e-Mail_Office_365 (2)_clone

P a g e | 101

บางครงั้ การประชุมของเรา หรอื การอบรมเราไม่ไดม้ แี คค่ รงั้ เดยี ว เราสามารถสรา้ งการนดั หมายใหเ้ ป็นประจา
ได้ เช่น ประจาทุกๆ สปั ดาห์ ทกุ ๆ เดอื น เป็นตน้ ในหน้าการนดั หมายใหเ้ ลอื ก Repeat และเลอื กเวลาทเ่ี รา
ตอ้ งการทาประจาบอ่ ยๆ เช่น ทกุ วนั ทุกๆ วนั พธุ ทุกวนั ทางาน เป็นตน้

21. วิธีการส่งนัดหมายไปยงั บคุ คลหรอื กลุ่มอื่นใน Outlook Web App
ถา้ เราตอ้ งการสง่ การนดั หมายเฉพาะบุคคลนนั้ ๆ หรอื กลมุ่ เราสามารถเขา้ ถงึ ไดโ้ ดยตรงจากแทบ็ People โดย
ในรายช่อื ใหเ้ ราคลกิ ทป่ี ่มุ

จะแสดงหน้าการนดั หมายเชน่ กนั

แต่ถา้ นดั เป็นกล่มุ นนั้ ง่ายเช่นกนั ไมต่ อ้ งพมิ พท์ ลี ะคน

22. การเปล่ียนมมุ มองของ Calendar View

P a g e | 102

ปกตกิ ารจดั ตารางนดั หมาย เรากต็ อ้ งดวู ่าวนั ทต่ี อ้ งการถูกตอ้ งหรอื ไม่ สาหรบั ในการเปลย่ี นมมุ มองเรา
สามารถโดยเลอื กเมนูทม่ี มุ บนขวา

o แสดงเฉพาะวนั

o แสดงเฉพาะวนั ทางาน

o แสดงเฉพาะสปั ดาห์

o แสดงเฉพาะเดอื น

P a g e | 103

23. วิธีการเพ่ิมตารางจาก Calendar ที่อื่น
นอกจาก Calendar ในการทางานเรายงั สามารถสรา้ ง Calendar อน่ื ๆ ไดอ้ กี เชน่ Calendar สว่ นตวั หรอื

ครอบครวั เป็นตน้ โดยทเ่ี ราคลกิ ขวาท่ี My Calendars เลอื ก New Calendar

กรอกชอ่ื Calendar ทต่ี อ้ งการ

นอกจากน้ี เรายงั สามารถเปิด Calendar สว่ นตวั หรอื จากทอ่ี น่ื ได้ โดยทเ่ี ราเลอื ก Open Calendar

โดยตอ้ งเป็นนามสกุล .ICS เช่น จาก Hotmail, Google Calendar ใหเ้ ราใสล่ งิ ก์ .ICS เขา้ ไปยงั ชอ่ ง Internet
Calendar และคลกิ Open ถา้ มาจากเมลเซริ ฟ์ เวอรเ์ ช่น Exchange Server ใหก้ รอกไปทช่ี ่อง From Directory

P a g e | 104

จะปรากฏ Calendar ทม่ี าจาก Hotmail

24. จดั เวลาประชมุ ไมใ่ ห้ชนกนั บน Calendar

ผมว่าหลายๆ คนมกั จะเจอปัญหาเดียวกนั คอื นัดประชุมแค่สปั ดาหล์ ะครงั้ แต่ทุกคนในทีมไม่ว่าง แต่ถ้า
หลงั จากน้ี ทุกคนใชง้ านปฏทิ นิ เป็นเร่อื งปกติ การตรวจสอบเวลาทุกคนกจ็ ะง่ายยงิ่ ขน้ึ โดยในหน้านดั หมายใหเ้ รา

คลกิ จะแสดงเวลาของทุกคนว่าว่างตรงกนั หรือไม่ ถ้าทุกคนเรียบร้อยอย่าลมื
คลกิ Send

P a g e | 105

25. การแชร์ Calendar

ตอนน้ีเราทราบแล้วว่าเราจะตรวจสอบว่าใครว่าง ไม่ว่างกนั บา้ ง แต่โดยส่วนใหญ่ เราจะไม่เหน็ รายละเอยี ด
ของปฏทิ นิ เพราะคนทเ่ี ราเพม่ิ นนั้ ไม่ไดแ้ ชรป์ ฏทิ นิ ใหเ้ ราก่อน ดงั นนั้ การทเ่ี ราจะเหน็ ไดจ้ ะตอ้ งมกี ารแชรด์ งั ต่อไปน้ี

ใหค้ ลกิ Share ทม่ี มุ บนขวา

และเลอื กบุคคลหรอื กลมุ่ ทเ่ี ราตอ้ งการแชร์ ซง่ึ เราสามารถกาหนดระดบั ได้ โดยท่ี

o Availability only : แสดงเฉพาะเวลาใน Calendar
o Limited details : แสดงเฉพาะหวั ขอ้ เวลา และสถานทแ่ี ต่ไม่แสดงขอ้ มลู อน่ื ๆ นอกเหนือจากน้ี
o Full details : แสดงขอ้ มลู ทงั้ หมดทอ่ี ย่ใู น Calendar ของเรา

แต่ถ้าเราอยากใหใ้ ครบางคนสามารถสรา้ ง อ่านหรอื แก้ไขนัดหมายแทนเราได้ (on your behalf) เรา
สามารถเลอื กได้ 2 สทิ ธิ์ คอื

o Editor : ถา้ เราใหส้ ทิ ธกิ์ บั บุคคลนัน้ เขาสามารถสรา้ ง อ่าน หรอื แกไ้ ขกาหนดการไดใ้ นนามของเรา
แต่จะไม่สามารถรบั Meeting Request หรอื Cancel Request ผา่ นอเี มลของเรา ดงั นนั้ พวกเขา
เพยี งแค่คลกิ Accept หรอื Decline การประชุมเท่านนั้

o Delegate : ถา้ เราใหส้ ทิ ธกิ์ บั บุคคลนนั้ เขาสามารถสรา้ ง อ่าน หรอื แกไ้ ขกาหนดการไดใ้ นนามของ
เรา รวมถงึ ตอบรบั Meeting Request หรอื Cancel Request ผ่านอเี มลของเราได้

และเรายงั สามารถพมิ พห์ วั ขอ้ ทเ่ี ราตอ้ งการได้ รวมถงึ เลอื กปฏทิ นิ ทเ่ี ราตอ้ งการแชรไ์ ดอ้ กี ดว้ ย

P a g e | 106

เกบ็ รายช่ือใน People แบบ Unlimited

การสง่ อเี มลหรอื สง่ กาหนดการนัดหมายไปยงั ใครสกั คนในบรษิ ัท เราสามารถใชง้ าน Global Address Book ในการ
คน้ หารายชอ่ื แต่ถา้ เราตอ้ งการไปคน้ หาบคุ คลอ่นื นอกบรษิ ทั เราสามารถใชง้ าน Contact View ในการสรา้ งรายชอ่ื ดว้ ยตวั
เราเองภายใต้ Address Book เดมิ

จาก Contact View แสดงอะไรใหเ้ ราทราบบา้ ง
ส่วนท่ี 1 : แสดงรปู ภาพโปรไฟล์ ช่อื ตาแหน่ง และช่องทางในการส่อื สาร เช่น ส่งอเี มล นดั หมายผ่านปฏทิ ิน และ
สามารถสนทนาไดท้ นั ที
ส่วนท่ี 2 : แสดงรายละเอยี ดของรายช่อื นนั้ ๆ เช่น อเี มล เบอรโ์ ทรศพั ท์ เป็นตน้
ส่วนที่ 3 : แสดงคาอธบิ ายหรอื สงิ่ ทเ่ี ขาตอ้ งการเขยี นไว้
ส่วนท่ี 4 : แสดงความสมั พนั ธห์ รอื ลาดบั ของบคุ คลนนั้ ภายในบรษิ ทั
เราสามารถเพม่ิ รายละเอยี ด ตามทเ่ี ราตอ้ งการดงั ต่อไปน้ี
26. การเพ่ิม-แก้ไขรายช่ือผตู้ ิดต่อและกลมุ่

เราสามารถเพมิ่ รายช่อื โดยคลกิ
เลอื ก Create Contact

P a g e | 107

กรอกขอ้ มลู รายละเอยี ดของผตู้ ดิ ต่อ สดุ ทา้ ยอย่าลมื คลกิ Save

และถา้ เราตอ้ งการสรา้ งกลุ่ม เพยี งแคเ่ ลอื ก Create Group
เพมิ่ ช่อื กลุ่ม สมาชกิ และรายละเอยี ดของกลุ่ม เม่อื เรยี บรอ้ ยใหค้ ลกิ Save

P a g e | 108

ถา้ เราตอ้ งการแกไ้ ขขอ้ มลู ใหค้ ลกิ Edit ตรงป้ายชอ่ื ทงั้ รายช่อื หรอื กลมุ่ พอแกไ้ ขเรยี บรอ้ ยอยา่ ลมื คลกิ Save
27. การคน้ หารายชื่อผตู้ ิดต่อ

การค้นหารายช่อื บุคคลหรอื กลุ่มนัน้ ง่ายมากขน้ึ โดยเราสามารถกาหนดเง่อื นไขได้ เช่น คน้ หาตามช่อื
นามสกลุ บรษิ ทั เป็นตน้

28. เชื่อมต่อกบั LinkedIn
ถา้ เรามบี ญั ชขี อง LinkedIn (เป็น Social Network ของคนทางานตอนน้เี รม่ิ แพรห่ ลายในประเทศไทย) เรา
สามารถเชอ่ื มต่อรายชอ่ื จาก LinkedIn มายงั Office 365 ได้ ขอ้ ดคี อื โดยสว่ นใหญ่ LinkedIn จะมรี ายละเอยี ด
ของบุคคลนนั้ ไวเ้ ยอะพอสมควร ทาใหเ้ ราตดิ ต่อกนั ไดง้ า่ ยขน้ึ โดยคลกิ ท่ี

P a g e | 109

เลอื ก Connect

กรอกขอ้ มลู ของ LinkedIn เพยี งเทา่ นนั้ รายชอ่ื จากโปรไฟลข์ อง LinkedIn ของเราจะเช่อื มต่อกบั Office 365
ทนั ที

จดั เมลและงานใหเ้ ป็นระบบดว้ ย Task

เคร่อื งมอื สดุ ทา้ ยใน Outlook Web App ทเ่ี ราจะแนะนาในบทน้ี ทช่ี ว่ ยเราสรา้ งและจดั การงานทต่ี อ้ งทาทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั
โครงการใน Office 365 ซง่ึ เราสามารถประยุกตใ์ ชก้ บั อเี มลไดเ้ ช่นกนั โดยมวี ธิ ดี งั น้ี

29. การใช้งาน Flag ใน Outlook Web App
ถา้ สงั เกตจะเหน็ ทกุ ๆ เมล จะมรี ปู ธง อย่ดู า้ นหลงั เมล ซง่ึ ธงน้มี ปี ระโยชน์ เม่อื ไหรก่ ต็ ามเรามกี ารตามงานจาก
อเี มลนนั้ ใหเ้ ราคลกิ ขวา จะแสดงวนั ทต่ี อ้ งทา

แต่ถา้ งานหรอื เมลนนั้ เสรจ็ แลว้ ให้ mark Complete ไดเ้ ลย ซง่ึ จะแสดงเป็นเคร่อื งหมาย เพ่อื ยนื ยนั
30. การสรา้ ง Task

P a g e | 110

Task ทเ่ี ราสรา้ งทงั้ หมดจะไปรวมกนั ทแ่ี ถบ Task ตรงดา้ นมมุ ล่างซา้ ยของ Outlook

คลกิ New Task

กรอก Task ทต่ี อ้ งตาม ถา้ คลกิ Show More Details จะแสดงรายละเอยี ดว่างานเรม่ิ เมอ่ื ไหร่ เสรจ็ ไปแลว้ ก่ี %
รวมถงึ จะตอ้ งเสรจ็ เมอ่ื ไหร่ และใชเ้ วลาทงั้ หมดเท่าไหร่ เป็นตน้ พอเรยี บรอ้ ยใหค้ ลกิ Save

P a g e | 111

ซง่ึ การกาหนดเวลา ทางระบบจะมกี ารแสดงว่างานใดยงั ไมถ่ งึ กาหนด เลยกาหนด หรอื เสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ ผา่ น
เช่นเดยี วกนั ถา้ งานใดเสรจ็ เรยี บรอ้ ย ใหค้ ลกิ ท่ี เพ่อื ยนื ยนั ว่าเสรจ็ แลว้ โดย Task นนั้ จะไปอยใู่ นกลมุ่ ของ

Completed

การใชง้ าน Exchange Online ร่วมกบั ความสามารถใหม่ใน Microsoft Outlook 2013

สาหรับผู้ใช้งานบริการ Office 365 แผน E3 สามารถดูวิธีการติดตัง้ ได้ท่ี “บทที่ 6 การติดตัง้ Office 365
Business” ถา้ ท่านใชบ้ รกิ ารอ่นื เช่น แผน E1 สามารถใชร้ ่วมกบั Microsoft Outlook 2013 เดมิ ทม่ี อี ย่ใู นองคก์ ร การใช้
งานจะคลา้ ยคลงึ กบั การใชง้ านบน Outlook Web App โดยในทน่ี ้จี ะกลา่ วถงึ ฟีเจอรท์ ส่ี าคญั

31. การตงั้ ค่าบญั ชี Exchange Online กบั Microsoft Outlook 2013
สาหรบั การตงั้ คา่ ครงั้ แรก ใหเ้ ปิด Microsoft Outlook คลกิ Next

P a g e | 112

เลอื ก “Yes”
กรอกชอ่ื , อเี มล และรหสั ผ่าน
เสรจ็ เรยี บรอ้ ย จะปรากฏดงั ภาพ

P a g e | 113

ถา้ เรามี Microsoft Outlook 2013 อย่แู ลว้ เราสามารถเพม่ิ บญั ชเี พม่ิ เตมิ ไดท้ ่ี File > Add Account
หน้าตาเร่ิมต้นของ Microsoft Outlook 2013

32. รวมคาสงั ่ ทวั ่ ไปการใช้งาน Microsoft Outlook 2013

P a g e | 114

33. การใช้งานรว่ มกบั ระบบปฏิทิน
เพอ่ื สาหรบั อปั เดตวธิ กี ารจดั การ เวลา บุคคลและงานต่างๆ

34. การสรา้ งลายเซน็ อีเมล
เม่อื ตอ้ งการสรา้ งลายเซน็ อเี มลใหม่ ใหท้ าดงั ต่อไปน้ี
1. คลกิ File > Option > Mail ภายใต้ Compose Message ใหค้ ลกิ Signature
2. ในแทบ็ ลายเซน็ อเี มล ใหค้ ลกิ New จากนนั้ พมิ พช์ อ่ื สาหรบั ลายเซน็
3. ในกลอ่ ง Edit Signature ใหพ้ มิ พข์ อ้ ความทค่ี ุณตอ้ งการไวใ้ นลายเซน็ แลว้ ใชเ้ คร่อื งมอื ทม่ี อี ย่แู ลว้ ภายใน เพอ่ื
จดั รปู แบบลายเซน็

P a g e | 115

4. เม่อื ตอ้ งการเพมิ่ ลายเซน็ ไปยงั ขอ้ ความใหม่ บนแทบ็ ขอ้ ความ ให้คลกิ ลายเซน็ แลว้ คลกิ ลายเซน็ ทต่ี อ้ งการ

ทา้ ยบท

สาหรบั ในบทน้ี เราได้เหน็ ถงึ การทางานและฟีเจอร์ใน Outlook Web App และ Microsoft Outlook 2013ว่า
เราสามารถจดั การเมล ปฏิทิน รายช่อื และงาน โดยทงั้ 4 ส่วนจะเก่ยี วเน่ืองกนั ทาให้เราสะดวกย่ิงขน้ึ เหมือนใช้งาน
Outlook ปกติ สาหรบั ในบทถดั ไป เราจะมาดูวธิ กี ารใชง้ าน Lync Online ว่าจะนาไปประยุกตใ์ ชก้ บั ทมี อย่างไร ใหส้ ่อื สาร
กนั ไดแ้ บบ Real Time

P a g e | 116

Chapter 6 Chat และ Share แบบปลอดภยั ดว้ ย Lync Online

ลองจนิ ตนาการดวู ่าวนั หน่ึงเราสามารถบนิ มาอบรมทก่ี รุงเทพฯ โดยไม่ตอ้ งเสยี ค่าเคร่อื งบนิ สกั บาทเดยี ว อกี ทงั้ ยงั
สามารถแชรร์ ายงานหรอื PowerPoint ขนาดใหญ่ไดโ้ ดยไม่ตอ้ งผ่านอเี มล รวมถงึ สามารถแสดงความเหน็ ผา่ นกระดานไวท์
บอรด์ ทเ่ี ราสามารถใชง้ านผ่านแทบ็ เลต็ ทเ่ี ราคนุ้ เคย หลายครงั้ คุณตอ้ งบนิ มาอบรมแคส่ องวนั ทส่ี านกั งานใหญ่

จากทเ่ี กรน่ิ ในขา้ งตน้ ความง่ายดายในการสอ่ื สารทาใหเ้ รารวู้ า่ ใครว่าง หรอื ตดิ ประชมุ อยู่ รวมถงึ การใชง้ านรว่ มกนั
ในลกั ษณะ Real time ซง่ึ เป็นคุณสมบตั พิ เิ ศษของ Lync ทม่ี ใี หก้ บั ผใู้ ชง้ าน Office 365 ใน Lync เราสามารถโทรศพั ทผ์ ่าน
VoIP สง่ อเี มลหรอื ขอ้ ความโตต้ อบไดท้ นั ที พรอ้ มทงั้ นาเสนอ PowerPoint ไปพรอ้ มๆ กนั เพ่อื ใหก้ ารตดิ ต่อส่อื สารเป็นเร่อื ง
ทง่ี า่ ยขน้ึ กวา่ เดมิ

สาหรบั ผใู้ ชบ้ รกิ าร Office 365 Business Essential และ Business Premium จะสามารถใชง้ าน Lync Online
ไดท้ นั ที

กอ่ นทจ่ี ะเรม่ิ การใชง้ าน Lync ใหท้ าการตดิ ตงั้ แอพพลเิ คชนั Lync ลงในเครอ่ื งของเรากอ่ น

เลอื กภาษา และเลอื ก Install

P a g e | 117

แนะนา Microsoft Lync

ในตอนกอ่ นหน้าน้ีเราไดล้ องดาวน์โหลด Microsoft Lync มาลองเลน่ ดู (ผมเช่อื วา่ หลายคนคงเล่นก่อนมาถงึ ตอนน้ี
เสยี อกี ) แต่เพ่อื ใหส้ าหรบั คนทย่ี งั ไม่ได้ลอง เรามาลองดูกนั ทลี ะ
ขนั้ ตอนเลยครบั
เริ่ม Sign In
เม่ือเร่ิมใช้งานระบบจะบังคับให้เรากรอก User และ
Password ให้เรากรอกตามท่ีได้รับ (ถ้าได้รับรหัสผ่านเป็ น
Temporary ควรเปลย่ี นกอ่ น) และทาเครอ่ื งหมายถูกคาว่า “Save
my password” พอมหี น้าต่างขน้ึ มาใหค้ ลกิ “Yes” เพยี งเท่าน้ีเรา
เปิดเคร่อื งครงั้ หน้ากไ็ มจ่ าเป็นตอ้ งใสร่ หสั ผา่ นอกี ครงั้
รจู้ กั Lync ให้มากขนึ้
1. Menu Bar : เมนูท่ีรวบรวม Shortcut ต่างๆ เช่น File,
Tool และ Help รวมถงึ Meet Now ทค่ี ลกิ เดยี วประชุมไดท้ นั ที

2. Personal Note : ช่องแสดงสถานะ จะแสดงสถานะว่าวันน้ีคุณ
เป็นอยา่ งไรบา้ ง หรอื ถา้ เราตงั้ สถานะวา่ ไม่อย่ทู อ่ี อฟฟิศใน Exchange
Online แลว้ กจ็ ะแสดงสถานะอตั โนมตั ทิ นั ที
3. Profile Picture : โชว์รูปของผู้ใช้งาน รวมถึงสถานะว่าตอนน้ี
พรอ้ มใชง้ านโดยผา่ นสตี ่างๆ ทเ่ี รยี กวา่ Presence

4. Conversations : โชวแ์ สดงรายช่อื ผตู้ ดิ ต่อในแทบ็ แรก และแทบ็ ท่ี
สองจะแสดงประวตั กิ ารคุยของเรา รวมถงึ Missed Call ดว้ ย
5. Search : ช่องค้นหา ท่ีคุณสามารถค้นหารายช่ือจากทุกคนใน
บรษิ ทั

P a g e | 118

6. Contact Lists : เราสามารถตงั้ กลุ่มเฉพาะงานนนั้ ๆ ไดเ้ อง เช่น กลุ่มพนักงานขาย กลุ่มสนบั สนุน เป็นตน้ หรอื
แมก้ ระทงั่ กาหนดความสมั พนั ธข์ องเรากบั รายชอ่ื ผตู้ ดิ ต่อได้ เช่น เพ่อื น, เพอ่ื นร่วมงาน, คู่คา้ ของเราได้

Contact Card & Presence: ช่องทางลดั ในการติดต่อส่ือสาร
บางครงั้ เราคน้ หาช่อื ใครบางคน แลว้ เราอยากรวู้ ่าเขาเป็นใคร และสามารถตดิ ต่อกบั เขาทางใดไดบ้ า้ ง เพยี งแคเ่ ราคลกิ

ขวาทห่ี น้ารายชอ่ื และเลอื ก “See Contact Card” จะปรากฏหน้าต่างรายชอ่ื ผตู้ ดิ ต่อ โดยมรี ายละเอยี ด ดงั ต่อไปน้ี
1. รปู ช่อื ตาแหน่ง และสถานะ ทาใหเ้ รารวู้ า่ เขาพรอ้ มสนทนากบั เราหรอื ไม่ หรอื ว่าเขา Offline ไปแลว้ กว่ี นั
2. ช่องทางการตดิ ต่อทห่ี ลากหลาย ตงั้ แต่ Chat, โทรผา่ น VoIP, โทรผา่ น Video Call และสง่ อเี มล
3. รายละเอยี ดอ่นื ๆ เช่น อเี มลอะไร หรอื เบอร์โทรอะไร รวมถงึ ในแทบ็ What’s New ทแ่ี สดงสถานะล่าสุด ซ่งึ เรา
สามารถใช้ Facebook หรอื Social Online อ่นื ๆ ของตนเองเช่อื มต่อได้

1. สถานะแต่ละสีหมายความวา่ อย่างไรบ้าง

P a g e | 119

สถานะของเราจะแสดงใหค้ นอน่ื ในทมี เหน็ และสถานะของคนอ่นื กจ็ ะแสดงใหเ้ ราเหน็ เหมอื นกนั โดยสถานะน้จี ะปรากฏ
ในบรกิ ารอ่นื ๆ ดว้ ย เช่น Outlook Online หรอื SharePoint Online ถ้าเราเปลย่ี นแปลงสถานะทุกๆ บรกิ ารทอ่ี ย่บู น Office
365 กจ็ ะเปลย่ี นเชน่ เดยี วกนั

แต่ละสมี คี วามหมายดงั ต่อไปน้ี

สี เขียว : บอกสถานะพรอ้ มคยุ กบั เราทุกๆ ช่องทางทงั้ Lync และอ่นื ๆ

สี เหลือง : บอกสถานะว่าเขาไม่อยู่ท่โี ต๊ะ ไม่พร้อม ณ เวลานัน้ หรอื ลาวนั นัน้ ซ่งึ เราสามารถทราบไดจ้ าก
จานวนนาทหี รอื ชวั่ โมงทเ่ี ขาไมอ่ ย่ทู โ่ี ต๊ะได้

สี แดง : บอกสถานะว่าออนไลน์ แต่ว่าตอนน้ีอาจไม่พรอ้ มคุยดว้ ย ซง่ึ สถานะน้ีอาจเปลย่ี นตามค่าในการตงั้ ใน
Calendar เช่น In a Meeting หรอื ประชุมอยู่ เป็น In a Conference Call หรอื กาลงั โทรศพั ทอ์ ย่เู ป็น In a Call

สี แดงเข้ม : หมายถงึ ว่าตอนน้ีไม่ว่างจรงิ ๆ ไม่ตอ้ งการใหใ้ ครรบกวน หรอื ว่าขณะนนั้ กาลงั นาเสนองานอยู่ มี
การต่อกบั จอโปรเจคเตอรอ์ ยู่ ซง่ึ ขอ้ ดคี อื จะไม่แสดงหน้าต่างรบกวนขน้ึ มา แต่ขอ้ ความทพ่ี มิ พ์หรอื โทรมานนั้ จะเกบ็ เขา้ ไป
อเี มลอตั โนมตั ใิ นโฟลเดอร์ Conversation History
Lync ยงั สามารถบอกไดว้ ่าคนทค่ี ยุ กบั เรานนั้ เชอ่ื มต่อ Lync ผา่ น PC หรอื Mobile

หรอื บางครงั้ เราอยากรวู้ ่าฝัง่ ตรงขา้ มอุปกรณ์วดิ โี อพรอ้ มหรอื ไม่ โดยจะแสดง “Video Capable”

อกี ทงั้ เรายงั ทราบไดว้ ่าเขา Offline หรอื ไม่ไดใ้ ชง้ าน Lync มาแลว้ กน่ี าที ทาใหเ้ ราพอจะเดาไดว้ ่าเขาอาจจะไม่ได้อยู่ทโ่ี ต๊ะ
หรอื กาลงั เดนิ ทาง

P a g e | 120

การต้งั ค่าบน Lync Online
จากท่ไี ด้เกรน่ิ ตอนต้น ท่อี ธบิ ายว่า Lync สามารถทางานอะไรได้บ้าง ซ่งึ เราสามารถปรบั แต่งเพม่ิ เติมท่ี Lync

Option ตามภาพดา้ นลา่ ง

 General Page
เป็นสว่ นทช่ี ว่ ยเราในการปรบั ค่าในการใชง้ าน Instant Message ทงั้

รปู แบบตวั อกั ษรและสี รวมถงึ การใชง้ าน Emoticon ดว้ ย สาหรบั ในเวอรช์ นั น้ี
มกี ารใช้งานสนทนาหลายหน้าต่าง เราสามารถเปิดหรอื ปิดฟีเจอรน์ ้ีได้จาก
“Enable tabbed conversations”

 Personal Page
เป็นสว่ นทช่ี ว่ ยเราในการปรบั ตงั้ ค่าสว่ นตวั ดงั ต่อไปน้ี
- My Account : แสดงอเี มลปัจจบุ นั ทใ่ี ชใ้ นการเขา้ สรู่ ะบบใชง้ าน Lync ซง่ึ

โดยปกตจิ ะเขา้ ใชง้ านอตั โนมตั ิ
- Personal Information Manager : ในบรเิ วณน้ี ตวั เลอื กแรกจะแสดงว่า

เราจะทางานร่วมกบั Microsoft Exchange หรอื Outlook หรอื ไม่ ซง่ึ คา่
เร่ิมต้นได้เลอื กไว้แล้ว และข้อความท่ดี ้านล่างจะเก่ยี วกบั ว่าให้ Lync
แสดงบน Calendar หรือไม่ รวมถึงถ้าเราตัง้ Out of Office ก็จะแจ้ง
เตือนบน “What’s happening today?” ให้กับคนท่ีเป็น Friends และ
Family, Workgroup และ Colleagues อีกทัง้ ทุกๆ การสนทนาท่ีเป็น
ขอ้ ความและ Call log จะเกบ็ ไวใ้ นกล่องจดหมายทช่ี อ่ื วา่ “Conversation
History”
- Location : เป็นการแชรว์ ่าเราอยทู่ ใ่ี ดกบั โปรแกรมอน่ื ๆ

P a g e | 121

- Display Photo : ถา้ วา่ คณุ ไมต่ อ้ งการเหน็ ภาพของรายชอ่ื ผตู้ ดิ ต่อ คณุ สามารถปิดได้ โดยนาเครอ่ื งหมายถกู ออก
 Contact List Page

เลอื กการแสดงผลในรายช่อื ผตู้ ดิ ต่อของเรา

- Display my contacts with: ใหเ้ ลอื กว่าเราจะแสดงรูปของรายช่อื
ผตู้ ดิ ต่อหรอื ไม่

- Order my list: ใหแ้ สดงเฉพาะชอ่ื หรอื แสดงสถานะทพ่ี รอ้ มใชง้ าน
- Show the information: แสดงรายช่ือผู้ติดต่อ สถานะ และกลุ่ม

รายชอ่ื ทต่ี ดิ ต่อบ่อยๆ

 Status Page

จากทไ่ี ดเ้ กร่นื ไวข้ า้ งตน้ Lync นนั้ แสดงสถานะพน้ื ฐานว่าคณุ กาลงั
ทาอะไรอยู่ ณ ตอนนนั้ ผ่านการแสดงสตี ่างๆ ว่าคุณนนั้ ว่างหรอื ยุ่งอยู่
สาหรบั การตงั้ ค่าในหน้าน้ี จุดทส่ี าคญั คอื การตงั้ เวลาวา่ ถา้ เราไมไ่ ดอ้ ยู่
หน้าเคร่อื งให้แสดงสถานะว่า Inactive และถา้ เกนิ กว่านนั้ ใหแ้ สดงวา่
Away ส่วนขอ้ ความดา้ นล่างทม่ี เี คร่อื งหมายถูก ตรงน้ีช่วยเราเวลาเรา
นาเสนองานหรอื ต่อกบั โปรเจคเตอร์ โดยจะแสดงสถานะว่า Do Not
Disturb ทาใหเ้ วลาเรานาเสนอ ไมต่ อ้ งกงั วลวา่ จะมคี นขดั จงั หวะ

ถา้ มคี นทกั ขอ้ ความจะถกู ยา้ ยไปยงั กลอ่ งจดหมายทนั ที

 My
Picture Page

เราสามารถทจ่ี ะเพมิ่ รูปของตนเองไดเ้ อง หรอื ซ่อนรูป
จากการค้นหาได้ โดยท่ีเราคลิก Edit or Remove Picture
จะเข้าไปยังหน้าของ SharePoint Online ซ่ึงเราสามารถ
เปลย่ี นรปู ไดจ้ ากทน่ี ่ี

P a g e | 122

 Phones Page
สาหรบั Lync Online นัน้ การใช้งานผ่านโทรศพั ท์

อาจใช้งานไม่ได้ จะสามารถใชง้ านผ่าน VoIP เท่านัน้ แต่ถ้า
ในอนาคตมกี ารตงั้ Lync Server ภายในบรษิ ทั เรากส็ ามารถ
ใช้ Lync เป็น Soft Phone แทนได้

 Alerts Page
สาหรบั หน้าของ Alert Page จะแสดงเม่อื เราได้รบั

การแจ้งเตือน Notification โดยเฉพาะถ้าเรามีการเปล่ียน
สถานะเป็น Do Not Disturb ว่าเราต้องการแสดงหรอื ไม่แสดง
หรือแสดง Notification เฉพาะกลุ่มคนท่ีเราระบุหรือเพ่ือน
รว่ มงานเท่านนั้

 Ringtones and Sounds Page
ถา้ เราเบ่อื เสยี งเวลาโทรออกแบบเดมิ ๆ เราสามารถ

เปลย่ี นเสยี งเป็นเสยี งอ่นื ผ่านเมนู Ringtone ได้ทนั ที หรอื ปิด
เสยี งทงั้ สายเรยี กเขา้ และขอ้ ความเขา้ ไดผ้ ่านเมนู Sounds

P a g e | 123

 Audio Device Page

สาหรบั หน้าน้ี จะช่วยในการตงั้ ค่าไมค์และลาโพง
ซง่ึ บางครงั้ ถ้าเราใช้อุปกรณ์ต่อภายนอก เราอาจต้องมาตงั้
คา่ หรอื ทดสอบผ่านจากหน้าน้ี รวมถงึ การปรบั ระดบั เสยี งใหม้ ี
ความดงั ดว้ ย

 Video Device Page

เป็นการปรับตัง้ ค่า Video ถ้าเรามี Webcam เรา
สามารถเลอื ก Webcam และตงั้ ค่าเฉพาะไดจ้ ากหน้าต่างน้ี

 File Saving Page

บางครงั้ การโอนไฟลผ์ ่าน Lync เราไม่ทราบว่าเกบ็
ไวท้ ่ใี ด เราสามารถกาหนดพาธทต่ี ้องการได้ หรอื แม้กระทงั่
เวลาเราบนั ทกึ Lync Recording จะสามารถกาหนดผ่านใน
การเกบ็ วดิ โี อดว้ ยเชน่ กนั

IM, VoIP และ Video Calls

จากทก่ี ล่าวไวใ้ นตอนแรกว่า Lync นนั้ ช่วยตดิ ต่อส่อื สารทงั้ แบบเป็นทางการ เช่น การทาตารางนัดหมาย หรอื ไม่
เป็นทางการ เช่น Instant Messaging กไ็ ด้ ซง่ึ ทงั้ สองแบบ สามารถตดิ ต่อส่อื สารผ่าน Presence ว่าใครว่างหรอื ไม่ว่าง ซง่ึ
การใช้งานแบบ Instant Messaging กับ Lync ก็เหมือนโปรแกรมทวั่ ๆ ไป แต่เพิ่มในเร่ืองของ VoIP, Video Call และ
เครอ่ื งมอื การทางานร่วมกนั อน่ื ๆ ซง่ึ สามารถใชง้ านไดด้ งั ต่อไปน้ี

P a g e | 124

หมายเหตุ
Lync 2013 Basic ใน Office 365 Business Plan จะมบี างฟีเจอร์ทไ่ี ม่เท่ากบั Lync 2013 เวอรช์ นั เตม็ เช่น การ

เ ช่ื อ ม ต่ อ กั บ ร ะ บ บ PSTN, ก า ร บั น ทึ ก วิ ดี โ อ เ ป็ น ต้ น ส า ห รั บ ข้ อ มู ล เ พ่ิ ม เ ติ ม ส า ม า ร ถ ศึ ก ษ า ไ ด้ ท่ี
http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg425836.aspx

เริ่มการใชง้ าน Instant Message
1. ใหค้ ลกิ สองครงั้ เลอื กคนทจ่ี ะคุยดว้ ย

2. ถ้าฝัง่ ตรงขา้ มทกั มาในครงั้ แรก เราจะเหน็ หน้าต่างเลก็ ๆ เป็นรูปภาพของคู่สนทนาขน้ึ มา ถ้าเราปฏเิ สธการ
สนทนา ณ ขณะนนั้ ใหค้ ลกิ Ignore

3. พมิ พข์ อ้ ความ สงั เกตช่วงท่เี ราพมิ พ์ เราจะเหน็ ฝัง่ ตรงขา้ มกาลงั พมิ พอ์ ยู่ ซง่ึ ขอ้ ดคี อื ทาใหเ้ รารวู้ ่าเขาสนใจคุย
กบั เรา ณ ตอนนนั้ หรอื กาลงั คดิ อะไรอยู่

P a g e | 125

4. ทุกๆ ขอ้ ความจะมเี วลา และบอกถงึ ขอ้ ความสุดทา้ ยทไ่ี ดร้ บั อกี ทงั้ ขอ้ ความทงั้ หมดจะเกบ็ เขา้ ไปในโฟลเดอร์
Conversation History ของ Exchange Online

5. เราสามารถสนทนาพรอ้ มๆ กนั ไดห้ ลายคน โดยจะแสดงเป็น Tabbed Conversation

6. ถา้ ตอ้ งการสง่ ไฟล์ กส็ ามารถทาไดท้ นั ที ซง่ึ ขอ้ ดคี อื ประหยดั เวลา และไม่ตอ้ งสง่ เมลกนั ไปมา

7. ถา้ ตอ้ งการเพม่ิ คนทค่ี ยุ ดว้ ย เพยี งแคล่ ากและวางในการสนทนาเดยี วกนั ซง่ึ เราสามารถสง่ ไฟลไ์ ดเ้ ช่นกนั

P a g e | 126

8. ยงิ่ ไปกวา่ นนั้ เราสามารถคุยสนทนาไดห้ ลายคนพรอ้ มๆกนั ต่างเรอ่ื งกนั ซง่ึ Lync เองจะจดั กลุม่ เป็น Tabbed
Conversation

9. และสงิ่ ทส่ี าคญั ในการประชุมคอื ตอ้ งต่อเน่ืองไม่ขาดช่วง แต่ถา้ เกดิ เหตุสดุ วสิ ยั หรอื อนิ เทอรเ์ น็ตมปี ัญหาแลว้
ทาใหห้ ลุดจากการประชมุ ไป Lync เองจะเช่อื มต่อกลบั เขา้ ไปในการประชุมนนั้ ทนั ทโี ดยคลกิ ท่ี Rejoin ทาให้
เราสามารถเขา้ ประชมุ อกี ครงั้ ไดท้ นั ที

เริ่มการใชง้ าน Audio Conference
1. หลงั จากทเ่ี ราลอง IM มากกวา่ 2 คนแลว้ เรายงั สามารถ Audio Conference ไดพ้ รอ้ มๆ กนั อกี ดว้ ยผา่ น VoIP
โดยคลกิ ท่ี Lync Call

P a g e | 127

2. ซง่ึ ฝัง่ คสู่ นทนาจะไดร้ บั Call เขา้ มา ใหค้ ลกิ Accept จากภาพเช่นเดยี วกบั การรบั ขอ้ ความ
แต่ถา้ กาลงั สนทนาอย่จู ะแสดงกรอบขอ้ ความ Answer the call ซง่ึ เราสามารถตอบรบั ไดท้ นั ที
แต่ถา้ เป็นอปุ กรณ์แทบ็ เลต็ หรอื สมารท์ โฟนกเ็ ช่นเดยี วกนั ตวั อย่างเช่น iPad

P a g e | 128

3. หลงั จากท่ี Call จะโชวภ์ าพของแตล่ ะคนแบบ HD เพ่อื ใหร้ ใู้ ครเป็นใคร ถา้ เราใชง้ านผา่ นสมารท์ โฟนกส็ ามารถ
สนทนาไดท้ นั ที

โปรดสงั เกตวา่ ถ้าเรามกี าร Conference จานวนคนเป็นจานวนมาก เพ่อื ทเ่ี ราจะไดเ้ น้นคนทพ่ี ดู เป็นหลกั เรา
สามารถปักหมดุ เพอ่ื ทร่ี ปู เขาจะไม่เล่อื นไปมา
4. ถา้ เราตอ้ งการปิดเสยี งไมคใ์ หค้ ลกิ ทป่ี ่มุ ไมโครโฟนเพอ่ื ปิดเสยี ง
5. อกี ขอ้ หน่งึ คอื สถานะของเราเม่อื มกี ารประชุมออนไลน์จะเปลย่ี นสถานะ In a conference call อตั โนมตั ิ

P a g e | 129

การใชง้ าน Video Conference
หลงั จากทเ่ี ราไดล้ องการใชง้ าน Audio Conference ไปแลว้ เพ่อื ใหก้ ารประชุมนนั้ Real Time และ Face-to-Face

มากขน้ึ เราสามารถใชฟ้ ีเจอร์ Video Call ไดด้ งั น้ี
1. ก่อนทเ่ี ราจะเรม่ิ Video Call เพ่อื เชค็ ดวู า่ สภาพหน้าผม และแสงพรอ้ มหรอื ไม่ ใหน้ าเมาสไ์ ป Mouse over แลว้ ป่มุ
Video Call จะโชว์ Video Preview กอ่ นทเ่ี ราจะเรมิ่ Start Video Call

2. คลกิ Start My Video และจะเหน็ แบบ Face to Face ซง่ึ เราสามารถเพมิ่ คนเขา้ มาและสนทนาแบบ Video Call ได้
มากถงึ 5 หน้าจอในลกั ษณะของ Active Speaker หมายความวา่ ถา้ ใครพดู กลอ้ งจะแสดงทห่ี น้าคนนนั้ ทนั ที

3. Video Call ของ Lync จะแสดงความละเอยี ดแบบ HD และมฟี ีเจอรท์ ช่ี ่วยเราได้มากคอื Smart Framing โดยถ้า
หน้าเราอยทู่ ก่ี ลอ้ งแลว้ ลองขยบั ตวั ดู กลอ้ งจะหนั มาตามเราอตั โนมตั ิ และถา้ ในกลอ้ งของเรามคี นมากกวา่ 1 คนขน้ึ
ไป หน้าจอจะขยายขน้ึ ตามดว้ ย

P a g e | 130

การใชง้ าน Conversation History
Lync สามารถเกบ็ ประวตั ิการ Call และ Conversation ของแต่ละรายช่อื ได้ ซ่งึ เราสามารถมาดูว่า Missed Call

ใครบา้ ง อกี ทงั้ ยงั สามารถมาตามบทสนทนาภายหลงั ได้ โดยคลกิ ท่ี

การใชเ้ คร่ืองมือการทางานร่วมกนั อื่นๆ

มอี ย่สู ง่ิ หน่งึ เม่อื ใดกต็ ามทท่ี มี ตอ้ งการสรา้ งเน้อื หาบางอย่างทต่ี อ้ งการใหท้ ุกคนเหน็ ไปพรอ้ มๆ กนั อกี ทงั้ ทุกคนไม่
สามารถทจ่ี ะนัง่ อย่ทู เ่ี ดยี วกนั ได้ ดงั นัน้ ทมี เองตอ้ งหาอะไรบางอย่างเพ่อื ใหง้ านออกมาสมบูรณ์โดยเรว็ Lync ไดน้ าฟีเจอร์
เร่อื งการทา Coauthoring เขา้ มาร่วมดว้ ย ตงั้ แต่การแชร์ PowerPoint จนถงึ สามารถเขยี นบนกระดานออนไลน์พรอ้ มๆ กนั
ได้ โดยเราเพยี งแคค่ ลกิ ป่มุ Share Content และเลอื กฟีเจอรท์ ต่ี อ้ งการ โดยแสดงออกเป็น 3 สว่ นดงั น้ี
ส่วนท่ี 1 : แสดงชอ่ งทางลดั ในการเขา้ ถงึ การแชรต์ ่างๆ เชน่ Desktop, PowerPoint, Whiteboard เป็นตน้

P a g e | 131

ส่วนท่ี 2 : แสดงการใชง้ าน OneNote หรอื การจดการประชมุ ร่วมกนั

ส่วนท่ี 3 : แสดงการแนบไฟล์ Attachment ซง่ึ เราสามารถแนบไฟล์ไว้รอก่อนท่มี กี ารประชุมได้ ขอ้ ดคี อื สามารถส่งไฟล์
ขนาดใหญ่และสง่ ไดท้ นั ที

ซง่ึ ในรายละเอยี ดในแต่ละฟีเจอร์ มดี งั ต่อไปน้ี

Desktop Sharing

เวลาเราต้องการแชรง์ านกลุ่มหรอื เวบ็ ไซตท์ อ่ี อกแบบร่วมกนั และแต่ละคนกท็ างานกนั คนละท่ี ปัญหาเม่อื ก่อนคอื
ทุกคนต้องสง่ ไฟลก์ นั ไปมาหรอื นงั่ รถมาประชมุ ฝ่ ารถตดิ เพ่อื จะไดท้ างานชน้ิ เดยี วกนั นนั้ หรอื อกี กรณีหน่ึงคอื สมมตเิ ครอ่ื ง

P a g e | 132

ผบู้ รหิ ารมปี ัญหาและอย่ตู ่างประเทศ คณุ จะตอ้ งรโี มตเขา้ เคร่อื งตอ้ งผ่านขนั้ ตอนมากมายคงไมส่ ะดวกกบั ผบู้ รหิ ารหรอื ตวั คณุ
แน่ และยากทจ่ี ะเขา้ ใจสาหรบั ผใู้ ชง้ านทวั่ ๆ ไป เราสามารถใชง้ านฟีเจอร์ Share Desktop มาช่วยแกไ้ ขปัญหาน้ี โดยมวี ธิ ี
ง่ายๆ ดงั น้ี

1. คลกิ Share Desktop ซง่ึ ผเู้ ขา้ ร่วมประชุมจะไดร้ บั ขอ้ ความ “Accept Meeting Content” ใหค้ ลกิ ตอบรบั ทนั ที

2. สาหรบั หน้าต่างคนทแ่ี ชรห์ น้าจอจะแสดงดงั ภาพดา้ นล่าง

3. สาหรบั หน้าต่างคนเขา้ รว่ มประชมุ ดว้ ย จะแสดงดงั ภาพดา้ นลา่ ง

P a g e | 133

4. ตอนน้ีทุกคนจะเหน็ หน้าจอทุกอย่างของคนทน่ี าเสนอ ถ้าเราจาเป็นตอ้ งใหค้ นอ่นื เขา้ มาทเ่ี คร่อื งของเราเพ่อื
แกไ้ ขปัญหา หรอื ทาอะไรกต็ ามในเครอ่ื งของเรา ตรงดา้ นบนใหเ้ ลอื ก Give Control และเลอื กคนทเ่ี ราตอ้ งการ
ใหเ้ ขาเขา้ มาถงึ เคร่อื งของเรา

5. ตอนน้ผี มใหค้ นอ่นื สามารถมาควบคมุ เคร่อื งไดแ้ ลว้ ถา้ ตอ้ งการคนื สทิ ธใิ์ หเ้ ลอื ก Take Back Control

6. บางครงั้ การแชรห์ น้าจออาจจะแสดงเลก็ เกนิ ไป เราสามารถขยายใหเ้ ทา่ กบั หน้าจอจรงิ ๆ ไดง้ ่ายๆ โดยคลกิ ท่ี
ป่มุ ขยายตรงมุมบนขวา

P a g e | 134

7. หรอื อยากใหข้ ยายใหญ่เตม็ หน้าจอเลย ใหค้ ลกิ ท่ี
จะแสดงแบบเตม็ หน้าจอ

8. หรอื เราสามารถแยกรปู ของคนทเ่ี ขา้ ร่วมประชมุ แยกออกมาอกี หน้าจอหน่ึง หรอื ยอ่ ลงไปเพอ่ื เพมิ่ การแสดงผล
บนหน้าจอใหม้ ากขน้ึ ได้ และเราสามารถดงึ Video Gallery ออกมาไดด้ ว้ ยเชน่ กนั

Program Sharing

บางครงั้ การใชฟ้ ีเจอรแ์ ชรห์ น้าจอใหก้ บั ค่สู นทนาไดเ้ หน็ ทงั้ หมด อาจไม่สะดวกเพราะเรามขี อ้ มลู ความลบั บางอย่าง
ดงั นนั้ เราจงึ สามารถเลอื กโชวเ์ ฉพาะเอกสารหรอื โปรแกรมทจ่ี ะโชว์ เลอื กเฉพาะทต่ี อ้ งการแสดงได้ โดยโปรแกรมใดทไ่ี ม่ได้
เลอื ก กจ็ ะไม่แสดงขน้ึ ซง่ึ มขี นั้ ตอนง่ายๆ ดงั ต่อไปน้ี

P a g e | 135

1. คลกิ Share Program ซง่ึ ผเู้ ขา้ ร่วมประชมุ จะไดร้ บั ขอ้ ความ “Accept Meeting Content” ใหค้ ลกิ ตอบรบั ทนั ที

2. ให้เลอื กโปรแกรมทต่ี ้องการแชร์ เราสมามารถเลือกได้มากกว่าหน่ึง จากตวั อย่างผมเลอื ก Foxit Reader และ
Google Chrome พอเลอื กเสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ Present

3. ผมเปิดโปรแกรม Foxit Reader ทกุ คนจะเหน็ เหมอื นรปู ภาพดา้ นลา่ ง

P a g e | 136

4. ผมเปลย่ี นเป็นเปิดโปรแกรม Chrome ทุกคนจะเหน็ เหมอื นภาพดา้ นล่าง

5. แต่ถา้ ผมเปลย่ี นใจ ไม่เปิดสองโปรแกรมขา้ งตน้ จะแสดงเป็นหน้าจอสดี า ซง่ึ เป็นระบบป้องกนั ทด่ี อี ยา่ งหน่งึ

6. เช่นเดยี วกบั การแชรห์ น้าจอ ผมสามารถเลอื กใหค้ ่สู นทนาสามารถเขา้ มายงั โปรแกรมท่ีผมแชรไ์ ด้ ซง่ึ เราสามารถ
ประยกุ ตใ์ ชร้ ว่ มกบั โปรแกรมอ่นื ๆ ทต่ี อ้ งใชร้ ่วมกนั

P a g e | 137
PowerPoint Sharing

ทกุ ครงั้ ในการประชุมสงิ่ ทข่ี าดไม่ไดค้ อื สไลดน์ าเสนอ ซง่ึ โดยสว่ นใหญ่คอื Microsoft PowerPoint ถา้ ทกุ คนอย่ใู นท่ี
ประชุมเดยี วกนั คงไม่มปี ัญหาอะไร แต่ถ้าอยู่ต่างทก่ี นั สง่ิ ท่ผี มมกั เหน็ เสมอคอื ส่งไฟลไ์ ปใหป้ ลายทางและเปิดกนั เอง ถ้า
อเี มลส่งได้ 10 MB สไลด์ 40 MB ตอ้ งลาบากค่สู นทนาใหไ้ ปประกอบกนั เอง หรอื แมก้ ระทงั่ บางครงั้ สไลดใ์ นการนาเสนอมี
ขอ้ มลู ตวั เลขทส่ี าคญั ซง่ึ เราตอ้ งการใหแ้ ค่ดเู ท่านนั้ กไ็ มส่ ามารถทาไดเ้ ช่นกนั ทาให้ Lync สามารถตอบโจทยใ์ นเรอ่ื งของการ
ทา PowerPoint Sharing ซง่ึ เราสามารถใชง้ านแต่ละฟีเจอรเ์ หมอื นในหอ้ งประชุมกนั จรงิ ๆ โดยมขี นั้ ตอนง่ายๆดงั น้ี

1. คลกิ Share PowerPoint ซง่ึ ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ จะไดร้ บั ขอ้ ความ “Accept Meeting Content” ใหค้ ลกิ ตอบรบั ทนั ที

2. เลอื กสไลดท์ ต่ี อ้ งการนาเสนอ

3. รอใหส้ ไลดอ์ ปั โหลดขน้ึ สู่ Lync สกั พกั

4. PowerPoint จะปรากฏใหก้ บั ผรู้ ว่ มประชมุ ทุกคน

P a g e | 138

5. ขณะทผ่ี นู้ าเสนอกาลงั บรรยายอยู่ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุมสามารถเปิดดสู ไลดอ์ ่นื ก่อนดไู ด้ โดคลกิ ท่ี Thumbnails ตรงมุม
ล่างขวา
จะปรากฏดงั รปู

6. หรอื สามารถดโู น้ตในแต่ละสไลดไ์ ด้ โดยคลกิ ท่ี Notes ตรงมมุ ล่างขวา
7. ถา้ เราตอ้ งการกลบั ไปฟังทส่ี ไลดป์ ัจจบุ นั ใหค้ ลกิ Return’s to Presenter’s View

P a g e | 139

กลบั ไปทส่ี ไลดป์ ัจจบุ นั

แต่ถา้ เราเป็นคนนาเสนอร่วม เราสามารถคลกิ Take Over as Presenter ซง่ึ ขอ้ ดคี อื เราไม่จาเป็นตอ้ งมสี ไลดน์ นั้
อย่กู บั ตวั กส็ ามารถนาเสนอไดท้ นั ที
8. นอกจากการนาเสนอสไลด์ทัว่ ไปแล้ว สิ่งท่ีเสริมให้การนาเสนอมีความ Interactive มากข้ึนคือ เคร่ืองมือ
หลากหลาย เช่น Pointer ปากกา เป็นตน้ ซง่ึ สามารถใชง้ านไดท้ ม่ี ุมบนขวาของสไลด์

เครอ่ื งมอื แต่ละประเภทใชง้ านต่างกนั ดงั ต่อไปน้ี

Telepointer ใช้แทน Pointer แบบธรรมดา เราสามารถใช้ Pointer ในการเน้นข้อมลู ในสไลด์

Select and Type ใชส้ าหรบั ในการพมิ พข์ อ้ มลู เพม่ิ เตมิ ในสไลด์ ซ่งึ เราสามารถเปลย่ี นฟอนตห์ รอื ขนาดได้ และยา้ ยไปมาในสไลด์
Pen ได้
ใชแ้ ทนปากกาในการเขยี นบนสไลด์ ถา้ เครอ่ื งเป็นแทบ็ เลต็ จะสะดวกมากยงิ่ ขน้ึ

Highlighter ใชแ้ ทนปากกาไฮไลต์ สาหรบั การเน้นขอ้ ความในสไลด์ ซง่ึ สามารถเปลย่ี นความบางหรอื หนาของปากกาได้

Eraser ใชแ้ ทนยางลบ ซง่ึ สามารถลบขอ้ มลู ทกุ อย่างทเ่ี ขยี นเพม่ิ เตมิ บนสไลดเ์ พม่ิ เตมิ ได้

Stamp เป็นอกี ชอ่ งทางหน่งึ ในการเน้นขอ้ มลู เราสามารถเน้นเป็นเคร่อื งหมาย

ตามทเ่ี ราตอ้ งการในสไลดไ์ ด้

P a g e | 140

More shape tools เราสามารถเพม่ิ เสน้ ลกู ศร หรอื วงกลมได้ เพ่อื เน้นขอ้ มลู ในสไลด์
เลอื กรปู ภาพทต่ี อ้ งการใส่ในสไลดเ์ พม่ิ เตมิ
Insert Picture
ใชส้ าหรบั ในการลบขอ้ มลู ทแ่ี สดงเป็น Object
Delete selected
annotations
ซง่ึ แสดงผลดงั ภาพ

9. ณ ตอนน้ีทุกคนจะเหน็ สไลด์ สามารถดสู ไลดก์ ่อนได้ รวมถงึ สามารถเขยี นสไลดไ์ ด้ แต่ถา้ เราตอ้ งการใหค้ นทเ่ี ขา้
รว่ มประชุมเป็นแค่ผฟู้ ังเท่านัน้ เราสามารถเปลย่ี นสทิ ธคิ์ นนนั้ ใหเ้ ป็น Attendee เพราะโดยปกติ Lync เองจะมสี ทิ ธิ์
2 สทิ ธคิ์ อื Presenter และ Attendee ซง่ึ Presenter จะสามารถทาไดท้ ุกอย่าง แต่ Attendee จะจากดั สทิ ธใิ์ หเ้ ป็น
ผฟู้ ังเทา่ นนั้ ซง่ึ เราสามารถเปลย่ี นสทิ ธิ์ โดยคลกิ ขวาทช่ี ่อื เลอื ก Make an Attendee

สาหรบั คนทเ่ี ปลย่ี นสทิ ธเิ์ ป็น Attendee จะเหน็ แคส่ ไลดเ์ ทา่ นนั้ ไมส่ ามารถขา้ มไปดกู ่อนหรอื ใชง้ านเคร่อื งมอื อน่ื ๆ ได้

P a g e | 141

Whiteboard Sharing

การประชุมแบบ Brainstorming ทุกคนต่างแสดงความเหน็ กนั อย่างออกรสชาติ ถ้าจะให้ใช้ PowerPoint อาจไม่
ทนั ใจ คงตอ้ งมกี ารขดี เขยี นกนั บา้ งซง่ึ ฟีเจอร์ Whiteboard เราสามารถแสดงความเหน็ พรอ้ มกบั การใชป้ ากกาวาดไปพรอ้ มๆ
กนั พรอ้ มทงั้ ยงั สามารถแปลงเป็นไฟลร์ ปู ภาพเกบ็ ไวใ้ ชใ้ นการประชุมครงั้ หน้าไดอ้ กี ดว้ ย

1. คลกิ Share Whiteboard ซ่งึ ผู้เขา้ ร่วมประชุมจะไดร้ บั ขอ้ ความ “Accept Meeting Content” ให้คลิกตอบรบั
ทนั ที

2. เช่นเดยี วกนั เราสามารถใชเ้ คร่อื งมอื คลา้ ยๆ กบั การนาเสนอ PowerPoint เชน่ เดยี วกนั โดยเราสามารถบนั ทกึ
หรอื สง่ เขา้ OneNote ไดเ้ ลยทนั ที

P a g e | 142

3. เราสามารถเขยี นไดพ้ รอ้ มๆ กนั รวมถงึ ตรง Pointer จะแสดงรายชอ่ื คนทค่ี ลกิ ตรงจุดนนั้ ๆ

Online Poll Sharing

ตอนน้ีในทมี กาลงั พูดถึงการพฒั นาแผนทจ่ี ะออกผลติ ภณั ฑใ์ หม่ ซง่ึ จาเป็นต้องให้ทมี ช่วยตดั สนิ ใจ แต่ทว่าคนท่ี
ตดั สนิ ใจกาลงั เดนิ ทาง และอยกู่ นั คนละท่ี Lync จะเขา้ มาเป็นตวั ช่วยในการตดั สนิ ใจครงั้ ใหญ่ครงั้ น้ี ดว้ ยฟีเจอร์ Poll หลายๆ
บรษิ ทั ทผ่ี มเจอนนั้ จะใช้ Poll ในการช่วยตดั สนิ ใจ รวมถงึ ประยุกตไ์ ปใชใ้ นเรอ่ื งการถามความเหน็ และทาแบบทดสอบได้ดว้ ย
เพราะ Poll สามารถสรา้ งไดห้ ลายๆ Poll เตรยี มไวก้ ่อนได้ ซง่ึ มขี นั้ ตอนงา่ ยๆ ดงั น้ี

1. คลกิ Share Poll ซง่ึ ผเู้ ขา้ ร่วมประชุมจะไดร้ บั ขอ้ ความ “Accept Meeting Content” ใหค้ ลกิ ตอบรบั ทนั ที

P a g e | 143

2. สรา้ ง Poll โดยกรอกช่อื ของ Poll คาถาม และตวั เลอื ก เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ Create

3. จะปรากฏดงั ภาพ ซง่ึ เม่อื คนในทป่ี ระชมุ เหน็ จะสามารถโหวตไดท้ นั ที โดยแสดงผลแบบอตั โนมตั แิ ละแสดงเป็น
เปอรเ์ ซน็ ตใ์ หท้ ราบ

P a g e | 144

4. แต่ทวา่ การแสดงผลใหท้ กุ คนเหน็ แบบน้ี อาจจะเป็นการโน้มน้าวใหเ้ ลอื กขอ้ ใดขอ้ หน่งึ ได้ ดงั นนั้ เราจาเป็นต้อง
ปิดผลลพั ธท์ ไ่ี ด้ โดยกาหนดทุกคนทต่ี ้องโหวตเป็นสทิ ธิ์ Attendee ซ่งึ พอกาหนดเสรจ็ แลว้ จะแสดงดงั ภาพ
ดา้ นล่าง

5. เน่อื งจากการโหวตไม่ไดจ้ ากดั เวลา เราสามารถใหเ้ วลาในการโหวตไดเ้ ตม็ ท่ี แต่ถา้ เม่อื เสรจ็ เรยี บรอ้ ย ใหเ้ ลอื ก
Poll is Closed จากมมุ ลา่ งซา้ ย

ซง่ึ ผลโหวตจะปิดทนั ที โดยจะปรากฏเป็นป่มุ สเี ทาไมส่ ามารถคลกิ ต่อไปได้

P a g e | 145

ถ้าตอนน้ีเราได้เปิดหลายๆ อย่างพร้อมๆ กนั เราสามารถสลบั ไปยงั สงิ่ ท่เี ราเคยเปิดไปแล้วตรง Presentable
Content ซง่ึ Lync เองจะเกบ็ ขอ้ มลู ชวั่ คราวไวใ้ ห้

ขอ้ เสนอแนะเพิ่มเติม
คนทม่ี สี ทิ ธเิ์ ป็น Presenter สามารถควบคุมคนทเ่ี ขา้ ร่วมประชมุ ได้ เช่น

1. สามารถ Mute ปิดเสยี งของคนทม่ี เี สยี งแทรกเขา้ มาได้ โดยคลกิ ทป่ี ่มุ

P a g e | 146

2. สามารถกาหนดการควบคุมอ่นื ๆ ได้ โดยไปทแ่ี ทบ็ Action เช่น ปิดเสยี งทงั้ หมด หา้ มพมิ พโ์ ตต้ อบ หา้ มเปิดวดิ โี อ
หรอื เปลย่ี นทกุ คนใหม้ สี ทิ ธเิ์ ป็น Attendee เป็นตน้

การบนั ทึกและการจดการประชุม

บางครงั้ การประชุมหรอื การอบรมระยะเวลาหน่ึง โดยทวั่ ไป ผูเ้ ขา้ ร่วมประชุมจะบนั ทกึ การประชุมดว้ ยวธิ ตี ่างๆ
ตงั้ แต่อดั วดิ โี อ เสยี ง หรอื แมก้ ระทงั่ จดการประชุมลงในสมุดบนั ทกึ แต่ถา้ เราใชง้ าน Lync Online ช่วยเราบนั ทกึ และจดการ
ประชุม กค็ งดไี ม่น้อย (ฟีเจอรน์ ้ีไม่รองรบั ใน Lync 2013 Basic ทอ่ี ย่ใู น Office 365 Business Plan หากต้องการใช้ แนะนา
ใหใ้ ชง้ าน Lync 2013 เวอรช์ นั เตม็ )
การบนั ทึกการประชุม

จากเน้ือหาก่อนหน้าน้ี เรามที งั้ การประชุมทงั้ เสยี ง วดิ โี อ และการแชร์ขอ้ มูลต่างๆ ซง่ึ ทงั้ หมดเราน้ี เราสามารถ
บนั ทกึ ออกเป็นไฟลว์ ดิ โี อไวด้ ยู อ้ นภายหลงั หรอื แชรบ์ น SharePoint Online หรอื YouTube ซง่ึ มขี นั้ ตอนทง่ี ่ายๆ ดงั ต่อไปน้ี

1. ตรงเครอ่ื งหมายจดุ ไขป่ ลา มมุ ล่างขวาจะประกฎเมนูยอ่ ย ใหเ้ ลอื ก Start Recording

ขอ้ สงั เกต ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเป็นสิทธิ์ Attendee จะไม่ปรากฏปุ่มให้คลิก เพราะสิทธิข์ อง
Attendee ไมส่ ามารถบนั ทกึ การประชุมได้
2. เมอ่ื บนั ทกึ แลว้ หน้าต่างจะแสดง Recording has started
3. ถา้ ตอ้ งการหยดุ ชวั่ คราว หรอื หยดุ การบนั ทกึ กส็ ามารถทาไดท้ นั ที

P a g e | 147

4. เม่อื เราหยดุ การบนั ทกึ วดิ โี อ ระบบ Lync จะแปลงใหเ้ ป็นไฟลส์ กุล WMV

รอใหเ้ สรจ็ เรยี บรอ้ ย
สามารถเลน่ ไดท้ นั ที ซง่ึ ขอ้ ดคี อื จะบนั ทกึ หวั ขอ้ การประชุม วนั เวลา และคนทเ่ี ขา้ รว่ มประชมุ ดว้ ย

การจดการประชุมดว้ ย OneNote
ช่วงเวลาประชมุ หลายคนมกั จะจดการประชมุ ใสส่ มดุ ของตนเอง และเม่อื จดเสรจ็ เรยี บรอ้ ย กจ็ ะพมิ พใ์ ส่ Microsoft

Word อกี ครงั้ หรอื แมก้ ระทงั่ หลงั การประชมุ เน่ืองจากต่างคนต่างจดทาใหเ้ น้ือหามกี ารคลาดเคล่อื น และตอ้ งมาประชุมใหม่
อกี ครงั้ แต่ในชุดโปรแกรม Microsoft Office มโี ปรแกรมช่อื Microsoft OneNote ช่วยเราจดการประชุมพรอ้ มๆ กนั และ
แนบเอกสารการประชุมไดใ้ นทนั ที ซง่ึ มขี นั้ ตอนงา่ ยๆ ดงั ต่อไปน้ี

1. ในแทบ็ ของ OneNote เลอื ก Shared Note

P a g e | 148

2. เลอื กสมดุ โน้ตทต่ี อ้ งการแชร์

3. จะปรากฏหวั ขอ้ การประชุม ผเู้ ขา้ ร่วมประชุม รวมถงึ เอกสารแนบต่างๆ พอเสรจ็ การประชุม เราไม่จาเป็นต้องจด
ใหม่ เราสามารถสง่ ไปบนั ทกึ การประชุมผ่านอเี มลไดท้ นั ที

P a g e | 149

การนดั ประชุมออนไลน์
จากฟีเจอรท์ งั้ หมดทเ่ี ราไดอ้ ่านมา เพ่อื ให้การสนทนามปี ระโยชน์ในองคก์ รมากขน้ึ จงึ มแี นวคดิ ในการ Meeting

ผ่าน Lync ซ่งึ แยกเป็น 2 ประเภทคอื Scheduled (มีตารางนัดหมาย) กบั Unscheduled (ไม่มีตารางนัดหมาย) ซ่งึ การ
ประชุมแบบมตี ารางนัดหมาย เราต้องใช้งานร่วมกบั Exchange Online หรือ Microsoft Outlook ร่วมเข้าด้วยกัน ซ่ึงมี
ขนั้ ตอนดงั ต่อไปน้ี

1. หน้าของ Calendar ใน Exchange Online หรือ OWA ให้เราเลอื กการนัดหมายปกติ แต่สงั เกตจะมีคาว่า
Online Meeting

2. ใหค้ ลกิ Online Meeting จะปรากฏ Join Online Meeting ขน้ึ ในเน้อื ความ ซง่ึ เราสามารถเพมิ่ รายละเอยี ดของ
การประชมุ เขา้ ไปไดเ้ พมิ่ เตมิ

P a g e | 150

ถา้ เป็น Microsoft Outlook จะปรากฏป่มุ Lync Meeting ซง่ึ จะแสดงผลลพั ธเ์ หมอื นกนั

การประชุมกบั คนที่อยภู่ ายนอกองคก์ ร
สาหรบั คนทอ่ี ย่ภู ายนอกองคก์ ร เช่น ลกู คา้ หรอื บรษิ ทั ค่คู า้ โดยปกตไิ ม่สามารถใชง้ าน Lync ร่วมกบั เราได้ แต่ใน

Lync เวอรช์ นั ใหม่น้ีบุคคลภายนอกสามารถเขา้ ร่วมการประชุมผ่านเวบ็ เบราวเ์ ซอรร์ ุ่นใหม่ๆ ไม่จากดั ประเภทได้ โดยผ่าน
Lync Web Apps ซง่ึ บคุ คลภายนอกสามารถเขา้ มาใชง้ านได้ โดยตอ้ งไดร้ บั ลงิ กใ์ นการประชุมหรอื สง่ นดั หมายออนไลน์ไปให้
มขี นั้ ตอนดงั ต่อไปน้ี

1. เม่อื คลกิ ทล่ี งิ ก์ จะเขา้ สเู่ วบ็ เบราวเ์ ซอรท์ นั ที ใหก้ รอกช่อื ของเรา

2. ถา้ เขา้ รว่ ม Lync Meeting ครงั้ แรกใหต้ ดิ ตงั้ ปลกี อนิ เพอ่ื ทจ่ี ะสามารถใชง้ านไดเ้ ตม็ ประสทิ ธภิ าพสงู สดุ