara. ii- Catatkan nombor panggilan dan nombor perolehan pada muka sisi hadapan pita video (rujuk rajah). Catatkan judul sekiranya video yang dihasilkan sendiri. iii- Catatkan tajuk-tajuk kecil (jika ada) pada muka hadapan pita video. iv- Pada tempat yang sama, copkan tanda butiran milik dan penuhi butirannya. v- Cop hak milik pada muka hadapan kotak pita video. vi- Sediakan slip kerja. vii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. viii- Sediakan kad katalog. ix- Letakkan bahan yang sudah siap diproses pada rak penyimpanan pita video. K. PITA AUDIO a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PITA AUDIO i- Apabila menerima pita audio daripada pembekal, semak perkara berikut:- senarai pesanan awal, keadaan fizikal baik, bilangan, mutu suara / kualiti bahan. ii- Catatkan nombor panggilan dan nombor perolehan pita audio. iii- Catatkan judul / tajuk sekiranya pita audio dihasilkan sendiri. iv- Pada kotak, catatkan nombor panggilan, nombor perolehan dan judul. v- Catatkan juga tajuk bagi muka A dan muka B (side A & side B) pada bahagian hadapan kotak (rujuk rajah). vi- Cop butiran hak milik pada bahagian dalam atau bahagian luar kotak. vii- Sediakan slip kerja. viii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. ix- Sediakan kad katalog. x- Letakkan bahan pada rak simpanan. L. FILEM SLAID a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES FILEM SLAID i- Semak slaid yang diterima. Pastikan betul seperti di dalam fail pesanan dan pastikan bilangannya cukup, kualiti gambar memuaskan. ii- Semak juga bahan lain yang disertakan, sekiranya ada pita audio dan buku panduan, pastikan bahan tersebut baik dan sempurna. iii- Pada setiap kepingan slaid, catatkan nombor panggilan di atas sebelah kiri dan nombor perolehan di sebelah kanan. iv- Catatkan nombor bilangan kepingan slaid pada tepi kanan bahagian bawah filem slaid.
129 v- Sediakan tanda anak panah pada tepi sebelah kiri bagi menandakan arah atas gambar slaid. vi- Cop tanda hak milik pada tepi kiri bahagian bawah bingkai. vii- Cop butiran milik pada bahagian dalam kotak slaid. viii- Butiran pada kotak slaid sama seperti rajah. ix- Sediakan kad katalog. x- Sekiranya ada pita audio, lengkapkan butiran sama seperti slaid M. DISKET KOMPUTER a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES DISKET KOMPUTER i- Apabila menerima disket komputer, semak borang pesanan dan invois. Pastikan bahan yang diterima di dalam keadaan baik dan kemaskini ii- Cop butiran milik pada bahagian bawah tengah (rujuk rajah). iii- Nombor panggilan di bahagian atas sebelah kiri dan nombor perolehan pada sebelah kanan. iv- Catatkan judul di tengah. v- Sediakan slip kerja. vi- Rekodkan bahan di dalam Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku. vii- Sediakan kad katalog. viii- Susun disket di tempat penyimpanan khas mengikut susunan Klasifikasi Dewey. N. BAHAN CD MULTIMEDIA a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES BAHAN CD MULTIMEDIA i- Cop hak milik Mengecop di dalam buku panduan (manual) pada bahagian:- - kulit hadapan bahagian dalam - kulit belakang bahagian dalam - ii- Cop butiran perolehan Mengecop di dalam buku panduan (manual) pada bahagian:- Pada mukasurat kosong selepas isi kandungan iii- Melabel pada bekas CD Menampal label (sticker) pada bekas CD:- - nombor perolehan di penjuru kiri bahagian atas - nombor panggilan di penjuru kiri bahagian bawah (Sila gunakan ukuran yang dinyatakan di dalam rajah) iv- Melabel pada buku panduan Gunakan cara yang sama seperti no. iii semasa menampal label (sticker) pada buku panduan (sila rujuk rajah 2) v- Melabel label (sticker) pada muka hdapan CD - nombor perolehan di sebelah kanan - nombor panggilan di sebelah kiri
130 BAB 10 AKTIVITI PUSAT SUMBER
131 BAB 10 AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH 10.1 MESYUARAT Mesyuarat terdiri daripada dua jenis; a. Mesyuarat jawatankuasa induk PSS i. sekurang-kurangnya diadakan 3 kali setahun ii. dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar b. Mesyuarat jawatankuasa kerja PSS i. Diadakan mengikut kesesuaian ii. dipengerusikan oleh Guru Penolong kanan atau Guru Perpustakaan dan Media Sekolah 10.2 Sebelum a. meminta kebenaran daripada pengetua/guru besar tentang tarikh, masa, tempat dan objektif b. mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa yang terlibat c. menyediakan peralatan/bahan yang diperlukan d. menyediakan agenda mesyuarat e. memastikan bidang tugas f. mengadakan senarai nama yang akan menghadiri mesyuarat g. menentukan kos perbelanjaan 10.3 Semasa a. menandatangani borang kehadiran b. menjalankan mesyuarat seperti dalam agenda mengikut prosedur mesyuarat i) mesyuarat jawatankuasa induk PSS ucapan pengetua/gurubesar membentang dan mengesahkan minit yang lalu perkara berbangkit membentang dan menerima fail kuasa/pindaan …………………….. ii) Mesyuarat jawatankuasa kerja PSS Ucapan aluan guru penyelaras ucapan pengetua/ gurubesar/ GPK membentang dan mengesahkan minit yang lalu perkara berbangkit …………………….. iii) merakamkan minit mesyuarat 10.4 Selepas a. mengedarkan minit mesyuarat seminggu selepas mesyuarat itu dilaksanakan b. menghantar satu salinan rakaman minit mesyuarat kepada PKG dan PPD c. tindakan susulan
132 10.5 KURSUS/BENGKEL 10.5.1 Sebelum a. mesyuarat AJK kerja • menyediakan kertas kerja/ perancangan (rujuk lampiran D) b. mesyuarat AJK pengurusan • meluluskan projek (rujuk lampiran) c. Tindakan Urusetia Kursus/Bengkel • Mendapatkan persetujuan penceramah tentang tarikh, masa, tempat dan kandungan kurikulum • menyusun jadual mengukut kesesuaian ceramah • mendapatkan kebenaran menggunakan tempat • menghantar surat kenyataan kursus/bengkel kepada pengetua untuk mendapatkan senarai peserta mengikut sasaran ( sebulan sebelum projek dijalankan) • menghantar surat panggilan kursus kepada peserta melalui Guru Besar/ Pengetua beserta dengan maklumat kursus • menguruskan pesanan kerajaan (makan, bahan kursus) • menyediakan borang berikut ( senarai peserta, pendaftaran, kehadiran, borang penilaian kursus/bengkel, penceramah, umum/keseluruhan, boring tuntutan, kenyataan perjalanan, tuntutan syarahan) • menyediakan bahan 9 keperluan penceramah, keperluan kursus/bengkel, sijil kehadiran, sijil penghargaan penceramah, jika ada) • jemputan perasmian dan penutup jika ada. • Kepastian penceramah • Kepastian pembekal penceramah 10.5.2 Semasa a. pendaftaran peserta b. taklimat kursus/bengkel • matlamat • jadual • peraturan • tuntutan perjalanan • edaran borang-borang penilaian ceramah/umum • menandatangani boring keahlian • perasmian (jika ada) • cetak hasil kursus/bengkel • mengumpulkan borang penilaian penceramah/umum • penutup dan penyampaian sijil 10.5.3 Selepas a. Tindakan urusetia • Analisa penilaian kursus/bengkel • Laporan kursus/bengkel • Tindakan susulan • Kehadiran peserta
133 • Laporan kerja peserta b. menyelesaikan urusan pesanan kerajaan c. membentangkan laporan dalam mesyuarat AJK Pengurusan 10.6 PERTANDINGAN 10.6.1 Sebelum a. mengadakan mesyuarat AJK kerja b. menentukan nama program. Contoh: bercerita, melukis poster, projek nilam, membaca dan keceriaan c. anjuran: contoh: Panatia Bahasa Melayu d. objektif e. tarikh pelaksanaan f. tempat g. masa h. sasaran i. hakim dan penghakiman j. ganjaran diberikan kepada pemenang 10.6.2 Semasa a, menentukan pertandingan yang dijalankan dengan sempurna dan memuaskan b. penutup dan penyampaian sijil 10.6.3 Selepas a. tindakan urusetia - analisa penilaian pertandingan b. laporan tentang pertandingan c. memberi ganjaran kepada pemenang 10.7 PROGRAM PERKEMBANGAN STAF 10.7.1 Sebelum a. mesyuarat AJK Kerja • peserta yang akan mengendalikan mesyuarat dikehendaki menyediakan kertas kerja projek b. memohon kebenaran daripada pihak-pihak tertentu, PPD atau mana mana badan yang terlibat c. menentukan tempat mesyuarat • tarikh • telah mendapat persetujuan d. tentukan sasaran • siapa yang akan terlibat • tempat yang akan digunakan (bilik guru, bilik PSS atau lain-lain) e. tarikh : - menetapkan satu tarikh yang telah dipersetujui f. masa (dari pukul berapa hingga pukul berapa program yang dijalankan) g. Kos perbelanjaan
134 • membuat anggaran terlebih dahulu akan kos-kos yang terlibat sebagai contoh :- kas bahan, perbelanjaan makan dan minum dan elaun penceramah 10.7.1 Semasa a. menjalankan perkembangan seperti agenda yang dirancangkan b. mencatat minit perkembangan staf c. merumus perkembangan 10.7.2 Selepas a. menyediakan laporan b. menjalankan aktiviti P&P seperti pendekatan yang telah dijalankan c. penghargaan kepada fasifitator yang terlibat 10.8 MINGGU PSS 10.8.1 Sebelum a. mengadakan mesyuarat AJK Kerja b. merancang aktiviti yang melibatkan semua pelajar c. menentukan tema program. d. Objektif. e. tarikh perlaksanaan f. tempat g. masa h. sasaran 10.8.2 Semasa a. Memastikan aktiviti berjalan dengan iancar mengikut panitia masing masing b. penutup 10.8.3 Selepas a. menyediakan laporan b. memberi ganjaran kepada pemenang 10.9 PROMOSI PSS Aktiviti yang dijalankan adalah untuk memperkenalkan PSS. contohnya : a. brosur/pamplet b. pameran c. jualan buku d. aktiviti panitia e. tayangan f. mini muzium. g. program PMD
135 10.9.1 Sebelum aktiviti a. memohon kebenaran daripada Pengetua/Guru Besar sekolah b. mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada pihak barkenaan c. mengadakan mesyuarat AJK Kerja • tentukan tajuk/jenis aktiviti • sasaran aktiviti • anggaran perbelanjaan • agihan tugasan • tempat/ruang untuk aktiviti 10.9.2 Semasa aktiviti a. memastikan peralatan/bahan diperlukan (jika ada) b. memastikan tugasan dijalankan c. memastikan syarat-syarat aktiviti dilaksanakan 10.9.3 Selepas aktiviti a. menyediakan laporan b. tindakan susulan c. penghargaan (jika ada) 10.10 AKTIVITI GALAK GUNA PSS Aktiviti yang dijalankan bertujuan untuk menggalakkan pelajar menggunakan PSS contoh : a. aktiviti P&P b. projek keceriaan c. jualan kad ahli d. hadiah misteri e. pengunjung bertuah 10.10.1 Sebelum Aktiviti a. memohon kebenaran daripada Pengetua/ Guru Besar/ Guru Perpustakaan dan Media Sekolah b. mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada pihak berkenaa c. mengadakan mesyuarat AJK Kerja • tentukan tajukljenis aktiviti • sasaran aktiviti • anggaran perbelanjaan • agihan tugasan • tempat/ruang untuk aktiviti 10.10.2 Semasa Aktiviti a. memastikan peralatan/bahan diperlukan (jika ada) b. memastikan tugasan dijalankan c. memastikan syarat-syarat aktiviti dilaksanakan
136 10.10.3 Selepas aktiviti a. menyediakan laporan b. tindakan susulan 10.11 PROGRAM BACAAN 10.11.1 aktiviti yang dijalankan adalah untuk menggalakkan dan memupuk minat pelajar membaca serta menambah ilmu pengetahuan. contoh . • program NILAM • jualan surat khabar / majalah separuh harga 10.11.1 Sebelum a. meminta kebenaran daripada Pengetua/Guru Besar b. merancang dan merangka aktiviti 10.11.2 Semasa a. memastikan aktiviti berjalan dengan lancar 10.11.2.1 Selepas a. menyediakan laporan
137 LAMPIRAN A. Surat panggilan mesyuarat JK Induk/ Kerja Pusat Sumber Sekolah (nama Sekolah) (Alamat Sekolah) Ruj Tuan : ………………………. Ruj Kami : ……………………… Tarikh : ………………….. Kepada; ……………………………. Tuan/Puan/En : (TAJUK ) Perkara di atas adalah dirujuk 2. Mesyuarat tersebut akan diadakan pada; Tarikh : ………………….. Hari : ………………… Masa : ………………….. Tempat: ………………….. Agenda: 1. …………. 2………………… Sekian, terima kasih. ………………………….. ( )
138 B.. Minit Mesyuarat MINIT MESYUARAT AJK PUSAT SUMBER SMK ……. Tarikh : ………………….. Hari : ………………… Masa : ………………….. Tempat: ………………….. Kehadiran 1. 2. Tidak hadir: 1. 2. Bil Perkara 1.0 Ucapan ……. 2.0 ( mengikut agenda) 3.0 Lain-lain Perkara Dicatat oleh: Disemak oleh …………………… ………………….. ( ) ( ) B. TAKLIMAT Bil kami: Tarikh : Ditujukan kepada Melalui: ……………………….. Tuan,
139 Kursus/Bengkel ……………………………………………………………. Perkara seperti di atas adalah dirujuk …………………. Tarikh : ………………….. Hari : ………………… Masa : ………………….. Tempat: ………………….. 2. …………………………. Sekian, terima kasih. Berkhidmat untuk Negara Saya yang yang menurut perintah, ( khas untuk ketua/ketua jabatan) Saya yang menjalankan tugas, (khas untuk Guru Perpustakaan dan Media Sekolah) ………………………. ( ) D. Kursus/ Bengkel/ Program perkembangan Staf Nama program : ………………… Anjuran : …………………. Objektif : ……………………. Pelaksanaan Tarikh : ………………….. Hari : ………………… Masa : ………………….. Tempat: ………………….. Sasaran : ……………………… Perjalanan ; …………………………. Rumusan :……………………………. Catatan : …………………………. E. Pertandingan Nama program : ………………… Anjuran : ………………….
140 Objektif : ……………………. Pelaksanaan Tarikh : ………………….. Hari : ………………… Masa : ………………….. Tempat: ………………….. Sasaran : ……………………… Hakim ; …………………………. penghakiman ; …………………………. Rumusan :……………………………. Catatan : …………………………. F. Mesyuarat Bilangan : ………………… Tarikh : ………………….. Tajuk : ……………………. Sasaran : ……………………… Anjuran :……………………………. Catatan : …………………………. G. Rekod kehadiran guru untuk aktiviti PSS Nama Aktiviti :....………….. Tarikh : ………………….. Hari : ………………… Masa : ………………….. Tempat : ………………….. Bil Nama guru tandatangan
141 H. Kertas Kerja Perlu ada: a. tajuk b. anjuran siapa c. rasional d. matlamat e. objektif f. sasaran g. butir pelaksanaan Tarikh Hari Masa Tempat h. strategi pelaksanaan i. tajuk ceramah dan penceramah/fasilitator(jika ada) j. jadual waktu/aturcara (jika ada) k. jawatankuasa pelaksanaan l. anggaran perbelanjaan m. dokumentasi KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANGKAN DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI KE PERTAMA YANG TELAH DIADAKAN PADA 25.01.2022 Disediakan oleh; Disahkan oleh; ( ) ( ) Cop: Cop: Guru Perpustakaan dan Media Sekolah Pengetua/ Guru Besar Tarikh : 30.01.2022 Tarikh : 30.01.2022