51 Gunakan kepala surat hanya muka surat pertama 2. Di bawah garisan kiri tulis berdaftar/sulit/hantar dengan tangan Peringatan: Permulaan rencana hendaklah dari segi sebelah kiri indensi (Indentation). Semua perenggan melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor yang berturut. Gunakan Huruf abjad atau huruf roman bagi peringkat pecahan. Bagi perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan, pemberian nombor gunakan peringkat pecahan pertama seperti – 2.1, 2.2 dan seterusnya. Pecahan perenggan dalam satu surat jangan melebihi dua peringkat pecahan 3. Taip titik-titik di tepi jika ada lampiran 4. Akhir surat rasmi dengan perkataan-perkataan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dalam huruf besar dan diikuti dengan ‘Saya yang menurut perintah’ Peringatan: Dua jarak ‘spacing’ juga hendaklah digunakan dan jangan gunakan indensi 5. Tinggalkan empat jarak spacing dan taip nama guru besar yang menandatangani surat itu dalam huruf besar dan juga dalam kurungan (bracket) diikuti dengan nama jawatan Peringatan: Jangan gunakan indensi (indentation) 6. Taip perkataan ‘s.k’ untuk surat-surat salinan dan jarak ke bawah ‘s.k’ taipkan nama dan alamat penerima salinan-salinan Peringatan: Sekiranya ada lebih daripada satu ‘s.k’ nombor turutan tidak perlu diberikan 6.2. REKOD-REKOD PSS A. Rekod Pinjaman dan Pemulangan (Sila Rujuk Lampiran)
52
i. PINJAMAN BERKELOMPOK a. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BUKU PSS (GNo. Nama Peminjam No. Panggilan Judul / Tajuk Pengb. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN PERALATANNo. Nama Peminjam Nama Alatan Jenama Model No. Perolehan Bc. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN BANNo. Nama Peminjam Mata Pelajaran No. Rujukan Fail Bil. Fail Tajud. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN GUNNo. Nama Peminjam Nama Bahan Bilae. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN ALAT / BAHANo. Nama Peminjam No. KP Institusi/ Jabatan/ Badan/ Persatuan Tujuan Nama Alat/Baha
53 GURU) garang Tarikh Pinjam T. T Tarikh Pulang T. T Catatan N Bilangan Tujuan Tarikh Pinjam T.T Tarikh Pulanga T.T Catatan NK SOALAN uk Fail Tarikh Pinjam T.T Tarikh Pulang T.T Catatan NA (KEKAL) angan Tarikh Pinjam T.T Tarikh Pulang T.T Catatan AN PSS (PIHAK LUAR) an Bilangan Tarikh Pinjam T.T Tarikh Pulang T.T Catatan
f. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN KUNCI BILIKNo. Nama Peminjam Tujuan
54 K SUMBER Tarikh Pinjam T.T Tarikh Pulang T.T Catatan
55 B. Rekod Penggunaan i. Bilik-bilik / ruang-ruang di PSS
a. REKOD PENGGUNAAN BILIK / RUANG TAYANGAN / ALAT PNo. Nama Pengguna Kelas Tarikh Masa Masuk Masa Keluar b. REKOD PENGGUNAAN BILIK / RUANG KERJANo. Nama Pengguna Tarikh Masa Masuk Masa ii. REKOD PENGGUNAAN RANCANGAN RADIO / TV PETarikh Masa T/R Subjek Ting/ Thn No. Rancangan TajuNota : T - Siaran Terus isi mana yang peR - Rakaman
56 PANDANG DENGAR / KOMPUTER Mata Pelajaran Judul Nama Alat / Bahan Bilangan Alat / Bahan T.T Catatan A Keluar Nama Alat / Bahan Bilangan Bahan T.T Catatan NDIDIKAN k Komen / Ulasan T.T Catatan 1. ISI PELAJARAN ………………….. 2. OBJEKTIF…………………………. 3. PENYAMPAIAN …………………... 4. CONTOH ………………………….. 5. GAMBAR/BUNYI …………………. 1. ISI PELAJARAN ………………….. 2. OBJEKTIF…………………………. 3. PENYAMPAIAN …………………... 4. CONTOH ………………………….. 5. GAMBAR/BUNYI …………………. erlu
iii. REKOD PENGGUNAAN RANCANGAN TELEVISYAN PMata Pelajaran …………………Tarikh Masa T/R Subjek Ting / Tiii. UNIT PERCETAKAN a. REKOD PENGGUNAAN UNIT PERCETAKAN / MESIN PENDUANo. Nama Pengguna Tarikh Masa C. Rekod Pelawat Bil Tarikh Nama Pelawat AlamaTempat Be
57 PENDIDIKAN …………………………………. Thn No. Rancangan Tajuk Komen / Ulasan T.T Catatan A Jumlah Kertas Tujuan T.T Catatan at rtugas Jawatan Perihal Lawatan T.T Catatan
58 D. Minit Mesyuarat i. Tajuk : ………………………………….. ii. Tarikh : ………………………………….. iii. Masa : ………………………………….. iv. Tempat: ………………………………….. v. Pengerusi Mesyuarat : …………………………………………… vi. Kehadiran : ………………………………….. a. Hadir Bil. Nama Pegawai Jawatan 1. 2. 3. b. Tidak Hadir Bil. Nama Pegawai Jawatan 1. 2. 3. c. Turut Hadir Bil. Nama Pegawai Jawatan 1. 2. 3. vii. Minit Mesyuarat Agenda Perkara Tindakan Dicatat Oleh, ___________________
59 E. Data Statiktik i. Pinjaman Buku DATA STATISTIK PINJAMAN BUKU (Mengikut Jenis / Kelas Buku) Bulan : ……………………….. Minggu : ………………………. Tahun : ………………………. Tahun Bahasa Kelas Bahan Jenis Jumlah Catatan F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 F BF Bhs. Melayu Bhs. Inggeris Lain-lain JUMLAH Bhs. Melayu Bhs. Inggeris Lain-lain JUMLAH Bhs. Melayu Bhs. Inggeris Lain-lain JUMLAH Bhs. Melayu Bhs. Inggeris Lain-lain JUMLAH Disediakan oleh; ……………………………….. ( ) Tarikh : _______________ Disahkan oleh; ……………………………….. ( ) Tarikh : _______________
60 DATA STATISTIK PINJAMAN BUKU (Mengikut Jenis / Kelas Buku) Bulan : …………………………….. Tahun : ………………………….. Bahasa Kelas Bahan Jenis Jumlah Catatan F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 F BF Bahasa Melayu Bahasa Inggeris Bahasa Lain JUMLAH Disediakan oleh; ……………………………….. ( ) Tarikh : _______________ Disahkan oleh; ……………………………….. ( ) Tarikh : _______________ DATA STATISTIK PINJAMAN BUKU (Mengikut Tahun / Tingkatan) Bulan : …………………………….. Tahun : ………………………….. Bahasa Jenis Tahun Jumlah Catatan 1 2 3 4 5 6 Bahasa Melayu Fiksyen Bukan Fiksyen Bahasa Inggeris Fiksyen Bukan Fiksyen Bahasa Lain Fiksyen Bukan Fiksyen JUMLAH
CONTOH PERSEMBAHAN DATA STAT0 5 10 15 20 1A 1B 2A 2B 3A 3B 4A 4B JUMLAH Buku Fiksyen B
61 TISTIK PINJAMAN MENGIKUT KELAS 5A 5B 6A 6B KELAS Bukan Bukan Fiksyen
62 ii. Pinjaman Bahan Bukan Buku DATA STATISTIK PENGGUNAKAN BAHAN BUKAN BUKU Bulan : ……………………….. Minggu : ………………………. Tahun : ………………………. Nama Bahan Kelas Bahan Jumlah Catatan F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Bahan Tayangan 1.1 Transparensi 1.2 Pita Slide 1.3 Jumlah Bahan Audio / Video 2.1 Pita Kaset 2.2 Pita Video 2.3 JUMLAH DATA STATISTIK PENGGUNAAN BAHAN BUKAN BUKU (HARDWARE) Bulan : …………………………….. Tahun : ………………………….. Bil Nama Alat / Bahan Kekerapan Penggunaan
63 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Slaid Carta Peta Glob Jumlah Kekerapan Jenis Bahan
64 iii. Pinjaman dan Pemulangan Bahan Guna DATA STATISTIK PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN GUNA Bulan : ……………………….. Bil. Nama Alat / Bahan Kekerapan Pinjaman 1. 2. 3. 4. CONTOH PERSEMBAHAN DATA PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN GUNA 0 5 10 15 20 Lutsinar Stapler Pen OHP Jumlah kekerapan Alat / Bahan
iii. Pinjaman dan Pemulangan Alatan ANALISA PENGGMinggu : ……………………. Bulan : …………………Nama Alatan Tahun1A 1B 2A 2B 3A 3BALAT AUDIO / VIDEO 1.1 Radio Kaset 1.2 Alat Perakam video 1.3 Televisyen 1.4 JUMLAH ALAT-ALAT TAYANGAN 2.1 Projektor Overhead 2.2 Projektor Slaid 2.3 JUMLAH ALAT-ALAT REPROGRAFI 3.1 Mesin pendua 3.2 Mesin fotostat 3.3 JUMLAH ALAT-ALAT LAIN 4.1 alat-alat grafik lengkap 4.2 Komputer 4.3 JUMLAH Tarikh : ……
66 GUNAAN ALATAN ………… Tahun : …………………………. n / Tingkatan Jumlah Catatan B 4A 4B 5A 5B 6A 6B …………………………. Disediakan Oleh; …………………………….. ( )
ANALISA PENGGTahun KekerNama Alatan 1A 1B 2A 2B 3A 3B A. ALAT-ALAT AUDIO / VIDEO B. ALAT-ALAT TAYANGAN C. ALAT-ALAT REPROGRAFI D. ALAT-ALAT LAIN Disediakan oleh; ……………………………… ( ) Tarikh : …………………ANALISA PENGGUNAAN BAHAN-BAHAN Bulan: ……………………….. Tahun Nama Bahan Tahun 1 TahunA. BAHAN TAYANGAN B. BAHAN AUDIO / VIDEO C. PAPAN-PAPAN D. BAHAN DUA/TIGA DIMENSI E. BAHAN-BAHAN BERANEKA MEDIA F. LAIN-LAIN BAHAN Tarikh : ……………………………
67 GUNAAN ALATAN rapan Catatan 4A 4B 5A 5B 6A 6B ………… Disahkan oleh; ……………………………… ( ) Tahun : ………………………. Kekerapan Jumlah n 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Tahun 6
GRAF STATISTIK PENG0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3Kekerapan TahunAlat-alat audio/video Alat-alat tayangan
68 GGUNAAN ALAT-ALAT 3 Tahun 4 Tahun 5 Tahun 6 n / Tingkatan Alat-alat reprografi Alat-alat lain
69 LAPORAN TAHUNAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 1. MAKLUMAT SEKOLAH 1.1 Kod Sekolah : __________________________ 1.2 Nama Sekolah : __________________________________________________ 1.3 Alamat Sekolah : __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ 1.4 No. Telefon Sekolah : __________________________ 2. MAKLUMAT GURU 2.1 Nama Penuh Guru Besar / Pengetua: * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ 2.2 Nama Penuh Guru Penolong kanan Pentadbiran (Kurikulum): * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ 2.3 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid / Pelajar: * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ 2.4 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Kokurikulum: * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ 2.5 Nama Penuh Penyelia Petang: * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ 2.6 Nama Penuh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah (PSS): * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ 2.7 Nama Penuh Guru Pembantu Perpustakaan dan Media Sekolah (PSS): * Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________ • Potong mana yang tidak berkenaan
70 3. MAKLUMAT GURU 3.1 Statistik Guru Terlatih dan Tidak Terlatih GURU TERLATIH GURU TIDAK TERLATIH Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah JUMLAH BESAR : _______________ ORANG 3.2 Satatistik Guru Siswazah dan Bukan siswazah GURU SISWAZAH GURU BUKAN SISWAZAH Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah JUMLAH BESAR : _______________ ORANG
71 4. MAKLUMAT MURID/PELAJAR 4.1 Statistik Pelajar Lelaki dan Perempuan LELAKI PEREMPUAN Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah JUMLAH BESAR : _______________ ORANG 4.2 Satatistik Pelajar Mengikut Tahun / Tingkatan TAHUN TINGKATAN BILANGAN Peralihan ________________ orang Tahun 1 / Tingkatan 1 ________________ orang Tahun 2 / Tingkatan 2 ________________ orang Tahun 3 / Tingkatan 3 ________________ orang Tahun 4 / Tingkatan 4 ________________ orang Tahun 5 / Tingkatan 5 ________________ orang
72 Tahun 6 / Tingkatan 6 ________________ orang JUMLAH BESAR : _______________ ORANG 5. KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 5.1 Statistik Bilangan Bahan Buku BAHASA MELAYU KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH Bilangan Jumlah Buku Fiksyen : ________________ buah Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ________________ buah Jumlah Buku : ________________ buah BAHASA INGGERIS KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH Bilangan Jumlah Buku Fiksyen : ________________ buah Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ________________ buah Jumlah Buku : ________________ buah
73 BAHASA IBAN KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH Bilangan Jumlah Buku Fiksyen : ________________ buah Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ________________ buah Jumlah Buku : ________________ buah JUMLAH KESELURUHAN JENIS BUKU BILANGAN Buku Fiksyen _________________ buah Buku Bukan Fiksyen _________________ buah JUMLAH BESAR _________________ buah 5.2 Statistik Bilangan Bahan Bukan Buku / Perisian (Software) KOD BAHAN KELAS BAHAN JUMLAH F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Kad Audio Boneka Carta Compact Disc Disket Komputer Filem 8/16/35 mm Filem Jalur
74 Gambar Glob Kit Kad Imbasan Model Multimedia Kit Peta Pita Audio Piring Hitam Pita Video Permainan Realia Pita Slaid Lutsinar 5.3 Statistik Bilangan Peralatan (Hardware) A. TAYANGAN NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN 01. Projektor Overhead 02. Projektor Slaid 03. Projektor Filem 04. Projektor Opeque 05.
75 06. 07. 08. 09. A. BUKAN TAYANGAN NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN 01. Papan Tulis 02. Papan Magnet 03. Papan ‘Flannel” 04. Papan Gulung 05. Papan Kenyataan 06. 07. 08. 09. C. AUDIO NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN 01. Radio 02. Radio Kaset 03. Alat Pemain Piring Hitam 04. Syncrecorder
76 05. Perakam Pita Gelendong (Rel Terbuka) 06. Sistem Pembesar suara (PS System) 07. 08. 09. D. AUDIO - VISUAL NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN 01. Televisyen 02. Video Cassette Recorder (VCR) 03. Projektor Slaid dengan Kaset 04. Projektor filem Jalur dengan Kaset 05. Projektor Filem 8 mm, 16 m dan 35mm 06. 07. 08. 09. E. PERALATAN-PERALATAN SOKONGAN LAIN NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN 01. Kamera Fotografi dan Aksesori 02.
77 Kamera Video dan Aksesori 03. Kit Grafik 04. Kit Pertukangan 05. Transparency maker 06. Mesin Taip (Manual) 07. Mesin Taip Elektronik 08. Mesin Photostat 09. Mesin Pendua 10. Mesin Risograph 11. Komputer 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
78 Lampiran 1 AHLI JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH TAHUN : _2022
79 Lampiran 2 AHLI JAWATANKUASA KERJA PUSAT SUMBER SEKOLAH TAHUN : 2022
80 MANUAL PROSEDUR KERJA 1. KONSEP Manual Prosedu Kerja (MPK) ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada peringkat Jabatan/Pejabat yang boleh dibuat rujukan kerana MPK mengandungi prosedur-prosedur yang perlu dilalui dan dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti operasi sesebuah Jabatan/ Pejabat. Lihat rajah di bawah: Rajah : KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA 2. FAEDAH PENYEDIAAN MPK 2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi; 2.2 Mewujudakan keseragaman dalam cara menjalankan kerja; 2.3 Menentukan peraturan Jabatan / Pejabat dipatuhi; 2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas; 2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru; 2.6 Menyenangkan pertukaran kakitangan dari datu jabatan ke jabatan lain; 2.7 Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan sistem dibaiki; 2.8 Mengurangakan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; 2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain. JABATAN / PEJABAT MPK Kenyataan harapan Jabatan / Pejabat Tuju arah yang jelas Penentuan fungsi yang jelas Pembahagian aktiviti / tugas antara bahagian / unit yang jelas Rangkaian prosedur dan pegawai staf yang jelas bagi setiap aktiviti Peningkatan kecekapan dan keberkesanan Jabatan / Pejabat
81 3. KANDUNGAN MPK Rajah : KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA 3.1 Latar belakang Jabatan / Pejabat Latar belakang ini mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah Jabatan / Pejabat dan juga maklumat seperti matlamat dan tujuan penubuhannya. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan / Pejabat. Selain itu maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk Mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenainya. 3.2 Objektif Jabatan / Pejabat Objektif jabatan / Pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategic serta pembentukan objektif bahagian / unit. Tujuan ialah: i. Memberi hala cara yang jelas supaya segala usaha yang dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya ii. Menjadi asas penilaian keberkesanan Jabatan / Pejabat iii. Memberi tuju arah dan asas bagi pembentukan objektif lebih khusus dan terperinci pada peringkat bahagian / unit iv. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang Jabatan / Pejabat 3.3 Carta Organisasi jabatan / Pejabat Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki dalam sesebuah Jabatan / Pejabat dengan Jabatan / Pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah sari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalan Jabatan / Pejabat. Oleh itu carta perlu dikemaskini. Carta ini dijadikan rangka kerja dan panduan kepada kakitangan untuk; i. Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan / Pejabat mengikut unit / seksyen / bahagian MANUAL PROSEDUR KERJA Latar belakang Jabatan / Pejabat Senarai borang-borang yang digunakan Carta Aliran Kerja Aktivitiaktiviti Utama Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Objektif Jabatan / Pejabat Carta Organisasi Jabatan / Pejabat Fungsi Utama Jabatan / Pejabat Aktiviti-aktiviti bagi setiap Fungsi Utama
82 ii. Rantaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki sesebuah Jabatan / Pejabat bagi membantu kakitangan menganal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan memantau kerja-kerja yang ditetapkan Carta Organisasi ini juga berguna kepada pihak pengurusan bagi Membantu membuat perancangan seperti: i. penambahan dan pengurangan kakitangan ii. pembesaran fungsi-fungsi Jabatan / pejabat dan iii. saluran maklumat-maklumat pengurusan 3.4 Fungsi Utama Jabatan / Pejabat Fungsi utama Jabatan / pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan Jabatan / Pejabat mencapai objektif penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan / Pejabat itu sama ada yang khusus atau yang biasa 3.5 Aktiviti-aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan pelaksanaanya melibatkan tenaga manusia, peraltan, bahan, masa dan kos 3.6 Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Sangat penting proses kerja ini disenaraikan dengan jelas supaya dapat: i. Mengelakkan kesilapan operasi dan perudnangan kerana menjalankan tugas; ii. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas; iii. Membantu kerja-kerja penyeliaan; iv. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskiniaan diperlukan; v. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang; vi. Memendekkan masa latihan kakitangan baru; vii. Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang kakitangan; viii. Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat; dan ix. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan 3.6.1 Langkah-langkah menyediakan proses kerja i. Semak senarai aktiviti bagi Mengenal pasti jenis-jenis aktivti yang emmerlukan penyediaan proses kerja ii. Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut iii. Mulakan dengan perkataan ‘kata kerja’ bagi Menyenaraikan setiap proses iv. Senaraikan jawatan kakitangan / Jk / staf yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan 3.7 Carta Aliran Kerja Carta Aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah menganai tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja ini diperlukan kerana: i. dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu dari peringkat permulaan hingga selesai
83 ii. memberi pemahaman kepada kakitangan mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing secara ringkas 3.8 Borang Yang Digunakan Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat kerana borang dapat menyimpan dan merekodkan maklumat penting. Menyenarai dan menyertakan contoh-contoh borang dalam MPK, akan dapat: i. menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan ii. Mengumpulkan borang-borang yang digunakan oleh Jabatan / Pejabat sebagai rujukan; iii. Memberi kefahaman kepada pegawai-pegawai mengenai prosedurprosedur dan borang-borang yang digunakan dalam menjalankan tugastugasnya dengan berkesan 4. PENUTUP Dengan menyediakan MPK sebuah Jabatan / Pejabat itu pasti dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti Jabatan / Pejabat berkenaan kerana: i. MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan terhadap sesuatu tindakan; ii. Kecuaian akan menajdi etara kerana proses kerja akan dijelaskan melalui carta aliran kerja; iii. Pertindihan kerja, ketidakpastian dan kesamaran dapat dikenalpasti dan sistem kerja dapat dibaiki dengan mudah; iv. Kerja yang tergendala, terbengkalai atau tidak dapat dibuat dapat dipastikan di samping mengenap pasti siapa yang bertanggung jawab terhadapnya dan v. Setiap langkah diteliti, diikuti dan disemak supaya hasilnya tepat dan berkesan. Kesimpulan, MPK boleh dianggap sebagai satu langkah ke arah pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan bekerja dalam sesebuah Jabatan / Pejabat kerana MPK mempunyai susun cara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan lebih sistematik, mempunyai saluran dan prosedur. FAIL MEJA 1. KONSEP Fail Meja (FM) merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Fm adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti Jabatan/Pejabat keseluruhannya. Lihat rajah di bawah; Rajah : KONSEP FAIL MEJA INDIVIDU / JAWATAN FM Arah tuju yang jelas Tugas dan tanggungjawab yang jelas Kedudukan yang jelas dalam pejabat / jabatan Dasar-dasar / peraturan yang jelas Prosedur / aliran kerja yang jelas Peningkatan kecekapan dan keberkesana n individu
84 FM berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam pejabat / jabatan. Oleh itu FM dirangka khusus untuk memberi panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam pejabat / jabatan. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Tegasnya FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. 2. FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA 2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kekrja untuk dijadikan rujukan rasmi; 2.2 Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja; 2.3 Menentukan peraturan pejabat / jabatan dipatuhi; 2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas; 2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru; 2.6 Menyenangkan peraturan staf dari satu jabatan ke jabatan lain; 2.7 Menyenangkan kajian atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat 2.8 Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan tugas; dan 2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan kakitangan lain 3. KANDUNGAN FAIL MEJA Rajah : KANDUNGAN FAIL MEJA MANUAL PROSEDUR KERJA Senarai Tugas Harian Senarai Jawatankuasa Senarai Semak Borang Objektif Pejabat / Jabatan Carta Organisasi Senarai Tugas / Fungsi Jabatan / Proses Kerja Carta Aliran Kerja Senarai tugas / Kuasa & Peraturan / Undang-undang Norma Kerja
85 3.1 Objektif Pejabat / Jabatan 3.1.1 Objektif adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah pajabat / jabatan, iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif amat penting kerana objektif menjelaskan dengan tepat arah tuju pejabat / jabatan dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh itu, objektif yang baik dapat menjelaskan kepada kakitangan dan memastikan objektif ini dicapai 3.1.2 Tujuan mengadakan objektif: i. memberi hala tuju yang jelas kepada pejabat / jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan metlamat penubuhannya ii. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah pejabat / jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan iii. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan pejabat / jabatan bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi pejabat / jabatan berkenaan iv. Memberi arah tuju ke arah pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam pejabat / jabatan v. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang pejabat / jabatan 3.2 Carta Organisasi 3.2.1 Carta organisasi pejabat / jabatan menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki dalam sesebuah pejabat / jabatan yang dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan menjalankan aktiviti-aktiviti pejabat bagi membantu pejabat / jabatan mencapai objektif yang ditetapkan. Carta organisasi adalah berbeza-beza di antara satu pejabat / jabatan dengan jabatan yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Carta organisasi ini juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam pajabat / jabatan. Oleh itu carta ini perlu dikemas kini. 3.2.2 Faedah Kepada Kakitangan i. menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh pejabat / jabatan. Contoh Unit Pengkatalogan, Unit APD, Unit BBM, Unit Sirkulasi, Unit Perolehan, Unit Data dll ii. menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan peringkat hierarki sesebuah pejabat / jabatan. Ini akan dapat membantu CONTOH OBJEKTIF PSS: Meningkatkan taraf pengajaran dan pembelajaran Contoh: ➢ CARTA ORGANISASI JK INDUK PSS ➢ CARTA ORGANISASI JK KERJA PSS ➢ CARTA ORGANISASI JK PENGAWAS PSS
86 mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan menyelia atau memantau kerjakerja yang ditetapkaN 3.2.3. Faedah Kepada Pihak Pengurusan i. mmebuat perancangan bagi penambahan atau pengurangan kakitangan ii. pembesaran fungsi-fungsi pejabat / jabatan iii. perancangan latihan staf dan iv. saluran-saluran maklumat-maklumat pengurusan 3.3 Senarai Tugas / Fungsi Pejabat / Jabatan 3.3.2 Fungsi utama pejabat / jabatan adalah tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan pejabat / jabatan mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah pejabat / jabatan sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan rutin 3.4 Proses Kerja Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti 3.4.2 Kepentingan proses kerja yang jelas dapat; i. mengelakkan kesilapan operasi ketika menjalanakan tugas; ii. memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas; iii. membantu kerja penyeliaan; iv. memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan; v. menguranfkan arahan biasa yang berulang-ulang; vi. memendekkan masa latihan kepada kakitangan baru; vii. mengkalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai; viii. memudahkan dna melicinkan urusan harian pejabat / jabatan ix. menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan 3.4.3 langkah-langkah menyediakan proses kerja; CONTOH: Lihat Senarai Tugas: ➢ Penyelaras / Guru Media ➢ Ketua Unit Perpustakaan ➢ Ketua Unit APD ➢ Ketua Unit BBM dll
87 i. semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kejara; ii. sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; iii. mula dengan perkataan kata kerja bagi menyenaraikan setiap proses; dan iv. senaraikan jawatan kakitangan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan. 3.5 Carta Aliran Kerja Carta aliran ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas indakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta ini iperlukan kerana carta ini dapat memperlihatkan dengan jelas setiap angkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut urutan yang betul, iaitu enunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas serta menggunakan simbol-simbol tertentu; 3.6 Borang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. 3.6.1 Kegunaan borang untuk: i. menyimpan dan merekodkan maklumat ii. menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang sistematik iii. membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak shaja yang direkodkan 3.6.2 Tujuan digunakan: i. dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan; ii. semua borang yang digunakan dapat dijadikan rujukan; iii. kakitangan dapat memahamai prosedur-prosedur dalam menjalankan tugas dengan lebih berkesan 3.7 Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan Kakitangan Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang kekitangan untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap senarai yang perlu mengandungi; ➢ Nama pejabat / Jabatan / Bahagian / Unit ➢ Jawatan yang disandang ➢ Tugas dan tanggungjawab CONTOH: ➢ Carta Aliran Proses Teknik Buku / Bukan Buku CONTOH: ➢ Borang Slip Kerja Buku / Bukan Buku ➢ Borang Biodata Guru / Pengawas PSS
88 Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Hubungan kerja kakitangan dengan kakitangan lain perlu diketahui bagi membantu kakitangan itu menyelesaikan sesuatu tugas. Hubungan ini dibahagiakan kepada 4 cara iaitu; ➢ Hubungan kerja dengan pegawai atasan; ➢ Hubungan kerja dengan kakitangan bawahan; ➢ Hubungan kerja dengan rakan sejawat; dan ➢ Hubungan kerja dengan pegawai / kakitangan dari agensiagensi luar 3.7.1 Kepentingan kuasa dengan hubungan kerja dalam FM i. Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang kakitangan; ii. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai iii. Memudahkan kakitangan menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan iv. Setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan; dan v. Menjelaskan hubungan di antara seseorang kekitangan dengan kakitangan yang lain, sama ada di dalam pejabat / jabatan atau pegawai-pegawai di pejabat / jabatan yang lain 3.8 Peraturan / Undang-undang Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui dan dipatuhi oleh kakitangan seseorang pejabat / jabatan 3.9 Senarai Semak Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senarai ini boleh berbentuk tangkai kata, soalan dan jawapan atau pun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis / bidang aktiviti yang dilakukan CONTOH: ➢ Peraturan Peminjaman alatan PSS ➢ Peraturan Penggunaan Bilik di PSS dll CONTOH: ➢ Senarai Semak Pengurusan PSS ➢ Senarai Semak Koleksi PSS ➢ Senarai Semak Aktiviti PSS ➢ dll
89 3.10 Senarai Jawatankuasa Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Jawatankuasa ini hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempok 6 bulan 3.10.1 Tujuannya: i. Kakitangan berkenaan mengetahui jawatankuasa yang dianggotainya ii. Membolehkannya membuat persedian dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut iii. Membolehkan kakitangan baru yang mengambil alih tugas mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotainya. 3.10.2 Kandungan: i. Nama kakitangan ii. Kekerapan mesyuarat (kali ke - ……..) iii. Jenis keanggotaan (sama ada Pengerusi, Setiausaha dll) 3.11 Norma Kerja Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja boleh menjadi panduan kepada kakitangan dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya dan menjadi asas ukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui perubahan persekitaran kerja, sama ada melalui penggunaan teknologi baru, latihan staf dll, motivasi bekerja, norma kerja boleh diubah suai supaya selaras dengan usaha-usaha pengubahsuaian yang telah dijalankan. Dengan itu, norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja. 3.11.1 Langkah-langkah mewujudkan norma kerja i. Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumbersumber yang boleh digunakan, sekiranya ada dan disesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat. ii. Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan. 3.12 Senarai Tugas Harian Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. CONTOH: ➢ Senarai Jawatankuasa Minggu PSS ➢ Senarai jawatankuasa majlis Perlantikan Pengawas PSS CONTOH: ➢ Senarai tugas Penyelaras PSS mengikut hari / tarikh
90 4. LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA i. Sediakan objektif pejabat / jabatan yang telah disediakan bagi Manual prosedur Kerja (MPK); ii. Sediakan objektif bahagian / unit; iii. Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi pejabat / jabatan yang disediakan oleh MPK; iv. Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan di dalam bahagian / unit; v. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkenaan; vi. Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama vii. Senaraikan semua proses kerja yang perlu, di bawah setiap tugas dan tanggungjawab viii. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberi kelulusan; ix. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan; x. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas; xi. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas; xii. Rekodkan norma kerja yang ada; xiii. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan; xiv. Sediakan format senarai tugas harian; dan xv. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja. 5. PENUTUP FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam pejabat / jabatan. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di pejabat / jabatan masing-masing. Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah pejabat / jabatan demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah pejabat / jabatan. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah pejabat / jabatan.
91 BAB 7 KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH