TERBATAS TERBATAS BUKU PEGANGAN PENYELENGGARAAN PEMBEKALAN MATERIIL TNI ANGKATAN UDARA (BP3M) TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA
TERBATAS TERBATAS KATA PENGANTAR 1. Penyelenggaraan dukungan logistik khususnya dibidang pembekalan di TNI Angkatan Udara sebagian besar telah dilengkapi dengan perangkat lunak yang terus di sempurnakan sesuai tuntutan perkembangan. Untuk mewujudkan gambaran yang menyeluruh tentang penyelenggaraan fungsi pembekalan tersebut perlu merangkum perangkat lunak yang ada dan dapat digunakan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pembekalan materiel di TNI Angkatan Udara. 2. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam rangka meningkatkan kemampuan pemyelenggaraan pembekalan dan menghindari kekeliruan dalam pelaksanaan, perlu di terbitkan buku pegangan penyelenggaraan pembekalan materiil TNI Angkatan Udara (BP3M). buku pegangan tersebut merangkum sebagai dari peraturan pembinaan dan petunjuk-petunjuk pelaksanaan/teknis,yang di harapkan dapat memberikan kejelasan dan dipakai pedoman dalam penyelenggaraan dukungan pembekalan materiel bagi para pelaksana di satuan-satuan. 3. Buku pegangan ini merupakan terbitan pertama yang masih akan berkembang untuk di sempurnakan sejalan dengan kemajuan teknologi. 4. Demikian Kepala Dinas Materiil Angkatan Udara Suradjianto, S.E. Marsekal Pertama TNI Jakarta, Agustus 2010
TERBATAS TERBATAS DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR.................................................................................................. i DAFTAR ISI .............................................................................................................. ii BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 Umum...................................................................................................... 1 Maksud dan Tujuan................................................................................. 2 Pendekatan ............................................................................................. 2 Pengertian-pengertian............................................................................. 3 BAB II PENYELENGGARAAN PEMBEKALAN.................................................. 3 Umum...................................................................................................... 3 Dasar-dasar Penyelenggaraan................................................................ 4 Prinsip-prinsip Penyelenggaraan............................................................. 4 Metoda .................................................................................................... 5 Fungsi-fungsi Pembinaan Logistik yang Berkaitan dengan Penyelenggaraan Pembekalan ............................................................... 6 Penentuan Kebutuhan............................................................................. 14 Penelitian dan Pengembangan ............................................................... 16 Pengadaan.............................................................................................. 17 Distribusi ................................................................................................. 27 Pemeliharaan .......................................................................................... 46 Penghapusan .......................................................................................... 47 TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA
TERBATAS ii TERBATAS Pengendalian Inventori............................................................................ 61 Standarisasi............................................................................................. 95 Katalogisasi............................................................................................. 96 Sistem Informasi Pembinaan Logistik ..................................................... 101 Administrasi Perbendaharaan Materiil..................................................... 116 BAB III PENYELENGGARAAN PERBENDAHARAAN MATERIIL DALAM KEGIATAN PEMBEKALAN..................................................................... 117 Umum...................................................................................................... 117 Sasaran................................................................................................... 118 Ketentuan Umum .................................................................................... 118 Lingkup Penyelenggaraan Perbendaharaan ........................................... 129 BAB IV PENYELENGGARAAN DUKUNGAN PEMBEKALAN MATERIIL ........... 164 Umum...................................................................................................... 164 Penyelenggaraan Dukungan Pembekalan Materiil Sista......................... 164 Penyelenggaraan Dukungan Pembekalan Bekal Umum......................... 170 Penyelenggaraan Dukungan Pembekalan BMP ..................................... 183 BAB V TATARAN WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB .............................. 190 Umum...................................................................................................... 190 Pengorganisasian Pembekalan............................................................... 191 BAB VI PENUTUP ............................................................................................... 192
LAMPIRAN-LAMPIRAN "A-1" Daftar Pengertian. "A-2" Daftar Peraturan Petunjuk/Ketetapan Penyelenggaraan Pembekalan. "B-1" Daftar Pejabat Yang Menerima Pelimpahan Kewenangan Ordonansi Untuk Barang Sediaan di TNI Anagkatan Udara. "B-2" Daftar Bendaharawan Materiil TNI Angkatan Udara Menurut Keputusan Kasau Nomor Kep/20/VIII/1988 tanggal 2 Agustus 1988. "C-1" Peta Aliran Kegiatan Pengeluaran Materiil di Gudang Persediaan Pusat. "C-2" Peta Aliran Dukungan Materiil "Bench Stock" di Gudang Persediaan Pangkalan. "C-3" Peta Aliran Dukungan Materiil "Expendable" di Gudang Persediaan Pangkalan. "C-4" Peta Aliran Dukungan "Reparable" di Gudang Persediaan Pangkalan. "C-5" Peta Aliran Dukungan Materiil "Bench Stock" di Titik Bekal Jajaran Depo Pemeliharaan 10, 30, 60 dan 70. "C-6" Peta Aliran Dukungan Materiil "Bench Stock" Titik Bekal Depolek 01 dan 02. "C-7" Peta Aliran Dukungan Materiil "Expendable" di Titik Bekal Depopesbang 10 dan 30.
"C-8" Peta Aliran Dukungan Materiil "Expendable" di Titik Bekal Deposenamu 60. "C-9" Peta Aliran Dekungan Materiil "Expendable" di Titik Bekal Benghar Jajaran Deposarban 70 serta Titik Bekal Depolek 01 dan 02. "C-10" Peta Aliran Dukungan "Reparables" di Titik Bekal Jajaran Depopesbang 10 dan 30. "D-1" Peta Aliran Dukungan Pembekalan Bekal Beras. "D-2" Peta Aliran Dukungan Pembekalan Bekal Kaporlap. "E-1" Peta Aliran Dukungan Pembekalan Bekal BMP. "E-2" Peta Aliran Dukungan Pembekalan Bekal BBM Udara Langsung ke Pesawat TNI-AU. "F" Daftar Bentuk-bentuk Administrasi Pembekalan. “G” Contoh Bentuk-bentuk Administrasi Pembekalan.
TERBATAS TERBATAS BUKU PEGANGAN PENYELENGGARAAN PEMBEKALAN MATERIIL TNI ANGKATAN UDARA (BP3M) BAB I PENDAHULUAN Umum 1. TNI Angkatan Udara sebagai komponen utama kekuatan pertahanan negara dalam pelaksanaan tugasnya melaksanakan pembinaan dan dukungan logistik. Sistem logistik harus mampu mewujudkan kesiapan materiil, fasilitas dan jasa untuk mendukung kesiapan dan kemampuan TNI Angkatan Udara dalam melaksanakan tugasnya. 2. Untuk mewujudkan kesamaan visi dan misi dalam pelaksanaan penyelenggaraan pembekalan perlu adanya suatu buku pegangan sebagai pedoman atau acuan dalam pengelolaan secara terpadu, terkoordinasi, terarah, bertahap dan berlanjut. 3. Buku pegangan penyelenggaraan pembekalan materiil TNI Angkatan Udara ini, memuat beberapa bab yang terdiri dari : a. Bab I : Pendahuluan b. Bab II : Penyelenggaraan Pembekalan. Bab ini menguraikan tentang fungsi-fungsi pembekalan berikut seluruh aspek kegiatan yang terkait. c. Bab III : Penyelenggaraan Perbendaharaan Materiil Dalam Kegiatan Pembekalan. Uraian berupa Ketentuan-ketentuan perbendaharaaan sebagaimana yang seharusnya dalam mengelola dan memperlakukan materiil sebagai kekayaan Negara. TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA
TERBATAS 2 TERBATAS d. Bab IV : Penyelenggaraan Dukungan Pembekalan Materiil. Memuat uraian penyelenggaraan dukungan pembekalan terhadap masing-masing kelompok bekal yang berlaku saat ini (matsista, mat bekum, BMP dsbnya) e. Bab V : Tataran Wewenang dan Tanggung Jawab. Memuat tataran wewenang dan tanggung jawab. Memuat tataran wewenang dan tanggung jawab fungsional logistik di lingkungan TNI Angkatan Udara. f. Bab VI : Penutup. Maksud Dan Tujuan 4. Maksud buku ini dimaksudkan sebagai pegangan bagi para penyelenggara untuk memahami berbagai teori, pengertian dan aliran dalam disiplin ilmu dalam lingkup pembekalan dengan peraturan / petunjuk serta aplikasi nyata yang berlaku dilapangan, agar memungkinkan dapat lebih dipahami dan dikembangkan lebih lanjut. 5. Tujuan sedangkan tujuan yang hendak dicapai adalah satu kesatuan pengertian dan tindakan bagi personel korps pembekalan maupun personel dari kecabangan lain yang ditugaskan dilingkungan pembekalan Pendekatan 6. Pendekatan yang digunakan dalam penyusunan buku pegangan ini, adalah : a. Pendekatan Fungsi. Untuk memperoleh kesamaan orientasi, maka pendekatan fungsi-fungsi pembinaan materiil sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Kasau No.Skep/474/XII/2006 tentang Buku Petunjuk Induk TNI AU tentang Logistik dijadikan landasan pembahasan dalam buku pegangan ini.
TERBATAS 3 TERBATAS b. Pendekatan Normatif. Untuk mendapatkan konsepsi yang aplikatif diperlukan suatu pendekatan yang mendasar pada norma-norma yang berlaku untuk keadaan yang sekarang diorientasikan ke masa mendatang tanpa meninggalkan peristiwa-peristiwa masa lalu. Pada dasarnya pendekatan ini dimaksudkan untuk merumuskan suatu tuntunan secara akurat dan menjamin tidak terjadi penyimpangan disiplin yang essensial. c. Pendekatan Sistem. Mengingat pembekalan merupakan suatu sistem maka pembahasan akan diwarnai dengan keterkaitan keterpaduan dan ketergantungan antara sub-sub sistem dalam mencapai suatu tujuan Pengertian – pengertian 7. Untuk mendapatkan kesamaan pengertian dalam memahami buku ini, dikemukakan beberapa pengertian sebagaimana tercantum dalam lampiran “A1”. BAB II PENYELENGGARAAN PEMBEKALAN Umum 8. Penyelengaraan pembekalan melalui pasal – pasal berikut, akan dibahas fungsifungsi pembekalan yang meliputi penentuan kebutuhan, pengadaan distribusi dan penghapusan serta beberapa fungsi dalam pembinaan materiil yang mendukung terhadap setiap fungsi pembekalan tersebut yakni pengendalian inventori, standarisasi, katalogisasi dan sistem infomasi pembinaan material.
TERBATAS 4 TERBATAS Dasar – Dasar Penyelenggaraan 9. Penyelenggaraan pembekalan pada hakekatnya merupakan serangkaian upaya dari seluruh fungsi logistik yang bersifat cepat tanggap, tepat waktu, dan tepat guna, untuk mewujudkan kesiapan operasional yang maksimal dari unsur-unsur kekuatan TNI Angkatan Udara serta mampu mempertanggungjawabkan baik fisik maupun administratif. 10 Landasan landasan hukum dalam penyelenggaraan pembekalan meliputi : a. Undang-Undang Perbendaharaan Indonesia b. Peraturan Menteri Pertahanan No.Per/19/M/X/2007, tanggal 30 Oktober 2007 tentang Pokok-pokok penyelenggaraan materiil di Lingkungan Departemen Pertahanan dan Tentara Nasional Indonesia. c. Skep Kasau No.Skep/474/XII/2006 tanggal 28 Desember 2006 tentang Buku Petunjuk Induk TNI AU tentang Logistik. d. Perkasau No.Perkasau/18/III/2009 tanggal 20 Maret 2009 tentang Buku Petunjuk Pelaksanaan TNI AU tentang Penyelenggaaan Administrasi Perbendaharaan Materiil. Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan 11. Penyelenggaraan pembekalan menganut prinsip-prinsip sebagai berikut : a. Pembina materiil. Setiap item materiil harus ada Pembinanya. b. Kesadaran Personel. Setiap personel memiliki kesadaran dalam memelihara materiil milik Negara.
TERBATAS 5 TERBATAS c. Prioritas. Prioritas terhadap materiil kritis dan vital. d. Standardisasi dan normalisasi. e. Profesionalisme personel penyelenggaranya. Metoda 12. Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan logistik TNI AU adalah sebagai berikut: a. Dalam rangka Pembinaan Logistik dipergunakan Metode Dipusatkan, Organik dan Bina Tunggal. b. Dalam rangka Dukungan Logistik dipergunakan metode : 1) Logistik Dipusatkan. Dalam penyelenggaraan logistik dipusatkan, penyediaan materiil, fasilitas dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lanudlanud atau unit organisasi/satuan kerja yang lain dilaksanakan hanya oleh Mabesau. Dukungan logistik dipusatkan diselenggarakan dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti efektivitas pengadaan, tidak tersedianya sumber penyediaan unsur logistik di wilayah, penyederhanaan administrasi, dan pemusatan usaha. Ketentuan tentang jenis/macam materiil, fasilitas dan jasa yang penyediaannya dilaksanakan secara terpusat beserta kriteria penentuan yang digunakan, ditetapkan dalam penjabaran petunjuk selanjutnya. 2) Logistik Organik. Dalam penyelenggaraan dukungan logistik secara organik, penyediaan materiil, fasilitas dan jasa yang diperlukan oleh suatu Satker atau Satker lain dalam pembinaannya, dilaksanakan sendiri oleh Satker yang bersangkutan. Dukungan logistik secara organik ini
TERBATAS 6 TERBATAS diselenggarakan karena pertimbangan kecepatan dukungan, tersedianya sumber penyediaan materiil, fasilitas dan jasa di daerah, dan efisiensi usaha. Ketentuan tentang jenis/macam materiil, fasilitas dan jasa yang penyediaannya dilaksanakan secara organik beserta kriteria penentuan yang digunakan, akan ditetapkan dalam penjabaran petunjuk logistik selanjutnya. 3) Logistik Bina Tunggal. Penyelenggaraan dukungan logistik bina tunggal tertuju pada pemanfaatan kemampuan suatu angkatan atau Mabes TNI, sehingga pelaksanaan tersebut dapat terlaksana lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan diselenggarakan sendiri oleh TNI AU. Dalam pelaksanaannya TNI AU hanya menyerahkan data kebutuhan kepada pelaksana Bina Tunggal. 4) Logistik Dukungan Silang. Penyelenggaraan dukungan logistik silang tertuju pada pemanfaatan kemampuan salah satu Angkatan sehingga penyelenggaraan logistik tersebut dapat dilaksanakan efektif dan efisien dibandingkan dengan diselengarakan sendiri. Pelaksanaan dukungan silang dapat terjadi sesuai dengan perintah Mabes TNI atau adanya persetujuan dengan Angkatan yang bersangkutan. Kebutuhan dukungan silang disusun oleh TNI AU dan diajukan ke Mabes TNI. Fungsi-fungsi Pembinaan Logistik yang Berkaitan dengan Penyelenggaraan Pembekalan 13. Sistem Logistik TNI Angkatan Udara. Fungsi-fungsi pembinaan Logistik yang dianut di lingkungan TNI Angkatan Udara tetap bersumber pada Skep Kasau Nomor : Skep/474/XII/2006 tentang Bujukinlog TNI AU. Fungsi-fungsi dimaksud dikelompokkan dalam:
TERBATAS 7 TERBATAS a. Fungsi pembinaan logistik, meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut : 1) Fungsi Organik. Fungsi organik merupakan pembinaan logistik yang dilaksanakan oleh Mabesau dan jajarannya dengan kegiatan sebagai berikut : a) Penentuan Kebutuhan. Penentuan kebutuhan merupakan segala usaha dan kegiatan menentukan jenis, jumlah, persyaratan teknis materiil, fasilitas, dan jasa yang dibutuhkan selama kurun waktu tertentu dalam rangka menjamin tetap tersedianya segala kebutuhan logistik TNI AU. b) Penelitian, Pengembangan, Pengujian, dan Evaluasi. Penelitian dan pengembangan merupakan segala usaha dan kegiatan ilmiah yang dilakukan secara berlanjut di bidang materiil dan fasilitas. c) Pengadaan. Pengadaan merupakan segala usaha dan kegiatan untuk mewujudkan terpenuhinya kebutuhan materiil, fasilitas dan jasa yang diperlukan berdasarkan hasil perencanaan/penentuan kebutuhan. d) Distribusi. Distribusi meliputi segala usaha, kegiatan dan pekerjaan mengenai penyelenggaraan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran, termasuk pengangkutan, dan pemindahan materiil ke/di dalam dan dari gudang-gudang penyimpanan. e) Pemeliharaan. Pemeliharaan merupakan segala usaha dan kegiatan yang berperan untuk mempertahankan materiil dan fasilitas agar tetap dalam keadaan siap pakai atau untuk mengembalikan kedalam keadaan siap pakai sesuai standar kelaikan.
TERBATAS 8 TERBATAS f) Penghapusan. Penghapusan merupakan segala usaha dan kegiatan untuk membebaskan materiil dan fasilitas yang telah berubah keadaannya dan atau tidak memenuhi persyaratan operasional lagi dari pertanggungjawaban perbendaharaan negara menurut peraturan yang berlaku. g) Pengendalian Inventori. Pengendalian inventori adalah kegiatan yang meliputi kegiatan pembinaan pembekalan, persediaan dan pemeliharaan dengan maksud agar tercapai efisiensi. Pembinaan pembekalan meliputi segala usaha pekerjaan dan kegiatan untuk mengatur daya guna dalam pemakaian serta ketertiban pertanggungjawaban pembekalan atau materiil yang dipertanggungjawabkan kepada TNI. h) Standarisasi. Standarisasi merupakan usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk menyederhanakan, menyempurnakan dan menyeragamkan jenis, tipe materiil dan fasilitas TNI AU. i) Katalogisasi. Katalogisasi merupakan segala usaha dan kegiatan untuk melaksanakan identifikasi dan kodifikasi materiil dan fasilitas, sehingga dapat dicapai kesatuan pengertian dan kesamaan bahasa. j) Sistem Informasi Pembinaan Logistik. Sistem informasi pembinaan logistik merupakan usaha dan kegiatan untuk menata aliran data pembinaan materiil, fasilitas dan jasa mulai dari pelaksana fungsi kepada pengambil keputusan dan sebaliknya menata penyaluran informasi dari pengambil keputusan kepada pelaksana fungsi.
TERBATAS 9 TERBATAS k) Administrasi Pembendaharaan Materiil. Penyelenggaraan pembinaan administrasi perbendaharaan materiil dilaksanakan di semua eselon dalam jajaran struktur organisasi TNI AU. 2) Fungsi Perencanaan Program dan Anggaran. a) Perencanaan jangka pendek mengacu kepada : (1) Rancangan Rencana Kerja Tahunan. (2) Rencana Kerja Tahunan. (3) Rencana Kerja Anggaran dan Kementrian/Lembaga UO TNI AU. (4) Program Kerja TNI AU. b) Perencanaan jangka sedang mengacu kepada : (1) Rancangan Rencana Strategis TNI AU. (2) Rencana Strategis TNI AU. c) Perencanaan jangka panjang mengacu kepada Rancangan Postur TNI dan Postur TNI AU. 3) Fungsi terkait meliputi : a) Logistik Wilayah. Logistik Wilayah adalah logistik yang digunakan mendukung operasi pertahanan di wilayah yang bertumpu kepada kemampuan sumber daya dalam wilayah yang bersangkutan.
TERBATAS 10 TERBATAS (1) Sasaran Pembinaan Logistik Wilayah. Setiap “Pertahanan Wilayah” disusun dalam suatu kompartemen strategis yang relatif harus mampu melaksanakan perlawanan secara berlanjut dengan memanfaatkan segala sumber kemampuan dan potensi aspek dirgantara yang tersedia dalam wilayahnya. (2) Badan-Badan Terkait. Proses penyiapan dan pengelolaan sumber-sumber logistik wilayah sehingga berkemampuan sebagai logistik wilayah pada hakikatnya identik dengan pembangunan wilayah yang pelaksanaan secara fisik ditangani oleh pemerintah daerah, swasta dan pihak-pihak lain yang terkait. (3) Pembinaan Logistik Wilayah. Pembinaan logistik wilayah meliputi kegiatan-kegiatan pengumpulan dan pengelolaan data, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengawasan/pengendalian. (a) Pengumpulan dan pengelolaan data. (b) Perencanaan. (c) Pengorganisasian. (d) Pelaksanaan. (e) Pengawasan dan Pengendalian. b) Industri Pertahanan Negara. Industri pertahanan negara merupakan bagian dari industri nasional yang berperan untuk memproduksi segala peralatan dan jasa yang dibutuhkan bagi kepentingan TNI AU dalam rangka penyelenggaraan pertahanan negara. Dalam upaya pengembangan industri pertahanan negara, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
TERBATAS 11 TERBATAS (1) Merupakan bagian yang terpadu dengan industri nasional. (2) Tercapainya kemandirian dalam pemenuhan kebutuhan materiil, fasilitas, dan jasa pertahanan negara. (3) Dapat mendukung pelaksanaan Sishanneg. (4) Jenis produk yang akan dihasilkan oleh industri pertahanan negara ditentukan oleh strategi pertahanan. b. Fungsi dalam rangka dukungan logistik, meliputi fungsi-fungsi : 1) Dukungan Logistik Pembekalan. Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik pembekalan meliputi segala usaha dan kegiatan untuk tersedianya materiil, fasilitas dan jasa yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas TNI AU sesuai dengan tatanan organisasi yang berlaku dalam rangka pembinaan kekuatan dan penggunaan kekuatan. 2) Dukungan Logistik Pemeliharaan. a) Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik pemeliharaan meliputi semua usaha dan kegiatan yang dilaksanakan untuk mempertahankan dan mewujudkan kondisi siap pakai atau tindakan pemulihan kekeadaan siap pakai dari materiil dan fasilitas TNI AU dalam rangka mendukung penyelenggaraan pembinaan kekuatan. b) Penyelenggaraan kegiatan fungsi dukungan logistik pemeliharaan melalui kegiatan pemeriksaan, perbaikan, perawatan, modifikasi, pengujian, enginering, pengendalian kualitas dan kelaikan udara.
TERBATAS 12 TERBATAS c) Pelaksanaan pemeliharaan disesuaikan dengan sistem pemeliharaan materiil TNI AU. 3) Dukungan Logistik Fasilitas dan Konstruksi. a) Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik fasilitas dan konstruksi merupakan suatu usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk memenuhi dan menyiapkan kebutuhan pelayanan fasilitas dan konstruksi bagi personel dan materiil TNI AU. b) Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik fasilitas dan konstruksi dapat diwujudkan melalui pelaksanaan kegiatan-kegiatan perencanaan, penentuan kebutuhan, pengadaan, dan pemeliharaan. 4) Dukungan Logistik Angkutan. a) Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik angkutan adalah segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan pemindahan materiil dan personel dari satu tempat ke tempat yang lain untuk mendukung kesiapsiagaan dalam rangka pembinaan kekuatan. b) Fungsi dukungan logistik angkutan diselenggarakan melalui pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengoperasian sarana angkutan, keterminalan dan pengaturan angkutan dengan sasaran terwujudnya mobilitas materiil dan personel sesuai dengan tuntutan tugas yang dilaksanakan secara berhasil guna dan berdaya guna. c) Modus Angkutan. Ditinjau dari modus angkutan, kegiatan tersebut meliputi : (1) Angkutan Udara. Angkutan udara diselenggarakan dengan metode penerbangan reguler dan atas permintaan.
TERBATAS 13 TERBATAS (2) Angkutan Darat. Angkutan darat diselenggarakan dengan metode pelayanan reguler dan atas permintaan. (3) Angkutan Laut. Dalam rangka penyaluran materiil TNI AU, karena keterbatasan kemampuan angkutan udara dapat menggunakan angkutan laut TNI yang diselenggarakan TNI Angkatan Laut. d) Bina Tunggal Angkutan Udara. TNI AU sebagai pembina angkutan udara bertanggungjawab atas penyelenggaraan angkutan udara TNI maupun dalam rangka pembangunan nasional. e) Penggunaan Sarana dan Prasarana. Di dalam pelaksanaan penyaluran materiil TNI AU, sejauh mungkin menggunakan sarana dan prasarana angkutan TNI AU/TNI. Penggunaan sarana dan prasarana angkutan non TNI AU/TNI dapat dilaksanakan bilamana tidak ada kemampuan sarana dan prasarana TNI AU/TNI. 5) Dukungan Logistik Kesehatan. a) Penyelenggaraan fungsi dukungan logistik kesehatan meliputi segala usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk memenuhi dan menyiapkan kebutuhan pelayanan dan dukungan kesehatan dalam rangka menjaga dan menjamin tercapainya kondisi sehat bagi personel TNI AU dan keluarganya b) Fungsi dukungan logistik kesehatan ini diwujudkan dengan fungsi-fungsi promotif, pencegahan, perawatan, pengobatan, evakuasi medis yang dilaksanakan meliputi hospitalisasi, dan rehabilitasi. 14. Hubungan Fungsi Pembekalan dan Fungsi Organik. Fungsi pembekalan sebagai salah satu fungsi dukungan logistik terdiri dari dari penentuan kebutuhan,
TERBATAS 14 TERBATAS pengadaan, distribusi, dan penghapusan yang dalam penyelenggaraannya didukung oleh fungsi-fungsi organik pembinaan logistik, khususnya fungsi : a. Administrasi Pembendaharaan Materiil. b. Pengendalian Inventori. c. Katalogisasi dan Standarisasi. d. Sistem Informasi Pembinaan Materiil. Penentuan kebutuhan 15. Umum. Penentuan kebutuhan merupakan segala usaha, kegiatan dan pekerjaan yang berhubungan dengan suatu dokumen perencanaan logistik untuk menentukan jenis, jumlah dan persyaratan teknis materiil yang diperlukan untuk melengkapi dan mendukung organisasi dalam rangka melaksanakan tugasnya selama kurun waktu tertentu. 16. Tahap-tahap Perencanaan. Perencanaan kebutuhan tersebut disusun dengan melalui : a. Peramalan kebutuhan (Assessment) yaitu dengan cara menganalisa dan memperkirakan kebutuhan untuk mendukung pembinaan kekuatan dan penggunaan kekuatan. b. Perhitungan kebutuhan (Requirement Computation), yaitu dengan cara membandingkan peramalan kebutuhan dengan pencatatan materiil (Stock Record). Kegiatan ini serta kegiatan selanjutnya dilakukan oleh staf pembekalan. c. Menentukan Jumlah yang diadakan (Procurement Deternation) yaitu dengan cara menuangkan hasil perhitungan kebutuhan dalam Usul Pesanan (UP). 17. Faktor-faktor Penentuan Kebutuhan. Faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam proses penentuan kebutuhan diatas, antara lain :
TERBATAS 15 TERBATAS a. Sumber Barang (Source Of Supply). Sumber barang sangat mempengaruhi jumlah yang akan dipesan/diadakan mengingat jarak yang harus diperhitungkan dalam pemenuhan kebutuhan dengan periode waktu penyediaan yang sering dikenal dengan tenggang waktu (Lead Time). b. Umur Simpan (Shelf Life). Tidaklah bijaksana untuk membeli barangbarang dalam jumlah yang besar mempunyai “Shelf Life” (Umur Dalam Penyimpanan) yang pendek, disamping barang akan rusak dalam penyimpanan, kerugian dalam bidang investasi dana yang harus benar-benar diperhitungkan dengan cermat. c. Rata-rata Permintaan (Demand Rate). Jumlah rata-rata dari suatu barang (Expendabel/Consumable Item) yang didapatkan selama penelitian dalam suatu periode waktu tertentu. Berdasarkan data tersebut dapat diperoleh suatu jumlah yang tepat dalam pemenuhan program pemeliharaan. d. Dana (Fund). Dana merupakan kunci untuk pemenuhan kebutuhan. Apabila pendekatan yang digunakan adalah orientasi terhadap program maka konsekuensinya dana harus mengimbangi program. Kondisi dewasa ini masih berorientasi pada penyediaan anggaran sehingga jumlah barang yang dibutuhkan tidak pernah terpenuhi karena terbatasnya dana. e. Persediaan yang ada (Stock On Hand). Persediaan yang ada sangat mempengaruhi jumlah barang yang akan diadakan. Sangatlah bijaksana apabila pencatatan materiil dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat, sehingga mampu memberikan data yang akurat. Hal ini sangat diperlukan untuk menghindari penghamburan dana yang terbatas atau kemungkinan terjadinya materiil ekses dikemudian hari. f. Status Bakal Masuk/Keluar (Due In/Due Out Status). Data barangbarang yang akan diterima dari hasil pengadaan terdahulu dan pengeluaranpengeluaran yang telah diprogramkan harus diterima dengan baik.
TERBATAS 16 TERBATAS Penelitian dan Pengembangan 18. Umum. Penelitian, Pengembangan, pengujian dan Evaluasi (P3E) merupakan segala usaha dan kegiatan ilmiah yang dilakukan secara berlanjut di bidang materiil dan fasilitas. Kegiatan ini bermula dari sejak materiil dan fasilitas akan didakan sampai dengan penghapusan. 19. Tujuan. Penyelenggaraan pembinaan Litbang adalah untuk memperoleh data bagi upaya penyempurnaan dan pengembangan sehingga diperoleh efisiensi dan efektifitas pelaksanaan misi TNI. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan Litbang antara lain perkembangan teknologi, doktrin ,strategi, taktiktaktik, misi, postur manusia, kondisi geografi dan kemampuan sumberdaya yang tersedia. 20. Implementasi di Bidang Pembekalan. Guna menjamin dapat berkembangnya penyelenggaraan pembekalan yang mantap, berlanjut dan setiap saat dapat mengikuti perkembangan teknologi, doktrin, strategi, taktik-taktik dan misi diperlukan juga upayaupaya yang mengarah kepada kegiatan-kegiatan penelitian dan pengembangan serta diimplentasikan dalam hal : a. Perangkat Lunak yang mendasari dan mengatur penyelenggaraan pembekalan agar mampu menjamin ketepatan dalam jumlah, jenis, kualitas, waktu dan tempat tanpa mengabaikan ketentuan perbendaharaan yang esensial. b. Penggunaan alat peralatan untuk pelaksanaan dan pengendalian distribusi yang mampu memenuhi tuntutan kebutuhan yang hemat, efesien, sederhana, cepat dan tepat. c. Pembinaan karier dan profesi para penyelenggara pembekalan agar selalu siap dan mampu menangani pekerjaan yang dibebankan.
TERBATAS 17 TERBATAS Pengadaan 21. Umum. Pengadaan adalah segala usaha, kegiatan dan pekerjaan untuk mengusahakan adanya materiil/jasa dalam jenis dan jumlah yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dengan cara yang paling ekonomis, dalam batas peraturan perundang-undangan yang berlaku. 22. Ketentuan Pengadaan Yang bersifat Umum. Kegiatan pengadaan dilihat dari sudut kewenangan adalah merupakan realisasi dari kewenangan koordonaturan dalam penggunaan anggaran. Dalam pelaksanannya, untuk mendapatkan hasil dari suatu pengadaan secara efektif dan efisien, dikendalikan dengan Keppres mengenai pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara serta ketentua-ketentuan lain sehubungan hal tersebut. Sesuai dengan sasaran tujuannya, kegiatan pengadaan merupakan proses transformasi uang menjadi materiil atau jasa. Tindakan pengadaan dalam pelaksanaannya didasarkan kepada data hasil pengolahan Penentuan Kebutuhan. Beberapa ketentuan/persyaratan yang sifatnya umum dalam penyelenggaraannya diatur sebagai berikut : a. Pedoman Pelaksana. Para pejabat/pelaksana yang bersangkutan dengan bidang pengadaan, harus berorientasi kepada 3 (tiga) pendekatan, yakni : 1) Pendekatan Prosedur dan Peraturan. Para penjabat pelaksana yang bersangkutan harus menghayati/melaksanakan kebijaksanaankebijaksanaan yang telah digariskan oleh pemerintah sebagaimana tertuang di dalam prosedur dan peraturan-peraturan yang berlaku. 2) Pendekatan Teknis. Para penjabat yang bersangkutan harus menguasai persyaratan/spesifikasi teknis dari barang/jasa yang diperlukan termasuk tata-cara perdagangannya. 3) Pendekatan Manajemen. Para penjabat yang bersangkutan harus dapat memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen sebaik-baiknya
TERBATAS 18 TERBATAS (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan) termasuk rangkaian kegiatan yang terjalin didalam siklus logistik. b. Orientasi Pelaksanaan. Pelaksanaan pengadaan (sesuai yang diatur dalam keppres 80 tahun 2003), harus diorientasikan sebagai berikut : 1) Efisien. 2) Efektif. 3) Terbuka dan bersaing. 4) Transparan. 5) Adil/tidak diskriminatif. 6) Akuntabel 23. Macam Pengadaan. Pengadaan dapat dibagi dalam beberapa macam, tergantung dari kriteria/segi pandangan yang digunakan. a. Dari segi penggunaan sumber dana, dapat dibagi menjadi : 1) Pengadaan Luar Negeri, yang dapat dibedakan lagi menjadi : a) Dari sumber Komersial (Rolling/Firm Contrac). b) Dari sumber Non Komersial/Bantuan Luar Negeri (Hibah). 2) Pengadaan Dalam Negeri (APBN). 3) Pengadaan campuran (Dalam dan Luar negeri). b. Dari segi prosedur yang ditempuh, pengadaan dapat dilakukan melalui : 1) Pelelangan (Tender), terdiri dari : a) Pelelangan Umum. b) Pelelangan Terbatas. c) Pemilihan langsung. 2) Tanpa Pelelangan, berupa Penunjukan Langsung (Sumber barang/jasa tunggal).
TERBATAS 19 TERBATAS c. Dari segi pelaksanaan, pengadaan dapat dilakukan dengan : 1) Swakelola (dilakukan sendiri oleh instansi). 2) Dikerjakan/diborongkan kepada pihak lain (rekanan). d. Dari segi objek yang dikerjakan, dibedakan menjadi : 1) Pengadaan barang. 2) Tur Key Project (siap guna). 3) Pengadaan Jasa, terdiri antara lain : a) Jasa Konstruksi/Konsultan. b) Jasa Perbaikan/Pemeliharaan Materiil. c) Jasa Pendidikan/Pelatihan. d) Jasa Angkutan. 24. Tata Cara Pengadaan. Lingkup kegiatan pengadaan diatur dengan tata cara sebagai berikut : a. Penerbitan DRM. Ditempuh melalui prakualifikasi dalam rangka menilai dan menetapkan sumber pengadaan melalui parameter yang ditetapkan oleh Panitia Prakualifikasi yaitu : 1) Segi Kualifikasi, menilai kemampuan sumber pengadaan untuk jenis barang dan jasa yang dimiliki. 2) Segi Klasifikasi, penggolongan dalam kemampuan finansial yakni lemah, sedang, kuat. b. Penyusunan Dokumen Perencana. Kegiatan ini dimulai dengan meneliti usul pesanan/kegiatan dari segala aspek (teknis, penganggaran dll) sampai diwujudkan kedalam bentuk dokumen lelang atau surat penawaran harga yang meliputi syarat-syarat administrasi dan syarat-syarat teknis.
TERBATAS 20 TERBATAS c. Melaksanakan Penjelasan (Aanwiizing). Dengan tujuan memberikan keleluasaan kepada peserta lelang/penawar untuk memahami segala ketentuan serta syarat-syarat administrasi dan teknik agar tidak menimbulkan kesalahan/perbedaan penafsiran pada saat pelaksanaan kontrak. d. Pelaksanaan Lelang (Tender). Panitia lelang yang ditetapkan Ordonatur dengan disaksikan oleh para peserta lelang melakukan : 1) Pembukaan Surat Penawaran (Offerte) yang masuk. 2) Penilaian Sah/Tidaknya “Offerte” (dibuktikan dengan Berita Acara). 3) Evaluasi penawaran sampai dengan mengusulkan calon pemenang berikut alternatif calon untuk diputuskan Ordonatur (dibuktikan dengan Berita Acara). e. Penerbitan Surat keputusan Pemenang. Kegiatan ini hanya untuk lelang terbatas/umum (di atas 20 juta) dengan maksud pemenang pelelangan sudah dapat melakukan persiapan yang diperlukan, bertujuan untuk menghindari kelambatan yang diakibatkan oleh birokrasi sebelum kontrak definitif diterbitkan (termasuk kegiatan sebelumnya berupa negosiasi yang dibuktikan dengan Berita Acara). f. Penandatanganan Kontrak. Dilaksanakan oleh pihak pembeli dan penjual setelah syarat-syarat formal yang diatur secara prosedur dipenuhi (termasuk jaminan kontrak). g. Pengendalian Kontrak. Meliputi kegiatan yang menyangkut pengawasan mutu produksi (dibuktikan dengan laporan dari petugas direksi pekerjaan), serta pengendalian jadwal penyelesaian kontrak. h. Penerimaan atau Penyerahan Barang/Jasa Kontrak. Diawali dengan pemeriksaan/pengujian oleh tim yang ditunjuk Ordonatur (dibuktikan dengan Berita
TERBATAS 21 TERBATAS Acara) termasuk pengajuan klaim bila terjadi perbedaan dengan spesifikasi yang telah disepakati dalam kontrak. i. Proses Pembayaran. Kegiatan ini menyangkut penelitian terhadap kelengkapan dan kebenaran bukti-bukti yang dipersyaratkan untuk pembayaran tagihan kontrak. 25. Pengadaan Melalui FMS. Foreign Militery Sales (FMS) adalah sistem pengadaan barang/jasa alat peralatan militer dari pemerintahan Amerika Serikat (AS) kepada negaranegara lain atau badan internasional yang dianggap sekutu atau teman/bisa diajak kerjasama oleh pemerintah AS. Sistem pengadaan FMS aplikasinya diatur dan dipantau oleh Arms Export Control Act (AECA) dan pada dasarnya perangkat dari US Foreign Policy. Transaksi pengadaan melalui FMS merupakan proses transaksi antara pemerintah Indonesia dan pemerintah AS d.h.i US Departemen of Defense (DoD). a. Pengertian. 1) Price and Availbility (P & A). P & A adalah permintaan perkiraan harga, biaya barang/jasa yang dikehendaki oleh suatu negara/badan internasional, namun permintaan ini belum bersifat mengikat untuk proses pengadaan. 2) Letter of Request (LOR). LOR merupakan surat pengajuan resmi dari suatu negara/badan internasional kepada pemerintah AS, untuk membeli barang/jasa. LOR mencakup jenis/macam, jumlah, spesifikasi teknis dan keterangan lain berkaitan barang/jasa yang dikehendaki. 3) Letter of Offer and Acceptance (LOA). LOA merupakan dokumen kontraktual resmi FMS antara negara pembeli/badan internasional dengan pemerintah AS yang berisi persyaratan dari pemerintah AS sesuai kebijakan luar negerinya, line item dan pagu biaya, syarat-syarat pengiriman dan jumlah materiil yang mengacu pada LOR serta keterangan lainnya.
TERBATAS 22 TERBATAS 4) Defense Security Cooperation Agency (DSCA). DSCA merupakan unit di Departemen Pertahanan/DoD AS yang mempunyai tugas melaksanakan manajemen administratif, perencanaan program dan operasional untuk program-program bantuan keamanan (security) dari pemerintah AS. Pelaksanaan tugas DSCA berdasarkan arahan dari Asisten Menteri pertahanan AS yang membawahi International Security Affairs. 5) Defense Finance and Accounting Service (DFAS). DFAS merupakan bank sentral untuk program FMS yang berada dibawah US DoD. Tugas utama DFAS mengelola seluruh transaksi keuangan FMS dan membuat laporan keuangan/transaksi keuangan (billing Statement) secara periodik setiap tiga bulan untuk dikirimkan ke negara pembeli/badan internasional. 6) Implementing Agency (IA). IA adalah badan/unit dari US DoD yang bertanggungjawab kepada DSCA untuk melaksanakan penyiapan LOA, implementasi LOA dan pengiriman materiil kepada negara pembeli/badan internasional. 7) Billing Statement. Billing Statemen adalah laporan keuangan transaksi pengadaan barang/jasa, yang disusun berdasarkan masingmasing kontrak LOA. Disebut dengan DD Form 645, berisi antara lain data besarnya nilai pengadaan dan tagihan dari masing-masing LOA. 8) Holding Account. Merupakan sisa dana dari masing-masing kontrak / LOA negara pembeli/badan internasional yang tersimpan di DFAS dan digunakan sebagai data-data untuk persiapan penggunaan programprogram FMS di masa mendatang. b. Tipe Standar FMS case (tipe pengadaan). Standar case/LOA FMS terdiri dari tiga tipe :
TERBATAS 23 TERBATAS 1) Defined Order. Tipe pengadaan ini disebut juga Standard Sales oleh US Army, Defined Line atau Push Requisitioning oleh US Navy dan Firm Order oleh US Air Force. Pengadaan ini mencakup materiil, jasa dan pelatihan yang sudah ditentukan oleh negara pembeli atau badan internasional yang secara spesifik sudah mencantumkan kuantitas pada LOR. Defined order case pada umumnya digunakan untuk pembelian major end items atau Significant Military Equipment (SME) yang memerlukan kontrol keamanan (penangan khusus) melalui proses pengadaannya. Pengadaan ini mencakup penjualan Major end Item (tanks, aircraft, dsb) yang didukung initial spares kurang lebih 2 tahun. Jenis-jenis materiil, jasa atau pelatihan yang pada umumnya diproses melalui Defined Order case adalah : a) SME, termasuk peralatan untuk mengaktifkan dan mengoperasikan suatu End item atau sistem selama waktu tertentu. b) Explosives termasuk amunisi. c) Spesific service (transportasi, ferry peswat dsb). d) Technical Data Pachages (TDP) 2) Blanket Order. Blanket Order case adalah perjanjian antara pengguna dan pemerintah AS untuk mengadakan bagian spesifik dari suatu material, jasa (termasuk pelatihan) dengan menentukan pagu anggaran (USD) tanpa mencantumkan daftar devinitif materiil/jasa yang dibutuhkan. Pengguna atau pembeli dapat mengajukan rekuisisi melalui Blanket Order case setelah pagu anggaran terisi sejumlah dana. Tipe pengadaan ini juga disebut Blanket Open End oleh US Army, Direct Requisitioning Procedures atau Open End Requisitioning oleh US Navy dan Blanket Order/Annuel Requisioning oleh US Air Force. Blanket Order umumnya digunakan untuk pengadaan : a) Spare dan repair parts. b) Publikasi.
TERBATAS 24 TERBATAS c) Support Equipment. d) Pemeliharaan (Minor modification/perubahan yang dilaksanakan di fasilitas/instalasi milik AS). e) Perbaikan (Materiil yang masih dinilai ekonomis untuk diperbaiki). f) Technical Assitance Service. g) Pelatihan. h) Alat bantu pelatihan (video tape, slides, film, microfiche, transparencies dan aperture cards) 3) Cooperative Logistic Supply Support Arrangement (CLSSA). CLSSA merupakan pengadaan yang dipersiapkan untuk menanggapi kebutuhan cepat/segera akan follow-on spare part/suku cadang oleh negara pembeli/badan internasional. Kesiapan suku cadang ini tersedia dalam inventaris satuan-satuan militer AS. IA dapat menawarkan sediaan CLSSA pada customer atas seijin DSCA. Keuntungan CLSSA bagi customer adalah konsumen prioritas dukungan permintaan suku cadang dengan unit-unti militer AS yang memiliki Force Activity Designator (FAD) yang sama. FAD yang dimaksud adalah sehubungan dengan misi, aktivitas dan prioritas kepentingan yang sama. CLSSA terdiri atas 2 bagian yang meliputi a) Foreign Military Sales Order (FMSO) I. FMSO I menyiapkan estimasi pagu anggaran dari keseluruhan daftar barang termasuk jumlahnya yang diinventarisir untuk antisipasi pengajuan secara berulang ke sumber-sumber pengadaan termasuk dari inventaris unitunit militer AS. FMSO I juga merupakan case yang mengikat para customer untuk berlangganan pada CLSSA. b) Foreign Military Sales Order (FMSO) II. FMSO II adalah tipe blanket order case dan mencakup estimasi tahunan terhadap sediaan yang dapat diperoleh pada sistem pembekalan AS oleh negara
TERBATAS 25 TERBATAS pembeli. FMSO II tidak dibatasi jenis dan jumlah barang sepanjang permintaan tidak melampaui pagu anggaran FMSO I. Setiap unit militer AS memperlakukan FMSO II case sedikit berbeda, dimana setiap regulasi dan kebijakan masing-masing akan dikonsultasikan dengan negara pembeli sebelum pembelian terjadi. c. Sumber Materiil Pengadaan FMS. Sumber materiil dari pengadaan FMS dapat diperoleh dari : 1) Shelf Stock (inventaris unit-unit militer AS)/Depot Logistik dari masingmasing IA dari unit-unit militer AS. 2) Kontraktor/vendor, dilaksanakan oleh US DoD terhadap sumbersumber pengadaan di AS atau di Luar AS, jika materiil yang dibutuhkan tidak tersdia dalam sediaan Depot-depot militer AS. 3) Excess Defense Articles (EDA), jika materiil yang dibeli berasal dari materiil yang sudah tidak digunakan lagi oleh unit-unit militer AS (combat proven). Untuk memperoleh EDA harus menjadi anggota dari CLSSA. d. Langkah-langkah Pengadaan FMS. 1) Pendahuluan. a) Pembeli menentukan kebutuhan. b) Pembeli menentukan sistem informasi yang dibutuhkan. 2) Definisi. Pembeli dan pemerintah AS saling tukar informasi teknis. 3) Permintaan.
TERBATAS 26 TERBATAS a) Pembeli menyiapkan dan mengirim Surat permintaan (LOR) untuk data-data Price & Availability (P&A). b) Pembeli menyiapkan dan mengajukan LOR untuk pembuatan LOA. 4) Penyiapan permintaan. Kebijakan untuk menyiapakan LOA setelah pengjuan LOR adalah 120 hari untuk 80 % dari LOR. a) Implementing Agency (IA) menerima LOR. b) IA menyiapkan data-data LOA. c) DSCA. CWD merekam LOA. d) DOS/DSCA/kongres melaksanakan peninjauan terhadap LOA. e) DSCA menandatangani LOA. f) IA menerbitkan dan mengirimkan LOA ke pembeli. 5) Penerimaan permintaan. Kebijakan 60 hari untuk menerima LOA setelah diterbitkan. a) Pembeli menandatangani LOA. b) Pembeli mengirimkan copy LOA yang telah ditandatangani dan initial deposit (pembayaran pertama) ke Defense Finance Accounting service Indianapolis Center (DFAS-IN). c) Pembeli mengirimkan copy LOA yang telah ditandatangani ke IA. 6) Implementasi. Rata-rata 15 hari. a) DFAS-IN menerbitkan obligational Authority (OA). b) IA menerbitkan implementing directing (aturan penetapan). c) IA mengaktifkan sistem komputer FM.
TERBATAS 27 TERBATAS 7) Eksekusi. Tergantung jadwal penyerahan barang. a) Para case dan line manajer meminta barang/jasa termasuk pelatihan yang terkait. b) IA melaporkan hasilnya kepada pembeli dan DFAS-IN. 8) Rekonsiliasi dan penutupan. Kebijakannya 2 tahun dari penyerahan terakhir. a) MILDEP/DFAS-IN dan pembeli merekonsiliasi data-data yang ada. b) MILDEP mengirimkan sertifikasi penutup kepada DFAS-IN. c) DFAS-IN mengirim tagihan akhir kepada pembeli. Distribusi 26. Umum. Distribusi merupakan segala usaha dan kegiatan yang meliputi penyelenggaraan penerimaan, penyimpanan, penyaluran, termasuk pengangkutan dan pemindahan materiil. 27. Peranan Distribusi. Distribusi berperan untuk menyampaikan/ mengirimkan materiil yang diperlukan kepada satuan pemakai/pengguna secara efektif dan efisien. Pendistribusian materiil dalam jumlah besar (Wholesale) harus dipisahkan dengan yang bersifat eceran (retail) dalam bentuk tingkat-tingkat pembekalan. Metode yang digunakan sebagai dasar pendistribusian adalah Alokasi, Pembekalan ulang (Automatic Resupply) dan atas dasar permintaan (By Request) yang secara terus menerus perlu dikembangkan sehingga kapasitas distribusi dapat ditingkatkan. Adanya sarana dan kemampuan angkutan yang memadai dan akan menunjang kegiatan pendistribusian meteriel oleh pelaksana yang bersangkutan.
TERBATAS 28 TERBATAS 28. Penerimaan. Penerimaan materiil pada dasarnya merupakan tahap awal dari kegiatan distribusi. Penerimaan adalah kegiatan menerima fisik materiil dan pengadministrasiannya sebagai kekayaan baru yang masuk kedalam bidang pertanggungjawabannya. Penerimaan/penampungan materiil dilaksanakan sebagai akibat transaksi pengadaan, penghibahan, bantuan, pengembalian dan pemakaian, maupun hasil penyitaan dan temuan. Penerimaan yang berasal dari dalam negeri dibedakan dengan penerimaan yang berasal dari pengadaan luar negeri yakni melalui proses inklaring. a. Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29/PMK. 04/2008 tanggal 11 Pebruari 2008, tentang Pembebasan Bea masuk atas Impor barang / bekal yang datang dan dipergunakan untuk keperluan pertahanan Negara, diantaranya : Senjata & Amunisi, Perlengkapan Militer, termasuk Suku cadang, serta Barang dan Bahan yang dipergunakan untuk menghasilkan barang yang dipergunakan bagi keperluan pertahanan dan keamanan Negara. b. Dalam hal ini mekanisma pengiriman yang digunakan adalah Port to Door (dari Pelabuhan negara asal sampai ke tujuan / Gudang pembeli). Pihak-pihak terkait yang harus mengawasi perjalanan barang / bekal dari Airport asal sampai ke Gudang tujuan / pembeli (AD, AL, AU & Mabes TNI) adalah : 1) Supplier adalah sebagai penyedia barang / bekal. 2) Forwarder/FF sebagai pihak pengangkut yang bertanggung jawab mulai dari barang / bekal TNI diangkut dari Pelabuhan negara asal sampai ke gudang pembeli. Cepat atau tidaknya barang / bekal sampai ke tujuan adalah sangat tergantung kepada kinerja (aktif atau tidaknya) Forwarder di dalam kepengurusan dokumen yang dibutuhkan oleh Satang Halim Babek TNI untuk memenuhi kelengkapan administrasi Kepabeanan.
TERBATAS 29 TERBATAS 3) Asuransi sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap barang / bekal apabila terjadi kerusakan/hilang selama proses perjalanan dari Pelabuhan negara asal sampai ke gudang pembeli / sampai tujuan. 4) Pembeli / Satkai (AD, AL, AU & Mabes TNI) berkoordinasi dengan Satang Halim Babek TNI tentang kedatangan barang / bekal c. Barang / bekal tiba di Jkt / Cengkareng sesuai dengan Maskapai Penerbangan yang digunakan masuk ke Area pergudangan tempat penimbunan sementara di Bandara Soekarno Hatta Cengkareng. d. Kepengurusan dokumen pengeluaran dilaksanakan oleh Satang Halim Babek TNI sesuai surat perintah Panglima ABRI Nomor Sprin / 378 / P / VI / 1984, tanggal 27 Juni 1984 tentang Serah terima Asset ex. Bappenab Hankam kepada Kababek ABRI dan Babek ABRI sebagai pelaksana penerimaan dan penyaluran termasuk inklaring (proses pemasukan barang dari L.N) bagi barang dalam kontrak pengadaan luar negeri oleh ABRI yang meliputi : 1) Melaksanakan koordinasi dengan pihak Forwarder/FF tentang kedatangan barang / bekal, melaksanakan pengecekan kelengkapan dokumen meliputi : a) SP 2 (Surat pernyataan barang impor Dephan no. 2 untuk barang / bekal Devisa). Surat ini ditandatangani oleh Aslog Kasum TNI. Dalam proses pembuatan SP 2 ini dilaksanakan oleh Paban VI/Ang Slog Kasum TNI. b) AWB/Air Way Bill (Surat muatan udara) adalah merupakan dokumen sebagai bukti pengiriman barang yang dilaksanakan oleh Maskapai penerbangan dengan pihak pengguna jasa.
TERBATAS 30 TERBATAS c) Invoice adalah surat yang menyatakan data barang meliputi : nama barang/No. Identitas barang, jumlah barang & harga barang. d) Packing List adalah surat yang menyatakan data barang meliputi : nama barang/No.Identitas barang, jumlah barang, ukuran & berat barang. e) Kontrak Pengadaan merupakan surat Perjanjian Jual Beli antara Pihak Pembeli dan Pihak Penyedia barang dimana didalam surat kontrak tersebut tercantum Harga barang tidak termasuk dalam Bea masuk. Ke Lima dokumen tersebut diatas adalah merupakan syarat yang harus dipenuhi oleh pihak Forwarder maupun Supplier guna proses pengeluaran barang di Kepabeanan. 2) Setelah ke Lima dokumen tersebut diatas dilengkapi selanjutnya adalah Administrasi barang yang meliputi : a) Penerbitan surat PIB (Pemberitahuan Impor Barang) oleh PPJK (Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan) yang ditunjuk oleh pihak Bea & Cukai, Pembayaran PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak) sebagai pengganti biaya bea masuk kepada Bank yang ditunjuk oleh pihak Bea & Cukai. (keseluruhan kegiatan dilaksanakan secara Elektronik Data Injection / EDI atau secara komputer). b) Setelah penerbitan PIB, barang diperiksa secara phisik oleh tim pemeriksa dari petugas Bea & Cukai kemudian dicocokan dengan dokumen yang ada melalui Jalur merah (suatu pengelompokan barang yang memiliki perhatian khusus, dimana barang tersebut akan diperiksa secara phisik oleh petugas Bea & Cukai).
TERBATAS 31 TERBATAS c) Setelah selesai diperiksa, pihak Bea & Cukai akan menerbitkan SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang ) yang menyatakan bahwa barang tersebut tidak ada masalah dan dapat dikeluarkan dari gudang penimbunan di Bandara. e. B.A.”Aaname”. Untuk keperluan pihak pengangkut dan dasar pemerikasaan kondisi peti/koli dilakukan pemeriksaan (BA Aaname) yang merekam data-data tentang : 1) Pengangkut dan pihak yang menyerahkan barang 2) Keadaan dan jumlah koli 3) Dimensi koli (Volume & berat) f. B.A “Inname”. Untuk keperluan mutasi barang menjadi Asset Negara serta dasar penagihan diperlukan pemeriksaan terhadap keadaan isi koli, melalui suatu pengujian panitia terhadap item per item yang disesuaikan dengan sepesifikasi kontrak. Hasil pemeriksaan dituangkan dalam berita acara “Inname” 29. Penyimpanan. Penyimpanan dalam distribusi mencakup kegiatan penyusunan, pengawetan dan pengadministrasian persediaan materiil secara tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam lingkup pergudangan. Sasaran penyimpanan adalah agar materiil dapat disimpan dan dipelihara dengan baik, sehingga setiap waktu dapat mendukung suatu kebutuhan, memudahkan setiap perlakuan yang diperlukan, memudahkan pengawasan secara fisik maupun administratip yang senantiasa dapat di pertanggung jawabkan. Tempat-tempat penyimpanan/penimbunan tersebut secara konsepsional ditetapkan untuk menampung persediaan guna dapat mendukung kebutuhan sebagai berikut : a. Gudang Persediaan Pusat (GPP). Gudang Persediaan Pusat materiil yang berasal dari hasil pengadaan tingkat pusat, lembaga-lembaga pemerintah serta dari sumber penerimaan lainnya, untuk pengisian kebutuhan gudang persediaan.
TERBATAS 32 TERBATAS Pada hakekatnya gudang ini tidak melayani kesatuan dan perorangan, kecuali ada ketentuan lain. Gudang Persediaan Pusat dipimpin oleh Bendaharawan Materiil. b. Gudang Persediaan. Gudang persediaan menyimpan materiil yang berasal dari Gudang Persediaan Pusat serta materiil yang berasal dari pengadaan di tingkat kotama atau hasil pengadaan lokal. Gudang ini untuk melayani kebutuhan gudang pemakaian. Pada hakekatnya gudang ini tidak melayani kesatuan atau perorangan, terkecuali ada ketentuan lain. Gudang Persediaan dipimpin oleh Bendaharawan Materiil. c. Gudang Pemakaian. Gudang Pemakaian menyimpan materiil yang berasal dari gudang persediaan serta materiil hasil pengadaan lokal. Pada hakekatnya gudang ini untuk melayani kebutuhan satuan pemakaian serta perorangan. Gudang pemakaian dipimpin oleh Kepala Gudang Bukan Bendaharawan. d. Titik Bekal (TB). TB termasuk gudang pemakaian yang mempunyai kegiatan melaksanakan penerimaan materiil baik yang digelarkan ataupun dialokasikan oleh gudang persediaan maupun hasil pengadaan lokal untuk menyiapkan dan melayani kebutuhan kelompok-kelompok kerja satuan pemakaian ataupun perorangan. Titik Bekal dipimpin oleh Kepala Titik Bekal. 30. Syarat Umum Tempat Umum Penyimpanan (Gudang). Untuk pendirian instalasi pergudangan maupun segala sesuatu yang berhubungan dengan pergudangan, secara umum dipersyaratkan sebagai berikut : a. Alas Gudang diusahakan berlantai atau dibuatkan panggungan yang memungkinkan barang yang diletakkan tidak bersentuhan dengan tanah/rumput. b. Gudang tertutup harus memiliki ventilasi dan penerangan yang cukup.
TERBATAS 33 TERBATAS c. Lokasi Gudang di usahakan bebas dari polusi maupun uap yang menyebabkan kerusakan/kontaminasi terhadap barang yang disimpan. d. Gudang memiliki fasilitas pengamanan seperti pemadam kebakaran, alarm, barometer, termometer, hygrometer, dan lemari/ruang tertutup untuk mengamankan barang yang atraktif. e. Untuk keperluan penanganan barang (materiil Handling) perlu dilengkapi dengan alat peralatan untuk angkat angkut, pembongkaran (Uncrating), pengepakan (Packing), Inspection Tools (Micrometer, Timbangan, Materan dll) serta alat peralatan/perlengkapan gudang (Rak, Pallet, dan lain-lain). f. Sekeliling gudang dalam radius 3 meter tidak terdapat tanaman tinggi, perdu/semak serta terawat kebersihannya sepanjang waktu. g. Jalan penghubung/keluar masuk kompleks pergudangan setidaknya mampu menampung 10 (sepuluh) ton dengan kelebaran jalan antara 4-8 meter. 31. Syarat Khusus Untuk Penanganan Penyimpanan Materiil Sista. Dalam hal ini adalah suku cadang pesawat terbang dan elektronika serta senmu. Sebagai contoh : a. Gudang Suku Cadang Pesawat Terbang dan Elektronika. 1) Bangunan berada di pusat lokasi yang mudah dijangkau oleh satuan pengguna. 2) Disamping kemampuan teknis yang umumnya dimiliki oleh petugas gudang lainnya, maka para pengelola gudang dituntut penguasaan atau mengetahui tentang : a) Pencacahan Persediaan. Menyangkut kegiatan pencacahan materiil yang berada dalam persediaan. Pencacahan persediaan dimaksudkan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan pada waktu
TERBATAS 34 TERBATAS pengkartuan dan penyimpanan/ penimbunan barang, sehingga jumlah dan lokasi barang persediaan selalu cocok dengan jumlah dan lokasi barang yang ada di kertu. Pada umumnya kegiatan ini dilakukan secara rutin dalam setiap priode tertentu (Routine Inventory) Kegiatan pencatatan dilakukan secara fungsional (petugas gedung) atau oleh suatu tim yang di tunjuk untuk itu dan hasilnya dilaporkan dalam bentuk Berita Acara kepada Ordonatur atau pembantu Ordonatur. Bila terdapat suatu selisih antara kekuatan fisik dan administrtif maka sesuai dengan hasil penelitian sebabsebabnya, Ordonatur dapat menuntut ganti rugi kepada yang bersalah/lalai atau dapat dihapuskan sebagai kerugian Negara. b) Inspeksi Umur Simpan (Shelf Life Inspection). Merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap materiil yang disimpan di Gudang Persediaan. Tujuan inspeksi ini adalah untuk mengetahui apakah barang-barang yang disimpan itu masih dalam keadaan baik dan belum kadaluarsanya. Dengan cara pemeriksaan ini dimaksudkan agar semua barang dapat terkontrol kualitasnya. Dari data-data yang terdapat pada barang-barang tersebut, dapat diketahui lebih awal kemungkinan kadaluarsanya barang sehingga akan dapat digunakan/dimanfaatkan sebelumnya. c) Pemeriksaan Dokumen (Document Control). Kegiatan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen transaksi materiil bertujuan untuk mendapatkan keyakinan apakah semua transaksi dapat tercapai seperti yang dimaksud semula, sehingga dapat diketahui pula nilai-nilai efektifnya. Kegiatan pemeriksaan dokumen dilakukan untuk mengetahui (1) Otentifikasi/Sahnya suatu dokumen transaksi. (2) Kebenaran isi dokumen. (3) Waktu penyelesaian suatu transaksi.
TERBATAS 35 TERBATAS d) Riset. Adalah kegiatan untuk mengetahui identitas pada suatu barang materiil, dengan maksud untuk dapat membedakan satu dengan lainnya. Dengan mengetahui elemen data yang benar setidaknya dapat dicegah kemungkinan kesalahan dalam penggunaan/pengeluaran materiil. e) Pengendalian Persediaan (Stock Control). Dimaksudkan untuk senantiasa memiliki persediaan materiil dengan jumlah yang tepat guna dapat memenuhi kebutuhannya. Kegiatan pengendalian persediaan diwujudkan dengan cara mencatat, menilai dan membandingkan data-data kebutuhan, persediaan, rencana pengeluaran dan rencana pemasukan atas dasar dokumen-dokumen yang sah, sehingga dapat ditetapkan tingkat persediaan tertentu. Dengan demikian dapat dicegah kemungkinan terjadinya kelebihan/kekurangan persediaan yang merugikan. f) Pencatatan (Stock Record). Kegiatan ini merupakan pemeliharaan data-data persediaan secara seksama dan berlanjut dengan cara mengadakan pencatatan-pencatatan pada kartu persediaan atas dasar dokumen-dokumen transaksi materiil. Kegiatan pencatatan memberikan gambaran mengenai jumlah yang ada, jumlah materiil yang akan diterima dan yang akan keluar. Data persediaan dalam pencatatan harus sama dengan keadaan fisiknya. g) Persediaan Barang Pemakaian Langsung (Bench Stock). Adalah persediaan materiil yang habis pakai untuk memberikan dukungan langsung pada pemakainya. Pengisian persediaan untuk materiil “Bench Stock” dilakukan setiap saat dengan melakukan pengendalian/pengawasan persediaan. h) Siklus Perbaikan (Repair Cycle). Adalah suatu siklus kegiatan perbaikan komponen pesawat. Siklus kegiatan ini dimulai
TERBATAS 36 TERBATAS sejak komponen dikeluarkan dari gudang untuk maksud perbaikan sampai dengan komponen diterima kembali di gudang setelah selesai diperbaiki. i) Kebutuhan (Requiremant). Adalah suatu angka yang merupakan jumlah dari suatu materiil yang direncanakan untuk dapat memenuhi kebutuhan dalam rangka mencapai suatu sasaran kegiatan. Beberapa macam kebutuhan untuk pemeliharaan Alutsista dibedakan dalam : (1) Kebutuhan Awal (Initial Spares). Adalah sejumlah suku cadang yang pertama kali dibutuhkan dan harus ada untuk memelihara Alutsistas yang baru masuk dalam jajaran kekuatan TNI Angkatan Udara. Untuk kebutuhan suku cadang ini, berlaku indeks yang besarnya dinyatakan dalam jumlah prosentase tertentu dari harga pembelian Alutsistas itu sendiri. (2) Dukungan Lanjut (Follow On Spares). Adalah sejumlah suku cadang yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemeliharaan rutin pesawat terbang sebagai akibat pemakaian jam terbangnya. Untuk perhitungan ini digunakan indeks pemakaian suku cadang (terdiri dari consumable item dan invesment item) untuk tiap pesawat setiap jam terbang. (3) Kebutuhan Suku Cadang Untuk Modifikasi. Adalah kebutuhan suku cadang sebagai akibat keluarnya “Service Bulletin” dari pabrik yang menyatakan harus adanya perubahaperubahan pada bagian-bagian tertentu bagi suatu Alutsista sesuai dengan penemuan-penemuan pabrik yang mutakhir. Modifikasi akan terjadi secara insidentil dan akan membutuhkan jumlah dan jenis materiil tertentu.
TERBATAS 37 TERBATAS k) Permintaan (Requisition). Adalah suatu angka yang menunjukkan jumlah dari setiap macam materiil yang perlu diadakan untuk mencukupi kebutuhan dalam rangka mencapai suatu sasaran kegiatan setelah di perhitungkan dengan materiil yang tersedia (stock On Hand), dengan rencana pemakaian (dues Out), dan rencana pemasukan (Dues In). Beberapa macam permintaan menurut tingkat keperluan: 1) Rutin. Adalah permintaan yang biasa tidak langsung untuk memenuhi suatu sasaran kegiatan tertentu,tetapi hanya untuk pengisian persediaan yang di persyaratkan harus ada untuk sesuatu periode tertentu. 2) ANORS (Anticipate Not Operationaly Ready Supply). Adalah permintaan yang bersifat agak mendesak untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan sesuatu kegiatan yang dapat di duga sebelumnya. Akan terjadi sesuatu kegagalan dalam pelaksanaannya,bila permintaan ini tidak dapat di penuhi pada waktunya. 3) NORS (Not Operational Ready Supply) atau MICAP. Permintaan ini bersifat sangat segera berhubung materiil yang diminta telah sangat diperlukan untuk memenuhi suatu kegiatan pemeliharaan yang harus dilakukan segera. Untuk permintaan tingkat NORS/ANORS pesawat terbang dicantumkan TAIL NUMBER masing-masing pesawat yang bersangkutan. l) Publikasi Teknik TO/IPB/IPC). Pengelola gudang harus memahami penggunaan publikasi teknik, khususnya Ilustrated Parts Breakdown (IPB). IPB adalah suatu buku publikasi yang menjelaskan secara rinci dari suatu barang berikut bagian-bagiannya dengan
TERBATAS 38 TERBATAS gambar dan letak di mana bagian-bagian tersebut berada. Juga dapat digunakan untuk mengetahui P/N atau nomor pabrik dan nama barang dari bagian-bagian tersebut serta elemen data lainnya. b. Gudang Senjata dan Munisi. Persyaratan spesifik untuk gudang ,fasilitas dan instalasi serta pengamanan terhadap penimbunan senjata dan munisi dipersyaratkan memiliki : 1) Jarak Aman Keluar, yakni jarak minimal yang diijinkan antara daerah explosive dengan bangunan lain (pemukiman dan aktifitas penduduk). 2) Jarak Aman Kedalaman, yakni jarak minimal yang diijinkan antara gudang atau tempat penimbunan terbuka dengan bangunan sejenis atau bangunan lain yang berada didalam daerah explosive. 3) Kelompok Kompatilibitas, yakni dua bahan peledak atau lebih yang diijinkan untuk disimpan dalam satu gudang dengan pertimbangan apabila terjadi ledakan,besarnya ledakan tidak melebihi besarnya ledakan yang ditimbulkan oleh suatu jenis bahan peledak dengan jumlah berat yang sama (contoh : besarnya ledakan A+B+C sejumlah P Ton lebih kecil atau sama dengan besarnya ledakan A sejumlah P Ton atau B sejumlah P Ton dan sebagainya). 4) Telah dipikirkan pengamanan terhadap setiap bentuk bahaya ledakan (kebakaran, getaran, Blast Effect, polusi, kimiawi dll) termasuk pengamanan terhadap perubahan kimiawi (pengaruh dalam penyimpanan). 5) Adanya barikade / tanggul yang dibuat atau secara alami mejadi rintangan yang mampu mengisolir daerah ledakan bila terjadi sewaktu-waktu. 6) Telah dipikirkan tingkat bahaya yang dapat ditimbulkan oleh Amunisi (Terbagi empat Klas I , Klas II , Klas III , Klas IV).
TERBATAS 39 TERBATAS 7) Dilengkapi dengan tanda-tanda sesuai simbol yang diperuntukkan bahan peledak berbahaya, pada bangunan/tempat penimbunan. 32. Tanda-Tanda Gudang. a. Penomoran Gudang. Gudang diberi nomor dengan menggunakan huruf Arab, dicat dengan cat berwarna hitam dan ditempatkan di atas pintu gudang dilakukan sebagai berkut : 1) Deretan Gudang sebelah kanan, diberikan nomor ganjil. Contoh nomor 01, 03, 05, dan seterusnya. 2) Deretan gudang sebelah kiri, diberikan nomor genap. Contoh nomor 02, 04, 06 dan seterusnya. b. Warna Cat. Warna cat gudang adalah sebagai berikut : 1) Atap, warna hijau tua. 2) Dinding tembok bagian luar, warna krem 3) Dinding tembok bagian dalam dan plafon, warna putih 4) Pintu gudang, warna perak 5) Lantai gudang, warna hijau daun dengan garis kuning searah dengan deretan rak. c. Pengaturan Ruang (Lay Out). Ruangan gudang bagi menurut penggunaanya sebagai berikut : 1) Ruang untuk perkantoran/staf. 2) Ruang untuk penyimpanan alat angkat/angkut dan pemadam kebakaran. 3) Ruang untuk penyimpanan barang. 4) Ruang untuk lalu lintas pelayanan/handling, lorong utama dan lorong sisi samping.
TERBATAS 40 TERBATAS 33. Penempatan dan Penomoran Alat Pergudangan (Alpergud). a. Penempatan Alat Pergudangan. 1) Alpergud yang dipergunakan pada tiap gudang ditempatkan pada salah satu pojok gudang, ditata dengan rapih dan teratur. 2) Pemadam kebakaran di masing-masing gudang diletakkan di dekat pintu kantor pada tempat yang mudah terlihat sehingga dapat dipergunakan apabila diperlukan. b. Penempatan Rak Dalam Gudang 1) Rak yang akan dipasang dalam jumlah banyak dalam satu ruangan, dapat dipasang 2 berdampingan ( back to back ). 2) Rak yang dipasang dalam jumlah yang tidak begitu banyak dalam satu ruangan, rak-rak tersebut dipasang sendiri-sendiri disesuaikan dengan luas ruangan. 3) Jarak antara deretan rak (gang) minimum 90 cm disesuaikan dengan jumlah rak yang di pasang dan luas ruangan, sehingga memudahkan tangga beroda/stock picker bergerak diantara rak yang berdampingan. c. Penomoran Rak dan Boks. 1) Deretan rak sebelah kanan diberi nomor ganjil : 01, 03, 05, dan seterusnya,sedangkan deretan sebelah kiri diberi nomor genap : 02, 04, 06, dan seterusnya. Nomor rak dibuat pada rak alumunium dengan ukuran 10 x 15 cm dan ditempatkan pada ujung atas rak.
TERBATAS 41 TERBATAS 2) Shelf ke 1 (paling bawah) berturut-turut ke atas diberi kode huruf A, B, C, dan seterusnya sampai keatas, sedangkan nomor boks dari 1 sampai 8 berturut-turut dari muka kebelakang. Untuk nomor boks dicat pada binnya. 3) Contoh lokasi barang : Lokasi barang nomor “0108G4” : artinya : 01 : Gudang 01 08 : Rak nomor 08 G : Shelf G 4 : Boks ke empat dari muka 34. Penempatan Barang Dalam Gudang. Dalam penempatan barang di gudang ada beberapa cara antara lain : a. Barang yang sama/ hampir sama atau terbuat dari bahan yang sama ataupun yang mempunyai karakteristik yang sama, diusahakan ditempatkan dalam satu grup, dengan maksud agar mudah untuk mencari kembali, menghitung dan mengawasi barang tersebut. b. Barang yang ada didalam gudang dibagi dalam grup menurut kebutuhan pengeluaran/pemakaiannya. Dengan demikian akan terbagi menurut grup sebagai berikut : 1) Tingkatan Pemakaian Tinggi (High Demand Item). Barang yang sangat sering dibutuhkan/diminta untuk dikeluarkan, ditempatkan dekat tempat pelayanan. 2) Tingkat Pemakai Sedang (Medium Demand Item). Barang yang agak jarang dibutuhkan untuk dikeluarkan, ditempatkan di daerah bagian tengah ruangan.
TERBATAS 42 TERBATAS 3) Tingkat Pemakaian Rendah (Low Demand Item). Barang yang jarang sekali dibutuhkan oleh satuan pemakai ditempatkan di belakang. c. Ukuran dari masing-masing barang juga merupakan satu pertimbangan dalam menempatkan barang dalam gudang. Barang yang ukurannya sama dikelompokkan dalam satu tempat yang sama (ukuran kecil, ukuran sedang, ukuran besar). d. Berat dan ringan dari suatu barang juga merupakan satu pertimbangan dalam menempatkan barang tersebut. Barang yang ringan ditempatkan di bagian atas dan yang berat-berat ditempatkan di bagian bawah dari rak. 35. Penyaluran. Merupakan satu proses kegiatan yang dimulai sejak pengeluaran barang dari tempat-tempat penyimpanan sampai dengan penyampaiannya ditempat yang memerlukannya meliputi : a. Pengeluaran Materiil b. Angkutan Materiil 36. Pengeluaran Materiil. Langkah-langkah kegiatan meliputi : c. Persiapan Pengeluaran. 1) Dasar pengeluaran Materiil : a) Instruksi Pengeluaran dari Ordonatur materiil (Bentuk 40510), terhadap barang-barang yang disimpan di Gudang Persediaan Pusat. b) Instruksi Pengeluaran dari Ordonatur, yakni Dan/Kasatker/Satuan (Bentuk 40400), terhadap barang-barang yang disimpan di Gudang Persediaan Pangkalan (GPL/TB).
TERBATAS 43 TERBATAS c) Bukti pengeluaran untuk diperiksa beda atap (Bentuk 40170) serta bukti penyerahan barang untuk perbaikan dan penerimaan kembali dalam 1 atap (Bentuk 40171) d) Bentuk permintaan/ pengeluaran (Bentuk 40200) untuk dukungan langsung dari Titik Bekal/GPL. e) Bentuk pemindahan barang (Bentuk40220). 2) Pengeluaran dilakukan dengan memperhatikan : a) Prioritas pengeluarannya (AOG, SEGERA, RUTIN). b) Penggunaan sarana angkut sesuai prioritas dan jenis barang. c) Pembungkus sesuai dengan jenis barang. 3) Langkah-langkah persiapan pengeluaran adalah sebagai berikut : a) Meneliti nama, nomor barang dan lokasi barang. b) Mencatat dalam Kartu Gudang (Bentuk 42020) sesuai bukti/perintah pengeluaran barang. c) Mengambil barang dari rak/bin/tempat penyimpanan sejumlah yang akan dikeluarkan. d) Melengkapi label barang, pada label juga dicantumkan nomor sesuai dengan nomor urut sebagaimana tercantum pada bentuk pengeluaran barang. e) Membungkus barang dengan kemasan yang sesuai. Gunakan kemasan asli ”reusable” yang khusus untuk barang-barang tertentu. f) Memberi label tanda prioritas pengiriman barang pada kemasan.
TERBATAS 44 TERBATAS g) Apabila terdapat ketidakcocokan antar bentuk pengeluaran barang dengan keadaan fisik/jumlah brang dalam persediaan, petugas gudang segera lapor kepada petugas administrasi untuk proses lebih lanjut. h) Mengumpulkan barang yang siap dikeluarkan disertai dokumen pengeluaran dan dicatat dalam buku pengeluaran di gudang (Bentuk 46330). b. Pelaksanaan Pengeluaran. Proses pengeluaran dimulai sejak barang dikeluarkan dari gudang tempat penyimpanan untuk diteruskan kepada peminta. 37. Angkutan Materiil. Angkutan materiil diselenggarakan dengan menggunakan jenis/mode angkutan sebagai berikut : a. Mode Angkutan. 1) Angkutan Darat. a) Sarana angkutan Satang Bekmatpus Lurmat Bekmatpus. b) Sarana angkutan Mabes TNI/Angkatan, KA dan sarana angkutan pemerintah maupun swasta. 2) Angkutan Laut. Sarana angkutan Kolinlamil, pemerintah, dan swasta. 3) Angkutan Udara. Sarana angkutan TNI-AU, pemerintah, dan swasta. b. Rute Angkutan.