google drive

PUSTEKKOM - KEMDIKBUD



Google Drive

Komputasi di Awan


Gatot Pramono
[email protected]

ii

Daftar Isi

Kata Pengantar ................................................................................................................................................. vi
1. Pendahuluan ............................................................................................................................................. 1

1.1. Sasaran ......................................................................................................................................... 2
1.2. Sekilas Pandang ............................................................................................................................ 2
1.3. Konvensi ....................................................................................................................................... 3
2. Akun Google .............................................................................................................................................. 5
2.1. Pendaftaran Akun Google ............................................................................................................. 5
2.2. Login ke Google (Drive) ................................................................................................................ 6
3. Menu-Menu Drive ..................................................................................................................................... 9
4. File dan Folder ......................................................................................................................................... 13
4.1. Buat Folder ................................................................................................................................. 13
4.2. Buat Dokumen ............................................................................................................................ 14
4.3. Buat Presentasi ........................................................................................................................... 17
4.4. Buat Spreadsheet ....................................................................................................................... 17
4.5. Buat Formulir .............................................................................................................................. 18
4.6. Buat Gambar .............................................................................................................................. 19
4.7. Bekerja Secara Offline ................................................................................................................ 20
4.8. Pertanyaan dan soal ................................................................................................................... 27
5. Aksi pada File dan Folder ........................................................................................................................ 29
5.1. Mengunggah file atau folder ...................................................................................................... 30
5.2. Berbagi file .................................................................................................................................. 33
5.3. Memindahkan file ke suatu folder .............................................................................................. 38
5.4. Menghapus suatu file ................................................................................................................. 39
5.5. Menghapus file dari folder Sampah ........................................................................................... 40
5.6. Mengunduh file .......................................................................................................................... 41
5.7. Memberi tanda suatu file atau folder sebagai favorit ................................................................ 43
5.8. Memilih beberapa file atau folder sekaligus untuk suatu aksi ................................................... 45
5.9. Menampilkan file ........................................................................................................................ 46
5.10. Pratinjau file ........................................................................................................................... 51
5.11. Mengirim file pada Drive sebagai attachment suatu email .................................................... 52
5.12. Menyimpan lampiran dalam Gmail ke Drive .......................................................................... 55
5.13. Menyimpan halaman web sebagai PDF langsung ke Drive ..................................................... 56

iii

5.14. Menghitung jumlah file dalam Drive berdasarkan jenis file ................................................... 59
5.15. Menampilkan detil dari suatu file ........................................................................................... 60
5.16. Pertanyaan dan soal ............................................................................................................... 63
6. Bekerja dengan Dokumen ....................................................................................................................... 67
6.1. Menerapkan gaya pada teks ....................................................................................................... 67
6.2. Menyisipkan Nomor Halaman .................................................................................................... 69
6.3. Menyisipkan Jeda Halaman ........................................................................................................ 71
6.4. Menyisipkan Catatan Kaki ........................................................................................................... 73
6.5. Menyisipkan Komentar ............................................................................................................... 75
6.6. Mencari dan mengganti suatu kata ............................................................................................ 77
6.7. Memasukkan rumus ................................................................................................................... 78
6.8. Menggambar dalam dokumen ................................................................................................... 81
6.9. Papan klik web ............................................................................................................................ 83
6.10. Mail merge ............................................................................................................................. 85
6.11. Pertanyaan dan soal ............................................................................................................... 99
7. Bekerja dengan Spreadsheet ................................................................................................................. 103
7.1. Memformat obyek dalam sel ................................................................................................... 103

7.1.1. Menyorot (memblok) beberapa sel ............................................................................. 103
7.1.2. Menggeser posisi blok sel ............................................................................................ 104
7.1.3. Meratakan teks dalam sel ............................................................................................ 105
7.1.4. Mengganti jenis font .................................................................................................... 105
7.1.5. Mengganti ukuran font ................................................................................................ 107
7.1.6. Mengganti warna font ................................................................................................. 108
7.1.7. Merapikan teks dalam satu sel .................................................................................... 109
7.1.8. Merapikan teks dalam lebih dari satu sel (menggabungkan sel) ................................. 110
7.1.9. Memformat angka ....................................................................................................... 111
7.1.10. Performatan Bersyarat ................................................................................................. 113
7.1.11. Membekukan baris atau kolom ................................................................................... 117
7.2. Bekerja dengan Rumus ............................................................................................................. 121
7.2.1. Memasukkan suatu rumus dalam sel .......................................................................... 121
7.2.2. Menyalin suatu rumus dari satu sel ke sel yang lain .................................................... 125
7.3. Bekerja dengan Bagan .............................................................................................................. 129
7.3.1. Membuat bagan .......................................................................................................... 129
7.3.2. Menyalin (menempelkan) bagan dalam dokumen ...................................................... 133
7.3.3. Membuat garis regressi ............................................................................................... 134

iv

7.4. Menyaring data ........................................................................................................................ 138
7.5. Transpose ................................................................................................................................. 140
7.6. Tabel Pivot ................................................................................................................................ 142
7.7. Pertanyaan dan soal ................................................................................................................. 150
8. Bekerja dengan Formulir ....................................................................................................................... 151
8.1. Membuat Formulir ................................................................................................................... 151
8.2. Mengirim Formulir ................................................................................................................... 159
8.3. Menganalisis Hasil Tes .............................................................................................................. 163
9. Bekerja dengan Gambar ........................................................................................................................ 171
9.1. Menu Baku ............................................................................................................................... 171
9.2. Menu Perpanjangan ................................................................................................................. 174
9.3. Melukis obyek .......................................................................................................................... 175
9.4. Menyalin suatu gaya ................................................................................................................. 178
9.5. Menggabungkan dua atau lebih obyek .................................................................................... 180
10. Bekerja dengan Presentasi ................................................................................................................ 185
10.1. Menu-menu Presentasi ........................................................................................................ 185
10.2. Menambahkan slide ............................................................................................................. 187
10.3. Menambahkan/mengubah transisi ...................................................................................... 190
10.4. Mengganti tema ................................................................................................................... 195
10.5. Mengedit Slide Master ......................................................................................................... 199
10.6. Menyisipkan video dari YouTube dalam presentasi. ............................................................. 204
11. Drive pada PC (lokal) ......................................................................................................................... 209
11.1. Mengunduh Drive lokal. ....................................................................................................... 209
11.2. Memasang Drive lokal. ......................................................................................................... 210
11.3. Bekerja dengan Drive lokal. .................................................................................................. 213
Index ..................................................................................................................................................... 216
Bibliography ................................................................................................................................................... 217













v

Kata Pengantar


Modul pembelajaran “Google Drive – Komputasi di Awan” ini merupakan rangkaian
modul pembelajaran yang ditulis oleh Bidang Pengembangan Jejaring, Pustekkom – Kemdikbud.
Judul-judul modul yang lain diantaranya adalah : Penyimpanan Awan, Tips and Tricks, dan lain-
lain. Tujuan penulisan modul ini, yang diantaranya menyebutkan secara spesifik nama
perangkat lunak yang diproduksi oleh perusahaan komersial, sama sekali tidak dimaksudkan
untuk mempromosikan perusahaan pembuatnya, alih-alih dimaksudkan untuk
memperkenalkan dunia TIK (Teknologi Informasi dan Komputer) atau meningkatkan tingkat
melek TIK di kalangan peserta didik, pendidik ataupun tenaga kependidikan. Konten dalam
modul ini merupakan konten-konten yang dipakai secara global dan merupakan konten tak
berbayar, sehingga walaupun dibuat oleh perusahaan komersial manfaatnya telah diakui secara
internasional.

Dengan jumlah pendidik yang mencapai 2.5 juta dan siswa yang mencapai puluhan juta,
dan dengan mengingat wilayah Indonesia yang begitu luas dan heterogen, maka tingkat melek
TIK tentu saja tidak merata di seluruh wilayah Indonesia. Isi modul ini barangkali terlalu mudah
bagi sebagian pendidik tetapi mungkin saja cukup berat bagi sebagian yang lain.
Memperkenalkan TIK bagi mereka yang memiliki tingkat melek TIK yang rendah tentu saja
membutuhkan usaha yang besar. Modul ini diharapkan menjadi sumber pembelajaran yang
layak dan mudah digunakan sehingga memudahkan siapa saja yang baru pertama kali
berkenalan dunia TIK pada umumnya dan internet pada khususnya.

Modul pembelajaran ini juga sejalan dengan bantuan internet yang selama ini telah
diberikan oleh Kemdikbud kepada sekolah melalui program Jardiknas. Pemberian bantuan
berupa infrastruktur seperti koneksi internet yang tidak dilengkapi dengan materi
pembelajaran yang tepat untuk pemanfaatannya tentu saja merupakan bantuan yang lengkap.

Untuk alasan-alasan di ataslah tim penulis Bidang Pengembangan Jejaring berharap
modul ini dapat dimanfaatkan oleh para instruktur TIK dimana saja (terutama di daerah
terpencil) atau sebagai buku pegangan bagi para pendidik dan peserta didik yang ingin belajar
TIK secara mandiri.



Ciputat, Oktober 2013



Tim Penulis Bidang Pengembangan Jejaring, Pustekkom




vi

1. Pendahuluan



Teknologi awan (cloud technology) merupakan suatu tren dalam hal pemanfaatan TIK.
Kita dahulu sering menyimpan file penting kita dalam disket, harddisk pada PC atau laptop kita,
USB atau tempat penyimpan lainnya. Keberadaan teknologi awan memungkinkan kita
menyimpan file kita disuatu tempat di awan1 (yang kita sendiri tak tahu tempatnya) dan kita
bias mengaksesnya kapan saja, dimana saja asalkan ada koneksi internet. Satu lagi kelebihan
dari penyimpanan teknologi awan adalah file bias diakses melalui piranti apa saja: PC, laptop,
tablet, atau smartphone, bahkan mungkin nanti akan ada piranti-piranti lain yang bermunculan.
Kelebihan terakhir inilah yang membuat teknologi awan sangat diperlukan oleh orang yang
bekerja di jaman yang super sibuk seperti saat ini. Orang saat ini mengenal istilah BYO (bring
your own device) yang bermakna kita bias melakukan aktivitas apa saja dengan menggunakan
piranti apa saja untuk menyelesaikan tugas kita.

Teknologi awan tentu saja bukan hanya sebagai tempat untuk penyimpanan file kita,
lebih jauh lagi kita bisa melakukan berbagai komputasi langsung di awan, dari aktivitas
sederhana seperti menulis atau mengedit suatu file hingga membuat suatu animasi atau
komputasi lain yang lebih komplek. Google, salah satu pelopor teknologi awan, telah sejak lama
memberikan layanan awan. Dulu kita mengenal Google Docs yakni layanan yang memungkinkan
kita membuat file semacam Words, Excel atau PowerPoint langsung lewat internet. Layanan
Google Doc sekarang telah berganti nama menjadi Google Drive.

Beberapa kelebihan dan kekurangan dari teknologi awan (khususnya Google Drive)

adalah

Kelebihan:

1. Google Drive menyediakan fasilitas single sign-on (masuk dengan satu kunci) sehingga
sekali login kita bisa memanfaatkan semua aplikasi yang disediakan Google.

2. Teknologi awan Google sudah sangat matang sehingga memungkinkan kita berkolaborasi
(seperti berbagi file) dengan teman-teman kita.

3. Google Drive adalah layanan yang terintegrasi dengan baik sehingga, jika diperlukan, dengan
cepat kita dapat menghubungkan antara satu aplikasi dengan aplikasi lain. Sebagai contoh
saat kita selesai membuat suatu file atau presentasi dan ingin mengirimkannya lewat email
kita dapat melakukannya dengan mudah bahkan tanpa harus membuka Gmail terlebih
dahulu.

4. Google Drive menyediakan berbagai aplikasi dari pihak ketiga (melalui bantuan Google App
Script) yang memungkinkan kita melakukan suatu hal yang tidak bisa dilakukan oleh fitur
dasar Google Drive.

5. Google menyediakan fasilitas offline yang memungkinkan kita bekerja saat koneksi internet
terputus. Sekalipun demikian tidak semua aplikasi dapat dijalankan secara offline. Saat ini
baru Google Dokumen, Presentasi dan Gambar yang telah memiliki fitur offline lengkap.


1
Istilah awan muncul karena tempat penyimpanan ada disuatu lokasi yang bahkan kita sendiri tak
tahu lokasi fisiknya, kita hanya berhubungan melalui sarana koneksinya yakni : internet.


1

Bab 1. Pendahuluan

6. Google Drive juga menyediakan fasilitas Drive lokal yang memungkinkan kita untuk
menyalin dan mensinkronisasikan file-file dalam Google Drive ke penyimpanan lokal kita
atau sebaliknya.



Kekurangan :

1. Google Drive adalah fasilitas online sehingga kita harus memiliki koneksi internet yang
memadai untuk bisa memanfaatkan seluruh fitur yang ditawarkan. Sekalipun tersedia
fasilitas offline hal ini hanya bersifat sementara (darurat) manakala koneksi internet
terputus.

2. Teknologi awan memiliki risiko mengenai keamanan data-data kita. Tentu saja kita tidak
boleh begitu saja percaya pada Google bahwa data-data kita aman 100 %. Selalu ada celah
yang bisa digunakan orang untuk mencuri data-data kita. Oleh karena itu sangat penting
untuk menetapkan file-file mana saja yang kerahasiaannya rendah yang kita simpan ke
Google Drive.



1.1. Sasaran

Buku ini ditujukan bagi siapa saja : guru, siswa, dan masyarakat umum yang ingin
mempelajari penggunaan Google Drive dalam pekerjaan atau tugas mereka sehari-hari.
Prasyarat untuk dapat memanfaatkan buku ini dengan baik adalah mereka yang sudah
menguasai kemampuan internet dan komputer dasar seperti :

1. Menghubungkan komputer ke internet dengan bantuan modem atau access point (wifi).

2. Menggunakan web mail (seperti Gmail atau Yahoo mail).

3. Memanfaatkan pengolah kata (seperti Words), presentasi (seperti PowerPoint), atau
pengolah angka (Excel) untuk hal-hal yang dasar dan sederhana.

Dengan prasyarat di atas penulis berasumsi bahwa materi buku ini dapat dikuasai dengan cepat
dan baik oleh mereka yang kesehariannya sudah terbiasa menggunakan komputer dan internet
untuk melakukan hal-hal yang dasar dan sederhana.



1.2. Sekilas Pandang

Bab 2 : Akun Google menjelaskan bagaimana mendaftarkan diri agar mendapatkan akun
Google bagi mereka yang belum memiliki akun Google dan bagaimana menggunakannya. ngsung
membaca Bab 3.

Bab 3 : Menu-Menu Drive menjelaskan menu-menu dalam Drive agar pengguna bisa
menghapal dan terbiasa dengan menu-menu yang ada sebelum memanfaatkan Drive.

Bab 4 : File dan Folder menjelaskan bagaimana cara membuat file-file seperti Dokumen,
Spreadsheet, Presentasi dan Gambar dan membuat folder. Bab ini sengaja hanya ditujukan cara
membuat file-file dalam Drive agar pengguna langsung terbiasa bagaimana membuat file
sebelum beraksi dengan berbagai file yang akan dijelaskan pada Bab 7 (dokumen), Bab 8
(spreadsheet) dan Bab 9 (formulir).

2

Bab 1. Pendahuluan

Bab 5 : Aksi pada File dan Folder menjelaskan bagaimana melakukan berbagai aksi pada file
dan folder seperti menyalin, menghapus, mengunduh, mengunggah dan menampilkan file dan
folder dalam Drive.

Bab 6: Bekerja dengan Dokumen menjelaskan bagaimana menulis suatu mengedit suatu
tulisan dengan bantuan Dokumen seperti halnya menggunakan Words.

Bab 7 : Bekerja dengan Spreadsheet menjelaskan bagaimana mengolah angka dengan
bantuan Spreadsheet seperti halnya bekerja dengan Excel. Bab ini menuntut keseriusan
pembaca karena selain topik yang dibahas lebih rumit seperti bekerja dengan rumus, tabel pivot
atau menampilkan garis regresi.

Bab 8 : Bekerja dengan Formulir merupakan bab yang mungkin baru bagi para pembaca.
Formulir adalah suatu isian yang aplikasinya dapat diterapkan pada pembuatan kuis, survei atau
tes. Bab ini juga cukup rumit karena terkait dengan penggunaan Spreadsheet dan bagaimana
menggunakan Google App Script untuk melakukan suatu aksi tertentu yang tidak dapat
dilakukan dengan fitur dasar dari Drive.

Bab 9 : Bekerja dengan Gambar menjelaskan bagaimana membuat gambar-gambar
sederhana seperti garis, persegi panjang, lingkaran dsb. Dalam bab ini dijelaskan juga
bagaimana suatu gaya (style) yang diterapkan pada suatu gambar dapat diterapkan dengan
mudah pada gambar lain

Bab 10 : Bekerja dengan Presentasi menjelaskan bagaimana membuat presentasi sederhana
dengan bantuan Presentasi. Sekalipun sederhana, presentasi sudah dilengkapi dengan berbagai
transisi yang cukup untuk menghasilkan tampilan yang menarik.

Bab 11 : Drive pada PC (lokal) menjelaskan bagaimana menyimpan dan mengelola file-file
Drive pada PC (local). Drive lokal, selain bermanfaat untuk menyimpan data pada PC lokal, juga
bermanfaat ketika koneksi internet putus sehingga produktivitas dengan Drive tidak terganggu.
Drive lokal dapat dapat bersinkronisasi dengan Drive online sehingga keterbaruan file-file tetap
terjaga.



1.3. Konvensi

Konvensi yang digunakan dalam buku ini meliputi :

1. Setiap kali kata Drive muncul maka kata ini merujuk ke Google Drive File adalah semua
dokumen baik berupa tulisan, presentasi, spreadsheet, gambar atau PDF . Sengaja bukan
kata dokumen yang digunakan untuk membedakan file dengan Google Dokumen.

2. Dokumen (dengan inisial huruf besar) adalah kata yang digunakan untuk menyebutkan
aplikasi Google Dokumen, sementara dokumen (dengan huruf kecil) adalah suatu file dalam
format Dokumen yang dihasilkan oleh Google Dokumen atau Dokumen saja.

3. Spreadsheet (dengan inisial huruf besar) adalah kata yang digunakan untuk menyebutkan
aplikasi Google Spreadsheet, sementara spreadsheet (dengan huruf kecil) adalah suatu file
dalam format Spreadsheet yang dihasilkan oleh Google Spreadsheet atau Spreadsheet saja.

4. Presentasi (dengan inisial huruf besar) adalah kata yang digunakan untuk menyebutkan
aplikasi Google Presentasi, sementara presentasi (dengan huruf kecil) adalah suatu file
dalam format Presentasi yang dihasilkan oleh Google Presentasi atau Presentasi saja.

3

Bab 1. Pendahuluan
5. Formulir (dengan inisial huruf besar) adalah kata yang digunakan untuk menyebutkan

aplikasi Google Formulir, sementara formulir (dengan huruf kecil) adalah suatu file dalam
format Formulir yang dihasilkan oleh Google Formulir atau Formulir saja.
6. Gambar (dengan inisial huruf besar) adalah kata yang digunakan untuk menyebutkan
aplikasi Google Gambar, sementara gambar (dengan huruf kecil) adalah suatu file dalam
format Gambar yang dihasilkan oleh Google Gambar atau Gambar saja.
7. Suatu kata yang dicetak tebal dan berwarna biru (jika dilihat dalam media cetak berwarna
atau dalam file PDF) adalah nama-nama menu yang digunakan oleh Drive. Jadi kata Masuk
merujuk pada nama menu dari Drive, yang tentu saja berbeda dengan kata masuk biasa.
8. Ikon digunakan untuk menyampaikan peringatan atau bahaya yang mungkin dapat
terjadi dalam penggunaan Drive. Bahaya yang dimaksud disini bisa berarti terhapusnya file,
salah pengiriman dsb.
9. Ikon digunakan untuk menyampaikan informasi yang bersifat ide-ide baru atau
elaborasi dari materi yang disampaikan
10. Ikon digunakan untuk memberikan tekanan (fokus) pada hal-hal tertentu dari suatu
materi.



4

2. Akun Google

2.1. Pendaftaran Akun Google

Layanan awan Google Drive menganut sistem single sign-on yang berarti sekali kita
melakukan login pada salah satu aplikasi layanan Google (misal Gmail) maka kita tidak perlu
login lagi untuk masuk ke aplikasi Google yang lain. Sekali login maka kita bisa masuk ke
berbagai layanan yang ada. Cara ini mirip seperti kita membeli tiket terusan di suatu tempat
wisata, dengan satu tiket kita bisa menjelajah semua lokasi di tempat wisata tersebut tanpa
harus membeli tiket untuk tiap lokasi. Nah, agar kita bisa masuk ke semua layanan Google kita
perlu mendaftarkan diri untuk mendapatkan akun Google.

Untuk mendapatkan akun Google anda bisa mulai dari mana saja : Gmail atau Drive.
Karena biasanya akun mail diperoleh lebih dahulu maka kita mulai saja dari Gmail. Buka
www.google.com kemudian di bagian kanan atas layar gerakkan kursor ke menu Gmail (Gambar
2.1). Kemudian klik Gmail dan tampilan seperti gambar 2.2. akan muncul.



Gambar 2.1. Menu Gmail pada www.google.com




Gambar 2.2. Halaman untuk masuk ke Google
Jika anda sudah memiliki akun maka anda tinggal login dengan menggunakan username sesuai
akun email anda; namun karena anda belum memiliki akun klik menu Buat akun. Tampilan
seperti gambar 2.3 akan muncul dan isilah kotak isian yang tersedia.

5

Bab 2. Akun Google



Gambar 2.3. Pendaftaran akun Google.



Setelah semua kotak isian diisi dengan data yang sesuai dan pendaftaran akun berhasil maka
suatu halaman konfirmasi akan ditampilkan (gambar 2.4)


Gambar 2.4. Halaman konfirmasi bahwa akun telah berhasil dibuat.

Pada contoh di atas akun komaruddin.purnomo telah berhasil dibuat, selanjutnya dengan akun
tersebut semua aplikasi Google dapat diakses.



2.2. Login ke Google (Drive)

Setelah memiliki akun maka saatnya kita masuk ke Google Drive Untuk masuk ke Drive
anda bisa masuk dari mana saja, jika anda sama sekali belum login ke suatu aplikasi Google
seperti Gmail maka buka saja www.google.com , kemudian arahkan kursor ke bagian kanan-
atas seperti gambar 2.5.

6

Bab 2. Akun Google


Gambar 2.5. Menu bagian kanan atas dari home page Google

Anda bisa masuk (login) ke Google lewat menu Masuk atau menu Drive (ikon bergambar kisi
). Manapun jalan yang anda tempuh halaman seperti pada gambar 2.2. akan disajikan.
Karena anda telah memiliki akun maka anda tinggal masukkan nama akun anda serta sandi
(password) yang sesuai. Saat login berhasil maka tampilan dari bagian kanan-atas halaman
Google akan seperti gambar 2.6.


Gambar 2.6. Tampilan dari menu di bagian kanan-atas halaman Google ketika login berhasil.


Untuk login anda tidak perlu menuliskan alamat email anda misal
[email protected] , tetapi cukup komaruddin.purnomo

Perhatikan perbedaan antara gambar 2.5. dan 2.6. Pada gambar 2.6. ada beberapa menu yang
muncul. Menu +Komaruddin adalah menu untuk mengakses media sosial Google+. Menu
bergambar lonceng dengan angka di atasnya menginformasikan bahwa ada 3 pesan (mail)
yang belum dibaca. Menu profil (dengan gambar orang) adalah menu yang menunjukkan jati
diri anda sebagai pemilik akun. Jika kursor anda arahkan ke menu profil maka akan muncul
informasi mengenai akun anda (gambar 2.7)

7

Bab 2. Akun Google



Gambar 2.7. Informasi akun

Pada menu profil anda bisa menambahkan foto (lewat menu Ubah foto) sehingga
nantinya gambar orang akan berganti menjadi foto anda. Anda bisa melihat profil anda disini
sekaligus jalan untuk logout melalui menu Keluar. Setelah anda masuk ke Google saatnya
sekarang anda masuk ke Drive dan mengenal berbagai menu serta fitur di dalamnya. Geser

kursor anda ke menu (ikon) bergambar kisi seperti pada gambar 2.5. kemudian klik menu

Drive , selanjutnya anda sudah masuk dalam lingkungan Drive.



8

3. Menu-Menu Drive



Saat anda masuk dalam lingkungan Drive maka lingkungan yang nampak saat
pertama kali login adalah seperti ditunjukkan pada gambar 3.1.



Gambar 3.1. Halaman Drive saat pertama kali dibuka



Halaman Drive terbagi menjadi 5 bagian yang masing-masing merupakan kumpulan
menu dengan fungsi yang relatif memiliki kaitan antara satu menu dengan menu
lainnya.

Sebelum anda menengok kelima bagian tersebut ada baiknya anda perhatikan
hal berikut ini : tempat penyimpanan file yang berada di penyimpanan awan Google kita
sebut Drive. Jadi saat anda masuk ke Drive berarti anda masuk ke penyimpanan awan
milik Google. Pada gambar 3.1. ada tawaran untuk mengunduh Drive untuk PC. Drive
untuk PC artinya penyimpanan lokal di PC, laptop, tablet atau smartphone. Drive (di
awan) dan Drive PC bisa saling bersinkronisasi. Selanjutnya setiap kali istilah Drive
disebutkan dalam buku ini maka Drive yang dimaksud adalah Drive di awan.



Kita coba berkenalan dengan bagian-bagian pada halaman Drive berikut ini

9

Bab 3. Menu-Menu Drive

1. Bagian 1 merupakan tempat berkumpulnya menu-menu umum dari Google.

• Menu +nama akun adalah menu untuk terhubung ke media sosial Google+.

• Menu kisi menu untuk mengakses aplikasi Google lainnya (Gmail, Google+,
Google Maps, Google Kalender, dsb).

• Ikon menginformasikan berapa buat pesan (mail) yang belum dibaca.

• Menu profil adalah menu untuk mengubah profil anda (nama, foto, dsb) serta
sarana untuk keluar (logout) dari Drive.



2. Bagian 2 merupakan tempat berkumpulnya menu-menu yang mengatur tampilan
dari Drive.

• Menu Sortir digunakan untuk mengurutkan file yang ada dalam Drive apakah
diurutkan berdasarkan : terakhir diedit, terakhir diubah, terakhir dibuka,
judul(berdasarkan alpabet),dan kuota yang telah digunakan.

• Menu Daftar menampilkan file dalam bentuk daftar (list) yakni
menampilkannya dari atas ke bawah sesuai dengan setelan pengurutan (sortir).

• Menu Kisi menampilkan file dalam bentuk kisi (istilah lainnya adalah tile)
yakni menampilkan file berderet dari kiri ke kanan dan atas ke bawah dengan
ikon-ikon tertentu yang menunjukkan tipe dari file apakah : Dokumen,
Spreadsheet, Presentasi, Formulir, Gambar atau PDF.

• Menu Setelan berisi menu-menu : Kerapatan tampilan (mengatur rapat
longgar atau rapat tampilan file), Setelan, Setelan penggunggahan (mengatur
apakah file yang diunggah langsung dikonversikan ke format lain), Pengelolaan
apl, Pintasan Keyboard, dan Bantuan. Khusus untuk menu Setelan didalamnya
kita dapat mengatur bahasa, zona waktu, edit profil dsb.

3. Bagian 3 adalah kumpulan menu yang berhubungan pembuatan file, pengunggahan,
cara membagi file, cara mengatur file favorit, dsb.

• Menu Buat merupakan menu untuk membuat suatu file baru atau folder

baru dengan tipe yang tersedia : Folder, Dokumen (mirip Words), Presentasi

(mirip PowerPoint), Spreadsheet (mirip Excel), Formulir dan Gambar.

• Menu Unggah merupakan menu untuk mengunggah (upload) dokumen.

10

Bab 3. Menu-Menu Drive

• Menu Drive Saya adalah semacam direktori yang berisi semua folder maupun
file yang ada pada Drive.

• Menu Dibagikan dengan Saya digunakan untuk melihat semua file dan folder
yang orang lain bersedia membaginya dengan saya.

• Menu Berbintang digunakan untuk melihat file favorit saya.
• Menu Terkini digunakan untuk file dengan urutan yang paling atas adalah file

yang terakhir dibuka atau diedit.
• Menu Lainnya digunakan untuk melihat berbagai hal yang berhubungan dengan

file.

4. Bagian 4 merupakan tempat menampilkan file, tampilannya (layout), dan semua

semua informasi yang berhubungan dengan file.
5. Bagian 5 merupakan informasi yang menunjukkan kapasitas penyimpanan yang

sudah terpakai . Tiap akun Drive mendapatkan kapasitas penyimpanan sebesar 16
GB.

11

Bab 3. Menu-Menu Drive

12

4. File dan Folder



Setelah berkenalan dengan menu-menu Drive saatnya anda beraktivitas dengan
memanfaatkan Drive. Fungsi paling mendasar dari Drive adalah sebagai tempat
penyimpanan (awan), nah untuk hal itu mari kita mulai dengan aktivitas mengunggah
file ke Drive. Namun sebelum kita mencoba untuk mengunggah file ada baiknya kita
mengunduh Drive untuk PC terlebih dahulu karena informasi mengenai hal ini bisa jadi
akan menggganggu tampilan kita manakala kita belum juga mengunduhnya. Baik kita
mulai dengan mengunduh Drive untuk PC.



4.1. Buat Folder

Untuk membuat folder anda dapat menggunakan menu Buat . Klik

tombol tersebut dan anda diberi beberapa pilihan (gambar 4.1.). Pilih folder. Anda

kemudian akan diminta memasukkan nama folder yang akan dibuat melalui jendela

seperti gambar 4.2.

Gambar 4.1. Pilihan pada menu Buat.


13

Bab 4. File dan Folder

Gambar 4.2. Kotak isian untuk memberi nama folder yang akan dibuat.

Sebagai contoh masukkan nama folder yang akan dibuat adalah “eBook”. Setelah itu klik
tombol Buat. Setelah berhasil sebuah folder baru akan muncul pada Drive (gambar
4.3).



Gambar 4.3. Folder “eBook” selesai dibuat dalam Drive.

Pembuatan folder dapat dilakukan dengan suatu pintasan yakni melalui ikon
yang letaknya di atas daftar file dalam Drive.



4.2. Buat Dokumen
Cara membuat dokumen sama seperti membuat folder yakni melalui menu Buat

. Jika untuk membuat folder kita memilih pilihan folder (gambar 4.1) maka
untuk membuat dokumen gunakan pilihan “Dokumen”. Sebuah halaman baru (dalam
TAB berbeda) akan dimunculkan (gambar 4.4).

14

Bab 4. File dan Folder

Gambar 4.4. Halaman kosong untuk memulai penulisan suatu dokumen


Google Dokumen (d/h Google Docs) adalah aplikasi pengolah kata untuk
menuliskan suatu file yang fitur-fiturnya mirip seperti pada pengolah kata lain.
Sekarang coba mulai menuliskan sesuatu pada halaman kosong dari Dokumen sama
seperti anda menuliskan kata dan kalimat dalam pengolah kata lain seperti Microsoft
Words.
Selama anda menuliskan kalimat atau menambahkan sesuatu pada dokumen
anda tidak perlu repot-repot melakukan aksi menyimpan (save) karena proses ini
dilakukan secara otomatis oleh Drive. Setelah proses pembuatan dokumen selesai anda
cukup menutup TAB tempat Dokumen aktif dan dokumen yang anda buat langsung
tersimpan dalam Drive. Ups, satu hal yang terlupakan, bagaimana dengan penamaan
dokumen ?
Jika anda lupa memberi nama untuk dokumen anda maka judul bawaan (default)
untuk dokumen anda adalah “Dokumen tanpa judul”. Jika anda menginginkan judul
untuk dokumen anda maka cari menu File. Dari menu ini pilih Ganti nama (gambar 4.5).
Kemudian sebuah jendela akan ditampilkan dan isilah nama yang anda inginkan
(gambar 4.6). Setelah tombol OK diklik maka dokumen baru telah tersimpan. Untuk
melihat apakah dokumen anda benar telah tersimpan pindahkan halaman aktif ke TAB
yang berisi Drive anda. Di sana anda sudah melihat dokumen dengan nama “Hasil rapat
17 Nov 2013” telah tersimpan (gambar 4.7).

15

Bab 4. File dan Folder

Gambar 4.5. Menu Ganti nama pada menu File.

Gambar 4.6. Mengganti nama suatu dokumen

Gambar 4.7. Dokumen telah tersimpan dalam Drive.




16

Bab 4. File dan Folder

4.3. Buat Presentasi
Cara membuat suatu presentasi sama yakni sama seperti membuat dokumen

yakni dengan menu . Kemudian submenu yang dipilih adalah Presentasi.

Sebuah TAB baru akan diaktifkan sebagai tempat untuk membuat presentasi (gambar

4.8).



Gambar 4.8. Halaman untuk membuat suatu presentasi

Aplikasi untuk membuat presentasi memiliki fitur-fitur yang mirip dengan
aplikasi presentasi lain seperti Microsoft PowerPoint. Jika anda pernah membuat
presentasi dengan PowerPoint rasanya anda akan mudah membuat presentasi disini.
Tentu saja fitur-fitur dalam Presentasi Google tidak sebanyak fitur-fitur dalam
PowerPoint, namun untuk presentasi sederhana rasanya sudah memadai.

Sama seperti pada dokumen, presentasi secara bawaan juga tanpa judul. Untuk
itu sebelum anda menutup hendaknya jangan lupa mengganti nama lewat (sama seperti
Dokumen) menu File > Ganti nama.

4.4. Buat Spreadsheet
Cara membuat suatu presentasi sama yakni sama seperti membuat dokumen

yakni dengan menu . Kemudian submenu yang dipilih adalah Spreadsheet.

Sebuah TAB baru akan diaktifkan sebagai tempat untuk membuat spreadsheet (gambar

4.9).

17

Bab 4. File dan Folder

Gambar 4.9. Halaman untuk membuat suatu spreadsheet

Aplikasi untuk membuat presentasi memiliki fitur-fitur yang mirip dengan
aplikasi spreadsheet lain seperti Microsoft Excel. Jika anda pernah membuat
spreadsheet dengan Excel rasanya anda akan mudah membuat spreadsheet disini. Tentu
saja fitur-fitur dalam Spreadsheet Google tidak sebanyak fitur-fitur dalam Excel, namun
untuk spreadsheet sederhana rasanya sudah memadai.

Sama seperti pada dokumen, spreadsheet secara bawaan juga tanpa judul. Untuk
itu sebelum anda menutup hendaknya jangan lupa mengganti nama lewat (sama seperti
Dokumen) menu File > Ganti nama.



4.5. Buat Formulir
Formulir merupakan suatu file yang barangkali agak sulit dicari padanannya

dengan aplikasi lain. Formulir adalah suatu file yang digunakan untuk mengumpulkan
informasi yang kita butuhkan. Sebagai contoh kita ingin melakukan suatu survei dan
kuesioner untuk survei (dalam bentuk words, excel, atau format lain) kita kirimkan ke
responden dengan bantuan email. Responden kemudian mengisi quesioner dan
mengirimkannya kembali kepada kita dengan email juga. Jika hanya itu saja yang terjadi
(quesioner dikirim ke responden, diisi dan dikirimkan kembali oleh responden) tentu
saja tidak kita tidak membutuhkan suatu Formulir Google. Formulir Google berfungsi
lebih jauh dari itu. Jika kuesioner kita kirimkan dalam bentuk Formulir Google maka
hasil yang dikirimkan kembali dapat diolah langsung dengan bantuan Spreadsheet dan
hasilnya dapat kita rekapitulasikan dengan efisien. Semuanya dengan bantuan Google
Tools. Hal ini tentu saja tidak dapat kita lakukan jika kita mengirimkan formulir dalam
bentuk lain.

18

Bab 4. File dan Folder

Contoh lain seorang guru bisa saja mengirimkan suatu tes kepada murid-
muridnya dengan bantuan Formulir Google. Formulir kemudian dikirim dengan Gmail,
murid-murid menerima formulir lewat mail dan mengisinya langsung dan mengirimkan
kembali tes yang sudah diisi kembali kepada guru. Guru yang menerima hasil tes cukup
memanfaatkan hasil dari formulir dan mengolahnya melalui Spreadsheet dan segera
mengetahui murid mana yang memperoleh nilai tertinggi dan mana yang terendah.

Untuk membuat Formulir lagi-lagi kita menggunakan menu . Kemudian

dari pilihan yang tersedia pilihlah Formulir. Suatu halaman baru pada TAB yang lain

akan memunculkan halaman pembuatan formulir (gambar 4.10).



Gambar 4.10. Halaman untuk membuat Formulir.



4.6. Buat Gambar
Google Drive memungkinkan anda untuk membuat gambar-gambar sederhana.

Tool pengolah gambar pada Drive padanannya adalah Paint yang ada di OS Windows.
Untuk membuat gambar klik menu Buat dan kemudian pilih menu Gambar yang ada di
dalamnya. Sebuah halaman untuk menggambar kemudian akan tersaji di layar
computer anda (gambar 4.11).

19

Bab 4. File dan Folder



Gambar 4.11. Halaman untuk membuat gambar



4.7. Bekerja Secara Offline
Di negeri kita akses internet yang terbatas pada beberapa wilayah menjadi

penghambat dalam urusan kerja kita yang terhubung melalui internet. Untungnya
Google Drive dilengkapi dengan fasilitas offline yang memungkinkan kita bekerja
dengan Drive tanpa koneksi internet. Apa-apa saja yang bisa kita lihat dan edit saat
offline ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

Aplikasi Lihat Buat Edit
Dokumen Ya Ya Ya
Presentasi Ya Ya Ya
Spreadsheet
Gambar Ya Tidak Tidak
Formulir Ya Ya Ya
Tidak
Tidak Tidak

Tabel 4.1. Aplikasi yang tersedia saat offline

Dari tabel 4.1. kita dapat lihat bahwa kita dapat melihat,mengedit dan membuat
dokumen presentasi, dan gambar baru. Sementara kita hanya bisa melihat spreadsheet
dan tidak bisa melihat untuk formulir. Gambar 4.12 menunjukkan pesan saat kita
mencoba membuat spreadsheet atau membuka formulir.

20

Bab 4. File dan Folder


Gambar 4.12. Pesan yang muncul saat kita mencoba membuat spreadsheet atau membuat

formulir dalam kondisi offline


Fitur Offline hanya muncul saat kita mengakses Drive dengan menggunakan
browser Chrome. Fitur ini tak muncul saat kita menggunakan browser lain.

Bagaimana kita mengaktifkan fitur offline ? Pada kolom menu dibagian kiri dari
Drive klik menu Lainnya sehingga muncul dua menu lain yakni : Offline dan Semua
Dokumen (gambar 4.13). Klik menu Offline. Jika fitur offline belum terpasang pada
Chrome maka akan muncul pesan seperti ditunjukkan pada gambar 4.14. Untuk
memasang fitur tersebut klik saja tombol Dapatkan apl. Selanjutnya sebuah jendela
akan muncul (gambar 4.15).Klik saja Tambahkan dan fitur Offline akan berfungsi
dengan bantuan Chrome.


Gambar 4.13. Menu Offline

21

Bab 4. File dan Folder






Gambar 4.14. Fitur Offline belum terpasang pada Chrome





Gambar 4.15. Menambahkan Fitur Offline ke Chrome



Nah, jika fitur offline sudah terpasang pada Chrome maka yang muncul adalah
tampilan seperti ditunjukkan pada gambar 4.16. Klik tombol Aktifkan Offline maka
fitur Offline akan aktif.

22

Bab 4. File dan Folder



Gambar 4.16. Fitur Offline sudah aktif dalam Chrome

Bagaimana cara kerja fitur offline ? Dimuka sudah dijelaskan bahwa saat fitur
offline belum ada maka kita diminta untuk menambahkan Google Drivedalam Chrome,
ini berarti Chrome akan menyediakan aplikasi-aplikasi Drive yang memungkinkan kita
bekerja secara offline. Nah, untuk mendukung hal ini maka Drive akan menyalin semua
file dan folder (termasuk yang ada dalam Sampah) kedalam folder Offline. Saat koneksi
internet putus kita dapat mengedit file-file yang diperlukan dalam folder Offline dengan
bantuan Chrome. Nanti saat koneksi internet telah terhubung lagi maka kita tinggal
menyalin file-file yang telah kita edit dalam folder Offine ke folder Drive Saya. Dalam
folder Offline pun kita bisa membuat file-file baru untuk dokumen, presentasi dan
gambar. Oleh karena itu saat kita mencoba mengedit suatu spreadsheet maka pesan
seperti gambar 4.12 ditunjukkan. Ini menunjukkan bahwa Chrome memang belum
menyediakan sumber daya (APL) untuk mendukung pengeditan suatu spreadsheet.

Saat ini memang baru dokumen, presentasi dan gambar yang bisa didukung
penuh melalui Chrome, tapi di masa depan bisa jadi semua aplikasi Drive
didukung penuh oleh Chrome.

Sekarang kita lihat apa yang terjadi saat kita mengaktifkan fitur offline. Drive
akan melakukan inisialisasi (gambar 4.17) dan kemudian menyalin satu persatu file
yang ada dalam Drive ke dalam folder Offline. Perhatikan bahwa sekalipun tampil dalam
Drive lokasi dari folder Offline sesungguhnya tersembunyi dalam komputer kita. Kita
lihat bagaiman satu persatu file disalin ke dalam folder Offline (gambar 4.18).

23

Bab 4. File dan Folder


Gambar 4.17. Proses inisalisasi offline sedang berlangsung





Gambar 4.18. Proses penyalinan file-file ke dalam folder Offline



Setelah proses penyalinan file ke folder Offline selesai dilakukan anda dapat
mematikan internet dan bekerja dengan dokumen, presentasi atau gambar dengan fitur
penuh seolah-olah anda masih terhubung dengan internet. Saat anda terhubung lagi ke
internet anda tinggal menyalin file-file dalam folder Offline ke folder Drive Saya.

Usai anda bekerja offline sebaiknya anda menghapus file-file dalam folder Offline
untuk menjaga privasi anda karena isi folder Offline bisa saja dilihat oleh orang lain saat
komputer anda pinjamkan ke orang lain. Untuk menonaktifkan fitur offline buka menu

setelan ( ) dan pilih Nonaktifkan offline (gambar 4.19). Sebuah jendela pesan akan
muncul (gambar 4.20 ), klik tombol Noaktifkan ... dan selanjutnya satu-persatu file
dalam folder Offline akan dihapus. Tentu saja isi dari folder Drive Saya tidak akan
terpengaruh.

24

Bab 4. File dan Folder


Gambar 4.19. Menu Nonaktifkan Offline





Gambar 4.20. Konfirmasi untuk menonaktifkan offline

Di muka disebutkan bahwa kita hanya bisa melihat tetapi tidak dapat mengedit
spreadsheet secara offline. Untuk saat ini Drive memungkinkan kita untuk mencoba
spreadsheet offline namun hal ini masih dalam taraf uji coba dan tidak semua fitur

sudah tersedia. Jika penasaran mencobanya klik menu Setelan ( ) dan setelah aktif
pilih tab Mengedit seperti ditunjukkan pada gambar 4.21.

25

Bab 4. File dan Folder



Gambar 4.21. Mengaktifkan Google Spreadsheet baru

26

Bab 4. File dan Folder

4.8. Pertanyaan dan soal



1. Menu untuk membuat suatu folder atau file baru dalam Drive adalah :
a. Drive saya
b. Unggah
c. Buat
d. Setelan

2. Folder utama (folder induk) anda dalam Drive adalah :
a. Folder saya
b. Drive Saya
c. Sebarang , namanya bisa kita buat sesuai keinginan kita saat pertama kali
masuk Drive
d. Tidak ada folder utama

3. Aplikasi Drive yang (mungkin) belum anda lihat padanannya dalam Microsoft
Office adalah :
a. Gambar
b. Presentasi
c. Dokumen
d. Formulir

4. Aplikasi yang manakah diantara aplikasi-aplikasi di bawah ini yang dapat anda
lihat secara offline tapi anda tidak dapat membuat dan mengeditnya?
a. Spreadsheet
b. Formulir
c. Dokumen
d. Gambar

5. Menurut anda mengapa kita bisa melihat, membuat, bahkan mengedit beberapa
aplikasi Drive secara offline (tak terhubung dengan internet)?
a. Setiap kali kita bekerja dengan aplikasi Drive secara online maka otomatis
file tersebut juga tersimpan dalam komputer lokal kita.
b. Kita bisa bekerja offline jika kita menginstall Google Drive dalam
komputer kita.
c. Aktivitas secara offline dapat berlangsung karena Google Chrome
memiliki APL

27

Bab 4. File dan Folder

d. Kita bisa bekerja offline karena kita bisa membuka file-file Drive dengan
bantuan Microsoft Office.



















28

5. Aksi pada File dan Folder



Google Drive adalah aplikasi awan2 tempat kita menyimpan berbagai file kita
sehingga mudah saat kita mengaksesnya dimana saja (asalkan ada koneksi internet).
Namun jika Drive hanya dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan maka kelebihan
dan kekuatan sesungguhnya dari teknologi awan belum kita manfaatkan secara optimal.
Apa kelebihan yang dimaksud di atas? Teknologi awan selain digunakan sebagai tempat
penyimpanan juga digunakan sebagai tempat untuk bekerjasama atau berkolaborasi.
Untuk melakukan kolaborasi kita harus berbagai file atau folder kita dengan orang lain
yang menjadi rekan kerja kita. Nah untuk memulai berbagai aksi pada file dan folder
pada Drive kita mulai dengan berbagi file dan folder dengan sesama pengguna Drive.

Sebelum kita mencoba berbagi file dan folder ada baiknya kita melihat fitur yang
satu ini. Coba perhatikan gambar 5.1.



Gambar 5.1. File dan folder yang terpampang pada Drive.



Gambar 5.1. menunjukkan file dan folder yang terpampang pada halaman Drive.
Saat ini tak ada satupun file atau folder yang terpilih (tercentang). Nah, apa yang terjadi
bila salah satu file atau folder kita pilih atau kita centang ? Untuk memilih atau
mencentang file klik pada check button di depan file atau klik di tempat lain asalkan
jangan tepat pada file. Klik tepat di atas file akan membuka file tersebut. Perhatikan
gambar 5.2.


2
Dalam terminologi teknologi awan layanan semacam Google Drive disebut SaaS (Software as
a Service).


29

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.2. Salah satu file terpilih (tercentang)

Apa perbedaan antara gambar 5.1. saat tak ada satupun file yang terpilih dengan
gambar 5.2. saat salah satu file dalam keadaan terpilih ? Perhatikan bahwa pada gambar
5.1. di sebelah kanan menu tidak ada menu lain. Sekarang (gambar 5.2) saat salah
satu file terpilih maka muncul menu-menu baru di sebelah kanan . Menu-menu
tersebut berturut-turut adalah :

• Menu Berbagi
• Menu Pindah folder
• Menu Hapus
• Menu Pratinjau
• Menu Lainnya yang berisi berbagai macam fungsi.
Keberadaan menu-menu di atas mempercepat kita dalam melakukan aksi
terhadap suatu file, apakah aksi tersebut berupa membagi atau menghapus file atau
aksi-aksi lainnya.

5.1. Mengunggah file atau folder
Untuk mengunggah file aktifkan menu Unggah . Saat anda klik menu ini anda

akan mendapatkan dua pilihan apakah menggunggah file atau folder. Untuk
mengunggah file maka pilihlah file. Setelah itu anda diminta untuk mencari lokasi dari
file yang akan anda unggah melalui jendela seperti gambar 5.3. Pilih folder tempat
penyimpanan file anda.

30

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.3. Jendela untuk memilih folder dan file yang akan diunggah.


Pada contoh di atas kita pilih file English Grammar.pdf yang ada dalam folder
C:/Users/komaruddin/eBook. Klik tombol Open, dan selanjutnya tunggu proses
pengunggahan. Selama proses berjalan anda akan disuguhi informasi mengenai status
pengunggahan (gambar 5.4) yang menunjukkan berapa persen proses pengunggahan
telah berjalan dengan angka dan status bar.



Gambar 5.4. Informasi status pengunggahan yang ditampilkan dengan angka dan status
bar.

Setelah proses pengunggahan berjalan dengan sukses maka satu file yakni English
Grammar.pdf telah ditambahkan dalam Drive anda (gambar 5.5). Untuk mengunggah
folder cara yang sama berlaku seperti pada pengunggahan file.



31

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.5. File telah ditambahkan dalam Drive.



Saat mengunggah file ke Drive anda diberi pilihan untuk melakukan konversi
pada file yang anda unggah. Setelan pengunggahan bawaan dari Drive adalah konversi
non aktif. Gambar 5.6 menunjukkan saat anda mengunggah file dengan konversi non
aktif.



Gambar 5.6. Konversi unggahan non aktif

Bagaimana caranya agar konversi unggahan aktif ? Bukalah menu Setelan
kemudian pilih Setelan pengunggahan , dan selanjutnya centang beberapa pilihan yang
ada (gambar 5.7). Anda dapat memilih salah satu atau beberapa setelan konversi
sekaligus. Dalam contoh ini kita memilih konversi setelan pengunggahan ke Google
dokumen. Dengan setelan ini semua file dengan format pengolah kata (misal Word),
pengolah angka (misal Excel), dan presentasi (misal PowerPoint) akan dikonversikan
menjadi Google Docs.

Gambar 5.7. Setelan konversi pengunggahan

32

Bab 5. Aksi pada File dan Folder
Jika kita mengunggah suatu file Word dengan konversi aktif maka akan muncul pesan

bahwa file dikonversikan (gambar 5.8 ). Pada contoh ini satu file yang sama yakni
DropBox.docx yang diunggah dengan setelan konversi yang berbeda akan menghasilkan
dua file yang berbeda (gambar 5.9). Unggahan dengan konversi non aktif menghasilkan
file dengan format aslinya (word), unggahan dengan konversi aktif menghasilkan file
dengan format Google Docs. Perhatikan ikon file yang berbeda untuk kedua file tersebut.



Gambar 5.8. Konversi unggahan aktif

Gambar 5.9. Perbandingan dua file dimana yang satu mengalami konversi dan yang
satunya tidak.

Anda ingin mengunggah dengan cara lain? Cobalah buka folder dalam
komputer anda kemudian pilih satu atau lebih file. Setelah itu seret file-file
yang anda pilih dan masukkan dalam Drive anda. Perhatikan apa yang
terjadi. Bagaimana jika anda melakukannya dengan folder?

5.2. Berbagi file
Untuk membagi suatu file anda bisa langsung klik kanan pada file yang akan

dibagi sehingga muncul tampilan seperti gambar 5.10.

33

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.10. Menu yang muncul saat klik kanan mouse dilakukan di atas suatu file yang
terpilih

Langkah selanjutnya adalah memilih menu Bagikan. Cara yang lain adalah
dengan langsung mengklik menu yang terletak di bagian atas dari daftar file .
Setelah menu diaktifkan maka akan muncul jendela untuk mengatur setelan berbagi
(gambar 5.11).

Gambar 5.11. Setelan untuk berbagi.
34

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Beberapa setelan yang dapat dilakukan pada menu Berbagi adalah visibilitas.
Opsi visibilitas menjelaskan apakah file yang akan dibagi bersifat : publik (bisa diakses
siapa saja) , terbatas kepada orang yang memiliki tautan dan pribadi hanya untuk orang
tertentu saja. Untuk melihat opsi visibilitas klik menu Ubah pada kotak disebelah
gambar gembok (menu pada gambar 5.11). Selanjutnya suatu jendela baru akan muncul
(gambar 5.12). Untuk contoh disini pilih saja opsi Pribadi kemudian tekan tombol
Simpan.

Gambar 5.12. Opsi visibilitas.


Selanjutnya kita setel opsi untuk berbagi apakah orang yang kita bagi dapat
mengubah (mengedit) file kita atau hanya sekedar membaca. Untuk melakukan hal itu
klik menu Ubah pada kotak di sebelah tulisan “Editor dibolehkan untuk menambah
orang dan mengubah izin”. Klik pada menu Ubah akan membawa kita ke jendela
pengaturan berikutnya (gambar 5.13). Karena kita ingin berkolaborasi dengan orang
lain maka kita berikan opsi editor untuk contoh disini. Selanjutnya klik Simpan.



35

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.13. Opsi editor.

Langkah terakhir untuk berbagi adalah menuliskan nama (akun), alamat email
atau grup dari orang yang akan kita ajak berbagi. Sebagai contoh kita masukkan saja
salah nama akun dari salah satu pengguna Google (misal [email protected]) pada
kotak Undang orang (menu pada gambar 5.11). Terakhir tentunya jangan lupa tekan
tombol Selesai.

Saat berbagi file selesai dilakukan maka pada jendela seperti pada gambar 5.11.
akan ada informasi yang menjelaskan bahwa proses berbagi berhasil dijalankan
(gambar 5.14).

Gambar 5.14. Informasi yang menjelaskan bahwa berbagi berhasil dilakukan

Nah untuk melihat apakah file “Hasil rapat 16 Nov 2013” memang sudah terbagi
kita lihat saja pada halaman Drive.Kita lihat sekarang bahwa file “Hasil rapat 16 Nov
2013” statusnya telah dibagikan (gambar 5.15).



36

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.15. Informasi bahwa suatu file telah dibagikan

Kurang yakin dengan informasi di atas ? Benarkah file “Hasil rapat 16 Nov 2013”
sudah terbagi ke s.salamah03 ? Sebaiknya kita cek saja hal ini dari akun s.salamah03.
Gambar 5.16 yakni halaman Drive dari s.salamah03 menunjukkan bahwa file “Hasil
rapat 16 Nov 2013” sudah ada dan siap untuk dibaca atau diubah oleh sang pemilik
akun.

Gambar 5.16. File “Hasil rapat 16 Nov 2013” telah dibagikan ke pemilik akun s.salamah03

File yang dibagikan ke suatu akun hanya dapat dilihat melalui menu
Dibagikan dengan Saya. File yang dibagi tak dapat dilihat melalui menu

Drive Saya.

Jika kita bisa membagi file dengan orang lain maka orang lain juga bisa berbagi
file dengan kita. Semua file yang orang lain bagi kita bisa dilihat dan diakses melalui
menu Dibagikan dengan Saya. Gambar 5.17 menunjukkan salah satu file yang dibagi
oleh orang lain. Terlihat dengan jelas siapa pemilik dari file tersebut.

37

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.17. File Digital Photography – Tips and Tricks.pdf dibagikan oleh akun s.salamah03

5.3. Memindahkan file ke suatu folder
Untuk memindahkan suatu file ke suatu folder maka pilihlah file yang akan

dipindah (pada contoh ini kita akan memindahkan file English Grammar.pdf) kemudian
klik menu Pindah Folder . Suatu jendela baru akan muncul (gambar 5.18).



Gambar 5.18. Memindahkan suatu file ke suatu folder

Pilih folder baru tempat file tersebut akan berada (pada contoh di atas folder
eBook), selanjutnya klik tombol Pindahkan. File English Grammar.pdf sekarang
berpindah dalam folder eBook (gambar 5.19).

38

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.19. File English Grammar.pdf telah berpindah ke folder eBook.

Perhatikan struktur direktori yang ditampilkan pada bagian atas (Drive Saya –
eBook). Struktur ini (bread crumb) menunjukkan bahwa direktori akar adalah Drive
Saya dan folder eBook adalah salah satu folder yang ada dalam Drive Saya. English
Grammar.pdf dengan demikian sudah tak ada lagi dalam Drive Saya.

5.4. Menghapus suatu file
Kita sekarang akan mencoba menghapus suatu file. Sebagai contoh kita akan

menghapus file bernama Catatan Desember 2012 (gambar 5.20).



Gambar 5.20. File Catatan Desember 2012 yang akan dihapus.



Untuk menghapus file pilih file tersebut, kemudian klik kanan dan suatu jendela
akan muncul seperti ditunjukkan gambar 5.10. kemudian klik menu Hapus. Cara yang

lain adalah dengan mengklik menu . Setelah menu diklik maka akan muncul
notifikasi “1 item dipindahkan ke Sampah”. Dengan notifikasi ini berarti file Catatan
Desember 2012 tidak sepenuhnya hilang melainkan disimpan dalam folder Sampah.

Jika kita melihat Drive Saya maka file Catatan Desember 2012 sudah tak terlihat
lagi karena sudah dipindahkan ke folder Sampah.

39

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

5.5. Menghapus file dari folder Sampah
Kita telah pelajari cara menghapus file pada Subbab 5.4. Penghapusan suatu file

tidak serta merta menghapus file tersebut selamanya dari Drive, alih-alih file tersebut
disimpan dalam folder Sampah. Jika kita tidak mengosongkan folder Sampah maka file-
file tersebut tetap memakan ruang dalam Drive kita. Untuk mengosongkan Sampah
maka pilih dari dereten menu di kolom sebelah kiri (Bagian 3 pada gambar 3.1) pilih
menu Lainnya . Dari deretan submenu pada menu Lainnya pilihlah Sampah. Saat
Sampah diklik maka folder tersebut akan aktif dan menampilkan semua file yang ada di
dalamnya (gambar 5.21).

Dalam folder Sampah kita dapat memilih satu persatu file yang kita kehendaki
dengan mencentang check-box di depan tiap file. Untuk memilih semua file maka
centang check-box yang ada di bagian atas (di sebelah kiri tulisan judul). Baik kita
memilih satu, dua atau semua file maka beberapa menu baru akan ditampilkan di
bagian atas dari daftar file (gambar 5.21). Kedua menu baru tersebut adalah Pulihkan
dan Hapus Selamanya. Pulihkan berfungsi untuk mengembalikan file ke folder asalnya
(sebelum dihapus), sementara Hapus Selamanya berfungsi untuk menghapus file
selamanya.

Gambar 5.21. Folder Sampah

40

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.22. Menu tambahan pada folder Sampah saat ada file yang dipilih

Fungsi folder Sampah sama seperti Recycle Bin pada sistem operasi
Windows yakni sebagai tempat penampungan sementara sebelum dihapus
selamanya
5.6. Mengunduh file
File yang tersimpan dalam Drive dapat kita unduh. Bukan itu saja, selain
mengunduh kita juga diberikan pilihan untuk mengkonversikan file kita dalam berbagai
format. Nah, kita coba saja mengunduh suatu file. Sebagai contoh kita akan mengunduh
suatu file bernama Firefox, si Rubah Api . Untuk mengunduhnya pilih file tersebut
kemudian gerakkan kursor ke menu Lebih Banyak, dan daftar berbagai menu akan
ditampilkan. Diantara berbagai pilihan, pilih saja menu Unduh (gambar 5.23).



Gambar 5.23. Menu Unduh.

41

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Cara lain adalah dengan mengklik kanan tombol mouse maka daftar menu
seperti gambar 5.23 juga akan ditampilkan. Setelah anda klik menu Unduh maka sebuah
jendela akan ditampilkan (gambar 5.24).



Gambar 5.24. Pilihan untuk menu Unduh

Anda bisa memilih file yang diunduh akan dikonversikan ke dalam format apa.
Karena file yang akan diunduh merupakan file dari pengolah kata Google maka konversi
yang tersedia adalah : HTML, Open Document, PDF, Rich Text (RTF), Microsoft Word.
Jika Microsoft Word yang anda pilih maka file anda akan terunduh dalam bentuk
Microsoft Word. Proses pengunduhan file adalah sama seperti pengunduhan file lain
melalui browser, jika anda menggunakan Firefox atau Chrome maka pastikan terlebih
dahulu dimana letak folder bagi file unduhan sehingga anda mudah menemukannya.Jika
file yang akan diunduh berupa spreadsheet maka pilihan konversi meliputi : Microsoft
Excel, Spreadsheet Open Office dan PDF. Jika file yang akan diunduh berupa presentasi
maka pilihan konversi meliputi : PowerPoint, PDF, dan teks biasa.

Yang agak berbeda mungkin gambar, untuk mengunduh gambar anda tidak dapat
langsung melakukannya dengan memilih salah satu file seperti halnya pada file,
presentasi, dan spreadsheet. Untuk mengunduh gambar anda harus masuk ke dalam
halaman gambar terlebih dahulu kemudian dari menu File yang ada di dalamnya pilih
saja menu Unduh (gambar 5.25).

42

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.25. Cara mengunduh gambar

Pilihan konversi untuk unduhan gambar meliputi : PDF, Scalable Vector Graphics
(SVG), PNG, dan JPG.



5.7. Memberi tanda suatu file atau folder sebagai favorit
Semakin lama anda bekerja dengan Drive anda maka akan semakin banyak file

yang tersimpan di dalamnya. Diantara sekian banyak file tentu ada file-file tertentu yang
sering anda edit atau ubah, dan untuk mencari file-file tersebut tentu saja
membutuhkan waktu. Bukankah lebih lebih jika file-file tersebut diberi tanda khusus
sehingga anda mudah menemukannya ? Pemberikan tanda khusus inilah yang disebut
pemberian tanda favorit. Bagaimana melakukannya ?

Untuk memberi tanda suatu file atau folder sebagai favorit sangatlah mudah,
centang saja tanda bergambar bintang dibagian depan suatu file atau folder.
Pencentangan akan membuat warna tanda bintang, yang tadinya tak berwarna, menjadi
berwarna kuning.

43

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.26. Tanda favorit pada file

Lalu bagaimana kita akan menemukan file-file favorit kita? Apakah tanda bintang
kuning membuat kita cepat menemukan file kita ? Tentu saja tidak ! Cara yang cepat
untuk menemukan file-file favorit yang bertanda kuning tadi adalah dengan mengakses
menu Berbintang (gambar 5.26). Dengan menu Berbintang semua file favorit kita
disatukan dalam kelompok tersendiri sehingga mudah bagi kita untuk menemukan file
favorit kita. Dengan menu Berbintang seolah semua file dikelompokkan dalam suatu
folder tersendiri sekalipun file-file favorit berasal dari folder yang berbeda. Perhatikan
bahwa pada gambar 5.27 di sebelah kanan file ada informasi mengenai folder asal file
tersebut. File English Grammar.pdf berasal dari folder eBook, sekalipun demikian file ini
seolah disatukan dalam satu folder bersama file-file lain yang berasal dari folder Drive
Saya.

Bagaimana jika suatu folder yang diberi tanda favorit ? Jika suatu folder diberi
tanda favorit maka file tersebut akan dimasukkan dalam folder Favorit (gambar 5.28).
Folder eBook muncul dalam folder favorit karena folder ini sudah diberi tanda favorit.

44