279 AKTIVITI & BEBAN TUGAS UNIT REKOD PERUBATAN • Pengurusan Rekod Perubatan Pesakit • Dokumentasi ❖ Audit Dokumentasi Rekod Perubatan ❖ Audit Ketepatan & Kesempurnaan Dokumentasi Klinikal danKetepatan Penetapan Kod ICD -10 • Peminjaman Rekod Perubatan • Pengurusan Laporan Perubatan ❖ Sistem Elaporan Perubatan • Pengurusan Sistem Maklumat Perawatan Perubatan ❖ Sistem Pergerakan BHT ❖ Sistem SMRP ❖ Sistem Casemix • Notifikasi Penyakit Berjangkit • Keselamatan Rekod Pesakit
280 RUMUSAN RETEN TAHUNAN HOSPITAL KOTA TINGGI BIL PERKAR A JUMLAH 1 JUMLAH KEMASUKAN KE WAD 12202 2 JUMLAH PESAKIT DILIHAT DI A&E 40615 3 JUMLAH PESAKIT DILIHAT DI OPD 46883 4 JUMLAH PESAKIT DISCAJ 12208 5 DISCAJ ATAS RISIKO SENDIRI 167 6 TRANSFER OUT KE LAIN HOSPITAL 1299 7 MATI 369 8 BOR 56.76 9 ALOS 2.68 KEDATANGAN PESAKIT KE KLINIK PAKAR BIL DISIPLIN ULANGA N KES BARU JUMLA H 1 MEDIKAL ( MOPC ) 82 23 105 2 SURGIKAL ( SFUC ) 394 262 656 3 PSIKIATRI 1037 139 1176 4 PAEDIATRIK 262 156 418 5 OBSTETRIK & GINEKOLOGI 544 403 947 6 ORTHOPEDIK 460 280 740 7 SPORT MEDICINE 65 71 136 8 GERIATRIC 25 43 68 9 NEFROLOGI 676 74 750 TOTAL 3545 1451 4996
281 KEDATANGAN PESAKIT KE UNIT KECEMASAN & TRAUMA MENGIKUT ZON BIL ZON JUMLAH 1 MERAH 1615 2 KUNING 11889 3 HIJAU 16318
282
283
284 PRESTASI LAPORAN PERUBATAN & BHT PESAKIT
285
286
287 PENAMBAHBAIKKAN PERKHIDMATAN PENAMBAHBAIKAN PERKHIDMATAN LAPORAN PERUBATAN : 1. Penambahbaikan tempoh carian rekod perubatan pesakit (RPP) dan tempoh laporan perubatan disiapkan oleh pegawai perubatan disasarkan dari 14 hari bekerja ke 10 hari bekerja. 2. Penambahbaikan sistem permohonan laporan perubatan secara online (eLP) dan pendedahan kepada pemohon berkaitan laman web ini. Seterusnya mengurangkan jumlah permohonan tidak dapat diproses kerana dokumen tidak lengkap setelah datang ke kaunter. 3. Mencadangkan program mySMS bagi memperkenalkan kemudahan mySMS yang membolehkan pemohon menerima notifikasi laporan perubatan telah siapwalaubagaimanapun program ini bergantung kepada peruntukan kewangan hospital. PENGURUSAN REKOD PERUBATAN PESAKIT : 1. Mewujudkan Sistem backup yang terkini lebih mudah dan tidak ada risikokehilangan fail dalam komputer. 2. Mengaplikasikan penggunaan Sistem SMRP yang lebih mesra pengguna bagimelancarkan pengurusan data rekod perubatan pesakit. 3. Meminimakan sistem yang ada kerana maklumat yang dimasukkan adalahmaklumat pesakit yang sama tetapi perlu dimasukkan kedalam pelbagai sistem. 4. Memastikan pencarian fail rekod perubatan pesakit dapat dilakukan pada kadarsegera. 5. Memastikan fail rekod perubatan pesakit sentiasa disusun dalam keadaan yangteratur bagi memudahkan pencarian. KURSUS & LATIHAN ANGGOTA UNTUK TAHUN SEMASA
288 Kursus dan Latihan setiap anggota Unit Rekod Perubatan akan diwajibkan bagi meningkatkan tahap perkhidmatan setiap staf. Semua penjawat awam perlu menghadiri kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun. Keperluan 7 hari berkursusu setahun ini telah termaktub di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005- Dasar Latihan sumber Manusia Sektor awam. Secara keseluruhannya, semua anggota Unit Rekod Perubatan telah berjaya melengkapkan kursus tujuh (7) hari setahun. Antara kursus yang sering dihadiri oleh anggota ialah : ➢ Bengkel ➢ Kursus – Kursus Dalaman & Luaran ➢ Kursus Dalam Talian ( Online ) ➢ Seminar ➢ CME ➢ Pembentangan RANCANGAN / CADANGAN TAHUN 2023 UNTUK PENAMBAHBAIKAN UNIT REKOD PERUBATAN : • Menambah dan meningkatkan kualiti komputer yang digunakan (dari segi RAM, Processor dan mengikut spesifikasi yang ditetapkan PIK) untuk membantu petugas key in data di dalam sistem SMRP dan Casemix serta sistem eLaporanPerubatan dengan lebih cekap dan efisien. • Menghantar anggota menghadiri kursus bagi mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan berkaitan dengan tugas seperti bengkel ICD-10/11 dan Prosedur ICD-9CM, seminar berkaitan laporan perubatan, bengkel pengendalian perlupusan rekod perubatan pesakit. • Menambah bilangan anggota unit selaras dengan beban kerja yang semakin bertambah dari semasa ke semasa. • Permohonan peluasan ruang kerja Unit Rekod Perubatan : ➢ Perluasan Bahagian Laporan Perubatan
289 ~ Ruangan penyimpanan Fail Laporan terhad & keadaan sempit ketidakselesaan untuk bekerja. ~ Tiada tempat khusus untuk Pegawai Perubatan menyediakan laporanPerubatan. ➢ Bahagian Casemix – Tiada ruang khas untuk Pegawai Perubatan untukverifikasi rekod perubatan pesakit. ➢ Perlukan Bilik Seminar bagi urusan Mesyuarat & Audit Luar berkaitandokumentasi rekod perubatan pesakit. ➢ Perluasan Bilik Fail Rekod Perubatan Pesakit Semasa. ➢ Permohonan Mesin Shereder bagi penggantian / penambahan mesin sediada yang mempunyai spec yang rendah.
290 PENGENALAN Unit Kualiti Hospital Kota Tinggi telah ditubuhkan pada 7 hb Ogos 2005 ekoran penubuhaan QAP secretariat Support Unit di hospital-hospital yang disenaraikan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia. Unit Kualiti telah mengenalpasti kesemua Program Kualiti KKM untuk dilaksanakan di Hospital Kota Tinggi. Kualiti adalah merupakan satu elemen yang sangat penting di dalam organisasi Hospital Kota Tinggi terutama bagi mencapai pengiktirafan seperti Akreditasi dan sebagainya. Kualiti juga sebagai alat pengukur untuk melihat keberkesanan perkhidmatan yang diberikan di hospital ini. Dengan wujudnya unit ini, ia dapat mempertingkatkan lagi aktiviti kualiti yang akan dilaksanakan di peringkat Hospital Kota Tinggi, Jabatan Kesihatan Negeri Johor seterusnya Kementerian Kesihatan Malaysia. Unit ini berfungsi sebagai perancang aktiviti kualiti hospital serta sebagai unit rujukan di hospital seperti yang telah ditetapkan oleh JKNJ dan KKM. VISI, MISI & OBJEKTIF UNIT VISI Menerapkan nilai-nilai serta ciri-ciri kualiti dalam perkhidmatan kepada pesakit dan mesyarakat dengan memastikan keperluan pelanggan dipenuhi. MISI Berusaha untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan oleh Hospital Kota Tinggi bagi memenuhi keperluanserta kehendak pelanggan dengan mengamalkan prinsip-prinsip budaya korporat dan etikaperkhidmatan cemerlang. OBJEKTIF UNIT Objektif Umum UNIT KUALITI
291 Menjadi unit penyelaras dalam mengendalikan dan mengawal semua aktiviti-aktiviti kualiti hospital, agar perkhidmatan yang diberikan berkualiti, sesuai dengan Objektif , Visi dan Misi yang telah ditetapkan oleh Hospital Kota Tinggi, JKNJ dan KKM Objektif Khusus 1 Menyelaras sistem dokumentasi bagi semua aktiviti-aktiviti peningkatan kualiti. 2 Menganalisa pencapaian semua aktiviti peningkatan kualiti mengikut standard yang ditetapkan dan penghasilan setahun. 3 Menjadi sumber rujukan dan simpanan maklumat mengenai aktiviti peningkatan kualiti hospital. PERJAWATAN DAN ORGANISASI Unit Kualiti dianggotai oleh 5 orang anggota pelbagai kategori dengan diketuai oleh Timbalan Pengarah Hospital yang bertanggungjawab kepada Pengarah Hospital dan dibantu oleh seorang Pegawai Perubatan, seorang penyelia jururawat, seorang Ketua Jururawat dan seorang jururawat dalam membantu untuk mengendalikan aktiviti Kualiti. CARTA ORGANISASI UNIT KUALITI 4. LOKASI Unit Kualiti Hospital Kota Tinggi terletak diantara Dewan Delima dan Unit Kawalan Jangkitan serta Unit Keselamatan Dan Kesihatan Pekerja Hospital Kota Tinggi. PENGARAH HOSPITAL TIMB. PENGARAH HOSPITAL PEGAWAI PERUBATAN (YM) PENYELIA JURURAWAT (YM) KETUA JURURAWAT JURURAWAT
292 5. WAKTU OPERASI Unit ini beroperasi setiap hari pada waktu pejabat kecuali pada hari Jumaat, Sabtu dan cuti kelepasan am. Waktu Operasi 8.00 pagi hingga 1.00 petang Hari Ahad hingga Rabu 2.00 petang hingga 5.00 petang 8.00 pagi hingga 1.00 petang Hari Khamis 2.00 petang hingga 3.30 petang 6. BEBAN TUGAS / KPI / SKOP PERKHIDMATAN 6.1 Pemantauan Hospital Performance Indicators For Accountability (HPIA). 6.2 Pemantauan Key Performance Indicator Bagi Program Perubatan (KPI). 6.3 Pemantauan KPI PKN dan TPKN. 6.4 Pemantauan dan analisa Pelan Tindakan Program Perubatan. 6.5 Pemantauan Incident Reporting serta Root Cause Analysis. 6.6 Pemantauan Malaysian Patient Safety Goals. 6.7 Pemantauan pelaksanaan aktiviti KIK dan Quality Assurance (QA) 6.8 Pemantauan dan analisa Objektif Quality. 6.9 Penyelaras Bagi Hospital Policy Committee. 6.10 Sebagai auditor HPIA/ KPI. 6.11 Bekerjasama bersama unit pentadbiran sebagai Editor laporan tahunan hospital. 6.12 Memastikan shortfall in quality dibuat jika pencapaian tidak memenuhi standard. 6.13 Menjadi sumber rujukan dalam memberi maklumat mengenai aktiviti peningkatan kualiti dalam hospital.
293 6.14 Terlibat secara langsung dalam Jawatankuasa Kualiti Kejururawatan. 6.15 Membantu dalam penyediaan jabatan dan unit yang terlibat dalam akreditasi hospital. 7. PENCAPAIAN DAN PENAMBAHBAIKAN 7.1 HPIA / KPI KLINIKAL 7.2 KPI PKN TPKN 7.3 MALAYSIAN PATIENT SAFETY GOALS (MPSG) 7.4 KES INCIDENT REPORTING (IR) 7.5 DENGUE UPDATE 7.6 MSQH ACCREDITATION 5TH EDITION 7.7 MORTALITY AND MORBIDITY MEETING 7.8 CREDENTIALING AND PRIVILLEGING 7.1 HOSPITAL PERFORMANCE INDICATOR ACCOUNTABILITY (HPIA) DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) CLINICAL SERVICES MEDICAL PROGRAMME Berikut adalah jumlah indicator yang dipantau di Hospital Kota Tinggi bagi Jan - Dec 2022 Hospital Performance Indicator Accountability (HPIA) NO ELEMENT BILANGAN INDIKATOR YANG DIPANTAU TAHUN 2022 1 Internal Business Process 12 2 Customer Focus 3 3 Employee Satisfaction 2 4 Learning & Growth 3
294 5 Financial & Office Management 6 6 Enviromental Support 4 JUMLAH 30 Key Performance Indicator (KPI) Clinical Services Medical Programme NO INDIKATOR KPI BILANGAN INDIKATOR YANG DIPANTAU 2022 MEDICAL BASED DISIPLINE 1 GENERAL MEDICINE 3 2 NEPHROLOGY 2 3 PAEDIATRIC 3 4 PSYCHIATRY 3 5 GERIATRIC 1 SURGICAL BASED DISIPLINE 6 GENERAL SURGERY 1 7 OBSTETRIC & GYNAECOLOGY 3 8 ORTHOPAEDIC 1 CLINICAL SUPPORT BASED DISIPLINE 9 EMERGENCY MEDICAL & TRAUMA SERVICES 2 10 FORENSIK 3 11 PATHOLOGY 3 12 RADIOLOGY 1 13 TRANSFUSION MEDICINE 3
295 14 SPOT MEDICINE 1 JUMLAH 30 PENCAPAIAN HPIA HOSPITAL PERFORMANCE INDICATOR FOR ACCOUNTABILITY (JAN – DEC 2022) NO INTERNAL BUSINESS PROCESS SASARAN JAN – DEC 1 ST Elevation Myocardial Infarction (STEMI) [without shock] Case Fatality Rate < 10 % 0 / 72 0% 2 Non STEMI/ Unstable Angina Case Fatality Rate < 10 % 2 / 249 0.8% 3 Percentage of paediatric patients with unplanned readmissions to the paediatric ward within 48 hours of discharge < 0.5 % 2 / 3428 0.06 % 4 Percentage of Massive Post Partum Haemorrhage (PPH) < 0.5 % 0 / 779 0 % 5 Percentage of inappropriate triaging (UNDERTRIAGING): Category GREEN patients who should have been triaged as category RED < 0.5 % 0 / 27109 0 % 6 Percentage of patients ventilated in Emergency and Trauma Department for more than 8 hours < 50 % 1 / 87 1.15 % 7 Percentage of x-rays with turnaround time of ≤ 45 minutes of Urgent Plain radiographic examination (Xray) requested by the Trauma & Emergency Unit/ Department > 80 % 19 / 19 100 % 8 Percentage of laboratory turnaround time (LTAT) for urgent Full blood count (FBC) within (≤) 45 minutes > 90 % 32 / 32 100 % 9 Incidence of thrombophlebitis among in-patients with intravenous (IV) cannulation < 0.5 % 0 / 7472 0 % 10 Percentage of Morbidity and Mortality meetings being conducted at the hospital level with documentation of cases discussed State & Specialist Hospital: 12 times/ year Other Hospital: 6 times/ year > 80 % 7 / 7 100 % 11 Cross-match Transfusion (CT) Ratio < 2.5 % 1.4 % 12 Rate of Healthcare Associated Infection (HCAI) < 5 % 1 % NO CUSTOMER FOCUS SASARAN JAN – DEC 13 Percentage of medication prescriptions dispensed within 30 minutes > 95 % 48413 / 48621 99.57 % 14 Percentage of Aduan Mudah and Sederhana which were received through SisPAA (Sistem Pengurusan Aduan Awam) and settled within the stipulated period (working days) > 85 % 10 / 10 100 % 15 Percentage of Medical Reports prepared within the stipulated period: > 90 % 565 / 565 100 %
296 State & Specialist Hospital: ≤ 4 weeks Other Hospital: ≤ 2 weeks NO EMPLOYEE SATISFACTION SASARAN JAN – DEC 16 Percentage of officers who were informed of their performance marks by the First Evaluating Officer (Pegawai Penilai Pertama (PPP)) for the Annual Performance Evaluation Report, (LNPT) > 95 % 449 / 449 100 % 17 Percentage of new hospital staff who attended the Orientation Programme within 3 months of their placement at the Unit/ Department > 80 % 49/ / 49 100% NO LEARNING AND GROWTH SASARAN JAN – DEC 18 Percentage of paramedics in acute care areas who have a CURRENT trained status in Basic Life Support (BLS) in the corresponding year > 70 % 110 / 118 93.22 % 19 Percentage of research projects (Clinical Research/ Quality Research (HSA/ QA/ ISR) successfully conducted within 2 years (based on 1% of staff number) > 80 % 6 / 6 100 % 20 Innovative Culture: Number of innovation produced/ replicated and implemented within 2 years in the hospital > 1 % 1 NO FINANCIAL AND OFFICE MANAGEMENT SASARAN JAN – DEC 21 Percentage of hospital vehicles that conformed to the Planned Preventive Maintenance (PPM) schedule > 80 % 37 / 38 97.37 % 22 Percentage of personnel who were confirmed in service within 3 years of their date of appointment > 95 % 14 / 14 100 % 23 Percentage of paid bills by discharged patients from the in-patient revenue > 70 % 6579 / 7004 93.39 % 24 Percentage of assets and inventories in the hospital that were inspected and monitored at least once a year 100 % 2093 / 2093 100 % 25 Hospital possesses "current" Accreditation (MSQH) or MS ISO Certification Status (YES = 1; NO = 0) 1 0 26 Percentage of personnel with complete documentation 3 months prior to their time-based promotion in the corresponding year > 90 % 23 / 23 100 % NO ENVIRONMENTAL SUPPORT SASARAN JAN - DEC 27 Percentage of Safety Audit findings identified whereby control measures had been taken > 70 % 48 / 54 88.89 % 28 Percentage of Facility Engineering Plant Room Inspection (EPR) with report submission done by Engineering Unit Personnel in the corresponding year > 80 % 52 / 53 98.11 % 29a Percentage of Fire Drill that has been carried out by the hospital in the corresponding year: a. Fire Drill at hospital level: Once a year 100 % 1 / 1 100 % 29b Percentage of Fire Drill that has been carried out by the hospital in the corresponding year: b. Table Top Exercise at hospital level: Twice a year 100 % 2 / 2 100 %
297 PENCAPAIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) CLINICAL SERVICES MEDICAL PROGRAMME (JAN – DEC 2022) NO GENERAL MEDICINE SASARAN JAN – DEC 1 Non ST elevation myocardial infarction (NSTEMI) < 10 % 2 / 249 0.8 % 2 Percentage of patients with waiting time of ≤ 90 minutes to see the doctor at General Medicine Outpatient Clinic > 90 % 76 / 76 100 % 3 Percentage of medical patients with unplanned readmission to medical ward within (<) 48 hours of discharge. < 0.5 % 4 / 5524 0.07 % NO GERIATRIC SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of < 90 minuts to see the healthcare worker at Geriatric Outpatient Clinic (Only one registration area involved) > 90 % 27 / 27 100 % NO NEPHROLOGY SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of ≤ 90 minutes to see the doctor at Nephrology Outpatient Clinic > 90 % 10223 / 1055 96.97 % 2 Percentage of chronic haemodialysis patients with delivered KT/V of ≥ 1.2 > 85 % 415 / 415 99.76 % NO PAEDIATRICS SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of ≤ 90 minutes to see the doctor at Paediatric Specialist Clinic > 90 % 247 / 255 96.86 % 3 Community-acquired pneumonia death rate (in previously healthy children aged between 1 month and 5 years) < 0.5 % 0 / 1057 0 % 4 Percentage of paediatric patients with unplanned readmission to paediatric ward within (≤) 48 hours of discharge < 0.5 % 2 / 3428 0.06 % NO PSYCHIATRY SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of ≤ 90 minutes to see the doctor at Psychiatry Clinic > 90 % 1025 / 1064 96.33 % 2 Defaulter rate among Psychiatric outpatients < 10 % 10 / 863 1.16 % 3 Percentage of new outpatients cases reviewed by psychiatrist within (<) 30 days of first visit > 90 % 103 / 110 93.64 % NO GENERAL SURGERY SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of < 90 minutes to see the Doctor at the General Surgery Outpatient Clinic (Only one registration area involcved) > 90 % 446 / 457 97.59 % NO OBSTETRIC & GYNAECOLOGY SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with eclampsia administered Magnesium Sulphate (MgSO4) > 90 % 0 / 0 0 % 2 Percentage of massive postpartum haemorrhage (PPH) < 0.5 % 0 / 779
298 incidence in cases delivered in the hospital 0 % 4 Percentage of patients with waiting time ≤ 90 minutes to see doctor in O&G clinic > 90 % 367 / 384 95.57 % NO ORTHOPAEDIC SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of ≤90 minutes to see doctor in Orthopaedics Clinic after completion of pre-planned procedure > 90 % 595 / 627 94.9 % NO EMERGENCY MEDICAL & TRAUMA SERVICES SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of suspected Acute Coronary Syndrome patient administered oral Aspirin by prehospital responder > 75 % 9 / 9 100 % 2 Pervcentage of Intravenous Transemic Acid given in trauma patients with severe hemorrhage within 60 minutes of first medical contact. > 70 % 9 / 9 100 % NO FORENSIC MEDICINE SASARAN JAN – DEC 1 Turnaround time of < 3 hours for releasing bodies (nonpolice cases) to the appropriate claimant after body registration by the Forensic Medicine Department / Forensic Unit > 80 % 338 / 361 93.93 % 2 Turnaround time of < 12 weeks for preparing forensic autopsy reports of police cases from the autopsy performed by the Forensic Medicine Department. > 80 % 160 / 165 96.97 % 3 Percentage of bodies released to the right claimant by the Forensic medicine Department/Forensic Unit 100 % 672 / 672 100 % NO PATHOLOGY SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of laboratory turnaround time (LTAT) for urgent Full Blood Count (FBC) within (≤) 45 minutes > 90 % 157 / 157 100 % 2 Percentage of neonatal total bilirubin results > 300 umol/L notified within (<) 30 minutes after results verification > 95 % 227 /227 100 % 3 Accuracy of assessment for blood parasites (Malaria) by the External Quality Assurace (EQA) programme. > 95 % 0 / 0 0 % NO RADIOLOGY SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of rejected radiographs/ radiographic images < 2.5 % 359 / 37294 0.96 % NO SPORT MEDICINE SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of patients with waiting time of < 90 minutes to see the doctor at the Sport Medicine Outpatient Clinic (Only one registration area involved) > 90 % 36 / 37 97.3 % NO TRANSFUSION MEDICINE SASARAN JAN – DEC 1 Percentage of urgent cases where blood were issued within (<) 30 minutes. > 95 % 133 / 134 99.25 % 2 Red cell expiry rate < 2 % 9 / 1212 0.74 % 3 Percentage of root cause analysis (RCA) on near miss and Incorrect Blood Component Transfused (IBCT) completed with corrective and /or preventive action identified. > 85 % 0 / 0 0 %
299 RINGKASAN PENCAPAIAN BAGI HPIA DAN KPI KLINIKAL Daripada keseluruhan 30 indicator HPIA yang dipantau di HKT, hanya satu indikator yang tidak mencapai target, iaitu bagi indicator, “HOSPITAL POSSESSES CURRENT ACCREDITIATION (MSQH) OR MS ISO CERTIFICATION STATUS”. HKT dijangka akan melaksanakan MSQH Akreditasi pada 31 JULY sehingga 2 OGOS 2023. Dan daripada keseluruhan 30 indicator bagi KPI KLINIKAL yang dipantau, kesemua indikator yang dipantau adalah mencapai sasaran. KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) PENGARAH KESIHATAN NEGERI (PKN) DAN TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI (TPKN) JAN – DEC 2022 BIL PEMILIK KPI INDIKATOR SASARAN PENCAPAIAN 1 PKN Peratus pekerja di Hospital dan Institusi Perubatan Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) menjalani saringan kesihatan untuk faktor risiko penyakit tidak berjangkit / NonCommunicable Disease ( NCD ) dalam tahun semasa. >60% 6 Monthly NUME = 340 DENO = 402 84.57 % 2 PKN TPKN Peratusan Hospital dengan Bed Waiting Time < 240 minit ( 4 jam ). 6 Monthly < 240 minit NUME =5264 DENO = 176 29.9 Minit 3 TPKN Kadar pelaporan Kematian Berkaitan COVID-19 (COVID-19 related death) dalam tempoh 72 jam selepas kematian. >80% 6 Monthly NUME = 16 DENO = 25 64 % RINGKASAN PENCAPAIAN BAGI KPI PKN TPKN Daripada keseluruhan 3 indicator KPI PKN TPKN yang dipantau di HKT bagi Tahun 2022, hanya satu indikator yang tidak mencapai target, iaitu bagi indicator, “Kadar pelaporan Kematian Berkaitan COVID-19 (COVID-19 related death) dalam tempoh 72 jam selepas kematian.”
300 Hasil dapatan siasatan indikator tidak mencapai sasaran adalah berpunca daripada laporan kes dari Unit diterima lewat dan tidak lengkap. Selain itu juga, pelaporan kes kematian pada hujung minggu oleh Pegawai Perubatan atas panggilan mengambil masa untuk diselesaikan. Penambahbaikan telah dibuat dengan membuat pendedahan kepada anggota berkenaan kadar pelaporan kematian Covid dalam tempoh 72 jam yang dibuat secara berkala. MALAYSIAN PATIENT SAFETY GOALS (MPSG) JAN – DEC 2022 GOAL NO KPI INDICATOR TARGET PERFO RMAN CE INFECTION PREVENTION AND CONTROL 1 1 Hand Hygiene Compliance Rate > 75 % 84.45 % 2 Rate of Catheter Associated Blood Stream Infection (CABSI) - No. of CABSI per 100 admissions Once/Year 0 MEDICATION WITHOUT HARM 3 5 Number of Medication Error leading to Severe Harm or Death Zero (0) 0 Number of Actual Medication Error - 0 Number of Near Miss Medication Error - 0 Total no. of hospital admission (exclude clinic attendance) - 12,202 Total no. of clinic attendance - 51,879 TRANSFUSION SAFETY 4 6 Number of actual Incorrect Blood Component Transfusion Error (IBCT) Zero (0) 0 Number of near miss Incorrect Blood Component Transfusion Error (IBCT) - 0 PREVENTION OF PATIENT FALL 5 7 Rate of patient fall (inpatient) - per 1000 bed-days ≤5 per 1000 patient-days 0.3 % Rate of patient fall (outpatient or clinics) - per 100 clinics attendance ≤5 0 % PATIENT IDENTIFICATION 6 8 Number of Patient Safety incidents caused by wrong patient identification (detected through incident reporting & investigation) Zero (0) 0 IMPLEMENTING INCIDENT REPORT AND LEARNING SYSTEM
301 Sepanjang Tahun 2022, Unit Kualiti telah mengadakan CES/Awareness berkenaan Pengenalan MPSG 2.0 yang diadakan pada Mac 2022. Selain itu juga, Unit kualiti juga mengadakan Kursus MPSG sebanyak 2 kali dan dan juga Bengkel Insiden Reporting sebanyak 1 kali dengan menjemput penceramah dari Hospital Sultan ISmail JB pada November 2022. 7.4 INCIDENT REPORTING (IR) 2.0 Program Incident Reporting telah diperkenalkan dari tahun 1999. Pelbagai aktiviti dijalankan termasuk penambahbaikan dalam pengurusan perawatan kepada pesakit demi untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan serta perawatan di Hospital Kota Tinggi. Jumlah kes / insiden yang berlaku sepanjang Tahun 2022 adalah seperti berikut : BIL INSIDEN / KES JUMLAH KES WAD / UNIT 1 Fall in the facilities Jumlah keseluruhan kes 3 1 WMD 1 SAKURA 1 WML 2 Obstetric related Incident 1 Kes O&G/L/Room 3 Others - Patients absconded 1 Kes WKK Berdasarkan jadual di atas, menunjukkan jumlah keseluruhan kes insiden yang dilaporkan bagi Tahun 2022 adalah sebanyak 5 kes. Daripada 5 kes tersebut, 3 daripadanya adalah kes Fall dan ketiga-tiga kes tersebut adalah merupakan Actual kes. Manakala 1 Kes yang dilaporkan adalah Kes Obstetric reletad Incident (merupakan Actual kes) dan 1 kes lagi merupakan Patients Absconded (Actual kes). Mesyuarat Incident Reporting diadakan 3 kali setahun bersama Pengarah Hospital dan Jawatankuasa Incident Reporting bagi membincangkan kes-kes yang berlaku sekaligus merancang penambahbaikan yang berterusan bagi peningkatan kualiti untuk mengelakkan kejadian insiden berulang. 7 9 Implementation of Incident Reporting System or other Methods To Investigate Incidents System Implemented Yes Total no. of patient safety incident reporting done (for year of reporting). - 5 Total no. of patient safety incident with severe or death outcome. - 1 Total no. of patient safety incident with severe or death outcome that were investigated and action taken. - 1
302 Keberkesanan terhadap penambahbaikan yang telah dibuat pada tahun sebelumnya jelas dapat dibuktikan dengan penurunan pelaporan kes insiden dari Tahun 2020 adalah sebanyak 19 kes manakala bagi Tahun 2021 adalah sebanyak 12 kes. Kesedaran dikalangan anggota menjadi faktor penting bagi mengelakkan insiden yang tidak diingini. Justeru itu, tahap kualiti perlu dikekalkan mengikut piawaian yang ditetapkan. 7.5 AKREDITASI Akreditasi hospital merupakan suatu proses penilaian pematuhan perkhidmatan kesihatan kepada piawaian yang ditetapkan. Ianya menjadi penanda aras kepada sesebuah hospital/institusi perubatan dan membantu menilai pencapaian fasiliti kesihatan secara berkala dan berterusan. Malah,melalui pensijilan akreditasi yang berterusan mampu mengukuhkan keyakinan pesakit dan komuniti terhadap kualiti dan keselamatan penyampaian kesihatan di fasiliti KKM. Persijilan Akreditasi MSQH Hospital Kota Tinggi telah tamat pada 2013 (3rd cycle). Sejak 2019, Hospital Kota Tinggi telah menyatakan komitmen untuk menjalani penilaian Akreditasi MSQH Edisi ke-5. Namun kerana Pandemik Covid-19 pada 2021-2021, tarikh penilaian telah berubah. Setelah Malaysia beralih ke fasa endemik, Hospital Kota Tinggi berusaha untuk menjalani penilaian Akreditasi MSQH Edisi ke-6 pada Ogos 2023. Bagi melancarkan aktiviti penilaian yang akan dinilai oleh Pihak MSQH, Hospital Kota Tinggi telah merangka dan merancang program-program yang berkaitan serta menilai tahap kesediaan semasa dengan mengikuti standard MSQH Accreditation 6 th Edition. Terdapat 29 standard yang dipantau di HKT. Bagi melancarkan service setiap standard tersebut, surat lantikan telah diberikan kepada semua penyelaras standard. Aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan sepanjang tahun 2022 adalah seperti berikut : TARIKH AKTIVITI LOKASI PENGLIBATAN 2.1.22-3.1.22 BENGKEL PELAN TINDAKAN HKT 2022 DEWAN DELIMA TEAM AKREDITASI ( D’5) 12.1.22 PRAKATA AKREDITASI OLEH JK PROMOSI - - 19.1.22 MESY AKREDITASI BIL 1/2022 DEWAN MUTIARA JK INDUK&PIC STD 24.1.22 -EDARAN NOTETAG AKRE HKT - SEMUA ANGGOTA HKT
303 -COUNTDOWN AKRE (OLEH JK PROMOSI) 25.1.22 TAKLIMAT KESEDARAN AKREDITASI DEWAN DELIMA ANGGOTA HKT 25.1.22 AUDIT AKRE STD 8&25 UNIT KECEMASAN & TRAUMA DR INTAN, PIC STD 8&25 27.1.22 TAKLIMAT KESEDARAN AKREDITASI DEWAN DELIMA PASUKAN KESELAMATAN 27.1.22 MESY AKREDITASI BIL 2/2022 DEWAN MUTIARA JK INDUK&PIC STD 31.1.22 EDARAN PENYERAGAMAN SENARAI SEMAK FAIL PERIBADI (OLEH JK DOKUMENTASI) - SEMUA PIC (PELAKSANAAN OLEH SEMUA ANGGOTA HKT) 3.2.22 MESYUARAT AKREDITASI BIL 3/22 TAKLIMAT E-HAP DEWAN MUTIARA JK INDUK&PIC STD 6.2.22 EDARAN PENYERAGAMAN LAPORAN PERFORMANCE INDICATOR (OLEH JK DOKUMENTASI) - SEMUA PIC STD 6.2.22 MESYUARAT AKREDITASI BIL 4/22 DEWAN DELIMA JK INDUK&PIC STD 8.2.22 TAKLIMAT KESEDARAN AKREDITASI DEWAN DELIMA &VC ANGGOTA HKT 8.2.22 DRILL PINK CODE - JK PINK CODE 13.2.22 MESYUARAT AKREDITASI BIL 5/22 DEWAN MUTIARA & VC JK INDUK&PIC STD 15.2.22 AUDIT DALAMAN JK KEBAKARAN SELURUH HOSPITAL JK KEBAKARAN 20.2.22 MESYUARAT AKREDITASI BIL 6/22 DEWAN MUTIARA & VC JK INDUK&PIC STD 22.2.22 AUDIT AKREDITASI STD 9 DEWAN PERMATA DR INTAN, PIC STD 9 28.2.22 MESYUARAT AKREDITASI BIL 7/22 DEWAN MUTIARA & VC JK INDUK&PIC STD
304 1.3.22 AUDIT AKREDITASI OLEH PENGARAH PATOLOGI, KLINIK SEJAHTERA PENGARAH& S TEAM 8.3.22 AUDIT AKRE STD 17C, 22, 19 UDS&CSSD DR INTAN, PIC STD 17C,22&19 10.3.22 AUDIT AKRE STD 18 FARMASI PENGARAH& S TEAM 13.3.22 PERBINCANGAN AKREDITASI DEWAN MUTIARA & VC JK INDUK&PIC STD 15.3.22 LAWATAN KILANG LINEN KILANG DOBI TNL MSB&HKT (LO LINEN) 16.3.22 TAKLIMAT KESEDARAN AKREDITASI VC ANGGOTA HKT 20.3.22 BENGKEL PERFORMANCE INDICATOR DEWAN DELIMA PIC STD 27.3.22 TAKLIMAT PENGURUSAN KUNCI HKT VC KETUA UNIT 28.3.22 BENGKEL E-HAP DEWAN MUTIARA PIC STD 30.3.22 MESYUARAT C&P BIL 1/2022 DEWAN MUTIARA JK C&P 7.4.22 LATIHAN APAR OLEH MSB KEPADA FARMASI&UDS SURAU HKT ANGGOTA FARMASI & UDS 7.4.22 TAKLIMAT KESEDARAN AKREDITASI DEWAN DELIMA&VC ANGGOTA HKT 11.4.22- 13.4.22 MOCK SURVEY AKREDITASI EDISI KE-5 HKT OLEH HSNI DEWAN MUTIARA/ LOKASI DI UNIT JK INDUK&PIC STD 28.6.22- 30.6.22 KURSUS TRAINING OF TRAINERS (TOT) BAGI PENDEDAHAN PROGRAM AKREDITASI HOSPITAL KKM EDISI KE6 MSQH ZON SELATAN 2022 HOSPITAL MELAKA 1.PN. SITI WAFFA BINTI ABDUL JABAR 2.DR AZILINA BINTI ABDUL AZIZ 3.PN KHAIRUN NISAK BINTI SAIRAN 7.6.22-7.7.22 PROGRAM PEMERKASAAN AKREDITASI HOSPITAL KOTA TINGGI 2022 (We HKT AJK TASKFORCE & PIC STD
305 Learn & We Teach) 19.7.22 AUDIT AKREDITASI CSSD & UDS CSSD & UDS PENGARAH & TEAM AKRE 19.7.22 NIGHT AUDIT HKT SELURUH HKT PENGARAH& TEAM AKRE 20.7.22 MESYUARAT AKREDITASI BIL 8/22 DEWAN MUTIARA & VC JK INDUK&PIC STD 2.8.22 MAKLUMAN AWAL PENANGGUHAN PENILAIAN OKTOBER 2022 - - 23.8.22 TAKLIMAT DOKUMENTASI IR ALKHAIRY DEWAN DELIMA JK INDUK AKRE 16.10.22 SESI INTERAKTIF AKREDITASI MSQH PERINGKAT NEGERI JOHOR 2022 HSIJB 1.PN NORIN TALIB 2.PN NORSHAHILA 3.EN RUHAIZAD 4.EM MOHD ZAIDI 5.EN AMIR ISKANDAR 25.10.22 PENILAIAN AKREDITASI MSQH EDISI KE-5 DIUBAH KEPADA EDISI KE-6 KERANA ISU KONTRAK KKM-MSQH - - 24.11.22 EDARAN STD EDISI KE-6 UNIT KUALITI PIC STD 6.12.22 TAKLIMAT AKREDITASI EDISI KE-6 MUZIUM KOTA TINGGI JK INDUK&PIC STD 18.12.22 BENGKEL KEMAKSINI POLISI HKT BIL 2/0222 DEWAN DELIMA PIC STD 26.12.22 PEMBENTANGAN CORE CRITERIA STD MSQH EDISI KE-6 DEWAN MUTIARA PIC STD 2,3,5,6,14,17I,18 27.12.22 PENCERAHAN PEMANTAPAN POLISI HKT VC JK INDUK&PIC STD
306 Usaha kearah menambahbaikan perkhidmatan terus dilakukan di semua jabatan/unit di Hospital Kota Tinggi. Keselamatan pesakit dan petugas masih menjadi keutamaan dalam memenuhi keperluan akreditasi. 7.6 MORTALITY AND MORBIDITY MEETING Hospital Kota Tinggi sangat komited dalam memberi dan merancang perawatan dan kesihatan pesakit. Bagi meningkatkan kualiti penjagaan dan perawatan pesakit, Hospital Kota Tinggi telah menubuhkan Jawatan Kuasa Mortality And Morbidity yang akan membentangkan dan menjalankan siasatan berkenaan kes-kes kematian dan seterusnya merancang penambahbaikan yang boleh dibuat bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan keseluruhan hospital. Jawatan Kuasa ini terdiri daripada Pengarah Hospital, Pengerusi mesyurat, Timbalan Pengarah sebagai Penyelaras, 3 orang setiausaha serta ahli jawatan kuasa yang lain terdiri daripada pegawai-pegawai perubatan dan ketua-ketua unit. Bagi memastikan mortality meeting ini dijalankan di peringkat hospital, takwim mortality meeting diwujudkan dan sekurang-kurangkan perlu adakan sebanyak 6 kali mesyurat sepanjang tahun. MESYUARAT MORTALITI DAN MORBIDITI TAHUN 2022 BIL TARIKH KES 1 10.2.22 BIL 1/2022 1.Severe DKA Secondary Missed Medication 2 22.2.22 BIL 2/2022 1.Pneumonia 2.Acute Myeloid Leukemia 3.Severe Congenital Pneumonia Complicated with Clinical Persistent Pulmonary Hypertension of newborn 4.Congenital Heart Disease 3 24.7.22 BIL 3/2022 1.Fresh Still Birth,Severe Prematurity,Neonatal Aphysia 2.Urosepsis 4 11.10.22 BIL 4/2022 1.Severe Prematurity With Pulmonary Hemorrhage 2.Hypovolaemic Shock Secondary to Severe Anaemia 3.Head Injury Consistent with Road Taraffic Collision 4.Multiple Injuries Consistent with Road Traffic Collison
307 7.7 CREDENTIALING AND PRIVILLEGING PENGENALAN Credentialing adalah satu proses menetapkan keperluan/standard dan membuat evaluasi terhadap kelayakan seseorang dalam sesuatu bidang atau prosedur. Ianya merupakan pengiktirafan terhadap kelulusan serta latihan professional yang telah dilalui oleh seseorang petugas kesihatan. Privileges pula adalah kebenaran (the right) yang diberikan oleh pihak hospital untuk beliau memberikan rawatan/menjalankan prosedur terhadap pesakit di hospital berdasarkan kelayakan latihan, pengalaman dan kecekapan beliau. AKTIVITI MESYUARAT TARIKH AKTIVITI 30.3.2022 Mesyuarat Credentialing & Privileging Bil 1/2022 24.7.2022 Mesyuarat Credentialing & Privileging Bil 2/2022 PENCAPAIAN Anggota yang telah diberikan sijil credentialing & privileging Tahun 2022 adalah seperti berikut : 1) Kumpulan Profesional Pegawai Perubatan : 16 Orang 2) Kumpulan Sokongan 5 18.10.22 BIL 5/2022 1.Severe Dengue in Compensated Shock With Significant bleeding Without Multi Organ Failure 6 22.11.22 BIL 6/2022 1.Sepsis Secondary To Pneumonia 2.Cerebellar Tumour 7 04.12.22 BIL 7/2022 1.Severe Prematurity 2.Complex Cyanotic Congenatal Heart Disease 3.Septic Shock 2°to CAP 4.Myocardial Infarction
308 Jururawat : 164 Orang Penolong Pegawai Perubatan : 21 Orang Anggota Farmasi : 8 Orang Bagi anggota dan katogeri yang lain, borang-borang dan sijil-sijil yang berkaitan masih dalam pengisian. Aktiviti credentialing & privileging berjalan secara lancar setakat ini. Ketua-ketua unit diminta sentiasa memantau status credentialing & privileging staf masing-masing. Jawatan Kuasa CNP akan meneruskan mesyuarat CNP bagi memberikan kelulusan dan sijil kepada anggota yang berkelayakkan bagi membolehkan anggota melakukan kerja dan prosedur dengan lebih yakin dan selamat.
309 PENDAHULUAN Unit Perkhidmatan Pensterilan (CSSU) terletak bersebelahan dengan Unit Sajian Merupakan unit di bawah Directorat Sokongan Bukan Klinikal di mana perkhidmatan yang diberi meliputi pelbagai pelanggan iaitu Jabatan Kecemasan, Unit Pesakit Luar, Klinik Pakar, Unit Hemodialysis, Wad-wad, Dewan Bersalin dan Klinik Kesihatan Daerah Kota Tinggi. Unit Perkhidmatan Pensterilan menyediakan perkhidmatan menerima, proses dekontaminasi ( mengumpul ,mencuci, membersih,membasmi kuman dan mengeringkan) pembungkusan ( pemeriksaan, pemeriksaan kefungsian dan pembungkusan ) dan Pensterilan peralatan perubatan / set guna semula ke tahap yang memberikan jaminan steriliti yang selamat , dan berkesan. Unit ini juga menyediakandan mensterilkan soft goods sebelum diedarkan ke unit-unit dan wad untuk kegunaan pelanggan. VISI, MISI, OBJEKTIF UNIT VISI Anggota -anggota di Unit Perkhidmatan Pensterilan adalah komited untuk memberikan perkhidmatan yang meyakinkan dan berkesan. MISI Memastikan pencapaian secara total pensterilan barangan dan peralatan yang dikendalikan. MATLAMAT Unit Perkhidmatan Pensterilan menyediakan perkhidmatan pensterilan yang selamat , berkesan, bermutu dan professional sesuai dengan kehendak pelanggan. UNIT PERKHIDMATAN PENSTERILAN
310 OBJEKTIF 1 OBJEKTIF AM Memberi perkhidmatan bekalan dan pensterilan peralatan perubatan bagi tujuan pencegahan dan pengawalan infeksi di Hospital Kota Tinggi. 2 OBJEKTIF KHUSUS 2.1 Menyediakan perkhidmatan bekalan dan pensterilan peralatan perubatan bagi tujuan pencegahan dan pengawalan infeksi di Hospital. 2.2 Meningkatkan taraf perkhidmatan perawatan pesakit dengan pengendalian peralatan steril disamping mengamalkan teknik aseptic bagi mencegah dan mengelak jangkitan. 2.3 Ke arah pembungkusan peralatan,soft goods dan kainan berkualiti untuk mencapai standard piawaian yang ditetapkan. 2.4 Menyelaras proses pensterilan mengikut Standard of Sterilization Process dan Standard of Procedure. .2.5 Memberi pendedahan dan pengetahuan kepada anggota kesihatan dalam bidang pensterilan ke arah penambahbaikan SKOP PERKHIDMATAN Unit Perkhidmatan Pensterilan menyediakan perkhidmatan menerima, proses dekontaminasi ( mengumpul ,mencuci, membersih,membasmi kuman dan mengeringkan) pembungkusan ( pemeriksaan, pemeriksaan kefungsian dan pembungkusan ) dan Pensterilan peralatan perubatan / set guna semula ke tahap yang memberikan jaminan steriliti yang selamat , dan berkesan. Unit ini juga menyediakandan mensterilkan soft goods sebelum diedarkan ke unit-unit dan wad untuk kegunaan pelanggan PENJAWATAN
311 STRUKTUR ORGANISASI Diketuai oleh Pengarah Hospital yang bertanggungjawab di dalam pengurusan secara keseluruhan dibantu oleh Ketua Penyelia Jururawat Hospital serta Penyelia Hospital. Kategori perjawatan lain yang turut memberikan perkhidmatan adalah terdiri a. 1 Ketua Jururawat b. 3 Orang Jururawat Terlatih c. 3 orang Pembantu Awam (Autokleb) BEBAN TUGAS / KPI Indicator 1 : Percentage of sterile instrument sets rejected Rationale : This indicator was selected because: • The Central Sterile Supply Services responsibility is to provide centralized sterilizing services and sterile supplies for all areas within the Facility that use sterile instruments, dressings, linen and other items to effectively prevent and control the incidence of Healthcare Acquired Infection (HAI). • This indicator reflects the efficiency of the Central Sterile Supply Services. Definition of Term: Reject of sterile instruments: The major role of the CSSS is disinfection, sterilization and reprocessing service and thermal decontamination for products not able to be sterilized. Occasions of reject sterile instruments sets could cause disruptions in surgical procedures and cost for the facility due to: • Breech in the integrity of sterility • Incomplete sets
312 • Use of poor packaging material • etc. Inclusion Criteria : Reject instrument sets per batch from all areas (OT, wards, clinics) ofthe facility at the end of the day over a specified period. Exclusion Criteria : NA Type of Indicator : Rate Based Output Indicator Data Collection : Monthly Numerator : Total number of reject sterile instrument sets in a month Denominator : Total number of instrument sets sterilized in a month Month (Monthly) Numerator Denominator Percentage January 0 762 0 %
313 February 0 594 0 % March 0 611 0 % April 0 569 0% May 0 477 0% June 0 598 0% July 0 542 0% August 0 670 0% September 0 540 0% October 0 613 0% November 0 586 0% December 0 499 0% Total 0 7066 0%
314 Indicator 02 : Percentage of incidents reported monthly that have had Root Cause Analysis (RCA) done and action taken to prevent recurrence. Rationale : This indicator was selected because: • The Central Sterile Supply Services responsibility is to provide centralized sterilizing services and sterile supplies for all areas within the Facility that use sterile instruments, dressings, linen and other items to effectively prevent and control the incidence of Healthcare Acquired Infection (HAI). • Knowledge of how to prevent harm to patients and staff during care is the most important knowledge in the field of patient safety. One of the best practices for patient safety is to establish a “No Blame, Reporting Culture by initiating an Incident Reporting and Learning System Definition of Terms: 1. Incidents: Mishaps, near misses and hazards that have a likely hood of recurring if risk management strategies are not institutionalised. Example: incomplete sets, breach of sterility, staff injury, mechanical failure/malfunction of autoclaves etc. 2. Root Cause Analysis (RCA) Root Cause Analysis is a structured investigation that aims to identify the true cause of a problem and the actions necessary to eliminate it. (Bjorn Andersen and Tom Fagerhaug. Root Cause Analysis: Simplified Tools and Techniques. McGraw- Hill, 2000) Inclusion Criteria : All types of incidents needing RCA reported and documented Exclusion Criteria : NA Type of Indicator : Rate Based Outcome Indicator Numerator : Number of incidents reported and where Root Cause Denominator : Total number of incidents reported in the month Month (Monthly) Numerator Denominator Percentage
315 January 0 0 0% February 0 0 0% March 0 0 0% April 0 0 0% May 0 0 0% June 0 0 0% July 0 0 0% August 0 0 0% September 0 0 0% October 0 0 0% November 0 0 0% December 0 0 0% Total 0 0 0%
316 PENDAHULUAN Unit ini bertanggungjawab dalam memberikan sokongan teknikal (bukan klinikal) berkaitan teknologi maklumat. Memberi bantuan pertama dalam memastikan peralatan komputer, mesin pencetak, peralatan rangkaian dan sistem yang digunapakai di dalam keadaan baik dan boleh digunakan. Dalam masa yang sama, unit ini juga memainkan peranan yang penting dalam urusan perancangan, pentadbiran dan perolehan peratalan atau Aset ICT seperti yang dinyatakan di atas. Disamping itu, unit ini juga terlibat dalam beberapa Jawatankuasa seperti Jawatankuasa Akreditasi, Jawatankuasa Perolehan dan lain – lain yang berkaitan. Unit ini konsisten dan komited untuk memberikan perkhidmatan dan bantuan yang efisien; seterusnya meningkatkan keberkesanan pengoperasian dan penyampaian perkhidmatan sistem kesihatan Jabatan ini. VISI, MISI & OBJEKTIF UNIT VISI UNIT Unit Teknologi Maklumat menjadi pemangkin Hospital Kota Tinggi dalam pengoperasian dan penyampaian perkhidmatan sistem kesihatan yang lebih berkesan dan pada tahap optima. MISI UNIT 1) Merancang dan menyediakan kemudahan insfrastruktur dan perkhidmatan teknologi maklumat yang terbaik bagi maningkatkan kualiti pengoperasian dan penyampaian sistem kesihatan jabatan kepada pelanggan. 2) Memberikan bantuan sokongan teknikal dan latihan dalam bidang teknologi maklumat kepada pelanggan agar penyampaian pekrhidmatan lebih kedepan. UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
317 OBJEKTIF UNIT 1) Bertanggungjawab dalam menyelia dan memberi khidmat sokongan teknikal (bukan klinikal) terhadap peralatan dan kemudahan ICT jabatan. 2) Merancang dan menyediakan infrastruktur ICT selaras dengan Pelan Strategik Teknologi Maklumat (ISP) Kementerian Kesihatan Malaysia dan garis panduan pelaksanaana aplikasi Kerajaan Elektronik. 3) Dengan bilangan personal Teknologi Maklumat yang relevan dapat memperkukuh dan mewujudkan tadbir urus dan pelaksanaan sokongan teknikal ICT yang lebih baik dan berkesan. 4) Merancang dan melaksanakan inisiatif-inisiatif ICT selaras dengan persekitaran semasa 5) Memberi perkhidmatan ICT yang berkualiti, tepat dan selamat. SKOP PERKHIDMATAN 1) Memantau dan memastikan capaian pengguna ke sistem yang digunapakai di Hospital Kota Tinggi adalah baik. (EPRS, ILAB, PHIS, DMS, TPC, QMS OPD, QMS PHIS, HRMIS dan lain-lain). 2) Memantau dan menjalankan kerja-kerja pertama dalam penyelenggaraan dan baik pulih peralatan ICT seperti komputer, komputer riba, mesin pencetak. Sekiranya terdapat item atau peralatan yang rosak, kerja baik pulih akan dibuat oleh syarikat yang dilantik yang mana ianya melibatkan kos. 3) Memantau dan menjalankan kerja-kerja pertama dalam penyelenggaraan dan baik pulih sistem rangkaian jabatan. Sekiranya terdapat item atau peralatan yang rosak, kerja baik pulih akan dibuat oleh syarikat yang dilantik yang mana ianya melibatkan kos. 4) Memantau dan menjalankan kerja-kerja pertama dalam penyelenggaraan pelayan (server) jabatan seperti EPRS, ILAB, PHIS, DMS, TPC, QMS OPD, QMS PHIS. Sekiranya masalah tidak selesai, kerja baik pulih akan dilaksana atau diserah kepada syarikat yang dilantik dan melibatkan kos bagi pelayan yang tidak mempunyai kontrak selenggara. 5) Membantu unit-unit berkaitan dalam membuat pendaftaran akaun pengguna baru, kemaskini maklumat akaun dan pemadaman akaun tidak aktif untuk sistem EPRS, DMS, PHIS, Emel MYGOVUC, 1GFMAS. 6) Membuat kajian pasaran dan membuat perolehan aset ICT, bagi tujuan pembelian aset baru atau proses baikpulih peralatan yang rosak, serta pelupusan aset ICT. 7) Mengemaskini, memantau dan menyelenggara portal dan media sosial ‘Facebook’ jabatan. 8) Melakukan kerja-kerja lain berkaitan ICT, yang diarahkan dari masa ke semasa berdasarkan keperluan jabatan. 9) Melaksana program latihan pembangunan kemahiran dan komptensi dalam bindang ICT.
318 10) Memantau agensi atau syarikat yang dilantik dalam melaksanakan sebarang kerja atau projek ICT adalah berkualiti dan mengikut prosedur yang betul. 11) Unit Teknologi Maklumat beroperasi pada waktu pejabat iaitu dari jam 8.00/8.30 pagi hingga 5.00/5.30 petang (Ahad – Rabu) dan dari jam 8.00/8.30 pagi hingga 3.30/4.00 petang pada setiap hari Khamis. PERJAWATAN Bil Perjawatan Gred Pengisian 1 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat FA29 1 Jumlah 1 BEBAN TUGAS/ KPI/ PIAGAM PELANGGAN PIAGAM PELANGGAN Bil Perkara Tempoh 1 Memberi layanan dan perkhidmatan yang mesra serta responsif kepada pelanggan - 2 Menyelesaikan permohonan emel selepas dokumen permohonan diterima 1 – 3 hari bekerja 3 Menyelesaikan aduan ict atau operasi khidmat bantuan teknikal (tanpa melibatkan kos atau penyelenggaraan luar) 14 hari bekerja 4 Pendaftaran akaun baru dan menyahaktifkan akaun pengguna berpindah/berhenti/meninggal dunia bagi ke dalam sistem PhIS, selepas ICT menerima borang ‘ID Registration’ atau ‘ID Termination’. 1 hari bekerja 5 Pendaftaran imej dan Id pengguna mula bekerja / bertukar masuk pada sistem kehadiran jabatan 1 – 3 hari bekerja 6 Memadam, mengeluarkan atau menyah-aktifkan akaun pelanggan yang berpindah keluar, pencen, meletak jawatan atau meninggal dunia di dalam sistem kehadiran jabatan (Faceprint Biotime 8.0) setelah menerima makluman. Bulan ke (3) TIGA KPI
319 BEBAN TUGAS Hospital Kota Tinggi adalah jabatan kerajaan yang beroperasi 24 jam sehari, justeru bagi memenuhi keperluan dan kesiapsiagaan jabatan dalam memberikan perkhidmatan kesihatan terbaik pada setiap masa, sejumlah 2 orang kakitangan atau pegawai teknologi maklumat yang hakiki baik kumpulan sokongan mahupun pegawai perlu ditempatkan di Hospital Kota Tinggi. Ini telah mengambilkira jadual penggiliran kakitangan yang sepatutnya bersiap-siaga sekiranya berlaku masalah pada sistem capaian dan rangkaian jalur lebar jabatan, lebih-lebih lagi diluar waktu pejabat. Masalah capaian atau sistem rangkaian jabatan boleh berpunca dari serangan siber, serangan binatang perosak seperti tikus, bencana alam atau ribut petir yang mengakibatkan terputusnya bekalan kuasa pada peralatan rangkaian, kelewatan masa tindakbalas oleh syarikat yang menyelia, membaikpulih sumber kuasa elektrik jika berlakunya litar pintas, kegagalan beroperasi peralatan rangkaian itu sendiri dan lain-lain lagi. Dengan berbekalkan seorang jawatan teknologi maklumat yang hakiki, keterjaminan sistem rangkaian jabatan beroperasi selama 24 jam adalah mustahil, lebih-lebih lagi diluar waktu pejabat, cuti umum. Perlu difahami bahawasanya capaian kepada sistem-sistem kesihatan utama hospital juga memerlukan sistem rangkaian sebelum boleh digunakan. Kemudahan penjawatan ‘MySTEP’ benar dapat meringankan beban kerja seorang pegawai teknologi maklumat jabatan tetapi ianya hanya pada waktu pejabat. Adapun pada waktu luar pejabat dan cuti umum, kakitangan ‘MySTEP’ ini tidak layak untuk bekerja dan menerima imbuhan dari jabatan. Mendapatkan jawatan pegawai, penolong pegawai atau jurutektnik komputer hakiki tambahan adalah sangat penting dalam memastikan keberkesanan penyampaian sistem kesihatan jabatan ini yang beraspirasi tinggi.
320 Merancang, membuat kajian produk dan ancaman teknologi, kajian pasaran peralatan, melaksanakan kerja-kerja selenggara dan baik pulih peralatan semasa aset ICT jabatan serta menyedia dokumentasi atau pelaporan unit. Memantau dan memastikan capaian pengguna ke sistem yang digunapakai di Hospital Kota Tinggi adalah baik. (EPRS, ILAB, PHIS, DMS, TPC, QMS OPD, QMS PHIS, HRMIS dan lainlain). Memantau dan menjalankan kerja-kerja pertama dalam penyelenggaraan dan baik pulih peralatan ICT seperti komputer, komputer riba, mesin pencetak. Sekiranya terdapat item atau peralatan yang rosak, kerja baik pulih akan dibuat oleh syarikat yang dilantik yang mana ianya melibatkan kos. Memantau dan menjalankan kerja-kerja pertama dalam penyelenggaraan dan baik pulih sistem rangkaian jabatan. Sekiranya terdapat item atau peralatan yang rosak, kerja baik pulih akan dibuat oleh syarikat yang dilantik yang mana ianya melibatkan kos. Memantau dan menjalankan kerja-kerja pertama dalam penyelenggaraan pelayan (server) jabatan seperti EPRS, ILAB, PHIS, DMS, TPC, QMS OPD, QMS PHIS. Sekiranya masalah tidak selesai, kerja baik pulih akan dilaksana atau diserah kepada syarikat yang dilantik dan melibatkan kos bagi pelayan yang tidak mempunyai kontrak selenggara. Membantu unit-unit berkaitan dalam membuat pendaftaran akaun pengguna baru, kemaskini maklumat akaun dan pemadaman akaun tidak aktif untuk sistem EPRS, DMS, PHIS, Emel MYGOVUC, 1GFMAS. Membuat kajian pasaran dan membuat perolehan aset ICT, bagi tujuan pembelian aset baru atau proses baikpulih peralatan yang rosak, serta pelupusan aset ICT. Mengemaskini, memantau dan menyelenggara portal dan media sosial ‘Facebook’ jabatan. Melakukan kerja-kerja multimedia berdasarkan permintaan, keperluan dan kapasiti personel ICT. Menjadi ahli utama dalam jawatankuasa-jawatankuasa yang ditubuhkan oleh jabatan. Kerjakerja yang sering dilakukan adalah dalam penghasilan bahan multimedia/hebahan, kawal selia, susun atur dan tetapan sistem alat pandang dengar / Audio Visual, dan kerja-kerja pelaporan jawatankuasa. Melaksana program latihan pembangunan kemahiran dan komptensi dalam bindang ICT berdasarkan ketersediaan waktu dan kapasiti personel ICT. Memantau agensi atau syarikat yang dilantik dalam melaksanakan sebarang kerja atau projek ICT adalah berkualiti dan mengikut prosedur yang betul. Kerja-kerja tambah-baik dalaman jabatan, projek dari Jabatan Kesihatan Negeri Johor mahupun projek dari Ibu pejatab Kementerian Kesihatan Malaysia.
321 Pendahuluan Unit Kejuruteraan diwujudkan adalah bagi Memantau perlaksanaan Perkhidmatan Sokongan Hospital (PSH) bagi Perkhidmatan Kejuruteraan Fasiliti (FEMS), Perkhidmatan Kejuruteraan Biomedikal (BEMS), Perkhidmatan Pembersihan (CLS), Perkhidmatan Linen dan pendobian (LLS), Perkhidmatan Pengurusan Sisa Klinikal, (HWMS), dan Perkhidmatan pengurusan Fasiliti (FMS). Lokasi Unit Kejuruteraan Unit Kejuruteraan, di dalam Dewan Delima, Hospital Kota Tinggi dan berhampiran dengan Makmal Patologi dan Transfusi Darah, Hospital Kota Tinggi . Visi Bekerjasama dengan syarikat konsesi dalam merangka dan mencari jalan penyelesaian ke atas permasalahan operasi Hospital dan aset-aset Hospital secara efektif demi kepuasan pengguna dan pelanggan organisasi. Misi Unit Kejuruteraan (Kawalselia) akan memastikan perkhidmatan yang disediakan oleh Syarikat Konsesi adalah berkualiti dengan : • Memantau dan menyelaras perkhidmatan fasiliti hospital, kondisi peralatan perubatan dan bukan perubatan, kebersihan, linen dan pelupusan sisa perubatan diurus dengan berkesan • Memantau semua aduan yang dibuat oleh pengguna diambil tindakan mengikut tempoh waktu tertentu • Memastikan peruntukan yang dibelanjakan Kerajaan kepada Syarikat Konsesi adalah optimum dan berhemah UNIT KEJURUTERAAN
322 Perjawatan Beban Tugas / KPI Facility Management SERVICE (FMS) - Pembayaran bulanan MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 8,242.20 8,441.33 8,441.65 8,040.27 8,058.15 8,013.91 - Penolakan Pembayaran Bulanan (Deduction) MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 333.50 252.20 208.73 342.95 207.68 139.60 % 4.08% 2.98% 2.55% 4.17% 2.55% 1.70% Facility Engineering Maintenance Service (FEMS) - Pembayaran bulanan MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 128,942.34 129,728.93 129,728.93 129,728.93 129,728.93 129,728.93 MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 129,728.93 129,987.37 129,987.37 129,987.37 129,987.37 129,987.37 Jawatan Gred Jawatan Diisi Kekosongan Penolong Jurutera JA29 1 0 MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 8,175.16 8,467.20 8,175.22 8,216.62 8,133.69 8,201.37 MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 319.71 143.67 381.56 198.47 294.99 259.27 % 3.88% 1.70% 4.52% 2.47% 3.66% 3.24%
323 - Penolakan Pembayaran Bulanan (Deduction) Biomedical Engineering Maintenance Service (BEMS) - Pembayaran bulanan - Penolakan Pembayaran Bulanan (Deduction) Cleansing Services (CLS) - Pembayaran bulanan MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 773.55 862.34 798.92 851.56 908.19 1,192.98 % 0.60% 0.66% 0.62% 0.66% 0.70% 0.92% MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 1,257.07 1,166.55 1,004.83 1,842.61 1,182.32 621.16 % 0.97% 0.90% 0.77% 1.42% 0.91% 0.48% MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 36,777.73 36,900.16 36,900.16 36,900.16 36,900.16 36,900.16 MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 36,900.16 37,239.67 37,239.67 37,239.67 37,239.67 37,239.67 MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 20.00 - 140.00 180.00 - 220.00 % 0.05% 0.00% 0.38% 0.49% 0.00% 0.60% MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM - 80.00 - 30.00 - 20.00 % 0.00% 0.21% 0.00% 0.08% 0.00% 0.05% MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 78,311.08 78,311.08 78,311.08 78,311.08 78,311.08 78,311.08 MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 78,311.08 78,311.08 78,311.08 78,311.08 78,311.08 78,311.08
324 - Penolakan Pembayaran Bulanan (Deduction) Linen and Laundry Services (LLS) - Pembayaran bulanan - Penolakan Pembayaran Bulanan (Deduction) Healthcare Waste Management System (HWMS) - Pembayaran bulanan - Penolakan Pembayaran Bulanan (Deduction) MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 237.70 341.16 231.34 251.90 382.43 516.52 % 0.30% 0.44% 0.30% 0.32% 0.49% 0.66% MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 526.33 239.69 174.58 215.68 374.28 235.60 % 0.67% 0.31% 0.22% 0.28% 0.48% 0.30% MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 35,393.92 36,481.84 35,707.26 33,031.65 33,284.59 29,414.66 MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 35,869.89 41,767.37 36,412.86 38,961.62 36,538.10 38,729.48 MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 175.72 22.03 38.7 32.27 52.13 9.72 % 0.50% 0.06% 0.11% 0.10% 0.16% 0.03% MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 145.33 6.93 15.59 138.82 29.48 32.09 % 0.41% 0.02% 0.04% 0.36% 0.08% 0.08% MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 41,947.10 47,789.77 48,576.89 35,598.34 36,043.19 38,170.41 MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 37,998.94 42,915.37 36,882.57 35,948.23 35,106.36 35,585.92
325 Key Performance Indicator 28 Percentage of Facility Engineering Plant Room Inspection (EPR) with report submission done by Engineering Unit Personnel in the corresponding year. (Sasaran: 80%) NUMERATOR : Number of EPR for Facility Engineering Maintenance System (FEMs) DENOMINATOR : Total number of EPR that are supposed to be carried out in the corresponding year. Bil Bulan Numerator Deminator Peratus 1 Januari 4 4 100% 2 Februari 4 4 100% 3 Mac 5 5 100% 4 April 4 4 100% 5 Mei 4 4 100% 6 Jun 5 5 100% 7 Julai 4 4 100% 8 Ogos 5 5 100% 9 September 5 5 100% 10 Oktober 4 4 100% 11 November 4 5 80% 12 Disember 4 4 100% JUMLAH 52 53 98.11% Pencapaian Hospital Performance Indicator For Accountability (HPIA) bagi Unit Kejuruteraan adalah tercapai. Aktiviti Unit MONTH Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 RM 4.27 0 0 7.72 0 18.69 % 0.01% 0.00% 0.00% 0.02% 0.00% 0.05% MONTH Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 RM 37.18 0 0 17.9 0 0 % 0.10% 0.00% 0.00% 0.05% 0.00% 0.00%
326 BIL PERKARA AKTIVITI 1 Kursus/ Bengkel anjuran Unit Kejuruteraan. 1. Taklimat Penyelaras Perkhidmatan Hospital (LO)HospitalKota Tinggi Sebagai Penceramah 25 Januari 2022 Dewan Permata Hospital Kota Tinggi 2. Lawatan Ke Laundry 15 Mac 2022 TNL Enterprise, Johor Bahru 3. Awareness Sustainability Program Sebagai Jawatankuasa 16 Ogos 2022 Savana Hill, Ulu Tiram 2 Pembelajaran Berterusan Penglibatan pegawai didalam program peningkatan kerjayadan penambah pengetahuan yang anjurkan oleh Profesion dan Jabatan lain 1. Bengkel Halatuju Hospital(Pembangunan), HKT 02-04 Jan 2022 2. Bengkel Pemantapan Modul Asis di JKN Johor 15-17 Feb 2022 3. Table Top Kebakaran, HKT 16 Mei 2022
327 4. Bengkel Pengurusan Fasiliti Anjuran KKM 08-09 Jun 2022 5. Taklimat Perkhidmatan Sokongan Hospital) anjuran JKNJ 24 Jul 2022 6. Table Top Bencana Luaran, HKT 19 Sept 2022 7. Fire Drill Hospital, HKT 20 Sept 2022 8. Taklimat AKreditasi Edisi Ke 6 Di HSI Anjuran JKNJ 16 Okt 2022
328 3 Mesyuarat Hospital 1. Mesyuarat Pengurusan 4 kali setahun Ahli 2. Mesyuarat Penswastaan Perkhidmatan Hospital (PSH) 12 Kali Setahun Pengerusi dan Setiausaha 3. Mesyuarat Validasai Hospital (VCM) 12 Kali Setahun Pengerusi dan Setiausaha 4. Mesyuarat Sustainability Program(SP) 4 kali setahun EAC (Engineering Accounting Centre) 5. Strategic Team (S-TEAM ) 2kali 1 bulan Ahli 6. Mesyuarat JKKP 4 kali setahun Ahli 7. Mesyuarat Kuarters 4 kali setahun 8. Mesyuarat Reimbursable Work (RW) Mengikut keperluan Jawtankuasa Teknikal