e-Mail_Office_365 (2)_clone

P a g e | 251

การแชรข์ อ้ มลู กบั คนภายนอก (External Sharing)
ใชส้ าหรบั การตงั้ ค่าสทิ ธกิ์ ารแชรข์ อ้ มลู ภายนอก โดยแบ่งเป็น

1. Sharing Overview ภาพรวมในการเปิด-ปิดการใหบ้ รกิ าร

2. Sites ภาพรวมในการเพม่ิ บคุ คลภายนอกสามารถเขา้ ถงึ ไซตห์ รอื เอกสารภายในทม่ี กี ารแชรจ์ ากบคุ คลภายใน

3. Calendar

P a g e | 252

4. Lync

การจดั การการตงั้ ค่าอน่ื ๆ (Service Settings)
แสดงการตงั้ คา่ ต่างๆ ภายในระบบ Office 365 โดยแบง่ ออกเป็นดงั น้ี

1. Mailสาหรบั การตงั้ ค่าระบบ Email ของ Exchange Online โดยแบ่งเป็น 3 สว่ น คอื
a. Protection ใชใ้ นการตงั้ ค่าการป้องกนั อเี มลจ์ ากสแปมหรอื มลั แวร์
b. Mail Flow ใชใ้ นการตงั้ คา่ การรบั -สง่ เมล,์ ตงั้ กฎของเมล์ เป็นตน้
c. Auditing ใชใ้ นการตรวจสอบอเี มล์ และการทา Auditing

P a g e | 253

2. Sites ใชส้ าหรบั การตงั้ ค่าระบบ Website ของ SharePoint Online
เราสรา้ ง Site Collection เพ่อื จดั กลุ่มของไซตใ์ น SharePoint Online

P a g e | 254

3. Lync ใชส้ าหรบั ในการตงั้ คา่ Lync Online
4. User Software ใชส้ าหรบั การตงั้ ค่าการดาวน์โหลด Office Desktop, Lync Client และ SharePoint

Designer รวมถงึ วธิ กี ารตดิ ตงั้ อยา่ งไร ไมใ่ หผ้ ใู้ ชง้ านตอ้ งดาวนโ์ หลดมาใชเ้ อง

P a g e | 255

5. Passwords ใชส้ าหรบั การกาหนดนโยบายรหสั ผา่ นในองคก์ ร โดยในชอ่ งแรกเป็นการกาหนดวนั หมดอายุ
ของรหสั ผา่ น ชอ่ งทส่ี องคอื ก่อนทร่ี หสั ผา่ นจะหมดใหแ้ จง้ เตอื นผใู้ ชง้ านกว่ี นั

6. Community ใชส้ าหรบั การตงั้ ค่าอนุญาตใหผ้ ใู้ ชง้ านทวั่ ไปสามารถเขา้ ใชง้ าน Office 365 Community ได้
หรอื ไม่ ซง่ึ ผมแนะนาวา่ ควรเปิดฟีเจอรน์ ้ไี ว้

P a g e | 256

7. Right Management ใชส้ าหรบั ในการตงั้ ค่าการใชบ้ รกิ าร Right Management Service (RMS) ของ
Active Directory บน Windows Azure ซง่ึ RMS เป็นบรกิ ารหน่งึ ทช่ี ว่ ยป้องกนั ขอ้ มลู ทม่ี คี วาม Sensitive
ไมใ่ หร้ วั่ ไหลออกนอกองคก์ ร (ฟีเจอรน์ ้อี ยใู่ นบรกิ ารของแผนการใชง้ าน Office 365 E3 หรอื เทยี บเทา่ )

ทาการเปิดใชง้ านครงั้ แรก โดยคลกิ Activate

ทาการ Activate เสรจ็ สมบรู ณ์

8. Mobile ใชส้ าหรบั การตงั้ ค่าใชง้ านบญั ชี Office 365 กบั Blackberry

เลอื ก Yes และคลกิ OK

หลงั จากนนั้ เราสามารถจดั การบรกิ ารผ่านไดจ้ ากหน้าน้ี

P a g e | 257

การออกรายงานของระบบ Office 365 (Reports)
แสดงรายงานการใชง้ านบรกิ ารต่างๆของ Office 365 ซง่ึ ทางผดู้ แู ลระบบสามารถนาไปอา้ งองิ โดยจะแบ่งการ

ใหบ้ รกิ ารเป็น 6 สว่ นดงั ต่อไปน้ี
1. Overview หน้าสรปุ รวมซง่ึ จะแสดงลงิ คไ์ ปยงั รายงานการใหบ้ รกิ ารของระบบอน่ื ๆ ตามลาดบั

2. Mail แสดงรายงานการใชง้ านระบบอเี มลข์ อง Exchange Online เช่น เมลท์ ใ่ี ชง้ าน/ไมใ่ ชง้ าน,

ปรมิ าณการใชอ้ เี มล,์ ประเภทของอปุ กรณ์หรอื ซอฟตแ์ วรท์ เ่ี ช่อื มต่ออเี มล์ เป็นตน้

3. Protection แสดงปรมิ าณการรบั สง่ จดหมายของระบบ และสแปมทต่ี รวจจบั ไดใ้ นระบบ

P a g e | 258

4. Rules แสดงจานวนเมลท์ เ่ี ป็นไปตาม Rule ทต่ี งั้ ไว้

5. DLP แสดงจานวนเมลท์ เ่ี ป็นไปตาม DLP ทต่ี งั้ ไว้

P a g e | 259

6. Lync แสดงปรมิ าณการใชง้ าน Microsoft Lync โดยแยกตามบรกิ ารทใ่ี ช้ เชน่ IM, เสยี ง, Audio/Video

Conference เป็นตน้

ตรวจสอบสขุ ภาพของ Office 365 (Service Health)
แสดงรายละเอยี ดสขุ ภาพของระบบ Office 365 พรอ้ มใชง้ านหรอื ไม่ ซง่ึ แบง่ เป็น 2 สว่ นคอื

1. Service Health เป็นตารางแสดงสถานะของการใหบ้ รกิ ารในแต่ละ Service เป็นรายวนั ซง่ึ เกบ็ ขอ้ มลู
ยอ้ นหลงั ประมาณ 30 วนั หากมปี ัญหาจะมสี ญั ลกั ษณ์แจง้ เตอื น

P a g e | 260

2. Planned Maintenance แสดงตารางกาหนดการ Maintenance ในสว่ นของ Upcoming

Maintenance ซง่ึ จะอธบิ ายเหตผุ ล และแจง้ วนั เวลา รวมถงึ แจง้ สถานะครงั้ กอ่ นผ่าน Maintenance History

P a g e | 261

การสนบั สนุนการใชง้ าน (Support)
สาหรบั สว่ นน้แี สดงการขอความชว่ ยเหลอื จากเจา้ หน้าทอ่ี อนไลน์ของ Microsoft โดยจะแบ่งออกเป็น 2 สว่ นคอื

1. Overview ในส่วนแรกเป็นขอ้ มูลปัญหาเบอ้ื งต้น คาถามทม่ี กั ถามบ่อย รวมถงึ ผดู้ ูแลระบบสามารถค้นหา
ปัญหาไดจ้ ากฐานขอ้ มลู ของระบบ Office 365

P a g e | 262

2. Service Request เป็นส่วนท่สี าคญั ท่ใี ชใ้ นการเปิดเคสกบั เจ้าหน้าท่อี อนไลน์ ซ่งึ ขนั้ ตอนต่างๆจะเป็น

อตั โนมตั ิ แนะนาควรกรอกขอ้ มลู ผแู้ จง้ จรงิ และเบอรโ์ ทรศพั ทท์ ส่ี ามารถตดิ ต่อกลบั ได้

การซอ้ื บรกิ ารเพมิ่ เตมิ (Purchase Services)
หากเราต้องการสงั่ ซ้อื บริการบน Office 365 เพ่ิมเติม เช่น Microsoft Project, Visio เป็นต้น หรือต้องการเพม่ิ

ผใู้ ชง้ าน สามารถซอ้ื ไดจ้ ากทน่ี ่ี

P a g e | 263

Message Center
เป็นสว่ นบรกิ ารใหมท่ จ่ี ะทาใหผ้ ดู้ แู ลระบบไดท้ ราบขา่ วสารจาก Office 365 เช่น มบี รกิ ารอะไรใหมใ่ นเดอื นน้บี า้ ง

เพ่อื จะไดน้ าขอ้ มลู เหล่าน้ไี ปบอกต่อใหก้ บั ผใู้ ชง้ านในองคก์ รของคุณเอง

P a g e | 264

Tools
สว่ นสดุ ทา้ ยทแ่ี สดงเคร่อื งมอื สาหรบั ผเู้ ชย่ี วชาญระบบ ช่วยใหเ้ ราตรวจสอบสภาพแวดลอ้ มเดมิ ของเรา นนั้ เหมาะ

กบั Office 365 หรอื ไม่ หรอื ถา้ หากเรามี Exchange Server เราจะทา Hybrid อย่างไร รวมถงึ การตรวจสอบ Connectivity
ว่าพรอ้ มใชง้ านหรอื ไม่ ในทน่ี ้จี ะมเี คร่อื งมอื พรอ้ มใชท้ นั ที

Admin
การเปิดการใชง้ าน Yammer

ผูใ้ ช้งาน Office 365 สามารถเลอื กการใชง้ านระหว่าง Newsfeed หรอื Yammer อย่างใดอย่างหน่ึงกไ็ ด้ โดยไป
กาหนดค่าใน SharePoint Admin Center

ตรงเมนู Settings ใหเ้ ลอื กท่ี Use Yammer.com service

P a g e | 265

เมอ่ื ตงั้ ค่าการใหใ้ ชง้ าน Yammer แลว้ จะปรากฏเมนู Yammer แทนท่ี Newsfeed เดมิ บนเมนูบาร์

คลิกท่ี Yammer ระบบจะเขา้ สู่หน้าเว็บไซต์ Yammer.com ลงทะเบียนใช้งานฟรใี นช่อง Join Your Company’s Social
Network for free ใหก้ รอกอเี มลข์ องเราทผ่ี กู กบั Office 365 เขา้ ไป และคลกิ Sign Up

ไดร้ บั อเี มลย์ นื ยนั ใหค้ ลกิ ทโ่ี ดเมนของเรา

P a g e | 266

คลกิ Sign In จะใหก้ รอกรหสั ผ่านอกี ครงั้ ซง่ึ เป็นรหสั ผา่ นเดยี วกบั ใน Office 365
เขา้ ใชง้ าน

P a g e | 267

เพ่อื ความสะดวกในการใชง้ าน สามารถดาวน์โหลดโปรแกรม Yammer มาตดิ ตงั้ ไวท้ เ่ี คร่อื ง หรอื โหลดผ่านสมารท์ โฟนได้
จากทุกคา่ ย

ทา้ ยบท
สาหรบั ในบทน้ี เราไดท้ ราบถึงการดูแลระบบ Office 365 ในเบอ้ื งต้น ถ้าหากสงั เกตทุกๆขนั้ ตอนในหน้าผู้ดูแล

ระบบของ Office 365 จะมี Help ช่วยเราวา่ ฟีเจอรน์ ้ไี วท้ าอะไร ซง่ึ ในรายละเอยี ดของการตงั้ ค่าระบบของ Exchange, Lync
และ SharePoint ผอู้ ่านสามารถทดลองเลน่ ไดท้ นั ที รวมถงึ การซอ้ื Office 365 วา่ มขี นั้ ตอนอย่างไรบา้ งแบบละเอยี ด

ผมหวงั ว่าคู่มอื Microsoft Office 365 Business Plan เล่มน้ี จะทาใหผ้ ู้ใช้งาน รวมถึงผูท้ ก่ี าลงั จะใชง้ านเขา้ ใจว่า
Microsoft Office 365 นนั้ ไมใ่ ช่เร่อื งทย่ี ากอกี ต่อไป ทเ่ี ขา้ ถงึ ไดง้ า่ ยทุกคนจากทไ่ี หน เวลาไหนกไ็ ด้

Update 23/11/57