google drive

Bab 5. Aksi pada File dan Folder
Gambar 5.27. Melihat file favorit melalui menu Berbintang



Gambar 5.28. Folder yang diberi tanda favorit

Sekalipun demikian tidak semua file dalam folder tersebut akan ditampilkan
langsung dalam favorit. Jika ada file dalam folder tersebut yang diberi tanda favorit
maka file ini akan muncul dalam favorit, sementara yang bukan favorit tidak akan
ditampilkan.

5.8. Memilih beberapa file atau folder sekaligus untuk suatu aksi
Untuk menghemat waktu mestinya kita dapat melakukan suatu aksi bagi

beberapa file atau folder sekaligus. Contoh kita ingin menghapus beberapa file
sekaligus. Untungnya Drive sudah dilengkapi cara untuk memilih beberapa file atau
folder sekaligus. Caranya adalah dengan memberi tanda centang pada check-box yang
ada di depan file (gambar 5.29). Nah, sekarang tinggal memberikan aksi yang akan
dilakukan untuk beberapa file tersebut. Aksi yang apapun bisa dilakukan misal :
menghapus, memindahkan ke folder lain, mengunduh dsb.

Gambar 5.29. Memilih beberapa file sekaligus
45

Bab 5. Aksi pada File dan Folder


5.9. Menampilkan file
Drive menyediakan 2 moda untuk menampilkan file yakni : daftar (list) dan kisi.

Moda daftar menampilkan file berupa daftar berurutan dari atas ke bawah. Moda kisi
menampilkan file dalam bentuk ikon yang berurutan dari kiri ke kanan dan atas ke
bawah. Untuk menampilkan moda daftar gunakan menu , sementara untuk
menampilkan moda kisi gunakan menu . Berturut-turut gambar 5.30 dan 5.31
menampilkan moda daftar dan kisi.



Gambar 5.30. Moda daftar

Gambar 5.31. Moda kisi
46

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Baik moda daftar atau kisi keduanya menampilkan urutan file berdasarkan suatu
penyortiran . Sortiran yang tersedia adalah : terakhir diedit, terakhir diubah, terakhir
dibuka, judul, kuota yang telah digunakan. Untuk melakukan penyortiran gunakanlah

menu Sortir . Saat menu Sortir diklik maka akan muncul pilihan seperti

ditunjukkan pada gambar 5.32.

Gambar 5.32. Menu Sortir

Gambar 5.33 hingga 5.37 berturut-turut adalah tampilan berdasarkan sortiran :
terakhir edit, terakhir diubah, terakhir dibuka, judul, dan kuota yang telah digunakan.

Gambar 5.33. Sortiran berdasarkan terakhir diedit

47

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.34. Sortiran berdasarkan terakhir diubah

Gambar 5.35. Sortiran berdasarkan terakhir dibuka

48

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.36. Sortiran berdasarkan judul

Gambar 5.37. Sortiran berdasarkan kuota yang telah digunakan

Selain dengan menu Sortir anda juga bisa menampilkan file dan folder dengan
menu Terkini yang ada dalam grup menu di kolom kiri. Tampilan dengan menu Terkini
ditunjukkan pada gambar 5.38. Jika pada contoh sebelumnya kita menampilkan sortiran
file pada folder Drive Saya maka pada menu Terkini semua file yang terakhir dibuka,
diedit atau diubah ditampilkan seolah-olah berada dalam satu folder. Sebagai contoh file
English Grammar.pdf yang berada dalam folder eBook juga ditampilkan disini. Dalam
menu Terkini kita juga bisa menampilkan dalam moda daftar atau sortir.
Penyortiranpun bisa dilakukan berdasarkan : terakhir dibuka, terakhir diedit, dan
terakhir diubah (gambar 5.39).

49

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.38. Tampilan file dengan menu Terkini

Gambar 5.39. Tampilan file dengan menu Terkini

Selain dengan menu Terkini, menampilkan file juga dapat dilakukan dengan
menu Semua File(Gambar 5.40). Tampilan menu ini sebenarnya sama saja seperti
ketika kita melihat file dari folder Drive Saya. Perbedaannya adalah jika dalam Drive
Saya file dalam folder tidak ditampilkan kecuali kita mengklik folder tersebut,
sementara dalam menu Semua File semua file, folder berikut file yang ada di folder
ditampilkan.

50

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.40. Tampilan file dengan menu Semua File

5.10. Pratinjau file
Pratinjau (preview) adalah suatu aksi pada suatu file untuk melihat tampilannya.

Pratinjau diperlukan saat kita memeriksa tampilan suatu file sebelum dicetak, dibagi ,
atau diunduh. Bisa jadi marginnya belum tepat atau ada bab lain yang tergabung dalam
satu halaman dengan bab sebelumnya, dan banyak hal lainnya. Untuk melakukan
pratinjau suatu file cukup klik menu bergambar mata yakni menu Pratinjau . Mula-
mula pilih salah satu file kemudian klik menu Pratinjau. Gambar 5.41 menunjukkan
pratinjau suatu file dalam format docx.

Gambar 5.41. Pratinjau suatu file
51

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Dalam moda pratinjau kita bisa mengepaskan,membesarkan/mengecilkan tampilan dan

mencetak melalui menu . Kita bisa membagikan ke orang lain melalui menu

dan mengunduh melalui menu . Dengan bantuan tanda panah kiri dan kanan

kita bisa melakukan pratinjau dari file lain yang urutannya dalam Drive berada sebelum dan

sesudah file yang sedang kita pratinjau.

5.11. Mengirim file pada Drive sebagai attachment suatu email
Anda sudah memiliki banyak file pada Drive anda, suatu saat anda ingin

mengirim file pada Drive anda sebagai suatu lampiran (attachment) yang anda kirim
dalam suatu email. Anda perlu berpindah dulu ke Gmail ? Tentu saja tidak perlu. Drive
dan Gmail berjalan terintegrasi sehingga anda tidak perlu repot-repot membuka Gmail
terlebih dahulu. Bagaimana caranya ? Nah kita lihat bersama.

Kita mulai dengan mengirim suatu file PDF sebagai lampiran. Buka Drive anda
atau folder yang menyimpan file tersebut kemudian pilih (sorot) file tersebut. Ingat
anda tidak perlu repot-repot membuka file ini terlebih dahulu. Setelah anda pilih file
tersebut gerakkan mouse pada menu Lebih Banyak, kemudian pilih sebmenu Bagikan,
dan terakhir pilih pilihan Kirim dalam email sebagai lampiran.





Gambar 5.42. Menu untuk mengirim file sebagai lampiran dalam email

Selanjutnya sebuah jendela baru akan ditampilkan (gambar 5.43). Disini anda diminta
untuk mengisi alamat email yang dituju, subyek, dan pesan yang anda inginkan. Terakhir
klik tombol Kirim , dan file anda sudah terkirim sebagai lampiran ke alamat yang anda
tuju.

52

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.43. Jendela untuk mengirimkan email pada Drive.

Kita coba contoh berikutnya dengan mengirim suatu Google Dokumen sebagai
lampiran. Pilih saja Google Dokumen yang anda inginkan, gunakan cara yang sama
seperti anda mengirim PDF (gambar 5.42). Nah ada hal yang menarik dalam pengiriman
Google dokumen atau words sebagai lampiran dalam email. Perhatikan gambar 5.44.
Sama seperti saat anda mengirim file PDF, saat anda mengirim file atau words anda
akan disuguhi jendela pengiriman seperti pada gambar 5.43, namun demikian ada hal
yang berbeda dari gambar 5.43. Jendela pengiriman pada gambar 5.44 memberikan
pilihan yang lebih banyak untuk pengiriman file atau words. Anda diberi banyak pilihan
apakah file atau words anda akan dilampirkan sebagai : HTML, Open Document, PDF,
RTF, Text Biasa, Microsoft Words, dan terakhir (ini yang menarik !) file yang anda kirim
akan ditempelkan (embedded) dalam email anda. Lalu untuk manfaatnya? Tentu saja
manfaat yang paling dirasakan adalah si penerima email tak perlu mengunduh lampiran
anda dan langsung bisa melihatnya dalam email yang ia terima. Menempelkan file-file
yang pendek dan ringkas dalam email lebih praktis dibandingkan melampirkannya
sebagai file terpisah. Gambar 5.45. menunjukkan tampilan dari file yang ditempelkan
pada email saat dilihat oleh si penerima email.

53

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.44. Berbagai pilihan untuk pengiriman Docs atau dokumen sebagai lampiran dalam
email.

Gambar 5.45. Tampilan dari dokumen yang ditempelkan dalam email yang dilihat penerima
email.

54

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

5.12. Menyimpan lampiran dalam Gmail ke Drive
Subbab 5.11. menjelaskan cara mengirim file dari Drive melalui Gmail, subbab

5.12. adalah kebalikannya yakni menjelaskan cara menyimpan lampiran dari Gmail ke
Drive. Cara menyimpan file dalam lampiran Gmail ke Drive sangat mudah karena Gmail
sudah memiliki fasilitas untuk menunjang hal tersebut.

Kita lihat contoh berikut ini. Misal kita menerima suatu email dengan dua
lampiran file (pdf dan docs) seperti ditunjukkan pada gambar 5.46. Untuk menyimpan
lampiran cukup gerakkan kursor ke arah file yang akan diunduh (gambar 5.47). Saat
kursor berada di atas lampiran maka akan muncul dua tombol unduhan. Tombol

pertama ( ) adalah tombol untuk mengunduh lampiran ke dalam komputer . Tombol

kedua (ini yang menarik !) adalah tombol untuk mengunduh langsung ke Drive.

Saat pengunduhan selesai maka tombol akan berubah warna menjadi . Anda
malas mengunduh satu persatu file yang ada ? Arahkan saja kursor ke bagian kanan atas

dari box lampiran (gambar 5.46), di sana tersedia dua tombol. Tombol akan

mengunduh semua file ke komputer dan tombol akan mengunduh semua file ke
Drive.

Gambar 5.46. Tampilan dari email yang masuk ke Gmail dengan lampiran berbentuk pdf dan
docs.

55

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.47. Dua ikon unduhan ke komputer atau Drive muncul saat kursor
diarahkan ke lampiran Gmail.

5.13. Menyimpan halaman web sebagai PDF langsung ke Drive
Anda pengguna Chrome mungkin sudah mengetahui cara untuk menjadikan

suatu halaman web sebagai PDF dan kemudian menyimpan serta mencetaknya dengan
pintasan CTRL-P. Perhatikan halaman website dari wikipedia tentang Presiden
Indonesia pertama : Ir . Soekarno di bawah ini.



Gambar 5.48. Halaman Wikipedia tentang Presiden Soekarno.


Jika anda menggunakan Browser Chrome maka sangat mudah untuk mengubah
halaman tadi menjadi PDF yakni dengan pintasan CTRL-P. Setelah eksekusi CTRL-P
dilakukan maka tampilan pada gambar 5.48 berubah menjadi seperti gambar 5.49.

56

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.49. Halaman Wikipedia setelah CTRL-P

Perhatikan dekat tombol Change ada keterangan (Save as PDF) bahwa halaman
ini akan disimpan dalam bentuk PDF. Nah anda perlu melakukan perubahan terlebih
dahulu agar halaman PDF ini bisa langsung disimpan dalam Drive. Caranya, dalam
kondisi seperti gambar 5.49 klik tombol Change dan sebuah jendela baru muncul
seperti pada gambar 5.50. Di bagian bawah jendela akan muncul tombol Save to Google
Drive.

Ingat ! tombol Save to Google Drive di atas hanya muncul setelah anda
login terlebih dahulu ke Google Apps (bisa login ke Gmail, Google Drive atau

aplikasi Google lainnya ).


57

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.50. Jendela informasi Penyimpanan Web sebagai PDF.

Setelah anda klik tombol Save to Google Drive maka tampilan seperti gambar
5.49 akan sedikit berubah dengan keterangan Save to Google Drive. Lihat gambar 5.51.
Setelah keterangan Save to Google Drive muncul klik tombol Save dan halaman
Wikipedia tersebut sudah tersimpan sebagai PDF dalam Drive (gambar 5.52). Mudah
bukan ?

58

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.51. Halaman Wikipedia siap disimpan ke dalam Google Drive.

Gambar 5.52. Halaman Wikipedia dalam bentuk PDF tersimpan dalam Google Drive.

5.14. Menghitung jumlah file dalam Drive berdasarkan jenis file
Saat ini Drive memang belum dilengkapi dengan fitur properti seperti halnya

suatu folder dalam Sistem Operasi Windows sehingga tidak tersedia informasi yang
cepat mengenai jumlah file dalam Drive. Yang ada adalah jumlah kapasitas penyimpanan
yang sudah terpakai di bagian kiri bawah dari jendela Drive. Sekalipun demikian kita
masih bisa mencari informasi mengenai jumlah file berdasarkan jenis melalui cara yang

lain. Bagaimana melakukannya ? Mudah saja, klik tombol dan pilih Unduh

59

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

atau klik kanan disebarang file dan pilih Unduh. Setelah jendela unduhan muncul klik
TAB Semua dokumen (gambar 5.53). Dalam jendela unduhan tersebut nampak dengan
jelas mengenai berbagai file beserta jumlahnya untuk tiap jenis file. Karena anda tidak
berniat mengunduh melainkan mencari informasi file saja maka sebaiknya klik tombol
Batal.



Gambar 5.53. Informasi mengenai jumlah file berdasarkan jenisnya dalam jendela unduhan.

5.15. Menampilkan detil dari suatu file
Saat file anda sudah banyak dan mungkin anda sudah mengedit berulangkali

beberapa file maka bisa jadi anda kebingungan dengan informasi dari file anda. Nah ada
baiknya anda bisa melihat detil dari suatu file dan sekaligus memberikan
komentar/deskripsi di dalamnya sehingga saat anda mengeditnya lagi anda tahu apa
yang sudah anda lakukan sebelumnya.

Setelan bawaan dari file adalah detil dari file disembunyikan. Cara untuk
menampilkannya adalah sebagai berikut : klik kanan suatu file yang anda ingin lihat
detilnya (gambar 5.54).Kemudian cari pilihan Detail dan klik disitu, maka detil dari file
akan terlihat di panel bagian kanan (gambar 5.55). Untuk memberikan deskripsi pada
file cari kotak deskripsi kemudian klik ikon pensil dan selanjutnya anda bisa mengisi
deskripsi yang anda inginkan sebagai informasi penting mengenai file anda.

60

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Gambar 5.54. Cara menampilkan detil dari suatu file.


Gambar 5.55. Panel Detil dari suatu file.
61

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

Untuk menyembunyikan lagi deskripsi ulangi lagi klik kanan pada file, disana
nanti akan muncul pilihan Sembunyikan Detail. Klik pilihan ini maka panel detil dari
file di sebelah kanan akan menghilang.

62

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

5.16. Pertanyaan dan soal
Sebelum anda mencoba pertanyaan dan soal ini sebaiknya anda mencoba terlebih
dahulu apa yang diajarkan dalam bab ini.

1. Cara dari pengunggahan file atau folder yang paling tepat adalah :

a. Buka menu Unggah, buka folder dalam komputer kita yang berisi file-file
yang akan diunggah, kemudian pilih file/folder yang diinginkan.

b. Pastikan folder dimana kita akan mengunggah suatu file atau folder
(apakah folder utama, yakni Drive Saya, atau folder lain yang ada di
dalamnya), buka folder dalam komputer kita yang berisi file-file yang akan
diunggah, kemudian pilih file/folder yang diinginkan.

c. Copy file/folder yang akan kita unggah dari komputer kita, setelah ada
dalam Drive kita tinggal melakukan paste.

d. Kita buat folder khusus untuk file-file unggahan, kemudian dari folder
tersebut kita aktifkan menu Unggah untuk mengunggah file-file yang kita
inginkan.

2. Dapatkah kita melakukan konversi file (misal dari Microsoft Words menjadi
Google Dokumen) terhadap file-file yang kita unggah ? Bagaimana caranya ?

3. Kita bisa melakukan pengunggahan beberapa file sekaligus, namun demikian
dalam menu Unggah dari Drive kita hanya bisa mengunggah 1 folder saja tiap kali
pengunggahan. Bagaimana caranya agar kita bisa mengunggah beberapa folder
sekaligus?

4. Anda mendapatkan dua file (dalam format Dokumen) yang dibagikan oleh orang
lain dimana untuk file pertama anda hanya diberikan hak untuk melihat
sementara untuk file kedua anda diberikan hak untuk mengeditnya. Jika anda
buka kedua file tersebut dengan Dokumen maka dari pernyataan-pernyataan di
bawah ini manakah yang paling tepat menggambarkan kondisi kedua file
tersebut?

a. Kita bisa membuka dan mengedit file pertama tetapi tidak dapat
menyimpannya. Kita bisa mengedit file kedua dan bisa menyimpannya.

b. Kita bisa membuka file pertama tetapi tidak dapat mengeditnya. Kita bisa
mengedit file kedua dan bisa menyimpannya.

c. Kita bisa membuka dan mengedit file pertama tetapi tidak dapat saat kita
buka lagi hasil perubahan yang kita lakukan tidak nampak. Kita bisa
mengedit file kedua dan bisa menyimpannya.

d. Kita bisa membuka file pertama tetapi menu-menu Dokumen tidak
nampak sehingga kita tidak bisa mengeditnya. Kita bisa membuka file
kedua dan menu-menu Dokumen nampak sehingga kita bisa
mengeditnya.

5. File atau folder yang kita hapus dengan perintah Hapus apakah terhapus
selamanya dari Drive kita?

63

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

6. Pada pengunduhan dokumen folder manakah dalam komputer kita yang akan
menampung hasil unduhan?
a. Folder akan ditentukan saat kita melakukan pengunduhan
b. File akan diunduh langsung ke folder Desktop
c. File akan diunduh ke folder yang ditetapkan sebagai folder unduhan dari
browser yang digunakan
d. File akan diunduh ke folder Download yang merupakan folder bawaan
dari Windows.

7. Pada saat anda menjadikan satu atau lebih file menjadi favorit dengan
memberikan tanda bintang, maka folder apakah yang dengan cepat membuat
kita tahu file-file apa saja yang menjadi favorit kita ?
a. Berbintang
b. Folder apa saja, bisa kita tentukan sendiri
c. Drive Saya
d. Terkini

8. Perhatikan tampilan Drive Saya dibawah ini. Dengan tampilan seperti itu menu
tampilan apakah yang tengah aktif ?


a. Daftar
b. Kisi
c. Setelan
d. Sortir
9. Perhatikan tampilan Drive Saya dibawah ini. Dengan tampilan seperti itu menu
tampilan apakah yang tengah aktif ?

64

Bab 5. Aksi pada File dan Folder


a. Daftar
b. Kisi
c. Setelan
d. Sortir
10. Saat anda membuka suatu file dengan Pratinjau maka pada bagian kanan akan
muncul tanda anak panah kekanan (berikutnya) dan pada bagian kiri akan
muncul tanda anak panah ke kiri (sebelumnya). Fungsi dari panah kanan dan kiri
adalah :
a. Menampilkan halaman file yang sedang dipratinjau ke halaman

berikutnya dan sebelumnya.
b. Menampilkan file berikutnya dan sebelumnya sesuai urutan dalam folder

dimana file yang sedang dipratinjau berada.
c. Menampilkan file berikutnya dan sebelumnya sesuai urutan dalam folder

Drive Saya.
d. Menampilkan file berikutnya dan sebelumnya sesuai urutan keterbaruan

dari status file.

11. File yang dapat dilampirkan dalam kondisi tersisipkan (embedded) dalam mail
adalah :

a. Semua jenis file
b. PDF saja
c. Word dan Dokumen
d. Dokumen saja
12. File yang dapat diunduh langsung dari lampiran Gmail ke Drive adalah :
a. Semua jenis file
b. PDF saja
c. Word dan Dokumen
d. Dokumen saja


65

Bab 5. Aksi pada File dan Folder

13. Anda membuka suatu halaman web (misal Wikipedia) dan kemudian dengan
pintasan CTRL+P anda mengubahnya menjadi suatu file berformat PDF. Syarat
apakah yang harus anda lakukan agar anda bisa menyimpannya langsung ke
Drive?

14. Menu apakah yang dapat kita gunakan untuk mencari informasi mengenai
berapa jumlah file spreadsheet atau dokumen yang kita miliki?
a. Daftar
b. Kisi
c. Unduh
d. Pratinjau


15. Anda memiliki suatu file yang anda bagikan ke orang lain dengan hak untuk
mengedit. Menu apa yang anda gunakan untuk mengetahui bahwa orang
tersebut telah mengubah atau mengedit file yang anda bagikan ?






















66

6. Bekerja dengan Dokumen



Pada bab 5 sekilas telah diperkenalkan cara menulis atau membuat dokumen.
Pada bab ini kita akan mencoba berbagai fitur yang dimiliki Dokumen. Seperti halnya
pengolah kata yang lain Dokumen memiliki fitur-fitur standar seperti pengaturan font,
penomoran halaman, penyisipan berbagai obyek dsb. Tidak semua fitur dari Dokumen
akan dibahas disini; hanya fitur-fitur penting yang sering digunakan saja yang dibahas.
Baik kita mulai dengan pengaturan font.



6.1. Menerapkan gaya pada teks
Google Dokumen memiliki gaya bawaan untuk tampilan teks. Tabel 6.1. berikut

ini menjelaskan berbagai gaya dan setelannya. Sementara gambar 6.1. menunjukkan
berbagai menu gaya untuk teks.

Nama item Jenis Font Ukuran Font Tampilan font Warna font
Teks normal Hitam
Judul Arial 11 Normal Hitam
Subjudul Hitam
Tajuk 1 Trebuchet MS 21 Normal Merah
Tajuk 2 Hitam
Tajuk 3 Trebuchet MS 13 Miring(italic) Abu-abu tua

Trebuchet MS 14 Normal

Trebuchet MS 13 Tebal (bold)

Trebuchet MS 12 Tebal (bold)

Tabel 6.1. Gaya bawaan untuk berbagai jenis item dari teks

Gambar 6.1. Gaya dari berbagai item teks

Dengan gaya bawaan di atas maka setiap kali anda menulis suatu teks sebagai teks
normal maka teks tersebut memiliki font dengan jenis Arial, ukuran 11, tampilan

67

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

normal dan warna hitam. Jika anda menuliskan suatu teks sebagai judul maka teks
tersebut memiliki font dengan jenis Trebuchet MS, ukuran 21, tampilan normal dan
warna hitam. Anda mungkin bertanya-tanya bisakah saya menerapkan gaya saya sendiri
untuk judul misal tipe font Verdana, warna biru, dan ukuran 20 ? Tentu saja bisa. Kita
lihat bagaimana cara penyetelannya.

Kita mulai penyetelan baru sesuai dengan gaya kita untuk judul. Mula-mula setel
terlebih dahulu jenis font, ukurannya, tampilan dan warnanya. Pada contoh ini kita setel
font dengan tipe Verdana, ukuran 20, tampilan normal dan warna biru. Perhatikan
gambar 6.2.

Gambar 6.2. Penyetelan suatu gaya

Setelah setelan font dilakukan arahkan kursor ke menu Gaya dan pilih Judul
(gambar 6.3). Klik gambar segitiga yang ada disebelah kanan Judul. Selanjutnya arahkan
kursor ke pilihan Perbarui ‘Judul’ untuk dicocokkan.

Gambar 6.3. Cara mengubah gaya untuk “judul”

Setelah aksi selesai dilakukan maka akan kita lihat bahwa gaya untuk judul sudah
berubah (gambar 6.4 ).

68

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.4. Gaya untuk “judul” sudah berubah

Sekarang setiap kali anda menulis suatu teks sebagai judul maka teks tersebut
memiliki font dengan jenis Verdana, warna biru, ukuran 20 dan tampilan normal. Nah
jika anda mau anda bisa mengatur item-item lain (subjudul, tajuk1, tajuk2, dst) dengan
cara yang sama. Oh ya jangan lupa menyimpan gaya yang anda setel tadi dengan
menggunakan submenu Opsi pada menu Gaya (Gambar 6.5). Dengan menyimpan gaya
yang anda setel maka setelah anda keluar dari Dokumen gaya ini tetap tersimpan dan
gaya ini berlaku seterusnya sampai anda mengubah gaya anda.

Gambar 6.5. Menu Opsi untuk menyimpan suatu gaya

Bagaimana caranya jika saya ingin mengembalikan gaya ke gaya bawaan ? Mudah
saja, dari tampilan gambar 6.5. pilih Setel ulang gaya maka gaya anda akan kembali ke
gaya bawaan. Anda kembali ingin menggunakan gaya setelan anda lagi? Perhatikan lagi
tampilan gambar 6.5, sekarang pilih Gunakan gaya default saya maka gaya dari teks
kembali menggunakan gaya buatan anda. Selamat mencoba berbagai gaya untuk teks.

6.2. Menyisipkan Nomor Halaman
Untuk menyisipkan nomor halaman pada Google Dokumen langkah yang

dilakukan adalah dengan memilih menu Sisipkan, kemudian pilih Nomor Halaman.

69

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Ada dua pilihan untuk Nomor Halaman yakni : Bagian atas halaman untuk
menyisipkan nomor halaman pada header dan Bagian bawah halaman untuk
menyisipkan nomor halaman pada footer (Gambar 6.6). Pada contoh ini kita memilih
menyisipkan nomor halaman pada footer.

Gambar 6.6. Menu untuk menysipkan nomor halaman.

Setelah nomor halaman disisipkan pada Google Dokumen nomor halaman
muncul pada footer seperti ditunjukkan pada gambar 6.7.

Gambar 6.7. Nomor halaman pada footer.

Setelan bawaan untuk penyisipan nomor halaman adalah nomor halaman rata
kanan atau berada di sebelah kanan dari footer. Bagaimana bila kita ingin meletakkan
nomor halaman di tengah-tengah atau di bagian kiri footer ? Mudah saja, saat footer
aktif , dengan kata lain kursor berada dalam footer, arahkan kursor ke pengatur rata
tengah ( ) dan klik pengatur tersebut maka nomor halaman akan berada di tengah-
tengah footer (gambar 6.8 ). Saat footer dalam keadaan aktif bagaimana cara anda

70

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

berpindah dari footer ke halaman Dokumen atau dengan kata lain menonaktifkan
footer? Mudah saja, klik dengan mouse di luar footer maka footer akan non-aktif.

Gambar 6.8 . Nomor halaman pada footer yang berada di tengah.




Untuk urusan pengaturan halaman Google Dokumen memang belum
secanggih Microsoft Words. Google Dokumen tidak memiliki pengaturan

nomor halaman yang halaman awalnya berbeda-beda untuk tiap halaman.
Google Dokumen tidak dapat mengatur posisi nomor halaman berselang-
seling posisinya misal halaman genap di posisi kiri footer dan halaman
ganjil di posisi kanan. Terakhir Google Dokumen hanya menyediakan sistem
bilangan Arab untuk nomor halaman; tidak ada nomor halaman dalam jenis
lain seperti angka Romawi.

6.3. Menyisipkan Jeda Halaman
Anda tengah menulis suatu tulisan dimana inspirasi dan ide untuk tulisan anda

datang secara acak. Anda tengah menulis bab 1 dan tiba-tiba anda mendapat ide untuk
menulis bab 2, maka anda langsung menulis untuk bab 2. Kemudian anda kembali lagi
menulis untuk bab 1. Hal seperti berikut ini mungkin anda temui saat menulis bab 1:
bagian dari bab 2 senantiasa muncul di dekat posisi terakhir anda menulis sehingga ,
sekalipun merupakan hal kecil, hal ini mungkin menjengkelkan anda karena anda ingin
materi dari bab 2 benar-benar terpisah dan tidak mengganggu anda saat menulis bab 1.
Nah disinilah anda memerlukan apa yang disebut jeda halaman. Dengan menyisipkan
jeda halaman untuk materi di bab 2 maka awal dari materi bab 2 selalu berada di
halaman berbeda dari bab 1. Kita coba lihat contoh berikut (gambar 6.9).

71

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.9. Halaman yang akan diberi jeda halaman.

Yang kita inginkan dari gambar 6.9 adalah Bab 4 selalu berada di halaman
terpisah dari bab 3 tak perduli dimana kursor tengah berada pada bab 3. Untuk
melakukan jeda halaman letakkan kursor di bagian akhir dari bab 3, kemudian aktifkan
menu Sisipkan - Jeda Halaman (Gambar 6.10).

Gambar 6.10. Menu jeda halaman .
72

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Setelah Jeda halaman dipilih maka materi bab 4 akan segera terpisah dari bab 3.
Selanjutnya saat anda menambah materi untuk bab 3 maka secara otomatis materi bab
4 akan selalu terpisah dari bab 3.

Jeda halaman sangat penting untuk memisahkan bab (bagian) satu dengan
bab(bagian) lainnya. Tanpa jeda halaman anda akan selalu direpotkan

untuk selalu menekan tombol ENTER agar materi dari bab yang satu selalu
terpisah dari bab yang sebelumnya.



6.4. Menyisipkan Catatan Kaki
Dalam menulis suatu karangan terutama karangan ilmiah sering kali kita

menambahkan catatan kaki pada kata-kata tertentu dari tulisan kita. Sebagai contoh
kita ingin menambahkan kaki bagi kata Spreadsheet pada tulisan berikut ini (gambar
6.11).

Cara untuk menambahkan catatan kaki letakkan kursor dibelakang kata yang
akan ditambahi catatan kaki yakni kata Spreadsheet. Kemudian aktifkan menu Sisipkan,
dan pilih Catatan Kaki (gambar 6.12).



Gambar 6.11 . Halaman yang akan catatan kaki.

73

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.12 . Menu “Catatan Kaki”.

Setelah menu Catatan Kaki diaktifkan maka otomatis kursor akan ditempatkan
pada footer seperti ditunjukkan pada gambar 6.13 . Perhatikan ada angka 2 di belakang
kata Spreadsheet, angka ini menunjukkan bahwa catatan kaki tersebut adalah catatan
kaki nomor dua. Perhatikan pula posisi kursor pada footer di belakang angka 2. Nah di
sini anda tinggal memasukkan catatan kaki yang dibutuhkan untuk kata Spreadsheet.

Gambar 6.13. Footer untuk catatan kaki dalam kondisi aktif.

Catatan kaki yang sudah berhasil dibuat ditunjukkan pada gambar 6.14

Gambar 6.14 . Catatan kaki yang sudah disisipkan dalam suatu halaman.
74

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen


Untuk catatan kaki anda juga bisa menerapkan berbagai gaya untuk tulisan yang ada di
dalamnya. Sebagai contoh kata pengolah kata di atas dibut dengan gaya tebal.



6.5. Menyisipkan Komentar
Dalam membuat tulisan anda mungkin perlu untuk menambahkan suatu

komentar. Tujuan komentar bisa bermacam-macam : menandai hal-hal tertentu dalam
tulisan, mengingatkan akan suatu hal yang mungkin nanti akan dilakukan , dan hal-hal
lainnya yang dirasa perlu. Perbedaan catatan kaki dan komentar adalah fungsinya.
Catatan kaki berfungsi menambahkan suatu informasi tertentu bagi pembaca yang
berkaitan dengan substansi kalimat atau kata; sementara komentar memberikan suatu
informasi yang bisa jadi berkaitan atau tidak berkaitan dengan substansi kata/kalimat
dan komentar ditujukan bagi si penulis karangan. Nah kita langsung mencobanya saja.

Gambar 6.15. Kata yang akan disisipkan dengan suatu komentar.

Perhatikan gambar 6.15, kita ingin menambahkan suatu komentar untuk kata
“quesioner”. Letakkan kursor di tengah-tengah kata tersebut atau sorot kata tersebut
dengan mouse. Selanjutnya arahkan kursor ke menu Sisipkan dan pilih Komentar
(gambar 6.16), maka sebuah jendela kecil akan muncul untuk membuat komentar
(gambar 6.17). Nah, masukkan saja komenter yang diinginkan pada kotak yang tersedia
kemudian tekan tombol Komentar. Hasilnya ditunjukkan pada gambar 6.18. Perhatikan
bahwa kata “quesioner” sekarang terblok dengan warna latar oranye.

75

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.16. Menu Komentar.

Gambar 6.17. Kata yang akan disisipkan terblok dan suatu jendela untuk mengisi komentar
muncul.

Gambar 6.18 . Komentar yang sudah disisipkan.

Bagaimana cara kita untuk mengedit atau menghapus komentar ? klik saja
jendela komentar maka jendela komentar akan berubah seperti ditunjukkan pada
gambar 6.19 . Pada jendela baru muncul dua menu yakni : Edit dan Hapus. Kalau anda
ingin mengedit komentar pilih saja Edit, jika ingin menghapus pilih saja Hapus.

76

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.19. Jendela untuk mengedit dan menghapus suatu komentar.

6.6. Mencari dan mengganti suatu kata
Mencari dan mengganti suatu kata merupakan fitur wajib dalam suatu pengolah

kata. Fitur inipun tersedia dalam Google Dokumen. Kita ambil contoh mengganti kata
cloud dalam tulisan pada gambar 6.20 dengan kata awan.

Gambar 6.20. Kata “cloud” pada suatu halaman yang akan diganti menjadi “awan”.

Untuk melakukan cari dan ganti aktifkan menu Edit, kemudian pilih Cari dan ganti
(gambar 6.21).

Gambar 6.21. Menu Cari dan ganti .
77

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Selanjutnya muncul jendela untuk cari dan ganti (gambar 6.22)

Gambar 6.22 . Jendela untuk mencari suatu kata (“cloud”) dan menggantinya dengan kata lain(
“awan”).

Dalam kotak Cari masukkan kata cloud dan dalam kotak Ganti dengan masukkan kata
awan. Kemudian anda bisa memilih apakah ganti satu persatu (dengan tombol Ganti)
atau ganti semua (dengan tombol Ganti semua). Kita pilih saja ganti semua, maka
semua kata cloud pada gambar 6.20 akan digantikan oleh kata awan (gambar 6.23).

Gambar 6.23. Kata-kata “cloud” telah berganti menjadi “awan”.

6.7. Memasukkan rumus
Google Dokumen telah dilengkapi tool untuk memasukkan rumus jadi bila anda

guru matematika atau fisika tidak perlu kuatir untuk menuliskan rumus-rumus dalam
Dokumen. Untuk memasukkan rumus dalam Dokumen arahkan kursor ke Sisipkan dan
plilihlah Persamaan (gambar 6.24).

78

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.24. Menu untuk menyisipkan persamaan atau rumus


Setelah menu Persamaan diaktifkan maka akan muncul grup menu tambahan di
atas area dokumen dan dibawah deretan ikon menu seperti ditunjukkan pada gambar
6.25.

Gambar 6.25. Grup menu untuk persamaan


Grup menu ini terdiri atas 5 grup yakni berturut-turut dari kiri ke kanan adalah
huruf Yunani, Operasi beraneka macam, Relasi, Operasi matematika dan panah. Jika
kursor diklik dimasing-masing grup maka detil dari komponen akan ditampilkan
(gambar 6.26 a, b, c, d, dan e )



Gambar 6.26a. Grup rumus untuk huruf Yunani

79

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.26b. Grup rumus untuk berbagai operasi
Gambar 6.26c. Grup rumus untuk berbagai relasi matematika



Gambar 6.26d. Grup rumus untuk berbagai operasi matematika
Gambar 6.26e. Grup rumus untuk berbagai panah

80

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Nah, setelah kita melihat menu-menu dari persamaan (rumus) kita coba menulis
suatu persamaan yakni rumus Phytagoras seperti di bawah ini



Bagaimana caranya ? Kita ikuti langkah-langkahnya

1. Karena kita akan menulis suatu rumus pangkat ( ) dan rumus ini terdapat dalam
grup operasi matematika maka aktifkan rumus pangkat dalam grup tersebut.

2. Setelah menu dipilih maka pada dokumen akan muncul kotak kosong yang siap

anda isi dengan rumus seperti berikut ini
3. Karena anda akan menulis maka tulis a pada kotak tersebut sehingga tampilan

kotak menjadi seperti berikut ini
4. Setelah huruf a muncul tekan ENTER sehingga posisi kursor ada dibagian atas kanan

dari huruf a, selanjutnya tulis angka 2. Tampilan kotak menjadi seperti berikut ini



5. Kemudian tekan ENTER lagi sehingga kursor kembali pada posisi yang sejajar
dengan a, selanjutnya tambahkan tanda plus. Tampilan kotak menjadi seperti

berikut ini

6. Ulangi langkah 3,4, dan 5 sehingga muncul . Tampilan kotak menjadi

7. Setelah itu tambahkan tanda sama dengan dengan kemudian ulangi langkah 3-5

untuk . Tampilan kotak menjadi seperti berikut ini

Nah, sekarang cobalah untuk rumus-rumus yang lain.

6.8. Menggambar dalam dokumen
Dokumen telah dilengkapi dengan sarana untuk membuat gambar-gambar

sederhana sehingga jika anda seorang guru dan ingin membuat gambar sederhana
seperti berikut ini (Gambar 6.27) maka hal tersebut dapat dilakukan dengan mudah.



81

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.27. Gambar yang disisipkan dalam Dokumen

Untuk menggambar dalam Dokumen maka pilihlah menu Menggambar yang
merupakan bagian dari menu Sisipkan (Gambar 6.28). Setelah menu Menggambar
diaktifkan maka sebuah layar untuk menggambar muncul seperti tampilan gambar 6.29.
Adapun menu-menu dalam menu Menggambar ditunjukkan pada gambar 6.30.


Gambar 6.28. Menu Menggambar dalam Dokumen
82

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.29. Layar untuk menggambar dalam Dokumen



Gambar 6.30. Menu-menu menggambar.


6.9. Papan klik web
Ketika bekerja dengan suatu dokumen pasti aktivitas salin (copy) dan tempel

(paste) merupakan aktivitas yang rutin dilakukan. Pintasan CTRL-C (dengan tombol )
untuk menyalin bagian teks yang tersorot dan CTRL-V (dengan tombol ) untuk
menempelkannya merupakan pintasan-pintasan yang sangat dikenal dan sering
digunakan. Sayangnya pintasan ini hanya berlaku sekali. Teks yang sebelumnya telah
disalin akan hilang manakala ada teks berikutnya yang disalin. Kita tidak bisa
melakukan beberapa kali penempelan dengan teks yang berbeda-beda.

83

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Beruntung Drive punya fitur yang memungkinkan kita melakukan salin dan
tempel untuk teks yang berbeda-beda. Fitur ini disebut Papan klip web ( ). Fitur ini
merupakan bagian dari menu Edit. Gambar 6.31 menunjukkan menu Papan klip web .

Gambar 6.31. Menu Papan klip web.


Untuk mencobanya misal kita punya dua kalimat seperti ditunjukkan pada gambar 6.32
.

Gambar 6.32. Dua kalimat yang akan disimpan dalam Papan klip web.

Kemudian sorot kalimat pertama dan arahkan kursor ke menu Edit – Papan klip web.
Klik pada Salin pilihan ke papan klip web (Gambar 6.33).

Gambar 6.33. Menyalin suatu kalimat dengan Papan klip web.
84

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Setelah perintah tadi dilakukan maka akan muncul informasi bahwa kalimat pertama
yakni “Google Drive .... “ telah disimpan dalam Papan klip web (gambar 6.34).

Gambar 6.34. Kalimat “Google Drive … “ berhasil disalin ke Papan klip web.

Sorot kalimat kedua dan lakukan hal yang sama seperti pada kalimat pertama. Kini pada
menu Papan klip web ada keterangan bahwa kalimat kedua yakni “Layanan awan ... “
sudah tersimpan dalam Papan klip web (Gambar 6.35).

Gambar 6.35. Kalimat “Layanan awan … “ berhasil disalin ke Papan klip web.

Untuk menempelkan kedua kalimat yang sudah disalin tadi maka anda tinggal
meletakkan dimana awal posisi kalimat akan ditempelkan kemudian klik Papan klip
web dan pilih kalimat mana yang akan anda tempelkan (gambar 6.35).

6.10. Mail merge
Mail merge merupakan suatu fitur dimana kita dapat membuat banyak dokumen

cukup dengan satu template atau model dan satu data terstruktur3. Contoh mail merge


3
Data terstruktur (isitilah yang lebih longgar dari database) adalah suatu kumpulan data yang

85

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

yang sederhana misalnya kita akan membuat surat undangan ke banyak pihak. Isi surat
undangan pastilah sama untuk semua undangan, yang membedakan hanya nama
undangan dan mungkin alamatnya. Alih-alih kita membuat semua undangan kemudian
mengganti nama dan alamat satu persatu cara yang lebih cepat dan efisien adalah
membuat satu undangan dengan nama dan alamat diambil dari suatu data terstruktur.
Jadi jika kita akan mengundang 50 orang kita tidak membutuhkan 50 salinan surat
undangan tapi cukup satu surat undangan dan satu data terstruktur. Keuntungan yang
lain jika kita akan mengundang lagi di lain waktu dengan undangan yang sama maka
kita cukup membuat surat undangan baru dan tetap menggunakan data terstruktur
yang sudah kita punyai.

Baik saya kira cukup penjelasan mengenai mail merge kita langsung saja buat
suatu skenario untuk mail merge kita. Anggap saja kita seorang guru yang akan
menugaskan siswa-siswanya untuk suatu tugas tertentu. Tugas tersebut akan dibuat
dengan suatu Google Dokumen dan akan dikirimkan dengan email ke siswa-siswa yang
mendapatkan tugas. Isi penugasan pastilah sama, yang membedakan hanya nama siswa
yang mendapatkan tugas dan tugas yang diberikan. Untuk membuat suatu mail merge
kita siapkan terlebih dahulu dokumen yang berisi perintah penugasan tadi dalam
bentuk Google dokumen (gambar 6.36). Kita namakan saja dokumen ini Tes mail merge.

Gambar 6.36. Isi penugasan yang akan dikirimkan ke siswa.

Nah perhatikan disitu ada 2 field yang dikurung dengan tanda << dan >> yakni
nama dan topik. Nama dan topik adalah field yang nantinya diambil dari suatu data
terstruktur. Nah kita buatkan sekarang data terstrukturnya dalam format spreadsheet
(gambar 6.37). Kita namakan spreadsheet dengan nama yang sama yaitu Tes mail
merge.


mengikuti suatu pola atau struktur tertentu. Penyimpanan data terstruktur bisa jadi adalah suatu file
spreadsheet atau CSV (comma separated value).


86

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.37 Data untuk mail merge dengan menggunakan spreadsheet.

Kita memiliki suatu data terstruktur sederhana dalam format spreadsheet
dimana terdapat 3 field yaitu : nama, topik, dan email. Field nama dan topik nantinya
akan menjadi input dalam surat tugas dalam google dokumen. Nantinya <<nama>> akan
digantikan oleh Siti Salamah, Budi Susilo dan Siti Aminah; dan <<topik>> akan
digantikan oleh Metamorfosis, Persamaan Lingkaran, dan Gerak Lurus Berubah
Beraturan. Kita cukup membuat satu template namun dengan mail merge kita bisa
mendapatkan 3 salinan dengan mudah dan cepat.

Kita telah membuat rancangan surat tugas dengan satu dokumen dan satu
spreadsheet (masing-masing dengan nama Tes mail merge), yang diperlukan berikutnya
adalah suatu folder untuk menampung surat penugasan (jumlahnya 3 sesuai banyaknya
record dalam spreadsheet). Untuk mudahnya kita namakan saja folder kita dengan
nama yang sama dengan dokumen dan spreadsheet yang sudah kita buat. Gambar 6.38
menunjukkan folder dari Drive kita yang didalamnya terdapat satu dokumen, satu
spreadsheet dan satu folder untuk menampung hasil proses mail merge. Semuanya
dengan nama yang sama!

Gambar 6.38 Data untuk mail merge dengan menggunakan spreadsheet.



Keunggulan dari Google Drive adalah layanan yang terpadu. Jika kita membuat mail
merge dalam Microsoft Words kita masih harus mengirimkan surat tugas satu persatu

dengan bantuan suatu aplikasi mail (misal saja Gmail). Dengan Google Drive
pengiriman surat tugas dapat dilakukan lebih cepat (cukup satu klik pada suatu tombol)
seperti yang nanti akan ditunjukkan. Bahkan tanpa membuka Gmail sama sekali ! Hal
ini dimungkinkan karena keterpaduan antara Google Drive dan Gmail.

87

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen


Baik, semuanya sudah kita siapkan. Namun, ups ! Setelah kita jelajahi semua
menu yang ada tak satupun menu yang berhubungan dengan mail merge ! Lalu
bagaimana kita harus membuat suatu mail merge jika tidak ada menu yang tersedia ?
Saat ini Google memang belum menyediakan fitur mail merge dalam dokumen namun
dengan bantuan Google App Script4 pihak ketiga dapat menyumbangkan suatu fitur mail
merge yang terintegrasi dengan Google Drive.

Skrip tambahan dari luar untuk mail merge bernama AutoCrat. Untuk
memasang skrip ini buka saja spreadsheet “Tes mail merge”. Kemudian aktifkan menu
Alat dan pilih galeri skrip (gambar 6.39). Setelah jendela galeri skrip terbuka cari skrip
yang diinginkan (yakni AutoCrat) dengan bantuan kotak cari (search). Setelah skrip
(saat buku ini dibuat Autocrat terbaru adalah Autocrat v4.5.3) yang diinginkan muncul
(gambar 6.40) maka lanjutkan dengan klik tombol Install untuk pemasangan.

Gambar 6.39. Menu Galeri skrip untuk mencari skrip-skrip yang diperlukan


4
Google App Script adalah skrip-skrip JavaScript yang disediakan oleh Google untuk
menambahkan berbagai fungsionalitas bagi Dokmen, Spreadsheet, Form atau Calendar. Bahasan
mengenai cara membuat suatu fitur tambahan dengan bantuan Google App Script diluar cakupan
buku ini. Di sini cukup dibahas bagaimana memanfaatkan berbagai skrip yang sudah ada.


88

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.40. Skrip AutoCrat muncul dalam galeri skrip.

Pemasangan skrip dimulai dengan permintaan untuk autorisasi (gambar 6.41).
Tekan saja tombol Continue untuk melanjutkan. Ikuti saja petunjuk selanjutnya sampai
nanti AutoCrat terpasang dalam Spreadsheet. Tanda bahwa AutoCrat sudah terpasang
adalah munculnya menu AutoCrat dalam deretan menu dari spreadsheet (gambar 6.42)

Gambar 6.41. Jendela otorisasi untuk pemasangan AutoCrat.
Gambar 6.42. Menu autoCrat dalam deretan menu Spreadsheet.

89

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Langkah selanjutnya adalah membuka menu autoCrat dan pilih Run initial configuration
(gambar 6.43 ).

Gambar 6.43. Menjalankan konfigurasi awal untul autoCrat.

Berikutnya muncul tahap-tahap konfigurasi untuk menjalankan proses mail merge.
Gambar 6.44 – 6.46 menunjukkan langkah 1 dari konfigurasi Autocrat.

Gambar 6.44. Langkah 1 dari konfigurasi autoCrat untuk menjalankan mail merge.

90

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.45. Langkah 1 dari konfigurasi autoCrat untuk memilih dokumen template .

Langkah 1 dari konfigurasi autocrat adalah untuk memilih dokumen template
yang akan digunakan dalam mail merge. Jika kita belum menyediakannya maka kita
disarankan untuk membuatnya terlebih dahulu, tetapi karena kita sudah memilikinya
yakni Tes mail merge maka kita tinggal pilih saja file ini (gambar 6.46).

Gambar 6.46. Langkah 1 dari konfigurasi autoCrat mendeteksi field-field yang akan digunakan.

Setelah dokumen template sudah terpilih maka autoCrat bisa mendeteksi field-field apa
saja yang akan digunakan dalam dokumen template.

91

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.47. Langkah 2 dari konfigurasi autoCrat.

Setelah langkah 1 berhasil dilakukan maka proses berlanjut ke langkah 2 dimana
langkah 2 dari konfigurasi adalah memastikan sheet yang akan digunakan oleh
spreadsheet tempat menyimpan data (Gambar 6.47). Karena spreadsheet hanya
memiliki 1 sheet yakni sheet 1 maka lanjutkan saja dengan menekan tombol Save.

Gambar 6.48. Langkah 3 dari konfigurasi autoCrat.

Langkah 3 (gambar 6.48) adalah langkah optional untuk menyeleksi record
tertentu dari suatu field. Karena kita akan menggunakan semua record maka langsung
saja tekan Submit.

92

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.49. Langkah 4 dari konfigurasi autoCrat.

Langkah 4 (gambar 6.49) dari konfigurasi adalah memastikan bahwa pemetaan
(mapping) variabel pada dokumen template sudah sesuai dengan field yang kita maksud
dalam spreadsheet. Karena variabel dan field sudah cocok yakni <<nama>> (dalam
dokumen template) dengan nama (field dalam data di spreadsheet) dan <<topik>>
(dalam dokumen template) dengan topik (field dalam data di spreadsheet) maka
simpan pemetaan dengan mengklik tombol Save mappings.
Langkah 5 dari konfigurasi (gambar 6.50a dan 6.50b) adalah :
1. Memilih folder tempat penyimpanan dokumen hasil proses mail merge. Dalam hal

ini kita menggunakan folder Tes mail merge.
2. Memilih nama bagi dokumen-dokumen yang akan dihasilkan. Dalam hal ini kita

menggunakan pola nama Tugas untuk $nama di mana $nama nanti akan
menyesuaikan dengan record dari field nama dalam spreadsheet. Berarti kita akan
punya 3 dokumen yang dihasilkan dari proses mail merge yakni : Tugas untuk Budi
Susilo, Tugas untuk Siti Aminah, dan Tugas untuk Siti Salamah.
3. Memilih jenis dokumen yang akan dihasilkan (PDF atau Google Doc). Untuk contoh
kita yang kita pilih adalah Google Doc.

93

Bab 6. Bekerja dengan Dokumen

Gambar 6.50a. Langkah 5 dari konfigurasi autoCrat.

Sekarang kita lihat gambar 6.50b yang merupakan lanjutan dari gambar 6.50a. Disini
kita memilih beberapa pilihan lagi yaitu :
4. Memilih alamat email yang nantinya akan langsung dikirimkan. $email diambil dari

field email dalam spreadsheet tempat penyimpanan data.
5. Menuliskan subject untuk email yang akan dikirimkan. Untuk contoh ini subject

adalah “Tugas minggu depan”.
6. Terakhir tipe file attachment yang akan dikirimkan: apakah penerima (siswa) bisa

mengedit file tersebut atau sekedar membacanya. Kita plilih siswa hanya bisa
membaca. Perlu diperhatikan bahwa attachment yang akan dikirimkan adalah file-
file yang nanti terbentuk dalam folder Tes mail merge (lihat langkah 1 dan 2 di atas).
Siti Salamah nantinya hanya menerima email dengan attachment “Tugas untuk Siti
Salamah” dan tidak akan menerima file yang lain. Inilah yang saya sebut bagaimana
layanan Google Drive terintegrasi dengan baik dengan Gmail. Nantinya dengan satu
klik pesan email berikut attachment hasil mail merge langsung terkirim tanpa harus
membuka Gmail.

94