TERBATAS 95 TERBATAS Semester 2 dan Tahunan ORGANISASI TERIMA PROSES & REKONSILIASI KIRIM WAKTU PENGIRIMAN 1 2 3 4 5 - UAKPB - UAPPB-W - UAPPB-E 1 - UAPB - 12 Januari 17 Januari 23 Januari 2 Januari 3 hari 3 hari - 10 Januari 15 Januari 20 Januari - 2 hari 2 hari 3 hari - Standardisasi 60. Umum. Standardisasi meliputi segala usaha dan kegiatan yang bertujuan menyederhanakan, menyempurnakan dan menyeragamkan jenis, merek, type Materiil dan fasilitas TNI. Pembinan standarisasi didasarkan pada persyaratan taktis TNI serta diselenggarakan secara bertahap sesuai kemampuan negara. Hasil penyelenggaraan pembinaan standarisasi akan membantu tercapainya kemudahan, efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pembinaan logistik. 61. Implementasi di Bidang Pembekalan. Standarisasi sangat berkaitan erat dengan katalogisasi. Terhadap meteriil yang memiliki spesifikasi, fungsi dan merek yang lain, dicatat oleh penyelenggara pembekalan untuk dilaporkan kepada instansi engineering, selanjutnya diteliti dan disyahkan hasilnya berupa standarisasi Materiil.
TERBATAS 96 TERBATAS Katalogisasi 62. Umum. Dalam rangka menjamin dan mempertahankan kesiapan dukungan logistik TNI diperlukan pembinaan Materiil beserta fungsi-fungsi pendukungnya secara optimal. Salah satu fungsi pendukung tersebut adalah katalogisasi Materiil yang merupakan kegiatan penunjang demi tercapainya efektivitas dan efisiensi pembinaan Materiil TNI. 63. Penentuan Katalogisasi. Kegiatan perumusan katalog Materiil meliputi : a. Penentuan Nomenklatur. Penentuan nomenklatur adalah proses penentuan nama dan atau sebutan baku yang jelas dan tunggal bagi suatu Materiil dengan menggunakan nama yang tidak mengikat untuk menghindari kekeliruan sebutan atas Materiil yang sama walaupun berasal dari sumber yang berlainan. b. Indentifikasi. Identifikasi adalah proses penetapan karakteristik bagi suatu Materiil dengan menjelaskan keadaan sifat-sifat atau ciri-ciri khusus Materiil tersebut untuk mencari persamaan atau perbedaan Materiil yang satu dengan lainnya. c. Klasifikasi. Klasifikasi adalah proses penetapan grup dan klas bagi suatu Materiil yang dengan mempertimbangkan hubungan karakteristik maupun fungsinya antara Materiil yang satu dengan yang lain kedalam grup dan klas serta kode yang tepat. Dalam penentuan klasifikasi Materiil dilaksanakan kegiatan sebagai berikut : 1) Langkah Pertama. Menggunakan Publikasi katalog H2-1 untuk menentukan klasifikasi Materiil bekal menurut grup sesuai dengan nomenklatur yang telah ditetapakn. 2) Langkah Kedua. Menggunakan Publikasi katalog H2-2 untuk mendapatkan kelas Materiil bekal yang dimaksud.
TERBATAS 97 TERBATAS d. Kodefikasi. Kegiatan ini menetapakan kode pengenal bagi suatu Materiil bekal. Struktur nomor kode menganut sistem Nomor Sedian Nasional (NSN) dengan menggunakan 13 digit sebagai berikut : Kode nomor grup dan kelas Kode NIIN (National Item Identification Number) X X X X – X X – X X X - X X X X Kode IIN (Item Identification Number) Kode Negara yang melakukan Identifikasi Kode nomor kelas dari grup Kode nomor grup e. Publikasi Katalog. Publikasi berarti menyebarluaskan, mengumumkan, menyiarkan dan menerbitkan, melalui suatu media komunikasi dapat berupa hard copy (buku-buku), soft copy (Compact Disk/DVD), jaringan teknologi informasi (internet) dan sebagainya, macam dan bentuk publikasi katalog antara lain: 1) FEDLOG (Federal Logistik). FEDLOG merupakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menyediakan media portable. FEDLOG ral Logistic Information System (FLIS) dan layanan khusus database secara cepat dan mudah. FEDLOG mengkombinasi kemampuan PC dengan kemajuan teknologi penyimpanan CD-ROM, DVD dan internet untuk memungkinkan pencarian data secara
TERBATAS 98 TERBATAS cepat dan mudah. Data yang diperoleh dari FEDLOG adalah sebagai berikut: a) Data Manajemen b) Nomor Rujukan c) Angkutan d) Pengepakan e) Intansi/Dinas Terkait f) Spesifikasi/cirri-ciri g) Gambar barang h) Sejarah barang i) Pengguna j) Pabrikan/Supplier 2) NMCRL (Nato Master Catalogue of References For Logistictians) adalah suatu system informasi logistic yang berupa CD atau DVD yang dipublikasikan oleh Nato Maintenance and supply Agency (NAMSA) yang berisi data-data catalog Negara-negara yang menggunakan system kodifikasi NATO/NCS (Nato Codefication System). Adapun fungsi dari software publikasi catalog tersebut adalah: a) Digunakan untuk mencari NSN dan elemen data lainnya apabila RN diketahui. Memuat sejumlah data atau informasi mengenai suatu barang yang disusun berdasarkan urutan References Number. References Number ini terdiri dari nomor-nomor yang berbentuk huruf, angka atau gabungan dari keduanya. b) Digunakan untuk mencari RN dan elemen data lainnya apabila diketahui. Sejumlah data atau informasi mengenai suatu barang antara lain NSN< PN< FSCM dan IN yang disusun berdasarkan urutan NIIN.
TERBATAS 99 TERBATAS c) Digunakan untuk mencari elemen data apabila kode pabrik (FSCM) diketahui. Memuat sejumlah data atau informasi mengenai suatu barang yang disusun berdasarkan kode pabrik pembuatnya. 64. Penerapan NSN. Penerapan NSN dilaksanakan sebagai berikut : a. Untuk Materiil yang sudah mempunyai NSN dari negara asal langsung digunakan. b. Untuk Materiil bekal yang belum mempunyai NSN dari negara yang menggunakan sistem NSN, sebelum mendaptkan NSN dari negara yang bersangkutan dapat menggunakan nomor sementara sesuai ketentuan yang berlaku. c. Untuk Materiil bekal yang belum mempunyai NSN, nomor rujukan (RN) maupun dokumen lainnya, sebelum ditetapkan kodifikasinya oleh Biro Kodifikasi Nasional dapat menggunakan nomor sementara sesuai ketentuan yang berlaku. 65. Elemen Data. Adalah data yang terdapat pada suatu Materiil untuk melengkapi publikasi katalog. Macam elemen data yang sering digunakan antara lain : a. ”Item Name” (IN). Nama baku yang diberikan dan detetapkan untuk suatu macam barang berdasarkan hasil identifikasi yang telah dilakukan terhadap barang tersebut. Nama baku tersebut terdapat dalam publikasi katalog H-6. b. ”Reference Number” (RN). Nomor Materiil yang ditetapkan, antara lain dapat terdiri dari PN (Part Number), MC (Manufactured Code), DN (Drawing Number). c. “National Stock Number/Nomor Sedian Nasional” (NSN). Nomor kode yang diberikan kepada setiap Materiil bekal dengan menggunakan angka
TERBATAS 100 TERBATAS sebanyak 13 digit, yang ditentukan oleh Biro Kodifikasi Nasional dari Negara yang pertama kali mengidentifikasi Materiil bekal tersebut. d. “Quantity Unit Pack” (QUP). Kode yang terdiri dari satu huruf yang menunjukan ukuran atau jumlah barang tiap pembungkus atau kemasan. e. “Unit Of Issue” (UI). Kode yang terdiri dari dua huruf yang menunjukan ukuran atau jumlah satuan barang. f. “Shelf Life Code” Kode yang menunjukan usia simpan dari suatu barang terdiri dari alphabetic atau numeric. Usia simpan dalam penyimpanan dimulai dari saat barang tersebut diproduksi. g. “Reparability Code” (ERRC). Kode yang dapat menunjukan dapat tidaknya suatu Materiil bekal diperbaiki dan menunjukan tiingkat-tingkat perbaikan dari Materiil bekal tersebut. h. “Federal Supply Code for Manufacture” (FSCM). Kode pabrik pembuat barang yang terdiri dari 5 (lima) digit. i. ”Unit Price” (UP). Harga untuk tiap satuan barang yang ditetapkan pada saat barang tersebut menjadi ”Item of Supply”. 66. Riset Elemen Data. Untuk mendapat elemen data dilakukan riset dengan menggunakan publikasi dan sarana katalogisasi yang tersedia, dilaksanakan oleh : a. Instansi Pengguna Katalog Materiil. b. Apabila belum diperoleh elemen data yang diperlukan, diajukan ke Binakat Dismatau.
TERBATAS 101 TERBATAS Sistem Informasi Pembinaan Logistik 67. Umum. Dalam penyelenggaraan kegiatan pembinaan Materiil dan dukungan pembekalan diperlukan sistem informasi yang tepat guna, agar penyediaan Materiil dan pemenuhan kebutuhan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Untuk itu ditetapkan jenis informasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan setiap kegiatan pembinaan Materiil dan dukungan pembekalan serta proses penyampaian informasi, baik arahan/kebijaksanaan dari instansi pengambil keputusan maupun laporan pelaksanaan kegiatan dari satuan pelaksana. 68. Sasaran. Sasaran penyelenggaraan adalah : a. Dapat menghasilkan informasi terpadu, akurat dan tepat guna serta dapat diperoleh secara tepat waktu untuk meningkatkan daya tanggap pihak pengembalian keputusan dan pelaksanaan sejak proses penentuan kebutuhan hingga penghapusan. b. Dapat memberikan informasi secara dini dan akurat atas jenis dan jadwal kebutuhan bekal yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemeliharaan Sista/Alutsista. c. Dapat berfungsi sebagai langkah bagi pengembangan otomatisasi Sipmat di masa mendatang. 69. Pedoman Penyelenggaraan. Penyelenggaraan sistem informasi dilakukan dengan berpedoman pada ketentuan sebagai berikut : a. Bentuk-bentuk informasi yang diperlukan harus dirancang sedemikian rupa agar : 1) Memuat seluruh data yang relevan dengan kelompoknya masingmasing.
TERBATAS 102 TERBATAS 2) Memiliki identitas sehingga memudahkan pencarian kembali informasi yang diperlukan. 3) Memuat alamat tujuan serta penanggungjawab penyediaan informasi dalam pengisian data. 4) Memudahkan penggunaan informasi dalam penentuan data yang relevan. b. Penyampaian informasi harus tepat waktu agar penyelenggaraan fungsifungsi pembinaan Materil dapat dilakukan secara efektif. c. Prosedur penyampaian informasi harus sesederhana mungkin serta hanya melibatkan instansi/satuan yang terkait dalam penyelenggaraan fungsi yang bersangkutan. 70. Jenis Informasi. Adapun jenis informasi yang diperoleh adalah : a. Dokumen Pertanggungjawaban. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti atas terjadinya perubahan status data lama inventori Materiil. Jenis dokumen pertanggungjawaban adalah : 1) Permintaan dan pengeluaran Materiil. 2) Pemindahan Materiil. 3) Pengembalian barang pemakaian. 4) Pengiriman Materiil untuk diperiksa/diperbaiki. 5) Berita Acara (penerimaan, pencacahan, pembuatan, penghapusan, perombakan). 6) SPA, SPJB/SPB. 7) Lain-lain (UP, MR dsb).
TERBATAS 103 TERBATAS b. Rekaman. Rekaman memuat data pelaksanaan kegiatan distribusi di satuan/instansi yang bersangkutan. Karenanya rekaman memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan dan pengendalian inventori. Jenis rekaman : 1) Kartu Lokasi. 2) Kartu pengawas persediaan. 3) Kartu pengendalian komponen. 4) Buku pemasukan. 5) Buku pengeluaran. 6) Recording ”service level” 7) Rekording kebutuhan Materiil yang belum terpenuhi. c. Laporan. Laporan merupakan informasi dari satuan pelaksanan kegiatan yang dapat digunakan oleh instansi pengambil keputusan sebagai dasar untuk menentukan arahan/kebijaksanaan dalam penyelenggaraan pembinaan Materiil dan dukungan pembekalan. Jenis laporan adalah : 1) Laporan berkala penerimanan dan pengeluaran Materiil. 2) Laporan sediaan Materiil (Pencacahan). 3) Laporan status (”due in” dan ”due out”). 4) Laporan proses perbaikan komponen. 5) Laporan kebutuhan Materiil yang belum dipenuhi. 6) Laporan rencana kebutuhan Materiil. 7) Laporan inventaris Materiil dalam pemakaian. 8) Laporan status pengadaan Materiil. 9) Laporan pencelaan Materiil. Jenis elemen data yang diperlukan disusun sesuai dengan jenis informasi yang diperlukan. 71. Dengan berkembangnya teknologi yang demikian pesatnya baik teknologi informasi maupun pengolahan data, maka Sipmat Generasi I sudah tertinggal jauh dengan negara-
TERBATAS 104 TERBATAS negara lainnya di kawasan ASEAN. Untuk itu pada tahun 1989 TNI AU melalui Proyek Indera mengadakan suatu sistem jaringan komputer untuk mendukung kegiatan Sipmat yang dikenal dengan nama ALMS (Automated Logistic Management System). Sistem ini diadopsi dari negara Amerika Serikat (USAF), karena sistem ini telah digunakan dan berhasil mendukung kegiatan logistik Angkatan Udara AS pada saat itu. Adapun komputer yang digunakan adalah IBM (International Business Machines) 72. ALMS adalah automatisasi/komputerisasi terhadap administrasi penyelenggaraan logistik, yang terdiri dari administrasi pembekalan dan administrasi pemeliharaan. Dengan demikian ALMS mempunyai dua bidang terapan/aplikasi yaitu : a. Terapan bidang pembekalan, yang merupakan sarana bagi pelaksana administrasi di TB, GPL, Sikal Dislog, Dismatau, Disadaau, Bekmatpus dan satuan kerja terkait lainnya, untuk meningkatkan kecepatan, ketepatan dan keutuhan dalam pendataan (pengendalian inventori) pembekalan b. Terapan bidang Pemeliharaan, yang merupakan sarana bagi pelaksana administrasi pemeliharaan yaitu TUT Skadron, TUT Skatek, TUT Sathar (Avionik), Siharmatsista, Direktur Enginering dan lain-lain untuk meningkatkan kecepatan, ketepatan serta keutuhan dalam pendataan pemeliharaan. 73. Pada prinsipnya kegiatan yang dilaksanakan oleh ALMS adalah kegiatan pendataan yang meliputi : pencatatan, penemuan kembali, transaksi/perubahan dan pemutakhiran data, penyusunan report/laporan, pengiriman dan penerimaan data/report dan lain-lain yang sangat berulang-ulang dan dengan jumlah data yang besar. 74. Pada ALMS terapan bidang pembekalan dapat juga disebut SDMS (Supply Data Management System) berisi modul-modul sbb : a. AIMS, Automated Inventory Mangement System yaitu otomatisasi administrasi pembekalan sampai dengan tingkat Lanud.
TERBATAS 105 TERBATAS b. DAIMS, Depot Automated Inventory Mangement System yaitu otomatisasi admisnitrasi pembekalan di tingkat pusat (Markas Besar). Modul yang berkaitan dengan DAIMS yaitu : 1) FTS (Freight Tracking System) yaitu otomatisasi pemantauan pengiriman barang melalui Freight Forwarder. 2) POMS = Purchase Order Management System yaitu otomatisasi administrasi pengadaan melalui jalur komersiil/DCS (Direct Commercial Sales) non FMS c. Modul pendukung lainnya 1) DAIMS Financial Management System 2) AIMS Financial Management System d Modul THS (Training Help System) yaitu modul yang digunakan untuk belajar yang merupakan modul-modul dari AIMS dan DAIMS. 75. Pengendalian Sediaan . Pengendalian sediaan di tingkat Pusat/Mabesau, merupakan bagian dari DAIMS adalah otomatisasi untuk : a. Katalogisasi Materiil/data item, terutama materiil Alutsista lingkup TNI AU. b. Rekuisisi (permintaan) melalui Disadaau ke FMS dan pengadaan komersial (DCS) c. Penerimaan, Pengadaan dan Distribusi materiil oleh Bekmatpus/ Sitenya. d. Perputaran komponen dalam pemeliharaan lingkup TNI AU dan perbaikan di luar TNI AU.
TERBATAS 106 TERBATAS e. Pengendalian inventaris lingkup TNI AU 76. Jaringan ALMS. Jaringan ALMS dirancang sedemikian rupa sehingga merupakan sarana otomatisasi bagi pelaksana administrasi pemeliharaan (Har) dan pembekalan (Kal). Untuk itu demikian jaringan ALMS dibuat sebagai berikut : a. Komputer Induk di Sentral ALMS Lanud Halim P. Jakarta, dengan menggunakan Radio Link, Satelit, Kabel untuk membentuk jaringan yang terminalterminalnya menjangkau pelaksana administrasi bidang Har dan Kal. b. Untuk administrasi Kal, terminal dipasang pada TB Skadron, Sikal Dislog Lanud/Depot, Dismatau, Disadaau dan Bekmatpus. c. Untuk adminsitrasi Har, terminal dipasang pada TUT Skadron (Udara/Teknik/Avionik), Sihar Lanud/Depot, Slog Mabesau dan Koharmatau. 77. Susunan Jaringan. Susunan jaringan harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. Harus memiliki personel EDP (Electronic Data Processing) yang mengoperasikan komputer induk, dan teknisi/operator jaringan komputer. Untuk melayani pemakai di terminal masing-masing. b. Para Pelaksana administrasi pembekalan yang sesuai tugas wewenang jabatannya (Ka TB, Ka GPL, Kasikal, Kadislog dst) melakukan transaksi (penerimaan, pengeluaran, pengiriman materiil melalui terminal ALMS yang disediakan. c. Agar antara pelaksana administrasi maupun dengan personel dapat bekerjasama secara harmonis, maka perlu ada pembagian tugas sesuai POP yang berlaku. Pelanggaran kewenangan dapat dihindari dengan penerapan password, yang membatasi kegiatan (membuka/mengisi/merubah data) dalam penggunaan terminal ALMS.
TERBATAS 107 TERBATAS 78. Automated Inventory Management System (AIMS). Dengan AIMS diharapkan dukungan pembekalan di tingkat pangkalan dapat berjalan lancar karena antara satuan pembekalan terkoordinasi (on-line) dalam mengolah dan memroses data melalui suatu jaringan komputer yang ada di terminal masing-masing satuan. Tugas masing-masing satuan tertuang pada beberapa screen tayangan yang ada. Dari data screen tayangan yang digunakan tersebut kita dapat mengetahui informasi dari barang-barang tersebut secara keseluruhan. Daftar menu screen untuk AIMS secara rinci adalah sebagai berikut : a. ITM Basic Data Item, Informasi mengenai Basic Data Item b. DET Detail Status Data, Informasi secara rinci mengenai status materiil c. BSU Bench Stock Data, Berisi tentang Authorized Consumable di TB d. FLT Flight Data, berisi tentang pengiriman barang. e. FSP Supply Point Data, berisi tentang authorized komponen di TB f. EID Equipment Details, berisi tentang Shop/Ground Equipment g. RID Routing Identifiers, berisi tentang Vendor / Source of Supply h. SPL Special Levels, berisi tentang Sediaan Khusus i. ISU Issue Process, proses pengeluaran barang j. ISP Issue to Supply Point (TB), proses pengeluaran barang ke TB k. MSI Issue From Supply Point (TB), proses pengeluaran komponen dari TB
TERBATAS 108 TERBATAS l. FBS Issue From Bench Stock, proses pengeluaran barang dari Bench Stock m. SHP Shipment Process, proses pengiriman barang n. REC Receipt Process, proses penerimaan barang. o. TIN Turn in Process, proses pengembalian barang p. TRN Turn Around Process, proses “turn around” q. ISG ISG Data, proses berisi tentang barang pengganti r. MCP Display Micap Items, berisi data MICAP (Mission Capable) s. MPN Multiple PNS, beris data Part Number t. TRH Transaction History, Riwayat Transaksi u. RVP Reverse Post, v. SRN SRAN Addresses, beris data alamat SRAN w. RPT Report Select, pemilihan report yang akan dibuat. x. TON T. O. Number, berisi Technical Order, Figure dan Index y. RTD Repair Tracking, z. POS Asset Position, Informasi yang berhubungan dengan quantity dari barang
TERBATAS 109 TERBATAS aa.REP Repair History, Riwayat Perbaikan. bb.STD Standard, berisi Standard Data Items yang digunakan di DAIMS cc. TAB Table of Codes, berisi pengertian, istilah, kode dan lain-lain. 79. DAIMS (Depot Automated Inventory Management System). Yang dimaksud adalah Manajemen Pembekalan Tingkat Pusat atau Pengendalian Sediaan Pusat meliputi seluruh proses rekuisisi dari tiap-tiap Lanud dan pemenuhan/penyelesaian rekuisisi terpusat dalam hal ini Mabesau. Pengendalian Sediaan Pusat dilaksanakan oleh 2 (dua) Dinas yakni Dismatau (Pengendali Sediaan dan Bekmatpus) dan Disada (POMS dan FMS) yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai berikut : a. Inventory Control/ Pengendalian Sediaan Pusat 1) Pengolahan dan pemenuhan rekuisisi dari Lanud. 2) Pemantauan Perbaikan Tingkat Pusat (NRTS = Not Repair This Station) 3) Redistribution materiil Tingkat Pusat b. Pengadaan Materiil 1) Olah Rekuisisi dengan Jalur FMS 2) Olah Rekuisisi dengan jalur POMS /DCS (Komersial) c. Penerimaan dan distribusi materiil 1) Penerimaan dan penyimpanan Materiil 2) Distribusi Materiil
TERBATAS 110 TERBATAS 80. Tugas dan tanggung jawab a. Pengendali Sediaan / Dismatau 1) Menyiapkan requirement forecasting untuk materiil recoverable dan expendable sehubungan dengan program pelaksanaan anggaran (budget year program) 2) Menyelesaikan rekuisisi dari tiap-tiap Lanud baik melalaui FMS ataupun dengan POMS /DCS (komersiil) 3) Memantau inventarisasi aset pusat (DAIMS) maupun Lanud (AIMS). 4) Memonitor dan menangani critical problems, termasuk kelengkapan informasi dan aksi yang diambil dalam penanganan item-item tersebut. 5) Memantau Repair Cycle Item dan tujuan perbaikan items (Source of Supply). 6) Menyiapkan dokumen surat-surat, report dan listing, sehubungan dengan requirements forcasting, proses rekuisisi, perbaikan item (NRTS) dan problem item. 7) Berhak merubah, mengganti dan menghapus rekuisisi sesuai permintaan Lanud dan analisa sediaan pusat . 8) Memproses redistribusi order perintah pengeluaran materiil dari sitesite Bekmatpus dan pengiriman materiil repairable untuk perbaikan tingkat pusat b. Fungsi dan Tugas Bekmatpus, sebagai pelaksanan penerimaan dan penyimpanan materiil fungsi-fungsi Bekmatpus dalam hal ini :
TERBATAS 111 TERBATAS 1) Penerimaan materiil a) Melaksanakan Penerimaan materiil dari hasil pengadaan terpusat (FMS dan POMS/komersiil), hasil perbaikan (NRTS) dan pengembalian aset-aset Lanud b) Melaksanakan Due Out Release, dan menyiapkan item hasil DOR serta dokumen untuk pengiriman ke Lanud. c) Menyiapkan materiil hasil penerimaan dan dokumen untuk diperiksa oleh panitia pemeriksa dan berita acara penerimaan. 2) Inspeksi dan penyimpanan materiil (site-site) GPP. a) Menyiapkan lokasi penyimpanan untuk supply items, equipment, classified dan sensitive items. b) Input/delete lokasi penyimpanan masing-masing item (pad screen ITM). c) Menentukan kondisi, keamanan, klasifikasi, status dan identifikasi dari item-item hasil penerimaam, dalam penyimpanan dan persiapan issue/shipment. d) Memeriksa secara berkala materiil dalam penyimpanan untuk mencegah deterioration/corrosion dan monitor shelf life code (untuk item-item yang mempunyai shelf life). e) Maintain dan update warehouse location
TERBATAS 112 TERBATAS 3) Penyaluran Materiil. a) Menyiapkan materiil alokasi dan due out release untuk disalurkan ke Lanud b) Melaksanakan penyaluran materiil untuk MICAP items. c) Menyiapkan materiil dan dokumen angkutan untuk penyaluran materiil. c. RPC (Repair Processing Center). 1) Menyiapkan penerimaan materiil perbaikan “US” asset dari tiap-tiap Lanud. 2) Proses materiil perbaikan dan menyiapkan dokumen yang menyertai item/dokumen pengiriman. 3) Melaksanakan pengiriman/shipment materiil untuk perbaikan d. Disadaau. Bertanggung jawab dalam pengadaan materiil, termasuk kelengkapan dan administrasi rekuisisi, baik untuk pengadaan FMS maupun pengadaan komersiil (POMS). 81. POMS (Purchase Order Management System). Modul POMS adalah suatu sistem informasi yang dibuat khusus untuk TNI AU yang digunakan untuk pengadministrasian pengadaan dan perbaikan barang yang tidak melalui jalur FMS. Pengadaan barang untuk pemenuhan kebutuhan/rekuisisi materiil dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu melalui FMS (Foreign Military Sales) atau melalui Supplier komersiil. Penentuan cara pengadaan tersebut pada umumnya tergantung pada macam materiil, dukungan anggaran dan kebijakan-kebijakan lainnya. Apabila suatu “line item” telah
TERBATAS 113 TERBATAS ditentukan pengadaannya akan melalui supplier komersiil, maka untuk otomatisasi administrasinya akan melalui modul “POMS”. 82. Manajemen Pengadaan dengan POMS. Pelaksanaan pengadaan dengan prosedur POMS`dimulai dengan kegiatan memindahkan data rekuisisi materiil dari pemakai dengan modul DAIMS (Depot Automated Inventory Mangement System) ke Modul POMS, dengan proses melalui screen “DET” (Due In Due Out Detail) pada modul DAIMS yang ditransfer ke screen “ITM” (Basic Item Data) modul POMS. Kemudian proses selanjutnya adalah proses pengadaan pada umumnya, yang kemudian data-datanya dimasukkan untuk melengkapi data pada screen ITM modul POMS. Melalui screen ITM dapat dicetak 8 (delapan) bentuk dokumen pengadaan yang masing-masing akan dijelaskan pada`pasal print dokumen. Setelah materiil hasil pengadaan/perbaikan datang, maka pengirimannya dilakukan oleh Bekmatpus melalui screen “DLI” (Detailed Document Number Data) modul POMS yang kemudian dilanjutkan pada screen “REC” (Receipt Process) modul DAIMS. Instansi terkait yang terlibat dalam POMS adalah a. Dismatau dan Pembina Item. 1) Dismatau dan Pembina Item menganalisa permintaan pengadaan/ perbaikan barang dan menentukan materiil yang harus diadakan/diperbaiki melalui POMS. 2) Memroses permintaan pada screen “DET” (Due In Due Out Detail) modul DAIMS. b. Disadaau. Bertugas memroses pengadaan / perbaikan materiil. Proses pelaksanaan pengadaan seperti proses pengadaan pada umumnya, hanya terdapat langkah-langkah khusus yang berkaitan dengan POMS antara lain :
TERBATAS 114 TERBATAS 1) Memonitor Report GSPOBRI (Document number with no purchase order/maintenance order/request for quotation/repair request/quotation from vendor). 2) Menyiapkan request for quotation (RQ) / Repair Request (RR) kepada mitra kerja, dimana hal ini dapat dilaksanakan melalui screen ITM . 3) Melengkapi screen ITM dengan hasil negoisasi. 4) Membuat Purchase Order (PO) / Maintenance Order (MO). c. Bekmatpus. Tugas Bekmatpus dalam POMS adalah memroses penerimaan barang pada screen “DLI” modul POMS dan screen “REC” modul DAIMS. d.. Diskuau / Pekas Pusat. Melaksanakan pembayaran atas tagihan kontrak pembelian /perbaikan materiil yang telah selesai proses penerimaannya. 83. Keunggulan/Kelebihan. Dengan menggunakan ALMS, personel dapat mengetahui status sebagai berikut : a. Data barang dari item/barang yang dicari selengkap-lengkapnya mulai dari nama barang, U/I, QUP, Warehoyse location, shelf life code, Unit Price, ERRC, Kode pabrik, Reorder point (level), MSL, b. Data pada waktu pengadaan (due in, due out, delivery) c. MSL (Minimum Stock Level) 84. Repair Cycle Management. Sistem ini mengatur tentang Repair Cycle Assets yaitu seluruh item yang mempunyai kode designator atau ERRC (Expendability, Recoverability, Repairability Cost Designator) yang dimulai dengan kode XF (Expendable
TERBATAS 115 TERBATAS field), Base level repair atau XD (Espendable, Depot Repair) dan item-item tersebut lebih ekonomis diperbaiki dari pada diganti dengan yang baru. Secara rinci pengkodean dibagi sebagai berikut : a. Tingkat Pemeliharaan. 1) B = Base / Lanud= barang habis pakai. 2) F = Field /Satuan/Skadron= barang bisa diperbaiki ditingkat skadron. 3) D = Depot = barang bisa diperbaiki dari tingkat menengah s.d Depot 4) X = Expendable = barang habis pakai = bagian dari sub higher assembly/accessories. 5) N = Non Expendable = barang tidak habis pakai = bagian dari higher assembly. b. Kategori harga 1) 1 = US$1100 –US$5500 2) 2 = US$483 –USD500 3) 3 = US$0-US$483 c. Kode ERRC 1) XD1 = Expendable/Repairable tingkat Depot 2) XD2 = Expendable/Repairable tingkat Depot
TERBATAS 116 TERBATAS 3) XD3 = Expendable/Repairable tingkat Depot 4) XF3 = Expendable/Repairable tingkat Intermediate (Satuan Pemeliharaan) 5) XB3 = Expendable / non Repairable tingkat user (Base) 6) ND2 = Non expandable/Repairable tingkat Depot 7) NF2 = Non Expandable/Repairable tingkat intermediate (Satuan Pemeliharaan) Nilai perbaikan tidak melebihi 25% dari nilai pembuatan barang Administrasi Perbendaharaan Materiil 85. Umum. Administrasi perbendaharaan Materiil meliputi kegiatan yang menjamin tercapainya ketertiban dan kelancaran administrasi pengurusan umum dan pengurusan perbendaharaan atas Materiil dan fasilitas sebagai kekayaan negara. 86. Penyelenggaraan. Penyelenggaraan pembinaanya dilaksanakan disemua eselon dalam jajaran struktur organisasi TNI. Untuk penyelenggaraan administrasi perbendaharaan Materiil di TNI AU diuraikan dalam bab tersendiri.
TERBATAS 117 TERBATAS BAB III PENYELENGGARAAN PERBENDAHARAAN MATERIIL DALAM KEGIATAN PEMBEKALAN Umum 87. Berdasarkan Peraturan Menteri Pertahanan nomor : PER/18/M/X/2007 tanggal 29 Oktober 2010 tentang Pokok-Pokok Pembinaan Materiil Pertahanan di Lingkungan Dephan dan TNI Salah satunya menjelaskan tentang Administrasi Perbendaharaan Materiil, yang jabarannya merupakan alat manajemen pembinaan materiil Kemhan dan TNI yang diatur dalam Peraturan Menteri Pertahanan No : PER/19/M/X/2007 tentang Pokok-Pokok Penyelenggaraan Perbendaharaan Materiil di Lingkungan Dephan dan TNI. Sebagai alat manajemen, dalam penyelenggaraannya menata wewenang kepengurusan serta ketentuan-ketentuan penyelenggaraan pergudangan serta pengawasan materiil. Penerapan perbendaharaan materiil pada kegiatan pembekalan sangat erat hubungannya, namun sasaran perbendaharaan materiil lebih berdampak pada pertanggungjawaban keordonaturan dan kebendaharaan yang berkaitan dengan ketentuan perundangundangan yang berlaku. 88. Dalam penyelenggaraan perbendaharaan dikenal adanya 2 (dua) macam pengurusan materiil yang masing-masing tidak dapat dirangkap yaitu : a. Pengurusan Administrasi/pengurusan Umum, erat hubungannya dengan tugas negara yang membawa akibat penerimaan dan pengeluaran materiil negara. Pejabat yang memegang kekuasaan dalam pengurusan umum adalah Ordonatur Materiil. b. Pengurusan Kebendaharaan/Pengurusan Khusus, diselenggarakan oleh Bendaharawan Materiil yang berkewajiban melaksanakan ketentuan/perintah Ordonatur Materiil dalam hal penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, serta
TERBATAS 118 TERBATAS membuat perhitungan/pertanggungjawaban terhadap penyelenggaraan pengurusan materiil. Sasaran 89. Sasaran penyelenggaraan perbendaharaan materiil di lingkungan TNI AU adalah: a. Terwujudnya efektivitas dan efisiensi dalam penggunaan sumber daya sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Terwujudnya kesatuan pengertian, keseragaman, tindakan dan kelancaran dalam penyelenggaraan perbendaharaan materiil, yang meliputi pembagian kewenangan dan tanggung jawab serta hubungan fungsional di lingkungan TNI AU. c. Terwujudnya tertib administrasi dan pertanggungjawaban penyelenggaraan perbendaharaan materiil. Ketentuan Umum 90. Penyelenggaraan perbendaharaan materiil disusun dalam suatu tataran wewenang yang masing-masing dipegang oleh Ordonatur Materiil, Bendaharawan Materiil, Komisi Pemeriksa Materiil serta Pengawas dan Pemeriksa Materiil. Kewenangan pada tiaptiap penanggung jawab penyelenggaraan perbendaharaan materiil diberikan sesuai dengan jalur organisasi serta ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 91. Ordonatur Materiil. Penyelenggaraan administrasi materiil atau pengurusan umum oleh Ordonatur Materiil meliputi :
TERBATAS 119 TERBATAS a. Pemindahan/Penyerahan Keordonaturan. Ordonatur Materiil dapat memindahkan atau menyerahkan keordonaturannya kepada pejabat yang ditunjuk. Pemindahan atau penyerahan keordonaturan tersebut dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut : 1) Pemberian kewenangan yang dilakukan melalui pemberian kuasa yang tidak memindahkan pertanggungjawaban. 2) Penyerahan kewenangan atau pelimpahan kewenangan atau pelimpahan pertanggungjawaban. 3) Pemindahan atau penyerahan kewenangan keordonaturan dilakukan dengan Surat Keputusan, demikian pula dengan pencabutan/pembatalannya. b. Kewenangan. Kewenangan Ordonatur Materiil adalah sebagai berikut : 1) Memegang kekuasan atas perbendaharaan materiil serta menetapkan kebijaksanaan, peratuaran-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang diperlukan. 2) Mengangkat Bendaharawan Materiil serta memberi kuasa kepada Pembantu Ordonatur dalam rangka penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran materiil. 3) Memberikan perintah kepada Bendaharawan Materiil untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan materiil. 4) Menerima/menolak Berita Acara Pemeriksaan yang dibuat oleh Komisi Pemeriksa Materiil. Apabila diperlukan dapat memerintahkan pemeriksaan ulang dengan/tanpa membentuk Komisi Pemeriksa Materiil yang baru.
TERBATAS 120 TERBATAS 5) Menindak para Bendaharawan Materiil, Penyimpan/Pemakai/ Pemelihara Materiil atas terjadinya kerugian negara. c. Tanggung Jawab. Tanggung jawab Ordonatur Materiil adalah sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab atas terselenggaranya perbendaharaan materiil sesuai dengan lingkup kewenangan melalui kegiatan : a) Menetapkan tata usaha pergudangan dalam rangka pengendalian tingkat persedian. b) Penelitian pertanggungjawaban yang dibuat oleh Bendaharawan Materiil. c) Pemeriksaan Materiil di gudang dan satuan pemakai. d) Pengujian secara fisik dan administratif atas materiil yang diterima dari fihak ketiga. 2) Mengusahakan agar persediaan materiil didalam gudang senantiasa mencukupi kebutuhan dengan menyelenggarakan pengadaan dan menandatangani surat perjanjian yang diperlukan untuk itu dalam kewenangannya. Pejabat yang menerima pelimpahan kewenangan Ordonansi untuk barang sediaan TNI AU Periksa Lampiran “B-1” 92. Bendaharawan Materiil. Bendaharawan Materiil adalah seseorang yang karena jabatannya diangkat dan diberhentikan oleh Ordonatur Materiil dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
TERBATAS 121 TERBATAS a. Pengangkatan/Pemberhentian dan Kedudukan : 1) Pengangkatan/pemberhentian Bendaharawan Materiil dilakukan oleh Ordonatur Materiil dengan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Kasau. 2) Bendaharawan Materiil mulai bertugas setelah menerima pengangkatan. 3) Jabatan Bendaharawan Materiil tidak boleh dirangkap oleh mereka yang menerima pemberian/penyerahan kewenangan dari Ordonatur Materiil atau oleh pejabat yang melaksanakan fungsi pengawasan. 4) Bendaharawan Materiil merupakan bawahan langsung Ordonatur Materiil dalam penyelenggaraan kebendaharaan. Daftar Bendaharawan Materiil TNI AU periksa lampiran “B-2”. b. Ketentuan Khusus. 1) Bendaharawan Materiil di dalam melaksanakan pengurusan kebendaharawan tidak dibenarkan untuk : a) Mempergunakan materiil yang tersimpan dalam gudang untuk kepentingan pribadi, gudang maupun kepentingan lainnya. b) Menerima Materiil titipan pihak ketiga dalam gudang yang menjadi tanggung jawabnya walaupun untuk sementara waktu, terkecuali dengan persetujuan Ordonatur dan dalam keadaan sangat mendesak. c) Menyerahkan tanda bukti penerimaan sementara kepada rekanan atau siapapun (materiil tersebut harus dianggap sebagai
TERBATAS 122 TERBATAS titipan dan disimpan di gudang transit sambil menanti penyelesaian selanjutnya). d) Menandatangani faktur-faktur atau surat-surat lainnya mengenai materiil. e) Membuka atau memeriksa materiil tanpa kesaksian Komisi Pemeriksa Materiil. 2) Apabila Bendaharawan Materiil meletakkan jabatan, meninggal dunia, hilang atau melarikan diri, ditempatkan dibawah pengawasan ataupun alasan lain sehingga tidak mampu melakukan kewajiban yang diserahkan kepadanya, maka penyampaian perhitungan harus tetap dilaksanakan. 3) Pelaksanaan perhitungan ex-officio dibuat oleh seorang perwira atau pejabat yang ditunjuk oleh Ordonatur Materiil. 4) Apabila Bendaharawan meninggal dunia, hilang atau melarikan diri, ditempatkan dibawah pengawasan, perhitungan tersebut diatas diberitahukan kepada pengampu, ahli waris atau yang mendapat hak peninggalan. Mereka diberi waktu secukupnya untuk meneliti perhitungan dan mengajukan keberatannya apabila terjadi ketidaksesuaian. 5) Apabila dalam 2 tahun, perhitungan ex-officio tidak diberitahukan kepada yang bersangkutan atau diberitahukan kepada yang bersangkutan tetapi tidak mendapat pengesahan dari Ordonatur Materiil, maka pengampu, ahli waris atau mereka yang mendapat hak peninggalan seperti tersebut dalam sub-sub pasal 4) diatas dibebaskan dari pertanggungjawaban. 6) Apabila Bendaharawan Materiil meletakkan jabatannya bukan karena meninggal dunia, melarikan diri, hilang atau ditempatkan dibawah
TERBATAS 123 TERBATAS pengawasan, selain membuat timbang terima pengurusan membuat juga pertanggungjawaban khusus. 7) Apabila Bendaharawan Materiil berhalangan melaksanakan tugasnya karena cuti, sakit dan sebagainya, diwajibkan membuat keterangan tertulis yang menyatakan penunjukan wakil yang ditunjuk olehnya, sedangkan tanggung jawab atas kerugian negara atau kesalahan selama masa perwakilan tersebut tetap berada pada Bendaharawan. 8) Jika Bendaharawan Materiil menolak untuk membuat keterangan tertulis seperti tersebut dalam sub-sub pasal 7) diatas, maka harus diadakan timbang terima Bendaharawan. 9) Ketidakmampuan Bendaharawan Materiil melakukan tugasnya seperti tersebut dalam sub-sub pasal 8) diatas untuk waktu tidak lebih dari 30 hari, tidak dapat dianggap sebagai pemberhentian. 10) Apabila terdapat kekurangan yang cukup nyata yang disebabkan oleh : a) Kesalahan Bendaharawan Materiil, maka demi kepentingan negara, kepada Bendaharawan dikenakan tuntutan perbendaharaan melalui suatu proses peradilan secepatnya dengan keputusan Ordonatur Materiil. Keputusan tersebut diberitahukan kepada Bepeka yang akan membebenkan tuntutan perbendaharaan yang bersifat tetap. Untuk kepentingan negara, Ordonatur Materiil dapat meminta persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan guna melaksanakan penyitaan conservatoir atas barang-barang milik pribadi Bendaharawan sesuai dengan peraturan atau undang-undang yang berlaku. b) Bukan kesalahan Bendaharawan Materiil maka demi kepentingan Negara kepada yang bersalah dikenakan tuntutan ganti
TERBATAS 124 TERBATAS rugi melalui suatu proses peradilan secepatnya dengan keputusan Ordonatur Materiil. 11) Semua pegawai Negeri/TNI di lingkungan TNI AU dan TNI selaku pemakai materiil baik langsung maupun tidak langsung merugikan negara, dengan melakukan perbuatan-perbuatan melawan hukum atau lalai melakukan tugas kewajibannya atas materiil yang dipertanggungjawabkan kepadanya dikenakan tuntutan ganti rugi dengan tidak mengabaikan peraturan hukum lainnya yang berlaku Penetapan ganti rugi ditetapkan oleh Ordonatur Materiil berdasarkan harga umum pada saat permulaan diketahui perbuatan atau kelalaian yang bersangkutan, yang menimbulkan kerugian terhadap negara sepanjang hal itu belum diatur dalam undang-undang. 12) Bendaharawan Materiil memulai bertugas dan bertanggungjawab atas materiil setelah menerima pengangkatan dan penyerahan materiil serta perhitungannya berdasarkan Berita Acara. Apabila terdapat kekurangan didalam perhitungan, dimana alasan yang dikemukakan tidak dapat diterima Komisi, maka kekurangan tersebut dibebankan pada Bendaharawan lama. Berita Acara kekurangan tersebut disampaikan kepada Ordonatur Materiil. c. Kewajiban. Kewajiban Bendaharawan Materiil adalah sebagai berikut : 1) Mengatur pekerjaan para Pembantu Bendaharawan dalam melaksanakan tugas-tugas kebendaharaan. 2) Menyatakan pendapat dalam pemeriksaan oleh Komisi Pemeriksaan Materiil 3) Mengambil langkah-langkah penyelamatan materiil dalam rangka pemeliharaan materiil dalam penyimpangan terhadap kerusakan dan atau kehilangan.
TERBATAS 125 TERBATAS 4) Menyisihkan materiil yang menurut penilaiannya dapat mempengaruhi / membahayakan lingkungannya. d. Tanggung jawab. Tanggung jawab Bendaharawan adalah sebagai berikut : 1) Menyampaikan pertanggungjawaban pengurusan kebendaharaan kepada Ordonatur dan instalasi lain yang ditunjuk. 2) Menyampaikan laporan pengurusan kebendaharaan sekurangkurangnya satu kali dalam 1 tahun sesuai tata cara yang ditetapkan oleh Ordonatur Materiil. 3) Memberikan penjelasan mengenai pengurusan kebendaharaan dalam tanggung jawabnya kepada Pengawas Materiil. 4) Mentaati petunjuk yang diberikan Ordonatur Materiil. 93. Komisi Pemeriksa MateriIl. Komisi Pemeriksa Materiil adalah orang-orang yang diangkat oleh Ordonatur Materiil dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pembentukan dan Keanggotaan. 1) Komisi Pemeriksaan Materiil diwujudkan dalam bentuk panitia yang terdiri dari sekurang-kurangnya 3 orang. 2) Komisi Pemeriksa Materiil dibentuk dan diangkat oleh Ordonatur Materiil dengan Surat keputusan atau Surat Perintah. 3) Salah seorang anggota Komisi Pemeriksa Materiil harus seorang perwira untuk memimpin Komisi tersebut.
TERBATAS 126 TERBATAS 4) Salah seorang anggota Komisi Pemeriksa adalah seorang ahli dalam bidang yang diperlukan. 5) Apabila seorang anggota Komisi Pemeriksa Materiil tidak dapat melaksanakan tugasnya, maka Ordonatur Materiil menunjuk penggantinya. Penggantian tersebut dinyatakan dalam Berita Acara. b. Tugas. Tugas Komisi Pemeriksa Materiil adalah sebagai berikut : 1) Memeriksa dan menguji materiil yang diterima, disimpan dikirim dan dihapuskan. 2) Memeriksa persediaan materiil di gudang apabila timbul keraguan tentang pengurusannya pada saat timbang terima Bendaharawan dan apabila terjadi kehilangan persediaan. c Tanggung jawab. Tanggung jawab Komisi Pemeriksa Materill adalah sebagai berikut : 1) Menerima penjelasan dari Ordonatur Materiil mengenai tugas yang akan dilaksanakan, bila perlu ditambah dengan instruksi tertulis serta melampirkan instruksi-instruksi tersebut didalam Berita Acara hasil pemeriksaan. 2) Membebaskan diri dari segala pengaruh dan bekerja sedemikian rupa sehingga dalam keadaan bagaimanapun juga tetap dapat mempertanggungjawabkan tindakannya. 3) Menuangkan hasil pemeriksaannya kedalam Berita Acara untuk diajukan kepada Ordonatur Materiil setelah ditandatangani atau diketahui Bendaharawan.
TERBATAS 127 TERBATAS 4) Mengajukan keberatan dan mencantumkan dalam Berita Acara dalam hal Bendaharawan Materiil berkeberatan atas hasil pemeriksaan atau sebagian dari hasil pemeriksaan. 5) Apabila seorang anggota Komisi Pemeriksa Materiil tidak dapat melaksanakan tugasnya, Ordonatur Materiil menunjuk penggantinya yang hanya bertanggung jawab atas apa yang diperiksanya. Penggantian tersebut dinyatakan dalam Berita Acara. 94. Pengawasan dan Pemeriksaan Materiil. a Pengawasan Melekat (Intern Keordonaturan). Sasaran pengawasan adalah : 1) Pembukuan seluruh penerimaan dan pengeluaran materiil. 2) Kesesuaian antara data sisa materiil dalam Kartu Pengawas Persediaan dengan fisik materiil di gudang 3) Kesesuaian penyelenggaraan penatabukuan materiil dengan ketentuan yang berlaku. b Pengawasan dan Pemeriksaan (Extern Fungsional). Sasaran pengawasan adalah : 1) Kelengkapan dan penerapan perangkat lunak perbendaharaan materiil. 2) Pelaksanaan penatabukuan materiil yang diterima, disimpan, dikeluarkan, disisihkan dan dihapuskan beserta pertanggungjawabannya. 3) Kelengkapan dan ketepatan dokumen materiil yang diserahkan maupun yang diterima.
TERBATAS 128 TERBATAS 4) Ketepatan pembuatan dan pengiriman laporan serta pertanggungjawaban meteriil kepada Ordonatur dan Badan Pemeriksa Keuangan. 95. Pengelompokan Materiil. Penyelenggaraan perbendaharaan materiil dilakukan atas materiil kekayaan negara yang dikelompokkan sebagai berikut : a. Materiil Comptable. Materiil comptable adalah materiil persediaan yang berada di gudang persediaan dan dikelola oleh Bendaharawan Materiil. b. Materiil Non Comptable. Materiil non comptable adalah materiil yang digunakan dalam kegiatan operasional ataupun pembinaan. Materiil non comptable terdiri dari : 1) Materiil inventaris. 2) Materiil habis pakai. 96. Penyimpangan Materiil. Dalam penyelenggaraan perbendaharaan materiil, penyimpangan/penimbunan materiil dilakukan di gudang-gudang penyimpanan sebagai berikut : a. Gudang Persediaan Pusat. Gudang Persediaan Pusat menyimpan materiil yang berasal dari hasil pengadaan tingkat pusat, lembaga-lembaga pemerintah dan serta dari sumber penerimaan lainnya, untuk pengisian kebutuhan gudang persediaan. Pada hakekatnya gudang ini tidak melayani kesatuan-kesatuan dan perorangan, terkecuali ada ketentuan lain. Gudang Persediaan Pusat dipimpin oleh Bendaharawan Materiil. b. Gudang Persediaan. Gudang Persediaan menyimpan materiil yang berasal dari Gudang Persediaan Pusat serta materiil yang berasal dari hasil pengadaan ditingkat Kotama atau hasil pengadaan lokal. Gudang ini untuk
TERBATAS 129 TERBATAS melayani kebutuhan gudang pemakaian. Pada hakekatnya, gudang ini tidak melayani kesatuan atau perorangan, terkecuali ada ketentuan lain. Gudang Persediaan dipimpin oleh Bendaharawan Materiil. c. Gudang Pemakaian. Gudang Pemakaian menyimpan materiil yang berasal dari gudang persediaan serta materiil hasil pengadaan lokal. Pada hakekatnya gudang ini untuk melayani kebutuhan satuan pemakai serta perorangan. Gudang Pemakaian dipimpin oleh Kepala Gudang bukan Bendaharawan. Lingkup Penyelenggaraan Perbendaharaan 97. Penyelenggaraan perbendaharaan materiil di lingkungan TNI AU erat kaitannya dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Pengadaan. b. Penerimaan. c. Penyimpanan/penimbunan. d. Pengeluaran e. Pengiriman f. Pemakaian. g. Pemeliharaan. h. Penghapusan. i. Pemeriksaan. j. Penatabukuan. k. Pertanggungjawaban. l. Pengawasan. m. Kodifikasi dan Standarisasi. 98. Pengadaan Materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil, pelaksana dan pejabat pengadaan yang terlibat kegiatan tersebut adalah sebagai berikut.
TERBATAS 130 TERBATAS a. Pelaksana Pengadaan . Pelaksanaan pengadaan meliputi : 1) Pengadaan tingkat pusat diselenggarakan oleh Disadaau dengan pertimbangan : a) Diperlukan pengendalian terpusat. b) Keseragaman dalam jenis dan mutu. c) Penekanan waktu dan harga. 2) Pengadaan lokal diselenggarakan oleh Perwira Pengadaan/Denma/ Satker yang bersangkutan dengan pertimbangan : a) Tidak dialokasikan secara fisik oleh pusat. b) Lebih menguntungkan diadakan secara lokal c) Tidak mutlak diperlukan keseragaman jenis dan mutu. b. Pejabat Pengadaan. Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan pengadaan adalah : 1) Ordonatur Materiil. Dengan dibantu oleh Pembantu Ordonatur Materiil, Ordonatur Materiil melaksanakan tugas : a) Merumuskan dan menetapkan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan termasuk sarana pendukungnya. b) Menerbitkan perangkat lunak yang ada kaitannya dengan tata cara dan tata laksana pengadaan.
TERBATAS 131 TERBATAS c) Membentuk tim prakualifikasi dalam rangka menyusun Daftar Rekanan Mampu (DRM) yang akan dijadikan pedoman dalam mengundang rekanan yang sesuai dengan bidangnya serta memenuhi syarat. d) Mengesahkan rencana pelaksanaan sesuai dengan alokasi anggaran yang diterima. e) Membentuk panitia lelang/tim evaluasi/tim negosiasi yang akan melaksanakan kegiatan sesuai dengan bidang tugas masing-masing. f) Manandatangani kontrak dengan pemenang pemborongan. 2) Bendaharawan Materiil/Kepala Gudang Bukan Bendaharawan. Dalam proses pelaksanaan pengadaan, Bendaharawan Materiil/Kepala Gudang Bukan Bendaharawan mempunyai tugas : a) Menerima tembusan kontrak yang telah ditandatangani oleh Ordonatur Materiil sebagai dasar rencana pemasukan (due-in). b) Menyiapkan ruangan, personil dan peralatan yang diperlukan dalam rangka penerimaan materiil hasil pengadaan. 3) Komisi Pemeriksa Materiil. Komisi Pemeriksa materiil bertugas : a) Memeriksa materiil hasil pengadaan dengan mencocokannya terhadap contoh materiil, spesifikasi, daftar, mutu, jumlah dan lain-lain. b) Mengikutsertakan Bendaharawan Materiil dan Rekanan untuk menyaksikan pemeriksaan materiil.
TERBATAS 132 TERBATAS c) Menyerahkan Materiil yang tidak memenuhi persyaratan kepada rekanan untuk diganti/diperbaiki. d) Menuangkan hasil pemeriksaan dalam Berita Acara, untuk selanjutnya diajukan kepada Ordonatur Materiil. 99. Penerimaan Materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil, setiap penerimaan melibatkan pejabat sebagai berikut : a. Di Gudang Persediaan Pusat dan Gudang Persediaan. Pejabat yang bertanggung jawab dalam penerimaan materiil di Gudang Persediaan Pusat dan Gudang Persediaan adalah : 1) Ordonatur Materiil. Dengan dibantu Pembantu Ordonatur bertugas sebagai berikut : a) Menetapkan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan penerimaan materiil. b) Menerbitkan perangkat lunak yang ada kaitannya dengan tata cara dan tata laksana penerimaan materiil. c) Meningkatkan kemampuan dibidang penerimaan materiil. d) Mengesahkan Berita Acara yang dibuat oleh Komisi Pemeriksa Materiil. 2) Bendaharawan Materiil. Dalam kegiatan penerimaan materiil, bendaharawan materiil bertugas :
TERBATAS 133 TERBATAS a) Menandatangani Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Materiil sebagai bukti bahwa materiil yang tercantum dalam Berita Acara tersebut telah diperiksa dan memenuhi persyaratan. b) Menerima dan membukukan materiil sesuai dengan yang tercantum dalam Berita Acara c) Melaksanakan administrasi yang berkaitan dengan penerimaan materiil di gudang-gudang yang bersangkutan. d) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak penerimaan materiil yang diterbitkan oleh Ordonatur Materiil. e) Mengajukan keberatan dan mencantumkan dalam Berita Acara dalam hal Bendaharawan Materiil berkeberatan atas hasil pemeriksaan atau sebagian hasil pemeriksaan. 3) Kepala Gudang Transit.Kepala Gudang Transit bertugas sebagai berikut : a) Melaporkan penerimaan materiil kepada Bendaharawan Materiil untuk diteruskan kepada Ordonatur Materiil. b) Membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemeriksaan Penerimaan Materiil. c) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak penerimaan materiil. 4) Komisi Pemeriksa Penerimaan Materiil. Komisi Pemeriksa Penerimaan Materiil bertugas sebagai berikut :
TERBATAS 134 TERBATAS a) Mempelajari petunjuk dari Ordonatur Materiil atau Dan/Ka Satker yang berkaitan dengan penerimaan materiil. b) Memeriksa materiil yang akan diterima sesuai dengan tata cara yang telah ditentukan. c) Mengajukan saran/pendapat kepada Ordonatur atau Dan/Ka satker atas materiil yang diperiksa. d) Membuat dan menandatangani Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Materiil. b. Di Gudang Pemakaian. Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan penerimaan materiil di Gudang Pemakaian adalah : 1) Dan/Ka satker. Dan/Ka Satker bertugas sebagai berikut : a) Membentuk Komisi Pemeriksa Materiil. b) Mengesahkan Berita Acara Penerimaan Materiil. c) Mengeluarkan perintah penerimaan materiil kepada Kepala Gudang Pemakaian. 2) Kepala Gudang Pemakaian. Kepala Gudang Pemakaian bertugas sebagai berikut : a) Menandatangani Berita Acara pemeriksaan Penerimaan Materiil sebagai bukti bahwa materiil yang tercantum dalam Berita Acara tersebut telah diperiksa dan memenuhi persyaratan.
TERBATAS 135 TERBATAS b) Melaksanakan administrasi yang berkaitan dengan penerimaan materiil di gudang yang besangkutan. c) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak penerimaan materiil yang diterbitkan oleh Ordonatur Materiil. 3) Komisi Pemeriksa Penerimaan Materiil. Komisi Pemeriksa Penerimaan Materiil bertugas sebagai berikut : a) Mempelajari petunjuk dari Ordonatur Materiil atau Dan/Ka satker yang berkaitan dengan penerimaan materiil. b) Memeriksa materiil yang akan diterima sesuai dengan tata cara yang telah ditentukan. c) Mengajukan saran/pendapat kepada Ordonatur atau Dan/Ka Satker atas materiil yang diperiksa. d) Membuat dan menandatangani Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Materiil. 100. Penyimpanan. Ditinjau dari aspek perbendaharawan materiil, pelaksanaan penyimpanan/penimbunan melibatkan pejabat : a. Di Gudang Persediaan Pusat/Gudang Persediaan. Pejabat yang bertanggung jawab dalam penyimpanan materiil di Gudang Persediaan Pusat dan Gudang Persediaan adalah : 1) Ordonatur Materiil. Dalam penyelenggaraan penyimpanan materiil, tugas Ordonatur Materiil adalah :
TERBATAS 136 TERBATAS a) Menetapkan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan penyimpanan/penimbunan termasuk perawatan dan pengamanan materiil. b) Menerbitkan perangkat lunak yang ada kaitannya dengan tata cara dan tata laksana penyimpanan/penimbunan termasuk perawatan dan pengamanan materiil. c) Meningkatkan kemampuan dibidang penyimpanan/penimbunan materiil. d) Manerima laporan Bendaharawan Materiil tentang pembukuan/ pengkartuan materiil yang diterima serta penyimpanan/ penimbunannya di gudang. e) Menyelenggarakan pengawasan sediaan dalam rangka pengendalian inventori. f) Menetapkan tingkat persediaan di tiap-tiap gudang serta menetapkan tata cara pengurusan bagi tiap-tiap tataran gudang. 2) Bendaharawan Materiil. Dalam kegiatan penyimpanan materiil, bendaharawan materiil bertugas : a) Melaksanakan penyimpanan/penimbunan materiil yang tercantum dalam Berita Acara Pemeriksaan Materiil ataupun bentuk pengeluaran dan penerimaan. b) Melaporkan kepada Ordonatur Materiil tentang pembukuan, pengkartuan dan penyimpanan materiil yang diterima. c) Membuat laporan berkala tentang situasi persediaan.
TERBATAS 137 TERBATAS d) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak penyimpanan/penimbunan materiil, termasuk perawatan dan pengamanan materiil. b. Di Gudang Pemakaian. Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan penyimpanan materiil di Gudang Pemakaian adalah : 1) Dan/Ka Satker . Dan/Ka Satker mempunyai tugas sebagai berikut : a) Menyelenggarakan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan penyimpanan/penimbunan materiil. b) Menerima laporan Kepala gudang pemakaian tentang penyimpanan/ penimbunan materiil. 2) Kepala Gudang Pemakaian. Kepala Gudang Pemakaian bertugas : a) Malaksanakan penyimpanan/penimbunan materiil yang tercantum dalam Berita Acara pemeriksaan penerimaan materiil ataupun materiil yang dialokasikan dari gudang persediaan pusat b) Melaporkan kepada Dan/Ka Satker tentang pembukuan, pengkartuan dan penyimpanan materiil yang diterima. c) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak penyimpanan/penimbunan materiil. 101. Pengeluaran Materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil pelaksanaan pengeluaran melibatkan pejabat.
TERBATAS 138 TERBATAS a. Di Gudang Persediaan Pusat dan Gudang Persediaan. Pejabat yang bertanggung jawab dalam pengeluaran materiil di Gudang Persediaan Pusat dan Gudang Persediaan adalah : 1) Ordonatur Materiil. Dengan dibantu Pembantu Ordonatur bertugas sebagai berikut : a) Menetapkan kebijaksanaan dalam pelaksanaan pengeluaran materiil. b) Menerbitkan perangkat lunak yang berkaitan dengan tata cara dan tata laksana pengeluaran materiil. c) Meningkatkan kemampuan dibidang pengeluaran materiil. d) Mengeluarkan surat perintah pengeluaran materiil. 2) Bendaharawan Materiil. Dalam kegiatan pengeluaran materiil, bendaharawan materiil bertugas : a) Menandatangani bukti pengeluaran materiil yang diterbitkan oleh Ordonatur Materiil. b) Melaksanakan kegiatan pembukuan yang berkaitan dengan pengeluaran materiil. c) Melaksanakan kegiatan administrasi pergudangan lainnya yang berkaitan dengan pengeluaran materiil. d) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak pengeluaran materiil.
TERBATAS 139 TERBATAS 3) Kepala Gudang Transit. Kepala Gudang Transit bertugas : a) Menerima Materiil beserta dokumennya dari Bendaharawan Materiil. b) Menyerahkan materiil kepada penerima materiil. b. Di Gudang Pemakaian. Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan pengeluaran materiil di Gudang Pemakaian adalah : 1) Dan/Ka Satker. Dan/Ka Satker mempunyai tugas sebagai berikut : a) Mengeluarkan Surat Perintah pengeluaran materiil. b) Mengesahkan bukti pengeluaran materiil 2) Kepala Gudang Pemakaian. Kepala Gudang Pemakaian bertugas : a) Menandatangani bukti pengeluaran materiil yang diterbitkan oleh Dan/Ka Satker. b) Melaksanakan kegiatan pembukuan yang berkaitan dengan pengeluaran materiil. c) melaksanakan kegiatan administrasi pergudangan lainnya yang berkaitan dengan pengeluaran materiil. d) Melaksanakan ketentuan-ketentuan dalam perangkat lunak pengeluaran. 102. Pengiriman Materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil pelaksanaan pengiriman materiil melibatkan pejabat :
TERBATAS 140 TERBATAS a. Ordonatur Materiil. Dengan dibantu Pembantu Ordonatur bertugas sebagai berikut : 1) Menetapkan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan pengiriman materiil. 2) Menerbitkan perangkat lunak yang berkaitan dengan tata cara dan tata laksana pengangkutan materiil. 3) meningkatkan kemampuan dibidang pengiriman dan pengakutan materiiil. 4) Mengeluarkan Surat Perintah pembentukan Komisi Pemeriksa Pengiriman. 5) Mengesahkan Berita Acara Pengiriman Materiil. b. Bendaharawan Materiil. 1) Melaksanakan pembukuan pengiriman materiil. 2) Melaksanakan administrasi pergudangan lainnya yang berkaitan dengan pengiriman barang. 3) Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam perangkat lunak pengiriman barang. c. Kepala Gudang Transit. Kepala Gudang transitt bertugas melaksanakn kegiatan administrasi pengiriman materiil sehubungan dengan penerimaan dokumen pengeluaran dari bendaharawan.
TERBATAS 141 TERBATAS d. Komisi Pemeriksa Pengiriman Materiil. Komisi Pemeriksa Pengiriman Materiil bertugas sebagai berikut : 1) Memgusahakan agar materiil yang akan dikirim benar-benar dalam keadaan baik dan dilengkapi dengan dokumen-dokumen barang (misalnya label, serviceable tag, logbook dan lain-lain) serta wajib menyaksikan perhitungan, pengukuran, penimbangan serta pemasukan materiil ke dalam kemasan, bila perlu peti kemas disegel. 2) Mempertanggungajawabkan kerugian yang timbul sebagai akibat ketidakcermatan pelaksanaan kegiatan tersebut di atas. c. Kepala Terminal/Angkutan. Kepala Terminal/Angkutan bertugas : 1) Melaksanakan kegiatan administrasi pengangkutan sehubungan dengan pengiriman materiil. 2) Bertanggungjawab atas pelaksanaan pengiriman materiil. 103. Pemakaian materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil melibatkan : a. Ordonatur materiil. 1) Menetapkan kebijaksanaan tentang pelaksanaan pemakaian materiil. 2) Menerbitkan perangkat lunak yang berkaitan dengan tata cara dan tatalaksana dalam pemakian materiil termasuk ketentuan-ketentuan tentang keselamatan kerja dan pertanggungjawabannya. 3) Menyelenggarakan pengendalian materiil dalam pemakaian.
TERBATAS 142 TERBATAS 4) Menyelesaikan tuntutan ganti rugi terhadap para pemakai materiil dalam hal terjadi kerusakan dan lain-lain yang merugikan negara. 5) Mengangkat Komisi Pemeriksa dalam menentukan besarnya tuntutan ganti rugi kepada pemakai atas kerugian dan lain-lain yang disebabkan oleh kesalahan pemakai. b. Dan/Ka Satker. 1) Mengeluarkan instruksi yang berkaitan dengan tata cara dan tata laksana pemakaian materiil. 2) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap pemakaian materiil. 3) Menyelesaikan tuntutan ganti rugi terhadap pemakai materiil dalam hal terjadi kerusakan dan lain-lain yang merugikan negara. c. Pemakai/Perorangan. 1) Melaksanakan perawatan materiil yang dipertanggungjawabkan kepadanya. 2) Melaksanakan ganti rugi terhadap tuntutan yang dibebankan kepadanya. 104. Pemeliharaan dan Perbaikan Materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan melibatkan :
TERBATAS 143 TERBATAS a. Ordonatur materiil. 1) Mengeluarkan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pemeliharaan dan perbaikan materiil. 2) Menerbitkan perangkat lunak berupa : a) Tata cara dan tata laksana pemeliharaan dan perbaikan. b) Tata cara dan tata laksana kelaikan hasil pemeliharaan dan perbaikan. c) Tata laksana keselamatan kerja dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan. 3) Meningkatkan kemampuan dibidang pemeliharaan dan perbaikan. b. Dan/Ka Satker. 1) Mengeluarkan instruksi yang berkaitan dengan pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan. 2) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan. c. Perorangan. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan terhadap materiil yang dipertanggungjawabkan kepadanya sesuai ketentuan yang berlaku. 105. Penghapusan Materiil. Ditinjau dari aspek perbendaharaan materiil pelaksanaan penghapusan materiil melibatkan :
TERBATAS 144 TERBATAS a. Ordonatur materiil. 1) Menetapkan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan penghapusan. 2) Menerbitkan perangkat lunak yang berkaitan dengan tata cara dan tata penghapusan materiil. 3) Mengeluarkan Surat Perintah pembentukan Komisi Pemeriksa/Peneliti Penghapusan Materiil serta mengesahkan Berita Acara Pemeriksaan Penghapusan Materiil. 4) Memutuskan usul atau saran Komisi Pemeriksa/Peneliti penghapusan Materiil. 5) Mengeluarkan Surat Keputusan tentang tindak lanjut terhadap materiil yang dihapuskan (misalnya pemanfaatan, penghibahan, pemusnahan dan lain-lain). 6) Mengeluarkan Surat Perintah Panitia Penaksir Harga pelelangan/penjualan materiil yang dihapuskan. 7) Memutuskan usul/saran Panitia Penaksir Harga pelelangan dan pengujian. 8) Membentuk Panitia Pemusnahan Materiil bagi materiil yang telah dihapuskan. b. Bendaharawan Materiil. 1) Menyisihkan materiil dalam kekuasaannya yang tidak memenuhi syarat untuk diusulkan pencelaannya.